Audit Intern Cu Teste Si FIAP [PDF]

Zitiervorschau

Pregătirea misiunii de audit 1.Tiparirea si procesarea Ordinului de serviciu Scopul: este de a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni astfel incat aceştia sa poată demara misiunea de audit public intern. Premise: Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de câtre Compartimentul de Audit Public Intern. Întocmit/Completat: de Seful Compartimentul de Audit Public Intern pe baza Planului anual de audit public intern aprobat de conducătorul entităţii publice. Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile Legii 672/2002, privind Auditul Public Intern, a O.M.F.P. nr.38/2008 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.672/2002, a Normelor metodologice proprii prin care se exercita auditul intern in cadrul instituţiei înregistrate cu nr.8365/06.12.2010, a Cartei auditului public intern proprie instituţiei, referitoare la obiectivele auditului public intern înregistrate cu nr.8365/06.12.2010 si cu Panul de audit public intern pe anul 2006, înregistrat cu numărul 19327/29.11.2010, se va efectua o misiune de audit public intern la Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primăriei Municipiului Focşani, in perioada 26.05.2006 – 29.06.2006. Scopul misiunii de audit: „Asigurarea corectitudinii privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita” iar obiectivul acesteia este „Înfiinţarea popririlor”. Menţionam ca se va efectua un audit de conformitate /regularitate. Echipa de audit public intern este formata din următorii auditori:  

Cristescu Monica – inspector superior; Dumitrescu Laura – inspector asistent;

Sef Compartiment Audit Public Intern Marcel Ghita

1

2.Tiparirea si procesarea Declaraţiei de independenta Scopul: este de a demonstra independenta auditorilor fata de entitatea/structura audiata. Premise: in vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilităţi personale, doar daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentului de Audit Public Intern. Daca in timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reala sau presupusa, auditorii sunt obligaţi sa informeze de urgenta conducerea. Întocmit/Completat: de fiecare auditor intern, inclusiv consultanţi. Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

DECLARATIE DE INDEPENDENTA Numele: Cristescu Monica

Data 27.05.2006

Misiunea: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante pentru contribuabili persoane juridice”. Incompatibilităţi DA NU In legătură cu entitatea/structura audiata: Serviciul Public de Impozite si Taxe Locala al Primăriei Focşani X Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze măsura in care puteţi sa va interesaţi, sa descoperiţi sau sa constataţi X slăbiciuni de audit de orice fel? Aveţi idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea sa va influenţeze in misiunea de audit? X Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entităţii/structurii ce va fi audiata? X Aveţi responsabilitatea in derularea programelor si proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeana? X Aţi fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale X entităţii/structurii ce urmează a fi audiata? Sunteţi soţ/soţie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi audiata sau cu membrii organului de conducere colectiva? X Aveţi vreo legătura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea X de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plata, si alte instrumente de plata pentru X entitatea/structura ce va fi audiata? Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata? X Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi audiata? X Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizaţionala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face X rapoartele de audit imparţiale, notificaţi seful Compartimentului de Audit Public Intern de urgenta?

3.Pregatirea si transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit public intern către părţile interesate Scopul: este sa informeze entitatea/structura audiata de declanşarea misiunii de audit public intern si anume despre scopul, principalele obiective, durata misiunii si despre faptul ca pe parcursul misiunii vor avea loc intervenţii la fata locului al căror program va fi stabilit ulterior de comun acord. Premise: se intenţionează ca prin notificarea entităţii/structurii auditare sa se asigure desfăşurarea corespunzătoare a procedurilor de audit. Întocmit/comunicat: cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit. Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

NOTIFICARE PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Către

Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primăriei Focşani.

De la

Sef Compartiment Audit Public Intern - Marcel Ghita.

Ref

„Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, pentru contribuabili persoane juridice”. Stimate(a) Sef Serviciu - Tudorache Ionel

In conformitate cu Planul anual de audit public intern, pe anul 2006, înregistrat cu numărul 19327/29.11.2010, urmează ca in perioada 26.05.2006 – 29.06.2006, sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante pentru contribuabili persoane juridice”, la Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primăriei Municipiului Focşani. Auditul va examina responsabilităţile asumate de câtre Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primăriei Municipiului Focşani si va determina daca aceasta si îndeplineşte obligaţiile sale intr-un mod eficient si efectiv. Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţa de deschidere in vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:- prezentarea auditorilor - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern - programul intervenţiei la fata locului - scopul misiunii de audit public intern - alte aspecte. Pentru o mai buna înţelegere a activitatea dvs., va rugam sa ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie: Daca aveţi unele întrebări privind aceasta actiune, va rugam sa contactaţi pe Cristescu Monica si Dumitrescu Laura. Cu stima Sef Compartiment Audit Public Intern Marcel Ghita

Data 27.05.2010

4.Colectarea si prelucrarea informaţiilor Scopul: este cunoaşterea domeniului audiabil, care îl ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea/structura audiata. Colectarea informaţiilor facilitează procedurile de analiza de risc si cele de verificare.

4.1.Colectarea informaţiilor Astfel in aceasta etapa auditorii interni solicita si colectează informaţii cu caracter general despre entitatea audiata.

Premise: -identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional si socioeconomic in care entitatea auditata isi desfasoara activitatea; -cunoaşterea organizării entităţii/structurii auditare, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; -identificarea punctelor cheie ale funcţionarii entităţii/structurii auditare si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe -identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa; -identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului si selecţionării tehnicilor de investigare adecvate

4.2.Pelucrarea informaţiilor Premise: -analiza structurii/entităţii auditare si activităţii sale (organigrama, regulamente de funcţionare, fise ale posturilor, circuitul documentelor); -analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii/structurii auditare; -analiza factorilor succeptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit public intern; -analiza rezultatelor controalelor precedente; -analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/structura audiata.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabililor persoane juridice”. Perioada auditata: 01.01.2010 – 31.12.2010 Întocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010

OBIECTIVUL 1. 2. 3. Înfiinţarea popririlor

4. 5. 6. 7. 8. 9.

OBIECTE AUDITABILE OBS. Comunicarea somaţiei si a titlului executoriu. Poprirea este înfiinţata pentru întregul debit. Poprirea este înfiinţata pe toate conturile debitorului. Confirmarea băncii privind înfiinţarea popririi. Debitorul a fost instiintat asupra popririi. Identificarea debitorilor. Înfiinţarea de popriri la terţii popriţi. Confirmarea terţului poprit asupra sumei datorate de debitor si efectuarea reţinerilor. Înfiinţarea in termen a popririi in termenul legal prevăzut de la comunicarea somaţiei.

5. Analiza riscurilor Scopul: - analiza riscurilor este o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura audiata, daca controalele interne sau procedurile entităţii/structurii auditare pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluţiei controlului intern al entităţii/structurii auditare.

Premise: - reprezintă un punct de pornire in elaborarea tabelului „Puncte tari si puncte slabe”. Aprecierea unui risc are la baza doua estimări:  Gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al consecinţelor directe si indirecte);  Probabilitatea ca riscul sa revină. Riscurile potenţiale se pot concretiza in recomandări de audit, acestea depinzând de rezultatele de la controalele, testările si verificările anterioare.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

CLASAREA OPERATIILOR PE BAZA ANALIZEI RISCURILOR Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabililor persoane juridice”. Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita NR.CRT. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

OBIECTE AUDITABILE

Data: 02.06.2010 Data: 02.06.2010 RISCURI IDENTIFICATE

Înfiinţarea popririlor 1. Comunicarea somaţiei si a titlului executoriu

Inexistenta somaţiei sau a titlului executoriu, anulează procedura de executare silita 6.Identificarea debitorilor Neidentificarea debitorilor 8.Confirmarea terţului poprit Neefectuarea reţinerilor de asupra sumei datorate de debitor către terţul poprit si efectuarea reţinerilor 2.Poprirea este înfiinţata pentru Poprirea este înfiinţata pe o întregul debit suma eronata 5.Debitorul a fost instiintat Neinstiintarea debitorului asupra popririi asupra infiintarii popririi si contestarea popririi 9.Infiintarea popririi in termenul Nerespectarea termenului legal prevăzut de la comunicarea prevăzut pentru înfiinţarea somaţiei popririi 4.Confirmarea băncii privind Neinstituirea popririi de către înfiinţarea popririi banca 7.Infiintarea de popriri la terţii Neînfiinţarea de popriri la terţi popriţi 3.Poprirea este înfiinţata pe toate Poprirea sa fie făcuta pe conturile debitorului conturi pe care debitorul nu derulează operaţiuni bancare

CLASAREA RISCULUI Mare Mare Mare Mare Mediu Mediu Mic Mic Mic

6.Elaborarea tabelului puncte tari si puncte slabe Punctele tari si punctele slabe – se exprima calitativ si cantitativ in funcţie de rezultatele aşteptate si de condiţiile de obţinere a acestora. Un punct tare sau unul slab trebuie sa fie exprimat in funcţie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmărita, pentru a asigura buna funcţionare a entităţii/structurii auditare sau atingerea rezultatului scontat.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

IERARHIZAREA OPERATIILOR IN FUNCTIE DE ANALIZA RISCURILOR SITUATIA PUNCTELOR TARI SI PUNCTELOR SLABE Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice”. Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Obiecte auditabile

Data: 02.06.2010 Data: 02.06.2010

Riscuri identificate T / S Inexistenta somaţiei sau a S titlului executoriu, anulează procedura de executare silita. Neidentificarea debitorilor S

1.Comunicarea somaţiei si a titlului executoriu 2.Identificarea debitorilor 3.Confirmarea Neefectuarea reţinerilor terţului poprit câtre terţul poprit asupra sumei datorate de debitor si efectuarea reţinerilor

Opinie Consecinţe

de T In cazul in care terţul poprit nu da curs infiintarii popririi, se va transmite titlu executoriu împotriva acestuia este Poprirea este înfiinţata pe o S pentru suma eronata

4.Poprirea înfiinţata intre debit 5.Debitorul a fost instiintat asupra popririi 6.Infiintarea popririi in termenul legal prevăzut de la comunicarea somaţiei.

Neinstiintarea asupra infiintarii contestarea popririi Nerespectarea prevăzut pentru popririi.

