Manual de Elaboracao de Documentos Administrativos [PDF]

Zitiervorschau

MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO DO TERRITÓRIO INSTITUTO DE FORMAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO LOCAL

MANUAL DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

LUANDA, 2013

FICHA TÉCNICA

Elaborado por:

António Yuri Augusto e Celso Agria Cachimbombo.

Revisão e acabamento: David Jacinto José “Kinjica” Propriedade do Instituto de Formação da Administração Local (IFAL) Rua do IFAL, s/nº Talatona, Belas Selecção/Compilaçãodos textos Montagem, Correcção, Edição e Distribuição IFAL Execução Gráfica ??????????????????????????????????????????????????????????? endereços, contactos da gráfica. 1ª edição – Luanda,Angola Tiragem: ??????? exemplares

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PREFÁCIO

A actual direcção do IFAL, passou a adoptar uma nova estratégia de formação que passa dentre outras medidas em ir ao encontro dos formandos nas suas respectivas províncias, municípios e comunas. Fruto desta estratégia, evidenciou-se a necessidade de haver manuais que facilitassem o acesso aos conhecimentos, práticas e experiencias que se pretende transmitir ao servidores da Administração Local. Neste contexto, a surgiu então no seio da direcção a ideia inovadora de conceber kits formativos – compostos por Planos de Sessão para os cursos de curta duração, dentre os quais se insere o actual manual, que foi concebido por pares de formadores com experiência e bom conhecimento do conteúdo temático dos cursos a ministrar. Pelo que temos a certeza que este instrumento servirá plenamente a intenção de facilitar o processo de ensino-aprendizagem na actividade formação e actualização técnicoprofissional do pessoal da administração Local.

Luanda, aos 24 de Dezembro de 2012

O Director Geral

Ismael Mateus

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ÍNDICE INTRODUÇÃO

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CAPITULO I – NOÇÕES SOBRE A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PARA COMPREENÇÃO DAS TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS ………………….. 10 Sentido Subjectivo (Estático) e objectivo ou material (dinâmico) ...…….……. 12 Princípios gerais de actividade administrativa ……………….……….. 13 Princípio da supremacia da Constituição e da legalidade.….…………. 13 Princípio da prossecução do interesse público ……………………...…. 14 Princípio da Imparcialidade …….……………………………….………. 15 Princípio da Decisão ………...…………………………………………... 15 CAPITULO II - ASPECTOS PRÁTICOS DO PROCEDIMENTO E DA ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA ……………………………………………..… 19 Iniciativa Publica ou oficiosa ……………………………………………………… 19 1. Iniciativa Particulares …………………………………………………………. 20 2. Marcha do procedimento: ……………………………………………….…….. 21 Fase inicial ………………………………………………….….……… 21 Procedimento de Iniciativa Oficiosa ……………………….……….. 22 Procedimento administrativo de iniciativa do particular ….………..24 O Requerimento ………………………………………….……………24 Elementos que devem constar do requerimento ……….………… 25 Apresentação do requerimento ………………………….…………. 25 Questões práticas relacionadas aos requerimentos …………..…. 26 Fase da instrução ……………………………………………….….… 27 Direcção e competência para a instrução …………………………. 27 Prova ……………………………………………………………………28 Regras que a administração pública deve observar em matéria de provas ………………………………………………………………….……. 29 3. Estrutura da Administração Angolana …………………………………….…. 30 Os serviços públicos Centrais e Locais do Estado.…...………… 30 Serviços Executivos Centrais …………………………………… . 30 Estruturas internas das Direções Nacionais …………………….. 30 Estrutura Orgânica da Província ……………………………….. 31 4. Sugestões, para uma boa organização do trabalho ………………………. 32 5. A agenda e a organização das tarefas …………………………,…………… 32 6. Burocracia ……………………………………………………………….……… 33 7. Ponto essências de uma administração para o desenvolvimento da qualidade ………………………………………………………………………. 33 8. Modelo do livro de reclamações …………………………………………….. 35

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UNIDADE III - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

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1. Elaboração dos documentos ………………………………………………….. 40 2. Estética de um documento ……………………………………………………. 41 3. Classificação dos documentos ………………………………………………. 42 4. Correspondência, classificação e caracterização e respectivos exemplos. 43 5. Normas básicas e alguns princípios para elaboração de correspondência.43 6. Alguns Conceito ………………………………………………………………... 43 7. Ofício e a nota ……………………………………………………………….…. 43 8. Circular ………………………………………………………………………..… 50 9. Normas genéricas param elaboração de requerimentos / exposições ..…. 50 10. O requerimento (Definição) …………………………………………..………. 52 11. Modelos de requerimentos …………………………………………..……….. 53 12. Carta (Definição) ………………………………………………………..……… 55 13. Constituição de uma carta ………………………………………………..…… 55 14. O relatório (definição) ……………………………………………………..…… 55 15. Divisão de um relatório …………………………………………………..…… 55 16. Regras básicas para redigir um relatório …………………………………..... 56 UNIDADE IV - TÉCNICAS DE ARQUIVO

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Definição e Tipos de arquivos …………………………………………………60 Enquadramento da Função de arquivos nas instituições …………………. 61 Como rentabilizar um arquivo …………………………………………………62 Modalidades e funções do arquivo ………………………………………… . 62 Fases (idades) dos arquivos …………………………………………………..62 As fichas e ficheiros – a sua importância no arquivo ……………………… 64 O dossier …………………………………………………………………..…… 65 Os métodos básicos de arquivamento ……………………………………… 66 8.1.1. Método alfabético ……………………………………………….…. 67 8.1.2. Método geográfico ……………………………………………….. .70 8.1.3. Métodos numéricos ……………………………………………...... 71 8.1.4. Método por assunto ………………………………………………. 73 9. Empréstimo ou Consulta de documentos ………………………………….. 76 10. Os motivos a que se pode atribuir o mau funcionamento do arquivo …... 77 11. Recursos humanos para o arquivo ……………………………………..……75 12. Análise, avaliação, selecção e eliminação dos documentos …………….. 78 13. Regras para guardar ou eliminar documentos ……………………………. 79 13.1.1. Critérios que regulam a eliminação de documentos…… 79 13.1.2. A conservação dos documentos no arquivo …………… 80 13.1.3. Precauções na conservação dos documentos …..…….. 80 14. Outras operações de conservação são desinfecção, limpeza e restauração ou reparo ………………………………………………………………………. 81 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

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UNIDADE V - ÉTICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL 1. Princípios basilares da ética profissional …………………………………… 85 2. Âmbito, conteúdo e aplicação da pauta deontológica dos serviços públicos …………………………………………………………………………………… 87 3. Dos valores essenciais…………………………………………………………. 88 4. Dos deveres especiais para com a administração ………………………… 89 5. Dos deveres para com os órgãos de soberania …………………………… 89 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICA/LEGISLATIVA ………………………….……91 PLANO DE CURSO ..……………………………..……………………………… 92 PLANOS DE SESSÃO ………………………………………………………….… 96

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INTRODUÇÃO

Este Manual de Elaboração de Documentos Administrativos foi elaborado pensando, essencialmente, técnicos e responsáveis tem a tarefa de elaborar e dar tratamento aos documentos oficiais que são na verdade a concretização escrita das ideias, planos e estratégias que norteiam a acção administrativa das instituições e serviços públicos ligados a Administração Local do Estado. Pensamos que a sua leitura se revelará útil também para os responsáveis e técnicos que laborem na área empresarial pública ou privada e lidam com procedimentos e actividade administrativa pública. Sem esquecer, no entanto, que o seu objectivo primordial é reforçar as competências do servidor público, para que adquira competências reais, isto é, para que esteja preparando para os desafios diários de administração pública. Dentre os objectivos específicos deste manual destaca-se: Proporcionar aos funcionários e agentes conhecimentos sobre administração no geral e da Administração Pública Angolana, em particular, além de dar a conhecer as melhores praticas administrativas; Prepara-los para o uso das técnicas modernas – a microfilmagem e o computador ao serviço da administração pública; Ensinar o domínio das técnicas de tratamento do património documental e informativo.

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CAPÍTULO I NOÇÕES SOBRE A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PARA COMPREENÇÃO DAS TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

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CAPÍTULO I NOÇÕES SOBRE A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PARA COMPREENSÃO DAS TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS Resumo: O presente capítulo visa abordar numa perspectiva introdutória os conceitos elementares da organização jurídico-administrativa angolana. Isto é, a forma como estão estruturados os órgãos, serviços e agentes da Administração do Estado, bem como os valores que orientam as suas actividades.

Objectivo: No final da abordagem temática ´´ noções sobre a administração pública para compreensão das técnicas administrativas ´´ cada leitor/ participante estará apto(a) a:

 Compreender a estrutura e funcionamento da Administração do Estado.  Conhecer os princípios e regras que orientam a actividade dos órgãos, serviços e agentes públicos. Palavras-chave: Administração Pública, Interesse público, procedimentos, órgãos, serviços, agentes, organização, funcionamento.

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CAPITULO I – NOÇÕES SOBRE A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PARA COMPREENSÃO DAS TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

Para melhor compreensão das técnicas administrativas, o funcionário da Administração Municipal e Comunal (ou de qualquer outro organismo) tem a necessidade de compreender a estrutura de Administração Pública, pois as Técnicas Administrativas são um dos instrumentos que a Administração Pública se serve para satisfazer as necessidades da população, de bem-estar social, saúde, educação, habitação, segurança e ordem pública. A Administração Pública é um conjunto de órgão, serviços e agentes que de forma regular e contínua garantem a satisfação de necessidades colectivas de segurança, cultura e bem-estar social 1 Nesta perspectiva, a Administração Pública pode significar por um lado, uma organização e por outro, a actividade que é levada a cabo por esta Organização. A nível central1 , a Administração Pública engloba o Chefe do Executivo (Presidente da República), os Ministros de Estado, Ministros, Secretários de Estado,

Vice-Ministros,

Ministérios,

Secretários

de

Estado,

Direcções

Nacionais, Departamentos Nacionais, funcionários e agentes administrativos de diversas categorias desde os técnicos superiores aos auxiliares de limpeza. Assim Administração Pública a nível local1, engloba: (i) o Governador Provincial, Vice-Governador,

Governo

Provincial, Direcções

Provinciais,

Departamentos Provinciais e respectivos responsáveis e Secções Provinciais e seus responsáveis, bem como os funcionários e agentes administrativos de diversas categorias, desde os técnicos superiores até os auxiliares de limpeza; (ii) Administrador Municipal, Administrador Municipal-Adjunto, Administração

1.

A constituição de 2010 veio alterar a forma de organização do poder políticoconstitucional (regime político-constitucional), deixando de ser de regime sem ipresidencial para presidencialista. Portanto, o Governo deixou de ser um órgão colegial e passou a ser personificado no Presidente da República que é então o titular do Poder Executivo do Estado. Consequentemente, os membros do Governo ( Ministros, Governadores, Secret ários de Estado, A dministradores) passaram exercer poderes apenas por delegação de competências e/ou em representação do Chefe do Poder Executivo.

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Municipal, Repartição Municipal e seu responsável, Secção Municipal e seu responsável e funcionários e agentes administrativos de diversas categorias desde os técnicos superiores até os auxiliares de limpeza, e; (iii) Administrador Comunal, Administrador Comunal-Adjunto, Administração Comunal, Secção Comunal e seu responsável e funcionários e agentes administrativos de diversas categorias desde os técnicos superiores aos auxiliares de limpeza. Assim sendo, o trabalho realizado nas Administrações Municipais e Comunais envolve a direcção e a utilização dos recursos necessários (Humanos, Materiais e Financeiros) para atingir objectivos específicos; incluindo as seguintes funções levadas a cabo pelas Administrações que são planeamento, organização, liderança e controlo que visam satisfazer múltiplas necessidades, das quais citamos algumas que julgamos ser as mais essenciais por serem as inerentes a própria vida em sociedade, conforme se segue: A necessidade de protecção das pessoas e bens contra incêndios ou inundações, que é satisfeita pelos serviços de bombeiros, por isso, sempre que há incêndio de grande amplitude, recorre-se aos serviços de bombeiros e não a pessoas singulares.

Exemplificando: As inundações do Dondo (Kwanza Norte) em Março de 2005, graças aos bombeiros minimiza-se a situação. As salvações de navios e embarcações, ou de indivíduos em aflição no mar, que é assegurada pelos serviços de socorro a náufragos. A segurança e protecção dos cidadãos contra os perturbadores da ordem e da tranquilidade pública, que é garantida pelos serviços de polícia; A construção e manutenção de pontes e viadutos, das estradas, dos portos e aeroportos nacionais, que são garantidos pelos serviços de obras públicas; Nos principais centros urbanos, a remoção do lixo e outros detritos é assegurada pelos serviços de saneamento básico. A rede de esgotos e canalização pelos serviços correspondentes; As grandes necessidades de carácter cultural.

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Ai são também, em grande parte asseguradas por serviços que a colectividade cria e sustenta para benefício da população: museus e bibliotecas, escolas e universidades, laboratórios e centros de investigação, centros de saúde e infantários, asilos, Institutos de assistência, etc.

Nesta ordem de ideia a Administração Pública pode ser vista em dois sentidos que são objectivo (material) e subjectivo.

No sentido objectivo ou material (dinâmico) – em que a administração pública aparece entendida, de acordo com os critérios materiais, como uma actividade. Isto é, a actividade administrativa. Assim Administrar é, em geral tomar decisões e efectuar operações com vista a satisfação regular de determinadas necessidades, obtendo para o efeito os recursos adequados e utilizando as formas mais convenientes. E complica por excesso de burocracia. Nesta senda Administração pública em sentido objectivo ou materia él: O conjunto de decisões e operações mediante as quais o Estado e outras entidades públicas procuram (actividade típica dos serviços públicos – Direcções Nacionais e funcionários públicos), dentro das orientações gerais traçadas pela política, coordenação e orientação, para a satisfação regular das três necessidades colectivas, excepto a justiça que cabe aos Tribunais e ao Ministério Publico (PGR), obtendo e empregando racionalmente os recursos adequados para esse efeito.

Exemplificando: As decisões que o Administrador Municipal toma para construção de uma escola ou um postamos de saúde, para conceder terrenos para fins agrários ou para construção de uma habitação unifamiliar ou ainda para autorizar a execução de uma obra particular de construção, remodelação ou reabilitação.

