Plasamentul La Masa Negocierilor [PDF]

Zitiervorschau

SUB. 3 Plasamentul la masa negocierilor diplomatice Plasamentul la masa negocierilor

Eficienta negocierilor depinde de o serie de factori :  data si ora alese pentru intalnire  nivelul ierarhic la care se leaga primul contact  alcatuirea echipei de negociatori  ordinea de intrare si asezare la masa, etc. Intre acestea, modul de dispunere a negociatorilor la masa tratativelor ocupa un loc important, cu mari implicatii asupra puterii de negociere a uneia sau alteia dintre parti. Pozitia clasica de negociere este aceea in care delegatiile stau fata in fata, cu negociatorii principali (sefii echipelor de negociere) plasati in pozitii centrale. In cazul in care negocierea este purtata intre doua persoane, pot fi intalnite cateva variante tipice: Varianta 1 Este varianta clasica, in care partenerii sunt plasati fata in fata, de o parte si de alta a mesei. Prezinta avantajul libertatii de miscare si al observarii directe si continue a partenerului. Este varianta cea mai concurentiala, pentru ca cei doi parteneri asezati fata-n fata, cu masa intre ei, intra spontan in competitie.

Nu este recomandata in intalnirile in care in care se urmareste evitarea conflictelor. Avantajele pentru negociatorul nostru pot fi create prin unghiul de iluminare, pozitia ferestrei, pozitia usii a sursei de caldura.

Varianta 2 Este varianta numita si asezare 'cot la cot' si are semnificatia unei anumite familiaritati si amicitii intre parteneri, ce le creeaza sentimentul ca au aceeasi pozitie fata de problema discutata. Varianta este folosita atunci cand se urmareste eliminarea suspiciunilor partenerului sau cand se doreste atenuarea caracterului conflictual al unei dispute. Nu este indicata in negocierea cu un partener strain.

Pozitia negociator (dreapta) - partener (stanga) asigura un anumit avantaj negociatorului, dandu-i o mai mare libertate de miscari, mai buna vizibilitate si asigurand economie de miscari, atunci cand prezinta documentatii si probe. Partenerul din stanga este nevoit sa faca miscari suplimentare si sa se intoarca, fapt ce duce la scaderea atentiei. Varianta 3 Este un mod bun de plasament la masa tratativelor, chiar daca mai rar practicat. De regula, persoana plasata pe latura mare are un usor ascendent asupra celeilalte, mai ales in cazul in care este asezata pe un fotoliu mai inalt si mai impunator pe care, de regula, il ocupa si in restul timpului petrecut la serviciu.

Varianta 4 Este o combinatie intre variantele 1 si 4, in care partenerii se afla de o parte si de alta a mesei, dar in afara unei pozitii de confruntare directa. Este un plasament bun pentru negocieri amiabile, inclusiv pentru interviul de recrutare. In cazul in care negocierile sun purtate in trei persoane (negociatorul participa la discutii insotit de o alta persoana, care poate fi coechiper, consilier, asistent sau secretar) variantele uzuale sunt:

Varianta 5 Este o varianta in care partenerul singur trebuie sa gaseasca pozitia din care ii poate urmari simultan pe cei doi coechiperi, fara a se pune in competitie cu ei. Acestia vor incerca sa-1 controleze, manipuleze si persuadeze prin schimbul de stafeta, prin vorbire, mimica, gestica.

Varianta 6 Este varianta cea mai convenabila din punctul de vedere al partenerului singur. Varianta reprezinta o schema de plasament mai complexa, care nu pune partenerul in prea mare inferioritate, deoarece el ii are in raza vizuala pe cei doi negociatori coechiperi si le poate urmari reactiile si eventualele mesaje non-verbale.

Varianta 7 Este varianta cea mai dezavantajoasa pentru partenerul singur, el simtinduse 'luat la mijloc'de catre negociatorii coechiperi. Avand de urmarit doua surse de mesaje, plasate in directii opuse, acesta va obosi, se va enerva si-i vor scadea atentia si concentrarea.

Varianta 8 Este o varianta 'indulcita'' a variantei 7, in care partenerul ocupa latura mai ingusta a mesei, iar cei doi coechiperi sunt asezati fata in fata, intrand in competitie. In cazul in care negocierile se poarta intre doua echipe, negociatorul fiind insotit de colaboratorii sai, iar partenerul sau este si el cu echipa sa, pentru negociere exista cateva variante tipice de plasament la masa tratativelor:

Varianta 9 Este varianta cea mai uzuala si, cel putin in principiu, nu trezeste nici un fel de suspiciuni, cu toate ca cele spuse la varianta l, privitoare la crearea de avantaje pentru una din laturile mesei, raman in totalitate valabile. In principiu, protocolul european aseaza seful in mijlocul mesei, cu oamenii sai in dreapta si in stanga, la o distanta invers proportionala cu rangul si importanta in echipa. La japonezi, seful delegatiei poate ramane in capul coloanei.

