41 0 158KB
Cuprins: Introducere.................................................. ..................3 Capitolul 1:Caracteristica generală a structurii şi organizării activităţii întreprinderii................................5 1.1.Forma organizatorico-juridică.................................5 1.2.Istoria fondării întreprinderii...................................5 1.3.Structura organizatorică a întreprinderii..................5 1.4.Sfera de producere a întreprinderii..........................6 Capitolul 2:Documentarea operaţiunilor economice....7 2.1.Clasificarea documentelor.......................................7 2.2.Circulaţia documentelor la întreprindere...............15 Capitolul 3:Inventarierea şi rolul acesteia în contabilitate.................................................................20 3.1.Modul de efectuare a inventarierii..........................20 3.2.Determinarea rezultatelor inventarierii şi contabilitatea acestora..........................................................................31 Concluzie......................................................................32 Bibliografie..................................................................33 Anexe...........................................................................34
2
Introducere
Contabilitatea este ştiinţa şi arta stăpânirii afacerilor, care are drept scop "măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor obţinute din activitatea persoanelor fizice şi juridice".Deci, ea trebuie să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie, atât pentru cerinţele interne ale acestora, cât şi în relaţiile cu investitorii prezenţi şi potenţiali, creditorii financiari şi comerciali, clienţii, instituţiile publice şi alţi utilizatori. Contabilitatea financiară presupune urmărirea, controlul şi prezentarea fidelă a patrimoniului, în ansamblu şi pe structură, a situaţiei financiare şi rezultatului exerciţiului, prin intermediul documentelor de sinteză, în scopul furnizării informaţiilor necesare, elaborării deciziilor economice.Astfel,orice operatie economica si financiara desfasurata in unitatea patrimoniala trebuie sa fie consemnata intr-un document care sa ateste infaptuirea ei.Intocmirea documentelor pentru fiecare operatie in parte constituie o cerinta necesara pentru cunoasterea si conducerea reala a activitatii, a modului de gestionare a patrimoniului.Un alt procedeu important al metodei cotabilitatii ce contribuie la reflectarea veridica a informatiei cu privire la patrimoniul entitatii economice este considerat inventarierea. Acesta este folosit în contabilitate pentru constatarea existenţei, cantităţii, calităţii şi a valorii elementelor patrimoniale aflate în gestiunea unităţii, atât cele proprii cât şi cele aparţinând terţilor persoane, deţinute cu orice titlu la un moment dat. Prin inventariere, contabilitatea îşi pune mereu în acord datele din conturi cu realitatea din teren. Inventarierea are ca scop stabilirea situaţiei reale a patrimoniului unităţii, care se referă şi la 3
evaluarea lor, la nivelul valorii curente.Asadar, ca argument a importantei ambelor procedee in reflectarea fidelă a realităţiei economico- financiare şi a consecinţelor sale sociale, umane, instituţionale ce sunt considerate atribute definitorii ale contabilităţii, este efectuarea lucrarii in cauza!
4
1. CARACTERISTICA GENERALA A ÎCS “SASCH LEADER” 1.1 Forma organizatorico-juridica a intreprinderii. Întreprinderea cu Capital Străin “SASCH LEADER”este o Societate cu Răspundere Limitată.Inregistrata la CAMERA INREGISTRARII DE STAT cu codul fiscal 1008600013472. La 05.03.2008 întreprinderea a primit certificatul de înregistrare cu seria MD nr.0076833 (Anexa 1).În calitate de director executiv esteVerdeş Ludmila,contabil şef Albu Aurelia.Această întreprindere se află în incinta CC ÎCS “SHAN LIAN INTERNATIONAL GROUP”. La 05.03.2008 intreprinderea a primit certificatul de înregistrare cu seria MD nr.0076833. Sediul:MD-2075,str.M.Sadoveanu, 42/6, ap. 205 “A”,mun.Chisinau,Republica Moldova. 1.2 Istoria fondarii intreprinderii. Întreprinderea cu capital străin “SASCH LEADER” este o întreprindere “tinara” care a fost infiintata la 05.03.2008.Fondatorul societaţii este Chiarotto Tiziano cetăţean al Italiei,a carui aport in capitalul social al intreprinderii a constituit 10000lei,ceea ce constituie 100%.Capitalul social determina voloarea minima a activelor pe care trebuie sa le detina societatea si se formeaza din aporturile fondatorilor,exprimate in lei,reflectindu-se astfel: Debit 242 “cont de decontare” Credit 311 “capital statutar” Intreprinderea este obligat sa creeze un capital de rezerva de cel putin 10% din cuantumul Capitalului Social,prin prelevari anuale din beneficiu de cel putin 5% ,pina se atinge cuantumul prevazut. Tot odată la înregistrare fondatorului i sa eliberat Extras din Registrul de stat al persoanelor juridice Nr.184807 data 18.05.09(Anexa 2) . 1.3.Structura organizatorică a întreprinderii Director Contabil-sef
Sectia comerciala Vinzatorii
Serviciul personal Deridicatoarele 5
Structura organizatorica a intreprinderii se poate vedea in organigrama de mai sus.Structura este astfel conceputa incit sa poata fi stabilite concret atributiile si sarcinile fiecarui compartiment functiona,ale fiecarui post,precum si relatiile functionale care trebuie sa existe intre compartimente. 1.4.Sfera de producere a întreprinderii Intreprinderea se creaza pentru a desfasura activitatea de antreprenoriat ce prevede comercializarea imbracamintei,artiolelor tricotate,accesorii si prestarea serviciilor.Astfel,intreprinderea desfasoara urmatoarele genuri de activitate: -- Comertul cu ridicata al imbracamintei -- Comertul ci ridicata al textilelor -- Comertul cu amanuntul al textilelor --Comertul cu amanuntul al imbracamintei -- Comertul cu amanuntul al accesoriilor pentru imbracaminte. Marfa ICS ”SASCH LEADER” corespunde preferintelor conducerii si a cumparatorilor. Astfel,in scopul comercializării mărfii Primaria municipiului Chisinau i-a acordat Autorizatie pentru amplasarea şi funcţioanarea unitaţilor de comerţ si alimentaţie publica nr.23248 din 20.10.2008 (Anexa 3), cu condiţii specaile: -- Respecaterea regulilor sanitare şi de bază ale comerţului. -- Comercializarea prin aparate de casă. Inspectoratul Fiscal de Stat Ciocana i-a elibarat ÎCS „SASCH LEADER” Cartela de înregistare a maşinei de casă şi control (Anexa 4). -- Respectarea sortimentului prevăzut în autorizaţie . -- Respectarea regulilor de preschimbarea mărfurilor nealimentare. --Respectarea Legii privind protecţia consumatorilor. Intreprinderea dispune de un spatiu de desfasurare a activitatii localizat pe str.M.Sadoveanu 42/6,ap.205 ”A”,cu suprafata comerciala 100.00 m.p. Daca analizam raportul financiar pe anul 2009,atunci putem vedea veniturile din vinzari-611 au constituit 292753,iar costul vinzarilor711 a fost de 217276,deci profitul brut,adica diferenta dintre venituri si cheltuieli este de 75477.Nu este un profit,primele rezultate:intreprinderea activeaza de doar un an de zile,deci,tinde spre majorarea acestor indicatori pe viitor. 6