Gradul de încredere Scăzut Scăzut Ridicat

Scăzut

debitorului S popririi si

Scăzut

termenului S înfiinţarea

Scăzut

7.Intocmirea programului de audit public intern Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmeşte in baza tematicii detaliate. Cuprinde fiecare obiectiv din tematica detaliata, acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit public intern are drept scopuri:  asigura seful Compartimentului de Audit Public Intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;  asigura realizarea sarcinilor si planificarea activităţilor, de câtre supervizor. Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2010 – 31.12.2010 Întocmit:Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita Obiectivele Tema generala: silita Obiective

Data: 02.06.2010 Data: 02.06.2010

Activitati Aplicarea masurilor

de executare

Înfiinţarea popririlor

I.Pregatirea misiunii de audit 1. Tipărirea si procesarea Ordinului de serviciu 2.Tiparirea si procesarea Declaraţiei de independenta 3. Pregătirea si transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit public intern către pârtile interesate 4. Colectarea si prelucrarea informaţiilor 5. Întocmirea listei centralizatoarei a obiectelor auditabile 6. Elaborarea Tabelului puncte tari si puncte slabe 7. Întocmirea programului de audit public intern 8. Întocmirea Notei si a Programului preliminar al intervenţiei la fata locului

Durata (h) 200

Persoanele implicate

Locul desfasurarii

41 1

Crintescu Monica

SAI

1

Crintescu Monica

SAI

1

Crintescu Monica SAI Seful Compartimentului

16

Crintescu Monica

4

Crintescu Monica

SAI AUDITAT SAI

4

Crintescu Monica

SAI

4

Crintescu Monica

SAI

4

Crintescu Monica

SAI

9. Obţinerea aprobării Notei si a anexelor acesteia: Colectarea si prelucrarea datelor, „Tabelul – puncte tari si puncte slabe” si Programul intervenţiei la fata locului 10. Planificarea si organizarea Şedinţei de deschidere cu serviciul de impozite si taxe locale 11. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Obţinerea numelui persoanelor de contact si stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit II. Intervenţia la fata locului

Obiectiv .Infiintarea popririlor

1

Crintescu Monica SAI Seful Compartimentului de Audit

3

Crintescu Monica Sef serviciu ITL

SAI AUDITAT

2

Crintescu Monica Sef serviciu ITL

AUDITAT

Crintescu Monica Crintescu Monica Sef compartiment audit Crintescu Monica Crintescu Monica Crintescu Monica

AUDITAT SAI

AUDITAT SAI

4

Crintescu Monica Sef Serviciu ITL si Sef Compartiment de audit Crintescu Monica Sef Serviciu ITL Crintescu Monica

75 25

Crintescu Monica

SAI

Crintescu Monica Sef compartiment audit Crintescu Monica

SAI

Crintescu Monica Sef Serviciu ITL

SAI

Crintescu Monica Sef serviciu ITL

AUDITAT

64

1.1.Efectuarea testărilor 1.2. Discutarea constatărilor cu seful de serviciu

32 8

1.3.Elaborarea FIAP-urilor 1.4.Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului si al formei si întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8 8 8

20

SEDINTA DE ÎNCHIDERE

12. Planificarea si şedinţei de închidere

SAI AUDITAT SAI AUDITAT

organizarea

8

13.Discutarea constatărilor cu Seful Serviciului de impozite si taxe locale 14. Concluzii

8

III. Raportul de audit 15.Redactarea Proiectului de raport de audit intern 16. Revizuirea raportului de audit intern

8

17.Obtinerea proiectului de Raport 8 de audit intern 18. Transmiterea proiectului de 2 raport de audit intern la auditat si solicitarea de răspuns in 15 zile 19. Planificarea si organizarea 8 Reuniunii de conciliere, daca este cazul

SAI SAI

SAI

20. Includerea in Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punct de vedere al auditatului 21. Finalizarea Raportului de audit intern 22. Obţinerea Raportului de audit public intern aprobat de conducerea instituţiei

8

Crintescu Monica

SAI

8

Crintescu Monica

SAI

8

Crintescu Monica

SAI

23. Transmiterea recomandărilor 8 aprobate câtre auditat.

Crintescu Monica

SAI

9. Obtinerea aprobării Notei si a anexelor acesteia, Colectarea

si prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari si puncte slabe si Programului intervenţiei la fata locului. Se realizează de câtre Seful Compartimentului de Audit Public Intern

10. Planificarea si organizarea Şedinţei de deschidere cu

Serviciul Public de Impozite si Taxe Locale al Primăriei Municipiului Focşani Şedinţa de deschidere a intervenţiei la fata locului se derulează la unitatea audiata, cu participarea auditoriilor interni si a personalului entităţii/structurii auditare.      

Ordinea de zi cu zi a şedinţei de deschidere trebuie sa cuprindă: prezentarea auditorilor interni; prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor; prezentarea tematicii in detaliu; acceptarea calendarului întâlnirilor; asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern.

Entitatea audiata poate solicita amânarea misiunii de audit, in cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstanţe). Amânarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern si notificata la conducătorul entităţii public

11. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere.

Obţinerea numelui persoanelor de contact si stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit Minuta de deschidere trebuie sa cuprindă: data şedinţei de deschidere, participanţii, aspecte importante discutate.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE A. Menţiuni generale Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Data: 06.06.2010 Data: 06.06.2010

Lista participanţilor Numele si prenumele Crintescu Monica

Funcţia inspector superior

Marcel Ghita

Sef Serviciu Impozite si Taxe Locale consilier principal, p.j. consilier asistent, p.j. consilier asistent,p.j. consilier superior, p.j. consilier asistent,p.j.

Popescu Iolanda Hariuc Robert Pascu Raluca Preda Mariana Paraschiv Mihaela

Direcţia/Serviciul Compartimentul de Audit Public Intern S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I.

B. Stenograma Şedinţei de deschidere In cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:  Prezentarea echipei de auditori care urmează sa efectueze misiunea de audit;  Prezentarea funcţiei de audit intern de către auditor, in special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern;  Prezentarea programului de intervenţie la fata locului, obiectivele audiabile care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate. A fost solicitata părerea auditatilor cu privire la aceste obiective. S-au făcut remarci ca acestea in general reprezintă zone cu risc si asupra faptului ca in general, compartimentul S.T.I. este subdimensionat, ca activitatea desfăşurata in cadrul instituţiei s-a extins, a devenit mai complexa, precum si neatractivtatea salariului pentru atragerea unor specialişti;  S-a menţionat si faptul ca, programul informatic folosit nu este inca definitivat si uneori, sunt dificultati in stabilirea listei de ramasite, a listei debitorilor, a doua zi după expirarea termenului de plata;

 S-a remarcat si faptul ca, serviciile oferite de Posta Romana nu sunt de cel mai înalt nivel calitativ, ca se întâmpla ca instiintarile de plata sa nu fie date beneficiarului ci aruncate la intrarea in bloc, neajungând deci la destina]ie sau sunt date unor persoane neavizate;  Stabilirea persoanelor pe care auditorul le poate contacta in vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste asupra muncii lor si pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;  Stabilirea condiţiilor minime pe care auditatul trebuie sa le asigure in vederea realizării misiunii de audit;  Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare in cursul auditului, informarea sistematica asupra constatărilor;  Stabilirea reuniunii de închidere, inclusiv a participanţilor;  Stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum si cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfunctionalitati constatate, vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv calendarul implementării si persoanele răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

CAP III.Interventia la fata locului Intervenţia la fata locului consta in colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora. Intervenţia la fata locului cuprinde următoarele etape:       

cunoaşterea activităţii/sistemului/procesului supus verificării si studierea procedurilor aferente; intrvievarea personalului auditat; verificarea înregistrărilor contabile; analiza datelor si informaţiilor; evaluarea eficientei si eficacităţii controalelor interne; realizarea testări; verificarea modului de realizarea a corectării acţiunilor menţionate in auditările precedente (verificarea realizării corectării).

 Tehnici si instrumente de audit intern  Principalele tehnici de audit intern  Verificarea – asigura validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne. Tehnici de verificare sunt: -comparatia -examinarea -recalcularea -confirmarea -punerea de acord -garantarea -urmărirea

  

Observarea fizica – reprezintă modul prin care auditorii interni isi formeaza o părere proprie. Interviul – se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaţiile trebuie confirmate cu documente. Analiza - consta in descompunerea unei entitati in elemente, care pot fi izolate,identificate, cuantificate si măsurate distinct.

 Principalele instrumente de audit intern  

Chestionarul – cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni. Tabloul de prezentare a circuitului auditului.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA LEGILOR APLICABILE

Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Crintescu Monica

Data: 06.06.2010

Avizat: Marcel Ghita

Data: 06.06.2010

a 571/2003 – privind Codul Fiscal, completata si modificata nanţa 92/2003 privind Codul de procedura fiscala privind impozitele si taxele fiscale 143/15.07.2005 si HCL 326/16.12.2006 referitoare la stabilirea impozitelor si taxelor locale pentru anul fisc Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

INTERVIUL Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Intocmit: Crintescu Monica Intervievat: Aldea Valentin NR. 1 2 3

4 5 6

7

8

9

ENUNTUL INTREBARII De când funcţionează STI in cadrul Primăriei Focşani? Obiectul de activitate este bine conturat in ROF? Care este structura organizatorica a STI, persoane juridice? (conform statului de funcţii, total posturi, din care…) Care este gradul de ocupare al posturilor din cadrul STI, pe funcţii? Care sunt criteriile de separare a atribuţiilor pentru fiecare membru al compartimentului pe care îl conduceţi? Li se aduc la cunoştinţa noilor angajaţi resposabilitatile si aşteptările conducerii, de preferat printr-o fisa de post scrisa detaliat si actualizata pe parcursul angajării lor? Ştiu ca suntem acreditaţi ISO 9001/2001 si ca in mare parte, exista proceduri de lucru. Aveţi si pentru comunicarea somaţiei o procedura de lucru scrisa? Dar pentru transmiterea Adresei de înfiinţare a popririi?

Data: 07.06.2010 Data: 07.06.2010 RASPUNS Din ianuarie 1999. Da. In cadrul STI isi desfasoara activitatea, 25 de persoane, din care doar 5 se ocupa cu constatarea, stabilirea, urmărirea, executarea silita a contribuabililor persoane juridice. Aceştia sunt consilieri, de profesie economişti si 1 inginer. 75%. Pregătirea profesionala, aptitudinile ,calităţile, se tine cont de obiectivele ce trebuie atinse. Da.

Exista proceduri de lucru pentru mai multe activitati, dar pentru procedura de executare silita, inca nu. Personalul cunoaşte prevederile legale privind transmiterea somaţiei si titlului executoriu si le respecta Care este persoana desemnata sa verifice de Nu exista o persoana desemnata, fiecare legalitate întocmirea si transmiterea somaţiilor, a răspunde pentru documentele transmise. titlurilor executorii, a adreselor de înfiinţare a Seful de compartiment verifica înainte de popririi? a semna daca sumele sunt cele reale, din baza de date. Cum se face arhivarea acestor documente? Fiecare contribuabil are un dosar fiscal si toate documentele referitoare la situaţia lui fiscala sunt arhivate in ordinea transmiterii lor de si/sau la contribuabilul respectiv.

10

Întregul personal are acces la toate informaţiile cuprinse in baza de date persoane juridice?

11

Este compartimentul de audit independent de funcţia contabila si operativa? Mai aveţi ceva de adăugat in completarea celor spuse?

