Manual eXpresSoft Master [PDF]

Zitiervorschau

Ediţia

1 TOP HORECA

eXpresSoft Master

Ghid de utilizare

EXPRESSOFT MASTER

Ghid de utilizare

 TOP HoReCa Str. Biharia, Nr. 67-77, Clădirea G Sector 1, Bucureşti, 013981 Tel + 40 21 201 11 02 • Fax + 40 21.201 11 03

Cuprins Aprovizionare......................................................................................................... 1 INTRĂRI .................................................................................................... 1 Antetul........................................................................................... 1 Informaţiile legate de produse (repartizarea lor pe gestiuni)................ 2 Lista în care se găsesc produsele ...................................................... 4 Bara pentru comenzi rapide.............................................................. 4 FAQ ............................................................................................... 5 TRANSFERURI............................................................................................ 7 FAQ ............................................................................................... 9 PLĂŢI FURNIZORI......................................................................................10 FIŞA FURNIZORULUI..................................................................................11 FAQ ..............................................................................................11 SITUAŢIA FURNIZORILOR ..........................................................................12 FACTURI SCADENTE ..................................................................................13 Desfacere.............................................................................................................14 VÂNZĂRI ..................................................................................................14 Informaţiile legate de produse : .......................................................15 FAQ ..............................................................................................16 CONSUMURI .............................................................................................17 FAQ ..............................................................................................18 PREŢURI VÂNZARE ....................................................................................18 FAQ ..............................................................................................18 Stocuri .................................................................................................................21 STOCURI CURENTE ...................................................................................21 Generarea stocurilor curente ...........................................................21 FAQ ..............................................................................................22 FIŞĂ MAGAZIE ..........................................................................................22 Câmpurile ce alcătuiesc fişa de magazie............................................22 FAQ ..............................................................................................23 BALANŢA ..................................................................................................24 FAQ ..............................................................................................24

STOCURI AVERIZARE .....................................................................25 FAQ ..............................................................................................25 NECESAR MATERII PRIME ..........................................................................25 FAQ ..............................................................................................25 REALIZARE PRODUCTIE .............................................................................26 INVENTAR ................................................................................................28 FAQ ..............................................................................................28 Nomenclatoare......................................................................................................31 PRODUSE .................................................................................................31 FAQ ..............................................................................................31 CLASA ECHIVALENTA .................................................................................35 REŢETE ....................................................................................................36 FAQ ..............................................................................................36 RELAŢII REŢETE........................................................................................38 MENIURI ..................................................................................................40 PRODUCTIE ..............................................................................................41 CLIENTI....................................................................................................42 FAQ ..............................................................................................42 FIRME ......................................................................................................45 FAQ ..............................................................................................45 ADAUGARE PRODUSE ................................................................................46 FAQ ..............................................................................................46 PERISABILITATI ........................................................................................48 Rapoarte ..............................................................................................................49 RAPOARTE................................................................................................49 FAQ ..............................................................................................49 GRAFICE...................................................................................................52 Setări...................................................................................................................53 PERSONAL ................................................................................................53 FAQ ..............................................................................................53 GESTIUNI/ SALOANE .................................................................................54 CURS VALUTAR .........................................................................................55 FAQ ..............................................................................................55 POS .........................................................................................................56 FAQ ..............................................................................................56 CENTRE VENIT ..........................................................................................57 FAQ ..............................................................................................57 ADMINISTRARE.........................................................................................57 SETARI GENERALE.....................................................................................58

SINCRONIZARE .........................................................................................60 Cum sa trimit Produse/Preturi de vanzare/ clienti/ etc. catre POS ?: .....60 Ajutor ..................................................................................................................61 SISTEM ....................................................................................................61 NOUTATI ..................................................................................................61 INDEX ......................................................................................................61 DESPRE ....................................................................................................61 Diverse ................................................................................................................62

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

1 Aprovizionare Bine aţi venit în programul eXpresSoft MASTER ! Acest manual vă prezintă modul de operare a programului de gestiune a stocurilor eXpresSoft MASTER. Folosiţi acest manual pentru autoinstruire.Toate cunoştinţele necesare pentru a utiliza în mod eficient programul ,le puteţi găsi în acest manual

I

NTRĂRI

Prin intermediul acestui modul se vor înregistra toate intrările de produse. Modalitatea de înregistrare este foarte simplă, iar informaţiile legate de fiecare nou produs intrat, sunt la un nivel optim. Interfaţa foarte bine concepută permite o utilizare facilă. Având în vedere că informaţiile culese sunt extrase din diferite documente (facturi, avize de expediţie, facturi retur, borderouri de achiziţie), interfaţa a fost concepută avându-se în vedere şi structura acestor documente. Prezentarea câmpurilor din fereastră Interfaţa este organizată în 4 părţi:

Antetul Conţine câmpuri ce vor fi completate cu date generale legate de documente. Câmpurile conţinute de antet precum şi datele cu care vor fi completate acestea sunt reprezentate în cele ce urmează: Număr document – acest câmp prezintă numărul documentului. Acest număr este preluat din documentul fizic de însoţire a mărfii, document pe baza căruia se introduc datele. Data documentului - acest câmp este completat automat cu data curentă a sistemului. Modificarea acesteia este posibilă prin selectarea butonului, reprezentat de o săgeată, situat în partea dreaptă a câmpului şi selectarea datei dorite. Numar NIR - completarea acestui câmp se va face automat, iar numărul înscris nu se poate şterge. Tip document – acest câmp este completat cu tipul documentului pe baza căruia se vor introduce în gestiune produsele. Selectarea tipului de document se face prin desfăşurarea listei ce este cuprinsă în acest camp. Activarea listei este posibilă prin accesarea butonului reprezentat de săgeata din parta dreaptă a câmpului.

1

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Lista derulantă conţine următoarele elemente: • Factură fiscală • Aviz de expediţie • Factură retur • Borderou de achiziţie • Bon fiscal Selectarea unui element din listă se face prin dublu click pe opţiunea dorită. Furnizor - în acest câmp se introduce furnizorul specificat în document. Câmpul se completează prin selectarea unui furnizor din lista derulantă şi ataşată acestui câmp. Lista devine activă prin acţionarea butonului reprezentat de o săgeată din partea dreaptă a câmpului. Completarea câmpului se mai poate face prin introducerea denumirii furnizorului în acest câmp. Lista derulantă conţine toţi furnizorii introduşi în modulul Firme, fiind afişaţi în ordinea alfabetică a numelor. În mod implicit, dacă se acţionează tasta enter fără a fi selectat un element al listei, câmpul va fi completat cu primul element din lista derulantă. Dezactivarea listei se face prin accesarea tastei Esc. Data operării prezintă data curentă a sistemului şi nu poate fi modificată. Această dată nu are nici un efect asupra datei pentru care se operează documentul. Acest câmp se află în partea stângă a ferestrei şi este informativ. Termen de plată - în acest câmp trebuie completat numărul de zile în care firma ce a achiziţionat marfa, se angajează să achitate contravaloarea acesteia. Acest număr de zile este precizat în documentul ce insoţeşte marfa primită. Dacă acest câmp nu se completează de către utilizator, va fi completat automat. Valoarea cu care va fi completat acest câmp este de 10 zile. Document achitat – acest câmp se bifează in momentul în care documentul ce insoţeşte marfa achiziţionată este achitat pe loc. TVA – acest câmp va fi completat cu valoarea TVA-ului. Valoarea introdusă în acest câmp este exprimată în procente. Reducere - acest câmp va fi completat cu valoarea discount-ului de pe factură, aferent documentului în cauză. Discount-ul poate fi stabilit ca procent din întreaga valoare a documentului (2%) sau ca sumă netă (20). Forma de discount se poate selecta prin intermediul butoanelor de opţiune din partea dreaptă a câmpului. Discount-ul poate fi introdus şi cu semnul minus. Această facilitate este foarte utilă. Valoarea implicită a discount-ului este de 0%. Discount-ul este evidenţiat pentru fiecare produs în parte. Aplicaţia permite introducerea a două tipuri de discount-uri: • unul pe întregul document • un al doilea pe fiecare produs pentru care se face intrare. Discountul prezentat mai sus este cel aferent întregului document, cel pentru produse se găseşte în momentul introducerii produselor. TVA şi TOTAL - aceste două câmpuri sunt completate automat şi prezintă totalul facturii. TVA – în acest câmp este înregistrat TVA-ul total de plată, aferent documentului în cauză. Total – în acest câmp este înregistrată suma totală de plată aferentă documentului în cauză. Pentru calculul sumei totale sunt luate în calcul discount-urile şi TVA –ul.

Informaţiile legate de produse (repartizarea lor pe gestiuni) Gestiune - Acest câmp trebuie completat cu gestiunea pentru care se vor face intrările. Gestiunile (sunt definite în modulul Gestiuni\Saloane) se vor selecta din lista derulantă ataşată câmpului. Lista se activează prin acţionarea butonului reprezentat de o săgeată din partea dreaptă a câmpului. Selecţia unui element din cadrul listei se face cu dublu click pe opţiunea dorită. Dacă pentru primul produs introdus s-a selectat o anumită gestiune, aceasta se va păstra şi pentru produsul următor. Aceasta pentru că cel mai probabil, pe un anumit document vor fi înscrise produse care vor intra în aceeaşi gestiune. Aplicaţia oferă utilizatorului posibilitatea ca marfa sosită în unitate cu un singur document să fie repartizată de la început pe mai multe gestiuni. Cod şi denumire - aceste două câmpuri sunt corelate. Un produs se poate identifica prin codul sau prin denumirea sa. De aceea, dacă este completat unul dintre campuri, celalalt va fi completat automat. Primul câmp, având în vedere ordinea în care apar în cadrul interfeţei de lucru, este 2

E X P R E S S O F T

M A S T E R

câmpul Cod, cel de al doilea fiind câmpul Denumire. Completarea câmpurilor se face prin selectarea unui element din cadrul listei derulante ataşată celor două câmpuri sau prin introducerea de la tastatură a codului produsului respectiv. Lista devine activă prin acţionarea butonului reprezentat de o săgeată din partea dreaptă a câmpului. Introducerea unui element în câmp se face prin dublu click pe opţiunea dorită. Pentru creşterea operativităţii cele două câmpuri au fost proiectate astfel încât, dacă se introduce de la tastatura începutul codului sau al denumirii, în momentul activării listei, cursorul sa fie poziţionat pe primul element al cărui cod sau denumire începe cu şirul de caractere introdus de utilizator. Elementele listei sunt definite în nomenclatorul de produse şi pot fi atît materii prime cât şi produse finite. In cazul în care produsul introdus are reţetă şi i se face intrare printr-o factură, întâi se va scadea din gestiune cantitatea intrată prin facturi şi apoi, cand stocul va ajunge la zero, se vor scadea produsele ce intră în componenţa reţetei.

Nota : Se pot introduce si produse care contin coduri de bara; in dreapta campului Cod se poate accesa butonul reprezentat de semnul exclamarii , urmand a se deschide o fereastra in care se poate scana sau introduce codul produsului respectiv.

Notă În funcţie de documentul în cauză, lista de coduri şi produse poate fi limitată sau nu:. În cadrul documentului de intrare , în listă sunt cuprinse toate produsele aflate în nomencalatorul de produse. În cadrul transferurilor, produsele din listă vor fi doar acele produse care au preţ de vânzare în gestiunea respectivă (nu pot introduce un produs în gestiune dacă nu am preţ de vânzare pentru acesta)

Cantitate – în acest câmp trebuie introdus numărul de unităţi de măsură care vor intra în gestiunea selectată. Numărul de unităţi de măsură poate avea maxim trei zecimale. Unitatea de măsură este predefinită în nomenclatorul de produse. Preţ fără TVA - în acest câmp este necesară introducerea preţului corepunzător unei singure unităţi de măsură. Unitatea de măsură pentru care este stabilit preţul este cea înscrisă în document şi poate să difere de cea predefinită pentru produsul în cauză. Câmpul este corelat cu cantitate şi valoare. Legătura dintre cele trei câmpuri elimină inconvenienţele legate de neconcordanţa dintre unitatea de măsură stabilită pentru produs în nomenclatorul de produse şi unitatea de măsură înscrisă în document. Concret, dacă unităţiile de măsură diferă, se pot introduce numărul de unităţi de măsură corespunzătoare produsului, aşa cum a fost definit în nomenclatorul de produse, şi apoi se va introduce valoarea totală înscrisă în document. În mod automat se va calcula preţul raportat la unitatea de măsură stabilită pentru produs.

3

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Valoare - acest câmp este corelat cu câmpurile cantitate şi preţ. Dacă cele două câmpuri sunt completate, acest câmp se completează automat. Valoarea înscrisă în acest câmp fiind produsul dintre cantitate şi preţ. Legătura dintre cele trei câmpuri elimină inconvenienţele legate de neconcordanţa dintre unitatea de măsură stabilită pentru produs în nomenclatorul de produse şi unitatea de măsură înscrisă în document. Concret, dacă unităţiile de măsură diferă, se poate introduce numărul de unităţi de măsură corespunzătoare produsului, aşa cum a fost definit în nomenclatorul de produse, şi apoi se va introduce valoarea totală înscrisă în document. În mod automat se va calcula preţul raportat la unitatea de măsură stabilită pentru produs. Reducere - acest câmp este destinat introducerii discount-ului pe produs. Discount-ul poate fi stabilit ca procent din întreaga valoare a produsului (2%) sau ca sumă neta (20). Discount-ul poate fi introdus şi cu semnul minus. Această facilitate este foarte utilă. Expiră la - în acest câmp trebuie introdusă data la care expiră produsul introdus. Modul de completare şi formatul este acelaşi ca şi în cazul câmpului data. După completarea tuturor câmpurilor se accesează butonul Acceptă pentru validare, iar produsul se va regăsi în tabelul listei de produse. Pentru a mai introduce produse în continuare pe acelaşi document, se vor completa câmpurile aferente produsului, în acest fel putem vizualiza toate produsele în tabelul din josul câmpurilor. Pentru a activa/dezactiva acest câmp trebuie urmată calea : Setări/Setări Generale/Aprovizionare/Intrări : se bifează/debifează “Atenţionează utilizator pentru introducere dată expirare produse”, se salvează.

Lista în care se găsesc produsele Lista în care sunt afişate toate datele despre produsele care fac obiectul intrării. Datele vor fi afişate în cadrul listei în două moduri: afişare brută şi afişare netă. Pentru validarea introducerii tuturor produselor se va accesa butonul Acceptă din partea de jos a tabelului în care s-au introdus produsele. După validare se va deschide automat o fereastră în care putem vizualiza valorile câmpurilor Discount,Total fară TVA, TVA, Total factură. Dacă totalurile câmpurilor corespund cu cele de pe documentul de intrare, salvarea documentului se face cu ajutorul butonului Acceptă. După salvare se va deschide o nouă fereastră destinată printării documentului. Documentul se poate printa în unul sau mai multe exemplare, sau dacă documentul conţine mai multe pagini, se va 7specifica numărul paginilor ce vor fi printate, după care se apasă butonul Ok, pentru printare. Afişarea produselor in listă - prezintă datele în cadrul listei aşa cum au fost introduse de către utilizator. Lista aferentă conţine informaţii despre produsele introduse la o anumită dată (data operarii). Informaţiile furnizate sunt: cod, denumire, UM, cantitate, preţ unitar, discount aplicat pe total valoare, valoare totală pe produs la care se scade discountul, TVA total pe produs, gestiunea în care s-a inregistrat intrarea şi termenul de valabilitate. Pentru a putea deosebi cu uşurinţă lista de date în format brut de cea în format net, afişajul brut va fi prezentat pe un fundal alb spre deosebire de cel net care va avea un fundal de culoare gri.

Bara pentru comenzi rapide Bara pentru comenzi rapide este un element al interfeţei special creat pentru a îmbunătăţi viteza de lucru.Pe această bară sunt plasate butoane, care prin acţionarea acestora se vor efectua anumite comenzi. Butoanele sunt grupate în funcţie de comenziile care se execută prin acţionarea lor, astfel: Cu ajutorul acestor butoane putem realiza o navigare printre documntele introduse. Butoanele ce au ataşat o linie verticala ne vor ajuta să ajungem la respectiv primul/ultimul document intrat.

Cu ajutorul acestui buton putem deschide un nou document.

Cu ajutorul acestui buton se poate modifica data documentului şi produsele aferente

4

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Acest buton este echivalentul tastei Delete. Cu acest buton putem şterge documentul selectat.

Accesarea butonului de filtrare are ca rezultat, în funcţie de modul în care se operează, generarea raportului aferent ferestrei curente sau vizualizarea a noi module.

Butonul de filtrare

Cu ajutorul acestui buton putem stabili perioada de referinţă în care dorim să lucrăm.

FAQ Cum introduc un NIR ?

În acest exemplu este prezentat modul în care se va realiza un NIR pentru un produs: Primul pas este reprezentat de deschiderea unui nou document. Acesta se realizează cu ajutorul butonului Adaugă din partea de jos a ferestrei. Se poate observa că în acest moment au fost completate automat primele două câmpuri, respectiv :Număr NIR (în care este specificat numărul documentului) şi Data documentului (data trecută în acest câmp este data curentă a sistemului). Trecerea către următoarele câmpuri se face cu tasta enter. În urma acţionării tastei vom fi poziţionaţi în câmpul Număr document ce va fi completat cu numărul documentului, preluat din documentul fizic. Necompletarea acestui câmp face imposibilă trecerea către celelalte opţiuni. Tastăm enter, câmpul Tip document va fi completat cu felul documetului ales din listă, care poate fi desfăşurată odată cu acţionarea butonului din partea dreaptă a câmpului. În funcţie de felul documentului ales vor fi active /inactive următoarele câmpuri din fereastră.

ATENŢIE! Se pot genera NIR-uri si pentru furnizorii (nou introdusi) ce nu au fost definiţi în prealabil în modulul Firme..

După selectatarea tipului de document din listă, cu dublu click, se tastează enter, şi se completează câmpul TVA. Valoarea TVA-ului este procentuală (19%; 0%; 9%) . În continuare tastăm enter şi vom completa câmpul Furnizor. Completarea acestui câmp se face prin editarea directă a numelui furnizorului. Dacă se vor tasta primele litere se afişează automat numele acestuia. O altă modalitate este prin desfăşurarea listei şi vizualizarea numelor tuturor furnizorilor. Desfăşurarea listei se face cu butonul din partea dreaptă a câmpului reprezentat de o săgeată. Tastăm enter şi vom fi poziţionaţi în câmpul Termen de plată (zile). Completarea acestui câmp nu este strictă, iar dacă se omite această opţiune, completarea se face automat cu valoarea 10. Tastăm enter şi vom fi poziţionaţi în cea de-a doua parte a ferestrei unde se realizează introducerea produselor sau facturarea avizelor. Dacă nu se bifează butonul Avize vom fi poziţionaţi automat în partea de introducere a produselor. Primul câmp este Gestiune, şi va fi completat cu gestiunea pentru care se realizează intrarea. Specificarea gestiunii se face prin desfăşurarea listei, şi selectarea cu dublu click a gestiunii. În continuare se tastează enter şi vom fi poziţionaţi în câmpul Cod. Completarea acestui câmp este în concordanţă cu câmpul Denumire. Dacă se completează acest câmp, următorul câmp Denumire va fi completat automat. 5

E X P R E S S O F T

ATENŢIE! Dacă produsul nu a fost introdus în nomeclator, şi nu se regăseşte în listă, introducerea acestuia poate fi posibilă prin selectarea modului Adăugare produse, după care se revine în modulul iniţial in timp ce produsul va fi afişat în listă. Această modificare poate fi realizată fără a se închide fereastra în care se operează NIR-ul

M A S T E R

În câmpul Denumire va fi completată denumirea produsului pentru care se realizează intrarea. În urma completării acestui câmp se va completa automat şi câmpul Cod. Completarea acestui câmp se face prin editarea denumirii produsului, sau prin desfăşurarea listei. Desfăşurarea listei se face cu butonul situat în dreapta câmpului. Tastăm enter şi vom completa câmpul Cantitate cu valoarea cantităţii de produse. Unitatea de măsură este cea definită la introducerea produselor. Tastăm enter şi vom fi poziţionaţi în câmpul Preţ fără TVA. Completarea acestui câmp se face prin definirea valorii preţului unitar ( dacă vă aflaţi in căsuţa “preţ fără tva” , acţionând tasta “F9” , va apărea o fereastră unde puteţi introduce preţul cu tot cu tva pe unitatea de masură respectivă ). După completarea acestui câmp se tastează enter şi vor fi completate automat şi următoarele câmpuri Valoare ( de asemenea dacă vă aflaţi in acest câmp acţionând tasta “F9” puteţi introduce valoarea cu tot cu tva, pe toată cantitatea introdusă în câmpul “Cantitate” )TVA, după care vom fi poziţionaţi în câmpul Reducere. Completarea acestui câmp este identică cu cea explicată mai sus, însă această reducere este pe produs. În continuare tastăm enter şi vom fi poziţionaţi în câmpul Expiră la. Acest câmp va fi completat cu data la care expiră produsul. Modificarea datei se face prin acţionarea butonului din partea dreaptă a câmpului reprezentat de o săgeată. În urma acţionării acestui buton, se va deschide fereastra datei în care se va opera modificarea.

