Manuel Proedure Immo [PDF]

Zitiervorschau

PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS 1. Acquisition, identifications et mise en service des immobilisations La procédure a pour objet de s’assurer que :  les budgets d’investissements sont établis de manière à permettre un suivi ultérieur efficace

des engagements ;

 les investissements réalisés correspondent bien aux besoins du CNRA et ont été acquis dans

les meilleures conditions de prix ;  les immobilisations nécessaires à l’activité sont correctement appréhendées ;  les immobilisations livrées par les fournisseurs pour une utilisation immédiate doivent faire l’objet d’une affectation rapide (2 jours) ;  la confusion entre les dépenses imputées en charges et en immobilisations est évitée grâce à la mise en place de règles précises régissant l’imputation de dépense en charge ou en immobilisations.

2. Entretien et de réparation des véhicules La procédure a pour objet de permettre le suivi préventif et correctif des véhicules du CNRA.

3. Maintenance du matériel (informatique, industriel, agricole, scientifique) La procédure a pour objet de s’assurer :  de la définition de normes optimales de fonctionnalité du matériel ;  de la mise en œuvre d’un plan d’entretien préventif systématique et conditionnel ;  que le matériel informatique et industriel fait l’objet d’un entretien régulier et qu’il est protégé

contre les vols et la destruction.

4. Entretien des sites La procédure a pour objet de s’assurer que les différents sites font l’objet d’un entretien régulier.

5. Protection du patrimoine La procédure a pour objet de s’assurer de la protection du patrimoine contre les risques de vols et de destruction par accident.

6. Désinvestissements La procédure a pour objet de s’assurer que :  les retraits d’immobilisations du patrimoine du CNRA ne peuvent être effectués sans l’accord

préalable de la Direction Générale ;

 les données relatives à ces retraits (produits de cession, identification précise des

immobilisations retirées et de leur valeur d’origine) sont rapidement et correctement transmises aux services concernés pour leur traitement administratif et comptable.

7. Inventaire La procédure a pour objet de donner l’assurance :  que les immobilisations comptabilisées sont identifiées physiquement ;  de l’organisation correcte d’un inventaire des immobilisations, en fin d’année ;  du traitement rapide et correct des résultats de cet inventaire ;  d’une concordance stricte, à la fin de chaque période, entre les soldes de ces fiches

d’immobilisations et les soldes comptables. L’atteinte de ces objectifs devra permettre de minimiser les risques suivants :

 perte de maîtrise de l’inventaire des immobilisations et par conséquent de la justification des

comptes d’immobilisations ;

 fonctionnement défectueux des immobilisations ;  vols et détériorations des immobilisations.

Acquisitions, identifications et mise en service DIRECTION GENERALE 1. Application de la procédure La procédure s’applique à la mise en service des immobilisations acquises par le CNRA. 2. Règles de gestion

1. Toutes les immobilisations sont inventoriées et enregistrées dans un registre crée à cet effet ; 2. A la première mise en service d’une immobilisation, sa prise en compte se fait sur une fiche d’identification ;

3. Les modalités de distinction régissant l’imputation des dépenses en charges ou en immobilisation sont les suivantes : les dépenses auront le caractère de : - charges si elles ont pour effet de maintenir le matériel dépanné dans un état normal jusqu’à la fin de la durée des amortissements ; - d’immobilisations si elles ont pour effet d’augmenter la valeur d’un actif ou d’augmenter sa durée probable d’utilisation.

4. Les informations à inscrire sur la fiche d’identification sont : -

la nature, la désignation de l’immobilisation ; l’affectation (centre de responsabilité) et la localisation ; la valeur et la date d’acquisition ; la source de financement ; la date d’affectation et de mise en service ; la durée de vie ; le taux et la méthode d’amortissement ; la date de sortie du patrimoine.

5. Chaque immobilisation est identifiée dans un fichier par un numéro d’immatriculation unique. Le numéro d’immatriculation et le nom du CNRA sont inscrits sur l’immobilisation ;

6. Le numéro est codifié selon une codification comprenant la famille, le numéro d’ordre et 7.

l’affectation ; La décision d’acquisition des immobilisations est du ressort exclusif de la Direction Générale.

3. Étapes de la procédure La procédure se résume comme suit :

1. 2. 3. 4.

Acquisition ; Identification ; Mise en service de l’immobilisation ; Transfert sur d’autres sites.

