10 Conseils Pour Optimiser Outlook [PDF]

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10 conseils pour optimiser  Outlook 

Atelier « Les technologies au service   de la productivité du cabinet »  Pôle  LE CABINET DU FUTUR  www.experts‐comptables.fr/65 

Outlook  est  utilisé  par  la  plupart  des  professionnels  de  notre  secteur.  Malheureusement il n’est pas utilisé de façon optimum.    Il nous permet d’envoyer des e‐mails plutôt qu’un pigeon voyageur et  de  planifier  nos  rendez‐vous  sans  avoir  à  faire  un  nœud  à  notre  mouchoir.    Mais on entend encore trop souvent :   « il met du temps à se charger »,   « il met du temps à rechercher un mail »,   « il n’est pas en interaction avec les autres moyens de communications »   FAUX !  Grâce à cet outil vous pourrez entre autres,    Prendre plus rapide le lancement de l’application,    Interagir avec Twitter ou MSN via Outlook,    Vous déplacer rapidement dans Outlook,    Rappeler  automatiquement  à  vos  collaborateurs  des  rendez‐  vous, des mails à traiter, des travaux à réaliser,   Trouver rapidement un mail etc…              Page 2

10 CONSEILS POUR OPTIMISER OUTLOOK

Table des matières     Conseil N° 1 :   Optimisation d’Outlook à l’ouverture  Conseil N° 2 :   Gestion de la page générale  Conseil N° 3 :   Gestion de l’ensemble des fonctionnalités   Conseil N° 4 :   Optimiser la recherche de documents  Conseil N° 5 :   Gestion de la messagerie   Conseil N° 6 :   Gestion des contacts  Conseil N° 7 :   Gestion du calendrier  Conseil N° 8 :   Gestion de la liste et des tâches  Conseil N° 9 :   Gestion des liens entre les différents modules  Conseil N° 10 :   Gestion de l’espace disque & archivage 

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Conseil n° 1 : Optimisation d’Outlook à l’ouverture   Sélectionner le répertoire de démarrage d’Outlook  Le  répertoire  d’ouverture  détermine  ce  que  vous  voyez  lorsqu’Outlook  dé‐ marre : vous pouvez décider si vous souhaitez voir la boîte de réception, les  emails non lus, le calendrier, etc. Vous pouvez donc démarrer Outlook avec le  répertoire  de  votre  choix  et  les  étapes  à  suivre  pour  faire  ce  choix  sont  les  mêmes pour Outlook 2003 et Outlook 2007.    Cliquez  sur  «  Outils  »  ,  puis  «  Options  ».  Ceci  ouvre  la  fenêtre  de  dialogue  « Options ».  Cliquez sur l’onglet « Autre ».  Dans la section « Général » de cette page Autre, cliquez sur « Options Avan‐ cées », ce qui ouvrira la fenêtre, ci‐dessous, correspondante.                Dans la section « paramètres généraux » (General settings), vous trouverez  un  champ  «  Démarrer  dans  ce  répertoire  ».  Cliquez,  à  droite,  sur  le  bouton  Parcourir  («  Browse  »).  Ceci  ouvre  la  fenêtre  de  dialogue  «  Sélectionner  un  répertoire ».  Sélectionnez le répertoire avec lequel vous souhaitez démarrer Outlook, cli‐ quez sur OK et revenir dans la fenêtre principale d’Outlook.    Nota: « Outlook aujourd’hui » est une manière de consulter vos activités es‐ sentielles à partir d’un seul endroit. Bien qu’il ait été remplacé par la “To‐Do  Bar”  (barre  verticale  à  droite  de  l’écran)  depuis  Outlook  2007,  il  est  toujours  disponible dans les deux versions d’Outlook. Vous trouverez davantage d’infor‐ mations sur « Outlook aujourd’hui » et comment le faire apparaître au démar‐ rage d’Outlook sur www.living‐with‐outlook.com/outlook‐today.html   Si vous avez Outlook 2010, les étapes sont les suivantes :   Page 4

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Conseil n° 1 : Optimisation d’Outlook à l’ouverture  Dans le menu « Fichier », allez sur « Options »,   Dans  la  fenêtre  «  Options  Outlook  »  qui  vient  de  s’ouvrir,  cliquez  sur  « Options avancées » dans le menu de gauche  Dans la partie droite de la fenêtre, allez alors dans « Démarrage et fermeture  d’Outlook » et suivez les deux dernières étapes précisées plus haut.    Désactiver les alertes d’Outlook pour les Nouveaux Messages   C’est  une  question  de  productivité  !  Les  nouveaux  messages  affluent  cons‐ tamment dans votre boîte de réception et, par défaut, Outlook vous alerte à  chaque fois. Cela revient au même que d’avoir un collaborateur qui viendrait  vous voir toutes les cinq minutes avec une nouvelle question.   Si ces interruptions ne nuisent pas à votre productivité… conservez les aler‐ tes ! Pour les désactiver, allez dans Outils, choisissez Options au bas du menu  et cliquez sur « Email Options ». 

