03.a Sop Penyimpanan [PDF]

Zitiervorschau

PT. BERLINDO INDO SEJAHTERA DIVISI DISTRIBUSI SOP PENYIMPANAN Penanggung Jawab DIREKTUR - APJ

Nomor Tanggal Terbit Revisi ke Halaman

: : : :

BIS.SOP.00.03A 07 – Jan – 2021 0 1/3

Pelaksana WAREHOUSE

1. TUJUAN Standart Operasional Prosedur tentang Penyimpanan barang dibuat dengan tujuan agar memberikan petunjuk dan arahan kerja bagi para pelaku untuk melakukan Penyimpanan dalam ruang lingkup PT BERLINDO INDO SEJAHTERA 2. RUANG LINGKUP Untuk memastikan dan menjaga kualitas produk sebelum barang masuk gudang utama sebagai tempat penyimpanan yang sesuai dan memenuhi syarat. 3. TANGGUNG JAWAB 3.1. warehouse bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran serta monitoring stok barang dan Pemusnahan dari warehouse. 3.2. Petugas gudang bertanggung jawab untuk menerima, menyimpan, mengeluarkan barang sesuai dengan dokumen dan ketentuan yang berlaku. 3.3. APJ bertanggung jawab atas kualitas barang di warehouse dan memberikan laporan ke BPOM sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3.4. Direktur bertanggung jawab atas semua kegiatan di warehouse dan melakukan persetujuan terhadap pemusnahan barang yang ada di Gudang 4. KETENTUAN UMUM 4.1. Penerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang harus sesuai ketentuan yang tercantum dalam kemasan suhu yang dianjurkan 4.2. Penyimpanan maupun pengeluaran barang di gudang secara komputerisasi dan manual memiliki sistem FEFO dan FIFO 4.3. Prosedur untuk barang recall mengikuti ketentuan pada SOP Recall 5. PROSEDUR 5.1. Tata Cara Penyimpanan Barang 5.1.1. Barang yang telah diterima harus diletakkan sesuai dengan lokasi yang telah ditentukan dalam pengelompokan jenis barang 5.1.2. Barang- barang di letakkan sesuai dengan spesifikasi produk: 5.1.2.1. Suhu ruang < 30°C 5.1.2.2. Suhu terkendali (cool and dry place atau < 25°C) 5.1.3. Barang barang di simpan sesuai kelayakan barang: 5.1.3.1. Barang baik. 5.1.3.2. Barang intransit (retur dari outlet). 5.1.3.3. Barang rusak. 5.1.3.4. Menunggu persetujuan dari Principal 5.1.3.5. Barang dimusnahkan 5.1.4. Penyusunan barang yang teratur dan benar sehingga

PT. BERLINDO INDO SEJAHTERA DIVISI DISTRIBUSI SOP PENYIMPANAN Penanggung Jawab DIREKTUR - APJ

Nomor Tanggal Terbit Revisi ke Halaman

: : : :

BIS.SOP.00.03A 07 – Jan – 2021 0 2/3

Pelaksana WAREHOUSE

mempermudah dalam pemeriksaan dan pengeluaran barang dengan menyisakan jarak sehingga sirkulasi udara terjaga dengan baik. 5.1.5. Kebersihan lingkungan gudang harus selalu di jaga, demi terciptanya kenyamanan kerja. Setiap peracik bertanggung jawab atas kebersihan area gudang yang ditetapkan. dengan di lengkapi sarana kebersihan dan cabang harus membuat tabel jadwal kebersihan. 5.1.6. Kartu Barang di gudang wajib di isi lengkap setiap kali ada transaksi, setiap peracik wajib memiliki cutter, pena, calculator. 5.1.7. Ditempatkan thermometer pada posisi yang diperlukan dalam ruangan gudang dan dilakukan pencatatan. 5.1.8. Lokasi penyimpanan barang harus terbebas dari barang pribadi, makanan, minuman milik karyawan. 5.1.9. Lokasi penempatan barang antara produk obat dan makanan harus terpisah dengan produk consumer 5.1.10. Bila terdapar barang rusak selama penyimpanan maka : 5.1.10.1. Dilakukan pendataan secara menyeluruh dan dilakukan stock opname 5.1.10.2. Melakukan inspeksi diri untuk mengetahui penyebab kerusakan barang dan tindakan penceegahannya 5.1.10.3. Melakukan penghapusan data stok barang pada sistem dan melakukan pemusnahan barang 5.2. Pengamanan Gudang 5.2.1. Pintu gudang dalam keadaan baik dan bangunan memenuhi persyaratan keamanan untuk penyimpanan barang 5.2.2. Setiap pintu memiliki minimal 2 anak kunci/gembok dengan kwalitas yang baik: 5.2.2.1. Anak kunci 1 dipegang oleh Petugas Gudang 5.2.2.2. Kunci 2 di pegang oleh Direktur atau apabila yang bersangkutan berhalangan di gantikan oleh APJ 5.2.2.3. Satu set duplikat kunci gudang 1 dan 2 diletakkan tertutup dalam amplop dan disegel/ disimpan oleh Finance, harus sepengetahuan Direktur setelah selesai dipakai, di masukkan kembali ke brankas dengan di segel. 5.2.2.4. Saat membuka pintu gudang harus di lakukan oleh 2 pejabat pemegang anak kunci. 5.2.3. Dilakukan pest control, tera timbangan, alat pemadam kebakaran secara periodik. 5.2.4. Melakukan kalibrasi thermometer/ data logger setiap tahun. 5.2.5. Pada saat hari libur (diluar jam kantor) tidak di benarkan membuka gudang, kecuali dalam keadaan Emergency dan atas ijin direktur 6. LAMPIRAN

PT. BERLINDO INDO SEJAHTERA DIVISI DISTRIBUSI SOP PENYIMPANAN Penanggung Jawab DIREKTUR - APJ

Nomor Tanggal Terbit Revisi ke Halaman

: : : :

BIS.SOP.00.03A 07 – Jan – 2021 0 3/3

Pelaksana WAREHOUSE

6.1. SOP

Nama

Disiapkan oleh

Nur Indah Pratiwi

Diperiksa oleh

Nazhira Fadhilah

Disetujui oleh

Agustono Fam

Jabatan

Tanda Tangan

Tanggal

Apoteker Penanggung Jawab Legal & liason Direktur

Catatan : Dokumen ini hanya terbatas pada daftar distribusi saja, tidak diperkenankan untuk dicetak ulang atau diberikan pada pihak lain tanpa sepengetahuan penyusun dokumen dan disetujui oleh pihak yang berwenang atau Pejabat yang menyetujui SOP asli untuk menjamin kerahasiaannnya.