Documentation Axelor Business Suite [PDF]

Zitiervorschau

Documentation

Table des matières Messenger ............................................................................................................................................................. 1 Vue d’ensemble ................................................................................................................................................ 1 Menus ................................................................................................................................................................ 1 Fonctionnalités ................................................................................................................................................. 1 Configurations .................................................................................................................................................. 3 Travail d’équipe ..................................................................................................................................................... 6 Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 13 Menus .............................................................................................................................................................. 13 Fonctionnalités ............................................................................................................................................... 13 Configurations ................................................................................................................................................ 14 Documents .......................................................................................................................................................... 15 Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 15 Menus .............................................................................................................................................................. 15 Fonctionnalités ............................................................................................................................................... 15 CRM....................................................................................................................................................................... 19 Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 19 Menus .............................................................................................................................................................. 20 Fonctionnalités ............................................................................................................................................... 21 Configurations ................................................................................................................................................ 30 Marketing ............................................................................................................................................................. 31 Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 31 Menus .............................................................................................................................................................. 31 Fonctionnalités ............................................................................................................................................... 32 Configurations ................................................................................................................................................ 35 Ventes ................................................................................................................................................................... 36 Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 36 Menus .............................................................................................................................................................. 36 Fonctionnalités ............................................................................................................................................... 37 Configurations ................................................................................................................................................ 56 Achats ................................................................................................................................................................... 60 Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 60 Menus .............................................................................................................................................................. 60

Fonctionnalités ............................................................................................................................................... 61 Configurations ................................................................................................................................................ 72 Qualité .................................................................................................................................................................. 75 Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 75 Menus .............................................................................................................................................................. 75 Fonctionnalités ............................................................................................................................................... 76 Configurations ................................................................................................................................................ 81 Ressources Humaines ........................................................................................................................................ 82 Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 82 Menus .............................................................................................................................................................. 82 Fonctionnalités ............................................................................................................................................... 85 Configurations .............................................................................................................................................. 104 Projets ................................................................................................................................................................ 108 Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 108 Menus ............................................................................................................................................................ 108 Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 109 Gestion à l’affaire .............................................................................................................................................. 122 Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 122 Menus ............................................................................................................................................................ 122 Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 122 Configurations de l’application de gestion à l’affaire .............................................................................. 130 Facturation......................................................................................................................................................... 132 Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 132 Menus ............................................................................................................................................................ 132 Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 133 Configurations .............................................................................................................................................. 145 Comptabilité ...................................................................................................................................................... 147 Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 147 Menus ............................................................................................................................................................ 148 Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 150 Configurations .............................................................................................................................................. 166 Prévisions de trésorerie ................................................................................................................................... 169 Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 169 Menus ............................................................................................................................................................ 169

Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 169 Stocks ................................................................................................................................................................. 173 Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 173 Menus ............................................................................................................................................................ 174 Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 175 Configurations .............................................................................................................................................. 188 Production ......................................................................................................................................................... 191 Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 191 Menus ............................................................................................................................................................ 192 Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 193 Configurations .............................................................................................................................................. 209 Parc automobile ................................................................................................................................................ 212 Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 212 Menus ............................................................................................................................................................ 212 Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 213 Support client .................................................................................................................................................... 217 Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 217 Menus ............................................................................................................................................................ 217 Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 218 Configurations .............................................................................................................................................. 220

Messenger Vue d’ensemble L’application Messenger est liée au réseau social d’entreprise intégré à l’ERP qui permet d’échanger sur de nombreux objets métiers comme des devis, des factures…etc. Les utilisateurs peuvent s’abonner à des fils de discussions et échanger avec d’autres utilisateurs. Ils recevront tous leurs messages et notifications dans l’application Messenger. L’application Messenger est réservée aux échanges internes, même si un utilisateur externe peut répondre aux échanges dans l’ERP si une certaine configuration est activée. Il ne s’agit pas d’une boîte de réception d’email classique. Vous ne pourrez pas consulter les emails de votre compte email dans Messenger, ni envoyer d’emails.

Menus •

Boîte de réception : vous recevez ici tous les messages et notifications.

•

Important : vous retrouvez ici tous les messages que vous avez marqué comme importants.

•

Archivés : il s’agit de tous les messages archivés.

Fonctionnalités S’abonner à une discussion Vous pouvez vous abonner à des discussions sur de nombreux éléments de l’ERP : devis, commandes, factures, pistes, fiche client/fournisseur, opportunité, événement, projet, tâche…etc. Pour s’abonner, il faut se rendre en bas de la vue pour trouver le fil de discussion. Vous devez alors cliquer sur l’étoile à droite pour vous abonner. Vous recevrez alors dans Messenger tous les messages de ce fil de discussion.

Vous pouvez également abonner d’autres utilisateurs ou un contact externe à ce fil de discussion en cliquant sur +. L’abonnement de personnes externes nécessite une configuration qui est expliquée par la suite. La personne externe que vous abonné doit être un tiers ou contact existant dans l’ERP, avec une adresse email valide.

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Ecrire un message et répondre à une discussion Vous pouvez écrire un message dans une discussion de plusieurs manières. La première est de vous rendre sur l’objet métier sur lequel vous voulez laisser un commentaire, par exemple une facture. Il vous suffit alors d’écrire un commentaire dans le champ dédié du fil de discussion.

Vous pouvez également attacher des pièces jointes présentes dans la gestion documentaire du logiciel en cliquant sur l’icône pour joindre un fichier. Quand vous avez fini d’écrire un commentaire vous pouvez l’envoyer. Vous pouvez donc répondre à d’autres commentaires directement sur ce même fil de discussion. L’autre manière est de vous rendre dans Messenger/Boîte de réception. Vous aurez accès à l’ensemble des messages des fils de discussion dont vous êtes abonnés. Vous pouvez répondre à un message en cliquant sur la flèche bleue à droite.

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Note : vous pouvez marquer un message comme non lu, important, ou l’archiver.

Configurations Configuration pour recevoir les messages de Messenger par email Il n’y a pas de configurations particulières pour l’application Messenger, mais vous pouvez configurer le logiciel pour que des personnes externes puissent recevoir les messages du fil de discussion, puissent y répondre directement depuis leur boîte emails, et que vous receviez leurs réponses directement depuis la boîte de réception de Messenger. 1. Propriétés à définir sur le fichier de propriétés de l'application (application properties file). Définir les propriétés suivantes dans le fichier « application.properties » pour activer le planificateur pour l'application, par défaut le planificateur étant désactivé.

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Les propriétés à définir : # Quartz scheduler # ~~~~~ quartz.enable = true quartz.threadCount = 5 Le planificateur est utilisé pour récupérer directement les emails. Pour que cela fonctionne vous devez avoir configuré un compte email par défaut dans le logiciel. Ensuite il faut configurer les préférences de l’utilisateur. Sur les préférences de l'utilisateur, sélectionnez les entités que vous souhaitez ou qu’un utilisateur externe souhaite suivre par email (facture, commande…etc). Assurez-vous également qu’une adresse email est définie pour l’utilisateur (Fiche utilisateur -> Informations de contact -> Email). Configuration d’un compte email Les comptes d’emailing se configurent dans "Config applicative/Message/Comptes email". Vous devez rentrer les informations nécessaires pour activer votre compte email : type de serveur, hôte, port, identifiant, mot de passe…etc. Ces informations sont consultables sur le site de votre prestataire d’emailing. Une fois que vous avez rentré toutes les informations, il faut cliquer sur le bouton « Tester la connexion ». Si c’est valide, la case correspondante se cochera automatiquement pour indiquer que cela fonctionne correctement. En cas de problème un message d’erreur apparait, cela voulant dire que les informations que vous avez rentrées sont incorrectes.

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Voici un modèle pour la configuration d’un compte smtp :

Modèle pour la configuration d’un compte imap ou pop :

Le bouton "Fetch emails" permet de récupérer les emails en tant que message email du logiciel et non pour le fil de discussion.

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Gestion et synchronisation des Calendriers Introduction Les calendriers dans Axelor permettent de visualiser les évènements et les tâches auxquels l’utilisateur participe ou qu’il organise. Des évènements classiques, ses congés ou encore des événements CRM. Ces calendriers peuvent être synchronisés avec des calendriers externes.

La synchronisation des calendriers avec des agendas externes (format .ical) type Google Calendar, donne accès à la consultation et/ou la modification des événements dans d'autres applications informatiques.

Fonctionnalités Consulter les évènements Un calendrier regroupe les événements d’un même module, aujourd’hui on retrouve des évènements dans le module de base ainsi que le module CRM.

Pour consulter tous vos évènements, il suffit d’utiliser l’entrée de menu : • Calendrier / Mes événements.

Celle-ci présente la totalité des évènement liés à l’utilisateur en cours, consultables par mois, semaine ou par jour. On y retrouve : • Les événements des calendrier iEvent. • Les événements CRM • Les événements partagés avec moi, vous pouvez déterminer la visibilité de ces événements depuis le menu Calendrier / Configuration / Partagés avec moi, en cochant la case visible du calendrier en question.

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Note sur les évènements de différents modules (exemple du CRM) : Vous pouvez modifier les informations du format iCal communes entre les différents types de calendrier directement depuis le Menu Mes événements Exemple : Sur la vue iEvent ( Calendrier / Mes événements ) suivante vous pouvez consulter et modifier les informations d'un événement CRM : • Sujet. • Date de début / Date de fin. • Calendrier. • Description. • Organisation. • Informations.

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Alors que depuis le calendrier CRM ( CRM / Mon calendrier ) vous pouvez modifier plus de caractéristiques qui dépendent du module CRM.

Création de calendriers Vous pouvez créer directement Votre calendrier depuis le menu de configuration des calendriers : Calendrier / Configuration / Mes calendriers en cliquant sur le (+).

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Ou depuis les Préférences utilisateur en cliquant sur le (+) dans le champ Calendrier principal.

Lors de la création d’un iEvent l'événement est directement assigné au calendrier principal que vous déterminez.

Partage de Calendriers Le partage du calendrier se fait directement depuis le calendrier lui-même, en cliquant sur le (+) Nouveau dans l’onglet “paramètres de partage”

Calendrier / Configuration / Mes Calendriers

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Vous pouvez également paramétrer les droits de lecture et modification.

Dans le Menu Calendrier / Configuration / Partagés avec moi, vous trouverez les différents calendriers auxquels vous avez accès et vous pouvez également choisir de les rendre visibles ou pas dans l’entrée de menu “Mes évènements” en cochant la case “visible” pour chaque calendrier.

Synchronisation de calendriers

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- URL: c’est l’adresse URL de votre agenda distant. Exemple : https://calendar.google.com/calendar/embed?src=axelor.com_Exemple.

- Type: le type de votre agenda extérieur par exemple GCAL pour Google Calendar.

- Activer SSL si besoin : Le protocol SSL permet de sécuriser la synchronisation en chiffrant la couche de transport.

- Synchronisation avancée : il est très important de préciser le type d'événement à synchroniser. En précisant que c’est une synchronisation CRM, lors d’une modification depuis le calendrier distant l'événement CRM sera modifié non pas seulement dans le calendrier iEvent mais également dans le calendrier du module CRM.

- Période de synchronisation (semaine) : nombre de semaines avant et après la date de synchronisation, seuls les événements de cette période seront synchronisés, ce choix peut impacter également le temps de traitement de la synchronisation. Il est déconseillé de dépasser 1 semaine pour des raisons de performances.

- Priorité au calendrier distant : en cochant cette case vous vous priorisez le calendrier distant lors de la synchronisation des deux calendriers.

- Identification :

Avant toute identification il est nécessaire d’autoriser la connexion de l’ERP à votre compte extérieur, pour Google Calendar il suffit de cocher cette case via le lien suivant : “https://myaccount.google.com/lesssecureapps “.

Entrez vos identifiants et connectez-vous.

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Ensuite appliquez la synchronisation depuis les Actions.

Vous pouvez également effectuer une synchronisation automatique, en créant un batch Batchs / Traitements de masse module de base, et le planifier depuis l’entrée de menu Administration / Les planificateurs, ce qui vous permettra de synchroniser périodiquement vos calendriers sans devoir le faire manuellement.

Cette synchronisation se fait selon la période choisie dans votre planificateur et non pas en temps réel.

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Travail d’équipe Vue d’ensemble L'application "Travail d'équipe" permet de planifier rapidement de nouvelles tâches, d'indiquer quelles sont les plus prioritaires et de les assigner à des utilisateurs. Vous pouvez ainsi en suivre la progression facilement. Vous avez la possibilité de créer des équipes de travail et d'assigner des tâches aux équipes.

Menus •

Tâches o

Mes tâches : Liste les différentes tâches assignées à l’utilisateur et permet d’en créer de nouvelles.

o

Toutes les tâches : Liste toutes les tâches créées dans l’application et permet d’en créer de nouvelles.

•

Equipes o

Mes équipes : Liste toutes les équipes dont l’utilisateur actif est membre.

o

Toutes les équipes : Liste toutes les équipes et permet d’en créer de nouvelles.

Fonctionnalités Tâches Création de tâches Vous pouvez créer des tâches à partir des sous-menus du menu "Tâches". Les tâches doivent obligatoirement être rattachées à un projet. Vous avez accès à une arborescence des tâches sur 2 niveaux, permettant d’indiquer si une tâche a une tâche parente. Assigner les tâches Une fois le projet sélectionné sur une tâche, vous pouvez l’assigner à un utilisateur qui est membre du projet ou qui est membre d’une équipe autorisée sur le projet. Par défaut la tâche est assignée à l’utilisateur qui va la créer. Le champ équipe est lui renseigné automatiquement si le projet sélectionné est rattaché à une équipe. Dans ce cas vous ne pouvez assigner une tâche qu’à un membre de l’équipe.

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Suivi de l’évolution des tâches Vous pouvez sur chaque tâche fixer une date limite de réalisation, indiquer son niveau de progression et définir des dépendances. Les dépendances vous permettent d’indiquer si vous devez terminer d’autres tâches avant d’en commencer une, ou si certaines tâches doivent commencer avant qu’une ne soit finie.

Equipes Création d’une équipe Vous pouvez créer de nouvelles équipes depuis le menu "Toutes les équipes". Une fois le nom donné à l’équipe, vous devez rajouter les membres qui composent cette équipe.

Configurations Pas de configurations requises pour cette application.

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Documents Vue d’ensemble L’application « Documents » est la gestion documentaire électronique intégrée à Axelor. Vous pouvez depuis cette application télécharger des documents dans le logiciel, retrouver les documents crées dans le logiciel, classer vos documents, créer des fichiers…etc.

Menus •

Tous les fichiers : vous retrouvez ici tous les documents de la gestion documentaire

•

Mes fichiers : vous retrouvez ici tous les fichiers de l’utilisateur actif

•

Configuration o

Etiquettes : permet de créer des étiquettes qui vont vous aider à classer les fichiers.

Fonctionnalités Ajouter de nouveaux documents Pour ajouter de nouveaux documents, il faut se rendre dans le menu « Tous les fichiers » ou « Mes fichiers » (cela dépend des droits d’accès). Là vous devez vous rendre dans le fichier où vous souhaitez ajouter votre document, puis cliquer sur la petite flèche à côté de « Nouveau », puis sur « Charger fichiers ». Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le fichier de votre choix sur votre ordinateur, et de cliquer sur ouvrir.

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Astuce : vous pouvez également faire un glisser déposer du fichier depuis l’emplacement de celui-ci dans l’ordinateur, vers la zone centrale de l’écran de l’ERP.

Une fois le fichier téléchargé, en cliquant sur l’icône avec trois points, vous avez accès à plusieurs possibilités comme de renommer le fichier, gérer les permissions, le télécharger sur votre ordinateur et le supprimer.

Création d’un dossier Pour créer un nouveau dossier, il faut cliquer sur le bouton « Nouveau », puis donner un nom à votre dossier. La gestion des dossiers est arborescente.

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Gestion des permissions Vous avez la possibilité de gérer les permissions sur les fichiers. Il faut tout d’abord sélectionner un fichier puis cliquer sur l’icône à trois points, puis sur « Permissions ».

Vous pouvez rajouter des utilisateurs à qui vous souhaitez donner des permissions, le groupe auquel ils appartiennent, et indiquer le type de permission sur le fichier : •

Peut lire : l’utilisateur pourra lire le document

•

Peut écrire : l’utilisateur pourra modifier le document

•

Peut partager : l’utilisateur pourra partager le document

Créer des étiquettes Vous pouvez créer des étiquettes pour vous aider à retrouver vos fichiers selon certains mots clés. Les étiquettes (ou tags) se créent depuis le menu « Etiquettes », ou directement depuis un fichier. Il faut sélectionner le fichier puis cliquer sur l’icône « Information » à droite de la ligne.

Une fenêtre s’ouvre alors sur la droite et vous pouvez cliquer pour ajouter des tags ou choisir des tags existants.

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Un tag est composé d’un code, d’un nom, et vous pouvez choisir le style du tag.

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CRM Vue d’ensemble L’application CRM permet de gérer les interactions de l’entreprise avec les prospects et les clients. Elle permet tout d’abord de prendre en charge la gestion des prospects. La première étape consiste dans la création de pistes et permet d’effectuer un suivi commercial et marketing de ces nouveaux prospects. Une piste se créer habituellement au début de la relation commerciale. Il s’agit d’une personne/entreprise intéressée par vos produits et services, avec laquelle vous êtes au premier stade de la relation commerciale. Il peut s’agir de quelqu’un qui a rempli un questionnaire sur votre site internet, un participant à un de vos évènements marketing, une personne rencontrée à un salon professionnel… La création de pistes permet ainsi dans un premier temps d’éviter d’ajouter dans la base de données des prospects qui s’avèreraient non concluants. Si la piste n’est pas concluante, elle peut être fermée puis supprimée ou mise de côté pour une prise de contact ultérieure. Si une piste est prometteuse et que la relation commerciale s’approfondit, vous pouvez convertir la piste en tiers (client/prospect) ou contact, puis créer une opportunité associée à la piste. La création de pistes n’est pas obligatoire, vous pouvez directement créer un tiers de type prospect si vous le souhaitez. Les opportunités vous permettent d’effectuer un suivi précis de vos potentielles ventes ou affaires, à venir ou en attente. Vous pouvez ainsi en suivre l’évolution, et les clôturer quand elles sont perdues ou gagnées. L’application CRM permet également de créer des évènements qui sont des actions commerciales et/ou marketing (appel, rendez-vous, évènements, tâches) qui peuvent être liées à des pistes, tiers ou contacts. Ces évènements peuvent être programmés avec la possibilité de recevoir des rappels, et sont consultables sur vos calendriers. Un historique est disponible.

Mots clés Piste : Il s’agit d’une personne/entreprise intéressée par vos produits et services, avec laquelle vous êtes au premier stade de la relation commerciale. Il peut s’agir de quelqu’un qui a rempli un questionnaire sur votre site internet, un participant à un de vos évènements marketing, une personne rencontrée à un salon professionnel…

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Opportunité : Les opportunités se créent quand le prospect/piste a intérêt commercial pour vos produits/services. Elles vous permettent de suivre vos potentielles ventes ou affaires, à venir ou en attente. Les opportunités vont permettre d’avoir une vision précise de votre pipeline commercial car vous pouvez indiquer pour chaque opportunité un montant et une probabilité de réalisation. Événement : Les événements sont des actions commerciales et/ou marketing qui peuvent être liées à des tiers, contacts et pistes : appel, rendez-vous, évènements, tâches.

Menus • • • •

Clients : Ce menu donne accès à la liste des clients et permet de créer de nouvelles fiches clients. Contacts : Ce menu donne accès à la liste des contacts et permet de créer de nouvelles fiches contacts. Evénements : Liste des évènements liés aux clients et prospects, contacts et pistes. Pistes : Ce menu donne accès à la liste des pistes et permet d’en créer de nouvelles. Une piste est un prospect au premier stade de la relation commerciale.

•

Opportunités : Ce menu donne accès à la liste des opportunités et permet d’en créer de nouvelles.

•

Mon calendrier : Calendrier de l’utilisateur actif, où il peut visualiser les évènements auxquels il participe, ainsi que ses congés, voir d’autres informations si le calendrier est synchronisé avec des calendriers externes.

•

Calendrier de mon équipe : Calendrier de l’équipe de l’utilisateur actif s’il a le statut de manager.

•

Calendrier partagé : Calendrier partagé par l’utilisateur actif avec d’autres utilisateurs.

•

Rapports : Rapports dédiés à l’application CRM. o

Appels ▪

o

o

Opportunités ▪

Tb Opportunités 1 : Tableaux de bord sur les opportunités.

▪

Tb Opportunités 2 : Tableaux de bord sur les opportunités.

▪

Tb Opportunités 3 : Tableaux de bord sur les opportunités.

Piste ▪

o

Tb Piste : Tableaux de bord sur les pistes.

Evénement ▪

o

Tbl. Bord appels : Tableaux de bord sur les évènements de type "Appel".

Tb Evénements : Tableaux de bord sur les évènements.

Objectifs ▪

Tableau de bord des objectifs utilisateurs : Tableaux de bord sur les objectifs des utilisateurs.

▪ •

Tb des objectifs équipes : Tableaux de bord sur les objectifs des équipes.

Configuration o

Provenance des prospects : Affiche les différentes provenances des prospects et permet d’en créer de nouvelles.

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o

Types de rendez-vous : Affiche les différents types de rendez-vous et permet d’en créer de nouveaux.

o

Catégories d’événements : Affiche les différentes catégories d’évènements et permet d’en créer de nouvelles.

o

Configuration des objectifs : Permet de configurer les objectifs commerciaux.

o

Objectifs : Permet de créer de nouveaux objectifs et de les assigner à des utilisateurs et/ou des équipes.

o

Raisons de perte : Affiche les différentes raisons de perte d’une piste ou d’une opportunité et permet d’en créer de nouvelles.

Fonctionnalités Pistes Création de pistes Les pistes se créent depuis le menu "Pistes", en cliquant sur + dans la barre des tâches de la vue liste. Une nouvelle piste passe au statut "Nouveau" une fois sauvegardée. Si elle a été assignée, elle passe automatiquement au statut "Assigné".

Assignation de pistes Une piste peut être assignée à une personne en particulier. En cliquant sur le bouton "Prendre en charge", on s’attribue automatiquement la piste. Si vous créez une nouvelle piste, elle vous sera automatiquement attribuée.

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Vous pouvez également depuis la vue liste des pistes prendre en charge directement des pistes en cliquant sur l’icône en forme de valise à droite de chaque ligne.

Suivi de l’évolution des pistes Les statuts d’une piste permettent d’indiquer l’évolution de la relation avec le prospect. Vous avez également accès sur une piste à l’ensemble des activités liées à la piste : évènements, campagnes marketing, opportunités, emailing…etc. Le champ description vous permettra également de rentrer toutes les informations nécessaires au suivi de la piste. Gestion des préférences de contact d’une piste (autoriser ou non les appels et emails) Si un prospect ne souhaite pas être rappelé ou ne veut pas recevoir d’email, il faut que les cases "Refus d’appels" et "Refus d’emails" soient cochées. Dans l’onglet description, vous pouvez entrer des informations libres.

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Indication de la provenance marketing d’une piste Dans l’onglet marketing, vous pouvez indiquer la provenance de la piste (les provenances se créent dans CRM/Configuration/Provenances des prospects) ainsi qu’un montant d’opportunité. Conversion de pistes en tiers et/ou contacts Vous pouvez convertir une piste en contact ou tiers directement depuis sa fiche en cliquant sur le bouton "Convertir". Vous avez alors le choix entre créer un nouveau tiers ou sélectionner un tiers existant. Vous pouvez créer un tiers prospect ou client en cochant la case correspondante. Un contact sera également créé. Les informations et coordonnées sont automatiquement repris dans la fiche contact ou tiers. Si vous avez choisi de sélectionner un tiers existant, vous pouvez créer un nouveau contact pour ce tiers ou sélectionner un contact existant.

NOTE : un tiers de type prospect sera automatiquement transformé en client lors de la confirmation de sa première commande.

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Création d’opportunités depuis les pistes Vous pouvez créer une opportunité depuis une piste en cliquant dans la barre des tâches dans « Outils » puis « Créer opportunité ».

L’opportunité ainsi créée sera automatiquement rattachée à la piste.

Opportunités Création d’opportunités Vous pouvez créer une nouvelle opportunité depuis le menu "Opportunités", ou depuis une fiche piste, contact ou tiers. Une opportunité peut être liée à une piste ou un client.

L’étape d’une opportunité va vous permettre d’indiquer et de suivre son stade d’avancement. Vous pouvez changer d’étape de vente grâce aux boutons de droite. Vous pouvez également renseigner les termes financiers de l’opportunité, avec le montant attendu ("Au mieux" pour une hypothèse haute, "Au pire" pour une hypothèse basse) et la devise.

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Vous retrouvez toutes vos opportunités dans le menu "Opportunités" en vue liste ASTUCE

ou vue kanban. Depuis la vue liste, vous pouvez grâce aux icônes à droite avancer l’étape d’une opportunité, la clôturer gagnante ou perdue.

Depuis la vue kanban, il suffit de sélectionner une opportunité et de changer son étape de vente en la déplaçant d’un simple drag & drop. Conversion d’opportunités en devis Vous pouvez transformer une opportunité en devis en cliquant sur le bouton "Convertir en devis" qui se trouve dans le menu « Outils » de la barre des tâches.

Evénements et tâches Création d’événements : appels, rendez-vous, email Il existe différentes façons de créer un événement. La première est directement à partir de l’entrée de menu "Evénements". Une autre méthode est de vous rendre directement sur une fiche piste, contact ou tiers, et cliquer sur le bouton "Outils" dans la barre de tâches pour créer un nouvel événement sur lequel vous pourrez choisir le type : appel, évènement, rendez-vous, tâche. Vous pouvez également créer un nouvel événement à partir d’un des calendriers ASTUCE

du CRM en cliquant directement sur le créneau horaire souhaité.

Une nouvelle fenêtre va alors s’ouvrir et vous pourrez définir le type d’événement souhaité et remplir les informations nécessaires. Création de tâches Les tâches se créent comme des événements. Il faut dans le champ "Type" sélectionner "Tâche". Activation d’un calendrier par équipe Pour avoir accès au calendrier de votre équipe, il faut d’abord activer l’option "Gestion des équipes" dans les configurations de l’application de base (dans les configurations applicatives). Configuration d’un calendrier Il est possible de personnaliser des calendriers en se rendant dans le menu Config Applicatives/Calendriers/Configurations calendriers. Il faut créer une nouvelle configuration, qui correspond à un nouveau calendrier personnalisé. Il faut ensuite choisir un nom au calendrier, puis l’utilisateur à qui il appartient ou le groupe d’utilisateurs.

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Dans le tableau « Calendriers », il ne reste plus qu’à choisir les calendriers à suivre ou à en créer un nouveau. Vous pouvez également créer un nouveau calendrier depuis l’entrée de menu iCalendars. Dans les actions, il est possible de créer une nouvelle entrée de menu pour voir le calendrier. Cette entrée de menu ne sera visible que par l’utilisateur sélectionné ou les utilisateurs appartenant au groupe sélectionné. Enfin, il est possible de supprimer cette entrée de menu.

Configuration d’un calendrier partagé Le calendrier partagé permet de voir ses événements ainsi que les événements d’autres utilisateurs. Pour le configurer, il faut se rendre dans sa propre fiche utilisateur (Configuration Applicative/Utilisateurs-Sociétés/Utilisateurs). A noter que logiquement seul un admin doit pouvoir accéder aux fiches utilisateurs à ce niveau-là. Un utilisateur classique peut configurer cela depuis ses préférences utilisateur.

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En se rendant dans l’onglet « Configuration des calendriers », il est possible de choisir les utilisateurs que l’on veut suivre en les sélectionnant dans « Utilisateurs suivis » ou donner des permissions à certains utilisateurs. Il faut choisir un utilisateur ou une équipe et cocher les cases en fonction de ce que l’on veut partager : •

Tous mes calendriers : l’utilisateur sélectionné ou les utilisateurs de l’équipe sélectionnée pourront voir tous vos événements, que ce soit les événements que vous avez créés sur l’ERP ou les événements rattachés à vos calendriers synchronisés.

•

Mes calendriers de l’ERP : l’utilisateur sélectionné ou les utilisateurs de l’équipe sélectionnée pourront voir les événements que vous avez créés sur l’ERP mais pas les événements rattachés à vos calendriers synchronisés.

•

Les calendriers importés/synchronisés sélectionnés : l’utilisateur sélectionné ou les utilisateurs de l’équipe sélectionnée ne pourront pas voir les événements que vous avez créés sur l’ERP mais seulement les événements rattachés à vos calendriers synchronisés que vous avez sélectionnés. En cochant « Les calendriers importés/synchronisés sélectionnés », un tableau apparaît vous permettant de sélectionner vos calendriers à partager.

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Note : Il est seulement possible de sélectionner des utilisateurs qui vous ont autorisé à suivre leurs événements. Vous ne verrez seulement les événements qu’ils vous ont autorisé à voir. Vous pouvez vous aussi autoriser d’autres personnes à vois vos événements en restant dans le même onglet et en ajoutant des lignes dans le tableau « Permissions des calendriers ».

Objectifs commerciaux Définition d’objectifs commerciaux et suivi de leur évolution Les objectifs commerciaux se configurent dans le menu "Configuration des objectifs". Après avoir entré un nom ou un code, vous avez la possibilité d’assigner l’objectif à une personne ou à une équipe. L’objectif doit s’étaler sur une période donnée et peut être fixé dans "Type de période" de façon journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Dans l’onglet "Objectifs", vous allez fixer les objectifs que la personne doit atteindre sur la période donnée. Vous

pourrez

ensuite

Rapports/Objectifs.

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consulter

l’état

d’avancement

des

différents

objectifs

créés

dans

Suivi commercial Envoi d’emails aux prospects et clients depuis l’application Une fois un compte email configuré, vous pouvez envoyer directement des emails aux prospects et clients depuis leurs fiches grâce au bouton de la barre des tâches "Envoyer email". Suivi commercial d’un prospect ou client : historique des actions réalisées auprès du prospect ou client, historique de ses commandes. Vous avez accès sur une piste ou un contact à l’historique des activités qui leur sont liées ainsi qu’aux actions programmées : évènements, campagnes marketing, opportunités, commandes…

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Configurations La gestion des équipes nécessite d’activer l’option correspondante dans les configurations générales, accessibles depuis : Config applicative/Gestion des applications/Configurations de l’application "Base".

