Appel D'offre Manuel de Procedure [PDF]

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I. JUSTIFICATION DE L’ELABORATION DES MANUELS DE PROCEDURES Le manuel de procédures décrit et formalise les procédures et les mécanismes de gestion administrative, financière et budgétaire du Ministère de la Fonction Publique dans le contexte prospectif de la décentralisation. Il est fondé sur les principes généraux d’organisation et de gestion administrative et financière en rapport avec les exigences liées au fonctionnement des institutions à caractère public. Il est conçu pour le Ministère de la Fonction Publique considéré non seulement comme centre de décision et de gestion, mais également comme structure opérationnelle mettant en œuvre des objectifs stratégiques et des moyens matériels importants. Les manuels de procédures devraient permettre d’une part aux Responsable du Ministère d’harmoniser et d’optimiser l’exécution des tâches par les agents et d’autre part, aux vérificateurs internes et externes de contrôler le respect des règles édictées. Les procédures comprennent :  

des directives édictées par le Cabinet, qui ne peuvent être modifiées que par ce dernier ; un listing de tâches et leur séquence d’exécution constituant ensemble la manière dont les directives du Cabinet sont mises en œuvre, avec toutefois la possibilité de proposer des améliorations sur la façon de les mettre en œuvre. Des fréquences de mise à jour sont parfois imposées par les directives.

IMPORTANCE DES MANUELS DE PROCEDURES Les manuels de procédures doivent permettre au Cabinet : 

 

d’être renseignée sur les tâches exécutées par les agents au niveau de toutes les Directions et de tous les services et la façon dont ils le font, en vue de bien gérer les activités quotidiennes du Ministère ; de faire connaître ce qui se fait au niveau des autres Directions et des autres services et par les autres agents afin d’harmoniser les méthodes de travail ; d’améliorer ce qui se fait en vue de rendre les Directions et les services plus performants grâce à un gain de productivité du personnel.

Par voie de conséquence, pour les agents, les manuels de procédures doivent permettre :   

d’être tenus informés des pratiques ayant cours au sein du Ministère et de la façon de les mettre en œuvre en vue de bien répondre aux exigences du Cabinet; de bénéficier mutuellement de leur savoir-faire afin de faciliter le travail par le partage de « bonnes pratiques » ; d’améliorer ce qui se fait, contribuant ainsi au développement des performances du Ministère.

PRINCIPALES UTILISATIONS DES MANUELS DE PROCEDURES Les manuels de procédures doivent pouvoir servir comme :   

outil de formation et de travail pour les agents. C’est le cas notamment lorsqu’un agent est affecté à un nouveau poste ou doit exécuter une tâche nouvelle ; outil de référence et de justification en cas de désaccord sur la manière d’exécuter une tâche donnée ; facteur d’éclosion des initiatives, la procédure servant de justificatif a posteriori.

Il apparaît ainsi que d’une manière générale, les manuels de procédures jouent un rôle important dans la bonne exécution des tâches. Cette importance est encore renforcée en ce

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I-

CADRE REFERENTIEL DE LA MISSION

1.1- Objectif du manuel de procédure administrative Objectifs principaux



Ce manuel doit mettre en place des procédures claires, homogènes et applicables par le Ministère de la Fonction Publique : Le but principal visé par ce manuel de procédures administratives est d’harmoniser les différentes procédures appliquées au sein du Ministère de la Fonction Publique, d’homogénéiser les pratiques administratives et opérationnelles et de consolider la capacité en gestion administrative, d’assurer la fluidité du circuit d’information, de renforcer la capacité de contrôle et de suivi-évaluation afin d'améliorer la qualité du fonctionnement du Ministère et ses performances. A ce titre, il devra :    

Recentrer les directions centrales sur leurs missions régaliennes ; Renforcer les compétences du ministère en limitant la dispersion des activités et en privilégiant l’émergence de pôles de compétences et d’excellence ; Améliorer la circulation de l’information, la coordination des acteurs et la cohérence des actions ; Clarifier les attributions pour réduire les conflits de territoire et les déperditions d’énergie. Objectifs spécifiques

