Cahier de Charge Logiciel de Gestion de Stock [PDF]

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Conception d’un système d’information au sein d’une entreprise, logiciel de facturation, version Web

Conception d’un système d’information au sein d’une entreprise Application web de facturation Aout 2022

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Conception d’un système d’information au sein d’une entreprise, logiciel de facturation, version Web

Table des matières 1-

CONTEXTE.......................................................................................................................................2

2-

OBJET..............................................................................................................................................2

3-

ASPECT FONCTIONNEL...................................................................................................................2 3-1) Les principales fonctionnalités :..................................................................................................2 3-1-1) Gestion des exercices..........................................................................................................2 3-1-2) Gestion des produits...........................................................................................................3 3-1-3) Gestion des commandes.....................................................................................................4 3-1-4) Gestion des livraisons.........................................................................................................5 3-1-5) Gestion du stockage...........................................................................................................5 3-1-6) Gestion de la vente.............................................................................................................6 3-1-7) Gestion des règlements......................................................................................................7 3-1-8) Gestion de la caisse.............................................................................................................7 3-1-9) Gestion de la comptabilité.................................................................................................8 3-1-10) Paramétrages de l’application :......................................................................................8 3-2) Autres fonctionnalités :...........................................................................................................10 

3-2-1) Gérer les commerciaux :..........................................................................................10

3-2-2) Transfert de magasin à magasin :.......................................................................................10 

3-2-2) Mise au rebus et Faire un don....................................................................................10



3-2-3) Module d’aide à la décision des stock alerte et stock minimum.................................10



3-2-4) Gestion des produits en rupture et en situation d’alerte..............................................10



3-2-5) Traçabilité..................................................................................................................11

4-) INSTALLATION - FORMATION:.........................................................................................................11 5) GARANTIE, MAINTENANCE ET ASSISTANCE:....................................................................................11 6) ANNEXES :........................................................................................................................................12 Annexe 1 : Exemple de Fiche Produit..............................................................................................12 Annexe 2 : Exemple de Fiche Nature de Produit.............................................................................12 Annexe 3 : Exemple de Fiche Fournisseur.......................................................................................13 Annexe 4 : Exemple de Fiche Clients...............................................................................................13 Annexe 5 : Exemple de Fiche Commerciaux....................................................................................13 Annexe 6 : Exemple de Fiche Magasin............................................................................................13 Annexe 7 : Exemple de Fiche Poste.................................................................................................13 Annexe 8 : Exemple de Fiche Répartition des magasins.................................................................13

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1- CONTEXTE La société EasyFacturation dispose d’un logiciel de facturation en cours de commercialisation. Afin de rendre accessible cette application sur d’autres plateforme, le développement de la version web de l’application actuellement disponible en version desktop (bureau) est entrepris.

2- OBJET Ce cahier des charges est rédigé afin de s'assurer que les fonctionnalités recensées dans la version desktop du logiciel EasyFacturation sont belle et bien recensées afin de pouvoir mettre en place la version web du dit logiciel. Le principal métier de la plateforme à développer est en particulier la facturation des ventes effectuées au sein d’une entreprise. En complément à cette fonctionnalité phare qu’est la facturation, plusieurs autres fonctionnalités additionnelles de la gestion commerciale sont en vue telle que la gestion des commandes, gestion de stock, gestion de la caisse. Ce présent cahier évoque en détail l’aspect fonctionnel de ces différents modules.

3- ASPECT FONCTIONNEL 3-1) Les principales fonctionnalités : 3-1-1) Gestion des exercices Il doit être possible de :  Créer, modifier et supprimer des exercices (en fonction des autorisations).  Pour la création du premier exercice, le logiciel doit proposer l’exercice correspondant à l’année en cours (du 01/01 au 31/12 de l’année en cours)  Si la période restante de l’année en cours couvre 6 mois ou moins de 6 mois , le logiciel demande à l’utilisateur s’il aimerait que l’exercice couvre la période restante + l’année suivante.  Demander l’approbation de l’utilisateur si la date de fin d’exercice enregistrée est différente du 31 Décembre.  Un exercice ne peut couvrir au maximum qu’une période de 18 mois par défaut.  Cette durée par défaut de l’exercice (18 mois) pourra être configuré sur une autre durée dans les paramètres de l’application.  L’exercice n+1 ne peut être créé que si l’année n+1 est déjà en cours.  A la création des exercices autres que le premier, proposer l’exercice suivant l’exercice le plus.

