Manual - GC - Restaurant - Config Si Rapoarte [PDF]

Zitiervorschau

Manual utilizare software restaurant

Grand Chef

Introducere si prezentare Acest program a fost gandit si conceput pentru a sprijini si usura activitatea managerilor de restaurante, baruri, pensiuni, oferind o deosebita flexibilitate in configurare si adaptare in functie de necesitatile fiecaruia precum si o deosebita usurinta in utilizare. Principalele functii oferite de acest program sunt: 1 Configurarea salilor si meselor sub forma dorita; 2 Adaugare, editare produse in meniu si adaugare, editare retete pentru fiecare produs; 3 Adaugare, editare materii prime, receptii, iesiri si posibilitatea efectuarii de inventare; 4 Posibilitatea crearii unei baze de date cu clienti fideli si managementul fiecaruia in parte; 5 Se pot defini diverse tipuri de reduceri care se pot aplica pentru diferite produse si tipuri de produse, precum si posibilitatea de a defini preturi cu adaos atat procentual cat si valoric; 6 Gestionarea separata, pe drepturi a fiecarui utilizator al acestui program (ospatari, barmani, sefi de sala…); 7 Posibilitatea definirii mai multor tipuri de plata (CEC, card bancar...); 8 Comunicatie directa cu casa de marcat fiscala, nemaifiind necesara introducerea datelor de catre utilizator; 9 Posibilitatea de a urmari cu ajutorul rapoartelor toate datele despre vanzari, utilizatori, materii prime, stocuri, intrari, iesiri, produse expirate, stocuri critice, date despre clientii fideli inregistrati in baza de date; 10 Modulul de vanzare pentru barmani/ospatari a fost conceput pentru a putea fi utilizat de oricine, acesta remarcandu-se printr-o deosebita usurinta in utilizare;

2

CONFIGURAREA SALILOR SI MESELOR Pentru modificarea configuratiei salilor si a meselor in sali se va accesa meniul Config apoi optiunea Dispunere.

Va aparea o fereastra din care se va alege configuratia curenta, implicit fiind RESTAURANT. Dupa alegerea configuratiei dorite se ajunge in modul editare mese care se prezinta sub forma din figura:

Aici aveti posibilitatea de a adauga/edita/sterge mese, de a le aseza in configuratia dorita, precum si de a defini forma si marimea lor. Acest lucru se poate realiza prin selectia mesei/meselor dorite si apasarea butonului PROPRIETATI MASA.

3

Dupa alegerea optiunilor dorite se va apasa butonul SALVARE, memorandu-se astfel modificarile facute. Pentru a adauga mese in sala se da un click de mouse (sau apasare pe touchscreen) intr-o zona libera, masa nou creata avand numarul ultimei mese desenate +1. La terminarea adaugarii si configurarii meselor se va apasa butonul SALVARE de pe bara de butoane din partea superioara, salvandu-se astfel configuratia aleasa. Prentru a iesi din modul editare se va apasa INCHIDE FEREASTRA. In meniul CONFIG mai exista 2 optiuni SALI si CONFIGURATII, aici putandu-se adauga/sterge sali din configuratia curenta sau adauga/sterge configuratii.

4

PRODUSE Aceasta functie a programului permite adaugarea, editarea sau stergerea de produse si categorii de produse, precum si variante de vanzare a produselor existente (de ex.: cu adaos, reducere sau produse cu anumite preferinte la vanzare (aluat de pizza pufos, coca-cola cu gheata…)). Pentru a putea adauga produse in lista este necesar in prima etapa sa se defineasca CATEGORII DE PRODUSE.

Dupa alegerea acestei optiuni se va deschide o fereastra in care sunt afisate (daca au fost definite) categoriile de produse.

5

Pentru a adauga o categorie noua se va apasa butonul ADAUGARE. In fereastra nou deschisa se va defini numele noii categorii (de ex.: RACORITOARE, VINURI, PREPARATE DE PESTE,…)

Optiunea CATEGORIE PARINTE este utila daca se doreste incadrarea categoriei nou definite intr-o categorie existenta (de exemplu in categoria parinte ALCOOLICE se pot defini urmatoarele subcategorii: VODCA, LICHIOR, COGNAC,… ). In aceasta situatie, lista cu categoriile definite ar putea arata ca in figura de mai jos:

Dupa terminarea adaugarii categoriilor de produse se va trece la adaugarea de produse. Acest lucru se realizeaza prin accesarea optiunii PRODUSE din meniul PRODUSE. 6

Similar ca la adaugarea categoriilor de produse in fereastra deschisa pentru a adauga produse se va apasa butonul ADAUGARE. In aceasta fereasta avem urmatoarele optiuni la dispozitie:

-

nume scurt: denumirea produsului, asa cum va aparea in meniul de vanzare; categorie: categoria din care face parte produsul respectiv; pret de vanzare: pretul cu care se vinde clientului produsul; departament: departamentul din care face parte produsul (de ex: produsul CIORBA se va alege la departamentul BUCATARIE, COCA-COLA la BAR,...). Tot in aceasta fereastra, la sectiunea INGREDIENTE exista posiblitatea de a se defini o reteta pentru produsul respectiv, aceasta functie fiind utila atunci cand se doreste o evidenta a stocurilor de materii prime. Pentru a putea defini retete pentru un produs vor trebui definite intai materiile prime, acesta fiind subiectul capitolului urmator.

7

Pentru definirea unei retete pentru produsul curent se alege optiunea INGREDIENTE, apoi se apasa butonul ADAUGARE, dupa care va aparea o fereastra cu materiile prime definite. Spre exemplu pentru crearea unei retete pentru produsul COCA-COLA vom alege ca ingredient o sticla de COCA-COLA. Prin vanzarea produsului COCA-COLA din stoc se va scadea acea sticla. Deci pentru evidentierea stocurilor este necesara definirea retetelor pentru produsele vandute in caz contrar programul nu va sti ce sa scada din stoc in momentul vanzarii unui produs. Dupa ce se adauga toate ingredientele care fac parte din reteta produsului respectiv se va apasa butonul SALVARE, realizandu-se memorarea retetei pentru produsul respectiv. Tot in meniul PRODUSE avem la dispozitie inca trei optiuni: - VARIANTE; - PREFERINTE; - TIPURI DE TARIFE.

8

Optiunea VARIANTE se poate folosi pentru definirea unui pret de vanzare cu adaos procentual sau valoric predefinit pentru o anumita categorie de produse.

Pentru ca aceasta optiune sa functioneze este necesar sa se aleaga categoria pe care se va aplica acest tarif, se va da o denumire sugestiva pentru tariful ales si se va defini un adaos fie procentual, fie valoric. La sfarsit se va apasa butonul SALVARE. Optiunea PREFERINTE este utila pentru a se defini una sau mai multe preferinte pentru un produs sau o categorie de produse. Atunci cand se va vinde un produs din categoria selectata, alaturi de produsul din comanda intr-o coloana din partea dreapta vor aparea optiunile definite aici care vor putea fi selectare pentru fiecare produs in parte de pe comanda cu ajutorul unor casute de bifare.

9

Optiunea TIPURI DE TARIFE poate fi folosita pentru a se defini un anumit tip de tarifare, atat cu adaos cat si cu reducere pentru un produs sau o clasa de produse.

Aceste tipuri de tarife se vor regasi la efectuarea unei comenzi, existand posibilitatea de a selecta unul din tipurile de tarife definite in functie de necesitati.

MATERII PRIME Accesand acest meniu programul ofera posibilitatea de a face diverse operatii asupra materiilor prime care sunt folosite in procesul de productie. Ca si la categoria PRODUSE, si la MATERII este necesar sa se defineasca in prima etapa categoriile de materii prime. Definirea categoriilor de materii prime se va face similar cu cea a categoriilor de produse.

10

In fereastra care va aparea se va apasa butonul ADAUGARE:

Ca si la categoriile de produse si la categoriile de materii prime se pot defini si categorii parinte de materii prime, rolul si functionalitatea acestora fiind acelasi ca la categoriile de produse. Similar cu meniul PRODUSE, pentru a se ajunge la fereastra de adaugare/editare a materiilor prime se va accesa meniul MATERII, optiunea MATERII PRIME.

11

Dupa apasarea butonului ADAUGARE din fereastra care se va deschise exista urmatoarele optiuni:

Semnificatia campurilor din acesta fereastra este: - denumire: denumirea materiei prime (morcov, lapte, cascaval…); - categorie: categoria din care face parte materia prima (ex: morcov la legume); - unitate de masura: unitatea de masura cu care se face receptia materiei prime respective (ex: cascaval – kg, coca-cola – st,…). Daca nu exista in lista unitatea de masura dorita se poate defini una noua prin apasarea butonului ADAUGA din dreptul campului UNITATE MASURA; 12

-

-

pret de achizitie: aici se va defini pretul de achizitie (daca se doreste), util in calcularea profitului si pentru calcularea costului materiilor din reteta unui produs; stoc initial: stocul materiei prime respective in momentul introducerii datelor in program. Este recomandat ca la introducerea materiilor prime acest camp sa ramana necompletat, acesta completandu-se mai tarziu la efectuarea inventarului.