2. DOCUMENTAREA OPERATIUNILOR ECONOMICE 2.1.Clasificarea documentelor Documentatia reprezinta procedeul ce permite consemnarea datelor privind patrimoniul,in documente. Documentul este un act prin care se adevereste,se constata sau se preconizeaza un fapt,se confera un drept,se recunoaste o obligatie,este un certificat(act) scris privind efectuarea operatiunii economice intocmit in modul stabilit care ii atribuie putere juridica sau dreptul la efectuarea acesteia. Orice operatie economico-financiara trebuie reflectata intr-un document,in momentul producerii ei,pentru ca numai astfel este posibila asigurarea integritatii patrimoniului in ansamblu si pe elementele componente.Documentul este necesar si pentru stabilirea raspunderilor,pentru că acesta,în afara operaţiei in sine ,relevă actul decizional,ceea ce implică răspunderea gestionării prin efectele produse. Contabilitatea,potrivit obiectului său de studiu,are obligaţia să observe,să înregistreze şi să ofere spre analiză şi control informaţiile corespunzatoare ciclului de producţie sau de studiul de desfăşurare a activităţii specifice entităţilor economice.Ca ştiinţă şi practică economică,contabilitatea este specializată în reflectarea şi cunoaşterea situaţiei financiare şi rezultatele obţinute.După cum s-a putut observa,contabilitatea reflectă întreg fluxul de informaţii privind perioadele de gestiune,reflectate în mod separat (perioade de gestiune) şi exerciţiul economico-financiar. Contabilitatea se caracterizează prin fundamentarea şi justificarea tuturor datelor ei pe baza de acte scrise prin care se consemnează operaţiile economice în momentul efectuării lor.După consemnarea în acte,operaţiile economice sunt înregistrate în conturi pe baza actelor scrise.Nici o operaţie econimică nu se poate înregistra în contabilitate fară un act scris în care sa fie consemnată operaţia economică respectivă. Actele,documetele,se întocmesc atît pentru operaţiile economice care produc modificări ale mijloacelor economice în cadrul ÎCS „SASCH LEADER”,cît şi pentru a dovedi la o anumită dată existenţa mijloacelor,surselor şi a proceselor economice,angajarea şi prezenţa la lucru a personalului.Ele servesc la stabilirea relaţiilor dintre întreprindere şi angajaţii ei. De regulă,realizarea fluxului de informaţii contabile curente presupune parcurgerea mai multor etape,dintre care cele mai 7
importante sunt: ¤ Consemnarea şi culegerea datelor cu privire la operaţiile economico-financiare,care au loc pe parcursul unei perioade de gestiune. ¤ Analiza şi prelucrarea datelor obţinute,în vederea înregistrării lor în contabilitatea (contabilizarea datelor). ¤ Contabilizarea,respectiv este înregistrarea efectivă a datelor în contabilitate. Contabilitatea constituie prima etapă de realizare a fluxului curent de informaţii contabile şi presupune culegerea datelor primare privind operaţiile economico-financiare ,care au loc pe parcursul anului de gestiune şi consemnarea lor în documente (acte scrise),în etalon bănesc şi uneori natural,în ordine cronologica,respectiv în momentul şi locul efectuării lor. În funcţie de natura operaţiei economice şi destinaţiei documentelor,elementele acestora pot să difere,însa unele elemente sunt obligatorii. Elementele obligatorii ale documentelor primare sunt: --- denumirea documentului; --- codul formularului; --- data întocmirii; --- denumirea agentului economic care a intocmit documentul şi locul întocmirii; --- conţinutul operaţiei economice; --- expresia valorică şi cantitativă a operaţiei economice; --- indicarea părţilor care au contribuit la efectuarea operaţiunii economice; --- funcţia şi numele persoanelor responsabile de efectuarea şi întocmirea corectă a operaţiunii economice; --- semnaturile persoanelor responsabile de efectuarea operaţiuniii economice consemnate în document. Amplasarea variată a elementelor determină forma documentelor contabile.La întocmirea documentului primar la computer trebuie să fie respectare forma şi conţinutul documentelor primare-tip. Documentul serveşte la formalizarea în scris a unor fapte,fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificări ale patrimoniului.Documentul care consemnează producerea unor fapte şi fenomene economice senaşte în afara contabilităţii;contabilitatea se serveşte de acest procedeu pentru a realiza obiectul său de studiu in perimetrul entităţii patrimoniale.Documentele pe care le utilizează contabilitatea devin „contabile” întrucît sunt legate sau reflectă mişcarea patrimoniului începînd de la constituirea entităţii şi 8
pînă la încetarea ei.Documentele redau fapte şi fenomene economice cu un grad mai mare sau mai mic de repetabilitate în cadrul unei unităţi patrimoniale,indiferent de conţinutul activităţii în cauză. Documentele contabile primare permit controlul asupra realităţii operaţiunilor economico-financiare realizate,al respectării disciplinei financiar contabile,de către agentul economic,deasemenea,documentele contabile primare constituie suportul material pentru analiza,prelucrearea şi contabilizarea datelor din acest punct de vedere,documentele primare fiind cunoscute şi sun denumirea de purtători de date sau de informaţii primare. Varietatea opreţiunilor economice efectuate de întreprindere impune contabilul să prelucreze un mare număr de documente.Ca nomenclatură documentele contabile primare sunt variate,ca de altfel şi operaţiunile economico-financiare pe care le reflectă,şi cuprind date cu privire la efectuarea acestor operaţiuni,justificînd realitatea lor,în orice împrejurare,fapt pentru care documentele contabile primare se mai numesc şi documente contabile justificative,ele stînd la baza prelucrării şi contabilizării datelor,al calculării unor indicatori,în mărimi efective cum ar fi: ¤ Facturi pentru mărfurile aprovizionate sau vîndute, ¤ Extras de cont (Anexa 5) ¤ Chitanţe pentru operaţiuni cu numerar (Anexa 6), ¤ Bonuri pentru consum de materiale.