12

Da. Trebuie insa menţionat faptul ca, drept de acces pe ramura de întocmire a situaţiilor centralizatoare are doar, in afara de mine, o singura persoana, care este inginer. Da Nu. îmi puteţi solicita orice informaţii sau documente si le veţi obţine in cel mai scurt timp.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2010 – 31.12.2010 Întocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita Obiecte auditabile 1.Comunicare somaţiei si titlului executoriu

Tipul verificării

-Observarea fizica a dosarelor debitorilor si compararea datelor cu cele din baza de date -Examinarea modului de completare -Analizarea legalităţii intocmirii documentelor -Interviul cu personalul -Examinarea procedurilor de lucru 6.Identificarea -Analiza situaţiilor privind debitorilor debite neîncasate la expirarea termenului de plata -Sondajul pentru a determina daca au fost identificaţi toţi debitorii 2.Poprirea este -Examinarea documentelor înfiinţata pentru pentru stabilirea debitului întreg debitul datorat 5.Debitorul a fost -Analizarea modului de instiitat asupra trasmitere a soma]iilor si popririi titlurilor executorii

Data: 02.06.2006 Data: 02.06.2006 Locul testării Auditat

Durata testării 15

Auditorii

Auditat

10

Crintescu Monica

Auditat

15

Crintescu Monica

Auditat

14

Crintescu Monica

Crintescu Monica

9.Infiintarea popri –rii in termenul prevăzut de la comunicarea somaţiei

-Compararea datelor de transmitere a comunicărilor către debitori si terţii popriţi.

Auditat

10

Crintescu Monica

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOSTINTA Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2010– 31.12.2010 Întocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita NR. ENUNTUL INTREBARII CRT 1 Exista ROF, ROI, Organigrama instituţiei, fi[e de post pentru toţi salariaţii? 2 Obiectul de activitate al STI este bine conturat in ROF? 3 ROF, ROI, Organigrama instituţiei, fisele de post sunt actualizate? 4 Fisele de post sunt difuzate personalului? 5 Exista proceduri de lucru scrise? 6 Procedurile de lucru sunt actualizate? 7 Care este actul normativ ce reglementează stabilirea taxelor si impozitelor locale?

8

Care sunt reglementările legale privind încasarea debitelor restante prin executare silita? 

Data: 06.06.2006 Data: 06.06.2006 RASPUNS Da. Da. Da. Nu in totalitate. Nu. Nu. 1.Legea 571/2008 – privind Codul Fiscal, completata si modificata 2.HCL 143/15.07.2010 si HCL 326/16.12.2006 referitoare la stabilirea impozitelor si taxelor locale pentru anul fiscal 2006 Ordonanţa 92/2008 privind Codul de procedura fiscala pentru administrarea impozitelor si taxelor

Cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, funcţionarea entităţii/structurii auditare.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

CHESTIONARUL – LISTA DE VERIFICARE Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2010– 31.12.2010 Întocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Data: 07.06.2006 Data: 07.06.2006 Înfiinţarea popririlor

Activitatea de audit Verificaţi daca exista proceduri Verificaţi daca procedurile stabilesc separarea sarcinilor Verificaţi daca procedurile stabilesc si definesc responsabilităţile Verificaţi daca procedurile au fost comunicate personalului responsabil Verificaţi daca procedurile sunt cunoscute Verificaţi daca exista comunicata somaţia si titlul executoriu Verificaţi daca sunt întocmite popriri Verificaţi daca popririle sunt transmise in termen Verificaţi daca popririle se refere la întregul debit datorat Verificaţi daca debitorul a fost instiintat asupra măsurii de instituire a popririi Verificaţi daca sunt identificaţi toţi debitorii Verificaţi daca sunt instituite popriri la terţii popriţi Verificaţi daca exista confirmarea băncii si/sau a terţului poprit privind instituirea popririi

DA X X X

NU

Auditorii

X X X X X X X X X X

Verificarea s-a efectuat prin sondaj. S-au verificat contribuabilii persoane juridice, luaţi in ordine alfabetic. 

Este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie sa la îndeplinească fiecare domeniu audiabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilităţile si metodele mijlocele financiare, tehnice si de informare, resursele umane existente.

1.Efectuarea testărilor Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizării: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

TEST NR. 1 1. Obiectul testului: Transmiterea Somaţiilor si a Titlurilor executorii debitorului, prin recomandata cu confirmare de primire. 2. Obiectivele testului: Asigurarea ca procedura de executare silita este respectata si poate fi continuata. 3. Descrierea testului: Se verifica borderourile de corespondenta, listele de debitori si dosarele fiscale. S-au verificat primii 5 contribuabili după denumire, de la fiecare litera a alfabetului. 4. Constatări: Pentru toţi contribuabilii verifica]i, transmiterea acestor documente s-a făcut folosind recomandata cu confirmare de primire. 5. Concluzii: Pentru ace[ti contribuabili, termenul de prescriere a debitelor a fost întrerupt. Procedura de executare silita poate continua.

Întocmit de, Crintescu Monica

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizării: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

TEST NR. 2 1. Obiectul testului: Înfiinţarea popririi 2. Obiectivele testului: Înfiinţarea popririi la termenele legale, pentru toţi debitorii si pentru întregul debit. 3. Descrierea testului: Se examinează si verifica daca a fost înfiinţata poprire la termenele legale si pentru toţi debitorii. Se verifica daca sumele pentru care s-a înfiinţat poprirea sunt datorate si nu sunt prescrise. 4. Constatări: Adresele de înfiinţare a popririi si Titlurile executorii care au fost transmise băncilor sau terţilor popriţi, au respectat termenul legal de 15 zile. Exista insa si popriri neînfiinţate pentru unii contribuabili. Aceasta, întrucât exista contribuabili pentru care nu se mai cunoaşte banca prin care derulează fondurile. Debitele contribuabililor pentru care s-a început procedura de executare silita au fost stabilite corect. 5. Concluzii: Chiar daca pentru unii contribuabili s-a respectat procedura si s-a trecut la înfiinţarea popririi, exista si contribuabili pentru care nu s-au transmis adrese de înfiinţare a popririi. Acest fapt atrage după sine nerealizarea veniturilor prognozate, neîndeplinirea obiectivelor. Întocmit de, Crintescu Monica

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizarii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

TEST NR. 3 1. Obiectul testului: Identificarea debitorilor 2. Obiectivele testului: Stabilirea tuturor debitorilor. 3. Descrierea testului: Se întocmeşte lista debitorilor si se confrunta cu situaţia privind contribuabilii pentru care s-a început procedura de executare silita. 4. Constatări: Exista contribuabili care au datorii către Consiliul local si pentru care nu s-a început procedura de executare silita. 5. Concluzii: Este posibil ca aceste sume sa nu fie recuperate sau sa se prescrie. De asemenea, este posibil ca o parte dintre debitori sa nu mai deruleze fonduri prin conturi si încasarea acestora va fi mult îngreunata. Întocmit de, Crintescu Monica Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizarii: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

TEST NR. 4 1. 2. 3. 4.

Obiectul testului: Completarea Somaţiilor si a Titlurilor executorii Obiectivele testului: Stabilirea modului de lucru privind aceasta activitate. Descrierea testului: Se adresează un set de întrebări, un chestionar, unui funcţionar. Constatări: Fazele activităţii sunt bine cunoscute, dar, uneori, datorita unor factori

externi si/sau subiectivi, nu sunt respectate in totalitate. 5. Concluzii: Exista pericolul ca datele, sumele cuprinse in aceste documente sa nu fie cele reale, pentru patrimoniu existent la data întocmirii lor.

2. Elaborarea FIAP-urilor 

Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) – se întocmeşte pentru fiecare disfuncţionalitate constatata. Prezintă rezumatul acesteia, cauzele si consecinţele, precum si recomandările pentru rezolvare. FIAP trebuie sa fie aprobata de câtre coordonatorul misiunii, confirmata de reprezentanţii entităţii/structurii auditare si supervizata de Seful Compartimentatului de Audit (sau de câtre înlocuitorul acestuia).

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizării: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1 1. Problema: Pentru încasarea debitelor restante, după expirarea fiecărui termen de plata trebuie întocmite Liste de ramasite, care cuprind contribuabilii ce nu si-au achitat debitele către Consiliul Local. Pe baza lor, se întocmesc documentele in vederea încasării acestora prin executare silita. 2. Constatări: Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au întocmit aceste liste, popririle fiind făcute pentru societăţile care figurau in lista de ramasite de la sfârşitul anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificării lor de funcţionari. 3. Cauze: Lipsa personalului, care are si activitati de control, conform unui plan lunar, in vederea stabilirii corecte a materiei impozabile si a debitelor. Materia impozabila nu a fost stabilita, determinata exact pentru toţi contribuabili. 4. Consecinţe: Nu se cunoaşte care este situa]ia exacta a debitorilor si care sunt sumele totale ramase de încasat pentru anul 2010, pentru a se stabili o strategie in vederea recuperării acestor debite. Nerealizarea veniturilor prognozate. Nu pot fi identificaţi toţi debitorii după ultimul termen de plata. 5. Recomandări si soluţii propuse: Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea palii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. Întocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizării: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2

1. 2. 3. 4. 5.

Problema: Documentele folosite in procedura de executare silita, respectiv Somaţia, Adresa de înfiinţare a popririi si Titlul executoriu, trebuie completate la toate rubricile. Completarea necorespunzătoare sau incomplete, atrage nulitatea acestora. Constatări: In cazul SC CONFORT SA, nu s-a verificat corectitudinea completării Adresei de înfiinţare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a contestat executarea silita. Cauze: Elaborarea acestor documente s-a realizat intr-un timp foarte scurt. S-a dorit începerea executării silite pentru toate societăţile cu datorii mai mari de 10 milioane fata de Consiliul Local. Consecinţe: S-a întârziat încasarea unor debite si acest fapt creaza o imagine nefavorabila pentru instituţie. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat sa nu mai existe situaţii de acest tip.

Întocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizării: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3 1. Problema: La nivelul structurii auditate trebuie sa existe proceduri scrise pentru fiecare obiectiv, activitate, in vederea întăririi controlului intern, prin precizarea in detaliu a fiecărei operaţiuni care trebuie executate si a controalelor ce trebuie efectuate. 2. Constatări: Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, 3. s-a constatat ca exista Regulament de organizare si funcţionare, fise de post, dar nu exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilităţilor si delegarea autoritarilor prin proceduri. 4. Cauze: S-a considerat ca pentru exercitarea controlului intern sunt suficiente documentele existente. De asemenea, s-a apreciat ca legislaţia in vigoare referitoare la procedura de executare silita este clara si suficienta. 5. Consecinţe: Lipsa procedurilor scrise ale entităţii conduce la un control intern slab exercitat, datorita necunoaşterii in detaliu a modului de executare a atribuţiunilor de către fiecare salariat. 6. Recomandări si soluţii propuse: Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita.

Întocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizării: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 4 1. Problema: Stabilirea sumelor datorate se face după ce se verifica in baza de date realitatea datelor privind patrimoniul contribuabilului si după ce sunt operate toate platile efectuate de acesta. Este important ca debitele pentru care se începe procedura de executare silita sa fie cele reale, poprirea trebuie sa se facă pentru întregul debit. 2. Constatări: S-a început procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a început procedura de executare silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicării somaţiei si titlului executoriu. 3. Cauze: Datorita numărului mare de societati avute in analiza si a dorinţei de a incasa cat mai mult intr-un timp cat mai scurt, nu au fost verificate toate somaţiile si titlurile executorii. De asemenea, nu toate societăţile au depus in termenul legal documentele doveditoare ale schimbării situaţiei patrimoniale, pentru a putea opera modificările care se impuneau in baza de date si pentru a putea recalcula sumele datorate consiliului local. 4. Consecinţe: Timp si bani cheltuiţi ineficient si in unele cazuri, ştirbirea autoritatii, imaginii instituţiei si a funcţionarului public. 5. Recomandări si solultii propuse: Verificarea tuturor documentelor privind începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmărindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de documente este prea mare.

Întocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizării: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 5

1. Problema: Pentru fiecare contribuabil, documentele depuse de acesta, respectiv declaraţiile anuale si orice alte acte care si modifica patrimoniul ca si documentele interne, actele de corespondenta, eventual cele privind începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, trebuiesc indosariate si arhivate. 2. Constatări: Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt indosariate si arhivate. 3. Cauze: S-a considerat ca nu este necesar sa se facă îndosarierea si arhivarea imediat după operarea modificărilor in baza de date, ca nu se produc efecte negative in desfăşurarea activităţii. 4. Consecinţe: Se pot produce erori in întocmirea documentelor, materia impozabila nu este stabilita corect, la timp si debitele datorate pot fi eronate. Aceste documente sunt greu de găsit uneori sau se pot pierde. 5. Recomandări si soluţii propuse: Îndosarierea si operarea modificărilor care se impun, conform unor documente primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de societatea in cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoniu, acordare facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restitui, sume încasate prin executare silita.

Întocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Entitatea: S.T.I. Tema misiunii de audit public intern: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Numele auditorului: Crintescu Monica Data realizării: 14.06.2010 Avizat: Marcel Ghita

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 6 1. Problema: Conform Codului de Procedura Fiscala, daca un contribuabil nu achita debitul datorat in termen de 15 zile de la data comunicării somaţiei si titlului executoriu, se poate proceda la înfiinţarea popririi. 2. Constatări: Nu s-a procedat la înfiinţarea popririi pentru toţi contribuabilii aflaţi in aceasta situaţie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri: sechestru asigurator, licitaţia. 3. Cauze: Numărul foarte mare de societati aflate in aceasta situaţie fara de numărul de personal, s-a urmărit recuperarea in primul rând a debitelor mai vechi si/sau in cuantum mai mare, pentru a nu se ajunge in situa]ia de prescriere a debitelor. Personalul din cadrul serviciului nu are competente pentru alte modalitati de recuperare a debitelor prin executare silita. 4. Consecinţe: Riscul nerealizării veniturilor prognozate. Lista de ramasite la sfârşitul anului, daca nu se accelerează aceasta activitate va cuprinde mai mulţi contribuabili si sumele datorate de aceştia vor fi mai mari si mai greu de recuperat. 5. Recomandări si soluţii propuse: Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare.

Întocmit de, Cristescu Monica Avizat: Marcel Ghita

3. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al

conţinutului si al formei si întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Crintescu Monica Constatarea    Secţiunea înfiinţarea popririi

      

Auditori, Crintescu Monica

Documentul justificativ Proceduri de lucru Documente de lucru Documente de lucru ce cuprind răspunsuri la întrebări puse unor angajaţi Titlurile executorii nr_/ , Adresele de înfiinţare a popririi nr / , Somaţiile nr / Lista contribuabililor persoane juridice care au datorii către Consiliul Local la data de 31.12.2009 si 16.03.2010 Confirmările de primire de la debitori . Confirmări de primire de la bănci. Confirmări de primire de le terţi popriţi.

Data: 16.06.2010 Exista Da Nu X X X X X X X X X X

Auditori

6.Planificarea si organizarea Şedinţei de închidere 

Şedinţa de închidere a intervenţii la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din Proiectul Raportului de Audit public intern si a Calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmeşte o minuta a şedinţei de închidere.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE A. Menţiuni generale Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Crintescu Monica Avizat: Marcel Ghita

Data: 20.06.2010

Lista participanţilor Numele si prenumele Funcţia Crintescu Monica inspector superior Lucretia Aldea Valentin Sef Serviciu Impozite si Taxe Locale Popescu Iolanda consilier principal, p.j. Hariuc Robert consilier asistent, p.j. Pascu Raluca consilier asistent,p.j. Preda Mariana consilier superior, p.j. Paraschiv Mihaela consilier asistent,p.j.

Direcţia/Serviciul Compartimentul de Audit Public Intern S.T.I.

Nr. telefon

S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I.

B. Concluzii: In cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate si constatările pentru fiecare obiect auditat. S-au discutat deficientele constatate, au fost analizate cauzele care au contribuit la apariţia disfunctionalitatilor si au fost prezentate si comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficientelor constatate. Au fost prezentate recomand\rile care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficientelor constate. Domnul Aldea Valentin a afirmat ca, deşi pentru activitatea de executare silita nu exista proceduri, acestea fac obiectul unor acte normative obligatoriu de respectat si in consecinţa, nu trebuiesc întocmite.

Considera ca, programul informatic nu va putea fi definitivat intr-o perioada de timp relativ scurta, întrucât modificările legislative sunt destul de importante si necesita timp de rezolvare mai mare. De asemenea, considera ca, tot datorita legislaţiei privind recrutarea funcţionarilor publici, in anul 2010 nu se pot face angajări. Este greu de organizat altfel serviciul, întrucât toţi salariaţii sunt înscrişi la diferite forme de continuare a studiilor, necesare instituţiei si nu pot efectua ore suplimentare.

Redactarea Proiectului Raportului de audit Scopul: -prezinta cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile si recomandările auditorilor publici interni. Premise: -in elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseşte dovezile de audit raportate in Fisele de identificare si analiza a problemelor si Formularul de constatare si raportare a iregularităţilor. In elaborarea Proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa se respecte următoarele cerinţe:  constatările trebuie sa aparţină domeniului/obiectivelor misiune de audit public intern si sa fie susţinute prin documente justificative corespunzătoare;  recomandările trebuie sa fie in concordanta cu constatările si sa determine reducerea riscurilor potenţiale;  raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatările efectuate;  se întocmeşte pe baza FIAP-urilor. Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

PROIECTUL DE RAPORT DE AUDIT INTERN I. Date de identificare a misiunii de audit Scopul: Asigurarea corectitudinii privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita. Asigurarea unui control intern eficient, pe fiecare etapa a acestei activitati. Întocmirea procedurilor de lucru pentru activităţile auditate. Premise: Serviciul de Impozite si Taxe Locale, funcţionează in cadrul aparatului propriu al Primăriei Focşani din ianuarie 1999, când s-a stabilit prin acte normative ca, încasările din impozite si taxe locale, care se fac venit la bugetul local, sa fie încasate de structuri ale consiliului local. Introducere: Subsemnata, Crintescu Monica, inspector superior in cadrul compartimentului de audit intern, in baza ordinului de serviciu 816/10.01.2010; a Planului de audit public intern pe anul 2010 înregistrat cu numărul 19327/29.11.2009 si in conformitate cu prevederile Legii 672/2002, privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2008 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002; a Normelor metodologice proprii prin care se exercita auditul intern in cadrul instituţiei, înregistrate cu nr. 8365/06.12.2009; a Cartei auditului public intern proprie instituţiei, referitoare la obiectivele auditului public intern înregistrate cu nr. 8365/06.12.2009, am desfăşurat in perioada 26.05.-29.06.2010, o misiune de audit public intern privind încasarea debitelor restante prin executare silita.

In perioada auditata, conducerea instituţiei a fost asigurata de primar ing. Iulian Furcoiu iar conducerea Serviciului de Impozite si Taxe Locale de ec. Aldea Valentin. In cadrul compartimentului, prin fisele posturilor s-au stabilit responsabilitati si sarcini pentru desfăşurarea in condiţii optime si pentru realizarea obiectivelor, a tuturor activităţilor, respectiv:     

Stabilirea, constatarea, urmărirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii persoane fizice; Stabilirea, constatarea, urmărirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii persoane juridice; Acordarea de facilitaţi fiscale, înlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale, compensări, restituiri, persoane fizice; Acordarea de facilitaţi fiscale, înlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale, compensări, restituiri, persoane juridice; Încasarea impozitelor si taxelor locale.

Activităţile si documentele supuse auditării au fost următoarele:  Întocmirea Somaţiei,  Întocmirea Titlului executoriu,  Întocmirea Adresei de înfiinţare a popririi,  Transmiterea acestor documente,  Întocmirea procedurilor de lucru. Perioada auditata: 16.07.2009 – 31.12.2009 Stabilirea obiectivelor:  Înfiinţarea popririi Tipul de auditare: conformitate/regularitate Stabilirea metodologiei: Metodele si tehnicile utilizate au fost:  verificarea  interviul: pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea si desfăşurarea activităţilor auditate  observarea fizica: in vederea formarii unei păreri proprii privind modul de întocmire si emitere a documentelor  eşantionarea: pentru analiza întocmirii documentelor  analiza: in vederea formarii unei păreri proprii, cu privire la: existenta concordantei, corelaţiei, intre documentele auditate; separarea atribuţiilor si responsabilităţilor prin fisele de post; crearea unui cadru favorabil pentru: fluidizarea activităţilor, existentei unui circuit eficient al documentelor. Ca tehnici de verificare au fost utilizate:  examinarea: pentru detectarea erorilor in completarea documentelor;  comparaţia: pentru modul de întocmire a fiselor de post si pentru a confirma identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din una sau mai multe surse diferite;  urmărirea: pentru a stabili daca au fost realizate toate etapele activităţilor auditate. Instrumentele de audit utilizate au fost: Chestionarul – listele de verificare si Chestionarul de luare la cunoştinţa. Documente Si materiale examinate: In timpul misiunii de audit au fost examinate următoarele documente: ROF, Organigrama, fisele de post aferente personalului implicat si perioadei auditate, Declaraţii de impunere, Lista

