Audit de Formation [PDF]

Zitiervorschau

Université Mohammed V – Rabat Faculté des Sciences Juridiques Economique et Sociales Agdal ANNEE UNIVERSITAIRE : 2017/2018

Audit de Formation

 Réalisé par : AOUAM Hamza – EL BAHRY Souad – EL MNOUER Oumaima – EL HASSADE Fatimaezzahra

5 décembre 2018

 Encadré par : Mme MRHARI Aicha

Management Stratégique des Ressources Humaines

LISTE DES ABREVIATIONS Au niveau Théorique IAS : l’Institut International de l’Audit Social des Ressources Humaines et des Organisations. VAE : Validation des Acquis de l’Expérience. CIF : Congé Individuel de Formation. DIF : Droit Individuel de Formation.

Au niveau Pratique SA : Société Anonyme. DRH : Directeur des Ressources humaines. FDFP : Fond de Développement de la Formation Professionnelle. GRH : Gestion des Ressources Humaines.

SOMMAIRE Liste des abréviations Introduction……………………………………………………………………….....P3

Partie I : Revue de Littérature……………………………………………….P4 Chapitre I : Genèse de la fonction formation……………………………………P5-7 Chapitre II : Champs d’application d’audit de la formation……………………..P8  Audit de formation…………………………………………………...P8-9  Processus de formation et référentiels……………………………...P9-12  La fonction de formation et programmation………………………….P12 Chapitre III : Les indicateurs qualité du processus formation…………………P13  Audit de conformité (prescrit /réalisé)…………………………….P13-14  Audit de Pertinence (en référence au projet)……………………...P14-15 

Audit de l’efficacité (objectifs / résultats)……………………………P15-17

Partie II : Cas Pratique (La Société FILTISAC SA)……………………...P18 Chapitre I : La présentation de la structure Formation……………………...P19 Chapitre II : Les fondements de la politique de Formation………………….P20  L’intérêt porté par le management à la formation…………………..P20  Le système de formation……………………………………………...P20  Audit de conformité……………………………………………….P20-22  Audit de cohérence………………………………………………..P22-23  Audit de pertinence………………………………………………..P23-25  Les forces et les faiblesses générales du système de formation……..P25 Conclusion…………………………………………………………………………..P26 Webographie………………………………………………………………………..P27

2

INTRODUCTION La formation est à la base de la plupart des améliorations de performance : - Elle contribue à l’amélioration de la qualité du travail : l’impact le plus évident de la formation est de contribuer à élever le niveau de connaissances et d’aptitudes à la communication des Travailleurs. - Elle contribue à une meilleure circulation de l’information. - Elle s’impose lors de l’acquisition de nouvelles machines, de changements dans les modes de production: c’est l’amélioration du niveau technique des travailleurs qui constitue la condition de l’intégration du progrès technique. - Enfin, la formation permet d’améliorer l’organisation et la mise en place des tâches en élevant le niveau des connaissances que les formés ont de leur environnement. Alors, La formation professionnelle est l’un des leviers importants qui garantit en partie la compétitivité et la performance de l’entreprise. Le développement de toute entreprise dépend des compétences de ses salariés et donc de la performance de sa gestion des Ressources Humaines et notamment la formation. En effet, prise dans cette perspective, la formation professionnelle en entreprise est l’une des fonctions d’un service ou d’une direction de Gestion des Ressources Humaines, cette fonction qui ne cesse de se développer dans un environnement complexe. Donc, Quel est le Champ d’application d’audit de la formation ? Quels sont Les indicateurs qualité du processus formation ? Comment s’organisent l’information dans l’entreprise ?

