Tool1 - Nhóm 9 - K18CT3 [PDF]

Zitiervorschau

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO ******

MÔN: AN TOÀN LAO ĐỘNG VÀ QUẢN LÝ BẢO TRÌ THIẾT BỊ

TOOL1: PHƯƠNG PHÁP 5W2H GVHD: Cao Xuân Vũ NHÓM 9 SVTH Lương Nguyễn Yến Nhi Huỳnh Lê Lá Ngọc Nguyễn Cao Bảo Minh

MSSV 18158062 18158058 18158049

Thành Phố, Hồ Chí Minh – năm 2020

MỤC LỤC I. Tìm hiểu về 5W2H:..................................................................................1 1.1. 5W2H là gì?........................................................................................1 1.2. Ý nghĩa của 5W2H?............................................................................2 1.3. Vai trò khi đối chiếu với doanh nghiệp của 5W2H là gì?..................3 II. Tìm hiểu về công cụ 1 - Phương pháp 5W2H:.....................................3 2.1. Mô tả:..................................................................................................4 2.2. Ứng dụng thông thường:.....................................................................4 2.3. Lưu ý và điểm quan trọng:..................................................................5 2.4. Các bước tiến hành:............................................................................5 2.5. Các ứng dụng ví dụ về công cụ:.........................................................5 III. Xây dựng một vấn đề và sử dụng Tool 1-Phương pháp 5W2H để lập kế hoạch giải quyết vấn đề:..................................................................6

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

I. Tìm hiểu về 5W2H: I.1. 5W2H là gì? Đã có rất nhiều trường hợp thấy rằng bản thân thao tác không có mục tiêu cụ thể, theo cảm hứng hoặc không có kế hoạch trước. Và kết quả của việc này là hiệu quả công việc thấp, chất lượng sản phẩm kém. Công thức 5W2H được áp dụng để bạn cũng có thể khắc phục những điều này. Vậy 5W2H là gì? 5W2H là công cụ đơn giản để bạn có thể tự định ra kế hoạch làm việc của bản thân mình. Công thức 5W2H bao gồm có:

Hình 1: Phương pháp 5W2H  Who (ai làm)  What (làm việc gì)  When (làm khi nào)  Where (làm ở đâu)

1

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

 Why (tại sao phải làm)  How (làm như thế nào)  How many (cần bao nhiêu tiền để làm). Công thức 5w2h có vai trò quan trọng giúp cho bạn tự quyết định và trả lời cho chính bản thân biết có nên làm công việc đó không. I.2. Ý nghĩa của 5W2H? 5W2H có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo công việc được hoàn thành tốt nhất:

 Xác định mình sẽ làm gì What: bạn tự đưa ra list công việc cần phải làm, việc nào làm trước đứng thứ tự ưu tiên trong list. Bạn cũng nên ghi chú thời gian để hoàn thành đầu công việc đó, từ này sẽ không cầu kỳ dàng thực hiện các bước tiếp theo phải làm.

 Xác định mục đích của công việc Why: Xác định được mục đích của công việc bạn định làm sẽ giúp cho bạn có thêm nhiều động lực để hoàn thành hơn. Tuy nhiên, mục đích lại không cầu kỳ bị nhầm lẫn với nhiều mục tiêu khác. Vì vậy mà bạn phải đưa ra mục đích thật cụ thể, tránh sơ sài, chung chung.

 Xác định người tiến hành công việc Who: Ngoài việc xác định người tiến hành công việc thì việc xác định ai là người đứng ra chịu trách nhiệm của từng công việc cũng quan trọng không kém để quá trình giám sát diễn ra được không cầu kỳ dàng hơn.

2

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

 Xác định thời gian làm công việc When: Nhiều khi ta quá chú trọng vào deadline mà không biết phương pháp phân bổ công việc cho kịp tiến độ. Vì vậy mà ta cần xem xét công việc quan trọng làm trước để đạt deadline theo như đúng thời gian.

 Xác định địa điểm làm Where: Địa điểm thao tác có thể là cố định ở văn phòng, cũng sẽ có thể phải di động tùy vào tính chất của công việc đang làm.

 Xác định xem làm ra sao How trong 5W2H là gì? - Đây là mấu chốt trong công thức 5W2H bởi yên cầu phải có tư duy nhạy bén và logic để hoạch định chiến lược đạt được mục đích và những công cụ cần thiết hỗ trợ.