No sentido Subjectivo (Estático) - a Administração pública é, de acordo com o critério orgânico, o conjunto de serviços e entidades encarregadas de levar a cabo a actividade administrativa, administração pública aqui surge como 12

sinónimo de organização Departamentos.

administrativo,

isto

é

com

estrutura,

com

Neste sentido estamos a falar das Instituições que fazem parte da Administração Pública como: os Ministérios, os seus Departamentos, e Serviços como o caso do Ministério da Administração do Território e os seus Departamentos e Serviços.

PRINCÍPIOS GERAIS DE ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA

Para melhor compreensão das técnicas administrativas, o funcionário da Administração Municipal e Comunal tem a necessidade de apreender que existem ideias bases ou basilares, que norteiam toda a actividade da administração pública com vista a prossecução do interesse público. Estas ideias são os princípios gerais da actuação administrativa durante a aplicação das técnicas administrativas. Os princípios gerais que regem a actividade administrativa estão consagrados numa primeira escala na Constituição da República de Angola (CRA). O artigo 198.º estabelece que “a administração pública prossegue, nos termos da Constituição e da Lei, o interesse público, devendo, no exercício da sua actividade, reger-se pelos princípios da igualdade, lega lidade, justiça, proporcionalidade, imparcialidade, responsabilização, probidade administrativa e respeito pelo património público. A prossecução do interesse público deve respeitar os direitos e interesses legalmente protegidos dos particulares”.

Eis de seguida a descrição sumária do conteúdo destes princípios da actividade administrativa.

Princípio da supremacia da Constituição e da legalidade

A administração pública tem na Constituição e na Lei, o fundamento, limite e critério da sua actuação. Segundo o artigo 6.º da CRA, Constituição é a Lei suprema da República de Angola, a qual o Estado está subordinado. O Estado 13

funda-se na legalidade, devendo respeitar e fazer respeitar as leis. “As leis, os tratados e os demais actos do Estado, dos órgãos do poder local e dos entes públicos em geral só são válidos se forem conformes à Constituição. Por sua vez, os artigos 3.º das Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa (NPAA) disciplinada pelo Decreto-Lei nº 16-A/95, de 15 de Dezembro (NPAA) e 4.º da Lei da Probidade Pública ( Lei nº 3/10, de 29 de Março) estabelecem que na sua actuação, os funcionários, agentes e os órgãos da administração pública.devem observar estritamente a Constituição, a Lei e o direito nos limites e com os fins para que lhe forem conferidos poderes. Assim, o princípio da supremacia da Constituição e da legalidade obrigam que a conduta dos funcionários públicos, agentes e órgãos administrativos respeite a Constituição, os tratados internacionais ratificados pelo nosso país, a Lei, o decreto legislativo presidencial, decreto presidencial, despacho presidencial, resoluções, decretos executivos, despachos, posturas, entre outros actos. Exemplo: Não pode um funcionário de uma Administração, que cometeu uma infracção ser punido, sem lhe ser instaurado um processo disciplinar. Uma vez que neste caso a sanção é nula por não observância da Lei. Nota: Legalidade – significa conformidade com a Lei ou com o que a ela prescreve. Princípio da prossecução do interesse público

Este princípio impõe aos funcionários públicos, órgãos e aos agentes administrativos o dever de prosseguir o interesse público, pois apenas este constitui o fim da actuação administrativa. Na prossecução do interesse público, a actuação dos funcionários públicos, órgãos e agentes administrativos está limitada pelos direitos e interesses dos cidadãos. Este é o sentido que pode ser extraído dos artigos 198.º/2 da CRA, 4.º das NPAA e 9.º da Lei da Probidade. 14

Princípio da Imparcialidade

Nos termos do artigo 8.º da Lei de Probidade Pública, “o agente público deve tratar de forma imparcial os cidadãos com os quais entra em relação, devendo merecer o mesmo tratamento no atendimento, no encaminhamento e na resolução das suas pretensões ou interesses legítimos, observando, sempre, com justeza, ponderação e respeito o princípio da igualdade jurídica de todos os cidadãos perante a Constituição e a Lei”. O princípio da imparcialidade, nestes termos, constitui uma consequência do princípio da igualdade.

De acordo com este princípio, os funcionários públicos, órgãos e agentes administrativos devem ser isentos, não deixar-se influenciar, favorecendo ou prejudicando por razões pessoais ou políticas. Ou seja, os funcionários públicos, órgãos e agentes administrativos devem tratar os cidadãos que se relacionem com a administração pública de forma imparcial.

O princípio da imparcialidade está também consagrado nos artigos 198.º/1 da CRA e 6º e 19.º a 26º dasNPAA. Os artigos 19.º a 26º estabelecem as garantias da imparcialidade que de seguida vamos sumariamente descrever. Princípio da Decisão Nos termos do artigo 6.º das NPAA os órgãos da administração deverão pronunciar-se sobre todos os assuntos apresentados pelos cidadãos, este princípio impõe aos órgãos administrativos a obrigação de decidir quer positivamente ou negativamente.

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ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS:

Em cinco (5) linhas, estabeleça a diferença entre:

1. Administração Pública no sentido estático ou orgânico da Administração Pública no sentido dinâmico ou funcional. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. Princípio da supremacia da Constituição e da Legalidade do principio do interesse público. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Responda sucintamente a seguinte questões:

a) Como estão hierarquicamente organizados os órgãos e serviços da Administração do Estado? _____________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ _____________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____

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CAPÍTULO II ASPECTOS PRÁTICOS DO PROCEDIMENTO E DA ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA

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CAPÍTULO II ASPECTOS PRÁTICOS DO PROCEDIMENTO E DA ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA

Resumo: O presente capítulo visa abordar os aspectos técnico-práticos do procedimento administrativo; apresenta também as normas e formalismos legais que regulam os processos de preparação e tomada de decisão pela administração. Far-se-á igualmente, uma abordagem completa das fases, formas, tipos, elementos, prazos, etc.. que obedecem os processos administrativos conforme as Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa (NPAA) disciplinada pelo Decreto-Lei nº 16-A/95, de 15 de Dezembro. Objectivo:

No final da abordagem temática ´´aspectos práticos do procedimento e da actividade administrativa´´ cada leitor/ participante estará apto(a) a: 

Identificar as fases, formas, tipos, elementos, prazos, etc.. que obedecem os processos administrativos conforme as Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa



Conhecer

na

prática

o

regime

jurídico

da

actividade

administrativa. Palavras-chave: Procedimento, Actividade Administrativa, requerimento, iniciativa processual, serviços centrais, serviços locais.

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CAPITULO II - ASPECTOS PRÁTICOS DO PROCEDIMENTO E DA ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA

Para que a decisão do Administrador Municipal seja correctamente tomada a Administração Municipal tem que seguir os trâmites que a Lei estabelece, os funcionários da Administração Municipal têm que emitir pareceres, prestar informações, realizar estudos, vistorias, entre outros actos preparatórios. Todos estes actos dos funcionários e os trâmites a seguir até decisão do Administrador Municipal podemos chamar de procedimento administrativo. Ou seja, é no âmbito da actividade administrativa onde localizamos o procedimento administrativo. Assim podemos afirmar que o procedimento administrativo é um meio ou instrumento de que os órgãos, agentes e serviços administrativos se servem para o exercício correcto da actividade administrativa. Assim nos termos do artigo 1.º das Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa (NPAA), podemos definir o procedimento Administrativo como uma sucessão ordenada de actos e formalidades com vista a formação da vontade dos órgãos da administração pública. Podendo ser de iniciativa pública ou de iniciativa particular. Iniciativa Publica ou oficiosa Nestes casos procedimento

a

Administração

toma

a iniciativa

de

desencadear

o

Exemplificando: O procedimento destinado a realização de uma obra pública, a abertura de um concurso público para preencher lugares vagos nos quadros do funcionalismo público, a realização em hasta pública para a venda de bens do património do Estado ou de uma Administração local, a instauração de processos disciplinares, etc.

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1. Iniciativa Particular Acontece quando o procedimento é desencadeado por iniciativa dos particulares. Exemplificando: Os procedimentos instaurados mediante requerimento de um particular para obter uma autorização, uma licença, uma pe nsão, um subsídio, etc. Na generalidade no procedimento administrativo deve-se ter-se em conta: O dever de celeridade, o Prazo para sua conclusão, e a prática do próprio acto administrativo. Assim os órgãos das administrações Municipais e Comunais devem providenciar pelo rápido e eficaz andame nto do procedimento, recusando o que for impertinente ou dilatório e promovendo o que for necessário ao seguimento e a justa e oportuna decisão bem como ter em atenção o prazo geral para a conclusão do procedimento que deve ser no prazo de 2 meses (60) de acordo, com o que vem plasmado no art.º 31.º e 32 das NPPA. Exemplificando: Sempre que um Munícipe de entrada dê um requerimento a numa Administração Municipal ou Comunal com o objectivo de requerer uma licença de obras, ou a requerer uma licença de demolição, devem estes órgãos ser rápido a decidir contribuindo assim para uma maior eficácia e observando o prazo previsto na Lei para a conclusão do próprio procedimento afastando assim a velha imagem de Burocrática que foi tendo com o andar do tempo. Nota: Prazo - período de tempo através do qual devesse praticar um acto, assim considera-se acto administrativos as seguintes actividades:      

Licenciamento de obras particulares; Alvarás de loteamento; Autorização de investimento privado; Autorização para laboração contínua; Autorização para trabalhos por turnos; Acumulação de funções públicas e privadas.

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Marcha do procedimento: O procedimento tendente a prática de um acto administrativo deve observar um conjunto de fases, que variam de autor para autor. Quanto a nós, as fases do procedimento decisório do 1º grau, à luz do direito angolano são, nomeadamente: O procedimento tendente a prática de um acto administrativo deve observar os seguintes passos para a tomada de uma decisão administrativa ou acto administrativo. Sendo assim o procedimento administrativo neste caso, pode observar o conjunto das fases que a seguir enumeramos:

a) Fase inicial; b) Fase da instrução; c) Fase da audiência dos interessados; d) Fase da decisão; e) Fase complementar.

Fase inicial É a fase em que se dá o início do procedimento administrativo. Para o efeito, o procedimento administrativo pode ser desencadeado quer por iniciativa da administração pública (procedimento de iniciativa oficiosa) quer por iniciativa dos interessados (art.º 29.º das NPAA).

Procedimento de Iniciativa Oficiosa

O procedimento administrativo de iniciativa oficiosa é também chamado de procedimento administrativo da iniciativa da administração pública. Ou seja, neste tipo de procedimento administrativo, é a Administração Municipal de Belas, por exemplo, que toma a iniciativa de desencadear o procedimento administrativo. Estamos perante casos de género quando, por exemplo, o Administrador Municipal de Belas através de um despacho manda procede o 21

desconto ao salário do Funcionário por este ter faltado, reiteradamente ou ainda quando a Administração Municipal de Belas instaura um processo de transgressão administrativa. 2

Quando o procedimento administrativo é de iniciativa oficiosa e a administração pública tenha tomado tal iniciativa, a administração pública fica obrigada de comunicar tal iniciativa aos interessados, ou seja, às pessoas cujos direitos ou interesses possam por eles ser atingidos (n.º 1 do artigo 30.º da NPAA). Essa comunicação deve conter os seguintes elementos (n.º 3 do artigo 30.º da NPAA): a) A entidade que tomou tal iniciativa. Por exemplo, o Administrador Municipal de Samba que mandou instaurar um processo disciplinar ou o Administrador Comunal do que mandou instaurar um processo de transgressão administrativa; b) A data em que o procedimento administrativo teve início; c) O serviço onde o procedimento corre. Por exemplo, Secção Municipal de Recursos Humanos da Secretaria da Administração Municipal da Samba onde corre o processo disciplinar ou Secção de Organização, Serviços Comunitários e Fiscalização da Administração Comunal do Benfica onde corre o processo de transgressão administrativa; a) O assunto a que respeita. Por exemplo, a instauração do processo disciplinar com o fundamento de uma eventual violação do dever de assiduidade por parte do funcionário da Administração Municipal de Belas ou a instauração do processo de transgressão administrativa com o fundamento de que a conduta do administrado pode eventualmente perturbar a saúde pública, o ambiente, a ordem ou tranquilidade pública.

Contudo, deixa de haver lugar da comunicação determinada nos termos do n.º 1 do artigo 30.º da NPAA, nos casos em que (n.º 2 do artigo 30.º da NPAA): 2.

Embora que o proc esso disciplinar e o processo de transgressão administrativa sejam procedimentos administrativos especiais, estes proc edimentos constituem os exemplos mais adequados de procedimentos administrativos de iniciativa da administração pública que apraz apresentar.

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a) A Lei a dispense; ou b) A comunicação possa prejudicar a natureza secreta ou confidencial da matéria, como tal classificada pela Lei ou a oportuna adopção das providências visadas pelo procedimento.

Assim, pode se afirmar que nos casos em que o procedimento administrativo seja da iniciativa da administração pública, o dever de comunicar imposto à administração pública constitui a regra. A dispensa deste dever de comunicar constitui uma excepção, só podendo existir a dispensa do dever de comunicar nos casos estritamente previstos na Lei.

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PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DE INICIATIVA DO PARTICULAR

O procedimento administrativo é da iniciativa do particulares quando uma pessoa solicita à administração pública o gozo de férias, o gozo de uma licença ilimitada, uma licença ambiental, uma licença de construção, uma licença de vedação, a concessão de uma parcela de terreno, um alvará comercial, etc. A hipótese prática descrita no inicio desta unidade temática pode ser apontada como sendo um dos exemplos de procedimento administrativo de iniciativa do particular. Neste procedimento, António, na qualidade de funcionário da Administração Municipal da Samba solicita ao Administrador Municipal da Samba a autorização para o gozo das suas férias.

