2e Partie Memoire [PDF]

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2E PARTIE : ETUDE DE L’EXISTANT DE LA GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE D’ATC COMAFRIQUE DIAGNOSTIC ET RECOMMANDATION

CHAPITRE 1 : ETUDE DE L’EXISTANT A ce jour ATC COMAFRIQUE ne détient pas encore de manuels de procédures clairement formalisés et validés par la direction. Dans l’optique d’optimiser ses performances et de palier à cette insuffisance le management de ATC COMAFRIQUE à charger la direction des comptabilités et du contrôle de gestion de la conception ; l’élaboration ; de la diffusion et de la mise à jour de procédures relatives à chaque activité existante dans le fonctionnement ordinaire de ATC COMAFRIQUE. SECTION 1 : ETAT DES LIEUX DE LA GESTION FOURNISSEURS La gestion comptable des fournisseurs est une activité qui se déroule en plusieurs phases qui peuvent être énumérées comme suit : -

Réception et contrôle des factures fournisseurs Imputation & Encodage des factures Règlements des factures Analyse et lettrage des comptes fournisseurs Archivage des factures

I-1- Réception et contrôle des factures fournisseurs Le réceptionniste reçoit la facture et y appose le cachet “arrivé le …“. Il attribue un numéro d’ordre chronologique à la facture et la consigne dans son registre d’enregistrement du courrier «  arrivé » qui comporte les colonnes suivantes :

✔ Date ✔ Numéro chronologique ✔ Date et numéro de la correspondance ✔ Nom de l’expéditeur ✔ Nature du document. ✔ Montant Il transmet la facture au service des moyens généraux ou l’administration des ventes autant que nous sommes en face d’une facture de frais généraux ou d’une facture qui est liée à l’activité proprement dite. Les différents services procèdent à un contrôle de la

facture, en la rapprochant au bon de commande, bon de livraison et à la fiche d’engagement de dépense validé par le Directeur de la supply chain. Ensuite une fois la liasse constituée, la facture est transmise à la comptabilité fournisseur au travers d’un registre de transmission pour traitement et encodage. La comptabilité fournisseur reçoit les factures et s’assurent qu’aucun des éléments cité plus haut ne fait défaut à la liasse sinon la facture est retournée afin que tous les éléments manquants soit ajouter. I-2- Imputation & Encodage des factures Faisant suite à la réception de la facture, le comptable porte sur la facture un cachet d’imputation. Ce cachet contient les informations sur les écritures à débiter, les écritures à créditer, le numéro de saisie et la date de saisie. Une facture imputée est automatiquement saisie dans le logiciel SAGE et mise dans le classeur de factures fournisseurs en attente de règlement. Au niveau de l’encodage dans le logiciel de comptabilité, nous avons deux types de saisie qui sont appliquées selon que nous sommes face à des factures liées au stock ou à des frais généraux. Nous avons : -

le système de déversement la saisie manuelle proprement dite

-

le système de déversement

Le système de déversement consiste à récupérer sous format Excel les écritures préalablement saisies par le service ADV lors de la réception des factures dans le logiciel de gestion INCADEA et à les importer dans le logiciel Sage comptabilité après avoir effectué plusieurs vérifications. En effet le comptable contrôle les montants saisis, les comptes comptables utilisés, les libellés et la date de saisie. Ensuite une fois toutes les informations sont conformes aux éléments marqués sur la facture alors le fichier est convertie en fichier Texte et est ensuite intégrée dans le logiciel sage. Le logiciel va transcrire les informations importées et va alimenter la base comptable et les différents journaux comptables. A la fin de l’opération, un deuxième contrôle est effectué afin de s’assurer que toutes les écritures importées ont correctement été saisies par le logiciel.

-

la saisie manuelle proprement dite

Figure 3: présentation du cachet d’imputation

Comptabilisé le : Code journal et Numéro de saisie : D

C

Source : cachet d’imputation ATC COMAFRIQUE III- 1 REGLEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS Une fois la facture comptabilisé, le comptable range la facture dans un classeur en attendant son règlement. Le règlement des factures fournisseurs se fait suivant la date d’échéance de la facture, ce mode de règlement est dit mode de règlement selon le modèle échéancier. L’échéance retenue d’une manière générale chez ATC Comafrique est de 60jours à partir de la date de réception de la facture, ce qui facilite une maitrise de la trésorerie. Cependant il existe un mode de règlement dit procédure exceptionnelle pour couvrir certain cas exceptionnelle, c’est notamment le cas des acomptes etc… Le comptable a pour obligation d’établir un bordereau de trésorerie (voir annexe 7) peu importe le mode de règlement utilisé. Le bordereau de trésorerie est une fiche sur laquelle est indiquée - le mode de paiement -La date du paiement -Le n° du dossier

- Le nom du bénéficiaire, le motif de la dépense, le montant du règlement, -La nature du règlement (solde de facture / acompte sur facture/règlement total de la facture) -Numéro du chèque, du virement ou de la traite - Compte à débiter -Le compte à créditer, le Numéro de la section analytique -Un tableau réservé à la signature des responsables. Le règlement est préparé par le comptable fournisseur puis vérifier et approuver successivement par le chef comptable, le contrôle de gestion, directeur administratif et financier et de la direction générale.

