IT-verktøy for alle 8246300016 [PDF]

Zitiervorschau

Svein Johannessen

IT-verktøy for alle

KOLLE FORLAG

© Svein Johannessen og KOLLE forlag 1995 Omslag: Mette Sofie Lund Damsleth. Ellipse A.S. Omslagsbilde: Erich Lessing/NTB: Skolen i Aten. Maleri av Rafael (Raffaello Santi), 1508.

Skrift: Times I 1/12 Trykk innbinding: Engers Boktrykkeri A/S. Otta 1995 ISBN 82-463-0001-6

Innhold

Innledning Om data, informasjon og IT ........................................ Om databehandling og IT-verktøy ............................. Dette er en oversiktsbok.............................................. Tekniske vedlegg .........................................................

13 14 15 16

Seksjon 1 Arbeidsstasjonen: IT-verktøy for alle. Tre kategorier av arbeidsstasjoner ............................. 19

Den konkrete delen - maskinvaren.......................................... 21 En arbeidsstasjon består av mange deler ..................... 21 Den menneskelige delen - brukergrensesnittet ..................... 29 Trinn 1 - elektronikernivået .......................................... 29 Trinn 2 - programmerernivået........................................ 30 Trinn 3 - nivået for avanserte brukere ..........................31 Trinn 4 - pek og klikk for alle........................................ 32 Den abstrakte delen - filer og operativsystemer..................... 35 Grunnlaget for informasjonsbehandling........................35 Egenskaper hos diskoperativsystemer ..........................36 Operativsystemer er mer enn filer ................................ 39

Den sosiale delen - kommunikasjonen.................................... 45 Når IT-systemer bruker telefonen.................................. 46 Når IT bruker hustelefonen: Lokalnettet ..................... 49 Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner ............................ 51

Oppgaver .................................................................................. 53

Seksjon 2 IT på kontoret: Effektiviserer arbeidsdagen Tekstbehandling - dokumentverktøyet.................................... 57

6

IT-verktøy

for alle

Vi begynner med å skrive inn tekst .............................. 58 Så retter vi opp feilene ................................................... 58 Avanserte muligheter i tekstbehandling......................... 62 Automatisering av funksjoner........................................ 64 Forskjellige grunntyper tekstbehandling ..................... 65 Regnearket: Ruteblokk med kalkulator.................................. 67 Hvordan virker et regneark?.......................................... 67 Regnearkene inneholder flere funksjoner..................... 69 Hvilke oppgaver løses med regneark ............................71 Databaser erstatter ringpermer og arkivmapper..................... 73 Hvordan virker en database .......................................... 73 Databasetabellene ligner på regnearket ....................... 75 Det finnes mange databaseoperasjoner......................... 77 Grunntyper av personlige databaser.............................. 80 Når trenger vi avanserte databaser? .............................. 82 Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner ......................... 85

Oppgaver .................................................................................. 87

Seksjon 3 IT på bedriftsnivå - de store linjene Koordinering - mer enn separate stasjoner..............................93 System for å knytte sammen stasjonene....................... 94

Kommunikasjon - informasjon i bevegelse............................99 Meldingssystemer er for mennesker..............................99 Oppslagstavler og veggaviser.................................... 103 Telefaks - dokumenter over telefonen ..................... 107 Kooperasjon - applikasjonene samarbeider....................... Dokumenter som et samarbeide ............................... Programmer for dokumentsamarbeide..................... Fletting - samarbeide database og tekst ...................

111 112 114 119

Kontroll - de administrative oppgavene............................. IT-verktøy for lønn og regnskap............................... Varer til kunde er ADB.............................................. ADB er flerbrukerdatabase........................................

123 124 124 125

Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner ....................... 127

Innhold

7

Oppgaver ............................................................................. 131

Seksjon 4 IT fra prototyp til produkt Prototyper - IT i utviklingsprosessen................................. Et produkt trenger arbeidstegninger......................... DAK er avansert tegneverktøy................................. DAK for teknisk tegning og konstruksjon .............. DAK for elektronisk konstruksjon ........................... Simulatorer - utprøving av konsepter.......................

135 135 136 137 139 141

Programmer - når IT utvikler IT ........................................ Hovedmomenter i programvareutvikling................. Programmeringsspråk og programmering ........ IT-verktøy for programmeringsspråk.......................

145 145 147 153

Prosjekter - koordinering og fremdrift............................... Prosjekt verktøy for a styre fremdriften..................... Prosjekt verktøy et kan dokumentere......................... Spesialverktøy for IT-prosjekter...............................

155 156 157 158

Produksjon - IT som hjelp og ressurs................................. Mekaniske bedrifter - DAP og CNC......................... IT-baserte produksjonsmaskiner............................... Roboter - generalisert håndtering............................. DAP - dataassistert produksjon.................................

161 161 162 163 166

Produkt og kunde møtes i IT .............................................. 169 Når produktet er en transaksjon ................................ 169 IT-verktøy som del av salg over disk....................... 171

Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner ....................... 175

Oppgaver ............................................................................. 177

Seksjon 5 Litt om teknologien i IT Maskinkomponentene utgjør datakraften........................... Eventyret om Prosessoren.......................................... Prosessorkraften går til brukergrensesnitt................. Mange år med mikroprosessorer................................

181 181 184 185

8

IT-verktøy for alle Nærlageret kompletterer datakraften .................................. Nærlager: Hastighet og anvendelse ......................... RAM: Teknologi og utførelse.................................... ROM: Teknologi og anvendelser.............................

189 189 190 191

Diskene er hovedlagerplassen ............................................ 193 Harddisk - hurtig magnetisk masselager................... 193 Disketter og CD-ROM .............................................. 195 Operativsystemet: Mellom maskinvare og verktøy.......... 199 La oss lage et tidsdelingssystem............................... 199 Operativsystemer med mange prosesser..................... 200 Når flere skal bruke den samme filen..........................201 Operativsystemer og ressursproblemet....................... 202 Brukeren og kontakten med systemet .................................. 205 Brukerens arbeidsplass: Ergonomi.............................. 205 Tastaturet: Flatt skal det være...................................... 206 Skjermen: Lavstråling og strømsparing........................ 206 Plassering av skjermen ................................................. 207 Plassering og bruk av mus .......................................... 208

Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner ..........................211 Oppgaver ................................................................................ 213

Seksjon 6 Strategi og sikkerhet: Bedriftens forhold til IT Strategi er a foreta et valg ..................................................... 217 Et valg blant muligheter...............................................218 Regler for Strategiske Planer ...................................... 220 Sikkerhet er a beskytte informasjon...................................... 223 Beskytte filene: Sikkerhetskopier................................ 223 Beskytte systemet: Brukerverifikasjon....................... 228 Enkle regler for økt sikkerhet...................................... 229

Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner ..........................231

Oppgaver ................................................................................ 233

Innhold

9

Seksjon 7 Med og uten IT - hva skjer? IT har innvirkning på arbeidsplassen.................................... 237 Trinn 1: Effektivisering av oppgavene........................239 Trinn 2: Rasjonalisering av oppgavene ......................241 Trinn 3: Lose oppgavene på en ny måte..................... 242 IT har innvirkning på hjem og fritid .................................... 245 IT-basert underholdning............................................... 245 IT-baserte forbrukertjenester ...................................... 246 Lek og lær med IT ....................................................... 246 IT for musikere............................................................. 248 IT har innvirkning på enkeltmennesket................................ 251 Et arkiv er et arkiv, men................................................. 251 Personregistre og personvern ...................................... 253 Informasjon er penger................................................... 255 Ny teknologi skaper nye forbrytelser.......................... 257 Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner .......................... 261 Verktøy gir frihet til å tenke........................... 261 Verktøy gir frihet til å velge........................................ 262 Hva ville du ha gjort? ................................................... 263

Oppgaver ................................................................................ 265

Seksjon 8 Samfunnet, teknologi og verktøy Teknofili og teknofobi ........................................................... 269 Teknofile vyer i 80-årene .............................................269 Reaksjoner fra de teknofobe........................................ 271

Hvilke endringer vil samfunnet godta? ................................ 273 Loven om akseptering................................................... 273 Akseptering av IT-verktøy ...........................................274 Mennesket er et sosialt vesen ...................................... 275 Fra teknologi til informasjonsstrøm...................................... 277 Informasjonsmotorveien bygges ut.............................. 278 Hva er informasjonen verd? ........................................ 278

10

IT-verktøy for

alle

Vedlegg Teknisk om datakommunikasjon.......................................... 283 Flere valg i datakommunikasjon.................................. 283 Signaler på serieporten ................................................. 285 Null-modem kabler....................................................... 286 Tid på overføring av filer ............................................ 287 Teknisk om lokalnettverk........................................................ 289 Ethernet: Et lokalnett med busstopologi....................... 290 Token ring er et “stafettnett” ...................................... 291 Det finnes flere nettverksprotokoller ......................... 292

Stikkordregister ......................................................................295

Forord Her om dagen satt jeg og bladde i aftenavisen. Mellom sport og kul­ tur lyste en kjempeannonse mot meg. en annonse med tilbud:

CD-spiller: Nå 1195! Vide oav spiller: Nå 1490!

GSM mobiltelefon: Spesialpris 89!

Hjemmedatamaskin: Nå 9990! Hva er så spesielt med dette? Slike annonser ser vi jo hver dag. Det spesielle er at i 1970 eksisterte ingen av produktene. Teknolo­ gien for å lage dem var så vidt i støpeskjeen. I 1980 eksisterte en primitiv utgave av hjemmedatamaskinen. men til en helt annen pris enn den i annonsen. I 1990 eksisterte alle produktene og i 1995 er de på billigsalg. Det alle produktene har felles, er den gjennomgående bruken av informasjonsteknologi, teknologien som kan legge en form for intelligens inn i ethvert produkt og som gjør det mulig å produsere det samme produktet stadig billigere. Den samme teknologien har i løpet av de siste 10 årene erobret kontormarkedet med stadig bedre og billigere løsninger. Den har festet grepet i utviklings- og produk­ sjonsmiljøet. Den står bak flere av de tilbudene som vi etterhvert tar for gitt, som minibank, betalingsterminaler og moderne kassaappa­ rater.

12

IT-verktøy

for alle

Dette er en bok om noen av de produktene som informasjonstekno­ logien har frembrakt. Helt spesielt er det en bok om de produktene som etterhvert er i daglig bruk i arbeidslivet, produkter som vi med et samleord kan kalle for IT-verktøy. Dette er et spennende felt som er i sterk utvikling og som får betydning for de aller fleste av oss. Jeg haper at dere som skal lese boken vil synes at feltet er like spen­ nende som jeg gjør. Oslo. 6/6 1995

Svein Johannessen

Innledning Om data, informasjon og IT Før vi starter selve gjennomgangen av bokens ulike temaer, er vi nødt til å klargjøre to begreper vi kommer til å bruke svært ofte. Disse begrepene er

Data: Formalisert representasjon av informasjon i en form som er egnet for overføring, tolking og behandling1.

Data

Dette er den offisielle definisjonen. Litt mindre formelt kan vi si at data er hendelser, objekter eller elementer som finnes over alt. Bi­ lene på veien, millionene i stadsbudsjettet og reklamen i postkassen - alt representerer data i en eller annen form. Data i seg selv kan ikke brukes til særlig mye. Relevante data deri­ mot. data med mening, forteller oss noe. Slike data gir oss informa­ sjon .

Informasjon

v»

Informasjon: Kunnskap om objekter, for eksempel fakta, begivenheter, ting, prosesser eller ideer, inklusive begreper. som i en viss sammenheng har en spesiell mening2 .

Vi ser at informasjon og data er to vidt forskjellige ting, i alle fall i følge definisjonene. Et eksempel kan være til nytte: Antall biler som passerer over motorveibrua i Drammen hver time på dagen er data. Hvis du arbeider med trygdeutbetalinger i Kristiansund er det fremdeles bare data. Hvis du derimot skal utrede økonomien i å 1 .Norsk dataordbok. 5. utgave. Universitetsforlaget 1993. 2.1bid.

14

IT-verktøy for

alle

bygge ut El8 mellom Drammen og Holmestrand er det informa­ sjon. Hovedsaken er at det er informasjon som utgjør grunnlaget vi må ha for a fatte beslutninger og foreta valg. Vi trenger riktig infor­ masjon om vi vil ta riktige beslutninger. De bedriftene som skaffer seg riktig informasjon i forhold til de valg de skal gjøre, har et kon­ kurransefortrinn fremfor dem som ikke legger samme vekt pa dette.

Verktøy som kan trekke ut informasjon fra data, verktøy som kan behandle informasjon for at den skal bli •

tilpasset problemstillingen

*

bedre tilgjengelig

•

mer aktuell

er et viktig element i det moderne samfunnet. Vi snakker om verk­ tøy basert på informasjonsteknologi, IT-verktøy.

Om databehandling og IT-verktøy Litt historie: I 1880-årene fant Herman Hollerith opp hullkortmaski­ nen. en maskin som på mekanisk vis kunne sortere en bunke med hullkort (rektangulære kartongbiter med data i form av et hullmønster). Det største firmaet som drev med hullkort var IBM. som også var drivkraften bak utviklingen av IT-utstyr for kommersielt bruk. For IBM var det naturlig a bruke hullkort når de skulle lese data inn i utstyret. Dette utstyret var enormt plasskrevende, slik at vanlige mennesker bare sa hullkortutstyret. Av denn grunn var det lett å tro at IT-utstyr bare var en avansert hullkortmaskin. Det var ålment kjent at hullkort inneholdt data om noe eller noen, så derfor ble betegnelse datamaskin brukt på dette nye utstyret. De mer avanserte visste at det var mye elektronikk inne i maskinen og tok i bruk en mer imponerende betegnelse, nemlig Elektronisk datamaskin. Fra denne betegnelsen kom så begrepet Elektronisk Databehandling (EDB).

Etterhvert er utstyret blitt betydelig mindre og maskinpreget er borte. Dessuten finnes elektronikk na overalt i vår hverdag. En ny betegnelse har kommet for å bli:

■«r

I nforniasjonsteknologi

15

Informasjonsteknologi er grunnlaget for mye av det utstyret vi bru­ ker daglig, på jobben og hjemme. Dette utstyret kaller vi for w

IT-verktøy

der IT er en standardisert forkortelse for ordet informasjonstekno­ logi.

Dette er en oversiktsbok Hensikten med denne boken er å sette de vanligste IT-verktøyene inn i en sammenheng. Av den grunn er dette ikke en lærebok i bru­ ken av et bestemt IT-verktøy. Det er en bok som prøver å forklare hva de forskjellige IT-verktøyene gjør og hvordan de griper inn i hverandre.

Siden dette er et meget omfattende tema, og de ulike emnene går over i hverandre, vil vi ikke kunne behandle hvert emne avgrenset og for seg selv. Vi har derfor valgt en form for spiral prinsipp i denne framstillingen, der man for hver seksjon griper dypere ned i enkelt­ emner. Boken er derfor bygget opp i følgende seksjoner:

•

I seksjon 1 ser vi på de fire grunnpillarene som alt IT-utstyr bygger på: Maskinvare, programvare, operativsystem og bru­ kergrensesnitt.

•

Seksjon 2 tar for seg de vanligste individuelle IT-verktøyene hjemme og på kontoret: Tekstbehandling, regneark og data­ baser. Vi ser på egenskaper, karakteristika og konsekvenser.

•

Temaet for seksjon 3 er verktøy satt i system. Hovedmotivet for seksjonen er kommunikasjon og integrasjon. Dessuten ser vi på samarbeide mellom enkeltverktøy og på spesialverktøy for administrative anvendelser.

•

Seksjon 4 har produktet som gjennomgangstema. Vi følger produktet fra idé til kunde og ser på de IT-verktøyene som er involvert i de forskjellige fasene. Stikkord for denne seksjo­ nen er DAK. programutvikling, prosjektstyring, produksjons­ styring og salgspunktutstyr.

•

I seksjon 5 vender vi tilbake til de viktigste temaene fra sek­ sjon 1 og går dypere inn i utvalgte emner. Vi snakker om høy-

16

IT-verktøy

for alle

integrerte elektroniske komponenter og operativsystemer. Dessuten skal vi se litt pa det vi kaller ergonomi, samspillet mellom menneske og maskin. •

Seksjon 6 er opptatt av IT-strategi og sikkerhetsproblemer rundt informasjonsystemene. Hovedtemaene er ambisjons­ nivå. oversikt og datasikring.

•

I seksjon 7 lukker vi døren til IT-bedriften og ser pa IT i sam­ funnet generelt. Der har noen profesjoner forsvunnet og andre har kommet til. Der har IT vært med pa forbrytelser og forårsaket lovendringer. Og ikke og forglemme - gjort sitt inntog i barneværelset.

Hver seksjon inneholder et lite kapittel med tittelen Refleksjoner, di­ gresjoner og assosiasjoner. Som tittelen antyder, er dette et kapitel som ikke inneholder lærestoff, men derimot personlige meninger, kommentarer og provokasjoner. Hensikten med kapittelet er a pro­ vosere frem debatter i forhold til lærestoffet, en debatt som kan være av stor viktighet for a forstå hensikten med de verktøyene som er beskrevet.

Boken ender opp i en hel seksjon viet til slike refleksjoner, digresjo­ ner og assosiasjoner. Her ser vi pa noe av det som foregikk rundt og i tillegg til innføringen av IT-verktøy i Norge og vi prøver a sette opp en forklaringsmodell for det som hendte.

Tekniske vedlegg De som skal arbeide med kommunikasjonsverktøy og datanettverk trenger en del informasjon som ligger utenfor det som denne boken er ment a dekke. De to tekniske vedleggene inneholder en kort gjen­ nomgang av den mest nødvendige tekniske informasjonen for disse anvendelsene.

Arbeidsstasjonen: ITverktøy for alle. Hva du skal lære i denne seksjonen: Hvilke typer arbeidsstasjoner som finnes og hva som er hovedkomponentene i disse, både av elektronikk og programvare.

De grunnleggende begrepene i arbeidsstasjon­ ens virkemåte: filer, operativsystem og proses­ ser.

Hva et brukergrensesnitt er og forskjellen på et alfanumerisk og et grafisk brukergrensesnitt. Hvordan arbeidsstasjoner kan kommunisere med hverandre over telenettet og hva et lokal­ nett er. I tillegg er det listet opp ord og uttrykk innen hvert emne som det er nødvendig a kjenne til.

Tre kategorier av arbeidsstasjoner Det de fleste forbinder med IT-utstyr er arbeidsstasjoner. Dette er en klasse av IT-utstyr som er utviklet for å brukes av mennesker. Arbeidsstasjonene kan grovt deles inn i tre kategorier:

PC’ene er den mest utbredt klassen, og der det finnes mest programvare tilgjengelig. Macintosh, som er spesielt populær hos mennesker som dri­ ver med oppgaver med litt kunstnerisk eller håndverksmessig tilknytning.

UNIX stasjoner. Dette er arbeidsstasjonene for spesialister, og finnes oftest på utviklingsavdelingene.

Figur 1.1. Tre arbeidsstasjoner. En PC. en Macintosh og en UNIX stasjon Arbeidsstasjoner ser like ut

Som vi ser av figuren, er det mer likheter enn forskjeller sett fra brukerens synspunkt. Vi legger merke til at alle har skjerm, tastatur og en firkantet boks enten under eller bak skjermen. En arbeidsstasjon slik vi vil definere den er karakterisert ved at den inneholder disse fire komponentene: Maskinvare. Alt vi ser avbildet i figur 1.1 er maskinvare. Den viktigste og mest kompliserte delen av maskinvaren er inne i

20

IT-verktøy

for alle

boksen, men også tastaturet og skjermen er maskinvare.

•

Programvare. Programvare er samlinger av instruksjoner som forteller arbeidsstasjonen hvordan den skal utføre opp­ gavene sine. En viktig del av programvaren er den som admi­ nistrerer deler av maskinvaren, slik programvare kaller vi for et operativsystem.

•

Brukergrensesnitt. Hvordan brukeren gir kommandoer til arbeidsstasjonen og hvordan arbeidsstasjonen svarer tilbake kaller vi for brukergrensesnitt. En arbeidsstasjon skal ha et enhetlig brukergrensesnitt, det vil si at samme oppgave skal ha samme type kommando uansett hvilken sammenheng den utføres i.

•

Kommunikasjon. En arbeidsstasjon skal ha muligheten til å kommunisere med (utveksle informasjon med) andre arbeidsstasjoner.

Når vi senere skal snakke om IT-verktøy, er det arbeidsstasjonen som er grunnenheten i alt verktøyet. Det hender også at vi trenger a snakke om IT-utstyr som ikke er arbeidsstasjoner: •

Terminalen. Dette er den dumme lillebroren til arbeidsstasjo­ nen: tastatur, skjerm, kommunikasjon og enkel programvare.

•

Systemstasjonen. Denne inneholder maskinvare (uten tastatur og skjerm), programvare og kommunikasjon.

1 denne seksjonen skal vi se på det aller mest grunnleggende mnen hvert av områdene ovenfor. Noen av emnene vil bli videre utdypet i et senere kapittel.

Den konkrete delen - maskinvaren Maskinvaren bærer program­ varen

Maskinvaren er den fysiske, konkrete delen av en arbeidsstasjon. Det er maskinvaren som manipulerer informasjonen, som lagrer den. viser den frem og skriver den ut pa papir. Inngangene og utgan­ gene fra arbeidsstasjonen er maskinvare. Det er maskinvaren som setter de abstrakte visjonene til programvaren ut i livet.

En arbeidsstasjon består av mange deler Maskinenheten inneholder IT-delene Maskinenheten: lagring og bear­ beiding

Den firkantete boksen i figur 1.1 kaller vi for maskinenheten. Inne i maskinenheten finner vi alt det som lagrer, bearbeider og kommuniser informasjonen.

Her finnes først og fremst prosessoren som skal tolke reglene og sortere erfaringene. Prosessoren er selve hjernen i arbeids­ stasjonen. og regnes som den sentrale delen i arbeidsstasjo­ nen. Av den grunnen har den fått navnet sentralprosessor (Central Processing Cnit, CPU).

Erfaringene lagres både i nærlageret (RAM, Random Access Memory), og pa masselageret (harddisk). Innganger og utganger fra maskinenheten er begrenset til grensesnitt mot annet utstyr. Den viktigste utgangen mot bru­ keren er skjermkortet, som er grensesnitt mot dataskjermen. De viktigste inngangene fra brukeren kommer \ ia grensesnit­ tet mot tastatur og mus.

22

IT-verktøy

for alle

I tillegg inneholder maskinenheten stasjoner for transportabelt masselager (disketter) og alle slags tilpasningskort for ekstrautstyr. Teknisk ytelse

Maskinenheten er den delen av maskinvaren som reklamen er mest opptatt av:

•

Hastigheten på prosessoren avgjør hvor fort arbeidsstasjonen kan utføre en oppgave.

•

Mengden av RAM sier noe om hvor store oppgaver arbeids­ stasjonen kan utføre.

•

Størrelsen av harddisken avgjør hvor mye programvare og data du har plass til.

•

Skjermkortet bestemmer hvor gode skjermbilder du kan få og hvor fort du kan få dem opp. a»

——

m

t»OtPCMÆP >• 'M» O

__

Figur 1.2. En maskinenhet med to diskettstasjoner.

Tastaturet og musen er innganger fra brukeren Tastaturet: bok­ staver og tegn

Tastaturet er den viktigste inngangen til arbeidsstasjonen fra bruke­ ren. Tastaturet bruker du nesten hele tiden, til a skrive inn tekst, gi inn kommandoer og svare på spørsmål. For brukeren er tastaturet noe som fingrene skal arbeide med. så det er viktig at fingre og tas­ tatur trives godt sammen.

Det finnes faktisk internasjonale normer for hvordan et godt tastatur skal være. 1 kapittelet om ergonomi skal vi se på noen av de viktig­ ste kravene, men foreløpig skal vi nøye oss med å sla fast at:

•

Det er ikke lenger slik at du er nødt til å ta det tastaturet som selgeren kommer med. Be om å få prøve flere forskjellige tastaturer.

Prøv ut tastaturet ved a skrive noen setninger svært fort. Da

Den konkrete delen - maskinvaren

23

oppdager du om tastaturet holder følge med fingrene dine, om det har tendens til å miste bokstaver eller sende bokstaver flere ganger. Velg det tastaturet du likte best. Tastaturet er uansett en billig del av utstyret, og du skal bruke det hele tiden.

Figur 1.3. Det vanligste tastaturet på markedet.

Musen er en pekeinnretning

Musen er en annen inngang til arbeidsstasjonen fra brukeren. Mu­ sen er en liten boks som kan skyves over bordet. Hver gang musen blir flyttet på den måten, sender den en beskjed til arbeidsstasjonen. Denne beskjeden sier hvor langt musen er flyttet, i hvilken retning den er flyttet og om noen har trykket på en av knappene. Dette gjør at musen er meget godt egnet til å peke på ting på skjermen, velge fra menyer og tegne enkle tegninger. Musen kompletterer tastaturet pa en utmerket måte, og bør være standard utstyr på enhver arbeidsplass. Det finnes mus med en. to eller tre trykknapper, der tre knapper er mest fleksibelt, to er som regel nok og mesteparten av anvendelsene bruker bare en knapp.

Figur 1.4. To forskjellige typer mus

Mesteparten av det som er sagt om tastaturet gjelder også for mu­ sen. Igjen gjelder regelen om å finne den typen du liker best og som ligger best i hånden.