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Marketing Vue d’ensemble L’application Marketing permet de créer des campagnes d’emailing et de marketing. Après avoir créé votre modèle d’emailing, et déterminé votre cible grâce à la possibilité de filtrer vos tiers, contacts et prospects, vous pouvez envoyer directement depuis l’application vos emailings, sans passer par une interface externe. Des campagnes marketing peuvent également être créées et rattachées à vos clients et prospects, permettant ainsi de suivre leurs performances et efficacité.

Mots clés Campagne : une campagne est un ensemble d’actions marketing visant à promouvoir vos produits/services. Axelor permet également de créer des campagnes d’emaling et d’effectuer l’envoi depuis l’application. Liste de cibles : liste de prospects ou clients à qui vous souhaitez adresser vos campagnes.

Menus •

Campagnes : Permet de créer et de gérer des campagnes de marketing et d’emailing.

•

Listes des cibles : Permet de créer des listes de cibles dans votre base de données selon des critères que vous avez définis.

•

Configuration o

Types de campagnes : Affiche les différents types de campagnes et permet d’en créer de nouveaux.

o

Modèle : Permet de créer des templates d’emailing marketing.

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Fonctionnalités Campagnes marketing Création et planification de campagnes marketing Les campagnes marketing se créent à partir du menu "Campagnes". Vous pouvez créer dans les configurations des types de campagnes (webinar, site web, réseaux sociaux…etc.) permettant de catégoriser vos campagnes marketing. Vous pouvez modifier l’avancement de la campagne en cliquant directement sur les différentes étapes en haut de la vue, ou depuis la vue kanban des campagnes marketing, vous pouvez changer d’étape par un simple glisser-déposer. Selon le type de campagnes, vous pouvez définir une liste de cibles composée de tiers, contacts et/ou pistes pour votre campagne marketing. Par exemple, si vous programmez une campagne de télémarketing, vous pouvez ainsi créer une liste de personnes que vous souhaitez appeler. En cliquant sur la case "Générer un événement par cible", vous pouvez générer en masse des événements du CRM pour chaque cible. Un nouvel onglet « Evénements » apparait alors. Pour reprendre l’exemple de la campagne de télémarketing, vous pourrez ainsi créer pour chacune des personnes à contacter des événements dans l’application CRM de types appels. Vous pouvez attribuer tous les événements à une personne en particulier grâce au champ « Assigné à », ou vous pouvez les attribuer à la personne en charge de la piste ou du tiers en cliquant sur la case « Générer un événement pour l’équipe/personne en charge du tiers/piste ». Ensuite vous devez cliquer sur le bouton « Générer événements » pour générer l’ensemble des événements. En allant dans l’onglet "Cibles à contacter", vous retrouverez les événements planifiés et passés de la campagne.

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Gestion et suivi des résultats des campagnes marketing S’il s’agit d’un événement auquel des personnes vont participer (un webinar, une conférence, un salon…), vous pouvez cliquer sur le bouton « Gérer les participants ». Dans l’onglet "Résultats" vous pourrez ajouter les pistes et contacts qui ont participé à votre événement, vous permettant ainsi d’évaluer la réussite de vos campagnes marketing.

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Vous pouvez également évaluer l’efficacité d’une campagne par rapport au nombre d’événements crées pour cette campagne. Il peut par exemple s’agir de rendez-vous de prospection qui ont été réalisés suite à une action marketing mise en place. Dans l’application CRM, sur les fiches des pistes, des tiers et des contacts, vous pouvez également visualiser dans l’onglet "Activités" les campagnes marketing auxquels ils ont participé ainsi que les campagnes dont ils ont été la cible. Ce suivi permet ainsi de connaitre l’intensité marketing mise en place sur un prospect ou client. Vous pourrez notamment savoir si des ventes ont été réalisées à la suite de campagnes marketing ou si un prospect qui a montré de l’intérêt pour vos campagnes et vos produits arrive à maturité pour avancer dans le cycle de vente.

Ciblage Création de fichiers cibles clients/prospects avec la possibilité d’appliquer des filtres Vous pouvez créer des fichiers cibles depuis le menu "Liste des cibles" ou directement depuis une campagne en cliquant sur nouveau au niveau du choix d’un modèle cible. Après avoir donné un nom à votre liste, vous pouvez choisir d’appliquer des filtres sur les tiers ou sur les pistes. Pour les tiers, vous avez le choix entre les tiers et les contacts à partir du champ "Sélectionnez un type". Ensuite vous pouvez appliquer des filtres sur votre recherche, en choisissant les champs à filtrer et un opérateur pour indiquer comment filtrer ce champ. Par exemple, si vous choisissez comme champ à filtrer l’adresse d’un contact et que vous souhaitez filtrer tous vos contacts habitants à Paris, vous pourrez choisir l’opérateur "Contient" ou "Est égal à" puis écrire "Paris" dans le champ "Valeur". Vous pouvez rajouter autant de filtres que vous souhaitez sur votre recherche pour affiner les résultats. Une fois tous vos filtres définis, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ouvrir tiers filtrés". Une nouvelle vue s’ouvre et affiche tous les tiers/contacts qui correspondent à votre recherche. Le principe est le même pour les pistes. Quand vous créerez une campagne marketing et choisirez ce modèle cible, les résultats de votre requête seront automatiquement mis à jour. Vous pouvez également rajouter manuellement sur un modèle cible des tiers/contacts et des pistes. Sur votre modèle, dans les champs "Sélectionnez un tiers/contact" et "Sélectionnez une piste", vous pouvez sélectionner les personnes/entreprises que vous voulez.

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Campagnes d’emailing Création de modèles d’emailing personnalisés Les modèles d’emailing se créent depuis le menu Configurations/Modèles. Le champ html permet de rentrer le modèle html de votre emailing. Le type de media doit être emailing, et le modèle doit être Partner (pour un modèle d'emailing à destination des tiers) ou Lead (pour un modèle d'emailing à destination des pistes).

Ensuite dans le champ "À" des destinataires, il faut insérer la formule $Partner.emailAddress.address$ s'il s'agit d'un emailing à destination de tiers, et $Lead.emailAddress.address$ s'il s'agit d'un emailing à destination de pistes. Cette formule va permettre de récupérer automatiquement les adresses email de votre liste de cibles pour l'envoi. Envoi de campagnes marketing directement depuis l’application Les campagnes d’emailing se créent à partir du menu "Campagnes". Le principe est le même que pour les campagnes marketing, notamment pour le choix de la cible. Vous devez néanmoins cocher la case "Emailing" pour définir que c’est une campagne d’emailing. Ensuite vous devez sélectionner votre modèle d’emailing puis cliquer sur envoyer pour lancer votre emailing. Les comptes d’emailing se configurent dans "Config applicative/Message/Comptes email". Vous devez rentrer les informations nécessaires pour activer votre compte email : type de serveur, hôte, port, identifiant, mot de passe…etc. Ces informations sont consultables sur le site de votre prestataire d’emailing.

Configurations Pas de configurations requises pour cette application.

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Ventes Vue d’ensemble Cette application permet de gérer les ventes de l’entreprise. Elle permet de créer des devis, de les imprimer ou de les générer au format PDF et de les envoyer directement depuis l’application. Une fois le devis validé et finalisé, il se transforme automatiquement en commande de vente. Vous pouvez à partir d’une commande de vente générer des commandes fournisseurs ou planifier des ordres de production (selon la méthode d’approvisionnement par défaut des produits commandés). Les bons de livraisons se génèrent également depuis la commande, afin de programmer les livraisons clients ainsi que les mouvements de stock associés.

Mots clés Liste de prix : une liste de prix permet de définir des prix spécifiques, différents des prix standards. Vous pouvez ainsi décider de créer des remises systématiques qui s’appliqueront sur toute une commande, ou des remises ou surcharges sur certains produits ou catégories de produits, ainsi que des remises selon une quantité minimale commandée. Vous pouvez ainsi associer une liste de prix à certains de vos clients ou directement sur une commande. Les prix seront alors modifiés automatiquement selon ce qui est défini dans la liste de prix.

Menus •

Clients : Ce menu donne accès à la liste des clients et permet de créer de nouvelles fiches clients.

•

Contacts : Ce menu donne accès à la liste des contacts et permet de créer de nouvelles fiches contacts.

•

Produits & services : Ce menu donne accès à la liste des produits/services et permet de créer de nouvelles fiches produits/services.

•

Devis clients : Permet de créer de nouveaux devis clients et affiche les devis en cours.

•

Commandes clients : Permet de créer de nouvelles commandes clients et affiche les commandes en cours et terminées.

•

Modèle de devis : Permet de créer des modèles de devis.

•

Historique : Historique des commandes clients

•

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o

Commandes terminées : Affiche toutes les commandes clients terminées.

o

Commandes annulées : Affiche toutes les commandes clients annulées.

Rapports : Rapports dédiés à l’application de ventes o

Commercial : Rapports sur les activités commerciales de l’utilisateur.

o

Manager : Rapports sur les activités commerciales dont le manager à la charge.

o

Détails ventes : Rapports détaillés sur les ventes.

o

Etude CA : Rapports détaillés sur le chiffre d’affaires.

•

o

Clients : Rapports détaillés sur les clients.

o

Cartes géographiques ▪

Clients : Carte affichant la localisation des différents clients.

▪

Prospects : Carte affichant la localisation des différents prospects.

Configuration o

Raisons d’annulation : Affiche les différentes raisons d’annulation d’une vente et permet d’en créer de nouvelles.

o

Durées : Permet de créer des durées de validité pour les devis.

o

Listes de prix : Permet de créer et de gérer des listes de prix pour les ventes.

o

Taxes : Affiche les différentes taxes à prendre en compte sur les devis et les commandes et permet d’en créer de nouvelles.

o

Configurateurs :

Menu permettant

de

gérer

les

configurateurs

commerciaux. ▪

Modèle de configurateurs : Permet d’afficher et de définir des modèles de configurateurs.

▪

Configurateurs : Affiche les configurateurs générés et donne la possibilité d’en créer manuellement.

Fonctionnalités Devis Création de devis Les nouveaux devis se créent à partir de menu "Devis clients". Vous devez tout d’abord sélectionner le client correspondant pour pouvoir ensuite rajouter des lignes de devis. En effet un devis est constitué d’une ou plusieurs lignes de devis, une ligne par produit/service.

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Créer une ligne de devis Par défaut la ligne de devis est de type « Standard ». Vous pourrez alors sélectionner un produit existant à partir du champs « Produit ». Les informations du produit comme le libellé, l’unité, le prix unitaire, la taxe seront alors automatiquement complétées en étant récupérées de la fiche produit. Vous n’avez que la quantité à sélectionner.

Vous pouvez également décider d’appliquer une remise, en % ou fixe. Si une liste de prix s’applique sur le devis, la remise sera automatiquement calculée. Les listes de prix sont expliquées par la suite.

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Note : vous pouvez modifier les autres champs manuellement si vous le souhaitez. Si le produit que vous souhaitez mettre sur la ligne de devis n’existe pas, vous pouvez remplir manuellement les différents champs. Vous pouvez également créer des lignes qui serviront de titre en choisissant « Titre » dans le champ type. Les lignes de titre permettent simplement d’organiser la commande en regroupant des lignes sous des titres. Seul un libellé est à remplir pour définir le titre. Le type « Kit » va permettre de créer une ligne de devis avec un produit en kit, c’est-à-dire un produit composé de différents produits. Une fois que vous avez ajouté l’ensemble de vos lignes, elles sont visibles sur votre devis. Pour modifier, supprimer ou déplacer une ligne, vous devez au préalable la sélectionner.

Finalisation du devis Une fois le devis rempli et sauvegardé, il est au statut brouillon. Vous devez alors le finaliser en cliquant sur le bouton correspondant.

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Envoi des devis / commandes

Quand vous avez finalisé votre devis, vous pouvez l’envoyer par email directement à partir de l’application. Sur un devis ou commande, il suffit de cliquer sur le bouton "Envoyer email" dans le menu « Outils » de la barre des tâches. Vous pouvez configurer des modèles d’envoi d’email pour les envois de devis depuis les config applicatives, dans les menus Message/Modèle. Gestion des versions de devis Les devis ont un numéro de version. Si vous souhaitez modifier un devis finalisé, il est possible de le repasser au statut brouillon et d’incrémenter le numéro de version en appuyant sur le bouton "Nouvelle version". Avec chaque nouvelle version, la version précédente est enregistrée au format PDF. Vous retrouvez chaque version de devis dans la gestion documentaire intégrée. Vous pouvez facilement accéder aux différentes versions d’un devis en vous rendant depuis celui-ci dans la barre des tâches et en cliquant sur l’icône du ASTUCE

trombone. Le numéro affiché à côté de l’icône indique le nombre de versions de devis pour ce devis.

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Transformation du devis en commande Quand un devis a été validé par le client, vous pouvez confirmer la commande.

Le devis se transformera automatiquement en commande client. En effet dans l’ERP le devis et la commande sont le même objet métier. Votre commande client sera désormais accessible depuis le menu « Commandes clients ». Autres fonctionnalités liées aux devis Création de modèles de devis Vous pouvez créer des modèles de devis à partir d’un devis existant en cliquant sur le bouton "Outils" puis sur "Définir en tant que modèle". Un nouvel onglet "Modèle" va s’ouvrir, et vous pourrez alors le sauvegarder.

Ce modèle de devis pourra ensuite être retrouvé dans le menu "Modèles de devis". A partir de ce menu, vous pouvez également créer de nouveaux modèles de devis. Une fois un modèle créé, vous pouvez créer un devis depuis ce modèle en cliquant sur le bouton correspondant.

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Fusion de devis A partir de la liste des devis dans le menu devis, vous pouvez fusionner des devis en cliquant sur le bouton "Fusionner devis". Une nouvelle vue s’ouvre alors dans laquelle vous pouvez sélectionner les devis que vous voulez fusionner. Cliquez alors sur le bouton "Fusionner en commande unique" pour que soit créé un nouveau devis unique fusionnant les devis sélectionnés.

NOTE

Vous ne pouvez fusionner que les devis qui sont au statut brouillon.

Commandes Création d’une commande à partir d’un devis Quand un devis est au statut finalisé, vous pouvez le transformer en commande en cliquant sur le bouton "Commande confirmée".

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Création d’une commande de type abonnement Les devis/commandes de type abonnement se créent comme des devis/commandes classiques. Seuls quelques éléments vont être différents. Dans le champ « type » vous devez sélectionner Abonnement.

Ensuite vous devez créer une ou plusieurs lignes de devis avec vos produits de type abonnement (voir précédemment l’explication sur la création de lignes de devis). Puis vous devez vous rendre dans l’onglet « Contrat/abonnement » du devis.

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Vous pouvez choisir le nombre de périodes entre 2 facturations et le type de périodicité. Ce choix va donc influer sur la périodicité de la facturation. Par exemple si vous souhaitez facturer tous les mois, vous indiquerez 1 dans le champ « Nombre de périodes » et Mois dans le champ « Type de périodicité ». Si vous souhaitez facturer tous les 3 mois, indiquez 3 comme nombre de périodes…etc. Ce choix va impacter le champ « Date de fin de la prochaine période de facturation » qui va se mettre à jour automatiquement en prenant en compte la date de début de la prochaine période de facturation ainsi que le nombre et type de périodes. Il faut également indiquer la durée du contrat en mois et une date de fin de contrat. Il est également possible d’indiquer une fin de période contractuelle en cours. Vous pouvez indiquer si l’abonnement se renouvelle tacitement en cliquant sur la case correspondante, ainsi qu’indiquer s’il y aura une éventuelle période de préavis. Si vous avez indiqué que le renouvellement est tacite, des factures continueront à être générées même après la date de fin de contrat. Au contraire si la case est décochée la facturation s’arrêtera une fois le contrat terminé. Enfin vous devez indiquer la date de début de la prochaine période de facturation, la date de fin étant remplie automatiquement selon le nombre et type de période. La facturation des abonnements est abordée dans la documentation de l’application de facturation. Warning : Il faut également indiquer la date exacte de prochaine facture pour que la facturation puisse être générée à cette date. Afficher une alerte sur une commande client ou un devis Les alertes sur les commandes ou devis client se configurent dans la fiche du tiers client concerné. Dans l’onglet "Client" se trouve un champ texte "Information à la commande" dans lequel il est possible de spécifier un message d’alerte. Ainsi, à la création d’une commande ou d’un devis, dès la sélection du client concerné, ce message apparaîtra dans une pop-up et en-tête de la commande.

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Blocage des commandes d’un client Si l’encours client maximum est dépassé, les nouvelles commandes seront automatiquement bloquées. Il se configure sur la fiche tiers client, dans l’onglet "Encours client". Plus généralement tous les blocages se gèrent depuis l’onglet "blocages" d’une fiche client. Vous pouvez alors cocher la case "Blocage cmde client" afin d’empêcher la création d’une commande pour ce client. Vous devrez également indiquer une date jusqu’à laquelle vous souhaitez bloquer les commandes pour ce client. Il est également possible de débloquer manuellement une commande (en fonction des droits utilisateur) en cliquant sur "déblocage manuel" sur la commande au moment de la valider quand le message indiquant que ce client est bloqué apparait.

Génération d’une facture depuis une commande client Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer une facture en cliquant sur le bouton "Générer facture". Génération de bons de livraison depuis une commande Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer le bon de livraison en cliquant sur le bouton "Générer le BL". Ils peuvent également être générés automatiquement à la confirmation de la commande si l’option correspondante a été activée dans les configurations de l’application Supply Chain. Génération d’un ordre de production depuis une commande Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer un ordre de production en cliquant sur le bouton "Générer l’ordre de production". Gestion du réapprovisionnement depuis les commandes clients Il est possible depuis une commande finalisée ou confirmée de générer une commande fournisseur reprenant toutes les lignes de commandes préalablement sélectionnées en cliquant sur le bouton "Générer cmde fournisseur".

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La génération peut être automatique si l’option "Générer les commandes fournisseurs auto." est activée dans les configurations de l’application "Supply Chain". Dans ce cas, la commande fournisseur sera générée lors de la confirmation de la commande. Une option similaire est accessible pour la génération d’ordres de production de façon manuelle ou automatique. Sur chaque ligne de commande, le mode d’approvisionnement (acheter, produire, déstocker) est renseigné par le mode d’approvisionnement par défaut du produit. Ce mode de réapprovisionnement depuis les commandes client se configure sur la fiche produit dans l’onglet "Ventes", dans le champ “Méthode d’appro. par défaut sur les commandes clients”.

Affichage de toutes les lignes de commandes clients A partir de la liste des commandes clients, vous pouvez ouvrir une nouvelle vue affichant toutes les lignes de commandes en cliquant sur le bouton "Voir lignes cmdes" dans la barre des tâches.

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Finalisation des commandes client Les commandes client sont automatiquement finalisées quand la ou les livraisons client associées à la commande ont été réalisées. Vous pouvez également activer une option dans les configurations de l’application « Supply chain » autorisant de terminer manuellement la commande client. Les commandes finalisées sont visibles dans le menu Historique/Commandes terminées.

Prix et devises Gestion des prix en HT ou TTC Il est possible de choisir dans les configurations de base entre un prix toujours en H.T., toujours en T.T.C, par défaut en H.T. et par défaut en T.T.C. Les choix " par défaut en H.T." et "par défaut en T.T.C." laissent la possibilité de modifier au cas par cas (via une case à cocher) le type de prix pratiqué. Pour chaque société dans les configurations des ventes, il est possible de choisir un type de gestion pour les devis et commandes clients, ainsi que pour les commandes d’achat. Ces options ont un impact sur le calcul du total des commandes (qui sera donc en H.T ou en T.T.C). Pour la gestion en T.T.C il sera nécessaire de sélectionner les taxes applicables sur les différentes lignes de produit. NOTE : Vous pouvez aussi dans les configurations de l’application Base définir le type de prix par défaut sur les fiches produits grâce au champ "Produits en TTC/HT".

Création et gestion de liste de prix Il est possible de gérer un catalogue conditionnel de prix grâce aux listes de prix. Grâce à ces listes paramétrables, il est possible de faire varier le prix unitaire d'un produit ou d'un ensemble de produits en fonction du volume commandé. Ces listes sont applicables au choix à la commande en fonction des conditions négociées avec le client et permettent de gérer les contrats cadres. Les listes de prix sont accessibles dans les configurations par le menu "Listes de prix". Pour être visibles sur les devis/commandes, les listes de prix doivent être intégrées dans les listes de prix pour tiers dont le fonctionnement est expliqué plus bas. Quand vous créez une liste de prix, elle est automatiquement active mais elle peut se désactiver en décochant la case "Active".

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Si vous cochez l'option "Cacher remise sur impressions" et que la liste de prix est sélectionnée sur une commande, les remises seront automatiquement cachées sur les impressions des devis et commandes. Concernant l'application de la remise, vous pouvez décider de l'appliquer sur tous vos produits. Dans ce cas-là, vous devez utiliser le champ "Remise systématique" et indiquer un pourcentage de remise. Si vous rattachez cette liste de prix à un client, ce client bénéficiera d'une remise systématique du pourcentage que vous avez indiqué.

Astuce : Vous pouvez également décider d'appliquer des remises que sur des produits ou des catégories de produits. Si une remise systématique est déjà appliquée sur l'ensemble des produits, et que vous définissez une remise différente pour un produit en particulier, la remise du produit ou de la catégorie de produit sera prise en compte. Une fois le produit (ou la catégorie de produit) choisi, vous avez le choix entre plusieurs méthodes de calcul : • Escompte/remise : vous pouvez définir une remise fixe ou en pourcentage, et indiquer si cette remise s’applique si une quantité minimale de produit est commandée. • Ajout : même principe que pour la remise sauf que vous pouvez augmenter le prix du produit. • Remplace : permet d’indiquer un prix de remplacement (inférieur ou supérieur au prix de vente), et d’indiquer si ce prix de remplacement s’applique si une quantité minimale de produit est commandée. Une fois une liste de prix créée, elle doit être insérée dans une liste de prix tiers pour pouvoir être utilisée.

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Création et gestion des listes de prix pour tiers Sur une liste de prix pour tiers vous allez pouvoir sélectionner les listes de prix qui ont été créées. Si vous voulez que toutes vos listes de prix soient sélectionnables sur tous les devis pour tous les clients, vous pouvez créer une seule liste de prix pour tiers et y sélectionner toutes vos listes de prix.

Elles apparaîtront alors dans le champ “Liste de prix” sur vos devis et vous pourrez sélectionner celle que vous souhaitez.

Si vous souhaitez pour certains clients limiter le choix des listes de prix sélectionnables, vous devez créer une liste de prix pour tiers et sélectionner là ou les listes de prix que vous souhaitez pouvoir sélectionner pour certains clients. Ensuite sur leurs fiches client, dans l’onglet client, sélectionnez la liste de prix pour tiers créée dans le champ “Liste de prix de vente”. Quand vous ferez un devis à l’un de ces clients, vous pourrez alors sélectionner seulement les listes de prix qui leurs sont réservées.

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La dernière possibilité concerne le cas où vous voulez rendre exclusive une liste de prix à un seul client, vous devez alors créer une liste de prix pour tiers, cocher la case “Exclusif” et sélectionner la liste de prix qui lui est réservée.

Ensuite sur la fiche de ce client, vous sélectionnez la liste de prix pour tiers que vous venez de créer. Cette liste de prix ne sera applicable qu’à ce client, vous ne pourrez pas la sélectionner quand vous ferez un devis pour d’autres clients.

Liste d’autres fonctionnalités Définition des modes de paiements et conditions de paiements Les modes de paiements et conditions de paiements peuvent être définis pour chaque tiers. Ils se configurent alors sur la fiche du tiers, dans l’onglet facturation/paiement. Il est également possible de créer des modèles de devis/commande en indiquant des modes et conditions de paiements par défaut. Définition des prix de ventes Les prix de ventes se définissent sur les fiches produits/services. Exports aux formats Word et Excel Vous pouvez exporter les devis et commandes sous format Excel et Word à partir du menu "Rapports" situé dans la barre des tâches.

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Planifier des évènements sur les devis et commandes Les évènements peuvent se planifier sur les devis et commandes à partir du menu "Outils" situé dans la barre des tâches. Affectation d’un commercial et d’une équipe à la commande Sur un devis/commande, vous pouvez dans le panel "Suivi devis" affecter un commercial et/ou une équipe commerciale à la commande. Annulation d’une commande ou d’un devis Vous pouvez annuler une commande ou un devis qui sont au statut brouillon ou finalisé grâce au bouton "Annuler". Une fois une commande confirmée, elle ne peut être annulée. Suivi des facturation et livraisons à partir des commandes Vous pouvez suivre d’un coup d’œil l’état de la livraison et de la facturation des commandes grâce à des indicateurs visuels à partir des vues Kanban des commandes en cours et des commandes terminées. Les indicateurs sont en rouge si la facturation et la livraison n’ont pas été effectuées, en jaune si elles ont été partiellement effectuées, et en vert si elles ont été effectuées. Ces indicateurs se retrouvent également dans le premier panel de chaque commande.

Gestion des statuts de commandes Un nouveau devis/commande est au départ au statut brouillon. Une fois validé il passe au statut "Finalisé". La confirmation d’une commande se fait avec le bouton "Commande confirmée". Cela va transformer un devis en commande effective. Un devis/commande peut s’annuler avant de passer au statut "Commande confirmée". Cacher les remises sur les impressions Cocher la case "Cacher remise sur impressions" permet de ne pas faire apparaitre les remises sur les impressions des devis et commandes.

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Afficher un message sur une impression Dans l’onglet contenu du devis ou de la commande, vous pouvez dans le champ html "Description à afficher" écrire un message qui sera affiché sur les impressions. Gestion des adresses de livraisons et facturation On peut créer de nouvelles adresses de facturation et de livraison directement dans une fiche tiers, dans l’onglet "Informations". Vous pouvez définir le type d’adresse : livraison, facturation ou par défaut, en cliquant sur les icônes de droite. Vous pouvez également créer une nouvelle adresse directement depuis une commande. Référence client sur devis/commande En plus de la référence interne, il est possible d’enregistrer les bons de commande client en inscrivant sur la commande la référence du bon de commande sur l’écran de commande. Définition des modes de livraison et de transporteur Les modes de livraison et de transporteur peuvent se définir par défaut par client depuis leur fiche. Sinon ils se choisissent depuis les bons de livraison. Gestion des produits en kit La gestion des produits en stock doit s’activer dans les configurations. Sur une fiche produit, vous devez ensuite cocher la case "Est un kit" pour indiquer que ce produit est un kit. Un nouvel onglet "Composantes du kit" apparaitra alors. Vous pouvez alors indiquer les produits qui vont composer le kit, ainsi que leurs quantités. Il est également possible de créer son kit directement depuis une ligne de devis/commande, en sélectionnant Kit dans le champ "Type". Dans l’onglet "Composantes du kit", vous trouverez un tableau vous permettant de rajouter les différents produits qui composent le kit.

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Gestion des quantités multiples de vente Pour gérer des quantités multiples de vente, il faut activer l’option dans les configurations de l’application de Ventes. Il s’agit d’une option qui permet de définir sur la fiche d’un produit des quantités multiples de ventes. Vous pourrez ainsi définir qu’un produit ne peut être vendu que sous certains multiples (par exemple que pour une quantité de 5 et 10). Si la quantité sélectionnée sur une ligne de commande est différente des multiples définis, la ligne ne pourra pas être validée, et un message apparaitra, indiquant quelles sont les quantités autorisées. Les quantités multiples se définissent sur la fiche produit, dans l’onglet "Ventes". Il y a un tableau dans lequel vous devez ajouter de nouvelles lignes avec les quantités autorisées. Par exemple, si vous souhaitez vendre un produit que par des quantités de 5, 10 et 15, vous devrez créer 3 lignes : 1 pour une quantité de 5, une pour une quantité de 10 et une pour une quantité de 15. Si vous cochez l’option "Autoriser l’utilisateur à forcer la quantité de ventes", un utilisateur pourra valider la ligne de commande même si la quantité choisie ne correspond pas aux multiples définis.

Modification d’une commande confirmée Il faut au préalable activer l’option "Modification d’une commande en attente" dans les configurations de l’application de Ventes. Cette option autorise la modification d’une commande confirmée. Pour modifier une commande, il faut cliquer sur celle-ci sur le bouton "Modifier la commande". Un indicateur "Commande en cours de modification" apparait. Quand une commande est en cours de modification, la génération de facture et de bons de livraison est bloquée. Si un bon de livraison est au statut planifié, il restera bloqué à ce statut tant que la commande sera en cours de modification. Une fois vos modifications effectuées sur une commande, vous devez cliquer sur le bouton "Valider les changements".

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Création de rapports avancés sur la facturation Vous pouvez créer des rapports avancés concernant la facturation : CA HT et/ou achats facturés. Pour créer des rapports avancés, vous devez aller dans le menu Facturation/Rapports/Avancé, puis au choix choisir CA HT ou achats facturés.

Vous devez tout d’abord choisir la période sur laquelle vous souhaitez un rapport (ainsi que la société concernée dans le cas du multi-société). Ensuite vous pouvez sélectionner les clients pour lesquels vous voulez un rapport sur le CA (ou des fournisseurs dans le cas des achats facturés), et filtrer sur certains produits ou certaines catégories de produit seulement.

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Ensuite vous devez faire votre choix parmi plusieurs options.

Vous pouvez choisir le type de graphique souhaité, le format d’export, et indiquer si vous souhaitez un rapport sur le CA seulement commandé, seulement facturé, ou les deux.