III-1-1 REGLEMENT DES FACTURES SELON LE MODELE ECHEANCIER

Sur la base des factures dument autorisées et comptabilisées, le comptable fournisseur établir un échéancier de règlement (voir annexe 8). Cet échéancier un état Excel présentant les informations ci-après : -

La date d’établissement de l’échéancier

-

La date de réception de la facture

-

La date de la facture

-

Le numéro de facture

-

Le nom du fournisseur

-

L’initiateur ou le service demandeur

-

La source des informations

-

Le motif de la dépense

-

L’échéance

-

Le montant

-

Le montant en devise pour les fournisseurs en devise

-

La domiciliation

-

La semaine de validation

L’échéancier est établis en début de mois cependant des réunions hebdomadaires de trésorerie sont organisées entre le directeur financier, la responsable de la trésorerie, le chef comptable et le comptable fournisseur sur la base de l’échéancier fournisseur afin de soumettre au règlement l’ensemble des factures échues de la semaine tout en prenant en compte les contraintes liées à la trésorerie. Sur la base de la liste des factures à régler, le comptable fournisseur demande des domiciliations bancaires au service de trésorerie qui lui indique la banque et le moyen de paiement retenue pour ces règlements. Une fois les domiciliations ont été donné par la trésorerie, les bordereaux de trésorerie peuvent être établir et soumis à la validation du chef comptable, du contrôle de gestion, du directeur financier et de la direction Générale. Sur la base des bordereaux de trésorerie validé par les personne cités plus haut, le comptable fournisseur établi les règlements suivant le moyen de paiement convenu et soumet ceux-ci à la signature des personnes autorisées. Une fois les règlements signés, le comptable annote sur les factures originales la mention « Payé »et mentionne le nom de l’établissement financier payeur et les indications du moyen de règlement. Ensuite le comptable fournisseur transmet le bordereau de trésorerie au comptable banque afin qu’il assure la comptabilisation les règlements effectués pour la mise à jour des comptes des fournisseurs concernés, ensuite il notifie les règlements aux fournisseurs et conserve provisoirement les chèques et les traites dans un coffre-fort en attente de leur retrait par leur bénéficiaire.

III-1-2 REGLEMENT DES FACTURES SELON LA PROCEDURE EXCEPTIONNELLE

Pour les besoins de son activités, ATC Comafrique a recours d’autre fournisseurs qui ne sont pas ceux avec qui elle travail de manière courante. Ce sont pour la plupart des fournisseurs étrangers. Ces derniers voyant le caractère ponctuel des opérations exigent soit un acompte ou que la vente soit soldé avant qu’ils ne puissent effectuer quoique ce soit. Dans le but de faire face à ces cas de figures qu’ATC Comafrique a mis en place une procédure de règlement

exceptionnelle. Le service ayant exprimé le besoin remplis une fiche de demande paiement (voir annexe 9) qui regroupe les informations ci-après : v Le numéro du dossier v Le nom du bénéficiaire v Le montant de l’opération v Le motif de la dépense v Les carrés de validations différents signataires v La date La fiche doit être correctement remplis et soumise à validation du chef du service demandeur, du contrôle de gestion, du directeur financier, de la direction général et de la comptabilité. Ensuit elle est transmise au comptable fournisseur afin qu’il puisse demander la domiciliation, faire le bordereau et enfin établir le règlement.

III-2- LES MOYENS DE PAIEMENTS

ATC Comafrique dispose de nombreux moyens de paiements qu’elle utilise selon ses besoins. Nous retiendrons principalement (03) pour la récurrence de leurs utilisations. Ce sont : le chèque, le billet à ordre et le virement bancaire.

