Documentation PCPaie Niveau 2 [PDF]

Zitiervorschau

DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II Cette documentation est destinée aux utilisateurs confirmés de PCPAIE DLG 23/11/2011 Rev 1.0 Réalisé par F.Bouali

DLG 2 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Table des matières 1. Les outils de préparation d’une paie : Rubrique de saisie, affectation des rubriques aux salaries, d’un montant a une section etc... 2.

Outils de calcul d’une paie : clôture, renommer, supprimer, totaliser, etc…

3.

Importation des valeurs depuis Excel

4. Importation des valeurs depuis un autre dossier de paie. 5.

Quelques cas particuliers : Cacobapth, emploi de jeune etc…

6. Paramétrage détaillé de Plan de paie : A. Création, modification, Suppression des Rubriques salarie et entreprise, etc... B. Classement et déclaration des rubriques sur les états. 7. Gestion des prêts. 8. Gestion des congés. 9. Calcule des rappels. 10. Calcule de brute à partir du net. 11. Les outils divers : le filtre, le tri, la recherche, duplication, blocage, changement de matricule d’un salarie, etc... 12. Impression des états individuels : ATS, attestation & certificat de travail 13. Les éditions (détaillée). a. Les virements électroniques (par fichier). b. Déclaration mensuelle & annuelle CNAS, Cacobapth,IRG. c. Transfert d’une paie vers PCCOMPTA. d. Conception des états spécifiques : les états multi-colonne, le volet document, les états individuels.. 14. Transfert vers Excel 15. Importation des données depuis un autre dossier de paie. 16. Comptes utilisateurs : 1. Utilisateurs programme : Création des comptes utilisateurs programme, mot de passe et privilèges. 2. Utilisateurs dossiers : Création des comptes utilisateurs dossier, mot de passe et privilèges. 17. Sauvegarde et restauration. 18. Quelques astuces.

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1. OUTILS DE PREPARATION D’UNE PA IE

A. Rubrique de saisie Définir une rubrique de saisie : Allez à la grille Valeurs. Click droit sur la rubrique  Définir Rxxx en tant que rubrique de saisie. Les valeurs de la rubrique Rxxx s’affichent à la colonne « saisie de Rxxx » dans la liste des salariés. ‘ ------- ‘ s’affiche pour les salariés dont la rubrique Rxxx n’est pas affectée.voir fig 1

Affecter une valeur à la sélection : Sélectionner les salariés. Click droit  Affecter la valeur X à la sélection, la valeur X étant la valeur de la rubrique de saisie du premier salarié dans la sélection. Voir fig2

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DLG 4 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Affecter une Rubrique à tous les salariés : Après avoir défini la rubrique Rxxx comme rubrique de saisie. Allez à la colonne « Saisie de Rxxx » dans la liste des salariés .Clic droit  Affecter le code rubrique Rxxx à tous les salariés (en Cours).voir fig 3.

Ces outils se trouvent dans le Menu contextuel de la grille Valeurs

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B.CALCUL D'UNE REGULARISATION RETENUE IRG SUR LA BASE D'UN MOIS.

Cet outil se trouve sur l'Onglet Valeurs d'un salarié Menu contextuel de la grille Valeurs Outils  Régularisation IRG 1 Mois voir fig 4 Le principe de calcul est: 1. Depuis le mois précisé: Lire le A=Salaire imposable et B=Retenue I.R.G. pour le mois. 2. Depuis la grille Valeurs (Onglet valeurs) : Lire le montant imposable correspondant à la régularisation G. 3. Calculer l'IRG J correspondant à A+G. 4. Dégager l'écart en IRG J-B. 5. Le bouton Actualiser valeurs transfert le résultat J-B sur la grille Valeurs dans une des 2 rubriques de régularisations: R661-IRG (R+) ou R662-IRG (R-)



 

Si le montant imposable correspondant à la régularisation G correspond à plusieurs mois m, le calcul se fait sur la régularisation d'un mois G/m pour l'écart IRG trouvé est multiplié par m . Le barème de calcul utilisé pour calculer J est celui de 2008. Si la paie à régulariser est avec des absences, Le coefficient prorata sera # 1 .Dans ce cas, le calcul de la nouvel IRG J tient compte de ces absences. Remettez Coefficient prorata = 1 pour utiliser directement le barème (dans le cas par exemple où la régularisation, elle même, concerne des absences!).

B. CALCUL D'UNE REGULARISATION RETENUE IRG SUR PLUSIEURS MOIS. Outils  Régularisation IRG sur plusieurs Mois Le principe de calcul est: 1. Sélectionnez les paies à régulariser. 2. Précisez le montant (imposable) de régularisation pour un seul mois. 3. Lancez le calcul avec le bouton Calculer Valeurs:

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DLG 6 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II



 

   

Pour chacun des paies sélectionnées, un nouvel IRG est recalculé sur le salaire imposable de la paie+ Montant de régularisation en tenant compte du prorata de cette paie. Le montant de la régularisation (Ecart IRG) = Nouvel IRG-L'ancien IRG. Le total des écarts IRG est affiché dans le cadre Ecart Retenue IRG.

Le Bouton Afficher le Rapport: affiche le détail des calculs mois par mois. Le Bouton Actualiser valeurs: transfert l'écart retenue IRG sur la grille des valeurs du salarié. La Case Utiliser barème 2003: utilise le barème 2003 pour le calcul du nouvel IRG La Case Coefficient prorata IRG=1: Calcul le nouvel IRG sans tenir compte des éventuelles absences sur les paies sélectionnées.

L'Ecart Retenue IRG négatif correspond à un gain à rembourser au salarié.

C. CUMULER/RESTAURER UNE RUBRIQUE DEPUIS DES PAIES Option disponible dans Fichier salariés  Onglet Valeurs  Menu contextuel  Outils Cette fenêtre permet de transférer une valeur d'une rubrique depuis plusieurs paies cumulées vers une rubrique de l'écran Valeurs. Elle est utile dans le cas où vous avez des rubriques calculées sur la base des valeurs des paies antérieures.  

Vous pouvez Multiplier/Diviser la valeur par un nombre fixe quelconque. Diviser revient à multiplier par 1/Nombre. Le code Rubrique destination doit être affecté préalablement à l'écran Valeurs.

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DLG 7 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

D. RESTAURER UNE RUBRIQUE DEPUIS UNE PAIE/PERIODE Option disponible dans Fichier salariés  Onglet Valeurs  Menu contextuel  Outils Cette fenêtre permet de transférer une valeur d'une rubrique depuis une paie calculée vers une rubrique de l'écran Valeurs. Elle est utile dans le cas où vous avez des rubriques calculées sur la base des valeurs des paies antérieures.   

Si vous précisez une période qui dépasse un mois, toutes les paies de la période seront cumulées. Vous pouvez Multiplier/Diviser la valeur par un nombre fixe quelconque. Diviser revient à multiplier par 1/Nombre. Le code Rubrique destination doit être affecté préalablement à l'écran Valeurs.

2. OUTILS DE CALCUL D’UNE PAIE Ces outils se trouvent dans le Menu contextuel de la grille Paies

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DLG 8 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

A. REEVALUATION DES RUBRIQUES D'UNE PAIE

Si vous réalisez trop tard que la formule d'une rubrique (rubriques entre R001..R899) est erronée, et vous la corrigez, les anciennes paies déjà calculées ne bénéficieront pas automatiquement de la correction. Cette fenêtre a pour rôle de réévaluer certaines rubriques des paies en utilisant les formules actuelles. Cette commande n'est à utiliser que dans des cas très spécifiques:   

Cette commande sert uniquement pour les rubriques intermédiaires dont les formules sont composées de Rubriques R001..R899, Constantes et opérateurs. Exclure les rubriques des Gains/Retenues Exclure les rubriques utilisant des variables comme TOTAL_COTISABLE, TOTAL_GAINS, etc.

B. TOTALISATION DES PAIES Génère une nouvelle paies qui totalise (+/-) plusieurs paies. La totalisation se fait rubrique à rubrique. Le total peut être multiplié par un nombre. Pour calculer une paie moyenne sur n mois, il suffit de multiplier par le nombre 1/n.

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DLG 9 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Cet outil peut être utilisé lors de calcul des rappels. Il suffit de recalculer une paie régularisée et faire la différence avec l'ancienne paie.

C. RESTAURER DES ELEMENTS DEPUIS UNE PAIE

Cet outil permet de restituer depuis une paie les éléments de calcul tel qu'ils étaient au moment de calcul de la dite paie. Les valeurs des rubriques restituées sont celles qui étaient dans l'Onglet Valeurs. D'autres informations fixes sont restituées (La case Restaurer uniquement les rubriques Décochée), ces informations sont celles affichées dans l'Onglet Codes et Onglet Fixes Celles-ci se trouvent dans l'Onglet Paies du salarié. Il n'est possible de restaurer les éléments que depuis une paie calculée normalement ( le symbole est affiché à coté). . Les paies normales mémorisent des données supplémentaires qui permettent de restaurer les éléments tel qu'ils étaient au moment de calcul. Les paies générées avec les commandes Totalisation, Rappels, les paies des congés ne mémorisent pas ces données supplémentaires et ne peuvent être utilisées avec cette commande. Cet outil et utilisé surtout pour calculer des rappels: Restitué les éléments, les corriger, recalculer une nouvelle paie en suite faire la différence avec l'ancien.

D. CLÔTURER LES PAIES Le bouton clôturer aide à verrouiller les paies à une période donnée avec ou sans mot de passe

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DLG 10 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

3. IMPORTER VALEURS DEPUIS UN FIC HIER EXCEL Vous pouvez saisir les différentes rubriques de paie dans un classeur Excel. Ensuite, dans PCPAIE, vous pouvez importer les valeurs du classeur Excel dans les valeurs en cours de la paie. L'exemple ci-dessus vous montre le format d'une feuille Excel que le logiciel PCPAIE peut analyser et traiter: Les colonnes MATRICULE et NOM sont obligatoires. Sur la même ligne, une plusieurs valeurs peuvent être saisies en même temps. La rubrique correspondante à une colonne de valeurs doit être indiquée comme commentaire. Ici, R520 correspond au nombre de paniers.