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Configurations Configurations de l’application Ventes Pour accéder aux configurations de l’application "Ventes", vous devez aller dans le menu "Config applicative", puis dans "Gestion des apps". Ensuite vous cliquez sur configurer sur l’application "Ventes". Dans les configurations de l’application "Ventes", vous pouvez activer les options suivantes : • Gérer les unités de vente sur les produits : cette fonction est utile quand les unités d’achat d’un produit à un fournisseur sont différentes de vos unités de vente (par exemple si vous achetez un produit à la tonne et que vous le revendez au kilo). Ainsi lors des commandes clients, le produit sélectionné sera directement indiqué avec son unité de vente, évitant ainsi de faire des conversions. • Gérer les versions de devis : cette option active la possibilité de créer plusieurs versions d’un devis, permettant ainsi de modifier un devis pour en créer une nouvelle version et d’en suivre l’historique. • Gérer les produits en kit : cette option permet de créer des produits de type kit, composés d’autres produits. A noter que vous pouvez ensuite modifier la composition d’un kit directement depuis une ligne de commande/devis. • Autoriser la modification de commande en attente : cette option autorise la modification d’une commande confirmée. Quand une commande est en cours de modification, la génération de facture et de bons de livraison est bloquée. Si un bon de livraison est au statut planifié, il restera bloqué à ce statut tant que la commande sera en cours de modification. • Activer les configurateurs commerciaux : permet d’activer les configurateurs commerciaux sur les devis/commandes. • Gestion des quantités multiples de vente : cette option permet de définir sur la fiche d’un produit des quantités multiples de ventes. Vous pourrez ainsi définir qu’un produit ne peut être vendu que sous certains multiples (par exemple que pour une quantité de 5 et 10). Si la quantité sélectionnée sur une ligne de commande est différente, cette ligne ne pourra être validée et un message apparaitra, indiquant quelles sont les quantités autorisées. • Activer la copie de description des produits : cette option permet la récupération du descriptif du produit dans la ligne de commande client.

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Configurations des ventes par société Les ventes se configurent également par sociétés. Ces configurations sont accessibles soit depuis les configurations de l’application "Ventes", en cliquant dans la liste sur la société concernée. Soit depuis le menu "Config applicative", en allant dans les menus "Utilisateurs/Sociétés" puis "Sociétés". Ensuite vous devez double cliquez sur la société de votre choix, puis vous aurez accès sur la droite de la vue aux configurations par module de la société concernée, dont les configurations des ventes.

Vous pouvez configurer par société : • Une durée de validité par défaut des devis. • Devis/cmde client en TTC/HT : Il est possible de choisir si dans les devis/commandes les prix sont toujours en H.T., toujours en T.T.C, par défaut en H.T. ou par défaut en T.T.C. Les choix "par défaut en H.T." et "par défaut en T.T.C." laissent la possibilité de modifier au cas par cas (via une case à cocher) le type de prix pratiqué.

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• Le montant d’encours client accepté : si le montant est dépassé, les nouvelles commandes pour ce client seront bloquées. Il sera néanmoins possible de le débloquer manuellement si vous en avez les droits. Des paramètres d’affichage sont également disponibles : • Afficher le vendeur sur les impressions : si la case est cochée, le nom du commercial qui est indiqué sur un devis/commande apparaitra sur les impressions. • Afficher le code produit sur les impressions. • Afficher les conditions de livraison sur les impressions : sur un devis/commande, dans l’onglet "Informations de livraison", il y a un champ texte "Conditions de livraison". Si l’option est activée, le contenu de ce champ apparaitra sur les impressions. • Afficher le détail des taxes sur les impressions. • Encadré client sur commande : possibilité de personnaliser un encadré client sur les impressions de devis/commandes grâce à un champ html. • Note légale sur commande : permet d’afficher un encadré avec des informations légales sur les impressions des devis/commandes.

Configurations de l’application « Supply Chain » liées aux ventes Les configurations de l’application "Supply chain" (accessibles depuis le menu "Gestion des apps") permettent de gérer des paramètres qui peuvent être liés à l’application de ventes : • Gestion des bons de livraison : permet d’activer la gestion des bons de livraison. Vous pourrez ainsi générer des bons de livraison depuis les commandes clients et la gestion des stocks.

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• Générer les BL automatiquement : génération automatique des bons de livraison quand une commande est confirmée. • Terminer les cmdes clients lors de la livraison : quand cette option est activée, les commandes clients passent automatiquement au statut "Terminé" quand les livraisons pour ces commandes ont été réalisés (quand le ou les BL passent au statut "Réalisé"). • Autoriser de terminer manuellement la commande client : si vous activez cette option, sur une commande confirmée, un bouton "Terminer manuellement la commande client" apparait alors. Vous pourrez alors terminer manuellement une commande. Si l’option "Terminer les cmdes clients lors de la livraison" est désactivée, il faudra forcément autoriser de terminer manuellement une commande. • Générer les commandes fournisseurs auto : quand cette option est activée, les commandes fournisseurs sont automatiquement générées quand une commande client est confirmée. A noter que les commandes fournisseurs ne seront générées que pour les produits dont la méthode d’approvisionnement par défaut sur les commandes clients est "Acheter". Cela se configure sur les fiches produits, dans l’onglet "Ventes". • Générer facture pour les devis/cmdes client : quand cette option est activée, vous pouvez générer des factures depuis les commandes clients. • Autoriser la facturation par échéancier : cette option permet d’activer la gestion des échéanciers depuis les devis/commandes clients. Vous pourrez générer des factures par lignes d’échéances. • Autorisation des abonnements pour les devis et commandes client : cette option permet d’autoriser la création de devis et commandes de type abonnement. • Vérification des stocks lors d’une vente : si vous activez cette option, lorsque vous remplissez une ligne de devis/commande, les stocks sont vérifiés à la validation de la ligne. Si la quantité en stock est insuffisante, un message d’avertissement apparait. • Gérer la réservation des stocks : si cette option est activée, vous pourrez sur les lignes de devis/commandes clients réserver les quantités de produits que vous souhaitez. Les quantités seront ainsi considérées comme réservées en stock. Une fois la commande confirmée, vous pourrez sur les lignes de commande modifier les quantités réservées.

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Achats Vue d’ensemble Cette application permet de gérer les achats de l’entreprise. Elle permet de créer des devis qui une fois validés et finalisés se transforment automatiquement en commandes d’achat. Vous pouvez à partir d’une commande d’achat générer des bons de réception afin de programmer les mouvements de stock associés, et générer la facture de contrôle. L’application permet également d’envoyer des demandes de cotation à plusieurs fournisseurs, permettant ainsi de sélectionner l’offre la plus compétitive. La sous application “Demandes d’achat” permet de générer des demandes d’achat en interne pour un produit en particulier, demandes qui doivent ensuite être validées pour un responsable.

Mots clés Demande d’achat : permet à un employé de créer des demandes d’achat pour un produit en particulier. Ces demandes doivent ensuite être validées. Demande de cotation : permet d’envoyer depuis un devis des demandes de prix à ses fournisseurs, permettant ainsi de choisir l’offre la plus compétitive.

Menus •

Fournisseurs : Ce menu donne accès à la liste des fournisseurs et permet de créer de nouvelles fiches fournisseurs.

•

Contacts : Ce menu donne accès à la liste des contacts et permet de créer de nouvelles fiches contacts.

•

Produits & services : Ce menu donne accès à la liste des produits/services et permet de créer de nouvelles fiches produits/services.

•

Devis fournisseurs : Permet de créer de nouveaux devis fournisseurs et affiche les devis en cours.

•

Commandes fournisseurs : Permet de créer de nouvelles commandes fournisseurs et affiche les commandes en cours et terminées.

•

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Historique : Historique des commandes fournisseurs o

Commandes terminées : Affiche toutes les commandes fournisseurs terminées.

o

Commandes annulées : Affiche toutes les commandes fournisseurs annulées.

•

Demandes d’achat : Affiche les différentes demandes d’achat envoyées aux fournisseurs.

•

Rapports : Rapports dédiés à l’application d’achats. o

Acheteur : Rapports sur les activités d’achat de l’utilisateur.

o

Manager : Rapports sur les activités d’achat dont le manager à la charge.

o

Commandes fournisseur : Rapports sur les commandes d’achat.

o •

Carte géographique : Carte affichant la localisation des différents fournisseurs.

Configuration o

Listes de prix : Permet de créer et de gérer des listes de prix pour les achats.

o

Configurateur formulaire DA : Permet de créer des formulaires de demandes d’achat personnalisés.

•

Demandes d’achat : Application de gestion des demandes d’achat. o

Toutes les demandes d’achat : Affiche les demandes d’achat crées et permet d’en créer de nouvelles.

o

Toutes les demandes envoyées : Affiche les demandes d’achat envoyées et permet d’en créer de nouvelles.

o

Toutes les demandes acceptées : Affiche les demandes d’achat qui ont été acceptées.

Fonctionnalités Demandes d’achat Génération de demande de cotation (automatiquement et manuellement) Les demandes de cotation permettent d’envoyer à un ou plusieurs fournisseurs d’un même produit une demande de prix. Cela vous permet de comparer les prix entre plusieurs fournisseurs pour un produit et une quantité donnée et de choisir la meilleure proposition. C’est optionnel, vous pouvez faire une commande d’achat classique à un seul fournisseur dès le départ sans passer par ces demandes. Les demandes de cotation s’effectuent à partir d’un devis ou d’une commande d’achat au statut brouillon, séparément à partir des lignes de commande fournisseur ou pour l’ensemble de la commande grâce au bouton "Générer toutes les demandes aux fournisseurs" dans l’onglet "Gestion commande fournisseurs".

A noter que pour faire les demandes de cotation, vous devrez quand même au départ remplir le champ fournisseur de la commande. Vous pourrez le changer par la suite si vous choisissez un autre fournisseur.

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Warning : Il faut néanmoins choisir un fournisseur qui vend le ou les produits que vous souhaitez acheter. La case "Commande d’achat?" doit être cochée si la commande en cours est la commande initiale. S’il existe déjà une commande parente, la renseigner dans le champ "Cmde initiale".

Astuce : vous pouvez donc également faire des demandes de cotation par lignes de commandes. Sur la ligne, une fois que vous avez rempli le produit et la quantité, il est possible dans l’onglet « Demande de cotation » de générer automatiquement des demandes auprès des fournisseurs disposant de ce produit dans leur catalogue en cliquant sur le bouton « Générer les demandes de cotation ».

Les demandes de cotation apparaîtront ensuite dans le menu correspondant et vous pourrez les accepter ou les refuser. Une fois les demandes acceptées, sur la commande fournisseur d’origine sur laquelle vous avez fait les demandes, vous verrez sur chaque ligne quelle demande a été acceptée. Si vous avez accepté les demandes du fournisseur que vous aviez indiqué sur la commande au départ, vous pouvez continuer en validant cette commande-là. Si vous avez finalement choisi d’autres fournisseurs pour l’ensemble de la commande ou pour certaines lignes de la commande, en allant dans l’onglet "Gestion commandes fournisseurs", cliquez sur l’onglet "Générer commandes fournisseurs" et les commandes fournisseurs correspondant aux demandes de cotation acceptées seront générées.

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Validation de demandes de cotation Une fois toutes ces demandes générées, les fournisseurs peuvent y répondre sur le portail fournisseur. Un utilisateur du système peut aussi manuellement gérer ces demandes dans le cas où les échanges avec le fournisseur se feraient hors système, par email par exemple. Une fois toutes les demandes traitées, un fournisseur sera choisi dans ce même onglet. Il est alors possible si l’on réalise cette opération sur plusieurs lignes de commande de générer automatiquement une commande d’achat pour chaque fournisseur retenu dans les lignes d’achat grâce au bouton "Générer commandes fournisseurs".

Devis Demande de devis au fournisseur Les nouveaux devis se créent à partir de menu "Devis fournisseurs". Vous devez tout d’abord sélectionner le fournisseur correspondant pour pouvoir ensuite rajouter des lignes de devis. Le principe est le même que pour les devis clients. Une fois le devis rempli et sauvegardé, il est au statut brouillon. Vous devez alors le finaliser en le passant au statut « Demandé ». Cela indique que vous avez fait la demande de devis auprès du fournisseur.

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Gestion des versions de devis Les devis et commandes fournisseurs disposent d’un numéro de version. Il est possible pour un devis à l’état demandé de le refaire passer à l’état brouillon et d’incrémenter le numéro de version en appuyant sur le bouton " Nouvelle version".

A chaque nouvelle version, on archive la version

précédente au format PDF. Vous pouvez ainsi modifier des devis au statut « Demandé » et créer de nouvelles versions pour avoir un historique. Fusion de devis A partir de la liste des devis dans le menu devis, vous pouvez fusionner des devis au statut brouillon en cliquant sur le bouton "Fusionner devis". Une nouvelle vue s’ouvre alors dans laquelle vous pouvez sélectionner les devis que vous voulez fusionner. Cliquez alors sur le bouton "Fusionner en commande unique" pour que soit créé un nouveau devis unique fusionnant les devis sélectionnés.

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Commandes fournisseurs Création d’une commande à partir d’un devis Quand un devis est au statut finalisé, vous pouvez le transformer en commande en cliquant sur le bouton "Commande confirmée". En effet dans l’ERP le devis et la commande sont le même objet métier. Afficher une alerte sur une commande fournisseur Dans la fiche du tiers fournisseur apparait en fonction du statut de celui-ci l’onglet "Commande fournisseur". Cet onglet contient un champ texte dans lequel il est possible de spécifier un message d’alerte. Ainsi, à la création d’une commande, dès la sélection du fournisseur concerné, ce message apparaîtra dans une pop-up et en-tête de la commande. Génération d’une facture depuis une commande fournisseur Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer une facture en cliquant sur le bouton "Générer facture de contrôle" qui se trouve dans le menu Outils de la barre des tâches. Génération de bons de réception depuis une commande fournisseur Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer le bon de réception en cliquant sur le bouton "Générer le BR".

Fusion de commandes fournisseurs Dans la vue liste des commandes fournisseurs, vous devez cliquer sur le bouton "fusionner cmdes". Une nouvelle vue s’ouvre alors dans laquelle vous pouvez sélectionner les commandes que vous voulez fusionner. Cliquez alors sur le bouton "Fusionner en commande unique" pour que soit créé une nouvelle commande unique fusionnant les commandes sélectionnées. Vous ne pouvez fusionner que des commandes au statut brouillon.

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Prix et devises Gestion des prix en HT ou TTC Il est possible de choisir dans les configurations de base entre un prix toujours en H.T., toujours en T.T.C, par défaut en H.T. et par défaut en T.T.C. Les choix " par défaut en H.T." et "par défaut en T.T.C." laissent la possibilité de modifier au cas par cas (via une case à cocher) le type de prix pratiqué. Pour chaque société dans les configurations des ventes, il est possible de choisir un type de gestion pour les devis et commandes clients, ainsi que pour les commandes d’achat. Ces options ont un impact sur le calcul du total des commandes (qui sera donc en H.T ou en T.T.C). Création et gestion de liste de prix Il est possible de gérer un catalogue conditionnel de prix grâce aux listes de prix. Grâce à ces listes paramétrables, il est possible de faire varier le prix unitaire d’un produit ou d’un ensemble de produits en fonction du volume commandé. Ces listes sont applicables au choix à la commande en fonction des conditions négociées avec le fournisseur et permettent de gérer les contrats cadres. Les listes de prix sont accessibles dans les configurations par le menu "Listes de prix". Quand vous créez une liste de prix, elle est automatiquement active mais elle peut se désactiver en décochant la case "Active". Si vous cochez l’option "Cacher remise sur impressions" et que la liste de prix est sélectionnée sur une commande, les remises seront automatiquement cachées sur les impressions des devis et commandes. Concernant l’application de la remise, vous pouvez décider de son application sur tous les produits. Dans ce cas-là, vous devez utiliser le champ "Remise systématique" et indiquer un pourcentage de remise. Si vous rattachez cette liste de prix à un fournisseur, cela va appliquer une remise systématique pour tous vos achats auprès de ce fournisseur. Vous pouvez également décider d’appliquer des remises que sur des produits ou des ASTUCE

catégories de produits. Si une remise systématique est déjà appliquée sur l’ensemble des produits, et que vous définissez une remise différente pour un produit en particulier, la remise du produit ou de la catégorie de produit sera prise en compte.

Une fois le produit (ou la catégorie de produit) sur lequel appliqué une remise choisie, vous avez le choix entre plusieurs méthodes de calcul :

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•

Escompte/remise : vous pouvez définir une remise fixe ou en pourcentage, et indiquer si cette remise s’applique si une quantité minimale de produit est commandée.

•

Ajout : même principe que pour la remise sauf que vous pouvez augmenter le prix du produit.

•

Remplace : permet d’indiquer un prix de remplacement (inférieur ou supérieur au prix de vente), et d’indiquer si ce prix de remplacement s’applique si une quantité minimale de produit est commandée.

Une fois une liste de prix créée, elle doit être insérée dans une liste de prix tiers pour pouvoir être utilisée. Création et gestion des listes de prix pour tiers Sur une liste de prix pour tiers vous allez pouvoir sélectionner les listes de prix qui ont été créées. Si vous voulez que toutes vos listes de prix soient sélectionnables sur tous les devis pour tous les fournisseurs, vous pouvez créer une seule liste de prix pour tiers et y sélectionner toutes vos listes de prix.

Elles apparaîtront alors dans le champ “Liste de prix” sur vos devis et vous pourrez sélectionner celle que vous souhaitez.

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Si vous souhaitez pour certains fournisseurs limiter le choix des listes de prix sélectionnables, vous devez créer une liste de prix pour tiers et sélectionner là ou les listes de prix que vous souhaitez pouvoir sélectionner pour certains fournisseurs. Ensuite sur leurs fiches fournisseurs, dans l’onglet fournisseur, sélectionnez la liste de prix pour tiers créée dans le champ “Liste de prix d’achat”. Quand vous demanderez un devis auprès d’un de ces fournisseurs, vous pourrez alors sélectionner seulement les listes de prix qu’ils vous ont réservées.

La dernière possibilité concerne le cas où vous voulez rendre exclusive une liste de prix à un seul fournisseur, vous devez alors créer une liste de prix pour tiers, cocher la case “Exclusif” et sélectionner la liste de prix qui est exclusive à ce fournisseur.

Ensuite sur la fiche de ce fournisseur, vous sélectionnez la liste de prix pour tiers que vous venez de créer. Cette liste de prix ne sera applicable qu’avec ce fournisseur, vous ne pourrez pas la sélectionner quand vous demanderez un devis à d’autres fournisseurs.

Demandes d’achat Création de demandes d’achat Cette sous-application permet à des employés de créer des demandes d’achat pour un produit et une quantité en particulier. Ces demandes doivent ensuite être acceptées par le service achat. Les nouvelles demandes se créent depuis le menu "Toutes les demandes d’achat". Sur une demande d’achat, vous devez sélectionner un produit et une quantité. Les champs unité, prix et fournisseur se remplissent automatiquement.

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Si le produit que vous désirez acheter n’est pas dans le catalogue des produits existants, vous devez cocher la case "Nouveau produit". Une fois la demande complétée, vous pouvez cliquer sur le bouton "Demander" dans la barre des tâches. Cette demande va apparaitre dans le menu "Toutes les demandes envoyées". Un responsable achat ou un manager pourra alors venir la consulter pour l’accepter ou la refuser.

ASTUCE : À partir du menu toutes les demandes acceptées, vous pouvez générer des commandes fournisseurs en cliquant sur le bouton « Générer achats ». Vous pouvez alors choisir de grouper les demandes par fournisseur, par produit ou par adresse de livraison.

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Autres fonctionnalités Définition des modes de paiements et conditions de paiements Les modes de paiements et conditions de paiements peuvent être définis pour chaque tiers. Ils se configurent alors sur la fiche du tiers, dans l’onglet facturation/paiement. Il est également possible de créer des modèles de devis/commande en indiquant des modes et conditions de paiements par défaut. Définition des prix d’achat Les prix d’achat se définissent sur les fiches produits/services. Annulation d’une demande d’achat ou commande Vous pouvez annuler une commande ou un devis qui sont au statut brouillon ou finalisé grâce au bouton "Annuler". Une fois une commande confirmée, elle ne peut être annulée. Gestion des statuts de commandes Un nouveau devis/commande est au départ au statut brouillon. Une fois validé il passe au statut "Finalisé". La confirmation d’une commande se fait avec le bouton "Commande confirmée". Cela va transformer un devis en commande effective. Un devis/commande peut s’annuler avant de passer au statut "Commande confirmée". Affectation d’un acheteur à la commande Sur un devis/commande, vous pouvez affecter un acheteur à la commande grâce au champ "Acheteur". Référence fournisseur sur devis/commande En plus de la référence interne, il est possible d’enregistrer les bons de commande fournisseur en inscrivant sur la commande la référence du bon de commande dans l’onglet "Info.Fournisseur".

Création de rapports avancés sur la facturation Vous pouvez créer des rapports avancés concernant la facturation : CA HT et/ou achats facturés. Pour créer des rapports avancés, vous devez aller dans le menu Facturation/Rapports/Avancé, puis au choix choisir CA HT ou achats facturés.

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Vous devez tout d’abord choisir la période sur laquelle vous souhaitez un rapport (ainsi que la société concernée dans le cas du multi-société). Ensuite vous pouvez sélectionner les clients pour lesquels vous voulez un rapport sur le CA (ou des fournisseurs dans le cas des achats facturés), et filtrer sur certains produits ou certaines catégories de produit seulement. Ensuite vous devez faire votre choix parmi plusieurs options.

Vous pouvez choisir le type de graphique souhaité, le format d’export, et indiquer si vous souhaitez un rapport sur le CA seulement commandé, seulement facturé, ou les deux.

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Configurations Configurations de l’application Achats Pour accéder aux configurations de l’application "Achats", vous devez aller dans le menu "Config applicative", puis dans "Gestion des apps". Ensuite vous cliquez sur configurer sur l’application "Achats". Dans les configurations de l’application "Achats", vous pouvez activer les options suivantes : • Gérer les unités d’achat sur les produits : Cette fonction est utile quand les unités d’achat d’un produit à un fournisseur sont différentes de vos unités de vente (par exemple si vous achetez un produit à la tonne et que vous le revendez au kilo). Ainsi lors des commandes fournisseurs, le produit sélectionné sera directement indiqué avec son unité d’achat, évitant ainsi de faire des conversions. • Gérer les versions des commandes fournisseurs : Cette option active la possibilité de créer plusieurs versions d’une commande fournisseur, permettant ainsi de modifier une commande pour en créer une nouvelle version et d’en suivre l’historique. • Gestion des demandes d’achats : Cette option permet d’activer la gestion des demandes d’achats aux fournisseurs, permettant d’envoyer à plusieurs fournisseurs d’un même produit des demandes de cotation. • Gestion des quantités multiples d’achat : cette option permet de définir sur la fiche d’un produit des quantités multiples d’achat. Vous pourrez ainsi définir qu’un produit ne peut être acheter que sous certains multiples (par exemple que pour une quantité de 5 et 10). Si la quantité sélectionnée sur une ligne de commande est différente, cette ligne ne pourra être validée et un message apparaitra, indiquant quelles sont les quantités autorisées. • Activer la copie de description des produits : cette option permet la récupération du descriptif du produit dans la ligne de commande fournisseur.

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Configuration des achats par société Les achats se configurent également par sociétés. Ces configurations sont accessibles soit depuis les configurations de l’application "Achats", en cliquant dans la liste sur la société concernée. Soit depuis le menu "Config applicative", en allant dans les menus "Utilisateurs/Sociétés" puis "Sociétés". Ensuite vous devez double cliquez sur la société de votre choix, puis vous aurez accès sur la droite de la vue aux configurations par module de la société concernée, dont les configurations des achats. • Commandes d’achat en TTC/HT : Il est possible de choisir si dans les commandes d’achat les prix sont toujours en H.T., toujours en T.T.C, par défaut en H.T. ou par défaut en T.T.C. Les choix "par défaut en H.T." et "par défaut en T.T.C." laissent la possibilité de modifier au cas par cas (via une case à cocher) le type de prix pratiqué. Des paramètres d’affichage sont également disponibles : •

Afficher les prix sur la demande de cotation : si cette case est décochée, les prix des produits n’apparaitront pas sur les impressions des demandes de devis aux fournisseurs.

•

Message de demande de cotation : possibilité de personnaliser un message par défaut sur les demandes de cotation.

Les configurations de l’application « Supply chain » liées aux achats Les configurations de l’application "Supply chain" (accessibles depuis le menu "Gestion des apps") permettent de gérer des paramètres qui peuvent être liés à l’application d’achats : • Gestion des bons de réception : permet d’activer la gestion des bons de livraison. Vous pourrez ainsi générer des bons de réception depuis les commandes fournisseurs et la gestion des stocks. • Générer les BR automatiquement : génération automatique des bons de réception quand une commande est confirmée. • Terminer les cmdes fournisseurs lors de la réception : quand cette option est activée, les commandes fournisseurs passent automatiquement au statut "Terminé" quand les réceptions pour ces commandes ont été réalisées (quand le ou les BR passent au statut "Réalisé").

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• Autoriser de terminer manuellement la commande fournisseur : si vous activez cette option, sur une commande confirmée, un bouton "Terminer manuellement la commande fournisseur" apparait alors. Vous pourrez alors terminer manuellement une commande. Si l’option "Terminer les cmdes fournisseurs lors de la réception" est désactivée, il faudra forcément autoriser de terminer manuellement une commande. • Génération des factures pour les commandes fournisseurs : quand cette option est activée, vous pouvez générer des factures depuis les commandes fournisseurs.

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Qualité Vue d’ensemble Cette application va permettre de gérer la qualité. Vous pouvez créer des processus qualité avec différents points de contrôle, puis programmer des contrôles qualité sur vos produits et services. L’application permet de suivre le déroulement de vos contrôles qualité, étape par étape. Vous avez la possibilité de créer des alertes qualité dès qu’un problème est détecté, que cela soit lors d’un contrôle ou par un retour client. Vous gardez ainsi un historique de chaque alerte qualité et vous pouvez suivre précisément la résolution des problèmes, ainsi que les actions correctives et préventives qui ont été mises en place.

Mots clés Processus qualité : un processus qualité est lié à un produit/service et est constitué de différents points de contrôle. Il faudra passer par chaque point de contrôle pour finir le processus. Point de contrôle : Les points de contrôle constituent les différentes étapes d’un processus qualité. Contrôle qualité : un contrôle qualité est lié à un processus qualité. Les différents points de contrôle à suivre lors du contrôle vont être générés selon le processus choisi. Alerte qualité : une alerte qualité doit être créée dès qu’un problème qualité est détecté.

Menus •

• •

• •

Contrôles qualité : Menu permettant de gérer les contrôles qualité. o Processus qualité : Permet de créer des processus qualité. o Contrôles qualité : Permet de créer des contrôles qualité. o Points de contrôle : Affiche les différents points de contrôle en cours. Alertes qualité : Permet de créer des alertes qualité. Calendrier o Calendriers des alertes : Calendrier affichant les alertes qualité. o Calendrier des contrôles qualité : Calendrier affichant les contrôles qualité. Rapports o Rapport qualité : Affiche les rapports de l’application de qualité. Configurations o Equipes qualité : Permet de créer des équipes qualité. o Origines des problèmes : Permet de créer des origines de problèmes. o Etiquettes : Permet de créer des étiquettes permettant de catégoriser les alertes qualité.

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Fonctionnalités Processus qualité Création de processus qualité Avant de pouvoir lancer des contrôles qualité, vous devez tout d’abord créer des processus qualité depuis le menu Contrôles qualité/Processus qualité. Un processus qualité contient un libellé, un code, et doit être associé à un produit. Ce processus va être composé de différents points de contrôle qualité. L’équipe qualité suivra lors de ses contrôles le processus avec ses différents points de contrôle. Une fois un point de contrôle terminé, on passe au suivant. Vous pouvez ajouter de nouveaux points de contrôles qualité en cliquant sur nouveau dans le tableau "Liste des modèles de points de contrôle".

Création de points de contrôle qualité Les points de contrôle se créent donc depuis les processus qualité. Un point de contrôle est donc lié à un processus. Les champs Nom et Equipe sont obligatoires pour créer un point de contrôle. Vous avez également la possibilité de choisir le responsable de ce point de contrôle en particulier et d’indiquer un produit. Les points de contrôle ont une priorité qui va permettre d’indiquer l’ordre dans lequel ils doivent être réalisés. Par exemple priorité 1 pour le premier, priorité 2 pour le deuxième… Si 2 points une priorité identique, cela signifie qu’ils doivent être réalisés au même moment.

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Le champ "Type de test" permet de choisir quel type de test va être réalisé lors de ce point de contrôle. De base, 4 types de test sont disponibles : • Réussite-échec • Mesure • Fictif • Photo Vous devez également sélectionner un type de contrôle : • Toutes les opérations : signifie que vous allez tout contrôler. • Aléatoirement : le contrôle va être aléatoire, vous avez la possibilité de préciser une fréquence de contrôle, tous les X% d’une opération. • Périodiquement : le contrôle va être effectué de façon périodique, sur une période que vous pouvez définir. Sur chaque point de contrôle vous avez ensuite 3 champs html : • Le premier permet d’indiquer des instructions pour ce point de contrôle que l’opérateur de l’équipe qualité devra suivre. • Le deuxième champ est un champ "Notes" permettant d’indiquer des observations lors de la réalisation de ce point de contrôle. • Le troisième champ "Message en cas d’échec" permet de noter des observations en cas d’échec du contrôle et ainsi d’en garder une trace.

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Contrôles qualité Création de contrôles qualité Les contrôles qualité se créent depuis le sous-menu "Contrôles qualité". Un contrôle qualité est associé à un produit et à un processus qualité. Vous devez également sélectionner une équipe qualité qui sera en charge du contrôle (il est possible d’indiquer un responsable également), et indiquer une date de début et une date de fin du contrôle. Vous avez également la possibilité de fixer une date d’échéance. Une fois le processus qualité sélectionné, vous pouvez cliquer sur le bouton "Pré-remplir les points de contrôle". Tous les points de contrôle définis dans le processus seront alors générés dans le tableau "Liste des points de contrôle" dans l’ordre dans lequel ils doivent être réalisés. Vous avez la possibilité de rajouter manuellement des points de contrôle dans le tableau si besoin. Une fois que vous avez tout complété, vous pouvez planifier le contrôle en cliquant sur le bouton "Planifier".

