Ebook Bao Cao Quan Ly0chi Phi Nhat Nghe [PDF]

Zitiervorschau

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

1

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Ebook kỹ năng dành cho Kỹ sư Xây dựng

TẬP 1: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ

BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Biên soạn: Huỳnh Nhất Linh và cộng sự Sách Kỹ năng tự học dành cho Kỹ sư Xây dựng Phát hành lần thứ 1

******************************************************************************** “Báo cáo chính là kết quả” và “các con số thường không biết nói dối” “Khi bạn làm việc mà không biết mục tiêu hay kết quả mong muốn cũng giống như đá bóng mà không có cầu môn, bạn sẽ không có động lực và chẳng muốn làm việc nữa – BÁO CÁO CHÍNH LÀ KẾT QUẢ” “Khi quản lý tốt tiến trình bằng các báo cáo thì công việc sẽ mang lại HIỆU QUẢ - Nếu không quản lý tốt tiến trình bằng các báo cáo mà chỉ báo cáo sau khi hoàn thành thì sẽ để lại HẬU QUẢ” Báo cáo là bằng chứng rõ ràng nhất về kết quả của một tiến trình. Kết quả báo cáo là để truyền cảm hứng và tạo ra những bài học kinh nghiệm đắt giá để công việc của bạn ngày càng cải thiện tốt hơn. ********************************************************************************

ĐÂY LÀ 1 TRONG 8 CUỐN EBOOK KỸ NĂNG CHO NGƯỜI XÂY DỰNG EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

2

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG LỜI TÁC GIẢ....................................................................................................................... 3 Đặt vấn đề .................................................................................................................. 11

I.

1. Các sai lầm thường gặp ........................................................................................ 13 2. Thực trạng về công tác đào tạo ........................................................................... 14 3. Hiểu đúng về báo cáo ............................................................................................ 15 4. Tình hình chung tại các Dự án xây dựng ............................................................ 15 5. Biết mình muốn điều gì? ....................................................................................... 16 6. Ý nghĩa thực sự của báo cáo................................................................................ 17 7. Những báo cáo thực sự quan trọng trong dự án. .............................................. 17 8. Vấn đề lớn nhất...................................................................................................... 18 II. Câu chuyện nghề nghiệp ......................................................................................... 20 1. Báo cáo là cái gì vậy, sao nghe xa lạ quá?.......................................................... 20 2. Tập tành làm quen với báo cáo? .......................................................................... 20 3. Những báo cáo có giá trị? .................................................................................... 21 4. Đẳng cấp của một nhà quản lý dự án: ................................................................. 21 5. Quản lý thông tin, phối hợp, sử dụng dữ liệu chung là từ khóa ....................... 22 6. “Búng tay” có ngay báo cáo ................................................................................. 23 7. Đỉnh cao của quản lý thông tin và báo cáo. ........................................................ 24 III.

Quy trình thực hiện ............................................................................................... 26

Một quy trình chuẩn mực ............................................................................................ 26 1. Bước 1: Xác định mục đích, kết quả mong muốn OUT-PUT ............................. 28 2. Bước 2: Xác định Dữ liệu đầu vào: INPUT .......................................................... 31 3. Bước 3: Thông tin tiến trình: PROCESSSING ..................................................... 32 4. Bước 4: Liên kết dữ liệu theo tiến trình............................................................... 34 5. Bước 5: Thiết lập đặt các thông số cảnh báo ..................................................... 34 6. Bước 6: Chuyển thể dữ liệu báo cáo từ dạng data sang dạng BIỂU ĐỒ.......... 35 7. Bước 7: Kiểm soát tiến trình thực hiện/ in ấn báo cáo định kỳ ......................... 35 Các báo cáo thực sự cần thiết để quản lý chi phí Dự án ................................... 37

IV.

1. Báo cáo tài chính – dòng tiền, doanh thu, chi phí .............................................. 37 a.

Đừng để kế toán và Sếp bạn biết điều này. ..................................................... 37

b. Câu hỏi chất lượng ............................................................................................ 39 c.

Có bao nhiêu loại dòng tiền trong một Dự án Xây dựng? .............................. 39

d. Ý nghĩa của các Dòng tiền là gì?....................................................................... 40 e.

Các loại biểu đồ trong báo cáo dòng tiền ........................................................ 41 1 – Biểu đồ báo cáo thực hiện sản lượng Dự án: ........................................... 42

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

3

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

2 – Biểu đồ báo cáo kế hoạch thu tiền ............................................................. 44 3 – Biểu đồ kế hoạch sản lượng – chi phí lợi nhuận: ..................................... 46 4 – Biểu đồ kế hoạch thu tiền – chi tiền ........................................................... 47 5 – Biểu đồ báo cáo sản lượng thực hiện so với kế hoạch:........................... 48 6 – Biểu đồ báo cáo thực tế thu tiền (claim) so với kế hoạch: ....................... 49 7 – Biểu đồ báo cáo lợi nhuận so với kế hoạch: ............................................. 50 8 – Biểu đồ báo cáo thực tế tiền ròng so với kế hoạch: ................................. 51 9 – Biểu đồ báo cáo lợi nhuận và dòng tiền thu hay huy động dòng tiền:.... 52 f.

Không cần áp dụng hết tất cả ........................................................................... 53

g. Đúc rút bài học kinh nghiệm áp dụng vào cuộc sống? .................................. 54 2. Báo cáo về Ngân sách/ Chi phí dự án.................................................................. 56 a.

Các sai lầm thường gặp .................................................................................... 56

b. Dự án hiệu quả và Quản lý hiệu quả là hoàn toàn khác nhau? ...................... 57 e.

Lợi nhuận tính như thế nào?............................................................................. 60

f.

Làm thế nào để quản lý được Ngân sách? ...................................................... 61

g. 3 câu hỏi thần thánh, ai trả lời được là quá chuyên nghiệp. .......................... 61 h. Tập trung vào những điều quan trọng. ............................................................ 62 i.

Các báo cáo về Ngân sách ................................................................................ 62 Kế hoạch Ngân sách .......................................................................................... 64 Cập nhật Ngân sách Dự án trong tiến trình: .................................................... 68 Khi dự án hoàn thành ........................................................................................ 70

3. Báo cáo tiến độ thực hiện Dự án ......................................................................... 73 a.

Các sai lầm thường gặp .................................................................................... 74

b. Quản lý tiến độ thi công là quản lý cái gì? ....................................................... 74 c.

Dừng hết lại đi nếu không làm được điều này ................................................ 75

d. Các báo cáo về tiến độ thi công ........................................................................ 78 o

Báo cáo kế hoạch tiến độ thi công ................................................................... 79

o

Báo cáo tiến trình thực hiện tiến độ thi công .................................................. 79

o

Báo cáo kết thúc tiến độ thi công ..................................................................... 79

4. Báo cáo quản lý cung ứng .................................................................................... 80 a.

Các sai lầm thường gặp trong công tác quản lý cung ứng ............................ 81

b. Quản lý cung ứng là quản lý cái gì? ................................................................. 81 c.

Lỗi tại ai chứ không phải tôi hay em tưởng?................................................... 82

d. Tàu chở vật tư đã bị cướp biển somalia lấy mất rồi. ...................................... 83 e.

Đừng tin, trừ phi bạn nhìn thấy ......................................................................... 85

f.

Chỉ vì không có đủ thời gian ............................................................................. 86

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

4

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

g. Đây là bài toán kinh tế........................................................................................ 86 h. Báo cáo quản lý cung ứng tổng thể ................................................................. 87 i.

Báo cáo quản lý cung ứng chi tiết. ................................................................... 89

5. Báo cáo quản lý hao hụt vật tư ............................................................................ 93 a.

Tại sao phải quản lý hao hụt vật tư? ................................................................ 94

b. Công thức thần thánh mà hơn 95% Kỹ sư Xây dựng luôn làm sai................ 94 c.

Hao hụt hay mất mát vẫn còn chưa phân biệt được. ...................................... 95

d. Hao hụt vật tư được tính thế nào, tại sao lại lớn đến như vậy? .................... 97 e.

Các sai lầm thường gặp khi quản lý hao hụt vật tư ........................................ 97

f. Lập báo cáo không phải là sẽ giảm được tỷ lệ hao hụt nhưng sẽ kiểm soát kịp thời ....................................................................................................................... 98 g. Công thức đúng.................................................................................................. 99 h. Bí mật của hao hụt thép ................................................................................... 100 i.

Vậy thì phải quản lý thế nào? .......................................................................... 101

6. Báo cáo quản lý thanh toán nhà thầu ................................................................ 104 a.

Vòng tròn chết chóc của nhà thầu .................................................................. 104

b. Khi bắt đầu thanh toán hãy nghĩ đến quyết toán sẽ làm thế nào?............... 105 c.

Cơ sở xét duyệt một bộ hồ sơ thanh toán ..................................................... 106

d. Tổ chức dữ liệu – mấu chốt để giải quyết vấn đề ......................................... 107 e.

Những thông tin tối thiểu để quản lý thanh toán nhà thầu hiệu quả ........... 108

f.

Những từ khóa thần thánh quyết định báo cáo ............................................. 109

g. Điều quan trọng cốt lõi .................................................................................... 110 7. Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi trong dự án ................................................................ 110 a.

Nếu thi công mà không lấy được tiền thì thi công làm gì?........................... 111

b. Nếu bạn đi làm mà không cần nhận lương? .................................................. 111 c.

“Tiền chúng tôi đầy trong két chờ các Anh đến lấy – Tiền nhiều để làm gì?” 112

d. Nợ, đâu phải chỉ do lỗi chủ đầu tư? ............................................................... 112 e.

Đó còn là sự vô trách nhiệm ........................................................................... 113

f.

Phương án để kiểm soát tốt nhất là gì? ......................................................... 113

g. Các thông tin cần trong báo cáo tỷ lệ chuyển đổi. ........................................ 113 V. Công cụ gợi ý, tài liệu tham khảo .......................................................................... 116 VI.

Lời kết:.................................................................................................................. 117

1. Báo cáo là kết quả ............................................................................................... 117 2. Thời điểm là quan trọng nhất – real time........................................................... 117 3. Sự tương đồng về số liệu: .................................................................................. 117 4. Tổ chức dữ liệu.................................................................................................... 117 EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

5

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

5. Và phải đẹp........................................................................................................... 117 6. Quy trình – Con người – Hệ thống ..................................................................... 117 7. Tư duy - kỹ năng – kiến thức .............................................................................. 118

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

6

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

LỜI TÁC GIẢ Chào bạn, những người làm nghề Xây dựng. Tôi vô cùng biết ơn bạn vì bạn đã rất tin tưởng tôi và đã cho tôi một cơ hội để chia sẻ những kiến thức cũng như kinh nghiệm trong công tác Quản lý dự án Xây dựng, đặc biệt là trong công tác Quản lý chi phí Dự án Xây dựng của mình đến cộng đồng. Tất cả tư duy, kiến thức và kỹ năng được viết trong cuốn sách này là trải nghiệm của cá nhân tôi với vai trò là một người có kinh nghiệm hơn 18 năm trong lĩnh vực Quản lý chi phí dự án. Tôi từng gặp rất nhiều khó khăn với vai trò là người thực thi khi chập chững bước vào nghề. Tôi cũng từng gặp rất nhiều khó khăn trong vai trò là Quản lý với vai Trưởng phòng QS của một trong những tập đoàn Xây dựng hàng đầu Việt Nam với Doanh thu mỗi năm gần 20.000 tỷ với hơn 100 dự án đang hoạt động. Và tôi cũng từng nỗ lực rất nhiều với rất nhiều câu hỏi hóc búa từ các tình huống của hơn 1000 Kỹ sư QS trong các khóa Huấn luyện với vai trò là một người dẫn dắt. Bằng kinh nghiệm cá nhân tôi đã nhận ra, giải quyết triệt để những bài toán hóc búa thực tế trong quá trình làm việc và Huấn luyện. Thành công có, bài học cũng rất nhiều. Đây là cuốn sách tập hợp những tinh hoa thông qua kinh nghiệm làm việc, Huấn luyện thực tế sâu sắc nhất mà tôi nhận ra và áp dụng vào công việc. Tôi hy vọng nó sẽ giúp cho những người đang làm việc có một góc nhìn rộng hơn, cách làm dễ dàng hơn, khoa học hơn. Đồng thời giúp cho những người mới bước chân vào nghề rút ngắn thời gian hiểu biết thông qua các câu chuyện, bài tập trải nghiệm thực tế thông qua nội dung trong cuốn sách này.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

7

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Tôi luôn sẵn lòng đón nhận những phản hồi, chia sẻ về mọi thứ: Tư duy – Kiến thức – Kỹ năng từ những người đã có kinh nghiệm làm việc hoặc những người đang làm việc để học hỏi và cải thiện năng lực của mình. Học tập trọn đời – Áp dụng sức mạnh đòn bẩy tri thức để đi nhanh hơn, đó là tiêu chí khi tôi quyết định chia sẻ những kiến thức này. Nó hoàn toàn là kinh nghiệm cá nhân có tham khảo, học tập từ những tài liệu quý giá cũng như từ những Người Thầy thực tế. Nếu bạn có điều gì hay muốn chia sẻ, xin hãy sẵn lòng – Tôi luôn đón nhận nó một cách chân thành và đầy trân quý. Và một lần nữa, nếu bạn là một Kỹ sư Xây dựng, là một nhà Quản lý dự án và bạn đang thực sự khó khăn hoặc không biết cách Quản lý chi phí các Dự án giống như những người tôi từng gặp như: • Quản lý dòng tiền Sản lượng/ Chi phí • Quản lý Ngân sách dự án • Quản lý tiến độ thi công • Quản lý cung ứng nguồn lực • Quản lý hao hụt vật tư/ năng suất/ hiệu suất làm việc • Quản lý thanh toán A&B cho các Dự án • Quản lý tỷ lệ chuyển đổi trong dự án (thực tế thực hiện và thanh toán) Thì tôi tin chắc chắn cuốn sách này chính xác là dành cho bạn. Hãy đọc, thực hành theo và tận hưởng nó. Tiền không phải quan trọng mà là rất quan trọng, nếu muốn quản lý tốt Dự án bạn nhất định phải quản lý tốt những thứ liên quan đến tiền. Vì sự thành công của bạn. Thật vinh hạnh cho chúng tôi khi nhận được góp ý và phản hồi của bạn. Mọi ý kiến của bạn xin gửi về: Email: [email protected] Hotline: 0983.234.949 Fapage: Huỳnh Nhất Linh EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

8

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Mục đích Với mục đích duy nhất của tác giả là sau khi đọc và áp dụng xong cuốn sách này, những người làm Xây dựng sẽ có một cái nhìn đúng đắn và không còn cảm tính về những công việc mình làm. Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý chi phí dự án, một lĩnh vực đã làm đau đầu biết bao nhiêu thế hệ đàn Anh Xây dựng, “làm gì cũng được nhưng đừng làm quản lý chi phí vì đau đầu lắm”. Những con số thường rất đau đầu và thường nó không biết nói dối. Nếu để kiếm chứng và minh chứng kết quả thì con số chính là bằng chứng rõ ràng nhất. Báo cáo sẽ mang lại sự công bằng cho không những nhân viên mà còn là cơ sở để các nhà Quản lý, Lãnh đạo các Doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định đúng đắn vào lúc cần thiết. Báo cáo là công cụ giúp bạn quản lý tiến trình tốt nhất. Nó sẽ giúp bạn biết được mình đang ở đâu và đi về đâu? “Sự rõ ràng là sức mạnh” nếu bạn không đo đếm được hiệu quả công việc mình làm thì đâu là động lực để bạn về đích? Sau khi áp dụng xong cuốn sách này bạn sẽ: • Biết các sai sót thường gặp và cách xử lý • Biết cách đánh giá hiệu quả công việc để làm cơ sở thương lượng và đàm phán về mức lương hay vị trí • Biết quy trình lập báo cáo quản lý chi phí dự án • Biết vận dụng các số liệu lịch sử để tiên đoán cho tương lai EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

9

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• Biết cách dùng các công cụ cần thiết để lập và quản lý báo cáo • Biết những báo cáo quan trọng trong quản lý chi phí dự án Nếu đây chính xác là điều bạn mong muốn, hãy kiên nhẫn đọc và làm theo hướng dẫn, hoặc giả như bạn gặp khó khăn hãy cứ liên hệ với đội ngũ hỗ trợ để được giúp đỡ tạo ra kết quả như mong đợi. Các kết quả cụ thể tôi mong muốn bạn phải thực sự hiểu rõ sau khi đọc xong cuốn sách này bao gồm: • Quản lý dòng tiền Sản lượng/ Chi phí • Quản lý Ngân sách dự án • Quản lý tiến độ thi công • Quản lý cung ứng nguồn lực • Quản lý hao hụt vật tư/ năng suất/ hiệu suất làm việc • Quản lý thanh toán A&B cho các Dự án • Quản lý tỷ lệ chuyển đổi trong dự án (Thực hiện/ nghiệm thu/ thanh toán/vật tư)

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

10

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

I.

Đặt vấn đề

Bạn có phải là người đã từng: • Cả đời đi làm chưa bao giờ tự tay lập báo cáo bao giờ. • Cắm mặt lập báo cáo, dành cả thanh xuân để lập báo cáo mà lúc nào cũng bị mắng. • Đọc một báo cáo mà không hiểu là nó đang nói về cái gì? • Là sếp và chán ngắt vì báo cáo lúc nào cũng chậm trễ. • Là sếp và bạn không có bất kỳ thông tin báo cáo nào về công việc của cấp dưới. • Là sếp và bạn mất kiểm soát vì số liệu báo cáo không trung thực • Bạn cảm thấy mệt mỏi, cảm thấy bất công vì không được đối xử công bằng. Và rất nhiều các vấn đề khác mà thực sự bạn không biết nên làm thế nào để cải thiện. Hiện nay bạn đang kiểm soát công việc thế nào? Lập kế hoạch và làm, thế nhưng có bao giờ bạn giám sát được tiến trình hay không? Nếu không là vì sao? Có điều gì không công bằng, khó khăn trong công tác đánh giá hiệu suất công việc của những người tham gia cùng bạn hay không? Tại sao bạn lại làm việc không hiệu quả? Vì bạn không biết cách làm hay bạn không muốn làm? Thử hình dung nếu 22 cầu thủ trên sân đá bóng mà không có cầu môn, thử hỏi trận bóng đó sẽ nhạt nhẻo thế nào? Tôi dám cá với bạn một điều chắc chắn rằng sẽ không có bất kỳ khán giả nào muốn xem trận đấu đó cả và chắc chắn cầu EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

11

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

thủ cũng không muốn tham dự một trận đấu mà không có kết quả? Trong bất kỳ cuộc thi nào cũng cần có kết quả, vậy trong công việc tại sao lại không nhỉ? Trong công việc, nếu bạn không biết được kết quả mình làm thử hỏi nó sẽ chán như thế nào? Chắc là bạn đã cảm nhận được phần nào? Khi bạn học ở trường, điểm số sẽ chỉ ra rằng độ hiểu biết và kiến thức của bạn trong môn học đó. Ai cũng muốn có điểm mười, và đó cũng là động lực để những người giỏi ngày càng giỏi hơn và người tệ biết mình đang ở đâu mà phấn đấu. Vậy trong quá trình làm việc, điều gì là thước đo cho sự sáng tạo tuân thủ và kết quả cũng như sự tận tụy của bạn với công việc của bạn? Điều gì chứng minh được sự nỗ lực của bạn là được đền đáp. Phải chăng đó là những nhận xét cảm tính, không có cơ sở dẫn đến sự cào bằng, gây mất động lực phấn đấu và làm chỉ để đối phó? Sau một dự án, sau một quá trình làm việc điều gì là bài học kinh nghiệm dành cho bạn? Liệu đó có phải là sự rời rạc về thông tin, lúc nào những việc đã cũ, đã trải qua cũng như mới hay không? Và chắc chắn rồi, bạn sẽ làm việc mà phải nhìn vào mặt Sếp, đôi khi chỉ cần nói hay là bạn được cất nhắc. Nhưng chắc chắn rằng việc này sẽ không tồn tại được lâu. Cứ như vậy “tới đâu thì tới” bạn cứ làm, không có bất kỳ một sự kiểm soát nào và bạn cũng chẳng cần. Trong dự án Xây dựng, thường phải lập rất nhiều báo cáo: Báo cáo tổng thể Báo cáo chi tiết Báo cáo tiến độ Báo cáo chất lượng Báo cáo cung ứng Báo cáo thiết kế EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

12

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Báo cáo chi phí Báo cáo năm Báo cáo tháng Báo cáo tuần Báo cáo ngày Báo cáo tổng công ty Báo cáo Dự án Báo cáo ……. Và còn rất nhiều nữa, đặc biệt là đối với công tác quản lý chi phí thì thực sự đây là một thảm họa. Là một nhà quản lý hoặc lãnh đạo, nếu không có báo cáo xem như bạn bị cụt tay, cụt chân hay bịt mắt, bịt tai vậy. Mặc dù trí não vẫn còn làm việc tốt, tim còn đập nhưng …. Bạn sẽ bị rơi vào vòng xoáy thông tin không “trung thực” và không “cần thiết” dẫn đến bạn rơi vào trạng thái xử lý sự vụ rất nhiều còn tâm trí đâu để có thể lo những việc “lớn”? 1. Các sai lầm thường gặp Sai lầm lớn nhất trong quản lý công việc lớn nhất là không có kế hoạch và thứ hai là không quản lý được tiến trình, càng nguy hiểm hơn khi quản lý và ra quyết định dựa trên thông tin sai lệch hoặc không trung thực. Điều này dẫn đến có thể bạn sẽ sửa sai bằng một cái sai khác lớn hơn. Các sai lầm thường gặp trong một báo cáo thường là: • Không có báo cáo. • Báo cáo những điều không cần thiết, không quan trọng. • Báo cáo không đúng thời điểm. • Báo cáo dựa vào sự “tiên đoán” hay bốc thuốc. • Ma số liệu (Số liệu không trung thực). EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

