Uzante de Protocol [PDF]

Zitiervorschau

UNIVERSITATEA „LUCIAN BLAGA” – SIBIU FACULTATEA DE DREPT „SIMION BĂRNUŢIU” SPECIALIZAREA: ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ CENTRUL TUTORIAL MIERCUREA CIUC

REFERAT LA DISCIPLINA: PROTOCOL, CORESPONDENȚĂ ȘI TEHNICI DE SECRETARIAT

Titlul referatului: UZANȚELE DE PROTOCOL ÎN ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ

Profesor de disciplina: Lector. Univ. Dr. Andreea Dragomir

STUDENT/A: Rugină Angelica Maria Anul: II

Anul universitar 2017-2018 Semestrul I

1

Uzanțele de protocol în administrația publică Protocolul, într-o accepție foarte largă, poate fi totalitatea regulilor de conduită ce trebuie respectate în societate. Alți autori restrâng semnificația protocolului1 la „prescripțiile imperative care determină locul cuvenit personajelor oficiale și maniera de comportare față de acestea”. Protocolul este definitoriu2 pentru modul de prezentare și prestanța administrației publice, prin felul in care diverse instituții administrative sau constituționale iși organizează activitatea de contacte si relații cu mediul exterior lor. Protocolul este perceput3 prin trei accepțiuni: ca activitate, ca eticheta si ca bunuri si servicii de consum. 1.

Protocolul ca activitate – cuprinde totalitatea

operațiunilor, a acțiunilor pe care o organizație le intreprinde pentru satisfacerea necesităților de reprezentare. In acest caz, protocolul se definește prin: ceremonii (sărbători naționale, manifestări ocazionale); organizarea dispozitivelor (asigurarea protocolului pentru oficialități). 2.

Protocolul ca eticheta – Eticheta, este un concept care se confunda cu

protocolul. Eticheta se refera la formalismul relațiilor dintre particulari 4 adică a relațiilor individuale. Diferența dintre ele ar consta in faptul ca protocolul se aplica relațiilor interinstituționale, iar eticheta raporturilor individuale. Ceea ce este comun celor doi termeni este faptul ca, in ambele cazuri este vorba despre raporturi întreținute in contextul vieții publice. Protocolul ca eticheta, reprezintă totalitatea regulilor si uzanțelor care trebuie sa determine conduita participanților, sau modul de desfășurare a unor evenimente publice5. In ceea ce privește modul de desfășurare a evenimentelor, putem vorbi de: succesiunea obligatorie, elementele cuprinse, care sunt specifice de la caz la caz, precum

1 Verginia Vedinas, Elemente de protocol, Ed. Lumina Lex, Bucuresti, 2000 pag.25 2 Ibidem p.29 3 Victor Alistar, Ion Popescu-Slaniceanu, Protocol, corespondenta, secretariat in Adm. Publica, Ed. Lumina Lex, Bucuresti,2001,pag.13 4 Louis Dussault, op. cit. pag.29

5 Louis Dussault, op. cit. pag.29 2

si logistica specifica (asigurarea coloanei oficiale, modul de cazare, punerea la dispoziție a unei vile de protocol, in funcție de rang si de nivelul de reprezentare). 3.

Accepțiunea de bunuri sau servicii – este

relativa, ea reprezentând produsele care sunt servite la reuniuni sau întâlniri. In limbajul curent, auzim adesea expresia „asigurarea protocolului”- acest lucru semnifica cel mai adesea aceasta a treia accepțiune. Protocolul nu este un atribut exclusiv al autorităților publice, el se realizează si de organizatori de evenimente culturale, pentru evenimente ale agenților economici, precum si in alte situații. Protocolul ceremonios – prezinta o mai mare pondere a festivismului si este destinat ceremoniilor publice, fiind spectaculos si impozant. Caracteristici: - este o convenție rigida; -

implica fast, menit sa impresioneze si sa dea măreție participanților (in relațiile

internaționale este considerat o forma de politețe si respect); -

implica un consum mare de resurse- resursele umane sun numeroase logistic,

participând la organizare mai multe instituții(batalionul de garda, serviciul de protocol, politia rutiera, prelații, serviciul de paza si protecție, saloane oficiale, in funcție de natura fiecărui eveniment); -

este prestabilit in detaliu – nu sunt admise derogări de la standard sau acțiuni

personale; -

are caracter public – este trăsătura cea mai importanta; acțiunile care sunt

organizate ceremonios nu-si ating scopul decât prin festivismul public, in care organizatorul dovedește realizarea excepționala a caracteristicilor anterioare împletite cu măiestrie. Protocolul cordial – numit si non formal, datorita caracterului sau mai puțin festivist, are o pondere mai mare in cadrul protocolului, el fiind la dispoziția mai multor autorități ale administrației publice decât protocolul ceremonios. Caracteristici: - rigiditate mai mica a convențiilor; -

Atitudine destinsa;

-

Este stabilit pe etape 3

-

Consumul de resurse mai mic;

-

Discreție are o mai mare pondere interpersonala.