La rubrica detalii se poate defini un stoc critic pentru materia prima respectiva, aceasta rubrica ajutand la vizualizarea stocurilor critice din sectiunea RAPOARTE.

Tot in meniul MATERII mai exista trei optiuni: - receptii: permite adaugarea de receptii, actualizand stocul de marfa; - iesiri: util la retragerea de marfa din stoc (expirarea valabilitatii, retur la furnizor); - inventar: permite definirea stocului initial de materii prime, precum si actualizarea lui periodica. Pentru efectuarea unei receptii se alege optiunea Receptii din meniu MATERII, dupa care se va apasa butonul ADAUGARE.

13

Campurile din aceasta fereastra au urmatoarea semnificatie: - data si ora: data si ora efectuarii receptiei; - materie prima: materia prima care a fost receptionata. Daca se face receptie la o materie prima noua se va folosi butonul ADAUGA. - Pret: pretul de achizitie al materiei prime; - Data de expirare: (daca se doreste), utila pentru a se vedea din sectiunea RAPOARTE posibilele materii prime expirate. Cantitatile de materii prime adaugate la receptii se vor adauga la stocul current. Pentru a adauga o iesire de materie prima se va selecta optiunea IESIRI din meniul MATERII, dupa care, la fel ca la receptii se va apasa butonul ADAUGARE.

14

Semnificatia campurilor este urmatoarea: - Data si ora: data si ora cand s-a facut iesirea din stoc; - Materie prima: materia prima care este retrasa; - Pret: nu se poate modifica, este pretul cu care s-a facut receptia; - Cantitate: cantitatea din materia prima care este retrasa; - Observatii: eventuale observatii asupra operatiunii (de ex. motivul retragerii). Ultima optiune din meniul MATERII este INVENTAR. Dupa cum s-a subliniat anterior, inventarul este cel care permite sa se defineasca un stoc initial la toate materiile prime, precum si regularizarea cantitatilor de materii prime pe parcursul functionarii restaurantului. Fereastra de inventar arata ca in figura de mai jos:

La inventarierea initiala se procedeaza exact ca la orice inventar, numarand sau cantarind cantitatile de materii prime existente in stoc in acel moment si completandu-se campurile corespunzatoare fiecarei materii prime. Dupa completarea cantitatilor corespunzatoare fiecarei materii prime, se va apasa butonul SALVARE, din acest moment orice produs care se vinde si are o reteta definita, va genera scaderea din stoc a materiilor prime definite in reteta. Daca dintr-un motiv sau altul nu se reuseste efectuarea inventarului la intregul stoc de materii prime, programul ofera posibilitatea de a selecta doar una sau o parte din categoriile de materii prime existente si de a efectua inventarul doar pentru acele categorii, evidenta stocurilor fiind insa tinuta doar pentru categoriile la care s-a facut inventarul.

15

IMPORTANT ! Pentru a putea avea o evidenta corecta a stocurilor, la introducerea datelor despre retete, materii prime si produse este important sa se respecte urmatorii pasi: I. II. III.

IV.

Se vor defini intai categoriile de materii prime pentru a putea adauga apoi materiile prime; Dupa definirea categoriilor se va trece la introducerea materiilor prime care vor fi utilizate in productie; Urmatorul pas este editarea produselor existente, sau daca nu sunt definite, odata cu introducerea lor, la sectiunea ingrediente se va construi reteta pentru fiecare produs care se vinde; Ultimul pas este efectuarea inventarului la stocul de materii prime existent si introducerea acestuia in program.

Abia dupa ce s-au realizat acesti pasi se poate trece si la efectuarea de receptii sau eventual iesiri de materii prime daca este cazul.

16

UTILIZATORI Aceasta sectiune a programului va permite sa modificati sau sa adaugati utilizatori ai programului sau drepturi ale acestora. Pentru a ajunge la aceasta sectiune se va selecta meniul UTLIZATORI din partea superioara a ferestrei principale a programului, iar apoi din submeniu se va alege optiunea UTILIZATORI.

In fereastra ce se va deschide se va afisa un tabel cu utilizatorii existenti in program iar in partea superioara cat si cea inferioara a ferestrei exista butoanele de editare/adaugare/stergere a utilizatorilor din sistem.

17

Pentru a se adauga un utilizator in sistem se va apasa butonul ADAUGARE, programul afisand fereastra de mai jos:

La categorie se va selecta Ospatari sau Conducere, dupa caz. Campul NUME se va completa cu numele dorit pentru utilizatorul respectiv, apoi se va completa campul PAROLA si REINTRODUCETI cu parola dorita. Dupa completarea informatiilor generale se va trece la sectiunea drepturi unde se vor selecta/deselecta drepturile dorite pentru utilizatorul respectiv.

