Fisa de Post Asistent Manager [PDF]

Zitiervorschau

Fisa de post

ASISTENT MANAGER Departament Nivel ierarhic Pondere ierarhica Relaţii Organizatorice Relaţiile de autoritate Ierarhice Funcţionale

COMPARTIMENTUL ADMINISTRATIV 3 0

-

Relaţiile de cooperare Relaţii de control Relaţii de reprezentare

Obiective individuale

-

cu toate compartimentele

Nu este cazul Reprezintă societatea in relaţiile cu clienţii, cu autoritati in orice situaţii considera necesar si are acordul managerului general sau i se solicita acest lucru

-

Atribuţii

Este subordonat managerului general are relaţii de serviciu cu toate serviciile, birourile si alte entitati funcţionale; are relaţii cu persoane juridice si persoane fizice care au tangenta cu sfera sa de activitate.

Imbunatatirea mediului functional de desfasurare a activitatii in cadrul societatii Organizarea mai buna a modului de achizitionare/ inlocuire/mentenanta a bunurilor si produselor necesare functionarii in conditii optime a activitatii Actualizarea listei de furnizori pentru bunurile si serviciile achizitionate de societate in vederea asigurarii unui raport calitate/pret cat mai bun Imbunatatirea metodei de arhivare a documentelor si de circulatie a acestora atat in cadrul compartimentelor interne cat si din/catre exterior

1. Întocmeşte, primeşte, verifica, arhivează, distribuie documente interne si externe, in cadrul societatii si din afara 2. Relationeaza, negociaza, comunica cu furnizorii societatii in vederea achizitionarii serviciilor si bunurilor necesare unei functionari optime a activitatii 3. Asigura formalitatile protocolare la intalniri, conferinte si alte evenimente organizate in cadrul sediului secundar al societatii 4. Reprezinta societatea in relatia cu diversi parteneri si institutii la cererea, delegarea, imputernicirea din partea managerului general sau a directorului general

1

Sarcini

1. Intocmeste,

primeste, verifica, arhivează, distribuie documente interne si externe, in cadrul societatii si din afara  Primeşte corespondenta (trimisa prin posta, electronic sau fax), o prezintă managerului general, o înregistrează si distribuie personalului căruia i-a fost repartizata;  Expediaza corespondenta produsa de personalul societatii, prin posta, electronic sau fax, dupa caz;  Preia si directioneaza apelurile telefonice;  Redacteaza scrisori sau răspunsuri la scrisori, la indicaţia managerului general;  Converteşte documente, arhive din format hartie in format electronic conform specificaţiilor primite de superiorii ierarhici  Asista managerul general in probleme de comunicare, documentare si coordonare interna;  Sesizarea imediată a managerului general în momentul în care constata dificultăţi sau defecţiuni în utilizarea echipamentelor şi a aparaturii  2. Relaţionează, negociaza, comunica cu furnizorii societatii in vederea achizitionarii serviciilor si bunurilor necesare unei functionari optime a activitatii  Intocmeste cereri de oferta pentru materiale, produse si servicii conform necesarului stabilit si aprobat de managerul general  Evalueaza ofertele primite de la furnizori, prezinta concluziile managerului general  Formulează si urmăreşte comenzile lansate  Centralizează si prezintă managerului general listele cu necesarul solicitat de compartimente  Asigura indeplinirea formalitatilor necesare remedierii defectiunilor la echipamentele de lucru din cadrul oricarui compertiment  Stabileste intalniri cu diversi parteneri, atunci cand este cazul pentru a se informa asupra unui serviciu sau a unui bun pentru care s-a emis cerere de oferta  Identifica pe piata cea mai buna solutie tehnica/ financiara/operationala pentru a asigurarea functiona-litatii optime 3. Asigura formalitatile protocolare la intalniri, conferinte si alte evenimente organizate in cadrul sediului secundar al societatii  Organizează întâlnirile evitând suprapunerile/ aglomerările atât a persoanelor cat

