Økonomistyring : fellesfag for teknisk fagskole 8256244763 [PDF]

Zitiervorschau

Hoion, Høiseth, Ottesen

ØKONOMISTYRING Fellesfag for teknisk fagskole Bokmål

nkiv Forlaget |

© NKI Forlaget 1999 Utgiver:

NKI Forlaget, Hans Burums vei 30, 1357 Bekkestua Postboks 111, 1319 Bekkestua Telefon: Sentralbord 67 58 88 00 Ordrekontor 67 58 89 00 Telefaks: 67 53 05 00 E-post adresse: [email protected]

Språkbearbeidet: Trond Eidnes Illustratør: Ragna Handrum Omslagsdesign: PrePress as Sats: PrePress as Trykk: Haslum Grafisk

Læreboka er godkjent av Nasjonalt læremiddelsenter juli 1999 til bruk i teknisk fagskole i fellesfaget Økonomistyring. Godkjenningen er knyttet til fastsatt læreplan av november 1998, og gjelder så lenge læreplanen er gyldig. Det må ikke kopieres fra denne boka i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, Interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan føre til erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. ISBN 82-562-4476-3

Forord

Boka Økonomistyring er utarbeidet i samsvar med læreplanen for teknisk fagskole - fellesfag: økonomistyring, organisasjon og ledelse, markeds­ føringsledelse. Disse fagene er felles for alle linjer på teknisk fagskole, og boka er godkjent etter denne planen.

Sammen med bøkene Organisasjon og ledelse og Markedsføringsledelse utgjør serien et helhetlig læreverk. Bøkene er skrevet under forutsetning av at studentene har tilgang til et eget lovverk som de kan slå opp i under arbeidet.

Selv om de tre bøkene i læreverket henger nøye sammen, står hver bok på «egne føtter» og kan brukes separat. Læreplanen slår fast at «alle studentene skal opp til tverrfaglig eksamen der alle tre fagene inngår». Økonomistyring inneholder et godt tilfang av oppgaver knyttet til de enkelte kapitlene. I tillegg finner studenten mange «tenk over»-oppgaver i margen rett ut for det aktuelle emnet. For å kunne gi studentene et bedre tilbud i tverrfaglige oppgaver hører også en fjerde bok med i læreverket. Det er en oppgavesamling der de tre fagene er vevd sammen i helhetlige arbeidsoppgaver. Økonomistyring tar mål av seg til å dekke de behovene studenter og lærere har på den «nye» tekniske fagskolen. Bokas struktur, omfang og presentasjonsform er slik at den med fordel kan brukes også i andre sammen­ henger der hensikten er å rette søkelys mot økonomistyring i arbeidslivet i Norge. Det kan være innenfor både privat og offentlig virksomhet. Boka er derfor nyttig ved flere utdanningsinstitusjoner og ved annen opp­ læringsvirksomhet som etterutdanning og kursvirksomhet.

Vi håper dette læreverket kan være et godt grunnlag for arbeidet med fagene. Vi ønsker dere lykke til og tar med et sitat fra læreplanen: «For å overleve er bedriften avhengig av at noen vil betale mer for det den skaper enn hva det koster å framstille produktet eller tjenesten. Dette betyr ikke at lønnsomhet er det eneste som bør tillegges vekt når det fattes beslutninger i en bedrift. Samfunnsøkonomiske, ressursmessige, miljømessige og etiske hensyn vil også spille inn ved beslutninger i næringsvirksomhet.»

Steinkjer, Skien og Tromsø, juni 1999

Forfatterne

4

Innhold

1

Innledning.................................................................................. Mål for kapitlet......................................................................... Økonomistyring, organisasjon og ledelse, og markedsføringsledelse......................................................... Rammene for styring av en virksomhet............................... Systematiske og målrettete arbeidsmetoder på alle nivåer i bedriften.......................................................... Beslutningsprosessen.................................................................

8 12

2

Hva er økonomistyring? .......................................................... Mål for kapitlet......................................................................... Økonomiske begreper.............................................................. Hva er hensikten med økonomisk styring?.......................... Kostnader og lønnsomhet....................................................... Økonomistyring og verdiskaping.......................................... Økonomistyring på alle nivåer............................................... Usikkerhet i beslutningssituasjonen....................................... Oppgaver....................................................................................

22 22 22 24 28 29 31 34 37

3

Regnskapet................................................................................. Mål for kapitlet......................................................................... Hvem har interesse av regnskapet?....................................... Årsregnskapet - et eksternregnskap....................................... Årsmelding.................................................................................

38 38 38 41 46

Enkle bokføringsprinsipper..................................................... Oppgaver....................................................................................

46 63

8 8

14 15

5

ØKONOMISTYRING 4

Regnskapsanalyse...................................................................... Mål for kapitlet....................................................................... Ekstern og intern regnskapsanalyse...................................... Gruppering av tallmaterialet.................................................. Korrigering av regnskapstall.................................................. Beregning av nøkkeltall.......................................................... Eksempel på beregning av nøkkeltall.................................. Oppgaver....................................................................................

68 68 68 70 72 74 86 90

5

Kostnader og etterspørsel....................................................... Mål for kapitlet....................................................................... Kostnads- og etterspørselsteori.............................................. Kostnadsteori............................................................................ Etterspørselsteori...................................................................... Priselastisitet.............................................................................. Oppgaver....................................................................................

94 94 94 95 103 105 107

6

Driftsregnskap........................................................................... 108 Mål for kapitlet....................................................................... 108 Kostnader i driftsregnskapet.................................................. 108 Kalkulasjonsmetoder............................................................... 116 Selvkostmetoden....................................................................... 117 Bidragsmetoden......................................................................... 126 For- og etterkalkulasjon.......................................................... 132 Intern regnskapsanalyse.......................................................... 134 Oppgaver.................................................................................... 135

7

Budsjett som styringsverktøy................................................. Mål for kapitlet....................................................................... Hva er hensikten med budsjettering?.................................. Budsjettarbeid........................................................................... Eksempel på budsjettarbeid.................................................... Budsjettkontroll......................................................................... Oppgaver....................................................................................

140 140 140 141 150 154 155

8

Investeringer og kapitalbinding............................................. Mål for kapitlet........................................................................ Investeringskalkyler.................................................................. Tilbakebetalingsmetoden («pay back»)................................ Nåverdi og internrentemetoden............................................. Kapitalbinding i omløpsmidler............................................... Oppgaver....................................................................................

158 158 158 160 161 167 182

9

Samfunnsøkonomiske betraktninger..................................... Mål for kapitlet........................................................................ Ressurser og produksjon.......................................................... Tilpasning under ulike markedsformer................................ Prisdifferensiering..................................................................... Markedssvikt og eksterne virkninger.................................... Oppgaver....................................................................................

186 186 186 189 196 197 200

10

Etablering, drift og avvikling av virksomheter................... Mål for kapitlet........................................................................ Etablering.................................................................................... Før vi setter i gang.................................................................... Selskapsformer.......................................................................... Finansiering og finansieringskilder........................................ Avvikling av en bedrift............................................................ Bruk av informasjonsteknologi i økonomistyringen.......... Elektronisk datafangst............................................................. Oppgaver....................................................................................

204 204 204 205 207 213 218 220 225 227

Kildeliste...................................................................................... 229

Vedlegg....................................................................................... 230

Stikkordregister......................................................................... 232

7

It Innledning

Mål for kapitlet Når du har lest dette kapitlet, skal du • ha skaffet deg et overordnet rammeverk som skal hjelpe deg til å forstå hvordan virksomheter fungerer, og til å se sammenhenger mellom det du lærer i dette faget, og fagene «organisasjon og ledelse» og «markeds­

føringsledelse»

• kjenne til beslutningsprosesser og kunne bruke en problemløsingsmodell • kunne bruke ulike prosjekteringsverktøy

De tre fagene økonomistyring, organisasjon og ledelse og markedsførings­ ledelse, har felles læreplan for teknisk fagskole. Vi innleder denne boka med å presentere hva læreplanen sier om hvert av de tre fagene.

Økonomistyring, organisasjon og ledelse, og markedsføringsledelse Etter som samfunnet og næringslivet har endret seg, har også den tradisjo­ nelle arbeidslederrollen endret seg. Oppgaver og ansvar er utvidet og blitt mer komplekse og sammensatte, med den følgen at kravene til både kompetanse og ansvar er skjerpet. Det gjelder både internt i den enkelte organisasjon/ bedrift og eksternt overfor samfunnet.

8

I tråd med dette har næringslivet behov for en kompetanse som også omfatter kunnskaper om arbeidsledelse fra de økonomiske og administrative fag­ områdene. Vi finner viktige kunnskaper om arbeidsledelse som næringslivet etterspør innenfor fagene • økonomistyring • organisasjon og ledelse • markedsføringsledelse Denne boka behandler spesielt kunnskaper fra faget økonomistyring. I bøkene Organisasjon og ledelse og Markedsføringsledelse fokuserer vi sær­ lig på de to andre fagene. For at du lettere skal se sammenhenger og forskjeller mellom de tre fagene, setter vi først hvert fag inn i en overordnet ramme. Økonomistyring

For å kunne ta beslutninger må vi finne fram til ulike alternativer og så velge mellom dem. Faget økonomistyring består av et begrepsapparat, resonne­ menter, teknikker og analysemetoder som skal hjelpe oss til å få klarhet i de alternativene som foreligger, slik at vi kan foreta valg. Økonomifaget inngår som en sentral del av bedriftens lederfunksjon. Økonomistyring gir støtte til å oppfatte, strukturere og analysere beslutningssituasjoner når virksomheten skal avgjøre • hvilke aktiviteter den skal engasjere seg i • hvilke markeder den skal betjene • hvilke ressurser aktivitetene krever • hvordan ressursene skal skaffes og finansieres • hvordan de verdiene virksomheten skaper, kan fordeles • hvor virksomheten står i dag, og hva som kan læres av tidligere avgjørelser og resultater • hvilke faktorer som har mest å si for hvor vellykket virksomheten blir • hvordan virksomheten står best rustet til å møte framtida

Et valg mellom alternativer blir gjort ut fra prioriteringer, og i bedrifts­ økonomiske beslutningslinjer er lønnsomheten for bedriften et viktig kriterium for valg av alternativer. For å overleve er bedriften avhengig av at noen vil betale mer for det den skaper, enn det det koster å framstille produktet eller tjenesten. Dermed er det ikke sagt at lønnsomhet er det eneste

9

som bør tillegges vekt når beslutninger skal tas i en bedrift. Samfunns­ økonomiske, ressursmessige, miljømessige og etiske hensyn spiller også inn ved beslutninger i næringsvirksomheter. Omstillingsevne har alltid vært et nøkkelbegrep for bedriftsøkonomisk suksess. Tradisjonelt har det dreid seg om bedriftens evne til å handtere endringer i teknologi og konkurranseforhold. Voksende miljø- og fattigdomsproblemer representerer globale utfordringer av en helt annen type. Faget økonomistyring er med på å belyse sammenhengen mellom disse globale utfordringene og vårt eget produksjons- og forbruksmønster. Innsikt i grunnleggende mekanismer i det økonomiske systemet er en forutsetning for å kunne stake ut en ny og nødvendig kurs i retning av en bærekraftig utvikling.

Regnskapet er et system for registrering av økonomiske data, for måling av resultatet av økonomisk aktivitet og presentasjon og formidling av informa­ sjon. Regnskapssystemet er det viktigste kvantitative informasjonssystemet i nesten alle organisasjoner. Både beslutninger internt i organisasjonen og vurderinger som organisasjonenes eksterne parter gjør, baserer seg i stor grad på regnskapet som informasjonskilde. Kvalitetsnivået på regnskapet har vidtrekkende konsekvenser for verdiskapingen og den økonomiske velferden. Organisasjon og ledelse

Faget organisasjon og ledelse utgjør det teoretiske fundamentet for forståelsen av organisasjoner. Faget bygger på kunnskap fra etablerte fag som biologi, psykologi, sosiologi, statsvitenskap og økonomi. Utviklingen har gått fra et mekanistisk syn på organisasjoner, der menneskene var tannhjul i produk­ sjonsprosessen, til en mer økologisk forståelse av organisasjonene. Her legger en vekt på organisasjonsmiljøet i videste forstand, og samspillet mellom organisasjoner og mellom menneskene i organisasjonen står sentralt. Faget organisasjon og ledelse er et samfunnsfag som bygger på humanistiske verdier og demokratiske ideer. Mennesker må samarbeide for å kune løse større og mindre oppgaver. I faget organisasjonslære legger en vekt på den personlige utviklingen til hver enkelt, i samhandling med andre i samfunnet generelt og i arbeidslivet spesielt. I det praktiske arbeidet i næringslivet er det nødvendig at vi utvikler kunnskaper, ferdigheter og holdninger både hos oss selv og hos dem vi er satt til å lede.

Markedsføringsledelse

Markedsføring er et av «tannhjulene» i «bedriftsmaskineriet», der en legger planer for hvordan bedriften skal hevde seg i konkurransen og lykkes i markedet. I faget markedsføringsledelse blir sterke og svake sider ved hele bedriften analysert, og analysene ligger til grunn for planleggingen. Det er viktig å finne fram til bedriftens konkurransefortrinn. Markedsføringsledelse dreier seg derfor om å være analytisk og finne fram til nye måter å gjøre ting på. Faget er ledelsesorientert. Markedsføringsledelse dreier seg mye om metoder, men i like stor grad kan vi snakke om en måte å tenke på. Det er markedsføreren som analyserer markedet, finner fram til aktuelle målgrupper og klarlegger målgruppenes behov. Så legger en planer for hvordan virkemidlene produkt, pris, plass og påvirkning skal tas i bruk for å tilfredsstille de valgte målgruppenes behov på beste måte. Dermed er markedsføringen også i stor grad styrende for hvordan resten av bedriften arbeider.

Markedsøkonomi og konkurranse kan ha negative sider. Det kan gjelde utilbørlig utnytting av ressurser og miljø, det kan dreie seg om kjønns­ diskriminerende bruk av virkemidler i markedsføringen, og markeds­ føringen kan overskride grensene for etikk og moral ved de produktene som blir tilbudt, eller ved måten de blir markedsført på. Myndighetene har derfor innført en rekke lover og reguleringer som trekker opp grensene for hva som er tillatt. Markedsføreren må kjenne til disse bestemmelsene og opptre i samsvar med dem. Den kunnskapen du tilegner deg fra hvert av fagene økonomistyring, organisasjon og ledelse og markedsføringsledelse, skal du som arbeidsleder sette i system og bruke innenfor din egen bedrift. Det vil si at du hele tida må tenke over hvordan du kan dra nytte av de aktuelle kunnskapene innenfor rammene av din egen virksomhet.

• •

11

ØKONOMISTYRING_____________

Rammene for styring av en virksomhet

Idé, mål,strategi, organisering

Alle virksomheter er opprinnelig skapt ut fra en idé som en eller flere personer har tenkt ut for å tjene penger. En slik idé som går ut på å tjene penger, kaller vi en forretningsidé. For å kunne realisere forretningsideen (måten å tjene penger på) må alle virksomheter • fastsette sitt økonomiske hovedmål • fastsette en strategi - den måten virksomheten skal drives på for å nå hovedmålet • fastsette en organisering - fordele oppgaver og ansvar for å nå målene innenfor den fastsatte strategien Deretter må virksomheten arbeide systematisk og målrettet mot de fastsatte målene innenfor den fastsatte strategien.

Forretningsideen - grunnlaget for alle virksomheter Alle bedrifter har en gang startet på «tegnebrettet». Hver dag blir nye bedrifter etablert. Utgangspunktet er det samme: Noen har sett en mulighet til å tjene penger ved å utvikle, produsere, distribuere, markedsføre eller selge et produkt eller en tjeneste. De begynner med å formulere denne muligheten som en forretningsidé. Eksempler på forretningsideer fra noen virksomheter H.O.Grindheim AS (etablert i 1893) har som forretningsidé å være den ledende produsenten av kjøtt-, pølse- og påleggsvarer til storhusholdnings- og institusjonsmarkedet i Hordaland.

Jotun (etablert i 1926) har som forretningsidé å utvikle, produsere og selge • malingssystemer • pulverlakk • polymerprodukter (det vil si plastprodukter) Marin Supply AS (etablert i 1985) har som forretningsidé å være en ledende leverandør av akustisk og optisk alarm- og varslingsutstyr til systembyggere som betjener skip, offshore og landbasert prosessindustri. Tordivel AS (etablert i 1992) har som forretningsidé å tilby tjenester innenfor

• utvikling av tekniske datasystemer på oppdrag fra kunder • salg av programvare og maskinvare • utvikling, salg og drift av systemer for automatisk industriell inspeksjon Hadsel Energiverk AS (etablert i 1993) har som forretningsidé å dekke kundenes behov for energi.

Security Signs 8c Services AS (3S) (etablert i 1996) har som forretningsidé å utvikle, produsere, selge og montere evakueringsmerking både til lands og til vanns (skip og hotell).

12

• •

INNLEDNING

Overordnete mål for en virksomhet Det overordnete målet for all økonomisk virksomhet er å tjene så mye penger at bedriften oppnår en tilfredsstillende lønnsomhet. Dette målet må bedriften nå ved å opptre innenfor rammen av gjeldende lovverk, inngåtte avtaler og med en ansvarlig holdning innenfor områder som ikke er lovregulert (bedriften ma opptre med en etisk og moralsk bevissthet). Det overordnete målet for bedriftene i dag er derfor å sikre en tilfredsstillende lønnsomhet innenfor rammene av • gjeldende lovverk • inngåtte avtaler • etiske normer som gjelder i samfunnet

Lovregel

Regel fastsatt gjennom lovverket. Dersom vi bryter en rettsregel, har samfunnet sanksjons­ muligheter gjennom rettsapparatet overfor slike brudd.

Avtalt forpliktelse

Regel som vi er forpliktet til å følge - enten fordi vi selv har avtalt å følge regelen, eller fordi vi er medlem av organisasjoner eller samfunn som har avtalt felles spilleregler på vegne av sine medlemmer/innbyggere.

Etisk norm

Et sett normer for hva vi oppfatter som etisk forsvarlig og sømmelig i samfunnet. Bryter vi en etisk norm, har myndighetene ingen sanksjons­ midler. Det er bare vår egen samvittighet som avgjør hva hver av oss oppfatter som etisk for­ kastelig eller forsvarlig. Ulike samfunnsgrupper kan reagere sterkt dersom vi støter an mot de etiske normene som gjelder i samfunnet eller i samfunnsgruppa deres.

Jf

,

T Kjenner du forretnings* ideentilenvirksomhet

etikk morallære

Skal du kunne styre bedriften mot lønnsomhetsmålet innenfor rammene av lovverket, inngåtte avtaler og innenfor de etiske normene som gjelder, må du ha kunnskaper om regelverkene i samfunnet.

13

ØKONOMISTYRING

HHRSHHHHHHHhHI Virksomhetens strategi

Kjenner du et eller flere overordnete mål foren virksomhet?

Virksomhetens strategi er den måten virksomheten ordner aktivitetene sine på for å nå de målene som er satt. Virksomheter uten forretningsidé, med en tilhørende strategi der hovedrammene for produksjon, markedsføring/salg og finansiering er fastlagt, kan fort få problemer ved at de sprer virksomheten på for mange områder. Resultatet kan lett bli at bedriften mister kontrollen med sin egen utvikling.

Systematiske og målrettete arbeidsmetoder på alle nivåer i bedriften Økt spesialisering og økt konkurranse på alle nivåer i samfunnet, også innenfor arbeidslivet, gjør det nødvendig å arbeide systematisk og målrettet. Alle bedrifter har behov for å arbeide systematisk og målrettet innenfor disse områdene: • økonomistyring • ledelse • markedsføring og salg • kvalitetssikring (produkt- og tjenestekvalitet, helse, miljø og sikkerhet) Det nytter lite å ha gode metoder for økonomistyring og markedsføring der­ som ikke medarbeiderne i bedriften er i stand til å arbeide mot disse målene innenfor fastsatte rammer. Medarbeiderne må læres opp i oppgavene sine, de må motiveres og læres til å samhandle i retning mot målene. Til hjelp i dette arbeidet tar bedriftene i bruk en lang rekke metoder og teknikker som vi kommer inn på etter hvert. Bedrifter som arbeider systematisk og målrettet gjennom hele bedriftsorganisasjonen, opparbeider seg gradvis konkurranse­ fortrinn i forhold til konkurrentene. I tillegg fører de systematiske arbeidsmetodene til at bedriften skaffer seg et godt grunnlag for å kunne ta beslutninger. Det er viktig raskest mulig å ta de riktige beslutningene med utgangspunkt i best mulig kjennskap til de nær­ værende forhold og de konsekvensene våre beslutninger vil få for omgivelsene og for oss selv. Dette er arbeidsmetodikk du kan ha nytte av i alle tre fag.

14

• •

Beslutningsprosessen o

A ta beslutninger er å velge mellom alternativer. Hver dag tar vi beslutninger både privat og i arbeidslivet. Noen beslutninger tar vi nærmest automatisk, basert på skjønn og tidligere erfaring. Disse beslutningene har ikke de helt store konsekvenser for oss eller andre. Når vi tar beslutninger som kan få større betydning og konsekvenser, og som berører flere, går vi gjerne mer analytisk til verks: vi kartlegger, analyserer og vurderer. Det tas beslutninger på alle nivåer i organisasjonen. De individuelle beslutningene vi tar, skal prinsipielt være klarlagt ut fra ansvars- og myndig­ hetsområde som framgår av stillingsbeskrivelsen. For å ta individuelle beslutninger på en god måte må disse betingelsene være oppfylt: • Mål og krav må være klart definert og kjent for den enkelte medarbeider • Beslutningstakeren må ha nødvendig kunnskap og være kvalifisert til å finne en løsning • Den som tar beslutningen, må kunne se resultatet av beslutningen

Enhver beslutning fører til et tiltak, og derfor er det beslutningene som fører oss videre. Ledere og medarbeidere må innse nødvendigheten av å ta beslut­ ninger. Alle beslutninger bør ta utgangspunkt i bedriftens mål, slik at vi alle kan arbeide sammen for å nå målene. Strategiske og taktiske beslutninger blir tatt av toppledelsen, gjerne etter omfattende kartlegging og analyser, og disse beslutningene ender opp i strategiske og taktiske planer. Planlegging på ulike

■ Det er beslutningene som føreross videre

• •

15

ØKONOMISTYRING nivåer blir tatt opp seinere, men disse planene må være kunngjort for og akseptert av alle for at beslutningene skal være i samsvar med planene. Det gjør at vi kan trekke i samme retning. Såkalt rasjonelle beslutninger, for eksempel den beste økonomiske løsningen, kan i praksis sjelden bli helt objektive og rettferdige. For det første må vi ta hensyn til mer enn økonomi. For det andre innebærer det å ta en beslutning et valg som påvirker framtida. Du vil nok helst føle at du velger den beste løsningen etter omstendighetene, men det vil alltid være usikkerhet og risiko knyttet til beslutninger. Det gjelder tross alt framtida.

Beslutningssystemet må ta sikte på å få fram gode nok løsninger. Jo større konsekvenser en beslutning innebærer, desto mer forarbeid i form av kart­ legging og analyser bør gjøres. Slike avgjørende beslutninger blir oftest tatt i samarbeid med involverte parter. Både når det gjelder beslutninger som tas individuelt og i grupper, fins det flere modeller og teknikker som kan hjelpe oss til å ta bedre beslutninger. En svært enkel teknikk er å drøfte for og imot. Det vil si at vi på den ene sida lister opp alt som er av fordeler ved det valget vi skal gjøre, og på den andre sida lister opp alt som taler imot dette valget. Når vi så oppsummerer for og imot, blir problemet klarlagt, og det er lettere å ta en avgjørelse.

Beslutninger og problemløsing

f Hvordan har • medarbeiderne reagert når du hartatt beslutninger?

