Gestion Des Achats - Partie I [PDF]

Zitiervorschau

Gestion des Achats Master M2-Partie I Pa Par Abdeslam BEN ABDELOUAHAB

Avril 2013

Objectifs
Définir la mission de la fonction Achat dans une entreprise.
Identifier Les enjeux et les contraintes.
Fournir les méthodes et les outils pratiques pour optimiser le processus Achat
Savoir fixer des objectifs «Achats» découlant de la stratégie
Pouvoir mesurer la performance Achat 2

SOMMAIRE  Introduction

 Le produit acheté

 La fonction Achat

 La structure des coûts d’achat

 La politique Achat

 La boîte à outils de l’acheteur

 Le processus Achat.

 la performance achat

3

Introduction
Dans un contexte économique où les entreprises ne peuvent pas toujours augmenter le volume de leurs ventes, ni leur marge, les directions des achats se retrouvent donc aujourd’hui en première ligne avec un impératif :
Participer à l’augmentation de la marge de l’entreprise en trouvant de nouveaux gisements de réduction des coûts d’achats.

4

Introduction
Cette pression externe a poussée les entreprises à améliorer leurs performances achat par :
La redéfinition des besoins en collaboration avec leurs

clients internes
la recherche des fournisseurs partenaires , en nouant

des relations mutuellement bénéfiques pour assurer la satisfaction du client final.

5

Les achats
60% à 70% du chiffre d’affaire
Les achats garantissent l’approvisionnement , fixent la politique achats , et participent aux décisions « faire ou faire faire »

7

Organisation des achats
Fonction de la taille de l’entreprise
Composée d’acheteurs adaptés aux marchés d’achats de l’entreprise
Localisée proche des centres de décision
La fonction approvisionnement est clairement séparée de celle des achats 8

Rôle de la fonction achat Le rôle de la fonction achat consiste à :
Satisfaire les besoins internes grâce à des solutions externes, ce qui implique toutes les phases d’analyse de besoins, de prospection et de négociation avec les fournisseurs.
Améliorer la productivité achat et contribuer au profit de l’entreprise tout en apportant de la valeur ajoutée aux produits ou prestations réalisées en améliorant la qualité-prix des produits consommés en interne. 9

Activités d’un acheteur Quelle est la valeur Ajoutée ? RECHERCHE FOURNISSEURS ETABLIR DOCUMENTS NÉGOCIER LES PRIX SUIVRE LES RETARDS PROBLÈMES PONCTUELS GÉRER LES CHANGEMENTS DE DÉLAI DU PLANNING 10

Procédure achat

11

Documents Achats :Exemples
Demande d’achat
Tableau comparatif
Bon de commande
Conditions générales d’achat
..

12

Organigramme de la fonction Achat
Différentes organisations (Achat local, import)
Direction achat relevant ou non de La DG
Acheteurs par famille ou par projet…


Objectif: Rechercher l’efficacité et l’efficience.

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La fonction Achat sous 2 Axes
Axe processus
Analyse portefeuille, besoin, …


Axe connaissance
(stratégique, juridique, technique, économique,

logistique, qualité…)

14

Interface Achat et fonctions de l’entreprise. Le but est de:
Réduire la variété des produits (Standardiser)
Réduire les coûts fixes par la sous-traitance d’activités non stratégiques,
Gestion optimale des approvisionnements avec la Logistique approvisionnement.

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la fonction Achat dans l’entreprise Cahier des charges

Contrôle de gestion Bureau d’étude Coût d’achat

Achat

plans et documents

Quantités temps et matière

Méthodes Demande D’achat

devis

Commercial

Gammes

Ordonnancement lancement

Prévisions et commandes fermes

Command e

Stock Avancement OF Stock

Command e

Stock MP

ATELIER DE FABRICATION

Demande de devis

OF dossier de fabrication

Stock PF

Fournisseurs

Clients

Flux internes physiques et d’information 16

Expression de besoin
Acheter Quoi ? Et pourquoi ?
Pour qui acheter
Quand acheter
Combien acheter
…
Et comment acheter ???

17

Acheter quoi ?
Achat direct ou achat de production
Achat indirects ou hors production ou de fonctionnement
Matière première ou pièce de rechange ?
….

