Outlook 2016 FR PDF [PDF]

Zitiervorschau



SHELLEY FISHEL

OUTLOOK 2016

2

Outlook 2016 1e édition © 2018 Shelley Fishel & bookboon.com ISBN 978-87-403-2353-5

3

OUTLOOK 2016

Contenu

CONTENU

À propos de l’auteure

8



À Propos de Outlook 2016 

9

1 L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016 1.1 Le Ruban 1.2 La barre d’outils Accès rapide 1.3 La Touche Alt 1.4 Glisser/déplacer entre la boite de réception et le calendrier 1.5 Aperçu

10 10 11 14 15 18

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

24 24 24 25 26 27 29 30

Boîte de réception Nouveau courrier Ajouter une pièce jointe  Joindre une copie Répondre à un courrier Isoler ou Ignorer Répondre avec une réunion Insérer une copie de votre calendrier

How can I find information to make my daily work easier?

4

Join the conversation: myKN.community

OUTLOOK 2016

Contenu

3

34

Options du courrier

3.1 Thèmes

35

3.2

36

Afficher les champs

3.3 Autorisation

37

3.4 Voter

37

3.5

Aperçu des pièces jointes

39

3.6

Insérer et formater un tableau

42

3.7

Insérer une image

44

3.8

Ajouter un graphique

46

4

Créer une signature

48

4.1

Créer une signature

48

5 Conversations

51

5.1

Affichage des Conversations

51

5.2

Nettoyer la conversation

54

5.3

Ignorer une conversation

58

6

Supprimer un courrier

59

6.1

Supprimer un courrier

59

6.2

Vider les éléments supprimés

60

7 Archivage

64

7.1

Archive en ligne

64

7.2

Politique d’archivage

64

7.3

Dossier archive

64

7.4

Voir l’Archives en ligne

65

7.5

Définir la Politique d’archivage

65

7.6

Le bouton Archiver

67

8 Dépôt

69

8.1

Créer un dossier

69

8.2

Faire glisser et déplacer pour déposer le courrier

70

8.3

Le bouton déplacer

72

9

Actions rapides

75

9.1

Actions rapides dans Outlook

75

9.2

Classer et déplacer

78

9.3

Marquer et déplacer

79

9.4

Nouveau courrier à

80

9.5

Transférer à

81

9.6

Réunion avec

82

9.7

Réponse standard et ajouter au calendrier

84

5

OUTLOOK 2016

Contenu

10 Actions rapides personnalisées

88

10.1

Créer une réponse de courrier standard

88

10.2

Courrier standard

89

10.3

Répondre et déplacer

91

11

Modèles de courrier

93

11.1

Créer un modèle pour le courrier dans Outlook 2016

93

12 Recherche

96

12.1

Rechercher un courrier

96

12.2

Utiliser l’icône Filtre

99

13

Dossiers de recherche

100

13.1

Dossiers de recherche

100

14 Calendrier

103

14.1

Le Calendrier

103

14.2

Les affichages et les arrangements du calendrier

103

14.3

Échelle de temps

107

14.4

Ouvrir d’autres calendriers

108

14.5

Partager des calendriers

110

14.6

Superposition des calendriers

112

14.7

Groupes de calendriers

113

14.8 Rendez-vous

116

14.9 Réunions

119

14.10

Assistant Planification

121

14.11

Suivre les réponses de réunion

122

15

Contacts – contacts

124

15.1

Les contacts sont maintenant appelés Contacts

124

15.2

Afficher les contacts

124

15.3

Créer un contact

125

15.4 Ajouter les coordonnées du contact directement à partir du courrier entrant

126

15.5

Options de communication dans l’en-tête du message

128

15.6

Contacts et aperçu favoris 

128

15.7

Créer un groupe de contacts

130

15.8

Envoyer un courrier à un groupe de contacts

133

15.9

Organiser les contacts dans des dossiers

135

6

OUTLOOK 2016

Contenu

16

Tâches et Liste des tâches

137

16.1

Liste des tâches

137

16.2 Tâches

138

16.3

Afficher les tâches à la date de fin sur le calendrier

140

16.4

Créer une tâche à partir d›un courrier

141

16.5

Créer une tâche à partir d’un rendez-vous 

143

17

Fusion et publipostage

144

17.1

Fusion et publipostage

144

17.2

Créer le message

146

18 Règles

150

18.1

150

Créer la Règle

19 Les groupes dans Outlook 2016

156

19.1

Créer un nouveau groupe

156

19.2

Remplir la boîte de dialogue Créer un groupe

156

19.3

Ajouter des membres

157

19.4

Trouver et rejoindre un groupe

158

19.5

Rejoindre un groupe privé

159

19.6

Recevoir une confirmation par courrier

161

19.7

Démarrer une conversation

161

19.8

Répondre à une conversation

163

19.9 Un mot à propos de l’abonnement ou rejoindre un groupe

165

19.10

Ajouter une réunion de groupe

166

19.11

Fichiers de groupe

167

19.12

Fichiers partagés

168

19.13

Bloc-notes de groupe

169

Index

170

7

OUTLOOK 2016

À propos de l’auteure

À PROPOS DE L’AUTEURE Shelley Fishel a dix-huit ans d’expérience pendant lesquels elle a aidé ses clients à mieux utiliser leurs ordinateurs. Après avoir travaillé pour un organisme de formation en informatique, Shelley a décidé de «faire ce dont elle avait envie» lorsqu’elle a constaté les limites de la prestation de cours standards. «Pourquoi perdre du temps et de l’argent sur la formation de personnes dans des domaines qui ne sont pas pertinents pour eux  ? Il est bien mieux d’investir ce temps et effort dans ce dont ils ont vraiment besoin.»  C’était le ‘moment de révélation’ et l’approche unique de IT Training Surgery a abouti à une entreprise croissante avec une équipe de formateurs hautement qualifiés en informatique. «Si les apprentis s’ennuyent ils oublient l’essentiel de ce qu’ils apprennent. Nous souhaitons offrir une gamme d’approches de formation adaotée à différentes personnes et, surtout, nous avons pour objectif de transformer la formation en quelque chose d’amusant !» Shelley et son équipe ont obtenu l’accréditation par l’Institut d’Apprentissage et de Performance pour l’IT Training Surgery, en tant que fournisseur reconnu de la formation en Informatique de haute qualité. Pour en savoir plus sur notre formation, visitez notre site web www.theittrainingsurgery.com  SHELLEY FISHEL

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OUTLOOK 2016

À Propos de Outlook 2016 

À PROPOS DE OUTLOOK 2016  Ce guide de l’utilisateur vous permettra de gagner du temps lorsque vous travaillez sur Outlook 2016.  Vous apprendrez à : • Créer des dossiers pour bien organiser votre courrier • Voir comment Outlook 2016 gère les pièces jointes • Utiliser les Actions rapides pour créer des dossiers ou des courriers électroniques standards rapidement • Ajouter des réunions – les événements d’une journée entière et les réunions prévues • Créer des tâches • Effectuer un publipostage électronique • Des raccourcis pour travailler avec le courrier et le calendrier • Apprendre comment utiliser les Groupes pour collaborer avec d’autres personnes Ce livre est écrit à l’aide de Outlook 2016 qui fait partie de l’abonnement Office 365. L’ordinateur utilisé est sous W_indows 10. Votre copie peut être légèrement différente des captures d’écran dans ce livre si vous utilisez une différente version de Windows. Office 365 est tenu à jour sur une base régulière et de nouvelles fonctionnalités sont publiées chaque mois. Consultez le Blog Microsoft qui vous informe sur ce qui est nouveau chaque mois. En tant que tel, je ne peux pas garantir que les fonctionnalités dans cette édition du livre soit la plus à jour. Elles sont à jour au moment de la rédaction en juin 2016.

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OUTLOOK 2016

L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

1 L’ÉCRAN D’ACCUEIL D’OUTLOOK 2016 1.1 LE RUBAN Le Ruban est présent partout dans Outlook 2016. Tous les onglets ont des outils organisés en groupes et sont organisés de manière logique.

Le Ruban Accueil

Figure 1 – Le Ruban Accueil

Ici vous trouverez tous les outils nécessaires pour créer et répondre à des courriers.

Le Ruban Envoi Réception

Figure 2 – Le Ruban envoi réception

Le Ruban Envoi/Réception fournit tous les outils nécessaires pour envoyer et recevoir des courriers.

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OUTLOOK 2016

L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Le Ruban Dossier

Figure 3 – Le Ruban Dossier

Ici vous pouvez créer de nouveaux dossiers et mettre en place des dossiers de recherche et décider ce qu’il faut afficher dans favoris.

Le Ruban Affichage

Figure 4 – Le Ruban Affichage

Sur le Ruban Affichage vous pouvez modifier la façon dont l’écran que vous regardez est organisé. Ce ruban aura plusieurs icônes affichées en fonction de la partie d’Outlook que vous utilisez actuellement.

1.2 LA BARRE D’OUTILS ACCÈS RAPIDE La barre d’outils Accès rapide est présente sur l’ensemble de Microsoft Office et c’est un emplacement très pratique pour mettre vos icônes les plus fréquemment utilisées. Elle  se trouve dans le coin supérieur gauche de votre écran.

Figure 5 – La barre d’outils Accès rapide

Vous pouvez la personnaliser avec les Icônes que vous utilisez le plus souvent 

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OUTLOOK 2016

L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Ajouter une icône à la barre d›outils Accès rapide Pour ajouter une icône, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez l’icône dans la liste.

Figure 6 – Ajouter des icônes à la barre d›outils Accès rapide

Si l’icône que vous voulez ajouter n’est pas sur la liste, vous pouvez cliquer sur Autres commandes (1)

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OUTLOOK 2016

L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Autres commandes

Figure 7 – Ajouter d’autres commandes

Ici vous pouvez voir la liste des Commandes courantes sur la gauche (1) Il y a d’autres listes pour choisir, cliquez sur la flèche déroulante si vous ne trouvez pas ce que vous voulez. Trouvez ce que vous cherchez sur la gauche (2) et double-cliquez pour l’ajouter ou cliquez dessus puis appuyez sur le bouton Ajouter (3). Cliquez sur OK lorsque vous terminez (4) 

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OUTLOOK 2016

L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Faire un clic droit pour ajouter une icône

Figure 8 – Faire un clic droit

Faites un clic droit puis cliquez sur l’icône que vous voulez ajouter

1.3 LA TOUCHE ALT La Touche Alt vous permet d’accéder aux raccourcis clavier visuel pour explorer le ruban ou utiliser la barre d’outils Accès rapide. Appuyez sur la touche ALT du clavier.

Figure 9 – La Touche Alt

Appuyez sur la lettre ou le numéro pour utiliser la commande. La première fois que vous appuyez sur la touche ALT, vous pourrez activer les onglets du Ruban. Par exemple si vous appuyez maintenant sur la lettre O vous serez déplacé vers le ruban Dossier. Les icônes de la barre d’outils Accès rapide sont numérotées, ce qui les rend un raccourci clavier beaucoup plus rapide à utiliser. Par exemple Alt + 6 sera la commande imprimer dans cet exemple à l’écran.

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OUTLOOK 2016

L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

1.4 GLISSER/DÉPLACER ENTRE LA BOITE DE RÉCEPTION ET LE CALENDRIER Dans Outlook, vous pouvez glisser-déplacer entre les différentes parties du logiciel. Cela fait gagner beaucoup de temps. Par exemple, faites glisser un courrier à l’Icône Calendrier pour créer un rendez-vous avec les détails du courrier dans le corps. Faites glisser un rendez-vous à l’Icône Boite de réception pour créer un courrier avec les détails du rendez-vous dans le corps.

Faire glisser un courrier au calendrier

Figure 10 – Faire glisser un courrier au calendrier pour créer un rendez-vous

Faites glisser le courrier et déplacez-le vers le raccourci Calendrier

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L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Un nouveau rendez-vous est créé

Figure 11 – Un nouveau rendez-vous est créé

Un nouveau rendez-vous est prêt à y ajouter la date et l’heure. Lorsque vous avez terminé cliquez sur Enregistrer et Fermer.

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L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Faire glisser un rendez-vous sur le calendrier vers la boite de réception

Figure 12 - Faire glisser un rendez-vous au courrier pour créer un courrier avec les détails du endez-vous 

Faites glisser un rendez-vous du calendrier vers l’Icône Boite de réception

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L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Un nouveau courrier créé

Figure 13 – Un nouveau courrier créé

Un nouveau courrier est prêt pour être envoyé – vous pouvez ajouter plus de détails au corps si cela est nécessaire.

1.5 APERÇU L’aperçu est ma propre terminologie. Si vous passez la souris sur les icônes Calendrier, Contacts ou Liste des tâches vous pourrez voir ce qu’il y a là-bas. Pratique pour accéder rapidement à vos contacts favoris ou à l’ordre du jour.

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L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Passer la souris sur Calendrier

Figure 14 – Aperçu sur le calendrier 

1. Passez la souris sur l’Icône Calendrier dans le volet de navigation 2. Un aperçu de vos futurs rendez-vous s’affiche avec un calendrier d’un mois 3. Cliquez sur n’importe quel jour sur le calendrier pour voir ce qui se passe en ce jour Cliquez sur l’icône Ancrer l’aperçu en haut à droite pour Ancrer la vue de l’aperçu sur la droite de l’écran dans son propre volet de tâches.

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L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Ancrer l’aperçu

Figure 15 – Ancrer l’aperçu du calendrier dans le volet des tâches.

Dans ce cas, le calendrier est ancré à droite dans son propre volet de tâches.

Passer la souris sur Contacts

Figure 16 – Aperçu sur Contacts

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OUTLOOK 2016

L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Passez la souris sur le raccourci Contacts pour avoir une liste de contacts favoris. Si la personne que vous voulez n’est pas sur la liste, vous pouvez la chercher à partir de la case Rechercher des Personnes en haut. Vous pouvez aussi Ancrer l’aperçu sur le Volet des tâches à droite de l’écran en cliquant sur l’icône Ancrer l’aperçu en haut à droite.

Individual Development Plan (IDP) The use of your personal and professional development

Learn more about the IDP in the following video.

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OUTLOOK 2016

L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Contacts ancrés

Figure 17 – Ancrer l’aperçu de Contacts dans le volet des tâches

Comme j’avais déjà ancré le calendrier - les contacts sont maintenant en dessous.

Passer la souris sur liste des tâches

Figure 18 – Avoir un aperçu sur les tâches

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OUTLOOK 2016

L’Écran d’Accueil d’Outlook 2016

Déplacez la souris sur le raccourci Liste des tâches pour afficher une liste des tâches à venir. Cela peut être ancré aussi en cliquant sur l’Icône Ancrer l’aperçu.

Liste des tâches Ancrée

Figure 19 – Ancrer Liste des tâches aussi

Après avoir ancré les Aperçus de calendrier et contacts, Outlook met la liste des tâches en bas. Cependant, les aperçus apparaiteront dans l’ordre que vous choisissez. 

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OUTLOOK 2016

Boîte de réception

2 BOÎTE DE RÉCEPTION 2.1 NOUVEAU COURRIER L’envoi d’un nouveau courrier est le même que dans toutes les versions précédentes. Vous pouvez cliquer sur l’icône Nouveau courrier ou appuyer sur la combinaison des touches Contrôle et N.