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 Demander une approbation de l’utilisateur si la date de fin d’exercice n’est pas le 31 Décembre  Deux exercices ne doivent pas se chevaucher (Une période d’un exercice ne doit pas être inclue dans la période que couvre un autre exercice.)

 Modification de l’exercice : o La durée d’un exercice ne peut pas être modifiée lorsque la gestion de la caisse est activée dans l’application o Les périodes d’un exercice ayant connu déjà des opérations de déstockage (vente, livraison, commande) ne peuvent pas être laissée lors de la réduction de la durée d’un exercice. o Si la durée laissée ne comporte que des opérations de prestation (opération qui n’engage pas le stock) alors autoriser la modification puis supprimer toutes les prestations effectuées sur la période. Un avertissement/Confirmation est envoyée à l’utilisateur afin qu’il valide l’opération.  Suppression d’un exercice : Refuser la suppression si des opérations ont été déjà effectuées pour l’exercice à supprimer. Les opérations concernées sont : entrée et sortie de stock, les opérations de caisse et Situation initiale de créance des clients.  Ouverture d’un exercice : Pouvoir ouvrir les exercices créés en non encore ouverts. A l’ouverture d’un exercice pouvoir indiquer si les stocks initiaux doivent être générés pour cet exercice.  Regénérer les stocks initiaux d’un exercice à partir des stocks finaux d’un exercices précédent.  Clôturer un exercice. Aucune opération ne pourra être faite dans un exercice clôturé. 3-1-2) Gestion des produits Il doit être possible de :  Créer, modifier et supprimer des produits cf. Annexe : (Exemple fiche produit).  Rechercher des produits avec leurs caractéristiques  Les produits sont gérés par nature. Dans une nature de produits, on peut avoir plusieurs produits.  Créer, modifier et supprimer les natures de produits cf. Annexe : (Exemple fiche nature).

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 Enregistrer une marge pour chaque nature de produit qui sera appliqué par défaut pour tous les produits de cette nature, libre choix à l’utilisateur de le changer.  Gérer les fournisseurs des produits. Créer, modifier et supprimer des fournisseurs cf. Annexe : (Exemple fiche Fournisseur).  L’unicité des fournisseurs sera vérifiée par le numéro de téléphone. Deux fournisseurs peuvent avoir même nom mais pas même numéro de téléphone.  Gérer la répartition des produits dans les différents magasins. : (Exemple fiche Répartition).  Pouvoir définir le stocks alerte et mini des produits pour chaque magasin pour chaque produit. L’utilisateur peut toujours les modifier  Créer, modifier et supprimer les magasins cf. Annexe : (Exemple fiche magasin).  Un magasin par défaut sera défini et c’est celui qui s’affiche par défaut sur les écrans ou apparait magasin.  Un magasin pourra être fermé ainsi il n’apparait plus dans la liste des choix de magasin sauf sur les pages d’édition.  Gérer les postes par les quels on se connecte pour utiliser l’application.  Créer, modifier et supprimer les postes cf. Annexe : (Exemple fiche Poste).  Définir l’état actif ou désactivé d’un poste. On ne pourra plus se connecter à l’application à partir d’un poste désactivé.  Définir un poste comme multiposte ainsi depuis ce poste on pourra accéder à tous les magasins.  Un poste qui n’est pas multiposte ne pourra faire des opérations que dans le magasin pour lequel il est configuré. 3-1-3) Gestion des commandes  Créer, modifier et supprimer les postes cf. Annexe : (Exemple fiche commande).  Les commandes peuvent être effectuées manuellement ou par génération automatique de la liste des articles ayant atteint un seuil minimum.  Modification des commandes :

Dès qu’une commande a fait objet d’une

livraison au moins, ne plus permettre sa modification. Au cas où elle devrait être modifiée, demander un mot de passe administrateur avant de valider l’opération.