Cum modific data documentului ?

Pentru modificarea anului: se selectează anul, după care se vor activa două butoane reprezentate de săgeţi cu ajutorul cărora se poate realiza navigarea către următorii ani. Pentru selectarea lunii: se folosesc butoanele reprezentate de săgeţi din partea stângă şi dreaptă a calendarului. Pentru modificarea zilei: se selectează printr-un click cu mouse-ul data zilei care se doreşte a fi menţionată. Pentru salvarea tuturor datelor introduse până acum, se acţionează butonul Acceptă situat lângă câmpul completat anterior. Pentru ştergerea tuturor datelor introduse până acum se acţionează butonul Renunţă situat langă câmpul completat anterior. După salvarea datelor vom observa mutarea noului produs în tabelul de produse, ce se situează mai jos, şi poziţionarea setării active a mouse-ului în câmpul Gestiune. În acest moment se poate opera un nou produs. Noua operare se poate realiza pentru o altă gestiune decât cea anterioară. Schimbarea gestiunii este posibilă doar prin acţionarea butonului reprezentat de o săgeată din dreapta câmpului. Reducere factură (acestă reducere se realizează pentru întreg documentul). Completarea acestui câmp este opţională. Valoarea completată în acest câmp poate fi atât procentuală cât şi valorică ( 10% --reducere procentuală sau 10 --reducere valorică -- ). Salvarea documentului se face prin acţionarea butonului Acceptă situat în partea de subsol a ferestrei. Pentru ştergerea datelor introduse în document, se acţionează butonul Renunţă. În partea stângă, jos, a ferestrei, sunt dispuse patru butoane reprezentate de săgeţi. Prin intermediul acestor butoane se poate realiza navigarea către documentele operate anterior.

Cum şterg documentul ?

Ştergerea documentului în urma salvării acestuia este posibil de realizat, prin selectarea acestuia şi acţionarea butonului Şterge din bara programului. Ştergerea documentului este posibil de realizat doar dacă produsele din document nu au fost scăzute prin diferite tranzacţii (transfer, BC, scăzute prin producţie,Z-uri samd.). 6

E X P R E S S O F T

Cum schimb data unui document salvat ?

M A S T E R

Schimbarea datei unui document poate fi realizată doar dacă produsele cuprinse în document nu au fost implicate în alte tranzacţii (scădere, transfer). Această schimbare se realizează prin selectarea nir-ului, aceesarea butonului Modifică din bara de jos a programului. În urma accesării butonului, se deschide fereastra în care se poate realiza modificarea datei nir-ului. Modifcarea datei se face prin selectarea săgeţii corespondente câmpului "Schimb data documentului în:". Salvarea modificărilor se realizează prin accesarea butonului OK.

Cum modific produsele, cantităţile, preţurile pentru un NIR salvat?

Modificarea unui produs, a unei cantităţi sau a unui preţ pentru un NIR salvat se poate realiza prin selectarea NIR-ului, accesarea butonului Modifică, selectarea opţiunii: "Modifică produse pe NIR", şi modificarea se poate realiza. Aceste modificări pot fi făcute doar dacă produsele nu au suferit tranzacţii (scădere prin consum, vânzare,etc) Salvarea modificărilor se realizează prin închiderea ferestrei cu ajutorul butonului Acceptă.

Cum realizez o filtrare ?

Filtrarea documentelor în vederea identificării unui document sau produs intrat se realizează prin selectarea butonului Filtru din partea de jos a programului. Realizarea filtrării este posibilă prin completarea minim a unui câmp. În exemplul de mai jos sunt prezentate toate modalităţile de completare a câmpurilor în funcţie de care se va realiza filtrarea. Modul de generare a unui raport este următorul : Pasul 1 : se completează un câmp de filtrare Pasul 2 : se acţionează butonul Caută. Vizualizarea unui NIR din fereastra de căutare se realizează printr-un dublu click pe documentul solicitat. Închiderea ferestrei este posibilă prin acţionarea butonului Renunţă. Ştergerea rezultatelor filtrării este posibilă prin acţionarea butonului Şterge filtre.

Cum printez documentul ? ATENŢIE! Pentru o imprimare cât mai bună a documentului, se recomandă setarea imprimantei cu formatul paginii A4

Printarea unui document se realizează prin simpla accesare a butonului Raport din bara inferioară a programului. În urma accesării acestui buton se deschide automat o fereastră în care se poate vizualiza documentul înainte de a fi printat. Printarea se realizează prin selectarea butonului reprezentat de o imprimantă, situat în partea de sus a ferestrei.

T

RANSFERURI

Acest modul se utilizează pentru realizarea transferurilor de produse între diferite gestiuni. Modul în care se realizează transferurile între gestiuni este foarte simplu. Fereastra corespunzătoare acestui meniu este structurată în mai multe părţi. Câmpurile ce trebuie să conţină datele generale despre transferul ce se va efectua: Număr document este un câmp ce se completează automat în momentul în care se deschide un nou document. Numărul înscris în acest câmp este generat automat şi nu poate fi modificat.

7

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Data documentului câmpul datei este completat automat cu data curentă a sistemului. Modificarea acesteia se poate realiza cu ajutorul butonului din dreapta reprezentat de o săgeată. Sursa - în acest câmp trebuie completată gestiunea sursă, adică gestiunea din care se vor descărca produsele. Destinaţie - în acest câmp trebuie completată gestiunea destinaţie, adică gestiunea în care vor fi transferate produsele (gestiunea ce se încarcă cu produsele respective). Observaţii – in cadrul acestui câmp se vor completa (opţional) diverse observaţii care se vor regăsi in documentul generat în urma transferului. Denumire – se completează cu denumirea sau codul produsului ce urmează a fi transferat. Cantitate - în acest câmp trebuie introdus numărul de unităţi de măsură cu care se va descărca gestiunea sursă. Numărul de unităţi de măsură poate avea maxim trei zecimale. Unitatea de măsura este predefinită în nomenclatorul de produse. După completarea acestor câmpuri se va acţiona butonul Acceptă ce va avea ca rezultat înregistrarea datelor în listă, următoarea parte a ferestrei de lucru. Dacă nu se doreşte înregistrarea produsului în această listă se poate acţiona butonul Renunţă. Cea de-a treia parte este rezervată listei de produse. În listă sunt înregistrate datele despre fiecare produs transferat: codul, denumirea, cantitatea, unitatea de măsură, valoarea de descărcare şi valoarea de încărcare. După înregistrarea tuturor produselor se calculează totalul valorilor de încărcare şi totalul valorilor de descărcare conform metodei de lucru FIFO (primul intrat-primul iesit). Aceste totaluri sunt afişate în câmpul Total poziţionat dedesubtul listei, în dreptul coloanelor corespunzatoare valorilor de descărcare, respectiv valorilor de încărcare. În momentul în care se doreşte înregistrarea transferului de produse în baza de date, se va acţiona butonul Acceptă poziţionat sub listă. În cazul în care nu se doreşte înregistrarea în baza de date, se poate acţiona butonul Renunţă. 8

E X P R E S S O F T

M A S T E R

FAQ Cum pot realiza un transfer ?

Realizarea unui nou document se face odată cu accesarea butonului Adaugă din partea de jos a programului. Primele două câmpuri sunt completate automat : Număr document – în acest câmp va fi generat numărul înregistrării. Acest număr va avea valoare negativă. Data documentului – acest câmp va fi completat cu data intocmirii documentului. Sursa – în acest câmp va fi specificată gestiunea care se va descărca de cantitatea de produse ce urmează a fi transferată. Completarea câmpului cu gestiunea care se descarcă se realizează prin acţionarea butonului reprezentat de o săgeata din partea dreaptă a câmpului, după care se selectează cu dublu click gestiunea dorită. În continuare se tastează enter pentru a ne poziţiona în următorul câmp; Destinaţie - acest câmp va fi completat cu gestiunea care se va încărca cu cantitatea de produse ce va fi transferată. Modul în care se completează câmpul este identic cu cel de mai sus. În continuare se tastează enter după care vom fi poziţionaţi în câmpul Denumire în care se precizează denumirea produsului.

ATENTIE!!! Transferurile efectuate dintro gestiune cantitativă întruna valorică, pot fi realizate doar dacă respectivele produse au preţ de vânzare în gestiunea destinaţie (valorică).

Cum să printez documentul ?

Cum să realizez o filtrare ?

Observaţii – in cadrul acestui câmp se vor completa (opţional) diverse observaţii care se vor regăsi in documentul generat în urma transferului. Cantitate – acest câmp va fi completat cu numărul de unităţi de măsură pentru care se va realiza transferul. În continuare se acţionează tasta enter sau butonul acceptă, iar produsul va fi transferat în tabelul din partea de jos a ferestrei. Urmându-se paşii de mai sus se pot introduce câte produse dorim. Validarea documentului se face prin accesarea butonului acceptă din partea de jos a ferestrei. Ştergerea datelor introduse se face prin acţionarea butonului renunţă. Printarea notei de transfer este posibilă prin acţionarea butonului Raport din partea de jos a ferestrei.

Căutarea unui bon de transfer sau a unui produs transferat se face foarte uşor prin intermediul modulului de filtarare ce devine activ odată cu accesarea butonului Filtru. Realizarea filtrării este posibilă prin completarea minim a unui câmp şi acţionarea butonului Caută. Vizualizarea unei note de transfer din fereastra de căutare se realizează printr-un dublu click. Închiderea ferestrei este posibilă prin acţionarea butonului Renunţă. Ştergerea rezultatelor filtrării este posibilă prin acţionarea butonului Şterge filtre.

Cum pot şterge un bon de transfer ?

Ştergerea unui bon de transfer se poate realiza prin selectarea bonului şi accesarea butonului Şterge din bara programului.

9

E X P R E S S O F T

M A S T E R

P

LĂŢI FURNIZORI

În cadrul acestui modul, utilizatorului i se oferă posibilitatea emiterii documentelor de plată (ex: Ordin de plată, Chitanţă, CEC), în vederea achitării documentelor de cumpărare, pentru fiecare furnizor. Cum creez un document ?

Selectăm cu dublu click furnizorul din câmpul Furnizor. Lista furnizorilor va fi activă odată cu accesarea butonului reprezentat de o săgeată, situat în partea dreaptă a câmpului. Document - acest câmp se va completa cu tipul documentului prin care se realizează plata. Modul de completare al câmpului este identic cu cel de mai sus. Nr document - acest câmp se completează cu numărul de pe document. Data - câmpul datei este completat automat cu data zilei în curs. Modificarea acesteia se poate realiza cu ajutorul butonului din dreapta reprezentat de o săgeată. După introducerea datelor, vom putea vizualiza în primul tabel toate documentele prin care s-au realizat intrări. Selectarea documentelor pentru care se vor efectua plăţi se realizează printr-un dublu click, după care acestea vor apărea în tabelul din partea dreaptă. Dacă se doreşte achitarea parţială a documentului selectat, modificarea sumei aferente documentului se realizează printr-un click în câmpul valoare, mai exact, pe suma de modificat existentă în acest câmp. Acest modul oferă posibilitatea achitării mai multor facturi printr-un singur document de plată.(se vor selecta individual documentele). Pentru a închide un document de plată se va accesa butonul Acceptă. Acest modul oferă posibilitatea vizualizării tuturor documentelor cu care s-au realizat plăţi şi pentru care sau realizat aceste plăţi. Această opţiune este posibilă accesând butonul de filtrare ce se găseşte în partea de jos a ferestrei. Pentru vizualizarea documentelor pentru care s-au efectuat plăţi, se va apăsa pe butonul Filtrare. Pentru vizualizarea documentelor de plată se apasă butonul .

Cum şterg un document de plată ?

Pentru ştergerea unui document de plată, se va selecta rândul şi se apasă tasata delete sau butonul Şterge din bara pentru comenzi rapide. Se pot şterge documente individual în cazul în care plata s-a realizat pentru mai multe facturi. Modalitatea fiind aceea de a se desfăşura documentul de plată cu ajutorul butonului + , după care se selectează documentul dorit şi se apasă pe butonul de ştergere. Pentru vizualizarea raportului se apasă pe butonul Raport. Pentru revenire la meniul principal se apasă butonul Renunţă

10

E X P R E S S O F T

M A S T E R

F

IŞA FURNIZORULUI

Prin intermediul acestui modul, utilizatorul are acces la toate informaţiile necesare cu privire la situaţia documentelor existente între anumiţi furnizori (firme) şi unitatea economică. Astfel, pentru o perioadă de timp stabilită se pot afla toate datele legate de facturile şi documentele de plată aferente acestora, existente între cele două părţi. La nivel de interfaţă se deosebesc câmpurile: Antetul - este compus din cinci regiuni ( Cod Fiscal, Registrul comerţului, Oraş, Cont, Bancă) ce se completează în mod automat în momentul în care este selectat un anumit furnizor din lista de furnizori. Accesul la lista de furnizori se realizează în două moduri şi anume prin aplicarea unui click asupra butonului sau la apăsarea tastei page down (apăsarea tastei va avea efect doar în momentul în care cursorul va fi activ în casuţa aferentă listei de furnizori). Soldul iniţial - reprezintă valoarea soldului la începutul intervalului de timp selectat. Stabilirea soldului iniţial se realizează în modulul Firme. Lista de rezultate - lista documentelor pentru intervalul de timp selectat aferente furnizorului ales. Soldul final - reprezintă valoarea soldului la sfârşitul intervalului de timp selectat.


Sold = reprezintă obligaţia financiară pe care o unitatea economică o are faţă de un anumit furnizor într-un anumit moment, obţinută ca diferenţă între valoarea cumpărărilor şi cea a plăţilor.

FAQ Cum să…… ?

După ce a fost selectat un furnizor din listă, câmpurile ce conţin informaţii cu privire la acesta se vor completa în mod automat fără a permite utilizatorului să intervină cu schimbări asupra acestora. Lista cu rezultate va fi disponibilă în urma apăsării tastei Caută. Primul rezultat obţinut va fi valoarea soldului la începutul perioadei de referinţă. În listă, pentru o mai bună delimitare, documentele ce trebuiesc plătite vor avea culoarea albastră, documentele de plată aferente facturilor culoarea neagră, iar documentele de plata ce scad soldul, culoarea roşie. Documentul Sold de pornire reprezintă soldul aferent furnizorului, soldul introdus din modulul Firme. Putem avea mai multe situaţii şi anume: Furnizorul nu are un sold de pornire (soldul de pornire se introduce în modulul Firme), în acest caz soldul iniţial fiind calculat ca suma documentelor de achiziţie din care se scad documentele de plată aferente acestora pana la începutul intervalului de lucru. Lista va conţine totalitatea documentelor aflate în intervalul de lucru, aranjate după cum urmează: documentul de achiziţie va fi urmat imediat de documentul de plată dacă acesta a fost emis în perioada stabilită;

11

E X P R E S S O F T

M A S T E R

În cazul în care lista începe cu un document de plată, acesta corespunde unui document de achiziţie situat înaintea perioadei de început definite. Pentru o mai bună înţelegere, coloana nr. factură plătită conţine numărul documentului de achiziţie ce a fost plătit. Soldul final va fi calculat în mod identic cu soldul iniţial, singura diferenţă fiind data pentru care se calculează acesta, respectiv sfârşitul intervalului de lucru. Furnizorul are “sold de pornire”, în acest caz soldul iniţial se calculează ţinând seama de acest sold astfel: dacă data soldului de pornire este în afara intervalului de lucru respectiv, este mai mică decât începutul perioadei, soldul iniţial se va calcula ţinând seama de documentele de achiziţie şi de cele de plată emise după data soldului de pornire respectând corespondenţele (ex: nu se ţine seama de documentele de plată ulterioare soldului de pornire dacă ele achită o factură anterioară acestuia); daca soldul de pornire este în interiorul intervalului, soldul iniţial va avea valoarea 0. Lista va conţine documentele aferente furnizorului pentru perioada de timp selectata. Soldul final se calculează în mod similar celui iniţial, ţinând cont de aceleaşi restricţii.

S

ITUAŢIA FURNIZORILOR

Prin intermediul acestui modul, utilizatorul are acces la lista cu informaţii privind situaţia sintetizată a soldului inţial, a documentelor de plată (debitoare), a documentelor de cumpărare (creditoare), şi a soldului final pentru fiecare furnizor în parte, pentru o anumită perioadă de timp. Astfel, utilizatorul va ştii în orice moment, pentru un anumit furnizor, ce sold avea la începutul perioadei, ce obligaţie financiară mai are către acesta, cât a plătit şi soldul rezultat la sfârşitul perioadei, calculat ca suma dintre soldul inţial şi cumpărări, scăzând plăţile. Utilizatorul poate opta între a genera situaţia furnizorilor inclusiv cu sold final 0, însemnând practic o listă completă a furnizorilor cu înformaţiile aferente, şi a genera situaţia furnizorilor fără sold final 0, listă ce va exclude furnizorii cu sold final 0, adică furnizorii către care nu mai există obligaţii financiare. Pentru a avea acces la aceste informaţii se va apăsa butonul Caută, prezent în dreapta ecranului. Dacă se va opta pentru varianta inclusiv cu sold final 0, furnizorii cu sold final 0 pot fi deosebiţi de ceilalţi, prin culoarea de prezentare a acestora şi anume culoarea albastră. În partea de jos a tabelului sunt sintetizate datele la nivelul unităţii economice pentru toţi furnizorii.

12

E X P R E S S O F T

M A S T E R

F

ACTURI SCADENTE

Prin folosirea acestui modul, utilizatorul va avea acces la informaţiile cu privire la situaţia documentelor de plată existente, pentru o perioadă de timp definită, faţă de un anumit furnizor. Alegerea unui furnizor din listă se realizează acţionând butonul prin tastarea numelui acestuia.

sau direct în interiorul casuţei furnizor,

In dreapta butonului Caută se observă două filtre : “analitic” , “sintetic”. - analitic : returnează situaţia documentelor de plată faţă de un anumit furnizor , selectat în prealabil. - sintetic : returnează situaţia documentelor de plată faţă de toţi furnizorii. Odată ce s-a optat pentru un anumit furnizor, prin acţionarea butonului Caută, se vor oferi informaţiile dorite. Câmpurile conţinute de această fereastra sunt : Document : informaţiile cuprinse în acest câmp subliniază tipul documentului prin care s-au realizat intrările. Număr document : acest număr este preluat de pe document. Data : această dată este cea la care s-a realizat intrarea documentului. Data scadentă : această dată reprezintă termenul limită la care ar trebui achitată factura. Această dată este implicit de 10 zile, dacă, câmpul nu va fi completat în timpul introducerii facturii. Rest de plată : această sumă reprezintă valoarea totală de plată pentru documentul în cauză. Număr zile întârziere : acest câmp este completat cu numărul zilelor trecute de la data la care ar fi trebuit sa se onoreze plata documentului.

13

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

2 Desfacere

V

ÂNZĂRI

Acest modul se utilizează pentru înregistrarea vânzărilor de produse. Volumul de informaţii generat de înregistrarea vânzărilor este foarte mare, de aceea acest modul este creat astfel încât să permită regăsirea ulterioară a informaţiilor. Informaţiile sunt preluate prin intermediul câmpurilor existente. Fiecare câmp este personalizat în funcţie de tipul de informaţie ce trebuie preluată prin intermediul lui. Acest lucru asigură eliminarea în mare măsură a erorilor umane. Câmpurile crează un mediu de lucru care asigură o utilizare eficientă de către orice utilizatori, chiar şi cu un nivel mediu de pregătire în domeniul calculatoarelor. Fiecare câmp are o denumire sugestivă în funcţie de tipul de informaţie cu care va fi completat. Interfaţa este organizată în patru părţi: Antetul – conţine câmpuri în care vor fi completate datele generale legate de documente: Document intern - completarea acestui câmp se va face automat. Numărul înscris în acest câmp nu se poate şterge. Data - câmpul datei este completat automat cu data zilei în curs. Modificarea acesteia se poate realiza cu ajutorul butonului din dreapta reprezentat de o săgeată. Serie si Număr – seria şi numărul facturii care se definesc intern in modulul Setări/Setări Generale/Desfacere/Facturi – câmpurile respective fiind : “ Seriile facturilor” şi “ Plaja de numere pentru facturile emise.Câmpul Număr poate fi completat automat de către aplicaţie dacă în Setări/Setări Generale/Desfacere/Facturi , câmpul “ Propune număr la adăugare document” este bifat. Chitanţa – acest câmp se va completa cu numărul chitanţei cu care se realizează achitarea documentului emis. Completarea acestui câmp este opţională. Tip document – acest câmp se va completa cu tipul documentului pe baza căruia se vor scădea produsele din gestiune. Selectarea tipului de document se face prin desfăşurarea listei ce este cuprinsă în acest câmp. Activarea listei este posibilă prin accesarea butonului reprezentat de săgeata din partea dreaptă a câmpului. Lista derulantă conţine următoarele elemente:  Factura fiscală  Aviz de expediţie  Factura retur Selectarea unui element din listă se face prin dublu click pe opţiunea dorită. TVA – în acest câmp este înregistrat TVA-ul total de plată aferent documentului în cauză.