Figure 20 – Nouveau courrier

2.2 AJOUTER UNE PIÈCE JOINTE  Dans Outlook 2016 vous trouverez de nouvelles façons pour partager des documents avec d’autres personnes. Vous pouvez toujours joindre un fichier, mais avec la collaboration construite fermement dans Office 365 vous pouvez désormais partager un document et envoyer un lien vers le fichier à votre correspondant. Cela permet de réduire le trafic de messagerie, du stockage et signifie que tout le monde peut avoir accès à la version la plus récente du document. 

Figure 21 – Ajouter la pièce jointe

24

OUTLOOK 2016

Boîte de réception

Cliquez sur Joindre un fichier (1) puis vous trouverez une liste déroulante des fichiers enregistrés récemment (2) ou cherchez dans d’autres emplacements tels que les Emplacements du Web ou ailleurs sur votre PC (3) J’adore cette nouvelle fonction puisque je peux joindre un fichier récent sans devoir le chercher !

2.3 JOINDRE UNE COPIE Si le fichier est stocké dans OneDrive ou SharePoint qui sont des emplacements en ligne, la pièce jointe aura un petit nuage blanc et elle indiquera que les Destinataires peuvent modifier (1). Ceci peut être changé en cliquant sur Modifier les autorisations (3) et en sélectionnant si les destinataires peuvent modifier ou voir (4). Pour joindre le document en tant que copie sélectionnez Joindre comme copie (2) ceci attache une copie du document et ce n’est pas celle stockée en ligne. Lorsque vous travaillez avec d’autres personnes dans votre organisation, c’est bien de partager un lien vers le document plutôt que de joindre le document de façon à ce que tout le monde ait la copie la plus récente. La collaboration est au cœur de Office 2016 et ceci est une façon pour l’encourager.

Figure 22 – Attacher comme copie

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OUTLOOK 2016

Boîte de réception

2.4 RÉPONDRE À UN COURRIER Il est normal de répondre au courrier et cela devrait se faire aussi efficacement que possible.

Répondre depuis le Ruban

Figure 23 – Icône du courrier

Utilisez Répondre ou Répondre à tous au Ruban.

Répondre depuis le haut du courrier

Figure 24 – Les icônes dans l’en-tête du courrier

Cliquez sur l’option requise en haut de l’en-tête du courrier. Notez que dans Outlook 2016 vous pouvez démarrer une conversation de messagerie instantanée directement dans le courrier. Mettez les réponses dans la Messagerie instantanée hors du courrier pour recevoir une réponse immédiate.

Répondre en utilisant un clic droit

Figure 25 – Clic droit pour répondre

Cliquez droit sur le courrier auquel vous voulez répondre et sélectionnez le type de réponse.

26

OUTLOOK 2016

Boîte de réception

Répondre ou Répondre à tous Lorsqu’un courrier est envoyé uniquement à vous, c’est simple de frapper répondre et de répondre à la personne qui a envoyé le courrier. Cependant, si vous avez été copié dans un courrier, vous devrez peut-être réfléchir un peu plus. Voulez-vous répondre à tout le monde ou seulement à la personne qui a envoyé le courrier. Si vous voulez répondre à tout le monde, utilisez alors Répondre à tous. Sinon, répondez juste à l’expéditeur.

2.5 ISOLER OU IGNORER Lorsque vous recevez un courrier et que vous voulez répondre, la réponse se trouve dans le Volet de lecture. Ceci vous permet de saisir une réponse rapide et de l’envoyer. Cependant si vous souhaitez ajouter des extras à votre courrier ou accéder aux options de mise en forme, vous devrez Isoler le courrier pour que vous puissiez le modifier dans sa propre fenêtre. Si la réponse que vous avez écrite dans le Volet de lecture ne vous plait pas, vous pouvez ignorer vos modifications. Sinon Outlook enregistre un brouillon du message.

Isoler

Figure 26 – isoler pour modifier avec la pleine capacité

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OUTLOOK 2016

Boîte de réception

Courrier isolé

Figure 27 – Modification complète du courrier

Voici le courrier ci-dessus ouvert dans sa propre fenêtre. L’accès à tous les onglets du Ruban est maintenant disponible et vous pouvez effectuer une modification complète. Terminez le courrier et cliquez sur Envoyer.

Ignorer

Figure 28 – vous n’aimez pas ce que vous avez fait, il vous suffit de l’ignorer

Si vous commencez à modifier la réponse dans le volet de lecture, et puis vous décidez que vous ne voulez pas la garder, cliquez sur Ignorer et la réponse sera ignorée.

28

OUTLOOK 2016

Boîte de réception

2.6 RÉPONDRE AVEC UNE RÉUNION Permettez-moi de poser les bases. Joe vous a envoyé un long courrier et parmi tout cela, la nécessité de se rassembler et de discuter les points soulevés. Normalement, vous consultez votre Calendrier et vous préparez une demande de réunion pour l’envoyer à Joe. Maintenant, vous pouvez tout simplement répondre à son courrier avec une demande de réunion !

Répondre avec une réunion

Figure 29 – l’icône répondre avec une réunion

Dans le Groupe Répondre sur le ruban cliquez sur Réunion

Mettre en place la demande de réunion

Figure 30 – Créer la réunion normalement

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OUTLOOK 2016

Boîte de réception

Une demande de réunion est générée avec l’adresse e-mail de la personne à laquelle vous répondez et elle est prête pour y ajouter la date et l’heure de la réunion. Lorsque vous avez terminé cliquez sur Envoyer.

2.7 INSÉRER UNE COPIE DE VOTRE CALENDRIER Dans le même sens que répondre avec une réunion. Voici le scénario. Dans cet exemple, Shelley doit faire une réunion avec Lisa. Afin de permettre à Lisa de choisir une date et une heure pour la réunion, Shelley envoie un courrier à Lisa avec une copie de son calendrier pour le jour suivant. Lisa peut voir quand Shelley est libre ou occupée et peut réagir en conséquence. 

Courrier avec calendrier

Figure 31 – Ajouter une copie de votre calendrier

Nous allons voir comment le créer.

30

OUTLOOK 2016

Boîte de réception

Insérer un calendrier Il y a deux façons de le faire. L’une lorsque le message de réponse reste dans le volet de lecture et l’autre lorsque vous isolez le message de réponse. Tout d’abord, nous allons voir comment répondre avec une copie du calendrier après avoir isolé la réponse dans sa propre fenêtre.

Figure 32 – insérer l’icône du calendrier

Ouvrez le courrier auquel vous voulez répondre Cliquez sur Répondre Cliquez maintenant sur l’espace blanc où vous écrivez Cliquez sur le Ruban Insérer Cliquez sur Calendrier

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OUTLOOK 2016

Boîte de réception

Sélectionnez la plage de dates

Figure 33 – spécifier la plage de dates

Spécifiez la plage de dates.

Ajouter des détails

Figure 34 – spécifier la visibilité des détails

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OUTLOOK 2016

Boîte de réception

Choisissez quelles options vous souhaitez afficher : Disponibilité uniquement – cela affiche l’heure comme Libre, Occupé, et Provisoire, etc. Le destinataire ne pourra pas voir ce que vous faites. Détails limités

–

Comprend l’objet des éléments

Tous les détails – affiche la disponibilité et tous les détails des éléments du calendrier

Une copie de votre calendrier est ajoutée au courrier

Figure 35 – une copie de votre calendrier est insérée

Saisissez le message en haut du courrier et cliquez sur Envoyer.

33

OUTLOOK 2016

Options du courrier

3 OPTIONS DU COURRIER Des options que vous pouvez définir pour le courrier : Modifier le thème de couleurs, polices de caractères, etc. – modifier l’apparence de votre courrier. Afficher les champs ou le champ De.

–

Décidez si vous souhaitez afficher le Cci - Copie Carbone Invisible

Définir les autorisations – Utilisez un logiciel de gestion des droits pour contrôler ce que les destinataires peuvent faire avec le courrier. Utiliser les boutons de vote – Invitez vos répondants à voter sur un sujet. Demander un accusé de réception – recevez un courrier vous indiquant que votre courrier a été livré. Demander un accusé de lecture – affichez une fenêtre pour que le destinataire puisse vous indiquer s›il a reçu votre courrier. Enregistrer l’élément envoyé à – utilisez cette option pour modifier l›emplacement où votre élément envoyé est enregistré Délai de livraison – définissez le temps pendant lequel le courrier doit être envoyé Réponses directes à – organiser des réponses à envoyer à quelqu›un d›autre

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OUTLOOK 2016

Options du courrier

3.1 THÈMES

Figure 36 – les thèmes orientent le design

1. Dans un nouveau courrier, cliquez sur la liste déroulante sous Thèmes 2. Sélectionnez un thème à partir de ceux proposés 3. Le thème du courrier va être modifié, cela signifie que le formatage se fera sur les styles du thème sélectionné.

Le formatage s’applique sur le nouveau thème

Figure 37 – voir le format disponible avec le thème choisi.

4. Cliquez sur le Ruban Format du texte Notez que les styles ont été modifiés pour refléter le nouveau thème

35

OUTLOOK 2016

Options du courrier

3.2 AFFICHER LES CHAMPS Afficher les champs

Figure 38 – Cci et de peuvent être affichés

Cliquez sur Cci pour afficher l’option d’ajouter quelqu’un aveugle. Ce qui signifie que la personne à laquelle vous êtes en train d’écrire ne sait pas qu’une copie a été envoyé à quelqu’un d’autre. Cliquez sur De pour envoyer un courrier à partir d’autres comptes de messagerie plutôt que votre compte principal. Si vous avez un compte personnel et un compte professionnel dans Outlook vous pouvez décider ici à partir de quel compte vous voulez envoyer le courrier.

Leadership skills Learn how to think strategically and become a better leader

Download eBooks

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OUTLOOK 2016

Options du courrier

3.3 AUTORISATION Les autorisations vous permettent de contrôler ce qui peut être fait avec un courrier.

Autorisation

Figure 39 – se connecter aux serveurs de gestion des droits pour contrôler les autorisations

Si votre organisation utilise les serveurs de gestion des droits, vous pouvez décider ce que vos destinataires peuvent faire avec le message. Vous pouvez contrôler s’ils peuvent transférer, imprimer des pièces jointes ou même lire le courrier. Pour utiliser cette fonction, vous devrez vous connecter à un serveur de gestion des droits.

3.4 VOTER Vous pouvez inviter vos destinataires à voter. Par exemple, quel pub choisir pour prendre un verre après le travail, ou leurs avis concernant un sujet.

Boutons standards de vote

Figure 40 – Ajouter des boutons de vote à un courrier

37

OUTLOOK 2016

Options du courrier

1. Cliquez sur le menu déroulant de Utiliser les boutons de vote 2. Sélectionnez les options à utiliser 3. Vous pouvez voir un message dans l’en-tête

Figure 41 – voir que les boutons ont été ajoutés

Vous voyez un message vous indiquant que les boutons de vote ont été ajoutés.

Cliquez ici pour voter

Figure 42 – Le destinataire voit cliquez ici pour voter

Si votre destinataire n’ouvre pas le courrier, il peut quand même voter. Il devra cliquer sur le lien Cliquez ici pour voter en haut du courrier. Cliquez sur le bouton pour voter.

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OUTLOOK 2016

Options du courrier

Ouvrir le courrier pour voir les boutons de vote

Figure 43 – Dans le courrier reçu les boutons sont visibles

Le destinataire ouvre le courrier pour voir les options du vote affichées sur le ruban

3.5 APERÇU DES PIÈCES JOINTES Pensez-vous toujours à voir le contenu d’un document attaché à un courrier sans ouvrir le document  ? Ou peut-être vous avez reçu plusieurs documents et vous n’êtes pas sûr quel document ouvrir ? Maintenant vous pouvez visualiser les pièces jointes dans Outlook avant de décider de les ouvrir ou non.

Aperçu d’une pièce jointe

Figure 44 – Aperçu d’une pièce jointe pour voir si vous voulez l’ouvrir

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OUTLOOK 2016

Options du courrier

Cliquez sur la pièce jointe dans le message. La première fois que vous visualisez un document, vous verrez le message ci-dessus pour vous avertir que vous ne pouvez pas voir l’ensemble du fichier. Si vous êtes d’accord alors cliquez sur Afficher l’aperçu du fichier.

Le fichier est affiché dans le courrier

Figure 45 – le fichier s’ouvre dans le courrier dans Outlook

Une copie du fichier s’ouvre dans le courrier et vous pouvez alors décider de l’ouvrir en entier.

40

OUTLOOK 2016

Options du courrier

Ouvrir la pièce jointe

Figure 46 – Ouvrir la pièce jointe comme d’habitude

Pour ouvrir la pièce jointe cliquez droite sur la pièce jointe ou cliquez sur la flèche déroulante sur la pièce jointe, puis sélectionnez Ouvrir.

Fermer l’aperçu

Figure 47 – Cliquez sur l’e-mail pour fermer l’aperçu

Cliquez sur l’en-tête du courrier dans la liste des courriers et l’aperçu se fermera.

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OUTLOOK 2016

Options du courrier

3.6 INSÉRER ET FORMATER UN TABLEAU Comme les versions du courrier électronique sont devenus de plus en plus sophistiquées, nous utilisons la messagerie électronique pour envoyer des documents au lieu d’écrire des lettres. Cela signifie que nous voulons ajouter des éléments à notre courrier tout comme aux documents. Nous apprendrons ici comment ajouter un tableau.

Insérer un tableau

Figure 48 – Insérer un tableau dans votre courrier

1. Cliquez dans le corps du courrier 2. Cliquez sur le ruban Insérer 3. Cliquez sur le menu déroulant Tableau 4. Sélectionnez le nombre de carrés que vous voulez comme des colonnes et des lignes

42

OUTLOOK 2016

Options du courrier

Formater le tableau

Figure 49 – Utiliser des outils de formatage

1. Cliquez dans le tableau 2. Cliquez dans la galerie Styles de tableau 3. Sélectionnez le style à appliquer 4. Le tableau est maintenant reformaté

Ajouter des colonnes et des lignes

Figure 50 – Ajouter des colonnes et des lignes

1. Cliquez dans une colonne 2. Cliquez sur l’icône qui insère une colonne vers la Gauche ou la Droite 3. Cliquez sur l’icône qui insère une ligne au-Dessous ou au-Dessus

Formater le tableau tout comme dans Word Vous pouvez formater le tableau comme vous le faites dans Microsoft Word. Les mêmes options de formatage sont disponibles.

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OUTLOOK 2016

Options du courrier

3.7 INSÉRER UNE IMAGE Le courrier électronique est souvent le véhicule choisi pour la livraison d’images. Des milliers d’images sont envoyées chaque jour à travers le monde via le courrier électronique. Voici comment joindre une image à votre courrier.

Insérer une image à partir de votre ordinateur

Figure 51 – Ajouter une image dans le courrier

1. Dans le corps du courrier cliquez sur le Ruban Insérer 2. Cliquez sur Images 3. Accédez au dossier dans lequel l’image est enregistrée 4. Cliquez sur Insérer

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OUTLOOK 2016

Options du courrier

Outils de formatage des images

Figure 52 – Utiliser outils image pour formater l’image

Maintenant qu’une image se trouve dans le corps du courrier, tant qu’elle est sélectionnée le Ruban Outils image Mise en forme s’affiche. Ici vous pouvez ajouter une bordure, comprimer l’image ou en fait faire n’importe quel type de modification d’image disponible.