Important : Les cellules de la colonne MATRICULE doivent être au format Text. Dans PCPAIE, les matricules 001, 01, 1 sont différents. Il est possible de remplacer MAT. par MATRICULE. Dans ce cas, le commentaires MATRICULE n'est pas obligatoire. La colonne PRENOM n'est pas obligatoire.

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DLG 11 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

La colonne MATRICULE ne doit contenir que des MATRICULE valides. Si le matricule est vide ligne entière est ignorée. Les lignes réservées aux totaux, titres, etc. sont ignorées lors de l'importation. Pour importer le fichier Excel; allez sur Fichier salariés/paies; Onglet valeurs; affichez le menu contextuel correspondantes à la grille des valeurs. Choisissez Outils ensuite Importer valeurs dans un fichier Excel.

Exporter les salariés vers une nouvelle feuille dans le fichier Excel: Les salariés affichées à l'écran sont transférés dans une nouvelle feuille dans le fichier Excel. Ceci vous évitera de saisir les matricules et les noms des salariés. Compléter les noms vides des salariés se trouvant dans le classeur Excel: Vous pouvez saisir les matricules des salariés et laisser leurs noms à blanc. Cette commande complète les noms en les cherchant dans le fichier salariés. Importer les valeurs depuis le fichier Excel: Importe toutes les valeurs du fichier Excel et les transfère au fichier salariés. Uniquement les salariés affichés à l'écran (Filtrés) sont concernés. Uniquement les salariés et les rubriques se trouvant dans le fichier Excel sont traités, le reste reste inchangé. (Normalement; vous devez remettre à zéro les valeurs (variables) existantes avant d'exécuter cette opération).

4. IMPORTER LES VALEURS DES RUBRIQUES DEPU IS UN DOSSIER "Fichier Salariés/Onglet Valeurs/Menu contextuel/Outils/Importer valeurs depuis un dossier source"

Cette fenêtre permet d'importer les valeurs des rubriques depuis un dossier source. Le traitement se fait uniquement pour les salariés qui existent dans le dossier source (même matricule)

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DLG 12 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Les rubriques existantes qui ne se trouvent pas dans le dossier source sont maintenues Toutes les rubriques sont importées depuis le dossier source Si vous saisissez uniquement les variables dans un dossier temporaire (source), vous devez initialiser les variables du dossier en cours avant d'importer les valeurs. Pour créer un dossier temporaire: Créez un nouveau dossier avec le même plan de paie que celui de votre dossier. Activez ce nouveau dossier Utilisez la commande "Fichier/Importer les données depuis un dossier" et importer Tables et salariés dans le dossier.

5. QUELQUES CAS PARTICULIERS PARAMETRAGE DE LA COTISATION CNAS DE 16% DANS LE CADRE DE L'EMPLOI DE JEUNES Rubrique salariés: Paramétrez la rubrique R508-Emploi de Jeunes ? (1=Oui) de type Nombre. Pour un salarié jeune, mettez cette rubrique à 1 dans l'onglet Valeurs. Rubriques Entreprise: R810- Base Cotisable 16% Formule: R500*R508 R811- Base Cotisable 35% Formule: R500*(R508-1) Au niveau "Impression/Déclaration CNAS-IRG-CACOBATPH/CNAS déclaration des cotisations" cliquez sur le Bouton préférences. Paramètrez votre déclaration comme ceci. La première ligne, concerne les entreprises de bâtiment, que vous pouvez supprimer.

6. PARAMETRAGE DETAILLE DE PLAN DE PAIE A. Mise à jour des rubriques a. CREATION AUTOMATIQUE DES RUBRIQUES SIMPLES Les rubriques simples contiennent des montants qu’on attribue directement aux salariés.

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DLG 13 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Nous allons attribuer aux salariés une PRIME DE BONIFICATION. Elle est cotisable et imposable IRG. Pour gérer les éventuelles régularisations, on crée en plus une rubrique de Trop perçu (R+) et une autre de Moins perçu (R-). Donc, cette prime occupe trois rubriques: 1.

PRIME DE BONIFICATION

 A saisir

2.

(R+)PRIME DE BONIFICATION

 A saisir pour une régularisation Moins perçu

3.

(R-)PRIME DE BONIFICATION

 A saisir pour une régularisation Trop perçu

Vous êtes sur la table des rubriques: positionnez-vous sur la rubrique R340. Menu Contextuel  Création automatique des rubriques  Gain simple

Les rubriques suivantes sont créées: CODE

INTITULE

R340

FORMULE

Nature montant

Cotisable?

Imposable?

PRIME DE BONIFICATION

Gain

Oui

Oui

R341

(R+)PRIME DE BONIFICATION

Gain

Oui

Oui

R342

(R-)PRIME DE BONIFICATION

Retenue

Oui

Oui

Pour attribuer à un salarié une prime de bonification de 4000 DA, saisissez sur son Ecran Valeurs: CODE

INTITULE

VALEUR

R340

PRIME DE BONIFICATION

4000

b. CREATION AUTOMATIQUE DES RUBRIQUES HEURES SUPPLEMENTAIRES Nous allons créer des rubriques pour attribuer les heures supplémentaires majorées à 100% On a besoin de 5 rubriques:  A saisir

1.

HEURES SUPP. 100% (NOMBRE)

2.

HEURES SUPP.100% (TAUX)

3.

HEURES SUPP.100%

4.

(R+) HEURES SUPP. 100%

 A saisir pour une régularisation Moins perçu

5.

(R-)HEURES SUPP. 100%

 A saisir pour une régularisation Trop perçu

 Calculé automatiquement  Calculé automatiquement

Vous êtes sur la table des rubriques: positionnez-vous sur la rubrique R128 (R128,R129,R130,R131,R132 sont libres). Menu Contextuel  Création automatique des rubriques  Heures supplémentaires

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DLG 14 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Précisez 2-Majoration = 100% Les rubriques suivantes sont créées: CODE

INTITULE

FORMULE

Nature montant

Cotisable?

Imposable?

R128

HEURES SUPP.100% (Nombre)

R129

HEURES SUPP.100% (Taux)

R005*2

R130

HEURES SUPP.100%

R128*R129

Gain

Oui

Oui

R131

(R+) HEURES SUPP. 100%

Gain

Oui

Oui

R132

(R-) HEURES SUPP. 100%

Retenue

Oui

Oui

Pour donner à un salarié des heures supplémentaires majorées à 100%, il suffit de saisir, sur son Onglet Valeurs, le nombre dans la rubrique R128- HEURES SUPP. A 100% (Nombre). Contraintes sur le code rubrique Le code doit être supérieur à R005-TAUX HORAIRE Le code doit être inférieur à R500-Salaire de poste

c. CREATION AUTOMATIQUE DES RUBRIQUES % SUR SALAIRE DE BASE Nous allons créer une PRIME DE NUIT, qu’est un pourcentage sur salaire de base. Elle est imposable et cotisable. On a besoin de 4 rubriques:  A saisir

1.

PRIME DE NUIT %

2.

PRIME DE NUIT

3.

(R+) PRIME DE NUIT

 A saisir pour une régularisation Moins perçu

4.

(R-) PRIME DE NUIT

 A saisir pour une régularisation Trop perçu

 Calculée automatiquement

Vous êtes sur la table des rubriques: positionnez-vous sur la rubrique R325 (R325,R326,R327,R328 sont libres). Menu Contextuel  Création automatique des rubriques  % Salaire de base

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DLG 15 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II



Précisez les paramètres suivants: 

Intitulé = PRIME DE NUIT 

Cotisable et Imposable IRG Les rubriques suivantes sont créés: CODE

INTITULE

FORMULE

Nature montant

Cotisable?

Imposable?

R325

PRIME DE NUIT %

R326

PRIME DE NUIT

R250*R325/100

Gain

Oui

IRG

R327

(R+)PRIME DE NUIT

Gain

Oui

IRG

R328

(R-)PRIME DE NUIT

Retenue

Oui

IRG

Pour donner à un salarié cette prime, il suffit de saisir le pourcentage dans la rubrique R325-PRIME DE NUIT % Contraintes sur le code rubrique Si Cotisable, son code doit être inférieur à R500-Salaire de poste Si Imposable 15%, son code doit être < R642-Salaire Imposable 15% Si Imposable, IRG son code doit être < R650-Salaire Imposable IRG Si Composante du brute, son code doit être < R663-Salaire Imposable IRG

d. CREATION AUTOMATIQUE DES RUBRIQUES TAUX X NOMBRE Nous allons créer une INDEMNITE DE DEPLACEMENT: On compte le nombre de déplacements effectués. Pour un salarié, le Montant par déplacement est fixe. Cette rubrique est ni imposable ni cotisable. Exemple: Le salarié SALMI ALI a effectué 12 déplacements dans le mois. Il gagne 250 DA par déplacement. INDEMNITE DE DEPLACEMENT= 12*250 = 3000 DA. On a besoin de 5 rubriques: IND. DE DEPLACEMENT (Nombre) IND. DE DEPLACEMENT (Taux) IND. DE DEPLACEMENT (R+) IND. DE DEPLACEMENT

 A saisir  A saisir  Calculé automatiquement  A saisir pour une régularisation Moins perçu

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DLG 16 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

(R-) IND. DE DEPLACEMENT

 A saisir pour une régularisation Trop perçu

Vous êtes sur la table des rubriques: positionnez-vous sur la rubrique R670 ( R670 et les 4 rubriques suivantes sont libres). Menu ContextuelCréation automatique des rubriques % Taux x Nombre

Les rubriques suivantes sont créées:

CODE

INTITULE

FORMULE

Nature montant

Cotisable?

Imposable?