14

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Reducere - în acest câmp trebuie introdus discount-ul pe factură aferent documentului în cauză. Discount-ul poate fi stabilit ca procent din întreaga valoare a documentului (2%) . Forma de discount se poate selecta prin intermediul butoanelor de opţiune din partea dreaptă a câmpului. Discount-ul poate fi introdus şi cu semnul minus. Această facilitate este foarte utilă. Discount-ul este evidenţiat pentru fiecare produs în parte. Aplicaţia permite introducerea a două tipuri de discount-uri:  unul pe întregul document  un al doilea pe fiecare produs pentru care se face intrare. Discountul prezentat mai sus este cel aferent întregului document. Client - în acest câmp trebuie introdus clientul pentru care se face documentul. Termen de plată - în acest câmp trebuie completat numărul de zile în care firma care a achiziţionat marfa trebuie să achitate contravaloarea acesteia. Acest număr de zile fiind precizat în documentul ce însoţeşte marfa primită. Valoarea implicită este introdusă automat dacă nu se introduce nici o altă valoare şi se acţionează tasta enter. Gestiune - acest câmp trebuie completat cu gestiunea din care se vor descărca produsele în urma vânzării. Gestiunile sunt definite în modulul Gestiuni\Saloane, şi se vor selecta din lista derulantă ataşată câmpului. Lista se activează prin acţionarea tastei Page Down. Selecţia unui element din cadrul listei se face cu ajutorul tastelor corespunzătoare săgeţiilor în sus, respectiv în jos şi al tastei enter .Lista se poate dezactiva prin acţionarea tastei esc. Prin acţionarea tastei enter fără a se fi operat modificări, câmpul va fi completat cu o valoare implicită (prima valoare ce se găseşte în lista derulantă). Dacă pentru primul produs introdus s-a selectat o anumită gestiune, aceasta se va păstra pentru toate produsele.

Informaţiile legate de produse : Cod şi denumire - aceste două câmpuri sunt corelate.Un produs se poate identifica prin codul sau prin denumirea sa. De aceea, dacă este completat unul dintre câmpuri, celălalt va fi completat automat. Primul câmp, având în vedere ordinea în care apar în cadrul interfeţei de lucru, este câmpul Cod, cel de al doilea fiind câmpul Denumire. Completarea câmpurilor se face prin selectarea unui element din cadrul listei derulante ataşată celor două câmpuri sau prin introducerea de la tastatură a codului produsului respectiv. Lista devine activă prin acţionarea tastei Page Down. Selecţia unui element se face cu ajutorul tastelor corespunzătoare săgeţiilor în sus, respectiv în jos şi al tastei enter. Pentru creşterea operativităţii, cele două câmpuri au fost proiectate astfel încât, dacă se introduce de la tastatura începutul codului sau al denumirii, în momentul activării listei, cursorul să fie poziţionat pe primul element al cărui cod sau denumire începe cu şirul de caractere introdus de utilizator. Elementele listei sunt definite în nomenclatorul de produse şi pot fi atât materii prime cât şi produse finite. Dezactivarea listei se poate face prin acţionarea tastei esc.

Nota : Se pot introduce si produse care contin coduri de bara; in dreapta campului Cod se poate accesa butonul reprezentat de semnul exclamarii , urmand a se deschide o fereastra in care se poate scana sau introduce codul produsului respectiv.

Cantitate - în acest câmp trebuie introdus numărul de unităţi de măsură. Numărul de unităţi de măsură poate avea maxim trei zecimale. Unitatea de măsură este predefinită în nomenclatorul de produse. Preţ fără TVA - În acest câmp trebuie introdus preţul corepunzător unei singure unităţi de măsură. Câmpul este corelat cu cantitate şi valoare. Legătura dintre cele trei câmpuri elimină inconvenienţele legate 15

E X P R E S S O F T

M A S T E R

de neconcordanţa dintre unitatea de măsură stabilită pentru produs în Nomenclatorul de produse şi unitatea de masură înscrisă în document. Concret, dacă unităţiile de măsură diferă, se pot introduce numărul de unităţi de măsură corespunzatoare produsului, aşa cum a fost definit în Nomenclatorul de produse, şi apoi se va introduce valoarea totală înscrisă în document. În mod automat se va calcula preţul raportat la unitatea de măsură stabilită pentru produs. Valoare – în acest câmp se va regăsi valorea totală a produselor. Această valoare este produsul dintre datele introduse în câmpurile Cantitate şi Preţ fără TVA. Reducere - în acest câmp trebuie introdus discount-ul pe produs. Discount-ul poate fi stabilit ca procent (2%) sau ca sumă netă (20). Forma de discount se poate selecta prin intermediul butoanelor de opţiune din partea dreaptă a câmpului. Discount-ul poate fi introdus şi cu semnul minus. Această facilitate este foarte utilă. Lista în care sunt afişate toate datele despre toate produsele care fac obiectul intrării constă în lista în care vor fi afişate toate datele despre toate produsele introduse pentru documentul în cauză.

FAQ Cum completez o factură fiscală ?

Deschiderea unui nou document se realizează prin acţionarea tastei insert sau a butonului din partea de jos a ferestrei reprezentat de o pagină. În urma acţionării acestui buton, în noul document, primele două câmpuri (Document intern, Data) vor fi completate automat cu numărul documentului intern, precum şi data curentă a sistemului. Pentru modificarea datei, vezi - Modificarea datei În continuare se acţionează tasta enter şi vom fi poziţionaţi în câmpul Serie. Acest câmp va fi completat cu seria facturii (definită intern in modulul Setări/Setări Generale/Desfacere/Facturi : “ Seriile facturilor”); următorul este câmpul Număr ( plaja de numere este definită in acelaşi timp cu seria/seriile facturilor în modulul Setări/Setări Generale/Desfacere/Facturi - “ Plaja de numere pentru facturile emise” ) după care se apasă tasta enter şi se va trece către câmpul Tip document. Acest câmp va fi completat cu un tip de document defint în lista câmpului. Lista devine activă la accesarea butonului reprezentat de o săgeată, situat în partea dreaptă a câmpului. Selectarea documentului se realizează prin dublu click pe tipul documentului dorit. Trecerea către câmpul TVA se realizează prin accesarea tastei enter şi trecerea valorii TVA-ului -> enter -> Reducere (vezi modulul ‘Intrări’). În continuare se apasă tasta enter şi vom fi poziţionaţi în câmpul Client care va fi completat cu numele unui client (cumpărător). Desfăşurarea listei se poate realiza doar prin accesarea butonului reprezentat de o săgeată, situat în partea dreaptă a câmpului. Trecerea către următorul câmp se face prin apăsarea tastei enter. Completarea câmpului Termen de plată este opţională -> enter -> Gestiune - acest câmp este completat cu gestiunea ce se va descărca în urma vânzării produselor. Acest câmp este completat prin acţionarea butonului de desfăşurare a listei situat în partea dreapta a câmpului. După completarea acestui câmp se acţionează tasta enter şi vom fi poziţionaţi în partea a doua a ferestrei, în opţiunea Produse. Această opţiune este selectată automat. Modul în care se vor completa următoarele câmpuri din această fereastră este la fel ca şi cel din modulul Intrări. EXEMPLU DE FACTURARE A UNUI AVIZ : Dacă se doreşte facturarea unui aviz, se selectează butonul “Avize”, după care se va deschide automat o fereastră în care se pot vizualiza toate avizele de marfă existente. Selectarea unui aviz este posibilă prin bifarea cu un click în casuţa din dreptul poziţiei, după care se trece avizul în tabelul din partea dreaptă. Trecerea unui aviz se face prin acţionarea butonului reprezentat de o săgeată (spre 16

E X P R E S S O F T

M A S T E R

partea dreaptă) sau a tuturor avizelor, cu butonul reprezentat de mai multe săgeţi. După ce avizul a fost trecut în partea dreaptă, salvarea va fi făcută prin acţionarea butonului “Acceptă”. Trecerea unui aviz din partea dreaptă (la facturare), în partea stângă (renunţare de a mai fi facturat), se face prin bifarea avizului şi acţionarea butonului reprezentat de o săgeată spre partea stângă. În fereastra de alături, este exemplificată trecerea unui aviz în partea dreaptă (pentru facturare). Salvarea modificărilor se face cu butonul “Acceptă” situat în partea de jos a ferestrei, sau “Renunţă“ pentru ştergerea modificărilor.. În fereastra următoare este exemplificat documentul prin care s-a realizat factu-rarea avizului.: Pentru salvarea documentului se apasă tasta “Acceptă” din partea dreapta jos .

Cum pot şterge o factură?

Ştergerea unei facturi se poate realiza prin selectarea facturii şi accesarea butonului delete (roşu) din bara programului.

C

ONSUMURI

Acest modul se utilizează pentru înregistrarea consumurilor. Datele necesare înregistrării consumurilor sunt preluate prin intermediul unor câmpuri. Aceste câmpuri sunt personalizate în funcţie de datele cu care vor fi completate. În acest fel se evită într-o mare măsură, eroarea umană. Denumirile campurilor sunt sugestive pentru informaţiile cu care vor fi completate: Număr document - completarea acestui câmp se va face automat. Numărul înscris în acest câmp nu se poate şterge. Data - câmpul datei este completat automat cu data zilei în curs. Modificarea acesteia se poate realiza cu ajutorul butonului din dreapta, reprezentat de o săgeată. Sursa – în acest câmp trebuie completată gestiunea sursă. Adică gestiunea din care se vor descărca produsele. Destinatie - în acest câmp trebuie completată detinaţia produselor din consum. Acest câmp se completează prin selecţia din cadrul unei liste derulante a destinaţiei. Destinaţia poate fi orice angajat din cadrul firmei. Tip bon - Acest câmp se va completa cu o referinţă(acestea sunt implicit introduse şi nu pot fi şterse) selectată din conţinutul acestuia.Completarea acestuia se realizează prin simpla apăsare pe butonul din partea dreapta a câmpului şi selectarea referinţei dorite. Toate datele din acest câmp sunt pur informative. Observaţii - în acest câmp se poate inregistra orice observaţie necesară legată de consumuri. Produs - în acest câmp trebuie identificat produsul care face obiectul consumului.

17

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Denumirea sau codul produsului trebuie introdusă de la tastatură. In funcţie de şirul de caractere introdus se va deschide o lista derulantă în care sunt afişate toate produsele a căror denumire sau cod conţin şirul de caractere introdus. In acest moment se poate selecta un produs din lista, sau dacă se cunoaşte codul sau denumirea completă se vor introduce de la tastatura. După completarea câmpului se va acţiona tasta enter. Cantitate- In acest câmp trebuie introdus numărul de unităţi de masură care vor intra în gestiunea selectată. Numărul de unităţi de măsură poate avea maxim trei zecimale. Unitatea de masură este predefinită in nomenclatorul de produse.

FAQ Cum pot şterge un bon de consum?

Ştergerea unui bon de consum se poate realiza prin selectarea bonului şi accesarea butonului delete (roşu) din bara programului..

P

REŢURI VÂNZARE

Acest modul se utilizează pentru stabilirea şi setarea preţurilor de vânzare. Vizualizarea preţurilor de vânzare se face în cadrul unui tabel în care sunt evidenţiate toate produsele pentru care s-au stabilit preţuri de vânzare. FAQ Cum stabilesc preţurile de vânzare ?

Stabilirea preţurilor de vânzare se realizează prin acţionarea butonului Modifică, după care se deschide fereastra de mai jos. În această fereastră se stabilesc: 1. Gestiunea (definirea gestiunii se face prin acţionarea butonului din partea dreaptă a câmpului şi selectarea cu dublu click a gestiunii dorite) pentru care se introduc preţurile de vânzare, 2. Data de la care aceste preţuri vor fi valabile. Modificarea datei se face prin acţionarea butonului din dreapta câmpului, şi selectarea cu un click a datei dorite din tabelul lunii în curs. Pentru schimbarea lunii se acţionează butoanele din partea superioară dreaptă şi stângă a calendarului.

18

E X P R E S S O F T

M A S T E R

3. Categoria preţului de vânzare (categoria preţului de vânzare este bifată automat în cazul în care există un singur preţ de vânzare). Pentru produsele care vor fi supuse mai multor preţuri de vânzare se va proceda la fel dar se va bifa noul preţ de vânzare denumit în partea dreaptă a ferestrei. Tipul preţului de vânzare defint în partea de jos a ferestrei este setat automat pe opţiunea Fix. Pentru salvarea datelor din această fereastră, se acţionează butonul Acceptă, sau Renunţă pentru ştergerea datelor. În urma salvării datelor, se va deschide următoarea fereastră în care se găsesc toate produsele asociate gestiunii solicitate.

În fereastra de mai sus se poate observa tabela produselor. Câmpurile din acestă fereastră sunt: Gestiune – este precizată gestiunea din care fac parte produsele Data de început – data cu care vor fi accesibile preţurile stabilite ulterior Categorie produs – este precizată categoria din care fac parte produsele Categorie preţ – este precizată categoria de preţ selectata anterior Tip preţ – fix Preţ vânzare propus – completând acest câmp, toate produsele îşi vor însuşi acelaşi preţ de vânzare Pret de vanzare anterior cu – modifica pretul de vanzare anterior procentual Ex: o cola care are pret de vanzare 5 Ron; daca modific pret de vanzare anterior cu 50 % pretul produsului cola va fi de 5+2.5=7.5 Ron Pret de cost cu – modifica pretul de vanzare in functie de pretul de cost ( PV=PC +x %) Pret retete - este valabil doar petru gestiunile valorice si calculeaza pretul de vanzare ca suma a preturilor de vanzare ale materiilor prime care intra in componenta respectivei retete

19

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Modul în care se introduc preţurile este următorul: Se poziţionează mouse-ul în câmpul Preţ propus, se introduce valoarea, se acţionează tasta enter astfel făcându-se trecerea către următorul rând. Salvarea datelor se realizează cu ajutorul butonului Acceptă, sau Renunţă pentru ştergerea datelor.

Acest buton prezintă arhiva preţurilor de vânzare. Vizualizarea schimbărilor preţurilor este accesibilă printr-un dublu click pe poziţia dorită din fereastra ce se deschide în urma acesării acestui buton. 1. Acest buton realizează raportarea preţurilor de vânzare. Tipul de raport poate fi selectat din fereastra ce se deschide la accesarea butonului. 2. Acest buton realizează o filtrare a elementelor ce se află în listă 3.

Filtrarea elementelor din listă este posibilă prin completarea câmpurilor din partea superioară a ferestrei cu elementele de căutare dorite şi accesarea butonului Caută, situat în partea dreaptă a ferestrei. Arhiva (butonul 1 din tabelul de mai sus) este accesibilă odată cu acesarea butonului. După acţionarea butonului se va deschide următoarea fereastră : În această fereastră se regăsesc toate modificările de preţuri. Pentru a vizualiza o schimbare de preţ de la o anumită dată este suficient un dublu click pe data respectivă. Pentru ştergerea unei înregistrări din arhivă, se urmăresc etapele: Pasul 1: se selectează cu dublu click data respectivă ATENŢIE! Opţiunile de şteregere a unei înregistrări şi modificare a unei înregistrări sunt inactive temporar. Acestea vor fi utilizabile în următoarele versiuni.

Pasul 2: se selectează butonul arhivei din partea de jos a programului Pasul 3: se selectează cu un singur click data accesată anterior şi se acţionează butonul Şterge din partea superioară a ferestrei. Accesand Butonul vom fi pozitionati in modulul Nomenclatoare/Meniuri .Acest buton este folositor in momentul in care vrem sa adaugam un produs la vanzare fara a mai parasi modulul in care ne aflam ( Desfacere/Preturi vanzare) ; odata introdus produsul la vanzare , el va aparea acum si in lista de produse din Desfacere/preturi de vanzare si ii putem da pretul dorit.

20

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

3 Stocuri

S

TOCURI CURENTE

Acest modul furnizează informaţii privind identificarea stocurilor curente pentru un anumit produs, o categorie de produse sau o gestiune. Datele necesare pentru identificarea produsului, categoriei de produse sau gestiunii sunt preluate prin intermediul câmpurilor prezentate mai jos. Gestiune - în acest câmp se găsesc gestiunile definite din modulul GESTIUNI/ SALOANE. Selectarea acestora se realizează prin accesarea butonului reprezentat de o săgeată din partea dreaptă a câmpului şi selectarea gestiunii dorite din listă. Lista se mai poate activa prin acţionarea tastei Page Down. Selecţia unui element din cadrul listei se face cu ajutorul tastelor corespunzatoare săgeţiilor în sus, respectiv în jos şi al tastei enter. Lista poate fi dezactivată prin acţionarea tastei esc. Categorii - în acest câmp se precizează categoria de produse. Alegerea categoriei se face în acelaşi mod cu selectarea gestiunii. Lista conţine arborescenţa categoriilor de produse. Cod şi Denumire - aceste câmpuri sunt în concordanţă -> dacă este completat unul dintre ele, celălalt va fi completat automat ( in acest moment puteti introduce codul sau denu mirea produsului doar in casuta “ cod” , iar produsul respectiv va fi filtrat automat). Data - data pentru care se realizează raportarea (in mod implicit este data curenta a sistemului). Mai nou aplicatia permite vizualizarea “stocurilor curente “ la o anumita data prin selectarea sagetii din partea dreapta a campului “Data” si alegerea datei dorite.

Generarea stocurilor curente poate fi realizată atât sintetic cât şi analitic. Sintetic - generarea acestui tip de raport prezintă cantitatea şi valoarea totală a stocului, oferind posibilitatea vizualizării stocurilor egale cu zero. Opţiunea devine activă prin bifarea casuţei câmpului ‘arată stocurile egale cu 0’ Analitic – generarea acestui tip de raport prezintă stocul produsului, cantitatea ieşită şi valoarea unitară a produsului. Pentru gestiunile valorice generarea stocurilor curente se poate face atat la pret de cost ( achizitie ) cat si la pret de vanzare prin bifarea/debifarea casutei “la pret de cost”.

21

E X P R E S S O F T

M A S T E R

FAQ Cum aflu stocul curent, sintetic, pentru produsul “X" ?

Se selectează gestiunea din care face parte produsul solicitat din câmpul Gestiune, se selectează grupa de produse în care se găseşte produsul din câmpul Categorie produs, se completează câmpul Cod cu denumirea sau codul produsului, se apasă butonul Caută situat în partea superioară dreaptă a ferestrei.

Cum aflu stocul curent, analitic, pentru produsul “X” ?

Se completează câmpurile la fel ca şi pentru stocul curent sintetic şi se apasă butonul Caută.

Cum vizualizez documentul ?

Pentru vizualizarea stocului pentru o categorie de produse se completează câmpul Gestiune, câmpul Categorie produs şi se apasă butonul Caută.

Raportul oferă date privind stocul cantitativ - valoric al produselor. Prin apăsarea butonului din partea de jos a ferestrei pot fi vizualizate intrările cantitativ şi valoric pentru produsele solicitate. Vizualizarea documentului in raport se face prin simpla selectare a butonului reprezentat de o lupă, situat în partea inferioară a ferestrei.Dupa vizualizarea acestuia , se poate si lista la imprimanta actionand butonul reprezentat de o imprimanta. La actionarea butonului “ Raport “ se observa optiunea de vizualizare a trei tipuri rapoarte ( aceste rapoarte au o stransa legatura cu modulul “Stocuri Avertizare” despre care vom discuta un pic mai jos) : -

Stocuri curente

-

Stocuri minime

-

Stocuri maxime

De asemenea in partea dreapta a ecranului se observa trei casute de culori diferite. Stocurile maxim,minim pe produse se stabilesc din modulul “ Stocuri avertizare “ prezentat in continuare in paginile manualului eXpresSoft master.

F

IŞĂ MAGAZIE

Acest modul oferă informaţii privind stocul cantitativ – valoric al produselor, precum şi fluxul acestora între gestiuni. Câmpurile ce alcătuiesc fişa de magazie, prezintă tipul documentelor prin care se realizează fluxul cantităţilor şi valoarea acestora. Aceste campuri sunt : Data : data la care produsul a avut miscare ( data tipului de document care contine produsul respectiv). Numar doc : numarul documentului Tip doc. : tipul documentului prin care produsul a avut miscare ( Z, NIR , NPR , Fact, BC, SI, SF etc.). Documentul poate fi de intrare sau de iesire. Z – documentul de iesire care se genereaza in urma inchiderii de zi din prgramul de marcaj ExpresSoft Check ; cuprinde toate produsele care s-au vandut prin POS. NIR – nota de intrare – receptie 22

E X P R E S S O F T

M A S T E R

NPR – nota de predare-restituire (transfer) Fact – facura BC – bon de cosnum SI , SF – stoc initial , stoc final. Intrari : Cantitate : cantitatea produsului respectiv la data intrarii Pret de Cost : pretul de cost al produsului respectiv ( pe o singura unitate de masura) Valoare : valoarea de cost totala a produsului respectiv

Iesiri : Cantitate : cantitatea produsului care iese din gestiune. Pret de Cost : pretul de cost al produsului respectiv ( pe o singura unitate de masura).Pretul de cost poate fi 0 in cazul in care produsul nu are stoc. Valoare : valoarea de cost totala a produsului respectiv

Observatii : in cadrul acestui camp se observa 2 tipuri de sageti: - “  “ urmata de tipul documentului de iesire ; sageata la dreapta reprezinta faptul ca produsul a avut iesire din gestiune. - “  “ urmata de tipul documentului de intrare ; sageata la stanga reprezinta faptul ca produsul a avut intrare in gestiune.

