Managementul Timpului [PDF]

Zitiervorschau

Managementul timpului • Timpul este o resursa personala perisabila, irepetabila, care nu poate fi pastrata; ea poate fi realocata de la activitati de valoare mica, la cele cu valoare ridicata • Timpul costa bani

• Planificarea da valoare timpului • Procedurarea activitatilor de rutina conduce la economisirea timpului • Utilizarea IT&C economiseste timpul

Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

1/8

Busola vs Ceasul Busola arata orientarea, ceasul incarcarea.

Nu de incarcare ducem lipsa, ci de orientare.

• • • • • •

Stabilirea prioritatilor in viata si cariera Stabilirea obiectivelor Stabilirea importantei si urgentei Alocarea timpului in raport cu categoriile de mai sus Redistribuirea timpului necesar indeplinirii altor activitati Delegarea activitatilor neimportante si a celor care nu constituie prioritati • Reconsiderarea periodica a intregului proces de alocare a timpului Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

2/8

Planificarea Planul este bazat pe prioritati, tinand seama de modul de lucru al persoanei in cauza • • • •

Stabilirea planului de lucru saptamanal bazat pe prioritati si obiective Stabilirea planului zilnic Impartirea sarcinilor zilnice in module executabile Stabilirea duratelor reale ale activitatilor: – Termene intermediare si finale – Termene fixe sau flexibile • Respectarea stricta a duratei activitatilor • Programarea activitatilor zilnice tinand seama de disponibilitate Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

3/8

Activitatile de rutina Stabilirea unui sistem de abordare a activitatilor de rutina • Managementul contactelor: banca de date, e-mail, programarea telefonului, agenda electronica, reportofon, software de recunoastere a vocii etc. • Chestionare, liste, formulare, scrisori tip • Managementul inregistrarilor: culegerea datelor, completarea fiselor, arhivarea • Procedurarea activitatilor obisnuite • Delegarea activitatilor de rutina Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

4/8

Evitarea supraincarcarii • • • • •

Alegerea formei grafice de prezentare a informatiilor Analiza si rezumarea periodica a informatiilor Culegerea de informatii limitate strict la aria de responsabilitate Ignorarea detaliilor neimportante Sortarea tuturor informatiilor: – Actioneaza – informatie relevanta si importanta – Deleaga – informatie relevanta si mai putin importanta – Arhiveaza – informatie relevanta dar nu imediat importanta – Arunca – informatia nu se incadreaza in cazurile de mai sus • Stabilirea de termene limita pt luarea deciziilor Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

5/8

Distragerea atentiei Oricat de bine este planificat timpul, managementul devine eficient numai daca sunt tinute sub control momentele de distragere a atentiei

• • • •

Raspunsul la e-mail la inceputul zilei Limitarea duratei convorbirilor telefonice; selectarea acestora Programarea vizitelor, intalnirilor si timpilor de intrerupere Evitarea sedintelor neproductive si ineficiente (stabilirea agendei intalnirii, respectarea stricta a orelor de incepere si a duratei) • Comunicarea prin e-mail, preferata celei directe • Optimizarea locului de munca si a ambiantei a.i. sa se favorizeze utilizarea eficienta a timpului de lucru si a creativitatii Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

6/8

Analiza timpului Monitorizarea folosirii zilnice a timpului conduce la imbunatatirea managementului timpului

• Impartirea activitatilor zilnice in module de cate 30 de minute • Analiza activitatilor: contributia la atingerea obiectivelor, rezultatele sortarii informatiilor, timpul pierdut cu activitati neimportante, ce trebuie delegat • Identificarea activitatilor nerealizate corespunzator sau la termen • Luarea masurilor corective • Masuri preventive

Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

7/8

Actioneaza • Imbunatatirea utilizarii timpului se face prin: • Planificarea incarcarii, stabilirea termenelor • Revizuirea activitatilor, stabilirea delegarii

• Sistematizarea activitatilor, esalonare • Urmarirea rezultatelor si raspunsul la feedback, actiuni corective • Schimbul de experienta, promovarea succesului in randul colegilor

Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

8/8