Facility management : grundlagen, computerunterstützung, systemeinführung [PDF]

Zitiervorschau

Facility Management Kapitel 1

• • • • • • •

Grundlagen Orientierung Interpretationen Ganzheitlichkeit Lebenszyklus Transparenz Entwicklung Nutzenpotentiale

Theorie

Kapitel 2 Computerunterstützung • CAFM • Zusammenhang FM und CAFM • IT-Funktionen im FM • CAFM-Anwendungsbereiche • Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld • CAFM-Systemansätze • Anforderungen an CAFM-Systeme • Marktübersicht CAFMSysteme • Vorstellung einiger CAFM-Systeme • CAFM mit ERP-Systemen • Kosten und Nutzen • CAFM-Einführung • Datenakquisition

Marktübersicht

Facility Management Kapitel 3

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Systemeinführung Einführungskonzept Motivation und Ausgangslage Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme Konzept für das CAFM Installation, Einrichtung und Schulung Datenaufnahme und Dateneingabe Anwendungen des Systems Ausweitung des Systems

Erfahrungsbericht

Kapitel 4 Anwendungsbeispiele • Gebäudemanagement • Umweltmanagement • Fabrikplanung • Instandhaltung • Kabel- und Netzwerkmanagement • Abfallmanagement • Arbeitsschutz • Energiemanagement • Computer Integrated Buildings • Immobilien- und Dienstleistungscontrolling • mySAP ERP und FM

Praxis

Jens Nävy Facility Management

Jens Nävy

Facility Management Grundlagen Computerunterstützung Systemeinführung Anwendungsbeispiele

4., aktualisierte und ergänzte Auflage Mit 132 Abbildungen und 44 Tabellen

1 23

Dipl.-Wirt.-Ing. Dipl.-Ing. Jens Nävy CAFM-Consultant Kottendorfer Str. 21 42697 Solingen [email protected] www.cafm-consultant.de

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ISBN–10 3-540-25164-2 Berlin Heidelberg New York ISBN–13 978-3-540-25164-4 Berlin Heidelberg New York Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Springer ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media springer.de © Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2006 Printed in Germany Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Buch berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Sollte in diesem Werk direkt oder indirekt auf Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien (z. B. DIN, VDI, VDE) Bezug genommen oder aus ihnen zitiert worden sein, so kann der Verlag keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität übernehmen. Es empfiehlt sich, gegebenenfalls für die eigenen Arbeiten die vollständigen Vorschriften oder Richtlinien in der jeweils gültigen Fassung hinzuzuziehen. Satz: medionet AG, Berlin Umschlaggestaltung: deblik, Berlin Gedruckt auf säurefreiem Papier

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Vorwort zur 4. Auflage

Die Entwicklung und Etablierung der Managementrichtung Facility Management in Deutschland, sowie die große Resonanz auf die ersten Auflagen dieses Buches haben die 4. Auflage erforderlich gemacht. Das Buch hat sich mit seinem Focus auf die Informationstechnologie im Facility Management etabliert. Der Bereich Computer Aided Facility Management (CAFM) ist auch in der Neuauflage das zentrale Thema und hat neben einer Überarbeitung eine umfangreiche Ergänzung erfahren. Schwerpunkte dabei sind eine neue Marktübersicht der CAFM-Systeme, welche erstmals einen Überblick über die Positionierung im Markt ermöglicht (CAFM-Portfolio). Hiermit wurde der turbulenten Entwicklung des CAFM-Marktes Anfang des neuen Jahrtausends Rechnung getragen. Weitere Schwerpunkte der neuen Auflage sind u.a. das Vorgehensmodell zur CAFM-Einführung, die detaillierte Betrachtung der Einführungskosten mit den verbundenen Nutzenpotentialen und die Lösungsszenarien von ERP-Systemen im FM. Im Bereich der Anwendungsbeispiele sind die Themen Abfallmanagement und Computer Integrated Building als Teil des Life Cycle Management von Gebäuden hinzugekommen. Das Immobilien- und Dienstleistungscontrolling mit den Schwerpunkten Benchmarking und Performance-Kennzahlen, sowie die Neuerungen von mySAP ERP verbunden mit dem Paradigmenwechsel zur Serviceorientierten Architektur, sind intensiv überarbeitet worden. Die Grundkonzeption in seiner klaren Struktur mit 4 Kapiteln hat sich bewährt. Die 4. Auflage enthält in allen Bereichen zahlreiche textliche und grafische Änderungen, um den aktuellen Entwicklungstendenzen Rechnung zu tragen.

Solingen, im Frühjahr 2006

Jens Nävy

Geleitwort zur 1. Auflage

Facility Management (FM) versteht sich als strategische Management-Disziplin, die die Analyse, Dokumentation und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um Gebäude und ihre Anlagen und Einrichtungen (Facilities) unter besonderer Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Umfeld der Nutzer umfaßt. Es geht hierbei nicht allein um kurzfristige Kostenreduzierung, sondern um die Schaffung günstiger Voraussetzungen für erforderliche Innovationen. Hierbei spielt die Gestaltung des Arbeitsplatzes als individueller Lebensraum eine wichtige Rolle. Das FM-Konzept reicht von der Planung über die Errichtung, Bewirtschaftung, (Um-) Nutzung bis hin zum Abriß und verlangt eine ganzheitliche Sichtweise, die über die des Planers, Haustechnikers oder Verwalters weit hinausgeht. Damit verbunden ist die Herausbildung eines neuen Berufsbildes und neuer komplexer Dienstleistungen ebenso wie die Entwicklung und Vermarktung neuartiger informationstechnischer Systeme, die den Facility Manager bei seinen vielfältigen Aufgaben unterstützen. Noch vor wenigen Jahren war Facility Management in Deutschland nur wenigen Experten vertraut. Diese Situation hat sich grundlegend geändert. Inzwischen haben innovative Unternehmen und erste öffentliche Einrichtungen Facility Management gleichberechtigt neben anderen Management-Methoden etabliert und können auf beachtliche Erfolge verweisen. Berufsverbände, Fachzeitschriften, Tagungen und Messen haben viel dazu beigetragen, die Chancen und Herausforderungen des Facility Management zu propagieren. Einige Bildungseinrichtungen und Hochschulen bieten erste Aus- und Weiterbildungen an. Mit positiven Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt ist zu rechnen. Aber immer noch besteht ein großes Informationsdefizit. Dies erstreckt sich von der Begriffsbildung, den Aufgaben und Zielen, Kosten/Nutzen-Analysen über Einführungsstrategien bis hin zu rechnergestützten Werkzeugen und der breiten Palette von FM-Dienstleistungen. Aufgrund der Komplexität und ungenügender Erfahrung fällt es vielen Unternehmen schwer, Facility Management innerhalb eines klaren Stufenkonzepts erfolgreich einzuführen. Oft werden die Aufwände für Ist-Analysen oder Soll-Konzepte unterschätzt. Veränderungen in den

VIII

Geleitwort zur 1. Auflage

Informationsflüssen und Geschäftsprozessen (Reengineering) können erforderlich werden, wofür die Unterstützung der Unternehmensleitung unabdingbar ist. Hohen Erwartungen beim Nutzen stehen oftmals nicht ausreichend fundierte Kostenschätzungen gegenüber. Als problematisch erweist sich häufig die Bewertung und Auswahl eines rechnergestützten Facility-Management-(CAFM-) Systems für den jeweiligen Aufgabenbereich. Unterschätzt wird mitunter auch der Aufwand für die Bestandsdatenerfassung, die jedoch Voraussetzung für den Aufbau einer CAFM-Lösung ist. Während sich verschiedene Publikationen mit dem generellen Anliegen und den Möglichkeiten des Facility Management auseinandersetzen, gibt es großen Nachholbedarf bei praxisorientierten Darstellungen, die konkrete Fallbeispiele von der Idee bis hin zur Einführung und Nutzung vorstellen und auswerten. Hier setzt das vorliegende Buch ein. Es behandelt einerseits Grundlagenaspekte des Facility Management und ist andererseits eine Orientierungshilfe bei der Einführung und Nutzung von FM. Hervorzuheben ist die grundlegende Beschreibung des Computer Aided Facility Management und ein aktueller Überblick über ausgewählte CAFM-Systeme. Von besonderem Wert für den an FM Interessierten ist die detaillierte Beschreibung der CAFM-Einführung von der Idee bis zur Anwendung bei einem deutschen Industrieunternehmen. Die abschließende Zusammenstellung von praktischen Anwendungen in unterschiedlichen FM-Teilbereichen wie Gebäude-, Umwelt- und Instandhaltungsmanagement oder auch bei der Datenerfassung und dem Arbeitsschutz vermittelt einen guten Einblick in die Vielfalt von FM, in die Leistungsfähigkeit von CAFM-Systemen und in die hohen Nutzenspotentiale für die Anwender. Es ist zu hoffen und zu wünschen, daß dieses Buch einen Beitrag zu mehr Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit sowohl unserer Industrie- und Dienstleistungsunternehmen als auch unserer öffentlichen Einrichtungen zu leisten vermag. Prof. Dr. Michael May Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Berlin im November 1997

Inhaltverzeichnis

1 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1 Orientierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Interpretationen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.1 Facility Management und Architektur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.2 Facility Management und Gebäudemanagement. . . . . . . . . . . 1.2.3 Facility Management Immobilienmanagement . . . . . . . . . . . . 1.2.4 Facility Management und Industrial Facility Management . . 1.3 Ganzheitlichkeit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.1 Objekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.2 Abteilungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.3 Prozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4 Lebenszyklus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.1 Veränderungsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.2 Neuplanungsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.3 Realisierungsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.4 Betriebsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.5 Rückbauphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5 Transparenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6 Entwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.1 Historisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.2 Entstehungsgründe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.3 Lehre und Forschung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.4 Berufsbild Facility Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.5 Organisatorische Stellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.6 Zukünftige Entwicklungen/Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.7 Nutzenpotentiale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.7.1 Quantifizierbare und nicht quantifizierbare Nutzenpotentiale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.7.2 Systematik und Informationsquellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.7.3 Beispiele von realisierten Nutzenpotentialen . . . . . . . . . . . . . .

1 1 9 10 12 14 14 16 18 19 20 22 23 26 29 30 32 32 35 35 38 40 43 44 47 49 49 51 54

2 Computerunterstützung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1 Computer Aided Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Zusammenhang zwischen FM und CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 IT-Funktionen im Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59 59 66 68

X

Inhaltsverzeichnis

2.3.1 2.3.2 2.3.3

IT-Funktionen im Bereich Gebäudeplanung . . . . . . . . . . . . . . IT-Funktionen im Bereich Flächenmanagement . . . . . . . . . . . IT-Funktionen im Bereich Kaufmännisches Gebäudemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.4 IT-Funktionen im Bereich Technisches Gebäudemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.5 IT-Funktionen im Bereich FM-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.6 IT-Funktionen im Bereich Immobilienmanagement . . . . . . . 2.3.7 Querschnittsfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4 CAFM-Anwendungsbereiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.1 Integration der Anwendungsbereiche in den FM-Prozessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.2 Verwaltungsorientierte Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.3 Planungsorientierte Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.4 Ablauforientierte Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.5 Auswertungs- und Analyseanwendungen. . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5 Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld . . . . . . . . . . . . . . 2.5.1 CAFM-Systeme und ERP-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5.2 CAFM-Systeme und Bausoftwaresysteme . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5.3 CAFM-Systeme und aktive Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5.4 CAFM-Systeme und spezielle Softwaresysteme . . . . . . . . . . . . 2.5.5 CAFM-Systeme und Bürosysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5.6 Schnittstellen und Middleware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6 CAFM-Systemansätze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.7 Anforderungen an CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.8.1 Datenerhebung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.8.2 Analyse der Technologien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.8.3 Analyse der Funktionalitäten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.8.4 Analyse der marktrelevanten Informationen . . . . . . . . . . . . . . 2.8.5 CAFM-Portfolio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9 Vorstellung einiger CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9.1 ALLFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9.2 BuiSy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9.3 FaMe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9.4 speedikonFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10 CAFM mit ERP-Systemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10.1 Lösungsszenarien ERP und CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10.2 mySAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10.3 Microsoft Navision (Dynamics NAV) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11 Kosten und Nutzen von CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11.1 Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

70 71 71 72 73 74 75 75 77 79 82 84 88 92 93 95 96 96 97 99 102 109 113 114 119 123 127 133 136 136 138 140 142 144 146 148 152 154 156

Inhaltsverzeichnis

XI

2.11.2 Nutzen- und Einsparpotentiale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12 CAFM-Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12.1 Erfolgsfaktoren der Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12.2 Vorgehensmodell CAFM-Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12.3 Konzeptionsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12.4 Implementierungsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12.5 Betriebsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.13 Datenakquisition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.13.1 Bestandsdatenerfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.13.2 FM-orientierte Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.13.3 Datenmigration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

164 167 167 170 172 179 182 184 185 190 192

3 Systemeinführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1 Einführungskonzept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Motivation und Ausgangslage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . 3.3.1 Datenstruktur als strategische Basis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.2 Konzeption der Facility-Datenbank. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.3 Datenstruktur und Datenbasis des Bereiches Betrieb-Produktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.4 Anforderungskatalog für das CAFM-System . . . . . . . . . . . . . . 3.3.5 Vorauswahl von drei geeigneten Systemen . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.6 Präsentation der Systemanbieter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.7 Entscheidung für ein CAFM-System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4 Konzept für das CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.1 Einführungsstrategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.2 Zeitrahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.3 Anwenderprofile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.4 Positionierung im Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.5 Hard- / Software-Ausstattung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5 Installation, Einrichtung und Schulung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5.1 Facility-Management-Kern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5.2 Modul Objektverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5.3 Modul Infrastrukturverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5.4 Modul Katasterverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5.5 Modul Gebäudeverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5.6 Modul Flächenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5.7 Datennavigator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5.8 Schulungsaufwand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6 Datenaufnahme und Dateneingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7 Anwendung des Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7.1 Werkpläne 2D / 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

195 195 199 202 202 203 207 211 212 217 221 221 221 221 226 228 228 230 231 234 236 238 240 241 242 244 245 250 251

XII

Inhaltsverzeichnis

3.7.2 Layoutplanungen Produktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7.3 Optimierung des Druckluftnetzes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7.4 Feuerwehrpläne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7.5 Aufbau eines Umweltmanagementsystems . . . . . . . . . . . . . . . . Ausweitung des Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

254 256 258 260 263

4 Anwendungsbeispiele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Gebäudemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.1 Konferenzraumverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.2 Schlüsselverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.3 Reinigungsdienste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.4 Umzugsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.5 Flächenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Umweltmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Aufgaben des betrieblichen Umweltschutzes . . . . . . . . . . . . . . 4.2.2 Umweltbilanz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.3 Umweltkennzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.4 Umweltaudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Fabrikplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Aufgaben der Fabrikplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.2 Sammeln von Planungsgrundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.3 Bedarfsplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Instandhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.1 Inspektion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.2 Wartung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.3 Instandsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.4 Instandhaltungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5 Kabel- und Netzwerkmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6 Abfallmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.1 Grundlagen des Abfallmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.2 Rechtliche Erfordernisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.3 Finanzielle Erwägungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.4 Prozess- und Produktoptimierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.5. Arbeits- und Gesundheitsschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.6 Umweltschutz und Ressourcenschonung . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.7. CAFM und Abfallmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7 Arbeitsschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7.1 Dokumentationspflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7.2 Kennzeichnungspflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7.3 Unterweisungspflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7.4 Überwachungs- und Kontrollpflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7.5 Gefährdungsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

265 266 266 270 272 274 278 281 282 284 286 289 291 291 392 293 398 299 300 301 303 307 310 311 312 313 314 316 317 318 319 321 323 324 324 326

3.8

Inhaltsverzeichnis

4.8

XIII

Energiemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.8.1 Energiebeschaffung und -entsorgung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.8.2 Verbrauchskontrolle und Maßnahmenplanung . . . . . . . . . . . . 4.8.3 Energiebedarfsermittlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.8.4 Anlagenbetriebsführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.8.5 Nutzungsoptimierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.9 Computer Integrated Buildings (CIB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.9.1 Verankern von Facility Management Belangen im Bauen . . . 4.9.2 Methode Digitales Bauen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.9.3 Methode RX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10 Immobilien- und Dienstleistungscontrolling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10.1 Mit Benchmarking zu Führungskennzahlen . . . . . . . . . . . . . . 4.10.2 CREIS-Kennzahlensystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10.3 Benchmarking. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10.4 Benchmarking Arten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10.5 Vorgehensweise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10.6 Voraussetzungen in Unternehmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10.7 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.11 mySAP ERP und Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.11.1 Modellierung von Gebäuden und Bauwerken im mySAP ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.11.2 FM-Kernprozesse im R/3 -System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.11.3 Workflow- und Dokumentenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . 4.11.4 System übergreifende Geschäftsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.11.5 Enterprise Service Architektur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

329 331 332 335 337 338 339 339 342 354 364 364 367 369 371 373 375 378 378

Anhang ...................................................... Marktübersicht CAFM-Systeme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Abbildungsverzeichnis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Abkürzungsverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Literaturverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sachverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mitautorenverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

403 403 495 501 505 517 529

382 387 392 394 396

1

Grundlagen

Kapitel 1

• • • • • • •

Grundlagen Orientierung Interpretationen Ganzheitlichkeit Lebenszyklus Transparenz Entwicklung Nutzenpotentiale

Theorie

Kapitel 2

Kapitel 3

Computerunterstützung • CAFM • Zusammenhang FM und CAFM • IT-Funktionen im FM • CAFM-Anwendungsbereiche • Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld • CAFM-Systemansätze • Anforderungen an CAFM-Systeme • Marktübersicht CAFMSysteme • Vorstellung einiger CAFM-Systeme • CAFM mit ERP-Systemen • Kosten und Nutzen • CAFM-Einführung • Datenakquisition

Systemeinführung • Einführungskonzept • Motivation und Ausgangslage • Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme • Konzept für das CAFM • Installation, Einrichtung und Schulung • Datenaufnahme und Dateneingabe • Anwendungen des Systems • Ausweitung des Systems

Marktübersicht

Erfahrungsbericht

Kapitel 4 Anwendungsbeispiele Gebäudemanagement Umweltmanagement Fabrikplanung Instandhaltung Kabel- und Netzwerkmanagement • Abfallmanagement • Arbeitsschutz • Energiemanagement • Computer Integrated Buildings • Immobilien- und Dienstleistungscontrolling • mySAP ERP und FM • • • • •

Praxis

1.1 Orientierung Im Umfeld von Facility Management stößt man auf zahlreiche Definitionen und Auslegungen dieses Begriffs, die sich inhaltlich teilweise voneinander unterscheiden. Zunächst sollen vier bekannte Definitionen als Ausgangspunkt der weiteren Überlegung dienen: 1. Facility Management ist die Praxis, den physischen Arbeitsplatz mit den Menschen und mit der Arbeit der Organisation zu koordinieren. Facility Management integriert dabei die Grundlagen der wirtschaftlichen Betriebsführung, der Architektur und der Verhaltens-

Bekannte Definitionen

2

1 Grundlagen

und Ingenieurwissenschaften (Amerikanische Definition, United States Library of Congress, 1988). 2. Facility Management ist der ganzheitliche strategische Rahmen für koordinierte Programme, um Gebäude, ihre Systeme und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die wechselnden organisatorischen Bedürfnisse anzupassen (Euro-FM Definition, Glasgow 1990). 3. Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört (GEFMA Definition Richtlinie 100, Bonn 1996). 4. Facility Management ist die Gesamtheit aller Leistungen zur optimalen Nutzung der betrieblichen Infrastruktur auf der Grundlage einer ganzheitlichen Strategie (VDMA Definition Einheitsblatt 24196, Berlin 1996). Facility Management ist ein inflationär gebrauchter Begriff

Facility Management ist, obwohl erst seit kurzem in der deutschen Sprache vertreten, fast schon ein inflationär gebrauchter Begriff (Neumann, 1994), unter dem jeder etwas anderes versteht. Deshalb ist eine genauere Analyse erforderlich, um sowohl das Einsatzgebiet bzw. die eigentliche Funktion als auch die länder- bzw. konti-

Facility Management

ist ein strategisches Konzept zur Bewirtschaftung, Verwaltung und Organisation aller Sachressourcen innerhalb eines Unternehmens Transparenz Lifecycle Ganzheitlichkeit Information

FM Zeit

Abb. 1-1. Die drei Säulen des Facility Management

1.1 Orientierung

3

nentspezifischen Unterschiede des Facility Management berücksichtigen zu können. Für die weiteren Überlegungen ist eine allgemeingültige und dennoch leicht verständliche Begriffsformulierung nützlich. Facility Management ist ein Managementkonzept, das sich auf drei Säulen stützt (Abb. 1-1). Unter permanenter Berücksichtigung der drei Säulen „Ganzheitlichkeit, Transparenz und Lebenszyklus“ ergibt sich folgende Definition für Facility Management: Facility Management ist ein strategisches Konzept zur Bewirtschaftung, Verwaltung und Organisation aller Sachressourcen innerhalb eines Unternehmens. Unter Sachressourcen (Facilities) werden alle Grundstücke, Gebäude, Räume, Infrastrukturen, Anlagen, Maschinen und Versorgungseinrichtungen innerhalb eines Unternehmens verstanden. Diese Objekte werden von Juristen als dingliche Sache, von Wirtschaftswissenschaftlern als Betriebsmittel und von Buchhaltern als Sachanlagen bezeichnet. Dabei werden vor allem die Büro-, Gewerbe und Industrieimmobilien, sowie die Sonderimmobilien betrachtet. Facility Management kann nicht isoliert von den drei Säulen betrachtet werden. Im folgenden werden die einzelnen Säulen untersucht. Der erste wesentliche Aspekt des Facility Management ist die ganzheitliche Betrachtungsweise der Sachressourcen. Stellten bisher die einzelnen Fachabteilungen eines Unternehmens die für sie relevanten Fragen und hielten die dazu erforderlichen Informationen im eigenen Verantwortungsbereich vor, so charakterisiert Facility Management eine Betrachtungsweise über diese Verantwortungsbereichsgrenzen hinaus. Im Mittelpunkt steht dabei die Sachressource, die von den einzelnen Abteilungen aus verschiedenen Blickwinkeln gesehen wird. Eine isolierte Sichtweise wird somit vermieden. Das sprichwörtliche „über den Tellerrand schauen“ wird in bezug auf diese Sachressourcen praktiziert. Die betrachteten Bereiche sind in Abb. 1-2 dargestellt. Hierbei werden sowohl technische als auch kaufmännische Aufgaben berücksichtigt. Facility Management vereint viele klassische Bewirtschaf-

Definition für Facility Management

Die drei Säulen des Facility Management Ganzheitlichkeit

Technische und kaufmännische Aufgaben

4

Investor, Betreiber und Nutzer

1 Grundlagen

tungsaufgaben und schafft so eine ganzheitliche Betreuung der Sachressourcen. Es ist zu erkennen, dass sowohl eine technische als auch eine kaufmännische Richtung vorhanden ist. Aber erst die gemeinsame Sichtweise ist der entscheidende Schritt zum Facility Management. Ein weiterer Integrationsaspekt ergibt sich aus der Beziehung zwischen Eigentümer, Betreiber und Nutzer. Alle drei Parteien haben unterschiedliche Sichtweisen und Erwartungen an die Facilities. Der Eigentümer (Investor) betrachtet eine Immobilie als Investitionsobjekt und richtet somit den Fokus auf die zu erwartende Rendite. Der Betreiber hat die Aufgabe, seine Dienstleistungen (Services) bei höchstmöglicher Qualität zu marktfähigen Preisen anzubieten. Der Nutzer erwartet eine optimale Unterstützung seiner Kernprozesse unter den Aspekten hoher Flexibilität, gutem Service, kontinuierlicher Qualität und geringer Kosten. Dabei ist es für den Nutzer nicht entscheidend, ob es sich um angemietete oder um eigen genutzte Flächen handelt.

Technische GebŠude AusrŸstung

GebŠudemanagement

FlŠchenmanagement

Sicherheitsmanagement

Immobilienmanagement

Facility Management

Produktionsmittel Umweltmanagement

Controlling

Kommunikation / IT

Energiemanagement technisch

Abb. 1-2. Bereiche des Facility Management

Instandhaltung

... betriebswirtschaftlich

1.1 Orientierung

5

Der den gesamten Lebenszyklus (Lifecycle) umspannende Ansatz stellt die zweite Säule im Facility Management dar. Facility Management betrachtet jede einzelne Lebensphase der Sachressourcen, z. B. wird ein Gebäude von der ersten Konzeption, über die Planung, die Erstellung und die Nutzungsphase, bis hin zum Abriss durch Facility Management begleitet und geleitet. Die Nutzungsphase bildet den Schwerpunkt des Lebenszyklus, da sie am längsten dauert und die höchsten Kosten verursacht. Wobei die Beeinflussung der Lebenszykluskosten während der Konzeptions- und Planungsphase am größten ist. Bei einer durchschnittlichen Lebensdauer der Gebäude von 50 Jahren entfallen auf die Nutzungsphase ca. 45 Jahre. Die Bewirtschaftungskosten über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie liegen bei ca. 80 % der Gesamtkosten. Der restliche Anteil entfällt auf die Planungs- und Erstellungs- sowie die Entsorgungskosten (Abb. 1-3). Dabei hat die flexible Anpassung des Gebäudes an die sich permanent verändernden Funktionsansprüche der Nutzer einen herausragenden Stellenwert. Die Erwartungen an das Gebäude verändern sich sowohl von einer Lebenszyklusphase zur anderen, als auch während der Nutzungsphase. Daher wechselt auch die Verantwor-



 

 



 




 




   


Abb. 1-3. Lebenszyklus von Immobilien

Lebenszyklus

Bewirtschaftungskosten

Flexibilität

6

Transparenz

Data Warehouse

1 Grundlagen

tung für das Gebäude im Laufe des Lebenszyklus, nämlich vom Facility Manager zum Architekten und wieder zurück. Die dritte Säule des Facility Management ist die Transparenz innerhalb einer Unternehmung. Das Ziel ist ein gläsernes, transparentes Unternehmen, in dem alle Informationen über die Sachressourcen und deren Bewirtschaftung, Organisation und Verwaltung zur Verfügung stehen. Die Informationen sind immer aktuell und jederzeit abrufbar. Informationsdefizite sind nicht länger der Grund für falsche oder verzögerte Entscheidungen. Die Informationsbereitstellungszeiten werden verkürzt. Hier werden Parallelen zum Data Warehousing deutlich. Wie der Stand der Information, z. B. für ein Gebäude mit und ohne Facility Management aussieht, wird in Abb. 1-4 gezeigt. Die Abbildung zeigt drei Zustände von Informationen über ein Gebäude. Die hintere Kurve zeigt den fiktiven Idealzustand: nach Fertigstellung eines Gebäudes bleibt der Wissensstand erhalten. Die vordere Kurve verweist auf den Zustand, der heute in den meisten Unternehmen vorherrscht: ebenso rasch wie die In-

Stand der Informationen Information

Idealzustand

mit Facility Management

ohne Facility Management Übergabe an Nutzer

Zeit

Abb. 1-4. Stand der Informationen (Transparenz)

1.1 Orientierung

7

formationen im Zuge des Baufortschritts wachsen, nehmen sie nach der Übergabe an den Nutzer wieder ab. Während des normalen Betriebes fällt der Informationsverlust den Nutzern nur selten auf. Bei bevorstehenden Nutzungsänderungen durch veränderte Umweltanforderungen werden Planungen zwingend. Die benötigten Informationen über den aktuellen Ist-Zustand werden erneut gesammelt. Diese Ist-Analyse ist bei allen Planungsabläufen eine zeit- und kostenaufwendige Phase. Weil es keine fachübergreifende Abteilung gibt, werden alle am Projekt beteiligten Bereiche mit der Informationssuche beauftragt, um den Planungsablauf zu beschleunigen. Die Resultate müssen dann wieder verglichen und abgestimmt werden. Dies kostet zusätzliche Zeit. Die gesamte Informationsbeschaffung verzögert die Planungen unnötig. Durch Einsatz von Facility Management ist es möglich, den Informationsverlust zu stoppen. Die mittlere Kurve stellt dar, dass durch Facility Management aktuelle und korrekte Daten zur Verfügung stehen, die zur strategischen Langzeitplanung unverzichtbar sind. Aufgrund der Komplexität der Sachressourcen, der großen Zeitspanne des Lebenszyklus und der Bedeutung der Kostenpotentiale wird deutlich, dass die vielfältigen Aufgaben innerhalb des Facility Management sehr differenziert sind. Eine Unterscheidung in operatives und strategisches Facility Management erscheint sinnvoll. „Das operative Facility Management beinhaltet die operative Umsetzung aller Aktivitäten, die auch bisher bei der Gebäudebewirtschaftung erforderlich waren. Das strategische Facility Management beschäftigt sich dagegen mit den Managementaufgaben.“ (Braun, 1999) Im angloamerikanischen Raum findet sich darüber hinaus in verstärktem Maße eine mittlere Managementebene im Facility Management, das sog. taktische Facility Management (Abb. 1-5). Die Strategien und Aktivitäten für das Facility Management werden in Abhängigkeit von den Unternehmenszielen ausgearbeitet. Innerhalb dieser Rahmenbedingungen erbringen die ausführenden Ebenen, also das operative Facility Management, die eigentlichen Leistungen. Für die Leistungserbringung ist es dabei unwesentlich, ob das operative Facility Management in wesentlichen

Operatives und strategisches Facility Management

Abhängigkeit von Unternehmenszielen

8

1 Grundlagen

Unternehmensziele

strategisches Facility Management

taktisches Facility Management

operatives Facility Management

Facility Manager Mittleres Management Leistungserbringung AusfŸhrungsstellen

Abb. 1-5. Anwenderschichten im FM

Outsourcing

Einsparpotentiale

Leistungen innerhalb des Gebäudemanagements von internen Mitarbeitern oder von externen Unternehmen, sog. FM-Dienstleistern, erbracht wird. Das Outsourcing (Auslagern) von Dienstleistungen ist nur ein Instrument für das Facility Management und variiert je nach Unternehmen. Das mittlere/taktische Management beschäftigt sich je nach Ausprägung mit Planungs- und Controllingaufgaben. Die Komplexität des Konzeptes zur Bewirtschaftung aller Sachressourcen in Kombination mit den drei Säulen wird deutlich. In den Abschn. 1.3, 1.4 und 1.5 werden die Begriffe und Zusammenhänge von Ganzheitlichkeit, Lebenszyklus und Transparenz erläutert. Dieses neue Managementkonzept verhilft Unternehmen zur Nutzung weiterer Einsparungspotentiale. Nach der Optimierung der Produktion (Lean Production), der Straffung der Führungsebenen (Lean Management) werden nun die Sachressourcen wie Gebäude, Liegenschaften, Infrastruktur und Anlagen optimiert. So werden bisher unberücksichtigte Potentiale innerhalb der Unternehmen freigesetzt. Die Nutzen- und Rationalisierungspotentiale durch Facility Management werden unterschiedlich beurteilt (vgl. Abschn. 1.7). Gehen einige Beobachter von Rationalisierungspotentialen von ca. 30 % aus, so stellt sich die Praxis wesentlich differenzierter dar. Eine pauschale Aussage zu den Einsparpotentialen ist aufgrund verschiedener Interpretationen von Fa-

1.2 Interpretationen

9

cility Management und wegen der unterschiedlichen Ausgangssituationen in den Betrieben nicht möglich. Facility Management wird in jedem Unternehmen sehr individuell gestaltet. Im Einzelnen wird ein Zuwachs an Nutzen und Einsparungen realisiert durch die Professionalisierung der Gebäude- und Anlagenbewirtschaftung mit Hilfe neuer Managementmethoden, wie Business Prozess Reengineering, Benchmarking und Outsourcing, durch den Einsatz neuer Entwicklungen in der Gebäudetechnik und in der Informations- und Kommunikationstechnik sowie durch erhöhtes Kostenbewusstsein und eine qualitative Dienstleistungsorientierung.

Professionalisierung der Gebäude- und Anlagenbewirtschaftung

1.2 Interpretationen Innerhalb der Komplexität des Begriffs Facility Management lassen sich verschiedene Interpretationsrichtungen erkennen, die sich als eigenständige Bereiche oder Ansätze im Facility Management etabliert haben. Es lassen sich vier Richtungen unterscheiden, wobei Facility Management von einem jeweils anderen Standpunkt aus interpretiert und verstanden wird. Die Interpretationen stellen nur eine mögliche Sichtweise dar, auch andere Einteilungen wären denkbar. Da die Begriffe nicht eindeutig abgrenzbar sind, kommt es in der Praxis zu Überschneidungen und Überlagerungen dieser Auslegungen. Die Interpretationsrichtungen sind zum einen die Architektur mit einer sehr lebenszyklusorientierten Sichtweise, zum anderen das Gebäudemanagement mit der Konzentration auf die operative Leistungserbringung während der Nutzungsphase, außerdem das Immobilienmanagement als eine Führungskonzeption für den Immobilienbereich und zuletzt das Industrial Facility Management, welches eine Kombination mit der Fabrikplanung darstellt (Abb. 1-6). Eine weitere Unterscheidungsebene ergibt sich aus der Sichtweise der FM-Prozesse. Die sogenannten Corporates sind Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, die sich im Kerngeschäft mit der Schaffung von Produkten und Dienstleistungen im Rahmen des Unternehmenszwecks beschäftigen (Pierschke, 1998). Das Fa-

Interpretationsrichtungen haben sich als eigenständige Bereiche oder Ansätze etabliert

Begriffe nicht eindeutig abgrenzbar

Corporates: FM als Sekundär-Prozesse

10

1 Grundlagen

Facility Management Corporates (FM als Sekundär-Prozess)

Architektur

Gebäudemanagement

Immobilienmanagement

Industrial Facility Management

Professionals (FM als Primär-Prozess)

Abb. 1-6. Interpretationsrichtungen und Zielgruppen im Facility Management

Professionals: FM als Kerngeschäft

Öffentlicher Sektor

cility Management steht nicht im Mittelpunkt der unternehmerischen Aktivität. Dort wird Facility Management als Sekundär-Prozess zur eigentlichen Leistungserbringung angesehen. Die Mehrzahl der Unternehmen betrachten FM als Corporates. Wenn Facility Management der eigentliche Geschäftszweck einer Unternehmung ist, dann spricht man von Professionals, also Unternehmen die FM als ihren Primär-Prozess betreiben. Hierzu zählen z. B. aus dem Bereich Gebäudemanagement die FM-Dienstleister oder die klassischen Immobilienunternehmen (property-companies) aus den Bereichen Gewerbeimmobilien oder der Wohnungswirtschaft. Eine weitere Differenzierung findet man im Bereich der öffentlichen Hand. Dort wird das Immobilienmanagement für den öffentlichen Sektor (Bund, Länder und Kommunen) als Public Real Estate Management (PREM) bezeichnet.

1.2.1 Facility Management und Architektur Zusammenhängende Planungsverantwortung

Die Architektur versteht unter Facility Management die zusammenhängende Planungsverantwortung über den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerkes. Dabei wechseln sich der Architekt und der Facility Manager in den einzelnen Lebensphasen mit der Hauptverantwortung ab. Der Architekt trifft durch den Entwurf eines Gebäudes Entscheidungen über die Verwendung von Ressourcen, die von ihrer Tragweite her mit denen vergleichbar

1.2 Interpretationen

11

Lebensphasen eines GebŠudes Konzeption

Planung

Bau

Nutzung

Verwertung

Architekt Facility Manager

Hauptverantwortlich

UnterstŸtzend

Begleitend

Abb. 1-7. Verantwortung für ein Gebäude in den einzelnen Lebensphasen

sind, die im Topmanagement eines Unternehmens getroffen werden (Abb. 1-7). Facility Management ist eine Art des „neuen Selbstverständnisses der Architekten, das sich in Reaktion auf soziale Veränderungen, wirtschaftliche Anforderungen und technische Möglichkeiten herauszubilden beginnt.“ (Hofmann, 1993). Die Architektur beEinflusst durch ihre gestalterischen Maßnahmen zu Beginn des Lebenszyklus die spätere Nutzung maßgeblich. Die FM-orientierte Gebäudeplanung versucht, die Verringerung der Lebenszykluskosten anstelle der traditionellen Forderung nach niedrigen Erstellungskosten genauso in den Vordergrund zu stellen, wie die Flexibilität bezüglich der Nutzungsänderungen während des Lebenszyklus. Schon zu Beginn des architektonischen Prozesses werden die Betreiberinteressen mit ihren Bewirtschaftungskonzepten und die Nutzerinteressen mit ihren Anforderungen bezüglich der späteren Arbeitsweise und der flexiblen Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigt. Aus der Bauphase heraus hat sich die FM-orientierte Dokumentation entwickelt, die, abweichend von der traditionellen Baudokumentation, für die spätere Bewirtschaftung geeignet ist und als eine wesentliche Voraussetzung zum Erreichen der FM-Ziele angesehen wird.

FM-orientierte Gebäudeplanung

FM-orientierte Dokumentation

12

1 Grundlagen

Fachleute schätzen, dass nur 10 % der Baudokumentation für die FM-orientierte Dokumentation relevant sind.

1.2.2 Facility Management und Gebäudemanagement Gebäudemanagement ist auf die Nutzungsphase beschränkt

Definition Gebäudemanagement

TGM, IGM, KGM

Unter Gebäudemanagement versteht man sämtliche Leistungen, die zum Unterhalt von Gebäuden erforderlich sind. Das Gebäudemanagement beschränkt sich auf die Nutzungsphase und konzentriert sich auf die Verwaltung und Bewirtschaftung von bestehenden Gebäuden. Der Begriff Gebäudemanagement umschreibt die gesamten Koordinierungsaufgaben, die notwendig sind, um ein effektives Nutzen von Gebäuden zu gewährleisten. Die operativen Leistungen stehen dabei im Vordergrund. Von allen Interpretationsrichtungen im FM ist das Gebäudemanagement am eindeutigsten beschrieben. Die Definition von Gebäudemanagement (GM) lautet: Die Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden einschließlich der baulichen und technischen Anlagen auf der Grundlage ganzheitlicher Strategien. Dazu gehören auch die infrastrukturellen und kaufmännischen Leistungen. Gebäudemanagement zielt auf die strategische Konzeption, Organisation und Kontrolle, hin zu einer integralen Ausrichtung der traditionell additiv erbrachten einzelnen Leistungen (DIN 32736 Gebäudemanagement, 2000). Das Gebäudemanagement wird in die drei Bereiche Technisches Gebäudemanagement (TGM), Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM) und Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM) eingeteilt. Das Flächenmanagement (FLM) wird als unterstützender Leistungsbereich gesehen. Dabei umfasst das Gebäudemanagement alle Leistungsbereiche, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen und technischen Anlagen eines Gebäudes erforderlich sind, die geschäftsunterstützenden Dienstleistungen, welche die Nutzung von Gebäuden verbessern, die anfallenden kaufmännischen Aufgaben und

1.2 Interpretationen

13

Gebäudemanagement DIN 32736

Infrastrukturelles GM

Technisches GM •Betreiben •Dokumentieren •Energiemanagement •Informationsmanagement •Modernisieren •Sanieren •Umbauen •Verfolgen der technischen Gewährleistung

•Verpflegungsdienste •DV-Dienstleistungen •Gärtnerdienste •Hausmeisterdienste •Interne Postdienste •Parkraumbetreiberdienste •Reinigungs- u. Pflegedienste •Sicherheitsdienste •Umzugsdienste •Waren- u. Logistikdienste •Winterdienste •Zentrale Telekommunikations dienste •Entsorgen •Versorgen

Kaufmännisches GM •Beschaffungsmanagement •Kostenplanung u.-kontrolle •Objektbuchhaltung •Vertragsmanagement

Flächenmanagement •Nutzerorientiertes Flächenmanagement •Anlagenorientiertes Flächenmanagement •Immobilienorientiertes Flächenmanagement •Serviceorientiertes Flächenmanagement •Dokumentation und Einsatz informationstechnischer Systeme im Flächenmanagement

Abb. 1-8. Gebäudemanagement nach DIN 32736

die Verwaltung der verfügbaren Flächen im Hinblick auf ihre Nutzung und Verwertung (Abb. 1-8). Die DIN 32736 (Stand August 2000) basiert auf dem VDMA-Einheitsblatt 24196 vom August 1996, das u. a. um den Bereich des Flächenmanagement ergänzt worden ist. Oft wird die Einteilung in kaufmännische, technische und infrastrukturelle Teile auch für Facility Management benutzt und der Begriff Gebäudemanagement wird durch Facility Management ersetzt. Diese Beschreibung wird der Bedeutung des Facility Management jedoch nicht gerecht und ist daher falsch. Es bestehen zwei grundsätzliche Unterschiede zwischen Facility Management und Gebäudemanagement. Zum einen werden beim Gebäudemanagement alle Sachressourcen außer dem Gebäude selbst ausgeschlossen, zum anderen wird von allen Lebensphasen des Gebäudes ausschließlich die Nutzungsphase berücksichtigt. Gebäudemanagement ist daher lediglich ein Teilbereich von Facility Management.

DIN 32 736

Unterschied Facility Management – Gebäudemanagement

14

1 Grundlagen

1.2.3 Facility Management Immobilienmanagement CREM

Non-property-companies

Immobilienmanagement

Immobilien als Kapitalanlage

Das Corporate Real Estate Management (CREM) ist ein Führungskonzept für den Immobilienbereich in Unternehmen. Dabei wird „unter dem Begriff Corporate Real Estate Management das aktive, ergebnisorientierte, strategische wie operative Management betriebsnotwendiger und nicht betriebsnotwendiger Immobilien verstanden“ (Schulte, 1998). In Abgrenzung zum Immobilienmanagement wird das CREM in sog. „non-property-companies“ angewendet. Dies sind Industrie-, Handel- und Dienstleistungsunternehmen, die über einen umfangreichen Grundbesitz verfügen, sich jedoch in ihrem Kerngeschäft nicht mit Immobilien beschäftigen. Im Unterschied dazu stehen die klassischen Immobilienunternehmen, die sog. „property-companies“. Ziel des CREM ist es, eine möglichst hohe Rendite aus den unternehmenseigenen Immobilien zu erwirtschaften, um so die Rentabilität des eigenen Unternehmens zu steigern (May, S. 12). Somit leistet das betriebliche Immobilienmanagement einen direkten Beitrag zum Unternehmenserfolg. Das CREM hat sich aus der traditionellen Liegenschaftsverwaltung entwickelt und wird nun der Bedeutung der Immobilien als strategische Ressource des Unternehmens gerecht. Die Funktionen des klassischen Immobilienmanagements sind die Analyse, die Bewertung, die Finanzierung, die Investition und das Marketing der Immobilien. Der Schwerpunkt des CREM liegt in der zielorientierten Analyse, Planung, Organisation und Kontrolle der immobilienbezogenen Unternehmensaktivitäten. Werden Immobilien aus Sicht des CREM eher als Kapitalanlage angesehen, so definiert Facility Management sie eher als Betriebsmittel.

1.2.4 Facility Management und Industrial Facility Management Die Komplexität und die gewaltige Menge der Informationen, die verarbeitet werden müssen, machen eine weitere Abgrenzung des Begriffes Facility Management

1.2 Interpretationen

15

in Zukunft nötig. Aus der Erweiterung von Facility Management um einzelne Komponenten der Fabrikplanung entsteht der Begriff des Industrial Facility Management (IFM), wobei das Gebäude als Hülle für die eigentliche Leistungserstellung betrachtet wird. Bezüglich der Aufgaben und des Datenhandlings weist Facility Management in einem Industriebetrieb und in einem Dienstleistungs- oder Verwaltungsbetrieb große Unterschiede auf. Das liegt sowohl an dem Umfang als auch an der Detaillierung der Informationen. Die jeweilige Gestaltung des Facility Management muss sich dabei an die Bedürfnisse und Vorgaben des Unternehmens anpassen. Im Jahre 1996 ist der Begriff Industrial Facility Management in Deutschland geprägt worden (Kuhn, 1996). „Aufgrund immer kürzerer Innovations- und Produktzyklen sowie der Fertigung von geringen Losgrößen bei hoher Variantenvielfalt veralten die Produktionsstätten (industrielle Sachanlagen) immer schneller“ (Kuhn, 1997). Das Ziel der Fabrikbetreiber muss daher sein, die Wirtschaftlichkeit zur erhöhen, die Nutzung zu optimieren und den Einsatz der Ressourcen zu minimieren. Die Ziele und Aufgaben sind identisch mit denen des Facility Management. Bei Planungsaufgaben für Anpassungen an die sich verändernde Marktsituation werden sämtliche Informationen zu Gebäuden und Anlagen benötigt. Hieraus ergibt sich die Notwendigkeit mit den Informationen zu Maschinen und Anlagen genauso zu verfahren, wie mit den Informationen zu Gebäuden. Für eine einzelne Produktionsmaschine sind oft ähnlich komplexe Daten zu verwalten, wie für ein gesamtes Gebäude. Als FM-orientierte Aufgaben der Fabrikplanung werden eine gute Flächen- und Raumnutzung sowie eine hohe Flexibilisierung der Bauten, Anlagen und Einrichtungen angesehen. Im Unterschied zu anderen Begriffsbildungen im Umfeld von Facility Management handelt es sich um eine echte Funktionserweiterung, wobei die Funktionen von Facility Management nicht eingeschränkt oder vernachlässigt werden.

Fabrikplanung

Prägung des Begriffs in Deutschland

Funktionserweiterung

16

1 Grundlagen

1.3 Ganzheitlichkeit Sachressourcen im Mittelpunkt

Ein wesentlicher Aspekt des Facility Management ist die ganzheitliche Betrachtungsweise der Sachressourcen. Stellten bisher die einzelnen Fachabteilungen eines Unternehmens die für sie relevanten Fragen und hielten die dazu erforderlichen Informationen im eigenen Verantwortungsbereich vor, so charakterisiert Facility Management eine Betrachtungsweise über die Verantwortungsbereichsgrenzen hinaus. Im Mittelpunkt steht die Sachressource, die von den einzelnen Abteilungen aus verschiedenen Blickwinkeln gesehen wird (Abb. 1-9). Beispielsweise verwaltet die Anlagenbuchhaltung die Abschreibungsgrößen, Wiederbeschaffungswert und Anschaffungsdatum zu einer Inventarnummer. Zu der gleichen Inventarnummer werden z. B. von der Abteilung für Umweltschutz Emissionen und Abfallkataster

Bau

Management

-FlŠchenbelastung -Maschinenhšhe

-Wirtschaftlichkeit -Nutzen

Produktion -Leistung -KapazitŠt

Fabrikplanung -FlŠchenbedarf -Personalbedarf

Controlling

-Betriebskosten -Abschreibung

Logistik

Instandhaltung

-Materialversorgung -Materialentsorgung

-Abnutzung -Inspektionszyklus

Arbeitssicherheit

Infrastruktur

-GefŠhrdungspotential -SicherheitsdatenblŠtter

-MedienverbrŠuche -EnergieverbrŠuche

Maschinenlieferant -Ersatzteile -Lebensdauer

Abb. 1-9. Informationsbedarf aus der Sicht von Abteilungen

Umweltschutz -Emissionen -Entsorgung

1.3 Ganzheitlichkeit

17

Datenmodell Objekte

WAS wird bewirtschaftet?

Abteilungen

WER bewirtschaftet?

Daten Informationen

Prozesse

WIE wird bewirtschaftet?

Abb. 1-10. Kernelement eines Facility-Management-Datenmodells

oder von der Instandhaltungsabteilung Instandhaltungsmaßnahmen, Ersatzteile usw. verwaltet. Facility Management vereinigt alle Betrachtungsweisen der verschiedenen Fachabteilungen in einem umfassenden und beschreibenden Datenmodell. Jeder Verantwortungsbereich greift auf dieses Datenmodell je nach Aufgabenstellung lesend oder schreibend zu (Abb. 1-10). Die Objekte bilden die kleinsten Bausteine der Sachressourcen. Sie liefern die Antwort auf die Frage „Was wird bewirtschaftet?“ Darüber hinaus bilden die Abteilungen mit ihrer Aufbaustruktur in einem Unternehmen ein wesentliches Element des Facility Management. Die Aufbaustruktur mit den zugehörigen Verantwortlichkeiten beantwortet die Frage nach dem „Wer bewirtschaftet?“ Die einzelnen Abläufe der Bewirtschaftung werden in Facility-Management-Prozessen beschrieben und definieren das „Wie wird bewirtschaftet?“ Sie machen das Wesentliche der Organisation des Facility Management aus. Als weitere Elemente sind noch die Informationen zu nennen, die entlang der Prozesse zu den Objekten durch die Abteilungen erfasst, ergänzt oder verändert werden.

Datenmodell als Basis

18

Klassen Materielle Objekte

Immaterielle Objekte

1 Grundlagen

• • • • • • •

Beispiel Maschinen Büroausstattung Infrastrukturelle Netze Dokumente Flächen Dienstleistungen Orte mit Eigenschaften

Abb. 1-11. Objektklassen

Sie bilden die eigentliche Grundlage für Entscheidungen im Facility Management.

1.3.1 Objekte

Materielle und immaterielle Objekte

Ganzheitlichkeit aller Sachressourcen

Die Objekte beschreiben in ihrer Gesamtheit den strukturellen Aufbau aller Sachressourcen. Dabei sind unter Objekten nicht nur körperliche Dinge zu verstehen, sondern auch immaterielle (Abb. 1-11). Man unterscheidet daher zwischen verschiedenen Objektklassen. Materielle Objekte sind z. B. Maschinen, Anlagen, Büroinventar oder Ausrüstungsgegenstände. Diese Objekte können auf die unterschiedlichste Weise strukturiert sein. Auch Dokumente, die Informationen zu den Sachressourcen enthalten, zählt man zu den materiellen Objekten, da sie heute noch meist als körperliches Objekt, z. B. in Form von Telefonbüchern oder Rauminvertarlisten, im Unternehmen vorliegen. Zu den immateriellen Objekten gehören z. B. Flächen von Gebäuden oder infrastrukturelle Netze. Des weiteren zählt man Leistungen, die mit den Sachressourcen verknüpft sind, wie Reinigungsdienstleistungen, und Orte mit gewissen Eigenschaften zu den immateriellen Objekten, z. B. Kataster. Ziel des Facility Management ist die Einbindung aller Sachressourcen in die Bewirtschaftung. Zunächst kann man also von einer Ganzheitlichkeit aller Sachressourcen, abgebildet durch die Objekte in verschiedenen Objektklassen und -strukturen, sprechen.

1.3 Ganzheitlichkeit

19

1.3.2 Abteilungen Stellt man bei jedem Objekt die Frage nach der unternehmensinternen Zuständigkeit, wird die Komplexität der Bewirtschaftung auf einen Blick deutlich. Exemplarisch seien einige Zuständigkeiten genannt: – Anlagenbuchhaltung – Arbeitssicherheit – Bautechnik – Brandschutz – Controlling – Einrichtungsplanung – Entsorgung – Fabrikplanung – Haustechnik/Versorgung – Instandhaltung – Notfallwarte – Objektverwaltung – Rechtsabteilung – Werksfeuerwehr – … Da jedoch auch außerhalb des Unternehmens durch gesetzliche Vorgaben oder durch die Einbindung von externen Dienstleistern Verantwortlichkeiten und Informationsbedarfe entstehen, muss der Blick über die Unternehmensgrenze hinaus erweitert werden. Man spricht daher von internen und externen Abteilungen, die im Sinne einer ganzheitlichen Betrachtungsweise an der Bewirtschaftung der Sachressourcen beteiligt sind. Bei den externen Abteilungen lässt sich noch eine weitere Unterteilung in Behörden und externe Dienstleister durchführen. Abbildung 1-12 zeigt exemplarisch die Vielfalt der Beteiligten. Dabei ist anzumerken, dass unter Berücksichtigung des Zeitaspektes keine eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu den Objekten durchgeführt werden kann. So ist z. B. der Architekt primär bei der Planung und Erstellung von Gebäuden beteiligt, löst sich jedoch in der Regel für die Nutzungszeit aus dem BewirtschaftungsProzess heraus.

Interne und externe Abteilungen

Ganzheitlichkeit aller Verantwortungsträger

Verantwortung entlang des Lebenszyklus

20

1 Grundlagen

h

Be

n

Architekten Planer

e šrd

...

Facility Manager

Fabrikplanung

...

Controlling

Instandhaltung

Anlagenverwaltung Haustechnik

FlŠchenmanagement

Abb. 1-12. Vielfalt der beteiligten Abteilungen

1.3.3 Prozesse

Prozesse aus Sicht der Objekte

Prozesse aus Sicht der Mitarbeiter

Waren bisher die Abteilungen in Unternehmen meist nach funktionalen Gesichtspunkten gestaltet, so ist heute ein Trend hin zu Prozessorientierten Organisationsformen erkennbar. Prozesse bilden auch ein Kernelement des Facility Management. Es stellt sich einerseits die Frage, wer wann welche Informationsbedürfnisse an welchem Objekt hat und darauf basierend im Rahmen der Ressourcenbewirtschaftung Entscheidungen trifft oder Handlungen auslöst. Andererseits ist aber auch eine Betrachtung der Objekte über den gesamten Lebenszyklus interessant, um sich einen Überblick über die objektbezogenen Prozesse zu verschaffen. Daher sollen zunächst Prozesse aus der Sicht der Mitarbeiter unter dem Aspekt des Workflow beleuchtet werden. Da der Lebenszyklus der Sachressourcen ein Kernprozess im Facility Management ist, wird er aufgrund der

1.3 Ganzheitlichkeit

21

Breite dieses Themas anschließend in einem weiteren Abschnitt behandelt. Die meisten Teilprozesse im Facility Management laufen aus der Sicht der Mitarbeiter in folgenden Prozessschritten ab: – Informationen bereitstellen – Informationen bearbeiten – Ergebnisse interpretieren – Maßnahmen treffen – Bestandsveränderungen im Datenmodell aktualisieren Für die Bereitstellung von Informationen stehen geeignete CAFM-Systeme (s. Kap. 2) zur Verfügung. Die Bearbeitung der Informationen erfolgt durch den Mitarbeiter oder durch geeignete EDV-Unterstützung und liefert entsprechende Ergebnisse. Diese Ergebnisse werden interpretiert und in Form von Maßnahmen umgesetzt. Alle mit der Maßnahme verbundenen Veränderungen werden im Datenmodell aktualisiert. Damit Prozesse revisionssicher ablaufen, bedient man sich heute sogenannter Workflow-Verfahren. Dabei werden die einzelnen Teilprozesse, die meist in Form von Dienstanweisungen oder organisatorischen Vorschriften im Unternehmen beschrieben sind, in einem EDV-System hinterlegt und zur Steuerung der Abläufe benutzt. Durch die Beschreibung der Teilprozesse in einer Datenbank und durch hinterlegte Steuerungsobjekte können die Informationen und Aktivitäten in einem Rechnernetz von Abteilung zu Abteilung geleitet werden. Der Workflow-Ansatz kommt aus der Abwicklung betriebswirtschaftlicher Aufgaben und hat zur drastischen Reduzierung der Liegezeiten von Geschäftsvorfällen und -papieren geführt. Durch den Einsatz von Workflow-Systemen in der Bewirtschaftung werden einerseits die Liegezeiten reduziert, aber auch vor allen Dingen revisionssichere Abläufe erzeugt, die die Datenkonsistenz und Datenaktualität in CAFM-Systemen sicherstellen. Um die zahlreichen beteiligten Abteilungen in Facility-Management-Prozesse einzubinden und mit den geeigneten Informationen kurzfristig zu versorgen, bieten Workflow-Systeme effektive Lösungsansätze.

Prozessschritte der Sachressourcenbewirtschaftung

Workflow-Verfahren zur Steuerung von Informationen und Aktivitäten

Sichern der Datenkonsistenz und aktualität durch Workflow-Systeme

22

1 Grundlagen

1.4 Lebenszyklus Ganzheitlichkeit über den Lebenszyklus

Zusammenwachsen von Abteilungen und Funktionen

Neben einer ganzheitlichen Betrachtungsweise der Sachressourcen und der an der Bewirtschaftung beteiligten Abteilungen legt Facility Management einen weiteren Schwerpunkt auf die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus eines Unternehmens mit seinen Sachressourcen. Sind ganzheitliche Ansätze in der Planungsphase schon eher verbreitet, so steckt doch die ganzheitliche Bewirtschaftung von der Planung über die Realisierung bis zur Umnutzung und zum Rückbau noch in den Kinderschuhen. In der Praxis sind die Abteilungsgrenzen und Planungsphasen noch zu stark voneinander abgegrenzt. Der Datenaustausch und die Datenübergabe in weitere Phasen des Lebenszyklus finden nur in Einzelfällen statt (Abb. 1- 13). In der Konsequenz führt dies zu längerer Planungsdauer und wiederholter Datenerfassung. Idealvorstellung einer ganzheitlichen Betrachtung ist eine integrierte Grundlagenermittlung, Datenerfassung und Weiternutzung der Planungsergebnisse über den gesamten Lebenslauf aller Objekte. Vor diesem Hintergrund sollen zunächst die Randbedingungen für den Lebenszyklus und danach die einzelnen Phasen mit den daran beteiligten Abteilungen erläutert werden.

Produktentwicklung Betriebsmittelentwicklung Betrieb Umplanung †bergabe EntwicklungsDatenbank

†bergabe Betriebsmittelplanungs Datenbank

Abb. 1-13. Datenübernahme entlang des Lebenszyklus

†bergabe BetriebsDatenbank

UmplanungsDatenbank

1.4 Lebenszyklus

23

1.4.1 Veränderungsprozesse Unternehmen unterliegen heute mit ihren Sachressourcen einer permanenten Veränderung (Abb. 1-14). Dabei sind die Veränderungen im Unternehmen auf die verschiedensten Ursachen zurückzuführen. Um die Veränderungsprozesse und ihre Rahmenbedingungen besser verstehen zu können, werden hier einige Auslöser für Anpassungen genannt. Zunächst einmal lässt sich beobachten, dass sich viele Produkte bezüglich Funktionalität und Qualität noch kaum voneinander unterscheiden. Daher sind kurze Lieferzeiten oder die Befriedigung kundenspezifischer Anforderungen zu wichtigen Wettbewerbsfaktoren geworden. Diese erfordern jedoch eine permanente Verbesserung der Organisation, der Fertigungsanlagen und -layouts sowie der Fertigungsprozesse. Hieraus resultieren direkt Veränderungen bezüglich der Sachressourcen. Neue Maschinen werden angeschafft, Flächenbedarfe und Nutzungsarten verändern sich. Neue Technologien werden eingeführt und verändern ganze Standorte. Des weiteren fordert der Markt immer wieder neue Produkte. Neue Bedürfnisse entstehen und wollen be-

Auslöser von Veränderungsprozessen

Impulse vom Markt

12 10

10

in Jahren

8 6

5

4 2

2

0.66 0

Banken, VerwaltungsgebŠude

Tankstellen, RaststŠtten

Abb. 1-14. Veränderungszyklen (Bertzky, 1995)

Industrie, ProduktionsstŠtten

Art der GebŠude

Elektronik, Produktion

24

Wachsendes Umweltbewusstsein

Vorgaben durch Gesetzgeber

Optimierung der Produktion

Standortverlagerung

1 Grundlagen

friedigt werden. Das führt zu Produktneuentwicklungen, die wiederum neue oder veränderte Sachressourcen erfordern. Dies kann zum Aufbau völlig neuer Fertigungsstandorte oder Dienstleistungszentren führen und hat damit direkt Veränderungen bei den Sachressourcen des Unternehmens zur Folge. Neben den Veränderungszwängen durch den Markt findet man noch weitere Auslöser von Veränderungsprozessen. Ein Faktor ist das gesteigerte Umweltbewusstsein der Konsumenten. Sie verknüpfen mit den Produkten direkt die Umweltpolitik des Herstellers. Damit wird das Engagement von Unternehmen für eine überlebensfähige Umwelt in den Verdrängungsmärkten zu einem wesentlichen Wettbewerbsfaktor. Unternehmen, die diesen Forderungen folgen, müssen Veränderungen an den Produktionsbedingungen, den Emissionen und dem Rohstoffeinsatz vornehmen. Dies führt wiederum direkt zu permanenten Veränderungen an den Sachressourcen. Auch der Gesetzgeber fordert mit neuen Verordnungen ständig eine Erhöhung der Umweltverträglichkeit von Produkten und Produktionsprozessen. Daraus ergeben sich weitere Veränderungsprozesse an den Sachressourcen. Vor dem Hintergrund einer höheren Effizienz hat jedes Unternehmen Interesse, die Kosten zu reduzieren. An Kostenreduktionsprogrammen sind neben organisatorischen Maßnahmen und Veränderungen an den Produkten und Materialverbräuchen auch optimierte Produktionsmittel und -bedingungen beteiligt. Reorganisationen führen z. B. zu Umzügen der Mitarbeiter. Diese bringen Veränderungen der Sachressourcen mit sich; z. B. werden neue Betriebsmittel angeschafft und alte außer Dienst gestellt. Strategische Unternehmensentscheidungen führen manchmal zur Aufgabe kompletter Standorte oder zur Verlagerung von Unternehmenseinheiten in Länder mit niedrigem Lohnniveau. Auch Verschiebungen von Märkten können zu solchen Konsequenzen führen. Diese Anpassungsmaßnahmen führen bei den Sachressourcen zu umfangreichen Veränderungen. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Auslöser für Veränderungen an den Sachressourcen von unterschiedlichster

1.4 Lebenszyklus

25

Art sein können. Die Planung von Veränderungsprozessen in Produktionsbetrieben wird anhand von Anwendungen aus der Fabrikplanungen in Abschn. 4.3 ausführlich erläutert. Die Umfänge von Veränderungsprozessen können sehr unterschiedlich sein. Häufig laufen Veränderungen aus den verschiedensten Hintergründen sogar parallel ab. Sie überlagern sich, und es entsteht ein komplexes Netz von Anpassungsprozessen, die sich gegenseitig beeinflussen. Der Umgang mit Veränderungsprozessen ist durch die Auswirkung auf die Sachressourcen eine wesentliche Aufgabe des Facility Management. Deswegen sollen hier kurz die Veränderungsprozesse systematisiert werden. Zunächst können die Veränderungsprozesse bezüglich ihres Gesamtumfanges differenziert werden. Komplexe Anpassungsprozesse sind z. B. Standortverlagerungen, zu den weniger komplexen gehört das Ausscheiden eines Mitarbeiters. Des weiteren ist die Betrachtung der beteiligten Abteilungen sinnvoll. Manche Prozesse beschränken sich auf eine Funktion oder Abteilung des Unternehmens, z. B. das Auswechseln eines Schließzylinders. Andere wiederum beziehen fast alle Funktionen des Unternehmens ein, z. B. ein komplexes Restrukturierungsprogramm zur Produktions- und Dienstleistungskostensenkung. Exemplarisch sind im folgenden einige Veränderungsprozesse aufgezählt, die die mögliche Vielfalt zeigen: – Abriss – Audits – Genehmigungsverfahren – Inventarreservierung – Mitarbeiterwechsel – Neubau – Nutzungsänderung – Raumreservierung – Sanierung – Schadensbeseitigung – Standortwechsel – Umzug – Umbau – Werkentwicklungsplanung

Umfänge von Veränderungsprozessen

Durchdringung im Unternehmen

26

Standardisierte Veränderungsprozesse

1 Grundlagen

Manchmal lassen sich bei mehreren Prozessen Verantwortungsähnlichkeiten aufdecken, die zu einer Standardisierung von Prozessen führen können. Dadurch werden die Veränderungsprozesse transparenter. Weiterhin sollten die beteiligten Objekte untersucht und strukturiert werden. Meist lassen sich dann trotz der unterschiedlichen Gesamtprozesse Teilabläufe festlegen, die als Standardabläufe bearbeitet werden können.

1.4.2 Neuplanungsphase

Planungsergebnisse bereiten Realisierung vor

Zielplanung

Ausführungsplanung

Die Hauptphasen der Veränderungsprozesse bilden in ihrer Gesamtheit den Lebenszyklus des Unternehmens. Gegenstand der weiteren Ausführungen sollen nicht methodische Ansätze und Vorgehensweisen sein. Zur Vertiefung der Planungsmethodik sei auf die einschlägige Literatur zum Thema Gebäude- und Fabrikplanung hingewiesen. Im weiteren sollen primär die Hauptphasen des Lebenszyklus beleuchtet werden mit der Fragestellung, welche Planungsgrundlagen und -ergebnisse im Rahmen einer ganzheitlichen Bewirtschaftung zu berücksichtigen sind. Des weiteren sollen die heute noch häufig verbreiteten informatorischen Brüche im Veränderungsprozess aufgezeigt werden. Im Rahmen der Neuplanungsphase werden auf Grundlage einer Aufgabenstellung und Zielvorgabe Planungsergebnisse erarbeitet, die in der nachfolgenden Realisierungsphase umgesetzt werden. Erarbeiten der Zielvorgabe und der Aufgabenstellung sind die Hauptinhaltspunkte der Zielplanung. Basierend auf diesen Zielvorgaben werden nach einer Analysephase zunächst die Nutzerbedarfe erarbeitet und in einer nachfolgenden Synthesephase zu Planungsergebnissen ausgearbeitet. Die Planungsphase schließt mit der Genehmigung durch die Behörden (falls erforderlich, z. B. bei Gebäuden) und der Ausarbeitung von umsetzungfähigen Planunterlagen, der sog. Ausführungsplanung ab. Im Rahmen der Planung werden die projektierten Objekte durch Pläne oder Texte beschrieben. Die Detaillierung dieser Beschreibung geht in der Regel so weit, wie es für die nachfolgende Realisierung erforderlich

1.4 Lebenszyklus

27

ist. Teilweise werden in der Planung nur die geforderten Funktionen textlich beschrieben und die genaue Ausführung wird dem Auftragnehmer für die Realisierung überlassen. Beispielhaft seien hier die sog. Funktionalausschreibungen genannt, bei denen z. B. funktional die Nutzfläche für eine Halle, das Stützenraster sowie die Bodenanforderungen und infrastrukturellen Erfordernisse beschrieben werden. Das ausführende Unternehmen ist dann in der Ausführung frei, solange es diese funktionalen Anforderungen erfüllt. Diese Art von Planung und Realisierung ist deswegen von Bedeutung, da hier die grafische Beschreibung der Objekte nicht in der Planungsphase durch den Planer, sondern durch das ausführende Unternehmen erstellt wird. Um die Planungskosten beim ausführenden Unternehmen so niedrig wie möglich zu halten, ist es bestrebt, die Planproduktion auf niedrigem Niveau zu halten. Damit entstehen häufig nach der Realisierung Lücken in der Objektdokumentation. Innerhalb der Planungsphase setzt sich eine Durchgängigkeit und Datenintegrität immer weiter durch. Ohne CAD-Unterstützung und Datenbankeinsatz ließen sich heute z. B. komplexe Neubaumaßnahmen nicht mehr in den gewünschten Planungsdurchlaufzeiten realisieren. Der Datenaustausch über Datennetzwerke oder Datenträger zwischen den Projektbeteiligten innerhalb der Planungsphase ist heute technisch machbar und weit verbreitet. Dennoch ist zu sagen, dass jede Art von Datenaustausch in der Planung ein hohes Maß an Organisation, Normungsabsprachen und vor allem Disziplin verlangt. Da schon in der Planung Daten für den späteren Betrieb gesammelt werden, ist darauf besonderes Augenmerk zu legen. Die Planungsphase ist mit der nachfolgenden Realisierung eng verknüpft, da die Realisierung direkt auf die Planungsergebnisse aufbaut. Die Ausschreibungen sind die Grundlagen für die Angebote der realisierenden Unternehmen und werden in der Regel aus den Planungsergebnissen erstellt. Hier hat sich aufgrund der Terminzwänge und der geforderten kurzen Projektdurchlaufzeiten eine Integration, z. B. durch teilautomatische Erstellung von Leistungsverzeichnissen bei Gebäuden oder EDV-

Funktionalausschreibungen

Integration in der Planung

Brückenschlag zur Realisierung

28

Informationsregelkreis Planung-Realisierung

Informationsbruch Planung-Bewirtschaftung

Vorgabe der Realisierungskosten in der Planung

1 Grundlagen

gestützte Stücklistenauflösung im Anlagenbau, durchgesetzt. In der Realisierung wird aber auch an die Planungsbeteiligten zurückgemeldet. Planungsfehler werden aufgedeckt, was zu einer Vernetzung beider Phasen führt. Planungsfehler führen häufig zu Terminverzügen und werden daher durch die engen Terminsituationen in der Realisierungsphase besonders sorgfältig untersucht. Sofern noch korrigierbar, wird der Planbestand für die Realisierung überarbeitet. Meist findet im Regelkreis Realisierer-Planer ein Informationsaustausch statt, der durch die in der Regel starke Einbindung des Architekten (Planer) in die Bauüberwachung oder des Maschinenlieferaten (Konstruktion und Planung) in die Montage von Anlagen verstärkt wird. Im Gegensatz zur Verbindung Planung-Realisierung findet man seltener die Berücksichtigung der Bewirtschaftungsphase im Rahmen der Planung. Obwohl die Betriebskosten von Gebäuden den wesentlichen Kostenanteil der Gesamtkosten eines Objektes ausmachen, stehen im Rahmen der Planung doch meist die Realisierungskosten und nicht die Betriebskosten im Vordergrund. Auch sind die Abteilungen oder Mitarbeiter, die den Betrieb betreuen, bei Neuplanungen in der Regel noch nicht in die Planung eingebunden. Meist wird das Personal für den Betrieb erst kurz vor der Abnahme der Gebäude oder Anlagen eingestellt, so dass sich hier häufig ein Bruch in der Informationskette ergibt. Die Planungsphase ist im Vergleich zum Betrieb zeitlich gesehen sehr kurz. Jedoch werden hier fast alle Folgekosten für den Betrieb festgelegt. Eine Einflussnahme, z. B. auf die Wärme- oder Kühlbedarfe und damit auf die Betriebskosten, ist nach der Erstellung von Gebäuden häufig nur durch umfangreiche und damit kostenintensive Umbauarbeiten möglich. Obwohl die Planungsphase zeitlich im Vergleich sehr kurz ist, werden hier doch für die Bewirtschaftung der Sachressourcen wesentliche Festlegungen getroffen. Daher wird Facility Management gerade durch die Verbindung von Planung und Betriebsphase zu neuen Lösungsansätzen führen. Die weiteren Ausführungen in diesem Buch werden zeigen, dass gerade hier noch ein beachtlicher Nachholbedarf besteht.

1.4 Lebenszyklus

29

1.4.3 Realisierungsphase An der Realisierungsphase sind im wesentlichen die ausführenden Unternehmen, die Planer und der Projektsteuerer beteiligt. Zu Organisationsformen und Methoden der Projektabwicklung und Einbindung dieser Beteiligten sei wieder auf einschlägige Fachliteratur verwiesen. Im nachfolgenden soll nur auf die Problemfelder der Realisierungsphase mit den Konsequenzen für den späteren Betrieb eingegangen werden. Entlang der Realisierungsphase entstehen Probleme für die Bewirtschaftung dadurch, dass Veränderungen gegenüber der Planung nicht in den Planungsunterlagen nachgetragen werden. In der Realisierungsphase sollte idealerweise der Planbestand immer mit dem Realbestand übereinstimmen oder der Planbestand regelmäßig nachgeführt werden. Nur so lassen sich die erbrachten Leistungen kontrollieren und damit auch die Kosten und Termine von Projekten steuern. Dies ist die Aufgabe des Projektsteuerers. Er hat die Kosten und Termine, aber auch die Qualitäten und Quantitäten zu kontrollieren und zu steuern. Grundlage dafür sind die Planungsergebnisse, anhand derer die Ausführung kontrolliert werden kann. Im Rahmen der späteren Bewirtschaftung muss auch auf diese Planungsergebnisse zurückgegriffen werden, z. B. für die Flächenermittlung zur Ausschreibung von Reinigungsarbeiten (Fußboden, Fenster etc.) oder von Instandhaltungstätigkeiten (technische Gebäudeausrüstung). Im Rahmen der Realisierung ist die Aktualisierung dieser Planungsergebnisse durch die Nähe zum Geschehen noch wirtschaftlich durchführbar. Werden in der Realisierung keine Planbestände nachgeführt, so bleibt nach Abschluss des Projektes meist nur noch eine umfassende kostenintensive Neuaufnahme der Bestände übrig, um gesicherte Bestandsunterlagen zu erhalten. Gerade hier entwickelt sich für die Projektsteuerung vor dem Hintergrund von Facility Management ein verantwortungsvolles Aufgabenfeld. Nach Abschluss der Realisierung sollten alle Planunterlagen und Objektbeschreibungen in aktueller Form vorliegen und mit den

Aktualisierung des Planbestandes Nutzung der Planbestände in der Bewirtschaftungsphase

30

Projektsteuerung als Schlüssel zur Objektdokumentation

1 Grundlagen

realisierten Objekten übereinstimmen. Die Erstellung dieser Planunterlagen und Objektbeschreibungen sollte vertraglich vom realisierenden Unternehmen gefordert und von der Projektsteuerung kontrolliert werden. Die Projektsteuerung hierbei spielt als neutraler Dritter zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer für die Realisierung eine wesentliche Rolle. Dass neben dem Realisierer hier auch der Planer mit eingebunden werden muss, da ja wesentliche Inhalte der Bestandspläne und Dokumentationen auf seinen Planungsergebnissen basieren, steht außer Frage.

1.4.4 Betriebsphase Betrieb – die kostenintensive Phase

Transparenz im Abnutzungsprozess

Transparenz der Betriebskosten

Das wesentliche Ziel der Planung und Realisierung ist der Betrieb von Objekten. Die Betriebsphase ist sowohl von der Zeitdauer als auch von den kumulierten Kosten die bedeutendste des gesamten Lebenszyklus. Zielsetzung innerhalb dieser Phase ist es, die in der Planung geforderten Funktionen sicher und wirtschaftlich zu erfüllen. In dieser Phase unterliegen die materiellen Sachressourcen einer Abnutzung durch den Gebrauch. Die Betriebsphase ist dadurch charakterisiert, dass an den Sachressourcen bis auf die Abnutzung keine wesentlichen Veränderungen stattfinden. Für das Facility Management stellt sich hier die Aufgabe, den Betrieb aufrechtzuerhalten. Dazu ist es erforderlich, den Abnutzungsvorgang zu dokumentieren und zu kontrollieren. Des weiteren gehört in dieser Phase die Ermittlung der Betriebskosten zum wesentlichen Aufgabenpunkt des Facility Management, da nur dadurch der AbnutzungsProzess transparent gemacht werden kann. Neben den Problemen, die aus der späten Einbindung der Betreiber in der Planungs- und Realisierungsphase resultieren, bestehen in der Betriebsphase noch weitere Schwierigkeiten. Heute sind die Verantwortungen für den Betrieb von Sachressourcen in den verschiedensten Händen, teilweise unternehmensintern aber auch extern. Eine detaillierte Aussage über alle Betriebskosten je Objekt lässt sich daher heute oft nur mit viel Mühe treffen.

1.4 Lebenszyklus

31

Gerade in dieser Phase zeigt die ganzheitliche Sichtweise durch Facility Management mögliche Ansatzpunkte zur Erhöhung der Kosten- und Leistungstransparenz. Die Umplanungsphase unterbricht die Betriebsphase mit dem Ziel, die Sachressourcen bezüglich ihrer funktionalen Anforderungen zu optimieren. Es finden die gleichen Abläufe wie in der Planungsphase statt mit dem Unterschied, dass bei der Umplanung ein Bestand zu berücksichtigen ist. Direkt an die Umplanung findet wiederum eine Realisierung der Umplanung statt, die hier nicht weiter erläutert werden soll. Im wesentlichen laufen die gleichen Vorgänge ab, wie bei der Realisierung einer Neuplanung. In der Phase der Umplanung ergeben sich häufig Probleme. Je nach Umfang der Umplanung entstehen mehr oder weniger umfangreiche Planungsaufgaben. Bei umfangreichen Umplanungen kann auf Bestandspläne nicht verzichtet werden, da z. B. aufgrund der Genehmigungspflicht Veränderungsprozesse (Nutzungsänderungen, umfangreiche bauliche Maßnahmen etc.) planlich zu dokumentieren und freizugeben sind. Damit besteht ein äußerer Zwang, die Veränderungen zu dokumentieren. Bei kleineren Umplanungen ist dies jedoch nicht immer erforderlich. Gerade bei diesen besteht die Gefahr, vor Ort die Veränderungen vorzunehmen, ohne die Bestandspläne und zugehörigen Unterlagen zu aktualisieren. Aufgrund fehlender Bestandspläne oder Unterlagen werden Veränderungen häufig auf Zuruf ausgeführt und die Bestandspläne nicht fortgeschrieben. Da der betriebliche Alltag aber gerade durch die Menge von kleinen Veränderungen und Anpassungen gekennzeichnet ist und umfangreiche Anpassungsprozesse die Ausnahme bilden, nimmt die Aktualität durch diese kleinen Veränderungen permanent ab. Viele kleine undokumentierte Veränderungen machen die Bestandspläne innerhalb kürzester Zeit unbrauchbar. Schnell ist ein Informationsniveau erreicht, bei dem nur eine umfassende Bestandsaufnahme wieder ausreichend Planungssicherheit liefert.

Umplanungsphase

Anpassung der Sachressourcen

Bestandspläne als Grundlage

Fehlende Dokumentation

Verfall der Bestandsdaten

32

1 Grundlagen

1.4.5 Rückbauphase Abschluss des Lebenszyklus

Mehrwert für Nachnutzer

Integration des gesamten Lebenszyklus

Die Rückbauphase schließt den Lebenszyklus von Objekten ab. Das Objekt kann seine Funktion nicht mehr wirtschaftlich erfüllen. Auch eine Umplanung und Umnutzung ist für das Unternehmen nicht mehr sinnvoll. Entweder wird das Objekt dann veräußert und vom Käufer weiter genutzt oder die Objekte, z. B. Gebäude, werden zurückgebaut bzw. Maschinen und Ausrüstungen verschrottet. Im Falle einer Veräußerung besteht durch Facility Management die Möglichkeit, dem Käufer umfangreiche Informationen über die Objekte als geldwerten Vorteil mit anzubieten. Der gesamte Lebenszyklus ist praktisch dokumentiert worden und bietet dem weiteren Nutzer einen Bewirtschaftungsmehrwert. Werden die Objekte zurückgebaut oder verschrottet, so helfen die Informationen aus dem Facility Management, die Rückbauphase detailliert ohne umfangreiche Datenaufnahme zu planen und gesicherte Rückbau- und Entsorgungskosten zu erhalten. Die Ausführungen über den Lebenszyklus haben gezeigt, wie vielfältig die Informationen sind, die im Facility Management zu sammeln und zu bearbeiten sind. Facility Management überspannt die Bewirtschaftung aller Sachressourcen und alle damit verbundenen Abteilungen bzw. Personen im Unternehmen. Diese Personen benötigen für ihre tägliche Arbeit Informationen. Hieraus lässt sich der dritte Aspekt von Facility Management neben der Ganzheitlichkeit und der Betrachtung des gesamten Lebenszyklus ableiten, nämlich die Transparenz über alle Sachressourcen, die ja direkt an die Aussagefähigkeit über Sachressourcen gekoppelt ist.

1.5 Transparenz Grundlagen von Entscheidungen sind Informationen

Bei der Bewirtschaftung von Sachressourcen müssen Entscheidungen getroffen werden. Für diese Entscheidungen benötigt man eine umfassende und exakte Datengrundlage. Das Bereitstellen von fundierten Infor-

1.5 Transparenz

33

mationen zu den Sachressourcen ist damit eine weitere wesentliche Aufgabe von Facility Management und führt zur Transparenz über das gesamte Anlagevermögen. Durch die Aspekte der Ganzheitlichkeit bezüglich der Objekte und beteiligten Abteilungen und den Lebenszyklus wird deutlich, dass im Rahmen von Facility Management sehr umfangreiche Datenmengen zu bearbeiten sind. Gerade die Beleuchtung des Lebenszyklus hat gezeigt, dass nur eine effektive Datenerfassung im Rahmen der Neuplanung und eine permanente Fortschreibung über den gesamten Lebenszyklus von der Realisierung über die Umplanung bis zum Rückbau zur geforderten Transparenz führen kann. Abbildung 1-4 hat am Beispiel eines Gebäudes verdeutlicht, wie der Informationsstand sich im Vergleich vom Einsatz von Facility Management zu konventioneller Bewirtschaftung über die Phasen nach der Planung verhält. Werden Umbaumaßnahmen am Gebäude nicht permanent in der Bestandsdokumentation nachgepflegt, so sinkt der Informationsstand über das Objekt „Gebäude“ mit jeder körperlichen Veränderung des Gebäudes. Ein wesentlicher Nutzen dank Facility Management kann an dieser Darstellung deutlich gemacht werden. Durch die Bestandsdokumentation im Facility Management stehen die Informationen für eine Umplanung direkt zur Verfügung. Ohne Fortschreibung der Bestandsdaten müssten alle veralteten Daten aktualisiert werden. Dabei sind die Erfassungskosten nicht der wesentliche Nachteil. Schwerer wiegt der Zeitverzug, der sich durch die zwingend erforderliche Ermittlung der Planungsgrundlagen ergibt. Die Planungsbereitschaft ist mit Facility Management durch die gesteigerte Datenaktualität bedeutend höher. Abgesehen davon, sind manche Informationen wie Kanalverläufe nach der Realisierung kaum noch ermittelbar. Um die Abläufe im Facility Management zu beschreiben und Auswertungen zur Erhöhung der Transparenz zu erstellen, sind verschieden Datenklassen erforderlich. Zunächst unterscheidet man zwischen alphanumerischen und grafischen Daten (Abb. 1-15). Zu den alphanumerischen Daten gehören z. B. Listen über Telefonnummern oder textliche Beschreibungen von Ob-

Ganzheitlichkeit und Lebenszyklus beeinflussen Datenmenge

Informationsstand über den Lebenszyklus

Datenklassen

Alphanumerische und grafische Daten

34

1 Grundlagen

Stammdaten

Bewegungsdaten grafische Daten

alphanumerische Daten

Abb. 1-15. Datenklassen

Stammdaten und Bewegungsdaten

Datenmodellsegment

jekten. Zu den grafischen Daten gehören z. B. Schemata, Gebäudebestandspläne, Hallenlayouts oder Diagramme. Darüber hinaus unterscheidet man zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten. Kriterium für die Zuordnung zu den Stamm- bzw. Bewegungsdaten ist die Art und Weise der Datenentstehung. Stammdaten werden als Grunddaten erfasst und bilden die Grundlage für die Bewegungsdaten. Bewegungsdaten sind Berechnungsergebnisse der Facility-Management-Prozesse auf Grundlage der Stammdaten. Stammdaten sind z. B. die Personal-Nr. oder Kostenstelle eines Mitarbeiters. Bewegungsdaten sind z. B. die Mietnebenkosten aus der Umverteilung aller angefallenen Kosten, Verbrauchsdaten (Wasser/Energie) oder Zustandsbeurteilungen. Die Daten bilden alle Bewirtschaftungsprozesse des Facility Management ab und bietet den Beteiligten die Möglichkeit, sich zu informieren oder Prozesse auszulösen und zu bearbeiten (Abb. 1-16). Innerhalb dieses Modells kann noch nach verschiedenen Modellsegmenten differenziert werden. Die Hintergründe für diese Segmentierung sind im Lebenszyklus der Objekte begründet und sollen nun weiter untersucht werden. Das Datenmodell versorgt alle am Facility Management beteiligten Mitarbeiter mit Informationen über die Sachressourcen. Es muss also die betriebliche Realität beschreiben. Aufgrund der Veränderungsprozesse, denen

1.6 Entwicklung

35

Zusammenstellen

Projektwelt Extrahieren

Bestandswelt

n be ige Fre gen le An

Ext. Partner

Import

Arbeitswelt

Export

Abb. 1-16. Datenmodelle und Realität (Bracht, 1996)

ein Unternehmen unterliegt, muss das Datenmodell neben dem Ist-Zustand des Betriebes in der Planungsphase auch Planzustände abbilden können. Steht eine Umplanung im Bestand an, so dient das Bestandsmodell mit der Beschreibung des Ist-Zustands als Planungsgrundlage. Im Verlauf der Umplanungsphase muss das Datenmodell einmal den Ist-Zustand weiterhin abbilden können. Andererseits entsteht aber mit der Planung auch ein neues Projektmodell, das für die Dauer der Planung den Planzustand darstellt und nach der Realisierung den IstZustand abbildet. Daher wird zwischen dem Bestandsmodell in der Betriebsphase und dem Projektmodell in der Planungs- und Realisierungsphase unterschieden. Um Datenverluste zu vermeiden, sollte das Projektmodell weitestgehend strukturell dem Bestandsmodell entsprechen.

Bestandsmodell

Projektmodell

1.6 Entwicklung 1.6.1 Historisch Der gedankliche Ansatz des Facility Management tauchte erstmals Mitte der 50er Jahre auf. Es wurden Bürolandschaften als Mittel zur Verbesserung der betrieblichen

Gedanklicher Ansatz in den 50er Jahren

36

Gründung der IFMA 1982

Facility Management kam Mitte der 80er Jahre nach Europa

GEFMA als deutscher Verband wurde 1989 gegründet

1 Grundlagen

Interaktion und damit der Produktivitätssteigerung entwickelt. Die Amerikaner haben diesen Gedanken Ende der 70er Jahre konsequent umgesetzt. Was als Marketingidee bei dem weltgrößten Möbelhersteller Hermann Miller begann, wurde engagiert aufgenommen und weiterentwickelt (Schlitt, 1993). 1978 hat die Hermann Miller Corporation, Ann Arbor, Michigan, Kunden zu einer Konferenz mit dem Titel „Facilities Impact on Productivity“ eingeladen, die den Zusammenhang zwischen Facilities und Produktivität untersuchte. Diese Initiative führt 1979 zur Gründung des Facility Management Institute (FMI) in Ann Arbor, Michigan. Ziel des Forschungsvorhabens war es, sich mit dem bestmöglichen Management zur Ausstattung und Einrichtung in Unternehmen zu befassen. Im Oktober 1980 wurde in Ann Arbour, Michigan, auf einer Konferenz des FMI von 40 professionellen Facility Managern die National Facility Management Association (NFMA) gegründet. Von 300 Mitgliedern im ersten, über 600 im zweiten wuchs der Verband auf 1200 Mitglieder im dritten Jahr. Das rasche Anwachsen und die Aufnahme Kanadas führten 1982 zur Umbenennung in International Facility Management Association (IFMA). Heute (1997) hat die IFMA weltweit über 15 000 Mitglieder. Die IFMA mit Sitz in Housten, Texas, ist in den USA als berufsständische Organisation anerkannt und achtet darauf, dass 75 % der Mitglieder aktive Facility Manager sind. In Europa wurde Facility Management Mitte der 80er Jahre eingeführt, und zwar zuerst in Großbritannien. 1985 wurde daraufhin die Association of Facility Managers (AFM) gegründet. Ein weiterer Meilenstein in der kurzen Historie des Facility Management war die Gründung eines European Network 1990 in Glasgow. Außerhalb der USA, von Kanada und Europa hat sich Facility Management in Australien und Japan etabliert. Seit dieser Zeit gibt es eine Reihe von Vereinbarungen zwischen den einzelnen nationalen Verbänden über bilaterale Zusammenarbeit. Wie in weiteren europäischen Ländern wurde auch in Deutschland 1989 ein nationaler Verband gegründet. Die German Facility Management Association (GEFMA) hat das Ziel, die Aktivitäten des Facility Management in

1.6 Entwicklung

37

Deutschland zu fördern, die unterschiedlichen Aussagen aller am Markt Beteiligten auszugleichen und in einer einheitlichen Aussage für die Facility-Management-Anwender zu bündeln. Das Berufsbild des Facility Managers soll gestaltet und die Aus- und Weiterbildung eingerichtet werden. Die GEFMA hatte bisher nicht den durchschlagenden Erfolg. Die Gründe dafür lagen in der ausgeprägten Immobilienausrichtung und der Tatsache, dass der Verband sich zu einer auf Anbieter orientierten Vereinigung entwickelte. Die eigentlichen Anwender waren kaum vertreten, was zur Folge hatte, dass der Praxisbezug fehlte. Den interessierten Neuanwendern konnten nicht die gewünschten Erfahrungen vermittelt werden. Seit 1996 versucht die GEFMA, durch eine Richtlinienreihe die nötige Basisarbeit zur Etablierung von Facility Management in Deutschland zu leisten. Das Ziel der Richtlinien ist eine Hilfestellung bei Anwendern, Consultants, Dienstleistern und EDV-Entwicklern. Das aus 35 Richtlinien bestehende Werk versucht, eine umfassende Beschreibung von Facility Management im deutschsprachigen Raum darzustellen. Die Schwerpunktthemen der GEFMA-Richtlinie sind die Definition und Beschreibung von FM (100ff ), die Kosten und die Kostenrechnung (200ff ), das Benchmarking (300ff ), die EDV-Aspekte (400ff ), die Hinweise für externe Dienstleistungen (500ff ), die Richtlinie für die Berufsbilder und die Aus- und Weiterbildung (600ff ) sowie die Qualitätsorientierung (700ff ). Als Gegenpol zur GEFMA hat sich im Dezember 1996 die IFMA Deutschland e.V. gegründet. Als deutsche Landesgruppe der IFMA versucht man ein verbindliches Berufsbild des Facility Managers zu etablieren und die Aus- und Weiterbildung zu fördern. Der deutsche Ableger übernimmt die Tradition der IFMA und achtet besonders darauf, dass mindestens 75 % der Mitglieder aktive Facility Manager sind, also Anwender und Nutzer. Die übrigen 25 % können sich aus akademischen Mitgliedern, Service-/Software-Anbietern und Beratern zusammensetzen. Diese Zusammensetzung und die Tatsache, dass es sich um personengebundene Mitgliedschaften handelt, verspricht einen hohen Praxisbezug. Die großen Zuwachsraten geben diesem Konzept

Richtlinienwerk Facility Management wird erarbeitet

IFMA Deutschland e.V. entsteht 1996

38

Etablierung des Facility Management in Deutschland

1 Grundlagen

recht und werden den Einfluss der IFMA Deutschland e.V. auch international verstärken. Die fachliche Arbeit erfolgt in IFMA-Arbeitskreisen, die sich z. Zt. mit den Themen Benchmarking, Marketing, Instandhaltungsmanagement, CFM-Zertifizierung, FM in der Wohnungswirtschaft, FM in Krankenhäusern und FM in Industriestandorten beschäftigen. Die beiden Verbände haben erkannt, dass eine große Menge Arbeit zur Etablierung des Facility Management in Deutschland nötig ist. In Zukunft werden die nationalen und internationalen Verbände stärker zusammenarbeiten müssen. Die gesteigerten Aktivitäten lassen hoffen, dass die Versäumnisse der Vergangenheit nun behoben werden.

1.6.2 Entstehungsgründe

Bedeutung von Grundstücken und Gebäuden steigt

Entstanden ist Facility Management bei der Einordnung in die klassische Betriebswirtschafts- und Managementlehre bzw. in die, den Ingenieuren vertrauten, planungskybernetischen Ansätze. „Auf der anderen Seite waren es vor allem Anlagenbauer, Fabrikplaner, Gebäudeausrüster, Architekten und beratende Ingenieure, die einerseits getrieben von den Insuffizienzen der gegenwärtigen arbeitsteiligen Planungs- und Bewirtschaftungspraxis bei Anlagen und Gebäuden, andererseits gelockt von den Möglichkeiten der informellen Integration, welche die rasante Entwicklung der Computer- und Softwaretechnik verspricht, nach umfassenden, systemtheoretisch abgesicherten Planungskonzepten suchten“ (Hofmann, 1993). Der wissenschaftliche Ansatz, die Gründe für das Entstehen von Facility Management zu erklären, wird mit einigen Argumenten, die aus der Praxis kommen, gestärkt. Die Bedeutung von Grundstücken und Gebäuden steigt. Laut der IFMA sind in den USA zwischen 10 % und 18 % der jährlichen Aufwendungen in der Gewinnund Verlustrechnung in irgendeiner Form mit Gebäuden verbunden. In der Bilanz wird die Bedeutung noch deutlicher, da laut Harvard Real Estate Inc. zwischen 25 % und 50 % der gesamten Aktiva mit Grundstücken und Gebäuden verknüpft sind. Die größten Einzelposten im Jahres-

1.6 Entwicklung

39

bericht eines großen Unternehmens sind Grundstücke, Gebäude, Ausstattung, Einrichtung und Maschinen. Dennoch besitzen 67 % der Unternehmen kein Informationssystem, das ihnen aktuelle Daten zum Grundstücksund Gebäudebestand abrufbereit hält (Hamer, 1993). Genaue Zahlen und Informationen für Deutschland stehen noch nicht zur Verfügung. Aber mit zunehmenden spektakulären Firmenübernahmen wird deutlich, dass sowohl die Kenntnis des aktuellen Marktwertes der Sachanlagen als auch die bestmögliche Nutzung während der gesamten Lebensdauer sowie die Werterhaltung eine wesentliche strategische Managementaufgabe darstellen (Neumann, 1994). Neben den Mitarbeitern, dem Kapital und der Technologie werden heute auch die Sachanlagen als strategische Ressource für die Erhaltung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit anerkannt. Hieraus entwickelt sich auch ein weiterer Grund für Facility Management, nämlich die Veränderungsrate (Churn-Rate), durch Umstrukturierung, Umzüge und Bauprojekte. Massivbauten haben heutzutage eine Lebensdauer von ca. 100 Jahren, in denen die verschiedenen Gebäudetypen in bestimmten Zyklen umgeplant werden (s.a. Abb. 1-14). In der Elektronikbranche und in der eigentlichen Produktion sind Umstrukturierungszeiträume von bis zu 8 Monaten möglich. Im letzten Fall wird ein Gebäude bis zu 150mal umgeplant und verändert. Dies macht deutlich, wie nötig ein Informationsinstrument ist, welches alle gebäuderelevanten Daten verwaltet, pflegt und bereitstellt. Die enorm gestiegenen Kosten für Grund und Boden sowie für die Erstellung und Nutzung von Gebäuden stellen einen weiteren Entstehungsgrund dar. Monatliche Nutzungskosten bis zu 20 €/m2 stellen viele Unternehmen vor ein Problem (Neumann, 1994). In einem dichtbevölkerten Industriestaat wie der Bundesrepublik Deutschland gibt es natürlich andere Rahmenbedingungen als z. B. in den USA. Die knappen Bodenressourcen erschweren, besonders bei alteingesessenen Standorten, den Unternehmen die Erstellung von Neubauten, die dringend aus Platzgründen benötigt werden. Aus dem Umweltschutz und der ressourcenschonenden Energieverwendung resultieren gesetzliche Auflagen, die

Sachanlagen als strategische Ressource

Churn-Rate

Kosten für Nutzung der Gebäuden steigen

40

Komlexere Informationen zu Sachressourcen

Entwicklung der Informationstechnologie

1 Grundlagen

Argumente für die Notwendigkeit von Facility Management sind. Die optimale Nutzung aller Sachressourcen ist die dominierende Grundlage für alle unternehmensspezifischen Entscheidungen. Die Betriebsmittel werden immer mehr mit modernster Technologie ausgestattet, um so leistungsfähiger zu sein. Die damit verbundenen Informationen zu den Anlagen werden komplexer. Mit den steigenden Anwendungsmöglichkeiten erhöht sich auch der Informationsbedarf bei Planung, Installation, Wartung und Betrieb. Um den effektiven Einsatz der Sachressourcen zu gewährleisten, müssen die komplexen Informationen schnell und effektiv verwaltet werden. Eine weitere Ursache für das Entstehen von Facility Management ist die schnelle Entwicklung der Datenverarbeitung und Informationstechnologie. Die Leistungssteigerung der EDV, bei gleichzeitig drastisch steigendem Preis/Leistungsverhältnis, versetzt die Unternehmen in die Lage, ihre Sachressourcensituation zu erfassen, zu bewerten und zu steuern. Die Datenvolumen, die früher nur durch den Einsatz von kostenintensiven Großrechenanlagen bearbeitet wurden, werden heute durch günstige PC-Systeme verwaltet.

1.6.3 Lehre und Forschung Wissenschaftliche Lehre und Forschung bis Mitte der 90er Jahre so gut wie nicht vorhanden

Die Lehre und Forschung im Bereich Facility Management ist in der die Bundesrepublik Deutschland bis Mitte der 90er Jahre so gut wie nicht vorhanden. Forschungsinstitute und Lehrstühle, die sich ausschließlich mit Facility Management beschäftigen, gibt es nicht. Ende der 80er Jahre hat sich eine wissenschaftliche Szene im deutsprachigen Raum gebildet. Zum einen sind Institute gegründet worden, z. B. das FMI in Berlin, und zum anderen wurden einige Dissertationen zum Themenkomplex Facility Management verfasst. Die Institutionen waren kommerziell ausgerichtet und somit als Beratungsgesellschaften angesiedelt. Über den wissenschaftlichen Gehalt lässt sich nicht viel aussagen, da die Erfahrungen und Ergebnisse nicht veröffentlicht, sondern als Beratungsdienstleistung verkauft werden.

1.6 Entwicklung

41

Bei den ersten dem Autor bekannten Dissertationen handelt es sich im wesentlichen um drei Arbeiten aus Österreich. Diese Dissertationen setzen sich theoretisch mit Facility Management auseinander. Einen Facility-Management-Ansatz auf der Basis der Betriebswirtschaftslehre zu entwickeln, versucht Walter Moslehner (Moslehner, 1988). Die betriebswirtschaftliche Führungs- und Managementlehre erhält durch die integrierende Funktion des Facility Management eine neue Dimension. In einer weiteren Dissertation geht es um das Konzept des Objektmanagements, das auf den Methoden des Facility Management aufbaut (Palisek, 1988). Für Palisek übernimmt und vereint Objektmanagement das Facility Management mit der Anlagenwirtschaft und betreut so ganzheitlich den Betriebsmittelbereich. Martin Ott befasst sich mit den theoretischen und praktischen Grundlagen für eine Beratungsleistung auf dem Gebiet des Facility Management, da Facility Management in den Unternehmen einen festen Platz als Management der Sachressourcen einnehmen wird (Ott, 1989). Bei Ausbildung und Lehre ist seit Mitte der 90er Jahre eine dynamische Entwicklung zu erkennen. So hat eine Analyse der IFMA Deutschland e.V. ergeben, dass ca. 100 deutschsprachige Angebote für die Aus- und Weiterbildung im Bereich Facility Management existieren (Runge, 1999). Neben privaten Ausbildungsstätten (z. B. Technische Akademie Wuppertal, Ingenieur Akademie Nord, Haus der Technik e.V., Procon GmbH, EIPOS e.V.) engagieren sich auch verstärkt Veranstalter von Managementkonferenzen (z. B. Euroforum, management forum starnberg, management circle) in der Weiterbildung im Bereich Facility Management. Auch die Hochschulen haben erkannt, dass es an Ausbildungsmöglichkeiten im Bereich Facility Management mangelt. Mit Hilfe verschiedener Ansätze versucht man, den Studenten die breitgestreuten Anforderungen an einen Facility Manager zu vermitteln. Zunächst wurde versucht, Facility Management durch einzelne Lehrveranstaltungen in Bereichen wie der Oecotrophologie (FH Münster, FH Anhalt) oder der Versorgungstechnik (FH Nürnberg) anzusiedeln. Mittlerweile gibt es mehrere Versuche, das breite Wissen über Facility Manage-

Dynamische Entwicklung innerhalb der Lehre seit Mitte der 90er Über 100 deutschsprachige Aus- und Weiterbildungsangebote

Hochschulen

42

Vollzeitstudiengänge Facility Management sind das Ziel der universitären Ausbildung

Erste Universitätsprofessur für FM

Aufbaustudiengänge

1 Grundlagen

ment durch Studienschwerpunkte in verwandten Bereichen, wie der Architektur, der Betriebswirtschaft, der Informatik und den Ingenieurwissenschaften zu vermitteln. So bietet zum Beispiel die Fachhochschule für Technik und Wirtschaft FHTW in Berlin im Studiengang Angewandte Informatik den Studienschwerpunkt Facility Management an. An der ebs European Business School in Oestrich-Winkel kann man im Rahmen des Betriebswirtschaftsstudiums den Schwerpunkt Immobilienökonomie wählen. Die oft geforderten Vollzeitstudiengänge Facility Management sind das Ziel einer umfassenden universitären Ausbildung. So bietet die Fachhochschule Kufstein seit Oktober 1997 den ersten deutschsprachigen achtsemestrigen Vollzeitstudiengang mit dem Abschluss Dipl.-Ing. (FH) für Facility Management an. Auch die Fachhochschulen in Wildau, Gießen, Gelsenkirchen und Albstadt-Sigmaringen bieten eine Studienmöglichkeit Facility Management mit dem Abschluss Dipl.-Wirt.-Ing. (FH) an. Im Jahr 2000 wurde an der Universität Karlsruhe (TH) die bundesweit erste Universitätsprofessur für Facility Management eingerichtet. Ob die ideale Ausbildung für Facility Manager schon gefunden ist, kann noch nicht abschließend beantwortet werden, aber die Ansätze zeigen, dass sich etwas auf dem Gebiet der Forschung und Lehre tut. Eine ideale Ausbildung könnte ein Studium zum Wirtschaftsingenieur sein, das sowohl die Bereiche der Architektur als auch der Informatik in gebührendem Maße berücksichtigt. Neben einem Vollzeitstudiengang ist sicherlich auch ein Aufbaustudiengang denkbar, der mit dem Abschluss eines MBA auch international zugeschnitten sein kann. Erste Ansätze in Europa sind in den Niederlanden an der Hanzehogeschool, Groningen zu erkennen, wo man einen 12-monatigen Aufbaustudiengang mit einem Bachelor Facility Management abschließen kann. Aber auch an der European Business School ebs Immobilienakademie in Oestrich-Winkel kann man in 18 bzw. 12 Monaten berufsbegleitend das Kontaktstudium Immobilienökonomie bzw. Corporate Real Estate Managememt/Facilities Management absolvieren, welche von der Royal Institution of Chartered Surveyors (R.I.C.S.) bzw. der Internatio-

1.6 Entwicklung

43

nal Facility Management Association (IFMA) akzeptiert sind. Weitere Mastenstudiengängen, sowohl Vollzeitwie auch Aufbaustudiengänge werden u. a. von der Bergischen Universität Wuppertal oder den Fachhochschulen Bieberach, Münster und Nürnberg angeboten. International anerkannte postgraduierte Ausbildungen helfen, innerhalb von kürzester Zeit, den enormen Bedarf an kompetenten Facility Managern zu decken.

