Herramientas y Repuestos [PDF]

Zitiervorschau

HERRAMIENTAS Y REPUESTOS S. A. ARMANDOVALDÉS PAIuxc10

—Herramientas y Repuestos, buenas tardes.. ¿con Ventas?, lo comunico, no corte.

—Aló, sí, cómo está. Sí, mire, faltan unos pequeños detalles que figuran en el modelo y listo... El otro equipo sí va a demorar un poco; usted sabe, el producto lo importamos. No, no se preocupe, tiene garantía, además tenemos repuestos y cualquier desperfecto lo soluciona nuestro taller.

Heyresa, como es conocida en el medio la empresa Herramientas y Repuestos S. A., no es una compañía de grandes dimensiones; sin embargo, ha logrado posicionarse muy pronto en el mercado gracias a una atención personalizada y a una oferta variada en función de los requerimientos del público. Produce herramientasportátiles adaptadas de

modelos estandarizados,según las necesidadesespecíficas de cada cliente,y ofrece, mediantecatálogo,una línea de productos estándar, entre máquinas, herramientas, accesorios y repuestos importados de diferentes partes del mundo que son traídos a pedido. Cuenta, también, con un taller de

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240 Casosde

logístí(a

serviciosque prop01Cionaa las empresas dueñas de este tipo de equipos las tvparaciones y el tnanteninjicnto adecuados.

Por la calidad que ha alcanzadoen su producción y su atención personalizada,pues solo se fabricao importa aquello que específicamente requiere el cliente, sus precios son elevados en comparación con el valor protnedio de este tipo de artículos. La compañía programa su producción sobre la base de las órdenes de compra recibidas.

Un equipo puede demorar en llegarle al cliente entre tres y cuatro meses, contados a partir del momento de haberse cerrado el trato y recibido el pedido; pero en épocas de mucha labor, cuando hay una gran cantidad de pedidos por atender, la empresa ha demorado hasta dos años en entregar los equipos solicitados.

Una vez recibidas las órdenes de compra de los clientes y luego de efectuar un análisis de lo que estos solicitan, Heyresa importa la mayor parte de los componentes de los productos, tales como motores eléctricos, controles electrónicos e hidráulicos, tuberías y conexiones, etc. Sin embargo, en la medida en que también ofrece a sus clientes los serviciosde mantenimiento y reparación, se preocupa por tener una buena cantidad de existenciasde repuestos, subconjuntos y juegos de piezas.

Por esta razón, los ejecutivosde Heyresa están muy atentos al sistema de renovaciónde inventariosy a la manera en que es administrado; constantemente presionan al personal del Área Logística con el pretexto de

evitar incumplimientos,pero solo logran frecuentes rozamientos entre el personal de las diferentes gerencias y que se reitere la necesidad de contar con existencias adecuadas. Logística utiliza el control de inventarios, denominado de máximos y mínimos, más conocido como de cantidad fija.

En su búsqueda de ofrecer una atención más diferenciada y ganar mercado, la compañía ha abierto un horario de atención nocturna en todos los trabajos que realiza.Las empresas han recibido con agrado esta innovación porque no afecta su producción diaria. La buena acogida y la labor

Tercera parte: CONTROLDE

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desarrolladadesde que empezó cstc turno han incrcmcntado el rendimiento y elevado la moral del personal. No obstante, la sobredimensión que han alcanzado los inventarios en

Almacén,por el afán de no caer en cl desabastecimiento,ya cs preocupante. Roberto Maca, gerente general de la empresa, al conversar con Patricio Alba, recientemente ascendido a gerente dc Logística,pudo hacerse una idea general de lo que pasaba, —Los inventarios en almacén se han elevado demasiado; tenemos 26 mil diferentes artículos cuyo valor aproximado es de 8 millones de dólares —comentó Patricio—; es demasiado capital invertido en materiales y no se justificacon los 21 millones de dólares vendidos el año pa.sado. —Por eso estoy conversando contigo —respondió Roberto---; ade-

más, nuestro ritmo de rotación no es bueno, la competencia lo hace seis veces al año. Bueno, como estamos en proceso de reorganización por áreas

y para que empieces a sacarle lustre a tu cargo de gerente, quiero que hagas un estudio detallado de la política de inventarios de la empresa para ver cómo mejoramos esa rotación.

