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Manuel d’utilisation Version Windows
Cash Office Version WINDOWS
Sommaire Cash Office La Solution Cash Office Les Matériels Installation Mise en route Présentation générale Utilisation des touches Synthèse d’utilisation Caisse Saisie en rafale Reimpression d’un ticket X du jour X par vendeur Frais de caisse Tiroir Caisse Avoir Arrhes Client en Compte Cloture de Caisse Stocks Livraison Sortie de stock Transfert Commandes Articles Mouvements Etiquettes hors stock Inventaires Etats Fichiers Fichier Articles Fichier Clients Fichier Fournisseurs Paramétrages BootikOnline Actions Outils Utilitaires
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Cash Office Version W95/98
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INTRODUCTION
La Solution Cash Office Le Logiciel Cash Office est une Solution Intégrée qui permet l’informatisation de la Gestion des Ventes et de l'Encaissement, de la Gestion des stocks, de la Gestion marketing des clients, de la Centralisation des données vers un site central, et de la Gestion centralisée de plusieurs magasins. Cash Office est disponible en deux versions Tailles-Couleurs et Standard
PRINCIPALES FONCTIONNALITES :
Gestion des ventes et de l’encaissement Gestion des stocks : magasin, dépôt, site central Gestion des Achats et des commandes fournisseurs Transferts entre magasins Le réapprovisionnement automatique : basé sur les ventes, les calendriers, les règles de gestion Gestion des inventaires, par lecteur code à barre portable si nécessaire L’édition élaborée de statistiques et de graphes Marketing : suivi clients, cartes de fidélité, chèques cadeaux, mailings Gestion multi-Magasins Liens et exportation des données avec Word, Excel, lotus … Possibilité d’effectuer un pont comptable Gestion de l’Euro avec double affichage des prix à l’écran et à l’édition - Logiciel entièrement multi-langues - Gestion des tailles, couleurs - Possibilité Importation et d’exportation de fichier ASCII - Fonctionnement en réseaux - Centralisation des données sur un site central - Gestion des soldes
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INTRODUCTION
- Gestion des tiroirs caisses et afficheurs clients - Possibilité de liens avec un TPE carte bleue (en option suivant le modèle et la version) - Impression des codes à barre - Restriction des possibilités des utilisateurs en fonction des droits octroyés - Gestion des frais de caisse (achat fournitures…) - Transfert de données entièrement automatisé durant la nuit - Facturation des rétrocessions inter-magasin
BootikOnline En complément de son Logiciel « Cash Office » pour la gestion des Points de vente, IFB offre désormais aux commerçants la possibilité de créer sur Internet un site marchand complémentaire de leur boutique réelle. BootikOnline offre les possibilités suivantes : catalogue en ligne, paiement sécurisé, base de données commune avec Cash Office, outil de design du site, consultation des stocks, choix du mode de livraison, choix du mode de paiement, mise à jour dynamique des fiches articles, gestion dynamique des promotions et des coups de cœurs, recherche par mots clés, confirmations par E-mail.
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INSTALLATION
LES MATERIELS
La Solution Cash Office est utilisable : • soit sur Micro-ordinateur, • soit sur un Terminal Point de Vente intégré du type IBM SureOne 4614. De nombreux équipements spécialisés peuvent être associés à ces matériels pour optimiser le traitement et faciliter l’utilisation. International French Business assure la distribution de l’ensemble de ces matériels, ainsi que la vente des fournitures spécifiques.
Le micro ordinateur L’équipement de base pour l’exploitation de Cash Office est un Micro-Ordinateur PC compatible, sous système d’exploitation Windows 95, 98, 2000 ou XP. La configuration minimum requise comprend : Une Unité Centrale de 64 Mo de mémoire vive, 10 Go de disque dur, Un écran SVGA Un lecteur de CDRom Un clavier et une souris Les périphériques spécialisés De nombreux équipements périphériques peuvent être associés à l’équipement standard pour optimiser le traitement et améliorer la productivité et le service : - L’imprimante ticket, chèque ou ticket-chèque - L’imprimante code à barre, - La douchette code à barre, - Le tiroir caisse, - L’afficheur client, - Le portable de saisie des inventaires.