Masterstudiengänge

1.6.4 Berufsbild Facility Manager Den Facility Manager als akademischen Hausmeister zu bezeichnen, wird seiner strategischen Verantwortung nicht gerecht. Modernes Facility Management erfordert innovative und ganzheitliche Denk- und Vorgehensweisen. Ein hohes Maß an technischem und betriebswirtschaftlichem Wissen ist notwendig (Alexander, 1993). Ein qualifiziertes Facility Management verlangt, vorausschauen zu können, ständig nach Verbesserungen zu streben und effektiv mit den Fähigkeiten der Menschen und den Möglichkeiten der Sachanlagen zu arbeiten. Facility Manager müssen die Fähigkeit besitzen, eine Vielzahl von Problemen und Anforderungen zu erkennen und zu lösen. Sie müssen auf Veränderungen durch ständig wechselnde Nutzeranforderungen reagieren. Die Entwicklung neuer Technologien, ein größeres Kostenbewusstsein, die stärkeren Umwelteinflüsse und ein gesteigertes Gesundheitsbewusstsein – verbunden mit dem großen Potential der Sachressourcen – haben einen starken Einfluss auf die Bedeutung und die Notwendigkeit dieses Berufsbildes. Die zahlreichen Aufgaben können mit der folgenden Aufzählung der hauptsächlichen Funktionen kategorisiert werden: – strategische Planung der betrieblichen Sachanlagen – Mitwirkung an der Planung neuer Gebäude in den Bereichen Architektur und Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) – Instandhaltung und Wartung der Gebäude betrieblichen Anlagen und Einrichtungen – Bereitstellung von Informationen und Kennzahlen (Benchmarking)

Facility Manager als akademischer Hausmeister

Die Fähigkeiten eines Facility Managers sind umfangreich

44

– – – – – – – – – Das Einsatzgebiet eines Facility Managers ist branchenneutral

1 Grundlagen

Betreuung des CAFM-Systems Koordination der Datenpflege/Datenaufnahme Budgetierung und Planung von Kosten Verwaltung von externen Dienstleistungsverträgen Kontrolle und Überwachung der Dienstleistungen Vermietung und Verwaltung von Immobilien Flächenplanung/Umzugsmanagement Umweltmanagement/Energiemanagement Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen

Das Einsatzgebiet eines Facility Managers ist groß. Er kann in Unternehmen, Organisationen oder Behörden arbeiten, unabhängig davon, ob es sich um Banken, Versicherungen, Bürokomplexe, Krankenhäuser oder Industrieunternehmen handelt.

1.6.5 Organisatorische Stellung Facility Management ist im Gesamtzusammenhang der Unternehmensführung zu sehen

Eine Alternative: die Anbindung an bestehende Unternehmensbereiche

Die Ganzheitlichkeit des Facility Management fordert weitreichende Überschneidungen organisatorischer Art mit anderen Unternehmensaktivitäten. „Diese Überschneidungen müssen dazu führen, dass Facility Management grundsätzlich im Gesamtzusammenhang der Unternehmensführung zu sehen ist“ (Schwarze, 1991). Das Facility Management muss auch mit den erforderlichen Kompetenzen ausgestattet sein, um in andere Managementbereiche steuernd, organisierend und optimierend einzugreifen. „Facility Management muss als bereichsübergreifende Managementaufgabe gesehen werden, der bezüglich anderer Managementbereiche eine Art Querschnittsfunktion zukommt“ (Schwarze, 1991). Das betrifft vor allem die Integration betriebswirtschaftlicher und technisch-naturwissenschaftlicher Aufgaben. Für die organisatorische Stellung des Bereichs Facility Management innerhalb eines Unternehmens gibt es unterschiedliche Ansätze. Die Anbindung an einen bereits existierenden Unternehmensbereich ist eine Variante. Neben den betriebswirtschaftlichen Bereichen, wie die Anlagenbuchhaltung oder das Controlling, sind allgemeine Betriebsbereiche wie die Zentrale Technik, die Infrastrukturellen Dienste oder die Betriebs- und Ge-

1.6 Entwicklung

45

bäudetechnik geeignet, da hier schon Facility-Management-Aufgaben angesiedelt sind. Diese Art der Einbindung kann als Teil einer Einführungsstrategie verstanden werden. Ist nämlich eine solche partielle Einführung durch Eingliederung an einen vorhandenen Unternehmensbereich positiv verlaufen, so ist in der Regel das obere Management bereit, über eine globale und bereichsübergreifende Einführung eines Facility Management nachzudenken. Für eine endgültige Unternehmensposition sind diese Bereiche nicht geeignet, da die Philosophie des Facility Management sich nicht entfalten und entwickeln kann. Deshalb sollte das Facility Management als eigenständiger Verantwortungs- und Aufgabenbereich geschaffen werden. „In der Unternehmenshierarchie ist ein solches Ressort Facility Management seiner Bedeutung entsprechend hoch anzusiedeln. Der Bereich muss so mit Kompetenzen ausgestattet werden, dass die erforderlichen Informationen und Anordnungen unmittelbar bei den betrieblichen Bereichen oder Stellen abgefragt bzw. durchgesetzt werden können“ (Schwarze, 1991). Für die organisatorische Eingliederung eines eigenen Bereiches Facility Management sind zwei Varianten denkbar (Abb. 1-17). Die Kompetenzen werden entweder in einem Vorstandsressort oder in einer Stabsstelle, die je nach Auslegung unterhalb der Ressource Technik oder Finanzen angeordnet ist, gebündelt. Facility Management wird um so erfolgreicher, je integrativer es im Unternehmen eingesetzt wird. Von der Interpretation des Facility Management und von der Unternehmensgröße ist es abhängig, welche Form der Eingliederung gewählt wird. Es ist auch denkbar, die Aufgaben des Facility Management in einer eigenständigen Organisationsform zu plazieren. Dieses Outplacement verfolgt die Zentralisierung der Facility-Management-Aufgaben. Die Idee des Internen Facility Management Unternehmens (IFMU) (Schumacher, 1993) ist unter Einfluss des Lean Management entstanden. Der Sinn eines internen Facility Management Profit-Centers liegt darin, die unternehmerische Initiative innerhalb des Unternehmens zu wecken, zu nutzen und so den wirtschaftlichen Erfolg des gesamten Unternehmens zu mehren. Das Konzept des Profit-Centers beinhaltet,

Facility Management als eigenständiger Verantwortungs- und Aufgabenbereich

Vorstandsressort oder Stabsstellenfunktion

Eigenständige Organisationsform

46

1 Grundlagen

Variante 1 FM als eigenes Vorstandsressort

Vorstand Produktion

Vertrieb

Finanzen

Personal

Facility Management

Finanzen

Personal

Variante 2 FM als Stabsstelle

Vorstand Vertrieb

Technik Facility Management

Produktion

Betriebstechnik

Abb. 1-17. Organisatorische Stellung des Facility Management innerhalb des Unternehmens

Eigenständiges Facility Management Unternehmen

dass sich die Organisationseinheit Facility Management als ein eigenständiges Unternehmen im Unternehmen versteht. Hierdurch entstehen neue Perspektiven. Zum einen ist es möglich, die Verantwortung für das operative Facility Management Dritten zu übertragen, womit das Outsourcing von FM-Dienstleistungen angesprochen ist. In diesem Fall übernimmt die Abteilung Facility Management neben den strategischen Aufgaben vor allem das Controlling der externen Dienstleistungen. Als weitere Möglichkeit kann sich die Abteilung Facility Management aus dem Unternehmen ausgliedern und sich als eigenständiges Unternehmen am Markt behaupten, um seinerseits als FM-Dienstleister für Dritte aufzutreten. Es sind noch weitere Betreibermodelle denkbar, die allerdings weniger die organisatorische Stellung der FM-Abteilungen in den Unternehmen widerspiegeln, als vielmehr die Variantenvielfalt der Bewirtschaftungskonzepte zeigen.

1.6 Entwicklung

47

1.6.6 Zukünftige Entwicklungen/Trends Für den FM-Markt in Deutschland werden ein Volumen von mehreren Milliarden € und hohe Zuwachsraten prognostiziert. Die von Helbling Management Consulting, München angefertigte Studie „Facility Management in der Immobilienwirtschaft“ aus dem Jahre 1999 geht von einem Marktvolumen in Deutschland von 51,2 Mrd. € aus (Abb. 1-18). Das gesamte Marktvolumen outgesourcter FM-Leistungen (extern vergebene und integrierte Leistungen, 27,1 Mrd. €) teilt sich auf in 47 % infrastrukturelle, 40 % technische und 13 % kaufmännische FM-Leistungen. Diese Aufteilung zeigt, dass kaufmännische FM-Leistungen seltener fremd vergeben werden. Das gesamte Marktpotential für das Jahr 2003 wird ebenfalls mit 51,2 Mrd. € angegeben, wobei das tatsächliche Marktwachstum aus einer Verschiebung von interner Leistungserbringung zu externer Leistungsvergabe hervorgerufen wird. Das Marktvolumen von integrierten und gebündelten FM-Leistungen steigt um 60 % auf acht 4,1 Mrd. € im Jahr 2003. Eine 1999 veröffentliche Studie geht von einem perspektivischen Marktpotential für FM in Deutschland von

Facility Managment in Deutschland

Marktpotential von 51,2 Mrd. €

Perspektivisches Marktpotential für Facility Management in Deutschland von 417 Mrd. €

60,0

50,0

in Mrd. €

40,0

24,0

21,0 intern erbrachte Leistungen (zusätzliches Marktpotential)

30,0

21,0

extern vergebene Leistungen (Marktvolumen)

16,4 20,0 24,5 10,0 14,3

Integrierte FM-Leistungen (Marktvolumen)

16,4 1,0

2,6

1996

1999

0,0 1990

26,1

4,1 2003 Prognose

Abb. 1-18. Geschätztes Marktvolumen und -potential für FM-Leistungen in Deutschland (Helbling, 1999)

48

Boom Ende der 90er Jahre

Marktkonzentration

Etablierung von Facility Management

Bedeutung und Möglichkeit von Facility Management erkennen und umsetzen

1 Grundlagen

mindestens 417 Mrd. € über den gesamten Lebenszyklus der Immobilien aus (Staudt; Kriegesmann; Thomzik, 1999). Dabei berücksichtigt die Studie für Deutschland neben einem Bauvolumen von ca. 281 Mrd. € auch mind. 136 Mrd. € für die Bewirtschaftung der Immobilien, also die Leistungen des Gebäudemanagement während der Nutzungsphase. Dieses sicherlich absichtlich hoch berechnete und nicht genau zu quantifizierende Marktpotential macht die Dimensionen eines ganzheitlichen und lebenszyklusübergreifenden Ansatzes deutlich. Angesichts solcher Zahlen ist die Dynamik und Aufbruchstimmung innerhalb des Marktes für Facility Management verständlich. Die Bestrebungen im Markt sind deutlich zu erkennen. Immer mehr Firmen in verwandten Bereichen versuchen, ihr Angebot um Komponenten und Leistungen des Facility Management zu ergänzen, um so ihr Portfolio zu erweitern oder neue Marktnischen zu besetzen. Nach dem Boom Ende der 90er Jahren, wo sozusagen aus jedem einfachen Reinigungsunternehmen ein FM-Dienstleister wurde, erfolgt nun zunehmend eine Konsolidierung des FM-Marktes. Es entsteht eine Konzentration auf wenige, starke Unternehmen, die wiederum Anbieter einzelner FM-Dienstleistungen als Subunternehmer einsetzen. Die Professionalisierung der Gebäudebewirtschaftung und die damit verbundene Transparenz der FM-Systemleistungen wird helfen, unerschlossene Nutzenpotentiale auszuschöpfen. Damit wird sich Facility Management weiter etablieren. In Kombination mit der Entwicklung zur Dienstleistungsgesellschaft, dem immer größeren Kostenbewusstsein der Unternehmen, der Prozessorientierung innerhalb von FM-Leistungen und des Entstehens einer wissenschaftlichen Landschaft im Bereich FM, wird das Facility Management weiter an Bedeutung gewinnen. Auch das e-Business wird den Bereich Facility Management durchdringen und mit Immobilien- und Facility Management-Marktplätzen zu weiterem Wachstum beitragen. Dabei stehen im Facility Management die Business to Business-Anwendungen (B2B) im Vordergrund. Am wichtigsten ist allerdings, dass immer mehr Unternehmen und die öffentliche Hand die Bedeutung und die Möglichkeiten von Facility Management erkennen und

1.7 Nutzenpotentiale

49

umsetzen. Denn Facility Management ist ein Managementkonzept für die Sachressourcen eines Unternehmens und nicht ein neuer potentieller Wachstumsmarkt für FM-Dienstleister.

1.7 Nutzenpotentiale Das Ziel von Facility Management ist eine kosten- und qualitätsoptimale Bewirtschaftung aller Sachressourcen im Unternehmen. Vor der Einführung von Facility Management ist jedoch die Frage nach den zu erwartenden Nutzenpotentialen zu beantworten. Generell ist bei der Beurteilung der Nutzenpotentiale zu beachten, welche Dimension die mit Immobilien verbundenen Kosten für den Unternehmenserfolg haben (Schulte, 1998). Demnach stellen die Immobilienkosten (occupancy costs) einen Anteil von 5 bis 15 % der jährlichen Gesamtkosten von Unternehmen dar. Des weiteren führt Schulte aus, das Immobilien einen Anteil von ca. 10 % am Gesamtvermögen der Unternehmen haben. Bezugnehmend auf diese Dimensionen wird klar, welche Auswirkungen die Nutzenpotentiale im Facility Management auf das Unternehmen haben können.

Kosten- und qualitätsoptimale Bewirtschaftung

Occupany Costs

1.7.1 Quantifizierbare und nicht quantifizierbare Nutzenpotentiale Die Bewertung der Nutzenpotentiale ergibt eine Unterscheidung in quantifizierbaren und nicht quantifizierbaren Nutzenpotentialen. Die quantifizierbare Nutzenpotentiale sind direkt in verschiedenen Dimensionen messbar, z. B. durch Zeiteinheiten, Kosten oder Nutzungsgrade. Dabei können sich höhere Nutzungsgrade, z. B. in effektiverer Flächennutzung, geringerem Energieverbrauch oder höherer Betriebsmittelnutzung auswirken. Bei der Wirtschaftlichkeitsrechnung werden letztendlich diese Nutzenpotentiale mit monetären Größen bewertet und den Projektkosten bzw. IST-Kosten gegenübergestellt.

Quantifizierbare Nutzenpotentiale sind direkt messbar

50

Quantifizierbaren Nutzenpotentiale

Schwierigkeiten beim Ermitteln der Nutzenpotentiale

Typische Nutzenpotentiale Kosteneinsparungen

1 Grundlagen

Die nicht quantifizierbaren Nutzenpotentiale resultieren meist aus einer qualitativen Verbesserung der Bewirtschaftungsprozesse. Die Effekte sind zunächst nicht direkt messbar. Hierzu gehören Effekte wie höhere Planungsbereitschaft, gesicherte und aktuelle Informationen, höhere Planungssicherheit, größere Planungstiefe bei gleichem Planungsaufwand oder Fehlerreduzierung, die sich nur schwer monetär bewerten lassen. Die Bewertung der Nutzenpotentiale und deren Auswirkungen, also der eigentliche Nutzen, sind unternehmensspezifisch. Genauso muss für die Bewertung der Nutzenpotentiale die Ausgangssituation, ebenso wie die Realisierungsgeschwindigkeit und das Potential der wirtschaftlichen Auswirkung je Unternehmen, berücksichtigt werden. Eine weitere Schwierigkeiten beim Ermitteln von Nutzenpotentialen ist die Tatsache, das die betroffenen Unternehmen vor der Einführung von Facility Management nur eine unzureichende Datenqualität, oft in nicht geeigneter Struktur, besitzen. Dies macht einen Soll-IstVergleich fast unmöglich. In diesen Fällen helfen Erfahrungen, die bereits andere Unternehmen bei der Realisierung von ähnlichen Projekten gesammelt haben. Sollen diese Nutzenpotentiale jedoch direkt übertragen werden, ist es wichtig, eine gewisse Vergleichsfähigkeit zum eigenen Unternehmen sicherstellen zu können. Im Folgenden werden einige typische Nutzenpotentiale beispielhaft nach ihren Auswirkungen vorgestellt. Die Kosteneinsparungen durch Facility Management können in folgenden Bereichen erzielt werden: – Flächenbereitstellungskosten (z. B. Gebäudeversicherung) – Betriebskosten (z. B. Reinigung, Instandhaltung) – Verbrauchskosten (z. B. Energie) – Infrastrukturkosten (z. B. Konferenzservices)

Durch Optimierung der Prozesse werden Zeiteinsparungen realisiert: – Planungsprozess (z. B. Budgetplanung, Gebäudeplanung, Umzugsplanung, Raumplanung, Planung der Instandhaltung)

1.7 Nutzenpotentiale

51

– Prozessabläufen (z. B. Umzug, Instandhaltung, Reservierungen, Services) – Entscheidungsvorbereitung (z. B. Strategische Entscheidungen, Investitionsentscheidungen, Entscheidungen über interne/externe Leistungsvergabe) – Informationsbereitstellung (z. B. geringere Suchzeiten durch geeignete Informationssysteme) Ein wesentlicher Nutzen wird durch die Qualitätssteigerung und Flächeneinsparungen erreicht: – Flächennutzung (z. B. Vermeidung von Freiflächen, effektivere Flächenausnutzung) – Nutzungsmöglichkeiten (z. B. Flexibilität, Anpassungsfähigkeit) – Arbeitsplatzgestaltung (z. B. Mitarbeiterzufriedenheit durch Gebäudeakzeptanz) – Serviceleistungen (z. B. Mitarbeiterzufriedenheit durch FM-Service, Steigerung der Servicelevel) – Anlagenverfügbarkeit (z. B. Ausfallrisiko, Wertsicherung, Wertsteigerungspotential) Die Verbesserung der Informationsgenerierung wird durch den Einsatz von geeigneten IT-Werkzeugen unterstützt: – genaue Informationen (z. B. transparentes Unternehmen) – differenzierte Informationsdarstellung (z. B. komplexe Sachverhalte, mehrdimensionale Sichten) – Informationskonservierung(z. B.unternehmensgebundenes, personenunabhängiges Wissensmanagement)

Zeiteinsparungen

Flächeneinsparungen und Qualitätssteigerung

Informationsgenerierung durch den Einsatz von IT

1.7.2 Systematik und Informationsquellen Der Einführung von Facility Management wird meist eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vorangestellt, in der alle Nutzenpotentiale zusammengetragen werden. Da der Begriff Facility Management bislang nicht genau abgegrenzt ist und sich keine allgemeingültigen, durch die Forschung und Lehre bestätigten, Nutzenpotentiale gefestigt haben, ist die Suche nach Beispielen und veröffentlichten Zahlen schwierig. Grundsätzlich kann in ver-

Systematik bei der Suche nach Nutzenpotentialen

52

Informationsquellen

Allgemeine Publikationen sind selten

Einmalige Effekte aus Rationalisierungsprojekten

Permanente Maßnahmen

1 Grundlagen

schiedenen Quellen nach Nutzenpotentialen des Facility Management gesucht werden, die im folgenden vorgestellt werden. In der Fachliteratur lassen sich einige Ansätze finden. Allgemeine Publikationen zum Thema Nutzenpotentiale im Facility Management sind ausgesprochen selten. Teilweise werden realisierte Projekte beschrieben, in denen Rationalisierungspotentiale ausgewiesen werden. Dabei liegt das Hauptaugenmerk jedoch häufig auf der Darstellung der bewirtschafteten Objekte, den Aufgabenstellungen und Systemansätzen. Ein quantifizierter Nutzennachweis wird nur in wenigen Fällen publiziert. Sehr häufig findet man pauschale Einsparungspotentiale in Höhe von 10–20 %, die nicht weiter differenziert werden. Dabei werden weder Bezugsgrößen noch Grundvoraussetzungen genannt. Gerade in technischen und infrastrukturellen Bereichen werden Kosteneinsparungen, die aus Rationalisierungen innerhalb einer Lebenszyklusphase resultieren, häufig als Nutzeneffekte aus Facility Management dargestellt. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass die wesentlichen Effekte von Facility Management aus der ganzheitlichen Betrachtung über den gesamten Lebenszyklus resultieren. Schon in der Planung und Realisierung sollen spätere Bewirtschaftungskosten optimiert werden. Effekte aus Rationalisierungsprojekten mit Einmal-Charakter, z. B. Energieeinsparungsmaßnahmen oder günstigere Vergabe von Reinigungsdienstleistungen können daher nur schwerlich als Effekte von Facility Management dargestellt werden. Selbstverständlich bringen diese Maßnahmen einen direkten Kostenvorteil, richtig effektiv wird Facility Management jedoch erst, wenn diese Rationalisierungsprojekte und das Controlling der Bewirtschaftungskosten permanent erfolgen und auch bei Neubauprojekten berücksichtigt werden. Manchmal wird auch der Nutzen von Facility Management als hinreichend nachgewiesen abgetan und für weitere Ausführungen in Publikationen vorausgesetzt. Nur nützen dem Entscheider bei der Erarbeitung des Wirtschaftlichkeitsnachweises solche Aussagen wenig. Dennoch lassen sich aus der systematischen Suche nach Nut-

1.7 Nutzenpotentiale

53

zenpotentialen Ansätze für das eigene Unternehmen ableiten. Des Weiteren stehen heute verschiedene Benchmarkpools zur Verfügung, in denen verschiedenste Objekte bezüglich ihrer Bewirtschaftungseffizienz mit Kennzahlen bewertet werden. Der Schwerpunkt dieser Pools liegt noch bei der infrastrukturellen, kaufmännischen und technischen Bewirtschaftung und ist stark auf das Gebäudemanagement ausgerichtet. Sofern die eigenen Liegenschaften mit den im Benchmarkpool betrachteten Liegenschaften vergleichbar sind, können auf jeden Fall grundlegende Aussagen getroffen werden. Ein besonderer Vorteil sind in jedem Fall die quantifizierten Aussagen. Durch den Zugang zu diesen Benchmarkpools bietet sich die Möglichkeit für einen regelmäßigen Kontakt und Erfahrungsaustausch mit Fachleuten, der für den Nutzennachweis von Facility Management im eigenen Unternehmen sehr hilfreich ist (s. auch Abschnitt 4.10). Anbieter von FM-Dienstleistungen oder CAFM-Systemen können Kontakte zu ihren Kunden herstellen. Aussagen von Systemlieferanten und Dienstleistern sollten auf jeden Fall auf Objektivität hin untersucht werden. Pauschale Einsparungsversprechen nützen dem Betrieb relativ wenig. Referenzkunden sind häufig eine geeignete Quelle für Nutzenpotentiale, da sie ja gerade mit der Einführung von Facility Management Erfahrungen gesammelt haben und diese über ihren Systemlieferanten oder Dienstleister gerne weitergeben. Jedoch auch bei diesem Ansatz muss eine Vergleichbarkeit der Objekte, Unternehmensgröße und Organisationsform gewährleistet sein. Hilfreich ist in jedem Falle eine Zusammenstellung der Potentialgruppen, die sich nach der Realisierung als am wirkungsvollsten herausgestellt haben. Am umfassendsten kann man jedoch für das eigene Unternehmen die Nutzenpotentiale zusammenstellen, indem man aus den bisher beschriebenen Quellen Nutzenpotentiale sammelt, strukturiert und auf das eigene Unternehmen überträgt. Die Untersuchungen können durch Hinzuziehen von geeigneten Beratungsunternehmen unterstützt werden. Gegebenenfalls werden die einzelnen Potentiale durch systematisches Suchen im eigenen Unternehmen noch weiter verstärkt. Dabei sollte

Benchmarkpools

Anbieter von FM-Dienstleistungen

Analyse im eigenen Unternehmen

54

Beachtung der nicht quantifizierbaren Nutzenpotentiale

1 Grundlagen

man nicht nur auf Kosteneinsparungen achten, sondern auch scheinbar nicht quantifizierbare Nutzenpotentiale zusammentragen.

1.7.3 Beispiele von realisierten Nutzenpotentialen

Flächeneinsparungen

Kosteneinsparungen

Auf Grundlage einer umfangreichen Literaturrecherche in der Fachliteratur werden im nachfolgenden einzelne quantifizierte Nutzen und Projektergebnisse vorgestellt. Die meisten veröffentlichten Zahlen beziehen sich auf Effekte bezüglich Flächen-, Zeit- und Kostenoptimierung und resultieren aus der Einführung von CAFM-Systemen. Flächeneffekte sind relativ einfach nachweisbar, indem die Flächenbelegung vor und nach der Einführung von Facility Management mit geeigneten Kennzahlen verglichen wird. Gerade bei wachsenden Flächenbedarfen im Unternehmen können diese Effekte dazu führen, dass bauliche Erweiterungen durch optimierte Flächennutzung im Bestand vermieden werden können. Die Flächeneffekte stellen sich in einer Bandbreite von ca. 10–30 % Einsparung der genutzten Flächen dar: – „Arbeitsplatzkosten als Motiv zur Raumbelegung führte zu etwa 30 % weniger Flächenforderung“ (von zur Mühlen, 1995). – „Im amerikanischen Facility Management ist die Rede von einer ,Intensivierung der Raumnutzung‘ und bei IBM spricht man von Space Contracting. Damit soll pro Arbeitsplatz eine Flächenreduzierung von um 10 bis 20 % erzielt werden“ (Balk, 1995). – „Nach dem Erfassen aller vorhandenen Flächen wurden sehr schnell 10 % davon nicht mehr benötigt“ (Moelle, 1995). Kosteneffekte werden, wie die Beispiele zeigen, in der Literatur meist in prozentualen Verbesserungen angegeben. Dabei sind in der Regel die Randbedingungen nicht weiter dargestellt. Jedoch zeigen diese Quellen, dass teilweise erhebliche Potentiale durch die Einführung von Facility Management erschlossen werden können. Die Kosteneffekte belaufen sich auf Größenordnungen bis zu 30 % Kosteneinsparung:

1.7 Nutzenpotentiale

55

– „30 % Reduzierung der Arbeitsplatzkosten durch Wissensmanagement bei Einrichtungs- und Umzugsplanung ist als durchaus realistisch anzusehen“ (Schreiber, 1996). – „Allgemein geht man im Bereich des Gebäudemanangements bei einer Komplettvergabe aller Dienstleistungen von einem Einsparungspotential von bis zu 30 % im Bereich der Betriebskosten aus“ (Klein, 1995). – „Bei den Bürogebäuden betrugen die voraussichtlichen Einsparungsmöglichkeiten rund 30 % der bisherigen laufenden Betriebs- und Nutzungskosten.“; „Bei den Wohnbauten lag die in Aussicht stehende Kostensenkung bei gut 15 % der laufenden Betriebs- und Unterhaltungskosten.“; „Bei Industrieobjekten konnte mit einer Aufwandsreduktion von ca. 35 % gerechnet werden“ (Bernet, 1995). – „Dabei (der Einführung eines CAFM-Systems) wurde ein Einsparungspotential von 271 000 sfr. pro Jahr errechnet, was bedeutet, dass sich das System bereits nach zwei Jahren in Bezug auf den Anschaffungspreis amortisierte“ (Förg, 1995). Zeiteffekte führen zur schnelleren Abwicklung von Veränderungsprozessen sowie deren Vorbereitung. Einsparungen bis ca. 30 % sind realistisch. – „Erfahrungen aus der Industrie zeigen, dass rund 30 bis 50 % des zeitlichen Gesamtaufwandes eines Projektes allein nur für die lästige Erhebung von aktuellen Daten benötigt wurden. Größenordnungen, die auch Julius Zimmermann, Fabrikplaner bei der Gelsenkirchener Flachglas AG nur bestätigen kann. … Er schätzt, dass er mit FM Projekte bald 20 bis 30 % schneller durchziehen kann“ (B. R., 1992). – „Bereits zwei Jahre nach Beginn der rechnergestützten Arbeit (mit FM) wickeln die rund 25 Werksplaner bei Scania rund 100 Projekte parallel ab. Allein der Zeitgewinn ist enorm: Um bis zu 30 % sind die gesamten Projektlaufzeiten zurückgegangen“ (B. R., 1992). – „Die Unterbrechungszeit konnte bei großen Umzügen von ca. 1,5 Tage auf einen halben Tag gesenkt werden“ (Balk, 1995).

Zeiteinsparung

56

Erfahrungen aus den USA

Einsparpotentiale Intelligente Gebäude / konventionelle Gebäude

1 Grundlagen

An einem praktischen Beispiel wird gezeigt, welche finanziellen Einsparungen durch Facility Management erzielt werden. Bei einem deutschen Computerhersteller werden, wie das Manager Magazin in seiner Ausgabe 9/92 berichtet, durch konsequenten Einsatz von Facility Managementtechniken im Bereich der technischen Bewirtschaftung 5,5 %, im Bereich der kaufmännischen Bewirtschaftung 5,4 % und im Bereich sonstiger Dienstleistungen (Architektur, Ingenieurleistungen, Flächenmanagement, Sicherheitskräfte, Energieberatung, Sanierung, Renovierung und Revitalisierung) insgesamt 10 % eingespart. Das macht durchschnittlich 5,6 % Einsparungen im ersten Jahr. Auf mittlere Sicht rechnet man sogar mit 10 % Ersparnis. Die Erfahrungen in den USA ergeben folgende Einsparungspotentiale:

Direkte Einsparung Energie Wartung Sicherheit Gesamte Kosteneinsparung Indirekte Einsparung Mitarbeiter Veränderung /Umzüge Produktivitätssteigerung

Einsparung Einsparung durch Gesamt durch GM IB-Maßnahmen Einsparung 17 % 9% 18 % 11 %

26 % 9% 18 % 19 %

43 % 18 % 36 % 30 %

1 7% 1%

0 28 % 3,2 %

1 355 4,2 %

Abb. 1-19. Kostenreduzierung durch „Intelligente Gebäude“, Einsparungspotentiale (Jicha, 1996)

Kostenvergleich Betriebskosten intelligentes konventionelles konventionelles von 3 Gebäuden (DM/m2/Monat) Gebäude angemietet Gebäude eigenes Gebäude eigenes

Energie Reinigung Sicherheit Gebäudemanagement Wartung Gesamt

10,75 4,75 5,75 5,42 5,0 31,67 100%

11,08 4,67 5,33 5,0 4,67 30,75 97%

Abb. 1-20. Kostenreduzierung durch „Intelligente Gebäude“, Kostenvergleich (Jicha, 1996)

6,08 4,25 3,67 2,5 6,0 22,5 71%

1.7 Nutzenpotentiale

57

– insgesamt bis zu 25 % der Betriebskosten – bei Bau/Planung und Umstrukturierung (10 % der Betriebskosten) – bei Raum- und Ressourcenkosten (5 % der Fläche) Dass sich gerade aus der ganzheitlichen Betrachtung des Lebenszyklus und durch Optimierungsansätze schon in der Planungsphase von Sachressourcen erhebliche Effekte erzielen lassen, zeigen die Erfahrungen der Digital Equipment GmbH in München (Jicha, 1996). Benchmarkstudien im genutzten Gebäudebestand lieferten folgende Ergebnisse: Die aufgeführten Beispiele (Abb. 1-19 und 1-20) können in der Regel nicht direkt auf das eigene Unternehmen übertragen werden, da die Randbedingungen und das Methodenniveau bei der Bewirtschaftung der Sachressourcen in den einzelnen Branchen sehr differenziert sind. Es zeigt sich jedoch, dass erhebliche Verbesserungen durch die Einführung von Facility Management durchaus realistisch sind.

Gebäudemanagement

2 Kapitel 1

• • • • • • •

Grundlagen Orientierung Interpretationen Ganzheitlichkeit Lebenszyklus Transparenz Entwicklung Nutzenpotentiale

Theorie

Computerunterstützung

Kapitel 2

Kapitel 3

Computerunterstützung • CAFM • Zusammenhang FM und CAFM • IT-Funktionen im FM • CAFM-Anwendungsbereiche • Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld • CAFM-Systemansätze • Anforderungen an CAFM-Systeme • Marktübersicht CAFMSysteme • Vorstellung einiger CAFM-Systeme • CAFM mit ERP-Systemen • Kosten und Nutzen • CAFM-Einführung • Datenakquisition

Systemeinführung • Einführungskonzept • Motivation und Ausgangslage • Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme • Konzept für das CAFM • Installation, Einrichtung und Schulung • Datenaufnahme und Dateneingabe • Anwendungen des Systems • Ausweitung des Systems

Marktübersicht

Erfahrungsbericht

Kapitel 4 Anwendungsbeispiele Gebäudemanagement Umweltmanagement Fabrikplanung Instandhaltung Kabel- und Netzwerkmanagement • Abfallmanagement • Arbeitsschutz • Energiemanagement • Computer Integrated Buildings • Immobilien- und Dienstleistungscontrolling • mySAP ERP und FM • • • • •

Praxis

2.1 Computer Aided Facility Management Der Begriff Computer Aided Facility Management (CAFM) steht für computerunterstütztes Facility Management. CAFM ist also ein Werkzeug für das Facility Management. CAFM-Systeme werden zur integrierten und informationstechnischen Unterstützung der Aufgaben im Rahmen von Facility Management-Prozessen eingesetzt. Anhand der folgenden Merkmale soll der Versuch unternommen werden, ein CAFM-System zu charakterisieren: Das IT-Werkzeug CAFM begleitet und unterstützt die Durchführung der Bewirtschaftungsprozesse durch Prozessorientierung und den Einsatz von Workflowtech-

Definition CAFM

Merkmale von CAFM-Systemen

60

Prozessorientierung Bereitstellung von Informationen

Durchgängiges Informationsmanagement

Redundanzfreie Datenhaltung

Bidirektionale Bearbeitung

Keine eindeutige Zuordnung zu einer Gruppe von betrieblichen Anwendungssystemen

2 Computerunterstützung

nologie. Bei FM-relevanten Planungsaufgaben unterstützt ein CAFM-System die Ausarbeitung von Abläufen und die Darstellung und Bewertung von Alternativlösungen. Die vollständige und schnelle Bereitstellung von Informationen über die zu bewirtschaftenden Objekte runden das Aufgabenspektrum ab. Ein CAFM-System ist ein Anwendungssystem für alle im Facility Management Beteiligten. Dabei unterstützt und begleitet es sowohl das strategische und das mittlere/taktische Management als auch die operationale Leistungserbringung. Die Anforderungen der jeweiligen Anwendergruppen differieren dabei in Abhängigkeit von ihrem speziellen Aufgabengebiet. Das durchgängige Informationsmanagement über den gesamten Lebenszyklus der Facilities, von deren Konzeption, Planung und Erstellung über die Nutzung bis zur Verwertung bzw. Entsorgung, ist ein prägendes Merkmal eines CAFM-Systems. Dabei bestimmen in den einzelnen Lebensphasen wechselnde Anwender den Verantwortungsbereich und den Einsatz des Systems. Ein weiterer Schwerpunkt der Datenhaltung im CAFM liegt in der gemeinsamen Nutzung von einmal erfassten Daten, die redundanzfrei verwaltet werden und allen Beteiligten zeitgleich und schnell zur Verfügung stehen. Auch die gleichzeitige bidirektionale Bearbeitung von grafischen und alphanumerischen Daten ist aufgrund der Symbiose aus Ingenieurwesen und Betriebswirtschaft ein Merkmal der CAFM-Systeme. Ein CAFM-System ist aufgrund seines ganzheitlichen Ansatzes unter Einbeziehung des Lifecycles und wegen seiner ausgeprägten Integrationseigenschaften nicht eindeutig einer Gruppe von betrieblichen Anwendungssystemen zuzuordnen (s. a. Stahlknecht). Da die Verwaltung und Organisation der Sachressourcen nicht auf eine Branche beschränkt ist, kann man von einem branchenneutralen System sprechen. Aufgrund der Verschiedenartigkeit der Anwendungen könnte man ein CAFM-System folgendermaßen einordnen: Ein CAFM-System ist ein branchenneutrales Administrations- und Dispositionssystem, das Eigenschaften von Planungs- und Führungsinformationssystemen vereint und eng mit Bürosystemen verbunden ist.

2.1 Computer Aided Facility Management

61

Es gibt keine einheitliche Definition oder Beschreibung von CAFM. Des weiteren gibt es sehr wenig Literatur zu diesem Thema, wenn man von den marketing- orientierten Hochglanzbroschüren der Systemhersteller und Beratungsunternehmen einmal absieht. Einige Beschreibungen lassen sich jedoch in der CAFM-Fachwelt finden. So wird CAFM als ein „FM-orientiertes, softwarebasiertes Auftrags- und Berichtswesen“ definiert (Jupp Gauchel, 1999). Somit löst sich CAFM von allen bisherigen Entwicklungstendenzen aus der Richtung des CAD. Dieser Ansatz ist nach Ansicht des Autors vielversprechend, sollte allerdings um die planerischen Aufgaben innerhalb des Facility Management ergänzt werden. Auch in dem Richtlinienwerk der GEFMA wird versucht, ein CAFM-System zu definieren. Die GEFMA 400: Computer Aided Facility Management versteht unter CAFM-Software, die „Software-Werkzeuge, welche die spezifischen Prozesse des Facility Managements und die daran direkt oder indirekt beteiligte Personen unterstützten“. Als weitere Kriterien werden spezifizierte CAFM-Funktionalitäten und die Fähigkeiten zur Bearbeitung von grafischen und alphanumerischen Daten gefordert. (GEFMA 400, 2002). Abgesehen von dem inkonsequenten Abgrenzungsversuch zwischen CAFM-Software und CAFM-System stellt die neue Richtline 400 eine qualitativ deutliche Verbesserung zur bisherigen Richtline aus dem Jahr 1998 dar und kann als gelungene Orientierung bezeichnet werden. Für die, aus dem GEFMA-Arbeitskreis CAFM heraus entstandene, weiterführende Literatur, bildet CAFM „einen Schwerpunkt im Informationsmanagement von Immobilien bei klarer Abgrenzung zur Gebäudeautomation und anderen gängigen EDV-Anwendungen wie Planungssoftware, Office-Lösungen oder Kaufmännischer Standardsoftware.“(Marchionini, Hohmann, Prischl, 2004). In den USA werden die unterstützenden Unternehmenslösungen für das Facility Management auch als Integrated Workplace Management Systeme (IWMS) bezeichnet. (Bell, 2004). Diese neue Gruppe von IT-Systemen hat sich aus vier traditionellen Softwarelösungen gebildet:

Keine einheitliche Definition von CAFM

GEFMA 400

Arbeitskreis CAFM

Integrated Workplace Management Systeme (IWMS)

62

2 Computerunterstützung

– Computer aided facilities management (CAFM in der Fokusierung auf Flächenmanagement) – Real estate portfolio and transaction management (Immobilienwirtschaft) – Project management (in der Bedeutung von Entwurf, Konstruktion, Abrechnung und Projektplanung von Bauprojekten) – Computerized maintenance management systems (auf die FM-Bedürfnisse ausgerichtetes Instandhaltungsmanagement)

IWM muss 2 der 4 Kernelemente abbilden

Differenzierung zwischen CAFM und CAFM-System

CAFM-Standardsoftware

IT-Funktionen im FM

Diese vier Funktionselemente stellen den Kern einer IWMS-Lösung dar. Die Systeme werden ergänzt durch weitere system- oder branchenspezifische Funktionen. Ähnlich der Einordnung von ERP-Systemen muss ein IWMS mindestens 2 der 4 Kernelemente abbilden. Die IWMS-Lösungen sind vom Funktionsumfang vergleichbar mit der CAFM-Interpretation des Autors und geben den Integrationsgedanken sowie den unternehmensübergreifenden Ansatz von CAFM wieder. Die Begrifflichkeit von CAFM und CAFM-System muss, obwohl eng miteinander verbunden, differenziert werden. CAFM beschreibt die Bedeutung und die Inhalte der Informationstechnologie im FM, während die CAFM-Systeme die speziell hierfür ausgelegten Anwendungssysteme darstellen. Hat ein Anwendungssystem das primäre Ziel die IT-Funktionen im FM zu unterstützen, so spricht man von CAFM-Standardsoftware. In Abgrenzung dazu gibt es Anwendungssysteme, die zwar teilweise die geforderten Funktionen abdecken, jedoch im Kern andere Anwendungsgebiete unterstützen. Als Beispiele sind hier genannt ERP-Systeme, Bürosoftwaresysteme oder Bausoftwaresysteme. Diese Anwendungssoftware wird nicht als CAFM-System bezeichnet, obwohl sie genauso wie ein Gebäudeautomationssystem, ein Netzwerkmanagementsystem oder ein Instandhaltungssystem dazu beiträgt das Facility Management zu unterstützen. Die Gesamtheit der Anwendungssysteme zur Unterstützung der IT-Funktionen im FM wird dann wiederum als CAFM bezeichnet (s. a. Abb. 2-4). Wenn im weiteren Verlauf von CAFM-Systemen gesprochen wird, so sind die CAFM-Standardsoftwaresys-

2.1 Computer Aided Facility Management

63

teme gemeint. Wobei der Begriff Standardsoftware auch noch die Abgrenzung zur Individualsoftware beinhaltet, also speziell und unmittelbar für eine konkrete Anwendung entwickelte Software. Bei Standardsoftware handelt es sich um fertige, aus einer Menge von Programmen bestehende Programmpakete, die einen vollständigen Geschäftsprozess oder ein abgeschlossenes betriebliches Anwendungsgebiet abdecken (Stahlknecht, 2005). Ein CAFM-System besteht im Kern aus zwei Hauptkomponenten, das sind die Datenbank (DB) für die alphanumerischen Daten und das Computer Aided Design (CAD) als grafisches Element. In diesen beiden Softwareprodukten werden die grafischen und nicht-grafischen Daten verwaltet und miteinander verknüpft. Diese interaktive Kopplung von Datenbank und CAD sorgt für eine gleichzeitige und redundanzfreie Bearbeitung. Basierend auf diesem Kern setzen die Systeme Komponenten ein, die verschiedenartige Funktionen besitzen. Ein modularer Aufbau ermöglicht es, das System je nach Anforderung des Benutzers zu ergänzen. Für die Kommunikation mit anderen Anwendungssystemen werden standardisierte Schnittstellen der CAD- und DB-Systeme genutzt. Es ist technisch möglich, mit einem CAFM-System grafische Daten anzuzeigen und zu bearbeiten, während die Datenbank diese Veränderungen gleichzeitig und automatisch mitgeteilt bekommt und sie verarbeitet. Diese Verbindung ist der entscheidende Teil im CAFM. Das rechnerinterne Datenmodell der Facilities verwaltet die sog. CAFM-Datenketten (Gauchel, 1999), bestehend aus den Objektdaten (z. B. Größe und Qualität der Reinigungsflächen), den Leistungsdaten (z. B. Wie wird gereinigt?) und den Kostendaten (z. B. Reinigungskosten/m2/ Jahr). Die Einzelobjekte werden als solche definiert, benannt und in ihrer Geometrie und im typologischen Zusammenhang aller Objekte zueinander dargestellt (Heidbreder, 1993). Die nicht visualisierbaren Eigenschaften der einzelnen Objekte werden in der integrierten alphanumerischen Datenbank gespeichert und bereitgehalten. Der beidseitige Aufruf aus dem CAD-System und aus dem Datenbanksystem heraus ist bei CAFM-geeigneten Systemen möglich. Dies bedeutet, dass man ent-

Standardsoftware vs. Individualsoftware

Zwei Hauptkomponenten DB und CAD

Modularer Aufbau

CAFM-Datenketten

64

Bidirektionale Bearbeitung

Objektorientierung

2 Computerunterstützung

weder in der Grafik ein Objekt auswählen und sich die alphanumerischen Informationen dazu anzeigen lassen kann oder, dass man in der Datenbank ein Objekt sucht und sich dazu Grafiken anzeigen lässt. Diese bidirektionale Bearbeitung von Datenbeständen ist eine wichtige, im Hintergrund wirkende Komponente eines CAFMSystems. Im Mittelpunkt des CAFM stehen die FM-Prozesse und die zu verwaltenden Objekte. Dies können je nach Ausrichtung Gebäude, Produktionsanlagen, Transportanlagen, Klimaanlagen oder Leitungsnetze der Infrastruktur sein. In Abb. 2-1 werden die Zusammenhänge zwischen dem Objekt (in diesem Fall eine Maschine) und den unterschiedlichen Informationen gezeigt. Aufgrund der ganzheitlichen Betrachtung aller Lebensphasen eines Objektes hat das Facility Management viele unterschiedliche Aufgaben zu erfüllen. Die Gemeinsamkeit besteht im Objekt selbst. Die Art der Informationen ändert sich mit der Zeit in Abhängigkeit von den veränderten Aufgaben. Die für den jeweiligen Lebensab-

allgemeine und technische Informationen

Informationen aus dem laufenden Betrieb (Prozesse)

Daten hashf dsgmkj ggkg glgf gggg

Daten hashf dsgmkj ggkg glgf gggg

Objekt

Einbindung im Systemflu§

Details

0 Standort im Unternehmen

0

5 0 Datenblatt

Abb. 2-1. Bedeutung des Objektes im CAFM

2.1 Computer Aided Facility Management

65

schnitt beauftragten Spezialisten haben immer eine auf bestimmte Eigenschaften des Objektes reduzierte Sichtweise. Andererseits gehen sie bei ihrem Spezialgebiet in die Tiefe und können so wichtige Informationen für das Objekt liefern. Abbildung 2-2 veranschaulicht den Zusammenhang der einzelnen Lebensphasen und die jeweils eingesetzten IT-Werkzeuge durch die Beteiligten. Besonders in den Phasen Planung/Bau/Nutzung werden viele unterschiedliche IT-Werkzeuge eingesetzt. Die Systeme arbeiten gleichzeitig und jedes System nimmt die Basisdaten selbst auf und verwaltet sie eigenständig. Somit werden Daten doppelt aufgenommen, verwaltet und gepflegt. Da an größeren Neubauprojekten, wie z. B. der Errichtung eines Bürokomplex allein in der Planungsphase mehrere Architekten und Fachplaner gleichzeitig arbeiten, kann man sich das Ausmaß der Zusatzarbeiten durch dezentrale Datenhaltung vorstellen. Neben den Einsparungspotentialen ist es wichtig, dass alle Beteiligten auf den gleichen Informationsstand zurückgrei-

Abb. 2-2. IT-Werkzeuge während des Lebenszyklus

IT-Werkzeug in den einzelnen Lebensphasen

Datenhaltung in der Planungsphase

66

Einheitliche bereichsübergreifende Datenbasis

2 Computerunterstützung

fen können. Somit werden Fehler aufgrund unterschiedlicher Versionsstände vermieden und die Übergabe der Daten kann fehlerfrei erfolgen. Ideal wäre es, mit einem durchgängigen IT-Werkzeug zu arbeiten, welches alle Erwartungen erfüllt. Das CAFM kann dies nicht. Das Ziel ist es, möglichst viele dieser Anwendungen zu integrieren und eine einheitliche bereichsübergreifende Datenbasis zu schaffen. Das Hauptinteresse gilt dabei sicherlich den kontinuierlich wiederkehrenden Lebensabschnitten Planung, Bau und Nutzung. In Abb. 2-2 ist zu erkennen, dass die einzelnen IT-Werkzeuge bestehen bleiben, so dass jeder Beteiligte das für ihn optimale System einsetzen kann. Der Informationsgleichstand wird durch die einheitliche Datenbasis gewährleistet. Das CAFM sollte ein Teil des Ganzen sein und an den allgemeinen Daten partizipieren.

2.2 Zusammenhang zwischen FM und CAFM CAFM ist Werkzeug für erfolgreiches Facility Management

Notwendigkeit von CAFM zur Generierung von Nutzenpotentialen

In der folgenden Abbildung (Abb.2-3) wird deutlich, dass CAFM nur ein Hilfsmittel für erfolgreiches Facility Management ist. Durch alle in einem Unternehmen ablaufende Prozesse, hervorgerufen durch die Kernprozesse, werden Daten produziert. Die Auswertung von, für das Facility Management relevanten Daten, führt zur Gewinnung von entscheidungsrelevanten Informationen (Mertens, 2005). Dadurch unterstützt das CAFM sowohl das strategische als auch das operative Facility Management. Der Erfolg, d. h. der Nutzen von Facility Management, wird erst durch die Entscheidungen des Managements und die Leistungen der operativen Einheiten generiert. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob CAFM ein hinreichendes oder ein notwendiges Mittel zur Generierung von Nutzenpotentialen im Facility Management ist. Auf die quantifizierbaren Nutzenpotentiale (siehe Abschn.1.7) ist bereits eingegangen worden. Dabei bilden die nicht quantifizierbaren, also die qualitativen Nutzenpotentiale (sogenannte weiche Faktoren), oft die Voraussetzung, die angestrebten quantitativen Einsparpotentiale zu erreichen.

2.2 Zusammenhang zwischen FM und CAFM

Strategie

67

Facility Management

Operation

Informationen

CAFM

Daten Prozesse im Unternehmen

Abb. 2-3. Zusammenhang FM und CAFM

IT-Systeme tragen erheblich zur Realisierung dieser qualitativen Potentiale bei. Zu diesen Potentialen zählen präzisere Informationen im Sinne eines transparenten Unternehmens, die bessere Darstellung von Informationen innerhalb komplexer Sachverhalte, die schnellere Informationsbereitstellung durch geringere Suchzeiten und die unternehmensgebundene, von Einzelpersonen unabhängige Informationshaltung. Ohne weiter auf die einzelnen qualitativen und quantitativen Nutzenpotentiale einzugehen, kann man folgern, dass CAFM ein Wegbereiter (sogenannter enabler) für die Nutzen- und Einsparpotentiale des Facility Management ist. Das Konzept des Informationssystem CAFM stellt ein System zur Beschaffung, Verarbeitung, Übertragung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen innerhalb des Facility Management dar und umfasst daher nicht nur die Anwendungssoftware. Zu den wichtigsten Komponenten des Informationssystems CAFM gehören die Anwender (Manware), die mit dem System arbeiten und die organisatorischen Konzepte und Regelungen (Orgware) für den erfolgreichen und geordneten Betrieb. Somit benötigt ein CAFM auch die Steuerung

CAFM als „enabler“ für Nutzen- und Einsparpotentiale Konzept des Informationssystems CAFM

68

2 Computerunterstützung

Informationssystem CAFM Orgware Objekt Maßnahmen maßnahmen UnterObjekt Flächen Gebäude Infrastruktur Kataster Information Objekt erfassen Maßnahme erfa s Auftrag erfasst Button erfasst Information Information internextern Fax Brief Beauftragt E-mail Autrag beauftragt Button beauftra g Auftrags- Bearbeitu Auftrag n verfolgung Auftrag Information Online Offline Information Inform verfolgt ??? Bearbeitun gt Bearbei Auftragbear b Laufzett Eigenbearb drucke ne Laufzett vergebe n Bearbei Abhake Laufzet tn Laufzett ausgefü zurück Laufzet t Auftragg Auftrag bearbeitet Button bearbeit e Termin/Kosten Qualität Ü berprüfen Überprüfen Information abhaken an ut Information des Laufzet Nachbess e Auftrag abgeschlossen Button Abgesch mitReporting Nachfolger Intervall Auswertung ausdrucken s Auswertung

Manware

AnwendungsSysteme

START Erfassung Auftrag Information -Auftrag mit Nachfolger Einzelauftrag Intervall

FM-Abteilung DKV

Flächenmanagement

300

150

BOB Büroorganisation

100

Daten

200

Liegenschaften

Kaufmännisch

VGSA Abrechnung

Technik

VGSI Planung/Instandhaltung

VGS04 An- u. Vermietung

VGSH Haustechnik

Recht

ZVB Betriebssicherheit

Immobilien / CREM

Gebäude

Controlling

ZVEE Einkauf DL

Service / DL

ZVEL Inventarlager ZVEH Hausmeisterei

ZVC Casino-Betriebe

ZVCD Disposition ZVCK Küche

ZVED Hausdruckerei

ZVCL Cafeteria

ZVAA Archiv

ZVCW Sitzungsservice

ZVAP Post

ZVCG Gastecasino

ZVAT Telefonzentrum

ZVCB Vending

Flächen (BGF) Datenblat t

Systemsoftware Hardware Informationsmanagement In Anlehnung an: Jochen Schwarze, 1998

Abb. 2-4. Informationssystem CAFM

Informationsmanagement

Entwicklung zu Lösungsanbietern

Application Service Providing (ASP)

und Kontrolle durch ein Informationsmanagement (s. a. J. Schwarze, 1998). Die Verknüpfung von CAFM und FM führt auch dazu, dass sich die Softwareanbieter von CAFM-Systemen vom Produktgeschäft, was CAFM eigentlich noch nie war, entfernen. Die Entwicklung zu Lösungsanbietern, die dem Kunden neben Software auch Beratung, Services und Support anbieten, ist die Konsequenz. So werden Marktplätze zur Abwicklung von Geschäftsprozessen im Internet aufgebaut und durch das Bereitstellen von internetbasierenden Softwareprogrammen auf Serverfarmen neue Services angeboten. Der Anwender kauft keine Software sondern mietet die im Internet angebotene Anwendungssoftware auf Zeit. Das Application Service Providing (ASP) wird die IT-Anwendungen und die zu erbringenden Dienstleistungen näher aneinander bringen. Somit können auch die Grenzen zwischen FM und CAFM weiter verschmelzen.

2.3 IT-Funktionen im Facility Management Die Funktionalitäten im CAFM sind sehr vielfältig und die Anwendungen der CAFM-Systeme müssen den individuellen Anforderungen der Anwender genügen. Da

2.3 IT-Funktionen im Facility Management

69

es sich bei Facility Management um einen Querschnittsprozess, respektive Sekundärprozesse handelt, divergieren die Inhalte von Unternehmen zu Unternehmen. Die IT-Systeme haben die Aufgabe die vielfältigen FM-Prozesse zu unterstützen. Deshalb werden in Abgrenzung zu den FM-Prozessen die IT-Funktionen im Facility Management definiert. Um die Einsatzmöglichkeiten von CAFM zu beschreiben, ist eine Zusammenstellung aller bekannten Funktionen in einem Mastersystem erfolgt. Die hier aufgeführten IT-Funktionen stellen also die Masse aller Anwendungen dar. Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sind die IT-Funktionen in Bereiche gegliedert. Diese Gliederung ist nicht als strenge Regel zu verstehen, sondern als ein inhaltlicher Rahmen. Die IT-Funktionen im Facility Management sind hier folgenden Bereichen zugeordnet: – Gebäudeplanung – Flächenmanagement – Kaufmännisches Gebäudemanagement – Technisches Gebäudemanagement – FM-Service – Immobilienmanagement – Querschnittsfunktionen In der Unternehmenspraxis ist selten eine Konzentration aller IT-Funktionen zu finden, statt dessen bildet jedes Unternehmen nur die jeweils benötigten Funktionen ab. Des Weiteren sind die Interpretationsrichtungen und Zielgruppen im Facility Management zu berücksichtigen (siehe Abschnitt 1.2). So unterscheiden sich besonders die benötigten Funktionen in Abhängigkeit, ob es sich bei dem Unternehmen um Corporates oder Professionals handelt. Die Frage also, ob es sich bei den zu unterstützenden Prozessen um primäre oder sekundäre Leistungsprozesse des Unternehmens handelt, beeinflusst besonders die kundenbezogenen Querschnittsfunktionen (z. B. Rechnungswesen inkl. Fakturierungsprozess und die Auftragsbearbeitung). Es ist darauf hinzuweisen, dass nicht alle Funktionen gleichzeitig von einem System abgedeckt werden können, sondern dass vielmehr inhaltliche Schwerpunkte

FM-Prozesse vs. IT-Funktionen

Mastersystem aller IT-Funktionen

IT-Funktion unternehmensspezifisch zusammenstellen

IT-Funktionen von Corporates und Professionals können sich unterscheiden

70

2 Computerunterstützung

Gebäudeplanung

FLM

KGM

Gebäudeplanung (HOAI 1-6)

Flächenverwaltung

Gebäudeverwaltung

Sicherheitstechnikverwaltung

TGM

FM-Service

IM

QuerschnittsFunktionen

FM-orientierter Service-u. Helpdesk

Mieteinheitenverwaltung

Strategische FM-Controlling

Umzugsdienste

Mietvertragsverwaltung

Finanzbuchhaltung

Konferenzraumservices

Mietbuchhaltung

Kostenrechnung

Nebenkosten abrechnung

Auftragsbearbeitung Partnerverwaltung

Ausschreibung und Vergabe (HOAI 7)

Raumverwaltung

Inventarverwaltung

Brandschutzdokumentation

Baumaßnahmen (HOAI 8)

Raumplanung

Gewährleistungsmanagement

Instandhaltung

Projektmanagement

Belegungsplanung

Beschaffungsmanagement

Infrastrukturleitungen

FM- orientierte Dokumentation

Umzugsplanung

Verbrauchsdatenerfassung

TGA-Verwaltung

Reinigungs u. Pflegedienste

Liegenschaftsverwaltung

Gebäudekostencontrolling

Schlüsselverwaltung

Gärtnerdienste

An- + Vermietung

Personenverwaltung

IT- Endgeräteverwaltung

Winterdienste

An- und Verkauf

Dokumentenverwaltung

Parkplatzverwaltung

Hausmeisterdienste

Netzwerkdokumentation

Sicherheitsdienste

Maschienen- und Anlagenverwaltung

Reservierungsmanagement

Umweltmanagement

Ver- und Entsorgerdienste

Energiemanagement

Waren- und Logistikdienste

Gebäudeautomation

Druck- u. Kopierdienste

Arbeitssicherheit

Projektentwicklung

Vertragsverwaltung

Immobilienmarketing

Fuhrparkmanagement Travelmanagement Casinoverwaltung Besuchermanagement

Abb. 2-5. IT-Funktionen im Facility Management

Einsatz unterschiedlicher IT-Systeme

innerhalb der einzelnen Systeme gebildet werden. Die IT-Funktionen werden in der Regel durch unterschiedliche IT-Systeme abgedeckt, z. B. zwischen ERP-System und CAFM-System (s. a. Abschn. 2.5 und 2.10). Die Eigenschaften der IT-Funktionen lassen sich in verwaltungsorientierte, planungsorientierte und ablauforientierte Anwendungen unterscheiden (s. a. Abschn. 2.4). Die Übersicht IT-Funktionen im Facility Management eignet sich hervorragend, um die möglichen Anwendungen eines Unternehmens zu analysieren.

2.3.1 IT-Funktionen im Bereich Gebäudeplanung

Neubau-, Umbauund Modernisierungsmaßnahmen

Der Bereich Gebäudeplanung umfasst die Leistungen der Architekten und Fachplaner. Unter dem Aspekt des Lebenszyklusses gehören diese Anwendungen zum Facility Management, da nicht nur Neubauvorhaben, sondern vor allem Umbau- und Modernisierungsmaßnahmen betroffen sind. Die IT-Funktionen im Bereich Gebäudeplanung:

2.3 IT-Funktionen im Facility Management

– – – – –

71

Gebäudeplanung (HOAI 1-6) Ausschreibung und Vergabe (HOAI 7) Baumaßnahmen (HOAI 8) Projektmanagement FM-orientierte Dokumentation

werden meist nicht innerhalb des CAFM-Systems abgedeckt, sondern durch spezialisierte Bausoftwaresystemen (s. a. Abschn. 2.5.2).

2.3.2 IT-Funktionen im Bereich Flächenmanagement Die IT-Funktionen im Bereich Flächenmanagement stellen ein Kernstück des CAFM dar: – Raumverwaltung – Flächenverwaltung – Raumplanung – Belegungsplanung – Umzugsplanung Die Flächen sind als Basisinformation im Gesamtsystem vorhanden. In der Flächen- und Raumverwaltung kann die Integration von grafischen Daten (CAD-Zeichnungen) erfolgen. Die Funktionen Raum- und Belegungsplanung haben in der Regel einen grafischen Bezug und sind planungsorientierte Anwendungen.

Flächen als Basisinformation

2.3.3 IT-Funktionen im Bereich Kaufmännisches Gebäudemanagement Die Anwendungen im kaufmännisches Gebäudemanagement basieren zum Teil auf Informationen der anderen Funktionen. So werden in der Gebäudekostenplanung und -kontrolle die gesamten Budgets und Aufwände verwaltet. Die Inventarverwaltung dient der räumlichen und kaufmännischen Zuordnung von Mobiliar und Büroausstattung und steht in Verbindung mit der Anlagenbuchhaltung und der Belegungsplanung. Der Beschaffungsprozess ist auf die FM-relevanten Dienstleistungen und Verbrauchsgüter abgestimmt. Die Funktionen im einzelnen sind:

Beschaffungen von FMDienstleistungen und Verbrauchsgüter

72

– – – – – – –

2 Computerunterstützung

Gebäudeverwaltung Inventarverwaltung Gewährleistungsmanagement Beschaffungsmanagement Verbrauchsdatenerfassung Gebäudekostencontrolling Parkplatzverwaltung

2.3.4 IT-Funktionen im Bereich Technisches Gebäudemanagement Die Anwendungen im technisches Gebäudemanagement stellen einen ursprünglichen Schwerpunkt der CAFMSysteme dar. Hierzu zählen: – Sicherheitstechnikverwaltung – Brandschutzdokumentation – Instandhaltung – Infrastrukturleitungen verwalten – TGA-Verwaltung – Schlüsselverwaltung – IT-Endgeräteverwaltung – Netzwerkdokumentation – Maschinen- und Anlagenverwaltung – Umweltmanagement – Energiemanagement – Gebäudeautomation – Arbeitssicherheit

Unterschiede zu Expertensystemen

Die Funktionen IT-Endgeräteverwaltung und Netzwerkdokumentation sind aus den Anforderungen der IT-Abteilungen entstanden. Die Maschinen- und Anlagenverwaltung hat ihren Schwerpunkt im Industrial Facility Management. Der Funktionsumfang von Umwelt- und Energiemanagement deckt nur die rudimentären Inhalte ab und ist z. B. nicht mit einem Umweltinformationssystem gemäß ISO 14.000 zu vergleichen (s. a. Abschn. 4.2). Unter der Funktion Gebäudeautomation ist die Übernahme von Daten aus GLT-Systemen zu verstehen. Steht bei vielen Anwendungen die Verknüpfung von alfanumerischen und grafischen Informationen im Vordergrung, so ist die Instandhaltung eine prozessorientierte

2.3 IT-Funktionen im Facility Management

73

Funktion. Sie ist in Abgrenzung zu spezialisierten Instandhaltungssystemen für die Belange des Gebäudemanagements konzipiert worden.

2.3.5 IT-Funktionen im Bereich FM-Service Die Unterstützung der FM-Serviceleistungen, bezogen auf Prozessoptimierung, Kundenzufriedenheit, Qualitätssteigerung und Kostenreduzierung, ist der Schwerpunkt der IT-Funktionen im Bereich FM-Service: – FM-orientierter Service- und Helpdesk – Umzugsdienste – Konferenzraumservice – Hausmeisterdienste – Reinigungs- und Pflegedienste – Gärtnerdienste – Winterdienste – Sicherheitsdienste – Reservierungsmanagement – Ver- und Entsorgungsdienste – Waren- und Logistikdienste – Druck- und Kopierdienste – Fuhrparkmanagement – Travelmanagement – Casinoverwaltung – Besuchermanagement Als zentrale Funktion zur Erfassung, Zuordnung und zum Controlling von Serviceleistungen dient der FMorientierte Service- und Helpdesk. Diese Funktion kann innerhalb des CAFM-Systems oder über ein Internetbasiertes Serviceportal erfolgen. Zur optimierten Durchführung und verursachergerechten Verrechnung der Aufträge (z. B. Umzugsdienste, Hausmeisterdienste) ist die strukturierte Erfassung die Grundlage. Das Reservierungsmanagement behandelt neben der klassischen Besprechungsraumreservierung auch die Organisation von technischem Equipment (z. B. Beamer). Die Anwendungen für Fuhrparkmanagement, Travelmanagement und Casinoverwaltung runden das Leistungsportfolio des CAFM ab und werden, je speziali-

FM-orientierter Service- und Helpdesk als zentrale Funktionen

Reservierungsmanagement

74

2 Computerunterstützung

sierter die inhaltlichen Anforderungen sind, meist von 3-Systemen abgedeckt.

2.3.6 IT-Funktionen im Bereich Immobilienmanagement Die Funktionen im Immobilienmanagement sind im Bezug zum Corporate Real Estate Management wichtig: – Mieteinheitenverwaltung – Mietvertragsverwaltung – Mietbuchhaltung – Nebenkostenabrechnung – Liegenschaftsverwaltung – An- und Vermietung – An- und Verkauf – Projektentwicklung – Immobilienmarketing

Gesetzlichen Bestimmungen

Intensität beeinflusst Systemauswahl

Geografische Informationssysteme

Im Bereich Immobilienmanagement ist die kaufmännische Komponente ausgeprägt und es wird eine Integration in die Finanzbuchhaltung und in das Rechnungswesen erforderlich. Die Anwendungen unterliegen zum Teil gesetzlichen Bestimmungen (z. B. 2. Berechnungsverordnung bei der Nebenkostenabrechnung oder den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung bei der Mietbuchhaltung). Die Entwicklung von CAFM-Systemen geht dahin, die Immobilienverwaltung von kleineren Beständen direkt abzubilden. Hierzu werden die Mieteinheiten- und Mietvertragsverwaltung oder die Nebenkostenabrechnung unterstützt. Im Bereich Buchhaltung wird durch CAFM-Systeme meist die Vorkontierung oder eine Nebenbuchhaltung realisiert. Wird die Intensität des Immobilienmanagement höher (bezogen auf die Menge oder die Komplexität) oder sind Funktionen wie An- und Verkauf, Projektentwicklung und Immobilienmarketing erforderlich, werden diese meistens durch spezialisierte 3-Systeme, den Immobilienwirtschaftlichen IT-Systemen abgebildet. Ebenso setzten Professionals in der Immobilienwirtschaft vorzugsweise nicht CAFM-Systeme zur Bearbeitung der IT-Funktionen ein. Für die Liegenschaftsverwaltung können geografische Informationssysteme angebunden werden (GIS).

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche

75

2.3.7 Querschnittsfunktionen Sind Funktionen entweder übergeordnet anzusiedeln oder dienen der Stammdatenverwaltung, so werden sie den Querschnittsfunktionen zugeordnet: – Strategisches FM-Controlling – Kostenrechnung – Finanzbuchhaltung – Auftragsverwaltung – Partnerverwaltung – Personenverwaltung – Dokumentenverwaltung – Vertragsverwaltung Bei den Querschnittsfunktionen ist die Verteilung der Anwendungen auf andere IT-Systeme, und somit die Integration in diese, entscheidend. Die Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung wird i.d.R. in ERP-Systemen abgebildet. Die Funktion des Strategischen FM-Controlling ist eng mit dem Unternehmenscontrolling verbunden, konzentriert sich jedoch auf die Bedürfnisse der Gebäudebewirtschaftung. Diese Funktion ist noch selten in CAFM-Systemen zu finden. Die Vertragsverwaltung und die Dokumentenverwaltung werden in vielen Bereichen eingesetzt und zählen deshalb zu den Querschnittsfunktionen. Die Funktionen der Partner- und Personenverwaltung behandeln klassische Stammdaten, wobei die Datenherkunft aus 3Systemen stammen kann (Integrationsaspekt).

Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung

Stammdaten

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche Um die unterschiedlichen Anwendungen im CAFM ihrem Wesen nach besser unterscheiden zu können, werden drei Bereiche von Anwendungen gebildet. Es wird zwischen verwaltungsorientierten, planungsorientierten und ablauforientierten Anwendungsbereichen unterschieden. Diese CAFM-Anwendungsbereiche werden von den Auswertungs- und Analyseanwendungen, die die Informationen für den Anwender visualisieren, umgeben (Abb. 2-6).

Charakteristika der einzelnen CAFM-Anwendungen

76

2 Computerunterstützung

Berichte

Analyse

Kennzahlen

Verwaltungsorientiert

Planungsorientiert

Ablauforientiert

Pläne

Abb. 2-6. CAFM-Anwendungsbereiche

Individuelle Abgrenzungen und Interpretationen sind möglich

Beschreibung durch klassifizierende Merkmale

Die einzelnen Anwendungsbereiche der hier vorgenommenen Einteilung lassen sich nicht immer eindeutig voneinander abgrenzen. Je nach Interpretation einer einzelnen Anwendung durch den jeweiligen Benutzer kann diese dem einen oder anderen Anwendungsbereich zugerechnet werden. Diese individuell unterschiedliche Zuordnung soll jedoch durch die hier vorgenommene Bereichsbildung der CAFM-Anwendungen nicht berührt werden. Das abgebildete Schema versucht alle wesentlichen Charakteristika der einzelnen CAFM-Anwendungen bei deren Zuordnung zu einem übergeordneten Anwendungsbereich zu berücksichtigen. Die verwaltungs- und ablauforientierten Anwendungen ähneln den Funktionen von Administrations- und Dispositionssystemen und die planungsorientierten Anwendungen denen der Planungssysteme. Um die Qualität der einzelnen CAFM-Systeme bezüglich ihrer Funktionalitäten besser beurteilen und vergleichen zu können, ist eine Beschreibung der drei Anwendungsbereiche durch klassifizierende Merkmale sinnvoll. Die einzelnen IT-Funktionen sind im Abschn. 2.3 beschrieben.

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche

77

2.4.1 Integration der Anwendungsbereiche in den FM-Prozessen Die definierten Bereiche Verwaltung, Planung und Ablauf sind keinesfalls isoliert zu betrachten, sondern sie hängen durch den gegenseitigen Austausch von Informationen eng zusammen. Informationen werden in einem Anwendungsbereich gewonnen an einen anderen übergeben und dort weiterverarbeitet. Diese Informationsflüsse laufen bidirektional. Beispielsweise sind die in der Verwaltung bereitgestellten Daten zunächst Grundlage einer Unternehmensplanung. Später wird diese Planung umgesetzt, d.h. es werden aufgrund der Planungsdaten Aufträge generiert und Abläufe in Bewegung gesetzt. Zum Schluß werden die während der Abläufe veränderten Daten wieder der Verwaltung zugeführt. Anhand des Beispiels eines Umzugs werden die Integration und die fließenden Grenzen der drei Anwendungsbereiche gezeigt (Abb. 2-7, s. a. Abschn. 4.1.4.) Der Prozess Umzug besteht in diesem Beispiel aus den drei Teilprozessen Grundlagenermittlung, Planung und Durchführung. Angestoßen wird der Umzug durch einen Input, so soll z. B. ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung überwechseln. Im Teilprozess Grundlagen-

Abb. 2-7. Integration der Anwendungsbereiche in Prozessen

Integration der Anwendungsbereiche

Beispiel Umzug

Teilprozess Grundlagenermittlung

78

Teilprozess Umzugsplanung

Teilprozess Umzugsdurchführung

Grundlagenerrmittlung

Planungsaufgaben

2 Computerunterstützung

ermittlung werden alle erforderlichen Informationen zusammengestellt, z. B. der für den Mitarbeiter benötigte Platzbedarf und die benötigte Ausstattung, entsprechend seiner Aufgabe und Funktion im Unternehmen. Aufgrund dieser Anforderungen wird dann die Suche nach geeigneten Freiflächen gestartet. Stehen verschiedene Flächen, Räume und Standorte zur Verfügung, beginnt der Teilprozess der Umzugsplanung. Dabei werden zunächst verschiedene Varianten für den Ort des Umzugs erarbeitet. Danach werden die alternativen Lösungen auf Faktoren, wie ihre Effizienz, ihre Machbarkeit oder ihre Kosten beurteilt. Nach der Entscheidung für eine Lösung beginnt die Planung des eigentlichen Umzugs. Es soll entschieden werden wie der Umzug von A nach B vonstatten geht. Dabei werden Alternativen über die Art des Umzugs, anhand der betroffenen Mitarbeiter, des betroffenen Inventars und der zeitlichen Vorgaben, sowie anhand der vorhandenen Ressourcen erarbeitet. Ist die Reihenfolge der zu erbringenden Tätigkeiten in einem Modell aufgestellt worden, kann der Teilprozess des tatsächlichen Umzugs, der eigentlichen Durchführung, erfolgen. Der Umzug wird terminiert, die internen und externen Aufträge werden vergeben. Dem Renovieren der Räume folgt das Transportieren der Ausstattung und die Installation der nötigen Infrastruktur, wie Telefon, Strom und Informationstechnologie. Die einzelnen Leistungen werden gesteuert, erbracht und dokumentiert. Nach Beendigung der Durchführung wird das Ergebnis auf Qualität, Zeit und Kosten überprüft. Nach erfolgreichem Abschluß werden die Kosten verursachergerecht verteilt. Das Ergebnis des Prozesses Umzug, also der Output, ist der neue Arbeitsplatz des Mitarbeiters. In allen drei Teilprozessen wirkt ein CAFM-System unterstützend, wobei die jeweils zu erbringenden Funktionen variieren und auf die einzelnen Prozessschritte abgestimmt sind. Bei der Grundlagenermittlung werden die benötigten Informationen für die zu bewirtschaftenden Objekte schnell und genau bereitgestellt. Zu diesem Zweck werden verwaltungsorientierte Anwendungen, wie das Flächenmanagement, die Raumverwaltung oder die Inventarverwaltung genutzt. Bei den Planungsaufgaben helfen die planungsorientierten An-

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche

79

wendungen Raumplanung und Umzugsplanung. Sie unterstützen die Ausarbeitung von Abläufen und die Darstellung und Bewertung von Alternativen. Die ablauforientierten Anwendungen begleiten und unterstützen die Durchführung der Bewirtschaftungsprozesse. Im Falle der Umzugsdurchführungen werden Funktionen wie Umzugsaufträge und Instandhaltung benötigt.

Prozesse

2.4.2 Verwaltungsorientierte Anwendungen Die verwaltungsorientierten Anwendungsbereiche versorgen den Benutzer mit CAFM-relevanten Informationen über die zu bewirtschaftenden Objekte. Hierzu zählen die Objekte, die man als Facilities bezeichnet, wie Gebäude, Maschinen, Anlagen, Inventar und Infrastrukturleitungen, aber auch Personen, wie Lieferanten und Mitarbeiter, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Die verwaltungsorientierten Anwendungen sind das Instrument zur Organisation, Verwaltung und Bereitstellung der Informationen. Die Verfügbarkeit von Dokumentations-, Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinformationen ist für die Effizienz der betrieblichen Aktivitäten entscheidend. Dabei kommt den verwaltungsorientierten Anwendungen, als Datenlieferant der anderen Anwendungsbereiche, eine existentielle Aufgabe zu. Weil außerdem große Datenmengen von verschiedenen Bereichen, Abteilungen oder Stellen innerhalb einer Organisation benötigt werden, ist die Beschaffung, Verarbeitung, Übertragung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen die wichtigste Funktion eines CAFM-Systems. Die Grundlage für alle Operationen im CAFM ist eine gemeinsame und einheitliche Datenbasis, die alle relevanten Daten zur Verfügung stellt. In dieser Datenbasis erfolgt die Speicherung und Modellierung unabhängig von einzelnen Anwendungen und Benutzern der Daten, wodurch eine flexible Nutzung eben dieser Daten möglich wird. Dabei ist eine sorgfältige Analyse der Datenstrukturen ebenso wichtig wie eine Modellierung, die auch die zukünftige Nutzung der Daten nicht ausschließt, damit betriebsnotwendige Informationen auf Dauer optimal bereitgestellt werden. Eine

Verwaltungsorientierte Anwendungen sind die Basis

Einheitliche Datenbasis

80

Grafische Daten

Alphanumerische Daten

Unterscheidung in Stammund Bewegungsdaten

2 Computerunterstützung

einzige, zentrale Datenbasis erlaubt die redundanzfreie Speicherung der Daten und vermindert somit den Aufwand für Pflege und Aktualisierung der Daten. Eine Besonderheit bei der Datenhaltung von CAFMSystemen ist die Tatsache, dass neben den alphanumerischen auch grafische Daten gespeichert werden. Unter alphanumerischen Daten versteht man solche, die in Form von Zeichenketten zur Verfügung stehen, wie technische Maße oder textliche Beschreibungen. Grafische Daten sind Pläne, Zeichnungen, Diagramme oder Fotos, wobei man zwischen zwei- und dreidimensionaler Darstellung (2D oder 3D) unterscheidet. Dabei können die gleichen Informationen sowohl grafisch als auch alphanumerisch vorliegen, z. B. wird der Standort einer Maschine innerhalb eines Gebäudes zum einen über eine Adresse, die Etage und eine Raumnummer angegeben. Zum anderen wird der Standort mit Hilfe eines grafischen Symbols in der CAD-Zeichnung dargestellt. Die alphanumerischen Daten werden in einer relationalen oder objektorientierten Datenbank gespeichert, die Zeichnungen und Pläne werden in einem CAD-System verwaltet. Der Trend geht auch hier zu einer gemeinsamen Datenbasis und immer mehr CAFM-Systeme generieren auch grafische Objekte aus der Datenbank. Die Entwicklung neuer Technologien und neuer Datenformate für grafische Daten macht dies möglich. Dadurch wird die vom Anwender als unnatürlich empfundene Trennung zwischen Grafik und Datenbank aufgehoben. Standardisierte Objekte, wie Inventar oder Symbole, werden direkt aus der Datenbank generiert. Allerdings werden die Grundrisse der Gebäude bisher nur von wenigen Systemen in der Datenbank gespeichert. Solange die Trennung der Datenhaltung nicht oder nur teilweise aufgehoben ist, kommt der gleichzeitigen, bidirektionalen Bearbeitung von Daten eine besondere Bedeutung zu. Veränderungen, die in der einen Darstellungsart vorgenommen werden, müssen in die andere Darstellungsart übernommen werden, d.h. die grafischen und alphanumerischen Daten müssen automatisch abgeglichen und verändert werden. Neben der schon aufgeführten Unterscheidung in grafische und alphanumerische Daten, kann man weiter

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche

81

differenzieren. Bei der Klassifikation von Daten unterscheidet man zwischen Stammdaten, Bestands- und Bewegungsdaten (s. a. Wedekind, 1998). Stammdaten sind diejenigen Informationen über Objekte, die sich selten oder überhaupt nicht verändern. Die Stammdaten beinhalten die grundlegenden Beschreibungen der Objekte, wie Objektnummer und Objektbezeichnung, oder auf Personen bezogen Name und Anschrift. Im Rahmen von Änderungsdiensten spricht man von Bestands- und Bewegungsdaten, wobei die Bestandsdaten z. B. Lager- oder Kontobestände anzeigen. Unter Bewegungsdaten versteht man die Veränderungen von Beständen oder, im Sinne des CAFM, die Daten, die sich aus den operativen Abläufen wie Instandhaltungsaufträgen oder Inventarveränderungen ergeben. Zur einfachen Unterscheidung gilt: Stamm- und Bestandsdaten beschreiben einen Zustand. Bewegungs- und Änderungsdaten dagegen beschreiben ein Ergebnis. Für die verwaltungsorientierten Anwendungen sind die Stammdaten vorrangig, weshalb diese Funktionalität auch als Stammdatenverwaltung bezeichnet wird. Für die eindeutige Identifikation der einzelnen Objekte benutzen die CAFM-Systeme Kennzeichnungssysteme, die während des gesamten Lifecycles eines Objekts dessen Zuordnung bestimmen, so z. B. die FM-Nummer. Auf diese Art und Weise können die unterschiedlichen Objektarten klassifiziert werden. In dem hier vorgestellten Zusammenhang werden die Objekte der Verwaltung auf abstrakte, fiktive und reale Objekte reduziert, aus denen wiederum alle zeitbezogenen Objekte (Prozesse) ausgeklammert werden. Weiterhin ist zu vermerken, dass es sich bei den verwalteten Daten der Objekte um vergangene oder gegenwärtige Eigenschaften und nicht um zukünftige und damit hypothetische Daten handelt. Auf diese Weise soll der Bereich der Verwaltung klarer von den Bereichen Ablauf und Planung abgegrenzt werden. In der Fachwelt sind zwei weitere Beschreibungen von Daten bekannt. Zum einen gibt es die schon erwähnten CAFM-Datenketten: Objektdaten, Leistungsdaten und Kostendaten (Gauchel, 1999) und zum anderen die Datenbasis für Facility Management mit der Einteilung in Bestandsdaten, Zustandsdaten, Verbrauchsdaten, Lei-

Eindeutige Identifikation durch Kennzeichnungssysteme

CAFM-Datenketten

82

Beispiel für verwaltungsorientierte Anwendungsbereiche

2 Computerunterstützung

stungskataloge, Daten über Arbeitsprozesse und kaufmännische Daten (GEFMA 400, 2002). Als Beispiele für verwaltungsorientierte Anwendungsbereiche im CAFM (s. a. Abschn. 2.3) gelten die Raumverwaltung, die Vertragsverwaltung, die Maschinen und Anlagenverwaltung, die Inventarverwaltung, die Gebäudeverwaltung, die Liegenschaftsverwaltung, die Schließzylinderverwaltung, das Flächenmanagement, die Betriebskostenverwaltung, das Kabelmanagement, die Dokumentenverwaltung sowie die Verwaltung der Sicherheitstechnik, der Brandschutztechnik, der Flucht- und Rettungswegpläne und die Verwaltung der Haustechnik und der Versorgungsleitungen. Auch die Funktionen im Bereich des Umweltmanagements und der Mieterverwaltung zählen dazu.

2.4.3 Planungsorientierte Anwendungen

Planungsprozess

Controlling-Funktionen sind übergreifend

Die planungsorientierten Anwendungsbereiche begleiten den Benutzer bei den CAFM-relevanten Planungsaufgaben. Dabei wird unter Planung die Vorbereitung zukünftigen Handelns auf der Grundlage von Informationsgewinnung und -verarbeitung verstanden. Die Planungssysteme orientieren sich an den üblichen Phasen des Planungsprozesses. Vor der eigentlichen Planung müssen Informationen eingeholt und aufbereitet werden. Dies wird durch die verwaltungsorientierten Anwendungen unterstützt. Im Planungsprozess ist die Berechnung und Bewertung von Planungsalternativen, unter Einbeziehung von Planungsmodellen die Kernaufgabe der computerunterstützten Planung. Nach dem Planungsprozess werden Plan/Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen durchgeführt, die im allgemeinen durch die Auswertungs- und Analysetools unterstützt werden. Die Instrumente der computerunterstützten Planung werden auch für das Controlling benutzt. Jedoch finden sich die Funktionen des Controllings in allen drei Anwendungsbereichen und in der Auswertung und Analyse wieder. Dies ist durch das Verständnis von Controlling als Planung, Steuerung und Kontrolle von Leistungen begründet.

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche

83

Um nun letztlich festlegen zu können, ob eine Anwendung im Facility Management und die entsprechende Funktionalität eines CAFM-Systems planungsorientiert sind, können einige deskriptive Merkmale des Begriffs Planung weiterhelfen. Planung und deren Ziele sind immer zukunftsbezogen. Dies ist unabhängig davon, ob die bereitgestellten Informationen etwas über die Vergangenheit, die Gegenwart oder die Zukunft eines Planungsobjekts aussagen. Jede Planung ist rational, d.h. sie beinhaltet immer einen methodisch-systematischen Problemlösungsprozess im Gegensatz zur Improvisation. Eine Planung will gestalten, d.h. sie beinhaltet nicht nur die Prognose zukünftiger Bedingungen, sondern schlägt auch mögliche Reaktionen auf diese Bedingungen vor. Sie ist ein Prozess, der eingebettet ist in einen mehrstufigen, komplexen Informations- und Auswertungsprozess. Jede Planung besteht aus Alternativen: Um im Entscheidungsprozess die richtige Lösung zu finden, werden meist Varianten aufgestellt, ausgewertet und miteinander verglichen. Der Planungshorizont bezieht sich eher auf mittel- und langfristige, als auf kurzfristige Zeiträume. Die Planung bezieht sich, hinsichtlich der Planungsebene, stärker auf taktische und strategische Entscheidungen als auf solche operativen Charakters. Erfüllt eine CAFM-Anwendung die oben genannten Kriterien, so kann sie als planungsorientiert eingestuft werden. Die computerunterstützte Planung ist in bestimmten Fällen abzugrenzen von der kurzfristigen und operativen Planung, die von Dispositionssystemen, also einer ablauforientierten Anwendung, übernommen wird. Außerdem werden die planungsorientierten Anwendungen bei der Informationsbereitstellung durch verwaltungsorientierte Anwendungen und bei der Informationsdarstellung durch Auswertungs- und Analysewerkzeuge unterstützt. Die Raumplanung, die Umzugsplanung, die Budgetplanung sowie die Gebäudeplanung (Architektur) oder die Fabrikplanung sind Beispiele für planungsorientierte Anwendungsbereiche im CAFM (s. a. Abschn. 2.3).

Planung ist zukunftsbezogen

Planungshorizont ist mittel- und langfristig

Beispiel für planungsorientierte Anwendungsbereiche

84

2 Computerunterstützung

2.4.4 Ablauforientierte Anwendungen

Prozessorientierung

Wertschöpfungsorientierung auf Kernkompetenzen

Generierung von Nutzenpotentialen

Geschäftsprozesse

Die ablauforientierten Anwendungsbereiche unterstützen die Durchführung der CAFM-relevanten Aufgaben in den definierten Prozessen. Dabei besitzen prozessorientierte Anwendungen eine eindeutige Ausrichtung auf die Unterstützung des Ablaufgeschehens, also den dynamischen, kooperativen und zielgerichteten Anteil des computerunterstützten Facility Management. Die Prozessorientierung im Facility Management ermöglicht die unternehmensinterne und -übergreifende Wertschöpfungsorientierung auf Kernkompetenzen. Sie bietet die Möglichkeit zur Überwindung von Schnittstellen zwischen betrieblichen Funktionen und sie unterstützt die Leistungserstellung. Die ablauforientierten Anwendungen eines CAFM-Systems bekommen daher einen immer höheren Stellenwert und sind eng mit der Generierung von Nutzenpotentialen verknüpft. Prozesse lassen sich als „Tätigkeits-, Aktivitäts-, Handlungs- oder Aufgabenfolgen beschreiben, die in einem logischen Zusammenhang stehen und durch einen Prozessbeginn und ein Prozessende abgrenzbar sind“ (Corsten, 1988). Ein Prozess ist „eine wiederholbare Folge von Tätigkeiten mit messbarem Input, messbarer Wertschöpfung und messbarem Output“ (Corsten, 1998), wobei die Anzahl der zu erledigenden Tätigkeiten, aus denen ein Prozess besteht, nicht relevant ist. Um den oft verwendeten Begriff Geschäftsprozesse als einen besonderen zu verstehen, wird die Prozessdefinition mit einem betriebswirtschaftlich relevanten Objekt verknüpft. Dabei kann es sich um ein Informationsobjekt, wie eine Rechnung oder um ein materialisiertes Objekt mit betriebswirtschaftlichen Bezug, wie die Ware handeln (Becker, Vossen, 1997). Es existiert keine einheitliche Definition, was unter FM-Prozessen oder FM-relevanten Prozessen zu verstehen ist, daher werden sie wie folgt definiert: Ein FM-Prozess besteht aus einer zusammenhängenden, abgeschlossenen Folge von Tätigkeiten, die zur Erfüllung einer Aufgabe im Facility Management

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche

85

notwendig sind. Unterstützt wird die Abwicklung der FM-Prozesse durch den Einsatz eines CAFM-Systems. Für die prozessorientierte Umgestaltung von betrieblichen Organisationsstrukturen hat sich das Business Process Reengineering (BPR) etabliert. Business Process Reengineering (deutsch: Geschäftsprozess-Neuordnung) „steht für das grundsätzliche Überdenken und den Neuentwurf von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, substantielle Verbesserungen in der Unternehmensorganisation zu erreichen. Dabei wird die Radikalität der Methode durch eine kompromisslose Umgestaltung ohne Berücksichtigung des Bestehenden betont“ (Krallmann; Derszteler, 1998). Das BPR ist eine Methode zur Geschäftsprozessoptimierung. Um Abläufe zu verstehen und sie optimal durch den Einsatz von IT-Systemen zu unterstützen, müssen sie gestaltet werden. In der Geschäftsprozessmodellierung werden die relevanten Geschäftsprozesse bestimmt und von anderen Prozessen abgegrenzt (Prozessidentifikation und -ausgrenzung). In der Prozessstrukturierung wird der Aufbau der einzelnen Geschäftsprozesse festgelegt, so daß sich mehrere hierachische Ebenen bilden. Die als Prozesslogik bezeichneten Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten werden aufgezeigt, so daß sich eine Darstellung der aufeinanderfolgenden Aktivitäten ergibt. Die Geschäftsprozesse/Abläufe können unterschiedlich stark automatisiert sein. Durch diesen Automatisierungsgrad wird der Anteil an der Aufgabenerfüllung beschrieben, der ohne menschliches Zutun durch die Systemunterstützung erledigt wird. Bei standardisierten Abläufen wird ein hoher Automatisierungsgrad erreicht, wohingegen er bei den weniger standardisierten Abläufen geringer ist. Man differenziert die Abläufe nach dem Grad ihrer Strukturierung und Komplexität sowie nach der Häufigkeit ihrer Ausführungen. Die an einem Ablauf beteiligten Personen und Organisationseinheiten und die eingesetzten Werkzeuge und Hilfsmittel variieren ebenfalls. „Obwohl die Grundidee eines Prozessmanagements sowohl für innovative als auch für repetitive Tätigkeitsketten Gültigkeit besitzt, zielt das Prozessmanagement auf die Gestaltung von repetitiven Aufgabenbereichen ab, d.h. die Wiederholbarkeit und ... die Stan-

Definition FM-Prozess

Business Process Reengineering

Geschäftsprozessmodellierung

Automatisierungsgrad

Strukturierung und Komplexität

86

Abbildungsgenauigkeit Anpassungsfähigkeit

Vorgedachte Geschäftsprozesse

Beispiel für einen vorgedachten, standardisierten FM-Prozess

2 Computerunterstützung

dardisierbarkeit bilden das primäre Kriterium für die Anwendungsbereiche. Die Standardisierung hat dabei das Ziel, ganze Aktivitätenreihenfolgen zu strukturieren und strebt folglich eine Routinisierung der Abläufe an.“ (Corsten, 1998) Die durch Modellierung und Optimierung überarbeiteten Prozesse werden durch ablauforientierte Softwareanwendungen unterstützt. Die Anforderungen an ablauforientierte Anwendungen zur Unterstützung von FM-Prozessen bestehen in der hohen Abbildungsgenauigkeit der unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse und in der hohen Anpassungsfähigkeit an die Erfordernisse der Prozesse. Die ablauforientierten Anwendungen müssen daher eine hohe Flexibilität besitzen, um sich der individuellen Gestaltung der Geschäftsprozesse anzupassen. Die Datenbanksysteme der CAFM-Systeme besitzen Funktionalitäten, mit denen die vorgedachten Geschäftsprozesse modelliert, realisiert und unterstützt werden können. Dazu verwalten die Systeme Statustabellen, mit deren Hilfe sich ein gegebener Prozess in seinen Einzelschritten unterstützen lässt. Eine andere Möglichkeit ist der Einsatz sogenannter Prozesssoftware, mit der sich Geschäftsprozesse modellieren lassen. Die ablauforientierten Anwendungen der CAFM-Systeme bilden einen durchschnittlichen FM-Prozess (z. B. den Instandhaltungsprozess) ab, indem ein Kernbereich die benötigte Funktionalität und die erforderlichen Teilaufgaben so umfassend wie möglich abdeckt. Die Qualität, in der ein hypothetischer Geschäftsprozess simuliert wird, bestimmt den Erfolg der CAFM-Unterstützung. Dabei wird versucht, die Prozesssimulation so zu gestalten, daß es für möglichst viele verschiedene Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen eine größtmögliche Übereinstimmung gibt. Bildet ein CAFM-System nur einen einzelnen vorgedachten Prozess ab, so wird die Übereinstimmung mit den individuell unterschiedlichen Geschäftsprozessen der Unternehmen erschwert. An einem Beispiel wird ein vorgedachter, standardisierter FM-Prozess beschrieben. Die Prozessschritte eines Auftragmoduls haben folgenden Ablauf:

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche

87

1. Auftrag erfassen (inhaltlich, zeitlich, räumlich, organisatorisch zuordnen), 2. Auftrag vergeben (intern/extern), 3. Auftrag bearbeiten (Leistungserstellung), 4. Auftrag kontrollieren (Zeit, Kosten, Qualität), 5. Auftrag abschließen und verrechnen (falls ordnungsgemäß erfüllt, ansonsten neu beauftragen) Um sich auf die individuellen Geschäftsprozessmodelle einstellen zu können, wird der vorgedachte StandardFM-Prozess in den einzelnen Unternehmen in gewissem Umfang angepasst (Parametrisierbarkeit). Durch das Verstellen von Parametern wird der Geschäftsprozess vom Benutzer auf einfache Weise und ohne Programmierung angepasst. Eine weitere Möglichkeit der Anpassung an die konkreten Prozesse besteht in der Programmierung durch Systemadministratoren unter Verwendung von mitgelieferten Werkzeugen der Standardsoftware. Reichen die bisher genannten Maßnahmen nicht aus, um die Software an die Besonderheiten der abzubildenden Geschäftsprozesse anzupassen, so helfen nur noch externe Programmierungen (externe Werkzeuge), die das CAFM-System individuell an die unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse anpassen. Diese aufwendigste und kostenintensivste Anpassung standardisierter vorgedachter FM-Prozesse ist nach Möglichkeit zu vermeiden. Je mehr sich die Anforderungen an die Systeme von einer geringen Flexibilität und einer hohen Spezifität zu Anforderungen mit hoher Flexibilität und hoher Strukturierung bewegen, desto häufiger wird der Einsatz von Workflow-Management-Systemen benötigt. Die Grenzen zu Groupwaresystemen mit WorkflowManagement-Funktionalität auf der einen Seite und zu planungsorientierten Anwendungen für operative und kurzfristige Planungen (Dispositionen) auf der anderen sind fließend. Beispiele für ablauforientierte Anwendungen (s. a. Abschn. 2.3) im CAFM sind typischerweise die Instandhaltung, die Konferenzraumverwaltung, die Umzugsdienste, die allgemeine Auftragsverwaltung, das Gewährleistungsmanagement, die Parkplatzverwaltung, das Reservierungsmanagement, die Schlüsselverwaltung be-

Parametrisierbarkeit

Groupwaresysteme mit Workflow-ManagementFunktionalität

Beispiel für ablauforientierte Anwendungen

88

2 Computerunterstützung

zogen auf die Ausgabe der Schlüssel, aber auch der FMorientierte Service- und Helpdesk.

2.4.5 Auswertungs- und Analyseanwendungen

Online und Druck-Output 4 Auswertungsmöglichkeiten

Berichte

An den Schnittstellen der definierten CAFM-Anwendungsbereiche befinden sich die Auswertungs- und Analysetools, welche Informationen einer Anwendung für den Benutzer filtern, aufbereiten und den Anforderungen entsprechend visualisieren. Die Auswertungen können entweder online auf dem Bildschirm oder als Ausdruck in Papierform (Druck-Output) generiert werden. Für die Selektion der betrieblichen Daten stehen vier verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung: Berichte, Pläne, Kennzahlen und Analysen. Sie unterscheiden sich im Einsatz der Methoden und je nach der behandelten Aufgabenstellung (Abb. 2-8). Berichte (Reports) werden für Auswertungen mit langfristig oder temporär gleichbleibender Struktur be-

Berichte

Berichte

Analysen

Verwaltungsorientiert

Planungsorientiert

Ablauforientiert

PlŠne

PlŠne

Abb. 2-8. Auswertungsmöglichkeiten von CAFM-Systemen

Analyse

Kennzahlen

Kennzahlen

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche

89

nutzt. Die Informationen werden aus der Datenbank über Datenbankabfragesprachen unter Beachtung der vom Anwender erstellten Kriterien gelesen und diesem in gewünschter Form zur Verfügung gestellt. Die Darstellungsform variiert von Textdarstellungen, wie Briefen oder Berichten, über einfache Tabellendarstellungen bis zu grafischen Auswertungen, z. B. in Balken- oder Tortendiagrammen. Die Bereitstellung der Informationen durch grafische Aufbereitung und adressatengerechte Visualisierung wird immer wichtiger, wobei man zwischen vorgefertigten Standardauswertungen und flexiblen Auswertungen, die sich an den aktuellen Bedürfnissen des Anwenders orientieren, unterscheidet. Beispiele für Berichte im Facility Management sind die jährlich erstellten Gebäudekostenstatistiken oder die Auswertungen über genutzte Flächen pro Kostenstelle, ebenso Telefonlisten, Schlüssellisten und Raumverzeichnisse. Auch Statistiken über die Instandhaltungsaktivitäten, geordnet nach Anlagen über definierte Zeiträume, sind möglich. Für die Vergabe von Aufträgen können Anforderungsbriefe bzw. -faxe generiert werden, oder es können für die interne operative Leistungserstellung Laufzettel gedruckt werden, um nur einige Möglichkeiten zu nennen. CAFM-Systeme lösen die Aufgabe des Reporting (Berichtswesens) auf drei unterschiedliche Arten. Es werden spezielle Report- und Berichtsgeneratoren, wie z. B. Crystal Reports von Seagate eingesetzt. Einige CAFM-Systeme verwenden auch selbstentwickelte Reportgeneratoren. Die meisten Systeme greifen jedoch auf Standardsoftware wie MS-Excel und MS-Word zurück. Die Daten werden über Schnittstellen übergeben und in der gewohnten Office-Umgebung können die Reports generiert werden. Besonders wichtig für die technischen Aspekte des Facility Management ist das Erstellen von Plänen und Zeichnungen. Das eingebundene CAD-System ist durch den Einsatz einer Layersteuerung in der Lage, die benötigten Zeichnungen nach zuvor vereinbarten Kriterien zu generieren. Dabei ist besonders die Flexibilität, nur die tatsächlich relevanten Inhalte darzustellen, wichtig. Eine Analyse in Industriebetrieben hat ergeben, daß zu den am häufigsten verwendeten Zeichnungen die Gebäudepläne,

Visualisierung wird immer wichtiger

Reportgenerator

Pläne und Zeichnungen

90

Einfärben von Flächen

Generierung von relevanten Kennzahlen

Führungsinstrument

Soll-Ist-Vergleich

Balanced Scorecard

Umweltkennzahlen

2 Computerunterstützung

die Lagepläne, die Pläne mit Raumnummern und Kostenstellen sowie die Layoutpläne gehören. Aber auch detaillierte Pläne für die Fabrikplanung oder die Instandhaltung von Anlagen können abgerufen werden. Ebenso sind die Anordnung der einzelnen Arbeitsplätze mit dem benötigten Inventar und die Dokumentation von Infrastrukturleitungen ausgewählte Zeichnungsdarstellungen. Besonders das Einfärben von Flächen anhand von Kriterien wie Kostenstellen, Reinigungshäufigkeit, Bodenbeläge oder Abteilungen wird im Flächenmanagement als unverzichtbar angesehen. Natürlich ist auch eine Kombination von Berichten und Plänen in einer Auswertung als Darstellungsform denkbar. Eine weitere Möglichkeit, Informationen darzustellen, ist das Generieren von Kennzahlen. Die bei den Aktivitäten des Facility Management erhobenen Daten können zur Bildung von Kennzahlen verwendet werden. Die Kennzahlen verdichten umfangreiche Datenbestände auf eine überschaubare Anzahl von Kerninformationen und bilden somit ein wichtiges Führungsinstrument. Kennzahlen informieren in konzentrierter Form über quantifizierbare Sachverhalte und können als Instrument zur Analyse und Begutachtung sowie zur Planung und Kontrolle verwendet werden. Die Kennzahlen gewinnen durch Vergleiche, wie Soll-Ist-Vergleich, Zeitvergleich und zwischenbetriebliche Vergleiche, an Aussagekraft. Die Vergleichbarkeit der Kennzahlen, basierend auf einheitlichen Definitionen, ist auch eine Bedingung für ein erfolgreiches Partizipieren an Benchmarkpools. Dabei kann man sich mit Kennzahlen unternehmensintern z. B. standort- oder gebäudebezogen aber auch unternehmensübergreifend vergleichen. Neben bekannten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen wie Cash-Flow oder Liquiditätsgrad werden neuerdings auch die Gedanken des Balanced Scorecard (BSC) für das FM/CREM übernommen. Es existiert leider noch keine einheitliche und akzeptierte Kennzahlensystematik im Facility Management, wie dies z. B. bei den Umweltkennzahlen (UKZ) der Fall ist, die vom Bundesumweltministerium und vom Umweltbundesamt definiert werden. Jedoch haben sich in der Praxis schon einige für das Facility Management besonders geeignete Kennzahlen herausgebildet (s. a.