R670

IND. DE DEPLACEMENT (Nombre)

R671

IND. DE DEPLACEMENT (Taux)

R672

IND. DE DEPLACEMENT

R670*R671

Gain

Non

Non

R673

(R+) IND. DE DEPLACEMENT

Gain

Non

Non

R674

(R-) IND. DE DEPLACEMENT

Retenue

Non

Non

Pour donner à un salarié cette prime, il faut saisir à la fois le Nombre dans la rubrique R666-IND. DE DEPLACEMENT (Nombre) et le Taux dans la rubrique R667-IND. DE DEPLACEMENT (Taux) *** Si le taux est le même pour quelque soit le salarié (par exemple 250 DA), vous pouvez mettre ce taux directement dans la formule de la rubrique R671-IND. DE DEPLACEMENT (Taux). Dans ce cas, il suffit de saisir uniquement le Nombre de déplacements. Contraintes sur le code rubrique Si Cotisable, son code doit être inférieur à R500-Salaire de poste Si Imposable, 15% son code doit être < R642-Salaire Imposable 15% Si Imposable, IRG son code doit être < R650-Salaire Imposable IRG Si Composante du brute, son code doit être < R663-Salaire Imposable IRG

e. CREATION AUTOMATIQUE DES RUBRIQUES BASE MENSUELLE PRORATEE Nous allons créer une PRIME D’ENCOURAGEMENT. C’est un montant mensuel, mais se voit diminuée en cas d’absences. A titre d’exemple, cette prime est imposable mais n’est pas cotisable.

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DLG 17 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Exemple: Mr AMARI ALI a 4000 DA comme PRIME D’ENCOURAGEMENT, pour un mois complet. Dans ce mois a travaillé 18 jours. Sa prime sera 4000*18/24=3000 DA On a besoin de 4 rubriques:  A saisir

1.

PRIME ENCOURAGEMENT (Base)

2.

PRIME ENCOURAGEMENT

3.

(R+) PRIME ENCOURAGEMENT

 A saisir pour une régularisation Moins perçu

4.

(R-) PRIME ENCOURAGEMENT

 A saisir pour une régularisation Trop perçu

 Calculé automatiquement

Vous êtes sur la table des rubriques: positionnez-vous sur la rubrique R550 ( R550 et les 3 rubriques suivantes sont libres). Menu Contextuel  Création automatique des rubriques  Base proratée Absences

Les rubriques suivantes sont créées: CODE

INTITULE

FORMULE

Nature montant

Cotisable?

Imposable?

R550*R200

Gain

Non

IRG

R550

PRIME ENCOURAGEMENT(Base)

R551

PRIME ENCOURAGEMENT

R552

(R+) PRIME ENCOURAGEMENT

Gain

Non

IRG

R553

(R-) PRIME ENCOURAGEMENT

Retenue

Non

IRG

DANS LA FORMULE DE LA RUBRIQUE R541-PRIME ENCOURAGEMENT, R200 Correspond au coefficient prorata =Temps travaillé/Temps ouvrable. Pour donner à un salarié cette prime, il suffit de saisir la base mensuelle dans la rubrique R550-PRIME ENCOURAGEMENT(Base) Contraintes sur le code rubrique Le code doit être supérieur à R200-Coefficient prorata Si Cotisable son code doit être inférieur à R500-Salaire de poste Si Imposable 15% son code doit être < R642-Salaire Imposable 15% Si Imposable IRG son code doit être < R650-Salaire Imposable IRG Si Composante du brute son code doit être < R663-Salaire Imposable IRG

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DLG 18 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

f. CREATION AUTOMATIQUE DES RUBRIQUES ABSENCES EN JOURS Nous souhaitons séparer les JOURS D’ABSENCES MALADIE des autres jours d’absences. Exemple: Mr AMARI ALI a 12000 DA comme SALAIRE MENSUEL, ce mois-ci s’est absenté 2 jours pour soigner ses dents. On doit lui retenir 2*12000/24=1000 DA. On a besoin de 4 rubriques: 1.

Jrs Abs. Maladie (Nombre)  A saisir

2.

Jrs Abs. Maladie

3.

(R+) Jrs Abs. Maladie

 A saisir pour une régularisation Moins perçu

4.

(R-) Jrs Abs. Maladie

 A saisir pour une régularisation Trop perçu

 Calculé automatiquement

Vous êtes sur la table des rubriques: Positionnez-vous sur la rubrique R040 (R040 et les 3 suivantes sont libres). Menu Contextuel  Création automatique des rubriques  Absences en jours

Les rubriques suivantes sont créées: CODE

INTITULE

FORMULE

Nature montant

Cotisable?

Imposable?

R040

Jrs Abs. Maladie (Nombre)

R041

Jrs Abs. Maladie

R040*R010

Retenue

Oui

Oui

R042

(R+) Jrs Abs. Maladie

Gain

Oui

Oui

R043

(R-) Jrs Abs. Maladie

Retenue

Oui

Oui

R010=TAUX JOURNALIER Contraintes sur le code rubrique Le code doit être supérieur à R010-Taux journalier Le code doit être inférieur à R250-Salaire Base indemnités

g. CREATION AUTOMATIQUE DES RUBRIQUES ABSENCES EN HEURES Nous souhaitons séparer les HEURES D’ABSENCES JUSTIFIEES des autres heures d’absences.

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DLG 19 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Exemple: Mr AMARI ALI a 12000 DA comme SALAIRE MENSUEL, ce mois-ci s’est absenté 4 heures après avoir demandé l’accord de son responsable. On doit lui retenir 4*12000/173.33=277 DA. On a besoin de 4 rubriques: 1.

Hrs Abs. Justifiées (Nombre)  A saisir

2.

Hrs Abs. Justifiées  Calculé automatiquement

3.

(R+) Hrs Abs. Justifiées  A saisir pour une régularisation Moins perçu

4.

(R-) Hrs Abs. Justifiées  A saisir pour une régularisation Trop perçu

Vous êtes sur la table des rubriques: positionnez-vous sur la rubrique R070 (R070 et les 3 suivantes sont libres). Menu Contextuel  Création automatique des rubriques  Absences en heures

Les rubriques suivantes sont créés: CODE

INTITULE

FORMULE

Nature montant

Cotisable?

Imposable?

R070

Hrs Abs. Justifiées (Nombre)

R071

Hrs Abs. Justifiées

R070*R005

Retenue

Oui

IRG

R072

(R+) Hrs Abs. Justifiées

Gain

Oui

IRG

R073

(R-) Hrs Abs. Justifiées

Retenue

Oui

IRG

R005=TAUX HORAIRE Contraintes sur le code rubrique Le code doit être supérieur à R010-Taux horaire Le code doit être inférieur à R250-Salaire Base indemnités

*** Important : ACTUALISATION AUTOMATIQUES DES FORMULES DES RUBRIQUES DITES SENSIBLES AUX ABSENCES ************************************************* Après avoir crée les rubriques d’absences, nous devons rectifier les formules des rubriques dépendantes des absences. Si vous ne maîtrisez pas encore la logique des formules, utilisez l’actualisation automatique. Celle-ci confectionne la formule à condition de lui indiquer les rubriques concernées par la formule. Dans la plupart des cas, PCPAIE recense lui même ces rubriques mais, il est conseillé de faire une vérification. Les rubriques concernées sont les suivantes :

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DLG 20 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

CODE

INTITULE

La formule calcule :

R205

TEMPS DE TRAVAIL EN JOURS

Le nombre de jours travaillés, les heures sont converties en jours . Utilisé dans les déclarations CNAS, CACOBATPH, Etc.

R206

TEMPS DE TRAVAIL EN HEURES

Le nombre d’heures travaillées, les jours sont convertis en heures . Utilisé dans les déclarations CNAS, CACOBATPH, Etc.

R200

COEFFICIENT PRORATA

Temps travaillé/Temps ouvrable . Utilisé dans le calcul des indemnités de type Base proratée absences

R655

COEFFICIENT PRORATA IRG

Temps travaillé/Temps ouvrable . Utilisé dans le calcul de la retenue IRG qui est proratée aux absences

R250

SALAIRE BASE INDEMNITE

Salaire de Base-Retenues absences : C’est une base de calcul des indemnités de type % Salaire de Base

La conversion des Heures en jours et l’inverse, utilise la valeur indiquée dans la zone « Nbre Heures par Jour » Menu ContextuelCréation automatique des rubriques Mise à jours formules sensibles aux absences

Une fois que les rubriques d’absences sont bien spécifiées dans leurs emplacements, on procède à l’actualisation des formules des rubriques une à une :

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DLG 21 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Quelques formules complexes du plan de paie

Voir Annexe A1, A2

PROPRIETES D'UNE RUBRIQUE POSTE CALCULEES R900-R999 Pour illustrer l’utilité de cette catégorie de rubriques, prenons l' exemple suivant: votre plan de paie contient plusieurs rubriques d’heures supplémentaires à différents taux de majoration, vous auriez besoin sans doute d’une liste de salariés composée de NOM, PRENOM , TOTAL HEURES SUPP. Dans ce cas, on serait obligé de créer une rubrique Total heures supplémentaires dotée d’une formule additionnant toutes les rubriques d’heures supplémentaires. La rubrique Total heures supplémentaires doit être créée dans la table des rubriques poste-calculées. La valeur de cette rubrique n’est connue qu’au moment de l’édition. Si vous créez cette rubrique dans la table des rubriques salariés, sa valeur sera évaluée et mémorisée dans les prochaines paies, mais pas dans les anciennes paies calculées déjà avant la création de la rubrique. Dans ce cas on ne peut pas imprimer la liste citée ci-dessus pour les anciennes paies. Pour créer cette rubrique: Allez sur "Fichier\Plan de paie\rubriques poste-calculées". Positionnez-vous sur la rubrique R902. Affichez le Menu contextuel / Modifier.

R110-Heures supplémentaires à 50% R120-Heures supplémentaires à 75% Entête en colonne: Pour la conception des états multi-colonnes, cette entête vous évite de saisir à chaque fois l'entête de la colonne.