9
Schema clasificării documentelor Criterii de clasificare a documentelor Documente de dispoziţie Caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc
Documente justificative Documente mixte
Documente interne Locul întocmirii şi circulaţiei
Documente externe
Singulare Documente cu multiple operaţiuni
Numărul operaţiunilor Documente primare Modul de întocmire Documente întocmite manual Tehnica întocmirii Documente tipizate Forma de prezentate
Regimul de tipărire şi utilizare
Documente întocmite pe formulare speciale
Documente centralizatoare
Documente întocmite cu mijloace tehnice Documente netipizate
Documente fără regim special 10
Deci,Clasificare documentelor este o consecinţă a varietăţii documentelor şi a diversităţii operaţiilor economice,consemnate în ele ,iar apariţia necesităţii clasificării lor fiin un fapt de care trebuie să se ţină seama în mod obiectiv.Cunoaşterea acestei clasificări ne permite să folosim documentul adecvat fiecărei operaţiuni. Astfel.pentru a înţelege mai bine destinaţia,conşinutul şi a uşura prelucrarea documentelor acestea se grupează după urmatoarele criterii: 1-locul de intocmire (interne,externe); 2-conţinut (monetare,de decontare,materiale); 3-gradul de cuprindere a datelor (unice,cumulative); 4-modul de intocmire (manuale,automatizate); 5-modul de utilizare (ordinare şi cu regim special); 6-forma de prezentare (tipizate,netipizate); 7-destinaţia (de dispoziţie,justificative,justificative de dispoziţie,de perfectare contabilă). 1)Dupa locul de întocmire,documentele se subdivizează în interne şi externe. Documente interne se întocmesc în cadrul întreprinderii de către colaboratorii şi administratorii acesteia.Acestea cuprind dispoziţiile de încasare (Anexa 7),şi de plată (Anexa 8) ,borderourilor de plată a salariilor,foilor de parcurs etc. Documente externe sunt documente intrate de la alte unităţi sau persoane juridice şi fizice (facturile fiscale (Anexa 9),facturile de expediţie (Anexa 10),buletinele medicale,documentele judiciare şi titlurile executorii etc). 2)După conţinutul operaţiunilor economice, documentele se împart în documente monetare,materiale şi de decontare. Documente monetare se utilizează prntru intocmirea operaţiunilor cu mijloace băneşti.Acestea cuprind cecurile bancare,dispoziţiile de incasare (Anexa 7). Documentele materiale se consideră acelea prin care se intocmesc operaţiile privind mişcarea activelor materiale pe termen lung,stocurile de mărfuri şi materiale.Acestea cuprind actul de primire-predare a mijloacelor fixe,proces-verbalde lichidare a mijloacelor fixe,factură fiscală (Anexa 9) ,bonurile de primire şi bonurile de consum. Documentele de decontare se utilizează pentru întocmirea operaţiunilor de decontare dintre întreprinderi şi alte 11
persoane.Acestea cuprind dispoziţia de plată (Anexa 8),ordinul de plată,dispoziţia de plată acceptată,lista de plată etc. 3)După gradul de cuprindere a datelor: Documente unice servesc pentru întocmirea şi reflectarea unei operaţiuni economice.Aceste documente se întocmesc în momentul efectuării operaţiiunii (de exemplu,factura de eliberare a materialelor de la depozit,dispoziţiile de încasare (Anexa 7) şi plată (Anexa 8) etc).Veridicitatea acestor operaţiuni sunt consemnate de persoanele care au participat la efectuarea acestora. Documentele cumulative se utilizează pentru întocmirea cîtorva operaţiuni omogene,pe măsura efectuării acestora în cursul unei perioade determinate (de exemplu în cursul săptămînii,decadei,lunii).Documentele cumulative cuprind fişalimită pentru ridicarea materialelor-un document care reflectă eliberarea pultiplă a materialelor de la depozit în secţie,fişa de ridicare a materialelor etc.Utilizarea documentelor cumulative contribuie la reducerea numărului documentelor unice,simplifică sistemul de reflectare a operaţiunilor în conturi 4)După modul de întocmire Documente manuale se întocmesc manual. Documente automatizate se întocmesc automatizat,cu ajutorul programenlor şi maşinelir speciale. 5)După modul de utilizare: Documentarele ordinare se execută în tipografie şi se vînd fără înregistrare.Acestea se referă la majoritatea documentelor primare. Formularele documentelor cu regim special se tipăresc pe hîrtie specială în mod centralizat,au o serie şi număr şi se supun unei înregistrări speciale în cazul vînzării şi cumpărării.Documentele cu regim special sunt prevăzute pentru întocmirea operaţiunilor privind ieşirea bunurilor,calculate taxei pe valoarea adăugtă (facturile fiscale (Anexa 9)etc).Pe formularele cu regim special întocmite cu greşeli,ştersături,corectări nestipulate şi alte înscrieri nepermise se face menţiunea „nevalabil”.Pentru formularele anulate se intocmeşte un registru care se preşintă persoanei responsabile pentru evidenşa,păstrarea şi eliberarea formularelor cu anexarea acestor formulare.Ulterior acestea se exclud din evidenţă conform modului de contabilizare,eliberare,păstrare şi utilizare a formularelor-tip de documente cu regim special stabilit de instrucţiune.Păstrarea formularelor cu regim special sse efectuează în conformitate cu 12
normele de păstrare a mijloacelor fixe. 6)Dupa forma de prezentare: Documente tipizate se întocmesc pe formulare tip,strict determinate.Ele au un text şi o formă prestabilită,fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naţională. Documente netipizate sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor instituţii.Ele se întocmesc fie pe formulare fiecărei ramuri economice,fie pe hîrtie simplă,fără a avea un format tip stabil. 7)După destinaţia:se disting 4 grupe de documente: Documentele de dipoziţie sunt documentele care conţin un ordin,dispoziţie de efectuare a unei acţiuni economice determinate (de exemplu,procura de primire a bunurilor materiale pentru întreprindere,ordinul de livrare a materialelor,dispoziţia de plată (Anexa 8),cecul pentru primirea banilor din bancă).În conformitat cu principiile de documentare stabilite,acestea conţin doar semnătura persoanei care sancţionează efectuarea operaţiunilor,ceea ce constituie primul criteriu oblogatoriu al documentelor de dipoziţie.O dovadă convingătoare a aparteneţei documentului la grupa specifică îl constituie faptul că în această bază a fost efectuată operaţiunea economică. Astfel,documentele de dipozişie au două trăsături: ----- cu ajutorul lor se exprimă voinţa persoanei autorizate; ----- în baza acestora se efectuează operaţiunea. Documentarea executorii (justificative) confirmă efectuarea operaţiunii economice (de exemplu.gestionarul a primit bunuri materiale şi mărfuri,mijloace băneşti în numerar). Astfel,documentul justificativ confirmă efectuarea operaţiunii şi constituie forma primară de reflectare şi control al operaţiunii economice. Deosebirea radicală a documentelor executive (justificative) de cele de dispoziţie constă în faptul că documentele justificative confirmă evenimentele produse de facto,iar cele de dipozişie iniţiativă survenirea evenimentului. Documentele justificative formează principala compontă a sistemului de documente în cadrul sistemului informaţional contabil,asigurîndu-se consemnarea datelor legale de operaţiunile economico-financiare privind patrimoniul. 13