24

IT-verktøy

for alle

Skjermen er et informasjonsvindu Dataskjermen er den viktigste utgangen fra arbeidsstasjonen til bru­ keren. Sagt på en annen måte er skjermen vinduet inn i IT-verdenen. Riktignok er skjermen avhengig av et godt skjermkort for a gi gode resultater, men avhengigheten går også andre veien. Rådet er: skaff deg en god skjerm! I kapittelet om ergonomi diskuterer vi en del av kravene til en dataskjerm, her skal vi bare gi grunnleggende infor­ masjon om hvordan en dataskjerm kan måles.

Figur 1.5. En dataskjerm av vanlig type

Skjermoppløsning måles i punkter

Alle skjermbilder er satt sammen av et rutenett av små punkter med hver sin farge. Nar vi betrakter skjermbildet i normal avstand, flyter disse punktene sammen for øyet vårt og danner et sammenhengende bilde. Jo flere punkter vi har i bildet, jo finere detaljer kan vi se.

Skjermoppløsningen oppgis ved hjelp av to tall. Disse angir antall punkter horisontalt og vertikalt i bildet. For eksempel har VGA (en skjermstandard definert av IBM) 640 x 480 punkter - altså 640 punkter horisontalt og 480 punkter vertikalt. Andre oppløsninger som er i bruk pa arbeidsstasjoner er 800 x 600 punkter og 1024 x 768 punkter.

Skjermoppfriskning måles i Hz

Dataskjermene bruker samme teknologien som fjernsyn og video for å vise bilder. Dette betyr at bildene vises mange ganger i se­ kundet for at øynene vare skal kunne danne seg et sammenheng­ ende bilde. Hvis vi viser bildet for sjelden, får vi inntrykk av at bil­ det flimrer, derfor er det viktig at bildet gjentas ofte nok. Hvor ofte vi viser bildene kalles for oppfriskningsraten. og den males i Hert~ (Hz). Kombinasjonen skjermkort og dataskjerm bør kunne opp­ friske bildet med minst 70Hz, internasjonale krav går mot 72Hz mi­ nimum os 75Hz anbefalt.

Den Skjermen måles i tommer

konkrete delen

- maskinvaren

25

Skjemstørrelsen måles i tommer (siden teknologien kommer fra USA). Ikke vent å finne tommedimensjonen noe sted på skjermen, målet tas på skjermdiagoncden på selve bilderøret.

14 tommers skjerm og mindre er egentlig for små for de fleste oppgaver. 15 tommer bør være minimum skjermstørrelse foren arbeidsstasjon En skjerm på 17 tommer er en behagelig luksus. Dette gir deg en aktiv bildeflate på omtrent 300mm x 225mm - litt større enn et A4-ark med bredsiden ned.

Større skjermer enn 17 tommer regner vi foreløpig som spesialistutstyr. Det blir ikke finere bilder på en stor skjerm, men bokstaver og teg­ ninger blir større og lettere å oppfatte. For en skjermoppløsning pa 1024 punkter med 768 linjer bør du ha en god 17 tommers skjerm.

En god skjerm er dyr

Skjermen er ikke en billig komponent slik som tastatur og mus. En god dataskjerm kan koste mer enn resten av maskinvaren. Vær for­ siktig med å spare inn her - det er dine øyne det går ut over'.

Printeren er grensesnitt mot papiret Printeren er en viktig utgang fra arbeidsstasjonen selv om den ikke er en del av grensesnittet mellom brukeren og arbeidsstasjonen. Printeren er den delen av systemet som setter resultatene ned på pa­ pir. Her har det vært en rivende utvikling og hard konkurranse, slik at de beste printerne stadig blir bedre og billigere. Her er valget av­ hengig av hvor mange som skal bruke printeren og hvor mye den skal brukes. Det vi bør ha med oss fra dette kapittelet, er at:

•

Moderne printere er basert på teknologi som gjør det mulig å sette både tekst og tegninger ned på papiret.

•

Moderne printere braker lite.

Moderne printere er basert enten på laserteknologi eller

26

IT-verktøy for alle blekkdråpeteknologi.

Figur 1.6. En moderne laserprinter

Tilkoblingsmulighetene kan variere Hvor mange tilkoblingsmuligheter som følger med maskinen og hvor mye som må kjøpes separat varierer mellom de forskjellige maskintypene og maskinfabrikata. Uansett børen moderne arbeids­ stasjon ha:

En parallellport (for printertilkobling) En eller to serieporter (for tilkobling til modem, eventuelt til mus)

En nettverksport (for kommunikasjon med andre arbeidssta­ sjoner og IT-brukere i organisasjonen)

Figur 1.7. En arbeidsstasjon med tilkoblingsmuligheter sett bakfra

Den konkrete delen - maskinvaren

27

Ord og uttrykk Maskin enhet

Boks med alle de aktive delene i et IT-system (CPU. RAM. harddisk, diskettstasjo­ ner) og kraftforsyning til disse.

Nærlager (RAM)

Arbeidsplassen i en arbeidsstasjon. Alt som skal til for å utføre en oppgave (både pro­ grammer og data) må hentes inn i nærlageret.

Masselager (hard­ disk)

Enhet som lagrer programmer og data inn­ til det er behov for dem.

Diskett

En form for et transportabelt masselager. Rommer mye mindre enn en harddisk, men kan brukes til å frakte data og programmer fra ett sted til et annet.

Typehjulsskriver

Printer basert på skrivemaskinteknologi (ferdigformete bokstaver som slås mot et papir).

Matriseskriver

Printer som former tegn og grafikk ved hjelp av et sett med nåler som slås mot papiret.

Blekkskriver

Printer som former tegn og grafikk ved hjelp av et sett med dyser som det sprøytes blekkdråper gjennom.

Laserprinter

Printer basert på kopimaskinprinsippet. I stedet for å ta et fotografisk bilde av et ark på en lysfølsom trommel, tegnes et bilde på den samme trommelen ved hjelp av en laserstråle.

Grensesnitt (inter­ face )

Overgangen mellom to forskjellige enheter som for eksempel mellom maskinenhet og printer eller mellom menneske og arbeids­ stasjon.

Skje rm oppløsning

Mål for hvor fine detaljer som kan fremstil­ les på en skjerm. Måles i bildepunkter (horisontalt ganger vertikalt).

Skje rm oppfrisk ningsrate

Mål for hvor ofte skjermbildet gjentas. Måles i Hz (“ganger i sekundet”). En god kombinasjon av skjerm og skjermkort bør ha en oppfriskningsrate på minimum 70Hz.

28

IT-verktøy

for alee

Magnetbånd

Tynt bånd av Mylar med belegg av jernoksyd. Kan brukes til lagring av lyd (lydbånd, kassettband) eller data.

Båndstasjon

En lagringsenhet som lagrer data på mag­ netband. Bandet kan være pa spoler eller i kassett.

Hullkort (Punched Card)

Et standardisert, nesten rektangulært kort av kartong. Informasjon kan lagre pa kortet i form av hullmønstre. Hullkortet dannet grunnlaget for mekaniske sorteringsmaskiner i første del av vart århundre, og ble senere tatt i bruk for å mate informasjon inn i tidlig IT-utstyr.

XEQZZ,

1

1 1

1

1 i

Figur 1.8. Et hullkort

Den menneskelige delen brukergrensesnittet Brukergrense­ snittet er møtet mellom men­ neske og maskin

Det å utveksle informasjon med en maskin kan anta mange former, og måten det gjøres pa kalles for brukergrensesnittet. Tradisjonelt har maskiner av alle typer vært lite fleksible (tenk bare pa klassiske arbeidsmaskiner som dreiebenker eller gravemaskiner), slik at kom­ munikasjonen har skjedd på maskinens premisser. Slik var det også i IT-utstyrets barndom.

Trinn 1 - elektronikernivået Lite datakraft og primitivt bruker­ grensesnitt

I IT-utstyrets barndom dominerte maskintankegangen fullstendig. Dette var en stor og komplisert maskin, og de som skulle bruke den måtte lære seg å betjene den. Det å spandere prosesseringskraft på brukergrensesnittet var fullstendig utenkelig, det var ingen proses­ seringskraft tilgjengelig. Av den grunn var brukergrensesnittet så enkelt som mulig sett fra utviklernes side, og det enkleste som fan­ tes var lamper og brytere. Bryterne ble brukt til å sette verdier di­ rekte inn i prosessorens registre, lampene viste hva som sto i regis­ trene. Det kunne ta dager å klargjøre maskinen for de enkleste oppgaver, og at kommunikasjon mellom menneske og maskin var et område for spesialister sier seg selv.

Etterhvert kom det tilleggsutstyr som gjorde det litt enklere å legge inn informasjon i maskinen, utstyr som hullkort og magnetbånd (se side 28). men kommunikasjon med maskinen var fremdeles en opp­ gave for spesialister. Disse spesialistene gikk i hvit frakk og hadde adgang inn i det innerste rommet, rommet der Prosessoren sto. Dette opplegget imponerte omverdenen, særlig filmindustrien. Lenge etter at IT-industrien har forlatt denne typen brukergrense­ snitt. dukker Datamaskinen opp i alle slags filmer som et stort skap

30

IT-verktøy

for alle

med lamper, brytere og magnetband, oppvartet av sitt eget preste­ skap i hvite trakker.

Figur 1.9. Den Store Datamaskinen. Legg merke til magnetbåndsta­ sjonen bak til venstre.

Trinn 2 - programmerernivået De første kommandospråkene

Etter at teknologien var blitt sa moden at maskinvaren kunne produ­ seres uten hjelp av forskere, oppsto det en ny kategori IT-arbeidere. programmererne. Elektronikerne var opptatt med å få maskinvaren til å virke, na var det opp til programmererne å få den til å gjøre noe fornuftig. Programmererne arbeidet med a oversette konkrete opp­ gaver til en sekvens av enkle instruksjoner til maskinen For å prøve ut programmene sine, var programmererne avhengige av a få kjørt sine spesielle programmer og de var avhengig av å få en spesiell til­ gang til maskinen for a finne ut hva som hadde hendt nar noe gikk galt.

Korte og kryp­ tiske komman­ doer

Maskinvaren hadde gjort fremskritt, det var blitt mulig a sende inn enkle kommandoer til utstyret og hente ut informasjon ved hjelp av en modifisert skrivemaskin. Programmer og data ble lagret pa hull­ kort og lest inn etter behov. Både direkte kommandoer og instruksjoner pa hullkort bar preg av at det var menneskets oppgave å gjøre arbeidet lett for utstyret. Dette skyldtes at kommunikasjonen med utstyret var utviklet av programmerere. Denne kommunikasjonen var bare beregnet pa pro­ grammerere og andre spesialister (andre enn spesialister fikk ikke lov a komme i nærheten av Datamaskinen), sa de laget sine egne

Den menneskelige delen -

brukergrensesnittet

31

måter å kommunisere med maskinen på. gjerne med enkle boksta­ ver eller forkortelser som kommandoer.

MOB, 5494. S. BRUN *XEQ ^FORTRAN

"

I

Figur 1.10. Korte og kryptiske kommandoer.

Trinn 3 - nivået for avanserte brukere Minimaskinen datakraft ut til bedriftene

I slutten av 60-årene skjedde det to viktige endringer i maskinvaren. Den første var minimaskinen, maskinvare som var så enkel og så ri­ melig at den kunne eies og drives av vanlige bedrifter. Den andre endringen var skjermterminalen, som var sammensatt av videodelen av et fjernsyn og et elektronisk skrivemaskintastatur.

Interaktiv bruk av IT-utstyret

Skjermterminalen innførte begrepet interaktiv bruk av IT-utstyret. i den forstand at utstyret nå kunne gi beskjeder og spørsmål på en skjerm og brukeren kunne gi informasjon tilbake ved hjelp av tasta­ turet. Fremdeles var det imidlertid programmererne som bestemte hvordan kommandoene skulle være, hvilke tilbakemeldinger som skulle gis og hvilke muligheter brukeren skulle ha. Disse bestem­ melsene ble tatt for hvert enkelt program, uten noen form for stan­ dardisering.

IT-brukeren opp­ står

Minimaskinen førte til at mengden av IT-utstyr plutselig økte dras­ tisk. og det var ikke lenger opplagt at bare programmerere og opera­ tører skulle bruke programmene. Tvert i mot skulle vanlige men­ nesker kunne få adgang til utstyret etter få måneders opplæring. ITbrukeren hadde oppstått. Til å begynne med hadde dette størst innvirkning på rammebetin­ gelsene rundt IT-utstyret: Det ble behov for bedre dokumentasjon av utstyr og pro­ grammer. og det oppsto et behov for å lære opp av brukerne.

Fremdeles skjedde imidlertid kommunikasjonen med utstyret pa programutviklerens premisser, og begrepene brukergrensesnitt og brukervennlighet var ukjente.

32

IT-verktøy

for alle

Slike brukergrensesnitt finnes fremdeles. Alle som bruker UNIX el­ ler MS-DOS uten hjelpeprogrammer opplever et system der skjerm­ terminalen viser “$” eller "C:>” og der kommandoer må skrives inn, staves riktig og ha med korrekte parametre for at noe skal virke.

Trinn 4 - pek og klikk for alle Vinduene kom­ mer

I slutten av 70-årene hadde miljøet på Xerox forskningslaborato­ rium i Palo Alto, California kommet opp med det som skulle vise seg å bli modellen for neste generasjon brukergrensesnitt. Modellen baserte seg på flere radikale prinsipper, der grunnideen var kommu­ nikasjon med brukere uten spesiell IT-kunnskap:

En grafisk skjerm som kommunikasjon til brukeren, der skjermbildet var oppbygget etter “skrivebordsmodellen1”. med flere vinduer (rektangulære områder) der programmene kunne skrive og tegne.

Små "bilder' (icons) som symboliserte de forskjellige pro­ grammene. Til hvert vindu horte det en "meny”, en liste over de mulighe­ tene som brukeren kunne velge mellom. Musen (se side 23) ble funnet opp og tatt i bruk for å kunne gi posisjonsinformasjon til programmene. 1 tillegg hadde denne musen knapper som brukeren kunne bruke til å velge med. Apple gikk foran

Denne formen for brukergrensesnitt ble demonstrert for sjefen for Apple Computer, som ble så begeistret for prinsippet at han ansatte hovedmannen bak utviklingen med ansvar for a innføre et slikt bru­ kergrensesnitt i en ny Apple-maskin. et produkt som etterhvert fikk navnet Macintosh. Brukergrensesnittet ble kjent under akronymet WIMP (Windows, Icons, Menus and Pointing devices), og etter­ hvert kopiert inn pa PC-plattformen (Microsoft Windows. IBM Presentation Manager) og til UNIX-plattformen (X-Windows). 1 .Litt sleivete sagt gar skrivebordsmodellen ut pa at skjermbildet skal kunne se like rotete ut som et vanlig skrivebord, med påbegynte rapporter halvveis over annen informasjon, åpne kalendre til venstre og uleste brev midt oppe i det hele.

Den menneskelige

delen

- brukergrensesnittet

33

Ord og uttrykk Hullbånd (Paper Tape)

En papirremse med hullmønster. der møn­ strene sto for tall og tegn. En arv fra fjern­ skrivere og Telex.

Kommandop ro sessor

Et program som har til oppgave å kommuni­ sere med brukeren

Tidsdeling (Times har ing)

En form for maskinoperativsystem som går ut på å dele maskinressursene mellom bru­ kerne.

Brukergrensesnitt

Måten et IT-verktøy kommuniserer med bru­ keren på.

Grafisk brukergren­ sesnitt (GUI)

Et brukergrensesnitt som baserer seg på at informasjonen til brukeren består av bilder og menyer, og brukeren velger ved hjelp av en pekeinnretning (mus).

34

IT-verktøy for

alle

Den abstrakte delen - filer og operativsystemer I dette kapittelet skal vi se litt på filer, hvordan filer organiseres og hvordan arbeidsstasjonen påvirkes av grunnfilosofien i operativsys­ temet.

Grunnlaget for informasjonsbehandling Alt IT-utstyr arbeider med informasjon, det ligger jo i selve navnet. For å kunne nyttiggjøre seg informasjonen, må den organiseres slik at utstyret kan finne frem til riktig informasjon på riktig tid.

En fil er en (abstrakt) arkivmappe

Her er det filbegrepet kommer inn. Uttrykket kommer fra engelsk, der file blant annet betyr “arkivmappe”. Siden engelsk har stor for­ ståelse for gjenbruk av ord. tok de tidlige informatikerne i bruk be­ grepet “file” for å angi “en samlet, enhetlig informasjonsmengde". Når dette ordet skulle oversettes til norsk, ble ordet/// skapt Vi er ikke like flinke til gjenbruk av ord og “arkivmappe" var litt for knyttet til et papirarkiv (Macintosh har likevel valgt å bruke beteg­ nelsene “arkiv” og “arkivmappe” i den norske oversettelsen av pro­ gramvaren sin).

Filer kan inne­ holde det meste

En fil kan i prinsippet inneholde alle typer informasjon (akkurat som en arkivmappe kan inneholde regninger. strikkeoppskrifter og gamle brev). Vi vil uansett dele inn filene i to klasser?

Eksekverbare filer eller programvare.

Dette er filer som inneholder instruksjoner til maskinvaren om hvordan en oppgave skal utføres (analogi til strikkeoppskriften i arkivmappen).

IT-verktøy

36

Datafiler.

for alle

Dette er filer der innholdet må behandles av en eller annen form for programvare (analogi til regninger og gamle brev). Det er ingen standard for hvordan slike filer skal bygges opp, hvert enkelt program gjør det på sin spesielle mate.

Hva vi krever av filene Krav til et diskoperativsystem

Kravet til filer og til et system for a arkivere dem tilsvarer kravene til et manuelt arkiv: a)

En fil må ha en slags merkelapp med et navn for at brukerne skal kunne huske hva filen inneholder.

b)

Pa samme maten som en arkivmappe kan stemples med “Hemmelig" eller “Tilhører fakturaavdelingen" ma det være mulig a merke en fil på forskjellige mater.

c)

Filsystemet bør ha noe som tilsvarer arkivskuffer slik at vi kan samle filer som hører sammen pa ett sted. Det ma være mulig å sette navn pa disse “skuffene".

d)

Filsystemet ma være hurtig, slik at arbeidsstasjonen ikke bru­ ker unødvendig lang tid på a finne innholdet i filene sine.

Et filsystem for en harddisk som oppfyller disse kravene kaller vi for et diskoperativsystem (bedre kjent under forkortelsen DOS).

Egenskaper hos diskoperativsystemer La oss se hvordan de vanligste diskoperativsystemene oppfyller kravene i listen over. Vi tar for oss MS-DOS (før PC). Macintosh operativsystem og UNIX.

Alle diskoperativsystemene har to fellestrekk: •

De deler opp disken i små deler (tilsvarer sidene i en bok)

•

Filene består av et antall slike smadeler (tilsvarer et kapittel i en bok)

Den

abstrakte delen

•

- filer og operativsystemer

37

Diskoperativsystemene bruker cnfilkatalog (tilsvarer inn­ holdsfortegnelsen i en bok) for holde rede på hvilke filer som finnes, hva de heter, hvilke egenskaper de har og hvilke deler de består av.

AUTO MOVE.EXE X

MiN.FIL

X

F

MiN.FiL ’

LIOl

--

42 -

Figur 1.11. Skisse over oppbygningen av et diskoperativsystem Nå er et diskoperativsystem en god del mer komplisert enn en bok. En bok inneholder samme informasjonen hele tiden i motsetning til filene i et diskoperativsystem. Filer endrer seg. noen blir borte og nye kommer til. I dette kapittelet skal vi imidlertid bare se på filkatalogene og organisering av disse.

Filkataloger og filstrukturer Rotkatalog

Hvis vi går tilbake bokanalogien vår. kan vi si at innholdsfortegnel­ sen i en bok er et slags kapittel i boken. Det eneste spesielle med innholdsfortegnelsen er at vi forventer å finne den nesten helt foran i boken. Diskoperativsystemene har det på samme måte, det forven­ ter å finne hovedkatalogen eller rotkatalogen nesten helt først på disken.

Filstruktur og trestruktur

Videre kan en lang innholdsfortegnelse for en stor bok fort bli uoversiktlig. I en slik bok kan det være en fordel å ha en innholds­ fortegnelse som bare inneholder navn på seksjonene i boken. Hver seksjon kan så igjen ha sin egen innholdsfortegnelse. På samme må­ ten kan diskoperativsystemene gjøre det. En filkatalog er selv en slags fil. og kan føres opp i hovedkatalogen eller i en annen filkata­ log hvis vi ønsker det. På den måten kan vi bygge opp en filstruktur som vi kaller for en trestruktur. Legg merke til at diskoperativsystemene forlanger ikke at vi bygger opp filsystemet i en trestruktur. det er et tilbud. For diskoperativsys­ temene er det fullstendig likegyldig om vi har en ryddig og over-

38

IT-verktøy

for alle

siktlig filstruktur eller legger alle filer i samme filkatalog. 1 figur 1.16 ser vi et eksempel på hvordan en trestruktur kan bygges opp. Legg merke til at hvis trestrukturen blir for omfangsrik, vises bare deler av den. Alle pilene som ikke ender noe sted, peker egentlig vi­ dere i en trestruktur av samme type som den som er vist under Prof. Grønn.

Figur 1.12. Eksempel pø en trestruktur: filsystem for en høyskole.

Utforming av filkatalogene .Merkelapper med plass til navn

a)

Alle kan sette navn på filer, men plassen for navnet varierer. UNIX og Macintosh kan ha filnavn på opptil 32 bokstaver. MS-DOS kan ha maksimum 8 bokstaver pluss et tillegg på maksimum 3 bokstaver.

Her er det ikke lett a si hva som er best. Plass til et langt filnavn gjør at det er større plass for a beskrive nøyaktig hva filen inneholder. På den annen side er det vanskeligere å huske lange navn, de tar lengre tid å skrive og det er større muligheter for å skrive filnavnet galt.

Ekstra informa­ sjon om filen

b)

Alle diskoperativsystemene vi ser pa kan markere at en fil er skrivebeskyttet], om den skal være skjult for brukeren og nar den ble opprettet. I tillegg har vi: Macintosh kan markere hvilket verktøy som har laget fil 1 .Se side 43.

Den

abstrakte delen

- filer

og operativsystemer

39

(hvis det er en datafil).

UNIX kan markere hvem som brukte filen sist og når dette skjedde, hvem som har lov til å bruke filen og om den er eksekverbar. c)

Alle diskoperativsystemene vi ser på har muligheter for å bruke '‘arkivskuffer” selv om prinsippene er litt forskjellige. UNIX og DOS breker filkataloger og underkataloger. Maci­ ntosh bruker mapper. Forskjellen består i at Macintosh egent­ lig bare har en filkatalog. men i denne går det an å markere hvilke filer som hører sammen i samme mappe og hvordan denne mappen henger sammen med andre mapper.

Operativsystemer er mer enn filer Begrepet operativsystem omfatter både diskoperativsystemet som organiserer filene og maskinoperativsystemet som har til oppgave å sørge for at maskinkraften blir best mulig utnyttet. Her er det store variasjoner mellom de forskjellige systemene.

For at vi bedre skal forstå forskjellen, må vi først se på et begrep som er ganske viktig for IT-eksperter, og som brukerne normalt ikke kommer borti, nemlig prosessen.

En prosess er en form for et pro­ gram

Under maskinvaren nevnte vi at vi prosessoren er hjernen i syste­ met. Prosessoren er bare i stand til å gjøre en ting av gangen, men den kan skifte meget raskt mellom forskjellige oppgaver. Noen opp­ gaver kan være det å kjøre et program som brukeren har startet. An­ dre oppgaver kan være små. som for eksempel det å oppdatere den interne klokken hvert sekund. Slike oppgaver kan være ganske kompliserte å holde rede på. så IT-folkene har kommet opp med be­ tegnelsen prosess på spesielle typer programmer.

Problemet er så: hva er forskjellen på et program og en prosess? Her finnes det mange typer forklaringer, men den enkleste forklaringen synes jeg er denne: «ar

Et program tror at det disponerer all maskinvaren alene. En prosess vet at den ikke gjor det.

Hvis vi har et maskinoperativsystem som kan administrere flere prosesser av gangen, kaller vi dette for et flerprosessystem. Et slikt

40

IT-verktøy

for alle

maskinoperativsystem kan da for eksempel starte tiere prosesser samtidig, der hver av prosessene har som oppgave a kjøre et pro­ gram. Hvis maskinoperativsystemet dessuten greier å administrere flere brukere på en gang, kaller vi det for et fle rb ruke rope rat iv sys­ tem.

UNIX er et komplett maskinoperativsystem. Flerbrukeroperativsystem

UNIX er et maskinoperativsystem som også inneholder et diskope­ rativsystem. Som maskinoperativsystem er UNIX både et flerprosessystem og et flerbrukeroperativsystem. Det siste var spesielt vik­ tig så lenge maskinvaren var dyr, og derfor matte deles mellom flere brukere. Typisk for den tiden var også at arbeidsstasjonene ikke inneholdt egen datakraft (slike arbeidsstasjoner pleier vi a kalle ter­

minaler). Figur 1.13 viser et klassisk eksempel på dette, vi ser den sentrale datakraften i midten og flere arbeidsplasser med terminaler rundt om.

Figur 1.13. Klassisk IT-system med sentral maskinressurs og flere brukere tilkoblet Nar vi snakker om moderne arbeidsstasjoner basert pa UNIX, er ikke flerbrukeraspektet særlig viktig, men evnen til å kunne admi­ nistrere flere prosesser pa en gang gir UNIX en stor fordel her. Ulempene med UNIX er at den finnes mange ulike versjoner og at det i bunn og grunn er et operativsystem utviklet av programmerere for programmerere.

