Intézz el mindent! 9786155030017 [PDF]

Zitiervorschau

/

ntezz e min ent! A stresszmentes eredményesség muveszete //

/

f _s 0 oí gg~, 2 _A ~: ~-

David Allen

.,,,

·

A fordítás alapjául szolgáló eredeti kiadás: David Allen: Getting Things Done

- The Art of Stress-Free Productivity

Fordította: Frank Benedek Szakmailag lektorálta: Sallay Katalin

ISBN 963 9447 59 5

Copyright© 2001 David Allen

Published by arrangement with Viking, a division of Penguin Group (USA), Inc. 1

i

\

i i

All rights reserved Hungarian translation © 2004 Frank Benedek

Minden jog fenntartva, beleértve a sokszorosítás, a nyilvános előadás, a rádió- és tévéadás jogát, az egyes fejezetekre is.

Kiadja: Bagolyvár Könyvkiadó Felelős kiadó: a Bagolyvár Kft. igazgatója Budapest, 2005

Kathynek, aki életem és munkám fantasztikus partnere

1402 - XIV.Bosnyák u.1A 650 A 43 FS00188421 ALLEN, DAVID INTÉZZ EL MINDENT! : AST

1

111111111111111111111111 210002 435383

J

:•

Tartalomjegyzék Köszönetnyilvánítás Köszöntelek az Intézz el mindent! világában!

9 11

1. rész A TENNIVALÓK ELINTÉZÉSÉNEK MŰVÉSZETE 17

1. Egy új módszer az új valóság számára 2. Vedd kézbe életed irányítását: a munkafolyamat öt lépcsőjének elsajátítása 3. Hogyan tedd gördülékennyé projekjeidet: a projekttervezés öt fázisa II. rész STRESSZMENTES PRODUKTIVITÁS A GYAKORLATBAN 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Elindulás: az idő, a tér és az eszközök megteremtése Gyűjtés: „dolgaid" összeterelése Feldolgozás: „gyűjtőkosarad" ürítése Rendszerezés: a megfelelő kosarak létrehozása „ Attekintés: rendszered mú'ködó"képességének biztosítása Cselekvés: a legmegfelelóbb tennivalók kiválasztása A projektek kordában tartása

III. rész A LEGFONTOSABB ALAPELVEK BETARTÁSÁNAK EREDMÉNYE 11. A gyűjtés szokásának eredménye 12. A ,,következő tennivaló" eldöntésének eredménye 13. A célorientáltság eredménye Konklúzió

19 44 77

109 111 133 149 169 215 226 248

261 263 275 290 298

.írW'iieli'w ·m•• •"""„.„._._„___._____

~~'•1i 'iá~lii1oo·;,.""'!16?~.„,

~

Elismerések a könyvről „Az évad legjobb olvasmánya a 1nunkával és az élettel kapcsolatos jótanácsokról . . . kedvencem az élet-szervezésben az Intézz el mindent! ... abban nyújt segítséget, hogy új mentális képességekkel vértezzük fel magunkat a számos feladatot ránk zúdító, túlterhelt világban. " - Sue Shellenbarger, The Wall Street Joumal

„A közelmúltban részt vettem Davidnek a szervezettséggel foglalkozó egyik szemináriumán, és miután láttam, hogyan dolgozik, csak remélni tudom, hogy egyre több ember szemét sikerül majd kinyitnia. " - Stewart Alsop, Fortune

„Allen magasröptű filozofálás helyett leereszkedik a földre, és elmondja az időmenedzselés apró részleteit. Szánj rá egy percet, hogy erró1 meggyőződj!" - Mark Henricks, Entrepreneur

„ David Allen produktivitási alapelvei nagy eszmékben gyökeredznek. . . és mégis rendkívül praktikusak." - Keith H. Hammonds, Fast Company

„David A/len újfajta megvilágításba helyezi a célok erejét, a relaxáció alapvető természetét, és pofonegyszerű útmutatásokkal segít életünket ráncba szedni. Nagy tapasztalatát, személyes történeteit, valamint egyszerű, gyors és szórakoztató saját receptjeit osztja meg velünk." - Frances Hesselbein, igazgatótanácsi elnök, The Drucker Foundation

„Bárki, aki ezt a könyvet olvasta, a benne foglalt tudást és gyakorlati módszereket azonnali eredményességgel tudja alkalmazni saját életében. " - Stephen p. Magee, az üzleti és gazdasági tanszék professzora, University of Texas, Austin

„Igazi szkeptikus vagyok minden személyes menedzsmentet javító témakörben, de be kell vallanom, hogy David programja tényleg nyerő!" - Joline Godfrey, az Independent Means, Inc. igazgatója és az Our Wildest Dreams című könyv társszerzője ,,Az Intézz el mindent! hihetetlenül praktikus folyamatot ír le, amely segítséget nyújt az elfoglalt embereknek ahhoz, hogy ismét kézbe „vegyék saját életüket. Segít abban, hogy sikeresek legyenek. Es ami még fontosabb, egy boldogabb élet lehetőségét kínálja." - Marshall Goldsmith, a The Leader of the Future és a Coaching for Leadership társszerzője

„FIGYELEM: Az Intézz el mindent! elolvasása ártalmas lehet régi halogatási szokásaidra. David Allen módszere üdítően egyszerű és intuitív. Rendszerekkel, eszközökkel és trükkökkel lát el bennünket ahhoz, hogy komoly eredményeket érhessünk el." - Carola Endicott, a Quality Resources, New England Medical Center igazgatója

Köszönetnyi Iván ítás

Az évek során számos mentor, partner, kolléga, alkalmazott és barát segített nekem abban, hogy megértsem és kifejleszthessem az ebben a könyvben szereplő alapelveket. Személyes és szakmai fejlődésemben kulcsszerepet játszott George Mayer, Michael Bookbinder, Ted Drake, Dean Acheson és Russell Bishop. A maguk módján nagyon sokat segítettek abban, hogy kiforrt munkával állhassak elő: Ron Medved, Sally McGhee, Leslie Boyer, Tom Boyer, Pam Tarrantine és Kelly Forrister is. Ezen kívül ügyfelek és szemináriumi hallgatók tízezrei segítettek visszaigazolni és finomítani ezeket a modelleket. Külön köszönettel tartozom azoknak a vezető erőforrás stratégáknak, akik idejekorán felismerték a most közreadott anyag jelentősé­ gét vállalati kultúrájuk átalakításában, és akik lehetőséget adtak nekem arra, hogy ezt megtegyem: Michael Winston, Ben Cannon, Susan Valaskovic, Patricia Carlyle, Manny Berger, Carola Endicott, Klara Sztucinski és Elliott Kellman. Shar Kanan és Andra Carasso adminisztratív és morális segítsége felbecsülhetetlen értékkel bír a számomra. A könyv nem jöhetett volna létre ebben a formájában Tom Hagan, John és Laura McBride, Steve Lewers, Doe Coover, Greg Stikeleather, Steve Shull és Marian Batemen egyedülálló energiája és különleges meglátásai nélkül. Hatalmas érdemei vannak szerkesztőmnek, Janet Goldstein-nek, aki fantasztikus - és türelmes - oktatóként vezetett be a könyvírás művé­ szetébe. Végül, de nem utolsósorban hálás köszönetemet szeretnén1 kifejezni lelki mentoromnak, J-R-nak, aki fantasztikus vezetőm 9

-$' '

10

volt, mindig emlékeztetve engem valódi prioritásaimra; nagyszerű feleségemnek, Kathrynnek, bizalmáért, szeretetéért, kemény munkájáért, valamint mindazon szépségekért, amelyeket az életembe hozott.

Köszöntelek az INTÉZZ EL MINDENT! világában!

