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Gestion des Achats Master M2-Partie I Pa Par Abdeslam BEN ABDELOUAHAB
Avril 2013
Objectifs Définir la mission de la fonction Achat dans une entreprise. Identifier Les enjeux et les contraintes. Fournir les méthodes et les outils pratiques pour optimiser le processus Achat Savoir fixer des objectifs «Achats» découlant de la stratégie Pouvoir mesurer la performance Achat 2
SOMMAIRE Introduction
Le produit acheté
La fonction Achat
La structure des coûts d’achat
La politique Achat
La boîte à outils de l’acheteur
Le processus Achat.
la performance achat
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Introduction Dans un contexte économique où les entreprises ne peuvent pas toujours augmenter le volume de leurs ventes, ni leur marge, les directions des achats se retrouvent donc aujourd’hui en première ligne avec un impératif : Participer à l’augmentation de la marge de l’entreprise en trouvant de nouveaux gisements de réduction des coûts d’achats.
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Introduction Cette pression externe a poussée les entreprises à améliorer leurs performances achat par : La redéfinition des besoins en collaboration avec leurs
clients internes la recherche des fournisseurs partenaires , en nouant
des relations mutuellement bénéfiques pour assurer la satisfaction du client final.
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Les achats 60% à 70% du chiffre d’affaire Les achats garantissent l’approvisionnement , fixent la politique achats , et participent aux décisions « faire ou faire faire »
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Organisation des achats Fonction de la taille de l’entreprise Composée d’acheteurs adaptés aux marchés d’achats de l’entreprise Localisée proche des centres de décision La fonction approvisionnement est clairement séparée de celle des achats 8
Rôle de la fonction achat Le rôle de la fonction achat consiste à : Satisfaire les besoins internes grâce à des solutions externes, ce qui implique toutes les phases d’analyse de besoins, de prospection et de négociation avec les fournisseurs. Améliorer la productivité achat et contribuer au profit de l’entreprise tout en apportant de la valeur ajoutée aux produits ou prestations réalisées en améliorant la qualité-prix des produits consommés en interne. 9
Activités d’un acheteur Quelle est la valeur Ajoutée ? RECHERCHE FOURNISSEURS ETABLIR DOCUMENTS NÉGOCIER LES PRIX SUIVRE LES RETARDS PROBLÈMES PONCTUELS GÉRER LES CHANGEMENTS DE DÉLAI DU PLANNING 10
Procédure achat
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Documents Achats :Exemples Demande d’achat Tableau comparatif Bon de commande Conditions générales d’achat ..
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Organigramme de la fonction Achat Différentes organisations (Achat local, import) Direction achat relevant ou non de La DG Acheteurs par famille ou par projet…
Objectif: Rechercher l’efficacité et l’efficience.
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La fonction Achat sous 2 Axes Axe processus Analyse portefeuille, besoin, …
Axe connaissance (stratégique, juridique, technique, économique,
logistique, qualité…)
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Interface Achat et fonctions de l’entreprise. Le but est de: Réduire la variété des produits (Standardiser) Réduire les coûts fixes par la sous-traitance d’activités non stratégiques, Gestion optimale des approvisionnements avec la Logistique approvisionnement.
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la fonction Achat dans l’entreprise Cahier des charges
Contrôle de gestion Bureau d’étude Coût d’achat
Achat
plans et documents
Quantités temps et matière
Méthodes Demande D’achat
devis
Commercial
Gammes
Ordonnancement lancement
Prévisions et commandes fermes
Command e
Stock Avancement OF Stock
Command e
Stock MP
ATELIER DE FABRICATION
Demande de devis
OF dossier de fabrication
Stock PF
Fournisseurs
Clients
Flux internes physiques et d’information 16
Expression de besoin Acheter Quoi ? Et pourquoi ? Pour qui acheter Quand acheter Combien acheter … Et comment acheter ???
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Acheter quoi ? Achat direct ou achat de production Achat indirects ou hors production ou de fonctionnement Matière première ou pièce de rechange ? ….