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Déroulement et suivi d’un contrôle qualité Une fois un contrôle planifié, vous pouvez indiquer qu’il débute en cliquant sur le bouton "Démarrer". Tous les contrôles en cours sont visibles depuis le menu Contrôles qualité ou sur une vue calendrier depuis le menu Calendrier/Calendrier des contrôles qualité. Vous retrouvez alors les différents points de contrôle à effectuer directement depuis le contrôle qualité, ou depuis le menu Contrôles qualités/Points de contrôle où les équipes qualité peuvent retrouver tous les points de contrôle qu’elles devront effectuer. Chaque point de contrôle a un statut. Quand le contrôle qualité démarre, les points de contrôle sont au statut "A faire". Les équipes qualité doivent ensuite indiquer sur chaque point de contrôle si c’est une réussite ou un échec en cliquant sur les boutons correspondants et en notant d’éventuelles observations. Puis elles passent au point de contrôle suivant. Une fois tous les points de contrôle passés, vous pouvez indiquer que le contrôle qualité est terminé en cliquant sur le bouton "Terminer".

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Alertes qualité Création d’alertes qualité Les alertes qualité peuvent se créer depuis le menu "Alertes qualité", ou directement depuis un point de contrôle si un problème a été détecté à ce moment-là. Une alerte peut être associée à un produit et à un poste de charge. Vous devez indiquer une équipe qualité, un responsable ainsi que l’origine du problème. Vous pouvez créer de nouvelles origines de problème depuis les configurations. Le champ "Priorité" permet d’indiquer si l’alerte concerne un problème qui nécessite une résolution urgente ou non. Vous avez également la possibilité une daté maximum d’échéance pour résoudre le problème. Sur une alerte qualité, vous avez à votre disposition trois champs html. Le premier champ "Description" permet de décrire le problème rencontré nécessitant la création d’une alerte. Le deuxième champ "Actions correctives" va permettre de décrire les actions correctives mises en place pour résoudre le problème. Le troisième champ "Actions préventives" permet d’indiquer des actions préventives pour empêcher un nouveau problème de ce type. Vous avez également la possibilité de créer des étiquettes directement depuis une alerte qualité ou depuis les configurations. Cela peut vous permettre de catégoriser les alertes pour ensuite les retrouver plus facilement. Une fois votre alerte créée, vous devez la confirmer. Le prochain statut permet de proposer une action corrective. Une fois que le problème a été résolu, vous pouvez cliquer sur le bouton "Résoudre" pour indiquer qu’une solution a été apportée et testée avec succès.

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Equipes qualité Création d’équipes qualité Les équipes qualité se créent depuis les configurations, menu Equipes qualité. Vous devez créer au moins une équipe pour pouvoir créer des contrôles, des processus et des alertes qualité.

Configurations Il n’y a pas de configurations requises pour cette application.

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Ressources Humaines Vue d’ensemble Cette application permet de gérer les ressources humaines de l’entreprise. Elle se compose de différentes sous-applications couvrant un large spectre des ressources humaines. Elle permet de gérer : •

La gestion des employés dont les contrats de travail, la préparation de la paie, la gestion des titres restaurants et des primes.

•

Les demandes de congés.

•

Les notes de frais.

•

Les feuilles de temps.

•

Les heures supplémentaires.

•

Le recrutement.

•

Les formations.

•

Les évaluations.

Vous pouvez choisir d’activer ou non les différentes sous-applications.

Mots clés Préparation de la paie : l’application permet de prendre en charge en amont toute la préparation de la paie, en rassemblant toutes les informations nécessaires à son traitement. Cette préparation doit ensuite être exportée vers un logiciel de paie certifié (selon la législation en vigueur dans le pays). Feuille de temps : une feuille de temps permet aux employés d’indiquer le temps qu’ils ont passé sur des tâches et/ou des projets. Cette fonction est souvent utilisée dans le cadre de la gestion de projet.

Menus Gestion des employés : Application de gestion des ressources humaines. •

Liste des employés : Affiche la liste des employés et permet de créer des fiches employés.

•

Contrats de travail : Permet de créer des contrats de travail pour les employés.

•

Préparation de la paie : Menu permettant de gérer la préparation de la paie des employés.

•

Gestion des titres restaurant : Permet de gérer les tickets restaurants.

•

Gestion des primes : Permet de gérer les bonus des employés.

•

Configuration o

Activités : Permet de créer des activités de type produit (Chef de projet, projet, audit…) qui peuvent être effectuées par des employés et facturées à des clients.

o

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Raisons de fin de contrat : Permet de créer des raisons de fin de contrat de travail.

o

Modèles de contrat de travail : Permet de créer des modèles de contrat de travail.

o

Types de primes : Permet de créer des types de primes pour les employés.

o

Types de contrats de travail : Permet de créer des types de contrats de travail.

o

Années de paie : Permet de créer les années de paie.

o

Période de paie : Permet de créer les périodes de paie.

o

Positions fiscales : Affiche les positions fiscales.

o

Plannings : Gestion des plannings des employés. ▪

Planning des événements : Permet de créer des plannings d’évènements pour les employés (par exemple le planning des jours fériés).

▪

Plannings hebdomadaire : Permet de créer des plannings hebdomadaires pour les employés.

Demandes de congés : Application de gestion des demandes de congés. • • • • • •

Compléter ma demande de congés : Permet de compléter et d’envoyer une demande de congés. Toutes mes demandes de congés : Affiche toutes les demandes de congés de l’utilisateur actif. Demandes de congés à valider : Affiche les demandes de congés qui sont à valider (pour un profil manager). Historique demandes de congés de l’équipe : Calendrier affichant les demandes de congés de l’utilisateur actif et de son équipe s’il a le statut de manager. Calendrier des absences : Permet de créer des demandes de congés à posteriori dans le cas d’une absence imprévue que l’employé va devoir justifier. Configuration o Type d’absence : Permet de créer des motifs d’absence.

Note de frais : Application de gestion des notes de frais. • • • • • • •

Compléter ma note de frais : Permet de compléter et d’envoyer une note de frais. Toutes mes notes de frais : Affiche toutes les notes de frais de l’utilisateur actif. NdeF à valider : Affiche les notes de frais qui sont à valider (pour un profil manager ou RH). Ndef à ventiler : Affiche toutes les notes de frais qui doivent être ventilées. NDF multi-collaborateurs : Permet de gérer les notes de frais qui sont multi-collaborateurs Historique notes de frais de l’équipe : Affiche l’historique des notes de frais de l’équipe Configuration o Type de frais : Permet de créer des types de notes de frais. o Puissances fiscales : Permet de créer les puissances fiscales des véhicules.

Feuille de temps : Application de gestion des feuilles de temps. • • • •

Compléter ma feuille de temps : Permet de compléter et d’envoyer une feuille de temps. Toutes mes feuilles de temps : Affiche toutes les feuilles de temps de l’utilisateur actif. Feuilles de temps à valider : Affiche les feuilles de temps qui sont à valider (pour un profil manager ou RH). Historique feuilles de temps de l’équipe : Affiche l’historique des feuilles de temps d’une équipe.

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•

Chronomètre : Permet de lancer un chronomètre pour calculer le temps sur les feuilles de temps.

Heures supplémentaires : Application de gestion des heures supplémentaires. • • • •

Entrer des heures sup. : Permet d’entrer et d’envoyer des heures supplémentaires. Toutes mes heures sup. : Affiche toutes les heures supplémentaires de l’utilisateur actif. Heures sup. à valider : Affiche les heures supplémentaires qui sont à valider (pour un profil manager ou RH). Historique heures sup. : Historique des heures supplémentaires.

Recrutement : Application de gestion du recrutement. • • • • •

Offres d’emplois : Permet de créer et de gérer les offres d’emplois. Historique des offres : Affiche l’historique de toutes les offres d’emplois. Toutes les candidatures en cours : Affiche toutes les candidatures en cours. Toutes les candidatures : Affiche toutes les candidatures. Configuration o Niveau de diplôme : Permet de créer des niveaux de diplômes. o Etape de recrutement : Permet de créer des étapes de recrutement. o Sources : Permet de créer des sources permettant d’indiquer l’origine d’une candidature.

Formations : Application de gestion des formations. •

Mes formations : Affiche les formations de l’utilisateur actif.

•

Les formations des collab. : Affiche les formations de l’équipe de l’utilisateur actif (profil manager).

•

Toutes les formations : Affiche toutes les formations.

•

Tableau de bord de la formation : Tableaux de bord sur les formations.

•

Configuration o

Catégories : Permet de créer des catégories de formations.

o

Formations : Permet de créer les formations.

o

Sessions de formation : Permet de créer les sessions de formations.

Evaluations : Application de gestion des évaluations internes. •

Mes évaluations : Affiche les évaluations de l’utilisateur actif.

•

Les évaluations de mon équipe : Affiche les évaluations de l’équipe de l’utilisateur actif (pour un profil manager ou RH).

•

Evaluations : Affiche toutes les évaluations.

•

Modèles d’évaluations : Permet de créer des modèles d’évaluations.

•

Configuration o

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Types d’évaluations : Permet de créer des types d’évaluations.

Tableaux de bord : Tableaux de bord de l’application de ressources humaines. •

RH Manager : Tableaux de bord RH du manager

•

RH Utilisateur : Tableaux de bord RH de l’utilisateur actif.

Fonctionnalités Gestion des employés Création de fiches employés Les fiches employés se créent dans le menu Gestion des employés/Liste des employés. Il est également possible de créer une fiche employé à partir d’une candidature dans le module recrutement, à partir du bouton "Embauché".

Préparation de la paie La Préparation de la paie se gère à partir du menu Gestion des employés/Préparation de la paie. En ouvrant une nouvelle fiche, il faut tout d’abord choisir la société, l’employé pour lequel préparer la paie et son contrat de travail. Il ne reste plus qu’à sélectionner un mois et une année. Toutes ces informations vont permettre de filtrer les congés, les heures supplémentaires et les notes de frais à prendre en compte. Un bouton « Rafraîchir » permet d’actualiser les informations.

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Le nombre de jours travaillés sera calculé automatiquement, ainsi que le montant des notes de frais à payer. Il est également possible de rajouter des lignes sur la préparation de paie pour des cas spécifiques.

Note : Le salaire brut annuel est récupéré depuis le contrat mais le salaire net et les charges sont à renseigner manuellement. Gestion des contrats de travail Vous pouvez créer un nouveau contrat de travail à partir du menu Gestion des employés/Contrats de travail, ou directement depuis une fiche employé, dans l’onglet "contrat de travail". Il est possible de renseigner un modèle de contrat de travail afin de pouvoir imprimer ce contrat (configurables dans Gestion des employés/Configuration/Modèles de contrat de travail). Le bouton dans la barre de tâche "Créer avenant" permet de créer des avenants aux contrats.

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Note : Pour que les principales informations du contrat de travail soient reprises sur la fiche employé, vous devez sur la fiche employé, dans la partie « Info.contractuelles », sélectionner le contrat de travail de l’employé dans le champ « Contrat de travail principal ». Création de modèles de contrat de travail Les modèles de contrats de travail se créent dans le menu Gestion des employés/Configuration/Modèles de contrats de travail. Ils permettent l’impression du contrat d’un employé à partir de ce modèle. Création de types de contrats de travail Les types de contrats de travail (CDI, CDD, temps partiel…) se créent dans le menu Gestion des employés/Configuration/Type de contrat de travail.

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Gestion des tickets restaurant Les tickets restaurants se gèrent à partir du menu Gestion des employés/Gestion des tickets restaurants.

Gestion des primes Les primes se gèrent à partir du menu Gestion des employés/Gestion des primes. Gestion des plannings employés Les plannings employés se gèrent dans le menu Gestion des employés/Configuration/Plannings. Ils sont ensuite renseignés sur chaque fiches employés dans les champs "Planning hebdomadaire" et "planning jours fériés". Vous pouvez configurer des plannings pour les évènements, qui est un planning des jours fériés. Vous devez donner un nom au planning et ajouter une liste de jours fériés (date+nom) en cliquant sur Nouveau. Les plannings hebdomadaires concernent les plannings de travail des employés. Vous pouvez choisir quels jours de la semaine sont travaillés et les horaires de travail pour chaque jours.

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Feuilles de temps Création et gestion des feuilles de temps Vous pouvez créer une nouvelle feuille de temps à partir du menu "Compléter ma feuille de temps". Si une autre feuille de temps est déjà ouverte au statut brouillon, vous devez la confirmer pour pouvoir en ouvrir une nouvelle. Vous pouvez ensuite ajouter manuellement des lignes à la feuille de temps afin de rentrer les temps passés. Un projet peut être sélectionné afin de comptabiliser le temps passé dessus. Il faut ensuite renseigner l’activité pour le temps passé avec le nombre d’heures passées. Il est possible de choisir si la ligne est à facturer en cochant la case « A facturer ».

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Récupération des temps sur les projets Il est possible de rentrer directement les temps passés sur les projets depuis l’onglet "Temps passés" d’un projet. Par contre, il ne faut pas oublier de récupérer les temps passés entrés sur le projet depuis une feuille de temps, en cliquant sur le bouton « Récupérer les temps passés sur les projets » dans la feuille de temps à l’état brouillon, depuis le menu outils de la barre des tâches.

Génération automatique des lignes de feuille de temps Il est possible de générer des lignes en masse sur une feuille de temps en cliquant sur le bouton « Générer les lignes automatiquement ». Il faut rentrer une période pour la génération de masse, ainsi qu’un nombre d’heures journalières, un projet et une activité.

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Validation des feuilles de temps Vous retrouverez toutes les feuilles de temps à valider dans le menu Feuilles de temps à valider. Ici sont affichées toutes les feuilles de temps qu’un responsable doit valider hormis les siennes. Vous pouvez alors consulter chaque feuille de temps et décider de les valider ou de les refuser. Si vous refusez une feuille de temps, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé". Celle-ci a alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

Astuce : Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les feuilles de temps qu’il a à valider durant son absence en cliquant sur le bouton « Voir les f.de temps à valider par mes subordonnés » situé dans la barre des tâches.

Différents types de facturation pour les feuilles de temps Les lignes de feuilles de temps peuvent être facturées notamment dans le cadre d’une affaire. Vous avez le choix dans les options de la sous-application "Feuilles de temps" entre deux types de facturation : utiliser l’activité des lignes ou utiliser l’activité des employés. Si vous utilisez l’activité des lignes, vous pourrez facturer les différentes lignes de feuilles de temps d’un employé, avec potentiellement différentes activités par lignes de feuilles de temps. Si avoir le détail des temps et des activités peut être utile pour un employeur, on n’a pas forcément besoin d’autant de détails quand on facture des temps à un client dans le cadre d’une affaire ou d’un projet par exemple. Dans ce cas-là, vous pouvez utiliser l’activité des employés pour la facturation des feuilles de temps. Dans une fiche employé, dans l’onglet feuille de temps, vous pouvez définir par défaut une activité pour un employé, dans le champ "Produit pour les temps passés". Si par exemple vous définissez pour un employé un produit de type activité "Chef de projet", quand vous facturerez les feuilles de temps de cet employé, seule l’activité "Chef de projet" apparaitra, sans le détail précis de toutes les différentes activités qu’il aura pu effectuer.

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Consolidation des lignes de feuilles de temps pour les factures Si l’option "Consolider lignes de feuilles de temps pour les factures" est activée, les lignes de feuilles de temps seront regroupées par produits de type activité sur les factures. Gestion des emails de notification pour les feuilles de temps Il est possible de recevoir un e-mail pour chaque nouvelle feuille de temps à valider, validée et refusée. Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur (Configuration Applicative/Utilisateurs/Sociétés/Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles de feuilles de temps », il faut activer "Mail de notification pour feuilles de temps", ce qui permettra de configurer les modèles d’envoi d’e-mail pour les feuilles de temps envoyées, validées et refusées. Utilisation du start & stop Le menu "Chronomètre" ouvre une nouvelle fenêtre sur laquelle vous choisissez une activité et un projet. En cliquant sur démarrer, le chronomètre se déclenche. Quand c’est terminé vous cliquez sur stop et une ligne de feuille de temps est automatiquement créée. Vous avez la possibilité de faire pause et de redémarrer le chronomètre quand vous le souhaitez. La ligne de feuille de temps sera alors créée quand le chronomètre aura été définitivement arrêté.

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Autoriser la facturation de feuilles de temps Les lignes de feuilles de temps peuvent être facturées notamment dans le cadre d’une affaire, si le type de facturation sélectionné est "Facturation aux temps passés". Vous devrez ensuite sur chaque ligne de feuille de temps cliquer sur la case "A facturer".

Heures supplémentaires Création et gestion des heures supplémentaires Vous pouvez créer des heures supplémentaires à partir du menu "entrer des heures sup.". Une nouvelle feuille d’heures supplémentaires s’ouvre si aucune autre feuille d’heures supplémentaires n’est en cours, au statut brouillon. Le nombre d’heures ne peut être supérieur au nombre d’heures de travail journalier renseigné sur l’employé rattaché à l’utilisateur. Un message d’erreur s’affichera si tel est le cas et la valeur passera automatiquement au nombre d’heures de travail journalier renseigné sur l’employé.

Validation des heures supplémentaires Vous retrouverez toutes les heures supplémentaires à valider dans le menu Heures sup. à valider. Ici sont affichées toutes les heures supplémentaires qu’un responsable doit valider hormis les siennes. Vous pouvez alors consulter chaque heure supplémentaire et décider de les valider ou de les refuser. Si vous refusez une heure supplémentaire, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé". Celle-ci a alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

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Astuce : Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les heures supplémentaires qu’il a à valider durant son absence en allant dans le menu « Heures sup. à valider par mes subordonnés » situé dans la barre des tâches. Gestion des emails de notification pour les heures supplémentaires Il est possible de recevoir un e-mail pour chaque heure supplémentaire à valider, validée et refusée. Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur (Configuration Applicative/Utilisateurs/Sociétés/Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles d’heures sup. », il faut activer "Mail de notification pour heures sup.", ce qui permettra de configurer les modèles d’envoi d’email pour les heures supplémentaires envoyées, validées et refusées.

Notes de frais Configurations comptables des notes de frais Dans les configurations comptables de la société, accessibles depuis Config applicative/Société, puis en double cliquant sur votre société et ensuite sur le bouton "Configurations des comptes comptables. Vous devez indiquer un journal de Notes de frais, ainsi qu’un compte de taxe pour les notes de frais.

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Création et gestion des notes de frais En cliquant sur "compléter ma note de frais", vous ouvrez une nouvelle note de frais si aucune autre note de frais n’est en cours, au statut brouillon. La date d’écriture est renseignée automatiquement à la ventilation. Une période fiscale est présente sur la note de frais. Par défaut, il s’agit de la période en cours. Il est possible de la modifier uniquement par une période antérieure. Une case à cocher « NdeF payée avec carte société » permet d’indiquer que les frais ont été payés avec la carte société. Il ne faudra donc pas rembourser l’employé. Il est ensuite possible d’ajouter des lignes à la note de frais. La date par défaut est la date du jour, elle peut être antérieure à cette date mais ne peut être postérieure à la date du jour. Il faut ensuite renseigner le type de frais avec le montant TTC et le montant de la TVA. Le montant HT est automatiquement calculé à titre d’information. Un justificatif peut être ajouté pour chaque ligne de note de frais. Dans l’onglet "Actions" à droite, cliquez sur "Envoyer note de frais" pour l’envoyer.

Gestion des frais kilométriques Les frais kilométriques se gèrent sur la note de frais, dans l’onglet "Barèmes kilométriques". Il faut remplir la date, le paramètre du barème kilométrique (configurable dans Configuration/Paramètres de barèmes kilométriques), le type de trajet (aller-simple ou aller-retour), le nombre de kilomètres (dans le cas d’un trajet aller-retour, on indique le nombre de kilomètres pour un aller-simple, le nombre est ensuite automatiquement multiplié par 2), la ville de départ et d’arrivée et le motif.

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Validation des notes de frais Vous retrouverez toutes les notes de frais à valider dans le menu NdeF à valider. Ici sont affichées toutes les notes de frais qu’un responsable doit valider hormis les siennes. Vous pouvez alors consulter chaque note de frais et décider de les valider ou de les refuser. Si vous refusez une note de frais, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé". Celle-ci a alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier. Pour ventiler une note de frais, il faut se rendre dans le menu « NdeF à ventiler » ou directement sur une note de frais validée.

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Astuce : Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les notes de frais qu’il a à valider durant son absence en allant dans le menu « Notes de frais. à valider par mes subordonnés » situé dans la barre des tâches. Gestion des notes de frais multi-collaborateurs Autoriser la facturation de notes de frais Un projet peut être sélectionné afin de gérer la facturation par projet si la case « A facturer » est cochée sur la ligne de note de frais. Gestion des emails de notification pour les notes de frais Il est également possible de recevoir un e-mail pour chaque note de frais à valider, validée et refusée. Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur (Configuration Applicative/Utilisateurs/Sociétés/Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles de note de frais », il faut activer "email de notification pour note de frais", ce qui permettra de configurer les modèles d’envoi d’e-mail pour les notes de frais envoyées, validées et refusées.

Demandes de congés Création et gestion des demandes de congés En cliquant sur "Compléter ma demande de congés", vous ouvrez une nouvelle demande de congés si aucune autre n’est en cours, au statut brouillon. Il faut ensuite rentrer les dates pour les congés désirés. Il y a en plus la possibilité de gérer les demijournées. La durée sera automatiquement calculée en fonction des plannings sur l’employé rattaché à l’utilisateur. Les motifs de congés se configurent dans Configuration. Un motif est obligatoire pour valider ou enregistrer la demande de congés. Dans l’onglet "Actions" à droite, cliquez sur "Demande de congés envoyées" pour l’envoyer.

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Note : Les motifs de congés se créent dans les configurations de l’application « Demande de congés ». Sur la fiche employé, dans l’onglet "Compteurs de congés", rajoutez des lignes en choisissant le type d’absence que l’employé pourra sélectionner. Il faut créer une ligne par type d’absence que l’on souhaite permettre à l’employé de sélectionner.

Validation des demandes de congés Vous retrouverez toutes les demandes de congés à valider dans le menu "Demandes de congés à valider". Ici sont affichées toutes les demandes de congés qu’un responsable doit valider hormis les siennes. Vous pouvez alors consulter chaque demande de congés et décider de les valider ou de les refuser. Si vous refusez une demande de congés, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé". Celle-ci a alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

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Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les demandes de congés qu’il a à valider durant son absence en allant dans le menu « ASTUCE Demandes de congés à valider », puis en cliquant sur le bouton «Voir les congés à valider par mes subordonnés » situé dans la barre du haut. Autorisation des valeurs négatives pour les congés employés Autoriser les valeurs négatives pour les congés signifie que vous autorisez un employé à prendre des congés même si son solde est à 0. Il faut activer l’option dans les configurations RH de la société, en cliquant sur "Autoriser les valeurs négatives pour congés employés". Désormais à chaque création d’une nouvelle fiche employée, l’option sera automatiquement activée. Vous pouvez la désactiver au cas par cas si besoin sur la fiche employé. Gestion des absences imprévus (demandes de congés à justifier) Si un employé est absent et qu’il s’agit d’une absence imprévue, c’est à dire qu’il n’a pas pu faire une demande de congé avant son absence, ce menu permet de créer une demande de congé après la date de celle-ci, ce que l’on ne peut pas faire avec une demande de congé classique. Gestion des emails de notification pour les demandes de congés Il est possible de recevoir un e-mail pour chaque nouvelle demande de congés à valider, validée et refusée. Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur puis dans l’encadré « Modèles de congés », il faut activer "Mail de notification pour demande de congés", ce qui permettra de configurer les modèles d’envoi d’e-mail pour les demandes de congés envoyées, validées et refusées.

Formations Création et gestion des formations Les formations doivent être créées à partir du menu Configuration/Formations. Une fois toutes les informations détaillant la formation remplies, vous pouvez la sauvegarder. Les inscriptions aux formations se font à partir du menu "Formations". Vous devez choisir votre formation ainsi que la session et cliquer sur "Accepter/planifier". Une fois la formation terminée, vous devez cliquer sur le bouton "Formation réalisée" et donner une note à la formation.

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Création de sessions de formations Les sessions de formations sont créées à partir du menu Configuration/Sessions de formation. Vous devez sélectionner la formation pour laquelle créer la session, les dates et le nombre d’heures, et sauvegarder. Sur chaque session, vous pouvez retrouver la liste des inscrits à cette session qui est mise à jour automatiquement. Une fois la session terminée, vous pouvez cliquer sur le bouton "Fermer la session".

Gestion des compétences acquises lors des formations Lors de la création d’une formation, vous pouvez dans le champ "Compétences" rajouter librement des compétences (sous forme de tags). Il s’agira de compétences qui seront acquises lors de la formation. Ces compétences seront automatiquement associées aux employés qui participeront à la formation. Vous pouvez les retrouver sur chaque fiche employé dans l’onglet "Compétences".

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Recrutement Création d’offres d’emploi Les offres d’emplois se créent depuis le menu "Offres d’emplois". Une fois remplis les différents champs d’une offre, vous pouvez cliquer sur le statut "Ouvert" quand vous souhaitez indiquer que l’offre est en cours.

Création des candidatures La création des candidatures peut être automatisée en remplissant le champ "Email de réponse à l’offre d’emploi" lors de la création d’une offre d’emploi. Il doit s’agir d’un compte email déjà configuré dans l’application. Vous devez indiquez cette adresse email dans votre offre d’emploi afin d’importer automatiquement dans l’application les informations et pièces jointes des candidats. Chaque email envoyé à cette adresse créera une nouvelle candidature. Si vous utilisez une seule adresse pour plusieurs offres, vous devrez simplement rattachée la candidature à l’offre concernée (champ "Offre d’emploi").

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Note : Vous pouvez également créer manuellement de nouvelles candidatures à partir du menu « Toutes les candidatures » ou à partir d’une offre d’emploi en cliquant sur le bouton « Créer une candidature ». Gestion des candidatures Quand une candidature est créée, elle est au statut ouvert. Le champ "Etape de recrutement" permet d’indiquer l’avancée de la candidature. Vous pouvez personnaliser les différentes étapes dans les configurations. Pour clôturer la candidature, vous devez en changer le statut et indiquer si elle est rejetée ou si la personne a été embauchée. Création d’une fiche employé depuis un profil candidat Depuis une candidature, vous pouvez créer directement une fiche employée reprenant les informations du contact en cliquant sur le bouton "Embauché". Création d’une base de données candidats Dans l’onglet "Contact" d’une candidature, vous pouvez remplir les différents champs relatifs aux candidats, et ajouter des compétences associées. Vous pourrez ensuite consulter ces informations et vous constituer une base de données de candidats.

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Evaluations internes Création d’évaluations internes Vous pouvez créer de nouvelles évaluations à partir de différents menus : mes évaluations, les évaluations de mon équipe et évaluations. Vous devez ensuite choisir la personne qui sera évaluée, celle qui sera responsable de son évaluation ainsi qu’une date d’échéance. Le champ type d’évaluation doit également être rempli. Les types d’évaluation se créent à partir du menu Configurations. Le champ description est un champ html qui permet d’insérer un formulaire d’évaluation et de le modifier. Une fois tous les éléments renseignés vous pouvez cliquer sur le bouton "Envoyer". Le salarié concerné recevra alors un email et une notification avec le détail de l’évaluation.

Note : Depuis le menu « Modèles d’évaluation », vous pouvez créer des modèles d’évaluation. Ensuite en cliquant sur le bouton « Créer les évaluations », vous pouvez sélectionner tous les employés pour qui vous voulez créer une évaluation. En cochant la case "Envoyer ?", l’évaluation va être envoyée à tous les employés sélectionnés.

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Gestion du processus d’évaluations internes Une fois une évaluation effectuée, il faut cliquer sur le bouton "Réalisé". Historique des évaluations des employés Vous avez accès sur chaque fiche employé à l’historique des évaluations pour l’employé concerné.

Configurations Les configurations de l’application RH se configurent par sous-applications, et par sociétés. Les configurations RH par société Elles permettent de gérer : •

Les plannings de jours fériés et les plannings hebdomadaires par défaut de la société. A chaque nouvelle création d’une fiche employé, ce seront les plannings qui seront sélectionnés par défaut.

•

Des modèles d’email de notification pour les feuilles de temps, les heures supplémentaires, les notes de frais et les demandes de congés. Il s’agit des emails de notification qui sont envoyés aux utilisateurs quand ils soumettent une note de frais, une feuille de temps…etc. Différents modèles peuvent être configurés selon plusieurs cas de figure (confirmation, refus, validation…).

•

Utiliser un produit unique pour les feuilles de temps : si vous cochez cette case, vous pouvez choisir un produit unique qui sera rempli automatiquement sur les feuilles de temps. Sur la ligne

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de la feuille de temps, ce produit correspond au champ "Activité". L’utilisateur n’aura alors pas le choix de l’activité qui sera remplie automatiquement. •

Les configurations de la gestion des tickets restaurants.

•

Les configurations des variables dans les formules.

•

Les exports.

Pour les notes de frais •

Produit frais kilométriques : quand vous créez une ligne de frais kilométriques, une ligne de note de frais sera créée avec le type de frais que vous définissez ici. Les types de frais se créent et se configurent dans les configurations de l’application notes de frais.

•

Séquence de note de frais : permet de définir une séquence type pour les notes de frais.

•

Taux barème kilométrique : permet de définir les différents taux de barèmes kilométriques. Vous pouvez ici rentrer différentes puissances fiscales avec un taux personnalisé pour chaque puissance fiscale.

Pour les congés •

Les règles des batchs pour les congés.

Les configurations de la sous-application "Gestion des employés" permettent de gérer : •

Le nombre d’heures de travail journalier.

•

Gestion des avances sur la paie.

•

La préparation de la paie.

•

La gestion des tickets restaurants et des primes employés.

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Les configurations de la sous-application "Demandes de congés" permettent d’activer la possibilité d’autoriser les valeurs négatives pour les congés. Cette option permet donc à un employé d’utiliser des jours de congés en avance, qu’il n’a pas encore, et donc d’avoir un solde négatif de jours de congés.