Det er ikke alltid like lett å ta beslutninger. Bare det å være den første som sier at en må komme i gang etter en pause, kan være problematisk. Vi blir sittende og vente på at en eller annen skal ta en beslutning. Det initiativet vedkommende har, setter i gang et tiltak eller en handling. Det er nødvendig at alle tar beslutninger innenfor sitt ansvarsområde. Nødvendige beslutninger er • å starte tiltak/handling • å bruke ressursene målrettet • å korrigere avvik

Å korrigere avvik må nødvendigvis føre til et tiltak. I motsatt fall fortsetter jo «galskapen». Du fortsetter ikke produksjonen dersom maskinen spytter ut deler langt utenfor toleransegrensene. Som arbeidsleder gjør du vel noe dersom en medarbeider alltid sluntrer unna, eller når noen ikke bruker påbudt verneutstyr. Er du ansvarlig for framdriftsplanen eller budsjettet, setter du i gang tiltak når det er avvik fra planen. 16

• •

INNLEDNINi

Beslutninger i forbindelse med avvik kaller vi ofte problemløsing. Beslutnings­ prosessen dreier seg om en søke- og utvelgingsprosess mellom problemer, handlingsalternativer og antatte konsekvenser. Ved problemløsing ønsker vi å løse problemet en gang for alle. Underveis fatter vi en rekke beslutninger uten at selve problemet egentlig er løst, men disse beslutningene fører til at vi må ta nye beslutninger for å prøve å løse problemet. Det kan derfor være nyttig å bruke en problemløsingsmodell for å forklare hvordan vi kan ta beslutninger på en analytisk måte. Ordet problemløsing har for mange en negativ klang. På samme måte som det er nødvendig å ta beslutninger for å nå sine mål, er det like nødvendig at vi gjør noe med de uønskete avvikene. Ikke bare bedrer konkurranseevnen seg når vi reduserer visse avvik, men avviksreduksj oner kan så avgj ort også bedre arbeidsforholdene.

f

Problemløsingerett

• trinn påveien mot bedre arbeidsforhold

Figur 1.1 Problemløsingsmodellen • •

17

Problemløsingsmodellen kan brukes i de fleste sammenhenger når det gjelder å løse problemer og ta beslutninger. Modellen kan brukes individuelt og i gruppesammenheng. Til prosjektarbeid er modellen mye brukt, men forut­ setningen er da at alle gruppemedlemmene kjenner framgangsmåten. I tillegg til modellen er det utarbeidet en rekke verktøy eller teknikker som hjelper oss til å være kreative og kunne enes om valg og beslutninger. En fordel ved å bruke modellen er også at det blir lettere å grunngi valgene. I problemfasen må vi ta stilling til om det faktisk er et så stort gap mellom nåsituasjon og ønsket situasjon at vi ønsker å sette i gang tiltak. Ofte er det slik at vi har flere problemer som må løses, og da må vi selvsagt prioritere hvilket vi skal sette i gang med først. Denne stillingtakingen er det også gunstig å bruke individuelt i arbeidssituasjonen. Tenker vi oss en arbeidsleder som har et «problem» med en medarbeider, må arbeidslederen ta stilling til om han vil gjøre noe med saken eller ikke.

Det er opplagt at vi må finne årsaken til problemet før vi greier å finne en løsning. Likevel er vi ofte så ivrige at vi går direkte på løsningen, og dessuten har vi jo så liten tid at vi ikke rekker å bruke sunn fornuft. Arbeidslederen som har et problem med medarbeideren, refser ikke personen før han kjenner årsaken. I alle fall burde ikke arbeidslederen gjøre det. I denne fasen som ellers er det viktig at vi får fakta på bordet før vi tar en beslutning. Et utmerket verktøy i denne fasen er å spørre seg selv hvorfor så mange ganger som nødvendig for å komme fram til den virkelige årsaken. Når vi har funnet årsaken til problemet, vurderer vi ulike tiltak som kan løse problemet. Når arbeidslederen i dette eksemplet får vite årsaken til medarbeiderens problem, er det kanskje bare en bagatell å bli enig om hva som skal gjøres.

V Hvorforerkontroll • såviktig?

I siste fase tar vi en beslutning om hva vi vil gjøre, og setter tiltaket ut i livet. Men problemet er for all del ikke nødvendigvis løst. Vi må undersøke at løsningen fungerer som planlagt. Å vurdere om tiltaket vi har satt i verk, fungerer i praksis, er det viktigste av alt. Hvor flinke er vi til å evaluere et møte? Er vi etter møtet frustrerte og sier at det var bortkastet tid? Noen ganger kan det nok være slik. Da er det viktig at vi gjør noe med det, for ellers blir det med stor sannsynlighet bortkastet tid neste gang også.

18

• •

INNLEDNING

Figur 1.2 Flytskjema er en måte å beskrive arbeidsprosesser på

Prosjektarbeid som arbeidsmetode På en arbeidsplass benyttes ofte prosjekter til problemløsing og oppgaver som ikke har med den daglige drift å gjøre. I prosjekt og gruppearbeid er sam­ arbeid et nøkkelord siden dette arbeidet ofte foregår på tvers av linjer og fag. Team- eller gruppeorganisering er blitt vanlig. I tillegg er det oftere enn tidligere et utstrakt samarbeid mellom leverandørene i verdikjeden. Det inngås partnerskap mellom kunde og leverandør.

Som arbeidsmetode i ledelsesfagene anbefaler vi bruk av gruppe- og prosjekt­ arbeid. Det er to grunner til dette. For det første tror vi slike metoder letter innlæringen, og for det andre er det viktig å innøve en arbeidsmetode som er vanlig i næringslivet. På de to neste sidene har vi forsøkt å antyde hvordan man systematisk kan arbeide med problemløsing i en prosjektgruppe. I tillegg har vi vist til en rekke hjelpemidler eller verktøy som kan benyttes. Hvis du ikke er kjent med en slik eller tilsvarende systematisk arbeidsmetode anbefaler vi at du skaffer deg ytterligere litteratur om emnet. Det finnes bøker både om prosjektarbeid og alle verktøyene du kan bruke. • •

19

PROSJEKT SOM ARBEIDSMETODE Med et prosjekt mener vi en engangsoppgave hvor en gruppe samarbeider for å nå et mål i løpet av en periode. Et hvert prosjekt må planlegges, organiseres og styres!

PROBLEMLØSNINGSMODELLEN (PLM) Bruk en systematisk arbeidsmetode. Bli enige om arbeidsform. Hjelpemidler/ verktøy

Definerer problemet

Mål ✓Ønsket situasjon

\G AP

' Nåsituasjon

Finn og analyser grunnleggende årsaker

Finn alternative tiltak/løsninger

Planlegging og gjennomføring

Resultat­ vurdering

Oppgaven og målet må klart formuleres. Betydningen av en klar oppgaveformulering kan ikke overdrives. Bruk tid på å bli enige det sparer tid, frustrasjon og penger senere. Det er absolutt nødvendig at alle prosjektdeltakere, oppdragsgivere og veiledere har en entydig oppfatning av oppgaveformulering og mål.

• • • • •

Datainnsamling Kartlegging Registrering Flytskjema Måling

• Idedugnad Ved problemorienterte prosjekter må vi alltid finne mulige årsaker til • Årsaks/virkningsproblemet. Ved avvik fra framdriftsplan må vi finne årsaken til av­ diagram viket så vi kan unngå samme problem igjen. Finn alltid de grunn• Spørreskjema legende årsaker før tiltak iverksettes. • Intervju • Histogram • Paretodiagram Som regel finnes flere alternative løsninger. Still spørsmålene: Hva kan vi gjøre? Hva velger vi å gjøre? Å ha vurdert flere tiltak og begrunnet valg av et alternativ gir større tiltro til prosjektet. Analyser ideene som kom fram på idedugnaden.

• • • •

«Hvorfor-Hvorfor» For/mot analyse Pay-Back Framdriftsplaner

• Ansvarsplaner Vurder hvilke konsekvenser løsningen vil medføre før gjennom­ • Milepæler føring. Planlegg ressursbehov, mennesker, materiell, utstyr, lokaler, tid og penger. Sett delmål. Registrer avvik.

Er målene nådd? Sjekk mot oppgaveformulering og mål. Vurder selve prosjektprosessen. Gi anbefalinger om videre oppfølging.

• Dokumenter resultater før og etter • Tabeller

Organisering. Det bør alltid være en prosjektleder eller prosjektkoordinator. Det anbefales bruk av samarbeidsavtaler. Prosjektdeltakerne enes om hvordan beslutninger skal fattes, konflikter skal løses og konsekvensene av om deltakere ikke utfører sine oppdrag eller på annen måte ikke følger opp. Gruppen enes om arbeidsmetode. plan

Rapportering. Sett opp plan som viser når og hvordan det skal rapporteres til oppdragsgiver/veilder. Styring. Avvik fra planen må registreres både når det gjelder tid, utførelse og kvalitet. Når avvik registreres skal det iverksettes tiltak for å sikre framdrift og kvalitet. CHECK

20 • •

Bruk av framdriftsplan anbefales Aktivitet/oppgave

Start

Slutt

Ansvar

Utført/endring/merknad

Ved større prosjekter kan milepælplanlegging anbefales. Det kan være vanskelig å få full oversikt i et Gannt-diagram slik fram­ driftsplanen er vist. Framdriftsplanen kan imidlertid være utgangspunkt for en grafisk framstilling, en såkalt nettverksplanlegging.

Ved å angi hvor lang tid en aktivitet tar, og hvordan aktivitetene avhenger av hverandre, kan vi finne korteste tid prosjektet kan gjennomføres på. Metoden har på engelsk fått navnet «Critical Path Method», CPM.

Prosjektavslutning og presentasjon Et hvert prosjekt bør avsluttes med en prosjektrapport. Rapporten dokumenterer arbeidet og resultatet. Rapporten kan med fordel bygges opp som en historie, der den trinnvise prosessen skinner igjennom, og resultatene kan presenteres med grafiske framstillinger og tabeller. Dokumentasjonen må være enkel og lettfattelig for • å få fram hovedpoenger og resultater • å demonstrere en systematisk arbeidsmetode Ønsket er at prosjektgruppens forslag skal vinne gjennomslag, gi anbefalinger til videre arbeid og vise vei for nye prosjektgrupper.

Innledning • • • •

Start med bakgrunnen for prosjektet og forklar hvorfor prosjektet ble igangsatt. Skriv inn oppgaveformulering og mål. Forklar hvilken arbeidsmetode som ble brukt, beskriv hvilke avgrensinger som ble gjort og hvordan rapporten er bygget opp. Avslutt innledningen med en kort konklusjon av prosjektarbeidet.

Hovedinnhold Her forteller dere historien om hvordan dere løste oppgaven. Husk å dokumentere de valg og beslutninger som ble tatt. Vis alternativer som ble diskutert. Vis resultater av målinger og undersøkelser som ble gjort.

Konklusjon og videre anbefaling Avslutt rapporten med en konklusjon og eventuelt videre anbefalinger. Et prosjekt skal gjerne lede til endret praksis. Dette kan kreve alt fra en enkelt beskrivelse av nye rutiner, til en omfattende systembeskrivelse med opplæringstiltak og prosedyrer.

Prosjektarbeid = samarbeid Alle kan bidra hvis gruppearbeidet systematiseres og en enes om metode. Ved samarbeid i grupper vil en kunne: utnytte kunnskap, erfaring og kreativitet til mange personer samtidig, utvikle samarbeid og fremme læring. La alle deltakerene slippe til. Lytt til dine meddeltakere!

• •

21

ØKONOMISTYRING

1.

JL9 Hva er økonomistyring? Mål for kapitlet Når du har lest dette kapitlet, skal du

• ha kjennskap til planer og mål på ulike nivåer i en bedrift og kunne ta hensyn til usikkerhet ved beslutninger

• kunne gjøre rede for verdikretsløpet i ulike bedrifter

Økonomiske begreper Økonomi har sitt eget språk, med begreper som har presis betydning. I en innføringsfase kan økonomi virke vanskelig. En vanlig oppfatning er at dette for en stor del skyldes «det økonomiske fagspråket».

Overskudd, avkastning og lønnsomhet Økonomiforståelse åpner med å akseptere at alle bedrifter over en viss tid må opparbeide et overskudd. Bedriftens regnskap viser den økonomiske situasjonen på et visst tidspunkt, og hva som har skjedd økonomisk i en bestemt periode. Bedriftens resultat framkommer slik: inntekter - kostnader = resultat

22

• •

Dersom inntektene er større enn kostnadene, viser resultatet et overskudd. I motsatt fall får vi et underskudd. For bedriften er det viktig med overskudd, fordi det utgjør en kapitalinnsprøyting i virksomheten. Kapitalen kan da brukes til nødvendige nyinvesteringer og til å bygge opp reserver som kan nyttes i dårligere tider.

Overskuddet viser hva eierne får igjen for å drive virksomheten. Dersom eierne kunne få mer igjen for de investerte pengene ved å sette dem i banken eller ved å kjøpe aksjer i andre selskaper, ville det være mer lønnsomt å omplassere kapitalen enn å fortsette egen virksomhet. Bedriftens avkastning/lønnsomhet kan regnes ut i prosent:

A f

Både overskudd • °E avkastning er nø^ven^8

avkastning i prosent = 77—■_—7 -100 % investert kapital Eierne legger ikke ned virksomheten bare fordi de ikke er fornøyd med avkastningen et år. De tar selvsagt hensyn til hvordan avkastningen har vært tidligere, og til hva en kan vente seg av virksomheten framover. Eierne må investere penger i virksomheten. Den kapitalen eierne har investert består av egne penger og utstyr, i tillegg til opparbeidet overskudd. Dessuten har virksomheten lånt penger, det vil si at den har opparbeidet seg gjeld. Når vi skal sette mål for lønnsomheten, må vi ta i betrakting at det ved enhver investering alltid er en risiko. Det gjelder enten vi investerer i ny virksomhet eller i en ny maskin. Det er ikke sikkert at det er lønnsomt for eierne å plassere pengene i bedriften. Eierne skal ha avkastning både på det de selv direkte har skutt inn i virksomheten, og på lånekapitalen. Går det riktig ille, kan de tape alt.

Vi må alltid huske på at det er en usikkerhet knyttet til investeringer. Skal vi sette krav til virksomhetens lønnsomhet, bør vi derfor sette krav som i alle fall ligger høyere enn vanlig bankrente.

Likviditet Et overskudd må ikke forveksles med det å ha penger til disposisjon, altså at bedriften har likvide midler. Med likviditet mener vi betalingsevne på kort sikt, det å ha penger til å betale sine løpende forpliktelser.

Harduhattet • likviditetsproblem?

• •

23

Likviditet^ betalingsevne på kortsikt

likviditet = innbetalinger — utbetalinger

Forskjellen på inntekter og innbetalinger kan illustreres ved at du en måned har en lønnsinntekt på 20 000 kr, mens innbetalingen på kontoen din bare er 14 000 kr. Differansen er den skatten og eventuelt fagforeningskontingenten som bedriften har trukket fra. Bedriftens utbetaling blir 20 000 kr, der 14 000 kr betales ut til deg, 5700 kr til skattemyndighetene og 300 kr til fagforeningen. Et annet eksempel er når bedriften selger på kreditt. Salgsinn­ tektene i en periode kan være store, men innbetalingene mindre. Det kan føre til at en virksomhet som i perioder har store overskudd, likevel kan ha likviditets problemer som gjør det vanskelig for bedriften å betale regningene sine.

Soliditet

Soliditet= betalingsevne påsikt

Hvamenerdu • kjennetegneren solid bedrift?

Et overordnet økonomisk mål som alle bedrifter strever mot, er å oppnå en tilfredsstillende egenkapitalandel. Den kapitalen bedriften selv har skaffet til veie, kaller vi egenkapital, mens lånt kapital er fremmedkapital. Summen av egenkapital og fremmedkapital kaller vi totalkapital. Hvor stor egen­ kapitalen er i forhold til totalkapitalen, er et mål på hvor solid bedriften er, eller hvor god betalingsevnen er på lang sikt. , . , egenkapital o/ egenkapitalprosent —----- n:T -100 /o & r totalkapital

Hva er hensikten med økonomisk styring? De fleste har forståelse for at økonomistyring er viktig. Dersom vi eller bedriften vi jobber i, ikke har orden på økonomien, kan det oppstå problemer. Kanskje får bedriften betalingsproblemer som kan ende med konkurs, eller kanskje kaster virksomheten så lite av seg at eierne ikke lenger er interesserte i videre drift.

Alle virksomheter må ha en eller annen form for økonomisk styring. En forutsetning for å kunne styre er at vi har mål. I næringsvirksomheter er overskudd et ønsket økonomisk mål. Andre mål kan være lave kostnader eller at produksjon og tjenester blir utført billigst mulig. 24

• •

HVA ER ØKONOMISTYRING?

Læren om bedriftsøkonomi handler om økonomi og økonomistyring internt i hver bedrift. En kort argumentasjon for at bedriftsøkonomisk kompetanse er viktig, kan være å vise til de vanligste årsakene til konkurser.

Vanlige årsaker til konkurser • Volumsyke. Økt salg er i seg selv ikke et mål. Det økte salget fører til økte kostnader og økt kapitalbehov. • For dårlige kostnadskalkyler. Ofte blir ikke alle kostnadene ved en ordre eller et produkt tatt med i kalkylene. Slike «glemte» kostnader skyldes for eksempel forsinkelser i råvareleveransene, sykefravær, selve anbudsberegningen eller uforutsett prisstigning. • For dårlig likviditetsstyring. Å ha god lønnsomhet på produktene sine (godt resultat) er ikke det samme som å ha penger til å betale sine løpende forpliktelser (likviditet). inntekter — kostnader = resultat (lønnsomhet) innbetalinger — utbetalinger = likviditet (betalingsevne)

• Informasjonen i regnskapet blir ikke utnyttet godt nok

• • 25

ØKONOMISTYRING Bedrifter er pålagt å føre et mer eller mindre omfattende regnskap. En av årsakene til dette er at regnskapet er grunnlaget for skatteberegningen. Samtidig skal bedriften gjennom regnskapet holde styr på lønnsutbetalinger og skattetrekk til sine ansatte. I tillegg er staten interessert i størrelsen på omsetningen (og varekjøpet) på grunn av merverdiavgiften.

Hvorfor er de fleste • virksomheter pålagt å fø re et finansregnskap ?

Det lovpålagte regnskapet skal føres på en bestemt måte, og vi kaller dette regnskapet for finansregnskapet eller eksternregnskapet. Det gir en oversikt over bedriftens inntekter og kostnader i en periode (resultatregnskapet), i tillegg til en oppstilling av bedriftens eiendeler, gjeld og egenkapital (balanseregnskapet).

Et fullstendig finansregnskap består av fire deler:

1 Balansen - en tallmessig oversikt over bedriftens eiendeler på et bestemt tidspunkt, og hvordan eiendelene er finansiert 2 Resultatregnskapet - en oppstilling som viser hva bedriften har tjent eller tapt i en periode 3 Kontantstrømanalysen - en oversikt over bedriftens innbetalinger og utbetalinger i en periode 4 Noter til regnskapet - nødvendige tilleggsopplysninger for å kunne vurdere regnskapet

Det er altså flere formål med regnskapsføringen. Stikkordmessig kan vi oppsummere disse momentene: • Rapportering av den økonomiske virksomheten i regnskapsperioden • Grunnlag for budsjettering • Grunnlag for kalkulasjon • Informasjon om fordringer og gjeld • Grunnlag for beregning av skatter og avgifter • Grunnlag for å ta beslutninger

26

• •

HVA ER ØKONOMISTYRING?

Regnskapet gir med andre ord bedriften en mulighet til kontroll og økonomisk styring. For å få fram det riktige resultatet er det viktig å måle inntekter og kostnader korrekt. Skal vi kunne drive en virksomhet med god økonomistyring, må vi ha økonomisk innsikt. For å oppnå slik innsikt må vi lære oss økonomiske teorier, teknikker og prinsipper. Økonomiske begreper er svært viktige for å kunne forstå økonomi og økonomistyring. Først må vi altså forstå språket, deretter kan vi lære faget.

Økt behov for økonomistyring Generelt avhenger behovet for styring av to forhold. Det ene er hvilke mulig­ heter vi har til å endre de prosessene som foregår internt i bedriften, det andre er de faktorene som påvirker bedriften eksternt (rammebetingelsene). At behovet for endringer og tilpasninger av organisasjonen i dag er større enn tidligere, skyldes i stor grad endringer i rammebetingelsene.

Hvordan styrer du • økonomien din?

I dag har vi • omfattende teknologisk utvikling • raske og store endringer i markedssituasjonen • økende konkurranse • stadig kortere levetid for produktene • økte miljøkrav og andre samfunnskrav Raskere teknologisk utvikling skaper behov for forbedringer av eksisterende produkter, men også for helt nye produkter. Dermed blir levetida for produktene redusert. Den bedriften som ikke evner å tilpasse og fornye produkttilbudet sitt, vil få store problemer i et marked som stadig blir mer konkurranseutsatt. Den teknologiske utviklingen påvirker på samme måte produksjons­ prosessen. Ny teknologi og nye metoder gjør dagens produksjonsmetode og maskiner umoderne. Hyppigere og mer omfattende nyinvesteringer blir nødvendig for å opprettholde konkurranseevnen. Behovet for forskning og utvikling øker.

• •

27

ØKONOMISTYRING

Kostnader og lønnsomhet Å drive lønnsomt er grunnprinsippet for en organisasjon. En nærings­ virksomhet må alltid prise sine varer og tjenester, den må ta hensyn til hva kunden er villig til å betale, og den må på forhånd beregne hva det koster å produsere og levere.

Å kalkulere et produkt eller et arbeid vil si at en på forhånd finner ut hva utførelsen av arbeidet vil koste.

f kalkulere •

beregne

I en kalkulasjon må vi ta med de kostnadene som vi antar direkte går med til å utføre arbeidet, for eksempel materialforbruk og lønn til operatøren, men også de indirekte kostnadene som arbeidet må være med på å dekke inn, for eksempel administrasjon og husleiekostnader.

Kalkulerer vi med for høye kostnader, kan vi risikere å miste salg fordi prisen blir for høy. Eller vi kan risikere at arbeidet ikke kommer i gang fordi ledelsen ikke aksepterer at prosjektet blir gjennomført. Kalkulerer vi med for lave kostnader, risikerer vi å tape penger når vi effektuerer ordren.

f Hvorforer • kalkulasjon viktig?

Kalkulasjon fører til at vi må ta en rekke beslutninger. Vi må velge mellom ulike maskiner og materialtyper, vi må velge mellom måter å organisere og tilrettelegge arbeidet på. Hvor mange timer går med til arbeidet? Hvor høy lønn skal operatøren ha? Det at vi skal beregne framtidige kostnader og inntekter, skaper ytterligere problemer ved kalkulasjon. Hvor stor blir prisstigningen på materialene? Hva blir renten om to år, og hvordan går lønnsforhandlingene? Hvilken pris skal vi sette?

Kalkulasjoner må basere seg på innsamling av data og tidligere erfaring. Innkjøp av materialer, utstyr og maskiner kan undersøkes direkte hos alternative leverandører. Gjelder det innkjøp som først skjer om en tid, må vi innhente opplysninger om forventet prisstigning og legge det inn i kalkulasjonen. Når det gjelder utførelsen av arbeidet, kan vi beregne material- og time­ forbruket ut fra tegninger og beskrivelser. Men disse opplysningene må vi oftest kombinere med egen eller andres erfaring, for å få et så riktig grunnlag

28

• •

HVA ER ØKONOMISTYRING?

for kalkulasjonen som mulig. Fra bedriftens regnskap kan vi hente nyttig informasjon til hjelp i kalkulasjonsarbeidet, og erfaring får vi ved å gjennomføre etterkalkulasjoner.