2.4 CAFM-Anwendungsbereiche

91

Neumann, 1997). Einige Beispiele für das Generieren von FM-Kennzahlen sind: – Gebäudeökonomie, z. B. das Verhältnis der Hauptnutzfläche zur Nettogrundfläche (m2 HNF: m2 NGF) – Flächenverbrauch, z. B. das Verhältnis der Nettogrundfläche pro Mitarbeiter (m2 NGF : Mitarbeiter) – Gebäudeausnutzung, z. B. das Verhältnis der Nutzungsdauer zu den Jahresstunden – Veränderungsrate, z.B die durchschnittliche Umzugshäufigkeit eines Mitarbeiters pro Jahr – Gebäudekosten, z. B. die Flächenbereitstellungkosten (pro Jahr und m2 NGF) Neben FM-Kennzahlen können auch Kennzahlen über die Anlageverfügbarkeit, Energie- und Medienverbräuche oder Umweltkennzahlen (UKZ) in einem CAFMSystem gebildet werden. Es werden verschiedene Methoden benutzt, um Daten innerhalb von großen Datenbeständen analysieren zu können. Die Decision-Support-Systeme (DSS) bilden quasi die Gesamtmenge der Auswertungs- und Analyseverfahren. Sie erweitern ein Reportsystem um analytische Fähigkeiten und sind in der Lage, in schlecht strukturierten Situationen bei Entscheidungen zu unterstützen. Ad-hoc-Abfragen ermöglichen die spontane Analyse der Datenbestände durch den Zugriff auf detaillierte Datenbestände. Dabei ermöglichen Drill-down- und Sliceand-Dice-Techniken den gezielten Abruf detaillierter Informationen. Das Drill-down-Verfahren ermöglicht eine Top-down-Analyse von Informationen entlang einer hierarchischen Struktur, z. B. die Aufsplitterung des Flächenbedarfes eines Unternehmens nach Werken, Abteilungen und Mitarbeitern. Die geforderte Datentiefe muss bei der Aggregation der Daten für die CAFM-Datenbank von vornherein berücksichtigt werden. Die Slice-and-Dice-Technik erlaubt eine Analyse über alle möglichen Dimensionen der Daten, z. B. Flächenbedarf vs. Bewirtschaftungskosten auf jährlicher Basis pro Gebäude, Kostenstelle und Mitarbeiter. Diese Technik wird auch beim Online Analytical Processing (OLAP) benutzt. Die Aufgabe von OLAP besteht in der „Unterstützung der komplexen Analyse mehrdimensionaler Daten.

FM-Kennzahlen

Analysen

Ad-hoc-Abfragen

Drill-down

Slice-and-Dice

OLAP

92

Data Mining

Management Information System

2 Computerunterstützung

In OLAP hat der Nutzer eine mehrdimensionale Sicht auf die Daten, die sich als Hyperwürfel präsentieren.“ (Martin, 1998). Der Anwender kann sich die Dimensionen, die für ihn interessant sind, auswählen und dann die Daten dieser Dimension darstellen. Für das Aufdecken von Mustern und Trends in Daten wird der Prozess des Data Mining eingesetzt. „Unter Data Mining versteht man das automatische Aufzeigen von bis dahin unbekannten und wichtigen Auffälligkeiten innerhalb eines sehr großen Datenbestandes, die zu ansonsten nicht erkennbaren Vorteilen verhelfen.“ (Kaiser, 1999). Die Analysen mit neuen Techniken und Methoden wie OLAP und Data Mining werden meist im Zusammenhang mit einem unternehmensweiten Data Warehouse realisiert. Jedoch sind die Eigenschaften dieser neuen Technologien auch für die Analyse der CAFM-Daten geeignet. Generell besteht neben dem Erstellen von Auswertungen durch das CAFM-System auch die Möglichkeit, die Informationen an unternehmensweite, bereichsübergreifende Berichtssysteme, sogenannte Executive Information Systems (EIS) oder Management Information Systems (MIS) weiterzugeben.

2.5 Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld Überschneidungen von Leistungsmerkmalen

IT-Umfeld ist inhomogen und individuell

In der Praxis existieren Überschneidungen von Leistungsmerkmalen der CAFM-Systeme und anderer im Unternehmen eingesetzter Anwendungssysteme. Den Integrationsgedanken aufnehmend, sollten die Funktionen der einzelnen Systeme so kombiniert und integriert werden, dass eine optimale Unterstützung des Facility Management gewährleistet wird (Abb. 2-9). Das IT-Umfeld von CAFM-Systemen ist inhomogen und individuell verschieden. Dem Benutzer von Anwendungssystemen stehen zur Erfüllung seiner Aufgaben meist mehrere IT-Werkzeuge zur Verfügung. Um einen Überblick zu erhalten, mit welchen IT-Systemen die CAFM-Systeme kommunizieren können, werden sie einzeln erläutert.

2.5 Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld

93

Fertigung ERP Enterprise Resource Planing

Personalwesen

Finanzwesen Kundenmanagement

Gebäudeautomation Netzwerkmanagement ... Aktive Systeme

Logistik

Kaufmännische Softwaresysteme

CAD AVA ...

CAFM-System

GIS Instandhaltung Immobilien ... SpezialSoftwaresysteme

BauSoftwaresysteme

Workflow-Management Systeme Kommunikationssysteme Dokumenten-Management Systeme Office-Anwendungen ... Bürosysteme

Abb. 2-9. Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld

2.5.1 CAFM-Systeme und ERP-Systeme Die kaufmännische Standardsoftware besitzt umfassende betriebswirtschaftliche Funktionalität und kann so in einem integrierten, modularen und branchenneutralen Transaktionssystem die Geschäftsprozesse eines ganzen Unternehmens betreiben. Der wohl bekannteste Vertreter von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware ist das System R/3 von SAP. Verbreitet sind außerdem Produkte der Firmen Oracle und Microsoft (s. a. Abschnitt 2.10). Diese Software-Pakete werden als Enterprise Resource Planning (ERP) oder Enterprise Resource Management (ERM) bezeichnet. Der Begriff Enterprise Ressource Planning (ERP) wird der Bedeutung der Produkte und ihrer komplexen Funktionalität zwar nicht gerecht, hat sich jedoch durchgesetzt. Ein ERP-Paket besteht aus den fünf Hauptkomponenten Finanzwesen, Personalwesen,

Kaufmännische Standardsoftware

SAP, Oracle und Microsoft

ERM-Systeme ERP-Systeme

94

Beispiel mySAP ERP

Modul RE (Immobilien)

BAPI-Schnittstellen

2 Computerunterstützung

Fertigung, Logistik und Kundenmanagement. Ein ERPSystem muss über mindestens drei dieser Komponenten verfügen (Martin, 1998). Am Beispiel von Modulen der Standardsoftware mySAP ERP werden im Folgenden einige Schnittstellen zu CAFM-Systemen beschrieben. Das Modul FI (Finanzen) ist das zentrale SAP-Modul, denn dort befindet sich die Finanzbuchhaltung. Hier sind die Anlagenbuchhaltung mit der Bewertung des Anlagevermögens und die Objektverwaltung des CAFM für eine redundanzfreie Datenhaltung verantwortlich. Im Modul CO (Controlling) wird das interne Rechnungswesen abgebildet. Hier ist besonders das Gemeinkosten-Controlling von Bedeutung, da die Abrechnung der FM-Kosten und die für die Berechnungsgrundlage benötigten Flächen aus einem CAFM-System generiert werden können. Aber auch die Module MM (Materialwirtschaft) mit der Inventarverwaltung und PM (Instandhaltung), sowie das Service Management (SM) bieten sich für eine Verbindung zum CAFM an. Für das strategische Portfolio Management können die Module Business Information Warehouse (BW) und Strategic Enterprise Management (SEM) eingesetzt werden. Das Modul RE (Immobilien) übernimmt die Verwaltung von Stammdaten, die An- und Vermietung von Mieteinheiten, die Mietbuchhaltung sowie die Mietnebenkostenabrechnung. Mit der Ergänzung zum CRE (die Funktionen gehen ab dem Release SAP R/3 Enterprise in den Standard von RE über) können auch die Flächendaten direkt aus einem CAD- oder CAFM-System übernommen werden. Damit steht dem mySAP ERP eine bidirektionale Anbindung an grafische Daten, basierend auf SAP-Standardschnittstellen (BAPI) zur Verfügung (s. a. Abb. 2-10). Mit der Anbindung an marktübliche CAD-Systeme (AutoCAD, MicroStation, VISIO 2000) kann mySAP somit die meisten FM-Prozesse ITtechnisch unterstützen (s. a. Abschn. 4.11 und 2.10). Dafür sind je nach Interpretation die Module CO, FI, MM, PM, PS, SM und RE erforderlich, die FM-spezifisch eingestellt werden müssen (s. a. Hofmann, 1999, Quadt, 2000 und Ranglack, 2000).

2.5 Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld

95

2.5.2 CAFM-Systeme und Bausoftwaresysteme Die Bausoftwaresysteme werden von allen am Planen und Bauen Beteiligten eingesetzt. Die Architekten und Fachplaner benutzen Softwareprodukte vom Entwurf bis zur Planung, Ausschreibung und Ausführung. Hat man sich Ende der 80er und Anfang der 90er Jahre hauptsächlich mit der integrativen Planung und dem damit verbundenen Datenaustausch zwischen Architekten und Ingenieuren beschäftigt, so werden heutzutage immer mehr die Prozesse nach der Fertigstellung der Gebäude berücksichtigt (FM-orientierte Gebäudeplanung). Die Architektur produziert am Anfang des Lebenszyklus eines Gebäudes viele Informationen, die für die Bewirtschaftung und Organisation der Facilities wichtig sind. Die CADDaten, z. B. die Grundrisse der Gebäude, stellen die Basisinformation dar, auf denen die Leistungs-, Qualitätsund Kostendaten aufbauen. Deshalb ist eine Übernahme der CAD-Daten aus dem Architektur-CAD-System für ein erfolgreiches Facility Management unabdingbar. Außerdem werden Rohrleitungspläne, Detailpläne für Fassaden oder Fundamentspläne benötigt. In diesem Zusammenhang sei auf die FM-orientierte Dokumentation während der Erstellung von Gebäuden hingewiesen, die eine immer größere Bedeutung erlangt. Bei den Bausoftwaresystemen kann man zwischen Programmen für Statik/FEM (Finite-Elemente-Methode), Programmen für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA), Programmen für CAD und Programmen für Innenarchitektur, Vermessung, Landschaftsbau, Straßen- und Tiefbau sowie Projektmanagementprogrammen unterscheiden. Das bedeutendste Bau-Softwaresystem sind die Architektur-CAD-Systeme. CAD steht für Computer Aided Design und wird als rechnerunterstütztes Konstruieren und Entwerfen definiert. Bei den CADProgrammen für Architektur gibt es einerseits eigenentwickelte CAD-Systeme (z. B. ALLPLAN, speedikonX, CAD400 oder RIBCON), andererseits werden Applikationen für weitverbreitete Standard-CAD-Programme (z. B. AutoCAD oder MicroStation) entwickelt. Es werden auch Verbindungen von CAFM-Systemen zu AVA-

Architekten und Fachplaner

FM-orientierte Gebäudeplanung

Architektur-CAD-Systeme

AVA-Systeme

96

Ausschreibung von FMDienstleistungen

2 Computerunterstützung

Systemen, (z. B. ALLright oder RIB Idealog) realisiert. Neben der Ermittlung der Baukosten können die AVASysteme auch für die Ausschreibung von FM-Dienstleistungen eingesetzt werden.

2.5.3 CAFM-Systeme und aktive Systeme

Gebäudeautomationssysteme Netzwerkmanagementsysteme

Kabel- und Netzwerkdokumentation

Die aktiven Systeme werden zur Messung, Steuerung, Regelung und Überwachung von installierten Komponenten innerhalb von Gebäuden und Anlagen genutzt. Dazu werden online Zustands- und Verbrauchsdaten geliefert. Zu den aktiven Systemen zählen u. a. Gebäudeautomationssyteme (GA-Systeme), z. B. von den Firmen Siemens, Landis & Stefa oder Honywell, und Netzwerkmanagement-Systeme (NWM-Systeme), z. B. HP Open View oder Tivoli. Ein Gebäudeautomationssystem kann für ein CAFM-System Daten liefern, wie Betriebsstunden, Lastspiele, Stör- oder Wartungsmeldungen und Verbrauchsdaten, z. B. von Klimaanlagen. Diese Informationen benötigt ein Facility Manager für die Generierung von Wartungs- und Serviceaufträgen und für die Ermittlung von Gebäudekosten. Bei Netzwerkmanagement-Systemen kann das CAFM den Part der Kabeldokumentation und die Verwaltung der Netzeinbauten übernehmen. Störungen innerhalb des Netzwerkes können so simuliert und die Dokumentation zur Lokalisation der Fehler genutzt werden. So ergänzen sich diese beiden Systeme jeweils unter Ausnutzung ihrer Kernfunktionen.

2.5.4 CAFM-Systeme und spezielle Softwaresysteme Monofunktionale Systeme haben sich auf ein Anwendungsgebiet spezialisiert

Reichen die gebotenen Funktionen eines CAFM-Systems nicht aus oder wird eine bestimmte Funktionalität nicht abgedeckt, so werden häufig Systeme eingesetzt, die sich auf ein bestimmtes Anwendungsgebiet spezialisiert haben (monofunktionale Softwaresysteme). Dies sind z. B. Instandhaltungsmanagementsysteme, geografische Informationssysteme (GIS) oder immobilienwirtschaftliche Systeme, aber auch Systeme für Funktionen wie Fuhrparkmanagement oder Raumreservierung.

2.5 Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld

97

Bei den immobilienwirtschaftlichen Systemen sind zwei Trends zu erkennen. Zum einen werden immobilienwirtschaftliche Funktionen in kaufmännische Standardsysteme (ERP) integriert und zum anderen erweitern die Immobiliensysteme ihre Funktionen um IT-Funktionen, wie Instandhaltung oder Flächenmanagement. Der Einsatz solcher Systeme und somit die Integration an das CAFM-System hat im Wesentlichen zwei Gründe. Zum einen werden diese Systeme bereits im Unternehmen produktiv genutzt und sind somit etabliert. Dies gilt für Standardsoftware ebenso wie für individuelle Eigenentwicklungen. Auf der anderen Seite reichen in bestimmten Bereichen die Funktionalitäten eines CAFMSystems nicht aus, bzw. die Funktionen werden in andren Systemen besser abgebildet.

Trends bei den immobilienwirtschaftlichen Systemen

2.5.5 CAFM-Systeme und Bürosysteme Natürlich ist ein CAFM-System mit den Bürosystemen verbunden. Neben den klassischen arbeitsplatzbezogenen Office-Systemen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Datenbanken), die vor allem für Auswertungen und Schriftverkehr genutzt werden, sind die für Kommunikation und Automation verantwortlichen Systeme wichtig. Zu den unter dem Begriff Groupware zusammengefaßten Systemen gehören Workflow-Management-Systeme, Kommunikationssysteme und Dokumenten-Management-Systeme. Zu den bekanntesten Groupwareprodukten zählen u. a. Lotus Notes und MS-Exchange. Die Workflow-Management-Systeme (WFMS) sind ein entscheidendes Werkzeug zur Etablierung der Geschäftsprozessorientierung und ermöglichen eine prozessorientierte Verknüpfung der Business-Objekte und eine flexible Anpassung von Abläufen. Dabei ist unter dem Begriff Workflow der elektronisch unterstützte Arbeitsplan für das Büro zu verstehen. Die Workflow-ManagementSysteme koordinieren und unterstützen Anwender, die räumlich verteilt an der Lösung von Aufgaben arbeiten. Der Nutzen des unterstützten Workflowmanagements liegt in der Erhöhung der Prozesssicherheit, der Verbesserung der Prozesstransparenz sowie der Steuerung der

Office-Systeme

Groupware

Workflow-ManagementSysteme

Prozesstransparenz

98

Kommunikationssysteme

e-mail

Electronic Data Interchange

Internet/Intranet Anwendungen

e-Business

2 Computerunterstützung

Durchlaufzeiten (Müller; Stolp, 1998). Diese Vorteile wollen auch CAFM-Lösungen nutzen und daher ist eine enge Verknüpfung nötig, um der immer größer werdenden Bedeutung der Prozessorientierung im Facility Management gerecht zu werden. Einige Systeme haben daher auf der Basis von Datenbanken eigene Lösungen zum Workflowmanagement entwickelt, andere setzen auf Standardprodukte, wie z. B. Oracle Workflow. Die Systematik des Workflow-Management-Systems wird bei nahezu allen ablauforientierten Anwendungen im Facility Management benötigt. So werden die Umzüge oder die Instandhaltungsprozesse in einem CAFM-System durch den Einsatz von Workflow-Management gesteuert, unterstützt und kontrolliert. Kommunikationssysteme umfassen die informationsund kommunikationsbezogenen Austauschbeziehungen innerhalb von Gruppen und sind für die Verständigung verteilter Anwender unabhängig von Zeit und Ort verantwortlich. Neben den bereits erwähnten Konferenzsystemen sind hiermit vor allem die elektronische Post (e-mail) gemeint, wo neben Briefen auch Dateien aus Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken oder CAD-Systemen versendet werden können. Aber auch der zwischenbetriebliche Austausch von Geschäftsnachrichten, basierend auf standardisierten Datenformaten und Kommunikationsformen, ist relevant. Das Electronic Data Interchange (EDI) genannte System verfolgt das Ziel eines möglichst interventionslosen Datenaustausches zwischen voneinander entfernten betrieblichen Anwendungssystemen. Neue Möglichkeiten bieten auch das Internet/Intranet und das Extranet auf der Basis von interaktiven WWW-Anwendungen, bei denen der Schwerpunkt auf Business to Business (B2B) Anwendenungen liegt. Genutzt werden diese Kommunikationssysteme z. B. für integrative FM-Planungsprozesse innerhalb von virtuellen Unternehmen. Hierbei wird besonders bei mehreren Planungsbeteiligten, wie Fachplanern, Architekten, Bauunternehmen und Investoren, eine intensive Kommunikation für den Austausch von Daten und Informationen benötigt. Aber auch für die Ausschreibung und Vergabe von FM-Leistungen, wie etwa Reinigungsdienstleistungen, werden Kommunika-

2.5 Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld

99

tionssysteme genutzt. Beispielsweise wird das Reservierungsmanagement häufig über eine Angebotsseite im Intranet und eine Buchung über e-mail abgewickelt. Die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) haben die Aufgabe, elektronische Dokumente zu archivieren, abgelegte Dokumente anhand von Suchkriterien wiederzufinden und zentral verwaltete Dokumente in einer verteilten, heterogenen Umgebung den Anwendern zugänglich zu machen. Hochwertige Dokumenten-Management-Systeme sind in der Lage, bereits vorhandene herkömmliche Dokumente auf Papier in elektronische Form umzuwandeln (Imaging), zu klassifizieren und in das Archivierungssystem einzufügen. Aufgaben der DMS sind die Vermeidung von Medienbrüchen (Papier und elektronische Dokumente) und die gemeinsame Verwaltung von Dokumenten unterschiedlicher Medien (Gulbins; Seyfried, 1998). Auch in Bereichen des Facility Management fallen immer größere Datenmengen an. Informationen müssen aus gewährleistungsrechtlichen und anderen juristischen Gründen für spätere Auswertungen, für die Dokumentation von Maschinen und Anlagen (elektronische Handbücher) oder für spezielle Nachweise gegenüber den Behörden über den gesamten Lifecycle aufbewahrt werden. Dabei ist das Ziel schnell, effizient und systematisch auf diese Informationen zugreifen zu können.

DokumentenManagement-Systeme

Dokumentation von Gebäuden, Anlagen und Infrastruktur

2.5.6 Schnittstellen und Middleware Um bestimmte Funktionen der IT-Umwelt zu nutzen, müssen Datenschnittstellen zwischen dem CAFM-System und den anderen IT-Systemen geschaffen werden, um so eine einheitliche Datenbasis gemeinsam und redundanzfrei nutzen zu können. Für den Austausch von Daten zwischen den beteiligten Anwendungssystemen werden Schnittstellen benötigt. Auf die generelle Definition von Schnittstellen wird an dieser Stelle nicht eingegangen, sondern es wird auf die DIN 44300 verwiesen, die Schnittstellen als den Übergang an der Grenze von zwei gleichartigen Einheiten mit vereinbarten Regeln für die Übergabe von Daten versteht. Die einheitliche „All-

Datenschnittstellen

Die einheitliche „Allround“Schnittstelle gibt es nicht

100

Online- und Offline Schnittstelle

DB-Schnittstelle

CAD-Schnittstelle

Industrie Allianz für Interoperabilität

2 Computerunterstützung

round“-Schnittstelle gibt es nicht. Vielmehr existieren aufgrund von unterschiedlichen Ausgangssituationen und Anwendungssystemen eine Vielzahl von individuellen Schnittstellen. Der Datenaustausch zwischen Anwendungssystemen kann in eine Richtung, also unidirektional, aber auch in beide Richtungen, d.h. bidirektional erfolgen. Ebenso kann man den Datenaustausch anhand des Zeitpunkts der Datenübergabe unterscheiden. Es wird zwischen einem permanenten und einem temporären (z. B. Zeitintervalle 1x pro Tag oder 1x pro Monat) Austausch unterschieden. Bei der Art der direkten Verbindung wird zwischen Online- und Offline-Schnittstellen differenziert. Interessant ist auch die Unterscheidung in zertifizierte und nicht zertifizierte Schnittstellen. Hier bescheinigen einige große Hersteller von Standardsoftware die Qualität der jeweiligen Schnittstelle und belegen dies mit Zertifikaten. Für den Anwender stellen zertifizierte Schnittstellen eine zusätzliche Sicherheit dar. Die skizzierten Schnittstellen betreffen sowohl den internen Datenaustausch mit angrenzenden Anwendungssystemen anderer Organisationseinheiten, als auch den externen Austausch mit Kunden, Lieferanten und Behörden. Für den Austausch von alphanumerischen Daten hat sich eine DB-Schnittstelle als Standard durchgesetzt. Die wichtigste und meist benutzte Schnittstelle bei relationalen DB-Systemen ist die Structured Query Language (SQL)-Schnittstelle. Einige wichtige Schnittstellen für den Austausch grafischer Daten sind: Drawing Exchange Format (DXF), Drawing (DWG), Initial Graphics Exchange Specification (IGES) und Standard for the Exchange Product Model Data (STEP). Diese ermöglichen eine einfache und kostengünstige Übernahme von grafischen Daten. Der kleinste gemeinsame Nenner bei CAFM-Systemen ist das DXF-Format. Allerdings gehen in diesem Datenformat viele FM-relevante Informationen bei der Datenübernahme verloren. Deshalb ist eine höherwertige Schnittstelle, z. B. basierend auf dem AutoCAD-Format DWG, zu empfehlen. Die Industrie Allianz für Interoperabilität (IAI) versucht mit den Industry Foundation Classes (IFC) einen neuen Standard in der CAD-Welt zu

2.6 CAFM-Systemansätze

101

etablieren. Ein wichtiger Unterschied zu herkömmlichen Schnittstellen ist, daß IFC-Objekte ihre Intelligenz auch nach dem Datenaustausch behalten. Bei den Schnittstellen zur betriebswirtschaftlichen Standardsoftware SAP (s. a. Abschn. 4.11) hat sich die Entwicklung von einem einfachen Batch-Input/Output über Remote Function Calls (RFC) zu Business Application Programming Interfaces (BAPIs) vollzogen (s. a. Quadt, 2000, Ranglack, 2000 und Redlein, 2000). Für den ansatzlosen Austausch von Daten zwischen CAFM-Systemen und SAP in Echtzeit werden SAP-BAPIs benutzt. Diese standardisierten SAP-Programmierschnittstellen für betriebswirtschaftliche Anwendungen werden von SAP unterstützt und sind die Basis für einen online Datenaustausch zwischen SAP und Fremdsystemen. Es existieren weit über 200 BAPIs und alleine für die Kommunikation zwischen dem SAP-Modul CRE und CAFM-Systemen werden in 8 Teilprozessen jeweils einzelne BAPIs benutzt, um Daten auszutauschen. Um den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Komponenten einer verteilten, heterogenen IT-Landschaft zu ermöglichen, wird eine neue Art von

DB

SAP-Schnittstelle

Business Application Programming Interfaces (BAPI)

Datenobjekte BAPI RE

Vermietung

CAD

Instandhaltung

RE Anmietung

PM/ SM

Dienste

Architektur Bauprojekte

GIS

Portfolio management

PS Finanzen

SEM/BW

CAFM

Partner Entwicklung

FI/TR

SAP Entwicklung In Anlehnung an: Michael Quadt, SAP AG, 2000

Abb. 2-10. Grafische Schnittstellen zu mySAP auf Basis der BAPI-Technologie

102

Middleware als virtuelles Betriebssystem

Datenbank-Middleware

Integrationsplattform

2 Computerunterstützung

Software eingesetzt, die man auch als virtuelles Betriebssystem bezeichnet (s. a. Abschn. 4.11.5). Diese sog. Middleware übernimmt die Funktion einer Kommunikationssoftware, die dem Endbenutzer das unternehmensweite und globale Netzwerk transparent erscheinen lässt, so dass er den Eindruck hat, dass ihm alle Programme und Dateien von einem einzigen System bereitgestellt werden. Für das CAFM ist besonders die Datenbank-Middleware interessant, da sich die CAFM-relevanten Daten oft auf verteilten Datenbanken in verschiedenen Unternehmen befinden. Für CAD-Daten, die in unterschiedlichen Systemen erstellt und bearbeitet werden, ist diese Kommunikationsbasis für den Datenaustausch ein entscheidender Faktor auf dem Weg zur integrierten Planung. So setzen heute schon einige CAFM-Systeme eine eigene Middleware als Integrationsplattform ein.

2.6 CAFM-Systemansätze

Unterschiedliche Systemansätze und Interpretationen Die ersten CAFM-Systeme haben sich aus CAD-Architektursystemen entwickelt

Die benötigten Informationen zu verwalten und bereitzustellen, ist das Ziel der CAFM-Systeme. Die Ansätze und Interpretationen von Lösungen für EDV-Systeme, die grafische und nicht grafische Daten managen, sind unterschiedlich. Die ersten CAFM-Systeme haben sich aus bekannten und erfolgreich operierenden CAD-Systemen, meist aus der Architekturbranche, entwickelt (Abb. 2-11). Die Anbieter haben die CAD-Funktionen um Datenbankfunktionen ergänzt. In diesen Datenbankfunktionen konnten alphanumerische Daten den grafischen Symbolen zugeordnet, gespeichert und verwaltet werden. Diese direkt mit grafischen Symbolen verbundenen Daten nennt man Attribute. Da diese Art der Datenbankfunktion den großen Datenmengen nicht gewachsen war, führte dieser Ansatz nicht zum Erfolg. Weitere Nachteile dieser mächtigen CAD-Systeme sind die mangelnden Auswertungsmöglichkeiten und die viel zu spezialisierten CADFunktionen. Aufgrund dieser Erfahrung entwickelten sich andere CAFM-Systeme. Heute unterscheidet man zwischen drei wesentlichen Systemansätzen für CAFM-Software:

2.6 CAFM-Systemansätze

Paradigmenwechsel in der IT

103

CAD-orientiert

Anfänge

CAD-System mit Attributen

CAD-DB

DB-orientiert

Kopplung CAD+DB Führungsinstrument CAD

Kopplung DB+CAD Führungsinstrument DB

Entwicklungsstufen Client-Server Architektur

Internettechnologie

Heute

Serviceorientierte Architektur

Zukunft

Internetbasiert

DB + CAD

DB + Grafikeditoren

Integriertes CAFM-System

Abb. 2-11. Entwicklung der CAFM-Systeme

– CAD-orientiert – DB-orientiert – Integriertes CAFM-System Im Folgenden werden die einzelnen Systemansätze modellhaft beschrieben. Die Kopplung zwischen CAD-System und relationaler Datenbank hat sich aus dem Modell CAD-System mit Attributen entwickelt. Über die Entwicklungsstufe des parallelen Einsatzes von CAD und DB hat sich ein sehr leistungsfähiges System gebildet. Die Kopplung ermöglicht die bidirektionale Bearbeitung von Datenbeständen (Abb. 2-12). Die Verbindung der zwei Systemkomponenten ist die entscheidende Funktionalität. 2005 hatte dieser Ansatz einen Marktanteil von unter 5 % der neu installierten Systeme. Die Führungsrolle des CAD-Systems ist deutlich zu erkennen. Dies ist mit der Historie dieser Programme zu erklären. Die Anbieter von CAD-Software und Applikationen haben basierend auf einem CAD-System Module mit Facility Management-Funktionalität entwickelt. Basis ist ein CAD-System, welches um Architektur- oder

Kopplung CAD-System und relationaler Datenbank

Marktanteil von unter 5 % Führungsrolle des CAD-Systems

104

utzeroberflŠc Ben FMn-sMtiogdeuAlpe he

ertungstoo usw

A

CAD

Kopplung

ls

FM-Module Architek t

CAFM-System

plik

Module FM- n ne atio

o ur/s

2 Computerunterstützung

DB

FM-Module Abb. 2-12. CAD-orientierter Systemansatz

Stärken liegen in konstruktiven und planerischen Bereichen

Fabrikplanungsoftware erweitert wird. Die Facility Management-Module werden über eine Benutzeroberfläche gesteuert, die sich an der CAD-Software orientiert. Die Kopplung mit einer relationalen Datenbank tritt völlig in den Hintergrund, so dass sich der Anwender nur auf das CAD konzentrieren muss. Die bidirektionale Verknüpfung wird über standardisierte Schnittstellen hergestellt. Die Datenbankabfragen sind entweder standardisiert und werden über das CAD-System abgefragt. Oder es werden Arbeitsplätze geschaffen, die über Schnittstellen direkt auf die Datenbank zugreifen. Auf diese Weise können weitere Benutzergruppen integriert werden, die CAD-unabhängig arbeiten. Für weitere Auswertungen, die sich auf die in der Datenbank abgelegten Daten beziehen, werden Auswertungstools (z. B. MS-Excel) benutzt. Diese Tools greifen dann mittels ODBC-Schnittstelle auf die Datenbank zu. Dieser Systemansatz hat seine Stärken in konstruktiven und planerischen Bereichen und ist besonders geeignet für die Begleitung von Architektur- und Bauprojekten unter Aspekten des Facility Management. Die starke Dominanz des CAD-Systems ist immer präsent und lässt sich auch bei Weiterentwicklungen nicht reduzieren. Hier liegt auch die Schwachstelle dieser Sys-

2.6 CAFM-Systemansätze

105

teme. Um die vielen unterschiedlichen Anwenderkategorien mit Informationen zu versorgen, ist dieser Systemansatz nicht flexibel genug. Ein CAD-System ist als Ausgangsbasis für ein Informationsmanagementsystem nicht geeignet. Ein weiterer Lösungsansatz setzt sich von der starken grafischen Ausrichtung des CAD ab und stellt die Verwaltung und Unterstützung von Prozessen in den Vordergrund. Abbildung 2-13 zeigt den Systemaufbau der datenbankorientierten Systeme. Das zentrale Element dieser datenbankorientierten Systeme ist eine relationale Datenbank mit einer ClientServer-Architektur, z. B. Oracle oder SQL-Server. In einigen Fällen werden heute auch objektorientierte Datenbanken (ooDB), z. B. ObjektStore oder Objektivity, eingesetzt. Die einzelnen Module werden auf die Datenbank aufgesetzt und von einer einheitlichen Benutzeroberfläche gesteuert. Die komfortable Oberfläche und die große Funktionalität für spezielle Anwendungsbereiche, wie Instandhaltung, Auftragsmanagement und Controlling, sind die Stärken dieses Systemansatzes. Eigenständige 2D-CAD-Systeme werden über standardisierte Schnittstellen angebunden. Neben den CAD-Daten wer-

CAD-System ist als Basis für ein Informationssystem nicht geeignet

Datenbankorientierte Systeme

Komfortable Oberfläche

CAFM-System Archite kt

Kopplung

DB FM-Module

Abb. 2-13. DB-orientierter Systemsansatz

FM-Module

CAD

tionen ika

onstige Appl ur/s

FM-Module

utzeroberflŠ Ben FM-Module che

106

Internetbasierte Systeme

Repräsentanz der grafischen Daten erfolgt über integrierte Grafikeditoren

Komponentenarchitektur

Anteil von über 95 % Fähigkeiten werden vereint

2 Computerunterstützung

den auch multimediale Elemente wie eingescannte Pläne, digitale Photos oder ganze Videosequenzen zur visuellen Beschreibung genutzt. Bei planerischen und konstruktiven Aufgaben stoßen datenbankorientierte CAFM-Systeme an ihre Leistungsgrenze. Auch der Datenaustausch von CAD-Daten während des Lebenszyklus ist eingeschränkt. Diese Erkenntnis macht deutlich, dass ein weiterer Systemansatz nötig ist, bei dem CAD und DB gemeinsam ihre Stärken ausspielen können. Neben dem klassischen datenbankorientierten Systemen haben sich heute zwei weitere Entwicklungen etabliert. Zum einen sind internetbasierte Systeme entstanden, die unter einer einheitlichen webbasierten Oberfläche (Browser) alle Services und Informationen anbieten. Es werden sowohl grafische als auch alfanumerische Informationen verarbeitet. Dieser vollständig internetbasierte Ansatz wird noch von wenigen Anbietern umgesetzt, da es in Teilbereichen noch Nachteile gegenüber den klassischen Client-Server-Architekturen gibt. In den meisten Fällen werden webbasierte Anwendungen für Teilfunktionen oder zur Informationsbereitstellung genutzt. Die andere Weiterentwicklung der datenbankorientierten Systeme betrifft die Datenhaltung und die Repräsentanz der grafischen Daten. Moderne CAFM-Systeme speichern, basierend auf einem Gebäudemodell, die grafischen Daten im Datenbanksystem und benutzen integrierte Grafikeditoren zum visualisieren und editieren der Zeichnungen. Die Funktionen der FM-Grafikeditoren sind dabei auf die Bedürfnisse eines CAFM reduziert. Ein externes CAD-System wird nur noch für die Planung und Erstellung der Gebäudegrundrisse benötigt. Ein weiteres Merkmal von modernen CAFM-Systemansätzen ist die Verwendung von Komponentenarchitekturen, wobei Anwendungssysteme aus einzelnen Bausteinen zusammengestellt werden. Heute besitzen über 95 % der CAFM einen Datenbankorientierten Systemansatz. Ein integriertes CAFM-System vereint die Fähigkeiten von DB-orientierten und CAD-orientierten Ansätzen und ist somit eine konsequente Entwicklung aus den Erfahrungen mit den bisher vorgestellten Systemansätzen. Das integrierte CAFM-System hat sich in der Pra-

2.6 CAFM-Systemansätze

107

xis noch nicht etabliert und so ist dieser Systemansatz als ein Modell zu verstehen, wie nach Ansicht des Autors ein zukünftiges CAFM-System aussehen könnte. Zu diesem Zweck wird im Folgenden ein integriertes CAFM-System mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche schematisch beschrieben (Abb. 2-14). Auch wenn viele Anbieter ihre Systeme heute schon als integriert bezeichnen, ist dieser Ansatz nach Meinung von Experten noch nicht realisiert. Ein integriertes CAFM-System ist ein objektbezogenes Informationssystem mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche, welches auf einer objektorientierten Datenbank basiert. Die alphanumerischen und grafischen I Daten werden in einer einheitlichen Datenbasis verwaltet. Solch ein System wird auf der Internettechnologie basieren und eine service-orientierte Architektur (SOA) benutzen. Das System ist CAD- und DB-unabhängig und vollständig in Büroanwendungssysteme integriert. Objektorientierte Systeme können Gegenstände der realen Welt in Datenmodellen abbilden. Das rechnerinterne Modell der Fabrik oder des Bürogebäudes ist durch eine 1:1-Abbildung komplexer Strukturen möglich. In objektorientierten Systemen werden komplizierte technische Objekte, die wiederum aus Teilobjekten zusam-

Abb. 2-14. Integriertes CAFM-System

Integriertes CAFM-System

Integrierter Systemansatz ist noch nicht realisiert

ooDB Service-orientierte Architektur (SOA) Internettechnologie basierend

Objektorientiertes System

108

Integration verschiedener Werkzeuge

Kommunikationsfähigkeit

Videokonferenzen

Anbindung an FM-Marktplätze

2 Computerunterstützung

mengesetzt sind, in entsprechend vernetzten Datenstrukturen modelliert und in Datenmodellen abgebildet. Komplexe Objekte, z. B. Produktionsanlagen, sind als Bestandteile weniger komplexer Objekte (Teilanlagen, Antriebsmotoren, Fördertechnik) darstellbar. Es erfolgt keine aus der Sicht des Systemanwenders unnatürliche Trennung in alphanumerische und grafische Datenhaltung. Änderungen an der Objektgrafik wirken sich sofort in der Beschreibung eines Objekts durch alphanumerische Informationen aus. So wird eine ganzheitliche Betrachtungsweise der Objekte ermöglicht. Die Objektbeschreibungen können während des Lebenszyklus entsprechend den sich ändernden Anforderungen verändert oder ergänzt werden. Die Integration verschiedener Werkzeuge wird entsprechend den Aufgabenbereichen der Anwender konfiguriert. Neben den FM-Modulen unterstützen die einzelnen Werkzeuge, wie CAD, Virtual Reality oder Simulationsprogramme den Nutzer während der jeweiligen Lebensphase der Objekte optimal. Interne Prozesse werden durch Integration von kaufmännischer Standardsoftware beschleunigt. Mit Controllinginformationssystemen werden die Analysen und Auswertungen sowohl unternehmenseigener als auch unternehmensfremder Kennzahlen verglichen (Benchmarking). Die Durchgängigkeit im Sinne eines intelligenten Gebäudes wird durch die Anbindung von Gebäudeautomation (GA) gewährleistet. Eine entscheidende Funktionalität der integrierten CAFM-Systeme wird die Kommunikationsfähigkeit sein. Neben der Kombination von Internet-, Intranet und Extranetanwendungen werden auch Videokonferenzen zu einer schnellen, sicheren und effizienten Kommunikationsversorgung beitragen. Das gleichzeitige Arbeiten an einem Projekt, das über den ganzen Erdball verteilt ist, ist dank Internettechnologien und Videokonferenzen möglich. Über das firmeninterne Intranet sind die Informationen jedem Anwender jederzeit zugänglich. Informationsdefizite und lange Recherchen gehören der Vergangenheit an. Die Partner und Dienstleister für ein effizientes und wirtschaftliches Betreiben von Anlagen und Gebäuden entnimmt der Facility Manager dem Extranet, wo auf

2.7 Anforderungen an CAFM-Systeme

109

FM-Marktplätzen Dienstleistungen angeboten werden (e-Business). Über einheitliche Schnittstellen wird die Aktualität der Daten gesichert. Der Anlagenlieferant oder Dienstleister liefert zusätzlich zu seinem Produkt auch noch die benötigten Informationen für das CAFMSystem mit. Durch die Integration aller FM-Beteiligten wird die Lebenszykluskette der Objekte und der Leistungsprozesse geschlossen und formt sich zu einem integrierten computerunterstützten Facility Management. Die datenbankorientierten CAFM-Systeme, die heute schon objektorientierte Datenbanken einsetzen, scheinen auf dem richtigen Weg zu einem integrierten System zu sein. Allerdings müssen deren Hersteller, genauso wie alle anderen Systementwickler, den Paradigmawechsel in der Softwareentwicklung vollziehen (Hupfer et al., 1991 und Ranglack, 1995). Dieser Wechsel wird von der ständigen Weiterentwicklung der EDV zu immer leistungsfähigeren und schnelleren Systemen begleitet und erst durch diese ermöglicht. Nach Einschätzung des Autors werden die ersten integrierten Systemansätze innerhalb der nächsten fünf Jahre auf dem Markt erscheinen.

2.7 Anforderungen an CAFM-Systeme Welche Anforderungen und Kriterien sollte ein sich heute am Markt befindendes CAFM-System erfüllen? Die Systemanbieter suggerieren dem potentiellen Anwender, dass die verfügbaren CAFM-Produkte alle integrativ, objektorientiert und prozessorientiert sind. Da diese Begriffe nicht einheitlich belegt sind, führt dies zu weitläufigen Mißverständnissen. Die Rahmenbedingungen (s. a. Hüppi, 1995) für eine CAFM-Software sind hier, nach heutigem Stand der Technik, in einem Anforderungskatalog festgehalten: – leistungsfähige Teilsysteme – sukzessiver Aufbau durch modulare Strukturen – offenes und kommunikatives System – benutzerfreundlich und komfortabel – mehrplatz- und internetfähig – Anpassung durch Customizing

Paradigmenwechsel in der Softwareentwicklung

Realisierung innerhalb der nächsten 5 Jahre

110

2 Computerunterstützung

– Verwendung von Standardsoftware – CAFM-Funktionalität

Leistungsfähige Teilsysteme

Abbildung von Planungsvarianten

Grafikeditor für 2D

Objektorientierten Datenhaltung

Modulare Strukturen

Folgende wesentliche Aspekte sollten immer von einem CAFM-System erfüllt sein, um einen effektiven Einsatz zu gewährleisten. Das rechnerinterne Modell des verwalteten Industrie- bzw. Bürokomplexes enthält eine große Menge an Informationen. Die alphanumerischen und grafischen Daten müssen durch leistungsstarke Komponenten verwaltet werden. Die gewaltige Informationsmasse muss mehreren Anwendern schnell und gezielt zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet für alphanumerische Informationen schnelle Antwortzeiten. Bei grafischen Informationen darf die Zeit für den Zeichnungsaufbau nur minimal sein, da sonst die Informationen aus den Zeichnungen nicht für spontane Abfragen geeignet sind. Neben dem aktuellen Ist-Zustand sollte das System auch noch mehrere Planungsalternativen verwalten können. Die problemlose Übernahme der Daten von der Planungsphase in die Nutzungsphase muss ohne Datenverluste funktionieren. Das System sollte über einen einfachen Grafikeditor verfügen, welcher zur einfachen und schnellen 2D- und 3D-Zeichnungserstellung der Gebäude und Anlagen dient, falls kein leistungsstarkes CAD-System gefordert ist. Zwei- und dreidimensionale Elemente lassen sich gleichzeitig generieren, um zwischen den beiden Darstellungsarten, je nach Anforderung, wechseln zu können. Die 2D-Darstellungsform reicht allerdings für die meisten Anforderungen, wie Gebäude, Maschinen und Anlagen, aus. Es sollte aber bei Bedarf, z. B. bei Rohrleitungsplänen und Kollisionsbetrachtungen, möglich sein, eine vollständige 3D-Zeichnung zu erstellen. Der Trend zur objektorientierten Datenhaltung sollte ebenfalls von allen Systemkomponenten unterstützt werden. Die Variabilität des Systems ist entscheidend für die Anpassung an Veränderungen innerhalb des Unternehmens. Der Systemaufbau durch modulare Strukturen ist nötig, um sich auf wachsende Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens einzustellen. Des weiteren

2.7 Anforderungen an CAFM-Systeme

111

kann ein modularer Aufbau des Systems eine sukzessive Einführung ermöglichen. Das System muss über Module verfügen, die auch den Ansprüchen der Zukunft genügen, ohne dass aufwendige und somit teure Neuentwicklungen nötig sind. Diese Aspekte sind bei allen Komponenten zu berücksichtigen, um so ein Softwarepaket zu finden, welches für den sehr unternehmensspezifischen Einsatz des Facility Management geeignet ist. Die Aspekte der Offenheit und der Kommunikationsfähigkeit des Systems beschreiben dessen Fähigkeit, Datenbestände aus anderen Systemen übernehmen und sich in vorhandene IT-Landschaften integrieren zu können (s. a. Abschn. 2.5). Für den Datenaustausch innerhalb eines Unternehmens und damit für ein erfolgreiches CAFM sind Schnittstellen (s. a. Abschn. 2.5.6) existentiell. Die drei wesentlichen Schnittstellenbereiche eines CAFM-Systems sind die grafischen Schnittstellen (z. B. DWG), die Datenbankschnittstellen (z. B. SQL) und die Schnittstellen zu betriebswirtschaftlicher Standardsoftware, wie SAP R/3 (z. B. BAPI). Für den Datenaustausch während des Lebenszyklus eines Objektes mit externen Planern oder speziellen Dienstleistungsfirmen sind Offenheit und Kommunikationsfähigkeit ebenso notwendig. Das bezieht sich sowohl auf grafische als auch auf alphanumerische Informationen, um schon generierte Datenbestände nutzen zu können (Mehrwertnutzen). Der Einsatz von benutzerfreundlichen und komfortablen IT-Systemen, die nach neuesten Ergonomiegesichtspunkten gestaltet werden, ist obligatorisch. Einheitliche Benutzeroberflächen im Windows-Standard helfen, die Übersichtlichkeit auch bei großer Datenvielfalt zu behalten. Dabei werden heute Baum-, Tabellen und Maskendarstellungen kombiniert und der Anwender kann die Vorteile der jeweiligen Darstellungsart nutzen. Die Vorteile von grafischen Benutzeroberflächen wie ihre einfache Bedienbarkeit, Erlernbarkeit und Verständlichkeit kommt sowohl Powerusern wie Gelegenheitsanwendern zugute. Der erste Eindruck, den eine Software hinsichtlich ihrer Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit macht, hat entscheidenden Einfluss auf die Akzeptanz durch den späteren Anwender.

Offenheit und Kommunikationsfähigkeit

Schnittstellen

Mehrwert durch lebenszyklusübergreifenden Datenaustausch

Benutzerfreundliche und komfortable grafische Oberfläche

Anwenderakzeptanz

112

Mehrplatz- und Internetfähigkeit

Internetfähigkeit

Benutzerverwaltung

Anpassungsfähigkeit durch Customizing

Einsatz von Standardsoftware

2 Computerunterstützung

Ein CAFM sollte mehrplatz- und internetfähig sein und je nach Anwendung auch unterschiedliche Arbeitsplatzformen zur Verfügung stellen. Hiermit ist gemeint, dass nicht jeder Benutzer einen CAD-Arbeitsplatz benötigt. Zum einen reicht für die meisten Anwendungen ein Grafikeditor (Anzeigen, Editieren) aus und zum anderen würden die Kosten durch vollwertige CAD-Arbeitsplätze unnötig in die Höhe steigen. Die Arbeitsplätze unterscheiden sich in den möglichen Aktionen (anzeigen, eingeben, ändern), den Funktionen (CAFM-Anwendungen) und in der Art der Informationen (grafisch oder alphanumerisch). Die Internetfähigkeit von CAFM-Systemen darf heute nicht mehr fehlen. Durch den Einsatz neuester Technologien können Investitions- und Betriebskosten erheblich gesenkt werden. Für den Netzwerkbetrieb eines CAFM-Systems ist ein Benutzerberechtigungskonzept nötig, um jedem Anwender individuelle Benutzerrechte für seinen Zuständigkeitsbereich zu erteilen. So wird der Anwender nicht irritiert und bekommt nur die Anwendungen und Informationen auf seinen Bildschirm, die seinem Aufgabengebiet dienen. Die Anpassung von Standard-CAFM-Systemen an organisatorische Gegebenheiten (Customizing) ist sowohl bei der Einführung als auch aufgrund ständiger Veränderungen innerhalb des Unternehmens nötig. Die Customizefähigkeit dient dazu, Änderungen und Anpassungen im System selbständig und einfach durchzuführen. Es müssen die relevanten Prozesse, die Datenmodelle und die Software-Funktionalität gestaltet und angepasst werden können. Individuelle Lösungen können so innerhalb des Unternehmens schnell und kostengünstig erarbeitet und erstellt werden. Dies sorgt für eine gewisse Unabhängigkeit vom Systemanbieter. Durch den Einsatz von Industriestandards, besonders bei den Grundmodulen der Software, sollte eine ständige Weiterentwicklung dieser Produkte durch eine lange Existenz am Markt und eine größtmögliche Unabhängigkeit vom Entwickler gewährleistet sein. Standards stehen für ein hohes Maß an Sicherheit und Kompatibilität. Auf den Einsatz von Standardsoftware wie z. B. MSOffice, AutoCAD oder Oracle sollte nicht verzich-

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

113

tet werden,wenn nicht unternehmensbedingte Anforderungen dagegensprechen. Durch Integration solcher Standardsoftware erhöht man das Leistungsvermögen des CAFM-Systems und nutzt die Vorteile der Standardisierung. Die Komplexität und Leistungsfähigkeit solcher Software ist überragend. Die hohen Erwartungen der Anwender hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie werden ebenso in vollem Umfang erfüllt. Ein weiterer Vorteil des Einsatzes von Standards ist, dass Mitarbeiter(innen) gefunden werden können, welche bereits in der Handhabung der notwendigen Software ausgebildet sind und Erfahrung mitbringen. Dadurch wird der Schulungs- und Einarbeitungsaufwand erheblich reduziert. Die Funktionalität der CAFM-Systeme muss den individuellen Anforderungen der Anwender genügen (s. a. Abschn. 2.3 und 2.4). Ein CAFM-System hat drei charakteristische Anwendungsbereiche. Es begleitet und unterstützt die FM-Prozesse durch Prozessorientierung und den Einsatz von Workflowtechnologie, es verwaltet die Informationen über die zu bewirtschaftenden Objekte und es unterstützt bei FM-relevanten Planungsaufgaben. Je nach den unternehmensspezifischen Anforderungen werden innerhalb der IT-Funktionen im FM hier Schwerpunkte gesetzt.

CAFM-Funktionalität

Prozessorientierung

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme Der Markt der CAFM-Systeme ist noch relativ neu und unübersichtlich. Es existieren bisher keine Standardübersichten, in denen alle Systeme vorgestellt werden. Bei der Suche nach einem geeigneten System kommt erschwerend hinzu, dass die Anbieter von CAFM-Software aus unterschiedlichen Branchen stammen. Die Auswahl der Systeme, die in eine Marktübersicht hineingehören, ist problematisch. Nicht jeder Anbieter der behauptet, eine Software für Facility Management zu vertreiben, kann auch wirklich ein vollwertiges CAFM-System liefern. Da weder eine einheitliche Definition noch ein Standard besteht, was ein CAFM-System ist, gibt es viele Auslegungen und Interpretationen zu diesem The-

Keine Standardübersichten

114

Vorauswahl

Abgrenzung

GEFMA Richtlinie 940

2 Computerunterstützung

ma. Die hier betrachteten Systeme stellen also schon eine Vorauswahl aller möglichen Systeme dar. In anderen Markterhebungen wird von 50–80 Systemen gesprochen, wobei jedoch betont werden muss, dass es sich dann um extreme Ausläufer von CAFM handelt. Beispielsweise hat ein reines CAD-System in einer Marktübersicht für CAFM-Systeme nichts verloren. Auch Abgrenzungen gegenüber Softwaresystemen, die nur Teilfunktionen des Facility Management abdecken sind nötig. So werden Systeme mit monofunktionalen Anwendungen, wie ein System zur Schlüsselverwaltung oder eine Software für die Instandhaltung, in dieser Übersicht nicht als CAFM-System eingestuft, obwohl partielle inhaltliche Übereinstimmungen vorhanden sein können. Neben der hier vorgestellten CAFM-Marktübersicht, existiert für die BRD noch eine weitere etablierte Marktübersicht der GEFMA (Richtlinie 940), die in Zusammenarbeit mit den Ebert-Ingenieuren und der Zeitschrift Der Facility Manager angeboten wird. Diese Marktübersicht (Ausgabe 2006) enthält jedoch nur 26 CAFM-Systeme und bietet somit nur einen Teilausschnitt der angeboten Systeme.

2.8.1 Datenerhebung 44 CAFM-Systeme

Steigende Teilnehmerzahl

Gegenstand der Marktübersicht CAFM-Systeme sind 44 Systeme und deren Systemanbieter. Die vorliegenden Informationen zu den CAFM-Systemen wurden in einer Marktbefragung gesammelt und durch eigene Recherchen ergänzt. Die Erhebung der Daten fand von Oktober bis Dezember 2005 statt und dient als Basis der Analyse. Im Vergleich zu früheren Marktuntersuchungen ist die Anzahl der Teilnehmer leicht gestiegen, was die Aussagekraft der Analyse bestätigt. Die früher veröffentlichten und zum Vergleich herangezogenen Marktübersichten (Abb.2-15) von 1995,1997,1999 und 2001 haben 21,27, 34 bzw. 43 Systeme betrachtet (s. a. Nävy 1995, Nävy 1997, Nävy 1999 und Nävy 2001). Insgesamt sind dem Autor über 50 CAFM-Systeme bekannt, die aktuell am deutschsprachigen Markt angeboten werden. Im Vergleich zu früheren Marktbetrach-

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

115

Anzahl CAFM-Systeme

50 40

43

44

2001

2005

34 27

30 21 20 10 0 1994

1997

1999

Abb. 2-15. Entwicklung der Anzahl der CAFM-Systeme

tungen ist noch stärker auf die CAFM-Fokussierung eingegangen worden. Deshalb sind Systeme, die primär Lösungen für das IT-Service Management nach dem ITIL-Prinzip (Information Technology Infrastructure Library) anbieten, nicht mehr gelistet. Des Weiteren werden, wie in der Vergangenheit, keine Softwarelösungen aufgeführt, die ihren Schwerpunkt in den Bereichen ERP, Gebäudeautomation oder Immobilienmanagement haben und somit nur Teilbereiche des CAFM abdecken. Während der über 10-jährigen Beobachtung des CAFMMarktes sind ca. 80 CAFM-Systeme analysiert worden. Die heute angebotenen Systeme stellen also nur einen Teil der in Deutschland bereits eingesetzten Systeme dar. Das Ansteigen der Anzahl der beteiligten Systeme trotz der hohen Fluktuationen in diesem schnelllebigen Segment des Softwaremarkts deutet auf ein weiterhin hohes Nachfragepotential im Bereich CAFM hin, wenn auch im Vergleich zu den Vorjahren die Dynamik des Facility Management abgenommen hat und in der Informationstechnologie der Hype, bezüglich der New Economy und des Internet-Booms, vorbei ist. Die prognostizierte Bereinigung des Anbietermarktes hat im größeren Ausmaß jedoch noch nicht stattgefunden. Die großen Schwankungen auf dem CAFM-Markt kommen teilweise durch Firmenübernahmen der Systemanbieter zustande. Außerdem gibt es einerseits eine große Anzahl von Firmenneugründungen bzw. von Fir-

Hohe Fluktuationen in einem schnelllebigen Softwaremarktsegment

Bereinigung des Anbietermarktes hat noch nicht stattgefunden

116

Veränderungsentwicklung

Anzahl der Neuzugänge nimmt ab

2 Computerunterstützung

men, die erstmals im CAFM-Markt aktiv werden und andererseits ziehen sich viele Firmen nach einem zeitweiligen Engagement aus diesem Markt zurück oder gehen in Konkurs. In Abbildung 2-16 werden die Veränderungen über einen Zeitraum von 8 Jahren deutlich. So ist der Anstieg der betrachteten CAFM-Systeme von 2001 zu 2005 in Summe gesehen nur gering (plus 1 System), jedoch sind 23 % erstmalig vertreten (10 Systeme) und 9 Systeme sind nicht mehr existent (davon sind 2 Systeme aufgrund ihrer Fokussierung herausgenommen worden). Weiterhin ist zu erkennen, das die Anzahl der Neuzugänge 2005 im Vergleich zu 2001 deutlich abgenommen hat, wobei die Anzahl der Abgänge in etwa konstant geblieben ist. Insgesamt sind 15 Systeme über den hier betrachteten Zeitraum konstant vertreten. Dies bedeutet dass 66 % der heute angebotenen CAFM-Systeme innerhalb der letzten Jahre neu in den Markt eingetreten sind. Die Kriterien zur Teilnahme an dieser Übersicht sind identisch mit denen der früheren Übersichten, so dass es keine Verzerrung der betrachteten Marktgrößen durch

1997 27 Systeme

2005 44 Systeme

2001 43 Systeme

50

10 Neuezugänge

Veränderungen

(gemessen an der Anzahl am Markt befindlicher CAFM-Systeme)

40 24 Neuezugänge

30

20 15 CAFM-Systeme sind konstant seit 1997 vertreten

10

0

8 Abgänge

9 Abgänge

-10

Veränderungen 1997 zu 2001

Veränderungen 2001 zu 2005

Abb. 2-16. Veränderungen der am Markt befindlichen CAFM-Systeme

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

117

veränderte Teilnahmekriterien gibt. Im Einzelnen waren folgende Eigenschaften für die Auswahl der Systeme ausschlaggebend: Das System muss CAFM-Funktionen besitzen und dort den Anwendungsschwerpunkt setzten. Das System muss außerdem in Deutschland vertrieben werden und es muss eine Dialogführung in deutscher Sprache besitzen. Der Erhebungsraum für alle erfragten Informationen ist die Bundesrepublik Deutschland. Systeme, die von zwei oder mehreren Firmen angeboten werden, werden nur einmal erfasst, um die Übersicht nicht künstlich zu vergrößern. Durch die Dynamik der Informationstechnologie und die immer kürzeren Produktlebenszyklen veralten die Systeme und somit die Marktübersichten schnell. Deshalb können sich einige Angaben zu den Systemen bei Veröffentlichung dieses Buches bereits verändert haben. Die Vollständigkeit der Marktübersicht ist nur bedingt gegeben, da der Markt ständig in Bewegung ist und eventuell nicht alle existierenden Systeme betrachtet werden konnten. Die vorliegende Marktuntersuchung kann aufgrund ihrer Kompaktheit nur Trends aufzeigen und einen Überblick über die am Markt verfügbaren CAFMSysteme geben. Sie ist ein Informationsinstrument und kann einen individuellen, unternehmensspezifischen Auswahlprozess nicht ersetzen, sondern nur ergänzen und anstoßen. Die Bewertungsmöglichkeiten der Systeme auf Basis von Befragungen und Recherchen sind aufgrund der vielfältigen Interpretationen von Faktoren wie Module, Funktionen und Systemeinordnungen eingeschränkt. Folgende CAFM-Systeme und Systemanbieter sind Gegenstand der Marktuntersuchung: CAFM-System

Systemanbieter

Allfa

Nemetschek CREM Solutions GmbH & Co. KG

Aperture

Aperture Software GmbH (Entwickler: Aperture Technologies Inc.)

ARCHIBUS/FM

deltona information systems GmbH (Entwickler: Archibus Inc.)

ArchiFM-ProFM

vintoCON Kft.

Teilnahmekriterien

Aktualität der Marktübersicht

Marktübersicht als Infomationsinstrument

118

2 Computerunterstützung

(Fortsetzung) CAFM-System

Systemanbieter

ARCHIKART

ARCHIKART Software AG

ARRIBAopenFM

RIB Software AG

AT+C Facility-Manager FM.7

AT+C EDV GmbH

Bentley Facilities Management Systeme

Bentley Systems Germany GmbH (Entwickler: Bentley Systems Inc.)

BuiSy

Conject GmbH

Byron/BIS

Byron Informatik AG

Consultware

PietschConsult GmbH

F’acts

Digital-Graphics GmbH

FacilityCenter

IC information company (Entwickler: Tririga Inc.)

FaciPlan

FaciWare GmbH

FACIS M

ZIP Industrieplanung

FaMe Software

Facility Management Software GmbH

FAMOS

Keßler Real Estate Solutions GmbH

FASTDESIGN

Projecteam GmbH & Co. KG

fmINIT/fmONLINE

INIT Facility Management GmbH

FMplus

AOD Unternehmensberatung GmbH

FM-Suite

Ingenieurbüro Kurt Knippschild

FM-Tools

infas enermetric GmbH

G-Info

Horstick GmbH it-solutions

I.C.F.M

I.C.F.M.

iFMS

syskoplan AG

IMPL3000

MBL GbR

IMSware.CAFM

IMS Gesellschaft für Informations- und Managementsysteme mbH

InKA-FM

Ingenieurbüro Weiler GmbH

innocad

FMK Gesellschaft für Facility Management und Kommunikationsversorgung mbH

KeyLogic

BFM Building + Facility Management GmbH

kopernikus

Kopernikus Software GmbH

MORADA

SMB AG

pit-FM

pit-cup GmbH

Planon FacilitySolution

Planon Deutschlad GmbH (Entwickler: Planon B.V.)

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

119

(Fortsetzung) CAFM-System

Systemanbieter

remuss

2COM GmbH & Co. KG

sMOTIVE

EuSIS GmbH und sLAB GmbH & Co KG

SPARTACUS Facility Management

N+P Informationssysteme GmbH

speedikon FM

speedikon Facility Management AG

UNIDOKU

DCS Ingenieurgesellschaft mbH

VIOLA

MTW network GmbH

VISAFM

GIS PROJECT

Visual FM

Loy & Hutz AG

visualFM

OnTop Consultants (Entwickler: Object Technologies GmbH)

X-WORLD

X-WORLD Gesellschaft für Softwareentwicklung und Consulting für Immobilienbewirtschaftung mbH

Die ausgewerteten Informationen über die Systeme und ihre Anbieter gliedern sich in mehrere Bereiche. Die systemrelevanten Informationen geben Auskunft über die Technologie und die Funktionen des CAFM-Systems. Die marktrelevanten Informationen und das CAFMPortfolio hingegen analysieren die Stellung des angebotenen Systems und seines Anbieters innerhalb des gesamten CAFM-Marktes. Die Marktübersicht mit der Vorstellung der einzelnen Systeme befindet sich im Anhang dieses Buches. Sie beinhaltet neben den allgemeinen System- und Anbieterdaten, auch Angaben zur Technologie, zu den Funktionen und Informationen zu Referenzen, sowie eine Darstellung des Oberflächenlayouts.

2.8.2 Analyse der Technologien Unter den existierenden CAFM-Systemen gibt es grundsätzlich verschiedene Systemansätze. Dies hängt auch mit der historischen Entwicklung des jeweiligen Systems zusammen. Es wird zwischen folgenden Systemansätzen

Gliederung der Analyse

Vorstellung der Systeme im Anhang

120

Systemansatz

DB-orientierter Systemansatz dominiert

Trend Internettechnologie

Betriebssystem

2 Computerunterstützung

unterschieden: den datenbankorientierten Systemen (im folgenden DB-orientiert genannt), deren Kern eine relationale Datenbank ist und den CAD-orientierten Systemen, die auf einem CAD-System aufbauen. Die DB-orientierten Systeme nehmen in ihrer Verbreitung weiter zu. Sie haben mittlerweile einen Marktanteil von 95 % (2001: 90 %). Die CAD-orientierten Systeme stellen nur noch 5 %. Der Aufwärtstrend der datenbankorientierten Systeme wird von dem Abwärtstrend der CAD-orientierten Systeme begleitet. 1995 waren ca. 80 % der Systeme CAD-basiert, 1997 waren es immerhin noch 37 %. Der Grund für diesen Trend liegt in der veränderten Bedeutung der grafischen Informationen (CAD-Daten). Man hat erkannt, dass es sich bei einem CAFM-System nicht um ein erweitertes CAD-System handelt, sondern, dass die CAD-Daten nur eine von vielen Basisinformationen darstellen. Außerdem ist der Umfang der grafischen Informationen relativiert worden, so dass z. B. aus dem Bereich Architektur nur ein bestimmter Teil der Daten übernommen wird. Dagegen kommt den alphanumerischen Daten, wie Leistungs-, Qualitäts- und Kostendaten eine immer bedeutendere Rolle im Facility Management zu. Diese Erkenntnis hat sich auch auf den Systemansatz im CAFM ausgewirkt. Bei den datenbankorientierten Systemen basieren 18 % (8 Systeme) vollständig auf der Internettechnologie. Dieser Trend wird sich in den folgenden Jahren weiter durchsetzten (siehe auch Abschnitt 2.6). Die CAFM-Systeme besitzen in der Regel eine Client/Server-Architektur (82 %) und können auf Personal Computern und Personal Workstations betrieben werden. Aufgrund der Systemarchitektur wird zwischen dem Betriebssystem des Servers und dem der Clients unterschieden. Viele der untersuchten CAFM-Systeme können unter verschiedenen, alternativen Betriebssystemen laufen. Der anhaltende Trend zu Standard-Betriebssystemen des Unternehmens Microsoft ist unverkennbar. Als Betriebssystem, sowohl für die Clients (z. B. Windows NT4/98/ME/2000/2003/XP), wie auch für die Servers (z. B. Windows (NT4/2000/2003/XP) können alle CAFM-Systeme die Windows-Betriebssysteme einsetzten. Nur 23 % der Systeme (d. h.10 Systeme) kön-

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

121

nen UNIX oder ein Derivat alternativ als Betriebssystem des Servers einsetzen, dieser Anteil ist geringer als 2001 (40 %). Das Betriebssystem Linux hat sich bisher nicht durchgesetzt und kann, im Unterschied zu früheren Markterhebungen, von ca. 27% der CAFM-Systeme (insgesamt 12) eingesetzt werden. Basiert ein System auf der Internettechnologie, so sind die Clients unabhängig vom Betriebssystem, da ein Internet-Browser die einzige Systemvoraussetzung darstellt. Bezogen auf die Internetfunktionen der CAFM-Systeme bieten 56 % der Systeme Teilfunktionen (z. B. Raumreservierung, Auftragsannahme oder Informationsportale) an. Weitere 44 % der Systeme besitzen die volle Funktionalität, d.h. unabhängig vom Systemansatz besitzen manche Systeme parallel internetgestützte Funktionen. 10 % bieten keine internetbasierenden Funktionen an. Die untersuchten CAFM-Systeme benutzen unterschiedliche Datenbanken. 77 % der Systeme können dabei ergänzend zum hauptsächlichen Datenbanksystem (DB-System) auch mit einem oder mehreren alternativen DB-Systemen arbeiten, je nachdem welches der Anwender bevorzugt. Diese Flexibilität im Einsatz von Basistechnologie zeichnet gute CAFM-Systeme aus. 10 Systeme (23 %) haben sich ausschließlich auf eine Datenbank festgelegt. 36 der untersuchten CAFM-Systeme können Oracle von der Firma Oracle als Datenbank benutzen, entweder als Hauptsystem und als alternatives Datenbank-System, das entspricht einem Anteil von 82 %. Damit ist Oracle marktbeherrschend, gefolgt von SQLServer der Firma Microsoft, welches von 25 Systemen genutzt werden kann (57 %). Mit einer objektorientierten Datenbank arbeiten 4 Systeme (9 %) und 2 Systeme laufen ausschließlich unter anderen, bisher nicht aufgeführten, relationalen Datenbanken. Aufgrund von Mehrfachnennungen bei den DB-Systemen ist die Summe der einzelnen Prozentangaben größer als 100 %. 17 der untersuchten CAFM-Systeme, das entspricht 39 %, legen sich nicht auf ein einziges Datenbanksystem fest, sondern können auf zwei oder mehr alternativ zu benutzende DB-Systeme zurückgreifen und kommen so dem Anwender in ihrer Flexibilität entgegen.

Internetfunktionen

Datenbanksysteme

Oracle marktbeherrschend

122

Grafiksysteme

AutoCAD

Trend Grafikeditoren

Mobile Computing

Integrationsfähigkeit

2 Computerunterstützung

Bei den eingesetzten Grafiksystemen setzten heute bereits 57 % der CAFM-Systeme auf integrierte Grafikeditoren, die besonders auf FM-Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dies stellt eine Steigerung im Vergleich zu den vorhergehenden Marktuntersuchungen dar. Die Anbindung von mächtigen CAD-Produkten verwenden noch 15 Systeme, das entspricht 34 %. Dagegen besitzen 4 Systeme keine oder sehr eingeschränkte grafischen Funktionen. Wie bei den DB-Systemen wird bei der Verwendung der CAD-Systeme zwischen hauptsächlichen und ergänzenden Systemen unterschieden. So können 65 % der Systeme mit grafischen Funktionen mehrere Grafiksysteme verwenden, wohingegen 14 Produkte (35 %) nur ein Grafiksystem eingebunden haben. Bei den verwendeten Grafiksystemen (sowohl CADSysteme, wie auch Grafikeditoren) sind folgende Produkte mehrmals aufgeführt: – 68 % können AutoCAD nutzen (27 Systeme) – 23 % können MicroStation nutzen (9 Systeme) – 13 % haben Condor integriert (5 Systeme) – 8 % können sonstige CAD-Systeme, wie z. B. ArchiCAD, Allplan und andere nutzen (7 Systeme) – je 5 % setzen MS-Visio oder Autodesk MapGuide ein Insgesamt 16 Systeme (40 %) können ein weiteres jeweils nur einmal genanntes Grafiksystem einsetzen. Wiederum ist die Summe der einzelnen Prozentangaben aufgrund von Mehrfachnennungen bei den hauptsächlichen und ergänzenden Grafiksystemen größer als 100 %. Bei der Betrachtung aller verwendeten Grafik-Systeme, wird die starke AutoCAD-Orientierung wie in den Vorjahren bestätigt, jedoch ist die wachsende Anzahl der genutzten integrierten Grafikeditoren der eigentliche Trend. Bei den Lösungen für das Mobile Computing bieten 28 Systeme (72 %) PDA-gestützte Funktionen an. Es werden z. B. die Inventarverwaltung, die Auftragsbearbeitung und die Störmeldungserfassung, sowie die Aufnahme der Zählerstände, die Zustands- oder Reinigungskontrolle über mobile Geräte unterstützt. 28 % der Systeme bieten solche Funktionen nicht an (Basis: 39 Systeme). Die Integrationsfähigkeit von CAFM-Systemen zur Einbindung an die unternehmensinterne IT-Landschaft,

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

123

wird am Beispiel der Anbindung von ERP-Systemen deutlich. So können 34 Systeme, das entspricht über 80 %, eine Integration zu SAP (SAP R/3 oder mySAP) vorweisen. Insgesamt 36 % können Microsoft Navision (Dynamics NAV) anbinden (dies entspricht 15 Systemen). Weitere 40 % der Systeme sind in der Lage andere ERP-Systeme über Schnittstellen zu versorgen. Lediglich 5 Systeme können nicht mit ERP-Systemen kommunizieren (Basis: 42 Systeme; Doppelnennungen möglich). Die angebotenen Dialogsprachen sind ein Indiz für die Internationalisierung der CAFM-Systeme. So bieten 43 % der Systeme neben Deutsch noch bis zu 4 weitere Sprachen, darunter meistens Englisch, an. Bei 11 Systemen (26 %) kann das System in 5 oder mehr Sprachen genutzt werden. Diese Flexibilität ist gerade bei internationalen Konzernen erforderlich. Nur 31 %, das entspricht 13 angebotenen CAFM-Systemen, besitzen lediglich eine deutsche Menüführung (Basis: 42 Systeme).

ERP-Anbindung

Dialogsprachen

2.8.3 Analyse der Funktionalitäten Um den Funktionsumfang der CAFM-Systeme analysieren zu können, müssen deren Module betrachtet werden. Die meisten Systeme sind modular aufgebaut und die einzelnen Module entsprechen den jeweiligen IT-Funktionen (s. a.Abschn.2.3). Jedoch kann das eine oder andere Modul eines CAFM-Systems auch mehrere der hier vorgestellten FM-Funktionen abdecken. Außerdem ist es auch möglich, dass ein System zwei unterschiedliche Module zu einer Funktion anbietet. Ausschlaggebend bei der Analyse der Funktionen von CAFM-Systemen war einzig und allein, ob eine Funktion abgedeckt wird, unabhängig davon, ob dies durch ein oder zwei Module geschieht oder ob ein Modul mehrfach einer Funktion zugeordnet werden konnte. Die wichtigsten und am häufigsten von CAFM-Systemen verwendeten Funktionen werden in der Abbildung aufgelistet (Abb.2-17). Grundlage für die Ermittlung dieser Verteilung waren alle modular aufgebauten CAFM-Systeme, wobei nur solche Systeme als modular eingestuft wurden, die fünf oder mehr Module aufweisen können (ins-

Modularer Aufbau

124

2 Computerunterstützung

Flächenverwaltung

100,0%

Instandhaltung

85,0%

Inventar- und Anlagenverwaltung

80,0%

Reinigungsmanagement

75,0%

Schlüsselverwaltung

75,0%

Umzugsmanagement

65,0%

FM-orientierter Service- und Helpdesk

60,0% 52,5%

Energiemanagement TGA-Verwaltung

52,5%

Vertragsverwaltung

47,5%

Dokumentenverwaltung

47,5%

Reservierungsmanagement

47,5%

Liegenschaftsverwaltung

45,0% 45,0%

Immobilienmanagement IT-Endgeräteverwaltung / Netzwerkdokumentation

40,0%

Nebenkostenabrechnung

35,0% 35,0%

Raum- Belegungs- und Möblierungsplanung Gebäudekostenerfassung, -planung u. kontrolle

32,5%

Brandschutzdokumentation

30,0%

Sicherheitsmanagement

27,5%

Umweltmanagement

22,5% 22,5%

Projektmanagement Medizintechnik

17,5%

Fuhrparkmanagement

17,5%

Besuchermanagement

15,0%

Rechnungswesen

15,0%

Beschaffungsmanagement

15,0%

Parkplatzverwaltung

12,5%

Gewährleistungsmanagement

10,0%

Ausschreibung und Vergabe

10,0%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

100,0%

Häufigkeit der Nennung (in%)

Abb. 2-17. Funktionen der CAFM-Systeme

Flächenverwaltung wird von allen Systemen angeboten

gesamt 40 Systeme). Gemessen wurde die Häufigkeit der Nennung von Funktionen. Die Funktion Flächenverwaltung (inkl. Raumbuch und Gebäudeverwaltung) wird von allen CAFM-Systemen angeboten. Eine Unterstützung für die Instandhaltung (Wartung/Instandsetzung/Inspektion) bieten 85 % der Systeme,

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

125

gefolgt von der Inventarverwaltung (inkl. Maschinen- u. Anlagenverwaltung) mit 80 %. Die Funktionen Schlüsselverwaltung und Reinigungsmanagement decken dreiviertel der Systeme ab. Ein Umzugsmanagement besitzen 65 %, einen FM-orientierter Service- und Helpdesk (inkl. Auftragsbearbeitung der allgemeinen Dienste) 60 % der CAFM-Systeme. Ebenfalls von mehr als der Hälfte der Systeme werden die Funktionen TGA-Verwaltung (inkl. Infrastrukturleitungen) und Energiemanagement (inkl. Verbrauchsdatenerfassung) abgedeckt. Ebenso häufig wie das Reservierungsmanagement (inkl. Konferenzraumservice) haben die Systeme Funktionen für die Dokumentenverwaltung und die Vertragsverwaltung (je 47,5 %). Mit den Funktionen Immobilienmanagement für die An- und Vermietung und der Liegenschaftsverwaltung warten nur 45% aller betrachte-ten Softwaresysteme auf. Bei weniger als der Hälfte aller CAFM-Systeme sind die IT-Endgeräteverwaltung (inkl. Netzwerkdokumentation), die komplexe Funktion für die Raum-Belegungsund Möblierungsplanung oder eine Nebenkostenabrechnung oder die Gebäudekostenerfassung, -planung u. -kontrolle zu finden (jeweils zwischen 40 und 30 %). Anwendungen mit einer Häufigkeit von 20 bis 30 % sind die Brandschutzdokumentation, das Sicherheitsmanagement (inkl. Arbeitssicherheit), das Projektmanagement 22,5 %, sowie Umweltmanagement (inkl. Abfallmanagement). Mit einem geringen Verbreitungsgrad von unter 20 % werden die Funktionen Fuhrparkmanagement, Medizintechnik, Beschaffungsmanagement (inkl. Warenund Logistikdienste), Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung), Besuchermanagement und die Parkplatzverwaltung, sowie Ausschreibung und Vergabe AVA) und das Gewährleistungsmanagement aufgeführt. Des Weiteren besitzen die CAFM-Systeme noch vereinzelte Funktionen (Häufigkeit unter 10 %), die aber aufgrund ihrer geringen Verbreitung als Individualfunktionen bezeichnet werden können. Als Beispiel hierfür sind zu nennen die Friedhofsverwaltung, das Hörsaalmanagement, die Fabrikplanung oder die Gebäudewertermittlung und die Gefährdungsbeurteilung. Die Analyse der Funktionen ist eine rein quantitative Betrachtung. Die Qualität, also der eigentliche Funkti-

75 % der Systeme bieten Funktion für Reinigungsmanagement und Schlüsselverwaltung an

Immobilienmanagement

Nebenkostenabrechnung

Projektmanagement

Individualfunktionen

126

Quantitative Befruchtung

CAFM-Labor könnte Qualitätsvergleich liefern

Anzahl der Module liegt bei ‡ 16,1

Bei den Anwendungsschwerpunkten überwiegen die technischen Funktionen

2 Computerunterstützung

onsinhalt und die Leistungsfähigkeit der einzelnen Module, wird nicht berücksichtigt. Dieser Qualitätsvergleich erscheint sinnvoll und wird oftmals von potentiellen Anwendern, wie auch von Systemanbietern gefordert. Aufgrund des hohen Aufwandes ist ein Qualitätsvergleich der einzelnen Funktionen von CAFM-Systemen jedoch zurzeit noch nicht möglich. Nach Ansicht des Autors müssten die zu vergleichenden CAFM-Systeme unter einheitlichen Bedingungen (identische Aufgabenstellung, identische Daten und identische Anwenderqualifikation) und innerhalb eines befristeten Zeitraumes von neutralen Beobachtern parallel getestet werden. Dies könnte z. B. ein sogenanntes CAFM-Labor an einer Hochschule übernehmen. Allerdings ist dem Autor zurzeit kein solches CAFM-Labor in Deutschland bekannt. Die einzelnen CAFM-Systeme unterscheiden sich nicht nur in dem Umfang ihrer Module, sondern auch in deren Anzahl. Durch die Anzahl der erhältlichen Module gewinnt man einen Eindruck von der Leistungsbreite eines Systems. Die Systeme wurden entsprechend der Anzahl ihrer verfügbaren Module in vier Gruppen eingeteilt. 10 der analysierten Systeme haben 20 oder mehr Module (23 %). Hierzu sei erwähnt, das einige CAFMSysteme mehr als 30 unterschiedliche Module beinhalten. Eine Modulanzahl von 10 bis 19 haben 22 Systeme (50 %). 8 Systeme besitzen zwischen 5 und 9 Modulen (18 %). Die übrigen 4 CAFM-Systeme sind mit weniger als fünf Modulen ausgestattet (9 %) und werden nicht mehr als modular eingestuft. Der theoretische Durchschnitt beträgt 16,1 Module pro System (Basis: 40 Systeme). Im Vergleich zu einer 1999 durchgeführten Analyse hat sich die Funktionalität, gemessen an der Anzahl von Modulen um ca. 18 % erweitert. Um die Anwendungsschwerpunkte der CAFM-Systeme zu analysieren, werden die einzelnen Funktionen den Bereichen (Clustern) gemäß den IT-Funktionen im Facility Management zugeordnet (s. a. Abschnitt 2.3). Dann erfolgt je IT-Funktions-Bereich eine Gewichtung nach Anzahl der Funktionen und deren Häufigkeit. Das Ergebnis (siehe Abbildung 2-18) bestätigt, dass die technischen Funktionen bei den CAFM-Systemen überwiegen, gefolgt von den Anwendungen für das In-

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

127

Gebäudeplanung 3% Querschnittsfunktionen 8%

Immobilienmanagement 10% technisches Gebäudemanagement 31% kaufmännisches Gebäudemanagement 13%

FM-Service 19% Flächenmanagement 16%

Abb. 2-18. Funktionsschwerpunkte von CAFM-Systemen

frastrukturelle Gebäudemanagement (FM-Service). Das Flächenmanagement wird zwar von jedem CAFM-System angeboten und ist auch die Voraussetzung für eine Vielzahl von Funktionen, setzt aber nicht den Schwerpunkt bei der Menge der angebotenen Funktionen. Deutlich ist zu erkennen, dass die kaufmännischen Aspekte, sowie das Immobilienmanagement nicht die Schwerpunktthemen bei heute angebotenen CAFM-Systemen sind.

Weniger kaufmännische Funktionen

2.8.4 Analyse der marktrelevanten Informationen Die einzelnen CAFM-Systeme werden alle in Deutschland vertrieben, jedoch stammen nicht alle aus Deutschland, d. h. einige werden im Ausland entwickelt. Das Heimatland des Systementwicklers, welches nicht zwingend mit dem des Systemanbieters übereinstimmt, ist für den hier benutzten Begriff der Herkunft entscheidend (Abb.2-19).

Herkunft

128

2 Computerunterstützung

Europa (NL, CH, HG) 11% USA 9%

BRD 80%

Abb. 2-19. Herkunft der CAFM-Systeme

80 % der angebotenen CAFM-Systeme werden in Deutschland entwickelt

Größe des Anbieters

Es kommen demnach 35 der betrachteten CAFM-Systeme aus Deutschland, das entspricht einem Anteil von 80 %. 4 Systeme kommen aus den USA, dem Entstehungsland des Facility Management. Insgesamt 5 Systeme stammen aus dem europäischen Ausland, drei aus der Schweiz und je eins aus den Niederlanden und aus Ungarn. Die Ausrichtung des Facility Management und die damit verbundene Intensität der Unterstützung durch ein CAFM-System hängt stark vom Herkunftsland ab. Die aus Deutschland stammenden Systeme sind z. B. im Vergleich zu amerikanischen Systemen detaillierter und individueller ausgerichtet. In den USA hingegen wird eine einheitlichere Funktionalität innerhalb des CAFM eingesetzt. Die Größe des Systemanbieters soll eine Aussage über die Leistungsfähigkeit im Bereich CAFM machen (im Gegensatz zur Größe im Markt). Im Detail geht es dabei um die Anzahl der Mitarbeiter im Bereich CAFM. Einige Systemanbieter sind auch in anderen Bereichen neben dem CAFM aktiv, jedoch sind die Mitarbeiter dieser Bereiche in dem untersuchten Zusammenhang nicht relevant. 13 Anbieter (dies entspricht ca. 32 %der untersuchten Firmen) beschäftigen mehr als 20 CAFM-Mitarbeiter. Alle übrigen Anbieter haben maximal 20 CAFM-Mitar-

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

129

beiter. Dies bedeutet, dass 68 % der Systemanbieter kleine Unternehmen mit maximal 20 CAFM-Mitarbeitern sind (Abb.2-20). Es kann vorkommen, dass die jeweiligen Unternehmen mehr als 100 Mitarbeiter beschäftigen, jedoch macht die

FMplus anonym

Anmerkungen: (1): inkl. Implementierungspartner

remuss

(2):keine Trennungen zwischen Gesamtmitarbeitern und CAFM-

FaciPlan

Mitarbeitern möglich (3): Gesamtkonzern hat 200 CAFM-

ARCHIKART

Mitarbeiter (4): eigene Schätzungen

visualFM® anonym (4)

Basis: 41 Systemanbieter

kopernikus anonym FacilityCenter anonym FM-Tools (4) VISAFM VIOLA innocad G-Info Byron/BIS MORADA UNIDOKU anonym F’acts KeyLogic ARRIBAopenFM Consultware anonym IMPL3000 anonym ArchiFM-ProFM IMSware.CAFM ARCHIBUS/FM anonym BuiSy Planon FacilitySolution (3) FAMOS Allfa anonym Visual FM sMOTIVE FaMe Software anonym (2) Aperture (1)

0

20

40

60

80

Anzahl CAFM-Mitarbeiter je Unternehmen

Abb. 2-20. Größe der Anbieter (gemessen an den CAFM-Mitarbeitern)

100

120

130

Konzentrationsfaktor

CAFM als Kerngeschäft

Aufgaben der CAFM-Mitarbeiter

Mitarbeiterstruktur

Verbreitung des CAFMSystems

2 Computerunterstützung

CAFM-Mannschaft dann nur einen kleineren Teil davon aus. Das Kerngeschäft dieser Unternehmen liegt dann nicht im CAFM. Um einen Eindruck davon zu bekommen, welche Firmen CAFM als ihr Kerngeschäft ansehen, wird der sogenannte Konzentrationsfaktor gebildet, der die Anzahl der CAFM-Mitarbeiter in das Verhältnis zu der Gesamtanzahl der Mitarbeiter setzt. Die CAFMKonzentration zeigt, dass 70 % der Systemanbieter CAFM als ihr Kerngeschäft ansehen, d.h. bei diesen 29 Anbietern arbeiten mehr als 50 % der Mitarbeiter im Bereich CAFM. Diese Verteilung ist sowohl bei den kleinen als auch bei den großen CAFM-Unternehmen zu beobachten. Die einzelnen Mitarbeiter eines Systemanbieters im Bereich CAFM haben unterschiedliche Aufgaben. Bei der Verteilung der CAFM-Mitarbeiter werden drei Typen von Mitarbeitern unterschieden. Die CAFM-Entwickler sind mit der Entwicklung der CAFM-Software betraut. Die CAFM-Berater sind vor dem Kauf eines Systems für den Vertreib und die Beratung des potentiellen Kunden und während der Einführung für das Customizing und Consulting zuständig. CAFM-Systemtechniker kümmern sich um Installation, die Schulung, den Support und die Hotline. Insgesamt sind die drei Arten von CAFM-Mitarbeitern etwa gleich stark vertreten (jeweils zu einem Drittel). Einzelne Systemanbieter weisen jedoch grundsätzlich andere Schwerpunkte in ihrer Mitarbeiterstruktur auf. Außerdem ergeben sich tendenzielle Unterschiede in Abhängigkeit von der Größe der Systemanbieter. So sind die Systementwickler bei den Anbietergruppen mit weniger als 20 recht stark vertreten. Die Systemberater hingegen stellen im Durchschnitt bei den größeren Anbietern einen höheren Anteil dar. Generelle Aussagen über die Zusammenhänge zwischen der Anzahl der Entwickler und der Qualität des Produktes, der Anzahl der Systembetreuer und der Zufriedenheit der Anwender oder zwischen Anzahl der Berater und den installierten Systemen können nicht gemacht werden, da zu viele Faktoren und Modalitäten Einfluss nehmen. Die Verbreitung des jeweiligen CAFM-Systems gibt zum einen Auskunft über die Stellung des Systemanbieters im CAFM-Markt und zeigt außerdem, wie häufig das

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

131

System bereits eingesetzt wird. Hieraus lassen sich Rückschlüsse auf die Qualität des Produktes in Bezug auf seine Standfestigkeit, seinen Reifegrad und seine Popularität ziehen. Die Verbreitung wird anhand der Anzahl der installierten Systeme (Installationen) gemessen, wobei wiederum ein Kunde einer Installation entspricht. Die Anzahl der eingerichteten Arbeitsplätze bei den einzelnen Kunden wird also in diesem Zusammenhang nicht berücksichtigt. Angemerkt sei hier, dass die durchschnittliche Installationsgröße bei unter 15 Arbeitsplätzen pro Installation liegt. Hieran erkennt man, dass sich die Anwender der CAFM-Systeme meistens aus kleineren Einheiten innerhalb der Unternehmen rekrutieren, was auf eine bisher eher geringe Akzeptanz des Facility Management schließen lässt. Die steigende Tendenz bei der durchschnittlichen Installationsgröße bestätigt jedoch die zunehmende Bedeutung des Facility Management innerhalb der Unternehmen. Die bisher größte Installation in Deutschland kommt auf ca. 1.000 Arbeitsplätze. Die Teilnehmerzahl für die Auswertung der Marktanteile besteht aus 39 CAFM-Systemen. Diese Systeme definieren einen Markt von über 4.000 Installationen in der BRD. Diese Zahl dient in diesem Zusammenhang auch als Basis für die Erhebung von Marktanteilen. Wobei berücksichtigt werden muss, dass die Anzahl der aktuell produktiv genutzten Systeme wesentlich niedriger ausfällt. Die Anzahl von über 4.000 CAFM-Installationen in der BRD wird von Fachleuten angezweifelt (s. a. Hohmann, J.; May, M.; Quadt, M., 2004 und Marchionini, M.; Hohmann, J.; Prischl, P.,2004). Die Experten gehen von ca. 2.000–3000 installierten CAFM-Systemen aus. Bei den Zahlen handelt es sich jedoch um Schätzungen, da sie nicht überprüfbar sind. Die vorliegende Studie bezieht sich auf die Angaben der Systemhersteller im Rahmen der Marktuntersuchung und es ist dem Autor bewusst, dass die von den CAFM-Systemanbietern gemachten Angaben durchaus von der Realität abweichen. 7 Systeme sind mehr als 200-mal in Deutschland im Einsatz. Weitere 5 Systeme haben zwischen 100 und 200 Installationen. 13 weitere Systeme können immerhin mehr als 50 Installationen aufweisen, die übrigen 14 Systeme sind jeweils weniger als 50-mal installiert worden

Verbreitung wird anhand der Anzahl der installierten Systeme gemessen

Durchschnittliche Installationsgröße: 15 Arbeitsplätzen

Größte Installation in der BRD hat über 1.000 Arbeitsplätze

2.000–3000 installierte CAFM-Systeme

Marktanteile

132

und haben jeweils einen Marktanteil von unter 1 %. Der gesamte Marktanteil dieser 14 Systeme liegt bei 6,5 % und entspricht einer Anzahl von ca. 300 Installationen. Der Markt der CAFM-Systeme wird einerseits von einer Vielzahl von Anbietern und andererseits durch klare Marktpositionen geprägt. Die sechs am häufigsten eingesetzten CAFM-Systeme haben zusammen einen Marktanteil von ca. 55 %. Betrachtet man gar die 10 am weitverbreitesten CAFM-Produkte, ergibt sich ein Marktanteil von 70 %. Dies bedeutet auf der anderen Seite, dass sich die restlichen 29 Anbieter den verbleibenden Marktanteil von lediglich 30 % teilen. Die Marktanteile lassen nicht zwingend Rückschlüsse auf die Qualität des Produktes zu. Jedoch ist die Akzeptanz einiger Produkte auf dem Markt spürbar. Ein wichtiger Indikator für die Verbreitung eines Systems ist auch

Die 6 verbreitetsten CAFMSysteme besitzen einen Marktanteil von ca. 55 %

UNIDOKU 1,1%

VISA FM 1,1%

2 Computerunterstützung

anonym (3) 1,1% A llfa (1) 13,3%

F’acts 1,1% w eitere 14 Systeme mit einem Markanteil von unter 1% (4) 6,5%

V IOLA 1,3% FA MOS 1,3% FacilityCenter 1,3% anonym anonym 1,3% 1,5% Planon 1,7%

FaMe 12,4%

ArchiFM (1) 1,8% KeyLogic 1,9% IMPL3000 1,9% IMSw are 2,2%

anonym 2,9% Aperture 8,1% A RRIBA 3,1%

G-Inf o 3,3% anonym 7,7%

FM-Tools 4,0%

ARCHIBUS/FM (2) 5,1%

Basis: 39 Systeme BuiSy 6,2%

Abb. 2-21. Marktanteile der CAFM-Systeme

Anmerkungen: (1): bezogen ArchiFM von Graphisoftk (V orgänger von ArchiProFM und smotive) (2): inkl. A bleger von internationalen Unternehmen in BRD (3): eigene Schätzungen (4): u.a Innocad, visualFM, MORADA, ARCHIKA RT, By-ron/BIS, FaciPlan, kopernikus, Consultw are, Fmplus

Visual FM 6,6%

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

133

der Zeitraum, in dem die Anbieter die Systeme installiert haben. So sind 37 % der Systeme schon seit über 10 Jahren im CAFM-Markt vertreten, darunter auch die 6 am häufigsten eingesetzten Systeme. Andere Systeme die erst neu auf den Markt gekommen sind, haben es naturgemäß schwer, sich gegen diese etablierten Systeme am Markt zu behaupten. So sind 22 % der Systeme erst seit 5 Jahren im Markt vertreten. Das durchschnittliche, jährliche Wachstum der CAFM-Branche, gemessen an neu installierten CAFMSystemen, wird auf unter 10 % (Zeitraum 2001 bis 2005) veranschlagt. Verglichen mit dem Wachstum der Top-5Systeme, mit über 30 % im Zeitraum 1999 zu 2000, sind die heutigen Wachstumsraten als niedrig einzuschätzen.

Langjährige Marktpräsenz

Wachstumsraten sind gesunken

2.8.5 CAFM-Portfolio Um die Position eines CAFM-Systems innerhalb des Marktes skizzieren zu können, müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden. Die einzelnen Informationen über die Größe des Systemanbieters oder die Verbreitung des Systems allein lassen noch kein Ranking der Systeme zu. Um ein Portfolio der CAFM-Systeme in der BRD zu erstellen, werden im folgenden drei Faktoren bestimmt, dann qualitativ beurteilt und in ein Portfolio-Diagramm übertragen (Abb.2-22).Weitere weiche Faktoren, wie Zeitpunkt des Marktzuganges, aktuelle Entwicklungstendenzen und die subjektive Einschätzung und Erfahrung des Autors werden ebenfalls zur Beurteilung herangezogen. Die drei Dimensionen des Diagramms sind die Größe des Systemanbieters, gemessen an den CAFM-Mitarbeitern, dargestellt auf der x-Achse und eingeteilt in die Felder niedrig und hoch, wobei der Grenzwert bei 30 CAFM-Mitarbeitern liegt und das Maximum 120 Mitarbeiter beträgt. Die zweite Dimension, aufgetragen auf der y-Achse, ist die Verbreitung des Systems, gemessen an den installierten Systemen in der BRD. Wiederum sind die Felder in niedrig und hoch eingeteilt und der Grenzwert liegt hier bei 100 Installationen. Der maximale Wert liegt bei ca. 600 Installationen.

Position am Markt

Portfolio anhand von 3 Faktoren

134

Durchschnittliche Installationsgröße

60 % der Systeme im unteren Segment

Interessantestes Segment wird von 5 Systemen besetzt

2 Computerunterstützung

Die dritte Größe entspricht der durchschnittlichen Installationsgröße gemessen an den Client-Lizenzen. Hieraus ist die durchschnittliche Useranzahl abzulesen, wobei hier die Client-Lizenzen gleichgesetzt werden mit der Anzahl der User. Aufgrund der unterschiedlichen Lizenzierungsmodelle (z. B. Current-User oder unternehmensweite Lizenzen, sowie Internetanwendungen die unabhängig von der Anzahl der Benutzer sind) gibt es Abweichungen zur Realität. Es werden 3 Gruppen von durchschnittlichen Installationsgrößen gebildet (bis 5 User, 5–20 User und über 20 User). Sie werden durch unterschiedlich große Kreise dargestellt, wobei je mehr Anwender bei der durchschnittlichen Installation des Systems beteiligt sind, desto größer ist der Durchmesser des Kreises. Die Größe der durchschnittlichen Installation des CAFM-Systems lässt Rückschlüsse auf die Verbreitung und die Leistungsfähigkeit des Systems zu. Wenn man sich die Positionierungen betrachtet so fällt auf, dass sich die Mehrzahl (ca. 60 %) der CAFM-Produkte in dem linken, unteren Quadranten bewegen. 23 Systeme werden von weniger als 30 CAFM-Mitarbeitern betreut und sind mit unter 100 installierten Systemen wenig verbreitet (Marktanteil jeweils unter 2 %). Diese Systeme sind entweder Systementwicklungen mit zukünftigem Entwicklungspotential oder es sind Systeme, die sich bisher nicht stark am Markt positionieren konnten. Zu den Systemen mit Potential zählt der Autor einige technologisch anspruchsvollen Systeme (Internettechnologie/objektorientierte Datenbanken), Systeme die auf Standards (wie z. B. MS-Visio) aufsetzten oder auch Systeme, die schon lange am Markt verfügbar sind und eine Nische, z. B. das Industrial Facility Management abdecken. Das interessanteste Segment (hohe CAFM-Mitarbeiterzahl und hohe Verbreitung) wird von 5 Systemen besetzt, wobei hier Unterschiede in der durchschnittlichen Installationsgröße erkennbar sind. Berücksichtigt man noch die Wertungsgröße der durchschnittlichen Installationsgröße gemessen an den Client-Lizenzen, ist noch ein weiteres System erwähnenswert, welches den Grenzwert (Verbreitung) erreicht hat und wo der zweite Grenzwert (Größe) in unmittelbarer Reichweite liegt (80 %).

2.8 Marktübersicht CAFM-Systeme

135

Die hier positionierten Systeme sind (in alphabetischer Reihenfolge): – ALLFA (Nemetschek CREM Solutions GmbH & Co. KG) – Aperture (Aperture Software GmbH) – BuiSy (Conject GmbH) – FaMe (FaMe Software GmbH) – speedikonFM (speedikon FM AG) – visualFM (Loy & Hutz AG)

Top-6-Systeme

Diese 6 Systeme zeichnen neben den dargelegten eindeutigen Faktoren Verbreitung und Größe auch eine sehr hohe Qualität des Anwendungssystems aus. Zu dieser Einschätzung ist der Autor gelangt, nachdem er alle 6 CAFM-Systeme persönlich begutachten konnte. Im Vergleich zum CAFM-Portfolio aus dem Jahr 2001 ist die Anzahl der Top-Systeme von 5 auf 6 gestiegen. Von den Systemen kommt eins aus den USA, die anderen 5 werden in der BRD entwickelt. 4 Systeme sind schon seit ca.10 Jahren auf dem CAFM-Markt vertreten. Die 6 TopPlayer teilen sich ca. 55 % des Marktes und können als

Technologie- und Marktführer

200 ALLFA

Größ e der durchschnittlichen Useranzahl je Installation (gemessen an den Client-Lizenzen) bis 5:

FaMe

Aperture (5)

hoch

über 20: anonym (1) vis ual FM BuiSy

Archibus /FM (3)

FM-Tools (8) ARRIBA openFM (9)

G-Info anonym (1)

IMSware

100

IMPL3000 KeyLogic Planon FacilitySolution (7) anonym (1) FacilityCenter

anonym (9)

VIOLA

FAMOS

ArchiFM (2)

Anmerkungen: (1): eigene Schätzungen bei durchschnittlicher Useranzahl auf Basis der Gesamt-Client-Lizenzen (2): bezogen ArchiFM von Graphisof tk (Vorgänger von A rchiProFM und smotive) / Angaben laut GEFMA Richtlinie 940 (3): bei Installationen inkl. Ableger von internationalen Unternehmen in BRD (4): eigene Schätzungen (5): inkl. Implementierungspartner (6):keine Trennungen zw ischen Gesamtmitarbeitern und CAFM-Mitarbeitern möglich (7): Gesamtkonzern hat 200 CA FM-Mitarbeiter (8): eigene Schätzungen bei Mitarbeiteranzahl (9) Angaben Gesamt-Client-Lizenzen laut GEFMA Richtlinie 940 Basis: 39 Systeme

UNIDOKU (1)

niedrig

Verbreitung der CAFM-Systeme (gemessen an den installierten Systemen)

5-20:

anonym (4)

Facts vis aFM innocad

vis ualFM ARCHIKART (1)

MORADA Byron/BIS

FaciPlan Fm plus

anonym (1)

anonym (6)

anonym Cons ultware

Kopernikus anonym

anonym

0 0

niedrig

35 Größe der Systemanbieter (gemessen an Anzahl der CAFM-Mitarbeitern)

Abb. 2-22. CAFM-Portfolio

hoch

70

136

2 Computerunterstützung

Technologie- und Marktführer bezeichnet werden. Erst die Kombination der drei hier vorgestellten Dimensionsgrößen gepaart mit der subjektiven Einschätzung des Autors machen das Ranking der CAFM-Systeme möglich.

2.9 Vorstellung einiger CAFM-Systeme 4 Systeme werden vorgestellt

Im Folgenden werden CAFM-Systeme näher betrachtet und vorgestellt. Es wurde bei der Auswahl sowohl auf die unterschiedlichen Ausrichtungen und Interpretationen als auch auf die Leistungsfähigkeit der Systeme geachtet. Die Vorstellung wurde auf 4 Systeme beschränkt, die subjektiv ausgewählt wurden (Stand 1997). Die Systeme sind alphabetisch geordnet.

