Elaboration Du Diagramme de Gant [PDF]

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Guide et explication sur le Diagramme de gantt Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ? Le diagramme de Gantt, couramment utilisé en gestion de projet, est l'un des outils les plus efficaces pour représenter visuellement l'état d'avancement des différentes activités (tâches) qui constituent un projet. La colonne de gauche du diagramme énumère toutes les tâches à effectuer, tandis que la ligne d'entête représente les unités de temps les plus adaptées au projet (jours, semaines, mois etc.). Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale, dont la position et la longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin. Ce diagramme permet donc de visualiser d'un seul coup d'œil : 

Les différentes tâches à envisager

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La date de début et la date de fin de chaque tâche

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La durée escomptée de chaque tâche

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Le chevauchement éventuel des tâches, et la durée de ce chevauchement

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La date de début et la date de fin du projet dans son ensemble

En résumé, un diagramme de Gantt répertorie toutes les tâches à accomplir pour mener le projet à bien, et indique la date à laquelle ces tâches doivent être effectuées (le planning).

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Aujourd'hui, la plupart des diagrammes de Gantt servent à modéliser les tâches nécessaires à la réalisation d'un projet et à en assurer le suivi. Ce qui fait l'intérêt de ces diagrammes est qu'il est possible d'y représenter les Links de dépendance entre les tâches, le degré d'accomplissement de chaque tâche à tout moment, les ressources impliquées et ainsi de suite.

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Comment créer un diagramme de Gantt Un diagramme de Gantt est généralement créé au moyen d'un système d'information pour la gestion de projet (PMIS en anglais) comme Primavera Project Planner®, Microsoft Project® ou MindView®. Lorsqu'il s'agit de créer un planning, une approche typique consiste à réunir les membres de l'équipe sélectionnée pour identifier les activités requises. Bien que cette méthode puisse effectivement déboucher sur un planning, celui-ci n'est pas nécessairement exhaustif. En effet, un planning complet se doit de contenir toutes les activités indispensables au respect de la règle des 100 %. La règle des 100 % exige que le planning de référence recouvre la totalité de la référence de base du périmètre du projet. Les éléments de la référence de base sont les principales sources servant à identifier les activités requises par le planning. Il s'ensuit que si la référence de base recouvre la portée du projet à 100 %, les activités définies par le planning recouvrent également la portée du projet à 100 %. L'accomplissement des étapes de cette méthodologie garantit que le planning de projet final obtenu est un planning complet, sans aucune lacune.

Les six étapes de la création d'un diagramme de Gantt Etape 1 – Inspection de la référence de base du périmètre du projet Réunissez l'équipe et inspectez la référence de base approuvée, qui consiste en trois éléments : 1) le cahier des charges, 2) la structure WBS (Work Breakdown Structure) et 3) le dictionnaire de la structure WBS. La tâche des membres de l'équipe de projet est de confirmer que la référence de base recouvre la portée du projet à 100 %.

Etape 2 – Création des activités A l'aide d'une technique dénommée "décomposition", l'équipe de projet découpe chaque unité de travail de la structure WBS en activités. Comme lors de la création des unités de travail de la structure WBS, l'équipe doit établir 3

des règles pour la création des activités du planning. En effet, le planning final doit être à la fois efficace et productif. Définir trop d'activités peut être aussi préjudiciable que d'en oublier. Il est également essentiel d'identifier les échéances et les jalons importants au moment de la décomposition du projet.

Etape 3 – Séquencement des activités Le plus souvent, chacune des activités du planning est liée à une ou plusieurs autres activités. A part la première et la dernière, elles ont donc toutes une relation de liaison avec un prédécesseur et un successeur. Le séquencement des activités consiste à les placer dans l'ordre correct à l'aide des liaisons correctes. Il existe quatre types de liaisons distinctes :    

1. Fin à Début – L'activité ne peut pas commencer avant la fin de son prédécesseur. 2. Début à Début – L'activité ne peut pas commencer avant que son prédécesseur ne commence. 3. Début à Fin – L'activité ne peut pas se terminer avant que son prédécesseur ne commence. 4. Fin à Fin – L'activité ne peut pas se terminer avant que son prédécesseur ne se termine.

Les liaisons 1 et 2 sont les plus courantes. La liaison Fin à Début est une liaison séquentielle, alors que la liaison Début à Début concerne généralement des activités se déroulant en parallèle ou se chevauchant. 4

Etape 4 – Estimation des ressources Avant qu'il soit possible d'estimer les durées impliquées, il est nécessaire d'identifier les ressources nécessaires ainsi que leur coût. Les ressources à considérer incluent personnes, matériaux et équipement. Il existe plusieurs techniques d'estimation des ressources telle la méthode analogique, paramétrique, en trois points ou ascendante. Les capacités des intervenants, leurs compétences et les technologies mises en jeu sont des facteurs essentiels à prendre en compte lors de l'estimation. Une fois les ressources identifiées, elles doivent être chargées dans le planning en regard des activités connexes. Un calendrier des ressources est alors créé pour consigner leur disponibilité.

