TP3 Gestion Des Achats [PDF]

Zitiervorschau

Université Cadi Ayyad Ecole Nationale des Sciences Appliquées A.U : 2019/2020

TTP 3 GMAO

GESTION DES ACHATS

Gestion des Achats 1. 2. 3.

Processus de prise de commandes Processus de traitement des commandes Editions Achats

___________________________________________________ Objectif : Le module « Gestion des achats » a pour objectif de vous rendre autonome pour gérer, traiter et suivre les besoins matériels du service, mais aussi de garantir la traçabilité et la conformité des informations entre les différents intervenants du circuit « Achats ».

Public concerné : • Responsables de Maintenance • Toute personne impliquée directement dans le processus « Achats » • Chefs de projet

1- Processus de prise de commandes § § § § § §

Demande de prix Suggestion de réapprovisionnement Gestion des Demandes d’Achat (DA) Circuit de validation des DA Conversion des DA en commande Gestion des commandes

Objectif : Le but de ce chapitre est de présenter les différentes méthodes de prises en compte et d’émissions des besoins d’achats.

Définition : Une Commande est un contrat défini pour répondre à un besoin auprès d’un fournisseur afin d’obtenir des matériels ou des services dans des modalités et des conditions indiquées.

Description : Le processus de prise de commande peut être décomposé en deux phases : 1. Analyse ou Préparation du besoin : - Demande de prix - Suggestion de Réapprovisionnement 2. Prise en compte et/ou l’Émission du besoin : - Validation de suggestion - Demande d’Achat - Passage de commande Remarque : L’importance ou l’utilité de chacune des phases peut varier selon les cas : s’il n’y pas de gestion de stock, il n’y pas lieu de faire des suggestions de réapprovisionnement. La demande d’achat peut sembler inutile si les commandes sont émises directement par le responsable sans passer par un circuit de validation. La gestion informatique des commandes doit transcrire la démarche interne, de l’analyse du besoin à l’émission de la commande auprès du fournisseur, sans oublier les différentes validations possibles. Le processus de prise de commande peut varier en fonction du montant de la commande, du type de besoin commandé ou du type de fournisseur. OptiMaint peut s’adapter à toutes ces démarches en proposant des configurations et des processus différents en fonction des cas. La commande. La commande est le contrat final entre le service émetteur et le fournisseur concerné. Les informations reportées sur ce contrat permettent de cibler les émetteurs du besoin et de répartir les coûts associés. La demande d’achat (DA). La demande d’achat est le document interne permettant d’émettre un besoin dans le but d’établir une future commande. Une DA doit passer par une ou plusieurs étapes de validation avant d’être convertie en commande.

Demande de prix

Accès à la fonction : Menu Achats │Demande de prix

Définition : La fonction « Demande de prix » permet de préparer l’édition d’un état qui pourra être envoyé à un ou des fournisseurs dans le cadre d’une demande de prix et d’en assurer le suivi. L’objectif est d’enregistrer toutes les étapes de comparaison et de sélection des fournisseurs en vue de lancer une procédure d’achat.

Description : Pour obtenir un numéro de Demande de Prix (DP), il est nécessaire de valider le cadre général de cette demande en renseignant au minimum le demandeur dans l’onglet Général. OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque demande. D’autres informations peuvent être saisie et même devenir obligatoires en

fonction de la personnalisation des demandes de prix dans la société utilisée. Par défaut, la date d'effet et la date limite sont renseignées par la date du jour. Lors de l'ajout d'un fournisseur sur cette demande de prix, on associera ce fournisseur à tous les articles déjà présents sur cette demande de prix. Création des fournisseurs et des articles de la demande de prix Il est nécessaire de choisir quels articles et quels fournisseurs sont concernés par la demande. Un assistant, accessible à partir de l'onglet Articles/Four, vous propose 4 possibilités : ♦ ♦ ♦ ♦

Préparation d'un nouvel article : Sélection d’un article à la fois Sélection multiple d'articles existants Préparation d'un nouveau fournisseur Sélection multiple de fournisseurs existants

Question 1- Réaliser des demandes de prix selon les méthodes citées ci-dessus.