Det har eksistert mange flerbrukeroperativsystemer, men nesten alle har forsvunnet i løpet av 1980-årene. De fleste IT-leverandørene har

Den abstrakte delen - filer og operativsystemer

41

foretrukket å ta i bruk UNIX i stedet for å bruke mye tid og ressur­ ser på å utvikle og vedlikeholde sitt eget operativsystem.

Operativsystemer for PC. I motsetning til UNIX kan MS-DOS hverken håndtere flere proses­ ser eller flere brukere. MS-DOS er stort sett bare et enkelt diskoperativsystem og tar seg nesten bare av de delene av maskinvaren som har med disker å gjøre. Ut over dette må de forskjellige program­ mene selv ta seg av all håndtering av maskinen, noe som har ført til store problemer når to forskjellige programmer begge har prøvd å administrere den samme maskinvaren..

Ole Per Ativ har fått jobben som maskinadministrator Siden han ikke har spesielle forutsetninger for oppgaven, har han begynt med de enkleste oppgavene. Det han har startet med er: •

Han har anskaffet en bok hvor han omhyggelig noterer ned alle filene: navn, hvor de er lagret og når de ble lagret. Alle som skal bruke filer må gå veien om Ole Per, ingen andre vet hvordan det skal gjøres.

•

I tillegg passer Ole Per på at det som skrives på tastaturet blir tatt i mot og lagret på riktig sted og at det som skal skri­ ves på skjermen blir skrevet på riktig måte og på riktig sted. På samme måte ordner han opp med printeren, og han passer også på at kalenderen er oppdatert og at klokka går riktig.

Med et litt mindre fint navn ville vi kanskje kalt Ole Per for en vaktmester? Windows er ikke egentlig et operativsystem, men et grafisk bruker­ grensesnitt for MS-DOS. For å kunne tilby brukerne å arbeide med flere ting på en gang, har Windows lagt visse maskinoperativsystemfunksjoner oppå MS-DOS. Disse funksjonene gjør det mulig å få flere “veloppdragne” verktøy til å virke sammen og samtidig. Den nye versjonen av Windows (Windows 95) kommer til å overta funksjonaliteten til MS-DOS. antagelig som første skritt på veien mot et flerprosessystem.

OS/2 og Windows NT er ikke bare avanserte brukergrensesnitt, men også fullverdige flerprosessystemer. Her er det snakk om bruke alle typer verktøy samtidig, ikke bare de mest veloppdragne.

IT-verktøy

42

UNIX for PC

for alle

Det finnes flere varianter av UNIX for PC, disse har standard UNIX egenskaper. Det finnes til og med en finsk versjon (Linux) som er omtrent gratis, men som krever at du vet hva du gjør når du skal in­ stallere den. Problemet med UNIX på PC er at det ikke finnes sær­ lig utvalg i programvare, MS-DOS programmer virker ikke under UNIX uten hjelp.

Operativsystemer for Macintosh Macintosh System 7 med varianter inneholder er et ganske avansert diskoperativsystem og det håndterer de forskjellige delene av mas­ kinen på en anstendig måte. Ingen av de klassiske operativsystem­ ene til Macintosh har vært flerprosessystemer, men etterhvert har det kommet til funksjoner som gjør det mulig å få administrert en slags “samarbeidsprosesser”. Macintosh System 7 er heller ikke et multibrukersystem. UNIX for Macin­ tosh

Det finnes en variant av UNIX for Macintosh som heter A/UX. Som maskinoperativsystem har det standard UNIX egenskaper, med de samme ulempene som nevnt under MS-DOS: lite utvalg i programvare.

Oppsummering Av de tre mest utbredte operativsystemene er det altså to enbrukersystemer og ett flerbrukersystem. Hvilket operativsystem som pas­ ser best for deg og din organisasjon skal vi diskutere i et senere ka­ pittel. Som oppsummering kan vi si at: Fordelene med MS-DOS er den enorme utbredelsen og det store utvalget i program­ mer. Kombinasjonen MS-DOS og Windows er uten tvil det dominerende "operativsystemet” i dag.

Lagret tekst behov

Skrive ut

Tekst på papir

Rette

Figur 2.1. Skriveprosessen med tekstbehandling

Vi begynner med å skrive inn tekst Det å skrive inn tekst minner om den klassiske bruken av skrive­ maskin. bortsett fra at du nå "kladder'’ dokumentet ditt direkte inn i tekstbehandlingsverktøyet. Det du gjør er:

•

Du skriver inn teksten som en fil på et masselager i stedet for direkte på et papir

•

Du behøver ikke tenke på utseendet av utskriften nar du skri­ ver inn tekst. Når du bruker en skrivemaskin eller skriver for hånd, må du hele tiden passe på å avslutte linjen på riktig plass. Når du bruker tekstbehandlingsverktøy, overlater du dette til verktøyet.

Så retter vi opp feilene 1 arbeidet med å produsere dokumenter er det bestandig feilrettin­ gen som har vært problemet. Det å finne feilene og rette dem. har tatt mye lengre tid enn selve skrivingen. Av den grunn har tekstbe­ handlingsverktøyet fått en stor mengde rettemuligheter, slik at denne fasen skal kunne gå så smertefritt som mulig.

All moderne tekstbehandling baserer seg på det vi kaller “fullskjerm redigering”. Dette betyr at verktøyet viser en del av en side av teksten pa skjermen av gangen. Til hjelp for brukeren er det inn­ ført et “skrivemerke” (cursor) på skjermen som viser brukeren hvor

Tekstbehandling - dokumentverktøyet

59

i teksten han er. Dette skrivemerket kan beveges rundt på skjermen ved hjelp av mus eller piltaster. Retting av tekst eller det å legge inn ny tekst skjer på det stedet i teksten hvor markøren befinner seg.

Grunnleggende rettemuligheter

Etter 15 års eksperimentering har det utkrystallisert seg en standar­ disert samling med rettemuligheter som går igjen i alle former for tekstbehandlingsverktøy. Hvis vi ser på de mest grunnleggende rettemulighetene. kan disse grupperes slik:

Finne frem i teksten Det er to hovedmåter å gjøre dette på, nemlig ved å bruke skrive­ merket manuelt eller bruke en søkefunksjon. Når det gjelder det å bruke skrivemerket, kan vi flytte dette ved hjelp av musen eller ved hjelp av spesialtaster. Musen kan ha sine fordeler, men tastetrykkene går fortere og er mer fleksible. Vi har tastetrykk for å flytte skri­ vemerket •

Ett tegn

•

En linje

•

Ett ord

•

Ett avsnitt

•

En side

•

Til vilkårlig side i dokumentet

Hvis vi ikke er helt sikre på hvor vi skal, kan vi bruke søkefunksjo­ nen: •

Søkefunksjoner kan finne alle forekomster av ord. stavelser eller deler av ord i et dokument. Søkefunksjonene er så effek­ tive at det eneste de normalt ikke finner, er de tilfellene der det vi søker etter er stavet galt.

Eksempel 2.1 Hva gjør du når du er nesten klar med en lang finansieringsplan og plutselig får beskjed om at Lillevik Sparebank, som er omtalt en mengde steder i dokumentet, har skiftet navn til Viken Bank & Fi­

IT-verktøy for alle

60

nans? Den klassiske metoden ville vært a finlese hele dokumentet og rette teksten hver gang Lillevik Sparebank ble nevnt. Den mo­ derne maten er å bruke en søkefunksjon for å finne “Lillevik Spare­ bank".

Rette opp teksten Når vi først har funnet teksten vi skal rette, har vi flere muligheter for dette. Vi kan: •

Skrive ny tekst over den gamle teksten

•

Slette deler av den gamle teksten og skrive inn ny. Vi har kommandoer for å slette tegn og for a slette ord, setninger og avsnitt

•

Legge inn vilkårlig mengde tekst der hvor skrivemerket befinner seg.

I tillegg er .spT med erstatning en avansert mulighet. En slik funk­ sjon kan finne alle forekomster av ord. stavelser eller deler av ord i et dokument og erstatte hver forekomst med en tekst vi har oppgitt. Vi kan velge om vi skal erstatte alle forekomster uten videre eller om vi vil se pa teksten hver gang og avgjøre om vi skal erstatte ak­ kurat den forekomsten.

Endre teksten Ikke all endring av tekst skyldes at vi har gjort noe feil. Ofte hender det at vi vil stokke om pa avsnitt for a fa meningen bedre frem. Det kan også hende at vi vil kopiere inn ett eller flere avsnitt fra et annet dokument hvis vi har bruk for standardiserte formuleringer. For slike situasjoner har vi spesielle kommandoer. Disse kommandoene kan velges fra meny eller aktiveres ved spesielle tastetrykk:

•

Flyttefunksjonen som gjør det mulig a flytte større eller min­ dre deler av et dokument til et nytt sted i dokumentet (eller til et annet dokument).

Kopieringsfunksjonen som gjør det mulig å kopiere større eller mindre deler av et dokument til et nytt sted i dokumentet (eller til et annet dokument).

Tekstbehandling -

dokumentverktøyet

61

Skrive ut teksten på papir Hele tiden mens vi har arbeidet med å skrive inn tekst og rette opp feil, har dokumentet bare eksistert “inne i" tekstbehandleren. Før el­ ler senere må vi si oss ferdige så langt og begynne å tenke på å få dokumentet ut på papir.

Før vi skriver ut dokumentet må vi bestemme oss for hvordan doku­ mentet skal se ut. Dette er den fasen som typografene kaller for lay­ out. og der har vi verktøy for å bestemme

•

Størrelsen på papirarket under utskriften

•

Margene (høyre, venstre, topp og bunn)

•

Topptekst (tekst som skal komme på toppen av hver side)

•

Bunntekst (tekst som skal komme på bunnen av hver side)

•

Sidenummerering (som også kan være en del av toppteksten eller bunnteksten)

I tillegg må vi tenke på utseendet av teksten for at resultatet skal bli så leselig som mulig.Hva slags virkemidler er det vi bruker for å få et dokument mer leselig ? Eksemplene er overalt, se bare på sidene i denne boken. Vi kan nevne noen:

•

Bruk av halvfet eller understreket tekst for å fremheve deler av teksten.

•

Bruk av innrykk for at avsnitt skal komme godt frem.

•

Bruk av sideskift for at kapitler bestandig skal starte på ny side

•

Bruk av tomme linjer for å skape luft rundt teksten

Alt dette må legges inn i dokumentet på en slik måte vi er sikre på at det ikke oppstår misforståelser. Misforståelser fører til at utskriftsdelen går i surr, og tror at utskriftskommandoer er tekst eller tekst er utskriftskommandoer.

IT-verktøy

62

for alle

Avanserte muligheter i tekstbehandling. Vi har allerede vært inne pa at brukergrensesnittet, kommunika­ sjonsformen med brukerne har en lang utvikling. Selv om teknolo­ gien hadde mulighetene, lå det en begrensning i utviklingskostna­ dene og i utviklernes manglende erfaring i a analysere de ulike trinnene i en arbeidsprosess. Siden det var teknologene som oppfant tekstbehandlingen, ble verktøyene utviklet rundt den typen logikk som utviklerne syntes var naturlig. Etterhvert som teknologi og for­ ståelse har utviklet seg, er det blitt mulig å gi brukeren tilbakemel­ ding gjennom et skjermbilde som best mulig prøver å illudere det ferdige dokumentet (på engelsk dataspråk kalles dette for WYSI­ WYG - What You See Is What You Get).

Figur 2.2. Eksempel på WYSIWYG skjermbilde (Word Perfect)

Språkavhengige hjelpemidler Når vi skriver inn tekst, gjør vi normalt en rekke feil. Vi bytter om bokstaver, vi slår ned to taster samtidig og det hender også at vi i farten staver ett og annet ord galt. Da er det godt a kunne bruke de språkavhengige hjelpemidlene:

•

Stavekontrollen, som går gjennom dokumentet og stopper ved hvert ukjent ord

•

Orddelingen som deler ord ved hjelp av ordlister og regler

•

Ordlistene (lister om inneholder grupper av synonymer og antonymer) som kan komme med forslag til alternative ord

Tekstbehandling •

dokumentverktøyet

63

Grammatikkprogrammene som kontrollerer ordbruk og setningsoppbygning

Disse programmene brukes gjerne sent i dokumentprosessen - når all informasjonen er på plass og tiden nærmer seg for å produsere det endelige dokumentet. En liten advarsel må vi imidlertid komme med - staveprogrammene som er på markedet er ganske umtelligente og har ikke peiling på grammatikk. Dette betyr at bøynings­ former av ord kan markeres som mulig feil selv om stavekontrollen kjenner selve ordet. Eksempelvis kan stavekontrollen i samme dokument godkjenne regnskapsbyrå og sette spørsmål ved regn­ skapsbyrået. I slike tilfeller har du to muligheter - enten ber du sta­ vekontrollen om å ignorere ordet eller du gir beskjed om at ordet skal inn i dm personlige ordliste.

Avanserte utskriftsmuligheter I slutten av 80-årene kom laserprinteren på markedet. Denne tekno­ logiske nyheten skulle vise seg å danne grunnlaget for en fullsten­ dig revolusjon innen tekstbehandling, siden den frigjorde utskriften fra skrivemaskinutseendet. La oss se hva laserprinteren brakte til tekstbehandlingen: Typesnitt. Vi er ikke lenger begrenset til enkle typesnitt. men kan velge typesnitt med variabel eller lik bokstavstørrelse etter ønske. Illustrasjoner. Laserprinteren gjorde det mulig å legge inn alle slags tegninger i dokumentet og få dem ut på papiret.

Plassering av tekst. Nå kunne bokstaver og tegninger plasseres hvor som helst på papiret med en nøyaktighet på 0.09 mm. Det at disse mulighetene var tilgjengelige, førte med seg en radikal omarbeiding av tekstbehandlingsverktøyene. Ved hjelp av komman­ doer eller menyer måtte de gjøre det mulig for brukeren å velge ty­ pesnitt. styre tekstens utforming og legge inn illustrasjoner.

Ferdige illustra­ sjoner

I begynnelsen var dette med illustrasjoner stort sett begrenset til fer­ dige bilder som fulgte med tekstbehandlingsverktøyet. Etterhvert kom det til spesialiserte illustrasjonsprogrammer som kunne lage bilder i det formatet som tekstbehandlingsverktøyet kunne benytte seg av. Til slutt ble det definert hvordan illustrasjonsverktøyet og tekstbehandlingsverktøyet skulle samarbeide. Dette er imidlertid et tema for neste seksjon i denne boken.

IT-verktøy for alee

64

Tabeller og kolon­ ner

To spesialiserte utskriftsoppgaver fikk sitt oppsving i forbindelse med denne omleggingen av tekstbehandlingsverktøyene. Vi snakker om tabeller og kolonner. Tabeller kjenner vi alle. Tabeller er en mate å stille opp informasjon på ved a stille den opp i linjer og kolonner. Vanligvis benytter vi oss også av streker for å skille tabellrutene fra hverandre. Problemet med tabeller er at innholdet i de enkelte tabellrutene kan bli bredere enn tabellrutens bredde, og at innholdet derfor må deles på to eller flere linjer. Tekstbehandlingsverktøyene må derfor behandle hver tabellrute som en komplett liten utskriftsside.

Kolonner kjenner vi best fra avisene. Her brukes kolonner for å hin­ dre at leserne må bevege øynene for mye når de leser, noe som fører til tretthet og hodepine. Kolonnene deler opp den brede siden i min­ dre deler som øyet kan oppfatte uten for store bevegelser. Problemet med kolonnene er at det ikke er opplagt hvilke linjer som kommer ved siden av hverandre før alle kolonnene er klare for utskrift.

Automatisering av funksjoner Etter at alle de avanserte mulighetene i tekstbehandling ble tilgjen­ gelige. fikk tekstbehandlingsprogrammene et sterkt utvidet sett med funksjoner og utskriftsdelen ble mye mer avansert enn før. Det gikk sa langt at flere tekstbehandlingspakker innførte funksjoner og mu­ ligheter som i flere tilfelle hadde vært forbeholdt de mer profesjo­ nelle sideombrekkingsprogrammene. Eksempler er •

Automatisk generering av innholdsfortegnelse, figurliste og stikkordregister

•

Automatisk nummerering av avsnitt, kapitler og figurer

•

Mulighet for å lage egne kommandoer

•

Mulighet for a flette, det vil si å kunne lage en rekke spesiali­ serte dokumenter ut fra et mønsterdokument og en fletteliste.

Flettefunksjonen blir normalt brukt til å lage standardiserte brev til kunder, leverandører eller foreningsmedlemmer. Mønsterdokumentet har da satt av plass til navn og adresse, flettelisten inneholder navn og adresse på alle som skal ha brev og flettingen lager ett brev

Tekstbehandling -

dokumentverktøyet

65

for hvert sett med navn og adresse. Vi skal se mer på fletting i et se­ nere kapittel.

Forskjellige grunntyper tekstbehandling I dag kan de avanserte tekstbehandlingssystemene omtrent det samme. Den største forskjellen ligger i det rent filosofiske - hva er egentlig et dokument? Her er det to vesensforskjellige grunnsyn (paradigmer) på markedet: Ordorientert tekstbehandling

1.

Et dokument er en samling med ord og bokstaver. Dokumen­ tets utseende styres ved at vi styrer hvordan ordene og bok­ stavene skal se ut.

Avsnittsorientert tekstbehandling

2.

Et dokument er en samling med avsnitt. For at dokumentet skal se enhetlig ut. bestemmer vi hvordan et sett med avsnitt skal se ut. og gir dem navn. Deretter kan vi styre utseendet til et vilkårlig avsnitt ved å gi avsnittet et korrekt navn.

Den første filosofien (et dokument er en samling med ord og bok­ staver) er den klassiske tekstbehandlingsfilosofien. Den fremste re­ presentanten i dag er Word Perfect. men den ble innført med det som var utgangspunktet for alle moderne tekstbehandlere - Word­ star. Den andre filosofien stammer fra sideombrekkingsprogram som Ventura Publisher og FrameMaker. Microsoft Word har lagt seg på denne filosofien.

Hx is du tenker standardiserte dokumenter er det lettest å bruke en tekstbehandler som tenker i ferdige avsnitt. Da er det er bare å skrive inn teksten, dele den inn i avsnitt på de riktige stedene og så sette de riktige navnene på avsnittene. Da er alt tankearbeidet gjort for deg. og det blir riktig med en gang.

Hx is vi tenker fri tekst og for eksempel skal lage et brosjyre utkast, er du mest opptatt av at ordene skal komme på riktig plass og med riktig utseende. 1 slike tilfelle er det absolutt enklest å bruke en tekstbehandler som tenker

66

IT-verktøy for alle mest i ord og bokstaver - ferdigformaterte avsnitt kan du antagelig ikke bruke til noe fornuftig likevel.

Ord og uttrykk Søk

Funksjon som finnes i all tekstbehandling. Leter gjennom dokumentet etter en oppgitt bokstavkombinasjon.

Søk og erstatt

Funksjon som finnes i all tekstbehandling. Leter gjennom dokumentet etter en oppgitt bokstavkombinasjon og erstatter denne med en annen bokstavkombinasjon

Klippebord (clipboard)

En lagerplass for tekst som skal flyttes til et annet sted i dokumentet.

Klipp ut (cut)

Funksjon som finnes i all tekstbehandling. Kopierer en marken del av teksten til et klippebord og fjerner deretter teksten fra dokumentet.

Kopier (copy)

Funksjon som finnes i all tekstbehandling. Kopierer en markert del av teksten til et klippebord.

Lim inn (puste)

Funksjon som finnes i all tekstbehandling. Kopierer tekst fra et klippebord inn i doku­ mentet.

Type snitt

En bokstavfamilie med størrelse. For eksempel er typesnittet i denne boken 11 punkt Times Roman.

Punkt

En typografisk måleenhet. Verdien er 1/72 tomme.

Postscript

Et kommandosprak for bruk mellom prin­ ter og program. Utviklet av firmaet Adobe Systems.

PCL

Et kommandosprak for bruk mellom prin­ ter og program (Printer Control Language). Utviklet av firmaet Hewlett-Packard.

WYSIWYG

(What You See Is What You Get) En type brukergrensesnitt der skjermbildet har stor likhet med det som blir skrevet ut pa papir.

Regnearket: Ruteblokk med kalkulator Når det gjelder tekstbehandling kan vi spore utviklingen fra skrive­ maskinen gjennom de første primitive tekstsystemene opp til våre dagers avanserte programpakker. Regnearket har ingen slik gradvis utvikling å vise til. Konseptet ble laget første gang i slutten av 70årene for en enkel personlig datamaskin. Historien om regnearket er historien om teknologien som fant en løsning på problemet ingen visste at eksisterte.

Hvordan virker et regneark? Ark fullt av celler

Prinsippet bak regnearket er bade enkelt og genialt. Tenk deg et enormt ark delt inn i linjer og kolonner - for eksempel slik som en god gammel hovedbok er delt inn. Tenk deg videre at du nummere­ rer linjene fra toppen og ned. slik at første linje har nummer 1. an­ nen linje har nummer 2 og så videre inntil du ikke har flere linjer. Kolonnene nummererer du ved hjelp av bokstaver, slik at første ko­ lonne er kolonne “A”, annen kolonne er kolonne “B" og så videre (etter kolonne Z kommer normalt kolonne AA, AB. ..). Nå har du fått en mengde felter, hver med sin egen “adresse” som består av kolonnebokstaven etterfulgt av linjenummeret - øverst til venstre har du for eksempel felt A1.

Formler foran­ drer bruksområ­ det

Foreløpig har det ikke skjedd noe genialt, men nå kommer det: Anta at hvert felt kan inneholde informasjon av en eller annen type. Denne informasjonen kan være:

En fast tekst Et fast toll

En formel som resulterer i en tekst eller et tall

68

IT-verktøy for

alle

Hvis bare tekst og tall hadde vært mulig, hadde vi ikke hatt annet enn en tabellgenerator. Det som er det geniale er formlene.

Algoritmer

Formlene i et regneark ligner pa matematiske formler, selv om de er mye mer praktisk formulert. Det er for eksempel ikke mulig å skrive inn ligninger eller generelle uttrykk, alle formler må angi hvordan du beregner en verdi ul fra konstanter og andre felt i regne­ arket. Slike praktiske formler som er en oppskrift på hvordan en verdi skal regnes ut, pleier vi å kalle algoritmer.

Figur 2.3 viser et eksempel på et lite regneark. Her ser vi alle de de­ lene av et regneark vi har snakket om - linjenummer, kolonnebok­ staver. felt med bokstaver og felt med tall, formler - hvor er form­ lene? 1 2 3

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

AB Analyse av amortiseringslån

Lånebeløp Rentefot Nedbetalingstid (ar) Antall avdrag pr. ar Forste avdrag Avd ragsstørrelse Antall avdrag

Måned nummer 1 2 3 4

Dato 30/9/93 30/10/93 30/1_1/93 30/12/93

C

D

E

F

Renter i perioden kr 687.50 kr 675.04 kr 662.49 kr 649.86

Nedbet. pa gjeld kr 1 812.50 kr 1 824.96 kr 1 837.51 kr 1 850.14

Gjeldsbeløp etter bet. kr 98 187.50 kr 96 362.54 kr 94 525.03 kr 92 674.89

kr 100 000.00 8.3% 7 12 30/9/93 kr 2 500.00 84

Gjeldsbeløp for bet. kr 100 000.00 kr 98 187.50 kr 96 362.54 kr 94 525.03 '

Figur 2.3. Eksempel på regneark Formlene er skjult. Dette er vanlig i regneark, formlene vises bare nar du redigerer innholdet i el felt eller ber regnearket spesielt om a vise bare formler. Hvis vi hadde plassert regnearksmarkøren i felt C9. ville vi ha sett formelen der: =C5*C6

Likhetstegnet angir at dette er en formel, resten av formelen sier at verdien av feltet finner vi ved a ta verdien i felt C5 og multiplisere med verdien i felt C6.

Regnearket: Ruteblokk

69

med kalkulator

Regnearkene inneholder flere funksjoner I tillegg til den opprinnelige regnearkfunksjonen inneholder de mo­ derne regnearkene to faste tilleggsfunksjoner, nemlig

En grafikkdel som lager kurver og diagrammer ut fra tallene i regnearket

En databasedel som gjør det mulig å legge inn en liten data­ base i regnearket Grafikk

Bruken av grafikkdelen er forholdsvis opplagt. Hvis tall skal pre­ senteres i en større forsamling, er de nesten bestandig fremstilt gra­ fisk. det vil si som søylediagram. kakediagram eller kurver.

Totalsalg: Fjerne Østen NOK 5 000 NOK 4 000 NOK 3 000 NOK 2 000 NOK 1 000 NOKO

□ 1992 □ 1993

Japan

Korea

Kina

Figur 2.4. Et søylediagram fra et regneark. Database

Databasedelen krever litt mer forklaring. For det første er det en svært begrenset database det er snakk om. Det vi har, er en mulighet til å lage tabeller hvor som helst i regnearket. En slik tabell kan vi definere som en databasetabell, noe som betyr at vi kan gjøre noen grunnleggende operasjoner på tabellen: Sortere innholdet etter verdien i en eller flere av kolonnene. Hvis kolonnen vi skal sortere etter inneholder tekst, blir det en alfabetisk sortering, hvis kolonnen inneholder tall blir det en sortering etter verdier.

Velge ut en del av tabellen basert på visse krav til innholdet (kriterier).

Hensikten med slike databasetabeller er at en database lar deg få legge inn flere sett med data som du siden kan slå opp i. Siden data­

IT-verktøy

70

for alle

basen ligger i regnearket, får du automatisk mange muligheter for å slå opp i tabellen ved hjelp av databasefunksjoner.

