Fisa de Post Secretar Referent [PDF]

Zitiervorschau

Fişa postului

Cod: P621_F01-09 Ediţia 1 Revizia 0 Denumirea postului

Secretar- referent

Titular CNP Este inlocuit de

Inlocuieste pe Aprobat

Funcţia Nume şi prenume Semnatura

Director general

Verificat

Director general

Data

1. Descrierea postului Denumire

Departament

Secretariat

Locaţia Nivelul postului/ pozitia

Management de nivel superior

Durata contractului

Nedeterminată

Condiţii materiale ale muncii

Instrumente specifice muncii de birou (calculator, imprimanta, fax, copiator, telefon)

Salarizare

Conform contractului

Posibilităţi de promovare

Prezentul document constituie anexă la Contractul individual de muncă şi este întocmit în 2 (două) exemplare, unul pentru angajat şi altul pentru dosarul său personal.

2. Specificitatea postului Studii de baza necesare

Studii superioare

Calificare / instruire specială / competenţe / specializări

Administraţie publică

Vechime / experienţă

Minim 1 an

Cerinţe specifice

Cunoştinţe si deprinderi

Cerinţe aptitudinale

 Bazele eticii şi esteticii, bazele comunicării în business.  Modalitatea de organizare şi documentare a corespondenţei interne şi externe.  Programe de calculator MS Office.  Cunoaşterea structurii personalului companiei, regimului zilei, domeniului de activitate al companiei.  Cunoaşterea modalităţilor de păstrare şi arhivare a documentelor.  Nivel de inteligenţă generală peste medie (capacitate de sinteză şi de analiză, judecată rapidă);  Aptitudine generală de învăţare;  Aptitudini de comunicare;  Aptitudinea de a lucra cu documente;  Acordare şi transmitere de informaţii;  Atenţie selectivă, concentrată şi distributivă; 1 din 3

Fişa postului

Cerinte comportamentale

Condiţii fizice ale muncii Program de lucru Natura muncii Starea civila Inlocuieste la nevoie pe

 Capacitate de coordonare  Responsabilitate personală  Eficienţă personală  Capacităţi persuasive  Spirit de echipă  Comportament etic / integritate Muncă de birou Conform contractului individual de muncă Individuală şi de echipă Necăsătorită

3. de subordonare

Ierarhice

Relaţiile

Director General

în subordine

Colaborare / functionale

Cu toţi angajaţii întreprinderii

Reprezentare

4. Obiective generale ale postului  Recepţionarea, înregistrarea şi arhivarea documentelor de intrare şi de ieşire.  Înregistrarea dispoziţiilor şi deciziilor Directorului General, monitorizarea executării lor.  Menţinerea proceselor verbale ale şedinţelor Directorului General

5. Obiective specifice ale postului (atribuţii, sarcini, responsabilităţi)  Recepţionează şi înregistrează corespondenţa de intrare şi de ieşire a organizaţiei.  Indeplineste scrisori si expediaza scrisori prin intermediu Oficiului Postal.  Transmite această corespondenţă Directorului General spre examinare.  Intocmeste diferite tabele de evidenta a datelor angajatilor( nr de telefone...ect) si tine la evidenta registrele companiei  Aduce la cunoştinţa executorilor decizia Directorului General la tema indicată în corespondenţa de intrare/ieşire şi monitorizează executarea deciziilor.  Execută diferite operaţii referitoare la colectarea, prelucrarea şi analiza informaţiei pentru pregătirea deciziilor.  Primeşte şi înregistrează demersuri ale lucrătorilor şi le transmite Directorului General.  Verifica prezenta angajatilor la serviciu, in caz de abatere anunta imediat Resurse Umane si Directorul General.  Pregăteşte documentele şi materialele necesare Directorului General.  Asigură redactarea corectă a documentelor de către lucrători.  Organizează convorbirile telefonice ale conducătorului cu organizaţiile externe, în lipsa conducătorului înregistrează informaţia primită prin telefon şi aduce ulterior această informaţie la cunoştinţa conducătorului.  Ţine sub control informaţia parvenită prin alte canale de comunicare (telefonograme, fax-uri, e-mail, etc. şi o aduce la cunoştinţa destinatarilor.  La indicaţia conducătorului întocmeşte scrisori, alte documente, pregăteşte răspunsuri la corespondenţa de intrare.  Participă la pregătirea adunărilor şi consfătuirilor iniţiate de Directorul General (colectarea materialelor, informarea participanţilor privind timpul şi locul consfătuirii, ordinea de zi, etc., documentează aceste consfătuiri în procesele verbale.  Urmăreşte executarea ordinelor şi a dispoziţiilor Directorului General.  Organizează recepţia vizitatorilor, contribuie în limitele competenţei la soluţionarea rapidă a problemelor lansate de ei.  Formează mape cu documente, asigură păstrarea lor şi transmiterea la arhivă în termenii stabiliţi de regulamentele în vigoare.  La executarea atribuţiilor de serviciu se conduce de legislaţia în vigoare, materialele metodice, documentele interne, indicaţiile curente ale conducătorului.

2 din 3

Fişa postului

6. Autoritate  A face cunoştinţă cu documentele care stabilesc autoritatea şi responsabilitatea funcţiei pe care o deţine,

criteriile de performanţă ale activităţii departamentului şi funcţiei.  A face cunoştinţă cu proiectele deciziilor Directorului General şi a conducătorului nemijlocit, care se referă

la activitatea funcţiei.  A participa la soluţionarea problemelor legate de funcţia pe care o deţine.  A solicita de sinestătător sau pe baza indicaţiilor conducătorului nemijlocit informaţii necesare pentru

îndeplinirea sarcinilor de producţie.  A înainta propuneri de îmbunătăţire a activităţii companiei şi a contribui la realizarea lor.  A atrage cu permisiunea conducătorului companiei specialiştii necesari pentru realizarea sarcinilor de funcţie.  A informa Directorul General despre toate problemele care au apărut în procesul realizării sarcinilor de funcţie şi a înainta propuneri de soluţionare a lor.

7. Prevederi speciale Asigură confidenţialitatea datelor şi informaţiilor la care are acces, în condiţiile normelor legale în vigoare

Clauză de confidenţialitate

Limite de competenţe: Limite de competenţe

In situaţia în care, la dispoziţia şefului direct, este numit înlocuitorul unui angajat, se conformează atribuţiunilor din fişa postului a persoanei înlocuite

8.

Semnături

8.1 PERSOANA CARE A ÎNTOCMIT FIŞA POSTULUI Funcţia Resurse Umane Numele şi prenumele Semnătura Data

8.2.- TITULARUL

FISEI

POSTULUI

Am primit un exemplar din fişa postului şi îmi asum responsabilitatea îndeplinirii sarcinilor ce îmi revin şi consecinţele din nerespectarea acestora. Sunt de acord sa acopar prejudiciile provocate societatii din vina exclusiva a mea,

Numele şi prenumele Semnatura data

9. Modificări propuse pentru revizuirea următoare: ....................... ................................................................................................................. .................................................................................................................

3 din 3