Et arbeid må kalkuleres både før og etter at arbeidet er utført: • Forhåndskalkulasjon skjer i forkant av en ordre eller før arbeidet blir satt i gang. • Etterkalkulasjon skjer når arbeidet er ferdig. Etterkalkulasjonen viser om arbeidet har gitt fortjeneste eller tap. Det er gjennom etterkalkula­ sjoner at vi får erfaringer som gjør oss bedre til å kalkulere neste gang. Mottakskontroll og registrering av avvik ved leveranser er en nødvendig del av økonomisk styring. Mange bedrifter har spart store beløp på at de har hatt et system der mottatte leveranser blir kontrollert mot hva som virkelig er bestilt, og at feilleveranser blir registrert. Disse registreringene må gjelde det enkelte prosjekt, så lenge en seinere skal belaste prosjektet for virkelig forbruk av materialer og korrekt antall timer.

Økonomistyring og verdiskaping Faget økonomistyring griper inn i og har betydning for stort sett alt vi gjør i en virksomhet - hvordan vi organiserer, leder, produserer og tilrettelegger markedsføring og salg. Økonomifunksjonen har derfor fått en sentral plass i organisasjonen. Oppgaven er å styre utviklingen gjennom å styre beslutninger og aktiviteter slik at virksomheten oppnår best mulig økonomi og dermed tilfredsstillende lønnsomhet.

budsjett

Aktuelle virkemidler: • Planlegging (budsjettering) • Kontroll (regnskapstallene gjør det mulig å sammenlikne med det planlagte) • Analyser og kalkulasjoner (som gir grunnlag for beslutninger) Alle virksomheter ønsker å overleve. Med det mener vi at virksomheten skal eksistere i framtida, med andre ord at vi ønsker oss en solid og varig arbeids­ plass i lang tid framover. For en næringsvirksomhet innebærer det at vi må skape en lønnsom drift og et overskudd. Det vi gjør, må ha en viss verdi, og kundene våre må være villige til å betale for de produktene og tjenestene vi tilbyr.

• •

29

Figur 2.1 Modell for verdiskaping I utgangspunktet er det altså kunden som vurderer verdien av produksjonen vår, og som avgjør hvor mye han vil betale for våre produkter og tjenester. Samtidig må vi tilpasse produksjonen slik at kunden ønsker de verdiene vi skaper. Dette prinsippet innebærer at verdiskaping også er viktig i virksom­ heter som ikke har overskudd som mål, for eksempel i det offentlige eller i ideelle organisasjoner og foreninger. Dersom makthaverne i en av disse organisasjonene mener at ressursene i organisasjonen kan nyttes bedre på et annet sted for å oppnå større verdiskaping, kan de vurdere reduksjon eller nedlegging av virksomheten. Skolevirksomhet kan for eksempel reduseres eller legges ned for å overføre kapital og ressurser til sosial- og helseetatene.

Erdinekunder fornøyd • med det du leverer ?

Hvordan virksomheten er organisert, påvirker lønnsomheten og konkur­ ranseevnen. Hvor mange som arbeider på hvert nivå og i hver avdeling, har betydning for lønnsomheten. Likeens har det selvsagt betydning hvor effektiv den enkelte medarbeider er. 30 • •

HVA ER ØKONOMISTYRING?

Kapitalbehov Det trengs penger for å etablere en virksomhet, og det trengs penger for å drive en virksomhet. Økonomistyring handler også om å skaffe nødvendig kapital. Skal vi etablere en ny virksomhet, må vi investere i lokaler/bygninger, inventar, utstyr, maskiner og en rekke andre ting som er nødvendig for å holde driften i gang. Dette kan vi kalle varige driftsmidler. Driftsmidlene taper etter hvert verdi, de blir slitt eller umoderne, og vi må investere på nytt. Kapital til varige driftsmidler kaller vi anleggskapital. Vi trenger også penger til selve driften, altså driftskapital. For å forklare hva vi mener med driftskapital, kan vi se nærmere på hva som skjer i en produk­ sjonsbedrift fra det tidspunktet vi kjøper inn råvarer, til vi får penger for ferdigvarene fra kundene. Kjøp

. Kredittid til

Utbetaling

Hvorfor er det så • viktigå ha tilstrekkelig driftskapital?

Innbetaling

.

Lagringstid

—Kredittid til kunder —>

Bedriften har behov for kapital for å kunne kjøpe varer til et råvarelager. Det kan nemlig gå lang tid før utestående fordringer fra kundene forfaller. I mellomtida har bedriften behov for kapital til å betale lønninger og annet (jf. det vi har skrevet om likviditet).

Økonomistyring på alle nivåer I innledningskapitlet har vi understreket betydningen av at en organisasjon legger opp til en systematisk arbeidsmåte, og at alle samarbeider mot felles mål. Målstyring er viktig i alle virksomheter. Først setter virksomheten noen hovedmål, deretter blir hovedmålene brutt ned til delmål. Ut fra målene planlegger bedriften aktiviteter for hva den skal gjøre for å nå målene.

Vi kan dele målstyring i fem faser: • Formulering av forretningsidé • Formulering av hovedmål • Utforming av strategi, det vil si planer for å nå hovedmålene • Taktisk planlegging, det vil si planer for å fordele tilgjenglige ressurser slik at en kan nå hovedmålene (også kalt ressursplanlegging) • Operative planer for å nå kortsiktige mål, for eksempel arbeidsmål for uker eller dager

• •

31

ØKONOMISTYRING

Figur 2.2 Strategisk planlegging

For å nå hovedmålene utformer en først en strategi som viser hva en i hovedtrekk vil satse på framover. Planleggingen skal hjelpe oss til å redusere risikoen ved framtidige handlinger. Tidsperspektivet er gjerne fra to til fem år. God økonomi hjelper oss til å kunne sette i verk handlinger som vi mener er riktige for å nå hovedmålene. De beslutningene vi tar, får ikke bare økono-miske konsekvenser. Enhver be­ slutning må derfor ta hensyn til bedriftens fire hovedstrukturer: sosial, administrativ, teknisk og økonomisk struktur.

Figur 2.3 Bedriftens fire hovedstrukturer

32

• •

HVA ER ØKONOMISTYRING __________________________

Dernest setter vi opp handlingsplaner. Ut fra handlingsplanene prøver vi å beregne hvor mye aktivitetene vil koste. En slik økonomisk handlingsplan kaller vi et budsjett. Motsatsen er regnskapet, som viser hva vi virkelig har oppnådd i en tilbakelagt periode.

Budsjettet er en økonomisk plan (i kroner) for en framtidig periode. Regnskapet viser hva som faktisk har skjedd i perioden.

Figur 2.4 Sammenhengen mellom mål, strategi og budsjett Vi kan si at budsjettet på forhånd viser oss de forventede økonomiske konsekvensene av alternativene vi velger. Hva skjer med inntektene dersom vi bruker så mye penger på akkurat disse aktivitetene, og hvordan virker et slikt tenkt resultat inn på lønnsomheten? Budsjettet antyder også hvor stort kapitalbehov vi har i budsjettperioden. Har vi egentlig ressurser til å gjennomføre disse planene/aktivitetene? Et budsjett viser aldri hva som virkelig kommer til skje, men det er en kvalifisert spådom om hva vi venter skal skje. Først og fremst er budsjettet et utmerket styringsverktøy. Økonomisk planlegging må ta utgangspunkt i bedriftens planleggings­ systemer ellers. Derfor foregår den økonomiske planleggingen på flere nivåer. På neste side gir vi en oversikt over de tre vanligste nivåene.

Hardunoengang • hatt finansierings­ problemer ?

f

finansiering detåskaffepenger

• •

33

Det strategiske planet

Økonomisk planlegging dreier seg her i hovedsakom finansiering for å realisere virksomhetens forretningsidé. Det blir utarbeidet budsjetter for finansiering av • investeringer • finansiell eller økonomiskfleksibilitet • produkt-, markeds- ogorganisasjonsutvikling, produksjonssystemer, utstyrosv.

Det taktiske planet

Her blir det utarbeidet ulike årsbudsjetter. Disse budsjettene blir splittet på ulike avdelinger og prosjekter (blant annet markedsføring, salg og produksjon) som gjerne omfatter • • • • •

Det operative planet

resultatbudsjett investeringsbudsjett finansieringsbudsjett balansebudsjett (bl.a. soliditet) likviditetsbudsjett

Her planlegger en for kortere perioder. Inntekter og kostnader må kontrolleres og følges opp med nødvendige endringer. Her er det altså viktig å holde øye med • salgsinntekter • materialkostnader • produksjonskostnader

Usikkerhet i beslutningssituasjonen Utsagnet« Det er vanskelig å spå, særlig om framtida » er mye brukt, men ikke desto mindre sant. De aller fleste beslutninger innebærer risiko og usikkerhet. Usikkerheten kan knyttes til flere forhold. • For det første kan en bedrift vanskelig kartlegge alle forhold som har betydning, før den må ta en beslutning. • For det andre er det svært kostbart å undersøke alt, og i tillegg er det ikke alle forhold som er gitt for framtida.

Alt etter hvordan utviklingen ellers er, både med hensyn til generell økonom­ isk utvikling, folks endrete preferanser, politisk vilje og endringer av lover og forskrifter, blir framtida formet utenfor bedriftens kontroll. Det må bedriftene leve med. Særlig viktig er beslutninger som innebærer store investeringer, og der det kan ta lang tid før vi har tjent inn det investerte beløpet. Investeringer binder kapital og begrenser derfor bedriftens handlefrihet på lengre sikt. Usikker­ heten øker jo lenger inn i framtida vi beveger oss.

34 • •

HVA ER ØKONOMISTYRING?

Selv om vi må leve med usikkerhet, bør vi prøve å ta hensyn til både risiko og usikkerhet i de beregningene vi gjør. Det varierer i hvilken grad vi kan stole på innsamlete opplysninger om framtida. Vi snakker om ulike grader av usikkerhet. Ofte skiller vi mellom fire tilfeller: 1 Beslutning under sikkerhet 2 Beslutning under risiko 3 Beslutning under usikkerhet 4 Beslutning under uvisshet

Hvordan ville du vurdert • usikkerhet og risiko om du personlig skulle investerten million?

Ved full sikkerhet (1) har beslutningen bare ett mulig utfall. Ved risiko (2) har beslutningen flere mulige utfall. Antallet utfall er kjent, og det er mulig å beregne sannsynligheten for hvert utfall. For at en slik sannsynlighetsberegning skal være objektiv, må beregningene bygge på tidligere registrerte hendinger av tilsvarende karakter. Ved usikkerhet (3) har beslutningen flere mulige utfall. Antallet utfall er kjent, men det knytter seg usikkerhet til sannsynligheten for at de vil inntreffe. Ved uvisshet (4) har beslutningen mange utfall. Antallet utfall er ukjent, og i tillegg kjenner vi ikke sannsynligheten for at de vil inntreffe.

p = 0,2 (evt. 20 %)

p = 0,5 (evt. 50 %)

p = 0,3 (evt. 30 %)

Figur 2.5 Beslutningstreet illustrerer sannsynligheten for avkastning på en investering

Å gjøre sannsynlighetsberegninger kan være både komplisert og arbeids­ krevende. Investorer tar sjelden beslutninger bare på grunnlag av slike matematiske beregninger. I tillegg tar de hensyn til usikkerheten.

• •

35

Ved usikkerhet har en beslutning flere mulige utfall, men det er ikke mulig å beregne sannsynligheten for de aktuelle utfallene. Ofte har vi likevel en relativt klar formening om hvor sannsynlige de aktuelle utfallene er. Det er derfor mulig å utarbeide subjektive sannsynlighetsfordelinger. I fotballtipping bruker vi reint ubevisst slike subjektive sannsynlighetsfordelinger. Et eksempel kan være et tilfelle der det er 60 % sannsynlighet for hjemmeseier i kamp nummer tre.

De situasjonene vi møter i praksis, kan karakteriseres som usikre. Likevel har vi i de fleste tilfeller mer eller mindre tiltro til de mulige utfallene, slik at vi kan sette opp subjektive sannsynligheter. Praktisk økonomistyring innebærer at vi regner med ulike alternativer. Ikke bare vurderer vi lønnsomheten til hvert enkelt alternativ, men også risiko og usikkerhet ved de ulike alternativene.

Noen virksomheter utarbeider såkalte scenarier. Det vil si at en ser for seg ulike framtidssituasjoner. Dersom situasjonen blir slik vi tror, planlegger og gjennomfører vi tiltaket på en bestemt måte. Oppstår derimot en annen situasjon, gjør vi det på en annen måte.

Hva slags holdning beslutningstakeren har til risiko, er avgjørende for valget. Enkelte er mer villige til risiko enn andre. Noen har risikoaversjon og foretrekker det sikre. Er det stor risiko ved et prosjekt, må vi kunne regne med svært høy avkastning, men vi må også ta i betrakting at avkastningen kan bli svært lav. Jo høyere risikoen ved et prosjekt er, desto høyere må forventet avkastning være for at prosjektet skal være likeverdig med et sikrere prosjekt.

36 • •

________ HVA ER ØKONOMISTYRING?

Oppgaver Oppgave I

Forklar hva vi mener med overskudd og lønnsomhet. Oppgave 2

Hvorfor er det viktig at bedriften oppnår både tilstrekkelig overskudd og tilstrekkelig avkastning Oppgave 3

Nevn noen vanlige årsaker til konkurser. Oppgave 4

Prøv å forklare hva vi mener med verdiskaping. Oppgave 5

Forklar med ord hva vi mener med likviditet og soliditet. Oppgave 6

Hva mener vi med totalkapital? Oppgave 7

Hva mener vi med driftskapital? Oppgave 8

Gi noen eksempler på hvordan økonomistyring i praksis foregår på alle nivåer i en virksomhet. Oppgave 9

Hva mener vi med å ta hensyn til usikkerhet ved beslutninger? Oppgave 10

Sett opp en liste på minst seks punkter som viser hva økonomi­ styring er.

• •

37

ØKONOMISTYRING

3.

0 * 1

Regnskapet

Mål for kapitlet Når du har lest dette kapitlet, skal du • kunne føre og avslutte enkle regnskap • kunne forholde deg til sentrale lover, forskrifter og regnskapsstandard

Hvem har interesse av regnskapet? De fleste virksomheter har regnskapsplikt etter norsk lov. Regnskapet er ikke et ekstraarbeid og noe vi gjør for at myndighetene og andre skal kontrollere oss. Regnskapet er et nødvendig og effektivt verktøy til hjelp i økonomi­ styringen.

Det er virksomheten selv som har størst nytte av regnskapet. Et godt regn­ skapssystem letter faktisk arbeidet med å organisere, tilrettelegge og styre virksomheten. Det er en forutsetning at ledelsen forstår og kan analysere regnskapsresultatene. Ofte er det hensiktsmessig å sette bort selve regnskaps­ føringen. Likevel må ledelsen selv kunne lese og forstå regnskapstallene dersom den skal kunne utnytte tallene ved planlegging og budsjettering, slik at den kan ta beslutninger og styre virksomheten i riktig retning.

38

• •

Generelt kan vi si at regnskapet er et system for å kunne måle det økonomiske resultatet av aktiviteten i en organisasjon. Å kunne måle aktiviteten er grunnlaget for all styring, også internt i virksomheten. Regnskapsplikten fører til at vi må registrere regnskapsdata etter et spesielt system. Dataene må samles inn og presenteres på en ensartet og standardisert måte, noe som gjør at også utenforstående har mulighet til å vurdere virksomheten. Det er flere som er interessert i å kunne vurdere virksomhetene.

Hvorfor må finans­ regnskapet settes opp etter en standard?

Figur 3.1 Interessentmodellen

• Myndighetene må på en eller annen måte ha et grunnlag for å kunne kreve inn skatter og avgifter. Grunnlaget får myndighetene fra virksomhetenes årsregnskap. Årsregnskapet viser bedriftens inntekter,

kostnader, eiendeler og gjeld. Kort sagt viser årsregnskapet hva som har skjedd i virksomheten det siste året. Virksomheten skal betale skatt av overskuddet sitt. Men virksomheten er også ansvarlig for å betale skatten din til myndighetene. Du får ikke utbetalt bruttolønn, fra lønna er det trukket skatt. Bedriften betaler skattetrekket til myndighetene. Lønna utgjør også grunnlaget for hva bedriften må betale i arbeids­ giveravgift. Bedriftens regnskapssystem gjør det faktisk lettere for bedriften å regne ut skatter og avgifter, så vi kan derfor si at både bedriften og myndighetene har nytte av regnskapet. Når vi begynner å føre kassadagbok seinere i kapitlet, vil du se hvordan for eksempel føring av varesalg og varekjøp gir mulighet til å kontrollere merverdiavgiften.

• •

39

ØKONOMISTYRING • De ansatte har ifølge aksjelovene og tariffavtalene innsynsrett i bedriftens regnskap. Har du greie på regnskap, kan du til en viss grad bruke regnskapet til å vurdere om du har en solid arbeidsplass. Å kunne lese regnskapet til en bedrift er nyttig dersom du vurderer •

•

Har du hatt behov for å • kjennetil regnskapet til en bedrift?

• •

ansettelse hos en ny arbeidsgiver. Bedriftens långivere er interessert i å kunne vurdere en virksomhet økonomisk. De vil vurdere om virksomheten har mulighet til å betale lånet tilbake, og om virksomheten har verdier som setter den i stand til å stille sikkerhet. Men virksomheten har selv nytte av å presentere regnskapene sine for långiverne, og det er jo ofte en forutsetning for i det hele tatt å få lån. Ved å vise til god lønnsomhet og positiv utvikling får du tillit hos långiverne. Både kunder og leverandører er av avgjørende betydning for virksom­ heten, og tillit er et nøkkelord også her. Kunden er interessert i om bedriften er i stand til å levere varen og dermed utføre ordren. Ved anbud er det blant annet derfor ikke alltid den med lavest anbudspris som får jobben. Leverandørene vil i likhet med långiverne vurdere betalings­ evnen. Eiere og ledelse støtter seg til regnskapstallene når de utarbeider planer og budsjetter, før de tar avgjørende beslutninger. Andre som kan være interessert i regnskapet, er mulige investorer, arbeidstakerorganisasjonene, konkurrenter, folk som er bosatt i nærområdet, osv.

Bedriften er altså pålagt å føre et eksternregnskap. Eksternregnskapet skal gi informasjon til interessentene utenfor virksomheten og må strengt følge lover og regler. Dette regnskapet gir bare et grovt bilde av hva som har skjedd i virksomheten totalt sett. Eksternregnskapet kaller vi også finansregnskapet.

40 • •

Årsregnskapet - et eksternregnskap Med årsregnskapet mener vi det regnskapet som regnskapspliktige virksom­ heter hvert år må utarbeide ved regnskapsårets avslutning. Årsregnskapet skal inneholde • Resultatregnskap • Balanse • Kontantstrømanalyse (unntak for små foretak) • Noter til regnskapet • Revisjonsberetning (unntak for små foretak)

Større virksomheter utarbeider ofte mer omfattende årsregnskap med viktige nøkkeltall og grafiske framstillinger. Revisors beretning dokumenterer at god forretningsskikk er fulgt. Eventuelle mangler blir bemerket. Vi går derfor ut fra at årsregnskapet gir et så realistisk bilde som mulig av hva som har skjedd i virksomheten, og hva som er situasjonen ved årsslutt. Formålet med årsregnskapet er å vise • virksomhetens økonomiske resultat i regnskapsåret • den regnskapsmessige stillingen ved regnskapsårets avslutning

Inngående balanse

- viser hva vi har av eiendeler, egenkapital og gjeld ved årets start

Årets forretningstransaksjoner

- viser hvordan vi fører og grupperer alle økonomiske aktiviteter

Resultatregnskapet

- viser alle inntekter og kostnader, differansen viser resultatet

Utgående balanse

- viser hva vi har av eiendeler, egenkapital og gjeld ved årets slutt

Figur 3.2 Prinsippskisse for hvordan vi kommer fram til årsregnskapet

• •

41

Det er selve regnskapsføringen som danner grunnlaget for resultatregnskapet og den utgående balansen. Det er viktig å merke seg to av grunnprinsippene ved regnskapsføring: • Transaksjonsprinsippet innebærer at alle transaksjoner skal registreres. Transaksjon er et fellesbegrep på bedriftens økonomiske aktiviteter, for eksempel kjøp, salg, uttak fra lager, skattetrekk og overføring av penger fra kasse til bank. Det er nødvendig å registrere tidspunktet for transaksjonen. Vi registrerer når vi sender kunden faktura, vi venter ikke til kunden har betalt. Et bilag dokumenterer en transaksjon. • Forsiktighetsprinsippet innebærer at de verdiene som framkommer på grunnlag av registrerte data, må vurderes opp mot dagens forhold. Det er viktig når vi vurderer bedriftens eiendeler som varelager og maskiner. Regler for hvordan regnskapet skal føres, er nedfelt i lover. Aksjelovene, regnskapsloven og skatteloven har alle regler om hvordan årsregnskapet skal føres og settes opp. Å kjenne til oppdelingen av resultatregnskap og balanse

gjør det mulig å beregne nøkkeltall og analysere virksomheten økonomisk. Et eksempel på resultatregnskapet og balansen er vist på neste side.

Årsregnskapet til en bedrift består i praksis av to hovedoppstillinger:

Resultatregnskap Kostnader

Inntekter

• Resultatregnskapet viser hvilket overskudd eller underskudd bedriften har oppnådd i perioden • Balansen viser de økonomiske verdiene bedriften har på et bestemt tidspunkt, og hvordan verdiene er finansiert

Balanse Eiendeler

42

• •

Egenkapital Gjeld

I forbindelse med årsregnskapet skal det også settes opp en kontantstrømanalyse. Det er en oversikt som viser innbetalinger minus utbetalinger i løpet av året.

REGNSKAPET ET EKSEMPEL PÅ RESULTATREGNSKAP OG BALANSE

Resultatregnskapet for år 0

(Alle tall i 1000 kroner)

Driftsinntekter

10100

Varekostnader

4100

Lønnskostnader

3500

Andre driftskostnader

1750

Avskriving på varige driftsmidler og

immaterielle eiendeler

290

Sum driftskostnader

9640

460

Driftsresultat

Finansinntekter

370

Finanskostnader

520

Finansposter

150

Ordinært resultat før skattekostnad

310

Skattekostnad på ordinært resultat

87

223

Ordinært resultat

Ekstraordinære kostnader, inntekter og skatt

0

223

Årsresultat

Balanse 31.12. år 0 Egenkapital oggjeld

Eiendeler Tomter, bygningerog annenfasteiendom

1600

Opptjent egenkapital

1700

Maskiner og anlegg

2000

Innskutt egenkapital

2100

500

Sum egenkapital

Driftsløsøre, inventaro.l.

4100 Annen langsiktig gjeld

Sum anleggsmidler

3800

2800 2800

Varer

2100

Sumlangsiktiggjeld

Kundefordringer

2000

Leverandørgjeld

1800

Bankinnskudd, kontanter o.l.

1200

Annen kortsiktig gjeld

1000

Sum omløpsmidler

5300

Sum kortsiktig gjeld

2800

Totale eiendeler

9400

Sum egenkapital og gjeld

9400

• • 43

ØKONOMISTYRING

æ

Resultatregnskapet Resultatregnskapet viser oss altså om bedriften har oppnådd et overskudd eller et underskudd i en viss periode. Vi ser at inntekter og kostnader er delt i nokså grove grupper, og vi skal nå se litt nærmere på disse grupperingene. • Driftsinntekten Alle inntekter som selve driften har ført til, altså inntekter bedriften har hatt ved salg av produkter og tjenester. Internt salg er ikke regnet med. Oppgis uten merverdiavgift. • Driftskostnader-. Alle kostnader som selve driften har ført til. Grovsorteringen av kostnadene er delt i standardgrupper og satt opp i prioritert rekkefølge etter norsk standard. Oppgis uten merverdiavgift. - Varekostnad er forbruket av varer, justert for inngående og utgående lagerbeholdninger. - Lønnskostnad er virksomhetens totale lønnskostnader, inklusive sosiale kostnader. - Annen driftskostnad er en diversepost for resten av kostnadene: husleie, strøm, porto, telefon, vedlikehold osv. - Avskriving på varige driftsmidler og immaterielle eiendeler er de verditapene bedriften har hatt i perioden. Verditapene blir regnet ut etter de prosentsatsene som myndighetene har fastlagt for drifts­ midler, bygninger osv.

avskriving verditap

Balansen Debet

Kredit

Eiendeler

Egenkapital Gjeld

eiendeler ~ gjeld = egenkapital

44 • •

Som vi tidligere har sett, viser balansen de økonomiske verdiene bedriften har på et bestemt tidspunkt, og hvordan disse verdiene er finansiert. Balansen viser altså hvordan situasjonen er på et bestemt tidspunkt, her 31.12. år 1.

