Infopole - Conf eGRH - Lisein [PDF]

Zitiervorschau

e-GRH concepts et enjeux Olivier LISEIN Chargé de recherche LENTIC – HEC-ULg [email protected]

Infopôle - Cluster TIC – Evénement-Rencontre 19 septembre 2007 « Les solutions informatiques pour la gestion des ressources humaines »

Préambule: le LENTIC ‡

« Laboratoire d’Etudes sur les Nouvelles Technologies, l’Innovation et le Changement »

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Laboratoire interdisciplinaire attaché à HEC-Ecole de Gestion de l’Université de Liège

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Centre de recherche et d’intervention, axé sur les processus d’innovation

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4 axes d’expertise: ‡ ‡ ‡ ‡

Technologies de l’Information et la Communication (TIC) Mutations organisationnelles Mutations en GRH Mutations du marché du travail

Préambule: le LENTIC Mieux comprendre… … pour mieux agir

Recherche scientifique

Intervention Accompagnement Formation

Structuration du propos ‡

Le concept d’e-GRH

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Pourquoi l’e-GRH ?

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L’e-GRH: la réponse adéquate ? Les atouts et limites des projets e-GRH

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Questions-réponses

Le concept d’e-GRH Intégration des TIC dans la gestion des ressources humaines

TIC

Ensemble des outils issus de la rencontre de l’informatique et des télécommunications

GRH

Ensemble de dispositifs mis en place dans l’organisation pour gérer les ressources humaines

Le concept d’e-GRH Service du personnel & gestion des ressources humaines

Administration du personnel

Gestion ‘administrative’ du personnel (contrat, temps de travail, congés, paie, avantages extra-légaux, législation sociale, convention collective, etc.)

Développement des Ressources Humaines

Optique RH vue sous un angle ‘managérial’ et ‘stratégique’ (gestion des compétences, plans de carrière, évaluation, incentives, mobilité, coaching des ‘high potentials’, etc.)

Le concept d’e-GRH ‡

Le recours aux outils informatiques n’est pas neuf en GRH (système de gestion des paies, des présences, etc.)

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La nouveauté, c’est l’association de l’informatique et de la communication, qui permet aux outils d’interagir avec l’ensemble des processus de la fonction RH sans contrainte de temps et d’espace

Le champ de l’e-GRH Automatiser et décentraliser les processus de travail de la fonction RH (mettre à la disposition de tous) ‡ ‡ ‡ ‡ ‡

Feuilles de temps électroniques Gestion informatisée des congés, absences Gestion informatisée des horaires Gestion informatisée des notes de frais Etc.

Administration du personnel

Le champ de l’e-GRH Individualiser et numériser les échanges entre le personnel et l’employeur (système « libre service ») ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡

Recrutement en ligne E-learning Plate-forme de knowledge management Gestion des compétences et des profils Communication à distance Etc.

Gestion des ressources humaines

Les principaux outils e-GRH Intranet

Réseau interne accessible ou non à distance permettant l’accès à des informations et des applications de gestion via une interface Web

SIRH

Système d’information RH: système de gestion intégrée des différents processus RH accessible ou non via Intranet

LSRH

Libre service RH: système de consultation, mise à jour, gestion des informations propres à l’utilisateur, accessible via le Web

L’évolution des outils e-GRH Information

Communication

Transaction

Intranet ‘1ère génération’:

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Coordination/ Intégration

Systèmes complexes de SIRH et LSRH:

infos et commu interne

transaction ‘en ligne’ et intégration de processus

Automatisation de processus existants

Modification et reegineering de processus RH

Complexité de la fonction

+

Pourquoi l’e-GRH ? Pourquoi développer et implémenter des solutions e-GRH ?

Pourquoi l’e-GRH ? ‡

La GRH évolue; ce mouvement est conditionné par des changements dans l’environnement interne et externe des organisations

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L’e-GRH est un ensemble d’outils qui permettent de répondre, en partie, à ces diverses pressions internes et externes

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Les outils d’e-GRH ne sont pas réservés et utilisés par la seule DRH mais s’adressent à la fonction RH (staff et line) et aux individus de l’organisation

Pourquoi l’e-GRH ? ‡

Répondre à des pressions externes „ „ „ „ „ „ „ „ „

Augmentation de la concurrence Recherche de compétitivité Globalisation des marchés Pression générale sur les prix et les coûts Pouvoir grandissant des stakeholders Libéralisation des marchés Développement de la société de la connaissance Déploiement de la logique « client » Etc.

Pourquoi l’e-GRH ? ‡

Répondre à des pressions internes „

La recherche de flexibilité entraîne une restructuration des organisations: ‡ ‡ ‡ ‡

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Aplatissement des structures hiérarchiques Fonctionnement processuel (orientation client) Externalisation des activités périphériques Partenariats multiples et multiformes

La recherche de flexibilité entraîne une transformation du travail: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡

Multiplicité des statuts Formes d’emploi atypiques Éclatement des lieux et temps de travail (télétravail) Responsabilisation accrue des travailleurs Individualisation de la relation d’emploi

Pourquoi l’e-GRH ? ‡

Répondre à des changements dans les organisations

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Quels rôle et place pour la GRH ? Et pour l’e-GRH ?

