Le Processus de Production Des Produits Hoteliers [PDF]

Zitiervorschau

Institut des Hautes Etudes Commerciales de Carthage (IHEC).

LE PROCESSUS DE PRODUCTION DES PRODUITS HOTELIERS Enseignant : Rached GABSI

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Conditions préalables pour la mise en œuvre du F&B • Instaurer un système uniforme et cohérent de contrôle • Contrôler la gestion des stocks • S’assurer que les achats se déroulent selon les normes ( prix, quantité et qualité) • Contrôler la consommation des matières • Contrôler les prélèvements et les transferts • Suivre l’évolution des ratios et des coûts de revient Année universitaire 2012-2013

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 Problématique: Il y a lieu de comprendre les différentes étapes entre l’achat et la vente des produits en hôtellerie et de cerner les opérations de contrôle afin de bien gérer les étapes de ce processus. Contrôle F&B et contrôle des revenus

Achat

Receving

Economat

Caisse point de vente

Caisse réception

Caisse générale

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Plan I. Description du processus depuis l’achat jusqu’à la vente des produits hôteliers. A- Le service achats. B- Le service receving. C- L’économat. D- La caisse point de vente. E -La caisse réception. F- La caisse générale.

II. Le contrôle des revenus

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1-Produits de l’Hôtel El Mouradi Africa A-Hébergement L’hôtel met à la disposition de ses clients 212 chambres dont: • 189 chambres. • 22 suites grand confort. • 1 suite présidentielle.

Image N° 5 :Suite Présidentielle

B-Restauration

Image N° 4 :Restaurant leMont-Kenya.

1-Le Lobby bar. 2-La Brasserie . 3-Restaurant le Buffet. 4-Le Kilimandjaro. 5-Le Mont Kenya. 6-Le room service. 5

C-Service congrès et affaires (MICE) L'hôtel Africa met à la disposition de sa clientèle 6 salles de congrès d’une superficie totale de 1200 m². Le Nil Victoria Malawi Volta Tchad Zambéze

Image N°6:Salle de réunion Volta 1. 6

D-Le département financier: Le rattachement du contrôle au département financier lui assure indépendance vis-à-vis des départements Restauration et Achats Directeur Financier

Caissier général

7 Caissiers

Chef contrôle

Econome

Contrôleur f&B

Aide économe

Contrôleur des revenus

2 Chauffeurs

Chef comptable

Chef personnel

Organigramme du département Financier

Réceptionnaire de marchandise

Hotix PMS ou FIDELIO:

Image N° 7:Logo du progiciel HOTIX PMS. 7

1-Le service achats Le service achats centralise toutes les demandes d’achats qui lui parviennent quelque soit leur nature de tous les départements de l’hôtel. Si l’hôtel ne fait pas partie d’une chaine, ces demandes sont traités au service achats. Sinon, les achats sont supervisés par la centrale d’achats de la chaine. Les différentes procédures d’achat sont : -Les achats de gré à gré (à éviter) - Les achats par consultation ( 3 devis contradictoires de 3 fournisseurs) -Les achats par appels d’offres ( national ou international)

A-Qu’est ce qu’une centrale d’achats? Une centrale d’achats est une organisation ayant pour objet de regrouper les commandes d’un ensemble de membres et qui permet: Meilleures conditions d’achat Meilleur pouvoir de négociation Avantages tarifaires importants Economies d’échelle.

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Chef de cuisine :Commande de produits frais

Autres services :Commande fourniture

Restaurants, cuisines, Bars: Commande de produits non périssables

Demande d’achat

Liste de marché.

Autres

Direction

Consultation fournisseurs

Validation de la demande

Sélection fournisseurs

Achats courants

Tableau comparatif

Choix du fournisseur

Bon de commande

Validation du bon de commande Suivi du bon de commande LE PROCESSUS D’ACHAT

Réception. 9

C-Conseils et recommandations Aucune commande ne doit être passée directement par le service demandeur Les commandes doivent être passées en fonction du niveau de stock par le service achats et jamais par l’économe (magasinier). Il est fortement déconseillé de passer des commandes par téléphone.

Les bons de commande doivent être valorisés en fonction des prix conventionnés avec les fournisseurs.( convention de marché) L’accès à l’application gestion des commandes doit être limité au responsable des achats 10

2-Le service receiving: Bon de commande 1

Client

Livraison de la marchandise Bon de livraison

2

Fournisseur

Bon de réception 3

PROCESSUS DE RECEIVING 11

C-Conseils et recommandations Les moyens de pesage doivent être exacts et faire l’objet de contrôle et de maintenance réguliers. Les emballages (Futs à bière , cartons, bouteilles,…) doivent faire l’objet d’un suivi depuis leur entrée jusqu’à leur sortie. Un rapprochement systématique entre les bons de commande, les bons de livraison et les bons de réception doit être effectué: CONTRÔLE ADMINISTRATIF ainsi qu’un CONTRÔLE MATERIEL ( fraicheur, salubrité, qualité…) afin de déceler d’éventuelles anomalies ou écarts.