Suggestions de réapprovisionnement

Accès à la fonction : Menu Achats │Suggestion réappro Ou raccourci dans la barre d’outils

Définition : La fonction « Suggestion de réapprovisionnement » est utilisée dans le cadre de la gestion des achats d’articles stockés. OptiMaint propose, en fonction d’un besoin défini, une série d’articles à commander chez différents fournisseurs en tenant compte de l’état des stocks et des commandes en-cours. L’objectif est de valider ces suggestions afin d’établir des DA et/ou des Commandes directement en fonction du besoin.

Description : La suggestion n’est possible que pour les articles dont les paramètres de réapprovisionnement sont gérés. La suggestion peut être limitée à : - un magasin ou bien une liste de magasins (séparés par des virgules) à prendre en compte dans l'état de suggestion (option inclure) ou inversement à ne pas prendre en compte (option exclure).

- une famille de fournisseur - un fournisseur en particulier. La suggestion peut être valorisée aux différents prix connus d’OptiMaint, à savoir le prix fournisseur, le PMP, ou le prix standard. Vous pouvez choisir les types de besoins que doit prendre en compte OptiMaint pour éditer une suggestion de réapprovisionnement. - Prise en compte du reste à livrer : analyse des commandes non – soldées - Edition tout magasin confondu : avec cette option, le calcul se fera sur la quantité en stock globale de l'article et par rapport au point de commande de la fiche article - Prise en compte de l’article sur charges non générées par le

moniteur : analyse des articles prévus sur les BT non-clôturés créés manuellement - Prise en compte du préventif : analyse des articles prévus sur les BT créés. Dans ce cas, un calcul des besoins doit être valide jusqu’à la date d’horizon souhaitée (Menu Traitement │Calcul des besoins )

Remarque : Une suggestion de réapprovisionnement reste active tant qu’elle n’est pas validée ni supprimée. A un instant t, un article n’est suggéré qu’une seule fois.

Validation Suggestion de réapprovisionnement

Accès à la fonction : Menu Achats │ Validation suggestion

Définition : La fonction « Validation d’une suggestion de réapprovisionnement » permet d’établir une Demande d’Achat et/ou une commande directement à partir d’une suggestion de réapprovisionnement.

Description : Il faut d’abord renseigner le numéro de la suggestion à valider. Une recherche des suggestions est possible par le bouton

.

Les lignes de suggestion s’affichent ensuite sous forme de liste. Comme la validation des suggestions de réapprovisionnement entraine la création d’au moins une DA et/ou une commande, OptiMaint propose de renseigner les informations qui seront affectées à celles-ci : - le secteur- la division- le CF- le demandeur La validation s’effectue en cochant dans la colonne « Choix » la ou les lignes suggestion à valider. A la validation, on créée la ou les DA (et/ou commandes) directement à partir de

la suggestion de réapprovisionnement. Les numéros des DA et/ou des commandes créées sont affichés dans la barre d’état d’OptiMaint.

Gestion des Demandes d'Achat

Accès à la fonction : Menu Achats │Demande d’achat

Définition : La demande d’achat (DA) permet d’émettre un besoin interne au sein du service maintenance (ou autre...) afin de générer par la suite une commande auprès d’un fournisseur. La DA est créée manuellement mais peut aussi provenir de la validation d’une suggestion de réapprovisionnement ou d’une demande de prix en fonction des paramètres. Un circuit de validation des DA par signature(s) informatique(s) doit être mis en place.

Description : Les informations obligatoires sur une Demande d’Achat sont : - l’intervenant demandeur - la désignation de l’article et la quantité sur la ligne

OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque DA. Pour saisir des données sur l’entête ou les lignes de DA, entrer le code de l’élément (ex : le code fournisseur) ou bien sélectionner l’information dans les listes déroulantes. Etapes à suivre : 1 : Renseigner l’entête de la DA : onglets « Général » et « Compléments » 2: Valider l’entête, OptiMaint ouvre la fenêtre de «Ligne de demande d’achat » automatiquement 3: Renseigner les lignes de DA et valider

Circuit de validation des DA

Accès à la fonction : Menu Achats │Signatures D.A.

