Bai Giang KSNB 1 [PDF]

Zitiervorschau

5/18/2021

Kiểm soát nội bộ

 https://www.youtube.com/watch?v=HjFvEgmSKgo

 https://dantri.com.vn/kinh-doanh/khong-kiem-soat-noi-bo-dn-keu-troi-vi-co-lai-makhong-thay-tien-dau-20190827161518613.htm

1

5/18/2021

Nội dung môn học  Chương 1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ  Chương 2. Gian lận và biện pháp phòng ngừa gian lận  Chương 3. Khuôn mẫu hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO

 Chương 4. Kiểm soát nội bộ đối với các tài sản và các chu trình kinh doanh chủ yếu trong các doanh nghiệp

Giáo trình sử dụng, tài liệu tham khảo

2

5/18/2021

Chương 1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ

 Giới thiệu  Định nghĩa  Lịch sử phát triển của kiểm soát nội bộ

 Kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro

Giới thiệu  Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát nhằm: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...), Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp, Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

3

5/18/2021

Định nghĩa  Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.

4

5/18/2021

KSNB là một quá trình  KSNB là một quá trình, nghĩa là một hoạt động cơ bản, được duy trì liên tục và rộng khắp trong tổ chức. KSNB là một quá trình bao gồm việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và đánh giá các hoạt động của đơn vị,

KSNB chịu sự chi phối của con người  KSNB chịu sự chi phối của con người (bao gồm ban giám đốc, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị). Mặc dù các hoạt động kiểm soát thường được ban hành bởi ban giám đốc nhưng sự vận hành của chúng chỉ hữu hiệu khi có sự tham gia và phối hợp giữa mọi thành viên trong đơn vị.  Kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi từng thành viên trong đơn vị hiểu rõ về trách nhiệm, quyền hạn của mình, và thực hiện để hướng tới các mục tiêu của đơn vị

5

5/18/2021

Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý

 KSNB chỉ cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng của KSNB: Ràng buộc của quan hệ chi phí lợi ích, sự thông đồng của các cá nhân trong hoặc ngoài tổ chức, sai lầm của con người, sự lạm quyền của nhà quản lý

Kiểm soát nội bộ giúp đạt được các mục tiêu  KSNB được thiết lập và duy trì để đạt được các mục tiêu của tổ chức, bao gồm các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. 

Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực



Nhóm mục tiêu về báo cáo: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài



Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.

6

5/18/2021

Lịch sử phát triển của kiểm soát nội bộ  Giai đoạn hình thành và phát triển: Thuật ngữ kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện vào cuối thế kỷ 19 Năm 1905, Robert Montgomery đưa ra ý kiến về một số vấn đề kiểm soát nội bộ trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán” Năm 1929, thuật ngữ kiểm soát nội bộ được đề cập chính thức trong một công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ năm 1949 AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về kiểm soát nội bộ Năm 1958, 1962, 1972 Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành các chuẩn mực về Báo cáo về thủ tục kiểm toán Năm 1962, Ủy ban thủ tục kiểm toán tiếp tục ban hành Báo cáo về thủ tục kiểm toán Năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo chính thức, là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra Khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống

 Giai đoạn hiện đại:

Báo cáo COSO 1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đi lập được cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ. Sau đó. loạt nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong nhiều lĩnh vực khác nhau, ra đời như kiểm soát nội bộ phát triển theo hướng quản trị, kiểm so nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ, kiểm soát nội bộ trong môi trường có nghệ thông tin, kiểm soát nội bộ trong kiểm toán độc lập, hay kiểm soát nội bộ chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể và giám sát kiểm soát nội bộ. Năm 2013, báo cáo COSO được cập nhật cho phù hợp với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Báo cáo COSO (2013) đã thay thế cho báo cáo COSO (1992), có hiệu lực từ ngày 15 tháng 12 năm 2014.

7

5/18/2021

Câu hỏi 1.1. Em hãy lấy ví dụ về kiểm soát nội bộ mà em biết và cho biết mục tiêu của kiểm soát đó.

1.2. Em hãy cho biết những nhận định sau đúng hay sai?  Kiểm soát nội bộ là một bộ phận tách rời các hoạt động của đơn vị  Kiểm soát nội bộ chỉ được thực hiện bởi ban giám đốc của doanh nghiệp  Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người  Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo tuyết đối cho các nhà quản lý trong việc đạt các mục tiêu của đơn vị

1.3. Câu nào sau đây không phải là mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

A. Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả B. Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo hợp lý C. Báo cáo tài chính đáng tin cậy D. Luật lệ và các quy định được tuân thủ 1.4. Kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được các nhóm mục tiêu bao gồm : A. Hoạt động, báo cáo và tuân thủ B. Vận hành, báo cáo tài chính và hiệu quả C. Hiệu quả, tuân thủ và đánh giá D. Hoạt động, tuân thủ và đảm bảo hợp lý 1.5. Nhóm mục tiêu về hoạt động là nhấn mạnh đến: A. Sự hiện hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực

B. Tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài C. Việc tuân thủ pháp luật và các quy định D. Sự hiện hữu của việc sử dụng các nguồn lực

8

5/18/2021

Chương 2. Gian lận và biện pháp phòng ngừa gian lận  2.1 Định nghĩa về gian lận và sai sót  2.2 Các nghiên cứu về gian lận  2.3 Những gian lận phổ biến làm sai lệch thông tin trên báo cáo tài chính

Định nghĩa về gian lận và sai sót  Gian lận là việc thực hiện các hành vi không hợp pháp nhằm lừa gạt, dối trá để thu được một lợi ích nào đó. 

Thông thường, gian lận trên báo cáo tài chính phát sinh khi hội tụ đủ các yếu tố sau:



Một cá nhân hay tổ chức cố ý trình bày sai một sự kiện, một yếu tố quan trọng.



Việc trình bày sai sẽ làm người bị hại tin vào điều đó.



Người bị hại đã dựa vào sự trình bày sai để ra quyết định và phải gánh chịu các thiệt hại về tài sản do quyết định trên

 Có ba cách thông thường nhất để đơn vị đối phó với gian lận đó là ngăn ngừa, phát hiện và trừng phạt. Việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận sẽ đạt kết quả tốt nhất thông qua một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.

9

5/18/2021

Các nghiên cứu về gian lận của các nhà khoa học trên thế giới  Nghiên cứu của Edwin H.Sutherland(1883 – 1950): Ông quan tâm đặc biệt đến hành vi gian lận được thực hiện bởi những nhà quản lý đối với chủ sở hữu  Nghiên cứu của Donald R. Cressey (1919-1987): Tập trung phân tích gian lận dưới góc độ tham ô và biển thủ. Theo ông gian lận chỉ phát sinh khi hội tụ đủ ba nhân tố là áp lực, cơ hội và sự hợp lý hóa hành vi gian lận.  Nghiên cứu của D.W. Steve Albrecht (1984): nghiên cứu của ông nhằm xác định các dấu hiệu quan trọng của sự gian lận để có thể ngăn ngừa và phát hiện chúng.  Nghiên cứu của Richard C. Hollinger (1983): Nghiên cứu của ông chỉ ra nguyên nhân chủ yếu của gian lận là điều kiện làm việc. Ngoài ra ông còn tìm một loạt những mỗi liên hệ giữa thu nhập, tuổi tác, vị trí và mức độ hài lòng trong công việc với tình tạng biển thủ.

Công trình nghiên cứu gian lận của Hiệp hội các nhà điều tra gian lận Hoa Kỳ (ACFE)  Mục tiêu của ACFE là thông qua nghiên cứu về gian lận để phân loại chúng, từ đó giúp các tổ chức, nhà quản lý nhận thức được các loại gian lận thường xảy ra để giúp họ đối phó. Về các loại gian lận bao gồm: 

Gian lận liên quan đến tài sản



Tham ô



Gian lận trên báo cáo tài chính

 Ngoài ra, ACFE còn đưa ra các số liệu thống kê về một số vấn đề như người thực hiện gian lận, những đặc điểm ở tổ chức có gian lận phát sinh (kỹ năng quản lý, cách thức tổ chức…) để nhà quản lý am hiểu hơn về gian lận.

10

5/18/2021

Những gian lận phổ biến làm sai lệch thông tin trên báo cáo tài chính  Qua nghiên cứu, ACFE đã thống kê các phương pháp gian lận phổ biến thường được sử dụng trên báo cáo tài chính, trong đó hai phương pháp thường được sử dụng nhiều nhất là: 

Gian lận tài sản: Gian lận tiền, gian lận đối với tài sản phi tiền tệ



Gian lận trên báo cáo tài chính: Gian lận trên báo cáo tài chính xảy ra ít hơn so với biển thủ tài sản. Tuy nhiên tác động của chúng đối với báo cáo tài chính lớn hơn nhiều lần so với hành vi biển thủ tài sản. Các phương pháp thực hiện gian lận trên báo cáo tài chính bao gồm che giấu nợ phải trả và chi phí, ghi nhận doanh thu không có thật, định giá sai tài sản, ghi nhận sai niên độ và không công bố thông tin quan trọng.

Gian lận tiền Một trong những loại gin lận phổ biến nhất theo kết quả điều tra của ACFE là gian lận về tiền. Thuật ngữ tiền không chỉ có tienf mặt mà còn bao gồm các khoản tương đương tiền như séc, chứng chỉ tiền gửi,…. Các phương pháp gian lận như sau:  Đối với thu tiền: 

Tiền bị đánh cắp trước khi ghi vào sổ (thu tiền nhưng không ghi sổ bán hàng)



Tiền bị đánh cắp sau khi ghi vào sổ (Nhận séc hoặc tiền mặt nhưng không nộp vào quỹ)

 Đối với chi tiền 

Chi cá nhân nhưng thanh toán bằng tiền của công ty



Sử dụng séc của cty để chi dùng cá nhân



Tính và trả lương khống



Chi khống



Biển thù tiền trong quỹ của công ty

11

5/18/2021

Gian lận đối với tài sản phi tiền tệ Phần lớn gian lận thuộc nhóm này là đánh cắp hàng tồn kho hay các tài sản hữu hình khác như:  Đánh cắp tài sản, sử dụng tài sản xho mục đích cá nhân

 Nhân viên đánh cắp thông tin mật  Đánh cắp cổ phiếu, trái phiếu...

Ghi nhận doanh thu không có thật Là việc ghi nhận vào sổ sách nghiệp vụ bán hàng hay cung cấp dịch vụ không có thực. Thủ thuật thường sử dụng là:  Tạo ra các khách hàng ma và lập chứng từ giả mạo nhưng hàng hóa không được giao và đầu niên độ sau sẽ lập bút toán hàng bán bị trả lại.  Không ghi nhận hàng bán bị trả lại  Khai cao doanh thu so với thực tế  Ghi nhận doanh thu khi các điều kiện giao hàng chưa hoàn tất, chưa chuyển quyền sở hữu và rủi ro đối với hàng hóa (dịch vụ)

12

5/18/2021

Định giá sai tài sản  Không đánh giá giá trị suy giảm của TS (khi hàng bị hư hỏng, không sử dụng được, không có khả năng thu hồi)  Vốn hóa sai các khoản chi phí

 Đánh giá sai giá trị tài sản trong các giao dịch hợp nhất, chia tách, sáp nhập, góp vốn...  Phân loại TS sai

Ghi sai niên độ  Doanh thu hay chi phí được ghi nhận không đúng kỳ, chẳng hạn doanh thu hoặc chi phí của kỳ này có thể chuyển sang kỳ kế tiếp hay ngược lại để làm tăng hoặc giảm thu nhập hay chi phí.

13

5/18/2021

Không khai báo đầy đủ thông tin

 Nợ tiềm tàng  Các sự kiện sau ngày kết thúc niên độ

 Thông tin về các bên liên quan  Những thay đổi về chính sách kế toán  Thuyết minh không đầy đủ các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính

Che giấu nợ phải trả và chi phí  Không ghi nhận nợ phải trả và chi phí

 Vốn hóa các khoản chi phí không được phép vốn hóa  Không lập dự phòng nợ phải trả

14

5/18/2021

Câu hỏi 2.1. Trong một công ty ứng dụng điện thoại thông minh ở California nhân viên kế toán phát hiện ra một lỗ hổng trong hệ thống kế toán. Kế toán phải trả có thể thay đổi tên nhà cung cấp trong hệ thống máy tính bằng tên của một người thân quen của cô. Kế toán viên này tạo hóa đơn sai là lập sec thanh toán cho hóa đơn này và tên thụ hưởng là tên của người quen của kế toán viên. Sau khi chủ tài khoản ký séc (đã đối chiếu với sổ kế toán), kế toán này đã thay đổi lại tên nhà cung cấp trên hệ thống sổ kế toán.  Hãy cho biết loại gian lận nào đã được thực hiện

2.2. Công ty BigStar ủy quyền cho ông Hoàng, kế toán trưởng của công ty, thực hiện kinh doanh trái phiếu, giữ quyền sở hữu trái phiếu và ghi sổ những giao dịch này. Do thiếu kinh nghiệm, ông Hoàng đã đánh giá sai thị trường trái phiếu và kinh doanh thua lỗ 200.000.000 đồng. Để huy động tiền mặt để thanh toán cho các công ty môi giới trái phiếu, Hoàng yêu cầu công ty chứng khoán bán trái phiếu của BigStar. Các sao kê từ công ty chứng khoán gửi tới BigStar đều được Hoàng tiếp nhận và che giấu lượng trái phiếu đã bán, ông Hoàng đã không ghi sổ các nghiệp vụ này.  Hãy cho biết loại gian lận nào đã được thực hiện

15

5/18/2021

2.3. Những sai sót sau đây tại Công ty Sản xuất Joyce: 1. Một lô hàng vận chuyển cho khách hàng đã không được lập hóa đơn vì mất vận đơn. 2. Hóa đơn bán hàng bị tính toán sai 10.000.000 đồng do nhập liệu sai. 3. Khách hàng thanh toán tiền mặt cho nhân viên ghi sổ kế toán các khoản phải thu. Nhân viên này đã biển thủ tiền khách hàng thanh toán bằng cách không ghi sổ các giao dịch này. 4. Một nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận vào ngày cuối cùng của năm mặc dù hàng hóa đã không được vận chuyển cho đến 3 ngày sau đó. 5. Hàng hóa đã được chuyển đến một khách hàng, nhưng vận đơn và hóa đơn bán hàng đã không được lập. 6. Bán cho một khách hàng cá nhân tiêu dùng đã vô tình được phân loại là bán hàng thương mại. 7. Nhân viên giao hàng giao một số hàng hóa không bao gồm trong đơn đặt hàng của khách hàng và không lập hóa đơn cho số hàng hóa đó. Nhân viên này đã thông đồng với khách hàng để biển thủ số tiền thu được. a. Xác định xem mỗi sai sót trên là nhầm lẫn hay gian lận.

2.4. Sau đây là các hoạt động xảy ra tại công ty Sản xuất:  1. Kế toán đã không ghi sổ các nghiệp vụ chi tiền trong những ngày cuối năm cho đến niên độ kế toán tiếp theo để tránh số dư tiền mặt âm trong báo cáo tài chính.  2. Kế toán viên đã thông đồng với kế toán trưởng của nhà cung cấp để biển thủ tiền hàng của một hóa đơn chi phí, bằng cách kế toán trưởng của nhà cung cấp đã thiết lập một tài khoản ngân hàng có tên gần giống nhà cung cấp.  3. Kế toán ghi nhận tiền thu được trong những ngày đầu tiên của niên độ kế toán tiếp theo vào niên độ kế toán hiện tại để tránh số dư tiền mặt âm.  4. Giảm giá cho nhà cung cấp khi không đáp ứng được các điều kiện giảm giảm giá. Kế toán đã được nhà cung cấp này cho sử dụng miễn phí dịch vụ nghĩ dưỡng của nhà cung cấp đó.

 5. Doanh nghiệp đã vận chuyển và và xuất hóa đơn cho một khách hàng ở Bắc Ninh vào ngày 23 tháng 12 và việc bán hàng được ghi nhận vào ngày 24 tháng 12. Doanh nghiệp đã thỏa thuận với khách hàng là Khách hàng sẽ trả lại đơn hàng vào ngày 31/1 năm tiếp theo và doanh nghiệp chuyển lại toàn bộ tiền hàng cộng với 5% tiền phí.  6. Quản đốc phân xưởng thường xuyên lấy phế liệu để bán thu lợi cho cá nhân mình.  7. Giám đốc doanh nghiệp đã không thuyết minh một vụ kiện với công ty khác, vụ kiện này vẫn chưa được tòa án giải quyết.  Yêu cầu: Xác định những hoạt động nào là gian lận biển thủ tài sản, hoạt động nào là gian lận trong việc lập báo cáo tài chính.