  Si  vous  avez  Outlook  2010,  le  chemin  d’accès  est  le  suivant  :  Menu  « Fichier » / sous‐menu « Options » puis onglet « Courrier » dans la fenêtre  « Options Outlook » / Rubrique « Réception des messages »  Désélectionnez les cases à côté de :  « Emettre un signal sonore »  « Modifier rapidement le curseur de la souris »  « Afficher l’icône d’une enveloppe dans la barre des tâches »  « Afficher une alerte sur le bureau »  Cliquez enfin sur OK. Naturellement, Outlook continuera à expédier et rece‐ voir de nouveaux emails à intervalles réguliers mais sans vous importuner.   Page 5

Conseil n° 1 : Optimisation d’Outlook à l’ouverture     Vous pourrez donc consulter votre boîte de réception lorsque vous (et non  Outlook) le déciderez.    Activer le correcteur d’orthographe pour tous les messages.   Vous  arrive‐t‐il  de  commettre  des  fautes  d’orthographe  ou  d’inattention  ?  L’importance légitime que vous accordez au professionnalisme de vos emails  justifie que vous demandiez à Outlook de vérifier l’orthographe dans tous vos  messages sortants. Rien de plus simple ! Cliquez sur le menu Outils, allez dans  Options et sélectionnez « Toujours vérifier l’orthographe avant d’envoyer ».  Si  vous  avez  Outlook  2010,  le  chemin  d’accès  est  le  suivant  :  Menu  « Fichier » / sous‐menu « Options » puis onglet « Courrier » dans la fenêtre  « Options Outlook » / Rubrique « Composition des messages ».       

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Conseil n° 2 : Gestion de la page générale  Ajuster le panneau de navigation  La  fenêtre  principale  de  la  messagerie  dans  Outlook  se  compose  de  trois  panneaux : le panneau de navigation (à gauche), la liste de messages (partie  haute, sous la barre des menus) et le panneau de lecture (ou de prévisualisa‐ tion). Le panneau de navigation prend beaucoup de place compte tenu de son  utilité  qui  est  de  montrer  l’arborescence  des  répertoires.  Si  vous  passez  la  plupart du temps à lire vos emails dans la boîte de réception ou dans un nom‐ bre limité de répertoires personnels, vous aurez rarement besoin de ce pan‐ neau.  Réduisez‐le  à  un  tiers  voire  un  quart  de  l’écran  pour  mieux  lire  vos  emails.  Pour  cela,  glissez  le  curseur  de  la  souris  sur  la  frontière  séparant  les  deux panneaux ; lorsque le curseur à double flèche apparaît, cliquez et main‐ tenez  la  pression  tout  en  tirant  de  manière  à  ajuster  la  taille  des  deux  pan‐ neaux  adjacents.  Cachez  le  panneau  de  navigation  en  appuyant  sur  Alt+F1.  Lorsque vous en avez besoin, appuyez sur Alt+F1.

  Balayer rapidement les messages  Lire vos messages peut prendre beaucoup de temps et il peut être difficile  d’apprécier  ceux  qui  sont  importants  et  ceux  qui  peuvent  être  supprimés.  N’hésitez pas à utiliser le panneau de prévisualisation plutôt que d’ouvrir cha‐ que message : de cette manière, vous pouvez lire chaque message, passer au  suivant  ou  l’effacer  en  quelques  clics.  Si  vous  trouvez  après  l’avoir  parcouru  que vous n’avez pas besoin de lire la suite de l’email, supprimez‐le ou appuyez  sur la  flèche vers le bas pour passer au suivant. Si vous voulez au contraire le  lire  en  entier,  appuyez  sur  la  barre  Espace.  Lorsque  vous  atteignez  la  fin  de  l’email, vous passerez au suivant en appuyant sur la barre Espace. 

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Conseil n° 3 : Gestion de l’ensemble des fonctionnalités   Ouvrir de nouvelles fenêtres  Passer  d’une  fenêtre  Outlook  à  une  autre  (Calendrier,  Boîte  de  réception,  Contacts,  etc.)  est  parfois  nécessaire,  selon  les  tâches  que  vous  effectuez.  Si  vous trouvez que vous alternez beaucoup, arrêtez‐vous. Ouvrez chaque appli‐ cation  (ou  répertoire)  dans  sa  propre  fenêtre  et  utilisez  la  Barre  de  Tâches  (complètement en bas de votre écran) pour passer rapidement de l’une à l’au‐ tre. Il vous suffit pour cela de simplement d’un clic droit sur l’application, par  exemple calendrier ou le répertoire souhaité, et de choisir « Ouvrir dans une  nouvelle fenêtre ». Ouvrez autant de fenêtres que requis. Pour passer de l’une  à l’autre, cliquez simplement sur l’icône correspondante dans la Barre de tâ‐ ches. De cette manière, vous retournez toujours exactement à la fenêtre dans  l’état où vous l’avez quittée. Si la Barre de tâches n’est pas disponible ou trop  chargée,  utilisez  le  raccourci  Alt+Tab  pour  évoluer  entre  les  applications  ou‐ vertes. Pour fermer une fenêtre, cliquez simplement sur son bouton Fermer.  Choisissez  Fermer  dans  n’importe  quel  menu  Fichier  pour  fermer  toutes  les  fenêtres Outlook en même temps. 