På venstre side av balansen ser vi hvordan vi har brukt kapitalen. Balansens høyre side viser hvordan kapitalen er skaffet, altså hvordan virksomheten er finansiert. Egenkapitalen kan sammenliknes med formue. Dersom du har en million kroner i banken og 800 000 kr i gjeld, er du ikke millionær. Egen­ kapitalen gir et uttrykk for hva selskapet er verdt: Totale eiendeler minus gjeld er lik egenkapital.

Kontantstrømanalyse Regnskapslovens § 6-4 omhandler kontantstrømoppstilling. Her slås fast at kontantstrømoppstillingen skal gi en oversikt over innbetalinger og utbetalinger. I tillegg skal den forklare likviditetsendringer.

7f Hvorforeren • kontantstrømanalyse avinteresse?

Kontantstrømoppstillingen viser den finansielle endringen som har skjedd mellom to tidspunkt. Oversikten viser hvilken kapital bedriften har anskaffet i løpet av en periode og hva denne er anvendt til. Anskaffelse av kapital skjer gjennom reduksjon av eiendeler, økning av egenkapital og økning av gjeld. Anvendelse av kapital skjer gjennom økning av eiendeler, reduksjon av egenkapital og reduksjon av gjeld. Kontantstrømoppstillingen kan settes opp på mange måter. Regnskapsloven setter ingen krav til utformingen.

Kontantstrømanalyse

Mill, kroner

Noter

1998

1997

1996

8.855 -6.454 -460 -617 -79

7.120 -5.631 220 -499 -290

8.042 -6.013 202 -384 -483

2.165

920

1.364

Kontantstrøm fra investeringsaktivitetene Investeringer i nye driftsanlegg Salg varige driftsmidler Økte utlån til datterselskap Netto finansinvesteringer

-1.315 45 -1.462 -1.540

-717 74 -760 -76

-470 13 -711 -43

Netto kontantstrøm fra investerinsaktivitetene

-4.272

-1.479

-1.211

Kontantstrøm fra finansieringsaktivitetene Netto endring langsiktige lån Netto endring kortsiktige lån Betalt utbytte Konvertering obligasjoner Egenkapitalemisjoner

1.382 1.898 -267 0 0

-1.013 505 -228 1.106 1.106

264 -215 -196 0 0

Netto kontantstrøm fra finansieringsaktivitetene

3.013

370

-143

Sum netto endring betalingsmidler

906

-189

10

Betalingsmidler 01.01

608

797

787

Betalingsmidler 31.12

1.514

608

797

Kontantstrøm fra driften Innbetalinger fra driften Utbetalinger fra driften Finansielle innbetalinger Finansielle utbetalinger Betalte skatter Netto kontantstrøm fra driften

4

Figur 3.3 Eksempel på kontantstrømanalyse fra Norske Skogindustrier ASA • • 45

ØKONOMISTYRING

iiSlllll

Årsmelding Regnskapspliktige må også lage årsmelding, men det er unntak for små foretak. Årsmeldingen inneholder sju deler: 1 2 3 4 5 6 7

Hvorfor tror du deter • pålagt ved lov at bedriften skal «redegjøre for framtida» og lage en miljøraport?

Arten av virksomheten Redegjørelse for fortsatt drift Redegjørelse for arbeidsmiljøet Opplysninger om forhold som kan påvirke ytre miljø Redegjørelse for årsregnskapet Redegjørelse for den regnskapspliktiges framtidige utvikling Forslag til disponering av resultatet

Det er viktig å legge merke til redegjørelsen om arbeidsmiljøet og opplys­ ningene som gjelder framtida. Det er altså ikke bare økonomi som har noe å si for dagens virksomheter. Miljørapportering og miljøstyring blir et viktig moment i økonomistyringen. Det at selskapet skal si noe om framtidig utvikling, fører til at det blir lagt vekt på informasjonsplikten overfor kunder og andre forretningsforbindelser.

Enkle bokføringsprinsipper Bedriften er pålagt å føre kassadagbok og hovedbok. • Kassadagboka er en føring av alle de transaksjonene bedriften foretar (se side 47-55). Med transaksjoner mener vi at hver hending som har med penger å gjøre, skal registreres. Både fysiske pengeoverføringer og avtaler som forplikter oss pengemessig, må registreres. Disse registrer­ ingene er en dokumentasjon på hva som har skjedd i virksomheten, og danner grunnlaget for regnskapet. • Hovedboka er en avslutning av regnskapet (se side 55-62). I hovedboka framkommer en oversikt over bedriftens inntekter og kostnader i en periode (resultatregnskapet), i tillegg til en oppstilling av bedriftens eiendeler, egenkapital og gjeld (balanseregnskapet). Det er de daglige føringene av virksomhetens forretningstransaksjoner som ender opp i årsregnskapet. Bokføringen bygger på et svært gammelt prinsipp som vi kaller dobbelt bokholderi. Det går ut på at hver transaksjon alltid skal føres to ganger, og at alle føringene til slutt blir samlet i resultatregnskapet eller i balansen. En legger stadig mer vekt på at alle transaksjonene blir registrert og dokumentert. Disse registreringene skal oppbevares og være tilgjengelige for kontroll.

46 • •

I første omgang er det ikke nødvendig å lære bokføring i detalj, men det er nødvendig å kjenne de viktigste prinsippene for å forstå hva som påvirker resultatregnskapet og balansen. Du vil også oppdage at det er av stor praktisk nytteverdi å kjenne til de enkleste bokføringsprinsippene. Nesten all regnskapsføring i dag skjer ved hjelp av datamaskiner. Hvert bilag blir kontert, det vil si at vi påfører hvilket beløp som skal plasseres på hvilken konto og om det skal til debet eller kredit. Dataprogrammet tar seg så av resten, og vi får skrevet ut alle føringene, resultatregnskapet og balansen. Alle trenger ikke å bli bokføringseksperter, men det er en betydelig fordel at alle kan lese og forstå et regnskap. I kapittel 10 viser vi noen eksempler på hvordan regnskap kan føres ved hjelp av edb.

Kassadagbokføring Som nevnt blir transaksjonene ført etter et prinsipp som vi kaller dobbelt bokholderi. Hvert forretningstilfelle blir altså registrert på minst to kontoer, en gang til debet og en gang til kredit. Det skal med andre ord alltid føres like mye til debet som til kredit. For videre forståelse av begrepet dobbelt bokholderi viser vi til de eksemplene på bokføring som vi kommer til å gjennomgå. Vi skal se på ulike transaksjoner ved varekjøp, varesalg, lønn og avgiftsoppgjør.

f T-konto — • enregnskapskonto delt i debetogkredit Debet - svarertil venstreside Kredit-svarertil høyreside

De ulike transaksjonene skal føres på bestemte måter. For å lære dette anbefaler vi at du tar fram et ark fra kassadagboka (fås kjøpt i bokhandelen) og fører eksemplene etter hvert som de blir gjennomgått.

På neste side begynner et langt eksempel som viser noen av de vanligste føringene i kassadagboka (se vedlegg side 230-231). Vi må først lære å skille mellom en del begreper: • inntekt - det bedriften fakturerer • innbetaling - de pengene bedriften mottar • utgift - en betalingsforpliktelse • utbetaling - de pengene bedriften betaler ut

VAREKJØP

VARESALG

Figur 3.4 Vareflyt, dokumentflyt og pengeflyt ved kontant varekjøp og varesalg • • 47

ØKONOMISTYRING Før vi viser eksempler på føring av kassadagbok, bør du kjenne til noen viktige kontoer. Etter hvert som eksemplet blir gjennomgått, bør du kontrollere kontolista slik at du forstår hensikten med føringene. • Kontanter-betegnelse på den kontoen som viser hvor mye kontanter det er i bedriftens kassabeholdning • Bankinnskudd, folio - betegnelse på bedriftens ordinære bankkonto • Bankinnskudd, trekk - betegnelse på den bankkontoen der bedriften plasserer skattetrekket til de ansatte • Varekjøp - konto som viser hvor mye bedriften kjøper i varer (gjelder varer som blir kjøpt inn for videre bearbeiding eller videresalg) • Inngående merverdiavgift -konto som viser hvor mye merverdiavgift bedriften har betalt (denne merverdiavgiften skal bedriften ha tilbake­ betalt av myndighetene) • Leverandørgjeld - konto som viser hva bedriften skylder leverandørene • Varesalg - konto som viser bedriftens omsetning inklusive merverdiavgift • Kundefordringer - konto som viser hva kundene skylder bedriften • Lønn - konto som viser bedriftens utbetaling av lønn • Skattetrekk- konto som viser hvor mye de ansatte er blitt trukket i skatt, og som bedriften ennå ikke har betalt inn til myndighetene. Dette er med andre ord en gjeldspost, bedriften skylder myndighetene disse pengene (pengene står på konto for bankinnskudd, trekk) • Inventar - konto som viser beholdningen av inventar • Investeringsavgift - konto som viser hvor mye bedriften er skyldig i investeringsavgift • Utgående merverdiavgift - konto som viser hvor mye merverdiavgift bedriften skylder myndighetene. • Avgiftsbetaling - konto som blir brukt i avgiftsoppgjøret, og som viser hva bedriften er skyldig myndighetene i avgifter (inngående mva., utgående mva., investeringsavgift) VAREKJØP

Varekjøp skal føres etter nettometoden. Nettometoden innebærer at inngående merverdiavgift blir trukket fra varekjøpssummen og ført på egen konto for inngående merverdiavgift. Varer kan kjøpes kontant eller på kreditt. Vi skal først vise føring av et kontant varekjøp og dernest føring av et kredittkjøp.

48

• •

REGNSKAPET VAREKJØP

Kontantkjøp Anna Cathrine Juel driver en liten kafé. Hun har vært ute og handlet råvarer til det hun selger på kafeen sin.

Hun tok med seg penger og gikk bort til kjøpmannen på hjørnet. Der betalte hun 369 kr kontant og tok med

seg varene tilbake. Som bevis på at hun har handlet varene og betalt for dem, fikk hun en kvittering. Denne kassakvitteringen skal Anna bruke som bilag. Når Anna skal føre transaksjonen, begynner hun med å gi kassakvitteringen et bilagsnummer. Nummereringen starter på I for hvert nye år.

Bilag nr. I/år I 2. januar

Kassakvittering:

300

Varer 23 % mva.

Sum

69 369

Føring i kassadagboka Dato

Tekst

Bilagnr.

2. januar

Kontant varekjøp

l/årl

Varekjøp

Kontanter

369

300

Inngående mva.

69

Kredittkjøp o

Neste gang Anna er ute for å handle, tar hun ikke med seg penger. I stedet handler hun på kreditt. A handle på kreditt vil si at hun tar varene med hjem uten å betale for dem. Seinere får hun tilsendt regning på det

beløpet hun skylder. Avtalen her er at Anna betaler varene innen ti dager. Når vi skal bokføre dette, blir det

snakk om to transaksjoner og to ulike føringer. Først fører vi selve handelen, dernest fører vi betalingen når den skjer. Hending I: Anna kjøper varene, tar med seg fakturaen og er skyldig kjøpmannen pengene.

Bilag nr. 2/år I

Inngåendefakturafra kjøpmannen

13. januar

600

Varer

23% mva.

138

Sum

738

Føring i kassadagboka Dato

Tekst

3. januar Inngående faktura

Bilagnr.

2/årl

Leverandørgjeld 738

Varekjøp

600

Inngående mva.

138

Hending 2: Anna betaler regningen med bankgiro. Hun får tilsendt en kvittering (et bilag). Bilag nr. 3/år I

6. januar Betalt til kjøpmannen 738 kr Føring i kassadagboka

Dato

Tekst

6. januar Betalt til kjøpmannen

Bilagnr.

3/årl

Bank, folio

738

Leverandørgjeld 738

• • 49

VARESALG

f Utgående merverdiavgift • er merverdiavgift på vare­ salget, mens inngående merverdiavgift er mer­ verdiavgift på varekjøpet

Varesalg skal føres etter bruttometoden. Det vil si at utgående merverdiavgift ikke skal trekkes av salgssummen og føres for seg selv, men at varesalget skal føres inklusive merverdiavgift (det er bruttosalget som blir ført). Utgående merverdiavgift blir trukket av varesalget og ført på en egen konto i slutten av bokføringsperioden. Også varesalg kan skje kontant eller på kreditt.

VARESALG

Kontantsalg Anna Cathrine Juel leverer mat og drikke til mindre selskaper i nærområdet. I dette tilfellet har hun solgt og levert en lunsj til fire. De fire lunsjkjøperne ønsket å betale kontant. Anna skriver ut en kvittering, og gjen­

parten av kvitteringen er hennes bilag til transaksjonen.

Bilag nr. 4/år I

6. januar

Kvittering

Varer

1000

230

23 % mva. Føring i kassadagboka

Sum

1230

Dato

Tekst

Bilagnr.

6. januar

Kontantsalg

4/årl

Kontanter

Varesalg

1230

1230

Kredittsalg

I et annet lunsjselskap skulle en av de fem lunsjspiserne spandere på de fire andre. I stedet for å betale kontant

ønsket spanderende lunsjspiser Nordahl å få regning på det han var skyldig, og så betale innen ti dager. Som ved kredittkjøp innebærer et kredittsalg to transaksjoner og to føringer. Først fører vi selve salget, dernest fører vi innbetalingen når kunden har betalt.

Hending/: Anna leverer lunsjen og lar Nordahl få en regning. Nordahl skylder Anna 1845 kr.

Bilag nr. 5/år I

6. januar Utgående fakturatil kunde Nordahl:

Varer 23 % mva.

Føring i kassadagboka

Sum

Dato

Tekst

Bilagnr.

6. januar

Utgående fakturatil Nordahl

5/årl

1500 345

1845 Kundefordringer

Varesalg

1845

1845

Hending 2: Kunde Nordahl betaler regningen med brevgiro, og Anna får tilsendt melding om innbetalingen.

Bilag nr. 6/år I Melding om innbetaling fra Nordahl på 1845 kr Føring i kassadagboka

50

Dato

Tekst

Bilagnr.

8. januar

Mottatt innbetaling fra Nordahl

6/årl

• •

Kundefordringer

1845

Bankinnskudd, folio 1845

VARESALG

For å gjøre tallene i eksemplet litt mer realistisk fører vi inn i kassadagboka resten av salget som Anna hadde i løpet av måneden. For å gjøre det enkelt bokfører vi salget nå og ikke i slutten av måneden. Bilag nr. 7/år 1 30. januar Kassalapp

40000

Varer 23 % mva.

9200

49200

Sum

Føring i kassadagboka Dato

Tekst

Bilagnr.

30. januar

Kontantsalg

7/årl

Kontanter 49200

Varesalg 49200

LØNN OG SKATTETREKK

Lønn og ulike trekk i tilknytning til lønnsutbetalinger må føres nøye og detalj ert. Det er flere som har interesse av at dette blir gj ort riktig. For det første må arbeidstakeren ha mulighet til å kontrollere at trekket er riktig. I tillegg har både myndighetene og bedriften interesse av å kunne kontrollere det.

Føring av lønn og skattetrekk innebærer to transaksjoner. Arbeidsgiveren må etter loven sette inn skattetrekket på en egen konto, siden trekket skal betales til faste terminer. Annen hver måned må altså bedriftene betale skattetrekket fra de ansatte til myndighetene. Det er en av årsakene til at regnskapet må føres regelmessig. Forskuddstrekk av skatt skal betales inn til kommunekassereren i seks terminer.

Termin

Måvære betalt innen

Januar-februar

15. mars

Mars - april

15. mai

Mai - juni

15. juli

Juli - august

15. september

September- oktober

15. november

November - desember

15. januar neste år

I mellomtida må arbeidsgiveren ta vare på disse pengene. Etter gjeldende regler skal det skje på en egen konto i bank (konto for bankinnskudd, trekk). De totale lønnskostnadene til en arbeidsgiver er altså bruttolønn, det vil si lønn inklusive skattetrekket. I tillegg må arbeidsgiveren betale arbeids­ • •

51

ØKONOMISTYRING giveravgift, feriepenger og andre sosiale kostnader, men det ser vi bort fra nå. Her tar vi bare for oss føringen av lønnsutbetalingen og plasseringen av skattetrekket på egen konto. LØNN OG SKATTETREKK

Hending I: Anna har tre deltidsansatte og betaler lønn til dem.

Lønningsliste Bilag nr. 8/år I Md.

Navn

Nr.

ID-nr. Skatte­

kommune

Brutto­

Skatte­

Andre

Sum

Netto­

lønn

trekk

trekk

trekk

lønn

1

Ulla

1

Dalen

9000

3000

3000

6000

1

Carl

2

Dalen

8500

2700

2700

5800

1

Fred

3

Dalen

8000

2500

2500

5500

1

Sum

25500

8200

8200

17300

Signatur

Føring i kassadagboka

Dato 12. januar

Tekst Utbetalt lønn

Bilagnr. 8/årl

Lønn 25500

Bankinnskudd, folio | 17300

Skattetrekk

8200

Hending 2: Bedriften overfører summen av skattetrekkene til egen konto.

Føring i kassadagboka Dato 12. januar

Tekst Melding om overført

Bilagnr. 9/årl

Bankinnskudd, folio | 8200

Bankinnskudd, trekk 8200

skatte trekk til konto for bankinnskudd, trekk

Når disse to transaksjonene er bokført, er lønnsføringen for perioden ferdig. Som du har sett, må arbeids­ giveren betale inn skattetrekket til myndighetene seks ganger i året. For å vise hvordan dette skal bokføres,

ser vi på innbetalingen av skattetrekk for november og desember forrige år.

Hending 3: Betaling av skattetrekk til myndighetene Føring i kassadagboka

Dato 15. januar

Tekst Bankgiro til skatte

myndighetene.

Skattetrekk nov/des

52

• •

Bilagnr. 10/årl

Bankinnskudd, trekk [ 16400

Skattetrekk 16400 |

KJØP AV ANLEGGSMIDLER OG INVESTERINGSAVGIFT

Når virksomheter kjøper noe som ikke skal selges videre, regner vi det som en investering. Bedriften får da trekke fra merverdiavgiften på kjøpet. I stedet må de betale en annen avgift, nemlig investeringsavgift. Den er i dag på 7 % og blir regnet av kjøpesummen uten merverdiavgift. For å vise hvordan dette skal bokføres, forutsetter vi at Anna har kjøpt seg en PC som hun skal bruke på kafeen sin. Anna har 30 dagers frist på å betale PC-en.

KJØP AV ANLEGGSMIDLER OG INVESTERINGSAVGIFT

Hending I: Anna mottar PC og inngående faktura.

Bilagnr. Il/år I

16. januar Inngående faktura

PC

15000

23% mva.

3450

Sum

18450

Investeringsavgift 1050

Føring i kassadagboka Dato

Tekst

Bilagnr.

16. januar

Inngående faktura

ll/årl

Leverandørgjeld

18450

Inventar

Inngående mva.

3450

15000

fra selger For å holde orden fører hun med en gang hvor mye kafeen skal betale i investeringsavgift. Selve betalingen

av investeringsavgiften skjer seks ganger i året til faste datoer.

Føring i kassadagboka Dato

Tekst

Bilagnr.

I6.januar

Investeringsavgift

ll/årl

Inventar

Investeringsavgift

1050

1050

Hending 2: Anna betaler PC-en.

Bilag nr. 12/år I Melding om innbetaling på 18 450 kr (bankgiro)

26. januar

Føring i kassadagboka

Dato

Tekst

Bilagnr.

26. januar

Betalt til selger

12/årI

Bankinnskudd, folio

18450

Leverandørgjeld

18450

• •

53

AVGIFTSOPPGJØR

Bedriften må betale inn merverdiavgift og investeringsavgift til myndighetene til faste terminer. Skyldig avgift skal betales seks ganger i året, det vil si at det er seks avgiftsterminer. Skyldig avgift skal betales inn til myndighetene i seks terminer Termin

Måvære betalt innen

Januar—februar

10. april

Mars - april

10. juni

Mai - juni

10. august

Juli — august

10. oktober

September - oktober

10. desember

November - desember

10. februar neste år

utgåendemva. Bedriften må dermed regne ut hvor mye den skal betale inn. Det er betalt • 4- investeringsavgift inngående merverdiavgift for de varene bedriften har kjøpt, og dette skal — inngående mva. = avgiftsbetaling til staten bedriften ha tilbake. For varesalget har bedriften fått innbetalt utgående merverdiavgift fra kundene. Denne merverdiavgiften må bedriften betale inn til myndighetene. For å vise hvordan utregningen og bokføringen skjer, tar vi utgangspunkt i det vi tidligere har bokført. AVGIFTSOPPGJØR

I et internt bilag viser bedriften føringene tilknyttet avgifter. For å beregne utgående merverdiavgift sum­ merer vi de varesalgene som er gjort i løpet av perioden, og trekker ut merverdiavgiften av denne summen. I eksemplet vårt var varesalget i perioden på 52 275 kr. Vi finner nå merverdiavgiften av dette beløpet:

(52 275 0,23) =

y?

1,23 9775 kr er utgående merverdiavgift og skal trekkes ut av varesalget. Vi setter da 9775 kr i debet på varesalg.

Den utgående merverdiavgiften skal så settes i kredit på konto for utgående merverdiavgift.

Føring i kassadagboka

Dato Tekst 30. januar Beregning av utgående merverdiavgift

Bilagnr. 13/årl

Varesalg 9775 |

Utgående mva. | 9775

På neste linje fører vi den utgående merverdiavgiften ut av konto for utgående merverdiavgift ved å sette 9775 kr i debet på utgående merverdiavgift. Videre fører vi beløpet inn på konto for avgiftsbetaling ved å sette 9775 kr i kredit på denne kontoen. Føring i kassadagboka

Dato Tekst 30.januar Overføring av utgående merverdiavgift til avgiftsbetaling

54

• •

Bilagnr. 13/årl

Utgående mva. 9775 |

Avgiftsbetaling | 9775

AVGIFTSOPPGJØRET FORTSETTER

Den inngående merverdiavgiften skal føres etter nettometoden og er alt trukket ut av varekjøpet

(både varer og inventar). Vi ønsker nå å overføre dette til kontoen for avgiftsbetaling. Dersom vi summerer inngående merverdiavgift i kassadagboka, ser vi at den er 3657 kr. Vi fører 3657 kr i kredit på konto for inn­ gående merverdiavgift. Videre fører vi 3657 kr i debet på konto for avgiftsbetaling.

Føring i kassadagboka Dato Tekst 30. januar Overføring av inngående merverdiavgift til

Bilagnr. 13/årl

Inngående mva. | 3657

Avgiftsbetaling 3657 |

avgiftsbetaling Investeringsavgiften er også penger vi skylder myndighetene. Vi fører 1050 kr i debet på konto for inve­

steringsavgift og 1050 kr i kredit på konto for avgiftsbetaling.

Føring i kassadagboka Dato Tekst 30.januar Overføring av investeringsavgift til avgiftsbetaling

Bilagnr. 13/årl

Investeringsavgift 1050 |

Avgiftsbetaling | 1050

Ut av konto for avgiftsbetaling ser vi at bedriften skal ha tilbake 3657 kr (som vi har betalt), og den skal betale 9775 kr (penger som kundene har betalt inn) og 1050 kr (skyldig investeringsavgift). I sum skal bedriften da betale inn (9775 + 1050 - 3657) kr = 7168 kr til myndighetene.

