Manual Contwin [PDF]

Zitiervorschau

1

CUPRINS INTRODUCERE....................................................................................................................6 DESPRE TASTE DE DEPLASARE...............................................................................6 DESPRE TASTE SPECIALE.........................................................................................6 DESPRE REŢEA DE CALCULATOARE.....................................................................8 DESPRE MONITORUL DE SOCIETĂŢI.....................................................................8 DESPRE ÎNCEPEREA CONTABILITĂŢII UNEI SOCIETĂŢI..................................8 DESPRE MODUL DE LUCRU......................................................................................9 DESPRE ANALITICE....................................................................................................9 DESPRE DREPTURI DE AUTOR................................................................................10 DESPRE AMORTIZAREA MIJLOACELOR FIXE.....................................................10 1. OPERAŢIUNI CONTABILE....................................................................... ....................11 2. NOTE SPECIALIZATE....................................................................................................14 3. LISTE APLICAŢIE...........................................................................................................16 3.1 BALANŢĂ DE VERIFICARE.................................................................................16 3.2 REGISTRE CONTABILE.......................................................................................16 3.2.1 REGISTRUL JURNAL GENERAL..................................................................16 3.2.2 REGISTRUL JURNAL ANEXĂ......................................................................16 3.2.3 REGISTRUL DE CUMPĂRĂRI......................................................................17 3.2.4 REGISTRUL DE VANZĂRI............................................................................17 3.2.5 REGISTRUL CLIENŢILOR.............................................................................17 3.2.6 REGISTRUL FURNIZORILOR.......................................................................17 3.3 ANALITICE ÎN LUNĂ............................................................................................18 3.3.1 CLIENŢI.......................................................................................................... 18 3.3.2 FURNIZORI.....................................................................................................18 3.3.3 CREDITORI.....................................................................................................18 3.3.4 DEBITORI........................................................................................................18 3.3.5 VENITURI ANTICIPATE...............................................................................18 3.3.6 CHELTUIELI ANTICIPATE...........................................................................18 3.3.7 BIFUNCŢIONALE...........................................................................................19 3.3.8 MIJLOACE FIXE..............................................................................................19 3.3.9 IMOBILIZĂRI NECORPORALE....................................................................19 3.4 BALANŢE ANALITICE...........................................................................................19 3.4.1 CLIENŢI............................................................................................................19 3.4.2 FURNIZORI......................................................................................................19 3.4.3 DEBITORI.........................................................................................................19 3.4.4 CREDITORI......................................................................................................20 3.4.5 PARTENERI.....................................................................................................20 3.4.6 BIFUNCŢIONALE...........................................................................................20 3.4.7 EXTRABILANŢIERE......................................................................................20 3.4.8 MIJLOACE FIXE.............................................................................................20 3.4.8.1 LISTĂ INVENTAR.................................................................................20 3.4.8.2 REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR......................................21 3.4.8.3 SITUAŢIA CALCULULUI AMORTIZĂRII ........................................21 3.4.8.4 P\V SCOATERE FUNCŢIUNE..............................................................21 3.4.8.5 BALANŢĂ MIJLOACE FIXE................................................................21 3.4.9 IMOBILIZĂRI NECORPORALE....................................................................21 3.4.0 VENITURI ANTICIPATE................................................................................21 3.4.A CHELTUIELI ANTICIPATE...........................................................................21 3.4.B GESTIUNI MATERIALE.................................................................................21

2

3.5 ALTE LISTE.............................................................................................................21 3.5.1 GRAFICE ........................................................................................................22 3.5.2 AMORTIZARE FISCALĂ........................ .....................................................23 3.5.3 EXTRAS DE CONT........................................................................................23 3.5.4 PENALITĂŢI CLIENŢI....................... ..........................................................23 3.5.5 FOND SPECIAL............................ .................................................................23 3.5.6 RAPORTARE PROFIT ..................................................................................23 3.5.7 ÎNCASĂRI CLIENŢI/ PLĂŢI FURNIZORI........................ .............. ...........23 3.5.8 FIŞĂ CHELTUIELI ÎN AVANS ....................................................................23 3.5.9 FIŞĂ VENITURI ÎN AVANS ....................... ...............................................23 3.5.A ACTIVITĂŢI............................ ......................................................................23 3.5.A.1 FIŞA ACTIVITĂŢII............................ ..................................................24 3.5.A.2 BALANŢĂ ACTIVITĂŢI............................ .........................................24 3.5.A.3 ACTIVITATE LUNARĂ............................ ..........................................24 3.5.A.4 PROFIT ACTIVITĂŢI................................. .........................................24 3.5.A.5 REZULTATE FINANCIARE................................. ..............................24 3.5.B RAPORT GESTIUNE............................ ........................................................24 3.5.C CONTRACTE..................................................................................................24 3.6 T.V.A ........................................................................................................................25 3.6.1 JURNAL CUMPĂRĂRI 19% .........................................................................25 3.6.2 JURNAL CUMPĂRĂRI 9%........................ ...................................................25 3.6.3 JURNAL REGIM MIXT ŞI OBL. TVA..........................................................25 3.6.4 JURNAL CUMPĂRĂRI INTRACOMUNITARE..........................................25 3.6.5 JURNAL VANZĂRI ÎN ŢARĂ............ ..........................................................25 3.6.6 JURNAL VANZĂRI INTRACOMUNITARE................................................26 3.6.7 VERIFICARE CALCUL TVA.............. .........................................................26 3.6.8 DECONT TVA.................................................................................................26 3.7 CARTEA MARE ORDER........................................................................................26 3.8 BILANŢ....................................................................................................................26 3.8.1 DATE BILANŢ................................................................................................26 3.8.2 CALCUL AUTOMAT.....................................................................................27 3.8.3 DATE SOCIETATE ........................................................................................27 3.8.4 CORELAŢII ....................................................................................................27 3.8.5 LISTARE FORMULARE................................................................................27 3.8.6 DISCHETĂ BILANŢ ......................................................................................27 3.9 CARTEA MAESTRU ŞAH......................................................................................27 3.0 DECLARAŢIA 394..................................................................................................27 3.0.1 SALVARE \ LISTARE DECLARAŢIE .........................................................28 3.0.2 ACTUALIZARE DUPĂ FIŞE DE PARTENERI........................ ...................28 3.0.3 ACTUALIZARE DUPĂ JURNALE TVA...................................... ................28 3.0.4 LISTARE ACHIZIŢII/ LISTARE LIVRĂRI....................... ...........................28 3.0.5 PRELUARE DATE........................ .................................................................28 3.0.6 PRELUARE DOS........................ ....................................................................28 4. SALVARE BAZĂ DE DATE...........................................................................................29 5. RESTAURARE DATE.....................................................................................................29 6. VERIFICĂRI.....................................................................................................................30 6.1 REGISTRUL DE CASĂ...........................................................................................30 6.2 CONTURI ÎN BANCĂ.............................................................................................30 6.3 CORELAŢII ANALITICE .......................................................................................31

3

6.4 SITUAŢIA VALUTEI...............................................................................................31 6.5 FACTURI ŞI CHITANŢE.........................................................................................31 6.5.1 FACTURI EMISE............................................................................................32 6.5.2 FACTURI NESOSITE.....................................................................................32 6.5.3 CHITANŢE EMISE..........................................................................................32 6.5.4 FACTURI ANULATE.....................................................................................32 6.5.5 CHITANŢE ANULATE...................................................................................32 6.6 CORELAŢII CONTABILE ......................................................................................32 7. OPERAŢII SPECIALE......................................................................................................33 7.1 INSTALARE APLICAŢIE........................................................................................33 7.2 PRELUARE DOS......................................................................................................33 7.3 ASPECTE ŞI TEMATICI..........................................................................................33 7.4 GENERARE ACTE...................................................................................................34 7.4.1 ÎNCHIDERE CONTURI...................................................................................34 7.4.2 ÎNCHIDERE CONTURI TVA..........................................................................34 7.4.3 REPARTIZARE VEN. ANTICIPATE..............................................................34 7.4.4 DESCĂRCARE GESTIUNE.............................................................................34 7.4.5 REPARTIZARE CH. ANTICIPATE.................................................................34 7.4.6 AMORTIZARE MIJLOACE FIXE...................................................................34 7.4.7 AMORTIZARE IMOB.NECORPORALE........................................................34 7.4.8 PRELUARE GESTWIN ...................................................................................35 7.4.9 NOTE DE RECEPŢIE.......................................................................................36 7.4.A PRELUARE SALWIN ....................................................................................36 7.4.B PRELUARE CONTRACTE.............................................................................36 7.4.C COMPACTARE ANALITICE ........................................................................36 7.5 ALTE ANALITICE................................................................................................... 37 7.5.1 ACTIVITĂŢI.....................................................................................................37 7.5.2 CUMUL ACTIVITĂŢI.....................................................................................37 7.5.3 NOTE CONTABILE.........................................................................................37 7.5.4 LOCALITĂŢI....................................................................................................37 7.5.5 JUDEŢE.............................................................................................................37 7.5.6 CONTRACTE CLIENŢI/ FURNIZORI...........................................................37 7.5.7 REPREZENTANŢI...........................................................................................38 7.5.8 AGENŢI............................................................................................................38 7.5.9 ŢĂRI..................................................................................................................38 7.6. SCHIMBĂ LUNA DE LUCRU............................................................................... 38 7.7 CONFIGURĂRI LISTE............................................................................................ 38 7.8 ALTE CONFIGURĂRI..............................................................................................39 7.9 ÎNCHIDERE AN CONTABIL...................................................................................41 7.A SCADENŢARE ŞI ÎNTARZIERI.............................................................................41 7.A.1 SCADENŢAR CLIENŢI..................................................................................41 7.A.2 SCADENŢAR FURNIZORI............................................................................41 7.A.3 ÎNTARZIERI CLIENŢI...................................................................................41 7.A.4 ÎNTARZIERI FURNIZORI.............................................................................41 7.B ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI...............................................................................................42 7.B.1 EVIDENŢA ÎNCASĂRILOR.........................................................................42 7.B.2 EVIDENŢA PLĂŢILOR.................................................................................42 7.C OBLIGAŢII ŞI CREANŢE.......................................................................................42

