Corespondenta Pe Email Fin [PDF]

Zitiervorschau

Ei bine, da, exista si asa ceva, societatea moderna impune astfel de norme de bun simt care trebuie neaparat respectate de cei care corespondeaza frecvent, si mai ales oficial, pe e-mail.

Este un lucru binecunoscut ca orice scrisoare/email echivleaza cu o carte de vizita a expeditorului.

Acest fapt este de o deosebita importanta in cazul corespondentei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentat al firmei/ societatii care-l trimite, un mesager in a crea climatul favorabil pentru buna desfasurare a unei tranzactii.

Cei sapte C ai corespondentei de afaceri A scrie in mod eficient se reduce la: • identificarea motivului pentru care se face corespondenta, • intelegerea nevoilor si cerintelor adresantului

Corespondenta scrisa eficienta are urmatoarele caracteristici: · Clara

· Concisa · Corecta · Curtoazie · Conversationala · Convingatoare · Completa O corespondenta trebuie sa convinga persoana careia ii este adresata, sa actioneze sau sa reactioneze intr-un mod pozitiv. Cititorul va raspunde rapid doar daca mesajul este extrem de clar.

Cititorul este cel care conteaza Trebuie sa ne obisnuim cu aceasta idee. Avand acest lucru permanent in vedere, vom putea utiliza tonul si limbajul potrivit si vom include volumul necesar de detalii. Ce vor cititorii de la o corespondenta? • informatii relevante, prezentate intr-un mod clar, usor de inteles. • sa perceapa mesajul la o singura citire, fara a cauta sensul pierdut in fraze lungi si plicticoase.

Cu cat ne vom cunoaste mai bine destinatarul, cu atat vom putea directiona mai bine scrisul.

· Cine este destinatarul? · Ce cunoaste deja despre subiect? · Ce ar trebui sa stie ? · E familiarizat cu termeni tehnice? · Ce informatii doreste? · Ce astept eu de la el? · Ce-I intereseaza sau motiveaza? · Ce prioritati are? · Ce temeri are? · Ce-l va convinge sa ia in considerare punctul meu de vedere? · Ce alte argumente trebuie sa prezint? · Cum va reactiona la ce-i voi scrie?

A ne pune in locul cititorului permite redactarea unei corespondente eficiente.

Mentinerea relevantei mesajului. Primul pas il constituie definirea scopului. Ne intrebam de ce scriem acest mesaj? Si ce dorim sa obtinem? Cu cat vom fi mai clari in acest sens cu atat vom reusi sa transmitem acest lucru. Aceste intrebari ne permit sa stam focusati asupra informatiei necesara temei centrale si sa renuntam la alte informatii irelevante. Vom fi la subiect. Cu cat utilizam informatii clare si specifice, cu atat mai bine. Plan: · · · · ·

Enuntam topicele pe care dorim sa le abordam, intr-o ordine aleatoare. Fiecarui topic ii atasam cuvinte cheie, exemple, argumente si fapte. Revizuim topicele din plan privind relevanta fata de scop si audienta. Renuntam la tot ce nu este relevant. Stabilim cea mai adecvata ordine in care vom transmite topicele.

Vom reusi astfel focusarea pe subiect si ne va fi mult mai usor sa transmitem informatii relevante.

Utilizarea de titluri sugestive Titlurile ne ajuta sa ne orientam, sa ne decidem ce sa citim si ce nu. 1. dau o imagine a ceea ce urmeaza si scot in evidenta puncte cheie. 2. trebuie sa evidentieze realtionarea ideilor. Cititorul trebuie sa identifice care topici sunt de importanta majora sau minora. 3. trebuie sa fie informative, specifice si relevante Deschiderea/ Introducerea trebuie sa fie pozitiva - sa dea tonul potrivit intregii corespondente. Vom fi directi si vom utiliza cuvintele astfel incat sa cream o impresie favorabila si sa trezim interesul cititorului in ceea ce va urma. Utilizarea de fraze standard, functionaresti, impersonale, ce nu contin informatii relevante, va constitui garantia unei corespondente plictisitoare si neeficiente. Sa ne ferim de fraze standard de genul: · va scriu in legatura... · urmare a discutiilor… · referitor la emailul meu din data de · referitor corespondenta anterioara · tinand cont de cele intamplate…