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INSTALLATION
INSTALLATION Cette version de CASH OFFICE peut être, pour vous une mise à jour ou une nouvelle version
ATTENTION : si une version précédente de CASH OFFICE est déjà installée sur votre ordinateur, il faut bien indiquer que c’est une mise à jour, car si vous indiquez que c’est une nouvelle version, vos données risquent d’être perdues.
Allumer l’ordinateur L’écran principal Windows apparaît Fermer les applications en cours Introduire le CD-ROM dans le lecteur L’installation de Cash Office se fait soit automatiquement soit manuellement.
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INSTALLATION
Installation automatique
Taper « suivant »
Initialisation de l’assistant Wise Installation s’affiche. Pour continuer l’installation, Taper « suivant »
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INSTALLATION
L’écran suivant s’affiche : sélectionner le groupe du gestionnaire de programme taper : « suivant »
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INSTALLATION
L’installation se poursuit automatiquement. A la fin, taper « terminer ». Pour exploiter CASH OFFICE, il sera parfois nécessaire d’éteindre l’ordinateur et de le rallumer afin que la nouvelle installation soit prise en compte.
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INSTALLATION
Installation manuelle : Il est cependant possible que dans certains cas ou sur certains matériels, l’installation ne puisse pas se faire automatiquement, dans ce cas, il faut guider l’installation en suivant les instructions suivantes.
Cliquer sur démarrer (à gauche de la barre Windows au bas de l’écran) Choisir Exécuter dans le menu déroulant La fenêtre correspondant à la fonction Exécuter s’ouvre Choisir alors l’option Parcourir La fenêtre correspondant à Parcourir s’ouvre Sélectionner le lecteur CD-ROM Le programme Install.EXE s’affiche Double click sur Instal.EXE La fenêtre Exécuter réapparaît Il s’affiche Install.EXE Appuyer sur OK
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MISE EN ROUTE
MISE EN ROUTE L’ordinateur Démarrer l’ordinateur Vérifier que les imprimantes sont connectées et allumées Cliquer sur l’icône CASH OFFICE du bureau Windows
Le démarrage de Cash Office Une fenêtre présentant les différentes sociétés apparaît, Sélectionner la société concernée. Saisir au clavier le code d’accès, par défaut ce code est : 1234
Les icônes du Bureau Cash Office Pour que l’utilisation de CASH OFFICE soit plus conviviale, plus pratique et plus rapide, les icônes des principales fonctions peuvent être ajoutées sur le bureau Cash Office. Utiliser la fonction Bureau dans le Menu Paramètrages
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PRESENTATION GENERALE
PRESENTATION GENERALE Cash Office vous propose à la fois l’option taille-couleur et l’option standard Pour obtenir l’option souhaitée, il suffit de paramétrer le logiciel. Aller dans le module OUTILS Cash Office, choisir le menu Paramétrage, puis Société et enfin choisir soit TC (option taille couleur) ou STD (option standard). BARRE DES MENUS (en haut de l’écran) Les différents menus de CASH OFFICE sont : Caisse, Stock, Etat, Fichier, Paramétrage, BootikOnline, Action, Langue.
CAISSE Les fonctionnalités disponibles dans ce menu sont : Encaissement : Saisie en rafale :
saisie des ventes, des règlements saisie globale des ventes en différée Réimpression facture : possibilité de réimprimer une facture X du jour : total du chiffre d’affaire du jour X par vendeur : total du chiffre d’affaire du jour par vendeur Frais de caisse : sortie de caisse pour règlements de petits achats Tiroir caisse : ouverture du tiroir caisse pour une raison autre qu’une vente ou des arrhes Avoir : établir un avoir Arrhes : établir des arrhes Clients en compte : suivi de vos clients en compte Ouverture : ouverture de la caisse Clôture : clôture en fin de journée de la caisse A NOTER
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PRESENTATION GENERALE
Il faut tout d’abord ouvrir la caisse (OUVERTURE), la date et l’heure s’affichent. On peut alors accéder aux différents programmes de CASH OFFICE. STOCK Livraison : Sortie de stock : Transfert :
Reception des livraisons fournisseurs sortie d’articles transfert des articles dans un autre magasin Commandes : commandes des articles aux fournisseurs Article : fiche descriptive complète des articles Visu mouvement : tous les mouvements concernant les articles : modification, entrée, sortie Etiquettes hors stock : édition des étiquettes code barre, à la demande Inventaire : différentes saisies d’inventaire sont possibles : inventaire stock théorique et inventaire stock photo
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PRESENTATION GENERALE
ETATS Tous les états sont regroupés dans ce menu. Plus de 100 états sont disponibles. La même procédure s‘applique à toutes les éditions. Sélectionner l’état souhaité. CASH OFFICE propose un aperçu de l’édition avant d’imprimer. La fonction Mises à jour permet la visualisation des articles mis à jour dans une période donnée. A NOTER : Dans la fonction SELECTION combinaisons de sélection sont possibles.