1. Acquisition de l’immobilisation LE SERVICE APPRO. ET MARCHE Déclenchée par une demande d’achat, la procédure d’acquisition d’une immobilisation suit la procédure commune d’achat qui se solde par la réception de l’immobilisation.  réceptionne l’immobilisation acquise ;  transmet les caractéristiques de l’immobilisation acquise au Service Patrimoine et

Maintenance. 2. Identification de l’immobilisation

LE SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE  codifie l’immobilisation ;  renseigne la fiche d’identification de l’immobilisation selon des critères (nature, description,

codification, date d’entrée, date de mise en service, localisation, fournisseur et modalités d’amortissement) ;  met à jour le registre des immobilisations ;  archive la fiche d’identification ;  transmet la copie de la fiche d’identification au comptable chargé du suivi des immobilisations. NB : lorsqu’il s’agit d’un matériel informatique, la codification est faite en collaboration avec la DISI.

3. Mise en service de l’immobilisation LE SERVICE DEMANDEUR Dès la réception de l’immobilisation par le SAM Le service demandeur :  renseigne et signe le bon de livraison interne pour décharge;  réceptionne l’immobilisation.

4. Transfert sur d’autres sites LE CHEF DU SPM  enregistre le lieu d’affectation de l’immobilisation ;  procède à la livraison de l’immobilisation ;  effectue selon une certaine périodicité, le contrôle de la mise à jour des fiches

d’immobilisation.

Entretien et réparation des véhicules DIRECTION GENERALE - DIRECTIONS REGIONALES - STATIONS 1. Application de la procédure La procédure s’applique à tous les véhicules inscrits au registre des immobilisations. 2. Règles de gestion

1. Le suivi des véhicules relève de la division garage du service patrimoine et maintenance ; 2. Chaque véhicule est muni d’un carnet de bord permettant de suivre, son utilisation, son 3.

entretien et sa consommation en carburant ; Avant chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule inscrit sur le carnet de bord les informations ci après : -

la date et l’heure du déplacement ; l’objet du déplacement ; la quantité de carburant reçue ; le kilométrage de départ.

4. Pendant le déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule inscrit sur le carnet de bord

la quantité de carburant achetée ;

5. Après chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule inscrit sur le carnet de bord les informations ci après : - la date et l’heure d’arrivée ; - le kilométrage à l’arrivée.

6. Après chaque déplacement, le SPM effectue un contrôle du véhicule ; 7. Après chaque révision périodique, le service patrimoine et maintenance (SPM) met à jour la consommation spécifique en carburant du véhicule (Cons/100km) ;

8. Tout entretien sur un véhicule doit être inscrit dans son carnet de bords ; 9. A chaque entretien du véhicule (graissage général du châssis, vidange, changement de filtre ; consommables défectueux, pneumatique, etc.…..), le responsable du garage renseigne le carnet de suivi des réparations et des visites techniques en y inscrivant : -

la le la le

date ; kilométrage ; nature des travaux réalisés ; nom de l’exécutant des travaux effectués.

10.Les Services chargés de l’appui logistique veille au respect des dates de renouvellement, des polices d’assurance, visites techniques et vignettes ;

11.La procédure d’entretien et de réparations des véhicules se déroule dans les Directions Régionales et dans les Stations conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale. 3. Etapes de la procédure La procédure d’entretien et réparation des véhicules se résume comme suit :

1. Identification de la défaillance ;

2. Prise en charge de la défaillance ; 3. Mise en œuvre des travaux d’entretien ; 4. Contrôles périodiques ; 1. Identification de la défaillance L’UTILISATEUR DU VEHICULE Dès la constatation de la défaillance, l’utilisateur du véhicule :  renseigne la rubrique observation de son carnet de bord ;  remet le carnet de bord au responsable du garage.

2. Prise en charge de la défaillance LE MECANICIEN  identifie l’anomalie signalée ;  renseigne le carnet de suivi des réparations et de visites techniques ;  renseigne une demande de travail ;  transmet la demande de travail et le devis quantitatif des réparations au responsable du

garage. 3. Mise en œuvre des travaux d’entretien LE RESPONSABLE DU GARAGE  reçoit et analyse le devis quantitatif des réparations ;  approuve le devis quantitatif et le transmet au chef du SPM pour approbation;  renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces nécessaires au dépannage ;  renseigne un bon de sortie du magasin pour la mise à disposition des pièces de rechange ;  transmet les pièces de rechange à l’exécutant des travaux d’entretien ;  réceptionne et contrôle l’exécution et l’achèvement des travaux sur le véhicule ;  renseigne son compte rendu journalier d’activités du ou des garages.