Insérer une image en ligne

Figure 53 – Insérer une image à partir d’un emplacement web

Les images peuvent être extraites à partir d’un espace de stockage en ligne ainsi que du dossier Images de votre PC.

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Options du courrier

Depuis SharePoint – si vous utilisez SharePoint ou OneDrive au travail pour garder des images de l’organisation et les dossiers SharePoint ou OneDrive sont synchronisés avec votre ordinateur, vous verrez cette option. Parcourez l’image et cliquez sur Insérer. Cherchez l’image dont vous avez besoin en utilisant la Recherche d’images Bing N’oubliez pas de faire attention aux droits d’auteur.

–

OneDrive – OneDrive est votre espace de stockage personnel en ligne qui vient avec votre compte personnel Oultook.com ou Hotmail ou avec votre compte de l’Organisation – trouvez les images que vous avez enregistrées ici. Flickr et Facebook – connectez ces sites sociaux en ligne à Outlook et récupérez les images que vous avez téléchargées sur ces sites.

3.8 AJOUTER UN GRAPHIQUE Vous pouvez non seulement ajouter un tableau à un courrier, les graphiques peuvent également être ajoutés.

Figure 54 – Ajouter un graphique

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Options du courrier

1. Dans le courrier cliquez sur le Ruban Insérer 2. Cliquez sur Graphique 3. Sélectionnez le type de graphique créer

Figure 55 – Fait les modifications

Faites les modifications nécessaires aux données dans le tableur échantillon qui s’ouvre. Lorsque vous modifiez les données, vous verrez le changement du graphique. Tout ce que vous pouvez faire dans Excel peut être fait ici dans Outlook.

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OUTLOOK 2016

Créer une signature

4 CRÉER UNE SIGNATURE Pourquoi taper votre signature à chaque fois que vous envoyez un courrier? Laissez Outlook le faire pour vous. Les options de signature peuvent être consultées à partir de deux endroits.  L’option Insérer une signature sur le Ruban Message Via Options Oultook – Fichier – Options – Courrier – Signatures

4.1 CRÉER UNE SIGNATURE

Figure 56 – Insérer une signature

Cliquez sur Signature dans le ruban Message Cliquez sur Signatures

–

ceci vous amène à la section Signatures et thème

Taper un nom pour la signature

Figure 57 – Nommer la signature

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OUTLOOK 2016

Créer une signature

Cliquez sur Nouveau Tapez un nom pour la signature pour que vous puissiez l’identifier plus tard.

Saisissez la signature

Figure 58 – Saisissez la signature ou copiez et collez le texte d’un autre emplacement

Dans l’espace blanc, tapez le texte de la signature. Utilisez les options de formatage pour formater la signature. Vous pouvez ajouter un lien hypertexte ou des images aussi.

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OUTLOOK 2016

Créer une signature

Choisir une signature par défaut

Figure 59 – Définir une signature par défaut pour l’utiliser tout le temps

Si vous voulez avoir une signature qui apparaît automatiquement sur chaque nouveau courrier sélectionnez la signature de l’option Nouveaux messages. Pour avoir une signature qui apparaît automatiquement sur chaque réponse ou transfert, sélectionnez la signature à partir de l’option réponses/transferts

Insérer une signature du ruban

Figure 60 – Insérer la signature

Cliquez sur le menu déroulant de Signature Sélectionnez la signature à ajouter

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Conversations

5 CONVERSATIONS 5.1 AFFICHAGE DES CONVERSATIONS L’Affichage des conversations vous permet de regrouper les courriers entrants et sortants. Il met tous les courriers qui font partie d’une conversation ensemble et les place tous sous la plus récente. Développez le premier courrier pour voir tous les courriers qui font partie de la conversation. L’Affichage des conversations peut être activé à partir du ruban Affichage ou par un clic droit en haut de la boîte de réception et en sélectionnant Afficher en tant que conversations

Communication skills Discover how to be a better communicator

Download eBooks

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Conversations

Figure 61 – Afficher en tant que conversations sur un clic droit

Afficher le courrier dans les conversations via le Ruban Affichage 1. Cliquez sur le Ruban Affichage 2. Cochez la case Afficher en tant que conversations

Figure 62 – Décider si cela s›applique à ce dossier ou à tous les dossiers

Décidez si cet affichage devrait s’appliquer au dossier actuel seulement ou à toutes les boîtes de réception.

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Conversations

Figure 63 – les courriers s’affichent maintenant dans des conversations

Ce courrier de Shelley a un triangle à côté de son nom – c’est une conversation. Pour étendre la conversation et voir tous les courriers cliquez sur le triangle.

Figure 64 – Les conversations peuvent être étendues ou réduites 

Notez que l’objet de la conversation est l’Affichage des conversations et il comprend tous les courriers entre Lisa et Shelley qui se rapportent à cet objet. Une fois que vous avez modifié l’objet, le courrier ne fera plus partie de cette conversation. Notez que quelques courriers dans la conversation sont stockés dans le dossier Éléments envoyés. Cela aide à garder les choses bien organisées. Les courriers ne sont pas dans la boîte de réception, ils apparaissent ici juste pour faciliter la vie.

Paramètres de conversation

Figure 65 – Choisir les paramètres pour les conversations

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Conversations

Les paramètres de conversation vous permettent de déterminer la façon dont les conversations se comportent et ce qui est inclus.  Afficher les messages des autres dossiers – afficher les messages qui font partie de cette conversation peu importe où ils sont stockés. Voir les expéditeurs au-dessus de l’objet de la conversation comme titre.

–

voir le nom de l›expéditeur plutôt que l’objet

Toujours développer la conversation sélectionnée – en cliquant sur une conversation tous les messages s›affichent automatiquement. Utiliser l’affichage mis en retrait classique – les courriers sont mis en retrait sous celui auquel ils sont une réponse, au lieu de les afficher tous au même niveau.

5.2 NETTOYER LA CONVERSATION Nettoyer la conversation supprime tous les messages dont vous n’avez plus besoin - ce sont les messages dont le texte est contenu dans les messages suivants. En général, lorsque vous répondez à un courrier, le texte original est conservé dans le courrier au-dessous de votre réponse. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de conserver l’original qui surcharge votre boîte de réception.

Nettoyer la conversation

Figure 66 – Éliminer les messages répétées d’une conversation

1. Sur le Ruban Accueil cliquez sur la flèche déroulante sous Nettoyer 2. Sélectionnez Nettoyer la conversation

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Conversations

Dans la conversation que nous nettoyons ici il y a 4 messages, le premier courrier et toutes les réponses dans les conversations.

Figure 67 – les messages dans la conversation

Lorsque Lisa nettoie la conversation, le courrier original de Lisa sera supprimé puisque le texte est inclus dans les autres.

Conversation nettoyée

Figure 68 – Vérifiez que vous acceptez de nettoyer la conversation Cliquez sur Nettoyer si vous accepter de poursuivre

C’est la même conversation encore une fois, maintenant elle a été nettoyée - seulement trois messages restent comme le texte de l’original est inclus dans chacun des autres.

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Conversations

Figure 69 – Conversation nettoyée

Les messages sont nettoyés en fonction de vos paramètres Lorsque vous cliquez sur Nettoyer la conversation sur le Ruban Accueil vous pouvez accéder aux paramètres en cliquant sur Paramètres dans la boîte de dialogue qui s’affiche. Voir ci-dessus.

Paramètres

Figure 70 – Cochez les cases pour définir vos options

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Conversations

1. Cochez ou décochez les cases  2. Cliquez sur Parcourir pour définir l’endroit où les messages nettoyés vont habituellement le dossier Éléments supprimés

–

c’est

Nettoyer le dossier

Figure 71 – Nettoyer un dossier

Cette commande examine tous les messages dans le dossier actuel et supprime ceux qui sont contenus dans le corps d’un autre message.

Nettoyer le dossier et les sous-dossiers

Figure 72 – Nettoyer les sous-dossiers aussi

Cette commande cherche tous les messages dans le dossier actuel et tous les sous-dossiers qu’il peut avoir. Elle supprimera tous les messages qui font partie du début des conversations et sont contenus dans le corps d’autres messages.

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Conversations

5.3 IGNORER UNE CONVERSATION Vous pouvez ignorer une conversation. Cela permettra de déplacer tous les courriers dans cette conversation au dossier Éléments supprimés et cela déplacera automatiquement tout futur courrier directement au dossier Éléments supprimés tant qu’ils ont le même objet. Faites attention car Outlook identifie la conversation en se basant sur l’objet. Si vous recevez un courrier à l’avenir avec le même objet, il sera ignoré aussi !

Ignorer

Figure 73 – Ignorer certaines conversatins lors du nettoyage

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Supprimer un courrier

6 SUPPRIMER UN COURRIER 6.1 SUPPRIMER UN COURRIER Garder sur le dessus de votre boîte de réception – supprimer tous les courriers indésirables.

Supprimer un courrier du ruban

Figure 74 – Supprimer un courrier

1. Sélectionnez le courrier à supprimer 2. Cliquez sur Supprimer sur le ruban

Supprimer un courrier à partir de la liste des courriers

Figure 75 – Utiliser la croix rouge

Cliquez sur la croix rouge sur la droite du message dans la liste.

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Supprimer un courrier

Supprimer définitivement Si vous sûrs de vouloir supprimer un courrier et vous souhaitez contourner le dossier Éléments supprimés, maintenez la touche Maj enfoncée lorsque vous appuyez sur la touche Supprimer ou vous cliquez sur la croix. Cette commande demande à Outlook de supprimer le courrier de Outlook et vous ne serez pas capables de le récupérer. Un message de confirmation s’affiche vous demandant de confirmer que vous souhaitez supprimer le(s) message(s) définitivement.

6.2 VIDER LES ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS Durant les formations que j’ai données sur Outlook pendant plusieurs années, l’une des choses que j’ai souvent remarquées, c’est que les gens utilisent le dossier Éléments supprimés comme une sorte de «Dossier j’en aurai peut-être besoin un jour ! Cela signifie qu’il peut y avoir des milliers de courriers et de rendez-vous et tâches supprimés puisqu’il n’est jamais vidé. Imaginez que vous avez une corbeille dans votre bureau. Elle finit par se remplir, une fois que vous la videz dans les principaux déchets, c’est tout ! Vous ne pouvez pas la récupérer. Maintenant, imaginez que vous ne videz JAMAIS la corbeille dans votre bureau - vous finirez par se noyer dans les déchets. Ainsi votre ordinateur ou plutôt votre Exchange se remplissent de plus en plus d’éléments supprimés. Ils comptent dans le quota du courrier dans votre boîte de réception et sont sauvegardés de la même façon que tout le reste. Ce n’est pas seulement inefficace – il pourrait également vous coûter ou votre organisation en termes financiers puisque les sauvegardes et le stockage coûtent de l’argent. La morale  ? Mettez le courrier dans un dossier ou un archive si vous pensez que vous pourriez en avoir besoin à nouveau et videz le dossier Éléments supprimés régulierement !

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Supprimer un courrier

Vider les éléments supprimés

Figure 76 – Vider les éléments supprimés

1. Cliquez sur Fichier 2. Cliquez sur la liste déroulante sous Outils 3. Cliquez sur Vider le dossier Éléments supprimés

Confirmer

Figure 77 – Confirmer que vous souhaitez vider le dossier Éléments supprimés

4. Cliquez sur Oui

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Supprimer un courrier

Ajouter Éliminer les éléments supprimés à la barre d’outils Accès rapide

Figure 78 – Ajouter à la barre d’outils Accès rapide pour la facilité d’utilisation

Ajoutez l’icône Éliminer les éléments supprimés à la barre d’outils Accès rapide. Cliquez sur l’icône pour vider le dossier Éléments supprimés.

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Supprimer un courrier

Configurer Outlook pour vider les éléments supprimés à la fermeture d’Outlook

Figure 79 – Configurer Outlook pour vider les éléments supprimés à la sortie

1. Cliquez sur Fichier 2. Cliquez sur Options 3. Cliquez sur Avancé 4. Cochez la case – Vider les Éléments supprimés à la fermeture d’Outlook – avec cette option cochée, Outlook se chargera de vider le dossier Éléments supprimés à chaque fois que vous quittez le programme.

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Archivage

7 ARCHIVAGE Il y a deux sortes d’archivage dans Outlook 2016. Il y a le bouton Archiver sur le Ruban Accueil et il y a un Archive en ligne.

7.1 ARCHIVE EN LIGNE Si vous utilisez un Exchange ou Office 365 alors votre équipe informatique peut avoir activé l’archive en ligne et appliqué une Politique d’archivage.  Lorsque les courriers sont mis dans l’archive en ligne ils sont éliminés de votre copie locale de Outlook et ne comptent plus dans la limite de l’espace de stockage total. Une Politique d’archivage peut être mise en place pour s’assurer que le courrier est archivé en un horaire régulier pour qu’il soit retiré de la boîte de réception et déplacé vers le Stockage en ligne. Le courrier qui est stocké dans l’Archive en ligne peut être consulté en ligne et dans votre copie locale d’Outlook 2016.

7.2 POLITIQUE D’ARCHIVAGE Une Politique d’archivage, est utilisée pour automatiser le processus d’archivage. La politique de votre entreprise peut être de supprimer tous les courriers qui datent de plus de 6 mois par exemple. Dans ce cas, dès qu’un courrier atteint son anniversaire de 6 mois il serait supprimé. En définissant une politique de conservation de 5 mois, le courrier sera déplacé automatiquement à l’Archive en ligne lorsqu›il atteint son anniversaire de 5 mois.

7.3 DOSSIER ARCHIVE Un dossier peut être défini pour être le dossier Archive qui est séparé de l’Archive en ligne. Le dossier Archive devrait être utilisé pour contenir n’importe quel courrier que vous pourriez en avoir besoin à une date ultérieure pour que le dossier Éléments supprimés soit pour les éléments dont vous n’avez plus besoin et peuvent être supprimés sur une base régulière.

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Archivage

7.4 VOIR L’ARCHIVES EN LIGNE L’Archive en ligne est situé au bas de la liste des dossiers. Il peut être étendu et comme le courrier est archivé, la structure du dossier sera répliquée. Ce sera une copie de la boite de réception et de la liste des dossiers contenant des courriers qui datent plus que la date limite.

Figure 80

7.5 DÉFINIR LA POLITIQUE D’ARCHIVAGE Une Politique d’archivage peut être définie sur la base d’un dossier par dossier, ou elle peut s’appliquer sur l’ensemble de la boîte de réception. Cliquez sur le dossier auquel vous souhaitez appliquer la Politique, puis cliquez sur Définir la politique du dossier. Si vous souhaitez que la politique s’applique sur l’ensemble de Outlook, vous devez alors l’appliquer en cliquant sur le nom du compte de messagerie.

