Subsisteme Manageriale [PDF]

Zitiervorschau

1. Subsistemele sistemului de management: ORGANIZATORIC INFORMAŢIONAL DECIZIONAL METODOLOGIC Sistemul organizatoric asigură divizarea, combinarea, funcţionarea proceselor de muncă ca importantă premisă a realizării obiectivelor. Organizarea formală (ROF, organigramă, fişele posturilor). - Organizarea structurală (posturi, funcţii, niveluri ierarhice, ponderi ierarhice, compartimente si relaţii organizatorice ). - Organizarea procesuală (funcţiuni, activităţi, atribuţii,sarcini) - Organizarea informală (grupuri, relaţii şi lideri informali).

     

Sistemul informaţional reprezintă ansamblul datelor, informaţiilor, circuitelor si fluxurilor informaţionale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informaţiilor menite sa contribuie la fundamentarea, stabilirea si realizarea sistemului de obiective ale organizaţiei. ELEMENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL Data reprezintă descrierea cifrica sau letrica a unor acţiuni, procese si fenomene referitoare la firma. Informaţia constituie acea dată care aduce un plus de cunoaştere în urma prelucrării, constituie noutate şi prezintă interes pentru beneficiar Prin circuit informational se defineste traiectul pe care-l parcurge o informatie sau o categorie de informatii intre emiţător si destinatar. Fluxul informational reprezinta cantitatea de informatii care este vehiculata intre emitatorul si beneficiarul de circuit informational Procedurile informationale reprezintă ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalităţile de culegere, înregistrare, transmitere si prelucrare a unei categorii de informaţii cuprinse in anumite circuite si fluxuri informationale Mijloacele de tratare a informatiilor sunt definite ca „ansamblul unitar de echipamente şi instrumente necesare inregistrării, tratării, stocării şi transmiterii informaţiilor (de la hârtie şi creion la computer). SISTEMUL DECIZIONAL Sistemul decizional cuprinde ansamblul deciziilor microeconomice şi mecanismele de fundamentare, adoptare şi aplicare a acestora Decizia poate fi definită drept modalitatea aleasă din mai multe posibile pentru realizarea unui obiectiv ETAPELE UNUI PROCES DECIZIONAL Definirea problemei decizionale Stabilirea obiectivelor şi a criteriilor decizionale Precizarea variantelor decizionale Alegerea variantei optime (deciderea) Aplicarea deciziei Evaluarea deciziei Sistemul metodologic cuprinde sistemele, metodele, tehnicile, procedurile şi regulile folosite in exercitarea procesului de management şi a funcţiilor acestuia a. Sisteme de management

- managementul prin excepţii - managementul prin obiective - managementul prin bugete - managementul prin proiecte b. Metode şi tehnici generale de management: - diagnosticarea - delegarea - şedinţa c. Metode şi tehnici specifice de management: - metode şi tehnici decizionale - metode şi tehnici de stimulare a creativităţii individuale şi de grup: brainstorming, analiza etc -metode şi tehnici de analiză şi proiectare a structurii organizatorice şi sistemului informaţional: regulamentul de organizare şi funcţionare, organigrama, fişa postului, diagrame de flux, etc. -metode, tehnici şi reguli de amplificare a eficacităţii muncii managerului: - metode de programare şi organizare a muncii: tabloul de bord - reguli de utilizare a colaboratorilor moderni(secretariatul) Subsistemul organizatoric al firmei consta în ansamblul elementelor de natura organizatorica ce asigura cadrul, divizarea, combinarea si functionalitatea proceselor de munca in vederea realizarii obiectivelor previzionate. In cadrul sistemului organizatoric al firmei sunt reunite de fapt cele doua principale, categorii de organizare existente in orice firma: organizarea formala si cea informala. Prin organizarea formala definim ansamblul elementelor organizatorice din cadrul firmei, stabilite de catre management prin regulamentul de organizare si functionare, organigrame, descrieri de functii si posturi si alte documente organizatorice. Structura organizatorică este alcătuită din ansamblul persoanelor si subdiviziunile organizatorice astfel constituite încat să asigure premisele organizatorice în vederea realizarii obiectivelor previzionate. Principalele componente ale structurii organizatorice ale firmei sunt postul, functia, ponderea ierarhică, compartimentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice. Organizarea informala este intotdeauna asociată organizarii formale a firmei. Principalele componente ale structurii organizatorice ale firmei sunt postul, functia, ponderea ierarhică, compartimentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice. Organizarea informala este intotdeauna asociată organizarii formale a firmei.In esenta, organizarea informala rezidă în totalitatea elementelor si interactiunilor umane cu caracter organizatoric care se manifesta în mod spontan şi natural între componentii firmei. Subsistemul organizatoric al firmei, rezultantă a interactiunii elementelor organizatorice formale predominante cu cele informale îndeplineste în cadrul societatii comerciale sau regiei autonome mai multe functii: -stabileşte principalele componente organizatorice ale firmei în funcţie de amploarea şi natura obiectivelor previzionate, de resursele disponibile si de viziunea managerială a conducerii de nivel superior; -interconectează subdiviziunile organizatorice potrivit anumitor criterii ,in vederea asigurarii unei functionalităţi normale agentului economic; -combină resursele firmei cu respectarea anumitor cerinţe, punând pe primul plan competitivitatea organizatiei;