Indiferent care ar fi modul de realizare a protocolului, ceremonios sau cordial, „politețea a tins sa devina o comportare naturala6 , care se supune însă unor reguli si uzanțe. Desfășurătorul de protocol si sinopsisul Desfășurătorul de protocol, este un proiect amplu având in vedere ca prin natura lor, evenimentele presupun o complexitate sporita. Structura unui desfășurător de protocol cuprinde următoarele elemente: organizare eveniment, reprezentarea, si calendarul in care se înscrie. Organizarea – este acea parte a desfășurătorului care descrie filmul concret al evenimentelor ce urmează a se derula. Schema de organizare a desfășurătorului este o succesiune de etape: identificarea obiectivului(se face prezentarea acțiunii in mod succint); redactarea documentației tehnice( elaborarea traseelor pentru șofer si/sau coloana oficiala, realizarea listei de precădere, prezentarea obiectivului pentru dispozitivul de securitate, etc); filmul acțiunii (sinopsis)- reprezintă nucleul după care se ghidează toate persoanele implicate in organizare. Acționeze de protocol vor fi prezentate ca instrument de lucru sau ca si ghid practice cele mai des întâlnite tipuri de acțiuni protocolare sunt: ·

Scrisoarea de invitație- este politicos si obligatoriu ca aceasta sa fie adresata

unui omolog al celui invitat, respectându-se principiul egalității in rang ce se stabilește la conducătorului delegației invitate. Cat privește forma aceasta trebuie sa fie tipărită , cu un caracter diplomatic si trebuie transmisa întotdeauna prin curier. Invitația partea antetul instituției unde sunt cuprinse stema, alte însemne distinctive, precum si numele instituției celui care o invita. Scrisoarea începe mereu cu o fraza de politețe care denota bucuria de a comunica cu adresantul(asta daca acesta este numit nou in funcție). Daca au mai fost vizite la nivel înalt, se rememorează ultimele contacte. In privința conținutului, invitația trebuie sa fie concreta, sa fie notate perioada si locul si de asemenea se menționează si felul vizitei( de lucru, oficiala, de plăcere).in conținutul scrisorii este notat si scopul vizitei. 6 Vasile Izdraila, Buna cuviinta si comportamentul civilizat, Ed. Facla, Timisoara, 1988, p. 25 4

In finalul scrisorii de invitare se notează încă o fraza de politețe pentru a se asigura simetria invitației, precum si asigurarea adresantului de respectul de care se bucura si faptul ca așteaptă un răspuns. Primirile oficiale- modul de primire este prima impresie pe care o creează gazda. Locul primirii poate diferi in funcție de importanta pe care o da gazda oaspetelui. -

Primirea la aeroport – întâmpinarea oaspetelui se poate face in doua

modalități: scara avionului daca este organizata garda de onoare sau in salonul oficial daca este vorba de vizite la nivel ministerial; -

Primirea la sediul instituției sau la reședința daca este vorba de vizite la

nivel înalt se face pe esplanada din fata reședinței si se organizează garda de onoare sau daca este vorba de vizite ministeriale sau de experți primirea se face la intrarea principala. -

Salutul se face întotdeauna de către gazda cu urarea de bun venit, la care

se răspunde prin mulțumirea de invitație. Urmează strângerea de mâini. Cu poza pentru presa se încheie momentul de salut intre cele doua parți. Daca in delegație mai sunt persoane oficiale de rang înalt se poate face prezentarea reciproca tot in cadrul salutului -

Garda de onoare, la invitația oficialului gazda, oaspetele trece in revista

garda de onoare. La mijlocul parcursului, in dreptul comandantului detașamentului de garda, se saluta si se primește salutul gărzii de onoare. -