În conformitate cu prevederile Legii contabilităţii,altor acte legislative prevede că toate entităţile economice,au obligaţia să consemneze oparaţiile economice ţn momentul efectuării lor,în documente justificative,în baza cărora se fac înregistrări în jurnale,fişe şi alte documnte contabile. Documentele justificative-de dipoziţie (combinate) combină ambele funcţii.De exemplu,conducătorul semnează factura fiscală pentru livrarea producţiei şi prin aceiaşi factură magazionerul justifică transmiterea acestora cumpărătorului.Dispoziţie de plată (Anexa 8) conţine dispoziţia de elibarare a banilor şi confirmă primirea banilor (executarea operaţiunii).În primul caz dispoziţia de casă joacă rolul de document de dispoziţie,în cel de-al doilea caz-de document justificativ,întrucît prin acestea se justifică casierul. Documentarea de perfectare contabilă se întocmesc exclusivîn scopuri metodologice în baza documentelor de primele trei tipuri.Un atare document poate fi calcularea sumei uzurii mijloacelor fixe.Acestă mărime reprezintă o operaţiune care necesită înregistrarea în contabilitate,însă acestea nu se fixează nici în documentul de dispoziţie,nici în documentul executiv,în scopul confirmării acestui fapt,conform metodologiei utilizate,contabilul întocmeşte un calcul special care trebuie să fie semnat de el. Documentele se întocmesc de persoane responsabile în termene determinate în conformitate cu regulile şi cerinţele stabilite,asigurînd valoarea juridică integrală a acestora.Etapa întocmirii documentelor prevede alegerea formularelor,documntele primare sau a altor purtători de informaţie contabilă pentru fiacare obiect contabil,alegarea mijloacelor şi proceselor de întocmire a documentelo, stabilirea componenţei persoanelor responsabile de întocmirea corectă şi oportună a unor sau a altor documente primare.La întocmirea documentelor este important două condiţii:reflectarea în document a conţinutului real al operaţiunii economice efectuate,evenimentului sau procesului,adică asugurarea veridicităţii şi întocmirea documentului cu cheltuieli minime ale timpului de muncă. Documntele de casă (Anexa 11),bancare (Anexa 12) şi de decontare,datoriile financiare,comerciale şi calculate pot fi semnate unipersonal de conducătorii entităţii ori de două persoane cu drept de semnătură:prima semnătură aparţine conducătorului sau a altei 14
persoane împuternicite,a doua-contabilului-şef sau a altei persoane împuternicite.Semnăturile pe documentele menţionate,după caz,se confirmă prin aplicarea ştampilei entităţii respective.În lipsa funţiei de contabil-şef ,ambele semnături pe documentele menţionate se aplică de conducătorul entităţii respective sau de alte persoane împuternicite. Contabilul-şef (şefului serviciului contabil) i se înterzice să primescă spre executare documente privind faptele economice ce contravin actelor legislative şi altor acte normative,informînd despre aceasta în scris conducătorul entităţii.Astfel, documentelr se primesc spre executare numai cu indicaţiile suplimentare în scris ale conducătorului entităţii caruia,ulterior,îi revine răspunderea pentru acesta. 2.2 Circulaţi documentelor la întreprindere Circulaţia documentelor reprezintă acţiunea de utilizare raţională conform metodelor generale ân vederea asigurării ţinerii în mod corect şi la zi,ţn scopul păstrării integrităţii entităţii economice.În funcţie de aceste cerinţe circulaţia documentelor presupune: ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤
Întocmirea (emiterea) documentelor Primirea şi întegistrarea documentelor de contabilitate Prelucrarea documentelor în sistemult înregistrărilor contabile Utilizarea şi evidenţa docuemtnelor Organizarea circulaţiei documentelor Păstarea documentelor (predarea în arhivă)
Circulaţia documentelor se organizează nemijlocit de aparatul contabil şi prevede anumite reguli şi modalităţi de întocmire şi utilizare în activitatea contabilă a documentelor contabile.Circulaţia documentelor cuprinde de asemenea următoarele etape: -- lucrările executate asupra documentelor primare în procesul întocmirii sau primirii acestora din exterior; -- circulaţia (mişcarea) documentelor de la locuş de întocmire sau primire pînă la locul de prelucrare; -- circulaţia (mişcarea) documentelor după prelucrarea la locul păstrării permanente a acestora-arhiva. Fiecare etapă a circulaţiei documetelor are particularităţile sale care trebuie luate în considerare la elaborarea acesteia.De exemplu,la 15
prelucrarea rapoartelor privind circulaţia mărfurilor o mare însemnătate are intrarea oportună a acestora de la gestionari,numărul persoanelor care participă la prelcurarea şi modul de prelcurare.Reţinerea documentelor da către gestionari atenuează controlul economico-operativ,încalcă ritmicitatea activităţii aparatului contabil al întreprinderii.Pentru predarea rapoartelor la contabilitate trebuie să fie stabilite termenele fixe care depind de distanţa la care se află întreprinderile ,volumul informaţiei conţinute în fiacare raport,existenţa mijloacelor tehnice de transmitere a informaţiei. Circulaţia documentelor la ÎCS „SASCH LEADER”se caracterizează prin urmatoarele trăsături: 1) Mişcarea suuccesivă rpin verigi; 2) Asiguararea continuă între momentul întocmirii şi pînă la predarea lor în arhivă; 3) Ordinea de mişcare este prestabilă,anticipată; 4) Operativitatea transmiterii de informaţii pe căile cele mai scurte,în ordin optim; 5) Baza pe continuitate; 6)Implică atribuţii sarcini,competente. La ÎCS „SASCH LEADER”,pe lîngă documentele întocmite manual,se folosesc documentele electronice.Gestionarea circulaţiei acestora se efectuează cu ajutorul tehnologiilor computerizate.În arhiva electronică documentele primare,în analogie cu cele primare,se plasează în mape.În scopul găsirii rapide a documentului necesar există un sistem special de căutare,punctele de control ale căruia sunt data documentului,denumirea întreprinderii,cuvintele cheiei şi alţi parametri. Sistemul circulaţiei documentelor sub formă electronică permite replementarea fromării masivului de informaţie contabilă,crearea bazei pentru excluderea pierderilor documentelor,sporeşte controlul asupra îndeplinirii dispoziţiilor privind pregătirea şi prelucrarea documentelor,păstarera acestora. Deoarece documentele de evidenţă stau la baza înregistrărilor contabile şi constituie baza sistemului informaţional,un accent deosebit trebuie pus pe organizarea cît mai raţională a circulaţiei documentelor.Circulaţia documentelor este astefel organizată cît mai raţională a circulaţiei documentelor.Circulaţia documentelor este astfel organizată încit toate documentele intrate la întreprinderea ÎCS „SASCH LEADER” la o anumită dată sunt 16