-asigură cadrul organizatoric pentru desfăsurarea ansamblului activitaţilor întreprinderii, luând in considerare pe lângă criterii de ordin structural-organizatoric şi pe cele informaţionaldecizionale. Între componentele sistemului de management al firmei, subsistemul informational frapeaza prin dinamism şi flexibilitate pronunţată,rezultat în principal al aplicării spectaculoaselor progrese din informatică. Prin subsistemul informational se desemnează totalitatea datelor, informatiilor, cicuitelor informaţionale, fluxurilor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informatiilor existente într-o firmă,care au drept scop să asigure suportul informaţional necesar pentru previzionarea si îndeplinirea obiectivelor. In prezent s-a ajuns la un consens asupra elementelor ce constituie componentele de bază ale unui subsistem informaţional, si anume: data, informatia, circuitul informational, procedura informatională si mijloacele de tratare a informatiei. În cadrul firmei, orice sistem informational îndeplineste mai multe funcţii care exprima rolul si contributia sa la desfăsurarea adecvată a activitaţilor. Sistemul informaţional este necesar să asigure ansamblul informatiilor pentru iniţierea, fundamentarea si adoptarea deciziiilor de conducere, ceea ce reprezintă conţinutul functiei decizionale. Pe masura cresterii complexitatii si dinamismului firmelor, a înfăptuirii ,,de facto” a economiei de piată, ce se reflectă în amplificarea numărului, frecventei si dificultatii deciziilor, functia decizitionala a sistemului informational devine tot mai importantă. In raport in special cu executantii, sistemul informational exercită funcţia operaţională. Aceasta constă, in esenţă, în asigurarea personalului cu ansamblul informatiilor necesare realizării mulţimii de actiuni implicate de executarea sarcinilor atribuite. Revoluţia ştiinţifico-tehnică contemporană, împreună cu intensificarea participării la diviziunea internaţională a muncii si în special, trecerea la economia de piaţă determină necesitatea posedarii de catre personalul firmelor a unui volum mare de informaţii care nu privesc direct şi nemijlocit propria unitate. Funcţia de documentare exprimă menirea gnoseologică a sistemului informaţional,vizând furnizarea de informatii a caror valorificare în interesul firmei, ulterioară şi parţială, pe plan decizional condiţionează sensibil pe termen lung eficienţa firmei. Subsistemul decizional, constă în ansamblul deciziilor adoptate şi aplicate în cadrul firmei de manageri. Fiind integral specific managementului, acesta constituie un adevarat sistem de comandă, ce reglează ansamblul activitaţilor implicate. Prin intermediul sistemului decizional se exercita toate functiile managementului, o pondere superioară înregistrând.-o previziunea nelipsită de nici un act sau proces decizional. Puternic conditionat de calitatea celorlalte componente ale managementului, subsistemul decizional reprezinta partea cea mai activă a sistemului de management, fiind in ultima instanta, determinant pentru obtinerea unui profit ridicat. Prin decizie de conducere sau de management, componenta esenţială a sistemului decizional, desemnăm cursul de acţiune ales în vederea îndeplinirii unui anumit obiectiv din cadrul firmei, ce are implicatii directe asupra a cel putin unei alte persoane, influenţându-i actiunile si comportamentele.