Paragraful de final conduce catre o incheiere politicoasa, personala, placuta. Poate sumariza punctele cheie discutate sau poate repeta mesajul cheie. Daca dorim implicare din partea cititorului, actiuni concrete din partea sa, putem explica asteptarile sau actiunile noastre Vom evita utilizarea de incheieri ‘rasuflate’: Multumindu-va (in avans) pentru … In speranta unui raspuns prompt... Consider clarificate aspectele... Va rog nu ezitati sa ma contactati… Sper ca am lamurit aspectele mentionate….

Se pot utiliza fraze de genul Imi cer inca o data scuze pentru intarzierea raspunsului si cred ca am clarificat punctele pe care le-ati evidentiat a fi importante. Totusi in cazul in care doriti sa discutam/ clarificam alte aspecte sau aveti nevoie de orice alte informatii, va stau la dispozitie telefonic

Cum corespondam pe email? Mesajul te reprezinta, fii atent nu doar la continut ci si la forma! E-mailurile sunt inventate pentru a fi scurte, concise. Nu trimite prea mult text daca nu vrei sa iti iriti interlocutorul. Fii atent nu numai la continut, ci si la forma. Aliniaza paragrafele, foloseste spatiile necesare pentru a face textul usor de citit. Ca orice lucrare scrisa, e-mailul te reprezinta, spune foarte multe despre tine ca persoana. Nu e politicos si nici eficient sa trimiti e-mailuri fara un subiect precizat. Cu “ no subject" agatat de coada un text isi pierde foarte mult din importanta cuvenita. Fii atent la formatari in cazul in care corespondentul tau nu este unul cunoscut. Mai bine un text fara diacritice, decat unul pe care adresantul nu il poate deschide. Scaneaza-ti textul inainte, daca nu vrei sa trimiti un virus ca bonus. Nu trimite direct attachment-uri uriase, mai bine intreaba inainte, decat sa ii blochezi celuilalt casuta postala cu fotografii, filme sau muzica. Te va uri sincer.

Daca ai mai multe comunicari de facut, sparge-le in mesaje diferite, foarte clar precizate ca subiect. Risti, altfel, ca informatii pretioase sa nu fie citite sau sa se stearga din greseala.

Chiar si in zilele noastre virgula, punctul, litera mare sau semnul exclamarii sunt importante, cu toate ca discutiile online permit si incurajeaza, deseori, prescurtarile sau inlocuirea semnelor de punctuatie cu diversi “ smiley“: -),
. In corespondenta de afaceri nu sunt recomandate. Incheie-ti mesajul politicos. Daca nu stii cum sa iti iei “ La revedere! " scrie simplu

Este vorba de aspecte care nu sunt obligatorii sau nu sunt solutii la probleme de utilizare a e-mail-ului in sine, dar prin folosirea lor se castiga timp, iar scrierea mesajelor va fi mai simpla

Destinatarul Trimite mesajul potrivit la adresa potrivita. Alege cu atentie adresa de destinatie. Nu trimite la adrese colective daca mesajul este destinat unei singure persoane, ci scrie-i pe adresa personala. Daca raspunsul îi vizeaza pe toti destinatarii mesajului initial, atunci transmite mesajul catre toate adresele vizate. Foloseste campul CC numai atunci cand destinatarul trecut aici stie motivul pentru care primeste copia mesajului. Evita sa trimiti mesaje nesolicitate – risti sa fii acuzat de spam Evita redirectionarea mesajelor nerelevante. Nu folosi corespondenta prin email din comunicarea in afaceri pentru a transmite glume, e-mailuri in lant sau alte informatii marunte care nu au legatura cu afacerile. Include o formula de salut si adresare personala pentru a face mai calda comunicarea prin e-mail.