Dette føres som 7168 — kreditt «bankinnskudd, folio» og 7168 — debet «avgiftsbetaling».

Avslutning av regnskapet. Hovedbok Når regnskapsperioden er over, summerer vi kassadagboka. Lengden på regnskapsperioden varierer. Regnskapet kan avsluttes en gang per år, hvert halvår eller kvartalsvis (fire ganger per år). I eksemplet vårt er regnskapspe­ rioden bare januar måned. Denne avslutningen av regnskapet gir oss altså resultatet for perioden og en balanse-oppstilling som viser eiendeler, egenkapital og gjeld ved periodens sluttidspunkt. På side 59 ser du et eksempel fra hovedboka. Fram til dit forklarer vi hvordan regnskapet skal

avsluttes.

• • 55

Føring i hovedboka

Betalingsmidlene (kontanter, bankinnskudd) kan bli ført inngående i kassadagboka, men i eksemplet har vi ikke gjort dette. Balansen fra forrige periode og summene fra kassadagboka skal overføres til hovedboka. Det er i hovedboka at regnskapsavslutningen skjer. Disse summene fra kassadagboka kaller vi posteringssammendrag eller kassadagboksammendrag.

balanse per 31.12. år 0 + kassadagboksammendrag 1.1.-31.1. år 1 = råbalanse = saldobalanse

D 100 125 125

K

150 150 25

Når vi «gjør opp» eller «renser» råbalansen, får vi det vi kaller saldobalanse (150 kr i kredit — 125 kr i debet — 25 kr i kredit). For å forklare hvor­ dan vi avslutter regnskapet, kan vi fortsette med det samme eksemplet. Det arket som du førte kassadagboka på har også plass for føring av hovedboka. Vi anbefaler at du arbeider deg gjennom en regnskapsavslutning. På den øverste linja i hovedboka står det inngående balanse per 31.12. år 0. Her fører vi inn de beholdningene vi finner i balansen, og som stammer fra regnskapsperiodens start (se eksemplet inngående balanse s. 59). Ser vi på den første kontoen, kontanter, skal vi altså her føre inn summen av kontanter som bedriften hadde per 31.12. år 0 (= 1.1. år 1). Alle disse inngående balansene finner vi i balansen per 31.12. år 0.

Januar år 1 ------------- 1-------------------------- 1------------- ► 31.12.årO-------------------------------------------- 31.1.årl

Før vi går i gang med hovedboka, må vi summere kassadagboka. Når den er summert, fører vi alle summene inn på de respektive kontoene, i hovedboka, på den linja der det står «Kassadagbok sammendrag» (KD sammendrag). Vi fører ikke inn konto for inngående og utgående merverdiavgift eller investeringsavgift, fordi disse kontoene alltid er oppgjort (det vil si at de står i null).

56 • •

Vi kan nå føre inn alle summene fra balansen per 31.12. år 0.1 eksemplet vårt er det to poster som fins i balansen, men ikke i kassadagboka. Inngående balanse skal føres inn i hovedboka også for postene innskutt egenkapital og opptjent egenkapital. Vi skal nå avslutte kontoene i hovedboka. For å forklare hvordan vi gjør det, skal vi se litt nærmere på den første posten, kontanter.

Kontanter K

D Inngående balanse per 31.12. år 0

kr 6000

KD-sammendrag for januar

kr 50 430

kr

369

Råbalanse

kr56430

kr

369

Saldobalanse

kr56 06l

Balanse per 31.1. år 1

Kontanter kr 56 061

Til/fra-resultat

kr 56 061

Til balanse

Sum

K

D

Overføringer

kr5606l

kr5606l

Vi avslutter kontoen slik: Først summerer vi saldobalansen:

56 430 kr fra debet — 369 kr fra kredit = 56 061 kr

Så summerer vi tallene fra og med saldobalansen og nedover. Sett den høyeste summen på begge sider. I dette tilfellet er det bare ett tall, men det kan etter hvert komme flere. For at denne summeringen skal bli riktig, må vi sette 56 061 kr på kreditsida. Ettersom kontanter er en eiendel, skal dette plasseres på linja for balanse. Vi har nå plassert 56 061 kr i kredit og må derfor sette samme beløp til debet i balansen.

Med unntak av kontoen for opptjent egenkapital avslutter vi alle kontoene etter samme mal. Den eneste forskjellen er at kontoene (avhengig av konto­ type) enten skal avsluttes mot resultat eller mot balanse. Er du usikker på om en konto er en balanse- eller resultatkonto kan du enten se tidligere i boka eller slå opp i regnskapsloven § 6, som viser en slik oppstilling.

f Over-og underskudd • føres til konto for egen­ kapital ogdenne vil da øke eller reduseres

• •

57

ØKONOMISTYRING Før vi kan avslutte kontoen for opptjent egenkapital, må vi regne ut resultatet for perioden. Det gjør vi ved å avslutte resultatkontoen. Overskuddet er som kjent differansen mellom varesalg og kostnader. I eksemplet vårt er overskuddet 42 500 kr - (8900 kr + 25 500 kr) = 8100 kr

Dette overskuddet fører vi inn på konto for opptjent egenkapital i kredit på linja for resultat. Når vi så gjør opp kontoen for opptjent egenkapital, finner vi den nye beholdningen av opptjent egenkapital. I eksemplet vårt ble den 68 600 kr. Når vi summerer balansekontoen, skal den være like stor i debet som i kredit. Regnskapet er nå avsluttet. opptjent EK 60500

Inngående balanse KDsamendrag

kostnader

Rå balanse

60500

Overføringer Til/fra resultat

______

utgående balanse 31.1. år 1 68600opptjent EK

58

• •

resultatfor januar år 1

8100

Til balansen

68 600

Sum

68600

68 600

34400

inntekter

overskudd

42500

8100

EKSEMPEL I. FØRING AV HOVEDBOK Inngående balanse per 1. januar år 1 Tekst

Tekst

D 67000 8000 5500 51000 16400 6000 153900

Inventar Varebeholdning Kundefordringer Bankinnskudd,folio Bankinnskudd,trekk Kontanter Sum

Tekst

Kont anter

K

D

K 50000 60500 4300 16400 22700

Opptjent EK Innskutt EK Avgiftsbetaling Skattetrekk Leverandørgjeld

153900

BI, f olio

BI, t rekk

K

D

D

K

D

K

Inngående balanse KD-sammendrag

6 000 50 430

369

51 000 16 400 1 845 44 688 8 200 16 400

8 000 900

67 000 16 050

Råbalanse

56 430

369 52 845 44 688 24 600 16 400

8 900

0 83 050

Saldobalanse

56 061

8 900

83 050

Overføringer Til/fra resultat Til balanse Sum

Tekst

8 200

8 157

D

K

19 188

22 700 19 188

9 775 52 275

19 188 41 888

9 775 52 275

22 700

42 500

K

D

0

D

56 061

56 061

8 157

K

8 157

8 200

Lø nn

Kundefc rdringer

D

8 200

8 157

D

8 200

Skattestrekk

83 050

8 900

8 900 83 050 83 050

Avgifts oetaling D

22 700 22 700 22 700 42 500 42 500

Innsk att EK

Opptjt nt EK

K

K

D

K 16 400 8 200

4 300 3 657 10 825

50 000

60 500

16 400

K

K

D

D

Inngående balanse KD-sammendrag

5 500 1 845

1 845 25 500

Råbalanse

7 345

1 845 25 500

0 16 400 24 600

3 657 15 125

0 50 000

0 60 500

Saldobalanse

5 500

25 500

8 200

11 468

50 000

60 500

Overføringer Til/fra resultat Til balanse Sum

8 100

25 500

5 500

K

42 500

8 900

56 061

Vare‘salg

Leveran dørgjeld

In ve ntar

Vare kjøp

5 500

8 200

5 500 25 500 25 500

8 200

11 468

50 000

68 600

8 200 11 468 11 468 50 000 50 000 68 600 68 600

Balanse per 31. januar år 1 Tekst

Tekst

Tekst

Tekst

Varekostnad Lønnskostnad Overskudd

D 8 900 25 500 8 100 42 500

K 42 500 Varesalg

42 500

Inventar Varebeholdning Kundefordringer BI,folio BI,trekk Kontanter

I) 83 050 0 5 500 8 157 8 200 56 061 160 968

K 50 000 68 600 1 1 468 22 700 8 200

Innskutt EK Opptjent EK Avgiftsbetaling Leverandørgjeld Skattetrekk

160 968

• • 59

ØKONOMISTYRING Ofte kommer det tilleggsopplysninger til oppgjøret. For å illustrere hvordan vi fører dette fortsetter vi med eksemplet vårt, men gir tre tilleggsopplysninger til oppgjøret, føringen er vist på side 62 (eksempel 2). 1 Varebeholdningen er per 31.1. år 1 vurdert til en verdi av 1600 kr 2 Forskuddsbetalt lønn for januar år 1 utgjør 3000 kr 3 Inventaret skal avskrives med 1000 kr i januar Føring av moment 1: Varebeholdningen er per 31.1. år 1 vurdert til en verdi av 1600 kr.

Varekjøp K

D Inngående balanse per 31.12. årO kr8 000 KD-sammendrag for januar kr 900

Råbalanse Saldobalanse Overføringer Til/fra-resultat Til balanse Sum

Resultatforjan.år 1

D Varekostnad

kr8900 kr8900

K

kr7300

Balanse per 31.1. årl 7 300 kr (vareforbruk)

Varebeholdning

D kr 1600

K

1600 kr (utgående balanse) 8900 kr kr8900

Varebeholdningen på 1600 kr er en eiendel og skal føres slik: • Konto for varekjøp - kredit på linje for «til balanse» • Balansekonto-debet «varebeholdning»

Avslutning av konto for varekjøp viser at varekostnaden er 7300 kr. Det fører vi slik: • Konto for varekjøp - kredit på linje for «til/fra resultat» • Resultatkonto-debet «varekostnad» Føring av moment 2: Forskuddsbetalt lønn for år 1 utgjør 3000 kr

Resultatforjan.årl

Lønn D

K

Inngående balanse per 3 LI2.årO KD sammendrag for januar kr 25 500

Råbalanse Saldobalanse

D

Lønnskostnad

kr 25 500 kr 25 500

Sum

60 • •

kr 22 500

Balanse per3l.Lår 1

Overføringer

Til/fra resultat Til balanse

K

D 22500 kr (lønnskostnad) Forskuddsbetaltlønn 3000 kr (forskuddsbetalt lønn) kr25500 25500 kr

kr3000

K

REGNSKAPET

Forskuddbetalt lønn er i prinsippet penger bedriften har lånt bort til de ansatte. Selv om bedriften ikke får pengene tilbake, men mottar arbeid som oppgjør betrakter vi dette som et lån. En slik fordring på de ansatte er en eiendel og skal føres slik: • Konto for lønn - kredit på linje for «til balanse» • Balansekonto - debet «forskuddsbetalt lønn»

Avslutning av konto for lønn viser at lønnskostnaden er 22 500 kr. Dette fører vi slik: • Konto for lønn - kredit på linje «til/fra resultat» • Resultatkonto - debet «lønnskostnad» Føring av moment 3: Inventaret skal avskrives med 1000 kr i januar.

Resultat for jan år 1 Inventar D

D

K

Avskriving

K

kr 1000

Inngående balanse per 31.12. år 0 kr67000 KD-sammendrag for januar

krl6050

Råbalanse

kr 83 050

Saldobalanse

kr 83 050

Balanse per 31.1. årl

Overføringer

D

Til/fra resultat

1000 kr (avskriving)

Til balanse Sum

Inventar

K

kr82050

82 050 kr (utgående balanse)

kr83050

83050 kr

Avskriving er en kostnad og skal føres slik: • Konto for inventar - kredit på linje for «til/fra resultat» • Resultatkonto - debet «avskriving» Avslutning av konto for inventar viser at verdien av inventaret er 82 050 kr. Det fører vi slik: • Konto for inventar - kredit på linje for «til balanse» • Balansekonto - debet «inventar»

• •

61

EKSEMPEL 2. HOVEDBOK - UTVIDET EKSEMPEL Inngående balanse per 1. januar år 0

Tekst

Tekst D 67 000 8 000 5 500 51 000 16 400 6 000 153 900

Inventar Varebeholdning Kundefordringer Bankinnskudd,folio Bankinnskudd, trekk kontanter Sum

Tekst

Kontanter

K

D

K 50 000 60 500 4 300 16 400 22 700

Opptjent EK Innskutt EK Avgiftsbetaling Skattetrekk Leverandørgjeld

153 900

BI, trekk

BI, folio

D

K

D

K

D

K

Inngående balanse KD-sammendrag

6 000 50 430

369

16 400 8 200 16 400

8 000 900

67 000 16 050

Råbalanse

56 430

369 52 845 44 688 24 600 16 400

8 900

0 83 050

Saldobalanse

56 061

8 900

83 050

Overføringer Til/fra resultat Til balanse

Sum

Tekst

51 000 1 845 44 688

56 061

8 157

K

D

8 200

Skattetrekk

Lønn

Kundefordringer

D

8 200

8 157

1 000 82 050

7 300 1 600

8 200

8 157

56 061

56 061

8 200

8 157

8 900

K

16 400 8 200

4 300 3 657 10 825

50 000

16 400

5 500 1 845

1 845 25 500

Råbalanse

7 345

1 845 25 500

0 16 400 24 600

3 657 15 125

0 50 000

Saldobalnse

5 500

25 500

8 200

11 468

50 000

Sum

5 500

9 775 52 275

19 188 41 888

9 775 52 275

22 700

42 500

42 500 22 700

Opptjent EIK

K

D

60 500

0

60 500 60 500

11 700

22 500 3 000

8 200

11 468

5 500 25 500 25 500

8 200

8 200 11 468

5 500

22 700 19 188

K

D

K

Inngående balanse KD-sammendrag

Overføringer Til/fra resultat Til balanse

19 188

Innskutt EK

D

K

K

D

8 900 83 050 83 050 22 700 22 700 42 500 42 500

Avgiftsbetaling D

0

D

K

K

D

Varesalg

Leverandørgjeld

Inventar

Varekjøp

50 000

72 200

11468 50 000 50 000

72 200

72 206

Balanse per 3 1. januar år 1

Tekst

Tekst

Resulatat for 31. januar år 1 Tekst

Tekst

Varekostnad Lønnskostnad Avskrivning Overskudd

D 7 300 22 500 1 000 1 1 700 42 500

K 42 500 Varesalg

42 500

Inventar Varebeholdning Kundefordringer Forskudd lønn BI,folio BI,trekk Kontanter

D 82 050 1 600 5 500 3 000 8 157 8 200 56 061

K 50 000 72 200 1 1 468 22 700 8 200

164 568

164 568

Innskutt EK Opptjent EK Avgiftsbetaling Leverandørgjeld Skattetrekk

Oppgaver Oppgave I

a) Hvem er interessert i virksomhetens regnskap? b) Hvorfor er de interessert? Oppgave 2

Ola begynte å drive kiosk 1.1.årl. Kiosken og varebeholdningen kjøpte han for 100 000 kr, og varebeholdningen ble verdsatt til 10 000 kr. For å finan­ siere investeringen lånte han 75 000 kr i banken, resten ble finansiert med egenkapital. 60 000 kr av lånet var et pantelån med en avdragstid på fem år. Resten var et kassakredittlån. a) Sett opp balansen per 1.1.årl. Ola regner med en gjennomsnittlig omsetning på 30 000 kr i måneden. Varekostnaden for det han selger, utgjør 50 % av salgsprisen. Lønns­ kostnadene er 10 000 kr per måned. Andre kostnader er renter på lån (500 kr per måned), energikostnader (1000 kr per måned) og diverse (1000 kr per måned). Årlig avskriving på kiosken er 4 500 kr.

31.12.år 0 har Ola en kontantbeholdning på 4000 kr. I gjennomsnitt har Ola et varelager som er verdsatt til 10 000 kr (inntakskost). b) Sett opp resultatet for år 1. c) Sett opp balansen per 31.12.årl. Oppgave 3

a) b) c) d) e) f)

Hvordan kan du finne ut hva et regnskap skal inneholde? Hva inneholder de ulike postene i resultatet og balansen? Hva mener vi med kontantstrømanalyse? Hva er forskjellen på en årsmelding og et årsregnskap? Hva er hensikten med en årsmelding? Hva mener vi med dobbelt bokholderi?

• •

63

Oppgave 4

Før følgende forretningstilfeller i kassadagbok:

2.3

Mottatt faktura fra A/S Lakk, Dalen div. varer kr 4 500 23 % mva. kr 1 035 sum kr 5 535

10.3

Sendt faktura til B. Berg, Osen div. varer kr 6 000 23 % mva. kr 1 380 sum kr 7 380

17.3 20.3

Sendt sjekk til A/S Lakk, Dalen Utbetalt lønn fra bank, folio

Lønningsliste brutto lønn - skattetrekk netto lønn

kr 5 535 kr 9 000

kr 12000 kr 3000 kr 9000

20.3 Overført skattetrekk til konto for bankinnskudd, trekk kr ? 30.3 Kontantsalg i mars

kr 50 000

Oppgave 5

Før disse forretningstransaksjonene i kassadagboka: 3.1.

Mottatt faktura fra A. Olsen (betaling per 30 dager) varer ifølge ordreliste kr 150 000 + 23 % mva. kr 34 500

= Sum faktura

kr 184 500

10.1. Betalt skattetrekk for november og desember kr 30 000 15.1. Betalt forfalt leverandørgjeld til A. Olsen med sjekk kr 80 000 20.1. Utbetalt lønn fra bank, folio kr 22 000

64 • •

Lønningsliste brutto lønn — skattetrekk = netto lønn

36 000 14 000 22 000

20.1. Overført skattetrekk til konto for bankinnskudd, trekk 31.1. Kontant varesalg i j anuar varer + 23 % mva. = sum kassakvittering

kr 250 000 kr 57 500

kr 307 500

31.1. Innsatt på konto for bankinnskudd, folio 1.2. Kontant varekjøp, betalt med sjekk varer + 23 % mva. = sum faktura

1.2. Sendt sjekk til A. Olsen 15.2. Betalt merverdiavgift for november og desember 20.2. Utbetalt lønn fra bank, folio Lønningsliste: bruttolønn — skattetrekk = nettolønn

kr?

kr 307 500 kr 100 000 kr 23 000 kr 123 000

kr 184 500 kr 120 000 kr 25 000

kr 39 000 kr 14 000 kr 25 000

20.2. Overført skattetrekk til konto for bankinnskudd, trekk 25.2. Sendt faktura til F. Hansen (betaling per 30 dager) varer + 23 % mva. — sum faktura

kr 300 000 kr 69 000 kr 369 000

28.2 Kontant varesalg i februar varer + 23 % mva. = sum kassakvittering

kr 200 000 kr 46 000 kr 246 000

kr?

• • 65

28.2. Innsatt på konto for bankinnskudd, folio 10.3. Betalt skattetrekk for januar og februar 20.3. Utbetalt lønn fra bank, folio Lønningsliste: bruttolønn — skattetrekk = nettolønn

kr 246 000 kr? kr 22 000

kr 36 000 kr 14 000 kr 22 000

20.3. Overført skattetrekk til konto for bankinnskudd, trekk kr ? 25.2. Mottatt sjekk fra F. Hansen kr ? 31.3. Kontant varesalg i mars varer kr 300 000 + 23 % mva.______________________________ ________ kr 69 000 = sum kassakvittering kr 369 000

31.3. Innsatt på konto for bankinnskudd, folio 31.3. Interne bilag Beregning av utgående mva for første kvartal Overføring av utgående mva til konto for avgiftsbetaling Overføring av inngående mva til konto for avgiftsbetaling

kr 369 000 kr ? kr ? kr ?

Oppgave 6

Før inn i hovedboka: Opplysninger til oppgjøret: Varebeholdningen til inntakskostpris utgjør 30 000 kr.

Råbalanse Saldobalanse Overføringer Til/fra resultat Til balanse

66

• •

Varer 554 000 4 500

Resultat

Balanse

Oppgave 7

Avslutt regnskapet. Opplysninger til oppgjøret: 1 Varebeholdningen til inntakskost utgjør 96 000 kr. 2 Opptjent, ikke forfalt ferielønn utgjør 23 000 kr. 3 Inventaret skal avskrives med 20 %.

Råbalanse per 31.12.år0 Konto for: Inventar Kontanter Bankinnskudd, folio Bankinnskudd, trekk Skattetrekk Kundefordringer Leverandørgjeld Varesalg Varekjøp Renteinntekter Rentekostnader Andre driftskostnader Lønn Egenkapital Sum

Debet 50 000 370 000 610 000 30 000 25 000 200 000 310 000

Kredit 365 000 570 000 25 000 30 000 170 000 350 000 700 000

430 000 5 000

12 000 56 000 222 000

100 000 2 342 000 2 342 000

• • 67

* 4

Regnskapsanalyse

Mål for kapitlet Når du har lest dette kapitlet, skal du • kunne beregne nøkkeltall, kunne analysere og vurdere bedriftens

soliditet, lønnsomhet, finansiering og likviditet

Ekstern og intern regnskapsanalyse Regnskapsanalyse er en systematisk undersøkelse av regnskapsdata med det formålet å belyse de bakenforliggende økonomiske forhold. Regnskaps­ analysen kan utføres på grunnlag av to ulike tallmaterialer. • Ekstern regnskapsanalyse Grunnlaget er her bedriftens årsoppgjør. Årsoppgjøret er satt opp etter

aksjelovenes og regnskapslovens regler for vurdering og spesifikasjon. Årsoppgjøret gir ikke alltid et korrekt bilde av de økonomiske forholdene i bedriften. Det skyldes for det første at regnskapstallene er gjenstand for vurdering. Vurderinger trenger med andre ord ikke alltid å være gode nok. Ellers bør vi huske på at regnskapet er grunnlag for beregning av skatt, og det kan motivere bedriftene til å framstille det skattbare resultatet lavest mulig.

68

• •

REGNSKAPSANALYSE

Figur 4.1 Interessentmodellen viser hvem som er interessert i å kunne vurdere virksomheten

• Intern regnskapsanalyse Her er grunnlaget bedriftens interne regnskapsdata. Denne regnskaps­ analysen blir derfor grundigere og mer pålitelig enn den eksterne regnskapsanalysen. Vi ser nærmere på den interne regnskapsanalysen i kapittel 6. Regnskapsanalysene kan tjene flere formål. For å få en oversikt over hvem som har hvilke interesser, kan interessentmodellen være nyttig å studere (se figur 4.1). Interessegruppe

Bidrag til foretaket

Bidrag fra foretaket

Ansatte

Arbeidskraft

Lønn, sosialeytelser

Långivere

Kapital

Avkastning, sikkerhet

Kunder

Betaling for varer/tjenester

Varer/tjenester, betalingsbetingelser

Leverandører

Varer/tjenester, betalingsbetingelser

Betaling for varer/tjenester

Eiere

Kapital

Avkastning, anseelse

Samfunnet

Tomter, konsesjon, kapital

Varige arbeidsplasser, skatter

Figur 4.2 En oversikt over belønninger til og bidrag fra interessegruppene Regnskapsanalysen kan gi de ulike interessentene den informasjonen de ønsker. For eksempel kan långivere og leverandører få informasjon som gjør det mulig for dem å vurdere bedriftens kredittverdighet.