debitorilor la 31.12.2009 si la 16.03.2010, documente privitoare la începerea si/sau continuarea executării silite, respectiv: somaţii, titluri executorii, adrese de înfiinţare a popririi, adrese de la bănci sau de la terţii popriţi de confirmare a infiintarii popririi, diferite adrese, comunicări. documente aferente perioadei 16.07.2009 – 31.12.2009. Materiale întocmite pe timpul auditarii:  Foi de lucru,  Tabelul puncte tari si puncte slabe,  Programul de audit,  Programul intervenţiei la fa]a locului,  Minuta şedinţei de deschidere, respectiv de închidere,  Chestionarul – Lista de verificare,  Chestionarul de luare la cunoştinţa,  Fise de Identificare si Analiza a Problemei,  Nota centralizatoare a documentelor de lucru,  Raport preliminar de audit. II. Constatările si recomandările auditului: In urma verificării documentelor si materialelor puse la dispoziţie de către structura auditata, care isi asuma responsabilitatea cu privire la existenta, conţinutul, legalitatea si forma de prezentare a acestora, s-au constatat următoarele: In cazul încasării impozitelor si taxelor locale datorate de contribuabilii persoane juridice, debitele se stabilesc pe baza declaratiilor de impunere depuse de contribuabili, pana la 31.01. a fiecărui an fiscal. Impozitele si taxele locale sunt: impozitul pe clădiri, teren, taxa asupra mijloacelor de transport, impozitul pe spectacole, taxa de firma, taxa de reclama si publicitate, alte taxe stabilite prin hotărârea consiliului local. Pentru nedepunerea declara]iilor de impunere sau depunerea acestora cu întârziere sunt prevăzute amenzi de nedeclarare. Organul fiscal are obliga]ia transmiterii fiecărui contribuabil a instiintarii de plata. Daca in termen de 15 zile de la primirea acesteia contribuabilul nu achita debitul sau a expirat termenul legal de plata, respectiv 15.03, 15.06, 15.09, 15.11, se poate începe procedura de executare silita. Nu in toate cazurile, personalul responsabil a procedat la transmiterea Somaţiei si a Titlului executoriu. Transmiterea Somaţiilor si a Titlurilor executorii debitorului, s-a făcut prin recomandata cu confirmare de primire, asigurându-se astfel ca procedura de executare silita poate fi continuata. Pentru aceşti contribuabili, termenul de prescriere a debitelor a fost întrerupt. Adresele de înfiinţare a popririi si Titlurile executorii care au fost transmise băncilor sau terţilor popriţi, au respectat termenul legal de 15 zile de la data comunicării Somaţiei si Titlului executoriu. Exista insa si popriri neînfiinţate pentru unii contribuabili. Aceasta, întrucât exista contribuabili pentru care nu se mai cunoşte banca prin care derulează fondurile. Chiar daca pentru unii contribuabili s-a respectat procedura si s-a trecut la înfiinţarea popririi, exista si contribuabili pentru care nu s-au transmis adrese de înfiinţare a popririi. Acest fapt atrage după sine nerealizarea veniturilor prognozate, neîndeplinirea obiectivelor. Exista insa si contribuabili care au datorii către Consiliul local si pentru care nu s-a început procedura de executare silita. Este posibil ca aceste sume sa nu fie recuperate sau sa se prescrie. De asemenea, este posibil ca o parte dintre debitori sa nu mai deruleze fonduri prin conturi sau prin unitati bancare pe care le cunosc si încasarea acestora va fi mult îngreunata.

1. Comunicarea somaţie si a titlului executoriu

PROBLEMA NR. 2 (FIAP 2) 1. Problema: Documentele folosite in procedura de executare silita, respectiv Somaţia, Adresa de înfiinţare a popririi si Titlul executoriu, trebuie completate la toate rubricile. Completarea necorespunzătoare sau incompleta, atrage nulitatea acestora. 2. Constatări: in cazul SC CONFORT SA, nu s-a verificat corectitudinea completării Adresei de înfiinţare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a contestat executarea silita. 3. Cauze: Elaborarea acestor documente s-a realizat intr-un timp foarte scurt. S-a dorit începerea executării silite pentru toate societăţile cu datorii mai mari de 10 milioane fata de Consiliul Local. 4. Consecinţe: S-a întârziat încasarea unor debite si acest fapt creaza o imagine nefavorabila pentru instituţie. 5. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat sa nu mai existe situaţii de acest tip.

2.Identificarea debitorilor

PROBLEMA NR. 1 (FIAP 1) 1. Problema: Pentru încasarea debitelor restante, după expirarea fiecărui termen de plata trebuie întocmite Liste de ramasite, care cuprind contribuabilii ce nu si-au achitat debitele către Consiliul Local. Pe baza lor, se întocmesc documentele in vederea încasării acestora prin executare silita. 2. Constatări: Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au întocmit aceste liste, popririle fiind făcute pentru societăţile care figurau in lista de ramasite de la sfârşitul anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificării lor de funcţionari. 3. Cauze: Lipsa personalului, care are si activitati de control, conform unui plan lunar, in vederea stabilirii corecte a materiei impozabile si a debitelor. 4. Consecinţe: Nu se cunoaşte care este situaţia exacta a debitorilor si care sunt sumele totale ramase de încasat pentru anul 2010, pentru a se stabili o strategie in vederea recuperării acestor debite. Nerealizarea veniturilor prognozate. Nu pot fi identificaţi toţi debitorii după ultimul termen de plata. 5. Recomandări si soluţii propuse: Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita.

PROBLEMA NR. 5 (FIAP 5) 1. Problema: Pentru fiecare contribuabil, documentele depuse de acesta, respectiv declaraţiile anuale si orice alte acte care ii modifica patrimoniul ca si documentele interne, actele de corespondenta, eventual cele privind începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, sunt indosariate si arhivate. 2. Constatări: Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt indosariate si arhivate. 3. Cauze: S-a considerat ca acestea pot fi indosariate si după un timp, ca nu produc efecte negative in desfăşurarea activităţii. 4. Consecinţe: Se pot produce erori in întocmirea documentelor, materia impozabila nu este stabilita corect si nici debitele datorate. Sunt greu de cautat sau se pot pierde aceste documente. 5. Recomandări si soluţii propuse: îndosarierea si operarea modificărilor care se impun conform unor documente primite sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de societatea in cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restituiri, sume încasate prin executare silita.

3.Poprirea este înfiinţata pentru întregul debit

PROBLEMA NR. 4 (FIAP 4) 1. Problema: Stabilirea sumelor datorate se face după ce se verifica in baza de date realitatea datelor privind patrimoniul contribuabilului si după ce sunt operate toate platile efectuate de acesta. Este important ca debitele pentru care se începe procedura de executare silita sa fie cele reale, poprirea trebuie sa se facă pentru întregul debit. 2. Constatări: S-a început procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a început procedura de executare silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicării somaţiei si titlului executoriu. 3. Cauze: Datorita numărului mare de societati avute in analiza si a dorinţei de a incasa cat mai mult intr-un timp cat mai scurt, nu au fost verificate toate somaţiile si titlurile executorii. De asemenea, nu toate societăţile au depus in termenul legal documentele doveditoare ale schimbării situaţiei patrimoniale, pentru a putea opera modificările care se impuneau in baza de date si pentru a putea recalcula sumele datorate consiliului local. 4. Consecinţe: Timp si bani cheltuiţi ineficient si in unele cazuri, ştirbirea autoritatii, imaginii instituţiei si a funcţionarului public. 5. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea tuturor documentelor privind începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmărindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de documente este prea mare.

4.Debitorul a fost instiintat asupra popririi Atunci când s-a procedat la înfiinţarea popririi, s-au respectat prevederile legale privind obligaţia organului fiscal de a instiinta debitorul asupra popririi. Aceasta a fost făcuta prin recomandata cu confirmare de primire. Documentele transmise băncii sau terţului poprit, respectiv Titlul executoriu si Adresa de înfiinţare a popririi au fost transmise de asemenea si debitorului. 5.Infiintarea popririi in termenul legal prevăzut de la comunicarea somaţiei

PROBLEMA NR. 3 (FIAP 3) 1. Problema: La nivelul structurii auditate trebuie sa existe proceduri scrise pentru fiecare obiectiv, activitate, in vederea întăririi controlului intern, prin precizarea `n detaliu a fiecărei operaţiuni care trebuie executate si a controalelor ce trebuie efectuate. 2. Constatări: Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, sa constatat ca exista Regulament de organizare si funcţionare, fise de post, dar nu exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilităţilor si delegarea autoritatilor prin proceduri. 3. Cauze: S-a considerat ca pentru exercitarea controlului intern sunt suficiente documentele existente. De asemenea, s-a apreciat ca legislaţia in vigoare referitoare la procedura de executare silita este clara si suficienta. 4. Consecinţe: Lipsa procedurilor scrise ale entităţii conduce la un control intern slab exercitat, datorita necunoaşterii in detaliu a modului de executare a atribuţiunilor de către fiecare salariat. 5. Recomandări si soluţii propuse: Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita.

PROBLEMA NR. 6 (FIAP 6) 1. Problema: Conform Codului de procedura fiscala, daca un contribuabil nu achita debitul datorat in termen de 15 zile de la data comunicării somaţiei si titlului executoriu, se poate proceda la înfiinţarea popririi. 2. Constatări: Nu s-a procedat la înfiinţarea popririi pentru toţi contribuabilii aflaţi in aceasta situaţie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri: sechestru asigurator, licitaţia. 3. Cauze: Numărul foarte mare de societati aflate in aceasta situaţie fara de numărul de personal, s-a urmărit recuperarea in primul rând a debitelor mai vechi si/sau in cuantum mai mare, pentru a nu se ajunge in situatia de prescriere a debitelor. Personalul din cadrul serviciului nu are competente pentru alte modalitati de recuperare a debitelor prin executare silita. 4. Consecinţe: Riscul nerealizării veniturilor prognozate. Lista de ramasite la sfârşitul anului, daca nu se accelerează aceasta activitate va cuprinde mai mulţi contribuabili si sumele datorate de aceştia vor fi mai mari si mai greu de recuperat. 5. Recomandări si soluţii propuse: Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare.

Recomandări: 1. Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 2. Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. 3. Îndosarierea si operarea modificărilor care se impun conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de societatea in cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitati fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restituri, sume încasate prin executare silita. 4. Verificarea tuturor documentelor privind începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmărindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de documente este prea mare. 5. Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita. 6. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare.

Concluzii: Având in vedere faptul ca sfera de activitate a Serviciului de impozite si taxe locale, este deosebit de cuprinzătoare, ca structura organizatorica a suferit modificări in perioada auditata, in sensul ca au fost desfiinţate posturile de Şefi de birou ITL persoane fizice si Sef birou ITL persoane juridice, si ca numărul de personal este destul de mic, masurile organizatorice luate de conducerea serviciului au asigurat, in ansamblu, buna funcţionare in perioada auditata. Experienţa profesionala a personalului si a conducerii structurii, au făcut ca, deşi nu exista proceduri de lucru, activitatea sa se desfăşoare in bune condiţii. Încheiere: Structura auditata are obligaţia sa întocmească programul de acţiune in vederea implementării recomandărilor si sa raporteze periodic stadiul de implementare al acestora. Prezentul Proiect de raport de audit intern a fost întocmit in baza documentelor cuprinse in Lista centralizatoare a documentelor de lucru, a constatărilor efectuate in timpul colectării si prelucrarii informa]iilor si in timpul muncii pe teren. Pentru toate constatările efectuate s-au `ntocmit documente de lucru utilizate in susţinerea cu probe a acestor constatări. Proiectul de Raport de audit a fost întocmit după normele si reglementările in vigoare, in 2 (doua) exemplare, din care unul ramane la structura auditata si al doilea la auditor. Întocmit, Crintescu Monica Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

Conducatorul entitatii, Furcoiu Iulian

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE A. Menţiuni generale Tema misiunii de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit de: Crintescu Monica Verificat de Ghita Marcel

Data: 29.06.2010 Data: 29.06.2010

Lista participanţilor Numele si prenumele Crintescu Monica

Funcţia inspector superior

Aldea Valentin

Sef Serviciu Impozite si Taxe Locale consilier principal, p.j. consilier asistent, p.j. consilier asistent,p.j. consilier superior, p.j. consilier asistent,p.j.

Popescu Iolanda Hariuc Robert Pascu Raluca Preda Mariana Paraschiv Mihaela

Direcţia/Serviciul Compartimentul de Audit Public Intern S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I. S.T.I.