Varianta 10 Este un gen de plasament neconventional la masa tratativelor, dar nu atat de ad-hoc precum pare; poate fi folosit premeditat, atunci cand, in rundele anterioare de negociere nu s-a ajuns inca la un acord deplin asupra obiectului negocierilor. In ideea depasirii dificultatilor la tratative este invitata o persoana neutra M care este asezata in capul mesei, pentru a capata si mai multa greutate. Aceasta varianta este folosita si in cadrul reuniunilor intamplatoare, in spatii improvizate, care apar spontan la targuri si expozitii.

Dezavantajul variantei 10 consta in faptul ca membrii fiecarei echipe nu se pot consulta discret intre ei, ceea ce conduce la o negociere mai putin comoda si mai greu de controlat. In practica, variantele de plasament la masa negocierilor sunt mult mai diversificate, in raport cu particularitatile spatiului si mobilierului existent. Oricare ar fi varianta concreta, intotdeauna sunt importante cateva aspecte: • pozitiile ocupate trebuie sa permita o comunicare discreta si eficienta intre membrii echipei;

• spatiul disponibil trebuie sa fie suficient documentatiei si efectuarea unor demonstratii;

pentru

manipularea

• lumina, fie naturala, fie artificiala, sursele de caldura, umezeala, zgomot sau diverse alte noxe si factori perturbatori trebuie, pe cat posibil, dispuse astfel incat sa nu deranjeze unilateral.

Varianta ideala Schita alaturata prezinta varianta ideala, care este numita 'Masa regelui Arthur'; aceasta ofera linii de comunicare directa, echidistante, vizibilitate uniforma, spatiu de manevra egal si atenueaza mult competitia dintre parteneri.

Plasamente la masa negocierilor La masa tratativelor, asezarea partenerului in anumite pozitii poate aduce avantaje reale: - cu ochii spre o sursa de lumina - cu spatele la o usa sau hol, spatiu gol prin care se circula - langa o sursa de caldura a) pozitia de competitie

Desi e o pozitie clasica si prezinta avantajul observarii directe si permanente a partenerului, este o varianta foarte concurentiala. Partenerul are tendinta de a intra spontan in competitie, se stimuleaza agresivitatea si de obicei se evita , negociatorul si partenerul au tendinta de a ramane fermi pe pozitie. Adoptarea pozitiei presupune demontarea fortei.

b) pozitia de cooperare

Cei doi stau de aceiasi parte a mesei, cot la cot, pozitie care stimuleaza cooperarea. S-a constatat ca oamenii care stau de aceiasi parte a mesei sunt mai putin agresivi, se cearta mai putin unul cu celalalt de cat cu partenerii de cealalta parte a mesei. In conditii normale, daca amandoi scriu cu dreapta, e bine sa punem partenerul in stanga. Nu este o varianta recomandata pt negocierile cu parteneri straini. c) pozitia de colt sau de comunicare ( are efect: cel mai inalt grad in comunicare )

- bariera minima, urmarim usor partenerul

d) pozitia independenta sau de fuga - se evita unul pe celalalt, au strategii proprii - nu stimuleaza comunicarea

e) pozitia tactica Desi partenerii se afla fata in fata, decalajul reduce foarte mult din ostilitate, este pozitia recomandata pt interviul de selectie a personalului. N = noi

P = partenerul Noi il observam foarte bine pe partener, dar partenerul fiind la centrul mesei accepta in subconstient o dominare din partea noastra. Negociatorul se simte foarte in largul sau . Daca este cazul ca in negocieri sa folosim o a treia persoana, se pot folosi mici trucuri, astfel :

a)

Partenerul tinde sa intre in competitie cu expertul ( E ), noi fiind langa partener sugeram ca suntem langa el, P isi disipeaza energia b) varianta ' tine parte ' Daca noi suntem insotiti de un colaborator ( C ) :

Adversarul are partener, comunicare maxima intre noi si partener. Atentia lui N poate fi indreptata spre C si il bruiaza foarte mult pe P care oboseste si cedeaza psihologic mai repede.