3

4

Chapitre I : Genèse de la fonction formation L’audit de la formation est une thématique faisant partie de l’audit social qui selon l’Institut International de l’Audit Social des Ressources Humaines et des Organisations (IAS) serait « L’audit appliqué à la gestion, aux activités et aux relations des individus et des groupes dans les organisations, ainsi qu’aux rapports de ces derniers avec leurs parties intéressées internes et externes». La formation pourrait être une solution aux problèmes des entreprises, en partant du principe « qu’il est parfois plus facile (si non, plus efficace) de chercher à agir sur les hommes que sur l’organisation». La formation pourrait être la solution à des problèmes de compétences dans l’entreprise mais elle ne peut pas résoudre tous les problèmes organisationnels ou managériaux. En effet, n’oublions pas que la formation n’est pas le seul moyen dans l’entreprise mais elle joue un rôle important en interaction avec les autres fonctions. Cet investissement est régit par un cadre réglementaire de droits et d’obligations qui a connu et connaît plusieurs évolutions pour s’adapter aux besoins des entreprises et des personnes. Nous retiendrons les principales étapes de la législation concernant la formation : Loi 1971 : Cette loi a favorisée le développement de la formation professionnelle dans les entreprises. Loi 2004 : Cette loi a renforcée les autres lois et a mis en place l’importance des dispositifs de formation : La VAE (Validation des Acquis de l’Expérience), le bilan de compétences, le CIF (Congé Individuel de Formation), le DIF (Droit Individuel de Formation)… Ces dispositifs sont au service des entreprises et des salariés et ont pour objectif l’amélioration des compétences via la formation. La formation professionnelle est liée à un besoin d’apprentissage mais aussi d’adaptation face aux différents changements ce qui nous permet de cerner les risques liés aux changements de métiers ou bien aux évolutions technologiques.

5

Former, c’est donner une chance aux personnes pour acquérir de nouvelles compétences et aux entreprises pour réaliser leurs objectifs, donc nous avons ici un intérêt double et un rôle important de la formation. Alors comment s’organise la formation dans les entreprises ? La formation est liée aussi à un ensemble d’acteurs cité par T. Ardouin comme suit : D’un côté : Les pouvoirs publics : Régions, Etats, leur rôle est la mise en application des lois, des règlements et des politiques de la formation continue ainsi que le contrôle financier des dépenses de la formation. Les prestataires de formation : organismes de formation, les structures VAE, les centres de bilans de compétences, les structures d’information, les cabinets de recrutement… - Leur rôle est d’apporter au marché de la formation des actions de qualité adaptées aux besoins des individus et des entreprises et jouer le rôle de conseiller auprès de ce public. - L’enjeu pour ces prestataires est énorme vu la responsabilité qu’ils ont pour apporter une valeur ajoutée à la formation en tenant compte des évolutions technologiques et de métiers en adaptant la formation aux besoins de l’entreprise et des bénéficiaires. Ces prestataires peuvent dispenser de la formation en présentiel ou à distance avec les nouvelles technologies d’information et de communication. De l’autre côté: Les partenaires sociaux : Organisations professionnelles, syndicats des salariés. - Ils participent à la mise en œuvre des politiques de formation à travers les conventions et les accords professionnels qui régissent le domaine de la formation professionnelle.

6

Les branches professionnelles et les OPCA, OPACIF : Ce sont des organismes paritaires collecteurs agréés par l’état et jouent un rôle de conseil et de gestion financière auprès des entreprises et des personnes. - Le rôle que jouent les branches est essentiellement l’établissement des accords et des conventions concernant la formation. L’entreprise : Elle reste un acteur principal puisque c’est le générateur et le consommateur essentiel de la formation. De grands groupes d’entreprises peuvent avoir leur propre centre de formation interne ainsi qu’un nombre important de formateurs.

Dans ce cas l’entreprise devient

consommateur et prestataire de formation. Le public : Il est représenté principalement par les demandeurs de la formation de toutes catégories que ce soit des chômeurs, des salariés ou autres. Ce public est en quête de qualité dans la formation, ce qui suppose en amont une politique de formation adaptée aux besoins ainsi qu’une bonne gestion financière de la part des différents acteurs cités auparavant.  Cette dimension politique, stratégique et financière de la formation doit être soumise à l’évaluation pour gagner en efficacité, d’où l’intérêt des audits pour vérifier le degré de respect de ces choix.

7

Chapitre II : Champs d’application d’audit de la formation Chaque entreprise possède ses codes de fonctionnement et souhaite que tout le personnel respecte et applique ces codes notamment pour la formation professionnelle, c’est le cas des politiques, des procédures, des chartes, des manuels d’organisation et des pratiques de fonctionnement.