B. Rezultatele concilierii Structura auditata a remarcat faptul ca in cursul anului 2010, daca legislaţia privind recrutarea funcţionarilor publici nu se va modifica, nu se va putea mari schema de personal. Totuşi, auditorul a recomandat ca, prin dispoziţia ordonatorului de credite sa se dispună detaşarea pe o anumita perioada de timp a unor funcţionari de la alte compartimente. Aceasta recomandare a fost însuşita de structura auditata. Au mai fost obiecţiuni legate de importanta întocmirii procedurilor de lucru, dar sa inteles ca prin implementarea acestei recomandări riscurile privind desfăşurarea activităţii de încasare prin executare silita sunt mult diminuate si a fost însuşita de structura auditata. Pentru celelate constatări si recomandări nu au fost obiecţiuni. Structura auditata a întocmit Planul de acţiune, prin care s-au stabilit termenele de implementare si persoanele răspunzătoare. Un exemplar a fost înmânat auditorului.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern

RAPORTUL DE AUDIT INTERN I. Date de identificare a misiunii de audit Scopul: Asigurarea corectitudinii privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita. Asigurarea unui control intern eficient, pe fiecare etapa a acestei activitati. Întocmirea procedurilor de lucru pentru activităţile auditate. Premise: Serviciul de Impozite si Taxe Locale, funcţionează in cadrul aparatului propriu al Primăriei Focşani din ianuarie 1999, când s-a stabilit prin acte normative ca, încasările din impozite si taxe locale, care se fac venit la bugetul local, sa fie încasate de structuri ale consiliului local. Introducere: Subsemnata, Crintescu Monica, inspector superior in cadrul compartimentului de audit intern, in baza ordinului de serviciu 816/10.01.2010; a Planului de audit public intern pe anul 2010 înregistrat cu numărul 19327/29.11.2009 si in conformitate cu prevederile Legii 672/2002, privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2008 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002; a Normelor metodologice proprii prin care se exercita auditul intern in cadrul instituţiei, înregistrate cu nr. 8365/06.12.2009; a Cartei auditului public intern proprie instituţiei, referitoare la obiectivele auditului public intern înregistrate cu nr. 8365/06.12.2009, am desfăşurat in perioada 26.05.-29.06.2010, o misiune de audit public intern privind încasarea debitelor restante prin executare silita. In perioada auditata, conducerea instituţiei a fost asigurata de primar ing. Iulian Furcoiu iar conducerea Serviciului de Impozite si Taxe Locale de ec. Aldea Valentin. In cadrul compartimentului, prin fisele posturilor s-au stabilit responsabilitati si sarcini pentru desfăşurarea in condiţii optime si pentru realizarea obiectivelor, a tuturor activităţilor, respectiv:     

Stabilirea, constatarea, urmărirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii persoane fizice; Stabilirea, constatarea, urmărirea impozitelor si taxelor locale pentru contribuabilii persoane juridice; Acordarea de facilitaţi fiscale, înlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale, compensări, restituiri, persoane fizice; Acordarea de facilitaţi fiscale, înlesniri de la plata impozitelor si taxelor locale, compensări, restituiri, persoane juridice; Încasarea impozitelor si taxelor locale.

Activităţile si documentele supuse auditării au fost următoarele:  Întocmirea Somaţiei,  Întocmirea Titlului executoriu,  Întocmirea Adresei de înfiinţare a popririi,  Transmiterea acestor documente,  Întocmirea procedurilor de lucru. Perioada auditata: 16.07.2009 – 31.12.2009

Stabilirea obiectivelor:  Înfiinţarea popririi Tipul de auditare: conformitate/regularitate Stabilirea metodologiei: Metodele si tehnicile utilizate au fost:  verificarea  interviul: pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea si desfăşurarea activităţilor auditate  observarea fizica: in vederea formarii unei păreri proprii privind modul de întocmire si emitere a documentelor  eşantionarea: pentru analiza întocmirii documentelor  analiza: in vederea formarii unei păreri proprii, cu privire la: existenta concordantei, corelaţiei, intre documentele auditate; separarea atribuţiilor si responsabilităţilor prin fisele de post; crearea unui cadru favorabil pentru: fluidizarea activităţilor, existentei unui circuit eficient al documentelor. Ca tehnici de verificare au fost utilizate:  examinarea: pentru detectarea erorilor in completarea documentelor;  comparaţia: pentru modul de întocmire a fiselor de post si pentru a confirma identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din una sau mai multe surse diferite;  urmărirea: pentru a stabili daca au fost realizate toate etapele activităţilor auditate. Instrumentele de audit utilizate au fost: Chestionarul – listele de verificare si Chestionarul de luare la cunoştinţa. Documente Si materiale examinate: In timpul misiunii de audit au fost examinate următoarele documente: ROF, Organigrama, fisele de post aferente personalului implicat si perioadei auditate, Declaraţii de impunere, Lista debitorilor la 31.12.2009 si la 16.03.2010, documente privitoare la începerea si/sau continuarea executării silite, respectiv: somaţii, titluri executorii, adrese de înfiinţare a popririi, adrese de la bănci sau de la terţii popriţi de confirmare a infiintarii popririi, diferite adrese, comunicări. documente aferente perioadei 16.07.2009 – 31.12.2009. Materiale întocmite pe timpul auditarii:  Foi de lucru,  Tabelul puncte tari si puncte slabe,  Programul de audit,  Programul intervenţiei la fata locului,  Minuta şedinţei de deschidere, respectiv de închidere,  Chestionarul – Lista de verificare,  Chestionarul de luare la cunoştinţa,  Fise de Identificare si Analiza a Problemei,  Nota centralizatoare a documentelor de lucru,  Raport preliminar de audit. II. Constatările si recomandările auditului: In urma verificării documentelor si materialelor puse la dispoziţie de către structura auditata, care isi asuma responsabilitatea cu privire la existenta, conţinutul, legalitatea si forma de prezentare a acestora, s-au constatat următoarele: In cazul încasării impozitelor si taxelor locale datorate de contribuabilii persoane juridice, debitele se stabilesc pe baza declara]iilor de impunere depuse de contribuabili, pana la 31.01. a

fiecărui an fiscal. Impozitele si taxele locale sunt: impozitul pe clădiri, teren, taxa asupra mijloacelor de transport, impozitul pe spectacole, taxa de firma, taxa de reclama si publicitate, alte taxe stabilite prin hotărârea consiliului local. Pentru nedepunerea declara]iilor de impunere sau depunerea acestora cu întârziere sunt prevăzute amenzi de nedeclarare. Organul fiscal are obliga]ia transmiterii fiecărui contribuabil a instiintarii de plata. Daca in termen de 15 zile de la primirea acesteia contribuabilul nu achita debitul sau a expirat termenul legal de plata, respectiv 15.03, 15.06, 15.09, 15.11, se poate începe procedura de executare silita. Nu in toate cazurile, personalul responsabil a procedat la transmiterea Somaţiei si a Titlului executoriu. Transmiterea Somaţiilor si a Titlurilor executorii debitorului, s-a făcut prin recomandata cu confirmare de primire, asigurându-se astfel ca procedura de executare silita poate fi continuata. Pentru aceşti contribuabili, termenul de prescriere a debitelor a fost întrerupt. Adresele de înfiinţare a popririi si Titlurile executorii care au fost transmise băncilor sau terţilor popriţi, au respectat termenul legal de 15 zile de la data comunicării Somaţiei si Titlului executoriu. Exista insa si popriri neînfiinţate pentru unii contribuabili. Aceasta, întrucât exista contribuabili pentru care nu se mai cunoşte banca prin care derulează fondurile. Chiar daca pentru unii contribuabili s-a respectat procedura si s-a trecut la înfiinţarea popririi, exista si contribuabili pentru care nu s-au transmis adrese de înfiinţare a popririi. Acest fapt atrage după sine nerealizarea veniturilor prognozate, neîndeplinirea obiectivelor. Exista insa si contribuabili care au datorii către Consiliul local si pentru care nu s-a început procedura de executare silita. Este posibil ca aceste sume sa nu fie recuperate sau sa se prescrie. De asemenea, este posibil ca o parte dintre debitori sa nu mai deruleze fonduri prin conturi sau prin unitati bancare pe care le cunosc si încasarea acestora va fi mult îngreunata.

1. Comunicarea somaţie si a titlului executoriu

PROBLEMA NR. 2 (FIAP 2) 6. Problema: Documentele folosite in procedura de executare silita, respectiv Somaţia, Adresa de înfiinţare a popririi si Titlul executoriu, trebuie completate la toate rubricile. Completarea necorespunzătoare sau incompleta, atrage nulitatea acestora. 7. Constatări: in cazul SC CONFORT SA, nu s-a verificat corectitudinea completării Adresei de înfiinţare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a contestat executarea silita. 8. Cauze: Elaborarea acestor documente s-a realizat intr-un timp foarte scurt. S-a dorit începerea executării silite pentru toate societăţile cu datorii mai mari de 10 milioane fata de Consiliul Local. 9. Consecinţe: S-a întârziat încasarea unor debite si acest fapt creaza o imagine nefavorabila pentru instituţie. 10. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat sa nu mai existe situaţii de acest tip.

2.Identificarea debitorilor

PROBLEMA NR. 1 (FIAP 1) 6. Problema: Pentru încasarea debitelor restante, după expirarea fiecărui termen de plata trebuie întocmite Liste de ramasite, care cuprind contribuabilii ce nu si-au achitat debitele către Consiliul Local. Pe baza lor, se întocmesc documentele in vederea încasării acestora prin executare silita. 7. Constatări: Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au întocmit aceste liste, popririle fiind făcute pentru societăţile care figurau in lista de ramasite de la sfârşitul anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificării lor de funcţionari. 8. Cauze: Lipsa personalului, care are si activitati de control, conform unui plan lunar, in vederea stabilirii corecte a materiei impozabile si a debitelor. 9. Consecinţe: Nu se cunoaşte care este situaţia exacta a debitorilor si care sunt sumele totale ramase de încasat pentru anul 2010, pentru a se stabili o strategie in vederea recuperării acestor debite. Nerealizarea veniturilor prognozate. Nu pot fi identificaţi toţi debitorii după ultimul termen de plata. 10. Recomandări si soluţii propuse: Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita.

PROBLEMA NR. 5 (FIAP 5) 6. Problema: Pentru fiecare contribuabil, documentele depuse de acesta, respectiv declaraţiile anuale si orice alte acte care ii modifica patrimoniul ca si documentele interne, actele de corespondenta, eventual cele privind începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, sunt indosariate si arhivate. 7. Constatări: Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt indosariate si arhivate. 8. Cauze: S-a considerat ca acestea pot fi indosariate si după un timp, ca nu produc efecte negative in desfăşurarea activităţii. 9. Consecinţe: Se pot produce erori in întocmirea documentelor, materia impozabila nu este stabilita corect si nici debitele datorate. Sunt greu de cautat sau se pot pierde aceste documente. 10. Recomandări si soluţii propuse: îndosarierea si operarea modificărilor care se impun conform unor documente primite sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de societatea in cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restituiri, sume încasate prin executare silita.