FAQ Cum să realizez fişa de magazie pentru un produs ?

Cum să printez fişa de magazie ?

Modul prin care se realizează fişa de magazie pentru un produs este foarte simplu, şi anume: Se selectează gestiunea din câmpul cu acelaşi nume. Lista cu gestiuni poate fi vizualizată prin accesarea butonului reprezentat de o săgeata din partea dreaptă a câmpului. Selectarea gestiunii se face printr-un dublu click pe gestiunea solicitată din lista ce devine activă în urma acţionării butonului din partea dreapta a câmpului. Fişa de magazie poate fi transmisă către imprimantă prin acţionarea butonului reprezentat de o lupă ce se situează în partea inferioara a ferestrei.

23

E X P R E S S O F T

M A S T E R

B

ALANŢA

Acest modul se utilizează pentru generarea balanţei pentru un anumit produs, pentru o anumită categorie de produse sau pentru o anumită gestiune. Balanţa este un instrument esenţial pentru gestionarea corectă a produselor. Prin intermediul balanţei se pot evidenţia stocurile iniţiale, intrările, ieşirile şi stocurile finale pentru orice produs. Datele necesare pentru indentificarea produsului, categoriei de produse sau gestiunii, sunt preluate prin intermediul următoarelor câmpuri: Gestiune, Categorii, Cod şi Denumire .

FAQ Cum generez balanţa pentru o categorie de produse ?

Cum printez balanţa ?

Modul prin care se realizează balanţa pentru o categorie de produse este foarte simplu, dacă se urmăresc paşii: Pasul 1: se selectează gestiunea din câmpul cu acelaşi nume. Selectarea gestiunii se face prin accesarea butonului reprezentat de o săgeată, din partea dreaptă a câmpului. Pasul 2: se selectează categoria de produse. Selectarea categoriei de produse se face la fel ca şi la pasul 1. Pasul 3: se completează unul din câmpurile cod sau produs, în cazul în care se doreşte generarea balanţei pentru un singur produs. Pasul 4: se bifează felul produsului pentru care se generează balanţa, şi anume: Dacă este materie primă – bifează materii prime Dacă este preparat – bifează producţie Dacă face parte din ambele categorii – bifează ambele Pasul 5: se apasă butonul Caută situat în continuarea câmpurilor. Pentru a putea trimite către imprimantă, se apasă butonul reprezentat de o lupă. În urma accesării acestui buton se deschide o mică fereastră în care se găsesc opţiunile de printare a: -

stocului iniţial, final, viteza rotaţie stocuri sau a balanţei , a gestiunii zilnice precum si un raport privind data expirarii produselor ( raportul tine cont doar de gestiunile pe care se opereaza intrari prin facturi ).

-

viteza rotaţie stocuri - prezintă intervalul de timp de la ultima intrare şi ultima ieşire a produsului.

Pantru a putea printa documentul ales , din pagina care contine raportul documentului se apasa butonul reprezentat de o imprimanta. Nota : Pentru gestiunile global-valorice balanta unui produs se poate genera atat la pret de cost cat si la pret de vanzare prin bifarea / debifarea optiunii “ la pret de cost “ (optiune aflata in dreapta campului Gestiune ). In acest modul mai identificam butonul .

La accesarea lui apar 2 optiuni:

-

reglare economii

-

Generare NPR schimbare pv : aceasta optiune este folositoare atunci cand schimbam pretul de vanzare al unui produs.Atunci cand se genereaza un NPR (nota de predare – restituire ) produsul se descarca din gestiune la vechiul pret si se incarca in gestiune la noul pret de vanzare.

24

E X P R E S S O F T

M A S T E R

S

TOCURI AVERIZARE

Acest modul este destinat stabilirii stocurilor minime – maxime pentru materii prime şi numărul zilelor în care se face aprovizionarea. Stocurile se pot evidenţia pe fiecare produs în parte, pe fiecare gestiune sau pe fiecare categorie de produse. FAQ Cum stabilesc valoarea stocului ?

Cum printez documentul ?

Stabilirea valorii stocului precum şi zilele de aprovizionare se realizează urmând paşii: Pasul 1: se completează câmpul Gestiune. Completarea acestui câmp se face cu numele gestiunii pentru care se realizează valoarea stocului. Pasul 2: se completează câmpul Categorie produs. Completarea acestui câmp se face cu numele categoriei de produse pentru care se va realiza valoarea stocului de avertizare. Pasul 3: se completeaza campurile cod si denumire Pasul 4: se actioneaza butonul Cauta Pasul 5: se completează câmpul Stoc maxim Pasul 6: se completează câmpul Stoc minim Pasul 7: se accesează butonul Salvează pentru salvarea modificărilor. Pasul 8 : : se completează câmpul Zile ( aprovizionare ) Pentru printarea documentului se accesează butonul lupă din partea de jos a ferestrei şi se alege opţiunea Stocuri curente. Dacă se alege opţiunea Propuneri stocuri se poate imprima documentul pe baza căruia se pot stabili valorile stocurilor, şi se vor introduce în program.

N

ECESAR MATERII PRIME

Acest modul se utilizează pentru a determina necesarul de materii prime pentru un anumit grup de produse, reţete. De asemenea, acest modul este foarte util şi pentru evidenţierea materiilor prime necesare pentru anumite produse. Interfaţa acestui modul este structurată în două părţi, fiecare reprezentând câte un tabel: produse, materii prime. FAQ Cum creez un meniu ?

Pentru a crea un meniu nou se va acţiona butonul corespunzător unui nou document reprezentat de o foaie din bara de comenzi rapide. Acţionarea acestui buton va avea ca rezultat afişarea în caseta Denumire meniu a textului [meniu fără nume] şi ştergerea datelor din cele două tabele. În acest moment se pot completa în primul tabel datele referitoare la produsele care vor alcătui noul meniu. Datele necesare definirii meniului sunt : denumirea si cantitatea produsului. Toate aceste date vor fi introduse de la tastatură şi este necesară poziţionarea cursorului în coloana denumire. Completarea codului pentru produsele solicitate se realizează automat, aceste două câmpuri fiind în concordanţă. 25

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Meniul va fi complet după completarea tuturor produselor care intră în componenţa sa şi a cantităţilor corespunzătoare. Cum generez calculul necesarului de materii prime ?

Pentru calculul necesarului de materii prime, după completarea meniului, se va acţiona butonul Calcul, situat imediat sub primul tabel. În acest moment, în cel de-al doilea tabel vor fi afişate toate materiile prime care sunt necesare pentru alcătuirea produselor incluse în meniu. Cel de-al doilea tabel va conţine codul şi denumirea fiecărei materii prime cât şi cantitatea necesară, unitatea de măsură şi valoarea.

Cum salvez meniul ?

Pentru a salva un meniu se va acţiona butonul Salvează. Acţionarea acestui buton va avea ca rezultat afişarea unei ferestre de dialog în care trebuie completat numele sub care va fi salvat meniul. Salvarea meniului va fi completă după acţionarea butonului Acceptă , din această fereastră. În cazul în care nu se doreşte finalizarea salvării, se poate acţiona butonul Renunţă.

Cum încarc un meniu ?

Pentru a încărca un meniu, se va acţiona butonul Arhivă de pe bara de stare. Acţionarea acestui buton va avea ca rezultat afişarea unei ferestre – Arhivă necesar – în care sunt afişate toate meniurile salvate anterior. Se va selecta meniul care se doreşte a fi încărcat, după care se va acţiona butonul Acceptă. În cazul în care se doreşte renunţarea la încărcarea unui meniu, se poate acţiona butonul Renunţă În cazul în care există foarte multe meniuri salvate, se poate folosi un instrument de căutare. În caseta din fereastra Arhivă necesar se va introduce numele meniului, după care se va acţiona butonul Caută. Dacă meniul există în arhivă, cursorul se va poziţiona automat pe acel meniu. Cu ajutorul butonului “ Sterge “ putem sterge un meniu nou creat sau un meniu aflat in arhiva. Cu ajutorul butonului “ Raport “ se pot vizualiza/printa necesarul de materii prime sau lista cu produse finite.

R

EALIZARE PRODUCTIE

In acest modul vor fi evidentiate toate tipurile de documentele de iesire din gestiune ( Bon de Consum , NPR ,Z , Reglare Inventar , Productie ).De asemenea in acest modul se pot realiza si manual documente de productie. Identificam urmatoarele campuri : Nr document – reprezinta nr. documentului de productie ; este completat automat de aplicatie. Data – data la care se intocmeste documentul de productie. Gestiune – se completeaza cu gestiunea de productie a produsului/produselor respective. Nr. document iesire – acest camp este completat automat cu numarul documentului de iesire din gestiune. Tip doc iesire – campul este completat automat cu tipul documentului de iesire din gestiune (Bon de Consum , NPR ,Z , Reglare Inventar , Productie).

26

E X P R E S S O F T

M A S T E R

In cazul intocmirii manuale a unui document de realizare productie campurile Nr. document iesire si Tip doc iesire vor ramane necompletate. Produs – campul se completeaza cu produsul (reteta ) pentru care se doreste a se realiza documentul de productie. Cantitate – se va completa cu numarul de untitati de masura al produsului / retetei pentru care se va realiza documentul de productie.

Urmeaza doua tabele : Denumire reteta : in cadrul acestui tabel vom regasi produsele/retetele care au avut iesire din gestiune , unitatea de masura a produsului respectiv , cantitatea iesita prin productie si pretul de cost. (gestiuni cantitative) Denumire materie prima : in acest tabel se observa toate materiile prime care compun produsele/retetele din primul tabel.Campurile care compun acest tabel sunt identice cu cele din Denumire reteta..

27

E X P R E S S O F T

M A S T E R

I

NVENTAR

În modulul inventar se stabilesc gestiunile ce vor intra în inventar, data şi ora la care acestea intră. Data şi ora intrării unei gestiuni în inventar se referă la data operării ultimului document (de intrare/ieşire ce se doreşte a fi luat în calcul la inventar) şi nu la data şi ora inventarului. Interfaţa acestui modul este structurată în două părţi, fiecare constituind un tabel. În tabelul din partea stângă a ecranului sunt înscrise toate gestiunile definite în modulul de gestiuni. Existenţa gestiunii în acest tabel indică faptul că nu sunt în inventar. FAQ Cum introduc o gestiune în inventar ?

Modul prin care se introduce o gestiune în inventar este foarte simplu -> se selectează cu dublu click gestiunea din tabelul din partea stângă, după care gestiunea va apărea în tabelul din partea dreaptă. Data cu care se face introducerea gestiunii în inventar este data curentă a sistemului.

Cum renunţ la inventarierea unei gestiuni?

Renunţarea la inventarierea unei gestiuni şi transferarea acesteia din tabelul din partea dreaptă către tabelul din partea stângă, se realizează prin simpla selectare a gestiunii şi accesarea butonului Şterge din partea inferioară a programului.

Cum printez lista produselor pentru invetarul faptic?

Lista produselor aferente gestiunii pentru care se realizează inventarul se poate printa astfel: Pasul 1: se introduce gestiunea în inventar (în modulul Inventar, în tabelul din partea dreaptă ) Pasul 2: se apasă butonul Raport Pasul 3: în fereastra ce s-a deschis se apasă butonul Listare. Lista produselor poate fi aranjată în funcţie de filtrele selectate în fereastra de listare.

Cum modific data cu care se face inventarul ?

Modificarea datei cu care se face inventarul se realizează printr-un click pe câmpul în care este trecută data inventarului, iar câmpul devine activ şi se poate modifica data. Modificarea zilei, lunii , anului se face prin selectarea săgeţii din partea dreaptă a câmpului, după care se deschide fereastra următoare în care se operează modificarea datei. Pentru modificarea datei zilei, se selectează cu un click data zilei dorite; Pentru modifcarea lunii se selectează butoanele situate orizontal; Pentru modificarea anului se folosesc butoanele situate vertical. Modificarea orei se face prin poziţionarea mouse-ului pe oră şi modificarea acesteia cu ajutorul tastelor, iar pentru minute se procedeaza la fel.

Cum salvez gestiunea pentru inventar ?

Salvarea modificărilor se face prin accesarea butonului Salvează. După salvarea gestiunii, introducerea acesteia în inventar se realizează prin accesarea butonului Inventar. În urma accesării acestui buton, se va deschide o altă fereastră în care se generează raportul sriptic.

28

E X P R E S S O F T

Cum generez sripticul ?

Pentru realizarea generării scripticului, se acţionează butonul Generare scriptic. În urma accesării acestui buton, vor fi afişate: 

  Cum introduc fapticul ? ATENŢIE! Dacă pentru un produs nu există nici o valoare, valoarea fapticului va fi necesar de introdus, însă cu valoarea 0 (zero).

Cum fac reglarea invetarului ?

M A S T E R

produsele aferente gestiunii introduse în inventar. ordonarea produselor este crescătoare sau descrescătoare, în funcţie de cod, sau în funcţie de existentul scriptic. De asemenea, pot fi vizualizate în ordinea alfabetică a denumirilor sau a unităţilor de măsură. Ordonarea se face printr-un click pe capul de tabel pe coloana în funcţie de care se va efectua ordonarea. Dacă produsele erau iniţial ordonate crescător, printr-un click pe capul de tabel vor fi ordonate descrescător şi invers. stocul scriptic de produse cantităţile rezultate în urma realizării documentelor de intrare/ieşire

În coloana faptic se vor introduce valorile cantităţilor rezultate în urma invetarului faptic. Aceste valori vor fi introduse de la tastatură în coloana Faptic. Odată introdusă, valoarea existentului faptic pentru un produs, va fi calculată diferenţa dintre scriptic şi faptic atât în unităţi de măsură cât şi valoric. Trebuie reţinut că, pentru gestiunile cantitative, valoarea diferenţelor se calculează pe baza ultimului preţ de achiziţie pe gestiune, iar pentru gestiunile cantitativ valorice se va calcula pe baza ultimelor preţuri de vânzare. În urma introducerii primei valori în coloana faptic, trecerea către următoarea poziţie se poate realiza prin acţionarea tastei enter sau cu ajutorul mouse- ului. În cadrul coloanei de reglări inventar sunt evidenţiate produsele pentru care a fost completat existentul faptic în cadrul listei de inventar. În coloana reglări sunt înscrise automat valorile pentru care se vor efectua reglările. Aceste valori sunt reprezentate de diferenţa dintre scriptic şi faptic. Este posibilă modificarea acestor valori, însă noua valoare completată trebuie să fie mai mică sau egală cu valoarea absolută.

Exemplu: dacă valoarea produsului pâine în coloana reglări este (–2), acest produs nu se poate regla decât cu o valoarea egală, adică( –2), sau cu o valoare mai mare (–1). Nu se poate regla cu o valoare de (–3). Reglarea valorilor produselor se va realiza numai în cazul în care se doreşte imputarea acestora. Cum salvez modificările făcute Cum închid inventarul ?

Pentru salvarea modificărilor efectuate se va acţiona butonul Salvează. Închiderea inventarului se realizează prin acţionarea butonului Închidere inventar. În noua fereastră se va specifica data închiderii inventarului. Data închiderii inventarului este şi data cu care se vor genera documentele rezultate în urma reglării inventarului. Documentele rezulate în urma inventarului sunt : De intrare : NIR-uri pentru plusurile de inventar De ieşire : BON de CONSUM pentru minusurile rezultate în urma inventarului.

Nota !!! În urma închiderii inventarului, gestiunea va fi poziţionată automat în tabelul din partea stângă.

Odată cu închiderea inventarului se realizează eliminarea automată a acesteia din tabelul de inventariere.

29

E X P R E S S O F T

Ce este şi cum accesez arhiva inventarelor ? ATENTIE !!! In inventar se vor regasi doar produsele pentru care s-au operat intrari sau iesiri.

M A S T E R

Arhiva inventarelor este un modul în care se găsesc toate inventarele închise. Aceasta este accesibilă la acţionarea butonului reprezentat de un plic galben din bara pentru comenzi rapide. După acţionarea acestui buton se deschide fereastra în care sunt înregistrările inventarelor. Pentru a vizualiza un inventar se selectează cu dublu click inventarul dorit. Stabilirea necesarului de materii prime pentru un produs ce va urma a fi supus inventarierii se va accesa submodulul Necesar materii prime. Noile valori obţinute vor fi cumulate valorilor existente. Dupa inchiderea inventarului accesand butonul “ Raport “ se pot vizualiza urmatoarele rapoarte : -

Document Consumuri : afiseaza minusurile rezultate in urma inventarului.

-

Document intrari : afiseaza plusurile rezultate in urma inchiderii de inventar.

-

Raport Stoc Faptic : raportul prezinta stocul faptic introdus de utilizator in coloana “faptic”

-

Raport diferente : prezinta diferentele dintre stocul faptic si cel scriptic precum si valoarea acestor diferente

-

Lista reglare stocuri

-

Raport stoc scriptic : prezinta stocul pe care aplicatia Expressoft master l-a calculat in urma operarii asupra produselor.

-

Raport Reglari

30

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

4 Nomenclatoare

P

RODUSE

Acest modul permite vizualizarea şi adăugarea produselor. Fereastra în care se vor vizualiza produsele este structurată în două părţi şi anume:  în prima parte se află o arborescenţă în care se găsesc categoriile de produse.  în cea de a doua parte, se află un tabel în care sunt vizualizate produsele din categoriile selectate în cadrul arborescenţei. FAQ Cum definesc o nouă categorie de produse ?

Definirea unei noi categorii de produse se realizează prin selectarea categoriei default numită Categorii şi accesarea butonului reprezentat de o pagină din partea de jos a ferestrei sau click dreapta, iar din fereastra ce se deschide se alege opţiunea adaugă categorie.

Notă Atasarea unei categorii de produse pe aplicatia de vanzare POS se realizeaza prin definirea unei succesiuni de categorii de pana la maxim 4.

Ex.emplu: (o succesiune de categorii pana la 3) Pentru a introduce pe POS categoria de produse Bere se procedează asfel : Pasul 1 : click dreapta pe categoria default Categorii se adauga categoria de produse Bar Pasul 2: : click dreapta pe categoria Bar se adaugă categoria de produse Alcoolice Pasul 3 : click dreapta pe categoria Alcoolice se adaugă categoria de produse Bere

31

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Redenumirea categoriei se realizează prin selectarea. categoriei click dreapta si se alege opţiunea Redenumeşte. Cum ataşez o categorie de produse unei gestiuni ?

Cum introduc un produs ? Atenţie! Nu este realizabilă ataşarea unei categorii de produse la o gestiune dacă aceasta nu are setată opţiunea Are secţie. Atentie! Nu folosiţi coduri duplicat (acelaşi cod pentru două produse). Atentie! Nu folosiţi aceeaşi denumire pentru produse cu coduri diferite.

Atentie! Dacă nu se bifează această casuţă, nu puteţi introduce reţeta pentru produsul introdus!

Cum aflu grupa din care face parte un produs ?

Are secţie – această opţiune oferă posibilitatea ataşării grupei de produse unei gestiuni. Ataşarea unuei categorii de produse unei gestiuni este posibilă dacă în prealabil grupa respectivă a fost setată cu opţiunea Are secţie. Setarea unei grupe de produse cu această opţiune se realizează prin selectarea acesteia cu click dreapta de mouse şi alegerea opţiunii Are secţie.