A. Meignant nous précise « qu’il y a comme dans tout les domaines d’activité, des bonnes et des mauvaises pratiques, des innovateurs et des routiniers, des réussites et des échecs, de la création de valeur et des gaspillages. Il y a aussi des acteurs impliqués et des bureaucrates ». Cette réflexion nous montre qu’il y a effectivement « des bonnes et des mauvaises pratiques », et le champ de la formation n’échappe pas à ce dilemme, c’est la ou l’audit devient un atout important et joue pleinement son rôle en suivant une démarche d’évaluation et en apportant les améliorations nécessaires à ces pratiques. Qu’est-ce qu’un audit de formation alors ?

A. Audit de formation Nous entendons par audit de formation, l’analyse des écarts entre l’existant au niveau des pratiques et le souhaitable au niveau stratégique et managérial par rapport aux différents référentiels. Ces écarts peuvent nous renseigner sur l’état de la formation dans l’entreprise et sur les différentes améliorations que l’on peut amener. Nous avons déjà évoqué l’utilité de l’audit pour la fonction Ressources Humaines, dont la formation fait partie, et l’importance de la mesure, donc de l’évaluation dans ce domaine.

8

En effet nos différentes interrogations sur la notion de mesure en formation nous permettent de nous inscrire dans les théories de T. Ardouin et S. Lacaille de l’audit de la formation qui serait donc « une mesure d’écart entre un référentiel négocié avec le commanditaire et une observation affinée par une méthodologie maîtrisée… L’audit de formation s’inscrit bien sûr dans une démarche centrée sur la formation mais que la formation ne peut se comprendre qu’intégrée au contexte, à la culture de l’organisation et à la participation des différents niveaux d’acteurs » . Partant de cette définition de l’audit de formation de T. Ardouin et S. Lacaille, nous réalisons l’importance de la formation mais aussi l’importance de son positionnement dans un ensemble de contingences qui nous permettra une meilleure analyse de ce système. Nous avons choisi de parler de système et de processus de formation pour mettre en avant l’importance des pratiques de formation dans une démarche qualité et les exigences des normes et des référentiels dans la détermination du champ et des conditions d’application de ce processus.

B. Processus de formation et référentiels Qu’est-ce qu’un processus alors ? Et de quels référentiels parle-t-on ? Avant de parler de la notion de processus, il faudrait d’emblée définir les référentiels. Référentiel est un ensemble des prescriptions (normes, objectifs, procédures, directives) s’imposant à une organisation ou retenues par elle et auxquelles un auditeur va se reporter pour comparer ce qu’il va constater à ce qui devrait être. Le référentiel est la procédure formation qui décrit le fonctionnement souhaité par l’entreprise MGI Coutier. Cette procédure fait partie du système qualité groupe qui a été basé sur la norme ISO TS 16949. En effet cette procédure a pour objectif d’expliquer et de faciliter les tâches à accomplir par chacun des partenaires internes de l’entreprise pour l’atteinte des objectifs. Ce référentiel donne l’ensemble des moyens et des outils mis en place par l’entreprise pour l’élaboration et le suivi du plan de

9

formation. Cette procédure est un mode opératoire qui présente les éléments de recueil et d’analyse des besoins en formation ainsi que le suivi et la gestion de ce plan. Nous distinguons deux types de référentiels dans ce cadre : Les référentiels externes : Ce sont les lois, les règlements, les conventions collectives et les normes externes qui régissent la formation, comme par exemple le taux de formation par rapport à la masse salariale. Ces référentiels sont imposés par le cadre réglementaire et l’entreprise est obligée de les appliquer. Les référentiels internes : Ce sont ceux dictés par les objectifs de l’entreprise tels que les normes internes de qualité, d’environnement… Ces normes, sont considérées comme une exigence pour les entreprises qui veulent satisfaire leurs clients et notamment garder leurs existences sur le marché. Parmi les référentiels internes qui peuvent régir la formation, nous citons en guise d’exemple la norme interne de qualité ISO 9001 version 2000. Cette norme porte sur « les systèmes de management de la qualité » et ses exigences et consacre un chapitre pour les Ressources Humaines et notamment la formation et la motivation du personnel. Ce référentiel interne permet aux entreprises d’organiser leurs activités en processus qui suppose une transformation des éléments d’entrés en éléments de sortie moyennant des Ressources Humaines, matérielles… Chaque entreprise qui désire s’inscrire dans une démarche qualité pourrait se référer aux différentes normes sans pourtant oublier que « les normes ne sont pas un traité de la qualité décrivant les méthodes qui peuvent être employées dans tel ou tel cas particulier, et a fortiori n’imposent pas de telles méthodes. C’est donc à chaque entreprise de faire en matière de politique qualité, de procédés opérationnelles et de méthodes de travail pour construire et améliorer la qualité de ses prestations ».