O REQUERIMENTO

Assim, podemos afirmar que o requerimento é a forma pela qual uma pessoa se dirigir à administração pública, solicitando um benefício. Este benefício se traduz na satisfação de um interesse. Por exemplo, o gozo de férias, a concessão de uma licença de construção, de um alvará comercial, de uma parcela de terra ou uma licença de vedação de um terreno. Nota: o requerimento um documento escrito, segundo certas normas; solicitação; pedido”. Estes são os vários sentidos que o termo requerimento pode apresentar. Todos eles têm interesse para efeitos do procedimento do administrado, sendo que segundo o melhor que se enquadra para os fins definidos neste subtema. O requerimento deve, em regra, ser feito por escrito (artigo 45.º/1 das NPAA). Contudo, em casos especiais a Lei admite que o requerimento seja formulado na forma oral, ou seja, verbalmente. Nos casos de formulação oral dos requerimentos, o serviço público que o receba deve passá-los a escrito. Os requerimentos escritos devem ser apresentados em folhas de papel normalizadas, brancas ou de cores pálidas, de formato A4. 24

Elementos que devem constar do requerimento :

1. A indicação do órgão administrativo a que se dirige. Por exemplo: Administração Municipal da Samba, Administrador Municipal do Kilamba Kiaxe, Governo Provincial de Luanda ou Governador Provincial de Luanda; 2. A indicação do requerente, com menção do nome, estado, profissão e residência. Além destes elementos, para facilitar a localização do interessado é importante que o requerimento faça também a menção do número do telemóvel ou telefone, correio electrónico, código postal, entre outros. Por exemplo: Manuel António, solteiro, funcionário público, residente na Rua Castanheira Neves, N.º 13B, Bairro Popular, telemóvel n.º 927336578, email Mantó[email protected]. 3. A exposição dos factos em que se baseia os pedidos. Se for possível, pode-se também expor os fundamentos de direito. Ou seja o requerente deve descrever as razões que o motivam a formular a solicitação. 4. A clara e precisa indicação daquilo que se pede ou se solicita. Por exemplo,

pode

se

usar

os

seguintes

dizeres:

“vem

muito

respeitosamente requerer a concessão de um direito de superfície, de um alvará comercial ou requerer a autorização do gozo de férias”. Nos termos do n.º 2 do artigo 45.º das NPAA, em cada requerimento deve, em regra, ser formulado apenas um pedido ou solicitação. 5. A data e a assinatura do requerente, ou, se não souber ou não poder assinar, a de outra pessoa em vez dele (assinatura a rogo).

Apresentação do requerimento (artigo 46.º da NPAA)

a) Devem ser apresentados nos serviços dos órgãos aos quais são dirigidos;

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b) Podem ser apresentados nos serviços locais desconcentrados os requerimentos dirigidos aos órgãos centrais, quando os interessados residam na área de competência daqueles; c) Os requerimentos dirigidos aos órgãos que não disponham de serviços na área da residência dos interessados, podem ser apresentados na Secretaria do Governo da respectiva Província; d) Os requerimentos apresentados nos termos acima citados deverão ser remetidos aos órgãos competentes; e) Os requerimentos serão sempre objecto de registo, o qual deverá mencionar o respectivo número de ordem, a data, o objecto do requerimento, o número de documento juntos e o nome do requerente; f) Os interessados podem exigir recibo da entrega dos requerimentos apresentados; g) O recibo pode consistir em averbamento no duplicado ou na fotocópia do requerimento que para o efeito o requerente apresente. Questões práticas relacionadas aos requerimentos

O que sucede aos requerimentos que apresentem deficiência?

a) Os requerimentos cujo autor não seja neles identificado ou cujo pedido se não perceba, de todo em todo, são desde logo rejeitados. b) Ressalvados esses casos mais graves, se os requerimentos não satisfazerem alguma ou algumas das condições acima referidas, os serviços que os receberem devem convidar os requerentes a corrigir as deficiências verificadas. c) Mas, se se tratar de pequenas irregularidades ou de imperfeição na expressão dos pedidos, os próprios serviços devem, por sua iniciativa, emendar tais falhas ligeiras. Se o requerimento é apresentado, dentro do prazo, mas a órgão a quem for dirigido é incompetente? 26

a) Tratando-se de órgão do mesmo Ministério, Governo Provincial, Administração Municipal ou da mesma pessoa colectiva pública, o requerimento é enviado ao órgão competente pelos próprios serviços, disso se notificando o particular; b) E, no caso de o órgão competente pertencer a outro Ministério ou pessoa colectiva, o requerimento é devolvido ao particular, com indicação da entidade a quem o deve apresentar

Despacho inicial

Uma vez recebido e devidamente registado, sobre o requerimento pode recair um dos seguintes despachos iniciais: a) Aceitação; b) Indeferimento liminar; c) Aperfeiçoamento.

Fase da instrução

Nesta fase do procedimento administrativo são preparados um conjunto de elementos de prova que vão fundamentar a decisão, habilitando, desta forma, a tomada da decisão final. Podemos também afirmar que esta constitui a fasede preparação da decisão a tomar. A preparação da decisão consiste na prova dos factos e no estudo das questões de direito relevantes para o conteúdo dela.O conjunto destas diligências se chama a instrução do procedimento. Direcção e competência para a instrução (artigo 51.º das NPAA)

Sem prejuízo do disposto nos diplomas orgânicos dos serviços ou nas normas legais especiais, a direcção da instrução e a respectiva instrução cabe ao órgão competente para a decisão. 27

Mas, o órgão competente para decisão pode delegar a direcção e instrução do procedimento em subordinado seu, ou ainda, encarregar este de certas diligências concretas como acontece na hipótese prática descrita no início desta unidade, na qual o Administrador Municipal da Samba proferiu um despacho liminar ordenando a remessa do requerimento do Sr. António à Secção Municipal de Recursos Humanos junto da Secretaria da Administração Municipal para a instrução do processo e audiência do interessado.

Prova

A quem cabe fazer a prova? Aos interessados cabe fazer a prova (ou requerer as respectivas diligências) dos factos que tenha alegado.

Independentemente disso, porém, o instrutor do procedimento deve procurar averiguar todos

os

factos

de

interesse

para

uma

correcta

decisão

administrativa. Por isso é que se afirma que esta fase é dominada pelo princípio do inquisitório. Ou seja, de acordo com este princípio compete a administração pública toda a acção tendente a fundamentação da sua decisão e consequentemente, habilitar a uma correcta decisão administrativa. Esta acção vai deste a recolha de provas até a apreciação das provas apresentadas e recolhidas, bem como a realização de demais diligências que se acharem necessárias.

Que meios de prova podem ser utilizados para fundamentar a decisão? Podem ser utilizados todos meios de prova admitidos em direito, nomeadamente, inspecções,

inquéritos,

exames,

vistorias,

avaliações,

audiência

de

testemunhas e, principalmente, provas documentais.

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Regras que a administração pública deve observar em matéria de provas:

a) Dever de averiguação dos factos por parte da administração pública; b) Admissão ampla de meios probatórios; c) Livre apreciação da prova; d) Desnecessidade de prova ou alegação de factos públicos ou notórios ou dos que o órgão instrutor, por força do exercício de funções, tenha conhecimento; Ónus da prova a cargo dos interessados relativamente a factos que alguém tenha conhecimento, sem prejuízo do dever geral de averiguação a cargo da Administração Pública.

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3.ESTRUTURA DA ADMINISTRAÇÃO ANGOLANA

Os serviços públicos Centrais e Locais do Estado Assim são considerados serviços públicos, as estruturas administrativas criadas no seio dos ministérios e Institutos públicos com o fim de prosseguir as atribuições destes, sob direcção dos respectivos órgãos.

A organização dos ministérios resume -se em: a) Serviços de apoio Consultivo (Conselho Superior ou Conselho Consultivo e Conselho de Direcção); b) Serviços de apoio técnicos (Gabinete Jurídico; Secretaria Geral; Gabinete de Estudos; Planeamento e Estatística; c) Serviços de Apoio Instrumental (Gabinete do Ministro, do ViceMinistro, do Intercâmbio Internacional, centro de Documentação e informação).

Serviços Executivos Centrais:

São os que têm sob sua responsabilidade a execução das atribuições fundamentais e especificas dos ministérios, e nesta categoria encontramos: 1. A Direcção Nacional que é a unidade principal na categoria dos serviços executivos dos Ministérios, porque engloba serviços especializados aos quais são incumbidas funções de concepção, direcção, controlo execução de medidas de políticas para o respectivo sector.

Estruturas internas das Direcções Nacionais a) Direcções Provinciais; b) Departamentos; c) Secções.

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2. Em caso de complexidade e exigências funcionais elas estruturarse-ão em: a)Departamentos; b)Repartições e secções.

Os serviços executivos locais estruturam-se em: Ao nível Provincial em Departamentos e secções;  Ao nível municipal, em secções;  Ao nível comunal, tais órgãos correspondem a uma extensão dos serviços municipais unidades representativas destes.

Estrutura Orgânica da Província

Ela compreende os seguintes serviços: Serviços de apoio consultivo como é o caso do Conselho da Província e ascultação; Os Serviços de apoio técnico, sendo que ai encontramos os gabinetes técnicos, como o caso Jurídico, Inspecção e fiscalização, estudo, planeamento e estatística Secretaria do governo, apoio às Administrações Municipais e Comunais.

Os serviços de apoio instrumental, que englobam o Gabinete do Governador, Gabinete dos vice-governadores, e o Centro de documentos e informação

Serviços executivos directos que são aqueles que asseguram a execução das atribuições e competências específicas do Governo da província como é o caso das Direcções Provinciais e, são dirigida por um Director provincial, nomeado por despacho do Governador da Província, mediante parecer favorável dos serviços compete ntes do MAT, ouvido o Ministério de especialidade segundo os art.º 14.º 17.º do. Decreto 17 e 27 31

Serviços executivos indirectos que englobam as delegações Provinciais Justiça, Interior, Finanças sendo que estas executam as atribuições e competências dos órgãos centrais de especialidade de que representam na Província são dirigidas por um Delegado provincial, nomeado por despacho conjunto do MAT e do Ministro do órgão central de especialidade logo, elas dependem orgânica, administrativa e funcionalmente dos órgãos centrais de especialidade de acordo com o artigo 34.º 35.º e 36.º .do D/n.º 17.º e 27.º E por ultimo temos os Serviços tutelados que são aqueles que Administrativamente e Financeiramente não dependem de ninguém como: Empresas locais , Institutos públicos.

Sugestões, para uma boa organização do trabalho: Assim para uma boa organização do trabalho o funcionário Administração Municipal deve ter em atenção os seguintes pontos

de

uma

a) b) c) d) e)

Não confiar na memória, deve anotar tudo anotar tudo Analisar as tarefas e atribui-lhes prioridades de execução Eliminar o que é acessório Agrupar as tarefas similares; Simplificar, mantendo-se crítica na apreciação do seu próprio trabalho e dos outros; f) Providenciar o material necessário para a realização das tarefas. Nota. Torne-se alérgico a desperdiçar o tempo – os minutos contam na produtividade diária.

A agenda e a organização das tarefas

Os funcionários das Administrações municipais e comunais devem fazer da sua agenda uma das ferramentas mais importantes para um profissional nesta óptica de organização do trabalho e gestão do tempo nela deverá anotar-se: 1. Nome das pessoas a contactar; 2. A hora e local das reuniões, entrevistas etc.; 3. Os assuntos das reuniões, n.º de telefone; 32

4. Bem como tarefas importantes a serem executadas.

A organização das tarefass implica: 1. Planificação; 2. Execução; 3. E um controlo das tarefas, a executar.

Burocracia

Que podemos definir como o excesso de procedimentos, entre os funcionários municipais de uma Secção de mais de dois funcionários q ue concentram todas as tarefas, e não procuram dar celeridade, e gerando, centralização da autoridade – quem toma a decisão é sempre o superior hierárquico, conhecendo ou não o problema, fuga ou medo de responsabilidades, a rotina inflexível e resistência as mudanças, o excesso de formalismo, escriturários e funcionários de má vontade, insensibilidade das pessoas, exibição de sinais de autoridade, E como solução é necessário desburocratizar as tarefas Promovendo uma nova cultura administrativa, eliminando procedimentos desnecessários, tornar cordiais as relações entre administração e os interessados, agilizar a prestação de serviços, clarificar a teia de legislação já existente.

Pontos essênciais de uma administração para o desenvolvimento da qualidade: Para que uma administração tenha um desenvolvimento, de qualidade, é necessário: 1. Eficiência na prestação dos serviços; 2. Prevenção dos erros e deficiências ao em vez de inspecção; 3. É necessário também motivar os funcionários com incentivos matériais e elogios; 4. Melhorar continuamente os serviços; 33

5. Ter também um livro de reclamações que é um instrumento para a identificação dos serviços públicos designadamente das atitudes dos funcionários face aos cidadãos, ao nível de atendimento e encaminhamento, para identificar os tempos de demora nos tempos de espera, detenção sistemática de legislação desactualizada ou inadequada; bem como o eficiente funcionamento dos serviços, provocado pela inadequação das instalações, a actividade a que se destina; 6. E por ultimo é necessário que o funcionário da administração, municipal ou comunal faça um planeamento para executar as demais funções administrativas. Assim deve-se fazer um plano, baseado em provisões, a fim de atingir os objectivos da instituição. Deve-se ter em conta os seguintes princípios na elaboração de um plano, que são: a) Flexibilidade: os planos devem ser adoptados, segundo margens de tolerância. b) Precisão: os planos devem ser o mais exacto possível – evite metas não exequíveis.

c) Reajustamentos: os planos, em si, necessitam ser periodicamente reajustados.

E para concluir é necessário um atendimento que garanta qualidade, isto, é um atendimento personalizado, que leva com o funcionário esteja identificado,

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MODELO DO LIVRO DE RECLAMAÇÕES: Nº ----------------------Ministério da----------------------------------------------------------------Organismo-------------------------------------------------------------------Reclamação _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

Nome do reclamante-------------------------------------------------------Morada-------------------------------------------------------------------------Código postal -----------------------------------------------------------------

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ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS:

Hipótese prática:

Em quinze (15) linhas, elabore um requerimento dirigido ao Exmo. Senhor Governador a solicitar uma parcela de terreno para edificar a sua residência. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Responda sucintamente a seguinte questão:

1. Como está organizado a nível centra e local a Administração do Estado Angolano? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

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CAPÍTULO III DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

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CAPÍTULO III

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Resumo: No presente capítulo pretende-se ensinar técnicas de concepção, redação e apresentação estética, dos documentos administrativos, além de dar dicas de como os tecnocratas da administração podem aprimorar as suas competências neste domínio. Ademais, procura-se também distinguir e classificar as correspondências.

Objectivo: No final da abordagem temática ´´documentos administrativos´´ cada leitor/ participante estará apto a: 

Redigir os mais variados documentos administrativos;



Conhecer as dicas e regras de elaboração de documentos administrativos.

Palavras-chave: Documento, correspondência, redacção, oficial, Ofício, Nota, Modelo, estética.

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CAPITULO III - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A redacção É o modo por que se expressa uma pessoa por escrito; a linguagem burocrática ou comercial, por exemplo. Logo, o aspecto a forma e o conteúdo são parte de um todo indivisível pela perfeição redaccional, e assim cada funcionário de uma administração municipal, deve usar o seu próprio estilo, e encarar cada problema inteligentemente, e nesta ordem de ideia o funcionário pode melhorar a sua redacção inteligentemente através do método da observação isto é sempre a que receber uma carta interessante, bem escrita e que o impressione, ele deve estudá-la, analisá-la para melhorar seu estilo e forma de se expressar, sendo que existem três etapas importantes para escrever sobre um assunto, a saber: a) A aquisição do assunto (síncrise); b) A organização do pensamento (análise) e, c) O dar forma final – oral ou gráfica (síntese).