 Xác định cần bao nhiêu tiền How many/much: Khi tiến hành làm một công việc cũng cần được phải dự toán ngân sách kỹ lưỡng tránh lãng phí và cũng tránh thiếu vắng tiền để đảm bảo chất lượng sản phẩm công việc. => Như vậy, 5W2H có ý nghĩa vô cùng quan trọng. I.3. Vai trò khi đối chiếu với doanh nghiệp của 5W2H là gì? 5W2H là mô hình cơ bản có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Vai trò của 5W2H là:  Xác định mục tiêu công việc, dự án rõ ràng  Đưa ra phương án thực hiện công việc hiệu suất rất chất lượng  Tối ưu thời gian hoàn thành công việc  Tối ưu tài chính phải chi cho công việc.

3

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

=> 5W2H là công thức đơn giản và cực kỳ hiệu quả trong triển khai và giám sát công việc cũng như dự án. II. Tìm hiểu về công cụ 1 - Phương pháp 5W2H:

4

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

Hình 2: Phương pháp 5W2H 2.1. Mô tả: Công cụ 1 - Phương pháp 5W2H là một công cụ đưa ra ý tưởng có tổ chức, công cụ này đặt ra một bộ câu hỏi cụ thể liên quan đến một vấn đề hoặc mô tả tình huống có thể xảy ra đã được chuẩn bị trước đó. Công cụ này bắt buộc nhóm làm việc phải xem xét và nghi vấn về mọi khía cạnh của vấn đề hoặc tình huống đó. 2.2. Ứng dụng thông thường: - Để kiểm tra và đặt nghi vấn về một quá trình hoặc sản phẩm nhằm mục đích đạt được các ý tưởng cải tiến. - Để xác định các tình huống có thể xảy ra hoặc vấn đề tiềm ẩn. - Để hỗ trợ một nhóm trong việc tạo ra các ý tưởng mới. - Để khám phá các vấn đề hoặc nguyên nhân bị bỏ qua. Giai đoạn giải quyết vấn đề: 

Lựa chọn và xác định vấn đề hay các tình huống có thể xảy ra.



Xác định và phân tích nguyên nhân hoặc thay đổi tiềm ẩn.



Phát triển và lập kế hoạch các giải pháp khả thi hoặc thay đổi.

- Thực hiện và đánh giá giải pháp hoặc thay đổi - Đo lường và báo cáo giải pháp hoặc thay đổi kết quả - Ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhóm Thông thường được sử dụng bởi: - Nghiên cứu/ Thống kê - 1 Sáng tạo/ đổi mới - Thiết kế kỹ thuật - Quản lý dự án - 3 Sản xuất công nghiệp - Tiếp thị và bán hàng

5

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

- Quản trị/ xác thực tài liệu - Cung cấp dịch vụ/ hỗ trợ - Khách hàng/ quản lí chất lượng - 2 Sự quản lí các thay đổi 2.3. Lưu ý và điểm quan trọng: Tham khảo công cụ SCAMPER để có thêm tùy chọn. 2.4. Các bước tiến hành:  Bước 1: Hiển thị một vấn đề đã chuẩn bị sẵn hoặc đưa ra tình huống có thể xảy ra cho nhóm. Xem ví dụ Giảm thời gian chu kỳ tuyển dụng cho kỹ sư.  Bước 2: Mô tả biểu đồ 5W2H và các tiêu đề của Vấn đề, 5W2H, Câu hỏi và Cân nhắc.  Bước 3: Những người tham gia trả lời bằng các câu hỏi và các biện pháp hoàn thành biểu đồ. Sử dụng thêm giấy bảng lật để ghi lại các câu trả lời.  Bước 4: Xem lại và ghi ngày biểu đồ đã hoàn thành. 2.5. Các ứng dụng ví dụ về công cụ: Giảm thời gian chu kỳ cho kỹ sư Vấn đề Câu hỏi Tại sao chúng ta cần quy trình này? Why Tại sao nó lại cần nhiều thời gian Nguyên nhân như vậy? Các hoạt động nào tham gia ? Hoạt động What Các hoạt động cơ bản là hoạt động nào? Where Nơi hoạt động quy trình là ở đâu? Nơi làm việc Văn phòng nhân sự là ở đâu ? Nhân viên Who Ai là người tham gia vào quy trình

6

Ngày xx/xx/xx Cân nhắc Chức năng thuê ngoài Cắt giảm chu kỳ thời gian Tập trung hay phân quyền Giảm phê duyệt