Les notes de frais nécessitent une configuration comptable. Dans les configurations comptables de la société, accessibles depuis Config applicative/Société, puis en double cliquant sur votre société et ensuite sur le bouton "Configurations des comptes comptables". Vous devez indiquer un journal de Notes de frais, ainsi qu’un compte de taxe pour les notes de frais." Les configurations de la sous-application "Note de frais" permettent d’activer l’option "Calculer la distance avec un service web". Quand cette option est activée, pour les frais kilométriques, le nombre de kilomètres entre l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée va être calculée automatiquement grâce à un web service qui se connecte à Google map ou à Open Street map. Pour que cette fonctionnalité fonctionne, vous devez dans les configurations de l’application "Base", dans l’onglet "Interfaces", sélectionner quel API pour carte vous souhaitez utiliser, par exemple Google map, et rentrer votre clé d’API Google map. Une fois que c’est fait, vous pouvez tester la connexion en cliquant sur le bouton correspondant. Vous pouvez consulter cette page pour savoir comment obtenir une clé d’API Google map : https://developers.google.com/maps/documentation/javascript/get-api-key?hl=Fr

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Les configurations de la sous-application "Feuilles de temps" permettent de gérer : • Type de facturation pour les temps passés : cette option permet de choisir si les feuilles de temps seront facturées selon l’activité utilisée sur les lignes des feuilles de temps, ou selon l’activité définie par défaut sur la fiche employé. Dans la fiche employé, cette activité peut se définir dans l’onglet "Feuilles de temps", dans le champ "Produit pour les temps passés". • Consolider lignes de feuilles de temps pour les factures : cette option va consolider les lignes de feuilles de temps par activité sur les factures. • Chronomètre : cette option offre la possibilité d’utiliser sur ses feuilles de temps un chronomètre intégré pour calculer exactement le temps passé sur une activité. • Conserver le projet sur le chronomètre : quand cette option est activée, le projet qui était utilisé lors de la dernière utilisation du chronomètre est repris automatiquement lorsque vous relancer de nouveau le chronomètre. • Editer le chronomètre à l’arrêt : quand cette option n’est pas activée, une fois le chronomètre arrêté, la ligne de feuille de temps créée est en lecture seule et vous ne pouvez pas la modifier. Si vous activez cette option, vous pourrez éditer la ligne pour la modifier. • Editeur de feuilles de temps : cette option permet d’activer sur les feuilles de temps un éditeur "graphique" qui va permettre de rentrer ses temps directement sur un planning. • Modèle de feuille de temps : permet de définir si par défaut la date de fin d’une feuille de temps sera automatiquement en fin de semaine ou en fin de mois.

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Projets Vue d’ensemble L’application Projet permet de gérer les projets de manière précise à chaque phase. Un projet peut avoir différents états : nouveau, en cours, terminé ou annulé. On peut lui associer un chef de projet et une équipe projet et définir les différentes tâches que chacun aura à effectuer à chaque phase pour mener à bien le projet. Un outil de planification, de documentation (wiki projet) et de groupement des projets sous forme de dossier permet de faciliter l'organisation. Un tableau de bord permet d'afficher de manière synthétique les informations essentielles d'un projet. Afin de mener un projet il peut être nécessaire d'utiliser des ressources. Un système de gestion des ressources et de réservations de celle-ci pour les projets est disponible. Par ailleurs l'utilisateur peut configurer des catégories de projet et des types de ressource pour accélérer la prise d'information.

Mots clés Phases de projet : Une phase de projet peut être considérée comme un sous-projet d'un projet. Dossier : regroupement de projets. Wiki : Le wiki est un menu qui rassemble tous les documents informationnels utiles à la réalisation de projet qu'ils soient générique ou spécifique. Projet de type Affaire : Projet facturable"

Menus •

Dossier : ce menu affiche les dossiers de projet et permet de créer des dossiers afin de regrouper des projets.

•

Projets : ce menu affiche l’ensemble des projets et permet d’en créer de nouveaux.

•

Phases de projet : ce menu affiche l’ensemble des phases de projet et permet d’en créer de nouvelles.

•

Tâches o

Tâches : ce menu affiche l’ensemble des tâches et permet d’en créer de nouvelles.

o

Historique des tâches : ce menu affiche l’historique des tâches, c’est-à-dire les tâches à l’état « Fermé » et « Annulé ».

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•

Planification projet : Via ce menu il est possible de sélectionner des utilisateurs et de planifier graphiquement les temps prévus sur des tâches relatives aux projets.

•

Calendrier planning : Ce menu affiche sous forme de calendrier les projets et tâches des différents utilisateurs.

•

Wiki : Ce menu permet de créer des sources de documentation relatives aux projets.

•

Tableau de bord : Le tableau de bord permet à l’utilisateur de suivre l’avancée de ses tâches et son planning.

•

Les ressources : Ce menu permet de créer des ressources utiles à la réalisation de projet. Ces ressources pourront être réservées sur les projets et les tâches. Il est disponible seulement si la configuration "Management des ressources" est activée.

•

Réservation ressources : Ce menu permet de réserver des ressources sur les projets et les tâches. Il est disponible seulement si la configuration "Management des ressources" est activée.

•

Configuration o

Catégories : ce menu permet de créer des catégories de projet qui pourront ensuite être autorisées sur un projet.

o

Type de ressources : Ce menu permet de configurer des types de ressources. Il est disponible seulement si la configuration "Management des ressources" est activée.

Fonctionnalités Projets Création de projets Vous pouvez créer un projet depuis l’application “Projets”, entrée de menu « Projets », en cliquant sur + en haut à gauche. Vous pouvez également créer un nouveau projet depuis l’application “Affaires”, et sur la fiche projet cocher la case “Projet”. En effet un projet peut être à la fois un projet et une affaire.

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NOTE : Il est aussi possible de créer un projet via le menu "Phases de projets" en remplissant "Projet" dans le champ "Type de projet". Les informations à remplir au départ sont liées au projet : date de début, date d’échéance…etc. Vous pouvez également indiquer une durée prévue du projet (champ durée), ainsi qu’un pourcentage de progression. Le champ « Avance/Retard » est calculé selon les champs « Durée », « Progression » et « Temps passés ». Il va indiquer si le projet est en retard ou en avance par rapport à la durée que vous aviez estimée en prenant en compte la progression et les temps effectivement passés.

Le champ « Temps passés » se rempli automatiquement selon les temps qui ont été déclarés sur les feuilles de temps rattachées au projet. Certains champs sont spécifiques aux affaires, notamment ceux concernant la facturation que nous abordons par la suite. En bas de la page vous avez accès à différents onglets :

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•

Arborescence des tâches : Cet onglet affiche les différentes tâches associées au projet ainsi que les personnes en charge et leur progression. Il est possible dans cet onglet d'ajouter des tâches au projet. Sinon il faut se rendre dans le menu "Tâches".

•

Temps passés : récapitule les heures passées de chacun des membres de l'équipe projet. Vous retrouverez ici l’ensemble des lignes de feuilles de temps qui sont rattachées à ce projet.

•

Description : permet d'ajouter une description du projet et ses objectifs.

•

Configuration : Via cet onglet vous pouvez renseigner les types d'activités autorisées pour ce projet, le type de catégorie d'activités autorisée et le dossier projet auquel votre projet appartient. Ce seront ces types d’activités qu’un utilisateur pourra sélectionner sur une ligne de feuille de temps rattachée à ce projet.

Un projet peut être dans différents états : Nouveau, en cours, terminé, annulé. Pour changer un projet d'état il faut cliquer sur les boutons de droite. Ajouter des membres à un projet Vous devez rajouter les membres du projet. Vous pouvez le faire manuellement en sélectionnant chaque personne. Vous pouvez également sélectionner une équipe, et en cliquant sur le bouton « Importer tous les membres » tous les membres de cette équipe seront importés en tant que membres du projet.

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Si vous cochez la case « Synchroniser », les membres du projet seront automatiquement mis à jour si vous rajouter ou enlever une personne de l’équipe. Phases de projet Un projet peut être constitué de phases, que l’on peut considérer comme des sous-projets. Vous pouvez directement créer une phase de projet via le menu "Phases de projet". Les champs et les options à remplir sont identiques à celle présentées dans le chapitre "Création d'un projet". Il faudra seulement renseigner en plus le projet parent car une phase va être dépendante d’un autre projet. Concernant l'équipe, vous pouvez cocher la case "Hériter des membres du projet parent" afin d'assigner directement l'équipe du projet à la phase du projet.

NOTE : Il est aussi possible de créer une phase de projet via le menu "Projets" en remplissant "Phase de projet" dans le champ "Type de projet". Créer des dossiers de projets Créer des dossiers de projet permet de regrouper plusieurs projets au sein d’un même dossier dans un but analytique. Il vous suffit de donner un nom au dossier, et de sélectionner les projets/affaires qui feront partie de ce dossier. Rattacher ses feuilles de temps à un projet/tâche Nous allons maintenant créer une nouvelle feuille de temps, à partir de la sous application “Feuilles de temps” qui se trouve dans l’application “Ressources Humaines”, entrée de menu “Compléter ma feuille de temps”. Vous ne pouvez avoir qu’une seule feuille de temps au statut brouillon en même temps. Vous pouvez ajouter des lignes de feuilles de temps en cliquant sur + dans l’onglet « Lignes de feuilles de temps », puis sélectionner votre projet ou votre tâche, une activité (les activités doivent être définies au préalable, voir la documentation pour plus de précisions). Vous pouvez également générer vos lignes de feuilles de temps automatiquement en allant dans la barre des tâches, dans le menu Outils et en cliquant sur “Générer les lignes automatiquement”.

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Vous devez alors définir une date de début et une date de fin, indiquer une activité et renseigner le projet rattaché, définir une durée journalière. L’application va ensuite générer toutes les lignes selon les informations renseignées.

La case « À facturer » doit être cochée pour que vous puissiez facturer ces feuilles de temps dans le cadre d’une affaire.

Une fois la feuille de temps complétée, cliquez sur « Confirmer ». Celle-ci doit alors être validée par un manager. Les temps indiqués sur les lignes de feuilles de temps seront récupérés automatiquement sur le projet dans le champ « Temps passés ».

Tâches

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Création d’une tâche Vous pouvez créer de nouvelles tâches (application Projet, menu « Tâches) qui seront rattachées à votre projet. Dans le champ projet, cliquez sur le bouton loupe pour sélectionner le projet/affaire que vous venez de créer. La tâche sera ainsi rattachée au projet. Vous pouvez décrire la tâche et renseigner son contexte : équipe, personne en charge de la tâche, date de début, date de fin et date limite.

Dans l'encadré de droite vous pouvez indiquer l'état de la tache (nouveau, en cours, fermé, annulé), la priorité (faible, normal, élevé, urgent), la catégorie, la progression... Dans le menu tâches vous pouvez changer l'état d'une tâche via sa fiche en changeant le champ "état" ou en cliquant sur les boutons disponibles en haut de la fenêtre. En vue cards vous pouvez simplement glisser la tâche dans la colonne correspondant à l'état désiré. Quand vous avez fini de remplir les informations nécessaires, sauvegardez (bouton disquette). La nouvelle tâche ainsi créée apparaît maintenant sur le projet dans l’onglet « Arborescence des tâches ».

Vous pouvez également créer de nouvelles tâches directement depuis ce menu, en cliquant sur le bouton “Nouveau”.

Planification de projet

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Planification Gantt Pour accéder à la planification Gantt d’un projet, vous devez depuis le projet cliquer dans la barre des tâches sur « Outils » puis « Gantt ».

La vue du diagramme Gantt s’ouvre. Les différentes tâches avec le nom de la personne à laquelle la tâche est assignée s’affichent alors sur le planning. Vous pouvez ainsi visualiser le planning de votre projet avec l’avancée de chacune des tâches de façon graphique.

Astuce : vous pouvez modifier les dates de début et de fin d’une tâche directement depuis le diagramme. En mettant le curseur de la souris à l’extrémité d’une tâche, il se transforme en double flèche et vous pouvez rallonger ou raccourcir la durée de la tâche en la déplaçant sur le planning. Si vous mettez votre curseur tout en bas d’une tâche, la pointe d’une flèche apparait, et vous pouvez modifier grâce à elle la progression de la tâche.

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Vous pouvez créer de nouvelles tâches depuis le Gantt en cliquant sur +, ou supprimer des tâches existantes en cliquant sur x.

Depuis la vue liste des projets vous pouvez également accéder au diagramme Gantt par projet ou par utilisateur, grâce au menu « Outils » de la barre des tâches.

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Ces deux diagrammes fonctionnent de la même manière. Le Gantt projet vous permet de sélectionne un projet et affiche toutes les tâches sous forme de diagramme Gantt. Celui avec l’utilisateur permet de sélectionner un certain nombre d’utilisateurs et d’afficher les tâches qui leur sont assignées.

Planification projet par utilisateur En cliquant sur l’entrée de menu « Planification projet », vous avez accès à une planification « graphique » par utilisateur. Vous devez tout d’abord choisir les utilisateurs (forcément membres d’un projet) pour lesquels vous souhaitez planifier leurs tâches.

Les utilisateurs vont alors apparaitre sur le planning, avec les tâches qui leurs sont assignées. Sur les tâches déjà sur le planning, vous pouvez indiquer le temps prévu chaque jour sur la tâche, par utilisateur. Par exemple dans l’image ci-dessous, Daniel Silva est censé consacrer 4h30 à la tâche #4 Présentation le mercredi 8 août et 5h le jeudi 9 août.

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En cliquant sur + en haut à droite, vous pouvez rajouter des tâches existantes sur le planning en les assignant à un des utilisateurs que vous aviez préalablement sélectionnés.

Une fenêtre s’ouvre alors. Vous devez tout d’abord renseigner la date de début et la date de fin de la tâche que vous souhaitez planifier, sélectionner un projet puis la tâche et l’assigner à un utilisateur, Lucy Robert dans l’exemple ci-dessous. Vous pouvez rajouter une description, et dans le champ « % en temps », vous aller indiquer quel pourcentage de son temps journalier l’utilisateur va consacrer à cette tâche.

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Ensuite le planning se rempli automatiquement en indiquant chaque jour le temps qui sera consacré à la tâche, en se basant sur le % de temps que vous avez indiqué, et sur le nombre d’heures de travail journalier qui est indiqué sur la fiche employé de la personne (visible dans RH/Gestion des employés/Liste des employés, onglet contrat de travail. Il s’agit du temps définit sur le contrat de travail). Si on reprend notre exemple, nous avions indiqué que Lucy Robert travaillerait sur cette tâche du 6 au 10 août pour 50% de son temps. Comme son temps de travail journalier est de 7h, le système a automatiquement indiqué qu’elle travaillerait 3h30 par jour sur cette tâche pendant la période indiquée.

Note : si le temps de travail journalier est dépassé, un message vous l’indique.

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Planification par le calendrier Depuis l’entrée de menu « Calendrier planning », vous avez accès à une vue calendrier de votre équipe projet. Vous pouvez visualiser les tâches et en créer de nouvelles en cliquant sur une case du calendrier.

Réservation de ressources La réservation de ressources nécessite d’activer l’option « Management des ressources » dans les options de l’application « Projets ». Création d’une ressource Depuis le menu "Les Ressources" vous pouvez créer des ressources et en indiquer le type, le coût, le logo et le numéro de batch.

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Création de types de ressources Dans le menu "Configuration/Types de ressources" du module "Projets" vous pouvez ajouter des types de ressources qui seront ensuite sélectionnables lorsque vous créerez de nouvelles ressources. Réservation d’une ressource Pour réserver des ressources pour un projet vous pouvez vous rendre dans le menu "Réservation ressources". Il est aussi possible de réserver des ressources pour un projet via la fiche du projet en question grâce au bouton "outils", menu "Réserver une ressource". Vous pouvez faire la même chose depuis une tâche également, ou depuis la ressource elle-même. Lorsque vous réservez une ressource, vous devez indiquer pour quel projet et quelle tâche vous réservez cette ressource, ainsi que les dates de la réservation.

Configurations L’unique option de l’application projet va permettre d’activer la réservation des ressources. Toutes les options concernant la facturation de projet/affaire se configurent depuis les configurations de l’application « Gestion à l’affaire ».

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Gestion à l’affaire Vue d’ensemble Cette application est dédiée à la gestion à l’affaire. Elle a de l’intérêt pour les entreprises qui produisent des biens et des services en mode projet. Vous pourrez créer de nouvelles affaires, suivre leur avancement, et contrôler leur rentabilité. Vous pourrez également depuis cette application facturer vos affaires. Le système récupère automatiquement tous les éléments à facturer sur une affaire et vous pouvez ainsi rapidement générer une facture.

Mots clés Affaire : une affaire est un projet qui va être facturé à un client. Dossier : un dossier permet de regrouper plusieurs affaires (par exemple des affaires pour le même client) afin de faire de l’analytique.

Menus •

Dossiers : Permet de créer des dossiers dans lesquels classer des affaires avec un but analytique.

•

Affaires : Permet de créer des affaires.

•

Facturation affaires : Permet de facturer les affaires.

Fonctionnalités Affaires Création d’affaires Vous pouvez créer une affaire depuis l’application “Gestion à l’affaire”, entrée de menu « Affaires », en cliquant sur + en haut à gauche. Vous pouvez également créer un nouveau projet depuis l’application “Projets”, et sur la fiche projet cocher la case “Affaire”. En effet un projet peut être à la fois un projet et une affaire. Certains champs sont spécifiques aux affaires, notamment ceux concernant la facturation que nous abordons par la suite. Une affaire doit forcément être rattachée à un client. Vous pouvez indiquer un contact client, et indiqué le devis/commande à l’origine de cette affaire.

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L’onglet "Configurations" permet d’indiquer si vous souhaitez autoriser certains types d’activités et catégories pour cette affaire. Les autres informations à remplir au départ sont liées au projet : date de début, date d’échéance…etc. Créer des dossiers d’affaires Créer des dossiers d’affaires permet de regrouper plusieurs projets au sein d’un même dossier dans un but analytique. Il vous suffit de donner un nom au dossier, et de sélectionner les projets/affaires qui feront partie de ce dossier. Création d’une tâche Vous pouvez ensuite créer de nouvelles tâches (application Projet, menu « Tâches) qui seront rattachées à votre projet/affaire. Dans le champ projet, cliquez sur le bouton loupe pour sélectionner le projet/affaire que vous venez de créer. La tâche sera ainsi rattachée au projet. Quand vous avez fini de remplir les informations nécessaires, sauvegardez (bouton disquette). La nouvelle tâche ainsi créée apparaît maintenant sur le projet dans l’onglet « Arborescence des tâches ».

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Vous pouvez également créer de nouvelles tâches directement depuis ce menu, en cliquant sur le bouton “Nouveau”.

Facturation des projets/tâches Configuration d’un projet/affaire pour qu’il soit facturé Un projet/affaire peuvent être facturés s’ils ont été configurés correctement. Il faut commencer par cocher la case "Affaire" depuis un projet, ou directement créer une nouvelle affaire depuis le module "Gestion à l’affaire". WARNING : Il est indispensable d’activer la case « Imputable » pour pouvoir facturer le projet/l’affaire. Choisissez également votre type de facturation. Sur un projet, le champ « Type de facturation » permet de sélectionner 3 différentes options de facturation : •

Non : le projet ne sera pas facturable, il ne pourra jamais être sélectionné pour être facturé.

•

Facturation aux temps passés : les temps passés sur le projet serviront à la facturation.

•

Facturation au forfait : le prix renseigné sur le projet sera repris à la facturation.

Pour la facturation au forfait, un nouvel onglet « Facturation » apparait en-dessous. Il faut y renseigner obligatoirement un produit, un prix unitaire, une quantité et une unité si ce type de facturation est choisi. Le total HT sera le total facturé pour ce projet. Pour les 2 types de facturation (autre que non), une case à cocher non modifiable est affichée afin de savoir si le projet a été facturé et un nouvel onglet « Autres éléments à facturer » s’affiche. Cet onglet permet d’ajouter des éléments spécifiques pour la facturation. Chaque projet est indépendant au niveau de la facturation. C’est à dire que si un projet contient un sous projet qui lui-même contient un sous-projet et que sur NOTE

chacun le type de facturation est Facturation au forfait, les trois totaux des trois projets seront facturés. Il en va de même pour les temps passés.

Facturation d’un projet Afin de facturer une affaire, il faut se rendre dans le menu "Facturation affaires". Il faut sélectionner un projet facturable et en cliquant sur le bouton « Remplir automatiquement », les différents tableaux vont se remplir. Tous les éléments facturables (c’est à dire dont la case "A facturer" est cochée) rattachés au projet sont automatiquement pris en compte. Vous verrez par la suite comment faire pour que ces différents éléments puissent être facturés dans le cadre d’une affaire.

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Vous pouvez manuellement supprimer des lignes en sélectionnant la ligne que vous voulez supprimer et en cliquant sur “Supprimer”.

Un pop-up s’ouvre alors, cliquez sur ok pour supprimer cette ligne. Veuillez noter que vous pouvez choisir une date d’échéance, seuls les éléments correspondants seront alors facturés. En sélectionnant un projet/affaire, tous les sous projets et les tâches rattachés sont aussi pris en compte.

Génération d’une facture à partir de la facturation d’un projet Une fois que tous les éléments devant être facturés sur le projet/l’affaire ont été générés après avoir cliqué sur le bouton "Remplir automatiquement", il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Générer la facture » pour générer la facture. Cette dernière sera ouverte dans une nouvelle fenêtre et sera rattachée à l’assistant de facturation. Tous les projets et tâches traités ont leur case « Facturé » cochée.

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Comment rattacher différents éléments à une affaire pour qu’ils puissent être facturés ? Rattacher ses feuilles de temps à un projet/tâche Nous allons maintenant créer une nouvelle feuille de temps, à partir de la sous application “Feuilles de temps” qui se trouve dans l’application “Ressources Humaines”, entrée de menu “Compléter ma feuille de temps”. Vous ne pouvez avoir qu’une seule feuille de temps au statut brouillon en même temps. Vous pouvez ajouter des lignes de feuilles de temps en cliquant sur + dans l’onglet « Lignes de feuilles de temps », puis sélectionner votre projet ou votre tâche, une activité (les activités doivent être définies au préalable, voir la documentation pour plus de précisions). Vous pouvez également générer vos lignes de feuilles de temps automatiquement en allant dans la barre des tâches, dans le menu Outils et en cliquant sur “Générer les lignes automatiquement”.

Vous devez alors définir une date de début et une date de fin, indiquer une activité et renseigner le projet rattaché, définir une durée journalière. L’application va ensuite générer toutes les lignes selon les informations renseignées.

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Il faut absolument cocher la case « À facturer » pour que vous puissiez facturer ces feuilles de temps dans le cadre d’une affaire.

Une fois la feuille de temps complétée, cliquez sur « Confirmer ». Celle-ci doit alors être validée par un manager.

Rattacher ses notes de frais à une affaire. Nous allons maintenant créer une nouvelle note de frais, à partir de la sous-application “Notes de frais” de l’application “Ressources Humaines”, entrée de menu Compléter ma note de frais. Vous ne pouvez avoir qu’une seule note de frais au statut brouillon en même temps.

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Vous pouvez ajouter des lignes de notes de frais en cliquant sur + dans l’onglet « Frais généraux », puis sélectionner votre projet, le type de frais (définie au préalable, voir la documentation ou le FAQ pour plus de précisions), la date et le montant.

Une fois la ligne rentrée, vous devez cliquer à gauche de la ligne sur le bouton « éditer ». La ligne de note de frais va s’ouvrir dans un nouveau pop-up, dans laquelle il faudra cocher la case « A facturer ».

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Une fois la note de frais complétée, cliquez sur « Confirmer ». Celle-ci doit alors être validée par un manager. Création d’un devis de prestations pour une affaire Pour créer un devis de prestations pour une affaire, il faut se rendre dans le module Ventes, et cliquer sur l’entrée de menu « Devis client ». Une fois que vous avez sélectionné le client à qui vous voulez facturer, vous pouvez entrer de nouvelles lignes de devis.

Le champ « Produit » comprend également les services. Sélectionnez celui que vous voulez facturer (par exemple chef de projet, consultant…). Ensuite toujours sur la ligne de devis/commande, vous devez aller dans l’onglet “Projet/tâche”, vous devez cocher la case « A facturer dans l’affaire », et vous devez rattacher la ligne de commande à un projet en sélectionnant le projet/affaire de votre choix dans le champ correspondant.

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Pour valider votre devis, cliquez sur Finalisé. Puis sur « Commande confirmée » quand le devis a été accepté.

Configurations de l’application de gestion à l’affaire Les différentes options permettent principalement de lier des affaires à des commandes, et de choisir si les projets/affaires apparaissent sur divers éléments. Voici les différentes options : • Générer/Sélectionner les projets dans une commande : cette option permet va permettre de sélectionner un projet sur une commande dans le cadre de la facturation à l’affaire. La commande sera rattachée à une affaire, sur laquelle vous pourrez facturer les lignes de commande. • Projet automatique : si cette option est activée, un projet sera automatiquement généré à chaque confirmation de commande client. • Projet dans les lignes de commandes client : cette option permet d’activer un onglet concernant les projets/affaires dans les lignes de commandes clients, qui va permettre de sélectionner une affaire et d’indiquer si la ligne de commande doit être facturée dans l’affaire. Il s’agit donc d’une option indispensable pour facturer des lignes de commandes dans une affaire. • Projet dans les lignes de commandes fournisseur : cette option permet d’activer un onglet concernant les projets/affaires dans les lignes de commandes fournisseurs, qui va permettre de sélectionner une affaire et d’indiquer si la ligne de commande doit être facturée dans l’affaire. Il s’agit donc d’une option indispensable pour facturer des lignes de commandes dans une affaire. • Projet dans les lignes de factures : cette option permet d’activer un onglet concernant les projets/affaires dans les lignes de factures, qui va permettre de rattacher les factures aux affaires. • Produit de facturation par défaut pour les projets : permet de définir un produit de facturation par défaut sur les affaires, quand celles-ci sont facturées au forfait.

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• Afficher les lignes de commande fournisseurs liées au projet : en activant cette option, vous afficherez les lignes de commandes fournisseurs rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une affaire. • Afficher les lignes de commande clients liées au projet : en activant cette option, vous afficherez les lignes de commandes clients rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une affaire. • Afficher les lignes de notes de frais liées au projet : en activant cette option, vous afficherez les notes de frais rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une affaire. • Afficher les ordres de production relatifs au projet : en activant cette option, vous afficherez les ordres de production rattachés à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une affaire. • Afficher les lignes de factures fournisseurs relatives au projet : en activant cette option, vous afficherez les lignes de factures fournisseurs rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une affaire. • Afficher les lignes de factures clients relatives au projet : en activant cette option, vous afficherez les lignes de factures clients rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une affaire. • Autoriser la facturation de feuille de temps : cette option permet d’autoriser la facturation des feuilles de temps dans les affaires. • Autoriser la facturation des notes de frais : cette option permet d’autoriser la facturation des notes de frais dans les affaires.

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Facturation Vue d’ensemble Cette application permet de gérer la facturation. Vous retrouverez ici vos factures et avoirs clients et fournisseurs. L’application permet également de créer des échéanciers de paiement. L’application permet de gérer une volumétrie importante, vous pouvez ainsi ventiler et valider des factures en masse. Axelor calcule automatiquement les échéances de vos factures en fonction des conditions de paiement rattachées à vos clients, et alerte vos utilisateurs des dépassements d’échéance. De plus, le passage en irrécouvrable des factures vous permet de bloquer les prélèvements, ou bien de relancer le client pour règlement. Depuis les factures, vous pouvez générer des règlements et des avoirs. Les reportings vous permettent de suivre vos performances financières.

Mots clés Ventilation : une fois qu’une facture est validée, sa ventilation va indiquer que la facture va pouvoir être traitée comptablement. Une fois ventilée, une facture ne peut plus être annulée. L’étape de ventilation peut être désactivée dans les options, ne laissant que la seule étape de validation.

Menus •

Factures clients : Affiche les factures clients et permet d’en créer de nouvelles.

•

Avoirs des clients : Affiche les avoirs clients et permet d’en créer de nouveaux.

•

Factures fournisseurs : Affiche les factures fournisseurs et permet d’en créer de nouvelles.

•

Avoirs fournisseurs : Affiche les avoirs fournisseurs et permet d’en créer de nouveaux.

•

Echéanciers : Menu des échéanciers.

•

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o

Echéanciers : Permet de créer des échéanciers de paiement.

o

Lignes d’échéanciers : Affiche toutes les lignes d’échéanciers.

Rapports o

Général : Rapports sur la facturation.

o

Factures de vente : Rapports sur les factures clients.

o

Factures d’achat : Rapports sur les factures fournisseurs.

o

Avancé ▪

CA HT : Rapports sur le chiffre d’affaires.

▪

Achats facturés : Rappors sur les achats facturés.

Fonctionnalités Création de factures Nous verrons par la suite que vous pouvez générer des factures depuis divers éléments comme des commandes ou bons de livraison, mais vous pouvez également créer manuellement des factures depuis l’application de facturation. Vous avez le choix entre créer des factures et avoirs clients ou fournisseurs.

Le champ « Sous-type de facture » permet de choisir le type de facture que vous voulez créer : classique, abonnement, acompte…etc.

La devise de la facture est par défaut celle de l’entreprise, mais une fois que vous avez sélectionné un client ou un fournisseur, c’est la devise par défaut du client ou fournisseur qui sera automatiquement prise en compte. NOTE : si la devise de la comptabilité de l’entreprise ou du journal est différente de la devise de la facture, le système convertira automatiquement les montants dans la devise de la comptabilité ou du journal.

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Quand vous créez une facture, vous devez tout d’abord sélectionner le client (ou le fournisseur dans le cas d’une facture fournisseur). Certains champs liés au client vont être remplis automatiquement comme l’adresse, la condition de paiement, le RIB…etc. Vous pouvez également indiquer un contact chez le client à qui sera destiné la facture.

Le panel « Documents de référence » va permettre d’indiquer des numéros de référence, interne ou externe. La référence interne est le numéro de la commande si la facture est liée à une commande, et le champ sera rempli automatiquement si la facture est générée depuis une commande. La référence externe peut être un numéro client ou fournisseur, ou un numéro de facture externe. Concernant le panel « Dates », la date de facturation sera remplie automatiquement à la date de la ventilation de la facture, et la date d’échéance sera calculée selon les conditions de paiement.

Création d’une ligne de facture Si vous générez une facture depuis une commande, les lignes de factures seront automatiquement créées. Vous pouvez également créer manuellement des lignes de factures, et la création s’effectue comme pour les lignes de commandes, en cliquant sur nouveau au niveau des lignes de factures.

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Vous devez sélectionner un produit/service et une quantité, les autres champs se remplissent automatiquement.