4. Contrôles périodiques LE ESPONSABLE DU GARAGE Conformément aux principes de suivi périodique édicté dans les règles de gestion, le responsable du garage :  élabore un programme pour l’entrée en garage des véhicules ;  veille à la mise en œuvre des travaux d’entretien ;  établit un rapport mensuel sur la situation technique de chaque véhicule ;  transmet son rapport au responsable du service SPM.

Maintenance du matériel industriel, informatique et de télécommunication 1. Application de la procédure La procédure s’applique à tout le matériel du CNRA. 2. Règles de gestion

1. En dehors du matériel informatique et télécommunication, le suivi de tout autre matériel est confié au service patrimoine et maintenance ; 2. Le suivi du matériel informatique est confié à la DISI ; 3. La maintenance d’un matériel dont les spécifications sont complexes peut faire l’objet d’un contrat d’entretien avec un prestataire de service ; 4. L’intervention d’un prestataire extérieur dans la maintenance d’un matériel informatique se fait avec l’accord de la DISI, et dans les tous autres cas du SPM ; 5. L’intervention d’un prestataire extérieur dans la maintenance d’un matériel informatique se fait avec l’accord de la DISI, et dans tous les autres cas avec l’accord du SPM , du DREG et DS concerné ; 6. Le prestataire de service sollicité devra faire partie des fournisseurs agrées ; 7. Le procès verbal de réception des travaux doit signaler en particulier tout incident dans l’exécution des travaux et permettre l’émission d’un certificat de travaux faits ; 8. La procédure de maintenance du matériel informatique se déroule dans les Directions Régionales conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale. 3. Etapes de la procédure La procédure de maintenance du matériel se résume comme suit :

1. Maintenance de matériel industrie -

Détection de la défaillance ; Identification de la défaillance ; Prise en charge de la défaillance par le SPM (CNRA) ; Prise en charge de la défaillance par des prestataires extérieurs ; contrôles préventifs périodiques.

2. Maintenance de matériel informatique et télécommunication Détection de la défaillance et Identification de la défaillance ; Prise en charge de la défaillance ; Maintenance par la DISI (CNRA) Maintenance par des prestataires extérieures ; contrôles préventifs périodiques.

1. Identification de la défaillance L’UTILISATEUR DU MATERIEL Dès la constatation de la défaillance, l’utilisateur du matériel :  renseigne une demande de travail ;  transmet la demande de travail à la direction des innovations et des systèmes d’informations ;  transfère le matériel défaillant à la DISI.

2. Prise en charge de la défaillance LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DISI  identifie l’anomalie signalée ;  reçoit et complète la demande de travail en y précisant la nature exacte des travaux

envisagés ;

 reçoit du SAM le devis des pièces de rechange sollicitées ;  renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces nécessaires à la maintenance ou

pour le paiement des prestataires sollicités.

3. Maintenance par la DISI LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DISI  reçoit et transmet les pièces de rechange à l’exécutant des travaux ;  réceptionne et contrôle l’exécution et l’achèvement des travaux.

4. Maintenance par les prestataires LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DISI Dès le choix du prestataire :  met à la disposition du prestataire les appareils défaillants ;  délivre un bon de sortie en collaboration avec le chef du SPM (en cas de besoin) ;  supervise les travaux de maintenance ;  reçoit les appareils après la maintenance ;  délivre un certificat de travaux faits pour attester de la bonne exécution ou non des travaux.

5. Contrôles préventifs périodiques : LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DISI  élabore un programme de suivi préventif au cours de l’élaboration du budget de la DISI ;  veille à la mise en œuvre des travaux d’entretien ;  établit un rapport Trimestriel sur la situation technique du matériel informatique à l’attention

du Directeur de la DISI.