Üdvözöllek az aranybányában, ahol bepillantást nyerhetsz számos olyan stratégiába, amelyek arról szólnak, hogyan lehetsz energikusabb és pihentebb, illetve hogyan érhetsz el sokkal többet, sokkal kisebb eróbedobással. Ha te is hozzám hasonlóan „múK:ödsz", akkor nemcsak elintézni szeretnéd (és jól elintézni) teendőidet, hanem eközben életedet is élvezni akarod bár rrtindez egyre kevésbé lehetséges, vagy egyenesen lehetetlen, ha túl keményen kell dolgoznod. Ez azonban nem szükségszerűen egy vagy-ez-vagy-az típusú választás. Lehetséges valamit hatékonyan elvégezni, miközben jól érzed magad a munka mindennapi világában. Véleményem szerint a hatékonyság jó dolog. Amit teszel, az lehet fontos, érdekes vagy hasznos; de az is lehet, hogy nem az, mégis mindenképpen el kell végezned. Az első esetben szeretnéd, ha a befektetett idő és energia maxiNagy embereink egyik málisan megtérülne. A második esetben vi- titka minden bizonyszont szeretnél minél elóbb továbblépni, le- nyal az a mód, ahogy hetó1eg elvarratlan szálak hátrahagyása nél- elméjüket pihentetni kül. tudják, és annak ereBánnit is teszel éppen, valószínú1eg je, ahogy képesek kiszeretnéd azt minél lazábban venni, bízva ab- engedni a fejükho7 ban, hogy aktuális tevékenységed pontosan minden gondot és agaz, amit abban a pillanatban valóban tenned godalmat. - J.A. Hatfield kellene: sörözés a kollégákkal a munkanap kapitány végén; pillantás bölcsóben alvó gyermekedre az éjszaka közepén; válasz egy előtted lévő 11

.......

e-mailre; vagy egy pár informális perc eltöltése a potenciális ügyféllel a megbeszélés előtt - ezek mind olyan tevékenységek, amelyeket akkor és ott meg kell tenned. Könyvem megírásának célja éppen az volt, hogy megtanítsam neked, miként lehetsz maximálisan hatékony és nyugodt ott és akkor, amikor arra szükséged van, vagy éppen azt szeretnéd. Hozzád hasonlóan, én is hosszú ideje keresem a választ azokra a kérdésekre, hogy mit, mikor és hogyan csináljak. Mivel több; mint húsz éve dolgozom azon, hogy személyes és szervezeti ·hatékonyságot növelő módszereimet kifejlesszem, illetve alkalmazzam, és mellette hosszú évek óta foglalkozom a személyes fejlődés területének tanulmányozásával is, bizton állíthatom, hogy egyetlen, mindig és mindenre érvényes válasz a fenti kérdésekre nem létezik. Nincs az a szoftver program, szeminárium, menedzsernaptár, vagy személyes küldetést összegző állítás, amely egyszerűbbé tehetné munkanapodat, vagy dönté„ seket hozhatna helyetted napjaid, heteid vagy életed során. Es mi több, amint rájössz, hogy egy bizonyos szinten miként lehetnél eredn1ényesebb, és hozhatnál könnyebben döntéseket, máris egy következő felelősségi szinten találod magad, más célkitűzé­ sekkel, új kihívások elé állítva magadat. Ezen a szinten azonban már nem működnek az előző szint módszerei. Ha nem is létezik egyetlen olyan módszer, amellyel személyes szervezettségünket és hatékonyságunkat tökéletesíthetnénk, mégis vannak olyan eszközök, amelyekkel segíthetünk magunknak. Ahogy az évek múlásával egyre érettebbé váltam, úgy leltem rá azokra az egyre mélyebb, fontosabb és jelentő­ sebb dolgokra, amelyeknek figyelmet kellett szentelnem, és amelyekre összpontosítottam a továbbiakban. Olyan egyszerű módszerekre bukkantam, amelyek nagymértékben segítenek, hogy proaktív módon, konstruktívan küzdjünk meg a mai világ realitásaival. A most következőkben olyan gyűjteményt adok közre, amely több mint két évtized érdemleges felfedezéseit öleli fel a személyes produktivitás témakörében - olyan útmutatót, „

.. ·\

Köszöntelek az INTÉZZ EL MINDENT! világában!

13

amely segít maximalizálni az outputot az input minimalizálása mellett egy olyan világban, amelyben a munka egyre nagyobb volumenű, és egyre sokrétúbb. Sok ezer órát töltöttem ügyfeleimmel, az íróasztaluk mögötti „lövészárokban" konzultálva, hogy közösen feldolgozzuk és rendszerezzük munkájukat. Az általam felfedezett módszerek rendkívül hatékonynak bizonyultak minden típusú szervezetben, minden munkaköri szinten és kultúrában, sőt még az iskolákban és az otthonokban is. A világ legképzettebb és leginkább hatékonyan múlcödő felsővezetőinek egész sorával húsz éven keresztül folytatott konzultációim és tréningjeim tapasztalatai alapján tudom, hogy világszerte hatalmas igény van az ilyen módszerekre. A felsővezetők alapelvárásként szeretnének „kíméletlen „„ végrehajtókat" kinevelni önmagukból és munkatársaikból. Ok is tudják, és én is tudom, hogy a munkaidő végén még mindig ott tornyosulnak a megválaszolatlan telefonüzenetek és e-mailek, a delegálandó feladatok, a megbeszélések és beszélgetések feldolgozatlan témái, illetve azok az elintézetlen dolgok, amelyekért személyesen feleinek. Az üzleti világ ezen emberei közül sok azért sikeres, mert az általuk megoldott krízisek, illetve azok a lehetőségek, amelyekkel élnek, nagyobbak, mint a problémák, amelyeknek teret engednek saját irodájukban és aktatáskáikban. A mai élet és az üzleti világ tempója azonban megkérdőjelezi ezt az egyenletet. Egyrészt szükség van olyan bevált eszközökre, amelyek stratégiai, illetve taktikai szempontból is segítenek az embereknek energiáikat fókuszálni anélkül, hogy bármi fontos infonnáció a „süllyesztóbe" kerülne. Másrészt olyan munkakörnyezet kialakítására és olyan készségek elsajátítására van szükség, amelyek megóvják a legértékesebb embereinket a stressz miatti totális kiégéstől. Pozitív munkamódszereket kell kialakítanunk, amelyek segítségével nemcsak odavonzzuk, de meg is tartjuk a legjobb és a legtehetségesebb embereket. Tisztában vagyunk vele, hogy ezekre a munkamódszerekre nagy szükség van a szervezeteknél. Az iskolákban is nagy a hi-

14

ány e téren, ahol gyermekeinket még mindig nem tanították meg az információk feldolgozásának hatékony módjára, az eredményekre való fókuszálására, vagy arra, hogy mit kellene ezek eléréséhez tenniük. Szükségünk van továbbá ezekre a módszerekre magánemberként is, hogy képesek legyünk kihasználni az adódó lehetőségeket, és hogy folyamatos, öngerjesztő módon további értékeket adhassunk a bennünket körülvevő világnak. Az általam most közreadott alapelvek egyszerűségét, nagyszerűségét és hatékonyságát úgy érezheted meg a legjobban, ha saját élményként, valós időben, valódi helyzetekben, a valódi világodban éled át azokat. A könyvnek ezt a dinamikus munkafolyamat-menedzsment leíró és személyes produktivitást elősegítő útmutató funkcióját persze lépésró1 lépésre haladva kéll betöltenie. Igyekeztem úgy rendszerezni elveimet, hogy egyszerre láthasd az inspiráló összképet, ugyanakkor útközben ízelítőt kaphass az azonnal elérhető eredményekből is. A könyvet három részre osztottam. Az első részben ismertetem a módszer lényegét, a rendszer egészének rövid áttekintésével, miközben felvázolom, hogy mindez mitől olyan egyedi és időszerű. Az alapvető módszert magát a lehető legtömörebb formában mutatom be. A második részben elmagyarázom, miként alkalmazhatod a rendszert. Ez a te személyes tréninged, amely lépésről lépésre kalauzol, kitérve a modellek apró-cseprő részleteire is. A harmadik részben még mélyebbre ások, elmagyarázva az apró részletekben rejlő finomságokat. Megértheted, hogy elveim és módszereim alkalmazásával miként érhetsz el komoly eredményeket munkádban és életed egyéb területein egyaránt. Szeretném, ha te is csatlakoznál hozzám. Arra kérlek, hogy próbáld ki az itt leírtakat, sőt próbáld meg őket felülmúlni! Azt szeretném, hogy magad jöjj rá arra, hogy amit én itt ígérek, az nemcsak lehetséges, de számodra is folyamatosan megvalósítható. Minden, amit itt javasolok, roppant egyszerűen kivitelezhető. Semmilyen új készséget nem igényel a részedről. Pontosan tudod már, hogy miként fókuszálj, hogyan jegyezz le dol-

Köszöntelek az INTÉZZ EL MINDENT! világában!