10

Donc, il nous parait claire que les entreprises peuvent faire telle ou telle procédure, mode opératoire, utiliser telle ou telle méthode, développer tel ou tel outil… mais il est important de signaler que ces procédures et ces outils doivent respecter les exigences des normes. Ces procédures concernent toutes les fonctions dans l’entreprise dont la formation. Le processus de formation est un processus de production de compétences, car l’objectif d’une démarche qualité est de disposer d’un personnel compétent et conscient de sa contribution dans la réalisation des objectifs de l’entreprise. Le terme de production provient du domaine industriel parce que nous réalisons que, « les référentiels utilisés pour l’utilisation des normes de qualité viennent à l’origine du monde manufacturier et ils ont été par la suite adaptés au monde des services et en particulier à la formation professionnelle » . Ceci dit la formation professionnelle est un système qu’on peut analyser et évaluer comme tout système de production, d’où le rapport fournisseur / client. En effet la notion du client est déterminante dans ce cadre, puisque nous considérons que le personnel de toute entreprise est à priori un client interne. Ce client, qui contribue essentiellement à la performance de l’entreprise, à des besoins et des attentes à satisfaire d’où l’importance de son implication positive dans la formation en entreprise. Ainsi nous considérons que le processus de formation en entreprise n’est pas dissocié de l’ensemble des systèmes ou des processus dans l’entreprise, il agit sur les orientations et les décisions prises ou à prendre. Ce positionnement de la formation la met face à des aléas organisationnels que ce soit au niveau stratégique qu’au niveau opérationnel. Un tel positionnement mérite donc une réflexion sur l’atout stratégique de cette fonction mais encore sur la qualité de ses pratiques, d’où l’intérêt, encore une fois, des audits.

11

L’audit de formation peut prendre différentes formes et intervenir dans tous les champs de la formation, tout dépend de la demande initiale de l’entreprise. Ainsi, on peut auditer tout ou une partie du processus de formation. Il parait judicieux qu’une bonne pratique de la formation doit tenir compte de l’implication du personnel dans ce processus. Cette dimension humaine dans l’entreprise qui rend le personnel acteur dans le processus de formation et non seulement consommateur des formations. Ce consommateur qui est le client interne de l’entreprise mérite d’être suffisamment engagé dans la mise en œuvre de la qualité des pratiques de formation dans l’entreprise. D’après la réglementation, ce client bénéficie de plusieurs avantages en matière de formation professionnelle et à travers les différents dispositifs comme la Demande Individuel de Formation, le bilan de compétences, la Validation des Acquis de l’Expérience…

C. La fonction de formation et programmation La direction générale d’entreprise est responsable de la formation de son personnel. Toutefois, si on demande à ces responsables ce qu’ils attendent du programme de formation, ce que ces derniers ont amenés dans le passé, on aurait probablement autant de réponses différentes que de répondants. Un programme de formation du personnel a toujours été parmi les objectifs à réaliser au cours de l’année. Il est un moyen qui devrait augmenter l’efficacité du personnel et par voie de conséquences des services de l’entreprises.  Dans cette perspective la fin ou les objectifs à atteindre doit d’abord être connue avant de choisir les moyens. De toutes les étapes propres à la formation, la phase de diagnostic et sans aucun doute la plus importante et la plus exigeante.