DIRECTION REGIONALE - STATIONS

1. MAINTENANCE DU MATERIEL INDUSTRIEL, SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE 1. Identification de la défaillance L’UTILISATEUR DU MATERIEL Dès la constatation de la défaillance, l’utilisateur du matériel :  renseigne une demande de travail ;  transmet la demande de travail au service chargé de l’appui logistique

2. Prise en charge de la défaillance LE CHEF DES SERVICES CHARGE DE L’APPUI LOGISTIQUE  identifie l’anomalie signalée ;  complète la demande de travail en y précisant la nature exacte des travaux envisagés ;  transmet la demande de travail et le devis estimatif des travaux au DS ou DL.

3. Gestion administrative des travaux LE DS OU DL LE DReg  reçoit et analyse le devis des travaux ;  approuve le devis;  analyse la pertinence d’une sous-traitance des travaux envisagés ;  renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces nécessaires à la maintenance.  transmet le dossier au DReg ;  reçoit et analyse le dossier ;  approuve le dossier ;  transmet à la DG le dossier en cas de nécessité ;

4. Maintenance par les services du CNRA LE CHEF DES SERVICES CHARGE DE L’APPUI LOGISTIQUE a. Mise en œuvre des travaux  renseigne un bon de sortie du magasin pour la mise à disposition des pièces de rechange ;  reçoit et transmet les pièces de rechange à l’exécutant des travaux ;  réceptionne et contrôle l’exécution et l’achèvement des travaux.

LE RESPONSABLE DE LA MAINTENANCE b. Contrôle des travaux par la DG  se déplace sur le site pour la supervision des travaux ;  renseigne son tableau de bords de suivi de la maintenance du matériel ;  transmet son rapport de mission au SPM pour la Mise à jour de la fiche d’identification du

matériel lorsque la durée de vie du matériel est modifiée. 5. Maintenance par un prestataire LE DS, LE DREG OU LE CHEF DU SPM a. Sollicitation du prestataire Dès la réception du dossier de maintenance, le DS, le Dreg ou le Chef du SPM constate sur proposition du Chef de la division maintenance :  l’incapacité des compétences internes à mener à bien ce projet ;  signe la demande d’achat pour la sollicitation du prestataire ;  apporte son avis technique quant au choix définitif du prestataire.

LE CHEF DU SPM b. Contrôles des travaux  suit l’exécution des travaux du prestataire ;  délivre un certificat de travaux faits pour attester la réception des travaux.

6. Contrôles Préventifs périodiques LE CHEF DU SPM  élabore un programme de suivi préventif au cours de l’élaboration du budget du SPM ;  veille à la mise en œuvre des travaux d’entretien ;  établit un rapport mensuel sur la situation technique du matériel.

MAINTENANCE DU MATERIEL INFORMATIQUE ET TELECOMMUNICATION 1. Constat de la défaillance L’UTILISATEUR DU MATERIEL Dès la constatation de la défaillance, l’utilisateur du matériel :  renseigne une demande de travail ;  transmet la demande de travail aux responsables de la maintenance de la Station ou de la

Dreg ;  transfère le matériel défaillant à la DISI.

2. Prise en charge de la défaillance LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA STATION ET A LA DREG  identifie l’anomalie signalée ;  reçoit et complète la demande de travail en y précisant la nature exacte des travaux

envisagés;

 renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces nécessaires à la maintenance ;  procède à la réparation si possible ;  transfère le dossier à la DISI en cas de nécessité.

3. Maintenance par la Dreg et Stations LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DREG ET STATIONS  reçoit et transmet les pièces de rechange à l’exécutant des travaux ;  réceptionne et contrôle l’exécution et l’achèvement des travaux.

4. Maintenance par les prestataires LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DISI Dès le choix du prestataire :  met à sa disposition du prestataire les appareils défaillants ;  délivre un bon de sortie en collaboration avec le chef du SPM en cas de besoin ;  supervise les travaux de maintenance ;  reçoit les appareils après la maintenance ;  délivre un certificat de travaux faits pour attester de la bonne exécution ou non des travaux.

5. Contrôles préventifs périodiques LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DREG ET STATIONS  élabore un programme de suivi préventif au cours de l’élaboration du budget de la DISI ;  veille à la mise en œuvre des travaux d’entretien ;  établit un rapport annuel sur la situation technique du matériel informatique à l’attention du

directeur de la DISI.