  Visualiser davantage de répertoires  Si vous travaillez avec de nombreux répertoires, vous pouvez allonger la vue  de la liste de répertoires en supprimant les raccourcis vers les applications au  bas du panneau de navigation. La frontière entre les boutons de raccourcis et  la  liste  des  répertoires    compte  plusieurs  points  gris.  Tirez  simplement  cette  frontière vers le bas pour pousser les raccourcis hors de vue et augmenter le  nombre de répertoires visibles dans la liste et accessibles rapidement. Les rac‐ courcis  restent  disponibles  au  bas  du  panneau,  sous  la  forme  d’icônes  donc  vous n’avez rien perdu !                Page 8

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Conseil n° 3: Gestion de l’ensemble des fonctionnalités   Utiliser des raccourcis dans Outlook  Voici  des  raccourcis  clavier  qui  Raccourci  marchent  où  que  vous  soyez  CTRL‐1  dans  Outlook.  Chaque  fois  que  CTRL‐2 CTRL‐3 vous  pouvez  remplacer  la  mani‐ CTRL‐4 pulation de la souris et un clic par  CTRL‐5  un de ces raccourcis, vous écono‐ CTRL‐6  CTRL‐7  misez un peu de temps et d’éner‐ F6 gie  qui  s’accumuleront  au  fil  des  CTRL‐Y  CTRL‐N  semaines :  

       

Action  Ouvrir la Boîte de réception  Ouvrir le Calendrier Ouvrir les Contacts Ouvrir les Tâches Ouvrir les Notes  Afficher la liste de répertoires du panneau de Navigation  Afficher la liste de raccourcis du panneau de Navigation  Changer entre les panneaux ouverts dans la fenêtre Outlook  Sélectionner  un répertoire Outlook à ouvrir  Créer un nouvel élément dans l’application où vous êtes 

CTRL‐SHIFT‐M Créer un nouvel email  CTRL‐SHIFT‐A Créer une nouvelle réunion CTRL‐SHIFT‐K Créer une nouvelle tâche

Récupérer rapidement un message supprimé  Si vous venez de supprimer un message et que vous souhaitez le  récupérer, appuyez  simultanément  sur  Ctrl‐Z  pour  le  faire  réappa‐ raître. Ctrl‐Z est également l’outil à utiliser pour annuler toute sup‐ pression dans les autres applications Windows, et peut vous sauver  la mise si vous venez, par exemple, d’effacer plusieurs pages de contenu dans  Word. 

   

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Conseil n° 4 : Optimiser la recherche de documents  Utiliser la recherche avancée.  Si  vous  estimez  qu’Outlook ne  trouve  pas  assez  vite  vos  messages  ou que  vous en avez assez de multiplier les requêtes sans succès, utilisez la recherche  avancée : cliquez sur Ctrl‐Shift‐F pour ouvrir la boîte de dialogue et sélection‐ nez les options telles que « Rechercher uniquement le sujet des emails » pour  gagner du temps.    Utiliser la recherche instantanée (à partir d’Outlook 2007) pour plus d’effi‐ cacité  La recherche instantanée est un nou‐ vel  outil  disponible  dans  toutes  les  applications  d’Outlook  (emails,  ca‐ lendrier,  contacts,  répertoires,  etc)  :  la position et l’apparence de la boîte  de recherche varie légèrement d’une  application  à  l’autre  mais  elle  est  toujours  en  haut  du  panneau  dans  lequel vous recherchez un élément.   Voici par exemple à quoi elle ressem‐ ble pour l’email:      Et  la  voici  dans  le  Calendrier: 

De  manière  basique,  pour  faire  une  recherche,  tapez  simplement  le  mot  ou  groupe  de  mots  dans  la  boîte.  Alors  que  vous  tapez,  tous  les  éléments  dans  Outlook ne contenant pas votre texte vont disparaître. Vous n’avez plus qu’à  parcourir les éléments restants.        Page 10

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Conseil n° 4: Optimiser la recherche de documents 

!

  Il  y  a  deux  autres  fonctionnalités  intéressantes  que  vous  devez  connaître:     Activer la recherche instantanée  Pour cela, vous aurez besoin d’un composant du programme de recherche  de Windows (Windows Desktop Search); ce programme est inclus dans le sys‐ tème  d’exploitation  depuis  Vista  mais  si  votre  PC  est  toujours  sous  XP,  vous  devrez l’installer. Microsoft a bien fait les choses dans ce cas puisqu’Outlook  2007 (et 2010) vous demandera automatiquement si vous souhaitez installer  ce programme (fenêtre ci‐dessous) la première fois que vous ouvrirez l’appli‐ cation. 