Eksempel 2.2 Anta at du skal beregne lønnen for medarbeidere i et firma. Lønnen er avhengig av hvilken lønnsklasse de er i og ansienniteten. Det er ingen enkel sammenheng mellom lønnsklasse og grunnlønn, og det er heller ingen enkel sammenheng mellom ansiennitet og virkelig lønn. Løsningen blir da å legge inn en tabell et sted i regnearket, med en linje pr. lønnsklasse og en kolonne pr. ansiennitetsklasse. Vet vi lønnsklasse og ansiennitetsklasse, kan vi bare slå opp i tabel­ len, så finner vi lønnen direkte. Ansiennitetsklasse Lønnsklasse 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

0

12

139 000 141780 144 560 152 900 155 958 159 016 168 190 171554 174 918 185 009 188 709 192 409 203 510 207 580 211 650 223 861 228 338 232 815 246 247 251 172 256 097 270 872 276 289_ 281 707_ 297 959 303 918 309 877 327 755 334 310 340 865 360 530 367 741 374 951

3

4

147 340 150 120 162 074 165 132 178 281 181645 196 110 199 810 215 720 219 791 237 293 241770 261 022 265 947 287 124 292 541 315 836 321 796 347 420 353 975 382 162 389 373

Figur 2.5. Et eksempel på en databasetabell i et regneark

Du kan formatere regnearket Regnearket blir mye brukt til å skrive ut rapporter eller deler av rap­ porter. For at utseendet skal bli akseptabelt, bør vi ha tilgang til de samme formateringsmulighetene som finnes i tekstbehandlingen, og disse er etterhvert blitt tilgjengelige. Enhver celle kan nå forma­ teres separat, og det er nok av formateringsmuligheter:

•

Bruk av typesnitt med forskjellig skriftgrader

•

Bruk av halvfet og kursiv for a utheve deler av teksten

•

Bruk av linjer av forskjellig type for å markere skiller mel­ lom cellene

Regnearket: Ruteblokk

71

med kalkulator

Hvilke oppgaver løses med regneark Arbeidsredskap for økonomer

Regnearket er først og fremst økonomenes arbeidsredskap. De bruker det til

Budsjetter Analyser

Lønnsomhetsberegninger

Oppfølging og mange mer spesialiserte anvendelser. Grunnen er klar nok: I økonomenes verden forekommer det mange tall som påvirker hver­ andre. og et verktøy som gjør det mulig å endre på noen av tallene og se hva som blir endringen i resultatet, er akkurat det de trenger.

Konto

Tekst

Beløp i 1000

Komment arer

Lønn og godtgjørelser

50100 50110 50120 51200 51400 52100

Lønn Overtid Bonuslønn Patentgodtgjørelser Fast bilgodtgjørelse Feriepenger

1804 90 0

193

10,2%

Avgifter og forsikringer 53100 Kollektiv pensjonspremie 53500 Kollektiv ulykkes/reiseforsikring 53600 Yrkesskadeforsikring 54100 Arbeidsgiveravgift

70 3,7% 17 2479 pr. pers 3 358 pr pers. 299 14,3%

Diverse personalkostnader 55100 Kurskostnader

45

Figur 2.6. En del av et budsjett laget i et regneark

IT-verktøy

72

Arbeidsredskap for ingeniører

for alle

På den annen side er ikke regnearket laget spesielt for økonomer. Andre anvendelser er for eksempel: Styrkeberegning av mekaniske konstruksjoner Optimalisering av komponentvalg i elektroniske konstruksjo­ ner

•

Simulering av forskjellige typer prosesser

Kort sagt, hver gang du kommer over en oppgave som inneholder en rekke tall som skal beregnes mer enn en gang, er et regneark et interessant verktøy.

Ord og uttrykk Celle

Det vi her i kapittelet har kalt felt, en av “rutene” i regnearket

Formel

En oppskrift på hvordan verdien i et felt (en celle) skal regnes ut

Database

En tabell et sted i regnearket, som består av en rekke linjer (tilsvarer det vi i databaseterminologi kaller poster) og kolonner. Kolonnene skal inneholde samme type data.

Omberegne (Recalc) Det å regne ut alle verdier i regnearket pa nytt. Dette kan gjøres automatisk (hver gang du endrer innholdet i et felt) eller manuelt (hver gang du ber om det). Makroer

Et sett med ferdige kommandoer for a utføre en bestemt oppgave. Disse er skrevet og lagret et sted i regnearket pa samme måte som formler.

Format

Hver felt kan ha sitt eget sett med instruk­ sjoner for hvordan innholdet skal vises (typesnitt, antall desimaler, ramme rundt,...)

Navn

Det går an a sette navn på omrader i regne­ arket og referere til navnet i stedet for a oppgi området eksplisitt hver gang.

Databaser erstatter ringpermer og arkivmapper Alt IT-utstyr har arkivfunksjonen av forskjellige typer. Selve filsys­ temet (diskoperativsystemet) er et arkiv - vi har navn på filene, vi kan legge dem i kataloger, og vi kan finne dem hvis vi har bruk for dem. Det er da nærliggende å tenke seg en klasse IT-verktøy som har som spesialisert oppgave a arkivere og manipulere med data (tekst, tall, bilder...).

Hvordan virker en database Tenk deg først at du skal lage en katalog over alle bøkene dine. Hvilket verktøy vil du bruke til det? Tekstbehandling

Det å få laget katalogen og få den til å se pen ut går fint, men du må gjøre sorterin­ gen og klassifiseringen manuelt. Hvis du vil ha ut to forskjellige kataloger fra samme datasett (for eksempel en katalog ordnet etter tittel og en ordnet etter forfat­ ter). må du kopiere teksten din og omfor­ matere den.

Regneark

Det å skrive inn dataene i en tabell går bra. likeledes sortering og klassifisering. Alle regneark har en enkel database innebygget, så regnearket kan håndtere sortering av dataene etter forskjellige kriterier, og du trenger ikke skrive ut dataene flere ganger. Det som ikke er riktig så lett er a få katalogen til a se pen ut.

IT-verktøy

74

for alle

Stikkordet her er enkel database. En database er et verktøy som:

•

lar deg definere forskjellige typer tabeller med det innholdet du måtte ønske

•

kan utføre en rekke operasjoner på tabellene (sortering av data, utvelgelse av data, kobling mellom tabeller)

•

kan skrive ut rapporter ut fra de forskjellige tabellene

Eksempel 2.3 Anta at vi har brukt et tekstbehandlingsverktøy der vi har skrevet inn noen bøker og sortert dem etter tittel. Den katalogen kan se ut omtrent slik:

Bokliste etter tittel Gyldendal

1990

Bikuben

Camilo José Cela

Dødsstupet

Hans Erik Engquist Damm

Elskeren

Marguerite Duras

BnB

1986

Flukt i blinde

Desmond Bagley

Cappelen

1972

Først blant likemenn

Jeffrev Archer

Aschehoug

1985

Gullberget

Desmond Bagley

Cappelen

1974

Kosmos

Carl Sagan

UF

1981

Oppdrag Ikaros

Robert Ludlum

Damm

1989

Sabina

Karsten Alnæs

Aschehoug

1994

Seierherrene

Roy Jacobsen

Cappelen

1991

Siste tog fra Saloniki

Robert Ludlum

Hjemmets B

1987

Victoria

Knut Hamsun

DNB

1982

Aschehoug

1992

J

Vulgær og vidunderlig Kjetil Rolness

1984

Figur 2.7. En bokkatalog sortert etter tittel. Hvis vi nå i stedet vil ha en katalog som er sortert etter forfatter, vil den katalogen se helt annerledes ut:

Bokliste etter forfatter Alnæs, Karsten S ab i na

Aschehoug

1994

Databaser erstatter ringpermer

75

og arkivmapper

Bokliste etter forfatter Archer. Jeffrey Først blant likemenn Bagley, Desmond Flukt i blinde Gullberget Cela. Camilo José Bikuben Duras, Marguerite Elskeren Engquist. Hans Erik Dødsstupet Hamsun, Knut Victoria Jacobsen. Roy Seierherrene Ludlum. Robert Oppdrag Ikaros Siste tog fra Saloniki Rolness, Kjetil Vulgær og vidunderlig Sagan. Carl Kosmos

Aschehoug

1985

Cappelen Cappelen

1972 1974

Gyldendal

1990

BnB

1986

Damm

1984

DNB

1982

Cappelen

1991

Damm Hjemmets B

1989 1987

Aschehoug

1992

UF

1981

Figur 2.8. De samme bøkene sortert etter forfatter Det er nøyaktig samme informasjon i denne katalogen som i den forrige, men formatet er svært forskjellig. Hvis vi har laget den før­ ste katalogen i tekstbehandling er det et stort arbeide å redigere om katalogen i figur 2.7 til å se ut som katalogen i figur 2.8. Bruker vi et regneark, kan vi bytte kolonner og endre sorteringen uten proble­ mer. men det å gruppere bøkene til samme forfatter under felles for­ fatternavn er ikke spesielt enkelt.

Databasetabellene ligner på regnearket Oppbygging av tabeller

De fleste databasetabeller er bygget opp på samme måte:

IT-verktøy for alee

76

Post Felt

Tabell

a)

Det fundamentale begrepet er en post (record), som tilsvarer en tabellinje i regnearket.

b)

Posten er igjen bygget opp av et antall fell (som tilsvarer kolonnene i regnarket). Hver post i tabellen ma inneholde de samme feltene, bare innholdet i feltene kan variere.

c)

Tabellen er en samling av utfylte poster, det vil si poster der de forskjellige feltene inneholder data. Figur 2.9 illustrerer oppbygningen av en tabell for bokdatabasen var.

Vi må spesifisere feltene Nar du definerer databasetabellen, må du spesifisere hvert enkelt felt. Dette betvr at du bestemmer: J

•

Navnet på feltet Hva slags data feltet skal inneholde

Om feltet er et nøkkelfelt. Et nøkkelfelt er et felt som skal være entydig for hver post, det er altsa ikke lov å ha to poster som har samme verdi i et nøkkelfelt.

Databaseverktøyet lagrer sa denne informasjonen, enten i database­ tabellen eller i en spesiell fil som tilhører tabellen. Tittel

Forfatters etternavn

Forfatters fornavn

ForlagsID

Ltg.ar

Bikuben

Ce la

Cami lo José

Gylden­ dal

1990

Dødsstupet

Engquist

Hans Erik

Damm

1984

Elskeren

Du ras

Marguerite

BnB

1986

Flukt i blinde

Bagles

Desmond

Cappelen

1972

Først blant likemenn

Archer

Jeffrey

Asche­ houg

1985

navn

Figur 2.9. De forskjellige elementene i en databasetabell

Databaser

erstatter ringpermer og arkivmapper

77

Eksempel 2.4 Definisjonen av hovedtabellen i bokdatabasen vår kan for eksempel være (se også figur 2.9): Kommentar Datatype Feltnavn — Bokstaver. Dette er hovedinformasjonen var. Vi Tittel kunne fortalt databasen at det er et 50 tegn nøkkelfelt. men det er ganske sann­ synlig at vi har minst to bøker med samme tittel. . Bokstaver. Forfatternavnet deles opp fordi vi vil Forfatters sortere eller indeksere forfattere på 25 tegn etternavn etternavn, ikke på fornavn.

Forfatters \ fornavn ...... ForlagsID

Bokstaver. 25 tegn Bokstaver, 10 tegn

Vi skriver bare en forkortelse for forlagsnavnet. siden det er sannsynlig at vi har mange bøker fra samme for­ lag.

■ Utgivelsesår

Tall

Positivt, helt tall

Det finnes mange databaseoperasjoner Sortering og indeksering Sortering

Som oftest er informasjon lettere å lese dersom den er ordnet på en hensiktsmessig måte. Den enkleste maten å ordne informasjonen i en databasetabell på er a sortere tabellen etter innholdet i ett eller flere felt. Denne sorteringen kan skje pa flere mater, men alle må­ tene har den ulempen at sorteringstiden øker fortere enn antall pos­ ter og er proporsjonal med postenes størrelse. Sortering tar derfor svært lang tid når det blir mange og store poster.

Indeksering

En metode som gir omtrent samme resultat, men som går mye for­ tere er indeksering. Her lager databaseverktøyet først en ny tabell (en indekstabell) som har like mange poster som originaltabellen. men som bare inneholder to felt. Det ene feltet inneholder et tall som er nummeret på en post i originaltabellen. Det andre feltet inneholderen kopi av det feltet i originaltabellen vi skal indeksere

78

IT-verktøy for alle på. Deretter sorteres indekstabellen. Hvis vi nå henter poster fra originaltabellen i den rekkefølgen indekstabellen angir, vil postene komme i sortert rekkefølge.

Indeksering er mye hurtigere enn sortering siden vi ikke bytter om store poster, men bare to felter (husk at sorteringstiden er proporsjo­ nal med størrelsen av posten). Dessuten rører vi ikke originaltabellen. derfor kan vi ha flere indeksfiler som representerer hver sin sor­ tering..

Figur 2. JO. Indeksering av en tabell Figur 2.10 illustrerer indeksering. Vi har laget en databasetabell av katalogen i figur 2.7 og indeksert den på forfatterens etternavn. Ta­ bellen til venstre representerer indeksfilen. H\is vi nå vil ha ut pos­ tene sortert etter forfatterens etternavn, bruker vi indeksfilen som referanseliste. Den første posten i indekstabellen sier oss at vi først skal hente ut post nummer 9 i databasetabellen. Den neste posten i indekstabellen sier oss at vi så skal hente ut post nummer 5 i databa­ setabellen. Slik fortsetter vi å slå opp i databasetabellen slik som in­ dekstabellen viser.

Indekser ma oppdateres nar vi fjerner, retter eller legger til poster. De fleste moderne databaser gjør dette automatisk.

Spørring og utvalg La oss fortsette med bokdatabasen vår. Hvis vi har fylt opn 11 med data, kan vi ha lyst til a finne alle bøker av Knut Hamsun. Dette er et spørrekriterium, vi spør databasen om: J

Databaser erstatter ringpermer

og arkivmapper

79

List opp alle bøker der “Forfatters etternavn ” er lik “Ham­ sun" og “ Forfatters fornavn' er lik “Knut"

SQL er et spørrespråk

Måten dette gjøres på varierer mellom de forskjellige databasene. Det gjøres nå intense forsøk på å standardisere måten å spørre på. og det spørrespråket som vinner frem heter SQL (Structured Query Language). I SQL-språket blir spørsmålet vårt: i SELECT * FROM BØKER WHERE (([Forfatters etternavn] = “Hamsun”) AND ([Forfatters fornavn] = “Knut”) );

Ut fra dette spørsmålet får vi en ny tabell, et utdrag av vår opprinne­ lige tabell. Forfatters Forfatters ForlagsID Tittel fornavn etternavn -- ------------—— DNB Knut Hamsun Victoria

Utgivelsesår

1982 ----------------- —

Figur 2.11. Resultatet av spørringen over anvendt på bokdatabasen

Vi kan også lage spørringer som:

•

Gjør forskjellige beregninger på de dataene vi spesifiserer

Hvis vi for eksempel har en databasetabell med kunder og en med ubetalte regninger kan vi lage en spørring som henter alle ubetalte regninger for hver kunde og i tillegg summerer beløpene. •

Slår opp i flere tabeller av gangen

Hvis vi bruker kundenummer for å identifisere kundene i databasen med ubetalte regninger, og vi dessuten har kunde­ nummeret i kundetabellen, kan vi kombinere dette og få ut en tabell med kundens navn, adresse og ubetalt beløp - klar for utsendelse av purrebrev.

Endrer på de dataene vi spesifiserer Hvis vi for eksempel oppdager at vi flere steder i bokdataba­ sen har stavet “Aschehoug” som “Aschehaug”. kan vi lage en spørring som endrer Aschehaug til Aschehoug i hele tabellen.

80

Bruk korte refe­ ranser!

IT-verktøy

for alle

Det siste eksemplet fortjener en kommentar. Hvis et felt inneholder data som vi skal klassifisere eller sortere etter, er det svært viktig at innholdet er riktig stavet. Feilstavingen i eksemplet ville for eksem­ pel ført til at vi ville funnet feil antall bøker pr. forlag. Av den grunn er det viktig å finne pa referansenavn som det er vanskelig a stave galt. Bransjeforkortelsen “ACo” vil derfor være mye mer egnet som ForlagsID enn det lange “Aschehoug”.

Grunntyper av personlige databaser Flatfildatahasene er de enkleste

De enkleste databasene er de som bare kan arbeide med en tabell og en fil av gangen. Disse kalles gjerne for flatfil databaser (flat file da­ tabase). Slike databaser finnes i: •

Regnearkene

•

Kartoteket (Cardfile) i Microsoft® Windows

•

Spesialprogrammer som Claris Filemaker™

Disse databasene kan ikke indeksere. ikke koble sammen flere ta­ beller og har begrensede spørremuligheter. For hjemmebruk er flatfildatabasene normalt fullt tilstrekkelige, og de er også enklere a bruke enn sine mer avanserte slektninger. Mange kraftige databaser til per­ sonlig bruk

1 verdenen av databaser til personlig bruk finner vi programmer som *

Microsoft® Access

•

Borland Paradox

•

Lotus Approach

•

Microsoft® FoxPro

•

Borland dBase V

Disse programmene er karakterisert ved at de

1.

Kan handtere data som er lagret i en eller flere tabeller.

2.

Kan lage avanserte spørringer som kan koble flere tabeller

Databaser erstatter ringpermer og arkivmapper

Relasjonsdatabaser

3.

Har verktøy for å lage skjemaer (forms) for a fylle inn eller ta ut data

4.

Har verktøy for å lage rapporter, det vil si formaterte utskrif­ ter (formatert betyr at utskriften er systematisk og pen) basert på en tabell eller en spørring.

5.

Inneholder et kommandospråk for å lage spesialanvendelser.

Databaser som kan koble flere tabeller, pleier vi a kalle for reiasjonsdatabaser. Alle de databasene vi har nevnt her er relasjonsda­ tabaser. Alle sammen har også kommet på en felles plattform, nem­ lig Microsoft® Windows™. Dette gjør at en del av arbeidet med databasen blir enklere, for eksempel kan det å definere koblinger bli redusert til å peke på et felt i en tabell og dra det over til det tilsva­ rende feltet i en annen tabell.

Eksempel 2.5 Et eksempel på en spørring som vi kan ha bruk for. kan være en spørring som

•

plukker ut Tittel fra Bokliste

•

setter sammen Forfatters fornavn og Forfatters etternavn til Forfatter

*

og henter inn Forlagets navn fra Forlag-tabellen

Figur 2.12 viser hvordan denne spørringen kan settes opp og figur 2.13 viser resultattabellen.

Figur 2.12. Spørring med grafisk kobling (Microsoft Access

IT-verktøy

82

for alle

Tittel

Forfatter

Forlagets navn

Bikuben Dødsstupet Elskeren Flukt i blinde Først blant like­ menn Gullberget Kosmos Oppdrag Ikaros Sabina Seierherrene Siste tog fra Saloniki Victoria Vulgær og vid­ underlig

Cela, Camilo José Engquist, Hans Erik Duras, Marguerite Bagley, Desmond Archer, Jeffrey

Gyldendal Norsk Forlag A/S N.W. Damm & Sønn A/S Bokklubben Nye Bøker J.W. Cappelen Forlag A/S H. Aschehoug & Co

Bagley, Desmond Sagan, Carl Ludlum. Robert Alnæs, Karsten Jacobsen, Roy Ludlum, Robert

J.W. Cappelen Forlag A/S Universitetsforlaget A/S N.W. Damm & Sønn A/S H. Aschehoug & Co J.W. Cappelen Forlag A/S Hjemmets Bokforlag

Hamsun, Knut Rolness, Kjetil

Den norske bokklubben H. Aschehoug & Co

Figur 2.13. Resultatet av spørringen i figur 2.12.

Når trenger vi avanserte databaser? Se pa resultatet av spørringen i figur 2.13. Dette er en tabell som inneholder nesten all informasjonen vi egentlig trenger i bokdataba­ sen. Vi vet også at hvis vi kan samle all informasjonen i en tabell, kan vi greie oss med flatfildatabaser. Sa hvorfor brukte vi en rela­ sjonsdatabase her? Svaret ligger i et grunnleggende prinsipp for konstruksjon av data­ baseinformasjon: c*

Informasjon skal ikke dupliseres

Hva betyr dette? Det betyr kort og godt at hvis vi har informasjon om noen eller noe så skal det legges i en egen tabell. Alle andre taskal koble se° til denne ta­ bellen. Dette reduserer mulighetene for feil og gjør det lettere a rette opp informasjonen, siden den bare befinner seg pa ett sted.

Databaser erstatter ringpermer

og arkivmapper

83

Eksempel 2.6 Hvis vi skal lage en database over det vi pleier å kjøpe inn til bedrif­ ten sammen med leverandøren for hver enkelt vare, lønner det seg a legge leverandørene i en egen tabell. Leverandørene har navn, adresse, postadresse, telefonnummer og kanskje telefaks. Hvis vi skulle skrevet inn alt dette for hver vare, har vi mye unødvendig ar­ beide og mange muligheter for feil. Hvis leverandøren får et leverandørnummer og vi kobler tabellene ved hjelp av leverandørnummeret. har vi redusert arbeidet og feilmulighetene betraktelig.

Vanlige eksem­ pler

Tabeller med adresser, postnumre. telefonnummer og andre opplys­ ninger om kunder og leverandører er svært vanlig i databaseapplikasjoner. Det kan være grunnen til at flere av de avanserte databa­ sene bruker databaseoppsett for forretningsdrift som eksempler når de skal gjennomgå prinsippene for databasen. Slike databaseoppsett kan være ganske avanserte og godt dokumenterte, og de er gratis!

Eksempel 2.7 Forslag til struktur i en kundetabell/leverandørtabell/medlemstabell i en database:

Type Feltnavn — Tall Kundenummer

Størrelse

Tekst

30

Kundens adresse

Tekst

30

Poststed

Tekst

20

Land

Tekst

15

Telefon

Tekst

15

Telefaks

Tekst

15

Kundens navn

Nøkkel

—

84

IT-verktøy

for alle

Ord og uttrykk Post (re c ord)

Informasjonsenheten i en databasetabell. Består av ett eller flere/é/r.

Felt (field)

En definert del av en post. Et felt har et navn og inneholder en viss type informasjon (tall, tekst, dato,..).

Tabell (table)

Et sett med utfylte poster.

Indeks (index)

En sortert tabell med postnumre og indeksverdier. Brukes for a unngå å sortere originaltabellen.

Spørring lepte ry)

En operasjon som trekker ut den informasjo­ nen vi er interessert i fra en eller flere tabel­ ler.

Skjema (form)

Et bilde som brukes som hjelpemiddel nar data skal trekkes ut av eller legges inn i en tabell.

Rapport (report)

Resultatet av en spørring. som oftest pent formatert og klar for utskrift.

Kobling (link)

En regel for a "skjøte sammen” poster i to tabeller. Postene skjotes sammen ved å spesi­ fisere at inneholdet i et felt i den ene tabellen skal være likt innholdet i et felt i den andre tabellen.

Flatfil database

En database der all informasjonen ligger i en tabell.

Relasjonsda ta ba se En database der informasjonen kan ligge i flere tabeller der tabellene henger sammen via koblinger.

Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner Tekstbehandling: Flere ord for profesjonelle Innledningsvis pekte vi på at tekstbehandling førte til en mental endring i forhold til det å skrive. Tekstbehandlingen ga brukerne forskjellige muligheter, avhengig av hvor gode de var til å behandle tastaturet. Det spilte selvsagt også en rolle hvordan ulike brukere forholdt seg til tekst og hvordan de arbeidet med den.

Forfattere og journalister hadde mye tastaturtrening. De påsto at tekstbehandlingen førte til at de skrev mer og ikke bedre. De som leste amerikanske romaner på åttitallet vil sikkert være enige. Det kom knapt en roman på under fem til seks hundre sider, og man be­ høvde ikke være litteraturkritiker for a se at de rent litterært hadde tjent på å kortes ned. Kritikerne var da heller ikke snauere enn at de forutsa at den litte­ rære kvaliteten generelt ville synke som konsekvens av den nye tek­ nologien. Mens forfattere tidligere ble oppmuntret til å være kri­ tiske og foreta strykningen fordi de ellers måtte renskrive alt på nytt, hadde de nå all teksten som var lagt inn. Da var det hjerteskjæ­ rende å kutte i skaperverket. Etterhvert som romanene igjen ble re­ dusert til normal størrelse og den kritiske sansen overtok styringen, forsvant problemet.

Bedre dokumenter for amatører De som derimot ikke hadde tastaturtrening fikk helt motsatte erfa­ ringer. Uansett hvor pent man skriver, blir en håndskrevet kladd uryddig og uoversiktlig, simpelthen fordi det går så mange færre ord på siden i forhold til et maskinskrevet dokument. Når de nå tas­

86

IT-verktøy

for alle

tet inn teksten og samtidig fikk se den på skjermen, fikk de en over­ sikt som håndskrevne manus ikke kunne gi dem. De oppdaget sine særegne skrivemåter, at de stadig gjentok ord eller hele setninger og at det gikk an å strukturere stoffet bedre under selve skriveproses­ sen. Det er liten grunn til å tro at sjefer og mellomledere frivillig gikk over til å skrive sine brev og notater selv hvis de ikke så de umiddelbare fordelene tekstbehandlingen ga dem. De fleste av oss legger ikke om vanene med mindre vi ser fordeler av det.