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Politique Achat Définir une politique d'achat consiste à définir des axes
stratégiques et des objectifs pour une période donnée. Les orientations d'une politique d'Achat peuvent concerner la maîtrise du risque juridique, la performance économique l'achat responsable, et comme objectifs : l'amélioration des spécifications des produits , la globalisation des achats, l'évaluation précise des besoins, la maîtrise des coûts , des consommations et la limitation des surcoûts d'exécution
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Politique achats: exemples La politique des achats de notre entreprise s'appuie sur une démarche pour atteindre le prochain niveau d'excellence. Pour cela, elle ne compte pas uniquement sur les économies réalisées lors des négociations. Nous veillons également à prendre en compte le volume de nos achats et le respect de nos valeurs (principes , charte de déontologie etc.) pour répondre aux attentes de nos clients et des générations présentes et futures. La politique des achats du groupe s’articule autour de quatre principes: Analyser les marchés et construire un panel mondial de fournisseurs, Piloter tous les processus impliquant les fournisseurs, Impliquer les fournisseurs dans une démarche d'amélioration continue, Assurer l'efficacité de la fonction achats par un contrôle permanent de sa
performance.
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Le processus restreint des Achats Engagement fournisseurs Vision restreinte de l'acte d'achat
Stratégie achats
Processus continu et itératif Pilotage de la performance
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Le processus Achat en 8 étapes Portefeuille achat Analyse interne: besoins et CDC Analyse externe du marché. Calcul et analyse de coûts. Stratégie achat Techniques de négociation Contrat et aspect juridique Suivi de performance.
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Analyse des besoins •Famille Achat •Les contraintes •Les leviers d’achats •Périmètre •Critères de sélection •Forces et faiblesses
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Classification des achats Caractéristique de l’achat Type d’achat Famille d’achat Segment d’achat
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Familles achat Exemple Plusieurs visions (technologique, comptable ,
Achat,..) Famille Bureautique Famille transport Famille boulonnerie et transmission Famille entretien Famille produits de sécurité …trouver autres familles
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Segmentation Achat Recenser les types d’achat (Achat de production, hors production, marketing, Achat d’investissement…) Identifier les familles d’achats selon la technologie utilisée (voir exemple) Segmenter les familles en fonction du marché.
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Portefeuille Achat On procède à l’analyse interne et on classe les besoins en catégories(matrice des achats) en fonction du risque et des impacts sur l’affaire Achats stratégiques Achats lourds Achats simples Achats risqués
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Impact sur affaire: Application valeur achat QUANTITE ACHETEE
PRIX D'ACHAT
VALEUR ACHETEE
A
10
100
1000
B
100
1000
100000
C
1000
10
10000
D
1
100
100
E
10
1000
10000
PRODUITS
Classer les articles selon la méthode ABC en fonction du critère (valeur achat)
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Solution et conclusion ? PRODUITS
VALEUR ACHETEE
%RELATIF
VALEUR CUMULEE
%CUMULE
B
100000
82,57%
100000
82,57%
C
10000
8,26%
110000
90,83%
E
10000
8,26%
120000
99,09%
A
1000
0,83%
121000
99,91%
D
100
0,08%
121100
100
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Analyse tridimensionnelle
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Actions d’amélioration possibles Groupage de volume
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Les contraintes techniques Qualité produit Constance dans la qualité Compatibilité avec l’outil de production Compatibilité avec le savoir-faire du personnel Conception du produit (CDC) Choix des normes
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Les contraintes liées au service Assistance technique Possibilité d’essais Formation du personnel Service après vente Rapidité de réponse aux réclamations Transfert d’expérience 34
Contraintes logistiques Ponctualité
Disponibilité des stocks
Conformité
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les contraintes financières Coût total de l’achat Problèmes de change Instabilité des prix
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Les leviers d’achats Une expression précise et fonctionnelle du besoin •spécifications affinées •Réduction des exigences logistiques •standardisation du besoin
Une globalisation / concentration des besoins • regroupement des produits et des prestations •réduction du nombre de fournisseurs •Globalisation sur une période donnée, le marché •Mise en place de partenariats
L'objectif étant de réduire le coût global => moins de fournisseurs => mais des partenaires Une mise en concurrence active : Un Etalonnage précis : • Recherche de nouveaux fournisseurs •homologation de nouveaux fournisseurs
•connaissance structure des coûts.
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Comment déterminer les segments d’achats stratégiques ? Impact sur l’affaire
Difficulté d’approvisionnement
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Stratégie achat Veille Politique achat Stratégie fournisseur
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Orientation marché Créer des segments de marché S’associer avec d’autre acheteur Regrouper et externaliser les achats simples Sourcing et global sourcing Se désengager des fournisseurs non performants Réaliser SWOT Contrat cadres Analyser la structure de coûts.