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OUTLOOK 2016

Archivage

Figure 81

Time management Find out how to manage your time better

Download eBooks

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Archivage

7.6 LE BOUTON ARCHIVER

Figure 82

Ce bouton permet de déplacer le courrier vers un dossier spécifique. Si vous ne choisissez pas le dossier Archive, alors Outlook va créer un dossier appelé Archive la première fois que vous utilisez cette fonction. Les courriers dans le dossier Archive seront toujours pris en compte dans votre limite de stockage.

Figure 83

Vous pouvez choisir le dossier qui deviendra l’archive si vous souhaitez utiliser un autre dossier que celui que l’on appelle Archive.

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Archivage

Figure 84

Cliquez sur le Menu Fichier

–

Outils – Nettoyer les anciens éléments

Figure 85

Choisissez le dossier pour contenir l’Archive ou cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau dossier. Maintenant, chaque fois que vous cliquez sur le bouton Archiver, le courrier que vous avez sélectionné sera déplacé dans ce dossier.

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Dépôt

8 DÉPÔT 8.1 CRÉER UN DOSSIER Créez des dossiers pour déposer votre courrier  1. Cliquez droit sur le dossier parent (dans ce cas, la boîte de réception)

Figure 86 – Créer un nouveau dossier

2. Cliquez gauche sur Nouveau dossier 3. Nommez le dossier.

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Dépôt

Le Ruban Dossier

Figure 87 – Le Ruban Dossier

1. Cliquez sur le Ruban Dossier 2. Cliquez sur Dossier 3. Nommez le nouveau dossier

8.2 FAIRE GLISSER ET DÉPLACER POUR DÉPOSER LE COURRIER Pour déplacer un ou plusieurs courriers à partir de votre boîte de réception vers un dossier, il vous suffit de faire glisser le(s) courrier(s) et de les déplacer vers le dossier choisi.

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Dépôt

Faire glisser un courrier

Figure 88 – Faire glisser vers le dossier

1. Cliquez sur le courrier que vous souhaitez déplacer 2. Faites glisser en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé 3. Déposez sur le dossier que vous souhaitez y placer le courrier.

Faire glisser et déplacer plusieurs courriers

Figure 89 – Faire glisser plusieurs vers le dossier

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Dépôt

Sélectionnez les courriers à déplacer : Pour sélectionner les courriers qui sont disposés côte à côte dans la boîte de réception cliquez sur le premier puis maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur le dernier. Si les courriers ne sont pas les uns à côté des autres – maintenez la touche Contrôle enfoncée tout en cliquant sur chacun d’eux. Une fois que vous les avez tous sélectionnés, glissez-les dans le dossier où vous voulez qu’ils soient déposés.

8.3 LE BOUTON DÉPLACER Lors du dépôt d’un courrier l’opération glisser-déplacer est relativement rapide et facile sauf dans le scénario suivant. Vous devez déplacer un tas de courriers et vous les sélectionnez tous. Puis vous les faites glisser vers la liste des dossiers pour les déplacer dans votre dossier. Jusqu’ici tout va bien. Eh bien maintenant, si vous êtes tout comme moi vous avez probablement des tonnes de dossiers et lorsque vous faites glisser un tas de courriers c’est tellement facile de les déplacer au mauvais endroit ! Donc le bouton Déplacer vient au secours !

Le button déplacer

Figure 90 – le bouton Déplacer.

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Dépôt

Déplacer le courrier 1. Sélectionnez le(s) courrier(s) que vous souhaitez déplacer 2. Cliquez sur le bouton Déplacer. 3. Le bouton Déplacer se souviendra des 10 derniers dossiers auquels vous avez déplacé des courriers  4. Cliquez sur le dossier à utiliser

Autre dossier 5. Si le dossier auquel vous souhaitez déplacer le courrier n’est pas dans la liste cliquez sur le raccourci Autre dossier sur la liste 6. Sélectionnez le dossier auquel vous souhaitez le déplacer 7. Cliquez sur OK

Créer un nouveau dossier pour y déplacer 8. Vous pouvez créer un nouveau dossier sur le champ : 9. Cliquez sur le bouton Déplacer. 10. Cliquez sur Autre dossier 11. Cliquez sur Nouveau 12. Sélectionnez le dossier parent et donnez un nom au nouveau dossier 13. Cliquez sur OK 

Figure 91 – Créer un nouveau dossier sur le champ

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Dépôt

Si c’est la première fois que vous déposez votre courrier pour un client ou une catégorie particulière, vous devez créer le dossier sur le champ. 1. Cliquez sur Autre dossier 2. Dans la case cliquez sur Nouveau 3. Nommez le nouveau dossier 4. Cliquez sur OK 5. Cliquez de nouveau sur OK 6. Le courrier sera déposé

Toujours déplacer les messages dans cette conversation Lorsque les messages sont disposés sous la forme d’une conversation, ce qui signifie que les réponses sont regroupées à l’original, vous pouvez décider de faire déplacer tous les messages dans la conversation automatiquement. Cela permettra de déplacer tous les messages dans la conversation et tous les futurs messages aussi.

Figure 92

Déplacer vers Pêle-mêle Si le message sélectionné est celui que vous souhaitez recevoir, mais qu’il n’est pas important pour vous, il est possible de demander à Outlook 2016 de déplacer ce message et tous les messages de cette conversation à pêle-mêle. Pêle-mêle est un dossier créé automatiquement si la fonction a été activée. Les messages arrivent et sont envoyés à la Boîte de réception ou au dossier Pêle-mêle en se basant sur un algorithme qui décide de l’importance du message. Pêle-mêle apprendra qu’un message ne devrait pas y aller, lorsque vous le faites glisser à la Boîte de réception. Gardez un œil sur votre dossier pêle-mêle car bien que Microsoft ait tout bon la plupart du temps, parfois, vous trouverez un courrier important qui se cache là-bas.

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Actions rapides

9 ACTIONS RAPIDES 9.1 ACTIONS RAPIDES DANS OUTLOOK Les Actions rapides vous permettent de faire des tâches répétitives d’une façon simple et facile, des tâches comme le dépôt des courriers ou envoyer un courrier à un groupe. La plupart des choses que vous faites sur une base régulière peuvent devenir une Action rapide.

Les Actions rapides vivent sur le ruban

Figure 93 – Galerie des Actions rapides

Créer une nouvelle Action rapide pour le dépôt

Figure 94 – Créer une nouvelle Action rapide

1. Cliquez sur Créer 2. Nommez la nouvelle Action rapide 3. Sélectionnez l’action à effectuer 4. Choisissez l’une des actions

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Actions rapides

Figure 95

5. J’ai choisi Déplacer vers le dossier et j’ai sélectionné le dossier appelé Shelley dans la liste.

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Actions rapides

Figure 96

6. Ajouter d’autres actions 7. Vous pouvez ajouter d’autres actions pour l’Action rapide, sélectionnez un Raccourci clavier et ajoutez du texte à afficher lorsque la souris passe sur l’Action rapide – pour vous rappeler de ce qu’elle fait. 8. Cliquez sur Terminer

Figure 97 – Terminer

9. Votre nouvelle Action rapide est prête à l’emploi 77

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Actions rapides

Utiliser l’Action rapide 1. Il vous suffit de sélectionner les courriers que vous souhaitez déposer  2. Cliquez sur l’Action rapide dans la Galerie Hé Presto! Ils sont déplacés!!

9.2 CLASSER ET DÉPLACER Dans cette Action rapide nous allons voir comment classer un courrier et le déplacer vers un dossier en une seule fois.

Créer l’Action rapide 1. Dans la gallerie des Actions rapides cliquez sur Créer 2. Saisissez un nom pour l’Action rapide – Je l’ai appelée Admin 3. Sélectionnez l’action – dans ce cas, Déplacer le message 4. Choisissez le dossier – j’ai choisi Admin 5. Cliquez sur Ajouter une action

Figure 98 – ajouter des actions

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Actions rapides

6. Sélectionnez l’action – dans ce cas classer le message 7. Choisissez une touche de raccourci si nécessaire 8. Cliquez sur Terminer Le message sera classé en tant qu’Admin (couleur marron) et déplacé dans le dossier Admin.

9.3 MARQUER ET DÉPLACER Cette Action rapide marquera un courrier pour le suivi et le déplacera vers un dossier spécifié.

Marquer et déplacer vers un dossier

Figure 99 – Ajouter l’action de marquage dans l’Action rapide

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Actions rapides

1. Cliquez sur Créer dans la galerie des Actions rapides 2. Saisissez un nom pour l’Action rapide 3. Choisissez la première action – dans ce cas Indicateur de message 4. Sélectionnez le drapeau à utiliser – j’ai choisi demain 5. Ajoutez une action 6. Choisissez l’action – J’ai choisi déplacer vers le dossier 7. Sélectionnez le dossier – j’ai choisi Admin 8. Cliquez sur Terminer Maintenant, lorsque vous utilisez l’Action rapide - le message sera marqué pour le suivi et déplacé vers le dossier spécifié.

9.4 NOUVEAU COURRIER À Y a t-il quelqu’un auquel vous envoyez souvent des courriers? C’est pénible de commencer un nouveau courrier et d’ajouter l’adresse à chaque fois. Cette Action rapide vous permet de configurer un nouveau courrier à un destinataire particulier au clic d’un bouton.

Nouveau courrier à

Figure 100 – Saisir l’adresse e-mail à utiliser

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Actions rapides

1. Cliquez sur Créer dans la galerie des Actions rapides 2. Saisissez un nom pour l’Action rapide 3. Sélectionnez une action - dans ce cas Nouveau Message 4. Saisissez l’adresse e-mail de la personne à laquelle vous allez envoyer le message (ou sélectionnez de la liste proposée) 5. Ajoutez d’autres actions que vous voulez 6. Cliquez sur Terminer. Utilisez cette Action rapide pour envoyer un courrier adressé prêt. Tout ce que vous devez ajouter est un objet et le contenu.

9.5 TRANSFÉRER À Tranférez-vous beaucoup de courriers à quelqu’un d’autre  ? Créez une Action rapide qui mettra en place le transfert du courrier que vous avez sélectionné à la personne que vous spécifiez.

How can I find information to make my daily work easier?

81

Join the conversation: myKN.community

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Actions rapides

Créer une nouvelle Action rapide

Figure 101 – Choisir à qui transférer ou saisir l’adresse e-mail

1. Cliquez sur Créer dans la galerie des Actions rapides 2. Saisissez un nom pour l’Action rapide 3. Sélectionnez une action – dans ce cas Transférer 4. Saisissez l’adresse e-mail de la personne à qui transférer (ou sélectionnez de la liste proposée) 5. Cliquez sur Terminer.

9.6 RÉUNION AVEC Si vous organisez souvent une réunion avec une personne en particulier – un collègue ou votre responsable de ligne, créez une Action rapide pour prendre un bon départ.

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Actions rapides

Nouvelle réunion avec

Figure 102 – Choisissez Nouvelle réunion pour commencer 

1. Cliquez sur Créer dans la galerie des Actions rapides 2. Saisissez un nom pour l’Action rapide 3. Choisissez une action – dans ce cas Nouvelle réunion 4. Saisissez l’adresse e-mail de la personne à rencontrer (ou sélectionnez de celles proposées) 5. Cliquez sur Terminer Il y a d’autres Actions rapides de Réunion à choisir. Répondre avec  une réunion réunion à remplir.

–

cela mettra en place une réponse à un courrier avec une

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Actions rapides

Créer un endez-vous avec une pièce jointe – cela fixe un rendez-vous et met le courrier dans le corps du rendez-vous en tant que pièce jointe – pratique si vous avez besoin de garder toutes les informations dans le courrier. Créer un rendez-vous avec le texte du message courrier dans le corps du rendez-vous.

–

fixe un rendez-vous avec le texte du

9.7 RÉPONSE STANDARD ET AJOUTER AU CALENDRIER On m’a demandé récemment, pouvons-nous avoir une Action rapide qui met en place une réponse standard et crée un rendez-vous dans mon calendrier  ? Cela signifie deux travaux en cours à la fois. Alors voici comment. Il y aura plusieurs étapes : • • • • • •

Créer une nouvelle Action rapide Ajoutez la première action – une réponse avec un texte standard Ajoutez dans le texte standard Ajoutez une autre action pour créer un rendez-vous Cela permettra de créer un rendez-vous à compléter et ajouter à votre calendrier Terminer

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Actions rapides

Étape une – Créer une réponse avec un texte standard

Figure 103

1. Créez une nouvelle Action rapide et nommez la 2. Sélectionnez la première action – Répondre 3. Cliquez sur Afficher les options 4. Tapez votre réponse texte standard 5. Cliquez sur Ajouter une action 

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Actions rapides

Figure 104

En sélectionnant Créer un rendez-vous avec un texte de message, vous ajoutez un rendez-vous à votre propre calendrier qui inclut le corps du message. Si vous devez créer une demande de réunion à envoyer à la personne auquel vous répondez, alors choisissez Nouvelle réunion. Lors de l’utilisation de cette Action rapide un courrier est généré avec le texte standard inséré et un rendez-vous ou une demande de réunion est créée aussi. Deux pour le prix d’un seul !

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Actions rapides

Figure 105 – Deux pour le prix d’un seul !

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Actions rapides personnalisées

10 ACTIONS RAPIDES PERSONNALISÉES 10.1 CRÉER UNE RÉPONSE DE COURRIER STANDARD Si vous répondez à un courrier avec une réponse standard alors ceci est pour vous !

Créer une nouvelle Action rapide 1. Dans le groupe Actions rapides cliquez sur Créer 2. Nommer l’Action rapide et commencez à la construire 3. Sélectionnez Répondre 4. Cliquez sur Afficher les options pour ajouter le texte

Figure 106 – Afficher les options pour ajouter le texte

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Actions rapides personnalisées

5. L’objet est rempli parce qu’il s’agit d’une réponse 6. Saisissez le texte 7. Cliquez sur Terminer

Votre nouvelle Action rapide

Figure 107 – Nouvelle Action rapide dans la galerie

1. Cliquez sur l’Action rapide dans la galerie des Actions rapides 2. Une réponse par courrier est mise en place 3. Terminez le courrier avec toute approbation dont vous avez besoin Si vous avez choisi d’ajouter votre signature à tous vos courriers sortants, elle sera ajoutée automatiquement.

10.2 COURRIER STANDARD Dans la section précédente nous avons vu comment configurer une réponse de courrier standard. Dans cette section nous allons voir comment configurer un nouveau courrier standard.

Nouveau message 1. Cliquez sur Créer dans la galerie Actions rapides 2. Tapez un nom pour l’Action rapide 3. Ajoutez une action – Nouveau message 4. Cliquez sur Afficher les options – c’est là que vous taperez le message 5. Remplissez le message

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Actions rapides personnalisées

Figure 108 – Remplissez les détails

6. Tapez un objet 7. Choisissez un drapeau 8. Choisissez l’Importance 9. Saisissez le message dans la case de texte 10. Cliquez sur Terminer

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Actions rapides personnalisées

Lancer le nouveau message

Figure 109 – Utiliser la nouvelle Action rapide

1. Cliquez sur l’Action rapide pour la lancer 2. Un nouveau courrier est mis en place pour vous pour l’envoyer et ajouter d’autres informations personnalisées  3. Cliquez sur Envoyer lorsque vous avez terminé !