„

15

gokat, miként hozz döntéseket az elérendő célokról és tennivalókról, illetve hogy hogyan kell altematíváidat áttekintened és döntened a lehetőségeidró1. Rá fogsz döbbenni, hogy számos eddigi - ösztönösen kialakult - szokásod teljesen helyénvaló. Olyan eszközöket bocsátok rendelkezésedre, amelyekkel már meglévő szokásaidat a hatékonyság újabb, magasabb szintjére emelheted. Arra ösztönözlek, hogy mindezt konvertáld egy olyan újfajta magatartássá, amely mindenkit csodálatra késztet. Könyvemben gyakran hivatkoztam az ebben a témakörben tartott konzultációimra és szemináriumaimra. „Menedzsment tanácsadóként" dolgoztam az utóbbi két évtizedben - egyedül, illetve szakcsoportok tagjaként. Munkámat elsősorban a személyes hatékonyságot növelő konzultációk jelentették, valamint az itt bemutatott módszereken alapuló szemináriumok vezetése. En és kollégáim több mint ezer üzletemberrel konzultáltunk, szemináriumainkon több százezer szakember vett részt, és nyilvános előadásaink száma is több százra tehető. Ez jelenti azt az alapot és hátteret, amelybó1 tapasztalataimat és példáimat merítettem. Az általam ígértek valóságának alátámasztását kitűnően fogalmazta meg egyik kliensem: „Amikor megszokásból kezdtem el használni a program által javasolt módszereket, megmenekültem a káosztól ... de amikor valódi hittel alkalmaztam azokat, megváltozott az életem. Az itt leírtak egyrészt nap mint nap tűzoltást jelentenek az ún. sürgős, illetve az adott munkanap krízis-kérdéseknek számító ügyeink megoldásában, másrészt ellenszerként szolgálnak arra a bizonytalanságérzetre, amelyet az emberek napi szinten önmaguknak teremtenek." /

1. rész A tennivalók elintézésének művészete

a

1. Egy új módszer az új valóság számára

Igenis lehetséges az, hogy valaki nagy leterheltség mellett is produktívan, tiszta fejjel, és a nyugodt önkontrolJ pozitív érzésével élhessen. Nagyszerű dolog úgy élni és dolgozni, hogy az ember magas szinten eredményes és hatékony. Ezt a kritikus működési stílust manapság egyre inkább el is várják a sikeres és jól teljesítő szakemberektó1. Azt már tudod, milyen nagy szükség van a nagy teljesítmények eléréséhez arra, hogy mindent elintézz. Másokhoz hasonlóan azonban neked is arra van szükséged, hogy jobb idóbeosztással, teljességre törekedve és módszeresen lásd el feladataidat, mert csak így tudhatsz föléjük kerekedni, ahelyett, hogy maguk alá temetnének. Habár ezek a módszerek és technikák, amelyeket ebben a könyvben leírok, roppant gyakorlatiasak és a józan észen alapulnak, mégis sok embernek erőteljesen meg kell változtatnia a munkaszokásait ahhoz, hogy ezeket a 1nódszereket alkalmazni tudja. Már a kisebb változások is jelentős válAz aggódást a konttozást hozhatnak abban, hogy hogyan közelíroll, a szervezés, a felted meg napi munkád kulcsfontosságú terüle- készülés és a cselekteit. Ügyfeleim közül többen is úgy érezték, vés hiánya okoua. hogy ez a bizonyos szemléletváltozás egész - David Kekich életükre kihatott. A most bemutatott módszereknek két alapvető célja van: ( 1) rendszerbe rakni mindazt, amit el kell intézned - most vagy késóbb, legyen akár valami nagy horderejű vagy apró dologról szó - logikus, megbízható módon, úgy, hogy ne a fejedben kelljen elraktároznod a dolgokat, sőt, még csak gondolnod setn 19

20

A tennivalók elintézésének művészete

ke~~jen rájuk~ (2) Rászoktatn.~ té~ed arra, hogy minden „input-

tal kapcsolatban azonnal dontest hozz, hogy amint belépnek életedbe, legyen kész terved, a következő, velük kapcsolatos lépésre, amelyet aztán alkalmazni, illetve módosítani tudsz bármely pillanatban. Ez a könyv bevált módszert ismertet ennek a nagyteljesítményű munkafolyamat-menedzselésnek a megoldására. A végrehajtást jó eszközök, tippek, technikák és trükkök közreadásával segíti. Látni fogod, hogy ezeket az alapelveket és módszereket azonnal felhasználhatod személyes és szakmai életed valamennyi tennivalójával kapcsolatban.* A leírtakat beépítheted a munkádba, de az is lehetséges, hogy csupán irányelvként alkalmazod, ha jobb kontrollálási módszert keresel, amikor ennek érzed majd szükségét.

A probléma: új követelmények, elégtelen erőforrások

Szinte mindenki, akivel mostanában találkozom, úgy érzi, hogy túl sok mindennel kell foglalkoznia, és nincs ideje, hogy mindennel végezzen. Egyetlen hét lefolyása alatt konzultáltam egy hatalmas pénzügyi befektető vállalatnál dolgozó partneremmel, és aki azon aggódott, hogy a most megkapott nagyobb vezetői felelősségi körrel családi elkötelezettségeit már végképp alig tudja vállalni, valamint egy emberi erőforrás menedzserre~, aki próbál úrrá lenni az őt elárasztó napi 150-nél is több e-mailen, mivel egy éven belül szinte meg kell dupláznia a jelenleg

* Úgy gondolom, a „munka" legáltalánosabb értelmezése (~a~yi~.~k ho~~~ér­ 1 mit jelenthet, amit tenni akarok, vagy amit tennem kell) külonb?,z an ma ánköznapi fogalmától. Sok ember éles határvonalat húz a „munka ~~a .,valy a élet" között, én azonban ezt nem teszem: számomra a kert gyom sa a.z " · k.. yvírás ~égrendelet módosítása éppen annyira „munka , nunc a on . · vae"' ._.Jer és ligyfe~ekkel v~ló konzultáció. E könyvben szcrepl6 valamennyi m~~ hatétechnika a teljes élet/munka spektrumban alkalmazható - hogy 0 ) · kony légy, amilyennek csak lenned kell.

1

-

1

Egy új módszer az új valóság számára

21

l 100 embert ahhoz, hogy a cég regionális szinten is erősödjön, és emellett próbál normális magánéletet élni a hétvégéken. Érdekes paradox helyzet állt elő az új évezredben: az embereknek sikerült ugyan elérniük egy jobb életszínvonalat, azonban ezzel arányosan több stressz is jár, mivel az elvállalt dolgokhoz sokszor nem áll rendelkezésre a kellő mennyiségű erőfon·ás. Olyan, mintha csak a szemük kívánná az egészet, miközben a hasuk már megtelt volna. A legtöbb embert ez nemcsak frusztrálja, de zavarban is érzik magukat amiatt, hogy nem képesek a helyzeten javítani.

A munka határtalan határai A növekvő stressz oka, hogy míg mun„ Az idő a természetnek kánk jellege alapjaiban megvaltozott az évek az a része, amely megsorán, addig az ehhez társuló megnövelt tel- akadályozza, hogy a jesítmény ,,produkálására" nem kaptunk kellő dolgok egyszerre törtréninget. A XX. század második felében a ténjenek. Úgy tűnik „munka" iparikorszak-beli értelmezése (futó- azonban, hogy mostaszalag, csináld, mozgasd) megváltozott, és nában ez nem műkö­ ma már - Peter Drucker terminológiájával dik. élve - inkább nevezhető „tudásalapú" mun- - Anonim kának az, amit csinálunk. Régen a munka magától értetődő volt. A földeket fel kellett szántani, a gépeket megszerelni, a dobozokat bepakolni, a teheneket megfejni, a ketyeréket pedig megbütykölni. Tudtad, hogy mit kell elvégezni - mert láttad. Tisztán látható volt, hogy mikor volt egy munka kész, vagy befejezetlen. Mostanában azonban sokunk számára nincs igazán jól behatárolható vége egy-egy feladatnak. Az általam ismert emberek zöménél legalább fél tucat olyan dolog szerepel a tennivalók listáján, amelyeket még akkor sem lennének képesek hibátlanul befejezni, ha egész életüket ezek elvégzésére szentelhetnék. Valószínú1eg te is hasonló problémákkal küszködsz. Mennyire hasznos az a konferencia valójában? Milyen hatékony lesz a tréning, vagy a felsővezetők kompenzációs csomagjának struktú-

---

[

22

...