2.9.1 ALLFA Das CAFM-System ALLFA wird von der Nemetschek AG, München, entwickelt und vertrieben. Die Nemetschek AG ist europäischer Marktführer im Bereich CAD/ CAE-Software für Architektur und Bauwesen. Das CADSystem ALLPLAN ist eine leistungsfähige Architektursoftware und unterstützt den Architekten vom ersten Entwurf bis zur Werkplanung und Präsentation. Das Unternehmen Nemetschek bietet Gesamtlösungen im Bereich Facility Management an, wobei die menschliche Komponente in den Vordergrund gestellt wird. Das System ALLFA (Abb. 2-23) basiert auf der Datenbank Oracle und dem CAD-System ALLPLAN. Als Betriebssystem kann man zwischen UNIX und Windows NT/Windows 95 auswählen. Für Auswertungen kann neben MS-Ecxel auch das Programm ALLright eingesetzt werden. ALLright ist das AVA-System von Nemetschek, welches für Ausschreibung und Kostenmanagement konzipiert wurde. Die Mehrplatzfähigkeit ist gegeben. So kann neben einem Datenbankarbeitsplatz auch ein Abfrageplatz mit Internettechnologie eingesetzt werden. Andere CAD-Systeme können nicht eingebunden werden, jedoch sind über Schnittstellen die Daten zu übernehmen.

2.9 Vorstellung einiger CAFM-Systeme

137

Abb. 2-23 ALLFA

Das Grundmodul ALLFA-Basis bietet viele Funktionen für das Gebäudemanagement. Neben Funktionen für die Liegenschaftsverwaltung, dem Flächen- und Raummanagement fällt die Belegungsplanung auf, die neben der Personalverwaltung auch die Organisationsstruktur abbilden kann. Die Funktion Kostenverwaltung legt die anfallenden Kosten auf raumbezogene Kostenstellen um. Genauso wie der Bereich Reinigung und Leistungsverzeichnis gibt es Schnittstellen zur der Ausschreibungssoftware ALLright. Für die externe Ausschreibung und Vergabe von Dienstleistungen werden hier alle relevanten Daten zur Kostenbeschreibung aufbereitet. Für Auswertungen stehen Reports und dynamische Listen zur Verfügung, die u. a. auch in MS-Excel bearbeitet werden können. Ergänzt wird das Basismodul durch Funktionen wie Schlüsselverwaltung und Umzugsmanagement.

138

2 Computerunterstützung

Falls diese Basisfunktionalität nicht ausreichen sollte, ist sie um Module zu ergänzen. Der Unterschied besteht darin, dass die Module prozess- und aktionsorientiert sind, wobei das Basismodul nur Informationen verwaltet. Neben Modulen für das Instandhaltungsmanagement, das Kabelmanagement und die Haus-/Mieterverwaltung ist das Modul FM-Services interessant. Mit dem Bezug zum Thema Dienstleistung werden hier u. a. Fuhrpark-, Ressourcen- und Schlüsselverwaltung unterstützt. ALLFA ist ein solides CAFM-System, das sich besonders auf die individuellen Bedürfnisse der Anwender abstimmen lässt. Hierzu können entweder zahlreiche Module oder auch Expertensysteme angebunden werden.

2.9.2 BuiSy Das CAFM-System BuiSy Client/Server ist ein datenbankorientiertes System. Das System ist seit 1995 auf dem Markt und wird von der Firma Techno Soft GmbH, Essen, entwickelt und vertrieben. BuiSy (Abb. 2-24) arbeitet mit der relationalen Datenbank Oracle 7. Als Betriebssystem wird auf dem Server Windows NT oder alternativ UNIX eingesetzt, die Clients arbeiten mit Windows 3.11, 95 oder NT. BuiSy verzichtet auf die Einbindung eines CAD-Systems und bietet dafür die Funktion, alle benötigten Informationen in grafischer Form zu hinterlegen. Der Anwender kann vorhandene CAD-Zeichnungen, eingescannte Zeichnungen oder Handskizzen und Fotos nutzen. Die eingelesenen grafischen Daten dienen zur Vorlage für ein Polynetz. Dieses verbindet die grafische Information mit Tabellen aus der Datenbank. Durch diese Verknüpfung ist das System sehr übersichtlich und universell einsetzbar. Es hebt sich so von anderen datenbankorientierten Systemen ab. Diese Art der Visualisierung macht zusammen mit der gelungenen Benutzeroberfläche die Attraktivität dieses Produktes aus. Die besonders ergonomische Benutzeroberfläche leitet auch Anwender, die nur wenig Umgang mit CAFM-Systemen haben. Die leicht zu verstehende Systemführung und die schon im Systemaufbau verankerte Mehrplatzfähigkeit deutet klar auf die Zielgruppe des Produktes

2.9 Vorstellung einiger CAFM-Systeme

139

Abb. 2-24. BuiSy Client/Server

von Techno Soft. Das System soll möglichst viele Anwender aus unterschiedlichen Abteilungen auf einfache Art und Weise mit Informationen versorgen. Diese neuartige Technik reduziert den Erfassungs- und Erhebungsaufwand, verkürzt die Einführungszeit für das System und macht den Anwender schneller produktiv. Unterstützt wird die Ausrichtung des Systems durch insgesamt 13 Module, die sich sukzessive ergänzen lassen. Die Ausrichtung auf das Verwalten von Gebäuden ist erkennbar. Der Schwerpunkt liegt im operativen Facility Management. Das Modul Instandhaltung ist mit den Komponenten Instandhaltungsbriefkasten, Terminplanung/-überwachung und Wartungs-Infosystem besonders leistungsfähig. Auch die Module zum kaufmännischen Gebäudemanagement sind ausgeprägt, und mit den Modulen Dynamische Auswertung mit Listengenerator und Integriertem Workflow-Management werden Facility Manager sinnvoll bei der täglichen Arbeit unterstützt.

140

2 Computerunterstützung

Durch Einbindung von MS-Office-Produkten und Standardschnittstellen besonders zum SAP-System R/3 ist das System sehr offen und lässt sich so in vorhandene EDVStrukturen integrieren. Die Möglichkeit zum Datenaustausch mit GLT-Systemen wird entwickelt. Das System ist durch seine Ausrichtung auf das Gebäudemanagement besonders auch für Verwaltungskomplexe, z. B. von Banken und Versicherungen, geeignet. Auch für Dienstleister, die mehrere Gebäude bzw. Kunden verwalten müssen, ist das System interessant.

2.9.3 FaMe Die Firma FaMe Facilities Management GmbH, Bremen, beschäftigt sich seit 1989 ausschließlich mit Facility-Management-Software. Auch die bereits dritte Softwaregeneration ist eine Kopplung zwischen Datenbank und CAD-System, wobei der objektorientierte Ansatz in den Vordergrund rückt. Das System lässt sich sowohl mit AutoCAD als auch mit MicroStation betreiben. Drei herausragende Merkmale sind bestimmend für das CAFMSystem FaMe (Abb. 2-25). Zum einen setzt man auf Standards. Sowohl bei den CAD- und DB-Komponenten als auch bei den Ausgabewerkzeugen (MS-Office mit DDESchnittstelle) werden leistungsfähige Tools eingebunden. Das zweite Merkmal ist die gute Benutzeroberfläche des Grundmoduls. Bei jeder Generation von CAFM-Software hat es FaMe verstanden, optimales Datenbanklayout mit einer komfortablen Benutzeroberfläche zu verbinden. Das dritte Merkmal ist das umfassende Angebot an Modulen zur Bearbeitung technischer und kaufmännischer Anforderungen. Insgesamt stehen dem Anwender 14 Module zur Verfügung, um seine individuellen Aufgaben zu bewältigen. Das System FaMe wird in einem Client-Server-Konzept unter den Betriebssystemen Windows NT, OS/2 oder UNIX betrieben. Als Datenbank werden Oracle oder Informix eingesetzt. FaMe-FM ist das Grundmodul und verwaltet die Informationen. Das Modul beinhaltet die notwendigen Grundfunktionen wie Raumbuch, Flächenmanagement, Bauteilverwaltung, Inventarisierung, Nutzerverwaltung

2.9 Vorstellung einiger CAFM-Systeme

141

Abb. 2-25. FaMe

und das Umzugsmanagement. Die Auswertungen erfolgen über MS-Office und setzen so auf Standards. Für Arbeitsplätze, die ohne CAD arbeiten, wird für die Facility-Management-Grundfunktionen das Modul FaMe-D eingesetzt. Das Architekturmodul mit direkter Anbindung an die Datenbank (FaMe-G) deckt alle Bereiche der Entwurfs- und Ausführungsplanung ab. Die Architekturapplikation, basierend auf AutoCAD, ist für die schnelle Datenaufnahme des Ist-Bestandes geeignet, da sie sich an den Bedürfnissen des Facility Management orientiert. Um den konstruktiven und planerischen Bedürfnissen gerecht zu werden, gibt es das Gebäudetechnikmodul FaMe-T mit 3D-Konstruktionsfunktionen und das Raumplanungsmodul FaMe-R. Mit diesem Modul lassen sich die Büromöbelbibliotheken einiger Hersteller über die GARB-Schnittstelle in das CAFM-System integrieren. Das Modul FaMe-N ist für das Netzwerkmanagement konzipiert. Es verwaltet die EDV-Landschaften innerhalb des Unternehmens.

142

2 Computerunterstützung

Die übrige Infrastruktur wird über das Gebäudetechnikmodul verwaltet. Für die tägliche technische Gebäudebewirtschaftung hat FaMe einige Module entwickelt. Es gibt Module für die Verarbeitung von Störungsmeldungen, ein Modul zur Schlüsselverwaltung sowie eine Konferenzraumverwaltung. Für die kaufmännische Betreuung können die Budgetverwaltung FaMe-B und die Vertragsverwaltung FaMe-V eingesetzt werden. Das CAFM-System FaMe ist besonders für den Einsatz in großen Büro- und Verwaltungskomplexen mit vielen Anwendern geeignet.

2.9.4 speedikonFM Die speedikon Facility Management AG präsentierte 1997 die 2. Generation ihres CAFM-Systems. Die speedikon Facility Management AG ist aus der IEZ AG, Bensheim, hervorgegangen. Aus der Architektursoftware speedikon hat sich in der ersten Generation das CAFM-System AGOVIS (Allgemeines grafisches Objekt-Verwaltungs- und Informations-System) entwickelt. Das neue System speedikon FM hat sich im Konzept geändert. Das System hat eine objektorientierte Ausrichtung mit einer Oracle-Datenbank als zentrale Datenbasis. Für speedikon FM (Abb. 2-26) wurde eine spezielle Facility-Management-Grafik (intern Atlantis genannt) entwickelt, die als einheitliche Benutzeroberfläche fungiert. Das auf einem Client-Server-Konzept basierende System läuft unter Windows NT, der Server lässt sich aber auch mit UNIX betreiben. Die Mehrplatzfähigkeit wird durch die grafische Benutzeroberfläche auf komfortable Weise gewährleistet. Dieser Systemaufbau wird durch eine vielfältige CAD-Komponente ergänzt. Die IEZ AG bietet drei ArchitekturCAD-Systeme an. Zum einen das klassische speedikon X, welches unter UNIX läuft. Die Variante speedikon A basiert auf AutoCAD und speedikon M auf MicroStation, so daß beide auch deren Standards nutzen. Durch spezielle Filter werden sowohl die alphanumerischen als auch die grafischen Daten an die Facility Management Module übergeben und in der grafischen Benut-

2.9 Vorstellung einiger CAFM-Systeme

143

Abb. 2-26. speedikon FM

zeroberfläche visualisiert. Durch den alternativen Einsatz von drei CAD-Systemen im CAFM-System setzt die speedikon Facility Management AG neue Maßstäbe. Aufgrund der geplanten Verwaltung von grafischen und alphanumerischen Daten innerhalb der nächsten Oracle-Datenbank-Generation, spricht die speedikon Facility Management AG von einem Computer Aided Integrated Facility Management System (CAIFM). Das CAFM-System besteht aus dem Modul FM Basis, welches für die Datenverwaltung verantwortlich ist. Hier werden die Objekte erfasst, die Projekte verwaltet und die Varianten geplant. Die oben bereits erwähnte grafische Benutzeroberfläche führt den Anwender in Kombination mit integrierter Standardsoftware wie MS-Office sicher zu den Informationen. Das Modul Flächenmanagement/Raumplanung ist für die Bewirtschaftung und Organisation der Flächen und Räume vorgesehen. Das Modul Umzugsmanagement führt den Umzug im grafischen Dialog mit einer sofortigen Überprüfung der zugeordneten Funktionen durch.

144

2 Computerunterstützung

Die Möglichkeit der Planungsvarianten wird durch ein Reportwesen für die Durchführung und Abrechnung des Umzuges ergänzt. Ein einfaches Instandhaltungsmanagement-Modul ist für die Planung, Abwicklung und Überwachung von Instandhaltungsmaßnahmen aller Art vorhanden. Weitere Module sind zur Zeit aufgrund der Aktualität des Systems noch nicht vorhanden, werden aber voraussichtlich im Zuge der ersten Installationen ergänzt. Mit der Flexibilität im Einsatz des CAD-Systems und der gemeinsamen Datenhaltung hat sich speedikon von seinen Ursprüngen gelöst und zu einem leistungsfähigen und universell einsetzbaren System weiterentwickelt.

2.10 CAFM mit ERP-Systemen

CAFM-Bedürfnisse mit betriebswirtschaftlicher Standardsoftware abdecken

ERP-Anwendungskomponenten

Customer Relationship Management (CRM)

Neben der Möglichkeit die benötigten Funktionen durch den Einsatz von CAFM-Systemen sicherzustellen, hat sich in der Vergangenheit eine Entwicklung abgezeichnet, die CAFM-Bedürfnisse durch betriebliche Standardsoftware, die sogenannten ERP-Systeme abzudecken. Dabei stehen Kombinationen von ERP- und CAFM-Systemen im Vordergrund (s. a. Abschnitt 2.10.1). Die ERPSysteme (Enterprise Resource Planing) sind „ein aus mehreren Komponenten bestehendes integriertes Anwendungspaket, das die operativen Prozesse in allen wesentlichen betrieblichen Funktionsbereichen unterstützt“ (Hansen/Neumann, 2005). Ein ERP-System besteht aus folgenden Anwendungskomponenten: – Finanz- und Rechnungswesen – Personalwirtschaft – Materialwirtschaft – Produktion – Vertrieb Ergänzt werden die ERP-Systeme um Anwendungskomponente für die betriebsübergreifende Koordination und Kooperation, die meist auf Internettechnologien basieren. Typische Komponenten sind: – Kundenbeziehungsmanagement (CRM: Customer Relationship Management)

2.10 CAFM mit ERP-Systemen

145

– Logistikkettenmanagement (SCM: Supply Chain Management) – Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM: Supplier Relationship Management) Solche integrierten Systeme werden als E-Business-Systeme oder auch Business-Suite bezeichnet, wobei die Abgrenzung zu „traditionellen“ ERP-Systemen in manchen Fällen schwierig ist. Die heutige Generation von Systemen für die betriebsinternen und betriebsübergreifenden Prozesse ist als proprietäre Anwendungssoftware eines Herstellers zu beschreiben. „Diese Systeme besitzen derzeit in der Regel eine Client-Server-Architektur, sind weitgehend hardware- und betriebssystemunabhängig und erlauben meist den Einsatz unterschiedlicher Datenbanksysteme.“ (Hansen/Neumann, 2005) Für die Technologie zeichnet sich ein Paradigmenwechsel zur Service-orientierten-Architektur (SOA) auf Basis der Internt-Infrastruktur mit stärkerer Komponentenausprägung und der Nutzung von standardisierten Web-Services. Die weltweit führenden ERP-Hersteller besitzen einen Marktanteil von über 50 % und sind (Hansen/Neumann, 2005): – SAP – Oracle (inkl. PeopleSoft und J.D.Edwards) – Microsoft – Sage Group Dabei sind sowohl regionale Unterschiede, sowie Differenzierungen bezüglich der Kundensegmente bezogen auf die Unternehmensgröße der ERP-Anwender, zu beachten (Quelle: Pierre Audoin Consultants (PAC) GmbH 2002). So besitzt SAP in Deutschland bei Großunternehmen (über 1000 Mitarbeitern) einen Marktanteil von ca. 90 %, gefolgt von Oracle, PeopleSoft und J.D.Edwards mit zusammen unter 10 % Marktanteil. In dem Marktsegment für kleine und mittelständische Unternehmen (unter 100 Mitarbeitern) besitzt Sage bezogen auf Deutschland einen Marktanteil von ca. 18 %, gefolgt von Microsoft (ca. 15 %) und SAP (ca. 10 %).

Supply Chain Management (SCM)

Business-Suite

Paradigmenwechsel zur Service-orientierten-Architektur (SOA)

Marktanteile der weltweit führenden ERP-Hersteller

Differenzierungen nach Unternehmensgröße und Region

146

Bedeutend für den deutschen Markt: mySAP und Microsoft Navision

IWMS-Lösungen

2 Computerunterstützung

Auf zwei ERP-Systeme, mySAP ERP und Microsoft Navision (Dynamics NAV), die bedeutend für den deutschen Markt sind und CAFM-Funktionalitäten besitzen, wird in den folgenden Abschnitten näher eingegangen. Aufgrund der geringen Verbreitung der ERP-Produkte von Oracle (Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise und JD Edwards EnterpriseOne) in Deutschland, werden diese nicht näher untersucht. Obwohl sie international gesehen ausgewiesene CAFM-Funktionen besitzen. So werden laut einer Studie der Gartner Group für IWMS-Lösungen (Integrated Workplace Management Systeme) bezüglich Nordamerika ausdrücklich die Lösungen von JD Edwards EnterpriseOne (z. B. mit dem Modul Real Estate Management aus dem Bereich Asset Lifecycle Management) und von Oracle E-Business Suite (z. B. mit dem Modul Property Manager aus dem Bereich Oracle Financials) betrachtet (Bell, 2004). Diese ERP-Systeme besitzen so ausgeprägte Funktionalitäten im Sinne einer IWMS-Suite, das sie mit ausgewiesenen CAFM-Systemen (z. B. ArchibusFM oder FacilityCenter) verglichen werden. Bezeichnender weise sind die ERP-Produkte von SAP und Microsoft in der IWMSAnalyse nicht vertreten (s. a. Abschnitt: 2.1)

2.10.1 Lösungsszenarien ERP und CAFM

3 Lösungsszenarien

Die IT-Funktionen im Facility Management (s. a.Abschn.2.3) werden in der Regel von mehreren IT-Systemen abgedeckt (s. a. Abschn.2.5). Aus dem Zusammenspiel von CAFM-Systemen und den Funktionsmöglichkeiten von ERP-Systemen ergeben sich, aufgrund von funktionalen Überschneidungen, verschiedene Lösungsmöglichkeiten. Dabei zeichnen sich drei Lösungsszenarien für den Einsatz von CAFM und ERP (beispielhaft dargestellt anhand von mySAP) ab: – das sogenannte FM-SAP, das in Kombination mit einem geeigneten grafischen Visualisierungswerkzeug das Führungssystem im FM darstellt. Dieser Ansatz versucht die meisten FM-Prozesse innerhalb des mySAP abzudecken. Das CAFM wird lediglich für die

2.10 CAFM mit ERP-Systemen

147

grafischen Funktionalitäten eingesetzt. Dieses visuelle Informationssystem kann ein CAFM-System, ein CAD-System, ein GIS-System oder auch Visio von der Fa. Microsoft sein. – der traditionellen Lösungsansatz, in dem das ERP-System die finanzbuchhalterischen und kostenrechnungsrelevanten Funktionen und das CAFM-System die FM-Prozesse abbildet. – der individuelle Ansatz stellt eine geeignete Kombination dar. Die IT-Prozesse werden individuell auf das CAFM-System und mySAP verteilt. Dieser Lösungsansatz verlangt CAFM und SAP Know-how, so dass die geeignete und unternehmensspezifische Lösung konzipiert und realisiert werden kann.

FI CO

CAFM-System (visuelles Frontend)

RE SAPAdapter

MM

LO - Logistik

AC -

Rechnungswes en

Alle Systemansätze zeigen, dass es sich jeweils um ein Zusammenspiel von CAFM und ERP handelt(siehe Abbildung 2-27.). Lediglich die Verschiebung der Inhalte

PS H R

FM-SAP + visuelles Frontend (Besonderheit)

FLM

PM

Flächenverwaltung

HR

Rechnungswes en

AC -

CAFM -System (High End) FI CO

SAPAdapter

Gebäudeplanung

FLM

KGM

Gebäudeplanung (HOAI 1-6)

Flächenverwaltung

Gebäudeverwaltung

Ausschreibung und Vergabe (HOAI 7)

Raumverwaltung

TGM

Inventarverwaltung

Sicherheitstechnikverwaltung

IM Mieteinheitenverwaltung

Umzugsdienste

Mietvertragsverwaltung Mietbuchhaltung

Beschaffungsmanagement

Infrastrukturleitungen

Umzugsplanung

Verbrauchsdatenerfassung

TGA-Verwaltung

Gebäudekostencontrolling

FM-Service

Konferenzraumservices

Raumplanung Belegungsplanung

FM- orientierte Dokumentation

Gewährleistungsmanagement

FM-orientierter Service-u. Helpdesk

Brandschutzdokumentation Instandhaltung

Baumaßnahmen (HOAI 8) Projektmanagement

Schlüsselverwaltung

Hausmeisterdienste Reinigungs u. Pflegedienste

Nebenkosten abrechnung Liegenschaftsverwaltung

Gärtnerdienste

An- + Vermietung

IT- Endgeräteverwaltung

Winterdienste

An- und Verkauf

Netzwerkdokumentation

Sicherheitsdienste

Maschienen- und Anlagenverwaltung

Reservierungsmanagement

Umweltmanagement

Ver- und Entsorgerdienste

Energiemanagement Gebäudeautomation Arbeitssicherheit

Projektentwicklung Immobilienmarketing

CAFM-System + SAP (traditionell)

Waren- und Logistikdienste Druck- u. Kopierdienste Fuhrparkmanagement Travelmanagement Casinoverwaltung

Rechnungswes en

CO RE LO - Logistik

AC -

CAFM -System FI

SAPAdapter

PM

Gebäudeplanung

FLM

Gebäudeplanung (HOAI 1-6)

Flächenverwaltung

Ausschreibung und Vergabe (HOAI 7)

Raumverwaltung

TGM Sicherheitstechnikverwaltung Brandschutzdokumentation

Baumaßnahmen (HOAI 8)

Raumplanung

Infrastrukturleitungen

Projektmanagement

Belegungsplanung

TGA-Verwaltung

FM- orientierte Dokumentation

Umzugsplanung

Schlüsselverwaltung IT- Endgeräteverwaltung

FM-Service FM-orientierter Service-u. Helpdesk

Kombination CAFM-System + SAP (individuell)

Netzwerkdokumentation Maschienen- und Anlagenverwaltung

Abb. 2-27. Lösungsszenarien ERP und CAFM am Beispiel von mySAP

148

System- und prozessübergreifende Verbindungen

2 Computerunterstützung

variiert von Szenario zu Szenario. Auch die Notwendigkeit von geeigneten Schnittstellen trifft bei alle Szenarien ein (s. a. Abschn. 2.5.6 und 4.11). Jedoch sind die system- und prozessübergreifenden Verbindungen, die in Szenario 3 gefordert sind, die komplexesten. Ist heute noch der traditionelle Ansatz am weitesten verbreitet, wird zunehmend die individuelle Kombination von ERP und CAFM vom Anwender gefordert. Der Ansatz eines reinen FM-ERP bietet sich dagegen hauptsächlich für sogenannte Professionals an, also solche Unternehmen, die Facility Management als Kerngeschäft betreiben (z. B. FM-Dienstleister oder Immobilienunternehmen).

2.10.2 mySAP Marktführer für betriebliche Standardsoftware

Die SAP AG, der Marktführer für betriebliche Standardsoftware, hat den FM-Markt für sich entdeckt. Waren früher einzelne Anwendungen im Bereich Immobilienwirtschaft oder Instandhaltung zu finden, so stehen heute integrierte Lösungen im Vordergrund, die sich durch Erweiterungen der Systemfunktionalitäten des ERP-Systems mySAP inhaltlich den CAFM-Bedürfnissen nähern. Neben den Neuentwicklungen in dem Release mySAP ERP 2005 (z. B. flexible, architekturorientierte Objektstruktur), den Entwicklungsvorhaben im Bereich Immobilienmanagement (z. B. Liegenschaftsmanagement oder Portfoliomanagement) wird die Präsenz von SAP im FM-Markt spürbar, durch Veranstaltungen (z. B. der jährliche SAP-Immobilienkongreß) und Teilnahme an FM-relevanten Messen (FM-Messe in Frankfurt oder ExpoReal in München). Auf der Seite der Anwender, also die Unternehmen die SAP (R/3 oder mySAP ERP und mySAP Business Suite), bereits für ihre Kernprozesse einsetzen, hat sich, ausgelöst durch die Präsenz von SAP im FM-Umfeld, ein großes Informationsbedürfnis ergeben. Es muss erwähnt werden, dass die propagierten Lösungsansätze noch nicht in der Praxis verbreitet sind, sondern vielmehr Leistungspotential darstellen.

2.10 CAFM mit ERP-Systemen

149

Das ERP-System ist zentraler Bestandteil der mySAP Business Suite und basiert auf der gemeinsamen Technologieplattform SAP Netweaver, welche zur Integration von Personen, Informationen und Prozessen dient und die Applikationsplattform darstellt. Die Technologie- und Integrationsplattform Netweaver stellt die Basis zur Enterprise Services Architektur (ESA) dar. Die Bestandteile (Lösungsszenarien) der mySAP Business Suite sind: – mySAP ERP (Enterprise Ressource Planning) – mySAP PLM (Product Lifecycle Management) – mySAP CRM (Customer Relationship Management) – mySAP SRM (Supplier Relationship Management) – mySAP SCM (Supply Chain Management) Die CAFM-relevanten Funktionen werden überwiegend durch die Lösungsszenarien mySAP ERP und mySAP PLM (Funktionen Projektmanagement und Instandhaltung) abgedeckt. Dabei sei betont, dass es sich bei mySAP ERP nicht um ein CAFM-System handelt, sondern um ein, mit FMFunktionalitäten erweitertes ERP-System. Vielmehr entwickelt sich zu den klassischen CAFM-Systemen eine Alternative. mySAP ERP kann durch Ergänzung mit einem geeigneten grafischen Visualisierungswerkzeug das führende und integrierende Werkzeug im FM sein. Der Einsatz von SAP im Bereich FM konzentriert sich auf folgende Unternehmen und Branchen: – Die Corporates, also die Unternehmen, für die FM ein Sekundärprozess ist, und die bereits SAP für ihre Kernprozesse einsetzen. – Die Professionals, also Unternehmen die Facility Management oder Immobilienmanagement als ihr Kerngeschäft betreiben. Dabei geht die Bandbreite von Immobilienunternehmen, über FM-Servicedienstleister bis hin zu Unternehmen der Wohnungswirtschaft, die also viele kleinere Mieteinheiten verwalten. Ist die mySAP Business Suite für große Unternehmen und Konzerne geeignet, so hat SAP für kleine und mittelständische Unternehmen (SMB: Small and Midsize Business) noch zwei weitere Lösungen mit FM-Ansätzen im

mySAP Business Suite

Integrationsplattform Netweaver

Produkt Lifecycle Management

Unterscheidung nach Corporates und Professionals

150

Mittelstandslösungen

SAP Business One

SAP interne Alternativen

Abbildung der FMProzesse setzt eine Vielzahl von SAP-Modulen voraus

2 Computerunterstützung

Portfolio. Die Mittelstandslösung mySAP All-in-One basiert auf mySAP und stellt durch spezielle Partner vorkonfigurierte Komplettpakete mit Branchenfunktionalitäten zur Verfügung. Für den Immobilien- und Facility Management Bereich sind das ca. 5 Anbieter. Das System SAP Business One ist für kleinere Unternehmen geeignet (bis max. 50 User). Die benötigten Anwendungen für Immobilien- und Facility Management können durch SAP-Partnerunternehmen als Branchenfunktion bereitgestellt werden. Die ursprünglich aus Israel stammende kleine ERP-Lösung kann durch Integrationsszenarien mit Hilfe von SAP Netweaver in die mySAP ERP-Welt eingebunden werden. Als Integrationsszenarien stehen u.a. der Stammdatenabgleich, die Konsolidierung zum Jahresabschluss und die Verarbeitung aller buchhalterisch relevanter Belege für das interne und externe Rechnungswesen zur Verfügung. Dem Autor sind bisher zwei Ansätze für eine Immobilienlösung auf Basis SAP Business One bekannt. Somit steht für kleinere Unternehmen nicht nur eine Immobilienlösung auf Basis von SAP Business One zur Verfügung, vielmehr ist diese SAP-Immobilienlösung auch eine Alternative für größere Corporates die bereits SAP für die Kernprozesse einsetzen. Ausgehend von der Einschätzung, dass sich das mySAP RE-Modul aufgrund der Komplexität und dem damit verbunden Implementierungsaufwand erst ab mehr als 10.000 Mieteinheiten lohnt, kann den Unternehmen (Corporates) mit geringen Immobilienbestand (z. B. Werkswohnungen, Parkplätze und die eigengenutzten Gebäuden) nun eine SAPbasierte „kleine“ Immobilienlösung mit vollständiger Integration in das ERP-System angeboten werden. Um die Anforderungen innerhalb des mySAP-Systems abbilden zukönnen, wird eine Vielzahl von SAP-Komponenten genutzt. Die Abbildung der FM-Prozesse und die daraus resultierende Integration der einzelnen Komponenten stellt die Herausforderung bei der Konzeption und Einführung eines SAP-Systems für das FM dar. Im Wesentlichen werden folgende SAP-Komponenten aus der mySAP Business Suite benötigt (es werden zur besseren Nachvollziehbarkeit die älteren Bezeichnungen gewählt):

2.10 CAFM mit ERP-Systemen

151

– Finanzwesen (FI) – Controlling (CO) – Immobilienmanagement (RE), – Materialwirtschaft (MM) – Instandhaltung (PM) – Projektmanagement (PS) Bei Unternehmen die FM-Leistungen für externe Kunden erbringen, sind folgende Module noch zu ergänzen: – Vertrieb (SD) – Customer Service (CS) Anhand der sogenannten Solutionmap (Abb.: 2-28) für die Funktionen Immobilienmanagement (RE-FX) soll die Leistungsbreite und die –tiefe dargestellt werden. Dabei unterscheidet SAP zwischen dem RE-CLASSIC (basierend auf SAP R/3 4.x Releases) und dem RE-FX (ab SAP R/3 Enterprise mit erweiterter und flexiblerer Funktionalität) (s. a. Abschnitt 4.11). Die Entwicklung der SAP im Bereich FM wird besonders mit der Strategie von SAP R/3 Enterprise (Vorgänger Release von mySAP ERP) deutlich. Mit Hilfe von komplementären Komponenten und projektspezifischen Weiterentwicklungen werden ganzheitliche ITLösungen geschaffen (Abb.2-29.).

Immobilien Zugang und Abgang

Immobilien Portfolio

Kaufmännisches Management

Technisches Management

Controlling & Reporting

Kaufen

Vertragsmanagement

Ausstattung

Konditionsanpassung

Nutzung

Umsatzmiete

Gebäudebetrieb

Planen

Mieten

Bauen

Architektur

Nebenkostenabrechnung

Wartung & Instandhaltung

Buchen & Abrechnen

Flexible Immobilienlösung (RE-FX)

Analysieren

Verkaufen

Partner

Buchhaltung

Liegenschaften

Drittverwaltung

Modernisierung & Sanierung

Reporting

Korrespondenz

Quelle: SAP AG, 2004

Abb. 2-28. Solutionmap mySAP ERP Real Estate (Edition 2004)

152

2 Computerunterstützung

Komplementäre Lösungen SAP - PRE Standard

GIS WEG RE

CAD

CO

LUM GLT

HWK

SAP Kern

Kabel mgmt

PS

R/3

PM MM

FI

BW SEM

Mieter portal

CRM

Bau Buch Markt plätze

AVA

CAFM

Portf. mgmt In Anlehnung an: Michael Quadt, SAP AG, 2002

Abb. 2-29. SAP R/3 Enterprise im Facility Management

2.10.3 Microsoft Navision (Dynamics NAV)

Produktfamilie Dynamics

Fokus Mittelstandslösungen

Microsoft ist in den vergangenen Jahren durch vermehrte Akquisitionen in den ERP-Markt eingestiegen. So umfasst die Microsoft Produktfamilie Dynamics (ehemals Microsoft Business Solution) mittlerweile mehrere ERPLösungen (XAL für kleine Unternehmen bis 50 Mitarbeiter, Axapta für den gehobenen Mittelstand bis zu 2500 Mitarbeiter und Navision für Unternehmen bis zu 300 Mitarbeitern) und ist auf mittelständische Unternehmen fokussiert. Das in Deutschland bekannteste und am meisten verbreiteste ERP-System ist Navision , welches 2001 von dänischen ERP-Mittelstandsspezialisten Navision übernommen wurde. Strategisch wird Microsoft in den kommenden Jahren seine bestehenden kaufmännischen Lösungen in ein einziges (.net basiertes) ERPSystem überführen. Das ERP-System Navision umfasst folgende Funktionsbereiche:

2.10 CAFM mit ERP-Systemen

153

– Finanzmanagement (Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung/Personalwesen) – Supply-Chain-Management (Lager/Logistik/Einkauf/ Verkauf/Produktion/Projekte) – Marketing und Vertrieb/Servicemanagement – Business Analytics – E-Business (Integration von Geschäftspartnern und Kunden) Die Applikation ist als klassische Client/Server-Architektur aufgebaut. Das Navision Employee Portal ist auf der Basis des Microsoft SharePoint in Navision integriert, um auf Basis der Internettechnologie Informationen zur Verfügung zu stellen. Als Datenbanksysteme kommt für kleinere Installationen eine native Datenbank und bei größeren Anwendungen ein MS-SQL-Server zum Einsatz. Die maximale Anzahl der User von ca. 250 Anwendern macht noch einmal die Abgrenzung zu mySAP deutlich. Die aktuelle Version Navision 4.0 besitzt eine grafische Benutzeroberfläche die an das Look-and-Feel von Microsoft Outlook angelehnt ist. Alle Module sind vollständig integriert und das System ist sehr einfach auf die unternehmensspezifischen Bedürfnisse anzupassen. Natürlich sind weitere bekannte Microsoft-Produkte an Navision angebunden. Neben der Bürosoftware MS-Office sind das z. B. MS-Projekt (Projektmanagement) und MS-Visio (Visuelles Informationssystem). Für Funktionserweiterungen, die über die Funktionen der Navision-Standardmodule hinausgehen, gibt es ca. 80 Branchen- und Speziallösungen, die von Microsoft Business Solutions-Partnern entwickelt und vertrieben werden. Der Einsatz von Branchen- und Speziallösungen ist nötig um Immobilien- und Facility Management abzubilden. So gibt es mehrere Lösungen für die Instandhaltung oder das Projektmanagement bezogen auf Bauleistungen und neuerdings eine zertifizierte Branchenlösung Immobilienmanagement-RELion. (siehe Abb. 2-30). Gemäß den vorgestellten Lösungsszenarien ERP und CAFM (siehe Abschnitt 2.10.1) vervollständigt die Integration von CAFM-Systemen den für das Immobilien- und Facility Management benötigten Funktions-

Abgrenzung zu mySAP

Branchen- und Speziallösungen für Funktionserweiterungen

Branchenlösung Immobilienmangement

154

2 Computerunterstützung

Abb. 2-30 RELion: Branchenlösung Immobilien auf Basis Microsoft Navision (mse, 2005)

umfang. Dabei ist die Kombination von Navision und CAFM-Systemen besonders für kleine und mittelständische Professionals geeignet, also Unternehmen die Facility Management oder Immobilienmanagement als ihr Kerngeschäft betreiben.

2.11 Kosten und Nutzen von CAFM Kosten/Nutzen-Analysen sind schwierig

Eine genaue Kosten/Nutzen-Analyse ist bei einem Projekt, wie der Einführung von CAFM angebracht aber schwierig. Die Begründung hierfür ist einerseits der Mangel an Erfahrung und Datenmaterial bei der Installation und des objektiven Erfolgen von CAFM in Deutschland und anderseits die generelle Schwierigkeit von Wirtschaftlichkeitsnachweisen bei IT-Projekten. Dem zufolge sind die quantitativen Nutzenpotentialen von Facility Management schwer zu ermitteln (s. a. 1.7). Einige Unternehmen haben zwar schon ein CAFM-System instal-

2.11 Kosten und Nutzen von CAFM

155

liert, aber die unterschiedlichen Firmenstrukturen und Ausgangssituationen lassen nur unzureichende, allgemeine Vergleiche zu. Deshalb kann lediglich anhand einiger Fachartikel, der Erfahrungen von Systemanbietern und Zahlenmaterial aus den USA der Versuch unternommen werden, die Vorteile und Einsparungspotentiale durch CAFM aufzuzeigen. Die Einsparungspotentiale in den Unternehmen sind schwer zu quantifizieren. Einige Unternehmen, die CAFM eingeführt haben, weisen eine Wirtschaftlichkeit nach, jedoch nicht dort, wo sie ursprünglich erwartet wurde. Durch den Einsatz von CAFM wurden neue, bis dahin noch nicht erkennbare Einsparungspotentiale innerhalb der Unternehmen realisiert. Die Vorteile des CAFM sind auf den ersten Blick nicht zwingend durch finanzielle Einsparungseffekte zu erkennen. Anhand einer exemplarischen Beispielrechnung soll die Verhältnismäßigkeit zwischen den aufgewendeten, jährlichen Gebäudekosten und einer CAFM-Einführung deutlich gemacht werden. Bei einem klimatisierten Bürogebäude mit einer Fläche von 100.000m2 BGF (= 92.000m2 NGF) fallen durchschnittliche Gebäudekosten (Vollkosten nach DIN 18960) von 23,13 € pro m2 NGF und Monat an (laut Büronebenkostenanalyse OSCAR 2004 von Jones Lang LaSalle). Dies führ zu jährlichen Gebäudeaufwendungen von ca. 25.500.000 €. Die Einführung eines CAFM-Systems wird mit 250.000 € Aufwand für externe Leistungen veranschlagt. Die Kosten verteilen sich auf Softwarelizenzen (50.000 € für 10 User), Datenaufnahme der Flächen und Gebäudegrundrisse (150.000 € für 100.000m2 BGF) und den Implementierungskosten (50.000 € für Customizing, Schulung und Beratung). Bei einem angenommen jährlichen Einsparpotential von 1% der Gebäudekosten hat sich nach einem Jahr die CAFM Investition amortisiert. Diese wenn auch vereinfachte Darstellung, macht deutlich, in welchen Verhältnis die Gebäudekosten zu den Aufwendungen einer CAFM-Einführung stehen. Die Notwendigkeit einer professionellen IT-Unterstützung ist bei dem Volumen der jährlichen Gebäudeaufwendungen hinreichend gegeben.

Einsparpotentiale

Beispielrechnung zur Verdeutlichung der Verhältnisse

ROI von einem Jahr

156

Qualifizierte Wirtschaftlichkeitsberechnung ist nicht immer durchführbar

2 Computerunterstützung

In einer Vielzahl von Projekten ist zu erkennen, dass eine qualifizierte Wirtschaftlichkeitsberechnung nicht durchführbar ist. Die Angaben zum Nutzen und zum damit verbundenen Einsparungspotential sind, aus Mangel an Informationen, nicht ausreichend quantifizierbar. Die Kosten/Nutzen-Analyse ist daher oft nicht das entscheidende Kriterium zur Einführung von CAFM. Vielmehr wird deutlich, dass CAFM als Wegbereiter (Enabler) für die Nutzen- und Einsparpotentiale des Facility Management eine zwingende Voraussetzung ist. CAFM kann „ bei konsequenter Implementierung zu einem hohen, schnellen und sicheren ROI führen“ (Hohmann, J.; Prischl, P.; Quadt, M.; Warner,T, 2004).

2.11.1 Kosten Gesamtkosten = Einführungs- und Betriebskosten

Datenerfassungsaufwände sind abhängig von der Datenqualität

Die Gesamtkosten eines CAFM-Systems umfassen alle Kosten über den gesamten Einsatzzeitraum, d.h. sie teilen sich in die Einführungskosten (einmalig) und die kontinuierlichen Betriebskosten auf. Die Kosten sind abhängig von der Dimension des CAFM bezogen auf die Anzahl der Anwender, der Anzahl der IT-Funktionen und des Integrationsgrades zur Einbindung in das IT-Umfeld des Unternehmens. Wird zum Einsatz des CAFM eine Datenerfassung benötigt, so beeinflussen diese Aufwände in Abhängigkeit von der Datenintensität und dem Umfang der zu bewirtschaftenden Fläche, erheblich die Gesamtkosten. Des Weiteren werden die Gesamtkosten für CAFM durch die Frage beeinflusst, ob interne Aufwände (z. B. Mitarbeiter und Infrastrukturleistungen) in die Kostenbetrachtung integriert werden. Weitere Aspekt der Kostenbetrachtung sind die Varianten der Finanzierung (z. B. Kauf oder Miete der Software), die Unterscheidung nach Investitionen und Aufwand, die Entscheidung zum Standardsystem oder zur Individualentwicklung, die Vertragsgestaltung mit einem externen Implementierungspartner (Werkvertrag mit Festpreis oder Dienstleistungsvertrag nach Aufwand) und die Überlegungen zum Betrieb der Software (intern durch IT-Abteilung oder extern durch IT-Dienstleister).

2.11 Kosten und Nutzen von CAFM

157

Aufgrund der vielfältigen Parameter und Imponderabilien jeder projekt- und unternehmensspezifischen Kostenaufstellung wird im Folgenden auf die Kostenarten und exemplarischen Einflussgrößen eingegangen. Die Einführungskosten für CAFM lassen sinnvoll in folgende Komponenten unterteilen: – Hardwarekosten – Softwarelizenzkosten – Realisierungskosten – Datenakquisitionskosten – Schulungskosten – Beratung/Projektmanagement/sonstige Die Hardwarekosten sind offensichtliche Kosten. Waren die Hardwarekosten Anfang der 90er Jahre aufgrund der benötigten Rechenleistung für CAD-Arbeitsplätze noch ein entscheidender Faktor, so stellen die Hardwarekosten heute einen kleineren Teil der gesamten Kosten dar. Da die CAFM-Systeme auf Standardrechnern unter Windows oder als Internetapplikationen lauffähig sind, beschränken sich die Hardwarekosten meist die Beschaffung von Servern. Je nach der Systemarchitektur der Anwendungssysteme werden neben einem Datenbankserver auch Applikations- und Internetserver benötigt. Bei Bedarf kommt noch Hardware für den Aufbau von Test- und Entwicklungssystemen dazu. Für CADArbeitsplätze sind gegebenenfalls Investitionen für Grafik- und Rechnerleistungen nötig. Generell sollten die Grafiksysteme der CAFM-Arbeitsplätze ausreichend dimensioniert sein. Die Softwarelizenzkosten haben bei der Anschaffung ebenfalls einen bedeutenden Anteil. Sie umfassen sowohl die CAFM-Software als auch weitere Standardprodukte wie Datenbanken, CAD-Systeme sowie sonstige Anwendungen (Fernwartungssoftware; Auswertungssoftware oder auch Betriebssystem nahe Produkte). Bei der Lizenzierung der Software muss zwischen gleichzeitigen Anwenderlizenzen (Current-User) und namentlich registrierten Anwender (Named-User) unterschieden werden. Die durchschnittlichen Softwarelizenzkosten schwanken je nach Systemanbieter und Umfang pro Arbeitsplatz von ca. 500 bis 10.000 €. Wobei die Preisspan-

Komponenten der Einführungskosten

Hardware

Softwarelizenz

158

Realisierungskosten

Schulungskosten

Datenakquisition

2 Computerunterstützung

ne zwischen 1.500 € für eine Einzelplatzlösung bis zu mehreren hunderttausend € für eine Unternehmensoder Konzernlizenz liegt. Der Posten Realisierungskosten beinhaltet die Konzeption, das Customizing und die Entwicklungsleistungen, sowie die Kosten für Betriebsvorbereitung und die Inbetriebnahme. Neben den Systemfunktionen sind die Auswertungen, die Schnittstellen und Werkzeuge zur Datenübernahme betroffen. Der Aufwand für die Realisierung wird in der Regel in Manntagen berechnet und stellt einen wichtigen und komplexen Teil dar. Hier kommt es darauf an, eine Software zu finden, bei der die benötigten Neuentwicklungen so gering wie möglich zu halten sind. Da Facility Management immer auf das Unternehmen abgestimmt werden muss, gibt es keine 100%-Standardlösung. Die Anpassung erfolgt über das nötige Customizing und die Systemeinstellungen. Wenn ein Anbieter jedoch Erfahrungen in der Branche des Unternehmens gesammelt hat, etwa durch die Installation bei einem ähnlich ausgerichteten Unternehmen, dann ist ein großer Teil der Vorarbeit geleistet. Hierdurch ist ein Teil der Kosten ein zu sparen. Zu den Inhalten der Realisierungsphase wird auf Abschnitt 2.12.4 verwiesen. Die Kosten zur Aus- und Weiterbildung des Personals stellen eine notwendige Ausgabe dar. Nur gut geschultes Personal gewährleistet den maximalen Nutzen eines CAFM-Systems. Die meisten Systeme basieren auf Industriestandards. Der Standard reduziert den Ausbildungsaufwand für die Systemnutzer. Der Aufwand für die Schulungen ist im starken Maße von der Anzahl der Anwender, unterschieden nach aktiven Anwendern und Info-Usern, abhängig. Neben Grundlagen und Administratoren sind je IT-Funktion (Modul) spezielle Anwenderschulungen nötig. Durch ein Train-the-Trainer-Modell können die externen Schulungsaufwände reduziert werden. Die Schulungen sollten in Gruppen von 5 bis 10 Teilnehmern durchgeführt werden. Als Richtgröße sind für Grundlagenschulungen ein Tag, je Modul bis zu zwei Tagen und für die Administration bis zu fünf Tage zu kalkulieren. Die Datenakquisitionskosten für die Bestandsdatenerfassung können den größten Einzelposten bei

2.11 Kosten und Nutzen von CAFM

159

den Einführungskosten darstellen. Dabei ist je nach CAFM-Einführung die Intensität der zu erbringenden Datenerfassung zu berücksichtigen. So gibt es Projekte in denen vorhandene, meist alfanumerische, Datenbestände übernommen werden können (Fall 1). Das andere Extrem sind Projekte, bei denen die grafische Datenerfassung im Vordergrund steht (Fall 3). Bei großen Gebäudebeständen und der Fokussierung auf die Einführung von Flächenmanagementfunktionen kann der Anteil der Datenerfassung bis zu 90% der Einführungskosten betragen. Bei einer durchschnittlichen CAFMEinführung (Fall 2) sind für die Datenerfassung ca. 40% der Gesamtaufwendungen zu veranschlagen (s. a. Opić, 2005). Ist eine Bestandserfassungen nötig, so sind unabhängig von der Größe der Fläche, folgende kostenbeeinflussenden Faktoren zu berücksichtigen: – Inhalte (Gebäudegrundrisse, Raumbuch, TGA-Anlagen, Inventar, EDV-Technik, ...) – Grafische Darstellung (2D, 2 ½ D, 3D) – Detaillierung (FM-Qualität, Entwurfsqualität 1:100, Ausführungsqualität 1:50, Detailqualität 1:20) – Art des Gebäudes (Lager, Produktion, Kaufhaus, Büro, Schulen, Krankenhaus, Bahnhof, ...) – Aktualität und Qualität der vorhandenen Daten (Papier, elektronisch gespeichert, CAD, ...) – Weitere Faktoren (Zugänglichkeit, Gleichmäßigkeit, Vorbereitung)

Fall 2: durchschnittlich

Fall 1: ohne Datenerfassung Datenerfassung 5%

Restlichen Einführungskosten 95%

Kostenbeeinflussende Faktoren

Fall 3: mit Datenerfassung

Datenerfassung 40%

Restlichen Einführungskosten 60%

Intensität der Datenerfassung ist zu berücksichtigen

Restlichen Einführungskosten 10%

Datenerfassung 90%

Abb. 2-31 Anteil der Datenerfassungskosten an den gesamten Einführungskosten von CAFM nach Ausgangssituation der Unternehmen

160

2 Computerunterstützung

Art der Aufnahme 2 D-Aufnahme

0,50 –1,50

2 1 /2 D-Aufnahme 3 D-Aufnahme

1,00 –2,00 1,50 –4,50

Abb. 2-32. Kostenintensität bei grafischer Datenerfassung nach Darstellungsdimensionen

Unterscheidung zwischen grafischen und alphanumerischen Daten

2D oder 3D

Bei der Kostenbetrachtung zur Datenaufnahme muss zwischen alphanumerischen und grafischen Daten unterschieden werden. Die verschiedenen Darstellungsdimensionen bei der CAD-Aufnahme zeigen sehr deutlich die unterschiedliche Kostenintensität bei der grafischen Datenerfassung (Abb.2-32). Es gibt drei Variationen, wie man z. B. ein Gebäude mit CAD erfassen kann. Bei der 2 1/2 D-Aufnahme ist das 2D mit vorangestellten Höhen gemeint. Der unterschiedliche Kostenaufwand wird deutlich. So belaufen sich die Kosten für die CAD-Aufnahme von 50.000 m2 je nach Variation zwischen 25.000 € und 225.000 €. Soll die Haustechnik zusätzlich grafisch berücksichtigt werden, treten Kosten in Höhe des 0,5-bis 1fachen hinzu. Die Kosten sind neben der Art der Aufnahme auch entscheidend von der Datenqualität abhängig. Die Daten müssen nicht für Konstruktionsaufgaben und Statikberechnungen benutzt werden und haben so auch einen anderen Qualitätsanspruch. Will man diese Qualitätsstufe erreichen, wird die Aufnahme teurer. Als Vergleichswerte liegen Erfahrungen von professionellen Vermessern vor (Heiliger, 1997). Für das Aufmaß (Baukonstruktion und Darstellung in Grundrissen, Schnitten und Ansichten; kein Aufmaß der Haustechnik) von Lagerhallen mit ca.80.000 m2 BGF werden Kosten von 1 bis 2 €/m2 BGF veranschlagt. Das Aufmaß eines in Betrieb befindlichen Kaufhauses mit einer Größe von ca.30.000 m2 BGF kostet je nach Schwierigkeitsgrad und Leistungsanforderung zwischen 4 und 6 €/m2 BGF. In der Regel wird dem Aufmaß ein Maßstab 1:100 zugrunde gelegt. Beim Aufmaß in der Qualität von Ausführungs-

2.11 Kosten und Nutzen von CAFM

161

plänen, also Werkplänen mit einer Detailtiefe von 1:50, kann der m2-Preis schnell den 1,5-bis 2fachen Betrag annehmen. Das Aufmaß im Sinne denkmalpflegerischer Zielsetzung mit einem noch höheren Detaillierungsgrad von 1:20 und größer kann über 15,- €/m2 BGF betragen. Die großen Schwankungen werden deutlich. Besonders für Industriebauten ist eine professionelle Abschätzung zur Kalkulation der Kosten erforderlich. Als Anhaltspunkt dient je nach Ausstattung das Intervall zwischen 2,50 und 5 €/m2. Wenn nur eine FM-Grafik erwünscht wird, kann man auch einfache Flächengrundrisse, die lediglich Raumpolygone enthalten, benutzten. Die Preise hierfür liegen deutlich unter 1 €/m2 BGF. Ergänzend zur grafischen Datenaufnahme muss die Verknüpfung zwischen alfanumerischen und grafischen Daten kalkuliert werden, wenn das automatisierte Verknüpfen aufgrund von nicht vorhandener Funktionalität im System nicht durchgeführt werden kann (Ansatz: 0,25 €/m2 BGF). Die alfanumerischen Daten werden bei der Kostenkalkulation oft unterschätzt (siehe auch Abbildung 2-33.). Auch hier wird ein Flächenansatz (Preis in €/m2 BGF) gewählt, obwohl eigentlich die Anzahl der aufzunehmenden Objekte und die Anzahl der Attribute entscheidend sind. So kann davon ausgegangen werden, dass die Aufnahme von Objekten wie Inventar, Feuerlöscher, Sanitäranlagen oder Heizungen bei 0,05 bis 0,10 €/ m2 BGF liegen. Technische Anlagen sind preislich höher einzustufen in Abhängigkeit der Datentiefe. Raumbuchinformationen mit ca.10 Attributen können mit ca. 0,30 €/m2 BGF angenommen werden. Bei Gebäudeoder Vertragsdaten ist der Flächenansatz nicht immer hinreichend genau, deshalb kann hier nur ein Stückpreis in Abhängigkeit der Informationstiefe ermittelt werden. Der Abschnitt 2.13 beschäftigt sich intensiv mit der Datenakquisition. Bei den Beratungskosten ist zum einen die Leistungserbringung je Einführungsphase (Konzeptionsphase/ Realisierungsphase und Betriebsphase) gemäß des Vorgehensmodells (s. a. Abschnitt 2.12) zu berücksichtigen. Zum anderen ist zu unterscheiden, wer die Beratung erbringt: Die Beratungsleistungen kann durch systemneu-

FM-Grafik

Alfanumerische Daten werden bei der Kostenkalkulation oft unterschätzt

Beratungs- und Projektmanagement

162

2 Computerunterstützung

Inhalte Gebäudegrundriss 1:100

pro m2 BGF

Erklärung

1,25

Gebäudegrundriss 1:50

2,50

alternativ zu 1:100

Flächengrundriss (FM-Grafik)

0,85

alternativ zu 1:100

Vertikal-Regelschnitte

0,15

Flächen (Din 277)

0,20

5 Attribute

Raumbuch

0,30

10 Attribute

Gebäudedaten

0,02

15 Attribute

Verträge

0,05

Heizkörper

0,05

Einbauschränke

0,05

grafik+alfanumerisch grafik+alfanumerisch

Sanitäreinr ichtungen

0,05

grafik+alfanumerisch

Elektroverteiler

0,10

grafik+alfanumerisch

Kommunikationsanschlüsse

0,05

grafik+alfanumerisch

Möbel/Inventar

0,10

grafik+alfanumerisch

Kommunikationstechnik

0,10

grafik+alfanumerisch

Feuerlöscher

0,05

grafik+alfanumerisch

Leuchten

0,05

grafik+alfanumerisch

TGA-Anlagen

0,15

Bewertung Zustand

0,15

Verknüpfung CAFM-System

0,25

Instandhaltungsprioritäten

Abb. 2-33 Kalkulationswerte für die Bestandsdatenerfassung zum Zwecke der Kostenprognose (Basis sind Erfahrungswerte bezogen auf Bürogebäude)

Beraterrolle wandelt sich in den Projektphasen

trale Berater oder durch den Softwareimplementierer erbracht werden. Während der einzelnen Projektphasen wandelt sich die Rolle der Berater. In der Konzeptionsphase stehen Leistungen für die Strategie, Konzeption und Organisation, sowie für die IST-Analyse und den Business Reenginiering im Vordergrund. Die Systemauswahl schließt die Beratungsleistung in der Konzeptionsphase ab. In der Realisierungsphase sind die nicht systemspezifischen Beratungsleistungen, wie Projektmanagement, der fachlichen Beratung und dem Qualitätsmanagement im Fokus. Auch im weiteren Betrieb eines CAFM-Systems sollte auf den fachlichen Beistand eines professionellen Beraters nicht verzichtet werden. Mit dem Know-how vieler Installationen hilft dieser bei Problemen und Anpassungen innerhalb des Unternehmens und ist somit für den optimalen Nutzen des Systems mitverantwortlich.

2.11 Kosten und Nutzen von CAFM

163

Der Umfang der Beratungskosten richtet sich nach der Intensität der Leistungen. So ist der Aufwand von einzelnen Beratertagen z. B. für Strategiefestlegung, Systemauswahl oder Coaching von Projektteammitgliedern bis hin zur kontinuierlichen Begleitung und Unterstützung der gesamten Projektphasen (Konzeption/Realisierung und Betrieb) gemäß dem Vorgehensmodells möglich. Im letzteren Fall sind Aufwände von bis zu 10% der Einführungskosten an zu setzten. Die sonstigen Kosten beinhalten Projektnebenkosten wie Raumkosten, Bewirtung, Arbeitsmittel und Reisekosten. Die beispielhafte Verteilung der Einführungskosten von CAFM ist in Abb.2-34 dargestellt. Es ist zu erkennen, dass die Kosten der Datenerfassung den größten Anteil ausmachen, gefolgt von den Softwarelizenzen und den Realisierungsaufwänden. Als Grundlage der Beispielberechnung diente eine CAFM-Einführung für 25 Anwender (Lizenz: 10 gleichzeitige User) mit -5 ITFunktionen und einer zu bewirtschafteten Fläche von 100.000 m2 BGF.

Beratung / Projektmanagement / sonstige 10,0% Schulung 6,5%

Verteilung der Einführungskosten

Hardw are 6,5% Softw arelizenz 20,0%

Realisierung 17,0% Datenakquisition 40,0%

Abb. 2-34 Verteilung der Einführungskosten CAFM (Beispielhafte Berechnung anhand von Erfahrungswerten)

164

Betriebskosten

Softwarewartung

Outsourcing der IT-Infrastrukturleistungen

2 Computerunterstützung

Sind bisher die einmaligen Einführungskosten aufgezeigt worden, so sind die Betriebskosten als wiederkehrende, jährliche Kosten zu betrachten. Die Betriebskosten gliedern sich in folgende Bestandteile: – Softwarewartungskosten – Kosten für Support – Kosten für Systembetrieb – Kosten für Systemweiterentwicklung Die Softwarewartungskosten werden vom Systemanbieter erhoben und enthalten die Gewährleistung zur Weiterentwicklung der Software und die Updateoptionen, d.h. Erweiterungen und Verbesserungen von Folgeversionen zu nutzen. Die jährlichen Wartungsgebühren betragen je nach Softwarelieferant zwischen 7 und 18% der Softwarelizenzpreise. Die Kosten für den Support sind teilweise im Softwarewartungsvertrag enthalten oder müssen separat beschafft werden. Der meist mehrstufig organisierte Support unterstützt den Anwender bei technischen/inhaltlichen Fragen. Die Aufwände für den Systembetrieb sind system- und unternehmensspezifisch sehr unterschiedlich. Hier sind Lösungen, wie der Aufbau von IT-Abteilungen für CAFM bis hin zum Outsourcing der IT-Infrastrukturleistungen denkbar. Die Kosten für die Systemweiterentwicklung und den Ausbau des Systems gliedern sich in die Kosten zur CAFMEinführung und werden je nach Umfang in weiteren, „kleineren“ Projekten abgehandelt. Als grobe Kalkulationsgröße kann für die Berechnung der jährlichen Betriebskosten ein Anteil von 10–15% der Einführungskosten veranschlagt werden.

2.11.2 Nutzen- und Einsparpotentiale Vorteil Transparenz

Der Vorteil im CAFM liegt in der großen Transparenz des Unternehmens. Zu den Nutzenpotentialen im Facility Management wird auf Kapitel 1.7 verwiesen und die Bedeutung des CAFM als Wegbereiter (sogenannter enabler) für die Nutzen- und Einsparpotentiale des Facility Management ist in Kapitel 2.2 beschrieben.

2.11 Kosten und Nutzen von CAFM

165

Verbesserung der Bewirtschaftungskosten

Planungsfehlerreduktion

Erhöhung der Produktionsmittelverfügbarkeit

Verbesserung der Entscheidungsfindung

Verbesserung der Planungsmöglichkeiten

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Abb. 2-35 Prozentuale Verbesserung nach der Einführung von CAFM (Teichholz, 1990)

Die genaue Kenntnis über Gebäude und Inventar lässt eine kostengünstige, zweckmäßige und leistungsfördernde Gestaltung des Unternehmens zu. In Abbildung 2-35 werden Ausschnitte einer Untersuchung aus den USA (Teichholz, 1990) dargestellt. In dieser Untersuchung wurden Verbesserungspotentiale nach der Einführung von CAFM ermittelt. Der Vorteil durch qualifizierte Informationen wird besonders deutlich. So werden Planungsvorgänge optimiert, und Entscheidungen können schnell und sicher getroffen werden. Der daraus resultierende Nutzen spiegelt sich in den Einsparungspotentialen wieder. Einsparungen bei der Gebäudebewirtschaftung stellen ein wichtiges Potential dar. Die Verbesserung der Bewirtschaftungskosten ist ein direkt zu quantifizierender Vorteil von CAFM und wird mit einem Verbessungspotential von ca. 20% angegeben. Ein weiterer Ansatz zum Wirtschaftlichkeitsnachweis von CAFM ist das ROI-Treibermodell, welches vom Arbeitskreis CAFM der GEFMA entwickelt wurde. (Hohmann, 2003 und Hohmann, J.; Prischl, P.; Quadt, M.; Warner,T, 2004).

Verbesserungspotentiale nach CAFM-Einführung

Wirtschaftlichkeitsnachweis anhand ROI-Treibermodell

166

2 Computerunterstützung

Legende ROI-Treiber: 1.Instandhaltung 2. Reinigung 3. Nutzungsgrad 4. Leerstand 5. CI-Beitrag 6. Standardisierung 7. Transparenz 8. Umzug 9. Integration 10. Service-Desk 11. Sicherheits- und Schließmanagement 12. Vertragsmanagement 13. Beschaffung und Outsourcing 14. Mieter- / Nutzer- / Nebenkostenabrechn ung 15. Verkaufsunterstützung: 16. Energie- und Umweltmanagement

Höherer ROI Faktor 3 des EVA

6 B

9 BC EVA: Economic value added Durchschnitt: Faktor 1

4 A

3 AC 12 AB 13 AB

14 AB

8 B

1 ABC

7 ABC 10 B

16 B 11 AB

5 AB

15 A

2 B

EVA = Null

3-5 Jahre langsam

12 Monate Geschwindigkeit / Tempo

1-Monat schnell

Definition: ROI-Treiber beeinflussen: A: Immobilien Einnahmen B: Immobilien Kosten C: Immobilien Vermögen

Niedriger ROI

Quelle: Hohmann, 2003

Abb. 2-36 ROI-Treiber für CAFM

ROI-Treiber identifizieren Prozesse

Ecconomic Value Added (EVA)

Das Rentabilitätsmodell dient der Ermittlung von ROI-Treibern sowie der damit verbunden Priorität zur Systemeinführung. Die ROI-Treiber identifizieren die Prozesse, deren Unterstützung durch CAFM eine besonders hohe bzw. schnelle Wertschöpfung erwarten lassen. Daher werden die Treiber nach der Umsetzungsgeschwindigkeit, dem Beitrag zum Ecconomic Value Added (EVA) und dem Einsparungspotential unterschieden. Zur Anwendung des ROI-Modells sind unternehmensspezifische Einschätzungen nötig. Zum einen müssen die relevanten FM-Prozesse (entsprechend die ROI-Treiber) identifiziert werden, zum anderen muss je ROI-Treiber das Potential, die Umsetzungsgeschwindigkeit und der EVA definiert bzw. geschätzt werden. In der Abbildung 2.36 ist exemplarisch eine Einordnung der ROI-Treiber vorgenommen worden.

2.12 CAFM-Einführung

167

2.12 CAFM-Einführung „Die Einführung dieser komplexen und breit nutzbaren Systeme in Unternehmen ist ein umfangreiches, oft unterschätztes Vorhaben“ (Heidbreder, 1993). Es ist ähnlich umfangreich wie die Einführung von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware wie SAP oder CAD/CAM-Systemen für den Produktionsprozess. Die Einführung dieser Systeme bedarf der sorgfältigen Vorbereitung und Planung, aufbauend auf einem entsprechenden Knowhow.

Einführung von CAFMSystemen bedarf der sorgfältigen Vorbereitung und Planung

2.12.1 Erfolgsfaktoren der Einführung Die Einführung von CAFM ist eine Aufgabe, die nicht auf die Anschaffung eines entsprechenden Systems beschränkt ist. Um den erwarteten Erfolg zu erzielen, ist es nötig, die Einführung als einen Prozess zu verstehen. Dieser muss für einen längeren Zeitraum in seinen Hauptphasen und Einzelschritten geplant und durchgeführt werden. Die wichtigen Arbeiten und Entscheidungen sind hierbei zu Beginn der Systemimplementierung durchzuführen, denn sie sind später nur sehr schwer korrigierbar. Das Ziel der Systemeinführung ist das langfristig richtig organisierte CAFM-System, das sich den ständigen Veränderungen innerhalb des Unternehmens anpassen kann. Die Orientierung am Anwender und an dessen Prozesse ist besonders wichtig. Sinnvoll ist die phasenweise Einführung und, um frühzeitig einen Teilnutzen zu erzielen, sollte mit einem Pilotprojekt begonnen werden. Das Pilotprojekt repräsentiert die zukünftigen Aufgaben, ist aber im Daten-, Anwendungs- und Anwenderumfang reduziert. Allgemein gilt bei der Einführung von CAFM das Motto: Think big – start small. Eine Einführung ohne professionelle Unterstützung durch erfahrene Berater ist nur in den wenigsten Fällen zu empfehlen. Die Do-it-yourself-Methode kann aus mangelndem Wissen zu Rückschlägen, Wiederholungsarbeiten, Enttäuschungen, vermindertem Nutzen

Einführung von CAFM ist nicht auf die Anschaffung eines Systems beschränkt

Ziel der Systemeinführung ist das langfristig richtig organisierte CAFM-System

Pilotprojekt

Think big – start small

168

Datenfriedhof als Folge mangelhafter Einführung

Einführungsberatung spart Zeit, Kosten und Frustration

Keine einheitliche Strategie

CAFM-System ist kein Standardprodukt Zeitrahmen

Anforderungen an das Management

2 Computerunterstützung

und neuen Aufwendungen führen (Heidbreder, 1993). Eine mangelhafte Einführung könnte bedeuten, dass nicht alle Potentiale von CAFM in vollem Umfang ausgeschöpft werden. Die Einführung von CAFM könnte im schlimmsten Fall zu einem teuer bezahlten Datenfriedhof werden. Das Know-how über die funktionellen Möglichkeiten neuer Systeme, die Möglichkeiten des Systemeinsatzes und die Kenntnisse über die dafür notwendigen Voraussetzungen, insbesondere die Datenorganisation, sind ohne praktische Erfahrung nur unzureichend vorhanden. Eine Einführungsberatung bietet sich zwingend an, da nur so ein optimaler Einsatz des Systems gewährleistet werden kann. Das erspart Zeit und Frustration, bindet weniger Kapazitäten im eigenen Unternehmen und führt zu früherem Nutzen. Eine einheitliche Strategie zur erfolgreichen Einführung von CAFM zu entwickeln ist schwierig. Aufgrund der divergenten Zielsetzungen im Facility Management und der Individualität jedes einzelnen Unternehmens sind die Anforderungen an das CAFM und somit auch an die einzusetzenden Systeme sehr unterschiedlich. Ein CAFM-System ist nie ein Standardprodukt, sondern muss immer individuell auf das Unternehmen angepasst werden. Der Zeitrahmen bei der Einführung von CAFM variiert stark von der bereitgestellten Manpower. Bei der Datenaufnahme können externe Dienstleister helfen, bei der Konzeptionserstellung, Systemauswahl und Anpassung können externe Berater unterstützen. Die Hauptaufgabe kommt allerdings dem Unternehmen zu. Hier müssen ausreichend Kapazitäten für die Einführungsphase, aber auch für den laufenden Betrieb bereitgestellt werden. Der erforderliche Zeitaufwand variiert je nach Aufgabenstellung des Projektes. Die Erarbeitung eines Einführungskonzeptes inklusive Systemauswahl ist innerhalb von 3 bis 6 Monaten, zu realisieren. Für die Implementierung eines Pilotprojektes sollten nicht mehr als 6 bis 9 Monate veranschlagt werden. Damit die Voraussetzung und die Akzeptanz für eine erfolgreiche Einführung von CAFM gegeben ist, müssen bei der Installation von Computer Aided Facility Management im Vorfeld einige Kriterien erfüllt sein. Das

2.12 CAFM-Einführung

169

gilt auf der einen Seite für das CAFM-System, welches den Ansprüchen des Unternehmens genügen muss. Auf der anderen Seite werden auch an das Unternehmen Bedingungen gestellt. Die einmal in dem CAFM-System gespeicherten Daten sind weit über die Planung und Verwaltung hinaus im Unternehmen zu gebrauchen und darin liegen ganz wesentliche Synergieeffekte. Um die Daten ganzheitlich nutzen zu können, bedarf es im Unternehmen der abteilungsübergreifenden Integration, die ohne die Unterstützung der Unternehmensführung nur in den seltensten Fällen realisierbar ist. Die Einführung solcher Systeme ist eine Führungsaufgabe. Nach der Einführungsphase tritt die Nutzungsphase ein. Diese stellt spezielle Anforderungen an den Anwender, denn solch ein komplexes EDV-System ist nicht mit einer Textverarbeitung oder einem normalen CAD-Programm zu vergleichen. Neben fundierten Softwarekenntnissen sind auch FM-Kenntnisse und übergreifendes Prozesswissen erforderlich, um den gewünschten Nutzen mit dem System zu erzielen. Das größte Synergiepotential ist durch intelligente Nutzer und einem intelligent eingerichtetem System zu erzielen. Pragmatismus, Flexibilität und intensive Kenntnisse über die Möglichkeiten des CAFM-Systems sind wesentliche Anforderungen an die CAFM-Mitarbeiter. Hier sollte auch auf die Gefahren und Fehler bei einer CAFM-Einführung hingewiesen werden. Die meisten Systemeinführungen scheitern an den falschen Erwartungen (die sog. eierlegende Wollmilchsau), mangelnde Zeit, die für die Implementierung aufgewendet werden kann, die falsche Projektorganisation oder die unzureichende Projektkommunikation innerhalb des Unternehmens. Die Einführung von CAFM bietet die Möglichkeit, FMProzesse zu harmonisieren und damit Synergiepotentiale zu nutzen. Dabei ist eine entscheidende, unternehmensspezifische Frage, ob das Geschäftsprozessreengineering (BPR) vor, parallel oder nach der CAFM-Systemeinführung als Optimierungsmaßnahme durchgeführt wird. Dabei benötigen besonders die ablauforientierten CAFM-Anwendungen eine Analyse, Bewertung, Model-

Einführung ist Führungsaufgabe

Nutzungsphase

Gefahren und Fehlerquellen

Geschäftsprozessreengineering (BPR)

170

2 Computerunterstützung

lierung und Implementierung der betroffenen FM-Prozesse (s. a. Abschn. 2.3.4). In den Bereichen des Gebäudemanagement wird die Einführung von CAFM gerne genutzt, um die traditionellen und eingefahrenen Abläufe zu hinterfragen. Idealerweise wird das Geschäftsprozessreengineering (BPR) vor der Einführung eines IT-Systems durchgeführt. So können die FM-Prozesse bereits unter Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter implementiert und gelebt werden.

2.12.2 Vorgehensmodell CAFM-Einführung

Vorgehensmodell als praxisorientierter Leitfaden

3 Phasen

Einführung ist ein Prozess

Für ein erfolgreiches CAFM legt die professionelle Einführung die Basis. Das hier präsentierte Vorgehensmodell stellt einen Leitfaden dar, der alle wesentlichen Aspekte zur erfolgreichen Einführung eines CAFM-Systems enthält. Entstanden ist das Vorgehensmodell aus Erfahrungen von zahlreichen CAFM-Einführungen und dient als standardisierte Vorlage. Das Ziel ist die erfolgreiche und zielgerichtete Einführung, die somit eine verkürzte und aufwandreduzierte Implementierung ermöglicht. Vergleichbar ist das Vorgehensmodell CAFM-Einführung zum Beispiel mit dem AcceleratedSAP (ASAP) zur Einführung von mySAP. Das Vorgehensmodell CAFM-Einführung besteht aus drei Phasen: – Konzeptionsphase, – Implementierungsphase, – Betriebsphase. Gemäß dem Grundprinzip, das die CAFM-Einführung einen Prozess darstellt, können sich die Phasen wieder-

CAFM-Einführung Konzeptionsphase

Implementierungsphase Implementierungsphase Implementierungsphase

Abb. 2-37 Vorgehensmodell CAFM-Einführung

Betriebsphase

2.12 CAFM-Einführung

171

holen. So ist nach der erfolgreichen Einführung einzelner IT-Funktionen hierfür die Betriebsphase erreicht, es wird also bereits aktiv mit dem System gearbeitet, durchlaufen weitere IT-Funktionen wieder Teile der Phasen Konzeption und Implementierung. Die spezifische Ausprägung des Projektes, zum Beispiel bezogen auf die Größe oder den Grad der Entwicklungsaufwände, hat Auswirkungen auf die Intensität der einzelnen Tätigkeiten innerhalb der Phasen. Die einzelnen Teilphasen mit ihren zugeordneten Tätigkeiten sind nicht stringent in einer Zeitreihenfolge aufgeführt, sondern können zum Teil parallel behandelt werden. Anspruch des Vorgehensmodell ist jedoch die Vollständigkeit der Tätigkeiten innerhalb der einzelnen Teilphasen. Die Maßnahmen und Gründe zur Initialisierung und Vorbereitung einer CAFM-Einführung werden nicht weiter behandelt. Das Vorgehensmodell ist auf eine spezifizierte Rollenverteilung abgestimmt. Die Konzeptionsphase, die zur Orientierung, Konkretisierung und Zielentwicklung dient, schließt mit der Systementscheidung ab. Deshalb ist die Neutralität und Systemunabhängigkeit dringend erforderlich, was die führende Rolle von Systemanbietern ausschließt. Vielmehr sollten hier die Anwender gegebenenfalls unterstützt durch unabhängige Berater die führende Rolle unternehmen. In der Implementierungsphase sind die Systemhäuser oder deren Implementierungspartner, neben den Anwendern maßgeblich beteiligt. Auch hier ist die Unterstützung von unabhängigen Beratern für Aufgaben der fachlichen Beratung, des Projektmanagements oder der Qualitätssicherung an der Seite der Auftraggeber denkbar. Ebenfalls können für die Datenakquisition spezialisierte Dienstleister hinzugezogen werden. In der Betriebsphase übernimmt der Anwender die Führungsrolle, die sowohl durch Systemhersteller z. B. für Supportleistungen als auch durch Berater z. B. für Anwendungsoptimierung unterstützt werden können. Wichtig für die erfolgreiche Einführung ist das Zusammenarbeiten und Ausfüllen der einzelnen Rollen in der jeweiligen Phase.

Spezifische Ausprägung des Projektes

Spezifizierte Rollenverteilung

Projektmanagement und der Qualitätssicherung

172

2 Computerunterstützung

2.12.3 Konzeptionsphase Die Konzeptionsphase hat strategische Bedeutung. Hier werden die Anforderungen und Ziele analysiert und in ein CAFM-Konzept kanalisiert. Die Bestandteile sind: – Grobkonzept – Ist-Analyse – Business Reengineering (bei Bedarf) – Systemauswahl

Strategische Bedeutung der Konzeptionsphase

Die einzelnen Tätigkeiten sind in der Abb.2-38 zu erkennen. Innerhalb des Grobkonzeptes wird das CAFM skizziert, also der strategische Rahmen vorgegeben. Wichtig ist das Festlegen der Ziele, die mit einer CAFMEinführung verbunden sind. Dabei werden von den strategischen Unternehmenszielen die Ziele des Facility Management abgeleitet. Daran orientieren sich die zu definierenden CAFM-Ziele. Die Zieldefinition wird zum Leitgedanken der CAFM-Einführung.

Strategische Rahmen vorgeben Ziele festlegen

CAFM-Einführung Implementierungsphase Implementierungsphase Implementierungsphase

Konzeptionsphase

Grobkonzept FM / CAFM Ziele

ITFunktionen

Einführungsstrategie

IT-Landschaft

CAFMOrganisation

Datenakquisitionskonzept

IST-Analyse Strategie

Prozesse

Organisation

IT-Werkzeuge

Betriebsphase

Systemauswahl Kostenprognose

Systemkriterien

Marktanalyse Nutzenpotentiale

Business Reengineering Strategie Organisation

Systemvorauswahl (mehrstufig) Systempräsentationen Testaufgaben / Systemtest Angebotsanalyse

Prozesse Objekte

Daten

Abb. 2-38 Bestandteile der Konzeptionsphase

Portfolio

Entscheidung

2.12 CAFM-Einführung

173

Ein wichtiger Bestandteil des Grobkonzeptes ist die Festlegung der benötigten IT-Funktionen (s. a.Abschn. 2.3). Die IT-Funktionen müssen identifiziert, priorisiert und inhaltlich definiert werden. Während der intensiven Auseinandersetzung mit den IT-Funktionen konkretisiert das Unternehmen die Erwartungen und Inhalte der benötigten Anwendungen. Die Beschreibung der IT-Funktionen kann je nach Intensität grob skizziert oder textlich ausformuliert werden. Ergänzend können Prozessabbildungen erstellt werden. Neben dem inhaltlichen Ergebnis, dienen die IT-Funktionen auch der späteren Einführungsstrategie als Grundlage, helfen bei der Auswahl eines geeigneten CAFM-Systems und bilden die Grundlage für die Skizzierung der IT-Landschaft. Dazu werden die einzelnen IT-Funktionen auf die neuen oder bereits vorhandenen IT-Systeme des Unternehmens verteilt. Hieraus lassen sich Erkenntnisse für die Datenmigration (Ablösung) oder die Schnittstellen (Integration) gewinnen. Die Identifizierung des Schnittstellenbedarfes zur Integration des CAFM-Systems in die Unternehmenslandschaft ist das Ziel der Beschreibung der IT-Landschaft (s. a.Abschn.2.5). Neben der Identifizierung der Schnittstellen werden auch inhaltliche Angaben ermittelt. Das Datenakquisitionskonzept (DAK) orientiert sich an den benötigten IT-Funktionen und hat das Ziel, die Bestandsdatenerfassung und die Datenmigration in der Implementierungsphase vorzubereiten. Für die Bestandsdatenerfassung (s. a.Abschn.2.13.1) kann das DAK unabhängig von dem später eingesetzten CAFM-System frühzeitig erfolgen. Dabei sind in Abhängigkeit zu den IT-Funktionen der Umfang und die Dateninhalte festzulegen. Der Abgleich mit dem IST-Datenbestand ergibt dann die zu realisierenden Maßnahmen, wobei zwischen einer internen oder externe Datenerfassung entschieden werden muss. Falls Alt-Systeme abgelöst werden sollen, müssen die Datenquellen (Herkunftssysteme) identifiziert und die Dateninhalte kurz skizziert werden, um einen Überblick über die notwendige Datenmigrationen zu bekommen. Das DAK kann als Ausschreibungsunterlage für die externe Bestandsdatenerfassung dienen. Das Datenakquisitionskonzept (DAK) hat wesentlichen Einfluss auf die Kostenprognose des Gesamtpro-

Festlegung der IT-Funktionen

Skizzierung der IT-Landschaft

Datenakquisitionskonzept (DAK)

174

jektes, da die Bestandsdatenerfassung, wenn erforderlich, den größten Kostenblock bei der Einführung von CAFM darstellt (s. a. Abschnitt. 2.11). Die Erstbefüllung des Systems, also die erste Bestandsdatenerfassung, wird meist als einmalige Maßnahme zu Beginn einer Systemeinführung geplant und durchgeführt (s. a.Abschn.2.13.1). Die Datenaufnahme und -pflege ist der entscheidende Faktor bei einem Informationssystem. Nur bei aktuellen und geeigneten Daten wird das CAFM-System von den Anwendern akzeptiert. Diese Akzeptanz führt zum Einsatz und somit zum Nutzen von CAFM. Das Datenpflegekonzept zur Wahrung der kontinuierlichen Pflege der Datenbestände während des laufenden Betriebes wird oft vernachlässigt. Zu Beginn einer Einführung sollten allerdings bereits die Verantwortlichkeiten für die Daten und somit für die Pflege der Daten geklärt werden. Für die Umsetzbarkeit und den Erfolg der Einführung ist die richtig dimensionierte Einführungsstrategie entscheidend. Daher ist eine intelligente, auf den langfristigen Erfolg zielende Strategie nötig, die eine Einführung in einzelne Stufe aufgliedert (s.Abb.2-39).

Datenaufnahme und -pflege frühzeitig einbeziehen

Richtig dimensionierte Einführungsstrategie

Konzeptionsphase

CAFM-Betrieb Realisierungskonzept

Datenmodell

Projektorganisation

Auswertungskonzept

Inbetriebnahme

Installation

Ablösung Alt-Systeme

Entwicklung

Benutzer / Rollen Zugriffrechte

Anwendungssoftwarebetrieb

Benutzerkonzept Datenakquisitionskonzept

Customizing

Berichtswesen

Systemeinstellungen

Projektmanagement

Migrationskonzept

Aufbau Systeminfrastruktur

Schnittstellen Migrationsvorbereitung

Systemeinstellungen

Datensicherung

Koordination Datenpflege

Stammdatenpflege

Datenaufnahme

1. Level

2. Level

Qualitätssicherung

Datenbankbetrieb

Datenpflege Durchführung Datenaustausch

Support

Produktiv Einsatz

Generaltest

Testkonzept Projektcontrolling

Systembereitstellung

Schulung User

Schulungskonzept Systemtest

Test Dokumentation

Serverbereitstellung

Datenübernahme

Auswertungen

Anwenderschulung

Qualitätssicherung Gesamtkoordination

Einführungssupport

Datenakquisition

Betriebskonzept

Softwarepflege / Updates

Systembetrieb

3. Level

Berichtswesen

Weiterentwicklung / Ausbau Konzeption

Einführungsstrategie

Schnittstellenbetreuung

Benutzerverwaltung

Prototyping

Definition Systemlandschaft

Systemauswahl

Betriebsvorbereitung

Customizing

Prozessmodell

Schnittstellenkonzept

Projekt Kick-off

Realisierung

Review Grobkonzept

Projektziel

PT-Schulung

FM / CAFM Ziele

Betriebsphase

1. Stufe (Pilot) Projektvorbereitung

Projektplan

Grobkonzept

2 Computerunterstützung

Implementierung

Betrieb

Systemkriterien

IT- Funktionen IT-Landschaft

2. Stufe (Etablierung)

Marktanalyse

CAFMOrganisation Datenakquisition

Systemvorauswahl

Kostenprognose

Projektvorbereitung

Datenmodell

Auswertungskonzept

Systempräsentationen

Strategie Prozesse Organisation Objekte

Business Reenginiering

Testaufgaben / Systemtest

Strategie

Benutzerkonzept

Projektmanagement

Migrationskonzept

Definition Systemlandschaft

Aufbau Systeminfrastruktur

Projekt Kick-off

Schnittstellen Migrationsvorbereitung

Systemeinstellungen

Einführungssupport

Datenübernahme Datenakquisition

Betriebskonzept Auswertungen

Schulung User

Schulungskonzept Systemtest

Produktiv Einsatz

Generaltest

Testkonzept Projektcontrolling

Organisation

Ablösung Alt-Systeme

Benutzer / Rollen Zugriffrechte

Prototyping Schnittstellenkonzept

PT-Schulung

Inbetriebnahme

Installation

Entwicklung

Prozessmodell

Datenakquisitionskonzept

IST-Analyse

Betriebsvorbereitung

Customizing

Realisierung

Review Grobkonzept

Projektorganisation Projektplan

Nutzenpotentiale

Realisierungskonzept

Projektziel

Qualitätssicherung

Berichtswesen

Angebotsanalyse

Prozesse

IT-Werkzeuge Portfolio

Entscheidung

3. Stufe (Ausweitung)

Daten

Projektvorbereitung

Realisierungskonzept

Datenmodell

Projektorganisation

Auswertungskonzept

Projektplan

Benutzerkonzept Datenakquisitionskonzept

Projektmanagement

Migrationskonzept

Aufbau Systeminfrastruktur

Schnittstellen Migrationsvorbereitung

Systemeinstellungen

Einführungssupport

Datenübernahme Datenakquisition

Betriebskonzept Auswertungen

Schulung User

Schulungskonzept Systemtest

Generaltest

Testkonzept Projektcontrolling

Abb. 2-39 Einführungsstrategie

Ablösung Alt-Systeme

Benutzer / Rollen Zugriffrechte

Prototyping

Definition Systemlandschaft Projekt Kick-off

Inbetriebnahme

Installation

Entwicklung

Prozessmodell

Schnittstellenkonzept PT-Schulung

Betriebsvorbereitung

Customizing

Realisierung

Review Grobkonzept

Projektziel

Qualitätssicherung

Berichtswesen

Produktiv Einsatz

2.12 CAFM-Einführung

175

Innerhalb der 1. Stufe (Pilotphase) wird das System eingeführt. Das Ziel ist die Einführung des Systems, das Einrichten auf die Unternehmensbedürfnisse, die Aufnahme der Basisdaten und die Schaffung von Akzeptanz durch Generierung von Nutzen durch erste Anwendungen. Die Inhalte der 1.Stufe variieren nach den Anforderungen des Unternehmens und beziehen sich in der Regel auf CAFM-Basisfunktionalitäten. Zum Abschluss der 1.Stufe sollte ein Review stattfinden, um aus den gesammelten Erfahrungen die Ergebnisse und den erzielten Nutzen mit den aufgestellten Zielen zu vergleichen. Die 2. Stufe verfolgt das Ziel der Etablierung und der produktiven Unterstützung aller FM-Prozesse. Es werden weitere Objekte, Gebäude und Liegenschaften integriert, weitere IT-Funktionen implementiert und weitere Anwendergruppen in das System integriert. Je nach Projektumfang kann eine 3. Stufe mit der Ausweitung des Systems auf weitere Standorte oder beteiligte Unternehmen erfolgen. In den einzelnen Stufen erfolgt die Implementierung nach dem in Abschnitt 12.2.4 beschriebenen Verfahren. Die CAFM-Organisation wird in Anlehnung an das Informationssystem CAFM entwickelt (s. a. Abschnitt 2.2). Es werden die Anforderungen an die IT-Infrastruktur (Hardware, Systemsoftware und Netzwerk) ermittelt und abgeglichen. Die voraussichtlichen Anwender werden ermittelt und dann nach Funktionen und Rollen eingeteilt. Hieraus ergeben sich die benötigten Softwarelizenzen. Außerdem können Rückschlüsse auf die benötigte ITInfrastruktur abgeleitet werden, wie zum Beispiel der Bedarf an Internet-Lösungen, Mobile-Computing-Lösungen oder an speziellen Grafik-Arbeitsplätzen. Innerhalb der CAFM-Organisation werden ebenso die Zuständigkeiten beschrieben, dies gilt sowohl für die Anwendungen selbst, als auch für die Aufgabenverteilung für den späteren Betrieb. (Betriebsphase). Ebenfalls wird die organisatorische Einordnung des CAFM innerhalb des unternehmensweiten Informationsmanagement konzipiert. Als Abschluss des Grobkonzeptes wird eine detaillierte Kostenprognose erstellt (s. a. Abschnitt 2.11). Diese beinhaltet sowohl die Investitionen (Softwarelizenzen und

1. Stufe

2. Stufe

CAFM-Organisation

Kostenprognose

176

IST-Analyse begleitet das Grobkonzept

FM-Datenmodell als Analysemodell

2 Computerunterstützung

ggfs. erforderliche Hardware), wie die einmaligen Projektkosten (Implementierung und Datenakquisition) als auch die laufenden Betriebskosten (Softwarewartung und Support). Bei Bedarf werden auch die internen Kosten für die Bereitstellung der internen Ressourcen berechnet. Die Ermittlung der quantifizierbaren und qualitativen Nutzenpotentiale runden das Grobkonzept ab (s. a. Abschnitte 1.7 und 2.11). Begleitet wird die Erstellung des Grobkonzeptes durch die Durchführung und Dokumentation einer IST-Analyse, die den momentanen Zustand des Unternehmens im Bezug auf FM/CAFM darstellt. Durch den Abgleich des IST-Zustandes mit dem definierten Sollzustand, abgeleitet aus den Zielen, können Maßnahmen eingeleitet werden. Das FM-Datenmodell dient mit seinen Kernelementen (Objekte, Organisation, Prozesse, IT-Systeme und Daten) als Analyseinstrument zur Aufnahme des Ist-Zustandes. Dabei werden in Workshops die zu bewirtschaftenden Objekte, die beteiligten Organisationseinheiten und die durchgeführten Tätigkeiten (FM-Prozesse) betrachtet. Ergänzend werden die Datenbestände und die

FM-Modell Strategie Objekte Was?

Organisation

Daten

Wer?

IT-Systeme Womit?

Abb. 2-40. FM-Modell als Instrument der IST-Analyse

Prozesse Wie?

2.12 CAFM-Einführung

177

bisher eingesetzten IT-Systeme analysiert. Die Erkenntnisse aus dem FM-Datenmodell dienen anderen Bestandteilen der Konzeptionsphase als Basis. Es ist darauf zu achten, dass sich der Aufwand für die IST-Analyse in Grenzen hält. Besonders externe Beratungsunternehmen neigen dazu, die IST-Analyse weit auszudehnen, so dass für die eigentliche Konzeption weniger Zeit (und weniger Geld) zur Verfügung steht. Des Weiteren muss darauf geachtet werden, dass die Dokumentation in geeigneter und wiederverwendbarer Form erfolgt. Wie schon erwähnt ist die Einführung von CAFM eng mit der Optimierung der FM-Prozesse verbunden. Neben der Frage, ob sich das Unternehmen an die Software, oder die Software an das Unternehmen anpassen sollte, ist der Zeitpunkt für eine Geschäftsprozessoptimierung zu klären. Idealerweise sollten vor oder mit der Implementierung die Geschäftsprozesse, wenn erforderlich, angepasst werden. Des Weiteren ist die Intensität der Geschäftsprozessoptimierung zu beachten. So kann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) eingeleitet werden oder tiefgreifende Veränderungen vorgenommen werden, die mit einem Umbruch der bisherigen Prozesse die radikalere Vorgehensweise darstellt. Diese Vorgehensweise „bezeichnet man als Business Process Reengineering (BPR) oder- wenn das gesamte Unternehmen betroffen ist – als Business Reengineering“ (Stahlknecht, 2005). Neben den schon erwähnten Parameter ist für die Entscheidung zur Durchführung der Geschäftsprozessoptimierung noch zu beachten, dass Unternehmensorganisationen nur eine begrenzte Anzahl von Veränderungen innerhalb einer bestimmten Zeitspanne verarbeiten und umsetzen können. Daher muss für die Einführung komplexer Anwendungssoftware und die Umsetzung der Geschäftsprozessoptimierung genügend Zeit eingeplant werden. Falls im Rahmen einer Softwareeinführung eine intensive Geschäftsprozessoptimierung durchgeführt wird, so werden oft separate Projekte mit geeigneten Kompetenzen aufgesetzt. Die Systemauswahl schließt die Konzeptionsphase ab. Die in dem Grobkonzept gewonnen Erkenntnisse bezogen auf die IT-Funktionen, die IT-Landschaft und die CAFM-Organisation werden nun in ein Anforderungs-

Optimierung der FM-Prozesse

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Business Process Reengineering (BPR) und Business Reengineering

Systemauswahl schließt die Konzeptionsphase ab

178

Anforderungsprofil

Systemvorauswahl

Intensität der Systemvorstellung variiert

Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigen

2 Computerunterstützung

profil aufgenommen, welches die Systemkriterien zusammenfasst. Das Anforderungsprofil enthält fachliche, technische und kaufmännische Informationen. Parallel dazu findet eine Marktanalyse und eine Systemvorauswahl statt, die bei Bedarf auch mehrstufig erfolgen kann. Das Ergebnis der Vorauswahl sollte eine überschaubare Anzahl von Systemen und Implementierungspartnern sein (ca. 3-10). In den nachfolgenden Systempräsentationen können die Implementierungspartner mit den Systemen die Realisierungsmöglichkeiten des Anforderungsprofils vorstellen. Die Intensität der Vorstellung der Lösungsanbieter variiert von einfachen Präsentationen, über die Abarbeitung von definierten Testaufgaben, bis hin zu einem längerfristigen Systemtest auf Basis einer Teststellung. Die Beurteilung der vorgestellten Lösungen ist zusammen mit der Analyse der Angebote die benötigte Entscheidungsgrundlage. Die Vertragsverhandlungen und die Beauftragung des Anbieters schließen die Systemauswahl ab. Ist aufgrund von gesetzlichen oder unternehmensbedingten Bestimmungen eine Ausschreibung (öffentlich/beschränkt/sonstige) zur Auftragsvergabe nötig, ist der Auswahlprozess um die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses, die Ausschreibung und die Bietergespräche zu ergänzen. Die Herausforderung bei der Ausschreibung besteht darin, das Leistungsverzeichnis so treffend wie nötig zu beschreiben. Bei der Auswahl eines geeigneten CAFM-Systems muss immer auf die Bedürfnisse des Unternehmens und somit auf die Anwender eingegangen werden. Bei der Vielzahl der angebotenen CAFM-Systeme, mit ihrem indifferenzierten Leistungsbild und der Diskrepanz zwischen Vertrieb und Wirklichkeit, ein nicht zu unterschätzendes Unterfangen. Die Auswahl eines CAFM-Systems ist ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Einführung von CAFM. Die Akzeptanz der Anwender ist dabei ein entscheidender Faktor. Das ausgewählte System muss jederzeit auf Veränderungen innerhalb des Unternehmens flexibel reagieren und sich somit den neuen Anforderungen anpassen können. Strategischer Weitblick in Bezug auf Veränderungen im Unternehmen und die Verwendung von standardisierten Systemprogrammteilen sind wichtige Kriterien für die Auswahl eines geeigneten

2.12 CAFM-Einführung

179

CAFM-Systems. Der Erfolg des Einführungsprozesses wird zwar von der richtigen Systemauswahl beeinflusst, jedoch ist der Aufwand in Relation zum Gesamtprojekt zu betrachten. Die Aufwände für die Systemauswahl dürfen nicht dazu führen, dass die sehr viel aufwandsintensivere Implementierungsphase zu kurz kommt.

Aufwände für Systemauswahl begrenzen

2.12.4 Implementierungsphase Das eigentliche „Doing “erfolgt in der Implementierungsphase. Hier werden die Ergebnisse der Konzeptionsphase umgesetzt und durch die Inbetriebnahme des CAFMSystems abgeschlossen. Die Bestandteile sind: – Projektvorbereitung – Realisierungskonzept – Realisierung – Betriebsvorbereitung – Inbetriebnahme Die einzelnen Tätigkeiten sind in Abb.2-41 dargestellt.

CAFM-Einführung Konzeptionsphase

Projektvorbereitung Projektziel Projektorganisation Projektplan

Implementierungsphase Implementierungsphase Implementierungsphase

Realisierungskonzept

Auswertungskonzept

Definition Systemlandschaft Projekt Kick-off

Inbetriebnahme

Customizing

Installation

Ablösung Alt-Systeme

Entwicklung

Benutzer / Rollen Zugriffrechte

Prototyping

Benutzerkonzept Datenakquisitionskonzept

Projektmanagement

Betriebsvorbereitung

Prozessmodell

Schnittstellenkonzept PT-Schulung

Realisierung

Review Grobkonzept Datenmodell

Betriebsphase

Migrationskonzept

Schnittstellen Migrationsvorbereitung Datenakquisition

Auswertungen

Schulung User

Schulungskonzept Systemtest

Generaltest

Testkonzept Projektcontrolling

Abb. 2-41 Bestandteile der Implementierungsphase

Einführungssupport

Datenübernahme

Betriebskonzept Aufbau Systeminfrastruktur

Systemeinstellungen

Qualitätssicherung

Berichtswesen

Produktiv Einsatz

180

Projektvorbereitung

Aufbau der Projektorganisation

Projekt-Kick-Off Realisierungskonzept

Systemabhängige Spezifikationen Aufbau Systeminfrastruktur

2 Computerunterstützung

Die detaillierte Projektvorbereitung ist der Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung. Die Definition der Projektziele bildet den Rahmen und die Vorgaben für die Zielerreichung des Projektes. Das Projektmanagement wird installiert und über die gesamte Projektlaufzeit mit den Aufgaben Projektcontrolling, Qualitätssicherung und Berichtswesen durchgeführt. Bei der Besetzung des Projektmanagements ist dringend auf die Erfahrung und Methoden der Mitglieder zu achten. Nicht jeder ITBerater eines Softwareanbieters, der ein CAFM-System einrichten kann, ist auch in der Lage, ein Projekt zu managen. Durch den Aufbau der Projektorganisation (Teilprojekte/Lenkungsausschuss/Informationskreise) und der Besetzung der Rollen beginnt das Zusammenspiel zwischen Unternehmen, Systemanbieter und ggfs. externen Beratern. Als Vorbereitung sind weiter die Projektteammitglieder zu schulen und die Systeminfrastruktur zu definieren. Nach Festlegung der Aktivitäten mit den jeweiligen Zeitrahmen wird der Projektplan erstellt und der offizielle Projektstart eingeleitet, der in der Regel mit einem Projekt-Kickoff mit allen Projektbeteiligten beginnt. Innerhalb des Realisierungskonzeptes wird die systemabhängige Spezifikation erstellt, auf deren Basis die Realisierung erfolgt. Detaillierte Kenntnisse über das zu implementierende CAFM-System sind hier dringend erforderlich. Diese Rolle fällt den Systemanbietern oder deren Implementierungspartnern zu. Das Datenmodell und die Prozesse bilden, ergänzt durch die Auswertungen die ausgewählten IT-Funktionen ab. Die Erstellung der Spezifikationen kann je nach Software durch ein Prototyping ergänzt werden. Die Datenakquisition wird in dem Datenerfassungs- und dem Migrationkonzept behandelt (s. a. 2.13). Der Aufbau der Systeminfrastruktur wird durchgeführt und durch eine Testinstallation in der unternehmensspezifischen IT-Umgebung abgeschlossen. Das Schnittstellenkonzept beschreibt inhaltlich und technisch die Integration des CAFM-Systems in die unternehmensspezifische IT-Landschaft. Die Erstellung des Schulungs-, des Test- und des Benutzerkonzept schließen das Realisierungskonzept ab. Das auf Basis des Grobkonzeptes entwickelte Realisierungskonzept kann

2.12 CAFM-Einführung

181

dann als Pflichtenheft für einen eventuell zu schließenden Werkvertrag genutzt werden. Auf Basis der Realisierungskonzeption erfolgt innerhalb der Realisierung das Customizing und die eventuell erforderlichen Entwicklungsleistungen, bezogen auf das System und die einzurichtenden Schnittstellen. Ebenso werden die erforderlichen Auswertungen erstellt. Sind Alt-Datenbestände aus vorhandenen Systemen zu übernehmen, so werden während der Migrationsvorbereitung die Daten exportiert und aufbereitet und die Migrationstools für die automatisierte Übernahme programmiert. Die Migrationsvorbereitung wird durch eine Testmigration abgeschlossen. Auf Basis des Datenakquisitionskonzeptes erfolgt die Datenerfassung (s. a.Abschn. 2.13), die parallel zum Customizing und der Entwicklung durchgeführt werden kann. Erfolgt eine externe Datenerfassung, wird ein entsprechender Dienstleister, gegebenenfalls durch ein Ausschreibungsverfahren ausgewählt. Viele Systemanbieter bieten ebenfalls die Datenerfassung als ergänzende Dienstleistung an. Bei einer internen Datenaufnahme erfolgt die Zusammenstellung des Aufnahmeteams. Neben der eigentlichen Datenaufnahme vor Ort (z. B. Vermessung oder Inventur) muss die Datenaufnahme koordiniert werden. Besonders bei einer parallel ablaufenden internen und externen Datenakquisition hat die Planung, Steuerung und Kontrolle eine entscheidende Funktion. Die Qualitätskontrolle stellt den Abschluss der Datenakquisition dar und die Daten stehen zur Übernahme in das System bereit. Der Systemtest schließt die Realisierung ab und dient der Qualitätssicherung. Die Betriebsvorbereitung hat das Ziel, das fertiggestellte CAFM-System auf den Echtstart vorzubereiten. Dazu sind die Installation der Software (Client und Server), sowie die Einrichtung der Benutzer- und Zugriffsrechteverwaltung notwendig. Die vorbereiteten Daten aus der Datenerfassung und der Datenmigration werden maschinell ins System übernommen. Nach der Schulung der Anwender erfolgt der sogenannte Generaltest. Der Generaltest bietet den Anwendern die Möglichkeit, das neue System intensiver kennen zu lernen und ist eine weitere Instanz der Qualitätssicherung.

Customizing und Entwicklungen

Migrationsvorbereitung und Datenerfassung

Systemtest als Qualitätssicherungsmaßnahme Betriebsvorbereitung

Generaltest durch Anwender

182

Produktivsetzung

2 Computerunterstützung

Die Produktivsetzung erfolgt in der Teilphase Inbetriebnahme nach der Realisierung und der Betriebsvorbereitung. Die Anwender werden durch den Einführungssupport bei der Anwendung des neuen CAFM-Systems intensiv unterstützt.