10.3 RÉPONDRE ET DÉPLACER Dans cette Action rapide vous configurez une réponse à un courrier et vous déplacez le courrier auquel vous répondez vers un dossier. Cette Action rapide a deux étapes. Répondre et ensuite Déplacer. Vous pouvez sélectionner un dossier existant pour y déplacer ou demander qu’Outlook vous guide vers le dossier.

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Actions rapides personnalisées

Répondre et déplacer 1. Cliquez sur Créer 2. Tapez un nom pour l’Action rapide 3. Sélectionnez une action – dans ce cas Répondre 4. Ajoutez une autre action – dans ce cas, Déplacer vers un dossier 5. Sélectionnez le dossier ou sélectionnez Toujours demander un dossier 6. Cliquez sur Terminer

Figure 110

Cliquez sur l’Action rapide et vous serez guidés vers le dossier. Sélectionnez le dossier, puis vous verrez votre nouveau courrier, remplissez le courrier et envoyez le, puis remarquez que le courrier auquel vous avez répondu a été déplacé vers le dossier sélectionné.

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Modèles de courrier

11 MODÈLES DE COURRIER 11.1 CRÉER UN MODÈLE POUR LE COURRIER DANS OUTLOOK 2016 Il y a deux façons de créer un modèle dans Outlook 2016. Vous pouvez utiliser le Enregistrer sous lors de l’enregistrement d’un courrier et sélectionner Modèle Outlook. Cela met le modèle dans un emplacement de modèle spécial. Lorsque le temps arrive pour l’utiliser, vous devrez aller le trouver. Ceci est fait en choisissant une forme et la meilleure façon de le faire est d’ajouter le Sélecteur de forme à la barre d’outils Accès rapide. Maintenant, si vous pensez – hmm il doit y avoir une manière plus facile, vous avez raison. Vous pouvez créer le modèle de façon normale mais au lieu de permettre à Outlook de dicter l’emplacement de stockage, vous pouvez choisir où le mettre. Le nouveau modèle est alors disponible pour vous chaque fois que vous en avez besoin.

Mettre en place le courrier  La première étape consiste à créer le courrier, y compris tous les textes, images, tableaux, etc. que vous voulez inclure.

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Modèles de courrier

Enregistrer le message comme modèle

Figure 111 – Enregistrer sous Modèle Outlook

1. Dans la fenêtre du message cliquez sur l’onglet Fichier 2. Sélectionnez Enregistrer sous 3. Puis dans la boîte de dialogue Enregistrer sous changez la zone Type à modèle Outlook  4. Saisissez un nom dans la case Nom de fichier ( le mien s’appelle RE Projet IT) 5. Choisissez le dossier à y mettre – J’ai utilisé le dossier Templates  6. Cliquez sur Enregistrer.

Envoyer un courrier basé sur un modèle Maintenant vous avez un modèle et vous voulez envoyer un courrier avec votre texte standard  – voici la façon de la faire. Accédez au dossier dans lequel le modèle est enregistré et double-cliquez dessus pour l’ouvrir.

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Modèles de courrier

Figure 112

Un nouveau message sans titre s’ouvre avec votre texte et mise en forme. Il est maintenant prêt à être traité et à y ajouter un objet. Vous pouvez l’enregistrer avec un objet si vous le souhaitez.

Figure 113

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Recherche

12 RECHERCHE 12.1 RECHERCHER UN COURRIER Vous avez besoin de trouver un courrier. Mais – vous ne pouvez pas vous rappeler où il est déposé. N’ayez crainte, la Recherche de Outlook vous aidera à localiser ce courrier. La Recherche peut non seulement trouver un courrier qui correspond à l’un des critères, mais aussi trouver des courriers qui correspondent à plusieurs types de critères.

Le Ruban Recherche Pour accéder au Ruban Recherche : • Cliquez sur la barre de recherche en haut de la boîte de réception (ou n’importe quel dossier) et Ruban Recherche apparait • Appuyez sur Ctrl et la lettre E • Utilisez l’icône Filtre pour trouver le courrier

Figure 114 – Le ruban recherche

Figure 115 – Le bouton filtre ou trouver

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Recherche

Critères de la Recherche Lorsque vous filtrez ou recherchez, vous dites à Outlook quoi rechercher.  Non lu – Trouve tous les messages qui n’ont pas encore été lus, Possède des pièces jointes – trouve tous les messages qui ont des pièces jointes. Cette semaine – définit la période dans laquelle effectuer la recherche. Classé – trouve les messages qui ont une catégorie particulière. Avec indicateur – trouve les messages marqués. Important – trouve les messages importants. Envoyé à : Moi ou en Cc : Moi – trouve des messages où mon(votre) nom est dans la case envoyé à ou cc à. Voir les éléments qui expirent bientôt – ceci filtre tous les éléments qui ont une date d›expiration définie.

Touver des éléments De 1. Cliquez dans la case de recherche 2. Cliquez sur De dans le Ruban Recherche 3. Tapez le nom de la personne dont le courrier que vous voulez trouver 4. Appuyez sur Entrée 

Figure 116 – De

Tous les courriers correspondant aux critères sont affichés avec les critères surlignés en jaune

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Recherche

Possède des pièces jointes 1. Cliquez dans la case de recherche 2. Cliquez sur Possède des pièces jointes 3. Appuyez sur Entrée

Figure 117 – Trouver des courriers avec pièces jointes

Une liste de courriers avec pièces jointes s’affiche maintenant. Vous pouvez combiner plusieurs critères de recherche donc pour trouver tous les courriers de Helen avec une pièce jointe j’ajoute ces deux critères.

Figure 118 – De Shelley avec pièces jointes

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Recherche

12.2 UTILISER L’ICÔNE FILTRE L’icône filtre est sur le Ruban Accueil et contient une liste déroulante des recherches les plus fréquentes. Cette icône est plus facile que le Ruban Recherche, et vous pouvez l’utiliser à chaque fois que vous êtes à la recherche d’une de ces options.

Figure 119 – Le bouton du filtre sur le ruban accueil

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Dossiers de recherche

13 DOSSIERS DE RECHERCHE 13.1 DOSSIERS DE RECHERCHE Y a-t-il une recherche particulière que vous effectuez plusieurs fois par jour  ? Avez-vous toujours besoin de trouver un courrier d’un contact particulier et que ce courrier puisse être enregistré dans l’un des dossiers ? Un Dossier de recherche aidera dans l’un de ces scénarios. Un Dossier de recherche est un dossier qui contient tous les courriers qui correspondent aux critères peu importe dans quel dossier ils sont stockés. Il est tenu à jour tout le temps et si vous supprimez le Dossier de recherche, vous gardez les courriers puisque les courriers ne sont pas enregistrés dans le dossier lui-même – ils sont simplement référencés ou récupérés chaque fois que vous accédez au dossier.

Où sont les dossiers de recherche ?

Figure 120 – Les dossiers de recherche

Les dossiers de recherche vivent dans le Volet de navigation et sont créés dans la boîte de réception et au même niveau que la boîte de réception.

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Dossiers de recherche

Créer un dossier de recherche

Figure 121 – Créer votre propre dossier de recherche

1. Cliquez droit sur Dossiers de recherche, puis cliquez sur Nouveau dossier de recherche 2. Commencez à définir des critères

Figure 122 – Définir des critères

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Dossiers de recherche

3. Sélectionnez le type de Dossier de recherche pour commencer – dans mon exemple j’ai choisi de trouver tous les courriers qui ont été envoyés à ou d’une personne en particulier. 4. Cliquez sur Choisir 5. Sélectionnez le contact à partir du carnet d’adresses ou saisissez-le 6. Cliquez sur OK Dans cet exemple, j’ai double-cliqué sur IT training de la liste pour trouver tous les courriers de IT training et j’ai aussi saisi une adresse e-mail pour IT Pro puisque j’aimerais trouver tous les courriers envoyés à et de IT Pro.

Figure 123 – Dossier de recherche toujours à jour

7. Le nouveau Dossier de recherche est répertorié dans le Volet de navigation 8. Tous les courriers dans la liste sont envoyé à ou reçu des contacts que j’ai spécifiés  – c.-à-d. IT Pro ou IT Training

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Calendrier

14 CALENDRIER 14.1 LE CALENDRIER La plupart des gens consacrent une grande partie de leur temps dans les réunions. Les fonctionnalités du Calendrier de Outlook 2016 peuvent vous aider à travailler avec le Calendrier plus efficacement.

14.2 LES AFFICHAGES ET LES ARRANGEMENTS DU CALENDRIER Il y a quatre affichages principaux du Calendrier et vos affichages peuvent être arrangés pour s’adapter à votre façon de travailler.

Quatre affichages

Figure 124 – Affichages du calendrier

Dans le Ruban Affichage cliquez sur Changer l’affichage et sélectionnez l’une des options suivantes : Calendrier – voir l’affichage standard où vous pouvez voir le calendrier dans l’affichage du Jour, Semaine, Semaine de travail, Mois ou Planification. Aperçu – dans les arrangements du Jour, Semaine, Semaine de travail, l’affichage Aperçu montre plus d›informations sur les rendez-vous y compris les informations relatives aux notes à propos des rendez-vous – Si l’espace le permet.

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Calendrier

Liste – Cet affichage montre tous les rendez-vous, les réunions et les événements dans votre calendrier sous forme de liste Actives

–

cela montre tous les futurs rendez-vous, événements et réunions actifs.

Lorsque vous travaillez dans l’affichage Liste, vous pouvez regrouper les éléments du calendrier en sélectionnant un champ.

Arrangements Les arrangements du calendrier sont comment vous affichez le calendrier en Affichage Calendrier.  Jour

–

afficher uniquement les rendez-vous, événements et réunions pour un jour.

Semaine  – afficher les rendez-vous, événements et réunions pour une semaine entière, y compris le week-end. Semaine de travail – afficher les rendez-vous, événements et réunions de la semaine lundi au vendredi (sauf les week-ends). Mois

–

–

Du

Afficher tout un mois de votre calendrier.

Affichage Planification – Cet affichage montre un arrangement horizontal du délai et sert à comparer les délais de plusieurs calendriers.

Changer la réorganisation

Figure 125 – réorganisation du calendrier

Cliquez sur l’icône pour afficher la réorganisation requise du calendrier.

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Calendrier

Affichage Jour

Figure 126 – Affichage jour

Cet affichage montre juste ce qui est sur le calendrier pour le jour indiqué.

Semaine de travail

Figure 127 – semaine de travail

Cet arrangement affiche du lundi au vendredi seulement.

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Calendrier

Semaine

Figure 128 – Semaine à afficher

Voir les rendez-vous pour toute la semaine y compris le samedi et le dimanche.

Mois

Figure 129 – afficher un mois

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Calendrier

Lorsque dans l’affichage Mois, il y a moins de détail. Dans un jour où il y a plus de rendezvous que l’espace, une petite flèche orientée vers le bas s’affiche dans le coin inférieur de ce jour. 

Affichage Planification

Figure 130 – Voir les planifications pour plus d’une personne

Voir deux calendriers ou plus arrangés dans une ligne de temps pour voir ce qui se passe ensemble. Fonctionne mieux dans l’affichage Jour.

14.3 ÉCHELLE DE TEMPS Utilisez l’échelle de temps pour définir pendant combien de temps afficher chaque rendezvous dans votre calendrier.

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Calendrier

Échelle de temps

Figure 131 – Définir l’échelle de temps pour les rendez-vous 

14.4 OUVRIR D’AUTRES CALENDRIERS Lorsque vous travaillez dans une organisation, vous pouvez avoir besoin d’accéder aux calendriers des autres personnes. Une fois que vous avez ouvert un calendrier de quelqu’un pour la première fois, il est très simple de l’activer ou de le désactiver.

Ouvrir le calendrier

Figure 132 – ouvrir le calendrier de quelqu’un d’autre

Cliquez sur Ouvrir le calendrier sur le Ruban Accueil Sélectionnez l’option que vous souhaitez utiliser.

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Calendrier

Ouvrir à partir du carnet d’adresses

Figure 133 – Trouver le calendrier dans votre carnet d’adresses global

1. Cliquez sur Ouvrir le calendrier 2. Cliquez sur À partir du carnet d’adresses 3. Sélectionnez la personne dont le calendrier est celui que vous voulez ouvrir – double-cliquez ou cliquez sur Calendrier en bas 4. Cliquez sur OK

Ouvrir les calendriers côte à côte

Figure 134 – Voir les calendriers côte à côte

Les deux calendriers sont affichées côte à côte.

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Calendrier

Ouvrir depuis le Volet de navigation

Figure 135 – Sélectionner le calendrier depuis le volet de navigation

Cochez la case à côté du calendrier que vous souhaitez ouvrir.

14.5 PARTAGER DES CALENDRIERS Au sein de votre organisation vous pouvez voir le temps libre ou occupé de tout le monde. Cependant vous pouvez avoir besoin de voir plus de détails et vous pouvez également créer ou modifier les rendez-vous dans le calendrier de quelqu’un d’autre. 

Partager votre calendrier

Figure 136 – Partager des calendriers

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Calendrier

1. Cliquez sur Partager le calendrier dans le groupe partager sur le Ruban Accueil 2. Envoyez l’invitation à la personne avec laquelle vous souhaitez partager 3. Définissez le niveau de détails – disponibilité uniquement, détails limités ou tous les détails 4. Cochez la case demander l’autorisation d’afficher le Calendrier du destinataire (si vous devez le faire) 5. Saisissez un message dans le corps de l’invitation (facultatif ) 6. Cliquez sur Envoyer

Confirmer le partage

Figure 137 – Confirmer que vous souhaitez partager

7. Cliquez sur Oui pour confirmer que vous voulez partager ce calendrier.

Invitation de partage reçue

Figure 138 – Ouvrir le calendrier partagé avec vous

Une invitation par courrier est reçue. Le calendrier partagé peut être ouvert directement à partir du courrier en cliquant sur Ouvrir ce calendrier.

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Calendrier

Le calendrier est placé dans le volet de navigation

Figure 139 – Ouvrir le calendrier à tout moment depuis le volet de navigation

Le calendrier partagé s’ouvre et s’affiche à côté du calendrier par défaut. Une case à cocher apparaît dans le Volet de navigation qui vous permettra d’afficher ou de masquer le calendrier partagé à chaque fois que vous le voulez.

14.6 SUPERPOSITION DES CALENDRIERS La superposition des calendriers vous permet de superposer un calendrier sur un autre. Cela permet de trouver facilement le temps où toutes les parties sont libres. Cela est particulièrement utile si vous voulez comparer plus de trois calendriers puisqu’il est difficile de voir plus de trois côte à côte.

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Calendrier

Flèche de superposition

Figure 140 – superposer des calendriers

Cliquez sur la flèche superposition des calendriers pour superposer le calendrier sélectionné sur celui à sa gauche.  Les deux calendriers apparaissent maintenant comme si l’un est assis sur l’autre. Les rendezvous s’affichent à travers donc il s’agit d’un exercice simple pour voir où il y a du temps où les deux personnes sont libres. Lorsque les calendriers sont en mode de superposition, la flèche change et s’oriente vers la droite. Cela affichera les calendriers dans des espaces individuels.