O bom redactor actualiza periodicamente o texto-molde (formulário). Isto porque há assuntos que não permitem gastos de tempo e esforço. Sua uniformidade e frequência motivaram a criação das fórmulas, quase inteiramente impressas. Nelas encontramos verdadeiros idiomas técnicos. Ora, os responsáveis administrativos devem cuidar da sua expressão ao redigir os documentos, para serem compreendidos pelos utilizadores dos mesmos. A experiencia mostra que tem havido numerosas ordens, que uma vez transmitidas, são incompreendidas pelos executantes, e até mesmo quando postas por escrito são mal interpretadas em relação a ideia inicial.

Algumas falhas que se podem registar prendem-se com o seguinte: a) Os métodos de construção das frases, longas. b) A transmissão das mensagens com palavras ambíguas e defícieis de entender sem consultar o dicionário.

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Elaboração de documentos: Os documentos devem ser elaborados em triplicado, dando os seguintes passos: a) O original – deve ser enviado ao destinatário; b) O duplicado – para o copiador geral, junto a secretaria da instituição; c) O triplicado – para o processo (dossier) que lhe deu origem. Nota: normalmente o copiador contém ofícios, notas, circulares etc. Arquivados na pasta por ordem cronológica. Estética de um documento Deve-se, para garantir a estética: a) b) c) d) e) f)

Respeitar as margens laterais; Respeitar as margens superiores e inferiores; Respeitar o espaço entre linhas; Evitar borrões; Utilizar tinta e letra legíveis; Pôr o título e outros elementos que constituem um documento.

Da assinatura dos documentos: a) É de inteira responsabilidade do chefe do serviço que poderá delegar ao adjunto ou outros quadros, com atribuições de chefe. b) Estando o chefe ausente, o seu substituto assinará os documentos com a seguinte terminologia:

“Na ausência do__________________________(Administrador Municipal) “ O Administrador Municipal Adjunto, ___________________________  Casos há em que o chefe se encontra ocupado e o assunto é urgente, e se for o caso a terminologia será: “No impedimento do ____________________ (Administrador Comunal)” O Administrador Comunal Adjunto ____________________________

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 Na prática na nossa administração a assinatura do substituto do titular do cargo, vai com a seguinte designação: “O Director / Chefe de ……………… em exercício” ______________________________ David Jacinto Kinjica

a) Os documentos não assinados não têm validade, ainda que o nome venha dactilografado. b) O conteúdo que vem após a assinatura não deve ser considerado, que muitas vezes é acrescentado por pessoas de má-fé.

Os documentos, conforme sua caracterização, forma, conteúdo, podem ser classificados segundo o género e a natureza do assunto.

1. Quanto ao género, podem ser: Escritos ou textuais (ex. contratos, folhas de pagamento, livros de contas, requisições diversas, actas, relatórios, regulamentos e outros), audiovisuais, cartográficos e fotográficos. 2. Quanto a natureza do assunto: Ostensivos ou ordinários e sigilosos, secretos e ultra/secretos. A classificação de ostensivos é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito. Passam a secreto ou ultra/secretos consoante ao grau de sigilo. Correspondência: classificação, caracterização e respectivos exemplos É toda qualquer forma de comunicação escrita produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

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Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Externa: Correspondência trocada entre uma instituição e outra entidade ou pessoas físicas, como ofícios, cartas e telegramas.

Interna: Correspondência trocada entre órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Quanto a natureza do assunto a correspondência pode ser: secreta, confidencial, reservada ostensiva ou ordinária.

a) Secreta é a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo e cuja divulgação possa comprometer a segurança do Estado ou as suas relações internacionais. b) Confidencial é a que diz respeito a informação de carácter pessoal ou a um assunto cujo conhecimento deve ficar o mais restrito possível; por documentos médicos. c) Reservada é aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório.

Outras formas mais abrangentes de correspondências: a) Quanto a natureza do assunto: normal, urgente; b) Quanto ao carácter ordinário, reservada, confidencial; c) Quanto a via transmissão: comum aérea, telegráfica por rádio por telex e, d) Quanto a espécie: Acto normativo (decreto, ordem de serviço).

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A correspondência também pode ser oficial e particular.

Oficial é aquela que trata de assunto ou serviço ou interesse específico das actividades de uma instituição.

Particular é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição, há que identifica-la por suas característica externas.

Exemplos de correspondência oficial: Envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas unidades ou subunidades. Ex. À companhia flores tropicais Rua violeta, 213-Luanda a) Envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer das suas subunidades, mesmo contendo em segundo plano do servidor sem fazer menção ao cargo que exerce: b) Ao departamento de exportação, companhia de flores tropicais Dr. João Galvão, Rua violenta 213 – Luanda

Normas básicas para a elaboração de correspondência oficial : A secretaria ou outro profissional deve usar toda cultura literária que possui na elaboração da correspondência, isto é, conhecimento profundo da linguagem e da gramática. Actualização constante do vocabulário e as normas tais como: 1.º Usar clareza concisão, precisão vocabular e a esquematização do assunto por assuntos por parágrafos. Clareza – a boa ordem na exposição das ideias. Precisão – o emprego de termos próprios, evitando as dúvidas e hesitações. Cuidado com expressões que possam dar margem a perguntas: 43

Como? Onde? Quanto? Quando? – Dê resposta facilitando o receptor. Exactidão – evite palavras vagas, compridas difíceis, além da capacidade do receptor ex.: Quase todos, ao em vez de todos os 20 candidatos. Concisão - o uso de termos apenas necessários evitando repetições. Delicadeza – cuidado com a estética, factor indispensável a todo o tipo de correspondência.

2.º Dizer tudo que se pensa de tal forma que o leitor entenda o texto. Colocarse no lugar do receptor: escrever quase como se fala, usando expressões naturais, sem o recurso premeditado ao dicionário;

3.º Ter um objectivo em mente e informação suficientes para transmitir;

4.º Planear a estrutura da comunicação a ser feita obedecendo a seguinte ordem: O cabeçalho (timbre, ref., e data) o destinatário; o assunto (título) a mensagem (desenvolvimento do assunto) a assinatura e outras referências;

5.º No caso de ofício, nota, requerimento há que observar as margens (esquerda e direita) e colocar o cabeçalho do direito da folha;

6.º Tratar o assunto com propriedade de tal maneira que o documento tenha cabeça tronco e membros, isto é, cabeçalho, desenvolvimento e conclusão; 7.º Seleccionar factos e evitar opiniões; 8.º No caso de resposta a uma carta responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário, bem como referenciá-las.

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Os requerimentos, petições, queixas, recursos de forma geral, todos os papéis dimanados de particulares que devem ser submetidos a despachos serão escritos, em termos respeitosos e nenhum poderá tratar de mais assuntos. De todos os documentos acima referenciados entregues directamente na secretária será passado um recibo, datado no seu próprio duplicado ou impresso avulso. (vide marcha do procedimento administrativo). No recibo constará a data provável do despacho do titular da pasta que será dado a conhecer ao solicitante ou expoente no prazo regulamentado de (8 dias) excepto nos casos mais relevantes que requerem mais tempo (60 dias). Assim a redacção, de tal forma que o leitor entenda o texto logo que acabe a leitura.

Alguns Conceitos

Ofício e a nota Ofício é a comunicação escrita formal usada nas correspondências oficiais dos órgãos do serviço público, isto é dirigida de uma entidade para outra entidade, tratando apenas de um assunto. Excelência, Ministro …, Chefe de divisão, prezado amigo ou outra expressão e o texto serão redigidos na 1.ª pessoa do singular o ofício deve ser assinado pelos respectivos responsáveis, (Ministro, director) ele difere apenas da nota no destinatário, conforme se faz referência atrás (oficio = pessoal. nota = impessoal. Obs.: até 1983 segue-se o seguinte princípio: Na correspondência entre os vários serviços usava -se a nota como meio corrente. O ofício apenas era usado na correspondência com carácter solene, isto é dirigido a altas entidades ex.: os Governadores Provinciais, Secretários de Estado, Ministros. Dadas as diversas formas de correspondência entre serviços e a dinâmica da própria administração como ciência chegou-se a conclusão que tanto a nota como o ofício têm o mesmo efeito, com a única diferença de ser o oficio destinado a pessoa e a nota a instituição.

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Exemplo de nota:

REPÚBLICA DE ANGOLA INSTITUTO DE FORMAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO LOCAL

De:IFAL PARA: DEPARTAMENTO DE RH DO MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO DO TERROTÓRIO

Luanda,20/07/2005

NREF.01.01.08/INAP /2005

ASUNTO: Adiamento do Curso de Gestão e Avaliação de Projectos

Em aditamento ao n/ofício n.º 252/01.01.08/INAP/2005, de 31/05/05, vimos através desta informar que por razões de várias ordens é adiada sem dia o Curso de Gestão e Avaliação de Projectos que estava programado para o dia 21/06/05. Pedimos desde já as nossas sinceras desculpas pelos transtornos que isto possa causar. INSTITUTO DE FORMAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO LOCAL, em Luanda --------

O DIRECTOR GERAL ISMAEL MATEUS 46

Distribuição dos elementos do ofício / nota (correspondência oficial até agora em uso):

1.º Cabeçalho ou timbre ex.: insígnia da República; 2.º Destinatário (entidade receptora mas a localidade); 3.º N.º de expedição (n.º de ordem, e as letras ou o n.º); 4.º A invocação (Excelência); 5.º Introdução (1ª Ideia para situar o receptor); 6.º Explicação (desenvolvimento – ideia); 7.º Despedida; 8-Data (situa o assunto no tempo); 9.º Nome e cargo /função; 10.º Iniciais.

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Explicações de alguns elementos de um ofício

Vocativo A invocação (chamamento, ou expressão vocativa) será feita de maneira simples, Senhor; Senhora; Senhor Director; Sr. Delegado Fiscal; Exmo. Sr. Ministro. Quando ela é síntese de endereço e invocação, faz-se assim: Senhor professor Fulano de tal; Director da Escola Técnica de Comércio; Senhor Director Regional de Departamento.

Nas invocações da redacção oficial não devem constar termos como: prezado estimado ou caro, aceitáveis unicamente na correspondência social do administrador ou executivo, isto é, naquela de carácter social emitida por razões do cargo ou função. No vocativo gramatical aparece a vírgula, conforme abaixo se indica, estabelecendoo a relação. Senhor Director Geral, Solícito, que futuramente, o demonstrativo de pagamento seja enviado.

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A introdução Inicio ou começos são as primeiras palavras Sintacticamente ligam-se invocação e introdução. A alguns exemplos de correspondência oficial:

introdução

que

podem

de

ser

um

documento.

adoptados

na

Tenho a honra de informar a V.Exa. que ………….. Solicito que envie o expediente anexo Comunico que o servidor ……. Em resposta a consulta deste departamento ……. Fomos informados de que a V.Exa. que Permite – me V. Exa. que Cumpre-nos o dever de comunicar a essa Divisão.

As abreviaturas A abreviatura é a parte da palavra escrita, que indica ou resume a palavra ou sinais que representem uma ou mais palavras.

Formam-se abreviações com as seguintes variantes: a) Com letras iniciais: D) - Digno, dom (bispo) dona C/C - conta – corrente; com conhecimento b) Com as primeiras letras: Art.º - artigo Pag. Página Apart./Ap - apartamento c) Com as primeiras e as ultimas letras: Srta. Senhorita Cia. - Companhia Cel. – Coronel Dr. – Doutor 49

d) Por convenções % - Por cento Ss - paragrafo

Circular É toda documentação escrita, reproduzida em varias vias, cópias ou originais de igual teor, redigida na 1ª e 2ª ou 3ª pessoa conforme os casos e expedida a diferentes órgãos (sob forma de nota = nota - circular) ou entidades sob forma de ofício = ofício – circular para avisos, ordens ou instruções. A circular também deve ser assinalada pelos responsáveis da instituição.

Normas genéricas para elaboração de requerimentos / exposições

Quer para o requerimento, quer para a exposição é necessário observar as regras de bem redigir. Que são: a) A margem esquerda é aproximadamente 2,5 cm e a margem direita de 1 cm; b) O cabeçalho fica do lado direito da folha do papel de 25 linha partindo da primeira linha (Exmo. senhor chefe de departamento); c) Deixa-se um intervalo de uma ou duas linhas, respeitando-se o parágrafo e introduz – se o requerimento e a exposição com a identificação completa do requerente, isto é aquele que faz o pedido ou requerer. Este deve formular a sua solicitação sempre na 3ª pessoa, introduzindo-a da seguinte forma (vide exemplo de requerimento).

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EXMO.SENHOR GOVERNADOR DA PROVINCIA DO ZAIRE LUANDA Assunto: BOLSA DE ESTUDO Nome, solteiro, filho de ----------------------- e de ----------- natural de-------, residente em --------, titular do B.I.nº ----------------emitido aos--------- ; Pretendendo continuar os seus estudos na Faculdade de Ciências Sociais da Universidade Lueji N’konda:

Vem, por este meio, requerer a Vossa Excia., no sentido de custear os estudos dentro do Programa de Bolsas de Estudo do Governo da Província. Uma vez é órfão e de poucas possibilidades financeiras, mas tem obtido altas classificações ao longo da sua vida estudantil conforme certificados anexos. Espera deferimento. Mbanza Congo, aos 20 de Março de 2012 Subscreve:

______________________

Obs: os requerimentos podem ser manuscritos (com letra legível) ou dactilografados para facilitar a compreensão. E não é obrigatório que seja em folha de 25 linhas.

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O requerimento (Definição) Requerimento é o instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade pública. Por extensão é todo o pedido encaminhado, por escrito a uma autoridade do serviço público Não se envia requerimentos a empresas comerciais ou grémios desportivos por exemplo o pedido ou a solicitação é neste caso, objecto da carta. Petição e requerimento são sinónimos, em linhas gerais, porém devemos observar o seguinte: Requerimento: solicitação sob o amparo da lei, mesmo que suposto. Petição pedido sem certeza legal ou sem segurança quanto ao despacho favorável. Quando concorrem duas ou mais pessoas então teremos:

Abaixo-assinado: requerimento colectivo Memorial de petição: petição colectiva O requerimento pode ser formulado em papel.