Framgangsmåten ved regnskapsanalyse er vanligvis slik: 1 Gruppering av tallmaterialet 2 Korrigering av regnskapstall 3 Beregning av nøkkeltall (forholdstall) 4 Vurdering av nøkkeltall, konklusjoner • •

69

ØKONOMISTYRING

Gruppering av tallmaterialet Regnskapsloven § 6-1 og 6-2 viser hvordan regnskapets oppstillingsplan skal være. Her har vi valgt å bare ta med de vanligste postene. For komplett oppstilling viser vi til regnskapsloven. Vi grupperer resultatregnskapet slik: I Salgsinntekter 3 Varekostnad

5 Lønnskostnad 6 Avskriving på varige driftsmidler og immaterielle eiendeler 8 Annen driftskostnad 9 Driftsresultat

15 Annen finansinntekt

21 Annen finanskostnad 22 Ordinært resultat før skattekostnad 23 Skattekostnad på ordinært resultat

24 Ordinært resultat 25 Ekstraordinær inntekt

26 Ekstraordinær kostnad 27 Skattekostnad på ekstraordinært resultat 28 Årsresultat

Balanseregnskapet grupperer vi slik:

EIENDELER Anleggsmidler

EGENKAPITALOG GJELD Egenkapital

Immaterielle eiendeler

Innskutt egenkapital

Varige driftsmidler

Opptjent egenkapital

Finansielle anleggsmidler

Omløpsmidler Varer

Avsetning for forpliktelser

Fordringer

Annen langsiktig gjeld

Investeringer

Kortsiktig gjeld

Bankinnskudd, kontanter o.l.

70

• •

Gjeld

REGNSKAPSANALYSE

Resultatregnskapet opererer med ulike resultatbegreper, og det er viktig å kunne skille mellom disse begrepene: • Driftsresultat-. Viser hvor effektivt virksomheten er drevet. Et bra drifts­ resultat indikerer at kostnadene er tilpasset inntektene, og at bedriften er levedyktig. Det er ut fra driftsresultatet vi kan vurdere det arbeidet vi gjør, det vil si om vi klarer å få til den nødvendige verdiskapingen. • Ordinært resultat før skattekostnad-. Tar hensyn til finansinntekter minus finanskostnader. Dette er stort sett differansen mellom rente­ inntekter og renteutgifter. Det a vgj ørende for resultatet er hvordan virk­ somheten tidligere har forvaltet sine verdier, og hvordan virksomheten er finansiert. Bankinnskudd fører til renteinntekter, mens lån fører til rentekostnader. • Ordinært resultat: Viser ordinært resultat etter skattekostnad. • Årsresultat: Er ordinært resultat etter ekstraordinære inntekter og

Hvorfor er det viktig • foren avdelingsleder å kunne vurdere avdelingens driftsresultat?

kostnader. De ekstraordinære inntektene og kostnadene skyldes disposisjoner som gevinst eller tap ved salg ajv eiendommer og maskiner, eller inntekter og kostnader fra eierandeler i andre selskaper. Selv om dette resultatet viser et stort overskudd, betyr ikke det at virksomheten driver effektivt. Driftsresultatet kan likevel være negativt eller svakt, og i så fall må ledelsen vurdere omlegginger eller nedlegging av virksomheten. Utbyttet kunne jo bli større dersom en plasserte kapitalen et annet sted.

Vi skal ikke her gå inn på emnet årsoppgjørsdisposisjoner. Resultat­ regnskapet viser oss hva som har skjedd i perioden, men vi får ikke et fullstendig bilde av virksomheten før vi også har studert balansen. Balansen viser at både høyre og venstre side er delt opp i grupper. Som resultatregnskapet er også balansen satt opp i en bestemt rekkefølge. Vi skal nå se nærmere på de enkelte grupperingene i balansen.

Venstre side viser bedriftens eiendeler og er satt opp i en rekkefølge etter hvor fort vi kan gjøre eiendelene om til kontanter. Vi deler eiendelene i to grupper: • Anleggsmidler: Eiendommer, maskiner og andre eiendeler som er tenkt til varig eie. Disse kan gjøres om til kontanter på lengre sikt.

• •

71

ØKONOMISTYRIN

.Tid TK= 1000

TK= 1100

Med driftsresultat pluss finansinntekter lik 105 blir totalkapitalrenatbiliteten 105 0.5(1000 + 1100) ' 100 % = 10 % For å vurdere om totalkapitalrentabiliteten er akseptabel, må vi ta hensyn til flere faktorer.

1 Risiko Hvor risikabelt er det å investere penger i denne bedriften ? Dersom risikoen er svært høy, er det rimelig å forvente at investeringen må premieres med høy avkastning. Å sette penger i banken blir regnet som risikofritt. Bankrenten Hvamenerduer • akseptabel rente dersom du skulle investere én million kroner?

kaller vi derfor en risikofri rente. Kjøper vi derimot aksjer, er det alltid knyttet en viss risiko til det. For at noen skal være interessert i å investere i aksjer, må avkastningen derfor være høyere enn bankrenten. Denne ekstra avkast­ ningen kaller vi risikopremie. Jo høyere risiko, desto høyere risikopremie. akseptabel rente = risikofri rente + risikopremie 2 Framtidsutsiktene for bedriften Dersom bedriften av en eller annen grunn går mot bedre tider, kan vi akseptere en lavere rentabilitet for dette året. Er forholdet motsatt, det vil si at bedriften går mot dårligere tider, krever vi høyere avkastning. 3 Hvilke andre alternative kapitalplasseringer fins? Fins det alternative investeringsmuligheter, bør rentabiliteten vurderes mot dem. Tankegangen er at dersom rentabiliteten vår er 10 % og det fins alternative investeringsmuligheter med samme risiko, men med en rentabilitet på 30 %, er det en lite akseptabel rentabilitet i bedriften vår.

76

• •

4 Utviklingen over tid Hva var rentabiliteten i fjor, og hva er rentabiliteten i andre sammenliknbare bedrifter? Dersom rentabiliteten i bedriften vår er lavere i år enn i fjor, er det lite akseptabelt. Er rentabiliteten bedre i år enn i fjor, er det mer akseptabelt. Dersom rentabiliteten i bedriften vår er mye lavere enn i andre sammen­ liknbare bedrifter, er det ikke akseptabelt. Er rentabiliteten derimot høyere enn i andre sammenliknbare bedrifter, kan det tyde på at rentabiliteten vår er akseptabel. Vi skal nå se at totalkapitalrentabilitet (TKr) kan deles opp i to faktorer, kapitalens omløpshastighet og overskuddsgraden. totalkapitalrentabiliteten = kapitalens omløpshastighet • overskuddsgrad (driftsresultat + finansinntekter)

gjennomsnittlig totalkapital

_

driftsinntekter

(driftsresultat + finansinntekter)

gjennomsnittlig totalkapital

driftsinntekter

^qq Mengde

Figur 9.1 viser markedstilpasningen for hele markedet. En av forutsetningene Figur 9. 2 Markedspris for for fullkommen konkurranse er at det fins mange små selgere (eller tilbydere) den enkelte tilbyder i et i markedet. Den enkelte produsent er så liten at han alene ikke kan innvirke på marked med fullkommen markedsprisen, og må derfor oppfatte den som gitt (figur 9.2). Tilpasning konkurranse under fullkommen konkurranse er vist i figur 9.3.

Grenseinntekt = DE/ Grensekostnad = DEK

190 • •

Når vi sammenlikner grenseinntekt og grensekostnad, er det lønnsomt for bedriften å selge en ekstra enhet så lenge merinntekten da blir større enn merkostnaden. Dette skjæringspunktet kaller vi vinningsoptimum.

Bedriften har overskudd så lenge de totale enhetskostnadene (SEK) er lavere enn prisen. På enhetsdiagrammet svarer det til området som ligger mellom nedre og øvre dekningspunkt. Den kostnadsoptimale produksjonsmengden er der de totale enhetskostnadene har sitt laveste punkt. Da er summen av enhetskostnader lavest.

Vinningsoptimum: DEI = DEK

Kroner

produksjonsmengde

produksjonsmengde

Overskuddsrektangelet (Overskudd per enhet • mengde) ((Pris - SEK) • mengde) Figur 9.3 Enhetsdiagram som viser bedriftens enhetskostnader og markedsprisen. For å oppnå maksimal fortjeneste må bedriften tilpasse seg der differanseenhetskostnaden er lik prisen

• • 191

ØKONOMISTYRING Den enkelte produsents tilpasning under fullkommen konkurranse kan også STK — sum totale kostnader

• VTK — variable to tale kostnader

illustreres med et talleksempel. En virksomhet selger et produkt i et marked

med fullkommen konkurranse. Markedsprisen er 100 kr per enhet, og

SEK — sum enhetskostnader

bedriftens kostnader går fram av tabellen.

VEK - variable enhetskostnader

Mengde

DK - differansekostnad

0

STK

15000

VTK

0

SEK

VEK

-

-

DEK- differanseenhetskostnad

STI — sum totale inntekter Dl - differanseinntekt

DK

100

5300 100

20300

5300

203

100

4900

25200

10200

126

100

300

31300

16300

100 7800

400

39100 24100 49600 34600

10000

100

10000

100

10000

100

10000

100

10000

100

20000

30000

78 100 40000

97.75 60.25 10500

500

DEI

10000

61

104.33 54.33

Dl

0

49

51 6100

STI

53

53

DEI - differanseenhetsinntekt

200

DEK Pris

99.20 69.20

105 100

50000

Hva er denne produsenten sin tilpasning?

I avsnittet om kostnads- og etterspørselsteori (kapittel 5) brukte vi melk som eksempel. Det kan vi også gjøre her for å illustrere markedstilpasningen under fullkommen konkurranse. For ordens skyld tilføyer vi at markedet for melk ikke er et marked for fullkommen konkurranse.

Figur 9.4 Tilbudskurven for melk

Figur 9.5 Etterspørselskurven for melk

Figur 9.4 viser at når prisen på melk er 9 kr per liter, ønsker melkeprodu­ sentene i et bestemt område å selge 100 000 liter melk. Dersom prisen går ned til 6 kr, ønsker de å tilby 60 000 liter melk. 192 • •

SAMFUNNSØKONOMISKE BETRAKTNINGER

Figur 9.6 Markedslikevekt i melkemarkedet ved fullkommen konkurranse

Etterspørselskurven (figur 9.5) viser at når prisen på melk er 9 kr per liter, ønsker etterspørrerne i et bestemt område å kjøpe 100 000 liter melk. Dersom prisen går ned til 6 kr, ønsker de å kjøpe 150 000 liter melk. Figur 9.6 viser at det er likevekt mellom tilbud og etterspørsel når prisen er 9 kr. Selgerne tilbyr da 100 000 liter melk. Det er akkurat det etterspørrerne vil ha ved denne prisen. Også tilbudskurven varierer fra produkt til produkt. Noen produkter har bratte kurver, andre har slakke. Dersom viktige faktorer for bedriftens tilbud endrer seg, får vi det vi kaller et skifte i tilbudskurven.

Figur 9.7 Positivt skifte i tilbudskurven

Figur 9.8 Negativt skifte i tilbudskurven

• • 193

ØKONOMISTYRING Når foret til kyrne blir rimeligere, blir det totalt sett billigere produsere melk. Det gir et positivt skifte i tilbudskurven (figur 9.7). Årsaken til at det oppstår et

negativt skifte i tilbudskurven (figur 9.8), kan være at produksjonskost­ nadene har økt. Denne kostnadsøkningen kan også skyldes særavgifter.

Fins det substitutter • til produktersom blir solgt i bransjen din ?

Ved et positivt skifte i etterspørselskurven (figur 9.9) blir det etterspurt en større mengde melk selv om prisen ikke har endret seg. Skiftet kan skyldes at antallet etterspørrere har økt, at etterspørrerne har fått større inntekter, at smaken er endret (gjennom for eksempel aktiv markedsføring av produktet), at prisen på substitutter har økt, eller at prisen på komplementære varer er redusert. • Et substitutter et produkt som har samme bruksområde, og som dermed er et alternativ, for eksempel smør og margarin. Dersom prisen på margarin øker, bruker vi i stedet smør. • Komplementære produkter er produkter som utfyller hverandre, for eksempel ski og staver. Dersom prisen på ski øker, får det innvirkning på salget av staver.

Figur 9.9 Positivt skifte i etterspørselskurven for melk

Andre markedsformer Som nevnt må mange og strenge forutsetninger oppfylles for at det skal være fullkommen konkurranse i markedet. Når disse forutsetningene ikke er oppfylt, får vi andre markedsformer. De andre markedsformene kan kategoriseres etter to kriterier: 1 Antall tilbydere i markedet 2 Hvilke varer som blir tilbudt 194 • •

SAMFUNNSØKONOMISKE BETRAKTNINGER

Antall tilbydere Mange

Få

En

Oligopol

Monopol

Oligopol

Monopol

Vareegenskap

Homogen vare

Fullkommen

konkurranse Differensiert vare

Monopolistisk

konkurranse

Dersom det er mulig å finne et marked med såkalt monopol, foreligger det en eneste tilbyder. Monopolisten har ingen konkurrenter og velger den prisen og mengden som gir størst overskudd. Det kan være flere årsaker til at det danner seg monopol. Monopolisten kan ha konkurrert ut andre aktører, aktørene har slått seg sammen til én tilbyder, eller myndighetene har nektet flere adgang til markedet. Patenter og store etableringskostnader kan være andre årsaker.

Figur 9.10 Enhetsdiagram som viser monopolistens tilpasning • • 195

ØKONOMISTYRING Mengde

■ STK — sum totale kostnader

0

STK

15000

VTK

0

SEK

VEK

-

-

• VTK — variable totale kostnader

DK

DEK

Pris

STI

Dl

DEI

0

5300

53

15000

150

13000

130

II 000

110

9000

90

7000

70

SEK — sum enhetskostnader VEK - variable enhets kostnader

100

20300

5300

203

DK - differansekostnad

DEK- differanseenhetskostnad

150

53

4900 200

25200

10200

126

15000

49

140

51

28 000

STI - sum totale inntekter

6100

Dl - differanseinntekt DEI - differanseenhetsinntekt

300

31300

16300

104.33

130

54.33

7800 400

39100

24100

97.75

49600

34600

99.20

69.20

39000

78 120

60.25

10500 500

61

48 000

105

110

55000

Som vi ser av figur 9.10, ligger vinningsoptimumet fortsatt i skj æringspunktet mellom differanseenhetskostnaden og differanseenhetsinntekten. Det skraverte feltet viser det maksimale overskuddet. Kostnadsoptimum er der de totale enhetskostnadene og differanseenhetskostnaden krysser hverandre. Tilpasningen under monopol er også vist i tabellen ovenfor.

Prisdifferensiering Hardu eksempler på • prisdifferensiering?

196 • •

Bedrifter kan selge varene sine i ulike markeder. En bedrift kan for eksempel være monopolist på hjemmemarkedet og prisfast kvantumstilpasser (ved fullkommen konkurranse) på eksportmarkedet. Dersom en bedrift skal kunne drive prisdifferensiering, må markedene være atskilt fra hverandre, og bedriften må ha mulighet for å drive en selvstendig prispolitikk.

SAMFUNNSØKONOMISKE BETRAKTNINGER

10 20 30 40 50 60 70 $0 90 100 110 120 130 140 150 Mengde !◄------------hjemme--------------------- ute-------- ►] Figur 9.11 Prisdifferensiering. Monopolist hjemme og prisfast kvantumstilpasser ute

Hvor mye omsettes det • på hjemmemarkedet kontra på utemarkedet?

Markedssvikt og eksterne virkninger Konflikter mellom fellesskapsverdier og markedskreftenes verdier er blitt en del av hverdagen. Eksempler på fellesskapsverdier (fellesgoder) er rein luft og uberørt natur. Dette er goder som samfunnet ønsker å ta vare på. Markedskreftene kommer fram til en likevektsløsning som baserer seg på tilbuds- og etterspørselskurvene. I produsentens tilbudskurve er det for eksempel ikke tatt hensyn til utslipp av gasser som ødelegger naturen. Markedstilpasningen blir av den grunn feil i forhold til det som hadde vært til beste for fellesskapet (det samfunnsøkonomisk mest lønnsomme). • • 197

ØKONOMISTYRING

Hvor Mb0 = optimal tilpasning såframt bedriften ikke blir belastet kostnadene ved forurensing

Mso = optimal tilpasning såframt bedriften blir belastet kostnadene ved forurensing

Figur 9.12 Bedriftsøkonomisk og samfunnsøkonomisk tilpasning I figur 9.12 angir sø den samfunnsøkonomiske tilpasningen, mens bø angir den bedriftsøkonomiske tilpasningen. Vi ser at den enkelte tilbyder, når prisen er gitt, vil tilpasse produksjonen sin etter de grensekostnader den har.

Forekommerdet • markedssvikt i bransjen din ?

Avvik mellom bedriftsøkonomiske og samfunnsøkonomiske grensekostna­ der (eller grenseinntekter når det er etterspørselskurven som er feil) kaller vi eksterne virkninger. Situasjonen som da oppstår, kaller vi markedssvikt. Det kan skje når en produsent slipper ut forurensende gasser og den samfunns­ økonomiske kostnaden ikke er en del av bedriftens produksjonskostnader. Et annet eksempel kan være folks betalingsvilj e ved vaksinering. Den samfunns­ økonomiske inntekten ved å hindre smittefare er større enn den enkeltes betalingsvillighet for å bli vaksinert.

For å korrigere for markedssvikt kan samfunnet bruke særavgifter og subsidier for å justere tilbudskurven, slik at en oppnår løsninger som er mer i samsvar med det samfunnsøkonomisk lønnsomme. Dersom myndighetene gir subsidier, fører det til et skifte i bedriftens tilbudskurve, tilsvarende en kostnadsreduksjon (figur 9.14). Eksempler på subsidierte produkter er 198 • •

SAMFUNNSØKONOMISKE BETRAKTNINGER

matvarer. Dersom myndighetene innfører en miljøavgift, fører det til et skifte i bedriftens tilbudskurve, tilsvarende en kostnadsøkning (figur 9.13). Eksempler på avgiftsbelagte produkter er bensin, tobakk, alkohol og elektriske artikler.

Hvor stor virkningene av subsidier og avgifter vil bli avhenger tildels av etterspørselens elastisitet.

• • 199

ØKONOMISTYRING

Oppgaver Oppgave I

Hva mener vi med blandingsøkonomi? Oppgave 2

Gjør greie for de to markedsformene fullkommen konkurranse og monopol. Legg vekt på å få fram ulikhetene ved markedsformene. Oppgave 3

Hva mener vi med markedslikevekt? Oppgave 4

a) Hva mener vi med markedssvikt? Gi noen eksempler. b) Hvordan kan myndighetene korrigere for markedssvikt? Gi konkrete eksempler. Oppgave 5

Bedriften produserer bare en produkttype og den er aktør på et marked med fullkommen konkurranse (det vil si at bedriften er prisfast kvantumstilpasser). Prisen på varen er 150 kr, og de faste kostnadene utgjør 150 000 kr per år. Mengde per år

FTK

VTK

0

0

1000

80000

2000

130000

3000

183000

4000

224000

5000

300000

6000

432000

a) b) c) d)

DK

SEK

VEK

DEK

Fyll ut resten av tabellen. Tegn inn VEK, SEK, DEK og prisen på et enhetsdiagram. Vis på figuren hvor vinningsoptimum og kostnadsoptimum ligger. Hvor mye kan prisen falle før det lønner seg å stanse produksjonen for en stund?

200 • •

STK

Oppgave 6

Mengde

Pris

DEK

DK

VTK

FTK

0

200

1000

190

120

100000

2000

180

90

100000

3000

170

70

100000

4000

160

55

100000

5000

150

65

100000

6000

140

90

100 000

STK

SEK

STI

Dl

DEI

100000

a) Gjør tabellen ferdig. b) Tegn inn DEI, SEK, DEK og prisen på et enhetsdiagram. Oppgave 7

En bedrift driver prisdifferensiering ved å være monopolist på hjemme­ markedet og prisfast kvantumstilpasser på eksportmarkedet. Figuren viser bedriftens enhetsdiagram.

• • 201

ØKONOMISTYRING a) Sett navn på figuren.

b) Finn den vinningsoptimale prisen og mengden dersom bedriften bare hadde solgt varer på hjemmemarkedet.

c) Hvor stort totalsalg har bedriften når den driver prisdiferensiering? d) Hvor stor er salgsmengden henholdsvis hjemme og borte?

e) Hva er da prisen i hjemmemarkedet?

Oppgave 8

En bedrift har månedlige faste kostnader på i alt 100 000 kr. Bedriften produserer bare et produkt i et antall av 50 000 stk. per måned. Til dette medgår materialer til en verdi av 75 øre per stk. Arbeidet lønnes med ren stykkakkord på 1,50 kr. Produktet selges for 5 kr per stk.

Bedriften har satt opp dette stykk-budsjettet

materialer + lønn + faste kostnader = totale kostnader per stk.

0,75 kr 1,50 kr 2,00 kr 4,25 kr

a) Beregn fortjeneste per stk. og fortjeneste totalt. Det kommer en forespørsel fra Sverige om levering av 25 000 enheter av produktet, men da til en stykkpris på 3 kr. Vi forutsetter at bedriften ikke utnytter sin kapasitet fullt ut på forhånd, slik at de kan produsere ytterligere 25 000 enheter i tillegg til de 50 000 stk. de allerede selger innenlands. b) Gjør nødvendige beregninger og avgjør om bedriften bør ta ordren.

c) Dersom bedriften sier ja til ordren fra Sverige, vil dette oppfattes som prisdifferensiering.

202 • •

SAMFUNNSØKONOMISKE BETRAKTNINGER

d) Hvordan tror du de norske kundene vil reagere dersom de får høre hvilken pris svenskene betaler? e) Drøft positive og negative sider ved prisdifferensiering. Tenk både på den konkurransemessige betydningen og den moralske siden ved prisdifferensiering.

• • 203

ØKONOMISTYRING

É A Etablering, drift og avI Wr * vikling av virksomheter Mål for kapitlet Når du har lest dette kapitlet, skal du

• kjenne til bestemmelser som regulerer etablering og avvikling av bedrifter • kunne forholde deg til sentrale bestemmelser i lover, forskrifter og regnskapsstandarder

• ha kjennskap til ulike selskapsformer • kunne vurdere kostnadene og kunne foreslå hvordan bedriften bør finansiere gitt kapitalanvendelser

• kunne bruke tilgjengelig informasjonsteknologi i de ulike fasene av økonomistyringen

Etablering Hvert år blir det registrert 15 000-20 000 nye virksomheter i Norge. De aller fleste er mindre virksomheter. Mangel på ideer og pågangsmot for å starte egen virksomhet er det tydeligvis ikke. Enda flere har antakelig lyst til å starte opp, men av en eller annen grunn har de ikke klart å realisere

forretningsideen.

204 • •

ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

Norsk lov setter to formelle krav til dem som vil starte eget foretak: • Personen må være myndig, over 18 år • Personen må ikke være «underlagt konkursbehandling»

At virksomheter kan gå konkurs, viser på den ene sida at det er usikkerhet ved drift av selskaper, og på den andre sida at loven beskytter ansatte, leverandører og kunder mot uforsvarlig forretningsdrift. Det er klart at det fins etiske og moralske spilleregler som alle næringsdrivende må følge. Før vi starter egen virksomhet, må vi være oppmerksomme på at forretnings­ driften også kan få uheldige konsekvenser for andre enn oss selv.

** Hva kan skje med • leverandøren til et firma som går konkurs?

Loven setter ikke noen direkte kunnskapskrav til dem som vil starte egen virksomhet. Likevel er det en rekke lover og forskrifter som må følges når det gjelder driften av virksomheten. Selv om det ikke er pålagt ved lov, har mange virksomheter egne kvalifikasjonskrav til den daglige lederen.

Før vi setter i gang Utgangspunktet for en virksomhet er en forretningsidé. Før vi setter i gang, er det helt nødvendig å gjøre forhåndsanalyser for å undersøke om ideen kan gjennomføres og gi nødvendig økonomisk gevinst. En slik analyse går i prinsippet ut på å finne hva det totalt koster å levere produktet/tjenesten, og hva de totale inntektene blir. Det varierer hvor omfattende analysen er, men det er helt meningsløst å ikke gjøre slike vurderinger på forhånd.

Etter at vi har foretatt en analyse av kostnader, inntekter, priser og markedsbehov, kan vi beregne kapitalbehov og vurdere mulige finansie­ ringsformer.

Først er det naturlig å se på hvilke investeringer som må gjøres, hvor stort behovet er for • maskiner og utstyr • varelager • lokaler og inventar • telefoner, datamaskiner osv.