     

D’accroître les gains de productivité ; D’accroître la qualité du fonctionnement des services et Directions (rigueur, réactivité…) ; De favoriser la synergie entre les différentes composantes administratives et les structures opérationnelles du ministère ; De traiter les données en temps réel ; De favoriser un accès rapide à l’information et en temps opportun ;

Les qualités essentielles requises de ce manuel de procédures, destinées à être utilisé par les dirigeants et les agents du ministère de la Fonction Publique sont :    

La facilité de lecture et d’interprétation ; La pertinence des procédures développées eu égard à la structure et à l’organisation ; L’architecture simple et évolutive du manuel ; La couverture de l’ensemble de l’organisation administrative et des activités induites par son exploitation.

Pour atteindre ces objectifs, il importe de préciser clairement la configuration de ce manuel et de définir les schèmes sur lesquels il s’appuiera. A ce titre, nous aurons à déterminer dans un premier temps, la structure administrative, les postes qui y sont liés et procéder à leur description. 1.2- Résultat attendu Le résultat attendu devrait être l’élaboration d’un manuel de procédures administratives pertinent et couvrant toutes les activités administratives de la LNB. Mais auparavant, la Direction générale devra valider ou infirmer les propositions faites dans cette étude.

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Mission du consultant Le Consultant aura à rédiger, d’une part en tenant compte des textes réglementaires en vigueur et d’autre part, conformément aux attentes rappelées ci-dessus relatives à l’importance et à l’utilisation envisagée, trois manuels séparés que sont :   

Manuel d’organisation du Ministère de la Fonction Publique ; Manuel de procédures de gestion interne du ministère; Manuel de procédures d’opérations du ministère ;

Manuel d’organisation du Ministère de la Fonction Publique Pour atteindre les objectifs précités, il importe d’analyser et d’évaluer précisément la capacité (forces, faiblesses et performances) de l’organisation sur laquelle s’appuiera la mise en œuvre des procédures. A ce titre, nous aurons à déterminer dans un premier temps, la configuration du Ministère de la Fonction Publique, les différentes composantes structurelles et opérationnelles, les postes qui y sont liés et dans un second temps apprécier et évaluer le degré de performance de l’organisation actuelle et des procédures existantes, de détecter les dysfonctionnements possibles, d’émettre à partir de cette évaluation un diagnostic approprié et de proposer des recommandations idoines en fonction des nouvelles orientations stratégiques définies par le Ministre pour gestion de son ministère. Nos travaux sur ce point consisteront à décrire et à préciser :



La structure organisationnelle du Ministère de la fonction publique :les différentes composantes, la description des caratéristiques de chaque composante : missions, objectif , cahier de charges, les ressources humaines requises pour assurer un bon fonctionnement



Les différents postes qui sont liés à chaque composante, les missions qui y sont attachées, la définition correcte et précise des attributions qui y sont liées, les tâches qui lui sont dévolues;



Les rattachements hiérarchiques et fonctionnels, les périmètres de pouvoir : degré de dépendance, d’interdépendance et d’autonomie qui affectent le postes ;



Les pouvoirs et les responsabilités qui accompagnent sa position hiérarchique



Le cahier de charges du poste : activités et flux de travail attachés au poste, obligations et droits liés à la fonction ;



La masse critique de compétences et les aptitudes nécessaires pour assumer correctement les fonctions qui lui sont collées;



Les objectifs assignés au poste en terme de résultats et de performances ;



La description des tâches attachées à chaque poste et les différents traitements à faire subir aux informations et les résultats attendus



Les contraintes de délai et de qualité qui sont attachées à l’exécution de chaque tâche.



La description des supports appropriés à la circulation de l’information : leur contenu, leur périodicité, leurs destinataires, la méthodologie de leur exploitation



Décrire les méthodes d’exploitation des différentes informations produites ;

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Mettre en place les indicateurs de performance permettant d’apprécier les résultats du Ministère de la Fonction Publique par rapport aux objectifs définis par me Gouvernement.