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Modelos de requerimentos e respectivos exemplos

Ao Exmo Senhor Director da Escola Politécnica de Saurimo Saurimo Fulano (a)----------, aluno (a) nº --------- regularmente matriculado no II semestre no curso de Eletricidade nesta escola; Vem requerer a emissão de uma declarasção de vida escolar relativa aos I e II semestre do curso, pelo que: Espera Deferimento Saurimo, aos -------------------Assinatura do requerente

Se um requerimento precisar ser instruido com documentação, os papéis de prova deverão ser mencionados no texto: ------------------- Anexando Cartão Escolar e Cópia do B.I., requer a V. Exa., a passagem de uma declaração …………………………………….

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Exmo. Senhor Administrador Municipal da Samba

Luanda

Januário António, Solteiro de 43 anos de idade, filho de António Francisco e de Maria Caculo, titular do B.I. n.º 000018346KNO10, passado pelo arquivo de identificação de N´Dalatando, Kwanza Norte ao 18 de Janeiro de 1999 Necessitando de adquirir uma parcela de terreno no perímetro Luanda - Sul Comuna do Futungo de Belas, Município da Samba. Vem mui respeitosamente requerer ao Exmo. Senhor Administrador do Município se digne autorizar a cedência da mesma parcela pelo que

Espera Deferimento

Luanda ao 05 de Janeiro de 2013

Atenciosamente: Januário António

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Carta (Definição) A carta dentro do contexto de correspondência é comunicação escrita utilizada usualmente entre titulares da função pública, seus servidores para questões pessoais e entre Empresas ou ainda de uma Empresa para um cliente no lugar de ofício A sua redacção deve ser coerente e lógica. Constituição de uma carta a) b) c) d) e)

Cabeçalho (timbre, referência, data) Destinatário Assunto Mensagem (saudação, introdução, mensagem própria e fecho) Assinatura e outros referenciais

Obs.: uma carta é acima de tudo uma série de impressões que o destinatário recebe Contudo deve ter o cuidado no seguinte: a) O envelope deve ser de boa qualidade; b) O endereço deve ser claro e preciso; c) A Selagem deve ser feita cuidadosamente. O relatório (definição) O relatório é uma exposição do desenvolvimento das actividades de uma Instituição (órgão público ou privado) durante um período de tempo em função do plano ou programa elaborado inicialmente, sendo esta exposição acompanhada, se necessário, de gráficos Finalidades do relatório. a) Assegura um relato coerente, global e eficiente de uma investigação, de um estudo de um trabalho, ou de uma pesquisa e, b) Fornecer a informação necessária à tomada de decisões. Divisão de um relatório 1ª Introdução: nela coloca-se a ideia principal. Porquê, para quem. 2º Corpo ou desenvolvimento – explanação do assunto, a forma como a actividade foi desenvolvida, os sucessos e insucessos (constrangimentos), isto é o preparo para a solução do problema, para que a situação não volte acontecer e, 3º Conclusão: Apresenta a solução do problema e ou sugestões. 55

Regras básicas para redigir um relatório 1ª Definir claramente as razões objectivas; 2 º Saiba quem são os leitores pois do conhecimento do relatório dependerá o estilo e a apresentação a dar ao documento; utilize linguagem semelhante a que é usada na correspondência, isto é simples; 3ª Tenha a certeza de que a informação é real, sólida e fundamentada, sem que a sua redacção tenha no entanto um tom arrogante ou pretensioso; 4º Usar uma disposição gráfica que favoreça a apresentação, a leitura e a interpretação, particularmente em relatórios extensos.

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ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS:

1. Elabore um Ofício dirigido ao Senhor Ministro da Administração do Território (numa folha a parte) em que apresenta os problemas que a sua instituição enfrenta e as suas propostas de soluções dos mesmos. 2. Qual a diferença entre uma Nota e um Ofício? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

3. Elabore um requerimento ao seu superior hierárquico em que solicita autorização para frequentar uma formação profissional. 4. Redija um Relatório que obedeça as regras básicas estudadas, sobre o que aprendeu capitulo actual estudado (III Capitulo)

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CAPÍTULO IV TÉCNICAS DE ARQUIVO

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CAPÍTULO IV TÉCNICAS DE ARQUIVO

Resumo: O presente capítulo visa apresentar as melhores técnicas de conservação, armazenamento e localização de documentos e informações nos serviços administrativos. Assim como apresentar, o conceito, utilidade, tipologia e finalidade prática dos arquivos para as organizações. Objectivo:

No final da abordagem temática ´´ técnicas de arquivo´´ cada leitor/ participante estará apto a: 

Perceber o conceito, a tipologia, utilidade e finalidade dos arquivos para as instituições;



Dominar as diferentes técnicas e as fases do arquivamento da documentação e informação

Palavras-chave: Arquivo, técnicas, documentos, informação, ficheiro, localização.

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CAPITULO IV - TÉCNICAS DE ARQUIVO

Conceito de arquivo e suas actividades (introdução) assim o acto de arquivar implica a recolha, a conservação, a guarda e a localização rápida dos documentos da instituição. Definição de técnica de arquivo Arquivo – é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos pelo Governo, organização ou firma, no decorrer de suas actividades, arquivados e conservados para assegurar o cuidadoso despacho dos pedidos dos sectores directivos para tomada de decisões. Também se designa arquivo 1- Prédio (edifício) ou lugar onde se guardam os documentos; 2- Unidade administrativa com conjunto de documentos; 3- Móvel (estante, armário) destinado a guarda de documentos. De acordo a natureza do suporte distingue-se: arquivo normal, especializado e especial. Arquivo normal é aquele que trata dos documentos textuais ou escritos cujo suporte é o papel.

Tipos de arquivos Arquivo especializado É aquele que tem sob a sua custódia os documentos resultantes da experiencia humana num campo específico do saber, independentemente da forma física que apresente. Ex. Arquivos hospitalares ou médicos, diagnósticos médicos); arquivos de engenharia (projectos).

Arquivo especial Considera-se especial o arquivo audiovisual, sonoro, fotográfico. Porque tem sob sua guarda documentos de diferentes tipos de suportes e que por esta razão merecem tratamento especial no seu armazenamento, registo, acondicionamento, controlo e conservação.

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Arquivo Público É constituído pelo conjunto de documentos produzidos e guardados por instituições governamentais de âmbito central, provincial ou municipal em decorrência das suas funções específicas, administrativas, judiciais ou legislativas. Logo, estes detêm documentos sob protecção do Estado e têm a obrigação de (artigo.3.º do projecto de lei dos Arquivos Públicos):

a) Garantir a conservação, o restauro e a valorização da documentação e, b) Promover a coordenação entre os arquivos.

Enquadramento da Função de arquivos, nas instituições O arquivo possui, actualmente, importância capital em todos os ramos de actividade humana, como memória viva de qualquer instituição, fonte e base de informações, deve ser estruturado e bem gerido para poder servir sem dificuldades, aproveitamento a experiências do passado, evitando a repetição, e racionalizando o trabalho. Devem ter em conta a seguinte máxima: as bibliotecas são os mestres mudos e os arquivos os dirigentes ou responsáveis mudos, isto é, incontornáveis, para qualquer tomada de decisão.

Finalidades e funções do arquivo

A principal tarefa dos arquivos é servir a administração, constituindo-se consequentemente, em base do conhecimento histórico.

As funções de um arquivo são

1.º Recolher os factos (documentos) e selecciona-los para fins directivos; 2.º Registar e classificar os documentos segundo critérios (métodos);

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3- Ordenar e arquivar os documentos em condições de segurança e acessibilidade; 4.º Conservar os documentos cuidadosamente de modos a evitar a sua inutilidade; 5.º Permitir o acesso rápido aos documentos mediante critérios também previamente estabelecidos. No entanto as funções acima referidas são possíveis caso o arquivo disponha do seguinte: a) Pessoal competente e em número suficiente; b) Instalações bem localizadas e apetrechadas de estantes e pastas; c) Mantendo-o sob responsabilidade de um responsável qualificado.

Como rentabilizar um arquivo

Um arquivo tem acima de tudo de ser proveitoso para uma série de utilizadores. Para isso há que respeitar dois princípios importantes:

- só deve ser arquivada a informação efectivamente útil, isto é, que ainda pode ser utilizados como meio do trabalho, a de interesse histórico e tem de ser guardada por imposições legais ou fiscais. - A informação de ser classificada e ordenada segundo regras bem definidas as quais devem ser divulgadas a todos os interessados directos.

As 3 fases (idades) dos arquivos face aos estágios da sua evolução.

1.ª A - 1.ª fase dos arquivos correntes (activo/dinâmico): trata de documentos que a administração precisa com muita frequência (utilização quotidiana - valor primário). Tais arquivos junto das instituições Públicas e guardam documentos em tramitação e ou pendentes, consultados para tomada de decisão. 2.ª A – 2.ª fase dos arquivos intermediários, temporários ou semi–activos - os constituídos por documentos que já sofreram a tramitação, cujos serviços ainda podem tratar de assuntos idênticos, ou para reformular um problema 62

novamente focalizado. Tais documentos encontra-se numa fase de transição, porque o seu valor primário é reduzido. 3.ª Arquivos de 3ª idade – contêm processos que perderam todo o valor de natureza administrativa e que se conservam em função do seu valor histórico e que constituem os meios do passado. Neste arquivos a documentação tem guarda permanente; dai o nome de arquivos permanentes).

Tipos de arquivos No que se refere ao tipo de arquivo há dois critérios: 1.ª Quanto a forma: - Temos arquivos horizontais ou planos – nestes os documentos são arquivados de forma horizontal uns a seguir aos outros uma vez que ocupa muito espaço.

Arquivos verticais – Os documentos apoiam – se na sua superfície mas pequena como os livros, numa biblioteca.

Arquivos rotativos são aqueles em que os documentos giram á volta de um eixo vertical ou horizontal.

Arquivos suspensos -são aqueles em que os documentos são metidos em pastas suspensas cartonadas e providas de dispositivos que deslizam numa ossatura metálica.

Quanto a localização. Há as seguintes soluções possíveis:

Arquivo centralizado – são aqueles em que há um único sector de toda documentação da instituição. Uma centralização rígida não é aconselhável para instituições de âmbito nacional.

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Arquivos descentralizado que pode ser descentralizado total ou parcial.

Descentralizado total – constituído por pequenas unidades. Apresentam muitas desvantagens, razão pela qual a sua aplicação deve ser bem analisada.

Descentralizado parcialmente são aqueles em que existe um sistema misto que se caracteriza pelo seguinte: - Descentralização física do arquivo; - Existência de regras uniformes de arquivo e classificação e, - Existência de um serviço controlador de todos os processos dispersos, pelo sector de expediente. Obs: este sistema apresenta mais vantagens, logo é o mais aconselhável.

As fichas e ficheiros – a sua importância no arquivo a) Armazenamento da informação Vários são os meios que possibilitam o armazenamento da informação ordenada e a custos mais baixos: as fichas: o arquivo e o dossier.

Ficha é um documento sistemático e esquematizado que posteriormente será preenchida. As informações que contêm serão posteriormente classificadas e consultadas A ficha tem que reunir um certo número de qualidades, nomeadamente no que diz respeito ao formato, durabilidade, redacção cuidada, etc.

O conjunto de fichas sobre determinado assunto deve ser organizado. Deste modo temos: o ficheiro de clientes, de funcionários, de participantes aos cursos.

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O ficheiro permite: A anotação de diversa informação relacionada com determinado tema (bibliográfico, clientes, pessoal); A consulta sistemática dessa informação; A comparação dos elementos integrantes noutros ficheiros; A selecção ou inumeração estatística da informação;

O Arquivo é o meio material que permite recolher, separar, classificar, armazenar e consultar os documentos que a instituição envia ou recebe do exterior.

O dossier Surge quando qualquer responsável pretende emitir uma posição ou tomar alguma decisão sobre algum estudo ou sobre determinado assunto. O dossier agrupa um conjunto de documentos relativos a um determinado tema ou situação.

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Actividades dos arquivos correntes – o arquivo propriamente dito: Conforme nos referimos atrás, os arquivos correntes, são constituídos por documentos em curso ou seja os consultados frequentemente para ver determinados assuntos, para tomadas de decisões. Estes arquivos merecerão maior atenção neste livro pelo facto de ter solicitação constante, isto é, o dia-adia dos funcionários públicos, responsáveis e dirigentes. Logo, o tema a seguir, tratará dos métodos de classificação que devem ser entregues nestes arquivos para que em função da demanda possam dar resposta a tempo e em qualquer circunstância em que se necessita da documentação por parte dos responsáveis e funcionários em geral.

Os métodos básicos de classificação e ou ordenação dos documentos (Alfabético, geográfico, numérico temático ou assunto). É nesta fase em que os funcionários ligados a esta actividade devem prestar maior atenção, porque a tarefa de classificar documentos para o arquivo exige do classificador conhecimento, não só da administração a que serve, como também da natureza dos documentos a ser classificados. Cada ramo de actividade exige um método de classificação adequada as suas finalidades.

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a ser arquivados e pela estrutura da entidade.

Vamos ver a seguir os métodos básicos de classificação ou de ordenação dos documentos com vista ao seu arquivamento. Qualquer classificação deverá obedecer a critérios de simplicidade; Unidade e perfeição; isto é, permitindo a melhoria constante, sem afectar a estrutura.

Os métodos básicos de arquivamento:

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Alfabético (Nome); Geográfico - para cidade, Estado e ou País (nome e local); Numérico – Simples - Cronológico - Dígito – terminal; Assunto - Alfabético – Enciclopédia – Dicionário; Numérico – Dúplex – Decimal; 66

6- Uni termo ou indexação coordenado; (Nº atribuído, que traduzido por Palavras-chaves), Utilizado com frequência para classificar fotografias.

Quando se trata de planificar a organização de um arquivo, os elementos constantes de um documento a considerar são: O nome do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento; O local, o Numero, a data e o assunto. De acordo com o elemento mas importante e mas frequente procurado, em cada caso, pode-se organizar o ficheiro em: a) b) c) d)

– Ordem alfabética; – Ordem geográfica; - Ordem numérica e - Ordem de assunto.

Feita a classificação, passemos para o desenvolvimento de alguns métodos que julgamos ser os mais importantes e que facilitam a localização rápida dos documentos.

a) O método alfabético

Este é o método mais simples desde que o elemento principal a ser considerado seja o Nome. É um método directo porque a pesquisa é feita directamente, não sendo necessário recorrer – se a um índice auxiliar para se localizar qualquer documento.

Obs.: O método Alfabético apresenta muitas vantagens porque é rápido, directo, fácil e barato.