Pourquoi l’e-GRH ? ‡

La GRH face à ces différentes pressions „

Diminuer les coûts administratifs de la GRH

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Augmenter l’efficacité du dispositif et des processus RH

„

Améliorer l’image (interne et externe) de l’entreprise et la communication

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S’adapter aux nouvelles formes de travail et d’organisation (gestion à distance)

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Harmoniser les pratiques et les outils

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Favoriser une individualisation et une décentralisation des processus RH

Pourquoi l’e-GRH ? ‡

De l’administration du personnel… …à une gestion stratégique des RH

Gestion stratégique des RH Administration du personnel

la mutation « souhaitée » de la GRH vers des tâches à plus haute valeur ajoutée

Exemple d’une PME Gestion administrative • • •

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Calcul des salaires Gestion du temps Taches administratives (contrats, notes de frais, etc.) Gestion des assurances et avantages divers Obligations légales Etc.

Climat social • • • • • • • •

Communication Relations sociales et syndicales Analyse et suivi de la législation Gestion sociale Discipline, conflits Sécurité et bien-être au travail Programme d’accueil Etc.

HR development • • • • •

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90%

10%

30%

20%

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Programmes de recutement Accueil et formation à l’engagement Suivi du personnel Inventaire des compétences existantes Descriptions de fonction (exigences du poste et compétences nécessaires) Analyse des besoins futurs Entretiens d’évaluation et de fonctionnement Plans de formation – Programmes de gestion de carrière Coaching Etc.

0%

50%

L’e-GRH: la réponse adéquate ? Les solutions e-GRH constituent-elles « la » réponse adéquate ?

L’e-GRH: la réponse adéquate ? TIC activités et outils GRH fonction RH «créatrice de valeur» performance de l’organisation

! Attention au « mythe technologique » !

L’e-GRH: la réponse adéquate ? ! Attention au « mythe technologique » ! « Nous n’avons pas encore de réelle politique GRH au sein de notre société. Mais nous voulons aller de l’avant. Nous allons d’ailleurs acquérir le module HR pour notre ERP. Cela va nous permettre de développer notre stratégie en matière de gestion des ressources humaines. » Entretien informel avec un dirigeant d’entreprise, juin 2007

L’e-GRH: la réponse adéquate ? ‡

Evolution et impacts possibles à plusieurs niveaux „ „ „ „ „ „

la direction RH la fonction RH dans son ensemble l’encadrement et la hiérarchie les relations avec le personnel l’organisation etc.

une évolution importante qui nécessite une réflexion approfondie à plusieurs niveaux

L’e-GRH: la réponse adéquate ? Les questions à se poser Au niveau de l’entreprise ‡ ‡

Comment vont évoluer les modes d’organisation de l’entreprise ? La culture de l’entreprise est-elle en adéquation avec des pratiques formalisées et ‘automatisées’ ?

L’e-GRH: la réponse adéquate ? Culture et Organisation Exemple d’écarts possibles Le cas d’un agenda partagé Existant

Présupposés

Libertés individuelles au niveau de la gestion de son temps de travail

Officialisation de l’emploi du temps de chacun

Circulation de l’information non organisée

Centralisation de l’information

Coordination informelle

Formalisation de la coordination par la mise en place de procédures

Culture « non disciplinaire »

Rigueur et discipline

L’e-GRH: la réponse adéquate ? Les questions à se poser Au niveau de l’entreprise ‡ ‡ ‡

Comment vont évoluer les modes d’organisation de l’entreprise ? La culture de l’entreprise est-elle en adéquation avec des pratiques formalisées et ‘automatisées’ ? Quel lien entre les pratiques de GRH et les outils e-GRH ? Quid de la cohérence à ce niveau ?

La stratégie e-GRH doit être articulée avec une stratégie GRH…

Just to know…

… not every solution fits for each company ! Georges Anthoon, DRH Axa

L’e-GRH: la réponse adéquate ? Les questions à se poser Au niveau de l’encadrement ‡ ‡ ‡ ‡ ‡

Comment va évoluer le rôle de l’encadrement ? Que deviennent les principales fonctions de l’encadrement (organiser, animer, contrôler ?) Quelle sera la résistance de l’encadrement à ces outils et à ces changements ? Comment ces changements sont-ils gérés et accompagnés ? Comment gérer à distance et à l’aide d’outils de e-GRH?

L’e-GRH: la réponse adéquate ? Les questions à se poser Au niveau des utilisateurs ‡ ‡

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Qui a accès aux outils ? (fracture numérique, niveau et condition d’accès) Quelle est la capacité réelle d’appropriation et d’utilisation des outils par les utilisateurs ? (maturité technologique du personnel, degré de familiarisation avec les TIC) Comment vont-ils intégrer ces outils à leur mode de fonctionnement ? (écarts par rapport aux modes de fonctionnement habituels) Comment ont-ils été impliqués dans le projet ? (management de participation ou d’imposition)

L’e-GRH: la réponse adéquate ? Les questions à se poser Au niveau du département RH ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡

Quel impact sur les processus RH ? Comment vont évoluer les différentes fonctions impliquées dans ces processus ? Des fonctions risquent-elles de disparaître ? De nouvelles fonctions ou tâches apparaissent-elles ? (helpdesk, support aux utilisateurs, …) Il y aura-t-il réorganisation du département ? Comment ces changements sont-ils gérés et accompagnés ? Quelles seront les résistances au changement ?

Conclusion ‡

L’e-GRH 9 9

Des apports évidents Une plus-value certaine

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Une nécessaire articulation avec les pratiques de GRH

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Vigilance par rapport au mythe technologique Evolution et impacts possibles à plusieurs niveaux, nécessitant une réflexion approfondie

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Merci de votre attention ! Olivier LISEIN

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