Définition : Le circuit de validation des Demandes d’Achats permet de créer une ou plusieurs étapes de signatures informatiques obligatoires ou non afin de contrôler une DA avant qu’elle ne soit convertie en commande. Une DA est signée (ou validée) par un Intervenant signataire auquel sera attribué un ou des niveaux de Signatures.

Ex : Un technicien va pouvoir signé une DA qu’il aura créée. Puis cette DA pourra être validée par son responsable afin qu’elle soit convertie en commande.

Etapes à suivre : 1 : Sélectionner le niveau de signature et l’intervenant associé (et son mot de passe s’il y a lieu) puis valider une première fois. La liste des DA à valider s’affiche 2 : Cocher dans la colonne « choix » la ou les lignes concernées par la signature 3: Valider Remarques : Le choix d’un C.F, d’un fournisseur, d’un article, d’un demandeur ou d’un acheteur particulier limite le nombre de lignes à signer. En fonction de la présentation choisie, OptiMaint développe (ou non) les informations de la liste. OptiMaint vous propose 3 modèles de présentation qui optimise la signature : - par DA : pour signer l’ensemble des lignes d’une DA - par ligne de DA : pour signer une ou plusieurs ligne(s) en particulier -

par fournisseur : pour grouper les signatures par fournisseur donné

Une DA validée n’est plus modifiable.

Refus de DA lors d’une validation : Pour refuser une ligne de DA, cocher dans la colonne « Refus » sur la ou les lignes concernées.

Annulation d’une signature de DA : Menu Achats | Annulation signatures D.A. Etapes à suivre : 
 1 : Valider pour lister les DA signées (après avoir choisi une présentation et éventuellement un filtre

2: Cocher dans la colonne « choix » la ou les lignes concernées par l’annulation de signature 3: Valider Les DA ou lignes de DA dont les signatures ont été annulées repassent en situation « Créée ». Remarque : L’annulation de signature est irréversible. Elle impose de recommencer l’ensemble du circuit de validation des Demandes d’Achat.

Conversion des DA en commande Accès à la fonction : Menu Achats │Conversion D.A. en commande

Définition : Cette fonction permet de convertir une ou plusieurs Demandes d’Achat validées en une ou plusieurs commandes en une seule manipulation et de manière automatique. Remarque : Une commande peut être issue de plusieurs DA et une DA peut donner lieu à plusieurs commandes.

Description : Comme pour les validations de DA, le choix de la présentation optimise la liste de choix des DA à convertir.Les autres champs sont des filtres permettant de limiter la liste des choix à effectuer. Pour effectuer la conversion de DA en commande : 1: valider pour faire apparaitre la liste de choix correspondant aux paramètres sélectionnés 2 : cocher dans la colonne « choix » la ou les lignes à convertir 3 : valider

OptiMaint indique dans la barre d’état les numéros des commandes créées suite à la conversion. Remarque : Les commandes issues de la conversion ne sont pas modifiables sauf par certains utilisateurs spécifiques. Attention : Pour annuler une commande créée à partir d’une DA, il faut supprimer la commande et recommencer l’ensemble du circuit de validation s’il y a lieu.

Gestion des Commandes

Accès à la fonction : Menu Achats │Commande fournisseur

Définition : La commande est le document final qui sera envoyé à un fournisseur donné afin qu’il réponde au besoin exprimé en une ou plusieurs lignes de commande. La commande peut être issue : - d’une création manuelle

- d’une conversion de DA en commande - d’une validation de suggestion de réapprovisionnement - ou d’une copie de commande OptiMaint permet d’éditer un document à envoyer au fournisseur par fax, courrier ou directement par e-mail.

Description : Les informations obligatoires sur une Commande sont : 


OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque commande. Ce numéro ne doit pas être saisi manuellement lors de la création d’une commande. Ce numéro permet de rappeler toutes les informations contenues sur une commande afin de les consulter ou bien les modifier quand c’est possible. Pour saisir des données sur l’entête ou les lignes de commande, entrer le code de l’élément (ex : le code fournisseur) ou bien sélectionner l’information dans les listes déroulantes. Etapes à suivre 1:Renseigner l’entête de la commande : onglets « Général ». 2: Valider l’entête , OptiMaint ouvre la fenêtre de ligne de commande automatiquement (ou cliquer sur dans l’onglet Ligne) 3: Renseigner les lignes de commande 4: Valider

2- Processus de traitement des commandes § § § §

Gestion des réceptions fournisseurs Gestion des relances fournisseurs Gestion des retours fournisseurs Saisie et validation des factures fournisseurs

____________________________________________________ Objectif : Le but de ce chapitre est de présenter les différentes méthodes de traitements des commandes.