4

7.D AGENŢI DE VANZĂRI..........................................................................................43 7.D.1 VANZĂRI AGENŢI .......................................................................................43 7.D.2 GRAFIC ÎNCASĂRI........................................................................................43 7.D.3 RESTANŢE AGENŢI .....................................................................................43 7.D.4 GRAFIC VANZĂRI........................................................................................43 7.D.5 GRAFIC RESTANŢE......................................................................................43 8. FIŞE................................................................................................................................... 44 8.1 FIŞĂ CLIENT............................................................................................................44 8.2 FIŞĂ FURNIZOR......................................................................................................44 8.3 FIŞĂ CREDITOR......................................................................................................45 8.4 FIŞĂ DEBITOR.........................................................................................................45 8.5 FIŞĂ MIJLOC FIX.....................................................................................................45 8.6 FIŞĂ IMOB. NECORPORALE.................................................................................45 8.7 FIŞĂ BIFUNCŢIONAL.............................................................................................45 8.8 FIŞĂ DE CONT.........................................................................................................45 8.9 FIŞĂ EXTRABILANŢIER........................................................................................45 8.A FIŞĂ PARTENER.....................................................................................................45 9. ACTUALIZARE CONTURI ŞI ANALITICE..................................................................46 9.1 PLANUL DE CONTURI...........................................................................................46 9.2 CLIENŢI....................................................................................................................47 9.3 FURNIZORI..............................................................................................................48 9.4 DEBITORI.................................................................................................................48 9.5 CREDITORI..............................................................................................................48 9.6 BIFUNCŢIONALE...................................................................................................49 9.7 MIJLOACE FIXE.....................................................................................................49 9.8 IMOBILIZĂRI NECORPORALE............................................................................50 9.9 EXTRABILANŢIERE..............................................................................................50 9.10 VENITURI ÎN AVANS..........................................................................................50 9.11 CHELTUIELI ÎN AVANS.....................................................................................51 9.12 GESTIUNI..............................................................................................................51 9.13 VALUTĂ................................................................................................................51 9.14 ACTIVITĂŢI..........................................................................................................51

5

INTRODUCERE Pachetul de programe CONTAB-Privaţi creat de colectivul SC OmniData SRL Craiova este destinat contabilităţii financiare a societăţilor comerciale. Resurse minime necesare: calculator compatibil IBM-PC, cel puţin Pentium IV, sistem de operare Windows XP sau VISTA. Se poate ţine contabilitatea la mai multe societăţi, odată cu programele propriu-zise de contabilitate fiind livrat si un monitor de gestiune societăţi. Pe lângă prelucrările specifice contabilităţii, în cadrul aplicaţiei (în cadrul ecranului principal) sunt disponibile o serie de taste speciale, după cum urmează: F4: Duplicare câmpuri F7: Curs valutar F8: Calculator de TVA Pe lângă contabilitatea financiară, automat, se realizează şi contabilitatea de gestiune pentru următoarele analitice: − Clienţi − Furnizori − Debitori − Creditori − Bifuncţionale − Extrabilanţiere − Venituri anticipate − Cheltuieli anticipate − Mijloace fixe − Gestiune materiale − Activităţi − Valută Evidenţa şi gestionarea acestor analitice se face prin cererea numelui analiticului corespunzător atunci când se tastează un cont care cere analitic. Listele aplicaţiei sunt editate pe ecran după care care pot fi tipărite la imprimantă sau în fişier (format TXT sau XLS), al cărui nume se indică. Despre taste de deplasare Pentru deplasare se vor utiliza următoarele taste: Săgeţi Page Up Page Down Home End

: deplasare sus, jos, stânga, dreapta : deplasare cu o pagină în sus (pagina anterioară) : deplasare cu o pagină în jos(pagina următoare) : deplasare pe prima pagină : deplasare pe ultima pagină

Despre taste speciale Tasta F4 Tasta are rol de duplicare la prelucrarea 1 (Operaţiuni contabile) şi la prelucrarea 2 (Note specializate). Astfel tasta duplică explicaţiile introduse la actul anterior, precum şi simbolul contului din operaţiunea contabilă introdusă anterior în cadrul actului.

6

Tasta F7 Prin apăsarea tastei F7 va fi afişat un tabel cu zilele lunii şi cu valuta cu care se lucrează, ca în imaginea de mai jos: Dacă se completează acest tabel, în cadrul prelucrării Operaţiuni contabile şi în cadrul prelucrării Note specializate, dacă se lucrează cu valută, cursul valutar implicit al zilei pentru valuta selectată va fi cel din tabel.

Tasta F8 Cîteodată este util un calculator care să ne dea rapid nişte calcule referitoare la TVA, cum apare şi în imaginea următoare:

7

Despre reţea de calculatoare Aplicaţia funcţionează şi în reţea, aceasta fiind o opţiune care se achiziţionează separat. La un server nu există un număr maxim de staţii care se pot cupla. Suportul de reţea este cel oferit de sistemul utilizatorului, cel mai răspândit (şi cel care nu costă nimic în plus) fiind cel oferit de sistemele Windows. Despre monitorul de societăţi În cadrul pachetului de programe se pune la dispoziţie un monitor de societăţi, dându-se astfel posibilitatea de a se lucra multisocietate. Cu alegerea societăţii în care dorim să lucrăm contabilitatea debutează pachetul de programe:

Pe monitor apar numele societăţilor, luna si anul în care se află, aşa cum au fost înregistrate în contabilitate. Alegerea societăţii în care dorim să lucrăm se face prin poziţionare cu săgeţile şi apoi prin apăsarea tastei Enter. Despre începerea contabilităţii unei societăţi Pentru a începe contabilitatea la o societate, se merge la: − Prelucrarea 7.1 unde se vor indica datele de identificare ale societăţii; − Prelucrarea 7.2 pentru preluarea datelor din aplicaţia Contab de DOS; − Prelucrarea 7.5 unde se vor defini analiticele: activităţi, judeţe, localităţi, note contabile, reprezentanţi, agenţi. − Prelucrarea 7.7 unde se vor configura listele; − Prelucrarea 7.8 unde se vor face eventualele configurări necesare; − Prelucrarea 9 unde se vor adăuga eventualele analitice cu sold, şi unde se vor configura clasificaţiile si planul de conturi.

8

Despre modul de lucru În cadrul unei societăţi, se introduc datele referitoare la luna curentă, se verifică, se listează, se salvează pe suport extern (cel mai ieftin, dar şi cel mai prost fiind discheta) conform Legii Contabilităţii, după care se trece la deschiderea lunii următoare (şi implicit închiderea lunii curente), apoi iar se introduc datele lunii, etc. Despre analitice Analiticele sunt gestionate ori de câte ori se tastează un cont ce cere acel analitic. Analiticele sunt identificate prin nume. Obligatoriu va trebui ca primele două caractere ale numelui analiticelor să fie litere. Analiticele se selectează prin tastarea numelui lor. Nu este obligatoriu tastarea întregului nume, tastând câteva caractere de la începutul numelui sau se realizează selectarea, sau pe monitor apare a fereastră cu primele analitice (în ordine alfabetică) ce încep cu acele caractere tastate, selectarea făcându-se prin apăsarea tastei Tab, poziţionarea cu tastele de deplasare pe analiticul dorit şi apăsarea tastei Enter, după cum apare în imaginea de mai jos:

În cazul în care este un analitic nou, prin tastarea numelui (care este diferit de ce există în baza de date) se va intra automat în procedura de adăugare analitic, cu valori la începutul lunii egale cu zero. Conturile care cer analitic sunt următoarele: – pentru clienţi: conturile al căror simbol începe cu 41. – pentru furnizori: conturile al căror simbol începe cu 40. – pentru creditori: conturile al căror simbol începe cu 462, 108, 118, 166, 167, 168, 426,427, 446, 447, 455, 457, 519. – pentru debitori: conturile al căror simbol începe cu 461, 107, 231, 267, 425, 456, 542. – pentru bifuncţionale: conturile al căror simbol începe cu 428, 448, 458, 473, 117. – imobilizări necorporale: conturile al căror simbol începe cu 20. – pentru gestiuni materiale: conturile al căror simbol începe cu 341, 345, 361, 381. – veniturile anticipate: conturile al căror simbol începe cu 472. – cheltuieli anticipate: conturile al căror simbol începe cu 471. – beneficiari credite: conturile al căror simbol începe cu 8066, 8067. – pentru mijloace fixe: conturile al căror simbol începe cu 212, 213, 214, 281. – pentru valută: conturile al căror simbol începe cu 5124, 534. 9

Despre drepturi de autor Acest produs-program este protejat împotriva duplicării şi utilizării neautorizate, fiind înregistrat la Oficiul Român al Drepturilor de Autor sub numărul 0792/23.09.2002. Ne puteţi contacta la adresa: SC OmniData SRL Str. Constantin Lecca, nr. 27, Craiova, Dolj 200217, pe adresa e-mail [email protected] sau la numerele de telefon: 0251/592 519, 0251/413 413, 0351/808 808, 0351/808 809. Despre amotizarea mijloacelor fixe Amortizarea mijloacelor fixe poate fi liniară, accelerată, degresivă sau manuală. Dacă în decursul vieţii mijlocului fix s-a făcut corect amortizarea, rata lunară de amortizare este fixă, astfel ea se va recalcula astfel încât amortizarea să se încheie la data stabilită conform codului de clasificare. Un mijloc fix care conform Legii a devenit mijloc fix de natura obiectelor de inventar îşi va schimba valoarea ratei lunare de amortizare, astfel încât la data stabilită de Lege să i se termine amortizarea, indiferent de perioada de amortizare stabilită de codul de clasificare. Există un meniu principal, din el se poate merge în alte meniuri, revenirea realizându-se prin apăsarea tastei Esc. Următoarele mari grupe de prelucrări sunt puse la dispoziţia utilizatorului (Figura de mai jos)

Lansarea în lucru a unei prelucrări se realizează prin tastarea cifrei sau literei ataşată ferestrei (dreptunghiului) respectiv. În continuare sunt prezentate prelucrările.

10

1. OPERAŢIUNI CONTABILE Prin intermediul acestei prelucrări utilizatorul are posibilitatea de a indica operaţiunile contabile. Se contează fiecare act în parte, efectul fiind vizibil imediat în toate situaţiile aplicaţiei. Prelucrarea debutează prin cererea notei contabile unde se va introduce actul. Nota contabilă reprezintă o grupare de acte de acelaşi tip (de exemplu: 1 – acte de casă, 2 – acte de bancă, etc.), care opţional poate fi nominalizată la prelucrarea 7.5.3. La cererea numărului notei contabile se deschide în partea dreaptă o fereastră ce indică numerele şi explicaţiile notelor contabile disponibile. Din punct de vedere al programului se poate lucra şi numai pe o singură notă contabilă, dar din punct de vedere al contabilităţii nu este indicat. Dacă la cererea notei contabile se apasă pe tasta Esc, prelucrarea se termină. După indicarea numărului notei contabile se cere ziua în care se contează actul respectiv, iar în partea dreaptă se deschide calendarul pe zile al lunii curente. Ziua va fi un număr cuprins între 1 şi ultima zi a lunii în care se lucrează. Apăsarea tastei Esc va duce la trecerea la o nouă notă contabilă. După indicarea zilei actului, se cere numărul actului ce se contează:

Acest număr poate fi şi alfanumeric, se poate şi să nu se indice (prin apăsarea tastei Enter), dar normal este ca fiecare act să aibă un număr de identificare. Dacă la aceeaşi notă contabilă şi în aceeaşi zi mai există cel puţin un act cu acelaşi număr ca cel indicat, un mesaj de avertizare este emis (împreună cu totalul actului cu acelaşi număr). Este numai o avertizare ca nu cumva să se introducă din neatenţie un act de mai multe ori !