Dans l’onglet « Comptabilité » on retrouve le compte comptable qui est celui par défaut de la famille du produit sélectionné. Si la facture est liée à une affaire vous retrouvez la référence de l’affaire ici. L’onglet analytique permet de faire de la répartition analytique, et dans l’onglet « Configuration » vous retrouvez la référence de la ligne de commande liée à cette facture.

Processus de validation des factures Suivi du processus de validation d’une facture Une facture générée ou tout juste créée passe tout d’abord au statut brouillon. Vous devez ensuite la valider. Le processus de validation d’une facture peut être configuré grâce à la gestion des permissions et des droits. Une fois la facture validée, elle doit être ventilée grâce au bouton "Ventiler". La ventilation d’une facture indique qu’elle va pouvoir être traitée comptablement. Une fois ventilée, la facture ne peut plus être annulée.

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ASTUCE : L’étape de ventilation peut être désactivée dans les options comptables, dans ce cas-là l’étape de validation indiquera que la facture pourra être traitée comptablement. Validation et ventilation de masse des factures A partir de la vue liste des factures, vous pouvez sélectionner toutes les factures que vous souhaitez valider ou ventiler, puis cliquer dans le menu "Outils" de la barre des tâches sur "Valider factures sélectionnées" ou "Ventiler factures sélectionnées". Vous pourrez ainsi valider et ventiler de nombreuses factures en un seul clic.

Génération de factures Vous pouvez générer des factures depuis différents éléments de l’ERP. Génération de factures depuis des commandes client L’option "Générer la facture à partir de la commande client" doit être activée dans les configurations de l’application Supply Chain. Il est alors possible de générer une facture à partir d’une commande client à l’état "commande confirmée" en cliquant sur le bouton "Générer facture". Vous avez alors l’option de : • • • •

Tout facturer. Facturer partiellement. Facturer les lignes sélectionnées. Facturer un acompte.

Une fois le choix de l’opération à effectuer choisi, cliquez sur le bouton "Générer la facture". Génération de factures depuis des commandes d’achat Depuis une commande d’achat au statut "Validée", vous pouvez générer une facture de contrôle en cliquant sur le bouton "Générer la facture de contrôle".

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Génération de factures depuis des bons de livraisons ou réception L’option générer facture depuis BR/BL doit être activée dans les configurations de l’application Supply Chain. Une fois cette option activée, un bouton "générer facture" apparait sur les bons de livraison ou de réception à l’état "Réalisé". La facture ainsi générée reprendra toutes les lignes associées au mouvement.

Génération de facture pour les temps passés et notes de frais associés à une commande Il faut au préalable activer la facturation des notes de frais et des feuilles de temps dans la configuration générale (dans l’onglet "configuration commande client"). Cette option entraînera automatiquement la génération d’un projet lors de la confirmation de commande. Depuis la commande, le bouton "générer facture" demandera à l’utilisateur de renseigner le type de facturation (commande, temps passés, notes de frais). Suivi des montants facturés sur les ventes (manière globale ou par ligne) Le montant facturé peut être consolidé sur la commande ou détaillé sur chaque lignes de commande. Il faut activer l’option "gérer le montant facturé par ligne" dans les configurations de l’application de facturation. Affichage de toutes les lignes de factures A partir de la liste des factures clients ou fournisseurs, vous pouvez ouvrir une nouvelle vue affichant toutes les lignes de factures en cliquant sur le bouton "Afficher lignes factures clients" dans le menu "Outils" de la barre des tâches.

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Gestion des séquences de facture Les séquences sont configurables dans "Config Applicative/Données générales/Séquences". Dans la liste des séquences vous trouverez par défaut deux séquences "Factures d’achat" et "Facture de vente" que vous pouvez configurer comme vous le souhaitez. Vous pouvez également créer de nouvelles séquences. Dans les configurations comptables, vous pouvez indiquer les séquences de facture que vous souhaitez voir appliquer par défaut.

Fusion de factures clients A partir de la liste des factures clients, vous pouvez fusionner des factures en cliquant sur le bouton "Fusionner factures clients" dans le menu "Outils" de la barre des tâches. Vous pouvez alors sélectionner les factures au statut brouillon à fusionner, puis cliquer sur le bouton "Fusionner en une seule facture client".

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Facturation des abonnements Pour facturer des abonnements il faut tout d’abord créer une commande de type abonnement et la configurer correctement. Vous verrez comment créer une commande d’abonnement dans la documentation de l’application Ventes. Nous allons seulement nous intéresser ici à la configuration de la commande pour que l’abonnement puisse être facturé. Vous devez vous rendre dans l’onglet « Contrat/abonnement » du devis.

Vous pouvez choisir le nombre de périodes entre 2 facturations et le type de périodicité. Ce choix va donc influer sur la périodicité de la facturation. Par exemple si vous souhaitez facturer tous les mois, vous indiquerez 1 dans le champ « Nombre de périodes » et Mois dans le champ « Type de périodicité ». Si vous souhaitez facturer tous les 3 mois, indiquez 3 comme nombre de périodes…etc. Ce choix va impacter le champ « Date de fin de la prochaine période de facturation » qui va se mettre à jour automatiquement en prenant en compte la date de début de la prochaine période de facturation ainsi que le nombre et type de périodes. Il faut également indiquer la durée du contrat en mois et une date de fin de contrat. Il est également possible d’indiquer une fin de période contractuelle en cours. Vous pouvez indiquer si l’abonnement se renouvelle tacitement en cliquant sur la case correspondante, ainsi qu’indiquer s’il y aura une éventuelle période de préavis. Si vous avez indiqué que le renouvellement est tacite, des factures continueront à être générées même après la date de fin de contrat. Au contraire si la case est décochée la facturation s’arrêtera une fois le contrat terminé. Enfin vous devez indiquer la date de début de la prochaine période de facturation, la date de fin étant remplie automatiquement selon le nombre et type de période.

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Warning : Il faut également indiquer la date exacte de prochaine facture pour que la facturation puisse être générée à cette date. Une fois que votre commande d’abonnement a été confirmée, pour gérer la facturation, vous devez vous rendre dans le menu Facturation/Factures d’abonnement à valider. Puis dans Outils dans la barre des tâches, vous devez cliquer sur « Générer factures d’abonnement ».

Le système va alors générer les factures d’abonnement qui doivent être générées en respectant la périodicité et les dates de facturation indiquées sur vos commandes d’abonnement. S’il y a des factures d’abonnement à valider, elles vont donc être générées et vont s’afficher dans la vue. Dans l’exemple ci-dessous le système nous a généré 2 factures d’abonnement, au statut brouillon. Vous pouvez les valider puis les ventiler en vous rendant sur chaque facture (double click sur la ligne de la facture à laquelle vous souhaitez accéder), ou vous pouvez sélectionner dans la vue plusieurs factures, puis cliquer sur Outils et choisir de valider ou ventiler les factures sélectionnées.

Rapprochement facture et commande Rapprochement facture et commande client Concernant le rapprochement entre la commande ou réception et la facture, plusieurs options. Soit vous générez la facture depuis la commande ou le BL et le rapprochement est automatique. Soit depuis le module facturation, depuis l’entrée de menu "Factures clients", vous pouvez créer une nouvelle facture client. De base l’option "Gérer le montant facturé par ligne" est activée, et vous pouvez ensuite sélectionner dans la facture les lignes de factures souhaitées, dans le cas où vous voudriez par exemple inclure plusieurs BL ou commandes dans une seule facture. Vous pouvez également choisir une commande client au niveau global de la facture, sans gérer cela par ligne. Cette option est désactivable pour pouvoir sélectionner seulement une commande par facture.

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L’option se trouve dans les configurations de l’application "Supply Chain". Rapprochement facture et commande fournisseur Si vous générez la facture depuis la commande ou le BR, le rapprochement est automatique. Sinon vous pouvez depuis le module facturation et l’entrée de menu "Factures fournisseurs", créer une nouvelle facture fournisseur. De base l’option "Gérer le montant facturé par ligne" est activée, et vous pouvez ensuite sélectionner dans la facture les lignes de factures souhaitées, dans le cas où vous voudriez par exemple inclure plusieurs BR ou commandes dans une seule facture. Cette option est désactivable pour pouvoir sélectionner seulement une commande par facture. L’option se trouve dans les configurations de l’application "Supply Chain".

Blocage de facture et passage en irrécouvrable Bloquer la facturation et/ou les prélèvements Il est possible sur chaque tiers d’effectuer des blocages, soit sur la facturation, soit sur les prélèvements, soit sur les remboursements, soit sur les relances. Ces blocages sont paramétrables, sur une durée et sur une raison qui leur sont alors assignés, directement dans la fiche du tiers concerné dans l’onglet "Blocages".

NOTE : on peut également bloquer une facture au cas par cas en prélèvement et en relance (à partir de l’onglet « blocage » d’une facture). Passer une facture en irrécouvrable L’état irrécouvrable est géré au niveau de la Facture, dans l’onglet Comptabilité. L’accès s’effectue aussi depuis la Comptabilité, dans les Traitements périodiques (Passage en irrécouvrable).

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Avoirs Génération d’avoirs clients ou fournisseurs Vous pouvez générer un avoir directement depuis une facture, depuis l’onglet "comptabilité" (ou depuis les menus Avoirs des clients ou Avoirs fournisseurs). En cliquant sur "Générer un avoir", une facture de type avoir client ou fournisseur est ainsi créée. L’avoir ainsi créé se gère comme une facture que vous pouvez valider, ventiler…et sur lequel vous pouvez enregistrer des paiements. Lors de la ventilation de l’avoir, celui-ci sera automatiquement imputé sur la facture d’origine si celle-ci n’est pas soldée.

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Définition des conditions de paiements et des taxes et comptes Définir les taxes et comptes (taxes, produits et charges) en fonction du tiers Il est possible de configurer des positions fiscales dans les configurations financières du module comptabilité. Il suffit ensuite d’associer directement sur un tiers dans l’onglet Facturation/Paiement une position fiscale déterminée.

Définir des conditions de paiements Le paramétrage s’effectue dans la configuration de la comptabilité au niveau de Paiement/Conditions de paiement. Les conditions se renseignent dans la fiche tiers, au niveau de l’onglet Facturation/Paiement. Gestion de la TVA pour les commandes intra UE Il y a 3 différents cas à prendre en compte : 1) Une commande client pour un tiers de l’UE (hors France) : Dans ce cas on appliquera une TVA exonérée en remplacement de la TVA définie sur le produit. Sur la facture, on verra bien une ligne de TVA exonéré (montant = 0), et aucune ligne d’écriture comptable de TVA. Il faudra en outre renseigner la mention spécifique à cette exonération sur l’équivalence de taxe de la position fiscale. Elle devra apparaître sur l’impression de facture. 2) Une commande fournisseur pour un tiers de l’UE (hors France) : Dans ce cas il faut indiquer sur l’équivalence de taxe de la position fiscale du tiers, qu’il s’agit d’autoliquidation de TVA et choisir la TVA intracommunautaire. EX : TVA Déd. (A) taux normal et TVA Due Intracom. (A) tx normal

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Sur la facture on aura donc deux lignes de taxe, la deuxième annulant la première. On aura deux lignes d’écriture comptable (la TVA Ded au débit et la TVA Intra au Crédit) pour le même montant mais sur des comptes différents. En effet dans le cas d’achat/vente intra UE, c’est le pays destinataire qui déclare la TVA. Elle n’est pas facturée par le vendeur. Pour connaître le montant du flux, il faut donc un double jeu d’écritures. 3) Une commande client sans TVA (cas de dispense accordé par la DGFPDGE par exemple) Dans ce cas on peut également utiliser une position fiscale pour gérer l’exonération de taxe mais il faudra indiquer sur la position fiscale que l’on gérera une mention spécifique par client, et renseigner l’autorisation de dispense sur le tiers.

Création de rapports avancés sur la facturation Vous pouvez créer des rapports avancés concernant la facturation : CA HT et/ou achats facturés. Pour créer des rapports avancés, vous devez aller dans le menu Facturation/Rapports/Avancé, puis au choix choisir CA HT ou achats facturés.

Vous devez tout d’abord choisir la période sur laquelle vous souhaitez un rapport (ainsi que la société concernée dans le cas du multi-société). Ensuite vous pouvez sélectionner les clients pour lesquels vous voulez un rapport sur le CA (ou des fournisseurs dans le cas des achats facturés), et filtrer sur certains produits ou certaines catégories de produit seulement.

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Ensuite vous devez faire votre choix parmi plusieurs options.

Vous pouvez choisir le type de graphique souhaité, le format d’export, et indiquer si vous souhaitez un rapport sur le CA seulement commandé, seulement facturé, ou les deux.

Autres fonctionnalités Envoi automatique d’email lors de la ventilation

A partir d’une fiche client, vous pouvez indiquer si un email doit être automatiquement envoyé au client lors de la ventilation de la facture. Dans l’onglet « Informations comptables », vous retrouvez les informations comptables liées à ce client, et vous pouvez activer l’option « Envoyer un mail lors de la ventilation des factures » et choisir un modèle d’email. Lorsqu’une facture est ventilée, elle sera alors automatiquement envoyée au client.

Vous pouvez également activer cette option par société dans les configurations comptables de votre ou de vos sociétés. L’option est dans l’onglet facturation. Un email sera alors envoyé automatiquement à chaque ventilation de facture, pour l’ensemble des clients de la société.

Configurations Dans les configurations de l’application de facturation, vous trouverez : • Consolider les lignes d’écritures de factures : cette option peut s’activer sur les journaux comptables. Elle permet de regrouper les lignes d’écritures de facture par comptes comptables et par axes analytiques.

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• Sauter la ventilation : permet d’enlever l’étape de ventilation des factures pour garder seulement l’étape de validation. Une fois une facture validée, elle pourra alors être traitée comptablement sans avoir à passer par une étape de ventilation. • Activer la copie de description des produits : cette option permet la récupération du descriptif du produit dans la ligne de facture.

Depuis les configurations de l’application « Supply chain », vous pouvez accéder à des options qui concernent la facturation : • Générer facture depuis BR/BL : cette option permet d’activer la possibilité de générer des factures depuis les mouvements de stock. Par exemple, si cette option est activée, vous pourrez générer une facture depuis un bon de livraison au statut réalisé. • Générer facture pour les devis/cmdes client : quand cette option est activée, vous pouvez générer des factures depuis les commandes clients. • Gérer le montant facturé par ligne : cette option permet de créer des factures avec des lignes de facture issues de plusieurs commandes ou des lignes sélectionnées dans une même commande. Le choix se fait donc par ligne et plus au niveau global de la facture. • Autoriser la facturation par échéancier : cette option permet d’activer la gestion des échéanciers depuis les devis/commandes clients. Vous pourrez générer des factures par lignes d’échéances.

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Comptabilité Vue d’ensemble Cette application permet de gérer la comptabilité financière, la comptabilité analytique ainsi que les budgets et les paiements bancaires. L’application de comptabilité génère automatiquement des écritures comptables à partir des pièces comptables et des modèles pré-paramétrés, et vous autorise l’inscription des opérations diverses de manière assistée manuellement. Le module de comptabilité vous permet de gérer les écritures analytiques, et de bénéficier nativement d’une gestion de la répartition analytique par tiers, par produits, etc. Des rapports comptables en temps réel sont à votre disposition en quelques clics : grand livre, balance, bordereau de remise, journaux, TVA… La gestion des périodes comptables est paramétrable par société, ainsi que la gestion des journaux et du plan comptable. En plus d’une gestion automatique des taxes, bénéficiez d’un paramétrage personnalisé des positions fiscales en fonction des transactions. L'application gère également le recouvrement et les factors. D'un point de vue bancaire, le rapprochement bancaire entre les lignes de vos relevés bancaires et vos écritures comptables est automatique. Le traitement des prélèvements et virements SEPA est entièrement automatisé, et intègre le traitement des rejets, bancaires ou de chèques. Axelor gère le protocole de communication bancaire EBICS.

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Menus •

•

Ecritures o

Ecritures : Affiche les différentes écritures comptables.

o

Ecritures à partir du modèle : Permet de générer des écritures à partir d'un modèle.

Paiements o

Assistant paiement : Assistant de paiement permettant de rechercher par tiers et par mode de paiement les factures-échéanciers à payer.

•

Traitements périodiques o

Réconciliations : Affiche les différentes réconciliations et permet d'en créer de nouvelles.

o

Apurements de trop-perçu : Permet de gérer les trop-perçus.

o

Passage en irrécouvrable : Permet de récupérer les factures et échéances à passer en irrécouvrable.

o

Rejets de chèques : permet de valider des rejets de chèques et affiche les précédents rejets.

•

Recouvrement o

Historique des recouvrements : Affiche l'historique des relances clients et permet de créer de nouvelles relances.

o

Quittances subrogatives : Gestion des quittances subrogatives

o

Notifications

o

Configuration ▪

Méthodes de recouvrement : Permet de créer des méthodes de relance avec différents niveaux. Les méthodes sont paramétrables (message, délai standart, montant minimum...).

▪

Niveaux de recouvrement : Permet de créer différents niveaux de relance avec un libellé.

•

Relevé bancaire o

Relevé bancaire : Permet d'importer des relevés bancaires et d'afficher les lignes de relevés de banque.

•

•

Exports/Rapports comptables o

Remboursements : Création de remboursements

o

Bordereaux de remise de chèques : Création de bordereaux de remise de chèque

o

Rapports comptables : Création de rapports comptables

o

Exports comptables : Création d'exports comptables

Préparation budgétaire o

Mes budgets : Affiche les budgets dont est responsable l'utilisateur actif et permet d'en créer de nouveaux.

o

148

Tous les budgets : Affiche tous les budgets et permet d'en créer de nouveaux.

•

Ordres bancaires o

o

o

Prélèvements ▪

Prélévements SEPA

▪

Prélévements internationaux

Virements ▪

Virements SEPA : Réaliser des virements SEPA

▪

Virements internationaux : Réaliser des virements internationaux

Virements banque à banque ▪

Virements de trésorerie nationaux

▪

Virements de tréso. Internationaux

o

Envoyer un ordre bancaire : Envoi d'ordres bancaires

o

Ordres bancaires en attente de signature : Affiche les ordres bancaires en attente de signature.

•

•

Rappro.bancaires o

Rappro.bancaires : Effectuer des rapprochements bancaires

o

Ligne de rapprochement bancaire : Affiche les lignes de rapprochement bancaire.

Rapport o

•

Comptabilité : Affiche des tableaux de bords comptables.

Configuration o

Financière ▪

Positions fiscales : Permet de créer des positions fiscales.

▪

Années fiscales : Permet de créer des années fiscales.

▪

Périodes comptables : Permet de créer des périodes comptables.

▪

Journaux : Affiche les journaux comptables.

▪

Types de journaux : Permet de créer des types de journaux comptables.

▪

Comptes comptables : Affiche les comptes comptables.

▪

Plan comptable : Affiche le plan comptable.

▪

Paramétrage de compte comptable : Permet de paramétrer les comptes comptables.

▪

Types de comptes : Permet de créer des types de comptes comptables.

▪

Taxes : Affiche les différentes taxes et permet d'en créer de nouvelles et d'en configurer les taux et périodes d'application.

o

Analytique ▪

Journaux analytiques : Affiche les journaux analytiques.

▪

Comptes analytiques : Permet de créer des comptes analytiques.

▪

Plan de comptes analytiques : Affiche le plan de comptes analytiques.

▪

Axe analytique : Permet de créer des axes analytiques.

▪

Lignes d'Ecr. Analytique : Affiche les lignes d'écritures analytiques

▪

Modèle de répartition analytique : Permet de créer des modèles de répartition analytique.

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o

Paiement ▪

Modes de paiement : Affiche les différents modes de paiements et permet d'en créer de nouveaux.

▪

Paybox : Accès à Paybox

▪

Conditions de paiement : Affiche les différentes conditions de paiement et permet d'en créer de nouvelles.

o

Rapports/Exports ▪

o

Codes interbancaires : Création de codes interbancaires

Modèle d'écriture ▪

Modèle d'écriture : Permet de créer des modèles d'écriture comptable.

▪

Lignes de modèle d'écriture : Permet de créer des lignes de modèles d'écriture comptable.

▪

Types de modèle d'écriture : Permet de créer des types de modèles d'écriture comptable.

o

o

Ordre bancaire ▪

Formats de fichier des ordres bancaires

▪

Raisons économiques (ordre bancaire)

Ebics ▪

Utilisateurs Ebics

▪

Contrats Ebics

▪

Banques Ebics

▪

Certificats Ebics

▪

Formats de fichier des relevés bancaires

Fonctionnalités Comptes comptables Création d’un compte comptable Pour créer un compte comptable, il faut aller dans Comptabilité/Configuration/Financière/Comptes Comptable. Cliquez sur + pour créer un nouveau compte comptable. Il faut définir un nom et un code (code spécifique du compte client).

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Ensuite il faut remplir le type de compte, et indiquer le compte parent (ex code client général). On peut également cocher "lettrable" (permet de réconcilier les écritures comptables) quand il s'agit de comptes tiers.

Définition de compte tiers spécifique Un compte tiers spécifique se définit dans la fiche d'un tiers, dans l'onglet solde comptable. Toutes les écritures sur le tiers seront imputées sur ce compte spécifique. Par défaut, il n'est pas nécessaire de définir un compte comptable différent par tiers puisque le tiers lui-même (ou son code) est systématiquement recopié sur toutes les écritures comptables le concernant. Paramétrer comptablement une société Il y a plusieurs manières de paramétrer comptablement une société. La première méthode est d'aller dans l'onglet « Informations comptables » d'une fiche tiers de la société (client ou fournisseur, 2 comptes possibles sur une société), et d'éditer pour créer une nouvelle ligne. Vous avez la possibilité de rajouter un compte tiers et un compte fournisseur. Il n'est pas nécessaire de remplir le compte salarié qui se paramètre seulement si le tiers est un salarié.

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La seconde méthode est de se rendre dans les configurations de l'application de comptabilité, dans l'onglet Configurations comptables et de double cliquer sur la société. On définit alors les comptes par défaut tiers et fournisseurs qui seront remplis automatiquement à chaque nouvelle création de tiers.

Journaux Création d’un journal comptable Pour définir un nouveau journal, il faut se rendre dans le module Pour définir un nouveau journal, il faut se rendre dans le menu Configuration/Financière/Journaux. Il faut cliquer sur nouveau, et donner au journal un nom, un code et un type. Ensuite on configure le journal dans l'onglet "configuration". On définit une séquence, un libellé automatique (dans le journal

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les lignes d'écritures s'appelleront d'une certaine manière), avec la possibilité d'indiquer le numéro de pièce dans la description de la facture. Il y a également des options pour les paiements.

Chaque journal a un statut : il est inactif quand on le créer, on peut ensuite le passer actif, et si on coche "obsolète", et il est archivé. Dans "paramétrage de contrôle des lignes d'écriture", on peut associer au journal des comptes comptables permettant ensuite de créer des écritures sur ce journal.

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Tri des écritures par journal Dans le menu Comptabilité/Ecritures, il suffit de filtrer par journal dans la liste des écritures. Activation des lettrages automatiques Vous pouvez activer les lettrages automatiques dans les configurations comptables par société. Il faut dans l'onglet "comptabilité" aller dans le panel "Lettrage auto", et cocher "Autoriser emploi auto sur les factures" (ou les paiements).

Opérations courantes – Ecritures comptables Création d’opérations diverses Vous pouvez écrire directement une opération diverse. Il faut aller dans Comptabilité/Ecriture/Nouveau. Vous pouvez ainsi créer une nouvelle écriture en définissant une date, en choisissant un journal...etc. Ensuite vous pouvez créer des lignes d'écritures (débit/crédit) sur cette écriture, en rentrant diverses informations comme le compte comptable, le montant, le tiers... Vous ne pouvez valider l'écriture que si le montant en débit et crédit est identique.

Export des écritures comptables Les écritures s'exportent à partir du menu Comptabilité/Exports comptables. Il faut commencer par créer un export comptable, choisir un format d'impression, l'année fiscale et éventuellement la période. Toutes les lignes demandées selon les critères demandés s'affichent quand on les recherchent, et vous pouvez ainsi les exporter.

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Extourner une écriture Pour extourner une écriture, se rendre dans le menu Comptabilité/Ecriture. Il faut rentrer dans la fiche de l'écriture comptable que vous souhaitez extourner, et cliquer sur le bouton "extourner" en haut. Cela va créer l'écriture inverse qu'il faut alors valider. Consultation d’un solde client Vous pouvez consulter un solde client depuis sa fiche, dans l’onglet « Informations comptables ».

Gestion des taxes et de la TVA Création de taux de TVA Les taux de TVA se définissent dans Comptabilité/Configuration/Financière et taxes. Vous pouvez créer de nouveaux taux en cliquant sur +. Il faut donner au taux un code et un nom, et remplir le taux de taxe avec une date de début d'application (ne pas remplir de date de fin d'application à la création). Pour modifier ce taux, il faut remplir la date de fin d'application sur le taux qui avait été créé, et créer une nouvelle ligne pour définir un nouveau taux, en remplissant la nouvelle date de début d'application (en laissant vide la date de fin d'application).

Gestion de la TVA pour les commandes intra UE Il y a 3 différents cas à prendre en compte : 1) Une commande client pour un tiers de l'UE (hors France) : Dans ce cas on appliquera une TVA exonéré en remplacement de la TVA définie sur le produit. Sur la facture, on verra bien une ligne de TVA exonéré (montant = 0), et aucune ligne d'écriture comptable de TVA. Il faudra en outre renseigner la mention spécifique à cette exonération sur l'équivalence de taxe de la position fiscale. Elle devra apparaître sur l'impression de facture.

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2) Une commande fournisseur pour un tiers de l'UE (hors France) : Dans ce cas il faut indiquer sur l'équivalence de taxe de la position fiscale du tiers, qu'il s'agit d'autoliquidation de TVA et choisir la TVA intracommunautaire. EX : TVA Déd. (A) taux normal et TVA Due Intracom. (A) tx normal Sur la facture on aura donc deux lignes de taxe, la deuxième annulant la première. On aura deux lignes d'écriture comptable (la TVA Ded au débit et la TVA Intra au Crédit) pour le même montant mais sur des comptes différents. En effet dans le cas d'achat/vente intra UE, c'est le pays destinataire qui déclare la TVA. Elle n'est pas facturée par le vendeur. Pour connaître le montant du flux, il faut donc un double jeu d'écritures. 3) Une commande client sans TVA (cas de dispense accordé par la DGFPDGE par exemple) Dans ce cas on peut également utiliser une position fiscale pour gérer l'exonération de taxe mais il faudra indiquer sur la position fiscale que l'on gérera une mention spécifique par client, et renseigner l'autorisation de dispense sur le tiers.

Rapports et exports comptables Les rapports comptables Les rapports comptables sont visibles dans Comptabilité, Exports/rapports comptables, dans le menu "Rapports comptables". Dans la liste des rapports comptables, vous pouvez en créer un nouveau, et choisir le format d'impression (grand livre, balance).

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Il est également possible de choisir une période donnée ou entre 2 dates. Vous pouvez également filtrer par comptes comptables et par tiers. Si vous créez un journal, vous pourrez filtrer par journal, modes de paiements et caisses. Les exports comptables Le principe est le même que pour les rapports comptables. Les exports comptables sont visibles dans Comptabilité, Exports/rapports comptables, dans le menu "Exports comptables".

Vous devez choisir votre format d’impression, comme par exemple un export FEC, puis sélectionner une année fiscale (ou une période).

En cliquant sur rechercher, un nouvel onglet va s’ouvrir avec l’ensemble des écritures correspondant à la recherche. Pour exporter, vous devez cliquer sur le bouton correspondant.

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Recouvrement Gestion des règles de recouvrement en fonction de la typologie client En allant dans le menu Comptabilité, Recouvrement et Configuration, il faut commencer par créer des niveaux de relance, en définissant un niveau (1 étant le niveau de relance le plus bas) et un libellé.

Ensuite on crée une méthode de relance, en créant des lignes de méthode de relance. On choisit le niveau de relance, les conditions de la relance (dans quel délai, pour quel montant minimum, et si elle doit être validé manuellement), et on peut définir un message par défaut pour chaque ligne de relance. Ce n'est pas obligatoire de créer une ligne par niveau (on peut par exemple passer du niveau 1 au niveau 3).

Gestion budgétaire Création de budgets Vous pouvez créer des budgets depuis Comptabilité/Préparation budgétaire/Mes budgets (ou Tous les budgets). En cliquant sur + vous allez pouvoir créer de nouveaux budgets. Les champs Nom et Code sont obligatoires. Vous devez ensuite indiquer sur quelle période vous souhaitez que ce budget soit actif. Une fois que cela est fait, il faut créer des lignes de budget. Vous pouvez créer manuellement des lignes de budget en cliquant sur Nouveau.

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Vous devez indiquer les dates pour lesquelles doivent s’appliquer la ligne budgétaire, ainsi que le montant prévu pour cette date. Les montants engagés et réalisés seront automatiquement renseignés. Si vous avez plusieurs lignes à créer, vous pouvez utiliser l’assistant.

L’assistant va prendre en compte les dates globales de votre budget et va créer des lignes selon la durée de la période que vous choisissez. Par exemple si votre budget s’étale sur une période d’1 an et vous voulez le séparer en 2, dans durée des périodes vous devez choisir « 6 mois ». Deux lignes seront alors créées, de six mois chacune. Si vous souhaitez découper votre budget par mois, vous devez choisir « 1 mois »…etc. Vous devez indiquer le montant prévu pour chaque ligne (chaque ligne sera créée avec ce montant, vous aurez ensuite possibilité de modifier ce montant manuellement par ligne), puis cliquer sur « Générer les périodes ». Des lignes seront ainsi automatiquement créées.

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Répartir ses achats sur les budgets et suivre leur évolution Une fois votre ou vos budgets créés, vous pouvez rattacher des commandes d’achats ou lignes de commandes d’achat à ces budgets. Le logiciel pourra ainsi automatiquement suivre les budgets et déduire à chaque achat le montant que vous souhaitez d’un budget. Sur chaque ligne de commande, dans l’onglet « Budget », vous pouvez effectuer une répartition budgétaire, en sélectionnant un ou plusieurs budgets et en indiquant quel montant de la ligne de commande doit être rattaché à ces budgets. Dans l’exemple ci-dessous, 100€ de cette ligne de commande sera pris sur le budget marketing.