B. Classement et déclaration des rubriques sur les états Cette option se trouve dans le Menu  Fichier  Plan de paie  Ordre d’impression sur les états

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DLG 22 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Vous pouvez classer les rubriques : Manuellement : selon un ordre désiré en « glissant » la rubrique jusqu’à l’emplacement désiré

Automatiquement : clic droit et choisir Trier la liste CotisableImposableNet

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DLG 23 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

7. GESTION DE PRETS La gestion des prêts consiste dans: Saisir le montant du prêt. Déduire, automatiquement, un remboursement mensuel au moment du calcul de la paie. Veiller, automatiquement, à ce que le montant total des remboursements ne dépasse par le montant du prêt. Imprimer différents états pour contrôler les remboursements. PARAMETRAGE Pour gérer un prêt, par exemple PRET SOCIAL, vous devez tout d'abord le paramétrer: Créez une rubrique de remboursement (RETENUE) . Exemple R725-REMB. PRET SOCIAL Au niveau de la fenêtre Déclaration des rubriques, accessible par la commande "Fichier/Plan de paie/Déclaration des rubriques", précisez l'intitulé du Prêt: 1-Prêt Social. A côté, préciser la rubrique de remboursement R725.

Il est possible de paramétrer jusqu'à 9 types de prêt numérotés de 1 à 9.

SAISIE ET SUIVI DES PRETS (Fichier Salariés) Au niveau de "Onglet valeurs/Onglet Prêts/Onglet Détail"; saisissez le montant du prêt. 100.000,00 DA. Au niveau de "Onglet valeurs" saisissez le montant de remboursement mensuel. 8.000,00 DA. Si le montant à rembourser est supérieur au reste; uniquement le reste sera déduit. Vous pouvez modifier ce montant à tout moment. Si vous voulez arrêter le remboursement, mettez la rubrique à zéro.

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A chaque fois que vous calculez une paie, une ligne de remboursement est ajoutée dans l'Onglet Détail. Le montant qui reste à rembourser est affiché dans plusieurs endroits: "Onglet valeurs/Onglet Bases", "Onglet valeurs/Onglet Prêts/ Onglet Récap"; il est possible d'afficher une colonne dans la liste, etc.

IMPRESSION Pour imprimer les états des prêts; Affichez la fenêtre "Impressions/Etats des prêts-Congés/Etats des prêts":

8. GESTION DES CONGES La gestion des congés est basée sur le principe que le salarié acquiert, chaque mois, un droit au congé égale à 1/12 du salaire de poste du mois. Le droit_au_congé_annuel est égale au total des droits mensuels acquis. Au niveau de PCPAIE, et dans chaque paie, les deux rubriques suivantes sont calculées et mémorisées, pour une utilisation future, lors du calcul des congés: CODE LIBELLE

FORMULE

R790

CONGE DU (NOMBRE DE JOURS) 2.5

R791

CONGE DU (BRUTE)

OBSERVATION Deux jours et demi par mois

R500/12 ou

Salaire cotisable à la sécurité sociale / 12 ou

(R652+R510)/12 Salaire imposable/ 12

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Pour donner un congé, vous devez saisir les valeurs des 2 rubriques: CODE LIBELLE

TYPE

R099

NOMBRE DE JOURS DE CONGE NOMBRE

R100

CONGE

GAIN - IMPOSABLE IRG - COTISABLE SS.

L'Onglet Congé/Détail de l'Onglet Valeurs affiche: Congé acquis(En positif) : Les valeurs des rubriques R790 et R791 de la période des congés acquis. Congé pris (En négatif) : Les valeurs des rubriques R099 et R100 de la période des congés pris La case à cocher Prendre les paies à ce jour permet , temporairement, d'ignorer les fins des périodes, et de prendre en considération les paies à ce jour. Ceci est utile pour calculer un solde de tout compte.

L'Onglet Congé/Initiale de l'Onglet Valeurs : permet de saisir un complément de congé dont les paies ne figurent pas dans le logiciel. Ces valeurs sont affichées en haut de la grille de l'Onglet Congés.

Pour préciser les périodes de congés Cliquez sur le bouton Périodes de congés:

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CODE LIBELLE R790

FORMULE OBSERVATION

CONGE DU (NOMBRE DE JOURS) 2.5

Deux jours et demi par mois

La rubriques R790 donne 2.5 jours de congés quelque soit la paie calculée, Rappel, Complémentaires, etc. Pour ne pas doubler le nombre de jours acquis, nous devons ignorer le nombre de jours acquis se trouvant dans ces paies.

CONGE PRIS SUR UN MOIS COMPLET Pour calculer le congé annuel du salarié; cochez la case "Salarié en congé tous le mois" de l'Onglet Bases de l'Onglet Valeurs : Pour le calcul du mois de congé, le droit_au_congé_annuel est celui affiché comme congé restant au niveau de l'onglet CongésLe droit_au_congé_annuel restant est affecté automatiquement à la rubrique R100. Le nombre de jours de congé restants et est affecté automatiquement à la rubrique R099. Le nombre de jours de congé est une simple indication et n'intervient pas dans le calcul du brute.

Si vous cochez la case Salarié en congé tous le mois, au moment du calcul de la paie, uniquement les rubriques ( dont la case "Evaluer même en congé" est cochée) , seront évaluées. Les rubriques comme R030-Salaire de base, ne seront pas évaluées. De ce fait, et sur l' "Onglet Valeurs"; ce n'est pas nécessaire de mettre les rubriques permanentes à zéro.

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CONGE PRIS SUR PLUSIEURS PERIODES Ne pas cocher la case Salarié en congé tous le mois de l'Onglet Bases de l'Onglet Valeurs Pour diviser le congé en plusieurs tranches, vous devez diviser le droit_au_congé_annuel, manuellement, et au prorata du nombre de jours de congé pris. Saisissez manuellement les valeurs des rubriques R099 et R100. Dans ce cas, le bulletin de paie, en plus des deux rubriques R099 et R100, contient une partie des rubriques correspondantes aux jours travaillés. Pour les jours non travaillés; correspondants au jours de congé; une rubrique qui fonctionne comme une rubrique d'absences R060 est paramétrée. Saisissez le nombre de jours à retenir dans la rubrique R060. Si vous calculez vos jours d'absences sur la base de 30 jours ouvrables, alors R099 = R060, dans ce cas, il est possible d'affecter une formule pour la rubrique R060 pour qu'elle se calcule automatiquement. Si vous utilisez une base de 22 jours ouvrables, alors 15 jours de congé vont correspondre (approximativement) à 12 jours de reprise (jours d'absences réelles pris sur calendrier ). CODE LIBELLE

TYPE

R060

JRS REPRISE /CONGE (NOMBRE) NOMBRE

R061

JRS. REPRISE/ CONGE (RETENUE) GAIN - IMPOSABLE IRG - COTISABLE SS.

DETACHER LE BRUTE IMPOSABLE ET NON COTISABLE SUR UNE RUBRIQUE A PART Si vous calculez le droit au congé sur la base du brute imposable ( inclure panier et transport), utilisez la formule correspondante à Salaire_Imposable/12.

R500/12 ou

Salaire cotisable à la sécurité sociale / 12 ou

(R652+R510)/12

Salaire_imposable/ 12

R791 CONGE DU (BRUTE)

Si vous voulez détacher à part, la partie imposable de la partie cotisable, on a besoin de deux rubriques supplémentaires R105 et R792: Ces deux rubriques ne figurent pas sur le plan de rubriques standard et qu'il faut créer et paramétrer.

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CODE

LIBELLE

TYPE

R099

NOMBRE DE JOURS DE CONGE

NOMBRE

R100

CONGE

GAIN - IMPOSABLE IRG - COTISABLE SS.

R105

CONGE NON COTISABLE

GAIN - IMPOSABLE IRG

CODE LIBELLE

FORMULE

R790

CONGE DU (NOMBRE DE JOURS) 2.5

R791

CONGE DU (BRUTE)

R792 CONGE DU (NON COTISABLE)

R500/12 (R652-R500+R510)/12

DECLARATION DES RUBRIQUES Pour faire un lien entre les rubriques R790 et R099, R791 et R100 ces rubriques sont déclarées au niveau "Fichier/Plan de paie/Déclaration des rubriques/Onglet Congé".

IMPRIMER LES VALEURS DES CONGES SUR LES ETATS Au niveau du Dictionnaire, onglet Paies, vous pouvez imprimer les valeurs suivantes: CODE LIBELLE C539

Congés acquis  Libellé période

C540

Congés acquis  Nombre Jours

C541

Congés acquis  Cotisable

C542

Congés acquis Imposable

C544

Congés pris  Libellé période

C545

Congés pris  Nombre Jours

C546

Congés pris  Cotisable

C547

Congés pris  Imposable

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DLG 29 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

C549

Congés reste  Nombre Jours

C550

Congés reste Cotisable

C551

Congés reste  Imposable

9. CALCUL DES RAPPELS Cette méthode permet de régulariser une paie avec la méthode suivante: Restaurer temporairement les mêmes éléments qui ont servi lors de calcul de la paie concernée. Rectifier certaines valeurs en Ajoutant/Soustrayant une valeur ou un %. Recalculer (avec les formules en cours !!!) temporairement une nouvelle paie avec les valeurs rectifiées. Générer une paie différence ( nouvelle paie - paie à restaurer ) rubrique à rubrique. Plusieurs mois peuvent être régularisés à la fois, la paie différence totalise l'ensemble des différences de chaque mois.

CONTRAINTES Uniquement les paies normales peuvent être régularisées ( le symbole est affiché à coté). Les paies générées avec la commande totaliser, les paies des congés ne peuvent être régularisée avec cette commande. Les paies normales mémorisent des données supplémentaires qui permettent de restaurer les éléments tel qu'ils étaient au moment de calcul.

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Cette méthode de calcul ne peut être appliquée si les formules de calcul actuelles ne sont pas celles utilisées au moment de calcul des paies à régulariser. Comment s'assurer que les formules n'ont pas été changées?: Lancer le calcul de régularisation avec des valeurs à régulariser nulles. Si aucune paie n'est générée, c'est que les formules sont restées inchangées. Dans le cas contraire, les rubriques dont le calcul a changé vont présenter des valeurs.