11

După tastarea notei contabile şi a zilei actului în partea dreaptă se deschide o fereastră cu toate actele introduse anterior la aceeaşi notă contabilă şi aceeaşi zi. Cu ajutorul tastelor de deplasare se face poziţionarea pe actul dorit, existînd următoarele posibilităţi: - apăsarea tastei Delete: şterge actul selectat, după ce în prealabil se cere acordul; - apăsarea tastei Tab : modifică numărul actului selectat cu cel ce se va tasta; - apăsarea tastei Enter : selectarea actului spre modificarea datelor lui, introduse înainte. După introducerea numărului actului, se vor cere eventualele explicaţii asupra actului. Aceste explicaţii nu sunt obligatorii de introdus, dar este recomandat. După indicarea eventualelor explicaţii asupra actului, va începe faza de contare a actului. Contarea constă în indicarea conturilor contabile şi a sumelor corespunzătoare:

Dacă la cererea contului se apasă pe tasta Tab, se va deschide o fereastră cu toate conturile din planul de conturi, care se şi pot selecta cu ajutorul tastelor de poziţionare şi apăsarea tastei Enter. După fiecare cont (sau după fiecare sumă) se tastează Enter. În cazul în care se lucrează cu conturi în afara bilanţului (conturi în partidă simplă) dacă: - se lucrează pe debit cu contul, se tastează contul, după care suma; - se lucrează pe credit cu contul, se apasă pe tasta Enter, se tastează contul şi apoi suma. În cadrul acestei prelucrări este activă tasta de duplicare F4. După ce s-au introdus toate operaţiunile contabile ale actului, se apasă pe tasta Esc. Înainte de a se trece la un nou act, este posibil ca să mai fie cerut: - Numărul de NIR în cazul în care operaţiunile contabile se referă la o achiziţie; 12

- Cursul valutar în cazul în care operaţiunile contabile se referă la valută; - Numărul de zile scadenţă în cazul achiziţiei sau vânzării; - Pentru calculul fondurilor speciale, valoarea din adaosul comercial care se referă la Fondul de Sănătate, în cazul achiziţiei mărfii spre vânzare cu amănuntul. - În cazul în care avem o achitare a unei facturi de la furnizor sau o încasare de la un client, va trebui să indicăm factura ce se achită sau se încasează:

Dacă se apasă pe tasta Esc sau tasta Enter, cererea este terminată prin neindicarea facturii, caz care nu este recomandat. Dacă se apasă pe tasta Tab, se va deschide o fereastră cu toate facturile clientului sau furnizorului rămase neîncasate, respectiv neplătite. Selectarea facturilor ce se vor achita (plăti) se va face cu ajutorul tastelor de deplasare, apăsarea tastei Enter pentru selectare. După ce toate facturile care se achită (plătesc) au fost selectate, se apasă pe tasta Esc.

13

2. NOTE SPECIALIZATE Aceste operaţiuni au rolul de a mări viteza de operare, indicând numai sumele în cadrul operaţiunii contabile specializate selectate. Prelucrarea debutează prin selectarea tipului notei specializate din următoarea listă : 1. Achiziţie marfă cu factură; 2. Achiziţie marfă cu factură + plată; 3. Achiziţie marfă scutită cu TVA deductibil; 4 .Achiziţie marfă scutită cu TVA deductibil + plată; 5. Achiziţie marfă cu factură fără TVA; 6. Achiziţie marfă cu factură fără TVA + plată; 7. Achiziţie marfă cu factură fără TVA neexigibilă; 8. Achiziţie marfă cu factură fără TVA neexigibilă+ plată; 9. Achiziţie marfă amănunt reducere; 10. Achiziţie marfă amănunt reducere + plată; 11. Achiziţie marfă en gros cu reducere; 12. Achiziţie marfă en gros cu reducere + plată; 13. Achiziţie materii prime cu factură; 14. Achiziţie materii prime cu factură + plată; 15. Achiziţie cu reducere; 16. Achiziţie cu reducere + plată; 17. Achiziţie carburant cu factură; 18. Achiziţie carburant cu factură + plată; 19. Achiziţie carburant marfă cu factură; 20. Achiziţie carburant marfă cu factură + plată; 21. Achiziţie cu factură; 22. Achiziţie cu factură + plată; 23. Vânzare cu factură; 24. Vânzare cu factură + încasare; 25. Vânzare cu factură fără TVA; 26. Vânzare cu factură fără TVA + încasare; 27. Vânzare carburant cu factură; 28. Vânzare carburant cu factură + încasare; 29. Vânzare marfă en gros cu reducere; 30. Vânzare marfă en gros cu reducere + încasare; 31. Vânzare produse cu accize; 32. Vânzare produse cu accize + încasare; 33. Vânzare marfă scutită cu TVA deductibil; 34. Vânzare marfă consignaţie; 35. Vânzare bilete Turism; 36. Vânzare Cupoane; 37. Operaţii prin casă; 38. Operaţii prin bancă; 39. Încasare numerar factură; 40. Achitare numerar factură; 41. Încasari prin casă cu TVA; 42. Plăţi prin casă cu TVA; 43. Încasare client valută + diferenţe curs valutar; 44. Plată furnizor valută + diferenţe curs valutar;

14

45. Justificare avans; 46. Facturi sosite 408. După ce a fost selectat tipul de notă se procedează asemănător prelucrării de la operaţiuni contabile: cererea notei contabile unde se va introduce actul, după care se cere ziua în care se contează actul respectiv şi mai apoi se cere numărul actului ce se contează. Când au fost completate cele 3 (număr notă contabilă, ziua actului şi numărul actului) se deschide o fereastră cu analiticele disponibile, de unde se va selecta analiticul dorit, fie cu mouse-ul fie prin tastarea numelui.

Dacă numele tastat nu este în lista de analitice programul ne duce în modul de inserare. După ce a fost stabilit analiticul cu care se lucrează apare o fereastră care cere sumele. Când s-au stabilit şi sumele programul face contările specifice operaţiunii alese. Notele contabile specializate se referă la acte cu o frecvenţă mare în cadrul unei firme.

15

3. LISTE APLICAŢIE Următoarele liste sunt puse la dispoziţia utilizatorului:

3.1 Balanţa de verificare Editează balanţa de verificare, în conformitate cu setările de la prelucrarea 7.7 configurarea 1. 3.2 Registre Contabile Prelucrarea 3.2-Registre contabile conţine următoarele liste de registre contabile : 3.2.1 Registrul Jurnal General Editează registrul jurnal general în conformitate cu legislaţia în viguare. În funcţie de configurarea de la prelucrarea 7.7 configurarea 2, registrul jurnal general poate fi editat şi numai pentru o zi anume. 3.2.2 Registrul Jurnal Anexă Pentru fiecare notă contabilă se va edita registrul jurnal anexă corespunzător notei contabile. Registrele anexă se pot edita toate în grup, sau fiecare în parte, în funcţie de cum se selectează din lista SELECTARE REGISRU JURNAL Dacă se tastează Enter, vor fi afişate toate registrele jurnal anexă. Dacă se tastează un număr din lista şi apoi Enter, va fi editat numai registrul jurnal anexă cu numărul indicat. Registrele jurnal anexă pot fi editate şi pe o anumită zi, în funcţie de setarea indicată la prelucrarea 7.7 configurarea 2, caz în care în finalul lor se face şi un registru jurnal general al zilei indicate. 16

3.2.3 Registrul de Cumpărări Editează registrul cumpărărilor din perioada ce se va indica. În funcţie de valoarea care se selectează, registrul de cumpărări poate fi editat şi numai pentru o zi anume sau pentru orice interval din lună. Sunt evidenţiaţi furnizorii şi facturile din perioada indicată. 3.2.4 Registrul de Vânzari Editează registrul vânzarilor din perioada ce se va indica. În funcţie de valoarea care se selectează, registrul de vânzari poate fi editat şi numai pentru o zi anume sau pentru orice interval din lună. Sunt evidenţiaţi clienţii, facturile corespunzătoare, chitanţele de încasare şi ce a mai rămas de încasat. 3.2.5 Registrul Clienţilor Editează registrul clienţilor în ordinea datei facturilor. 3.2.6 Registrul Furnizorilor Editează registrul furnizorilor în ordinea datei facturilor.

17

3.3 Analitice în lună Prelucrarea are la rândul său mai multe subprelucrări:

3.3.1 Clienţi Se editează o listă cu clienţii care au avut mişcare în cursul lunii, precum şi actele corespunzătoare. 3.3.2 Furnizori Se editează o listă cu furnizorii care au avut mişcare în cursul lunii, precum şi actele corespunzătoare. 3.3.3 Creditori Se editează o listă cu creditorii care au avut mişcare în cursul lunii, precum şi actele din lună. Se pot edita mişcările tuturor conturilor de la creditori sau mişcările unui anumit cont de creditori. 3.3.4 Debitori Se editează o listă cu debitorii care au avut mişcare în cursul lunii, precum şi actele din lună. Se pot edita mişcările tuturor conturilor de la debitori sau numai mişcările unui anumit cont de debitor. 3.3.5 Venituri Anticipate Se editează o listă cu veniturile anticipate cu mişcare în cursul lunii, a actelor şi a sumelor repartizate în cursul lunii. 3.3.6 Cheltuieli Anticipate Se editează o listă cu cheltuielile anticipate cu mişcare în cursul lunii, a actelor şi a sumelor repartizate în cursul lunii.

18

3.3.7 Bifuncţionale Se editează o listă cu bifuncţionalele care au avut mişcare în cursul lunii, precum şi a actelor lor din lună. Se pot edita mişcările tuturor conturilor de la bifuncţionale sau numai mişcările unui anumit cont de bifuncţionale. 3.3.8 Mijloace Fixe Se editează o listă cu mijloacele fixe care au avut mişcare în cursul lunii, precum şi actele corespunzătoare. 3.3.9 Imobilizări Necorporale Se editează o listă cu imobilizările necorporale care au avut mişcare în cursul lunii, precum şi actele corespunzătoare. 3.4 Balanţe analitice Prelucrarea prezintă mai multe subprelucrări:

3.4.1 Clienţi Se editează balanţa analitică a clienţilor cu sold la începutul lunii sau mişcare în cursul lunii. În funcţie de configurarea de la prelucrarea 7.7 configurarea 5, se face sau nu defalcare de sold. Balanţa poate fi editată şi pe judeţe, dacă la clienţi a fost completată rubrica “Judeţ”. Dacă se doreşte balanţă pe judeţe, se selectează judeţul şi se apasă pe tasta Enter. 3.4.2 Furnizori Se editează balanţa analitică a furnizorilor cu sold la începutul lunii sau mişcare în cursul lunii. În funcţie de configurarea de la prelucrarea 7.7 configurarea 5, se face sau nu defalcare de sold. Balanţa poate fi editată şi pe judeţe, dacă la furnizori a fost completată rubrica “Judeţ”. Dacă se doreşte balanţă pe judeţe, se selectează judeţul şi se apasă pe Enter. 3.4.3 Debitori Se editează balanţa analitică a debitorilor cu sold la început de lună sau mişcare în cursul lunii. După cum s-a mai precizat, debitorii se referă la mai multe conturi. Editarea balanţei analitice se poate face pentru toţi debitorii sau numai pentru cei ce ţin de contul ce se indică.

