Analyse de Poste [PDF]

Zitiervorschau

Chapitre III

L'analyse de poste (Le référentiel d'activité)

Nous l'avons déjà mentionné dans le chapitre introductif, l'analyse de poste est l'un des outils principaux de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. C'est d'ailleurs la maille principale dans la démarche d'analyse de la situation existante d'une organisation. Elle constitue l'étape qui suit l'élaboration du référentiel métier et un préalable à l'élaboration des référentiels des compétences réelles (grille d'évaluation). Ces derniers constituent l'aboutissement du processus d'évaluation des compétences des collaborateurs.

Nous pouvons l'affirmer, l'analyse de poste comporte l'information la plus détaillée fournie par le processus de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. En effet elle se propose de décrire et d'analyser l'unité la plus petite dans l'organisation de travail qui est le poste. A travers l'analyse de situations de travail individuelles et en utilisant différentes méthodes, l'analyse de poste fournis un ensemble d'informations détaillées concernant différents aspects des postes de travail dans l'entreprise. Cours RGPC

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Ses informations sont structurées dans un document qui s'appelle fiche de poste ou référentiel d'activités. Les référentiels d'activités sont élaborés dans une approche par activités, lesquelles sont analysées pour déduire les compétences exigées pour un poste de travail. L'ensemble des informations relatives aux compétences peuvent ensuite être structurées dans un référentiel de compétences. En plus de leur utilisation dans la gestion des emplois et des compétences, les fiches de poste et référentiels de compétences sont utilisés par d'autres fonctions de la GRH telles que recrutement, rémunération ou évaluation.

Définition et contenu de l'analyse de poste

I.

1. Définition de l'analyse de poste L'analyse de poste consiste en une description détaillée et analyse du contenu et de l'environnement relatifs à un poste de travail. Il consiste à détecter les missions, les activités, les compétences, les responsabilités, les réseaux relationnels, les qualifications et conditions de travail relatifs à un poste de travail. C’est un processus utilisant une ou des méthode(s) appropriée(s) pour dégager et analyser les faits précis concernant un poste, permettant ainsi de tracer le profil requis pour son occupation. Par ailleurs, la définition de poste est le fait de donner à un poste son contenu a priori lors d’une remise en cause d’un contenu d’un poste ou lors de sa création pour la première fois. L'information recueillie à l'occasion de l'analyse ou la définition de poste est organisée dans une fiche qui s'appelle fiche de poste. 2. Le contenu de l'analyse de poste L'analyse de poste vise d'analyser le contenu et l'environnement d'un poste de travail donné. Cette analyse doit porter sur différents aspects du poste à savoir:  L'intitulé du poste.  La finalité du poste.  La place du poste dans la structure: département, service, superviseurs, collaborateurs.  Les formations et diplômes nécessaires au poste.  Les missions et activités à accomplir dans le cadre du poste.  Les processus sur lesquels il intervient. Cours RGPC

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Les qualités requises au poste. Les résultats attendus. Le matériel, techniques, mode opératoire et procédures utilisés. Les relations internes et externes à l'entreprise. Lieu de travail Horaire, fréquence et durée du travail et des activités. L'environnement du poste et conditions de travail. Les limites, difficultés, dysfonctionnements, erreurs, incidents et accidents relatifs à l'exercice du poste.  Les normes d'évaluation.  Les niveaux pré requis.  Les évolutions professionnelles possibles. Concernant le recueil des informations relatives à un poste (citées ci dessus), il se fait principalement à travers l'analyse des situations de travail individuelles des titulaires de poste en utilisant différentes méthodes de collecte d'informations.

II.

Les méthodes de collecte des informations

Plusieurs méthodes de collecte des informations relatives aux postes existent. Si on exclut l'analyse documentaire qui n'est pas une méthode valide à elle seule, le reste des méthodes se basent sur l'analyse de ce que fait le titulaire de poste. Avant d'analyser le poste concerné, l'élaboration des fiches de poste part tout d'abord d'une réflexion globale sur les activités de l'entreprise, ensuite sur l'unité à laquelle appartient le poste. Le référentiel des métiers constitue ainsi le cadre principal de cette réflexion. En effet il visualise les groupements de postes similaires au regard d'activités, compétences et culture professionnelle communes. L'analyste du poste1 peut est un membre de l'équipe projet GPEC, toutefois dans les autres occasions l'analyste peut être un manager en ressource humaine, un expert ou le titulaire de poste lui même. Or quelque soit le choix qui va être fait, on doit veiller à combler les insuffisances en compétences2. Au cas où l'analyste est le titulaire de poste, ce dernier devrait acquérir les compétences nécessaires à l'analyse de poste. De ce fait on peut prévoir dans le cadre de la GPEC ou de l'analyse de poste une formation à 1

C'est à dire la ou les personne(s) qui va se charger d'analyser un poste de travail. Les compétences relatives à la maitrise du processus d'analyse de poste: maitrise des méthodes de recueil des informations, capacité de rédaction des différents document, ...