13

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• Thông tin rời rạc, không có ý nghĩa, không liền mạch, không tận dụng được dữ liệu để làm bài học kinh nghiệm. • Báo cáo “xấu”, nhìn là không muốn đọc. • Báo cáo nhưng không có người tiếp nhận và xử lý. • Báo cáo không có số liệu so sánh hoặc để những có thông điệp cảnh báo hoặc đề xuất giải pháp. • ... Thà rằng không lập báo cáo, nhưng nếu đã có báo cáo mà không đọc hoặc không dùng để làm gì thì thà không làm còn hơn. Chắc chắn, tình trạng này đang diễn ra rất nhiều. 2. Thực trạng về công tác đào tạo Điểm số chính là kết quả, lúc đi học bạn chỉ biết tới đây thôi. Nếu may mắn, bạn nhận ra sớm và đưa ra những quyết định để đạt được mục tiêu của mình. À, thế nhưng trong quá trình học tập liệu rằng có bao nhiêu % sinh viên có đặt mục tiêu và có kế hoạch học tập để đạt mục tiêu đó? Vậy nên, điều này sẽ không được đề cập ở nhà trường. Khi bắt đầu đi làm, những người bình thường sẽ được hướng dẫn công việc theo từng bước. Người nào may mắn được nghe đến từ lập kế hoạch công việc để làm, chắc chắn rất ít người khi nhận việc mà biết được kết quả mong muốn là gì? Đây là sai lầm từ Sếp, nhưng không sao mọi chuyện vẫn ổn. Có vẻ như việc lập kế hoạch và chịu trách nhiệm về kết quả đầu cuối là việc của Sếp vậy. Thế mới biết, khi nói về báo cáo là rất nhiều người lại ngẩn ngơ kiểu như: Làm tốt lắm hay đã xong rồi chứ ít khi nào đánh giá về kết quả thực bằng con số. Và càng không có cơ sở để phân định là tốt thật hay ảo? Sau này khi các Doanh nghiệp phát triển và đánh giá hiệu quả công việc bằng KPI mọi thứ mới

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

14

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

dần dần được đưa vào tâm thức làm việc của Anh em. Còn lại là “em nghĩ, em cảm thấy” chứ không thật sự rõ ràng. Vậy nên, nếu khi học tập và giao việc chúng ta rõ ràng về kết quả mong muốn, có kế hoạch thực hiện cụ thể và đánh giá định kỳ thì chắc chắn công việc sẽ hiệu quả hơn, tạo sự cạnh tranh công bằng hơn và “sạch” hơn cũng như có cơ sở động lực để Kỹ sư phấn đấu phát triển sự nghiệp. 3. Hiểu đúng về báo cáo Sẽ có người thích những con số báo cáo và cũng sẽ có người không thích những con số báo cáo. Vậy báo cáo tốt hay không tốt? Sự rõ ràng, đó là cái giá mà báo cáo mang lại. Điều này sẽ khiến cho những người giỏi, làm việc tốt sẽ làm tốt hơn. Những người không có nhiều đóng góp sẽ chọn phát triển làm tốt hơn hoặc có thể sẽ rời đi, điều nào cũng tốt cả. Báo cáo là kết quả, nhờ có báo cáo mà chúng ta hoàn toàn đánh giá được kết quả hiện tại. Nhờ đó, chúng ta có những giải pháp để cải thiện và biết bản thân, dự án đang khó khăn chỗ nào mà kịp thời cải tiến. Những người lười biếng, nhất định sẽ không bao giờ muốn lập các báo cáo vì nó sẽ phơi bày kết quả, cũng có thể ở nơi bạn không có các báo cáo là vì vậy? Nhưng chắc chắn người đó không phải là bạn rồi, vì bạn nằm trong số hiếm những người đang đọc cuốn sách này. Cũng có thể lắm là họ đã chán nản và không biết phải làm thế nào và nên bắt đầu từ đâu? 4. Tình hình chung tại các Dự án xây dựng Như đã chia sẻ ở trên, tại các Dự án Xây dựng ở Việt Nam. Báo cáo là một trong những thứ rất hiếm. Đa phần các Kỹ sư chỉ biết làm, làm và làm, hiếm khi phải tự tay lập các báo cáo, có chăng là cung cấp số liệu cho một bên thứ ba nào đó chịu trách nhiệm thực hiện. Và đa phần chỉ lập báo cáo khi có yêu cầu chứ không phải vì hiểu được ý nghĩa của nó. Đôi khi báo cáo là cực hình với những người tham gia. Bởi hiếm nên có là tốt lắm rồi, đôi khi bản thân người lập báo cáo cũng không biết để làm gì? Thường sẽ là làm đối phó cho EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

15

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

qua chuyện hoặc “bốc thuốc” rất nhiều. Vì dù sao báo cáo gửi lên chắc cũng không có ai đọc. Có đôi khi báo cáo chỉ để báo cáo chứ cũng chẳng để làm gì? Chưa kể là sự đồng đều nhận thức về tầm quan trọng của báo cáo không phải ai cũng giống nhau. Về kỹ năng và công cụ: Xét về kỹ năng và ứng dụng công nghệ vào công việc thì ngành xây dựng xếp ở thứ hạng thấp, có lẽ vì đặc điểm ngành nghề ít được tiếp cận và có ít thời gian cho việc học tập nâng cấp bản thân. Thêm một điều quan trọng nữa, khả năng đọc số liệu để quản trị và xử lý tình huống không được xem trọng, vậy nên các bộ phận lập báo cáo kiểu như cho có. Và kiến thức này không được đào tạo rộng rãi, vậy nên các Anh em Kỹ sư thường làm rất vất vả. Trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS, các bạn ấy thường rất bất ngờ khi tôi nói điều này “Hãy bỏ ra 8 giờ học tập để tiết kiệm 8 giờ mỗi tuần cho báo cáo”. Thiết nghĩ đã đến lúc lập một báo cáo để báo cáo về tình trạng các báo cáo được rồi. 5. Biết mình muốn điều gì? Điều này nghe có vẻ buồn cười nhưng lại rất thật. Muốn lập báo cáo phải cần có tối thiểu hai điều: • Biết chính xác mình muốn cái gì? • Có kế hoạch ban đầu để xác minh và đối chiếu Nếu không có hai điều này thì số liệu báo cáo chỉ là cho vui vì bạn sẽ rơi vào trạng thái: “Cái cần không có mà cái có thì lại không cần” hoặc là “cuối cùng thì báo cáo để làm cái gì, thông điệp muốn truyền tải là gì?” hay chỉ để nói với nhau vài lời, đốc thúc nhau báo cáo cho xong rồi thôi. Quan trọng nhất, bạn phải xác định được mình muốn điều gì? Từ đó mới biết là cần đưa thông tin gì? Mục đích để làm gì? Đo đếm như thế nào? Đánh giá dựa vào đâu? EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

16

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Nếu vẫn không có câu trả lời, thì tốt nhất là đừng lập báo cáo cứ để nó trôi theo dòng nước tự nhiên đi bạn nhé. 6. Ý nghĩa thực sự của báo cáo “Báo cáo để có nguồn cảm hứng hoặc bài học không phải là để giám sát hay khiển trách nhau” Công việc đang tốt, bạn sẽ có cảm hứng để chinh phục nhiều mục tiêu hơn. Công việc đang không tốt, đúc rút bài học kinh nghiệm để có thể đưa ra các giải pháp làm tốt hơn để đạt mục tiêu kế hoạch hoặc hơn thế nữa. Nếu mục đích của việc tạo ra những báo cáo mang ý nghĩa nhân văn và thúc đẩy sự sáng tạo, truyền cảm hứng thì chính xác đó là điều cần thiết. Vậy nên, ở đây cũng cần có một người đủ tầm, đủ tâm để quản trị thông tin các báo cáo. Báo cáo cuối cùng không có ý nghĩa nào khác hơn là giúp cho bạn nhận ra kết quả để từ đó càng ngày càng tiến bộ hơn trong công việc. Nếu bạn có thể lưu trữ các thông tin, tổ chức dữ liệu một cách khoa học thì ở đây bạn sẽ có rất nhiều bài học kinh nghiệm mà có những người cả đời không có được. 7. Những báo cáo thực sự quan trọng trong dự án. Tất cả các báo cáo trong Dự án đều rất quan trọng, nhưng có thể có hoặc không? Điều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô của Doanh nghiệp cũng như ý thức của người Lãnh đạo hoặc quản lý. Thế nhưng có những báo cáo nếu bạn không làm hoặc không kiểm soát thì xem như bạn mất hoàn toàn quyền kiểm soát Dự án mà điển hình ở đây là kiểm soát chi phí dự án Xây dựng. Hiệu quả dự án có hay không phụ thuộc EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

17

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

vào những điều này. Nếu bạn nhận ra sớm, có thể lắm bạn đã không mất tiền tỷ, có thể bạn đã không phải chạy vạy khắp nơi để vay tiền, có thể bạn đã không phải năn nỉ bất kỳ ai để giải quyết hồ sơ thanh toán và có thể bạn đã không phá sản. Các báo cáo tối thiểu trong một Dự án Xây dựng bao gồm: 1 - Báo cáo Doanh thu/ Chi phí 2 - Báo cáo quản lý Ngân sách dự án 3 - Báo cáo tiến độ thi công 4 - Báo cáo quản lý cung ứng 5 - Báo cáo quản lý hao hụt vật tư 6 - Báo cáo quản lý thanh toán 7 - Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi trong dự án Với 7 báo cáo chủ chốt này, bạn không những nắm tình hình thi công, tài chính, vật tư, cung ứng, tiến độ dự án trong tầm tay mà bạn sẽ hoàn toàn chủ động để điều động nguồn lực cho các Dự án. Đồng thời tự tin hơn vì biết mình “LỜI hay LỖ”. 8. Vấn đề lớn nhất Về quy trình: Đối với một người chuyên về Công nghệ thông tin thì việc tổ chức dữ liệu không là vấn đề nhưng đối với Kỹ sư Xây dựng thì đúng là thảm họa. Để tổ chức, quản lý và thu thập dữ liệu trong Dự án được tốt thường thì quá trình này phải được chia làm 3 giai đoạn: Nhập Liệu – Tiến trình – Báo cáo, bên cạnh đó cần phải phải có phản hồi cũng như lưu vết hoạt động để làm số liệu và bài học kinh nghiệm cho những công việc tiếp theo. Thế nhưng dường như hầu hết những người làm nghề Xây dựng thì 3 tiến trình này thường nằm chung trong một bộ dữ liệu chứ không phân theo trình tự.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

18

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Về thông tin: Chắc chắn bạn đã từng biết đến ONE REPORT Đừng hỏi vì sao không quản lý được, vì chúng ta đã không tuân theo trình tự, không có phản hồi và không có bài học kinh nghiệm.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

19

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

II.

Câu chuyện nghề nghiệp

Tình hình dự án thế nào rồi em? Dạ ổn Anh. Đó là mẫu trò chuyện thường gặp ở rất nhiều Dự án? Tình hình là tình hình gì? Tiến độ, chất lượng, chi phí, thanh toán, cung ứng, hợp đồng, vật tư ... hay là gì? Và ổn là ổn thế nào: Tốt hay bình thường hay khó khăn? Tốt hay tệ so với cái gì? Rất rõ ràng rằng, khi trao đổi kiểu như thế này thì thông tin đã không rõ ràng. Sự rõ ràng là sức mạnh, nếu không có sự rõ ràng chúng ta thực sự không biết mình ở đâu? Trong những năm chinh chiến nơi các Dự án, tôi vẫn thường gặp những tình trạng này. Bạn thì sao? 1. Báo cáo là cái gì vậy, sao nghe xa lạ quá? Ngày mới ra trường tôi đi thi công ở Dự án Nâng cấp cải tạo Quốc Lộ 6 tại Sơn La ở một công ty chuyên thi công Cầu thuộc Nhà nước tôi chưa bao giờ nghe nhắc đến 2 từ báo cáo. Ba năm tiếp theo khi thi công ở các Dự án hạ tầng, cấp thoát nước và dân dụng ở các công ty Tư nhân lại càng chưa bao giờ được yêu cầu. Rồi đến công ty Thiết kế với vai trò lập dự toán lại càng không. 2. Tập tành làm quen với báo cáo? Mãi đến năm 2006 khi tham gia với vai trò là một Kỹ sư QS tại tập đoàn Hòa Bình tôi mới biết đến các báo cáo của các mẫu theo tiêu chuẩn ISO. Trong giai đoạn này, mỗi kỳ báo cáo là một cực hình. Từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài mọi người chạy loạn hết cả lên mỗi khi đến kỳ báo cáo nhưng có lẻ, trong giai đoạn này kỹ năng được phát huy nhiều nhất là kỹ năng ‘đoán số”. Và trong thời điểm này, các báo cáo chỉ để hoàn thành chứ không có bất kỳ một số liệu nào được ghi nhận lại để làm bài học hay cơ sở sau này. Mặc dù công tác kế hoạch bắt đầu được quan tâm, nhưng có lẻ chưa ai đề cập nhiều đến chất lượng của báo cáo. Có thể tôi chưa đủ tầm để quan sát được hết các hoạt động quản trị của Công ty nên không có ấn tượng nhiều.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

20

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

3. Những báo cáo có giá trị? Trong thời điểm này, mặc dù tập đoàn không yêu cầu, nhưng Sếp tôi là người khá đặc biệt. Anh ý thức được tầm quan trọng của các báo cáo nên Anh luôn có những yêu cầu riêng rất đặc biệt mà mãi sau này Tập đoàn mới áp dụng. Trong thời điểm này Anh luôn yêu cầu mọi người (chủ yếu là tôi) báo cáo cho Anh những báo cáo riêng như: • Báo cáo quản lý hao hụt vật tư (đặc biệt là thép, bê tông, gạch ốp lát, đá granite) • Báo cáo năng suất lao động của công nhân để tính năng suất lao động • Báo cáo lời lỗ của các tổ đội (để biết họ làm có lời không, đủ nuôi quân không?) • Báo cáo tiến độ tổng và chi tiết các hạng mục • Báo cáo kinh nghiệm quản lý hợp đồng Nhà thầu • Báo cáo lợi nhuận các gói thầu và tổng thể Mặc dù báo cáo là những con số đúng nhưng thực sự tôi chưa biết liên kết thông tin và các dữ liệu rất rời rạc. Gần như số liệu không thể dùng lại được khi cần thiết. Mỗi khi Anh đọc xong các báo cáo này thỉnh thoảng Anh gật gù, thỉnh thoảng Anh trầm ngâm. Tôi thì không biết Anh nghĩ gì, miễn Anh vui là được. Mãi sau này tôi lại tìm thấy yêu cầu báo cáo từ tập đoàn, một số báo cáo Anh đã yêu cầu tôi làm trước đó tôi mới phải công nhận, Anh tài thật. 4. Đẳng cấp của một nhà quản lý dự án: Mỗi khi đến kỳ báo cáo thì y như rằng cả Dự án lại rất rộn ràng, ai cũng bị dí deadline, nhưng kết quả là báo cáo luôn luôn trễ. Ngoài báo cáo ngày, tuần, tháng, quý còn có báo cáo nội bộ và các bên. Báo cáo chồng báo cáo, nghe tới báo cáo là thực sự ngán. Ở thời điểm này, thông tin toàn trao đổi qua điện

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

21

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

thoại và nhắn tin. Các nền tảng facebook, zalo, viber chưa rộng rãi như lúc này. Lúc đó tôi còn nhớ Anh chia sẻ: Đẳng cấp của một Nhà quản lý giỏi thể hiện ở thời gian khai thác thông tin và lập báo cáo: • Một nhà quản lý Dự án tồi là làm mà không có báo cáo hoặc không biết báo cáo • Một nhà quản lý Dự án trung bình là mất hơn 1 tuần để lập báo cáo • Một nhà quản lý Dự án tốt là mất 1-2 ngày để lập báo cáo • Một nhà quản lý Dự án giỏi là mất 1-2 giờ để lập báo cáo • Một nhà quản lý Dự án xuất sắc là không cần thời gian để lập báo cáo. Tôi hỏi Anh, vậy Anh thuộc nhóm nào và mong muốn thuộc nhóm nào? Anh bảo Anh phụ thuộc vào mày, vì mày là người chủ trì báo cáo. Được là một nhà quản lý dự án giỏi là quá tốt mà chắc còn lâu. Còn xuất sắc thì chỉ có trong tranh vẽ thôi. Lúc đó tôi cũng nghĩ vậy, nhưng không ngờ sau này lại làm được cái điều trong tranh vẽ như Anh nói đó. Mặc dù những báo cáo lúc đó cũng chỉ dừng lại ở tính toán ngay tức thì về: Lợi nhuận, thanh toán, nghiệm thu. Còn các báo cáo về Ngân sách, hao hụt vật tư hay tiến độ còn phải làm bằng “cơm” mặc dù mất không nhiều thời gian. 5. Quản lý thông tin, phối hợp, sử dụng dữ liệu chung là từ khóa Năm 2014, khi tham gia vào một dự án Sân bay với vai trò là Quản lý tổng thể mảng văn phòng cho một dự án (Chỉ Huy phó khối văn phòng) tôi đã thay đổi rất nhiều thứ đặc biệt là góc nhìn tổng quan về quản lý dự án mà đặc biệt là quản lý thông tin. Nói tới Bất động sản là nói tới location, vị trí quyết định giá trị BĐS. Còn nói tới Xây dựng là nói tới Communication, trong quản lý Xây dựng người nào nắm thông tin là người đó thắng. Thi công nhưng thiết kế chưa được duyệt – do thiếu thông tin

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

22

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Thi công bản vẽ lỗi thời – do thiếu thông tin Thi công khi Biện pháp thi công, mẫu chưa được duyệt – do thiếu thông tin Nhiều hạng mục thi công đã lâu nhưng chưa thanh toán - do thiếu thông tin Thanh toán thừa hay thiếu so với thi công - do thiếu thông tin Thanh toán chậm mà không kịp thời can thiệp - do thiếu thông tin Hao hụt, mất mát vật tư - do thiếu thông tin Lập báo cáo chậm, sai sót - do thiếu thông tin Các sự cố công trường - do thiếu thông tin Giờ chắc bạn đã nhận ra vai trò quan trọng thực sự của thông tin rồi đúng không? Trong 10 lĩnh vực quản lý dự án thì quản lý thông tin chính là cầu nối cho các lĩnh vực còn lại. Quan trọng nhất là nó phải được kết nối, tổ chức tốt để các bên cùng tham gia và quản lý. Có như vậy thì thông tin mới thực sự có ý nghĩa. 6. “Búng tay” có ngay báo cáo Là một người quản lý khối văn phòng, nghĩa là tôi phụ trách chính các báo cáo cho Dự án. Trước đây, mỗi người lập một báo cáo và tôi phát hiện ra không phải ai cũng giỏi sử dụng các công cụ và không phải ai cũng biết ý nghĩa của các báo cáo, hầu hết là làm đối phó. Đặc biệt khi mình là người cuối cùng kiểm soát việc này và chịu trách nhiệm chính nên tôi nghĩ cách. Không thể suốt ngày vật vã với các báo cáo không mang nhiều ý nghĩa này. Tôi nghĩ, phải có cách nào đó nhanh hơn. Từ đó, tôi miệt mài tìm hiểu cách để phối hợp với các bộ phận lại với nhau, không thể cứ gọi điện, nhắn tin, copy để tạo ra một báo cáo như thế. Chưa kể là sau khi báo cáo xong các số liệu gần như không sử dụng được và không có nhiều ý nghĩa. Trong lúc khó khăn, thư ký của tôi bảo “Anh có biết Google sheet không?” Tôi giật mình “nó là cái gì vậy?”. Sau khi được cô ấy chia sẻ, tôi vui mừng biết rằng mình được cứu rồi. Vậy là từ đó tôi bắt đầu đào sâu nghiên cứu ứng dụng và kết quả mang lại rất khả quan, dữ liệu EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

23

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

được cập nhật liên tục và công việc của mọi người trở nên nhẹ nhàng hơn, tôi làm chủ được công việc của mình. Năm 2016 tôi chuyển sang Dự án mới, không may tôi bị tai nạn phải tạm ngưng công việc khi dự án chưa khởi động. Vốn dĩ là một người khá nhất Dự án về quản lý thông tin, phần vì công việc khởi tạo Dự án cần nhân lực biết làm cộng với sự yêu thương của Sếp. Anh đề nghị sẽ sắp xếp cho tôi một chỗ ở gần dự án và sẽ cử tài xế đưa đón đi làm. Cảm động vì sự ân cần của Sếp, thế là tôi quyết định đào tạo cho tất cả những nhân viên liên quan đến công tác quản lý thông tin về cách tổ chức dữ liệu và sử dụng Google sheet để Quản lý dữ liệu và báo cáo. Có lẻ trời thương, tôi bình phục sớm hơn và chỉ 2 tháng sau tôi có thể tiếp tục công việc. Trước đây các công tác báo cáo thường phải có người trực tiếp thực hiện và tôi phải phê duyệt, nhưng từ ngày tôi làm tốt được công tác đào tạo và ứng dụng Google sheet vào quản lý công việc thì mọi chuyện đã khác. Sáng sáng tôi vẫn đi uống café cùng với các Anh em Ban QLDA, TVGS nhưng vẫn hoàn thành được công việc của mình. Có những lúc tôi phải tiến hành đào tạo cho các bạn đồng nghiệp đang làm việc cho CĐT và TVGS về kỹ năng này. Việc của tôi là ngồi tại chỗ và “búng tay”, tất cả đã có Anh em lo và hoàn thành. Việc của tôi chỉ cần kiểm tra trên điện thoại. 7. Đỉnh cao của quản lý thông tin và báo cáo. Sau khi ứng dụng thành công công cụ của Google vào báo cáo, tôi nghĩ phải có cái gì đó hay hơn nữa. Trong dự án trước đó, tôi đã có thể dùng Google sheet để quản lý và đánh giá một số báo cáo. Còn rất nhiều báo cáo phải mất thời gian và tập hợp dữ liệu mới làm được tự động, đặc biệt là các báo cáo về tài chính và thanh toán. Thế là tôi lại tiếp tục mày mò, sau 2 tháng EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

24

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

thức khuya nghiên cứu cách tổ chức dữ liệu và tập trung vào nhu cầu của Dự án, tới một ngày đẹp trời tôi biết rằng mình hoàn toàn đã giúp được cho Sếp trở thành Nhà quản lý Dự án Xuất sắc “Không cần búng tay, chỉ cần đưa ra yêu cầu là có ngay các báo cáo cần thiết. Lúc đó đã 2 giờ khuya và tôi vui mừng gửi cho Sếp một email để giải trình việc này. Từ đó, mỗi lần cần có bất kỳ số liệu nào, Anh chỉ cần hỏi “Linh ơi” thế là xong. Sau đó, nhờ cách tổ chức dữ liệu và quản lý thông tin này, tôi đã có một chuyên đề được trình bày trước ban điều hành Tập đoàn, và cũng nhờ đó tôi được Tổng Giám đốc đề nghị trực tiếp về việc giữ vị trí trưởng phòng QS của tập đoàn. Trong thời gian giữ vị trí trưởng phòng QS của tập đoàn, tôi được tiếp xúc với bộ phận công nghệ thông tin, tài chính, kế toán, PMO tôi lại học được rất nhiều cách tổ chức và sắp xếp dữ liệu để làm cơ sở cho việc đào tạo, Huấn luyện kỹ sư QS sau này. Sau gần 2 năm với vai trò là công tác Huấn luyện, đào tạo tôi phát hiện ra điểm yếu chết người của các Kỹ sư đang làm việc tại các Dự án và công ty Xây dựng đó là “họ không biết cách lập báo cáo” có nghĩa là họ thực sự không biết mục đích hay mong muốn của chính họ hoặc các cấp quản lý khi Quản lý chi phí dự án. Sau một số chương trình đào tạo, họ đã nhận ra rất nhiều điều và nhiều người đã áp dụng thành công trong công việc của mình.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

25

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

III.