III-2-1 LE VIREMENT BANCAIRE

Le virement est une opération financière qui consiste à transférer de l’argent d’un compte à un autre par le biais des institutions bancaires. Pour effectuer un règlement par virement à Comafrique Technologies, il faut établir un ordre de virement (voir annexe 10). L’ordre de virement est une lettre adressée à une institution bancaire. Dans cette lettre il est mentionné : L’objet : ordre de virement bancaire Bénéficiaire : le nom du fournisseur

Banque : le nom de l’institution bancaire sur laquelle le virement doit être effectué Compte Numéro : Numéro de compte bancaire du fournisseur sur la banque mentionnée cidessus. Montant : le montant est toujours en devise En bas nous avons les cachets d’ATC Comafrique suivi des signatures des deux signataires. Cet ordre de virement est transmis à la banque par fax, par mail ou par dépôt physique. Une copie est transmise à la trésorerie qui confirmera l’ordre à la banque. Cette banque fera parvenir par la suite un avis de débit. Dès réception de cet avis, celle-ci transmet les informations au comptable trésorerie ou à celui chargé d’émettre les ordres de virement ; Lequel passe les écritures relatives à ce règlement. Le virement bancaire s’effectue la plupart du temps avec les fournisseurs étrangers. Cependant, certains fournisseurs étrangers sont réglés avant la réception de la facture et des marchandises. Aussi, la comptabilisation de leurs factures ne se fait qu’après réception du paiement. La réception des factures et des marchandises s’effectue simultanément.

III-2-2 LE REGLEMENT PAR CHEQUE

Le chèque bancaire (voir annexe 11) est le moyen de règlement le plus utilisé pour les différentes opérations surtout pour les fournisseurs locaux. C’est le moyen le plus recommandé pour des raisons de sécurité. En effet, à ATC Comafrique, lorsque les chèques sont émis par le comptable fournisseur et envoyé pour approbation de paiement, les fournisseurs sont peu de temps après contactés pour le retrait de leurs chèques. Une fois dans le bureau du chargé des règlements, ils doivent suivre la procédure de retrait de leurs chèques pour en disposer. III-2-3 LE BILLET A ORDRE

Le billet à ordre (voir annexe 12) est un document qui présente certaines caractéristiques d'une lettre de change (engagement de payer à une échéance donnée) et d'autres d'un chèque : c'est le client débiteur (le souscripteur) qui s'engage à payer, qui émet le billet et qui le remet au bénéficiaire, lequel le présentera à l'échéance, en général par le biais du circuit bancaire. Comme les lettres de change relevé, il existe également des billets à ordre relevé ou BOR, forme dématérialisée des billets à ordre.

Le billet à ordre est toujours accompagné d’un avis de traite (voir annexe 13) déchargé par la banque. C’est un courrier fait pour informer la banque qu’un billet a été émis et sera déposer à une échéance bien précise.

IV-LETTRAGE DES COMPTES FOURNISSEURS Une fois les écritures de règlements passés .Le lettrage est fait dans le logiciel de comptabilité. L’idée principale du lettrage est de permettre une bonne analyse des comptes. L’opération consiste à aller sur le compte fournisseur puis à lier les factures aux différents règlements qui correspondent. Il s’agit en clair de sélectionner les factures à lier avec le règlement correspondant puis de cliquer sur l’icône « LETTRER » ; les lettres sont marquées automatiquement dès que vous cliquez sur l’icône « LETTER » et les écritures sont masqué dans les écritures lettrées. Pour les consulter il faudrait cliquer sur l’icône « ECRITURE LETTRER » (voir annexe 14). Le lettrage se fait à l’aide du bordereau de trésorerie.

V–ANALYSE DES COMPTES FOURNISSEURS Apres le lettrage, il convient d’analyser les comptes fournisseurs afin d’avoir une bonne visibilité des comptes et qu’ils puissent refléter une situation fidèle et sincère. L’analyse des comptes fournisseurs se fait grâce au relevé de compte du fournisseur. Cette opération consiste à rapprocher les factures comptabilisées avec les montants correspondant aux factures se trouvant sur le relevé du fournisseur. Le but est d’avoir le même solde que celui du fournisseur ainsi que les mêmes factures. Le comptable va dans un premier temps pointer toute les factures qui figure sur le relevé du fournisseur afin d’identifier les éventuel écarts qu’il va devoir justifier. Les écarts peuvent s’expliquer par des factures non encore reçu ou par des factures déjà réglé cependant le fournisseur n’a pas encore actualisé sa comptabilité. Dans le premier cas le comptable va se rapprocher du service qualité et logistique afin d’avoir une copie du bon de livraison, ce qui lui permettras de passer une provision en attendant que la facture lui soit transmise. Une fois la facture reçue la provision devra être annulé.

Dans le deuxième cas, le comptable devra s’assurer que le fournisseur a bel et bien reçu son règlement et le notifier fournisseur afin qu’il puisse le prendre en compte et actualisé sa comptabilité.

VI- ARCHIVAGES DES FACTURES Une fois l’analyse terminé, le comptable est tenu de faire un archivage cohérent et simple d’utilisation à fin que ses collaborateurs puissent retrouver ses documents même s’il est absent. D’une manière générale, l’archivage des factures fournisseurs chez ATC Comafrique se en fonction du code du journal de saisie et suivant l’ordre chronologique. En clair, le comptable fournisseur ouvre plusieurs classeurs sur lesquels il marque un intervalle de nombre bien précis selon que nous sommes dans le journal des achats locaux (A20) ou des achats étrangers (A21). Nous aurons donc la pièce 01 du journal A20 tout en bas du classeur comprenant son intervalle et la dernière pièce de l’intervalle à l’ouverture du classeur.