18

Politique Achat
Définir une politique d'achat consiste à définir des axes

stratégiques et des objectifs pour une période donnée.
Les orientations d'une politique d'Achat peuvent concerner la maîtrise du risque juridique, la performance économique l'achat responsable, et comme objectifs :
l'amélioration des spécifications des produits , la globalisation des achats, l'évaluation précise des besoins, la maîtrise des coûts , des consommations et la limitation des surcoûts d'exécution

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Politique achats: exemples La politique des achats de notre entreprise s'appuie sur une démarche pour atteindre le prochain niveau d'excellence. Pour cela, elle ne compte pas uniquement sur les économies réalisées lors des négociations. Nous veillons également à prendre en compte le volume de nos achats et le respect de nos valeurs (principes , charte de déontologie etc.) pour répondre aux attentes de nos clients et des générations présentes et futures. La politique des achats du groupe s’articule autour de quatre principes: Analyser les marchés et construire un panel mondial de fournisseurs, Piloter tous les processus impliquant les fournisseurs, Impliquer les fournisseurs dans une démarche d'amélioration continue, Assurer l'efficacité de la fonction achats par un contrôle permanent de sa

performance.

20

Le processus restreint des Achats Engagement fournisseurs Vision restreinte de l'acte d'achat

Stratégie achats

Processus continu et itératif Pilotage de la performance

21

Le processus Achat en 8 étapes
Portefeuille achat
Analyse interne: besoins et CDC
Analyse externe du marché.
Calcul et analyse de coûts.
Stratégie achat
Techniques de négociation
Contrat et aspect juridique
Suivi de performance.

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Analyse des besoins •Famille Achat •Les contraintes •Les leviers d’achats •Périmètre •Critères de sélection •Forces et faiblesses

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Classification des achats
Caractéristique de l’achat
Type d’achat
Famille d’achat
Segment d’achat

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Familles achat Exemple
Plusieurs visions (technologique, comptable ,







Achat,..) Famille Bureautique Famille transport Famille boulonnerie et transmission Famille entretien Famille produits de sécurité …trouver autres familles

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Segmentation Achat
Recenser les types d’achat (Achat de production, hors production, marketing, Achat d’investissement…)
Identifier les familles d’achats selon la technologie utilisée (voir exemple)
Segmenter les familles en fonction du marché.

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Portefeuille Achat
On procède à l’analyse interne et on classe les besoins en catégories(matrice des achats) en fonction du risque et des impacts sur l’affaire
Achats stratégiques
Achats lourds
Achats simples
Achats risqués

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Impact sur affaire: Application valeur achat QUANTITE ACHETEE

PRIX D'ACHAT

VALEUR ACHETEE

A

10

100

1000

B

100

1000

100000

C

1000

10

10000

D

1

100

100

E

10

1000

10000

PRODUITS

Classer les articles selon la méthode ABC en fonction du critère (valeur achat)

28

Solution et conclusion ? PRODUITS

VALEUR ACHETEE

%RELATIF

VALEUR CUMULEE

%CUMULE

B

100000

82,57%

100000

82,57%

C

10000

8,26%

110000

90,83%

E

10000

8,26%

120000

99,09%

A

1000

0,83%

121000

99,91%

D

100

0,08%

121100

100

29

Analyse tridimensionnelle

30

Actions d’amélioration possibles Groupage de volume

31

Les contraintes techniques Qualité produit Constance dans la qualité Compatibilité avec l’outil de production Compatibilité avec le savoir-faire du personnel Conception du produit (CDC) Choix des normes

33

Les contraintes liées au service Assistance technique Possibilité d’essais Formation du personnel Service après vente Rapidité de réponse aux réclamations Transfert d’expérience 34

Contraintes logistiques Ponctualité

Disponibilité des stocks

Conformité

35

les contraintes financières Coût total de l’achat Problèmes de change Instabilité des prix

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Les leviers d’achats Une expression précise et fonctionnelle du besoin •spécifications affinées •Réduction des exigences logistiques •standardisation du besoin

Une globalisation / concentration des besoins • regroupement des produits et des prestations •réduction du nombre de fournisseurs •Globalisation sur une période donnée, le marché •Mise en place de partenariats

L'objectif étant de réduire le coût global => moins de fournisseurs => mais des partenaires Une mise en concurrence active : Un Etalonnage précis : • Recherche de nouveaux fournisseurs •homologation de nouveaux fournisseurs

•connaissance structure des coûts.

37

Comment déterminer les segments d’achats stratégiques ? Impact sur l’affaire

Difficulté d’approvisionnement

38

Stratégie achat
Veille
Politique achat
Stratégie fournisseur

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Orientation marché
Créer des segments de marché
S’associer avec d’autre acheteur
Regrouper et externaliser les achats simples
Sourcing et global sourcing
Se désengager des fournisseurs non performants
Réaliser SWOT
Contrat cadres
Analyser la structure de coûts.