verificate şi înregistrate îm cel mai scurt timp.La organizarea circulaţiei documentelor se impune respectarea următoarelor reguli: --- Circuitul documentelor se realizează pe căile cele mai scurte,printr-un număr cît msi restrîns de verigi,asigurînd continuitatea în mişcarea documentelor prin aceste verigi; --- Documentele intrate în întreprindere sunt înregistrate şi repartizate operativ pentrurezolvare; --- Rezolvare documentelor să se facă complet şi la termenul specific în graficul de circulaţie al documentelor,care prevede:denumirea documentului,cmpartimentul care îl întocmeşte,verifcarea documentelor,verigile prin care circulă documetnele,lucrările care se execută în fiacare etapă a circuitului şi te rmenele de execuţie. Graficul circulaţiei documentelor,înainte de aplicare este aprobat de conducerea întreprinderii şi prelucrat de contabil.În cadrul întreprinderii ÎCS „SASCH LEADER” se aplică circulaţia documentelor,acestea fiind îndrumate mai întîi la dicrectorul întreprinderii care apoi examinează toată corespondenţa,dînd dispoziţii de executare.Controlul rezolvării calitative şi operative a documentelor prezintă o importanţă deosebită pentru ţinerea la zi a evidenţei,soluţionarea reclamaţiilor şi sesizărilor salariaţilor. Drumul pe care îl parcurg documentele din momentul emiterii sau intrării în întreprindere şi pînă şa arhivare constituie circuitul documentelor.Pentru asiguararea circulaţiei raţionale şi unitare a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate precum şi pentru ţinerea la zi a contabilităţii,se pot întocmi grafice de circulaţie a documentelor.Circulaţia documentelor este într-o anumită ordine dinainte stabilită ,nefiind permisă reţinerea documentelor în mod nejustificat de către un compartiment sau altul.Necisitatea circulaţiei documentelor este determinată de faptul că date din acelaş document sunt necesare mai multor compartimente şi persoane din întreprindere şi nu se poate asigura cîte un exemplar pentru fiecare utilizator.Înainte de a se înregistra în contabilitate,documentele economice sunt supuse unei verificări minuţioase,care are ca scop să decopere eventualele erori,acţiunile ilegale sau incorecte,asigurîndu-se exactitatea datelor contabile.Deci,urmează verificarea documentelor care se face sub trei aspecte şi anume:verficarea sub aspectul formei,verificarea aritmetică şi verifiicarea de fond.Verificarea realităţii operaţiei economice are ca scop să descopere dacă operaţia economică s-a 17
efectuat la data,locul şi condiţiile prevăzute în document,spre exemplu:se verifică suma plătită pentru procurarea unor mărfuri cu cantitatea de mărfuri recepţionate.Necesitatea operaţiei economice constă în aprecierea dacă operaţia înscrisă în document este utilă activităţii întreprinderii li se justifică aconomic,spre exemplu:se compară cantitatea de marfă prevătută în contractele de aprovizionare cu cea din normele de consum.Pentru verificarea oportunităţii se urmăreşte dacă momentul ales şi locul stabilit pentru executarea unie operaţii economice sunt eficinte pentru întreprindere ,spre exemplu:angajăm o reparaşie capitală la un utilaj.Legalitatea operaţiei se apreciază prin raportarea ei la actele normative care reglementează genul respectiv de operaţiuni economice.Aacesta nu trebuie să contravină legislaţiei în vigoare. Economicitatea constă în verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili dacă costul operaţiei avantajează sau nu întreprinderea.În compartimentul financiar-contabil,documentele se contează,adică se inscrie pe documente formula contabilă. Imaginea întreprinderii pe parcursul anului de gestiune este reflectată în raportul financiar anual (Anexa 13 ).Faza finală a circulaţiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar,după rezolvarea completă şi definitivă a acestora.Prin clasare se întelege aranjarea documtenlor într-o anumită ordine,stric deteminată,în scopul asigurării păstrării lor în bune condiţii şi pentru a fi uşor găsite în vedera obţinerii informaţiilor necesare. Clasarea documentelor în dosare se poate face după mai multe criterii,şi anume: criteriul cronologic constă în gruparea documentelor în ordinea întocmirii lor, criteriul alfabetic impune clasarea în acelaşi dosar a documentelor ţinînd seama de denumirea unităţii la care se referă documentele.Păstrarea documentelor trebuie să asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operaţiilor economice efectuate. La finele perioadei de gestiune documentele păstrate în cadrul compartimentelor se predau la arhiva unităţii.În cadrul arhivei documentele se păstrează grupate pe domenii şi în cadrul acestora,cronologic.Termenele de păstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative şi diferă în funcţie de natura şi importanţa documentului.După predarea documentelor la arhivă,acestea mai pot fi consultate numai în condiţiile prevăzute în 18
regulile de organizare şi funcţionare a arhivelor după aprobarea prealabilă a conducătorului întreprinderii;după efectuarea unor copii,extrase etc.,pe bază de procese verbale în cazul eliberării documentelor originale.După expirarea termenului de păstrare documentele se scot din arhiva generală a unităţii şi se predau la arhiva statului,dacă prezintă interes sau dacă nu mai prezintă importanţă atunci sunt valorificate ca produse reziduale.Indeferent de clasarea folosită,în fiecare dosar,documentele se arangeazp în ordine cronologică.Păstrarea documentelor trebuie să asigure o integritate deprlină a lor,deoarece acestea servesc pentru controlul operaţiilor economice efectuate,a exactitării acestora şi pentru scopuri de informare asupra activitaţii întreprinderii.În condiţiile dezvoltării sistemelor de prelcurare electronică a datelor apar tot mai multe probleme legate de arhivarea purtătorilor de informaţii,respectiv a informaţiilor regăsite pe suporturi magnetice ca benzi magnetice,dischete.etc.Termenele de păastrare a documentelor în arhiva întreprinderii sunt fixate prin dispoziţii legale şi diferă după natura şi importanţa documentului.Astfel,registrele de contabilitate şi documentele justificative ce stau la baza înregistrării în contabilitate se păstrează 10 ani de la data încheierii exerciţiului,statele de salarii şi bilanţul contabil 50 de ani.
19