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Analyse du marché et choix de fournisseurs L’étude de marché consiste à : Vérifier l’existence d’un marché Cerner et comprendre le fonctionnement de votre
marché et de ses acteurs, Evaluer le positionnement de l’entreprise sur ce marché par rapport à l’ensemble des clients Déterminer le profil quantitatif et qualitatif de vos fournisseurs potentiels, à vous fixer des objectifs. Déterminer une stratégie achat (Achat-mix),
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Analyse du marché d’un segment d’achat Caractéristiques de l’offre : concurrence sur le marché, localisation des marchés, évolution des prix, croissance des marchés, obstacles à l’entrée et à la sortie de ces marchés. Caractéristiques de la demande : capacité de l’offre globale, poids de l’entreprise par rapport à la demande globale, principaux concurrents à l’achat, présence d’un leader, type d’achats effectués (standards ou spécifiques) 43
Analyse du marché Veille marché et fournisseurs • Veille technologique • Veille fournisseurs • Benchmarking (interne & externe)
Compréhension du marché et de notre performance par rapport au marché ou aux meilleures pratiques internes
Politique Achats • Interactions entre la stratégie du groupe et la politique achats • Identification de leviers de gain, élaboration d'objectifs de gain et de plans d'actions • Déclinaison de la stratégie par famille
Identification des leviers, formulation de la politique achats, des engagements de gains et du plan d'actions
Stratégie Fournisseurs • Évolution des panels fournisseurs • Stratégie par fournisseur
Déclinaison de la politique achats sur le panel fournisseurs et les méthodes de travail avec les fournisseurs
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Secteur concurrentiel (selon M. Porter) Nouveaux entrants potentiels Pouvoir de négociation Marché amont Fournisseurs
OFFRE
Produits de substitution
Pouvoir de négociation Demande client
Cadre juridique et réglementaire
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Analyse des marchés Les différents types de marché: Le monopole L’oligopole Le marché captif Le marché concurrentiel 46
Le pouvoir de négociation Taux de dépendance =
CA de l’acheteur CA du fournisseur
CA de l’acheteur Puissance achat = CA du marché
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Matrice du marché Complexité technique MARCHES
MARCHES
TECHNIQUES
TURBULENTS
MARCHES PLACIDES
MARCHES
calme
COMMERCIAUX Intensité concurrentielle
Complexité commerciale
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Analyse du marché Contraintes techniques performances des fournisseurs, maîtrise de la technologie par les fournisseurs, stabilité des technologies mises en œuvre, dépendance technologique, monopole technologique, hétérogénéité des offres, durée de vie des produits, attractivité du produit pour les fournisseurs, absence d’équivalence… Contraintes commerciales : ententes sur les marchés, spéculation, pénurie d’origine politique, capacité de production faible, monopole, étroitesse du marché, législation contraignante, brevet…
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Marché de référence Il sera aussi bien défini que possible pour permettre à
l’acheteur de faire jouer la concurrence. C’est l’ensemble des fournisseurs consultés de façon habituelle pour un segment de produits donnés. La segmentation d'un marché peut se définir
comme l'identification de sous-ensembles de fournisseurs ayant des offres et des comportements de vente similaires 50
Matrice de Décision La matrice des décisions est une matrice combinée de: la matrice Marché la matrice Produits.
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Matrice de décision L’indice stratégique (ou indice de complexité
interne) = moyenne de l’indice d’engagement et indice de risque (matrice achat) Is=(Ie+Ir)/2 Et L’indice de marché (ou indice de complexité
externe = moyenne de l’indice technique et indice commercial (matrice Marchés) Im=(It+Ic)/2
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Matrice de décision
MARCHES
Turbulents
I
I
I
A
Techniques
I
I
A
A
Commerciaux
I
A
A
A
Placides
O
O
A
A
Simples
Lourds
Risqués
Stratégiques
ACHATS O:Objectif,
I: inacceptable,
A: Acceptable 53
Politique de sélection Si le marché est placide = fréquence d’achat élevée
(mensuelle ou trimestrielle) et adopter la source multiple Si le marché est commercial = limiter les effets à faire jouer la concurrence (Double source avec fréquence achat faible, Marché annuel à étudier). Si le marché est technique ou turbulent = adopter une source unique avec fréquence d’achat faible = volonté de fidélité.