  Etendre  le  panneau  de  recherche  instantanée  pour plus d’options  Lorsque vous observez la boîte de recherche, vous  remarquez une double flèche sur la droite. Cliquez  dessus  et  le  panneau  de  recherche  va  s’ouvrir,  vous permettant de personnaliser la recherche.   

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Conseil n° 4: Optimiser la recherche de documents  Votre recherche sera d’autant plus affinée et efficace que vous utiliserez le  plus de champs à votre disposition. Ceux‐ci varieront selon l’application d’Ou‐ tlook  dans  laquelle  vous  vous  trouverez,  sachant  que  vous  pourrez  en  outre  ajouter d’autres champs.    Assurez‐vous  que  la  recherche  d’Outlook  2007  de  vos  messages  couvre  le  répertoire des messages supprimés.  Il est bon de noter que les moteurs de recherche de Vista et Outlook 2007  ne fonctionnent malheureusement pas de la même manière : la même requê‐ te pourra vous donner des résultats différents. En particulier, Vista recherche  automatiquement  le  répertoire  des  Eléments  Supprimés  dans  Outlook  alors  qu’Outlook 2007 ne le fait pas. Afin de réduire les risques de confusion, ajou‐ tez ce répertoire aux champs de recherche d’Outlook :      Dans Outlook 2007 :   Cliquez  sur  «  Outils  »,  puis  «  Recherche  instantanée  »  puis  «  Options  de  recherche » afin d’en ouvrir la boîte de dialogue.  Dans la section des Eléments supprimés de cette boîte de dialogue, cochez  la case « Inclure ces messages ».  Cliquez sur OK .  Dans Outlook 2010 :   Choisissez « Options » dans le menu « Fichier », puis « Recherche » dans la  fenêtre « Options Outlook »  Dans la section des « Résultats », cochez la case « Inclure les messages du  dossier Eléments supprimés (…) ». Cliquez sur OK .

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Conseil n° 5: Gestion de la messagerie   Accélérer la rapidité de téléchargement des emails  Beaucoup  d’emails  vous  parviennent  en  format  HTML,  généralement  bardés  de  graphismes,  photos  et  autres  mises en page léchées. Ces messages prennent plus long‐ temps à télécharger que du texte, ce qui est particulière‐ ment frustrant lorsque vous êtes en déplacement.    Cependant,  la  bonne  nouvelle  est  que  pour  gagner  du  temps vous n’avez pas pour autant à renoncer au format  HTML. Choisissez plutôt de ne télécharger les images que  si vous en avez réellement besoin. Depuis le menu Outils,  choisissez  «  Options  »  et  cliquez  sur  l’onglet  «  Sécurité  ».  Cliquez  sur  « Changer les Paramètres de Téléchargement Automatiques » dans la section  Télécharger les Images. Sélectionnez Ne Pas Télécharger les Images Ou Autre  Contenu Automatiquement dans les emails en HTML. Cliquez sur OK deux fois.  Non seulement vos emails se téléchargeront plus rapidement mais vous pour‐ rez également balayer vos messages plus vite car Outlook ne récupèrera pas  les images lorsque vous sélectionnerez un message.    Lorsque  vous  voudrez  voir  des  images,  un  clic‐droit  sur  leur  emplacement  ouvrira  un  menu  où  vous  sélectionnerez  Télécharger  les  Images,  ou  simple‐ ment cliquez sur la bannière en haut de l’email. Lorsque vous fermerez le mes‐ sage,  Outlook  vous  demandera  si  vous  souhaitez  sauvegarder  les  modifica‐ tions. Si oui, les images seront conservées, sinon, elles seront de nouveau sup‐ primées du message.               

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Conseil n° 5: Gestion de la messagerie   Configurer Outlook pour intégrer Windows Live Messenger  Depuis Outlook  2003  déjà, Microsoft  a  intensifié  ses  efforts  pour  élargir  les  fonctionnalités  d’Outlook,  au‐delà  des  traditionnels  emails et contacts. La connexion avec l’application de  messagerie  instantanée  Live  Messenger  ajoute  le  concept de « présence »  à Outlook.     Lorsque  vous  utilisez  un  programme  de  messagerie  instantanée, vous pouvez voir si vos contacts sont, ou  pas, en ligne. Ceci vous aide à choisir le mode de communication approprié à  la circonstance, entre email, téléphone ou « chat » (discussion instantanée).    La  connexion de  Windows  Live  Messenger (WLM)  et Outlook  permet  de  vi‐ sualiser ce type d’information pour tous vos contacts, au moyen de « bulles »  de  couleur  :  une  bulle  verte  signifie  que  la  personne  est  en  ligne  tandis  que  rouge signifie qu’elle est occupée.    Pour réaliser cette connexion, assurez‐vous d’abord que WLM est bien instal‐ lé sur votre PC et que vous êtes connecté Puis :  Cliquez sur Outils, puis Options pour ouvrir la boîte de dialogue   « Options ».  Cliquez sur l’onglet « Autre ».  Cliquez  sur  «  Afficher  le  Statut  En  Ligne  A  Côté  du  Nom  »  dans  la  section  Noms de Personnes de la page (cette option sera grisée si vous n’avez pas ins‐ tallé WLM).   En option, vous pouvez définir « Afficher le statut En Ligne Dans les Champs  De  Destinataires  »  pour  connaître  la  présence  de  vos  interlocuteurs  directe‐ ment dans un email.              Page 14

