Raport Audit 1 01-09.03.2018 [PDF]

Zitiervorschau

GIP GRUP S.A.

PROCEDURA DE SISTEM NECONFORMITATI.ACTIUNI CORECTIVE.AUDIT INTERN

Cod : FPS-05.04 Ediţia: 5/Rev:0 Pag. 1/2

APROBAT DIRECTOR GENERAL RAPORT DE AUDIT NR 1 / 09.03.2018 1. Introducere Premergator auditului extern de tranzitie a sistemului de management calitate-mediu la noile standarde ISO 9001:2015 si 14001:2015 si certificarea sistemului de management securitate si sanatate ocupationala, conducerea societatii a dorit sa evalueze stadiul actual de performanta al sistemului GIP GRUP SA . Echipa de audit numita prin decizia directorului general, a pornit in evaluarea sistemului de la un sistem cu un istoric, implementat, mentinut si imbunatatit continuu . Drept urmare va avea ca tinta : - urmarirea ca noua documentatie (informatie documentata) sa contina toate cerintele solicitate de noile standarde In procesul de tranzitie la noile standarde, managementul GIP GRUP a hotarat sa :sa pastreze documentatia MC+proceduri in care sa includa noile cerinte si accente impuse .

ghere II al sistemului de management al calitati, cat si in conformitate cu programul de audit FPS-03.01 ed/rev 4/3 /01.03.2016, echipa de audit si-a propus sa faca o radiografie a stadiului actual al performantei managementului calitatii in cadrul organizatiei GIP GRUP. Auditul intern a avut loc in perioada 11-12.10.2016, pentru urmatoarele procese : - procesul de management, - procesul de managementul calitatii - procesul de resurse umane, - procesul de ofertare-contractare-marketing - procesul de aprovizionare - procesul de mecanizare - procesul de productie - procesul de proiectare - procesul de monitorizare, masurare si control a produselor/serviciilor

Sistemul de management al calitatii, se referă la toate activităţile GIP GRUP SA care pot avea implicaţii asupra calităţii produselor, serviciilor si lucrarilor puse pe piaţa, îndeplineşte prevederile manualului de management integrat MSMI-03 ed/rev 4/4 /01.08.2016 si respecta cerintele legale si alte cerinte aplicabile . Organizatia GIP GRUP isi desfasoara activitatea in executia de lucrari de constructii pentru cod.CAEN:  4399 - lucrari de constructii speciale  4120 - lucrari de constructii rezidentiale si nerezidentiale  433 - lucrari de finisaje  4312 - lucrari de pregatire a terenului  4311 - lucrari de demolare a constructiilor  4321 - lucrari de instalatii la constructii, izolatii , instalatii de paratraznet  4391 - lucrari de invelitori sarpante si terase  2511 - fabricarea de constructii metalice si parti componente

GIP GRUP S.A.