Vous pouvez également répartir l’ensemble de votre commande sur un budget depuis le devis/commande depuis l’onglet « Répartition budgétaire », en sélectionnant un budget et en cliquant sur « Appliquer à tous ». Toutes les lignes de commandes seront imputées à ce budget, pour le montant total de la ligne.

Suivi de l’évolution des budgets Vous pouvez suivre l’évolution d’un budget en vous rendant sur celui-ci.

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Quand vous rattachez une commande ou ligne de commande sur un budget, les montants seront automatiquement imputés sur les lignes de budget, en respectant la période définie. Sur chaque ligne, un montant est considéré par défaut comme engagé quand la commande d’achat est au statut « Terminé ». Vous pouvez modifier le statut pour lequel un montant est considéré comme engagé dans les configurations de l’application budget (Config applicative/Gestion des applications/App budget), ou indiquer plusieurs statuts. Un montant est considéré comme réalisé quand la facture associée à la commande d’achat a été ventilée.

Comptabilité analytique La comptabilité analytique se configure depuis les menus Comptabilité/Configuration/Analytique, et va vous permettre notamment d’analyser vos coûts, ainsi que les performances d’un service de l’entreprise, ou d’une zone géographique. Vous pourrez créer des comptes et journaux analytiques, des axes et des modèles de répartition analytique, ainsi que retrouver les lignes d’écritures analytiques. Pour utiliser la comptabilité analytique, vous devez au préalable activer l’option correspondante dans les configurations de l’application de Comptabilité.

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Création d’axes analytiques Depuis le menu « Axe analytique » (Comptabilité/Configuration/Analytique/Axe analytique), cliquez sur + pour créer de nouveaux axes. Un axe est constitué d’un code et d’un nom.

Les axes doivent être associés à des comptes analytiques. Création de comptes analytiques Les comptes analytiques se créent depuis le menu correspondant (Comptabilité /Configuration/ Analytique/Comptes analytiques). Un compte analytique est constitué d’un code et d’un nom, et doit être associé à un axe analytique.

Un compte analytique peut avoir un compte parent. Dans le menu « Plan de comptes analytiques », vous pouvez visualiser les différents comptes analytiques et leur arborescence.

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Création de journaux analytiques Vous allez avoir besoin de créer des journaux analytiques, qui seront utilisés notamment pour configurer vos modèles de répartition analytique. Vous pourrez ainsi indiquer dans quel journal seront générées les écritures analytiques. Les journaux se créent depuis Comptabilité /Configuration/ Analytique/Journaux analytiques. Un journal est constitué d’un nom et d’un type (qui peut se créer depuis le menu Types de journaux analytiques). Un journal doit être rattaché à une société. Création de modèles de répartition analytique Une fois que vous avez créés vos axes, comptes et journaux analytiques, vous avez la possibilité de créer des modèles de répartition analytique. Une fois que vous avez donné un nom au modèle, vous devez ajouter des lignes de répartition.

Une ligne est constituée d’un axe, d’un compte analytique sur lequel l’imputation va être réalisée, et le journal dans lequel les écritures seront générées.

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Vous pouvez ainsi créer plusieurs lignes. Le total pour un axe doit être de 100% pour l’ensemble de ses lignes. Une fois que vos modèles de répartition analytique sont créés, vous pouvez les attribuer à des tiers, ou à des familles de produit/produits. Dans les configurations de l’application de comptabilité, vous devez indiquer si le type de répartition analytique doit être libre, par tiers ou par produit/famille.

Si par exemple vous voulez traiter la répartition analytique par produit, vous pouvez sur une fiche produit sélectionner un modèle de répartition analytique par défaut qui sera associé à ce tiers. Sur la fiche tiers, il faut se rendre dans l’onglet « Comptabilité » et cliquer sur + dans le tableau. Les configurations comptables du tiers s’affichent alors et vous pouvez donc sélectionner le modèle de répartition analytique par défaut qui s’appliquera pour ce produit dans le champ correspondant.

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Si vous optez pour un traitement analytique par tiers, vous pouvez associer un modèle de répartition analytique par défaut à un tiers. Sur la fiche tiers, il faut se rendre dans l’onglet Facturation/Paiement, et vous pouvez donc sélectionner le modèle de répartition analytique par défaut qui s’appliquera pour ce tiers dans le champ correspondant.

Si vous choisissez le type libre, vous pourrez effectuer librement la répartition analytique par ligne de commande.

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Configurations Les configurations comptables sont réparties à plusieurs emplacements. Les configurations les plus « générales » sont accessibles depuis Config applicative/Gestion des applications/Comptabilité.

•

Gérer la comptabilité analytique : Cette option permet d’activer la gestion de la comptabilité analytique.

•

Gérer les encours clients : cette option permet de gérer le niveau d’encours des clients et d’en fixer un niveau maximum. Un niveau maximal d’encours par défaut accepté pour tous les clients peut être fixé dans les configurations des ventes par société. Le montant d’encours accepté peut également être configuré par client, dans les informations comptables des fiches client. Vous pourrez également visualiser l’encours actuellement utilisé par chaque client.

•

Gérer les acomptes sous forme de facture : cela va vous permettre de générer des factures pour les acomptes.

•

Type de répartition analytique : indique le type de répartition analytique, si elle doit s’effectuer par tiers, par produit/famille de produit, ou librement par ligne de commande.

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•

Gérer les factors : active la gestion des factors (affactureurs).

•

Saisies paiements sur facture

Ensuite vous avez accès aux configurations comptables par société, qui vont permettre de configurer dans le détail la comptabilité de chaque société. Vous pouvez notamment importer et définir un plan comptable, paramétrer les différents comptes et journaux par défaut…etc.

La gestion budgétaire et les paiements bancaires ont leurs propres configurations, accessibles depuis le menu « Gestion des applications ». App Budget

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•

Vérifier le budget disponible : quand cette option est activée, le système vous informe d’un message lors de la sélection d’un budget sur une commande ou ligne de commande d’achat quand le montant total prévu du budget sélectionné a été dépassé.

•

Gérer le multi-budget sur les lignes : permet de sélectionner plusieurs budgets sur une ligne de commande.

•

Statuts pris en compte pour le calcul du montant engagé : il s’agit du statut de commande à partir duquel le montant est considéré comme engagé dans le budget. Vous pouvez sélectionner plusieurs statuts.

App Paiement bancaire

Il existe également des configurations bancaires par société.

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Prévisions de trésorerie Vue d’ensemble Cette application permet de créer des prévisions de trésorerie, manuellement ou automatiquement, et d’en assurer le suivi.

Menus •

Prévisions : permet de créer des prévisions manuelles

•

Récapitulatifs prévisions : il s’agit d’un reporting des prévisions.

•

Rapports prévisions : rapport détaillé des prévisions avec possibilité de filtrer par utilisateur.

•

Configurations o

Assistants

prévisions :

assistant

qui

permet

de

créer

plusieurs

prévisions

automatiquement. o

Motifs : permet de créer des motifs de prévisions pour les catégoriser

Fonctionnalités Création de prévisions Vous pouvez créer des prévisions manuelles depuis le menu « Prévisions ». Les champs « Société » et « Banque » sont remplis par défaut selon la société de l’utilisateur actif. Vous devez choisir le type de flux de trésorerie, entrant ou sortant, le montant attendu et la date estimée.

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Vous devez également indiquer un motif pour cette prévision. Les motifs se créent dans les configurations. Le champ « Réalisé » permet d’indiquer et de suivre si la prévision a été réalisée ou non. Si vous choisissez « Auto », la prévision sera automatiquement marquée comme réalisée si la date de la prévision est passée. Vous pouvez également utiliser un assistant pour créer plusieurs prévisions automatiquement.

L’assistant permet d’indiquer une période sur laquelle vous souhaitez générer des prévisions, et la périodicité de ces prévisions, par exemple une prévision mensuelle sur une période donnée, pour un montant donné. Une fois les champs remplis, il faut cliquer sur le bouton « Générer » pour que les différentes prévisions soient automatiquement générées.

Suivi des prévisions Le menu « Récapitulatifs prévisions » va permettre de générer des reportings permettant de suivre les différentes prévisions selon certains critères. Vous aller pouvoir connaitre sur une banque donnée toutes les rentrées et sorties d’argent prévues. Vous devez sélectionner la banque sur laquelle vous souhaitez faire un récapitulatif de vos prévisions, la période qui vous intéresse et indiquer un solde de départ.

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Le champ « Prendre en compte les opportunités » va permettre d’indiquer si vous souhaitez que les différentes opportunités commerciales soient prises en compte dans les prévisions de trésorerie, et si oui, vous devez indiquer si les prévisions doivent se baser sur le montant de base des opportunités, ou sur le montant prévu dans le meilleur des cas ou dans le moins bon. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton « Compléter ».

Les différents flux entrants et sortants (commandes clients/commandes fournisseurs – opportunités prévisions) sont alors détaillés, avec l’évolution de la balance de la trésorerie, afin d’arriver à un solde final à la fin de la période sélectionnée.

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Le menu « Rapports prévisions » va permettre dans la même logique de générer des graphiques sur les ventes, dépenses et marges prévisionnelles.

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Stocks Vue d’ensemble Cette application permet de gérer les stocks et les mouvements de stocks. Vous retrouverez ici les livraisons clients, les réceptions fournisseurs et les mouvements internes. L’application gère les reliquats, les retours et les réexpéditions. Les livraisons peuvent également être scindées. La gestion des stocks est multi-entrepôt et arborescente. L’application gère les inventaires et les règles minimum de stock. Vous pourrez également lancer le CBN (calcul des besoins nets). Selon l’état actuel du stock, les commandes en cours, les besoins en production et les prévisions établies, le calcul des besoins va générer des propositions d’achat et/ou de production que vous pouvez décider de valider ou non. Axelor permet également de gérer les numéros de suivi, à la production, à l’achat ou à la vente, mais aussi les codes-barres. De plus, vous pouvez décider de votre mode de récupération en stock (FIFO, LIFO) et gérer les dates de garantie et de péremption par numéro de suivi.

Mots clés CBN : le calcul des besoins nets permet selon l’état actuel du stock, les commandes en cours, les besoins en production et les prévisions établies de générer des propositions d’achat et/ou de production que vous pouvez décider de valider ou non. Reliquat : si les quantités réellement expédiées/reçues diffèrent des quantités prévues, un bon de commande de type reliquat sera automatiquement généré lors de la réalisation du mouvement de stock. FIFO : c’est une règle de gestion de stock qui consiste à prélever les marchandises du stock en suivant l’ordre d’arrivée chronologique. LIFO : c’est une règle de gestion de stock qui consiste à prélever les marchandises du stock qui sont arrivées en dernier. Règle de stock : permet de définir des règles gestion de stock spécifiques, permettant de générer automatiquement des alertes, des commandes d’achat ou des ordres de production quand une quantité de stock minimum est atteinte.

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Menus •

Mouvements de stock o

Livraisons client : Affiche toutes les livraisons client programmées, en cours et réalisées. Et permet de planifier de nouvelles livraisons.

o

Retours clients : Affiche tous les retours client programmés, en cours et réalisés. Et permet de planifier de nouveaux retours.

o

Réceptions fournisseur : Affiche toutes les réceptions fournisseur programmées, en cours et réalisées. Et permet de planifier de nouvelles réceptions.

o

Retours fournisseur : Affiche tous les retours fournisseur programmés, en cours et réalisés. Et permet de planifier de nouveaux retours.

o

Mouvements internes : Affiche tous les mouvements de stock internes programmés, en cours et réalisés. Et permet de planifier de nouveaux mouvements.

o •

Lignes Mvt Stock : Affiche toutes les lignes de mouvements de stock.

Recherche des numéros de suivi : Permet de rechercher par numéro de suivi des produits et leur emplacement de stock.

•

Prévisions : Prévisions des différents mouvements de stock. o

Mvt. des besoins en production : Prévisions des mouvements de stock concernant les besoins en production (mouvements dont l’emplacement de destination est l’emplacement de production).

o

Mvt. Prévisionnels de production/ : Prévisions des mouvements de stock prévisionnels de production (mouvements dont l’emplacement source est l’emplacement de production).

o

Réceptions fournisseurs : Prévisions des réceptions fournisseurs.

o

Retours fournisseurs : Prévisions des retours fournisseurs.

o

Livraisons client : Prévisions des livraisons client.

o

Retours client : Forecasts of customer returns.

•

Inventaires : Permet d’effectuer des inventaires par emplacements de stocks.

•

Disponibilité produits : Permet de connaitre la disponibilité des produits en stock sur un emplacement de stock pour une période choisie.

•

Facturation en masse de BR : Permet la facturation de masse de plusieurs bons de réception fournisseurs.

•

Facturation en masse de BL : Permet la facturation de masse de plusieurs bons de livraisons clients.

• •

Fiches logistiques : Permet de créer des fiches logistiques. Produits : Permet d’accéder au référentiel produit.

•

CBN : Menu du calcul des besoins. o

Calcul des besoins : Permet de lancer un calcul des besoins sur un emplacement de stock/production sélectionné.

174

o

Prévisions : Permet de créer des prévisions de mouvements de stocks qui seront prises en compte dans le calcul des besoins.

o

Configuration ▪

Types d’encours : Permet de créer des types d’encours qui s’afficheront dans les résultats du calcul des besoins.

•

•

Rapports o

Général : Rapports généraux de l’application de gestion des stocks.

o

Livraisons : Rapports sur les livraisons clients.

Configuration : Configurations de l’application de gestion des stocks. o

Incoterms : Permet de gérer les incoterms.

o

Emplacements de stock : Affiche les différents emplacements de stocks et permet d’en créer de nouveaux.

o

Arborescence des emplacements de stock : affiche une vue arborescente des différents emplacements de stock.

o

Règles de stock : Permet de créer des règles de gestion de stock. Ces règles vont permettre de gérer les réapprovisionnements, en décidant par exemple à partir de quelles quantités ils se déclenchent, et de quelle façon.

o

N° suivi : Affiche tous les numéros de suivi/lots.

o

Transporteur : Affiche les différents transporteurs utilisés et permet d’en créer de nouveaux.

o

Mode de transporteur : Affiche les différents modes de transporteurs utilisés et permet d’en créer de nouveaux.

o

Mode de livraison : Affiche les différents modes de livraison utilisés et permet d’en créer de nouveaux.

o

Configuration n° suivi : Permet de configurer les numéros de suivi/lots.

o

Code de nomenclature douanière : Affiche le code de nomenclature douanière.

o

Raison d’annulation : Permet de créer des raisons d’annulation pour les livraisons.

Fonctionnalités Gestion du stock Consultation du niveau de stock Le niveau de stock peut être consulté de plusieurs manières. Vous pouvez consulter le niveau de stock actuel et le niveau de stock futur (calculé selon les commandes clients et fournisseurs en cours) d’un produit depuis sa fiche, en haut à droite, de façon visuelle.

175

Une autre manière est de le visualiser par emplacement de stock. Les emplacements de stock se consultent dans les menus Configurations/Emplacements de stock. Sur la fiche de chaque emplacement, vous pourrez consulter l’état des stocks de cet emplacement, par produit.

Grâce au menu "Disponibilité Produits", vous pouvez également avoir un état du niveau de stock pour une période donnée sur un emplacement de stock donné. Une fois les produits choisis sélectionnés, vous devez cliquer sur le bouton "Lancer" dans la barre des tâches pour démarrer la recherche. Un nouvel onglet s’ouvre alors montrant pour chaque produit sélectionné la quantité minimum de stock sur la période et la quantité maximale.

176

Définition des règles de stock et de la méthode d’approvisionnement d’un produit Le niveau de stock se gère dans Configuration/Règles de stock. Cette gestion s’effectue par produit et par emplacement. Une fois la quantité minimum atteinte, la quantité à recommander est générée automatiquement en fonction du mode de réapprovisionnement sélectionné. Le mode d’approvisionnement d’un produit peut se configurer dans la fiche produit, dans le champ « Méthode d’approvisionnement ». Il s’agit de la méthode de réapprovisionnement en stock par défaut. Vous pouvez donc indiquer que pour approvisionner le stock d’un produit, vous souhaitez au choix : •

Acheter

•

Produire

•

Acheter et produire

177

Warning : Il ne faut pas confondre la méthode d’approvisionnement avec le champ « Méthode d’appro. par défaut sur les commandes clients » dans l’onglet Ventes. Ce champ va indiquer si lors d’une commande client le produit va être déduit du stock existant, acheté ou produit.

Le mode de réapprovisionnement qui est indiqué sur la règle de stock est celui qui sera pris en compte lors du calcul des besoins, permettant ainsi de générer pour un produit des propositions d’achat ou de fabrication. Par défaut le champ « Mode de réappro » de la règle de stock reprend automatiquement la méthode d’approvisionnement indiquée sur la fiche produit. Le système va donc générer soit des commandes d’achat, soit des ordres de production, soit simplement vous prévenir par une alerte. Le type (Actuel et Futur) a une incidence sur le calcul du stock : • Actuel : les commandes client/fournisseur à venir ne sont pas prises en compte. • Futur : les commandes client/fournisseur à venir sont prises en compte.

Initialiser le stock initial des produits Le moyen le plus simple pour initialiser le stock de produits est d’effectuer un inventaire.

178

Une fois sélectionnés les produits dont vous voulez initialiser le stock, vous démarrez votre inventaire et au statut en cours, vous rentrer les quantités réelles de vos produits, et vos stocks seront mis à jour selon les quantités réelles indiquées une fois que vous aurez validé votre inventaire.

Mouvements de stock Gérer les entrées et sorties de stocks La gestion de stock est à double entrée : tout se fait par des mouvements, d’un stock A à un stock B. Les mouvements de stock externes se gèrent à partir des "Livraisons client" (BL) ou des "Réceptions fournisseurs" (BR). Réexpédition d’un produit à un fournisseur Pour réexpédier un produit à un fournisseur, vous devez utiliser le bouton "Réexpédier" depuis le bon de réception. Gestion automatisée des reliquats Si les quantités réellement expédiées/reçues diffèrent des quantités prévues, un reliquat sera automatiquement (paramétrage) généré lors de la réalisation du mouvement de stock. Si sur une ligne du BL les quantités réelles sont inférieures aux quantités prévues, lors de la réalisation du mouvement de stock, un BL de type reliquat sera automatiquement généré.

Livraisons Génération automatique des bons de livraison et de réception à partir des bons de commandes client et fournisseur A partir des configurations de l’application Supply Chain, vous pouvez activer les options de générer automatiquement les BL et les BR, permettant de générer automatiquement les bons de livraison et de réception quand une commande client ou fournisseur est validée.

179

Gestion des livraisons partielles Il est possible de scinder tous les mouvements de stocks (interne, livraison et réception) qui sont au statut planifié. En cliquant sur le bouton "Scinder en 2", il possible de découper un mouvement de stock en deux mouvements distincts en choisissant sur la ligne du mouvement à scinder la quantité à mettre dans chaque mouvement. Par exemple, si sur un BL vous avez une ligne du mouvement de stock avec 2 quantités d’un produit que vous voulez scinder en 2 mouvements distincts, en cliquant sur "Scinder en 2", une fenêtre s’ouvre et vous devez alors choisir la ligne à scinder et indiquer 1 dans la colonne "Quantité prévue". Un nouveau BL va être créé avec pour cette ligne un mouvement de stock de 1, et sur votre BL d’origine la quantité prévue sera de 1 également.

NOTE : pour une scission plus fine, il est possible d’utiliser au préalable les boutons « Scinder par unité » ou « Scission spécifique » qui permettent de découper à l’intérieur d’un même mouvement une ligne de mouvement en plusieurs lignes.

180

Gestion des retours et réexpéditions Si vous souhaitez planifier un retour, vous devez à partir de la livraison client cliquer sur le bouton "Réexpédier". Un nouveau mouvement de stock de type réception va alors être généré, au statut planifié. Une fois les produits retournés, vous pouvez passer le mouvement au statut réalisé grâce au bouton correspondant. Tous vos retours en cours sont visibles dans le menu Prévisions/Retours clients. Visualisation de l’itinéraire de livraison Sur un bon de livraison, vous pouvez visualiser l’itinéraire de livraison en cliquant sur le bouton "Voir itinéraire".

Réceptions Gestion des réceptions fournisseurs A partir d’une commande fournisseur, vous pouvez générer un bon de réception, automatiquement ou manuellement (bouton "Générer BR"). Les bons de réceptions sont visibles dans le menu "Réceptions fournisseurs". Le bon de réception indique toutes les informations relatives à la réception des produits. Une fois les produits reçus, vous devez confirmer le mouvement de stock en cliquant sur le bouton "Réalisé".

Gestion des réceptions partielles Il est possible de scinder tous les mouvements de stocks (interne, livraison et réception) au statut planifié. En cliquant sur le bouton "Scinder en 2", il possible de découper un mouvement de stock en deux mouvements distincts en choisissant les lignes du premier mouvement.

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Il est également possible de générer automatiquement un BR reliquat simplement en indiquant les quantités reçues sur le BR. Si celles-ci sont différentes des quantités prévues et que la case "gérer les reliquats" est activée, alors un BR pour les quantités restantes sera généré lors de la réalisation du BR.

Gestion des entrepôts Création d’un entrepôt L’entrepôt se défini dans le menu Configurations/Emplacement de stock. On peut définir autant d''emplacements souhaités et les imbriqués les uns dans les autres.

Le type permet de définir si : • Le stock est interne, • Le stock est externe (client, fournisseur), • Le stock est virtuel. On peut choisir un emplacement par défaut, mis automatiquement dans les règles de gestion. Au départ, lors de la création d’un stock, on fait tout entrer dans un stock virtuel pour le transférer sur un stock physique. Les stocks virtuels ont la possibilité d’avoir un stock négatif. Gestion des mouvements de stock entre entrepôts La gestion de stock est à double entrée : tout se fait par des mouvements, d’un stock A à un stock B. Les mouvements de stock externes se gèrent à partir des "Livraisons client" (BL) ou des "Réceptions fournisseurs" (BR). La gestion des mouvements de stocks internes se gère depuis le menu Mouvements Internes en sélectionnant le type "Interne".

182

Choix du mode de récupération en stock (FIFO, LIFO) Permet de choisir le mode de récupération des marchandises en stock : FIFO est une règle de gestion de stock qui consiste à prélever les marchandises du stock en suivant l’ordre d’arrivée chronologique. LIFO est une règle de gestion de stock qui consiste à prélever les marchandises du stock qui sont arrivées en dernier.

Inventaires Gestion des inventaires La création d’inventaire peut s’effectuer depuis le menu "Inventaires" ou depuis l’emplacement de stock (dans les configurations) dans lequel vous souhaitez réaliser l’inventaire. En cliquant directement sur le bouton "Compléter l’inventaire", vous avez accès à l’ensemble de l’inventaire de l’emplacement (visible dans les lignes d’inventaire). Vous pouvez également sélectionner une catégorie ou famille de produits particulière sur laquelle faire l’inventaire, exclure des produits sans stock et inclure des produits obsolètes. Vous devez ensuite planifier l’inventaire. Dans le principe, si on a une quantité trop grande, on équilibre du stock inventaire vers le stock réel. Cela créer une ligne de l’inventaire vers le stock réel avec un mouvement positif. S’il manque un produit, on équilibre du stock réel vers l’inventaire. Cela créer automatiquement un mouvement interne, de l’inventaire vers le stock réel avec une quantité négative. Les quantités réelles sont rentrées à l’étape “planifié” de l’inventaire. Une fois l’inventaire validé, les quantités en stock sont mises à jour selon les quantités réelles indiquées lors de l’inventaire.

183

Calcul des besoins Lancement d’un calcul des besoins Le calcul des besoins se lance à partir du menu "CBN". Vous devez choisir l’emplacement de stock sur lequel réaliser le calcul ainsi qu’une date de fin de période. Vous pouvez ensuite choisir d’appliquer des filtres sur le calcul, en ne sélectionnant que certains produits, familles de produits, commandes… Une fois que vous avez sélectionné les éléments sur lequel vous voulez effectuer le calcul, vous devez le lancer en cliquant sur le bouton "Lancer le calcul" dans la barre des tâches.

184

Lancer les réapprovisionnements à partir du calcul des besoins Une fois le CBN généré, des propositions de réapprovisionnement sont générées, selon la méthode d’approvisionnement par défaut des produits et la méthode définie dans les règles de stock. Cette dernière sera prise en compte pour les propositions générées par le calcul. Si le mode réappro sélectionné est devis/cmdes fournisseurs, le calcul des besoins génèrera des propositions d’achat. Si c’est ordre de fabrication, le système génèrera des propositions de fabrication. Et si vous sélectionnez alerte, aucune proposition ne sera générée mais des alertes seront créés en cas de stock insuffisant. Vous pouvez générer toutes les propositions de réapprovisionnements à partir du bouton "générer toutes les propositions" ou individuellement en cliquant sur chaque proposition. Exclusion d’un produit du calcul des besoins L’exclusion s’effectue dans la fiche produit, dans l’onglet Stock, en cochant la case "Exclure du CBN". Les types d’encours Les types d’encours sont consultables dans les configurations, où de nouveaux peuvent être créés.

Traçabilité Gestion des numéros de suivi/lots Vous pouvez configurer des séquences de numéros de suivi, dans la config applicative, au niveau des données générales, dans le menu "Séquences". Sélectionnez le document concerné (mvt de stock).

185

Les numéros de suivi/lots se gèrent dans configuration/N° de suivis/lots pour définir la séquence. Depuis la fiche produit, dans l’onglet Numéro de suivi, la gestion s’effectue à l’achat, la production et la vente. Activation des codes-barres La génération des codes-barres sur les produits s’active depuis les configurations du module « Base ». Vous devez cocher la case « Activer la génération de code barre d’un produit » et choisir le type de code barre par défaut qui sera le même pour tous les produits.

Si vous activez la case « Modifier le type de code-barre du produit », vous pourrez sur chaque fiche produit modifier le type de code-barre.

Les codes-barres se retrouvent ensuite sur les impressions des opérations de fabrication, ainsi que sur les impressions des bons de livraison et de réception. Le système fonctionne nativement avec les douchettes à émulateur clavier, et peut fonctionner avec des douchettes intelligentes, mais cela nécessite un connecteur.

186

Gestion des numéros de série En activant l’option dans les configurations de base (Config applicative/Gestion des Apps/Base), vous pouvez activer l’option "Générer une séquence pour les produits". Vous pouvez alors créer des séquences pour les numéros de produits. Les séquences se créent depuis les menus Config applicative/Données générales/Séquences. Dans le champ "Document concerné", vous devez choisir le document "Produit" et ensuite configurer la séquence comme vous le souhaitez. A chaque création de nouveaux produits, la séquence sera appliquée sur le numéro de produit.

Recherche des numéros de suivi Le menu "Recherche des numéros de suivi" permet de rechercher des produits par leur numéro de suivi. Vous pouvez premièrement rentrer manuellement un numéro de suivi dans le champ correspondant, et filtrer la recherche sur un produit en particulier. Dans le tableau apparaissent tous les mouvements de stock, emplacements de stock et ordre de fabrication sur lesquels apparaît le numéro de suivi recherché. Vous pouvez également filtrer votre recherche uniquement sur l’un de ces objets, c’est-à-dire uniquement sur les emplacements de stock, sur les mouvements de stock ou sur les ordres de fabrication.

Facturation Facturation en masse de BR et BL A partir des menus "Facturation en masse de BR/BL", vous pouvez facturer en masse plusieurs BR ou BL. Une fois que vous avez sélectionné les BL/BR à facturer, vous pouvez en cliquant sur les boutons correspondants choisir de générer une facture unique ou de générer une facture individuelle pour chaque BL/BR.

187

Configurations Les configurations des stocks par société sont accessibles dans Config applicative/Gestion des applications. Vous devez cliquer sur "Configurer" au niveau de l’application de gestion des stocks, puis double cliquer sur la ligne de la société dont vous voulez configurer les stocks. Dans les configurations des stocks par société, vous pouvez : • Définir les emplacements de stock virtuels. • Définir l’unité de poids par défaut pour les douanes. • Fiches logistiques - réaliser les BL lorsque les colis/palettes sont enlevés : si cette option est activée, quand une fiche logistique passe au statut enlevé, le BL passe automatiquement au statut "Réalisé". • Numéros de compte client auprès des transporteurs : permet de rentrer son numéro de compte client chez ses transporteurs. • Envoyer un email lors de la réalisation du mouvement de stock : envoi automatiquement un email lors de la réalisation d’un mouvement de stock. Vous pouvez sélectionner le modèle de message qui sera envoyé.

188

Les autres configurations liées à l’application de stocks se trouvent dans les configurations de l’application Supply Chain. Elles permettent de gérer plusieurs paramètres concernant les stocks. • Gestion des bons de livraison : permet d’activer la gestion des bons de livraison. Vous pourrez ainsi générer des bons de livraison depuis les commandes clients et la gestion des stocks. • Générer les BL automatiquement : génération automatique des bons de livraison quand une commande est confirmée. • Gestion des BR : permet d’activer la gestion des bons de réception. Vous pourrez ainsi générer des bons de réception depuis les commandes fournisseurs et la gestion des stocks. • Générer les BR automatiquement : génération automatique des bons de réception quand une commande est confirmée. • Terminer les cmdes clients lors de la livraison : quand cette option est activée, les commandes clients passent automatiquement au statut "Terminé" quand les livraisons pour ces commandes ont été réalisés (quand le ou les BL passent au statut "Réalisé"). • Terminer les cmdes fournisseurs lors de la réception : quand cette option est activée, les commandes fournisseurs passent automatiquement au statut "Terminé" quand les réceptions pour ces commandes ont été réalisées (quand le ou les BR passent au statut "Réalisé"). • Vérification des stocks lors d’une vente : si vous activez cette option, lorsque vous remplissez une ligne de devis/commande, les stocks sont vérifiés à la validation de la ligne. Si la quantité en stock est insuffisante, un message d’avertissement apparait.

189

• Gérer la réservation des stocks : si cette option est activée, vous pourrez sur les lignes de devis/commandes clients réserver les quantités de produits que vous souhaitez. Les quantités seront ainsi considérées comme réservées en stock. Une fois la commande confirmée, vous pourrez sur les lignes de commande modifier les quantités réservées.