Entretien des sites 1. Application de la procédure La procédure s’applique à tous les sites abritant les organes du CNRA. 2. Règles de gestion

1. Le suivi de l’entretien du site de la Direction Générale est confié au service patrimoine et maintenance ;

2. Le suivi de l’entretien du site des Directions Régionales et des Stations est confié au service 3. 4. 5. 6.

chargé de l’appui logistique ; L’intervention d’un prestataire extérieur dans le cadre de l’entretien des sites se fait sur demande express des services en charge du patrimoine ; Le prestataire de services sollicité devra faire parti des fournisseurs agrées ; En cas de sollicitation d’un prestataire extérieur, un procès verbal de réception des travaux doit signaler en particulier tout incident dans l’exécution des travaux et permettre l’émission d’un certificat des travaux effectués ; La procédure d’entretien des sites se déroule dans les Directions Régionales et dans les Stations conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale.

3. Etapes de la procédure La procédure d’entretien des sites se résume comme suit :

1. Expression du besoin d’intervention ; 2. Prise en charge des travaux ; 3. suivi des travaux d’entretien.

DIRECTION GENERALE - DIRECTIONS REGIONALES - STATIONS

1. Expression du besoin LE DEMANDEUR En cas de besoin d’entretien :  renseigne une demande de travaux ;  transmet la fiche des travaux au SPM, au DS ou au Dreg.

2. Prise en charge des travaux LE SPM, DS, DL, OU DREG  analyse l’urgence des travaux ;  impute l’exécution des travaux à un collaborateur qui renseigne une demande d’achat ;  reçoit le devis estimatif des travaux ;  passe la commande du matériel.

3. Mise en œuvre des travaux L’EXECUTANT DES TRAVAUX  réceptionne les articles demandés pour exécution des travaux.  exécute les taches à accomplir ;  sollicite l’opinion du demandeur sur les travaux effectués en lui remettant la demande de

travail à compléter ;  transmet la demande de travail au chef du SPM.

4. Suivi des travaux d’entretien LE CHEF DU SPM  élabore un rapport d’activité rendant compte du niveau d’avancement des travaux de la

quinzaine passée et des travaux à réaliser pour la quinzaine à venir. Protection 1. Application de la procédure La procédure s’applique à tout le patrimoine du CNRA. 2. Règles de gestion

1. La protection du patrimoine peut être assurée par des prestataires extérieurs liés au CNRA 2. 3. 4. 5. 6.

par contrat ; Le règlement des prestataires devra être assujetti à la délivrance d’un certificat de service fait ; Le service du patrimoine et de la maintenance est responsable du suivi des prestataires chargé de la protection du patrimoine à la Direction Générale ; Les services chargés de l’appui logistique sont responsables du suivi des prestataires chargés de la protection du patrimoine dans les Directions Régionales et sur les stations; Le suivi des contrats d’assurance des immobilisations est assuré par le chef du SPM ; La procédure de protection des sites se déroule dans les Directions Régionales et dans les Stations conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale.

3. Etapes de la procédure Les étapes de la procédure de protection du patrimoine se résument comme suit :

1. 2. 3. 4. 5.

Interdiction d’accès avec un matériel étranger ; Autorisation d’accès avec un matériel étranger ; Autorisation de sortie du matériel étranger ; Contrôle à l’entrée et à la sortie du site ; Protection par les assurances.

DIRECTION GENERALE - DIRECTIONS REGIONALES - STATIONS 1. Interdiction d’accès avec un matériel étranger LE VIGILE a. Cas d’un visiteur Lorsqu’un visiteur se présente à la guérite avec du matériel étranger au CNRA pouvant prêter à confusion, le vigile :  identifie le matériel étranger;  conserve le matériel ;  délivre un procès verbal de conservation au visiteur.

LE VIGILE b. Cas d’un agent du CNRA Lorsqu’un agent du CNRA logé sur le site protégé se présente à la guérite avec du matériel étranger au CNRA pouvant prêter à confusion, le vigile :  identifie le matériel étranger;  autorise l’accès du site avec le matériel répertorié ;  délivre à l’agent concerné une fiche d’autorisation d’accès avec un matériel étranger ;  transmet une copie de la fiche délivrée au SPM pour archivage.

2. Autorisation d’accès avec un matériel étranger LE VIGILE Lorsqu’un visiteur ou un agent du CNRA se présente à la guérite avec du matériel étranger au CNRA ne pouvant prêter a confusion, le vigile :  identifie le matériel étranger ;  renseigne la fiche de réception du matériel étranger ;  autorise l’accès du matériel au site ;  transmet la fiche de réception au SPM.