Markedsfletting som fenomen En annen og høyst indirekte følge av den nye teknologien var at et fag som markedsføring forandret seg. Direktemarkedsføring (DM) blomstret opp som aldri før. Nå hadde vi levd med overfylte post­ kasser med reklamemateriell i flere tiår, men plutselig skjedde det noe nytt. Det var ikke bare mulig, men også lønnsomt å opprette elektroniske kunderegistre, der man kunne sortere kundene etter adresser, interesser og tidligere varekjøp. I stedet for å sende ut van­ vittig dyre fargesprakende massekorsbånd til alle husstander, kunne firmaene bruke registrerte adresser og målstyre aktivitetene mot de mest sannsynlige kundegruppene. En periode fikk vi personlig adresserte brev der også navnet ble gjentatt etter Kjære. Av og til ble disse brevene litt for personlige, selv om de egentlig var stan­ dardbrev hvor man hadde benyttet fletting av brev med adressere­ gisteret. Adressesalg og -kjøp vokste frem og var en god forretning. Selv om de som kjøpte adresser ikke fikk adressene i elektronisk form, kunne ingen hindre dem i a registrere de kundene som svarte på henvendelsene i sin egen database. Møysommelig bygde de opp re­ gistre over kunder som svarte, og som derfor matte anses som sann­ synlige gjenbrukere av tjenesten eller produktet fra virksomheten. Kostnadene ved en utsendelse sank dramatisk, og svarprosentene økte nar de hadde isolert målgruppen på denne måten. Lønnsomhetsveksten som fulgte kan være en indirekte årsak til at faget mar­ kedsføring begynte å bygge teorier innen det vi kaller relasjonsmarkedsføring. Dette ordet betyr ikke annet enn at du pleier forholdet til kundene dine og bygger opp kundelojalitet ved å kommunisere jevnlig med dem. dels for å beholde dem. dels for a avdekke nye be­ hov og nye forretningsideer. Slik markedsføring er et eksempel pa at måten vi ser kjente problemstillinger på endrer seg når nye mu­ ligheter åpner seg.

Oppgaver Oppgave 2.1

Plukk ut noen eksempler på situasjoner der vi kan legge informa­ sjon inn i en database. For hvert av eksemplene skal du a)

Sette opp en datastruktur (hvilke felt skal være med).

b)

Avgjøre om det er fordel å benytte seg av en relasjonsdata­ base eller om en flatfildatabase greier seg.

Oppgave 2.2

Hvilke funksjoner finnes i en avansert database for personlig bruk?

Oppgave 2.3

Hva er WYSIWYG? Hvilke fordeler kan det ha?

Oppgave 2.4

Hvorfor er det enklere å rette opp dokumenter som er laget med tekstbehandling enn maskinskrevne dokumenter?

Oppgave 2.5

Beskriv minst ett tilfelle der søk med erstatning kan være viktig når et dokument skal redigeres.

Oppgave 2.6

Skaff deg adgang til et tekstbehandlingssystem og finn ut hva de følgende begrepene står for: a)

Innsettingsmodus (Insert Mode)

b)

Overskrivingsmodus (Typeover Mode)

c)

Senket skrift (subscript)

88

IT-verktøy

for alle

Oppgave 2.7

Hva er forskjellen på sortering og indeksering?

Oppgave 2.8

Hvilke tre typer av informasjon kan en celle i et regneark inne­ holde?

Oppgave 2.9

List opp tre oppgaver på jobben og tre oppgaver hjemme som kan løses ved hjelp av et regneark.

Oppgave 2.10

Anta at du skal skrive brev til fem kunder. Brevene skal være om­ trent like, det som skal byttes ut er kundens navn og adresse pluss et varenavn øverst i brevet. Hvordan ville du løst den oppgaven en­ klest mulig med tekstbehandling?

Oppgave 2.11

Hva slags verktøy ville du ha brukt for a sette opp et årsregnskap?

Oppgave 2.12

Anta at du har lagt inn en del adresser i en database. Du kan velge mellom to mater a gjøre dette pa:

Oppgave 2.13

•

Enten med et tekstfelt som heter "Adresse” der bade gate­ navn og gatenummer ligger

•

Eller med et tekstfelt som heter "Gatenavn” og et tallfelt som heter "Gatenummer”.

a)

Hvis du skal sortere databasen etter adresse, vil disse to måtene sortere pa samme mate?

b)

Hvis du ved en feil har slatt inn to mellomrom et sted det skulle vært ett mellomrom, har dette noe a si for sorteringen?

c)

Hva skjer med sorteringen dersom et gatenavn er feilstavet i ett tilfelle?

Anta at det i celle Cl i et regneark star tallet 1. Anta videre at celle C2 inneholder formelen "innholdet i Cl pluss 1”. at celle C3 inne­ holder formelen "innholdet i C2 pluss 1” og sa videre. Hvilke tall vil du se i celle C2 og C3?

Seksjon 3

IT på bedriftsnivå - de store linjene Hva er forskjellen på IT-verktøy på brukernivå og IT-verktøy på bedriftsnivå? Ikke så mye. det er mer filosofi enn verktøy. Hva er overgangen fra en samling brukere med IT-verktøy til en IT-basert bedrift? Ikke så mye på verktøysiden. det er snakk om: rs

Koordinering Kommunikasjon

i®1

Kooperasjon Kontroll

Det er snakk om overgangen fra IT-verktøy til IT-systemer.

Work smarter, not harder! Slagord fra en reklame om kon­ torautomasjon

De to første seksjonene har handlet om arbeidsstasjoner og pro­ gramvare som tilsammen utgjør det vi kan kalle for personlige ITverktøy. Utstyrt med en arbeidsstasjon som har tekstbehandling, regneark og database er du klar for de aller fleste oppgavene som møter på et kontor. Med dette utgangspunktet kan vi ta fatt på neste oppgave, nemlig det å effektivisere arbeidsdagen ytterligere. I denne seksjonen skal vi se på verktøy og utstyr som gjør at IT-systemer på kontoret blir til noe mer enn summen av de enkelte delene. Vi snakker om samar­ beide, mellom mennesker, maskiner og verktøy. Vi snakker ikke om noe vidundermiddel. Vi snakker ikke om å få skrevet inn flere do­ kumenter eller større tall. Vi snakker om å effektivisere i den for­ stand at:

•

Vi sparer oss for unødvendig arbeid ved at vi kan bruker deler av dokumenter og ferdig utfylte regneark om igjen og i flere sammenhenger uten at vi skal trenge å skrive inn innholdet på nytt.

Vi skal se at vi ikke trenger å tenke separate verktøy lenger, men kan la flere verktøy samarbeide i ett og samme doku­ ment. Når tallene i regnearket skal være med i den rapporten som ligger inne i tekstbehandlingsverktøyet, skal du kunne bruke regnearket som en del av rapporten uten å skrive av tal­ lene. Når du har en database med kundeopplysninger skal du kunne trekke ut de kundene du er interessert i fra databasen, lage brev til disse kundene i tekstbehandlingsverktøyet og adressere brevene rett fra databasen. Vi skal tenke helhet. Fordi arbeidet vi utfører pa kontoret skal inngå i en helhet, trenger vi effektiv og hurtig kommunika­

IT-verktøy

92

for alle

sjon mellom medarbeiderne. En slik kommunikasjon er nød­ vendig for at vi skal kunne holde hverandre underrettet om hva som foregår og gi oss en mulighet til å utveksle doku­ menter og data.

•

Vi skal tenke totalitet. Dette betyr at vi ma strukturere vår kommunikasjon med omverdenen, enten dette er kunder, leverandører, distriktskontorer eller datterselskaper. Alt skal ha sin plass i en informasjonsflyt som skal sikre drift og leve­ ranser.

Vi har IT-verktøy for a kunne gjennomføre alt dette i dag hvis vi går inn for det. Verktøyene alene er imidlertid ikke nok - vi må være villige til å tilpasse arbeidsstilen vår til en slik overordnet tankegang for at vi skal ha full nytte av verktøyene. I denne seksjonen skal vi først se pa kommunikasjon mellom ar­ beidsstasjonene med meldingssystemer og ekstern kommunikasjon som to viktig punkter. Et eget kapittel tar for seg samarbeid mellom IT-verktøy sammen med verktøy som er spesielt utviklet for slikt dokumentsamarbeid. Vi skal også se på tradisjonelle administrative systemer og deres plass i IT-systemene Det er viktigere å gjøre de riktige tingene enn å gjøre tingene riktig. (klassisk regel for administrativt arbeid)

O# det aller heste er naturligvis å

gjøre de riktige tingene på riktig måte (den samme regelen med støtte i IT-verktøy)

Koordinering - mer enn separate stasjoner Sette sammen sta­ sjoner

Vi begynner med å se hvordan vi kan sette sammen arbeidsstasjoner til et IT-system. Dette blir derfor et forholdsvis teknisk kapittel. Ut fra innledningen ser vi at vart første mål er et system der

•

brukerne kan utveksle filer og beskjeder

•

brukerne kan få tilgang til delte ressurser

•

bedriftens offisielle filer kan samles

Det finnes flere slike systemer, og vi skal se litt på hvordan de er bygget opp. Men først må vi si noen ord om ressurser.

Ressurser spenner over flere elementer Egentlig er alle deler i et IT-system ressurser av en eller annen type:

En system stasjon er en ressurs

•

Arbeidsstasjonen og utstyr som er tilknyttet denne er person­ lige ressurser

•

Utstyr som er tilgjengelig for alle brukerne (det vanligste eksemplet er printere) kalles for felles ressurser

•

Utstyr som er en del av systemet og som ikke brukerne har råderett over (spesielle maskinenheter og disker) kaller vi systemressurser

Vi trenger også å minne om et begrep: En systemstasjon tilsvarer en arbeidsstasjon, men er beregnet på å være en del av et system og ikke på å være et arbeidsredskap for mennesker.

IT-verktøy

94

for alle

System for å knytte sammen stasjonene Det finnes tre forskjellige hovedmåter å opprette forbindelser mel­ lom arbeidsstasjonene pa.

1.

Alle arbeidsstasjonene knyttes til en sentral systemstasjon med et flerbruker operativsystem (UNIX).

2.

Arbeidsstasjonene settes sammen i et nettverk med en nett­ verkstjener som sentral og felles ressurs.

3.

Likeverdige arbeidsstasjoner settes sammen i et nettverk der hver arbeidsstasjon bidrar med sine ressurser.

Alle tre variantene oppfyller kravene våre, om enn på litt forskjellig mate.

UNIX-basert maskinvare er et klassisk multibrukersystem i den forstand at det er utviklet for å tilby brukeren alt - fra grunnleggende datakraft til koordinering av felles ressurser. UNIX setter ingen store krav til arbeidsstasjonene, alt fra uintelligente skjermterminaler til avanserte arbeidsstasjoner er akseptabelt. UNIX er etterhvert passert 25 år, en anselig alder for et operativsys­ tem. Dette betyr blant annet at de fleste feilene er luket ut. UNIX er stabilt og gir rimelig høy ytelse, men de grunnleggende systemkommandoene viser systemets alder: kryptiske, kverulantiske og kraf­ tige.

De ledende leverandørene av klassiske UNIX-systemer er SUN Mi­ crosystems og Hewlett-Packard.

Likeverdige arbeidsstasjoner i nettverk Slike nettverk kalles også for “Like-for-like” systemer (Peer-to-peer network). Dette er den enkleste overgangen fra frittstående arbeids­ stasjoner til arbeidsstasjoner i nettverk. Forutsetningen er enkle: •

Alle arbeidsstasjonene må ha nettverkstilkobling og være koblet sammen i et lokalnettverk.

Koordinering -

mer enn separate stasjoner

95

Et nettverksoperativsystem for likeverdige arbeidsstasjoner må være anskaffet og fordelt på de forskjellige arbeidssta­ sjonene.

I dette systemet finnes det ingen ekte felles ressurser, alle ressurser er personlige. Tanken bak et like-for-like system er at personlige ressurser kan “lånes ut” til andre. Jeg kan låne ut min printer, du kan låne ut en del av disken din og felles oppgaver går på rundgang. De mest kjente operativsystemene av denne typen er Windows for Workgroups. LanTastic og PowerLan for PC, AppleTalk for Macintosh og NFS for UNIX arbeidsstasjoner.

Figur 3.1. Sammenkobling av arbeidsstasjoner i nettverk

Nettverk med nettverkstjenere Forutsetningen er også her at alle arbeidsstasjonene er koblet til et lokalnettverk. I motsetning til like-for-like nettverket må vi ha en systemressurs som får tildelt oppgaven som nettverkstjener. En nettverkstjener er en systemstasjon som kjører nettverksoperativsystemet og som tar seg av de nødvendige fellesoppgavene i nett­ verket. Nettverkstjeneren administrerer også felles ressurser, inklu­ dert felles diskplass.

IT-verktøy

96

Nettverkstjene­ ren arbeider med filer

Ryddige oppgaver

for alle

Et nettverksoperativsystem er pa sett og vis et avansert diskoperstivsystem. Forskjellen fra et vanlig diskoperativsystem er at: •

Nettverksoperativsystemet ma holde rede på hvilken bruker som arbeider med hvilken fil.

•

Nettverksoperativsystemet må administrere adgangen til filene slik at ikke to stykker får lov til å skrive i den samme filen samtidig.

•

Nettverksoperativsystemet må administrere adgangen til printer og andre fellesressurser.

•

Nettverksoperativsystemet må kunne oppdage og rette på feilsituasjoner, som for eksempel når en bruker har slatt av arbeidsstasjonen uten å frigjøre de filene som var i bruk.

Selv om dette kan virke komplisert, er dette egentlig ganske ryddige oppgaver. Et multibrukersystem ma i tillegg koordinere og handtere aktiviteten til et varierende antall brukere, brukere som både har høye krav til responstid (at ting skal skje raskt når de ber om det) og høye krav til prosesseringskapasitet.

Eksempel 3.1 Hvis vi skulle våge oss på en analogi, kunne vi si at et nett­ verksoperativsystem tilsvarer en kafeteria, der kundene stil­ ler seg i kø for å fa mat. Multibrukersystemet tilsvarer i samme analogi en kafé med en kelner som bade skal hand­ lere bestillinger og servere kundene. Vi kan nok være enige i at betjeningen i kafeteriaen har en ryddigere oppgave enn kelneren i kafeen.

Nettverk med nettverkstjenere er mer kompliserte enn like-for-like nettverk og noe mindre kompliserte enn UNIX-baserte multibrukersystemer. Fordelen med slike nettverk er at de kan handtere et stort antall brukere uten at det går ut over hastigheten. Nettverkstjenere med hundre brukere eller flere er ikke uvanlig. Den dominerende leverandøren av nettverk med nettverkstjenere er Novell, som kan handtere nettverk med både PCer og Macintosh utstyr. Konkurrentene er Banyan, Microsoft og IBM.

Koordinering -

mer enn separate stasjoner

97

Ord og uttrykk Nettverk

Arbeidsstasjoner forbundet med høyhastighets kommunikasjon.

Node

Enhver maskinenheter som er tilkoblet et nettverk. En arbeidsstasjon er en node, en nettverkstjener er en node.

Nettverkstjener

En maskinenhet som utfører visse tjenester for nettverket. Vi har filtjenester, printertjenester og kommunikasjonstjenester.

M n Itih ruke rsys tem

Et operativsystem som gjør det mulig for flere brukere å benytte samme maskinenhet samtidig.

Bruker

En person som er gitt adgang til et nettverks­ system eller en multibrukermaskin.

Pålogging

Det at en bruker identifiserer seg for syste­ met før han tar det i bruk.

Passord

Kodeord som systemet vil ha for å være sik­ ker på at det virkelig er riktig bruker som prøver å logge på systemet.

Avlogging

Det at en bruker sier fra til systemet at han ikke skal bruke det mer.

98

IT-verktøy

for alle

Kommunikasjon - informasjon i bevegelse Meldingssystemer er for mennesker Det å få gitt beskjeder fra en person til en annen er en viktig del av informasjonsstrømmen i en bedrift. Hvilke krav skal vi stille til et slikt system for at det skal være i tråd kravene fra innledningen?

•

Det bør være asynkront, slik at avsender og mottaker ikke trenger å avsette tid til informasjonsutvekslingen samtidig.

•

Det bør være skriftlig, slik at kopier kan lagres og refereres til.

•

Det bør være enkelt og hurtig å distribuere beskjedene.

La oss se på hvordan slik informasjonsutveksling tradisjonelt har foregått og se om kravene våre er oppfylt:

•

Den eldste formen er den direkte informasjonsutvekslingen mellom personene (de snakker kort og godt sammen). Dette krever at begge personer er tilstede samtidig (er derfor ikke asynkront), og det refereres sjelden skriftlig hva som er med­ delt.

•

En mer moderne form er telefonbeskjeden. Denne krever også at begge personer sitter i telefonen samtidig (ikke asyn­ kront). Telefonsamtaler refereres sjelden skriftlig.

•

Håndskrevne beskjedlapper. Krever ingen samtidighet, men medfører nesten bestandig at den som mottar beskjeden må ta kontakt for å finne ut hva beskjeden gikk ut på. Dessuten kre­ ver det en form for distribusjonsapparat. Likevel er det denne

100

IT-verktøy for alle formen som er nærmest opptil de kravene vi stilte i innled­ ningen, og et meldingssystem bør derfor bygge pa denne for­ men.

Et slikt IT-basert meldingssystem har vokst frem i de siste ti årene elektronisk post eller “E-mail” som det kalles av de innvidde. Vi skal se hva dette er og hva det innebærer.

Lokalt meldingssystem - internposten Den første forutsetningen for a fa til et lokalt elektronisk meldings­ system er at arbeidsstasjonene er koblet sammen til et enhetlig ITsystem (det vil si enten ved hjelp av et lokalt nettverk eller med en sentral flerbrukermaskin). Den andre forutsetningen er at det finnes en filkatalog (som vi vil kalle postkatalogen) som alle har adgang til. Da virker elektroniske meldingssystemer omtrent slik:

1.

Brukeren som skal sende (avsenderen) starter opp meldings­ systemet, og velger "lag en ny melding'’.

2.

Meldingssystemet svarer med a spørre om hvem som skal ha meldingen. Dette spørsmålet kan være koblet til en liste med brukere, der det er mulig å velge adressater fra listen. Adres­ satene kan settes til å være vanlige adressater eller "kopi til” adressater.

3.

Deretter skal selve beskjeden skrives inn. Dette gjøres i en meget primitiv form for tekstbehandling, der det bare er mulig å skrive inn og redigere tekst. Det finnes ingen mulig­ heter for a skifte typesnitt eller fremheve deler av teksten.

4.

Avsenderen ber meldingssystemet om a sende meldingen.

5.

Meldingssystemet lager en fil for hver adressat, en fil som kalles et meldingshode og som inneholder "adressen” til mot­ takeren, “adressen” til avsenderen, dato, klokkeslett og en del annen informasjon som systemet har bruk for. Deretter kopie­ res meldingen inn1 i filen bak meldingshodet. Denne filen kopieres til postkatalogen.

I. En annen mulighet er at meldingen kopieres som en fil til en meldingsfilkatalog og at bare navnet på denne filen legges inn i meldingshodet.

Kommunikasjon - informasjon i bevegelse

101

6.

"Postkontordelen” av meldingssystemet leser adressen fra filen og lagrer deretter meldingen i meldingslisten til adressa­ ten.

7.

Når adressaten starter sin kopi av meldingssystemet, vil den nye meldingen dukke opp i listen av uleste meldinger.

Det finnes flere varianter og ikke noe meldingssystem vi] virke ak­ kurat slik som dette vi har beskrevet, men det er bra nok som forkla­ ringsmodell.

En finesse som alle lokale meldingssystemer har fått, er muligheten til å "hefte ved” en fil til meldingen. På den måten er det mulig å kopiere filer fra en bruker til en annen under full kontroll.

Figur 3.2. Brukergrensesnittet for et meldingssystem.

Figur 3.2 viser et meldingssystem ( Microsoft Mail) slik brukeren ser det. En melding er skrevet inn. et dokument er heftet ved og alt er klart for å sende meldingen.

Globalt meldingssystem bruker telenettet Ikke all informasjonsutveksling holder seg innenfor bedriftens fire vegger. Det hender at det er nødvendig å gi beskjeder til andre. For å få gjort det har vi tradisjonelt hatt omtrent de samme mulighetene som for interne beskjeder: møter, telefoner og brev. De samme ulempene:

møter koster mer tid og penger når noen må reise

IT-verktøy

102

for alle

•

telefoner krever at begge er tilgjengelige samtidig

•

brev tar lang tid

Et meldingssystem som også virker mellom geografisk adskilte kontorer, er derfor nyttig, og slike systemer er også utviklet. Det er to prinsipielt forskjellige måter å koble et slikt meldingssys­ tem til det lokale meldingssystemet på. Begge baserer seg på et mo­ dem (eventuelt en annen form for kommunikasjonslinje) og en pro­ sess som vi kan kalle “eksternt postkontor”. Dette postkontoret har en liste av adressater som det holder oppsikt med. Når det kommer beskjeder til disse adressatene, er det det eksterne postkontorets oppgave å få oversendt beskjeden.

1.

Den første metoden, som vi kan kalle “punkt-til-punkt” metoden baserer seg på at adressaten er tilknyttet et postkon­ tor av samme type. Det vårt eksterne postkontor da gjør, er at det ringer opp det andre postkontoret, overfører beskjeden og legger på røret igjen.

2.

Den andre metoden baserer seg på bruk av internasjonale systemer for elektronisk post. Vårt “eksterne postkontor" må da kunne to forskjellige meldingssystemer, det interne og det eksterne, og kunne omforme beskjeder fra det ene formatet til det andre. Når delte er gjort, ringer det opp det lokale "post­ huset” for elektronisk post og overfører beskjeden dit. Derfra sendes beskjeden videre fra sted til sted helt til det kommer frem til det lokale posthuset som tilhører adressaten.

Fordelen med metode 1 er at bedriften har full kontroll over hele meldingstransporten. Ulempen er at det krever mer administrasjon og at forskjellige meldingssystemer ikke uten videre kan utveksle beskjeder.

Fordelen med metode 2 er at det er mulig å kommunisere med alle tilknyttede meldingssystemer og at mye av administrasjonen er iva­ retatt av postsystemet. Ulempen er at overføringen kan bli en god del dyrere.

Kommunikasjon -

informasjon i bevegelse

103

Oppslagstavler og veggaviser En elektronisk oppslagstavle (bulletin board) er en IT-versjon av oppslagstavlen slik vi kjenner den med fra kontoret, med vitser, in­ formasjon om teaterstykker og interne kunngjøringer. Det karakte­ ristiske med oppslagstavler er at de ikke inneholder meldinger fra en person til en annen, meldingene er til alle som er interesserte.

Elektroniske oppslagstavler forekommer i en rekke former og stør­ relser. Vi kan skille ut tre hovedgrupper:

Oppslagstavler for forretningsformål er blitt svært populært,

1.

spesielt for IT-baserte virksomheter. Slike oppslagstavler leg­ ger hovedvekten på informasjon om virksomhetens produk­ ter. Denne informasjonen kan være alt fra reklame til offisielle feilmeldinger, anbefalinger og oppdateringer. I til­ knytning til informasjonen pleier det å være en del filer for nedlasting, filer som kan avhjelpe kjente problemer eller hjelpe brukerne med tekniske problemer. Hovedhensikten med slike oppslagstavler er å lette telefonpresset på de tek­ niske avdelingene.

2.

Oppslagstavler drevet på hobbybasis finnes det ganske mange av. Slike oppslagstavler inneholder mest filer for ned­ lasting i tillegg til noen få beskjeder og noen få konferanser. Det koster normalt ingen ting å ringe opp slike oppslagstavler og filene kan lastes ned uten kostnader.

DISCO MBBS 10.1 DISCO BBS Node #3 up on 2nd February, Nå 28.800 034/0.FC på fiLLE NODER»

Nå kiCrer sanliqe

noder på DISCO

1995 at 18:04 (14400/MNP)

Intertex 28.800 034/0.FC-modem.

_5 JU F il j j F zl / j

Intertex 034 eksternnoden, flashbios. display som også OISER L INJEKOfiL I TETEN, etc. Intropris: kr. 3. 340+MOB For DEG» Du kan bestille ued å skriue en melding til SysOp. ImportCr: Business Communications Systems, Oslo What is your FIRST name? |

Figur 3.3. Velkomstbildet pa en oppslagstavle (Oslo Hard Disco)

104

IT-verktøy for 3.

alle

Kommersielle oppslagstavler tilbyr flere og bedre tjenester enn hobby versjonene. Filene er nyere, det er flere konferan­ ser og den tilgjengelige informasjonen er nyere og bedre organisert. De mest kjente holder til i USA, vi kan nevne CompuServe. Dow Jones, Delphi og Prodigy.

Felles for alle typene er organiseringen og innholdet. Organiserin­ gen baserer seg pa en trestruktur (se side 37), altså med en hovedka­ talog som inneholder emnekataloger som igjen kan inneholde delkataloger. Slik fortsetter det til vi har kommet ned til et passe oversiktlig nivå. Katalogene er sjelden direkte tilgjengelige. Adgan­ gen skjer vanligvis ved hjelp av et menysystem som leder brukeren ti] den informasjonen han er interessert i.

Mange typer oppslagstavler Innholdet på en oppslagstavle er informasjon av en eller annen type. Denne informasjonen kan deles inn i tre hovetyper: •

Beskjeder til brukerne

•

Filer som kan lastes ned (kopieres fra oppslagstavlen til bru­ keren). Organisert etter emne.

•

Konferanser. Disse er også organisert etter emne. Konferanseinnlegg er samlinger av meldinger uten adressat som alle kan lese og svare på.