PROCEDURA DE SISTEM NECONFORMITATI.ACTIUNI CORECTIVE.AUDIT INTERN

Cod : FPS-05.04 Ediţia: 5/Rev:0 Pag. 2/2

De asemenea a fost identificat, implementat, mentinut si imbunatatit continuu, procesul de proiectare cod CAEN 7112- Activitti de inginerie si consultanta legate de acestea . Raportul prezinta concluziile elaborate de comisia de audit intern numita de directorul general conform deciziei nr......./2016 . Auditul a fost realizat conform planificarii in programul anula de audit intern revizuit in data de 01.10.2016 ( FPO-03.01 ed.4 rev.3 ), difuzat in cadrul organizatiei conform listei de difuzare FPS01.01 ed/rev 4/3/01.10.2016 . 2. Scopul: verificarea prin sondaj a unor activități si proceselor desfasurate in cadrul organizatiei, în ceea ce privește respectarea condițiilor de legalitate, eficacitate, de a adăuga valoare prin formularea recomandărilor, iar în cazul identificării unor neconformităţi, de a se corecta. 3. Obiectivele auditului: - Determinarea gradului de conformitate a sistemului de management cu standardul calitatii SR EN ISO 9001:2008 și documentele de referinţă - Determinarea gradului de conformitate a activităţilor, proceselor şi produselor cu cerinţele / procedurile sistemului de management al calității - Evaluarea capabilităţii sistemului de management de a asigura conformitatea cu cerinţele reglementate şi contractuale - Evaluarea eficacităţii sistemului de management în atingerea obiectivelor specificate - Identificarea zonelor de îmbunătăţire potenţială a sistemului de management al calității. - Evaluarea increderii clientilor in lucrarile executate de GIP GRUP - Evaluarea eficacitatii sistemului de management al calitatii - Evaluarea procesul de management privind orientarea catre client, leadership, implicarea personalului, abordarea bazata pe proces, imbunatatirea continua, adordarea bazata pe fapte in luarea deciziilor, relatii reciproc avatajoase cu furnizorii. Tipul auditului: Audit de conformitate : auditorul a urmarit daca procedurile sunt bine aplicate, dacă se respectă organigramele, sistemele de informare etc. 3. Locurile de desfasurare:  Sediul firmei din str. Bucureşti Str.C.F. Robescu, Nr. 12, sector 3  Santier ONE HERASTRAU PARK 4. Persoanele intervievate:  Manofu Sergiu Alexandru , Director General  Orosz Janos - RM/Sef atelier proiectare  Mustatea Dorina – RMC/Dir. Resurse umane  Emilianov Dumitru- Dir. mecanizare  Popescu Marian George – Inginer sef  Mosor Marius - Dir. marketing-ofertare contractare  Mihai Mihnea Alexandru - resp. aprovizionare 5. Coordonator echipa de audit : ing.Orosz Janos 6. Echipa de audit:  auditor intern : Mustatea Dorina  auditor intern : Popescu Marian George 7. Documente de referinta:  Planul de audit intern nr 1 din 01.10.2016

GIP GRUP S.A.  

PROCEDURA DE SISTEM NECONFORMITATI.ACTIUNI CORECTIVE.AUDIT INTERN

Cod : FPS-05.04 Ediţia: 5/Rev:0 Pag. 3/2

Documentele sistemului de management al calitatii ed./rev 4/3 SR EN ISO 19011:2011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau al mediului

8. Opinii divergente: nu au existat 9. Zone auditare: - managementul la cel mai inalt nivel - managementul de calitate - resurse umane - marketing, ofertare-contractare - aprovizionare / subcontractare - productie/santiere - mecanizare, metrologie 10. Limba utilizata: romana 11. Organizarea si functionarea echipei de audit intern : Echipa de audit intern a fost numita prin decizie interna de Directorul General – decizia nr. .... /...... si are urmatoarea componenta : conform SR EN ISO 19011:2011- Ghidul de auditarea sistemelor de management - coordonator – Orosz Janos - auditor intern - Mustatea Dorina - auditor intern - Popescu Marian George Auditorii interni au aplicat principiile auditului expuse in standard si au : - planificat şi organizat munca într-un mod eficace si au respectat planul de audit si timpul planificat; - colectat informaţii prin interviuri, ascultare, observarea înregistrărilor şi documentelor prezentate - confirmat că dovezile auditului sunt suficiente şi adecvate pentru a sprijini observaţiile şi concluziile auditului; - înregistrat activităţile prin documente de lucru; - intocmit raportul de audit forma clara si concisă pe care l-a inaintat directorului general 12. Modalitatea de desfasurare a auditului : intre auditor si persoanele auditate au fost purtate discutii cu privire la : - documentele sistemul de management de calitate - intocmirea documentelor si controlul inregistrarilor - procesele urmarite si de procedurile de sistem si operationale implementate De asemenea au fost verificate elementele cheie (organigrama, procedura de sistem si operationale , inregistrari) . Compartimentelor functionale au raspuns in scris la un chestionar legat de procesele conducere, analiza si imbunatatire (PS 01-Controlul documentelor, PS02-Controlul inregistrarilor, PS04Controlul produsului neconform, PS05-Analiza produsului neconform) . Managementul de top al societatii in persoana Directorului General a desemnat prin decizie interna persoanele cu atribuţii pentru imbunatatirea continua a SMI : - reprezentantul managementului (decizie 260/02.10.2008- ing. Orosz Janos) raporteaza anual directorului general ,odata cu analiza de management, stadiul si performanta sistemului de management de mediu cu recomandarile si propuneri de imbunatatire (decizia nr. ... / 2015 – numire RMC – in persoana dnei Mustatea Dorina pentru coordonarea implementarea si mentinerea Sistemului de Management al calitatii in conformitate cu cerintele SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calitatii . Cerinte). Procesul de management, planificarea, organizarea, coordonarea, evaluarea executiei de lucrari de constructii, s-a desfasurat in continuare, pastrand obiectul de activitate al organizatiei GIP GRUP. Managementul a asigurat integrarea si corelarea resurselor umane, materiale cat si

