Fraude Sur La Caisse - Dispositif de Maitrise Des Risques [PDF]

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DISPOSITIF DE MAÎTRISE DU RISQUE DE FRAUDE SUR LA CAISSE : FACTEURS DE RISQUE ET CARTOGRAPHIE A TELECHARGER

SOMMAIRE 1. FRAUDE PAR MAUVAISE SEPARATION DES TACHES 2. FRAUDE PAR SOUS-EVALUATION DES ENTREES EN CAISSE 3. FRAUDE PAR SUREVALUATION DES SORTIES DE CAISSE 4. FRAUDE PAR FALSIFICATION DES PIECES JUSTIFICATIVES 5. FRAUDE PAR REUTILISATION DES PIECES JUSTIFICATIVES 6. FRAUDE PAR CENTRALISATION DES AUTORISATIONS DES POUVOIRS DE DECAISSEMENT 7. FRAUDE PAR ABSENCE DE CONTROLE INOPINE DE CAISSE 8. FRAUDE PAR INEXISTENCE D'UN SEUIL DE DECAISSEMENT 9. FRAUDE PAR DECAISSEMENT SANS PIECES JUSTIFICATIVES 10. FRAUDE PAR ABSENCE D'INVENTAIRE PERIODIQUE DE CAISSE

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PROBLEMATIQUE

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PROBLEMATIQUE

Savez-vous élaborer un programme de travail pour détecter ou prévenir des fraudes ?

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Plus spécifiquement, savez-vous mettre en place un dispositif de maîtrise efficient du risque de fraude au niveau de la caisse ?

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INTRODUCTION

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INTRODUCTION

Les sources les plus courantes de fraude sont relatives à l'environnement de contrôle ou à des défaillances du système de contrôle interne. La fraude est généralement entraînée par un facteur de risque de fraude. En d'autres termes des facteurs du système de contrôle interne qui facilitent, encouragent, rendent difficilement détectables ou tardivement détectables les fraudes.

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INTRODUCTION

Une caisse en entreprise enregistre des flux d’entrées et sorties d’espèces. Constituant ainsi le domaine le plus sensible au risque de fraude. Dans la série d'articles à publier, nous nous proposons de décliner les outils indispensables à la maîtrise des fraudes. Dans ce premier article sur les fraudes, nous décrirons les 10 cas majeurs de fraude sur la caisse et les facteurs de risque de fraude. Enfin le dispositif de maîtrise à mettre en place.

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PRESENTATION DU LOGICIEL E-AUDIT

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E-AUDIT permet de réaliser facilement et rapidement vos missions d’audit avec un algorithme d’automatisation des rapports

Dans le logiciel E-AUDIT Nous avons intégré des programmes de travail sur la fraude.

FRAUDE PAR MAUVAISE SEPARATION DES TACHES

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DESCRIPTION DE LA FRAUDE

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le principe de séparation de taches implique de séparer les fonctions de détention des valeurs monétaires, comptabilisation, contrôle et validation. La fraude peut survenir quand un mauvaise séparation des opérationnel cumule deux ou trois de ces tâches fonctions. La fraude peut survenir quand il n'existe pas une personne indépendante chargée de contrôler les opérationnels qui détiennent les fonctions de détention, validation ou comptabilisation.

FACTEURS DE FRAUDE

- cumul trésorerie (fonction de détention) et comptable (fonction de détention) - cumul trésorier (fonction de détention) et d'ordonnateur des dépenses (fonction de validation) - absence de corps de contrôle (contrôleur interne) ou de personne indépendante en charge du contrôle (DAF)

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mauvaise séparation des tâches

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE Les entrées et les sorties de caisse doivent être enregistrées par un trésorier. Le Trésorier ne doit pas cumuler la fonction de comptable. Les décaissements au moins à partir d'un certain seuil doivent être validés si possible par le responsable comptable. Ensuite, un contrôle indépendant de la régularité de la caisse doit être vérifié par une personne indépendante. ( contrôleur interne, DAF etc.) .