Concernant les configurations Supply Chain par société, elles permettent de définir si vous voulez déclencher des mouvements de livraison et de réception pour les produits stockables et non stockables. Par exemple, vous n’avez pas forcément besoin de générer un bon de livraison pour un produit non stockable de type service, et vous pouvez donc laisser la case "Générer BL pour produits non stockables ?" décochée.

190

Production Vue d’ensemble Cette application permet de gérer la production. Vous retrouverez ici la création et gestion des nomenclatures, des gammes et des postes de charge. Les nomenclatures ont une arborescence illimitée. Vous pourrez créer vos ordres de production, de fabrication et planifier votre production. L’application gère la planification à capacité finie et infinie. L’application de production fonctionne avec l’application de gestion des stocks. Le calcul des besoins vous permet de générer des ordres de fabrication en prenant en compte l’état des stocks actuels, les prévisions, et les commandes en cours et à venir. La réservation des composants et la planification du stock futur sont réalisées à la planification de l’ordre de fabrication, et l’utilisation des composants et les mouvements de stock correspondants aux produits finis et aux rebuts, à la réalisation de l’ordre de fabrication. La gestion des numéros de suivi est possible dès le stade de la production, et se gère manuellement ou automatiquement.

Mots clés Nomenclature : en production, la nomenclature est le document qui décrit la liste de tous les ingrédients ou composants entrant dans la composition d’un produit, ainsi que les quantités nécessaires de chaque composant pour obtenir 1 unité du produit. La structure d’une nomenclature peut être plus complexe lorsque sa composition regroupe différents niveaux de produits semifinis qui peuvent chacun être décrits par une sous-nomenclature particulière. Gamme : une gamme décrit l’ensemble des opérations nécessaires à la fabrication des produits (finis ou semi-finis). Chaque opération d’une gamme est associée à un poste de charge. Poste de charge : un poste de charge peut être constitué de machines, de ressources humaines ou des deux. On indique la durée moyenne des opérations ainsi que les coûts. Ordre de production : un ordre de production permet de regrouper plusieurs ordres de fabrication. CBN : le calcul des besoins nets permet selon l’état actuel du stock, les commandes en cours, les besoins en production et les prévisions établies de générer des propositions d’achat et/ou de production que vous pouvez décider de valider ou non.

191

Rebut : le processus de production peut engendrer des produits résiduels, qui sont considérés comme des rebuts. Vous avez la possibilité de prendre en compte ces rebuts, pour ainsi générer à la fin de la production un mouvement de stock de sortie des rebuts.

Menus •

Nomenclatures : Affiche les nomenclatures et permet d’en créer de nouvelles.

•

Gammes : Affiche les gammes et permet d’en créer de nouvelles.

•

Ordres de production : Affiche les ordres de production et permet d’en créer de nouveaux. Un ordre de production peut regrouper plusieurs ordres de fabrication.

•

Ordres de fabrication : Affiche les ordres de fabrication et permet d’en créer de nouveaux.

•

Opérations de fabrication : Affiche toutes les opérations de production, quel que soit leur statut.

•

Opérations planifiées : Affiche le planning des opérations planifiées.

•

Opérations réelles : Affiche le planning avec les dates réelles auquelles les opérations de production ont été effectuées.

•

Charge par machine : Affiche sous forme de graphiques les charges prévisionnelles par machines.

•

•

Rapports o

Production : Rapports sur la production d’un point de vue global.

o

Utilisateur : Rapports sur la production par utilisateur.

Configurations : Configurations de l’application de production. o

Postes de charge : Affiche les différentes ressources nécessaires à la production (types de postes de charge Homme et machine) et permet d’en créer de nouvelles.

o

Machines : Affiche les machines utilisées lors de la production et permet d’en créer de nouvelles et de les configurer.

o

Groupes de coût : Permet de créer des groupes de coûts (coûts de fabrication, coûts indirects…).

o

Configurateurs : Menu sur les configurateurs. ▪

Modèle de configurateur : Permet d’afficher et de définir des modèles de configurateurs.

▪

Configurateurs : Affiche les configurateurs générés et donne la possibilité d’en créer manuellement.

▪

Configurateur de nomenclature : Affiche les configurateurs de nomenclatures Configurateur de gamme : Affiche les configurateurs de gammes.

▪

192

Configurateur de phase : Affiche les configurateurs de phases.

Fonctionnalités Produits Configuration d’un produit pour la production Dans une fiche produit, le mode d’approvisionnement par défaut doit être défini sur "Produire". Dans l’onglet "Informations de production", vous pouvez indiquer la nomenclature par défaut du produit et son groupe de coût.

Nomenclatures Création d’une nomenclature La nomenclature d’un produit se défini depuis le menu "Nomenclature" en lui associant une gamme et une liste de composants. On peut intégrer des nomenclatures en cascade sans limite, un sous-produit servant à la fabrication du produit principal pouvant avoir sa propre nomenclature. Dans l’onglet "composants", vous choisissez un produit. Si ce n’est pas une matière première, il faut décocher la ligne matière première, et vous pourrez ajouter des composants permettant de créer ce produit, ainsi que des composants aux sous-composants, permettant ainsi de créer une arborescence infinie. Si un produit est défini en tant que matière première, ce produit ne pourra pas intégrer de nomenclature.

193

NOTE: Vous pouvez lister les produits résiduels issus de cette nomenclature. Il est possible de créer des versions à partir d’une nomenclature pour récupérer la liste des composants da la "nomenclature mère". Il faut activer au préalable l’option "Gérer les versions de nomenclatures" dans les configurations. Il est aussi possible d’archiver une nomenclature : celle archivée permet de conserver l’historique afin d’assurer un suivi ultérieur.

Gestion des nomenclatures par modèles de produit Il est possible de créer des versions à partir d’une nomenclature pour récupérer la liste des composants da la "nomenclature mère". Il faut activer au préalable l’option "Gérer les versions de nomenclatures" dans les configurations. Il est aussi possible d’archiver une nomenclature : celle archivée permet de conserver l’historique afin d’assurer un suivi ultérieur. Arborescence illimitée des nomenclatures L’arborescence des nomenclatures est illimitée. Vous pouvez ainsi associer des composants à des souscomposants, sans aucune limite.

194

Assistant de personnalisation de la nomenclature à la commande pour les produits sur mesure

Gammes Création d’une gamme La gamme se défini depuis le menu "Gammes" en lui associant une désignation et un emplacement. Il est possible d’attribuer un produit à une gamme. La gestion par phase (si cochée), permet d’approvisionner le stock de la phase suivante uniquement quand la phase précédente est terminée.

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Création d’une phase de gamme Une gamme est constituée de plusieurs phases. Les phases se créent à partir de l’onglet "Phases" d’une gamme. Une phase est associée à un poste de charge, et vous pouvez indiquer si cette phase est soustraitée. Vous devez pour chaque phase indiquer une priorité, qui permettra d’indiquer l’ordre des différentes phases. Par exemple, une phase ayant une priorité de 10 se déroulera avant une phase ayant une priorité de 20. Si deux phases se déroulent en même temps, elles auront la même priorité.

Postes de charge Création d’un poste de charge Les postes de charge se définissent dans le menu "Postes de charge" des configurations. Le poste de charge permet de déclarer des hommes et/ou des machines voire des machines de remplacement, auxquels sont associés des coûts et des durées. Concernant les ressources humaines, on peut définir des profils d’employés (par exemple le profil "Technicien spécialisé" ou des employés en particulier). Les profils d’employés se créent dans les "Services" (référentiel). Il s’agit d’un service de type "Activité" (case à cocher). Les machines se créent préalablement dans l’onglet "Machines" dans configuration. Les capacités de la machine sont paramétrables, ainsi que les coûts associés. Les disponibilités en terme de planning sont paramétrables, ainsi que les temps de démarrage, temps entre 2 cycles et temps de clôture.

196

Gestion des postes de charge de remplacement Sur un poste de charge, vous pouvez indiquer une machine de remplacement au cas où une machine tomberait en panne ou devrait être arrêtée, dans l’onglet "Machines de remplacement". Suivi de l’évolution de la charge machine Vous pouvez suivre l’évolution de la charge d’une machine grâce au menu du même nom, que cela soit par heure ou par jour.

197

Gestion de la production Création d’un ordre de production Vous devez avoir au préalable activé l’option "Gestion de ordres de production" dans les configurations de l’application Production. Un ordre de production se créer à partir du menu correspondant et peut regrouper plusieurs ordres de fabrication. Grâce au panel "Ordres de fabrication", vous pouvez créer directement de nouveaux ordres de fabrication, en indiquant un produit, une nomenclature, une date de début et en cliquant sur le bouton "Ordre de fabrication". Les opérations de fabrication s’affichent plus bas. Vous pouvez également générer un ordre de production depuis une commande client au statut "Commande confirmée". En cochant l’option "Générer les ordres de production automatiquement" dans les configurations de l’application, les ordres de production peuvent être générés automatiquement à la confirmation de la commande. Il est également possible de créer un ordre de production depuis une fiche produit, onglet "Informations de production". Enfin dans l’application stock, le calcul des besoins peut vous proposer de générer des ordres de production.

Création d’un ordre de fabrication Les ordres de fabrication peuvent être crées à partir d’un ordre de production ou directement à partir de l’entrée de menu "Ordres de fabrication". Vous devrez tout d’abord choisir une nomenclature, ce qui remplira automatiquement la gamme et le produit associé. L’option "Gérer la consommation par opération" va permettre de réaliser chaque mouvement de stock (par exemple de l’entrepôt vers le site de production) au début de chaque phase.

198

Si cette case est décochée, tous les mouvements de stock nécessaires à la production sont réalisés à la date de début de la production. Si la production est sous-traitée, vous devez cocher la case "Soustraitance".

Planification de la production La planification de la production se fait depuis les ordres de fabrication. Au statut brouillon, le bouton "Planifier" permet de planifier la production. Vous devrez au préalable dans l’onglet "Dates" choisir la date et l’heure de début de la production. La date de fin se calculera automatiquement selon la durée de chaque opération de fabrication une fois que vous aurez planifier la production. Il est également possible de planifier chaque opération séparément, en cliquant sur l’icône "calendrier" présente sur chaque ligne de l’ordre de fabrication. Toutes les opérations de fabrication planifiées sont ensuite visibles sur le calendrier des opération planifiées, accessible par le menu correspondant.

199

Gestion des stocks nécessaires à la production Lancement des ordres de fabrication Les ordres de fabrication peuvent se lancer une fois qu’ils sont au statut planifié, grâce au bouton "Démarrer". Il est également possible de planifier chaque opération séparément, en cliquant sur l’icône "calendrier" présente sur chaque ligne de l’ordre de fabrication. Ils peuvent également se lancer depuis

Gestion des quantités et produits consommés et produits après lancement d’un OF. Dans l’onglet "Produits consommés" de l’ordre de fabrication, il est possible de modifier les quantités des produits, ligne par ligne. Il est également possible d’ajouter des lignes et d’en supprimer. Dans l’onglet "Produits finis", il est possible de modifier les quantités de produits fabriqués, ligne par ligne. Il est également possible d’ajouter des lignes et d’en supprimer.

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Gestion des rebuts Une fois qu’un ordre de fabrication est au statut "Terminé", dans l’onglet "Produits finis", vous pouvez gérer les rebuts. Vous pouvez rajouter manuellement des produits dits rebuts en cliquant sur nouveau. Si dans la nomenclature utilisée sont indiqués des produits résiduels, ils se retrouveront automatiquement dans la liste des rebuts à la fin de la production. Gestion des produits résiduels Dans une nomenclature, dans l’onglet "Produits résiduels", vous pouvez ajouter une liste de produits résiduels. Ils apparaitront alors automatiquement à la fin de la production dans la liste des rebuts (onglet "Produits finis"). L’option "Gérer les produits résiduels sur la nomenclature" doit avoir été activée au préalable.

Gestion des coûts Création de groupes de coûts Les groupes de coûts se créent depuis le menu "Groupes de coût". Un groupe de coût pointe vers un type de coût. De base il y a 3 types de coûts : - Direct sur matière : coût direct qui concerne les matières premières nécéssaires à la production. - Direct sur fabrication : coût direct qui concerne la production en elle-même. - Indirect : coût indirect que l’on souhaite répercuter sur le coût de production.

201

Etablir une feuille de coûts La feuille de coût est accessible depuis la nomenclature et permet d’obtenir le détail des centres de coût (par poste de charge, gamme et par produit). Celle-ci est créée quand le calcul de coût est lancé (onglet "coût", cliquez sur le bouton "calculer coût de revient").

Gestion du coût de revient Le calcul de coût s’effectue depuis la nomenclature (onglet "coût" : il est créé pour la première fois quand le calcul de coût de revient est lancé). Le coût de revient est calculé automatiquement en prenant en compte le coût d’achat des différents produits nécessaires à la production, ainsi que les coûts de chaque phase de production. Il est possible de mettre à jour à tout moment le coût de revient en cliquant sur le bouton correspondant. Gestion et facturation des ordres de fabrication à l’affaire L’option "Gérer la production à l’affaire" doit être au préalable activée dans les configurations de l’application de production. Vous pouvez alors rattacher des ordres de fabrication à des affaires/projets. Vous devrez ensuite cocher sur les ordres de fabrication rattachés à l’ordre de production la case "A facturer" pour pouvoir ainsi facturer la production. La facturation des affaires est expliquée dans la partie de la documentation consacrée au module "Gestion à l’affaire".

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Cette option permet également d’imputer les feuilles de temps d’un utilisateur sur des ordres de fabrication. Sur la fiche employé, dans l’onglet "Feuilles de temps", il y a le champ "Feuilles de temps imputées sur", et vous pouvez sélectionner "Feuilles de temps imputées sur O.F". Cet utilisateur pourra ainsi sur ses feuilles de temps sélectionner des ordres de fabrication, des opérations de fabrication et indiquer les temps passés sur chaque ordre et opération de fabrication.

Sous-traitance Gestion de la sous-traitance Dans la gamme, vous devez cocher la case "Sous-traitance" en en-tête si toutes les phases sont soustraitées. Si seulement certaines phases sont sous-traitées, il faut cocher la case "Sous-traitance" seulement sur les phases qui seront sous-traitées. A la création de l’ordre de fabrication, la case "Sous-traitance" sera alors automatiquement cochée si la gamme choisie indique que la production ou une partie de la production sera sous-traitée.

Calcul des besoins Calcul des besoins en production Le lancement d’un calcul des besoins permet de calculer les besoins en production selon les commandes en cours ou à venir, ainsi que selon des prévisions de production. Une fois le calcul effectué, des propositions d’ordre de fabrication seront générées et vous pourrez ainsi décider de les valider ou non. Vous trouverez plus de détails dans la documentation de l’application "Stocks".

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Configurateurs Création d’un modèle de configurateur Créer un modèle de configurateur consiste à définir un nouveau produit dynamique qui évoluera en fonction de différents attributs que l’on choisira. Créer un modèle est donc réservé à la personne qui configurera le logiciel.

Création des attributs du modèle Dans un premier temps, on choisit un nom au produit généré, puis on ajoute l’un après l’autre chaque attribut. La création d’un attribut permet de préciser de nombreux paramètres, notamment le type du champ, sa valeur par défaut, de le cacher ou le rendre éditable sous certaines conditions. Cet attribut peut également être un lien vers d’autres objets. On peut également aller jusqu’à préciser une action qui s’exécutera lors du changement de l’attribut. Il existe une limitation du framework qui oblige à donner un nom unique pour tous les modèles aux attributs. Il est ainsi conseillé de nommer les attributs suivant un modèle similaire à [nom du modèle de configurateur]_[nom de l’attribut].

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Création des formules du modèle Une fois que l’on a défini le nom du modèle et ses attributs, il faut déterminer comment ses attributs agissent sur les champs de l’objet Produit à générer. Pour cela, on a accès à des objets "Champs calculés sur le configurateur". On a accès à tous les champs d’un Produit, et l’on détermine à l’aide d’un script les valeurs de ces champs. On peut utiliser dans le script les valeurs des attributs définis précédemment. On a également accès à une syntaxe plus complète, pour obtenir la date du jour, l’utilisateur en train d’éditer, les configurations actuelles de la société et des modules, voire créer directement des requêtes en base de données. Il faut obligatoirement créer une formule pour le champ code, et une pour le champ "name" du produit. En effet, ces champs sont requis pour la génération du produit. Enfin, il faut préciser quels champs produits seront montré pendant l’édition d’un configurateur, les autres champs servant uniquement à générer le produit.

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Création d’un configurateur Après avoir terminé la configuration d’un modèle et l’avoir activé, on peut générer un configurateur. Sur ce configurateur apparaissent les attributs définis et les champs produits censés être affichés. A chaque changement de valeur sur les attributs, les champs produits se mettent à jour. Après avoir choisi des valeurs pour le configurateur, on peut générer le produit en utilisant le bouton correspondant. Le configurateur contient également un configurateur de nomenclature. Création d’un configurateur de nomenclature Le configurateur de nomenclature est lié à un configurateur. Il permet de définir une nomenclature en utilisant des formules se basant sur les attributs du configurateur. Après avoir créé ce configurateur de nomenclature, on pourra ainsi le lier au configurateur et générer une nomenclature de manière dynamique. Pour définir la gamme, on peut choisir une gamme déjà existante, écrire une formule ou utiliser un configurateur de gamme.

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Création d’un configurateur de gamme Le configurateur de gamme est composé quasiment exclusivement d’une liste de configurateur de phase de gamme.

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Création d’un configurateur de phase de gamme Le configurateur de phase est lié à la gamme. Toujours en se basant sur des attributs, on peut calculer certains champs d’une phase pour avoir une phase en partie dynamique, qui sera générée depuis le configurateur.

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Configurations Dans les configurations de l’application de production, vous trouverez : • Gestion des ordres de production : permet d’activer la gestion des ordres de production depuis les commandes clients. Vous pouvez aussi choisir d’automatiser ce processus grâce à l’option "Générer les ordres de production automatiquement". Dès qu’une commande nécessitant la production d’un produit sera confirmée, un ordre de production sera généré automatiquement. • Activer les configurateurs de production : permet d’activer les configurateurs de nomenclature, de gamme et de phase. • Nomenclatures : o Vous pouvez activer la gestion des versions de nomenclatures et ainsi garder un historique de chaque version. o La gestion des produits résiduels sur la nomenclature permet d’indiquer sur chaque nomenclature les produits résiduels générés par la production. o Définir le nombre de décimales pour les quantités des nomenclatures. •

Gammes : o Gestion des versions de gamme : permet d’activer la gestion des versions de gamme et d’en garder ainsi un historique.

• Gérer la production à l’affaire : permet de gérer la production dans le cadre d’une affaire. Vous pourrez associer des ordres de production et de fabrication à des affaires et ainsi les facturer. • Activer les feuilles de temps pour les OF : cette option permet d’activer la possibilité d’imputer les feuilles de temps d’un utilisateur sur des ordres de fabrication. Sur la fiche employé, dans l’onglet "Feuilles de temps", il y a le champ "Feuilles de temps imputées sur", et vous pouvez sélectionner "Feuilles de temps imputées sur O.F". Cet utilisateur pourra ainsi sur ses feuilles de temps sélectionner des ordres de fabrication, des opérations de fabrication et indiquer les temps passés sur chaque ordre et opération de fabrication. • Produit par défaut des postes de charge : cette option permet de définir un produit par défaut dans le paramétrage des coûts des postes de charge.

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• Feuilles de coût : o Groupe de coût pour produit o Groupe de coût pour centre de travail o Unité de cycle o Soustraire le coût des produits résiduels sur la feuille de coût. •

Type de barcode : définir le type de code barre

Les configurations de la production par société permettent la "Sélection du moment de réalisation de la consommation". C’est à dire choisir si les mouvements de stocks des produits nécessaires à la production sont réalisés au démarrage de la production ou à la fin.

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Les configurations de l’application de gestion des stocks vont permettre de définir l’emplacement virtuel de production et l’emplacement des rebus.

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Parc automobile Vue d’ensemble Cette application va permettre de gérer les véhicules de votre parc automobile. Vous pourrez créer de nouveaux véhicules, les assigner à des salariés, et gérez les différents états du véhicule durant son cycle de vie et gardez un historique de tous les éléments. L’application permet de gérer les contrats de location des véhicules, de suivre l’entretien et la consommation de carburant.

Mots clés Journal de service : permet d’assurer un suivi de l’entretien d’un véhicule en notant chaque intervention, entretien effectué. Coûts des véhicules : permet de rentrer tous les coûts associés à un véhicule. Consommation de carburant : permet d’enregistrer les consommations de carburant de chaque véhicules en notant chaque plein effectué. Relevé kilométrique : permet de suivre le kilométrage de chaque véhicule, qui doit être mis à jour régulièrement par les conducteurs. Vous pouvez ainsi programmer les révisions selon les kilométrages des véhicules.

Menus •

Véhicule : Permet de créer des nouveaux véhicules et liste tous les véhicules du parc.

•

Modèle de véhicule : Permet de créer des modèles de véhicule.

•

Contrat : Permet de créer les contrats liés aux véhicules.

•

Consommation de carburant : Permet d’enregistrer les consommations de carburant de

chaque véhicule en notant chaque plein effectué. •

Journal des services : Permet d’assurer un suivi de l’entretien d’un véhicule en notant chaque

intervention, entretien effectué.

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•

Coûts du véhicule : Permet de créer des coûts associés à chaque véhicule.

•

Configurations : Configurations o

Marques véhicules : Permet de créer des marques de véhicules.

o

Relevés kilométriques des véhicules : Permet de créer des relevés kilométriques.

o

Type de service : Permet de créer des types de service effectués sur les véhicules.

o

Etat : Permet de créer des états pour les véhicules.

o

Etiquettes de véhicules : Permet de créer des étiquettes pour les véhicules.

Fonctionnalités Véhicules Création de modèles de véhicules Vous devez commencer par créer des modèles de véhicules depuis le menu "Modèle de véhicule". Un modèle de véhicule est constitué d’une marque et d’un nom de modèle (par exemple BMW série 1, Audi - A3, Peugeot - 308…). Vous pouvez créer les marques de véhicules dans les configurations. Sur chaque modèle de véhicule vous avez également la possibilité de rajouter le ou les fournisseurs de ce véhicule.

Création de véhicules Une fois vos modèles crées, vous pouvez commencer à créer des véhicules. Sur la fiche véhicule, il faut tout d’abord sélectionner un modèle puis rentrer la plaque d’immatriculation. Il s’agit de l’élément qui va être unique à chaque véhicule et qui va permettre de les différencier dans le système. S’il s’agit d’un véhicule de fonction, vous devez sélectionner l’employé qui en bénéficiera dans le champ "Conducteur", ainsi que la société et le lieu concerné dans le cas du multi-société ou si vous avez plusieurs filiales. D’autres éléments concernant le véhicule sont également à remplir. Vous avez également la possibilité d’indiquer l’état du véhicule, et de créer des étiquettes permettant de mieux catégoriser les véhicules. Sur chaque fiche d’un véhicule, vous avez également accès à plusieurs éléments que vous pouvez consulter ou créer directement. Tous les relevés kilométriques effectués pour un véhicule apparaissent ici, ainsi que les services effectués sur le véhicule (entretien par exemple), les contrats de location et les coûts associés au véhicule.

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Contrats Création de contrats de véhicules Depuis le menu "Contrat", vous pouvez créer des contrats de différents types. Chaque contrat est lié à un véhicule. Vous pouvez créer des contrats de 3 types : Assurance, Location et Dépannage Différents champs permettent ensuite de détailler les termes du contrat. Vous avez également accès à deux onglets : •

L’onglet "Services inclus" va permettre de détailler les services inclus dans le contrat.

•

L’onglet "Conditions générales" vous permet de noter les conditions générales du contrat pour

y avoir accès facilement. A la création le contrat est au statut brouillon, vous pouvez modifier cela en cliquant sur le statut de votre choix dans la barre de navigation "Etat" en haut.

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Vie du véhicule Consommation de carburant Depuis le menu "Consommation de carburant", les employés peuvent enregistrer toutes leurs consommations de carburant à chaque fois qu’ils font un plein, en indiquant le véhicule, son kilométrage, ainsi que toutes les informations concernant le plein effectué.

Relevés kilométriques Depuis les configurations et le menu "Relevés kilométriques des véhicules", les employés peuvent si besoin noter régulièrement le kilométrage de leurs véhicules. Un relevé du kilométrage est également effectué lors de l’enregistrement de la consommation de carburant et sur le journal des services. Avoir le kilométrage à jour d’un véhicule est important car cela va permettre de programmer l’entretien, et cette information est également utile quand le véhicule est loué et/ou en leasing. En effet ces contrats prennent souvent fin suite à un certain nombre d’années ou quand un certain kilométrage est atteint. Journal des services Le journal des services va permettre de créer des services effectués sur un véhicule. Par exemple si un véhicule a été emmené au garage pour un entretien, vous allez créer un nouveau journal de service depuis le menu correspondant.

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Vous devrez indiquer le kilométrage du véhicule, l’acheteur et d’autres informations comme la date, la référence de la facture… Ensuite dans l’onglet "Services" vous pouvez détailler ce qui a été effectué sur le véhicule en indiquant un type de service et un coût. Sur la fiche d’un véhicule, dans l’onglet "Services", vous allez ainsi retrouver toutes ces informations et tous les services qui ont été effectués ou qui sont liés à ce véhicule.

Coûts Vous pouvez également rentrer tous les coûts effectués sur un véhicule, sans aller dans le détail du journal des services. Si par exemple vous avez acheté 4 pneus pour une voiture, vous pouvez rentrer cet achat dans le menu "Coûts du véhicule". Les coûts sont liés à un véhicule, vous retrouverez donc tous ces coûts sur la fiche du véhicule.

Configurations Il n’y a pas de configurations requises pour cette application.

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Support client Vue d’ensemble Cette application va permettre de gérer le support client. Vous pourrez ouvrir des tickets, les assigner à des utilisateurs et en suivre leur évolution. Axelor gère également le service-level agreement (SLA) en vous permettant de définir vos propres règles d’application selon certains critères.

Mots clés SLA : Le service-level agreement ou « accord de niveau de service » permet de définir la qualité de service en fixant des indicateurs sur le temps maximum de résolution d’un ticket, ou le passage à une certaine étape en un certain temps. Il s’agit d’une option. Si elle est activée, vos équipes seront alertées des indicateurs à respecter, et vous aurez accès à des rapports détaillés permettant de savoir les performances de vos SLA et de votre niveau de service.

Menus •

Tickets en cours : Affiche tous les tickets en cours.

•

Mes tickets : Affiche tous les tickets de l’utilisateur actif.

•

Les tickets de mon équipe : Affiche tous les tickets de l’équipe de l’utilisateur actif.

•

Tickets non assignés : Affiche tous les tickets non assignés.

•

Tickets en retard : Affiche tous les tickets en retard.

•

Tous les tickets : Affiche tous les tickets.

•

Rapports : Affiche les rapports. o

Ticket : Tableaux de bord concernant les tickets.

o

SLA : Tableaux de bord concernant les tickets soumis aux règles de SLA.

•

Configurations : Configurations de l’application.

•

Chartes SLA : Permet de configurer les chartes SLA.

•

Types de tickets : Permet de créer des types de tickets.

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Fonctionnalités Tickets Création de tickets Vous pouvez créer de nouveaux tickets depuis tous les sous-menus de l’application (sauf depuis les rapports et les configurations) en cliquant sur + depuis les vues listes. Vous devez commencer par donner un nom au ticket dans le champ "Sujet". Le numéro de ticket sera généré automatiquement lors de la sauvegarde du ticket selon une séquence définie. Les séquences se configurent dans les Config Applicatives/Données générales/Séquences. Vous pouvez ensuite sélectionner un client (et un contact associé), ou une piste qui est à l’origine de la création du ticket ou concerné par celui-ci. Un ticket doit être assigné à une personne, ou être pris en charge directement par le créateur du ticket en cliquant sur le bouton "Prendre en charge". Vous pouvez également sélectionner un responsable chargé de superviser le ticket. La date et heure de début par défaut est celle du moment de la création du ticket. Elle peut être modifiée. La date de fin va être mise à jour quand le ticket est résolu. Vous avez également la possibilité d’indiquer une date d’échéance pour ce ticket. Dans le panel "Attributs", vous pouvez choisir un type de ticket (les types sont à créer depuis les configurations) et une priorité.

Suivi de tickets Quand vous créez un ticket, il est au statut "Nouveau". En cliquant sur le bouton "Démarrer", le ticket passe au statut en cours. Vous pouvez indiquer à tout moment le pourcentage de progression du ticket grâce au champ correspondant dans le panel "Attributs".

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Les différents menus de l’application vous permettent ensuite de suivre facilement l’évolution des tickets. Vous avez un menu filtrant les menus en cours, un autre filtrant les tickets qui n’ont pas encore été assignés. Le menu "Tickets en retard" filtre les tickets dont la date d’échéance a été dépassée. Une fois le ticket résolu, vous devez cliquer sur le bouton "Résoudre". Vous avez ensuite la possibilité de fermer le ticket, vous ne pourrez alors plus le modifier et sera considéré comme fermé définitivement.

SLA Création et gestion des SLA Vous pouvez définir des indicateurs de qualité concernant le déroulement et la résolution de vos tickets. Vous devez tout d’abord activer l’option "SLA" dans les configurations de l’application de support client. Ensuite depuis le menu Configuration/Chartes SLA, vous créer vos chartes SLA. Une fois un nom donné à la charte, vous devez définir les éléments sur lesquels la charte va s’appliquer. Vous pouvez en effet définir que la charte qualité ne s’applique que pour une certaine équipe, un certain type de ticket ou sur une priorité minimum. Vous pouvez par exemple décider que la charte SLA ne s’applique que sur les tickets qui ont une priorité élevée. Ensuite vous devez fixer les objectifs. Vous pouvez alors indiquer que le ticket doit atteindre un certain statut ou être résolu avant un certain nombre de jours ou d’heures pour respecter vos critères qualité. La case "Jours ouvrés" doit être cochée si seulement les jours ouvrés doivent être compris dans le calcul.

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Note : dans le menu Rapports, vous avez accès à des tableaux de bord concernant les tickets concernés par les SLA.

Configurations Depuis Config applicative, Gestion des applications, si vous cliquez sur "Configurer" au niveau de l’application Support Client, vous avez accès aux configurations qui permettent d’activer les SLA.

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