A tennivalók elintézésének művészete

Szinte minden projekrája? Mennyire lesz inspiráló az esszéd, amit tet lehetne jobban is most írsz? Vajon elég motiváló-e a munkacsinálni, és ma már megb~szélés? Sikeres lesz-e a céges átszerveszinte korlátlan mennyi zés? Es még egy utolsó kérdés: Milyen menységü i~fo.:máció áll ren-1 nyiségű adat lenne szükséges ahhoz, hogy

d~lkezesun.kr~, .~ogy

„jobban" csináld azokat a projekteket? A vá. „ „„ mmdezt el 1s eíjuk. „ 1asz az, hogy vegte 1en menny1segu, könnyen hozzáférhető adat (legalábbis potenciálisan) a Világhálón keresztül. A másik oldalon viszont azt is eredményezheti a határok hiánya, hogy mindenkinek több munkája lesz. A modem szervezeteknek ahhoz, hogy eredményeket érjenek el, sokszor arra van szükségük, hogy részlegeik között is simán menjen a kommunikáció, a kooperáció és az együttműködés. Elszeparált kis irodai kalitkáink lassan szétmorzsolódnak, és velük együtt tűnik el az a luxus is, hogy ne kelljen törődnünk a másolatként kapott e-mailekkel, amelyeket a marketing vagy az emberi erőforrás osztály küld szét, vagy esetleg egy konkrét projekt létrehozására felállított bizottság terjeszt elő.

Munkánk állandóan változik Projektjeink és munkáink folyamatosan széteső határai már önmagában nagy kihívást jelentenek legtöbbünk számára. Ehhez azonban még állandóan változó munkaköri leírásunk is hozzájön. Gyakran teszem fel szemináriumi hallgatóim számára is a kérdést: „Ki az, aki közületek csak és kizárólag azt teszi, amiért eredetileg felvették?" Ritkán látok olyan kezet, amely a magasba emelkedik ilyenkor. Mivel a munka annál nehezebben behatárolható minél alaktalanabb, ezért ha lehetőséged lenne rá, hogy elég hosszú ideig kitarts egyetlen speciális, jól k?rülírt · „ · ·· '1 , hogy nut kell tevékenység mellett, akkor bizonyosan raJonne csinálnod, milyen intenzitással és milyen szinten ahhoz, ho~y normális üzemmódban maradhass. Sajnos keveseknek adatik meg ez a lehetőség, két okból kifolyólag:

:111

Egy új módszer az új valóság számára

23

1. A szervezetek, amelyekkel kapcsolatban Az új dolgokra sohavagyunk, állandóan változnak, folyama- sem készülhetünk fel tosan változtatva célkitűzéseiket, termé- igazán. 1gazodnunk keiket, partnereiket, ügyfeleiket, piacai- kell a változáshoz, és minden radikális kikat, techno"lógiájukat és tulajdonosaikat. igazítás az önérzetünEzek a tényezó"k szükségszerűen fellaket rombolja: tesztelzítj ák a szerkezeteket, a formákat, a sze- nek bennünket, és nerepeket és a felelősségi köröket. künk bizonyítanunk 2. A mai átlagos szaken1bcr sokkal inkább kell. Önbizalmat kell emlékeztet egy szabadúszó ügynökre, előlegezni magunknak n1int bánnikor korábban, mivel olyan ahlwz, hogy a drasztigyakran váltogatja hivatását, mint szülei kus változásokat belső egykor az állásukat. Még a negyvenesek j ös;zeomlás ~é~kül csiés ötvenesek is a folyamatos növekedés 1 na/ha~suk vegig. , .hez tartja .. .„k magu k at. Cél - ,- Enc Hoffer k ovete 1menyi kitűzéseik manapság sokkal inkább illeszkednek a f 6áramhoz, elfedve a mindenre kiterjedő „hivatásos. menedzsment, fejlesztési vezető" elnevezésekkel - ami egyszerű­ en azt jelenti, hogy nem fogják hosszabb időn keresztül ugyanazt csinálni, amit most csinálnak. Manapság amikor munkáról van szó, egyre kevesebb dologgal kapcsolatban merünk hosszú távú előrejelzéseket készíteni: nem világos, hogy milyen mennyiségű input szükséges ahhoz, hogy azt jól végezzük. Hatalmas mennyiségű inMinél gyorsabban szef ormációt engedünk be, kommunikálunk a dem a lábam, annál külvilággal, és hasonló mennyiségű ötletet és inkább lemaradok. megállapodást generálunk saját 1nagunkkal, _ Anonim és ismét másokat saját belső világunkból. Sajnos nem részesültünk keU6 képzésben ahhoz, hogy a bels6 és külső elkötelezettségek ilyen mennyiségével könnyedén megbirkózzunk.

A tennivalók elintézésének művészete

A régi modellek és szokások már nem elegendöek Sajnálatos rnódon sen1 aJapoktatásunk, se n1 a hagyományos idő-n1ene-

Stresszmentes produktivitás a gyakorlatban

összpontosítás kikényszeríti a szükséges figyeJ~et és döntéshozást, amellyel mindent feldolgozha~s~: .~a pedig ~1egzavarnak (ami vaJószínú'), akkor nem hever korulotted sok kicsi .,bejövő'' kosárkarész, amely ismét teljesen átláthatatlan.

Kivétel: párhuzamos feldolgozás Létezik egy kivétel az egyszerre-csak-egy-dolog szabály alól. Vannak olyan személyiségű emberek, akiknek szükségük van figyelmüket egy percre valami másra irányítani, hogy döntést hozzanak az adott dologról. Amikor ezt tapasztalom valakinél, akkor általában meg szoktam engedni , hogy egyszerre két, esetleg három dolgot is maga elé vegyen a feldolgozás során. Ezek után könnyebben és gyorsabban fog tudni döntést hozni az adott teendővel kapcsolatban is. Ne felejtsd el, hogy a párhuzamos feldolgozás csupán kivétel - és csak akkor múlcödik, ha betartod, hogy minden egyes tételen átrágod magad gyors egymásutánban, és egy-két percnél több időt nem hagysz eltelni döntéshozás nélkül.

Soha semmit ne tegyél vissza a

gyüjtőkosárba!

A gyűjtőkosár kifelé vezető útvonala egyirányú. Igazából ezt jelenti az a régi figyelmeztetés, miszerint „a dolgokkal csak egyszer foglalkozz", bár az egyszeri foglalkozás önmagában nem egy működó1cépes ötlet. Ha tényleg mindennel csak egyszer foglalkoznál, akkor listáid sem lennének, mivel amint n1egpillantanál valamit, azonnal el is végeznéd a vele kapcsolatos tennivalókat. De még hatékony és hatásos sem lennél, mert az új dolgok többségével nem lehet az észleléskor rögtön „végezni". A fenti figyelmeztetés valódi jelentése tehát az, hogy, régi rossz szokásoddal szakítva, ne vegyél ki állandóan új dolgokat bejövő fiókodból, amelyeket aztán félretéve mégsem dolgozol fel, és csak hevernek az asztalodon. A figyelmeztetés egy n1od~rnebb és jobb formája talán így hangzana: „Amikor el6ször kiveszel valamit a gyűjtó1cosaradból, rögtön döntsd el a vele kapcsolatos tennivalódat, és a téma helyét. Soha ne tedd vissza a kosárba!"