12

Chapitre III : Les indicateurs qualité du processus formation Les indicateurs nous renseignent sur la qualité du processus de formation et nous permet en cas de dysfonctionnement d’apporter les améliorations nécessaires, notamment dans le cadre d'une démarche qualité, où il est important de connaître l'état réel d’une situation et de la comparer avec les objectifs fixés. L’intérêt des indicateurs est de donner une lisibilité sur l’état de la formation dans l’entreprise et les différentes décisions apportées pour l’amélioration de cette fonction. Leurs choix ne doit pas être laissé au hasard mais doit justifier de la nature des informations recherchées et des situations mesurées. L’auditeur est tenu de bien choisir ses indicateurs par rapport à la situation auditée pour gagner en fiabilité et en efficacité. Un indicateur doit être simple, synthétique et compréhensible par tous et pour cela, l’auditeur doit être un bon communicateur et surtout doit garder l’objectivité et ne pas tomber dans les pièges de préjugés. Audit de conformité (prescrit /réalisé) Cet indicateur nous renseigne sur la bonne application des règles et des procédures imposées par les normes et les procédures formation. La conformité visera ici l’adéquation entre ce qui prescrit et ce qui a été réalisé en matière de formation. En effet la formation professionnelle est régit par des lois et des procédures qu’il faut respecter, et l’auditeur peut se baser sur les différents référentiels pour vérifier la conformité des pratiques. L’intérêt de l’audit de conformité est d’analyser les écarts et les non conformités causés par le non respect des référentiels et de proposer des préconisations adéquates comme par exemple d’alléger les procédures internes de formation pour garantir la bonne application. Un audit de conformité peut porter sur l’ensemble ou une partie du processus formation, on pourrait analyser par exemple les écarts entre le budget prévisionnel et

13

réalisé dans le plan de formation. Tout écart dans ce cadre pourrait bien témoigner d’un problème de référentiel et on pourrait poser la question du bon sens et de la pertinence des référentiels. Audit de Pertinence (en référence au projet)

F. Kolb mentionne que « L’existence et l’application des procédures sont assurées, mais que leur pertinence l’est moins ». En effet, nous pouvons aligner et appliquer les procédures, mais la pertinence dans ce cadre serait de vérifier le bien fondé des référentielles formations et leur contribution aux prises de décision dans l’entreprise. Un audit de pertinence peut se baser par exemple sur la non application ou l’application partielle des procédures ce qui peut dégager des problèmes de non applicabilité de ces procédures.

P.Candau nous précise « qu’en effet, si les premiers audits avaient pour objet l’authentification des chiffres et la vérification de la conformité des résultats, au départ essentiellement financiers, aux lois et règlements en vigueur, les suivants se sont intéressés aux procédures, pour examiner d’abord si elles étaient appliquées, ensuite si elles étaient cohérentes entre elles et avec les différentes politiques, et si elles étaient pertinentes par rapport aux objectifs poursuivis » Il est bien de dire qu’on possède des référentiels formation mais faut-il que ces procédures soient adaptées à l’environnement interne et externe de l’entreprise, cohérentes et trouvent leurs champs d’application adéquate. Ainsi l’application des procédures ne donne pas lieu forcément à des formations efficaces. Selon A. Meignant, l’auditeur pourrait être amené aussi à vérifier la pertinence des besoins en formation et des moyens mis en œuvre pour réaliser les formations. Il s’agit par exemple de vérifier la qualité de l’analyse des besoins et son adéquation avec les objectifs de l’entreprise. En effet, l’analyse des besoins ne doit pas se faire d’une manière aléatoire mais avec rigueur en choisissant les moyens adéquats pour la réalisation des formations.

14

•

Exemple : Pour une formation sur l’utilisation des nouvelles machines concernant le processus de production est-il pertinent de mener une formation à distance ou organiser une formation classique ?