Subiectul Gaseste un subiect adecvat – da mesajului o denumire care sa fie semnificativa atat pentru tine cat si pentru destinatar Gestioneaza adecvat importanta mesajelor. Nu folosi in exces optiunea „high priority” sau atentionarea de „urgent” sau „important” in cadrul subiectului - risti sa pierzi valoarea acestor optiuni atunci cand vei avea nevoie in mod real de ele. Cuprinsul Stabileste de la inceput formatul mesajului: culorile pentru fundal, marimea si culorile textului sau, daca nu vrei prezentari speciale ale mesajului, alege formatul text. Alege un format adecvat care sa poata fi vizualizat cu usurinta de toti utilizatorii (ex. fara optiunile html, rich text )

Raspunde tuturor intrebarilor adresate Daca nu o faci, vei primi in continuare alte mesaje referitoare la chestiunile ramase nelamurite, ceea ce consuma timpul ambelor parti si poate crea totodata nemultumiri. Considera comunicarea un domeniu public, in ciuda celor afirmate referitor la confidentialitate. E-mailurile pot fi transmise liber, iar acest lucru chiar se intampla. Nu scrie cu majuscule DECAT DACA VREI CA DESTINATARUL TAU SA CREADA CA TIPI. Scrierea unui cuvant numai cu litere mari este interpretata ca o scoatere in evidenta a cuvantului, dar daca scrii un text intreg asa este iritant.

Comprima fisierele intr-un singur document arhivat. Daca trebuie sa atasezi mai multe fisiere este util sa le arhivezi intr-un singur document, folosind WinZip, WinRAR etc. Nu transmite atasamente executabile. In general atasamentele cu extensia .exe contin virusi fiind sterse automat de server. Daca este absolut necesar sa trimiti astfel de programe este bine sa avertizezi in prealabil destinatarul Evita frazele lungi. Foloseste paragrafe scurte si spatii intre paragrafe, structureaza ideile sau enumerarile prin marcatori/ numerotari. Nu construi fraze mai lungi de 15 -20 de cuvinte si mesaje mai lungi de 5 - 6 paragrafe. Corespondenta prin e-mail este destinata unei comunicari rapide.

Alegerea comunicarii prin email depinde de continutul mesajului, de ce vrem sa obtinem de la destinatoar si de cat de repede avem nevoie de raspuns. Un telefon sau o intalnire scurta pot fi forme mai eficiente de comunicare. Nu trimite niciodata e-mailuri cand esti suparat. Este mult prea simplu sa trimiti un raspuns impulsiv care poate avea implicatii de durata si repercusiuni nedorite. Desi este important sa fii prompt in a raspunde, daca un e-mail te face sa vezi negru in fata ochilor, asteapta 24 de ore inainte sa raspunzi si sa apesi pe Send. S-ar putea sa descoperi ca inca o zi calmeaza spiritele si te face sa dai un raspuns mai moderat Cand folosesti e-mailul pentru a programa o intalnire sau a solutiona un conflict, regula e sa apelezi la o forma de contact mai directa, cum ar fi telefonul sau o vizita personala dupa trei schimburi de mesaje pe aceeasi tema Fii constient ca neintelegerile sunt un fapt obisnuit in comunicarea prin e-mail. Fii moderat in a te simti jignit si in a pune rapid mana pe telefon. Constientizeaza faptul ca e-mailul poate fi interpretat gresit sau perceput ca fiind grosolan, isteric sau fara informatii suficiente.

Lista de verificare Atunci cand concepem o corespondenta de afaceri, putem apela la urmatoarea lista de verificare, pentru a ne reaminti principiile de eficienta: 1. Scurt si la obiect • • • •

Renunta la cuvinte si informatii nefolositoare Renuntala fraze si afirmatii redundante Renunta la primul paragraf daca mentioneaza ceva deja cunoscut Renunta la ultimul paragraf daca solicita corespondenta viitoare

2. Simplu • • • •

Utilizeaza cuvinte familiare, propozitii si paragrafe scurte Evidentiaza subiectul intr-un mod cat mai simplu Pastreaza coerenta informatiei Utilizeaza un stil conversational

3. Impact puternic • • • •

Trateaza intrebarile in primul paragraf Justifica raspunsurile Foloseste cuvinte si exemple concrete Ai in permanenta subiectul in vedere

4. Sincer • • •

Fii prompt Pastreaza caracterul uman si prietenos pe cat posibil Scrie ca si cum ai purta o conversatie cu cititorul