#1

Feldolgozás:

„gyűjtökosarad"

ürítése

155

Kulcskérdés a feldolgozásban: „Mi a következő tennivaló?" Oké, átment az üzenet: egyszerre csak egy dologgal fogsz foglalkozni, és konkrét következő-Jépés(eke)t fogsz meghatározni minden egyes tételnél. Könnyűnek hangzik -valójában az is - , ehhez azonban gyors és komoly gondolkodásra lesz szükséged. Az esetek döntő többségében nem Olyan vagyok, mint magától értetődő a feladat; azt meg ke11 hatá- egy sz.únyog a nudistarozni. strandon. Tudom, Ennél az első tételnél például: Fel kell hogy mit szeretnék, hívnod valakit? Ki kell töltened egy kérd6í- de nem tudom, hogy vet? Információt kell szerezned az Interne- hol kel.lijem. ten? Vásárolni kell valamit a boltban? Titkár- - Stephen Bayne nőddel kell beszélni róla? E-mailt kell küldened róla a főnököd­ nek? Mit kell tenned? Ha van egy konkrét tennivaló, az rögtön meg is határozza a további lehetőségeidet. De mi van akkor, ha azt mondod: „Ezzel nincs semmi dolgom."?

Mi van akkor, ha nincs mit tenni? Valószínű, hogy gyűjtó".kosarad tartalmának bizonyos része nem igényel semmilyen tennivalót. Háromféle dolog tartozik ebbe a kategóriába: • szemét, • eltennivaló téte1ek, • referenciaanyagok. Szemét Ha követted tanácsaimat, akkor 1nostanra nagy kupac szemét gyú1t össze. Abban is biztos vagyok, hogy a gyűjtó1cosarad­ ba is kerültek olyan dolgok, amelyekre már nincs szükséged, ezért ne Jepődj meg, ha még mindig akad egy zsáknyi szen1ét. A környezetedet képező dolgok feldolgozása sokkal világosabbá teheti számodra, hogy mit kell tenned, és mit nem kell tenned. Egy alapítvány igazgatója, akivel együtt dolgoztam, rájött, hogy túl sok e-mailt (több ezret!) hagyott postafiókjában

156

Stresszmentes produktivitás a gyakorlatban

akkun1 ulál~dni - és ~zek kö~ött reng~teg olyan volt, ainire igazából n~m i~ akar~ ,v~Ja,~zo!n1 ! El~eselte, h~~y mó.dszeren1n1el egy „egeszseges dietara kenyszerult, megszurve mindent, atnelyet addig ,,félbehagyottnak" gondolt. Valószínűleg valamikor felmerülhet a kérdés, hogy init érden1es jövóbeni referenciaanyagnak eltenned. Erre két n1egoldási javaslato1n van:

• An1ikor kételkedsz valamiben, azt dobd ki! • Anukor kételkedsz valamiben, azt tartsd meg! Válassz! Szerintem mindkét módszer mú'ködik; csak ösztöneidben kell bíznod, és a rendelkezésedre á11ó helyet realisztikusan fehnémi. A legtöbb ember valamilyen szinten azért tart ettől az egésztől, mert rendszere korábban soha nem volt igazán műkö­ dőképes és jól körbehatárolt. Ha világos különbséget teszel a referenciaanyagok és a készletek, illetve a cselekvést igénylő dolgaid között, és referenciarendszered egyszerű és működőképes. akkor gond nélkül megtarthatsz annyi anyagot, amennyi csak elfér. Mivel ezekkel nincs konkrét teendőd, csak a helyet és a logisztikai rendszert kell biztosítanod. Az irattároló szakemberek további tippeket adhatnak ezzel kapcsolatban, és könyvelőd segíthet abban, hogy pénzügyi és könyveléshez tartozó papírjaidat mennyi ideig vagy köteles eltenni. Azt javaslom, hogy a tennivalót igénylő, illetve ne1n igénylő dolgok között húzz egy világos határvonalat. Amint egyértelművé válik, hogy mivel nincs további tennivalód, számos lehetőséged felszabadul. Lefűzés

Lesznek olyan tételek a gyűjt6kosaradban, melyekre azt mondod: „Ezzel most nincs konkrét tennivalóm, de később még lehet." Például: • Egy szórólap, amely a két hét múlva esedékes kereskedel~1 i kamara gyűlésének programját tartalmazza, egy számodra erdekes résztvevővel, akit szeretnél meghallgatni; viszont mos! még nem tudod, hogy akkor itthon leszel-e, vagy épp üzleti úton.

Feldolgozás: „gyűjtőkosarad" ürítése

157

• Egy 1ncghívó a következő bizottsági gyú1ésre, amely három hét 1núlva esedékes. Nincs vele más tennivaló, mint felírni 'lnagadnak. hogy egy nappal rendi pontokat.

előtte

olvasd át a tervezett napi-

• Az általad használt, pénzügyeket kezelő szoftver frissített viltozatának hirdetése. Tényleg szükséged van erre a verzióra? Még nen1 tudod e ldönteni, ezért féJreteszed, hogy gondolkodhass rajta egy hetet. • Egy ötlet. a111ely eszedbe jutott a következő é vi, értékesítő csapatnak tartandó konferenciához. Egyel őre nincs vele konk.1ét tennivaló, de szeretnéd, ha valami majd emlékeztetne rá a n1egfelelő időben, hogy megkezdhesd a tervezést.

• Egy cetlL anlire felírod legújabb hobbidat - akvareJJfestéshez tanfolyamra beiratkozni - , amelyre egyelőre azonban nlég nincs időd. Mit csinálsz ezekkel a típusú dolgaiddal? Itt is két van, ami működőképes:

~

• Felírod őket a ,,majd/egyszer" listádra. • Beírod őket határidőnaplódba vagy egy

lehetőség

„emlékeztető'~

fájlba.

A lefűzés/elrakás folyamatának lényege, hogy fejedet azonnal megszabadítják bizonyos témáktól, és lelki nyugalmadat viszszanyered, mivel tudod, hogy a megfelelő időben majd enl.lékeztetve leszel az esetleges teendőkre. Erről további részleteket tudhatsz meg a következő, rendsze rezésről szóló fejezetben. Egyelőre csak tegyél ezekre a tételekre egy öntapadós cetlit, és írd rá, hogy „talán" vagy „október 17-én el6venni", majd tedd be egy „függő ügyek" elnevezésű gyűjt6be, ahol várakoznak a késóbbi válogatásig. *

*

Erre a célra kitűn6en alkalmas egy plusz kosár. A kezdetleges feldolgozáshoz ideiglenesen pakold ide a kés6bb rendezend6 dolgaidat. A kés6bbiek során pedig itt tárolhatod a függ6ben vagy folyamatban lév6 munkáid anyagait és az emlékeztet6 cetliket a konkrét tennivalókhoz.

158

Stresszmentes produktivitás a gyakorlatban

Referenciaanyagok A gyűjtó1cosárban szereplő tételek között szá l . al „ mos olyan . „ lesz, amel y nem ige ny e tenni' ' ot. de potenciálisan h . formációkat tartalmaz különböző projektekhez és téas~nk~s .~n.. Mostanra mar „ ma 5korokhoz. ren1e"lem, f eláll"itottad a saját, működ „ lefűző rendszeredet (ahogy azt a 4. fejezetben tanultuk) rot epes cia- és segédanyagaid számára. Amint a feldolgozás sor~ ~lr~n­ anyagok és e-mailek bukkannak elő, amelyeket szeretnél elt~na~ archiválás céljából, rögtön fűzd le őket. m Hamarosan arra is rájössz n1ajd hogy rengeteg különböző „egyéb" dolgod van, amelyeket szeretnél eltenni, de ezek az idő során eddig kupacokban vagy fiókokban hányódtak, mivel referenciatároló rendszered túl nehézkes, vagy egyszerűen nem létező volt. Emlékeztetni szeretnélek, hogy egy hatvan másodpercnél kevesebb idő alatt kan1yújtási távolságban elérhető, kényelmesen használható, általános referenciákat tároló rendszer elengedhetetlen e módszer hatékony alkalmazásához. Ha a „frontvonalon" (a valós életben) történő lefűzés menete nem könnyű, gyors és szórakoztató, akkor hajlamosak vagyunk kupacokba gyűjteni a dolgokat, ahelyett, hogy azonnal rendszereznénk őket. Később pedig sokkal nehezebb a feldolgozásuk. A1nikor találkozol valamivel, an1it szeretnél eltenni, készíts egy címkét neki, tedd be egy felcímkézett dossziéba, amelyet aztán az aktákat tartalmazó fiókba helyezel el. Ha van ~~y asszisztensed, akkor elég neki kiadni ugyanezt az instrukc1ot. Amikor hajdanán elkezdtem személyes tréningjeimet, gyakran engedtem ügyfeleimnek. hogy létesítsenek egy „lef~z~ivalók" című kupacot. Ma már nem engeden1; rájöttem tudnullik, hogy ha valamit nem viszünk be azonnal a rendszerbe, akkor azt többnyire már nem is fogjuk. Ha nem lépsz most, akkor nagy valószínűséggel késóbb se1n fogsz.