SECTION 2 : ETAT DES LIEUX DE LA GESTION DES STOCKS Les stocks s’apparentent à l’ensemble des biens intervenant dans le cycle d’exploitation d’une société soit pour être consommé, soit pour être vendu en l’état ou à l’issu du processus de production. Une bonne gestion des stocks permettra de satisfaire des besoins futurs. Une bonne gestion des stocks constitue un facteur de flexibilité pour l’entreprise. La gestion des stocks au sein d’une entreprise concerne les postes suivants : Le stock de marchandises : revente de biens à profit, sans transformation préalable. Le stock de matières premières : produits achetés pour être transformés. Le stock de produits semi-finis : il s’agit de produits en cours de fabrication. Le stock de produits finis : une fois la transformation des matières premières achevée, le produit est prêt à être vendu. Le stock d’emballages : il s’agit d’emballages vides tels que des caisses, des palettes… ATC Comafrique admet en stock plusieurs types de marchandises qui sont entre autres les véhicules neufs des différentes marques dont nous sommes concessionnaires et les pièces de rechanges de ses différentes marques, aussi des huiles et des lubrifiants.

Nous avons donc un stock de : -

Véhicules de marque Nissan Véhicules de marque Volkswagen Véhicules de la marque New Holland

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Pièces de rechanges (Audi, Volkswagen, Nissan, New Holland) Huiles et lubrifiants de la marque ENOC

La détermination des quantités et valeurs des éléments à commander se déroulent lors d’une réunion entre la direction financière, la direction commerciale, et la direction supply chain Chaque marchandise est inscrite en stock pour son cout d’achat, c’est à dire le prix d’achat majoré des frais accessoires. -

Valorisation des stocks

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Valorisation à l’entrée du stock

Pour les éléments achetés que nous soyons face à l’achat d’un véhicule, des huiles ou des lubrifiants ou encore des pièces de rechanges, l'évaluation se fait au coût d'achat: -

Montant figurant sur la facture d'achat (TVA déductible exclue) ; Frais d'achat (externes) : transport, droits de douane ; Frais d'approvisionnement (internes) directs ou indirects (services approvisionnement).

Les coûts de possession du stock (coût financier) et les coûts de séjour en stock (magasinage, maintenance du stock) ne sont pas pris en compte pour la valorisation des entrées. Le stock initial en quantités et en valeurs correspond au stock final de la période précédente.

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Valorisation à la sortie du stock

Il existe dans le magasin de stockage des marchandises acquises par lot à différents moments et par conséquent valorisées à leurs entrées à des coûts d'achats différents. De même, D'où la nécessité de leur valorisation à leur sortie du stock. La méthode de valorisation à la sortie adoptée par ATC Comafrique est le cout moyen unitaire pondéré à chaque entrée.

SECTION 3 : ETAT DES LIEUX DES CLIENTS La gestion comptable des clients peut se traduire selon les étapes ci-après : -

Collecte, contrôle et intégration des écritures comptable dans le logiciel Sage Analyse et lettrage des comptes clients Suivi des comptes clients

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Collecte, contrôle et intégration des écritures comptable dans le logiciel Sage

Une fois les facturations journalières achevés, le service informatique extrait les écritures comptables du logiciel de gestion INCADEA et les transmets au comptable clients afin qu’il puisse procéder au contrôle des écritures comptables. Ce contrôle consiste à une vérification des comptes comptables utilisés, de l’analytique et des montants facturés. L’absence des documents physiques au moment du contrôle augmentent les risques d’erreur dans la saisie. Cependant le comptable à la possibilité d’avoir accès à une copie de la facture via le logiciel INCADEA. Une fois le contrôle achevé, le comptable importe les écritures dans la comptabilité ensuite vérifie si toute les écritures ont été correctement importé après l’intégration.

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Analyse et lettrage des comptes clients

Comme pour la comptabilité fournisseur, le lettrage consiste à lier les paiements d’avec les factures. Les

SECTION 4 : ECRITURE COMPTABLE AFFERENT DE LA GESTION COMPTABLE

CHAPITRE 2 : DIAGNOSTIQUE ET RECOMMANDATION SECTION 1 : DIAGNOSTIQUE (FORCE & FAIBLESSE ; CAUSE ET CONSEQUENCE) SECTION 2 : RECOMMANDATION D’AMELIORATION DE LA GESTION D’ATC COMAFRIQUE SECTION 3 : NOTRE APPORT PERSONNEL