3. Autorisation de sortie du matériel étranger LE CHEF DU SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE  contrôle la cohérence entre le matériel sortant et le matériel inscrit sur la fiche de réception ;  délivre un bon de sortie du matériel en 2 exemplaires à remettre aux vigiles à la sortie du

matériel.

4. Contrôle à la sortie du site LE VIGILE  contrôle le bon de sortie autorisant la sortie de tout matériel ;  renseigne la date et l’heure de sortie à la guérite ;  conserve un exemplaire du bon de sortie pour justifier la sortie et transmet le second

exemplaire au SPM pour archivage.

5. Protection par des assurances LE VIGILE  veille à la mise à jour de la couverture par des assurances contre les risques de destruction

par accident.

Désinvestissement 1. Application de la procédure La procédure s’applique à toutes les immobilisations du CNRA. 2. Règles de gestion

1. La commission de désinvestissement comprend : le Directeur Général Adjoint chargé de l’Administration et des Ressources ; le Directeur Financier et Comptable ; l’Unité de Contrôle de Gestion ; le chef du Service Patrimoine et Maintenance qui fait office de secrétaire. 2. Des critères d’évaluation des offres d’achat préalablement définis, doivent assurer la transparence et l’impartialité des cessions ; 3. La cession se fait par vente aux enchères ; 4. La commission précise dans sa note d’information si la vente aux enchères est restreinte (uniquement à l’attention des employés du CNRA) ou ouverte à toute personne désireuse d’y participer ; 5. Lorsque la vente est restreinte, la commission prend des mesures idoines pour que le matériel ne soit cédé qu’aux véritables destinataires ; 6. La procédure de désinvestissement se déroule aux Stations conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Régionale. 3. Etapes de la procédure La procédure de désinvestissement se résume comme suit :

1. 2. 3. 4.

Transmission de l’état récapitulatif des immobilisations à la Direction Générale ; Approbation du DGA –AR ; Mise en œuvre du désinvestissement ; Cession ;

5. Mise à jour du registre des immobilisations ; 6. Prise en compte à la comptabilité.

DIRECTION GENERALE 1. Transmission de l’état récapitulatif des immobilisations à la Direction Générale LE CHEF DU SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE  reçoit un rapport en fin d’exercice, sur les immobilisations à retirer ou à céder contenant :

le rapport d’inventaire ; l’état de vétusté du matériel ; le tableau d’amortissement transmis par la comptabilité ;

 établit une synthèse à l’attention de la direction générale comprenant :

une identification du matériel à reformer ; des propositions estimatives de prix de vente ;  transmet la synthèse au DGA-AR.

2. Approbation du DGA-AR LE DIRECTEUR GENERAL ADJOINT CHERGE DE L’ADMINITRATION ET DES RESSOURCES  reçoit la note de synthèse ;  approuve le projet de désinvestissement ;  émet une lettre d’information à l’attention de la commission de cession.

3. Mise en œuvre du désinvestissement LA COMMISSION DE CESSION  définit les modalités de cession que sont la date de la vente aux enchères, le prix minimum

de la cession et les modalités de paiement ;  émet une note d’information à l’attention de toute personne intéressée.

4. Cession LA COMMISSION DE CESSION En séance publique, la commission de cession :  reçoit les propositions d’achat ;  cède l’immobilisation au plus offrant ;  établit un procès verbal de cession ;  transmet la liste des immobilisations cédés et mis au rebus et /ou le PV de cession :

à la comptabilité ; au service patrimoine et maintenance ; aux stations et directions régionales dont les immobilisations sont concernées par le désinvestissement. 5. Mise à jour du registre des immobilisations LE CHEF DU SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE  met à jour les fiches d’identifications concernées par le désinvestissement;  archive les fiches d’identification.

6. Prise en compte à la comptabilité LE COMPTABLE CHARGE DU SUIVI DES IMMOBILISATIONS  reçoit les informations relatives aux retraits

d’immobilisations du patrimoine ;  effectue les imputations comptables appropriées.

DIRECTION REGIONALE - STATIONS 7. Prise en compte de la cession LE CHEF DU SERVICE CHARGE DE L’APPUI LOGISTIQUE  transmet l’état récapitulatif des immobilisations en charge ;  transmet au SPM une synthèse sur les immobilisations proposées à la cession ;  reçoit le PV de cession pour la mise à jour de son fichier des immobilisations.

