Model Fisa Postului Secretara [PDF]

Zitiervorschau

Denumirea postului: Secretară Cod COR: 411502 Departament: administrativ Relaţii ierarhice: se subordonează directorului general Relaţii de colaborare: cu personalul de conducere tehnic, comercial, resurse umane, clienti, colaboratori si institutii publice. Scopul postului: asigurarea condiţiilor optime pentru realizarea de către director a unor contacte eficiente cu persoanele din interiorul şi exteriorul firmei, asigurarea unei bune circulaţii a documentelor şi informaţiilor la nivelul firmei, gestionare baze de date, introducere de date fiscale, contabile(registru de casa, diverse documente). Atribuţiile principale şi sarcinile specifice: - efectuează activităţi administrative de rutină în scopul eficientizării timpului de lucru al directorului; - primirea, ţinerea evidenţei şi repartizarea corespondenţei în cadrul firmei; - efectuarea unor lucrări de specialitate: organizarea şi actualizarea unor situaţii, redactarea unor materiale de corespondenţă, păstrarea şi operarea în diverse registre de evidenţă; - asigurarea legăturilor telefonice în interiorul şi exteriorul organizaţiei. - furnizarea de informaţii clienţilor în legătură cu activitatea şi programul organizaţiei; - păstrarea evidenţei numelor, adreselor şi numerelor telefonice ale persoanelor şi instituţiilor cu care angajaţii au relaţii de serviciu; - înregistrarea hotărârilor şi deciziilor luate de conducere, aplicarea ştampilei şi repartizarea acestora la compartimentele firmei; - tehnoredactarea documentelor, clasarea şi ţinerea evidenţei stricte a acestora; - identificarea, selectarea, clasificarea şi păstrarea unor surse şi materiale de informare; - participarea la şedinţele generale ale firmei şi departamentului şi asigurarea protocolului; - la cerere execută orice altă sarcină care are legătură directă cu obiectivul postului ocupat. - ordinea si curatenia in interiorul firmei Atribuţii privind respectarea normelor de sănătate şi securitate în muncă, de prevenire şi stingere a incendiilor: însuşirea şi aplicarea corectă a legislaţiei, normelor generale şi specifice de sănătate şi securitate în muncă şi a diferitelor proceduri în conformitate cu specificul locului de muncă; - participarea la instruirea periodică privind sănătatea şi securitatea în muncă, prevenirea şi stingerea incendiilor; - desfăşurarea activităţii la locul de muncă respectând normele de sănătate şi securitate în muncă, normele P.S.I, regulile de sănătate şi igienă individuală la locul de muncă; - cunoaşterea factorilor de risc şi a bolilor profesionale specifice locului de muncă; - identificarea pericolelor care apar la locul de muncă şi raportarea acestor pericole persoanei competente să ia măsuri, conform procedurilor specifice locului de muncă; - acordarea primului ajutor rapid şi corect în conformitate cu tipul accidentului produs; Responsabilităţile postului: Legat de activităţile specifice, răspunde de: - calitatea lucrărilor efectuate la locul de muncă de catre ea şi se preocupă permanent de îmbunătăţirea lor; - păstrarea în bună stare a materialelor de lucru, utilizarea şi întreţinerea echipamentelor conform parametrilor de funcţionare. Legat de disciplina muncii, răspunde de : - îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate;

-

păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă; respectă prevederile normativelor interne şi procedurile de lucru privitoare la postul său; respectă normele de sănătate, securitate şi igienă în muncă, normele de prevenire şi stingere a incendiilor şi acţiune în caz de urgenţă, normele de protecţie a mediului înconjurător.

Autoritatea postului: Utilizează materiale şi echipamente puse la dispoziţie de firmă specifice muncii de birou (computer, xerox, imprimanta, fax, scanner, etc) Condiţiile de muncă: Munca se desfăşoară în condiţii obişnuite, la birou, cu deplasări pe distanţe scurte sau medii (ridicarea sau plasarea corespondenţei) . Dupa caz munca poate fi efectuata si acasa, pe laptop sau pe PC-ul personal sau oferit de firma. Program de lucru: 2 ore/zi variabil intre orele 18-23 Specificaţiile postului:  Nivel de studii: cel puţin studii medii; Studiile de specialitate în domeniul biroticii şi secretariatului constituie un avantaj.  Experienţă: Lucrul pe calculator  Cunoştinţe necesare: a) specifice domeniului de lucru: - cunoştinţe de operare pe calculator; - cunoaşterea cel puţin a unei limbi străine de circulaţie internaţională. b) în domeniul sănătăţii şi securităţii în muncă: - legislaţia generală şi specifică privind: sănătatea şi securitatea în muncă, prevenirea şi stingerea incendiilor, regulile de sănătate şi igienă specifice locului de muncă; - planul de evacuare al firmei şi procedurile de urgenţă, de prim ajutor şi de evacuare.  Cerinţe pentru exercitare: - rezistenţă la stres; - rezistenţă la sarcini repetitive, - bune abilităţi de comunicare şi relaţionare  Caracteristici de personalitate, aptitudini şi deprinderi necesare : - Punctualitate, atenţie la detalii, spirit de observaţie dezvoltat; - Deprinderi de acordare şi transmitere de informaţii; - Deprinderi de culegere şi clasificare a informaţiilor. Prezentul document se constituie în anexa la contractul individual de muncă şi a fost întocmit în 3 (trei) exemplare originale.

Aprobat, Director General

Titular de post

Ghisoiu Gheorghe

Butolo Antoaneta