19

3.4.4 Creditori Se editează balanţa analitică a creditorilor cu sold la început de lună sau cu mişcare în cursul lunii. După cum s-a mai precizat, creditorii se referă la mai multe conturi. Editarea balanţei analitice se poate face pentru toţi creditorii sau numai pentru cei ce ţin de contul ce se indică. 3.4.5 Parteneri Este editată o balanţă analitică cumulată a clienţilor, furnizorilor, debitorilor şi creditorilor, cu totalul de plată sau de încasat al analiticului respectiv. 3.4.6 Bifuncţionale Se editează balanţa analitică a analiticelor bifuncţionale. Aceste analitice se caracterizează prin aceea că soldul lor poate fi pe debit sau pe credit, în funţie de sumele lor cumulate de la început de an. Editarea balanţei analitice se poate face pentru toate bifuncţionalele sau numai pentru cele ce ţin de contul ce se poate indica. 3.4.7 Extrabilanţiere Se editează balanţa analitică a analiticelor extrabilanţiere cu sold la începutul lunii sau mişcare în cursul lunii. Editarea balanţei analitice se poate face pentru toate extrabilanţierele sau numai pentru cele ce ţin de contul ce se poate indica. 3.4.8 Mijloace Fixe Prelucrarea are mai multe subprelucrări după cum se poate observa în figura de mai jos:

3.4.8.1 Lista inventar Aceasta cuprinde lista de inventar a mijloacelor fixe, putând fi listată în funţie de gruparea mijloacelor fixe: pe grupe sau pe gestiuni. Se poate lista o singură grupă (gestiune) sau un interval de grupe (gestiuni).

20

3.4.8.2 Registrul numerelor de inventar Această listă cuprinde următoarele informaţii: numărul de inventar, codul de clasificare, denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice, şi alte menţiuni. 3.4.8.3 Situaţia calculului amortizării Se editează o listă cu amortizarea mijloacelor fixe pe fiecare grupă sau gestiune în parte în funcţie de alegerea modului de grupare. 3.4.8.4 P/V scoatere funcţiune Se selectează mijlocul fix pentru care se doreşte listarea procesului verbal de scoatere din funcţiune. Dacă mijlocul fix respectiv nu este scos din funcţiune va apărea un mesaj care specifică acest fapt, altfel se listează procesul verbal. 3.4.8.5 Balanţă Mijloace Fixe Prelucrarea editează balanţa analitică a mijloacelor fixe pe gestiuni sau grupe de mijloace fixe. Tot aici se poate edita în loc de balanţă un centralizator al mijloacelor fixe. 3.4.9 Imobilizări necorporale Se editează balanţa analitică a imobilizărilor necorporale, în funcţie de mişcările lor şi amortizările lunare. 3.4.0 Venituri Anticipate Se editează balanţa analitică a veniturilor anticipate. 3.4.A Cheltuieli Anticipate Se editează balanţa analitică a cheltuielilor anticipate. 3.4.B Gestiuni Materiale Se editează balanţa analitică valorică a gestiunilor de materiale. 3.5 Alte liste Prelucrarea are mai multe subprelucrări după cum urmează:

21

3.5.1 Grafice Prelucrarea are mai multe subprelucrări, ca în imaginea de mai jos:

În continuare se prezintă un grafic:

22

3.5.2 Amortizare fiscală Prelucrarea editează o listă cu mijloacele fixe supuse amortizării fiscale.Această listă poate fi editată fie cu valorile lunii curente, fie cu valorile anuale. 3.5.3 Extras de cont Prelucrarea editează extrase de cont ale clienţilor cu sold, utile pentru inventarierea patrimoniului de la sfârşit de an, conform cu Legea Contabilităţii 82/1991, art.8 şi Ordinului M.F. nr.1753-22.11.2004. Se pot edita toate extrasele de cont, sau numai extrasul de cont al unui client anume. Prelucrarea cere numărul de înregistrare de la care începe numerotarea extraselor de cont şi ziua de înregistrare a extraselor de cont. 3.5.4 Penalităţi clienţi Prelucrarea editează o listă cu clienţii ce au restanţă, suma restantă, precum şi o penalizare calculată de 1%. 3.5.5 Fond special Se editează o listă în care sunt evidenţiate actele la care s-a indicat fond special de sănătate. Se face un total şi se evidenţiază cât trebuie virat la Fondul de sănătate. 3.5.6 Raportare profit Se editează Declaraţia privind impozitul pe profit (declaraţia 101) pentru perioada de raportare selectată(la 15 Februarie sau la 30 Aprilie). După ce declaraţia a fost vizualizată şi eventual listată, utilizatorul are posibilitatea să salveze declaraţia pe dischetă. 3.5.7 Încasări clienţi / Plăţi furnizori Prelucrarea editează o listă cu facturile ce trebuiesc încasate/plătite de clienţi/furnizori (în funcţie de selectarea făcută Încasări clienţi sau Plăţi furnizori) pentru intervalele de timp selectate Data de început şi Data de sfârşit. 3.5.8 Fişă cheltuieli în avans Prelucrarea editează fişa cheltuielii în avans selectată. 3.5.9 Fişă venituri în avans Prelucrarea editează fişa venitului în avans selectat. 3.5.A Activităţi Prelucrarea se poate executa numai dacă s-au activat activităţile cu prelucrarea 7.8 configurarea 18- Activare Activităţi. Prezintă mai multe subprelucrări specifice, utile în cazul în care se urmăreşte profitabilitatea diverselor activităţi în cadrul societăţii:

23

3.5.A.1 Fişa activităţii Se editează fişa unei anumite activităţi indicate pe perioada din an care de asemenea se indică. 3.5.A.2 Balanţă activităţi Se editează balanţa tuturor activităţilor cumulat de la început de an, precum şi în cursul lunii. Sunt evidenţiate veniturile, cheltuielile şi profitul realizat prin activitatea respectivă. 3.5.A.3 Activitate lunară Se editează graficul activităţii indicate, pe luni, de la începutul anului până în luna curentă. 3.5.A.4 Profit activităţi Se editează graficul profitului pe activităţi. 3.5.A.5 Rezultate financiare Se editează câte o balanţă pentru fiecare activitate, Fără repartizare sau Cu repartizare în funcţie de selectarea făcută. 3.5.B Raport de gestiune Se editează raportul de gestiune pentru grupele de 371 configurate la prelucrarea 7.8 configurarea 10-Corespondenţe adaos comercial. În funcţie de selectarea făcută, raportul de gestiune se editează pentru o anume zi, sau pentru toate zilele din lună. 3.5.C Contracte Se editează lista contactelor clienţilor/furnizorilor ordonată după numărul contractului.Pentru contactele clienţilor lista se poate afişa: fie pe total (toate contractele clienţilor indiferent de agentul care a încheiat contractul), fie pentru fiecare agent se afisează câte o listă cu contractele încheiate de acel agent.

24

3.6 T.V.A. Prelucrarea are mai multe subprelucrări după cum urmează:

3.6.1 Jurnal cumpărări 19% Se editează o listă cu toate mişcările de tip achiziţii de bunuri şi servicii taxabile cu cota de TVA 19%. Această listă poate fi editată fie pe o singură zi a lunii respective, fie pe întreaga lună, în funcţie de selectarea făcută de utilizator. 3.6.2 Jurnal cumpărări 9% Se editează o listă cu toate mişcările de tip achiziţii de bunuri şi servicii taxabile cu cota de TVA 9%. Această listă poate fi editată fie pe o singură zi a lunii respective, fie pe întreaga lună, în funcţie de selectarea făcută de utilizator. 3.6.3 Jurnal regim mixt şi obl. TVA Se editează o listă cu toate mişcările de tip achiziţii de bunuri taxabile cu scop incert şi achiziţii ce obligă cumpărătorul la plata TVA. Această listă poate fi editată fie pe o singură zi a lunii respective, fie pe întreaga lună, în funcţie de selectarea făcută de utilizator. 3.6.4 Jurnal cumpărări intracomunitare Se editează o listă cu toate mişcările de tip achiziţii intracomunitare de bunuri. Această listă poate fi editată fie pe o singură zi a lunii respective, fie pe întreaga lună, în funcţie de selectarea făcută de utilizator. 3.6.5 Jurnal vânzari în ţară Se editează o listă cu toate mişcările de tip livrări de bunuri şi prestări servicii taxabile. Această listă poate fi editată fie pe o singură zi a lunii respective, fie pe întreaga lună, în funcţie de selectarea făcută de utilizator.

25

3.6.6 Jurnal vânzari intracomunitare Se editează o listă cu toate mişcările de tip livrări intracomunitare de bunuri şi alte servicii scutite de plata TVA. Această listă poate fi editată fie pe o singură zi a lunii respective, fie pe întreaga lună, în funcţie de selectarea făcută de utilizator. 3.6.7 Verificare calcul TVA Se editează o listă cu toate mişcările care au avut valoarea de TVA calculată greşit. Această listă conţine: baza valorii pentru care s-a calculat greşit TVA-ul, valoarea TVA calculată, valoarea TVA corectă, precum şi diferenţa dintre valoarea corectă şi cea calculată. 3.6.8 Decont TVA Prelucrarea are mai multe subprelucrări: începe prin a oferi utilizatorului posibilitatea de a introduce reglări pentru taxele de TVA, reglări ce se vor găsi în lista Decont de taxa pe valoare adăugată-Declaraţia 300 ce va fi afişată .La închiderea listei utilizatorul este întrebat dacă doreşte să salveze lista pe dischetă. 3.7 Cartea Mare Order Prelucrarea editează Cartea Mare Order pentru conturile indicate. Cartea Mare Order se poate edita atât pentru un singur cont cât şi pentru mai multe conturi. 3.8 Bilanţ Prelucrarea are mai multe subprelucrări după cum urmează:

3.8.1 Date bilanţ Prelucrarea introduce utilizatorul în forma de culegere specifică formularului selectat, unde se dă posibilitate de reglare a sumelor ce apar în bilanţ. 26

3.8.2 Calcul automat Prelucrarea recalculează sumele ce vor apărea în bilanţ pentru formularul selectat, pe baza datelor aflate în program. Această operaţiune va provoca pierderea reglărilor făcute la prelucrarea 3.8.1. 3.8.3 Date Societate Prelucrarea oferă utilizatorului posibilitatea de a introduce datele fixe ce vor apărea pe formularele bilanţului contabil. 3.8.4 Corelaţii Prelucrare editează o listă cu eventualele diferenţe de corelaţie între formularele bilanţului. 3.8.5 Listare formulare Prelucrarea editează formularele bilanţului contabil al societăţii. 3.8.6 Dischetă bilanţ Prelucrare are rolul de a salva datele bilanţului într-un fişier cu extensia TXT. Salvarea făcându-se la locaţia aleasă de utiliztor. 3.9 Cartea Maestru Şah Se editează cartea maestru şah pentru conturile indicate. Cartea Maestru Şah se poate edita atât pentru un singur cont cât şi pentru mai multe conturi. 3.0 Declaraţia 394 Prelucrarea are mai multe subprelucrări după cum urmează:

