Formation Auditeur Interne [PDF]

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1. Audit QSE –Définitions 2. Etapes d’un audit QSE

3. Préparation d’un audit 4. Déroulement de l’audit

5. Rapport de l’audit 6. Suivie de l’audit Pour plus de modèles : Modèles Powerpoint PPT gratuits

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Audit QSE Définitions

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Audi QSE - Définitions  L’audit vient du verbe latin ‘audire’ qui veut dire écouter

-

 L’audit s’attache notamment à détecter: - Les anomalies Les risques potentielles pour le système de management

 Auditer une entreprise, un service ou processus, c’est écouter les différents acteurs pour comprendre et faire comprendre le système en place ou à mettre en place

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Audi QSE - Définitions  Critère d’audit: Ensemble des politiques, procédures ou exigences déterminées  Preuves d’audit Enregistrements énoncés de faits ou d’autres informations qui se rapportent aux critères d’audit et sont vérifiables  Constat d’audit Résultats de l’évaluation des preuves d’audit recueillies par rapport aux critères d’audits (conformités ou non-conformités aux critères d’audit ou des opportunités d’amélioration

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Audi QSE - Définitions  Conclusion d’audit: Résultat d’un audit fourni par l’équipe d’audit après avoir pris en considération les objectifs de l’audit et tous les constats d’audit  Programme d’audit Ensemble d’un ou de plusieurs audits planifiés dans un laps de temps et dans un but déterminé (organisation, planification, réalisation d’audits)  Plan d’audit Description des activités et des dispositions nécessaires pour réaliser un audit

 Champ d’audit Etendue et limite d’un audit Pour plus de modèles : Modèles Powerpoint PPT gratuits By PEYOU AMZA Ingénieur QHSE Diplômé de l’ESSEC DE DOUALA

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Audi QSE - Définitions Il existe trois (02) principaux types d’audit selon les responsabilités. - Audit interne (audit première et seconde partie) Il est conduit à l’initiative du responsable de l’organisation concernée avec des ressources internes.

- Audit externe ou audit de certification (audit tierce partie) Audit réalisé par une entité extérieure à l’entreprise. Le commanditaire peut être extérieur à l’organisation ou être l’organisation elle-même. Pour plus de modèles : Modèles Powerpoint PPT gratuits By PEYOU AMZA Ingénieur QHSE Diplômé de l’ESSEC DE DOUALA

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Audi QSE - Définitions  Audit interne -

Audit d’une organisation de son propre système Objectif: Assurer la maintenance, le développement et l’amélioration du système

-

Conduit à l’initiative du responsable de l’organisation avec des ressources internes  Audit interne C’est un contrôle indépendant et systématique qui permet de déterminer si la démarche QSE et les résultats relatifs sont conformes aux directives (spécifications) et si ces directives sont efficacement mises en place

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Audi QSE - Définitions  Audit externe -

Audit par l’organisation de ses fournisseurs et partenaires -

Objectif: Evaluer les performances de l’entité auditée et s’assurer qu’elle respecte les termes du contrat

 Audit d’un tiers -

Audit de l’organisation par une entité indépendante certifiée -

Objectif: Certification ou arbitrage

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Audi QSE - Définitions  Système Qualité-Sécurité-Environnement Structure complète de principes, de directives et de normes qui

guide le processus QSE tout en assurant une approche uniforme au management intégré des référentiels utilisés avec une flexibilité au niveau local

 Audit système C’est un outil indispensable d’évaluation et d’amélioration

des performances d’un système Pour plus de modèles : Modèles Powerpoint PPT gratuits By PEYOU AMZA Ingénieur QHSE Diplômé de l’ESSEC DE DOUALA

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Audi QSE - Définitions  Les critères d’évaluation d’un système -

Compétence et expérience du personnel

-

Responsabilités clairement définies

-

Révision et approbation des projets -

-

Vérifications internes

Sécurité et mesures de protection Directives, programmes, procédures, -

Maitrise des documents Suivi des réactions clients

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Etapes d’un audit QSE

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Etapes d’un audit QSE Pour mener correctement un audit, il convient de suivre un certain nombre d’étapes.