VALEURS A RECTIFIER Les les écarts en +/- valeur, valeur rectifiée=ancien valeur +/- écarts Les écarts en % : la rectification sera (valeur rectifiée= ancien valeur x (1+%/100). Par exemple, avec 30% valeur rectifiée = Ancien valeur x (1+30/100) Si la rubrique est dotée d'une formule, et une valeur de rectification a été précisée, sa formule ne sera pas réévaluée, par contre sa valeur sera rectifiée. Après avoir rectifié toutes les valeurs, une nouvelle paie temporaire sera calculée.

UTILISER CETTE GRILLE N°-grille+code_grille sert à rechercher le salaire de base dans la grille. Si vous laissez cette zone à vide, l'ancien N°-grille+code_grille est réutilisé. Si vous précisez uniquement un nouveau N°-grille, le Nouveau N°-grille+ l'ancien code_grille est utilisé. Si vous précisez un N°-grille+code_grille, ce couple est utilisé pour chercher le nouveau salaire de base. Si une valeur de rectification est précisée pour la rubrique R001-Salaire de base, sa formule (SB_GRILLE qui représente le salaire de base se trouvant dans la grille ) ne sera pas réévaluée. Dans ce cas, les valeurs saisies dans N°-grille+code_grille n'ont aucun effet pour la rubrique R001

RUBRIQUES A BLOQUER Vous pouvez cocher les rubriques à ignorer, ces rubriques auront des valeurs nulles dans la paie résultat.

PAIE RESULTAT Il est possible d'enregistrer la paie contenant des différences rubrique à rubrique entre la nouvelle paie corrigée et l'ancienne paie existante.

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DLG 31 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

10.

CALCUL DU BRUT A PARTIR DU NET

Cet outil vous permet de calculer le brut a partir d’un net donné

11.

LES OUTILS DIVERS

1 : Nombre salarie trouve dans la liste des salarie. 2 : Permet la sélection multicritères des salariés qui seront affichés sur l'écran. Tous les traitements, seront appliqués uniquement aux salariés affichés sur l'écran. 3 : création d’un salarie 4 : Permet d’accéder aux différents tableaux trouver dan logiciel (fonction, section, rubrique, …) 5 : calculatrice (il suffit seulement tapez F10), calcule de brute a partir de Net, calcul de l’IRG 6 : Zipper (sauvegarde sur disque dur).

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DLG 32 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

7 :c’est la date qui peut être utilisée dans le calcul des valeurs qui dépendent de l’expérience du salarie dans l’entreprise. 8 : Précise Sur quel critère la liste des salariés sera triée. Vous pouvez trier la liste sur une colonne quelconque en double-cliquant sur l'entête de la colonne. 9 : recherche dans la liste salarie par critère. 10 : Deux états d’impression (ATS Cnas et des états individuels) par salarie 11 : colonnes a affiche avec leur taille et couleur. 12 : pour changer matricule salarie

12.

IMPRESSION DES ETATS INDIVIDUE LS

CONCEPTION/IMPRESSION DES ETATS HTML DE TYPE CERTIFICAT/ATTESTATION DE TRAVAIL Pour Imprimer et concevoir des états de type Certificat/Attestations de travail, etc. Affichez le menu contextuel, dans la grille des salariés, et sélectionnez l'option

Impression des états individuels.

Tapez votre lettre modèle Avec Microsoft Word ou Microsoft Front Page. A la place des champs Nom, Prénom, Adresse, etc. mettez les codes correspondant dans le dictionnaire. Il est possible d'insérer la photo du salarié dont le code est @C010 ou le logo de votre entreprise @C641. Pour le Relevé des émoluments: Le code @Rxxx affiche les valeurs de la rubrique Rxxx, pour toutes les paies du salarié sélectionnées par le bouton "Les mois de relevé émoluments" . Pour afficher plusieurs rubriques à la fois, concaténez les rubriques côte à côte comme ceci: @Rxxx@Rnnn@Ryyy. L'état RELEVE DES EMOLUMENTS CNAS affiche les deux rubriques @R500@R510 (R500-Total cotisable, R510-Retenue Sécu.Sociale) et celui de l'IRG affiche les deux rubriques @R665@R652 (R665-Total imposable, R652-Retenue IRG). Si vous voulez afficher le Net à payer, la rubrique R770 peut ne pas correspondre au Net à payer réel, Il correspond au Net à payer réel moins les Retenues Prêts et Avances, etc. Dans ce cas, Créez une rubrique, par exemple R915-Net à payer, (de préférence dans les postes-calculées à partir de R900). Avec la formule: R770+Retenues Prêts+Avances. Cette lettre modèle doit être enregistré: Soit dans le dossier C:\PCPAIE\WDOC\HTML pour être accessible dans tous les dossiers. Soit dans le sous dossier WDOC\HTML correspondant à un dossier PCPAIE pour qu'elle soit accessible uniquement dans ce dossier.

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DLG 33 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Si vous modifiez un document existant, fourni avec le logiciel se trouvant dans C:\Program Files\DLG\PCPAIE\WDOC\HTML, vous devez copier la lettre modifiée dans le sous dossier WDOC\HTML ou dans le dossier C:\PCPAIE\WDOC\HTML . Dans le cas contraire, lors de la réinstallation, le fichier modifié sera écrasé par celui d'origine. IMPORTANT: Le fichier doit être obligatoirement avec l'extension Pages Web ( .htm) , faut de quoi, le résultat sera imprévisible. Si votre fichier n'est pas de type .htm: Sous Microsoft Word, utilisez l'option Enregistrer Sous de menu Fichier et précisez Type de Fichier = Pages Web ( .htm).

Options:

Ici, vous pouvez choisir votre éditeur des fichiers HTML. Si Microsoft Office n'est pas installé sur votre ordinateur, vous pouvez provisoirement utiliser Internet Explorer ne peut que afficher le texte.

CONCEPTION DES ETATS Pour concevoir à votre convenance: les bulletins de paie sur papier blanc, les bulletins sur préimprimés, les CH50, les entêtes et pieds des plusieurs états de sortie, etc. Un générateur d'état spécifique vous permet de dessiner et préciser les informations à imprimer sur un état. Un état est sauvegardé dans un fichier avec une extention .DPP. Selon le type de l'état: Bulletin, CH50, etc , le fichier doit être placé dans un dossier lui correspondant: BULL, CH50, etc.

Le générateur d'état vous présente une page blanche tracée sur laquelle vous placez les différents éléments à imprimer. Un état est un ensemble de cadres imprimés à des endroits bien précises. Un cadre peut contenir : Un texte simple. Une valeur du dictionnaire comme le Nom, Prénom du salarié, etc. Toutes les données du dictionnaire peuvent être précisées. Par Exemple: @C325 représente la fonction du salarié.

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DLG 34 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Une valeur numérique d'une rubrique de paie. Par exemple, @R770 contient la valeur du Net à Payer. Toutes les rubriques du plan de rubriques peut être précisées. Un paragraphe, plus au moins long, enrichi avec des attributs Gras, Italique , etc. Une image Bitmap. Sur cette exemple du bulletin: Les traits et cadres est une image BMP dessinée avec Paint de windows. Sur cette Image on place les différents cadres.

Photo des salariés: Vous pouvez placer la photo du salarié dans un état individuel. La photo du salarié est une image .BMP, dont le nom du fichier doit commencer par le matricule du salarié. Par exemple, pour le salarié Amari Ali avec Matricule=1247, le nom du fichier peut être 1247_AMARI_ALI.BMP ou 1247_AMARI.BMP. Les photos des salariés doivent êtres placées dans le répertoire C:\PCPAIE\ENGO2006 \WDOC\PHOTOS La photo du salarié est un cadre de type dictionnaire avec le code @C005. Les images insérées dans un état doivent être au format BMP (BitMap). Si vous avez un autre format que BMP; chargez l'image avec l'utilitaire Paint , et renregitrez la au format BMP (commande Fichier/Enregistez sous ). Important :

Une image, insérée dans un état, doit se trouver dans le même répertoire que l'état en question. Sauf deux exceptions : Insérer le logo de votre entreprise et Insérer la photo d'un salarié ARRETE EN LETTRES: Dans un fichier .DPP, pour Imprimer l'arrêté en lettres d'une rubrique quelconque nnn, créez un cadre de type Texte avec comme contenu Annnwww, www représente le nombre de caractères par ligne de l'arrêté. Si le texte dépasse la largeur, il sera imprimé sur la ligne suivante. www doit être sur 3

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chiffres, par exemple: A500030 pour signifier l'arrêté en lettre de la rubrique R500 et de largeur de 30 caractères. Le cadre doit être suffisamment large pour contenir les lignes de texte. La propriété Interlignes du cadre représente l'espacement entre les lignes.

MISE EN PAGE Taille de l'état sert à délimiter la zone de conception par deux traits en pointillés. Pour la conception des fichiers Entêtes et Pieds de pages, cette taille sert à connaître la place qu'il faut réserver pour le Pied/Entête. C'est pour cette raison que la hauteur de l'entête / pied doit être le moins possible. Nombre d'états par page: Il est possible d'imprimer (lors de l'impression!) plusieurs états sur une même page. Par exemple deux bulletins par page. Pour chacun des états vous précisez son emplacement sur la page ( Distance depuis le point haut gauche de la page). La taille physique de la page, ne sert ici, qu'à visualiser les états sur la page.