Som vi nevnte, tilbyr kommersielle oppslagstavler tilbyr flere og bedre tjenester enn hobbyversjonene. Dette koster penger, så kom­ mersielle oppslagstavler har flere avgifter: •

Brukerne må betale en kontingent for a få lov til a bruke opp­ slagstavlen

•

Brukerne må betale en avgift for hvert minutt de er tilkoblet

•

Dessuten er det en avgift for hver/zV som lastes ned.

Noen av de kommersielle oppslagstavlene leverer også tilkobling til Internet (mer om dette senere i kapittelet).

Kommunikasjon - informasjon

i bevegelse

105

Kommunikasjonsverktøy for oppslagstavler Det er ikke nødvendig med et avansert meldingssystem for a kunne koble seg til en elektronisk oppslagstavle. Det greier seg med et en­ kelt kommunikasjonsprogram, et verktøy som setter din arbeidssta­ sjon i forbindelse med oppslagstavlen. Hovedfunksjonene i et slikt kommunikasjonsverktøy er: •

Automatisk oppringning. Verktøyet skal kunne hente et tele­ fonnummer fra en telefonliste og slå dette nummeret.

•

Terminalemulering. Dette betyr ganske enkelt at kommunika­ sjonsverktøyet får arbeidsstasjonen til å oppføre seg som en gammeldags skjermterminal. Alle oppslagstavler tror at det er en gammeldags skjermterminal i andre enden av telefon­ tråden.

•

Overføring av filer. Denne funksjonen deler opp filen i passe store deler, overfører del for del. kontrollerer at delen er kor­ rekt overført og setter delene sammen igjen til en fil.

•

Automatiseringsverktøy. Dette er for folk som jevnlig ringer opp samme oppslagstavlen og ser etter det samme. Automatiseringsverktøyet kan gjøre alle rutinejobbene - slå nummeret, oppgi brukernavn og passord og velge riktig tema - før bru­ keren trenger å gjøre noe.

I tillegg kommer den tekniske delen som stiller inn kommunikasjo­ nen slik at den passer med oppslagstavlens krav. Her er det nødven­ dig a vite en del om datakommunikasjon for å sette opp verktøyet korrekt. Kapittelet “Teknisk om datakommunikasjon" på side 283 inneholder en grunnleggende innføring i de tekniske uttrykkene som er nødvendige å kjenne til.

Internet: Informasjon, kommunikasjon, teknologi Når vi først er inne på elektroniske oppslagstavler, kommer vi ikke utenom Internet. Internet er et nettverk av maskiner, et system for elektronisk post og en samling elektroniske oppslagstavler. Internet er informasjon, kommunikasjon og informasjonsteknologi. Internet er noe for see selv.

IT-verktøy

106

for alle

Internet er basert på UNIX filsystemer, teknologi og tankegang. Symptomatisk er det at informasjonen er klassifisert på en måte som til forveksling er lik filsystemet til UNIX (en emnegruppe er for eksempel news.announce.newuser) og at kommunikasjonen bruker UNIX-type protokoller. Årsaken til at Internet har fatt en enorm popularitet i det siste, ligger både i nye og bedre verktøy for å finne informasjon og i nye infor­ masjonsstrukturer. De viktigste her er: WWW (World Wide Web)

Et system for å knytte sammen dokumenter som befinner seg på ulike maskiner over hele Internet-verdenen. WWW er beregnet på dokumenter som inneholder lyd. bilde og film i tillegg til teksten. Det sies at WWW er den mest populære tjenesten til Internet.

Mo sale

Spesialutviklet IT-verktøy for tilkobling til og bruk av WWW

Gopher

Verktøy for å samle inn informasjon.

WAIS (Wide A reci Information Server)

Også et verktøy for å finne og samle inn informasjon over hele nettet

Archie

Et verktøy for å holde rede på program­ verktøy på Internet, hvilke versjoner som finnes og tilhørende dokumentasjon.

Location: http://home.mcom.com/home/welcome.html

New at Netscape We'RE New! We want to welcome you to our new home! Come on in so we can tell you a Ettle about our new design and layout.

Here Comes the Sun Ånnounced at Internet World: Workstation vendor Sun Microsystems will bundle secure Netscape Server and Navigator software to gjve customers cornplete Internet systems Solutions.

Figur 3.4. Netscape - den antagelig beste utgaven av Mosaic (et verktøy for a "navigere ” pa Internet/WWW)

Kommunikasjon - informasjon i

bevegelse

107

Internet er på samme tid et utrolig stort informasjonstilbud og me­ get kaotisk sådant. For å unngå å drukne i informasjon, er det meget nødvendig å lære seg bruken av Gopher og WAIS pluss eventuelle tilleggsverktøy for å kunne sile ut den informasjonen brukeren er pa jakt etter.

Telefaks - dokumenter over telefonen Telefaks er informasjonsteknologi i høyeste grad selv om et telefaksapparat ikke har mye likhet med en arbeidsstasjon. Telefaksoverføring er en kombinasjon av •

En dokumentleser (scanner)

•

Programvare som komprimerer informasjonen fra dokumentleseren Et modem

En printer som kan skrive ut grafikk

Figur 3.5. En telefaks Dette utstyret gjør at alle typer dokumenter kan kopieres over en te­ lefonlinje - håndskrevne notater tegninger, brosjyrer og rapporter. Telefaks har blitt svært populært etterhvert som utstyret har sunket i pris og overføringstiden har gått ned. Det er faktisk slik at en A4side kan sendes via telefaks innen ett tellerskritt til omtrent hele Norge. Det er da et enkelt regnestykke å sammenligne pris og tid på a sende ett ark via telefaks mot det å sende det samme arket som brev.

108

IT-verktøy

for alle

IT-verdenen er imidlertid svært rastløs, og det tok ikke lang tid før noen fant ut at: a)

Mye av det som sendes via telefaks er først laget ved hjelp av tekstbehandling

b)

A sende dokumentet via telefaks innebærer altså at dokumen­ tet først skal skrives ut på en printer og deretter scannes inn på telefaks. Dette er “frem og tilbake” i høyeste grad.

c)

Et modem har vi likevel på IT-systemet vårt

d)

Det er enklere a lage programvare for arbeidsstasjoner enn for telefaksapparater

e)

Det er fullt mulig å lage et program som "later som om” det er en printer, men som i virkeligheten er et telefaksprogram.

o

Det finnes tiere slike programmer, bade beregnet pa frittstående ar­ beidsstasjoner (for eksempel WinFax og Trio Datafax for PC-systemer). arbeidsstasjoner i nettverk (for eksempel Microsoft At Work Fax og nettverksversjonen av Trio Datafax) og systemer basert på multibruker UNIX maskiner. Fordelen er klar, vi sparer papir nar vi ikke skriver ut dokumentet først, og vi slipper alle de småfeilene som oppstar nar vi scanner inn dokumentet.

Elektronisk post og telefaks kan samarbeide Det globale meldingssystemet og telefaksen utfyller hverandre pa en utmerket mate. Det a sende elektronisk post over meldingssyste­ met går hurtigere, men krever at mottakeren er tilknyttet det samme meldingssystemet som avsenderen. Telefaks krever bare at mottake­ ren har en telefonlinje med en telefaks på. Hvis vi derfor har en liste over personer vi vil sende meldinger til. hadde det vært smart om systemet selv holdt rede på hvem som var tilknyttet meldingssystemet og hvem som bare hadde telefaks. Enda smartere hadde det vært om systemet kunne lage en telefaks av en melding dersom det oppdaget at mottakeren bare hadde telefaks. Slike systemer finnes i dag. selv om standardene ikke er helt klare ennå. Microsoft har lagt inn sin variant av systemet i Windows for Workgroups, versjon 3.11. Under UNIX finnes det et program som heter mime som lager enkle telefakser fra meldinger pa mail.

Kommunikasjon - informasjon i bevegelse

109

Ord og uttrykk X.400

Internasjonal standard for elektronisk post

Internet

Et verdensomspennende nett av informa­ sjonstilbud. En blanding av nettverk, opp­ slagstavle. meldingssystem og elektronisk K ClA VI ‘ 1.7.

Nedlasting

Det å kopiere en fil fra en elektronisk opp­ slagstavle til arbeidsstasjonen.

Opplasting

Det å kopiere en fil fra arbeidsstasjonen til en elektronisk oppslagstavle.

Dataoverføring

Nedlasting, opplasting eller kopiering av en fil. gjerne over telenettet.

Ove rfø ri t? g sp rot okoll

Avtalt fremgangsmåte for å overføre filer mellom en elektronisk oppslagstavle og en arbeidsstasjon. De mest kjente protokol­ lene er X-modem. Y-modem og Kermit.

Kompresjon

Det å kode data slik at de tar mindre plass og kan nedlastes hurtigere. Det finnes mange komprimeringsprogrammer.

V42bis

Internasjonal standard for kompresjon i et modem i forbindelse med dataoverføring. Virker ikke hvis data allerede er kompri­ mert.

Freeware

Programmer som kan hentes gratis på elek­ troniske oppslagstavler.

Shareware

Programmer som kan hentes gratis på elek­ troniske oppslagstavler, men der programskaperen forventer en mindre sum fra de som tar programmet i bruk.

Scanner

En “halv kopieringsmaskin", et utstyr som kan lage et elektronisk bilde av et doku­ ment.

V29

Den vanligste kommunikasjonsstandarden for telefaks. Dekker 4800. 7200 og 9600 bit/sekund.

VI7

Den nyeste kommunikasjonsstandarden for telefaks. 14400 bit/sekund.

Faksmodem

Et modem som har innebygde protokoller for telefaksstandardene.

1 10

IT-verktøy for aeee

Kooperasjon - applikasjonene samarbeider Hittil har vi beskjeftiget oss med forskjellige typer IT-verktøy med hver sine spesialområder. Nå er tiden kommet til å se på hordan vi kan koble verktøyene sammen slik at vi dekker hele oppgaver. Vi skal se på koblingsmuligheter og på spesialverktøy som er beregnet på å samarbeide via en slik kobling.

For å illustrere det. trenger vi en større, men ikke uvanlig oppgave. Ole Publish skulle lage årsberetningen for firmaet. Det vil si, han skulle sette den sammen. Økonomisjefen hadde sendt over års­ regnskapet i et regneark. Direktøren hadde skrevet selve årsbe­ retningen i tekstbehandleren og levert den på diskett. En av markedskonsulentene hadde blikk for trykksaker, og hadde skis­ sert hvordan de forskjellige elementene skulle settes sammen, med kurver over omsetningen, bilder av den nyeste fabrikken og teksten pent flettet inn i det hele. Men hvordan sette alt dette sammen? Måtte han begynne med saks, lim og kartong?

Problemstillingen om illustrasjonen over antydet er altså:

vs1

Vi har lagret informasjon ved hjelp av flere forskjellige verktøy, og vi trenger å kombinere denne informasjonen til et ferdig dokument. Hvordan skal vi få til dette?

Dette er ikke bare en problemstilling som angår produksjon av kompliserte trykksaker, andre eksempler kan være:

•

Hvis vi skal gjøre opp økonomisk status for en bedrift, er reg­ nearket det riktige verktøyet. Varelageret ligger derimot anta­ gelig i en database. Vi kan lage en spørring i varelagerdatabasen som gir oss status og verdi på varelageret, og vi trenger å kopiere resultatet av denne spørringen inn i regnearket for at vi skal få gjort ferdig status.

112

IT-verktøy for alle Hvis vi har kundene vare i en database, kan vi lage en spør­ ring som gir ut alle de kundene som skal purres. Hvis vi skal sende et purrebrev til disse kundene, trenger vi en mulighet for a kunne bruke resultatet av spørringen sammen med tekstbehandlingsverktøyet for a lage brev som er adressert til kunden og som refererer utestående beløp.

Hvis vi skal lage en bruksanvisning for et produkt, er det ikke nok a basere seg på ren tekst. Tydelige og oversiktlige illus­ trasjoner er uunnværlige, så vi trenger et verktøy for å kunne lage disse illustrasjonene, og vi trenger a kunne få inn disse illustrasjonene i tekstbehandlingsverktøyet slik at de blir en del av bruksanvisningen.

Dokumenter som et samarbeide Saks, lim og kartong er de klassiske verktøyene for a kombinere flere dokumenter. Det a flytte informasjon fra ett IT-verktøy til et annet ble gjerne løst pa en like tungvint måte, nemlig ved manuell kopiering. Manuell kopiering består i a lese av informasjonen i det ene verktøyet og skrive den inn i det andre, en fremgangsmåte som ikke minner mye om avansert bruk av IT-verktøy. Det er det da hel­ ler ikke.

Samarbeid mel­ lom IT-verktøy

For a løse slike oppgaver som vi har skissert over, fikk IT-verktøyene en dimensjon til. De tikk utdelt en spesifikasjon for samarbeid med andre verktøy. Slike spesifikasjoner var opprinnelig innebyg­ get i operativsystemene (Microsoft Windows/DOS kalte sin versjon for DDE og Macintosh kalte sin for Publish and Subscribe). men som det etterhvert har blitt en uoffisiell standard for. Denne standar­ den. som har fatt navnet OLE (Object Linking and Embedding) er utviklet av Microsoft i samarbeid med en rekke programvareleve­ randører. Det er flere grunner til at samarbeid mellom IT-verktøy er bade nyt­ tig og viktig:

•

Det har vært gjort mange forsøk pa a utvikle integrerte ITverktøy. Dette er IT-verktøy som prøver a dekke mange for­ skjellige funksjoner (tekstbehandling, regneark, kommunika­ sjon. database..). Slike verktøy haren tendens ti! a bli enorme i omfang. Dessuten varde gjerne langsomme og ikke spesielt gode til noen av delfunksjonene. Av den grunnen har de hel­

Kooperasjon -

applikasjonene samarbeider

113

ler ikke solgt spesielt godt.

Det å sette sammen kompliserte dokumenter krever mye spe­ sialisert verktøy.

Hvordan virker et dokumentsamarbeid Grunnlaget for et dokumentsamarbeid er standarder, og standarder var alt som første generasjon av samarbeidet hadde. Det fantes stan­ darder for tekst, standarder for strektegninger og standarder for bil­ der. Dette betød at alle deler av et dokument som skulle kopieres til et annet sted måtte bruke ett eller flere av disse standard formatene under kopieringen, og at alle aktuelle IT-verktøy måtte kunne tolke denne standarden. Et bilde av en del av et dokument

Den første generasjon av dokumentsamarbeide var en slags automa­ tisert versjon av den manuelle kopieringen av informasjon fra ett verktøy til et annet. Kopierings verktøy et “leste" det som sto på skjermen til det ene verktøyet og “skrev" dette inn i det andre verk­ tøyet. Det som ble kopiert over var altsa et slags “bilde" av en del av kildedokumentet (det dokumentet vi kopierer fra).

‘Tek.stbe handling

legnearky

Figur 3.6. Kopiering mellom IT-verktøy Denne måten a kopiere på hadde en del svakheter: Det som var kopiert over, mistet datastrukturen fra det opp­ rinnelige verktøyet. Hvis du kopierte fra et regneark inn i et tekstbehandlingsdokument, var det ikke lenger mulig å endre tallene i tekstbehandlingsdokumentet og forvente at det auto­ matisk ble regnet ut nye verdien

Det som var kopiert over, var ikke lenger en del av kildedo-

1 14

IT-verktøy for alle kumentet. Dersom du hadde kopiert fra et regneark inn i et tekstbehandlingsdokument, ville ikke tekstbehandlingsdoku­ mentet endre seg hvis noen skrev inn eller beregnet nye verdier i det opprinnelige regnearket. På sett og vis var første generasjon av dokumentsamarbeide bare en halv løsning av samarbeidsproblematikken mellom IT-verktøy.

OLE tar jobben OLE var en mye mer avansert løsning på det å kombinere elementer fra flere IT-verktøy. Når vi kopierer fra ett verktøy til et annet via OLE, gjør vi mer enn en kopiering. Vi setter opp en kobling mellom kildedokumentet og måldokumentet (det dokumentet vi kopierer inn i). En slik OLE-kobling er mye mer enn en kopi av en del av kil­ dedokumentet fordi den inneholder:

•

Navnet på det verktøyet som leverer innholdet i koblingen

•

En kopi av den valgte delen av kildedokumentet

•

Enten den informasjonen som trengs for at originalverktøyet skal kunne arbeide videre med kopien (embedding) eller en peker til et dokument som inneholder denne informasjonen (linking).

Dette utvidet mulighetene i dokumentsamarbeidet betraktelig. Det ble mulig a redigere innholdet, siden bade verktøyet og originalinformasjonen var tilgjengelig. Elvis koblingen er en peker til et doku­ ment, er det også mulig å oppdatere innholdet automatisk.

Programmer for dokumentsamarbeide I tråd med filosofien: "Spesialiser deg på en ting og gjør denne tin­ gen bra”, er det kommet en rekke IT-verktøy som er beregnet på å leve i et dokumentsamarbeide.

Kooperasjon - applikasjonene samarbeider

115

Illustrasjonsverktøy finnes i tre klasser Illustrasjonsverktøy er et typisk eksempel på slike spesialverktøy som er beregnet på dokumentsamarbeide. De fleste dokumenter blir bedre med illustrasjoner (ett bilde sier som kjent mer enn tusen ord), så det er et marked både for illustrasjonsverktøy og for ferdige illustrasjoner.

Maleprogrammer

Den enkleste formen for illustrasjonsverktøy er maleprogrammene. Dette er verktøy som arbeider med et punktraster (bitmap, en sam­ ling bildepunkter som tilsammen utgjør et rektangelformat bilde og der hvert bildepunkt har sin egen farge). Maleprogrammene følger opp navnet sitt ved å stille en “verktøykasse” til rådighet med verk­ tøy som pensler, malerruller og malespann. Det er mulig a lage nes­ ten alle slags bilder ved hjelp av maleprogrammene. problemene ligger i skalering og redigering.

Figur 3.7. Et typisk måleprogram med verktøykasse

Når punktrasterbilder skal skaleres, far vi et problem. Hvis bildet består av 100 x 50 punkter og vi vil skalere det opp. hvordan skal vi få til det? Vi kan ikke “forstørre” hvert enkelt punkt. Punktene i et punktraster har en fast og uforanderlig størrelse. Vi må derfor ty til forskjellige knep for å kunne skalere. Hvis vi for eksempel skal ha et bilde i dobbel størrelse kan vi få til dette ved å tegne hvert punkt to ganger og hver linje to ganger. Hver punkt i det opprinnelige bil­ det er da blitt til et kvadrat med fire like punkter, så det ser ut som om vi har forstørret hvert punkt. Dette betyr at bildet virker grovere når vi forstørrer det (se figur 3.8).

1 16

IT-verktøy

hor alle

Vi kan altsa pa et vis skalere opp et helt antall ganger. Det a skalere opp med et tilfeldig tall er verre, og det å skalere ned er verst. Nedskalering til halv størrelse gjør vi ved å kaste annethvert punkt og annenhver linje, noe som tjerner en rekke detaljer i bildet og gjør det utydelig.

Figur 3.8. Et forstørret punktrasterbilde (originalen er oppe i ven­ stre hjørne). Maleprogrammene er enkle a bruke, og gir brukeren større kunstne­ risk frihet enn de andre illustrasjonsverktøyene. Dette preger også bruksområdene, maleprogrammene brukes mest til kunstneriske il­ lustrasjoner der skalering ikke er nødvendig. Eksempler på maleprogrammer er Paintbrush (Windows) og MacPaint (Macintosh).

Bildeprogram mer

Et beslektet verktøy er bildeprogrammene. Dette er en variant av maleprogrammene som arbeider med bilder som er hentet inn ved hjelp av en scanner. Bildeprogrammene har en tilsvarende verktøykasse som maleprogrammene. men i tillegg spesialverktøy for å ar­ beide med ferdige bilder. Spesialverktøyene her er filtre, klippebord og retusjeringsutstyr.

Bildeprogrammene fungerer som en IT-versjon av et fotolaboratorium. og har størst anvendelse i forbindelse med produksjon av trykksaker der bilder skal inngå. Eksempler på slike programmer er Adobe Photoshop (Windows og Macintosh) og Picture Publisher (Windows). Tegnenrogrammer

Tegneprogrammene er vesensforskjellige fra maleprogrammene, både i anvendelse og virkemåte. Tegneprogrammene lar brukeren fa velge mellom forskjellige grunnfigurer - linjer, rektangler, ellipser

Kooperasjon -

applikasjonene samarbeider

117

og polygoner. Disse figurene kan strekkes og tilpasses, de kan fylles med forskjellige mønstre og de kan settes sammen. Den største for­ skjellen fra maleprogrammene er likevel at tegneprogrammene ikke arbeider med et punktraster. men med en liste med figurer. Hver fi­ gur i denne listen har et sett med data tilordnet seg - data som stør­ relse. posisjon, fyllmønster og strektykkelse. Dette gjør at det er en­ kelt å skalere tegningene, det er bare å endre dataene og tegne ut en gang til. Windows Draw - GOLFCARD.DRW

i=l File

Edit

Chanqe

Colors

Preferences

Help

Figur 3.9. Et tegneprogram med sin verktøykasse

Tegneprogrammene er spesielt godt egnet for å lage oversiktsdiagrammer. blokkskjemaer og andre typer skjematiske illustrasjoner. De er imidlertid også godt egnet til mer kunstneriske illustrasjoner, selv om de i slike sammenhenger krever en helt annen teknikk enn maleprogrammene. De firmaene som selger samlinger med ferdige illustrasjoner bruker ofte tegneprogrammer for å lage illustrasjo­ nene slik at de skal være mulige å skalere til enhver ønsket størrelse uten problemer. Slike tegneprogrammer finnes på Macintosh (MacDraw), Windows {Designer. CorelDraw) og UNIX {Island Draw).

Oppsummering om illustrasjonsverktøy •

Et måleprogram kan handtere alle slags illustrasjoner, og er det enkleste verktøyet for de som er vant til blyant og pensel. Det er vanskelig å skalere (forstørre eller forminske) den fer­ dige illustrasjonen. Best resultat blir det ved å forstørre et helt antall ganger. I et måleprogram redigerer vi ved a viske ut og tegne på nytt.

118

IT-verktøy

for alle

Et bildeprogram er en IT-versjon av et avansert fotolaboratorium. Det baserer seg på IT-versjonen av et fotografi, gjerne bilder som er lest inn ved hjelp av en scanner. Bildeprogram­ mene har en rekke redigeringsverktøy for å tilpasse bildet til behovet, der det å skalere bildet og velge et passende utsnitt er de aller enkleste verktøyene. Bildeprogrammene er mye brukt i aviser og forlag for å tilpasse bildemateriell til teksten.

Et tegneprogram bygger opp tegningene sine av linjer, ellip­ ser. rektangler og andre grunnfigurer. Verktøyet krever en del tilvenning hvis det skal brukes til kunstneriske illustrasjoner. Det er enkelt å skalere den ferdige illustrasjonen. Redigering er også enkelt, de forskjellige delene i tegningen kan velges ut og redigeres hver for seg eller sammen.

Sideombrekking: Samarbeid med alt og alle Forskjellen på et tekstbehandlingsverktøy og et sideombrekkingsverktøy er som forskjellen på et møtereferat og en lærebok. Tekst­ behandling er hovedsakelig opptatt av det å skrive og rette teksten og å fa teksten til å se pen ut på arket. Sideombrekkingsverktøyene er opptatt av tekst og bilder som grafiske elementer som skal forde­ les ut over sidene, av typesnitt. kolonner og linjeavstand.

De fleste sideombrekkingsverktøyene leveres med en rekke eksem­ pler pa hvordan forskjellige typer publikasjoner bør se ut. Et slikt eksempel der brukeren kan skifte ut teksten i eksemplet med sin egen og beholde utformingen, kaller vi gjerne for en mal.

Tekst, tegninger og tabeller hentes inn

Måten sideombrekkingsverktøyene arbeider på, tilsier at de er sterkt orientert mot samarbeide. Teksten må komme fra et tekstbehand­ lingsverktøy. dlustrasjonene fra ett eller flere illustrasjonsverktøy. tabellene skal hentes fra regneark eller databaser. Alt skal "limes'’ sammen til et ferdig produkt i sideombrekkingsverktøyet. Sideombrekkingsverktøyene stammer også egentlig fra Palo Alto, men deres egentlige gjennombrudd kom først etter at to teknologier ble allment tilgjengelige:

•

Grafisk brukergrensesnitt (i dette tilfellet Macintosh)

•

Laserprintere med sidebeskrivelsesspråk (i dette tilfellet Postscript)

Kooperasjon -

applikasjonene samarbeider

119

Produktet som bygget sin suksess på disse teknologiene var Aldus Pagemaker. Pagemaker ble etterhvert også tilgjengelig pa PC under Windows. Utenom Pagemaker er de ledende sideombrekkingsprogrammene FrameMaker (PC/Windows, Macintosh og UNIX/XWindows) og Quark Express (PC/W indows og Macintosh). =.[ =.1 File

FrameMaker 4 [d:\maker4\sarnplesyntro\newsltr]___________ Edit Format Vie w Special Graphics Table Window

Help

Figur 3.10. Et sideombrekkingsprogram.

Fletting - samarbeide database og tekst Samarbeidet mellom tekst og database er mye eldre enn Windows og OLE. Fletting - under produktnavnet MailMerge - var et tilleggsprodukt til Wordstar allerede i 1980. Vi har sagt litt om fletting tid­ ligere. men nå skal vi bruke samarbeidende verktøy. Hvor kommer databasen inn?