Introducerea produselor se realizează foarte uşor, interfaţa programului fiind structurată astfel încât definirea produselor se realizează în funcţie de categoria acestuia. Pentru introducerea produselor este recomandat să urmaţi paşii : Pasul 1 : se selectează cu dublu click categoria (din partea stângă)căruia îi aparţine produsul. În partea dreaptă se va deschide o nouă fereastră. Pasul 2 : în ferastra din partea dreaptă se selectează cu un click câmpul Denumire. În acest câmp se va introduce denumirea produsului. Denumirea produsului poate fi formata atat din litere cat si din cifre. Generarea automată a stilului cu care va fi scrisă denumirea produsului se realizează ... vezi - Cum generez automat stilul denumirii produselor. Pentru a trece mai departe către următorul câmp, se apasă tasta enter.In acest moment campul Cod s-a completat automat. Pasul 3 : în campul Den se introduce denumirea scurtă a produsului. Introducerea denumirii prescurtate a produsului poate fi făcuta direct (scris în acel câmp) sau automat. Pentru generarea prescurtării automate a denumirii ... vezi – Cum generez automat denumirea scurtă a produselor. Pentru a trece mai departe către următorul câmp, se apasă tasta enter. Pasul 4 : în câmpul UM se va trece unitatea de măsură cu care va fi introdus produsul. Unitatea de măsură poate fi personalizată. Recomandare : pentru produse ce conţin reţete se va folosi ca şi unitate de măsură POR (porţia), iar pentru materiile prime L, Kg. Introducerea unităţii de măsură se realizează prin scrierea denumirii acesteia în câmpul UM, se accesează tasta enter de două ori, se accesează butonul Acceptă (pentru salvare) în fereastra în care sunt definte unităţile de măsură. Pentru a trece mai departe către următorul câmp, se apasă tasta enter. Pasul 5 : casuţa din câmpul reţetă se va bifa doar dacă produsul conţine reţetă. Pentru a simplifica modul de operare se poate bifa casuţa de lângă denumirea campului (Reţetă), astfel toate produsele din această categorie vor avea bifată opţiunea. Pasul 6 : posibilitatea introducerii codului de bare pe produs ; codul de bare este stocat ca si cod produs (in XMaster se va completa seria codului de bare in Nomenclatoare\Produse\cod produs )

Dublu click pe produs şi se deschide structura oraganizatorică a grupelor de produse. Selectarea produsului se face pe linia produsului.

32

E X P R E S S O F T

Cum introduc denumirea unui produs în altă limbă ?

M A S T E R

Introducerea denumirii produselor în altă limbă, se realizează prin selectarea categoriei în care se găsesc produsele, click dreapta şi alegerea opţiunii Denumiri în alte limbi. În urma selectării acestei opţiuni, se deschide următoarea fereastra: În această fereastră se alege din partea dreapta sus, limba în care se introduce denumirea. Denumirea produsului în limba selectată, se trece în tabelul din partea dreaptă Pentru salvarea tuturor modificărilor, se accesează butonul Acceptă din fereastra în care se găsec produsele.

Cum şterg un produs ? Atentie ! ! ! Selectarea produsului se va face pe toate linia. Nu este valabila selectarea doar a denumirii sau a codului.

Ştergerea unui produs este permisă doar dacă pentru respectivul produs nu s-au operat tranzaţii privind transferarea acestuia în celelalte documente, spre vânzare (meniuri, preţuri de vânzare, producţie) sau de încărcare/descărcare a stocului (NIR-uri, Consumuri).

Ştergerea poate fi făcută prin selectarea produsului şi accesarea butonului roşu din bara programului. Cu ajutorul butonului “ Sterge “ se pot sterge produsele : logic : (produsele apar in rapoarte daca au avut miscare, dar nu mai pot fi folosite in documente). Produsele sterse logic vor aparea scrise cu rosu.Daca se doreste reintroducerea produsului respectiv in lista se mai actioneaza o data butonul “ Sterge “. fizic : produsul este sters din baza de date doar daca nu exista un document ce-l contine.

Cum salvez datele ?

În urma definirii produselor salvarea produselor se realizeaza prin accesarea butonului Accepta situat in partea dreapta inferioara a ferestrei. Accesarea butonului Renunta are ca efect stergerea modificarilor facute. Cum generez automat stilul denumirii produselor ? Generarea automata a stilului cu care va scrisa denumirea produselor se face prin accesarea butonului Generare situat in partea stanga inferioara a ferestrei. In urma accesarii butonului se deschide urmatoarea fereastra in care se alege optiunea Denumiri produse. In urma selectarii optiuni Denumiri produse se deschide urmatoarea fereastra in care se alege stilul cu care va fi scrisa denumirea produselor din fereastra. Dupa alegerea stilului se acceseaza butonul Accepta. Pentru salvarea tuturor modificarilor se acceseaza butonul Accepta din fereastra in care se gasec produsele.

33

E X P R E S S O F T

Cum generez automat denumirea scurta a produselor ?

M A S T E R

Generarea automata a denimrii scurte a produselor se face prin accesarea butonului Generare situat in partea stanga inferioara a ferestrei. In urma accesarii butonului se deschide urmatoarea fereastra in care se alege optiunea Prescurtari – Integral . In urma selectarii optiunilor se acceseaza butonul Accepta pentru salvarea datelor. Pentru salvarea tuturor modificarilor se acceseaza butonul Accepta din fereastra in care se gasec produsele.

Cum generez un raport al tuturor produselor existente ?

Generarera raportului privind produsele existente in nomeclator este posibil prin accesarea butonului reprezentat de o lupa din bara programului. In urma accesarii butonului se deschide urmatoarea fereastra : In aceasta fereastra pot fi alese elemente de filtrare pentru o mai buna personalizare a raportului privind produsele, categoriile de produse, tipul de sortare. Pentru vizualizarea raportului se acceseaza butonul Accepta.

34

E X P R E S S O F T

M A S T E R

C

LASA ECHIVALENTA

Acest modul se utilizeaza pentru definirea claselor de echivalenta a produselor (materiilor prime). Daca un produs are clasa de echivalenta, atunci, la epuizarea stocului acestuia, se poate recurge la oricare alt produs din clasa de echivalenta a acestuia. De exemplu, presupunem ca produsul Cafea Filtru are in componenta retetei 50g de CafeaTchibo. De asemenea, Cafea Tchibo are aceeasi clasa de echivalenta cu produsul Cafea Lavazza. Daca pentru realizarea produsului Cafea Filtru mai exista pe stoc doar 20g de Cafea Tchibo, diferenta de 30g este preluata din clasa de echivalenta si anume din Cafea Lavazza.

Fereastra este impartit in doua sectiuni. In partea stanga avem produsele utilizate in crearea claselor, iar in dreapta avem clasa de echivalenta corespunzatoare produsului selectat. Un produs poate avea sau nu clasa de echivalenta, fiind deosebit usor prin culoarea cu care este reprezentat, respectiv negru pentru produs cu clasa de echivalenta si rosu pentru produs fara clasa de echivalenta. Crearea unei noi clase de echivalenta incepe odata cu actionarea butonului “Clasa noua” situat in partea dreapta ecranului. Adaugarea de produse in noua clasa de echivalenta se realizează prin acţionarea butonului sau prin simpla tragere (drag and drop) a unui produs din partea stângă în partea dreapta. Dacă se doreşte eliminarea unor produse din clasa de echivalenţă, se va apăsa butonul pentru a înlătura doar produsul selectat sau butonul pentru înlăturarea tuturor produselor din acea clasă. Pentru o utilizare si o urmărire a informaţiilor cât mai simplă, este indicată folosirea uneltelor de sortare ascendent si descendent situate în partea superioară a coloanelor. De exemplu, dacă în capul de tabel, pentru coloana Cod, avem , sortarea se va face ascendent dupa cod produs, in caz contrar vom avea , iar sortarea se va face descendent dupa Cod. Modul de ordonare ascendent/descendent se poate efectua după denumire sau dupa cod, printr-o simplă apăsare pe capul de tabel aferent câmpului dupa care dorim sortarea. Iniţial, datele sunt sortate ascendent dupa cod produs. Prin actionarea butonului Raport se pot vizualiza pagina cu pagina toate clasele de echivalenta definite in momentul respectiv

35

E X P R E S S O F T

M A S T E R

R

EŢETE

Acest modul permite afişarea si adăugarea reţetelor. Fereastra în care se vizualizează reţetele este împărtită în două părţi. În partea stângă a ecranului se află o arborescenţă ce are ca rădăcină Categorii de produse. Aceasta arborescenţă conţine toate produsele din nomenclatorul de produse împărţite pe categorii şi subcategorii. Aici, se regăsesc doar produsele ce dispun de reţetă. Selectarea unui produs va avea ca rezultat afişarea în partea dreaptă a unor tabele ce conţin informaţii specifice unei reţete. În cea de-a doua parte a ferestrei va fi vizualizată reţeta produsului selectat din cadrul arborescenţei. Pentru o reprezentare cât mai coerentă a informaţiilor, acestea sunt afişate separat. Pentru a vizualiza informaţia dorită se face un simplu click în partea de sus a tabelului, în locul în care este înscris tipul de informaţie dorit. Dacă se doreşte completarea cu noi informaţii se va plasa cursorul pe prima linie liberă a tabelului şi se vor introduce de la tastatură informaţiile respective. Acest lucru este valabil în cazul informaţiilor legate de Modul de preparare, Modul de servire si Observaţii. În cazul completării timpului de preparare şi a celui de servire, după ce s-a făcut click în partea de sus a tabelului unde scrie Timp, se va poziţiona cursorul cu ajutorul mouse-ului în cadrul căsuţei şi se va introduce de la tastatură numărul de minute corespunzător. Acest soft permite şi asocierea unei reţete cu denumirile sale în mai multe limbi. Completarea detaliilor legate de Denumiri se face astfel: în prima linie a tabelului se va alege din lista derulantă o anumită limbă iar în cea de-a doua coloană se va introduce de la tastatura denumirea reţetei în limba respectivă. Dacă produsului obţinut pe baza reţetei îi corespund mai multe preţuri de vânzare, soft-ul permite specificarea fiecărui preţ în parte. Detaliile legate de Preturi se completează prin alegerea din lista derulantă aflată pe prima coloană a tabelului a categoriilor de preţuri de vânzare corespunzătoare.

FAQ Cum gasesc reteta unui produs ?

In fereastra din partea stanga a ecranului ( cea care contine categoriile de produse) se poate activa modulul de cautare. Activarea acestuia se realizeaza, printr-un click in partea de sus a ferestrei, mentionate anterior, asupra zonei ‘Cautare’. Pentru a vizualiza categoriile de produse se va face click in locul in care scrie ‘Categorii’.Cautarea unei retete se face pe baza unui sir de caractere introdus de utilizator. Dupa ce sirul de caractere a fost introdus de la tastatura se va actiona butonul Cauta. Rezultatele cautarii vor fi afisate in lista situata sub butonul Cauta. In aceasta lista vor fi afisate toate retele in a caror denumire exista sirul de caractere introdus. Daca sirul de caractere contine cifre atunci vor fi afisate toate retetele ale caror coduri contin cifrele respective.

Spre exemplu, daca de la tastatura se va introduce numarul 10 atunci intre rezultatele cautarii vor aparea retete ale caror coduri pot fi : 10, 101, 110, 210, 1000, 1110 etc.

36

E X P R E S S O F T

Cum adaug/ modific o reteta ?

Cum inlocuiesc un produs dintr-o reteta ?

M A S T E R

Pentru a se adăuga o nouă reţetă trebuie mai întâi să se adauge un nou produs. Dupa ce s-a adăugat un nou produs, se va activa opţiunea Reţete. Se va selecta prin intermediul arborescenţei produsul pentru care se va introduce reteta. În momentul în care s-a selectat produsul în partea dreaptă a ecranului va apare un antet, urmat de doua tabele poziţionate una sub cealaltă. În antet sunt informaţii legate de codul si denumirea produsului, unitatea de masură, gramajul şi numărul de unităţi de măsură. Elementele de mai sus pot fi adăugate şi/sau modificate în funcţie de reţetă. Fiecare element este afişat intr-o căsuţă distinctă. Pentru completarea sau modificarea elementului dorit se va selecta mai întâi căsuţa în care este înscris, după care se va introduce de la tastatură noul element. Adăugarea elementelor ce compun reţeta se va face în cadrul primului tabel de sub antet. Se va poziţiona cursorul pe linia tabelului marcată cu o steluţă (steluţa de pe bara din stanga a tabelului). Odată poziţionat cursorul pe coloana “Cod” sau pe coloana “Denumire materie prima” se introduce de la tastatură codul, respectiv denumirea produsului ce va intra în compoziţia reţetei. În momentul în care se tastează primul caracter se va activa o listă derulantă. Cursorul va fi poziţionat în cadrul listei pe elementul al cărui cod, respectiv denumire, începe cu caracterul introdus. După introducerea codului sau a denumirii se va acţiona tasta enter. Este necesară completarea unuia din cele doua câmpuri, odata completat unul, celălalt completându-se în mod automat. După completarea coloanelor “Cod” si “Denumire materie primă” se va completa câmpul Cantitate. În acest câmp se introduce numărul de unităţi de măsură din materia primă aleasă anterior ce intră în componenţa reţetei. Câmpul “Um” (unitate de masură) se va completa în mod automat cu unitatea de masura stabilită în modulul “Produse”. Ultimul camp , Cant Neta este completat automat odata cu completarea campului Cantitate. Daca materia prima are valoare procentuala in modulul Perisabilitati atunci in campul Cant Neta materia prima va lua o valoare cu x% mai mica decat cea din campul Cantitate (care se refera la cantitatea bruta); x% este valoarea stabilita in modulul Perisabilitati. Completarea celorlalte componente ( materii prime ) ale reţetei se va face în mod asemănător. Pentru ca reţeta sa fie salvată se va acţiona butonul “Acceptă”. În urma acţionării butonului de salvare se afişează automat fereastra din partea dreaptă a ecranului în care se precizează cu un click gestiunea în care se produce reţeta. În cazul în care nu se doreşte salvarea reţetei se poate acţiona butonul “Renunţă”.

Înlocuirea unui produs ( materie primă ) într-o reţetă cu alt produs ( materie primă ) este posibilă cu ajutorul butonului albastru situat în partea de jos a ferestrei. La acţionarea acestui buton se deschide următoarea fereastră în care se pot înlocui produsele ( materiile prime ). In urma completării câmpurilor cu produsele dorite se acţionează butonul “Acceptă” pentru salvarea modificărilor. Completarea campurilor se realizeaza prin selectarea butonului reprezentat de o sageata din partea dreapta a campului

Cum sterg produse dintr-o reteta ?

Ştergerea unui produs dintr-o reţetă este posibilă prin selectarea acestuia si acţionarea tastei “delete” de pe tastatură sau prin acţionarea butonului “Şterge” din partea de jos e ecranului. Pentru salvarea modificărilor se acţionează butonul “Acceptă”.

37

E X P R E S S O F T

Cum calculez costul retetei ?

M A S T E R

Calcularea costului reţetei este oferit de modulul “Preţuri de cost”, accesibil la acţionarea butonului Cost. Modul prin care se realizează calcularea costului reţetei pentru o categorie de produse este următoarea : Pasul 1 : se selectează categoria preţului de vânzare Pasul 2 : se selectează categoria de produse Pasul 3 : se alege modul de calcul Pasul 4 : se apasa butonul Accepta Pasul 5 : se alege documentul de intrare care contine pretul de cost al materiilor prime : - Note de intrare receptie - Bonuri de consum in rosu. Implicit bifa se afla la “ Note de intrare receptie “ La accesarea butonului Raport se pot genera urmatoarele raporte : - Costul reţetei – raportul contine preturile de cost al materiilor prime care alcatuiesc reteta respectriva - Preţuri de cost - raportul contine pretul de cost al retetei respective precum si un tabel in dreapta pretului de cost unde se poate completa pretul de vanzare al respectivei retete (produs finit); se poate genera pretul de cost al unei singure retete sau toate preturile de cost ale produselor care au reteta , prin bifarea campului “ Toate “. - Reţetar – acest raport afiseaza cantitatile brute si nete ale materiilor prime care alcatuiesc reteta respectivului produs finit precum si valoarea precentuala a pierderilor ( valoarea stabilita in modulul Perisabilitati. De asemenea se pot afisa cantitatile pentru toate retetele bifand campul “Toate” - Reţete fără compoziţie : raportul afiseaza toate retetele care nu au materii prime in componenta. - Materii prime fără cost : raportul afiseaza toate materiile prime care nu au avut intrare , deci nu au pret de cost. - Reţetar detalii : acest raport este identic cu raportul “ Retetar “ , el mai avand in plus 3 campuri “ Mod Preparare “ , “ Timp Preparare “ si “ Timp Servire “ afisabile doar in cazul in care sunt completate aceste campuri ( campul “ Mod Preparare “ si “ Timp “ ). - Preţuri de vânzare : afiseaza pretul de vanzare al retetei selectate.Se pot afisa preturile de vanzare al tuturor retetelor bifand campul “ Toate “. - Reţete modificate/şterse : raportul prezinta retetele asupra carora au avut loc modificari ( inlocuiri , stergeri ale materiilor prime ). Se pot afisa toate retetele asupra carora au intervenit modificari bifand campul “ Toate “.

R

ELAŢII REŢETE

Acest modul facilitează sortarea şi vizualizarea relaţiilor dintre reţete si materiile prime. Fereastra în care sunt afişate reţetele şi produsele este structurată în două părţi, fiecare parte fiind de fapt un tabel. În primul tabel, cel din partea stângă a ecranului, sunt afişate toate reţetele, iar în cel de-al doilea tabel, cel din partea dreaptă, toate materiile prime. 38

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Modul de reprezentare este următorul: pe linia primului tabel sunt datele despre o reţetă; pe aceeaşi linie din cel de-al doilea tabel este trecută o materie primă ce intră în reţeta din primul tabel. De aceea, denumirea unei reţete va fi afisată de câte ori, in cel de-al doilea tabel, este afisată o materie primă din componenţa acelei reţete. Dacă se selectează unul dintre elemetele celor două tabele si se va actiona butonul dreapta al mouse-ului se va deschide un meniu cu urmatoarele optiuni: Filtrare dupa selectie Aceasta comanda reprezinta un instrument puternic pentru cautarea retetelor. Spre exemplu, cu ajutorul acestui tip de sortare se vor afisa numai retelele care se fac pentru 10 portii, sau se pot afisa numai retetele in care se folosesc 30 de grame de sare. Pentru a se utiliza aceasta comanda, mai intai se selecteaza elementul dupa care se face filtrarea apoi se actioneaza butonul dreapta al mouse-ului si se alege din meniul ce s-a deschis comanda filtrare dupa selectie. Actionarea acestei comenzi va avea ca rezultat afisarea elementelor din tabele care sunt in relatie cu elementul dupa care s-a realizat filtrarea. Pe coloana din care s-a ales elementul de filtrare, in tabelul din care s-a ales elementul, va apare numai acel element. Elementul selectat poate sa apartina oricarei coloane din cele doua tabele. Spre exemplu, daca se doreste vizualizarea tuturor retetelor in care se regaseste materia prima “unt” se vor efectua următoarele operaţii: se va selecta materia primă “unt” din cel de-al doilea tabel, cel al materiilor prime, se va activa meniul prin acţionarea butonului dreapta al mouse-ului, iar din acest meniu se va selecta comanda filtrare dupa selectie. Retetele care contin materia prima “unt” vor fi afisate in partea stanga. In cel de-al doilea tabel, pe coloana corespunzatoare denumirii produsului, va apare numai materia prima “unt”. Filtrare excludere selectie Apelarea acestei comenzi se realizeaza in acelasi mod ca si in cazul filtrarii dupa selectie. Rezultatul va consta in afisarea tuturor elementelor excluzand pe cel selectat. De exemplu, daca se doreste ca in tabelul de materii prime sa nu mai apara elementul “lapte”, atunci, in tabelul materii prime, se va selecta elementul “lapte”, apoi din meniul afisat prin actionarea butonului dreapta al mouse-ului se activa comanda “ filtru excluzand selectia “. Rezultatul va consta in eliminarea elementului “lapte” din tabelul ce contine materiile prime. Selectare produs 2 niv. Comanda va avea ca rezultat afisarea tuturor retetelor ce au in componenta elementul selectat, chiar daca in aceasta nu este specificat ca materie prima directa.

Spre exemplu, daca se va selecta materia prima "ulei" vor fi afisate si retete in care uleiul nu este specificat ca materie prima, insa in acea reteta intra un alt produs pentru a carui productie este necesar uleiul ca materie prima, cum ar fi maioneza. Anulare sortare/filtrare Aceasta comanda se utilizeaza pentru anularea filtrelor. Comanda se poate apela din meniul ce se activeaza prin actionarea butonului dreapta al mouse-ului. Pentru anularea filtrelor nu este necesara selectarea unui element. Anularea filtrelor are ca efect afisarea tuturor elementelor din tabel. Sortare crescatoare Utilizarea acestei comenzi are ca efect sortarea crescatoare a informatiilor din tabele. Sortarea se face in functie de una din coloanele celor doua tabele. 39

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Spre exemplu, informatiile din cele doua tabele pot fi sortate crescator in functie de: unitatea de masura corespunzatoare retetelor, de unitatea de masura corespunzatoare materiilor prime, etc. Pentru a sorta crescator informatiile din tabele mai intai se selecteaza un element din coloana pe baza careia se realizeaza sortarea, dupa care, din meniul ce devine activ prin actionarea butonului dreapta al mouse-ului, se selecteaza comanda Sortare crescatoare. Sortare descrescatoare Rezultatul comenzii consta in sortarea descrescatoare a informatiilor din tabele. Sortarea se face in functie de una din coloanele celor doua tabele. Spre exemplu informatiile din cele doua tabele pot fi sortate descrescator in functie de: unitatea de masura corespunzatoare retetelor, de unitatea de masura corespunzatoare materiilor prime, etc. Pentru a sorta descrescator informatiile din tabele mai intai se selecteaza un element din coloana pe baza careia sa i se faca sortarea, dupa care, din meniul ce devine activ prin actionarea butonului dreapta al mouse-ului, se selecteaza comanda Sortare descrescatoare.