14.7 GROUPES DE CALENDRIERS Vous avez parfois besoin d’ouvrir plusieurs calendriers en même temps. Peut-être que vous faites tous partie d’une équipe. En créant un Groupe de calendriers ceci peut être fait en un seul clic.

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Calendrier

Créer un groupe de calendriers

Figure 141 – Créer un groupe de calendriers

Choisissez de créer un tout nouveau Groupe de calendriers ou de sauvegarder les calendriers affichés comme un nouveau Groupe de calendriers.

Nommer le groupe de calendriers

Figure 142 – nommer le groupe

1. Saisissez un nom pour le groupe de calendriers 2. Cliquez sur OK

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Calendrier

Sélectionner les membres du groupe

Figure 143 – Choisir les membres du groupe

1. Double-cliquez sur chacun des noms à inclure Membres du groupe en bas. 2. Cliquez sur OK

–

ils s’afficheront dans la zone

Nouveau groupe affiché

Figure 144 – le nouveau groupe de calendriers peut être ouvert depuis le volet de navigation

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Calendrier

Le nouveau groupe de calendriers s’affiche dans le Volet de navigation avec une case à cocher pour l’ensemble du groupe et des cases individuelles à cocher pour chaque calendrier. Cela signifie que vous pouvez ouvrir tous les calendriers dans le groupe en un seul coup en cochant le nom du groupe de calendriers. Ou vous pouvez ouvrir des calendriers individuels en cochant chaque case individuellement.

Le groupe de calendriers s’affiche en affichage planification

Figure 145 – voir les calendriers en affichage planification

Un Groupe de calendriers s’ouvrira parfois dans l’Affichage Planification. Vous pouvez modifier l’affichage en utilisant les icônes d’affichage dans le groupe Organiser sur le Ruban Accueil.

14.8 RENDEZ-VOUS Il y a trois types de rendez-vous dans Outlook.  Rendez-vous – un rendez-vous est entre vous et votre calendrier. Il n’est pas partagé et est là pour votre information. Réunion

–

une fois que vous invitez quelqu›un vous avez une réunion.

Événement – c’est un événement d’une journée entière. Peut-être un anniversaire, un anniversaire de mariage ou des vacances et ils apparaissent le long du haut du calendrier sans une heure de début et de fin.

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Calendrier

Icônes

Figure 146 – Créer un nouveau rendez-vous

Tout rendez-vous peut devenir une réunion en invitant des gens. Cependant les clicks supplémentaires ne sont pas nécessaires. Il suffit d’utiliser une demande de Nouvelle réunion et c’est tout. Un événement d’une journée entière est une case à cocher sur un rendez-vous. Tout rendezvous peut être transformé en un événement d’une journée entière en cochant la case. Lorsque la case est cochée, les heures de début et de fin sont grisées.

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Calendrier

Créer un nouveau rendez-vous

Figure 147 – un nouveau rendez-vous 

1. Cliquez sur l’icône Nouveau rendez-vous 2. Remplissez l’objet du rendez-vous 3. Ajoutez la date et l’heure 4. Ajoutez une catégorie si nécessaire 5. Saisissez n’importe quel type d’informations dans le corps du rendez-vous 6. Cliquez sur Enregistrer et Fermer quand vous avez terminé

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Calendrier

Événement d’une journée entière

Figure 148 – Cocher la case pour créer un événement d’une journée entière

Si c’est un événement d’une journée entière, cochez la case événement d’une journée entière. Les minutages seront maintenant grisés pour que vous puissiez sélectionner la date de l’événement seulement.

14.9 RÉUNIONS Une réunion a lieu lorsqu’il y a plus d’une personne. Pour accélérer les choses utilisez le bouton Nouvelle réunion.

Créer une nouvelle réunion 1. Cliquez sur Nouvelle réunion et une demande de réunion s’ouvre prête à envoyer

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Calendrier

Figure 149 – Créer une nouvelle réunion

2. Saisissez l’adresse e-mail de l’invité 3. Définissez la date et l’heure 4. Cliquez sur Envoyer

Répondre à la demande de réunion

Figure 150 – Accepter ou reect l’inviter

Cliquez sur l’option que vous souhaitez utiliser. Notez que dans l’image ci-dessus il y a un message supplémentaire comme Shelley est actuellement dans un autre fuseau horaire. Lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, Outlook va régler l’invitation de calendrier et la montrera à l’heure correcte dans tous les emplacements. Cela suppose que vous avez configuré votre ordinateur portable à mettre à jour le fuseau horaire dans un autre pays automatiquement.

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14.10

Calendrier

ASSISTANT PLANIFICATION

Utilisez l’assistant planification pour voir si les personnes que vous invitez à votre réunion sont libres – avant d’envoyer toutes les invitations !

Mettre en place une réunion Créez une demande de Nouvelle réunion et ajoutez les invités - sélectionnez-les à partir du carnet d’adresses ou saisissez leurs adresses e-mail/

Cliquez sur Assistant Planification

Figure 151 – Cliquer sur assistant planification pour voir les agendas de tout le monde 

Une fois vous cliquez sur Assistant Planification vous pouvez voir qui est libre et qui est occupé

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Calendrier

Libre occupé

Figure 152 – Voir le temps libre et occupé

1. Voyez qui est invité  2. Voyez s’ils sont libre/occupé  3. Les conflits seront énumérés – ainsi que les créneaux qui ne sont pas en conflit 4. Modifiez l’heure et la date de la réunion  5. Si satisfait cliquez sur Envoyer

14.11

SUIVRE LES RÉPONSES DE RÉUNION

Vous venez d’inviter 10 personnes à une réunion. Ils vont tous répondre à des moments différents. Maintenant, il ne reste que deux jours pour la réunion et vous vous préparez. La première chose que vous voulez savoir, c’est qui ont dit qu’ils assisteront et qui ont dit qu’ils n’arriveront pas. Au lieu du chalutage dans votre boîte de réception pour trouver les réponses vous pouvez suivre les réponses dans le calendrier.

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Calendrier

Bouton suivi des réunions

Figure 153 – Suivre les réponses à la réunion

• Double-cliquez sur la réunion dans le Calendrier • Cliquez sur le bouton Suivi L’organisateur de la réunion est la seule personne qui peut voir l’icône du suivi et l’état du suivi.

Voir les réponses

Figure 154 – Voir qui viendra

Ici vous pouvez voir qui a dit quoi et vous pouvez contacter les participants si vous avez besoin de leur envoyer quelque chose au sujet de la réunion. Lorsque vous avez terminé cliquez sur le bouton Rendez-vous et il fermera l’affichage du suivi.

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Contacts – contacts

15 CONTACTS – CONTACTS 15.1 LES CONTACTS SONT MAINTENANT APPELÉS CONTACTS Le module contact d’Outlook 2016 est l’endroit où les informations sur les contacts avec lesquels nous interagissons peuvent être stockées. Ici vous pouvez conserver des informations sur des individus ou des sociétés telles que leur nom et adresse et les méthodes de communication telles que les numéros de téléphone, l’adresse e-mail et les pseudonymes de la messagerie instantanée. Les groupes de contacts vous donnent la possibilité de créer un groupe de contacts liés avec lesquels vous pouvez communiquer facilement tous à la fois. Ces gens avec qui vous communiquez sur une base régulière peuvent être ajoutés aux Favoris afin que leurs coordonnées soient disponibles partout dans Outlook 2016. Les registres des contacts sont conservés dans les carnets d’adresses. Vous pouvez créer autant de carnets d’adresses que vous le souhaitez. Un pour chaque type de contact si vous le souhaitez.

15.2 AFFICHER LES CONTACTS Accédez à la section Contacts pour voir les contacts dans votre carnet d’adresses.

Contacts

Figure 155 – le module contacts 

Cliquez sur le raccourci Contacts pour se rendre à la zone des Contacts

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Contacts – contacts

Le module contacts

Figure 156 – voir vos contacts

Une fois dans Contacts comme on dit maintenant, vous verrez tous les carnets d’adresses mis en place dans le volet de navigation à gauche. Par défaut, il y a un dossier appelé Contacts qui est le dossier qu’Outlook met en place. Les registres des contacts peuvent être affichés de différentes façons pour faciliter le travail.

15.3 CRÉER UN CONTACT Créer un nouveau

Figure 157 – créer un nouveau contact

Sur le Ruban Accueil dans le Nouveau groupe cliquez sur Nouveau contact Appuyez sur Contrôle + N pour créer un nouveau contact avec le clavier lorsque vous êtes dans le module contacts.

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Contacts – contacts

Lorsque vous êtes ailleurs dans Outlook - appuyez sur Contôle+Shift+C pour créer un nouveau registre de contact.

Remplir les coordonnées du contact

Figure 158 – compléter les détails

1. Complétez les champs dans le nouveau registre de contact.  2. Cliquez sur Enregistrer et fermer quand vous avez terminé.

15.4 AJOUTER LES COORDONNÉES DU CONTACT DIRECTEMENT À PARTIR DU COURRIER ENTRANT Lorsque vous recevez un courrier d’un contact, vous pouvez voir leurs coordonnées. S’ils ne sont pas déjà dans votre carnet d’adresses, vous pouvez les ajouter directement à partir de l’en-tête du courrier.

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Contacts – contacts

Clic droit pour ajouter

Figure 159 – Ajouter aux contacts à partir du courrier

Pour ajouter des coordonnées directement aux Contacts Outlook 1. Cliquez droit sur l’en-tête du courrier  2. Sélectionnez Ajouter aux contacts Outlook

Figure 160 – Remplir la fiche de contact

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Contacts – contacts

1. Les coordonnées de l’e-mail sont déjà terminées 2. Ajoutez un numéro de téléphone – Cliquez sur le signe plus pour développer et sélectionnez Bureau, Domicile, Portable 3. Complétez le reste des détails de l’adresse en cliquant sur les signes plus pour ajouter plus d’informations que nécessaire 4. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

15.5 OPTIONS DE COMMUNICATION DANS L’EN-TÊTE DU MESSAGE Vous pouvez communiquer de différentes façons avec vos contacts via l’en-tête du message.

Figure 161 - communiquer directement à partir d’une en-tête de courrier

Lorsque vous avez Skype entreprises vous pouvez utiliser ses fonctions pour communiquer avec vos contacts. Ou vous pouvez tout simplement envoyer un courrier. 1. Démarrez un message instantané à l’aide de Skype entreprises  2. Appelez le contact via Skype entreprises – s’il s’agit d’un contact hors de votre organisation vous pourriez devoir demander à votre équipe informatique de l’activer. 3. Démarrez une réunion par vidéo avec votre contact 4. Envoyez un courrier au contact

15.6 CONTACTS ET APERÇU FAVORIS  Ajouter les contacts avec qui vous communiquez tout le temps à Contacts favoris – cela vous permettra de les visualiser à chaque fois que vous passez la souris sur l’icône. Vous pouvez également ancrer le volet des Contacts favoris à droite de la boîte de réception.

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Contacts – contacts

Ajouter aux favoris

Figure 162 – Ajouter des contacts favoris

Cliquez droit sur l’adresse e-mail dans l’en-tête du message et sélectionnez Ajouter aux favoris.

Chercher et ajouter aux favoris

Figure 163 – Trouver un contact et l’ajouter aux favoris

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Contacts – contacts

1. Passez la souris sur le raccourci Contacts 2. Saisissez le nom du contact à chercher dans la Case de recherche 3. Cliquez droit et sélectionnez Ajouter aux favoris

Figure 164 – Nouveau favori ajouté

15.7 CRÉER UN GROUPE DE CONTACTS Si vous écrivez souvent à un groupe particulier des mêmes contacts, vous pouvez créer un groupe de contacts. Peut-être que vous êtes membre d’un comité particulier au travail, ou que vous organisez l’équipe de football de vos enfants, de toute façon vous pouvez créer un Groupe de contacts à cette fin. Dans le passé, un Groupe de contacts était désigné comme une Liste de distribution.

Créer un groupe de contacts

Figure 165 – Créer un groupe de contacts

Dans le Nouveau groupe sur le Ruban Accueil Cliquez sur Nouveau groupe de contacts

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Contacts – contacts

Nommer le groupe et choisir d’où viennent les contacts

Figure 166 – Choisir d’où viennent les contacts

1. Tapez un Nom pour le groupe de contacts 2. Cliquez sur Ajouter des membres et choisissez l’emplacement à partir duquel les membres viennent À partir des Contacts Outlook  – sélectionner les contacts à partir du carnet d’adresses par défaut À partir du carnet d’adresses – c’est votre Liste d’adresses globale – tous ceux qui travaillent dans votre organisation Nouveau contact de courrier – si le contact n’est pas dans les Contacts Outlook ou la Liste d’adresses globale vous pouvez saisir leur adresse ici.

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Contacts – contacts

Sélectionnez les contacts à ajouter

Figure 167 – Choisir les membres du groupe

3. Double-cliquez sur chaque contact à ajouter et assurez-vous qu’ils apparaissent dans la zone Membres 4. Cliquez sur OK quand vous avez terminé

Voir les membres du groupe

Figure 168 – Voir la liste des membres

5. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des membres cliquez sur Enregistrer et fermer pour revenir aux Contacts.

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Contacts – contacts

Figure 169 – Voir la carte du groupe de contacts

Le nouveau Groupe de contacts est maintenant dans la liste des contacts.

15.8 ENVOYER UN COURRIER À UN GROUPE DE CONTACTS Lorsque vous souhaitez envoyer un courrier aux contacts sur votre liste il y a quelques manières de le faire.

Adresse et courrier

Figure 170 – envoyer un courrier à un groupe de contacts

1. Dans un nouveau courrier, saisissez le nom de votre groupe de contacts – Outlook le choisira 2. Cliquez dessus pour ajouter 

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Contacts – contacts

Le groupe est ajouté avec un signe + - cela vous permet de développer le groupe et de voir les adresses e-mail des membres individuellement. Si vous développez le groupe vous ne pouvez pas les réduire à nouveau. Les membres de ce groupe de contacts pourront-ils voir toutes les adresses e-mail de tous les membres ? Oui. Si vous ne voulez pas qu’ils voient l’e-mail de chacun, mettez le groupe dans le champ Cci et envoyez le courrier à vous-même.

Envoyer un courrier à partir du Dossier Contacts

Figure 171 – Envoyez des courriers à partir du dossier contacts

1. Cliquez sur le Groupe de contacts pour le sélectionner 2. Cliquez sur l’icône du courrier dans l’en-tête du groupe

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Contacts – contacts

Envoyer un courrier au Groupe de contacts à partir de son registre

Figure 172 – Envoyer un courrier à partir du registre du groupe de contacts

1. Ouvrez le registre du groupe de contacts 2. Cliquez sur Message électronique à partir du groupe Communiquer sur le ruban

15.9 ORGANISER LES CONTACTS DANS DES DOSSIERS Les cartes de contacts sont enregistrées dans des carnets d’adresses qui sont des dossiers dans Outlook. Outlook crée un dossier de Contacts par défaut appelé Contacts. Vous pouvez créer plusieurs dossiers pour des catégories ou types de contacts spécifiques.