Etape 5 – Estimation des durées La durée d'une activité est le temps qui s'écoule entre son début et sa fin. L'inspection des ressources requises par chaque activité, de ses liaisons et de son ordre séquentiel vous permet d'estimer sa durée. Vous pouvez employer la même technique que pour l'estimation des ressources, mais vous devez également prendre en compte l'existence des contraintes éventuelles, c'est-àdire des limites ou des restrictions susceptibles d'être imposées sur certaines activités.

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Etape 6 – Elaboration du planning Vous êtes maintenant prêt à créer le diagramme de Gantt en y chargeant toutes les informations réunies à l'aide d'un outil de gestion de projet. Examinez le planning et vérifiez que tous les risques temporels possibles ont été abordés. Assurez-vous que les aléas de planification et les plans correctifs connexes ont été envisagés. Une méthode typique pour parer aux conflits de planification est d'ajouter des zones tampon, soit au niveau des activités ellesmêmes, soit au niveau du projet, soit encore aux deux niveaux. Un tampon est une activité sans ressource ou objectif servant uniquement à accroître le temps disponible et à réduire les aléas de planification. L'emploi de techniques d'optimisation des ressources, telles le lissage, peut vous aider à créer un planning réaliste. Vérifiez et approuvez le planning. Le diagramme de Gantt ainsi créé et approuvé devient alors le planning de référence du projet.

Comment utiliser un diagramme de Gantt Le diagramme de Gantt contenant le planning de référence est le document officiel utilisé pour exécuter le projet et assurer son suivi. Les membres de l'équipe du projet chargés de mener à bien les unités de travail définies dans la structure WBS peuvent assurer le suivi de leurs propres activités à l'aide de méthodes éprouvées. Il existe deux méthodes courantes de mesure de l'avancement d'un projet : 1) le calcul du pourcentage d'avancement et 2) la 6

gestion de la valeur acquise (EVMS en anglais). La méthode de calcul du pourcentage d'avancement est simple d'emploi, mais relativement subjective. La gestion de la valeur acquise, par contraste, mesure la performance du planning en fonction de la valeur du travail accompli. Afin d'identifier les écarts possibles, la performance réelle du planning est comparée au planning de référence, en portant une attention particulière aux activités constituant le chemin critique. Le chemin critique est le chemin le plus long figurant dans le planning sans disposer de marge de battement. Il porte le nom de "critique" parce tout retard dans une des activités qui y figurent provoque obligatoirement un retard de la date de fin du projet. Pour cette raison, le chemin critique est généralement mis en valeur en rouge sur un diagramme de Gantt. Si l'écart dépasse un seuil prédéfini, l'équipe de projet doit intervenir pour prendre les mesures préventives ou correctives qui s'imposent. Si et seulement si l'écart ne peut pas être traité de manière satisfaisante par ces actions, l'équipe de projet doit soumettre une requête de changement officielle pour obtenir une modification du planning de référence.

Il existe diverses méthodes de traitement des écarts par rapport au planning de référence. L'équipe de projet peut ajouter des décalages d'avance ou de retard. L'ajout d'un décalage d'avance consiste à modifier intentionnellement l'activité en la faisant commencer plus tôt que prévu. Ce type de décalage peut être utilisé pour accélérer un planning, mais il en augmente aussi les risques de dépassement. A l'inverse, un décalage de retard consiste à modifier intentionnellement une activité en la faisant commencer plus tard que prévu. L'ajout d'un décalage ne modifie pas la relation de l'activité avec ses prédécesseurs et successeurs. Il existe en outre deux techniques qui peuvent 7

être utilisées pour accélérer un planning sans pour autant réduire sa portée : 1) le séquençage des tâches et 2) la réduction des durées. Le séquençage des tâches consiste à augmenter le chevauchement des activités, et conduit généralement à un plus grand risque de dépassement. La réduction des durées consiste à accroître les ressources et conduit généralement à une augmentation des coûts. Les diagrammes de Gantt sont aussi d'excellents outils de prédiction de la performance d'un planning de projet. Beaucoup d'entre eux permettent d'évaluer l'estimation du coût du travail restant à accomplir (ETC en anglais) ainsi que le coût prévisionnel à l'achèvement du projet (EAC en anglais). Les techniques de gestion de la valeur acquise sont également incorporées dans de nombreuses applications de planning à des fins prévisionnelles.

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