Quy trình thực hiện

Một quy trình chuẩn mực Một công việc có vấn đề khi và chỉ khi tồn tại một trong hai yếu tố sau: Con người và quy trình. Trong việc quản lý báo cáo cũng vậy, nếu bạn không có quy trình thì chắc chắn bạn đã thất bại ngay từ khi chưa thực hiện. Chúng ta không trách rằng sao không ai đào tạo, hãy trách rằng sao mình chưa chịu làm thì mới có cơ hội sửa chữa và làm tốt hơn. Như đã chia sẻ ở trên, nếu tất cả thông tin để thực hiện một báo cáo: Đầu vào, tiến trình, đầu ra và nơi lưu trữ dữ liệu đưa vào một nơi duy nhất sẽ dẫn đến dữ liệu báo cáo sẽ bị chồng chéo lên nhau và tất yếu việc phân tích sẽ gặp vô vàn khó khăn và bất khả thi. Vậy nên, nếu muốn có một báo cáo đủ chất lượng nhất định phải tuân theo một tiến trình hoặc quy trình mà ở đó nó sẽ giúp được bạn quản lý thông tin một cách tốt nhất. Bạn muốn có cái gì thì nhập vào cái ấy. Nếu bạn nhập rác cho đầu vào thì sẽ nhận được rác ở đầu ra. Sau đây là quy trình từng bước lập bất kỳ một bảng báo cáo nào theo nhu cầu của bạn. 1 – Đối với một báo cáo mới hoàn toàn bạn cần thiết lập mới và sẽ theo dõi tiến trình thực hiện:

Bước Tên gọi 1

Yêu cầu

Xác định mục đích, Biết

chính

Ghi chú xác

những Đây

là

bước

kết quả mong muốn thông tin cần báo cáo là gì? quan trọng nhất EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

26

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

OUTPUT

Vào thời gian nào? Các số liệu cần so sánh đối chiếu là gì? Các cảnh báo là gì?

2

Xác định thông tin Muốn ra cái gì thì nhập vào đầu vào

cái ấy. Lưu ý quan trọng là

INPUT

có một số dữ liệu ở giai đoạn Input là gốc hoặc có những số liệu nằm ở giai đoạn Process

(sinh

ra

trong tiến trình) 3

Thông tin tiến trình:

Cần bao nhiêu báo cáo thì

PROCESSSING

có bấy nhiêu bảng tiến trình, ngoài ra có thể có những báo cáo chéo hoặc liên kết dữ liệu với nhau.

4

Liên kết dữ liệu theo Liên kết các dữ liệu lại với tiến trình

nhau

từ

INPUT

=>

PROCESS => OUTPUT

5

Cài đặt các thông số Cài đặt các cảnh báo hoặc thông điệp mà bạn muốn

cảnh báo

đưa ra khi các số liệu đạt ngưỡng: Kỳ vọng hoặc chấp nhận hoặc nguy hiểm 6

Chuyển thể dữ liệu INPUT => PROCESS => báo cáo từ dạng OUTPUT data

sang

dạng

BIỂU ĐỒ

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

27

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

7

Kiểm soát tiến trình Lập các hướng dẫn, yêu thực hiện/ in ấn báo cầu về việc nhập liệu, thời cáo định kỳ

gian và số liệu nhập. In ấn các báo cáo

2 – Đối với một báo cáo đã có sẵn dữ liệu, việc của bạn là sắp xếp lại dữ liệu, thiết kế thêm các trường chứ dữ liệu để đảm bảo tối thiểu 3 nội dung: Input – Process (Nơi chứa dữ liệu) - Output 1. Bước 1: Xác định mục đích, kết quả mong muốn OUT-PUT Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, ngạn ngữ Đức có câu “Không biết mình muốn gì thì không có gì cũng được” trong công tác quản lý và đặc biệt là báo cáo cũng như vậy. Đây là bước quyết định rằng bạn sẽ nhận được gì? Các Kết quả mong muốn thường sẽ chứa những thông tin sau: • Thông tin thời gian: Đây là điều quan trọng để có thể quan sát được tiến trình. Các nhu cầu theo thời gian của báo cáo thường là: o Ngay lập tức o Giờ o Ngày o Tuần o Tháng o Quý o Năm EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

28

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• Con số và tỷ lệ %: Con số không biết nói dối, nó kích thích người nhận và sẽ đưa ra kết luận ngay cho người tiếp nhận. Từ kết luận này mới tiến hành phân tích sâu hơn để đưa ra những nguyên nhân và giải pháp khắc phục. • Biểu đồ, hình ảnh, màu sắc: Một báo cáo chất lượng và tạo ấn tượng thực nó phải có sự thu hút có thể bằng biểu đồ hoặc hình ảnh. Biểu đồ, màu sắc và hình ảnh là hai thứ dễ dàng để lại ấn tượng trong não người xem nhất. • Số liệu so sánh – đối chiếu: Tốt hay không tốt phải có cơ sở đối chiếu và so sánh, quan trọng là các số liệu báo cáo là kết quả vậy nên nếu không có cơ sở để đánh giá thì báo cáo chỉ là báo cáo. • Các nguyên nhân tạo ra kết quả: Khi đưa ra một kết quả báo cáo, cần thiết phải đưa ra

các

nguyên

nhân của sự việc để có định hướng khắc phục. Lưu ý cần phải tìm hiểu đưa ra nguyên nhân gốc của vấn đề mới giải quyết được triệt để. Trong tình huống này chỉ cần đưa ra 5 câu hỏi vì sao? Bạn sẽ tiệm cận gần đến với nguyên nhân gốc. Trong phần nguyên nhân có thể tham khảo phương pháp 5M 1E để tìm ra nguyên nhân của vấn đề. • Những cảnh báo: Nếu tiếp tục tình trạng này thì chuyện gì sẽ diễn ra? Ai sẽ là người trả tiền cho nó? Đây là hai câu hỏi sẽ xoáy sâu vào vấn đề và kết quả. Từ đó bạn sẽ làm cho Báo cáo của bạn có ý nghĩa hơn và chất lượng hơn.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

29

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• Các giải pháp đề xuất: Phân tích nguyên nhân thì rất dễ đưa ra giải pháp khắc phục thường là khó hơn. “Khi quản lý tốt báo cáo tiến trình thì sẽ mang lại HIỆU QUẢ - Nếu không quản lý tốt tiến trình bằng các báo cáo mà chỉ báo cáo sau khi hoàn thành thì sẽ để lại HẬU QUẢ” đây chính là lý do mà cần phải có giải pháp đề xuất xuyên suốt tiến trình. • Rút ra bài học kinh nghiệm: Thành công nhờ kinh nghiệm Kinh nghiệm nhờ những sai lầm  THÀNH CÔNG = SAI LẦM Thường người ta sẽ học từ những sai lầm “tạm thời” để có được kinh nghiệm. Nếu không chịu học tập – quan sát và đúc kết bài học kinh nghiệm thì sai vẫn hoàn sai. Sợ nhất không phải là sai mà là sai nhưng không biết rút kinh nghiệm và sửa lỗi. • Các số liệu dẫn chứng, đối chiếu: Tất cả kết quả đầu ra (Output) đều phải được dẫn nguồn từ các số liệu chi tiết, vậy nên việc thu thập các chứng cứ hoặc dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Điều quan trọng nhất: CON SỐ không biết nói dối, nó tạo ra sức mạnh thuyết phục rất cao. Cái gì cũng có thể thiếu nhưng nhất định không được thiếu số liệu được chứng minh bằng CON SỐ.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

30

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

2. Bước 2: Xác định Dữ liệu đầu vào: INPUT

Dữ liệu Input thường được chia làm 2 loại: Cố định: Tần suất lặp đi lặp lại nhiều và thường theo các quy định của Doanh nghiệp Không cố định: Các dữ liệu biến thiên thường là thời gian, các thông tin phát sinh. Có một số dữ liệu sẽ sản sinh trong quá trình thực hiện (Process) thì không cần phải đưa vào ngay từ đầu.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

31

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Trong một hệ thống quản trị, các dữ liệu Input được quan tâm nhất là các dữ liệu cố định, có thể nó sẽ được cập nhật trong quá trình thực hiện nhưng nó luôn là gốc của mọi tiến trình. Nếu bạn không “nhập” vào bạn sẽ không có cái gì để “Xuất” ra cả. Bạn muốn có cái gì thì nhập vào cái ấy. Nếu bạn nhập rác cho đầu vào thì sẽ tạo rác ở đầu ra. Đây chính là sức mạnh của Dữ liệu. 3. Bước 3: Thông tin tiến trình: PROCESSSING Đối với các báo cáo không được tổ chức bài bản thì thông tin tiến trình là thứ mà bạn có nhiều nhất, tất tần tật thông tin để có thể báo cáo được đều nằm ở đây. Với những người bình thường thì INPUT-PROCESSING-OUTPUT là một. Điều này dẫn đến tư duy tổ chức dữ liệu là điều không tưởng, họ cứ tổng hợp theo kiểu lập bảng hoặc lọc, tìm kiếm và trích lọc dữ liệu. Việc này thực sự là cực hình, đặc biệt là đối với các báo cáo định kỳ. Với một việc và một nội dung báo cáo thường sẽ mất rất nhiều thời gian.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

32

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Tiến trình là nơi chứa dữ liệu sống động nhất, nó chứa tất cả thông tin và những bài học kinh nghiệm để có thể cải tiến và tránh sai sót cho những công việc tiếp theo. Trong tiến trình thường chứa 3 thông tin: • Dữ liệu kết xuất từ Input • Dữ liệu cập nhật thông tin liên tục để tạo ra kết quả. • Dữ liệu phục vụ cho kết quả đầu ra. Nếu tổ chức dữ liệu tốt, chỉ cần một bảng chứa dữ liệu tiến trình và từ đó ta có thể dùng các công cụ trung gian để đưa ra những báo cáo rất sống động ví dụ như: Pivot table hay Power BI hay một số công cụ khác rất dễ dàng. Phần khó chịu nhất trong Tiến trình chính là nó vừa chứa dữ liệu “cũ” vừa phải có dữ liệu mới. Để thực sự hiểu về nó, chắc chắn bạn nhất định phải trải nghiệm thực tế thông qua các bài tập hoặc các bài tập minh họa sẽ dễ dàng hơn nhiều.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

33

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

4. Bước 4: Liên kết dữ liệu theo tiến trình

INPUT

•INPUT 1 •INPUT 2

PROCESSSING

•TIẾN TRÌNH 1 •TIẾN TRÌNH 2 •TIẾN TRÌNH N

OUTPUT

•BÁO CÁO 1 •BÁO CÁO 2

Tiến trình cập nhật số liệu diễn ra thường không phải trên một bảng duy nhất mà phải từ nhiều bảng biểu khác nhau. Quan trọng nhất là các bảng biểu phải có sự liên kết về thông tin của các dữ liệu. Nếu không làm được điều này thì việc quản lý cũng vô cùng khó khăn, bạn hầu như sẽ không có cơ hội để quản trị các thông tin của tiến trình và bảng kết quả. 5. Bước 5: Thiết lập đặt các thông số cảnh báo Báo cáo là kết quả, nghĩa là phải có những thông điệp cảnh báo hoặc thông tin hữu ích được sinh ra từ kết quả thì mới mang lại hiệu quả và hứng thú cho người đọc. Các cảnh báo phải đảm bảo các thông tin sau: Mức độ: Tốt, bình thường, xấu Số liệu cụ thể: Số cụ thể hoặc tỷ lệ % chênh lệch So sánh – đánh giá: So với Kế hoạch, sự cho phép, Định mức, kinh nghiệm Quy tắc đánh giá: giống như cơ sở đánh giá EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

34

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Sự Nổi bật: Màu sắc, hình ảnh, biểu đồ 6. Bước 6: Chuyển thể dữ liệu báo cáo từ dạng data sang dạng BIỂU ĐỒ Hãy đọc báo cáo này, câu hỏi đặt ra cho bạn là: Bạn thích số hay biểu đồ? Nếu bạn thích số: Rất ổn nhưng có lẻ bạn sẽ thuộc số rất ít người có cách tiếp cận tương tự. Nhưng nếu bạn thích số + biểu đồ nghĩa là chúng ta giống nhau rồi, và chúng ta đang giống hơn 80% dân số thế giới. Một báo cáo được viết ra và có ý nghĩa phục vụ thực sự khi nó được nhiều người đón nhận, nếu bạn biết điều này thì chắc chắn bạn biết bạn nên làm gì rồi đúng không? Trong khóa Huấn luyện của tôi, mọi người chỉ mất 5 phút để làm điều này hoặc ít hơn. Có người còn ngạc nhiên nói “Đúng là sức mạnh đòn bẩy tri thức nó khác quá Thầy ạ”. Còn với bạn, tôi vẫn tin bạn sẽ làm được sau khi đọc các hướng dẫn chi tiết cho từng báo cáo ở những phần sau. Đặc biệt là trong phần báo cáo tỷ lệ chuyển đổi. Nếu bạn muốn biết các Kỹ năng này ngay bạn có thể lên Internet (Facebook, Youtube và cả Google) Seach “HUỲNH NHẤT LINH” ở đó tôi sẽ chỉ cho bạn từng bước để thực hiện. 7. Bước 7: Kiểm soát tiến trình thực hiện/ in ấn báo cáo định kỳ “Khi quản lý tốt tiến trình bằng các báo cáo thì công việc sẽ mang lại HIỆU QUẢ - Nếu không quản lý tốt tiến trình bằng các báo cáo mà chỉ báo cáo sau khi hoàn thành thì sẽ để lại HẬU QUẢ”

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

35

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Kiểm soát tiến trình thực hiện bằng các báo cáo để biết công việc mình đang ở đâu và sẽ đi về đâu, từ đó bạn sẽ biết cần phải làm gì để cải thiện kết quả đưa công việc đến mục tiêu mà bạn mong muốn. Các báo cáo cần phải thực hiện và đánh giá định kỳ tùy theo nhu cầu và mức độ quan trọng của công việc. Khi bạn đã rõ ràng về luật chơi thì bạn sẽ biết cách chơi đúng, khi bạn đã rõ với nhau về quy tắc thì sẽ biết cách tuân thủ và có động lực để làm việc.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

36

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

IV.

Các báo cáo thực sự cần thiết để quản lý chi phí Dự án 1. Báo cáo tài chính – dòng tiền, doanh thu, chi phí

"Nghề nào cũng vậy, giàu có hay nghèo khó là ở cách quản lý dòng tiền đâu phải riêng nghề Xây dựng”, bạn đồng ý chứ? a. Đừng để kế toán và Sếp bạn biết điều này. Tôi đã từng được rất nhiều những Nhà quản lý và Chủ doanh nghiệp than phiền với mình theo kiểu: • Dự án báo lời nhưng cuối cùng lỗ • Dự án báo lỗ nhưng sau lại lời rất nhiều • Báo cáo toàn là những con số không biết từ đâu • Những báo cáo dòng tiền này khó làm lắm, cao siêu lắm (thật ra là chưa ai nói với họ nó dễ như thế nào?) Và đặc biệt là kế toán, họ đầu tắt mặt tối với các kế hoạch thanh toán, thu chi nhưng lại một thân một mình hoặc nếu có sự hỗ trợ từ các Dự án thì đó là những con số không có cơ sở, không logic, cá biệt có những con số “không hề có liên quan”. Mỗi khi được yêu cầu giải trình thì là: Nhà bao việc, Dự án đang gấp lắm, công việc đang dí dữ lắm hay đủ thứ các kiểu, nói chung là khó lắm. Để tạo ra những kế hoạch tài chính dòng tiền có khó không? Hãy cho tôi 5 phút tôi sẽ giúp bạn giải quyết được bài toán đau đầu này một cách dễ dàng, thậm chí chỉ cần cái búng tay. Ý nghĩa của việc đưa ra một kế hoạch dòng tiền chất lượng:

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

37

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• Ghi nhận chi phí đúng hơn, tránh trường hợp ghi nhận các chi phí chung hoặc chi phí thuê bị thiếu dẫn đến lời ảo, lỗ ảo • Mạnh dạn đầu tư khi biết được kế hoạch chi tiêu của Dự án • Chuẩn bị sẵn nguồn tiền khi biết được tương lai mình cần bao nhiêu tiền • Phần bí mật (Bạn sẽ biết nên ký hợp đồng thế nào?) • Công thức mua nhà với giá 0đ (Phần thêm vào giá trị dành cho KS XD) Đôi khi chỉ cần quản lý tốt dòng tiền thôi bạn đã là người đặc biệt. Lưu ý: Đừng để Sếp bạn và kế toán biết điều này, họ vẫn đang nghĩ là việc này làm rất khó khăn. Hãy làm được sau đó ….bán …. cho họ, họ đang rất cần đấy. Nếu nói về kỹ năng, đây là điều rất rất dễ, các học viên trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS của tôi họ mất không quá 5 phút để làm điều này. Tuy nhiên, quan trọng cốt lõi vẫn là tư duy và các kiến thức liên quan đến tài chính/ dòng tiền. Bạn phải đi từ gốc thì mới có được những cảm nhận sâu sắc về ý nghĩa thực sự của Kế hoạch tài chính/ dòng tiền, có rất nhiều câu chuyện đằng sau đó. Khi bạn biết cách quản lý dòng tiền, bạn sẽ hiểu vì sao mình vẫn chưa có cuộc sống như mong muốn. Ngày trước khi thấy những người phụ trách công tác tài chính kế toán có cuộc sống khá tốt tôi nghĩ rằng do họ “kiếm chác” được. Mãi đến khi hiểu được về dòng tiền tôi mới biết mình chưa chính xác.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

38

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

b. Câu hỏi chất lượng Tiền quan trọng hay rất quan trọng? Đây là câu hỏi mà bạn sẽ phải trả lời được nếu bạn là người biết về dòng tiền: “Để thi công dự án 1.000 tỷ thì cần huy động bao nhiêu tiền?”. Nếu bạn chưa trả lời được thì bạn phải học cách tự mình thực hiện các bài tập để bạn tự mình tìm được câu trả lời. Trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS, câu hỏi tôi thường đặt ra ngay từ lúc bắt đầu: “Là một nhà Quản lý Dự án, theo bạn cần quản lý bao nhiêu dòng tiền? Hầu hết mọi người đều trả lời sai, thường họ trả lời là hai dòng tiền là thu và chi, chưa kể những câu trả lời có vẻ vô lý khác. Nếu bạn không biết có bao nhiêu loại dòng tiền và cách phân biệt thì làm thế nào bạn có thể quản lý được nó? Tất cả đều tặc lưỡi và lắc đầu, còn bạn thì sao? Theo bạn có bao nhiêu dòng tiền trong một Dự án mà người quản lý cần phải quan tâm? c. Có bao nhiêu loại dòng tiền trong một Dự án Xây dựng? Đây là câu trả lời dành cho bạn: Stt

Tên gọi

Kế hoạch

Thực tế

A

Dòng tiền kinh doanh

1

Sản lượng

x

x

2

Chi phí

x

x

3

Lợi nhuận

x

x

B

Dòng tiền tài chính

3

Thực thu

x

x

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

Ghi chú

39

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

4

Thực chi

x

x

3

Cân đối thu - chi

x

x

Các tên gọi trên chỉ là tạm thời để phân biệt các loại dòng tiền Không phải chỉ có học viên trong các Khóa Huấn luyện, ngay cả các cấp quản lý của các công ty, tập đoàn hoặc các Chủ doanh nghiệp đều không biết hay nói khác hơn là chưa biết đến điều này. Việc quản lý dòng tiền xưa nay thường ít được chú ý mặc dù nó rất quan trọng. Đối với một số cá nhân, lý do là vì họ không biết cách hay nói khác hơn là họ chưa hiểu nên họ chưa làm được điều này. d. Ý nghĩa của các Dòng tiền là gì? Dòng tiền Kinh doanh sẽ quyết định bạn sống hay chết trong tương lai – tầm nhìn doanh nghiệp, đánh giá được năng lực hoạt động của Doanh nghiệp. Dòng tiền tài chính sẽ quyết định năng lực và sự tồn tại trong ngắn hạn. Nó đánh giá được năng lực tài chính của Doanh nghiệp Những khác biệt khác, cùng xem trong bảng so sánh sau: Nội dung

Dòng tiền kinh doanh

Ý nghĩa

Dài hạn

Đánh giá doanh nghiệp

Năng lực cạnh tranh

Dòng

tiền

chính

chú

Ngắn hạn Năng

lực

Trong tương lai

Ngay tức thì

Yếu tố quan trọng

Đánh giá lợi nhuận Dự án

Huy động vốn

Sự ảnh hưởng

Lâu dài

Ngắn hạn

Cách tính

Sản lượng/ Chi phí

Thực thu/ Thực chi

Đối tượng quan Quản lý Dự án/ Giám đốc Kế Dự án

tài

chính, công nợ.