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mauvaise séparation des tâches

2 FRAUDE PAR SOUSEVALUATION DES ENTREES EN CAISSE

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DESCRIPTION DE LA FRAUDE

PRINCIPE il existe deux modes d’entrée en caisse, il s’agit d’une part des règlements clients et d’autre part des réapprovisionnements de la caisse. La fraude peut survenir quand les entrées ne sont pas formalisées par des documents internes ou validées par une personne indépendante. Également quand la caisse dépense et les caisse recette sont cumulées.

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Frraude par sous-évaluation des entrées en caisse

FACTEURS DE FRAUDE

La fraude peut intervenir sur les réapprovisionnements de la caisse quand : - les entrées ne sont pas formalisées par de bons d'entrée en caisse pré numérotés. - Les bons ne sont pas établis selon une souche transmise à la comptabilité. - La trésorière valide seule les demandes de réapprovisionnement - Les réapprovisionnements ne sont pas déclenchés à partir d'un seuil minimal

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Fraude par sousévaluation des entrées en caisse

FACTEURS DE FRAUDE

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a fraude peut intervenir sur les réapprovisionnements de la caisse quand - les entrées ne sont pas formalisées par des bons d'entrée en caisse prénumérotés. Fraude par sousévaluation des - Les bons ne sont pas établis selon une entrées en caisse souche transmise à la comptabilité. - La caisse recette est cumulée avec la caisse dépense. -- Les bons ne sont pas établis selon une souche transmise à la comptabilité et au client

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE

Suite à tout règlement, la caissière note le règlement sur des bons d’entrée en caisse (Fiches pré numérotées en 3 feuillets : - reçoit les règlements en espèces du client. - remplit un bon d’entrée en caisse qu’elle signe - transmet le feuillet blanc au client - transmet le feuillet rose au comptable trésorerie pour l’enregistrement des opérations de caisse. - conserve le feuillet jaune dans le carnet

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Fraude par sousévaluation des entrées en caisse

LOGICIEL E-AUDIT DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE AUDIT INTERNE Pour les approvisionnements, une demande d’approvisionnement tirée d’un carnet à 2 feuillets (rose et jaune) doit être établie par la trésorière. Le carnet des demandes de Fraude par sousréapprovisionnement doit être pré numéroté. Le évaluation des feuillet rose doit être transmis à la comptabilité entrées en caisse pour la comptabilisation des opérations d’approvisionnement de la caisse. Le feuillet jaune doit être conservé dans le carnet. Le processus d’approvisionnement est lancé lorsque l’encaisse atteint 50 000 FCFA. Les

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FRAUDE PAR SUREVALUATION DES SORTIES

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DESCRIPTION DE LA FRAUDE

il existe quatre grands types d’opération de sortie de caisse : ce sont les décaissements pour effectuer des dépôts à la banque, les décaissements pour payer les acomptes et salaires, les décaissements pour régler les petites dépenses, et les décaissements pour les avances sur les frais de mission. Les fraudes surviennent quand les décaissements ne sont pas formalisés par des documents internes, validés par une personne indépendante, ou ne sont pas limités à un seuil maximale.

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Fraude par surévaluation des sorties

FACTEURS DE FRAUDE

• Les décaissements ne sont pas validés par un responsable hiérarchique. • Les sorties de caisse enregistrées sont supérieures aux pièces justificatives • Les décaissements ne sont pas formalisés par des bons prénumérotes transmis à la comptabilisé

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Fraude par surévaluation des sorties

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE

Des bons de sortie de caisse pré numérotés doivent être établis et tirés d’un carnet à trois feuillets (blanc, rose et jaune) après chaque décaissement - Les bons de sortie sont validés par le chef comptable ou le DAF. - le feuillet blanc au bénéficiaire Le feuillet rose à la comptabilité - le feuillet jaune doit être conservé dans la souche. .