16

5/18/2021

2.5. Sau đây là các gian lận tiềm ẩn khác nhau trong chu kỳ bán hàng và thu tiền:  1. Doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa cho những khách hàng chưa tiến hành đặt hàng.  2. Thay đổi phương pháp đánh giá các khoản nợ phải thu khó đòi bằng mở rộng số ngày nợ quá hạn làm cho tổng giá trị các khoản nợ phải thu khó đòi giảm xuống.  3. Nhân viên thu ngân đã đánh cắp tiền mặt thu được  4. Các nghiệp vụ bán hàng được thực hiện vào đầu niên độ kế toán tiếp theo nhưng được ghi vào niên độ hiện hiện tại  5. Công ty không ghi sổ các khoản phải trả nhà cung cấp xảy ra vào gần thời điểm kết thúc niên độ, hàng hóa vẫn được doanh nghiệp thực hiện kiểm kê vật chất

 6. Kế toán các khoản phải thu đã biển thủ tiền hàng thu được. Bằng cách đánh cắp các séc nhận được từ nhà cung cấp và gửi vào tài khoản mà anh ta tạo ra dưới tên tương tự của doanh nghiệp  7. Công ty đã liên hệ với một khách hàng yêu cầu họ chấp nhận một lô hàng có giá trị lớn trước khi kết thúc năm. Khách hàng được thông báo rằng họ có thể trả lại hàng mà không bị phạt nếu không thể bán hàng.  8. Một nhân viên thu ngân đã đánh cắp biên lai tiền mặt bằng cách không ghi lại doanh số bán hàng vào máy tính tiền.  a. Cho biết liệu gian lận liên quan đến việc biển thủ tài sản hay lập báo cáo tài chính  b. Đối với những hành vi gian lận liên quan đến biển thủ tài sản hãy nêu một biện pháp kiểm soát có hiệu quả trong việc ngăn chặn hoặc phát hiện các hành vi đó

Chương 3. Khuôn mẫu hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO  3.1. Báo cáo COSO 

3.1.1. Cấu trúc của Báo cáo COSO



3.1.2. Khuôn mẫu của kiểm soát nội bộ theo COSO

 3.2 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO 

3.2.1. Môi trường kiểm soát



3.2.2. Đánh giá rủi ro



3.2.3. Hoạt động kiểm soát



3.2.4. Thông tin và truyền thông



3.2.5. Giám sát

 3.3 Vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan đến kiểm soát nội bộ  3.4. Kiểm soát nội bộ đối với các doanh nghiệp nhỏ

17

5/18/2021

Báo cáo COSO  Mục tiêu của Báo cáo COSO 2013 là thiết lập các khuôn mẫu và đưa ra các hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của đơn vị.

Cấu trúc của Báo cáo COSO Báo cáo COSO 2013 bao gồm ba phần, đó là:

 Phần 1: Tóm tắt dành cho người điều hành  Phần 2: Khuôn mẫu của kiểm soát nội bộ  Phần 3: Công cụ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ  Ngoài ra, COSO còn ban hành thêm sổ tay về kiểm soát nội bộ cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính cho người bên ngoài, trong đó trình bày về phương pháp tiếp cận kiểm soát nội bộ cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính và các ví dụ minh họa.

18

5/18/2021

Khuôn mẫu của kiểm soát nội bộ theo COSO  Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ  Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ  Mối quan hệ giữa mục tiêu của đơn vị và các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ  Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ  Hạn chế tiềm tàng và tiền đề của Kiểm soát nội bộ

Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ

19

5/18/2021

Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ  Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ có quan hệ chặt chẽ với nhau. Môi trường kiểm soát tạo ra không gian và khuôn khổ cho mỗi cá nhân thực thi trách nhiệm kiểm soát của mình. Nhà quản lý thực hiện đánh giá các rủi ro đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằng các chi thị của nhà quản lý nhằm xử lý rủi ro được thực hiện. Trong khi đó, các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi thông tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ đơn vị. Quá trình trên cần được đánh giá và điều chỉnh lại khi cần thiết (giám sát).  Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ có tính linh hoạt cao.

Mối quan hệ giữa mục tiêu của đơn vị và các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ  Các mục tiêu của đơn vị - là những điều cần đạt được - với các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ - đại diện cho những gì cần có để đạt được mục tiêu - có mối liên hệ chặt chẽ với nhau  Theo hàng ngang, mỗi bộ phận điều cần thiết cho việc đạt được cả ba nhóm mục tiêu. Thí dụ các thông tin tài chính và phi tài chính – một thành phần của bộ phận Thông tin và truyền thông - cần thiết cho việc quản lý đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả, đồng thời cũng rất hữu ích để lập được báo cáo tài chính đáng tin cậy và cũng cần thiết khi đánh giá sự tuân thủ pháp luật và các quy định.  Tương tự, mỗi cột, tức mỗi mục tiêu chỉ đạt được thông qua năm bộ phận hợp thành của kiểm soát nội bộ. Nói cách khác, cả năm bộ phận hợp thành của kiểm soát nội bộ đều hữu ích và quan trọng trong việc giúp cho đơn vị đạt được một trong ba nhóm mục tiêu nói trên. Ví dụ để đơn vị hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, cả năm bộ phận của kiểm soát nội bộ đều quan trọng và góp phần tích cực vào việc đạt được các mục tiêu.  Kiểm soát nội bộ có thể áp dụng cho từng bộ phận, từng chức năng, từng hoạt động của đơn vị hoặc toàn bộ đơn vị nói chung.

20

5/18/2021

Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ  Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu phải giảm thiểu rủi ro của việc không đạt được một, hai hay cả ba nhóm mục tiêu xuống mức thấp có thể chấp nhận được. Do vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đòi hỏi thỏa mãn đồng thời hai tiêu chuẩn sau: 

Năm bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc kiểm soát liên quan đều phải hiện hữu và vận hành hữu hiệu trong thực tế



Năm bộ phận cấu thành cùng hoạt động như một thể thống nhất

Tất cả các bộ phận và nguyên tắc hiện hữu và vận hành hữu hiệu  Báo cáo COSO cho rằng tất cả năm bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ đều phù hợp với mọi loại hình đơn vị. Các nguyên tắc kiểm soát là các khái niệm cơ bản của từng bộ phận cấu thành. Vì thế, báo cáo COSO tin rằng 17 nguyên tắc có thể phù hợp với mọi loại hình đơn vị. Lý do được đưa ra là vì các nguyên tắc này là quan trọng đối với sự hiện hữu và vận hành hữu hiệu của bộ phận liên quan. Nói cách khác, nếu một nguyên tắc không hiện hữu hoặc không vận hành hữu hiệu trong thực tế thì bộ phận liên quan cũng không hiện hữu hoặc không vận hành hữu hiệu

21

5/18/2021

Năm bộ phận cùng hoạt động như một thể thống nhất  Báo cáo COSO yêu cầu cả năm bộ phận cấu thành cùng hoạt động như một thể thống nhất, nghĩa là sự vận hành của cả năm bộ phận tạo ra tác động chung làm giảm rủi ro không đạt được một mục tiêu nào đó xuống mức thấp có thể chấp nhận được. Năm bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ phụ thuộc lẫn nhau với các mối quan hệ và liên kết đa chiều giữa các bộ phận, nhất là sự tương tác giữa các nguyên tắc kiểm soát trong một bộ phận và giữa các nguyên tắc của các bộ phận khác nhau.

Hạn chế tiềm tàng của Kiểm soát nội bộ  Kiểm soát nội bộ dù được thiết kế và vận hành một cách tốt nhất, cũng chỉ đảm bảo một cách hợp lý đạt được các mục tiêu của đơn vị, không thể đảm bảo tuyệt đối do luôn có các hạn chế tiềm tàng. Hạn chế này có thể xuất phát từ xét đoán không hợp lý của con người khi đưa ra quyết định, cũng có thể xuất phát từ sự thông đồng giữa các nhân viên, hay người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ.  Khi xem xét các hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ, cần phân biệt hai loại: thứ nhất luôn có một số sự kiện xảy ra nằm ngoài thiết kế hệ thống kiểm soát và thứ hai là các hoạt động kiểm soát không thể luôn luôn thực hiện trong thực tế theo đúng như thiết kế.  Tuy nhiên, đảm bảo hợp lý không có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ thường xuyên thất bại trong việc kiểm soát. Việc phối hợp nhiều hoạt động kiểm soát sẽ giúp giảm thiểu rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị. Hơn thế nữa, các hoạt động kinh doanh diễn ra hàng ngày và những cá nhân chịu trách nhiệm có liên quan luôn điều chỉnh kiểm soát hướng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Trong quá trình thiết kế và vận hành, người quản lý cần chú trọng đến các hạn chế tiềm tàng khi lựa chọn, phát triển và mở rộng các kiểm soát để giảm thiểu các hạn chế này.

22

5/18/2021

Lý do dẫn tới hạn chế của Kiểm soát nội bộ  Tiền đề của kiểm soát nội bộ: Lĩnh vực nằm ngoài kiểm soát nội bộ nhưng là tiền đề cho kiểm soát nội bộ, đó là: vai trò của Hội đồng quản trị và việc thiết lập mục tiêu của đơn vị  Sự xét đoán: Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ còn xuất phát từ sự hạn chế của con người khi đưa ra quyết định.  Các sự kiện bên ngoài: Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả, việc đạt được mục tiêu này không chỉ bằng hệ thống kiểm soát nội bộ vì chúng còn phụ thuộc vào các sự kiện bên ngoài nằm ngoài khả năng kiểm soát của đơn vị  Sự thất bại của hệ thống kiểm soát nội bộ: Ngay cả hệ thống kiểm soát được thiết kế một cách tốt nhất cũng có thể bị thất bại. Có nhiều lý do đưa đến tình hình này, đó là con người có thể hiểu sai chỉ thị, xét đoán sai khi đưa ra quyết định, bất cẩn, sao lãng khi thực hiện nhiệm vụ hay do đảm nhận quá nhiều việc nên thiếu tập trung.  Sự khống chế kiểm soát nội bộ của người quản lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên vô hiệu nếu chúng bị người quản lý khống chế.  Sự thông đồng: Hành động thông đồng có thể làm cho kiểm soát nội bộ kém hữu hiệu.

Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO Đánh giá rủi ro

Giám sát

Môi trường kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

23

5/18/2021

Môi trường kiểm soát  Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy định cà cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị.  Hội đồng quản trị và các nhà quản lý cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và duy trì một môi trường kiểm soát hữu hiệu.

Một môi trường kiểm soát hữu hiệu cần đáp ứng 5 nguyên tắc sau:  Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết các giá trị đạo đức.

 Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với nghề quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.  Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách. nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu.  Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện sự cam kết về việc thu hút nhân lực thông qua tuyển dụng, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp để đạt được mục tiêu.  Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cái nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu của đơn vị.

24

5/18/2021

Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức Để thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau:  Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị cần đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị, xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành  Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nhằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vị  Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nên tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đạo đức của cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ

Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của Hội đồng quản trị, cần lưru ý các điểm quan trọng sau:  Quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị  Độc lập và có chuyên môn phù hợp  Giám sát của Hội đồng quản trị

25

5/18/2021

Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu tố chức, xác định các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp mục tiêu đã xác lập Để thực hiện nguyên tắc này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau:  Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và Hội đồng quản trị thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp.  Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong việc để xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.  Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó, tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền

Nguyên tắc 4: Đơn vị thế hiện cam kết sử dụng nguồn nhân lực có chất lượng thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị Để thể hiện các cam kết này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau:

 Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế  Đánh giá năng lực  Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực  Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm

26

5/18/2021

Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiêm soát của họ nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị Để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau:  Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm

 Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó gồm cả biện pháp khuyến khích và khen thưởng  Xem xét các áp lực quá mức  Đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật

Đánh giá rủi ro  Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài.  Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra có thể tác động tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu.  Đánh giá rủi ro quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro.  Khi đánh giá rùi ro đe dọa mục tiêu của doanh nghiệp cẩn xem xét trong mối liên hệ với các ngưỡng chịu đựng rủi ro đã thiết lập. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Nhà quản lý cũng cần xem xét sự phù hợp của các mục tiêu đổi với đơn vị. Do điểu kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định pháp lý luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đổi phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này.

27

5/18/2021

Ngưỡng chịu đựng rủi ro  Ngưỡng chịu đựng rủi ro là mức độ dao động tối đa có thể chấp nhận được khi so sánh kết quả đạt được với mục tiêu để ra.  Ngưỡng chịu đựng rủi ro thường được xác định trong quá trình thiết lập mục tiêu của đơn vị. Thiết lập ngưỡng chịu đựng rủi ro là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, đưa ra các phản ứng thích hợp cũng như các hoạt động kiểm soát cần thiết.  Khi thiết lập mục tiêu, cần gắn kết với ngưỡng chịu đựng rủi ro, ví dụ như: 

Giao hàng đúng hạn phải đạt 98% trường hợp, mức dao động chấp nhận được là trong khoảng 97% đến 100%.



Huấn luyện nhân sự phải đạt kết quả là 90% người được huấn luyện đạt yêu cầu, mức thấp nhất được chấp nhận là 75% đạt yêu cầu.



Trả lời khiếu nại của khách hàng phải thực hiện trong vòng 24 giờ, mức thấp nhất chấp nhận được là khoảng 10% các khiếu nại được giải đáp trong vòng 36 giờ.

Đánh giá rủi ro cần tuân thủ 4 nguyên tắc sau:  Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến mục tiêu  Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này  Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu  Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội bộ

28

5/18/2021

Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến mục tiêu  Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu. Nhà quản lý cần cụ thể hóa mục tiêu, thông thường có 3 nhóm mục tiêu: hoạt động, báo cáo và tuân thủ. 

Mục tiêu hoạt động gắn liền với việc hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của đơn vị - mục đích chủ yếu cho sự tồn tại của đơn vị.



Mục tiêu báo cáo liên quan đến việc lập các báo cáo có chất lượng, tức là báo cáo phải đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch để cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị, bao gồm các thông tin tài chính và phi tài chính.



Mục tiêu tuân thủ: Khi tiến hành hoạt động kinh doanh, mọi đơn vị phải sử dụng những chiến lược, biện pháp riêng phù hợp với luật lệ và quy định.

Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này

Nhận dạng rủi ro

Phân tích rủi ro

Phản ứng với các rủi ro đã được xác định

29

5/18/2021

Nhận dạng rủi ro  Nhà quản lý cần nhận dạng rủi ro xỷ ra ở tất cả các cấp trong đơn vị và có biện pháp phù hợp để đối phó rủi ro. Doanh nghiệp cũng cần xác định ngưỡng chấp nhận rủi ro và khả năng hoạt động trong mức độ rủi ro đó.  Nhận dạng rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và thường nằm trong quy trình lập kế hoạch của một đơn vị.

Do nhân tố bên trong Cấp độ doanh nghiệp

Do nhân tố bên ngoài

Rủi ro

Cấp độ hoạt động

Ở từng bộ phận , từng hoạt động, từng chức năng

30

5/18/2021

Rủi ro ở cấp độ doanh nghiệp có thể đến từ những nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị: Rủi ro do nhân tố bên ngoài

Rủi ro do nhân tố bên trong

Sự phát triển kỹ thuật → thay đổi máy móc, thiết bị

Năng lực của nhân viên, cơ chế khen thưởng, đãi ngộ → ý thức kiểm soát

Thay đổi trong nhu cầu của khách hàng → phát triển sản phẩm

Thay đổi người quản lý → cách thức kiểm soát

Các quy định mới của pháp luật → thay đổi chính sách và chiến lược

Một sự gián đoạn trong tiến trình xử lý hệ thống thông tin → hoạt động của đơn vị

Thay đổi chiến lược tiếp thị hay hoạt động cung cấp dịch vụ của đối thủ cạnh tranh → hoạt động của đơn vị

Bản chất hoạt động của đơn vị và sự hạn chế tiếp cận tài sản → sự biển thủ nguồn lực

Rủi ro ở mức độ hoạt động Rủi ro liên quan đến hoạt động của từng bộ phận

 Rủi ro ở bộ phận sản xuất  Rủi ro ở bộ phận kinh doanh  Rủi ro ở bộ phận kỹ thuật  Rủi ro ở bộ phận nghiên cứu và phát triển

31

5/18/2021

Phân tích rủi ro  Phân tích rủi ro bao gồm việc xem xét tầm quan trọng và khả năng xảy ra rủi ro, từ đó cân nhắc việc đối phó với rủi ro.  Xác định tầm quan trọng của rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu thường dựa vào các tiêu chuẩn sau: 

Khả năng (hay tần suất) rủi ro có thể xảy ra



Mức độ tác động, mức độ thiệt hại nếu rủi ro xuất hiện



Thời gian tác động sau khi rủi ro đã xảy ra

Phân tích rủi ro là một vấn đề mang tính cảm tính, dựa nhiều vào kinh nghiệm của các nhà quản lý. Việc đánh giá cần được dựa trên hai yếu tố:



(1) Xác suất xảy ra rủi ro



(2) Mức độ ảnh hưởng khi rủi ro xảy ra

32

5/18/2021

Phản ứng với rủi ro đã được xác định  Một khi đã đánh giá tầm quan trọng của rủi ro, nhà quản lý cần xem xét phương pháp nào có thể quản trị chúng một cách thích hợp nhất. Điều này bao gồm việc xem xét những giả định về rủi ro và phân tích về tính hợp lý của các chi phí phải bỏ ra để giảm rủi ro, từ đó chọn lựa biện pháp thích hợp.  Biện pháp lựa chọn để đối phó rủi ro bao gồm: 

Chấp nhận rủi ro: Không có bất kỳ hành động nào được thực hiện để đối phó với rủi ro được nhận dạng



Né tránh rủi ro: Không thực hiện các hành động được cho là mang lại rủi ro như ngưng sản xuất một sản phẩm, từ chối mở rộng thị trường



Giảm thiểu rủi ro: Thực hiện các hành động cần thiết để giảm thiểu khả năng cũng như các thiệt hại nếu rủi ro xảy ra, thông thường chúng gắn liền với các quyết định doanh thường nhật.



Chia sẻ rủi ro: Giảm khả năng xảy ra rủi ro hay các thiệt hại do rủi ro có thể đem lại bằng cách chuyển rủi ro cho người khác hay chia sẻ một phần rủi ro. Kỹ thuật phổ biến là mua bảo hiểm, tham gia liên doanh doanh, sử dụng các nghiệp phòng ngừa tài chính, hay giao thầu một hoạt động nhất định.