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 Lors de modification d’une commande qui a déjà été livrée partiellement, la quantité du produit ne peut pas être jusqu’en dessous de la quantité déjà livrée pour ce produit.  Mettre la mention Duplicata lors des prochaines impressions lorsqu’un bon de commande a été déjà imprimé.  Ajouter des filtres de recherche de commande suivant : un fournisseur, Un jour, Une période, Jusqu’à la date du jour (A partir du premier exercice)  Générer automatiquement des commandes à partir des produits en situation de rupture.  Une requête (ou un filtre) doit permettre de lister les commandes en attente de livraison.  Elles doivent pouvoir être exportées sous format PDF  Consulter les détails d’une commande (liste des produits etc..) avant impression. 3-1-4) Gestion des livraisons 

Créer, modifier et supprimer les livraisons cf. Annexe : (Exemple fiche livraison).

 Une livraison qui a fait déjà objet de stockage ne peut plus être modifiée.  Seules les commandes non encore livrées apparaissent sur la page de livraison.  Le prix de revient de chaque produit sera déterminé en fonctions des frais impliqués dans la livraison du produit. (FORMULES)  Déterminer le cump pour les produits qui ont l’option cump. (FORMULES)  Déterminer le prix de vente en fonction de la marge si l’utilisateur accepte prendre en compte la marge dans le calcul du prix de vente. (FORMULES)  Gérer les livraisons partielles. 3-1-5) Gestion du stockage o Stockage des livraisons 

Le stockage d’une livraison se fait dans un magasin qui est sélectionné.

 Cette opération est effectuée uniquement par des utilisateurs qui ont un droit spécifique pour cette opération (droit de stockage) ou  Prévoir un code secret qui sera requis pour l’opération.  Fixation des prix. Procéder à la fixation des prix de vente de chaque produit.

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 Les prix de vente seront définis par magasin et pour un exercice. Déterminer le prix de vente TTC et le prix de vente HT. (FORMULES)  Définir plusieurs prix de vente pour chaque produit et indiquer le prix par défaut.  Ces prix sont affichés à l’utilisateur au moment de la vente pour choix.  Pouvoir appliquer automatiquement les prix des produits d’un magasin aux produits d’un autre magasin sélectionné. o Inventaires des stocks.  Les inventaires sont générés par magasin.  Proposer la date de début de l’inventaire s’il n’y a pas encore eu d’inventaire pour l’exercice.  Déterminer le stock initial, la quantité théoriques.  Gérer les quantités réelles, le cump et le prix unitaire des produits.  Ajuster les stocks pour les produits dont la quantité théorique est différente de la quantité réelle.  Générer l’inventaire pour un seul magasin ou pour tous les magasins.

3-1-6) Gestion de la vente  Gérer les proforma.  Créer, modifier et supprimer une proforma. (cf. Annexe : (Exemple fiche proforma).  Pouvoir transformer une proforma en vente  Après validation d’une proforma en tant que vente, conserver les informations relatives à la proforma.  Plusieurs types de vente sont gérés. La taxation est appliquée en fonction du type de vente sélectionné. cf. Annexe : (Type de vente et taxation). (A FOURNIR)  Gérer les taux de remise pour chaque facture produit. Un taux de remise global est aussi appliqué à toute la vente.  Editer la facture relative à la vente.  Envoyer la facture au MCF pour normalisation. Le système doit prendre en compte la normalisation numérique (en ligne) et la normalisation physique (à partir de l’appareil Mcf)

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 Les factures peuvent être faites si et seulement si elle a été envoyée au MCF pour normalisation et s’il n’y a pas encore une facture d’avoir pour la facture.  Gérer la retenue sur garantie pour les utilisateurs qui décideront d’utiliser cette option.  Les fichiers peuvent être joint à la facture (bon de livraison, etc…)  Pouvoir aussi imprimer la facture sous forme de ticket.  Configurer plusieurs modèles de facture.cf. Annexe : (model de facture). NB : Confer les types de vente et taxation pour les précisions sur les ventes et les différentes taxes à prendre en compte (On a prévu revenir sur cet aspect). 3-1-7) Gestion des règlements  Les règlements peuvent être effectué en bloc ou partiellement. On pourra avoir à tout moment : o

le solde du par un client pour toutes ses factures.