Subsistemul decizional indeplineste in cadrul firmei un rol similar sistemului nervos in corpul omenesc astfel firma fara un sistem decizional adecvat, nu poate să functioneze eficient si adecvat. Sistemul decizional indeplineste urmatoarele functii principale: a) directioneaza dezvoltarea de ansamblu a firmei si a componentelor sale. Previziunile pe care se fundamenteaza evolutia activitatilor întreprinderii sunt practic ansambluri de decizii strategice, tactice sau curente prin care se stabilesc principalele obiective urmarite, modalitatile principale de actionat pentru îndeplinirea lor, precum si resursele umane, materiale, informaţionale si financiare alocate. Dezvoltarea firmei este prefigurată si directionată prin deciziile de plan. b) declansarea actiunilor personalului din cadrul firmei si al componentilor acesteia. Fiecare persoană din cadrul întreprinderii, ca si fiecare compartiment, trece la realizarea sarcinilor de serviciu in baza deciziilor managerilor respectivi, care stabilesc concret ce trebuie facut, cand, unde, cum, cu ce mijloace, ce restrictii sunt, prin intermediul deciziilor, preponderent curente si, mai rar, tactice. Intre aceste doua functii principale ale subsistemului decizional exista multiple interdependente, impreuna asigurand ansamblul de comenzi indispensabile bunei functionari a firmei in conditiile complexe ale tranzitiei spre economia de piata. Subsistemul metode şi tehnici de management sau metodologic-managerial este alcatuit din ansamblul metodelor, tehnicilor si procedurilor utilizate in managementul unei firmei. Metodele si tehnicile de management se caracterizeaza prin complexitate si formalizare, participând la exercitarea fiecăreia din cele cinci functii de management. Având un puternic caracter metodologico-instrumental, subsistemul metodologic contribuie sensibil la sporirea rationalitatii si a eficientei fiecarui proces de management, la nivelul sau fiind cel mai pregnant vizibil tendinta de profesionalizare a managementului. Componentele principale ale subsistemului metodologic le reprezintă metodele si sistemele de management propriu-zise, cum ar fi diagnosticarea, delegarea.managementul prin obiective, managementul prin proiecte, tabloul de bord. Subsistemul metodelor de management îndeplineste in cadrul intreprinderii mai multe functii: a) asigurarea suportului logistic, metodologic pentru exercitarea ansamblului proceselor si relatiilor de management si pentru principalele subsisteme prin care acestea se operationalizeaza. b) scientizarea muncii de management constituie o alta functie a acestui subsistem. Dovada cea mai vizibila a trecerii la managementul stiintific a reprezentat-o apelarea pe scara larga la metode si tehnici de conducere folosite in mod adecvat. Ulterior, trecerea la profesionalism in domeniul managementului este marcata de constituirea unui corp de cunostiinte si metode de conducere bine conturat, a caror aplicare necesita manageri special pregatiti, in masură să determine pe aceasta bază obtinerea unei ridicate competitivitati in domeniul condus. c) dezvoltarea potentialului personalului managerial si de executie din firme. Dimensiunea umana specifica proceselor si relatiilor de management se reflecta si in faptul ca acestea au multiple consecinte asupra componentilor întreprinderii, atat in calitate de titulari ai anumitor posturi de conducere, cat si de oameni cu personalitate proprie. In virtutea acestei determinari, conceperea si utilizarea subsistemului metodelor de management este necesar să aiba in vedere o mai buna evaluare, folosire si dezvoltare a potentialului profesional al fiecarui salariat, ceea ce conditioneaza performantele actuale si de perspectiva ale firmei.