27

3.0.1 Salvare/Listare declaraţie Prelucrarea conţine o subprelucrare care solicită selectarea dispozitivului pe care se face salvarea declaraţiei iar apoi listează pe ecran declaraţia. Salvarea pe dispozitiv se face în format TXT în conformitate cu prevederile legale. 3.0.2 Actualizare după fişe de parteneri Prelucrarea oferă utilizatorului posibiliatatea de a adăuga o nouă achiziţie sau livrare şi de a modifica sau de a şterge achiziţiile sau livrările înregistrate anterior . Modificările făcându-se prin selectarea partenerului şi apoi prin modificările asupra achiziţiilor sau livrărilor acestui partener. 3.0.3 Actualizare după jurnale de TVA Prelucrarea oferă utilizatorului posibiliatatea de a adăuga o nouă achiziţie sau livrare şi de a modifica sau de a şterge achiziţiile sau livrările înregistrate anterior . Modificările făcându-se: prin alegerea prelucrării corespunzătoare(achiziţie sau livrare), apoi prin selectarea lunii în care dorim să facem modificări şi astfel ajungem în modulul de actualizare al achiziţiei/ livrării. 3.0.4 Listare achiziţii /Listare livrări Prelucrarea editează prima dată o listă cu toate livrările de bunuri şi prestarea de servicii pe teritoriu naţional iar apoi, la inchiderea acestei liste se editează o listă cu toate achiziţiile de bunuri şi efectuarea de servicii pe teritoriu naţional. 3.0.5 Preluare date Prelucrarea preia din contabilitate toate achiziţile si livrările. 3.0.6 Preluare DOS Prelucrarea oferă posibilitatea de a selecta intervalul de timp precum şi firul (corespunzător aplicaţiei DOS) de unde se doreşte a se prelua achiziţile si livrările.

28

4. SALVARE BAZĂ DE DATE Prelucrarea salvează toate datele într-o formă compactată, pe un suport extern la locaţia indicată de utilizator. Fişierul creat ca urmare a salvării bazei de date are denumirea contabilitate - data curentă(zi-lună-an) - nume societate - luna şi anul de lucru (denumirea putând fi modificată de utilizator) şi extensia con. Este indicat ca de fiecare dată când se face salvarea bazei de date, această salvare sa se facă cu numele implicit dat de program pentru a se şti care este cea mai recentă salvare, a cărei luni de lucru este şi a cărei societăţi. În cazul în care împachetarea nu reuşeşte în bune condiţii, salvarea nu se va face, un mesaj corespunzător avertizează. În cazul în care baza de date nu încape pe suportul extern indicat, va fi cerut un nou suport pentru continuarea salvării. În cazul în care baza de date nu încape deloc pe suportul extern indicat, un mesaj de eroare corespunzător va fi emis. În ideea că suportul extern poate da eroare, de câte ori se salvează baza de date se face o copie de siguranţă şi pe hard-disk ! În cazul în care pe suportul extern s-a mai salvat o bază de date din aceeaşi lună şi an la aceeaşi dată curentă, un mesaj de avertizare este emis şi continuarea se va face numai dacă utilizatorul este de acord. Este obligatoriu salvarea bazei de date pe suport extern la terminarea contabilităţii lunii ! La trecerea la o nouă lună programul va solicita utilizatorului o salvare de siguranţă pe hard-disc, acesta putând şi să refuze salvarea. Este indicat să se salveze la sfârşitul fiecarei zile de lucru. În cazul în care se strică calculatorul sau este afectat de un virus, programele se pot instala din nou, dar datele dacă nu sunt salvate pe un suport extern vor trebui introduse din nou ! Dacă se salveaza la sfârşitul fiecărei zile, în cel mai rău caz se pot pierde doar datele introduse în ziua afectării calculatorului. 5. RESTAURARE DATE Restaurarea bazei de date este operaţia inversă salvării, prin care baza de date salvată anterior pe suport extern este adusă în calculator PESTE BAZA DE DATE existentă în acel moment. Trebuie amintit că la deschidere de lună trebuie să se facă o copie de siguranţă. În cazul în care baza de date nu se poate restaura în bune condiţii, un mesaj de eroare corespunzător este afişat şi restaurarea nu se face. Un mesaj de avertizare este emis când se cere restaurarea bazei de date, acesta spune utilizatorului că datele actuale vor fi şterse şi continuarea se va face numai dacă utilizatorul este de acord.

29

6. VERIFICĂRI Următoarele verificări sunt permise de către pachetul de programe:

6.1 Registrul de casă Corect, editarea registrului de casă se face pe zile în funcţie de selectarea facută, dar se poate edita şi de la prima până la ultima zi a lunii. De asemennea, registrul de casă poate fi editat în funcţie de contul de casă dorit ( 5311-Casa în lei, 5314- Casa în valută, sau 531- Casa). 6.2 Conturi în bancă Prin intermediul acestei prelucrări se poate verifica banca. Va trebui selectată banca care se verifică, cu ajutorul tastelor de deplasare şi apoi apăsarea tastei Enter. Se prezintă la verificare conturile al căror simbol începe cu 561, 770. Se afişează o situaţie sintetică, ca în figura de mai jos, utilizatorul având posibilitatea de a cere defalcarea situaţiei.

30

Conturile în bancă se pot verifica pe toate zilele din lună sau numai pe o zi indicată, în funcţie de selectarea facută. În cazul în care se face verificarea pe zile, se editează şi notele contabile centralizate corespunzătoare. 6.3 Corelaţii Analitice Se arată pe fiecare analitic în parte diferenţele între analiticele cu care s-a lucrat şi conturile corespunzătoare din balanţa de verificare. 6.4 Situaţia Valutei Prelucrarea editează o listă cu situaţia valutei (contul valutei, stoc încept de lună, cantitate intrată, cantitate ieşită, stoc final) din luna curentă. 6.5 Facturi şi Chitanţe Prelucrarea conţine următoarele subprelucrări:

31

6.5.1 Facturi Emise Prelucrarea editează o listă cu facturile emise în cursul lunii. Dacă nu există facturi se va afişa un mesaj de atenţionare. 6.5.2 Facturi Nesosite Prelucrarea editează o listă cu plăţile din cursul lunii pentru care nu s-a primit factură. Dacă nu există astfel de plăţi se va afişa un mesaj de atenţionare. 6.5.3 Chitanţe Emise Prelucrarea editează o listă cu chitanţele emise în cursul lunii. Dacă nu există chitanţe se va afişa un mesaj de atenţionare. 6.5.4 Facturi Anulate Prelucrarea oferă posibilitatea de a specifica ce facturi din cursul lunii se anulează, acest lucru se face prin introducerea zilei si a numărului facturii ce se anulează. 6.5.5 Chitanţe Anulate Prelucrarea oferă posibilitatea de a specifica ce chitanţe din cursul lunii se anulează,acest lucru se face prin introducerea zilei şi a numărului chitanţei ce se anulează. 6.6 Corelaţii Contabile Se arată într-o listă dacă există diferenţe: între total sume debitoare ale contului 121 şi total sume creditoare ale clasei 6, între total sume creditoare ale contului 121 şi total sume debitoare ale clasei 7, între sume debitoare ale contului 681 şi total rulaje creditoare ale conturilor 280+281.

32

7. OPERAŢII SPECIALE Prelucrarea conţine următoarele subprelucrări:

7.1 Instalare aplicaţie Cu ajutorul acestei prelucrări se pot introduce datele generale ale societăţii. 7.2 Preluare DOS Cu ajutorul acestei prelucrări se oferă posibilitatea de a transfera toate datele din aplicaţia Contab de Dos în aplicaţia ContWin. Aceast transfer începe prin solicitarea firului şi a pasului de unde se face preluarea, pasul fiind 0 dacă se doreşte preluarea unui singur fir, pasul este 1 dacă se doreşte preluarea a 2 fire, pasul este 2 pentru 3 fire, etc... 7.3 Aspecte şi tematici Cu ajutorul acestei prelucrări se oferă posibilitatea de a schimba imaginea de fundal şi culorile. Această subprelucrare are doar rol estetic.

7.4 Generare acte 33

Prelucrarea are la rândul ei mai multe subprelucrări:

7.4.1 Închidere Conturi Cu ajutorul acestei prelucrări se închid conturile de venituri şi cheltuieli. Generarea actelor se face pe nota contabilă care se specifică. 7.4.2 Închidere Conturi TVA Cu ajutorul acestei prelucrări se închid conturile de TVA (pentru plătitorii de TVA). Generarea actelor se face pe nota contabilă care se specifică. 7.4.3 Repartizare Ven. Anticipate Cu ajutorul acestei prelucrări se repartizează venitul anticipat al lunii în care se lucrează. Generarea actelor se face pe nota contabilă care se specifică. 7.4.4 Descărcare Gestiune Prelucrarea editează calculul descarcare de gestiune, iar apoi se oferă posibilitatea de a genera actele pentru descărcare pe nota contabilă care se specifică. 7.4.5 Repartizare Ch. Anticipate Cu ajutorul acestei prelucrări se repartizează pe fiecare cheltuială anticipată cât revine în luna în care se lucrează.Generarea actelor se face pe nota contabilă care se specifică. 7.4.6 Amortizare Mijloace Fixe Prelucrarea generează acte contabile ce amortizează fiecare mijloc fix în parte, conform cu rata lui de amortizare. Generearea actelor se vor face pe nota contabilă indicată, în ultima zi a lunii. 7.4.7 Amortizare imob.necorporale Cu ajutorul acestei prelucrări se generează note contabile ce amortizează fiecare imob.necorporală în parte, cu rata de amortizare lunară. Generarea actelor se face pe nota contabilă care se specifică.

34

7.4.8 Preluare GestWin Cu ajutorul acestei prelucrări se oferă posibilitatea de a transfera date din aplicaţia GestWin în aplicaţia ContWin.

După cum se vede în figura de mai sus aplicaţia oferă posibilitatea de selectare a societăţii de unde se face preluarea. Se poate prelua fie o singură gestiune prin selectarea numelui aceleiaşi gestiuni la De la gestiunea şi la Până la gestiunea, fie mai multe gestiuni. Acelaşi lucru este valabil şi la preluarea pe zile: se pot prelua datele dintr-o zi anume sau datele din toată luna. Aplicaţia oferă posibilitatea de a prelua următoarele categorii de date din programul de gestiune: intrările, ieşirile, bonurile de casă cumulate pe zi, descărcarea, descărcarea cumulată, bonurile de consum separat la descărcare cumulată, pune analitic la 442x, pune analitic la 378, transferurile, reglările de transferuri, încasările, plăţile, schimbările de preţ.

35

7.4.9 Note de recepţie Cu ajutorul acestei prelucrări se pot edita note de recepţie ca în figura de mai jos:

Se va completa numărul notei de receptie, data receptiei mijlocului fix, numărul facturii, numărul vagon-auto, numele furnizorului, numărul şi data contractului. 7.4.A Preluare SalWin Cu ajutorul acestei prelucrări se oferă posibilitatea de a transfera date din aplicaţia SalWin în aplicaţia ContWin. Aplicaţia oferă posibilitatea de selectare a societăţii de unde se face preluarea. 7.4.B Preluare Contracte Cu ajutorul acestei prelucrări se oferă posibilitatea de a transfera contractele. 7.4.C Compactare Analitice Prelucrarea este utilă în cazul în care din greşeală am introdus în baza de date doi sau mai mulţi clienţi, furnizori, creditori sau debitori cu acelaşi nume şi acelaşi cod fiscal. În acest caz, prelucrarea va cumula sumele şi fişele analiticelor amintite.