Les résultats attendus de cette description de poste sont : de fixer le cadre d’application des procédures, de préciser le rôle et la qualité des utilisateurs du manuel de procédures et de baliser le chemin contre tout risque de rejet. Manuel de procédures de gestion interne du ministère; Un manuel des procédures est un règlement de fonctionnement qui décrit les flux de traitement administratifs attachés à chaque type d'activités ou à chaque cycle d'opérations au sein d’une institution. L’efficacité et la sécurité d'une institution nécessitent : 



La mise en application de procédures formalisées par écrit, validées et à large diffusion destinée à homogénéiser les traitements et les pratiques au sein de l’institution, à assurer une gestion optimum des délais d’exécution des tâches et à permettre les contrôles indispensables. La description des circuits de l’information et la définition des supports permettant d’assurer leur circulation.

L'objectif principal visé par ce manuel de procédures est de renforcer la capacité en gestion administrative, comptable, financière et budgétaire du Ministère de la Fonction Publique afin de le rendre apte à accueillir et à gérer les changements organisationnels et méthodologiques que ne manqueront pas d’induire :   





La nouvelle vision politique et économique du gouvernement dans le domaine de la fonction publique ; Les nouvelles orientations stratégiques définies par le Ministre dans le cadre de la gestion de son ministère ; Les lois sur la décentralisation qui accordent aux communes des attributions importantes et devraient conduire les ministères à se repositionner sur les politiques, la réglementation et les grands projets d’intérêt national ; La loi sur la Maîtrise d’Ouvrage Déléguée qui devrait encadrer et encourager le recours aux agences d’exécution comme Maîtres d’Ouvrage Délégués pour les projets nationaux, sans néanmoins le rendre obligatoire ; Les procédures PERC qui, en pratique, n’ont pas d’incidence réelle en matière d’organisation du Ministère (fonctions, attributions), mais qui impacteront par contre les procédures d’échanges et de communication au sein du Ministère et devraient influer

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progressivement, mais fortement, sur la culture de gestion, donc sur les comportements professionnels de ses cadres.  objectifs spécifiques     

Décrire les circuits de l’information comptable, financière et budgétaire; Décrire les supports appropriés à la circulation de l’information, leur contenu, leur périodicité, leurs destinataires, la méthodologie de leur exploitation ; Définir les différents traitements à faire subir aux informations et les résultats attendus ; Mettre en place un système budgétaire permettant le suivi, le contrôle, l’analyse et la maîtrise des frais généraux, des recettes et des dépenses ; Elaborer les différentes procédures indispensables pour assurer à tous les niveaux de la structure les sécurités nécessaires à la protection et à la sauvegarde du patrimoine, pour garantir la qualité de l’information et permettre les contrôles essentiels à une bonne gestion.

Ces procédures devraient permettre     

D’éviter le chevauchement des rôles, la confusion des pouvoirs et une appréciation saine des responsabilités ; D’évaluer l'apport de chaque membre en cas de réussite ; De déterminer les responsabilités en cas de non-réalisation des objectifs ; De réaliser l’évaluation la sécurisation du patrimoine du Ministère de la Fonction Publique ; De détecter les disfonctionnements apparus dans le système et de procéder à une correction rapide ; De procéder au contrôle de qualité.

Manuel de procédures techniques et d’opérations



 

Les manuels d’exécution qui traitent des procédures opérationnelles de la mise en œuvre et de l’exécution des projets qu’entreprend le Ministère de la Fonction Publique ; Les manuels de procédures techniques propres aux Directions et aux structures spécialisées ; Le guide des usagers, par nature, un manuel de procédures.

Manuel de procédures d’opérations intra-ministères Ce manuel ne contient que des procédures administratives, financières et budgétaires;; il ne remplace  

Manuel des procédures de gestion du personnel, Manuel d’élaboration du budget – programme

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II-

METHODOLOGIE GENERALE

L’approche méthodologique adoptée devrait nous permettre d’atteindre les objectifs suivants :

OBJECTIFS I. Evaluation et analyse diagnostique de l’organisation structurelle du ministère

STRATEGIES

ACTIONS 1.