 Planification & Préparation  Exécution de l’audit (L’approche des 05étapes),  Rapports d’audit  Actions correctives & Suivi

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Préparation d’un audit QSE

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Préparation d’un audit QSE 

Le résultat d’un audit reflète la façon dont il a été préparé/Planifié

-

Mauvaise planif = Mauvais audit

-

Bonne planif = Bon audit

-

La planification du temps aide à mieux gérer l’audit

Notification de l’audité 

Permet à l’audité de se préparer pour l’Audit



Aide à minimiser les perturbations de la production/Service ou travail quotidien



Assure que les personnes clés seront présentes et disponibles

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Préparation d’un audit QSE Plan de l’audit 

Objectifs et domaines d’application de l’Audit



Référentiels d’audit (normes…Etc.)



Répartition temporelle de l’audit (durée, heures prévues, dates de passage…Etc.)



Rôles et responsabilités des membres de l’équipe d’audit

Dispositions mentales appropriées 

Etre bon communicateur



Etre objectif



Etre intègre



Savoir mettre en confiance



Savoir écouté

 Powerpoint Etre patient Pour plus de modèles : Modèles PPT gratuits By PEYOU AMZA Ingénieur QHSE Diplômé de l’ESSEC DE DOUALA

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Préparation d’un audit QSE Check-list de l’audit 

Sert de guide à l’auditeur



Aide à maintenir la continuité de l’audit



Fournit des informations pour le rapport



Fournit des preuves objectives

Historique 

Rapports d’audit précédents



Les attributions et les responsabilités des personnes qui travaille dans le domaine défini



La mission assignée au domaine à auditer



Documentation disponible

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Déroulement de l’audit QSE

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Déroulement de l’audit QSE Processus en 5 étapes Conduire l’audit en utilisant un processus en 05 étapes 

Comprendre le processus



Evaluer les forces et les faiblesses des programmes

conçus 

Rassembler les supports d’informations



Evaluer les résultats

 Communiquer

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Déroulement de l’audit QSE Les techniques de l’audit Revue de la documentation

Interviews

But: Comprendre, confirmer les points faibles (nonconformités), déterminer l’efficacité

Interviews

Observations

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Déroulement de l’audit QSE Les techniques de l’audit Mettre l’interlocuteur (l’audité) à l’aise 

Période,



Lieu et expressions corporelle (pas d’esprit de supériorité)



Présentation et poignée de main doivent contribuer à réduire l’anxiété chez l’interviewé



Rester calme et objectif



La personne doit paniquer en cas de mauvaise réponse,



Avoir connaissance des premières impressions Expliquer votre objectif -

Pourquoi vous êtes là

-

Ce que vous êtes entrain de faire

-

Démontrer vos compétences

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Déroulement de l’audit QSE Les techniques de l’audit Découvrir ce qui se fait 

Utiliser le mot juste,



Avoir une vue d’ensemble des employés



Analyser les formulaires & procédures utilisées



Poser des questions ouvertes



Ecouter deux fois que vous ne parlez,



Résumer les informations Analyser ce qui se fait -

Utiliser si possibles des logigrammes sur votre check-list pour vous rappeler le processus ou les non-conformités

-

Pratiquer l’écoute active: reformuler les réponses afin de les comparer aux exigences requises

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-

Faire des paraphrases

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Déroulement de l’audit QSE Les techniques de l’audit Faire des tentatives de conclusion 

Faites le point de ce que vous avez constaté



Pas de secret! Tout est parfait? Bon boulot! Y’a-t-il quelques problèmes



Donner une chance à l’interlocuteur de fournir davantage des informations

Expliquer votre prochaine étape -

En avez-vous fini? Faites le savoir à votre interlocuteur, faites lui savoir comment cela s’est passé

-

Avez-vous besoin d’informations supplémentaires? Essayez de prendre un autre rendez-vous

-

Remercier-le pour cette échange

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Déroulement de l’audit QSE Analyse des documents Evaluation de la maitrise des documents 

Comparer les documents à la liste document d’origine

-

Date et mise à jour

-

Localisation des documents (les copies sont-elles disponibles aux endroits appropriés et indiquées

-

Sont-ils référencés et assurent-ils une maitrise de l’information

-

Les documents sont-ils approuvés (signés et datés) par les personnes appropriées

-

Sont-ils compris et renseignés de façon indiqués par les utilisateurs



Rappelez-vous les commentaires sur les transparents « Documentation, Enregistrement et maitrise des documents »



Comprendre le contenu du document



Confirmer sa conformité ( avec le référentiel ISO, …ainsi que les

recommandations internes) Pour plus de modèles : Modèles Powerpoint PPT gratuits By PEYOU AMZA Ingénieur QHSE Diplômé de l’ESSEC DE DOUALA

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Déroulement de l’audit QSE Observations Evaluation de la maitrise des documents 