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leur profit. En outre si l'analyste est un spécialiste expert ou manager ressources humaines, il doit avoir une connaissance sur l'entreprise en général, le métier et activités relatifs au poste. Les techniques de collecte des informations en analyse de poste dépendent en réalité de l'information fournie (ou observé) par le titulaire du poste, ce qui constitue une limite. En effet ce dernier peut volontairement ou involontairement changer le contenu du poste. Il peut ajouter des faits comme il peut oublier d'autres. Pour pallier à cet inconvénient on recourt souvent à la diversification des méthodes et des personnes consultées à l'occasion de l'analyse d'un poste donné. Les méthodes de recueil des informations relatives à un poste de travail sont principalement: (voir la ressource les méthodes d'analyse de poste) 1. L'entretien C'est un entretien oral entre l'analyste de poste et le titulaire de poste. L'analyste se sert d'un guide d'entretien contenant les éléments pertinents relatifs à l'analyse de poste. (voir la ressource guide d'entretien) 2. Le questionnaire Un questionnaire est un ensemble de questions écrites, élaborées à partir des éléments pertinents relatifs au poste. Le questionnaire est adressé aux titulaires de poste en vue d'être répondu. (voir la ressource questionnaire)

3. L'observation directe L'information relative au poste est collectée par l'analyste à travers l'observation du ou des titulaire(s) en train d'exercer les activités relatives au poste. 4. L'auto description L’analyste occupe le poste à analyser et ainsi il peut utiliser son expertise, l’appliquer au poste pour en tirer des informations objectives et complètes. Toutefois il faut que l’analyste ait les aptitudes et les connaissances requises par le poste.

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5. L'analyse documentaire L'analyste exploite les informations relatives aux postes contenues dans les documents de l'entreprise telle que les notes de services, les manuels de procédures, les entretiens de départ ou d'évaluation, les organigrammes, ... 6. Les incidents critiques Cette méthode a été introduite par JC Flanagan, elle consiste à énumérer les problèmes (erreurs, défaillances,..) qui peuvent survenir lors de l’exécution des activités relatives à un poste de travail et de les classer par importance de leurs influences. Ces problèmes une fois classifiés dans un tableau d’incidents permettent de détecter les compétences convenables et notamment les comportements efficaces pour les intégrer dans le descriptif de poste.

III.

L'organisation de l'information dans la fiche de poste

Il n'existe pas de modèle prototype d'un référentiel d'activités ou fiche de poste. Les informations pertinentes collectées lors de l'analyse sont organisées de façon synthétique et compréhensible dans une fiche. Une fiche de poste renseigne donc sur les objectifs et caractéristiques du poste notamment les activités. Ci dessous deux exemples de fiche de poste : - Exemple 1. Fiche de poste d'un vendeur dans un point de vente de chaussures.

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- Exemple 2. Fiche de poste d'un assistant en ressources humaines. Société "X" Service d'attachement: Intitulé du poste: Pré-requis: Niveau

Service gestion des ressources humaines Assistant gestion des ressources humaines BAC+3 (option ressources humaines)

Finalité du poste: Assure gestion administrative des salarié et assiste le directeur des RH dans la gestion opérationnelle. Missions

Activités

Gestion administrative

- suit les dossiers maladie, accidents de travail et prévoyance

des salariés

- établit et suit les contrats de recrutement - gère les absences, les embauches et les départs... - prépare les variables de paie relatives aux absences et indemnités journalières - élabore les dossiers administratifs destinés à des organismes externes.

Gestion opérationnelle

- renseigne les tableaux de bord relatifs à la fonction RH (suivi des effectifs, masse salariale, données sociales...) - assiste le DRH au processus de recrutement (description des postes, diffusion des annonces, réception et tri des CV, présélection des candidats, participation à la prise de décision) - participe à la gestion prévisionnelle des compétences - accompagne la mobilité et la gestion des carrières - participe au suivi du plan de formation (conseil sur le choix des stages et de l'organisme de formation, inscriptions, bilans...).

Les activités éventuelles

- Participe à l'organisation du travail. - Prend en charge l'intégration des candidats recrutés. - Collabore à la mise en place d'une politique de prévention des risques et d'amélioration des conditions de travail. - Aide à la mise en place des procédures qualité. - Participe à des actions de communication interne (journal d'entreprise, mémos juridiques...). - Mène des études et enquêtes ponctuelles en RH.

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Les qualités

- Rigueur et organisation - Capacité d'adaptation - Pragmatisme et réactivité - Ouverture d'esprit - Aisance relationnelle et sens du service - Discrétion et sens des responsabilités

Autres formations

- Les connaissances bureautiques et informatiques: word, excel et logiciel ...

Relations internes

- Personnel de tous les services - Responsables hiérarchiques

Evolutions

Directeur des ressources humaines

professionnelles

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IV.

Du référentiel d'activités au référentiel de compétences

En comparaison avec les activités, les compétences ne sont pas observables. De ce fait le recensement des compétences requises pour accomplir les différentes activités relatives à un poste de travail ne passe pas par la méthode de l'observation. Les compétences sont en principe déduites à partir des activités. En utilisant la méthode de l'entretien ou du questionnaire, le recueil des compétences se fait à travers les interrogations qui font émerger les compétences à partir des activités. Par ailleurs, les compétences comportent l'ensemble des savoirs faire, des savoirs et des savoirs être ou qualités personnelles. - Les savoirs faire: c'est ce qu'on appelle savoir faire opérationnel. Il est composé du savoir faire technique et du savoir faire relationnel. Le savoir faire relie la connaissance et l’action, il concerne la capacité qui permet de pratiquer une ou des activités dans une situation donnée.

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