Khi lựa chọn các biện pháp đối phó rủi ro, nhà quản lý cần cân nhắc:  Tác động tiềm tàng của rủi ro, cũng như biện pháp đối phó phù hợp với ngưỡng chịu đựng rủi ro của đơn vị  Sự phân chia trách nhiệm cần thiết để đảm bảo thực thi các biện pháp làm giảm tầm quan trọng của rủi ro  Chi phí và lợi ích của từng biện pháp đối phó

33

5/18/2021

Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu Để xem xét khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau:  Nhận diện các loại gian lận: Các loại gian lận thường bao gồm gian lận trong lập và trình bày báo cáo, biển thủ tài sản và tham ô  Sự lạm quyền của nhà quản lý: là các hành động mà nhà quản lý vượt qua hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đem lại lợi ích cá nhân hay làm đẹp báo cáo tài chính đẻ từ đó có được khoản lương thưởng cao  Các nhân tố tác động đến rủi ro có gian lận: Rủi do có gian lận thường phát sinh khi hội đủ ba nhân tố là động cơ hay áp lực dẫn đến việc thực hiện gian lận, cơ hội thực hiện gian lận, và thái độ hay sự hợp lý hóa để biện minh cho các gian lận thực hiện

Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội bộ Thay đổi từ bên ngoài • Sự thay đổi của môi trường hoạt động • Biến động của môi trường tự nhiên

Thay đổi trong hoạt động kinh doanh

Thay đổi trong lãnh đạo chủ chốt

• Thay đổi mô hình kinh doanh • Mua, bán, hợp nhất các hoạt động kinh doanh quan trọng • Mở rộng hoạt động nước ngoài • Tăng trưởng nhanh chóng • Kỹ thuật mới

34

5/18/2021

Hoạt động kiểm soát  Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, các giai đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh và bao gồm cả kiểm soát đối với công nghệ.

Phân loại hoạt động kiểm soát  Xét về mục đích: 

Kiểm soát phòng ngừa: (còn được gọi là các hoạt động kiểm soát trước) được thiết kế để tránh những sai sót trước khi giao dịch được xử lý.



Kiểm soát phát hiện: được thiết kế để xác định các sai sót hoặc bất thường đã xảy ra và cho phép quản lý có hành động khắc phục kịp thời



Kiểm soát bù đắp: là việc tăng cường thêm thủ tục kiểm soát nhằm bổ xung cho một thủ tục kiểm soát khác

 Xét về chức năng 

Soát xét của nhà quản trị cấp cao



Quản trị hoạt động



Phân chia trách nhiệm hợp lý



Kiểm soát quá trình xử lý thông tin



Kiểm soát vật chất



Phân tích rà soát

35

5/18/2021

Các hoạt động kiểm soát liên quan tới 3 nguyên tắc của kiếm soát nội bộ sau:  Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp có thể chấp nhận được.  Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.  Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát.

Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp có thể chấp nhận được Để lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát thích hợp đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau:  Tích hợp hoạt động kiểm soát với đánh giá rủi ro  Xem xét các điểm riêng của đơn vị  Xây dựng các hoạt động kiểm soát cho từng quy trình kinh doanh  Phối hợp với các hoạt động kiểm soát  Xem xét các cấp độ trong đơn vị cần áp dụng các hoạt động kiểm soát  Giải quyết vấn đề phân chia trách nhiệm

36

5/18/2021

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Để tuân thủ nguyên tắc này đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau đây:  Xác định mức độ phụ thuộc giữa việc sử dụng công nghệ trong các quy trình kinh doanh với các kiểm soát chung về công nghệ  Thiết lập các hoạt động kiểm soát đối với hạ tầng công nghệ  Thiết lập các hoạt động kiểm soát đối với việc bảo mật  Thiết lập các hoạt động kiểm soát đối với việc đầu tư, phát triển và bảo trì công nghệ

Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát Để tuân thủ nguyên tắc này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau đây:

 Thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát nhằm hỗ trợ việc triển khai các chỉ thị của nhà quản lý  Xác định trách nhiệm thực hiện và trách nhiệm giải trình của các cấp quản lý đối với việc thực thi chính sách và thủ tục kiểm soát.  Thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát một cách kịp thời  Áp dụng các biện pháp sửa chữa cần thiết  Sử dụng nhân sự đủ năng lực  Thực hiện việc đánh giá lại các chính sách và thủ tục kiểm soát

37

5/18/2021

Thông tin và truyền thông  Thông tin và truyền thông bao gồm việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong nội bộ tổ chức và với bên ngoài. Về mặt thông tin, hệ thống phải đủ khả năng thu thập, xử lý thông tin hình thành các báo cáo tài chính và hoạt động. Về mặt truyền thông, hệ thống phải bảo đảm thông tin cần thiết sẽ được chuyển cho người thích hợp một cách kịp thời. Qua đó, trong nội bộ đơn vị, mọi cá nhân phải được thông báo về mong đợi và đánh giá về công việc của mình và được khuyến khích báo cáo lên cấp trên những trục trặc phát sinh. Đối với bên ngoài, mọi cá nhân và đơn vị đều hiểu rằng tổ chức không chấp nhận các hành vi sai phạm.

Thông tin và truyền thông liên quan đến ba nguyên tắc sau đây của kiểm soát nội bộ:  Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ.  Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ  Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận hành của kiểm soát nội bộ.

38

5/18/2021

Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ Để tuân thủ nguyên tắc này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau đây:  Xác định yêu cầu về thông tin, cân đối lợi ích và chi phí liên quan  Thu thập các nguồn dữ lieuj bên trong và bên ngoài đơn vị

 Xử lý các dữ liệu thành thông tin  Đảm bảo chất lượng thông tin

Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ Để tuân thủ nguyên tắc này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau đây:

 Truyền thông các thông tin cần thiết cho việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ  Truyền thông cho hội đồng quản trị  Xây dựng các kênh truyền thông chuyên biệt  Cách thức truyền thông

39

5/18/2021

Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận hành của kiểm soát nội bộ Để tuân thủ nguyên tắc này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau đây:  Truyền thông cho các đối tượng bên ngoài đơn vị  Đảm bảo các thông tin từ bên ngoài được truyền đạt tới nhà quản lý và Hội đồng quản trị và các cá nhân có liên quan  Xây dựng các kênh truyền thông chuyên biệt  Cách thức truyền thông

Giám sát  Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…

40

5/18/2021

Giám sát hiệu quả cần thỏa mãn 2 nguyên tắc sau:  Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của kiểm soát nội bộ hiện hữu và hoạt động hữu hiệu.  Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cao cấp và Hội đồng quản trị, khi cần thiết.

Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của kiểm soát nội bộ hiện hữu và hoạt động hữu hiệu. Để tuân thủ nguyên tắc này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau đây:  Giám sát thường xuyên:  Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính  Thông tin từ các đối tác bên ngoài  Đối chiếu số liệu trên các hệ thống sổ và chứng từ, đối chiếu thực tế và sổ sách  Ý kiến của kiểm toán viên độc lập và kiểm toán viên nội bộ về các biện pháp cải thiện HTKSNB  Các hội thảo, kế hoạch hay các cuộc họp khác cung cấp thông tin phản hồi về sự hữu hiệu của HTKSNB  Báo cáo định kỳ của nhân viên về việc hoàn thành nhiệm vụ  Giám sát định kỳ:  Thường chỉ được thực hiện định kỳ hay trong các tình huống đặc biệt  Được thực hiện dưới hình thức tự đánh giá về sự hữu hiệu của các thủ tục KSNB đối với các hoạt động của người phụ trách  Khi đánh giá cần phải hiểu rõ đặc điểm hoạt động của đơn vị và từng yếu tố cấu thành của HTKSNB, đối chiếu với thực tế hoạt động của nó  Có thể sử dụng bảng kiểm tra, bảng câu hỏi và lưu đồ để thể hiện thông tin đánh giá

41

5/18/2021

Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cao cấp và Hội đồng quản trị, khi cần thiết. Để tuân thủ nguyên tắc này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau đây:

 Đánh giá kết quả hoạt động giám sát  Báo cáo về những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ  Giám sát các hành động sửa chữa

Câu hỏi  3.1. Những nhận định sau đúng hay sai, giải thích  Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ có quan hệ chặt chẽ với nhau  Chỉ có doanh nghiệp lớn mới có đầy đủ năm bộ phận cấu thành nên kiểm soát nội bộ  Kiểm soát nội bộ dù được thiết kế và vận hành một cách tốt nhất, cũng chỉ đảm bảo một cách hợp lý đạt được các mục tiêu của đơn vị, không thể đảm bảo tuyệt đối do luôn có các hạn chế tiềm tàng.  Kiểm soát nội bộ đảm bảo hợp lý nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ thường xuyên thất bại trong việc kiểm soát  Người lao động trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và duy trì một môi trường kiểm soát hữu hiệu.

42

5/18/2021

3.2. Các hoạt động sau đây liên quan đến bộ phận nào của kiểm soát nội bộ:  Chính sách phát triển và huấn luyện đội ngũ nhân viên

 Tại khu vực của thủ quỹ thường có dòng chữ: “Không phận sự miễn vào”  Các hoạt động, chính sách và thủ tục phản ánh thái độ của quản lý, giám đốc và chủ sở hữu của doanh nghiệp  Ba nhân viên được giao nhiệm vụ đối chiếu việc ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp vào thứ 6 mỗi tuần và thực hiện điều chỉnh chênh lệch  Tất cả các nghiệp vụ kế toán được nhập liệu vào phần mềm kế toán và các báo cáo kế toán được lập một cách tự động bởi phần mềm  Công ty phải thu thập được hồ sơ nhân sự bao gồm các minh chứng về quá trình học tập của người lao động trước khi tuyển dụng

3.2. Các hoạt động sau đây liên quan đến bộ phận nào của kiểm soát nội bộ:  Quản lý cấp cao phải có các thông tin về các sự kiện bên ngoài có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp và đánh giá tác động của thông tin đó đối với các quy trình kế toán hiện tại của doanh nghiệp.  Mỗi quý, các nhà quản lý cấp phòng ban được yêu cầu thực hiện tự đánh giá mức độ tuân thủ của bộ phận mình với các chính sách của công ty. Các báo cáo tóm tắt kết quả sẽ được đệ trình lên giám đốc điều hành giám sát bộ phận đó.  Trước khi chi tiền, tất cả thông tin người nhận phải được xác minh bằng cách đối chiếu thông tin người nhận thanh toán với danh sách nhà cung cấp được phê duyệt của công ty.  Hệ thống phần mềm kế toán tự động đối chiếu các sổ chi tiết tài khoản phải thu và sổ kế toán tổng hợp phải thu hàng ngày.  Công ty đã triển khai các hướng dẫn chi tiết về chính sách và thủ tục để các nhân viên tuân thủ.  Công ty tổ chức thiết lập quy trình về việc báo cáo và ủy quyền  Trên cơ sở hàng tháng, trưởng các bộ phận đánh giá tình hình thực hiện so với ngân sách được duyệt và điều tra sự khác biệt bất thường.

43

5/18/2021

Chương 4. Kiểm soát nội bộ đối với các tài sản và các chu trình kinh doanh chủ yếu trong các doanh nghiệp  4.1 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán  4.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền  4.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương

 4.4 Kiểm soát nội bộ đối với tiền  4.5 Kiểm soát nội bộ đối với TSCĐ

Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán  4.1.1 Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán  4.1.2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng và thanh toán

44

5/18/2021

Đặc điểm của chu trình mua hàng và thanh toán  Là một chu trình quan trọng gồm nhiều khâu và liên quan đến hầu hết các chu trình, nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm nên dễ bị tham ô, biển thủ..  Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản, các giao dịch liên quan đến hàng tồn kho phát sinh nhiều nên chứa đựng nhiều rủi ro sai phạm.

Chu trình mua hàng và thanh toán thường bao gồm các bước công việc sau:  Đề nghị mua hàng

 Xét duyệt mua hàng  Lập đơn đặt hàng  Nhận hàng  Lập phiếu nhập kho  Theo dõi nợ phải trả  Thanh toán

45

5/18/2021

Sai phạm có thể sảy ra  Đề nghị mua hàng: 

Chủng loại hàng đặt mua không phù hợp



Số lượng đặt mua nhiều hơn nhu cầu



Thời hạn đặt mua quá trễ hoặc quá sớm



Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của lần đặt hàng trước để đặt mua lần hai đối với hàng đã nhận được

 Xét duyệt mua hàng: 

Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy rằng nhà cung cấp này không có hàng hóa dịch vụ phù hợp nhất hoặc không có mức giá phù hợp nhất



Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá của nhà cung cấp khác có giá hợp lý hơn

 Nhận hàng: 

Nhận hàng không đúng quy cách, số lượng chất lượng



Nhận hàng, biển thủ hàng và không nhập kho

 Bảo quản hàng 

Hàng tồn kho có thể bị mất cắp



Công nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt



Hàng hóa bị hư hỏng mất phẩm chất

46

5/18/2021

 Thanh toán 

Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán



Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận



Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp



Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót



Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt



Trả tiền trễ hạn



Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá

 Báo cáo: Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rõ ràng, khó hiểu.

Mục tiêu kiểm soát tổng quát  Sự hữu hiệu và hiệu quả

 Báo cáo đáng tin cậy  Tuân thủ pháp luật và các quy định

47

5/18/2021

Mục tiêu kiểm soát cụ thể  Mua hàng : Mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng:  Mua đúng: đúng theo sự phê duyệt về: Đúng hàng: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, hình thức mô tả của hàng. Đúng nhà cung cấp Đúng giá (càng thấp thì càng tốt và cao nhất là giá nào đó)  Mua đủ: đủ số lượng theo phê duyệt  Mua kịp thời: kịp thời đáp ứng nhu cầu của hoạt động sx kinh doanh

 Trả tiền : Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực sự phải trả cho người cung cấp 

Trả đúng :  Đúng nhà cung cấp  Đúng hàng đã mua  Đúng giá đã thõa thuận



Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp



Trả kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp

 Ghi nhận & báo cáo (N – X – T v.tư & công nợ): đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng theo yêu cầu báo cáo cho các đối tượng 

Phải ghi nhận & báo cáo được :  Chi tiết tình hình N – X – T của từng thứ, từng loại vật tư của bất cứ thời kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào.  Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả NCC, từng nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận của NCC…



Một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng.

48

5/18/2021

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng và thanh toán Thủ tục kiểm soát chung

Thủ tục kiểm soát cụ thể

Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Kiểm soát quá trình mua hàng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát quá trình nhận hàng

Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Kiểm soát quá trình lưu kho Kiểm soát nợ phải trả người bán

Phân chia trách nhiệm đầy đủ Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng xảy ra sai sót, gian lận do việc một cá nhân hay một bộ phận đảm nhiệm nhiều chức năng của một nghiệp vụ dẫn đến họ có thể lạm dụng hoặc đánh cắp tài sản của đơn vị. Đơn vị cần tách biệt các chức năng: mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể:  Tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác  Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng  Chức năng lựa chọn nhà cung cấp phải độc lập với chức năng mua hàng  Bộ phận mua hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng  Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho

49

5/18/2021

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin Kiểm soát chung

Ủy quyền và xét duyệt

Kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát chứng từ và sổ sách

 Kiểm soát chung: 

Kiểm soát đối tượng sử dụng: Đối với đối tượng bên trong phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình. Đối với đối tượng bên ngoài thì cần thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào hệ thống



Kiểm soát dữ liệu: Nhập dữ liệu càng sớm càng tốt, sao lưu dữ liệu để đề phòng mất mát, hư hỏng

 Kiểm soát ứng dụng 

Kiểm soát dữ liệu: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ



Kiểm soát quá trình nhập liệu: Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin; để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết của nhà cung cấp

 Kiểm soát chứng từ và sổ sách 

Đánh số thứ tự chứng từ liên tục trước khi sử dụng



Thống nhất biểu mẫu và đánh ký hiệu tham chiếu



Phiếu nhập kho chỉ được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản nhận hàng



Ghi nhận kịp thời các khản nợ phải trả

 Ủy quyền và xét duyệt: Ban hành các chính sách xét duyệt

50

5/18/2021

Kiểm tra độc lập việc thực hiện  Một nhân viên độc lập với người thực hiện để kiểm tra lại quá trình thực hiện

Kiểm soát quá trình mua hàng Thủ tục kiểm soát đối với đề nghị mua hàng

Thủ tục kiểm soát khi xác nhận cam kết mua hàng

Thủ tục kiểm soát khi đặt hàng

Thủ tục kiểm soát đối với phê duyệt mua hàng

Thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp

51

5/18/2021

 Thủ tục kiểm soát đối với đề nghị mua hàng  Tất cả giao dịch mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng. Chỉ những người có thẩm quyền mới được lập phiếu mua hàng  Giấy đề nghị mua hàng phải đánh số liên tục trước khi sử dụng  Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua hàng

 Thủ tục kiểm soát đối với phê duyệt mua hàng  Bộ phận duyệt mua phải thường xuyên rà soát nhu cầu về hàng tồn kho và ước tính thời gian hợp lý của giai đoạn mua  Mở sổ theo dõi tình hình đặt hàng

 Lưu bản sao các mặt hàng đang được đặt hàng theo địa điểm cất trữ  Phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng cho 1 cá nhân  Cập nhật thường xuyên định mức dự trữ tối thiểu

 Thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp  Đề nghị nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng  Mọi thông tin trong báo giá cần được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người phê duỵet  Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và chức năng phê duyệt  Quản lý và cập nhật thường xuyên danh sách nhà cung cấp

 Thủ tục kiểm soát khi đặt hàng  Tất cả các giao dịch mua hàng có số tiền vượt ngưỡng đều phải lập đơn đặt hàng và phải được người có thẩm quyền ký duyệt  Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng. Phải đánh số liên tục và đánh trước cho đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận.  Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc sử dụng đơn đặt hàng được in sẵn  Thông báo cho nhà cung cấp biết những người có thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể  Theo dõi những lô hàng quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được

52

5/18/2021

 Thủ tục kiểm soát khi xác nhận cam kết mua hàng  Theo dõi để đẩm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng  Thông báo kịp thời những thay đổi trong đơn đề nghị mua hàng cho bộ phận đề nghị, bộ phận nhận hàng và kế toán  Các đơn đặt hàng hủy bỏ cần được sắp xêp theo thứ tự trong hồ sơ đơn đặt hàng bị hủy

Kiểm soát quá trình nhận hàng  Việc nhận hàng cần được giao cho bộ phận độc lập với bộ phận đặt hàng. Bộ phận này cần lưu hồ sơ riêng cho những đơn đặt hàng đã nhận được hàng và chưa nhận được hàng.  Cần lập báo cáo nhận hàng, báo cáo này phải được gửi cho kế toán và bộ phận mua hàng.  Bộ phận nhận hàng cần lập bảng kiểm tra các thông tin về hàng mua và gửi đến cho bộ phận mua hàng  Nhanh chóng chuyển hàng đến nơi lưu trữ

53

5/18/2021

Kiểm soát quá trình lưu kho

Bảo quản hàng

Kiểm kê

Các thủ tục kiểm soát quan trọng khác

 Bảo quản hàng: 

Hàng phải được bảo quản tại kho an toàn



Phân loại hàng chi tiết để dễ kiểm soát, phát hiện mất mát.