Existem 13 regras de alfabetação, das quais iremos descrever algumas mas importantes, conforme se segue;

1.º Nos nomes de pessoas físicas, consideram-se o último sobrenome e depois o prenome. 67

Ex: João Barbosa------------Barbosa João; Pedro Álvares Cabral---------Cabral, Pedro Álvares; Paulo Santos -----------------Santos Paulo; Maria Luísa Vasconcelos ------- Vasconcelos, Maria Luísa.

2º Sobrenomes compostos de um substantivo e de um adjectivo ou ligados por hífen não se separam. Ex: Camilo Castelo Branco ------- Castelo Branco, Camilo; Heitor Villa-Lobos------------- Villa-Lobos , Heitor.

3.º A mesma regra aplica-se também aos sobrenomes com as palavras, Santo ou São Ex; Valdemar Santa Rita -------------- Santa Rita, Valdemar; Carlos São Paulo -------------------------São Paulo, Carlos;

4.º Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Ex; Jorge de Abreu Sobrinho ----- Abreu Sobrinho, Jorge-3º;

Jorge de Abreu Neto --------------Abreu Neto, Jorge-2º;

Jorge de Abreu Filho---- --------------Abreu Filho, Jorge-1º.

5.º Os nomes orientais – Japoneses, chineses e árabes – são registados como lês se apresentam Exemplo: Al Bem. Hur------------Al bem Hur e Li Yutung-------------- Li Yutang. 68

6º Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerado, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Estes ficam entre parênteses apôs o nome.

Exemplos: Assembleia Nacional; César e Filhos Lda; Fundação Eduardo dos Santos – FESA; TheLibraryofCongress. Arquivam-se: Assembleia Nacional; Fundação Eduardo dos Santos – FESA; Cesar e Filhos Lda; LibraryofCongress (The).

7º Nos Títulos de congressos, conferências, reuniões assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplos; II Conferencia de Pintura Moderna; I Congresso do MPLA.

Arquivam-se:

Conferência de Pintura Moderna (II); 69

Congresso do MPLA (I). Nota: Estas regras podem ser alteradas para melhor servir a organização, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissas necessárias para evitar dúvidas futuras, isto é, simplificando. Por exemplo: José da Rocha Fagundes Júnior ----------------Fagundes Júnior José; José Félix Alves Menezes ---------------------Menezes José Félix Alves.

B) Método geográfico O método geográfico é do sistema directo. As buscas são feitas directamente ao documento. Este método é proferido quando o principal elemento a ser considerado num documento é a Procedência ou o Local. Isto é, apresenta dois elementos, para se localizar um determinado documento. O nome do correspondente e a sua localização (Bairro, Comuna, Município, Província e ou o País) = evitando a confusão originada pelos nomes com a mesma grafica e pronúncia mas, de indivíduos diferentes.

As melhores ordenações geográficas são: 1. Nome do País, cidade e correspondente; 2. Nome da cidade, País e correspondente; Quando se organiza um arq uivo por Províncias, as capitais devem ser alfabéticas em primeiro lugar, por província, independentemente da ordem alfabética em relação as demais que deverão estar dispostas após as capitais. No caso concreto, 1.º Luanda depois as outras cidades. Por exemplo:

PROVÍNCIA Luanda

CIDADE CORRESPONDENTE Luanda Almeida, José de

Bengo

Caxito Alberto, João Manuel

Moxico Kwanza Sul Kwanza Norte

Luena Mavunza, João Sumbe Santa Rita, Valdemar Ndalatando Kianoca, José Manuel 70

1. Nome da cidade, País e correspondente Quando o principal elemento de identificação é a cidade e não a Província, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais.

CIDADE

PROVÍNCIA CORESPONDENTE

Caxito

Bengo Alberto, João Manuel

Luena

Moxico Mavunza, João

Sumbe Ndalatando

Kwanza Sul Santa Rita, Valdemar Kwanza Norte Kianoca, José Manuel

C) Métodos numéricos: Quando o principal elemento a ser considerado num documento é o Número, a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: Simples; Cronológico e Digito- Terminal.

Tais métodos são indirectos, uma vez que para se localizar um documento ou pasta há que recorrer a um índice alfabético ( em fichas), que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foram arquivados.

Método Numérico Simples Constitui-se na atribuição a cada correspondente, cliente pessoa física ou jurídica obedecendo – se á uma ordem de entrada ou de registo, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.

Além do registo (em livro ou fichas) das pastas ocupadas a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pasta com o mesmo número é indispensável um índice alfabético, remissivo, fichas, sem a qual seria impossível a localização dos documentos 71

Os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas (mista), que devem conter de 10 á 20 correspondentes , cada uma. As pastas miscelâneas (com documentos diversos) constituirão uma série à parte, podendo a sua numeração obedecer a dois critérios distintos:

1- No Primeiro caso, numeram-se apenas as pastas, arquivando–se nelas os documentos dos correspondentes eventuais em ordem alfabética, os quais receberão o número da pasta.

Exempo:

M-1 Pedro Correia Filho M- 1 Carlos São Paulo M-1 Lúcia Viera M- 1 Osvaldo Pedro

CORRESPONDENTES EVENTUAIS

6. Fundação Eduardo dos Santos 5. Orlando Peixoto 4. Banco Nacional de Angola 3. Luís Carlos Ribeiro 2. Walter Rodrigues 1. Paulo de Castro

CORRESPONDENTES EFECTIVOS

M - 1 Osvaldo Pedro N. de pasta 72

e) Método por assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem ser de certo número de documentos que devem, com vantagem ser arquivados por Assunto – os referentes à administração interna e suas actividades e fins.

Dependendo do volume de documentos a sere guardados por assunto, pode escolher-se métodos mais ou menos complexos, capazes de atender as necessidades. A aplicação do método de arquivamento por assunto não é porém de fácil execução, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além do amplo conhecimento das actividades da instituição. No entanto é o mais aconselhável nos casso de grandes massas documentais e variedade de assuntos. É evidente que as espécies de documentos têm importância, mas devem ser adoptadas como subdivisões auxiliares.

Por exemplo: Edifícios e salas; Contratos de locação e Actas de condómino

O mesmo ocorre em relação a procedência dos documentos, como, por exemplo: Admissão de pessoal; Para a Direcção; Para o Departamento de Operações e Para Departamento Comercial.

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É muito importante, pois muita atenção por parte do responsável pela elaboração do plano de classificação para evitar distorções Não existem esquemas padronizados de classificação de assunto, como ocorre em relação a Biblioteconomia- classificação Decimal de Dewy (CCD) E Classificação Decimal Universal (CDU).Assim cada instituição deverá, de acordo com as suas peculiaridades, elaborar seu plano de classificações, onde os assuntos devem ser agrupados subtítulos principais, estes subdivididos em títulos específicos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. O maior ou menor grau de detalhamento a ser estabelecido obedecerá às necessidades do próprio serviço. A elaboração deste esquema ,Índice plano ou código de assuntos exige um estudo completo da organização a que se destina (as suas finalidades, funcionamento) , o qual deve ser completado por um levantamento minucioso da documentação arquivada.

Suponha –se que em decorrência de uma campanha para acudir a calamidade no DONDO –KWANZA- NORTE /Fevereiro/Março de 2005) tenham sido arrecadados donativos sob as mais diversas formas e colocados num grande depósito, na medida em que eram recebidos, sem obedecer a qualquer espécie de ordenação. Assim, depois de analisar o conteúdo do depósito, os organizadores identificam quatro grandes grupos: vestuário, roupas de cama e de mesa, alimentos e medicamentos. Havia ainda valores e alguns objectos que não se enquadravam em nenhum dos citados grupos, levou a comissão a criar um grupo para donativos diversos. Numa segunda etapa, observou-se que o grupo de vestuário era constituído por de roupas e calçado, para homens, mulheres e crianças, nos mais variados tipos e tamanhos. Bem, como os artigos de cama e de mesa também apresentavam variedades de formas e tamanhos, o mesmo acontecendo em relação aos demais grupos. Apercebendo-se da necessidade de um detalhamento maior, os grupos foram subdivididos em subgrupos menores, possibilitando a ordenação racional dos objectos e os artigos de forma a facilitar a sua distribuição entre os interessados.

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Como resultado desses estudos foi elaborado o seguinte plano: Vestuário Roupas De homens, Camisas Calças Casacos Meias De Mulheres, Saias Blusas Meias Casacos Vestidos De Crianças Recém- nascidos 1á 4 anos, de 5 à 10 anos De 10 à 15 anos Calçados: De Homens; De mulheres; De crianças; Medicamentos: Antibióticos; Vitaminas; Donativos diversos: Valores; Cheques; Dinheiro em espécie: Kwanza; Dólares;

Recursos Humanos para arquivo: a) Formação Profissional Hoje é notória a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que tem influenciado na vida das organizações. Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática no entanto essa simplicidade desaparece diante do volume de 75

documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificação dos papéis; contudo é necessário capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito trabalho de selecção de documentos que parte de um acervo ou seja separação dos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentos inúteis. Para que se atinjam esses objectivos, torna-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo e não colocar nele os novatos que mal conhecem a administração a que servem.

Empréstimo ou Consulta de documentos

Recomenda-se, a não retirada dos documentos das pastas para empréstimo, salvo em casos excepcionais. Para facilitar a consulta, deverá assinalar na pasta, com uma tira de papel, onde se encontra o documento desejado. Quanto aos prazos, para empréstimo de dossiers, sugere-se que deva estar compreendido numa faixa de 10 dias, podendo no entanto, ser renovado mediante sua apresentação ao arquivo. Considerando-se as implicações éticas e os riscos que acompanham o empréstimo dos documentos é necessário que se exerça o seu controlo, no sentido não só de garantir a integridade do acervo como, também de informar com segurança onde se encontra a documentação. Nesta fase deverá ser utilizado um recibo para recordar que ficará no lugar da pasta, juntamente com o recibo do dossiers. Este deve conter os seguintes dados. Data da retirada, nome de quem retirou e a sua unidade administrativa, índice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo. O emprego do recibo facilita o reequipamento e possibilita a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado. Para facilitar a cobrança, deve ser instituído um ficheiro de lembretes ou vigilância para controlo de prazos, que poderá ser organizado em diversas modalidades.

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Exemplo: Arquivo Recibo de Documento

Classificação ----------------------------------------------------------------------------------

Solicitado por --------------------------------------------------------------------------- -----------______Em -------------de----------2013

Encaminhei -------------------Arquivista

Recebi ------------------Responsável

Os motivos a que se pode atribuir o mau funcionamento do arquivo:

1. Plano de arquivo que não corresponder as reais necessidades; 2. Falta de normas escritas em relação a: Acesso e sigilo da documentação dos arquivos públicos, 3.º Procedimentos a seguir no trabalho diário: 1. Regulamentação da consulta de documentos (24h/dia) 2. Localização errada em relação aos utlizado mais frequente; 3. Etiquetagem inexata, deficiente ou incorrecta; 4. Má iluminação e ventilação deficiente ; 5. Armários e pasta com excesso de carga; 77

6. Falta de organização própria na passagem de documentos do arquivo corrente ao intermediário (falta da avaliação dos documentos) e 7. Má preparação dos quadros (arquivista).

De notar que o acesso e o sigilo da documentação do arquivos públicos, prende-se com o direito de acesso dos cidadãos ao estabelecimento, que pode ser restringido ou negado, em função de: confidencialidade, necessidade de processamento técnico e razões de organização. Logo, a violação ou quebra das normas acima referidas determina responsabilidade civil e penal e administrativo.

Análise, avaliação, selecção e eliminação dos documentos

Consiste em estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com os seus valores probatório ou informativo. Assim como museus não conservam em seu poder todas as pinturas existentes, da mesma forma torna-se destituído de lógica que uma instituição conserve indefinidamente todos os documentos que receba ou imita. Constitui dever do Estado a programação e regulamentação da avaliação, a selecção e a eliminação da documentação (art.º 3º do projecto de lei geral dos arquivos públicos). O valor do documento é determinado em função de todas finalidades e do seu tempo de vigência. Em relação ao seu valor os documentos podem ser: 1. Permanentes vitais Aqueles que, devem ser conservados indefinidamente por ser de importância vital a organização; 8. Permanentes; Os que pela informação que contêm, devem ser conservados também indefinidamente; 9. Temporários; 10. Aqueles sobre os quais se pode determinar um prazo e data em que cessa o valor do documento;

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11. Nota: Deve-se criar uma comissão de avaliação idónea, isto é constituída por membros efectivos e eventuais para determinar a caducidade de documentos.

Regras para guardar ou eliminar documentos:

a) A comissão deve estabelecer normas de avaliação, b) Aplicar questionário com dados referentes a documentação em a nálise, c) Constar os resultados numa tabela de temporalidade.

Tabela de temporalidade: (deve ser autorizada pela entidade competente) - Documento que indica os prazos ou datas limites de destinação: segundo seu valor, que pode ser: - Primário administrativo: legal - Secundário informativo ou probatório Estado de conservação Quantidade e tipo de documentos Área que ocupa

Critérios que regulam a eliminação de documentos Em geral são eliminados: a) Documentos cujos originais conservados; b) Cópias cujo originais sejam conservados; c) Documentos de pura formalidade como: as cartas de agradecimentos, convites e d) Os que se tornarem obsoletos e não mais representarem interesse para a administração. Nota: Eliminar mas, basear-se no bom senso e prudência. 79

a) A conservação dos documentos no arquivo b) A conservação compreende os cuidados prestados e consequentemente, ao local da sua guarda e c) O local ideal para a construção do arqui vo é elevado e com o mínimo de humildade; com previsão de ampliação futura e outras precauções., tais como material não inflamável.

Precauções na conservação dos documentos: Luz, ar seco, a humidade, mofo, a temperatura inadequada, a poeira, os gases e inúmeras pragas, a médio e longos prazos, são altamente prejudiciais a conservação do acervo documental. Não havendo cuidados causam as seguintes alterações: A Luz – se for excessiva acelera o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel; A Humidade propicia o desenvolvimento do mofo. O índice de mofo ideal situase entre 45 a 58 % A temperatura - deve ser usada sem oscilações, mantendo-se entre 20 a 22º C. O calor constante destrói as fibras do papel. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Poeiras e gases – Contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. A poeira é composta de partículas em suspensão que penetram nas fibras do papel. Pragas de determinados insectos são atraídas pela celulose do papel, cola goma e a humidade que propicia o ambiente.

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Outras operações de conservação são desinfecção, limpeza e restauração ou reparação das estantes.