På tilsvarende måte bør vi planlegge hvordan virksomheten skal organiseres. Vi kan lage en organisasjonsplan for å klarlegge behovet for menneskelige ressurser. Med utgangspunkt i den setter vi opp et investeringsbudsjett. • • 205

ØKONOMISTYRING Minst like viktig som å se på kapitalbehovet investeringene fører med seg, er det å klarlegge behovet for driftskapital. Særlig i oppstartingsfasen er dette viktig, da det ofte er en rekke utbetalinger i begynnelsen, mens det tar tid før innbetalingene kommer. Mange ideer om egen virksomhet har nok strandet på at en ikke har klart å finansiere virksomheten. Mange gode forretnings­ virksomheter som er satt i gang, har etter en tid måttet legge ned. Årsaken er

ofte at virksomhetene ikke har hatt tilstrekkelig driftskapital til å greie seg i startfasen. En ny virksomhet må vanligvis finansieres med både egenkapital og fremmedkapital. Skal mulige investorer og långivere få tiltro til et nytt forretningsprosjekt, er det nødvendig med en god beskrivelse av prosjektet. Samarbeidspartnerne må bli overbevist om at prosjektet innen en viss tid vil gi tilstrekkelig økonomisk gevinst. En slik beskrivelse kan inneholde følgende: • Beskrivelse av forretningsideen • Kostnads- og inntektsanalyser • Markedsundersøkelse • Analyse av konkurrenter • Organisasjonsplan • Ressursoversikt og kapitalbehov • Finansieringsplan • Resultatbudsjett for de første årene • Likviditetsbudsjett for de første årene

Det er viktig å være så realistisk som mulig når vi setter opp budsjettene. Å få

med alle kostnader og å være nøktern når det gjelder inntekter er en god forsikring. Jo bedre vi beskriver et prosjekt og hvordan vi skal oppnå økonomisk gevinst, desto lettere er det å oppnå tillit hos samarbeidspartnere. For å beskrive usikkerhet kan vi legge fram tre budsjettforslag: • Et pessimistisk forslag • Det mest sannsynlige forslaget • Et optimistisk forslag

I mange tilfeller kan det være gunstig å sette opp et dekningsdiagram på grunnlag av budsjettene. Et slikt diagram synliggjør bedre hva som kan skje ved ulike omsetningstall.

206 • •

ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

For dem som ønsker å starte små virksomheter, kan dette forarbeidet kanskje virke omfattende og komplisert. Å kjøpe slike tjenester er kostbart, men det fins både bøker og kurs som spesielt tar for seg emnet etablering. Alle bør tenke gjennom dette før de starter opp. Skal virksomheten lånefinansieres, er det i alle fall nødvendig med budsjetter og beskrivelser.

Selskapsformer Skal vi starte en virksomhet, må vi velge selskapsform. De vanligste selskapsformene er enkeltmannsforetak, ansvarlig selskap og aksjeselskap. For de ulike selskapsformene gjelder bestemte lover med tilhørende rettigheter og plikter.

Enkeltmannsforetak Som navnet sier, har et slikt foretak bare en eier. Foretaksformen er ikke regulert gjennom egen lov og er derfor den enkleste å etablere. Alle enkeltmannsforetak trenger heller ikke å registrere seg i foretaksregisteret.

I enkeltmannsforetaket hefter eieren for selskapets gjeld med hele sin private formue. Det innebærer at all gjeld som selskapet pådrar seg, er eieren personlig ansvarlig for. Hva dette ansvaret innebærer, må vi være klar over før vi velger denne selskapsformen. Navnet på et enkeltmannsforetak skal alltid inneholde eierens slektsnavn, for eksempel Hansen Bilsalg. Enkeltmannsforetaket er som andre selskaper pålagt å føre regnskap, registrere og dokumentere alle transaksjoner. Selskapets overskudd går til eieren. Eieren må derfor personlig betale skatt av selskapets overskudd. Det er viktig å merke seg at det som eieren tar ut av selskapet i form av penger og varer til egen bruk, ikke blir regnet som driftskostnader. Når en lønnstaker mottar lønn, blir skatten trukket av selskapet, som igjen betaler lønnstakerens skatt til myndighetene. Men når eieren tar ut 10 000 kr, blir ikke skatten trukket fra. Eieren må betale skatten når årsregnskapet foreligger, jf. skatteloven. For at eieren ikke skal betale all skatt ved årsslutt, betaler han forhåndsskatt. Hvert år melder eieren fra til likningskontoret om hvor mye han tror selskapet vil tjene. Skatten blir beregnet, og liknings­ kontoret sender eieren innbetalingsblanketter for forhåndsskatt som eieren må betale fire ganger i året.

• • 207

Skatteberegningen for eiere i selskaper er noe mer komplisert enn for vanlige lønnstakere. I enkeltmannsforetak gjelder som hovedregel at innehaveren skal skatte av en såkalt tilordnet personinntekt. Denne inntekten skal være en beregnet lønn til innehaveren. Den beregnete inntekten skal omtrent svare til det han hadde fått som vanlig lønnstaker. Personinntekten skal gi et bilde av innehaverens arbeidsinnsats i virksomheten. Den totale inntekten blir delt i to etter lovfestete regler. Én del blir regnet som «lønn» for innehaverens arbeidsinnsats, en annen del blir regnet som «leie» italen eieren har stående i virksomheten. Prinsippet ble lansert i 1992 og kalles delingsmodellen. Delingsmodellen blir også brukt i ansvarlige selskaper og i aksjeselskaper.

Eiere av enkeltmannsforetak bestemmer selv hvordan selskapet skal styres og organiseres. Eieren kan sette bort deler av arbeidet, for eksempel regnskap, fakturering og lønn. Prokura (underskriftsfullmakt) kan gis til en medarbeider, jf. lov om prokura. ---------------- Om selskapet trenger å ha revisor, avhenger av omsetningen og antall ansatte, jf. lov om revisjon og revisorer. Generelt kan vi si at selskapet må ha revisor dersom årsomsetningen er på mer enn 5 millioner kr eksklusive merverdiavgift.

Ansvarlig selskap med fullt eller delt ansvar Et ansvarlig selskap består av to eller flere eiere, jf. selskapsloven. Det er mulig å dele ansvaret mellom eierne på tre ulike måter: • Alle deltakerne hefter fullt ut solidarisk for selskapets gjeld: ansvarlig selskap, ANS

• En eller flere av deltakerne hefter for en prosentdel av selskapets gjeld, men minst en hefter for hele gjelda: ansvarlig selskap, ANS • Alle deltakerne hefter for hver sin prosentdel. Delene må til sammen dekke selskapets totale gjeld: selskap med delt ansvar, DA

208 • •

ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

Et ANS kan ha eget navn, men dersom noe går galt, er det eierne som har ansvaret. Også i disse selskapene hefter eierne med hele sin formue for hele eller deler av selskapets gjeld. Fullt solidarisk ansvar innebærer at dersom kreditorene ikke får pengene sine fra selskapet eller fra en av eierne, kan de kreve hele beløpet fra de andre eierne. Innehavere av et ansvarlig selskap står relativt fritt til å velge organisasj ons- og styreform. Ved oppstart må det skrives en selskapsavtale, der fem lovbestemte elementer skal være med: • Firmanavn • Navn og bosted for alle deltakerne • Selskapets formål • Kommunen der selskapet har kontorer • Hver eiers innskudd av penger eller eiendeler

7

Hva innebærer

solidarisk ansvar ?

Denne selskapsformen kan være krevende. Samarbeidet kan lett føre til konflikter om arbeidsinnsats og disposisjoner. I selskapsformen bør det derfor gå klart fram hvordan samarbeidsformen skal være. Avtalen bør inneholde • ansvarsforholdene i selskapet • fordeling av inntekter og tap • uttak av penger og verdier • fordeling av arbeidsinnsats • regler for overdragelse av eierandeler • regler for oppløsing av foretaket og utløsing av eiere

I et ansvarlig selskap er det vanlig å ha regelmessige selskapsmøter, men selskapet kan også velge et styre. Selskapene ansetter gjerne en av eierne eller en utenforstående som daglig leder. For slike selskaper kan det være hensiktsmessig med revisor, jf. lov om revisjon og revisorer, men det er bare selskaper med mer enn fem ansatte eller mer enn 5 millioner kr i omsetning som har plikt til å ha revisor. Når det gjelder skatteberegning, er ansvarlige selskaper en slags mellomting mellom et enkeltmannsforetak og et aksjeselskap. Vi skiller mellom aktive og passive medlemmer i selskapet. Som eiere må en betale forhåndsskatt. Går selskapet med underskudd, kan eierne trekke fra sin del av selskapets underskudd på selvangivelsen.

• • 209

ØKONOMISTYRING Aksjeselskaper og aksjeloven Etter EØS-avtalen er Norge pliktig til å tilpasse seg EUs lovgivning på flere områder. Det har blant annet ført til at vi skiller mellom allmenne aksjeselskaper (ASA), jf. allmennaksjeloven, og private aksjeselskaper (AS), jf. aksjeloven. ASA er selskaper registrert på børsen, der alle kan kjøpe aksjer i selskapet. Ved oppstart kreves det en aksjekapital på 100 000 kr for AS, én million kroner for ASA.

Eierne av aksjeselskaper hefter bare for aksjekapitalen sin. Går selskapet konkurs, risikerer eierne å tape denne aksjekapitalen. Årsaken til innbetaling av aksjekapital er at aksjeselskapene skal ha visse verdier for å sikre kreditorene.

Ved selskapsstart skal det føres aksjebok. Boka gir en oversikt over hvem som eier aksjene. Aksjeboka må ajourføres kontinuerlig. ASA oppretter et aksjeregister i Verdipapirsentralen.

Oppbygging og organisering av aksjeselskaper er styrt av bestemmelser fastsatt i aksjelovene. Etter lovene skal alle aksjeselskaper ha general­ forsamling, styre og revisor. Et aksjeselskap kan bestå av bare en person, og da er samme person både generalforsamling og styre.

* Hvilke fordeler oppnår • vi ved å starte et AS ?

Alt etter hvor mange ansatte selskapet har, og hvor stor omsetningen er, har aksjelovene klare krav til hvordan selskapet skal styres, blant annet krav om de ansattes rett til å ha representanter i selskapets styre. Skattereglene for aksjeselskaper avhenger av i hvilken grad aksjeeierne er aktive medarbeidere i selskapet. Vi skiller mellom aktivt og passivt selskap. Passive selskaper er selskaper der mindre enn 2/3 av aksjeeierne arbeider i selskapet. Når selskapet ved årets slutt har et overskudd, blir det regnet 28 % skatt. Likningskontoret beregner selskapets skatt og sender innbetalings­ blankett til selskapet. I det aktive aksjeselskapet nytter en igjen delings­ modellen.

I et aksjeselskap kan det ikke overføres penger fritt mellom eiere og selskap, slik tilfellet er i noen andre selskapsformer. Selv etter at skatten er innbetalt, er det spesielle regler for hvordan overskuddet kan disponeres. Aksjelovene sier i prinsippet at det skal bygges opp reserver i selskapet, slik at aksjekapitalen i selskapet pluss reserver er lik selskapets gjeld. Dette er naturlig nok for å sikre

210 • •

ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

at selskapet er i stand til å betale sine forpliktelser. Er kravet oppfylt, vil selskapet alltid være i stand til å betale gjeld. Så lenge kravet ikke er nådd, kan halvparten av overskuddet utbetales som aksjeutbytte til eierne. Overskuddet har selskapet allerede betalt skatt for, og dermed er utbyttet skattefritt for eierne.

Delingsmodellen og skattereglene for aksjeselskaper er såpass kompliserte at vi her bare viser til eksperter og aksjelovene. Å starte et aksjeselskap er noe mer omfattende enn å starte andre

selskapsformer. For det første må det holdes et stiftelsesmøte (det gjelder også når det bare er en eier.) Eierne må lage et stiftelsesdokument for å få registrert selskapet. Deltakerne må lage forslag til vedtekter og bestemme når første generalforsamling skal holdes. Når stiftelsesdokumentet er ferdig utarbeidet, er det tid for å tegne aksjer. Det vil si at eierne forplikter seg til å innbetale aksjeandelen sin. Deretter følger konstituerende generalforsamling. Møtet blir protokollført, og det blir fattet vedtak om å stifte selskapet. Det velges styre og revisor. Innen seks måneder etter undertegning av stiftelsesdokumentet må selskapet være registrert i foretaksregisteret. Før registreringen må minst halvparten av aksjekapitalen være innbetalt, og det resterende beløpet må være innbetalt innen ett år etter registrering. Dette kan virke mer komplisert enn det i virkeligheten er. Med litt hjelp fra en revisor eller en advokat går det hele raskt. Likevel er det eierne som er ansvarlige for at registreringspapirene blir riktig utfylt.

Andre selskapsformer Nyetablerte selskaper velger vanligvis en av de nevnte selskapsformene. En annen selskapsform er kommandittselskaper (KS), jf. selskapsloven. Kommandittselskapet likner mye på et ansvarlig selskap, og minst en av eierne skal være ubegrenset ansvarlig. En slik ansvarlig eier kaller vi

’lk f dl f ulempe rer er de^

komplementar, og vedkommende er ansvarlig for selskapets gjeld dersom

• me(j et

?

selskapet selv ikke makter å dekke gjelda. De andre deltakerne kaller vi kommandittister. Dem kan det være mange av, og de er bare ansvarlige for den kapitalen de har skutt inn. Det spesielle med kommandittselskaper er at komplementaren ikke trenger å være en person, men like gjerne kan være et selskap, for eksempel et eget aksjeselskap. Dermed er det ingen person som • • 211

står ansvarlig med hele formuen sin. Selskapsformen kan derfor være velegnet for prosjekter med stor risiko. Det fins også andre selskapsformer som samvirkelag (andelslag), stiftelser og ideelle foreninger.

Selskapsregistrering Har vi bestemt oss for å starte opp, er det en del offentlige myndigheter som skal ha melding om det. Først og fremst gjelder det enhetsregisteret og foretaksregisteret.

Enhetsregisteret er et register der de mest sentrale opplysningene om alle sel­ skaper i Norge er samlet. Fra dette registeret blir opplysninger spredt videre til • arbeidsgiverregisteret (trygdekontoret) • foretaksregisteret • merverdiavgiftsmanntallet • statistisk sentralbyrås bedrifts- og foretaksregister På den måten blir papirarbeidet enklere når vi skal registrere et foretak. Vi sender bare et samleskjema for registrering til det statlige edb-registeret i Brønnøysund. Registrering i enhetsregisteret er gratis. f Hva oppnår vi ved • å registrere firmaet ?

De fleste som skal begynne som næringsdrivende, har plikt til å registrere virksomheten i foretaksregisteret, jf. lov om foretaksregistrering. Her koster det å bli registrert. Prisen avhenger av selskapsformen. Ved denne registreringen oppnår vi også visse fordeler. For det første blir firmanavnet rettsbeskyttet, det vil si at vi får et unikt firmanavn. For det andre får vi en firmaattest der organisasjonsnummeret er oppgitt. Når vi kan vise til at vi er et registrert firma, oppnår vi lettere tillit hos långivere, leverandører, toll- og avgiftsmyndigheter. Enkelte leverandører forlanger organisasjons­ nummeret før de i det hele tatt leverer noe.

Fra foretaksregisteret kan vi også hente ut opplysninger om andre selskaper. Vi kan få tak i firmaattester for andre virksomheter mot å betale et mindre gebyr. I forbindelse med EØS-avtalen skal også fakturaer og andre dokumenter påføres blant annet selskapsform og organisasjonsnummer. Om plikt til merverdiregistrering og lover og forskrifter som gjelder for selskapsdrift, viser vi til lov om merverdiavgift, lov om investeringsavgift og regnskapsloven. 212 • •

ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

Finansiering og finansieringskilder Mange har nok hatt en god forretningsidé som aldri er blitt realisert fordi de ikke har klart å skaffe penger. Med finansiering mener vi nettopp det å skaffe penger. Ved etablering av en virksomhet trengs det både startkapital og driftskapital. Virksomheten opparbeider egenkapital ved at eierne skyter inn penger, og ved at deler av overskuddet blir beholdt i virksomheten. Både ved oppstart og seinere må de fleste virksomheter basere finansieringen på både egenkapital og fremmedkapital. Virksomhetene har altså et behov for å låne penger.

Ulike typer lån Som vi så ved nåverdimetoden og rentesrente, har ikke en krone samme verdi om ti år som i dag. De som låner oss penger, tar derfor rente av pengene sine. Den typen lån vi velger, påvirker likviditeten i form av hvor mye vi må ut med i månedlige avdrag og renter. De to vanligste formene for banklån er serielån, der renter og avdrag blir belastet etterskuddsvis, og annuitetslån, der vi blir belastet med et fast beløp hver periode. Hvilken type lån vi velger, avhenger mest av hvor god betalingsevne vi har de nærmeste årene.

7

Hvorfor tror du mange

velgeretannuitetslån?

• • 213

ØKONOMISTYRING Lån: 100 000 kr. Avdragstid: 5 år. Rentekostnad: 10 %. For et serielån avtar årsbeløpene med årene. o

0

Rente

Avdrag

Årsbeløp

80000

10000

20000

30000

2

60000

8000

20000

28000

3

40000

6000

20000

26 000

4

20000

4000

20000

24000

5

0

2000

20000

22000

Ar

Restlån

0

100000

1

130000

Sum

Ved annuitetslån betaler vi like store beløp hvert år. En tilnærmet måte å regne på er å finne gjennomsnittlig rentekostnad.

/lOOOOOkrå gjennomsnittlig rentekostnad = gjennomsnittlig lån • rente = I------- —------ 1 -0,1 = 5000 kr

I tillegg må bedriften gjennomsnittlig betale 20 000 kr i avdrag. Årsbeløpet blir da 25 000 kr.

Den korrekte annuiteten blir:

1 ^nrl

lån • /-... = 100 000 kr • 2J_1L±2JJL = 26 379 kr (l + r) — I (l+0.l)5-l

Typisk for annuitetslånet er at vi betaler mindre beløp til å begynne med enn ved et serielån. Det som skjer, er at vi i virkeligheten betaler mer renter og mindre avdrag i begynnelsen enn det serielånet viser. Rente og andre kostnader er ofte vesentlig høyere ved kortsiktige lån enn ved langsiktige lån. Tilsvarende har lån uten sikkerhet eller med relativt dårlig sikkerhet høyere kostnader enn dersom sikkerheten er god.

Lånesøknaden Det er viktig å utforme lånesøknaden mest mulig omfattende og realistisk. Først og fremst bør vi lage en firmabeskrivelse som viser selskapsform, eiere og bransje. Dernest kan vi bruke punktene nedenfor: • Beskrivelse av forretningsideen • Kostnads- og inntektsanalyser • Markedsundersøkelse • Analyse av konkurrenter 214 • •

ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

• • • • •

Organisasjonsplan Ressursoversikt og kapitalbehov Finansieringsplan Resultatbudsjett for de tre første årene Likviditetsbudsjett for de tre første årene

En lånesøknad bør også inneholde opplysninger om hva som kan stilles som sikkerhet, for eksempel eiendommer, maskiner og varelager. Uansett selskapsform kan eierne selv pantsette egen eiendom som sikkerhet for sel­ skapets lån. Greier vi ikke selv å stille sikkerhet, kan vi få en finansinstitusjon til å være garantist. Da betaler vi en garantiprovisjon på ca. 2 % per år.

j Er det alltid positivt ’ å kausjonere ?

Når yngre mennesker bygger hus eller starter egen virksomhet, stiller ofte foreldre og familie som kausjonister. Innfrir ikke låntakeren sine forplik­ telser, må kausjonisten betale. Det foreligger risiko ved enhver investering, og slike kausjonistforhold bør vi være varsomme med.

Ulike former for banklån Kassakreditt er et banklån eller egentlig en bankkreditt som blir brukt til å finansiere den daglige driften. Vi oppretter en konto i banken der vi kan ta ut penger. Har vi fått en kassakreditt på 200 000 kr, kan vi trekke av kontoen til saldoen viser —200 000 kr. Kassakreditten er en driftskonto som innebærer at vi også setter inn penger. Vi betaler en fast provisjon for å ha pengene til disposisjon, i tillegg til renter etter hvor mye vi har trukket av kontoen. Dette er et kortsiktig lån som oftest er sikret med pant eller annen garanti. Trekker vi gjennomsnittlig mye av kontoen, blir det en nokså dyr låneform. Ligger gjennomsnittsbelastningen på mer enn 60 %, og vi har brukt pengene til mer langsiktig finansiering, er det gunstigere å overføre noe til et gjeldsbrevlån.

Gjeldsbrevlån blir brukt til å finansiere mindre investeringer, for eksempel biler, maskiner og oppussing. Avdragstida er på to-ti år og er oftest sikret med pant eller kausjonist. Uteblir betalingen, kan långiveren direkte kreve utleggsforretning der løsøre og annet kan pantsettes for så å bli solgt på tvangsauksjon. Pantelån er et langsiktig lån som blir nyttet til å finansiere større investeringer, for eksempel eiendommer. Det blir utstedt en pantobligasjon som skal ting­ lyses hos sorenskriveren. Det vil si at hvem som helst kan se hvor mye eien­ • • 215

ØKONOMISTYRING dommen er pantsatt for. Uteblir betalingen, kan det pantsatte objektet kreves solgt på tvangsauksjon. Oppgjør til kreditorene skjer i den rekkefølgen pantsettingen har skjedd.

Skal vi pantsette en eiendom, må vi ha en lånetakst som gjerne er mindre enn markedsverdien av eiendommen. Et lån innenfor 60 % av lånetakst kaller vi et førsteprioritetslån, et lån innenfor 80 % av lånetakst er et andreprioritetslån. Sikkerheten for långiverne er selvsagt best ved et førsteprioritetslån. Disse lånene er derfor også de rimeligste.

Andre långivere Forsikringsselskaper og andre låneinstitusjoner låner ut store deler av midlene sine til kunder. Selskapene tilbyr tilsvarende garantier og lån som bankene. Statens nærings- og distriktsutviklingsfond (SND) tilbyr særlig tjenester til små og mellomstore bedrifter: • lån, garantier og investeringstilskudd til tiltak som kan øke sysselsettingen i distriktene • lån til investeringer i driftsbygninger, produksjonsutstyr, rasjonaliseringstiltak, miljøtiltak o.l. SND gir også stipend til planlegging og etablering av ny virksomhet. Det er mulig å søke stipend til selve utviklingen av forretningsideen, og det er mulig å søke stipend til etableringen. Det er utarbeidet søknadsskjemaer for begge deler. Søknadsskjemaer kan fås på arbeidskontorene. På søknadsskjemaet må vi oppgi framdriftsplan og beskrive prosjektet. Et viktig krav for å få stipend er at etableringen blir regnet som lønnsom.

216 • •

ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

Leasing Leasing er en annen finansieringsform. I stedet for å kjøpe biler og maskiner er det mulig å lease dem. Leasing er en form for leie.

Ønsker vi å kjøpe en spesiell maskin, er det leasingselskapene som kjøper inn maskinen etter våre spesifikasjoner. Leietida er gjerne lang, kanskje over maskinens økonomiske levetid. Etter avtaletida kan vi fortsatt leie eller eventuelt kjøpe maskinen av leasingselskapet. Leasing er først og fremst en finansieringsform som er nyttig når vi har behov for en rask avgjørelse. Det spesielle med leasing er at vi betaler et fast månedlig beløp i leie. Sikkerheten blir tatt direkte i utstyret vi kjøper. På den måten binder vi ikke kapital på samme måte som ved kjøp. Vi får frigjort mer kapital som vi kan nytte på annen måte. Likevel er det viktig å gjøre en lønnsomhets­ beregning som viser at utstyret gir en avkastning som er større enn det vi betaler til leasingselskapet, og som inkluderer den fortjenesten vi ønsker. Lånemulighetene gjennom vanlige finansieringskilder blir ikke ødelagt.

Å lease er ikke et alternativ dersom vi ikke oppnår finansiering andre steder.