2.12.5 Betriebsphase

Realisierung der Nutzenpotentiale

Voraussetzung sind eine professionelle Administration und aktuelle Daten

CAFM-Betrieb

Das Ergebnis der Einführung wird in der Betriebsphase deutlich und die Realisierung der angestrebten Nutzenpotentiale steht im Vordergrund. Der Zweck der Einführung ist erreicht und muss nun in der täglichen Praxis operrationalisiert werden. Die weiteren, gegebenenfalls schon in der Einführungsstrategie festgeschriebenen Stufen, werden parallel dazu in einem separaten Projekt oder innerhalb der Betriebsphase durchgeführt. Wichtig ist jedoch, dass die bereits implementierten Anwendungen genutzt werden. Der Aufwand zur Betreuung von komplexen IT-Systemen, wie es CAFM darstellt, wird oft unterschätzt. Dabei können nur bei einer professionellen Administration und einem aktuellen Datenbestand die angestrebten Nutzenpotentiale erreicht werden. Die Bestandteile der Betriebsphase (Abb.2-42) sind: – CAFM-Betrieb – Systembetrieb – Datenpflege – Support – Weiterentwicklung/Ausbau Der CAFM-Betrieb umfasst alle administrativen Aufgaben und stellt somit den Betrieb des CAFM-System sicher. Das System wird ständig den Bedürfnissen der Anwender angepasst. So werden die Benutzer verwaltet und mit Zugriffsrechten versehen, die erforderlichen Auswertungen und Analysen erstellt (s. a.Abschn.2.5.6). Für die Betreuung der Anwender werden Schulungsmaßnahmen durchgeführt und ein Helpdesk zur direkten Hilfestellung bei Anwenderfragen eingerichtet (siehe auch Support). Die CAFM-Administration stellt die Verbindung zum externen Systemlieferanten, z. B. bei

2.12 CAFM-Einführung

183

CAFM-Einführung Implementierungsphase Implementierungsphase Implementierungsphase

Konzeptionsphase

Betriebsphase

CAFM-Betrieb Anwendungssoftwarebetrieb

Schnittstellenbetreuung

Softwarepflege / Updates

Benutzerverwaltung

Customizing

Qualitätssicherung

Anwenderschulung Test

Berichtswesen

Systemeinstellungen

Gesamtkoordination

Dokumentation

Systembetrieb Serverbereitstellung

Systembereitstellung

Datensicherung

Koordination Datenpflege

Stammdatenpflege

Datenaufnahme

1. Level

2. Level

Konzeption

Implementierung

Datenbankbetrieb

Datenpflege Durchführung Datenaustausch

Support 3. Level

Weiterentwicklung / Ausbau Betrieb

Abb. 2-42 Bestandteile der Betriebsphase

der Softwarepflege (Updates/Releasewechsel) und zur internen IT-Abteilung (z. B. für die Datensicherung) dar. Weitere Aufgaben innerhalb des CAFM-Betriebes sind die technische Betreuung der Schnittstellen, das Anpassen des Systems (Customizing) und die Verwaltung der allgemeinen Systemeinstellungen. Die Veränderungen und Anpassungen im Produktivsystem werden durch die Durchführung von Testaktivitäten und einer Qualitätssicherung begleitet. Die Verfahrensanweisung, die CAFMProzesse und die Einstellungen werden in einem CAFMHandbuch dokumentiert und fortlaufend aktualisiert. Das CAFM-Handbuch beschreibt, in Abgrenzung zu einen systemspezifischen Benutzerhandbuch, die unternehmensspezifischen Aspekte des CAFM. Im Weiteren obliegt dem CAFM-Betrieb und damit dem CAFM-Verantwortlichen die Gesamtkonzeption des CAFM, sowohl im operationalen, wie auch in strategischen Bereich. Die Aufgaben des Systembetriebes (Server- und Systembereitstellung, Datenbankbetrieb und die Datensicherung) werden in der Regel durch die unterneh-

CAFM-Handbuch beinhaltet Anweisungen, Prozesse und Einstellungen

Systembetrieb

184

Datenpflege zur Sicherstellung der Aktualität

Support läuft meist mehrstufig ab

Weiterentwicklung und Ausbau

2 Computerunterstützung

mensinternen IT-Abteilungen oder durch externe IT-Servicedienstleister erbracht. Aufbauend auf der einmaligen Datenakquisition während der Implementierungsphase muss die Aktualität des Datenbestandes sichergestellt werden. Die Datenpflege ist somit elementarer Bestandteil eines funktionierenden CAFM-Systems. Die Datenaufnahme und -pflege ist extern durch Dienstleister oder intern durch eigenes Personal möglich. Die Planung und Steuerung der Datenaufnahme ist unabhängig von der Durchführung. Der Datenaustausch mit beteiligten Organisationseinheiten (z. B. Bauabteilung, IT-Abteilung) oder externen Unternehmen, wie Architekten, Zulieferern oder Fachplaner ist elementarer Bestandteil des Integrations- und Lebenszyklusgedanken des Facility Management. Durch den Support wird die Unterstützung der Anwender und der für den CAFM-Betrieb verantwortlichen Personen gewährleistet. Der Support ist je Organisation in verschiedenen Stufen (in der Regel First- und SecondLevel-Support) geregelt. Die letzte Stufe des Supports wird meist über den Implementierungspartner/Systemlieferanten abgedeckt (Wartungs- und Supportvertrag). Die Weiterentwicklung und der Ausbau des CAFMSystems durch die Einführung weiterer IT-Funktionen, entweder resultierend aus der Einführungsstrategie oder sich aus dem Betrieb entwickelnden Anforderungen der Anwender, folgen dem Vorgehensmodell. Das heißt, die Phasen Konzeption und Implementierung werden wiederholt durchlaufen, wenn auch in reduzierter Form.

2.13 Datenakquisition Beschaffung von Daten

3 Verfahren

Die Datenakquisition behandelt die Beschaffung von Daten. Neben der klassischen Bestandsdatenerfassung bei bereits bestehenden Gebäuden, hat sich die FM-orientierte Dokumentation bei Bauvorhaben (Neu- oder Umbau) zur Generierung von CAFM-Daten etabliert. Das dritte Verfahren zur Beschaffung von Daten ist die Datenmigration. Aus bereits vorhandenen Systemen müssen die Daten in ein neues Zielsystem übernommen werden. Diese Art der Datenakquisition wird bei Ablö-

2.13 Datenakquisition

185

sung von vorhandenen Alt-Systemen oder bei der Umstellung von einem CAFM-System auf ein anderes nötig.

2.13.1 Bestandsdatenerfassung Die Bestandsdatenerfassung bei bestehenden Gebäuden ist die übliche Situation, die bei der Einführung von CAFM entsteht. Sie lässt sich in drei Phasen unterteilen: – Datenakquisitionskonzept – Datenerfassung – Datenpflege

traditionelle Ausgangssituation

Das Bestandsdatenerfassung (DAK) ist die Vorbereitung zur eigentlichen Datenerfassung. Das DAK beschreibt, aufbauend auf der IST-Analyse, den Soll-Zustand und leitet aus der Differenz die notwendigen Maßnahmen ab. Das DAK kann unabhängig von einem konkreten CAFM-System erfolgen, solange einige Restriktionen zur Datenbehandlung (z. B. geschlossenen Polygonzüge zur Identifizierung von Räumen) eingehalten werden. Ein Datenakquisitionskonzept (DAK) besteht aus folgenden Einzelkomponenten: – IT-Funktionen definieren (im Zusammenhang mit dem Grobkonzeption) – Umfang festlegen (welche Gebäude/Liegenschaften sind betroffen) – Daten (Objekte, Attribute und Art der Repräsentanz) definieren – IST-Datenbestand analysieren und die Qualität bewerten – Einheitliche Datenstrukturen (z. B. Dateibezeichnung, Layerstruktur) definieren – Kennzeichnungssystem zur Identifikation der Objekte entwickeln – Datenformate für Datenerfassung definieren (Systemneutral oder -spezifisch) – Datenerfassung (interne oder externe) organisieren – Datenpflegekonzept, zur Sicherstellung der Datenaktualität in der Betriebsphase erarbeiten – Kostenprognose auf Basis des Flächenansatzes (Umfang x Daten x Kalkulationssatz) erstellen

Datenakquisitionskonzept (DAK)

Bestandteile

186

Basis zur Beauftragung von Dienstleistern

Datenerfassung

Massendatenimport als Methode zur Datenübernahme Vorort-Begehung

Symboldarstellung als Variation der grafischen Daten

Projektcontrolling

2 Computerunterstützung

Das DAK dient nicht nur zur Planung und Aufwandsermittlung für die Datenakquisition, sondern ist auch die Basis zur Beauftragung von externen Dienstleistern. Auf Basis des DAK kann ein detailliertes Leistungsverzeichnis erstellt werden, welches zu Ausschreibungen und Auswahlprozessen genutzt werden kann. Gerade bei der Datenakquisition ist die genaue Vorgabe von Seiten der Auftraggeber wichtig, um zum einen die gewünschten Ergebnisse zu erhalten und zum anderen, um die enormen Preisunterschiede bei der Datenerfassung bewerten zu können. Resultierend aus dem Datenakquisitionskonzept können die notwendigen Tätigkeiten, die sogenannte Datenerfassung, erfolgen. Bei der Datenerfassung muss unterschieden werden zwischen vorhandenen Datenbeständen, die übernommen werden können und solchen Daten, die neu aufgenommen werden müssen, weil sie qualitativ oder quantitativ nicht ausreichend sind. Die Datenübernahme kann über die Aktivierung der realisierten Schnittstellen erfolgen, über den sogenannten Massendatenimport oder im einfachsten Fall durch manuelle Dateneingabe (s. auch Abschnitt 2.13.3). Bei der Datenaufnahme von neuen Daten sind folgende Schritte notwendig. Zuerst erfolgt die Begehung vor Ort. Dabei werden die Daten aufgenommen, entweder direkt ins System durch die Verwendung von mobilen Datenerfassungssystemen oder durch das Eintragen in Listen bzw. Datenerfassungsblättern. Diese werden dann durch die Dateneingabe (manuell oder Massendatenimport) in das System eingepflegt. Werden auch grafische Informationen in Form von Symboldarstellungen benötigt, sind zusätzlich die Symbole in der CAD-Grafik zu positionieren und die Verknüpfung zwischen grafischen und alfanumerischen Informationen zur bidirektionalen Bearbeitung herzustellen. Dem Projektcontrolling der Datenerfassung, also der Planung, Steuerung und Qualitätskontrolle, kommt eine wichtige Rolle zu. Dies gilt sowohl für die interne Datenerfassung durch eigenes Personal, als auch der externen Datenakquisition durch spezialisierte Dienstleister.

2.13 Datenakquisition

187

Der Datenpflege kommt während der CAFM-Nutzung entscheidende Bedeutung zu. Die Ausführungen zur Datenpflege gelten für alle Datenbeschaffungsverfahren. Sie werden an dieser Stelle exemplarisch behandelt. Mit der Aktualität der Daten steht und fällt der Nutzen des Systems. Die Datenpflege ist auch eine organisatorische Aufgabe. Es müssen für die jeweiligen Objekte und Attribute Pflegezuständigkeiten vergeben werden. Neben der Verantwortung für die Daten müssen die Veränderungsprozesse und - intervalle festgelegt werden. Die Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten kann zentral und dezentral organisiert sein. Die dezentrale Datenpflege kann durch die jeweils an den IT-Funktionen beteiligten Anwender erfolgen. Bei der zentralen Datenpflege sind Kapazitäten erforderlich, die ausschließlich zur Datenbearbeitung eingesetzt werden. In der Praxis hat sich eine Kombination von zentraler und dezentraler Datenpflege durchgesetzt. So werden Bewegungs- und anwenderspezifische Daten dezentral und allgemeine Stammdaten zentral bearbeitet. Es wird auch das Outsourcing der kompletten Datenpflege an externe Dienstleister praktiziert. Hier ist im Gegensatz zur einmaligen Datenaufnahme eine kontinuierliche und intensivere Beziehung zum Unternehmen und zum eingesetzten System nötig, idealerweise ist der externe Dienstleister vor Ort im Unternehmen. Die Daten in einem CAFM-System müssen aktuell sein. Nur wenn die Daten zuverlässig aktualisiert werden, haben die Anwender Vertrauen in das System und nutzen es. Im Bewußtsein, dass alle eingegebenen Daten auch gepflegt werden müssen, sollte man folgende Leitgedanken berücksichtigen: Nur die wirklich benötigten und somit genutzten Informationen sollten aufgenommen werden. Informationen, die selten abgefragt werden, haben erfahrungsgemäß eine unzureichende und schlechte Pflege zur Folge. Aus diesen unwichtigen Informationen entstehen letztendlich Datenfriedhöfe. Aufgrund dieser Erfahrungen sind weniger Informationen sinnvoller, weil diese einer beständigen Pflege unterliegen und somit immer aktuell und verläßlich sind. Den für die Einführung vom CAFM verantwortlichen Personen müssen die Probleme bei dem Datenhandling immer präsent sein. Oft führt der Wunsch nach zu vielen Funktionen und Aufga-

Datenpflege

Zentrale und dezentrale Datenpflege

Outsourcing der Datenpflege

Vertrauen durch Aktualität

Gefahr von Datenfriedhöfen vermeiden

188

Übernahme als Synergiepotential

Faktor Mehrwert durch ergänzende Dienstleistungen

Unterscheidung in alfanumerische und grafische Daten

Kostenabschätzung auf Basis €/m2

2 Computerunterstützung

ben zur Überladung mit Daten, was aufgeblasene und gelähmte Systeme zur Folge hat. Ein wichtiges Synergiepotential liegt in der Übernahme schon einmal erfasster Daten. Sowohl bei der Datenaufnahme als auch bei der Datenpflege lassen sich große Synergieeffekte erzielen. Das Stichwort Mehrwert, Nutzen durch produkt- und produktionsergänzende Dienstleistungen, hat hier eine hohe Bedeutung. Wie der Aspekt der ganzheitlichen und auf den Lifecycle bezogenen Betreuung betont, sollten erbrachte Leistungen möglichst effizient genutzt werden. Ähnlich dem Konzept der FM-orientierten Dokumentation, wo Architekten und Fachplaner nach Abschluß des Bauvorhabens Daten an die Betreiber und Investoren übergeben (s. a. Abschn. 2.13.2.), sollten große Teile der Datenbereitstellung auf Seiten von Lieferanten und Dienstleistern liegen. Die Daten werden mit den Produkten übergeben. Die Aufnahme und Pflege ist nicht mehr Aufgabe des Facility Managers. Der Faktor Mehrwert würde die Einführung und den Betrieb von CAFM stark erleichtern. Forschungsvorhaben beschäftigen sich heute mit dem Thema Mehrwert und in Zusammenarbeit mit Anlagen und Maschinenlieferanten wird an einer einheitlichen Datenbasis gearbeitet. Wie oben angedeutet, liegt hier auch der springende Punkt. Bis es soweit ist, daß der Anwender den Mehrwert nutzen kann, vergeht noch viel Zeit. Die Tendenz ist jedoch unverkennbar. Schon einmal aufgenommene Daten sollten unbedingt im CAFM genutzt werden. Immer mehr Zulieferer arbeiten mit modernen EDV-Werkzeugen. Diese Daten sind nicht immer kompatibel, aber die Übernahme und Bearbeitung ist oft einfacher als die mühsame eigene Datenaufnahme. Bei der Datenakquisition ist die Unterscheidung in alfanumerische und grafische Daten wichtig. In vielen Artikeln und Vorträgen wird immer auf die grafische Datenaufnahme eingegangen. Sie ist zweifellos wichtig und oft die Grundlage für die Einführung von CAFM. Der größere Aufwand liegt aufgrund der Datenvielfalt jedoch in der Aufnahme der alfanumerischen Daten. Auch bei Kostenabschätzungen (s. a. Abschn. 2.11) wird oft nur die grafische Bestandserfassung berücksichtigt und in €/ m2 angegeben. Aufwandsangaben für die gesamte Da-

2.13 Datenakquisition

189

tenerfassung sind, außer bei standardisierten Bürokomplexen, selten zu finden. Die Gründe hierfür liegen in der mangelnden Erfahrung und in der Komplexität solcher Datenaufnahmen. Die Beschaffenheit der Betriebsfläche und die je nach Branche differierende technische Ausstattung sind ebenso wichtige Faktoren wie die Lage und die Qualität der existierenden Daten. Die Lokalisation der einzelnen Datenbestände innerhalb des Unternehmens ist ein weiterer Faktor, der den Aufwand zur Erhebung der alfanumerischen Daten erhöht. Vor der Aufnahme der grafischen Daten stellt sich am Anfang des Projektes die Frage, ob in 2D oder 3D gezeichnet werden soll. Was ist sinnvoller für das CAFM? Der Vorteil des 3D-Modells liegt in der Visualisierung und den Darstellungsmöglichkeiten. Das Modell enthält wesentlich mehr Informationen. Die Verwendungsmöglichkeiten solcher 3D-Informationen, z. B. für Computeranimationen und Virtual Reality (VR), sind vielfältig. Aus der großen Datenmenge ergeben sich auch die zwei Nachteile der 3-D-Darstellung. Zur Bearbeitung von 3DModellen benötigt man zum einen eine enorme Rechnerleistung, die heute allerdings schon von leistungsfähigen Personalworkstations bereitgestellt werden kann, zum anderen ist der Aufwand für die Datenaufnahme sehr groß. Für die Darstellung der dritten Dimension ist sowohl bei der eigentlichen Aufnahme vor Ort als auch bei der Eingabe in das System ein Vielfaches an Zeit aufzubringen. Das Verhältnis Nutzen/Aufwand muss entschärft werden. Das bedeutet: dort wo man 3D-Informationen erhält, sollte man sie verwenden. Die eigenständige Erfassung von 3D-Daten ist aus Kostengründen hingegen nicht zu empfehlen. Bei bestimmten Situationen, wie der Kollisionsbetrachtung von Rohrleitungen, ist eine 3D-Aufnahme berechtigt. Ziel ist es, die 3D-Informationen von den Konstrukteuren und Architekten zu bekommen, da der Trend bei der Gestaltung und Konstruktion zum dreidimensionalen Volumenmodell geht. Die Frage, welches Darstellungsmodell für Facility Management sinnvoll ist, lässt sich klar beantworten. Die meisten Aufgaben von Facility Management lassen sich im CAFM-System mit zweidimensionalen Informationen bearbeiten. Bei der zweidimensionalen Datenerfassung

2D oder 3D

Virtual Reality

Darstellungsmodell für FM ist 2D

190

Idealisierung

2 Computerunterstützung

sollte man versuchen, mit voreingestellten Höhen zu arbeiten. Das bedeutet, daß man z. B. einer Mauer eine bestimmte Höhe zuordnet. Der Vorteil liegt bei geringem Mehraufwand in der besseren Visualisierbarkeit. Diese Darstellungsform wird auch 2 ½ D genannt. Bei der grafischen Bestandsaufnahme ist die Idealisierung eine wichtige Komponente (Heiliger, 1997). Die Konstruktion eines realen Gebäudes und ebenso seines digitalen Pendants, des CAD-Modells, basiert geometrisch meist auf einem rechtwinkligen, parallel ausgerichteten Achsensystem. Das trifft insbesondere für Fabrikationshallen und genormte Bürogebäude zu. Die durch das digitale Aufmaß ermittelten Daten dürfen nicht unbehandelt in ein CAD-Modell übernommen werden. Um ein Vermessungsergebnis brauchbar im Sinne eines effektiven CAD-Handlings zu gestalten, ist eine Idealisierung der vermessenen Geometrie erforderlich. Es gibt keine Gründe, die Geometrie in ihrer Ursprünglichkeit zu belassen, es sei denn, sie soll kleinste Verformungen aufdecken. Das aber ist nicht das Ziel eines Aufmaßes für Facility Management.

2.13.2 FM-orientierte Dokumentation

aus dem Bauprozess CAFM-Daten generieren

Frühzeitige Integration in den Bauprozess

Die FM-orientierte Dokumentation hat das Ziel aus dem Bauprozess heraus CAFM-Daten zu generieren. Während der Planungs- und Erstellungsphase soll die Dokumentation durchgängig aufgebaut werden. Die als relevant erachteten Daten sollen über die gesamte Nutzungsdauer verfügbar sein und fortgeschrieben werden. Das Ergebnis ist die Übergabe der FM-Dokumentation in das CAFM-System ohne Konvertierungsaufwand. Durch die frühzeitige Integration aller am Planungsund Bauprozess Beteiligten werden Kosten- und Zeiteinsparung erzielt. Die FM-orientierte Dokumentation wird sich ähnlich wie die Projektsteuerung zu einem ergänzenden Leistungsbild der Architekten und Fachplaner entwickeln. Nach den ersten Projekten, in denen die Architekten und Fachplaner noch massiv vom Bauherrn überzeugt werden mussten, etabliert sich der FM-Dokumentationsprozess von Bauvorhaben zunehmend.

2.13 Datenakquisition

191

Dabei geht der Leistungsumfang über die gemäß HOAI Leistungsphase 9 geforderten Dokumentation hinaus. Es sind also zusätzliche Anforderungen gemäß der FM-Dokumentationsrichtlinie vertraglich zu vereinbaren. Von einer nachträglichen Beauftragung während des Bauprozesses ist aufgrund der finanziellen Mehraufwände abzuraten. Grundsätzlich kann der FM-Dokumentationsprozess parallel zum Bauprozess ablaufen. In einem anderen Ansatz wird FM-orientierte Dokumentation in die CADKoordination und dem Planungsaustausch integriert (s. Abb. 2-43). Die FM-orientierte Dokumentation wird als eine wesentliche Voraussetzung zum Erreichen der FM-Ziele angesehen und verlagert die Datenaufnahme auf den Entstehungsprozess. Somit beginnt der Aufbau eines durchgängigen Informationsmanagement über den gesamten Lebenszyklus. Für die Umsetzung ist die Festlegung der Anforderungen im Rahmen einer FM-Dokumentationsrichtlinie erforderlich. Dabei kann eine FM-Dokumentationsrichtline systemspezifisch oder, falls noch kein CAFM-System

Phase 1

Phase 2

Phase 3

Phase 4

Phase 5

Phase 6

Phase 7

Etablierung des FMDokumentationsprozesses

Voraussetzung zum Erreichen der FM-Ziele

FM-Dokumentationsrichtlinie

Phase 8

Phase 9

Bauprozeß CAD-Koordination Architektur Statik Elektrotechnik Vermessung Fassade IT /Kommunikationstechnik Heizung-/Lüftungstechnik Sicherheit Sanitärtechnik

Einbringen der Dokumentationsrichtlinie in den Bauprozeß

Prüfung von Musterdokumentationen

Umsetzung / Controlling / Betreuung durch FM-Dokumentationsberater

FM-Dokumentationsprozeß

Abb. 2-43 Bauprozess versus FM Dokumentationsprozess

Übernahme der strukturierten Dokumentation aus dem Bauprozeß

192

2 Computerunterstützung

ausgewählt ist, systemneutral erfolgen. Eine FM-Dokumentationsrichtlinie kann je nach Ausprägung folgende Komponenten beinhalten, die abhängig sind vom Umfang der Dokumentationsanforderungen: – CAD-Richtlinie für alle Bestandspläne – Wartungs- und Pflegeanweisungen für Bauteile und Anlagen (Leistungskatalog Instandhaltung) – Kennzeichnung und Strukturierung aller Dokumentationsunterlagen, Datenträger und Ordner nach einem einheitlichem Prinzip – Einheitliche Kennzeichnung durch AKS-Richtlinie (Anlagen-Kennzeichnungs-System) für Anlagen, Bauteile und Datenpunkte – begleitendes Raumbuch für alle Beteiligten am Planungs- und Erstellungsprozess Einsatz von OnlineApplikationen und spezialisierten Internetportalen

Für die Umsetzung der FM-Dokumentationsrichtlinie ist ein baubegleitendes Dokumentationscontrolling erforderlich, um die erforderlichen Aktivitäten zu steuern und die Ergebnisse qualitativ zu sichern. Außerdem ist die Verwendung von internetbasierten Online-Werkzeugen möglich.

2.13.3 Datenmigration Umorganisation von Datenbeständen

Ablösung von Alt-Anwendungen

Die Datenmigration behandelt die computerunterstützte Umorganisation (Migration) von Datenbeständen (Stahlknecht, 2005). Dabei werden bereits vorhandene Datenbestände in ein neues Zielsystem übernommen. Diese Art der Datenakquisition wird bei Ablösung von vorhandenen Alt-Systemen oder bei der Umstellung von einem bisher genutzten CAFM-System auf ein Nachfolgesystem nötig. Die Datenmigration gliedert sich in folgende Phasen: – Datenmigrationskonzept – Migrationsvorbereitung – Durchführung/Datenübernahme – Datenprüfung und Abnahme Im Datenmigrationskonzept werden die Inhalte und das Vorgehen der Migration beschrieben. Es stellt somit die

2.13 Datenakquisition

193

Voraussetzung für die technische Migration dar. Das Datenmigrationskonzept besteht aus folgenden Teilen: – Identifizierung der Datenquellen (Herkunftssysteme) und Festlegung, welche Daten übernommen werden sollen (Selektionskriterien), bezogen auf Inhalte und Zeiträume – Identifizierung der Zielsysteme und den jeweiligen Datenstrukturen – Festlegung der notwendigen Datenrestrukturierungen, die während der Übernahme erfolgen müssen. Hierzu sind die nötigen Umsetzungstabellen zu erstellen (z.B. Umstellung des Kontenplans/neue Definition der Flächenarten) – Beschreibung der notwendigen Migrationswerkzeuge ggfs. auch der Datenaufbereitungstools und Festlegung, ob die vorhandenen Standardwerkzeuge angepasst oder ob individuelle Migrationsprogramme entwickelt werden müssen – Beschreibung der jeweiligen Migrationverfahren (Export/Aufbereitung/Import) je Datenquelle unter Berücksichtigung der abhängigen Daten im Zielsystem und den notwendigen Vormigrationen – Zeitplanung, Festlegung der Zuständigkeiten und Kalkulation des Ressourcenbedarfs zur Datenmigration in Korrelation mit dem des festgelegten Produktivstarts unter Berücksichtigung der notwendigen Maßnahmen zwischen Produktivmigration und Produktivstart – Festlegung der Verfahren zur Datenprüfung und zur Außerbetriebnahme der Alt-Systeme unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften Während der Migrationsvorbereitung werden die Migrationsprogramme realisiert. Nach den Vorgaben des Migrationskonzeptes werden die vorhanden Export- und Importtools der jeweiligen Systeme (Sender- und Empfängersystem) parameterisiert. Stehen keine Standardtools zur Verfügung, so müssen individuelle, datenbankbasierende Migrationswerkzeuge entwickelt werden. Gerade bei der Ablösung von älteren Individualsoftwaresystemen kann dies zu erhöhtem Aufwand führen, besonders wenn die ehemaligen Entwickler nicht mehr verfügbar sind. Die Migrationsvorbereitung wird durch

Datenmigrationskonzept

Realisierung der Migrationsprogramme

194

Testmigrationen

Echtdatenübernahme

Restrukturierung des Datenbestandes

Datenprüfung und Abnahme

2 Computerunterstützung

kontinuierliche Testmigration begleitet. Anhand der Ergebnisse können die Migrationswerkzeuge optimiert werden. Gemäß den im Projektplan festgelegten Zeitpunkten kann nach Abschluss der Migrationsvorbereitung die Durchführung des Migrationsverfahrens zur Echtdatenübernahme (Produktivmigration) erfolgen. Dabei durchläuft das Migrationsverfahren folgende Schritte, unabhängig davon, ob diese manuell, teilautomatisiert oder vollautomatisiert ablaufen. Als erstes werden die relevanten Daten aus dem zu lieferndem System (Datenquelle) exportiert. Dann erfolgt die Aufbereitung der Daten gemäß der Migrationsregeln für die Datenstruktur des Zielsystems. Diese Restrukturierung des Datenbestands ist nicht nötig, wenn die Daten 1:1 übertragen werden können, was in der Praxis selten der Fall ist. Der Import der Daten in das Zielsystem erfolgt unter Berücksichtigung der Abhängigkeit der Daten untereinander. Falls erforderlich, müssen produktionsstartrelevante Daten nachbereitet werden. Dies ist notwendig, wenn die Umschlüssellung der Daten nicht eindeutig definierbar ist. Den Abschluss der Datenmigration stellt die Datenprüfung mit der dazugehörigen Abnahme dar. Anhand von Prüflisten werden die übernommenen Daten auf Quantität und Qualität abgestimmt. Die Außerbetriebnahme der Altsysteme mit der Aufbewahrung der Altdatenbestände schließt die Datenmigration ab.

3

Systemeinführung

Kapitel 2

Kapitel 3

Computerunterstützung • CAFM • Zusammenhang FM und CAFM • IT-Funktionen im FM • CAFM-Anwendungsbereiche • Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld • CAFM-Systemansätze • Anforderungen an CAFM-Systeme • Marktübersicht CAFMSysteme • Vorstellung einiger CAFM-Systeme • CAFM mit ERP-Systemen • Kosten und Nutzen • CAFM-Einführung • Datenakquisition

Systemeinführung • Einführungskonzept • Motivation und Ausgangslage • Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme • Konzept für das CAFM • Installation, Einrichtung und Schulung • Datenaufnahme und Dateneingabe • Anwendungen des Systems • Ausweitung des Systems

Marktübersicht

Erfahrungsbericht

Kapitel 1

• • • • • • •

Grundlagen Orientierung Interpretationen Ganzheitlichkeit Lebenszyklus Transparenz Entwicklung Nutzenpotentiale

Theorie

Kapitel 4 Anwendungsbeispiele Gebäudemanagement Umweltmanagement Fabrikplanung Instandhaltung Kabel- und Netzwerkmanagement • Abfallmanagement • Arbeitsschutz • Energiemanagement • Computer Integrated Buildings • Immobilien- und Dienstleistungscontrolling • mySAP ERP und FM • • • • •

Praxis

3.1 Einführungskonzept Der Mittelstand in der deutschen Industrie muss sich zur Erhaltung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit den verändernden Marktsituationen stellen. Die Sachanlagen eines Unternehmens als strategische Ressource müssen den neuen Bedingungen sehr schnell durch Umstrukturierung oder Neuplanungen angepasst werden. Innovative Unternehmen entscheiden sich deshalb zur Einführung eines CAFM-Systems. In diesem Kapitel wird die Einführung des FacilityManagement-Systems bei einem deutschen Industrieunternehmen dokumentiert. Von der Idee über die Kon-

Innovative Unternehmen entscheiden sich zur Einführung eines CAFM Systems

196

Leitfaden für die Einführung von CAFM-Systemen Einführungskonzept gliedert die Einführung in Stufen und Phasen

Der Aufbau des Kapitels orientiert sich an der Einführungsstrategie

Das Sollkonzept dient als Arbeitsinstrument

3 Systemeinführung

zepterstellung und Realisierung bis zur Anwendung werden die einzelnen Schritte beschrieben, um dem Leser einen Eindruck von der Komplexität zu vermitteln. Die gesamte Einführung ist ohne die Hilfe von externen Beratern durchgeführt worden. Die gesammelten Erfahrungen dienen dem Leser als Beispiel für eine schnelle und kostengünstige Einführung. Nicht alle Erfahrungen können ohne weiteres übernommen und übertragen werden. Allerdings eignet sich die Vorgehensweise als Leitfaden für die erfolgreiche Einführungen von CAFMSystemen. Für die Einführung eines Facility-Management-Systems ist die Einführungsstrategie ein entscheidender Faktor. Das hier genutzte Einführungskonzept gliedert die Einführung in Stufen und Phasen. Das Konzept sorgt für einen frühzeitigen Teilnutzen und eine schnelle Akzeptanz des Systems innerhalb des Betriebes. Ein Ziel der Einführungsplanung ist das optimal auf das Unternehmen abgestimmte System, welches sich auch den individuellen Bedürfnissen der Zukunft anpasst. Die Einführung erfolgt nach der Erstellung des Soll-Konzeptes in zwei großen Stufen, die sich in einzelne Phasen unterteilen. In der ersten Stufe, der Umsetzung des Konzeptes, werden die grundlegenden Voraussetzungen für den effektiven Nutzen des Systems geschaffen. Der Ausbau erfolgt in der zweiten Stufe. Darin beginnt die breite Praxisanwendung des Facility Management mit der Ausweitung des Systems für weitere Anwendergruppen. Der Aufbau des Kapitels orientiert sich an den sieben Phasen des Einführungskonzeptes. In Abb. 3-1 ist das Einführungskonzept zu erkennen. Die Zeiträume werden deutlich. Mit der Ausarbeitung des Sollkonzeptes wurde Ende 1994 begonnen und im Juni 1995 startete die erste Stufe. Schneller als erwartet konnte dann im März 1997 mit dem Ausbau in der zweiten Stufe begonnen werden. Im Soll-Konzept wird festgeschrieben, wie das Facility Management für das Unternehmen gestaltet sein muss, um die gestellten Anforderungen zu erfüllen. Neben der Beschreibung des CAFM-Systems werden auch die organisatorischen Strukturen innerhalb des Unternehmens festgelegt. Das Soll-Konzept dient als verbindliches Arbeitsinstrument und soll den beteiligten Partnern inner-

3.1 Einführungskonzept

197

halb des Unternehmens und den Softwareanbietern effizientes Arbeiten ermöglichen. Oft wird dieses Soll-Konzept von externen Beratern oder den Systemanbietern in Form eines Pflichtenheftes erstellt. Im Pflichtenheft werden die Veränderungen und Aufgaben des Systems verbindlich festgehalten und dienen sowohl dem Unternehmen als auch den Softwareentwicklern als Richtlinie. Das Unternehmen kann anhand des Pflichtenheftes überprüfen, ob die Ideen vom Systemhaus verstanden und umgesetzt worden sind. In dem hier beschriebenen Praxisbeispiel ist auf die Anfertigung eines Pflichtenheftes verzichtet worden. Die Aufgabe der ersten Stufe ist die Umsetzung des Konzeptes für das Facility Management. Die Realisierung im Produktionsbereich steht dabei im Vordergrund. Hierzu wird als erstes in der Installationsphase die EDVAusrüstung errichtet. Das Einführungskonzept sieht eine Einplatzlösung für die Bewältigung der Aufgabe vor. Die Software muss installiert und eingerichtet werden. Danach setzt die Schulungs- und Orientierungsphase ein, die dem Anwender den sicheren Umgang mit dem System ermöglichen soll. In der Einrichtungsphase wird das System individuell angepasst. Den nötigen Rahmen liefert die Datenstruktur. Die Struktur legt den Umfang der zu verwaltenden Daten fest. Es wird eine Ordnungsstruktur entworfen, an der sich das System orientiert.

Idee

Phase 1 Motivation und Ausgangslage

Schoeller intern 11/94

Sollkonzept

Phase 2 Analyse Unternehmen / CAFM-Systeme Phase 3 Konzept fŸr das Facility Management

6/95

1.Stufe

Umsetzung des Konzeptes

Phase 4 Installation, Einrichtung und Schulung Phase 5 Datenaufnahme und Dateneingabe Phase 6 Anwendung des Systems

2.Stufe

Ausbau des Systems

03/97

Abb. 3-1. Einführungskonzept

Phase 7 Ausweitung des Systems

Auf die Erstellung eines Pflichtenheftes wurde verzichtet 1. Stufe: Umsetzung des Konzeptes

Die Datenstruktur legt den Umfang der zu verwaltenden Daten fest

198

Das Auffüllen des Systems mit Daten ist ein langwieriger und arbeitsaufwendiger Prozess

Die Datenaufnahme konzentriert sich auf eine ausgewählte Produktionshalle

2. Stufe: Ausweitung des Systems

3 Systemeinführung

Die Eingabe- und Ausgabeformate werden konzeptioniert und eingerichtet, wobei besonders die Übernahme von bereits existierenden Datenbeständen vorrangig ist. Hierzu zählt auch die Übergabe von CAD-Daten, die bereits von Lieferanten bei der Installation von Maschinen und Anlagen erstellt wurden. Der Aufbau eines Datensicherungskonzeptes und die Integration des Systems in die bereits bestehende Rechnerlandschaft schließen die Einrichtungsphase ab. In der Phase der Datenerfassung werden die Bestandsdaten in das System aufgenommen. Dazu gehören die Erstellung von Zeichnungen, sowie die Erfassung alphanumerischer Daten unter Berücksichtigung der Datenbasis. Das Auffüllen des Systems mit Daten ist ein langwieriger und arbeitsaufwendiger Prozess. Dabei ist nicht die Eingabe in das System, sondern das Auffinden und die Bereitstellung der Daten der größere Aufwand. Die Daten sind die Basis, um mit dem System zu arbeiten. Die Vorgehensweise bei der Aufnahme der Bestandsdaten erfolgt in mehreren Arbeitsabschnitten. Zuerst wird das gesamte Betriebsgelände mit den Grundrissen der einzelnen Gebäude aufgenommen, welche als Grundlage für die weiteren Schritte dienen. In den anschließenden Schritten konzentriert sich die Aufnahme auf eine ausgewählte Produktionshalle, um exemplarisch das System auf die Fabrik abzustimmen. Im nächsten Schritt wird das Maschinenlayout erstellt. Daraufhin werden die alphanumerischen Daten über Maschinen, Transportmittel und sonstige Anlagen vervollständigt. Sukzessive werden dann, je nach Anforderung und Dringlichkeit, die weiteren Funktionsbereiche wie Sicherheitstechnik, Abfalltechnik oder Wassertechnik bearbeitet und aufgenommen. Ziel dieser Phase ist es, die ganze Bandbreite des Systems kennen und nutzen zu lernen. In der letzten Phase der ersten Stufe wird das System in seinen Funktionen genutzt. Weiterhin sollen die Layoutplanung genutzt und Veränderungen simuliert werden. Abfragen und Auswertungen werden im betrieblichen Alltag erstellt und verwendet. Die zweite Stufe hat das Ziel, Facility Management im Unternehmen zu etablieren. Zunächst müssen wichtige und grundlegende Erfahrungen in der ersten Stufe gesammelt und die so erhaltenen Informationen ausgewer-

3.2 Motivation und Ausgangslage

199

tet und in ein Konzept umgesetzt werden. Die Aufgaben dieses Abschnittes liegen im Ausbau des Systems, in der praktischen Anwendung und in der Anpassung an die erweiterten Anwendungsbedürfnisse im Unternehmen. Die Einplatzlösung aus der ersten Stufe wird zu einem Netzwerk nach Client-Server-Prinzip weiterentwickelt. Wenn alle erforderlichen Daten ins System eingespeist worden sind, kann die Informationsverarbeitung für das gesamte Unternehmen erfolgen. Die Ausweitung des Systems auf weitere Unternehmensbereiche, wie Anlagenbuchhaltung oder Controlling, kann nun erfolgen. Außerdem wird das CAFM- System um neue Funktionsbereiche, z. B. das Instandhaltungsmanagement, erweitert. Die zweite Stufe ist bei Verfassen dieses Buches noch nicht abgeschlossen. Somit können nur aus den bisherigen Erfahrungen entwickelte Konzepte und die Anfänge beschrieben werden.

Die zweite Stufe ist noch nicht abgeschlossen

3.2 Motivation und Ausgangslage Das als Beispiel dienende mittelständische Industrieunternehmen, die Schoeller Textil GmbH & Co KG, benötigt ein Facility-Management-System für drei wesentliche Aufgaben: Zeichnungserstellung, Planungsinstrument und Informationssystem für alle anlagenund gebäudespezifischen Daten. Zum einen sind die Zeichnungsbestände der Gebäude und Anlagen veraltet und entsprechen nicht mehr dem aktuellen Stand. Zum anderen muss sich ein Industriebetrieb ständig an neue Produktionsbedingungen anpassen. Aufgrund dieser Voraussetzungen entstand die Idee, Gebäude und Anlagen neu aufzunehmen, und zwar mit Computerunterstützung. Zunächst wollte man hierzu ein einfaches CAD-Programm wie AutoCAD LT anschaffen. Aus diesem Ansatz heraus entwickelte sich in einem Zeitraum von 6 Monaten der Gedanke eines Facility-Management-Systems. Neben der Notwendigkeit von neuen Plänen aufgrund von vernachlässigter Bestandsführung und veralteten Gebäudeinformationen gibt es noch weitere Gründe für die Einführung eines Facility-Management-Systems.

Drei wesentliche Aufgaben

Gründe für den Einsatz eines CAFM-Systems

200

Die Daten dauerhaft dem Unternehmen zur Verfügung stellen

Abb. 3-2. Betriebsgelände

3 Systemeinführung

Die Informationen über Gebäude und Anlagen, z. B. Maschinen, lufttechnische Anlagen, Transportsysteme und Sicherheitstechnik, sind unzureichend und schwer aufzufinden. Hinderlich ist, dass keine zentrale Datensammlung existiert. Die einzelnen Datensammlungen sind für bereichsfremde Mitarbeiter des Unternehmens in den meisten Fällen schwer oder gar nicht zugänglich. Als Grundlage für Entscheidungsprozesse ist es jedoch wichtig, daß diese Informationen vollständig und schnell zur Verfügung stehen. Es ist ein zentrales Informationssystem notwendig, in dem die relevanten Daten aufgenommen, verwaltet und zur Verfügung gestellt werden. Wichtige Daten und Informationen liegen oft in Form von Erfahrungen langjähriger Mitarbeiter vor und sind nicht schriftlich abgelegt. Dieses Wissen, besonders über die langlebigen Anlagen, geht mit dem Ausscheiden der Mitarbeiter, z. B. durch Pensionierung, für das Unternehmen verloren. Um diesem Verlust vorzubeugen, müssen solche Informationen in ein computergestütztes System übernommen werden. Dadurch stehen die Daten dem Unternehmen dauerhaft zur Verfügung (Abb. 3-2).

3.2 Motivation und Ausgangslage

201

Um das Unternehmen den neuen Produktionsbedingungen optimal anzupassen und eventuelle Fehlentwicklungen zu erkennen, ist es nötig, verschiedene Planungsalternativen durchzuspielen. Hierzu wird ein Planungsinstrument benötigt, welches die unterschiedlichen Situationen simuliert. Alle gestellten Aufgaben zusammen können nur mit einem Facility-Management-System bewältigt werden. Es geht also nicht um die Frage, ob ein System dieser Art installiert wird, sondern welches System geeignet ist. Nicht die positive Kosten-Nutzen-Analyse ist ausschlaggebend für die Investition, sondern die Notwendigkeit, die oben aufgeführten Missstände zu beseitigen, ist entscheidend. Es stand immer im Vordergrund, ein geeignetes System auszuwählen und einzuführen, welches die Erwartungen des Unternehmens auch in Zukunft erfüllt. Das hier beschriebene Unternehmen gehört zu den größten Spinnereien Westeuropas, wurde 1889 gegründet und ist seither in Familienbesitz. Es werden pro Tag ca. 80 Tonnen Garne und Zwirne gefertigt. Von den ungefähr 500 Mitarbeitern arbeiten 75 % in der Herstellung. Die Produktion erfolgt im 4-Schicht-Betrieb an 7 Tagen der Woche. Das Unternehmen hat sich dem Wandel der Zeit immer angepasst und besitzt technisch ein sehr hohes Niveau. Die Grundfläche des Firmensitzes beträgt 350 000 m2, davon entfallen 91 000 m2 auf das Betriebsgelände. Die bebaute Produktionsfläche beträgt ca. 60 000 m2. Darüber hinaus stehen noch über 50 Werkswohnungen zur Verfügung. Ein weiteres Werk der Unternehmensgruppe befindet sich in Tschechien. Dieses Werk, in dem 300 Mitarbeiter arbeiten, mit einer Fläche von 30 000 m2 BGF soll auch mit dem CAFM-System verwaltet werden. Für ein Industrieunternehmen dieser Größenordnung ist die Einführung von Facility Management ein noch seltener und sehr innovativer Prozess. Das Unternehmen übernimmt also eine Vorreiterrolle. Das gehört zum Firmenkonzept: Durch weitsichtige Investitionentscheidungen und den Einsatz von hochentwickelten Technologien wird die hervorragende Marktposition gefestigt.

Planungsinstrument ersetzt Schere und Klebestift

Seltener und sehr innovativer Prozess

202

3 Systemeinführung

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme Die Ist-Analyse ist eine wichtige Phase bei der Einführung eines Systems. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob es sich um ein Management- oder ein EDV-Konzept handelt. Um etwas Neues in ein Unternehmen zu integrieren, muss die vorhandene Unternehmensstruktur analysiert werden. Bei Informationssystemen sind die zu verwaltenden Daten die Existenzgrundlage. Um zu wissen, welche Daten und Informationen benötigt werden, geht man anwendungsneutral vor und sammelt alle wichtigen Informationen in einer Datenstruktur. In der Analysephase werden auch die am Markt befindlichen CAFM-Systeme betrachtet und das geeignete System ausgewählt. Hierfür wurde eine eigene Marktübersicht erstellt.

3.3.1 Datenstruktur als strategische Basis Die gespeicherten Daten sind der teuerste und wertvollste Bestandteil eines CAFM-Systems

„Der Aufbau einer Facility-Datenbank ist eine grundlegende strategische Aufgabe“ (Schwarze, 1991). Der sorgfältig und langfristig konzipierten Datenorganisation kommt im Facility Management besondere Bedeutung zu. Die gespeicherten Daten sind der teuerste und wertvollste Bestandteil eines CAFM-Systems. Aufgabe und Ziel der gemeinsamen Datenorganisation ist es, den vielen unterschiedlichen Anwendungen zu dienen. „Weil die Anwendungen so verschiedenartig sind, kann die Datenorganisation nicht anwendungsspezifisch, sondern muss anwenderneutral sein“ (Heidbreder, 1993). Hierzu enthält die Datenbank das gesamte rechnerinterne Modell des Unternehmens. Die Strukturierung und Erstellung einer Datenstruktur (DAS) hat noch weiteren Nutzen. Zum einen ist es möglich, die Mitarbeiter frühzeitig mit Facility Management in Berührung zu bringen. Sie bringen ihre Erfahrungen und ihr Wissen in die Datenstruktur mit ein. Der frühe Kontakt zwischen Beschäftigten und dem System schafft Identifikation mit und Integration von CAFM. Zum anderen dient die Datenstruktur dem Systemanbie-

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme

203

ter als Grundlage zur Erstellung des Pflichtenheftes. Das Unternehmen ist in den Strukturen abgebildet. Der Umfang der zu verwaltenden Daten sowie die Informationsinhalte und deren Detailliertheit werden hier entwickelt und festgelegt. Diese Informationen erhält der Systemanbieter, womit Zeitbedarf minimiert und Kosten reduziert werden. Im folgenden werden Aufbau und Konzeption der Datenstruktur geschildert. Es wird nicht die gesamte Datenstruktur gezeigt, sondern nur die Entwicklung anhand ausgewählter Bereiche demonstriert.

3.3.2 Konzeption der Facility-Datenbank Eine logische Struktur und eine übersichtliche Organisation bilden den Kern einer guten Facility-Datenbank. Um die verschiedenen Bereiche in einer Struktur zusammenzufassen, bedarf es einer allgemeinen Gliederung der Daten in einer hierarchischen Datenstruktur. Die unterschiedlichen Ebenen innerhalb der Datenstruktur stellt Abb. 3-3 dar. Die ersten sechs Ebenen des Datenbaums dienen als Wegweiser, um an die gesuchten Informationen zu gelangen. Die Struktur ist eine Art Navigator, der den Benutzer zu den Informationen führt. Die Informationen zu den Sachgütern sind in der Datenbasis abgelegt. Die Informationen über die Gebäude und Anlagen sind hier gespeichert. Die Organisation der Datenmengen erfolgt über die vorgeschalteten Ebenen der Datenstruktur. Der Datenbaum ermöglicht eine systematische Suche nach gewünschten Informationen. Angefangen vom Hauptbereich wählt man anhand der Struktur seine Informationen immer detaillierter aus. Die ersten beiden Ebenen bestimmen den Standort. Die Ebenen drei, vier und fünf sind nach Funktionen aufgeschlüsselt, wobei stufenweise eine tiefere Spezifizierung erfolgt. Die eigentlichen Informationen zu dem gewünschten Objekt befinden sich in den Ebenen sechs und sieben. Der Informationsbereich teilt sich auf, da je nach Anwendung differenzierte Daten benötigt werden. Eine Klassifizierung der Objekte erfolgt durch die allgemeinen Daten. Sie sind standardisiert und somit in jedem Bereich gleich.

204

3 Systemeinführung

Dat enst r u kt u r

Haup t b ereich

Betrieb

Betrieb

Produktion

Allgemein

Verwaltung

Immobilien

Halle 4

L o kalisat io n

Maschinen

Fu n kt i o n sb ereich

Produktions-

Fu n kt i o n ssp ezif i kat i o n 1

maschinen

Karde

Fu n kt i o n ssp ezif i kat i o n 2

Inf o r m at i o n sb ereich

Dat enb asis

Allgemeine

Technische

Produktions

Daten

Daten

Daten

LŠnge: Gewicht: Leistung:

Abb. 3-3. Aufbau der Datenstruktur

Die Datenstruktur teilt das Unternehmens in vier Hauptbereiche

Das Betriebsgelände ist Gegenstand des Bereiches Betrieb-Allgemein

Die Datenstruktur des Unternehmens wird in vier Hauptbereiche aufgeteilt. Die Gliederung in der Datenstruktur ist von der technischen Ausrichtung des Facility Management geprägt. Die in Abb. 3-4 gezeigte Unterteilung in vier Hauptbereiche entsteht durch die räumliche Aufteilung des Unternehmens. Die Produktionsanlagen befinden sich in den Sälen 19 und werden im Bereich Betrieb-Produktion zusammengefasst. Das gesamte Betriebsgelände ist Gegenstand des Bereiches Betrieb-Allgemein. Alle Gebäude und Anlagen, die zum Funktionieren des Betriebes beitragen, werden hier erfasst. Dazu gehören neben Labor und Recyclinganlage z. B. auch die Lagerstätten für Rohund Fertigerzeugnisse. Den weiteren Bereichen kommt in der Einführungsphase weniger Bedeutung zu. Der

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme

205

Datenstruktur

Betrieb Produktion

Betrieb Allgemein

technisch

Verwaltung

Immobilien

betriebswirtschaftlich

Abb. 3-4. Datenstruktur

betriebswirtschaftliche Aspekt steigert sich hier zunehmend. Der Bereich Verwaltung beschäftigt sich in erster Linie mit den Gebäuden und Anlagen dieses Bereiches. Das Verwaltungsgebäude wird genauso berücksichtigt wie das Vertriebsgebäude und die EDV-Anlage. Die Geschäftsbereiche Controlling, Anlagenbuchhaltung oder das Personalwesen sind hier positioniert und können in das System integriert werden. Der vierte Hauptbereich beschäftigt sich mit den Immobilien des Unternehmens. Den Mitarbeitern stehen über 50 betriebseigene Werkswohnungen zur Verfügung. Um diese Immobilien zu verwalten, kann das System genutzt werden. Unterhalb der Hauptbereiche gliedert sich die Struktur weiter in Ebenen auf. Die Datenstruktur versucht, das Unternehmen mit seinen Anforderungen flächendeckend abzubilden, wobei die Informationstiefen sowohl horizontal als auch vertikal berücksichtigt werden. Die nächste Ebene gibt den genauen Standort innerhalb des Hauptbereiches an. Das gesuchte Objekt mit seinen Daten wird von Ebene zu Ebene lokalisiert und systematisch herausgefiltert. Die Informationstiefe ist ein entscheidender Faktor, der den Umfang des Systems bestimmt. Die Inhalte müssen den Anforderungen der späteren Anwendung genügen. Gleichzeitig muss aber eine unnötige Informationsintensität vermieden werden. Die Kapazitäten des Systems würden aufgrund der Datenmassen nicht ausreichen, somit würde der Datenzugriff unzumutbar verlängert, was zu einem unkomfortablen und langsamen Arbeiten führt.

Unterhalb der Hauptbereiche gliedert sich die Struktur weiter in Ebenen auf

Halle 4

Kommunikation

Halle 5

Fšrdertechnik

Halle 7

Abb. 3-5. Datenstruktur gesamtes Unternehmen

Elektrotechnik

Lagertechnik

Halle 3

Maschinen

Halle 2

GebŠude

Halle 1

Betrieb Produktion

Drucklufttechnik

Halle 8

Sicherheitstechnik

Klimatechnik

Heitungstechnik

Wassertechnik

GelŠnde Schlosserei

Halle 9

Recycling Labor

Umwelttechnik

Betrieb Allgemein

Wartung

HRL

Abfalltechnik

Datenstruktur

EDV

Heitungstechnik

GebŠude

Elektrotechnik

Haupt Personal Vertrieb

Verwaltung

Wartung

Kommunikation

Sicherheitstechnik

Woh. 1 Woh. 2

Wassertechnik

É

Immobilien

Woh. 49 Woh. 50

206 3 Systemeinführung

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme

207

In Abb. 3-5 ist die Datenstruktur für das gesamte Unternehmen abgebildet. Die Datenstruktur wird zur besseren Übersicht in Form eines Baumdiagramms dargestellt. Die Datenstruktur ist in drei Ebenen unterteilt. Den Hauptbereichen folgt die genaue örtliche Bestimmung. Die einzelnen Gebäude werden nach Funktionsgruppen aufgeteilt. Der weitere Verlauf der Struktur richtet sich nach der Funktionalität. Um den Überblick nicht zu verlieren, werden die nächsten Ebenen nicht mehr dargestellt. Dennoch erhält man einen Eindruck von der Dimension der Facility-Datenbank.

Der Eindruck von der Dimension der FacilityDatenbank wird deutlich

3.3.3 Datenstruktur und Datenbasis des Bereiches BetriebProduktion Der Umfang der Facility-Datenbank zeigt sich deutlich in dem Baumdiagramm. Die Gewichtung liegt auch in den einzelnen Hauptbereichen auf der technischen Seite. Die Struktur versteht sich als Basis. Für darüber hinausgehende Anwendungen außerhalb der jetzt geplanten Funktionen erweitert sich die Datenbank. Für einen Hauptbereich wird exemplarisch eine Datenstruktur erstellt. Der Bereich Betrieb-Produktion wird ausgesucht, da er sich besonders eignet (Abb. 3- 6). Die Gründe dafür sind vielfältig. Der ursprüngliche Gedanke, die Neuaufnahme der Zeichnungsbestände, kommt aus dem Betriebsbereich. Das gesamte Facility Management ist technisch orientiert und die vorrangigen Aufgaben ergeben sich im Umfeld der Produktion. Ein weiterer Aspekt liegt in der Datenvielfalt der Produktion. Aus heutiger Sicht stellt der Hauptbereich Betrieb-Produktion, zusammen mit dem Bereich Betrieb-Allgemein, den weitaus größten Teil der Datenmenge dar. Genauso sind aufgrund der vielfältigen Anwendungen, die Informationsinhalte sehr viel detaillierter als in den anderen Bereichen. Die Mehrzahl der Systemnutzer ist hier angesiedelt. Der Bereich Betrieb-Produktion ist prädestiniert für die erstmalige Konstruktion einer Datenstruktur als Grundlage des Facility Management. Die Datenstruktur wird in Anlehnung an die entwickelten Muster erstellt. Der Leitfaden für die Umsetzung ist der Gedanke an ein

Die Gewichtung liegt auf der technischen Seite

208

3 Systemeinführung

recheninternes Modell des Unternehmens. Berücksichtigt werden während der Erstellung der Datenstruktur die Ist-Zustände von Gebäuden, Anlagen und Betrieb, die potentiellen Anwender und auch die zukünftigen Arbeitsroutinen. Im folgenden soll versucht werden, die Datenstruktur des Bereichs Betrieb-Produktion zu entwickeln. Dieser gliedert sich in acht einzelne Produktionsstätten, welchen die gleichen 14 Funktionsbereiche zugeordnet werden. Jeder Funktionsbereich wird einzeln betrachtet, und es wird ein Baumdiagramm entwickelt. Die Struktur endet bei allen Funktionsbereichen im Informationsbereich. Der Weg dahin ist vom Funktionsbereich und dessen Vielfältigkeit geprägt. Die Anzahl der Ebenen und Verzweigungen ist Ausdruck der Komplexität der jeweiligen Funktion. Die Datenbasis findet in dieser Datenstruktur keine Berücksichtigung, da sie nicht mehr übersichtlich darstellbar ist. Die Datenstruktur stellt den Zusammenhang der einzelnen Informationsbereiche dar. Die gesuchten Informationen sind in der Datenbasis gespeichert. Diese Basen richten sich nach dem Funktionsbereich und den weiteren Funktionsspezifikationen.

Datenstruktur Betrieb Produktion

Betrieb Allgemein Halle 4

Halle 1

Halle 2

Halle 3

GebŠude

Maschinen

Fšrdertechnik

Elektrotechnik

Drucklufttechnik

Abb. 3-6. Datenstruktur Bereich Produktion

Wassertechnik

Verwaltung

Immobilien

Halle 5

Halle 7

Halle 8

Halle 9

Lagertechnik

Klimatechnik

Heizungstechnik

Wartung

Abfalltechnik

Kommunikation

Sicherheitstechnik

Umwelttechnik

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme

209

Ausgenommen von dem Informationsbereich Allgemeine Daten sind die Datenbasen sehr unterschiedlich. Es existieren im Hauptbereich Betrieb-Produktion allein über 70 verschiedene Datenbasen. Der Funktionsbereich Maschinen (Abb. 3-7) wird gezeigt, weil hier unterschiedlichste Informationen abgelegt sind, womit die große Bandbreite der Datenbasen demonstriert wird. Insgesamt werden 350 Produktionsmaschinen und etwa 50 sonstige Maschinen erfasst. Zu jedem dieser 400 Objekte gibt es bis zu vier Informationsbasen und zum Teil zugeordnete Peripheriegeräte. Kummuliert ergeben sich für den Funktionsbereich Maschinen ca. 2 000 Datenbasen. Der Bereich Allgemeine Daten ist innerhalb eines Funktionsbereiches identisch. Hier werden die grundle-

Insgesamt werden 350 Produktionsmaschinen und etwa 50 sonstige Maschinen erfasst

Datenstruktur Betrieb Produktion

Betrieb Allgemein Halle 4

Halle 1

Halle 2

Halle 3

GebŠude

Fšrdertechnik

Maschinen

Elektrotechnik

Drucklufttechnik

Wassertechnik

Verwaltung

Immobilien

Halle 5

Halle 7

Halle 8

Halle 9

Lagertechnik

Klimatechnik

Heizungstechnik

Wartung

Abfalltechnik

Kommunikation

Sicherheitstechnik

Umwelttechnik

sonstige Maschinen

Produktionsmaschinen

Mischung

Karde

Strecke

Unilap Fachen

Rotorspinnen

Ringsspinnen

Spulen

Zwirnen

Allgemeine Daten

Technische Daten

Spezifische Daten

Produktions Daten

Abb. 3-7. Datenstruktur Bereich Produktion im Funktionsbereich Maschinen

Flyer

Allgemeine Daten

Technische Daten

210

3 Systemeinführung

genden Merkmale festgeschrieben, um eine genaue Klassifizierung zu ermöglichen. Im allgemeinen Teil wird eine Identifikationsnummer vergeben, die sich durch sämtliche Funktionsbereiche im gesamten Unternehmen zieht. So erfolgt eine durchgehende und einheitliche Kategorisierung, wodurch die Identifikation von Informationen vereinfacht wird. Die ersten Ebenen sind wieder zur besseren Übersicht aufgeführt. Sie dienen als Orientierungshilfe. In dem Informationsbereich gestaltet sich die Datenbasis (Abb. 3-8). Zu einem Informationsblock

Datenbasis Hauptbereich: Lokalisation: Funktionsbereich: Funktionsspezifikation 1: Funktionsspezifikation 2:

Betrieb-Produktion Saal 1 – Saal 9 Maschinen Produktionsmaschinen alle Typen

Informationsbereich:

Allgemeine Daten

Bezeichnung Typ Inventarnummer Hersteller Lieferant Kundendienst Baujahr Wartungsintervalle Wartungsaufwand Wartungskosten Eigentümer Anschaffungsdatum Anschaffungswert heutiger Wert Abschreibungszeit Maschinennummer Maschinengruppe Inbetriebnahme Kostenstelle Standort

Grafik x Grafik x

Einheit Einheit

h/Bh DM/Bh

Einheit Einheit Einheit

DM DM Jahre

Abb. 3-8. Datenbasis Allgemeine Daten

Grafik x

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme

211

gehören die einzelnen Informationen und, falls erforderlich, die Einheit und der Vermerk zur grafischen Aufnahme. Die verschiedenen Datenbasen haben ein einheitliches Layout, wodurch Irritationen vermieden werden. Die Daten werden aufgeteilt in grafische und alphanumerische. Diese Unterscheidung ist in der Datenbasis vermerkt. In der späteren Eingabe der Daten, dem Füllen der Datenbank, muss hierauf geachtet werden. Die Zuordnung der Daten in die einzelnen Systemkomponenten wie CAD oder Datenbank erfolgt automatisch innerhalb des Systems. Jedoch verlangen manche Objekte nach beiden Arten von Daten. Die Abmessungen einer Maschine werden z. B. sowohl alphanumerisch (Länge × Breite × Höhe) in Metern aufgenommen als auch grafisch in Form einer maßstabsgerechten Zeichnung. Das ist notwendig, weil differierende Anwendungen unterschiedliche Daten beanspruchen. Der Layoutplaner will visuell die Maschinen am Bildschirm verschieben. Für einen Transport der Maschine benötigt der Spediteur jedoch die Abmessungen in Zahlenform.

3.3.4 Anforderungskatalog für das CAFM-System Das Computer-Aided-Facility-Management System ist als eigenständige Einheit zu betrachten und muss nicht an die im Unternehmen installierte mittlere Datentechnik (MDT), in diesem Fall eine AS 400 von IBM, angekoppelt werden. Die Rahmenbedingungen für das CAFM-System sind in einem Anforderungskatalog festgehalten: – benutzerfreundlich und komfortabel, auch für Nutzer, die wenig im System arbeiten bedienbar und verständlich, – offenes und variables System, das Industriestandards einsetzt, um Datenbestände aus anderen Systemen übernehmen zu können; das bezieht sich besonders auf die CAD-Systeme der Maschinenhersteller und Anlagenbauer im Bereich Luft-Klimatechnik, – leistungsstarkes CAD; da die gesamten Gebäude- und Anlagenbestände neu aufgenommen werden müssen, empfiehlt sich ein einfaches und komfortables Ar-

Rahmenbedingungen für das CAFM-System

212

–

–

–

–

3 Systemeinführung

chitekturmodul mit dem schnell 2D-, 2½ D- und 3DZeichnungen erstellt werden können, übersichtliche, schnelle Datenbereitstellung und variable Ausgabemöglichkeiten; die unterschiedlichen Anwendungen müssen mit ihren Anforderungen abgedeckt werden, Mehrplatzfähigkeit; zunächst wird mit einer Einplatzlösung begonnen und das System eingeführt; danach muss das System mehrplatzfähig sein, um den gesteigerten Anwendungen gerecht zu werden, sukzessiver Aufbau durch modulare Strukturen, um sich den jeweiligen Bedürfnissen und Anforderungen an das System besser anpassen zu können; das System sollte über Module verfügen, die auch den Ansprüchen der Zukunft genügen, ohne dass aufwendige und somit teure Neuentwicklungen nötig sind, einfaches Programming, um Änderungen und Anpassungen im System selbständig durchführen zu können; dies sorgt für eine gewisse Unabhängigkeit vom Systemanbieter; individuelle Lösungen können innerhalb des Unternehmens erarbeitet und erstellt werden.

Für die erfolgreiche Installation eines EDV-Instrumentes ist neben dem eigentlichen System auch die Qualifikation des Anbieters und sein Dienstleistungsangebot wichtig. Da die Beurteilung von Dienstleistungen ein heikles Thema ist, kann der Systemanbieter an seinen bisherigen Erfahrungen und an seinen Produkten gemessen werden: – Systeme erfüllen die Anforderungskriterien des Unternehmens, – Systeme sind in der Praxis erprobt und ausgereift, – ganzheitliche Betreuung des Systemanbieters, – Erfahrung bei der Einführung von Facility Management in der Industrie.

3.3.5 Vorauswahl von drei geeigneten Systemen Es wurde eine Marktübersicht erstellt

Da auf keine Standardübersichten, in denen alle Systeme vorgestellt werden, zurückgegriffen werden konnte, ist eine eigene Marktübersicht erstellt worden, ähnlich jener in Kap. 2. Neben den reinen CAFM-Systemen wurden

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme

213

noch Ausläufer, die sich aus anderen Sparten entwickelt haben, vorgestellt. Der Grundgedanke, ein CAD-System mit einer Datenbank zu koppeln, vereint diese Systeme. Es wurden sowohl Systeme betrachtet, die als Basis für eine Eigenentwicklung geeignet sind und solche Systeme, die von – dem Unternehmen bereits bekannten – Systemhäusern und Beratungsfirmen angeboten werden. Ziel der Vorauswahl ist es, drei geeignete CAFM-Systeme herauszufiltern (Abb. 3-9). Die erstellte Marktübersicht hat gezeigt, dass am Markt ein breites Spektrum unterschiedlicher Systeme angeboten wird. Von den 20 aufgeführten Systemen bleiben nach der ersten groben Vorauswahl noch 14 übrig. Nicht jedes der verbleibenden 14 Systeme erfüllt die Anforderungen. Darüber hinaus gibt es bei den Systemen, die geeignet sind, noch deutliche Diskrepanzen in der Ausführung. Um die Auswahl für das geeignete System übersichtlich zu halten und nicht unnötig in die Länge zu ziehen, wird eine Vorauswahl getroffen. Drei CAFM-Systeme, die sich bei den Vorstellungen als am besten geeignet gezeigt haben, werden noch einmal genau analysiert und bei weiteren Vorführungen eingehend betrachtet, wobei besonders die Bedürfnisse des Unternehmens Berücksichtigung finden (Abb. 3-10).

Systeme 1 bis 20 Systeme A B C Entscheidung

Abb. 3-9. Systemauswahl 3 aus 20

Abb. 3-10. Vorauswahl auf 3 CAFM-Systeme

ss

ss

214 3 Systemeinführung

Abb. 3-10. Vorauswahl auf 3 CAFM-Systeme (Fortsetzung)

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme 215

216

Vorauswahl auf drei CAFM-Systeme

Die Informationen und Angaben in der Abb. 3-10 stellen den Stand von 1994 dar

3 Systemeinführung

Alle drei Anbieter verstehen sich nicht als reine Softwarelieferanten, sondern betreuen ihr System von den ersten Schritten des Konzeptes über die Einführungsphase bis hin zur eigentlichen Nutzungsphase. Dies hat den Vorteil der ganzheitlichen Betreuung von Anfang an, und es wird somit eine optimale Effektivität des Systems beim Anwender gewährleistet. Die drei Anbieter besitzen, verglichen mit den anderen Anbietern, große Erfahrung im Bereich Facility Management. Die ausgewählten Systeme haben sich schon öfter in der Praxis bewährt und stellen sich als ausgereift dar. Ein weiterer wichtiger Aspekt für die Berücksichtigung dieser drei Systeme war die Erfahrung mit Industriebetrieben. Während sich viele Facility-Management-Systemanbieter hauptsächlich mit Verwaltungsgebäuden beschäftigen, ist bei den drei Systemen eine industrielle Ausrichtung vorhanden. Es handelt sich um die Systeme FaMe von der Firma Facilities Management Software, Fastdesign von der Firma Projecteam und speedikon Objektmanagement von der IEZ AG. In einer Übersicht werden die Systeme genau vorgestellt. Hierbei wird nicht nur auf das CAFM-System und dessen Module eingegangen, sondern es wird auch das nötige Systemumfeld betrachtet. Zum Systemumfeld gehören neben der Hardware auch Punkte wie die Mehrplatzfähigkeit, nötige Systemanpassungen, Wartungsverträge und Schulungsmaßnahmen. Die Einführung eines Systems, mit der dazu benötigten Pflichtenhefterstellung wird auch berücksichtigt. Neben dem wichtigen Gesamteindruck erhält man so auch einen ersten geschätzten Gesamtsystempreis. Dieser setzt sich aus der benötigten Standardsoftware, den Modulen, der Hardware, den Peripheriegeräten und den Einführungskosten zusammen. Die Einführungskosten bestehen aus dem Pflichtenheft, den Schulungen und der Systemanpassung. Besonders die Kosten für die Systemanpassungen machen deutlich, wie gut ein System die Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Die Kosten steigen, je intensiver die Anpassungen und je spezieller die Neuentwicklungen sind, um das System zu optimieren. Es sind nur geschätzte Angaben möglich, da ein genaues Angebot erst nach intensiven Sitzungen erstellt werden kann, wo die Ergebnisse im Pflichtenheft festgehalten sind.

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme

217

3.3.6 Präsentation der Systemanbieter Um einen Eindruck von der Leistungsfähigkeit des Systems und seinem Anbieter zu bekommen und um der Geschäftsleitung eine Entscheidungsgrundlage zu geben, werden die Systeme im Unternehmen den Entscheidungsträgern vorgestellt. Aufgrund einer Beschränkung der Geschäftsleitung auf zwei Präsentationen wird das dritte System, speedikon Objektmanagement, von der Entscheidung ausgeschlossen. Die beiden Präsentationen stellen den Abschluss der bisherigen Auswahl für ein geeignetes CAFM-System dar. Die Präsentationen müssen gut vorbereitet sein, um den Entscheidungsträgern im Unternehmen, die zum Teil das erste Mal mit einem Facility-Management-System in Berührung kommen, einen möglichst großen Teil des Nutzens und der Leistungsfähigkeit eines Systems demonstrieren zu können. Gleichzeitig können die Anbieter zeigen, inwieweit sie ihre Systeme den Bedürfnissen des Unternehmens anpassen können. Den Systemanbietern wird hierzu eine Vielzahl von unternehmensspezifischen Informationen bereitgestellt. Es werden dieselben Informationen an beide Anbieter weitergegeben, um durch Wissensgleichstand eine einheitliche Ausgangsposition zu schaffen. Der spätere Anwender hat so die Möglichkeit, die Systeme im direkten Vergleich zu beurteilen. Die beiden Präsentationstermine werden hierzu im Zeitraum von einer Woche durchgeführt. Die Anbieter erhalten folgende Informationen: Einen Lageplan von dem Firmengelände mit allen darauf befindlichen Gebäuden, um eine allgemeine Orientierung zu ermöglichen. Des weiteren wird eine Produktionsstätte herausgegriffen und näher betrachtet. Hierzu werden ein genauer Grundrißplan und ein Maschinenaufstellungsplan genutzt. Innerhalb des Gebäudes gibt es über die unterschiedlichen Produktionsmaschinen sowohl graphische als auch alphanumerische Daten. Ein Maschinentyp wird besonders herausgegriffen und sollte dreidimensional dargestellt werden. Um den Materialfluss darstellen zu können, wurde der Produktionsablauf skizziert und mit den dazugehörigen

Die ausgewählten Systeme werden den Entscheidungsträgern im Unternehmen vorgestellt

Beschränkung auf zwei Systeme

Informationen über das Unternehmen für die Systempräsentationen, da auf die individuellen Anforderungen eingegangen werden soll

Abb. 3-11. Systemvergleich

218 3 Systemeinführung

219

Abb. 3-11. Systemvergleich (Fortsetzung)

3.3 Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme

220

Beide Anbieter haben sich auf die Präsentation gut vorbereitet

3 Systemeinführung

Transportmitteln bereitgestellt. Zur Vorbereitung der Präsentation wird zum Überblick auf die zu verwaltenden Dateninhalte eine Datenstruktur (wie in Abschn. 3.3.3 beschrieben) bereitgestellt. Auch ein Beispiel, das die Informationstiefe verdeutlicht, wird vorgelegt. All diese Maßnahmen dienen nicht nur der Überprüfung von Leistungsfähigkeit und Kompetenz der Anbieter, sondern haben noch eine gewünschte Nebenwirkung: Es hat sich gezeigt, daß der Wiedererkennungseffekt des eigenen Unternehmens während der Vorführung zur Verständlichkeit des Systems wesentlich beiträgt. Da die Betrachter sich nicht in fiktive Gebilde hineindenken müssen, sondern sich mit konkreten Bildern identifizieren können, wird die Aufnahme von wesentlichen Details des Systems verstärkt. Während der Präsentation stellten die Anbieter ihre Ansichten und Interpretationen von Facility Management dar. Sie gingen auf den Leistungsumfang des Softwareunternehmens ein und stellten dann die Systeme mit Hilfe der mitgebrachten Hardware vor. Die Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit wurden mit den vorbereiteten Daten demonstriert. Hierzu wurden die Standardbefehle sowie Abfrageroutinen und andere öfter anfallende Arbeiten erklärt. Das Architekturmodul wurde durch einfache und schnelle Konstruktion von Räumen vorgestellt. Für die Planungsaufgaben wurden Maschinen umgestellt und neu installiert. Beide Anbieter haben sich auf die Präsentation gut vorbereitet, jedoch gab es Unterschiede in der Ausführung. Während der eine Anbieter mit einer durch CAD aufgenommen Halle und einer Reihe von Maschinen erschien, präsentierte das andere wesentlich mehr. Die gesamte Fabrik wurde auf CAD aufgenommen. Darauf basierend wurden Flächennutzungs- und Materialflusspläne erstellt. Die Produktionsstätte wurde komplett mit den darin befindlichen Maschinen dreidimensional dargestellt und aus verschiedenen Perspektiven betrachtet. Zur besseren Übersicht wurden die verschiedenen Pläne ausgeplottet und zur Ansicht aufgehängt.

3.4 Konzept für das CAFM

221

3.3.7 Entscheidung für ein CAFM-System Nach den einzelnen Präsentationen wird eine Übersicht (Abb. 3-11) erstellt. Sie dient als Entscheidungshilfe und fasst die Vor- und Nachteile der Systeme gegenüberstellend zusammen. Die Firma Projecteam hat sich durch das Produkt Fastdesign, die Erfahrungen im Facility Management in Industrieunternehmen und die überzeugende Präsentation durchgesetzt. Das System ist aus heutiger Sicht am besten geeignet, die gestellten Anforderungen zu erfüllen.

3.4 Konzept für das CAFM 3.4.1 Einführungsstrategie Das in Abschn. 3.1 vorgestellte Einführungskonzept gilt als strategischer Rahmen zur Implementierung des CAFM-Systems. Anhand des in Stufen und Phasen gegliederten Konzeptes werden die organisatorischen Komponenten bestimmt. Projektleiter ist der Facility Manager. Er koordiniert und betreut die Einführung und das System. Er kann bei Bedarf auf Unterstützung innerhalb des Unternehmens zurückgreifen. Bei der Einführung wird darauf geachtet, möglichst frühzeitig Teilerfolge zu erzielen, um die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens zu erhöhen. Anhand von aktuellen Aufgabenstellungen wird das System getestet und eingeführt. Der Projektleiter arbeitet selbstverantwortlich und berichtet direkt der Geschäftsleitung.

Das Einführungskonzept gilt als strategischer Rahmen

Der Facility Manager arbeitet selbstverantwortlich und berichtet direkt der Geschäftsleitung

3.4.2 Zeitrahmen Die Einführung eines CAFM-Systems ist ein zeitintensiver Prozess. Um Enttäuschungen und falschen Erwartungen vorzubeugen, ist es wichtig, einen realistisch geplanten und konsequent organisierten Zeitplan auf-

Die Einführung eines CAFM-Systems ist ein zeitintensiver Prozess

222

Der Zeitrahmen hängt von verschiedenen Faktoren und Modalitäten ab

3 Systemeinführung

zustellen. Der Zeitrahmen für die Umsetzung des Konzeptes wird auf zwei Jahre festgesetzt. Die einzelnen Phasen lassen sich unterschiedlich schnell realisieren, wie in Abb. 3-12 zu erkennen ist. Für den Ausbau des Systems in Stufe zwei können aus heutiger Sicht weitere 1,5 Jahre veranschlagt werden. Der Zeitrahmen der ersten Stufe variiert, er hängt von verschiedenen Faktoren und Modalitäten ab. Die Größe der Betriebsfläche, das Verhältnis Personal-Produktionsmittel, die Anzahl der Beschäftigten und die je nach Branche differierende technische Ausstattung sind Faktoren, die den Zeitplan beeinflussen. Zu den Modalitäten zählen die Lage und die Qualität der existierenden Daten (elektronisch gespeichert, schriftliche Dokumentation, Erfahrungswerte der Mitarbeiter), die Lokalisation der einzelnen Datenbestände innerhalb des Unternehmens und die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Kooperation. Diese Umstände beeinflussen den Zeitplan erheblich und sind von einem Punkt besonders abhängig: dem Personalaufwand. Für die einzelnen Phasen ist unterschiedlicher Personaleinsatz erforderlich, der flexibel und individuell angepasst werden muss. Um jedoch einen Rahmen vorzugeben, wird die Zeit begrenzt und ist somit entscheidend von den bereitgestellten Arbeitskräften abhängig. Falls die betrieblichen Kapazitäten nicht ausreichen, kann auf Unterstützung von Dritten nicht verzichtet werden. Hierzu bieten sich spezialisier-

Installation

Schulung

Einrichtung Datenaufnahme Anwendung Start

0.5 Jahre

1 Jahr

Abb. 3-12. Zeitrahmen der 1. Stufe

1.5 Jahre

2 Jahre

Zeit

3.4 Konzept für das CAFM

223

te Dienstleister an. Die Datenerfassung wird besonders viel Zeit in Anspruch nehmen. Die wesentlichen Gründe hierfür sind die komplette Neuvermessung und Neuaufnahme des Ist-Zustandes einerseits und die Lage und Qualität der existierenden Daten andererseits. Es müssen besonders die Erfahrungswerte der Mitarbeiter verarbeitet werden, wozu eine intensive Zusammenarbeit nötig ist. In der Praxis hat sich gezeigt, daß die Phasen sich verschieben und simultan eintreten. Dies hat sich bewährt und zu einer Verkürzung der ersten Stufe um drei Monate geführt. Ein rotierendes Einführungskonzept ist bei der Einführung komplexer Systeme vorteilhaft. Die Verschiebung der einzelnen Phasen wird durch die Dokumentation der Einführung in Abb. 3-13 deutlich. Es ist zu erkennen, wie sich die Aktionen über die gesamten 18 Monate verteilen. Besonders wichtig sind die Meetings mit den Softwareherstellern. In insgesamt 11 Sitzungen wurden die Spezifikationen und Anpassungen erarbeitet und festgelegt. Bis zur Systemabnahme haben sich Anwender und Anbieter 23mal zu einem Meeting getroffen, wobei versucht wurde, Schulungen und Installationen mit Besprechungen zusammenzulegen. Die konstruktive Zusammenarbeit zwischen der Praxis (Schoeller Textil) und der EDV-Kenntnis (Systemanbieter), haben den Erfolg ausgemacht. Die beteiligten Parteien haben von den Ideen der anderen profitiert. Insgesamt wurde der Funktionsumfang des CAFM-System um ca. 50 % erweitert. Erwähnt werden muss auch, daß die Weiterentwicklung des CAFM-Systems Zeit gekostet hat. Über die veranschlagte Entwicklungszeit von drei Monaten hinaus hat sich die Softwareentwicklung um weitere 6 Monate verzögert. Als hinderlich und zeitaufwendig hat sich die Umstellung der Systemsoftware erwiesen. Angefangen hat man mit dem Betriebssystem MS-DOS und der AutoCAD-Version 12c2. Das Endziel war das Betriebssystem Windows NT 3.51 Server und AutoCAD 13c4. Neben dem doppelten Schulungsaufwand für die unterschiedlichen AutoCAD-Versionen musste auch die Bedienerführung (vom Digitalisierbrett zur Maus) vollzogen

Die einzelnen Phasen verschieben sich und treten simultan ein Die erste Stufe wurde schneller als erwartet realisiert

Meetings mit dem Systemanbieter

Versionswechsel von Software ist zeitaufwendig

Legende

Meeting 23.02.96

Meeting 15.02.96

Vorstellung FM System bei Schoeller durch Projecteam

Diplomarbeit

Soll-Konzept

Facility Management System

Abb. 3-13. Dokumentation der Einführung

Termine,Ereignisse

EDV

Meetings Projecteam

Schulung

Jan 96 Feb 96 MŠr 96 Apr 96 Mai 96 Jun 96

Fremd CAD

PrŠsentation Betriebsplan

1,5 Jahre

Aufnahme Druckluft

Betriebsplan SL

Datenaufnahme Saal2

Konzept + Entwicklung

¥ FeuerwehrplŠne ¥ Kanalverordnung ¥ Vorbereitung EG-…ko-Audit ¥ innerbetriebliches Abfallwesen ¥ SchlŸsselverwaltung

Anwendung + Ausweitung anhand von Projekten

Konzept Dateneingabe + Datenpflege

offizielle Abnahme des Systems

Datenaufnahme BetriebsgelŠnde

Datenaufnahme der SŠle 3,4,5,7,8,9

EinfŸhrung Layermanagement

Programm Fastdesign fertig

Dokumentation FMS

Meeting 22.05.97

Konzeption Netzwerk

Installation Netzwerk Merklein

2 Jahre

2.Stufe - Ausbau des Systems

Jan 97 Feb 97 MŠr 97 Apr 97 Mai 97 Jun 97

EinfŸhrung FMS

Okt 96 Nov 96 Dez96

System-Testphase

Konzeption+Design DatenNavigator

Objektverwaltung Infrastruktur Katasterwesen GebŠude+FlŠchen

Software-Programmierung

Entwicklung Datenhandbuch

†bernahme Vermessungs†bersicht daten Grundbesitz SchoellerGruppe

Diplomarbeit Zielinski

Betriebsplan ST

Vorgaben Projecteam

Konzeption FM-DB

Meeting Meeting 14.02.96 Meeting 17.01.96 Meeting 21.03.96 28.02.96 Meeting 31.01.96 Meeting 06.03.96

Ist Analyse Saal 2+4

CAD-Bibliothek

CAD Aufnahme Saal 2+4

Zwischenbericht Nr.1 Vortrag vor GeschŠftsleitung

Aug 96 Sep96

Installation FM-System Online Installation Fast 13c4 FM-System Online Installation Objektbewirtschaftung Installation Test-Version Fernbetreung Installation Aufbauschulung AutoCAD 13c4 Excel (Query) Zwischenbericht Grundschulung Nr.3 (Vortrag) Excel 1. offizielle Zusage von Meeting Meeting Projecteam 10.12.96 26.02.97 fŸrKW22 2. offizielle Zusage nach Zeitplan von NŠvy

Jul 96

Installation Daten Navigator

1 Jahre

1.Stufe - Umsetzung des Konzeptes

Installation Installation Test-Installation Fast 12 Fast 13 FM-Kern+FMModule Grundschulung Grundschulung Fast 12 Fast 13 Installation Aufbauschulung Oracle 7 Service-Vertrag Fast 12 Installation AutoCAD 13c3 abgeschlossen Grundschulung allgemein Windows NT PC Installation Server Zwischenbericht AutoCAD 12 Nr.2

Kauf des Systems

0,5 Jahre

Jul 95 Aug 95 Sep 95 Okt 95 Nov 95 Dez95

Beginn bei Schoeller Textil

Jan 95 Feb 95 MŠr 95 Apr 95 Mai 95 Jun 95

Schoeller Textil

Nov 94 Dez94

224 3 Systemeinführung

3.4 Konzept für das CAFM

225

werden. Als ein wirkliches Manko hat sich die Entwicklung von AutoCAD-Version 13 durch die Firma Autodesk mit den Releasewechseln von c2 zu c3 und schließlich zu c4 erwiesen. Das Hin und Her hat nicht nur die Soft- und Hardwarelieferanten beschäftigt, sondern auch bei der Installation zu Überraschungen geführt. Die Erfahrungen haben gezeigt, daß nur wirklich ausgereifte Komponenten eingesetzt werden sollten. Auf der anderen Seite steht das Bestreben des Anwenders, möglichst die modernste und beste Technologie einzusetzen. Die begleitenden Schulungen haben sich bewährt. Insgesamt haben 8 Schulungstermine stattgefunden, von denen einige für mehrere Personen waren. Die erworbenen Fähigkeiten konnten direkt in die Praxis umgesetzt werden, da sie immer auf Teilprojekte konzentriert wurden. Diese Teilprojekte waren durch frühzeitige Ergebnisse an der erfolgreichen Einführung maßgeblich beteiligt. Es wurden immer aktuelle Aufgaben, die sich im Betrieb einstellten, herangezogen, um das System mit aufzubauen. Das hatte den Vorteil, zu einem frühen Zeitpunkt die Leistungsfähigkeit des Systems in der alltäglichen Praxis zu testen. Dabei ging es in erster Linie nicht um die Bewirtschaftung der Sachressourcen, sondern vielmehr um Aufgabenstellungen, die eine komplexe Lösung erforderten. Durch die Projekte, z. B. die Optimierung des Druckluftnetzes, wurden Teilbereiche angesprochen, die vom eigentlichen Einführungsverlauf noch nicht vorgesehen waren. Die Aufnahme der Druckluftleitungen mit der verbundenen Einrichtung des geeigneten Moduls sei hier erwähnt. Die Teilerfolge, wie Präsentation einer Produktionstätte in 3DDarstellung oder die Erstellung eines Übersichtsplanes des Immobilienbesitzes, haben die Mitarbeiter und Führungskräfte beruhigt. Obwohl die Datenakquisition projektbegleitend stattfand, ist sie die intensivste Phase. Bei der vorliegenden Ausgangslage, was Qualität und Lage der Daten angeht, war das zu erwarten. Wiederum sind die Daten anhand von eigenständigen Projekten aufgenommen worden. Das Testen der richtigen Verfahren zur Datenaufnahme ist an einer Produktionstätte durchgeführt worden. Dies hat viel Zeit in Anspruch genommen. In Abb. 3-13 ist gut

Begleitenden Schulungen haben sich bewährt

Durch frühzeitige Teilerfolge etablierte sich die Abteilung Facility Management

Die Datenakquisition war projektbegleitend

226

3 Systemeinführung

zu erkennen, dass die Aufnahme noch nicht abgeschlossen ist. Genauso werden die gestarteten Anwendungen und Auswertungen in Stufe 2 fortgeführt.

3.4.3 Anwenderprofile

Aufgaben des Facility Managers

Die Anwender des CAFM-Systems gliedern sich in drei Benutzergruppen, wobei man Systembetreuer und Systemanwender unterscheidet (Abb. 3-14). Die Systemanwender nutzen Informationen, die der Systembetreuer organisiert und im System bereitstellt. Da es unterschiedliche Anforderungsprofile bei den Anwendern gibt, unterteilen wir die Anwender in zwei Gruppen. Der Systemadministrator betreut und verantwortet das System. Er übernimmt die Aufgaben eines CAFM-Administrators. Es gehört zu seinen Aufgaben, die grafischen und alphanumerischen Bestandsdaten zu erfassen und zu pflegen. Er besorgt die für Planungen benötigten Daten und wertet sie aus. Der Systemadministrator ist in der Lage, das System laufend den Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen. Dazu sind neben der Beherrschung der einzelnen Systemmodule auch Kenntnisse in dem CAD-System, der Datenbank sowie in der Netz-

Gruppe1

Gruppe 2

Gruppe 3

Systemadministrator Facility Manager CAD-Planer

GeschŠftsleitung Betriebsleitung Controlling Anlagenbuchhaltung

Abteilungsmeister Handwerksmeister Pfšrtner

+

– AnwenderhŠufigkeit Systemkenntnisse

Abb. 3-14. Anwendergruppen

3.4 Konzept für das CAFM

227

werktechnik und der Standardsoftware MS-Office erforderlich. Der Facility Manager koordiniert den Gesamtzusammenhang des Systems. Bei einer Erweiterung des Systems wird die Gruppe 1 von CAD-Zeichnern sowie von Datenbank- und Netzwerkadministratoren ergänzt. Die Systemanwender nutzen das System für unterschiedliche Aufgaben, daraus ergeben sich zwei unterschiedliche Anwenderprofile. In der Gruppe 2 sind hauptsächlich kaufmännische Anwender vertreten. Dieser Benutzergruppe wird zugemutet, die Tabellenkalkulation MS-Excel einsetzen zu können. Durch eine verständliche und selbstleitende Benutzeroberfläche werden aktuelle alphanumerische und grafische Daten abgerufen. Die in Tabellenform vorliegenden alphanumerischen Daten werden dann, je nach Anforderung, individuell aufbereitet. Zur Visualisierung von grafischen Daten werden Zeichnungsviewer benutzt. Mitglieder dieser Benutzergruppe sind die Geschäfts- und Betriebsleitung sowie das Controlling und die Anlagenbuchhaltung. Des weiteren nutzt die Betriebsleitung das System zur Neu- und Umplanung der Produktionsanlagen. Die Layoutplanung und Simulation von Lösungsansätzen erfordert intensive Programmkenntnisse und bedarf in der Anfangsphase der Unterstützung des Facility Managers. In der dritten Benutzergruppe befinden sich die Abteilungs- und Handwerksmeister. Diese Anwender besitzen traditionell wenig EDV-Kenntnisse. Damit sie die benötigten Informationen aus dem CAFM-System erhalten, wählen sie per Touchscreen-Monitor den Informationsbereich aus. Die Benutzeroberfläche ist identisch mit der der Gruppe 2, jedoch ist sie hier touchscreenfähig, das bedeutet, die Icons sind groß genug, um sie mit den Fingern zu bedienen. Der Anwender wird intuitiv geführt und hangelt sich entlang einer Baumstruktur zu den benötigten Informationen. Im Unterschied zur Gruppe 2 werden die Daten in vorbereiteten Ausgabeformaten bereitgestellt und können nicht weiterverarbeitet werden. Dies bezieht sich sowohl auf alphanumerische als auch auf grafische Daten. Das Datenangebot kann auf den jeweiligen Benutzer begrenzt werden, so dass jeder nur Zugriff auf die ihm zugeordneten Informationen erhält.

Zwei unterschiedliche Anwenderprofile

Touchscreenfähige Softwareprogramme

228

3 Systemeinführung

Schoeller Textil Ressort Rohstoff & Vertrieb

Betrieb

Facility Management

Ressort Technik

EDV

Technischer Einkauf

Ressort Finanzen

Controlling

QualitŠt & Entwicklung

Arbeitsstudien

Abb. 3-15. Positionierung im Unternehmen

3.4.4 Positionierung im Unternehmen Das Facility Management wird dem Ressort Technik angegliedert. Die Abb. 3-15 veranschaulicht die Position des Facility Management innerhalb des Unternehmens. Der Schwerpunkt liegt in den Bereichen Allgemeine Betriebstechnik und Produktion. Viele Aufgaben, die das Facility Management übernimmt und intensiviert, wurden in der Vergangenheit in Abteilungen aus diesen Bereichen bearbeitet. Daher ist die Angliederung eine sinnvolle Basis, um das System schnell und effektiv einzuführen. Der Informationsfluss von den bisher verantwortlichen Abteilungen zum Bereich Facility Management ist aufgrund der direkten Verbindung schnell und intensiv. Es ist darauf zu achten, dass die zukünftigen Aufgaben und Ziele, welche über das Ressort Technik hinausgehen, intensiv betreut und nicht vernachlässigt werden, denn nur so wird eine Grundlage für die spätere Ausweitung des Systems gewährleistet.

3.4.5 Hard- / Software-Ausstattung Die Informatik-Ausstattung wird den Phasen des Systems angepasst und wächst mit dem Ausbau des CAFMSystems.

3.4 Konzept für das CAFM

229

Client 1

PC 1

PC 1

PC 2

CAD/DB

CAD

DB

Client 2

Client n

CAD und Datenbank Arbeitsplatz

CAD Arbeitsplatz

Datenbank Server

FM Anwender

Abb. 3-16. EDV-Ausstattung in den Stufen

In Abb. 3-16 ist zu erkennen, dass in der ersten Stufe mit einer Stand-alone-Lösung gearbeitet wird. Diese weitet sich in der zweiten Stufe zu einem PC-Netzwerk mit Client-Server-Architektur aus. Die unterschiedlichen Anwenderprofile verlangen entsprechende Hard- und Softwarevoraussetzungen. Diejenigen Anwender, die nur auf Daten und Informationen zugreifen müssen, haben geringe Anforderungen bzgl. der EDV-Ausrüstung, es genügt ein netzwerkfähiger PC. Die Software beschränkt sich neben dem Datennavigator (Benutzeroberfläche des CAFM-Systems) auf Standardprogramme wie die Tabellenkalkulation Excel und einen Zeichnungsviewer. Für den Datenbankserver wird ein leistungsstarker PC mit mindestens 2 Gigabyte Festplattenspeicher benötigt. Abhängig von der Anzahl der User kann diese Funktion auch eine Workstation übernehmen. Als Datenbankplattform dient unter dem Betriebssystem Windows NT eine Oracle-Datenbank. Der eigentliche CADArbeitsplatz nimmt in der ersten Stufe auch die Funktion des Datenbankservers ein. Bei dem Umstieg auf die Mehrplatzlösung wird er als CAD-System weiter benutzt. Für die Stand-alone-Lösung der ersten Stufe werden die Hard- und Softwareausstattung beschrieben. Die Hardwarekonfiguration wurde auf das CAFM-System

Einplatz-Lösung wird in der zweiten Stufe zu einem PC-Netzwerk

230

Personal Workstation mit 200Mhz PentiumPro Prozessor und 128 MB Arbeitsspeicher

3 Systemeinführung

abgestimmt. Es wird eine PersonalWorkstation mit Pentiumprozessor mit 90 Mhz, einem Arbeitsspeicher von 32 MB und einer Festplatte von 2 GB Speicherkapazität benötigt. Im Verlauf der ersten Stufe wurde das System auf einen PentiumPro mit 200Mhz und 128 MB Arbeitsspeicher erweitert. Ein Streamer ist für die Datensicherung zuständig. Um mit anderen Systemen kommunizieren zu können, sind ein Modem und eine Netzkarte nötig. Das Grafiksystem arbeitet mit einer Zwei-Schirmlösung unter Windows NT. Als Peripheriegeräte werden neben einem Digitizer noch ein A4-Tintenstrahldrucker und ein A1-Farbplotter eingesetzt. Das Betriebssystem verändert sich in der Einführungsphase von MS-DOS zu Windows NT 3.51 Server. Dies ist herstellerbedingt und liegt an den unterschiedlichen Entwicklungsstufen der einzelnen Module. Die Lauffähigkeit des Systems wird dadurch jedoch nicht eingeschränkt. Als Basis dienen AutoCAD R13 und die relationale Datenbank Oracle 7. Die benötigten Module des CAFM Systems sind: – Fabrikplanungsapplikation – Facility-Management-Kern – Objektverwaltung – Flächenverwaltung – Infrastrukturverwaltung – Katasterverwaltung – Gebäudeverwaltung Abgerundet wird das System mit dem Datennavigator und einer bedienerfreundlichen und einfachen Bedienungsoberfläche. Der Datennavigator muss vom Facility Manager selbständig und ohne Programmierkenntnisse angepasst werden können. Der touchscreenfähige Datennavigator wird vom Softwarelieferanten nach den Vorstellungen des Unternehmens im Rahmen der Installation entwickelt.

3.5 Installation, Einrichtung und Schulung Die Installation und Einrichtung des CAFM-Systems wird nicht in seiner Entwicklung, sondern in seinem Er-

3.5 Installation, Einrichtung und Schulung

231

Datennavigator

Flächen Objekte

planu brik

ng

Fa

Kataster

FM-Kern

AutoCAD

Oracle

Infrastruktur

Gebäude

Abb. 3-17. Systemmodule

gebnis gezeigt. Hierzu werden die fertig gestalteten Module, mit denen die gestellten Anforderungen bearbeitet werden, vorgestellt. Auf die Basiskomponeten AutoCAD und Oracle wird nicht eingegangen.

3.5.1 Facility-Management-Kern Der Facility-Management-Kern stellt die Basis des CAFM-Systems dar. Hier werden die grundlegenden Daten für alle FM-Module gespeichert. Zu diesen Informationen gehören z. B. Standort und Personal. Als Funktionen für das System werden hier die Benutzer samt Zugriffsrechten und das Layermanagement verwaltet. Diese Informationen können einerseits über Funktionen in der Datenbank und auch in der Zeichnung abgerufen werden. Der FM-Kern verbindet die CAD-Zeichnung mit der Datenbank, so daß bidirektional Informationen abgerufen werden können. Der FM-Kern ist eine im Hintergrund arbeitende Funktion.

232

3 Systemeinführung

Werk 1 DŸren

GeschŠftsfeld Spinnerei

. . .

Lagerhalle 2

Raum E.012

HauptgebŠude

Raum 132

. . .

Produktionshalle15

. . .

Besprechungsraum3

Werk 2 Litvinov

Abb. 3-18. Einordnung des Standortes

Verwaltung der Stammdaten

Weiterhin enthält der FM-Kern innerbetriebliche Angaben über Abteilungen, Kostenstellen, Teams oder die Personalverwaltung. Diese Daten können aus vorhandenen Datenquellen übernommen werden. Der Firmenstamm verwaltet die mit den Maschinen, Anlagen und Gebäuden verbundenen Unternehmen (Hersteller, Lieferanten, Kundendienste, Behörden, Abfallentsorgungs- und Abfallverwertungsfirmen, Architekten, Bauunternehmen). Zu den Unternehmen und Behörden werden Basisinformationen wie Anschrift, Kommunikationsmöglichkeiten etc. gespeichert. Der Standort eines Objektes wird in verschiedene Kategorien aufgegliedert. Die Gliederung lässt Unterscheidungen in Geschäftsfelder, Werke, Gebäude, Bereiche, Geschosse und Räume zu. Dabei kann ein Geschäftsfeld ein oder auch mehrere Werke umfassen und ein Werk kann aus einem oder mehreren Gebäuden bestehen. Die Gebäude sind in Geschosse und Räume unterteilt. Der Zugriff auf die Daten des CAFM-Systems wird über die Benutzerverwaltung mit der Vergabe entsprechender Rechte reguliert. Die einzelnen Zugriffsrechte sind über die Erfassung der Fachbereiche definiert. Dem Benutzer werden beliebige Zugriffsrechte in Form einer Kombination aus den Identifikatoren der einzelnen Fachbereiche

3.5 Installation, Einrichtung und Schulung

233

zugeordnet. Der Benutzer kann sich nun über seinen Namen und sein Paßwort an das System anmelden. Um die Arbeit innerhalb des CAD-Systems zu erleichtern, wurde ein Layermanagement eingeführt. Darauf basierend können über sog. Planarten schnell bestimmte Zeichnungsansichten erstellt werden. Im CAD-System können die Zeichnungsobjekte auf verschiedenen, voneinander getrennten Schichten, den sog. Layern, abgelegt werden. Mit Hilfe des Layermanagements können schnell Zeichnungspläne mit vordefinierten Ansichten generiert werden. Einige Beispiele von Planarten sind: – Abwasserplan – Druckluftplan – Feuerwehrplan – Flächennutzungsplan – Flucht- und Rettungswege – Gefahrgutplan – Hallenplan – Maschinenaufstellungsplan – …

Layermanagement

Es können verschiedene Planungszustände verwaltet werden

Durch die Versionsverwaltung gibt es die Möglichkeit, verschiedene Planzustände zu verwalten (Abb. 3-19). Von jedem Zustand können sowohl beliebig viele Varianten abgeleitet und ineinander überführt werden als auch

Plan-Zustand 1

. . . Plan-Zustand 99

Abb. 3-19. Versionsverwaltung

Plan-Variante in IST-Zustand ŸberfŸhren

IST-Zustand in Plan-Variante ŸberfŸhren

Ist-Zustand

234

3 Systemeinführung

Varianten, die sich erübrigt haben, aus dem Datenbestand gelöscht werden. Die Beschreibung des momentanen Zustandes erfolgt in der sog. Ist-Version. Dieser aktuelle Zustand darf nicht bearbeitet werden, allerdings lassen sich jederzeit Varianten aus ihm ableiten. Auch Auswertungen sind im IstZustand möglich. Ergeben sich Änderungen des Realzustandes aus einer Planvariante heraus, so muss diese mittels einer Funktion in die Ist-Version überführt werden. Die gesamte Versionsverwaltung ist zeichnungsorientiert ausgelegt.