toutes les
FICHIERS Tous les fichiers sont regroupés dans ce menu : Les fichiers relatifs à l’article doivent être créés avant de commencer la création des fiches articles : - Fournisseurs - Familles et sous-familles - TVA - Tailles - Couleurs Les droits d’accès doivent être paramètrés avant la création des fiches Vendeurs
PARAMETRAGES
Paramètres : à remplir impérativement avant de commencer l’exploitation. Ces paramètres sont applicables aux ventes, aux articles, aux commandes, aux livraisons et aux transferts.
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PRESENTATION GENERALE
Exporter : Importer : Bureau : Sauvegarder par jour.
exporter les données vers une autre société importer les données choix des icônes pour le bureau Cash Office la base de données : à utiliser de préférence 1 fois
BOOTIKONLINE Ce menu est activé si le Module BootikOnline est installé sur le Poste de travail. ACTIONS Ce menu permet une action sur toutes les fiches (sous menus). Il sert à les créer, les supprimer et faire différents types de recherche. A NOTER On peut également utiliser les touches + et – de la barre menu pour créer ou supprimer des fiches.
LANGUE Cette option permet de choisir la langue d’utilisation du logiciel Cash office. Il suffit de sélectionner le libellé de la langue choisie, repéré par le numéro qui s’affiche.
QUITTER Fin de travail : pour quiiter Cash Office Autre société : pour sélectionner une autre société
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LES TOUCHES DE FONCTION
LES TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonctions suivantes peuvent être utilisées à la place de la souris. ECHAP
Fin
ENTREE
Validation
F1
Aide
F2
Caisse
F3
Caisse
F4
Caisse
F5
Caisse
F5
Stock
F6
Stock
F7
Caisse
F8
Caisse
F9
Caisse
Pour sortir sans valider d’un programme on tape ECHAP Lorsqu’on remplit une zone on valide par ENTREE Ouverture de l’aide correspondant au paragraphe en cours Dans le programme Caisse, permet d’accéder à la zone règlement Dans le programme Caisse, modification du prix de vente Dans le programme Caisse, remise sur l’ensemble de la vente Dans le programme Caisse, permet de modifier le total de la vente Dans le programme Stock la fonctionnalité Sélection, sert à la remise à zéro de la sélection. Dans les différents menus (ex : Commandes et Livraison), permet de revenir à l’écran précédent Dans le programme Caisse Remise sur la ligne en % Dans le programme Caisse, Supprimer une ligne de commande Dans le programme Caisse,
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LES TOUCHES DE FONCTION
F11
Dans tous les programmes
F12
Dans tous les programmes Caisse
ALT F1
Modifier la quantité des articles d’une vente Recherche – dans tous les programmes, donne la liste des réponses possibles pour une zone Validation
Dans le programme Caisse permet de mettre en attente une vente ALT F2 Caisse Dans le programme permet d’attribuer une vente à un client ALT F4 Dans les états Pour sortir d’un aperçu d’état ALT F12 Caisse Dans Encaissement permet d’obtenir les stocks Dans tous les Déplacement dans les grilles de ↑ ↓ → ← programmes saisie CTRL+Inser Dans tous les Création fichiers CTRL+Supp Dans tous les Suppression fichiers Dans tous les Déplacement dans les onglets CTRL → programmes CTRL ← Article Permet de faire défiler les CTRL ↑ ↓ images des articles CTRL S Dans toutes Tri sur une colonne dans une les colonnes liste CTRL+Home Recherche Premier CTRL+PgUp Recherche Page précédente CTRL+PgDown Recherche Page suivante CTRL+End Recherche Dernier Up Recherche Précédent Down Recherche Suivant CTRL+Shift+Down Magasin Liste des magasins CTRL+Shift+Left Magasin Magasin précédent CTRL+Shift+Right Magasin Magasin suivant