Patricio Alba empezó su gestión en Logística con una revisión de los inven-

tarios.Descubrióque cerca de la mitad de la inversión,es decir unos 4 millones de dólares, correspondía a existenciasde seguridad para el caso de cualquier problema por falta de nuevos equipos, piezas o repuestos. Este inventario de seguridad cubría de manera equitativa a todos los artículos del almacén; al parecer, se quería dar una seguridad casi uniforme al universo de ítems. Según los cálculos que efectuó Patricio, cada artículo tenía un exceso como para evitar las roturas de stockso faltantes durante diez años de funcionamiento. Recordó Patricio que en la gestión del anterior gerente de Logística, Jorge Motto, hubo algunos problemas de rotura de stocks que perjudicaron

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inventario de seguridad la producción y la entrega a los clientes, pero este era definitivatnente exagerado.

podía ascenla cantidadde existenciasy el costo de posesión, al año, alettaron a Patricioy lo hicieron investigartnás a fondo. det a Encontróque la inversiónen los inventariosde seguridad se podía dividir de la siguiente tnanera: Artículosde bajo valor:

70% del total de ítetns en variedad US$ 500,000

Artículosde valor medio: 20%del total de ítems en variedad US$ 1'000,ooo

Artículosde alto valor:

10%del total de ítems en variedad US$ 2'500,ooo

Después de efectuar este análisis, Patricio decidió reunirse con los gerentes de Finanzas,Comercializacióny Producción, pues le interesaba conocer la opinión de las otras gerencias sobre los costos de una rotura de stocks.En principio,todos se quedaron sorprendidos cuando Patricio expuso la situación.

—Bueno,el costo típico por un faltante de inventario puede ser de unos 100 dólares. En realidad, la mayor parte de las roturas no son muy costosasporque los artículosse consiguenen forma rápida con los proveedores de confianzaque tiene la empresa —comentabael gerente de Finanzas—.En verdad, no se genera mayor problema. Eso sí, el precio del repuesto conseguido es un poco más alto, pero, insisto,una rotura no tiene por qué causar inconvenientesal cliente cuando su orden de reparación no puede ser cumplida a tiempo, no son retrasos muy serios... Además, generalmente el Departamento de Producción satisface al cliente.

—Yono opino igual —manifestóel gerente de Producción—.Los casos de rotura que no demandan mucho dinero son pocos, especialmente aquellos que afectan a repuestos en plaza, y a pesar de su precio alto. Como el repuesto es de rápida obtención los clientes no protestan porque reciben

pane.

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un buen semeio. Pero existen tnuchos ca«o«—agregó-— cn los cuales hay

que solicitarel repuesto en el extranjero;entonce« el tiempo dc demora

sí es mayor y el costo puede llegar a cantidades verdaderamentc altas. Si el equipo de un cliente se paraliza porque no disponemos del rcpuc«to adecuado para hacer una reparación rápida, el costo dc csa parada puedc alto para el ser muy cliente, sobre todo si es por un tiempo considerable. por segundos se generó un silencio que evidenciaba la preocupación de todos ante la idea de que eso pudiera ocurrir. Consciente del valor de el sus palabras, gerente de Producción continuó.

—Si se produce un incumplimiento de contrato, entonces el valor de esa rotura va a ser incalculable. Una rotura muy seria de existencias en almacén podría costar más de diez mil dólares. —Eso es cierto —expresó el gerente de Comercialización—.Lo que pasa es que tú —se dirigió al gerente de Finanzas— no tienes que soportar los reclamos de los clientes. La cantidad que has mencionado se presenta en muy raras ocasiones. Yo propongo considerar por cada rotura una pérdida promedio de mil dólares.

Después de una larga discusión, se pusieron de acuerdo en que la empresa podía asumir una pérdida de 500 dólares por cada rotura que se produjese.

Patricio, ya en su oficina, pensaba en lo tratado en la reunión. ¿Cómo

disponerde existenciastan altas en artículosde uso poco frecuente?Se reuniría con el gerente general el viernes para tratar sobre los avances de su estudio y el tema de los inventarios.Aunque tenía una idea clara de la magnitud del problema y de lo que podía recomendar para considerarlo en la política de inventarios de la empresa, no se imaginaba cómo recibiría Robertola noticia sobre la magnitud de los inventariosde seguridad y su relación con los valores de las roturas de stocks que los gerentes habían establecido.