3.Poprirea este înfiinţata pentru întregul debit

PROBLEMA NR. 4 (FIAP 4) 6. Problema: Stabilirea sumelor datorate se face după ce se verifica in baza de date realitatea datelor privind patrimoniul contribuabilului si după ce sunt operate toate platile efectuate de acesta. Este important ca debitele pentru care se începe procedura de executare silita sa fie cele reale, poprirea trebuie sa se facă pentru întregul debit. 7. Constatări: S-a început procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a început procedura de executare silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicării somaţiei si titlului executoriu. 8. Cauze: Datorita numărului mare de societati avute in analiza si a dorinţei de a incasa cat mai mult intr-un timp cat mai scurt, nu au fost verificate toate somaţiile si titlurile executorii. De asemenea, nu toate societăţile au depus in termenul legal documentele doveditoare ale schimbării situaţiei patrimoniale, pentru a putea opera modificările care se impuneau in baza de date si pentru a putea recalcula sumele datorate consiliului local. 9. Consecinţe: Timp si bani cheltuiţi ineficient si in unele cazuri, ştirbirea autoritatii, imaginii instituţiei si a funcţionarului public. 10. Recomandări si soluţii propuse: Verificarea tuturor documentelor privind începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmărindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de documente este prea mare.

4.Debitorul a fost instiintat asupra popririi Atunci când s-a procedat la înfiinţarea popririi, s-au respectat prevederile legale privind obligaţia organului fiscal de a instiinta debitorul asupra popririi. Aceasta a fost făcuta prin recomandata cu confirmare de primire. Documentele transmise băncii sau terţului poprit, respectiv Titlul executoriu si Adresa de înfiinţare a popririi au fost transmise de asemenea si debitorului.

5.Infiintarea popririi in termenul legal prevăzut de la comunicarea somaţiei

PROBLEMA NR. 3 (FIAP 3) 6. Problema: La nivelul structurii auditate trebuie sa existe proceduri scrise pentru fiecare obiectiv, activitate, in vederea întăririi controlului intern, prin precizarea `n detaliu a fiecărei operaţiuni care trebuie executate si a controalelor ce trebuie efectuate. 7. Constatări: Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, sa constatat ca exista Regulament de organizare si funcţionare, fise de post, dar nu exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilităţilor si delegarea autoritatilor prin proceduri.

8. Cauze: S-a considerat ca pentru exercitarea controlului intern sunt suficiente documentele existente. De asemenea, s-a apreciat ca legislaţia in vigoare referitoare la procedura de executare silita este clara si suficienta. 9. Consecinţe: Lipsa procedurilor scrise ale entităţii conduce la un control intern slab exercitat, datorita necunoaşterii in detaliu a modului de executare a atribuţiunilor de către fiecare salariat. 10. Recomandări si soluţii propuse: Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita.

PROBLEMA NR. 6 (FIAP 6) 6. Problema: Conform Codului de procedura fiscala, daca un contribuabil nu achita debitul datorat in termen de 15 zile de la data comunicării somaţiei si titlului executoriu, se poate proceda la înfiinţarea popririi. 7. Constatări: Nu s-a procedat la înfiinţarea popririi pentru toţi contribuabilii aflaţi in aceasta situaţie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri: sechestru asigurator, licitaţia. 8. Cauze: Numărul foarte mare de societati aflate in aceasta situaţie fara de numărul de personal, s-a urmărit recuperarea in primul rând a debitelor mai vechi si/sau in cuantum mai mare, pentru a nu se ajunge in situatia de prescriere a debitelor. Personalul din cadrul serviciului nu are competente pentru alte modalitati de recuperare a debitelor prin executare silita. 9. Consecinţe: Riscul nerealizării veniturilor prognozate. Lista de ramasite la sfârşitul anului, daca nu se accelerează aceasta activitate va cuprinde mai mulţi contribuabili si sumele datorate de aceştia vor fi mai mari si mai greu de recuperat. 10. Recomandări si soluţii propuse: Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare.

Recomandări: 7. Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 8. Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. 9. Îndosarierea si operarea modificărilor care se impun conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de societatea in cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitati fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restituri, sume încasate prin executare silita.

10. Verificarea tuturor documentelor privind începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmărindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de documente este prea mare. 11. Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita. 12. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare

Concluzii: Având in vedere faptul ca sfera de activitate a Serviciului de impozite si taxe locale, este deosebit de cuprinzătoare, ca structura organizatorica a suferit modificări in perioada auditata, in sensul ca au fost desfiinţate posturile de Şefi de birou ITL persoane fizice si Sef birou ITL persoane juridice, si ca numărul de personal este destul de mic, masurile organizatorice luate de conducerea serviciului au asigurat, in ansamblu, buna funcţionare in perioada auditata. Experienţa profesionala a personalului si a conducerii structurii, au făcut ca, deşi nu exista proceduri de lucru, activitatea sa se desfăşoare in bune condiţii. Încheiere: Structura auditata are obligaţia sa întocmească programul de acţiune in vederea implementării recomandărilor si sa raporteze periodic stadiul de implementare al acestora. Prezentul Proiect de raport de audit intern a fost întocmit in baza documentelor cuprinse in Lista centralizatoare a documentelor de lucru, a constatărilor efectuate in timpul colectării si prelucrarii informa]iilor si in timpul muncii pe teren. Pentru toate constatările efectuate s-au `ntocmit documente de lucru utilizate in susţinerea cu probe a acestor constatări. Proiectul de Raport de audit a fost întocmit după normele si reglementările in vigoare, in 2 (doua) exemplare, din care unul ramane la structura auditata si al doilea la auditor.

Întocmit, Crintescu Monica

Conducatorul entitatii, Furcoiu Iulian

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Aldea Valentin

PLAN DE ACTIUNE RECOMANDAREA 1.Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 2.Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Daca legislaţia referitoare la recrutarea funcţionarilor publici nu se va modifica, atunci prin dispoziţia ordonatorului de credite, sa se detaşeze pe o perioada de timp funcţionari de la alte compartimente. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii Si sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie.

PLAN DE ACTIUNE

CALENDAR DE APLICARE 30.09.2010 Se va verifica fiecare ramura a programului, mai ales cea care emite documentele care se întocmesc in cazul executării silite si cea care permite editarea situaţiilor de sinteza, cum ar fi Lista debitorilor neîncasaţi.

RESPONSABIL CU IMPLEMENTAREA Seful serviciului de ITL Fiecare funcţionar din cadrul serviciului

Se va discuta cu ordonatorul de credite pentru stabilirea personalului care va lucra o perioada de timp in cadrul STI.

30.07.2010

Seful serviciului de ITL Ordonatorul de credite

Se va verifica in fiecare zi fiecare document si operaţiune efectuata in baza de date, astfel incat la expirarea termenului de plata, baza de date sa fie actualizata si sa se poată obţine lista reala a debitorilor. Organizarea echipelor care vor lucra in schimburi prelungite. Obţinerea aprobării, dispozitiei ordonatorului de credite pentru plata acestor ore sulimentare.

30.07.2010

Seful serviciului de ITL Fiecare funcţionar din cadrul serviciului

30.07.2010

Seful serviciului de ITL Ordonatorul de credite

Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. 3.Indosarierea si operarea modificărilor care se impun conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv, imediat.

La primirea documentelor acestea se vor verifica, opera in baza de date, se vor confirma ca au fost operate si imediat se vor indosaria. Se vor verifica dosarele pentru a se constata daca Pe fiecare document toate documentele primite au operat in baza de date fost operate in baza de date. sa se semneze de Se va certifica prin operare de către semnătura ca documentele au persoana responsabila fost operate. de societatea in cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun,respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restituri, sume încasate prin executare silita. 4.Verificarea tuturor Verificarea înaintea transmidocumentelor privind terii documentelor tipizate începerea si/sau privind începerea si/sau continuarea procedurii continuarea procedurii de de executare silita, executare silita, privind urmărindu-se respecmodul de completare si tarea actelor normative realitatea datelor cuprinse in in vigoare. aceste documente.

30.09.2010

Fiecare funcţionar din cadrul serviciului

30.06.2010

Fiecare funcţionar din cadrul serviciului

30.09.2010

Seful serviciului de ITL Fiecare funcţionar din cadrul serviciului

Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de documente este prea mare.

30.09.2010

Seful serviciului ITL

30.09.2010

Seful serviciului de ITL Fiecare funcţionar din cadrul serviciului

Stabilirea unei persoane care va verifica înaintea transmiterii toate documentele, atunci cand se procedează la iniţierea procedurii de executare silita pentru un num\r foarte mare de contribuabili. 5.Procedurile sa fie Se va proceda la stabilirea scrise si actualizate, tuturor activităţilor care se astfel incat, din acestea desfasoara in cadrul comparsa rezulte atribuirea timentului si se vor stabili responsabilităţilor, care sunt procedurile de declararea si lucru pentru fiecare activate. delegarea

autoritatii personalullui. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita. 6.Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita.

Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare

Se va proceda la analizarea fiecărui dosar fiscal in parte al contribuabililor care au debite de achitat Consiliului Local si daca se considera ca sunt debite greu de încasat, respectiv nu se cunoaşte cu ce banca lucrează, atunci aceste debite se vor transmite împreuna cu documenta]ia prevăzuta in legislaţia in vigoare, compartimentului de executare silita. Se va analiza care este norma de munca pentru fiecare funcţionar si in funcţie de rezultatele obţinute se vor organiza echipe care sa reducă la minim timpul necesar încasării debitelor prin procedura de executare silita.

30.09.2010

Seful serviciului de ITL Fiecare funcţionar din cadrul serviciului

30.07.2010

Seful serviciului ITL

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Aldea Valentin

FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR Entitatea publica Primăria Focşani

Compartiment audit intern Misiunea de audit public intern Entitatea/Structura auditata :Înfiinţarea popririlor in vederea Serviciul Impozite si Taxe Locale recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice Rec Imple- Partial Neimplement Recomandarea Nr. mentat implementat 1. X Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 2.

3.

Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Daca legislaţia referitoare la recrutarea funcţionarilor publici nu se va modifica, atunci prin dispoziţia ordonatorului de credite, sa se detaşeze pe o perioada de timp funcţionari de la alte compartimente. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele sa se prescrie. Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. Îndosarierea si operarea modificărilor care se impun, conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de societatea in

Sfârşit de luna Raport de audit nr. 3/2010 Data planificata /Data implemenrii 30.09.2010

X 30.07.2010

X 30.07.2010

X

X

30.07.2010

30.09.2010 X

30.06.2010

4.

5.

6.

cauza, imediat după efectuarea operaţiilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plăti, compensări, restituri, sume încasate prin executare silita. Verificarea tuturor documentelor privind începerea si/sau continuarea procedurii de executare silita, urmărindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de documente este prea mare. Procedurile sa fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea sa rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp sa se înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare.