Speech – ul este tot mai frecvent in cazul vizitelor la nivel internațional

se organizează la finele parcursului din ceremonia de primire momentul scurtelor declaratii de presa. Momentul de organizare: se delimitează printr-un cordon de protecție locul presei si la o distanta de minim 1.5 m, serviciul de protocol împreuna cu serviciul de presa al instituției gazda instalează un pupitru. Declarația de la sosire conține întotdeauna gândurile si intențiile cu care oaspetele a sosit in vizita curenta. Primul care ia cuvântul este oaspetele. Momentul speech-ului se încheie cu îmbarcarea in coloana oficiala sau, după caz, cu intrarea in sediul sau reședința demnitarului gazda. -

Poza de presa de regula aceasta reprezintă strângerea de mâini sau alte

gesturi cordiale. Strângerea de mâini a devenit element obligatoriu, fiind catalogat ca gest politic. Regula este ca poza pentru presa sa se facă in picioare, in cadrul ceremoniei de primire. 5

-

Poziționarea subiecților in timpul ceremoniei de primire. La momentul

primirii pe aeroport gazda il întâmpină pe oaspete la capătul covorului sau la maxim 5 m de scara avionului. In momentul trecerii in revista a gărzii de onoare, gazda va sta pe partea opusa a gărzii, iar oaspetele pe culoarul din partea batalionului. In momentul salutului, gazda se va poziționa in partea dreapta cum se privește la batalionul de garda, iar oaspetele in cea stânga. In momentul speech-ului pentru presa, oaspetele va fi poziționat in direcția in care se va pleca pentru îmbarcare, iar gazda in direcția de unde sa venit pentru speech, invitându-l pe oaspete sa spună câteva cuvinte. In momentul punerii in mișcare a coloanei oficiale, regula este ca ambele oficialități sa se deplaseze cu mașina gazdei. In cazul negocierilor multiple, pârțile merg cu mașinile proprii, iar reprezentantul tarii gazda îl primește in mașină pe negociatorul șef. Toate elementele si desfășurătorul derulării vitezei se stabilesc anterior printr-o susținuta corespondenta intre direcțiile de protocol ale celor doua părți pentru a se respecta uzanțele internaționale de protocol si regula “nimic nu poate constitui un element neașteptat”. Dineurile si recepțiile – una dintre cele mai importante activități de protocol este reprezentata de dineuri si recepții. Exista o delimitare intre recepții si dineuri, care însă nu este stricta: Dineurile: - presupun ca regula așezarea la masa; -

se organizează doar seara;

-

presupun de regula discursuri;

-

se pot face la gazda acasă;

-

presupun un număr mai mic de invitați.

Recepțiile: - se pot organiza indiferent de ora; -

au la baza bufetul suedez;

-

nu presupun dar nici nu exclud discursurile;

-

nu presupun ordine de precădere ;

-

presupun un număr mai mare de invitați, de peste 100.

Organizarea acțiunii. Stabilirea locului de desfășurare: La sediul instituției, daca acest lucru este posibil (ambasada, palatal rezidențial, Sali de protocol, etc.)

6

Daca nu este posibil, se va apela la un spațiu care are categoria de minim 4 stele (in sistemul occidental de clasare a serviciilor) La sediul instituției ierarhic superioare, in cazul acceptului demnitarului de a face oficiile de gazda. Întocmirea programului: Stabilirea orașului de desfășurare; Stabilirea momentului de sosire a invitaților. La organizarea unui astfel de eveniment se trece pe invitație un anumit interval, pentru ca nu este posibil ca toate personalitățile sa fie primate o data; Fixarea momentului in care se pot tine discursurile si ordinea de precădere, precum si durata medie a unui speech; Fixarea etapelor de servire a preparatelor pe tipicul următor: băuturi de antreu, aperitivele, gustările calde, preparate culinare, desertul, băuturile însoțitoare etc.; Stabilirea modului de creare a atmosferei – orchestra de camera, fond sonor digital, alte mijloace premise; Alte elemente specifice pentru fiecare categorie (dineu sau recepție). Stabilirea listei de invitați: Invitați in raport de obiectivul acțiunii; Invitații pe baza uzanțelor impuse in domeniu (obligativitatea invitării superiorilor indiferent de natura acțiunii, obligativitatea invitării personalităților, managerilor din mass-media etc.); Parteneri tradiționali, indiferent de natura evenimentului. Lansarea invitațiilor Se face cu cel puțin 7 zile calendaristice înaintea evenimentului; Invitația se transmite nominal; Invitația este distribuita numai pe suport scris; ea nu poate avea forma unui fax sau a poștei electronice (e-mail); Invitația se înmânează personal la sediul participanților prin curier (se exclude posta). Meniul: Alegerea felurilor de mâncare presupune câteva reguli:

7

De preferința meniul va cuprinde acele preparate a căror gătire si păstrare nu vor avea de suferit in urma situațiilor neprevăzute; Respectarea tradițiilor culinare prin asigurarea produselor si a modului de servire clasic in asemenea situații; Servirea cafelei in salon pentru a se putea fuma (este cunoscut ca din punct de vedere protocolar nu se fumează la masa); Respectarea opțiunilor religioase – nu se va servi carne de porc pentru oficialii de religie musulmana sau vita pentru hinduși etc.; Meniul va respecta condiția sociala a invitaților – nu se pot servi la dineuri sau recepții produse de casa (ex.: omleta cu șuncă). Acest lucru nu exclude însă bucătăria tradițională, ce presupune o exprimare mai adecvata. Uzanțe: Decorarea mesei: simpla si eficienta. Pentru bufet suedez se practica așezarea suprapusa a veselei si tacâmurilor pe categorii, iar pentru așezare la masa se va poziționa după regula servirii preparatelor (prima vesela, de deasupra, va fi cea corespunzătoare primului meniu, iar primul tacâm din exterior va fi corespunzător primului fel servit s.a.m.d.). in cazul ornamentelor florale acestea vor fi puse întotdeauna in centru, de fiecare data din flori naturale. Precăderea servirii: daca este vorba de o ordine a invitaților, se va servi de la cel mai important la cel cu rangul cel mai mic si in ultimul rând interpretul. Preparatele se mănâncă fiecare in felul sau specific (exemplu: icrele nu se pot pune cu lingurița in farfurie, ci numai pe tartine sau puiul, daca nu este dezosat, se mănâncă cu mana, urmând ca la masa sa se aducă bolul cu apa, lămâie si petale de trandafir ori un șervet umed si cald –etc.). consumarea produselor necorespunzător este considerat ori gafa, ori desconsiderarea comesenilor. Ținuta la masa cu spatele drept, cu mâinile la nivelul mesei, nu se pot pune coatele pe masa, nu se apleacă asupra farfuriei pentru ca dineul presupune conversație. Alte uzanțe ce țin de bunul simt in sens propriu. Conferințele – sunt un instrument de baza in dezvoltarea relațiilor internaționale si pentru a defini politicile si strategiile comune multinaționale, fie ca au un caracter 8

regional sau la scara mai larga. Ca gen ele se regasesc atat in planul politic, statal cat si in cel stiintific sau al societatii civile. Organizarea protocolului in cadrul conferintelor comporta mai multe aspecte: Stabilirea salii: fixarea locului de desfășurare este un element esențial, de care depinde reușita organizării unei conferințe si este la latitudinea gazdei. In aceasta problematica se include diferite considerente, cum ar fi numărul de participanți , nivelul de reprezentare, utilitățile de care spațiul destinat dispune. In funcție de dimensiune – aceasta variabila are in vedere numărul participanților la manifestare si obligația de a-i dispune la o distanta care să nu stânjenească pe nimeni. Pentru ca subiectul si obiectivele conferinței sunt cele determinante si nu rațiunile de protocol, se vor stabili participanți (persoane oficiale si experți) In funcție de rangul participanților – aceasta regula este mai curând una restrictive decât o serie de opțiuni. Daca avem participanți de rang înalt, trebuie asigurata funcția de prestigiu a locului de discuții. Regula este însă de a oferi un loc de desfășurare a acțiunii care sa crească prestigiul respectivului eveniment. In funcție de posibilitățile de dotare – valoarea unei manifestări este data de facilitățile de comunicare pe care le oferă organizatorii.

Bibliografie

9

1. Vasile Izdraila, Buna cuviinta si comportamentul civilizat, Ed. Facla, Timisoara, 1988; 2. Verginia Vedinas, Elemente de protocol, Ed. Lumina Lex, Bucuresti, 2000; 3. Victor Alistar, Ion Popescu-Slaniceanu, Protocol, corespondenta, secretariat in Adm. Publica, Ed. Lumina Lex, Bucuresti,2001;

10