18

Dupa editarea drepturilor utilizatorului se va trece la setarea tipurilor de plata la care are acces utilizatorul:

Dupa setarea tuturor drepturilor utilizatorului la final se va apasa butonul SALVARE, din acel moment utilizatorul lucrand cu drepturile selectate. Pentru a defini drepturile unui utilizator, se va intra in meniul UTILIZATORI apoi in submeniul UTILIZATORI, se va selecta utilizatorul ale carui drepturi dorim sa le modificam apoi se apasa butonul EDITARE. Va aparea o fereastra similara cu cea de mai sus de unde putem sa modificam drepturile, sa ii schimbam numele sau parola, precum si modurile de plata la care are acces.

19

RAPOARTE Aceasta optiune permite accesul la rapoartele sistemului unde se va regasi toata activitatea de peste zi sau pana in momentul respectiv, aceasta functie fiind in timp real, orice modificare in sistem regasindu-se imediat in rapoarte. Pentru a accesa rapoartele se va apasa butonul RAPOARTE din partea superioara a ferestrei principale a programului sau meniul RAPOARTE apoi optiunea VIZUALIZARE RAPOARTE.

Se va deschide fereastra de rapoarte care arata ca in figura de mai jos:

20

Pentru o mai usoara vizualizare, rapoartele sunt filtrate in rapoarte generale, rapoarte vanzari (detaliate si totale), rapoarte materii prime si rapoarte clienti. In sectiunea GENERALE sunt urmatoarele rapoarte:

La sectiunea VANZARI DETALIATE se regasesc urmatoarele rapoarte

21

La sectiunea VANZARI TOTALURI apar urmatoarele rapoarte:

La categoria MATERII PRIME putem gasi urmatoarele rapoarte:

22

Ultima sectiune de rapoarte este CLIENTI:

Pentru orice raport programul ofera posibilitatea de printare, apasand butonul TIPARIRE de pe bara de sus a programului, raportul iesind pe imprimanta atasata la sistem. O alta optiune oferita de program este vizualizarea rapoartelor din arhiva, pe o zi sau pe o perioada de timp. Pentru aceasta, inainte de a se selecta un raport se va bifa casuta VIZUALIZARE DIN ARHIVA din partea dreapta jos a ferestrei de rapoarte.

23

INCHIDEREA DE ZI O alta functie folosita in program este inchiderea de zi. Aceasta functie are rolul de a inchide ziua economica curenta si a deschide o noua zi economica care are vanzarile zero. Inchiderea de zi poate fi facuta la orice ora, nefiind limitata de trecerea de la o zi calendaristica la alta. Daca de exemplu programul unui retaurant se termina la ora 3 dimineata inchiderea de zi poate fi facuta fara nicio problema la ora respectiva, toate vanzarile inregistrandu-se pe ziua economica curenta, care nu depinde de ziua calendaristica. Pentru a realiza inchiderea de zi este necesar ca de pe toate mesele sa fie tiparite notele de plata, programul nelasand utilizatorul sa inchida ziua curenta daca sunt mese deschise.

Dupa inchiderea tuturor meselor se va apasa butonul INCHIDERE DE ZI de pe bara de sus a programului. La apasarea butonului va aparea un mesaj in care utilizatorul este intrebat daca doreste intr-adevar inchiderea de zi. Dupa confirmare, programul va realiza o copie de siguranta a bazei de date si va incepe sa listeze pe imprimanta atasata sistemului rapoartele de inchidere de zi programate in sectiune RAPOARTE DE INCHIDERE DE ZI. Apoi va aparea o fereastra cu un calendar in care programul va propune utilizatorului noua zi economica care este de regula ziua economica curenta +1.

24

Daca urmatoarea zi de lucru a unitatii este corecta se va apasa doar butonul CONFIRMARE, in acest moment realizandu-se efectiv inchiderea de zi. Daca ziua economica urmatoare in care unitatea va functiona nu coincide cu data propusa de program (de ex. o saptamana unitatea nu va fi deschisa) se poate scrie sau selecta din calendarul afisat noua zi cand se stie ca unitatea va functiona. La ultimul pas din inchiderea de zi programul va intreba utilizatorul daca doreste sa inchida aplicatia. Daca nu se confirma inchiderea aplicatiei programul va afisa fereastra de parola, fiind deschisa astfel o noua zi economica, programul fiind gata de lucru. Aceasta situatie poate aparea in cazul unitatilor cu program non-stop.

25