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SYNTHESE D’UTILISATION GENERALE
SYNTHESE POUR L’UTILISATION GENERALE
Le bureau Cash Office Pour accéder à la barre du menu sans utiliser la souris, taper sur la Touche ALT et sur la lettre soulignée dans les mots de la barre menu au haut de l’écran. Taper deux fois ESC pour revenir au code d’accès. L’affichage à l’écran des états d’impression Dans les états, l’option Aperçu permet de visualiser l’état avant de l’imprimer
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SYNTHESE D’UTILISATION GENERALE
Les grilles de saisie On se déplace à l’intérieur de la grille de saisie par les flèches de déplacement ←, ↑, → et ↓. On indique les quantités. Il faut valider par F12. On peut également sortir du programme par ECHAP sans valider. Tri Il est possible de trier les informations des fichiers par ordre croissant pour les numériques et par ordre alphabétique pour les mots à l’intérieur de chaque colonne. Taper CTRL S. Pour changer de colonne, Taper encore sur CTRL S. On peut également cliquer sur le titre (affiché en rouge) pour obtenir un tri dans la colonne choisie. Sélection multicritères Tout d’abord, il faut remettre la sélection à zéro par la touche F5. La précédente sélection qui a été demandée reste affichée à l’écran. Pour choisir le critère de sélection, le sélectionner à l’aide des flèches ↑ et ↓ , puis le valider par ENTREE. Par exemple, si on choisit le critère famille, il faut indiquer quelle est la famille choisie. Lorsque la première sélection est faite, elle s’inscrit au bas de l’écran et on peut alors demander une autre sélection. Il faut revenir à la liste critère par la touche ←. La deuxième sélection s’effectue de la même manière. On peut ainsi faire plusieurs sélections. Lorsqu’on a terminé les sélections, on valide par ENTREE. CASH OFFICE propose alors le résultat de l’ensemble des sélections.
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CASH OFFICE - CAISSE
Cash Office
CAISSE
Pour accéder à l’option Caisse, cliquer sur Caisse ou taper ALT + C
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CASH OFFICE - CAISSE
Ce menu comprend les fonctionnalités suivantes : Encaissement, Saisie en rafale, Réimpression d’une facture, Total du jour, Total par vendeur, Frais de caisse, Tiroir caisse, Gestion des avoirs, des arrhes et des clients en compte. OUVERTURE DE LA CAISSE
Pour ouvrir la caisse : Soit en cliquant sur l’icône Ouverture dans le bureau Cash Office et en validant la fonction. Soit en se déplaçant dans le menu Caisse avec la flèche ↓ jusqu’au sous-menu Ouverture. Il est alors indiqué le jour et l’heure d’ouverture de la caisse. Il faut valider par ENTREE. Une fois la caisse ouverte, on peut accéder aux autres fonctions.
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CASH OFFICE - CAISSE
ENCAISSEMENT
Code caissier : Saisir au clavier le code d’accès du caissier, puis valider ensuite par ENTREE. Le caissier peut être différent du ou des vendeurs. Code vendeur : Saisir le code du vendeur qui réalise la vente puis valider ensuite par ENTREE. On peut accéder à la liste des vendeurs en utilisant la Touche F11 sur la zone Vendeur. A NOTER : Le code d’accès du caissier et le code vendeur peuvent être choisis par défaut en utilisant la fonction Paramètrages / Paramètres / Ventes. Chaque vente est automatiquement.
numérotée.