UN EXEMPLE CONCRET Pour montrer comment concevoir un état de sortie, prenons un exemple. Nous allons concevoir un Reçu de caisse pour justifier le règlement Espèce d'une Paie. L'état doit s'imprimer dans 1/3 d'une page 21cm/29,7cm. C'est à dire Largeur 20 cm et Hauteur 9 cm. Dans PCPAIE Impressions/bulletins de Paie; cliquez avec le bouton droit sur la liste des modèles , le menu contextuel s'affiche, choisissez Nouveau. Pour donner un nom à votre état cliquez sur Enregistrer. Donner comme nom PREMIER_EXEMPLE.DPP et enregistez-le dans C:\Program Files\DLG\PCPAIE\WDOC\BULL A l'endroit voulou, Cliquez le bouton droit de la souris, sélectionnez Nouveau: texte, donnée... et ajoutez les différents cadres.

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Cette image

se trouve dans le fichier C:\Program Files\DLG\PCPAIE\WDOC\BULL\EXEMPLE_LOGO.bmp

Pour chaque cadre, une fenêtre de paramètres s'affiche pour préciser ses caractéristiques.

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DLG 37 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

13.

LES EDITIONS

IMPRESSION CENTRALISATION PAIE

Il est possible d’imprimer une centralisation Pour chaque Section, Fonction, Etc. Précisez le code dans « Eclater la récap Par » Vous pouvez détailler une rubrique par Section, Fonctions, Etc.

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Paramètres Rubriques concernant l’Impression de la centralisation :

PREFERENCES

La case Imprimer pied de la récap permet d'imprimer sur la dernière page la liste des signataires ou un arrêté en lettre. Si aucun fichier n'est spécifié dans la zone Pied dernière page, celui par défaut est imprimé (incluant un arrêté en lettre du net à payer). Si vous précisez un fichier celui ci doit se trouver dans le dossier DIVERS.

a. GENERATION FICHIER AU FORMAT VIREMENT BANCAIRE-RIB Menu: "Impression/Règlement/Virement bancaire par Fichier/Virement bancaire-RIB" Le fichier est de type ASCII ( Lisible avec Bloc Notes de Windows) .

** FORMAT DU FICHIER VIREMENT BANCAIRE UTILISANT LE RIB Voir Annexe B Le code banque origine du virement doit être saisi dans la table des banques. Menu "Fichiers/Table/Banques". le RIB de l'entreprise (sur 20 chiffres obligatoires) doit être saisi sur la zone N°Compte

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DLG 39 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Au niveau de la fiche salarié, Onglet Banque, ce code banque doit être précisé sur la zone Banque Entreprise. Ici, la zone banque Salarié n'est pas importante. le RIB du salarié (sur 20 chiffres obligatoires) doit être saisi sur la zone N°Compte

Filtrer les Salariés. Parmi les salariés qui satisfont les conditions du filtre il seront traités: Uniquement les Salariés avec Mode de règlement = Virement Bancaire ou CCP (Onglet Banque) seront traités. Vous devez précisez au niveau de la zone Code agence , un . Ce code correspond à Banque Entreprise, au niveau de l'Onglet Banque du salarié. Uniquement les salariés avec même code agence seront traités A partir du code agence; PCPAIE lit le code banque mère (les 3 premiers chiffres du RIB correspondant). Si vous cochez l'option: Tous les salariés domicilés dans les agences de même banque; alors uniquement les salariés dont le RIB commence avec les 3 chiffres seront traités. Contrôles: La commande Lire/Vérifier permet de lire et de vérifier le contenue du fichier généré. La colonne Vérification affiche les erreurs trouvées dans la ligne. Le RIB doit être sur 20 chiffres, la clé (les deux derniers chiffres) est recalculée et comparée à celle saisie. Si elle est différente, une erreur est signalée. Mode de calcul de la clé: Voir Structure du fichier Virement-bancaire-RIB Voir Annexe B

b. DECLARATIONS

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DLG 40 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

1. DECLARATION DES COTISATIONS CNAS Pour exclure, lors des traitements, les salariés non adhérents à la CNAS: Décochez la Case à cocher "Cotise à la CNAS?" au niveau du fichier des salariés 'Onglet Professionnel'. Les utilisateurs de PCPAIE-DOS doivent saisir cette information sous Windows pour imprimer correctement les états de cotisation. 2. ETATS DES MOUVEMENTS DES SALARIES Pour exclure de la liste, les salariés non adhérents à la CNAS, saisissez le mot NON dans leurs numéros sécurité sociale.

3. IMPRESSION ET GENERATION DES DISQUETTES DE DECLARATION ANNUELLE DES SALAIRES

Si vous cochez la case "Générer les 2 fichiers Texte' les deux fichiers de déclaration seront copiés dans le dossier (répertoire) indiqué dans "Chemin destination des deux fichiers" . Eclater par Code Caisse: Si vous cochez l'option "Eclater par Code Caisse" : les 2 fichiers texte, l'impression de la récap et de la DAS seront éclatés par Code CNAS affecté au salarié. Les Numéros Adhérents seront extrait de la table des Codes CNAS.

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Si vous ne couchez pas cette option, tous les salariés seront imprimés à la fois, et le Numéro Adhérent est extrait depuis la fenêtre 'Annexes\Paramètres Dossiers'. Pour chacun des code CNAS un dossier (répertoire) est crée et les 2 fichiers y sont placés. Si vous voulez imprimer un seul code CNAS, Cocher cette option et précisez le code CNAS dans le FILTRE. Code-CNAS: Si vous précisez un code CNAS la case à cocher Eclater par Code Caisse ne sera pas prise en considération. Cette zone est exploitée , dans le cas où un salarié est déclaré dans deux (ou plus) CNAS différents, une partie des paies vont dans une CNAS et une autre partie des paies dans une autre CNAS. Dans ce cas, vous devez imprimer les états (fichiers) individuellement CNAS par CNAS. Si vous précisez le Code-CNAS dans cette zone, uniquement les paies ayant ce code CNAS seront prises en considération. Au moment de calcul de la paie, le code CNAS affecté au salarié en ce moment est mémorisé avec la paie, c'est ce code qui sera traité en ce moment. Pour exclure, lors des traitements , les salariés non adhérents à la CNAS: Décochez la Case à cocher "Cotise à la CNAS?" au niveau du fichier des salariés 'Onglet Professionnel'. Les utilisateurs de PCPAIE-DOS doivent saisir cette information sous Windows pour imprimer correctement les états de cotisation.

4. DECLARATION IRG (301Bis)

5.DECLARATION DES COTISATIONS CACOBATPH Pour exclure, lors des traitements , les salariés non adhérents à la CNAS: Décochez la Case à cocher "Cotise à la CNAS?" au niveau du fichier des salariés 'Onglet Professionnel'. Les utilisateurs de PCPAIE-DOS doivent saisir cette information sous Windows pour imprimer correctement les états de cotisation.

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DLG 42 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

6.GENERATION FICHIER DAS CACOBATPH Vous devez tout d'abord générer le fichier, lors de la génération du fichier, les erreurs seront signalées et devaient être corrigées. Une fois le fichier généré sans erreurs, vous pouvez le graver sur CD. La commande Vérifier le fichier permet de Lire les données du fichier et de les afficher. A partir du fichier généré, vous imprimez un bordereau de dépôt qui doit accompagner le CD. N° de l''employeur sur 10 positions?!: la documentation fournies par CACOBATPH précise que le numéro de l'employeur est sur 8 positions, alors que certaines de leurs agences (lors de la remise des fichiers sur CD) exigent que ce numéro doit être sur 10 positions?! Normalement, les contrôles effectués par PCPAIE suffisent, mais pour avoir le coeur net, vous pouvez toujours utiliser le logiciel fourni par CACOBATH pour vérifier le fichier : voir le logiciel CAOBATPH

LOGICIEL CACOBATPH Ce logiciel, d'une utilisation simple, est destiné à saisir les données et générer ensuite le fichier DAS-CACOBATPH et imprimer le bordereau d'accompagnement. PCPAIE génère automatiquement ce fichier et imprime le bordereau. Dans votre cas, il est possible d' utiliser ce logiciel pour vérifier que le fichier sera accepté d'office (on l'espère!). Ce logiciel peut être téléchargé depuis le site internet http://www.cacobatph.com. Provisoirement, nous fournissons une copie installable de ce logiciel sur le CD-DLG dans Outils\cacobatph\setup_das_cacobatph_v1.0.36.exe Aucune assistance téléphonique n'est assurée par DLG concernant son installation ou son utilisation.

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DLG 43 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Pour contrôler votre fichier: Affichez la fenêtre suivante avec le Menu Outils->Validation du fichier. Avec le bouton Extraire Fichier ouvrez le fichier. La liste des erreurs s'affiche aussitôt. Si des erreurs sont signalées, imprimez-les avec le bouton Imprimer Erreurs Rejet corrigez-les dans PCPAIE et régénérer le fichier, ensuite contrôlez-le.

Si vous précisez l'année 2008 comme année de référence, la période de référence sera 01/07/2007 à 30/06/2008

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DLG 44 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Si vous avez plusieurs Code-CNAS, vous devez générer un fichier pour chacun des Codes-CNAS. Saisissez le code sans le Filtre Onglet Codes, zone code-CNAS. Si vous précisez un Code-CNAS dans le filtre, c'est le numéro adhérent saisi dans la table CNAS qui est pris. Si non, c'est le numéro d'adhérent saisi dans Annexes/Paramètres dossier qui est pris. Pour exclure, lors des traitements , les salariés non adhérents à la CACOBATPH: Décochez la Case à cocher "Cotise à la CNAS?" au niveau du fichier des salariés 'Onglet Professionnel'. Les utilisateurs de PCPAIE-DOS doivent saisir cette information sous Windows pour imprimer correctement les états de cotisation. Type : Par défaut 1, >1 pour les DAS complémentaires, une valeur unique pour chaque nouvelle DAS complémentaire pour la même année et le même employeur. Fichier Résultat: Composé d'un chemin et d'un Nom de fichier le Nom du fichier est composé de : _DAS_.txt . Ce dernier doit être gravé sur CD et remis à votre agence CACOBATPH. Le fichier Texte doit respecter la structure définie par CACOBATPH: STRUCTURE DU FICHIER DAS CACOBATPH

IMPRESSION DE BORDEREAU DE DEPOT Au lancement de l'impression, l'état suivant s'imprime:

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DLG 45 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Le Numéro de l'employeur, l'Année de référence, Nombre de travailleurs et le Montant total des salaires sont extraits depuis le fichier généré. Les autres données sont extraites depuis la fenêtre Annexes\Paramètres Dossier: Nom ou raison sociale de l'entreprise: Nom du dossier + Dénomination. Adresse de l'employeur : Rue + Ville. Numéro de téléphone: Disponible dans la version Windows. Dans cette fenêtre, on doit saisir correctement le numéro adhérent. Les données importantes concernant les lignes salariés: N° de sécurité sociale: doit être sur 12 chiffres, les espaces et autres caractères sont éliminés automatiquement lors de la génération de fichier. Si le numéro dépasse les 12 chiffres PCPAIE met le caractère ? à la fin du numéro pour signaler l'erreur. La case prévue à cet effet est de 12 chiffres maximum. Nom / Prénom: doivent être précisés Date de naissance: Il est obligatoire. Si le salarié est présumé, d'habitude, on saisi 00/00/aaaa. Dans le fichier généré, elle sera remplacée par 01/01/aaaa. et la colonne Présumé est fixée à O. Selon le logiciel fourni par CACOBATH L'âge du salarié ne doit pas être moins de 14 ans. Etranger Oui/Non : Cette mention obligatoire est à préciser dans l'Onglet Civil.