Giữ bí mật về cách bố trí kho



Giao trách nhiệm cho thủ kho và ban hành quy định hạn chế tiếp cận kho, quy định nhập xuất hàng



Mở sổ kho để theo dõi nhập – xuất – tồn



Quản lý hàng bị lỗi thời, hư hỏng, chậm luân chuyển

54

5/18/2021

 Kiểm kê kho: Để kiểm soát tốt hàng tồn kho cần tiến hành các cuộc kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất. Trình tự tiến hành kiểm kê như sau: 

Xây dựng kế hoạch kiểm kê



Hướng dẫn chi tiết mọi thủ tục cần thực hiện



Tiến hành kiểm kê: ần giám sát chặt chẽ để đảm bảo các hướng dẫn trong kế hoạch kiểm kê được tuân thủ đầy đủ. Kết quả kiểm kê được ghi nhận vào các biểu mẫu được phát hành trước và đánh số thứ tự



Sau khi kiểm kê: Tiến hành kiểm kê lại ngẫu nhiên bởi ban giám sát. Xử lý sai biệt giữa hai lần kiểm kê



Kết thúc kiểm kê

 Các thủ tục kiểm soát quan trọng khác:



Phiếu nhập kho và báo cáo nhận hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng hoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi lập phiếu



Tổ chức khu vực riêng để lưu trữ hàng không thuộc đơn vị



Chỉ cho phép xuất kho khi xuất trình chứng từ hợp lệ



Định kỳ kiểm tra chất lượng hàng tồn kho

55

5/18/2021

Kiểm soát nợ phải trả người bán  Kế toán công nợ đối chiếu hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho. Ghi tham chiếu lên hóa đơn  Điều chỉnh những sai sót, không nhất quan, sửa đổi

 Lưu hóa đơn vào tập hồ sơ chưa thanh toán theo trình tự thời hạn thanh toán.  Liệt kê những khoản phải trả đến hạn và lập chứng từ thanh toán  Phê duyệt chứng từ thanh toán, thanh toán và đóng dấu đã thanh toán vào chứng từ  Lưu chứng từ thanh toán cuối cùng vào hồ sơ chi tiền theo số thứ tự của chứng từ

Một số thủ thật gian lận thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán và các thủ tục kiểm soát phù hợp Gian lận

Thủ tục kiểm soát

Mua hàng sử dụng cho mục

•

Kiểm soát tốt khâu xét duyệt đề nghị mua hàng

đích cá nhân

•

Phân chia trách nhiệm hợp lý

Trộm cắp, biển thủ hàng

•

Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho

•

Bảo vệ bằng con người và thiết bị

•

Đề cao tính chính trực của nhân viên

•

Tăng cường kiểm tra chéo

Thanh toán khống (giả mạo

•

Tổ chức chứng từ đầy đủ để giúp kiểm soát

chứng từ mua hàng)

•

Tách biệt các chức năng (nhận hàng, ghi sổ và thanh toán)

Chọn nhà cung cấp với giá cả •

Cần một nhân viên độc lập kiểm tra thường xuyên các hợp đồng mua

không hợp lý (thông đồng)

hàng bằng cách so sánh các điều khoản và giá bán với giá thị trường

56

5/18/2021

Thanh toán sai

•

Kiểm tra hồ sơ chi trả trước khi duyệt thanh toán

•

Đóng dấu đã thanh toán lên hóa đơn ngay khi hoàn tất thanh toán

Làm giả chứng từ xuất hàng

•

Tổ chức ghi sổ và báo cáo thường xuyên toàn bộ lưu chuyển hàng trong kho.

•

Phân công cụ thể và giám sát chặt chẽ việc phát hành phiếu xuất kho

Ghi chép sai hàng tồn kho (xóa

•

Kiểm soát tốt hệ thống thông tin (mật khẩu)

sổ hoặc sửa chữa)

•

Quy định về thủ tục xóa sổ hàng tồn kho

Gian lận trong kiểm kê

•

Đánh dấu lô hàng đã kiểm

• Hoán chuyển các vị trí để đếm nhiều lần • Kiểm kê hàng không thuộc sở hữu • Ngụy tạo hàng bằng bao bì rỗng hoặc kiểm kê sai

•

Kiểm kê đột xuất

•

Mở ngẫu nhiên bao bì để kiểm tra.

•

Yêu cầu thủ kho xắp xếp ngăn nắp hàng trước khi kiểm kê.

Câu hỏi 4.1. Hãy cho biết các nhiệm vụ sau thuộc chức năng nào: thực hiện, phê duyệt, ghi chép, bảo quản. Hãy cho biết các nhiệm vụ nào không được phép kiêm nhiệm  Đề nghị mua hàng  Xét duyệt mua hàng  Khảo giá ở các nhà cung cấp  Chọn nhà cung cấp  Lập đơn đặt hàng  Nhận hàng  Bảo quản hàng  Ghi thẻ kho  Tính số lượng hàng tồn kho  Kiểm kê hàng tồn kho  Đối chiếu số liệu kiểm kê với sổ sách  Lập bút toán điều chỉnh chênh lệch thực tế và sổ sách dựa trên kết quả kiểm kê

 Lập báo cáo hàng tồn kho cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho  Cho phép thanh lý hàng tồn kho bị hư hỏng, giảm giá  Truy cập vào sổ kế toán hàng tồn kho

57

5/18/2021

4.2. Tại công ty sản xuất Quang Minh, quản đốc phân xưởng lập đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu gửi tới bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng tiến hành mua hàng. Trong quá trình nhận hàng hóa bộ phận mua hàng ghi trên đơn đặt hàng là đã nhận hàng, sau đó gửi đơn đặt hàng này đến bộ phận kế toán để ghi sổ khoản phải trả và hàng đã mua. Nguyên vật liệu nhận về được đưa vào kho bằng xe nâng và được ghi vào thẻ kho.  Hãy cho biết khả năng xảy ra sai sót và các biện pháp ngăn chặn? 4.3. Một đơn hàng có giá trị lớn được ghi nhầm thành hai lần. Những kiểm soát nội bộ nào sau đây có khả năng phát hiện sai sót này một cách kịp thời và hiệu quả?  (1) Cộng tổng nhật ký mua hàng  (2) Hàng tháng đối chiếu giữa thông báo nợ của nhà cung cấp với sổ chi tiết tài khoản phải trả.  (3) Đối chiếu giữa sổ nhật ký và sổ cái

4.4. Điều nào sau đây là kiểm soát nội bộ sẽ ngăn chặn việc thanh toán hai lần cho một hóa đơn?  (1) Phải đệ trình thanh toán trong vòng 2 ngày kể từ ngày trên chứng từ thanh toán.  (2) Đóng dấu đã thanh toán trên chứng từ thanh toán sau khi đã thanh toán.  (3) Chứng từ thanh toán được lập bởi người chịu trách nhiệm phê duyệt thanh toán 4.5. Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, bộ phận kế toán phải trả thường phải  (1) Chắc chắn rằng tất cả các yêu cầu mua hàng đều phải được phê duyệt về giá cả, số lượng và chất lượng bởi người có thẩm quyền.  (2) Bỏ qua thông tin về số lượng đặt hàng trên bản sao của đơn đặt hàng được chuyển đến bộ phận tiếp nhận trước khi nhận hàng.  (3) Đỗi chiếu hóa đơn nhà cung cấp với biên bản nhận hàng, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng.

58

5/18/2021

4.6. Bích Phương là nhà sản xuất nhỏ trang sức mỹ ký cho phụ nữ bao gồm vòng tay, dây chuyền, hoa tai và các mặt hàng phụ kiện có giá vừa phải khác. Hầu hết các sản phẩm của họ được làm từ bạc, đá, hạt có giá rẻ. Công ty Bích Phương không sản xuất các mặt hàng trang sức cao cấp. Nhân viên chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu muốn đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp thông qua các trang web trên internet. Hầu hết các nhà cung cấp cung cấp hình ảnh của tất cả các sản phẩm trên trang web của họ, cùng với giá cả và thông tin bán hàng khác. Khách hàng có giấy phép kinh doanh hợp lệ có thể mua sản phẩm với giá bán buôn, thay vì giá bán lẻ. Khách hàng có thể đặt hàng trực tuyến và thanh toán cho những hàng hóa đó ngay lập tức bằng cách sử dụng thẻ tín dụng hợp lệ. Các giao dịch mua bằng thẻ tín dụng được các nhà cung cấp vận chuyển sau khi nhận được phê duyệt tín dụng từ cơ quan thẻ tín dụng, thường xảy ra cùng ngày. Khách hàng cũng có thể đặt hàng trực tuyến với thanh toán sau sec. Tuy nhiên, trong trường hợp đó, các giao dịch mua không được vận chuyển cho đến khi nhà cung cấp nhận được sec và rút tiền mặt. Một số nhà cung cấp cho phép trả lại hàng trong vòng 30 ngày, trong khi các nhà cung cấp khác không chấp nhận.  a. Xác định các lợi thế cho Công ty Bích Phương nếu ban quản lý cho phép nhân viên mua hàng đặt hàng trực tuyến thông qua các trang web của nhà cung cấp.  b. Xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến Công ty Bích Phương mua nguyên vật liệu qua các trang web Internet của nhà cung cấp.

4.7. Những sai sót sau đây xảy ra trong hệ thống kế toán của Công ty Sản xuất Westgate.  1. Kế toán nợ phải trả lập sec để thanh toán cho nhà cung cấp cho hóa đơn của nhà cung cấp công ty Hải Anh. Kế toán nợ phải trả chuyển sec cùng với hóa đơn và chứng từ thanh toán cho chủ tài khoản ký sec. Khi nhận được séc đã ký từ chủ tài khoản, kế toán thanh toán ghi sổ kế toán và viết tên thụ hưởng trên sec có tên công ty thương mại Hải Anh. Vài ngày sau, kế toán thanh toán lại sử dụng hóa đơn đó cùng với sec mới cho chủ tài khoản, và khi này cô viết đúng tên nhà cung cấp trên sec.  2. Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ được ghi nhận là 464.612.870 đồng thay vì 644.412.870 đồng.  3. Kế toán phải trả cố tình không ghi nghiệp vụ đã thanh toán cho nhà cung cấp vào ngày 26 tháng 12 để tránh tình trạng số dư âm trên sổ cái tài khoản tiền. Nghiệp vụ này được ghi vào đầu năm sau.  4. Chi phí điện thoại ở bộ phận quản lý đã vô tình bị tính phí cho việc sửa chữa và bảo dưỡng tài sản.  5. Các nghiệp vụ mua nguyên vật thường không được ghi nhận cho đến vài tuần sau khi nhận được hàng vì bộ phận nhận hàng không chuyển các chứng từ cho kế toán. Khi bên nhà cung cấp yêu cầu thanh toán, khi đó bộ phận kế toán mới yêu cầu bộ phận nhận hàng chuyển chứng từ và khi này tiến hành ghi sổ kế toán và thanh toán cho nhà cung cấp.  Yêu cầu: Đối với mỗi sai sót, hãy nêu các kiểm soát để ngăn chặn xảy ra

59

5/18/2021

4.8. Sau đây là hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán của công ty B  Đối với tất cả các nghiệp vụ mua hàng, các đơn đặt hàng được đánh số trước phải được phê duyệt bởi giám đốc. Khi nhận hàng, hàng được kiểm đếm và điền vào phiếu nhập kho được đánh số trước. Một liên của phiếu nhập kho được chuyển tới bộ phận kế toán. Hàng hóa được lưu kho dưới sự kiểm soát của thủ kho. Phiếu nhập kho được sử dụng để ghi thẻ kho về số lượng. Thẻ kho được xác định để kiểm soát số lượng hàng tồn kho cũng như cung cấp thông tin để sắp xếp hàng hóa trong kho. Khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, kế toán trưởng sẽ đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho về loại hàng hóa, quy cách, số lượng, đơn giá và tính chính xác số học, sau đó lưu lại thành hồ sơ mua hàng đối với từng nhà cung cấp. Sau đó, kế toán trưởng ghi sổ nghiệp vụ kế toán bằng phần mềm kế toán. Mật khẩu bảo vệ được sử dụng để ngăn chặn truy cập trái phép vào phần mềm. Kế toán trưởng lập sec và nhập liệu vào phần mềm kế toán, nộp sec cho giám đốc để xin chữ ký kèm theo chứng từ thanh toán.

Bà Phương Thảo là chủ của một công ty dệt may, gần đây bà phát hiện ra một số sai phạm trong doanh nghiệp của mình như sau, hãy nêu các kiểm soát để ngăn chặn: Doanh thu bán hàng tăng cao nhưng không thu được tiền từ các khách hang Nhiều lô hàng trước đây bán rất chạy nhưng bị tồn kho quá lâu do bỏ quên Một số hóa đơn được thanh toán thành hai lần Mua nguyên vật liệu với giá cao hơn so với giá thị trường

Nhân viên mua hang sử dụng cho mục đích cá nhân

60

5/18/2021

Hoạt động kiểm soát

- Nghiệp vụ mua hang không có thật - Mua hang phục vụ mục đích cá nhân - Mua hang không phù hợp với nhu cầu của đơn vị về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian, địa điểm

Hoạt động kiểm soát

- Nhập hang không đủ số lượng, chất lượng, chủng loại - Nhập hang khi không được phép - Hàng bị biển thủ

Thông tin và truyền thông

- Bỏ sót các nghiệp vụ - Ghi sai số liệu - Hàng bị biển thủ

Hoạt động kiểm soát

- Nhập hang không đủ số lượng, chất lượng, chủng loại - Hàng bị biển thủ

(tiếp)  Giám đốc xem xét và ký tắt ở tất cả chứng từ thanh toán trước khi ký séc và gửi thư xác nhận với nhà cung cấp. Kiểm soát viên nhận trực tiếp sổ phụ ngân hàng từ ngân hàng và tiến hành đối chiếu, hòa giải với sổ chi tiết, kiểm soát viên chú ý kiểm tra các sec bị hủy, các nghiệp vụ có số tiền lớn và bất thường, đối chiếu với chứng từ. Kiểm soát viên cũng nhận được danh sách các tài khoản phải trả hàng tháng từ kế toán trưởng, so sánh số tổng với sổ cái, lập danh sách và lưu hồ sơ. Hàng quý hàng tồn kho được kiểm đếm và so sánh với sổ kế toán, nếu có sự khác biệt cả hai bên cần kiểm tra để xác định nếu có tổn thất hàng tồn kho. Sự khác biệt được liệt kê và được thảo luận giữa kiểm soát viên với thủ kho và lưu hồ sơ. Yêu cầu:  a. Liệt kê các kiểm soát nội bộ, cho biết thuộc yếu tố nào của kiểm soát nội bộ.

 b. Hãy cho biết đối với mỗi kiểm soát giúp ngăn cặn phát hiện sai sót nào?

61

5/18/2021

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền  4.2.1. Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền  4.2.2. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Đặc điểm của chu trình  Chu trình bán hàng thu tiền là chu trình quan trọng, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu chình này. Chu trình có đặc điểm sau: 

Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm



Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị

 Chu trình này thường bao gồm các bước: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, lập lệnh bán hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu và thu tiền.