Audit de l’existant : revue diagnostique de l’existant au niveau de l’organisation, du fonctionnement, de la capacité de réponses aux sollicitations, de la capacité à remplir ses missions, pertinence des supports, etc. :  



Analyser les forces et les faiblesses de l’organisation structurelle. Détecter les dysfonctionnements et les failles du système de fonctionnement et du système d’information. Proposer des corrections.

Evaluer l’organisation structurelle du ministère de la fonction publique et en faire le diagnostique.

2.

Apprécier la qualité et la pertinence du circuit de l’information au sein du Ministère de la Fonction Publique.

3.

Procéder au recensement et à l’appréciation des procédures et/ou instructions existantes et mises en œuvre au niveau du Ministère de la Fonction Publique pour l’exécution des tâches administratives et la circulation de l’information : évaluation de leur pertinence, de leur efficacité, de leur fiabilité, de leur conformité aux principes directeurs de

RAPPORTS  Revue diagnostique de l’existant

gestion administrative et de leur applicabilité.

4.

II. Elaboration du projet de manuels des procédures et des modèles de supports y afférents.

1. Configurer l’architecture des manuels de procédure    

Manuel d’organisation. Manuel de procédures de gestion interne du ministère. Manuel de procédures techniques et instructions. Manuel de procédures intra- ministères

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Proposer le cas échéant des solutions correctives dans la perspective d’une reconfiguration et d’une requalification de l’organisation structurelle. Elaborer une proposition de procédures opérationnelles et administratives permettant d’exécuter au mieux les tâches liées à chacune des étapes identifiées :    

les conditions (élément déclencheur et diligences en amont) ; les procédures (tâches) ; les documents supports ; la responsabilité des intervenants (répartition des pouvoirs à chaque étape et diligences en aval) ;

 Projet de manuels de procédures

OBJECTIFS

STRATEGIES

ACTIONS 

II. Elaboration du projet de manuels des procédures et des modèles de supports y afférents (suite).

Concevoir les procédures et les supports y afférents.

2.

RAPPORTS

les contraintes et les responsabilités liées à l’opérationnalisation de la procédure (procédures, intervenants, documents supports, diligences en amont et en aval).

Procéder à l’élaboration des procédures inexistantes ou au reprofilage des procédures existantes mais non-conformes : dresser un listing exhaustif des opérations concernées par les procédures à développer. indiquer les différentes étapes du processus, les intervenants, la nature des responsabilités engagées (administratives, fonctionnelles, contrôle et principes de gestion), les bases référentielles de mise en œuvre (références légales et réglementaires à prendre en compte, directives et textes).

III. Finalisation des manuels des procédures : Réalisation au niveau de chaque procédure de tests fonctionnalité et de pertinence

IV. Finalisation des manuels des procédures et appropriation par les utilisateurs des savoirs et savoir-faire indispensables à leur maîtrise

Réaliser des tests de pertinence et d’efficacité

Mettre en place l’assistance indispensable à l’appropriation des procédures par les utilisateurs : mise en œuvre mesures d’accompagnement

1.

Procéder aux tests suivants afin de voir si les procédures conçues sont adaptées, fonctionnelles, opérationnelles, et si elles couvrent l’ensemble des aspects administratifs du fonctionnement.

2.

Soumettre le projet de manuel de procédures à la validation des responsables du Cabinet, des Directeurs Centraux des Chefs de Service et des utilisateurs et prendre en compte leurs observations

1. Former les utilisateurs des procédures : organisation d’un séminaire de formation à la maîtrise professionnelle de l’outil que représentent les procédures : programme et calendrier de la formation 2. Mettre en place un processus de suivi-évaluation de l’application des procédures : planning de suivi évaluation

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 Manuels de procédures validées

 Rapport de fin de mission

OBJECTIFS 1 : EVALUATION ET ANALYSE DIAGNOSTIQUE DE L’ORGANISATION STRUCTURELLE DU MINISTERE Il s’agira non seulement d’apprécier et d’évaluer le degré de performance de l’organisation actuelle et des procédures existantes, mais également d’émettre à partir de nos évaluations un diagnostic approprié sur l’existant et de faire des recommandations idoines. En effet, au cas où des défaillances ou des dysfonctionnements seraient constatés au niveau du système administratif, nous devons identifier et analyser les facteurs structurels, procéduraux, conjoncturels et humains responsables de ces dysfonctionnements. Il s’agira de rechercher parmi les défaillances : 