Likelydende brev til mange

La oss rekapitulere problemstillingen. Som markedskonsulent skal du sende ut brev til en rekke viktige kunder. Brex ene skal inneholde akkurat samme informasjon, bortsett fra kundens navn og adresse. Kundens navn og adresse ligger klar i en tabell som resultatet av en spørring. Hvordan skal du få til det pa best mulig mate'.’

120

IT-verktøy for

alle

Du kan skrive et brev hvor du omhyggelig unnlater å nevne navn og kjøre brevet i kopimaskinen. Deretter bruker du rapportgeneratoren i databasen og lager ark med klistreetiketter med navn og adresser til konvoluttene. Det virker, men det er mye arbeide og brevet blir svært upersonlig. Du kan skrive et brev hvor du setter av plass til kundens navn og adresse, kjøre brevet i kopimaskinen og etterpå skrive inn navn og adresse. Du kan bruke fletting - en operasjon der tekstbehandlings­ verktøyet selv henter inn informasjon fra en database og leg­ ger inn pa de riktige stedene.

Det er ingen tvil om at den siste varianten er den mest elegante, men den krever forberedelse: 1.

Du trenger en tabell som inneholder data om de kundene du vil sende brev til - fornavn, etternavn, adresse, poststed.

2.

Sa skriver du et brev til kundene dine. Dette brevet er en blanding av vanlig tekst (det som skal være likt i alle bre­ vene) og koder som angir felt i databasen (informasjon som er avhengig av kunden som skal ha brevet).

3.

Sa kjører du selve flettingen - og tekstbehandlingsverktøyet lager en bunke med brev, ett for hver kunde i databasen. H\er gang du har brukt et telt fra databasen i det opprinnelige bre­ vet. er dette na erstattet med innholdet i feltet.

Eksempel 3.2 Anta at vi har en database med disse feltene: •

Etternavn

•

Fornavn

•

Adresse

•

Postadresse

og at vi skriver et brev som begynner omtrent slik:

Kooperasjon - applikasjonene samarbeider

121

AFFornavnA AFEtternavnA AFAdresseA AFPostadresseA

Kurset 4. og 5. september 1991

Vi har gleden av å meddele Dem. AFFornavnA AEtternavnA, at De er kommet inn på kurset. Vennligst ta kontakt dersom det ikke..

Hvis den første posten i databasen ser slik ut: Karlsen Nina Kirkeveien 33 2630 RINGEBU begynner det første ferdigflettede brevet slik:

Nina Karlsen Kirkeveien 33 2630 RINGEBU

Kurset 4. og 5. september 1991

Vi har gleden av å meddele Dem, Nina Karlsen, at De er kommet inn på kurset. Vennligst ta kontakt dersom det ikke..

Databasebegrepet har vært skjult Nå har tekstbehandlingsverktøyene hatt en tendens til å skyve ordet database under teppet og bruke betegnelser som sekundærdokument i stedet. Dette sekundærdokumentet ville de helst ha i sitt eget for­ mat, samtidig som de skjønte at de måtte levere oversetterprogrammer fra forskjellige typer databasetabeller til sekundærdokumenter. Dette er nå en overstått fase. Dokumentsamarbeidet har overvunnet behovet for spesialformater.

122

IT-verktøy for alle

Ord og uttrykk Punktraster (bitmap)

En samling bildepunkter som tilsammen utgjør et rektangelformat bilde. Hver bi 1depunkt har sin egen farge.

Klippebord (clipboard)

En (felles) lagringsplass for elementer som er kopiert fra et dokument. Kan brukes til å kopiere fra ett dokument til et annet.

S ideomb re k kin g

Prosessen fra ferdig tekst til ferdig bok. I prosessen inngår blant annet det å bestemme utseende av brødtekst, overskrif­ ter, tabeller og figurer.

Desktop Publishing

Uttrykk som beskriver det a lage ferdige publikasjoner ved hjelp av IT-verktøy.

Utklippsbilder (clip art)

Ferdigtegnete bilder som selges for bruk som illustrasjoner i dokumenter.

Primærdokument

Det dokumentet som skal ha inn data i en fletting.

Sekundærdokument

Det dokumentet som gir fra seg data i en fletting. Synonym for en databasetahell.

Fletting (merge)

Det å generere et sett med ferdige doku­ menter ut fra et primærdokument og et sekundærdokument.

Kontroll - de administrative oppgavene ADB

Bruk av IT-verktøy til de administrative oppgavene i en bedrift har lang tradisjon, så lang tradisjon at området har fått et eget navn: ADB - administrativ databehandling. Dette feltet omfatter verktøy for •

Lønn og regnskap

•

Ordrebehandling og fakturering

•

Lagerstyring

•

Arkiv

•

Personaladministrasjon

Felles for alle disse oppgavene er at de

•

er dataintensive, det vil si at det er snakk om mye informa­ sjon som skal inn, skal ut og skal tas vare på

•

krever mye kontroll for å forhindre at gal informasjon kom­ mer inn i systemet

•

krever lde datakraft for a manipulere informasjonen

Dette betyr igjen at vi snakker om typiske databaseverktøy. Derfor påstår vi: Administrativ databehandling - ADB - består av en avan­ sert database med grunnleggende regnemuligheter og spe­ sielle behandlingsregler.

124

IT-verktøy

for alle

IT-verktøy for lønn og regnskap Regnskap: mye kontroll, enkel regning

Egentlig er IT-verktøy for lønn og regnskap to vidt forskjellige verktøy, men de forekommer gjerne sammen. IT-verktøy for regn­ skap er preget av kontroll og nøyaktighet, slik at det a legge inn in­ formasjon er ganske omstendelig. Dessuten skal alt som legges inn være sporhart, slik at alle slike transaksjoner må lagres i en spesiell fil som ingen bruker har adgang til. Hensikten med denne filen er a redusere mulighetene for regnskapssvindel. Regnskapsrapporter er derimot svært enkle betraktet som databaserapporter. Informasjonen i systemet danner grunnlaget for alle rap­ portene, enten det er hovedbok, månedsregnskap eller årsavslutning.

Lonn: enkel kon­ troll, komplisert beregning

Hvis vi summerer opp IT-basert regnskap til a være enkle regler og mye kontroll, kan vi si det stikk motsatte om IT-baserte lønnssyste­ mer. Her snakker vi om kompliserte regler og enkel kontroll - årsa­ ken ligger i kompliserte avtaleverk og variabel arbeidsinnsats. Hver måned må det legges inn informasjon om hvor mye det er arbeidet av normal tid. overtid av forskjellige klasser, helgetid, skiftarbeide og reisegodtgjørelse. Dette kombineres med personavhengige opp­ lysninger om navn, periodelønn og skattetrekk og blir til et sett med poster i lønnsdatabasen. Lønnsslippene er til slutt en ganske vanlig databaserapport, samtidig som lønnsdatabasen til enhver tid er lønnsarkivet vart.

Varer til kunde er ADB Det finnes IT-verktøy for hele leveringskjeden fra ordre til faktura. Forutsetningen for a kunne bruke slikt verktøy er at vi har en data­ base som representerer varelageret vart og en database som inne­ holder kundene vare med nødvendig tilleggsinformasjon. Da har vi IT-verktøy for disse oppgavene:

Ordre og ordrebekreftelse Et ordregrunnlag fra selgeren kan legges inn via et skjema i databa­ sen. De varene som er pa lager kan da bekreftes ved at antallene trekkes fra i databasen og det opprettes en leveringsordre med til­ svarende varer og antall. Bade ordrebekreftelse, restordre og leve­ ringsordre er rapporter, likeledes pakkelapper til forsendelsen.

Kontroll - de administrative oppgavene

125

Varelager Det å føre inn nye varer og korrigere for returer, svinn og liknende har vi IT-verktøy til. Vi snakker om verktøy for styring av varela­ ger, eller logistikkverktøy som vi også kaller det.

Faktura Etterhvert som leveringsordrene blir effektuert, kan de lages om til fakturaer. Fakturaene er en annen rapport basert på leveringsordreinformasjonen pluss pris fra varelagertabellene pluss kundens navn, faste avtaler os rabattvilkår fra kundedatabasen.

ADB er flerbrukerdatabase Alle oppgavene vi har sett på til nå er databaseoppgaver. At i tillegg postarkivet og dokumentarkivet er databaseoppgaver burde ikke forundre noen, heller ikke at personalarkivet er en database.

Det vi har sett er at mange oppgaver bruker samme database og tildels samme tabeller i databasen. Derfor må ADB-databasen være konstruert som en flerbrukerdatabase. helst basert på en databasetjener (se under).

Ord og uttrykk ADB

Administrativ databehandling, tradisjonell samlebetegnelse på IT-verktøy for adminis­ trativt bruk.

Databasetjener

Betegnelse på programvare som “eier" en database og som svarer på spørringer men ikke slipper noen til på tabellene.

Transaksjon

Det å legge inn et datasett i en administra­ tiv database.

Tra 11 sa k sjo n s spo r

En fil som inneholder alle transaksjoner som er skjedd mot en administrativ data­ base. Kan ikke endres av brukerne.

126

IT-verktøy

for alle

Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner Så har vi gjennomgått tilgjengelig verktøy og utstyr for å øke effek­ tiviteten på kontoret. Vi har snakket om gjenbruk av dokumenter, om arbeidsstasjoner i nettverk, kommunikasjon og meldingssyste­ mer. Nå er tiden kommet for

Kommentarer og konsekvenser Når vi snakket om tekstbehandling, regneark og databaser, snakket vi om verktøy med 10 års tradisjon. På disse 10 årene hadde verk­ tøyene funnet sin plass i kontorlandskapet. og de fleste bivirknin­ gene var ganske åpenbare. Når det gjelder temaene i denne seksjo­ nen, er imidlertid utviklingen så vidt begynt, og det er nesten umulig å se hva resultater og konsekvenser vil bli. Kommentarene kommer da også til å bære preg av dette.

Kommunikasjon slo an Meldingssystemer og kommunikasjon er suksesshistorien fra første halvpart av 90-årene. Interne meldingssystemer møter få motfore­ stillinger og iveren etter å ta i bruk eksterne meldingssystemer er helt enorm. Eller hva skal vi si når snart alle visittkort inneholder Email adresse. X400 adresse eller begge to? Er det plutselig avdekket et enormt behov som ingen visste om? Det virker faktisk som om elektronisk post er på vei til å avløse de små standardbrevene (de med ferdigtrykte beskjeder “Vennligst kommenter dette". “Kan be­ holdes” og lignende fraser).

Suksess er en altfor svak betegnelse på fenomenet Internet. Det snakkes om. skrives om og kommuniseres på Internet. Aftenposten har i lengre tid hatt jevnlige artikler om Internets fortreffelighet. IT-

IT-verktøy

128

for alle

seksjonen i fagbokhandelen kan by på mer enn 30 forskjellige bøker over emnet: “Slik bruker du Internet”. Hva kan grunnen være? Det vi vet. er at etter E-mail, er den mest populære delen av Internet news - nyheter med og uten kommentarer fra hele verden. Betyr dette at Internet fyller rollen som avis? Er det høyere status i å bla rundt i sidene pa Internet enn det er å knitre med Dagbladet eller Teknisk Ukeblad? Snakker vi om noe som ikke lenger er et behov, men om motefenomen? Hvor essensiell er den informasjonen vi henter ut fra Internet egentlig for oss i dag? Det er fremdeles et stykke frem til Internet overgår andre informasjonskilder.

Kommunikasjon er svært viktig, ikke minst på arbeidsplassen. Kommunikasjon er en av forutsetningene for at arbeidsplassen skal kunne fungere som en enhet. Kommunikasjon og informasjon er hjørnestenene for moderne bedrifter. Utfordringen ligger i a bruke kommunikasjonsmulighetene rasjonelt, og ikke la det bli en mote­ sak for kommunikasjonens egen skyld, en skjebne som det ser ut til at mobiltelefonen har fatt.

Helheten som ble borte Tenke det, ville det, ønske det med, men gjøre det.. Henrik Ibsen

Når vi snakket om kontoret som en helhet, brukte vi gjenbruk av dokumenter som eksempel. Ut fra en helhetstankegang kan vi se fordelen i å bruke deler av dokumenter som andre har skrevet slik at vi slipper a skrive inn informasjonen pa nytt. Vi kan se fordelen i a bruke et ferdiglaget regneark for a legge inn avdelingsbudsjettet slik at det er enkelt å konsolidere. Men gjør vi dette? Vi gjør det nok. men nølende og med motvilje. Det er aldri vanske­ lig å finne pa meget gode grunner til a utsette å gjøre noe vi ikke har lyst til a gjøre. De mest kjente grunnene er: •

"Jeg har ikke tid til å sette meg inn i dette nå. det far vente!"

•

"Vi kan da ikke bruke dokumenter som ser slik ut” “Det passer sikker bra for andre, men vi har så spesielle krav at det Ul ici u 1 iu v cu|;i WI/1 ci i iv v i

multibrukersystemer. Dette kommer av at a)

Operativsystemet bytter om prosesser uten å undersøke hva prosessen driver på med

Operativsystemet: Mellom b)

maskinvare og verktøy

203

Det er en mulighet for at to prosesser vil ha samme ressurs på samme tidspunkt

Dette betyr at det er en mulighet for at prosessene blir byttet om ak­ kurat nar den ene prosessen har sett at ressursen er ledig og skal til å reservere den. samtidig med at den andre prosessen akkurat skal til å se om ressursen er ledig. Prosess 2 ser da at ressursen er ledig og reserverer den. Like etter byttes prosessene igjen og prosess 1 fort­ setter der den slapp, nemlig med å reservere den ressursen som den så var ledig før den ble avbrutt. m

En av hovedreglene for prosesskifte er nemlig at prosessen ikke skal merke at den har hatt en pause!

Resultatet av dette blir at begge prosessene tror de har reservert res­ sursen. noe som garantert fører til kaos i systemet.

Dette hender sjelden

Nå kommer du sikkert med innvendingen at dette er en svært usannsynlig situasjon. Det er bare en sjanse på en million på at et slikt til­ felle inntreffer. Ja. la oss anta at sjansen er en på en million. Opera­ tivsystemet skifter prosess omtrent hundre ganger i sekundet, slik at vi har en million prosesskift i løpet av ti tusen sekunder - litt under tre timer. Det hjelper ikke med små sannsynligheter når ting skjer så fort og så ofte.

Nye problemer oppstår etter hvert På grunn av problemene over, håndterer operativsystemene reserve­ ring av ressurser selv. Operativsystemet bestemmer likevel når pro­ sesser skal byttes, og kan velge å ikke bytte ut seg selv før en opera­ sjon er ferdig. Så da er vel alle sorger slukket?

Vi oppdager fort at problemet bare har flyttet på seg. Det neste som dukker opp er vranglåsen. Dette er en ny situasjon med to prosesser og følgende forutsetninger: •

Begge prosessene trenger de samme to ressursene (for eksempel en fil og en printer)

*

Prosess A har reservert den ene ressursen og prosess B har reservert den andre ressursen

•

Begge prosessene oppdager at den ressursen de trenger er opptatt og ber operativsystemet om a vekke seg nar ressursen

IT-verktøy

204

for alle

blir ledig.

Resultatet er naturligvis at prosessene aldri vakner igjen. Det finnes en løsning pa dette problemet, men den er ikke opplagt og det tok lang tid før noen fant den.

Ord og uttrykk Avbrudd (interrupt)

Et spesielt signal til en prosessor som far den til a lagre unna det den driver med og begynne med noe annet.

Ressurser

Generell betegnelse på det som et maskin­ operativsystem skal holde rede pa. Prosess­ oren er en ressurs, filene er ressurser, printeren er en ressurs...

Konflikt

Når to prosesser trenger samme ressurs

Vranglås

En tilstand der to prosesser har hver sin ressurs og begge trenger den andre proses­ sens ressurs for a fortsette.

Brukeren og kontakten med systemet Definisjonen på en arbeidsstasjon var at det var et IT-verktøy som var laget for å brukes av mennesker. Derfor må vi også ta oss tid til å se på samspillet mellom mennesket og maskinen, se på hva som belaster og hva som bygger opp. kort og godt: ergonomi. De som kan mest om ergonomi og arbeidsstasjoner i Norge er folkene på Tandberg Data Display. Dette kapitlet er utdrag av “Ergonomi-informasjon for databrukere" ved Are Bjørn Pedersen og Inger He­ lene Gudding.

Brukerens arbeidsplass: Ergonomi Ergonomi: Det å tilpasse omgivelsene til menneskets kropp og sinn. Ergonomi: Samspillet mellom mennesket og arbeidsstasjonen. Hva betyr ordene egentlig? Anstrengende arbeid

Arbeid ved en arbeidsstasjon har tradisjonelt blitt betraktet som lett fysisk arbeid. Undersøkelser har imidlertid vist noe annet. Arbeidet kan være svært intensivt og anstrengende. Det medfører for eksem­ pel stor statisk belastning av kroppen ved at arbeidsdagen ikke bry­ tes opp av vandringer til arkiv, post og kolleger. Det medfører at øy­ nene blir utsatt for et langvarig og intenst nærarbeid. med tretthet og såre øyne som resultat. For noen kan det gå så langt at det resulterer i hodepine og svimmelhet. For å redusere risikoen for skader og for a øke trivsel og velvære, bør man redusere de belastende faktorene så mye som mulig. Dette er bare mulig dersom både bruker og beslutningstakere har grunn­ leggende kjennskap til ergonomi og arbeidsmiljø.

206

IT-verktøy for alle

Tastaturet: Flatt skal det være Et ergonomisk riktig tastatur er flatt, har en svak helning oppover og kan plasseres rett på et vanlig arbeidsbord. Med et slikt tastatur er det ikke nødvendig med et spesielt terminalbord med nedsenket tastaturplate.

Reduser belast­ ningen på armer og skuldre

Vinkelen mellom tastaturet og bordplaten skal være så lav at hand­ leddene arbeider innenfor sitt riktige funksjonsområde, slik at over­ belastning unngås. Den beste arbeidsplassen er et vanlig skrivebord med hel plate, der tastaturet er skjøvet godt inn fra kanten slik at un­ derarmene kan hvile på bordet. Pa den måten reduseres belastnin­ gen på armer og skuldre. Tastaturet skal være avrundet i forkant slik at du far behage­ lig tilgang til tastene

Tastene må tale lang tids bruk uten at skriften slites av Tastaturet bør være støydempet, spesiell med tanke på bruk i kontorlandskap

Tastene skal ha et følbart trykkpunkt for a minske antall feilslag for dem som ikke er touch-skrivere Tastaturet skal ligge stodig på bordet og ha gummiføtter så det ikke glir.

Skjermen: Lavstråling og strømsparing. Tanken bak lavstrålingsskjermer er et "føre var "-prinsipp. der man går inn for a redusere eksponeringen for elektromagnetiske felt fordi man ikke vet om feltene er skadelige. Lavstrålingsskjermer har lavere elektromagnetisk feltstyrke rundt seg enn de fleste andre elektriske apparater pa et kontor. En vanlig skrivebordslampe har sterkere elektrisk felt pa 30 cm avstand. Den kanskje mest positive virkningen av en lavstråleskjerm er det at den fjerner unødvendig engstelse og usikkerhet.

Lavstrålingsskjerm skal ha sertifikat

Du gjenkjenner en lavstrålingsskjerm pa at den har et sertifikat pa at den oppfyller kravene i de svenske måleforskriftene MPR 1990 fra SWEDAC. Det finnes også anbefalinger fra TCO i Sverige som set­ ter enda strengere krav. Skjermer som oppfyller disse kravene er

Brukeren og kontakten med

systemet

207

merket med TCO1992 eller har et sertifikat som sier at de oppfyller kravene. Unngå strålereduserende utstyr

Som vi har nevnt, er det ingen som er sikre når det gjelder stråling fra dataskjermer. Likevel er det noen firmaer som påstår at det er bevist at stråling fra dataskjermer er skadelig og at de har utstyr el­ ler metoder som kan redusere strålingen. Slik feilinformasjon er med på å skape unødig angst blant brukerne. Vanlig “strålereduserende” utstyr som filtre som er beregnet på å monteres foran skjer­ men har liten effekt. De reduserer de elektriske feltene bare hvis de er forskriftsmessig jordet. Filtrene har ingen virkning på magnet­ feltene, og kan bidra til at synsergonomien blir redusert. Det er helt unødvendig å sette skjermfilter på en lavstrålingsskjerm, men for enkelte eldre skjermer kan det være en hjelp.

Automatisk strømsparing

Et annet krav som har kommet til dataskjermer i den senere tiden er krav til automatisk strømsparing. Alle arbeidsstasjoner i dag har muligheten for å sette på et skjermsparebilde etter at det har gått en viss tid uten aktivitet. Strømsparekravene går ut på at skjermene skal kjenne igjen et skjermsparebilde (et helt svart bilde) og gå ned i strømsparemodus etter en viss tid med slikt bilde. De strengeste kravene er svenske (NUTEK), som sier at skjermen ikke får bruke mer enn 30W (anbefalt 15W) etter 3 minutter og 8W etter 70 minut­ ter. Et tilsvarende krav, EPA Energy Star fra USA. krever mindre enn 30W i strømsparemodus. Strømsparemodus skal inntreffe etter en gitt tidsperiode. Nye arbeidsstasjoner har gjerne et strømspareprogram som gjør at du selv kan kontrollere når avstengningen skal inntreffe. Automatisk strømsparing medfører mindre stråling, sparer penger og energi, gir bedre bilde og forlenger skjermens levetid.

Plassering av skjermen Plasser skjermen på skrivebordet rett foran deg. Skjermen skal ikke plasseres oppå maskinenheten. Avstanden mellom øynene dine og skjermen bør være i området 50cm - 80cm. Dette betyr at skjermen må skyves helt inntil veggen, og i mange tilfelle kan det være nød­ vendig å trekke skrivebordet litt ut fra veggen for å få lang nok av­ stand.

Pass på reflekser

Skjermen bør plasseres slik at lysrør i taket kommer parallelt med synsretningen mot skjermen. Den bør sta midt i mellom lysrørene.

208

IT-verktøy

for aeee

og du bør ikke ha lysrør i taket bak ryggen din for at de ikke skal speile seg i skjermen. Lyset fra vinduet skal komme rett inn fra si­ den. Du bør aldri ha vinduet foran eller bak deg nar du jobber med dataskjerm. Lyset fra vinduet skaper nemlig store lyskontraster eller reflekser som gjør det vanskelig å lese skjermen. Skjermen ma kunne vippes eller vris unna sjenerende reflekser fra lys eller vindu. Refleksproblemene kan også minskes betraktelig hvis du bruker mørk skrift på lys bakgrunn (positiv polaritet). Dette gir ogsa best synergonomi for kontorbruk.

Skjermen må plasseres og innstilles slik at øverste linje kommer la­ vere enn øyenhøyde. Naturlig blikkvinkel for nærarbeid er nedoverrettet, 15° til 45° under horisontalplanet. Mange har plassert skjer­ men høyt ut fra tradisjonen om å se rett frem når man skriver. Dette har vist seg a være uheldig fordi blunkefrekvensen nedsettes, noe som igjen skaper ekstra belastning på øynene ved langvarig arbeid.

Figur 5.8. Blikkvinkel mot skjerm

Plassering og bruk av mus En mus bør ligge ved siden av tastaturet, sa tett inntil som mulig. Det ma være god nok plass pa bordet til a kunne bevege den uten a støte borti noe (det er lov a rydde pulten). Når du benytter datamus. bør du legge underarmen godt inn pa bordet og prøve a holde albuen mest mulig inntil kroppen. Jo lenger ut til siden man holder armen, desto mer vedvarende aktivitet for skuldermuskulaturen. Bruker du musen mer enn tastaturet, kan det være en fordel a skyve dette fra deg og prioritere plassen til musen. Dersom bordplaten ikke er for

Brukeren og kontakten med systemet

209

glatt, er det ikke nødvendig med musematte. Det er ikke noe galt med en musematte. men den skaper begrensning for bevegelsene. Hvis musen glir, så prøv i stedet a feste et papirark til skrivebordet med tape for å øke friksjonen. Et musetips: hvis du har en mus med en kule inni, så vask kula med jevne mellomrom. Det er bestandig papirstøv på et skrivebord, og dette støvet far kula til å gli.

Når du beveger musen, tenk deg at det er en stor penn som du skal tegne sirkler med. For avlastningens skyld går det godt an å bruke den andre hånden av og til. dette er bare en vanesak som faller na­ turlig etter noen ukers trening. Hvis du bruker mus med flere knap­ per. er det ofte mulig å programmere om knappene slik at de passer bedre for den andre hånden.

Ord og uttrykk MPR 1990

Svenske forskrifter om måling av stråling fra skjermer.

ISO 924!

Internasjonale standarder for utforming av arbeidsstasjoner. Del 3 av standarden omhandler ergonomi.

GS

Gepriifte Sicherheit. tysk godkjenningsnorm for apparater og utstyr.

NEMKO

Norges Elektriske Materiellkontroll. Måler og godkjenner utstyr etter internasjonale sikkerhetsnormer.

TCO

Tjånestemannsorganisationen. et svensk fagforbund. De har laget anbefalinger og sertifiseringsordninger for brukervennlig datautstyr.

210

IT-verktøy for alle

Refleksjoner, assosiasjoner og digresjoner På dette stadiet antar jeg at alle med et minimum av økonomisk ut­ dannelse lider av akutt frustrasjon. Det går da ikke an å forbedre produktene i den takten som elektronikkindustrien gjør det. og sam­ tidig stadig sette ned prisene. Til dette kan jeg bare føye de trøstens ord: Slapp av. i virkeligheten er det enda verre.