3.INVENTARIEREA ŞI ROLUL ACESTEIA ÎN CONTABILITATE 3.1.Modul de efecuctuare a inventarierii Inventarierea este un ansamblu de operaţiuni prin care se constată existenţa tuturor elementelor de activ şi pasiv,în expresie cantitativ valorică sau numai valorică,după caz.în patrimoniul sau gestiunea întreprinderii la data efectuării acestora. Inventarierea reprezintă un proces copmlex,incluzînd un ansamblu de operaţii,care au ca scop principal stabilirea situaţiei reale al patrimoniului întreprinderii,şi cu toate elementele patrimoniale,precum şi bunurile deţinute cu orice titlu aparţinînd altor persoane fizice şi juridice. Din limba latină inventarierea constă în verificarea faptică a diferitor elemente existente şi a stării patrimoniale şi confruntarea ulterioară a datelor obţinute cu cele contabile.În prezent la întreprindere au apărut noi obiective (valori economice),care nu îmbracă fizic forma naturală şi materială ,însă de asemenea sunt supuse inventarierii.Acestea reprezintă activele nemateriale.Pe baza celor expuse se poate concluziona că în condişiile actuale inventarierea are altă semnificaţie,întrucit acesteia se supun nu numai valorile materiale şi decontările,ci şi astfel de obiecte noi de contabilitate cum sunt activele nemateriale,investiţiile financiare,împrumuturile etc. Inventarierea la ÎCS „SASCH LEADER” se efectuează în conformitate cu Regulamentul Privind Inventarierea,Legea Contabilităţii nr.113 ce aintrat în vigoare de la 1 ianuarie 2009. Regulamentul Privind Inventarierea este elaborat în baza legii contabilităţii privind efectuarea periodică a inventarierii patrimoniului persoanelor fizice şi juridice pentru confirmanrea veridicităţii şi autenticităţii datelor contabilităţii şi rapoartelor financiare.Importanţa inventarierii contribuie la stabilirea corectă a indicatorilor de calcul şi evidenţă,contrubuie la înfăptuierea controlului asupra integrităţii şi corectei gestionări a patrimoniului ÎCS „SASCH LEADER”,contribuie la mobilizarea rezervelor interne,accelerarea vitezei de rotaţie a mijloacelor circulante şi respectarea legislaţiei în vigoare. 20
Prin natura sa inventarierea îndeplineşte fucţia de control şi constituie un supliment necesar la documemtaţie.Ea permite a lua în considerare acele fenomene care nu se reflectă în documente primare,întrucîit nu se supun contabilizării cotidiene,Acestea sunt pierderile (scăzamintele) aparute ca urmare a proprietăţilor fizicochimice care determină uscarea,evaporarea,împraştierea etc.,inecacticităţile la recepţionarea şi eliberarea bunurilor (eroarea de măsurare ,eroarea de calcul,şipsa la cîntar,resortare),erorile contabile (în calcule la reflectarea încorectă a datelor documentare în conturi),delapitări,sustrageri,înşelare la cîntar,înşelare la socotit. Scopul inventarierii este asiguarea veridicităţii şi plenitudinii contabile. Conform Regulamentului privind inventarierea,sarcinile bază ale inventarierii sunt: a) stabilirea existenţei efective a mijloacelor fixe,terenurile,activele nemateriale,investiţiile financiare,stocurile da mărfuri şi materiale,mijloacele băneşti,volumului producţiei in cusr de execuţie,creanţele şi datoriile etc.; b) ontrolul asupra integrităţii activelor prin compararea existenţei efective a acestora cu datele contabilităţii; c) stabilirea bunurilor care parţial şi-au pierdut calitatea sau a modelilor învechite; d) depistarea bunurilor neutilizate în scopul vînzării lor ulterioare; e) verificarea respectării regulilor şi condiţiilor de păstare a stocurilor de mărfuri şi materiale,mijloace băneşti,precum a regulilor de întreţinere şi exploatare a maşinilor,utilajelor şi a altor mijloace fixe; f) verificarea realtăţii valorii de bilanţ a ativelor pe termen lung,stocurile de mărfuri şi materiale,mijloace băneşti din casierie şi pe conturile instituţiilor financiare,datoriilor şi creanţelor,producţiei în curs de execuţie,cheltuielilor anticipate şi a altor posturi de bilanţ. Inventarierea se efectuează in mod obligatoriu în temenele stabilite,în cazul schimbării gestionarilor în ziua primirii-predaării bunurilor (dosarelor) În afară de acestea,inventarierea se efecutează: --- în caz de furt,delapitare,jafuri sau abuz,precum şi în caz de deterioarare a bunurilor,imediat după depistarea acestor cazuri; --- în urma incendiului sau calamităţii naturale (inundaţii,cutremur de pămînt etc.),imediat după stingerea incendiului sau după incetarea calamităţii naturale; 21
--- în cazul reevaluării activelor materiale; --- în cazul reorganizării,divizării sau lichidităţii întreprinderii (agentului economic); --- la solicitarea organelor de control. Inventarierea poate fi de diferite tipuri,şi anume: ¤În funcţie de sfera de cuprindere:complete şi parţiale ¤În funcţie de modul de efectuare:planificate,neplanificate şi de lichidare ¤În funcţie de volumul totalităţii obiectelor:totale şi selective. Inventarierea completă (generală)se extinde în acelnterval de timp asupra tuturor tipurilor de bunuri şi a stării decontaţilor,oferind posibilitatea unei confruntări complete şi multilaterale a datelor contabilităţii cu realitatea.Aceasta se efectuează,de regulă,numai la sfîrşitui in scopul asiguraării plenitudinei reflectării tutunror operaţiunilor economice în raportul anual. Inventarierea parţială are ca obiect constatarea existenţei numai pentru anumite tipuri de bunuri materiale şi mijloace băneşti în fucţie de locurile de păstrare,de exemplu,inventarierea stocurilor sau mărfuri în gestiuni separate,inventarierea mijloacelor băneşti în casierie. Inventarierile planificate (anunţate,fixate) se efectuează conform graficului întocmit inprealabil.Acestea cuprind şi inventarile anuale care au o mare importanţă pentru intreprinderi.Inventarierile planificate sunt stabilite şi prevăzute în planul de inventariere întocmit de conducător şi de politica de contabilitate a întreprinderii.Acestea se efectuează de asemenea înainte de întocmirea rapoartelor financiare anuale în scopul asigurării veridicităţii indicatorilor acestora.Pînă la prezentarea raportului anual în baza rezultatelor aprobate de conducătorul întreprinderii trebuie să fie introduse înregistrările corespunzătoare în conturi şi registrele contabile,astfel încît după reflectarea operaţiunilor de soluţionare să se pună de acord soldurile scriptice cu cele faptice. Inventarierile neplanificate (inopinate) se efectuează după caz,la dispoziţia sau solicitarea administratorului,proprietarului,organelor de control şi juridice în cazul calamităţilor naturale,la reevaluarea bunurilor,la semnalele personalului,la depistarea unor operaţiuni economice dubioase etc. Inventarierile de lichidare sunt legate de închiderea întreprinderii,firmei şi au o mare însemnătate în legătura cu faptul 22