Celles qui sont imputables à l’organisation de chaque structure du Ministère de la Fonction Publique ;



Celles qui sont imputables à l’imperfection et à l’incohérence des procédures en vigueur ;



Celles qui sont imputables à la structure d’ensemble du Ministère de la Fonction Publique;



Celles qui sont imputables à la qualité des ressources humaines ;



Celles qui portent la marque d’une délégation insuffisante de pouvoir (degré de décentralisation)



Celles qui sont imputables aux facteurs internes aux structures du Ministère de la Fonction Publique et qui bloquent la fluidité et la fiabilité du système d’information.

Les résultats de cette étude nous permettront de proposer les modifications indispensables au niveau de l’organisation pour atteindre les objectifs fixés à la mission : harmoniser les pratiques administratives, unifier, homogénéiser et clarifier les procédures existantes en élaborant un manuel de procédures administratives unique pour du Ministère de la Fonction Publique. Le diagnostic de l’existant aura également pour but d’identifier et d’apprécier les points forts et les points faibles de l’organisation existante dans son ensemble afin d’émettre une opinion motivée sur son fonctionnement et de proposer les corrections nécessaires aux dysfonctionnements éventuels détectés et des recommandations pour lever les goulots d’étranglement structurels constatés. Cette étape devra nous permettre de délimiter notre base d’intervention et d’orienter notre mission. Elle influencera fortement la densité et l'intensité de nos investigations au niveau des autres étapes. L’évaluation de l’existant portera essentiellement sur : 

La revue analytique du cadre institutionnel et organique du Ministère de la Fonction Publique;



L’analyse de la pertinence et de l’efficacité de l’organisation actuelle de la structure ;



L’évaluation de la pertinence des fiches de postes et du système de hiérarchisation ;



L’évaluation de l’efficacité du système de contrôle interne et du suivi -évaluation des activités ;



L’évaluation de la pertinence, de la cohérence et de l’efficacité de chaque procédure et/ou instructions. Nos travaux à ce niveau seront orienter de manière à découvrir les faiblesses de la structure, à déceler les défaillances possibles dues à un défaut de conception ou à une mauvaise applicabilité ;



L’évaluation de l’aptitude du système administratif à répondre correctement et en temps réel aux différentes sollicitations ;



L’évaluation de la fluidité, de la fiabilité et de la pertinence du circuit de l’information



L’évaluation de la pertinence des supports de l’information.

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Travaux à effectuer ■

Investigations d’information : 

■

sa mission ; ses objectifs ; ses activités ; ses moyens ; son organisation ; son positionnement; son environnement institutionnel.

Moyens 

Rencontre et entrevues avec : le Ministre, les responsables du Cabinet ; les Directeurs Centraux les directeurs départementaux ; les chefs de services.



Analyse documentaire : Recueil et analyse de la documentation existante textes : textes légales et réglementaires, directives et textes internes, lois, décrets et autres textes réglementaires ; conventions particulières études, guide d’applications; manuels de procédures, organigramme, contrats d’objectifs, système d’organisation interne, diagramme de circulation des documents ; supports.

Analyse de l’organisation structurelle du ministère ; Analyse des procédures comptables et financières en vigueur, ainsi que des procédures administratives existantes, écrites ou non écrites : analyse de qualité, de pertinence, d’efficacité et de performance ;  Mise en évidence des failles et des insuffisances du système de l’organisation  Configuration du cadre conceptuel des procédures administratives  

Rapports à émettre



Revue diagnostique de l’existant mettant en évidence les éléments suivants : Analyse diagnostique de l’organisation structurelle du ministère : atouts et faiblesses, dysfonctionnement et insuffisance constatés ; Organigramme et descriptif des centres de responsabilité : missions, attributions, descriptif des postes : fonctions, responsabilités, relations hiérarchiques et fonctionnelles, etc ; L’adéquation du système d’informations administratif à mettre en place ; L’adéquation des supports et du schéma actuel de circulation des informations avec les exigences réglementaires et l’orientation stratégique du ministère ; La qualité des traitements et le respect des délais ; Les dysfonctionnements et failles constatés : causes, impacts, etc ; Recommandations et propositions : propositions de restructuration et de corrections.

