Institutii Publice Si Private [PDF]

Zitiervorschau

INSTITUTII PUBLICE SI PRIVATE

Universitatea Bucuresti-Facultatea de Litere Asistenta manageriala si secretariat 2015-2016

CURS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Definitie si clasificarea institutiilor-structura organizatorica Practici manageriale in institutii publice Strategii si obiective in institutiile publice Comportament institutional public Imaginea publica a unei institutii publice Resursa umana in institutia publica Comunicarea si perfectionarea in institutiile publice

SEMINAR 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Organigama institutiilor publice Tipuri de contracte Tipuri de fise Evenimentul public-rolul, tipuri Tipuri de evenimente Studiu de caz

Institutia= organizatie care desfasoara activitati administrative,culturale, economie,militare,juridice,educationale Clasificare in functie de domeniul de activitate:  Administrative  Financiare  Culturale

Clasificare in functie de forma de organizare:  Publice/private

Clasificare dupa scopul declarat:  Profit/nonprofit Clasificare dupa productie : Productie unicat Productie de masa Serie mare Serie mica

   

Clasificare in functie de nr de angajati:  Mari  Medii  Mici

Clasificare dupa impact/importanta :  Locale  Regionale:primaria, consiliul judetean  Nationale:Biblioteca Nationala a Romaniei, Muzeul National de Arta etc  Multinationale:Orange, Vodafone  Globale

Institutia este infiintata cu scopul de a produce in mod eficient o valoare adaugata, care sa satisfaca nevoi umane =» realizeaza mai eficient ceea ce indivizii ar produce singuri neorganizat Cele mai importante functii in cadrul unei institutii sunt: -planificarea -productia

-vanzarea -management-organizare si control

Organigrama= structura organizatorica =»manager+consiliu administrativ Pentru a indeplini aceste functii, organizatiile au diverse departamente, unele asociate uneia dintre functii, altele colaborand pentru a indeplini o functie sau mai multe, conform specificului fiecarei organizatii. Ex. Departamente: marketing, financiar-contabil, resurse umane, juridic, administrativ

Consiliul administrativ-alcatuit din sefii de departamente Rolul : -avizeaza strategia si programele unei institutii -definitiveaza regulamentul intern si il actualizeaza -analizeazasi urmareste aplicarea codului de conduita al salariatilor in procesul muncii rezultat din regulamentul intern -cheama la raspundere orice angajat, cu exceptia directorului general -avizeaza raportul cu privire la activitatea institutiei -avizeaza darea de seama contabila anuala -fundamenteaza in conditiile legii planul cu privire la investitiile ce urmeaza a fi realizate, potrivit cu obiectul de activitate al institutiei -elaboreaza hotarand in probleme privind activitatea institutiei, cu exceptia celor care sunt date potrivit reglementarilor legale in competenta directorului general

Managementul institutiei este asigurat de catre directorul general, numit in conditiile legii. Directorul general isi desfasoara activitatea pe baza actelor normative in vigoare (legi, hotarari ale Guvernului, dispozitii ale primarului general, ale consiliului general al municipiului Bucuresti) Directorul general coordoneaza activitatea curenta a institutiei, reprezinta institutia in relatiile cu autoritatile publice, cu alte persoane juridice, precumsi cu persoane fizice in limitele de competente. Atributiile directorului general:

-intocmeste planurile de activitati anuale si le prezinta consiliului de administratie -angajeaza prin semnatura sa resursele umane, materiale si financiare ale institutiei in relatiile cu tertii (alte institutii) -reprezinta institutia pe care o conduce in relatiile cu alte persoane fizice si juridice -angajeaza personalul institutiei in conditiile prevazute de lege -numeste si revoca conducatorii sau reprezentantii comportamentelor functionale conform legii -controleaza activitatile desfasurate de fiecare departament/compartiment -recompenseaza sau sanctioneaza personalul potrivit prevederilor legale -urmareste aplicarea legislatiei in vigoare si ia masurile -coordoneaza relatiile de colaborare dintre departamente -urmareste activitatea departamentelor de resurse umane in vederea bunei desfasurari a functiei de salarizare -raspunde de organizarea activitatii de control financiar preventiv -verifica si urmareste modul de aplicare a normelor de protectia muncii, de securitate si sanatate in munca -verifica modulde intrebuintarea bugetului

ATRIBUTIILE CONTABILULUI SEF -participa la realizarea planurilor anuale de activitate si le sustine in fata consiliului de administratie

-urmareste aplicarea legalitatii privind problemele economice ale institutiei si realizarea functiei financiar-contabile -urmareste realizarea functiei de control preventiv si vizarea documentelor financiar-contabile -asigura efectuarea tuturor platilor institutiei,respectand urmatoarele criterii: legalitate, economicitate, necesitate, operativitate, realitate -identifica noi surse de venit: sponsorizari, donatii -fixeaza obiectivele compartimentelor pe care le conduce -coordoneaza relatiile dintre compartimentele pe care le conduce -centralizeaza planurile de buget (propunerile de buget) -verifica indeplinirea obiectivelor de catre comparimentele din subordine -intocmeste referate si proiecte pt profilul sau de activitate pt directorul general si consiliul de administratie