Giá trị nhận được

tâm

tài Ghi

toán/

Tài

chính

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

40

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Với 4 loại dòng tiền trên dễ dàng để giải thích được rằng: Tại sao Doanh nghiệp nhận dự án “lỗ” vẫn làm được và nhiều Doanh nghiệp thi công dự án có lời nhưng vẫn phá sản. Khi biết được 4 loại dòng tiền này, các Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về huy động vốn và đánh giá được hiệu quả Dự án một cách rõ rệt. Và đặc biệt là bạn sẽ có số liệu để kiểm soát tỷ lệ chuyển đổi giữa: Thực hiện, nghiệm thu, thanh toán (xem thêm ở phần báo cáo tỷ lệ chuyển đổi). Từ 4 loại dòng tiền trên, tổng hợp lại tất cả các tình huống, ta sẽ có được rất nhiều những trường hợp dùng để đối chiếu, so sánh và phục vụ cho công tác quản trị theo bảng. Bạn hãy xem thật kỹ những nội dung này và chúng ta sẽ có diễn giải cho từng loại dòng tiền mà mình cần phải quan tâm cho phù hợp.

e. Các loại biểu đồ trong báo cáo dòng tiền Trong báo cáo về dòng tiền các thông số chủ yếu cần xác định như sau: • Thông tin về thời gian: Ngày, tuần, tháng, năm • Thông tin về giá trị: Giá trị đạt được • Kết quả: Lợi nhuận hoặc giá trị thực thu • Các thông số đối chiếu: Kế hoạch, thực tế hoặc tỷ lệ chuyển đổi • Các dữ liệu gốc tham chiếu: Các dữ liệu kế hoạch, thực tế • Các cảnh báo: Các chỉ số sức khỏe dự án như CPI & SPI Xét các biểu đồ sau: EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

41

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• 1 – Biểu đồ báo cáo thực hiện sản lượng Dự án:

SẢN LƯỢNG THỰC TẾ SẢN LƯỢNG KẾ HOẠCH GIÁ TRỊ VƯỢT KẾ HOẠCH GIÁ TRỊ NHỎ HƠN KẾ HOẠCH

Trong biểu đồ trên chỉ cần lướt nhìn cũng có thể dễ dàng nhận dạng tình trạng của Dự án: Thời gian

Thông tin

T1 – T5

Không đạt kế hoạch Đỏ

T6 – T8

T9

Vượt kế hoạch

Màu sắc

Xanh

Không đạt kế hoạch Đỏ

Kết luận Dự án bắt đầu chậm Dự án đang nhanh dần Dự án bắt đầu chậm

Sau khi đọc xong các thông tin trên, chắc chắn bạn biết mình đang không kịp sản lượng so với kế hoạch. Ngay lúc này việc của một nhà Quản lý dự án là phải ngay lập tức dùng mọi biện pháp để đẩy nhanh tiến độ nhằm bắt kịp sản lượng kế hoạch một cách có căn cứ vững chắc rồi đúng không? Không còn là em tưởng hay em nghĩ nữa.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

42

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Các thông tin trên biểu đồ có thể biểu thị dưới dạng con số hoặc tỷ lệ % tùy theo nhu cầu của người lập.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

43

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• 2 – Biểu đồ báo cáo kế hoạch thu tiền Biết được thực tế tình trạng thực hiện sản lượng Dự án là quá tốt rồi đúng không? Thế nhưng nếu làm tốt mà không có tiền để cung ứng kịp thời hoặc làm tốt mà không nhận được tiền thì có cần phải làm nhiều không? Vì chắc chắn bạn càng thi công nhiều bạn sẽ càng lún sâu vì không thu hồi được công nợ. Chính vì lý do đó mà, là một nhà Quản lý Dự án giỏi bạn không những biết làm tốt mà còn phải biết cách “lấy tiền tốt”. Nếu gọi theo ngôn ngữ bình dân, bạn ngoài biết “cho – làm” bạn còn phải sẵn lòng “nhận – lấy tiền” nếu không sẽ bị mất cân đối. Trong biểu đồ này bạn sẽ biết chắn chắn trong tài khoản mình có bao nhiêu tiền, giống như bạn biết chắc rằng trong ví mình có bao nhiêu tiền vậy. Từ đây bạn mới biết là nên gửi tiền Ngân hàng hay phải đi vay. Chúng ta cùng xem biểu đồ kế hoạch thu tiền của Dự án như sau:

Nhìn vào biểu đồ của Dự án, bạn sẽ trả lời những câu hỏi hóc búa của Kế toán như: ❖ Kế hoạch thu tiền của Dự án này như thế nào? Mỗi tháng mang về cho công ty bao nhiêu tiền? EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

44

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

❖ So với kế hoạch thì tình hình chung của Dự án đang tốt hay xấu? ❖ Với tình trạng hiện tại, bao giờ thì phải đi vay tiền hay nên gửi Ngân hàng bao nhiêu tiền? Bật mí với bạn, “Sếp giàu hay nghèo là phụ thuộc vào điều này” Làm điều tương tự với các dòng tiền còn lại:

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

45

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• 3 – Biểu đồ kế hoạch sản lượng – chi phí lợi nhuận: Mục đích: Xác định lợi nhuận lũy kế Dự án từng thời điếm. Loại biểu đồ này để tính được hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

46

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• 4 – Biểu đồ kế hoạch thu tiền – chi tiền Mục đích: Xác định lợi dòng tiền thu chi thực tế của Dự án. Với dòng tiền này, chủ doanh nghiệp sẽ chủ động lên kế hoạch vay vốn hoặc gửi tiết kiệm hoặc luân chuyển để đầu tư vào các Dự án khác.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

47

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• 5 – Biểu đồ báo cáo sản lượng thực hiện so với kế hoạch: Mục đích: Xác định tiến độ thực hiện thực tế so với kế hoạch. Căn cứ vào các số liệu trên biểu đồ để biết được Dự án đang nhanh hay chậm (Chỉ số SPI) Đây là biểu đồ giống biểu đồ 01, tuy nhiên ở góc nhìn khác hơn. Trong biểu đồ này nhìn vào đường lũy kế kế hoạch và lũy kế thực tế ta sẽ xác định được: Lũy kế thực tế nằm trên lũy kế kế hoạch => Tiến độ sớm Lũy kế thực tế nằm dưới lũy kế kế hoạch => Tiến độ trễ 2 cột kế hoạch sản lượng và thực tế sản lượng thể hiện đạt hoặc không đạt kế hoạch theo từng tháng.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

48

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• 6 – Biểu đồ báo cáo thực tế thu tiền (claim) so với kế hoạch: Mục đích: Xác định số tiền mang về thực tế so với kế hoạch. Từ báo cáo này có thể đánh giá được sản lượng thực hiện hoặc năng lực quản lý Hồ sơ thanh toán của người phụ trách.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

49

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• 7 – Biểu đồ báo cáo lợi nhuận so với kế hoạch: Mục đích: Xác định lợi nhuận của Dự án theo lũy kế và từng thời điểm. Báo cáo này quan trọng vì nó đánh giá được khả năng lập kế hoạch và quản lý kế hoạch chi phí của các bộ phận.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

50

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• 8 – Biểu đồ báo cáo thực tế tiền ròng so với kế hoạch: Mục đích: Xác định kế hoạch thu tiền so với thực tế. Biểu đồ này đánh giá khá nhiều thông tin quan trọng. Nó có thể đánh giá được sản lượng, tình hình thực tế thu tiền. Số liệu đầu cuối chính là thể hiện năng lực về giải quyết hồ sơ hoặc “nghệ thuật thu tiền” của người quản lý.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

51

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• 9 – Biểu đồ báo cáo lợi nhuận và dòng tiền thu hay huy động dòng tiền: Dự án lỗ có làm có lời không? Dự án báo lời mà sao phá sản? Nguyên chính nằm ở đây, mặc dù dự án báo lỗ nhưng dòng tiền vẫn Dương, cũng có dự án báo có lời rất nhiều nhưng dòng tiền không thu được dẫn đến không thể triển khai Dự án. Từ đó sẽ phát sinh ra những chi phí ngoài Ngân sách, tình trạng này kéo dài dẫn đến phá sản. Đây chính là ý nghĩa của dòng tiền này. Có nhiều người nói rằng, lợi nhuận chính là số tiền đã nhận được, hãy gửi cho họ xem cách mà biểu đồ này thể hiện để họ có cách hiểu đúng về dòng tiền nhé bạn.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

52

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

f. Không cần áp dụng hết tất cả Chúng ta cùng nhìn lại bảng sau:

Bạn không cần phải biết hết tất cả trừ phi bạn là một người Chủ. Có thể là chủ doanh nghiệp hoặc chủ công việc của bạn. Tùy theo vai trò và nhiệm vụ được giao bạn sẽ chọn những phần phù hợp nhất với mình để áp dụng và kiểm soát công việc mình đang làm một cách tốt nhất.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

53

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

g. Đúc rút bài học kinh nghiệm áp dụng vào cuộc sống? Trong quá trình làm việc trong nghề, tôi phát hiện ra vài điều khá thú vị, các Kỹ sư Xây dựng thường ít có thành công trong nghề Xây dựng, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính của cuộc sống. Phải chăng vì chúng ta không giỏi về quản lý tài chính dòng tiền nên mới có kết quả như vậy? Bạn có thể giỏi nghề nhưng nếu không giỏi về quản lý tiền thì khó mà thành công về tài chính. Nếu nói về quản trị dòng tiền thì cả là một nghệ thuật. Tất cả thông tin trong các biểu đồ dòng tiền sẽ giúp cho người thực thi biết rõ bức tranh về kế hoạch, hiện tại và tương lai của dự án kể cả tình hình sức khỏe của Dự án và những vấn đề liên quan đến việc sử dụng tiền bạc. Trong phạm vi cuốn sách này, tôi chỉ chia sẻ được những gì thực tế thực sự cần thiết và trực quan nhất. Để thấu hiểu thực sự bạn cần phải bắt tay vào thực hiện và từ đó sẽ tự đúc rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng vào việc quản lý tài chính cá nhân cũng như của gia đình như hình sau:

Với cá nhân tôi, tiền không phải quan trọng mà là rất quan trọng, nó quyết định sự thành công về mặt tài chính cho cá nhân và cả doanh nghiệp. Nếu bạn thực sự thấu hiểu về quản lý tài chính/ dòng tiền thì tôi chắc chắn bạn cũng biết về công thức mua nhà với giá 0đ giống như tôi từng chia sẻ với các EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

54

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

học viên trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS. Trong trường hợp bạn thực sự cảm thấy khó tiếp cận và không biết nên bắt đầu từ đâu thì khóa Huấn luyện đó cũng là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Bạn sẽ bất ngờ với khả năng của mình sau khi tham gia.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

55

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

2. Báo cáo về Ngân sách/ Chi phí dự án

Xét về vai trò, người quản lý Dự án giỏi là người giỏi quản lý Dự án nằm trong Ngân sách được giao chứ không phải là quản lý giá trị hợp đồng. Dự án hiệu quả về kinh tế hay không hãy xem xét Chi phí thực tế so với Ngân sách được giao.

a. Các sai lầm thường gặp Trong quá trình làm việc thực tế tại các Dự án, Huấn luyện cho Kỹ sư và Tư vấn cho các Doanh nghiệp tôi thường gặp những trường hợp rất đặc biệt. Khi nắm giữ vai trò quản lý chi phí cho các Dự án, tôi thường gặp không ít khó khăn. Từ việc ban đầu không định hướng cho đến khi trở thành “chuột bạch” cho công ty khi luôn là người được giao thử nghiệm các mẫu Ngân sách và đến thời điểm nắm mọi thông tin Dự án trong tay tôi học được khá nhiều bài học hay. Tôi nghĩ, đây cũng là những vấn đề chung cho các Doanh nghiệp và đây là những câu chuyện tôi đã từng gặp, các vấn đề trong công tác quản lý Ngân sách Dự án: o Không có kế hoạch chi phí. o Kế hoạch chi phí được giảm đi vài tỷ lệ % từ Dự toán hoặc BOQ. o Lập kế hoạch chi phí ra và không phù hợp với thực tế. o Lập ra chỉ để nhìn cho vui chứ không tập trung quản lý. o Số liệu rời rạc, không gắn liền với các kế hoạch liên quan khác. o Không biết những điều quan trọng cần tập trung trong Dự án. o Công tác quản lý không có sự liên kết với các bộ phận liên quan.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

56

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Sai lầm thì rất nhiều, chung quy lại vì người lập không có chuyên môn hoặc kinh nghiệm thực chiến dẫn đến họ không biết Ngân sách sẽ được quản lý thế nào? Người nhận lãnh trách nhiệm quản lý thì lại không được đào tạo bài bản dẫn đến mất kiểm soát. Công tác lập khái toán, dự toán, đấu thầu lúc trước khi triển khai thì có rất nhiều nơi đào tạo nhưng công tác quản lý chi phí, ngân sách lúc thi công lại chưa có đơn vị nào đề cập tới. Hiện nay, ngoài các tập đoàn có công tác đào tạo nội bộ, chỉ có một đơn vị duy nhất đào tạo nội dung này đó là trung tâm Nhất Nghệ. Về cách khắc phục các vấn đề này, chúng ta sẽ đón đọc ở cuốn sách tiếp theo sẽ ra mắt gần đây “Lập kế hoạch chi phí Quản lý dự án Xây dựng”. b. Dự án hiệu quả và Quản lý hiệu quả là hoàn toàn khác nhau? Có thể bạn không tin nhưng đến hơn 95% nhà quản lý Dự án và người phụ trách công tác quản lý chi phí hiểu chưa được đúng đắn về sự khác nhau giữa DỰ ÁN HIỆU QUẢ và NGƯỜI THỰC THI HIỆU QUẢ. Đây chính là kết quả của quá trình khảo sát của cá nhân trong lúc Huấn luyện đào tạo và tư vấn cho các Doanh nghiệp. Cách đây 2 năm khi gặp gỡ lại một người bạn cũ đang là một giám đốc dự án của một Doanh nghiệp vừa. Sau dăm ba câu chuyện về cá nhân, gia đình, chúng tôi chuyển sang chuyện nghề. Anh chia sẻ với tôi rằng “Chắc Anh sẽ xin nghĩ, lâu nay Anh làm cho công ty, mang lại biết bao nhiêu lợi nhuận vậy mà công ty thưởng không công bằng. Như dự án vừa rồi báo cáo lợi nhuận của Dự án Anh phụ trách là 15% trong khi dự án kia lợi nhuận có 5% mà Anh em BCH bên đó lại được thưởng nhiều hơn rất nhiều lần. Anh em nhân viên hỏi Anh không trả lời được”. Vậy ngân sách thì sao? Tôi hỏi Anh, Anh nhìn tôi với vẻ mặt ngơ ngác. Tính lợi nhuận chứ tính ngân sách làm gì nữa em? Quan trọng là mình mang về lợi nhuận cho công ty là được. Lúc này tôi chợt như hiểu ra điều gì đó và tôi làm một ví dụ cho Anh cùng tham gia. EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

57

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Đây là đề bài mà tôi đưa ra một cách đơn giản nhất

Đơn vị tính: 1 tỷ đồng HỢP ĐỒNG NGÂN SÁCH CHI PHÍ THỰC TẾ DỰ ÁN A GIÁM ĐỐC A DỰ ÁN B GIÁM ĐỐC B

1.000 1.000

1050 950

980 960

Sau khi xem xong, tôi hỏi Anh, theo Anh thì c. Dự án nào lợi nhuận cao hơn? d. Giám đốc Dự án nào làm việc hiệu quả hơn? Anh hơi thắc mắc, tôi tiếp lời “Anh biết giá vốn chứ?” Anh trả lời “có biết”, vậy thì ngân sách cũng giống vậy thôi, tôi đáp. Tôi tiếp tục giải thích cho Anh về sự khác nhau giữa hợp đồng và Ngân sách Hơp đồng là giá trị dự án mà công ty nhận được, bao gồm rất nhiều chi phí: ➢ Chi phí xây lắp ➢ Chi phí chung ➢ Chi phí rủi ro ➢ Chi phí lợi nhuận ➢ Chi phí quản lý ➢ Chi phí truyền thông ➢ Chi phí nội tại của Doanh nghiệp ➢ Chi phí thương hiệu ➢ ……… và cả quan hệ Ngoài các chi phí trên còn một loại chi phí rất đặc biệt khác đó là chi phí cơ hội, có một số dự án buộc phải nhận giá thấp để tạo hoặc mở rộng mối quan hệ, hoặc để làm quen với khách hàng hoặc để xoay xở trong tình huống khó khăn kể cả một số tình huống xui xẻo khác có thể dẫn đến Ngân sách cho chi EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

58

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

phí thi công thấp đi. Còn lại một số tình huống khác, kể cả may mắn Dự án sẽ có ngân sách thi công cao hơn bình thường. Vì vậy để đánh giá được năng lực quản lý của một người thông qua lợi nhuận của Dự án thì không phù hợp mà phải là so với Ngân sách Dự án, Anh đồng ý chứ? Tôi dứt lời và Anh gật gù. Mà công ty Anh có lập kế hoạch Ngân sách hay giá vốn không? Tôi hỏi tiếp. Không, xưa nay anh cũng chưa nghe bao giờ, thường thì công ty Anh lấy Dự toán ra giao cho các đơn vị thi công, Anh chưa nghe về Ngân sách bao giờ, Anh tiếp lời. Vậy bên Anh quản lý chi phí và lợi nhuận thế nào? Tôi lại hỏi Chi phí thì kế toán quản lý, lợi nhuận thì xong rồi mới tính được, có đôi khi xong khá lâu mới tính chính xác được vì lúc đó kế toán mới thu thập hết số liệu tính toán, thanh toán từ công trường mới xác định được chứ em hè? Anh nói có vẻ vui dần lên. Vậy, dự án đang chạy Anh không xác định được lợi nhuận à? Làm sao mà làm cho được? Anh trả lời Vậy để em hỏi Anh thế này, khi dự án đang triển khai thi công bình thường Anh có xác định được những tỷ lệ này không nhé: o Tỷ lệ lợi nhuận ban đầu Dự án o Lợi nhuận Dự án hiện tại o Lợi nhuận dự án khi hoàn thành Làm sao mà làm được! Anh cười có vẻ hào hứng và chắc chắn. Ban đầu thì dễ rồi, hiện tại và tương lai thì chỉ có xong mới làm được, có chăng là đoán thôi, thường thì ngân sách khi thi công xong phải thấp hơn giá trị lúc ban đầu.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