Desinfecção O método de combate aos insectos mais eficiente é a fumigação. A substância química a ser empregue neste processo deve passar por teste de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua acção. Existem câmaras especiais para a fumigação. O processo consiste em introduzir os documentos na câmara, onde se faz o vácuo, aplica-se o produto químico - timol, DDT e ouros, e submete-se os documentos a acção do fumegante pelo prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Quando não existam câmaras apropriadas pode fazer a fumigação na própria área de armazenamento com mangueiras, sob a protecção de máscaras.

A limpeza utiliza-se instalações especiais. Na falta dessas instalações usa-se um pano macio, uma escova ou um espirrador de pó.

Os Centros de documentação e Similares

Arquivo é acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria te4xtuasi, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua actividade, e preservados para a consecução de seus objectivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

Biblioteca – é o conjunto de material, na sua maioria impresso (livros), disposto ordenamento para estudo e pesquisa.

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ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS:

De entre os vários métodos de arquivo, diz qual pensa ser o mais eficaz e explique. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

Responda as questões inscritas assinalando no fim da frase com um (V) caso considere verdadeira e (F) caso considere falsa. a) No método geográfico de arquivo, as buscas são feitas directamente ao documento porque o principal elemento a ser considerado num documento é a Procedência ou o Local. ( ) b) A fase dos arquivos correntes (activo/dinâmico) trata de documentos que a administração não precisa com muita frequência e que constituem os meios do passado em função do seu valor histórico. ( ) c) Considera-se especial os arquivos que tem sob sua guarda documentos de diferentes tipos de suportes (audiovisual, sonoro, fotográfico) e que por esta razão merecem tratamento especial no seu armazenamento, registo, acondicionamento, controlo e conservação.( ) d) O dossier agrupa um conjunto de documentos relativos a diferentes temas ou situações. e) A temperatura ideal de conservação de documentos deve se manter entre 30 a 32º C, sem oscilações, .A utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores ajuda.

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CAPÍTULO V ÉTICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL

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CAPÍTULO V ÉTICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL Resumo: Este capitulo visa abordar as questões ligadas a ética e deontologia profissional no exercício da actividade administrativa. As acções e omissões, os valores e princípios que devem nortear o comportamento do servidor públi co. Objectivo:

No final da abordagem temática ´´ ética e deontologia profissional´´ cada leitor/ participante estará apto(a) a: 

Conhecer o conteúdo da Pauta Deontológica do Serviço Público;



Identificar os deveres positivos e negativos a que estão sujeitos todos os indivíduos que prestam serviço público;



Diferenciar os deveres ético-deontológicos a que estão sujeitos os servidores públicos, na vida privada, familiar e politica/pública.

Palavras-chave: Ética, deontologia profissional, valores, princípios, serviço público, servidor público.

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UNIDADE V - ÉTICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL

A Função Pública no desempenho da sua insubstituível função social, deve através dos seus trabalhadores, pautar a conduta por princípios, valores e regras alicerçadas na justiça, na transparência e no profissionalismo, como primeiro passo para o estabelecimento da necessárias relações de confiança entre os serviços públicos e os cidadãos, de conformidade os princípios da Administração Pública. Assim, os funcionários públicos devem adoptar no dia-a-dia profissional atitudes de solidariedade, de cooperação e de repúdio às injustiças e discriminações; valorizar e empregar o diálogo como forma de esclarecer conflitos e tomar decisões colectivas; construir uma imagem positiva de si, o respeito próprio traduzido pela confiança na capacidade de escolher e realizar seu projecto de vida e pela legitimação das normas morais que garantam a todos essa realização assumir posições segundo seu próprio juízo de valor, considerando diferentes pontos de vista e aspectos de cada situação.

Nesta ordem de ideias são quatro os princípios basilares da ética profissional:

Depois de todas as reflexões que vimos fazendo sobre a ética, tentemos estabelecer balizas que plasmem a nossa conduta como servidores do público (como funcionários do Estado). Que são o respeito mútuo, a justiça o diálogo e a solidariedade Entendidos como estando intimamente ligados entre si e com o princípio da dignidade humana. Contudo, fazemos questão de lembrar a questão do respeito mútuo, algumas noções sobre justiça, dialogo e solidariedade ao em vez de descrevermos os quatro princípios basilares da ética profissional, considerado matéria constante em muitos dispositivos legais do ordenamento jurídico angolano, a que aconselhamos e reiteramos a sua consulta e aplicação prática.

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a) Respeito mútuo O tema respeito é central na moralidade. E também é complexo, pois remete a várias dimensões de relações entre os homens, todas respeitosas mas em sentido muito diferente. Porém, no dia-a-dia, deparamo-nos com certas expressões. Como as que se seguem:

SABE COM QUEM ESTÁ A FALAR?

Esta expressão traduz uma exigência de respeito unilateral. SOU MAIS QUE VOÇÊ, PORTANTO RESPEITE-ME é a frase que muitas autoridades gostam de empregar quando se sentem de alguma forma afrontadas no exercício de seu poder.

QUEM PENSA QUE VOÇÊ É? outra expressão popular conhecida que apresenta uma dimensão diferente de respeito. Tal pergunta traduz destituição de um lugar, imaginariamente superior que o interlocutor pensa ocupar. Esta expressão é a afirmação de um ideal de igualdade ou melhor de reciprocidade se devo respeitá-lo, você também devesme respeitar; não é falta de respeito, mas sim a negação da sua associação com a submissão. Trata-se de respeito mútuo. E o predicado mútuo faz toda a diferença. Neste pequeno exercício de verbosidade, convém lembrar que comportamento gera comportamento, logo devemos e vitar e alertar a todos aqueles que se fazem passar por moralista sem moral, usando o falso argumento que diz faça o que eu digo e não o que eu faço logo não só ultrapassa na sua essência mas também de falsos profetas, isto é falsos líderes ou ainda leões com pele de carneiro.

b) Justiça c) Como devo agir perante os outros, como ser justo com os outros? Nesta área, vamos considerar entre outros o seguinte: O conhecimento da importância e da função da Constituição 86

A compreensão da necessidade das leis que definem direitos e deveres; O conhecimento e compreensão da necessidade das normas laborais que definem deveres e direitos dos agentes da função pública.

C) Diálogo A comunicação entre os homens pode ser praticada em várias dimensões, que vão desde a cultura com um todo, até a conversa amena entre duas pessoas. Dialogar pede capacidade de ouvir o outro e de fazer-se entender. Sendo a democracia composta por cidadãos, cada um deve valorizar o diálogo com a forma de esclarecer conflitos e saber dialogar.

D) Solidariedade O enfoque a ser dado pela solidariedade é muito próximo da ideia de generosidade, doar-se a alguém ajudar desinteressadamente.

O exercício da cidadania não se traduz apenas pela defesa dos interesses e direitos, mas passa necessariamente pela solidariedade para que a democracia seja um regime político humanizado e não apenas uma máquina burocrática.

A Resolução nº 27/94, de 26 de Agosto- Pauta Deontológica do Serviço Público. Âmbito, conteúdo e aplicação aos servidores públicos.

O conteúdo da Pauta Deontológica dos Serviços Públicos abrange todos os trabalhadores da Administração Pública incluindo os que exerçam cargos de direcção e chefia. Compreende um conjunto de deveres de índole ético profissional e social que impendem sobre os trabalhadores públicos no exercício das suas actividades, nas relações destes com os cidadãos, de conformidade com o diapasão acima referido (ética e moral respeito acima de tudo).

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Dos valores essenciais A pauta deontológica recomenda: ´ A todos os trabalhadores da Administração pública, o cumprimento de certas regras e demonstrar comportamentos dignos de convivência que se encontram plasmados na Lei n.º 17/90 de 20 de Outubro e no Decreto-lei n.º 16-A/ 95, de 15 de Dezembro, e que consagram valores como o interesse público, a neutralidade e a imparcialidade.

Neutralidade Adoptar uma postura e conduta profissional ditada pelos critérios da imparcialidade e objectividade. Integridade e responsabilidade Devem no exercício das suas funções pugnar pelo aumento da confiança dos cidadãos nas instituições públicas e prestígio dos seus serviços. Competência Deve assumir o mérito no desempenho das suas funções públicas. Qualidade na prestação do serviço público - actuar com qualidade nas prestações que se proporcionam aos cidadãos e a sociedade em geral. Competência e proporcionalidade devem exercer as suas actividades com competência e celeridade. Cortesia e Informação Devem ser corteses no seu relacionamento com os cidadãos igualmente serem prestáveis no asseguramento aos cidadãos das informações e esclarecimentos de que careçam. Probidade Os servidores da administração pública não podem solicitar ou aceitar para si ou para terceiros, directa ou indirectamente quaisquer presentes, empréstimos facilidades ou em geral, quaisquer ofertas que possam pôr em causa a liberdade da sua acção (HÁ QUE ESQUECER A GASOSAS).

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Dos deveres especiais para com a administração Os trabalhadores da administração pública têm as seguintes obrigações: Serviço Não devem utilizar para fins e interesses particulares a posição dos seus cargos e os seus poderes funcionais. Dedicação Devem usar o respeito pelos superiores hierárquicos, colegas e subordinados. Autoformação aperfeiçoamento e actualização Devem usar um esforço permanente e sistemático de actualização dos seus conhecimentos. Reserva e discrição Devem usar da maior reserva e discrição de modo a evitar a divulgação do facto e informação de que tenham conhecimento no exercício de funções. Parcimónia Não deve utilizar directa ou indirectamente quaisquer bens públicos em proveito pessoal. Solidariedade e cooperação Devem desenvolver o espírito de equipa e uma forte atitude de colaboração e entre ajuda.

Dos deveres para com os órgãos de soberania: O zelo e dedicação Devem respeitar e fazer respeitar os direitos, liberdades e garantias fundamentais dos cidadãos previstos na constituição e nas leis; A lealdade devem esforça-se pelo respeito escrupuloso à lei e às ordens legítimas dos seus superiores hierárquicos.

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ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS:

Análise os comportamentos abaixo descritos e emita a sua opinião, critica ou comentário à luz da Pauta Deontológica do serviço Público 1. Adolfo, motorista no Governo da Província, tem feito trabalhos de táxi aos fins-de-semana com a viatura que lhe foi atribuído uma carrinha para apoiar os serviços de protocolo. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Maria, João e António, funcionários da Administração Municipal, utilizam o computador/impressora/fotocopiadora etc… da sua área de serviço para informatizar/imprimir/fotocopiar trabalhos e material escolar dos seus familiares. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Domingos, Carlos e Paula, funcionários públicos que têm recebido gratificações dos cidadãos por facilitar ou acelerar o tratamento de documentos nas suas instituições. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Pedro, Manuel e Conceição, funcionários dos serviços públicos, quando seus familiares e amigos precisam serem atendidos nas suas instituições não aguardam na fila, recebem um tratamento especial. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Faça uma redacção falando sobre as acções, condutas e comportamentos na sua instituição que considera não serem éticos e como tem com o seu comportamento/exemplo individual ajudado a instituição a melhorar.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA

Manual sobre Técnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997. Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Humanos na Administração Pública, INAP,MAPESS, 1997 Feijó, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo volume II, Ed.FDUAN, 1999;

REFERENCIAS LEGISLATIVA Decreto – Lei nº 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.nº50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa; Lei nº 17/90, de 20 de Outubro – estabelece os princípios a observar na Administração Pública. Resolução nº 27/94, de 26 de Agosto – sobre a Pauta Deontológica do Serviço Público Lei nº 3/10, de 29 de Março – Lei da Probidade Pública. Projecto de Lei sobre os Arquivos Públicos.

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PLANO DE CURSO Curso: TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS Público-Alvo: Carga Horária: 30 horas Objectivos do Curso: Munir os formandos de conhecimentos relativos a    

Administração pública; Aspectos práticos da actividade administrativa; Documentos administrativos; Técnicas de arquivo;  Ética e deontologia profissional; SESSÃO TEMA

NOÇÕES SOBRE A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PARA COMPREENÇÃO DAS TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

ASPECTOS PRÁTICOS DO PROCEDIMENTO E DA ACTIVIDADE ADMINISTRATIV A

CONTEÚDO

Sessão 1

das 08h:30m12h:00m;

das 14h:00m17h:00m

 Sentido Subjectivo (Estático) e objectivo ou material (dinâmico)  Princípios gerais de actividade administrativa:  Princípio da supremacia da Constituição e da legalidade  Princípio da prossecução do interesse público  Princípio da Imparcialidade  Princípio da Decisão       

Iniciativa Publica ou oficiosa Iniciativa Particulares Marcha do procedimento: Fase inicial Procedimento de Iniciativa Oficiosa Procedimento administrativo de iniciativa do particular

 O Requerimento  Elementos que devem constar do requerimento  Questões práticas relacionadas aos requerimentos  Fase da instrução 92

Sessão 2 08h:30m12h:00m ASPECTOS PRÁTICOS DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVOS E DA ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA

14h:00m17h:00m

 Direcção e competência para a instrução  Prova  Regras que a administração pública deve observar em matéria de provas:  Estrutura da Administração Angolana  Os serviços públicos Centrais e Locais do Estado  Serviços Executivos Centrais  Estruturas internas das Direcções Nacionais  Estrutura Orgânica da Província  Sugestões, para uma boa organização do trabalho  A agenda e a organização das tarefas  Burocracia  Pontos essências de uma administração para o desenvolvimento da qualidade  Modelo do livro de reclamações     

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

08h:30m12h:00m

   

das 14h:00m17h:00m

Elaboração dos documentos Estética de um documento Classificação dos documentos Correspondência, classificação e caracterização e respectivos exemplos Normas básicas e alguns princípios para elaboração de correspondência Alguns Conceito Ofício e a nota Circular

 Normas genéricas para elaboração de requerimentos / exposições  O requerimento (Definição)  Modelos de requerimentos  Carta (Definição)  Constituição de uma carta  O relatório (definição) 93

 Divisão de um relatório  Regras básicas para redigir um relatório

das 08h:30m12h:00m

TÉCNICAS DE ARQUIVO

das 14h:00m17h:00m

  Definição e Tipos de arquivos  Enquadramento da Função de arquivos nas instituições  Como rentabilizar um arquivo  Modalidades e funções do arquivo  Fases (idades) dos arquivos  As fichas e ficheiros – a sua importância no arquivo  O dossier  Os métodos básicos de arquivamento  Método alfabético  Método geográfico  Métodos numéricos  Método por assunto   Empréstimo ou Consulta de documentos  Os motivos a que se pode atribuir o mau funcionamento do arquivo:  Recursos humanos para o arquivo  Análise, avaliação, selecção e eliminação dos documentos  Regras para guardar ou eliminar documentos:  Critérios que regulam a eliminação de documentos  A conservação dos documentos no arquivo  Precauções na conservação dos documentos  Outras operações de conservação são desinfecção, limpeza e restauração ou reparo  Estudo de casos