2

Competente

si a spatiilor folosite pentru întâlniri, evenimente  Primeşte persoanele: reprezentanţi ai instituţiilor publice, colaboratori, partener care vin in contact cu directorul general sau alţi salariaţi ai societatii, in interes de serviciu;  Asigura activitatea de protocol in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice;  Urmăreşte asigurarea transportului de la si la sediu secundar a partenerilor;  Tine evidenta partenerilor care se prezintă la întâlniri/conferinţe in calitate de colaboratori ai societatii; 4. Reprezintă societatea in relaţia cu diverşi parteneri si instituţii la cererea, delegarea, împuternicirea din partea managerului general sau a directorului general  Depune documente pentru societate la diverse instituţii pentru care a fost împuternicit  Plăteşte taxe, impozite, amenzi pentru societate  Livrează documente către parteneri si le ridica de la parteneri  Îndeplineşte orice formalitati in legatura cu societate pentru care a primit delegare sau împuternicire din partea superiorilor ierarhici Libertatea de decizie este condiţionata de acordul Managerului General, si planul de activitate

Lucrări

3

Responsabilitati

-

-

-

Cerinţele specifice Calităţi

Cunoştinţe

-

-

-

Aptitudini

răspunde de rezolvarea promptă a sarcinilor trasate de managerul general răspunde de informaţiile si îndrumările pe care le transmite către colegi/superiori/parteneri răspunde de organizarea activitatii pentru încadrarea in termenele limita si îndeplinirea obiectivelor răspunde de însuşirea modului de utilizare corectă şi eficientă a echipamentelor utilizate în procesul muncii: echipamente de calcul - telefon, fax, copiator se asigura şi ia toate măsurile pentru a întocmi documentele cu corectitudine şi în timp util sesizaza acele circumstanţe ce ar putea crea probleme în finalizarea în timp util a documentelor şi le aduce la cunoştinţa persoanelor direct implicate asigura promptitudine în exprimarea răspunsurilor, verbal sau în scris faţă de clienţă sau autorităţi menţine o relaţie de cooperare cu toţi colegii prin comunicarea şi rezolvarea calmă a oricărei nemulţumiri va pastra o relatie profesionala cu partenerii comunicând cu amabilitate şi bune maniere

-

Perseverenţă Atenţie la detalii Adaptabilitate Rezistenţă la stres Responsabilitate

Studii de bază - studii medii Studii de specialitate - cursuri de perfecţionare în domeniul comunicării, tehnologiei informaţional comunicaţionale, marketing sau experienta in domeniu minim 2 ani cunoştinţe bune a suitei MS Office cunoaşterea unui editor de texte pe calculator operarea cu baze de dat cunoştinţe de utilizare a calculatorului personal, telefon, copiator, fax De înţelegere verbală - abilitatea de a asculta şi înţelege informaţii şi idei prezentate oral, prin cuvinte şi fraze abilitatea de a comunica verbal informaţii şi idei într-o manieră în care să faciliteze înţelegerea celorlalţi Înţelegerea textelor - abilitatea de a citi şi a înţelege informaţiile şi ideile prezentate în

4

-

Deprinderi

-

Aprobat MANAGER GENERAL Data ………………………… Semnătura ………………….

documente scrise Raţionament deductiv - abilitatea de a aplica regulile generale la probleme specifice pentru a produce soluţii adecvate memorarea - abilitatea de a-şi reaminti informaţii ca numere, cuvinte, discuţii, Viteza perceptivă - abilitatea de a compara rapid şi corect numere, cuvinte, structuri, prezente sau din memorie Atenţie selectivă - abilitatea de a se concentra şi de a nu fi distras în timpul realizării unei sarcini de-a lungul unei perioada de timp Sensibilitatea la detalii - abilitatea de a sesiza detaliile într-un timp foarte scurt Sensibilitatea la probleme - abilitatea de a conştientiza dacă ceva este în neregulă şi sesizarea problemei Înţelegerea textelor - înţelegerea frazelor şi paragrafelor scrise în cadrul normelor, instrucţiunilor, documentelor evaluate De management al timpului - gestionarea eficientă a propriului timp De scriere - comunicare eficientă în scris adaptată la nevoile clientului De învăţare activă - înţelegerea efectelor generate de informaţiile noi asupra produselor activităţii De ascultare activă - concentrarea atenţiei asupra celor cu care comunică pentru a înţelege şi punctele lor de vedere, formularea adecvată a întrebărilor şi evitarea întreruperii dicursului celorlalţi în momente nepotrivite De vorbire - transmiterea informaţiei în interiorul unui discurs logic şi coerent Încadrat in post Data ………………………… Semnătura ………………….

5