3.5.2 Modul Objektverwaltung Strukturierung und Informationstiefe für Industrial Facility Management

Die Objektverwaltung stellt einen Schwerpunkt innerhalb des Systems dar. Strukturierung und Informationstiefe sind für das Industrial Facility Management geeignet. Das Ziel der Objektverwaltung war die Datengrundlage für das gesamte Unternehmen. So sollten sowohl die Informationen für die Anlagenbuchhaltung als auch für die Produktionsplanung oder Instandhaltung zu dem Objekt verwaltet werden. Die Objekte können Maschinen, komplette Anlagen oder auch nur Teile von Maschinen oder Anlagen sein. Ein Objekt kann sich dabei aus mehreren Objekten, den sog. Peripheriegeräten, zusammensetzen. Zu den Objekten werden allgemeingültige Informationen (z. B. Inventarnummer, Typenbezeichnung, Standort, Hersteller, Baujahr, Abmaße) und objekttypspezifische Daten (z. B. Anschlussdaten, Produktionsdaten, Drehzahl, Stromoder Druckluftbedarf) erfasst. Die Einordnung der Objekte erfolgt zum einen über die Einteilung in Fachbereiche, Objektgruppen und Objekttypen, zum anderen standortbezogen über das Geschäftsfeld, das Werk und den Bereich. In der Objektverwaltung sind vier Fachbereiche eingerichtet worden: – Produktionsmaschinen – allgemeine Maschinen u. Betriebstechnik – Luftklimaanlagen – Fördertechnik

3.5 Installation, Einrichtung und Schulung

235

Bei den Objektgruppen handelt es sich um zusammenfassende Sammelbezeichnungen für Objekttypen, z. B. Karden, Kompressoren oder Fräsmaschinen. Die unterschiedlichen Objekttypen sind die verschiedenen Maschinentypen im Detail, z. B. bei der Objektgruppe Karden die Objekttypen DK 715,DK 740, DK 760 und DK803. Die betriebswirtschaftlichen Daten mit den im Unternehmen vergebenen Nummern gehören wie die Informationen zu den Herstellern, Lieferanten und Kundendiensten zu den Basisdaten. In der Datenmaske Objektverwaltung sind die einzelnen Felder dargestellt (Abb. 3-20). Für Funktionen im Bereich des Dokumentenmanagements ist gesorgt. Es können Schemata, wie Tabellen, Formulare, Grafiken oder auch Multimediaeinbindungen zugeordnet werden. Die Anzeige der entsprechenden Dokumente erfolgt über externe Anzeigeprogramme (z. B. Autodesk View oder Microsoft Word) aus dem CAFM-

Abb. 3-20. Maske Objektverwaltung

Dokumentenmanagement und Multimedia

236

3 Systemeinführung

Abb. 3-21. Maske Allgemeine technische Informationen

Historie über die Lebensdauer eines Objekts

System heraus. Außer in der Objektverwaltung ist diese Funktion auch bei den Modulen Gebäude und Kataster vorhanden. Über die Lebensdauer eines Objekts wird eine Historie geführt. Die Maschinen, Anlagen und Gebäude verändern sich nach einer gewissen Zeit durch Ergänzungen oder Reparaturen. Nach einer Änderung oder Reparatur können sich allgemeine und technische Daten geändert haben. Über die Erfassung eines neuen Eintrags der Daten (als Erfassungsdatum dient das Änderungsdatum) wird das Führen einer Historie der Leistungsdaten möglich (Abb. 3-21). Die technischen Informationen gliedern sich in allgemeine, spezifische und fachbereichsabhängige. Hierdurch ist die Informationsvielfalt gesichert. Bis auf die allgemeinen technischen Daten sind es Optionsfelder, die nur bei Bedarf ausgefüllt werden.

3.5.3 Modul Infrastrukturverwaltung Die Infrastrukturverwaltung dient der Dokumentation aller Versorgungsleitungen innerhalb des Unterneh-

3.5 Installation, Einrichtung und Schulung

237

mens. Verschiedene Arten von Stoffen werden in diesen Versorgungsnetzen von Erzeugern zu Verbrauchern (Wandler genannt) transportiert. Die einzelnen Erzeuger oder Verbraucher sind Maschinen und Anlagen, die in der Objektverwaltung erfasst sind. Einige Beispiele für die o.g. Stoffe (auch Medien genannt) innerhalb von Infrastrukturnetzen sind: – Betriebsstoffe (Erdgas/Erdöl) – Druckluft (Blasluft/Versorgungsluft) – Elektro (Mittelspannung/Niederspannung) – Kommunikation (Telefon/Netzwerke) – Material (Faserflocken) – Wasser (Trinkwasser/Brunnenwasser/Regenwasser/ Schmutzwasser) Die Infrastrukturnetze liegen in grafischer Form vor und bestehen aus Leitungen (Rohrleitungen, Klimakanäle), Leitungseinbauten (Schieber, Regler) und Erzeugern/ Verbrauchern. Den einzelnen Stoffen werden eindeutige Informationen zugeordnet, wie dies in Abb. 3-22 zu erkennen ist. Das Netz ist hauptsächlich durch seine Stoffe (Medium) gekennzeichnet. Es kann aber auch noch in Teilnetze gegliedert werden. Durch Auswertung der angeschlossenen Erzeuger/Verbraucher können leicht Aussagen über die Netzauslastung getroffen werden. Die Erzeuger und Verbraucher werden über die Ein-/ Ausgänge an ein Netz oder mehrere Netze angeschlossen.

Abb. 3-22 . Grafische Medienverwaltung

Infrastrukturnetze liegen in grafischer Form vor

238

3 Systemeinführung

Abb. 3-23. Ein- / Ausgänge von Wandlern

Netzauslastung wird ermittelt

Die Anschlusswerte dienen zur Ermittlung der Netzauslastung. Die Ein-/Ausgänge werden zu einem Objekt zugeordnet (Abb. 3-23). So hat z. B. ein Druckluftkompressor einen Eingang für Strom, den er zur Erzeugung von Druckluft benötigt und einen Ausgang für Druckluft. Die wichtigste Funktion der Infrastrukturverwaltung neben diesen Netzauslastungen ist die Visualisierung der Versorgungsleitungen in einem Unternehmen.

3.5.4 Modul Katasterverwaltung

Dokumentation von Teilen der allgemeinen Betriebstechnik und des Umweltschutzes

Die Katasterverwaltung beschäftigt sich mit Objekten vielfältigster Art. Mit Hilfe der Katasterobjekte können Abfallkatasterpläne, Gefahrgutkatasterpläne, Brandschutzpläne oder auch nur Listen erstellt werden. Dieses Modul dient besonders der Dokumentation von Teilen der allgemeinen Betriebstechnik und des Umweltschutzes. Die Katasterobjekte sind in verschiedene Gruppen eingeteilt. Die Katasterverwaltung beinhaltet allgemeine Informationen über Katasterobjekte und spezifische Informationen über Katatstergruppen. Folgende Katastergruppen bestehen: – Abfall – Abwasser

3.5 Installation, Einrichtung und Schulung

– – – – – – – – –

239

Brandschutz Brunnenlageplan Emission Gefahrgut Gesundheitskataster Kommunikationstechnik Lärm Schlüsselplan/Schließplan Spindplan

Um die Katasterobjekte noch genauer gliedern zu können, ist es möglich, innerhalb der Katastergruppen Klassifizierungen festzulegen. Die Katastergruppe Gefahrgut hat z. B. die Klassifizierungen entflammbare Stoffe, Säure, explosive Stoffe. Zu allen Katastergruppen können beliebig viele Katasterklassifizierugen gebildet werden. Darü-

Abb. 3-24. Maske Katasterverwaltung

240

3 Systemeinführung

ber hinaus besteht die Möglichkeit, neue Katastergruppen zu bilden. Einer Klassifizierung oder auch nur der Katastergruppe kann ein Symbol zugeordnet werden, welches innerhalb des CAD-Systems das Katasterobjekt darstellt. Die Katasterverwaltung wird durch die Katastermaske gesteuert (Abb. 3-24). Hier werden die Informationen verwaltet. Die Einordnung der Katasterobjekte in Gruppen und Klassifizierungen erfolgt in der Verwaltung der Katastergruppen.

3.5.5 Modul Gebäudeverwaltung Die Gebäudeverwaltung ist ein einfaches Modul, um die Immobilien zu dokumentieren. Die Gebäude werden mit Informationen wie Verwendungszweck, Bauunternehmen, Eigentümer, Nutzfläche verwaltet. Zu jedem Gebäude wird eine Historie geführt (Wartungen, Reparaturen, Änderungen). Bei der Verwaltung von Gebäudebeständen ist besonders das Zusammenspiel von Lage (grafische Information) und Daten (alphanumerische Information) bedeutend (Abb. 3-25).

Abb. 3-25. Maske Gebäudeverwaltung

3.5 Installation, Einrichtung und Schulung

241

3.5.6 Modul Flächenverwaltung Die Flächen werden in Anlehnung an die DIN 277 in unterschiedliche Flächenarten unterteilt, z. B. die Außenmaßfläche, die Verkehrsfläche oder die Sanitärfläche. Ihnen sind allgemeingültige Attribute (Flächengröße, Kostenstelle) und je nach Flächenart auch spezifische Daten (Bauabschnittsnummer, Geschossflächenzahl, Parkplatzinhaber, Arbeitsplatznummer) zugeordnet. Flächen werden im Normalfall geschossweise betrachtet, wobei ein Geschoss mehrere Flächen enthalten kann. Es können jedoch auch Flächen außerhalb eines Geschosses auftreten (Außenmaßflächen, Flurstücke, Grundstücksflächen). Die Flächenklassifizierung wird durch ein funktionales Flächengliederungssystem abgebildet, welches an die DIN 277 angelehnt ist (Abb. 3-26).

Werk

Sonstige Flächen

Unbebaute Fläche

Flurstück

Bauabschnittsfläche

Verkehrsfläche

Schutzfläche

Flächennutzung

Lager- und Verteilfläche

Bebaubare Grün-Freifl.

Funktionsfläche

Unbebaubare Grün-Freifl.

Verwaltungsu. Bürofläche

Bruttogrundrißfläche

Außenmaßfläche

Verkehrsfläche

Nettogrundrissfläche

Konstrukt.grundrissfl.

Funktionsfläche

Sonstige Flächen

Hauptnutzfläche

Nebennutzfläche

Verwaltungsu. Bürofläche

Produktions-/ Werkstattfl.

Lager- und Verteilfläche

Sozialfläche

Sanitärfläche

Lagerfläche

Funktionsfläche

Verkehrsfläche

Sonstige Flächen

Arbeitsplatzfläche

Abb. 3-26. Flächenklassifizierung in Anlehnung an DIN 277

242

3 Systemeinführung

Abb. 3-27. Maske Flächenverwaltung

Zusammenspiel von Lage und Daten

Jede Fläche erhält einen definierten Punkt (Greifecke), an dem sie eindeutig ausgewählt werden kann, auch wenn mehrere Flächenumrandungen übereinander liegen. Um Flächen schnell voneinander unterscheiden zu können, werden sie schraffiert. Die allgemeinen Flächeninformationen sind in der Datenmaske in Abb. 3-27 erkennbar.

3.5.7 Datennavigator Datennavigator liefert einfache und effiziente Auswertungen

Der Datennavigator ist ein Instrument für die einfache und effiziente Auswertung der vorhandenen Datenbestände. Zur effektiven Nutzung eines CAFM-Systems sollten möglichst viele Anwender die Informationen benutzen können. Damit die umfangreichen Daten nicht nur EDV-Experten sondern auch Entscheidern mit geringen PC-Kenntnissen zugänglich gemacht werden können, braucht man ein Werkzeug mit einer einfachen und intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche. Die touchscreenfähige Oberfläche macht den Datennavigator zu einem tastatur- und mausunabhängigen Informationsabfrageplatz, den man ohne Anleitung benutzen kann. Die Benutzer können durch einfaches Markieren der Schalterflächen (über die Maus für etwas PC-Ver-

3.5 Installation, Einrichtung und Schulung

243

traute oder über einen Touchscreen-Monitor für Ungeübte) die zugehörige Unterstruktur aufblättern oder ausschalten (Abb. 3-28). Durch einfaches Anklicken öffnet man eine weitere Verzweigung im Datennavigator. Auf demselben Wege kann man sich auch wieder zu seiner Ausgangssituation zurückbewegen. Ist man an seinem Ziel angelangt, kann die Informationen in unterschiedlich bereitgestellter Form abgerufen werden. Die Informationen können grafische sein, wie z. B. ein aktueller Bestandsplan einer Fertigungshalle oder auch alphanumerische Daten, wie z. B. die Flächenverteilung nach Zugehörigkeit zur Kostenstelle. Die Auswertungen werden zum Teil durch die Standardsoftware MS-Excel erstellt (Tabelle, Säulen-Diagramm, Torten-Diagramm, etc.). Zeichnungen werden durch einen Zeichnungsviewer angezeigt und auch Multimediaanwendungen und Dokumentenmanagement für

Abb. 3-28. Datennavigator

244

3 Systemeinführung

Schemata, Anleitungen und Verträge sind möglich. Bei den Nutzern des Datennavigators gibt es neben den Anwendern auch noch den sog. Administrator, der die Informationsstruktur aufbaut und allen anderen Anwendern zur Verfügung stellt. Er ist ebenfalls verantwortlich für die Aktualisierung des Informationspools und die Einrichtung neuer Zugriffsberechtigungen für die Benutzerverwaltung.

3.5.8 Schulungsaufwand Schulungen sind vor Ort im Unternehmen und sehr individuell durchgeführt worden

Die notwendigen Schulungen wurden einführungsbegleitend durchgeführt, so dass die gesammelten Erfahrungen immer wieder neu eingebracht werden konnten. Der Schulungsaufwand ist von mehreren Faktoren abhängig. Dazu zählen die Komplexität des EDV-Programmes, die Art des Arbeitsplatzes (PowerUser oder Abfrager) und die Vorkenntnisse des Anwenders. In dem vorliegenden Praxisbeispiel wurde hauptsächlich der Systembetreuer geschult. Die Grundschulungen des CAFM-Systems wurden jedoch auch für drei weitere Personen abgehalten. Die Schulungen des CAFM-Systems sind vom Systemanbieter vor Ort im Unternehmen und sehr individuell durchgeführt worden. Der enge Kontakt während der Weiterentwicklung der Module machte weitere Zwischenschulungen möglich, so daß man sich intensiv mit dem System auseinandersetzen konnte. Die Vorkenntnisse des hier zu schulenden Anwenders beschränkten sich auf Kenntnisse in der PC-Anwendersoftware (MS-Office und AutoCAD). Der Schulungsaufwand für den PowerUser verteilt sich wie folgt: – Betriebssystem 3 Tage – MS-Excel 3 Tage – CAD-System 5 Tage – CAFM-System (Datenbank) 2 Tage – CAFM-System (Grafik) 3 Tage Aufgrund der Komplexität des Betriebssystems Windows NT und der Vielfältigkeit der Tabellenkalkulation Excel sind hier Schulungen von externen Anbietern in Anspruch genommen worden. Für das CAD-System

3.6 Datenaufnahme und Dateneingabe

245

AutoCAD wurden Kurse bei der benachbarten Fachhochschule Aachen besucht. Der gesamte Schulungsaufwand für die betreuende Person beträgt 15 Tage. Über einen Zeitraum von 1,5 Jahren ist dies sicherlich eine sehr kompakte Schulung und stellt die Mindestanforderung dar. Die weiteren Anwendergruppen müssen individuell nach ihren Computerkenntnissen geschult werden. Der veranschlagte Schulungsaufwand bei Nutzern des Datennavigators liegt bei ca. 1 Stunde, so dass hier eine größtmögliche Effektivität erzielt wird.

Schulungsaufwand Datennavigator: maximal 1 Stunde

3.6 Datenaufnahme und Dateneingabe Die Ausgangslage zur Datenaufnahme lässt sich einfach beschreiben. Man kann auf keine aktuellen Zeichnungen und auf keine weiteren Datenbestände zurückgreifen. Die Datenermittlung fängt bei Null an. Das hat den einzigen Vorteil, dass man sich nicht um Altlasten, wie z. B. Identifikationsnummern oder Übernahme von Datenbeständen aus anderen EDV-Systemen kümmern muss. Die Lage und die Qualität der existierenden Daten liegen meist in Form von Erfahrungen der Mitarbeiter vor. Die elektronisch gespeicherten Datenbestände (AS 400) sind nicht relevant für das Facility Management, und die schriftlichen Dokumentationen von einzelnen Abteilungen sind unstrukturiert und unvollständig aufgebaut. Da die Mitarbeiter die wichtigste Datenquelle darstellen, ist die Lokalisation der einzelnen Datenbestände innerhalb des Unternehmens als sehr schwierig anzusehen. Die Mitarbeiter müssen für die Bereitschaft zur Kooperation motiviert werden. Außerdem ist nicht eindeutig definiert, welcher Mitarbeiter welche Informationen hat. Die für die Analyse des Unternehmens angefertigte Datenstruktur dient bei der Aufnahme der alphanumerischen Daten als Leitfaden. Hiermit können der Umfang und die Tiefe der Daten erkannt und den jeweiligen Mitarbeitern verständlich gemacht werden. Des weiteren lassen sich Datenbögen entwickeln, die zur Aufnahme von Informationen wichtig sind. Die 91 000 m2 große Betriebsfläche hat einen gewachsenen Gebäudebestand seit 1889 mit einem hohen Grad

Die Ausgangslage war sehr schlecht

Datenstruktur dient bei der Aufnahme der alphanumerischen Daten als Leitfaden

246

Kostenschätzung für externe Datenaufnahme: über 300 000 DM

Das gesamte Betriebsgelände wurde als erstes grafisch aufgenommen und diente als Grundlage für das weitere Vorgehen

Zeitaufwand für 3D-Aufnahme ist groß

Nach dem Pilotprojekt ist der Detailierungsgrad für die Aufnahme festgelegt worden

3 Systemeinführung

an technischer Ausstattung. Für die Vergabe der Bestandsaufnahme der grafischen und alphanumerischen Daten wäre nach eigenen Schätzungen für die bebaute Fläche (ca. 60 000 m2) ein Quadratmeterpreis von 5 DM und für die unbebaute Fläche (ca. 31 000 m2) ein Quadratmeterpreis von 1 DM zu veranschlagen. Die nach dieser vorsichtigen Überschlagsrechnung benötigte Summe von ca. 330 000 DM stand für die Fremdvergabe nicht zur Verfügung. Die Bestandsaufnahme erfolgt unternehmensintern und wird vom Facility Manager koordiniert. Die Kosten für Hilfeleistungen durch externe Vermessungsbüros beliefen sich auf 5000 DM. Zur erfolgreichen Datenaufnahme gehört eine Vorgehensweise, die einerseits schnelle Anwendungserfolge ermöglicht und andererseits zulässt, das CAFM-System während der Einführungsphase zu testen. Die hier angewendete Vorgehensweise sah folgendermaßen aus. Als erstes wurde das gesamte Betriebsgelände grafisch aufgenommen. Alle Gebäude wurden in 2½ D mit Hilfe des Architekturmoduls gezeichnet (weitere Erläuterungen zur Erstellung von Werks- und Gebäudeplänen s. auch Abschn. 3.7). Dieser Gebäudeplan ist die Grundlage für das weitere Vorgehen. An einer Produktionshalle wurde exemplarisch das gesamte Innenleben dreidimensional aufgenommen. Das betraf neben den Maschinen die Transportautomatisation und auch die Luft- und Klimakanäle. Der Aufwand ist hierfür sehr groß, da keine Vermessungsdaten zur Verfügung standen und auch die unternehmensinternen Möglichkeiten zur Vermessung beschränkt sind. Der Zeitaufwand zur 3D-Aufnahme von Rohrleitungen steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, der sich momentan noch auf die reine Visualisierung beschränkt. Nach diesem Pilotprojekt zur grafischen Datenaufnahme ist der Detaillierungsgrad für die Aufnahme des gesamten Maschinenlayouts festgelegt worden. Die Maschinen und Transportanlagen sind in 2½ D mit Hilfe von Symbolbibliotheken aufgenommen worden. Diese Darstellungsform hat sich bewährt und ist ohne großen Mehraufwand realisierbar. Damit standen zwei- und dreidimensionale Werkpläne zur Verfügung. Danach erfolgte die Aufnahme von alphanumerischen Daten. Auch hier wurde an einer Produktionsstätte angefangen, um

3.6 Datenaufnahme und Dateneingabe

247

Erfahrungen zu sammeln und den Detaillierungsgrad festzulegen. Außerdem wurde die Vorgehensweise bei der internen Informationsbeschaffung getestet. Die Erfahrungen waren nicht positiv und so musste das Datenerfassungskonzept korrigiert werden. Das rechnerinterne Modell einer ausgewählten Produktionsstätte dient auch dazu, den Funktionsumfang des CAFM-Systems zu testen und die Strukturen einzurichten und zu überprüfen. Die alphanumerischen Daten zu Maschinen und Anlagen werden kontinuierlich durch die verantwortliche Abteilung aufgenommen und in das System eingepflegt. Anhand von Projekten werden die weiteren Daten aufgenommen, z. B. Rohrleitungen und Kanaleinbauten im Rahmen der Selbstüberwachungsverordnung für Kanalnetze. Dies passiert während des 2. Stufe und erfolgt simultan zur Nutzung des Systems. Wie oben erwähnt, erfolgt die Datenbeschaffung und - aufnahme unternehmensintern. Hierfür ist kein zusätzliches Personal abgestellt worden, sondern die Abteilungen müssen dies als Sonderleistung erbringen. Die Koordination, Vorbereitung und Auswertung gehört zu den Aufgaben des Facility Managers. Die betriebsinterne Datenaufnahme ist eine Vorgehensweise, die besonders für kleinere und mittelständische Betriebe ohne finanzielle Mittel genutzt wird. Daher werden einige Praxistipps vorgestellt, die bei einer schnellen und kostengünstigen Datenerfassung hilfreich sein können: – Gebäudeumrisse vom Vermesser – Übernahme von CAD-Daten der Fremdfirmen – Erstellen und Verwenden von Symbolbibliotheken – Datenhandbuch zur systematischen Aufnahme von alphanumerischen Daten Die Umrisse der Gebäude werden für das Katasteramt von einem beauftragten Vermesser eingemessen. Diese Informationen werden datentechnisch erfasst und können somit genutzt werden. Die Vermessungskoordinaten werden durch den Vermesser aufbereitet und dann mit Linien verbunden. Die fehlenden Koordinaten werden analysiert und neu eingemessen. Das Ergebnis ist ein auf 5 Zentimeter genauer Lageplan der Umrisse des Gebäudebestandes in einem durch das CAD-System lesbaren

Koordination, Vorbereitung und Auswertung der unternehmensinternen Datenaufnahme

Gebäudeumrisse werden vom Vermessungsbüro geliefert

248

Übernahme der CADDaten von Maschinen- und Anlagenlieferanten

Erstellen und Verwenden von Symbolbibliotheken

3 Systemeinführung

Grafikformat (in vorliegendem Fall dxf-Format). Die gelieferten Umrisse dienen jetzt dem Architekturmodul als Vorlage. Anhand der Linien werden nun Mauern, Vorsprünge und Öffnungen gezeichnet. Die Grundlage für die weitere Gebäudeerfassung ist gelegt. Diese Art der Datenübernahme hat neben den geringen Kosten noch einen Vorteil. Die Genauigkeit der Daten ist zu diesem Zeitpunkt besonders wichtig, da sich sonst Fortpflanzungsfehler anschließen. Um eine gesunde Basis für alle weiteren Zeichnungen zu haben, ist es ratsam, auf eine solide Zeichnungsgenauigkeit aufbauen zu können. Die vom Vermesser angebotene Detaillierung von 1–5 Zentimeter ist dabei mehr als ausreichend. Die Übernahme von CAD-Daten ist ein bekanntes Mittel, um schnell und kostengünstig an grafische Informationen zu gelangen. Leistungen oder Zeichnungen, die schon einmal von Fremdfirmen erbracht wurden, sind für das CAFM-System optimal zu nutzen. Das Aufspüren solcher Daten, die Übernahme von unterschiedlichen Grafikformaten und die Nachbereitung, um die Daten für das eigene System benutzt zu können, sind dabei die wesentlichen Faktoren. Die Informationen waren eigentlich nie primär geeignet, in das CAFM-System übernommen zu werden, jedoch waren sie nach intensiver Bearbeitung geeignet für CAFM, was einen Vorteil für die Datenerfassung darstellte. Gerade große Maschinenbaufirmen arbeiten, wenn auch nicht in der Layoutplanung oder im Vertrieb, so doch meistens in der Konstruktionsplanung mit CAD. Diese Zeichnungen können aufgrund ihrer konstruktiven Ausrichtung (zu detailliert) natürlich nicht ohne Bearbeitung übernommen werden. Aber die grundlegenden Informationen wie Länge, Höhe und Breite sind genau vorhanden. Auch für die Zukunft verspricht dieser Datenaustausch Vorteile, da z. B. schon im Vorfeld von Veränderungsaktionen Zeichnungen in beide Richtungen getauscht werden können (d.h. Gebäudezeichnung zum jeweiligen Planungsunternehmen hin und fertige Lösungsalternativen zurück). Das Erstellen und Verwenden von Symbolbibliotheken lag auf der Hand (Abb. 3-29). Die ca. 350 Produktionsmaschinen sind keine Einzelanfertigungen, sondern es stehen oft Maschinen gleichen Typs nebeneinander und

3.6 Datenaufnahme und Dateneingabe

249

Abb. 3-29. Beispiel Symbolbibliothek

auch an unterschiedlichen Produktionsorten. Die Symbolbibliotheken spielen auch bei der Layoutplanung eine große Rolle, da man je nach Anforderung den geeigneten Maschinentyp zur Verfügung hat. Mittlerweile sind über 50 verschiedene Maschinentypen aus dem Bereich der Spinntechnik erfasst. Eine Symbolbibliothek ist nichts besonderes, jedoch lassen sich gerade bei CAFM einige Synergieeffekte erzielen. Neben den Abmaßen und dem typologischen Zusammenhang sind auch die Bemaßung oder die Anschlüsse für die Infrastrukturversorgung verfügbar. Um nach der Vorplanung auch die Ausführungsplanung mitgestalten zu können, gibt es z. B. Fundamentpläne. All dies wird über das Maschinensymbol, genauso wie eine 2- und 3-dimensionale Darstellung mit in die Zeichnung eingefügt. Durch das Layermanagement werden die nicht benötigten Informationen unsichtbar gemacht. Besonders bei den alphanumerischen Daten traten Schwierigkeiten bei der Datenerhebung auf. Die Dokumentation über Anlagen, Maschinen und Gebäude ver-

Datenhandbuch zur Erfassung der alphanumerischen Informationen

250

Datenerfassung und Datenpflege sind die sensibelsten Faktoren

3 Systemeinführung

dienen das Prädikat mangelhaft, bezogen auf die Vollständigkeit, den Informationsgehalt und die dezentrale Verwaltung. Um die Aufnahme zu systematisieren und den einzelnen Abteilungen einen Leitfaden an die Hand zu geben, ist das Datenhandbuch konzipiert worden. Die nichtgrafischen Daten werden mit Hilfe von Datenblättern erfasst. Diese Listen entsprechen den Dateninhalten der Datenbank. Später erfolgt dann eine Übernahme der Daten ins CAFM-System durch Eingabe. Die Strukturen orientieren sich an den Objekten der jeweiligen Abteilung, so dass eine zielgerichtete Datenerhebung vor Ort möglich ist. Bei der Ist-Analyse einer Produktionshalle wurden über 300 Datenblätter erstellt. Die Datenerfassung kann den Wendepunkt bei der Einführung von CAFM in Unternehmen darstellen. Gerade bei Industrieunternehmen mit komplexen Maschinen und Anlagen ist die Datenvielfalt enorm. Kommen dann noch die schlechte Qualität und Lage der Daten sowie die vielfältigen Informationsquellen eines mittelständischen Unternehmens dazu, ist die Situation fast aussichtslos. Diesen Umständen kann man neben guten Ideen nur mit ausreichender Manpower entgegenwirken. Reichen die Mittel nicht aus, stockt die Einführung, die beteiligten Abteilungen sind frustriert und die notwendige Weiterentwicklung wird verzögert. Die eigentliche Aufgabe, das Bewirtschaften und Optimieren von Sachressourcen nach der Philosophie des Facility Management, beginnt erst wesentlich später. In dem vorliegendem Beispiel fehlte der übergeordnete und abteilungsübergreifende Ansatz, mit Fremdpersonal die Daten in kurzfristigen und ergebnisorientierten Aktionen in das CAFM-System zu bringen.

3.7 Anwendung des Systems Bei der Anwendung des CAFM-Systems während der ersten Stufe stehen zwei Faktoren im Vordergrund. Zum einen werden die Module getestet. Das bedeutet, der Funktionsumfang und die Leistungsfähigkeit des Systems werden in der alltäglichen Praxis zur Bewältigung von Aufgabenstellungen eingesetzt. Die Nutzung des Systems erfolgt immer an konkreten Aufgabenstel-

3.7 Anwendung des Systems

251

lungen, so dass an aktuellen Problemen festgestellt werden kann, ob das System die gestellten Erwartungen erfüllt. Diese konkreten Praxisanwendungen waren z. B. die Optimierung des Druckluftnetzes oder die zahlreichen Layoutplanungen. Bei der Anwendung des CAFM-Systems werden auch die individuellen Anpassungen getestet und mit dem Systemanbieter kommunikativ verbessert. Des weiteren lassen sich an konkreten Aufgaben Auswertungen erstellen, die für den täglichen Gebrauch wichtig sind. Der zweite Faktor bei den Anwendungen in der Praxis ist der schnelle Teilerfolg. Obwohl der vollständige Einsatz des CAFM-Systems zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht gewährleistet ist, hat sich ein früher Teilnutzen in einigen Anwendungsfällen eingestellt. Die frühzeitigen Einsatzmöglichkeiten helfen bei der Akzeptanz dieses neuen Instrumentes innerhalb des Unternehmens. Die Mitarbeiter und die Verantwortlichen werden aufmerksam und erkennen den Nutzen des Systems für ihre Arbeit. Dieser integrierende Effekt hilft, die Mitarbeiter zu motivieren. Nur durch frühzeitige Ergebnisse ist es möglich, die Beteiligten für den großen Zeitraum der Einführung zu begeistern. Wenn man es geschafft hat, auch die operativen Einheiten (z. B. Schlosserei und Elektrowerkstatt) vom allgemeinen Nutzen des Systems zu überzeugen, kann man mit der nötigen Unterstützung rechnen. Im folgenden werden fünf große Anwendungsprojekte vorgestellt, die in den ersten 18 Monaten stattgefunden haben. Neben diesen Beispielen gab es noch weitere Anwendungen wie den Aufbau einer Schlüsselverwaltung, die Erstellung von flurübergreifenden Immobilienübersichtsplänen oder die Vorbereitung auf die durchzuführende Selbstüberwachungsverordnung Kanal (SüwV Kan).

3.7.1 Werkpläne 2D / 3D Die schlechten Bestandspläne waren einer der Auslöser für die Einführung von Facility Management. Daher ist naheliegend, dass das erste Projekt die Erstellung von Werksplänen der beiden Standorte in Deutschland (Dü-

Frühzeitige Teilerfolge schaffen Akzeptanz

5 Anwendungsprojekte haben in den ersten 18 Monaten stattgefunden

252

Die mehrgeschossige Struktur der Fabrik lässt sich gut durch die 3D- Darstellung visualisieren

3 Systemeinführung

ren) und in Tschechien (Litvinov) war. Die Fabrik in Düren wurde innerhalb von 6 Monaten aufgenommen, wobei als erstes eine Produktionshalle als Versuch in 3D aufgenommen wurde. Die Erstellung der Pläne für Litvinov erfolgte später, wobei man die gesammelten Erfahrungen angewendet, die erstellten Symbolbibliotheken genutzt sowie das Projekt innerhalb von 15 Tagen abgeschlossen hat. Auf die Probleme und Schwierigkeiten bei der Datenerfassung wird nicht mehr eingegangen, da diese Thematik in Abschn. 3.6 behandelt wurde. Auch auf die unterschiedlichen Faktoren und Modalitäten zur Beurteilung des Arbeitsaufwandes wird nicht mehr eingegangen. Abbildung 3-30 zeigt das 91 000 m2 große Betriebsgelände aus der Vogelperspektive. Diese Darstellung ist besonders geeignet, um Ortsfremden oder „Nichttechnikern“ etwas anschaulich zu demonstrieren. Die gesamten Gebäude und Maschinen sind in 2½ D aufgenommen und man kann zwischen den Darstellungsformen hin und her schalten, da sie gleichzeitig generiert werden. Das Werk Litvinov (30 000 m2 Bruttogrundrißfläche) ist in Abb. 3-31 zu erkennen. Die Struktur mit vier übereinanderliegenden Produktionsetagen weicht von der eingeschossigen Anordnung der Produktion in Düren ab.

3.7 Anwendung des Systems

253

Gerade hier ist der Vorteil der dreidimensionalen Visualisierung erkennbar. Die Pläne sind so aufgebaut, dass sie den Anforderungen eines CAFM genügen. Das bedeutet, die Zeichnungen sind übersichtlich nach dem Top-down-Prinzip, sie sind detailliert nach dem Bottom-up-Prinzip und sie sind sehr variabel. Die Übersichtlichkeit ist nötig, um den Gesamtzusammenhang zu visualisieren. Der Anwender kann vom Standort über das Werksgelände und die Produktionshalle bis hin zu einzelnen Produktionsmaschinen die Informationen verdichten. Dabei hilft ihm die Detailtreue des Bottom-up-Prinzips. Die Zeichnungen werden als einzelne Hallenlayouts angelegt. Daher ist die Detaillierung für die genaue Planung geeignet. Die Maschinen sind genau beschrieben. Auf eine weitere Aufteilung der Maschinen bis hin zu einzelnen Motoren oder sogar bis zu jeder Schraube wird bewusst verzichtet, weil die Informationen nicht unmittelbar relevant sind und somit unnötigen Ballast darstellen. Die Variabilität wird dadurch deutlich, daß man neben Werksplänen auch detaillierte Pläne der einzelnen Produktionsstätten erhält. Des weiteren sind die Inhalte der Pläne sehr unterschiedlich und werden der einzelnen Aufgabenstellung ange-

Aufbau der Pläne

Welche Informationen sind relevant?

254

Videoanimation veranschaulicht die einzelnen Produktionsschritte

3 Systemeinführung

passt. So werden Fundamentpläne oder Anschlusspläne für die Infrastrukturversorgung genauso generiert wie Kostenstellenpläne oder einfache Maschinenaufstellungspläne mit Bezeichnungen. Die Bestandspläne dienen als solide Ausgangsbasis zur Einführung eines CAFM-Systems. Zum einen können Anwendungen konkret getestet werden. Dazu müssen, abhängig von der Aufgabe, noch die alphanumerischen Informationen gesammelt und mit der Grafik verbunden werden. Für die Einrichtung des Systems dienen die Pläne als Vorlage. So werden z. B. die Katasterpläne ebenso wie die Rohrleitungspläne auf Grundlage der Werkszeichnungen eingerichtet und abgestimmt. Einen weiteren Vorteil bieten die Bestandspläne bei der alphanumerischen Datenerfassung. Den Mitarbeitern kann veranschaulicht werden, welche Objekte erfasst werden müssen und in welchem Gesamtzusammenhang die einzelnen Objekte stehen. Um einen Eindruck von den Möglichkeiten und vom Mehrwert dank CAD zu bekommen, wurden die grafischen Daten für eine Videoanimation genutzt. In einem walk-through durch die Fabrik werden die einzelnen Produktionsschritte und die verknüpfende Transportautomatisation gezeigt. Diese Viedeoanimation ist auf der Grundlage der 2D-Informationen generiert worden und stellt für einen geringen Aufwand einen extremen Mehrwert dar. Dieser beschränkt sich zur Zeit noch auf reine Visualisierungseffekte nach dem Prinzip“nice to have”, aber in der Zukunft werden solche Animationen auch für kleinere Unternehmen als eine Art Abfallprodukt eine fortschrittliche Planung durch Virtual Reality ermöglichen.

3.7.2 Layoutplanungen Produktion

Kombination aus Marktveränderungen, Branche und kreativem Unternehmer

Die Layoutplanungen für die Produktion werden nicht an einem konkreten Beispiel, sondern an der Vorgehensweise gezeigt. Aufgrund sich laufend verändernder Marktbedingungen besteht die Notwendigkeit zu Anpassungen. Gerade für den deutschen Mittelstand trifft dies zu. Wenn zudem noch eine krisengeschüttelte Branche wie die Textilindustrie mit Konkurrenz aus Asien und Indien be-

3.7 Anwendung des Systems

255

troffen ist, wird die Sache spannend. In Zusammenhang mit einem Unternehmer, der Ideen hat und diese umsetzen will, wird ein Planungsinstrument zu einem hilfreichen Werkzeug. Um die zahlreichen Ideen für neue Fabriken oder Umplanungen von bestehenden Produktionsstätten zu planen, wurden früher Schere und Prittstift bemüht. Diese Planungstechnik ist im Zeitalter der Computer überholt. Die Layoutdarstellungen aus einem CAD-System heraus bestechen durch die Variabilität der Ausgabeformate über den Detaillierungsgrad. Nicht zu vernachlässigen ist die farbige Darstellung. Diese Vorteile, kombiniert mit der schnelleren und effektiveren Erstellung von Zeichnungen, haben die CAD-Technik im planerischen Bereichen etabliert. Den größten Effekt erzielt man jedoch, wenn direkt am Computer geplant wird. So hat es sich bei Schoeller Textil durchgesetzt. Man plant unmittelbar im CAFM-System. Die unterschiedlichen Planungsvarianten werden direkt bewertet und weiterentwickelt. So entsteht innerhalb von kürzester Zeit die Grobplanung für ganze Fabriken. Die Erfahrungen aus unzähligen Projekten gepaart mit der Technik eines modernen Computersystems machen die Layoutplanung schnell und effektiv. Wenn z. B. in ein vorhandenes Gebäude eine neue Spinnerei installiert werden soll, stellt sich der Ablauf folgendermaßen dar. Die Grundrissdaten des Gebäudes (Länge, Breite, Höhe, Stützenraster und weitere Spezifikationen) kommen per Fax an. Die Grundrisserstellung erfolgt mit Hilfe des Architekturmoduls und stellt die äußere Grundlage dar. Bei der eigentlichen Layoutplanung werden die Maschinen aus der Symbolbibliothek abgerufen und in der benötigten Anzahl aufgestellt. Jetzt beginnt die Layoutoptimierung, um die geeignete Maschinenaufstellung zu erarbeiten. Die Alternativen werden simuliert und dann direkt beurteilt und optimiert. Anschließend erfolgt die Ausgabe in den gewünschten Formaten (DIN A4 – DIN A1). Dieser Vorgang dauert 2 bis 3 Stunden. Auf Grundlage der Pläne können bei Bedarf Materialflusspläne erzeugt werden. Bei größeren Projekten hilft das CAFM-System bei der Bereitstellung von wichtigen Informationen. So können z. B. die installierte Leistung sowie der benötigte Druckluftbedarf ermittelt werden. Die Daten helfen im Vorfeld einer Entscheidung, den Auf-

Bei Schoeller wird direkt am Computer geplant

256

3 Systemeinführung

wand richtig einzuschätzen. Für diese komplexen Informationen bedarf es einer Nachbereitung der Layoutpläne mit Hilfe des CAFM-Systems. Durch das Zusammenspiel von grafischen und alphanumerischen Daten wird die Leistungsfähigkeit des Systems voll ausgenutzt. Geplant wird für alle Produktionsbereiche der beiden Standorte in Deutschland und Tschechien. Die Veränderungsrate der neun Produktionsstätten liegt bei ca. 2 Jahren. Neben diesen internen Planungen werden auch interessante Vorhaben mit anderen Partnern angedacht und geplant.

3.7.3 Optimierung des Druckluftnetzes CAFM-System ist Hilfsinstrument

Bei der Optimierung des Druckluftnetzes hat sich das CAFM-System als ideales Hilfsinstrument für die analytische Suche nach Optimierungs- und Einsparungspotentialen herausgestellt. Die Optimierung eines gewachsenen Druckluftnetzes ist ein komplexes Thema mit vielen ineinander spielenden Faktoren. Die Kosten für Drucklufterzeugung pro Jahr liegen bei über 750 000 DM. Um Einsparungs- und Optimierungsmöglichkeiten zu finden, mussten die Erzeuger, die Verbraucher und die Netze ermittelt und analysiert werden. Die Grafiken in Abb. 3-32 stellen Auswertungen dar, die für die Schwachstellenanalyse von Bedeutung waren. So sind die Verbraucher in den einzelnen Hallen ermittelt und die Soll-Bedarfswerte mit Hilfe des CAFM-Systems ausgewertet worden. Die tatsächlichen Verbräuche wurden von den Maschinenherstellern vor Ort gemessen und mit den Soll-Werten verglichen. Um die Leistung der Erzeuger zu ermitteln, sind zwei Messungen über jeweils 7 Tage von den Anbietern der Drucklufterzeuger durchgeführt worden, wobei die ermittelten Werte wiederum mit den SollWerten verglichen wurden. Die Versorgungsnetze (6 und 8 bar) ließen sich grafisch ermitteln und ins CAFM-System übernehmen. Danach wurden die angeschlossenen Produktionsmaschinen (Verbraucher) und die Kompressoren (Erzeuger) als Wandler ebenfalls im System erfasst und mit den Netzen verbunden. Die Abb. 3-33 zeigt eine spontane Abfrage über den aktuellen Zustand des Netzes.

3.7 Anwendung des Systems

257

Druckluftverteilung Saal 2 7%

Saal 9 25%

Saal 3 9%

Saal 4 7%

Saal 5 18%

Saal 8 19%

Saal 7 15% Druckluftbedarf

400 350 300 250 200 150 100

Gesamt

50 0 Saal2

6bar Saal 3

Saal 4

Saal 5

8bar Saal 7

Saal 8

Saal 9

Abb. 3-32. Auswertungen Druckluftnetz

Übersichtliche Pläne mit allen relevanten Daten zur Vorbereitung und Durchführung des Projektes und der Soll/Ist-Abgleich durch Messungen haben den entscheidenden Überblick gegeben und somit zur schrittweisen Lösung der Probleme geführt. Die eigentlichen Maßnahmen zur Optimierung der Druckluftversorgung haben nichts mit Facility Management zu tun. Jedoch hat sich gezeigt, wie wertvoll ein CAFM-System bei der Suche nach Verbesserungspotentialen sein kann.

Maßnahmen zur Optimierung der Druckluftversorgung

258

3 Systemeinführung

Abb. 3-33. Auswertung eines Druckluftnetzes

3.7.4 Feuerwehrpläne Alternative zu externen Dienstleistern ist die Erstellung von Feuerwehrplänen mit Hilfe des CAFM-Systems

Wartung der Feuerlöscher

Die Bereitstellung von Feuerwehrplänen nach DIN 14095 wird durch die zuständigen Behörden von Unternehmen verlangt. Die Alternative zu Angeboten zwischen 25 000 bis 50 000 DM von externen Dienstleistern ist die Erstellung von Feuerwehrplänen mit Hilfe des CAFM-Systems. Mit Unterstützung der Werksfeuerwehr sind effizient Pläne erstellt worden. Neben den offiziellen Feuerwehreinsatzplänen gibt es noch die eigenen Werksfeuerwehrpläne und Zeichnungen, die zur Wartung sowie für die Arbeitssicherheit genutzt werden können. Die Abb. 3-34 zeigt ein Beispiel und verdeutlicht, daß die Feuerwehrpläne auf den vorhandenen Bestandsplänen aufbauen. Neben der Notwendigkeit von DIN-gerechten Plänen sind die internen Anforderungen für die Dokumentation der Feuerwehrtechnik groß. Neben den Orientierungsplänen für den Einsatz sind für jede Produktionshalle auch die festinstallierten Sprinkleranlagen aufgenommen. Um die Wartung, z. B. der Feuerlöscher, besser koordinieren zu können, werden sie eindeu-

3.7 Anwendung des Systems

259

Abb. 3-34. Beispiel eines Feuerwehrplanes

tig identifiziert und mit Wartungsintervallen versehen. Eine Tabelle mit allen Wartungsarbeiten und ein Übersichtsplan kann so die tägliche Arbeit unterstützen (Abb. 3-35). Die Erstellung der Feuerwehrpläne war schnell, effektiv und günstig. Die Aufnahme erfolgte anhand vorhandener Gebäudepläne und wurde von der Werksfeuerwehr vorgenommen. Die große Bereitschaft der Kollegen zur Mitarbeit fördert die Integration und Akzeptanz des Systems. Man erkennt die Nützlichkeit des CAFM. Die Datenaufnahme erfolgte von allen Produktionshallen, so dass als Ergebnis Hallenpläne jeder Produktionsanlage, ein Übersichtsplan des gesamten Betriebsgeländes und die geforderten Feuerwehrpläne nach DIN 14095 erstellt wurden. Bei den letztgenannten Plänen wurde bei der

260

3 Systemeinführung

Abb. 3-35. Wartungsintervall Brandschutz

Erstellung auf die Erfahrung von externen Sicherheitsingenieuren zurückgegriffen, um die spezifischen Eigenschaften der DIN-Pläne zu berücksichtigen.

3.7.5 Aufbau eines Umweltmanagementsystems Zusammenhang CAFM und Umweltmanagement

Über die betrieblichen Umweltbilanzen zu der EG-Öko-Auditverordnung und Zertifizierung nach ISO 14001

Der Aufbau eines Umweltmanagementsystems ist ein entscheidender Bereich im betrieblichen Umweltschutz (s. auch Abschn. 4.2). Die Erweiterung von Facility Management um den Bereich Umweltmanagement liegt auf der Hand. Alle umweltrelevanten Informationen zu den Sachressourcen werden im CAFM-System verwaltet, ein separates Umweltinformationssystem entfällt. Informationen zu Gefahrgütern, genehmigungspflichtigen Anlagen oder Abfallbehälterstandorten sind durch das System abrufbar und können z. B. in einen Umweltbericht eingefügt werden. Das Ziel ist die Erhebung aller relevanter Umweltkennzahlen zur Vorbereitung einer Teilnahme an der EG-Öko-Auditverordnung oder Zertifizierung gemäß ISO 14001. Die Umweltkennzahlen verdichten umfangreiche Umweltdaten auf eine überschaubare Anzahl von Schlüsselinformationen. Die betriebliche Umweltbilanz auf Knopfdruck ist sicherlich die Idealvorstellung, jedoch nicht nur mit einem CAFM-System alleine zu realisieren. Vielmehr kann ein CAFM- System die statischen Daten wie Flächengrößen, Personalstände oder Anzahl der Lagerstätten für wassergefährdende Stoffe liefern. Die dynamischen Daten (Umweltkennzahlen) für eine betrieb-

3.7 Anwendung des Systems

261

liche Umweltbilanz müssen jedoch ergänzt werden, da sie jährlich erhoben werden müssen. Die erhöhte Dokumentationspflicht gegenüber den Behörden ist ein weiteres Argument für den Einsatz des CAFM-Systems im Umweltschutz. So kann z. B. bei der Emmissionserklärung für genehmigungspflichtige Anlagen nach der 4. BImschV auf die Daten der Anlage aus der Objektverwaltung zugegriffen werden. Entscheidend ist auch in diesem Fall die Kombination aus dynamischen (in diesem Fall Emissionsmessungen) und statischen Daten. Das Thema Umwelt ist in der Industrie sehr umfassend zu behandeln, und deshalb müssen Schwerpunkte gesetzt werden. Bei Schoeller Textil wurde in einem Projekt das innerbetriebliche Abfallwesen behandelt. Folgende Themenschwerpunkte haben sich herauskristallisiert: – Abfallmengen und -wege – Abfallwirtschaftssystem – Recyclinghof – Entsorgerfachbetrieb Diese Faktoren sollen helfen, die teilweise ungeordnete Abfallsituation kostengünstiger zu organisieren. Die Abfallsituation ist sehr undurchsichtig. Durch wechselnde Entsorger, keine genauen Angaben über Mengen und Kosten und eine völlig fehlende Dokumentation ist es schwierig, Transparenz und Ordnung zu erhalten. Es entstehen wilde und nichtdefinierte Flächen, auf denen wahllos Müll zwischengelagert wird, weil unregelmäßige Entsorgungsintervalle zu Platzengpässen führen. Um die innerbetrieblichen Abläufe zu optimieren, wird ein Recyclinghof als zentrale Müllsammelstelle eingerichtet. Dieser hilft, die Wege zu verkürzen (sowohl für die Zwischenlagerung, als auch für die Entsorgung), da nicht mehrere Stellen angefahren werden müssen. Durch eine optimale Mülltrennung werden die Abfallkosten kurz- und langfristig reduziert. Mit diesem Konzept wird ein ausgesuchter Entsorgerfachbetrieb an das Unternehmen gebunden, da eine Trennung garantiert wird. Dadurch wird auch in Zukunft bei steigenden Umweltauflagen die Entsorgung sichergestellt und eine maximale Entsorgungskontinuität erreicht. Wiederum hat das CAFM-System

Erhöhte Dokumentationspflicht gegenüber den Behörden

Projekt innerbetriebliches Abfallwesen

Recyclinghof als zentrale Sammelstelle

262

Verbindung zwischen CAFM-System und einem Abfallwirtschaftssystem

Abb. 3-36. Abfallentsorgung

3 Systemeinführung

geholfen, die Schwachstellen zu analysieren und zu visualisieren. So wurden die Wege ermittelt und optimiert. Der Platzbedarf für die einzelnen Abfallarten wird abhängig von den Entsorgungsintervallen ermittelt. Durch die Layoutplanung wird der geeignete Aufstellungsort für die Behälter und Sammelstellen ermittelt (Abb. 3-36). Die Abfallstandorte werden mit den Behältern in der Katasterverwaltung sowohl grafisch als auch alphanumerisch erfasst. Diese Daten (Abb. 3-36) können zusammengefasst und ausgewertet werden. Des weiteren werden die Verwerter- und Entsorgerbetriebe verwaltet. Hier bietet sich eine weitere Verbindung zwischen CAFM-System und einem Abfallwirtschaftssystem (in

3.8 Ausweitung des Systems

263

diesem Falle Diamant von Fa. Dilligens) an. Das Abfallwirtschaftssystem verwaltet die dynamischen Daten zum Abfallmanagement und erstellt Entsorgungsnachweise, Begleitscheine und die jährlichen Abfallbilanzen sowie das Abfallwirtschaftskonzept.

3.8 Ausweitung des Systems Die Phase 7, die Ausweitung des Systems, ist zugleich der Beginn der 2. Stufe. Diese Stufe hat das Ziel, das CAFMSystem im Unternehmen zu etablieren. Die Einführung ist beendet und die breite Nutzung des Systems kann beginnen. Dieses Stadium wurde im März 1997 erreicht. Der Zeitrahmen der 2. Stufe wird auf weitere 2 Jahre festgelegt. Aufgrund der gesammelten Erfahrungen in der 1. Stufe wird auf das Aufstellen eines phasenbezogenen Zeitplanes verzichtet. Die einzelnen Aufgaben werden simultan bearbeitet. Wichtig für eine weiterhin erfolgreiche Implementierung des CAFM-Systems ist neben der Bereitstellung von ausreichender Manpower auch die Motivation der beteiligten Mitarbeiter. Die Aufgaben in der zweiten Stufe sind: – Datenaufnahme des gesamten Betriebes – Einbindung weiterer Benutzergruppen – Ausweitung des Systems um die Funktion Instandhaltung und Arbeitssicherheit

Stufe 2: Ausweitung des Systems

Die Datenaufnahme der weiteren Betriebsstätten ist eine zeitintensive und arbeitsreiche Maßnahme. In Abschn. 3.6 sind die Probleme bei der alphanumerischen Datenaufnahme geschildert worden. Da einige verursachende Faktoren erkannt wurden, gilt es, diese für die Zukunft abzustellen. Mit der Datenaufnahme und der damit verbundenen Datenpflege wird die Entscheidung fallen, ob das CAFM-System dauerhaft bestehen wird. Die Einbindung neuer Benutzergruppen ist kein Problem für das CAFM-System, da die Tools hierfür schon entwickelt und getestet sind. Die neuen Systemanwender (die verschiedenen Anwenderprofile sind in Abschn. 3.4.3 beschrieben) kommen aus technischen und kaufmännischen Abteilungen. Der Datennavigator wird

Alphanumerische Datenaufnahme des weiteren Betriebes

Einbindung weiterer Benutzergruppen

264

Ausweitung des Systems um neue Funktionen

3 Systemeinführung

nach den Benutzeranforderungen eingerichtet. Voraussetzung für den unternehmensweiten Einsatz ist ein PCNetzwerk. Dieses steht zur Zeit noch nicht zur Verfügung. Deshalb verzögert sich die Einbindung weiterer Benutzer. Um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden, muss sich der Funktionsumfang des CAFMSystems den Veränderungen anpassen. Hierzu zählen die Funktion Instandhaltung und Arbeitssicherheit. Das Thema Arbeitssicherheit ist aufgrund von gesetzlichen Auflagen aktuell. Diese Auflagen stellen den Mitarbeiter in den Mittelpunkt und nicht mehr den Arbeitsplatz. Die Beschreibungen der Gefahrenpotentiale und Maßnahmen werden im CAFM-System dokumentiert und ausgewertet. Diese Erweiterung wird in Zusammenarbeit mit der Berufsgenossenschaft Textil und dem Betriebsarzt durchgeführt. Um die Instandhaltung besser koordinieren und überprüfen zu können, werden Funktionen der Instandhaltung aufgebaut. Hierzu ist vorgesehen, eine leistungsstarke Instandhaltungssoftware mit dem CAFM-System zu koppeln. Die Datenbank dient dann als einheitliche Datenbasis. Die Aufgaben, die das System betreffen, werden auch in Zukunft mit dem Softwareanbieter koordiniert und durchgeführt.

4 Kapitel 1

• • • • • • •

Grundlagen Orientierung Interpretationen Ganzheitlichkeit Lebenszyklus Transparenz Entwicklung Nutzenpotentiale

Theorie

Anwendungsbeispiele

Kapitel 2

Kapitel 3

Computerunterstützung • CAFM • Zusammenhang FM und CAFM • IT-Funktionen im FM • CAFM-Anwendungsbereiche • Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld • CAFM-Systemansätze • Anforderungen an CAFM-Systeme • Marktübersicht CAFMSysteme • Vorstellung einiger CAFM-Systeme • CAFM mit ERP-Systemen • Kosten und Nutzen • CAFM-Einführung • Datenakquisition

Systemeinführung • Einführungskonzept • Motivation und Ausgangslage • Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme • Konzept für das CAFM • Installation, Einrichtung und Schulung • Datenaufnahme und Dateneingabe • Anwendungen des Systems • Ausweitung des Systems

Marktübersicht

Erfahrungsbericht

Bei den nachfolgenden Praxisanwendungen sollen insbesondere Nutzenansätze im Vordergrund stehen, die sich durch Facility Management und den Einsatz von CAFMSystemen in den einzelnen Teilaufgaben ergeben. Der Schwerpunkt liegt auf Praxisbeispielen, die die Hauptaspekte des Facility Management im Sinne von Ganzheitlichkeit, Transparenz und Betrachtung des gesamten Lebenszyklus erläutern. Die Praxisbeispiele bieten nur eine kleine Auswahl aus dem weiten Feld des Facility Management. Sie sollen für einen ersten Anstoß in Richtung Facility Management sorgen und sind bewusst so ausgewählt, daß sie für zahlreiche Unternehmen von Bedeutung sind.

Kapitel 4 Anwendungsbeispiele Gebäudemanagement Umweltmanagement Fabrikplanung Instandhaltung Kabel- und Netzwerkmanagement • Abfallmanagement • Arbeitsschutz • Energiemanagement • Computer Integrated Buildings • Immobilien- und Dienstleistungscontrolling • mySAP ERP und FM • • • • •

Praxis

Nutzenpotentiale durch den Einsatz von CAFM-Systemen

266

4 Beispiele

4.1 Gebäudemanagement Gebäudemanagement ist Teilsegment des Facility Management

Das Gebäudemanagement als ein Teilsegment des Facility Management umfasst eine Vielzahl von Aufgaben und Leistungen. Bezüglich der Inhalte dieser Aufgaben und Leistungen sei hier auf Abschn. 1.2.3 hingewiesen. Häufig wird Gebäudemanagement direkt in Verbindung mit Outsourcing von Gebäudedienstleistungen gebracht und diese Verbindung ist durchaus gerechtfertigt. Hier soll bei den weiteren Auführungen jedoch der Schwerpunkt auf die Einsatzmöglichkeiten von CAFM-Systemen als Werkzeuge des Gebäudemanagements gelegt werden. Die Instandhaltung, die einen wesentlichen Anteil an den Bewirtschaftungskosten aus dem technischen Gebäudemanagement hat, wird aufgrund des Umfangs in einem gesonderten Abschn. behandelt.

4.1.1 Konferenzraumverwaltung

Optimierter Nutzungsgrad durch Konferenzraumverwaltung

Die Konferenzraumverwaltung ist eine Teilaufgabe des infrastrukturellen Gebäudemanagements. Zur Erläuterung des Begriffes Gebäudemanagement und zur Unterteilung in technisches, kaufmännisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement sei hier noch einmal auf Abschn. 1.2.3 verwiesen. Ziel der Konferenzraumverwaltung ist ein hoher Nutzungsgrad der Besprechungsräume bei minimalem Organisations- und Informationsbeschaffungsaufwand. Messbar ist der Nutzungsgrad der Besprechungsräume durch die Belegungszeiten. Der Organisations- und Informationsbeschaffungsaufwand ergibt sich aus den Prozessen und Maßnahmen, die im Rahmen einer Konferenzraumreservierung oder -belegung ablaufen. Zunächst muss ein geeigneter Raum gefunden werden. Dann muss geprüft werden, ob der geeignete Raum in dem gewünschten Zeitfenster nutzbar ist. Nach der Belegungsreservierung ist die Versorgung mit Getränken etc. sowie die Ausrüstung abzustimmen und auszulösen. Nach der Belegung sind die angefallenen Kosten den Nutzern möglichst verursachungsgerecht zu belasten.

4.1 Gebäudemanagement

267

Unter Konferenzräumen sind im nachfolgenden Räume zu verstehen, die von verschiedenen Nutzern stunden- oder tageweise für Besprechungen oder Präsentationen genutzt werden. Verwaltungsgebäude verfügen häufig über zahlreiche Konferenz- oder Besprechungsräume in den unterschiedlichsten Ausführungen und Ausstattungen. Je höher der Wertschöpfungsanteil eines Unternehmens an Dienstleistungen geknüpft ist, um so stärker steigt der Bedarf innerhalb des Unternehmens nach Kommunikation und damit auch nach Kommunikationsräumen. Selbst kommunikative Bürokonzepte und Gebäudegestaltungen wie Spine-Konzepte lassen sich ohne einen gewissen Anteil an geschlossenen Besprechungsräumen oder Konferenzräumen nicht funktionsgerecht realisieren. So fordern z. B. Kundenpräsentationen oder Kreativitätssitzungen eine gewisse räumliche Abgeschlossenheit und Intimität, die nur geschlossene Besprechungsräume bieten können. Mit Zunahme der Kommunikationsbedarfe ist auch eine Tendenz hin zu Videokonferenzräumen zu erkennen, bei denen Unternehmen an mehreren Standorten gleichzeitig über Videoübertragung an einer Konferenz teilnehmen. Da diese Räume mit sehr hohen Investitionskosten verbunden sind, ist eine effektive Nutzung dieser Einrichtung möglichst anzustreben. Da die Konferenzräume häufig homogen über den gesamten Baukörper verteilt angeordnet sind, ergeben sich für die Versorgung und die Verantwortlichkeiten verschiedene Probleme. Meist sind die Konferenzräume einer Organisationseinheit oder Etage im Gebäude zugeordnet und werden von einer Organisationskraft, z. B. Sekretärin dieser Abteilung, betreut. In diesen Fällen ist die Nutzung der Räume für Mitarbeiter dieser Etage oder Organisationseinheit geeignet, da der im Rahmen der Nutzung erforderliche Informations- und Materialfluss effektiv und mit kurzen Wegen realisiert werden kann. Jedoch ist eine übergreifende Nutzung durch andere Abteilungen mit erhöhtem Kommunikationsaufwand verbunden. Damit sinkt der Nutzungsgrad dieser Räume. Können die Mitarbeiter „ihren“ Besprechungsraum in einer Etage über einen handschriftlichen Belegungsplan an der Raumtür steuern, so muss bei abteilungsübergreifen-

Ablauf der Konferenzraumreservierung

Videokonferenzen als modernes Kommunikationsmittel

Organisatorische Einbindung von Konferenzräumen

268

Phasen der Konferenzraumverwaltung

Suche nach geeignetem Konferenzraum

4 Beispiele

der Nutzung diese Information auch den anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden können. Damit ist eine zentrale Einrichtung zur Belegungsplanung kaum zu umgehen, schon allein, um allen Mitarbeiter nur einen direkten Ansprechpartner bei Belegungswünschen zu bieten. Die Unterstützung der einzelnen Prozesse bei der Konferenzraumverwaltung durch ein CAFM-System hat sich in der Praxis als sehr hilfreich erwiesen. Folgende Phasen werden im Rahmen der Konferenzraumverwaltung durchlaufen: – Belegungsplanung der Konferenzräume, – Nutzung der Konferenzräume, – Abrechnung der Konferenzraumnutzung. Die Dokumentation der geplanten und realen Konferenzraumnutzung überspannt diese einzelnen Bewirtschaftungsphasen. Jedem Mitarbeiter soll die geplante und reale Raumbelegung transparent und idealerweise am Arbeitsplatz auf Knopfdruck verfügbar gemacht werden. Auslöser der Belegungsplanung ist der Bedarf der Mitarbeiter nach einem geeigneten Konferenzraum. Damit müssen den Mitarbeitern möglichst ohne großen Suchaufwand folgende Fragen beantwortet werden können: – Welche Ausstattungsmerkmale der Konferenzräume sind grundsätzlich verfügbar (Bestuhlung, Lage, Medienausstattung usw.)? – Welche Ausstattungsmerkmale sind im vorliegenden Fall erforderlich? – Welche Konferenzräume sind damit für die beabsichtigte Nutzung geeignet? – Welcher von diesen Räumen ist in dem gewünschten Zeitfenster nutzbar? Auf Grundlage dieser Informationen trifft der Mitarbeiter die Entscheidung, welchen Raum er nutzen möchte und löst eine Reservierung aus. Wenn kein geeigneter Raum zur Verfügung steht, sollten dem Mitarbeiter Name und Telefonnummer der geplanten Konferenzraumnutzer angeboten werden, um ggf. durch Absprache und

4.1 Gebäudemanagement

269

Terminverschiebung noch eine optimale Nutzung zu erreichen. Die Belegungsplanung endet mit der Reservierung eines Besprechungsraumes durch den betreffenden Mitarbeiter. Die Nutzung der Konferenzräume gliedert sich in die Vorbereitung der Nutzung und die Betreuung während der Nutzung. Folgende Tätigkeiten sind z. B. im Rahmen der Vorbereitung auszuführen: – Einrichten der Bestuhlung und Sitzordnung, – Eindecken der Tische, – Lüften der Räume, – Aufbau der Medien wie Projektor, Flipchart, Video etc., – Bereitstellung von Kaltgetränken, Kaffee, Tee oder Gebäck usw. Im Laufe der Nutzung müssen z. B. weitere Technikausrüstungen oder Sonderessen zur Verfügung gestellt werden. Weiterhin muss im Falle von Störungen an der Technikausrüstung ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Zur Abrechnung der in Anspruch genommenen Leistungen müssen dem verantwortlichen Kostenträger nach der Nutzung die angefallenen Kosten belastet werden, um diese möglichst verursachungsgerecht zu verteilen. Dadurch werden die Mitarbeiter für den Aufwand bei der Inanspruchnahme scheinbar „kostenloser“ Leistungen sensibilisiert. Durch ein nachhaltiges Controlling lässt sich ebenfalls feststellen, ob genügend Raumkapazitäten für Besprechungen im Unternehmen zur Verfügung stehen oder die teure Flächen durch andere Funktionen genutzt werden können. Der beschriebene Ablauf lässt sich durch ein geeignetes Informationssystem, das jedem Mitarbeiter die entsprechenden Daten zur Verfügung stellt, unterstützen. Dadurch erübrigen sich Rückfragen und koordinierende Telefonate. Im Sinne einer durchgängigen Lösung können sogar dem Pförtner die Besucherinformationen zur Verfügung gestellt werden und z. B. zum Ausdrucken von Wegeskizzen (Gebäude, Raumnummer, Etage usw.) auf dem Betriebsgelände oder zur Bestückung einer Gästetafel genutzt werden.

Vorbereitung der Konferenzraumnutzung

Abrechnung der Konferenzraumnutzung

Pförtner stellen den Besuchern Informationen zur Verfügung

270

4 Beispiele

4.1.2 Schlüsselverwaltung Schlüsselverwaltung als Teilfunktion des Sicherheits-Managements

Schließsysteme

Aufgaben der Schlüsselverwaltung

Beispiele für Schließanlagengruppen

Die Schlüsselverwaltung ist als Teilfunktion des Sicherheits-Managements eine Teilaufgabe des infrastrukturellen Gebäudemanagements und reicht von der Planung von Gebäuden bis hinein in den Betrieb. Häufig wird sie auch den Hausmeisterdiensten zugeordnet. Im Rahmen der Planung von Gebäuden wird das Gebäudekonzept und der zugehörige Schließplan der Räume und Bereiche erstellt. Der Schließplan beschreibt die Zugangsberechtigungen sowie die zugehörige Schließanlagenstruktur. Neben konventionellen Schließanlagen werden heute in modernen Gebäuden elektronische Zugangssysteme installiert, bei denen nicht über mechanische Schließcodierungen, sondern über Magnet- oder Chipkarten die Zugangsberechtigung verschlüsselt wird. Die organisatorischen Tätigkeiten im Rahmen der Schlüsselverwaltung und -vergabe sind bei beiden Arten von Schließanlagensystemen ähnlich. Vorteile ergeben sich bei elektronischen Systemen durch die einfache Sperrung bei Verlustmeldungen, z. B. eines Generalschlüssels, ohne dass eine komplette Schließanlage ausgewechselt werden muss. Folgende Aufgaben sind im Rahmen der Schlüsselverwaltung zu bearbeiten: – Führung und Aktualisierung des Schließplans, – Dokumentation der Zugangsberechtigungen, – Kontrolle der Schließfunktionen, – Nachbestellung von Zusatz-/Ersatzschlüssel gegen Quittung des Bestellers, – Auswechseln von Schließzylindern, – Aushändigen benötigter Schlüssel gegen Quittung, – Prüfen auf Vollzähligkeit nach Beendigung von Arbeiten, z. B. von Fremdfirmen. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens sind dabei verschiedenste Schließanlagen und Schließanlagengruppen zu berücksichtigen. Beispielhaft sind hier einige aufgezählt: – Einzelschließungen (Aktenschränke, Geldschränke, Tresore), – Werkstore, Hallentore,

4.1 Gebäudemanagement

271

– Räume und Türen mit General-, Hauptgruppen-, Gruppen- und Einzelschlüsseln, – Maschinenschränke, – Spinde, – Alarmkästen, Fenster, Schlüssel für haustechnische Anlagen, – Wegepflöcke, – Werkswohnungen usw. Die Aufzählung zeigt, wie umfassend der Bereich Sicherheitsmanagement allein vor dem Hintergrund der Schlüsselverwaltung zu sehen ist. Um ein effektives Sicherheitssystem in der Praxis garantieren zu können, ist eine enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen für Personalveränderungen unumgänglich. Jede personelle Veränderung (Zugang oder Abgang) oder ein Umzug hat eine Veränderung bei der Schlüsselvergabe zur Folge. Um z. B. beim Ausscheiden von Mitarbeitern alle ausgegebenen Schlüssel zurückfordern zu können, ist daher ein Protokoll über die Vergabe notwendig. Folgende Informationen haben sich bei dieser Protokollierung im Rahmen einer Schlüsselverwaltung bewährt: – Schließanlangengruppe und -nummer, – Lieferant der Schließanlage, – Schlüsselnummer, – Raum-/Türbezeichnung, – Anzahl der Schlüssel, – Farbe der Schlüssel, Farb-/Codierungssystem, – Schlüsselinhaber (Personalnummer oder Nr. vom Schlüsselbrett), – Ausgabedatum, – Ansprechpartner der Vertriebsniederlassung, Schlüsseldienst/Notdienst. Einige dieser Informationen können heute direkt auf Datenträger von den Lieferanten der Schließanlage mitgeliefert werden. Zur Vereinfachung dieses Protokollwesens haben sich entsprechende Module in CAFM-Systemen in der Praxis bewährt, da dadurch eine überwiegend redundanzfreie Datenhaltung und kurzfristige Antwortzeiten bei Informationsbedarfen (z. B. beim Ausscheiden eines

Ausgabeprotokoll von Schlüsseln

Unterstützung durch CAFM-System

272

4 Beispiele

Mitarbeiters) realisiert werden können. So können z. B. der aktuelle Schließplan ausgedruckt oder Schlüssellisten mit den Schlüsselinhabern auf Knopfdruck erstellt werden. Es können Ausgabeprotokolle bei der Vergabe von Schlüssel an neue Mitarbeiter erstellt und dokumentiert werden. Damit erhöht sich die Transparenz in der Schlüsselverwaltung erheblich.

4.1.3 Reinigungsdienste

Planung von Reinigungsdiensten

Die Reinigungsdienste sind dem infrastrukturellen Gebäudemanagement zuzuordnen und beschränken sich auf die Nutzungsphase. Der Reinigungsaufwand bildet im Rahmen der Nutzung einen nicht unerheblichen Kostenblock der Bewirtschaftungskosten. Im nachfolgenden soll insbesondere auf die Reinigungsdienste für Verwaltungsgebäude und gewerblich genutzte Räume und weniger auf die industrielle Reinigung eingegangen werden. Die Reinigungsdienste sollten, wie jede andere Dienstleistung, detailliert geplant und regelmäßig hinterfragt werden, um eine möglichst anforderungsgerechte und damit kostengünstige Leistungserbringung sicherzustellen. Im Rahmen dieser Planung sind alle Reinigungstätigkeiten zu ermitteln und zu einem Leistungsverzeichnis aufzubereiten. Das Leistungsverzeichnis beschreibt alle Reinigungstätigkeiten bezüglich des Reinigungsumfangs und der Reinigungshäufigkeit. Dazu durchleuchtet man das gesamte Objekt daraufhin, in welchem Raum welche Tätigkeiten auszuführen sind. Folgende Gliederung in Tätigkeitsgruppen hat sich in der Praxis bewährt: – Bodenpflege, – Glasreinigung, – Unterhaltsreinigung der Arbeits-/Nutzungsplätze, – Nebenarbeiten. Je nach Kalkulationsmodell des Reinigungsunternehmens wird der Aufwand über Kennzahlensysteme durch Schätzen und Vergleichen oder über sogenannte Standards und die zugehörigen Einflussgrößen ermittelt.

4.1 Gebäudemanagement

273

Bei der Bodenpflege wird z. B. als Einflussgröße die Größe der Bodenfläche, die Bodenart (Teppich, Hartbelag, etc.) und die Reinigungsart (Staubsaugen, Feuchtwischen, Halbnass- oder Nasswischen, Kehren) für die Kalkulation berücksichtigt. Hieraus ergeben sich auch die Einflussmöglichkeiten auf die Reinigungskosten seitens des Gebäudenutzers. Bei der Unterhaltsreinigung wird im wesentlichen zwischen den Arbeitsplätzen, den sanitären Einrichtungen und sonstigen Ausrüstungen unterschieden. Aber auch die Reinigung der Außenanlagen wie Grünanlagen, Gehwege und Parkplätze mit Tätigkeiten wie Abfälle sammeln, Laub beseitigen, Abfallbehälter leeren und entsprechende Winterdienste können der Unterhaltsreinigung zugeordnet werden. Einflussgrößen bei der Reinigung der Arbeitsplätze sind die Anzahl der Objekte (Schreibtische, Tischlampen, Beistelltische, Papierkörbe, Aschenbecher, Lichtschalter, Feuerlöscher etc.) und die Reinigungsart (Staubwischen, Entleeren der Papierkörbe, Aschenbecher). Ähnlich verhält es sich bei den Sanitärobjekten und sonstigen Ausrüstungen wie Aufzüge oder Rolltreppen. Zu den Nebentätigkeiten sollen im folgenden einige Beispiele aufgeführt werden: – Staubwischen auf Fensterbänken und Heizungen, – Entfernen von Griffspuren an Schränken, Türen und Schaltern, – Staubwischen auf Schrankoberseiten und Bilderrahmen, – Staubwischen an senkrechten Flächen von Türen, Schränken, Treppengeländern, Tisch- und Stuhlbeinen, – Absaugen von Postermöbeln, – Intensiv-Reinigung von Fliesen, – Entstauben von Heizkörpern. Da sowohl die Flächengröße als auch die Anzahl der Objekte eine wesentliche Einflussgröße auf den Reinigungsaufwand darstellen, bietet sich hier ein Einsatzfeld für CAFM-Systeme. Anhand von Flächenauswertungen und Beschreibung der Bodenbeläge lassen sich recht zügig Grundlagen für ein Leistungsver-

Kalkulation von Reinigungsdiensten

Aufgaben der Unterhaltsreinigung

Beispiele für Nebentätigkeiten

Flächenberechnung durch CAFM

274

Visualisierung der Reinigungsreviere

Fensterreinigung mit Hilfe des CAFM-System

4 Beispiele

zeichnis von Bodenreinigungsarbeiten zur Vorbereitung einer externen Leistungsvergabe zusammenstellen. Werden darüber hinaus auch noch die Nutzungsintensitäten nachgeführt, z. B. „Konferenzraum wurde seit letzter Reinigung nicht genutzt“ oder „Arbeitsplatz ist wegen Urlaub nicht besetzt“, so können auch die Reinigungsintervalle optimiert und Kosten eingespart werden. Auch beim Planen der Reinigungstätigkeiten helfen Flächenauswertungen und -übersichten, um die Reinigungsreviere zu optimieren und die Reinigungskräfte optimal auszulasten. Werden die Reviere zusätzlich für die Reinigungskräfte visualisiert, so ergibt sich auch eine Arbeitserleichterung vor Ort. Durch die Visualisierung über CAFM-Systeme können auch verschachtelte Reinigungsintervalle für die Reinigungskraft einfach dargestellt werden. Ein Beispiel für die durchgängige Nutzung von CAFMSystemen von der Planung bis zur Bewirtschaftung ist die Fensterreinigung. In der Planungsphase werden die Bauteile in 2D/3D im Architekturmodul mit ihren Flächen ausgewählt und in der Realisierungsphase eingebaut. Zur Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für die Glasreinigung werden die Fensterflächen gebäude-, geschossoder raumbezogen ausgewertet und dienen als Grundlage zur Ermittlung der Leistungen. Für Ausschreibungen an externe Dienstleister lassen sich so relativ zügig ohne ein Aufmaß die Basisdaten für eine Vergabe ermitteln. Bei anderen Reinigungsarbeiten kann der interne Mitarbeiterbedarf ermittelt und nach einer Kapazitätsbetrachtung durch externe Leistungen aufgestockt werden. Es ergeben sich somit auch Möglichkeiten für einen Leistungsvergleich, indem Marktpreise mit den Kosten für Eigenleistung verglichen werden können.

4.1.4 Umzugsmanagement Umzüge als Resultat von Restrukturierungen

Ein wesentlicher Veränderungsprozess in der Nutzung von Verwaltungsgebäuden ist der Prozess der Umnutzung infolge von Umzügen von Mitarbeitern. Aufgrund der häufigen Restrukturierungen in Unternehmen

4.1 Gebäudemanagement

275

sind heute Umzugsraten von 10–25 % der Mitarbeiter pro Jahr üblich. Als Folge von Unternehmenszukäufen/ -verkäufen ist sogar mit erheblich höheren Umzugsraten zu rechnen. Im Rahmen eines Umzugs sind nicht nur Kosten für die Planung, den eigentlichen Transport der Einrichtung sowie die Vorbereitung und Veränderung der Infrastruktur zu berücksichtigen, sondern auch die Kosten für Ausfallzeiten der Mitarbeiter aufgrund nicht zur Verfügung stehender Arbeitsplätze. Es lassen sich durch ein effektives Umzugsmanagement erhebliche Einsparungspotentiale erschließen. Insbesondere die frühzeitige Einbindung der beteiligten Mitarbeiter und das gemeinsame Erarbeiten von Planungsvarianten vor der Umsetzung haben sich in der Praxis bewährt. Die Umnutzung industrieller Objekte wird in Abschn. 4.3 ausführlich behandelt. In diesem Abschnitt hingegen soll der Schwerpunkt auf der Umnutzung von Bürofunktionen liegen und dabei besonders auf der Planung, der Vorbereitung und der Abwicklung von Umzügen. Bezüglich der Büroraumplanung und der unterschiedlichen Organisations- und Büronutzungskonzepte sei auf entsprechende Fachliteratur verwiesen, die die Vor- und Nachteile der verschiedenen Büroformen (z. B. Zellenbüros und Bürolandschaften) ausführlich behandelt. Das Umzugsmanagement umfasst die Aufgaben der Umzugsplanung, Umzugsvorbereitung und Umzugsabwicklung sowie die Dokumentation aller Veränderungen und die Koordination aller intern und extern Beteiligten. Diese einzelnen Aufgabenfelder werden im nachfolgenden kurz erläutert und bezüglich einer Unterstützung durch CAFM-Systeme beleuchtet. Auslöser für eine Umzugsplanung ist ein geändertes Nutzerbedarfsprogramm. So verändert sich der Flächenbedarf, wenn sich z. B. die Anzahl der Mitarbeiter ändert. Oder der Arbeitsumfang und die Arbeitsprozesse verändern sich und erfordern eine andere Anordnung der ganzen Abteilung oder einzelner Bereiche. Ebenso können gesetzliche Forderungen (z. B. eine Verordnung zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen) zu geänderten Nutzungen in Verwaltungsgebäuden führen. In der Regel

Anteile der Umzugskosten

Planung, Vorbereitung und Abwicklung von Umzügen

Das Nutzerbedarfsprogramm als Grundlage

Anstöße zur Umzugsplanung

276

Sammeln von Planungsgrundlagen

Einfache Suche nach Flächenfreiständen

Variantenplanung mit CAFM-Systemen

4 Beispiele

sollen auch die Organisations- und Führungsstrukturen durch das Bürolayout abgebildet werden, um den Führungskräften und Mitarbeitern optimale Kommunikationsmöglichkeiten zu bieten. Die Umzugsplanung beginnt mit der Aufstellung der neuen Nutzerbedürfnisse und versucht zunächst einmal die Planungsgrundlagen für die Büroraumplanung zusammenzustellen. Im Wesentlichen sind das die Personalzahlen sowie die geforderten Bürotypen und Nebenfunktionen wie Teeküche, Plotterraum oder Serverraum. Eine weitere wesentliche Grundlage der Planung sind die einzelnen Prozessketten der Arbeitsprozesse, die in den Abteilungen/Bereichen stattfinden. Aus ihnen leiten sich die Anordnungsbeziehungen der Mitarbeiter und Funktionen zueinander ab. Aus diesen Nutzerbedürfnissen lässt sich der überschlägige Flächenbedarf ermitteln. Sie dienen als Grundlage, um nach freien Flächen im Gebäudebestand zu suchen und Lösungsansätze abzuleiten. Sofern die Gebäudebestände und die Nutzung in einem CAFM-System verwaltet werden, fällt die Suche nach Flächenfreiständen leicht. Die Freistände können direkt auf Knopfdruck dargestellt werden. Die weitere Methodik bei der Lösungssuche nach Anordnungsmöglichkeiten der einzelnen Raumbereiche soll hier nicht weiter dargestellt werden, da CAFM-Systeme bis auf die Bereitstellung von Planungsgrundlagen in Form von Ist-Layouts, Flächenkennzahlen, Grundrissplänen etc. diesen kreativen Prozess nur wenig unterstützen. Interessant wird die Nutzung von CAFM-Systemen erst wieder, wenn die Hauptanordnung eines Bereiches oder einer Abteilung zu einem Geschoß festgelegt wurde. Dann muss über eine Detailplanung der Nachweis erbracht werden, dass dieser Lösungsansatz funktioniert und weiter verfolgt werden kann. Hier sind nun die betroffenen Mitarbeiter gefordert. Sie können in Zusammenarbeit mit den Planern Varianten erstellen und gemeinsam bewerten. Dabei können die Grundrisse des Gebäudebestandes als Basis verwendet werden. Mit Hilfe von CAD-Planungstechniken und der Verwendung von Symbolen für die Standardmöblierung werden Bürolayouts in verschiedenen Varianten erstellt. Durch Einblen-

4.1 Gebäudemanagement

277

den der Infrastrukturpläne können die Zugänge zu Rechnernetzwerken oder zur Rohrpost überprüft werden. Die einzelnen Planungsvarianten werden bewertet und eine Vorzugsvariante wird ausgewählt. Dabei ist ein wesentliches Kriterium der Umbauaufwand, der sich aus der Umnutzung ergibt. Er lässt sich anhand der Planbestände und der Soll-Layouts systematisch und vollständig ermitteln. Er wird in Form eines Maßnahmenplans aufbereitet und dient als Grundlage für das später zu erstellende Leistungsverzeichnis. Hierbei sind die Ergebnisse einer CAD-Planung sehr hilfreich. Mit der Freigabe der Vorzugsvariante zur Realisierung können die Umzugsvorbereitungen anfangen. Im wesentlichen wird in dieser Phase ein umfassendes Leistungsverzeichnis für alle durchzuführenden Arbeiten erstellt. Dieses Leistungsverzeichnis dient als Grundlage sowohl für die Kostenermittlung als auch für die Ausschreibung von Leistungen, die Vergabe und das Projektmanagement des gesamten Umzugs. Sowohl bei der Umzugsvorbereitung als auch bei der Umzugsausführung sind die Auswertungen aus CAFMSystemen sowie die Belegungspläne im Ist- und Soll-Zustand hilfreich. Auf Grundlage der Pläne kann eine Ablaufplanung durchgeführt werden und die Mitarbeiter können den Umzug zeitnah vorbereiten. Durch dieses hohe Planungsniveau sind Fehler und Engpässe vorzeitig erkennbar. Dadurch lässt sich die Ausfallzeit an den Arbeitsplätzen stark reduzieren. Nach der Umzugsdurchführung sind die Schlüssel der Schließanlage entsprechend neu zu vergeben. Dabei sind die Dokumentationen der Schließanlage in einem CAFM-System hilfreich. Der jeweilige Schlüsseleigentümer kann ausfindig gemacht werden und die Neuvergabe der Schlüssel kann sicher vorbereitet und durchgeführt werden. Mit der Umzugsdurchführung sind auch in der Flächenverwaltung und Kostenstellenzuordnung Aktualisierungen vorzunehmen. Dies geht am einfachsten durch die Übernahme des realisierten Planzustandes in die Bestandsdokumentation. Weiterhin sind bei Umbauten auch die Flucht- und Rettungswege zu aktualisieren.

Berücksichtigung der Infrastruktur

Auswahl und Freigabe der Vorzugsvariante

Umzugsvorbereitung mit Belegungsplänen

CAFM-Systeme und Schließanlagen

Flucht- und Rettungswegepläne

278

4 Beispiele

Auch dabei helfen die Planbestände aus dem CAFM-System mit den hinterlegten CAD-Plänen der Grundrisse.

4.1.5 Flächenmanagement Fläche als zentrale Größe bei Immobilien

Flächengliederung nach DIN 277

Flächenmanagement – geeignet für CAFMUnterstützung

Die nutzbare Fläche von Gebäuden ist in der Immobilienbranche schon immer eine zentrale Größe gewesen. Das kommt zum einen daher, dass sich die eigentliche Nutzungsquantität anhand der Faktoren nutzbare Fläche und Nutzungszeit sehr gut messen lässt: man mietet eine bestimmte Fläche für eine bestimmte Dauer. Zum anderen wurde die Nutzfläche bislang auch häufig als Grundlage genutzt, eine möglichst verursachungsgerechte Nebenkostenabrechung durchzuführen (entgegen einer pauschalen Abrechnung von Nebenkosten). Je mehr Fläche in einem Gebäude von einem Nutzer belegt wird, umso mehr muss er anteilig die für das gesamte Gebäude anfallenden Gebäudekosten tragen. Daher kamen aus diesem Bereich des Flächenmanagements auch die ersten Anwendungen für CAFM-Systeme. Dabei sind die wesentlichen Strukturen wie die Flächengliederungen nach DIN 277 sowie Kostenumlageverfahren bereits seit Jahren bekannt. Nur war bisher die genaue Zuordnung von Flächengrößen zu Nutzern sehr aufwendig. Dies konnte jedoch durch den Einsatz von CAFM-Systemen vereinfacht werden. Das Flächenmanagement bietet sich für die Umsetzung in einem CAFM-System geradezu an. Einmal werden grafische Daten in Form von Grundrissen als Grundlage verwendet. Die Flächeninhalte lassen sich aus der Grafik ermitteln bzw. automatisch im CAD berechnen. Auf der anderen Seite sind zahlreiche alphanumerische Daten mit den Flächen zu verbinden, wie z. B. die Nutzerkostenstelle, der Mieter oder die Raum- und Geschoßzuordnung. Da in der Regel von jedem Gebäude Grundrisse in veralteter Form vorliegen und der Aktualisierungsaufwand sich in Grenzen hält, ist der Erfassungsaufwand für die grafischen Daten je nach Anforderung überschaubar. Die alphanumerischen Daten lassen sich häufig im Rahmen einer Objektbegehung erfassen und in rechnerlesbarer

4.1 Gebäudemanagement

279

Form aufbereiten, so daß die Hauptdaten für das Flächenmanagement mit relativ wenig Aufwand ermittelt bzw. aktualisiert werden können. Weil die Gebäude- und Flächendaten mit der Gebäudestruktur eine wesentliche Grundlage für weitere Funktionalitäten von CAFM-Systemen ist, wurde bisher bei der Mehrzahl der CAFMProjekte mit dem Flächenmanagement begonnen. Die grundsätzlichen Vorgehensweisen bei der Flächenplanung werden im Abschn. 4.3 erläutert. Auf die Flächendefinitionen gemäß DIN 277 soll hier auch kurz eingegangen werden. Da die Baubranche einen nicht unerheblichen Anteil am gesamten Bruttosozialprodukt von Volkswirtschaften hat, ist es immer ein Bestreben gewesen, die Entwicklung von Baukosten und die sich daraus entwickelnden Wertschöpfungsveränderungen zu verfolgen. Um jedoch die Erstellungskosten von Gebäuden vergleichbar zu machen, müssen alle Kostenarten eines Bauprojektes transparent und vergleichbar gemacht werden. Dazu wurde die DIN 276, Kosten im Hochbau, erarbeitet. Diese Norm liefert eine umfangreiche und vollständige Kostengliederung für die Erstellung von Gebäuden, Außenanlagen, technischen Einrichtungen und

Abb. 4-1. Flächeneinteilung nach DIN 277

Aufwände bei der Einführung von Flächenmanagement

Verbindung von Flächen und Kosten

280

Erweiterung der DIN 277 für die Umzugsphase

Nutzung von CAFM-Daten

Nutzenvorteile von CAFM-Systemen

4 Beispiele

sonstigen Bauwerken. Um für den Planungsprozess in einer frühen Planungsphase schon Kostenschätzungen vornehmen zu können, wird in der Praxis auf Grundlage von Baukosten/m2 oder Baukosten/m3 aus Vergleichsprojekten gerechnet. Bauobjekte sind jedoch nur in gewissen Grenzen vergleichbar. Dabei sind die Flächenverhältnisse eine wesentliche Größe. Vor diesem Hintergrund wurde die DIN 277, Grundflächen und Rauminhalte von Bauwerken im Hochbau, erarbeitet. Der Hintergrund für diese Norm war die Ermittlung der Baukosten. Sie ist damit primär auf die Erstellungsphase fokussiert. Für die Bewirtschaftung von Liegenschaften reicht die DIN 277 in der Regel nicht aus. Einmal lassen sich die vermietbaren Flächen nicht direkt aus der DIN 277 herleiten. So sind z. B. nicht alle Verkehrsflächen den Mietflächen zuzuordnen. In der Nutzungsphase ist der Blickwinkel auf die Flächen ein anderer als in der Erstellungsphase von Gebäuden. Auch fehlen in der DIN 277 die Flächen außerhalb des Gebäudes, die bei der Einführung eines CAFM-System jedoch auch berücksichtigt werden sollten. So sind z. B. die Flächenermittlung von Wegen für die Winterdienste oder die Flächen der Außenanlagen für die Grünpflege und die Erstellung entsprechender Leistungsverzeichnisse interessant. Ein weiteres Beispiel ist die Zuordnung von Parkplätzen. Vor diesen Hintergrund findet man in CAFM-Systemen häufig eine Flächensystematik vor, die auf Basis der DIN 277 ergänzt ist. Werden Umzüge unter Zuhilfenahme eines CAFMSystems geplant (s. a. Abschn. 4.1.5), so erhält man aktuelle Flächenzuordnungen praktisch als Nebenprodukt. Im CAFM-System werden jedem Raum oder Flächenelement z. B. die Kostenstelle oder der Mieter zugeordnet und können aus der Datenbank ausgelesen werden. Diese Datensätze bieten sich zur Übergabe an die betriebswirtschaftliche Standardsoftware (ERP-Systeme) an und liefern auf diese Weise sehr zeitnah die Grundlage für eine verursachergerechte Umverteilung der Nebenkosten. Es gibt weitere Vorteile der Nutzung von CAFM-Systemen bei der Flächenverwaltung. So erhält man ganz unkompliziert einen Überblick über Flächenfreistände und kann diese Potentiale bei den weiteren Nutzungsverän-

4.2 Umweltmanagement

281

derungen ausschöpfen oder bewusst als Dispositionsfläche frei halten. Über eine Datenbankauswertung der Flächen je Kostenstelle oder Funktion lassen sich für Werksverlagerungen oder Unternehmenserweiterungen erste überschlägige Flächenbedarfe ermitteln. Flächenkennzahlen unterschiedlicher Art können ohne erheblichen Aufwand auf Grundlage der Basisdaten ermittelt werden und bieten die Möglichkeit zu unternehmensinternen oder unternehmensübergreifenden Benchmarks an (s. a. Abschn. 4.10). Sie sind damit auch eine wesentliche Hilfe bei der operativen Unternehmensführung und bei der Suche nach Kosteneinsparungspotentialen.

4.2 Umweltmanagement von ulf wenzig, berlin Das Verständnis von der Endlichkeit der natürlichen Ressourcen, deren Nutzung unser tägliches Leben ermöglicht, führt dazu, dass Fragen des Umweltschutzes in der Gesellschaft ein steigender Stellenwert zukommt. Auch in Wirtschaft und Industrie setzt sich mehr und mehr die Erkenntnis durch, dass ökonomische Zielsetzungen nicht zwangsläufig ökologischen Ansprüchen entgegenstehen müssen. Ein modernes Umweltmanagement ermöglicht es, die notwendige Integration von Ökonomie und Ökologie zu realisieren. Durch Integration des Umweltmanagements in die schon bestehenden Managementfelder Qualität, Wertschöpfung und Sicherheit wird mittelfristig ein vernetztes Gesamtmanagementsystem zur Sicherung, Entwicklung und dynamischen Steuerung des gesamten Unternehmens gebildet. Dabei obliegt die Steuerung sämtlicher umweltrelevanter Vorgänge innerhalb eines Unternehmens dem Umweltmanagement, das durch ein Umweltmanagementsystem (UMS) manifestiert wird. Hier besteht eine Verbindung zum Facility Management, bei dem die Vorgänge zur Bewirtschaftung der Sachressourcen koordiniert werden. Viele der vom Facility Management bewirtschafteten Sachressourcen sind umweltrelevant, so

Integration von Ökonomie und Ökologie

Verbindung Umweltmanagement und Facility Management

282

Umweltmanagementsysteme nach ISO 14.001:2004 Standard

4 Beispiele

dass sich hier eine Schnittstelle bildet. Die Vergrößerung dieser Schnittstelle zu einer Schnittmenge entspricht dem Konzept einer umfassenden Betrachtungsweise, die eine innerbetriebliche Vernetzung anstrebt. Die Potentiale zur Verbindung der beiden Managementphilosophien sind vorhanden. Der internationale Standard ISO 14.001:2004 beschreibt den Bestimmungszweck eines solchen UMS folgendermaßen: „Normen für Umweltmanagement sind dafür bestimmt, Organisationen die Elemente an die Hand zu geben, die mit anderen Anforderungen des Managements zusammengefasst werden können, sowie Organisationen dabei zu helfen ökologische und ökonomische Ziele zu erreichen.“

4.2.1 Aufgaben des betrieblichen Umweltschutzes

Apparativer und operativer Umweltschutz ergänzen sich

Grundsätzliches Ziel des betrieblichen Umweltschutzes ist es, die natürlichen Ressourcen zu schonen, d.h. den Verbrauch von ihnen auf ein Minimum zu reduzieren. Ursprünglich beschränkten sich die im betrieblichen Umweltschutz getroffenen Aktivitäten zumeist auf sogenannte „End of the pipe“-Technologien, also prozessnachgeschaltete Maßnahmen zur Verminderung einer bereits entstandenen Umweltbelastung. Klassisches Beispiel hierfür ist die Rauchgasentschwefelung vom mit fossilen Brennstoffen betriebenen Kraftwerk. Die bislang vorrangig technische Orientierung stößt aber zunehmend an ihre – auch ökonomischen – Grenzen. Daher bemüht man sich seit einigen Jahren weltweit, diesen apparativen Umweltschutz um ein weiteres Element zu ergänzen: den operativen Umweltschutz. Die organisatorische Ausrichtung des operativen Umweltschutzes verbindet Einzel- bzw. Insellösungen zu einer logischen Einheit. Die daraus entstehenden Synergien eröffnen neue Lösungsansätze bei betrieblichen Umweltfragen: Ein Unternehmen versucht die Abwassermenge und die darin enthaltene Schadstofffracht zu vermindern. Der Wirkungsgrad nachgeschalteter Filter kann noch marginal gesteigert werden, jedoch steht der ökologische Nutzen in keinem Verhältnis zum ökono-

4.2 Umweltmanagement

283

mischen Aufwand. Eine Untersuchung des Gesamtprozesses ergibt die Möglichkeit einer bedarfsangepassten Wasserzuführung, sowie einkaufsseitig die Substitution von bislang eingesetzten Chemikalien durch weniger wassergefährdende Substanzen. Die Entwicklung dieser „Begin of the pipe“-Maßnahmen, zur Vermeidung von Umweltbelastungen bevor sie entstehen, ist charakteristisch für die Funktionsweise operativen Umweltschutzes. Eine Möglichkeit, apparativen und operativen Umweltschutz zu verbinden, bietet ein UMS. Durch den Aufbau eines solchen Systems werden alle umweltrelevanten Betriebsabläufe neu überdacht und an die betrieblichen Realitäten angepasst. Dadurch wird das Unternehmen in die Lage versetzt, komplexe Wirkungszusammenhänge des Umweltschutzes zu erkennen, zu analysieren und daraus Maßnahmen zu entwickeln, die sowohl die Organisationsstrukturen als auch die technischen Prozesse im Sinne einer verbesserten betrieblichen Umweltschutzleistung optimieren helfen. Zur Verdeutlichung, wie vielschichtig die Aufgaben des betrieblichen Umweltschutzes heute sind, seien hier stellvertretend die acht Hauptgesetzeswerke genannt, die in Deutschland den rechtlichen Rahmen des betrieblichen Umweltschutzes bilden: – Energieeinsparungsgesetz (EnEG) – Chemikaliengesetz (ChemG) – Gefahrgutgesetz (GGG) – Wasserhaushaltsgesetz (WHG) – Bundesbodenschutzgesetz (BBodSchG) – Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz (KrW-/AbfG) – Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVPG) – Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG) – Umwelthaftungsgesetz (UHG) Hinzu kommt eine Vielzahl von Verordnungen, Verwaltungsvorschriften und technischen Anleitungen. Für alle Unternehmen ergeben sich allein aus diesen administrativen Rahmenbedingungen eine Reihe von Aufgaben und Pflichten, die die Geschäftsleitung zu organisieren und im Unternehmen umzusetzen hat. Dies betrifft insbesondere die Bereiche:

Umweltbelastungen vermeiden, bevor sie entstehen

Optimierung der Organisationsstrukturen und technischen Prozesse

Rechtliche Rahmenbedingungen des betrieblichen Umweltschutzes

284

– – – – – –

4 Beispiele

Energiewirtschaft Wasserwirtschaft Abfallwirtschaft Luftreinhaltung Verkehr und Logistik Lagerhaltung

Doch nicht nur rechtliche Zwänge und ökologische Verantwortung veranlassen Unternehmen zunehmend, die Aufgabe Umweltschutz anzugehen: In Zeiten steigender Kosten für Energie, Wasser und Entsorgung erhalten auch ökonomische Überlegungen einen höheren Stellenwert. Vor diesem Hintergrund ist die Einrichtung eines funktionierenden Umweltmanagements eine Investition in die Zukunft.

4.2.2 Umweltbilanz Möglichkeiten der umweltgerechten Planung, Steuerung und Kontrolle

Das Fundament eines funktionierenden Umweltmanagements bildet die Kenntnis umweltrelevanten Zahlen- bzw. Datenmaterials, damit analog zu betriebswirtschaftlichen Bilanzierungen ökologische Rechenschaftsberichte angefertigt werden können. Die Zielsetzung einer ökologisch ausgerichteten Bilanzierung ist das Erkennen und Abschätzen umweltrelevanter Auswirkungen im Hinblick auf ökonomische Prozesse. Hieraus ergeben sich vielfältige Möglichkeiten der umweltgerechten Planung, Entwicklung, Steuerung und Kontrolle eines Unternehmens. Die grundsätzliche Vorgehensweise einer Umweltbilanzierung ist: – die Durchführung einer Schwachstellenanalyse bezüglich der Umweltaspekte der Unternehmung; – die Erfassung der im Rahmen der Schwachstellenanalyse festgestellten Umweltaspekte in Form von stofflich-energetischen, aber auch monetären Größen; – die Quantifizierung, soweit naturwissenschaftlich möglich, der Umwelteinwirkungen; – die Bewertung der quantifizierten Umweltaspekte. Eine Aufteilung der Umweltbilanzierungsarten kann in Betriebs-, Produkt- und Prozessbilanz erfolgen. Die be-

4.2 Umweltmanagement

285

triebliche Umweltbilanzierung betrachtet das Unternehmen als „Black-box-Modell“, in das Stoffe und Energien gehen. Sie werden dort Transformationsprozessen unterzogen und verlassen es in veränderter Form als Produkt, Abfall, Abwärme etc. wieder. Die Summe der einund ausgehenden Stoffe und Energien bleibt dabei immer gleich. Man spricht vom Bilanzgleichgewicht. Abweichungen in der Summe der ein- und ausgehenden Stoffe und Energien sind möglich, resultieren aber aus Bestandsveränderungen, z. B. der Lagerhaltung innerhalb des Unternehmens. Diese Bilanzierungsart ermöglicht es, die Gesamtheit aller das Unternehmen durchlaufenden Stoffe und Energien systematisch zu erfassen und zu bewerten. Zur Bewertung der Umweltleistung und Lokalisierung erster umweltrelevanter Bereiche mag das ausreichen: Um jedoch nicht nur Aussagen wie: „Der Energieverbrauch ist zu hoch“ oder „Die Abfallmenge muss reduziert werden“ treffen zu können, muss die „Black-Box“ aufgebrochen und damit transparent gemacht werden, damit die internen Vorgänge bzw. Prozesse der Transformation näher untersucht werden. Dies führt zur Prozessbilanz, bei der man alle Stufen des Herstellungsprozesses eines Produktes unter ökologischen Aspekten durchleuchtet. Im Idealfall wird es möglich sein, jedem Teilschritt seine Umweltrelevanz zuzuordnen, so dass konkrete Ansatzpunkte für Umweltmaßnahmen ausfindig gemacht werden können. Bei der zur Bilanzierung notwendigen Datensammlung wird man anfangs oft feststellen müssen, dass die meisten der benötigten Daten entweder nicht oder nur unzureichend vorhanden und zumeist über das gesamte Unternehmen verteilt sind. Häufig ergibt sich auch die Situation, dass bestimmte Daten zwar als monetäre Größen existieren, aber nicht in den gewünschten und notwendigen physikalischen Einheiten. Im Bereich Abfall sind oft nur die Kosten der Entsorgung bekannt und auch die nur unzureichend, da Aufwendungen für interne Leistungen wie Transport, Lagerung etc. nicht berücksichtigt werden. Bei angemieteten Gebäudekomplexen können Daten zum Energieverbrauch nicht erhoben werden, da die Nebenkostenabrechnung des Vermieters nur Euro-Beträge ausweist.

„Black-box-Modell“

Transparenz ermöglicht umweltbezogene Prozessbetrachtung

Mangelhafte Dateninformation erschwert Umweltbilanzierung

286

Herkömmliche Berichtssysteme nicht ausreichend

Verbindung Umweltinformationssystem mit CAFM-System

4 Beispiele

Das hängt damit zusammen, dass die herkömmlichen Berichtssysteme von Unternehmen nicht auf die spezifischen Fragestellungen der Umweltbilanzierung eingerichtet sind. In diesem Fall müssen die Daten von Hand erhoben werden, was sehr zeitaufwendig und selten verlässlich ist. Abhilfe schafft hier der Aufbau eines EDV-gestützten Umweltinformationssystems, welches mit einem CAFMSystem kommunizieren sollte. Hier können von der einfachen Anbindung an ein CAFM-System bis zur vollständigen Intergration verschiedene Strategien verfolgt werden. Besser noch wäre die Einbindung in ein einheitliches EDV-System innerhalb des Unternehmens; dies entspricht dem Gedanken des Data Warehouse.