41

Analyse du marché et choix de fournisseurs
L’étude de marché consiste à :
Vérifier l’existence d’un marché
Cerner et comprendre le fonctionnement de votre

marché et de ses acteurs,
Evaluer le positionnement de l’entreprise sur ce marché par rapport à l’ensemble des clients
Déterminer le profil quantitatif et qualitatif de vos fournisseurs potentiels, à vous fixer des objectifs.
Déterminer une stratégie achat (Achat-mix),

42

Analyse du marché d’un segment d’achat
Caractéristiques de l’offre : concurrence sur le marché, localisation des marchés, évolution des prix, croissance des marchés, obstacles à l’entrée et à la sortie de ces marchés.
Caractéristiques de la demande : capacité de l’offre globale, poids de l’entreprise par rapport à la demande globale, principaux concurrents à l’achat, présence d’un leader, type d’achats effectués (standards ou spécifiques) 43

Analyse du marché Veille marché et fournisseurs • Veille technologique • Veille fournisseurs • Benchmarking (interne & externe)

Compréhension du marché et de notre performance par rapport au marché ou aux meilleures pratiques internes

Politique Achats • Interactions entre la stratégie du groupe et la politique achats • Identification de leviers de gain, élaboration d'objectifs de gain et de plans d'actions • Déclinaison de la stratégie par famille

Identification des leviers, formulation de la politique achats, des engagements de gains et du plan d'actions

Stratégie Fournisseurs • Évolution des panels fournisseurs • Stratégie par fournisseur

Déclinaison de la politique achats sur le panel fournisseurs et les méthodes de travail avec les fournisseurs

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Secteur concurrentiel (selon M. Porter) Nouveaux entrants potentiels Pouvoir de négociation Marché amont Fournisseurs

OFFRE

Produits de substitution

Pouvoir de négociation Demande client

Cadre juridique et réglementaire

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Analyse des marchés Les différents types de marché: Le monopole L’oligopole Le marché captif Le marché concurrentiel 46

Le pouvoir de négociation Taux de dépendance =

CA de l’acheteur CA du fournisseur

CA de l’acheteur Puissance achat = CA du marché

4747

Matrice du marché Complexité technique MARCHES

MARCHES

TECHNIQUES

TURBULENTS

MARCHES PLACIDES

MARCHES

calme

COMMERCIAUX Intensité concurrentielle

Complexité commerciale

48

Analyse du marché Contraintes techniques performances des fournisseurs, maîtrise de la technologie par les fournisseurs, stabilité des technologies mises en œuvre, dépendance technologique, monopole technologique, hétérogénéité des offres, durée de vie des produits, attractivité du produit pour les fournisseurs, absence d’équivalence… Contraintes commerciales : ententes sur les marchés, spéculation, pénurie d’origine politique, capacité de production faible, monopole, étroitesse du marché, législation contraignante, brevet…

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Marché de référence
Il sera aussi bien défini que possible pour permettre à

l’acheteur de faire jouer la concurrence.
C’est l’ensemble des fournisseurs consultés de façon habituelle pour un segment de produits donnés.
La segmentation d'un marché peut se définir

comme l'identification de sous-ensembles de fournisseurs ayant des offres et des comportements de vente similaires 50

Matrice de Décision
La matrice des décisions est une matrice combinée de:
la matrice Marché
la matrice Produits.

51

Matrice de décision
L’indice stratégique (ou indice de complexité

interne) = moyenne de l’indice d’engagement et indice de risque (matrice achat) Is=(Ie+Ir)/2 Et
L’indice de marché (ou indice de complexité

externe = moyenne de l’indice technique et indice commercial (matrice Marchés) Im=(It+Ic)/2

52

Matrice de décision

MARCHES

Turbulents

I

I

I

A

Techniques

I

I

A

A

Commerciaux

I

A

A

A

Placides

O

O

A

A

Simples

Lourds

Risqués

Stratégiques

ACHATS O:Objectif,

I: inacceptable,

A: Acceptable 53

Politique de sélection
Si le marché est placide = fréquence d’achat élevée

(mensuelle ou trimestrielle) et adopter la source multiple
Si le marché est commercial = limiter les effets à faire jouer la concurrence (Double source avec fréquence achat faible, Marché annuel à étudier).
Si le marché est technique ou turbulent = adopter une source unique avec fréquence d’achat faible = volonté de fidélité.