Définition : Une commande est soldée si on effectue une réception complète de celle-ci. Le bon de réception permet d’enregistrer la réception des moyens et/ou des services qui ont répondu au besoin exprimé. Une commande est facturée si une facture existe en rapport à cette commande.La facture permet de valider les coûts engendrés par l’expression du besoin exprimé. L’ensemble de ces informations doit être suivi rigoureusement pour garantir le suivi client / fournisseur.

Description : La gestion informatique des réceptions doit transcrire à la démarche interne, du contrôle qualité à l’incrémentation des quantités des pièces en stock en passant par les relances ou les refus possibles. Comme pour les demandes d’achat et les commandes, la saisie d’un bon de réception ou d’une facture se fait en deux parties distinctes, la saisie d’une entête puis d’une ou plusieurs lignes. Les données renseignées au niveau de l’entête sont valables pour toutes les lignes de réception et de factures. Le bon de réception

Le bon de réception permet d’enregistrer les différentes réponses qu’ont apportées les différents fournisseurs au besoin d’une société. Le bon de réception est indépendant mais peut se rattacher à une commande. La facture La facture permet de valider l’ensemble du circuit commande – réception et permet également de collecter des coûts indépendamment de celui-ci.

Gestion des réceptions fournisseurs

Accès à la fonction : Menu Achats │Réception fournisseur

Définition : Le bon de réception (BR) permet d’enregistrer la réponse d’un fournisseur à l’expression d’un besoin. S’il concerne des articles référencés comme stockés dans OptiMaint, le BR permet d’incrémenter la quantité des articles en stock. Le BR engendre alors un mouvement de stock de type « entrée ».

Description : Les informations obligatoires sur un BR sont : Au niveau de l’entête : - Le fournisseur - La date et l’heure de livraison - Le N°du Bon de livraison et la date du BL - L’intervenant qui effectue la réception Et au niveau des lignes de réception : - la désignation du besoin réceptionné 
 - la quantité réceptionnée et la quantité acceptée (si elle n’est pas précisée, elle correspond à celle réceptionnée) Etapes à suivre : 1 : Renseigner l’entête du BR 2: Valider l’entête automatiquement

, OptiMaint ouvre la fenêtre de ligne de BR

3 : Renseigner les lignes de BR et valider Si le BR est rattaché à une commande, OptiMaint propose de générer automatiquement les lignes de réception à partir des lignes de commandes. En cliquant sur le bouton « oui », on ouvre la fenêtre « Génération des lignes de BR à partir d’une commande » où est affiché la liste des lignes de réception avec un rappel sur : -

Les quantités commandées Le reste à livrer La quantité théorique du BL Les données de la ligne de commande

Pour enregistrer la réception dans ce cas : 1 : Cocher la case « Choix » sur la ou les lignes de réception à créer

2 : Cocher la case clôture si la ligne de réception solde la ligne de commande concernée
 3 : Vérifier la quantité du BL par ligne, elle est modifiable en cliquant sur le bouton 4 : Valider

pour enregistrer la réception.

Gestion des relances fournisseurs Accès à la fonction : Menu Achats │Relance livraison

Définition : La fonction « Relance livraison » permet d’éditer un document à envoyer à un ou plusieurs fournisseurs ayant un ou plusieurs retards de livraison sur des commandes. L’objectif est de gagner du temps pour analyser et signaler un ou des retards auprès de fournisseurs. OptiMaint vous propose des documents préétablis dont vous pourrez choisir le contenu et ainsi vous éviter de retaper un document complet.