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Conseil n° 5: Gestion de la messagerie     Si vous possédez Outlook 2010, le chemin d’accès est le suivant :   Choisissez « Options » dans le menu « Fichier », puis « Contact » dans la fe‐ nêtre « Options Outlook ».  Dans  la  section  des  «  Etat  et  photographies  en  ligne  »,  cochez  la  case  «  Afficher  l’état  de  connexion  à  côté  du nom de la personne ». Cliquez sur OK .   Une fois que la connexion est établie,  vous  verrez  des  bulles  de  couleur  à  côté  des  contacts  Outlook  qui   seront  également  devenus  des   contacts  dans  Live  Messenger.  Si   vous  faites  un  clic  droit  sur  cette   bulle  pour  une  personne  en  ligne,   Outlook  affichera  un  menu  vous   offrant  une  liste  d’options  pour  com‐ muniquer avec cette personne. 

Utiliser Outlook pour accéder à votre compte Twitter  Pourquoi  ne  pas  utiliser  Outlook  pour  gérer,  en  plus  de  vos  emails,  contacts  et  agenda, votre  compte Twitter  ?  Voilà  l’i‐ dée  derrière  TwInbox,  un  composant  gratuit  qui  ajoute  la  barre d’outils Twitter à Outlook.  Une  fois  installé,  TwInbox  ajoute  un  nouveau  répertoire  à  votre boîte de réception. Il peut également créer des réper‐ toires individuels pour chaque expéditeur.   Page 15

Conseil n° 6: Gestion des contacts  Ajouter rapidement un contact reçu par email  Si vous voulez ajouter l’expéditeur d’un email à votre liste de contacts, il vous  suffit de faire un clic droit sur le nom de la personne (le mail étant ouvert) et  de  sélectionner  Ajouter  aux  Contacts.  Très  utile,  surtout  si  vous  supprimez  régulièrement les emails, votre liste de contacts restera à jour.   

   

Conseil n°7: Gestion du calendrier  Visualiser plusieurs semaines dans votre Calendrier   Parfois une vue aérienne de votre agenda est le meilleur moyen de s’organi‐ ser pour les semaines à venir. Lorsque vous ouvrez le calendrier d’Outlook, la  vue par défaut est de deux mois consécutifs dans le panneau en haut à droite :  avec  l’aide  de  votre  souris,  sélectionnez  depuis  la  date  en  haut  à  gauche  et  tirez  votre  pointeur  jusqu’à  la  date  la  plus  éloignée  (limitée  à  6  semaines!)  dans  le  temps  (en  bas  à  droite  donc).  Lorsque  vous  relâchez  la  souris,  vous  verrez  vos  six  semaines  (maximum),  proprement  arrangées  et  vous  n’aurez  qu’à appuyer sur Imprimer pour l’avoir sur papier.

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Conseil n° 8: Gestion de la liste et des tâches  Il faut savoir que les tâches dans Outlook ne sont vraiment pertinentes que  tant  qu’elles  sont  liées  à  des  messages  requérant  votre  réaction.  C’est  pour  cela  que  les  conseils  qui  suivent  se  concentrent  sur  la  boîte  de  réception  :  à  partir d’un email reçu, vous pouvez vous créer une tâche et personnaliser l’é‐ chéance  et  les  rappels  ;  à  partir  d’un  email  que  vous  envoyez,  vous  pouvez  assigner des tâches aux destinataires et les suivre aisément.    Pour gérez efficacement une liste de tâches grâce à Outlook, et vous assurez  que vous les réaliserez dans le temps imparti, la meilleure solution est de vous  créer,  pour  chaque  tâche,  une  réunion  dans  votre  Calendrier  :  choisissez  le  moment dans la journée où vous pourrez vous y consacrer, définissez une du‐ rée approximative au temps requis que vous estimez pour cette tâche. En fai‐ sant  cela,  vous  vous  réservez  des  plages  de  travail  où  vous  pourrez  vous  concentrer, seul ou avec vos collaborateurs à vos tâches importantes (de plus,  comme vu dans la section 5, Outlook actualisera votre statut de « présence »  et vous apparaîtrez automatiquement « Occupé » dans Live Messenger).      Grouper les tâches par ordre d’importance  Le tableau des tâches vous aide à suivre les tâches. Par défaut, Outlook trie  les  tâches par importance.  Pour  indiquer  l’importance  d’une  tâche, utilisez  la  liste  qui  se déploie  à  droite  du  point  d’exclamation  dans  votre  boîte  de  réception.  Comme pour toutes les autres vues, vous pouvez trier  les tâches rapidement en cliquant sur le critère de vo‐ tre  choix  (Objet,  Statut,  Date,  etc).  Ce  qui  n’est  pas  évident  mais  tout  aussi  facile  est  le  tri  des  tâches  par  initiateur. Pour trier des tâches en fonction des person‐ nes qui les ont créées, choisissez « Organiser par » (cf  ci‐dessous) et sélectionnez From.   Rappelez‐vous  qu’un  paramètre  choisi  dans  « Organiser par » reste actif jusqu’à ce que vous le changiez. 