54

Objectif: Réduire le risque Familles achat

55

Triangle d’achat
L’ acheteur doit chercher le meilleur rapport qualité coût

(le mieux disant) mais en tenant compte des

différents risques

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Positionnement des fournisseurs (croissance / part de marché) BCG Taux de croissance/an du marché en volume

Dilemme

Étoile

Poids mort

Vache à lait

Production de liquidités

Part de marché relative au plus gros concurrent

Consommation de liquidités

Fort

Fort

Matrice BCG et position du produit acheté
Vaches à lait : fournisseurs ouverts à la négociation
Vedettes : fournisseurs stricts sur les prix.
Poids morts : fournisseurs prêts à des concessions
Dilemmes : Avenir du produit non assuré.

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Position « vache à lait » le fournisseur est leader (fournisseur compétitif ). Les coûts sont bas, le marché est stabilisé (croissance faible). Le produit est en phase de maturité ; il consomme peu de liquidités et en génère un maximum. Opportunités ou risques pour l’acheteur: Possibilité de travailler à long terme car le fournisseur cherche à prolonger la profitabilité du produit.

59

Position « poids mort » Le produit ne génère pas de profit. Le fournisseur possède une faible part dans un marché stagnant, voire en déclin. Opportunités ou risques pour l’acheteur: Possibilité d’ouverture à la négociation du fournisseur pour continuer à produire à un coût suffisamment raisonnable afin de justifier le maintien du produit, mais risque d’obsolescence du produit ou d’un arrêt de la commercialisation.

60

Position « Etoile » Le produit génère des liquidités mais le fournisseur en consomme beaucoup pour maintenir sa position. Le fournisseur est leader sur son marché. Le marché est en pleine croissance et le produit est en phase de lancement et/ou de croissance. Opportunités ou risques pour l’acheteur: Risque de fermeté sur les prix de la part du fournisseur compte tenu des investissements en cours.

61

Position « dilemme » Le produit est en phase de lancement et consomme beaucoup de liquidités et le fournisseur possède encore une faible part dans un marché en expansion. Opportunités ou risques pour l’acheteur: Le fournisseur est à la recherche de parts de marché lui permettant de positionner durablement son produit. Il peut être disposé à faire des concessions, mais il y’a risque de non stabilisation du produit ,d’arrêt du produit ou d‘obsolescence du produit.

62

Achat Mix
Prix et conditions de paiement
Produit et service
Provenance (local ou import, change, délai, coût,…)
Promotion de l’entreprise et communication du besoin
Partenariat (relation mutuellement bénéfique ISO)
Portage (logistique) politique d’approvisionnement et de transport

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Sollicitation d’un fournisseur (RFX)
Identifier et contacter le fournisseur
Demande d’information ou de catalogue (RFI), visite ou audit fournisseur.
Demande de devis.(RFQ) ou demande de proposition (RFP) ou Lancer un appel d’offre.
Négocier le prix, le mode de règlement et d’expédition.
Conclure contrat appel de livraison
Evaluer et réclamer la qualité ou le délai et service et demander éventuellement une action corrective. 64

Consultation par appel d’offre
Le dossier d’appel d’offre permet de mettre en concurrence les fournisseurs potentiels
Il se compose de:
Besoins de l’organisme ou l’entreprise émettrice

(fournitures, services)
Caractéristiques précises de la proposition
les documents justificatifs
les critères de sélection des offres reçues (exemple : offre la plus avantageuse économiquement).

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Panel Fournisseur (Analyse externe) PARTENAIRE : les performances sont basées sur une évaluation globale, sur une réussite objective, sur un alignement des stratégies, PREFERENTIEL les performances sont évaluées sur le coût complet, les idées d’amélioration… CONVENTIONNEL : les performances sont évaluées sur la compétitivité, la qualité et la logistique. POTENTIEL : il s’agit d’un acteur actif du marché intéressé . Il pourra devenir un fournisseur courant. 66

le choix des partenaires Caractéristiques générales

Historique

CA/effectif Actionnariat/management Pérennité financière Implantation internationale

Volume d’affaires passé Produits/prestations achetées Prix pratiqués Evénements marquants

Critères de sélection

Compétences/savoir-faire

Performances en cours

Capacité d’innovation/recherche Compétence de production Technologies maîtrisées Réactivité/services

Indices de satisfaction Qualité de service(s) mesurée Productivité Mesure des progrès réalisés 67

Evaluation financière fournisseur Echelle de Conan & Holder Z= 24 R1+22 R2 +16 R3 - 87 R4 -15 R5 R1=EBE/ Dettes R2=Capitaux permanents/ Total passif R3=Stock+créances+disponibilité/ Total actif R4=FF / CA R5=Frais de personnel globale/ Valeur ajoutée SCORE

Situation de l’entreprise

Risque de défaillance

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