L’accès à l’application réception de la marchandise doit être limité au receveur ou au contrôleur de la restauration. 12

3-L’économat •L’économat est le lieu de stockage des différents produits de l’hôtel. Il peut être constitué de plusieurs magasins. La boucherie peut être rattachée à l’économat (meilleur rattachement) ou à la cuisine. •Il a pour mission d’approvisionner tous les départements de l’hôtel en produits alimentaires, boissons, produits d’entretien et fournitures consommables. 13

A-Flux d’entrée et de sortie à l’économat Taux de rotation

Calcul du coût

Réception marchandise Entrée en stock

Inventaires

Economat

Livraison marchandise

Livraison marchandise

Bon de prélèvement Autres services (Fournitures,…). Flux d’entrée et de sortie à l’économat.

Entrée en cuisine, restaurant ,bar,… (Denrées alimentaires, boissons) 14

Taux de rotation par mois=Valeur des marchandises consommées par mois /Stock moyen.

x Valeur des marchandises consommées du mois M=Stock initial+Achats du mois M Stock final

Stock moyen du mois M=(Stock initial+Stock final)/2 Année universitaire 2012-2013

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B-Conseils et recommandations Opérations de contrôle manuelles

Opérations de contrôle sur système informatique

Conseils relatifs au suivi des stocks Des inventaires inopinés concernant tout service ou point de vente sont effectués si des doutes persistent.

l’application gestion des stocks est accessible seulement aux personnes habilitées

S’assurer que les inventaires sont signés par l’économe et par le contrôleur de restauration.

La codification des articles doit être correcte.

Les stocks à rotation lente ou à forte rotation doivent être identifiés.

Les tarifs saisis doivent être corrects Mettre des limites aux stocks par article

Conseils relatifs à la distribution Toute sortie doit être matérialisée par un bon de prélèvement signé par la personne habilitée ( Chef de cuisine, gouvernante, chef de bar, chef d’entretien,…)

Les prélèvements journaliers doivent faire l’objet d’un suivi par le contrôleur de restauration en les rapprochant aux bons de prélèvement.

Le contrôleur de restauration doit éditer un état journalier des modifications apportées aux stocks (mouchard) afin de 16 déterminer d’éventuelles anomalies.

4-La caisse point de vente: A- Le circuit des bons Original

Caisse

Service concerné

Cachet de la caisse

Duplicata

Enregistrement sur main courante

Livraison des denrées

Triplicata

Etablissement de la note

Payement par le client

Contrôle des ventes

Processus de la fonction caisse point de vente 17

Année universitaire 2012-2013

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B-Anomalies constatées et risques encourus Anomalies possibles

Risques encourus

Le fonds de caisse fixe n’est pas restitué à la caisse réception.

Risque de vol Risque de perte

Les recettes sont gardées par le serveur tout au long de la journée.

Risque de vol de la recette Augmentation du nombre d’articles non facturés

La caisse de certains points de vente ne dispose pas de caissier.

Risque de détournement de fonds Absence totale de contrôle

Certains codes correspondent à plusieurs Risque d’erreur sur le montant à facturer articles en même temps et manque à gagner pour l’hôtel

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5-La caisse réception Bien que situé à la reception,le caissier reception fait partie du département financier.Il occupe un poste clef vu que toutes les recettes de l’hôtel sont centralisées au niveau de la caisse réception. Encaissements

Gestion des coffres forts et des deposit

Edition de la note.

Change

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A-Anomalies constatées et risques encourus Anomalies possibles

Risques encourus

Les ventes au mini bar ne sont pas enregistrées sur le système et sont gérées manuellement.

Risque de non facturation: Manque à gagner

Les recettes des différents points de vente ne sont pas transmises dans des enveloppes fermées.

Risque de confusion surtout si la recette réelle ne correspond pas à la recette théorique.

Aucune trace ( signature sur un registre) n’est laissée par les caissiers des différents points de vente lors du dépôt de la recette

Pas de preuve que la recette a été déposée. Risque de détournement de fonds

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6-La caisse générale Le caisse générale a pour missions: La collecte des recettes de la caisse réception pour versement en banque. L’établissement des bordereaux de caisse. Le versement des recettes de l’hôtel en banque. La tenue du livre de caisse. La vérification des sommes en devises collectées auprès des différents caissiers. Veiller au respect de la réglementation en matière de change.  L’approvisionnement des caisses en espèce. L’octroi des avances sur salaires pour les employés.

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