L’audit de pertinence permet d’étudier la cohérence des objectifs, du contenu et des procédures d’un programme de formation. L’audit de conformité et de pertinence d’une situation, en référence à des objectifs, règles, et procédures internes à l’entreprise. L’entreprise souhaite évaluer la réalité des pratiques par rapport à ce qui est prévu. Elle désire aussi faire évoluer ces pratiques en évaluant dans un premier temps la pertinence des objectifs et processus existants. La pertinence des procédures, c’est à dire leur capacité à provoquer les résultats attendus Audit de l’efficacité (objectifs / résultats) Mener un audit d’efficacité c’est faire « l’évaluation ou la mesure des résultats par rapport aux objectifs, permettant ainsi de vérifier au regard de leur potentialité, l’utilisation maximale des moyens mis en œuvre » Partant de cette définition de S. Lacaille et T. Ardouin, l’efficacité serait un indicateur qui nous renseigne sur l’utilisation optimale des moyens afin de réaliser les objectifs de la formation. La notion de l’efficacité en formation a toujours été liée à une notion d’efficience, étant donné que la formation est un investissement qui coûte cher aux entreprises et qu’il faut vérifier la bonne exploitation de cet investissement au moindre coût. Nous cherchons, via un audit d’efficacité, à vérifier si les objectifs de la formation ont été réalisés en tenant compte des moyens financiers, matériels, pédagogiques… mais la recherche de l’efficacité de la formation n’est pas aussi la même à tous les niveaux du système de formation. Nous pouvons évaluer l’efficacité de l’action de formation ou de la politique même de la formation, mais la tâche de l’auditeur ne serait pas facile car une telle démarche nécessite la présence de référentiel claire qui indique les objectifs visés et les résultats attendus.

15

L’auditeur est amené à s’armer de méthodologie claire pour mener à bien sa mission, d’autant plus s’il s’agit de mesurer précisément ce que la formation a apporté aux formés et à l’entreprise. Il s’agit de vérifier si les formés ont acquis les compétences nécessaires pour la réalisation des objectifs et des effets attendus sur le terrain, une formation en anglais ne pourrait pas produire les mêmes effets qu’une formation à l’accueil par exemple. Cette tâche n’est pas facile parce qu’elle dépend de l’entreprise, de sa culture et de son environnement interne et externe ainsi que du degré d’implication des managers et des bénéficiaires de la formation. L’efficacité ou non des actions de formation pourra nous renseigner sur la qualité des formations, de la pédagogie utilisée et donc de la qualité de la prestation de l’organisme ou du centre de formation. Cette évaluation pourrait être un atout majeur pour l’entreprise pour juger la qualité de son processus de formation et de ces fournisseurs qui sont les prestataires de la formation et prendre les décisions adéquates pour l’amélioration du processus. Ces audits nous aident à déterminer des indicateurs qui peuvent aider l’entreprise à réaliser leurs objectifs en terme de conformité, d’efficacité et de pertinence du processus formation et à posséder des compétences nécessaires en interne pour satisfaire leurs clients. En effet, derrière un produit de qualité et une satisfaction du client, nous supposons donc, qu’il y a des compétences adéquates, un personnel bien formé et une place aussi importante à la pratique de la formation dans l’entreprise. Mais partant de ce fait, le personnel qui est le client interne de l’entreprise devrait être satisfait et motivé par la formation qui répond normalement à ces attentes aussi bien qu’aux attentes de l’entreprise.

16

 La pertinence, la conformité ou l’efficacité sont des indicateurs qui peuvent juger la qualité du processus formation, mais la motivation et la satisfaction du personnel dans l’entreprise à aussi un rôle important. Alain Meignant, manager la formation, ed liaisons, 1997 Audit de conformité

Ce qui est observé est-il conforme à ce qui est souhaité / ou prescrit ?

Audit de pertinence

Le référentiel est-il pertinent ?

Audit d’efficacité

Le système mis en place a-t-il produit les résultats escomptés ?

Audit de cohérence

Le référentiel est-il cohérent avec les autres ?

Audit d’efficience

Le système mis en place a-t-il produit les résultats escomptés dans le meilleur rapport qualité / coût ?

17

18

Chapitre I : La présentation de la structure

FIL TISAC SA est une entreprise qui produit des emballages de transport. Elle est gérée par un Directeur Général qui met en application les orientations du Conseil d’administration. L’organisation de FIL TISAC SA comporte 5 grandes directions: La Direction Financière, chargée des opérations financières. La Direction Administrative, qui s’occupe des services généraux. La Direction d’Exploitation, qui gère les relations commerciales. La Direction Industrielle, qui coordonne l’activité de production des usines. La Direction des Ressources Humaines, qui s’occupe des aspects relatifs au personnel.  La principale structure commanditaire du présent audit est la Direction des Ressources Humaines de FIL TISAC SA. La Direction des Ressources Humaines de FIL TISAC SA est coordonnée par Un Directeur des Ressources Humaines.