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DLG 46 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Adresse,Ville: Dans l'onglet Civil, l'adresse est composée de 2 lignes, la première va dans la case Adresse et la deuxième dans Ville. La colonne Adresse est obligatoire Si aucun Numéro de compte ni CCP est précisé. Dans PCPAIE, l'adresse est sur 52 caractères , elle sera tronquée si elle dépasse les 50 caractères. Numéro de compte CCP/BANCAIRE: Dans le fichier généré, uniquement les chiffres sont retenues; les autres caractères sont éliminés automatiquement. Banque/ Agence: La colonne Banque marche avec le Numéro de compte bancaire. Dans PCPAIE, la banque et l'agence est sur un seul LIBELLE de 30 caractères. Comme la colonne banque est réduite à 10 caractères sur le fichier généré, nous devons trouver une solution! Corriger le LIBELLE de la banque comme Suit: BDL*******TAMANRASSET 653000. ******* représente des espaces de telle sort que BDL******* est sur 10 caractères. Dans ce cas le libellé est découpé en Deux: les 10 premiers caractères vont dans Banque , la suite va dans Agence On doit obligatoirement préciser une des colonnes suivantes: Adresse, N°CCP ou N°COMPTE+BANQUE Salaire Annuel/Durée de travail/Type de durée : Les codes rubriques utilisées pour chercher les valeurs dans les paies; sont celles utilisées pour la CNAS. Ils sont déclarés dans l'onglet DAS/VF de la fenêtre accessible par Fichier -> Plan de paie > Déclaration des rubriques. Pour la durée de travail et Type de Durée, vous avez le choix de les exprimer en Heures, En jours ou en Mois. Si vous Cochez l'option Selon Profil salarié, la durée est exprimée selon le profil du Salarié: Horaire -> Durée en Heures; Journalier -> en Jours; dans le cas contraire La durée sera en Mois (c'est le nombre de mois qui sont comptés).

c. TRANSFERT DE LA RECAP. VERS LE LOGICIEL DE COMPTABILITE PCCOMPTA

VOCI LA FORME DE LA RECAP. GENEREE PAR PCPAIE

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DLG 47 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

COMPTE

CODE. RUB

LIBELLE

GAIN

RETENUE

630000

R030

SALAIRE DE BASE

110.000,00

630000

R034

RETENUE ABSENCES

10.000,00

545010

R510

RETENUE SECURITE SOCIALE

9.000,00

463000

R720

AVANCES

20.000,00

563000

R770

NET A PAYER

61.000,00

LA RECAP GENERALE ENVOYEE VERS LA COMPTABILITE COMPTE

LIBELLE

GAIN

RETENUE

630000

REMUNERATIONS DU PERSONNEL

100.000,00

545010

RETENUE SECURITE SOCIALE

9.000,00

463000

REMB. PRET

20.000,00

563000

PERSONNEL

61.000,00

Les écritures comptables sont placées dans un fichier Texte ( lisible avec Bloc-Notes ) dont le nom est placé dans Fichier Résultat. L’extension doit être .PCC Ce fichier est à donner au comptable pour le lire avec le logiciel de comptabilité PCCOMPTA. Pour Envoyer la Récap. Générale vers PCCOMPTA, il suffit de donner des comptes pour toutes les rubriques de type Gain ou Retenue. Ainsi que la rubrique Net à payer. Pour les rubriques de charges patronales, deux comptes sont nécessaires Compte à débiter et Compte à Créditer.

TRANSFERT DES DETAILS PAR SALARIE, SECTION, ETC : IL EST POSSIBLE DE DETAILLER CERTAINES RUBRIQUES PAR SALARIE. COMPTE

LIBELLE

AUXILIAIRE

LIBELLE

GAIN

RETENUE

630000

REMUNERATIONS DU PERSONNEL

545010

RETENUE SECURITE SOCIALE

463000

AVANCES

00200

AMARI SAID

7.000,00

463000

AVANCES

00210

SADI ALI

5.000,00

463000

AVANCES

00300

BENAMAR OMAR

8.000,00

563000

PERSONNEL

100.000,00 9.000,00

61.000,00

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DLG 48 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Dans cet exemple ; au niveau de PCCOMPTA, le compte 463000 doit être soumis à auxiliaires. Les salariés doivent être créés comme auxiliaires.

IL EST POSSIBLE DE DETAILLER CERTAINES RUBRIQUES PAR SECTION

COMPTE

LIBELLE

CODE

LIBELLE

GAIN

RETENUE

POSTE 630000

REMUNERATIONS DU PERSONNEL

C001

DIRECTION GENERALE

60.000,00

630000

REMUNERATIONS DU PERSONNEL

C030

CHANTIER ORAN

40.000,00

545010

RETENUE SECURITE SOCIALE

9.000,00

463000

AVANCES

20.000,00

563000

PERSONNEL

61.000,00

Dans cet exemple ; au niveau de PCCOMPTA, le compte 630000 doit être soumis à Postes. Les sections doivent être créées comme Codes postes.

DANS PCCOMPTA Pour les besoins de comptabilité analytique, une écritures comptable peut être affectée aux 4 codes différents : Auxiliaire, Poste, Nature, Unité. Certaines comptables détaillent les comptes généraux en ajoutant un suffixe (partie à la fin du compte). Par exemple 630001-PERSONNEL DIRECTION GENERALE et 6300002-PERSONNEL CHANTIER ORAN. PCPAIE peut générer les écritures comptables adaptées à toutes les situations. Un salarié peut être affectée à 9 tables différentes : Section, Caisse-CNAS, Unité, Etc. N’importe quelle rubrique de PCPAIE peut être éclatée pour alimenter les codes analytiques exigés par la comptabilité.

TABLE DES RUBRIQUES/PROPRIETES Dans cette fenêtre, on précise le compte comptable. Les détails à ajouter sont des codes affectés aux salariés.

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DLG 49 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

ECLATER TOUTES LES RUBRIQUES A LA FOIS. Si vous voulez détailler toutes les rubriques à la fois, afficher cette fenêtre par le Boutton «Préférences» et Cocher l’option «Utiliser les éclatements par Paie/Salarié» Si vous choisissez Le matricule salarié comme Auxiliaire ou Poste, etc. Le transfert sera effectué salarié par salarié, ce qui donne un nombre important d’écritures comptables.

AJOUTER UN PREFIXE AU MATRICULE SALARIE

Au niveau de PCCOMPTA, les codes auxiliaires correspondent aux tiers : Clients, Fournisseurs, etc. Le code est précédé par un préfixe (partie au début du code). Par Exemple C pour les clients, F pour les fournisseurs, S pour les salariés, etc. Le préfixe que vous ajoutez dans cette zone est placé au début du matricule du salarié. Si le matricule =0124, le code envoyé sera S0124

TABLE DES CODES SECTIONS, FONCTIONS, ETC.

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DLG 50 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Le code envoyé vers la comptabilité est le code saisi dans Code Comptable. Si le code Comptable est vide, le Code Section est pris en considération. Vous pouvez préciser un même code comptable pour plusieurs Sections.

d. CONCEPTION / IMPRESSION DES ETATS MULTI-COLONNES SALARIES Un état multi-colonnes salarié imprime les informations d'un salarié sur une ligne et autant de colonnes que vous désirez. Il est possible d'inclure une condition logique qui permet d'imprimer par exemple uniquement les salariés dont le R770-Net A Payer est supp. à 30000. avec R033 Nbre Heures Absences>0 ou R065Nbre Jours Absences>0: Condition= R770>=30000 ET (R033>0 OU R065>0) . Les colonnes/lignes dont toutes les valeurs sont nulles peuvent êtres supprimées automatiquement lors de l'impression. Un état peut ne contenir que des renseignements fixes comme Nom, Fonction, etc. Un état peut imprimer plusieurs colonnes de même rubrique sur des périodes différentes. Des Entêtes pour la première page, les autres pages; des Pieds pour la dernière page et les autres pages peuvent être conçus (Fichiers .DPP), pour adapter l'état à vos besoins.

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DLG 51 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

L'origine de l''information à imprimer sur chaque colonne est précisée par un code. Une information de type caractère comme le Matricule, Nom, Prénom, etc. est représentée par un code dictionnaire C001, C002, C003, Etc. Une colonne Valeur rubrique comme S.BASE, I.E.P., etc. est représentée par un code rubrique R030, R260, etc.