Ce
numéro
est
incrémenté
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CASH OFFICE - CAISSE
Saisie de la référence Article : - Soit en « scannant » le code barre de l’article sur l’étiquette : la taille et la couleur sont automatiquement sélectionnées et affichées - Soit en entrant au clavier la référence de l’article dans la zone Référence de la ligne de saisie, puis en validant par ENTREE. On doit ensuite sélectionner la taille puis la couleur dans les fenêtres apparaissant successivement. - Soit en accédant à la liste des articles par la touche F11. La liste des articles apparaît et on sélectionne l’article en validant par ENTREE. On doit ensuite sélectionner la taille puis la couleur dans les fenêtres apparaissant successivement. A NOTER : La quantité 1 est affichée par défaut. Annulation d’une ligne Article : Sélectionner la ligne article à effacer par la touche ↑, puis utiliser la Touche F8. Modification d’une ligne Article : Sélectionner la ligne article à modifier par la touche ↑. - Modification de la quantité : Touche F9. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Quantité de la ligne de saisie. Saisir la quantité au clavier puis valider par ENTREE - Modification en valeur du prix ttc de l’article : Touche F3. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Prix TTC de la ligne de saisie. Saisir au clavier le nouveau prix ttc puis valider par ENTREE. - Modification en % de remise du prix ttc de l’article : Touche F7. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Remise de la ligne de saisie. Saisir au clavier le % de remise puis valider par ENTREE. Modification de la ligne TOTAL de la vente : - Modification en valeur du Total de la vente : Touche F5. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone d’affichage TOTAL TTC en haut à droite de l’écran. Saisir au clavier le nouveau montant total au clavier puis valider par ENTREE.
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CASH OFFICE - CAISSE
-
Modification en % de remise du montant total : Touche F4. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Remise. Saisir au clavier le % de remise globale de la vente puis valider par ENTREE.
Enregistrement d’une vente dans le fichier Historique Ventes d’un Client : Le détail d’une vente peut être attribué à un client déterminé. Cette action d’enregistrement doit être réalisée une fois que tous les articles ont été saisis, et avant de passer à l’étape de règlement.
Utiliser simultanément les Touches ALT et F2. Une fenêtre « Saisie du numéro Client » apparaît sur l’écran. - Si le numéro du client est connu, saisir ce numéro au clavier puis le valider par ENTREE. Vérifier le nom du client qui est affiché puis confirmer par OK. - Si le numéro du client est inconnu, accéder à la liste des clients par la touche F11, puis sélectionner le client en utilisant les touches de défilement. Vérifier le nom du client qui est affiché puis confirmer par OK. - Si ce client n’existe pas dans le fichier client, taper au clavier un caractère (exemple: N) et valider par ENTREE. Répondre Oui à la question « Voulez-vous le créer ? ». Saisir au minimum les informations Nom et Prénom du client puis valider par F12. A NOTER : Après cette opération de sélection du client, le Nom et le Prénom du client sont affichés sur l’écran d’encaissement (en caractères rouges en bas et à droite). Enregistement du règlement de la vente : Lorsque tous les articles ont été enregistrés, utiliser la touche F2 pour passer à l’étape de règlement. Le curseur se positionne automatiquement dans la 1ère zone de saisie du mode de règlement.
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CASH OFFICE - CAISSE
Saisir au clavier le code du mode de règlement souhaité puis le valider par ENTREE. La touche F11 permet d’afficher la liste des modes de règlement disponibles (chèque, carte bleue…) et de sélectionner le mode choisi.
Multi-règlements : Le montant d’une vente peut être réglé par trois modes de règlement différents. Sur la 1ère ligne Montant, saisir au clavier le montant du 1er mode de règlement puis valider par ENTREE. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone code règlement de la 2ème ligne. Saisir le code du 2ème mode de règlement puis valider par ENTREE. Le libellé du 2ème mode de règlement et le montant complémentaire s’affichent sur la 2ème ligne. Procéder selon la même méthode pour un éventuel 3ème mode de règlement. Règlement par un Avoir : Un avoir déjà émis dans Cash Office peut être utilisé pour régler partiellement ou en totalité le montant d’une vente. Dans la zone code règlement, saisir au clavier le code 04 (Avoir) et valider par ENTREE. Une fenêtre « Reprise d’un avoir » s’affiche à l’écran.
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CASH OFFICE - CAISSE
Saisir le N° de l’avoir, ou le rechercher dans la liste des avoirs en utilisant la touche F11. Vérifier à l’écran les informations et valider par OK. Le numéro de l’avoir et le montant s’affichent sur la ligne de règlement. Terminer le règlement du montant de la vente par un ou deux modes de règlement complémentaires. A NOTER : Si le montant de l’avoir est supérieur au montant total de la vente, un nouvel avoir du solde sera automatiquement créé et édité. Règlement par des Arrhes : Des arrhes déjà émis dans Cash Office peuvent être utilisés pour régler partiellement ou en totalité le montant d’une vente.
