Easy Syndic - Votre Copropriété Est-Elle en Règle [PDF]

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CHECKLIST Votre copropriété est-elle en règle ? 12 éléments à vérifier

L’achat d’un appartement signifie que vous devenez propriétaire, mais aussi copropriétaire de l’immeuble dans lequel se trouve votre nouveau bien. Vous devez alors cohabiter avec les autres personnes, commerces ou bureaux qui le composent. La gestion d’un immeuble avec des gens que l’on n’a pas choisi peut parfois se révéler difficile. En effet, de nombreuses réglementations prennent part à la copropriété, les charges et les travaux à réaliser ne sont pas toujours évidents à évaluer… Sans parler des préoccupations en termes de développement durable et d’économie d’énergie... Pour éviter les problèmes, il suffit d’avoir conscience de certaines règles et astuces. Nous vous présentons ces dernières dans une check list à compléter pour VOTRE copropriété. Vous avez une question ? Une remarque ? N’hésitez pas à nous contactez par téléphone au + 32 2 219 04 51 ou par email à l’adresse [email protected].

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AVEZ-VOUS OPTÉ POUR UN SYNDIC PROFESSIONNEL OU UN SYNDIC BÉNÉVOLE ?

Le syndic est obligatoire pour toute copropriété en Belgique – il peut être bénévole ou professionnel selon le souhait des copropriétaires. Les responsabilités et les missions sont identiques : Assurer la pérennité du bâtiment. Assurer la sauvegarde des créances de la collectivité. … Tout comme le syndic professionnel, le syndic bénévole doit assurer sa responsabilité en prenant une assurance RC professionnelle. Celle-ci couvre les éventuels manquements du représentant officiel de l’ACP. Cependant, le syndic professionnel a plusieurs avantages car il facilite la vie des copropriétaires en assurant la gestion de leur copropriété – gestion financière, administrative, technique. De plus, le syndic professionnel se doit de faire preuve de neutralité. En cas de conflit dans une copropriété, le syndic peut alors permettre l’apaisement des tensions.

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VOTRE COPROPRIÉTÉ EST-ELLE INSCRITE À LA BANQUE CARREFOUR DES ENTREPRISES ?

Obligatoire depuis le 1er Avril 2017 – la copropriété doit être inscrite à la BCE et donc avoir un numéro d’entreprise. De plus, le syndic est obligé de se déclarer comme gestionnaire de la copropriété auprès de la BCE. Dès qu’il y a un changement de syndic, le nouveau syndic doit prendre contact avec la BCE afin de déclarer sa nouvelle mission au sein d’une copropriété. Un PV de Nomination est alors requis afin de prouver que le syndic a bien été nommé par les copropriétaires pour assurer la gestion de leur immeuble.

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DES COMPTES BANCAIRES (COURANT ET ÉPARGNE) SONT-ILS BIEN OUVERTS AU NOM DE LA COPROPRIÉTÉ ?

Le syndic doit ouvrir des comptes bancaires au nom de la copropriété. Seul le syndic peut avoir accès à ces comptes et ce afin d’assurer la gestion financière de la copropriété. Un compte courant (pour les dépenses courantes) : ce compte reprend le fonds de roulement ainsi que les provisions de charges des copropriétaires. Un compte épargne : ce compte reprend le fonds de réserve de la copropriété et est utilisé comme un compte épargne classique.

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VOTRE COPROPRIÉTÉ POSSÈDE T-ELLE UN FONDS DE RÉSERVE ?

La copropriété est dans l’obligation depuis le 01/01/2019 de constituer un fonds de réserve d’un montant de minimum 5% des dépenses de l’exercice précédent. Cependant, cette obligation peut être refusée si 4/5 des copropriétaires décide de ne pas constituer de fonds de réserve. Cette décision doit faire l’objet d’un vote en Assemblée Générale. Le fonds de réserve fonctionne comme le compte épargne. Il est toujours judicieux de mettre de l’argent de côté chaque mois, trimestre, année et ce pour pouvoir, le jour où de gros travaux doivent être faits (toiture, façade…), éviter que les copropriétaires doivent dépenser une grosse somme d’un seul coup.