59

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

e. Lợi nhuận tính như thế nào? Vậy theo Anh được tính thế nào? Tôi hỏi Anh. Anh trả lời tự tin, thì lấy thu trừ chi thôi, chỉ cần hỏi kế toán là ra ngay. Tôi nghi ngờ Anh có hiểu nhầm nên hỏi lại, ý Anh là thu có nghĩa là: Khối lượng mình làm ra, khối lượng đã nghiệm thu, khối lượng đã lập kế hoạch thanh toán (Claim) hay khối lượng đã lấy tiền về. Số tiền đã lấy về mới là thu chứ em? Anh tiếp lời có vẻ tự tin. Tôi hỏi thêm câu nữa, vậy theo Anh tạm ứng hợp đồng có phải là con số để tính lợi nhuận không? Có chứ, Anh lại tiếp. Tôi bắt đầu nhận ra Anh đã không hiểu đúng về bản chất của lợi nhuận dự án, thảo nào Anh lại cảm thấy bất công. Tôi hỏi Anh câu nữa,những kiến thức này Anh học ở đâu hay Ai chỉ cho Anh vậy? Anh tự học và học hỏi thêm từ mọi người, Anh đáp. OK để em giải thích với Anh vài điều nhé, tôi tiếp lời Lợi nhuận = Sản lượng – Chi phí Hiệu quả = Ngân sách – Chi phí, hai điều này Anh đã rõ chưa? Anh ấp úng, nhưng sao phải là Ngân sách? Tại sao không quản lý dựa vào giá trị hợp đồng đã ký? Thì như Anh thấy, để tạo ra giá trị hợp đồng một doanh nghiệp đã mất rất nhiều thứ, có những dự án sẽ bị lỗ ngay từ lúc chưa thi công. Vậy nên, khi Anh tính lợi nhuận do hiệu quả tạo ra từ hợp đồng thì lỡ như gặp những hợp đồng giá thấp hơn ngân sách thì Anh tính sao? Ờ thì, Anh ấp úng … tôi tiếp lời, ở đây mình phải xác định vai trò rõ ràng của 3 bộ phận khác nhau: • Người chủ doanh nghiệp: Tạo ra giá trị gia tăng của Doanh nghiệp • Bộ phận đấu thầu: Tạo ra giá trị lợi nhuận bằng việc bảo vệ đơn giá hoặc giải pháp đấu thầu tốt hay không? • Quản lý dự án: Là người quản lý tốt chi phí để chi phí tạo ra sản phẩm không vượt quá giá vốn.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

60

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Chỉ có làm rõ được 3 nội dung này, Anh mới xác định được hiệu quả thực sự của Anh và các Anh em đã mang về cho Doanh nghiệp, Anh thấy phù hợp không? f. Làm thế nào để quản lý được Ngân sách? Anh gật gù, Anh mới nghe lần đầu đó em, vậy là từ trước đến nay có vẻ Anh chưa hiểu đúng về nó. Anh muốn biết rõ hơn để có thể một ngày gần đây khi mở doanh nghiệp, Anh còn biết mà giao việc lại cho Anh em mình nữa. Rất dễ, để quản lý được ngân sách Anh cần làm được những việc sau: • Thứ nhất, lập ra một kế hoạch Ngân sách (chi phí) phù hợp với thực tế thi công • Thứ hai trả lời 3 câu hỏi sau ở mọi thời điểm: o Kế hoạch ban đầu lợi nhuận bao nhiêu? o Thời điểm hiện tại lợi nhuận bao nhiêu? o Khi kết thúc dự án, dự kiến lợi nhuận bao nhiêu? Tất cả những câu hỏi trên Anh đều phải trả lời bằng những con số không phải đoán, không phải bốc thuốc mà phải tính toán cụ thể. Vậy, mấy nội dung này có khó không? Anh chưa thấy ai làm bao giờ? Linh giúp Anh được không? Ok Anh, Chỉ cần đăng ký học khóa Huấn luyện là biết ngay. Tôi vui vẻ trả lời, Anh chưng hửng nhau mày. Tôi tiếp, em đùa đấy, để em hướng dẫn Anh chi tiết nhé … Chỉ sau hơn 1 giờ tôi đã giúp Anh biết rõ những thứ cần biết theo một cách đơn giản nhất. g. 3 câu hỏi thần thánh, ai trả lời được là quá chuyên nghiệp. Quản lý ngân sách là quản lý hiệu quả dự án, nó đánh giá được năng lực của người làm nghề, mặc dù không quá khó khăn nhưng không phải ai cũng trả lời được. Chỉ cần trả lời được 3 câu hỏi sau bằng con số thì xem như bạn đã đạt được yêu cầu. o Thứ nhất, kế hoạch ban đầu lợi nhuận bao nhiêu? EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

61

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

o Thứ hai, thời điểm hiện tại lợi nhuận bao nhiêu? o Thứ 3, khi kết thúc dự án, dự kiến lợi nhuận bao nhiêu? Con số thường không biết nói dối h. Tập trung vào những điều quan trọng. Khi bạn tập trung vào những điều quan trọng, có ảnh hưởng đến mục tiêu của Dự án thì mặc nhiên bạn sẽ đạt được mục tiêu theo nguyên lý đa số. Đối với quản lý ngân sách dự án, bạn chỉ cần tập trung nhiều vào những gói thầu có giá trị lớn. Chỉ cần một tỷ lệ % rất nhỏ của các gói thầu hoặc công việc này đã ảnh hưởng đến chi phí dự án rất nhiều. i. Các báo cáo về Ngân sách Để kiểm soát được Ngân sách Dự án, chúng ta nhất định cần phải kiểm soát ở 3 tiến trình theo bảng sau: Nội dung Kế hoạch

Thực thi

Khi kết thúc

Mục đích 1. Có kế hoạch chi tiết 1. Quản lý tiến trình 1. Đúc rút bài học để quản lý, theo dõi.

so với kế hoạch.

kinh nghiệm.

2. Biết được bức tranh 2. Kiểm soát và 2. Thiết lập dữ liệu tổng quan của Dự án

đánh giá về tính khả cho các dự án tiếp

3. Biết được những thi để có những điều theo. hạng mục chủ chốt chỉnh phù hợp.

3. Tuyên dương,

quyết định lợi nhuận dự 3. Điều chỉnh bổ khen thưởng. án

sung kịp thời những

4. Cơ sở cho việc đánh phát sinh. giá hiệu quả Dự án và 4. Khen thưởng giai hiệu quả tiến trình quản đoạn lý dự án. Các

1. Sản lượng

thông tin 2. Chi phí tối thiểu

1. Sản lượng lũy kế 1. Sản lượng, chi hiện tại.

3. Lợi nhuận

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

phí, lợi nhuận khi kết thúc. 62

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

4. Tỷ trọng các gói thầu 2. Chi phí lũy kế 2. So sánh với kế 5. Dòng tiền

hoạch ban đầu.

hiện tại.

6. Top các gói thầu lợi 3. Lợi nhuận lũy kế 3. Tỷ lệ lợi nhuận nhuận lớn nhất

hiện tại

7. Top các gói thầu lỗ 4. nhiều nhất.

Dự

của các gói thầu: kiến

cho Chính thức, phát

tương lai về: Sản sinh. lượng, chi phí, lợi 4. Các thông số nhuận.

kinh nghiệm khác.

5. Các kiến nghị và giải pháp cho tương lai 6. Đánh giá nguy cơ vượt ngân sách Biểu đồ

1. Tổng quan Dự án

1. Tình hình thực 1. Tổng quan tình

2. Tổng quan các gói hiện tại so với kế hình thực hiện tại thầu

hoạch

so với kế hoạch

3. Top 10 gói thầu có tỷ 2. Biểu đồ dự đoán 2. Chi tiết tình hình trọng lớn nhất

tương lai.

thực hiện tại so với

4. Top 10 gói thầu lợi 3. Các sự khác biệt kế hoạch nhuận nhiều nhất.

lớn so với kế hoạch.

5. Top 10 gói thầu gây lỗ nhiều nhất 6. Chi tiết số liệu các gói thầu 7. Chi tiết diễn giải cách tính toán

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

63

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Cùng tham khảo các biểu đồ, biểu mẫu của từng giai đoạn trong quản lý Ngân sách: • Kế hoạch Ngân sách

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

64

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

65

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

66

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

67

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

• Cập nhật Ngân sách Dự án trong tiến trình: Bạn còn nhớ 3 câu hỏi thần thánh để quản lý Ngân sách trong tiến trình đã được đề cập ở phần trước chứ? Hãy lưu ý, tất cả đều phải được trả lời bằng con số vì CON SỐ KHÔNG BIẾT NÓI DỐI

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

68

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Các thông tin tối thiểu: 1 - Kế hoạch ban đầu. 2 - Thực tế đến hiện tại. 3 - Dự kiến khi hoàn thành. 4 - Đánh giá tỷ lệ % hoàn thành và 5 - Các cảnh báo bằng số + màu sắc + Icon biểu hiện tình trạng. Bên cạnh đó để các số liệu được trực quan, bạn nhất định cần có những biểu đồ để có góc nhìn rõ hơn.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

69

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Dựa vào số liệu và 3 biểu đồ trên ta nhận thấy, chúng ta hoàn toàn có thể kiểm soát được lợi nhuận của Dự án ở 3 thời điểm. Giá trị lợi nhuận lũy kế ở thời điểm hiện tại đang cao hơn so với kế hoạch ban đầu. Tuy nhiên, khi kết thúc dự án giá trị lợi nhuận lại nhỏ hơn so với kế hoạch. Vậy nên, khi kiểm soát tỷ lệ lợi nhuận bạn nhất định phải kiểm soát được giá trị khi hoàn thành bằng con số để tránh trường hợp đánh giá sai hiệu quả của Dự án và có kế hoạch cải thiện lợi nhuận Dự án. • Khi dự án hoàn thành CON SỐ KHÔNG BIẾT NÓI DỐI Đây là lúc nhận thưởng hay bài học? Sẽ chẳng có vấn đề gì khi bạn đã nỗ lực trong tiến trình quản lý nhưng vẫn không thể kiểm soát được chi phí nằm trong Ngân sách được cho phép. Nhưng sẽ là vấn đề rất lớn khi bạn không đúc rút được bài học kinh nghiệm nào qua hàng loạt các sai lầm. Trong thời điểm này chính là lúc cùng ngồi lại để chiêm nghiệm những bài học, kể cả thành công và thất bại. Nếu thành công, xin chúc mừng Anh em và hãy tiếp tục duy trì.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

70

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Nếu thất bại, hãy rút ra bài học kinh nghiệm sâu sắc để không phải vấp lại lần nữa. Thường thì bài học từ thất bại sẽ giúp chúng ta trưởng thành hơn miễn là chúng ta chịu học. Cái khó nhất trong công tác quản lý Ngân sách dự án vẫn là theo dõi tiến trình, cảnh báo kịp thời để điều chỉnh. Biết tập trung vào các gói thầu ảnh hưởng đến lợi nhuận của Dự án bạn đã có thể kiểm soát được hơn 50% tỷ lệ thành công. Quan trọng là phải có bức tranh tổng thể để biết “đâu là quan trọng?” Trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS, hầu hết mọi người chưa biết điều này cho đến khi họ được hướng dẫn từng bước để tự tay mình làm được nó. Tôi tin bạn cũng vậy, tôi dám cá bạn sẽ nhận được nhiều bất ngờ thú vị khi có cơ hội tham gia cùng chúng tôi. Bây giờ, tôi tin bạn đã biết ý nghĩa thực sự quan trọng của công tác Quản lý Ngân sách dự án. Hãy bắt tay vào làm ngay để nắm giữ tiền của mình một cách chắc chắn, ít ra khi mất bạn phải biết vì sao mất? Mất ở đâu? Bài học kinh nghiệm là gì? Bây giờ bạn đã biết câu trả lời cho 3 câu hỏi thần thánh rồi chứ? Xin chúc mừng bạn. Trong phạm vi cuốn sách này, tôi chưa thể giới thiệu đến bạn từng bước lập kế hoạch Ngân sách cho phù hợp để quản lý dễ dàng, hãy đón chờ cuốn “LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ DỰ ÁN” để nắm rõ từng bước. Nếu bạn nôn nóng muốn biết ngay bằng những trải nghiệm thực tế hãy tìm kiếm từ khóa “HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS” để có thêm thông tin. Lưu ý rằng, nếu bạn quản lý tiến trình tốt và các thông tin được kiểm soát như trên thì khi kết thúc bạn không cần làm thêm bất kỳ điều gì nữa? Bạn sẽ không phải chờ cho đến khi Dự án kết thúc hoặc kết thúc rất lâu vẫn không có được kết quả.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

71

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Tất cả đều làm được miễn là bạn biết mình muốn gì và có phương pháp phù hợp.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

72

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

3. Báo cáo tiến độ thực hiện Dự án Thời gian là tiền – tiền là thời gian. Nếu bạn không lập kế hoạch nghĩa là bạn đã có kế hoạch cho sự thất bại. Nếu bạn lập kế hoạch mà không quản lý được kế hoạch thì tốt hơn là không nên lập làm gì? Thường thì bạn rất dễ dàng tìm kiếm một tài liệu về hướng dẫn lập và quản lý tiến độ, thế nhưng đối với công tác báo cáo tiến độ gần như bằng 0, nếu có cũng cực kỳ sơ sài mặc dù tiến độ là một trong ba nội dung cực kỳ quan trọng trọng quản lý dự án Xây dựng. Đó là lý do mà tiến độ luôn là bộ môn được các nhà Quản lý dự án rất quan tâm sau yếu tố quan trọng hàng đầu là chi phí. Tiến độ - Chất lượng – Chi phí là tam giác quản lý dự án dành cho các nhà quản lý Dự án không chuyên (Ở Việt Nam các nhà quản lý dự án kiểu này rất nhiều). Mà giả sử có chuyên môn cao được đào tạo bài bản thì thực trạng về kiến thức, kỹ năng và cả tư duy của lực lượng quản lý trực tiếp cũng sẽ là rào cản. Do vậy, trong quản lý dự án nếu bạn quản lý tốt công tác tiến độ cũng đã là rất thành công. Trong phạm vi cuốn sách này chúng ta sẽ đề cập ở mức độ cơ bản và chủ yếu và quan trọng. Các nội dung chi tiết và cách thực hiện, chúng ta sẽ đón đọc trong cuốn – “LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN XÂY DỰNG”

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

73

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

a. Các sai lầm thường gặp Sau nhiều năm làm việc, đào tạo, tư vấn tôi vẫn thường gặp các trường hợp sau, nhiều lúc nghĩ rất buồn cười nhưng tôi hiểu rằng “chẳng qua vì Anh em chưa học được những kỹ năng để ứng dụng vào công việc” nếu không thì những chuyện này khắc phục một cách dễ dàng: o Lập tiến độ cho vui o Quản lý bằng cơm (dán lên và tô màu) o Không có nhận thức về tầm quan trọng của tiến độ o Các số liệu được cập nhật rời rạc không liên kết với nhau o Chỉ cập nhật thông tin về thời gian mà bỏ qua sản lượng thực hiện o Đặc biệt là không có những báo cáo, thông tin kịp thời để có những quyết định điều chỉnh tiến độ Dự án

b. Quản lý tiến độ thi công là quản lý cái gì? Nói đến tiến độ thi công chúng ta thường đề cập đến quản lý thời gian, điều này đúng nhưng không đủ. Nếu chỉ quản lý về thời gian nghĩa là thông tin sẽ chỉ một chiều. Trong quản lý dự án, chỉ số SPI chính là thông số đánh giá tiến độ thi công dự án. SPI = EV/PV với các chỉ tiêu đánh giá là: Lớn hơn 1.0 = Sớm hơn tiến độ Bằng 1.0 = Đúng tiến độ Nhỏ hơn 1.0 = Trễ tiến độ Trong đó: SPI (Schedule perfoment Index) – chỉ số đánh giá tiến độ EV (Earn value) – Giá trị đạt được = TT_LK sản lượng PV (Plan value) – Giá trị kế hoạch = KH_LK sản lượng

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

74

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Như vậy, thông tin về thời gian là tất yếu để nói về quản lý tiến độ. Tuy nhiên, nếu chỉ thông tin về thời gian là không đủ. Vì khi nói về thời gian chúng ta chỉ có thể đưa ra kết luận khi kết thúc tiến trình, khi tiến độ đang trong tiến trình thì thông tin về thời gian là không đủ để đưa ra những kết luận phù hợp. Trừ phi các công việc trong tiến độ được chia ra đủ mịn để quản lý được. Các xác định chỉ số SPI đã được đề cập ở phần một (Báo cáo tài chính dòng tiền), vậy nên trong phần này chúng ta sẽ chỉ nói về những điều cần thiết còn lại. Các thông tin tối thiểu để quản lý được tiến độ dự án:

c. Dừng hết lại đi nếu không làm được điều này Năm 2015 khi tôi tham gia Dự án khá lớn của Tập Đoàn Hòa Bình tại TP HCM, hôm nào họp toolbox meeting Sếp cũng hỏi “Tình hình công việc thế nào?” Các Anh em trưởng nhóm, chỉ huy đều bảo “Dạ ổn”. Một mặt, để Anh em chủ động trong công việc, mặt khác Anh đề nghị tôi tổng hợp tình hình tiến độ của Dự án để Anh nắm. Trong một lần họp, sau khi biết tình hình thực tế đang trễ hơn rất nhiều so với kế hoạch nhưng do các Anh em quản lý không làm tốt nên không kiểm soát được Anh hỏi: “Tình hình công việc thế nào em?” Vài Anh em không dám trả lời, có vài Anh em vẫn câu nói cũ “Dạ ổn Anh”. Anh đỏ bừng mặt hỏi vặn lại cậu chỉ huy phó “ổn là ổn thế nào?” Báo cáo cho tôi chi tiết từng zone, từng khu vực về kế hoạch, thực tế và khả năng hay chậm, những gì đang ảnh hưởng? Nguyên phòng họp in phăng phắc giống như mọi người còn không dám thở. Bình thường Sếp rất tình thương mến thương nhưng hôm nay Anh “chịu hết nỗi” nên mới làm như vậy. Anh không giận vì Anh em không biết mà giận vì biết nhưng không chịu nói, không chịu chia sẻ khó khăn. EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

75

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Anh tiếp, “giờ tôi hỏi lại, các Anh em có nắm được kế hoạch và thực tế thế nào không? Nếu không làm được do khó khăn hoặc do chưa biết cách thì phải nói. Tôi đề nghị các Anh em phải báo chi tiết, Anh em có làm được không?” Cái không khí im lặng, nặng nề cộng với mùi đặc trưng của mồ hôi và mùi chân công trường càng làm cho không khí thêm nặng. “Anh Linh báo cáo tình hình tiến độ cho Anh em nghe” tôi giật mình khi được gọi tên. Cảm giác giống như tội đồ vì dám làm màu với Sếp trước Anh em. Tôi ngại nhưng vì được Sếp ép nên phải làm. Lúc trước, nếu tình huống này tôi sẽ sợ nhưng lúc này tôi hiểu Anh em cần giúp. Và thế là tôi trình bày với toàn bộ BCH về tình hình tiến độ dự án theo dạng tracking . Ngay lúc đó, tôi đưa ra một số nội dung chính: • Những công tác trễ tiến độ • Thời gian trễ từng công tác • Thời gian trễ từng đầu mục lớn, từng khu vực • Dự đoán khả năng trễ toàn dự án • Đưa ra các khuyến cáo về những công tác ảnh hưởng đến tiến độ • Các mốc quan trọng phải hoàn thành theo kế hoạch.

Sau khi tôi trình bày xong Sếp hỏi các Anh em “các bạn có nắm được chi tiết kế hoạch tiến độ nơi mình đang quản lý chứ? Có các kế hoạch cụ thể để đuổi kịp tiến độ không?” EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

76

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Lại một khoảng lặng đáng sợ, riêng cá nhân tôi hiểu rằng Anh em rất giỏi hiện trường nhưng khi nói về quản lý là cảm thấy rất áp lực. Trước đây tôi từng đề nghị đào tạo nội bộ nhưng Anh em từ chối, mà Sếp thì lại không ép được Anh em. Có thể nhân cơ hội này, Sếp lại trao cho tôi cơ hội để hướng dẫn không chừng. Nghĩ đến đấy tôi thấy vui nhưng thực sự áp lực. Anh em cần hỗ trợ gì không? Sếp tiếp lời, không khí trong phòng có vẻ giản ra thế nhưng có vài Anh em lại rất cứng đầu. Dân công trường mà, bạn ấy đề xuất “Anh cứ để em triển khai, nhất định sẽ kịp tiến độ”, lần này thì nguy thật rồi. Có vẻ máu của Anh chưa kịp nguội, Anh đập bàn và nói như hét “Tôi đề nghị tất cả các Trưởng bộ phận dừng làm việc ngoài hiện trường, tập trung 2 ngày lập lại Kế hoạch từ tiến độ, cung ứng, phối hợp mới được làm tiếp. Nếu ai cải lời tôi thì tôi trả về công ty. Việc công trường cứ để đó mình tôi lo. Nhất Linh hỗ trợ Anh em 2 ngày về Kỹ năng và công tác phối hợp.” Không còn bất kỳ cơ hội nào phản kháng, thế là bắt đầu từ hôm đó lần đầu tiên Anh em được nghỉ mát 2 ngày. Biết rằng Anh em không quen, nhưng thực sự nếu là một người quản lý nhưng bạn không nắm được chi tiết tiến độ dự án thì 100% là bạn sẽ chẳng bao giờ biết được mục tiêu dự án là gì để cùng nhau về đích. Sau này khi gặp lại Anh, Anh mới chia sẻ. “Thật ra lúc đó nếu Anh em cứ tiếp tục kiểu thi công mà tới đâu thì tới thì tiến độ dự án trễ là chắc chắn. Anh cũng muốn thông qua việc đó đào tạo cho Anh em biết tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và bám sát là như thế nào?” Sau lần đó, tôi cũng không cần nỗ lực để đào tạo hay làm thêm bất kỳ điều gì nữa. Gần như các Anh em chủ động yêu cầu tôi hỗ trợ ngay khi khó khăn. Vậy nên, đôi khi trễ tiến độ chưa chắc đã quá tệ, tệ là khi mình không biết mình đang làm gì và tình trạng thế nào? Và quan trọng là không chịu học hỏi để rút kinh nghiệm sau những bài học đó.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

77

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

d. Các báo cáo về tiến độ thi công Trước tiên chúng ta cần có một kế hoạch tiến độ hoàn chỉnh, từ đó triển khai xuyên suốt tiến trình và khi kết thúc cũng cần phải có những thông tin để đúc kết quá trình thực hiện. Nội dung

Kế hoạch

Thực thi tiến trình

Khi kết thúc

Mục đích

Làm cơ sở để quản lý thời Kịp thời phát hiện những Đúc rút bài học kinh gian và phối hợp với các bộ bất cập trong quá trình nghiệm môn khác để có kế hoạch thực hiện để điều chỉnh cung ứng, quản lý phù hợp tiến độ về đích phù hợp với kế hoạch ban đầu

Các thông tin tối 1. Thông tin tổng quát: Bắt 1. Tình trạng tổng quá về 1. Tình trạng tổng thiểu

đầu, kết thúc, thi công.

tiến độ: Bắt đầu, kết thúc, quan Dự án.