4.2.3 Umweltkennzahlen Kennzahlen sind Kerninformation

Die bei der Erstellung von Umweltbilanzen erhobenen Daten sollten zur Bildung von Umweltkennzahlen (UKZ) verwendet werden. Umweltkennzahlen bilden ein wichtiges Instrument des Umweltmanagements. Auch wenn die einschlägigen Normen zum Aufbau von UMS die Ermittlung von Umweltkennzahlen nicht ausdrücklich fordern, sind sie für ein funktionierendes Umweltmanagement sehr hilfreich. Kennzahlen im allgemeinen sind ein zur Kerninformation verdichteter größerer Datensatz. In anderen Managementbereichen finden sie schon länger Anwendung und dienen der Unternehmensführung beispielsweise zur Steuerung betriebswirtschaftlicher Größen. UKZ stellen den Ist-Zustand und, bei regelmäßiger Aufstellung, die zeitliche Veränderung des betrieblichen Umweltschutzes zahlenmäßig dar. Dem Umweltmanagement bieten sie daher ein breites Nutzungsspektrum: – Zielsetzung: Hilfestellung bei der Entwicklung von quantifizierbaren Umweltzielen; – Monitoring: Erkennen von weiteren Verbesserungsmöglichkeiten im betrieblichen Umweltschutz; – Planung: Entwicklung neuer Umweltmaßnahmen; – Kontrolle: Überprüfung der Wirksamkeit ergriffener Umweltmaßnahmen;

4.2 Umweltmanagement

287

– Benchmarking: interne und externe Vergleichsmöglichkeiten; – Kommunikation: detaillierte und anschauliche Darstellung der Umweltschutzleistung in Umweltberichten und -erklärungen. Die ISO 14.031 die Evaluierungsinstrumente zur Messung der Umweltleistung beschreibt, definiert verschiedene Arten von UKZ. Sie unterscheidet drei Kategorien von betrieblichen UKZ: – Umweltleistungskennzahlen – Umweltmanagementkennzahlen – Umweltzustandskennzahlen Vor allem die Umweltleistungs- und Umweltmanagementkennzahlen sind für den Einsatz im betrieblichen Umweltmanagement geeignet. Während Umweltleistungskennzahlen Informationen zu Stoffen und Energien sowie zu Infrastruktur und Verkehr beinhalten, also die Umweltauswirkungen des Unternehmens wiedergeben, sind Umweltmanagementkennzahlen ein Maß für den organisatorischen Einsatz bzw. Aufwand – z. B. die Anzahl von umweltrelevanten Mitarbeiterschulungen – zur Verringerung der Umweltauswirkungen. Bei der Einrichtung eines sog. UKZ-Systems hat es sich bewährt, zunächst die besonders umweltrelevanten Bereiche innerhalb des Unternehmens zu identifizieren und die dazugehörigen Daten zu erfassen. In der Regel wird es sich bei diesen ersten Daten um Verbräuche von Stoffen und Energien sowie um Abfalldaten handeln. Die dynamischen, weil verbrauchsabhängigen Daten, die z. B. für die Dokumentation des Energieverbrauchs notwendig sind, kann CAFM in Verbindung mit der Gebäudeautomation liefern. Die Verbindung eines CAFM-Systems mit weiteren Systemen, die verbrauchsabhängige Daten erfassen, würde die Bandbreite der Informationsverfügbarkeit noch erheblich erweitern. Aus diesen Daten kann also bereits ein kleiner Pool von UKZ, in diesem Zusammenhang meistens Umweltleistungskennzahlen, gebildet werden. Dieser Pool ist im Laufe der Zeit zu einem UKZ-Netzwerk auszubauen, das

ISO 14.031UKZ-System

UKZ-System

288

Relative Kennzahlen

Kennzahl Energieverbrauch gesamt spezifischer Energieverbrauch Energieträgeranteil Energieintensität Anteil Energie an interner Kreislaufführung Anteil regenerativer Energieträger Energiekosten gesamt spezifische Energiekosten spezifische Energiekosten pro Energieträger Kosteneinsparung durch Energiemaßnahmen

4 Beispiele

im Idealfall alle mit der Umwelt verbundenen Daten in Form von Kennzahlensätzen darstellt. Stellvertretend für ein umfassendes System von Umweltkennzahlen, zeigen die Abb. 4-1 und 4-2 zwei Beispiele aus der Kategorie der Umweltleistungskennzahlen. Relative Kennzahlen, die sich aus logisch miteinander verknüpften Datensätzen zusammensetzen, ermögliDefiniert als absolut in kWh Gesamtenergieverbrauch in kWh Produktionseinheit in Stk. Verbrauch pro Energieträger in kWh Gesamtenergieverbrauch in kWh Energieverbrauch eines Prozesses (Produktes) in kWh Gesamtenergieverbrauch in kWh Energie aus interner Wärmerückgewinnung in kWh Gesamtenergieverbrauch in kWh Einsatz regenerativer Energie in kWh Gesamtenergieverbrauch in kWh absolut in € Energiekosten gesamt in € Herstellkosten gesamt in € Kosten pro Energieträger in € Verbrauch pro Energieträger in kWh absolut in €

Einheit kWh kWh/ Stk. % % % % € % €/kWh €

Abb. 4-2. Umweltleistungskennzahl Energie (Bundesumweltministerium, Umweltbundesamt, 1997)

Kennzahl

Definiert als

Einheit

genehmigungspflichtige Anlagen Anteil genehmigungspflichtiger Anlagen Anteil umwelteffizienter Anlagen Störfälle in Anlagen umwelt- und sicherheitsbetrachtete Anlagen Verfügbarkeit der Anlagen Versiegelungsanteil

Anzahl nach 4. BImSchV in Stück

Anzahl

genehmigungspflichtige Anlagen in Stück Gesamtmenge der Anlagen in Stück umwelteffiziente Anlagen in Stück Gesamtmenge der Anlagen in Stück Anzahl gemeldeter Störfälle untersuchteAnlagen in Stück Anlagen gesamt durchschnittlicheVerfügbarkeit in Stunden mögliche Verfügbarkeit in Stunden versiegelte Flächen in m2 Gesamtbetriebsfläche in m2 Grünfläche in m2 Gesamtbetriebsfläche in m2

%

Grünflächenanteil

Abb. 4-3. Umweltleistungskennzahl Infrastruktur (Bundesumweltministerium, Umweltbundesamt, 1997)

% Anzahl % % % %

4.2 Umweltmanagement

289

chen die umweltbezogene Effizienzbetrachtung des Unternehmens. Anhand der Umweltleistungskennzahl des „spezifischen Energieverbrauchs“ lässt sich z. B. ablesen, wie energieaufwendig ein bestimmtes Produkt ist. Neben dem ökologischen Aussagegehalt, ermöglicht das dem Management: – die Kontrolle ob festgelegte Energieeinsparungsziele erfüllt wurden, – die gezielte Steuerung und Planung von weiteren Energieeinsparungsmaßnahmen. Absolute Kennzahlen wie die „genehmigungspflichtigen Anlagen“ zeigen Veränderungen in der betrieblichen Umweltschutzleistung über die Zeit auf und lassen dadurch eine Beurteilung der betrieblichen Umweltschutzleistung insgesamt zu. Wichtig bei der Aufstellung von Umweltkennzahlen ist die regelmäßige und kurzfristige Verfügbarkeit der notwendigen Daten. Die Qualität einer Umweltkennzahl, also beispielsweise die Fähigkeit als Kontroll- und Steuerungswerkzeug auf eine Zielgröße rechtzeitig einzuwirken, hängt maßgeblich von der Aktualität der Daten ab. Neben der Aktualität, ist die Kontinuität ein weiteres Kriterium bei der Aufstellung eines Umweltkennzahlensystems. Die Daten müssen nach eindeutigen und gleichbleibenden Erfassungskriterien, Einheiten und Zeiträumen erhoben und in die gewünschten Kennzahlen umgesetzt werden, um eine Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Daher ist die Bereitstellung der Daten eine besondere Herausforderung an die beteiligten Datenerfassungs- und Berichtssysteme.

Absolute Kennzahlen

Aktualität und Kontinuität sind wichtige Kriterien

4.2.4 Umweltaudit Das Umweltaudit soll als Managementinstrument die umweltbezogene Leistung eines Unternehmens bewerten. Um das zu erreichen, müssen – Organisation, – Management und – Abläufe zum Schutz der Umwelt

Audit hat Kontrollfunktion

290

Zertifizierungsnormen

Aufzeichnung von Informationen

Beurteilung und Dokumentation

4 Beispiele

systematisch, regelmäßig und objektiv untersucht und die Ergebnisse dokumentiert werden. Zweck des Audits ist die Kontrolle der Prozesse, die eine Auswirkung auf die Umwelt haben können, und darüber hinaus die Prüfung und Beurteilung der Übereinstimmung der Unternehmenspolitik im Umweltbereich. Im Ergebnis folgt daraus sowohl die Optimierung umweltrelevanter Abläufe im Unternehmen als auch die Verbesserung des UMS an sich. Dieser sich selbst verstärkende Regelkreis führt im Rahmen der technischen und organisatorischen Möglichkeiten zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess der betrieblichen Umweltschutzleistung. Zwei Standards sind bestimmend bei der Implementierung, Auditierung und Zertifizierung: – Europäische Umwelt-Audit-Verordnung (EMAS II), – DIN EN ISO Reihe 14.000ff. Bei der Durchführung von Umweltaudits gemäß EMAS oder der Zertifizierungsnorm für Umweltmanagementsysteme ISO 14.001 sind die vorher beschriebenen Umweltkennzahlen von großem Nutzen. Beide Standards verlangen eine systematische Erfassung der vom Unternehmen ausgehenden Umweltaspekte. Die ISO 14.001 definiert dies in den Absätzen „Planung“ und „Kontroll- und Korrekturmaßnahmen“ folgendermaßen: „Die Organisation muss (ein) Verfahren einführen und aufrechterhalten, um jene Umweltaspekte ihrer Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen, die sie überwachen und auf die sie Einfluss nehmen kann, zu ermitteln. (…) Die Organisation muss diese Informationen dokumentieren und auf dem neuesten Stand halten“. Anhang A.3.1 benennt Umweltaspekte, die bei der Durchführung eines Umweltaudits – in Abhängigkeit von den Tätigkeiten des jeweiligen Unternehmens – geprüft, beurteilt und dokumentiert werden sollten. Es handelt sich dabei um: – Emissionen in die Luft – Einleitungen in Gewässer – Verunreinigung von Böden – Verbrauch von Rohstoffen und natürlichen Ressourcen – Nutzung von Energie

4.3 Fabrikplanung

291

– Freisetzung von Energie – Abfall und Nebenprodukte Ein Verfahren zur Ermittlung und Überwachung der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, wie sie die ISO 14.001 fordert, kann ein umfassendes und an die spezifischen Gegebenheiten und Ansprüche der Unternehmung angepasstes Umweltkennzahlensystem darstellen. Bei einer Umweltauditierung wird damit der Nachweis erbracht, die Umweltaspekte durch absolute Kennzahlen erfasst und mittels relativer Kennzahlen bewertbar gemacht zu haben. Gleichzeitig wird damit die Erfüllung der Dokumentationspflicht gewährleistet.

4.3 Fabrikplanung Die Fabrikplanung ist heute eine der anspruchsvollsten Ingenieursdisziplinen und beschäftigt sich mit der Planung einer komplexen Sachressource, nämlich einer kompletten Fabrik. Die nachfolgenden Ausführungen sind nicht nur auf Fabriken beschränkt, sondern in gewissem Sinne auch auf die Planung von Gewerbe- und Bürogebäuden, z. B. von Dienstleistungsunternehmen, übertragbar. Was die systematische Vorgehensweise und Methoden der Fabrikplanung angeht, sei auf die einschlägige Fachliteratur hingewiesen. Das Augenmerk ist bei den weiteren Ausführungen weniger auf die methodische Vorgehensweise, sondern mehr darauf gerichtet, die in Kap. 1 vorgestellten theoretischen Ansätze des Industrial Facility Management am Beispiel der Fabrikplanung zu verdeutlichen. Insbesondere soll die Anwendung eines ganzheitlichen und durchgängigen Planungsansatzes sowie einer integrierten EDV-Unterstützung durch CAFM-Systeme herausgestellt werden.

4.3.1 Aufgaben der Fabrikplanung „Aufgabe der Fabrikplanung ist es, unter Berücksichtigung zahlreicher Rahmen- und Randbedingungen die Voraussetzungen zur Erfüllung der betrieblichen Ziele

Fabrikplanung: eine anspruchsvolle Ingenieursdisziplin

Industrial Facility Management und ganzheitliche Fabrikplanung

292

Hauptzielsetzungen der Fabrikplanung

4 Beispiele

sowie der sozialen und volkswirtschaftlichen Funktionen einer Fabrik zu schaffen. Das heißt, die Fabrikplanung muss einen technisch einwandfreien, wirtschaftlichen Ablauf des Produktionsprozesses bei guten Arbeitsbedingungen für die in der Fabrik tätigen Menschen ermöglichen. … Fabrikplanung umfasst sowohl die völlige Neuplanung von Produktionsstätten als auch die Umstellungs- oder Erweiterungsplanung bestehender Betriebe. … Aus der generellen Aufgabenstellung der Fabrikplanung lassen sich vier allgemeingültige Hauptzielsetzungen ableiten: 1. günstiger Produktions- und Fertigungsfluss, 2. menschengerechte Arbeitsbedingungen, 3. gute Flächen- und Raumnutzung, 4. hohe Flexibilität der Bauten, Anlagen und Einrichtungen“ (Kettner, 1984). Heute ist der Horizont noch weiter zu spannen und als weitere Hauptzielsetzung ein umfassender Umweltschutz zu berücksichtigen. Selbstverständlich sind diese vier Hauptziele auch unter dem Aspekt einer kostenoptimalen Lösung zu sehen, die neben den Planungs- und Erstellungskosten auch die Bewirtschaftungs- und Rückbaukosten berücksichtigt.

4.3.2 Sammeln von Planungsgrundlagen

Zwei Gruppen von Planungsaufgaben

Planungsaufgaben aus Anpassungsaktivitäten

Als Vorbereitung der Planung sind je nach Planungsaufgabe die unterschiedlichsten Planungsgrundlagen zu sammeln. Die Planungsaufgaben lassen sich in zwei Gruppen aufteilen. Einmal sind es Planungsaufgaben zur Erstellung von Produktionsstätten für neue Produkte. Es sind weder die Fertigungsverfahren noch die erforderlichen Betriebsmittel festgelegt. Es bestehen auch keine vergleichbaren Produktionsstätten. In diesem Falle helfen CAFM-Systeme weniger bei der Sammlung und Bereitstellung von Planungsgrundlagen, sondern dienen primär zur Dokumentation der Planungsergebnisse und zur Unterstützung im ganzheitlichen Planungsprozess. Andererseits können sich zahlreiche Planungsaufgaben aus Anpassungsaktivitäten von bestehenden Produk-

4.3 Fabrikplanung

293

tionsstätten ergeben. Beispiele sind Produktionserweiterungen, Werksumzüge, Konzentrationsprozesse oder Rationalisierungsmaßnahmen zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit. Gerade bei diesen Planungsaufgaben können durch den Einsatz von CAFM-Systemen zahlreiche Grunddaten für die Planung auf Knopfdruck bereitgestellt werden. Dazu gehören die gesamten Planbestände, Flächenprogramme im Ist-Zustand, Maschinen- und Arbeitsplatzlisten, aus denen die erforderlichen Funktionen abgeleitet werden können sowie sämtliche Informationen zu der infrastrukturellen Versorgung mit Bedarfswerten, Verbrauchswerten oder Leistungsreserven. Im weiteren sollen die Planungsaktivitäten zur Anpassung von bestehenden Produktionsstätten im Vordergrund stehen. Was die Zusammenarbeit und die durchgängige Verwendung von CAFM-Systemen zwischen den Planungsbeteiligten angeht, sei auf Abschn. 1.4 sowie auf das Industrial Facility Management als eine Interpretation von Facility Management verwiesen. Die Vorbereitung der Planung durch das Zusammenstellen und Festschreiben der Planungsgrundlagen ist ein wesentlicher Arbeitspunkt bei Fabrikplanungsprojekten. Hier werden die Ziele und die Randbedingungen für die gesamte Projektierung festgelegt und erste Grundsatzentscheidungen über Lösungsansätze getroffen. In dieser Phase fällt in Form von Ist-Analysen ein wesentlicher Anteil der Gesamtplanungskosten an, da meist keine gesicherten Grunddaten und Bestandsbeschreibungen vorliegen und ermittelt werden müssen. Ergebnis der Planungsgrundlagenermittlung sind Beschreibungen der Ist-Situation in Form von Bestandsplänen, Beschreibungen der Ist-Fertigungsprozesse und der einzelnen Funktionen mit ihren Flächenbedarfen und weiteren beschreibenden Informationen.

4.3.3 Bedarfsplanung Auf Basis der Planungsgrundlagen werden im Rahmen der Bedarfsplanung unter Berücksichtigung der Projektziele alle Bedarfe für die Realisierung ermittelt. Das Hauptaugenmerk liegt darauf, die Projektgesamtkosten

Planungsvorbereitung durch Dokumentation der Planungsgrundlagen

Ergebnisse der Planungsgrundlagenermittlung

294

Gewerke der Bedarfsplanung

Betriebsmittelplanung

Personalplanung

4 Beispiele

bei angemessenem Aufwand vorherzusagen und konzeptionelle Lösungsansätze zu erarbeiten. Im wesentlichen sind das folgende Gewerke: – Betriebsmittelplanung, – Personalplanung, – Flächenplanung, – Energie- und Infrastrukturplanung. Im Ergebnis sollen alle erforderlichen Ressourcen ermittelt werden und die Machbarkeit der Lösung nachgewiesen und als Grobkonzept ausgearbeitet werden. Die Detaillierung folgt in der nachgeschalteten sog. Feinplanung. Aus den Planungsergebnissen dieser Teilaufgaben können in der Regel der grobe Investionsbedarf sowie ein grober Zeitrahmen für die Realisierung ermittelt werden. Im Rahmen der Betriebsmittelplanung werden auf Grundlage der Fertigungsprozesse die geeigneten Betriebsmittel ausgewählt und entsprechend der geforderten Produktionsleistung dimensioniert. Auf die organisatorischen Aspekte der Betriebsmittelplanung und die daraus resultierende Organisationsplanung soll hier im weiteren nicht eingegangen werden. Im Fall von vorhandenen Produktionsstätten können CAFM-Systeme genutzt werden, um auf die vorhandenen Betriebsmittel mit den produktionstechnischen Daten zuzugreifen und ohne großen Ermittlungsaufwand erste Lösungskonzepte zu erstellen. Die Erfahrungen aus dem Betrieb der schon vorhandenen Anlagen sollten in den Planungsprozess einfließen, um im Rahmen von Neuinvestitionen mit den Lieferanten der neuen Anlagen weitere Rationalisierungseffekte erschließen zu können. Für diese Abstimmungsgespräche und zur Erarbeitung erster Leistungsbeschreibungen für neue Betriebsmittel kann auf den dokumentierten Betriebsmittelbestand und auf die Beschaffungs- und Betriebskosten dieser Anlagen zurückgegriffen werden. Erste überschlägige Kostenschätzungen können bei vorhandenen Vergangenheitsdaten sogar ohne Anfragen bei Anbietern erstellt werden. Im Rahmen der Personalplanung werden die Personalbedarfe für die Maschinenbedienung und die erforder-

4.3 Fabrikplanung

295

lichen Nebenfunktionen wie Logistik oder Fertigungssteuerung sowie die Arbeitszeit- und Schichtmodelle erarbeitet. Für erste überschlägige Ansätze können im Rahmen von Feasibility-Studien auf Ist-Zahlen aus der Personalwirtschaft zurückgegriffen und Soll-Zahlen über die geplanten Leistungsdaten berechnet werden. Sollten detailliertere Aussagen gemacht werden, ist eine umfassende Kapazitätsplanung durchzuführen und anhand der Betriebsmittellisten ein personelles Mengengerüst zu erstellen. Im Rahmen der Flächenplanung sind die zur Verfügung stehenden Flächen mit ihren Randbedingungen und Restriktionen (Hallenhöhe, Bodenbelastbarkeit, Raumklima etc.) zu ermitteln und den Flächenbedarfen gegenüberzustellen. Sofern keine bestehenden Gebäude genutzt werden sollen oder können und Neubaumaßnahmen eingeplant sind, liefert dieser Planungsschritt die Flächenbedarfe. Stehen Gebäude zur Nutzung zur Verfügung, so werden diesen Beständen im Sinne einer Flächenbilanz die Flächenbedarfe gegenübergestellt und je nach Flächenüber- oder -unterdeckung Lösungsvorschläge erarbeitet. Die Gebäude- und Flächenbestände können sowohl in Form von Gebäudeplänen und Flächenbelegungsplänen als auch in Form von Flächenstatistiken aus CAFM-Systemen ausgelesen werden. Die Gebäude- und Flächenbedarfe werden auf Grundlage der Betriebsmittelplanung ausgearbeitet. Über das Mengengerüst der Betriebsmittel und die Flächenbedarfe je Anlage wird von der Ebene der Arbeitsplätze bis hin zum Flächenbedarf des Gesamtbereiches der Flächenbedarf ermittelt. Entweder arbeitet man mit Flächenbedarfen in Form von Flächenstatistiken, die den Ist-Zustand beschreiben und entsprechend angeglichen werden oder man arbeitet mit grafischen Mitteln und ordnet die Betriebsmittel in Form von Groblayoutplänen an und ermittelt die Nebenfunktionsflächen z. B. für Transportwege, Lagerflächen, Zwischenpuffer, Meisterbereiche durch Einplanen und Auswerten der Groblayouts. Durch den Einsatz von CAFM-Systemen kann auf alle Anlagenlayouts zurückgegriffen werden und am Rechnerarbeitsplatz aus diesen Einzelbausteinen ein

Flächenplanung

Auswertungen aus CAFM-Systemen für die Bedarfsplanung

CAFM-System greift auf Anlagenlayout zurück

296

Energie- und Infrastrukturplanung

Generalbebauungsplanung

4 Beispiele

sinnvolles Gesamtlayout zusammengestellt werden. Diese Planungsvarianten lassen sich dann wie auch die IstLayouts bezüglich der Flächenbelegung auswerten und interpretieren. Wenn der Gebäudebestand nicht ausreicht, um den Flächenbedarf zu decken, so kann über die Groblayouts und die Beschreibung der Flächenanforderungen bezüglich Hallenhöhe, Bekranung, Bodentragfähigkeit durch die Nutzung der Ist-Daten eine Leistungsbeschreibung für die zu erstellenden Gebäude gefertigt und bezüglich der Baukosten mit Kennzahlen aus realisierten Projekten bewertet werden. Im Rahmen der Energie- und Infrastrukturplanung werden die Bedarfe an Energie und technischen Medien sowie an Kommunikationstechnik ermittelt und Lösungskonzepte erarbeitet. Hierzu sei auch auf Abschn. 4.5 verwiesen. Grundlage für die Bedarfsermittlung sind die geplanten Fertigungsprozesse und Betriebsmittel. Auch hier ist ähnlich wie in der Flächenplanung der Bedarf mit den zur Verfügung stehenden Leistungsreserven abzustimmen. Die Leistungsreserven können an einem bestehenden Standort direkt aus dem CAFM-System abgefragt werden. Stehen an neuen Standorten keine infrastrukturellen Einrichtungen zur Verfügung, so sind in diesem Planungsschritt zunächst die Bedarfe zu ermitteln. Dazu können die vergangenheitsbezogenen Daten der Anlagen verwendet werden. Bei geplanten Neu- oder Ersatzinvestitionen werden diese Informationen um die Angaben der kontaktierten Lieferanten dieser Anlagen erweitert und in das CAFM-System im Planzustand eingepflegt. Die Generalbebauungsplanung liefert auf Grundlage des Grundstück- oder Lageplans ein Nutzungskonzept für einen Standort, aus dem neben dem Gebäude- und Nutzungsbestand die zukünftigen Flächennutzungen, die Erweiterungsachsen, die Erschließungsachsen für Medien, Transport usw. hervorgehen. Dabei wird bewusst auf eine detaillierte Darstellung verzichtet, um auf globaler Ebene die Entwicklung von Standorten aufzuzeigen. Durch die Verwendung von Zeitattributen an den einzelnen Flächennutzungen lassen sich mit CAFM-Systemen

4.3 Fabrikplanung

297

Zukunftsszenarien über die Zeitachse auf Knopfdruck erstellen. Durch die Verwaltung von Versionen und Projekten können mehrere Entwicklungspläne als Alternativen nebeneinander fortgeschrieben werden. Während die Generalbebauungsplanung auf einer globalen Ebene die Flächennutzung beschreibt, wird im Rahmen der Layoutplanung innerhalb der Gebäude die Flächennutzung detaillierter geplant. Man unterscheidet bei der Layoutplanung zwischen Darstellungen in Form von Flächenblöcken, sog. Block- oder Groblayouts, und Plänen, aus denen je nach Detaillierungsgrad die genaue Aufstellung von Anlagen und Maschinen hervorgeht. Das kann bis hin zur kompletten grafischen Beschreibung von Arbeitsplätzen mit Bereitstellplätzen für Material, Ausgestaltung von Montagevorrichtungen usw. führen. Die Layoutplanung ist eng mit der Flächenplanung verzahnt, wobei die Flächenplanung zunächst Flächengrößen liefern soll und nicht die räumliche Anordnung der Betriebsmittel. Dies ist mehr die Aufgabe der Layoutplanung. Die Ausgestaltung des Layouts hat unter der Berücksichtigung zahlreicher Randbedingungen zu geschehen und ist eine sehr komplexe Planungsaufgabe. Sie kann hier nur angedeutet werden. Zur Vertiefung sei auf die Fachliteratur wie (Kettner, 1984) oder (Aggteleky, 1987) hingewiesen. Um diese Randbedingungen zunächst systematisch zu erarbeiten, entsprechend zu dokumentieren und dann berücksichtigen zu können, haben sich CAFM-Systeme in der Fabrikplanung bewährt. Zu diesen Randbedingungen gehören neben der infrastrukturellen und logistischen Erschließung und Entsorgung der Arbeitsplätze auch die Berücksichtigung einschlägiger Vorschriften. Hier helfen CAFM-Systeme, z. B. durch die arbeitsplatzbezogene Dokumentation der Gefährdungsanalyse, die bei der Übernahme der Arbeitsplätze in das Soll-Konzept direkt übertragen werden kann (vergl. Abschn. 4.7.5). Sind die Planungsergebnisse vor dem Hintergrund der Budgetvorgaben und Realisierungchancen positiv zu bewerten, kann die Fabrikplanung auf einer weiteren Detaillierungsstufe fortgesetzt werden. Im Rahmen der Feinplanung und Maschinenaufstellungsplanung wer-

Layoutplanung als Erweiterung der Flächenplanung

Feinplanung und Maschinenaufstellungsplanung als weitere Detaillierungsstufe der Layoutplanung

298

Nebenprodukte des CAFM-Systems

Zusammenhänge

4 Beispiele

den die einzelnen Sachressourcen soweit ausgeplant, bis genügend Dokumentationen und Planungsergebnisse für eine Genehmigung und anschließende Realisierung zur Verfügung stehen. Im Rahmen dieser Feinplanung werden zahlreiche der in diesem Kapitel angesprochenen Teilaufgaben vorbereitet und ausgeführt. Hier sei nur auf die Vorbereitung der vorbeugenden und geplanten Instandhaltung hingewiesen oder das Erstellen von Unterlagen für dokumentationspflichtige Anlagen wie Brandschutzplan, Kanalkataster, Lärmkataster usw., die bei der Verwendung von CAFM-Systemen ein Nebenprodukt der Planung sind. Bei der Vielzahl der Projektbeteiligten im Rahmen von Umbau- oder Neubauvorhaben helfen Konzepte wie Industrial Facility Management durch die ganzheitliche Betrachtung über den gesamten Lebenszyklus und auch über alle beteiligten Abteilungen, aus der Vergangenheit zu lernen und Erfahrungen aus dem Betrieb von Produktionsstätten zu nutzen. CAFM-Systeme können dazu einen Beitrag liefern, indem sie als effektive Werkzeuge gerade die Phase der Planungsgrundlagenermittlung und die Fortschreibung der Bestandsdaten über das gesamte Projekt unterstützen.

4.4 Instandhaltung Inspektion, Wartung und Instandsetzung

Ziel der Instandhaltung

Instandhaltung umfasst nach DIN 31051 Maßnahmen bezüglich der Inspektion, Wartung und Instandsetzung von Anlagen. Die Instandhaltung ist ein Element der Betriebsphase von Sachressourcen. Für die Instandhaltung fällt über den gesamten Lebenszyklus von Objekten ein wesentlicher Anteil der Gesamtlebenszykluskosten an. Daher sollen die mit der Instandhaltung verbundenen Tätigkeiten hier zunächst ausführlich erläutert werden. Auf Teilaufgaben des Instandhaltungsmanagements und ihre EDV-Unterstützung wird danach eingegangen. Die Komplexität einer umfassenden geplanten Instandhaltung (Instandhaltungsmanagement) lässt sich heute mit geeigneten CAFM-Systemen beherrschen. Ziele der Instandhaltung sind unter anderem – Steigerung der Funktionsqualität,

4.4 Instandhaltung

– – – – –

299

Steigerung der Verfügbarkeit, Steigerung der Lebensdauer, Senkung der Energiekosten, Verbesserung des Umweltschutzes, Steigerung der Wirtschaftlichkeit.

Der Erfassung der Objekte, für die Instandhaltungstätigkeiten durchgeführt werden sollen, kommt eine bedeutende Rolle zu. Bei den Objekten der Instandhaltung kann es sich um vielfältige Einrichtungen und Ausrüstungen handeln. Einige Gruppen seien hier beispielhaft genannt: – Maschinen, – Versorgungs- und Entsorgungsanlagen, – Mess- und Prüfmittel, – Transport- und Fördermittel, – Lagereinrichtungen, – Gebäude und Sicherheitseinrichtungen. Im Rahmen des Instandhaltungsmanagements werden für die einzelnen Objekte die Maßnahmen Inspektion, Wartung und Instandsetzung organisiert und durchgeführt. Die Organisation bezieht sich dabei insbesondere auf die Instandhaltungsplanung und -dokumentation. In der Instandhaltungsplanung werden die Tätigkeiten soweit möglich geplant, um eine effektive Disposition und Steuerung aller Aktivitäten, aber auch eine realitätsnahe Budgetierung verwirklichen zu können. Im Rahmen der Steuerung werden die Instandhaltungsmaßnahmen oder aufträge terminiert, ausgelöst bzw. erteilt und überwacht. In der Instandhaltungsdokumentation werden alle Maßnahmen objektbezogen beschrieben mit dem Ziel, im Sinne eines Instandhaltungscontrollings Erkenntnisse und Maßnahmen aus den Erfahrungen der Vergangenheit abzuleiten, um die Verfügbarkeit von Anlagen permanent zu optimieren.

Objekte der Instandhaltung

Organisation der Instandhaltung

Lernen aus Erfahrung

4.4.1 Inspektion Die Inspektion hat nach DIN 31051 zum Ziel, den IstZustand von Objekten festzustellen und zu beurteilen.

Inspektion erkundet den Ist-Zustand

300

Schadensvorbeugende Inspektion

Schadensbedingte Inspektion

4 Beispiele

Dabei bedient man sich der Maßnahmen Prüfen, Messen und Beurteilen. Die Inspektionen können aus einem Schaden resultieren oder aber schadensvorbeugend sein. Man spricht von schadensvorbeugenden und schadensbedingten Inspektionen. Die schadensvorbeugenden Inspektionen führen zur Beurteilung des Anlagenzustands, indem der normale Verschleiß überwacht und vorbeugend beseitigt wird. Außergewöhnliche Verschleißerscheinungen werden bei diesen Inspektionen vorzeitig aufgedeckt und können ebenfalls beseitigt werden. Andererseits wird im Rahmen der Inspektionen die Funktionstüchtigkeit beurteilt, um rechtzeitig vor der Schadensentstehung eine erneute Inspektion einzuplanen und den Schadensfall durch gezielte Maßnahmen zu vermeiden. Die schadensbedingten Inspektionen haben zum Ziel, aus dem Schaden notwendige Konsequenzen zu ziehen. Dazu werden geeignete Maßnahmen geplant, vorbereitet und nach Plan durchgeführt. Nach Vorlage und Auswertung der Inspektionsergebnisse werden dann entsprechende Maßnahmen abgeleitet und in Form von weiteren Inspektionen oder Wartungstätigkeiten umgesetzt.

4.4.2 Wartung Bewahrung des Soll-Zustandes

Ziel der Wartung nach DIN 31051 ist die Bewahrung des Soll-Zustandes. Im Rahmen der Wartung werden dazu einerseits Wartungsmaßnahmen getroffen und andererseits Wartungstätigkeiten ausgeführt. Wartungsmaßnahmen sind z. B. – Hemmung des normalen Verschleißes, – Verbesserung der Widerstandsfestigkeit, – Verhütung außergewöhnlicher Verschleißerscheinungen, – Verminderung der Bauteilbeanspruchung. An den Anlagen werden in den vom Hersteller geforderten Zyklen Fremd- und Hilfsstoffe wie Kühl- und Schmiermittel entfernt oder gegebenenfalls ergänzt. Entsprechende Schutzmaßnahmen für den Erhalt der Anla-

4.4 Instandhaltung

301

gen werden ausgeführt. Um den sicheren Betrieb zu gewährleisten, werden z. B. Keilriemen oder Endschalter nachgestellt oder Kleinteile ausgetauscht. Im Rahmen der Wartungstätigkeiten werden auch äußere Kontrollen von Betriebstemperaturen, Geräuschen oder Verschleißmerkmalen durchgeführt. Auch Reinigungs- und Konservierungsarbeiten werden der Wartung zugeordnet.

4.4.3 Instandsetzung Die Instandsetzung hat nach DIN 31051 zum Ziel, den Soll-Zustand durch Ausbessern oder Austauschen wiederherzustellen. Bei den Instandsetzungstätigkeiten wird zwischen Planungstätigkeiten und der direkten Ausführung der Instandsetzungsarbeiten unterschieden. Zunächst soll die generelle Planung von vorbeugenden Reparaturen beschrieben werden. Eine Reparatur sollte vorbeugend geplant werden, wenn der Verschleißverlauf einer Anlage erkennen lässt, daß in Kürze ein Funktionsausfall zu erwarten ist und der derzeitige Abnutzungsvorrat nicht mehr bis zur nächsten planmäßigen Außerbetriebsetzung ausreicht. Das Verschleißstadium, bei dessen Erreichen vorbeugend repariert wird, wird dazu fixiert und über Inspektionen zeitlich terminiert. Neben dem Verschleißverlauf ist die voraussichtliche Lebensdauer einer Anlage eine weitere Einflussgröße auf den Zeitpunkt, eine vorbeugende Reparatur auszuführen. Die Lebensdauer von Bauteilen wird häufig vom Hersteller angegeben. In der Regel wird dann ein bestimmtes Anlagenalter fixiert, bei dessen Erreichen vorbeugend repariert wird. Die zu erwartende Lebensdauer kann sich dabei entweder durch eine bestimmte Leistungsmenge, eine Anzahl von Betriebs- oder Laufstunden oder auf Kalendertage oder -zeitperioden seit der letzten Reparatur beziehen. Eine andere Steuerungsstrategie mit festen, in Einheiten der Kalenderzeit gemessenen Reparaturintervallen, nach denen immer repariert wird, kann je nach Anlagentyp auch sinnvoll sein. Diese Strategie wird besonders bei hohen Verfügbarkeitsanforderungen verfolgt.

Soll-Zustand wiederherstellen

302

Abwicklung von Instandhaltungsaufträgen

Instandhaltungsarbeitsplan

Instandhaltungsaufträge

4 Beispiele

Gerade im Abwickeln von Instandsetzungsaufträgen können die erforderlichen Abläufe effektiv durch CAFMSysteme unterstützt werden, wenn sie die Möglichkeit bieten, die Objektstrukutur abzubilden und zu den Objekten weitere instandhaltungsspezifische Daten zu verwalten. Die Einbindung der verschiedensten Aufgabenbereiche der Instandsetzung sollte dabei realisiert werden. Die Aufgabenbereiche der Auftragsabwicklung und -ausführung werden nachfolgend weiter beschrieben: – Auftragsvorbereitung – Auftragserteilung – Auftragsklärung, – Auftragskalkulation, – Auftragsplanung , – Auftragsausführung. Im Rahmen der Auftragsvorbereitung werden die Abläufe der Instandsetzung geklärt und in Form eines Instandhaltungsarbeitsplanes aufbereitet. Die erforderlichen Unterlagen für die Material- und Ersatzteildisposition werden erstellt und die Hilfsmittel für die Ausführung festgelegt. Bei Auftragserteilung werden die Instandhaltungsaufträge freigegeben und die Ersatzteile in Abhängigkeit vom Schadensbild und der Schadensursache zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der Auftragsklärung wird die technische Durchführbarkeit überprüft und die Art und der Zeitpunkt der Ausführung ermittelt. Sind Fremdfirmen oder Spezialwerkzeuge erforderlich, wird deren Verfügbarkeit überprüft. Die Auftragskalkulation übernimmt die Vorkalkulation, um die zu erwartenden Instandsetzungskosten zu ermitteln. Die auftragsbegleitende Kalkulation macht bei umfangreichen Instandsetzungsprojekten Sinn, um ggf. kurzfristig auf Mehrkosten reagieren und die Abwicklung zeit- und kostennah steuern zu können. Die Nachkalkulation wird vor dem Hintergrund ausgeführt, eine Grundlage zu erhalten, auf der die vorbeugenden Maßnahmen und das resultierende Budget sicher geplant werden können.

4.4 Instandhaltung

303

Zur Auftragsplanung gehören Tätigkeiten wie Material- und Ersatzteildisposition, Disposition von Hilfsmitteln, Fremdfirmen und Werkzeugen sowie die Abstimmung und der Abgleich der Termine und Kapazitäten. Nach diesen vorbereitenden Tätigkeiten erfolgt die eigentliche Ausführung des Instandsetzungsauftrags. Er wird durch die Dokumentation der Funktionsprüfung und die Abnahme abgeschlossen. Danach erfolgt die Fertigmeldung, um die Anlage wieder dem Betrieb zu übergeben, und die Auswertung der Instandsetzungstätigkeiten, um die Erkenntnisse aus der täglichen Arbeit im Sinne einer effektiven vorbeugenden Instandsetzung nutzen zu können.

4.4.4 Instandhaltungsmanagement Das Instandhaltungsmanagement beschäftigt sich mit der Organisation und Steuerung der oben aufgeführten Instandhaltungstätigkeiten. In der Praxis haben sich EDV-Systeme zur Unterstützung dieser Aufgaben bewährt. Sie bilden einen Baustein eines umfassenden CAFM-Systems. Diese Systeme bieten die Möglichkeit, Sachressourcen, die instandgehalten werden sollen, umfassend und strukturiert zu beschreiben. Grundlage dazu ist die Objektstruktur und Einordnung von Teilobjekten in den betrieblichen Kontext. Dabei geht man z. B. vom Unternehmensstandort aus und untergliedert bis zu den eigentlichen Instandhaltungstätigkeiten. Dazu folgendes Beispiel für eine hierarchische Strukturierung: – Geschäftsbereiche, – Standort, – Gebäude, – Anlage, – Baugruppe, – Aggregat, – Bauteil, – Tätigkeit. Mit dieser Struktur lassen sich alle Tätigkeiten der Instandhaltung dokumentieren. Je Strukturierungsebene werden gezielt weitere Informationen an die Objekte

Organisation und Steuerung der Instandhaltungstätigkeiten

Strukturierung der Objekte

304

Beispiele zum Instandhaltungsmanagement

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

4 Beispiele

angehängt. Auf der untersten Ebene der Tätigkeiten ist nicht nur die Dokumentation der ausgeführten, sondern insbesondere die Planung von zukünftigen Tätigkeiten wichtig. Je nach Informationsbedarf lassen sich aus diesen Grunddaten die verschiedensten Auswertungen für das Instandhaltungsmanagement erstellen. Einige Beispiele dazu sollen die Prozesse des Instandhaltungsmanagements weiter beleuchten. Die Dokumentation des Lebenszyklus von Bauteilen oder Anlagen liefert wesentliche Erkenntnisse über den Abnutzungsvorrat, das Verschleißverhalten und dient als Grundlage für die Ursachenforschung von Anlagenausfällen. In der Betrachtung des gesamten Lebenszyklus findet sich ein direkter Bezug zum Facility Management. Auf Grundlage der oben beschriebenen Struktur lassen sich aus einem CAFM-System z. B. je Anlage oder Bauteil alle vergangenheitsbezogenen Tätigkeiten anzeigen. Anhand dieser Auswertungen können im Vergleich mit ähnlichen Anlagen oder Bauteilen Abhängigkeiten zwischen Inspektions- und Wartungshäufigkeit und -intensität und Instandsetzungstätigkeiten abgeleitet und bewertet werden. Basierend auf diesen Ergebnissen werden Maßnahmen geplant, die die Verfügbarkeit dieser Anlagen in Zukunft erhöhen. Die Dokumentation des Lebenszyklus ist ein Basiselement der vorbeugenden Instandhaltung, da nur so das Abnutzungsverhalten aus der Vergangenheit transparent wird. Durch das Offenlegen von Schwachstellen an den Sachressourcen wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess angestoßen. Ein weiteres Aufgabenfeld des Instandhaltungsmanagements ist die Budgetplanung und Vorausschau. Durch die Planung von Inspektions- und Wartungstätigkeiten und geplanten Instandsetzungen können die zu erwartenden Kosten mit einer bedeutend höheren Genauigkeit vorhergesagt werden. Durch die Planung der Tätigkeiten wird der Zeit- und Materialbedarf gedanklich vorweggenommen. Im CAFM-System werden daher z. B. zu allen Tätigkeiten auch die Zeitbedarfe in Abhängigkeit von der Qualifikation des Ausführenden und die Materialbedarfe gepflegt. Aus der Aggregation aller geplanten Tätigkeiten lassen sich damit standort-, gebäude- oder anlagenbezogen die zu erwartenden bzw.

4.4 Instandhaltung

305

geplanten Instandhaltungskosten ermitteln. Damit sind dann nur die ungeplanten Instandsetzungsaktivitäten für eine Budgetplanung als Vorausschau noch nicht berücksichtigt. In der Praxis wird hier mit Erfahrungswerten aus der Vergangenheit gearbeitet, die aufgrund der umfassenden Dokumentation im CAFM-System auf Knopfdruck ermittelt werden können. Werden neben den geplanten Kosten auch noch die mit der Ausführung der Tätigkeiten angefallenen Kosten erfasst und ausgewertet, so lassen sich die geplanten Instandhaltungskosten im Sinne eines umfassenden Instandhaltungscontrolling noch genauer vorhersagen. Das Controlling der Instandhaltungskosten auf der Ebene der Anlagen liefert auch eine Entscheidungsgrundlage, ob eine Anlage außer Betrieb genommen und durch eine Neuinvestition ersetzt wird. Bei steigenden Instandhaltungskosten, bezogen auf eine Zeiteinheit (Jahr, Quartal oder Monat), wird irgendwann der Punkt erreicht, wo eine Ersatzinvestition wirtschaftlicher wird. Bei der Instandhaltungsplanung dieser neuen Anlage können dann alle Erfahrungen aus dem Betrieb der alten Anlage berücksichtigt werden. Die Planung der Inspektionen und Wartungen lässt sich mit CAFM-Systemen effektiv durchführen. Dabei liegt ein Vorteil besonders bei den vielfältigen Aufbereitungsmöglichkeiten des Datenbestandes. So werden z. B. mit der turnusmäßigen Wartung oder mit den an fixe Termine gebundene Inspektionen einer Anlage alle zukünftigen Wartungs- bzw. Inspektionstätigkeiten angelegt, so daß aus dem System ein anlagenspezifischer Wartungsoder Inspektionsplan ausgedruckt werden kann. Die Kapazitätsplanung und Freigabe von Instandhaltungsaufträgen basiert auf der Summe aller zukünftig geplanten Tätigkeiten. In Verbindung mit Tätigkeitsgruppen, Mitarbeiterlisten und Schichtmodellen lassen sich die Tätigkeiten zu Gruppen zusammenfassen und als Aufträge für die Instandhaltungsmitarbeiter ausdrucken. Es lassen sich Prioritäten vergeben und Übersichten erstellen. Um die Ursachenforschung von Maschinenausfällen zu systematisieren, hat sich in der Praxis die Verwendung von Schadenscodes bewährt. Der Schadensfall wird dabei nicht in Klartext vom Instandhaltungsmitarbeiter be-

Instandhaltungscontrolling

Verwendung von Schadenscodes hat sich bewährt

306

Vereinfachung der Dateneingabe durch Verwendung von Barcode-Lesern

Materialwirtschaft in der Instandhaltung

Zusammenhang zwischen Instandhaltungsmanagement, Gebäudemanagement und Dienstleistung

4 Beispiele

schrieben, sondern über ein Schlüsselsystem aus vorformulierten Schadensbeschreibungen zusammengesetzt. Dies bietet die Möglichkeit einer rechnergestützten Schadensanalyse und gezielten Ursachenforschung. Um die Arbeit des Instandhalters nicht mit manuellen Dateneingaben zu überlasten, werden in der Praxis Barcode-Leser eingesetzt. Mit Hilfe dieser Barcode-Leser werden z. B. die Objektkennzeichnungen von Anlagen oder Bauteilen eingelesen oder aus einer Liste mit codierten Schadensbeschreibungen der Schadenscode eingegeben. Auch die Fertigmeldung von Instandhaltungsaufträgen oder die Aufnahme von Zählerständen kann so vereinfacht werden. Durch das Zurücklesen der Daten aus dem Barcode-Leser in die zentrale Datenbank erhält man im CAFM-System eine zeitnahe Übersicht über die noch offenen Instandhaltungsaufträge. Ein weiteres Anwendungsgebiet erschließt sich mit der Einbindung der Materialwirtschaft in ein CAFM-System. Damit kann auch das Bestellwesen, der Wareneingang und die Rechnungserstellung für Ersatzteile unterstützt werden. Die Materialbewegungen bei den Ersatzteilen werden transparent. Reservierungen von Ersatzteilen für geplante Instandsetzungen können durchgeführt werden. Durch die Beschreibung der Anlagen im CAFMSystem lässt sich auch ein Teileverwendungsnachweis erstellen, um gezielt nach Ersatzteilen aus stillgelegten oder außer Betrieb genommenen Anlagen zu suchen, wenn kurzfristig keine Ersatzteile im Schadensfall extern beschafft werden können. Auch die Bereitstellung von Ersatzteilen, Ausrüstungen oder externen Dienstleistern lässt sich mit CAFMSystemen effektiver planen. Werden bei jeder geplanten Tätigkeit die verwendeten Ersatzteile und Ausrüstungen erfasst, so kann der Ausführung dieser Tätigkeit eine Verfügbarkeitsprüfung der Ausrüstung etc. vorangestellt werden. Hier sei auch noch einmal auf Abschn. 1.2.2 und 1.2.3 und in diesem Zusammenhang auf Veröffentlichungen der Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG), Frankfurt, und die entsprechenden VDMA-Einheitsblätter des Verbands Deutscher Maschinen- und Anlagenbauer (VDMA) hingewiesen. Da für

4.5 Kabel- und Netzwerkmanagement

307

die Instandhaltung sowohl bei der Planung als auch bei der Ausführung ein umfassendes Fachwissen und eine breite Erfahrung erforderlich sind, werden heute immer häufiger Instandhaltungsdienstleistungen und sogar das Betreiben von Anlagen nach außen vergeben. Hier hat die Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG) für gebäudebezogene Leistungen umfassende Grundlagenarbeit geleistet. Abschließend sollen hier auch einige Argumente für das Ausgliedern von Instandhaltungsleistungen aufgeführt werden (Lorenz, 1995). Folgende Argumente lassen sich für eine Vergabe an Fremdfirmen anführen: – Personalbereitstellung von ausgebildetem und geschultem Personal, keine teure Vorhaltung spezialisierter Fachkräfte, – gesteigerte Effektivität, da der Wettbewerb die Leistungsfähigkeit erhöht, – Know-How-Transfer durch die Teilhabe an der technischen Weiterentwicklung durch vielseitige Erfahrungen der Fachfirmen, Optimierung des Anlagenbetriebes und der installierten Technik, – durch Flexibilität der Fremdfirmen bezüglich ihrer Kapazitäten werden Termine auch bei Bedarfsschwankungen gehalten, erhöhte Termintreue, – Kapazitätsauslastung durch Vermeidung von unzureichender Auslastung der eigenen und meist teuren Kapazitäten, – Reduzierung der Beschaffungskosten und der Kapitalbindung für Ersatzteile und Lagermaterialien durch Ersatzteilmanagement, – Risikoübertragung an die ausführende Firma mit Gewährleistung einwandfreier Arbeit; sicherer Betrieb, hohe Verfügbarkeit der Technik, – Kostensicherheit durch planbares Instandhaltungsbudget und durch Rahmenverträge und langfristige Bindung.

Argumente zur externen Vergabe von Instandhaltungsleistungen

4.5 Kabel- und Netzwerkmanagement Eine funktionsfähige Ver- und Entsorgung von Betriebsstätten, Gebäuden und Arbeitsplätzen mit Information,

Verwendung von Netzen

308

Kabelmanagement als Beispiel zur Verwaltung von infrastrukturellen Netzen

Grafische Darstellung von Netzen

4 Beispiele

Energie und technischen Medien ist eine überlebenswichtige Notwendigkeit. Diese Funktionen werden über sog. infrastrukturelle Netze erfüllt. Grundsätzlich bestehen infrastrukturelle Netze aus Netzstrekken oder -elementen und Netzeinbauten bzw. Netzknoten, sog. Wandlern. In der Praxis findet man die verschiedensten Netzelemente, z. B. Kabel oder Rohrleitungen. Dabei können der Zweck und die Medien dieser Netze von unterschiedlichster Art sein. Kabel werden z. B. als elektrische Leiter oder Lichtleiter für Kommunikationstechnik, Datenübertragung oder zur Elektroversorgung verwendet. Rohrleitungen dienen zur Ver- und Entsorgung von technischen Medien wie Druckluft, Sauerstoff, Abwasser, Rohrpost oder Abluft. Je nach Verwendungszweck von Gebäuden ist der technische Ausbaugrad mit infrastrukturellen Netzen mehr oder weniger ausgeprägt. Bei chemischen Anlagen, Kraftwerken oder Krankenhäusern bilden diese Einrichtungen einen wesentlichen Anteil an den Erstellungskosten. Der ganzheitliche Ansatz und die Durchgängigkeit von Planung über Realisierung bis zur Bewirtschaftung im Sinne von Facility Management bietet sich besonders bei der Planung von Netzen an, da häufig sehr viele grafische und alphanumerische Daten für die Planung und in der Bewirtschaftung zur Dokumentation benötigt werden. Stellvertretend für andere infrastrukturelle Netze sollen im nachfolgenden beispielhaft Aufgaben und Unterstützungsansätze durch CAFM-Systeme im Kabelmanagement erläutert werden, da diese Aufgaben für eine Vielzahl von Gebäudenutzungen von Bedeutung sind. CAFM-Systeme verwalten zu den Netzelementen grafische und alphanumerische Informationen. Die grafischen Informationen helfen, Netzverläufe zu dokumentieren. Bei der grafischen Darstellung wird zwischen Prinzipskizzen und maßstäblicher Darstellung des Kabelverlaufs unterschieden. Sollen nur Netzstrukturen dargestellt werden, sind Prinzipskizzen ausreichend. Werden jedoch Kabel unterirdisch verlegt, so ist eine maßstäbliche Erfassung und Dokumentation als Ergebnis der Planung sinnvoll, um bei späteren Umbaumaßnahmen die

4.5 Kabel- und Netzwerkmanagement

309

Kabelverläufe berücksichtigen zu können. Als Planungsgrundlage für Umbaumaßnahmen sind Informationen über den Kabelbestand- und verlauf unentbehrlich. Je nach Aufgabenstellung und Tiefe des Kabelmanagements können die Netzelemente noch hierarchisch untergliedert werden in Trassen, die mehrere Kabel zusammenfassen. Die Kabel wiederum können weiter differenziert werden in verschiedene Bündel, also Zusammenfassungen von Adern, so dass auch die Adernbelegung im System verwaltet werden kann. Neben den grafischen Informationen bieten CAFMSysteme die Möglichkeit, den grafischen Elementen alphanumerische Daten anzuhängen, z. B. Netzbeschreibung, Netzkennung, Kabelart, Querschnitt, Kabellänge usw. Die grafische Dokumentation des Kabelverlaufs und kabel- oder netzspezifische Daten könnten jedoch auch nur in einem CAD-System verwaltet werden. Anwendernutzen ergeben sich durch CAFM-Systeme, wenn auch die Netzeinbauten und Wandler mit den Netzen verknüpft und mit Leistungsdaten, Verbräuchen etc. versehen werden. Auch bei den Netzeinbauten kann hierarchisch untergliedert werden. Man differenziert zwischen aktiven Komponenten (z. B. Repeater, Konzentrator, Gateway, TK-Anlage usw.) und passiven Elementen wie Dosen, Klemmleisten oder Spleißboxen. Auch Umsetzer wie Router oder Transceiver und Endgeräte wie Faxgeräte, Modem, Drucker sowie entsprechende Adapter werden im Kabelmanagement geplant und verwaltet. Auf Grundlage der Grundstücks- und Gebäudepläne lassen sich die Netzstrukturen von EDV-Netzen mit Servern, Umsetzstationen, Verstärkern, Multiplexern, PCs usw. abbilden. Die Verbindungen von EDV-Anlagen zu Batterien oder zur unterbrechungsfreien Stromversorgung können dargestellt werden. Die Standorte von Kartenlesegeräten für die Zugangskontrolle können sichtbar gemacht werden. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Dokumentation und Verwaltung aller Kommunikationsanlagen wie Rohrpost, Telefon, Haussprechanlagen, Videostandleitungen oder Lautsprecheranlagen. Bei modernen Telefonanlagen kann über eine Schnittstelle die Umzugstabelle der betroffenen Mitarbeiter mit Standort

Hierarchische Untergliederung von Netzen

Beispiele von Netzeinbauten

Darstellung von Kommunikationsnetzen

310

Verknüpfung von Gebäudeleittechnik und Kabelmanagement

4 Beispiele

und Zielort eingelesen werden. Aufgrund dieser Steuerliste werden die Telefonanschlüsse in der Telefonanlage entsprechend aufgeschaltet, so dass eine mitarbeiterspezifische Telefonnummer bei Umzügen beibehalten werden kann. Im Bereich der Elektroversorgung können Netzstrukturen und Netzauslastungen berechnet werden. Durch die Einbindung der Hoch- und Mittelspannungskreise und die Auslese von Verbrauchs- oder Leistungszählern können Informationen für ein effektives Energiemanagement gesammelt werden. Eine Verbindung mit der Gebäudeleittechnik ist bei diesen Anwendungen sinnvoll. In der Vorbereitungs- und Planungsphase von Umbaumaßnahmen oder Erweiterungen können mit Hilfe von CAFM-Systemen Netzreserven ermittelt und so die erforderlichen Investitionen in infrastrukturelle Netze gesichert abgeschätzt werden.

4.6 Abfallmanagement von ulf wenzig, berlin Das deutsche Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz definiert Abfälle als: „bewegliche Sachen, (...) deren sich ihr Besitzer entledigt, entledigen will oder entledigen muss.“.

Abfallmanagement

Rechtliche Erfordernisse

Finanzielle Erwägungen

Abb. 4-4 Argmente für Abfallmanagement

Umweltschutz und Ressourcen schonung

Prozess und Produkt optimierung

Arbeits - und Gesundheits schutz

4.6 Abfallmanagement

311

Warum also viel Aufhebens machen, um eine Sache, der man sich doch nur entledigen möchte? Hierfür gibt es einige Gründe, die sich jeder Unternehmer vor Augen halten sollte: Eine scharfe Trennung der vorgenannten Aspekte ist kaum möglich, da naturgemäß mehr oder weniger stark ausgeprägte Interdependenzen zwischen den vorgenannten Gesichtspunkten bestehen. Dennoch beleuchtet das folgende Kapitel die verschiedenen Teilbereiche und zeigt auf, welche Unterstützung ein umfassendes Abfallmanagement durch ein FM-System erfahren kann. Zunächst jedoch ein paar grundsätzliche Hinweise zum Thema Abfallmanagement.

Argumente für Abfallmanagement

4.6.1 Grundlagen des Abfallmanagements Eckpfeiler des betrieblichen Abfallmanagements sind Abfallbilanz und Abfallwirtschaftskonzept, die den daten- und planungstechnischen Rahmen bilden. Ausgangspunkt bildet dabei stets die Erstellung einer Abfallbilanz. Diese führt genau auf, welche Abfälle in welchen Mengen das Unternehmen verlassen und mit welchen Kosten das verbunden ist. Begleitend dazu werden in Lageplänen des Betriebes die Abfallsammelplätze sowie die Orte des Anfalls dokumentiert. In diesen Plänen wird weiterhin erfasst wie groß die Entsorgungsbehälter sind und in welchen Zyklen sie geleert werden. All diese Daten und Informationen werden dann benötigt, um das Abfallwirtschaftskonzept zu erstellen. Dieses schreibt ähnlich einem Umweltprogramm fest, mit welchen Maßnahmen wie viel Abfall eingespart werden soll. Wie solche Maßnahmen abgeleitet werden können wird in Abschnitt 4.6.4 näher beleuchtet. Die Bilanzierung und Konzeptionierung sind jedoch nur ein Teil des Abfallmanagements. Natürlich muss im operativen Geschäft sichergestellt werden, dass das Handling des Abfalls und alle damit zusammenhängenden Notwendigkeiten möglichst effizient und rechtssicher abgewickelt werden. Daher müssen für die verschiedenen Bereiche des Unternehmens Verantwortliche benannt werden, die die Einhaltung der Festlegungen re-

Abfallbilanz und -wirtschaftskonzept

312

Überwachung von Entsorgungsvorgängen

4 Beispiele

gelmäßig überprüfen. Die Verantwortlichen sollten auch die eigentlichen Entsorgungsvorgänge überwachen und auf ganz praktische Dinge achten, wie z. B. ob der Entsorgungsbehälter eventuell nur halb gefüllt war oder dass behördlich geforderte Dokumente einwandfrei übergeben werden. Dies ist ein sehr wichtiger Gesichtspunkt, denn ein Großteil aller im Umweltrecht begangenen Ordnungswidrigkeiten und Straftaten betreffen den Abfallbereich.

4.6.2 Rechtliche Erfordernisse

Erfüllung der Nachweispflichten

Stufen der Überwachungsbedürftigkeit

Die rechtlichen Defizite beginnen bei der Vernachlässigung der Nachweispflichten eines Abfallerzeugers, gehen über mangelhafte Kennzeichnung von Abfallsammelbehältern und enden bei illegaler Abfallentsorgung. Die Palette möglicher Verfehlungen ist groß und nur durch strukturierte und transparente Arbeit kann den rechtlichen Erfordernissen Rechnung getragen werden. Seit einer Änderung des Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetzes Mitte 2005 ist zwar eine Erstellung von Abfallbilanz und -konzept ab dem Erreichen bestimmter Abfallmengen nicht mehr zwingend für alle Abfallerzeuger vorgeschrieben. Dennoch sollte im Sinne einer guten Geschäftsführung immer für eine untadelige Abfallwirtschaft gesorgt sein. Der Unternehmer muss gegenüber den Behörden über Verbleib und Rechtmäßigkeit der Entsorgung Rechenschaft ablegen können. Die Art und Weise dieser Nachweispflichten definiert sich primär über die Stufe der Überwachungsbedürftigkeit die in Abb. 4-5 dargestellt sind Diese Stufen gelten sowohl für Abfälle zur Verwertung wie auch für solche zur Beseitigung. Die über die Nachweisverordnung dargelegten Nachweisverfahren reichen dabei von der einfachen Sammelentsorgung mit Übernahmeschein bis hin zum aufwendigen Begleitscheinverfahren. Bei Behördenanfragen stellt sich nach längerem Forschen in der Buchhaltung häufig heraus, dass die Entsorgungsnachweise – wenn überhaupt zu finden – nicht zentral in einem Abfallnachweisbuch, sondern de-

4.6 Abfallmanagement

313

Abfall Abfall Verwertung Verwertung

Beseitigung Beseitigung besonders besonders überwachungsbedürftig überwachungsbedürftig

überwachungsbedürftig überwachungsbedürftig

nicht nicht überwachungsbedürftig überwachungsbedürftig

Abb. 4-5 Überwachungsstufen im Abfallrecht

zentral verwaltet werden und mit den entsprechenden Rechnungen der verschiedenen Entsorgungsdienstleister oder nach Kostenstellen systematisiert abgelegt wurden. Buchhalterisch mag dies Sinn ergeben, der Erhöhung der Rechtssicherheit ist diese Vorgehensweise leider nicht dienlich. Neben diesen eher formalen Dingen fordert das deutsche Recht aber auch handfestere Dinge, die sich auf den täglichen Umgang mit Abfällen beziehen. Hier spielen Fragestellungen der korrekten Lagerung der Abfälle im Sinne der Gefahrstoffverordnung bis hin zu arbeitsschutzrechtlichen Erfordernissen eine wichtige Rolle. Verfehlungen in diesen Bereichen können ordnungsund strafrechtliche Konsequenzen mit hohen finanziellen Nachteilen zur Folge haben.

Dokumentation der Entsorgung

4.6.3 Finanzielle Erwägungen Aber auch ohne Bußgelder oder anderweitige Sanktionen ist Abfallwesen in den meisten Unternehmen ein nennenswerter Kostenfaktor. Da die oberste Entscheidungsgrundlage für Unternehmer ökonomische, d.h. monetäre Überlegungen sind, ist diesem Gesichtspunkt erhöhte Aufmerksamkeit zu widmen. Betrachtet man den Stoff-

Abfallwesen ist ein Kostenfaktor

314

Kosten der Abfälle

Interne und externe Aufwendungen

4 Beispiele

strom durch ein Unternehmen wird unmittelbar klar, dass alle materiellen Einsatzstoffe in irgendeiner Form das Unternehmen wieder verlassen, nämlich als Produkt oder in Form von Emissionen wie Abwärme oder Abwasser und eben auch als Abfall. Der entstehende finanzielle Aufwand zur Entsorgung dieser Abfälle hängt einerseits von den Mengen ab und wird andererseits stark von der Qualität der Abfälle beeinflusst. Abfälle mit gefährlichen Eigenschaften oder auch Abfallgemische sind wesentlich teurer in der Entsorgung als sortenrein getrennte Abfallfraktionen. Im Landkreis München bezahlt man z. B. für unbehandeltes Altholz ca. 60 Euro pro Tonne wohingegen behandelte oder kontaminierte Hölzer mit 100 bis 120 Euro zu Buche schlagen. Bereits der einfache Restmüll kostet in diesem Landkreis fast 180 Euro pro Tonne. Die Entsorgung alter Bildschirme kostet bei einem Aachener Entsorgungsfachbetrieb sogar 500 Euro pro Tonne. Bei solchen Kosten ergibt der Leitspruch der deutschen Kreislaufwirtschaft: „Vermeiden geht vor vermindern, geht vor verwerten, geht vor beseitigen!“ betriebswirtschaftlich großen Sinn. Neben den reinen Entsorgungskosten spielen die Kosten für interne und externe Logistik eine zunehmend wichtige Rolle. Innerhalb des Unternehmens müssen Sammelbehälter zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeiter kümmern sich um die korrekte Erfassung der Abfälle und behandeln sie gegebenenfalls vor. Die Abfälle müssen transportiert und sach- und fachgerecht gelagert werden. All das ist mit Personalaufwand und räumlichen Erfordernissen verbunden und kostet Geld. Weitere Kosten entstehen für den externen Transport. Container müssen gemietet, Abholungen und Fahrdienstleistungen bezahlt werden. All das kann sich bei einem mittelständischen Betrieb schnell zu einem fünfstelligen Betrag summieren.

4.6.4 Prozess- und Produktoptimierung Leider bleibt es nicht bei den internen Aufwendungen und externen Kosten für die Entsorgung: Alle Abfälle wurden ja ursprünglich als Roh-, Hilfs- oder Betriebs-

4.6 Abfallmanagement

315

stoffe mit erheblichem finanziellen Aufwand, der in der Regel um ein Vielfaches über den oben beschriebenen Entsorgungskosten liegt, beschafft. Diesen Verlust an Ressourcen gilt es durch intelligentes Abfallmanagement auf ein Minimum zu reduzieren. Wo dies nicht möglich ist, sollten zumindest durch sortenreine Trennung möglichst viele Anteile der wertvollen Ausgangsmaterialien zurückgewonnen und wiederverwertet oder verkauft werden. Über spezifische Abfallkennzahlen, die die Relation zwischen Einkaufs- und Entsorgungsmenge abbilden, lässt sich z. B. erkennen, wie effizient die Materialausnutzung bestimmter Prozessschritte ist. Schon sehr häufig war das Abfallmanagement Auslöser für Materialeffizienzprojekte. Immer wieder werden in diesem Zusammenhang die Entwicklung und der anschließende Einsatz von Schnittoptimierungsprogrammen genannt. Dies ist besonders bekannt aus dem metall- und kunststoffverarbeitenden Gewerbe. Die entscheidende Frage moderner Abfallwirtschaft ist also weniger „Wie entsorge ich die Abfälle richtig?“ sondern vielmehr: „Wo kommt der Abfall her und warum ist er überhaupt entstanden?“.

Ressourcenverlust

Abfallursachen ermitteln

Einsatz von Sekundärrohstoffen bei der Herstellung

Produktverantwortung des Unternehmens im Sinne des Abfallrechts

Kennzeichnung von schadstoffhaltigen Erzeugnissen

Mehrfache Verwendbarkeit und Langlebigkeit

Recyclingfähigkeit ermöglichen

Abb. 4-6 Gesichtspunkte abfallvermindernder Produktgestaltung

316

Abfallmanagement beeinflusst Produktgestaltung

Einkauf und Produktplanung

4 Beispiele

Konsequent weiter gedacht, kann vorausschauendes, in diesem Zusammenhang gleichwohl „rückblickendes“ Abfallmanagement auch die eigentliche Produktkonzeption positiv mitgestalten. Die Produkte eines Unternehmens, die bei ihrer Herstellung eine Reihe von problematischen Abfällen verursachen ,sind häufig selber mit ungünstigen Eigenschaften behaftet. Das ist für den Kunden bzw. Nutzer von Nachteil, denn während des Gebrauchs und bei der Entsorgung des betreffenden Produktes ist dann besondere Sorgfalt gefragt. Dies kann im Wettbewerb ein Nachteil sein, denn ein Kunde wird sich eher für ein Produkt entscheiden, welches in Gebrauch und Entsorgung möglichst unkompliziert und preiswert ist. Ferner besteht für den Produzenten die Gefahr, im Rahmen immer weitreichenderer Rücknahmepflichten für Hersteller, mit einer Lawine von rücklaufenden Altprodukten überschüttet zu werden, die dann aufwändig entsorgt werden müssen. Aus diesem ureigensten Interesse sollte der Unternehmer eine, übrigens auch vom Gesetzgeber geforderte, Produktverantwortung wahrnehmen. Diese beinhaltet die in Abbildung 4-6 aufgeführten Gesichtspunkte. Genaugenommen fängt Abfallmanagement also beim Einkauf und der Produktplanung an. Um dies zu ermöglichen, muss das Abfallmanagement dafür sorgen, dass aus den Entsorgungsvorgängen Rückschlüsse auf die Produktgestaltung gezogen werden. Tauchen beispielsweise entsorgungsseitig viele Schadstoffe auf, so ist unter Einbeziehung des Einkaufs zu prüfen, ob in der Produktion eingesetzte Gefahrstoffe durch weniger problematische Einsatzstoffe substituiert werden können. Dies ist auch im Sinne des Arbeits- und Gesundheitsschutzes.

4.6.5. Arbeits- und Gesundheitsschutz Gefährliche Abfälle sind nicht nur teuer in der Entsorgung, sie bilden auch ein nicht zu unterschätzendes Gefahrenpotenzial für die Menschen, die mit ihnen umgehen müssen. Da die Personalkosten bekanntermaßen zu den wesentlichen preisbestimmenden Faktoren gehören, ist es besonders wichtig die Arbeitskraft als Produktions-

4.6 Abfallmanagement

317

faktor z. B. vor Ausfall durch Erkrankung zu schützen. Gutes Abfallmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass Gefährdungen weitestgehend ausgeschlossen werden. Gemeinsam mit Bereichen, die für Arbeitsschutz zuständig sind, z. B. der internen oder externen Fachkraft für Arbeitssicherheit, organisiert der Abfallmanagementbeauftragte den sicheren Transport und gewährleistet die eindeutige Kennzeichnung sowie die optimale Lagerung der Abfälle. Neben der Vermeidung von akuten Verletzungen und chronischen Erkrankungen, sorgt ein ordentlicher Umgang mit betrieblichen Abfällen auch für eine Motivationssteigerung bei den Mitarbeitern, denn: Nachweislich ist ein gut strukturierter und sauberer Arbeitsplatz Garant für einträgliche Arbeitsleistung. (s. a. Abfallmanagement Abschnitt 4.7).

Abfallmanagement reduziert Gefahrenpotential

4.6.6 Umweltschutz und Ressourcenschonung Dass dieser Teilaspekt zuletzt genannt wird, entspricht nicht seiner Gewichtung. Dennoch versteht er sich als so selbstverständlich, dass an dieser Stelle nur kurz auf ihn eingegangen werden soll. Klaus Töpfer, ehemaliger Bundesumweltminister und langjähriger Direktor des UN Umweltprogramms UNEP bezeichnete einmal Abfälle als „Rohstoffe am falschen Ort“. Das diese Aussage durchaus wörtlich zu verstehen ist verdeutlichen die unter Abschnitt 4.6.4 Prozess- und Produktoptimierung dargelegten Argumente. Rückführung von Abfällen in den Stoffkreislauf ist aus zweierlei Gründen wichtig: Erstens sind die zur Verfügung stehenden Ressourcen endlich, müssen also unter der Voraussetzung angestrebter Wohlstandserhaltung und –mehrung wiederverwertet werden, zweitens bereitet die Entsorgung von Abfällen zum Teil erhebliche Probleme: Grundwasserbelastungen durch Deponiesickerwasser, Beiträge zum Treibhauseffekt durch Ausgasungen aus dem Deponiekörper, Luftverunreinigungen die bei der Verbrennung von Abfällen entstehen. Nach einer Mitteilung des Statistischen Bundesamtes betrug die Recyclingquote der 366 Mio. Tonnen Gesamtabfall im Jahr 2003 ca. 66 %. Dies ist im Vergleich zu vielen anderen Ländern schon eine recht beachtliche

Abfälle sind Rohstoffe

366 Mio. Tonnen Abfall

318

4 Beispiele

Menge. Mit zunehmender Mechanisierung und Verbesserung der Abfallbehandlungsanlagen, wird dieser Anteil sicher noch weiter zu steigern sein. Abfallmanagement kann helfen, diese Bemühungen betriebsseitig zu unterstützen.

4.6.7. CAFM und Abfallmanagement

Erstellung Abfallbilanz

Unterstützung der Rechtssicherheit

Welche Dienste kann nun ein CAFM-System dem Abfallmanagement bieten? Diese Frage kann allgemeingültig nicht beantwortet werden, da es ja immer von der individuellen Systemtypologie abhängt, welche Informationen bzw. Daten verfügbar sind. Geht man aber von der idealtypischen Konfiguration eines CAFM-Systems als Data-Warehouse aus, also von einer zentralen Datensammlung deren Inhalt sich aus Daten von unterschiedlichen Datenquellen zusammensetzt, so kann ein solches System in vielerlei Hinsicht hilfreich sein. Anhand einiger Beispiele soll dieses erläutert werden. Um einen Überblick über die eigene Abfallwirtschaft zu erhalten, sollten Betriebe eine Abfallbilanz erstellen. Diese weist z. B. Informationen zu Abfallsarten und mengen, Entsorgungs- und Transportkosten, aber auch Angaben zur Überwachungsbedürftigkeit und den zuständigen Entsorgern aus. Die Lieferung dieser Daten aus der CAFM Datenbank sollte kein größeres Problem darstellen, da es sich hierbei üblicherweise um klassische buchhalterische Daten und Informationen aus der Vertragsverwaltung handelt. Die Abfallbilanz als zentrales Instrument des Abfallmanagements bildet eine gute Ausgangsplattform zu verschiedenen Anwendungen, die innerhalb des CAFM-Systems realisiert werden können. Jede Abfallart wird gemäß deutschem Abfallrecht stets mit einer sechsstelligen Abfallschlüsselnummer versehen, die durch die sogenannte Abfallverzeichnisverordnung definiert ist. Koppelt man diese Nummer mit den in digitalisierter Form vorhandenen Entsorgungsnachweisen, kann so gegenüber den Behörden auf Knopfdruck die Rechtmäßigkeit von Entsorgungsvorgängen nachgewiesen werden.

4.7 Arbeitsschutz

319

Weiterhin würde eine Terminverfolgung schnell und effizient realisierbar. Dies würde die Terminerinnerung z. B. bei abgelaufenem Zertifikat über Entsorgungsfachkunde oder zeitlich befristete Sammelentsorgungsnachweise des beauftragten Entsorgungsunternehmens wesentlich vereinfachen. Bei hinreichender Netzwerk- und Mandantenfähigkeit werden bei entsprechender Auslegung des Systems, Entsorgungsvorgänge in Echtzeit dargestellt, so dass gegebenenfalls erforderliche Genehmigungen frühzeitig eingeholt werden können. All dies dient der Rechtssicherheit des Unternehmens. Eine Reihe von Betrieben haben die Verpflichtung, Abfallbeauftragte zu bestellen. Eine Aufgabe die der Beauftragte zu erfüllen hat, ist die jährliche Erstellung eines Abfallberichtes. Mit den Reporting- und Analysetools sowie den Möglichkeiten grafischer Darstellung eines CAFMSystems wäre diese Aufgabe im Handumdrehen erledigt. In diesem Zusammenhang seien auch die diversen Plausibilitätsprüfungen erwähnt, die das CAFM-System bietet. Damit lassen sich Inkonsistenzen in der Rechnungsstellung zügig ermitteln und abstellen. Die meisten vorgenannten Aufgaben könnten auch individuelle Excel- oder Accessdatenbankanwendungen erledigen. Auch der Softwaremarkt bietet eine Reihe von Programmen an, die speziell auf Fragestellungen des Abfallmanagements zugeschnitten sind. Wie bei vielen anderen Praxisbeispielen zeigt sich aber auch hier, dass CAFM-Systeme einen großen Vorteil bieten: Die meisten Informationen und Daten, die benötigt werden, sind bereits vorhanden und müssen nicht erst mühselig in die zusätzliche Abfalldatenbank eingepflegt werden. Erfahrungsgemäss ist für die Dateneingabe ein hoher Aufwand nötig, der entweder interne Arbeitskapazität bindet oder extern bezahlt werden muss.

Mit Reporting- und Analysetools zum Abfallbericht

4.7 Arbeitsschutz Der Mitarbeiter gehört heute zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Daher ist er besonders vor gesundheitlich schädigenden Einflüssen und daraus resultierenden Arbeitsausfällen zu schützen. Um die Si-

Der Schutz der Mitarbeiter wird über zahlreiche gesetztliche Vorschriften gefordert

320

Anforderungsgruppen des gesetzlichen Arbeitsschutzes

4 Beispiele

cherheit und Gesundheit der Mitarbeiter und um die Umwelt zu schützen, fordert der Gesetzgeber vom Arbeitgeber die Einhaltung zahlreicher Vorschriften. Dabei sind die Vorschriften an gewisse Kriterien geknüpft wie Anzahl der Mitarbeiter, Größe des Unternehmens oder des Gebäudes oder der Einsatz von bestimmten Stoffen am Arbeitsplatz. Um sich einen Überblick über die geltenden Vorschriften und Anforderungen zu verschaffen, sei auf die einschlägige Fachliteratur zum Thema Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz verwiesen. Auf die zahlreichen Vorschriften kann aufgrund der Fülle hier nicht im einzelnen eingegangen werden. Vielmehr sollen beispielhaft einige Anforderungen vor dem Hintergrund beleuchtet werden, inwiefern sie durch ein umfassendes Facility Management und durch den Einsatz von CAFM-Systemen erfüllt und optimiert werden können. Zur Bearbeitung dieser Anforderungen ist in der Praxis die Einbindung entsprechender Fachkräfte unerläßlich, da die gesetzlichen Grundlagen kaum von einer Person im Überblick beherrscht werden können. Schon im Rahmen der Planung von Betriebsstätten müssen zahlreiche dieser Anforderungen erfüllt bzw. nachgewiesen werden. Hier erweist sich die Verwendung eines durchgängigen Datenmodells von der Planung bis zum Betrieb als besonderer Vorteil, da hierdurch Mehrfacherfassungen vermieden und im Ergebnis aktuelle Dokumente sichergestellt werden können. Die Anforderungen durch den gesetzlichen Arbeitsschutz werden für die nachfolgenden Ausführungen in folgende Gruppen unterteilt: – Dokumentationspflichten – Kennzeichnungspflichten – Unterweisungspflichten – Überwachungs- und Kontrollpflichten Für diese Anforderungsgruppen wird zunächst jeweils der Unterstützungsansatz durch Facility Management beschrieben und danach mit Beispielen untersetzt. Aufgrund der Aktualität und der Wirkungsbreite des neuen Arbeitsschutzgesetzes mit Wirkung vom 21.08.1997 soll auf die Gefährdungsanalyse und ihre Dokumentation als

4.7 Arbeitsschutz

321

konkretes Beispiel für die einzelnen Pflichten gesondert eingegangen werden.

4.7.1 Dokumentationspflichten Dokumentationspflichten entstehen meist mit Inbetriebnahme von Arbeitssystemen und unterstützen die Aufgabenerfüllung des Arbeitsschutzes. Da in der Regel der Realisierung von Arbeitssystemen eine Planung vorausgeht, kann zur Erfüllung der Dokumentationspflichten auf Informationen aus der Planungsphase zurückgegriffen werden. Die Beispiele werden zeigen, dass zahlreiche der oben angeführten Pflichten auf gewisse Basisinformationen wie Arbeitsplatzstrukturen, Maschinen- und Ausrüstungslisten oder Gebäude- und Infrastrukturpläne aufbauen. Genau diese Basisinformationen können durch den Einsatz von CAFM-Systemen für die Erstellung der gesetzlich geforderten Dokumente und Maßnahmen direkt verwendet werden. Ergänzt werden diese Informationsstämme meist um dokumenten- und aufgabenspezifische Daten. Durch Landesbauordnung, Arbeitsstättenverordnung, Gewerbeordnung und zahlreiche andere Vorschriften sind Unternehmen je nach Zweck und Größe verpflichtet, einen Feuerwehrplan nach DIN 14095 zu erstellen. Um im Katastrophenfall keine wertvolle Zeit durch Informationsbeschaffung und Einsatzplanung zu vertun, planen Unternehmen in Zusammenarbeit mit der Brandschutzbehörde oder der Feuerwehr den Feuerwehreinsatz. Neben einem grafischen Feuerwehrplan werden je nach Anforderung detaillierte Angaben über Fertigungsabläufe, Gefährdungsbereiche (z. B. Druckgasflaschen oder Hochspannungsbereiche) und technische Einrichtungen in der textlichen Objektbeschreibung dokumentiert. Der Feuerwehrplan selbst besteht aus einem Übersichtsplan, nach Bedarf aus Detailplänen sowie den Geschoß- bzw. Etagenplänen. Grafische Grundlage des Übersichtsplans ist in der Regel der Lageplan der Liegenschaft mit einer Kennzeichnung der befestigten Flächen, der Gebäudegrundrisse sowie einem 10x10-Meterraster.

Feuerwehrplan nach DIN 14095

322

Einbindung der Abteilung Arbeitssicherheit in den Workflow von Veränderungsprozessen

Führen des Verbandbuches im CAFM-System

4 Beispiele

Die Geschoss- bzw. Etagenpläne basieren auf den Gebäudegrundrissen und werden, wie der Übersichtsplan, mit Symbolen nach DIN 14095 ergänzt. Je nach Größe und Lage der Liegenschaft sind noch Sonderpläne zu erstellen, die z. B. einen Überblick über die Löschwasserver- oder -entsorgung (Löschwasserringleitungen, Hydranten, Löschteiche oder Kanalnetz mit Absperrschiebern) geben. Auch diese Pläne basieren auf grafischen Grunddaten, die im Rahmen von infrastrukturellen Planungen (Kanalnetz, Löschwasserversorgung) bei Neubauten oder Umbauten anfallen. Um Mehrfachaufwand bei der Aktualisierung der Feuerwehrpläne zu vermeiden, können für die Feuerwehrplanerstellung CAFM-Systeme eingesetzt werden, bei denen der Feuerwehrplan nur eine Sicht auf den gesamten grafischen Datenbestand darstellt. Durch die Anbindung der Fachabteilungen Arbeitssicherheit oder Brandschutz an einen redundanzfreien Datenpool können Mehrarbeiten bei der Datenerfassung und -pflege vermieden werden. Um die Aktualität der Feuerwehrpläne zu gewährleisten, muss der Verantwortliche für den Brandschutz über alle baulichen und brandschutzrelevanten Änderungen informiert werden. Durch die Einbindung der Abteilung Arbeitssicherheit in den Workflow von baulichen und layouttechnischen Veränderungen wird sichergestellt, dass die Feuerwehrpläne aktuell sind und im Katastrophenfall keine Überraschungen durch Unterschiede zwischen Plan und Bestand entstehen. In jedem Betrieb ist ein Verbandbuch zu führen, in dem alle Verletzungen, die sich im Betrieb ereignen, dokumentiert werden. Damit kann der Anspruch auf Versicherungsleistungen durch die Berufsgenossenschaft nachgewiesen werden, falls sich aus einer kleineren Verletzung eine später eintretende Arbeitsunfähigkeit ergibt. Das Verbandbuch hilft den Vorgesetzten und Sicherheitsorganen mit wertvollen Informationen über Unfallereignisse und Möglichkeiten zur Beseitigung von Gefahrenquellen. Zur Pflege dieses Verbandbuches bieten sich Funktionen eines CAFM-Systems an, in dem auch die Standorte der gesetzlich vorgeschriebenen Verbandskästen kartiert sind.

4.7 Arbeitsschutz

323

4.7.2 Kennzeichnungspflichten Um die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz vor Gefahren für Leben und Gesundheit zu schützen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Sicherheitskennzeichnung nach der VBG 125 Sicherheitskennzeichnung am Arbeitsplatz durchzuführen. Die Sicherheitskennzeichnung soll schnell und leicht verständlich die Aufmerksamkeit auf Gegenstände und Sachverhalte lenken, die Gefahren verursachen können. Dabei wird zwischen folgenden Kennzeichengruppen unterschieden: – Verbotszeichen, Kennfarbe rot – Warnzeichen, Kennfarbe gelb – Gebotszeichen, Kennfarbe blau – Rettungszeichen, Kennfarbe grün – Brandschutzzeichen, Kennfarbe rot Diese Kennzeichnungen sind im Gebäude bzw. an den Einrichtungen angebracht. Im Rahmen der Planung sind die Gefahrenpotentiale zu ermitteln und die entsprechenden Sicherheitskennzeichen auszuwählen. Bei Veränderungen am Gebäude oder an der Ausrüstung der Arbeitsplätze, die zu neuen oder veränderten Gefahrenpotentialen führen, sind die Kennzeichnungen umgehend nachzuführen. Die Erstellung und Pflege eines Beschilderungsplans mit Hilfe eines CAFM-Systems, anhand dessen die Kennzeichen im Gebäude angebracht werden, hat sich in der Praxis bewährt. Neben der Kennzeichnung des Gebäudes mit Rettungs- und Brandschutzzeichen sind auch Flucht- und Rettungspläne aufzustellen, sofern Lage, Ausdehnung und Art der Nutzung der Arbeitsstätte dies erfordern. Sie sind an geeigneter Stelle auszulegen oder auszuhängen. Die Flucht- und Rettungswegepläne informieren über den Standort von Verbandskästen, Krankentragen, Sanitätsräumen, Feuerlöschern, Fluchtwegen usw. und werden meist im Zusammenhang mit dem Feuerwehrplan erarbeitet. Grundlage dieses Planes ist ebenfalls der Gebäudegrundriss bzw. der Lageplan. Daher ist die Integration in ein CAFM-System aus den gleichen Gründen wie beim Feuerwehrplan sinnvoll.

Sicherheitskennzeichnungen

Flucht- und Rettungswegepläne

324

4 Beispiele

4.7.3 Unterweisungspflichten

Betriebsanweisungen, Gefahrenhinweise und Sicherheitsratschläge

Grundsätzlich ist jeder Arbeitgeber zur Unterweisung seiner Mitarbeiter nach § 7 UVV Allgemeine Vorschriften (VBG 1) verpflichtet. Alle im Betrieb tätigen Mitarbeiter sind vor Antritt ihres Beschäftigungsverhältnisses und danach in angemessenen Abständen, mindestens jedoch einmal im Jahr, zu unterweisen. Gegenstand der Unterweisung sind dabei die bei der Tätigkeit der Mitarbeiter auftretenden Gefahren sowie die Maßnahmen zu ihrer Abwehr. So sind z. B. gemäß § 20 GefStoffV Betriebsanweisungen für Stoffe und Zubereitungen, von denen eine Gefahr für Mensch und Umwelt ausgehen kann, an geeigneter Stelle im Betrieb bekannt zu machen. Die Verwendung dieser Stoffe kann meist konkreten Arbeitsplätzen zugeordnet werden. Im Rahmen der Sachressourcenbeschreibung in einem CAFM-System bietet sich die Verknüpfung der Betriebsanweisungen und anderer Dokumente mit den Arbeitsplätzen bzw. Betriebsmitteln an, um der Unterweisungspflicht an diesen Arbeitsplätzen auf Knopfdruck nachkommen zu können. Die Beschreibung der besonderen Gefahren bei gefährlichen Stoffen (Gefahrenhinweise, sog. R-Sätze) und auch die Sicherheitsratschläge (sog. S-Sätze) können so den Mitarbeitern im Rahmen von Unterweisungen ohne großen Suchaufwand vermittelt werden.

4.7.4 Überwachungs- und Kontrollpflichten

Aufgaben von Betriebsbeauftragten

Um die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften sicherzustellen und die Gefahren für Mensch und Umwelt durch Stoffe und Verfahren, die im Arbeitsprozess Anwendung finden, zu vermindern, werden in Betrieben unter besonderen Voraussetzungen Betriebsbeauftragte benannt. Sie haben im wesentlichen folgende Aufgaben und Pflichten: – Überwachungs- und Kontrollpflicht – Aufklärungs- und Informationspflichten – Berichtspflicht

4.7 Arbeitsschutz

325

Im Rahmen der Arbeitssicherheit sind hier z. B. folgende Betriebsbeauftragte zu nennen: – Immissionsschutzbeauftragter – Strahlenschutzbeauftragter – Laserschutzbeauftragter – Gefahrgutbeauftragter – Brandschutzbeauftragter – Sicherheitsbeauftragter Neben den Betriebsbeauftragten werden ähnliche Aufgaben von Sachverständigen im Rahmen des § 11 Gerätesicherheitsgesetz Verordnung zu übewachungsbedürftigen Anlagen wahrgenommen. Überwachungsbedürftige Anlagen können z. B. Aufzuganlagen, Krananlagen, Druckbehälter, Dampfkesselanlagen oder Anlagen zur Lagerung, Abfüllung und Beförderung von brennbaren Flüssigkeiten sein. Die Überwachung gliedert sich in Vorprüfung, Bauprüfung, Abnahmeprüfung, Prüfung bei wesentlichen Änderungen, wiederkehrende Prüfungen, Prüfung von Wiederinbetriebnahme und angeordnete Prüfungen. Die Prüfbefunde sind in sog. Prüfbüchern zu dokumentieren. Zur Wahrnehmung ihrer Pflichten bietet sich sowohl für die Betriebsbeauftragten als auch für die externen Sachverständigen eine Unterstützung durch CAFM-Systeme an. Neben den schon angeführten Anwendungsmöglichkeiten sollen hier abschließend für einige Betriebsbeauftragte noch weitere Anwendungsbeispiele gebracht werden. Eine Aufgabe des Immissionsschutzbeauftragten ist die Überwachung der TA-Lärm (Technische Anleitung Lärm), nach der bei Erfordernis Lärmmessungen durchzuführen und zu dokumentieren sind. Es werden Lärmkataster erstellt, in die die Messergebnisse eingetragen werden. CAFM-Systeme können bei der Erstellung und Dokumentation unterstützen, indem sie das erforderliche Planmaterial zur Verfügung stellen und die Lärmmesspunkte mit weiteren Daten verknüpfen. In Abhängigkeit der Messungen werden dann die Lärmbereiche mit den entsprechenden Sicherheitssymbolen gekennzeichnet und die geforderten Lärmschutzmaßnahmen für die Mitarbeiter und die Umwelt getroffen.

Aufgaben von Sachverständigen

Beispiele zur Anwendung von CAFM-Systemen

326

Gefahrgutkataster

Verwaltung und Wartung von Feuerlöschern

4 Beispiele

Der Strahlenschutzbeauftragte hat z. B. die Aufgabe, in Zusammenarbeit mit Sachverständigen bei Verwendung von Röntgenanlagen Kennzeichnungen vorzunehmen, Röntgenanlagen jährlich zu überprüfen und halbjährlich die betroffenen Mitarbeiter über Schutzmaßnahmen zu belehren. Auch hier kann die Planung und Dokumentation der Maßnahmen durch CAFM-Systeme unterstützt werden, da zahlreiche Basisdaten schon aus der Anlagenverwaltung vorhanden sind und um die aufgabenspezifischen Daten ergänzt werden können. Ähnliche Unterstützungen bieten sich für den Laserschutzbeauftragten an. Bei der Verpackung, der Lagerung und dem Umgang mit Gefahrgütern sind nach Gefahrstoffverordnung zahlreiche Maßnahmen zu treffen. Durch CAFM-Systeme wird der Gefahrstoffbeauftragte bei der Erstellung der Gefahrgutkataster unterstützt. Der Ansatz ist ähnlich wie beim Lärmkataster. Im Lageplan oder Gebäudeplan werden die Lagerorte mit den Kennzeichnungssymbolen gekennzeichnet und mit weiteren Informationen wie Gefahrklasse, Stoffbeschreibung, Menge, Gebindegröße, R- und S-Sätze und Sicherheitsdatenblatt verknüpft. Damit kann dann auch die geforderte Unterweisung der Mitarbeiter direkt am CAFM-System erfolgen. Für den Brandschutzbeauftragten gibt sich die Möglichkeit, z. B. die Feuerlöscher mit ihrer Bauart, Größe und Füllmenge zu verwalten, sowie die zweijährige Feuerlöscherprüfung zu planen und die Prüfvermerke nachzuweisen. Über die grafische Kartierung der Feuerlöscher im Gebäudeplan und Kennzeichnung des Löschers und der Wandhalterung mit Barcodes kann der Löscher schnell aufgefunden und der gesamte Lebenszyklus nachgewiesen werden. Die Verknüpfung mit weiteren EDV-Funktionen – ähnlich wie in der Instandhaltung – ist denkbar, so dass für große Liegenschaften auch Wartungspläne, -aufträge und Rechnungen für erbrachte Fremddienstleistungen erstellt werden können.

4.7.5 Gefährdungsanalyse Nach dem neuen Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ist mit Wirkung vom 21.08.1997 jedes Unternehmen ver-

4.7 Arbeitsschutz

327

pflichtet, eine Gefährdungsanalyse für jeden Mitarbeiter durchzuführen. Ziel dieser Gefährdungsanalyse ist das systematische Zusammentragen von Gefährdungen und Belastungen an jedem Arbeitsplatz. Weiterhin sollen die getroffenen Schutzmaßnahmen bewertet und erforderliche zusätzliche Maßnahmen dokumentiert werden. Die Ergebnisse müssen Arbeitgeber mit mehr als 10 Mitarbeitern schriftlich festhalten. Die Form dieser Dokumentation ist nicht gesetzlich vorgegeben. Einige Grundinformationen sollten dennoch in dieser Gefährdungsbeurteilung enthalten sein. Auf einem Deckblatt werden die unternehmensspezifischen Informationen und Verantwortlichkeiten, z. B. für Geschäftsführung, arbeitsmedizinische Betreuung, Berufsgenossenschaft, Mitglieder des Arbeitsschutzausschusses usw. dokumentiert. In einem zweiten Teil werden die Tätigkeiten, die im Unternehmen anfallen, nach Arbeitsbereichen mit ihrer Schlüsselnummer aus dem Schlüsselverzeichnis der Bundesanstalt für Arbeit zusammengestellt. Für jede dieser Tätigkeiten sind dann folgende Fragen zu beantworten: – Welchen Gefährdungen/Belastungen ist der Mitarbeiter ausgesetzt? – Welche Schutzmaßnahmen sind vorhanden und in Zukunft erforderlich? – Welche Unterweisungen sind notwendig? – Welcher Handlungsbedarf besteht an diesem Arbeitsplatz? Zur Verdeutlichung seien hier einige Gefährdungsgruppen mit Beispielen genannt: – mechanische Gefährdung, z. B. durch ungeschützte bewegte Maschinenteile – elektrische Gefährdung, z. B. durch Körperdurchströmung – Gefahrstoffe, z. B. durch Gase oder Dämpfe – Brand- oder Explosionsgefährdung, z. B. durch brandfördernde Stoffe – thermische Gefährdung, z. B. durch Kontakt mit heißen Medien

Aufbau der Gefährdungsbeurteilung

Beispiele von Gefährdungsgruppen

328

4 Beispiele

– biologische Gefährdung, z. B. durch genveränderte Organismen – physikalische Einwirkungen, z. B. durch Lärm oder elektromagnetische Felder – Belastungen durch Arbeitsumgebung, z. B. durch Klima, Beleuchtung oder Lüftung – physische Belastung, z. B. durch ergonomische Gestaltungsmängel

Beispiele von Schutzmaßnahmen

Der Arbeitsplatz im Mittelpunkt von Facility Management und Arbeitssicherheit

Da die Gefährdungen an vielen Arbeitsplätzen ähnlich sind, hat sich die Arbeit mit Textbausteinen und Checklisten bewährt. Die erforderlichen Schutzmaßnahmen sind differenziert nach technischen, organisatorischen und personenbezogenen Schutzmaßnahmen bezüglich Erfordernis im Ist- und Soll-Zustand zu bewerten. Technische Schutzmaßnahmen sind z. B. Absauganlagen, Abschirmungen oder Notduschen. Zu den organisatorischen Schutzmaßnahmen zählen z. B. die Dokumentationspflichten, Kennzeichnungspflichten und Überwachungs- und Kontrollpflichten. Zu den personenbezogenen Schutzmaßnahmen gehört im wesentlichen die persönliche Schutzausrüstung in Form von Sicherheitsschuhen, Laborkittel, Gehörschutz, Industrieschutzhelm, Schutzhandschuhen, Atemschutzgeräten und ähnlichen Ausrüstungen. Die notwendigen Unterweisungen werden tätigkeitsbezogen zusammengestellt und mit den Unterweisungsgrundlagen (Verweis auf Gesetzestexte) untersetzt. Auf Unterweisungspflichten wurde oben schon ausführlich eingegangen. Bis hier hat die Gefährdungsbeurteilung überwiegend dokumentierenden Charakter. Erst mit der Frage nach dem Handlungsbedarf entsteht ein Regelkreislauf, der zu einer permanenten Reduzierung von Gefährdungen für die Mitarbeiter führen soll. Hier werden die zusätzlichen technischen, organisatorischen und persönlichen Maßnahmen zusammengetragen, und ihre Realisierung wird verbindlich geplant. In diesem Zusammenhang sei noch einmal auf die amerikanische Definition von Facility Management durch die United States Library of Congress (s. Abschn. 1.1) hinge-

4.8 Energiemanagement

329

wiesen, die auch den physischen Arbeitsplatz in den Mittelpunkt einer ganzheitlichen Betrachtungsweise stellt. Auch die neuen Anforderungen gemäß Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) orientieren sich an den arbeitsplatzbezogenen Tätigkeiten und greifen diese Bausteine im Sinne einer Arbeitsaufgabe als Kernelemente von Arbeitssystemen auf. Die gesetzlich geforderte Gefährdungsbeurteilung als Ergebnis der Gefährdungsanalyse lässt sich in CAFM-Systeme integrieren. Sie bieten durch die umfassenden Dokumentationsmöglichkeiten der Arbeitsplätze und der zugeordneten Tätigkeiten sowie durch das Fortschreiben der Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung die Möglichkeit, die Fortschritte des Arbeitsschutzes im Unternehmen nachzuweisen und den Schutz der Mitarbeiter und der Umwelt zu sichern.

4.8 Energiemanagement von ulf wenzig, berlin Der Einsatz von Energie zu Produktionszwecken oder zum Betrieb eines Gebäudes ist mit ökonomischen und ökologischen Folgen verbunden. Die Kosten für Strom, Wärme und Kälte können mit einem Umsatzanteil von durchschnittlich 3 % die Größenordnung der Umsatzrendite eines Unternehmens erreichen. Energieverbrauch erfordert auch immer die Nutzung wertvoller Umweltressourcen. Die neben der Belastung unserer Umwelt daraus resultierenden volkswirtschaftlichen Kosten werden zunehmend den Unternehmen zugerechnet. Erste Schritte in Richtung einer Internalisierung dieser Kosten über ökologische Steuerreformen oder den Handel mit CO2-Zertifikaten belegen dies. Die Höhe der Kosten für ein Unternehmen ist dabei maßgeblich von der Art und Weise der Energiebewirtschaftung sowie der Energieeffizienz der Produktion oder des Gebäudes abhängig. Die Minimierung energiebedingter Kosten erhöht daher die Effizienz des Wertschöpfungsprozesses und trägt so einerseits zur langfristigen Sicherung des Unternehmens bei und schont andererseits gleichzeitig wertvolle Naturressourcen. Ziel dieses Kapitels ist es, Wege zur ökonomischen Energie-

Internalisierung der Kosten

330

Funktion des Energiemanagements

4 Beispiele

verwendung durch Energiemanagement (EM) aufzuzeigen und darzustellen, wie Facility Management diese wichtige Aufgabe unterstützen kann. Bislang beschränkt sich Energiemanagement vielfach auf rein technische Bereiche, wie das Raumklima- und Lichtmanagement oder die Lastspitzenkontrolle. Betrachtet man jedoch den „Weg“ der Energie durch das Unternehmen und die damit verbundenen internen Vorgänge, so wird klar, dass die o.g. technischen Bereiche nur unzureichend diejenigen Funktionen abdecken, die Energiemanagement eigentlich zu erfüllen hat. Aus Abb. 4-7 wird deutlich, dass Energiemanagement vielmehr die Funktion erfüllen muss, eine umfassende

Energieeinkauf und -bezug

Energieumwandlung und -bereitstellung

Energieverteilung

Energieanwendung in Produktions-, Hilfs- und Nebenbereichen Energieentsorgung, -rückgewinnung und -verkauf

Abb. 4-7. Weg der Energie durch das Unternehmen

4.8 Energiemanagement

331

Strategie zur Energieverwendung im Unternehmen zu etablieren und aufrechtzuerhalten. Dies schließt neben technischen Maßnahmen besonders auch organisatorische Regelungen zur Steuerung und Kontrolle sämtlicher energierelevanter Vorgänge im Unternehmen ein. Die Aufgaben des Energiemanagements lassen sich daher wie folgt zusammenfassen: – Energiebeschaffung und -entsorgung – Verbrauchskontrolle und Maßnahmenplanung – Energiebedarfsermittlung – Anlagenbetriebsführung – Nutzungsoptimierung

4.8.1 Energiebeschaffung und -entsorgung In den meisten Unternehmen bestehen mit den lokalen Energieversorgungsunternehmen (EVU) langjährige Verträge. Energiemanagement hat die Aufgabe, bestehende Lieferverträge von Energie in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und durch Tarifvergleiche mit anderen Anbietern und Nutzern Kosteneinsparungspotentiale aufzudecken. Oft besteht auch das Erfordernis bei Veränderungen in der Anlagen- oder Haustechnik eines Unternehmens, die vertraglich vereinbarte Höhe der Energielieferung (z. B. die Höhe der Vorhalteleistung) den neuen Gegebenheiten anzupassen. So kann durch die Außerbetriebnahme, z. B. einer Walzstraße in der Flachstahlherstellung, die vom Unternehmen benötigte Vorhalteleistung des Energieversorgers beträchtlich sinken. Werden in so einem Fall die Vertragswerke nicht rechtzeitig angepasst, muss das Unternehmen für Leistungen bezahlen, die es gar nicht in Anspruch nimmt. Auch bei Neuabschluss von Verträgen und Prüfung von Abrechnungen leisten die vom Energiemanagement bereitgestellten Daten gute Dienste, da sie einen Überblick der energietechnischen Realitäten im Unternehmen liefern und dadurch bei der Vertragsgestaltung Versorgungssicherheit zu adäquaten Preisen garantieren. Die Verbindung von CAFM und Energiemanagement wird an dieser Stelle sehr deutlich: Die im CAFM realisierte Vertragsverwaltung in Verbindung mit im System

Kosteneinsparung durch Vertragsprüfung und -aktualisierung

Neuabschluss von Energielieferverträgen

332

4 Beispiele

vorhandenen Daten (Objekt-, Leistungs-, Kosten-, Zeitdaten) kann hier die erforderlichen Informationen bereitstellen.