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OBJECTIFS

2:

ELABORATION DU PROJET DE MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET DES MODELES DE SUPPORTS Y AFFERENTS

Travaux à réaliser : ■ ■ ■ ■ ■ ■

Organiser l’architecture des manuels de procédures Concevoir et rédiger les différentes procédures retenues Réaménager les procédures existantes mais présentant des faiblesses préjudiciables à leur efficacité ; Inclure dans les manuels appropriés les procédures existantes et conformes aux normes définies Concevoir et confectionner ou positionner les supports afférents aux procédures Définir un chart-flow fluide et conviviale pour le traitement des informations dont les supports sont les vecteurs : qualité des traitements, respect ou raccourcissement des délais.

Manuel d’organisation Le manuel comporte dix (10) procédures, notamment : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

La procédure de passation des marchés publics La procédure de réception des commandes La procédure de gestion des stocks Les procédures d’exécution des dépenses La procédure de gestion des immobilisations La procédure de gestion des ressources humaines La procédure des missions La procédure de suivi des véhicules La procédure d’inventaire La procédure de contrôle interne

Manuel de procédures techniques et d’instructions 1. Les manuels d’exécution qui traitent des procédures opérationnelles de la mise en œuvre et de l’exécution des projets qu’entreprend le Ministère de la Fonction Publique 2. Les manuels de procédures techniques et des instructions propres aux Directions et aux structures spécialisées ; 3. Le guide des usagers, qui n’est pas par nature, un manuel de procédures. Manuel de procédures d’opérations intra-ministères Ce manuel ne contient que des procédures administratives, financières et budgétaires;; il ne remplace  

Manuel des procédures de gestion du personnel, Manuel d’élaboration du budget – programme

Pour chacune des procédures contenues dans le manuel de procédures de gestion interne décrite ci-dessus, le Consultant aura à dresser un listing exhaustif des opérations concernées par les procédures à développer. Il s’agira, pour chaque opération, d’indiquer les différentes étapes du processus, les intervenants, la nature des responsabilités engagées (administratives, fonctionnelles, contrôle et principes de gestion), les bases référentielles de mise en œuvre (références légales et réglementaires à prendre en compte, directives et textes internes, etc.). ■

Procéder à l’élaboration des procédures inexistantes ou au reprofilage des procédures existantes mais non-conformes :

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

Identifier les tâches administratives et opérationnelles à accomplir pour structurer les processus fonctionnement et de gestion ;



Elaborer une proposition de procédures opérationnelles et administratives permettant d’exécuter au mieux les tâches liées à chacune des étapes identifiées : les conditions (élément déclencheur et diligences en amont) ; les procédures (tâches) ; les documents supports ; la responsabilité des intervenants (répartition des pouvoirs à chaque étape et diligences en aval) ; les contraintes et les responsabilités liées à l’opérationnalisation de la procédure (procédures, intervenants, documents supports, diligences en amont et en aval).



Dresser un listing exhaustif des opérations concernées par les procédures à développer et indiquer les différentes étapes du processus, les intervenants, la nature des responsabilités engagées (administratives, fonctionnelles, contrôle et principes de gestion), les bases référentielles de mise en œuvre (références légales et réglementaires à prendre en compte, directives et textes)



Elaborer ou fiabiliser les supports liés à l’exécution des tâches, définir les traitements à y effectuer, les fonctions des personnes chargées de les exécuter, les contrôles requis et les personnes chargées de ces contrôles, déterminer leur périodicité d’émission, définir leur destinataire et l’utilisation finale qui doit en être faite, ainsi que leurs caractéristiques de validité ou de rejet ; Décrire le diagramme de circulation des supports et de l’information administrative et opérationnelle ;





Elaborer le projet de manuel des procédures administratives.