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Fraude par surévaluation des sorties

FRAUDE PAR FALSIFICATION DES PIECES JUSTIFICATIVES

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DESCRIPTION DE LA FRAUDE

PRINCIPE : toutes les opérations de trésorerie doivent être supportées par des pièces justificatives probantes, correctement traitées et exhaustivement comptabilisées. La fraude survient quand les pièces justificatives des décaissements sont inexistantes ou non-conformes.

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Fraude par falsification des pièces justificatives

FACTEURS DE FRAUDE

- les pièces justificatives ne sont pas produites ou jointes aux bons de caisse - les pièces justificatives ne sont pas exhaustives - Des copies de pièces justificatives sont produites. - Les décaissements sont immédiatement enregistrés en charge et non sur le compte d'attente du bénéficiaire

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Fraude par falsification des pièces justificatives

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE . Les pièces justificatives doivent être des factures originales, qui portent le nom de l'entreprise. Elles doivent être produite dans un délai de 72 H après le décaissement.

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Fraude par falsification des pièces justificatives

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE

Pour les dépenses urgentes, pour lesquelles le décaissement est effectué avant l’obtention des pièces justificatives de la dépense, un bon de sortie de caisse provisoire pré numéroté doit être établi par la trésorière. Un carnet à souche de deux feuillets (rose et jaune) doit être utilisé. Le feuillet rose est destiné à la comptabilité, et le feuillet jaune doit être conservé dans le carnet. Le bon de sortie de caisse provisoire doit servir à la comptabilisation dans un premier temps du

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Fraude par falsification des pièces justificatives

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE

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Après l’obtention des pièces justificatives de la dépense, une régularisation doit être effectuée. Le bon de sortie de caisse provisoire Fraude par doit être annulé et un bon de sortie de caisse falsification des définitif établit par la trésorière. Le bon de pièces sortie de caisse définitif doit indiquer les justificatives références du bon de sortie de caisse provisoire. A l’issue du décaissement, toutes les pièces justificatives relatives aux sorties de caisse doivent indiquer les références des bons de sortie de caisse (date, numéro du bon,

FRAUDE PAR REUTILISATION DES PIECES JUSTIFICATIVES

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DESCRIPTION DE LA FRAUDE

Toute transaction doit être supportée par des pièces justificatives uniques. Une fraude peut survenir quand il est possible de réutiliser les pièces justificatives pour d'autres décaissements.

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Fraude par réutilisation des pièces justificatives

FACTEURS DE FRAUDE

- Les pièces justificatives ne sont pas annulées. - les doubles des factures ne comportent pas la mention "duplicata" pour éviter les doubles paiements

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Fraude par réutilisation des pièces justificatives

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE

Les factures justificatives des dépenses doivent être annulées afin d’empêcher leur réutilisation. L’annulation des pièces doit être matérialisée par la mention " payée par caisse " ou " payée par banque " avec les références du règlement. Les signataires des chèques en examinant ces pièces peuvent ainsi s’en apercevoir immédiatement si elles ont déjà fait l’objet d’un règlement.

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Fraude par réutilisation des pièces justificatives

FRAUDE PAR CENTRALISATION AUTORISATION DU POUVOIR DE DECAISSEMENT

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DESCRIPTION DE LA FRAUDE

La fraude peut survenir quand les sorties de caisse peuvent être autorisées par une seule personne. En occurrence le trésorier.

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Fraude par centralisation autorisation du pouvoir de décaissement

FACTEURS DE FRAUDE

Les bons de sortie de caisse sont signés uniquement par le trésorier.

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Fraude par centralisation autorisation du pouvoir de décaissement

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE

Le bon de sortie de caisse est le document pré numéroté et établi par le caissier qui atteste de l’accord donné par les personnes habilitées pour la réalisation de la dépense. Les autorisations de décaissement sont indispensables, car tout paiement par la caisse doit au préalable avoir été autorisé. Les décaissements doivent faire l’objet d’une autorisation préalable de la hiérarchie. Nous recommandons que les bons de sortie de soient signés par la hiérarchie.