că întreprinderea lichidată are,de regulă,datorii care trebuie achitate.Administraţia întreprinderii poartă o mare răspundere pentru efectuarea oportună şi corectă a inventarierii şi constatarea rezultatelor acesteia.Ea este obligată să creeze toate condiiţiile în acest scop. Inventarierea totală se consideră inventarierea,în cursul căreia se supun controlului şi recalculării etc.,toate bunurile de tipul respectiv.Acestei inventarieri se supun numerarul în casierie,hîrtiile de valuare existente,unele bunuri materiale şi mărfuri distincte. Inventarierea selectivă (prin sondaj) este o modalitate specifică de verificare a existenţei unor anumite categorii de bunuri materiale,mărfuri.Aceste inventarieri se utilizează în cazul controlului volumului lucrărilor executate efectiv pentru constatarea existenţei lor reale,stabilirea integrităţii unor bunuri materiale şi mărfuri distincte.Astfel de inventarieri atenuează laboriozitatea lucrărilor de control şi permit reducerea timpului pentru executarea lor.Însă acestea nu garantează obiectivitatea absolută,iar în cazul pricinuirii prejudiciului material inventarierile selective nu permit a determina integral mărimea lor.În aceste condiţii este necesară efectuarea inventarierii totale. Conducătorii întreprinderilor poartă răspunderea pentru efectuarea corectă şi oportună a inventarierii bunirilor materiale,mărfurilor,mijloacelor băneşti şi asigurarea caracterului inopinat al acesteia. Contabilii-şefi împreună cu conducătorii subdiviziunilor şi serviciile sunt obligaţi să verifice minuţios respectarea regulilor de efectuare a inventarierii. La ÎCS „SASCH LEADER” inventarierea mărfurilor şi a activelor se desfăşoară exact după condiţiile prezentate mai sus,cu toate ca e o întreprindere mică.Inventarierea mijloacelor băneşti din casierie are loc zilnic,a mărfurilor-lunar,ia rinventarierea totală-anual,înainte de întocmirea rapoartelor financiare anuale. Conform regulamentului despre Inventariere există 5 etape pricipale: 1. Etapa de pregătire,care constă din:scopul Inventarierii,terminii Inventarierii şi formarea comisiei de Inventariere. 2. Însăşi Inventarierea Pasivelor şi Activelor (valoare de bilanţ). 3. Modalitatea de îndeplinire a registrului de Invantariere. 23
4. Contabilizarea rezulatatelor Inventarierii,indiferent surplusuri sau neajunsuri. 5. Întocmirea unei note informative privind efectuarea Inventarierii. Prima etapa constă din cunoaşterea situaţiei reale a bunurilor din bilanţ.Inainte de a efectua Inventarierea trebuie emis un ordin care este semnat de director (Verdeş Ludmila),unde obligat trebuie să fie scris temenul,locul desfăţurării Inventarierii,comisia şi obiectul Inventarierii. Înainte de a proceda la verificarea existenţei efective a valorilor comisia este obligată: --- Să asigure participarea la efectuarea inventarierii a tuturor membrilor comisiei. Inventarierea nu poate fi efectuată dacă un membru al comisiei lipseşte. --- Să sigileze încăperile accesorii,locurile de păstrare a bunurilor. --- Să constate valoarea faptică a mifloacelor băneşti în caserie. --- Să verifice starea de funcţionare a tuturor aparatelor. --- Să primească registru de evindenţă a documentelor de încasare şi plată . --- Să vizeze toate documentele de încasare şi plată la anexate la registre. Principalul punct a primei etape este formarea componenţei comisiei de Inventariere. Componenţa comisiei de Inventariere
Marimea întreprinderii
1.Mari, mijlocii
În baza la ce este aprobată comisia,act
Componenţ a comisiei
Q Cine nu se include în comisie
Preşedintele comisiei şi membrii ei
Persoana cu Prin ordin răspundere scris.Semnat 5 materială şi de şef. contabilă secţiei date 24
2.Mici
Preşedintele comisiei şi membrii ei
3
3.Întreprinderi Preşedintele sau SRL unde comisiei angajaţii nu sunt mai mulţi de 2 persoane
1
Prin ordin scris. Semnat de şef Prin ordin scris. Semnat de şef
Cînd se întocmeşte ordinul despre componenţa comisiei se menţionează:preţedintele comisiei (conducatorul întreprinderii sau adjunctul) şi membrii comisiei (contabilul şef,personae competente din structura dată-inginerul şef,managerul pe vînzări). Etapa a doua,insăţi inventarierea pasivelor şi activelorcare pot fi efectuate pe părţi: a) activelor pe termen lung- activele materiale pe temen lung - activele nemateriale. b) active curente - stocuri de mărfuri şi materiale. c) mijloace băneşti -şi a altor active curente (formulare). d) de strictă evidenţă -facturile pe care le primim,foile de parcurs ,deligaţie-înlocuitor al ştampilei (Anexa 14),facturi de expediţie. Etapa a treia Inventarierea activelor nemateriale Tabelul nr. 1
25
Denumirea activelor nemateriale
Date despre inventariere
Notă
Se verifică activele nemateriale Programa 1-C Funcţionarea în scopul întreprinderii la 13.06.09 s-a procurat programa,valoarea ei este 1560,s-a procurat de la Rudial CON SRL.
Se poate anexa copia de la factură+dispoziţia de plată
Anexa la tabelul nr. 1
Denumirea Q de bunurilor facto supuse inventarierii
Q după contabil .
Preţ Val.de după bilanţ contabil.
Val. de inventar.
1.Cheltuieli de constituire 2.Programa 1-C veche+nouă
1.00 0
1.000
2,221.0 0
2,221.0 0
2,221.00
2.00 0
1.000
1,560.0 0
1,560.0 0
3,120.00
Total
3.00 0
2.000
x
3.781.0 0
5,341.00
26
Total conform registrului
6 cu cifre
Valoarea de facto,lei
Si şase în cuvinte
5341,00 Cinci mii trei sute patruzeci şi unu cu cifre
Preşedintele comisiei
director funcţia
în cuvinte
Verdeş Ludmila
semnătura
Familia numele prenumele
Membrii comisiei manager-vînzător Scrinciuc Snejana semnătura funcţia
contabil funcţia
Familia numele prenumele
Albu Aurelia
semnătura
Familia numele prenumele
În etapa a patra se includ tabele nr.1,2,3,4. Tabelul nr.2 Registru de inventariere a mijloacelor fixe
Denumirea Q de bunurilor facto supuse inventarierii
Q după contabil .
Preţ Val.de după bilanţ contabil.
Val. de inventar.
1.Maşina de casă şi control Orgtech 2007 2.WORKSTATION 6000, calculatoare Total
1.00 0
1.000
3,158.0 0
3,158.00
3,158.00
1.00 0
1.000
7,594.0 0
7,594.00
7,594.00
2.00 0
2.000
x
10,752.0 0
10,752.00
Total conform registrului
6 cu cifre
Si şase în cuvinte
27
Valoarea de facto,lei
10752,00 Zece mii şapte sute cincizeci şi doi
Preşedintele comisiei
director
cu cifre funcţia
în cuvinte
Verdeş Ludmila
semnătura
Familia numele prenumele
Membrii comisiei manager-vînzător Scrinciuc Snejana semnătura funcţia
Familia numele prenumele
contabil Albu Aurelia Tabelul nr.3 Registrul de inventariere a mărfurilor
semnătura
Denumirea Q de bunurilor facto supuse inventarierii
Q după contabil .
Preţ Val.de după bilanţ contabil.
Val. de inventar.
1.Bluze
1.000
1.000
180.65
180.65
180.65
2.Tricouri
5.000
5.000
119.60
598.00
598.00
3.Maiouri 4.Pulovere
11.000 9.000 9.000 9.000
213.88 190.19
1,924.89 1,711.68
2,352.64 1,711.68
5.Pantaloni
5.000
6.000
190.51
1,143.03
952.53
6.Fuste
3.000
8.000
119.05
952.36
357.14
Total
34.00 0
38.000
6,510.61
6,152.64
Total conform registrului
6 cu cifre
x
Si şase în cuvinte
Valoarea de facto,lei 6152,64 şase mii una sută cincizeci şi doi 64b cu cifre
Preşedintele comisiei
director funcţia
în cuvinte
Verdeş Ludmila
semnătura
Familia numele prenumele
Membrii comisiei manager-vînzător Scrinciuc Snejana semnătura funcţia
contabil
Familia numele prenumele
Albu Aurelia
semnătura 28
funcţia
Familia numele prenumele
Tabelul nr.4 Registru activelor curente (formulare de strictă evidenţă)
Denumirea Q de bunurilor facto supuse inventarierii
Q după contabil .
Preţ după contabil .
Val.de bilanţ
Val. de inventar.