De obicei negocierile se tin in echipa, intervin o serie de reguli sau trucuri in plasamente, astfel incat sa obtina avantaj maxim in negociere.

varianta europeana varianta asiatica ( cea mai recomandata pt negocierile cu delegatiile straine )

Raman valabile consideratiile privind stimularea agresivitatii. Daca este o negociere dificila, de ordin politic, folosim doua variante: a) ( M ) moderatorul, acceptat de ambele parti, reduce putin din ostilitate.

b) faramitam echipa – conduce de cele mai multe ori la obtinerea succesului, daca cei in cauza accepta aceasta situatie

c) varianta dubla competitie ( nerecomandata ) intre sefii cei doi si fiecare membru in parte. - varianta nu prea progreseaza

e) plasament in forma de U – reduce mult din tensiuni si conduce la rezultate

f) la masa rotunda

- destinde atmosfera - dispare ierarhia ( din capatul mesei ) - efectul STEINZOR ( la o masa rotunda tinde sa comunice cel mai mult cu cel din fata lui )

Pozitia la masa tratativelor, poate nu duce la avantaje considerabile, nu substituie calitatea argumentarii, dar o serie de avantaje psihologice sunt indiscutabile.

SUB.5-Etapele procesului de negociere Analiza procesului complex al negocierii evidenţiază existenţa unor etape distincte, cu eventuale intreruperi şi perioade de definire a punctelor de vedere ale partenerilor de negociere. In cadrul unor asemenea etape, dialogul părţilor va concretiza, in mod treptat, punctele de inţelegere şi inţelegerea insăşi. Practic, fazele, etapele procesului de negociere sunt următoarele : a) prenegocierea- are ca punct de plecare prima discuţie sau comunicare, cind partenerii lasă să se inţeleagă faptul că ar fi interesaţi în abordarea uneia sau mai multor probleme. O asemenea etapă va cuprinde: -activităţi de pregătire şi organizare a negocierilor; -culegerea şi prelucrarea unor informaţii; -pregătirea variantelor şi dosarelor de negociere; -intocmirea şi aprobarea mandatului de negociere; -elaborarea proiectului de contract; -simularea negocierilor;

b) negocierea propriu-zisă- demarează odată cu declararea oficială a interesului părţilor in soluţionarea in comun a problemei in cauză, in vederea realizării unor obiective de interes comun şi, mai ales, după ce a avut loc o primă simulare a negocierilor care vor urma. Negocierea propriu-zisă se concretizează in adoptarea unei inţelegeri, de regulă scrisă, ce conţine măsurile care urmează să fie indeplinite pentru realizarea obiectivului in cauză. Este etapa dialogului intre părţile participante, dialog ce se desfăşoară la masa tratativelor, fiecare parte cunoscindu-şi interesele faţă de obiectul negocierii. Acum se prezintă cereri şi se fac oferte, se fac presupuneri, se aduc argumente, urmate de contra argumente, apar eventualele concesii, in majoritatea cazurilor, reciproce. De regulă, negocierea este un proces previzibil, ce incepe cu o analiză intimă a dorinţelor şi mai ales a posibilităţilor de care se dispune оn raport de problema negociată, continuind cu examinarea poziţiei faţă de partenerul de negociere, pentru ca apoi să se analizeze mai multe variante posibile, alegindu-se, in final, cea mai eficientă. Este important ca ambii parteneri să pornească de la ideea că nici o negociere nu are din start invingători şi invinşi, abia la sfirşitul negocierilor putindu-se lua o decizie comună care, de fapt, reprezintă incheierea propriu-zisă a procesului de negociere. Un bun negociator este acela care, in etapa desfăşurării procesului de negociere, dă dovadă de prezenţă de spirit, de perspicacitate, de simţ al oportunităţii, pentru a sesiza corect momentul concluziei şi pentru a evita prelungirea inutilă a discuţiilor. Practic, negocierea propriu-zisă cuprinde şapte secvenţe, respectiv: -prezentarea ofertelor şi contraofertelor; -prezentarea argumentelor şi contraargumentelor; -utilizarea unor strategii şi tactici de contracarare; -perioada de reflecţie pentru redefinirea poziţiei; -acordarea de concesii pentru apropierea punctelor de vedere; -convenirea unor soluţii de compromis; -semnarea documentelor;

c) postnegocierea incepe incluzind

in

momentul

semnării

inţelegerii,

obiectivele ce vizează punerea in aplicare a prevederilor acesteia. Acum se rezolvă problemele apărute contractului, probleme referitoare, in principal la:

după

semnarea

-greutăţi apărute ca urmare a unor aspecte necunoscute in timpul negocierii şi la semnarea contractului; -eventuale negocieri completarea clauzelor