o le solde du par un client pour une facture o le montant déjà réglé pour une facture o le point des factures impayés  Créer, modifier et supprimer un règlement. cf. Annexe : (Exemple fiche règlement) pour le détail des informations requises pour un règlement.  Prévoir la possibilité de permettre au client de déposer de l’argent afin de l’utiliser ultérieurement pour des règlements de facture. Ainsi on pourra procéder à des règlements qui ne sont pas relatifs à une facture mais plutôt enregistré pour le compte d’un client. Après un règlement de facture donné, le montant de la facture sera déduit du compte du client. (FONCTIONNALITE ADITIONNELLE A DISCUTER ENCORE) 3-1-8) Gestion de la caisse  Le coffre et la caisse sont rattaché au magasin.  La caisse peut être multi-caisse ou une seule caisse centralisée.  Chaque utilisateur dispose de sa caisse dans le cas ou la caisse est multicaisse et le nom de la caisse est le pseudo de l’utilisateur  La gestion de la caisse est activée au préalable dans les paramètres de l’application.

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 Quand la caisse est activée, les opérations de règlement alimentent la caisse et les montant réglés sont versés dans la caisse de l’utilisateur ayant enregistré le règlement ou dans la caisse centralisée si la caisse n’est pas multi-caisse.  Si la gestion de la caisse n’est pas activée alors les règlements ne sont pas automatiquement versés dans la caisse.  Quand une caisse est clôturée, le reste du solde de la caisse est retournée dans le coffre.  La gestion de la caisse ne peut être activée que si aucune vente n’a encore été faite ou si aucun mouvement n’est encore effectué au niveau de la caisse.  Le paramètre multi-caisse ne peut être modifiée à caisse centralisée que si toutes les caisses sont clôturées.  Fournir la caisse en y mettant de l’argent qui est déduit du coffre.  Gérer les factures prestataires en attente de solde directement à partir du module de caisse.  Procéder au règlement des factures.  Disposer à tout moment de la liste des règlements effectués et ceux prévus pour être effectuées. Les règlements prévus sont les règlements enregistrés comme sortie de fond et qui ne sont pas encore validés. 3-1-9) Gestion de la comptabilité  Paramétrer les différents schémas d’écriture  Gérer les paramétrages des comptes  Générer l’imputation des comptes NB : Ce module sera revu pour quelques précisions encore. 3-1-10) Paramétrages de l’application :

A partir d’un menu paramétrage, on pourra enregistrer les configurations suivantes :  Configuration du MCF.

L’utilisateur pourra choisir si son MECef est

numérique ou physique et fournir les informations nécessaires à sa configuration.

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 Configuration des signatures. Enregistrer les informations relatives aux signataires avec la possibilité d’ajouter l’image de la signature.  Conditions de vente : Enregistrer la condition de vente et l’afficher par défaut sur les écrans d’édition de factures. L’utilisateur peut toujours modifier la condition de vente sur les écrans d’édition et la condition saisie sera enregistrée pour la vente concernée.  Paramétrage des Stock Alerte et Stock mini : Renseigner ici le stock alerte et mini pour chaque nature de produit. Les quantités définies seront considérées par défaut pour tous les produits créés sous cette nature. L’utilisateur aura la main pour changer.  Paramétrage de la gestion de la caisse : Indiquer si l’entreprise utilise la gestion de la caisse puis indiquer le type de caisse à utiliser (multi-caisse ou centralisée)  Gestion des Codifications des numéros o Codification des numéros de factures Par défaut la codification des factures sera : AAMMJJ+ numéro séquentiel. AA représente l’année en cours sur 2 positions MM représente le mois en cours sur 2 positions JJ représente le jour sur 2 positions Le numéro séquentiel est le numéro d’ordre d’enregistrement de la facture. L’utilisateur aura la possibilité de changer la codification en adoptant l’une des codifications suivantes : AAMM+ numéro séquentiel ou AAJJ+ numéro séquentiel o Codification des numéros de commande Même codification que celle de la facture o Codification des numéros de livraison Même codification que celle de la facture