GIP GRUP S.A.

PROCEDURA DE SISTEM NECONFORMITATI.ACTIUNI CORECTIVE.AUDIT INTERN

Cod : FPS-05.04 Ediţia: 5/Rev:0 Pag. 4/2

tehnologii si tehnici de executie si astfel au fost indeplinite obiectivele propuse prin FPSMSMI-02 ed/rev 4/3 /2016. - Mentinerea si imbunatatirea continua a SMC - Cresterea satisfactiei clientilor – recomandari cu calificativ Foarte bine (recomandari Hieldelberg Carpatcement Romania, CELPI SA) Managementul calitatii : Urmare a schimbarii conducerii societatii, conform hotararii Consiliului de administratie din 14.07.2016, intreg sistemul de management al calitatii a fost prezentat si avizat de Directorul General – ec. Manofu Sergiu Alexandru . - au fost actualizate Politica si Angajamentul conducerii MSMI-03 ed./rev 4/4 /01.08.2016 - au fost identificate toate procesele ce se deruleaza in cadrul SMI , modul de aplicare si interactionare al acestora descrise in PS 01-05 si PO 01-12 - au fost revizuite procesele externalizate si actualizata lista (externalizare realizare site companie si servicii de publicitate) - MSMI , PS, PO sunt actualizate, difuzate , retrase si arhivate functie de caz , precum si aprobate de functiile de conducere - obiectivele planificate de management pe anul 2016 pentru managementul calitatii, au fost indeplinite , conducerea urmarind modul de realizare al indicatorilor propusi ( ex: auditarea externa a SMM, anual se realizeaza un audit intern, anula are loc analiza de management, fata de clienti, GIP GRUP s-a dovedit operativ in transmiterea de raspunsuri la diverse solicitari pe categoriile de lucrari de constructii-montaj certificate , clauzele contractuale au fost respectare , procesele verbale de receptie la terminarea lucrarilor au fost intocmite fara observatii , materialele aprovizionate nu au cuprins materiale neconforme , au fost aprovizionate la timp, ritmic, verificate , asigurand resursele necesare desfasurarii procesului de productie, au fost realizate revizii la echipamente si utilaje conform planificarii anuale . La data efecturarii auditului documentele sistemului de management al calitatii se afla de editia a 4-a , rev.4 – Manualul SMI, si ed.4 rev.3 pentru proceduri de sistem comune si procedurile operationale , conform listei documentelor SMC, difuzate in intreaga organizatie . Lista inregistrarilor permanente FPS-02.01 ed/rev 4/3 , lista documentelor SMI sunt actualizate, difuzate in intreaga organizatie si se regazesc procedurilor de sistem, operationale si instructiuni de lucru. Impreuna cu RM si sefii punctelor de lucru, RM si RMC a stabilit in urma vizitelor la punctele de lucru neconformitati, a stabilit masuri de rezolvare si a verificat indeplinirea acestora . (FPS-04.01.01 – Registrul unic de evidenta al rapoartelor de neconformitate) Resurse umane - procesul suport este implementat sustinut si imbunatatit prin procedura operationala PO-03 ed/rev 4/3 / 03.11.2014 Prin consultarea directorilor si sefilor de compartimente/ santier, a fost identificat necesarul de instruiri la nivelul GIP GRUP conform : FPO-03.02 / ed.rev 4/3 -Programul de instruirea anuala al alpinistilor 2016 (realizat) FPO-03.02- Programul de calificare/autorizare 2016 /revizuit FPO-03.01 - Programul de instruiri externe 4/3/ 01.08.2016 / revizuit FPO-03.02 - Program de calificare muncitori 4/3/2016 - sunt evaluate anual competentele profesionale ale personalului conf. IL 02 4/1/10.03.2014 - sunt emise decizii privind atributiile, responsabilitatile fiecarui angajat - sunt efectuate instruiri ale personalului pe tematici: calitate, mediu, SSM, SU - sunt mentinute inregistrarile referitoare la studii, abilitati si experienta profesionala in dosarele de personal ale fiecarui angajat Au fost prezentate si verificate decizii, fise de post, dosare de personal, instruiri, inregistrari realizate in anul 2016. Dovezile prezentate in cadrul auditului , au fost evaluate de auditor,

