Le Pointage rep-WPS Office [PDF]

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Le pointage représente un investissement à long terme pour une entreprise. Il est toujours indispensable pour un employeur de bien peser le pour ou le contre concernant un investissement matériel avant de se lancer dans le processus d’achat. Le système de pointage étant une solution proposée pour l’amélioration de la gestion des ressources humaines, ses atouts sont intimement liés aux besoins spécifiques de ce service.

AVANTAGES DU POINTAGE AMÉLIORATION DE LA GESTION DES DONNÉES Les données récoltées par le pointage permettent d’établir des mises au point quant à la gestion des plannings, des absences, des heures supplémentaires, et autres. Cette optimisation des tâches contribue à l’amélioration des performances de chaque individu, et donc sur celles de l’entreprise

TOUT EST AUTOMATISÉ ET INTÉGRÉ La récolte des heures de travail, le calcul des heures supplémentaires, des congés, des absences et le paiement des salaires sont à présent automatisés. L’ensemble des données de pointage sont alors intégrées aux logiciels liés à la pointeuse : logiciel de gestion de données, de gestion de temps, de comptabilité, …

RÉCOLTE DES INFORMATIONS PARFAITEMENT ORGANISÉE Toutes les informations peuvent être facilement mises à jour et méthodiquement préparées en vue d’un contrôle de l’inspection du travail. L’entreprise peut fournir sans difficulté des données complètes et structurées sur les heures de travail des employés ou sur les paiements détaillés de chacun, que ce soit sur une courte période ou sur une longue période

ERREUR HUMAINE SUPPRIMÉE La collecte des données sur les horaires de travail ne se fait pas manuellement. Une simple vérification peut être effectuée pour lever le doute dans le cas où le salarié croit à une erreur

ALERTES PERSONNALISABLES Vous pouvez être informé de toute anomalie sur le terrain : un retard, une absence, un accident, …

RETARDS ET ABUS RÉDUITS Les employés ayant conscience que leurs horaires et leur localisation sont relevés essayent de respecter leurs heures de travail au mieux

SIMPLICITÉ D’UTILISATION L’employé n’a qu’à pointer pour encoder ses temps de prestation

INFORMATIONS RÉCOLTÉES COMPLÈTES Notamment si le logiciel de gestion des temps intégré à la pointeuse est performant

INCONVÉNIENTS DU POINTAGE CONTRÔLE DE L’IDENTITÉ LORS DU POINTAGE Le seul système de pointage qui exclu la triche est le système biométrique qui fait en sorte que l’employé doive utiliser une partie de son corps humain pour pointer ses heures. Les autres systèmes (QR Code, badges, cartes, biper, smartphones, …) sont malheureusement difficiles à contrôler car rien n’empêche qu’un employé utilise l’outil d’un autre employé pour pointer à sa place. C’est alors sur la confiance en ses employés qu’il faut se baser

S’INFORMER SUR LES DISPOSITION LÉGALES Pour protéger les précieuses données contenues dans ces appareils. Étant donné qu’elles sont personnelles, leur divulgation peut entraîner des pénalisations d’ordre juridique. Une synthèse de ces dispositions légales liées au pointage est disponible ici

CHOISIR LA POINTEUSE QUI CORRESPOND À SES BESOINS Il est important de bien choisir le logiciel de pointage qui saura optimiser au mieux le travail du service des ressources humaines en fonction de votre activité et des données que vous devez récolter, ce qui peut être compliqué. Nous vous proposons ici quelques conseils sur comment choisir la pointeuse qui correspond à son entreprise

RISQUE DE DÉFAILLANCE TECHNIQUE En cas de défaillance du GPS, des réseaux ou du Wifi, le système se retrouve bloqué. Il faut dans ce cas s’assurer que l’application que vous utilisez au sein de l’entreprise assure une synchronisation décalée des données et que celles-ci ne soient pas perdues dans un tel cas

SOUCIS EN CAS DE PERTE/OUBLI DE L’OUTIL Dans le cas du pointage électronique, l’oubli ou la perte d’un badge peut engendrer des perturbations. Il faudra alors entrer manuellement les données, ou bien fournir un nouveau badge à la personne concernée, ce qui constitue un coût supplémentaire pour l’entreprise. Dans le cas d’Hit-Clock, ce problème ne survient uniquement qu’à l’oubli du smartphone