2. Các hạng mục quan sớm, hay chậm trễ.

2. Các mốc chính,

trọng, có tầm ảnh hưởng 2. Tinh trạng các hạng công đến tiến độ dự án.

tác

chính,

mục quan trọng, có tầm công tác gant

3. Các đường gant của dự ảnh hưởng đến tiến độ 3. Chỉ số đánh giá án.

dự án.

tiến độ SPI

4. Các mốc thời gian quan 3. Tình trạng các công tác 4. Bài học kinh trọng.

đang trong tiến trình: Bắt nghiệm

5. Kế hoạch dòng tiền sản đầu. kết thúc, sớm, trễ. lượng.

4. Tình trạng các mốc quan trọng 5. Tình trạng hiện tại tổng thể dự án – chỉ số SPI 6. Các nguyên nhân chủ yếu gây trễ tiến độ 7. Các giải pháp bắt kịp hoặc đẩy nhanh tiến độ.

Biểu đồ

1. Top 10 gói thầu có tỷ 1. Tình hình thực hiện tại 1. Tổng quan tình trọng lớn nhất

so với kế hoạch

hình thực hiện so

2. Kế hoạch tiến độ thi 2. Biểu đồ thể hiện các với kế hoạch công tổng thể

chỉ số tiến độ SPI

3. Kế hoạch sản lượng

3. Các sự khác biệt lớn so thực hiện so với kế với kế hoạch.

2. Chi tiết tình hình

hoạch 3. Tổng quan về SPI

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

78

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Các báo cáo về tiến độ thi công và cách thực hiện chi tiết chúng ta có thể xem thêm ở cuốn “LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THI CÔNG” ở trong phạm vi cuốn sách này, chúng ta chỉ xét đến những báo cáo có tính ảnh hưởng lớn và chính đến tiến độ thi công dự án. o Báo cáo kế hoạch tiến độ thi công o Báo cáo tiến trình thực hiện tiến độ thi công o Báo cáo kết thúc tiến độ thi công

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

79

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

4. Báo cáo quản lý cung ứng Không có sự chuẩn bị là một kế hoạch thất bại hoàn hảo. Gấp là vì không có kế hoạch Quản lý cung ứng là sự phối hợp nhịp nhàng giữa rất nhiều bộ phận trong dự án, doanh nghiệp. Không phải người ta không làm được mà là vì không đủ thời gian. Nếu có đủ thời gian tôi không phải mất nhiều tiền như vậy? Đó là cảm giác của tôi khi gặp những trường hợp: Vật tư gấp, vật tư về sớm và đặc biệt khi vật tư về trễ. Trong các dự án Xây dựng hiện nay, trường hợp này rất nhiều thậm chí đó lại là một thói quen. Không những trong công tác quản lý cung ứng Vật tư, MMTB hoặc nhân công mà ngay cả những công tác khác như phê duyệt bản vẽ, biện pháp thi công, mẫu vật tư, nhà cung cấp, hồ sơ pháp lý … Công tác quản lý cung ứng quan trọng đến nỗi: ➢ Nếu bạn không quan tâm – dự án sẽ mất kiểm soát ➢ Nếu bạn gây chậm trễ dự án sẽ trễ tiến độ ➢ Nếu bạn làm quá sớm sẽ mất nhiều chi phí: Lưu kho, bảo quản Thế nhưng, chỉ có thực tế sai lầm trong quản lý mới dạy cho những người làm nghề những bài học sâu sắc. Nếu không thì hầu như bạn chẳng được đào tạo ở đâu cả. Nghệ thuật quản lý cung ứng nằm ở chỗ “Đúng thời điểm, đủ khối lượng” thì mới là đỉnh cao. Nếu quá sớm thì sẽ mất rất nhiều tiền, đặc biệt là dòng tiền vay, còn nếu quá trễ thì tiến độ thi công sẽ rất nguy cấp. Và nếu bạn có kế hoạch trước thì khả năng thượng lượng để có được giá tốt nhất với chất lượng tốt nhất.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

80

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

a. Các sai lầm thường gặp trong công tác quản lý cung ứng Dù nguyên nhân là gì thì cuối cùng chúng ta cũng mất tiền. Sai lầm thì thường là rất nhiều, tuy nhiên trong quá trình làm việc và quản lý bản thân tôi thường gặp những sai lầm sau: o Thứ nhất: Không có kế hoạch cung ứng. o Thứ hai: Kế hoạch cung ứng thiếu thông tin. o Thứ ba: Kế hoạch cung ứng rời rạc, không đồng nhất với các kế hoạch khác và bộ phận khác. o Thứ tư: Không theo dõi, kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện. o Thứ năm: Người tham gia không nhận thức được tầm quan trọng của cung ứng. o Thứ sáu: Không đúc kết bài học kinh nghiệm từ những người đi trước. o Thứ 7: Không biết cách thực hiện. Trong phạm vi cuốn sách này, chúng ta sẽ đưa ra những giải pháp để cải thiện những vấn đề trên. b. Quản lý cung ứng là quản lý cái gì? Đây sẽ là câu hỏi hay, câu trả lời là “Đâu có ai nói về việc này bao giờ” hoặc “có ai đào tạo cái này đâu?” hoặc “tôi không biết bắt đầu từ đâu mặc dù biết là nó rất quan trọng”. Nếu đó cũng là câu trả lời của bạn thì nghĩa là bạn cũng giống như đa số những học viên trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS của chúng tôi. Họ cũng như bạn vậy, nhưng sau khi hoàn thành khóa Huấn luyện thì họ chỉ nói một câu: “TÔI NHẤT ĐỊNH PHẢI LÀM VÌ NÓ QUÁ QUAN TRỌNG”, tôi cũng hy vọng bạn sẽ nói câu này sau khi đọc xong những nội dung trong cuốn sách này. Vậy quản lý cung ứng là quản lý cái gì?: ❖ Vật tư ❖ Máy móc thiết bị EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

81

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

❖ Các nhà thầu, tổ đội ❖ Nguồn nhân lực ❖ Hồ sơ thiết kế ❖ Bản vẽ ❖ Trình mẫu ❖ Sản xuất ❖ Biện pháp thi công ❖ Thời gian xử lý hồ sơ ❖ ……….. Một cách chính xác, nếu bạn không biết gì về quản lý cung ứng thì đảm bảo rằng bạn sẽ không thể trả lời được câu hỏi: Công tác này triển khai thi công được chưa em? Khi Sếp bất chợt hỏi bạn. Vậy, quản lý cung ứng chính là công tác đảm bảo được điều kiện đủ để triển khai thi công dự án kể cả pháp lý và nguồn lực. c. Lỗi tại ai chứ không phải tôi hay em tưởng? Năm 2013 khi quản lý cung ứng cho một dự án, tôi thường xuyên gặp trường hợp vật tư cung cấp cho Dự án bị trễ và không đảm bảo chất lượng. Chủ yếu là do sự phối hợp với các phòng ban của công ty kém và quan trọng hơn hết là tôi không ý thức được hay biết cách quản lý kế hoạch cung ứng. Sếp tôi yêu cầu lập bảng theo dõi tiến trình để ghi nhận lại các mốc thời gian nhưng tôi đã không làm. Khi dự án gặp sự cố, tôi giải thích với Sếp rằng “tại A, B, C …” sếp chỉ hỏi 1 câu “bằng chứng đâu?” thế là tôi bí. Anh chỉ nói “Dù có tại ai thì cũng để lại hậu quả nặng nề cho công ty, cuối cùng cũng mất nhiều thứ và quan trọng nhất là mất tiền”. Từ đó về sau, tôi luôn phải có một bảng như thế để tránh trường hợp đổ lỗi hay chối bỏ trách nhiệm của các bên. Nếu là người từng triển khai thi công một dự án, chắc bạn cũng như tôi chúng ta vẫn thường gặp trường hợp này: ❖ Vật tư mang về kho để rất lâu nhưng chưa thi công EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

82

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

❖ Lúc chuẩn bị thi công thì phát hiện bản vẽ chưa duyệt ❖ Lúc chuẩn bị thi công thì phát hiện mẫu chưa duyệt ❖ Lúc chuẩn bị thi công thì phát hiện biện pháp thi công chưa duyệt ❖ Lúc chuẩn bị thi công thì phát hiện chưa yêu cầu vật tư ❖ Lúc chuẩn bị thi công thì phát hiện chưa duyệt hợp đồng ❖ Lúc chuẩn bị thi công thì phát hiện chưa có nhà thầu, nguồn lực ❖ Lúc chuẩn bị thi công thì phát hiện chưa duyệt ❖ …………………… và hàng tá các tình huống khác Đến nước này, thường sẽ có rất nhiều nguyên nhân rất hợp lý kiểu như: o Ủa, em tưởng là o Cái này em xong rồi mà o Đâu có ai báo đâu mà em biết o Cái này em báo lâu rồi mà chẳng thấy ai nói gì? o Dạ em đang bị vướng ở …. Dù nguyên nhân gì thì cũng trễ rồi, cũng sẽ mất tiền. Mọi câu giải thích chỉ làm cho bạn thêm khó chịu. Thay vì vậy, hãy bắt đầu học cách quản lý cung ứng thì có lẽ mọi chuyện sẽ tốt hơn. d. Tàu chở vật tư đã bị cướp biển somalia lấy mất rồi. Năm 2010, trong quá trình triển khai thi công chống thấm của một gói thầu khá lớn ở Cần Thơ. Đang trong quá trình triển khai thi công thì một loại vật tư rất quan trọng bị hết hàng. Đây là loại vật tư được sản xuất ở một trong những quốc gia ở Trung Đông. Lúc đó đơn vị cung cấp chỉ báo rằng “30 ngày nữa vật tư về tới công trường”, cả BCH/CT đang lo ngay ngáy vì sợ trễ tiến độ bàn giao vậy mà phải chờ thêm 30 ngày nữa thì chắc sẽ không ổn, nhưng không có sự lựa chọn nào khác nên đành chấp nhận. Đây là lúc người ta tha hồ đem những lý do trên trời ra để giải thích cho việc chuẩn bị không tốt của mình.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

83

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Kéo theo đó là hàng loạt các hệ lụy khác: Lùi ngày bàn giao, xin lỗi Chủ đầu tư, thông báo các đơn vị phối hợp, đặc biệt nghiêm trọng hơn là nguồn lực của các đơn vị thi công phải chờ để triển khai các công tác tiếp theo. Đây là hạng mục mương hệ thống cáp của dự án có kết nối và ảnh hưởng với các đơn vị nhà thầu khác. Cả cụm dự án có khả năng bị ảnh hưởng rất nghiêm trọng. Chán nhất vẫn là bao nhiêu công sức thức đêm, huy động của Anh em các hạng mục khác đều tan như mây khói. Các đơn vị chậm tiến độ thì lại có cơ hội để bắt kịp tiến độ trong tâm thế ngẩng cao đầu. Đến ngày thứ 25, khi liên hệ để kiểm tra thông tin thì đơn vị cung cấp vẫn báo là chắc chắn về kịp. Đến ngày thứ 30, sau khi phải trả một số tiền lớn để trả chi phí “chờ thi công” duy trì đội ngũ nhà thầu cho các hạng mục tiếp theo thì vật tư vẫn đang bặt vô âm tín. Lúc này đơn vị thi công vẫn khẳng định “hàng đang về gần tới cảng, anh cho em thêm 5 ngày nữa”. Đến ngày thứ 45, sếp tôi không chịu nổi nữa yêu cầu tôi viết một lá thư gửi đơn vị cung cấp đề nghị đơn vị cung cấp phải trả lời chính xác thời gian có mặt tại dự án. Nếu cần có thể thay đổi loại khác và tổ chức ngay cuộc họp khẩn. Lúc này, toàn bộ những gì có thể nhà cung cấp tập trung vào việc giải thích lý do. Sếp tôi bực mình “Dù Anh có giải thích gì thì tiến độ cũng trễ, tiền cũng mất, nếu mấy Anh có kế hoạch ngay từ đầu và chuẩn bị thì đâu có chuyện gì?. Việc của mấy Anh chậm, tiền tôi mất ai trả? Các Anh có biết một ngày trễ tiến độ ngoài tiền phải chi trả cho nhân công chờ đợi, các Anh có biết bị phạt chậm tiến độ bao nhiêu tiền không?” Lúc đó, đơn vị cung cấp mặt xanh như đít nhái không dám nói thêm lời nào chỉ biết im lặng chịu trận.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

84

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Sếp tôi đùa “ông kiểm tra xem tàu có bị cướp biển lấy mất không?” đại diện đơn vị cung cấp mắt sáng lên như có thể tìm ra thêm một lý do nữa để biện hộ cho sự chậm trễ của mình nhưng cũng dám nói thêm lời nào. Sau 60 ngày, cuối cùng vật tư cũng về tới công trường vì phải thêm mấy ngày làm thủ tục nhập khẩu cũng khá nhiêu khê. Cũng may là đơn vị cung cấp đã nhập hàng nhiều lần chứ nếu lần đầu chắc phải trễ hơn nhiều. Sau này tôi mới biết, ban đầu vật tư vẫn đủ để cung cấp cho dự án nhưng do đơn vị cung cấp thi công nhiều dự án. Họ đã chuyển vật tư này đến các dự án có tiến độ gấp hơn hay nói khác hơn là quản lý cung ứng tốt hơn để thi công dẫn đến tiến độ thi công dự án của chúng tôi bị trễ. Và cũng ngay thời điểm đó, công tác sản xuất của họ với đối tác bên Trung Đông cũng gặp nhiều khó khăn nên mới bị tình trạng như thế. Những dự án tiếp theo, mỗi khi nói về quản lý cung ứng Sếp tôi chỉ nói “Mày xem có loại vật tư nào có khả năng bị cướp biển Somali lấy mất không thì lưu ý nhé” là tôi hiểu Anh muốn ám chỉ điều gì? e. Đừng tin, trừ phi bạn nhìn thấy Trong quản lý cung ứng, ngoài yếu tố chủ quan do không quản lý chặt chẻ và có kế hoạch thì những yếu tố khách quan cũng rất nhiều. Đặc biệt là đối với những sản phẩm phải sản xuất hoặc nhập khẩu ở các quốc gia khác. Đã có rất nhiều trường hợp thực tế tôi đã từng gặp, nếu mình không có mặt thì gần như 100% là trễ tiến độ điển hình là các công việc như: o Sản xuất nắp gang o Sản xuất kết cấu thép o Gia công cơ khí o Sản xuất cọc o Sản xuất cửa o Gia công đá o ………. EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

85

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Đối với các công tác này, bạn nhất định phải có kế hoạch theo dõi liên tục và phải “tận mắt” nếu không sẽ mất kiểm soát và ảnh hưởng đến tiến độ rất nhiều. f. Chỉ vì không có đủ thời gian “Thời gian là vàng” nếu bạn là người quản lý cung ứng bạn sẽ thấu hiểu điều này một cách rõ ràng nhất. Trong công tác quản lý cung ứng thời gian chính là yếu tố quyết định thành bại. Câu nói mà những người làm công tác quản lý cung ứng tồi thường hay nói tới là “nếu tôi có đủ thời gian thì mọi chuyện đã khác” g. Đây là bài toán kinh tế o Nếu bạn mang về quá sớm: Nếu bạn mang về quá sớm, các khoản chi phí sau bạn sẽ phải lưu ý: ✓ Tiền lãi ngân hàng cho việc trả sớm ✓ Tiền lưu kho, bãi ✓ Tiền mất mát, hư hỏng vật tư ✓ Tiền quản lý ✓ ……….. o Nếu bạn mang về quá trễ: ✓ Tiền phạt chậm trễ tiến độ ✓ Tiền trả chi phí chờ đợi thi công ✓ Tiền phải trả cho chi phí rủi ro do thi công gấp ✓ Tiền trả cho việc thi công không đạt chất lượng ✓ ……………. o Nếu quá gấp ✓ Gấp, không đủ thời gian để thương lượng được giá tốt. ✓ Gấp, không đủ thời gian tìm kiếm nhà cung cấp tốt cả công nợ lẫn chất lượng. ✓ Gấp, tốn chi phí vận chuyển cao. ✓ Gấp, không kiểm soát được chất lượng. ✓ Gấp, thi công với chi phí cao hơn nhiều. EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

86

Đây chính xác là bài toán về kinh tế và thời gian. Vì nếu có đủ thời gian, kinh tế mang lại sẽ cao hơn nhiều. h. Báo cáo quản lý cung ứng tổng thể Đây là bảng kế hoạch phối hợp cung ứng giữa các bộ môn nhằm tránh tình trạng các bộ môn chồng chéo thông tin và đứt gãy thông tin. Bản thân bảng theo dõi này nặng nề thông tin nhiều hơn. Công tác quản lý cung ứng là một bộ môn phối hợp giữa nhiều bộ phận có thông tin liên quan mật thiết với nhau. Cùng xem xét bảng theo dõi cung ứng như hình:

CHUNG

TÙY TỪNG CÔNG VIỆC

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

✓ …………….

Bảng này chỉ theo dõi thông tin chủ yếu cho công tác phối hợp, các số liệu khác không thực sự cần thiết. Các thông tin tối thiểu trong 1 bảng cung ứng bao gồm: ❖ 1 – Thông tin cảnh báo về số liệu và màu sắc: o Xanh, đỏ, tím, vàng tùy theo mức độ và thông điệp o Số ngày chậm trễ o Số ngày thi công o Số ngày phê duyệt bản vẽ EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

87

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

o Số ngày phê duyệt mẫu, hồ sơ nhà thầu, nhà cung cấp o Số ngày phê duyệt hợp đồng nội bộ, duyệt giá o Số ngày phê duyệt biện pháp thi công o ………… ❖ 2 – Thông tin gói thầu/ loại vật tư/ công việc: Các hạng mục công việc cần phê duyệt pháp lý hoặc ký hợp đồng ❖ 3 – Thông tin giai đoạn ảnh hưởng/ liên quan: Các giai đoạn buộc phải được thông qua mới triển khai thi công được. ❖ 4 – Thông tin thời gian: o Thời gian sản xuất, gia công, sản xuất thử o Thời gian vận chuyển, đặc biệt lưu ý với các loại vật tư phải nhập khẩu o Thời gian phê duyệt hồ sơ: Trình mẫu, biện pháp thi công, bản vẽ, pháp lý nhà cung cấp, nhà thầu … o Thời gian thi công o ……… ❖ 5 – Thông tin thêm: Nhà cung cấp/ xuất xứ Để sử dụng được bảng theo dõi cung ứng này, nhất định cần phải có sự phối hợp, phân quyền và chức năng rõ ràng cho từng bộ phận để thực hiện nhịp nhàng và kịp thời. Đối với một nhà quản lý chuyên nghiệp, chỉ cần nhìn vào bảng trên là biết được: o Những công tác hoàn thành: màu xanh đậm o Những công tác còn nhiều thời gian dự phòng: Màu xanh lá o Những công tác đã gần hết thời gian dự phòng: Màu vàng o Những công tác hết ngày dự phòng và trễ: Màu đỏ Như vậy không cần phải mất thời gian kiểm tra kiểm soát, chỉ cần nhìn vào bảng màu đã có thể xác định được tình trạng dự án. EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

88

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Đối với một số công tác có nhiều công tác con phụ thuộc có thể chia nhỏ để quản lý thông tin chi tiết tới mức cần thiết nhất. Kế hoạch cung ứng tổng thể sẽ được kết hợp nhịp nhàng với các kế hoạch chi tiết của: Trình mẫu, bản vẽ, biện pháp thi công, dịch vụ nhà thầu và vật tư sẽ tạo ra được bức tranh tổng thể cho toàn dự án. Lúc đó công tác quản lý thông tin sẽ dễ dàng hơn rất nhiều lần. i. Báo cáo quản lý cung ứng chi tiết. Từ khóa của công tác quản lý cung ứng là “Thời điểm”. Đúng thời điểm sẽ tạo ra nhiều sự thuận lợi. Tôi từng là người khá ổn trong mắt Sếp khi việc gì gấp cũng đến tay mình. Gấp và quan trọng thì luôn luôn có trong quản lý dự án và cả cuộc sống nhưng nếu lúc nào cũng gấp và quan trọng thì chứng tỏ công tác kế hoạch có vấn đề. Quản lý cung ứng cũng vậy, nếu lập kế hoạch bài bản, cụ thể và tập trung quản lý tốt thì những sai sót gây ảnh hưởng đến tiến độ thi công cũng không ảnh hưởng nhiều. Trong trường hợp này chúng ta sẽ xét đến kế hoạch cung ứng vật tư chính của dự án như hình:

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

89

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

90

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Các thông tin tối thiểu trong một bảng kế hoạch cung ứng chi tiết bao gồm: ❖ 1 – Thông tin cảnh báo về số liệu và màu sắc: o Xanh, đỏ, tím, vàng tùy theo mức độ và thông điệp o Tỷ lệ % khối lượng vật tư đã yêu cầu o Tỷ lệ % khối lượng vật tư đã nhập về o Tỷ lệ % khối lượng vật tư còn lại chưa nhập về o ………… ❖ 2 – Thông tin thời gian: o Thời gian bắt đầu thi công o Thời gian kết thúc thi công o ……… ❖ 3 – Thông tin quan trọng: Nhà cung cấp/ xuất xứ/ chi tiết kỹ thuật ❖ 4 - Thông tin cảnh báo: o Tình trạng yêu cầu vật tư so với Ngân sách hoặc hợp đồng o Các loại vật tư đang đến sát ngày phải dùng tới nhưng chưa nhập về. Lưu ý: Thời gian nhập về phải tính thêm thời gian kiểm đến, nghiệm thu trước khi đưa vật tư vào sử dụng. o ………….. ❖ 5 - Các bảng biểu theo dõi o Kế hoạch ngân sách vật tư (Xem thêm ở phần lập kế hoạch chi phí) o Bảng theo dõi yêu cầu vật tư o Bảng theo dõi nhập vật tư o ………… ❖ 5 - Các thông tin thêm: Mã vật tư để quản lý cung ứng và hao hụt sau này. Trong công tác quản lý cung ứng, với 2 loại báo cáo trên được thực hiện bài bản là gần như bạn đã có thể hoàn toàn quản lý được công tác này.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

91

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Điều quan trọng: Nếu bạn không có sự tập trung và chuyên tâm thì dù có bảng biểu hay báo cáo gì cũng không thể tạo ra được kỳ tích nào cả. Quan trọng nhất vẫn là con người. Quy trình là quan trọng nhưng con người còn quan trọng hơn nhiều.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

92

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

5. Báo cáo quản lý hao hụt vật tư Tập trung vào những điều quan trọng bạn sẽ tạo ra những giá trị lớn lao. Vật tư chính là một trong những công tác quan trọng. Vì sao lại quan trọng? Mời bạn cùng xem thống kê tại một số dự án thực tế như sau:

Với thông tin từ các dự án thực tế trong bảng trên bạn nhận thấy rằng, giá trị vật tư sẽ nằm ở mức thấp nhất là 46% và cao nhất là 60%, chưa kể các gói thầu bao gồm vật tư và nhân công. Vậy nên tỷ trọng của vật tư trong dự án Xây dựng là rất lớn. Với giá trị chiếm tỷ trọng như trên thì nếu là một nhà quản lý dự án có trách nhiệm bạn sẽ không thể lơ là, đúng không nào? Thế nhưng thực tế là, công tác quản lý hao hụt vật tư vẫn còn rất nhiều bất cập hay nói khác hơn là chưa được làm tốt tại các dự án. Nguyên nhân thì nhiều nhưng chủ yếu vẫn là “không biết cách làm thế nào cho đúng?”