Bransjen som har sine egne økonomiske lover Når et høyteknologifirma som Intel slipper ut sin siste og mest av­ anserte mikroprosessor, er de i en interessant økonomisk situasjon: •

De har investert 7-800 millioner kroner i å utvikle mikropro­ sessoren og gjøre den produksjonsklar

•

De har investert 40 milliarder kroner i et nytt fabrikkanlegg for å produsere den samme mikroprosessoren

•

Når de starter opp produksjonen virker omtrent hver tyvende mikroprosessor. De må altså kaste nitten av tyve produserte enheter

•

De har et de facto monopol på mikroprosessoren

•

De kunne tatt 10 tusen kroner stykket og solgt ti millioner mikroprosessorer i løpet av ti år.

Så hva gjør var elektronikkbedrift ?

De vet at etter at de har produsert og solgt noen millioner enheter, har de lært prosessen så godt at hver femte produ­ serte enhet er salgbar.

212

IT-verktøy for alle •

Den beste maten å tå opp volumet pa er a selge produktet bil­ lig

Derfor starter de med å selge det nye superproduktet med tap, slik at etterspørselen blir kunstig høy.

Produktet forbedres - og blir billigere. Etter noen måneder er alle produksjonsvanskene klarlagt, og en for­ bedret modell settes i produksjon. Denne er lettere å produsere, slik at omtrent hver tiende enhet virker. Prisen holdes uforandret, slik at produktet begynner å tjene penger. Etter ytterligere ett år er neste produktforbedring klar. Den gjør at hver femte produserte enhet virker, samtidig som at de produserte brikkene blir hurtigere og mer pålitelige. •

Dette medfører naturligvis at prisen blir satt ned. slik at pro­ duktet blir mer attraktivt og enda flere enheter blir solgt.

Med andre ord:

De investerer for fremtiden og opererer med inntjeningshorisonterav uant størrelse i forhold til de mer tradisjonelle deler av næringslivet.

Oppgaver Oppgave 5.1

Di skuter fordeler, ulemper og bruksområder for

a)

Dynamisk RAM

b)

Statisk RAM

Oppgave 5.2

Hva står bokstavene CPU for, og hva er det norske navnet9

Oppgave 5.3

Hva er et register og hva brukes det til?

Oppgave 5.4

Hvilke faktorer er med på å bestemme prosesseringshastigheten til en arbeidsstasjon ?

Oppgave 5.5

Hva er ergonomi og hvorfor er det en fordel å tenke på dette ?

Oppgave 5.6

En arbeidsstasjon trenger et program som starter opp stasjonen og leser inn operativsystem og oppgaver fra harddisk. Hvordan ville du lagre et slikt program?

Oppgave 5.7

Finn dagens priser på de forskjellige RAM typene, på en typisk CDROM plate og på en harddisk med kapasitet på omtrent 500 Mega­ byte.

a)

Regn ut prisen pr. megabyte på alt.

b)

Informasjon må inn til CPL lor den kan brukes. Finn ut hvor-

214

IT-verktøy

for alle

lang tid det tar å gjøre dette i de forskjellige tilfellene.

Oppgave 5.8

Oppgave 5.9

c)

Regn ut “tilgangspris” - pris pr. Megabyte multiplisert med tilgangstiden. Sier dette tallet noe?

a)

Er det helseskadelig å arbeide ved en arbeidsstasjon?

b)

Hvordan vil du karakterisere det å arbeide ved en arbeidssta­ sjon? Er arbeidet tungt eller lett?

c)

IT-verktøy har gjort det mulig a arbeide hele dagen uten å forlate arbeidsplassen. Er dette en fordel?

Problemet med filosofene og middagen

Tegningen viser middagsbordet i Hjemmet for Aktive Filosofer. Middagen består av spaghetti, slik at filosofene må bruke to gafler for a spise. Problemet er at det bare finnes en gaffel pr. filosof.

Filosofene tenker også ved middagsbordet. Med ujevne mellomrom finner de ut at de vil ha mat, og prøver a fa tak i begge gaflene i nærheten slik at de kan fa i seg litt spaghetti. Oppgaven er å lage en idiotsikker fremgangsmåte for filosofer som vil ha mat, slik at de aldri havner i vranglås1.

1 .Dette er et klassisk problem, satt opp og løst av Edsger Dijkstra i 1965.

Seksjon 6

Strategi og sikkerhet: Bedriftens forhold til IT Etter at du har vært gjennom denne seksjonen skal du vite rvr

Hva en IT-strategi og IT-sikkerhet er

Hvilke feller du må unngå når du skal lage en IT-strategi. csr

Hva du bør tenke på når du skal planlegge ITsikkerhet.

cs-

Hvorfor du bør sikkerhetskopiere og hvordan du organiserer sikkerhetskopiering.

Strategi er å foreta et valg Spørsmålet om IT-strategi pleier å komme opp i en av disse situa­ sjonene:

1.

Bedriften har ennå ikke tatt i bruk IT-verktøy og føler seg presset til å gjøre noe. Dette er en stadig sjeldnere situasjon.

2.

Bedriften har et antall frittstående arbeidsstasjoner og vil ta skrittet over til å få opp et komplett IT-system.

3.

Bedriften har et foreldet IT-system med store driftsutgifter og vil modernisere for a fa ned utgiftene.

Alle situasjonene er like farlige i den forstand at de ofte ender opp med strategier som koster enormt med penger uten å gi noe tilbake. De vanligste feilene i de forskjellige situasjonene er: 1.

Bedriften innrømmer at den ikke har kunnskap til å ta avgjø­ relser om IT-verktøy og engasjerer en konsulent til å komme med et forslag.

2.

Bedriften finner ut at når den likevel skal lage et IT-system. kan den like godt ta alle store og viktige IT-avgjørelser for de neste fem årene med det samme.

3.

Bedriften insisterer på at verktøyene pa gamle systemet må flyttes over til det nye systemet og engasjerer konsulenter for a få til dette.

Alle situasjonene har det til felles at de viktige avgjørelsene skyves vekk og over til andre. For å unngå de verste skandalene er bedrif­ ten nodt til a ta ansvaret for sin egen strategi.

218

IT-verktøy

for alle

Vi skal se litt på hvilke valgmuligheter som finnes og deretter sette opp noen regler for strategiske planer.

Et valg blant muligheter Anta sa at du har tatt den alvorlige beslutningen om å anskaffe, for­ nye eller utvide et IT-verktøy. Hva skal du velge? Nå er det om å gjøre å tenke igjennom hva som har hvilke konsekvenser. Hva er al­ ternativene?

Multibrukersvstem med sentral datakraft Det klassiske ITvalget

Før grafiske brukergrensesnitt ble vanlig, var dette den dominerende løsningen for IT-systemer. Det er en typisk sentralisert løsning, med alt utstyr samlet pa ett sted. Investeringsmessig var det en gunstig løsning, siden en middels kraftig UNIX-maskin kunne betjene 32 brukere uten for store forsinkelser. Etter at grafiske brukergrensesnitt har overtatt, er ikke bildet lenger sa gunstig. Grafisk brukergrensesnitt på en UNIX-maskin reduserer antallet brukere betraktelig, en tommelfingerregel er a dele med 4 (hvis utstyret greide 32 brukere uten grafiske brukergrensesnitt, greier det 8 brukere med grafiske brukergrensesnitt). Likevel kan et slikt system fremdeles være ideelt for visse behov:

•

Utviklingsavdelinger for programvare setter pris pa multibru­ kersystemer. spesielt hvis de kommer i en eller annen UN1Xvariant. At UNIX er kryptisk og lite intuitivt gjør bare livet mer spennende for dem.

•

For de avdelingene som er avhengige av tunge ZT4X-verktøy, finnes det ikke svært mange alternativer til UNIX.

•

Trenger bedriften en databasetjener, kan det være lurt a legge denne på en multibrukermaskin.

•

Vedlikehold og oppgradering skjer sentralt, derfor foretrek­ ker IT-administratorer multibrukerløsninger.

Multibrukersystemer krever at bedriften har en fulltids systeman­ svarlig som kan utvide systemet med nye brukere, finne vanlige feil og gjøre vanlig systemvedlikehold.

Strategi er

a foreta et valg

219

Nettverk med likeverdige stasjoner Enkel overgang

Nettverk med likeverdige stasjoner er den enkleste overgangen fra frittstående arbeidsstasjoner til arbeidsstasjoner i nettverk. Dette er det enkleste valget for mindre bedrifter med samme type arbeidssta­ sjoner. Bade PC og Macintosh kan settes opp pa et slikt nettverk. Ta hensyn til at: •

Er det mer enn 3-4 stykker i bedriften, kan det lønne seg å avsette en stasjon til fellesanliggende som å kjøre meldings­ systemet, styre printeren og håndtere datafax.

En mindre ulempe er at arbeidsstasjoner som styrer felles ressurser må være slått på og “logget på" nettet.

Nettverk med nettverkstjener Det moderne ITvalget

Hvis det allerede er en underskog av PC og Macintosh i bedriften, er et nettverk med nettverkstjener et sikkert valg. For den enkelte brukeren betyr det små endringer: •

Større diskplass, med avsatte områder for bedriftens viktige filer

•

Verktøyene ligger lagret på nettverkstjeneren. Vedlikehold og oppgradering skjer sentralt.

•

Datakraften ligger hos brukeren, det er liten eller ingen for­ skjell med og uten nettverk.

Er det snakk om et system med flere enn 10-15 arbeidsstasjoner er dette en bedre løsning enn nettverk med likeverdige stasjoner.

Store nettverk av forskjellige typer Opp til nå har vi snakket om IT-løsninger for bedrifter med opp til 75 - 100 brukere. Så melder spørsmålet seg: Hva er riktig strategi for et mye større antall brukere?

I disse tilfellene kan det være en fordel å betrakte helheten som en samling delsystemer. Dette kalles for å tenke modulært. Prinsippet er at vi prøver å dele inn bedriften i moduler, det vil si deler som

220

IT-verktøy

for alle

•

administrativt og/eller lokaliseringsmessig hører sammen

•

er små nok til at det er enkelt å lage en strategi for hva slags IT-system hver av delene skal ha.

1 tillegg må vi ta en overordnet bestemmelse: Hvordan skal over­ gangen fra den ene modulen til de andre skje? Hvis vi antar at begge modulene er basert på et datanett, er svaret på dette er avhengig av hvor stor fysisk avstand det er mellom modulene: •

Befinner begge modulene seg i samme bygg, kan vi koble sammen nettverkene ved hjelp av nettverks rute re (hvis nett­ verkene er av samme type) eller nettverksbroer (hvis nett­ verkene er av forskjellig type).

*

Hvis modulene befinner seg i forskjellige bygninger og det er mindre enn en mil mellom bygningene. kan det lønne seg å leie høyhastighetslinjer av Televerket og bruke disse sammen med nettverksbroer.

•

Hvis modulene befinner seg langt fra hverandre, er det enklest a sette opp forbindelsen via et meldingssystem slik vi har snakket om i seksjon 3.

Regler for Strategiske Planer I innledningen til dette kapitlet antydet vi al strategiske planer gjerne blir satt opp i litt spesielle situasjoner og derfor lell kan ende opp i økonomisk katastrofe. Noen regler for hvordan strategiske planer skal settes opp og utarbeides er derfor bokstavelig tak gidl verdt: 1.

Strategisk plan ma eies av en ansvarlig person i bedriften, en person som er i stand til å vurdere nytte mot kostnad.

L/

A bruke konsulenter til å lede utarbeidelsen av en strategisk

o

plan er omtrent som å gi en leverandør frie hender til å installere det han synes er passe. Det kan gå bra, men som oftest gjor det ikke det.

2.

Ikke legg Strategiske Planer som har som mal a omfatte alt som har med IT a gjøre.

Strategi er

å foreta et valg

221

Jo større vy er du legger opp til, jo mer ubrukelig blir strate­ gien. Ikke en gang fagfolk er i stand til å si hva som kom­ mer til å skje med teknologien om to år.

3.

Ikke dem hva malet var.

vs-

Målet med IT-strategi var: Å spare penger? Øke produktivi­ teten? Det var sikkert ikke noe mål å bruke veldig mye pen­ ger!

4.

Ikke legg Strategiske Planer som medfører en stor IT-avdeling med mange IT-spesialister.

IT-spesialister er opptatt av IT og ikke nødvendigvis av fir­ maet og firmaets behov.

5.

Ikke glem at IT er verktøy

m

IT-verktøy for kontorbruk er kontorutstyr. IT-verktøy for produksjonen er produksjonsutstyr.

6.

Legg Strategiske Planer med kort horisont og lavt ambisjons­ nivå.

o-

Greier du å legge planer som kan gjennomføres i løpet av tre måneder og som deretter har en vurderingspause på minst seks måneder, er du på riktig spor.

7.

IT skal være et hjelpemiddel, ikke en hindring

v¥

Ikke tving IT-verktøy på folk som har et rimelig produktivi­ tetsnivå og ikke har lyst på nytt utstyr

8.

Spør brukerne om hva de har problemer med. men ikke sett ned en IT-komité!

ra

Da fanden ville at intet skulle skje... I virkeligheten vil det ofte være mye verre med IT-komiteer. De blir enige om å bruke enormt med penger på noe de ikke har oversikt over rekkevidden av og som løser et problem som de ikke er sikre på at eksisterer. I tillegg har de lett for å la seg lede til løs­ ninger som hores imponerende ut.

9.

Hvis bedriften eller oppgaven er for stor, bruker du “splittos-hersk” metoden

222

IT-verktøy

for alle

Hvis bedriften er så stor at en IT-strategi blir for uoversik­ tlig, så prov å dele inn bedriften IT-messig i passe store deler og ta en avgjørelse på hvordan delene skal kommuni­ sere med hverandre. Deretter kan du lage strategi for hver del under forutsetning at den kommuniserer med andre deler på riktig måte.

Det er minst like viktig å vite hva man ma unngå å gjøre som det er å vite hva man må gjøre. Disse reglene representerer mange års er­ faring. ikke forkast dem når du selv havner i den situasjonen at du må komme med en IT-strategi.

Sikkerhet er å beskytte informasjon Det er svært lett å ta IT-systemene for gitt og regne med at de virker til enhver tid og gjør hva man forventer av dem. Desto større blir problemene når dette en dag ikke inntreffer, når systemet ikke vil eller filer er blitt ødelagte. Det viser seg at ingen egentlig vet hvor mye det koster i tapt arbeidstid, tapt fortjeneste og direkte serviceutgifter når slikt inntreffer. Det som er viktig a beskytte, er først og fremst informasjonen. Pro­ gramvare kan erstattes uten at det koster stort annet enn tid og bry­ deri. Informasjon som angår bedriften er derimot oftest både livs­ viktig og uerstattelig.

Preventivt vedlikehold

Akkurat som man gjør regelmessige brannøvelser for å kontrollere at brannberedskap virker, bør man gjøre regelmessige IT-øvelser for å se hvor lang tid det tar før bedriften er tilbake etter en IT-katastrofe. I mellomtiden må vi konsentrere oss om preventivt vedlike­ hold. sikkerhetskopier og passordbeskyttelse.

Beskytte filene: Sikkerhetskopier Den uten sammenligning vanligste grunnen til feil på IT-systemer er menneskelige feil. Brukerne sletter viktige filer av vanvare og de glemmer å lagre de endringene som de akkurat har gjort på et doku­ ment.

I tillegg til alle brukertabbene forekommer det feil på maskinvaren og feil i programvaren. Vi kan heller ikke se bort fra strømbrudd, brann og vannskade.

Brukertabber og maskinvarefeil er noe vi ma lære oss å leve med. Siden de stort sett resulterer i at filer blir ødelagt, trenger vi en mu­

IT-verktøy for

224

alle

lighet for å ta kopi av viktige filer i tilfelle noe hender. Dette kaller vi for sikkerhetskopiering (backup).

Sikkerhetskopie­ ring koster

Sikkerhetskopiering er enkelt i prinsippet, men ofte en hodepine i praksis. Årsaken er rett og slett at vi snakker om kopiering av store datamengder og slikt tar tid og plass. Hvis vi for eksempel skulle ta sikkerhetskopier av 500 Megabyte med data ut på disketter med plass til 1.44 Megabyte, ville vi trenge 348 disketter, det ville ta rundt 5 timer og prisen på diskettene ville være høyere enn prisen pa en ny 540 Megabyte hard disk.

Kravet til et system for sikkerhetskopiering er derfor at: •

Det skal kunne ta sikkerhetskopier av store datamengder

•

Det bør kunne kjøres uten tilsyn

•

Prisen for en komplett sikkerhetskopi ma være så lav at det er økonomisk forsvarlig a ha lagret flere sikkerhetskopier av gangen.

Maskinutstyr for sikkerhetskopiering Sikkerhetskopiering kan skje pa mange mater, men det er ikke mange som tilfredsstiller kravene ovenfor. Vi har allerede sett at disketter ikke er noen god løsning. Spørsmålet er om det finnes noen god løsning og hva den i tilfelle matte være.

Kandidatene er i første rekke: •

Magnetbåndstasjoner med QIC (Quarter Inch Cartridge) databandkassetter

•

Bandstasjoner basert på DAT (Digital Audio Tape) prinsippet

•

Bandstajoner basert pa videoband av en eller annen type

•

Skrivbare optiske disker

Nar det gjelder de skrivbare optiske diskene, har disse tilhørt grup­ pen for "lovende teknologi” i mange år, men aldri slatt ordentlig i gjennom. Grunnen er de to ulempene som disse diskene har, nemlig høy pris pr. disk og lite gjenbruk (de mest vanlige skrivbare optiske diskene kan ikke viskes og brukes pa nytt).

Sikkerhet

er a beskytte informasjon

225

Nar det gjelder de andre teknologiene kan vi summere det opp slik:

Profesjonell sikkerhetskopiering, 5.25** 2000 til 10 000 megabyte

I dette markedet snakker vi om sikkerhetskopiering av datamengder på to til ti gigabyte. Stasjonene tar omtrent like mye plass som en 5.25" diskettstasjon og koster fra 12000 til 18000 norske kroner (1995). De konkurrerende teknologiene er

•

QIC-teknologien som er spesialutviklet for lagring av data. Denne kategorien inneholder også de rimeligste stasjonene.

•

DAT-teknologien som egentlig er utviklet for lagring av musikk. Kopiering på 8mm videoband, der teknologien stammer fra videokameraer.

Alle teknologiene kan gi tilfredsstillende sikkerhetskopier. En liten fjær i den norske hatten er Tandberg Data Storage som er verdens ledende på QIC-teknologi. Figur 6.1 viser en av deres profesjonelle stasjoner.

Figur 6.1. En QIC båndstasjon for sikkerhetskopiering

Profesjonell sikkerhetskopiering, 3.5” 500 til 1000 mega­ byte

I dette markedet snakker vi om sikkerhetskopiering av datamengder pa en halv til en gigabyte. Stasjonene tar omtrent like mye plass som en 3.5" diskettstasjon og koster fra 5000 til 9000 norske kroner

IT-verktøy for

226

alle

(1995). Teknologien er nesten utelukkende basert på små databåndkassetter av QIC-familien.

Figur 6.2. Databåndkassett av QIC-typen

Sikkerhetskopiering til hjemmebruk 250 til 500 mega­ byte

I dette markedet snakker vi om sikkerhetskopiering av datamengder på en 250 til 500 megabyte. Stasjonene tar omtrent like mye plass som en 3.5” diskettstasjon og koster fra 2500 til 5000 norske kroner (1995). Vi snakker om lavere utnyttelse av mediet, lavere sikkerhet og lavere pris. De konkurrerende teknologiene her er:

•

QIC-80, eller “floppy-tape”. Denne teknologien er også basert på små databåndkassetter av QIC-familien, men det benyttes et annet og enklere dataformat - QIC-80 formatet.

•

Data-kassetter (samme utførelse som musikkassetter). Lav kapasitet og lav pålitelighet har gjort denne teknologien uin­ teressant.

•

Disketter. Dette er et svært pålitelig medium, men den lave kapasiteten har gjort at disketter er uaktuelt for sikkerhetsko­ piering av større datamengder.

Sikkerhet er å

beskytte informasjon

227

Pass på programvaren Programvaren for sikkerhetskopiering er svært avgjørende for hvor godt resultatet er. De følgende kravene er minimumskrav til slik programvare:

•

Sikkerhetskopieringen må kunne skje uten at noen er tilstede. Dette betyr at programvaren må kunne håndtere feilsituasjo­ ner på en fornuftig måte, og at feilmeldinger blir lagret slik at brukeren får se dem.

•

Enkle lesefeil under tilbakekopiermg må ikke kunne stoppe tilbakekopieringen. Minstekrav er at alle de filene som kan leses feilfritt blir tilbakekopiert.

•

For profesjonell sikkerhetskopiering må det være mulig å spesifisere når en ubetjent sikkerhetskopiering skal utføres. Dette er spesielt viktig i travle bedrifter der sikkerhetskopie­ ring i arbeidstiden ikke er akseptabelt.

Sikkerhetskopiering i praksis •

For at sikkerhetskopiering skal ha noen verdi må den utføres rutinemessig, ikke etter innfallsmetoden.

•

En grei fremgangsmåte er a ta en full sikkerhetskopi hver fre­ dag ettermiddag eller kveld. Resten av uken tas bare sikker­ hetskopi av filer som er endret.

•

De fulle sikkerhetskopiene samles opp over en måned, de daglige brukes på nytt fra uke til uke.

•

Den siste fulle sikkerhetskopien i hver måned beholdes i ett år. de andre brukes pa nytt.

•

Den siste fulle sikkerhetskopien i hvert år beholdes i fem år.

Tilpass disse rutineforslagene til din organisasjon og ditt behov!

IT-verktøy

228

for alle

Beskytte systemet: Brukerverifikasjon Anta sa at bedriften har gjennomført en vellykket IT-strategi der alle brukere har tilgang til alle ressurser de måtte ønske seg. Meldings­ systemene er i gang og dokumenter er ikke lenger pa papir, men sendes rundt pa elektronisk form. Har vi oppnådd et slags IT-nirvana, eller er det tiere problemer vi bør se på'.’ Adgang for uten­ forstående

Det er klart det finnes flere problemer, spesielt er det et tankekors at hvis det er lett for brukere a få tak i den informasjonen de skal ha. så er det også lett for utenforstående a få tak i den samme informasjo­ nen. Vi ønsker ikke at alle skal ha innsikt i konfidensiell informa­ sjon. forretningshemmeligheter, persondata og salgstall. Det er ikke et spørsmål om vi skal gjøre noe. men hva vi skal gjøre.

Brukernavn iden­ tifiserer brukeren

Det første vi ma gjøre, er å identifisere de brukerne som har lov til a være pa systemet. Dette gjør vi ved a gi hver bruker et brukernavn. og forlange at alle skal identifisere seg med brukernavnet nar de skal begynne a bruke systemet (“logge seg pa" systemet). Dette er første skritt i systemsikringen. men ikke et veldig stort skritt. Bru­ kernavn er ikke vanskelig a finne ut av. så vi trenger mer enn det.

Passord er en enkel verifikasjon Det neste skrittet er å forlange at alle brukere skal oppgi et passord nar de skal logge seg pa systemet. Dette passordet er hemmelig og skal ikke vises pa skjermen. Passord har vært brukt i mange ar. og gir en grunnleggende form for beskyttelse. Problemet er at de fleste brukere synes at passord er noe byråkratisk tull og mer eller mindre ubevisst saboterer passordet ved at de •

bruker passord som er lette a gjette for en som prøver å komme inn pa systemet. De mest brukte passordene er opp­ lagte ting som brukerens fornavn, brukernavnet, ja til og med ordet “passord". Trenete innbrytere finner slike passord i løpet av minutter.

•

skriver opp passordet for ikke a glemme det. Det forekommer ikke sjelden at brukernavnet og passordet er pent skrevet opp på en lapp som er limt pa skjermen eller tastaturet.

•

går fra stasjonen sin i lengre tid uten a gå ut av IT-systemet. Slik er en apen invitasjon til innbrytere.

Sikkerhet er •

Stille krav til passordet

a beskytte informasjon

229

bruker samme passordet over lengre tid slik at innbrytere får mange sjanser til å prøve.

Et passord er den billigste måten å innføre sikkerhet på. men det må stilles krav til et gyldig passord. Passordet bør inneholde minst en bokstav, minst ett tall og minst ett tegn (!”#$%& og lignende). Pass­ ordet bør også være på minst 6 bokstaver/tall/tegn. Dessuten bør passordet ha begrenset gyldighet - to til tre måneder er et kompro­ miss mellom irritasjon hos brukeren og krav til sikkerhet. Det finnes mange andre metoder å verifisere brukerens identitet på. men flesteparten krever et utlegg på noen hundre kroner pr. bruker. Med mange brukere kan dette fort bli store summer som ikke vil bli akseptert av ledelsen.

Enkle regler for økt sikkerhet 1.

Den aller beste sikringen av informasjon er å gjøre den util­ gjengelig.

rsr

Informasjon som bare finnes på en diskett som er låst inne i et pengeskap er sikret mot det meste.

2.

De fleste innbrudd i informasjonssystemer kommer via tele­ nettet. Sikkerheten økes hvis systemet ikke kan nås fra tele­ nettet.

o-

Det er ganske enkelt å fortelle et modem at det ikke skal reagere på oppringninger.

3.

Hvis det er viktig at systemet skal være tilgjengelig over tele­ nettet. så benytt tilbakeringning. Tilbakeringning betyr at de som prøver a komme seg inn på systemet og identifiserer seg korrekt blir ringt tilbake på et avtalt telefonnummer. Ingen kommer direkte inn i systemet.

4.

Sørg for at uvedkommende ikke kan bruke arbeidsstasjoner som midlertidig står ubetjent.

i