7.5 Alte analitice 36

Prelucrarea are la rândul ei mai multe subprelucrări:

7.5.1 Activităţi În cadrul acestei prelucrări se oferă posibilitatea adăugării, modificării sau ştergerii activităţilor. Inserarea unei noi activităţi se face cu ajutorul tastei Insert. Ştergerea unei activităţi se face cu tasta Delete. Modificarea unei activităţi se face cu ajutorul tastei Enter. 7.5.2 Cumul Activităţi În cadrul acestei prelucrări se oferă posibilitatea creării cumulelor de activităţi. 7.5.3 Note Contabile În cadrul acestei prelucrări se oferă posibilitatea adăugării, modificării sau ştergerii notelor contabile. Inserarea unei noi note contabile se face cu ajutorul tastei Insert. Ştergerea unei note contabile se face cu tasta Delete. Modificarea unei note contabile se face cu ajutorul tastei Enter. 7.5.4 Localităţi În cadrul acestei prelucrări se oferă posibilitatea adăugării, modificării sau ştergerii localităţilor.Inserarea unei noi localităţi se face cu ajutorul tastei Insert. Ştergerea unei localităţi se face cu tasta Delete. Modificarea unei localităţi se face cu ajutorul tastei Enter. 7.5.5 Judeţe În cadrul acestei prelucrări se oferă posibilitatea adăugării, modificării sau ştergerii judeţelor. Inserarea unui nou judeţ se face cu ajutorul tastei Insert. Ştergerea unui judeţ se face cu tasta Delete. Modificarea unui judeţ cu ajutorul tastei Enter. 7.5.6 Contracte Clienţi/Furnizori Prin intermediul acestei prelucrari se selectează analiticul pentru care se doreşte actualizarea contractelor şi se face actualizarea propriu zisă. Inserarea unui nou contract se face cu ajutorul tastei Insert. Ştergerea unui contract se face cu tasta Delete. Modificarea unui contract se face cu ajutorul tastei Enter. 7.5.7 Reprezentanţi 37

În cadrul acestei prelucrări se oferă posibilitatea adăugării, modificării sau ştergerii reprezentanţilor. Inserarea unui nou reprezentant se face cu ajutorul tastei Insert. Ştergerea unui reprezentant se face cu tasta Delete. Modificarea unui reprezentant se face cu ajutorul tastei Enter. 7.5.8 Agenţi În cadrul acestei prelucrări se oferă posibilitatea adăugării, modificării sau ştergerii agenţilor. Inserarea unui nou agent se face cu ajutorul tastei Insert. Ştergerea unui agent se face cu tasta Delete. Modificarea unui agent se face cu ajutorul tastei Enter. 7.5.9 Ţări În cadrul acestei prelucrări se oferă posibilitatea adăugării, modificării sau ştergerii ţărilor. Inserarea unei noi ţări se face cu ajutorul tastei Insert. Ştergerea unei ţări se face cu tasta Delete. Modificarea unei ţări se face cu ajutorul tastei Enter. 7.6 Schimbă luna de lucru Prelucrarea are rolul de a da utilizatorului posibilitatea de a lucra şi în alte luni decât în cea curentă. Dacă se trece la o lună următoare, aplicaţia întreabă dacă se doreşte salvarea bazei de date. 7.7 Configurări liste Prelucrarea pune la dispoziţie următoarele configurări asupra listelor:

1-Configurare balanţă: dă posibilitatea de selectare a coloanelor ce vor apărea în balanţa de verificare, posibilitatea de a seta ziua de calcul a balanţei şi tipul de balanţă (analitică sau sintetică). 2-Configurare registre jurnal: stabileşte dacă registrul general şi registrul anexă se vor afişa pe zile sau pe întreaga lună.

38

3-Configurare balanţă mijloace fixe: dă posibilitatea de selectare a tipului de balanţă de mijloace fixe (detaliată sau centralizator) şi a tipului de grupare (grupe sau gestiuni). 4-Delimitare rânduri liste: dă posibilitatea ca rândurile din liste să fie delimitate cu linii întrerupte sau să fie fără delimitare. 5-Configurare balanţă clienţi: dă posibilitatea de selectare a modului de listare a clienţilor (pe fiecare judeţ sau pe toate judeţele) şi a modului de afişare a soldului (cu defalcare sau fără defalcare). 6-Configurare balanţe analitice: dă posibilitatea de selectare a tipului de afişare a balanţei (pe fiecare cont sau pe toate conturile). 7-Configurare verificare sold casă: dă posibilitatea de selectare a tipului de verificare (pe toate conturile sau pe grupe de conturi). 8-Verificare cont casă sau bancă: dă posibilitatea de selectare a tipului de verificare (defalcare sold pe operaţii şi zile sau centralizator operaţii pe zile). 9-Configurare datare liste: dă posibilitatea de selectare a tipului de afişare a listei (liste datate sau liste fără dată). 10-Configurare scadenţă în fise: dă posibilitatea de selectare a tipului de afişare a fişelor (cu scadenţă sau fără scadenţă ). 11-Configurare balanţă furnizori: dă posibilitatea de selectare a modului de listare a furnizorilor (pe fiecare judeţ sau pe toate judeţele) şi a modului de afişare a soldului (cu defalcare sau fără defalcare). 12-Configurare fişă client defalcată: dă posibilitatea de selectare a modului de afişare a soldului clientului (cu defalcare sau fără defalcare). 13-Configurare fişă furnizor defalcată: dă posibilitatea de selectare a modului de afişare a soldului furnizorului (cu defalcare sau fără defalcare). 7.8 Alte configurări Prelucrarea pune la dispozitie următoarele configurări:

39

1-Specificul unităţii: dă posibilitatea de selectare a tipului de unitate (bugetară sau privată). 2-Valoare minimă mijloace fixe: dă posibilitatea de setare a valorii minime legale pentru mijloace fixe. 3-Corespondenţe închideri cheltuieli: dă posibilitatea de stabilire a conturilor de închidere pentru fiecare cont de cheltuială. 4-Corespondenţe închideri venituri: dă posibilitatea de stabilire a conturilor de închidere pentru fiecare cont de venit. 5-Tip buget: dă posibilitatea de selectare tipului de buget (GLOBAL, STAT, LOCAL, A.S.S., SOMAJ, F.N.U.A.S.S., FONDURI EXTERNE NERAMBURSABILE, TREZORERIA STATULUI, INSTITUTII PUBLICE, IN AFARA BUGETELOR LOCALE, INSTITUTII SUBORDONARE LOCALA, AUTOFINANTATE). 6-Valoare maximă legală act de casă: dă posibilitatea de setare a valorii maxime legale pentru actele de casă. 7-Valoare maximă legală plăţi din casă: dă posibilitatea de setare a valorii maxime legale pentru plăţile de casă. 8-Tip avertizare act existent: dă posibilitatea de selectare a tipului de avertizare la introducerea unui act deja existent (cu mesaj sau fără mesaj) 9-Procent penalizare întârzieri: dă posibilitatea de setare a valorii procentului de calcul pentru penalizările de întârziere a plăţilor clienţilor. 10-Corespondenţe adaos comercial: dă posibilitatea de stabilire a conturilor corespondente de 378, de 607, de 707 şi de TVA pentru fiecare cont de 371. 11-Configurare conturi venituri: dă posibilitatea de selectare a tipului contului de venit pentru fiecare cont în parte, din următoarele posibilităţi: -Cont de venituri cu taxare normală; -Cont de venituri scutite cu drept de deducere; -Cont de venituri scutite cf. art. 143.2.a,d Cod Fiscal; -Cont de venituri scutite cf. art. 143.2.b,c Cod Fiscal; -Cont de venituri cu taxare inversă; 12-Configurare conturi clienţi: dă posibilitatea de selectare a tipului contului de client pentru fiecare cont în parte. 13-Configurare conturi furnizori: dă posibilitatea de selectare a tipului contului de furnizor pentru fiecare cont în parte. 14-Configurare conturi TVA: dă posibilitatea de selectare a tipului contului de TVA pentru fiecare cont în parte. 15-Tip plătitor de TVA: dă posibilitatea de selectare a tipului de plată a TVA-ului din următoarele posibilităţi: Neplătitor de TVA, Plătitor de TVA lunar, Plătitor de TVA trimestrial. 16-Tip analizată TVA act: dă posibilitatea de selectare a tipului de analiză a TVA-ului unui act (doar prin mesaj sau cu modificarea valorilor) 17-Tip plată impozit: dă posibilitatea de setare a tipului de plată a impozitului (microintreprindere sau macrointreprindere) 18-Configurare adăugare mijloace fixe: dă posibilitatea de selectare a modului de adăugare a unei mulţimi de mijloacelor fixe (toate odată sau individual). 19-Activare activităţi: dă posibilitatea de activare sau dezactivare a activităţilor. 20-Configurare analitice conturi: dă posibilitatea de configurare a analiticelor. 21-Notă transfer NIR: dă posibilitatea de selectare a notei contabile pe care se vor genera actele.

40

7.9 Închidere an contabil Prelucrarea (re)calculează soldurile iniţiale ale anului următor, iar luna de lucru va fi setată pentru Ianuarie anul următor. Această prelucrare se foloseste doar în luna de lucru Decembrie, după ce s-a terminat de lucrat în această lună. Dacă s-a dat Închidere de an contabil şi s-a lucrat în Ianuarie, se mai poate lucra în Decembrie cu condiţia să se dea iar Închidere de an contabil dupa ce s-a terminat cu lucrul în Decembrie. 7.A Scadenţare şi întârzieri Prelucrarea are la rândul ei mai multe subprelucrări:

7.A.1 Scadenţar clienţi Prelucrarea editează un scadenţar clienţi. Scadenţarul poate fi editat pe o anume zi (care se indică) sau pe toate zilele lunii. 7.A.2 Scadenţar furnizori Prelucrarea editează un scadenţar furnizori. Scadenţarul poate fi editat pe o anume zi (care se indică) sau pe toate zilele lunii. 7.A.3 Întârzieri clienţi Prelucrarea editează o listă cu întârzierea încasării clienţilor, ataşând în dreptul fiecărui client factura, data emiterii ei, valoarea şi termenul de scadenţă. Lista este sortată în funcţie de numărul zilelor ce au trecut peste termenul de scadenţă. 7.A.4 Întârzieri furnizori Prelucrarea editează o listă cu întârzierea plăţii furnizorilor, ataşând în dreptul fiecărui furnizor factura, data emiterii ei, valoarea şi termenul de scadenţă. Lista este sortată în funcţie de numărul zilelor ce au trecut peste termenul de scadenţă.