MAL VU PAR LES EMPLOYÉS Les salariés voient en ce système un appareil de surveillance. Les informer de la réelle utilisation d’une badgeuse est donc la meilleure façon de clarifier les choses entre employeurs et employés afin d’éviter les conflits. Pour vous aider, nous avons créé un article : le badgeage vu par les employés

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La gestion du temps de travail et le contrôle des présences peuvent être problématiques pour certaines entreprises. Alors que ce devrait être un processus simple et efficace, pour de nombreuses TPE et PME, ce n’est pas toujours le cas. Aux débuts de l’activité d’une entreprise, la gestion peut même être manuelle et pas vraiment contrôlée, et cela ne pose pas de problème. Mais lorsque la société s’agrandit et que les employés se font de plus en plus nombreux, il est difficile de tout chapeauter. L’automatisation des systèmes de gestion du temps est une solution.

Comment les entreprises peuvent-elles simplifier la gestion du temps de travail et le contrôle des présences avec un logiciel de pointage ?

La réponse pour beaucoup de ces problèmes de temps et de présence est le logiciel de pointage. Les meilleures solutions de temps et de présence sont conçues avec l'attention des gestionnaires de ressources humaines et des salariés. Cela signifie, des solutions de chronométrage simples à mettre en place, simples à gérer et simples à entretenir quotidiennement.

Un bon logiciel de pointage est un système automatisé. C’est-à-dire que vous avez juste à collecter les données de votre badgeuse et le logiciel travaille “en arrière-plan” pour effectuer la majorité des tâches des ressources humaines concernant la gestion du temps.

Voici les 3 principaux avantages d’un système de pointage automatisé :

Fonctionnel : un bon système de pointage est un système dont la mise en place du matériel est très simple et son utilisation encore plus. Que ce soit le pointage des employés, la création des fiches cartonnées ou la gestion des fiches de paie.

Pratique : le chronométrage automatisé peut considérablement réduire le travail administratif de collecte et de calcul du temps de travail des employés. Étant donné que vos données sont envoyées électroniquement pour le traitement de la paie, cela permet de supprimer : les fax, les appels téléphoniques ou toute autre forme de communication “manuelle” les erreurs humaines de calcul les heures de travail des employés qui s’occupent de la paie des autres.

Économique : une pointeuse automatique permet de faire d’énormes économies pour les employés. Non seulement elle offre une grande commodité pour le service des ressources humaines, les superviseurs et les patrons, mais cela réduit également considérablement les coûts du travail. D’où viennent ces économies : de l’élimination des «minutes de travail perdu» et des approximations du temps des employés de l’élimination du temps de travail des employés qui s’occupent de la paie des frais liés à l'erreur humaine dans le traitement des données de chronométrage de l’augmentation de la productivité et de la responsabilité des employés pendant leur temps de travail, sachant qu’ils sont contrôlés.

Sept raisons d'automatiser votre gestion du temps et vos contrôles des présences avec le logiciel de pointage

Calculer vos économies. Suivez les minutes réelles travaillées. Éliminez les minutes de travail gaspillées. Supprimer les coûts administratifs. Automatisez le suivi du temps et éliminez les heures administratives. Augmenter la productivité. Payez les employés pour les minutes travaillées seulement. Pas d'arrivées tardives et de départs anticipés. Éliminer le "Buddy Punching". Empêchez “le vol” du temps des employés. Connectez-vous à partir de n'importe quel poste de travail pour gérer facilement les données en ligne. Réduire les coûts de main-d'œuvre. Réduisez considérablement votre coût du travail. Installation et utilisation faciles. Le matériel peut être configuré en quelques minutes.

Bien qu’investir dans le meilleur logiciel de gestion du temps est une option viable, il existe d’autres options à considérer, comme la sous-traitance par exemple. Cela peut être simplement sous-traiter un processus tel que la paie. Ou alors, aller beaucoup plus loin dans les services sous-traités. Renseignezvous.