Procedura Receptie Marfa [PDF]

Zitiervorschau

Receptia marfurilor la UAP 1.

Scop si domeniu de aplicare Prezenta procedura stabileşte reguli generale privind receptia marfurilor. Scopul receptiei consta în verificarea modului în care furnizorul îsi îndeplineste obligatiile asumate prin contract (cu privire la sortiment, calitate, cantitate, ambalare, marcare) si daca, societatile de transport îsi respecta obligatiile legate de integritatea marfurilor pe toata durata transportului. Controlul final de receptie are rolul de a constata daca produsele sunt corespunzatoare sau nu cantitativ si calitativ . Comisia de receptie are rolul de a urmari, în continuare, evolutia starii calitative a marfurilor receptionate în momentul depozitarii si pâna în momentul livrarii din depozit. Procedura se aplica pentru departamentul Logistica - Depozit.

2.

Responsabilitati Seful de Depozit este responsabil pentru respectarea in bune condiţii a procedurii de receptie marfuri. Gestionarii Depozit sunt responsabili pentru verificarea si incarcarea in gestiune a marfurilor cu privire la sortiment, calitate, cantitate, ambalare, marcare. Stivuitoristii Depozit sunt responsabili pentru manipularea marfurilor, depozitarea pe locatiile stabilite.

3.

Termeni si definiţii - Receptia: este operatia de identificarea si verificare cantitativa si calitativa a marfurilor ce se primesc in depozit. - marfa: orice produs care formeaza obiectul livrarii sau a contractului de transport; - furnizor: societatea care livreaza marfurile; - beneficiar: societatea care primeste marfurile livrate;  - expeditor: societatea care preda marfurile spre transport; - caraus: societatea care executa transportul; - destinatar: societatea care primeste produsele transportate; - acte de livrare: procesele verbale de receptie sau autoreceptie, facturile , listele de specificatie, avizele de expeditie; - documente de transport: scrisoarea de trasura sau de transport, conosamentul, foaia de parcurs, buletinul de mesagerii sau alte asemenea documente.

4.

Procedura Procesul de receptie implica urmatoarele operatii: a) Verificarea documentelor. b) Verificarea vizuala a integritatii lotului (deteriorari datorate transportului). c) Verificarea identitatii si marimii lotului (receptia cantitativa). d) Inregistrarea (incarcarea in gestiune) in sistemul SAP a bunurilor receptionate. e) Litigii posibile în cazul receptiei marfurilor. 4.a)

Verificarea documentelor

Cu ocazia receptiei se vor verifica urmatoarele documente:

Pagina 2 din 3

Receptia marfurilor

- documente de contractare: Comanda de aprovizionare, clauzele, specificatiile; - documentele de însotire a marfii: de livrare, de transport ; - documente de atestare a calitatii: buletin de analiza, certificat de calitate. 4.b)

Verificarea vizuala a integritatii lotului

Procesul de verificare vizuala a unui lot de marfa presupune: - identificarea produselor din lot (verificare modului în care furnizorul îşi îndeplineşte obligaţiile asumate prin comanda de aprovizionare cu privire la sortiment); - examinarea ambalajelor (verificarea măsurii în care societatile de transport şi-au respectat obligaţiile asumate în legatură cu menţinerea integrităţii cantitative şi calitative a mărfurilor pe toată durata transportului); - verificarea integritatii sigiliilor de pe colete (banda PVC, banda adeziva, etc); - verificarea marcarii si etichetarii (verificare modului în care furnizorul îşi îndeplineşte obligaţiile asumate prin comanda de aprovizionare cu privire la marcare,etichetare); - informarea imediata a seful direct si al departamentului aprovizionare in cazul loturilor deteriorate pe perioada transportului. 4.c)

Verificarea cantitativa a loturilor de marfuri

Verificarea cantitativa a lotului de marfuri se face prin numarare, masurare sau cantarire, în functie de felul marfurilor, pe baza specificatiilor din comanda de aprovizionare si a procedurilor departamentului Calitate. Verificarea cantitativa se realizeaza prin: 1.    verificare 100% (bucata cu bucata); 2.    verificare prin esantionare (cantarire). 4.d) Inregistrarea (incarcarea in gestiune) in sistemul SAP a bunurilor receptionate. Inregistrarea (incarcarea in gestiune) in sistemul SAP a bunurilor receptionate se face in baza comenzilor de aprovizionare si a procedurilor de ”Goods Receipt”(receptie marfa) SAP : (

4.e)

Litigii posibile în cazul receptiei marfurilor.

Sursele de litigii sunt: -   neconcordanta dintre sortimentul comandat si sortimentul atestat prin documente sau cel real; - neconcordanta dintre cantitatea comandata (comanda aprovizonarea SAP) si cantitatea reala a lotului de marfa; - neconcordanta calitativa a loturilor de marfuri.

Receptia marfurilor

Pagina 3 din 3

In cazul litigiilor aparute datorita diferentelor cantitative sau calitative ce apar in mod obiectiv stabilite prin cantarire, numarare, masurare si prin alte asemenea procedee se va face constatarea lipsurilor cantitative si a deficientelor calitative, precum si a divergentelor dintre caraus si destinatar / beneficiar. Constatarea litigiilor se va face numai in prezenta carausului si / sau a delegatului furnizorului si a reprezentantilor destinatarului / beneficiarului respectiv Gestionar / Inginer aprovizionare / Controlor calitate. Diferente cantitative si calitative se consemneaza in nota de intrare receptie in sistemul SAP (pentru diferentele cantitative – procesate de catre gestionari depozit) si intr-un Raport Inspectie (pentru diferentele calitative – procesate de catre Controlor calitate). Diferentele cantitative si marfa deteriorata pe durata transportului se vor consemna de catre gestionar (cu nume, prenume, semnatura, data) pe documentele de transport ale carausului. Furnizorul va fi anuntat de catre Inginer aprovizionare intr-un interval de 48 de ore pentru orice diferenta si pentru a-si trimite un reprezentant in vederea solutionarii litigiilor.