És ha van teendő . . . akkor mi az? . , ló a Ez az igazi kérdés. Ha van valami tényleges tennn~ kell gyűjtó1cosárban lévő egyik tétellel kapcsolatban, akk~~v:tkez6 dönteni, hogy milyen konkrét lépéseket kell tenned. ' Ko

Feldolgozás: „gyüjtőkosarad" ürítése

159

Jépés"-nek hívok minden fizikailag is észlelhető aktivitást, an1ely a végeredmény eléréséhez szükséges. Ez egysze1Te könnyebb is, és nehezebb is. rnint ahogy hangzik. A következő lépésre aránylag könnyen rá kellene jönnöd, de ehhez sokszor olyan gyors elemzésekre és tervekre van szükséged, amelyekre addig még nem gondoltál, és amelyek előfel­ tételei a konkrét cselekedeteidnek - még akkor is, ha egy viszonylag egyszerű dologról van szó. Nézzünk egy mintalistát azokra a dolgokra, amelyek egy ember figyelmét általában leköthetik. • • • • • • •

A garázs rendbetétele/kitakarítása; Adóbevallásom elkészítése; A konferencia, amelyen részt veszek; Robi születésnapja; Sajtónyilatkozat; Teljesítményértékelések; Változtatások a menedzsmentben.

Bár a fenti tételek mindegyike elég egyszerűnek és világosnak hangzik, mégis némi gondolkodást igényel a következő lépés n1eghatározása az egyes projekteknél. • A garázs rendbetétele/kitakarítása ... hát tulajdonképpen csak be kell mennem, és elkezdeni a pakolást. Várjunk csak, nem is! Van ott egy nagy hűtőszek­ rény, amelytől először meg kellene szabadulnom. Meg kellene tudnom, hogy szükség lenne-e rá az Emő bácsiék nyaralójában. Meg kellene ...

• Felhívni

Ernő

bácsit a garázsban

lévő hűtőszekrény

kapcsán

.. . Mi a véleménye erró1 ...

• Adóbevallásom elkészítése · .. de igazából nem tudom elkezdeni, amíg vissza nem kapom az utolsó kimutatásomat. Addig sernmi. Tehát ...

160

Stresszmentes produktivitás a gyakorlatban

• Kimutatást várok a Nagy Pénz Rt-tó1

... és azzal kapcsolatban ... • A konferencia, amelyen részt veszek

... ki kell derítenem, hogy Ancsa elkészíti-e azt a sajtóanyagot nekem. Hát ehhez bizony ... • E-mailt kell küldenem Ancsának a konferenciára sajtócsomaggal kapcsolatban

készítendő

... és így tovább. A konkrét lépések - „felhívni Emő bácsit", „kimutatást vámi a Nagy Pénz Rt.-től", „Ancsának e-mailezni" - azok, amelyekhez döntéshozásra van szükség, hogy va1amennyi ilyen projektet felszámolhass gyűjtőkosaradból.

A következő lépésnek valóban a soron következő konkrét teendőt kell jelentenie Ne felejtsd el, hogy ezek tényleg kézzel fogható tennivalók. Sokan gondolják úgy, hogy máris megAddig, amíg nem viláhatározták a „következő lépést", amint felírgos, hogy mi a konkrét ták maguknak, hogy „megbeszélést összekövetkező lépés, továb hozni". Ez azonban nem a következő lépés, bi gondolkodásra van mivel nem egy kézzelfogható cselekedetet ír szükség, hogy valami le. Hogyan hozol össze egy megbeszélést? történhessen. Lehet telefonálni vagy e-mailt küldeni, de kinek? Döntsd el! Ha nem most, akkor majd késöbb kell eldöntened, és ez az egész folyamat arra lett kitalálva, hogy egy konkrét tétellel kapcsolatban ebben a fázisban fejeződjön be a gondolkodás. Ha nem határozol meg egy következ6 - kézzelfogható - lépést a kezdőrúgáshoz, akkor minden alkalommal v~­ lami pszichés gátat fogsz érezni a projekttel kapcsolatban, meg ha csak homályosan gondolsz is rá. Hajlamos leszel ezt nem észre venni. Amikor telefon- vagy számítógép-közelben vagy' a g~~~ do1kodási fázis már lezajlott, hogy a rendelkezésedre álló e.

Feldolgozás: „gyűJtőkosar-d!:f

t:. ;t~

161

közöket és helyet a projektek könnyed eJintézé'~re fordítl:Zt..~ mivel már korábban meghatároztad ~ hogy mi \·e.J rni a teer&OO. Mi van olyankor, amikor azt mondod magadnak: ~.\. következő tenniva]óm meghatározni ? hogy ezzel rní .a feladal.r? Igen, ez trükkös kérdés. A döntéshozás igazából nem e~'Y kor1k rét teendő, mivel a teendók idóígényesek~ míg a döntéshozatal nem az. Mindig akad valamilyen fizikai aktí \'itá:'~, amel} előse­ gítheti a döntéshozatalt. Az esetek 99 százalékban egyszerűen csak több információra van szüksége4 mj eJőtt döntést hozol. Ez a pluszinfonnáció származhat küJső források- Határozd r-eg. m· ke! ból („Felhívni Zsuzsit, hogy meghalJgassam tennedt hogy döntaz ő véleményét is erró1 a javaslatról'!), vagy hess! belső gondolkodás útján (,YelvázoJru a gondolataimat a céges átszervezéssel kapcsolatban'·). Mjndkét esetben szükség van egy következő lépés meghatározására~ hogy előremenjen a projekt.

Amikor megvan a

következő

Amikor eldó1t, hogy mi lesz a ron1 lehetőséged van.

konkrét lépé.s következő konkrét lépés~

há-

• Megcsinálod (ha a Jépés idóígénye nem több, mint két perc); • Delegálod (ha nem te vagy a 1egmegfe1e1óbb ember a feladatra); • Elhalasztod, rögzítve rendszeredben o1yan tételként, amefJyel később még foglalkoznod kell.

Csináld meg! Ha a következő lépés nem tart két percnél hosszabb ideig~ akkor tedd meg, amint kezedbe kerül az adott dolog. Ha egy tárgyalási összefoglalót harminc másodperc alatt átfutsz ~ és aztán igennel/nemmel vagy bármi egyéb rövid válasszal eJintézet akkor tedd meg most. Ha van egy tennékkatalógus, akkor lapozd át egy-két perc alatt, hátha van valami érdekes benne, hogy aztán kidobhasd, átpasszoJhasd vagy eltehesd. Ha a következ6 lé-

162

Stresszmentes produktivitás a gyakorlatban

t"'~ abból ,ill. hog.y valakinek hagysz egy üzenetet

,

t~l ll\\lSl.