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

93

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

a. Tại sao phải quản lý hao hụt vật tư? Câu hỏi đặt ra là: Tại sao phải quản lý hao hụt vật tư? Hãy thử giả định bài toán sau: 1 - Giá trị dự án: 1000 tỷ 2 - Giá trị vật tư Dự án: (50-70)% = 600 tỷ 3 - Hao hụt tăng 5% so với tổng vật tư = 30 tỷ tương đương 3% giá thành dự án. Một dự án Xây dựng hiện tại giá trị lợi nhuận ròng khoảng 10% đã là rất cao. Nếu bạn không quản lý tốt thì số tiền này sẽ đi về đâu hoặc gây hệ lụy gì? o 1 - Gây hoang mang cho bản thân người phụ trách và đặc biệt là chủ doanh nghiệp vì thông tin, cách thực hiện sai o 2 - Gây lãng phí nguồn lực: Sao phải đổ tiền vào xà bần trong khi số tiền này có thể chia cho nhau hay tệ nhất là làm từ thiện o 3 - Nếu thực sự hao hụt nghĩa là vật tư sẽ trở thành rác (Có những dự án chi vài tỷ để chỉ phục vụ cho công tác dọn dẹp Xà bần đổ bỏ). Điều này gây nên tổn hại cho môi trường mà phải rất lâu sau đó mới có thể tiêu hủy được. o Với những lý do trên bạn thấy rằng đây có phải là lúc bạn phải quan tâm nhiều hơn và học cách quản lý hao hụt vật tư một cách chính xác rồi chứ? b. Công thức thần thánh mà hơn 95% Kỹ sư Xây dựng luôn làm sai. Cách đây vài năm, tôi phỏng vấn một bạn ứng tuyển vào vị trí phó phòng thương mai của một doanh nghiệp nơi tôi là cố vấn. Trong doanh nghiệp này, Phòng thương mại đóng vai trò khá quan trọng, họ gần như chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác quản lý chi phí từ: Kế hoạch, ngân sách, thanh toán, hợp đồng, vật tư vậy nên để giữ được vị trí này người phó phòng phải là một người có kinh nghiệm rất rộng. Người đến tham gia phỏng vấn là một bạn nam, tướng người rắn rỏi ra chiều đã kinh qua nhiều dự án. Bạn có chuyên môn khá tốt và tôi khá hài lòng về EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

94

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

kiến thức quản lý chi phí. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong nghề, từng giữ vị trí Chỉ huy phó công trường và cả Chỉ huy phó văn phòng cho những dự án lớn, làm việc cho một trong những tập đoàn có tiếng tại Việt Nam chuyên thi công các dự án tầng hầm. Cuộc phỏng vấn diễn ra khá suôn sẻ từ chuyên môn đến tinh thần và thái độ chỉ chờ ngày vào nhận việc. Có lẻ vì thế trông bạn khá tự tin, tự tin tới mức có thể ngạo mạn vì chê công ty nhỏ. Thách thức cuối cùng tôi dành cho bạn là một câu hỏi liên quan đến quản lý hao hụt vật tư. Đây là câu hỏi mà tôi thường ra đề bài làm bài tập cho các học viên trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS (hầu hết, trên 98% học viên trả lời sai): “Em tính giúp Anh hao hụt vật tư cho dự án này, đề bài là ……. Nhận đề xong, bạn bắt đầu ngay lập tức tính toán ra vẻ rất tự tin. Sau 10 phút, sau khi kiểm tra lại kỹ càng bạn đưa cho tôi kết quả. Tôi nhận xong và nói “sai rồi”, nụ cười trên môi bạn vụt tắt. Bạn thắc mắc, sai chỗ nào Anh nhỉ? Không thể sai được, em làm cho công ty em biết bao nhiêu dự án rồi, bằng chính cách em đang làm cho Anh đấy. Tôi hỏi bạn, vậy thường hao hụt vật tư thép của công ty em là bao nhiêu? Dạ từ 3-12% tùy dự án. Tôi hỏi tiếp “và em áp dụng công thức này hả?” Dạ, đúng rồi Anh, cả công ty em ai cũng dùng, bạn ấy chia sẻ một cách chân thành. Sau 5 phút hướng dẫn và diễn giải tận tình, cậu lắc đầu nói “thật không thể tin được, vậy là lâu nay em và cả công ty làm sai rồi” Đây không phải là trường hợp duy nhất, nếu gặp 100 Kỹ sư Xây dựng Hao hụt vật tư hay rác thải Xây dựng c. Hao hụt hay mất mát vẫn còn chưa phân biệt được. Trước tiên phải công nhận một điều: "Vật tư là tiền, tiền là vật tư" mất tiền hoang mang, vậy vật tư thì sao? Nếu bạn chứng minh được năng lực quản lý

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

95

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

tiền của bạn tốt, chắc chắn bạn được đánh giá cao và cơ hội cũng như thu nhập của bạn sẽ theo đó mà nâng lên. Bạn đồng ý chứ? Trong một lần lần kiểm tra báo cáo Hao hụt vật tư các dự án của bạn tôi. Nơi tôi đến Tư vấn về giải pháp Quản lý chi phí tự động hóa, các kết quả về hao hụt thép đã làm tôi giật mình: Dự án A: 7% Dự án B: 10% Dự án C: 12% Oh my God, tôi thốt lên. Điều này là thật ư? Vậy các Anh đã để những phần thép hao hụt này ở đâu? Không lẻ nào ta lại chôn thép vào bê tông hay dưới đất ư? Thép vụn, người thứ nhất nói. Em dùng vào biện pháp thi công, người thứ hai tiếp lời Còn dự án của em thì bị mất, người thứ 3 với vẻ mặt khốn khổ. Tôi hỏi tiếp: Vậy mình mất bao nhiêu tiền, và ai sẽ là người chịu chi trả cho nói? Chúng ta phải chịu, cả 3 người cùng một ý. Nhìn vẻ mặt tiếc nuối của người bạn mình là chủ Doanh nghiệp tôi nghĩ là có vấn đề ở đây. Tôi bắt đầu chia sẻ về quan điểm của mình. o Thứ nhất: Nếu là thép vụn nghĩa là chúng ta hoàn toàn có thể cân kiểm tra khi bán sắt vụn đúng không? o Thứ 2: Nếu là biện pháp thi công thì có nghĩa là chúng ta có thể lấy được tiền từ nó, đây cũng đâu phải là hao hụt? o Thứ 3 nếu là mất nghĩa là phải có người chịu, sai cũng có người chịu chứ sao Bụng làm mà bắt Dạ phải chịu nhỉ? o ....................... Cả ba người không nói gì? Chỉ có người bạn tôi có vẻ ngộ ra điều gì đó bèn hỏi tiếp. "Vậy Linh có cao kiến gì không?" tôi nói "Để kiểm tra lại thôi. Biết sai ở đâu thì sửa ở đó, vậy mới tạo ra sự công bằng và rõ ràng chứ thế này thì (Hồ Quỳnh Hương) hoang mang lắm".

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

96

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

d. Hao hụt vật tư được tính thế nào, tại sao lại lớn đến như vậy? Sau 1 tuần nghiên cứu số liệu và hồ sơ báo cáo kết quả tôi cũng ra được kết quả cuối cùng. Dự án cao nhất là hao hụt 5%, bình thường từ (3-4)%. Cá biệt có dự án có 1% do người ra Detail tốt, shopdrawing tốt (Đây là giá trị của Kỹ sư shopdrawing). Tuy nhiên tôi nhận thấy một số sự hiểu nhầm rất buồn cười trong quá trình kiểm tra hao hụt thép đặc biệt nhất vẫn là Áp dụng sai công thức, họ thực sự không hiểu về cách tính hao hụt. o 1 - Có người thì lấy số liệu nhập kho và so sánh nó với khối lượng hợp đồng o 2 - Có người lấy khối lượng hợp đồng so sánh với khối lượng thanh toán. o 3 - Có người lấy khối lượng thanh toán A so sánh với khối lượng thanh toán cho các Nhà thầu và tổ đội o 4 - Và vô số chuyện khôi hài mà cho đến khi thực sự bắt tay vào kiểm tra mới phát hiện ra ví như dùng tỷ trọng thép không cùng hệ quy chiếu (Đường kính danh nghĩa và đường kính thực) o 5 - Cá biệt có nơi không quản lý số liệu xuất nhập kho mà hầu hết chỉ là "Bốc thuốc, đoán mò" o 6 - Hay ho nhất vẫn là áp dụng sai công thức. o 7 - Hầu hết, họ để khi kết thúc dự án mới tiến hành công tác này dẫn đến phải đi giải quyết HẬU QUẢ chứ không quản lý được HIỆU QUẢ. Và hãy học cách quản lý tiến trình, đừng để khi xong dự án mới báo cáo. Hãy chọn HIỆU QUẢ trong tiến trình đừng để khi xong dự án mới báo cáo để xử lý HẬU QUẢ. Đây mới là đẳng cấp và sự tận tâm với Nghề Xây dựng các Kỹ sư nhé. e. Các sai lầm thường gặp khi quản lý hao hụt vật tư Với kinh nghiệm hơn 15 năm phụ trách công tác quản lý chi phí dự án xây dựng. Tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn và phải trả những cái giá rất đắt cho công tác quản lý hao hụt vật tư. Điển hình nhất là dự án gần đây, chúng tôi đã EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

97

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

mất gần hơn 1.000 tấn xi măng với chi phí lên đến hơn 2 tỷ đồng do không quản lý tốt tiến trình của công tác hồ. Giữa lúc dự án thi công hơn 50% khối lượng liên quan thì chúng tôi đã sử dụng hết toàn bộ khối lượng xi măng theo ngân sách và định mức của dự án. Kết thúc dự án đó, chúng tôi chỉ mang lại được lãi ròng chỉ hơn 500 triệu đồng. Và vô số những bài học đắt giá khác mà bản thân tôi hay các học viên khóa Huấn luyện Kỹ sư QS của tôi gặp phải. Cá biệt, có người thì tính ra khối lượng vật tư nhập về thấp hơn khối lượng sử dụng (nghĩa là hao hụt âm) và có bạn sau khi học xong, tính toán lại thì từ tỷ lệ hao hụt vật tư thép 13% xuống còn 5%. Những sai lầm mà chúng ta thường gặp trong công tác quản lý hao hụt vật tư thường gặp như sau: o Không quản lý hao hụt vật tư o Chỉ báo cáo kết quả, không quản lý tiến trình o Thu thập số liệu không phù hợp o Áp dụng công thức không chính xác o Không phân biệt được hao hụt và mất mát o Không so sánh số liệu tương đồng o ……… và rất nhiều nguyên nhân khác Suy cho cùng, dù nguyên nhân gì thì khi không quản lý được đều để lại HẬU QUẢ nặng nề. f. Lập báo cáo không phải là sẽ giảm được tỷ lệ hao hụt nhưng sẽ kiểm soát kịp thời Có vài người nói với tôi rằng, báo cáo thì có liên quan gì đến việc kiểm soát, nó không ảnh hưởng gì đến việc giảm thiểu hao hụt cả, quan trọng nhất là ý thức của người quản lý. Hơn nữa, chỉ cần giao công tác quản lý hao hụt này cho các nhà thầu hoặc tổ đội thì nếu mất họ sẽ chịu trách nhiệm chi trả. Điều này đúng, và tôi muốn chia sẻ thêm những quan điểm của mình về việc này như sau: o Nếu có báo cáo tiến trình bạn sẽ biết mình đang sai ở đâu để kịp thời điều chỉnh và tiến về mức đúng. EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

98

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

o Nếu quản lý được tiến trình bạn sẽ biết chính xác mình mất bao nhiêu, bộ phận nào chịu trách nhiệm. o Nếu biết tiến trình, chắc chắn bạn sẽ đo đếm được Hiệu quả, nếu không quản lý được tiến trình bạn sẽ phải “nhờ trời”. o Nếu biết tiến trình, bạn sẽ kiểm soát được chất lượng dự án. o Nếu biết tiến trình, bạn sẽ giúp được các nhà thầu, tổ đội kiểm soát được chất lượng và họ có thêm thu nhập o Nếu biết tiến trình …. bạn sẽ làm được rất nhiều việc Vậy nên, quản lý tiến trình chính là cơ sở tốt nhất để bạn đánh giá được tình hình và có những can thiệp kịp thời tránh trường hợp khi nhận ra HẬU QUẢ thì đã quá muộn. g. Công thức đúng Theo như cách chúng ta đã học trong nhà trường, hao hụt được tính như sau: % hao hụt = (Khối lượng thực tế - Khối lượng lý thuyết)/ Khối lượng lý thuyết * 100% Có một số lưu ý như sau: o Khối lượng claim, thanh toán không liên quan đến tính hao hụt vật tư o Hao hụt vượt ngoài tầm kiểm soát là so với định mức thỏa thuận không phải so với 0 (không) o Khối lượng vật tư tính toán hao hụt phải xét ở cùng điều kiện, không xét ở số liệu nhập kho hay xuất kho o Chú ý số liệu tồn tại bãi o Phải phân biệt được giữa mất và hao hụt o Khối lượng tính cho biện pháp thi công không xét đến hao hụt. o Sai sót trong quá trình thi công không phải là hao hụt o Phát sinh không phải là hao hụt

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

99

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

o Lưu ý đến tỷ trọng chênh lệch khi tính toán, đặc biệt với vật tư thép xây dựng (dùng đường kính danh nghĩa hay đường kính thực) o Hao hụt là khối lượng hư hỏng hoặc trở thành phế phẩm do: Kỹ năng gia công, vận chuyển, sử dụng không đúng định mức ….. Vậy nên, khối lượng để tính hao hụt được lấy như sau: o Khối lượng lý thuyết: Khối lượng thi công tính toán bằng cách đo đếm trên bản vẽ shop drawing hoặc bản vẽ thiết kế. o Khối lượng thực tế: Khối lượng xuất kho – tồn trên bãi Công thức đúng sẽ là: % hao hụt = (Khối lượng xuất kho- Khối thi công)/ Khối lượng thi công *100%

h. Bí mật của hao hụt thép Có bao giờ bạn đã từng quản lý hao hụt thép chưa? Thép chính là loại sản phẩm chiếm tỷ trọng khá cao trong các dự án Xây dựng. Tôi từng chứng kiến vài Anh em của tôi dùng tiền bán thép vụn để tổ chức liên hoan và tôi nghĩ rằng 1 kg thép gốc giá khoảng 15.000 đ, tiền công ty trả 1 kg thép vụn giá khoảng 4.000 đ, tiền mình được nhận Nếu mình là công nhân, liệu mình có cắt thép cây ra bán thép vụn không? Lý do thì nhiều, đa phần là “cuộc sống khó khăn đưa đẩy”. Vậy nên, mình sẽ không mong chờ ý thức từ những người công nhân hay thủ kho, thay vì vậy mình sẽ phải tự cứu mình. Nếu không tính mất mát thì toàn bộ thép vụn chính là hao hụt thép (có thể chênh một tí). Chắc chắn bạn sẽ không chôn thép rồi đúng không? Vậy nên bạn phải biết vì sao công tác bán thép vụn lại được các công ty quản lý kỹ càng đến như vậy. Nếu không quản lý phần này thì lỡ như đơn vị bán thép đi mua lại thép vụn của bạn, bạn nghĩ chuyện gì sẽ xảy ra?

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

100

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

i. Vậy thì phải quản lý thế nào? Nếu người ta nghĩ và biết rằng, việc mình làm là sai thì họ sẽ không làm. Điều quan trọng nhất là làm thế nào? Trong công tác quản lý hao hụt, điều quan trọng cốt lõi là quản lý tiến trình. Cùng xét bảng theo dõi sau:

Để quản lý tốt công tác hao hụt vật tư, các thông tin tối thiểu trong một bảng theo dõi phải bao gồm: o Lũy kế khối lượng thi công dựa vào khối lượng thi công thực tế tại hiện trường. o Lũy kế khối lượng xuất kho theo số liệu thủ kho. o Khối lượng đang tồn trên bãi được kiểm đếm thực tế o Khối lượng theo định mức ban đầu được thống nhất giữa các bên. o Khối lượng theo định mức thực tế: Lấy theo công thức ở trên EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

101

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

o Quy chuẩn đánh giá vượt hoặc không đạt, ở đây lấy +- 1% so với định mức thống nhất. o Cảnh báo sự khác biệt giữa định mức và thực tế nếu chênh lệch giữa thực tế và lý thuyết: ▪ Khi < -1% kết luận là Vượt định mức ▪ Khi > 1% kết luận là phải tính lại khối lượng do tính thiếu hoặc định mức ban đầu áp dụng có sự không phù hợp, nếu điều này xảy ra nghĩa là công nhân đã áp dụng định mức ít hơn quy định. ▪ Trường hợp còn lại trong phạm vi cho phép +-1% hoàn toàn có thể chấp nhận được. o Màu sắc hoặc các thông tin cảnh báo. Như vậy, chỉ cần dựa vào bảng theo dõi này, chắc chắn bạn sẽ có được những cảnh báo kịp thời đảm bảo quản lý hao hụt vật tư xuyên suốt tiến trình và đảm bảo chất lượng dự án được thi công đúng như định mức. Và chuyện kiểm soát mất mát trong quá trình quản lý cũng sẽ nằm trong tầm tay. Bạn cũng hoàn toàn có thể bổ sung một vài biểu đồ cho sống động trong công tác báo cáo để dễ dàng thuyết phục hơn.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

102

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Hoặc

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

103

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

6. Báo cáo quản lý thanh toán nhà thầu Nhà thầu là đối tác, là bạn. Nếu không có nhà thầu thì lấy ai để cùng thi công dự án? Vậy nên phải hết sức quan tâm tới nhà thầu. Là một người làm công tác quản lý chi phí, chắc bạn cũng như tôi và các học viên của tôi trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS. o Rất nhiều lần phải tranh cải với nhà thầu vì thanh toán thiếu o Rất nhiều lần phải lo sốt vó vì thanh toán cho các nhà thầu bị thừa o Rất nhiều lần cần giải quyết ngay hoặc tạm ứng cho nhà thầu nhưng không biết họ làm ra bao nhiêu? o Rất nhiều lần muốn hỗ trợ nhà thầu nhưng không biết họ thực sự lời hay lỗ? Nếu bạn cũng giống như tôi thì chắc chắn những nội dung tiếp theo đây sẽ giúp được cho bạn. Trong phạm vi cuốn sách này, tôi không thể giúp bạn từng bước để thực hiện một bộ hồ sơ thanh toán hay tự mình lập ra một quy trình, file quản lý thanh toán bán tự động hoặc tự động như các học viên trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS. Nhưng tôi dám cá với bạn rằng, chắn chắn bạn sẽ biết được cách tổ chức để có thể quản lý tốt nhất công việc hiện tại của mình. a. Vòng tròn chết chóc của nhà thầu Vòng tròn luẩn quẩn trong công tác quản lý thanh toán mà chúng ta thường gặp, đặc biệt là đối với các nhà thầu nhân công là: o Thi công không đạt chất lượng/ tiến độ o Không nghiệm thu được o Không thanh toán được o Không huy động nguồn lực chất lượng o Thi công không đạt chất lượng/ tiến độ

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

104

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Không thanh toán

Không huy động được nguồn lực

Không nghiệm thu được

Thi công không đạt chất lượng/ tiến độ

Đây là kiểu vòng tròn theo cách con gà có trước hay quả trứng có trước, thường thì khi thanh toán chậm trễ thì mọi chuyện sẽ diễn ra giống như vòng tròn này. Do vậy, việc cần thiết là phải có một kế hoạch thanh toán thật tốt, các thông tin phải đầy đủ và rõ ràng để khi có sự cố bạn ngay lập tức sẽ có phương án giải quyết chính xác mà không cảm thấy lo lắng. b. Khi bắt đầu thanh toán hãy nghĩ đến quyết toán sẽ làm thế nào? “Người khôn ngoan luôn làm ngay những gì kẻ ngốc làm cuối cùng.” Trích sách 3 người Thầy vĩ đại - Robin Sharma

Lại là Sếp tôi, “Khi mày lập hồ sơ thanh toán, hãy nghĩ đến các thông tin cần là gì? Và phải biết khi quyết toán làm thế nào?” Đó là câu nói đã khiến tôi phải suy nghĩ nhiều khi Anh nói về thanh toán cho các nhà thầu. Như vậy, nghĩa là chỉ cần biết được nhu cầu cuối cùng và tổ chức công việc theo cách đó thì đến lúc kết thúc không cần làm gì nữa. Đúng như câu nói của Robin Sharma ““Người khôn ngoan luôn làm ngay những gì kẻ ngốc làm cuối cùng.”