62

5/18/2021

Sai phạm có thể xảy ra Giai đoạn

Sai phạm

Xử lý đơn đặt hàng

- Chấp nhận đơn đặt hàng chưa được phê duyệt

của khách hàng

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung cấp - Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng; nhầm lấn giữa đơn hàng của khách hàng này với khách khàng khác

Xét duyệt bán chịu

- Bán chịu cho khách hàng không đủ điều kiện - Nhân viên nới hạn mức tín dụng

Giao hàng

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc khách hàng - Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm -Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

Giai đoạn Lập hóa đơn

Sai phạm - Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập hóa đơn sai thông tin trên hóa đơn - Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn Ghi chép doanh thu - Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán và theo dõi nợ Phải - Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng thu khách hàng - Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn - Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm chễ, hay không đòi được nợ... - Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt - Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt - Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng - Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ - Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp

63

5/18/2021

Mục tiêu kiểm soát  Sự hữu hiệu và hiệu quả  Báo cáo tài chính đáng tin cậy  Tuân thủ pháp luật và các quy định

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng và thu tiền Thủ tục kiểm soát chung

Thủ tục kiểm soát cụ thể

Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng

64

5/18/2021

Phân chia trách nhiệm đầy đủ  Đơn vị cần tách biệt các chức năng: bán hàng, xét duyệt bán chịu, bộ phận giao hàng,bọ phận lập hóa đơn, bộ phận kho, bộ phận theo dõi nợ phải thu, cụ thể:  Tổ chức bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộ phận bán hàng

 Chức năng bán hàng tách biệt với bộ phận ghi nhận nợ phải thu  Bộ phận bán hàng không được khiệm việc thu tiền  Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu  Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin Kiểm soát chung

 Kiểm soát đối tượng sử dụng: Đối với đối tượng bên trong phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình. Đối với đối tượng bên ngoài thì cần thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào hệ

thống  Kiểm soát dữ liệu: Nhập dữ liệu càng sớm càng tốt, sao lưu dữ liệu để đề phòng mất mát, hư hỏng Kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát dữ liệu: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ  Kiểm soát quá trình nhập liệu: Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin; để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết của nhà cung cấp

65

5/18/2021

Kiểm soát

 Đánh số thứ tự chứng từ liên tục trước khi sử dụng

chứng từ và sổ

 Thống nhất biểu mẫu và đánh ký hiệu tham chiếu

sách

 Hóa đơn bán hàng chỉ được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hợp

đồng, lệnh bán hàng, đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, vận đơn  Ghi nhận kịp thời các khản nợ phải thủ hoặc tiền thu được Ủy quyền và xét  Ban hành các chính sách xét duyệt duyệt

Kiểm tra độc lập việc thực hiện  Một nhân viên độc lập với người thực hiện để kiểm tra lại quá trình thực hiện

66

5/18/2021

Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

Bước công việc

Thủ tục kiểm soát

Tiếp nhận đơn đặt hàng

 Kê khai theo mẫu đã đánh số trước  Xét duyệt đơn đặt hàng

Xác minh người mua hàng

 Liên hệ với khách hàng

Kiểm tra đơn giá

 Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng với bảng giá chính thức  Liên hệ với khách hàng khi có chênh lệch

Xác nhận khả năng cung ứng

 Liên hệ với bộ phận kho hoặc cập nhật vào hệ thống

Lập lệnh bán hàng

 Lập 5 liên  Gửi lệnh bán hàng sang bộ phận bán chịu

Xét duyệt bán chịu

 Bộ phận xét duyệt phải độc lập với bộ phận bán hàng  Có chính sách bán chịu  Kiểm tra hệ thống tín dụng của khách hàng

Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Bước công việc Bộ phận giao hàng

Thủ tục kiểm soát  Lập chứng từ gửi hàng (phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho)  Chuyển chứng từ gửi hàng cho bộ phận kho  Nhận hàng từ thủ kho và đối chiếu với chứng từ gửi hàng  Lập chứng từ vận chuyển và gửi cùng với chứng từ gửi hàng cho bộ phận lập hóa đơn

Kho

 Xuất kho  Ghi thẻ kho

67

5/18/2021

Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng Bước công việc

Thủ tục kiểm soát

Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt

    

Khuyến khích thanh toán qua ngân hàng Sử dụng hóa đơn khi bán hàng Sử dụng máy tính tiền tưh động Đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền in từ máy tính tiền tự động Tách chức năng ghi chép việc thu tiền từ điểm bán hàng và chức năng hạch toán tiền trên sổ cái  Định kỳ kiểm kê kho để phát hiện bán hàng để ngoài sổ sách

Đối với phương thức bán chịu

 Định kỳ đối chiếu doanh thu trên sổ kế toán với chứng từ hoặc với số liệu của các bộ phận khác.  Mở sổ kế toán chi tiết nợ phải thu và định kỳ đối chiếu công nợ.  Định kỳ lập báo cáo về số dư nợ phải thu và hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên hoặc địa điểm bán hàng, phân tích tuổi nợ.  Ban hành chính sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi  Định kỳ lập báo cáo về số dự phòng đã trích lập, số nợ phải thu đã xóa sổ  Kiểm tra việc trình bày nợ phải thu trên báo cáo tài chính

Một số thủ thuật thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền Gian lận

Thủ tục kiểm soát

Gian lận trong khâu xét  Xây dựng chính sách bán hàng và thường xuyên cập nhật chính duyệt bán hàng

sách này  Tách bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền. Định kỳ đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận  Trang bị hệ thống máy tính tiền tự đông.

Biển thủ tiền bán hàng  Bố trí nhân viên giám sát thu ngân hoặc lắp camera  Cài đặt chức năng đăng nhập vào hệ thống máy tính tiền tự động  Yêu cầu nhân viên cất đồ dùng cá nhân trước khi thu tiền  Lập đường dây nóng

68

5/18/2021

Gian lận Chiếm đoạt tiền khách hàng trả

Thủ tục kiểm soát 

do mua hàng trả chậm:

công một nhân viên độc lập theo dõi nợ phải thu và đối chiếu công nợ đột xuất.

 Thủ thuật gối đầu  Thủ thuât tạo cân bằng giả



Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng với số liệu kế toán

 Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ

Kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu, phân



Bắt buộc phải phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu, cho khách hàng hưởng chiết khấu hoặc các bút

 Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu

toán điều chỉnh nợ phải thu.

khách hàng 

Định kỳ phân tích tuổi nợ

Câu hỏi 4.9. Sau đây là những sai sót đã xảy ra Công ty thực phẩm Fesh:  1. Giá trên hóa đơn bán hàng được ghi không chính xác do đã nhập liệu sai vào phần mềm kế toán.  2. Hóa đơn của nhà cung cấp đã được thanh toán mặc dù chưa nhận được hàng.  3. Nhân viên trong bộ phận nhận hàng đã lấy thịt bò để sử dụng cho mục đích cá nhân.  4. Trong quá trình kiểm kê vật chất, tại một quầy hàng đã viết mô tả sai về một số sản phẩm và số lượng sản phẩm.  5. Một nhân viên bán hàng đã bán toàn bộ một khối thịt cừu với giá thấp hơn giá gốc vì cô không biết giá cừu đã tăng trong tuần qua.  6. Một hóa đơn của nhà cung cấp đã được thanh toán hai lần cho cùng một lô hàng.  7. Vào ngày cuối cùng của năm, một xe tải thịt bò được đặt sang một bên để vận chuyển đi bán vào cuối ngày, không được kiểm kê vào hàng tồn kho  8. Một nhân viên bán hàng biển thủ tiền trả cho nhà cung cấp bằng cách tạo ra một nhà cung cấp không có thật  Đối với mỗi sai sót hãy đưa ra các biện pháp kiểm soát để ngăn chặn và phát hiện

69

5/18/2021

4.10. Hãy phân chia các nhiệm vụ trên cho các nhân viên thích hợp  1. Phê duyệt bán chịu cho khách hàng  2. Nhập thông tin vận chuyển và thông tin thanh toán của khách hàng, lập hóa đơn, ghi sổ nhật ký bán hàng và cập nhật các tài khoản phải thu.  3. Lập phiếu thu tiền mặt.  4. Ghi sổ phiếu thu tiền mặt và cập nhật các tài khoản phải thu.  5. Chuẩn bị tiền mặt để gửi tài khoản ngân hàng.  6. Gửi tiền mặt vào tài khoản ngân hàng.

 7. Đối chiếu bảng chấp công, và nhập dữ liệu để lập bảng tính lương, kiểm tra bảng tính lương và ghi sổ  8. Ký bảng thanh toán lương  9. Đối chiếu các chứng từ thanh toán tiền lương

Tiếp

 10. Ký phê duyệt phiếu chi.  11. Kiểm tra chữ ký, kiểm chứng từ chi tiền mặt và ghi sổ  12. Xét duyệt thanh toán cho nhà cung cấp và giao séc chi tiền cho kế toán  13. Đóng dấu đã thanh toán vào các hóa đơn đã thanh toán  14. Cập nhật vào sổ tổng hợp, đối chiếu giữa sổ cái và sổ chi tiết xem xét các số dư bất thường  15. Kiểm tra sổ chi tiết các tài khoản phải thu với hồ sơ khách hàng, xem xét các tài khoản còn tồn đọng hơn 90 ngày  16. Hàng tháng gửi biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng  17. Điều chỉnh chênh lệch từ thông báo của khách hàng sau khi đối chiếu ngân hàng  18. Hòa giải tài khoản ngân hàng.

70

5/18/2021

4.11. Viện nghiên cứu lịch sử vận hành một bảo tàng lịch sử vì lợi ích của cộng đồng.  Khi bảo tàng mở cửa cho công chúng, hai nhân viên văn phòng được bố trí ở lối vào sẽ thu phí vào cửa 25.000 đồng đối với một người tham quan. Thành viên của viện nghiên cứu được phép vào cửa miễn phí khi xuất trình thẻ thành viên.  Vào cuối mỗi ngày, một trong những nhân viên thu phí sẽ chuyển số tiền thu được cho thủ quỹ. Thủ quỹ đếm tiền mặt trước sự có mặt của nhân viên thu tiền và cất nó vào két. Mỗi chiều thứ sáu, thủ quỹ và một trong những nhân viên thu phí giao tất cả tiền mặt được giữ trong két cho ngân hàng và nhận được một phiếu gửi tiền được chứng thực bởi ngân hàng, làm căn cứ để kế toán ghi sổ.  Hội đồng quản trị của viện nghiên cứu đã xác định cần phải cải thiện kiểm soát nội bộ đối với việc thu phí tham quan.  Yêu cầu:  Chỉ ra những thiếu sót trong các biện pháp kiểm soát nội bộ hiện tại  Cho biết những thiếu sót nào có thể dẫn tới tài sản bị biển thủ  Cho biết những thiếu sót nào có thể dẫn tới báo cáo tài chính có sai sót  Cho biết những biện pháp để cải thiện kiểm soát nội bộ đối vứi bảo tàng

4.12. Sau đây là các sai sót có thể xảy ra liên quan đến các khoản thu, hãy liệt kê các kiểm soát có thể ngăn chặn hoặc phát hiện sai sót đó.  1. Khách hàng thanh toán đã được ghi sổ nợ phải thu chính xác nhưng ghi sai trong sổ chi tiết tiền mặt.  2. Tiền thanh toán của khách hàng bị biển thủ trước nộp cho thủ quỹ.  3. Tiền thu được của khách hàng ít hơn số phải thu khách hàng, nhưng sổ kế toán được ghi đầy đủ  4. Tiền thu được của khách hàng An Bảo được ghi nhầm vào khách hàng khác.  5. Tất cả các khoản phải thu từ các khách hàng khác nhau được ghi vào một sổ kế toán phải thu khách hàng duy nhất

71

5/18/2021

4.13. Công ty Dược phẩm Meyers, nhà sản xuất thuốc, có các biện pháp kiểm soát nội bộ sau đây:  1. Đơn đặt hàng của khách hàng được tiếp nhận tại phòng tiếp nhận đơn đặt hàng. Trên cơ sở đơn đặt hàng nhân viên của phòng này sẽ điền các thông tin tính hợp như tên, địa chỉ, số tài khoản của khách hàng, số lượng và mặt hàng mà khách hàng yêu cầu vào một mẫu đơn có sẵn được đánh số trước. Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ đính kèm mẫu đơn này.  2. Mẫu đơn đặt hàng sau đó được chuyển đến bộ phận tín dụng để phê duyệt tín dụng. Bộ phận tín dụng chỉ xem xét những đơn hàng có áp dụng giới hạn tín dụng, sau khi xem xét mức phê duyệt tín dụng được ghi trên mẫu đơn đặt hàng  3. Tiếp theo, mẫu đơn đặt hàng được chuyển đến bộ phận thanh toán, tại đây nhân viên bán hàng sử dụng máy tính để lập hóa đơn khách hàng. Việc tính toán trên hóa đơn sẽ được máy tính tự động thực hiện. Nhân viên thanh toán xác định đơn giá cho các mặt hàng từ danh sách giá thanh toán niêm yết của công ty. Các liên hóa đơn bao gồm: 1 liên cho khách hàng, 1 liên cho bộ phận bán hàng, để cung cấp thông tin, 1 liên là lưu trữ, 1 liên cho bộ phận vận chuyển, phục vụ như một đơn đặt hàng vận chuyển. Vận đơn cũng được lập các bản sao như hóa đơn.

Tiếp  4. Vận đơn và một liên hóa đơn được gửi tới bộ phận vận chuyển. Sau khi đơn hàng đã được chuyển đi, các bản sao của vận đơn được trả lại cho bộ phận thanh toán. Một liên hóa đơn được bộ phận vận chuyển lưu trữ.  5. Trong bộ phận thanh toán, một bản sao của vận đơn được đính kèm với liên hóa đơn của khách hàng và cả hai đều được gửi đến khách hàng. Bản sao khác của vận đơn, cùng với mẫu đơn đặt hàng, sau đó được đính kèm với một liên hóa đơn lưu theo số thứ tự của hóa đơn.  6. Khi máy tính tạo hóa đơn, nó cũng lưu trữ các giao dịch trong một tệp điện tử được sử dụng để cập nhật hồ sơ kế toán hàng ngày. Đồng thời tự động ghi nhận các nghiệp vụ này vào sổ kế toán và được in ra bản cứng.  7. Định kỳ, kiểm toán viên nội bộ rà soát nghiệp vụ bán hàng từ đơn đặt hàng cho đến vào sổ kế toán. Công việc giám sát bao gồm xem xét tính hợp lý của tổng doanh thu, tính toán lại hóa đơn và rà soát lại sổ nhật ký, đỗi chiếu sổ cái và sổ chi tiết.  Yêu cầu: Liệt kê các kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp, các kiểm soát này nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai sót nào?

72

5/18/2021

 4.14. KSNB đối với nợ phải thu khách hàng được xem là hữu hiệu khi nhân viên kế toán giữ sổ chi tiết các khoản phải thu không được kiêm nhiệm việc:  A. Phê chuẩn việc bán chịu cho khách hàng

 B. Xóa sổ nợ phải thu khách hàng  C. Thực hiện thu tiền  D. Cả A,B,C  4.15. Thủ tục kiểm soát nào sau đây nhằm đảm bảo hợp lý nhất rằng mọi nghiệp vụ bán chịu trong kỳ của đơn vị  A. Nhân viên phụ trách bán hàng gửi một liên của các đơn đặt hàng đến bộ phận bán chịu để so sánh hạn mức bán chịu dành cho khách hàng và số dư nợi phải thu của khách hàng  B. Các chứng từ gửi hàng, hóa đơn bán hàng được đánh số liên tục trước khi sử dụng  C. Kế toán trưởng kiểm tra độc lập sổ chi tiết và sổ cái tài khoản Phải thu khách hàng hàng tháng

 D. Kế toán trưởng kiểm tra danh mục đơn đặt hàng, phiếu giao hàng mỗi tháng và điều tra khi có sự khác biệt giữa số lượng hàng trên đơn đặt hàng và số lượng hàng xuất giao

 4.16. Để ngăn chặn việc biển thủ tiền thu được từ khách hàng, đơn vị nên áp dụng thủ tục kiểm soát nào sau đây:  A. Một nhân viên kiểm tra độc lập việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng trong sổ nhật ký thu tiền và đối chiếu với số tiền ghi trên bảng tổng hợp số tiền thu trong ngày

 B. việc xóa sổ những khoản nợ không thể thu hồi phải được phê chuẩn bởi một người có thẩm quyền ở bộ phận phê chuẩn bán chịu  C. Tách biệt giữa nhân viên thu tiền và nhân viên kế toán nợ phải thu  D. Bộ phận giám sát phải so sánh đối chiếu tổng số tiền thu trong ngày với tổng số tiền trong sổ nhật ký thu tiền  4.17. Lý do chính của việc đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng đối với các biểu mẫu chứng từ như: đơn đặt hàng, chứng từ gửi hàng, hóa đơn bán hàng để giúp công ty:  A. Xác định các nghiệp vụ ghi trên chứng từ thực sự xảy ra  B. Kiểm tra việc ghi sổ đúng kỳ của doanh thu bán hàng và nợ phải thu  C. Kiểm tra sự tiên tục của số thứ tự trên chứng từ để phát hiện các chứng từ bị vất và những nghiệp vụ không ghi sổ  D. Kiểm tra tính hợp lệ của các nghiệp vụ đã ghi sổ

73

5/18/2021

 4.18. Đối với nợ phải thu, việc tách biệt chức năng nào dưới đây có thể giúp ngăn ngừa thủ thuật lapping:  A. Thu tiền và chi tiền  B. Thu tiền với lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng  C. Thu tiền với ghi sổ tài khoản nợ phải thu  D. Thu tiền với bán hàng  4.19. Để ngăn chặn tình trạng che dấu việc thiếu hụt tiền bằng cách xóa sổ không đúng các khoản nợ phải thu, đơn vị cần áp dụng thủ tục kiểm soát:  A. Việc xóa sổ phải được phê chuẩn bởi một nhân viên có trách nhiệm sau khi xem xét đề nghị của bộ phận tín dụng và các bằng chứng liên quan  B. Việc xóa sổ phải được phê chuẩn bởi bộ phận theo dõi nợ phải thu  C. Việc xóa sổ phải được phê chuẩn bởi bộ phận gửi hàng  D. Việc xóa sổ phải cân cứ vào bảng phân tích tuổi nợ quá hạn

Kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương  4.3.1. Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm soát đối với chu trình tiền lương  4.3.2. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình tiền lương

74

5/18/2021

Đặc điểm tiền lương  Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của số lượng và chất lượng sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh...  Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động và là một yếu tố ci phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do đơn vị tạo ra  Thông thường tiền lương bao gồm: lương cơ bản và các khoản khác như tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca...