Inventaire 1. Application de la procédure La procédure s’applique en fin d’exercice et concerne toutes les immobilisations et tous les stocks du CNRA. 2. Règles de gestion

1. L’inventaire est effectué dans la dernière quinzaine avant la fin de l’exercice en cours ; 2. L’inventaire porte sur tous les biens meubles, immeubles et les stocks appartenant au CNRA ; 3. Les méthodes à appliquer comprennent le mesurage, le comptage et le pesage physique des biens ;

4. La Direction Financière et Comptable émet à l’attention des directions régionales et des

5. 6. 7. 8.

stations, une note contenant les directives de prise d’inventaire : - la constitution des équipes - rangement préalable des articles - détermination des aires de stockages ; - mise à disposition des documents justifiants les mouvements de stocks ; Les équipes de comptage devront comprendre au moins : - une personne ayant une connaissance suffisante des articles à compter ; - une personne indépendante de toute opération liée aux stocks et aux immobilisations ; Au cours de l’inventaire, tous les mouvements de stocks ou d’immobilisation sont arrêtés ou enregistrés dans un registre spécial le cas échéant et communiqué à l’équipe d’inventaire ; Les rapports d’inventaire sont transmis au Directeur Général au plus tard trois (3) mois après l’arrêté des comptes qui, à son tour le transmet à la Direction Comptable et Financière avec ses observations pour exploitation ; La procédure de prise d’inventaire se déroule dans les Stations conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Régionale.

3. Etapes de la procédure La procédure d’inventaire se résume comme suit :

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Information des intervenants ; Constitution des équipes d’inventaire ; Préalable à la prise d’inventaire ; Prise d’inventaire ; Suivi des comptages ; Centralisation ; Rangement des articles ; Préparation des fiches des stocks ;

9. Etablissement du listing d’inventaire. 10.Rapport d’inventaire final.

DIRECTION GENERALE 1. Informations des intervenants LE DIRECTEUR FINANCIER ET COMPTABLE Dès la dernière quinzaine avant la fin d’exercice, le DFC :  rédige les directives d’inventaire (notes d’orientation) ;  transmet la note d’orientation aux Services, Directions Régionales et Stations concernés.

2. Constitution des équipes d’inventaire LE CHEF DU SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE Dès réception de la note d’orientation, le chef du service patrimoine et maintenance :  effectue la répartition par équipe ;  désigne un responsable par équipe de comptage ;  désigne une équipe pour le rangement des articles et la préparation des aires de comptage ;  édicte le listing des articles à inventorier ;  transmet les listings aux différents chefs d’équipe ;  transmet les instructions d’inventaire à chaque équipe ;  remet une série de feuilles de comptage aux différentes équipes ;  relève sur un imprimé spécial, les feuilles de comptage et les équipes concernées.

3. Préalable à la prise d’inventaire L’EQUIPE DE COMPTAGE  range les articles ;  établit les fiches d’identification et les dispose sur les articles à inventorier ;  subdivise les tâches de comptage.

4. Prise d’inventaire L’EQUIPE DE COMPTAGE  effectue les comptages (mesurage et pesage) ;  identifie les articles déjà comptés par un marquage à l’aide des fiches d’identification.

5. Suivi des comptages LE CHEF DU SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE  contrôle le retour des feuilles de comptage ;  vérifie sur les aires de stockage que tous les articles portent un marquage de comptage ;  vérifient les justificatifs des écarts constatés.

6. Centralisation LE CHEF DU SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE  reçoit les rapports d’inventaire des différents chefs de missions;  centralise les informations reçues ;  établit le rapport général d’inventaire à l’attention du Directeur Général.

DIRECTION REGIONALE - STATIONS 1. Préalable à la prise d’inventaire LE CHEF DU SERVICE EN CHARGE DE LA LOGISTIQUE Dès réception de la note d’orientation, le chef des services en charge de la logistique :  organise une réunion d’information sur les instructions d’inventaire ;  désigne les intervenants de la Direction Régionale ou de la Station dans les équipes de

comptages ;  reçoit les chefs de mission désignés par la Direction Générale. 2. Prise d’inventaire L’EQUIPE DE COMPTAGE  la prise d’inventaire se déroule conformément aux instructions d’inventaire en suivant les

mêmes étapes qu’à la Direction Générale.