RASPUNDERI SI RELATII DE SERVICIU -se subordoneaza nemijlocit directorului general -raspunde in fata directorului general si in fata consiliului de administratie de buna desfasurare a activitatilor in cadrul compartimentului/departamentului pe care il coordoneaza in mod direct -raspunde de tinerea la zi a lucrarilor contabile si de prezentarea darilor de seama contabile -raspunde de aplicarea legalitatii in sfera sa de competenta -impreuna cu ceilalti directori de compartiment formeaza un consiliu managerial interimar

Managementul este procesul de exercitare si facilitare a controlului si coordonarii in/intre departamentele unei institutii. Exista trei niveluri de management:

1. Management general care formuleaza strategii si politici deimplementare a managementului strategic 2. Management de nivel mediu exercitat de responsabilii cu administrarea resurselor organizatiei, in scopul atingerii obiectivelor 3. Management de nivel inferior care supervizeaza si dirijeaza activitatea angajatilor

Managementul resurselor umane-presupune o „filosofie” a managementului indivizilor bazata pe convingerea ca resursele umane au o importanta fundamentala pt succesul/performanta unei institutii organizatii. Scopul: -recrutarea persoanelor capabile,flexibile si determinate -recompensarea performantelor acestora -dezvoltarea competentelor acestora

Indivizii sunt elemente principale ale unei organizatii, asa numitul „capital uman”. Organizatia este a tuturor indivizilor si a relatiilor dintre acestia. Indivizii sunt cei care organizeaza/infiinteaza organizatii si cei care le mentin in viata si le fac functionale. Liderul are talent, adica un fel de capacitate de a intelege corect, de a interpreta si folosi statusurile si rolurile lor, precum si interactiunile si reactiile din jurul lor-capacitatea acestuia de a intelege lumea organizatiei, de a intelege comportamentul uman, de a anticipa schimbarile. Liderul trebuie sa fie inzestrat cu inteligenta emotionala:autocontrol, autoconstientizare, motivatie, empatie, abilitate sociala.

Este usor sa acceptam si ca inteligenta emotionala poate fi invatata si imbunatatita. Primele trei componente sunt toate abilitati,calitati de autoconducere, care se refera la capacitatea cuiva de a se controla si de a se adapta la situatii, iar empatiia si abilitatea sociala privesc abilitatea unei persoane de a gestionarelatiile cu ceilalti. Un bun lider este acceptat si recunoscut ca lider, in special datorita calitatii foarte rare de a identifica scopurile principale ale organizatiei si de a-i convinge pe ceilalti sa-l urmeze in incercarea de a atinge acele scopuri: Daniel Goleman explica succesul unei persoane ca lider printr-o singura variabila: inteligenta emotionala.

Practici/procese in cadrul organizatiilor

Conduceerea unei organizatii include: -exercitarea autoritatii -controlul -luarea deciziei -motivarea -planificarea strategica -schimbarea organizationala

Autoritatea : 1. Deontica 2. Epistenica

Autoritatea deontica- se refera la autoritatea sefului, superiorului dintr-o organizatie, a persoanei numite si este fundamentala pe reguli si regulamente, care trebuie acceptate ca adevarate prin simplul fapt ca sunt oficiale. Autoritatea epistenica- autoritatea specialistului, a profesionistilor, autoritatea stiintei, este autoritatea persoanei ale carei afirmatii, in legatura cu un anumit domeniu, sunt cosiderate corecte. Un manager este cu atat mai bun, cu cat detine autoritate deontica, cat si pe cea epistenica, cu alte cuvinte este numit in post si are competente dovedite si recunoscute in pozitia respectiva.

Transferul de autoritate Autoritatea poate fi transferata, dar numai cea deontica poate fi delegata catre alta persoana. Autoritatea epistenica nu poate fi transferata, deoarece fiecare persoana trebuie sa isi dovedeasca propria componenta intr-un domeniu,in fata subiectului, pt a fi acceptat ca autoritate de catre subiect.

Autoritatea deontica (a functiei) este cea cu care ne intalnim cel mai des, in special in sistemele organizate, precum organizatiile economice, politice si administrative. Lipsa autoritatii intr-o organizatie produce anarhie. Sfaturi pentru a-ti construi si mentine autoritatea de manager: -ca manager nou-numit din afara organizatiei, incearca saiti dovedesti cat mairepede posibil competentele (performantele anterioare) subordonatilor pt a dobandi autoritate epistenica -incearca in mod continuu sa obtii expertiza/cunostinte, deprinderi in domeniul afacerilor activitatii tale -transfera-ti autoritatea deontica atunci cand esti absent Transferul de autoritate deontica nu reprezinta un pericol, intrucat o poti redobandi oricand doresti -angajeaza subordonati care sunt competenti pe anumite domenii, ceea ceii va ajuta pe ceilalti sa le urmeze sfaturile

Procese in cadrul organizatiilor I.