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Fraude par centralisation autorisation du pouvoir de décaissement

Fraude par absence de contrôle inopiné de caisse

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DESCRIPTION DE LA FRAUDE

En principe la caisse doit financer les petits achats inférieurs ou égaux à F CFA 100 000. Elle peut également servir au paiement des avances et salaires en espèces, ou au versement des perdîmes pour les frais de mission. La fraude peut survenir quand des montants importants transitent par la caisse. Quand il est possible de régler des montants importants en espèce.

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mauvaise séparation des tâches

FACTEURS DE FRAUDE

- Inexistence d'un seuil maximale de dépense par caisse - Inexistence D'UN PLAFOND MAXIMAL A DEVENIR - réalimentation de la caisse après présentation et approbation des pièces justificatives

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mauvaise séparation des tâches

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE

Restreindre le montant des avoirs en caisse limite les tentations et le préjudice financier en cas d'incident. Éviter de régler par la caisse les règlements fournisseurs dont les montants sont supérieurs à 250 000 FCFA. Les règlements doivent se faire par chèques ou virements. Planifier les décaissements afin d’éviter les paiements en urgence par la caisse.

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mauvaise séparation des tâches

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE

Les procédures de caisse sont par nature simplifiées. Factures reçues parfois après le décaissement. Impératif donc de restreindre les montants à 250 000 FCFA afin de : prévenir les dépenses non autorisées, éviter les dépassements budgétaires, respecter les règles fiscales sur les décaissements en espèces.

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Fraude par décaissement sans pièces justificatives

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DESCRIPTION DE LA FRAUDE

Toutes les opérations de trésorerie doivent être supportées par des pièces justificatives, correctement traitées et exhaustivement comptabilisées. La fraude survient quand un décaissement ne peut pas être justifié par des pièces justificatives.

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Fraude par décaissement sans pièces justificatives

FACTEURS DE FRAUDE

• Inexistence des pièces justificatives des dépenses • Existence de compte d'attente

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Fraude par décaissement sans pièces justificatives

DISPOSITIF DE MATRISE DU RISQUE DE FRAUDE

Nous recommandons que toutes les sorties de caisse soient accompagnées de pièces justificatives. Cela, pour un souci de transparence dans la gestion des flux de trésorerie. Il doit exister deux classeurs d’archivage des pièces justificatives. Un classeur d’archivage des entrées en caisse et un classeur d’archivage des sorties de caisse. Un pointage mensuel ou en de périodes doit être effectué par le service comptable

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Fraude par décaissement sans pièces justificatives

Fraude par absence d'inventaire périodique de caisse

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DESCRIPTION DE LA FRAUDE

La caisse doit être contrôlée périodiquement, soit hebdomadairement, soit mensuellement en présence d’une personne indépendante de celle qui la tient. Son solde comptable doit correspondre au solde physique des espèces détenues. Ce solde doit être reporté sur un imprimé qui doit être signé, après vérification par un responsable habilité. Une fraude peut survenir quand il n'existe pas d'inventaire périodique.

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Fraude par absence d'inventaire périodique de caisse

FACTEURS DE FRAUDE

- Inexistence d'inventaire périodique de caisse - inexistence d'un rapprochement entre le solde physique de l'inventaire et le solde à la balance.

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Fraude par absence d'inventaire périodique de caisse

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L’arrêté de caisse doit se présenter sous la forme d’un formulaire pré numéroté et doit être signé par les personnes ayant effectué l’arrêté. Les Fraude par diligences minimales absence - vérifier les totaux arithmétiques de l’arrêté de d'inventaire périodique de caisse caisse - faire l’inventaire de la caisse et rapprocher les résultats du solde comptable du compte caisse - viser l’arrêté de caisse et y indiquer ses observations éventuellement - conserver une copie de l’arrêté de caisse, puis

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