Rapport à émettre



Projet de manuel des procédures.

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OBJECTIFS 3 : FINALISATION DES PROCEDURES : TESTS DE FONCTIONNALITE ET VALIDATION   

Voir si les procédures mises en place sont adaptées ; Détecter les anomalies et les faiblesses éventuelles des procédures ; Procéder aux ajustements, aux corrections et aux améliorations nécessaires ;

Travaux à réaliser : 

Procéder aux tests suivants afin de voir si les procédures conçues sont adaptées, fonctionnelles, opérationnelles, et si elles couvrent l’ensemble des aspects administratifs du fonctionnement du Ministère en y apportant l’efficacité et les sécurités indispensables : test d’exhaustivité ; test de réalité ; test d’adaptabilité ; test de sécurité des transactions ; test de conformité ; test d’homogénéité ; test de pertinence et d’efficacité.



Soumettre le projet de manuel de procédures à la validation des responsables du Cabinet, des Directeurs Centraux, des Chefs de Service et des utilisateurs potentiels et prendre en compte leurs observations : il s’agira d’organiser un atelier de validation et d’y faire valider par les principaux acteurs concernés les différentes procédures proposées afin de confirmer leur acceptation et de garantir et d’homogénéiser leur application.

Rapport à émettre : 

Manuels des procédures validées.

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OBJECTIFS 4 : MISE EN PLACE DES MESURES D’ACCOMPAGNEMENT NECESSAIRES A L’APPROPRIATION ET A LA MAITRISE DES PROCEDURES PAR LES UTILISATEURS

■ Formation du personnel : Transférer aux utilisateurs des procédures les savoir-faire requis pour leur bonne application. Travaux à effectuer : 

Organiser des ateliers de formation pratique, conformément à un programme dérivé du processus d’élaboration du manuel et à un planning à convenir avec les responsables du Ministère pour assurer aux utilisateurs des manuels de procédures, une parfaite maîtrise de leur application.

Rapports à émettre :  ■

Rapports de formation

Suivi et assistance aux utilisateurs pendant l’application des procédures     

Recueillir les informations sur l’adaptabilité, la fonctionnalité et l’opérationnalité des procédures lors de leur mise en application ; Recueillir les informations sur les vices de formes et les goulots d’étranglement ; Renforcer si nécessaire les sécurités existantes ; Procéder aux corrections et aux améliorations nécessaires ; Faire le rajout des procédures manquantes.

Travaux à réaliser :     

Assistance à l’appropriation des procédures par le personnel Contrôle de l’application effective des procédures ; Echanges permanents avec les organes responsables du Cabinet, les Directeurs Centraux et les utilisateurs des procédures ; Suivi pendant 2 semestres de l’application des procédures du personnel à raison de cinq (5) jours par semestre ; Correction et rajout de procédures.

Rapports à émettre :  

Rapports semestriels de suivi-évaluation ; Rapport final de la mission.

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IV- EQUIPE DE LA MISSION ET PLAN D'INTERVENTION

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4.1- COMPOSITION ET QUALIFICATIONS DE L'EQUIPE DE LA MISSION L'équipe de professionnels que nous proposons a été constituée sur la base de l'adéquation de son expertise avec les objectifs et les spécificités de la mission. En particulier, nous avons tenu compte de la pluridisciplinarité suffisante pour couvrir les besoins d'appui en organisation, en élaboration de manuel de procédures, en contrôle interne et en renforcement opérationnel. Le personnel - clé de la mission comprend les intervenants ci - après nommés : -

M. Omer TCHIBOZO, Auditeur Financier Senior, Responsable et coordonnateur de la mission ;

-

M. KASSI Patrice , expert – comptable diplômé,: Assistant Spécialiste des procédures ;

-

M. OKAMBAWA Irénée CANAL AUDIT : Assistant Spécialiste des procédures.

-

Les Curricula Vitae des principaux intervenants sont joints en annexe.