X

30.09.2010 X

30.09.2010

X

30.09.2010

X

30.10.2010

X

30.07.2010

Entitatea/structura auditata Data si semnătura conducătorului Auditor Data si semnătura

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Crintescu Monica

Data:30.05.2010

PISTA DE AUDIT pentru realizarea obiectivului: Înfiinţarea popririi

ACTIVITATEA DE AUDITAT 1.Verificarea realităţii patrimoniului, plaţilor efectuate si a debitelor restante 2.Transmiterea Instiintarii de plata

3.Verificarea plaţilor efectuate in intervalul de 15 zile prevăzut de legislaţie 4.Intocmirea si transmitere Somaţiei si a Titlului executoriu 5.Verificarea plaţilor efectuate in intervalul de 15 zile prevăzut de legislaţie 6.Intocmirea si transmiterea Titlului executoriu si a Adresei de înfiinţare a popririi 7.Urmarirea încasării debitelor prin

DOCUMENTUL JUSTIFICATIV CINE ESTE SI/SAU RESPONSABIL OBSERVATII DOCUMENTUL FINAL Fiecare funcţionar Lista zilnica a Se va actualiza de cate public pentru conoperaţiilor efectuate ori va apărea o tribuabiilor avuţi in modificare evidenta Se verifica de Seful structurii Fiecare funcţionar Instiintarea de plata Se vor indosaria la public pentru conConfirmarea de primire dosarul contribuatribuabiilor avuţi in blului respectiv.Va fi evidenta verificata si semnata de Seful structurii Fiecare funcţionar Extrasul de cont Se va actualiza de cate public pentru Lista de partizi,Lista ori va apărea o contribuabilii avuţi zilnica a operaţiilor modificare sau se in evidenta considera necesar efectuate Fiecare funcţionar Somaţia,Titlul execuSe vor indosaria la public pentru toriu,Confirmarea de dosarul contribuabicontribuabilii avuţi primire lului respectiv.Va fi in evidenta verificata si semnata de Seful structurii Fiecare funcţionar Extrasul de cont, Se va actualiza de cate public pentru Lista de partizi,Lista ori va apărea o contribuabilii avuţi zilnica a operaţiilor modificare sau se efectuate in evidenta considera necesar Fiecare funcţionar Titlul executoriu, Se vor indosaria la public pentru Adresa de înfiinţare a dosarul contribuabilului contribuabilii avuţi popririi,Confirmarea de respectiv. Va fi in evidenta primire de la: debitor, verificata si semnata banca si/sau terţul de Seful structurii poprit Fiecare funcţionar Verificarea extraselor Se vor verifica zilnic public pentru de cont de la Trezorerie încasările, oricare ar fi

executare silita, contribuabilii avuţi respectiv poprire in evidenta Seful structurii 8.Instruirea in vedeConducătorul rea cunoaşterii aces- structurii tor documente de către toţi salariaţii, ori de cate ori modificările legislative sau organizatorice o impun

Aprobat, Primar, ing. Furcoiu Iulian

Fisa de partizi, Lista modalitatea de plata zilnica a operaţiilor efectuate Tabel centralizator cu Se va realiza de cate ori semnături de luare la va apărea o modificare cunoştinţa a acestor documente

Întocmit, Inspector superior, . Crintescu Monica

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Macel Ghita

Data

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Lucrarea

1.Declaratia de independenta 2.Tabelul puncte tari si puncte slabe 3.Programul de audit 4.Programul intervenţiei la fata locului 5.Minuta şedinţei de deschidere 6.Chestionarul lista de verificare 7.FIAP 1 8.FIAP 2 9.FIAP 3 10.FIAP 4 11.FIAP 5 12.FIAP 6 13.Minuta şedinţei de închidere 14.Proiectul de Raport de audit public intern 15.Raportul de Audit public intern

Propunerea Răspunsul supervizorului ca auditorului urmare a revizuirii documentului

Revizuirea răspunsurilor auditorilor de către supervizor

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Aldea Valentin Auditor evaluat: Crintescu Monica

Luat la cunoştinţa: Data:

FISA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN OBIECTIV AUDITAT 1 1.Obiectivele de audit au fost comunicate clar la începutul misiunii 2.Au fost furnizate suficiente informaţii privind misiunea de efectuat 3.Misiunea a contribuit la obţinerea de rezultate sau la imbunatatirea unora deja existente 4.Misiunea a beneficiat de direcţii clare si precise privind modul de desfăşurare 5.Obiectivele de audit stabilite au fost in concordanta cu activităţile desfăşurate 6.Constatarile au fost prezentate intr-o maniera logica, structurata, dinamica si interesanta 7.S-a răspuns in toate cazurile la întrebările legate de misiunea de audit, iar răspunsurile au condus la obţinerea de concluzii relevante 8.Misiunea a fost desfăşurata adecvat, intervenţia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite si comunicate 9.A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util `n găsirea de soluţii la probleme 10.Cum evaluaţi in general misiunea de audit? 11.Considerati ca obiectivele de audit stabilite au privit activităţile cu riscuri majore? 12.In desfăşurarea misiunii de audit au fost prezentate constatările si recomandările când au fost identificate probleme 13.A existat o buna comunicare intre auditor si auditat 14.Auditorul a avut un comportament adecvat si profesional 15.Ce va plăcut cel mai mult in timpul misiunii de auit? 16.Ce va plăcut cel mai puţin in timpul misiunii de audit? 17.Ce obiective de audit consideraţi ca nu au fost atinse in totalitate dintre cele comunicate? 18.Ce obiective de audit consideraţi ca nu au fost atinse in totalitate dintre cele comunicate? 19.Alte comentarii

NOTE 2 3 4

OBS 5

Nota: Tabelul va fi completat ţinând cont de următorul sistem de punctaj: 1 – pentru nesatisfăcător 2 – pentru slab 3 – pentru satisfăcător 4 – pentru bine 5 – pentru foarte bine Pentru orice notare sub 3 se vor ataşa explicaţii scrise.

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Misiunea de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante,contribuabili persoane juridice” Perioada auditata: 01.01.2009 – 31.12.2009 Întocmit: Aldea Valentin Auditor evaluat: Crintescu Monica FISA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN BUGETUL DE TIMP EFECTIV = 200 ORE

In etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile si controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit si a estimat gradul de risc Programele de audit au fost elaborate sa îndeplinească obiectivele in cadrul bugetului de timp alocat Obiectivul auditului, scopul, procedurile si bugetul au fost reanalizate in mod constant pentru a asigura o eficienta folosire a resurselor de audit A existat o buna comunicare intre auditor si auditat si intre auditor si conducerea structurii de audit intern a Consiliului Judeţean Buzău Au fost luate in considerare perspectivele si nevoile auditatilor in procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit intr-o maniera eficienta si la timp Auditatii au avut posibilitatea sa revadă constata rile si recomandările când au fost identificate probleme Standardele (normele) de audit au fost respectate Constatările de audit demonstrează analize profunde si concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru problemele identificate Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective si corecte Exista probe de audit care susţin concluziile la care s-a ajuns Procedurile de lucru utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante si folositoare Documentele au fost completate in mod corespunzător si in conformitate cu standardele (normele) de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personala a auditorului intern

BUGETUL DE TIMP PLANIFICAT 200ORE 1 2 3 4 5 Observaţii

Primăria Municipiului Focşani Compartimentul Audit Public Intern Denumirea misiunii de audit: „Înfiinţarea popririlor in vederea recuperării debitelor restante, contribuabili persoane juridice” Perioada supusa auditului 01.01.2009-31.12.2009 Perioada misiunii: 26.05.2010 – 29.06.2010 Nr.

/ SINTEZA

Cuprinzând constatările, recomandările auditorului intern pentru remedierea deficientelor constatate, precum si calendarul de implementare a recomandărilor in cauza In urma verificării documentelor si materialelor puse la dispoziţie de către structura auditata, s-au constatat următoarele: 1. In cazul SC CONFORT SA, nu s-a verifcat corectitudinea completării Adresei de înfiinţare a popririi si Titlului executoriu emis din programul informatic si debitorul a contestat executarea silita. 2. Pentru trimestrul I al anului fiscal 2010, nu s-au întocmit aceste liste, popririle fiind făcute pentru societăţile care figurau in lista de ramasite de la sfârşitul anului 2009 si nu au achitat debitele datorate pana la data verificării lor de funcţionari. 3. Din auditarea efectuata s-a constatat, ca nu toate documentele sunt indosariate si arhivate. 4. S-a început procedura de executare silita pentru unii contribuabili, fara a se verifica mai intai aceste date. Sumele pentru care s-a început procedura de executare silita nu sunt in toate cazurile cele datorate la data comunicării somaţiei si titlului executoriu. 5. Din auditarea efectuata asupra controlului intern exercitat la nivelul STI, s-a constatat ca exista Regulament de organizare si funcţionare, fise de post, dar nu exista circuitul documentelor si nici atribuirea responsabilităţilor si delegarea autoritatilor prin proceduri. 6. Nu s-a procedat la înfiinţarea popririi pentru toţi contribuabilii aflaţi in aceasta situaţie. Pentru recuperarea debitelor nu s-au aplicat nici alte proceduri: sechestru asigurator, licitaţia. Pentru remedierea deficientelor constatate si înscrise in sinteza, auditorul intern formulează următoarele recomandări: 1. Verificarea sistemului informatic si definitivarea acestuia in cel mai scurt timp, astfel incat toate documentele emise sa corespunda ca forma si fond reglementarilor legale. 2. Găsirea unor soluţii legale pentru întărirea acestui compartiment. Daca legisla]ia referitoare la recrutarea funcţionarilor publici nu se va modifica, atunci prin dispoziţia ordonatorului de credite, sa se detaşeze pe o perioada de timp funcţionari

3.

4. 5.

6.

de la alte compartimente. Listarea la expirarea termenului de plata a contribuabililor cu datorii si sortarea acestora in funcţie de vechimea si de mărimea debitului, pentru a putea începe procedura de executare silita in timp util, înainte ca debitele si se prescrie. Aprobarea plaţii unor ore suplimentare si de asemenea, formarea unor echipe care sa se ocupe doar cu procedura de executare silita. Îndosarierea si operarea modificărilor care se impun conform documentelor primite, sa se efectueze succesiv. Pe fiecare document operat in baza de date sa se semneze de operare de către persoana responsabila de societatea in cauza, imediat după efectuarea opera]iilor care se impun, respectiv: modificare patrimoiu, acordare facilitaţi fiscale, înlesniri, scutiri, introducere plaţi, compensări, restituri, sume încasate prin executare silita. Verificarea tuturor documentelor, urmărindu-se respectarea actelor normative in vigoare. Introducerea daca se considera necesar a unui control intermediar atunci când volumul de documente este prea mare. Procedurile si fie scrise si actualizate, astfel incat, din acestea si rezulte atribuirea responsabilităţilor, declararea si delegarea autoritatii personalului. Trebuie stabilit circuitul documentelor privind activitatea de încasare a debitelor restante prin executare silita. Transmiterea compartimentului de Executare silita a tuturor dosarelor contribuabililor greu de încasat, pentru a se încerca alte proceduri de executare silita. Organizarea personalului astfel incat, in cel mai scurt timp si se înceapă, si/sau continue procedura de executare silita, in vederea încasării tuturor veniturilor prognozate in BVC, conform clasificaţiei bugetare

Implementarea recomandărilor se va face in cursul anului 2010, conform fisei de urmărire a recomandărilor, odată cu regândirea structurii organizatorice, impusa de modificărilor legislative care vizează acest domeniu de activitate, responsabili de acestea fiind conducătorii tuturor structurilor care au competente in acest sens, coordonarea fiind făcuta de ordonatorul de credite si de seful Serviciului Impozite si taxe Locale.