Créer un nouveau dossier de contacts

Figure 173 – Créer un nouveau dossier de contacts et y placer des contacts

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Contacts – contacts

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts et sélectionnez Nouveau dossier 2. Nommez le dossier et assurez-vous qu’il contient Éléments Contacts 3. Faites glisser les contacts au nouveau dossier pour les Déplacer 4. Maintenez la touche Ctrl pendant que vous faites glisser pour Copier

Créer un contact dans le nouveau dossier

Figure 174 – Créer un nouveau contact dans le nouveau dossier

1. Cliquez sur le dossier dans le Volet de navigation 2. Cliquez sur Nouveau contact 3. Procédez comme avant

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Tâches et Liste des tâches

16 TÂCHES ET LISTE DES TÂCHES 16.1 LISTE DES TÂCHES Lorsque vous entrez dans le Module de tâches il y a deux éléments répertoriés dans le Volet de navigation. L’un est la liste des tâches et l’autre est les tâches. Alors, quelle est la différence entre les deux ? Liste des tâches – c’est une liste principale qui comprend toutes les tâches qui ont été créées comme des tâches et aussi tout élément qui a été marqué. Tâches  – cela comprend uniquement les tâches et ne présentera aucun éléments marqués. La liste des tâches est en fait un dossier de recherche qui inclut tous les éléments marqués et les tâches et est toujours à jour. Outlook crée la liste des tâches à partir de tous les courriers marqués donc vous ne pouvez pas la créer par vous-même !

La liste des tâches

Figure 175 – La liste des tâches

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Tâches et Liste des tâches

1. Cliquez sur Tâches au bas du Volet de navigation 2. Cliquez sur Liste des tâches 3. Voyez une liste de tous les éléments marqués ainsi que les tâches que vous avez créées

Marquer un élément pour l’ajouter à la liste des tâches

Figure 176 – Marquer un élément

Cliquez droit sur le petit drapeau rouge et choisissez l’échelle de temps dont vous avez besoin. Ou cliquez simplement sur le drapeau rouge pour ajouter un drapeau générique. Les drapeaux qui ont une date fixée peuvent être affichés sur votre calendrier à la date d’échéance – pratique pour être à jour. Lorsque vous marquez un élément et/ou configurez un rappel, il est ajouté à la liste des tâches. Voilà !

16.2 TÂCHES De nouvelles tâches peuvent être créées de plusieurs façons. Cliquez sur Nouvelle Tâche dans le Module de Tâches Tapez sur Cliquez ici pour ajouter une ligne de nouvelles tâches en haut de la Liste des tâches. Faites glisser un rendez-vous du calendrier sur le raccourci de la Tâche Faites glisser un courrier sur le raccourci de la Tâche

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Tâches et Liste des tâches

Nouvelle tâche

Figure 177 – Créer une nouvelle tâche

Dans le module des Tâches cliquez sur Nouvelle tâche (1) puis nommez la tâche (2) et ajoutez une date de début et de fin (si vous en avez) (3) ajoutez l’État, la Priorité et cochez la case si vous souhaitez recevoir un rappel (4)  Saisissez toute remarque à propos de la tâche dans la grande case blanche. (5)

Voir les détails

Figure 178 – Voir plus de détails

Ici, vous pouvez ajouter plus d’informations noter le kilométrage.

–

139

si vous voyagez c’est un bon endroit pour

OUTLOOK 2016

Tâches et Liste des tâches

16.3 AFFICHER LES TÂCHES À LA DATE DE FIN SUR LE CALENDRIER Afficher la liste des tâches quotidiennes Sur le Ruban Affichage Cliquez sur Liste des tâches quotidiennes

–

choisissez si c’est réduite ou normale

Figure 179 – Afficher la liste des tâches quotidiennes sur le calendrier 

Les tâches apparaissent maintenant en bas du calendrier à la date de fin. Vous pouvez garder trace de ce que vous êtes censé faire de cette façon.

Figure 180 – La liste des tâches quotidiennes apparaît en dessous du calendrier

140

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Tâches et Liste des tâches

16.4 CRÉER UNE TÂCHE À PARTIR D›UN COURRIER Vous venez de recevoir un courrier d’un collègue ou de votre patron vous demandant d’intervenir sur un projet. Plutôt que de créer une tâche dès le début, vous pouvez faire glisser le courrier sur l’Icône des Tâches pour créer une nouvelle tâche qui comprend toutes les informations pertinentes.

Faire glisser à l’Icône des Tâches

Figure 181 – Faire glisser un courrier à l’icône des tâches

Faites glisser le courrier et déplacez le sur le raccourci Tâches

141

OUTLOOK 2016

Tâches et Liste des tâches

Nouvelle tâche créée

Figure 182 – Une nouvelle tâche est créée

Une nouvelle tâche est créée avec l’objet du courrier. Vous n’avez qu’à remplir la date de début/fin et tout autre détail.

La tâche apparaît sur la liste des tâches

Figure 183 – La tâche apparaît sur la liste des tâches

La nouvelle tâche apparaît sur la liste des tâches marquée par la date de fin.

142

OUTLOOK 2016

Tâches et Liste des tâches

16.5 CRÉER UNE TÂCHE À PARTIR D’UN RENDEZ-VOUS  Faites glisser un rendez-vous du calendrier à l’Icône Tâches et lorsque vous relâchez une nouvelle tâche sera créée.

Figure 184 – faire glisser un rendez-vous à l’icône tâche

Complétez les champs de la date de début/fin et de l’état, configurez un rappel si vous voulez et cliquez sur Enregistrer & Fermer. La nouvelle tâche apparaîtra dans les tâches et la liste des tâches comme avant.

143

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Fusion et publipostage

17 FUSION ET PUBLIPOSTAGE 17.1 FUSION ET PUBLIPOSTAGE Outlook 2016 utilise le moteur de fusion et de publipostage de Microsoft Word 2016 pour produire des courriers fussionnés. Vous pouvez démarrer la Fusion et publipostage dans Microsoft Word 2016 ou dans Microsoft Outlook 2016. Voici les étapes pour envoyer un courrier personnalisé à plusieurs Contacts Outlook.

Sélectionner les contacts Cliquez sur chaque contact à inclure dans la fusion – s’ils sont disposés côte à côte, maintenez la touche Maj enfoncée. S’ils ne sont pas disposés côte à côte, maintenez la touche Contrôle enfoncée pendant que vous cliquez. Vous pouvez également sélectionner un dossier entier si toutes les personnes dont vous avez besoin sont dans leur propre dossier de contacts.

Cliquer sur Fusion et publipostage

Figure 185 – Démarrer la fusion

Cliquez sur Fusion et publipostage sur le Ruban principale Accueil.

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Fusion et publipostage

Figure 186 – Configurer la fusion

1. Sélectionnez tous les contacts dans l’affichage en cours ou seulement les contacts sélectionnés 2. Sélectionnez les champs à inclure – cela vous permet de choisir des champs individuels pour personnaliser les messages 3. Décidez si vous allez créer un nouveau message ou vous utiliserez un document existant 4. Choisissez Adresse de courrier dans Fusionner vers – ceci indique à Outlook que vous êtes en train de créer un courrier plutôt qu’un document 5. Saisissez un objet pour le message 6. Cliquez sur OK

Outlook initialise Word Outlook ouvre désormais Microsoft Word qui est l’endroit où vous allez créer le message et achever le processus de fusion.

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Fusion et publipostage

17.2 CRÉER LE MESSAGE Maintenant que vous êtes sur Word, vous verrez le Ruban Publipostage avec les options pour achever le processus de fusion.

Ruban Publipostage de Word

Figure 187 – Créer le message dans Word

Pour les étapes d’une Fusion, suivez la direction du Ruban et déplacez-vous de la gauche vers la droite. Vous avez déjà défini l’objet et sélectionné les destinataires (vous l’avez fait sur Outlook), vous devez maintenant envoyer le message à chaque individu et ajouter n’importe quel texte. Puis vous pouvez vérifier à quoi il ressemble avant d’achever la fusion.

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Fusion et publipostage

Les champs de fusion et publipostage

Figure 188 – Ajouter des champs de fusion et publipostage

Bloc d’adresse – ceci insère un bloc d’adresse fini fusion de courrier.

–

pas nécessaire lors de l’envoi d’une

Formule d’appel – vous pouvez choisir parmi une sélection de formules d’appel prédéfinies. Insérer un champ de fusion  – Cette option vous donne la plus grande flexibilité lors de la création d›un courrier ou une lettre personnalisée. Vous pouvez choisir exactement quel champ vous voulez utiliser.

Insérer un champ de fusion

Figure 189 – Ajouter des champs individuels

Saisissez la formule d’appel ou le titre que vous voulez utiliser et sélectionnez le champ à partir de la liste Insérer un champ de fusion – J’ai choisi Prénom. Il ressemble à l’image numéro (2)

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Fusion et publipostage

Aperçu des résultats

Figure 190 – Voir à quoi il ressemble

Cliquez sur Aperçu des résultats pour voir à quoi ressemble votre courrier personnalisé. Utilisez les flèches pour naviguer entre les registres pour que vous puissiez vérifier chacun.

Terminer & fusionner

Figure 191 – terminer la fusion

Lorsque vous êtes absolument satisfait du message, cliquez sur le menu déroulant Terminer et fusionner et sélectionnez Envoyer des courriers.

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Fusion et publipostage

Confirmer la fusion

Figure 192 – Confirmer que vous souhaitez envoyer 

Vérifier la boîte de dialogue

–

vous pouvez changer l’objet ici si vous voulez.

Cliquez sur OK pour envoyer la fusion de courrier.

Voir les messages envoyés

Figure 193 – les messages fusionnés apparaissent dans le dossier Éléments envoyés.

Les messages sont envoyés immédiatement – pour les voir, rendez-vous dans le dossier Éléments envoyés dans Outlook et ils sont là !

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Règles

18 RÈGLES Les règles sont comme les Actions rapides. Vous pouvez créer des règles très complexes qui fonctionnent sur le courrier entrant ou sortant. Dans cet exemple, nous allons voir comment créer une règle pour déplacer tous les Newsletter à un dossier Newsletter automatiquement afin que vous puissiez les lire facilement. La règle va assurer que les nouvelles newsletters dépassent la boîte de réception et passent directement au dossier Newsletter. Décidez ce que vous souhaitez que la règle fasse – cela le rendra plus facile de créer si vous connaissez les étapes. Les étapes de la Règle Newsletter • Lorsqu’un message arrive dans la boîte de réception • Avec le mot Se désabonner quelque part dans l’en-tête/pied ou le corps • Le déplacez vers le dossier Newsletter

18.1 CRÉER LA RÈGLE

Figure 194 – Créer une règle du début

Lorsque vous cliquez sur Règles vous aurez le choix de créer quelques règles rapides.  • Toujours déplacer les messages de • Toujours déplacer les messages adressés à Ces règles font exactement ce qu’elles disent et s’appliqueront à partir du moment où vous cliquez sur elles.

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Règles

Je voudrais créer des règles du début, donc je vais cliquer sur Gérer les règles et les alertes

Figure 195 – nouvelle règle sur les messages qui arrivent

1. Cliquez sur Nouvelle règle 2. Dans la boîte de dialogue décidez d’utiliser un modèle ou de créer votre propre règle et si la règle s’applique aux messages que vous recevez ou aux messages que vous envoyez. 3. Cliquez sur Suivant pour passer

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Règles

Figure 196 – configurer les critères

• Cochez toutes les cases qui s’appliquent à ce que vous souhaitez faire – dans mon exemple je veux que tout courrier qui a des mots spécifiques dans l’objet, le corps ou l’en-tête du message, donc j’ai coché ces cases • Puis je dois indiquer à Outlook les mots spécifiques qui déclencheront la règle, dans ce cas, le mot «Se désabonner» – si le mot se désabonner apparaît dans l’objet ou le corps et/ou • Si le mot se désabonner apparaît dans l’en-tête du message. • Cliquez sur Suivant pour dire à Outlook que faire lorsque les conditions sont remplies

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Règles

Figure 197 – Dire à Outlook que faire si les conditions sont remplies

• Choisissez une action – dans cet exemple, le déplacer dans le dossier spécifié • Cliquez sur Spécifié en bas et choisissez le dossier à partir de la liste des dossiers • Cliquez sur OK, puis sur Suivant pour configurer des exceptions – existe-t-il des circonstances où cette règle ne devrait pas s’appliquer ?

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Règles

Figure 198 – configurer des exceptions

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Règles

Figure 199 – Terminer

• Nommez la règle et décidez de l’exécuter maintenant et de l’activer aussi. • Cliquez sur Terminer. Vous avez maintenant terminé – la règle est mise en place et fonctionnera en arrière-plan en déplaçant tout courrier contenant le mot se désabonner au dossier newsletter. Je peux maintenant lire ces newsletters facilement sans qu’ils apparaissent dans la boîte de réception principale.

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Les groupes dans Outlook 2016

19 LES GROUPES DANS OUTLOOK 2016 Les groupes sont une nouvelle fonctionnalité qui fait partie d’un abonnement Office 365, ils ont vu le jour à la fin de 2015. Un groupe est un mini site d’équipe. Il peut avoir ses propres conversations, calendrier, bloc-notes et dossiers. Les groupes peuvent être créés dans Outlook 2016 sur le bureau ou à partir d’Outlook sur le Web et OneDrive Entreprise.

19.1 CRÉER UN NOUVEAU GROUPE Sur le ruban accueil dans la section Groupes cliquez sur Nouveau groupe

Figure 200 – Le ruban groupes

19.2 REMPLIR LA BOÎTE DE DIALOGUE CRÉER UN GROUPE Choisissez un nom (1) L’ID du groupe s’affichera et vous dire s’il est disponible (2) Décidez si le groupe est un groupe privé – visible seulement pour les membres invités ou un groupe public que n’importe qui dans l’organisation  peut trouver et demander à rejoindre. (3) Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé (4)

Figure 201 – détails du nouveau groupe

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Les groupes dans Outlook 2016

19.3 AJOUTER DES MEMBRES Maintenant ajoutez des membres au groupe – commencez à saisir leur nom et cliquez ensuite sur le nom suggéré de la personne à ajouter. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Figure 202 – Ajouter des personnes

Le nouveau groupe est désormais créé 

Figure 203 – Groupe fini

Le message de bienvenue vous montre les différentes zones au sein du groupe Conversations – Faites des conversations de type GI avec les membres du groupe ici. Vous pouvez aussi aimer une conversation et les mentions j’aime s’affichent dans l’en-tête. Si vous

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Les groupes dans Outlook 2016

essayez de voir la réaction concernant un projet ou une tâche particulière, vous pouvez voir combien de mentions j’aime chaque commentaire obtient. Calendrier – Le groupe aura son propre calendrier dans lequel vous pouvez créer des réunions etc. qui sont propres au groupe. Dossiers – chaque groupe dispose de son propre dossier OneDrive où les documents du groupe peuvent être stockés. C›est un moyen pratique pour garder tous les documents du projet en un seul endroit. La collaboration devient facile puisque tout le monde a accès aux documents. Bloc-notes – le groupe aura son propre bloc-notes OneNote. Collaborez ici en ajoutant vos commentaires et vos pensées, les procès-verbaux des réunions, etc. directement dans le bloc-notes du groupe.