Observer les pratiques pour vérifier si les procédures et/ou les programmes sont compris, appliqués et suivis



Vérifier la conformité avec le référentiel (ISO…), ainsi qu’avec les recommandations de l’usine



Rassembler les preuves d’audit

Tester le système 

Afin de vérifier la conformité et de déterminer l’efficacité

Exemple:

Simuler le rassemblement en cas de déclenchement de l’alerte incendie Pour plus de modèles : Modèles Powerpoint PPT gratuits By PEYOU AMZA Ingénieur QHSE Diplômé de l’ESSEC DE DOUALA

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Déroulement de l’audit QSE Feuille de travail  Sert de référence - Pour les investigations en cour - Pour exploitation futur - Pour être utilisé par d’autres auditeurs 

Doit être complète



Doit être lisible



Doit être récupérable

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Déroulement de l’audit QSE Comprendre le fonctionnement d’un processus  Composantes d’un programme performant - Contrôle et suivie des procédés

-

Documentation- Enregistrement – Gestion des documents

- Responsabilités clairement définies - Personnel formé et expérimenté -

Relation client fournisseur en interne

- Audit interne et actions correctives -

Maintenance et Etalonage

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Déroulement de l’audit QSE Comprendre le fonctionnement d’un processus Contrôle et Suivi des procédés 

Les activités qui assurent une production régulière, conforme et efficiente à l’issue de chaque processus doivent être documentées



Tous les points à contrôler sont inclus dans les IT

-

Tous les points critiques à contrôler ont été identifiés et sont parfaitement suivi



Tout produit , service et/ou procédé non conforme est traité de manière

appropriée. -

La conception et les modifications sont suivies par une révision efficace et une approbation appropriée

-

Lorsque la façon de faire doit changée, qui décide de la meilleure méthode?

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Déroulement de l’audit QSE Documentation, Enregistrement et Gestion des documents Un système fiable est mis au point et permet l’introduction, la mise à jour et la gestion des enregistrements relatifs aux programmes qualité- sécuritéenvironnement, aux exigences, aux activités et aux performances. -

Les documents sont-ils gérés conformément aux procédures de l’usine?

-

Le personnel connait-il les procédures relatives aux changements de documents?

La documentation comprend la description des processus, la conception des

programmes spécifiques, les résultats escomptés et les enregistrements résultant de chaque procédé et programme -

Est-ce que l’information voulue est disponible? Qu’est ce qui est nécessaire

-

Ou sont rangés les documents?

-

Le personnel sait-il où les trouver

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Déroulement de l’audit QSE Responsabilités clairement définies Le personnel comprend sa responsabilité et son rôle pour atteindre la performance QSE souhaitée -

Chacun sait-il ce qu’il est supposé faire,

-

Les tâches ne sont pas confiées à des groupes de personnes



Les responsabilités et les autorités sont définies, si bien que toutes les activités dans le processus sont attribuées à des individus,

- Il n’existe pas de lacune dont personne n’est responsable Il y’a suffisamment de personnel formé, expérimenté et consciencieux pour s’assurer que tous les processus sont conformes aux exigences et aux normes en vigueur -

Depuis quand l’employé est-il en service?

-

Une formation formelle est-elle nécessaire

-

Les agents savent-ils de quelle manière leur rôle s’intègre dans le schéma

général Pour plus de -modèles : Modèles Powerpoint PPT gratuits Quelle formation les procédures

ou les instructions de travail suscitent-elles?

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Déroulement de l’audit QSE Relation client/fournisseur interne

Une réponse est obtenue des clients internes (et externes) - Les commerciaux s’assurent-ils de la conformité des supports livrés à leur clients? Ce processus est –il formalisé d’une quelconque manière - La réponse est communiquée au personnel approprié pour analyse et action -

Comment le département sait-il que ce qui est fait est correct

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Déroulement de l’audit QSE Audit interne et action corrective Un système est mis en place pour effectuer l’analyse des performances et des activités courantes afin d’assurer que le système qualité est entrain d’être suivi. - Le département a-t-il un système de vérification? Toutes les fois qu’il y’a un écart par rapport aux normes, les causes profondes sont déterminées et une action corrective est prise immédiatement. - Qu’est ce qui est fait quand les choses vont mal? Les causes profondes sont –elles identifiées

- Les procédure des actions correctives et les instructions de travail sont-elles modifiées? Pour plus de modèles : Modèles Powerpoint PPT gratuits By PEYOU AMZA Ingénieur QHSE Diplômé de l’ESSEC DE DOUALA