M

ENIURI

Produsele introduse in acest modul vor fi scoase la vanzare. Acest modul creeaza meniurile pentru fiecare categorie de pret in parte. Interfata acestui modul este structurata in doua parti: > prima parte consta intr-un tabel Nomenclatorul general ce contine toate produsele; > cea de-a doua parte consta intr-un alt tabel Meniu categorie pret in care se regasesc produsele ce compun meniul pentru o anumita categorie de pret. Pasul 1 : Meniul pentru o categorie de pret se alcatuieste astfel: Pasul 2 : Mai intai se selecteaza categoria de pret pentru care se va alcatui meniul. Se selecteaza produsele care vor alcatui meniul, din Nomenclatorul general, si se vor transfera in Meniu categorie pret. Pasul 3 : Pentru finalizare se va actiona butonul Accepta. Daca nu se doreste pastrarea meniului in acest format se actioneaza butonul Renunta. Produsele din Nomenclatorul general pot fi ordonate crescator sau descrescator, in functie de Cod sau in functie de Denumire. Acest lucru se poate face printr-un click pe prima linie a tabelului, pe coloana corespunzatoare codului sau denumirii, in functie de elementul dupa care se face sortarea. Un al doilea click pe aceeasi line si coloana va avea ca rezultat revenirea la sortarea anterioara. Selectare categorie pret de vanzare Selectarea categoriei de pret se face prin intermediul campului Categorie pret de vanzare. Mai intai se pozitioneaza cursorul pe acest camp, dupa care se selecteaza categoria de pret dorita din lista derulanta ce devine activa prin actionarea tastetei Page Down.

40

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Aceasta lista mai poate fi activata si cu ajutorul mouse-ului printr-un click pe sageata din partea dreapta a campului.Lista poate fi dezactivata prin actionarea tastei Esc. Selectare produse Selectarea produselor se realizeaza cu ajutorul mouse-ului. Daca se doreste selectarea unui produs se va plasa cursorul mouse-ului pe prima coloana a tabelului, cea anterioara coloanei Cod, pe linia pe care este inscris produsul respectiv.In momentul in care cursorul este plasat pe prima coloana a tabelului acesta se va transforma intr-un varf de sageata orientat spre dreapta.Se pot selecta si mai multe produse in acelasi timp. Aceasta selectie multipla poate fi de doua feluri: Selectie multipla continua. Se foloseste in cazul in care produsele ce se doresc a fi selectate se situeaza unul sub celalalt. In acest caz, se selecteaza produsul de unde incepe selectia, apoi se tine apasata tasta Shift si se selecteaza produsul unde se incheie selectia. Automat vor fi selectate toate celelalte produsele plasate intre cele doua. Selectie multipla discontinua. Se foloseste in cazul in care produsele ce se doresc a fi selectate nu sunt situate unele sub celelalte in cadrul tabelului. In acest caz, se va tine apasata tasta Ctrl si se vor selecta toate produsele dorite. Cele doua tipuri de selectie multipla pot fi combinate. Transfer produse Transferul produselor intre cele doua tabele se face prin intermediul celor patru butoane situate intre cele doua tabele: Primul buton – de sus in jos – efectueaza transferul tuturor elementelor din Nomenclatorul general in Meniu categorie pret. Cel de-al doilea buton efectueaza transferul elementelor selectate din Nomenclatorul general in Meniu categorie pret. Al treilea buton efectueaza transferul elementelor selectate din Meniu categorie pret in Nomenclatorul general. Cel de-al patrulea buton efectueaza transferul tuturor elementelor din Meniu categorie pret in Nomenclatorul general. Acelasi produs va apare o singura data in cele doua tabele. Spre exemplu, daca din Meniu categorie pret se transfera toate produsele in Nomenclatorul general, atunci tabelul corespuzator meniului va ramane gol. Concluzie : - produsele aflate in tabelul din stanga ( Nomenclator general ) NU se afla la vanzare. - produsele aflate in partea dreapta se afla la vanzare si apar la marcaj in aplicatia ExpresSoft Check ( produsele trebuie sa aiba si pret de vanzare pentru a putea aparea la marcaj).

P

RODUCTIE

In cadrul acestui modul se stabilesc produsele care se prepara pe baza de retete, pentru fiecare gestiune in parte. Avand in vedere relatiile complexe ce se pot stabili intre gestiunile existente, trebuie acordata o importanta deosebita acestui modul.

41

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Pentru fiecare gestiune in parte se va stabili o lista de produse. Orice neconcordanta legata de descarcarea din gestiune a produselor, care au la baza o reteta, poate fi eliminata prin crearea acestor liste cu produsele ce se produc in cadrul fiecarei gestiuni. Aceasta lista de produse se aseamana cu un meniu, singura diferenta fiind legata de campul Gestiune. Campul Gestiune se va completa prin selectarea unei gestiuni din cadrul listei derulante ce devine activa prin actionarea tastei Page Down. Selectarea unei gestiuni din cadrul listei derulante se va face cu ajutorul mouse-ului sau cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetiilor in sus, respectiv in jos si al tastei Enter. Motivul pentru care este necesara crearea acestor liste de produse este reprezentat de eliminarea oricaror neconcordante legate de descarcarea din gestiune a produselor. Aceste neconcordante apar deoarece un produs poate fi preparat in cadrul mai multor gestiuni pe baza de reteta si acelasi produs poate face obiectul unei intrari pentru o gestiune. De aceea, in momentul in care se va descarca din gestiune un produs, trebuie sa se cunoasca daca se vor descarca materiile prime ce intra in componenta produsului in cauza sau se va descarca ca materie prima. Scoaterea produselor in productie in urma selectarii gestiunii se face prin selectarea acestora si actionand butonul : Pentru a trece un singur produs in tabelul de productie din partea dreapta Pentru a trece toate produsele in tabelul de productie din partea dreapta Pentru a scoate un singur produs din tabelul de productie din partea dreapta Pentru a scoate toate produsele din tabelul de productie din partea dreapta. Prin actionarea butonului “ Raport “ se poate vizualiza raportul cu produsele aflate in productie pe gestiunea selectata.

C

LIENTI

In acest modul se pot inregistra date specifice clientilor firmei. Datele inregistrate in acest modul sunt de mare importanta pentru firma si creaza premizele unei relatii cat mai bune cu clienti. FAQ Cum adaug un nou client ?

Adaugarea unui client presupune completarea unor anumite campuri cu date care sa ajute firma in relatia sa cu fiecare client in parte. Inainte de a incepe completarea informatiilor trebuie sa se actioneze tasta Insert, sau trebuie sa se actioneze butonul corespunzator unui nou document situat in partea de jos a ecranului, in cadrul zonei pentru comenzi rapide. Completarea fiecarui camp se face prin introducera de la tastatura a datelor, sau acolo unde este cazul, prin selectarea unui element din cadrul unei liste derulante.

42

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Oriunde se intalnesc liste derulante, acestea se vor activa prin actionarea tastei Page Down. Selectarea unui element din cadrul unei astfel de liste se poate face fie cu ajutorul mouse-ului , fie prin intermediul tastelor corespunzatoare sagetilor orientate “in sus”, respectiv “in jos” si al tastei Enter. Datele ce trebuie completate in fiecare camp sunt usor de stabilit din denumirea campului in care sunt introduse. De aceea, vor fi mentionate numai anumite campuri asupra carora trebuie facute cateva precizari suplimentare. In campul Cod va fi completat un cod ce va fi atribuit fiecarui client, in functie de specificul de organizare al firmei dumneavoastra. Campul Data nasterii se va completa prin modificarea datei inscrisa implicit in acest camp. Modificarea datei se poate face cu ajutorul sagetilor si prin introducerea de la tastatura. Pozitionarea cursorului pe ziua, luna respectiv an se poate face cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetilor orientate spre dreapta respectiv stanga. Modificarea zilei, lunii respectiv anului se poate face fie cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetilor orientate in sus respectiv in jos, fie prin introducerea de la tastatura. In campul Categorie se completeaza categoria in care se incadreaza clientul respectiv. Aceasta structurare a clientilor este o metoda buna de a facilita regasirea lor ulterioara. Completarea elementelor acestui camp se face prin selectie, din cadrul unei liste derulante. Elementele din cadrul listei pot fi stabilite de catre utilizator. Pentru adaugarea si stergerea unei categorii vezi: Adaugare categorie, respectiv Stergere categorie. Cum adaug o noua categorie de clienti ?

Adaugarea unei noi categorii se face prin intermediul unui meniu ce se poate activa prin actionarea butonului in forma de plic situat in partea dreapta a campului Categorie. In urma actionarii butonului se dechide automat fereastra in care se introduce denumirea categoriei de client. Introducerea unei noi categori se face prin apasarea tastelor Ctrl + A. In continuare se completeaza denumirea categoriei in campul de sus al ferestrei si salvarea acestuia prin accesarea butonului Adauga. Pentru renuntare se apasa butonul Cancel. Client cu card- aceasta optiune se bifeaza doar daca clienti din aceasta categorie beneficiaza de autentificare cu ajutorul cardului de fidelitate.

Cum atasez unei categori de clienti optiunea de autentificare cu card ?

Specificare categoriei de clienti ce se autentifica cu card se poate face prin selectarea butonului reprezentat de plic situat in partea dreapta a campului Categorie si bifarea casutei din dreptul categoriei de clienti. Categoria adaugata va fi afisata intr-o lista alaturi de toate celelalte categorii existente.

Cum sterg o categorie ?

Stergerea unei categorii se realizeaza prin intermediul unei ferestre ce se activeaza in urma actionarii butonului situat in partea dreapta a campului Categorie. Selectarea categoriei ce urmeaza a fi stearsa se va efectua cu ajutorul mouse-ului, in cadrul listei in care sunt afisate toate categoriile. Odata pozitionat cursorul pe categoria respectiva, se va actiona tasta delete. Categoria selectata va fi evidentiata cu o culoare distincta fata restul categoriilor. Dupa selectarea categoriei ce urmeaza a fi inlaturata, se va actiona butonul Sterge. Stergerea unei categorii nu este posibila daca exista clienti incadrati in categoria respectiva. Utilizatorul va fi avertizat in acest sens. Operatiile efectuate vor fi salvate numai prin actionarea butonului Accepta. In cazul in care nu se doreste salvarea operatiilor acestora se va actiona butonul Renunta. Campul Traducere se va completa prin selectarea din cadrul unei liste derulante a indicativului unei tari, reprezentand provenienta limbii specifica clientului adaugat. Dupa completarea tuturor datelelor despre clienti se va actiona butonul Accepta. Actionarea acestui buton va avea ca efect salvarea in baza de date a informatiilor si afisarea numelui clientului in cadrul listei situata in partea dreapta a ecranului. In cazul in care nu se doreste salvarea datelor se va actiona butonul Renunta.

Cum sterg un client ?

Stergerea unui client presupune selectarea prealabila a acestuia. Selectarea unui client se realizeaza cu ajutorul mouse-ului, in cadrul listei in care sunt afisati toti clientii inregistrati. Pentru selectarea unui client se va pozitiona mai intai cursorul pe clientul in cauza dupa care se va actiona butonul din stanga al mouse-ului. Clientul odata selectat va fi evidentiat cu o culoare diferita de ceilalti clienti. 43

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Dupa selectarea clientului respectiv se va actiona butonul Sterge, situata in partea de jos a ecranului. Sortare clienti

In cazul in care exista un numar mare de clienti este necesara o anumita filtrare a acestora pentru a putea fi mai usor de regasit, atunci cand este nevoie. In partea stanga a listei cu clienti exista o coloana de butoane, reprezentand toate literele alfabetului, de la a la z, iar primul element al coloanei este o figura geometrica in forma de romb. Afisarea numelor in cadrul listei este facuta in ordine alfabetica. Aceasta coloana este utilizata pentru afisarea numai a numelor care incep cu una dintre literele alfabetului. Pentru a fi afisate numele care incep cu anumita litera se va pozitiona cursorul mouse-ului pe litera in cauza si va va actiona butonul stanga al mouse-ului. Pentru anularea unui filtru de acest fel se va pozitiona cursorul pe primul element al coloanei si se va actiona butonul stanga al mouse-ului.

Cum acord reducere pentru clienti ?

Aceasta aplicatie permite stabilirea pentru fiecare client a mai multor forme de plata, carora li se pot asocia o reducere. Aceasta reducere poate fi valorica sau procentuala. Primul camp din cadrul chenarului Reduceri se va completa prin selectia din cadrul unei liste derulante a unei anumite forme de plata ( formele de plata se stabilesc in programul de marcaj ExpresSoft Check ). Lista derulanta se va activa prin actionarea tastei Page Down. Selectarea unui element din cadrul listei se poate face fie cu ajutorul mouse-ului , fie prin intermediul tastelor corespunzatoare sagetiilor orientate in sus, respectiv in jos si al tastei enter. In cel de-al doilea camp, se va completa valoarea reducerii. Stabilirea tipului de reducere se face prin intermediul butoanelor de optiune, corespunzatoare reducerii valorice, respectiv celei procentuale. Dupa completarea celor doua campuri se actioneaza butonul Adauga. Actionarea acestui buton va avea ca efect salvarea modificariilor efectuate si afisarea formei de plata, respectiv a reducerii, in cadrul listei prezente in chenarul Reduceri. Pentru stergerea unei forme de plata, respectiv reduceri, se va selecta in prealabil elementul corespunzator din lista, si se actiona butonul Sterge.

Atentie ! ! ! Vizualizarea formelor de plata nu este posibila daca in prealabil nu s-a realizat preluarea datelor din aplicatia de vanzare POS. Preluarea datelor din POS se realizeaza cu ajutorul aplicatiei Bridge. (Vezi help utilizare Bridge)

Perioada Pentru o evidentiere cat mai exacta a datelor, se poate stabili o perioada de colaborare cu fiecare client. Stabilirea perioadei se realizeaza prin bifarea casutei corespunzatoare chenarului Perioada, dupa care se stabileste data de inceput a intervalului si data de sfarsit. Modificarea datei se efectueaza cu ajutorul sagetiilor sau prin introducerea de la tastatura. Pozitonarea cursorului pe ziua, luna, respectiv an, se realizeaza cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetiilor orientate spre dreapta, respectiv stanga. Modificarea zilei, lunii respectiv anului se poate efectua fie cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetiilor orientate in sus, respectiv in jos, fie prin introducerea de la tastatura. Data mai poate fi modificata si prin intermediul calendarlui din bara inferioara a programului ce devine activa prin actionarea butonului din partea dreapta a campului. Credit card In cazul in care un client detine o carte de credit, aplicatia permite inregistrarea seriei si tipului cartii de credit pentru fiecare client. Pentru activarea campurilor necesare retinerii datelor referitoare la cartile de credit este necesara bifarea casutei corespunzatoare chenarului Credit Card. Campul Tip va fi completat prin selectarea din cadrul unei liste derulante a tipului cartii de credit. Lista devine activa prin actionarea tastei Page down. Selectarea unui element din cadrul listei se realizeaza fie cu ajutorul mouse-ului, fie cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetiilor orientate in sus, respectiv in jos. Adaugarea unui nou tip de carte de credit se realizeaza prin intermediul unui meniu ce se activeaza prin actionarea butonului situat in partea dreapta a campului. In campul Credit card, din cadrul acestui meniu, se introduce de la tastatura noul tip, dupa care se actioneaza butonul Adauga. Tipul de carte de credit adaugat va fi afisat intr-o lista, alaturi de toate celelalte tipuri existente. Salvarea tipurilor adaugate va avea loc numai dupa ce va fi actionat butonul Accepta situat in partea stanga jos a meniului. Daca nu se doreste salvarea modificarilor efectuate se actioneaza butonul Renunta. Pentru stergere se va dechide acelasi meniu contextual, ca si in cazul adaugarii prin actionarea butonului. Selectarea tipului de card ce urmeaza a fi sters se realizeaza cu mousul dupa care se apasa butonul Sterge. 44

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Pentru validarea modificarilor ce au avut loc se va actiona butonul Accepta. Stergerea unui card nu se poate realiza daca s-au realizat operatii pe acel tip. Utilizatorul va fi avertizat in acest sens printr-un mesaj. Modificarile efectuate vor fi salvate numai dupa actionarea butonului Accepta. In cazul in care nu se doreste salvarea modificarilor efectuate se va actiona butonul Renunta. In campul Numar se introduce de la tastatura numarul cartii de credit. Nomenclatoare / Clienti / Raport “Nomenclator clienti”: daca se bifeaza “Introdusi in intervalul selectat”, raportul rezultat va afisa doar clientii introdusi in intervalul de timp din partea dreapta-jos a ferestrei “Clienti”; Nomenclatoare / Clienti / Fisa Client : Se pot defini avansuri pentru fiecare client. La adaugarea unui avans, notele (debitele) se compenseaza automat. Lucrul cu sold debitor/creditor pe clienti: - sold debit: plata datorie - sold credit: plata avans Daca un client plateste in avans il selectam,mergem pe Plati Clienti si editam suma pe care a platit-o cu documentul aferent(chitanta,ordin de plata,CEC). In ExpresSoft Check trebuie creata o forma de plata in cont care sa necesite autentificare client si sa trimita valoarea notei in cont(master).

F

IRME

Este foarte important pentru activitatea unei firme sa detina cat mai multe date despre firmele cu care colaboreaza. Acest modul permite stocarea acestor date si face ca accesul la ele sa fie foarte facil. FAQ Cum adaug o firma ?

Pentru a adauga date despre o noua firma, mai intai se va actiona tasta Insert. Actionarea acestei taste va avea ca efect golirea campurilor din suprafata de lucru. Pentru a permite salvarea datelor despre o firma, trebuie completat in mod obligatoriu campul Denumire. Campul Categorie va fi completat prin selectarea unui element din lista derulanta ce devine activa prin actionarea tastei Page Down. Completarea celorlalte campuri se realizeaza prin introducerea de la tastatura a datelor corespunzatoare. Dupa completarea datelor despre firme se va actiona butonul Accepta. Daca nu se doreste salvarea datelor introduse se va actiona butonul Renunta. Exista posibilitatea inregistrarii pentru fiecare firma a unei limite de creditare sau a unei inregistrari a sumelor platite in avans. Pentru inregistrarea unei limite a creditului se vor folosi elementele din chenarul Credit. Daca se doreste inregistrarea limitei de creditare se va bifa casuta corespunzatoare textului Cu limita de credit. Dupa aceasta se va introduce de la tastatura suma reprezentand nivelul maxim al creditului, in casuta corespunzatoare: Suma maxima. Pentru inregistrarea avansului platit de o firma se vor utiliza elementele din chenarul Avans. In campul Suma se va introduce de la tastatura suma ce reprezinta avansul platit de firma. In mod implicit, valoarea 45

E X P R E S S O F T

M A S T E R

avansului este zero. In campul avans curent va fi calculata in mod automat suma curenta ce reprezentand avansul in urma efectuarii unor tranzactii cu respectiva firma. Cum adaug o categorie de firme ?

Adaugarea unei noi cartegori se realizeaza prin intermediul unei ferestre ce se activeaza in urma actionarii butonului , situat in partea dreapta a campului Categorie. In campul Categorie firma, din cadrul acestei ferestre, se va introduce de la tastatura denumirea noii categori. Dupa ce a fost introdusa noua categorie, se va actiona butonul Adauga. Categoria adaugata va fi afisata intr-o lista alaturi de toate categoriile existente. Salvarea noilor categorii se va efectua numai dupa ce va fi actionat butonul Accepta, situat in partea stanga jos a ferestrei. Daca nu se doreste salvarea acestora, se va actiona butonul Renunta.

Cum sterg o categorie ?

Stergerea unei categorii se realizeaza prin intermediul unei ferestre ce se activeaza in urma actionarii butonului situat in partea dreapta a campului Categorie. Selectarea categoriei ce urmeaza a fi stearsa se va efectua cu ajutorul mouse-ului, in cadrul listei in care sunt afisate toate categoriile. Odata pozitionat cursorul pe categoria respectiva, se va actiona butonul dreapta al mouse-ului. Categoria selectata va fi evidentiata cu o culoare distincta fata restul categoriilor. Dupa selectarea categoriei ce urmeaza a fi inlaturata, se va actiona butonul Sterge Stergerea unei categorii nu este posibila daca exista furnizori incadrati in categoria respectiva. Utilizatorul va fi avertizat in acest sens. Operatiile efectuate vor fi salvate numai prin actionarea butonului Accepta. In cazul in care nu se doreste salvarea operatiilor acestora se va actiona butonul Renunta. Campul Persoane delegate – este folosit atunci cand se doreste a avea un delegat al firmei respective. Se pot introduce in aplicatie foarte usor delegati cu ajutorul butonului “ Adauga “ . Actionand acest buton va aparea o fereastra unde se completeaza datele delegatului ( Nume, BI-Nr. , BI-Serie , Eliberat de , Auto , Nr. Auto ) ; pentru salvare se apasa butonul “ Accepta “. Actionand butonul Raport putem vizualiza/lista toate firmele existente in aplicatie precum si datele legate de firmele respective ( Oras , Cod Fiscal , Banca , Cont , Registrul Comertului ). Cu ajutorul butonului “ Sterge “ putem sterge o firma din aplicatie doar daca pe firma respectiva firma nu au fost emise documente.