1.Delegaţie
50.000 50.000
0.14
6.80
6.80
2.Facturi fiscale Total
10.000 10.000
1.32
13.23
13.23
x
20.03
20.03
60.00 0
60.000
Total conform registrului
6 cu cifre
Preşedintele comisiei
director
Si şase în cuvinte
Verdeş Ludmila Familia
semnătura
numele prenumele
Membrii comisiei manager-vînzător Scrinciuc Snejana semnătura 29
funcţia
contabil funcţia
Familia numele prenumele
Albu Aurelia
semnătura
Familia numele prenumele
Rezulatatele finale ale Inventarierii se reflectă de către comisia de inventariere într-un proces verbal privind rezultatele inventarierii care este întocmit după confirmarea rezultatelor evidenţei contabile. ÎCS „SASCH LEADER” SRL 27 martie 2010
„Aprob Semnătura conducatorului 27 martie 2010”
Proces verbal nr.1 Comisia de inventariere în componenţă: Preşedintele Conducător Verdeş Ludmila Mihai Membrii comisiei Manager-vînzător Scrinciuc Snejana Vasile Contabil Albu Aurelia Petru Ordin despre numirea comisiei de inventariere nr.13 Secţiile supuse inventarierii: 1.Inventarierea activelor nemateriale (tab.1) 10.00 început 11.30 sfîrşit - 25 martie 2010 2.Inventarierea mărfurilor in stoc (tab.3) 12.00 început 14.00 sfîrşit-25 martie 2010 Rezultatele inventarierii
30
Lipsuri
Plusuri
Concluziile inventarierii
Q
Q
E
cauza
1.Prog.1-C
1
1560
2.Maiouri
2
427,7 6
neatencontabilul ţia contab. lipsa info, vînzătorul resortare
Denumirea
3.Fuste
5
E
595,3 0
neatenţia persoanei responsab
vinovaţii hotărîrea
vînzătorul
să fie luat la evidenţă şi contabilizat respectiv în contab. în cont 217 majorînd stocu,cu val.plusur reţinerea pagubei din salariu
Semnăturile membrilor comisiei --------Notă:Termenul perfectării procesului verbal ,semnării de către conducătorii şi a membrii comisiei maximum 3zile de la finisarea inventarierii.Conducătorul studiază informaţia prezentată de către contabilitate şi jurist şi primeşte hotărîre asupra concluziilor şi propunerilor menţionate de comisia inventarierii 5zile. Nota informativă fiind o aneză la contabilitatea fiscală cuprinde următoarea informaţie:Inventarierea a fost efectuată conform Regulamentului şi totodata cu îndeplinirea cerinţelor(ordin despre efectuarea inventarierii,numirea comisii,însăşi efectuarea inventarierii cu întocmirea registrului de inventariere,contabilizarea datelor în contabilitate şi finalizarea ei prin întocmirea procesului verbal).
3.2 Determinarea rezultatelor inventarierii şi contabilitatea acestora În urma efectuării inventarierii la ÎCS „SASCH LEADER” am obţinut urmatoarele rezultate. 31
În rezultatul inventarierii s-a depistat conform tabelului nr.1 surplusul activelor nemateriale şi anume:n-a fost luată la evidenţă (contabilizarea) programului 1-C (nouă),fapt care a fost confirmat prin factura fiscală WT 1119242 din data 17.01.2010.Conform facturii fiscale urmează a fi luate la evidenţă activul nematerial (1-C nouă)la valoarea procurării şi a sumei de TVA astfel avem următoarele formuli contabile: Dt 111.6 Ct 521 – 1560 lei Dt 534.2 Ct 521 – 312 lei Deoarece programa s-a pus în fincţiune la momentul procurării (adică la 17.01.2010)totodată s-a calculat şi amortizarea respectiv din luna februarie,fapt care urmează a fi adăugat la cheltuielile perioadei de gestiune (trimestru 1),suma amortizării calculate,astfel formulele contabile sunt: Dt 713.2 Ct 113.6 – 78 lei (amortizarea pe 2 ani). Notă:Dacă programa nu a fost pusă în funcţiune atunci nici formulele despre cheltuieli nu se aplică în contabilitate. Conform tabelului nr.2 avem urmatoarele rezultate inventariere: S-a stabilit că datele de facto coincid cu datele din registrele contabile adică valoarea de bilanţ este egală cu valoarea inventarierii,tabelul respectiv în registrele contabile adică contul 123 şi 521/539 nu se reflectă nici într-un fel. Inventarierea tabelului nr.3 Inventarierea s-a început la ora 10.00 pe 25 martie 2010 şi s-a finalizat la ora 11.30.În urma inventarierii s-a întocmit registru de inventariere a mărfurilor în stoc ceea ce este contabilizat în Dt 217.2 Rezultatele inventarierii au stabilit la punctul 3 din registru surplus de marfă 2 unităţi valoare cărora este de 427.76.Mărfurile depistate ca surplus nu au fost luate la evidenţă mai înainte,documentele primare depsre existenţa lor nu există.Conform hotărîrii comisiei de inventariere şi a conducerii s-a hotărît acetse 2 unităţi să fie contabilizate conform preţului de realizare (marfă analogică,+ preţul de piaţă) şi veniturile să fie înregistrate în registrele contabile prin următoarele formule: Dt 217.2 Ct 612.6 – 427.76 lei La punctul 5 din registru s-a depistat lipsă de marfă 1 bucată190,51.Faptul ca 1 bucată-190.51 lei o trecem la lipsuri în limita pierdirilor din reziduri şi perisabilităţi (nu este adecvat vînzării,deoarece a fsot ca monstră la vitrină),contabilizarea Dt 714.7 Ct 217.2 – 190.15lei 32
Totodata lipsa de marfă s-a constat şi la punctul 6 din registru,5 bucăţi la valoarea de 595.30 lei.La punctul 6 lipsa mărfirulor s-a constatat ca lipsă din neatenţia persoanei cu răspundere materială,care unrmează să fie compensată din contul salalriului persoanei în cauză. Dt 227.4 Ct 217.2 – 595,30 lei Cînd persoana achită din contul salariului se face urmatoarea formulă contabilă: Dt 531.2 Ct 227.4 – 595.30 lei În urma finisării inventarierii a mărfurilor în stoc conform tabelului nr.3 s-a depistat că valoare de bilanţ în Dt 217.2 – 6510.61lei,iar valoare de inventariere 6152.64lei.Ceea ce constituie lipsa de facto pe tot registrul este de 357.97 lei. Inventarierea formularelor de strictă evidenţă conform tabelului nr.4 se efecutează concomitent cu verificarea îndeplinirii registrului de evidenţă a formularelor de strictă evidenţă şi cu analiza contului extrabilanţier (clasa 8 şi 9) 951 în care se reflectă „mişcarea formularelor de strictă evidenţă în cazul dat valoare de bilanţ este 20.03 lei,coincide cu valaorea de inventariere şi analiza contului 951 din contabilitate. Concluzie:În baza proiectului de specialitate am luat cunoştinţa cu principalele aspecte ale organizării activităţii economico-financiară la intreprindere.Astfel,am analizat forma organizatorică-juridică a întreprinderii,evoluţia întrerinderii pina-n prezent,structura organizatorică,sfera de producere a sa.Totodată,am studiat cele două procedee de bază ale contabilităţii „Inventarierea şi Documentarea”,am determinat particularităţile formei de ţinere a contabilităţii la intreprindere.
33
Bibliografie: 1.Viorel Ţurcani,Eudochia Bajerean-Bazele Contabilităţii. 2.Bojian O.Bazele contabilităţii.Bucureşti,1997 3.Bazele contabilităţii agenţilor economici din România.Ediţia Editura Intelcredo Deva,2001. 4.Colasse B.Contabilitatea generală.Iaşi:Ed.Moldova,1995.
34