41

7.B Încasări şi plăţi Prelucrarea are la rândul ei 2 subprelucrări:

7.B.1 Evidenţa încasărilor Prelucrarea editează o situaţie cu clienţii cu sold şi încasare în lună, precum şi cei cu facturare în lună şi încasare conform termenului scadent. Se face o detaliere a încasărilor pe trei luni, conform cu termenul scadent. Este aşa numitul CASH FLOW al clienţilor. 7.B.2 Evidenţa plăţilor Prelucrarea editează o situaţie cu furnizorii cu sold şi plăţile în lună, precum şi cei cu facturare în lună şi plată conform termenului scadent. Se face o detaliere a plăţilor pe trei luni, conform cu termenul scadent. Este aşa numitul CASH FLOW al furnizori. 7.C Obligaţii şi Creanţe Prelucrarea editează lista obligaţiilor de plată şi a creanţelor pe următoarele intervale: 1 - 30 zile 31 - 90 zile 91 - 180 zile 181 - 365 zile > 365 zile

42

7.D Agenţi de vânzari Prelucrarea conţine următoarele subprelucrări:

7.D.1 Vânzari Agenţi Prelucrarea editează o listă cu evidenţa vânzărilor agenţilor pentru luna în curs. Se dă posibilitatea de listare: a evidenţei vânzării a unui agent din lista de agenţi sau a evidenţei vânzării a tuturor agenţilor. 7.D.2 Grafic Încasări Prelucrarea editează un grafic cu situaţia încasărilor din luna în curs raportat la agenţii de vânzare. 7.D.3 Restanţe Agenţi Prelucrarea editează o listă cu evidenţa restanţelor agenţilor pentru luna în curs. Se dă posibilitatea de listare: a evidenţei restanţelor a unui agent din lista de agenţi sau a evidenţei restanţelor a tuturor agenţilor 7.D.4 Grafic Vânzari Prelucrarea editează un grafic cu situaţia vânzărilor din luna în curs raportat la agenţii de vânzare. 7.D.5 Grafic Restanţe Prelucrarea editează un grafic cu situaţia restanţelor din luna în curs raportat la agenţii de vânzare.

43

8. FISE Prelucrarea are la rândul ei mai multe subprelucrări:

8.1 Fişă client Prelucrarea editează fişa unui client care se va indica. Dacă în loc să selectăm un client apăsăm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de clienţi cărora să le listăm fişele (de la clientul - la clientul). În continuare se stabileşte pentru ce perioadă se listează fişa clientului. Implicit este de la luna 1 până la luna curentă. În cazul în care clientul are sold, iar la prelucrarea 7.7 configurarea 12-Configurare fisă client defalcată s-a selectat cu defalcare, la sfârşitul fişei se va face defalcarea soldului. Fişa unui client se păstrează doar pe parcursul anului curent, de la an la an păstrându-se numai facturile care nu au fost încasate. 8.2 Fişă Furnizor Prelucrarea editează fişa unui furnizor care se va indica. Dacă în loc să selectăm un furnizor apăsăm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de furnizori cărora să le listăm fişele (de la furnizorul - la furnizorul). În continuare se stabileşte pentru ce perioadă se listează fişa furnizorului. Implicit este de la luna 1 până la luna curentă. În cazul în care furnizorul are sold, iar la prelucrarea 7.7 configurarea 13-Configurare fisă furnizor defalcată s-a selectat cu defalcare, la sfârşitul fişei se va face defalcarea soldului. Fişa unui furnizor se păstrează doar pe parcursul anului curent, de la an la an păstrându-se numai facturile care nu au fost plătite.

44

8.3 Fişă Creditor Prelucrarea editează fişa unui creditor care se va indica, pe perioada care de asemenea se indică. Dacă în loc să selectăm un creditor apăsăm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de creditori cărora să le listăm fişele (de la creditorul - la creditorul). Perioada implicită este de la începutul anului până la luna curentă. Fişa unui creditor se păstrează numai pe parcursul anului curent. 8.4 Fişă Debitor Prelucrarea editează fişa unui debitor care se va indica, pe perioada care de asemenea se indică. Dacă în loc să selectăm un debitor apăsăm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de debitori cărora să le listăm fişele (de la debitorul - la debitorul). Perioada implicită este de la începutul anului până la luna curentă. Fişa unui debitor se păstrează numai pe parcursul anului curent. 8.5 Fişă mijloc fix Prelucrarea editează fişa (fişele) mijlocului fix indicat. Dacă în loc să selectăm un mijloc fix apăsăm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de mijloace fixe cărora să le listăm fişele (de la mijlocul fix - la mijlocul fix). Un mijloc fix îşi păstrează fişa de la momentul achiziţiei pînă în momentul casării, în ea fiind trecute toate mişcările mijlocului fix. 8.6 Fişă imob. necorporale Prelucrarea editează fişa imobilizării necorporale indicate. Dacă în loc să selectăm o imobilizare necorporală apăsăm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de imobilizări necorporale cărora să le listăm fişele (de la imobilizarea necorporală - la imobilizarea necorporală). O imobilizare necorporală îşi păstrează fişa de la momentul achiziţiei pînă în momentul casării, în ea fiind trecute toate mişcările imobilizării necorporale. 8.7 Fişă bifuncţional Prelucrarea editează fişa bifuncţionalului selectat, pe perioada indicată la consolă. Dacă în loc să selectăm un bifuncţional apăsăm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de bifuncţionale cărora să le listăm fişele (de la bifuncţionalul - la bifuncţionalul). Perioada implicită este de la începutul anului până la luna curentă. 8.8 Fişă de cont Prelucrarea editează fişa de cont pentru operaţiuni diverse a contului indicat, pe perioada indicată la consolă.Dacă în loc să selectăm un cont apăsăm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de conturi cărora să le listăm fişele (de la contul - la contul). Perioada implicită este de la începutul anului până la luna curentă. 8.9 Fişă extrabilanţier Prelucrarea editează fişa extrabilanţierului selectat, pe perioada indicată la consolă. Dacă în loc să selectăm un extrabilanţier apăsăm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de extrabilanţiere cărora să le listăm fişele (de la extrabilanţierul - la extrabilanţierul). Perioada implicită este de la începutul anului până la luna curentă. 8.A Fişă partener Prin intermediul acestei prelucrări se poate edita fişa partenerului selectat.

45

9. ACTUALIZARE CONTURI SI ANALITICE Prin intermediul acestei prelucrări se pot actualiza analiticele pachetului de programe:

9.1 Planul de conturi Prelucrarea oferă posibilitatea de a modifica conturile existente, de a adăuga altele noi, eventual de a şterge conturi. Se utilizează la implementarea aplicaţiei şi apoi numai când se introduce un cont nou. Prelucrarea debutează prin deschiderea unei ferestre pe ecranul calculatorului, în care vor fi vizualizate o parte din conturi, precum şi datele referitoare la contul pe care se află poziţionat cursorul (iniţial poziţionarea este pe primul cont). Pentru adăugarea unui cont nou se va apăsa pe tasta Insert (sau butonul Adaugă). Se va rămâne în adăugare de conturi până la apăsarea tastei Esc (sau a butonului Renunţă). Pentru modificarea unui cont se va face poziţionarea pe el şi se va apăsa pe tasta Enter (sau butonul Modifică). Noile date se vor modifica prin retastare. Pentru ştergerea unui cont se va face poziţionarea pe el şi se va apăsa pe tasta Delete (sau butonul Şterge). Ştergerea este efectivă numai dacă utilizatorul îşi dă acordul. La fiecare cont vor fi cerute următoarele rubrici: - Simbol cont: simbol cont, maximum 10 caractere; - Denumire: denumirea contului respectiv; - Sold iniţial: debit şi credit; - Sume precedente: debit şi credit; – Tip cont: natura contului. Poate fi A pentru activ, P pentru pasiv, B pentru bifuncţional, F pentru cont în afara bilanţului. 46

Actualizarea analiticelor este necesară în faza de implementare a contabilităţii unei societăţi, altfel lucrându-se numai cu titlu de excepţional. La actualizarea fiecărui analitic vom găsi trei subprelucrări: Adăugare, Modificare, Ştergere. Prin adăugare un nou analitic se introduce în baza de date. Pentru adăugarea unui nou analitic se va apăsa pe tasta Insert (sau butonul Adaugă). Referitor la rubrica Cont (de care aparţine), a se vedea capitolul introductiv, paragraful Despre analitice. Modificarea presupune două faze: Identificarea analiticului apoi apăsarea tastei Enter (sau a butonului Modifică), după care se pot modifica prin rescriere rubricile corespunzătoare. De la o rubrică la alta se poate deplasa cu ajutorul tastelor ↓ şi ↑. Aceleaşi faze presupune şi ştergerea. După apăsarea tastei Delete (sau butonul Şterge), utilizatorul mai validează încă odată ştergerea, astfel încât să nu fie şters din greşeală. Un analitic nu se poate şterge dacă există acte care fac referire la el. 9.2 Clienţi La clienţi vor trebui completate următoarele rubrici: Denumire: se completează cu numele clientului. Este obligatoriu de completat; Cod Fiscal: se completează cu codul fiscal al clientului. Este obligatoriu de completat; Reg comerţ: se completează cu numărul de înregistrare la Registrului Comerţului al clientului. Nu este obligatoriu de completat, dar este indicat. Adresa: se completează cu adresa completă a clientului. Nu este obligatoriu de completat, dar este indicat. Cont bancă: se completează cu contul de la bancă al clientului. Nu este obligatoriu de completat. Bancă: se completează cu numele băncii clientului. Nu este obligatoriu de completat. Telefon: se completează cu numărul de telefon al clientului. Nu este obligatoriu de completat. Fax: se completează cu numărul de fax al clientului. Nu este obligatoriu de completat. E-mail: se completează cu e-mailul clientului. Nu este obligatoriu de completat. Persoană contact: se completează cu numele persoanei de contact al clientului. Nu este obligatoriu de completat. Telefon contact: se completează cu numărul de telefon al persoanei de contact al clientului. Nu este obligatoriu de completat. Mobil contact: se completează cu numărul de telefon mobil al persoanei de contact al clientului. Nu este obligatoriu de completat. Localitate: se completează cu localitatea clientului.Este obligatoriu de completat; Cont(de care aparţine): se completează cu contul de client, exemplu 4111, 413, etc Număr contract: se completează cu numărul de contract al clientului. Nu este obligatoriu de completat. Dată contract: se completează cu data contractului clientului. Nu este obligatoriu de completat. Reprezentant: se completează cu numele reprezentantului clientului. Nu este obligatoriu de completat. Tip valută: se completează cu tipul valutei clientului, pentru clienţii definiţi în valută. Sold RON: se completează cu soldul în lei al clientului la început de lună. Sold valută: se completează cu soldul în valută al clientului la început de lună, dacă este cazul unui client în valută.