Hình thức trả lương Về cơ bản có hai hình thức trả lương là:  a. Lương theo thời gian: 

Áp dụng cho bộ phận quản lý



Là khoản tiền trả cho người lao động theo thời gian làm việc của họ (ngày, tháng, quý hoặc năm)



Được tính trên vị trí làm việc, thời gian làm việc, cấp bậc, thàng lương

 b. Lương theo sản phẩm: 

Áp dụng cho công nhân sản xuất hay cho nhân viên bán hàng – lương theo doanh số cũng là một dạng của lương theo sản phẩm



Được tính dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc hay lao vụ đã hoàn thành

75

5/18/2021

Đặc điểm của chu trình tiền lương  Là chu trình quan trọng  Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện  Trải qua nhiều khâu  Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí tại nhiều đơn vị  Việc xác định kết quả lao động để trả lương và tăng lương đòi hỏi sự xét đoán của nhà quản lý cấp cao  Hiệu quả hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chính chu trình này  Các bước công việc bao gồm: Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương; Tính lương và các khoản trích theo lương; Trả lương; Nộp thuế thu nhập các nhân và các khoản trích theo lương; Ghi sổ kế toán

Sai phạm có thể xảy ra Giai đoạn Thu thập các

Sai phạm 

chứng từ ban đầu như bảng

hoàn thành như ghi chép không đầy đủ, không chính xác và kịp thời. 

chấm công và

các chứng từ khác liên để tính

Sai sót trong chấm công, trong tính toán khối lượng sản phẩm, dịch vụ Sai phạm trong ghi chép, tính toán giờ công, giờ phụ trội, sản phẩm, dịch vụ hoàn thành (nếu có).



Tính giờ công cho những nhân viên không có thật. Sai phạm trong cập nhật dữ liệu về nhân sự, như

lương +

Không phản ánh kịp thời sự biến động nhân sự

+

Báo cáo sai về số ngày (giờ) nghỉ bệnh, nghi không lương hay nghi phép, số giờ làm phụ trội...

-

Thiếu các chứng từ cần thiết (như hợp đồng lao động) khiến chi phí tiền lương không được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế.

76

5/18/2021

Giai đoạn

Sai phạm

Tính lương và các khoản  Tính sai tiền lương phải trả. khấu trừ

 Tính lương cho số nhân viên đã nghi việc, hoặc đang cho nghi

việc.  Tính lương không chính xác do sai về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận...  Khấu trừ sai hoặc không khấu trừ các khoản: BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN.  Không tuân thủ pháp luật về mức lương tối thiểu, mức tiền công làm ngoài giờ Thanh toán lương

 Chậm trễ hoặc sai sót trong việc giao séc trả lương hoặc chuyển tiền vào tài khoản của nhân viên.  Nhân viên lập séc chiếm đoạt tiền của những người lao động không có thật

Nộp thuế TNCN và các khoản trích theo lương

 Chậm nộp hoặc không nộp các khoản đã khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà nước

Mục tiêu tổng quát của chu trình  Sự hữu hiệu và hiệu quả

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy  Tuân thủ pháp luật và các quy định

77

5/18/2021

Mục tiêu cụ thể  Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, hợp tình) – Đây là mục tiêu quan trọng nhất của quy trình này.  Tiền lương của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời. 

Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời



Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công của công ty



Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công.

 Tiền lương của nhân viên toàn công ty luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời.  Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rỏ ràng và dể hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định.

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình tiền lương Thủ tục kiểm soát chung

Thủ tục kiểm soát cụ thể

• • • •

Phân chia trác nhiệm giữa các chức năng khác nhau Kiểm soát quá trình xử lý thông tin Kiểm tra độc lập việc thực hiện Phân tích rà sóat hay đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương

• Xây dựng chính sách tiền lương • Kiểm soát quá trình lập bảng chấm công và các tài liệu liên quan để tính lương • Kiểm soát quá trình tiền lương và các khoản khấu trừ • Ban hành chính sách tiền lương rõ ràng • Kiểm soát quá trình nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho Nhà nước

78

5/18/2021

Xây dựng chính sách tiền lương Các nguyên tắc chính xây dựng chính sách tiền lương là:  Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên  Căn cứ vào thị trường lao động  Căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của đơn vị  Căn cứ vào sự công bằng giữa các nhân viên cùng phòng ban và giữa các bộ phận trong cùng đơn vị  Căn cứ vào giá trị vật chất mà đơn vị trao cho nhân viên và giá trị tinh thần mà nhân viên nhận được từ đơn vị  Căn cứ vào pháp luật hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ...và các quy định của đơn vị

Kiểm soát quá trình lập bảng chấm công và các tài liệu liên quan để tính lương  Các thủ tục kiểm soát phổ biến cần thực hiện là:

 Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương  Kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương  Kiểm tra các nội dung trên chứng từ ban đầu về tiền lương

79

5/18/2021

Kiểm soát quá trình tiền lương và các khoản khấu trừ  Ban hành chính sách tiền lương rõ ràng  Bộ phận nhân sự phải thông báo kịp thời mọi biến động về nhân sự và tiền lương, bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các biến động này

 Phân công người có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi trong chương trình tính lương  Phân công người có thẩm quyền phê duyệt bảng lương  Bảng lương và các chứng từ chi lương phải chuyển đầy đủ và kịp thời để kế toán ghi chép  Định kỳ, nhà quản lý đối chiếu chi phí lương thực tế với quỹ lương kế hoạch

Kiểm soát quá trình thanh toán lương  Phải phê duyệt trước khi chi lương

 Định kỳ phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương  Người lao động phải ký nhận lượng trực tiếp hoặc chi trực tiếp qua tài khoản ngân hàng

80

5/18/2021

Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình tiền lương và thủ tục kiểm soát thích hợp Gian lận Khai khống nhân

Thủ tục kiểm soát - Tách biệt chức năng tuyển dụng lao động với chức năng sử

viên hay tạo ra nhân dụng lao động

viên ảo

- Phòng nhân sự định kỳ đối chiếu bảng lương với danh sách lao động trong hồ sơ nhân sự - Bảo quản chặt chẽ các séc trả lương và giám sát việc giao séc cho nhân viên, nhân viên giao séc trả lương độc lập với bộ phận tính lương và bộ phận tuyển dụng lao động - Nhân viên nhận séc phải có giấy tờ tùy thân, nếu trả lương qua tài khoản ngân hàng đơn vị nên mở tài khoản để trả lương cho nhân viên tại cùng một ngân hàng

Gian lận

Thủ tục kiểm soát

Khai khống giờ

Tách biệt chức năng tính lương, phê chuẩn bảng chấm

công hay khai

công và giao séc trả lương

khống mức lương

Hạn chế truy cập vào hồ sơ nhân sự, người chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ nhân sự tách biệt với trách nhiệm tính lương Mọi bảng chám công phải có phê chuẩn của trưởng bộ phận, quy định thời hạn nộp bảng chấm công

Tát cả sự thay đổi mức lương cần có sự phê chuẩn

81

5/18/2021

Câu hỏi 4.20. Công ty sản xuất Cửu Long sử dụng khoảng 50 công nhân sản xuất và có quy trình trả lương sau đây:  Quá trình tuyển dụng được thực hiện như sau: Giám đốc nhà máy phỏng vấn ứng viên và trên cơ sở cuộc phỏng vấn sẽ quyết định có tuyển dụng hay không. Khi ứng viên trúng tuyển, họ sẽ điền thông tin vào mẫu giấy W-4 (Giấy chứng nhận nhân viên) và đưa cho người quản lý. Người quản lý viết mức lương hàng giờ cho nhân viên mới ở góc của mẫu W-4 và sau đó đưa văn bản này cho bộ phận tiền lương để thông báo rằng nhân viên đã được tuyển dụng. Người quản lý tư vấn bằng lời nói cho bộ phận tiền lương điều chỉnh tỷ lệ.  Thẻ chấm công được đặt trong một chiếu hộp tại lối vào nhà máy. Mỗi công nhân lấy một thẻ thời gian vào sáng thứ Hai, điền vào tên của họ và điền thời gian khi họ đến và về hàng ngày. Vào cuối tuần, các công nhân trả lại các thẻ chấm công vào chiếc hộp ban đầu. Vào sáng thứ Hai, nhân viên bộ phận tiền lương sẽ thu thập các các thẻ chấm công này.  Một trong những nhân viên bộ phận tiền lương sự sẽ nhập các thông tin trên thẻ chấm công vào máy tính và ghi sổ kế toán. Nhân viên sẽ không được tính lương nếu không nộp lại thẻ chấm công.  Tiền lương không được gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của người lao động, mà được kế toán trưởng giao cho quản đốc trả tới tay của người lao động.  Hãy liệt kê sự thiếu hụt trong kiểm soát nội bộ và nêu ra những sai sót có khả năng xảy ra do sự thiếu hụt.

 4.21. Hãy cho biết các biện pháp kiểm soát sau đây thuộc yếu tố nào của kiểm soát nội bộ và các kiểm soát này nhằm hạn chế sai sót nào  1. Cần có sự phê duyệt của trưởng bộ phận hoặc quản đốc về bảng chấm công trước khi lập bảng tính lương.  2. Tất cả các bảng chấm công được rà soát và cộng ngày công trước khi nhập dữ liệu tính lương

 3. Phần mềm quản lý nhân sự và tính lương trên cơ sở nhập dữ liệu số giờ công của từng nhân viên (thông tin của từng nhân viên đã được nhập liệu trước đó) nhân viên kế toán tiền lương kiểm tra kỹ độ chính xác về mặt toán học sau khi phần mềm đã tính.  4. Bộ phận nhân sự điều tra tính xác thực của các thông tin trong hồ sơ nhân sự.  5. Phần mềm quản lý nhân sự và tính lương sẽ không chấp nhận dữ liệu đỗi với các nhân viên không nằm trong danh sách nhân sự  6. Người lập bảng lương không thực hiện các nhiệm vụ về tiền lương khác như chấm công, truy cập dữ liệu phần mềm tính lương và thanh toán lương  7. Thông báo bằng văn bản đối với những hợp đồng tuyển dụng hoặc chấm dứt hợp đồng tuyển dụng đến các bộ phận liên quan  8. Tiền lương được chuyển khoản tới tài khoản của người lao động  9. Hạn chế quyền truy cập vào phần mềm quản lý nhân sự và tính lương bằng cài đặt mật khẩu

82

5/18/2021

4.22. Những sai sót sau đây tại Công ty Sản xuất Lathen:

 1. Một số nhân viên làm nửa ngày nhưng vẫn chấm công đầy đủ  2. Quản đốc nộp bảng chấm công trong đó có một nhân viên đã nghỉ việc và họ chia nhau số tiền lương này.  3. Chi phí nhân công trực tiếp của sản phẩm A không được tính vào sản phảm A mà được tính vào sản phẩm B (chưa tiến hành sản xuất)  4. Nhân viên tính lương đã tính lương cho một người không tồn tại. Đồng thời anh ta tạo ra một tài khoản ngân hàng để tiền lương sẽ chuyển vào tài khoản đó.  5. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân kế toán đã ghi Có TK Phải trả công nhân viên  Yêu cầu: Đối với mỗi sai sót, hãy nêu các kiểm soát nhằm ngăn chặn

 4.23. Công ty Rogers Products Company là công ty sản xuất chuyên lắp ráp các bộ phận máy tính. Chủ sở hữu doanh nghiệp không trực tiếp điều hành doanh nghiệp, việc điều hành doanh nghiệp được thực hiện bởi hai nhân viên chủ chốt là giám đốc và kiểm soát viên, cả hai đã làm việc tại đây trên 15 năm.  Công ty có 230 công nhân ở ba phân xưởng, mỗi phân xưởng có một quản đốc chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động. Công nhân mới được thuê bởi các quản đốc trên cơ sở có nhu cầu hay không. Mỗi quản đốc đề nghị mức lương cho công nhân mới và cả việc tăng lương hoặc điều chỉnh trên cơ sở hiệu quả làm việc của công nhân. Tất cả các mức lương được phê duyệt bởi bộ phận kiểm soát nội bộ.  Công việc của mỗi công nhân là độc lập nhau vì vậy Rogers có chính sách lịch làm việc rất linh hoạt, miễn là họ bắt đầu sau 7:00 sáng và kết thúc trước 6:00 tối. Các quản đốc sẽ đưa các thẻ chấm công được đánh số trước cho công nhân vào sáng thứ hai. Công nhân sẽ điền thời gian bắt đầu và ngừng làm việc mỗi ngày trong tuần. Vào thứ sáu sau khi các nhân viên hoàn thành công việc trong tuần, họ sẽ nộp thẻ chấm công cho quản đốc, phê duyệt và gửi chúng bằng chuyển phát nhanh đến văn phòng chính ở thành phố khác.

83

5/18/2021

 Nhân viên tính lương nhận được thẻ chấm công vào thứ bảy và nhập thông tin vào phần mềm nhân sự để tính lương và lập các sec chi lương. Các sec chi lương sẽ được kiểm soát viên ký vào sáng thứ hai, bộ phận này sẽ so sánh từng séc với bảng tính lương và chuyển toàn bộ sec này bằng chuyển phát nhanh cho các phân xưởng. Quản đốc phân xưởng sẽ nhận sec và phân phát cho công nhân, nếu công nhân không có mặt thì quản đốc sẽ gửi đến địa chỉ của nhân viên.  Tại bộ phận văn phòng, giám đốc và kiểm soát viên là người tiến hành tuyển dung người lao động, họ quyết định và điều chính mức lương của người lao động tủy vào năng lực của người lao động. Chủ sở hữu quyết định mức lương của giám đốc và kiểm soát viên. Nhân viên tính lương cũng xử lý các giao dịch tiền lương cho nhân viên văn phòng bằng phần mềm nhân sự nhưng tất cả tiền lương được chuyển trực tiếp vào tài khoản mà không sử dụng sec chi lương. Kiểm soát viên có quyền truy cập vào phần mềm tính lương, cô là người duy nhất có quyền truy cập vào mô-đun tiền lương và mức lương của phần mềm. Cô cập nhật phần mềm cho mức lương mới, tiền lương và thay đổi của người lao động hiện có. Kế toán tiền lương có quyền truy cập vào tất cả các mô-đun tiền lương khác khác. Trợ lý kiểm soát viên tiến hành điều hòa các tài khoản ngân hàng hàng tháng.  Yêu cầu:

 a. Xác định các thiếu sót kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên của Rogers Products Company.  b. Đối với mỗi thiếu sót, hãy nêu loại sai sót có khả năng xảy ra.

Kiểm soát nội bộ đối với tiền  4.4.1. Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm soát đối với tiền

 4.4.2. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với tiền

84

5/18/2021

Hãy nêu các sai sót có thể xảy ra đối với tiền mặt ở các giai đoạn thu tiền, chi tiền và tồn quỹ. Hãy trình bày các kiểm soát nội bộ để ngăn chặn Hãy nêu các sai sót có thể xảy ra đối với tiền gửi ngân hang ở các giai đoạn thu tiền, chi tiền và tồn quỹ. Hãy trình bày các kiểm soát nội bộ để ngăn chặn

Đặc điểm vốn bằng tiền Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ.  Tiền có mối quan hệ mật thiết với các giao dịch chủ yếu như mua, bán, thanh toán nợ, đầu tư, góp vốn … nên những gian lận và sai sót đối với tiền có tác động lan tỏa lớn đến tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và dòng tiền lưu chuyển của doanh nghiệp  Giao dịch về tiền có số phát sinh lớn, số lượng giao dịch lớn.  Tiền là tài sản ngăn hạn có tính luân chuyển cao và dễ bị gian lận, trộm cắp. Các thủ thuật gian lận thường đa dạng và được che dấu tinh vị. Vì thế trong quá trình quản trị vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thương mại hoặc khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.

85

5/18/2021

Mục tiêu kiểm soát tiền

 Sự hữu hiệu và hiệu quả: Các hoạt động thu chi và tồn quỹ được kiểm soát chặt chẽ giúp hạn chế tối đa sự mất mát, lạm dụng, tăng hiệu quả kinh doanh, đảm bảo khả năng thanh toán .  Báo cáo tài chính tin cậy: Đảm bảo việc trình bày khoản mục tiền trên báo cáo tài chính tuân thủ các quy định của chuẩn mực, thông tin về tiền tin cậy.  Tuân thủ pháp luật và quy định: Việc thu chi và quản lý tiền cần tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế quản lý tài chính của đơn vị và của nhà nước (đối với doanh nghiệp nhà nước).