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Objectif: Réduire le risque Familles achat
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Triangle d’achat L’ acheteur doit chercher le meilleur rapport qualité coût
(le mieux disant) mais en tenant compte des
différents risques
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Positionnement des fournisseurs (croissance / part de marché) BCG Taux de croissance/an du marché en volume
Dilemme
Étoile
Poids mort
Vache à lait
Production de liquidités
Part de marché relative au plus gros concurrent
Consommation de liquidités
Fort
Fort
Matrice BCG et position du produit acheté Vaches à lait : fournisseurs ouverts à la négociation Vedettes : fournisseurs stricts sur les prix. Poids morts : fournisseurs prêts à des concessions Dilemmes : Avenir du produit non assuré.
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Position « vache à lait » le fournisseur est leader (fournisseur compétitif ). Les coûts sont bas, le marché est stabilisé (croissance faible). Le produit est en phase de maturité ; il consomme peu de liquidités et en génère un maximum. Opportunités ou risques pour l’acheteur: Possibilité de travailler à long terme car le fournisseur cherche à prolonger la profitabilité du produit.
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Position « poids mort » Le produit ne génère pas de profit. Le fournisseur possède une faible part dans un marché stagnant, voire en déclin. Opportunités ou risques pour l’acheteur: Possibilité d’ouverture à la négociation du fournisseur pour continuer à produire à un coût suffisamment raisonnable afin de justifier le maintien du produit, mais risque d’obsolescence du produit ou d’un arrêt de la commercialisation.
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Position « Etoile » Le produit génère des liquidités mais le fournisseur en consomme beaucoup pour maintenir sa position. Le fournisseur est leader sur son marché. Le marché est en pleine croissance et le produit est en phase de lancement et/ou de croissance. Opportunités ou risques pour l’acheteur: Risque de fermeté sur les prix de la part du fournisseur compte tenu des investissements en cours.
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Position « dilemme » Le produit est en phase de lancement et consomme beaucoup de liquidités et le fournisseur possède encore une faible part dans un marché en expansion. Opportunités ou risques pour l’acheteur: Le fournisseur est à la recherche de parts de marché lui permettant de positionner durablement son produit. Il peut être disposé à faire des concessions, mais il y’a risque de non stabilisation du produit ,d’arrêt du produit ou d‘obsolescence du produit.
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Achat Mix Prix et conditions de paiement Produit et service Provenance (local ou import, change, délai, coût,…) Promotion de l’entreprise et communication du besoin Partenariat (relation mutuellement bénéfique ISO) Portage (logistique) politique d’approvisionnement et de transport
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Sollicitation d’un fournisseur (RFX) Identifier et contacter le fournisseur Demande d’information ou de catalogue (RFI), visite ou audit fournisseur. Demande de devis.(RFQ) ou demande de proposition (RFP) ou Lancer un appel d’offre. Négocier le prix, le mode de règlement et d’expédition. Conclure contrat appel de livraison Evaluer et réclamer la qualité ou le délai et service et demander éventuellement une action corrective. 64
Consultation par appel d’offre Le dossier d’appel d’offre permet de mettre en concurrence les fournisseurs potentiels Il se compose de: Besoins de l’organisme ou l’entreprise émettrice
(fournitures, services) Caractéristiques précises de la proposition les documents justificatifs les critères de sélection des offres reçues (exemple : offre la plus avantageuse économiquement).
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Panel Fournisseur (Analyse externe) PARTENAIRE : les performances sont basées sur une évaluation globale, sur une réussite objective, sur un alignement des stratégies, PREFERENTIEL les performances sont évaluées sur le coût complet, les idées d’amélioration… CONVENTIONNEL : les performances sont évaluées sur la compétitivité, la qualité et la logistique. POTENTIEL : il s’agit d’un acteur actif du marché intéressé . Il pourra devenir un fournisseur courant. 66
le choix des partenaires Caractéristiques générales
Historique
CA/effectif Actionnariat/management Pérennité financière Implantation internationale
Volume d’affaires passé Produits/prestations achetées Prix pratiqués Evénements marquants
Critères de sélection
Compétences/savoir-faire
Performances en cours
Capacité d’innovation/recherche Compétence de production Technologies maîtrisées Réactivité/services
Indices de satisfaction Qualité de service(s) mesurée Productivité Mesure des progrès réalisés 67
Evaluation financière fournisseur Echelle de Conan & Holder Z= 24 R1+22 R2 +16 R3 - 87 R4 -15 R5 R1=EBE/ Dettes R2=Capitaux permanents/ Total passif R3=Stock+créances+disponibilité/ Total actif R4=FF / CA R5=Frais de personnel globale/ Valeur ajoutée SCORE
Situation de l’entreprise
Risque de défaillance
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