A

DAUGARE PRODUSE

Modulul de adugarea a produselor este destinat operarii mai rapide a datelor. Facilitatea acestui modul este aceea de introdcere a unui produs, introducerea retetei (daca contine) si transferarea acestuia in modulul de vanzare in care se va specifica pretul de vanzare. FAQ Cum adaug un nou produs cu reteta ?

Modul de operarea in aceasta fereastra este la fel de usor ca si numeroasele optiuni pe care le ofera. Pentru adaugarea unui nou produs, introducerea retetei acestuia si specificarea pretului de vanzare se vor urma pasii :

46

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Pasul 1: se selecteaza categoria de produse din care acesta va face parte. Vom observa generarea automata a codului produsului, iar in partea dreapta a ferestrei se pot vizualiza toate produsele existente in acea categorie. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter. Pasul 2: se introduce denumirea produsului in campul cu acelasi nume. Se acceseaza tasta enter, iar denumirea prescurtata se va genera automat in campul cu acelasi nume. Schimbarea denumirii scurte a produsului se va face prin pozitionarea cursorului in acest camp si stergerea denumirii generarate automat, dupa care se poate edita denumirea prescurtata dorita. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter. Pasul 3: specificarea unitatii de masura a produsului se face prin accesarea butonului reprezentat de o sageata din partea dreapta a campului si selectarea unitatii de masura dorite cu dublu click. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter. Pasul 4: se bifeaza cu un click casuta campului Are reteta Pasul 5: se apasa butonul reprezentat de trei sageti situat in partea dreapta – jos. Pasul 6: in noua fereastra se completeaza componenta retetei. Pentru completarea retetei va rog cititi in modulul de retete Cum adaug/ modific o reteta ? Pasul 7: se bifeaza gestiunea in care se produce respectivul produs. Gestiunile se gasesc in tabelul din partea dreapta a ferestrei. Specificarea gestiunii se face prin bifarea casutei din dreptul acesteia. Salvarea datelor si trecerea catre urmatoarea fereastra se face cu ajutorul butonului reprezentat de trei sageti orientatet spre dreapta, situat in partea dreapta jos a ferestrei. Pentru mofidicari in campurile/ ferestrele anterioare se foloseste butonul reprezentat de trei sageti orientate spre stanga, din partea dreapta jos a ferestrei. Pasul 8: in urmatoarea ferastra se selecteaza categoria pretului de vanzare din campul Categorie pret. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 9: se completeaza pretul de vanzare al produsului. In campul pret de cost va fi afisat pretul de cost al produsului. Acest pret va fi afisat doar daca pentru ingredientele respectiva au fost operate intrari. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 10: se completeaza cota de TVA Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 11: se bifeaza / debifeaza casuta campului La vanzare. Bifarea acestei optiuni are ca rezultat transferarea produsului la vanzare. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 12: campul Data de inceput este destinat specificarii datei cu care produsul poate fi transferat catre vanzare. Data din acest camp este implicit data zilei curente. Pentru salvarea produsului si trecerea acestuia in tabelul ce se gaseste in partea a doua a ferestrei se acceseaza butonul Accepta. In urma accesarii butonului Accepta produsul este trecut in tabel, iar cursorul mousului se va pozitiona automat in campul Categorie pret, deoarece aplicatia ofera posibilitatea transferarera produsului catre vanzare in functie de categoria de pret vanzare. Aceasta posibilitatea este foarte utila pentru unitatile care folosesc mai mult de o categorie de pret de vanzare. Salvarea produsului se face prin selectarea butonului Salveaza situat in partea dreapta jos a ferestrei. In urma accesarii acestui buton apare mesajul : Salvare efectuata cu succes. Doriti sa mai introduceti produse ? Pentru introducerea in continuare se apasa DA sau NU pentru inchidera ferestrei Cum adaug un produs fara reteta ?

Modul de operarea in aceasta fereastra este la fel de usor ca si numeroasele optiuni pe care le ofera. Pentru adaugarea unui nou produs, introducerea retetei acestuia si specificarea pretului de vanzare se vor urma pasii : Pasul 1: se selecteaza categoria de produse din care acesta va face parte. V-om observa generarea automata a codului produsului, iar in partea dreapta a ferestrei se pot vizualiza toate produsele existente in acea categorie. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter. Pasul 2: se introduce denumirea produsului in campul cu acelasi nume. Se acceseaza tasta enter, iar denumirea prescurtata se va genera automat in campul cu acelasi nume. Schimbarea denumirii scurte a produsului se va face prin pozitionarea cursorului in acest camp si stergerea denumirii generarate automat, dupa care se poate edita denumirea prescurtata dorita. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter. 47

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Pasul 3: specificarea unitatii de masura a produsului se face prin accesarea butonului reprezentat de o sageata din partea dreapta a campului si selectarea unitatii de masura dorite cu dublu click. Pasul 4: se apasa butonul reprezentat de trei sageti situat in partea dreapta – jos. Pasul 5: in urmatoarea ferastra se selecteaza categoria pretului de vanzare din campul Categorie pret. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 6: se completeaza pretul de vanzare al produsului. In campul pret de cost va fi afisat pretul de cost al produsului. Acest pret va fi afisat doar daca pentru ingredientele respectiva au fost operate intrari. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 7: se completeaza cota de TVA Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 8: se bifeaza / debifeaza casuta campului La vanzare. Bifarea acestei optiuni are ca rezultat transferarea produsului la vanzare. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 9: campul Data de inceput este destinat specificarii datei cu care produsul poate fi transferat catre vanzare. Data din acest camp este implicit data zilei curente. Pentru salvarea produsului si trecerea acestuia in tabelul ce se gaseste in partea a doua a ferestrei se acceseaza butonul Accepta. In urma accesarii butonului accepta produsul este trecut in tabel, iar cursorul mous-ului se va pozitiona automat in campul Categorie pret, deoarece aplicatia ofera posibilitatea transferarera produsului catre vanzare in functie de categoria de pret vanzare. Aceasta posibilitatea este foarte utila pentru unitatile care folosesc mai mult de o categorie de pret de vanzare. Salvarea produsului se face prin selectarea butonului Salveaza situat in partea dreapta jos a ferestrei. In urma accesarii acestui buton apare mesajul : Salvare efectuata cu succes. Doriti sa mai introduceti produse ? Pentru introducerea in continuare se apasa DA sau NU pentru inchidera ferestrei.

P

ERISABILITATI

Acest modul ofera posibilitatea calcularii perisabilitatilor pentru materiile prime si nu numai. Modul de calcul al perisabilitatilor este foarte simpla, fereastra acestui modul fiind asemanatoare cu fereastra modului in care se introduc produsele Produse. Cum calculez perisabiliatatea unui produs ?

Pentru calcularea perisabiltatii unui produs sau categorii se urmeaza pasii : Pasul 1 : se selecteaza categoria parinte din care face parte produsul Pasul 2 : se selecteaza randul din dreptul produsului din coloana perisabilitati Perisabilitatile sunt calculate in procente din unitatea de masura a produsului. Salvarea modificarilor se face prin accesarea butonului Accepta din partea de jos a ferestrei.

48

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

5 Rapoarte

R

APOARTE

Aceste rapoarte ofera posibilitatea utilizatorului de a obtine date in timp real pentru orice situatie din gestiune. Rapoartele sunt generate pe baza documentelor, si sunt intocmite pentru fiecare grupa/ subgrupa de produse. FAQ Cum personalizez un tip de raport ?

Personalizarea unui raport se face prin selectarea acestuia cu click dreapta de mous si alegerea optiunii Personalizare raport. Rapoartele personalizate se vor gasii in fereastra Rapoarte personalizate.

Care este scopul personalizarii raportelor ?

Personalizarea rapoartelor vine in ajutorul utilizatorului si anume elimina timpul de cautare al rapoartelor folosite frecvent.

Cum generez un raport ?

Generarea unui raport se face prin simpla accesare a butonului reprezentat de lupa situat in bara programului. Generarea unui raport se realizeaza in functie de elementele de filtrare ce sunt completate in campurile active ale raportului. Raportarea se realizeaza pentru perioada de timp prezentata in campului datei al programului. Astfel daca in campul datei intervalul de timp este 1/ian/2007-8/apr/2007, raportarea se va realiza strict pentru aceasta perioada.

Cum identific tipul unui raport ?

Identificarea tipului de raportare se realizeaza in functie de categoria caruia ii apartine raportul. In aplicatia de gestiune sunt definte patru categorii de rapoarte si anume :

Iesiri - raportele ce se gasesc in aceasta categorie prezinta documentele de iesire pentru produsele existente in stocul unei gestiuni. In lista de mai jos sunt prezentate rapoartele din aceasta categorie : Adaos comercial - raportul ofera informatii privind valoarea adaosului pentru produsele iesite din gestiunea selectata . Acest raport este foarte util in vederea calcularii valorii procentului pentru bauturile alcoolice. Borderou de productie- raportul ofera informatii privind cantitatea , pretul de cost, valoarea de cost si tipul de document prin care s-a realzat iesirea produsului. Acesta raport este valabil pentru gestiunile in care se realizeaza Consum materii prime Economii materii prime

49

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Jurnal vanzari - raportul ofera informatii cu privire la vanzarile efectuate catre persoane fizice/persoane juridice, cumulate din facturi si din POS. raportul poate fi generat in functie de gestiunea sursa (ce se descarca), centrul de venit (pe unde se realizeaza vanzarea), si tipul de document prin care se face vanzarea. Procent cost din total vanzari - raportul prezinta valoarea si procentul de cost din totalul vanzarii, la pret de vanzare cu/ fara TVA. Procent cost din total vanzari pe categorii - raportul prezinta valoarea si procentul de cost din totalul vanzarii, la pret de vanzare cu/ fara TVA in fuctie de categoriile de produse selectate. Procent vanzari pe unitate - raportul prezinta procentul valorii de cost din valoarea incasata Vanzari pe centre de venit - raportul prezinta valoarea vanzarii realizate de centrele de venit definite in functie de gestiunea selectata. Valoarea vanzarii este prezentata la pret de cost, vanzare cu/ fara TVA. Raportul poate fi generat la valoare de vanzare sau valoare incasata. Vanzari pe clienti - zile – raportul prezinta situatia vanzarilor pe zile ce s-a realizat prin POS si facturi pentru clientii definiti in program (clientii pot fi persoane fizice sau juridice) in functie de gestiunea selectata. Valoarea vanzarilor este prezentata la Valoare vanzare sau Vanzare incasata. Vanzari pe intervale de servire – acest raport arata incasarile pe zi incepand cu o anumita ora.Raportul functioneaza doar daca sunt definite intervale de servire. ( Setari / Setari Generale / Intervale Servire; campul “ Denumire interval “ se completeaza cu numele ce se doreste a fi dat intervalului de servire iar campul “ Ora inceput “ cu ora de inceput a intervalului. Vanzari pe zile – raportul prezinta situatia vanzarilor pe zile ce s-a realizat prin POS si facturi. Valoarea vanzarilor este prezentata la Valoare vanzare sau Vanzare incasata. Vanzari pe produse - raportul ofera date privind valoarea produselor iesite din gestiunea selectata. Iesirea produselor se poate face prin POS si facturi. POS Note de plata – raportul ofera posibilitatea vizualizarii notelor de plata inchise. Generarea raportului poate fi realizat in functie de campurile de filtrare existente in raport. Aceste campuri sunt : tip raport, nr. Nota, forma de plata, clienti, ospatar, saloane, categorie pret vanzare, mese. Produse retur – raportul prezinta denumirea , cantitatea si utilizatorul ce a realizat returul produselor. Statistici - raportul ofera date privind media incasarilor in funtie de numarul de persoane Vanzari / intervale orare – raportul prezinta valoarea de cost , valoarea de incasare si valoarea discountului intre intervalele orare stabilite. Vanzari clienti /forma de plata - ofera date privind vanzarile ralizate pe clienti Vanzari clienti / zi - raportul ofera informatii privind vanzarile realizate pe clienti pe zilele afernte intervalului selectat. Vanzari ospatari/ forme de plata – raportul ofera date privind vanzarile ralizate in functie de formele de plata utilizate. Vanzari ospatari/gestiuni – raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de gestiunea descarcata si numele utilizatorului ce a facut vanzarea. Vanzari ospatari/ saloane – raportul ofera date privind vanzarile realizate pentru saloanele existente si numele utilizatorului ce a realizat vanzarea. Vanzari ospatari/ valute – raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de valutele folosite si numele utilizatorului ce a realizat vanzarea. Vanzari pe clienti – raportul ofera date privind vanzarile realizate catre clientii definiti in program. Vanzari pe forme de plata – raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de formele de plata utilizate la inchiderea notelor. Vanzari pe gestiuni - raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de gestiunea ce se descarca Vanzari pe mese - raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de numarul mesei Vanzari pe note de plata – raportul prezinta notele de plata si valoare si clientul pentru care s-au inchis. In raport este prezentata si valoarea discount-ului si a valorii incasate. Vanzari pe ospatari - raportul ofera date prvind totalul vanzarilor realizate de utilizatori Vanzari produse clienti - Este un raport ce prezinta produsele vandute intr-o perioada pe fiecare client. De asemenea, cuprinde si tichetele de tombola emise pe clienti. (tichete de tombola definite in prgramul de marcaj ExpresSoft Check ). Vanzari produse / saloane – raportul ofera date privind incasarile realizate pentru saloanele existente Vanzari produse/ ospatari – raportul ofera date privind cantitatea de produse vandute de utilizatori 50

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Consumuri Bonuri de consum- raportul ofera date privin bonurile de consum realizate si valoarea acestora Bonuri de consum pe departament - raportul ofera date privin bonurile de consum realizate si valoarea acestora. Acest raport ofera posibilitatea filtrarii bonurilor in functie de tipul si departamentul acestora. Facturi Centralizator facturi emise – acest raport prezinta toate facturile introduse in sistem , inclusiv facturile ce cuprind avize. Vanzari pe clienti – acest raport ofera date privind documentele de vanzare a produselor Vanzari produse – acest raport ofera informatii privind cantiatatea si valoarea produselor vandute. Inventar Minusuri inventar - acest raport ofera date privind minusurile de inventar rezultate in urma inchiderii inventarului.

Intern - rapoartele ce se gasesc in aceasta categorie prezinta fluxul intern de documente pentru produsele existente in stocul gestiunilor , schimbarile de preturi precum si transferurile (NPR-urile) intre gestiuni.

Intrari - rapoartele ce se gasesc in aceasta categorie prezinta documentele de incarcare a stocurilor produselor existente in gestiuni. Cost materii prime – pretul de cost al materiior prime Cost materii prime / furnizor – pretul de cost al materiilor prime achizitionate pe furnizori. Intrari materii prime Intrari pe zile Preturi cost comparative mp - prezinta evolutia pretului de cost calculat pentru materii prime, pe un an. Anul pentru care se genereaza raportul este cel al datei de inceput, din intervalul selectat. Preturi cost comparatice mp - prezinta evolutia pretului de cost calculat pentru retete, pe un an. Anul pentru care se genereaza raportul este cel al datei de inceput, din intervalul selectat.

Facturi : Centralizator NIRuri gestiuni valorice – prezinta toate documentele de intrare pe furnizori pe gestiuni valorice. Cumparari pe Furnizor – prezinta toate achizitiile pe care firma d-voastra le-a facut pe furnizorii existenti.Raportul este de 2 feluri : analitic si sintetic. Cel analitic ofera mai multe informatii in raport.Tipul raportului (valabil pentru majoritatea rapoartelor ) se schimba din campul “ Tip raport “. (analitic / sintetic ). Intrari materii prime – raportul prezinta intrarile de materii prime doar prin tipul documentului: facturi. Jurnal Vanzari –

Inventar : Intrari materii prime – acest raport contine intrarile de materii prime (NIR-urile generate in urma inchiderii unui inventar , tipul documentului de intrare fiind “ Reglare Inventar “. Plusuri inventar -

Analiza manageriala - rapoartele din aceasta categorie prezinta analize de vanzare a produselor. Campurile ce trebuie completate pentru a genera o raportare difera, ele se vor activa sau dezactiva automat pentru fiecare raport in parte. Diverse Procent cost din total vanzari Vanzari clienti – tip 1 Variatie Stoc 51

E X P R E S S O F T

M A S T E R

G

RAFICE

Aceste grafice ofera posibilitatea utilizatorului de a obtine rapoarte in timp real prin reprezentatie grafica pentru orice situatie din gestiune. Graficele sunt generate pe baza documentelor, si sunt intocmite pentru fiecare grupa/ subgrupa de produse. Cum generez un grafic ?

Generarea unui grafic se realizeza prin accesarea butonului reprezentat de o lupa situat in bara programului. Pentru a putea genera grafice trebuie sa fie setata o valuta (vezi Setari / Curs Valutar ).

Cum identific tipul unui grafic ?

Identificarea tipului de grafic se realizeaza in functie de categoria caruia ii apartine raportul. In aplicatia de gestiune sunt definte trei categorii de grafice si anume : Iesiri Evolutia cifrei de afaceri Iesiri pe produs Structura CA pe categorii produse Structura CA pe gestiuni Structura CA pe saloane Structura vanzarilor (clienti) Vanzari comparative pe saloane Vanzari vs. incasari Intrari Evolutia intrarilor (valoric) Intrari pe produs Structura aprovizionarilor (furnizori) Statistici Evolutia numarului de clienti Media clientilor la o masa Media incasarilor pe client Media incasarilor pe mese Numarul de clienti pe saloane Variatia stocului pe produs

52

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

6 Setări

P

ERSONAL

FAQ Cum adaug un utilizator ?

Cum adaug un grup ? Atentie ! ! ! Nu este posibil stergerea unui grup daca acesta contine utlizatori ce nu pot fi stersi.

Cum modific denumirea grupului ?

Adaugarea unui utilizator se realizeaza prin selectarea grupului in care va fi introdus, click dreapta pe mouse si selectarea optiunii Adauga persoana. In urma selectari optiuni se va afisa urmatoarea fereastra : Datele necesare complectarii campurilor din aceasta fereastra sunt urmatoarele : Nume : numele de utilizator Functia : functia ce o detine in cadrul unitatii Grup : se specifica grupul din care face utilizatorul Data Inceput : data cu care este valid contul utilizatorul Data Sfarsit : dat pana la care este valid contul utilizatorului Utilizator de sistem : bifarea acestui camp ofera posibilitatea utilizatorului de a accesa aplicatia. Stabilirea parolei de acces se face in modulul administrare. Pentru salvarea datelor se face prin accesarea butonului Accepta. Adaugarea unui grup se realizeaza prin selectarea cu click dreapta de mous a primului grup Grupuri si accesarea optiunii Adauga compartiment.

Modificarea denumirii unui grup se face prin selectarea grupului, click dreapta de mous si alegerea optiunii Modifica din fereastra nou deschisa.

53

E X P R E S S O F T

M A S T E R

G

ESTIUNI/ SALOANE

In cadrul acestui modul utilizatorul are posibilitateta de a crea noi gestiuni, precum si de a seta legatura dintre produsul vandut si gestiunea din care se scade acesta. In cazul in care categoriile de produse nu sunt corelate cu sectiunile, setarea pe fiecare sectiune se face actionand butonul situat pe bara de sectiuni. Cum se creeaza o sectiune ?

Crearea unei sectiuni se realizeaza prin actionarea butonului din partea superioara a ferestrei, pozitionarea mous-ului in tabelul Sectiuni din fereastra Gestiuni\ Saloane si acceasarea tastei insert de pe tastatura.

Cum se face legatura unei categorii de produse cu o sectiune ?

Legatura dintre o categorie de produse si o sectiune se realizeaza prin simpla tragere (drag and drop) a unei categorii intr-o sectiune. Inlaturarea unei legaturi dintr-o categorie de produse si o sectiune se obtine prin selectarea categoriei de produse respective si actionarea tastei Delete. Pentru a reveni la forma initiala se actioneaza butonul situat pe bara de categorii produse . Inainte de a reveni, utilizatorul va fi intrebat daca doreste sau nu salvarea modificarilor efectuate.

Cum se face legatura unei sectiuni cu o gestiune ?