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3-2) Autres fonctionnalités :  3-2-1) Gérer les commerciaux :  Créer, modifier et supprimer les commerciaux cf. Annexe : (Exemple fiche Commerciaux). Tel que prévu, tout utilisateur peut faire une opération sous un autre commercial. Il serait bien de prévoir l’authentification des commerciaux avant qu’il n’effectue leurs opérations. 3-2-2) Transfert de magasin à magasin : Cette opération consiste à transférer les produits d’un magasin donné vers un autre magasin. Cette opération entraine un déstockage des produits du magasin envoyeur et une entrée en stock des produits au niveau du magasin receveur.  L’opération de transfert entre magasin entraine automatiquement une vente commande du côté du magasin qui envoie, puis une livraison et un stockage du côté du magasin qui reçoit.  Paramétrer l’application pour que l’utilisateur puisse indiquer dans les configurations si les processus sont faits automatiquement en un temps ou s’ils seront faits en deux temps. Vente et commande au moment de transfert coté envoyeur. Puis Livraison stockage au moment de la réception coté magasin receveur.  3-2-2) Mise au rebus et Faire un don  Ces opérations entrainent un déstockage,  Enregistrer obligatoirement une observation avant d’accepter l’opération.  3-2-3) Module d’aide à la décision des stock alerte et stock minimum Le système pourra déterminer automatiquement le stock alerte et minimum en fonction de en analysant :  La durée entre les diverses livraisons des commandes effectuées  La quantité vendue entre la quantité moyenne vendue entre une livraison de commande et la rupture du produit.  Etc. …  3-2-4) Gestion des produits en rupture et en situation d’alerte  Fiche de produit en rupture ou en situation d’alerte  Lancer des commandes à partir des pages de consultation des produits en rupture ou en voie de rupture.

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 3-2-5) Traçabilité  L'ensemble des interventions (création, modification, suppression, création de commandes, etc.) doivent être tracées.  Si possible prévoir une autre base de données pour contenir les données de l’historique.

4-) INSTALLATION - FORMATION: ( A venir

)

5) GARANTIE, MAINTENANCE ET ASSISTANCE: ( A venir

)

6) ANNEXES : Nom, prénom ou la raison sociale

Ville Registre de commerce Enseigne et autres dénominations Adresse postale

FICHE PRODUIT Type de données (texte si vide

AUTRES DETAILS

Téléphone Téléfax Numéro d’identification (IFU) Régime de taxation

Champ de sélection

Taux TVA ,

En pourcentage

Taux aib

En pourcentage

Générer un stock

Case à cocher(O/N)

Retenir l’aib

Case à cocher(O/N)

Stock alerte

Numérique

Stock mini

Numérique

Permet de définir si la gestion de la caisse est prise en compte pour ce produit.

Unité Appliquer la formule Frais/Cout O/N pour avoir le cout de revient Forme Juridique (SA, SARL,E/se Case à cocher(O/N)

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individuelle ou autre Annexe 1 : Exemple de Fiche Produit

Annexe 2 : Exemple de Fiche Nature de Produit DONNEES

Code Libellé Identifiant Machine

TYPE DE DONNEES (TEXTE SI VIDE

AUTRES DETAILS

Cette valeur sera prise en arrière-plan et caché à l’utilisateur (Ce sera le numéro processeur de la machine ou autre identifiant)

Annexe 3 : Exemple de Fiche Fournisseur DONNEES

TYPE DE DONNEES (TEXTE SI VIDE

AUTRES DETAILS

TYPE DE DONNEES (TEXTE SI VIDE

AUTRES DETAILS

TYPE DE DONNEES (TEXTE SI VIDE

AUTRES DETAILS

Raison sociale du fournisseur Adresse Téléphone Email

Annexe 4 : Exemple de Fiche Clients DONNEES Raison sociale Adresse Téléphone E mail

Annexe 5 : Exemple de Fiche Commerciaux DONNEES

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Annexe 6 : Exemple de Fiche Magasin Annexe 7 : Exemple de Fiche Poste Annexe 8 : Exemple de Fiche Répartition des magasins

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