privind

modificarea,

prelungirea

sau

contractului; -rezolvarea pe cale amiabilă a unor reclamaţii şi a litigiilor apărute; -soluţionarea litigiilor şi neоnţelegerilor in justiţie sau prin arbitraj; intro asemenea fază a negocierii, va avea loc şi analiza rezultatelor reale ale operaţiunii in cauză, comparativ cu cele scontate. Concluziile desprinse in urma unei asemenea analize reprezintă, оin cele mai multe cazuri, un punct de plecare pentru noi inţelegeri viitoare; d) dincolo de aceste trei faze, există insă o activitate susţinută şi permanentă de armonizare tactică a punctelor de vedere, a atitudinilor, a intereselor. Este aşa-zisa etapă a protonegocierii, etapă ce constă in acţiuni şi reacţii ale părţilor manifestate prin actele unilaterale. Asemenea acţiuni cunosc o desfăşurare intensă şi continuă, putind constitui, pentru partenerul de negociere, semnale marjatoare sau, dimpotrivă, descurajatoare. Cadrul in care are loc protonegocierea (condiţiile interne şi internaţionale, conjunctura politică şi economică, atmosfera creată de mass-media) are un deosebit rol in finalizarea sau in blocarea discuţiilor, protonegocierea neputindu-se insă substitui procesului propriu-zis de negociere. Finalizarea negocierilor Finalizarea negocierii se referă fie la stabilirea unei poziţiii de consens fie la conservarea unor poziţii de negociere оncă ireconciliabile. Оn cazul оn care se ajunge la o poziţie de consens pentru fiecare dintre obiectivele negocierii se va trece la redactarea acordului final. Acordul final este un act de mare importanţă deoarece

constituie baza legală prin care se vor implementa, la organizaţiei, elementele dobîndite în procesul negocierii.

nivelul

Această fază nu este distinctă ci reprezintă rezultatul legitim al schimbului de concesii; оn acest sens, schimbul de concesii este consistent оn momentul оn care acordul este deja prefigurat. Dificultatea prezentării şi acceptării ofertelor finale este determinată de incertitudinea fiecărei părţi privind justeţea poziţiei sale de deschidere: dacă oferta trebuia plasată şi condusă mai sus ? De aici rezultă tentaţia de a continua, care trebuie analizată sub aspectul gradului de realizare al obiectivelor, pentru a оnţelege dacă această tentaţie este determinată de nevoi reale sau de nevoi personale, ilegitime, care ar periclita consensul existent. Fiecare termen al acordului final va fi analizat оn vederea identificării ambiguităţilor terminologice care ar putea susţine interpretări diferite de acordul convenit.Rezumăm оn continuare manifestările contraproductive care vor trebui cu necesitate evitate: abordarea afectiv ă a schimbului de oferte finale din cauza tensiunii inerente momentului; constrîngerea partenerului la concesii mai mari decвt cele pe care le poate face; direcţionarea discuţiilor spre subiecte secundare; nevoia de a termina repede sau de a temporiza formularea pozi ţiei finale de consens. A propune prea repede o poziţie finală poate оnsemna pierderea unor potenţiale avantaje (prin continuarea negocierii), оn timp ce amвnarea consensului poate conduce la periclitarea acordului deja realizat. Acordul final Există un moment optim de realizare a acordului final. Acest moment se construieşte pe un consens care nu trebuie оntotdeauna să reprezinte obiectivele maximale propuse. Următoarele elemente pentru finalul

facilitează

stabilirea

momentului

optim

negocierii: • ultima ofertă este cu mult mai bună decвt cele făcute pвnă atunci;

• concesiile partenerului inconsistente şi

de negociere

devin treptat

mai

mai rare; • partenerul nu mai pare interesat de alte subiecte de discuţie; • răspunsul partenerilor la concesii se lasă aşteptat; • partenerii cer explicaţii оn legătură cu prelungirea negocierilor; • sunt оndelung subliniate avantajele ultimului acord;

Tema-Strategii de negociere SUB.1-Definirea strategiei și particularitățile ei Strategia ( de la gr.Strategos,conducătorul unei mulţimi armate ) este „ maniera în care negociatorul concepe negocierea în ansamblul său”. Strategia de negociere reprezintă „ planul generalal acţiunii comunicative de negociere, în care sunt proiectate obiectivele care conduc la atingerea scopului final şi modalităţile de îndeplinire a lor” Strategia este o politică de ansamblu care vizează atingerea anumitor obiective; ea este pusă în aplicare printr-o serie de metode,prin tacticile de acţiune. Strategiile de negociere constau in stabilirea unor planuri de actiune prin care se doreste atingerea unui obiectiv dorit. Cand definim o strategie trebuie sa avem in vedere urmatoarele: obiectivul urmarit, caile sau modalitatile ce trebuie urmate pentru atingerea obiectivului, mijloacele folosite pentru aplicarea strategiei si tendinta pe care vrem sa o imprimam evolutiei relatiei cu partenerul pe termen lung. In elaborarea unei strategii de negociere trebuie sa se tina cont de conjuctura pietei, de personalitatea negociatorilor, de relatiile existente intre opozanti si de eventualele strategii care ar putea fi aplicate de partea adversa. Se poate afirma ca elementul esential in

planificarea strategica il reprezinta abilitatea negociatorului de a anticipa raspunsul oponentului.