Gestion des retours fournisseurs

Accès à la fonction :

Menu Achats │Retour fournisseur

Définition : La fonction Retour fournisseur permet d’enregistrer le retour d’articles refusés sur un bon de réception auprès d’un fournisseur et d’éditer un document accompagnant ce retour. Les retours fournisseur se font en rapport à des bons de réception ayant un ou des articles refusés lors du contrôle de réception.

Description : Les informations obligatoires sur un retour fournisseur sont : • Le N° du BR ayant un refus • Le fournisseur à qui on adresse le retour • La date du retour • L’intervenant qui effectue le retour • la désignation de l’article à retourner • la quantité retournée Etapes à suivre : 1 : Renseigner l’entête du retour fournisseur 2: Valider l’entête , OptiMaint ouvre la fenêtre de ligne de retour automatiquement (ou cliquer sur dans l’onglet Ligne) 3 : Renseigner les lignes de retour et valider.

Saisie et validation des factures fournisseurs

Accès à la fonction : Menu Achats │Facture fournisseur

Définition : La facture permet d’enregistrer et de valider les différents coûts issus d’une commande, d’une réception ou directement d’un fournisseur. La validation de la facture permet de comparer le montant TTC de la facture du fournisseur avec celui calculé par OptiMaint.

Description : Seul le fournisseur est obligatoire sur une facture OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque facture. Pour saisir des données sur l’entête ou les lignes de facture, entrer le code de l’élément (ex : le code fournisseur) ou bien sélectionner l’information dans les listes déroulantes. 1 : Renseigner l’entête de la facture : onglets « général »

2: Valider l’entête , OptiMaint ouvre la fenêtre de « ligne de facture » automatiquement (ou cliquer sur dans l’onglet « Ligne ») 3: Renseigner les lignes de facture et valider Certaines informations sont aussi obligatoires pour les factures d’article nonstockés : le CF, la rubrique et l’imputation comptable (Données de Base). Si vous renseignez un N°de commande ou de bon de réception, OptiMaint complète automatiquement les informations déjà présentent sur la commande et/ou le bon de réception.

Validation de Facture Accès à la fonction : Menu Achats │Validation facture

Définition : La validation de la facture permet de comparer le montant TTC de la facture du fournisseur avec celui calculé par OptiMaint.

Description : Etapes à suivre : 4 : Renseigner le N°de la facture à valider (N°OptiMaint) 5 : Renseigner le montant TTC de la facture du fournisseur 6: Valider

,

3- Editions Achats Objectif : Editer des résultats synthétiques concernant l’analyse et le suivi des Achats avec OptiMaint. Le logiciel propose des résultats pertinents pour contrôler et améliorer la gestion des Achats.

C.A. par fournisseur Accès à la fonction : Menu Editions | Achats │C.A. par fournisseur

Définition : Le C.A. d’un fournisseur (Chiffre d’Affaire) correspond au montant des commandes ou des factures enregistrées à son nom. Le C.A. se calcule sur une période donnée (généralement un an).

Description : Les seules informations obligatoires pour éditer les C.A. par fournisseur sont les dates de début et de fin de la période à analyser. L’analyse peut se faire sur une famille de fournisseur particulière. Le résultat comptabilisera soit les commandes, soit les factures enregistrées. Un tri est possible par C.A., par Numéro (code fournisseur) ou par dénomination. Valider

pour éditer le résultat.

CA des références par fournisseur Accès à la fonction : Menu Editions | Achats │C.A. des références par fournisseur

Définition : Le C.A. par références permet de visualiser par fournisseur la répartition et l’évolution du volume des coûts factures de chaque article.

Description : Les seules informations obligatoires pour éditer les C.A. par fournisseur sont les dates de début et de fin de la période à analyser. L’analyse peut se limiter à tous les articles liés à :

- Une famille de fournisseur ou un fournisseur particulier 
 - Un groupe, une famille et/ou une sous famille d’article 
 - Une rubrique - Une imputation comptable L’analyse peut se préciser à un pourcentage cumulé au-delà duquel l'édition s'arrêtera. Exemple : si vous saisissez 50 %, l'édition imprimera les articles qui représentent 50% du coût total facturé. Un tri est possible par article ou par montant facturé (décroissant). L’édition peut se faire selon la devise principale ou secondaire de la société. Valider

pour éditer le résultat.