     

Luarea deciziei-succesul conducerii este determinat de capacitatea de a lua decizii eficiente -procesul de luare a deciziei are o anumita structura: Indentificarea si definirea problemei Formularea solutiior alternative Evaluarea si ierarhizarea solutiilor alternative Alegerea solutiei celei mai bune Implementarea, aplicarea deciziei Evaluarea consecintelor si feed back-ul- lipse in cazul managerilor Procesul de luare a deciziei implica patru elemente:

   

Un decident ,cel care ia decizia-persoana, grup, organizatie O problema Solutia de identificat, de ierarhizat, ales, implementat Un evaluator al deciziei-formal, intern/extern, informal =» deciziile gresite, incorecte fac sa inceteze relatia de autoritate

Stiluri de conducere/modele 1. Modelul autoritar (autocratic) 2. Modelul democratic

-

II.

Daca primul model se centreaza pe realizari/sarcini, al doilea model se centreaza pe oameni

Motivarea- proces care lipseste in institutiile publice-managerii isi influenteaza subordonatii sa faca eforturi pt a atinge in mod eficient obiectivele institutiei

Procesul de motivare presupune un raspuns la nevoile specifice ale angajatilor si o adaptare la context, princare acestora le creste satisfactia cu munca si implicit, productivitatea, deci performanta. Exista mai multe tipuri de motivatori, in general, ei fiind plasati pe doua dimensiuni, in functie de tinta motivatiei si de tipul de motivatie: -

-

Dimensiunea intrinseca/extrinseca-motivatia poate fi una interioara individului, determinata de factorii interiori, de personalitate, de propriul sistem de valori sau una exterioara lui, datorata unor factori externi, unor stimulente. Tipul de motivatie presupune o abordare de tip recompensa(motivatie pozitiva) sau de tip sanctiune, pedeapsa, motivatie negativa

Cele mai multe teorii ale motivatiei se centreaza pe legatura dintre motivatie si nevoile angajatilor. Ideea de baza a acestor teorii este aceea ca individul va fi motivat sa munceasca si sa faca performanta daca ceea ce primeste in schimb raspunde nevoilor personale. Poate cea mai citata si mai cunoscuta teorie privind nevoile este aceea a lui Abraham Maslow, care pornind de la experienta de psiholog a descris o piramida a nevoilor umane, compusa din 5 niveluri: -

La baza piramidei se afla nivelul nevoilor fiziologice Al doilea nivel-al nevoilor de securitate personala Al treilea nivel-nevoilor de apartenenta la grup si afectivitate Al patrulea-de stima Al cincilea-de autoactualizare

Nevoile fiziologice sunt cele fara a caror satisfactie fiintele umane nu ar supravietui: apa, aer, hrana, imbracaminte-»acestea sunt principala preocupare a individului pana in momentul in care sunt satisfacute Nevoile de securitate personala sau de siguranta se refera la conditiile de viata sigura: acasa, in comunitate, la locul de munca, la un serviciu sigur, la un viitor la fel de sigur, garantat de asigurari sociale si medicale.

Nevoile de apartenenta la grup si afectivitate-nevoia de interactiune cu ceilalti, care sa-i ofere companie, comunicare,afectivitate: familie, prieteni, colegi, vecini. Nevoile de stima/status-apar atunci cand subiectul are nevoia de apartenenta satisfacuta. El va dori sa aiba recunoastere, o pozitie in cadrul grupului, sa dobandeasca respect, stima, recunoasterea meritelor.

Promovarile, diplomele si functiile sunt cateva dintre modalitatile de recunoastere a statusului cuiva si sunt foarte importante pt cei care au ajuns la acest nivel. Nevoile de autoactualizare-cele mai complexe si mai greu de atins, ele se refera la implinirea profesionale, la atingerea nazuintelor ascunse, la autodepasire. Pentru a atinge acest nivel, angajatii au nevoie de oportunitati, de a fi creativi, de a-si valorifica ideile si potentialul inca nefolosit. Odata satisfacute, nevoile nu mai sunt motivationale, doar cele nesatisfacute si in curs/sau posibil sa fie satisfacute, motiveaza puternic subiectii. Strategiile motivationale pe care le intalnim in mod traditional in institutiile publice romanesti se adreseaza nevoilor fiziologice prin acordarea de salarii mai mari, de prime, de bonusuri sau prin sanctiuni financiare. Celelalte tipuri de nevoi sunt adesea ignorate, iar angajatul este tratat ca un homo economicus, care va produce mai mult daca este platit mai bine. Nevoile sociale si cele psihologice ale individului sunt foarte importantesi trebuie luate in considerare pentru o crestere a performantelor. Evaluarea periodicaa angajatilor facuta de seful direct este o modalitate princare se analizeaza nivelul de eficienta al strategiei de motivare si se creeaza baza pentru o ajustare a acesteia. Lipsa de eficienta a mai multor angajati se datoreaza lipsei de motivare. Astfel, salarizarea facandu-se pe criterii predeterminate/vechime, studii, nu exista prea multe mijloace prin care recompensele sa fie acordate diferentiat, iar performanta incurajata.