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VOTRE COPROPRIÉTÉ POSSÈDE-T-ELLE UNE ASSURANCE ?

Pour garantir la sécurité de l’immeuble et de ses habitants, il est préférable d’assurer le bâtiment afin d’assurer le contenant de la copropriété – à savoir les parties communes ainsi que les murs/façades… Cette assurance permettra de couvrir les dépenses liées aux potentiels sinistres qui peuvent survenir dans le bâtiment. A noter que l’assurance de la copropriété ne signifie pas que les copropriétaires sont libres de ne pas prendre d’assurance habitation.

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VOTRE ACTE DE BASE EST-IL EN CONFORMITÉ ?

A la suite de la nouvelle loi du 18 Juin 2018 et applicable depuis le 1er Janvier 2019, tous les règlements de copropriété doivent faire l’objet d’une mise en conformité. Si l’Acte de Base n’est pas conforme, il est important de le mettre en conformité auprès d’un Notaire. Les Statuts d’une Copropriété comprennent trois documents : l’Acte de Base (reprend le descriptif de la copropriété avec les différents lots, les quotités, l’historique du bâtiment, sa mise en copropriété,…); le Règlement de Copropriété (reprend les différentes répartitions de charges mais aussi les spécificités de le l’immeuble – châssis autorisés, couleur de la façade,…); et le Règlement d’Ordre Intérieur (document qui gère la vie au quotidien dans une copropriété).

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UN RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR A-T-IL ÉTÉ MIS EN PLACE ?

Le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) est obligatoire depuis la nouvelle loi du 18 Juin 2018. Ce dernier reprend tous les droits et devoirs des copropriétaires dans les parties communes (exemple : ne pas utiliser l’ascenseur pour le déménagement, éviter de faire du bruit après 22h, ne pas stocker ses affaires dans les parties communes…). Ce règlement doit être affiché dans les parties communes et envoyé aux locataires résidants dans l’immeuble. En cas de non-respect, les copropriétaires peuvent décider de prendre les mesures nécessaires pour le faire respecter.

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AVEZ-VOUS MIS EN PLACE TOUTES LES MESURES DE SÉCURITÉ DANS LES PARTIES COMMUNES DE VOTRE COPROPRIÉTÉ ?

Selon l’AR du 07 juillet 1994 (modifié par l’AR du 07 décembre 2016), les normes de base pour la prévention contre les incendies et les explosions ne sont pas d’application pour : les bâtiments élevés (supérieur à 25m) et moyens (entre 10m et 25m), pour lesquels la demande de permis de bâtir a été introduite avant le 26 mai 1995 ; les bâtiments bas (inférieurs à 10m) pour lesquels la demande de permis de bâtir a été introduite avant le 1er janvier 1998. L’immeuble doit être conforme avec le dernier rapport du SIAMU délivré (généralement lors du dernier permis d’urbanisme). Il s’agit du rapport des pompiers fait lorsque l’immeuble a été construit. Les pompiers doivent venir pour contrôler que tout est sécurisé. Les moyens de prévention sont laissés à l'appréciation du service incendie (pompiers) lorsque ces derniers établissent un rapport. En l’absence de rapport, il appartient aux copropriétaires d'estimer les risques possibles et de prendre les mesures qu'ils estiment les plus sûres. A noter que certains moyens de prévention peu onéreux peuvent être mis en place pour assurer la sécurité des habitants (extincteurs à chaque étage, détecteurs…). 04

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LES CONTRATS FOURNISSEURS DE LA COPROPRIÉTÉ SONT-ILS BIEN MIS AU NOM DE CETTE DERNIÈRE ?

Afin d’assurer la bonne gestion de la copropriété, le syndic doit contacter tous les fournisseurs de la copropriété (électricité, gaz, mazout, assurance, eau,…) afin de bien mettre toutes les factures au nom de la copropriété et indiquer l’adresse de facturation.