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với tiền

• Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực • Phân chia trách nhiệm đầy đủ • Kiểm soát quá trình xử lý thông tin • Phân tích và rà soát • Bảo vệ tài sản

Các thủ tục kiểm soát chung

• Kiểm soát cụ thể đối với thu tiền mặt • Kiểm soát cụ thể đối với chi tiền mặt • Các thủ tục kiểm soát về tồn quỹ tiền mặt

• Kiểm soát cụ thể đối với thu tiền gửi ngân hàng • Kiểm soát cụ thể đối với chi tiền gửi ngân hàng • Các thủ tục kiểm soát số dư

Thủ tục kiểm soát cụ thể đối với tiền mặt

Các thủ tục kiểm soát cụ thể đối với tiền gửi ngân hàng

86

5/18/2021

Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực:  Một nhân viên có sự trung thực luôn được đánh giá cao bởi họ biết phân biệt đúng sai, công tư để làm việc. Đức tính trung thực của nhân viên giúp doanh nghiệp hạn chế được những gian lận về tiền cũng như việc công bố thông tin trên báo cáo tài chính. Tuy nhiên, do gian lận về tiền rất tinh vi nên đồi hỏi nhưng nhân viên tham gia vào quá trình sử dụng quản lý và kiểm soát tiền phải có năng lực phù hợp.

Phân chia trách nhiệm đầy đủ:  Nhằm hạn chế nguy cơ lạm quyền để gian lận, biển thủ tiền. Vì vậy cần tách biệt các chức năng xét duyệt, ghi chép, bảo quản và thực hiện.

87

5/18/2021

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin • Kiểm soát đối tượng sử dụng • Kiểm soát dữ liệu

• Kiểm soát dữ liệu • Kiểm soát quá trình nhập liệu

Kiểm soát chung

Kiểm soát ứng dụng

• Chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng vầy đầy đủ nội dung • Ghi nhận kịp thời, chính xác

Kiểm soát chứng từ sổ sách

• Chứng từ cần có xét duyệt • Chỉ được xét duyệt khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ • Các khoản chi lớn cần qua TKNH • Các séc không sử dụng cần ghi “Hủy bỏ” Ủy quyền và xét duyệt

Phân tích và rà soát  Xây dựng kế hoạch chi tiêu

 Định kỳ lập báo cáo những khoản tiền có biến động bất thường như các khoản chi có số tiền lớn , bất thường hay thâm hụt ngân quỹ.  Phân tích biên động lãi TG, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt  Đối chiếu hóa đơn chưa thanh toán với nợ phải trả nhà cung cấp

88

5/18/2021

Bảo vệ tài sản  Để tránh rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền thì cần phải:Cất trừ tiền mặt, séc và hạn chế tiếp cận. Đồng thời,duy trì tồn quỹ hợp lý và nộp ngay tiền thu được vào ngân hàng. Ngoài ra, thủ quỹ cần ghi chép và báo cáo đầy đủ thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu bảng kê nộp tiền với sổ phụ ngân hàng, cuối ngày, kiểm kê và niêm phong quỹ

Kiểm soát cụ thể đối với thu tiền mặt

Thu tiền trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ • Đối với các siêu thị • Đối với cửa hàng bán lẻ • Đối với DN cung cấp dịch vụ • Đối với DN sử dụng vé • Đối với DN lớn

Thu nợ của khách hàng

Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại

• Thu nợ tại cơ sở của khách hàng • Khách hàng đến DN trực tiếp trả

89

5/18/2021

Thu tiền trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ  Đối với các siêu thị: Sử dụng POS. Khi sử dụng máy POS cần chú ý:  Để màn hình máy tính trong tầm nhìn của khách hàng để họ kiểm tra việc tính tiền có chính xác không.

 Thu ngân, phải in phiếu thu hoặc hóa đơn giao hàng cho khách và khuyến khích khách lấy hóa đơn và phiếu thu.  Các hóa đơn và phiếu thu phải được đánh số thứ tự của chứng từ.  Cuối ngày đối chiếu số tiền thu được và số liệu trên máy tính.  Cuối ca, nhân viên bán hàng hoặc thu ngân phải nộp về quỹ trung tâm

 Đối với cửa hàng bán lẻ: Việc giới thiệu và tư vấn sản phẩm do nhân viên bán hàng đảm nhận nhưng việc thu tiền phải do thu ngân thực hiện. Tại các đơn vị mà nhân viên bán hàng đồng thời thu tiền thì nên trang bị máy tính tiền tự động. Khi không tách biệt được thì yêu cầu nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng. Định kỳ kiểm kê và đối chiếu với báo cáo bán hàng.  Đối với DN cung cấp dịch vụ: Tách biệt bộ phận cung cấp dịch vụ, bộ phận lập chứng từ và bộ phận thu tiền. Đánh số chứng từ và khi thu tiền đóng dấu vào hóa đơn xác nhận đã thu tiền. Cuối ngày thu ngân và bộ phận lập phiếu đối chiếu số liệu  Đối với DN cung cấp dịch vụ sử dụng vé: Cần tách biệt chức năng thu tiền và chức năng kiểm soát vé. Vé phải được đánh số thứ tự trên vé trước khi sử dụng. Trên vé in sẵn giá vé và khi thu tiền đóng dấu vào hóa đơn xác nhận đã thu tiền. Cuối ngày nhân viên bán vé nộp tiền cần đối chiếu số vé bán và số tiền nộp. Ngoài ra, cần kiểm tra bộ phận soát vé như gắn camera hoặc kiểm tra đột xuất

 Đối với DN lớn: Chỉ giao hóa đơn cho khách hàng khi đã được phê duyệt bán chịu hoặc đã trả tiền

90

5/18/2021

Thu nợ khoản phải thu khách hàng  Thu tại cơ sở khách hàng 

Theo dõi công nợ: Phân công nhân viên kế toán chuyên theo dõi công nợ, lập bảng theo dõi công nợ đối với từng khoản nợ, thời gian nợ của khách hàng và định kỳ giao cho từng nhân viên thu nợ.



Tổ chức đội ngũ nhân viên thu nợ. Dựa vào bảng theo dõi công nợ, từng nhân viên thu nợ lập kế hoạch thu nợ. Khi đến hạn thanh toán, nhân viên thu nợ nhận giấy ủy quyền và nhận hóa đơn từ kế toán công nợ để đến khách hàng thu tiền. Đơn vị cần quản lý chặt chẽ giấy ủy quyền cho nhân viên thu nợ.



Cuối ngày yêu cầu nhân viên nộp ngay số tiền thu được cho thủ quỹ hoặc nộp hóa đơn và giấy ủy quyền đồng thời giải thích lý do. Các hóa đơn chưa thu được tiền cần quản lý chặt chẽ.



Định kỳ kế toán công nợ lập các bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ của từng khách hàng. Cuối thàng cần đối chiếu công nợ

 Khách hàng trực tiếp trả nợ tại doanh nghiệp: Kế toán quỹ lập phiếu thu, thủ quỹ thu tiền và giao biên lai hoặc phiếu thu cho người nộp tiền.

Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại  Việc chấp thuận giảm giá, chiết khấu được thực hiện bởi người có thẩm quyền độc lập với nhân viên bán hàng.  Kế toán bán hàng cần mở sổ sách theo dõi riêng các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại đồng thời lập báo cáo theo dõi hàng bán bị trả lại, các khoản nợ xóa sổ.  Định kỳ phân công một người độc lập kiểm tra sự phê duyệt của các giao dich giảm giá, chiết khấu

91

5/18/2021

Thủ tục kiểm soát cụ thể về chi tiền Chi trả tiền cho nhà cung cấp

• Ban hành quy trình luân chuyển chứng từ • Khi nhân được hóa đơn cần đối chiếu hóa đơn với các chứng từ khác để kiểm tra sự phê duyệt và số tiền thanh toán • Toàn bộ chứng từ thanh toán cuối cùng phải được lưu vào hồ sơ chi tiền theo số phiếu chi

Thanh toán các khoản chi tiêu khác

• Sử dụng phiếu đề nghị thanh toán có xác nhận của trưởng bộ phận • Phê duyệt phiếu đề nghị thanh toán • Lập phiếu chi khi chi tiền

Các thủ tục kiểm soát về tồn quỹ tiền mặt

 Cuối ngày phải kiểm kê và đối chiếu với số liệu quả kế toán,phải niêm phong két trước khi ra về. Tùy vào nhu cầu kinh doanh cũng như thanh toán công nợ trong từng giai đoạn , đơn vị cần duy trì tồn quỹ hợp lý. Tùy vào đặc điểm của hoạt động, đơn vị có thể lập dự toán dòng tiền hàng tuần, tháng để kiểm soát tiền tồn quỹ và lập kế hoạch huy động.

92

5/18/2021

Các thủ tục kiểm soát cụ thể đối với thu TGNH Thu nợ khách hàng

Thu tiền từ thẻ tín dụng

• Phân nhiệm cho nhiều nhân viên mở thư • Đóng dấu vào mặt sau của séc • Lập danh sách các séc nhận được • Lập danh sách các séc ký thác vào ngân hàng • Ghi sổ kế toán • Ghi giảm công nợ • Điều tra các séc không đủ thông tin như số hóa đơn… • Kiểm tra và theo dõi các séc không tiền bảo chứng

• Mở riêng một tài khoản ngân hàng cho các khoản thu tiền qua thẻ tín dụng. • Hạn chế tiếp cận thông tin trên thẻ tín dụng. • Đối chiếu khoản thu tín dụng và nghiệp vụ nhận tiền. • Chia nhỏ các thông tin về thẻ tín dụng • Soát xét tình trạng tài chính của từng nhân viên, kiểm tra quy trình bán hàng, quy trình lưu trữ thông tin

Thủ tục kiểm soát về chi tiền gửi ngân hàng  Thực hiện các thủ tục kiểm soát tương tự như các thủ tục chi tiền mặt.

 Tách biệt chức năng giữ séc, phê chuẩn chi tiêu, ký séc và ghi sổ nhằm trách thủ thuật kiting.  Mọi nghiệp vụ chi bằng TGNH đều phải được phê chuẩn.  Các chứng từ làm căn cứ phê chuẩn phải là chứng từ gốc  Mọi khiếu nại của nhà cung cấp về việc chưa nhận được tiền cần được xử lý bởi người độc lập  Bảo quản séc trắng. Tách biệt chức năng giữ và viết séc, ký séc và chuyển séc cho người thụ hưởng. Luân phiên người ký séc.

93

5/18/2021

Thủ tục kiểm soát số dư  Đối chiếu giữa sổ sách kế toán TGNH và sổ phụ  Bảo quản séc ở nơi an toàn.

Một số gian lận thường gặp và các biện pháp thích hợp đối với thu tiền Thủ thuật

Biện pháp kiểm soát

Thủ thuật Skimming: Người thực hiện chiếm đoạt tiền thu từ bán hàng bằng cách bỏ ngoài sổ sách

 Tách biệt chức năng bán hàng với nhân viên thu tiền  Kiểm kê hàng hóa

Thủ thuật gối đầu: Được thực hiện bằng cách  Tách biệt chức năng thủ quỹ ghi nhận trễ khoản tiền đã thu và bù đắp bẵng và kế toán quỹ những khoản tiền thu được sau đó. Do đó, sẽ làm  Thường xuyên đối chiếu công khoản phải thu khách hàng trên sổ sách cao hơn nợ thực tế

94

5/18/2021

Thủ thuật

Biện pháp kiểm soát

Chiếm dụng hay biển thủ nợ phải  Tách biệt chức năng thu tiền với chức năng thu khách hàng: được thực hiện ghi sổ theo dõi nợ phải thu. bằng cách nhân viên thu nợ thông  Định kỳ hoặc đột xuất, một nhân viên độc đồng với nhân viên kế toán thay đổi lập thực hiện gửi thư xác nhận và liên lạc địa chỉ khách hàng để ngăn chặn bằng điện thoại thông báo trước cho khách không cho thư nhắc nợ hay biên hàng về việc gửi thư xác nhận. bản xác nhận nợ tới khách hàng rồi  Kiểm tra các điều kiện lập dự phòng nợ thay thế bằng thư xác nhận nợ giả. phải thu khó đòi và sự phê duyệt lập dự Để che dấu khoản nợ đã thu kế toán phòng cũng như xóa nợ phải thu. ghi nhận là khoản nợ khó đòi và xóa sổ Biển thủ ngân quỹ: Thủ quỹ, nhân viên thu tiền chiếm đoạt tiền khi  Bán hàng và thu tiền  Khi thu nợ  Khi thu nợ bằng séc

 Tuyển chọn nhân viên trung thực, liêm chính  Thường xuyên đối chiếu, xác nhận nợ  Yêu cầu nộp ngay tiền vào tài khoản của doanh ngiệp sau mỗi ca bán hàng.

Một số gian lận thường gặp và các biện pháp thích hợp đối với chi tiền Thủ thuật

Biện pháp kiểm soát

Giả mạo chứng từ gốc để khai khống khoản chi tiền:  Lập công ty ma hoặc thông đồng với công ty khác để xuất hóa đơn cho dịch vụ không có thật  Thanh toán không đúng với số tiền phải trả như thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn hoặc nâng giá trị giao dịch phải thanh toán so với thực tế  Chi tiêu cho cá nhân nhưng thanh toán bằng tiền của công ty

 Kiểm kê hàng hóa.  Tách biệt chức năng phê chuẩn mua hàng, nhận hàng và thanh toán.  Đóng dấu đã thu tiền trên hóa đơn sau khi thanh toán  Trước khi phê duyệt,đối chiếu giá đề xuất với giá thị trường.  Sử dụng định mức chi tiêu để kiểm soát  Tách biệt chức năng phê duyệt với chức năng sử dụng dịch vụ..

95

5/18/2021

Thủ thuật Giả mạo séc để rút tiền: Trộm séc trắng và giả chữ ký Cố tình ghi sai người thụ hưởng

Biện pháp kiểm soát  Nhân viên giữ séc phải liêm chính  Séc phải được kê khai số lượng sử dụng, hủy và chưa sử dụng  Không ký khống séc  Đối chiếu kỹ thông tin trước khi ký séc

Kitting: Chuyển một số tiền từ TKTGNH  Lập bảng kê các séc chuyển tiền xung này sang TKTGNH khác nhưng cùng quanh thời điểm khóa sổ, công ty nhằm tăng khống số dư TK TGNH do ngân hàng chuyển chưa kịp ghi giảm tiền nhưng ngân hàng nhận đã ghi tăng tiền. Thủ tục này thường được thực hiện vào thời điểm kết thúc niên độ

Câu hỏi  4.24. Hãy cho biết những nhiệm vụ sau thuộc chức năng nào: thực hiện, phê duyệt, ghi sổ kế toán và bảo quản. Hỹ cho biết những nhiệm vụ nào không được phép kiêm nhiệm:  Mở thư và kiểm tra các séc nhận được  Quản lý tiền nhận được: Giữ két sắt/ giữ séc  Gửi séc và tiền mặt vào ngân hàng  Yêu cầu chuyển tiền từ ngân hàng này sang ngân hàng khác  Ký lệnh chuyển tiền  Ghi sổ kế toán

 Kiểm tra việc định khoản kế toán  Ghi sổ quỹ  Truy cập vào sổ sách kế toán  Đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ kế toán với sổ phụ ngân hàng  Cho phép xóa sổ các khoản nợ khó đòi

96

5/18/2021

 4.25. Toàn kế toán trưởng có năng lực cao của công ty thương mại Hải Âu, và đã làm việc tại đây trong suốt 20 năm. Sự tận tâm của anh ấy đối với công việc và luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao nên anh đã từng bước được giao thêm các trách nhiệm quan trọng trong doanh nghiệp. Chủ tịch hội đồng quản trị của Hải Âu đã rất bất ngờ khi phát hiện ra Toàn đã biển thủ hơn 500.000 đô la trong khoảng thời gian 10 năm bằng cách không ghi hóa đơn vào sổ nhật ký bán hàng và biển thủ các khoản tiền thu được. Hãy cho biết những yếu tố chính nào cho phép gian lận trên xảy ra?  4.26. Nếu kế toán nợ phải thu kiêm nhiệm việc thu tiền thì rủi ro có sai sót trọng yếu sẽ cao do người ngày có thể thực hiện gian lận bằng cách:  A. Đánh cắp hàng tồn kho  B. Ghi nhận các khoản nợ phải thu không có thực  C. Chậm trễ ghi nhận các khoản tiền đã thu và bù đắp bằng những khoản tiền thu được sau đó  D. Cả A, B, C

 4.27. Công ty Mỹ phẩm Ngọc Hà có một chi nhánh nhỏ gồm một giám đốc chi nhánh và trợ lý bán hàng. Chi nhánh sử dụng tài khoản ngân hàng để thanh toán chi phí. Tài khoản này được đứng tên bởi công ty Mỹ phẩn Ngọc Hà. Để thanh toán chi phí, séc phải được ký bởi giám đốc chi nhánh. Giám đốc chi nhánh sẽ nhận sổ phụ ngân hàng và tiến hành hòa giải giữa sổ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng, định kỳ lập các báo cáo về việc sử dụng tiền và gửi chúng về trụ sở chính.  a. Liệt kê các yếu tố trong kiểm soát nội bộ cho từng tình huống này.  b. Đối với mỗi trường hợp hãy cho biết khả năng xảy ra sai sót.  c. Hãy đưa ra các biện pháp để cải thiện kiểm soát nội bộ.