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Déroulement de l’audit QSE Maintenance et Etalonnage Ces activités permettent de s’assurer que tous les équipements et procédés sont capables de fournir de façon fiable et conforme les produits et les résultats escomptés. -

Penser au tissu écrue par exemple, le grammage est-il contrôlé, la balance ultrasensible fournit t-elle des données fiables

-

Y’a-t-il un calendrier de maintenance préventive ou un calendrier pour peindre les enseignes Les processus et les équipements font partie d’un programme de maintenance préventive ou autre et sont régulièrement comparés aux: -

Résultats d’autres procédés ou équipement similaires

-

Normes ou exigences

-

Besoins clientèle

-

Evaluation de de la performance du procédé

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Rapport de l’audit QSE

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Rapport de l’audit QSE Formulations des faits N’exagérez pas les termes de vos conclusions: présentez les faits tels que vous les avez découvert Ne dites pas On ne prend pas en compte les besoins du client au service commerciale

Si vous voulez dire Il n’existe pas une procédure approprié pour la collecte, l’enregistrement et la validation des besoins clients

Formuler clairement la nature des problèmes Ne dites pas

Si vous voulez dire

Les tests de lavage en sérigraphie ne sont pas effectués

Les tests de lavage en sérigraphie ne sont pas conservés

Les plannings de production journalier n’existent pas dans les ateliers

Les plannings de production journalier ne sont pas systématique dans les ateliers

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Rapport de l’audit QSE Formulations des faits Présenter le problème avec plus de précisions Pas précis

Précis 10 des 30 pots d’encre à la sérigraphie ne sont pas étiquetés

Les récipients chimiques en sérigraphie ne sont pas étiquetés

Les opérateurs X,Y,Z de la coupe n’ont pas d’EPI comme exigé dans la charte EPI

Certains employés n’ont pas d’EPI appropriés

Eviter le langage sévère et vulgaire Pas approprié

Approprié Les pertes de pièces à répétition à la confection auront un impact financier négatif

Le vol des pièces à la confection vont faire fermer l’entreprise Les RH comptent mal les heures supplémentaires des employés

Une méthode de calcul des heures supplémentaires clairement établies et connues de tous n’a pas été mise en place par le service des RH

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Rapport de l’audit QSE Classifications des non-conformités Les non-conformités trouvés peuvent être classées de plusieurs manière selon: 

Gravité/Criticité



Impact financier

 Implication sur l’image de marque 

Impact sur la rentabilité

Rapport final  Fournir des éléments qui attestent (preuves) qui attestent que l’audit a eu lieu 

Fournir des éléments qui serviront de base pour les actions correctives

 Publier le rapport dès que possible



Impact sur la rentabilité Exemple de contenu: - But et domaine d’application - Citer les références des docs

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- Non-conformités et justifs

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- Solliciter un PAC 22/082015

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Suivie de l’audit QSE

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Suivie de l’audit QSE Classifications des non-conformités  L’audit n’est pas terminé tant que le plan d’actions correctives

n’est pas élaboré - Qui est responsable - Rôles des auditeurs (s’assurer que le PAC concerne bien les problèmes évoqués pendant l’audit)

 Faire un suivi pour évaluer l’efficacité du plan d’actions correctives

 S’assurer que toutes les actions sont documentées

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Suivie de l’audit QSE

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Suivie de l’audit QSE Check : Contrôler C’est un suivi de la réalisation des actions définies dans le plan et de la mesure des résultats, tels que définis par les

indicateurs de chaque objectif qualité et une série d’audits internes. Deux outils principaux : le tableau de bord et l’audit interne.

Les audits internes mettent en avant les points assimilés et ceux qui ne le sont pas, ainsi que les points où des efforts doivent être encore fournis

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Synthèse phases d’un audit Référence:

Durée

ISO 19011 Chapitre 6

6.2 Déclenchement de l’audit 20%

6.3 Réalisation de la revue des documents 6.4 Préparation des activités d’audit sur site 20%

6.5 Activité d’audit sur site

6.6 Rapport d’audit 6.6 Clôture de l’audit et suivi

10% 10%

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Vous voilà devenu des as de l’audit interne • Continuer à vous documenter •

Pratiquez des exercices d’entrainement (à trouver sur internet)

• Faites en bon usage lors des audit

MERCIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII! POUR LA PARTICIPATION Pour plus de modèles : Modèles Powerpoint PPT gratuits By PEYOU AMZA Ingénieur QHSE Diplômé de l’ESSEC DE DOUALA

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