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ÉTICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL

08h:30m12h:00m

das 14h:00m17h:00m

 Princípios basilares da ética profissional  Dos valores essenciais  Dos deveres especiais para com a administração  Dos deveres para com os órgãos de soberania

Avaliçao do curso

ESTRATÉGIAS -

Usar o Manual do Curso como base para todas as aulas

-

Requerer dos formandos que tragam casos concretos que estejam a acontecer nos seus respectivos municípios

-

Ministrar aulas interactivas e com bastantes actividades práticas

-

Realizar actividades presenciais planificadas para cada aula, com base nos Planos de Aula

-

Promover realização, pelos formandos, de actividades complementares a serem desenvolvidas fora da sala de sessões, designadamente no que respeita ao preenchimento de modelos e outras actividades práticas

-

Efectuar avaliações através dos trabalhos de grupo e individuais realizados quer dentro, quer fora das sessões e observar o processo participativo dos formandos nas aulas

Referencias Bibliográficas Decreto – Lei nº 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.nº50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa; Manual sobre Técnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997 Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Humanos na Administração Pública, INAP, 1997 Feijó, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo volume II, Ed.FDUAN, 1999;

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PLANO DA SESSÃO 1

TEMA DA SESSÃO:  NOÇÕES SOBRE A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PARA COMPREENSÃO DAS TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

DURAÇÃO: 06:00 horas 1. OBJECTIVOS  Munir os formandos de conhecimento s básicos sobre a Administração Pública para compreensão das técnicas administrativas . 2. CONTEÚDOS            

Sentido Subjectivo (Estático) e objectivo ou material (dinâmico) Princípios gerais de actividade administrativa: Princípio da supremacia da Constituição e da legalidade Princípio da prossecução do interesse público Princípio da Imparcialidade Princípio da Decisão Iniciativa Publica ou oficiosa Iniciativa Particulares Marcha do procedimento: Fase inicial Procedimento de Iniciativa Oficiosa Procedimento administrativo de iniciativa do particular

3. INTRODUÇÃO Procedimentos

 

Breve apresentação do formador Introdução ao tema e objectivos da Aula

Técnicas

 Exposição Dialogada  Problematiza ção

Recursos

Tempo

 Computador/D 00:30 ata-show Minutos  Flipchart  Marcadores  Papel A4

96

4. DESENVOLVIMENTO Abordagem dos Conteúdos



 

        

Sentido Subjectivo (Estático) e objectivo ou material (dinâmico) Princípios gerais de actividade administrativa: Princípio da supremacia da Constituição e da legalidade Princípio da prossecução do interesse público Princípio da Imparcialidade Princípio da Decisão Iniciativa Publica ou oficiosa Iniciativa Particulares Marcha do procedimento: Fase inicial Procedimento de Iniciativa Oficiosa Procedimento administrativo de iniciativa do particular

Técnicas

 Exposição dialogada  Trabalho em grupo

Recursos

Tempo

 Computador/D Horas ata-show  Flipchart  Marcadores 05:00  Papel A4  Lápis  Borracha

97

5. CONSOLIDAÇÃO Procedimentos

 Apresentação de contribuições e dúvidas;  Esclarecimento das dúvidas;  Fazer uma síntese dos pontos fundamentais da Aula.

Técnicas

 Debater as contribuições e fazer os devidos esclarecimento s necessários  Exposição Dialogada

Recursos

   

Tempo

00:30 Flipchart Marcadores Minutos Slides Computador/ Data-show

6. AVALIAÇÃO  Critério da qualidade e quantidade das participações.

7. MATERIAL DE REFERÊNCIA Decreto – Lei nº 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.nº50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa; Manual sobre Técnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997 Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Humanos na Administração Pública, INAP, 1997 Feijó, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo volume II, Ed.FDUAN, 1999;

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PLANO DA SESSÃO 2 TEMA DA SESSÃO:  ASPECTOS PRÁTICOS DO PROCEDIMENTO E DA ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA

DURAÇÃO: 06:00 horas 1. OBJECTIVOS  Munir os formandos de conhecimento relativos a procedimentos administrativos e actividade administrativa 2. CONTEÚDOS                  

O Requerimento Elementos que devem constar do requerimento Apresentação do requerimento Questões práticas relacionadas aos requerimentos Fase da instrução Direcção e competência para a instrução Prova Regras que a administração pública deve observar em matéria de provas: Estrutura da Administração Angolana Os serviços públicos Centrais e Locais do Estado Serviços Executivos Centrais Estruturas internas das Direções Nacionais Estrutura Orgânica da Província Sugestões, para uma boa organização do trabalho A agenda e a organização das tarefas Burocracia Pontos essências de uma administração para o desenvolvimento da qualidade Modelo do livro de reclamações

3. INTRODUÇÃO Procedimentos  Breve recapitulação do tema anterior;  Introdução ao tema e objectivos da Aula.

Técnicas  Exposição Dialogada  Problematiza ção.

Recursos

Tempo

 Computador/D 00:30 ata-show Minutos  Flipchart  Marcadores  Papel A4 99

4. DESENVOLVIMENTO Abordagem dos Conteúdos

 O Requerimento  Apresentação do requerimento  Questões práticas relacionadas aos requerimentos  Fase da instrução  Direcção e competência para a instrução  Prova  Regras que a administração pública deve observar em matéria de provas:  Estrutura da Administração Angolana  Sugestões, para uma boa organização do trabalho  A agenda e a organização das tarefas  Burocracia  Pontos essências de uma administração para o desenvolvimento da qualidade  Modelo do livro de reclamações

Técnicas

 Exposição dialogada  Trabalho em grupo

Recursos

Tempo

 Computador/D Horas ata-show  Flipchart  Marcadores 05:00  Papel A4  Lápis  Borracha

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5. CONSOLIDAÇÃO Procedimentos

Técnicas

 Apresentação de contribuições e dúvidas;  Esclarecimento das dúvidas;  Fazer uma síntese dos pontos fundamentais da Aula.

 Debater as contribuições e fazer os devidos esclarecimento s necessários  Exposição Dialogada

Recursos

   

Tempo

00:30 Flipchart Marcadores Minutos Slides Computador/ Data-show

6. AVALIAÇÃO  Critério de participações  Resolução de Hipóteses Prática  Redação de documentos. 7. MATERIAL DE REFERÊNCIA Decreto – Lei nº 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.nº50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa; Manual sobre Técnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997 Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Humanos na Administração Pública, INAP, 1997 Feijó, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo volume II, Ed.FDUAN, 1999;

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PLANO DA SESSÃO 3

TEMA DA SESSÃO:  DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DURAÇÃO: 06:00 horas 1. OBJECTIVOS  Munir os formandos de conhecimento relativos a elaboração de documentos administrativos. 2. CONTEÚDOS               

Elaboração dos documentos Estética de um documento Classificação dos documentos Correspondência, classificação e caracterização e respectivos exemplos Normas básicas e alguns princípios para elaboração de correspondência Alguns Conceito Ofício e a nota Circular Elaboração dos documentos Estética de um documento Classificação dos documentos Correspondência, classificação e caracterização e respectivos exemplos Normas básicas e alguns princípios para elaboração de correspondência Alguns Conceitos Ofício e nota Circular

3. INTRODUÇÃO Procedimentos  Breve recapitulação do tema anterior;  Introdução ao tema e objectivos da Aula

Técnicas  Exposição Dialogada  Problematiza ção

Recursos

Tempo

 Computador/D 00:30 ata-show Minutos  Flipchart  Marcadores  Papel A4 102

4. DESENVOLVIMENTO Abordagem dos Conteúdos

 Elaboração dos documentos  Estética de um documento  Classificação dos documentos  Correspondência , classificação e caracterização e respectivos exemplos  Normas básicas e alguns princípios para elaboração de correspondência  Alguns Conceito  Ofício e a nota  Circular  Elaboração dos documentos  Estética de um documento  Classificação dos documentos  Correspondência , classificação e caracterização e respectivos exemplos  Normas básicas e alguns princípios para elaboração de correspondência  Alguns Conceito  Ofício e nota Circular .

Técnicas

 Exposição dialogada  Trabalho em grupo

Recursos

Tempo

 Computador/D Horas ata-show  Flipchart  Marcadores 05:00  Papel A4  Lápis  Borracha

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5. CONSOLIDAÇÃO. Procedimentos

Técnicas

 Apresentação de contribuições e dúvidas;  Esclarecimento das dúvidas;  Fazer uma síntese dos pontos fundamentais da Aula.

 Debater as contribuições e fazer os devidos esclarecimento s necessários  Exposição Dialogada

Recursos

   

Tempo

00:30 Flipchart Marcadores Minutos Slides Computador/ Data-show

6. AVALIAÇÃO  Critério de participações  Resolução de Hipóteses Prática  Redação de documentos 7. MATERIAL DE REFERÊNCIA Decreto – Lei nº 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.nº50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa; Manual sobre Técnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997 Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Humanos na Administração Pública, INAP, 1997 Feijó, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo volume II, Ed.FDUAN, 1999;

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PLANO DA SESSÃO 4

TEMA DA SESSÃO:  TÉCNICAS DE ARQUIVO DURAÇÃO: 06:00 hora 1. OBJECTIVO Munir os formandos de conhecimentos sobre técnicas de arquivo de documentos. 2. CONTEÚDOS                     

Definição e Tipos de arquivos Enquadramento da Função de arquivos nas instituições Como rentabilizar um arquivo Modalidades e funções do arquivo Fases (idades) dos arquivos As fichas e ficheiros – a sua importância no arquivo O dossier Os métodos básicos de arquivamento Método alfabético Método geográfico Métodos numéricos Método por assunto Empréstimo ou Consulta de documentos Os motivos a que se pode atribuir o mau funcionamento do arquivo: Recursos humanos para o arquivo Análise, avaliação, selecção e eliminação dos documentos Regras para guardar ou eliminar documentos: Critérios que regulam a eliminação de documentos A conservação dos documentos no arquivo Precauções na conservação dos documentos Outras operações de conservação são desinfecção, limpeza restauração ou reparo  Estudo de casos

e

3. INTRODUÇÃO Procedimentos

Técnicas

Recursos

Tempo

105

 

Breve recapitulação do tema anterior; Introdução ao tema e objectivos da Aula

 Exposição Dialogada  Problematizaç ão

 Computador/D 00:30 ata-show Minutos  Flipchart  Marcadores  Papel A4

5. DESENVOLVIMENTO Abordagem dos Conteúdos

 Definição e Tipos de arquivos  Enquadramento da Função de arquivos nas instituições  Como rentabilizar um arquivo  Modalidades e funções do arquivo  Fases (idades) dos arquivos  As fichas e ficheiros – a sua importância no arquivo  O dossier  Os métodos básicos de arquivamento  Método alfabético  Método geográfico  Métodos numéricos  Método por assunto  Empréstimo ou Consulta de documentos  Os motivos a que se pode atribuir o mau funcionamento do arquivo:  Recursos humanos para o arquivo  Análise, avaliação, selecção e eliminação dos documentos  Regras para guardar ou

Técnicas

 Exposição dialogada  Trabalho em grupo

Recursos

Tempo

 Computador/D Horas ata-show  Flipchart  Marcadores 05:00  Papel A4  Lápis  Borracha

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   



eliminar documentos: Critérios que regulam a eliminação de documentos A conservação dos documentos no arquivo Precauções na conservação dos documentos Outras operações de conservação são desinfecção, limpeza e restauração ou reparo Estudo de casos

5. CONSOLIDAÇÃO Procedimentos

Técnicas

 Apresentação de contribuições e dúvidas;  Esclarecimento das dúvidas;  Fazer uma síntese dos pontos fundamentais da Aula.

 Debater as contribuições e fazer os devidos esclarecimento s necessários  Exposição Dialogada

Recursos

   

Tempo

00:30 Flipchart Marcadores Minutos Slides Computador/ Data-show

6. AVALIAÇÃO  Critério de participações 7. MATERIAL DE REFERÊNCIA Projecto de Lei sobre os Arquivos Públicos. Decreto – Lei nº 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.nº50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa; Manual sobre Técnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997 Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Humanos na Administração Pública, INAP, 1997 Feijó, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo volume II, Ed.FDUAN, 1999. 107

PLANO DA SESSÃO 5 TEMA DA SESSÃO: 

ÉTICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL

DURAÇÃO: 06:00 horas 1. OBJECTIVOS : Potenciar os formandos de conhecimentos sobre etiqueta,

relacionar-se

profissionalmente com ética e deontologia 2. CONTEÚDOS :  Princípios basilares da ética profissional  Âmbito, conteúdo e aplicação da pauta deontológica dos serviços públicos  Dos valores essenciais Dos deveres especiais para com a administração  Dos deveres para com os órgãos de soberania.

3. INTRODUÇÃO Procedimentos

 

Breve recapitulação do tema anterior; Introdução ao tema e objectivos da Aula

Técnicas

 Exposição Dialogada  Problematiza ção

Recursos

Tempo

 Computador/D 00:30 ata-show Minutos  Flipchart  Marcadores  Papel A4

4. DESENVOLVIMENTO Abordagem dos Conteúdos

 Princípios basilares da ética profissional  Dos valores essenciais Dos deveres especiais

Técnicas

 Exposição dialogada

Recursos

Tempo

 Computador/D Horas ata-show  Flipchart  Marcadores 108

 Trabalho em grupo

para com a administração  Dos deveres para com os órgãos de soberania.

 Papel A4  Lápis  Borrachas

05:00

5. CONSOLIDAÇÃO Procedimentos

Técnicas

 Apresentação de contribuições e dúvidas;  Esclarecimento das dúvidas;  Fazer uma síntese dos pontos fundamentais da Aula.

Recursos

 Debater as contribuições e fazer os devidos esclarecimento s necessários  Exposição Dialogada

   

Tempo

00:30 Flipchart Marcadores Minutos Slides Computador/ Data-show

6. AVALIAÇÃO  Critério de participações 7. MATERIAL DE REFERÊNCIA Lei nº 3/10, de 29 de Março – Lei da Probidade Pública. Decreto – Lei nº 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.nº50, II Suple mento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa; Resolução nº 27/94, de 26 de Agosto – sobre a Pauta Deontológica do Serviço Público Manual sobre Técnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997 Manual de Procedimentos de Gestão de Recursos Humanos na Administração Pública, INAP, 1997 Feijó, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo volume II, Ed.FDUAN, 1999;

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