47

9.3 Furnizori La furnizori vor trebui completate următoarele rubrici: Denumire: se completează cu numele furnizorului. Este obligatoriu de completat; Cod Fiscal: se completează cu codul fiscal al furnizorului. Este obligatoriu de completat; Reg comerţ: se completează cu numărul de înregistrare la Registrului Comerţului al furnizorului. Nu este obligatoriu de completat, dar este indicat; Adresa: se completează cu adresa completă a furnizorului. Nu este obligatoriu de completat, dar este indicat; Cont bancă: se completează cu contul de la bancă al furnizorului. Nu este obligatoriu de completat; Bancă: se completează cu numele băncii furnizorului. Nu este obligatoriu de completat; E-mail: se completează cu e-mailul furnizorului. Nu este obligatoriu de completat; Telefon: se completează cu numărul de telefon al furnizorului. Nu este obligatoriu de completat; Localitate: se completează cu localitatea furnizorului. Este obligatoriu de completat; Cont(de care aparţine): se completează cu contul de furnizor, exemplu 401, 404, etc. Este obligatoriu de completat; Reprezentant: se completează cu numele reprezentantului furnizorului. Nu este obligatoriu de completat; Tip valută: se completează cu tipul valutei furnizorului, pentru furnizorii definiţi în valută.; Sold RON: se completează cu soldul în lei al furnizorului la început de lună; Sold valută: se completează cu soldul în valută al furnizorului la început de lună, dacă este cazul unui furnizor în valută. 9.4 Debitori Următoarele rubrici vor trebui completate la un debitor: Denumire: se completează cu numele debitorului; Este obligatoriu de completat; Cod Fiscal: se completează cu codul fiscal al debitorului. Este obligatoriu de completat; Contul (de care aparţine): se completează cu un cont din cadrul conturilor ce se referă la debitori (a se vedea partea introductivă). Este obligatoriu de completat; Act înreg.: se completează cu numărul actului prin care s-a înregistrat în contabilitate debitorul respectiv. Nu este obligatoriu de completat; Tipul de valută: se completează cu tipul valutei debitorului, pentru debitorii definiţi în valută; Sold RON: se completează cu soldul în lei de la începutul lunii; Sold valută: se completează cu soldul în valută al debitorului de la începutul lunii, dacă este cazul unui debitor în valută. 9.5 Creditori Următoarele rubrici vor trebui completate la un creditor: Denumire: se completează cu numele creditorului. Este obligatoriu de completat; Cod Fiscal: se completează cu codul fiscal al creditorului. Este obligatoriu de completat; Contul (de care aparţine): se completează cu un cont din cadrul conturilor ce se referă la creditori (a se vedea partea introductivă). Este obligatoriu de completat; Act înreg.: se completează cu numărul actului prin care s-a înregistrat în contabilitate creditorul respectiv. Nu este obligatoriu de completat; Tipul de valută: se completează cu tipul valutei creditorului, pentru creditorii definiţi în valută. Sold RON: se completează cu soldul în lei de la începutul lunii; Sold valută: se completează cu soldul în valută al creditorului de la începutul lunii, dacă este cazul unui creditor în valută;

48

9.6 Bifuncţionale Următoarele rubrici vor trebui completate la un bifuncţional: Denumire: se completează cu numele bifuncţionalului. Este obligatoriu de completat; Contul (de care aparţine): se completează cu un cont din cadrul conturilor ce se referă la bifuncţionale (a se vedea partea introductivă). Este obligatoriu de completat; Total sume debitoare: se completează cu valoarea sumelor debitoare ale bifuncţionalui; Total sume creditoare: se completează cu valoarea sumelor creditoare ale bifuncţionalui; 9.7 Mijloace fixe Următoarele rubrici vor trebui completate la un mijloc fix: Denumire: se completează cu numele mijlocului fix. Este obligatoriu de completat; Număr de inventar: se completează cu numărul de inventar prin care s-a înregistrat în contabilitate mijlocul fix respectiv. Nu este obligatoriu de completat; Seria mijlocului fix: se completează cu seria mijlocului fix. Nu este obligatoriu de completat; Se află în utilizare la: se completează cu numele persoanei care utilizează mijlocul fix. Nu este obligatoriu de completat; Tip mijloc fix: se completează cu tipul mijlocului fix. Nu este obligatoriu de completat; Clasificaţie mijloc fix: se selectează clasificaţia de care aparţine mijlocul fix. Este obligatoriu de completat; Contul de cheltuială: se completează automat în funcţie de clasificaţia mijlocului fix aleasă anterior. Contul de amortizare: se completează automat în funcţie de clasificaţia mijlocului fix aleasă anterior. An început amortizare: se completează cu anul în care se începe amortizarea mijlocului fix, implicit acesta este anul de lucru (excepţie făcându-se atunci când luna de lucru este Decembrie caz în care anul implicit va fi anul următor celui de lucru). Lună început amortizare: se completează cu luna în care se începe amortizarea mijlocului fix, implicit aceasta este luna următoare lunii de lucru; Dacă la solicitarea Selectati durata de amortizare se selectează o valoare după care se validează cu tasta Enter la rubricile An sfârşit amortizare şi Lună sfârşit amortizare vor fi trecute valori corespunzătoare perioadei de terminare a amortizării începute în anul şi luna stabilite anterior şi cu perioada de amortizare stabilită. Dacă perioada de amortizare nu este un număr fix de ani se poate apăsa tasta Esc pentru a anula calcularea automată a perioadei de sfârşit de amortizare şi se completează manual perioada de terminare a amortizării. Valoare mijloc fix: se completează cu valoarea mijlocului fix. Este obligatoriu de completat; Valoare amortizată: se completează cu valoarea amortizată deja a mijlocului fix. Valoare amortizată (8045): se completează cu valoarea amortizată(8045) deja a mijlocului fix. Gestiunea: se selectează gestiunea de care aparţine mijlocul fix.Este obligatoriu de completat; Observaţii: se completează opţional cu observaţii asupra mijlocului fix. Nu este obligatoriu de completat; Tip de amortizare a mijlocului fix: se bifează tipul de amortizare a mijlocului fix. Este obligatoriu de completat; Deducere fiscală: Pentru mijloacele fixe cu deducere fiscală se bifează. Sumă deducere fiscală: În cazul în care sa bifat deducere fiscală se introduce şi suma pentru deducerea fiscală.

49

9.8 Imobilizări necorporale Următoarele rubrici vor trebui completate la o imobilizare necorporală: Denumire: se completează cu numele imobilizării necorporale. Este obligatoriu de completat; Valoare: se completează cu valoarea imobilizării necorporale. Este obligatoriu de completat; Valoare amortizată: se completează cu valoarea amortizată a imobilizării necorporale. Cont analitic: se completează cu contul de analitic al imobilizării necorporale de care aparţine. Contul de cheltuială: se completează automat în funcţie de contul de analitic al imobilizării necorporale aleas anterior. Contul de amortizare: se completează automat în funcţie de contul de analitic al imobilizării necorporale aleas anterior. An început amortizare: se completează cu anul în care se începe amortizarea imobilizării necorporale, implicit acesta este anul de lucru (excepţie făcându-se atunci când luna de lucru este Decembrie caz în care anul implicit va fi anul următor celui de lucru). Lună început amortizare: se completează cu luna în care se începe amortizarea imobilizării necorporale, implicit aceasta este luna următoare lunii de lucru; An sfârşit amortizare: se completează cu anul în care se termină amortizarea imobilizării necorporale; Lună sfârşit amortizare: se completează cu luna în care se termină amortizarea imobilizării necorporale; 9.9 Extrabilanţiere Următoarele rubrici vor trebui completate la un extrabilanţier: Denumire: se completează cu numele extrabilanţierului. Este obligatoriu de completat; Contul de care aparţine: se completează cu un cont ce se referă la extrabilanţiere (a se vedea partea introductivă). Este obligatoriu de completat; În utilizare la: se completează cu numele persoanei care utilizează extrabilanţierul. Nu este obligatoriu de completat; Total sume debitoare: se completează cu valoarea sumelor debitoare ale extrabilanţierului; Total sume creditoare: se completează cu valoarea sumelor creditoare ale extrabilanţierului; Observaţii: se completează opţional cu observaţii asupra extrabilanţierului. Nu este obligatoriu de completat; 9.10 Venituri în avans Următoarele rubrici vor trebui completate la un venit în avans: Denumire: se completează cu numele venitului în avans. Este obligatoriu de completat; An început repartizare: se completează cu anul în care se începe repartizarea venitului în avans, implicit acesta este anul de lucru; Lună început repartizare: se completează cu luna în care se începe repartizarea venitului în avans, implicit aceasta este luna de lucru; Număr luni de repartizat: se completează cu numărul de luni în care trebuie repartizat venitul în avans, implicit acesta este 1; Contul de care aparţine: se completează cu un cont din cadrul planului de conturi ce se referă la venituri în avans(ex 472). Este obligatoriu de completat; Contul de descărcare: se completează cu un cont din cadrul planului de conturi ce se referă la contul de descărcare al venitului(ex 704). Este obligatoriu de completat; Valoare venit în avans: se completează cu valoarea venitului în avans. Este obligatoriu de completat; Din care repartizat deja: se completează cu valoarea care a fost repartizată deja din venitul în avans; Venitul se repartizează automat?: bifarea produce repartizarea automată în fiecare lună a venitului în avans (timp de Număr luni de repartizat).

50

9.11 Cheltuieli în avans Următoarele rubrici vor trebui completate la o cheltuială în avans: Denumire: se completează cu numele cheltuielii în avans. Este obligatoriu de completat; An început repartizare: se completează cu anul în care se începe repartizarea cheltuielii în avans, implicit acesta este anul de lucru; Lună început repartizare: se completează cu luna în care se începe repartizarea cheltuielii în avans, implicit aceasta este luna de lucru; Număr luni de repartizat: se completează cu numărul de luni în care trebuie repartizată cheltuiala în avans, implicit acesta este 1; Contul de care aparţine: se completează cu un cont din cadrul planului de conturi ce se referă la cheltuieli în avans(ex 471). Este obligatoriu de completat; Contul de descărcare: se completează cu un cont din cadrul planului de conturi ce se referă la contul de descărcare al cheltuielii(ex 613). Este obligatoriu de completat; Valoare cheltuială în avans: se completează cu valoarea cheltuielii în avans. Este obligatoriu de completat; Din care repartizat deja: se completează cu valoarea care a fost repartizată deja din cheltuiala în avans; Cheltuiala se repartizează automat?: bifarea produce repartizarea automată în fiecare lună a cheltuielii în avans (timp de Număr luni de repartizat). 9.12 Gestiuni Următoarele rubrici vor trebui completate la o gestiune: Denumire: se completează cu numele gestiunii. Este obligatoriu de completat; Sold început de lună: se completează cu soldul în lei de la începutul lunii al gestiunii; 9.13 Valută Următoarea rubrică va trebui completată la o valută: Denumire: se completează cu numele valutei. Este obligatoriu de completat. 9.14 Avtivităţi Următoarele rubrici vor trebui completate la o activitate: Denumire: se completează cu numele ce va defini activitatea. Este obligatoriu de completat; Contul de închidere: se completează cu un cont din cadrul planului de conturi prin care se face închiderea. Este obligatoriu de completat; Indirectă: se bifează dacă activitatea este indirectă; Tip repartizare: se selectează unul din tipurile de repartizare: După cheltuieli, După venituri sau Fără repartizare .

51