GIP GRUP S.A.

PROCEDURA DE SISTEM NECONFORMITATI.ACTIUNI CORECTIVE.AUDIT INTERN

Cod : FPS-05.04 Ediţia: 5/Rev:0 Pag. 5/2

stabilind faptul ca sunt indeplinite cerintele standardului si aplicata procedura operationala PO-03 – Resurse umane . Au fost regasite documentele si inregistrarile calitatii in editia/revizia ultima . De asemenea din inregistrarile calitatii prezentate a rezultat : conformarea cu cerintele legale, definirea clara a responsabilitatilor si a autoritatilor fiecarul angajat . Proces – Ofertare contractare-marketing : Informatiile documentate sunt cuprinse in procedura PO-05 Analiza contractului . Intreg procesul de ofertare-contractare este coordonat de directorul ofertare-marketing, numit prin decizia DG ing. Mosor Marius. A fost prezentat Raportul contractelor /2016, actualizat la data auditului si prin sondaj evaluata documentatia pentru oferta si contractul nr.4947/2016 – One Herastrau Park , Raportul ofertelor neadjudecate /2016, Fisa de analiza oferta/contract, Fisa de analiza a cerintelor clientului, Analiza post – contract. FPO-05.06 De asemenea, in analiza ofertei cat si in desfasurarea contractului, , s-a raspuns promt la solicitarea potentialului client , respectand cerintele acestuia in conformitate cu legislatia in vigoare si reglementarile tehnice aplicabile . Pentru toate contractele incheiate au fost respectate cerintele contractuale si finalizate in termenul stabilit prin contract. Mecanizare - mentenata echipamente : - a fost regasita procedura aplicabila PO-04 si inregistrari : registrul de evidenţă a mijloacelor de transport / utilajelor / echipamentelor tehnologice, cărţile tehnice ale echipamentelor, evidenţa orelor de funcţionare, evidenţa reparaţiilor executate în anul 2016, planul anual de reparaţii si revizii FPO-04.03 ed/rev 4/3 /2016 - au fost achizitionate echipamente noi in scopul modernizarii si existentei de echipamente la schimb Aprovizionarea : Inregistrari prezentate : Fişa de evaluare furnizor/subcontractant, lista furnizori/subcontractanti acceptati, necesar de materiale, documente de calitate (certificate de calitate, agremente, declaratii de conformitate, certificat de garantie, avize de insotire a marfii, procese verbale de receptie a materialelor/produselor . Fata de obiectivele planificate , nu au fost aprovizionate produse neconforme iar termenul de aprovizionare a fost respectat. Pentru produsele achizitionate au fost incheiate contracte de vanzare marfa cu furnizorii evaluati si acceptati. Procesul de Productie : din discutia purtata cu directorul de productie, in anul 2016, pana la data auditului 12.10.2016, a fost realizata o productie de ...................................... lei fara TVA , respectand toate clauzele contractuale . Pentru fiecare lucrare de constructii montaj au fost semnate: - contracte cu beneficiarii + AA - planul calitatii pe lucrare - proceduri tehnice de executie - au fost utilizate echipamente, utilaje si scule de mica mecanizare adecvate - personalul a fost instruit cu privire la tehnologia de lucru, masuri de mediu, conventii SSM - au fost monitorizate procesele speciale ( turnari de betoane, aplicare de protectii anticorozive, torcret) Satifactia clientului: Din analiza rezultelor obtinute in anul 2016 putem afirma : serviciile de C+M efectuate de GIP GRUP pe platformele, CELPI SA, STIZO Industrial Services, Ketz, Poor au fost apreciate ca "Forte bune " - nu au fost inregistrate reclamatii de la beneficiari - nu au existat probleme majore in derularea contractelor care sa determine intreruperea derularii contractului si incetarea brusca a relatiilor contractuale - analiza afacerilor pierdute :