97

5/18/2021

 4.28. Hàng năm khi gần kết thúc năm tài chính, giám đốc công ty xây dựng thường có kỳ nghỉ cuối tuẩn, vì vậy đã ký trước một số séc thanh toán để thanh toán các hóa đơn có giá trị lớn trong thời gian vắng mặt. Kế toán trưởng đã biển thủ tiền bằng cách ghi tên mình là tên thụ hưởng trong séc thay vì là các nhà cung cấp. Ông đã giữ séc thanh toán này trong vài tuẩn để đảm bảo các kiểm toán viên không phát hiện ra khi đỗi chiếu với sao kê của ngân hàng. Sau khi giám đốc trở lại làm việc, kế toán trưởng lại đệ trình các hóa đơn một lần nữa để thanh toán.  Yêu cầu. Những thiếu sót tồn tại trong kiểm soát nội bộ của khách hàng? Hãy đưa ra các biện pháp để khác phục

Kiểm soát nội bộ đối với TSCĐ  4.5.1 Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm soát đối với TSCĐ

 4.5.2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với TSCĐ

98

5/18/2021

Đặc điểm TSCĐ  TSCĐ là một trong các nhân tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh. Phần lớn hoạt động kinh doanh trong đơn vị đều cần đến TSCĐ để sản xuất, bán hàng, quản lý... vì vậy sai phạm khi mua sắm, quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ sẽ ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.  TSCĐ trong một số đơn vị thường chiếm tỉ trọng đáng kể so với tổng tài sản trên Bảng cân đối kế toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất thuộc lĩnh vưc cong nghiệp nặng, dầu khí... TSCĐ thường bao gồm nhiều loại, được bảo quản ở nhiều nơi việc mất mát, hư hỏng, dễ xảy ra và đôi khi rất khó phát hiện.  Trong công việc hàng ngày, các nhân viên trực tuyến sử dụng tài sàn của tổ chức, do đó TSCĐ cũng dễ bị biển thủ, chiếm dụng, lạm dụng mặc dù khả năng này không cao như tiền và hàng hóa.

Sai phạm có thể xảy ra đối với TSCĐ Giai đoạn Quyết định đầu tư

Sai phạm thường gặp -

TSCĐ

Sử dụng TSCĐ

Đầu tư không đúng nhu cầu dẫn đến lãng phí hoặc mất cân đối tài chính.

-

Mua cho cá nhân nhưng tính vào tài sản của đơn vị.

-

Mua TSCĐ với giá cao hơn giá thị trường

-

Sử dụng TSCĐ không đúng mục đích, sử dụng lãng phí giảm hiệu quả.

-

Sử dụng TSCĐ không đúng công suất.

-

Sử dụng TSCĐ cho mục đích cá nhân (lạm dụng)

-

Đánh cắp TSCĐ.

99

5/18/2021

Giai đoạn Ghi nhận

Sai phạm thường gặp -

Ghi chép TSCĐ không chính xác và kịp thời: Ghi nhận nhưng tài sản

thông tin về

không đáp ứng đủ điều kiện trở thành TSCĐ. Ghi nhận sai thông tin về

TSCĐ

nguyên giá, thời gian hữu dụng. -

TSCĐ đã đưa vào sử dụng nhưng chưa cập nhập trên sổ sách.

-

Chọn phương pháp khấu hao không phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng của TSCĐ.

-

Không ghi chép kịp thơ gian bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc hạch toán sại chi phí.

-

Không ước tính rủi ro xảy ra,không mua bảo hiểm cho cácTSCD có giá trị lớn

Thanh lý

- Không xóa sổTSCD đã thanh lý

TSCĐ

- Nhượng bán với giá thấp - Chiếm đoạt tiền thanh lý

Mục tiêu kiểm soát  Sự hữu hiệu quả trong hoạt động,

 Báo cáo đáng tin cậy, và  Tuân thủ pháp luật và các quy định.

100

5/18/2021

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với TSCĐ Thủ tục kiểm soát chung • • • • • •

Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐ Phân chia trách nhiệm đầy đủ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin Kiểm tra độc lập việc thực hiện Kiểm soát vật chất Phân tích, rà soát

Thủ tục kiểm soát cụ thể • • • • • • • • • •

Đề xuất mua tài sản Xét duyệt mua tài sản Lựa chọn nhà cung cấp Lập đơn đặt hàng Nhận TSCĐ Ghi nhận TSCĐ Giao trách nhiệm quản lý tài sản Kiểm kê tài sản Tính giá và ghi chép khấu hao TSCĐ Ghi nhận nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp • Thủ tục kiểm soát đối với việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ

Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐHH Khi lập kế hoạch, cần chú ý:  Cần tham khảo ý kiến của bộ phận tài chính, kế toán trên cơ sở phân tích nhu cầu sản xuất, khả năng hiện tại của TSCĐ hữu hình, cân đối với khả năng huy động các nguồn tài trợ  Cần xem xét lại hiệu quả của việc đầu tư TSCĐ của năm trước  Nếu đầu tư TSCĐ từ nguồn vốn vay cần xem xét lại khả năng chi trả tiền vay dựa vào tính toán chi phí đầu tư, thu nhập từ dự án đầu tư mang lại  Nếu dự án khả thi, Kế toán trưởng/GĐ tài chính có ý kiến và ký duyệt trên phiếu yêu cầu TSCĐ và chuyển đến BGĐ  Nếu dự án không khả thi, Kế toán trưởng/GĐ tài chính đề xuất những kiến nghị khác như thuê hoạt động, thuê tài chính, sửa chữa, nâng cấp tài sản cũ và chuyển đến BGĐ

101

5/18/2021

Phân chia trách nhiệm đầy đủ  Tách bạch các chức năng xét chọn nhà cung cấp với bộ phận mua tài sản  Chức năng ghi chép tách bạch với chức năng sử dụng tài sản

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin  Kiểm soát chung

 Kiểm soát ứng dụng  Kiểm soát chứng từ sổ sách  Ủy quyền và xét duyệt

102

5/18/2021

Kiểm tra độc lập việc thực hiện  Một nhân viên độc lập đối chiếu TSCĐ nhận về với hóa đơn hay hợp đồng mua tài sản về số lượng, tình trạng, đặc điểm kỹ thuật…  Giám sát độc lập quá trình thi công đối với các công trình xây dựng cơ bản

 Một bộ phận độc lập nghiệm thu và một bộ phân khác kiểm tra quyết toán công trình

Kiểm soát vật chất  Hạn chế tiếp cận tài sản thông qua quản lý chặt chẽ tài sản,…

 Lắp đặt và sử dụng các thiết bị như camera, hệ thống báo động…  Sử dụng và bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, khi có hư hỏng phải báo cáo và sửa chữa kịp thời…  Phải giao trách nhiệm quản lý TSCĐ cho bộ phận sử dụng  Định kỳ kiểm kê

103

5/18/2021

Phân tích, rà soát  Định kỳ so sánh chi phí mua tài sản thực tế với dự toán  Đối với tài sản đã đưa vào sử dụng cần so sánh việc thực hiện với kế hoạch nhằm phát hiện các tài sản lãng phí không mang lại hiệu quả

 So sánh phần tang them tài sản với nguồn vốn được phép chi  Đối chiếu tất cả các tài sản tang trong kỳ với danh sách tài sản được phép mua

Đề xuất mua tài sản  Bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ lập phiếu đề nghị mua hàng và được trưởng bộ phận ký duyệt  Việc đề xuất cần dựa trên kế hoạch  Đối với những tài sản có giá trị lớn cần kèm theo dự toán, thuyết minh tính hiệu quả

104

5/18/2021

Xét duyệt mua tài sản  Tất cả các tài sản được mua sắm cần phải được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền thích hợp  Bộ phận xét duyệt nên có sự tham gia của KTT/GĐ tài chính, KTT/GĐ tài chính cần xem có phù hợp với kế hoạch và ngân sách đã được phê duyệt hay không

Lựa chọn nhà cung cấp Việc lựa chọn nhà cung cấp thường cần thỏa mãn đồng thời các tiêu chuẩn sau:

 Không có mối quan hệ về lợi ích giữa bộ phận mua tài sản với nhà cung cấp được chọn  Tiêu thức giá lựa chọn phải là giá hợp lý nhất so với các nhà cung cấp khác  Đối với các tài sản có giá trị lớn nên chọn hình thức đấu thầu công khai để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất

105

5/18/2021

Lập đơn đặt hàng  Dựa trên phiếu yêu cầu TSCĐ và nhà cung cấp được lựa chọn, bộ phận mua tài sản sẽ lập Đơn đặt hàng  Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và đầy đủ thông tin: ngày đặt mua, số lượng, quy cách, giá cả, nhà cung cấp, điều khoản thanh toán

Nhận TSCĐ  Căn cứ vào Đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu mua TSCĐ tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, yêu cầu kỹ thuật  Sau khi nhận tài sản, bộ phận mua tài sản tiên hành lập Biên bản giao nhận TSCĐ

106

5/18/2021

Ghi nhận TSCĐ  Sau khi hoàn tất việc mua và chuyển giao tài sản, kế toán ghi chép việc mua tài sản và theo giõi tình hình sử dụng  Phòng kế toán cần lưu trưc đầy đủ, chính xác thông tin về TSCĐ: tên tài sản, chủng loại, bộ phận sử dụng, nguyên giá, mã số, vị trí đặt, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, giá trị tang thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế  Định kỳ đỗi chiếu sổ chi tiết với sổ cái  Dán nhãn cho tài sản  Bố trí nhân viên kiểm tra độc lập các thông tin của TSCĐ  Hạn chế việc tiếp cận hồ sơ về TSCĐ

Giao trách nhiệm quản lý tài sản  Giao trách nhiệm cho trưởng bộ phận có liên quan trong việc quản lý và sử dụng tài sản  Hạn chế tiếp cận tài sản  Lắp đặt hệ thống camera và báo động

107

5/18/2021

Kiểm kê tài sản  Hàng năm phải kiểm kê tất cả TSCĐ  Khi kiểm kê đối chiếu số lượng thực tế với danh sách TSCĐ và kiểm soát tình trạng của TSCĐ

Tính và ghi chép khấu hao TSCĐ  Kiểm tra việc ghi nhận đúng chủng loại TSCĐ

 Tính khấu hao thích hợp cho TSCĐ  Lưu trưc thông tin khấu hao TSCĐ

108

5/18/2021

Ghi nhận nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp  Ghi nhận nợ phải trả về TSCĐ  Kiểm tra chứng từ thanh toán

Thủ tục kiểm soát đối với việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ  Sửa chữa TSCĐ

 Nâng cấp TSCĐ

109

5/18/2021

Thanh lý TSCĐ  Soát xét tình hình sử dụng tài sản định kỳ  Ban hàng thủ tục thanh lý TSCĐ  Thủ tục thanh lý TSCĐ gồm:



Tổng hợp thông tin thanh lý TSCĐ



Phát hành hóa đơn và giao tài sản cho người mua



Cập nhật sổ TSCĐ

Một số gian lận và thủ tục kiểm soát Gian lận

Thủ tục kiểm soát

Mua TSCĐ không cần thiết hoặc với giá cao

Quy định mọi trường hợp mua sắm TSCĐ phải dựa vào kế hoạch, dự toán được phê duyệt và được xét duyệt bởi người có thẩm quyền Đánh giá kết quả hoạt động của bộ phận dựa trên lượng tài sản mà bộ phận đó sử dụng Các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp đấu thầu cần xem xét định kỳ và sửa đổi phù hợp

Lạm dụng TSCĐ của đơn vị

Quy định về quyền hạn quản lý và trách nhiệm sử dụng tài sản Lãnh đạo cần nêu gương về ý thức sử dụng TS Sử dụng thẻ có mã số nhằm theo dõi tình hình sử dụng TS Sử dụng đủ lượng TSCĐ và gần với công suất thiết kế

Thanh lý những Khi thanh lý cần được xét duyệt tài sản còn tốt Mời công ty hay chuyên gia đánh giá độc lập để tham khảo về giá thanh lý hoặc thanh lý Thanh lý có thể thông qua đấu giá, thông báo rộng rãi cho nhiều bên tham gia với giá thấp

110

5/18/2021

Câu hỏi  4.28. Thủ tục nào sau đây không phải làm một điểm yếu trong KSNB đối với TSCĐ

 A. Việc mua TSCĐ không được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền  B. Mọi nghiệp vụ mua TSCĐ được thực hiện bởi bộ phận có nhu cầu về tài sản đó  C. Việc thay thế TSCĐ được thực hiện ngay khi hết hạn sử dụng theo ước tính ban đâu  D. Khi nhượng bán hay thanh lý TSCĐ doanh nghiệp lập ra một hội đồng để giải quyết các vấn đề có liên quan  4.29. Để phát hiện các TSCĐ không sử dụng, thủ tục kiểm soát nào sau đây cần được thiết lập:  A. Định kỳ, kế toán trưởng lập bảng phân tích các thu nhập khác để phát hiện các khoản thu từ nhượng bán TSCĐ  B. Định kỳ, quản đốc phân xưởng và các phòng ban báo cáo về tình hình sử dụng TSCĐ  C. Quan sát kiểm kê của kiểm toán viên nội bộ

 D. Cả A, B, C

4.30. Những kiểm soát sau đây giúp ngăn chặn và phát hiện sai sót gì?  (1) Kiểm toán viên nội bộ định kỳ chọn các hạng mục TSCĐ trong hồ sơ TSCĐ và quan sát thực tế tài sản trong doanh nghiệp

 (2) Trưởng các phòng ban được yêu cầu cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán hàng quý về các tài sản không được sử dụng hoặc tình trạng hư hỏng.  (3) Tất cả các hợp đồng mua tài sản đều được xem xét bởi nhân viên kiểm soát và luật sư để xác minh việc chuyển quyền sở hữu là hợp pháp và không phải thuê hoạt động.  (4) Hàng quý, việc kiểm kê tài sải cố định được kiểm kê và đối chiếu với hồ sơ TSCĐ.  (5) Khi ghi nhận bút toán mua TSCĐ thì phần mềm sẽ tự động nhập vào hồ sơ TSCĐ  (6) Kiểm toán viên nội bộ kiểm tra thực tế thiết bị trên cơ sở định kỳ và xác minh rằng thiết bị được bao gồm trong tệp chính của thiết bị.  (7) Tất cả các bút toán tăng TSCĐ phải có biên bản giao nhận TSCĐ

111

5/18/2021

4.31. Kiểm soát viên nội bộ thực hiện phân tích để xác định liệu có tài sản nào không được sử dụng hoặc đã giảm mà không xóa sổ vẫn trích khấu hao TSCĐ. Tỷ lệ nào sau đây sẽ được sử dụng:  (1) Chi phí khấu hao / Nguyên giá của TSCĐ.  (2) Khấu hao lũy kế / Nguyên giá của TSCĐ.  (3) Chi phí sửa chữa và bảo dưỡng / chi phí nhân công trực tiếp.  (4) Tổng chi phí thiết bị sản xuất / đơn vị sản xuất. 4.32. Kiểm soát viên nội thực hiện phân tích để xác định liệu chi phí sửa chữa và bảo dưỡng được vốn hóa khi không đủ điều kiện. Tỷ lệ nào sau đây sẽ được sử dụng:  (1) Tỷ lệ giá trị vốn hóa bổ sung chia cho số dư đầu kỳ của các tài sản đó thấp hơn đáng kể so với tỷ lệ tương tự từ ba năm trước.  (2) Số dư trong tài khoản chi phí sửa chữa và bảo dưỡng thấp hơn đáng kể so với số tiền được ghi nhận trong nhiều năm qua.  (3) Nguyên giá TSCĐ đã giảm trong năm nay so với năm trước.  (4) Tỷ lệ chi phí khấu hao chia cho tổng nguyên giá trong năm hiện tại cao hơn so với các năm trước.

4.33. Đối với mỗi sai sót sau đây hãy nêu ra một biện pháp kiểm soát nội bộ mà khách hàng có thể thực hiện để ngăn chặn sự sai sót xảy ra:  1. Thời gian khấu hao của TSCĐ ít hơn thời gian sử dụng hữu ích ước tính  2. Vốn hóa TSCĐ cả các khoản chi phí thường xuyên như chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, vật tư, công cụ dụng cụ  3. Ghi số lượng TSCĐ không chính xác khi mua  4. Một khoản vay để mua TSCĐ không được ghi sổ. Tiền giải ngân từ khoản vay này được sử dụng để thanh toán một tài sản đang đi thuê hoạt động. Nghiệp vụ này cũng không được ghi sổ kế toán  5. Kế toán không ghi nhận bút toán xóa sổ TSCĐ khi thanh lý TSCĐ hoặc đổi lấy TSCĐ  6. Chi phí khấu hao máy móc thiết bị sản xuất được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.  7. Các công cụ dụng cụ để bảo trì TSCĐ bị đánh cắp bởi nhân viên công ty để sử dụng cá nhân.

112

5/18/2021

4.34. Các loại kiểm soát nội bộ sau đây thường được các doanh nghiệp sử dụng cho TSCĐ:  1. Hồ sơ TSCĐ được lưu riêng rẽ cho từng TSCĐ.  2. Có văn bản hướng dẫn kế toán phân biệt giữa các chi phí được vốn hóa như chi phí vận chuyển, lắp đặt với các chi phí thường xuyên.  3. Chi phí khấu hao phải được tính cho từng tài sản và được ghi lại trong hồ sơ của TSCĐ cùng với thời gian khấu hao, khấu hao lũy kế, định kỳ được xem xét bởi một nhân viên độc lập.  4. Mua TSCĐ có giá trị trên 50 triệu phải được ban giám đốc phê duyệt.  5. Tài sản được dãn nhãn bằng thẻ kim loại và được Khi thực tế, thiết bị được dán nhãn bằng thẻ kim loại và được kiểm kê bằng hệ thống tự động.  Yêu cầu: Hãy cho biết các kiểm soát trên giúp ngăn chặn hoặc phát hiện sai sót nào

Em hãy cho ví dụ về các yếu tố kiểm soát nội bộ: - Môi trường kiểm soát: 3 ví dụ - Đánh giá rủi ro: 2 ví dụ - Hoạt động kiểm soát: 5 ví dụ - Hệ thống thông tin và truyền thông: 3 ví dụ - Giám sát: 1 ví dụ

113

5/18/2021

Thank you!

114