Leasingselskapene gjør grundige kredittvurderinger av bedriften før de inngår avtale. Vi må på samme måte som ved investeringer foreta beregninger som viser oss hva som er lønnsomt å gjøre.

7

Når erdet lønnsomt

å lease?

Faktoring Prinsippet med faktoring er at et faktoringselskap overtar våre utgående fakturaer, eller mer nøyaktig våre kundefordringer. Selskapet krever inn pengene våre mot at vi betaler et visst gebyr per innkrevde krone. Når selskapet overtar fakturaene våre, mottar vi 70-90 % av totalbeløpet med det samme. På den måten får vi frigjort kapital. Det vanligste er at vi selv sitter med ansvaret for at pengene kommer inn, men vi kan også selge det vi har utestående, til faktoringselskapet. De tar da også risikoen. Dette er selvsagt dyrere enn om vi selv har ansvaret.

Innkreving av penger kan være tidkrevende. Ved å overlate dette ansvaret til andre får vi også frigjort arbeidskapasitet som vi kan nytte på en bedre måte. I tillegg får vi altså frigjort driftskapital som kan brukes til å gjøre bedre innkjøp. For at faktoring skal være lønnsomt, må bedriften selge mye på kreditt og ha en relativt stor fakturamasse. Dette er neppe løsningen for de minste bedriftene. • • 217

ØKONOMISTYRING

Vurdering av finansiering Grunnlaget for å vurdere finansieringsform begynner med en analyse av egen virksomhet. Først og fremst bør vi gjøre en lønnsomhetsberegning, gjerne med alternativer. Dernest må vi sette opp resultatbudsjett og likviditets­ budsjett for å klarlegge behovet for investerings- og driftskapital.

Når kapitalbehovet er klarlagt, undersøker vi alternative finansieringskilder. Når lånetilbudene foreligger, vurderer vi dem mot hverandre. Hvilke økonomiske konsekvenser får tilbudene for virksomheten på kort og på lang sikt? Hvordan kommer tilbudene til å virke inn på likviditeten, og hva innebærer de for handlefriheten framover?

3

Y Hva mener vi med • ærlighet hos den som søkerlån?

Ærlighet og åpenhet i forhandlinger om finansiering bør være en selvfølge. For alle parter er målet å skape en levedyktig virksomhet i framtida. Et godt kundeforhold til långiverne kan få stor betydning i en vanskelig situasjon. Er vi usikre på oppsettet av lånesøknader og egen evne til å gjøre vurderinger, kan det være lurt å søke profesjonell hjelp.

Avvikling av en bedrift Opphør ved konkurs og konkursloven Det er risiko ved enhver forretningsdrift. Hvert år går mange firmaer konkurs. Reint teknisk kan vi si at dersom egenkapitalen er under null, er bedriften konkurs. Bedriften har ikke lenger verdier til å dekke gjelda. I praksis vil bedriften selv eller andre begjære bedriften konkurs før egen­ kapitalen er lik null. Når forretningsdrivende ikke er i stand til å innfri sine betalingsforpliktelser, sier vi at de er insolvente.

Myndigheter, långivere og leverandører kan begjære en bedrift konkurs dersom bedriften ikke betaler sine forpliktelser. Faren for konkurs oppstår når bedriften får vansker med å betale. Årsaken kan være likviditets­ problemer eller dårlig inntjening. Den bakenforliggende årsaken er nok ofte mangelfull planlegging og økonomisk styring. Det kan også være «kriminelle» forhold som er årsak til en konkurs.

218 • •

I ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

Når en bedrift er begjært konkurs og begjæringen er tatt til følge, blir konkursen åpnet. Skifteretten oppnevner da en bobestyrer og et bostyre. Styrets oppgave er å avvikle konkursboet, slik at kreditorene får best mulig oppgjør.

Dersom debitor mener at firmaet fortsatt er levedyktig, kan han prøve å få til en underhandsakkord, en frivillig nedsetting eller utsetting av gjelda. Ved tvangsakkord er det skifteretten som setter fram et akkordforslag. Kredi­ torene stemmer over forslaget, og gjelda kan for eksempel reduseres til 60 %.

Ved konkurs eller akkord er det vanligvis slik at kreditorene bare får dekt noe av sitt tilgodehavende. Det gj elder uansett hvilken selskapsform bedriften har valgt.

Ifølge regnskapsloven skal en forretningsdrivende følge god regnskaps­ skikk og ikke underslå opplysninger: Registrering av regnskapsopplysninger og utarbeiding av årsregnskap skal skje i samsvar med god regnskapsskikk. God regnskapsskikk er en fellesbetegnelse på en del vurderingsregler som virksomheten må legge til grunn ved utarbeidingen av regnskapet. De viktigste vurderings­ reglene er knyttet til hvordan anleggsmidler og omløpsmidler skal føres i regnskapet, og til tidsavgrensninger for hvilke kostnader og inntekter som skal være med i regnskapet. En virksomhet skal ikke kunne skyve kostnader eller inntekter for regnskapsåret over til neste år for å «pynte» på resultatet.

Hvorfor er moral ogetikkmomenter • ved avviklingen av etselskap?

7

Ved årsoppgjøret skal en opplyse om virksomhetens muligheter til fortsatt drift. Det er igjen grunn til å peke på at risikoen ved forretningsdrift kan få følger også for andre enn eierne selv. Moral og etikk må gjelde like mye i forretningslivet som ellers.

Andre opphørsgrunner Det er naturligvis mange grunner til at en virksomhet opphører eller blir solgt. Vi skal ikke gå i detalj når det gjelder hvordan vi i praksis gjennomfører avvikling og salg. Likevel kan det være grunn til igjen å minne om god forretningsskikk.

• • 219

Det er de virkelige verdiene i selskapet som bør være grunnlaget for salget. Tallene på balansens eiendelsside må justeres til virkelige verdier. Det gjelder både lagerbeholdninger, eiendommer og tilgodehavende. Vi bør heller ikke skjule andre forhold som kan påvirke forretningsdriften i framtida. Sett fra eiernes side bør vi også være oppmerksomme på de skattemessige konsekvensene et salg kan medføre. Nedskrevne verdier som blir solgt til markedspris, kan gi mye skatt. Dette er et forhold som også kan få stor betydning ved arv. Ofte er det gunstig å søke eksperthjelp ved avvikling av virksomheter.

Bruk av informasjonsteknologi i økonomistyringen Datateknologien har gjort det mulig å effektivisere papirarbeidet i organisasjonen. Manuell regnskapsføring forekommer vel knapt i noen bedrift i Norge i dag. Alle transaksjoner blir registrert i en datamaskin. Gjennom noen enkle tastetrykk utfører dataprogrammet selve bokføringen, skriver ut lønnsoppgaver og merverdioppgaver, og etter noen nye tastetrykk får vi skrevet ut årsregnskapet.

Økonomistyring og edb Prisene på datamaskiner og økonomistyringsprogrammer er blitt så pass rimelige at de fleste bruker en eller annen form for elektroniske økonomistyringssystemer. Fordelene ved å bruke edb i økonomistyringen er flere: • Enkel registrering • Registreringer automatisk oppdatert i andre registre • Stor lagringskapasitet • Raskt å hente fram data og informasjon • Lett å skrive ut rapporter og nøkkeltall

Ikke bare effektiviserer edb det administrative rutinearbeidet som registre­ ring og arkivering, men bedriftslederen får også god og riktig informasjon til enhver tid, slik at lederen har bedre grunnlag for å ta beslutninger.

220 • •

■RING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

Visma micro 80 er et av flere økonomistyringsprogrammer på markedet. Med utgangspunkt i dette programmet vil vi prøve å vise hvordan et elektronisk økonomistyringsprogram kan brukes, og hvilke muligheter det gir. Økonomistyring med Visma micro 80

Visma micro 80 er et helintegrert økonomisyringssystem som blir markeds­ ført av Visma Norge AS. Systemet består av delmoduler som regnskap, ordre, lager, faktura, innkjøp og salgs-/markedsføringsstøtte. Systemet kan også integreres med et lønnsprogram. Brukerne kan selv velge de modulene de har behov for.

Om programpakken heter det i firmabrosjyren: «Dette er et verktøy for ledelsen. Du får raskt ut informasjon om likviditet, salg og dekningsgrad fordelt på selgere, avdeling og kunder, lager­ beholdninger, kundefordringer, tilbud under bearbeiding, kampanjeoppfølging og mye mer. Når du samtidig kan generere brev, booke møter internt og eksternt og sende elektronisk post, ser du snart fordelene med et moderne helintegrert økonomisystem. Visma micro 80 er tilpasset Micrsoft Back Office. Du kan derfor lett flytte informasjon fra systemet til andre Windows-applikasjoner som f. eks. Microsoft Word for direkte informasjon i brev og rapporter, eller til Excel, hvor du kan handtere statistikk.» Grunnlaget for all økonomistyring er et godt regnskapssystem. I data­ programmene oppretter du først dine egne kontoer, beholdninger og spesialiteter. Før du begynner selve bokføringen eller registreringen som det heter på dataspråket, oppretter du et såkalt konteringsregisterer. Formålet med dette registeret er å forenkle bilagsregistreringsarbeidet. I Visma micro 80 definerer du blant annet koder for • konto • tekster • avdeling • prosjekt Innlegging av slike koder gjør registreringsarbeidet enklere. Når vi nå taster en kode under bilagsregistreringen, blir ett eller flere av feltene automatisk fylt ut. Før en begynner å registrere er det vanlig å klargjøre hvert bilag ved å påføre kontonummer, avdeling osv. Dette kaller vi kontering. • • 221

ØKONOMISTYRING Slår du inn kontonummeret, blir både bilag i reskontroen og i hovedboka registrert i samme rutine, og systemet overfører automatisk beløp til hovedbokskontoen for kundefordringer og leverandørgjeld. Koden for behandling av merverdiavgift blir automatisk hentet fra kontoen, og beregning av merverdi- og investeringsavgift blir utført. Du får også automatisk registrert riktig beløp på avdeling og på prosjekt. Etter bilagsregisteringen har du mulighet til å få ut alle nødvendige regnskapsrapporter, avgiftsoppgjør osv. I et edb-basert økonomistyringsprogram kan vi også legge inn budsjetter. Vi bestemmer selv i hvilke perioder inntekter og kostnader skal komme. Dermed får man mulighet til å skrive ut budsjettkontrollskjemaer. På den måten kan vi enkelt få utskrifter som viser avvik fra budsjettet eller fjoråret, både for en spesiell avdeling eller et prosjekt. Tidsperioden bestemmer vi selv. De elektroniske økonomistyringsprogrammene gir mulighet for effektiv fakturering og oppfølging av inkasso, lagerstyring og bestillinger, dessuten effektiv markedsføringsstøtte for oppfølging av kunder. Visma Norge AS tilbyr også studentversjoner.

Bruk av dataprogrammer til økonomistyring og drift Det fins dataprogrammer som effektiviserer arbeidet i bedriften på de fleste områdene. Når det gjelder økonomistyring, kan vi nevne områder som regnskap, lønn, fakturering, innkjøp, ordrestyring, lagerstyring og vedlike­ hold. Noe av det mest interessante er at disse programmene kan samkjøres. Gjør vi en bestilling i vedlikeholdsprogrammet, blir lageret oppdatert når varen kommer, samtidig som innkjøpet blir registrert i bedriftens regnskapsprogram.

Mulighetene er mange. Mest interessant er likevel datamaskinens evne til å behandle store datamengder og muligheten til å presentere grupperte oppstillinger som kan hjelpe oss til å analysere og fatte bedre beslutninger.

Det fins også dataprogrammer som ut fra regnskapene kan gi oss nøkkeltallsrapporter. Vi må likevel være oppmerksomme på at det er vi selv som fortsatt skal ta beslutningene. Vi må selv analysere nøkkeltallene. Data­ teknologien gjør det bare mulig å skaffe fram data raskere og mer nøyaktig.

222 • •

ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

i

Figur 10.1 Eksempel på hvordan vi kan registrere bilag (bokføre) ved hjelp av Visma micro 80

Avgift sopp gave

VISMA Demo AS

Dato: 09.0699

Termin: 6/1999

1. S andet pliktig og fri omsetning eks. mva

2. Avgiftsfri omsetning medregnet i 1. 3. Avgiftspliktig omsetning eks. mva

io æo.oo 0.00 10 000.00 2 300.00

4. Utgående mva

5. Investeringsavgift ig) Lav sats, c2v gninniag

0 00

70.00

b)

0 00

0.00

jats, av gnmiiag

6. Sum avgift (4. + 5.) 7. Fradragsberettiget inngående avgift

9. Avgift abetale

70.00 230.00 2140.00

Figur 10.2 Eksempel på utskrift av merverdioppgaven i Visma micro 80 • • 223

Et svært nyttig verktøy i økonomistyringsarbeidet er elektroniske regneark. Ved hjelp av regneark kan vi effektivisere arbeidet på en rekke områder. Vi nevner • Budsjettering • Grafiske presentasjoner • Kalkulasjon • Simuleringer • Statistikk

Som eksempel kan vi hente nøkkeltall fra bedriftens regnskapssystem og lage en Du Pont-modell. Ved å endre dataene kan vi simulere hva som skjer om vi reduserer inntektene med 10 %, eller reduserer bunden kapital med for eksempel 5 %.

Strategisk bruk av informasjonsog kommunikasjonsteknologi (IKT) Strategisk bruk av IKT vil si å utnytte de mulighetene som moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi gir, til å realisere bedriftens mål, kanskje først og fremst som et konkurransemiddel for å bli en mer attraktiv samarbeidspartner for kundene i verdikjeden. Datakommunikasjon gjør det mulig å samarbeide på en helt annen måte enn tidligere. Store datamengder og informasjon kan overføres gjennom nettet, for eksempel fra Norge til USA, i løpet av sekunder og til en utrolig lav pris. Virksomheter som ikke utnytter disse mulighetene, kan fort bli tapere.

Det er umulig å gå inn på alle strategier og muligheter, men vi kan nevne at bruk av IKT som strategisk virkemiddel kan være like gunstig for små som for store virksomheter. Et eksempel er hvordan en stor bedrift satser på bruk av Internett:

Hvordan blir IKT • utnyttet strategisk i bransjen din?

«Store deler av bedriftens produktsortiment kan bestilles via selskapets websider. Formålet er å spare tid og kostnader, både for kundene og internt i bedriften, og sikre at bestillinger kan foretas når som helst på døgnet - alle dager i uka. Kunder som tar i bruk tjenesten og bestiller produkter, vil oppleve at leveringstiden blir redusert med inntil 70 %. Samtidig vil de spare tid i forbindelse med arbeid knyttet til spesifi­ sering og dokumentasjon, noe som tradisjonelt har vært både tungvint og tidkrevende. Dette er tilgjengelig på websidene. Dessuten blir bedriftens selgere, som er mye på farten, lettere å kommunisere med ved hjelp av e-post og Internett-funksjoner på bærbare PC-er.»

224 • •

ETABLERING.DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

Elektronisk datafangst Elektronisk datafangst er en måte å fange opp data på fra forskjellige former for informasjonsbærere, for eksempel strekkoder, radiobølgestyrte informasjonsbrikker, magnetstriper, optisk lesbare tegn eller bildebehandling. Stadig voksende transaksjonsmengder krever også bedre styringssystemer, og interessen for automatisk datafangst øker. Siden midten av 1970-årene har det skjedd et stort arbeid både på nasjonal og internasjonal basis for å standardisere informasjon og informasjonsbærere, for eksempel strekkoding og varemerking gjennom EAN-koder. Særlig innenfor handelsnæringen er mange blitt nødt til å forholde seg til dette for i det hele tatt å være medspillere i en verdikjede. Vi har eksempler på at automatisk datafangst gir økt produktivitet og reduserte kostnader. En handelsbedrift har dokumentert at forholdstallet mellom antall kasser og omsetning ble bedre, kødannelser og prismerking ble redusert, en fikk bedre kontroll med vennekjøp osv., slik at bruttofortjenesten økte med 2 % av omsetningen.

Foregår det elektronisk • datafangstpå arbeidsplassen din?

En mekanisk industribedrift med 100 ansatte viste at det gikk med ett årsverk i forbindelse med bedriftens tidsstemplingsopplegg for utsetting og innsetting av kort, kontroll og registrering i lønnssystemet og registrering av medgått tid til etterkalkyler. Ved overgang til et elektronisk tidsregistreringssystem ble arbeidet redusert til 0,3 årsverk.

Det er kostnadsbesparende og svært viktig å ha en riktig oppdatering av varebeholdning og priser. Her er elektronisk registrering effektivt.

• • 225

ØKONOMISTYRING Følger vi varestrømmen gjennom en bedrift, kan vi se hvor automatisk datafangst kan være aktuelt. Varemottak

• Kontroll mot bestilling • Veiing, prising, merking • Kvalitetskontroll

Lagerstyring

Innlagring med angivelse av lagerlokalisering: • Oppdatering av varebeholdning • Lagertelling med bærbar terminal/strekkodeleser Uttak fra lager: • Oppdatering ved uttak • Enklere gjenfinning og oppdatering • Datastyrte trucker

Produksjon

• • • •

Pakking

• Veiing • Merking • Prising

Distribusjon

• Elektronisk styring sikrer rett vare på rett bil • Fraktbrev • Adresseetiketter

Registrere forbruk av materialer og tid Framdriftsrapportering, stopp, start, avbrudd Automatiske tellere Overvåking av for eksempel temperatur

Andre eksempler på hvor elektronisk datafangst egner seg: • Betaling med bankkort • Kontroll med kredittsalg • Tilbudsstyring • Løpende oppdaterte priser Hvordan kan elektronisk • overføringavpenger virke inn på bedriftens likviditet?

226 • •

Dette er bare noen eksempler. Automatisk datafangst basert på moderne informasjonsteknologi er blitt svært aktuelt ved kostnadsreduksjoner, som grunnlag for å sikre nødvendig og nøyaktig informasjon for bedre økonomi­ styring og som utgangspunkt for å ta beslutninger.

ETABLERING, DRIFT OG AVVIKLING AV VIRKSOMHETER

Oppgaver Oppgave I

Hva kreves for å starte henholdsvis et enkelmannsforetak, et ansvarlig selskap og et aksje selskap? Oppgave 2

En byggmester vil starte egen virksomhet. Vurder de tre selskapsformene i oppgave 1 mot hverandre og gi et begrunnet forslag til hvilken selskaps­ form byggmesteren bør velge. Oppgave 3

Hvilke lånetyper og finansieringskilder er de mest aktuelle ved finansiering av a) driftskapital b) maskiner og utstyr Grunngi svarene. Oppgave 4

Hvilke punkter bør en lånesøknad inneholde for at a) et nystartet firma kal få innvilget 1 mill, i driftskapital? b) et etablert firma skal få innvilget 1 mill, kr i økt driftskapital? Oppgave 5

Hva forstår du med «god regnskapsskikk» og «moral og etikk» for forretningsdrivende? Oppgave 6

Hva kreves for å registrere et ansvarlig selskap? Oppgave 7

Du har tenkt til å starte et eget selskap. Beskriv hvilke undersøkelser du vil gjøre før du bestemmer deg. Oppgave 8

Prøv å utforme en fullstendig lånesøknad der du søker om finansiering for ditt påtenkte firma. (Hvilke tall du bruker er mindre viktig. Hensikten er å vise at du kan sette opp en lånesøknad med materiale som er nødvendig).

• • 227

Oppgave 9

a) Gi eksempler på hvordan du kan benytte edb som økonomistyringsverktøy. b) Hvilke fordeler mener du det er ved å benytte dette verktøyet i økonomistyringsarbeidet? Oppgave 10

Nevn tre eksempler på hvordan en virksomhet kan bruke IKT som strategisk virkemiddel.

228 • •

KILDELISTE

Kildeliste Adresen, Erling og Eva Schwencke: Prosjektarbeid - en veiledning for studenter. 2.utg. NKI Forlaget. 1997 Andersen, Erling, Kristoffer V. Grude og Tor Haug: Målrettet prosjektstyring. 4.utg. NKI Forlaget. 1998 Banken, Kjell og Tor Busch: Analyse av regnskapet. TANO. 1987

Berg, Ulf og Eirik Langeland: Å starte firma. Ad. Notam. 1997 Bøhren, Øyvind og Dag Michalsen: Finansiell Økonomi, Teori og praksis. Skarvet Forlag AS. 1994

Bøhren, Øyvind og Per Ivar Gjærum: Prosjektanalyse, en innføring. 2. utg. Skarvet Forlag AS. 1993

Delta Consult AS: Lagerteknikk og lagerdrift. NKI Forlaget. 1993 Eide, Per H. og Knut Eriksen: Kostnads- og inntektsanalyse. 2. utg. Universitetsforlaget. 1990.

Eriksen, Knut og Lars Fallan: Sosialøkonomi 1 og 2. 5. utg. Universitetsforlaget. 1995

Grimsø, Alf Kristian: Innføring i bedriftsorganisasjon og lederskap. Universitetsforlaget. 1994 Haraldsen, Arild: IT som konkurransevåpen. Den Norske Dataforening. 1989

Hoel, Jan Kjell: Prosjektboka. 2. utg. NKI Forlaget. 1999 Kristiansen, Alf M, Yngve Lund og Anne Marie Tannæs: Bedriftsorganisasjon og ledelse for teknikere og ingeniører. NKI Forlaget. 1994

Lepsøe, Sigvard C. ogJohsTotland: Mester i økonomi. 3. utg. Universitetsforlaget. 1997

Moan, Terje, Eyvind Elstad og Tore Fjell: Bedriftslære. Cappelen Akademiske Forlag. 1993 Nasjonaltlæremiddelsenter: Prosjektarbeid. Metodisk veiledning. 2.utg. Oslo 1998

Naug, Trygve og Dag Ame Sti: Internregnskap.3. utg. Universitetsforlaget. 1993 Naug, Trygve og Dag Ame Sti: Kostnads- og inntektsanalyse. 3. utg. Universitetsforlaget. 1993

O‘Neill, Peter, Joe Liddane og Brian Chandler.Lederens håndbok. Egmont Hjemmets bokforlag. 1995 Ottesen, Lars og Alf H. Øyen: Regnskapslære 1 og 2.2 utg. Økonomiforlaget. 1992/1993

Ringstad, Vidar: Samfunnsøkonomi 1,2,3. 2. utg. Cappelens Akademiske Forlag. 1987

Storhagen, Nils G: Materialadministrasjo: grunnlag og muligheter. Ad. Notam. 1988 Testad,Ole (red) ogUlfHougen (red): Bedriftsøkonomi. Innføringskurs. 4. utg. NKI Forlaget. 1991 Ugland, Bjarne: Bedriftsøkonomi. 3. utg. Universitetsforlaget. 1990

• • 229

ØKONOMISTYRING

Vedlegg BilagsDato

Tekst

nummer

Bankinnskudd,

Bankinnskudd,

folio

trekk

Kontanter D

K

D

K

01.jan

Inngående beholdning

O2.jan

Kontant varekjøp

1

03.jan

Kredittkjøp

2

06.jan

Betalt til kjøpmann

3

06.jan

Kontant varesalg

4

O6.jan

Kredittsalg

5

08.jan

Innbetalt fra Nordahl

6

30.jan

Kontant varesalg

7 49200

12.jan

Utbetalt lønn

8

17 300

12. jan

Overført

9

8 200

15.jan

Betalt skattetrekk

10

16.jan

Kjøp av PC

11

16.jan

Investeringsavgift

11

26.jan

Betaling av PC

12

30.jan

Beregning av utg.mva.

13

30.jan

Overf.utg.mva. til avg.bet.

13

3O.jan

Overf.ing.mva. til avg.bet.

13

3O.jan

Overf.inv.avg. til avg.bet.

13

Sum

230 •

D

K

369

Varekjøp

Inng.mva.

D

D

K

300

69

600

138

K

738 1230

1845

8200

16 400 3450

18 450

3657

50 430

369

1845

44 688

8200

16 400

900

0 3657 3657

HH

Lever;indør-

gj