GIP GRUP S.A.

PROCEDURA DE SISTEM NECONFORMITATI.ACTIUNI CORECTIVE.AUDIT INTERN

Cod : FPS-05.04 Ediţia: 5/Rev:0 Pag. 6/2

- Refacere protectie interioara rezervor apa – Electrocentrale CET Sud – licitatie neadjudecata - Expertiza tehnica hala materii prime Bicaz – Heilderberg Tasca – beneficiarul nu a indicat pana la data auditului castigatorul licitatiei - Inspectie extinsa cos H=250 m CET Palas Constanta – se poarta discutii cu beneficiarul Proiectare : proiect prezentat – Legislatia si reglementarile legale utilizate in cadrul proiectulu sunt in vigoare . A fost intocmita fisa proiect . 12. Concluziile auditului:  Satisfactia clientilor s-a mentinut, primind recomandari pozitive pentru lucrarile executate  Prin contractele de lucrari analizate s-au executat lucrari de constructii-montaj ce acopera domeniului certificarii  Sistemul de management calitate este implementat, mentinut si imbunatatit continuu  Au fost atinse tinele propuse pentru obiectivele calitatii propuse in anul 2016  Neconformitatile identificate la auditurile anterioare au fost solutionate.  Sistemul de management al calitatii corespunde cerintelor standardului de referinta SR EN ISO 9001:2008  capabilitatea proceselor de analiză efectuate de management de a asigura continua adecvare şi eficacitate a sistemului de management  13. Recomandari : - se recomanda conformarea cu legislatia in vigoare si reglementarile tehnice in toate activitatile desfasurate - Comp. resurse umane : va trebui sa solicite ca in bugetul pe anul 2017, sa fie cuprinse resurse pentru instruirea externa a personalului ca urmare a schimbarii standardelor 9001, 14001. - Comp. proiectare va urmarii conformarea cu normativele tehnice de specialitate, eurocodurile , - CTE - va aviza conform procedurii PO-12 proiectele intocmite de GIP GRUP 14. Anexe la raport:  Planul de audit intern 11-12.10.2016  raport de neconformitate RNC 12.10.2016 ………………. (29+30)  Plan de masuri urmare a auditului /12.10.2016 Raportul de audit va fi difuzat compartimentelor auditate si top managementului . Comisia de audit , Coordonator : Orosz Janos Auditor : Mustatea Dorina : Popescu Marian George