Cuestionario Access [PDF]

Zitiervorschau

POLITÉCNICO PARROQUIAL SOR SUSANA DALY

SUSTENTANDO POR: María Andelis Heredia M.

MATERIA: Administración de bases de datos

TEMA: Cuestionario Access

FACILITADOR: Aneudys Bienvenido de Paula Severino

Los Botados, Yamasá, Monte Plata, R.D. Enero, 2020

INTRODUCCIÓN Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office, sucesor de Embedded Basic. Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes. Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Access. Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en el formato Access 2007 (que también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensión de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access tienen la extensión de archivo .mdb. Puede usar Access 2016, Access 2013, Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

CUESTIONARIO ACCESS 1. ¿Para qué son útiles las bases datos? Una base de datos permite almacenar gran número de información de una forma organizada para su futura consulta, realización de búsquedas, nuevo ingreso de datos, etc. Todo esto lo permite realizar de una forma rápida y simple desde un ordenador. Cada base de datos se compone de una o más tablas que guardan un conjunto de datos. Éstas se dividen en columnas y filas: Columnas: guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla Fila: cada una conforma un registro. Los sistemas de gestión de base de datos (SGBD o Database Management System) son un tipo de software muy específico, que sirve de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Está compuesto por un lenguaje de definición de datos, un lenguaje de manipulación de datos y un lenguaje de consulta. 2. ¿Qué es una base datos? Una base de datos es un compendio de información que se encuentra clasificada y organizada, para tener un mejor acceso a sus elementos. Se utilizan cuando hay una alimentación constante de datos nuevos, que definen los procesos de una empresa u organización. Una base de datos es un sistema informático a modo de almacén. En este almacén se guardan grandes volúmenes de información. Por ejemplo, imaginemos que somos una compañía telefónica y deseamos tener almacenados los datos personales y los números de teléfono de todos nuestros clientes, que posiblemente sean millones de personas. 3. ¿Es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos? Gestor de base de datos

4. ¿Cómo debe permitir para organizarlos en el gestor de base de datos? Permite: Introducir datos, Almacenar datos, Recuperar datos y trabajar con ellos, Ordenar los datos, Realizar búsquedas, Mostrar distintas vistas de los datos, Realizar cálculos sobre los datos, Resumir datos, Generar informes a partir de datos e Importar y exportar datos. 5. ¿Qué es el programa de Microsoft Access? Es un programa para la gestión de bases de datos que permite diseñar las estructuras para almacenar la información y los medios para su introducción y explotación. 6. ¿Es una colección de datos (registros homogéneos) con la misma estructura? La tabla 7. ¿En qué manera se dispone la tabla? Si se disponen los datos en una hoja de cálculo, una columna siempre tiene el mismo tipo de dato, por ejemplo, un número de carnet, un nombre, etc. Cada tabla consta, pues, de un cierto número de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha, etc. 8. ¿Qué es un campo en base de datos? Es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo. 9. ¿Qué es un registro en base de datos? Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto, es cada una de las filas de la tabla, y está formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación. 10. ¿Cómo está formada el registro? El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto, es cada una de las filas de la tabla, y está formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación.

11. ¿Cuáles son los elementos de la base de datos? Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros, Módulos. 12. ¿Cuál es la función de la tabla en base de datos? Es el elemento principal de las bases de datos pues es la que almacena toda la información que se manipulara, es decir, son acumuladores de registros, ingresados de manera directa en la tabla o por medio de uno o varios formularios. 13. ¿Cuáles son los tipos de campos, en las tablas? Descripción

Tipos de campo

Texto

Se usa para

incluir textos no muy extensos, como los nombres,

apellidos,

direcciones, etcétera. Numérico

Se usa para cantidades

se usen para realizar operaciones.

numéricas, que no sean monedas, y que Fecha/Hora

Se usa para las fechas y

horas. Memo

Se emplea para

las cantidades de moneda. Se usa para guardar

textos de los que no se conozca la longitud. Sí/No

Moneda

Autonumérico

campos clave, principalmente.

Se usa para los campos

(Sí/No, lo más

que puedan tener dos posibles valores

normal).

Objetos OLE

Hipervínculo

Se usa para incluir

imágenes y objetos de otras apliciones.

Se usa para los

Se emplea para

incluir direcciones Web o archivos de una red.

Datos adjuntos

Se usa para incluir

cualquier tipo de archivo admitido.

Multivalor

Almacena más

de un valor en un campo.

14. ¿Qué función hace el texto en el campo? Almacena cadenas de caracteres, ya sean números, letras o símbolos. 15. ¿Qué función tiene el numérico en el campo? Almacena números destinados a realizar operaciones (Hay cinco tamaños). 16. ¿Qué función tiene el memo en el campo? Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes. 17. ¿Qué propiedad obtiene el formato? Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE. El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos, por ejemplo, los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de moneda o con un determinado número de decimales. Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido. 18. ¿Qué propiedad obtiene la máscara de entrada? 

Presenta la máscara de entrada



Indica si los caracteres literales empleados en la máscara se almacenan o no en el campo junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que no se guarden



Específica el carácter que debe aparecer en los espacios en blanco de la máscara Access por defecto utiliza el subrayado.

CONCLUSIÓN Microsoft Access es un programa que ha sido diseñado para poder manipular grandes cantidades de datos importantes o información mediante bases de datos. Microsoft Access contiene también muchas formas para poder mantener un orden con la información como las tablas y los formularios al igual que también cuenta con elementos que ayudan al usuario o usuaria como, por ejemplo, las consultas, utilizadas para ubicar los datos, informes, utilizado para imprimir la información y la base de datos, macros y módulos, utilizados para crear funciones que faciliten el trabajo, y los controles, que facilitan la internas con el usuario. Para la realización de una Base de datos la creación de consultas de base de datos consta de archivos que permiten realizar muchas tareas diferentes con los datos que se pueden ver. También se pueden utilizar para controlar los registros que visualiza Base de datos la consulta no contiene información de base de datos, si no tan solo las instrucciones necesarias para seleccionar los registros y campos requeridos de una base de datos. Es muy importante el observar el proceso que se sigue en la organización para determinar los requerimientos que se necesitan para la elaboración de un sistema y para ello se recurren a varias técnicas de recopilación de información para que el proyecto satisfaga las necesidades de los usuarios finales que es el que está en pleno contacto con él. Algunos de los aspectos aprendidos y que de gran peso es la base de datos su definición, requerimiento, ventajas y características donde podemos decir que la base de datos: Es una colección de datos o información usados para dar servicios a muchas aplicaciones al mismo tiempo.

OPINIÓN PERSONAL Las Bases de datos son muy importantes porque nos permiten almacenar y recuperar información en grandes volúmenes y así, las personas encargadas de la organización puedan tomar decisiones más claras, por lo que son esenciales para que cualquier organización u empresa pueda funcionar de manera correcta pues los datos y la información organizada son un recurso básico para todas las organizaciones. Según los requerimientos, y la capacidad de almacenamiento y procesamiento del hardware, la organización puede contar con una única Base de Datos o con múltiples Bases de Datos. Por lo general las empresas tienen que distribuir la información en varias Bases de Datos en diferentes computadoras, por ejemplo, a cada una de ellas se le asigna información específica; una puede contener la Base de Datos de la información financiera, otra la de ventas, etc.