Dans la zone code règlement, saisir au clavier le code 06 (Arrhes) et valider par ENTREE. Une fenêtre « Reprise d’arrhes » s’affiche à l’écran. Saisir le N° des arrhes, ou les rechercher dans la liste des arrhes en utilisant la touche F11. Vérifier à l’écran les informations et valider par OK. Le numéro des arrhes et le montant s’affichent sur la ligne de règlement.
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CASH OFFICE - CAISSE
Terminer le règlement du montant de la vente par un ou deux modes de règlement complémentaires. Règlement par un chèque-cadeau : Un Chèque-cadeau déjà émis dans Cash Office peuvent être utilisés pour régler partiellement ou en totalité le montant d’une vente. Cette fonction est utilisable si le Module Chèque-Cadeu de Cash Office est installé sur le poste d’encaissement.
Dans la zone code règlement, saisir au clavier le code 05 (Chèquecadeau) et valider par ENTREE. Une fenêtre « Reprise d’un chèquecadeau » s’affiche à l’écran. Saisir le N° de Chèque-cadeau présenté par le client. Vérifier à l’écran les informations et valider par OK. Le numéro du Chèque-cadeau et le montant s’affichent sur la ligne de règlement. Terminer le règlement du montant de la vente par un ou deux modes de règlement complémentaires. A NOTER : Pour les Chèques-cadeau, il n’est pas possible d’accéder à la liste par la Touche F11 pendant un encaissement. Une liste des chèques-cadeau est disponible par le menu Etats / Chèque cadeau / Liste
Enregistrement d’une vente d’un Client en compte : Un « Client en compte » est un client qui règle partiellement ou totalement une vente à une date ultérieure. Plusieurs ventes successives peuvent être cumulées sur le compte d’un client.
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CASH OFFICE - CAISSE
Dans la zone code règlement, saisir au clavier le code 07 (Compte client). Une fenêtre « Saisie du numéro client » s’affiche à l’écran. Procéder comme pour la sélection ou la création d’un client dans le fichier clients de Cash Office. Le mode de règlement Compte client et le montant s’affichent sur la ligne de règlement. Le nom du client est affiché en rouge à l’écran. A NOTER : Pour procéder au règlement partiel ou total d’un Compte client, se reporter au paragraphe Client en compte / Règlement. Validation finale d’une vente et édition du ticket : La vente est validée par la touche F12. A la validation de la vente, l’afficheur de prix indique au client le montant de son achat en Francs et en Euros. Le tiroir caisse s’ouvre et le ticket de caisse ainsi que le chèque sont imprimés.
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CASH OFFICE - CAISSE
Rappel des touches de fonction du menu CAISSE Pour obtenir l’aide en ligne : Pour accéder à la zone règlement : Pour accorder une remise sur une ligne :
touche F1 touche F2 touche F7 Pour accorder une remise sur l’ensemble de la vente : touche F4 Pour supprimer une vente : touche F8 Pour modifier le prix d’un article : touche F3 Pour modifier la quantité de l’article : touche F9 Pour modifier le total : touche F5 Pour obtenir la liste des réponses possibles : touche F11 Pour valider les informations : touche F12 Pour mettre en attente une vente et la rappeler : ALT F1 Pour attribuer une vente à un client : ALT F2 Pour consulter les stocks : ALT F12
Vente en attente : On peut mettre en attente 1 vente en cours. Cliquer sur le bouton Attente ou utiliser les Touches ALT + F1 (Attente). Le message Vente en attente… s’affiche en rouge au bas de l’écran. Pour rappeler cette vente, cliquer à nouveau sur Attente ou ALT+ F1, puis taper le code d’accès du caissier. Consultation du Stock : Au cours de la vente, on peut consulter le stock des articles en cliquant sur Stock ou en utilisant les Touches ALT+ F12. La liste des articles s’affiche à l’écran. Sélectionner l’article en saisissant sa référence ou en utilisant les touches de défilement et valider par ENTREE. Se dépacer dans les onglets de la fiche article par les touches CTRL +→, pour visualiser les quantités en stock et en commande. Consultations des informations sur les articles dans les autres magasins. Utiliser les boutons M> ou