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Conseil n° 8: Gestion de la liste et des tâches 

Modifier des tâches sans les ouvrir  En  cliquant  deux  fois  sur  une  tâche  (dans  le  répertoire Tâches), vous ouvrez la tâche dans  une nouvelle fenêtre. Souvent, cela n’est pas  nécessaire  si  vous  ne  souhaitez  modifier  qu’un paramètre : un seul clic vous ouvre le  mode “modifications” et vous dispense d’ou‐ vrir  la  tâche;  cependant,  chaque  cellule  ré‐ agit  différemment.  Par  exemple,  le  champ  Statut affichera sa liste déroulée, et le champ  Date Butoir affichera un calendrier. En outre,  vous  n’avez  pas  à  choisir  Nouveau  dans  le  menu Fichier pour ouvrir une nouvelle tâche. Double‐cliquez simplement sur  une ligne vierge ou appuyer sur Ctrl + N.      Envoyer des rappels à vos collaborateurs pour réagir à vos  messages  Si vous passez beaucoup de temps dans Outlook, cette as‐ tuce  peut  considérablement  augmenter  votre  productivité.  Bien  qu’élémentaire,  elle  est  très  rarement  utilisée.  Pour  créer  un  rappel  (visible  dans  votre  boîte de  réception) pour  agir ou réagir à un message dans Outlook 2003, faites un clic droit sur le mes‐ sage auquel vous voulez ajouter le rappel, sélectionnez Suivi, et choisissez une  Date  Butoir  pour  l’échéance  (jour  et  heure).    Depuis  Outlook  2007,  cela  est  encore plus simple puisque dans la barre d’outil du message, il y a un bouton  avec un drapeau rouge sur lequel il vous suffit de cliquer. Lorsque vous cliquez  sur OK, le message vous sera signalé pour que vous vous souveniez d’y répon‐ dre et l’échéance sera automatiquement contrôlée. Pour supprimer le rappel,  un clic droit sur le message ou le drapeau suffit.  Page 18

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Conseil n° 9: Gestion des liens entre les différents modules  Vous arrive‐t‐il parfois d’avoir à créer une tâche basée sur un email que vous  venez  de  recevoir  ?  Ou  transformer  une  tâche  (liasse  fiscale  Client  X)  en  un  rendez‐vous (Présentation Comptes Client X, Jeudi à 9h)? Vous pouvez le faire  manuellement  en  créant  le  nouvel  élément  puis  en  copiant  l’information  de  l’ancien dans le nouveau, et peut‐être aussi annuler l’ancien. Ou vous pouvez  utiliser la fonctionnalité « glisser & déposer" d’Outlook.     Transformer des éléments d’un type à un autre  Suivez les étapes suivantes pour « magiquement » transformer un élément  Outlook d’un type à un autre:   Faites un clic droit et glisser l’élément que vous voulez transformer.  Si la bonne fenêtre est visible, déposez l’élément dessus. Si elle ne l’est pas,  déposez l’élément sur le bon bouton dans le panneau de navigation.  

  Si vous avez choisi le calendrier, un nouveau rendez‐vous sera créé, intégrant  les  informations  contenues  dans  l’élément  initial  (par  exemple  un  mail)  ;  il  vous restera à définir l’heure et l’endroit, sur la base des informations conte‐ nues  dans  l’élément  précédent.  Si  vous  choisissez  les  contacts,  un  nouveau  contact sera créé avec notamment les coordonnées de l’expéditeur du mail.  Sauvegardez le nouvel élément et fermez‐le. 

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Conseil n° 10 : Gestion de l’espace disque & archivage   Auto‐archivage  La fonctionnalité d’auto‐archivage dans Outlook supprime complètement les  anciens éléments et les stocke dans un fichier séparé  appelé  «  archive.pst  ».  Ces  données  stockées  sont  toujours  disponibles  dans  Outlook  si  vous  en  avez  besoin,  mais  elles  n’encombrent  pas  votre  message‐ rie.  Déplacer  de  vieilles  données  vers  ce  fichier  PST  peut accélérer Outlook car il désengorge le fichier PST  principal.   Nous  allons  voir  comment  configurer  Outlook  afin  que  ces  éléments  anciens  soient  automatiquement  archivés.   Il y a deux étapes fondamentales : la première est de configurer les paramè‐ tres  globaux  s’appliquant  aux  répertoires  contenant  les  éléments  d’Outlook  (hors Contacts). La seconde concerne les paramètres locaux qui commandent  certains répertoires.  Nota: Le processus suivant est valable pour Outlook 2003 et 2007.    