Synthèse commandes non livrées / non facturées Accès à la fonction : Menu Editions | Achats │Synthèse des commandes non livrées et/ou non facturées

Définition : Cette synthèse permet de visualiser rapidement les lignes de commandes en attente de réception ou de facture.

Description : L’analyse peut se limiter à : - Un fournisseur particulier - Une division ou un C.F. - Un magasin Le choix d’une date de commande (facultatif) permet de définir un point de départ pour la sélection des commandes et réceptions. Toute ligne de commande / réception antérieure à cette date sera exclue de la synthèse.

Le choix d’une date de réception (facultatif) permet de définir point de départ pour la sélection des commandes et réceptions. Cette date permet de sélectionner toutes les commandes dont la date de réception est inférieure à la date indiquée. Les commandes peuvent être présentées par fournisseur ou par divisions et C.F. avec les sous-totaux et totaux correspondant. L’analyse s’effectue sur les commandes : - non livrées - livrées non facturées - ou les deux - concernant uniquement des articles stockés - ou bien au contraire celles ne concernant pas ces articles stockés 
 - ou bien les deux - concernant uniquement les lignes de commandes liées à des projets - ou bien au contraire celles ne concernant pas des projets - ou bien les deux 
L’édition peut se faire selon la devise principale ou secondaire de la société. Valider

pour éditer le résultat.

Analyse des retards de livraison Accès à la fonction : Menu Editions | Achats │Analyse des retards livraison

Définition : Cette édition permet d'obtenir un compte-rendu des commandes livrées avec retard, triées par fournisseur.

Description : L’édition peut se limiter à un fournisseur particulier.

L’analyse s’effectue sur une période donnée. Sélectionner une date de début et de fin. Il est possible d’éditer seulement les commandes livrées avec un retard supérieur au nombre de jours donné en saisissant la valeur désirée dans le champ " Éditer les commandes livrées avec un retard supérieur à x jours" (par défaut à 0). Valider

pour éditer le résultat.

Délai moyen de livraison Accès à la fonction : Menu Editions | Achats │Délais moyens de livraison

Définition : Cette édition permet de connaître à partir de toutes les commandes livrées les délais moyens de livraison par article et par fournisseur.

Description : L’édition peut se limiter à un fournisseur et/ ou un article particulier. L’analyse s’effectue sur une période donnée. Sélectionner une date de début et de fin. Le détail du calcul de délai (par lignes de commandes) est accessible en cochant la case "Éditer le détail des commandes". Valider

pour éditer le résultat.

Litiges sur les livraisons Accès à la fonction : Menu Editions | Achats │Litiges sur les livraisons

Définition : Cette édition présente un détail par fournisseur des litiges saisis sur les bons de réceptions.

Description : L’édition peut se limiter à : - un litige particulier - une famille de fournisseur et/ou un fournisseur particulier - un groupe, une famille et/ou une sous-famille d’article - un magasin - un intervenant livraison (qui réceptionne les articles) ou intervenant qualité (qui effectue le contrôle qualité) L’analyse s’effectue sur une période donnée. Sélectionner une date de début et de fin. L’analyse s’effectue au choix sur les types de litiges cochés. - litige sur un écart par rapport au reste à livrer - litige sur un écart par rapport au bon de livraison du fournisseur - litige qualité

Evolution de prix Accès à la fonction : Menu Editions | Achats │Evolutions de prix

Définition : Cette édition permet de mettre en évidence les évolutions de prix par fournisseur et/ou par article.

Description : L’édition peut se limiter à : - une famille de fournisseur et/ou un fournisseur particulier - un groupe, une famille et/ou une sous-famille d’article

- un article particulier L’analyse s’effectue sur une période donnée. Sélectionner une date de début et de fin. Il est aussi de n'éditer que les articles ayant eu une augmentation de prix sur la période sélectionnée supérieure à un pourcentage saisi dans le champ prévu à cet effet. L’affichage du détail des évolutions est possible, il est possible dans ce cas de mettre en valeur (Surligner) sur le document les lignes de commande où l'évolution de prix est supérieure au pourcentage saisi dans le champ prévu à cet effet.