19.4 TROUVER ET REJOINDRE UN GROUPE Pour trouver un groupe que vous souhaitez rejoindre (au cas où vous n’étiez pas invité) cliquez sur Parcourir les groupes (1) puis saisissez le nom du groupe que vous souhaitez rejoindre (2). Lorsque le groupe s’affiche, cliquez sur Rejoindre. (3)

Figure 204

Vous pouvez aussi double-cliquer sur la carte du groupe et sélectionner ensuite Rejoindre en haut à droite.

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Les groupes dans Outlook 2016

Figure 205

19.5 REJOINDRE UN GROUPE PRIVÉ Un groupe peut être défini comme Public – toute personne dans l’organisation peut le trouver et demander à rejoindre ou Privé, dans ce cas, seul l’administrateur peut approuver. Pour rejoindre un groupe privé, vous devrez demander l’autorisation.

Figure 206 – Demander de rejoindre un groupe privé

Une fois que vous avez envoyé votre demande, vous devrez attendre pour être approuvé.

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Les groupes dans Outlook 2016

Le propriétaire du groupe recevra une notification par courrier leur disant que vous avez demandé de rejoindre le groupe.

Figure 207 – Notification de la demande

Le propriétaire du groupe se rendra à la section des membres du groupe et vous ajoutera.

Figure 208 – Ajouter un nouveau membre

En tant que propriétaire/administrateur du groupe, cliquez sur Ajouter des membres (1) Saisissez le nom à rechercher dans la barre de recherche (2) Sélectionnez la personne à ajouter (3) cliquez sur OK. Maintenant, lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter des membres, les membres ajoutés sont là.

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Les groupes dans Outlook 2016

19.6 RECEVOIR UNE CONFIRMATION PAR COURRIER Une fois que vous avez été ajouté au groupe, vous recevrez une confirmation par courrier et le groupe sera ajouté à la section Groupes dans le Volet de navigation.

Figure 209 – confirmation par courrier

19.7 DÉMARRER UNE CONVERSATION Pour démarrer une conversation, il vous suffit de cliquer sur Nouvelle conversation (1) Notez que la conversation est envoyée à l’adresse e-mail du groupe (2) saisissez un objet (3) puis ajoutez votre texte (4). Cliquez sur Envoyer lorsque vous avez terminé.

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Les groupes dans Outlook 2016

Figure 210 – Démarrer une conversation

La nouvelle conversation apparaîtra dans la boîte de réception du groupe. Il y aura une notification en gras pour vous dire combien de nouveaux messages sont dans la boîte de réception du groupe (1) la conversation s’affiche dans la liste (2) vous pouvez lire le contenu dans le volet de lecture (3) et Aimer le message (4)

Figure 211

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Les groupes dans Outlook 2016

19.8 RÉPONDRE À UNE CONVERSATION Lorsqu’une nouvelle conversation est créée tous les membres du groupe pourront la voir dans la Liste des conversations. Toutefois, si vous êtes abonné au groupe vous pourrez également la voir dans votre boîte de réception. (Voir la remarque ci-dessous sur la différence entre l’Abonnement et l’Adhésion). Pour répondre cliquez sur Répondre à tous (1) sur le Ruban ou cliquez sur la liste déroulante sur l’en-tête du message et sélectionnez Répondre à tous (2).

Figure 212 – Répondre à une conversation

La réponse apparaîtra en dessous du dernier message de sorte que tout soit bien rangé et vous pouvez suivre la conversation. Lorsque vous avez terminé cliquez sur Envoyer ou si vous n’aimez pas ce que vous avez écrit vous pouvez Ignorer le message.

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Les groupes dans Outlook 2016

Figure 213

Une fois que vous avez envoyé votre réponse, elle apparaîtra dans la liste des conversations de groupe. (2) Vous verrez un nombre en gras à côté du nom du groupe (1) vous montrant qu’il y a des messages non lus. Les nouvelles conversations s’afficheront alors avec une bordure bleue pour les mettre en surbrillance. Vous pouvez aussi répondre en ligne dans la case Répondre. (3)

Figure 214

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19.9 UN MOT À PROPOS DE L’ABONNEMENT OU REJOINDRE UN GROUPE Il est important de comprendre la différence entre rejoindre un groupe et s’y abonner parce que la différence affecte votre calendrier de groupe.  Lorsque quelqu’un crée un groupe, ils ont la possibilité d’abonner automatiquement tous les nouveaux membres. S’ils choisissent de ne pas abonner automatiquement les membres, les membres seront joints au groupe mais ne recevront pas les conversations ou les événements du calendrier dans leur boîte de réception privée. Ces éléments s’afficheront seulement dans la boîte de réception du groupe.  Un membre abonné reçoit des conversations et des événements de calendrier, dans leur boîte de réception privée et dans la boîte du groupe. L’avantage de ceci est que vous ne devez pas être dans un groupe pour voir les courriers et les invitations de calendrier du groupe. En outre, vous pouvez les ouvrir et répondre à partir de ces deux emplacements. Si vous n’êtes pas abonné à un groupe mais que vous voulez l’être, cliquez sur le bouton Adhésion et choisissez S’abonner.

Figure 215 – S’abonner au groupe

Un message de succès s’affiche pour vous indiquer que vous êtes maintenant abonné au groupe. Cela signifie que vous pouvez voir les notifications des conversations et des invitations ou des événements dans votre boîte de réception ainsi que dans le groupe.

Figure 216 – Bravo !

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19.10

Les groupes dans Outlook 2016

AJOUTER UNE RÉUNION DE GROUPE

Commencez dans le groupe auquel vous ajouterez la réunion – dans cet exemple, le Groupe PowerPoint. Cliquez sur l’icône du Calendrier et vous verrez les Outils de Groupe (1) cliquez sur Nouvelle réunion (2) ou Nouvelle réunion Skype (3) pour mettre en place la demande de réunion. Notez que la demande est automatiquement envoyée aux membres du groupe et au groupe lui-même (4). Ajoutez un objet (5) un lieu (6) et réglez la date et l’heure de la réunion (7). Cliquez sur Envoyer lorsque vous avez terminé.

Figure 217 – Ajouter une réunion de groupe

Une fois la demande de réunion est envoyée, la réunion s’affiche dans le calendrier du groupe. Les autres membres du groupe reçoivent une notification de la réunion (s’ils sont abonnés au groupe) ou peuvent la voir dans le Calendrier. La réunion s’affiche à tous les Membres du groupe.

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Figure 218 – voir la réunion

Vous pouvez également ajouter la réunion à votre propre calendrier en cliquant sur le raccourci Ajouter au calendrier dans l’en-tête de la demande de réunion.

19.11

FICHIERS DE GROUPE

Quand on travaille sur un projet, il est utile d’avoir un endroit pour stocker tous les documents, images et fichiers qui se rapportent à ce projet. Ceci peut être accompli par les Fichiers de groupe.  Un dossier OneDrive pour le groupe est créé. Toute personne qui est membre aura accès aux fichiers du groupe et peut travailler indépendamment ou en tant que partie d’un effort collaboratif. La première fois que vous cliquez sur le bouton Fichiers sur le Ruban Accueil du groupe, Outlook ouvrira un navigateur et vous dira que les Fichiers du groupe sont en cours de création. Vous aurez très probablement besoin d’attendre un peu de temps jusqu’à ce que le dossier OneDrive ait été mis en place.

Figure 219 – le stockage des fichiers de groupe est créé

167

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Les groupes dans Outlook 2016

Une fois cela est fait, lorsque vous cliquez sur le bouton Fichiers vous serez dirigé vers l’emplacement en ligne de vos fichiers. 

19.12

FICHIERS PARTAGÉS

Par défaut, tous les membres du groupe ont accès à la modification des fichiers stockés ici. Les fichiers peuvent être partagés avec les autres à l’aide du processus normal de partage de OneDrive.

Figure 220 – stockage au dossier OneDrive

Ajoutez des fichiers au dossier OneDrive du groupe en cliquant sur Télécharger et en sélectionnant les fichiers à télécharger ou simplement glisser à partir du dossier vers la fenêtre là où il est écrit Faites glisser les fichiers à télécharger ici. Tout le monde dans le groupe peut voir et modifier les fichiers, et ils peuvent également être exploités dans le navigateur.

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19.13

Les groupes dans Outlook 2016

BLOC-NOTES DE GROUPE

Il y a aussi un Bloc-notes de groupe. La première fois que vous cliquez sur l’icône, le blocnotes sera mis en place. Le bloc-notes OneNote est un bloc-notes en ligne pour que tout le monde y ait accès. La première fois que vous créez un bloc-notes de groupe, on vous dira qu’il est vide et on vous demandera de cliquer pour créer la première section. Puis vous pouvez l’utiliser comme n’importe quel bloc-notes OneNote. Vous pouvez aussi accéder au bloc-notes sur votre ordinateur à l’aide de OneNote 2016. Pour ce faire ouvrez OneNote sur votre ordinateur de bureau ou ordinateur portable, cliquez sur Fichier > Ouvrir d’autres bloc-notes. Trouvez le bloc-notes du groupe dans la liste et cliquez dessus pour l’ouvrir dans OneNote.

Figure 221

Lorsque le bloc-notes est ouvert dans OneNote 2016 vous pouvez y ajouter des choses qui vous viennent à l’esprit. Le bloc-notes est  synchronisé de  sorte que tout changement sera affiché en ligne et partout où ce bloc-notes est accessible. Il peut y avoir un léger retard dû à votre connexion internet.

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Index

INDEX A

D

abonnement 156 Actions rapides 75 Répondre et déplacer 91, 92 réponse de courrier standard 88, 89 affichages 103 ajouter 27 Ajouter une copie 30 Aperçu 18 Ajouter des icônes 12 Ancrer 19 autorisation 25 Contacts 18, 20, 21, 22, 124, 125, 127, 128, 130, 131, 132, 134, 135, 136, 144 Fermer 16, 41, 118, 143 Marquer et déplacer 79 Appointments 116 autorisation 34

déplacer 15, 58, 67, 70, 71, 72, 73, 74, 78, 79, 80, 91, 92, 150, 153 Déplacer règles 150, 151 déplacer le courrier 73 dépôt 72, 75 Dépôt déplacer le courrier 67, 73 dossier 44, 45, 52, 53, 57, 58, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 76, 78, 79, 80, 91, 92, 94, 96, 100, 101, 125, 134, 135, 136, 137, 144, 149, 150, 153, 155, 158, 167, 168 Dossier groupes 10, 124, 156, 158 Nettoyer 54, 55, 56, 57, 68 nouveau 9, 16, 18, 24, 35, 50, 60, 68, 69, 70, 73, 74, 80, 89, 91, 92, 93, 95, 102, 114, 115, 116, 117, 118, 125, 126, 133, 134, 135, 136, 145, 156, 157, 160 Trouver et rejoindre 158 dossiers 46 dossiers de recherche 11, 100 Dossiers de recherche 100, 101

C Calendar 103 share 110 Calendar Groups 113 Calendar Overlay 112 calendrier 19 champs 34, 36, 126, 143, 145, 147 contact 100, 102, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 136, 144 Contact 20 folders 135 Contact Group create 130 email 133 Contacts 21, 124 affichage 132 create 125 Créer 127 view 124 Conversation affichage 132 nettoyer 54 courrier 9, 15, 17, 18, 24, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 44, 45, 46, 47, 48, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 58, 59, 60, 64, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 86, 88, 89, 91, 92, 93, 94, 96, 97, 100, 111, 126, 127, 128, 131, 133, 134, 135, 139, 141, 142, 144, 145, 147, 148, 149, 150, 152, 155, 160, 161 Courrier Répondre avec une réunion 29

E échelle de temps 107, 108, 138 Éléments supprimés 57, 58, 60, 61, 62, 63, 64 vider 61 Email templates 93

F Faire glisser et déplacer 70, 71 calendrier vers la boite de réception 17 Fermer 16, 41, 118, 143 Fichier 48, 61, 63, 68, 94, 169 Filing 69 drag and drop 70 format 8, 35 Fusion et publipostage 144

G Groupe de calendrier 113 groupe de contact 124 Groupe de contact courrier 9, 15, 17, 18, 24, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 44, 45, 46, 47, 48, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 58, 59, 60, 64, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 78, 79, 80, 81, 83, 84,

170

OUTLOOK 2016

Index

86, 88, 89, 91, 92, 93, 94, 96, 97, 100, 111, 126, 127, 128, 131, 133, 134, 135, 139, 141, 142, 144, 145, 147, 148, 149, 150, 152, 155, 160, 161 Créer 9, 29, 48, 69, 73, 75, 78, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 88, 89, 92, 93, 101, 114, 117, 118, 119, 120, 125, 130, 135, 136, 139, 141, 143, 146, 150, 156 Groupes Ajouter des membres 132 Bloc-notes 158 Conversations 51, 157 Groups 156 add members 157 conversations 161 files 167 find and join 158 meetings 166 new 156 notebook 169 subscribing 165

reply and move 91 standard email response 88 standard new email 89 standard response and appointment 84

R recherche 11, 96, 97, 98, 99, 100, 101, 102, 130, 137, 160 Recherche courrier 9, 15, 17, 18, 24, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 44, 45, 46, 47, 48, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 58, 59, 60, 64, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 86, 88, 89, 91, 92, 93, 94, 96, 97, 100, 111, 126, 127, 128, 131, 133, 134, 135, 139, 141, 142, 144, 145, 147, 148, 149, 150, 152, 155, 160, 161 critères 96, 97, 98, 100, 101, 152 règle 150, 151, 152, 153, 155 rendez-vous 15, 16, 17, 19, 60, 84, 86, 103, 104, 106, 107, 108, 110, 113, 116, 117, 118, 139, 143, 149 répondre 10, 26, 27, 29, 30, 31, 122, 163, 164, 165 Répondre à tous 26, 27, 163 réunions 9, 103, 104, 123, 158 Rule 150 Rules 150

I image 44, 45, 46, 120, 147, 167 Image en ligne 25, 45, 46, 64, 65, 164, 168, 169 Insérer 30, 31, 42, 44, 45, 46, 47, 48, 50, 147 Insérer une copie 30

S

L

Scheduling Assistant 121 Search criteria 97 Search Folders 100 signature 48, 49, 50, 89 Signature Créer 9, 29, 48, 69, 73, 75, 78, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 88, 89, 92, 93, 101, 114, 117, 118, 119, 120, 125, 130, 135, 136, 139, 141, 143, 146, 150, 156 suivi 79, 80, 123 Supprimer 59, 60

Le ruban Accueil 111 affichage 103 Thèmes 35 Le Ruban 10, 11, 70, 96

M Mail Merge 144 Meetings 119

P

T

Partager 110 People 124 pièce jointe 24, 25, 39, 40, 41, 84, 98 pièces jointes 9 Pièces jointes Calendrier 15, 18, 19, 29, 31, 103, 104, 109, 111, 123, 158, 166 Partager 110, 111 planification 116, 121

tableau 42, 43, 46 Tableau insérer 31 tâches 9, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 60, 75, 137, 138, 140, 141, 142, 143 Tasks 137, 138 create from appointment 143 create from email 141 Timescale 108 To do 137 Touche Alt 14

Q Quicksteps 75 categorise and move 78 flag and move 79 meeting with 82 new email to 80

V Vider 60, 61, 63 vote 34, 37, 38, 39

171