19

Chapitre II : Les fondements de la politique de Formation -

L’intérêt porté par le management à la formation

Les normes de certification internationale ISO, à travers les principes de Management qu’elles suggèrent, préconisent que la formation soit intégrée comme Un objectif permanent de l’organisation pour une amélioration continue de la performance globale des organisations. -

Le système de formation

- La fonction formation est gérée à FIL TISAC SA par une cellule qui comprend Un Responsable chargé de la Formation, le Responsable de l ’Administration et de la Gestion du personnel et le DRH. - Le cycle de la Formation mis en place peut être défini de la façon suivante: •

le Responsable de la Formation recueille les besoins de formation auprès des différents chefs de service.

•

dans le même temps, des structures de formation internes et externes sont contactées pour une approche des coûts et des moyens.

•

toutes ces données sont ensuite analysées, synthétisées, puis traduites en plan de formation (avec des modules hiérarchisés) de l’année à venir.

a. Audit de conformité  Constat Les dépenses de formation de l’exercice 2002 représentent 1,52 de la masse salariale de FILTISAC SA. Il existe également au sein de cette entreprise, un manuel de procédures spécifique à la formation à travers ses aspects relatifs à l’identification des besoins de formation, la mise en œuvre du plan de formation, les critères de choix et d’évaluations

des

organismes

formateurs,

enregistrements aux dossiers du personnel.

20

l’archivage

des

données

et

les

Couts

masse salariale 2002

%

obligation légale

formations agrées par le 43.972.180 F

4.029.065.833 F

1,52%

1,20%

FDFP autre formations

17.237.702 F

total

61.209.882 F

 Les observations Il ressort de l'examen que le système de Formation de FILTISAC SA est conforme aux dispositions légales notamment en termes de respect du taux légal de 1,2% de la masse salariale affecté à la formation. FIL TISAC SA a, en effet, pour I exercice 2002, consacré 1,52% de la masse salariale à la formation. Ce qui se situe au-delà des prescriptions. Pour ce qui est des procédures d'entreprise, l'existence même d'un manuel de procédures d'entreprise, validé par les dirigeants, est à saluer. Et la procédure consacrée à la formation est généralement respectée. L'auditeur a pu néanmoins identifier une exception à la Règle dans l'exécution du plan de formation 2002. A cette occasion, une structure (en l'occurrence l'APEXCI) a été choisie pour mener des formations dans un domaine (l'anglais) où elle n'a pas l'agrément du FDFP. Ce qui a eu pour conséquence de voir refuser l'agrément du FDFP aux modules concernés.

 Les risques encourus et les conséquences La reproduction des manquements aux procédures d'entreprise, outre le risque de non validation des demandes de formation par le FDFP, pourrait

remettre en cause

l’atteinte des principaux objectifs de la formation. De plus, si elle n’est pas découragée, une telle pratique pourrait s’étendre à d’autres domaines de l’entreprise ce qui pourrait favoriser des facteurs d’inefficacités et laisser apparaître des dysfonctionnements.

21

 Les recommandations L’existence des procédures étant une avancée en GRH, il s’agit de veiller à leur application rigoureuse en vue de bénéficier de leurs retombées en termes d’efficacité. Pour ce faire, l’initiative des différents actes devrait être prise par le responsable désigné par la procédure. Ce dernier, porterait alors l’entière responsabilité des décisions prises.

b. Audit de cohérence  Constat Les statistiques de la formation chez FIL TISAC SA ne sont pas présentées par service, mais selon la catégorie professionnelle et le sexe Les besoins de formation des différents départements sont uniformément recueillis et pris en compte. Les statistiques de la formation de Filitosa SA

23 / 37 = 62,16 % des cadres formés 71 / 99 = 71, 71 % des techniciens, et agents de maîtrise formés 320 / 1418 = 22,57 % des employés et ouvriers formés 414 / 1554 = 26,64 % de l'effectif formé 40 / 86 = 46,51 % des femmes formées

22

374 / 1468 = 25,48 % des hommes formés

 Les observations La présentation des statistiques de la formation ne permet pas un examen sous tous les angles, nécessaire, à une appréciation complète. Dans l'application, l'on dénote que les différentes catégories professionnelles ne sont pas équitablement formées 62,16 %des cadres sont formés, 71,71% des agents de maîtrise et 22,57% seulement des employés et ouvriers, alors que ces collèges professionnels représentent respectivement 2,38%, 6,37 %et 91,25 %de l'effectif général du personnel.