Configuration des paramètres globaux d’auto‐archivage  Dans  le  menu  principal  d’Outlook,  cliquez  sur  «  Outils  »,  puis  «  Options  »  pour ouvrir la boîte de dialogue « Options ».  Dans  cette  boîte,  cliquez  sur  l’onglet  «  Autre  »,  puis  sur  le  bouton  «  Auto‐ archivage ». Dans la nouvelle boîte de dialogue qui vient de s’ouvrir, assurez‐ vous  que  l’option  «  Démarrer  l’auto‐archivage  tous  les  X  jours  »  est  activée.  Elle  est  par  défaut  fixée  à  14  jours, ce qui est  suffisant, mais  si  vous  recevez  beaucoup d’emails, vous pouvez raccourcir le délai.  Si vous voulez qu’Outlook vous demande l’autorisation avant d’archiver au‐ tomatiquement,  cochez  la  case  «  Demander  avant  l’exécution  de  l’archivage  automatique ».  Activez l’option de suppression des éléments périmés si vous voulez qu’Ou‐ tlook supprime des fichiers caducs.  Activez l’option « Archiver ou supprimer les anciens éléments ».  Page 20

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Conseil n° 10 : Gestion de l’espace disque & archivage 

Si vous voulez un accès facile aux éléments archivés (une bonne idée!), acti‐ vez l’option « Afficher le répertoire d’archives dans la liste des répertoires ».  Ne touchez pas aux paramètres par défaut pour la boîte d’archivage.  Cliquez sur Appliquer ces paramètres pour tous les répertoires.  Cliquez sur OK deux fois pour retourner à la fenêtre principale d’Outlook.  Nota : si vous possédez Outlook 2010, le chemin d’accès à la boite de dialo‐ gue  est  le  suivant  :  choisissez  «  Options  »  dans  le  menu  «  Fichier  »,  puis  « Options avancées » dans la fenêtre « Options Outlook » et enfin la section  « Archivage automatique ». Page 21

Conseil n° 10 : Gestion de l’espace disque & archivage    Configurer les paramètres locaux d’auto‐archivage  Vous pouvez configurer ces paramètres locaux pour n’importe quel répertoi‐ re. Ils s’imposent aux paramètres globaux. Par exemple, vous pouvez commu‐ niquer beaucoup par email avec votre frère, et choisir de ne pas archiver ces  messages conversationnels.  Dans le panneau de Navigation, faites un clic droit sur le nom du répertoire  qui vous intéresse.  Dans le menu qui apparaît, cliquez sur Propriétés. Ceci ouvre la boîte de dia‐ logue des propriétés de ce répertoire.      Cliquez  l’onglet  Auto‐ archivage  pour  accéder  à  la  page ci‐dessous.  Sélectionnez  l’une  des  trois  options:  N’archiver  aucun  élément  de  ce  répertoire,  Archiver  les  éléments  de  ce  répertoire  en  utilisant  les  paramètres  par  défaut,  ou  Archiver  ce  répertoire  en  utilisant ces paramètres.    Cliquez  sur  OK  pour  retour‐ ner  à  la  fenêtre  principale  d’Outlook.              Page 22

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Conseil n°10 : Gestion de l’espace disque & archivage  Archivage de vos données Outlook (par exemple sur une base annuelle)  Par  défaut,  Outlook  2003  range  les  données  dans  des  endroits  difficiles  à  identifier qui varient selon les versions de Windows et d’Outlook installées, de  même que de la configuration d’Outlook avec le serveur Microsoft Exchange.  Cette disparité rend compliquée la gestion de vos données. C’est pourquoi il  est  sans  doute  plus  astucieux  de  «  mettre  tous  ses  œufs  dans  le  même  pa‐ nier…et de faire une sauvegarde du panier » !     Voici une stratégie de sauvegarde pour Outlook 2003 que vous auriez inté‐ rêt à suivre pour éviter tout désastre de données :    #  Créez  un  sous‐répertoire  Mon  Outlook  dans  le  répertoire  Documents,  pour contenir les copies de vos données.   #  Utiliser  la  sauvegarde  des répertoires  personnels  pour stocker  les  sauve‐ gardes dans Mon Outlook.  # Utiliser AutoArchive pour stocker les anciens éléments dans Mon Outlook  # Faites des sauvegardes de Mon Outlook régulièrement.      Depuis  Outlook  2007,  les  choses  se  sont  considérablement  simplifiées:  le  fichier « Répertoire Personnel » (.pst / PST) est l’endroit où Outlook conserve  vos  données  (lorsque  vous  n’utilisez  pas  de  serveur  Microsoft®  Exchange).  Chaque PST contient tous vos répertoires Outlook, incluant la boîte de récep‐ tion, le calendrier, les contacts...  Vous pouvez avoir un seul PST (habituellement appelé « Répertoires Inter‐ net »  ou « Répertoires  Personnels » dans votre  liste  de répertoires),  et  vous  pouvez  également  avoir  des  fichiers  PST  pour  vos  archives.  En  sauvegardant  ces PST, vous sauvegardez toutes vos informations gérées dans Outlook.              Page 23