'

akk

h' or tvd

-~·1é~ nk.kor is tedd n1eg, amit megtehetsz két perc alatt, ha az adott pro.1~kt nc1n a legfontosabb - máskülönben úg . · · e 1intcznt. ' , · A ketperces " " mögötti logikaysem h)god n1ar szab aly .. hogy az ennyi id6 alatt elintézhető dolgokkal több tenniv:(ó h~nn~. ha lefűz.néd. nyotnon követnéd, újra elővennéd stb., tnintha azonnal foglalkozol velük - magyarul így intézheted el a lcghat~kony,~bb~n. Ha az adott dol~g nem érdemel annyi figyeln1et. hogy ehntezd, akkor egyszeruen dobd ki. Ha viszont érde1ncl. akkor belép a kétperces „hatékonysági faktor". Sokan találják úgy, hogy a kétperces szabály betartása _ ~zokássá tétele - nagyságrendekkel javítja saját hatékonyságukat. Egy nagy szoftvergyártó vállalat alelnöke hívott fel a minap. és chnesélte. hogy ez az egy kis trükk napi egy óra pJuszidöt adott neki, amelyet arra fordíthat, amire csak akarja! 6 is azon vezetők közé tartozott, akik napi háromszáznál is több e111ai lt kapnak, és a tnunkanap során legalább három kulcstémára A kétperces szabály \ összpontosítanak. Az e-mailek többsége saját mágikus erejű . beosztottjaitól érkezett, akiknek szükségük volt arra, hogy főnökük tudjon bizonyos dolgokröl. valan1int komrnentáljon és jóváhagyjon ügyeket a projektek lezárása érdekében. Mivel ezen levelek többségének téll'Hlj a nem is volt számára annyira fontos, és konkrét tennivaló scn1 szánnazott belőlük, az e-maileket ömlesztve tárolta bejöv6 postafi6kjában, hogy majd ,,késóbb" foglalkozzon velük. Miután több ezer ilyen e-mail gyúlt már össze, kénytelen volt hétvégéken is betnenni, hogy utolérje önmagát. Ezzel semmi gond nem is lett volna, ha most 26 éves, és úgyis az egész élet egy nagy adrenalin-parti, de ő már harmincas éveiben járt, otthon kiskorú gyerekekkel. A hétvégi melózás már nem voJt elfogadható 1negoldás. Amikor elkezdtem vele a konzultációt, átrágtuk magunkat a bejöv6 postafiókban tárolt 800+ e-mailen. Kiderült, hogy a többségét eleve ki lehetett dobni a szemétbe, jó néhányat el kellett tenni referenciaként, míg egy másik nagy kupacot két

d

Feldolgozás: „gyűjtőkosarad" ürítése

163

percnél kevesebb idő alatt lehetett megválaszolni és elintézni. Egy évvel késóbb rátelefonáltam, és még mindig naprakészen n1ent a munkája! Többé sohasem hagyta egy képernyőnyinél többre felhalmozódni e-mailjeit. Azt mondta, hogy részlegének egész működési jellegét megváltoztatta ez a rendszer, mert olyan gyorsan reagált mindenre. Beosztottai azt hitték, főnökük teflonból van, hogy a dolgok „nem tapadnak le rá". A fenti vallomás elég drámai változást írt le, amely további bizonyíték arra vonatkozóan, hogy az ilyen egyszerű magatartásbeli változtatások a feldolgozás folyamatában milyen fontosak lehetnek. Ha saját munkád egyre gyorsuló iramára és növekvő mennyiségére gondolsz, akkor ez különösen figyelemreméltó előrelépés lehet a te életedben is. A két perc igazából csak egy irányelv. Ha éppen van elegendő időd a feldolgozásra, akkor akár öt vagy tíz percre is kibővítheted azt az időperiódust, amely alatt még mindig hatékonynak mondható az adott Ügy kivitelezése. Ha pedig a délutánodat szeretnéd szabadon tölteni, és a feldolgozásra csak egy délelőttöt szánsz, akkor értelemszerűen csökkentsd a kétperces sávot egy percre, vagy akár harminc másodpercre, hogy minél gyorsabban végezz mindennel. Az első pár tételnél nem butaság mérni az időt, hogy aztán már ráérezz az egésznek a tempójára. Ügyfeleim többsége nem tudja pontosan megbecsülni, hogy két perc Meg fogsz lepődni, valójában milyen hosszú, és gyakran alábe- hogy mennyi kétpercsülik az egyes tevékenységek időigényét. Ha ?e~ te~ni~alót tud~z elpéldául csak egy üzenetet kellene hagynod mtezrn meg a legege„ -:...,_ több projekteknél is. . lak. , , valak.1nek, de az a va 1 epp e1ouen van a vonal végén, akkor a két perc máris megnyúlik. A kétperces tennivalókon nincs igazán mit nyomon követni - egyszerűen csak csinálod dket. Amennyiben olyan projekted van, amely egyetlen fizikai teendővel nem fejeződne be~ akkor máris tisztáznod kell, hogy mi a következő tennivaló, és értelemszerűen ugyanezen kétperces elv szerint kell (majd) azt is elvégezni. Ha például kedvenc töltőtolladból kifogyna a patron,

r:

164

Stresszmentes produktivitás a gyakorlatban

és az új után kutatva rájössz, hogy elfogytak a pótpatronok , k ' a .kor következő lépésként felírod magadnak, hogy „új tollpatro~ nokat venni a boltban" , majd kivitelezed (elmész és mcgve~ szed), delegálod, vagy esetleg elhalasztod a feladatot. Tartsd be a kétperces szabályt, és nézd meg, mennyi mindennel tudsz végezni a gyűjtóK:osár feldolgozásának foJyamatában. Sokan teljesen elképednek, mennyi mindent lehet két perc alatt elintézni, sokszor még a jelenlegi kulcsfontosságú projektekkel kapcsolatban is. Hadd tegyek meg még egy megjegyzést a kétperces szabályhoz, ezúttal az e-mail íráshoz kapcsolódva. Ha e-mailek között éled nundennapjaidat, tovább növelheted hatékonyságodat, ha fokozod gépelési sebességedet, és ha nem az egérrel próbá1sz minden parancsot végrehajtani (túl sok kattintás, ügyeskedés), hanem a billentyűket használod erre a célra (pl. „mentés" Ctrl S). Sokan töltenek el túl sok felesleg időt azzal, hogy minden alkalommal egerükkel „vadásznak a parancsokra". Többet és gyorsabban tudnál dolgozni, ha a kétperces szabályt összekombinálnád az okosabb számítógép-használattal. Az a tapasztalatom, hogy rengeteg vezető nem a technológiának áll ellen, hanem a saját billentyűzetének! Delegáld! Ha a következő lépés több mint két percet vesz igénybe, tett fel magadnak a kérdést: „Vajon én vagyok a legmegfelelóbb ember a feladat elvégzésére?" Ha nem, akkor add át a megfelelő embernek, valamilyen rendszer szerint. A delegálás nem feltétlenül a beosztottak irányába történik. Lehet, hogy úgy látod: „ez valójában a vevőszolgálat feladata", „erre rá kellene nézni a főnökömnek is" vagy „ezzel kapcsolatban ki kell kémem partnerem véleményét". „Rendszer szerinti" forma lehet a következők közül bármelyik:

• E-mail küldése a megfelelő félnek;

Feldolgozás: „gyűjtőkosarad" ürítése

165

• Feljegyzés vagy cédula készítése, amelyet rátesze1 az adott projektre, és az a „kimenó"" fiókba kerül; • Hangüzenet az illetőnek; • Napirendi pontként felkerül arra a listára, amelyet az adott emberrel való következő találkozásnál előveszel; • Személyes beszélgetés, élóben vagy telefonon. Bár a fenti lista bármely pontja múK:ödó"képes, javaslom, hogy fentró1 lefelé haladó sorrendben használd őket. Az e-mail általában a leggyorsabb; elektronikusan nyomot hagy; és a címzett akkor foglalkozik vele, amikor számára a legalkalmasabb. Az írásos feljegyzés a második legjobban múK:ödő módszer, mert ez is azonnal bekerül a rendszerbe, és a fogadó félnek van valami, ami fizikailag emlékezteti a tennivalójára. Ha írott anyagot továbbítasz valakinek, akkor egyértelműen az a leghatékonyabb, ha kérésedet rá vagy mellé írod; az e-mailhez hasonlóan itt is akkor foglakozik vele a címzett, amikor számára alkalmas. A hangposta is hatékonyan működhet - nem kevés ember él ezzel a módszerrel; a hátulütője, hogy nehezebb nyon1on követni címzettnek és feladónak egyaránt, ráadásul nem biztos, hogy azt hallja a címzett, amit a feladó valójában mondani akart. A következő módszer a projekt napirendi pontként való felírása arra a listára, amelyet a személyes találkozó alkalmával előve­ szel majd. Ez néha azért szükséges, mert kényes vagy részletes témáról van szó, amely viszont így meg kell, hogy várja a személyes találkozó időpontját. A legkevésbé javasolt delegálási opció a személyes beszélgetés, mivel ez mindkét felet megzavarja a pillanatnyi tevékenységében. Bár azonnali, mégis két embert tart fel, és ugyanaz a hátránya, mint a hangpostának: nincs róla írásos bizonyíték. A delegált tétel nyomon követése Ha valamit valakinek delegáltál, és érdekel, hogy az adott projekttel mi történt, akkor azt nyomon kell követned. A következő fejezetben - amely a rendszerezésró? szól - látni fogod, hogy milyen fontos kategóriát képvisel a mástól „várt" dolgok kategóriája.