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

105

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

c. Cơ sở xét duyệt một bộ hồ sơ thanh toán Là hợp đồng, nếu đây là câu trả lời của bạn thì nó là chính xác rồi. Tôi chỉ bổ sung thêm một vài ý nữa để cho trọn vẹn. Ngoài hợp đồng còn phụ thuộc vào nhu cầu của người kiểm tra, bạn đồng ý chứ? Mỗi khi tôi lập hồ sơ thanh toán cho các nhà thầu, những câu hỏi tôi thường được chất vấn nhiều nhất là: o Nhà thầu kỳ này có lời không em? o Khối lượng này có đúng với khối lượng thực hiện không em? o So với hợp đồng thì nhà thầu thực hiện bao nhiêu % rồi? o So với Ngân sách thì thế nào em? o So với tình hình thanh toán bên A thì ra sao em? o Đã trừ hết tạm ứng chưa? o Em tổng hợp hết bảng thanh toán của các nhà thầu cho Anh xem nhé? o Nếu bây giờ cho họ ứng thì mình còn giữ bao nhiêu tiền? o Nhà thầu than hết tiền, có cho tạm ứng được không? o Nhà thầu than với Anh khối lượng duyệt thấp quá, có cách nào để tăng cho họ chút đỉnh không em? o Mấy công tác này nghiệm thu chưa em? Kiểm tra với QC xem đến đâu rồi? o Hao hụt vật tư thế nào em? Kỳ này trừ bao nhiêu? o ……… và vô vàn các câu hỏi khác mà tôi cũng không thể liệt kê hết. Tất cả câu hỏi trên đều đúng và tiếc là nó nằm ngoài điều kiện hợp đồng. Thật ra, các nhu cầu của sếp luôn đúng vì dự án Xây dựng là một đại công trường, nó cần có sự linh hoạt. Sau một thời gian dài phải trả lời các câu hỏi này của Sếp một cách thụ động, đến nay tôi đã có thể có ngay thông tin mà không cần phải mất nhiều thời gian. Và tôi sẽ chia sẻ với bạn ngay bên dưới đây.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

106

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

d. Tổ chức dữ liệu – mấu chốt để giải quyết vấn đề Nếu bạn hỏi tôi hoặc những học viên trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS của tôi “Làm thế nào để quản lý tốt và dễ dàng?” Câu trả lời của chúng tôi sẽ giống nhau đó là “Tổ chức dữ liệu”. Từ khóa này nghe có vẻ như phức tạp, nhưng thực ra là rất dễ. Chỉ cần bạn biết mình muốn gì “đầu ra” thì ngay lập tức bạn sẽ biết mình đưa vào thông tin gì để quản lý “đầu vào” và “tiến trình”. Chắc bạn còn nhớ lưu đồ này trong phần đầu tiên, nó là mấu chốt. Bây giờ tôi sẽ giúp bạn làm rõ thông tin đầu ra và đầu vào cũng như tiến trình của công tác tổ chức dữ liệu quả lý nhà thầu theo bảng sau: Stt 1

Output

Input

Hiệu suất/ lời lỗ

Giờ công

Process Theo dõi nhân lực Theo dõi sản lượng

2

So với Ngân sách

Ngân sách

3

So với hợp đồng

Hợp đồng

4

Đã nhận

bao

nhiêu

Sản lượng thực hiện Theo dõi thanh toán

tiền? Kết nối BOQ/ dự toán Sản lượng thực hiện

5

So với thanh toán A

6

Kiểm tra trừ tạm ứng

7

Tình hình nghiệm thu

Kết nối QLCL

Theo dõi nghiệm thu

8

Hao hụt vật tư

Định mức thỏa thuận

Theo dõi sản lượng/

Theo dõi thanh toán

xuất kho

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

107

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

e. Những thông tin tối thiểu để quản lý thanh toán nhà thầu hiệu quả Để quản lý tốt được công tác thanh toán, thông tin chính là điều quan trọng. Để diễn giải chi tiết hơn về các nội dung này, chúng ta cùng xét các bảng theo dõi sau:

Hoặc bảng theo dõi này:

Hoặc biểu đồ này:

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

108

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Từ thông tin các bảng trên và màu sắc thể hiện, bạn và sếp của bạn hoàn toàn có đủ thông tin để đưa ra quyết định một cách hợp lý mà không phải lo lắng về các rủi ro gặp phải. Hoặc bạn có thể trả lời các câu hỏi hóc búa một cách dễ dàng mà không phải lo lắng gì về kết quả vì nó là chính xác. Xa hơn nữa, với cách tổ chức dữ liệu để có được những báo cáo trên thì khi lập quyết toán cho các nhà thầu bạn không mất thêm bất kỳ chút thời gian nào nữa. f. Những từ khóa thần thánh quyết định báo cáo Đối với công tác quản lý nhà thầu có 3 từ khóa mà nếu bạn nắm được thì chắc chắn bạn sẽ nằm trong số 3% tinh hoa mà ngành Xây dựng có được o Ma trận khối lượng o Lũy kế giá trị/ khối lượng o Tổ chức dữ liệu Đó là tất cả những gì mà những Kỹ sư tham gia khóa Huấn luyện Kỹ sư QS nhất định phải nằm lòng và thuần thục. Trong phạm vi cuốn sách này, tôi không

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

109

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

đủ thời gian để diễn giải với bạn, trong các cuốn sách tiếp theo tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn phần này. Đối với việc xác định nhân lực thực hiện để xác định năng suất lao động của các nhà thầu hoặc tính định mức nhân công thực tế, bạn có thể làm tương tự hoặc theo dõi thông tin trên các trang của Huỳnh Nhất Linh để tham khảo. g. Điều quan trọng cốt lõi Vậy có phải khi có báo cáo thì mọi chuyện sẽ tốt hơn không? Chắc chắn rồi, vì lúc này bạn đã có đủ thông tin để có những quyết định kịp thời. Thế nhưng, cốt lõi vẫn là con người và quan trọng hơn hết là tư duy cùng thắng “Win – Win – Win” thì mới tồn tại lâu dài với nhau. Giúp được các nhà thầu, xem như bạn đã giúp chính bản thân mình dù với bất kỳ vai trò nào trong quản lý dự án Xây dựng. Đặc biệt, hãy ghi nhớ vòng tròn chết chóc ở phần đầu và nó cũng chính là vòng tròn nhân quả trong nghề Xây dựng. Hãy sống tử tế, sống chính trực vì bạn cũng không biết chắc chắn ngày mai đối tác của bạn sẽ đóng vai gì trong chuỗi sản xuất xây dựng mà bạn sẽ gặp lại. 7. Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi trong dự án “Tiền chúng tôi đầy trong két chờ các Anh đến lấy – Chúng tôi thiếu tất cả chỉ có tiền” Bạn thi công đạt tiến độ, chất lượng Bạn thanh toán cho các nhà thầu, nhà cung cấp đầy đủ Nhưng bạn lại quên mất việc nhận tiền về Mà giả sử bạn có nhớ thì hồ sơ nghiệm thu chất lượng lại không đảm bảo Nguy hiểm nhất là đến cuối dự án chúng ta mới phát hiện ra điều này, lúc này thì mọi sự đã quá chậm trễ. Đối với bộ phận kế toán tài chính thì thực sự đây là một thảm họa vì nỗi lo xoay xở dòng tiền để cho dự án chạy đúng guồng. EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

110

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

a. Nếu thi công mà không lấy được tiền thì thi công làm gì? Không kể các dự án vốn Ngân sách nhà nước được tuân theo một luật chơi riêng thì đối với các dự án vốn tư nhân thường hay rơi vào tình trạng thi công rất nhiều nhưng lại không lấy được tiền rất nhiều. Có một số dự án vốn ngân sách cũng không ngoại lệ nhưng thường thì các dự án vốn Ngân sách làm chặt chẻ hơn. Tại sao thi công mà không lấy được tiền, có rất nhiều nguyên nhân mà chủ yếu là do công tác quản lý hồ sơ pháp lý không tốt. Điểm lại những dự án tôi từng tham gia và từ kinh nghiệm huấn luyện đào tạo cho các học viên có một số nguyên nhân chính như sau: o Thi công không dứt điểm. o Hồ sơ pháp lý không đầy đủ. o Hồ sơ pháp lý thiếu sót. o Quên hoặc khó quá nên để lại. o Không được quản lý chặt chẻ và bị đốc thúc. o Vòng đời dự án ngắn. o Thiếu sự đồng bộ và phối hợp giữa các bộ phận liên quan. o Dự án kết thúc cũng là lúc chia tay nhân sự phụ trách chính nhiều. o ……. và hàng tá nguyên nhân khác. Dù có là nguyên nhân gì cũng chậm tiền bạc, có một số trường hợp bị mất trắng muốn kiện cũng không đủ chứng cứ. b. Nếu bạn đi làm mà không cần nhận lương? Đối với một số đơn vị không chuyên nghiệp hay các cá nhân không chuyên nghiệp, việc “lùa” tiến độ để lấy ngày mà quên việc hoàn chỉnh để nghiệm thu là rất nhiều. Họ cứ ung dung đẩy tiến độ thật nhanh kiểu làm cho xong để có thể báo cáo thành tích là “đã xong rồi” nhưng lại không hoàn chỉnh. Điều này dẫn đến công việc dang dỡ kiểu như hoàn thành 90%-99%. Chỉ 1 % nữa nhưng họ không hoàn thành, hãy lưu ý 99% không phải là 100% mà trong công tác EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

111

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

quản lý dự án hay kể cả cuộc sống nếu bạn không hoàn thành nghĩa là chưa xong. Nước đun sôi ở 100oC mới có thể uống, nếu không phải là 100oC nghĩa là phải đun lại. Việc bạn thi công không hoàn thành 100% và không được nghiệm thu cũng giống như bạn đi làm mà không chấm công hoặc chấm công nhưng không nhận lương vậy. Nếu bạn chấp nhận điều này thì không cần phải hoàn thành 100%. Nếu không, hãy xem như là tiền của mình và hoàn thành nó một cách hoàn chỉnh để mang tiền về cho doanh nghiệp. c. “Tiền chúng tôi đầy trong két chờ các Anh đến lấy – Tiền nhiều để làm gì?” Tôi còn nhớ trong một Video của một tập đoàn Xây dựng, một Giám đốc Dự án nói rằng “Tiền chúng tôi đầy trong két chờ các Anh đến lấy – Chúng tôi thiếu tất cả chỉ có tiền” điều này không hề vô lý. Trong một lần tôi được một Giám đốc tài chính của một Chủ đầu tư chia sẻ “Chủ đầu tư là người huy động vốn từ các nhà đầu tư nên họ không thiếu tiền, chẳng qua là nhà thầu không biết cách lấy mà thôi”. Cũng không ít các Chủ đầu tư thiếu tiền, nhưng nếu là một dự án “sạch” và minh bạch thì nếu không lấy được tiền thì thực sự là do nhà thầu không biết cách lấy. d. Nợ, đâu phải chỉ do lỗi chủ đầu tư? Nợ trong Xây dựng là chuyện bình thường, và nó chỉ bình thường với những người không chuyên nghiệp. Nếu là một người biết tầm quan trọng của dòng tiền và biết cách quản lý hồ sơ pháp lý tốt họ sẽ đánh hơi được vấn đề của Chủ đầu tư ngay khi có sự cố. Không tính đến các điều kiện hợp đồng bất lợi thì đa số là các nhà thầu yếu trong khâu thu hồi nợ. Tôi từng trực tiếp giải quyết rất nhiều bộ hồ sơ, ở đó các nhà thầu cho rằng mình bị ép nhưng thực ra là do hồ sơ pháp lý không đủ điều kiện thanh toán. Tôi từng chứng kiến một vụ kiện liên quan đến việc giải quyết công nợ tồn đọng từ rất lâu với số tiền rất khủng. Có thể Chủ đầu tư là người khôn ngoan EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

112

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

nhưng trong câu chuyện đó, tôi phát hiện ra là dù Chủ đầu tư có dễ dãi thì nhà thầu cũng không lấy được tiền vì hồ sơ chất lượng không đầy đủ pháp lý. Bên cạnh đó, những lực lượng tham gia thi công dự án bây giờ cũng không còn ai đủ năng lực để đứng ra giải quyết những việc mà đáng ra phải hoàn thành ngay thời điểm thi công. e. Đó còn là sự vô trách nhiệm Công ty bạn có trách nhiệm chi trả lương thưởng cho bạn đầy đủ, bạn phải có trách nhiệm và làm đầy đủ chức trách, pháp lý của dự án để mang tiền về cho công ty. Nếu bạn không làm được, không phải chỉ là năng lực mà đó còn là sự vô trách nhiệm với công việc của mình. f. Phương án để kiểm soát tốt nhất là gì? Tốt nhất vẫn là quản lý tiến trình, phải có những số liệu báo cáo cảnh báo ngay khi phát hiện ra những thông tin đột biến, từ những khó khăn đó sẽ có hướng giải quyết. Có rất nhiều trường hợp, công việc thi công đã rất lâu, đã thanh toán hết tiền cho các đơn vị nhà thầu và nhà cung cấp nhưng vẫn chưa có hồ sơ nghiệm thu. Cho đến khi thẩm tra hoặc thanh tra mới vở lẻ, lúc đó các nhân sự liên quan đã chuyển công tác đi mãi tận đâu không thể tìm kiếm được. Đối với công tác kiểm soát tỷ lệ chuyển đổi thì Thời điểm là quan trọng thứ nhất Con số là quan trọng thứ nhì (hãy lưu ý, con số thường không biết nói dối) g. Các thông tin cần trong báo cáo tỷ lệ chuyển đổi. Vậy báo cáo tỷ lệ chuyển đổi là báo cáo những gì? Các thông tin cần có để kiểm soát là thông tin nào? Các số liệu đánh giá được thể hiện ra sao? Mời các bạn cùng tham khảo bảng báo cáo của một học viên trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS và Tự động hóa (Có điều chỉnh một vài chỗ cho rõ ý) như sau:

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

113

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

BÁO CÁO TỶ LỆ CHUYỂN ĐỔI STT

NỘI DUNG

NC_BT1 Công tác đất Công tác chống NC_BT2 thấm Công tác ván NC_CT1 khuôn NC_CT2 Công tác cốt thép Công tác hoàn NC_VK_1 thiện khác NC_VK_2Mặt dựng TỔNG CỘNG

SẢN LƯỢNGTHỰC HIỆN

SẢN LƯỢNG NGHIỆM THU

SẢN LƯỢNG THANH TOÁN

ĐÁNH GIÁ ĐÁNH GIÁ (THANH ĐÁNH GIÁ (THANH (NGHIỆM TOÁN/NGHIỆM TOÁN/THỰC HIỆN) THU/THỰC HIỆN) THU)

11.875.000

11.637.500

9.123.800

98%

78%

77%

24.000.000

20.400.000

15.606.000

85%

77%

65%

73.500.000

72.030.000

45.883.110

98%

64%

62%

59.400.000

57.024.000

48.173.875

96%

84%

81%

220.000.000

220.000.000

165.000.000

80%

75%

75%

96.000.000 484.775.000

52.800.000 433.891.500

28.749.600 312.536.385

55% 90%

54% 72%

30% 64%

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

114

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Các thông tin cần cho một báo cáo tỷ lệ chuyển đổi bao gồm: o 1 – Sản lượng thực hiện o 2 – Sản lượng được nghiệm thu o 3 – Sản lượng thanh toán o 4 – Các tỷ lệ % tương ứng Về nguyên lý, trừ phi có những lý do đặc biệt còn hầu hết các công việc liên đới với nhau gần như sẽ đi song song. Nếu không quản lý được các thông tin này để cảnh báo kịp thời thì việc bạn thanh toán cho các nhà thầu, nhà cung cấp nhiều hơn so với sản lượng thanh toán là bình thường. Nếu quan sát kỹ từ những báo cáo đầu tiên thì bạn chắc chắn sẽ nhận ra những số liệu này rất dễ dàng để có thể thu thập một cách chính xác được. Điều quan trọng nhất vẫn là bạn có tư duy và kỹ năng đủ để có thể thực hiện những điều trên.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

115

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

V.

Công cụ gợi ý, tài liệu tham khảo

Như bạn đã quan sát từ đầu đến thời điểm này của cuốn sách, nếu bạn không có các kỹ năng sử dụng công cụ và phần mềm thì chắc chắn bạn không thể làm được như tôi. Bạn đừng lo lắng về điều này, bạn chỉ cần trả lời câu hỏi quan trọng: Những điều mà chỉ có không quá 5% người làm nghề làm được và phục vụ cho lợi ích của bản thân, doanh nghiệp thì bạn có muốn chú tâm thực hiện hay không? Nếu câu trả lời là có, hãy mạnh dạn đầu tư thời gian và thêm chút tiền bạc để phát triển. Người thông minh là người biết dùng sức của người khác, hãy sử dụng đòn bẩy tri thức để làm những điều bạn muốn. Các công cụ sử dụng trong cuốn sách này: 1. Excel 2. Ms Project 3. Power BI 4. Work 5. Google sheet Các tài liệu tham khảo: 1. Excel thực chiến 2. Lập tiến độ thực chiến 3. Hướng dẫn sử dụng Power BI 4. Hướng dẫn sử dụng công cụ google 5. Giải mã bí mật nghề quản lý chi phí 6. Nội dung khóa Huấn luyện Kỹ sư QS 7. Và một số tài liệu khác

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

116

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

VI.

Lời kết:

1. Báo cáo là kết quả Đây là câu trả lời cho câu hỏi, tại sao bạn phải lập báo cáo. Nếu không biết kết quả mình muốn là gì thì bạn không thể đạt được điều mình muốn. 2. Thời điểm là quan trọng nhất – real time Trong báo cáo, tính thời điểm rất quan trọng. Nếu bạn không chốt số liệu ở những thời điểm để ra được một kết quả thì nó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của bạn. Do vậy, trong báo cáo luôn đề cập đến việc cập nhật tiến trình phải luôn có thời gian. 3. Sự tương đồng về số liệu: Đây là yếu tố cốt lõi để ra được một báo cáo chính xác, hãy hết sức lưu ý về việc này. 4. Tổ chức dữ liệu Nếu không tổ chức được dữ liệu, bạn đừng mong có một báo cáo đúng. Hãy chờ một ngày không xa tôi sẽ viết một cuốn sách nữa về đề tài này. 5. Và phải đẹp Tốt thôi chưa đủ mà phải đẹp, nếu một báo cáo chính xác mà sắp xếp quá tệ thì nguy cơ không đọc lên đến 90%, hãy hết sức lưu ý điều này để có thêm nhiều điểm cộng. Tin buồn là không phải ai cũng có thể làm đẹp ngay Tin vui là tất cả chúng ta đều có thể học được cách làm đẹp. Hãy yêu báo cáo như yêu gương mặt của bạn, bạn sẽ thấy điều kỳ diệu. 6. Quy trình – Con người – Hệ thống Nếu ở đâu có vấn đề chỉ cần xét 2 yếu tố sau: Quy trình và con người, và quan trọng nhất là con người. Tuy nhiên để có thể làm tốt hơn nữa bạn cần phải hệ thống hóa để tạo ra được kết quả tốt nhất, nhanh nhất và dễ dàng nhất

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

117

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

7. Tư duy - kỹ năng – kiến thức Đây là tháp thể hiện mức độ ảnh hưởng của của Tư duy - kỹ năng – kiến thức là 3 yếu tố quan trọng mà một người thành đạt trong sự nghiệp ai cũng phải biết, hãy tập trung vào điều quan trọng và ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn. Kiến thức là do trải nghiệm và học tập ở trường. Kỹ năng là do luyện tập mà thành. Tư duy hay thái độ sống của bạn là do bạn lựa chọn, hãy tự học hoặc chọn cho mình một người Thầy để dẫn dắt. Học cũng là một lựa chọn có tư duy.

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

118

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Các Ấn phẩm sắp ra mắt trong chuỗi Ebook Kỹ năng tự học cho người Xây dựng

EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

119