Revenit la forma initiala utilizatorul va realiza legatura intre sectiuni si gestiuni prin tragerea (drag and drop) unei sectiuni catre o anumita gestiune. In cazul in care exista o legatura gresita intre o sectiune si o anumita gestiune, aceasta poate fi inlocuita prin selectarea sectiunii respective si actionarea tastei Delete. Gestiunile sunt reprezentate diferit, dupa cum urmeaza: gestiuni valorice; gestiuni cantitative-valorica Rezultatul acestor pasi este urmatorul: gestiunea are in continuare corespondent in sectiuni, iar sectiunea este inregistrata cu un anumit numar de categorii de produse. Se poate trece la legatura dintre gestiune si categoriile de preturi de vanzare, legatura fiind obtinuta prin simpla tragere (drag and drop) a unei gestiuni catre o anumita categorie de pret de vanzare. O eventuala gresala se poate corecta prin aceleasi operatii ca mai sus: selectare si actionarea tastei delete. Selectand coloana corespunzatoare gestiunii, utilizatorul va avea posibilitatea adaugarii unei noi gestiuni prin actionarea butonului Adauga situat in stanga, pe bara de comenzi rapide in partea inferioara a ecranului. Numele gestiunii, gestionarul si tipul gestiunii (cantitativa/valorica) constituie datele necesare crearii unei noi gestiuni.

Cum adaug categoria pretului de vanzare ?

Adaugarea unei categorii de pret de vanzare se poate adauga prin selectarea tabelului cu acelasi nume si acesarea tastelor shift + insert sau a butonului Adauga situat in bara programului.

Cum sterg categoria pretului da vanzare ?

Stergerea unei categorii de pret este posibil de realizat daca aceasta nu are atasate salone. Stergerea se realizeaza prin accesarea tastelor shift + delete.

Cum adaug un salon categoriei pretului de vanzare ?

Click dreapta pe categoria de pret vanzare si selectarea optiunii Adauga salon.

54

E X P R E S S O F T

Cum sterg un salon asociat unei categorii de pret vanzare ?

M A S T E R

Stergerea unui salon este posibil de realizat daca aceasta nu are atasate imprimante . Stergerea se realizeaza prin accesarea tastei delete.

Cum adaug imprimante unui salon ?

Rolul adaugarii imprimatelor de sectii saloanelor este acela de a permite descarcarea produselor categoriei atasata imprimantei prin intermediul salonului. Adaugarea unei imprimante se face prin simpla tragere (drag and drop) a acesteia din tabelul gestiuni.

Cum adaug schema salonului ?

Click dreapta pe denumirea salonului, se alege optiunea Asociere schema. In fereastra nou deschisa se selecteaza cu dublu click denumirea salonului, astfel deschizandu-se fereastra de cautare. Salvarea datelor se face prin accesarea butonului Accepta.

Cum adaug o grupa de produse unui printer ?

Adaugarea unei categorii de produse unui printer de sectie se realizeaza prin creerea categoriei de produse in modulul Nomenclatoare – Produse, atasarea optiuni Are sectie pentru categoria nou definita. In modulul Setari – Gestiuni\Saloane, se in tabelul Sectiuni se creeaza un nou printer, caruia i se ataseaza respectiva grupa de produse. Printer-ul se asociaza gestiuni care descarca stocul produselor si salonului in care se va face vanzarea produselor din categoria definita.

Cum modific componenta unei categorii de produse existente in aplicatia de vanzare ?

Modifcarea componentei unei categori de produse existente in aplicatia de vanzare se realizeaza din modulul Setari - Gestiuni \ Saloane urmandu-se pasii : Pasul 1 : identificarea printer-ului din care face parte grupa de produse ; Pasul 2 : stergerea printer-ului din tabelul Categorii preturi de vanzare, din toate saloanele in care exista atasat. Stergerea se face cu tasta Delete. Pasul 3 : stergerea printer-ului din tabelul Gestiuni Pasul 4 : stergerea printer-ului din tabelul Sectiuni In acest moment modificarea componentei categoriei de produse este posibila deoarece produsele categoriei nu se mai scad.

Atentie ! ! ! Aceasta modificare poate deterioara valorile stocurilor daca in prealabil consumurile sau facut pe o alta structura. Mai exact daca se schimba gestiunea din care se scadeau produsele.

C

URS VALUTAR

Acest modul este destintat introducerii valutelor folosite si precizarea cursului. FAQ Cum introduc valutele folosite ?

Modul prin se introduc valutele este urmatorul : Pasul 1 : se apasa butonul reprezentat de o pagina situat in bara programului Pasul 2 : in fereastra nou deschisa se introduce numele valutei Pasul 3 : se apasa tasta enter Pasul 4 : se apasa butonul Accepta

55

E X P R E S S O F T

Cum introduc/ modific cursul ?

M A S T E R

Introducera cursului se face prin selectarea valorii din dreptul valutei solicitate si editarea valorii dorite. Optiunea de filtrare Optiunea de filtarere este activa odata cu accesarea butonului galben din partea de jos a ferestrei. In urma actionari acestui buton se deschide fereastra de filtrare. Pentru vizualizarea tuturor modificarilor facute pentru o valuta, se selecteaza valuta din campul Valuta si se actioneaza butonul Cauta. In fereastra de filtrare sunt prezentate date privind modificarile cursului valutar pe perioada trecuta in campul datei.

P

OS

FAQ Care este functionalitatea acestui modul ?

Modulul POS ofera posibilitatea utilizatorului de a creea legatura dintre baza de date a aplicatiei de gestiune Master si baza de date a aplicatiei de vanzare POS. Aceasta legatura este foarte importanta, in vederea transferarii datelor din aplicatia de gestiune catre aplicatia de vanzare.

Cum adaug un POS ?

Fereastra modului POS este impartita in doua tabele. In tabelul din partea stanga se gasesc saloanele, iar tabelul din partea dreapta se creeza POS-urile. Stabilirea legaturii se realizeaza urmand pasii : Pasul 1 : click dreapta in al doilea tabel Pasul 2 : din fereastra deschisa se alege optiunea Adauga Campurile existente in fereastra nou deschisa se vor completa astfel : POS : acest camp va fi completat cu denumirea pos-ului ( denumire ce va aparea si in eXpresSoft Bridge , aplicatia care face legatura intre programul de marcaj si cel de gestiune ). Server – numele calculatorului unde se afla baza de date a aplicatiei ExpresSoft Check. Catalog - numele bazei de date a aplicatiei ExpresSoft Check

Cum redenumesc un POS ?

Redenumirea unui POS se face prin selectarea cu mous-ul : click dreapta pe denumire si selectarea optiunii redenumeste din fereastra nou dechisa.

Cum steg un POS ?

Stergerea unui Pos este posibila prin selectarea acestuia cu mousul click dreapta si alegerea optiunii Sterge.

Cum modific un POS ?

Modificarea unui POS este posibila prin selectarea acestuia cu mous-ul click dreapta si alegera optiunii modifica. Pentru modificare vezi - Cum adaug un POS ?

NOTĂ: Modificarea POS-ului se face doar daca s-a modificat denumirea sau IP-ul calculatorului.

Cum adaug saloane POS-ului ?

Adaugarea saloanelor se face prin selctarea salonului din fereastra din partea stanga si tragerea acestuia cu mous-ul catre POS-ul existent. Data de inceput cu care se face validarea atasari salonului este implicit data curenta a sistemului. Atasarea salonului cu o data ulterioara se face prin modificarea datei. Modificarea 56

E X P R E S S O F T

M A S T E R

datei sa face prin simpla selectare a salonului (moment in care in partea dreapta a ferestrei apare automat fereastra datei) si modifcarea acesteia. Salvarea datelor se face prin accesarea butonului Accepta.

C

ENTRE VENIT

In cadrul acestui modul sunt prezentate date informative ce privesc direct centrele furnizoare de profit precum si componenta acestora. Un centru de profit poate avea in componenta mai multe puncte de vanzare. Fereastara modului Centre de venit este impartita in doua tabele, in care se gasesc : In partea stanga toate saloanele existente in configuratia aplicatiei In partea dreapta POS-urile. FAQ De este necesara atasarea saloanelor la POS ?

Atasarea unui salon la Centru de venit este necesara pentru evidentierea corecta a rapoartelor, atat din POS cat si din Master.

Cum atasez salonul unui centru de venit (POS) ?

Atasarea salonului la Centru de venit se face foarte usor cu ajutorul mousului. Se selecteaza din tabelul in care se gasesc saloanele cu un click salonul dorit, se tine apasat pe mouse si se trage catre POS-ul din partea dreapta. Pentru salvare se apasa butonul Accepta.

A

DMINISTRARE

In cadrul acestui modul se vor stabilii nivelele de acces si parolele de logare in aplicatie a utilizatorilor. Pentru stabilirea nivelului de acces se vor urma pasii: Pasul 1 : se acceseaza butonul ”Drepturi de acces” Pasul 2 : selectam utilizatorul din tabelul din partea stanga in care se pot viualiza toti utilizatorii introdusi Pasul 3 : in tabelul din dreapta se bifeaza in dreptul fiecarui nivel dreptul de acces Pentru salvarea modificarilor se acceseaza butonul Salveaza. Cum introduc parola pentru utilizatorul existent ? Introducera parolei se realizeaza prin selectarea cu dublu click a utilizatorului si introducerea parolei in campurile Noua parola si Confirmare parola noua.

57

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Tot aici , in fereastra nou deschisa (dupa dublu click pe utilizator) se poate modifica numele utilizatorului si se poate corela numele utilizatorului cu numele utilizatorului de windos astfel incat atunci cand deschidem aplicatia ExpresSoft Master nu va mai aparea casuta de logare (nume utilizator si parola) , ci utilizatorul se va loga direct in aplicatie.

S

ETARI GENERALE

In acest modul avem posibilitatea introducerii datelor firmei.

In modul Setari / Setari Generale intalnim sase submodule , in partea stanga a ecranului : - Setari generale : in acest se observa 3 metode de tinere a gestiunii.De retinut ca doar una dintr ele functioneaza (asa a fost gandita aplicatia) si anume FIFO (first in – first out ; primul intrat – primul iesit) - Datele Societatii : in cadrul acestui submodul se completeaza date referitoare la firma. - Intervale Servire : Accesand butonul Intervale vom putea specifica intervalele de comparatie in vederea scoaterii rapoartelor referitoare la intervalele de servire. - Aprovizionare : in cadrul acestui camp se observa subcampul Intrari cu urmatoarele optiuni : o rotunjire valori pe facturi ; nr de zecimale - (bifarea acestei optiuni are rolul de a rotunji valoarea facturi cu numarul introdus in campul numar de zecimale). 58

E X P R E S S O F T

o

M A S T E R

Ultimul pret de achizitie pe facturi intrate – daca aceasta optiune este bifata atunci cand se face un NIR , in dreapta campului Denumire din modulul Aprovizionare/Intrari va aparea ultimul pret de achizitie general (daca bifa se afla la “ pe toti furnizorii “ ) sau ultimul pret de achizitie pe furnizor (daca bifa se afla la “ pe furnizorul selectat “ ). Daca optiunea nu este bifata nu va aparea niciun pret de achizitie in modulul Aprovizionare / Intrari.

o Atentioneaza utilizator pentru introducere data expirare produse – optiunea este corelata cu optiunea “ expira la “ din Aprovizionare / Intrari. o

Nu permite operarea de documente cu data mai mica de : daca aceasta optiune este bifata aplicatia nu va permite operarea de NIR-uri cu data calendaristica mai mica decat data din dreptul optiunii..

Orice modificare operata in modul trebuie urmata de accesarea butonului “ Salveaza “.

-

Desfacere : o Facturi : in acest subcamp se completeaza date/informatii care sa apara sau nu pe facturile emise. Vom insista mai mult asupra campurilor referitoare la seriile facturilor si plaja de numere pentru facturilor emise. Introducerea unei serii de factura se realizeaza destul de usor : cu un click , cursorul se va pozitiona in interiorul campului “ Seriile facturilor “ , apoi se introduce de la tastatura seria dorita si se apasa butonul reprezentant de un “ V “.In acest moment seria facturii a fost introdusa.Plaja de numere pentru facturile emise se completeaza la fel de simplu. De asemenea se pot completa diferite mesaje care sa apara pe factura emisa , in campurile:

o Delegati : in acest camp se adauga persoana delegata ce va completa documentul (factura). Numele persoanei delegate se aduaga prin selectarea tabelului cu click dreapta si alegerea optiuni adauga din noua fereastra ce se deschide. In urma alegeri optiuni de adaugare se activeaza in partea dreapta a ferestrei campurile in care se pot introduce date referitoare persoanei. Salvarea modificarilor se face prin accesarea butonului "Salveaza". Modificarea datelor persoanei se face prin selectarea numelui cu click dreapta si alegerea optiuni "Modifica". Ştergerea unei persoane se face prin selectarea cu click dreapta a numelui utilizatorului si accesare optiuni "Sterge”

- Plati Furnizori/documente de plata : sunt specificate toate documentele prin care se pot efectua plati. In aceasta fereastra sunt declarate documentele de plata cel mai des utilizate. Introducerea unui nou document se face prin accesarea tabelului cu click dreapta si alegerea optiunii "Adauga", se introduce numele documentului in campul Document si se acceseaza butonul "Salveaza". Neaccesarea butonului salveaza nu se ia in considerare modificarile facute.

59

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Modificarea si stergerea (click dreapta pe documentul de plata in cauza ) unui document se poate realiza doar daca nu s-au folosit respectivele documente de plata.

Bifarea optiuni de prompt are ca efect printarea automat a documentului in urma salvarii acestuia. Modificare numarului de copii pentru documentele trecute in tabel se realizeaza prin selectarea acestora cu un click si precizarea numarului in campul Numar de copii. Rotunjiri valori pe facturi intrate: bifarea acestei optiuni are rolul de a rotunji valoarea facturi cu numarul introdus in campul numar de zecimale. Rotunjiri valori pe facturi emise: completarea acestui camp se face la fel ca si la cel anterior. Campurile Mesaj 1,2,3 pe factura emisa: completarea acestor campuri este optionala, iar datele generale ce se precizeaza se refera la termenul de plata, penalizarile in caz de intarziere numele si CNP-ul persoanei ce intocmit factura. Aceste date sunt printate in partea de jos stanga a facturi, deasupra tabelului privind datele privind expeditia. Intervale - In acest modul se definesc intervalele de referinta pentru categoria de rapoarte manageriale. Definirea unui raport se realizeaza prin prin complectarea campului "Denumire" si stabilirea intervalului oras si a anilor de referinta. Pentru salvarea modificarilor se acceseaza butonul "Salveaza". Documente de plata - In aceasta ferastra sunt declarate documentele de plata cel mai des utilizate. Introducerea unui nou document se face prin accesarea tabelului cu click dreapta si alegerea optiuni "Adauga", se introduce numele documentului in campul cu acelasi nume si accesarea butonului "Salveaza". Neaccesarea butonului salveaza nu se ia in considerare modificarile facute. Modificarea si stergerea unui document se poate realiza doar daca nu s-au folosit respectivele documente de plata.

S

INCRONIZARE

Cum sa trimit Produse/Preturi de vanzare/ clienti/ etc. catre POS ?: Exportul datelor introduse in Master/Piccolo se va realiza automat in Expressoft Check. Totusi, daca modificarile facute in programul de gestiune (XMaster) nu se regasesc in programul de marcaj (XCheck) pentru a forta sincronizarea intre Expressoft Master si Expressoft Check va rugam sa selectati subcampurile atasate campului POS si sa accesati butonul Sincronizare aflat in partea dreapta a ferestrei. In partea stanga a modulului ( in primul tabel ) exista un camp Log , care contine informatii despre data si ora cand a fost accesat butonul Sincronizare , precum si daca actiunea de sincronizare a modulelor a fost efectuata cu success (done) sau a esuat (failed).

60

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

7 Ajutor SISTEM In aceasta fereastra este prezentat configuratia sistemului.

NOUTATI In aceasta fereastra sunt prezentate noutatile din aplicatie si rezolvarile propunerilor referitoare la modulele de lucru ale programului.

INDEX In aceasta fereastra este prezentat un scurt manualul de utilizare al programului.

DESPRE Accesand acest buton putem vizualiza echipa tehnica care lucrat la realizarea acestui program, si versiunea programului.

61

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Diverse

De ce se deschide fereastra in care se introduce codul de licenta?

Verificati daca placa de retea este enable (functionabila). Este foarte important sa functioneze. Daca in prealabil ati fost atentionati ca in X zile expira licenta si nu ati sunat la 201.11.02 pentru reinnoire.

Unde vad stocul unui produs ?

Fisa de magazine , balanta. (se genereaza luand in considerare si data)

Cum introduc un produs ?

Vezi – ADAUGARE PRODUSE.

Cum introduc un produs in NIR daca acesta nu exista in modulul Produse? Cum adaug un nou client?

Se introduce produsul cu ajutorul modulului Adaugare produse, se revine in NIR si se apasa tasta F2 pentru actualizarea listei de produse, dupa care se cauta produsul nou introdus.

Se acceseaza tasta insert sau cu ajutorul butonului reprezentat de o pagina existent in bara pentru comenzi rapide.

Atentie !!! Pentru a introduce un nou client nu se modifica unul existent si se acceseaza tasta accepta. De ce apar produse cu reteta in inventar/ balanta? Care este valoarea stocului initial in urma inchiderii inventarului ?

Cazul 1: nu au fost introduse in productie. Cazul 2: au fost operate intrari pentru respectivele produse.

Valoarea stocului initial pentru materiile prime/ produsele ce au fost supuse invetarierii va fi cea trecuta in coloana Faptic.

Atentie !!! Acest fapt nu este valabil pentru produsele in dreptul carora nu s-a introdus nici o valoare in coloana faptic. Stocul initial pentru aceste produse va fi in continuare valoarea trecuta in coloana ‘Scriptic’.

62

E X P R E S S O F T

Care este valoarea stocului, daca inventarul s-a operat cu o data anterioara datei curente a sistemului ?

M A S T E R

Valoarea stocului, pentru o gestiune pentru care s-a operat un inventar cu o data anterioara datei curente a sistemului , reprezinta valoarea trecuta in coloana ‘Faptic’ plus valoarea rezultata in urma diferitelor operatii ce s-au efectuat dupa data inchiderii invetarului. Exemplu: Prezentam situatia in care data zilei curente este 20.03.2004, si se doreste a se opera invetarul pentru gestiunea Bucatarie, dar cu data de 10.03.2004. Se considera ca intre data de 10.03- 20.03.2004 sau realizat documente de intrare, iesire. Stocul pentru gestiunea Bucatarie la data de 20.03.2004 este rezultatul valorilor : valoarea stocului trecut in coloana ‘Faptic’ + (plus) valoarea rezultata in urma intrarilor – iesirilor pana la data de 20.03.2004.

Ce se intampla daca am uitat sa operez documente, iar invetarul a fost salvat (nu inchis) ?

Daca gestiunea a fost introdusa in invetar, s-a operat fapticul, dar mai este necesara introducera unor documente ce au fost omise, se poate rezolva prin operarea documetelor cu o data anterioara datei cu care s-a deschis inventarul, dupa care se va genera scripticul insa fara a mai introduce fapticul (in cazul in care acesta a fost introdus).

De ce sa introduc denumirea scurta a produselor ?

Introducerea denumirii scurte a produselor este necesar de introdus pentru printarea denumirii acestora pe imprimantele din sectii (bucatarie, bar) si imprimantele fiscale.

Cum scot lista de inventariere ?

Se introduce gestiunea in inventar (adica in tabelul din parte dreapta) cu dublu click si se apasa butonul reprezentat de o lupa din bara programului.

Cum pot sterge un produs din NIR ?

Posibiliatatea stergerii unui produs din NIR (tabelul in care sunt salvate produsele) este posibil doar daca NIR-ul nu a fost salvat. Stergerea se face prin selectarea produsului, click dreapta de mous si accesarea optiunii ‘sterge’.

Cum pot sterge un NIR ?

Posibiliatatea de stergere a unui NIR este activa doar daca : din documentul de intrare nu au fost scazute produse ; documentul de intrare nu a fost realizat pentru mai multe gestiuni.

Cum pot schimba data unui NIR ?

Optiunea de schimbare a datei unui NIR poate fi realizata doar daca produsele de pe NIR nu sunt implicate in operatii de scadere, transfer, productie. Schimbarea datei se realizeaza prin selectarea NIR-ului si accesarea butonului reprezentat de un stilou situat in bara programului.

63

E X P R E S S O F T

De ce nu se poate realiza transferul unui produs intre gestiuni ? De ce nu se poate realiza bonul de consum pentru un produs ? Cum reglez stocurile ?

M A S T E R

Realizarea transferului poate fi realizat doar daca respectivul produs are stoc pozitiv in gestiunea sursa.

Realizarea unui bon de consum poate fi facut doar daca produsul are valoarea cantitatii pozitive in stocul gestiunii sursa.

Reglarea stocurilor se poate face doar prin documente de intrare (ex. NIR, bonuri de transfer) – iesire (ex. bonuri de consum,bonuri de transfer, facturi,vanzare direct de pe pos) sau prin generarea unui inventar. Generarea inventarului se face vezi – INVENTAR.

64