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L’ÉLECTRICITÉ DES PARTIES COMMUNES A-T-ELLE FAIT L’OBJET D’UNE MISE EN CONFORMITÉ ?

Les prescriptions de sécurité auxquelles doit satisfaire toute installation électrique domestique réalisée à partir du 1er octobre 1981, sont reprises dans le règlement général sur les Installations électriques (RGIE) rendu obligatoire par l’arrêté royal du 10 mars 1981. Par installation électrique domestique, nous entendons, entre autres, les parties communes d'un ensemble résidentiel : les locaux appartenant aux propriétaires des unités d'habitation et éventuellement des unités de travail domestiques. Depuis juin 2020, les locaux techniques des parties communes d’immeuble résidentiel sont à présent considérés comme des installations électriques non domestiques, avec un contrôle tous les 5 ans. On entend par local technique, un local propre/spécifique/réservé pour la chaudière de l'immeuble, pour la ventilation, les compteurs de gaz, les compteurs électriques, pour l’ascenseur ou pour tout autre installation technique commune dans l'immeuble. Ce local peut être situé au rez-dechaussée, aux étages, caves… Cas des installations électriques réalisées avant le 1er octobre 1981 : Si l'installation électrique n'a pas subi de changement important ou d'extension notable, il n'y a pas d'obligation de contrôle périodique. Toutefois, il est conseillé de veiller au respect des principes élémentaires de sécurité et d'équiper les installations d'un certain nombre de dispositifs de sécurité. En cas de doute, il est fortement conseillé de faire vérifier les installations par un spécialiste.

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L’ASCENSEUR A-T-IL ÉTÉ MIS EN CONFORMITÉ SELON LES DERNIÈRES LÉGISLATIONS EN VIGUEUR ?

Le législateur a imposé la mise en conformité des ascenseurs pour des raisons de sécurité et de modernisation. Suivant l’âge des ascenseurs, des échéances ont été fixées. Aujourd’hui, il ne reste que les ascenseurs antérieurs à 1958, qui ont jusque fin 2022 pour être mis en conformité. Méthode : demander une analyse de risque (par un organisme agréé, Vinçotte ou BTV par exemple). Ensuite, il faut demander une offre auprès d’ascensoristes et ce sur base de l’analyse de risque. Le devis devra être validé au 2/3 en Assemblée Générale – son financement devra aussi être décidé en Assemblée Générale.

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AVEZ-VOUS DEMANDÉ UN PEB CHAUFFERIE À VOTRE CHAUFFAGISTE ?

Depuis le 01/01/19 : Chaque chaudière gaz/chauffe-eau peu importe la puissance, doit être contrôlée tous les deux ans et chaque année pour le mazout par un chauffagiste agrée. Toute nouvelle installation doit être réceptionnée dans les 6 mois. C’est-àdire, que les copropriétaires ou le syndic s’il est en charge de la réception, attestent que l’installation est conforme à ce qui a été commandé et que le chauffagiste a bien respecter sa mission. Cette obligation vaut pour les chaudières de plus de 100kw. De plus, un diagnostic type 1 et type 2 doit être effectué par le chauffagiste pour chaque installation, tous les 5 ans.

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Les 12 éléments à vérifier pour savoir si votre copropriété est en règle.

Avez-vous opté pour un syndic professionnel ou un syndic bénévole ? Votre copropriété est-elle inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises ? Des comptes bancaires (courant et épargne) sont-ils bien ouverts au nom de la copropriété ? Votre copropriété possède-t-elle un fonds de réserve ? Votre copropriété possède-t-elle une assurance ? Votre Acte de Base est-il en conformité ? Un Règlement d’Ordre Intérieur a-t-il été mis en place ? Avez-vous mis en place toutes les mesures de sécurité dans les parties communes de votre copropriété ? Les contrats fournisseurs de la copropriété sont-ils bien mis au nom de cette dernière ? L’électricité des parties communes a-t-elle fait l’objet d’une mise en conformité ? L’ascenseur a-t-il été mis en conformité selon les dernières législations en vigueur ? Avez-vous demandé un PEB Chaufferie à votre chauffagiste ?

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