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4-2. MISSION DE L'EQUIPE

TACHES DEVANT ETRE ASSUMEES PAR CHAQUE MEMBRE

NOM

PERSONNEL TECHNIQUE DE GESTION TACHES - Coordination générale de la mission - Orientation et planification des différentes étapes de la mission - Supervision et contrôle de tous les aspects de la mission - Analyse et évaluation de l’organisation et des procédures Responsable et coordonnateur de la - Conception et appui à la mise en œuvre mission des procédures - Formation - Assistance à la mise en œuvre des procédures - Elaboration des rapports d’étape, du manuel des procédures et du rapport de de synthèse POSTE

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TACHES DEVANT ETRE ASSUMEES PAR CHAQUE MEMBRE

NOM

PERSONNEL TECHNIQUE DE GESTION POSTE TACHES - Analyse de l’existant ; Assistant Spécialiste des procédures - Evaluation de l’organisation; - Mise en place et renforcement des outils d’organisation et de gestion; - Analyse et évaluation de l’organisation et des procédures - Conception et appui à la mise en œuvre des procédures - Formation - Assistance à la mise en œuvre des procédures - Elaboration des rapports d’étape, du manuel des procédures et du rapport de de synthèse

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TACHES DEVANT ETRE ASSUMEES PAR CHAQUE MEMBRE

NOM

PERSONNEL TECHNIQUE DE GESTION POSTE TACHES - Analyse de l’existant ; Assistant Spécialiste des procédures - Evaluation de l’organisation; - Mise en place et renforcement des outils d’organisation et de gestion; - Analyse et évaluation de l’organisation et des procédures - Conception et appui à la mise en œuvre des procédures - Formation - Assistance à la mise en œuvre des procédures - Elaboration des rapports d’étape, du manuel des procédures et du rapport de de synthèse

4.3 : ECHEANCIER DES TRAVAUX

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L’échéancier des travaux est conçu pour tenir compte des impératifs de délais contractuels. La durée de la mission est de 40 jours ouvrables. Pour cette mission l’échéancier des travaux se présentera comme suit : PLAN DE TRAVAIL / CALENDRIER Diagramme de Gantt SEMAINES TRAVAUX A REALISER Objectif 1 : Revue diagnostique de l’existant : Connaissance actualisée du Ministère de la Fonction Publique : Analyse et évaluation diagnostique de l’organisation structurelle et renforcement de capacité Objectif 2 : Elaboration du projet de manuel des procédures administratives et confection des modèles de supports y afférents Objectif 3 : Finalisation des manuels des procédures : Réalisation au niveau de chaque procédure de tests fonctionnalité et de pertinence et validation par l’autorité commanditaire : organisation des ateliers de validation Observations du commanditaire Objectif 4 : Mise en place des mesures d’accompagnement : Assistance a la mise en œuvre des procédures : ateliers de formation, suivi-évaluation TOTAL

- 19 -

1

2

3

4

5

6

7

9

Nbre De semaines ouvrables

Nbre Jours ouvrables

1

10

4

20

1

5

1 PM

5 PM

10 SEMAINES

50 JOURS

4-4. EMISSION DE RAPPORTS

Rapports à émettre 

Rapport sur le Diagnostic l’existant



Projet de manuel des procédures



Rapport de l’atelier de validation



Rapport final : Manuel de procédures finalisé et rapport de formation

4-5. PLAN DE TRAVAIL ET CALENDRIER DU PERSONNEL CLE

NOM

POSTE

Durée : semaines à compter du début de la mission 1

2

3

4

5

6

7

8

Budget de temps par expert Semaines

Jours

O .TCHIBOZO

Responsable et Coordonnateur de la mission

8

40

E. AHOUANGANSI

Assistant Spécialiste des procédures

8

40

.

O .TCHIBOZO

Assistant Spécialiste des procédures

TOTAL

4-6. OCCUPATION TEMPORELLE DES EXPERTS NOM Cosme GOUNDETE Evariste AHOUANGANSI Omer TCHIBOZO total

.

OCCUPATION DU TEMPS Temps plein Temps plein Temps plein

TEMPS EXPERT 8 Semaines 8 Semaines 8 Semaines 24 SEMAINES

8

40

24 semaines

120 jours