Conseil n°10 : Gestion de l’espace disque & archivage  Assurez‐vous qu’Outlook est fermé avant de commencer ce processus.  Il  y  a  deux  options  pour  accéder  à  vos  fichiers  de  données.  Dans  le  menu  principal,  vous  pouvez  cliquer,  soit  sur  «  Fichier  »,  puis  «  Gestion  Fichier  de  Données », soit sur « Outils », puis « Paramètres du compte »…    

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Conseil n°10 : Gestion de l’espace disque & archivage  S’il n’est pas déjà sélectionné, cliquez sur l’onglet « Fichier des Données ».  Vous pouvez avoir un ou plusieurs fichiers de données. Ces fichiers sont là où  vous stockez vos emails, calendriers, etc. 

  Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez sauvegarder et cliquez sur l’icô‐ ne « Ouvrir le fichier  ». Cela lancera Windows Explorer et vous emmènera à  l’endroit où le fichier est sauvegardé. Dans ce répertoire, vous devriez trouver  un fichier nommé outlook.pst.                           Gravez ce fichier sur un CDROM ou tout autre support. Si vous archivez vos  emails, assurez‐vous que vous sauvegardez également le fichier archive.pst.      

Compression des fichiers PST  Une question : qu’arrive‐t‐il au fichier PST lorsque vous effacez un élément  d’Outlook ? L’élément est envoyé dans le répertoire des Eléments Supprimés.  Puisqu’il peut y être récupéré, il est donc logique qu’il occupe toujours un peu  de place sur le fichier PST.             Page 25

Conseil n°10 : Gestion de l’espace disque & archivage  Et  maintenant,  que  se  passe‐t‐il  lorsque  vous  videz  le  répertoire  des  Elé‐ ments Supprimés ? L’élément a disparu « physiquement » et ne peut plus être  récupéré (en utilisant des moyens « normaux »…). L’élément a également dis‐ paru du fichier PST MAIS l’espace qu’il occupait ne peut être pris par un autre  élément.  Ce  qui  veut  dire  que  votre  fichier  PST  deviendra,  sauf  accident,  de  plus en plus lourd avec le temps, même si vous gardez le nombre d’éléments  constants.     Voici  pourquoi  vous  devez  compresser  régulièrement  vos  fichiers  PST.  Ce  faisant, vous récupérez l’espace qui était resté indisponible. Ceci aide Outlook  à  fonctionner plus  efficacement. Effectuer une  compression deux fois  par  an  est une bonne fréquence, sauf si Outlook ralentit significativement.    Compression pour Outlook 2003   Cliquez sur « Fichier », puis dans le menu, sur « Gestion des Fichiers de Don‐ nées », ce qui ouvre la boîte de dialogue correspondante.  Sélectionnez  le  fichier  PST  que  vous  voulez  compresser,  puis  cliquez  sur  le  bouton « Paramètres », ce qui ouvre la boîte de dialogue correspondante.  Cliquez sur l’onglet « Général », puis « Compression ».  Une fois la compression achevée, cliquez sur OK puis « Fermer ».  Le fichier PST est maintenant compressé. Répétez la séquence pour vos au‐ tres PST.     Compression pour Outlook 2007  Cliquez sur « Fichier », puis « Gestion des Fichiers de Données ». Ceci ouvre  la boîte de dialogue « Paramètres » du Compte, allez dans la page de l’onglet  « Fichiers de Données ».  Sélectionnez le fichier PST que vous voulez compresser.  Cliquez  sur  « Paramètres  ».  Paramètres  et  autres  options  apparaissent  au‐ dessus  de  la  liste  des  fichiers  PST.  Ceci  ouvre  la  boîte  de  dialogue  « Paramètres » pour le fichier PST choisi.  Cliquez sur « Compresser Maintenant ».  Une fois la compression achevée, cliquez sur OK puis « Fermer ».  Page 26

Conseil n°10 : Gestion de l’espace disque & archivage  Compression pour Outlook 2010  Cliquez  sur  l'onglet  «  Fichier  »  du  ruban,  puis  cliquez  sur  l'onglet  « Informations » dans le menu.   Cliquez sur l'onglet « Paramètres du compte », puis cliquez de nouveau sur  « Paramètres du compte ».   Cliquez sur l'onglet « Fichiers de données ».   Cliquez sur votre dossier « personnel », puis cliquez sur « Paramètres ».   Sous l'onglet « Général », cliquez sur « Compresser ».   Cliquez sur OK, puis sur « Fermer ».        

Vous venez de perdre quelques minutes… à lire ce document,  retourner  maintenant  sur  Outlook  pour  rentabiliser  votre  « investissement »...   

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Congrès de l’Ordre des Experts‐Comptables  Strasbourg  14, 15 et 16 octobre  2010