. -"

Stresszmentes produktivitás a gyakorlatban

166

Amint kialakul saját személyes rendszered a ténylegesen delegált és nyo1non követett dolgaidat nyilvántarthatod egy li_tán, papírtárolóban, elkülönített fülecskékkel tételenként és/vagy egy „várom" típusú listán, amelyet számítógépedben tárolsz. Ha n1ég nincs egy ilyen működő rendszered, akkor egyelőre csak készíts egy cetlit: „V árom: Gyuritól válasz'' - és tedd be a „függő tételek" elnevezésű kupacodba, egy külön fachba vagy kosárba. Mi van, ha már másnál van a labda? A korábbi példában, amelynél azt fel tételeztük, hogy egy pénzügyi kimutatást Yársz valakitó1, hogy elkészíthesd adóbevallásodat, másnál van a labda. Ilyen helyzetekben hasznos lesz nyomon követned a tennivalót, mint delegált vagy „Várt" feladatot. Arra a papírra. amelyre felírtad, hogy „Adóbevallást elkészíteni", írd rá. hogy „pénzügyi kimutatásra várok a Nagy Pénz Rt-től", és ezt is tedd be a „Függő tételek" közé. Fontos, hogy dátummal láss el mindent, amit 1nások11ak átadsz feladatként. A személyes rendszeredben lévő sok kategória közül ez az egyik legfontosabb, amelyet kordában kell ta11anod. „ Erdemes szokásként integrálni, hogy amikor nagyritkán szükséged lesz a pontos időpontra valamivel kapcsolatban (,.De én március 12-én telefonáltam, hogy megrendelen1 a készüléket!''). akkor kéznél legyen.

Halaszd el! Valószínű,

hogy a gyűjtőkosárban lévő dolgaiddal kapcsolatos ,,következő tennivalók" többsége több mint két percet vesz majd igénybe, és ezeket neked kell elintézned. Egy ügyfelet kdl felhívnod. Egy e-mail, amellyel kapcsolatban gondolkodnod kell, hogy csapatodnak prezentálhasd az ügyet. Egy ajándék b'ityádnak, amelyet ki kell találnod, és megvenned a boltban. Az lntemetr61 letöltendő szoftver, amelyet ki is keJI próbálnod. Egy szerinted jó befektetésró1 kell beszélned pároddal. Ezek n1ind ide tartoznak. Ezeket a tennivalókat le kell írni valahova. nlajd n1egfelc16

Feldolgozás: „gyűjtökosarad" ürítése

167

kategóriákba rendezni őket, hogy bármikor hozzáférhess. Egyelőre tegyél csak egy öntapadós cetlit az adott papírra, amely a gyűjtőkosaradban van, ráírva a konkrét teendőt vele kapcsolatban, majd betéve ezt a „Függő tételek" kupacba - további feldolgozásig.

A megmaradt „Függő tételek" Ha betartod az ebben a fejezetben ja vasoJt lépéseket, akkor megszabadulsz egy halom használhatat]an dologtól, lefűzöl egy nagy kupacnyi anyagot, rengeteg kétperces feladatot elvégzel, és átadsz egy rakás másikat másoknak. Mindemellett marad egy további jelentős kupacod is, amelyben olyan projektek vannak, amelyekkel teendőd van - hamarosan, a közeljövóben vagy egy konkrét napon - , valamint emlékeztetők hada sorakozik olyan témákkal kapcsolatban, amelyhez mások segítségét várod. Ez a bizonyos „függóben" lévő kupac a delegált vagy elhalasztott dolgaidból áll, és ez az, amelyet még integrá1nod kell valamilyen módon saját rendszeredbe. A témát a következő fejezetben részletesen is kifejtem.

A meglévő projektek azonosítása A gyűjtó"kosarad kiürítéséhez szükséges utolsó lépéshez szükséged lesz arra, hogy perspektívádat áthelyezd az egylépéses feladatokról a „nagy képre" - azaz projektjeidre. Emlékeztetó"ül: projektnek hívok 1nindent. an1elyhez több mint egy tennivaló tartozik, amíg célodat eléred. Ha 1nost végiggondolod az eddig összegyűjtött tennivalóid leltárát - „Felhívni Ferit az autóriasztóval kapcsolatban"; „E-mailezni Berninek a konferenciaanyagokkal kapcsolatban" - bizonyára látni fogod, hogy egy csomó „egyszerű feladat" jóval több dolgot von maga után, mint az eredetileg leírt „következó" lépés". Lesz még valami, amit a riasztóval majd csinálnod kell Feri felhívása után, és bizonyára a Berninek írt e-mail után is akad majd tennivaló a konferenciaanyagokkal kapcsolatban.

168

Stresszmentes produktivitás a gyakorlatban

Ren1élem, te is lát~d a praktiku~ oJdaJát annak , hogy a „projektet" iJyen széles ertelemben hatarozzuk meg: ha az áltaJad azonosított tennivaló nem tesz pontot egy ügy végére, akkor neked is érdeked, hogy valami e1nlékeztcssen Valószínű, hogy jelena függóben Jévő dolgokra egészen a cél cJéréleg úgy harminc és séig. Projektjeidró1 listát keJI készítened. Egy száz közötti projekted „projektlista" tartalmazhat bármit: „Ünnepi van. parti n1egszervezése"; „Bigyó termékvonal megszüntetése''; vagy „ Kornpcnzációs csomag véglegesítése". A projektlista célja nen1 a prioritások felállítása, hanem a Je nem zárt ügyek nyilvántartása. Az, hogy projektlistádat a gyűjt6kosarad f cJdoJgozá~ánáJ, vagy csak a következ6 Jépések meghatározásánál írod össze, nem számít. A lényeg, hogy valamikor össze kell áJJítanod és karban kell tartanod, mivel ez alapján fogod tudni meghatározni, hogy jelenleg hol vagy, és ehhez képest hol szeretné] lenni. Egyelőre az legyen a cél, hogy a rendszerezés fázisára teljesen fel legyünk készülve. 1

7. Rendszerezés: a megfelelő kosarak létrehozása

A mindent átfogó és teljesen ünnníküdő rcndszcr l't!nntartása hatalmas erőket szabadíthat fel benned. ruiVl'I segít fej edet tehermentesíteni a napi rutinfeladatok clt&\tásához szUkségcs alacsonyabb szintű gondolkod.:'isl61. hogy üsztüu(isc n konccntrálhass olyan fontosabb feladatokra. an1cly~kkcl ~d ·· Hibamentesen műkö­ dig meglepő módon tninden zavaró tl~ ny ez6- dö rendszer kell ahtől mentesen n1ég nen1 foglalkozhallál. Ehhez hoz, hogy figyelmedet viszont szükséges, hogy fi z ikai tároló rend- a távoli horizonton tartszered a mentálisnál jobb legyen. hasd. Ebben a feje zetben segítek neked végign1cnni az egyes rendszerező lépéseken és eszküzükün. mnclyck gyűjtókosarad feldolgozásához fontosak . A1nint n1cgkczdcd a kosár tartalmának feldolgozását , dolgaidból különböző katcgöriákat és listákat fogsz összeállítani, a1nelyeket célszerű valmnilyen n16uon rendszerezni. Ennek kapcsán persze továhbi tételek jutnak eszedbe. Magyarán szólva: „rendszered·' n1egtcrc1ntésc nr1n egy légüres térben végbemenő gyors folyan1at. /\ feldolgozássul együtt fog kialakulni, és átn1enni egy gyakorlati teszten. hogy valóban nlinden a sz án1odra ideális Mindent öss:eszedhelyre került-e. tem. de elfelvítcJ ~ hcz n1cgbeszélésre van szükséged kedvcM:drl. J