 Les risques encourus et conséquences La formation a également un rôle de motivation et de régulation sociale. Les faiblesses au niveau de la cohérence de la politique de formation pourraient entamer l'équilibre social et créer une démotivation au sein du personnel.

 Les recommandations L’élaboration d’un véritable tableau de bord de la formation avec des indicateurs explicites et variés, présentant, entre autres, les statistiques de la formation des différents services et unités, pourrait contribuer à une meilleure analyse des résultats du système de formation. La cohérence sera alors mieux appréciée.

c. L’audit de pertinence  Constat À FIL TISAC SA, le recueil des besoins de formation découle de l’évaluation du personnel. La procédure d’évaluation des employés et ouvriers évalués ne prend en compte que le critère de performance.

 Les observations La bonne collecte des besoins de formation pourrait être contrariée par le fait que seuls les cadres et les agents de maîtrise bénéficient de l'entretien annuel d'appréciation, qui

23

permet de mieux dégager les besoins de formation. Plus l'entretien annuel ne sera étalé à l'ensemble du personnel, mieux les différents besoins de formation seront identifiés. Les employés et Ouvriers

ne sont pas tous évalués. Quand ils le sont, c'est

principalement sur le critère des performances, dans le cadre d'une appréciation portée par le responsable hiérarchique, ce qui ne favorise pas l'émergence de tous les besoins réels de formation. Il en est de même pour l'évaluation de l'efficacité de la formation dont la procédure n'inclut que l'appréciation du responsable hiérarchique et non celle de l'agent formé lui-même. - différents outils pour la définition du besoin de formation. (Grille de polyvalence des postes, des compétences). - L'effort de formation lui-même, qui est de 1,52 % de la masse salariale, semble être entrepris pour satisfaire aux obligations légales. - La procédure de recrutement de FILTISAC SA ne prévoit pas de formation d’intégration précise pour les nouveaux recrutés qui se contentent d’être formés sur le tas.

 Les risques encourus et conséquences dysfonctionnement

risques

conséquences

non détection de l'ensemble biais dans la détection des difficulté des besoins de formation

formation

sur

le

nouveaux recrutés

tas

besoins de formation

des allongement

des

d'intégration

24

à

atteindre

objectifs de formation

délais échec des recrutements

les

 Les recommandations - Le recueil des besoins de formation devra être organisé de façon à recueillir l’essentiel des besoins réels de développement et d’acquisitions des compétences, en étendant notamment le champ de l’entretien annuel d’appréciation à l’ensemble du personnel. - La procédure de recrutement pourrait être plus explicite quant au type de formation et aux moyens de formation des nouveaux membres du personnel.

d. Les forces et les faiblesses générales du système de formation Forces

faiblesses

-Respect des dispositions légales.

-Les statistiques de la formation ne sont pas

-Existence d’un manuel de procédures

éclatées.

validé par les dirigeants.

-Certains collèges professionnels sont privilégiés.

-Utilisation de plusieurs outils pour

-Identification incomplète des besoins

détecter les besoins de formation. -Prise en compte des objectifs de court et moyen termes. -Assimilation de la notion de qualité Au cycle de formation.

De formation. -Inexistence de formation d’intégration pour les recrutés. -Non adaptation du plan de formation avec des objectifs de long terme.

25

CONCLUSION Organiser et gérer la formation, C‘est certes disposer de techniques destinées à la mesurer et en assurer la réalisation. Sans indicateurs, sans instruments de contrôle, sans procédures, la qualité échappe à toute maitrise. Mais ce souci de l’opérationnalité ne peut être honoré que si les outils ponctuels trouvent leur place dans une démarche d’ensemble qui en assure les conditions d’efficacité.

26

WEBOGRAPHIE

http://www.abhatoo.net.ma/maalama-textuelle/developpement-economique-etsocial/developpement-social/education-enseignement/formation-professionnelle/laudit-de-la-formation-cas-de-l-onep http://grhmascara.yolasite.com/resources/AUDIT%20DE%20LA%20FORMATION%20EN%2 0ENTREPRISE.pdf

27