Pour une colonne de type Valeur Rubrique, en plus de code de la rubrique, l'origine de la valeur peut être lue depuis un de ces 3 emplacements: La paie de la période qu'on précise au moment de l'impression. Exemple: 01-2007 pour Janvier-2007, S2-2007 pour le cumul de la rubrique durant 2° semestre-2007, etc. La valeur en cours de saisie dans le fichier salarié. Une paie est calculée temporairement pour les salariés actifs. Pour un salarié non actif, sa valeur est nulle. Une paie/période qu'on précise explicitement. Si l'état imprime des valeurs de plusieurs périodes de l'année, vous devez préciser la période de chaque colonne: Exemples: 01-2007 pour Janvier-2007, S2-2007 pour le cumul de la rubrique durant 2° semestre-2007. AN-2007 pour le cumul de l'année 2007 10 pour Octobre de l'année en cours T3 pour le Troisième trimestre de l'année en cours. AN l'année en cours. SI LES COLONNES DES RUBRIQUES ONT PLUSIEURS ORIGINES Les Rubriques référencées dans la condition logique, ainsi que, Les Totaux des rubriques et les arrêtés en lettres (lors de la conception des pieds de page); ne permettent pas de se référer à une période. De ce fait, si les colonnes-rubriques d'un état font référence à plus d'une période, la condition logique na plus de sens, si malgré-tout une condition est précisée elle sera signalée et désactivée automatiquement lors de l'impression. Si le pied de page fait référence à des Totaux, ceux-ci seront nuls. PIEDS DE PAGE Sur le pied de page, il est possible d'imprimer les totaux de certaines rubriques, les arrêtés en lettres pour n'importe quelle rubrique, des cadres pour les noms des signataires, etc. ARRETE EN LETTRES DANS LE PIED DE PAGE: Dans un fichier pied de page .DPP, pour Imprimer l'arrêté en lettres d'une rubrique quelconque nnn, créez un cadre de type Texte avec comme contenu Annnwww, www représente le nombre de caractères par ligne de l'arrêté. Si le texte dépasse la largeur, il sera imprimé sur la ligne suivante.

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DLG 52 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

www doit être sur 3 chiffres, par exemple: A500030 pour signifier l'arrêté en lettre de la rubrique R500 et de largeur de 30 caractères. Le cadre doit être suffisamment large pour contenir les lignes de texte. La propriété Interlignes du cadre représente l'espacement entre les lignes.

CONCEPTION DES ETATS MULTI-COLONNES

Pour créer un état multi-colonnes, il suffit de cliquer sur le button Nouvel état . Précisez le Nom de l'état par exemple LISTE NOMINATIVE; dans ce cas le fichier LISTE NOMINATIVE.MCS est créé et mémorisera les paramètres de l'état. Spécifiez si l'état est privé au dossier ou commun à tous les dossiers. Si état est privé à un dossier le fichier sera est placé dans C:\PCPAIE\\WDOC\MULTI_COLONNES. Pour un état commun le fichier est placé dans C:\PCPAIE\WDOC\MULTI_COLONNES. Le bouton Conception Colonnes vous permet de créer les colonnes de l'état. Le bouton Conception Pieds/Entêtes vous permet de préciser les autres paramètres de l'état.: Pieds et entêtes de l'état: Si vous laissez les entêtes à blanc, un entête par défaut sera imprimé. Les fichiers .DPP doivent être placés soit dans le sous dossier C:\PCPAIE\WDOC\MULTI_COLONNES pour les états communs; soit dans le sous dossier WDOC\MULTI_COLONNES du dossier pour les états privés au dossier. Pour la conception des Entêtes/Pieds

CONCEPTION / IMPRESSION DES ETATS MULTI-COLONNES CUMULS

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DLG 53 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Un état multi-colonnes cumul imprime les cumuls d'un code: section/fonction/Structures, etc... sur une ligne et autant de colonnes que vous désirez. Il est possible d'inclure une condition logique qui permet d'imprimer par exemple uniquement les codes dont le R770-Net A Payer est supp. à 30000. avec R033 Nbre Heures Absences>0 ou R065Nbre Jours Absences>0: Condition= R770>=30000 ET (R033>0 OU R065>0) . Les colonnes/lignes dont toutes les valeurs sont nulles peuvent êtres supprimées automatiquement lors de l'impression. Des Entêtes pour la première page, les autres pages; des Pieds pour la dernière page et les autres pages peuvent être conçus (Fichiers .DPP), pour adapter l'état à vos besoins. L'état multi-colonnes cumuls se gère de manière identique à l'état multi-colonnes salariés.

14.

TRANSFERT VERS EXCEL

Pour exporter des états il faut procéder comme suit ; exemple d’un centralisateur de paie (recap) Impression  Centralisations  Etat récapitulatif Cliquer sur le bouton illustré ci-dessous (Document HTML)

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DLG 54 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Un document HTML s’affiche, vous cliquez dessus avec le bouton droit, puis sur Exporter vers Microsoft Excel

Une classeur Excel s’affiche, vous pouvez alors le traiter et /ou l’enregistrer

15. IMPORTATION DES DONNEES DEPUIS UN AUTRE DOSSIER PCPAIE -

Ouvrir le dossier cible (destination).

-

Allez à Fichier  Importer données depuis un dossier La fenêtre suivante s’affiche :

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DLG 55 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

-Selectionnez le dossier source(origine). -Selectionnez les tables , salariés, paies à importer -Cocher les données à impoter. -Cliquez sur le bouton Importer les données. **** Un rapport sera generé detaillant les données transferes ***

16.

COMPTES UTILISATEURS

Il y a deux types de comptes utilisateurs : 1. Utilisateurs Programme : Allez à Menu  Dossiers  Utilisateurs Programme

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DLG 56 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

-

Pour créer un nouveau utilisateur : clic droit  Nouveau

-

Pour definire les priviléges d’un utilisateur : Clic droit  Privileges

2. Utilisateurs Dossier : Allez à Menu  Annexe  Utilisateurs Dossier - La création et les privilèges de même que pour les utilisateurs programme.

*** La liste des privilèges utilisateur dossier est plus riche ***

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DLG 57 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

17.

SAUVEGARDE ET RESTAURATION

LES SAUVEGARDES ZIP

La commande Zipper permet de compresser (sous le format universel zip), toutes les données d'un dossier, dans un seul fichier de taille très réduite par rapport à la taille réelle des données. Ce fichier, vue sa taille réduite, peut être transporté facilement par e-mail ou flash disque. PC Paie permet de décompresser un fichier zip dans un nouveau dossier sans nécessiter d'installer WinZip ou autres utilitaires d'archivage.

Zipper/Dézipper dans le sous dossier Zip

Les fichiers zippés, dont le nom sous la forme dlg_paie?__.zip, sont stockés dans le sous-dossier Zip. Plusieurs zips peuvent être réalisés dans le temps, ceux-ci peuvent servir à annuler certaines opérations et revenir en arrière dans le style Edition/Annuler de Microsoft Word ou Excel. Des coupures de courant électrique peuvent altérer les fichiers ouverts, en cas de problème, vous pouvez toujours repartir à partir des sauvegardes zippées. Les zips améliore et remplace l'unique copie de sécurité disponible sous PCPAIE-DOS.

La commande Zipper : crée des sauvegardes zips pour vous permettre de revenir en arrière (après une opération exécutée par erreur) dans le style Edition/Annuler de Microsoft Word ou Excel. PCPAIE garde les anciens zips, et créé de nouveaux fichiers en utilisant la date système. Les zips sont stockés dans le dossier C:\PCPAIE\SINIVI_TR\zip

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DLG 58 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Ici SINIVI_TR est donnée à titre d'exemple et correspond au code de dossier. La commande Dézipper permet de remplacer (restaurer) les données du dossier par celles stockées dans un des fichiers Zips se trouvant dans le sous dossier C:\PCPAIE\SINIVI_TR\zip ( vous pouvez toujours dézipper dans un nouveau dossier voir la commande Dézipper dans un nouveau dossier plus bas) Plusieurs types de zips: Type de sauvegarde zip

Nom du fichier

Général

dlg_paiez_SINVI_TR.zip

Mois

dlg_paie1_SINVI_TR_2008-03.zip

Jour

dlg_paie2_SINVI_TR_2008-03-30.zip

Heure

dlg_paie3_SINVI_TR_2008-03-30 09h.zip

Minute

dlg_paie4_SINVI_TR_2008-03-30 09h15m.zip

Seconde

dlg_paie5_SINVI_TR_2008-03-30 09h15m12s.zip

A chaque fois que vous exécutiez la commande Zipper, selon la date système, plusieurs fichiers sont créées ou actualisés en même temps. Pour limiter le nombre de fichiers zips, la commande Options de zip permet de limiter le nombre maximum de fichiers à garder pour chacune des périodes.

Si nombre = 0 : pas de sauvegarde pour cette période. Si nombre > 0 : vous trouvez nombre+1 sauvegardes zips correspondant à la période. Une sauvegarde de nom dlg_paiez_SINVI_TR.zip est toujours actualisée. La commande Ouvrir C:_\PCPAIE\SINVI_TR\zip : vous pouvez supprimer, copier, envoyer ces sauvegardes manuellement en utilisant le poste de travail de Windows. La commande Zipper automatiquement permet de lancer automatiquement la commande Zipper à intervalles réguliers exprimés en minutes. Si vous déclenchez manuellement la commande Zipper, le compteur de temps est remis à zéro.

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DLG 59 DOCUMENTATION PCPAIE Niveau II

Zipper/Dézipper dans un autre support/ endroit La commande Zipper sous: sauvegarde les données du dossier dans un fichier zip dont vous précisez le nom et le chemin destination. c'est la meilleure méthode de transporter le dossier sur flash disque par exemple.

De préférence le nom du fichier à préciser est dans le style: dlg_paiez_.zip La commande Dézipper depuis: Remplace (restaure) les données du dossier par celles stockés dans un fichier zip dont vous précisez le nom et le chemin.

La commande Dézipper dans un nouveau dossier de menu Dossiers: Permet de créer un nouveau dossier C:\PCPAIE\SNVI_TR, ensuite, y décompresser le fichier e:\dlg_paiez_SINVI_TR.zip

18.

QUELQUES ASTUCES

Voir Annexe C

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