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

Thời gian Phương pháp

When How How

Chi phí

much

này? Ai cần được tham gia ? Khi nào quy trình được hoạt động? Khi nào quy trình được kết thúc? Cách tuyển nhân sự ? Cách huấn luyện nhân viên Chi phí tuyển dụng là bao nhiêu ? Chi phí có thể cắt giảm được là bao

Lập kế hoạch / quy trình Tái thiết kế Giá cả/

phân tích lợi ích nhiêu? III. Xây dựng một vấn đề và sử dụng Tool 1-Phương pháp 5W2H để lập kế hoạch giải quyết vấn đề: VÍ DỤ: Lập một kế hoạch tuyển dụng 5 nhân viên chế bản cho công ty in A trong tháng 6/2021 Các bước tiến hành:  Bước 1: Khai thác vấn đề về tuyển dụng nhân sự cho công ty in A, xác định mục đích của công việc và đưa ra các kế hoạch cần thiết để triển khai các vấn đề tuyển dụng.  Bước 2: Phân tích các kế hoạch của vấn đề tuyển dụng nhân sự cho công ty in A theo biểu đồ 5W2H, phân tích, tính toán và phân chia công việc phù hợp cho kế hoạch tuyển dụng.  Bước 3: Trả lời các câu hỏi đã liệt kê ở bước trên và áp dụng các biện pháp để hoàn thành biểu đồ 5W2H.  Bước 4: Xem lại và ghi ngày biểu đồ đã hoàn thành.

7

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

Bảng kế hoạch cho công việc cần thực hiện theo biểu đồ 5WH2 Mục tiêu

Cần làm những việc gì

(Why)

(What)

Tuyển

Lập danh sách chi tiết

dụng 5

kế hoạch cần thực hiện

nhân viên

nhân sự công ty in A

cho công

phê duyệt Soạn và đăng tin quảng

trong tháng 6/2021

thực

Thời hạn

hiện

(When)

(Who)

biến

(vieclam24h,

Thực hiện như thế nào

Chi phí

(How)

(How much)

(Where)

VP Cty

triển khai chi tiết và ngân sách tuyển 0

Chi phí mua

web cty Mr. Minh 4-5/6/2021

vietnamwork) và web

vieclam24h Soạn 3 tin quảng cáo và đăng lên 3 vietnamww website ork

công ty. Khảo sát và thuê 01 địa Ms. Nhi điểm thích hợp để tiến

hiện

dụng để trình CEO phê duyệt

cáo tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng phổ

Nơi thực

Lập tờ trình theo mẫu về kế hoạch

và ngân sách cho phòng Mr. Minh 1-3/6/2021

chế bản ty in A

Người

514/6/2021 8

TP. HCM

quảng cáo đăng tuyển trên 3 website: 20tr

Liên hệ các trường đại học để tổ Công tác phí chức ngày hội việc làm hoặc sử dụng cho đoàn

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

khảo sát: 5tr văn phòng tại công ty để phỏng các

hành buổi phỏng vấn

vấn ứng viên

Chi phí thuê địa điểm phỏng vấn: 5tr

Tổng hợp được ít nhất 20 hồ sơ để mời phỏng vấn

Ms. Ngọc

820/6/2021

Nhập 20 hồ sơ ứng viên vào danh VP Cty

phỏng vấn cụ thể cho từng ứng viên

Tổ chức 1 ngày phỏng

Tổ chức 2 vòng phỏng vấn, vòng 1

vấn các ứng viên đã Ms. Nhi

21/6/2021

TP. HCM

được duyệt hồ sơ

Ngọc

2226/6/2021

Thư mời 5 ứng viên đến Ms. Nhi ký hợp đồng hợp tác

phỏng vấn nhân sự, vòng 2 phỏng vấn chuyên môn

Chốt danh sách 5 ứng Ms. viên trúng tuyển

sách phỏng vấn và sắp xếp ngày giờ 0

2630/6/2021

với công ty in A

cho đoàn phỏng vấn: 5tr

Căn cứ trên kết quả phỏng vấn để VP Cty

chốt danh sách 5 ứng viên trúng 0

VP Cty

tuyển Lập thư mời mời nhận việc cho từng Phi phí in ấn: ứng viên trình giám đốc nhân sự ký, 2tr sau đó mời tất cả các ứng viên đến văn phòng để hợp đồng hợp tác với

9

Công tác phí

NHÓM 9: TOOL 1 - PHƯƠNG PHÁP 5W2H

công ty

10

11