4.8.2 Verbrauchskontrolle und Maßnahmenplanung

Energie-Audit

Detaillierte Energiedatenerfassung

Grundvoraussetzung für ein funktionierendes EM ist die regelmäßige Erfassung und Kontrolle der Energieverbrauche in finanzieller und energietechnischer Hinsicht. Die kontinuierliche Überwachung des Energieverbrauchs bildet die Grundlage einer Effizienzbeurteilung von Gebäuden und Prozessen. Dadurch wird es möglich, Abweichungen vom Normalverbrauch, z. B. bei defekten Anlagen oder durch unzulängliche Bedienung schnell aufzudecken und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Auch bei Abrechnungsfehlern durch die Energieversorger kann so entsprechend schnell reagiert werden. Der Einstieg in den Aufbau einer betrieblichen Energieverbrauchserfassung kann im Rahmen eines EnergieAudits nach Abb. 4-8 stattfinden. Das Energie-Audit stellt detaillierte Informationen zu betrieblichen Energiekosten und den Auswirkungen des Energieverbrauchs auf die Umwelt bereit. Aus Analyse, Interpretation und Bewertung der Auditergebnisse werden Maßnahmen zur Freisetzung von Optimierungs- und Einsparungspotentialen abgeleitet. Diese können dann entweder direkt oder nach Festlegung eines betrieblichen Energiekonzeptes umgesetzt werden. Die Maßnahmen sind in organisatorische (z. B. Anpassung von Fertigungszeiten) und technische Handlungsfelder einzuteilen (z. B. Einsatz eines Blockheizkraftwerks zur Eigenenergieversorgung). Wie man aus Abb. 4-8 erkennt, steht die Datenerfassung im Mittelpunkt des Energie-Audits. Die Erfassung der energiebezogenen Daten muss möglichst detailliert, also nach Energieträgern und deren Verbrauchsgruppen getrennt, nachgewiesen werden. Hilfreich ist es daher, vor Beginn der Datenerfassung eine grobe Übersicht der Energieinfrastruktur und der Energieströme des Unternehmens anzufertigen. Eine Systematik zur Einteilung des unternehmensbezogenen Energieverbrauchs könnte folgendermaßen aussehen:

4.8 Energiemanagement

333

Festlegung des Untersuchungsrahmens Projektorganisation Beschreibung der Energieinfrastruktur und -flüsse Datenerhebung Informationsbeschaffung Daten- und Informationsbewertung Optimierungsmöglichkeiten ableiten

Erarbeitung eines betrieblichen Energiekonzeptes

Umsetzung von organisatorischen und technischen Maßnahmen

Abb. 4-8. Ablaufschema eines Energie-Audits

– Thermische Energie – Prozesswärme und-kälte, – Raumwärme und -kälte, – Warmwasserbereitung, – Elektrische/Mechanische Energie – Antriebe und Pumpen, – Druckluft, – Beleuchtung. Bei der eigentlichen Datenaufnahme besteht häufig die Schwierigkeit, dass nur die Zähler der EVUs, z. B. ein zentraler Stromzähler und ein Gas- oder Wärmemengenzähler, vorhanden sind. Diese lassen die gewünschte und notwendige Differenzierung aber nicht zu. Abhilfe kann hier mit verhältnismäßig geringem Aufwand durch zusätzlich einzubauende Zwischenzähler geschaffen wer-

334

Regelmäßige Zählerablesung ist wichtig

Automatisierung der Datenerfassung

4 Beispiele

den. Sollte dies nicht möglich sein, ist zumindest über die installierte Leistung, z. B. der Maschinen einer Fertigungsstrecke und deren Laufzeiten der spezifische Verbrauchsanteil eines Funktionsabschnittes zu berechnen. So lassen sich relativ einfach Schwerpunkte des betrieblichen Energieverbrauches identifizieren. Da zu Beginn des Aufbaus eines Energiemanagementsystems meistens noch keine regelmäßige Ablesung der vorhandenen Zähler mit entsprechender Energiebuchhaltung stattgefunden hat, ist es anfangs kaum zu vermeiden, die Verbrauchswerte (für Strom in kWh oder Gas in m3) den Abrechnungen der EVUs zu entnehmen. Dadurch entfällt zunächst allerdings ein wichtiger Nutzen der energiebezogenen Betriebsdatenerfassung, nämlich die Kontrolle der Energierechnungen der EVUs. Auf das eigenständige – Ablesen von Gas-, Strom- und Wärmemengenzählern sowie das – Ablesen von Füllstandsanzeigen bei Öltanks kann also keinesfalls verzichtet werden. Weiterhin ist darauf zu achten, dass die Erfassungsintervalle nicht zu weit auseinander liegen, weil ansonsten ein schnelles Eingreifen bei Abweichungen nicht möglich ist. Die Erfassungszyklen sollten den Zeitraum eines Monats nicht überschreiten. Es ist leicht einsehbar, dass sich diese manuellen Verfahren nur für kleinere Unternehmen mit übersichtlicher und einfacher Energieversorgung eignen. Ab einer gewissen Unternehmensgröße bzw. Komplexität des betriebsinternen Energieverwendungsprozesses wird der Aufwand für die manuelle Erhebung zu kostenintensiv und bindet außerdem unnötig Personalressourcen. Abhilfe schafft eine Automatisierung, die die Erfassung und Aufbereitung der Daten bis hin zu einem aussagekräftigen Kennzahlensystem (vgl. dazu Abschn. 4.2.3, Abb. 4-2) vereinfacht. Hier ist die Anbindung des Energiemanagementsystems an ein CAFM-System sinnvoll. Dieses erhält die für das Energiemanagement erforderlichen Daten direkt über entsprechende Schnittstellen zwischen CAFM-System und einer vorhandenen Gebäudeautomations- und Prozessleittechnik. Bei räumlich getrennten Unternehmenseinheiten können diese Infor-

4.8 Energiemanagement

335

mationen mittels Datenfernübertragung an die zentrale CAFM-Einheit übermittelt werden.

4.8.3 Energiebedarfsermittlung Eine weitere wichtige Funktion der Energiedatenerfassung wird die ab 2006 für alle Immobilienbesitzer verpflichtende Erstellung eines Energiebedarfsausweises sein. Dies fordert §13 der deutschen Energieeinsparverordnung und setzt damit geltendes EU-Recht in nationales um. Zukünftig können also alle Mieter oder Käufer von privaten oder gewerblichen Immobilien die Vorlage eines solchen Ausweises fordern, um sich über die Ener-

Abb. 4-9 Energiebedarfsausweis (Auszug) gemäß § 13 Energiesparverordnung

336

Energiebedarf

Energieverbrauchskennwerte

Energieeffizienzklassen

4 Beispiele

gieeffizienz des Gebäudes zu informieren. Je nach Verfahren werden die Ausweise dabei über den tatsächlichen Verbrauch oder über energietechnische Kennwerte ausgestellt. Bei der Ermittlung des Energiebedarfs über energiebzw. bauphysikalische Kennwerte müssen speziell für die Erstellung von Energiebedarfsausweisen entwickelte EDV-Anwendungen mit Daten wie Flächenmaßen, Wandstärken oder Wärmedurchgangskoeffizienten und insbesondere den spezifischen Werten des Transmissionswärmeverlusts „gefüttert“ werden. Weiterhin sind Bauformen, geographische Ausrichtung und Lage sowie interne und externe Wärmegewinne einzugeben. Die Software ermittelt dann einen Wärmebedarf, wie er idealtypischer Weise – d. h. ohne den Einfluss von Nutzerverhalten – zu erwarten wäre. Die Ermittlung über Energieverbrauchskennwerte, dem sogenannten Jahresbilanzverfahren, ist demgegenüber wesentlich einfacher über Flächen und tatsächliche Verbrauche zu ermitteln. Dieses vereinfachte Verfahren ist allerdings nur für bestehende Wohngebäude anwendbar. Energieverbrauchskennwerte im Sinne dieser Vorschrift sind die witterungsbereinigten Energieverbrauche für Raumheizung in Kilowattstunden pro Quadratmeter Wohnfläche des Gebäudes und Jahr. Für die Witterungsbereinigung des Energieverbrauchs ist das in VDI 3807: Juni 19941 angegebene Verfahren anzuwenden. Wie es bereits aus dem Bereich der weißen Ware bekannt ist, werden voraussichtlich Energieeffizienzklassen von A (Neubau, sehr energieeffizient) bis I (Altbau, sehr energieineffizient) geschaffen, in die dann eine Einstufung der Immobilie vorgenommen werden kann. Ein mit CAFM gekoppeltes Energiemanagement würde die Eigentümer bei der Bereitstellung der Energiebedarfsausweise erheblich unterstützen, da z. B. Energieverbrauchswerte, Flächenverhältnisse aber auch bauphysikalische Daten über die Datenbank einfach zu ermitteln waren. Denkbar wäre natürlich auch die gesamte Anwendung innerhalb des CAFM zu realisieren und auf externe Programme zu verzichten.

4.8 Energiemanagement

337

4.8.4 Anlagenbetriebsführung Die Betriebsführung von Anlagen im Unternehmen hat u. a. drei Schwerpunkte: – Raum- und Klimamanagement, – Lichtmanagement, – Lastspitzenmanagement. Um die für den Benutzer optimalen Raumverhältnisse zu schaffen, müssen die Parameter Licht, Temperatur/Luftfeuchte und Frischluftzufuhr möglichst genau aufeinander abgestimmt sein. Erfolgreiches Energiemanagement zeichnet sich dadurch aus, dass diese Parameter entsprechend den Nutzungszeiten, beispielsweise denen eines Verwaltungsgebäudes, bedarfsgerecht zur Verfügung stehen. Besonders die Einhaltung der vorgegebenen Raumtemperatur ist wichtig, da bereits eine Überschreitung von 1°C einen gesteigerten Energieverbrauch von ca. 6 % zur Folge hat. Neben den ökonomischen und ökologischen Vorzügen einer bedarfsgerechten Steuerung ist hierbei vor allem auch die soziale Komponente von entscheidender Bedeutung: Die Wohlfühlparameter Licht, Temperatur/Luftfeuchte und Frischluftzufuhr beeinflussen in bedeutendem Maße die Leistungsfähigkeit und bereitschaft der Mitarbeiter. Zahlreiche Studien haben bereits nachgewiesen, dass mangelhafte Arbeitsplatzbedingungen zu Leistungsdefiziten und auch zu erhöhtem Krankenstand in der Belegschaft führen. Lastspitzenmanagement ist weniger eine ökologisch, als vielmehr eine ökonomisch motivierte Optimierungsaufgabe. Es hilft nicht, die absolute Stromverbrauchsmenge zu reduzieren, es vermeidet gleichwohl aber sogenannte Lastspitzen im Stromverbrauch. Diese entstehen, wenn viele elektrische Verbraucher gleichzeitig eingeschaltet werden. Da die Höhe der Stromrechnung nicht nur von der verbrauchten Menge des Stroms (dem Arbeitspreis), sondern ganz erheblich auch von der Höhe der vom Energieversorger gemessenen Lastspitze abhängt (dem Leistungspreis), ist eine Beschränkung dieser Leistungsspitze gut geeignet, um Kosten zu sparen.

Bedarfsgerechte Steuerung der Wohlfühlparameter

Lastenspitzenmanagement spart Energiekosten

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Technische und organisatorische Maßnahmen

4 Beispiele

Durch gezielten, kurzfristigen Lastabwurf einzelner Verbraucher, wie z. B. eines Herdes in der Betriebskantine oder eines elektrisch betriebenen Lüfters, kann so die Stromrechnung merklich gesenkt werden. Neben dieser technischen Lösung, die durch ein elektronisches Bauteil, den sogenannten Lastmanager oder Maximumwächter, realisiert wird, ist es oft schon sehr ergiebig, den Leistungsbedarf im Betrieb als Funktion der Zeit zu analysieren und die um die Leistungsspitze liegenden elektrischen Einschaltvorgänge durch organisatorische Regelungen zeitlich zu entzerren. Dabei helfen Lastgangmessungen und die Auswertungen einer Tagesganglinie als Ergebnis einer 7-Tage Lastgangmessung. So können Leistungsspitzen identifiziert und die Leistung gleichmäßiger über den Tag verteilt werden. Wird beispielsweise der Lastspitzenwert durch organisatorische und technische Maßnahmen um 75 kW reduziert, so ergibt sich für das Unternehmen bei einem unterstellten Leistungspreis von 120 €/kW eine Kosteneinsparung von jährlich 9.000 €.

4.8.5 Nutzungsoptimierung

Drucklufterzeugung

Wie bereits in Abschn. 4.8.4 beschrieben, ist eine wichtige Aufgabe des Energiemanagements, bei der Planung und Verteilung aller Raum- und Produktionskapazitäten eines Unternehmens mitzuwirken. Hierdurch kann ein erhebliches Potenzial zur Energie(kosten)einsparung freigesetzt werden: Betrachtet man beispielsweise die Nutzung von Schulen, so ist festzustellen, dass deren Räumlichkeiten am Nachmittag nur noch sehr begrenzt belegt sind. Durch eine sinnvolle Zusammenfassung von Nutzern in einem Raumbereich, können in anderen Teilbereichen des Gebäudes Heizung und Licht frühzeitig zurückgefahren werden. Im Bereich der Industrie spielt die Erzeugung von Druckluft eine große Rolle. Durch hohe Kompressionsund Leerlaufverluste ist dieser Prozess sehr energieintensiv, so dass der Gesamtwirkungsgrad einer Anlage bei nur 7 % der eingesetzten Elektroenergie liegen kann. Neben der Verringerung von Leckageverlusten, die bis zu 60 %

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

339

betragen (bezogen auf den Kompressorverbrauch), sind die Laufzeiten der Kompressoren auf den tatsächlichen Bedarfszeitraum anzupassen, um die Leerlaufverluste möglichst zu minimieren. Ebenso sollte geprüft werden, ob der meist eingestellte Druck von 8 bar notwendig ist, oder ob dieser gegebenenfalls reduziert werden kann. Die maximale Nutzungsintensität von Büroflächen liegt bei einer 40-Stunden-Woche bei ca. 20 % der möglichen Nutzung. Durch flexiblere Arbeitszeitmodelle kann die Ausnutzung der Büros erheblich gesteigert und die anteiligen Energiekosten können beachtlich gesenkt werden. An diesen Beispielen zeigt sich die bereichsübergreifende Struktur des Energiemanagements. Nur durch die Zusammenarbeit unterschiedlichster Funktionseinheiten, wie der Betriebstechnik, der Betriebsorganisation und der Buchhaltung oder der Arbeitsvorbereitung können optimale Ergebnisse in der betrieblichen Energiewirtschaft erzielt werden. Funktionen des CAFM wie z. B. Erfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter, Maschinenlaufzeiten aber auch Informationen über Raumbelegung und Vertragsinhalte können helfen, diese Nutzungsoptimierung zu unterstützen. Dabei ist der unternehmensübergreifende Charakter eines CAFMSystems besonders vorteilhaft.

Minimierung der Leerlaufverluste

Energiemanagement ist Querschnittsaufgabe

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB) von dr. jupp gauchel, karlsruhe

4.9.1 Verankern von Facility Management Belangen im Bauen Was hat ein Facilities Management, das sich mit Gebäuden befasst, mit dem Bauen zu tun? Der Autor kennt weder Definitionen noch ausführende Texte, in denen das Verhältnis von Facilities Management und Bauen näher behandelt wird. Es gibt nur die eine Ausnahme, dass Facilities Management vermehrt als Life Cycle Management von Gebäuden definiert wird, was ja das Bauen mit einschließen würde. Das Problem ist nur, dass es zu dieser Definition/diesem Anspruch keine passende Praxis gibt,

FM und Bauen

340

Zwei Methoden

CAFM als Schnittstelle

4 Beispiele

bestenfalls erste Mosaiksteine, obwohl viele gute Gründe für ein solches Management sprechen. Facilities Management orientiert sich vorrangig an bestehenden Gebäuden und spielt bei Bauentscheidungen, wenn überhaupt, nur eine untergeordnete Rolle (von Ausnahmen abgesehen). Das wäre ganz anders, wenn es gelingen würde, Facilities Management schon im Bauen zu verankern, mit Methoden, die das Planen und Bauen verbessern und quasi nebenbei auch die Basis für ein professionelles FM legen. Das wäre nicht zuletzt für solche Anbieter wichtig, die Bauen und Facilities Management zu zusammenhängenden Geschäften verknüpfen wollen. In den beiden nachfolgenden Texten werden zwei Planungs- und Baumethoden vorgestellt, die eine solche Brücke ins Facilities Management schlagen. Sie können über die vorgestellten Konzepte hinaus auf erfolgreiche Projekte verweisen. Sie gehen bekannte Bauaufgaben anders an als üblich, sind aber nur erfolgreich, weil sie unmittelbare Vorteile für das Bauen bieten. Vorteile für das Facilities Management zählen dabei erst einmal nicht (oder kaum), sondern erst nach dem Bauen und dann eher als kostenloser Extranutzen. Beide Methoden widmen sich besonderen Bauaufgaben. Ob sich auch andere Bauaufgaben ähnlich angehen lassen, wurde nicht untersucht. Beide Methoden haben ihre geistige Heimat in Vorstellungen eines Life Cycle Managements von Gebäuden. Unter anderem deshalb wird in beiden ein Facilities Management System (CAFM) als Editor und Datenzentrale eingesetzt. Wohlgemerkt für Planungs- und Bauzwecke, nicht für FM-Zwecke – aber mit dem Nebeneffekt, dass mit jedem Arbeitsfortschritt neue, FM-taugliche Daten entstehen, die von späteren FM-Tätigkeiten problemlos zweitgenutzt werden können. Das führt beim Aufsetzen eines professionellen Facilities Managements zu deutlichen, leicht nachweisbaren Einsparungen an zeitlichen, organisatorischen und monetären Aufwendungen. Das Problem ist nur, dass sich diese Einsparungen erst zeigen, wenn Bauen und FM zusammen gesehen wird. Solche Betrachtungen werden zwar theoretisch von allen Baubeteiligten bejaht, praktisch aber durchweg unterlassen, weil im Bauen nur das Bauen zählt …

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

341

Um beide Aufgaben effektiv bearbeiten zu können, mussten zwei sehr verschiedene CAFM-Anwendungen entwickelt werden. Dazu wurde eine Software gewählt, die sich eher als eine Entwicklungsumgebung für FMSysteme und weniger als ein FM-System mit fest gefügtem Leistungsprofil begreift. Trotz der Verschiedenheit der Anwendungen sind die Daten kompatibel. Würden beide Methoden im selben Projekt zum Einsatz kommen, könnte die eine problemlos mit den Daten der anderen arbeiten. Dass Bauen und Facilities Management tendenziell eine Einheit bilden, zeigt ein Modell, das die Standzeiten von Bauteilsystemen zum Gegenstand hat. Das sind die Zeiten zwischen Neu-, Um- und Weiterbauten, Renovierungen, Modernisierungen etc. in denen die einzelnen Bauteilsysteme keine Änderungen erfahren. Diese Zwischen- oder Standzeiten sind je nach Bauteilsystem unterschiedlich lang. Die Idee ist, die Systeme nach der Dauer dieser Zeiten zu sortieren und sich dabei auf nur

Standzeiten von Bauteilsystemen

Abb. 4-10 Standzeitenmodell 1977 (M. Hegger, F. Drake „Anpassungsfähige Laboratorien (II)“ Biotechnische Umschau 1, 1977, Heft, überarbeitet

342

4 Beispiele

Hardware

Software

50

Tragwerke (Rohbau, Fassade, Dach), Gebäudekerne (Treppen, Schächte, Sanitär ...), Abwasserleitungen ...

10

Haustechnische Basisinstallationen – Aufzüge, Wasser, Luft, Elektro … Zentralen, Leitungen, Endgeräte ...

2

Lokale Zuleitungen, Endgeräte, Wand-, Boden-, Deckenausbau, Bauteiloberflächen, Möbel, Arbeitsgerät ...

0

Flächenbelegung, Gebäudeautomation, Telekommunikation, Sicherheit, Facilities Management ...

Abb. 4-11. Standzeitenmodell 2005

wenige, großzügig gemittelte Zeiten zu beschränken. Eine Idee, die wahrscheinlich Mitte der 60er Jahre im englischen Laborbau geboren wurde. Die erste, dem Autor bekannte, deutschsprachige Darstellung des Modells stammt aus dem Jahr 1977 und nimmt sich eben Laborbauten an (siehe Abb. 4-10.). Mit Blick auf konkrete Gebäude oder Bauaufgaben, werden die gewählten Standzeiten wohl immer Anlass zur Diskussion sein. Das gilt erst recht, wenn von konkreten Bauaufgaben abstrahiert wird, wie in dem Modell, das den heutigen Verhältnisse eher gerechter erscheint (siehe Abb. 4-11.). Verglichen mit dem 77er Modell sind die Standzeiten kürzer geworden. Zudem gibt es eine neue Standzeit: Die Standzeit Null – für alle Automations-, Kommunikations- und Administrationssysteme, die das tägliche Arbeiten und Betreiben der Gebäude gewährleisten und zusammen eine Art Gebäudesoftware bilden. So kommt ein Modell zustande, das ohne viel Theorie Gebäude als Mobilien und das Bauen und eben diese weitgehend virtuellen Systeme als Einheit zeigt. Eines dieser Systeme ist das Facilities Management.

4.9.2 Methode Digitales Bauen Individuelle Gebäude

Digitales bauen ist eine Methode, individuell konzipierte Gebäude standardisiert zu planen und vorgefertigt zu

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

343

bauen. Praktisch konzentriert sie sich auf das Planen und Bauen der technischen Leitungssysteme und der sie umgebenden Boden- und Deckensysteme, vor allem im Etagenausbau. Die Methode nutzt den Umstand, dass Gebäude in vieler Hinsicht gebaute Wiederholungen sind. Das betrifft sowohl ihre Geometrie, als auch ihre Technik und Ausstattung. Diese Wiederholungen werden als gebäudespezifische Standards begriffen und schrittweise zu echten Baukomponenten entwickelt, mit der Idee, das jeweilige Gebäude mit möglichst wenigen dieser Komponenten zu planen und bauen (siehe Abb. 4-12). Für diesen Zweck wird ein durchgängiger Planungs- und Bauprozess etabliert, mit definierten Arbeitsschritten und Zuständigkeiten, klaren Schnittstellen und mit der Perspektive, wichtige Baustellenarbeiten durch effektivere Werkstattarbeiten zu ersetzen (Vorfertigung). Damit hat das Vorgehen auch wesentliche Momente eines Qualitätsmanagements. Bauen ist durch und durch industrialisiert, mit Ausnahme des Bauens auf der Baustelle. Digitales bauen steht in der langen Tradition von Bemühungen, auch diesen letzten Schritt zu industrialisieren/standardisieren. Neu ist, dass digitales bauen individuell konzipierte Gebäude angeht – also Gebäude, die in der Regel ohne viel Gedanken

Abb. 4-12. Standardflächen/-zellen, Schemaplan der Regelgeschosse (Headquarters Mannesmann-Acor AG & Co, Eschborn, 2001–03, Jo. Franzke Architekten)

Individuelle Standards

344

Integration

Praxisprobleme

4 Beispiele

an technische Standards entworfen worden sind. Neu ist auch, dass sich digitales bauen der technischen Infrastruktur annimmt – also Systemen, die bisher kaum Gegenstand von Standardisierungsbemühungen waren. Da digitales bauen jedes Gebäude einzeln für sich betrachtet, sind die Standards individuelle, gebäudespezifische Standards, gelten also prinzipiell nur für das jeweilige Gebäude. Dabei kann digitales bauen gut mit nur kleinen Losen gleicher Bauteile umgehen. Selbst bei Einzelfertigungen lassen sich noch Vorteile nachweisen. Die Methode und ihr Software Support sind in vieler Hinsicht der eigentliche Standard. Mit der Standardisierung sind zwei verschiedene Integrationsabsichten verbunden: Zum einen die Integration aller beteiligter Gewerke – ganz im Sinne der integralen Planung (horizontale Integration). Wenn es gewerkereine Standards gibt, dann sind sie en detail mit anderen gewerkereinen Standards koordiniert; wenn es gewerkeübergreifende Standards gibt, dann ist die Koordination Teil der Standards. Zum anderen geht es um eine Integration entlang der Zeitachse (vertikale Integration), mit dem Ziel, genau so zu bauen wie geplant wurde. Dazu werden durch genau abgestimmte Arbeitsschritte Datenverluste und Mehrfacharbeiten vermieden. Mit diesem Konzept geht digitales bauen ein gravierendes Problem beim Bauen an: Die Architekten haben die Rolle des Koordinators der technischen Gewerke praktisch aufgegeben (von Ausnahmen abgesehen), ohne dass ein anderer Baubeteiligter diese Rolle übernommen hätte. Offiziell ist diese Aufgabe immer noch eine Architektenrolle und somit praktisch verweist. Nun hat sich aber gerade diese Aufgabe von einer zweitrangigen zu einer erstrangigen Planungsaufgabe entwickelt. Und das vor allem in den Bereichen Technik und Ausbau, in denen die einzelnen Fachplanungen immer komplexer werden und unter bei zunehmendem Zeitdruck stehen. Das übliche Prozedere, diese Fachplanungen in allwöchentlichen Gesprächsrunden mehr oder weniger ad hoc untereinander und mit den Vorstellungen der Architekten zu koordinieren, wird nicht länger der Bedeutung und der Problematik dieser Aufgabe gerecht.

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

345

Hinzu kommt, dass die Planungen der Fachplaner kaum noch direkt ausführbare Bauanweisungen sind. Das wird mehr und mehr zur Aufgabe der Planer der ausführenden Firmen und führt nicht selten zu wichtigen Eingriffen in die jeweilige Planung. Das aber wiederum widerspricht der offiziellen Arbeitsteilung und führt zwangsläufig zu den verschiedensten Problemen. Zum Beispiel zeigt sich oft erst auf der Baustelle, was genau gebaut wird. Und das ist nicht immer Teil der offiziellen Pläne. Bei all dem spielt auch weiterhin kaum eine Rolle, dass mit dem Planen und Bauen wichtige Grundlagen für den Betrieb des jeweiligen Gebäudes gelegt werden – das Thema Facilities Management/Lebenszykluskosten. Die Arbeit beginnt mit dem Präzisieren der mit dem architektonischen Entwurf gegebenen Konstruktionsund Ausbauraster zu einem absolut genauen Koordinatensystem. Es soll für alle Gewerke gelten und somit helfen, das Planen und Bauen besser zu koordinieren. Dazu bietet es millimetergenaue Maße und eindeutige Orte und Ortsbezeichnungen für alle Flächen und Einbauten. Das System wird programmiert. Es wird nicht in CAD gezeichnet, weil sich hier, vor allem bei schiefwinkligen und gekrümmten Grundrissflächen, leicht Fehler einschleichen. Einmal fertiggestellt, kann das System natürlich in CAD visualisiert werden. In diesem Projektkoordinatensystem werden die Flächenkarten bestimmt und verortet. Das sind die Flächen, in denen später die Leitungen zu Standards integriert werden (siehe Abb: 4-13). Ihre Lagen und Formen richten sich nach dem Koordinatensystem und der im Entwurf gegebenen Zonierung des Gebäudes in Bereiche verschiedener Nutzungsarten. Ihre Größen werden so gewählt, dass ein Raum nie weniger als eine Karte eventuell aber mehrere benachbarte Karten belegt. Klar, dass diese Vorarbeiten auch sehr hilfreich für das spätere Facilities Management sind. An die Flächenkarten werden Beschreibungen zur Art ihrer Nutzung, zu Qualitäten der Bauteiloberflächen (Böden, Wände, Decken etc.), haustechnischen Konditionierungen (HKL, Licht, Elektro, Gebäudeautomation, Sicherheit, PC-Netz etc.), festen Einbauten, Möblierung

Projektkoordinaten und Flächenkarten

Ausstattungsplanung

346

4 Beispiele

Abb. 4-13. Koordinatensystem und Flächenkarten (Fiducia IT AG, Karlsruhe, 2001–03, Architekten Schmidt & Schmidt)

Systementscheid und prinzipielles Leitungslayout

etc. angehängt. Diese Informationen werden aus Pflichtenheften und anderen Beschreibungen zusammengetragen. Der Grad der Vollständigkeit und die Form der Beschreibungen sind freigestellt. Es ist jedoch gut möglich, die Angaben zu einem regulären Raumbuch zu entwickeln (siehe Abb. 4-14). Die gesammelten Angaben sind eine ideale Grundlage für ein Qualitätsmanagement. Es gibt keine Regel, wie genau die Lagen der haustechnischen Leitungen in Entwürfen gegeben sind. Sie hängen eng von der Wahl der haustechnischen Systeme/ Wirkprinzipien, der Lage der Zentralen und der Einbauorte für die Endgeräte ab. Diese Wahl kann unterschiedlich gründlich erfolgen. Für eine sehr gründliche Wahl kann eine dynamische Gebäudesimulation in das Vorgehen eingebunden werden. Dann arbeitet sie mit Daten der Datenbank (Flächenkarten/Raumbuch) und schreibt neue Daten in die Datenbank zurück. Sie zeichnet ein genaues Bild von dem, was bei verschiedenen Nutzungen und Wetterlagen in den einzelnen Flächen des Gebäudes passiert und welcher Leistungen – Heizung, Kühlung, Lüftung, Beleuchtung etc. – es bedarf, um dabei allseits gute Arbeitsbedingungen zu gewährleisten. Dieses genaue Bild erleichtert es, sinnvolle Anlagenkonzepte zu

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

347

Abb. 4-14. Aufbau eines Technischen Raumbuchs auf Basis gegebener Flächenkarten (Acor)

benennen, zu diskutieren und sich für eine bestimmte Art der Anlage zu entscheiden (Systementscheid). Auf der Basis dieser Entscheidung wird dann das prinzipielle Layout der Leitungen bestimmt. Dabei ist das Layout eher nahe liegend als problematisch. Ganz gleich wie das prinzipielle Layout der Leitungssysteme zustande gekommen ist – es wird jetzt erstmals präzisiert und das in der Regel iterativ, in mehreren Detaillierungsschritten. Bei nur drei verschiedenen Platzansprüchen von Leitungen – groß, mittel, klein – werden die Lagen der Leitungen und die Einbauorte der Endgeräte festgelegt und entsprechende Platzreservierungen vorgenommen. Das erfolgt unter gleichzeitiger Beachtung aller Leitungssysteme/Gewerke sowie der konstruktiven Komponenten von Decken- bzw. Bodensystemen (Ständer, Abhängungen etc.). Das Ergebnis ist ein mit allen umgebenden Belangen koordiniertes Straßensystem. Die genauen Straßenverläufe richten sich wesentlich nach den hin-

Integrationsplanung

348

4 Beispiele

Abb. 4-15. Integrationskarte – fortgeschrittene Detaillierung (Fiducia)

terlegten Flächenkarten. Alle Orte, an denen etwas passiert – Verzweigungen, Abbiegungen, Einbauten von Geräten – liegen tendenziell mittig in diesen Karten. Zudem wird darauf geachtet, dass sich die Straßenverläufe Karte für Karte gleichen. Varianten werden nur dann zugelassen, wenn sie unbedingt notwendig sind. Wenn dann das Straßensystem an den Rändern der Flächenkarten geschnitten wird, werden die resultierenden Straßensegmente den jeweiligen Karten zugeordnet und übernehmen auch deren Verortungen: Aus den Flächenkarten werden Integrationskarten. Wichtig auch hier, das die meisten Angaben programmiert und dann erst in CAD visualisiert werden. So entstehen eher wenige Integrationskarten, die durch Addition/wiederholtes Zeichnen zu geschossweisen Straßenkarten/Übersichtsplänen zusammengesetzt werden. Originaldokumente sind also die Integrationskarten, nicht die großen Pläne (siehe Abb. 4-15). Wie viele verschiedene Karten für eine komplette Straßenkarte gebraucht werden, hängt von vielen Bedingungen ab. Bei Bürogebäuden mit einfachen, rechtwinkligen Grundrissen genügen manchmal weniger als zehn, zwölf verschiedene Integrationskarten (siehe Abb. 4-16). Im vorliegenden Beispiel sind es 15 Karten, wobei für die Hauptnutzflächen praktisch nur zwei Karten gebraucht werden.

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

349

Abb. 4-16. Straßenkarte/Geschossplan – fortgeschrittene Detaillierung (Fiducia)

Auf der Grundlage der Straßen- und der Integrationskarten lassen sich die notwendigen Leistungen der Endgeräte und die Querschnitte der Leitungen berechnen. Wie bei der Wahl der richtigen Anlage, gibt es auch hier verschiedene Möglichkeiten. Der Vorschlag ist, die Daten der dynamischen Gebäudesimulation zu nutzen und die Anlagen en detail zu simulieren (Anlagensimulation). Das führt nicht nur zu gut fundierten Aussagen über Leistungen und Querschnitte – es gibt auch erste, wichtige Hinweise auf sinnvolle Regelungsstrategien (Gebäudeautomation). Auch diese Arbeit wird wesentlich von den schon bestehenden Datenstrukturen erleichtert, die ihrerseits wiederum mit den Ergebnissen der Arbeit angereichert werden. Mit den nun vorliegenden Ergebnissen werden die weiteren noch ausstehenden Planungs- und Bauarbeiten ausgeschrieben. Dabei sind die Angaben aus den Integrationskarten und zu den jeweils notwendigen Querschnitten so genau, dass der Computer jetzt schon – also noch vor der Planung und dem Bau der eigentlichen Komponenten – über nahezu 100 % genaue Massen- und Mengengerüste verfügt (siehe Abb. 4-17). Ein großer Vorteil für das Projektcontrolling. Insgesamt ist die Ausschreibung die Schnittstelle zwischen den Arbeiten der Fachplaner (Systementscheid

Leistungen und Querschnitte

Ausschreibung

350

4 Beispiele

Abb. 4-17. Datenbankbeschreibungen von Baugruppen (Fiducia)

Detailplanung, Vorfertigung und Vormontage

und Koordination) und den Arbeiten der Planer der ausführenden Firmen (technische Realisierung und Einbau). Sie weist beiden Planern klare aufeinander abgestimmte Arbeiten und Rollen zu. Formen und Abmessungen der einzelnen Leitungskomponenten sind weitgehend durch die einzelnen Straßensegmente auf den Integrationskarten vorgegeben. Bei einer weitergehenden Detaillierung sind die Details freigestellt, solange sie sich in den definierten Straßen bewegen (siehe Abb. 4-18). Der Computer gibt Auskunft, wie oft, wo genau und wie bezeichnet die einzelnen Komponenten gebraucht werden. Wichtig, dass alle Komponenten millimetergenau und ohne Toleranzen gebaut werden. Mögliche Toleranzen werden bei der Endmontage an den Schnittstellen zwischen den Karten ausgehandelt. Digitales bauen legt eine weitgehende Vorfertigung der Komponenten nahe. Dabei kann eine Fülle von Hilfsmitteln/Arbeitserleichterungen benutzt werden, die nur in Werkstätten zur Verfügung stehen und das Arbeiten erheblich vereinfachen – automatisierte Maschinen, Montageschablonen aller Art etc. Zu welcher Form vormontierter Bauteilgruppen/Standards es dann kommt, ist

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

351

Abb. 4-18. Angebotszeichnung – vorgefertigtes Rohrgeweih Heizung (Acor)

projektspezifisch. Es gibt Projekte mit gewerkereinen Standards. und solche mit gewerkeübergreifenden Standards. Die Standards übernehmen natürlich auch die Verortungen aus der Integrationsplanung, in der Regel in Form deutlich lesbarer Aufkleber. Mit den so etikettierten Standards und in Kenntnis der besonderen Anlieferungsbedingungen an der jeweiligen Baustelle wird die Anlieferung der Standards an die Einbauorte organisiert. Im Prinzip könnten alle Standards just in time angeliefert werden, was jede Zwischenlagerung und jedes Hin- und Herräumen erübrigen würde. Die Baustelle wird für die Anlieferung der Standards und die Endmontage vorbereitet. Dazu werden die genauen Einbauorte von einem Vermesser eingemessen. Da alle Standards definierte Vermessungspunkte besitzen, ist alles für eine absolut maßgenaue und zügige Endmontage getan. Um eventuelle Ungenauigkeiten aus dem Rohbau – die berühmten Bautoleranzen – auffangen zu können, sind alle Standards so bemessen, dass sie immer mit Ab-

Anlieferung und Endmontage

352

CAD/CAM

4 Beispiele

stand untereinander montiert werden. Das Verbindungsmittel, mit dem im letzten Schritt die getrennten Standards zu Systemen verbunden werden, wird so gewählt, dass es dabei auch diese Abstände/Lücken schließt. Fertig. Es ist eine völlig neue Qualität erreicht: Es ist so gebaut worden, wie geplant wurde. Das beschriebene Vorgehen lässt sich mit einer Zusatzleistung noch stringenter machen: Die Ergebnisse der Integrationsplanung können so im Gebäude festgeschrieben werden, dass die Leitungen nur wie geplant montiert werden können. Dazu werden die Lagen – die relativ betrachtet definierte Abstände zwischen benachbarten Leitungen sind – in Montagehilfen umgesetzt, die nur Leitungen in eben diesen Abständen zulassen. In der Regel sind das Montageschienen in Schächten, Boden- und Deckenräumen oder geführte Wand- und Deckendurchbrüche. In den Plänen für die Montagehilfen werden die leitungsseitigen Abstände automatisch gesetzt. Ansonsten kann durch besondere Detaillierungen auf alle projektspezifischen Sachverhalte reagiert werden (siehe Abb. 4-19).

Abb. 4-19. Halterungen und Bodendurchlässe in vertikalen Schächten – CAD/CAM-Konfigurator, CAD-Zeichnung, Einbausituation (Fiducia)

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

353

Die Pläne werden in Produktionsanweisungen/-programme umgesetzt. Diese Programme gehen an CNCgesteuerte Maschinen, die die Teile automatisch aus Blech schneiden und in Form biegen. Abschließend werden sie an Ort und Stelle eingemessen und montiert (CAD/CAM-Kette). Die Montagehilfen können je nach Bedarf in verschieden großen Losen angefordert und im Prinzip umgehend gefertigt werden. Da schon viele mittlere Schlossereien über entsprechende Maschinen verfügen, kann das relativ nahe zur Baustelle passieren. Da die Architekten das Koordinieren der technischen Gewerke praktisch aufgegeben haben und die allwöchentlichen Abstimmungsrunden ein nur ungenügender Ersatz sind, ist es vermutlich eine gute Idee, dass ein Planer das Integrationsmanagement – das Integrieren richtiger und vollständiger Fachplanungen in die Planung der Architekten – zu seiner Sache macht. Digitales bauen bietet ihm dazu alle notwendigen Mittel. Seine erste, große Aufgabe besteht darin, im Dialog mit den Architekten und den Fachplanern die vier ersten Planungsschritte zu gehen – Projektkoordinaten und Flächenkarten, Ausstattungsplanung, Systementscheid und prinzipielles Leitungslayout, Integrationsplanung – mit dem Ziel, dass beide Parteien die dann vorliegenden Ergebnisse/die Integrationskarten als Vorgaben für die weitere Arbeit akzeptieren. Mit diesen Vorgaben gehen die Fachplaner an ihre Einzelplanungen. Dabei benutzen sie die Straßenkarten als CAD-Hintergrundpläne – in Form der großen Übersichtspläne, oder aber sie arbeiten direkt auf den Integrationskarten. In beiden Fällen sehen sie sofort, wenn es trotz aller Absprachen Probleme gibt. Die zu beheben ist wiederum Sache des Integrationsplaners. Weil die großen Karten aus Integrationskarten bestehen, sind die Chancen gut, dass er nur ein, zwei Karten zu ändern braucht, um das jeweilige Problem aus der Welt schaffen. Aus Änderungen werden dann neue Vorgaben etc. Digitales bauen ist auch sehr hilfreich, wenn es gilt, bei größeren Änderungen der Architektur, möglichst viel der schon geleisteten Arbeit zu erhalten. Auch hier ist es vorteilhaft, dass die großen Karten aus einzelnen Integrationskarten bestehen. So ist es eher wahrscheinlich,

Integrationsmanagement

354

4 Beispiele

die meisten Karten weiterhin nutzen zu können. Zudem können die einzelnen Karten – weil sie nicht gezeichnet sondern programmiert sind – verformt werden (Morphing), ohne dass sie dabei ihre innere Organisation verlieren. Das entspricht dem Umstand, dass die Technik zumeist nicht von der Formgebung abhängt. Mit dem Fokus auf das Integrationsmanagement erscheint das Thema Vorfertigung als eine zwar folgerichtige aber im Prinzip abtrennbare, zweite Aufgabe. Die Erfahrung zeigt dann auch, dass diese Aufgabe in jedem Projekt anders gesehen und angegangen wird. Last but not least bleibt die Frage der Honorierung des Integrationsmanagements: Es sollte dafür auch in üblichen Budgets genügend Raum geben – einfach weil ein solches Management eine ganze Reihe sonst notwendiger Arbeiten der anderen Beteiligten erübrigt, nicht zuletzt auch der Projektsteuerer.

4.9.3 Methode RX

Besonderheiten

RX ist ein System der Raumautomation und damit für die nutzerseitigen Funktionen einer Gebäudeautomation zuständig. Es kann mit jeder Automation haustechnischer Zentralen kombiniert werden. RX ist mit Systemen wie EIB, LON etc. (Gebäudeautomation) oder Beckhoff, Wago etc. (Industrieautomation) vergleichbar, aber anders. RX ist eine Software, während die anderen Systeme Hard- und Softwarekomponenten kombinieren. Dieser Unterschied – letztlich der Unterschied zwischen Informations- und Elektrotechnik – macht RX deutlich flexibler als die anderen Systeme, so zum Beispiel beim Gruppieren von Geräte- zu Automationsfunktionen, insbesondere bei Änderungen im laufenden Betrieb, aber auch ,wenn es um Modifikationen von Funktionen geht. RX ist eine Software für Planungs-, Management- und Automationsfunktionen und für eine automatische Inbetriebnahme. Die anderen Systeme haben sich zur Aufgabe gestellt, Gerätefunktionen zu Automationsfunktionen zu verbinden. Damit ist in RX eine Integration von Planen, Inbetriebnahme und Betreiben angelegt. Wobei

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

355

die eigene Planungs- und Managementkompetenz keine entsprechenden Probleme zulässt, selbst bei großen und komplexen Installationen nicht. Ein weiterer Vorteilist, dass die Geräte einer RXinstallation wahlfrei sind. RX braucht nur die passenden Treiber und macht das Schreiben fehlender Treiber leicht. RX kommuniziert via Ethernet (LAN) und TCP/IP (Internet). Die anderen Systeme kommunizieren durchweg auf der Basis systemeigener Protokolle. Das macht RX zu einem offenen System: Internetstandards sind die ersten, wirklichen Netzwerkstandards. Sie werden die Welt der Netze bis weit in die Zukunft dominieren und gestatten so jedwede Funktionserweiterungen in Felder außerhalb der Gebäudeautomation. In diesem Sinne erweitert RX den Umgang mit den üblichen Haustechnikfunktionen um den mit Sicherheitsfunktionen, Audio und Video, Medien- und Konferenztechnik, Facilities Management, eCommerce etc. Eine Perspektive, die zumindest die Systeme der Gebäudeautomation so nicht haben. Die integrierte Administration, die avancierte Technik und das breite Funktionsspektrum machen RX zu einer Serviceplattform/einem Gebäudebetriebssystem, das im Prinzip all die Funktionen im Gebäude verankert, die im vorgestellten Standzeitenmodell die Standzeit Null haben. Damit greift RX eine Vision auf, die zu Beginn der 90er Jahre, im Rahmen der Intelligent Building Diskussion, erstmals formuliert wurde (siehe Abb. 4-20) – als Computer Integrated Building (CIB). Experten waren damals der Meinung, dass schon bald alle im Gebäude wirkenden Automations- und Kommunikationssysteme zu einem einheitlichen System konvergieren würden. Obwohl das bis heute noch nicht passiert ist, wird diese Vision heute mehr denn je als sachlich richtig erachtet. RX ist auch eine Reaktion auf bestehende Probleme und sich abzeichnende Anforderungen. Die derzeit am Markt dominierenden Bussysteme organisieren haustechnische Kleingeräte (Taster, Leuchten, diverse Sensoren etc.) zu Automationssystemen. Wobei die eingesetzten Tools für Planung und Dokumentation durchweg technisch zurückgeblieben erscheinen und

CIB-Vision

Praxisprobleme

356

4 Beispiele

Computer Integrated Building

nach 1995

CIB Integrierte Systeme

1990 – 1995

GA Multifunktionale Systeme

Gebäudeautomation

IT Informationstechnik

1985 – 1990

Software, Sicherheit GebäudeDaten, Text Sprache Bild 1980 – 1985 Fachspezifische und Zutritt Automation EinzelElektro, Systeme Wasser, Heizung, Gas, Lüftung, Software, Telefax, Telefon, TVSicherheit Zutritt etc. Klima Daten Text Sprache und Bild Einzelgeräte

Abb. 4-20. Die CIB-Vision (Teknibank/ DEGW, Mailand/London, 1991/92, überarbeitet)

bei großen Projekten, vor allem beim Kombinieren verschiedener Systeme, offensichtlich an ihre Grenzen stoßen. Davon zeugen viele unter vorgehaltener Hand erzählte Geschichten von fehlerhaft arbeitenden Systemen, deren Fehler kaum zu beheben sind, weil letztlich unklar ist, was wie installiert wurde und zusammenwirkt. Doch auch wenn die Systeme fehlerfrei arbeiten – wenn zum Beispiel nach internen Umbauten Änderungen anstehen, spielt immer ein Rest von Unsicherheit mit, ob man das jeweilige System auch wirklich fest im Griff hat. Zur gleichen Zeit wird in vielen Technik- und Lebensbereichen die bestehende technische Kommunikation durch Internetlösungen ersetzt. Das wird so auch in der Gebäudeautomation kommen – daran besteht kein Zweifel. Wenn es so weit ist, werden die vergleichsweise großen Bandbreiten des Internets geradezu einfordern, die Funktionen der Gebäudeautomation um andere Funktionen zu erweitern. Mit dem Erfolg des Internets stellt sich auch die Frage nach der Rolle/Stellung der Datennetze in Gebäuden. Derzeit sind diese Netze keine Gebäudesysteme, sondern werden von den Nutzern verantwortet und installiert. Es

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

357

gibt aber den klaren Trend, dass die Nutzer zumindest eine Grundausstattung der Gebäude mit entsprechender Technik erwarten – so wie sie irgendwann einmal eine ausreichende elektrische Versorgung der Gebäude erwartet haben. Die Geräte einer RXinstallation lassen sich auf vier Ordnungsebenen gruppieren. Die Software findet dabei nur auf den beiden oberen Ebenen statt, auf dem Application Server und seinen Clients (siehe Abb. 4-21). Sache des Application Servers ist das Administrieren der jeweiligen RXinstallation. Die Clients übernehmen das eigentliche Automatisieren. Um RXinstallationen möglichst ausfallsicher zu machen, wird mit möglichst vielen, lokal zuständigen Clients gearbeitet. Ebene 1: Hier gibt es nur den Application Server/den Arbeitsplatz für Techniker und Facilities Manager. Er hat ein Datenmodell zum Gegenstand, das alle funktionsnotwendigen Details der technischen Installation und der aktuellen Automationsfunktionen beschreibt. Alle Neuerungen und Änderungen finden immer zuerst im Modell statt, erst dann in der Installation. In diesem Sinne können aus dem Modell heraus jederzeit, automatisch und online neue oder geänderte Automationsfunk-

E1

Application Server

Intranet

Monitoring

E2

Bedienung

PCs, PDAs

Bedienung

Automatische Inbetriebnahme

Application Clients, Webserver

Monitoring Bedienung / Sensoren

E3

Systemarchitektur

Bedienung Bedienung

IP Phones VoIP Server

Aktoren Gateways / TCP/IP Controler E3

webfähige Endgeräte nicht webfähige Endgeräte

Abb. 4-21. RX – Vier-Ebenen-Modell

E4

358

Planung, Inbetriebnahme und Management

4 Beispiele

tionen in Betrieb genommen werden (automatische Inbetriebnahme). Ebene 2: Hier gibt es Application Clients, webfähige Bediengeräte und spezielle Server. Die Clients sind dezentral installierte, für ausgewiesene Flächen zuständige, embedded CPUs. Sie halten für diese Flächen die benötigten Automationsfunktionen bereit, ebenso die entsprechenden Daten für die webfähigen Bediengeräte in diesen. Sie bekommen diese Funktionen und Daten mit jeder Änderung neu zugewiesen. Anschließend arbeiten sie völlig autonom. Webfähige Bediengeräte sind PCs, PDAs, IP Phones etc. Sie präsentieren die Bedienfunktionen in Web Pages/Browsern und geben Bedienungsanweisungen zurück. Zusätzlich gibt es für besondere Aufgaben (Media, VoIP etc.) spezielle Server. Ebene 3: Hier gibt es webfähige Endgeräte und Systeme. Die Endgeräte (WebCam, Audio, Beamer etc.) sind durchweg handelsüblicher Art. Die Systeme sind durchweg proprietäre Bussysteme, die aber über besondere Controler nach oben TCP/IP sprechen. Ansonsten sind sie im Prinzip wahlfrei. Ebene 4: Hier finden sich vor allem die nicht webfähigen Endgeräte der Haustechnik wieder (Schalter, Leuchte, Heizkörper etc.). Abhängig von dem jeweiligen Bussystem sind sie systemspezifischer oder handelsüblicher Art. Das Planungs- und Managementtool ist ein FM-System, das für RXzwecke zugeschnitten wurde. Das Tool dient vorrangig als Editor und Datenbank für ein umfassendes Datenmodell der jeweiligen RXinstallation (siehe Abb. 4-22). Dieses Modell fungiert als eine Art Plan der Installation und ist ein substanzieller Teil des Systems. Mit den Daten des Modells lassen sich denkbar gute Arbeitsunterlagen für das (Um)Bauen der technischen Installation erstellen: Installationspläne auf der Basis maßstäblicher CAD-Pläne sowie Listen, die je nach Aufgabe in Form und Inhalt frei zusammengestellt werden können. RX kann jederzeit und online neue und geänderte Automationsfunktionen in Betrieb nehmen. Das geht auf Knopfdruck, durch das automatische Auswerten des Datenmodells – sowohl bei ersten Inbetriebnahmen als auch bei allen Änderungen im laufenden Betrieb. Wenn es bei

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

359

Technikebene

Funktionsebene

Abb. 4-22. RXDatenmodell – Technikebene und Funktionsebene

diesen Änderungen nur um Umgruppierungen vorhandener Geräte geht – das ist der Regelfall – dann sind keinerlei Arbeiten vor Ort notwendig. Es genügen allein die Arbeiten am Datenmodell. Die automatische Inbetriebnahme ist nur möglich, weil sich Datenmodell und Installation in allen funktionsnotwendigen Belangen zu 100 % entsprechen, nicht nur zu 99,9 %. Damit ist das Datenmodell in all diesen Belangen eine 100 % zutreffende Dokumentation – und das aus der Planung heraus, ohne die sonst notwendigen, oft nachträglichen, ungeliebten, weil auch fehleranfälligen Dokumentationsarbeiten. Letztlich liegt es an dem Modell und der automatischen Inbetriebnahmen, dass Techniker und Facilities Manager völlig problemlos mit noch so großen und komplexen Installationen umgehen können. Das Planungs- und Managementtool ist ein aufgabenspezifisch modifiziertes FM-System (CAFM). Das macht die Daten des Modells per sé FM-tauglich und im Prinzip

Verankern von FM-Belangen

360

Web Pages

4 Beispiele

kostenlos von beliebigen FM-Tätigkeiten nutzbar, entweder in einem schon vorhandenem FM-System – dann werden die Daten einfach weitergegeben – oder quasi im selben System. Das bringt erhebliche Arbeitserleichterungen und Einsparungen mit sich: Mit nur wenigen Zusatzarbeiten steht eine perfekte FM-taugliche Dokumentation des Gebäudes zur Verfügung, die zudem schon in einem FM-System implementiert ist. Wobei die Einsparungen an Zeit und organisatorischen Problemen ähnlich wichtig sind (wenn nicht wichtiger), als die rein monetären Einsparungen. Klar, dass bei der Nutzung eines solchen Tools auch leichter inhaltliche FM-Belange in der Planung berücksichtigt werden. RX erweitert das Tätigkeitsspektrum von Facilities Managern um eine wichtige Komponente: Sie können mit/in RX die weitaus meisten Änderungen von Automationsfunktionen selbst vornehmen – ohne zu programmieren, ohne die technische Installation zu verändern und ohne überhaupt technische Details kennen zu müssen. Sie können so umgehend auf betriebliche und bauliche Änderungen reagieren – eigentlich ein Muss, mit dem aber andere Systeme überfordert sind. Klar, dass so auch viele organisatorische Probleme und Kosten entfallen (Flexibilitätskosten). Hinzu kommt, dass die weitgehende Standardisierung des Layouts der technischen Installation viele der üblichen Arbeiten der Facility Manager deutlich vereinfacht. Der Bedienstandard von RX sind Web Pages. Sie werden beim Initiieren und Ändern von Automationsfunktionen automatisch mitgeneriert und erlauben den Technikern und Facility Managern, alle bedienbaren Geräte und Funktionen remote bedienen/testen zu können – eine große Arbeitserleichterung. Die Bewohner nutzen weiterhin übliche Taster, Schalter, Regler etc. – aber nicht mehr ausschließlich. Es gibt heute schon Fälle, in denen es angebracht ist, statt ihrer Web Pages zu benutzen – vor allem am Arbeitsplatz vom PC aus. Beispiel Microsoft/Unterschleißheim: Schon seit Oktober 2000 werden hier an ca. 1.500 Arbeitsplätzen Licht, Heizung und Verschattung völlig problemlos von PCs aus bedient (siehe Abb. 4-23). Wobei den PCs durch

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

361

Webpages

Zur Anzeige wird der QuickTime™ Dekompressor „Grafiken“ benötigt.

Zur Anzeige wird der QuickTime™ Dekompressor „Grafiken“ benötigt.

Zur Anzeige wird der QuickTime™ Dekompressor „Grafiken“ benötigt.

Original Web Pages der Microsoft-Installation / Oktober 2000

Webbasierte Services

Gebäudeautomation Facilities Management -eCommerce

Abb. 4-23. RX-Webpages und Webbasierte Services

die IP Phones (Voice over IP) Konkurrenz erwächst. Es gibt aber auch schon erste sinnvolle mobile Anwendungen via PDA, Mobile etc., zum Beispiel in Besprechungs- und Konferenzräumen. Wichtig auch, dass Web Pages frei gestaltbar sind und so mit zu einer Corporate Identity beitragen können. Ein Muss, Web Pages zu benutzen, gibt es aber nicht. Jeder Gerätemix ist möglich. Für Nutzer, die nur übliche Taster, Schalter, Regler etc. benutzen, ändert sich mit RX kaum etwas. Anders wenn sie Web Pages benutzen. Der Umgang mit Web Pages verlangt, dass ihre Zugriffsrechte auf Geräte und andere Leistungen definiert sind. Nur so kann ein sicherer Zugriff und der Schutz vor unbefugten Zugriffen anderer Nutzer garantiert werden. Dieses Muss eröffnet aber auch neue Möglichkeiten – zum Beispiel den Einstieg in die Welt webbasierter Serviceapplikationen (siehe Abb. 4-15). Diese Services sind nutzerspezifische Leistungen, die ihren Nutzern vor allem mehr Komfort beim Nutzen ihrer Gebäudeflächen bieten. Weil diese Flächen, Räume,

Webbasierte Services

362

Sicherheit

Installationsstandards

4 Beispiele

Gebäudeabschnitte etc. explizit ausgewiesen werden, sind diese Services auf die eine oder andere Weise an Zutrittskontrollen geknüpft. Nutzerspezifisch heißt, dass diese Leistungen ganz nach den individuellen Anforderungen und Kompetenzen der jeweiligen Nutzer zusammengestellt werden können. Zum Beispiel kann ein Nutzer via Web Pages nur die haustechnischen Geräte in den eigenen, angemieteten Flächen bedienen (Sicherheit), Besprechungsräume reservieren und ein entsprechendes Catering ordern (Komfort), in ausgewiesenen Räumen auf den firmeneigenen, zentralen Medienserver und die lokalen Präsentationsmöglichkeiten – PCs, Beamer etc. – zugreifen (Komfort), während RX die in Anspruch genommenen Services automatisch protokolliert und gegebenenfalls in Rechnung stellt (Nebenkosten). RXinstallationen sind Intranet-Installationen und damit erst einmal ohne Verbindung zum Internet. Verbindungen können aber je nach Sicherheitsbedarf eingerichtet werden. Wenn es mehrere Mietparteien in einem Gebäude gibt, dann hat jede Partei ihr eigenes Nutzernetzwerk. Innerhalb des eigenen Netzwerks kann sie ihre Zugriffe gegebenenfalls differenzieren, nach Abteilungen, Kostenstellen, Einzelnutzern etc. Alle Zugriffe lassen sich beliebig verschlüsseln und authentifizieren, alle Sicherheitsmaßnahmen bei Bedarf aktualisieren. Alle entsprechenden Maßnahmen gehören beim Planen von IT-Netzwerken zum Standardrepertoire. Das Layout von RXinstallationen ist von Ideen geprägt, die dem digitalen bauen entstammen. Jedes Geschoss wird in möglichst viele, und somit möglichst kleine, möglichst gleiche Flächeneinheiten unterteilt. Die Zahl der Einheiten ist letztlich eine Frage der Kosten. Bei fallenden Kosten werden schon morgen mehr und damit kleinere Einheiten gewählt werden können als heute. Jede Flächeneinheit hat möglichst gleich angeordnete haustechnische Endgeräte, eine möglichst gleiche Verkabelung und eine möglichst gleiche Unterstation, die einen lokalen Bus für die Haustechnikgeräte kapselt. Bei geeigneter Wahl des Bussystems sind die Haustechnik-

4.9 Computer Integrated Buildings (CIB)

363

geräte handelsüblicher Art und frei wählbar. Die Kabel können wegen der weitgehend gleichen Anordnung der Geräte steckbar vorgefertigt werden. Die Unterstationen werden in jedem Fall komplett vorgefertigt, ausgetestet und dann einsatzbereit auf die Baustelle gebracht. Es ist dann eine Frage der Kosten und der gewünschten Ausfallsicherheit, wie viele dieser Flächeneinheiten von einem Application Client (eCPU) bedient werden. Zusammen machen diese Maßnahmen die Installations- und Inbetriebnahmearbeiten erheblich einfacher und erleichtern so auch die Arbeit der Facility Manager. RX ist für alle Beteiligten von Vorteil: Eigner/Investoren/Entwickler dürfte es interessieren, dass RX den Wert der vermietbaren Flächen durch ein Mehr an Nutzungskomfort erhöht und mit neuen Images zu einer Corporate Identity beitragen kann, dass RX zukunftssicher wie kein zweites System ist und heute schon Kosten im Invest und vor allem im Betreiben spart. Planern dürfte insbesondere gut gefallen, dass die automatische Inbetriebnahme sowie die stets 100 % vollständige und genaue Dokumentation das problemlose Handhaben beliebig komplexer Installationen erlaubt. Installateure dürfen die guten Arbeitsunterlagen schätzen, sowie das einfache Layout und die vorgefertigten Komponenten, die ihnen das Arbeiten deutlich einfacher machen. Gleiches gilt auch für die Betreiber. Als zusätzliche Pluspunkte werden sie sicherlich die kostenlose, hochwertige FM-Datenbasis und die neu gewonnene Kompetenz in Sachen Automation vermerken. Die den Markt dominierenden, proprietären Bussysteme werden in dem Augenblick verschwinden, wenn auch einfache, haustechnische Endgeräte IP-Adressen mitbekommen. Das wird ein besonderer Chip leisten, den herzustellen und auf den Markt zu bringen nur eine Frage der Einführungsstrategie erscheint – und eines großen, internationalen Players, der sich zutraut, mit einem solchen Markteintritt einen tendenziell globalen Markt in Sachen Gebäudeautomation zu schaffen. Unabhängig davon wird sich auch weiterhin die Frage stellen, wie bestehende Gebäude mit Gebäudeautomation nachgerüstet werden können (Modernisierung). Das Problem sind hier die Datenkabel. Auch wenn extensiv wire-

Vorteile für alle Beteiligten

Zukünfte

364

4 Beispiele

less kommuniziert wird – die verbleibenden Kabel werden wohl kaum zu akzeptablen Konditionen nachträglich in die Gebäude einzubringen sein. Bleibt eigentlich nur die Möglichkeit, schon verlegte Stromkabel für den Datenverkehr zu nutzen. Das wurde natürlich schon versucht – vor allem mit dem Fokus auf Audio, Video und Internet – das Thema Powerline. Aber alle Lösungen hatten derart nachteilige Nebenwirkungen, dass die Versuche weitgehend eingestellt worden sind – vorerst. Das Geschäft der Modernisierung erscheint so lohnend, dass diese Perspektive sicherlich nicht aufgegeben werden wird. Anfangs wurde RX als nutzerseitiges Teilsystem der Gebäudeautomation bezeichnet und damit als etwas anderes als die Systeme für die technischen Zentralen, vor allem für die Klimazentralen. Weil aber Elektronik ständig preiswerter wird, gibt es einen klaren Trend hin zu einer dezentralen Klimatechnik, der zu einem völligen Verschwinden üblicher Klimazentralen führen könnte. Die Vorteile wären immens: Viele bauliche Maßnahmen würden entfallen. Räumliche konstruktive Strukturen und das Bauen selbst würden deutlich einfacher werden. Zudem wären klar bessere Vorraussetzungen für ein bedarfsorientiertes Betreiben gegeben. Und letztlich würden die nutzer- und zentralseitigen Systemansätze konvergieren. All das wäre mit erheblichen Arbeitserleichterungen und Kosteneinsparungen verbunden.

4.10 Immobilien- und Dienstleistungscontrolling von Günter Neumann, Seebruck

4.10.1 Mit Benchmarking zu Führungskennzahlen

Bedeutung der betriebsnotwendigen Immobilien erkannt

In Corporates haben Immobilien bisher wenig Beachtung gefunden, obwohl sie deren wirtschaftlichen Erfolg zum Teil maßgeblich beeinflussen. Seit einigen Jahren jedoch werden auch die betriebsnotwendigen Immobilien neben Mitarbeitern, Kapital und Technologie zunehmend als strategische Ressource für die Erhaltung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit in immer schwieriger werdenden Märkten anerkannt.

4.10 Immobilien- und Dienstleistungscontrolling

365

Aus der zunehmenden Shareholder-Value-Orientierung setzt sich deshalb in verstärktem Maße die Erkenntnis durch, dass sowohl die Kenntnis des aktuellen Marktwertes der Sachanlagen, als auch deren bestmögliche Nutzung während der gesamten Lebensdauer und die Optimierung der daraus entstehenden Nutzungskosten und Ressourcenverbräuche eine wesentliche, strategische Managementaufgabe darstellen.

Shareholder-ValueOrientierung

Dazu gehört aber auch das Messen von Leistungen, denn „you can’t manage what you can’t measure“. Dies ist aber für viele eine reine, langweilige Fleißarbeit. Dabei benötigt jedes Unternehmen aussagefähige Informationen, um Ziele zu definieren, sie zu verfolgen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und zukünftige Verbesserungsmaßnahmen festzulegen. Unternehmen, die eine Balanced Scorecard einsetzen, haben gelernt, dass es nicht auf die Erfassung von Statistiken über alles und jeden, sondern auf die richtige Auswahl von wenigen Messwerten ankommt. Die oftmals fehlende Einbindung des Immobilienbereiches in die Unternehmensstrategie und eine damit verbundene fehlende organisatorische Gesamtverantwortung ist immer noch einer der Hauptgründe für eine mangelnde Professionalität. Darüber hinaus mangelt es immer noch an aktuellen Bestandsdaten und Standards zur Bewertung der Performance von Immobilien und immobilienbezogenen Dienstleistungen. Beides führt zu individuellen Bewertungsmaßstäben, die einen immer mehr geforderten Vergleich mit „dem Markt“ erschweren, ja z. T. sogar unmöglich machen. Fragen der Unternehmensleitung wie: – Was haben wir? – Wie nutzen wir es? – Was kostet es? – Wie verhalten wir uns gegenüber dem Markt? bringen nicht selten einen Immobilienmanager ins Schwitzen. Wachsende Komplexität und fortschreitende Dynamisierung in den Märkten erfordern aber aussagefähige Informationen, um unternehmens- und objektspezifische Entwicklungsziele festzulegen.

Status quo

Aussagefähige Information für Festlegung der Entwicklungsziele

366

4 Beispiele

Steigerung der Effektivität + Effizienz Einhalten vereinbarter Ziele

Benchmarking Best-Practice

Controlling Soll-Ist Vergleich

Budgetierte Soll -Werte

Realisierte Ist -Werte

Benchmarks CREISdata

Leistungen + Qualitäten + Preise + Ressourcen

Abb. 4-24. Benchmarking unterstützt den Controlling-Prozess mit Marktdaten

Dabei geht es um die Bewertung nachfolgender Erfolgsfaktoren, die aufgrund der bisherigen Erfahrungen den größten Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg im Umgang mit den Immobilien und somit auch auf das Unternehmen haben: – Investitionskosten – Flächenökonomie – Cost Performance – Mitarbeiterproduktivität

Immobilienbezogene Kennzahlen

Weiche Faktoren wie z. B.: Standortfaktoren, Nutzungskonzept, Flexibilität, Mieter-/Mitarbeiterzufriedenheit, die unbestritten Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg haben, dienen als Wertetreiber zur Interpretation der Kennzahlen. Die Forderung nach immobilienbezogenen Kennzahlen ist aus betrieblichen Notwendigkeiten, die Performance aller Geschäftsbereiche auf den Prüfstand zu stellen, entstanden. Dem konnte sich der Immobilienbereich, der bisher weitgehend im Kostenschatten gelebt hat, nicht entziehen. Dabei gibt es dort jedoch einige Be-

4.10 Immobilien- und Dienstleistungscontrolling

Bereich Umfeld

Grundstück

Gebäude

Nutzung

Einflussfaktor Rahmenbedingungen Markt wirtschaftliche Entwicklung Image Emissionsbelastung Infrastruktur Verkehrsanbindung rechtliche Gegebenheiten Entwicklungspotenzial Grundstückseigenschaften Erscheinungsqualität Nutzungsflexibilität Gebäudeökonomie Ausstattungsqualität Gebäudeökologie Humanqualität Verträge Mieter Servicequalität

Kriterium politische Stabilität Angebot und Nachfrage Wachstum sozialer Status Luft Wohnangebot Individualverkehr Art des Eigentums Darstellung im Flächennutzungsp. Lage des Grundstücks äußere Erscheinung Nutzungsänderungen produktive Fläche (HNF : NGF) raumbildender Ausbau Emissionsbelastung behindertengerechte Ausführung durchschnittliche Vertragsdauer Mieterzufriedenheit kfm. Facility Management

367

Einschätzung große Stabilität durchschnittliche Stabilität Belastung aktive geringe keine starke Fördermittel Regionalpolitik Nachfrage Planungssicherheit 20 - 40 % positive unterduchschnittlich durchschnittlich überdurchschnittliches VeränderungenWachstum vereinzelt Image neutrales Wachstumsbranchen gesuchte hohe Luftqualität Lage geringe keine in unmittelbarer Belastung Lärmbelästigung Umgebung in 5 > < starke 30 15 unmittelbarer min. min. Behinderungen zur mit zu Wohnung Fuß PKW Umgebung / ÖPNV //Staus Arbeit > 60 < Teileigentum 30 15 min. mit zu Fuß PKW / ÖPNV teilweise massive unerhebliche keine große Altlasten Nutzungsalternativen Einschränkungen erschlossen Auflagen Potenzial 35 durchschnittliche > 50 - 20 %% Lage vorhanden vorhanden mittlerer leicht leichte neutrale gegliedert Hanglage Einbindung Erscheinung Baugrund (z.B. Grundwasser) neutrale Substanz eingeschränkt normale überdurchschn. Erscheinung möglich Instandhaltungsaufwand eingeschränkte eingeschränkt > 65 % flexible möglich innere Miteinheiten Flexibilität > 40 qm einfach überdurchschnittlich gutes Belastung ungenügende keine manuelle hohe Sicherheitstechnik Flächen-/Technikangebot Regelung Belichtung Heizsysteme Baustoffe keine eingeschränkt Nutzung teilweise vorhanden trenn-/verwertbar übersichtliche ind. keine geringe 10 - Regelungen 7Infrastruktur Jahre Beeinträchtigungen Orientierung nicht vorhanden möglich 5 - -3 50 großteilige 0 durchschnittlich durchschn. Überschuss 5100 Jahre % %Vermietung Potenzial 41 Reinigung Sonderreinigung Reinigung Glasreinigung Reinigung Fassadenreinigung Reinigung Betriebsmittelreinigung TB Außen-/Grünpflege TB-Inspektion/Wartung Winterdienst TB-Inspektion/Wartung technischer Betrieb TB-Inspektion/Wartung HTD / Betreiben TB-Inspektion/Wartung Wartung/Inspektion TB-Inspektion/Wartung Heizung TB-Inspektion/Wartung Klima TB-Inspektion/Wartung Lüftung TB-Inspektion/Wartung Sanitär TB-Inspektion/Wartung Gebäudeleittechnik TB-Inspektion/Wartung Elektrotechnik TB-Inspektion/Wartung Fördertechnik 609001 > 82 TB-Instandsetzung Sicherheitstechnik TB-Instandsetzung Kücheneinrichtungen TB-Instandsetzung sonstige Wartung/Inspektion

377

CREIS-Zuordnung 2 Eigentümer Nutzer Unterhaltsreinigung 21.164,32 Unterhaltsreinigung 9.777,75 8.277,89 Unterhaltsreinigung Unterhaltsreinigung 94.650,00 Außenpflege 151.000,00 Außenpflege Außenpflege 262.000,00 Außenpflege 67.500,00 Außenpflege 30.000,00 Außenpflege Winterdienst H au s wart 8.100,00 Fördertechnik 6.000,00 Heizung Klima Sanitär Sicherheitstechnik Sicherheitstechnik Sicherheitstechnik Sicherheitstechnik Sicherheitstechnik

Elektro Heizung 122.200,00 Sanitär 400.800,00

Gesamt 21.164,32 9.777,75 8.277,89 94.650,00 151.000,00 262.000,00 67.500,00 30.000,00

8.100,00 6.000,00

122.200,00 400.800,00

Abb. 4-31. Datenharmonisierung als Basis akzeptierter Kennzahlen (Quelle CREIS)

Qualitäten und Zuständen gibt es nicht. Der BKI bietet ansatzweise Hilfestellung durch die Unterteilung der Gebäudequalitäten in einfach – mittel – hoch und die Anteile der KGR 400 an den gesamten Investitionskosten. Die Erbringung gebäudebezogener- und infrastruktureller Dienstleistungen ist neben der Beurteilung der Immobilien zentraler Punkt zur Bewertung immobilienbezogener Kennzahlen. Vergleichbarkeit schaffen heißt hier, exakt zu definieren, wo eine Leistung anfängt, was sie beinhaltet und wo sie aufhört. Darüber hinaus gehören die Servicelevel zu den notwendigen Basisinformationen. Das ist in der Praxis deshalb nicht immer einfach, weil sich hier noch keine Standards eindeutig durchgesetzt haben. Fragen wie: Welche Leistungsteile beinhalten Verwaltungskosten? Wie grenze ich die Kosten für die Wartung/Inspektion technischer Anlagen von den Instandsetzungskosten ab? werden je nach Situation im Unternehmen beantwortet. Den Versuch einer Standardisierung unternimmt die GEFMA mit ihrem Richtlinienwerk.

Vergleichbarkeit der Leistungskataloge/ Servicelevel

378

4 Beispiele

4.10.7 Fazit Paradigmenwechsel im Umgang mit Immobilien

Performance-Kennzahlen

nachvollziehbare Lebenszykluskosten

Einsparpotentiale sind groß

Inzwischen erfährt der Umgang mit Immobilien in allen Branchen einen Paradigmenwechsel von einer statischen „Liegenschaftsverwaltung“ hin zu einem professionellen wertorientierten Immobilien-Management, zu dem auch der Aufbau eines Controllings – und damit die Notwendigkeit von Führungskennzahlen gehört. Diese Performance-Kennzahlen führen in Zukunft verstärkt zu: – einer besseren Vergleichbarkeit durch einen einheitlichen Kontenrahmen, einheitliche Begriffs- und Leistungsdefinitionen, – einer notwendigen Leistungs- und Kostentransparenz zur Optimierung betriebsnotwendiger Immobilien und Anlageobjekte, – einem stärkeren Einbeziehen der Nutzungskosten in die Folgekostenbetrachtung von Investitionsentscheidungen, und damit zu nachvollziehbaren Lebenszykluskosten von Immobilien. Um sich nicht in den Kreis der „Benchmarker“ mit überwiegend negativen Erfahrungen einzureihen, ist es sinnvoll, sich professioneller Unterstützung zu bedienen oder an einer im Markt anerkannten Vorgehensweise zu orientieren. Die investierte Zeit bei der Durchführung eines Projektes und das durch Benchmarking aufgezeigte Einsparpotential sind einfach zu groß, um es auf dem Altar fehlender Professionalität zu opfern.

4.11 mySAP ERP und Facility Management von Dr. dirk ranglack, frankfurt Versifizierung der SAP-Software

Die SAP Software ist in den letzten Jahren erheblich diversifiziert worden. Neben das klassische R/3 System (der Begriff wird heute so nicht mehr verwendet), dessen Funktionalitäten weitestgehend im mySAP ERP aufgegangen sind, hat die SAP die Systeme:

4.11 mySAP ERP und Facility Management

– – – –

379

SCM (Supply Chain Management) SRM (Supplier Relationship Management) CRM (Customer Relationship Management) PLM (Product Lifecycle Management)

gestellt und dafür den Namen Business Suite geprägt. Auch wenn sich FM-Funktionen wie z. B. der Helpdesk im CRM oder das Anlagenmanagement im PLM abbilden lassen soll der Focus dieses Beitrages auf dem mySAP ERP liegen, da dort die meisten FM relevanten Funktionen zu finden sind und wohl auch die meisten Anwender eines der anderen Systeme der Business Suite das mySAP ERP mit im Einsatz haben dürften (Instandhaltungsfunktionalitäten werden, obwohl im PLM weiter ausgeprägt, auch mit dem ERP geliefert). Die SAP AG hat sich außerdem auch zum Technologielieferanten entwickelt. Da sie ihre Software aber nach wie vor nicht als CAFM System vermarktet, soll ihre Enterprise Service Architektur (ESA) als Plattform zur Integration von FMFunktionen am Beispiel einer Grafikintegration in diesem Beitrag vorgestellt werden. Das mySAP ERP System besteht im Grundsatz aus drei großen Komponenten, dem Finanz- und Rechnungswesen, der Personalverwaltung und der Logistik. Darüber hinaus stehen vielfältige Funktionen der Bürokommunikation, vom Dokumenten- bis hin zum Workflowmanagement, anwendungsübergreifend zur Verfügung. Im Rahmen dieses Beitrags kann aus der Menge der bisher noch nicht explizit für das FM angebotenen Funktionalitäten nur auf die wesentlichen Anwendungsmöglichkeiten des mySAP ERP eingegangen werden. Dabei sollen insbesondere die Module der Logistik – PM = Plant Maintenance (Instandhaltung eigener technischer Anlagen) – CS = Customer Service (Serviceleistungen an Kundenobjekten, Dienstleistungsabwicklung) – MM = Materials Management (Leistungsbeschreibung, Bestellung, Einkauf, Lagerung ...) – SD = Sales and Distribution (Verkauf und Fakturierung) – PS = Project System (Steuerung, Budgetierung, Terminierung, Überwachung, Abrechnung...)

Business Suite

Enterprise Service Architektur (ESA)

Komponenten von mySAP ERP

Technisches Facility Management mit PM, CS, MM, PS

380

4 Beispiele

für die Aufgaben des technischen Facility Management und das im Rahmen des Finanz- und Rechnungswesens entwickelten neuen Immobilienmanagement Moduls – RE Flexible = Real Estate (RE + erweiterte Stammdaten zum flexiblen Flächenmanagement – ab ERP2005 auch für das Land Use (= Nutzung) Management (LUM) – …, CAD/CAFM Integration) – und dessen nach wie vor nutzbaren Vorgänger RE Classic (An/Vermietung von Wohnungen, Vertragsverwaltung, Nebenkostenabrechnung ...) Kaufmännisches Facility Management mit RF, CO und FI

RE-FX

für die Aufgaben des kaufmännischen Facility Management im Mittelpunkt stehen. Die „mySAP Financials Real Estate R/3 Enterprise Extension“ (in der Vergangenheit oft Aldebaran genannt) befindet sich zur Zeit in der ersten Auslieferungsphase. Sie führt die Erfahrungen der CRE Lösung zurück in den RE Standard. Da diese neue RE Version aber erst ab der SAP Release 4.7 zur Verfügung steht und viele Unternehmen erst kürzlich das Release 4.6 eingeführt haben, soll im folgenden weiterhin zwischen den beiden RE Version unterschieden werden. Da wo sich im dargestellten Kontext wesentliche Neuerungen im 4.7 Release gegenüber der CRE Version ergeben haben, wird unter der Bezeichnung RE- Extension explizit darauf hingewiesen. Ansonsten soll das Akronym CRE vor allem für die Verfügbarkeit der architektonischen Sicht sowohl im CRE als auch in der „Real Estate Enterprise Extension“ verwendet werden. Hingegen sollen die am meisten verbreiteten Module des Finanz -und Rechnungswesens – FI = Financial Accounting, (Finanzbuchhaltung, im Facility Management vor allem die Kreditoren-, Debitoren- und AnlagenBuchhaltung sowie der Zahlungsverkehr) – CO = Controlling (Kosten- und Leistungskontrolle unternehmenseigener Ressourcen) und die Personalverwaltung (HR = Human Ressource) nur insofern betrachtet werden, als sie den Wertschöpfungskreislauf einer FM-Lösung schließen.

4.11 mySAP ERP und Facility Management

381

Insbesondere aus Unternehmen, deren SAP-Installation sich auf die Module FI, CO und ggf. HR beschränkt, ist eine erhebliche Nachfrage nach FM-Funktionalität zu beobachten. Vor allem an solche Unternehmen wenden sich die Kapitel 4.11.1 bis 4.11.3 dieses Beitrags. Die Kapitel 4.11.4 und 4.11.5, die die Integration des Systems mit CAD-, GIS- und CAFM-Anwendungen vorstellen, bauen auf den Kapiteln 4.11.1 bis 4.11.3 auf, setzen aber voraus, dass einige der dort besprochenen Module produktiv im Unternehmen eingesetzt werden (sollen). Aus SAP-Sicht lässt sich die Frage nach der Wertschöpfung einer FM-Lösung mit drei Argumenten beantworten: – Kostenreduzierung durch Optimierung des Einkaufs, der Wartung und Pflege von Bausubstanz inklusive der eingebauten Anlagen (Technische Gebäudeausrüstung, Heizung, Klima, Lüftung, Sanitär, EDV, Telekommunikation ...) – Erlösoptimierung durch Optimierung des Vermietungsprozesses, Reduzierung des Leerstandes und die Verwertung (Verkauf, Vermietung) von Immobilien und Anlagen – Nachweis der Einhaltung steuerlicher (z. B. Abschreibung) und technischer (TÜV) Gesetze und Vorschriften. Dazu sollen zunächst die Möglichkeiten der Modellierung im mySAP ERP diskutiert werden, um die Frage beantworten zu können: Ist das System flexibel genug für das Management von Facilities? Dem folgt die Darstellung der wichtigsten Prozesse zur Realisierung der Wertschöpfung einer FM-Lösung auf mySAP ERP Basis. Bevor auf die Potentiale des Systems zur Integration infrastruktureller Prozesse des Facility Managements in den Kapiteln 4.11.4 und 4.11.5 eingegangen wird, sollen außerdem die Funktionalitäten des Workflow- und Dokumentenmanagement im Kapitel 4.11.3 kurz erwähnt werden. Die Darstellung folgt also der Logik: Daten o Methoden o Prozesse o Systeme

Erfolgsfaktoren einer FM-Lösung mit SAP

382

4 Beispiele

4.11.1 Modellierung von Gebäuden und Bauwerken im mySAP ERP SAP und CAFM benutzen zum Teil gleiche Stammdaten

Klassifizierung zur anwenderspezifischen Teilmengenbildung

Die Erfassung und Pflege der Stammdaten trägt nicht nur bei der Einführung eines CAFM-Systems mit bis zu 80 % zu den Gesamtkosten bei, sondern ist auch für den Betrieb eines mySAP ERP Systems ein erfolgskritischer Faktor. Berücksichtigt man dabei die Tatsache, dass beide Systeme zum Teil die gleichen, wenn auch ganz selten die selben Daten verarbeiten, drängt sich die Frage auf, ob mySAP ERP auch die Stammdaten eines CAFM-Systems verwalten kann. Dazu sollen drei der am häufigsten an CAFM-Systeme gestellten Fragen zur Modellierung mit den Möglichkeiten unter mySAP ERP beantwortet werden: – Ist das Datenmodell objektorientiert? – Ist das Datenmodell um beliebige Attribute und Tabellen erweiterbar? – Können kundenspezifische Schlüsselsysteme (Anlagen- oder Raumkennzeichnungen) und beliebig tief strukturierte Hierarchien abgebildet werden? Natürlich ist das Modell des mySAP ERP Systems im Sinne der Informatik (noch) nicht objektorientiert. Aber fragt man aus Sicht des Anwenders nach, was er sich von einem objektorientierten Modell verspricht, finden sich sehr viele Möglichkeiten, diese Versprechen einzulösen. Betrachtet man die Geschäftsprozesse als Methoden von Objekten, die auf den zugehörigen Stammdaten operieren, entsteht durchaus der Eindruck, dass der Anwender mit Objekten wie ‚Auftrag’ oder ‚Raum’ arbeitet, auch wenn z. B. etwa ein halbes Dutzend verschiedener Auftrags-Implementationen existieren, die kaum etwas voneinander „erben“. Das ist aber vor allem ein Problem der SAP AG bei Wartung, Pflege und Weiterentwicklung, das mit dem Übergang vom R/3 in die mySAP ERP Welt u. a. durch die Erweiterung der klassischen SAP Programmiersprache ABAP/4 hin zum ABAP Objects erfolgreich gelöst wurde. Jedes Anwendungsobjekt wird vom mySAP ERP systemweit eineindeutig identifiziert und durch einen „Masterrecord“, auch Stammsatz genannt (Equipment,

4.11 mySAP ERP und Facility Management

383

Technischer Platz, Architekturobjekt, …) abgebildet. Die meisten dieser Masterrecords aus den Modulen der Logistik können vom Endanwender klassifiziert und dabei mit Merkmalen versehen werden. Jedes Anwendungsobjekt kann mehreren Klassen zugeordnet und mit mehreren Gruppen von Merkmalen (jede Gruppe wird durch eine Klasse definiert, eine Klasse muss aber nicht notwendiger Weise Merkmale definieren) versehen werden. Durch die Klassifizierung erreicht man eine Aufteilung der Gesamtmenge aller Objekte in überschaubare Teilmengen, ähnlich wie Bibliotheken durch Sachkataloge die Menge ihrer Bücher für ihre Leser in Sachgruppen aufteilen. Typattribute (Equipment- oder Materialtyp, Nutzungsart …) spezialisieren die Masterrecords und steuern dadurch die auf sie anwendbaren Methoden. Sie sind in der Regel der Ausgangspunkt für weitere Custumizingeinstellungen, die den Durchlauf der Objekte durch die Prozesse bestimmen. Damit verbunden ist eine Reduktion der Menge der zu pflegenden Stammdaten, die durch Ausblenden der in den ausgewählten Prozessschritten nicht benötigten Felder aus der Benutzeroberfläche realisiert wird. Umgekehrt können die von SAP bereitgestellten benutzerindividuellen Stammsatzfelder oder Techniken zur Erweiterung der Stammsatztabellen und Oberflächen genutzt werden, um kundenindividuelle Felder zu ergänzen. Darüber hinaus können im Standard nicht enthaltene Attribute der Stammdaten durch Merkmale des schon erwähnten Klassifizierungsmechanismus vom Endanwender ergänzt werden. Anwendungsspezifische Schlüsselkonzepte können durch ‚Technische Plätze’ im Instandhaltungsmodul oder Architekturobjekte im Immobilienmanagement realisiert werden. Technische Plätze bilden dabei beliebig im Raum platzierte Objekte ab. Mit dem Konzept des Strukturkennzeichens können über diese Objekte Hierarchien durch die Kombination definierender und zählender Merkmale gebildet werden, z. B. lässt sich ein Raumnummernsystem eines internationalen Unternehmens durch „DE-FFM-HV-G01-OG01-Z01-6060“ – Deutschland – Frankfurt/Main – Hauptverwaltung – Gebäude 1 – erstes Obergeschoss – Zone 1 – Raum 6060 oder eine Anlagen-

Klassifizierung zur Erweiterung des Datenmodells um anwenderspezifische Tabellen und Attribute

Technische Anlagen und Raumbücher als Klassifizierte Technische Plätze

384

Raumstruktur durch das Architekturmodell von RE/ Flexibel abbilden

Synchronisierung kaufmännischer und technischer Prozesse

4 Beispiele

kennzeichnung durch „AN042-AG01-BM023“ – Anlage (Fahrstuhl 42) – Aggregat (Kabine 1) – Betriebsmittel (Notruftelefon 23) abbilden. Durch die alternative Kennzeichnung ist es darüber hinaus möglich, ein- und denselben Platz durch mehrere Schlüssel zu kennzeichnen, was bei der Abbildung horizontaler und vertikaler Strukturen eines Gebäudes sehr hilfreich ist – das kann aber auch durch das Zusammenspiel der Module RE/Flexible und PM erreicht werden. So kann z. B. der Aufzugsraum im Grundriss als Bestandteil der Raumstruktur (vorzugsweise im Architekturmodell des RE’s) – im Gebäudeschnitt als Bestandteil der zum Aufzug gehörenden Anlagenhierarchie (vorzugsweise im PM) gekennzeichnet werden. Setzt man das Immobilienmanagement Modul RE/Flexibel ein, wird die Raumstruktur in dessen Architekturmodell abgebildet und ggf. mit den Technischen Plätzen der Instandhaltung verknüpft (siehe unten). Neben der alternativen Kennzeichnung räumlich platzierter Objekte stellt der Instandhaltungsmodul das Konzept der Verbindungsobjekte zur Verfügung. Ganz im Sinne des Entity-Relationship (Objekt-Beziehungs-) Modells können zwischen den Objekten der Logistik Netzwerke abgebildet werden. Z. B. werden für die Pflege von Ver- und Entsorgungsmedien in Gebäuden und Anlagen, aber auch für die Abbildung von Netzwerktopologien vom mySAP ERP auch graphische Funktionen zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der Weiterentwicklung des Immobilienmanagementmoduls RE vom „Classic“ zum „Flexible“ wurden Stammdatenstrukturen für die Abbildung architektonischer Modelle geschaffen. Diese dienen vor allem der Synchronisierung kaufmännischer und technischer Prozesse des Facility Management. Durch die Integration der Nutzungssicht – bis hin zum Mietvertrag – und der Instandhaltungssicht – bis hin zum Instandhaltungsauftrag – in die architektonische Sicht schafft das RE/ Flexibel den Brückenschlag zwischen Kaufmann und Techniker. Es fehlt allein eine graphische Sicht im SAP Standard. Für die Integration nicht nur dieser Sicht stellt die SAP mit der Enterprise Service Architektur (ESA) jedoch mächtige Hilfsmittel zur Verfügung, was im Kapitel 4.11.4 des Beitrages gezeigt werden wird.

4.11 mySAP ERP und Facility Management

385

Die architektonische Sicht des RE Moduls ist nur im RE/Flexible, nicht im RE/Classic verfügbar. Sie ist sehr eng in die Logistik integriert, so dass die beschriebenen Möglichkeiten der Stammdatenmodellierung auch dort zur Verfügung stehen oder durch analoge Techniken des Moduls selbst realisiert sind. Während der Technische Platz der Logistik nur eine eindimensionale räumliche Zuordnung erlaubt, wird im RE/Flexibel ein architektonisches Modell mit Zeitbezug zur Verfügung gestellt. Dabei werden differenzierte, sich überlappen könnende Flächen- bzw. Dimensionskonzepte – Bemessungen (Anzahl Anschlüsse, m Strecke, m2 Fläche, m2 Raum) genannt – zur Verfügung gestellt, die die unterschiedlichsten Gruppierungen zulassen. Insbesondere komplexe, sich in der Zeit verändernde Nutzungsbeziehungen von Objekten (N:M Relationen) sind in RE/Flexible sehr sorgfältig implementiert. Dabei können die Bemessungen in die Nutzungsobjekte übernommen und mit Konditionen zur Berechnung der Miete hinterlegt werden. Die Architekturobjekte können in Zonen, Geschossen und/oder Bauteilen bis hin zu Regionen und Staaten aber auch bis ins letzte Detail eines Arbeitsplatzes beliebig strukturiert werden. Mit dem Land Use Management steht ab der ERP Release 2005 u. a. auch das Flurstück als Stammdatenobjekt zur Verfügung. Die Mächtigkeit des Datenmodells im mySAP ERP übersteigt damit die meisten heute am Markt verfügbaren CAFM-Systeme. Insbesondere auf relationaler Datenbanktechnologie basierende Systeme bieten in der Regel weit weniger Objekt-Orientierung. Das liegt an der sehr mächtigen Mittelschicht der SAP Business Suite, die den Datenzugriff aus den SAP Anwendungen auf die Datenbank umsetzt. Auch wenn den Anwendungen selbst meist noch der objektorientierte Ansatz fehlt (für die neueren Module, insbesondere das RE/Flexible gilt das nicht mehr), stehen dem FM-Berater bei der Anpassung des mySAP ERP’s an die spezifischen Kundenbedürfnisse insbesondere durch das mächtige Data-Dictionary (Verzeichnis aller im System vorhandenen Tabellen und Objekte und deren Beziehungen untereinander) sehr mächtige Werkzeuge zur Verfügung. Darüber hinaus wird der Berater durch spezielle Funktionen bei der Einrichtung

Unterschiede: Technischer Platz vs architektonisches Modell

Mächtigkeit des mySAP ERP Datenmodells

Data-Dictionary zur Verwaltung des SAP-Datenmodells

386

Ein objektorientiertes Modell zum Verständnis des SAP-Systems

4 Beispiele

des Systems – Pflege des Unternehmensdatenmodells = Summe der Customizing-Einstellungen, Transportsystem – und der Anwender durch online-Analysen seines eingerichteten Systems zur Erkennung von Fehlfunktionen unterstützt. Kennt man die Funktionalitäten der SAP Business Suite im Allgemeinen und des mySAP ERP im Besonderen und die darin modellierten Stammdaten und Funktionalitäten, stellt sich ein sehr reiches Objektmodell zur Implementierung individuellster Geschäftsprozesse dar. Wenn die Bedienung dieser Installationen für den Anwender dann in manchen Fällen zu komplex wird, liegt das entweder daran, das auf die Unterstützung des SAP Workflows (siehe 4.11.3) oder eine projektsspezifische Prozessdokumentation mit konkreten Regeln zur Datenerfassung verzichtet wurde. Zur Abbildung kundenspezifischer Geschäftsprozesse steht mit diesem Objektmodell ein Framework zur Verfügung, dessen implementierte Funktionalitäten Verhaltensmuster definieren, die im Rahmen des Customizings mit den Aufgabenstellungen des Anwenders ausgefüllt werden. Dabei ist es wichtig, die richtige Abbildung der Geschäftsprozesse des Anwenders auf die Funktionalitäten (Masterrecords und Methoden) des mySAP ERP zu finden. Genau so wichtig ist es aber, die Eigenheiten der konkreten Problemstellung durch die geeigneten Mechanismen (Klassifizierung, Typisierung, ...) zu realisieren: die Forderung „alles muss im Standard bleiben“ gilt es mit den dargestellten Mechanismen des Standards zu erfüllen, nicht mit dem durch Häufigkeit zum „Standard“ gewordenen. Im objektorientierten Sprachgebrauch kann man sich die Funktionalitäten des mySAP ERP als Menge von Basisklassen vorstellen, von denen im Rahmen des Customizings anwenderspezifische Klassen abgeleitet werden (der Raum vom Technischen Platz, der Computer vom Equipment, …), die die Funktionen der Basisklasse „erben“. Unter „erben“ soll dabei die Auswahl und Kombination der benötigten Funktionen zum jeweiligen Masterrecord aus dem Gesamtumfang der verfügbaren Funktionen zu diesem Masterrecord verstanden werden. Die ausgewählten Funktionen können in der Re-

4.11 mySAP ERP und Facility Management

387

gel dann noch durch anwendungsspezifische Codierung mit ABAP in ihrem Verhalten weiter spezialisiert werden (dafür werden von SAP diverse Mechanismen vom klassischen user-exit bis hin zum Business Data Toolset angeboten).

4.11.2 FM-Kernprozesse im R/3 -System Es ist unmöglich, alle Facility Management relevante Prozesse des mySAP ERP im Rahmen dieses Beitrags auch nur aufzulisten. Es soll vielmehr versucht werden das im vorigen Kapitel eingeführte Objektmodell, um die Prozessicht zu ergänzen. Aus der Vielzahl technischer und kaufmännischer Prozesse des Facility Management soll deshalb eine Auswahl aufgelistet werden, die man als Facility Manager vielleicht am wenigsten im mySAP ERP vermuten oder als Aufgaben des Facility Managements wahrnehmen würde. So bietet das System u. a.: – Helpdesk – Auftragsabwicklung zu Meldungen, – geplante Instandhaltung – Wartungspläne, – Störungsbeseitigung – Instandhaltungsauftrag mit und ohne Kontraktbezug, – Garantieüberwachung – zeit- und zählerabhängige Vereinbarungen, – Anlagenverwaltung – Serviceabwicklung – z. B. die Reinigung als Servicevertrag, – Rückmeldungen – zur Fakturierung/Kontierung von Leistungen, – Einkauf/Verkauf – von Material und Dienstleistungen, – Um-/Neubau- Durchführung mit dem Projektsystem, – Flächenmanagement – zur Belegungsplanung und Leerstandsoptimierung, – Mietvertragsverwaltung – zur An- und Vermietung, – Nebenkostenabrechnung – Verbrauchsmaterial (z. B. für Heizung) und Zähler, – Zahlungsverkehr – der Mieter als ggf. zu mahnender Kunde (Debitor), der Vermieter als Lieferant (Kreditor), – Management Informations System – Entscheidungsunterstützung durch SAP Business Intelligence (BI früher Business Data Warehouse),

Auswahl von FM-Prozessen

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4 Beispiele

– Portalanwendungen bis hin zu Management Cockpits auf Basis des Web Application Servers. Übersetzung der SAPFachsprache für das FM ist notwendig

Durch den schon dargestellten Mechanismus der Klassifizierung ist es möglich, komplexe Raumbücher mit Technischen Plätzen als Grundlage für das technische Facility Management abzubilden (analog Anlagen). Die Objektverwaltung kann durch die Klassifizierung von Materialien oder Equipment eingerichtet werden, die, wie man in der SAP Fachsprache sagt, am Technischen Platz eingebaut werden können. Diese Fachsprache ist es, die dem Facility Manager den Zugang zu SAP erschwert – einbauen meint, das Objekt steht in einem Raum. Mittels Material und Equipment unterscheidet man zwischen katalogisiertem und inventarisiertem Inventar. Equipments können dabei hierarchisch aus anderen Equipments aufgebaut werden (Ein Computer besteht aus einer Netzwerkkarte, einem Monitor und einem Desktop). Materialien werden optional durch Stücklisten detailliert und können den Bautyp eines Equipments (128 MB, 10 GB, Pentium III 600 Desktop) definieren. Man unterscheidet ‚Equipment’ vom ‚Material’ durch die Vorstellung, dass man jedes Equipment individuell verwalten kann (Individuum), Material aber immer in einer Mengendimension (z. B. 263 Schreibtische) verwaltet wird (es wird nicht zwischen den einzelnen Schreibtischen unterschieden). Jedes Objekt wird als Material eingekauft und kann nach dem Wareneingang (der Lieferung) durch den Vorgang der Serialisierung zu Einzelobjekten (Equipments) geprägt und einem Raum (Technischer Platz) zugewiesen werden. Der ‚Technische Platz’ kann in FM-Anwendungen die technische Sicht eines Raumes abbilden, während adas Architekturobjekt im RE/Flexibel die Brücke zur Nutzungssicht schlägt. Diese Unterscheidung ist sehr wichtig, wenn sowohl das kaufmännische als auch das technische Facility Management mittels der Module PM/CSM abgewickelt werden soll. Z. B. ist die Verknüpfung zur Anlagenbuchhaltung ist z. B. sowohl für Technische Plätze als auch für Gebäudeobjekte aus der Nutzungssicht des RE’s möglich. Ausstattungsmerkmale eines Raumes soll-

4.11 mySAP ERP und Facility Management

389

ten dann am Technischen Platz geführt werden, wenn Funktionen aus dem Customer Service oder der Instandhaltung, z. B. zur Abwicklung eines Helpdesks oder der Reinigung, genutzt werden sollen. Meldungen zur Realisierung eines Helpdesks werden nämlich für Technische Plätze erfasst, aus Fußbodenbelag und Reinigungsfläche kann beim Anziehen einer Leistungsbeschreibung durch geschicktes Custumizing eine Bestellung oder Bestellanforderung generiert werden. Da mySAP ERP die Identität eines Technischen Platzes mit einem Architektur- oder Nutzungsobjekt sicherstellt, wird der Zusammenhang zwischen technischen und kaufmännischen Facility Management zu jeder Zeit gewährleistet. Durch diese Brücke können z. B. Kosten aus dem Gebäudebetrieb Erlösenn aus der Vermietung gegenübergestellt werden. Dazu werden im RE/Flexibel Mietflächen flexibel aus der Architektur „ausgeschnitten“, so dass ein Architekturobjekt über die Zeit sowohl von verschiedenen Mietern genutzt werden, als auch mit mehreren anderen Architekturobjekten gemeinsam einem Mieter zugewiesen werden kann (Die Zuweisung erfolgt über eine Mietfläche, deren viele in einem Vertrag vereinigt werden können, der schließlich den externen oder internen Mieter – Kostenstelle – oder Vermieter ausweist). Der Leerstand wird über das Konzept der Poolflächen (gemeinsam zur Vermietung geeignete Zusammenstellungen von Architekturobjekten bzw. Bemessungen) so dargestellt, das jederzeit auf einen Blick erkennbar ist, wie groß der verfügbare bzw. genutzte Anteil einer jeden Bemessungsart (z. B. Fläche) ist. Die Mietobjekte sind u. a. die Grundlage für die Nebenkostenabrechnung, die Mietanassung und die Berechnung des Mietzinses. Die beiden RE Versionen unterscheiden sich vor allem durch die Verfügbarkeit des Architekturmodells und der Poolflächen sowie die Verfügbarkeit von Schnittstellen. Mit dem ERP2005 Release kann man davon ausgehen, dass alle Prozesse aus der Classic-Lösung auch im FlexibelModul verfügbar sind. Die Weiterentwicklung basiert auf dem Flexibel-Modul. Mit dem Übertrag der Mietvertragsdaten in die Finanzbuchhaltung wird werden die Mieterkonten mit Forderungen belastet und die Erlöse gutgeschrieben, während

Material, Equipment, Technischer Platz, Architektonischer Mietraum, Mieteinheit und Mietvertrag sind der Kern einer FM-Lösung mit mySAP

390

Zum Einkauf von Dienstleistungen können Leistungsverzeichnisse erstellt werden

Verträge und Aufträge in FM

4 Beispiele

im Falle der Anmietung Verbindlichkeiten gegenüber Vermietern und der zugehörige Aufwand ausgewiesen werden. Damit ist die Grundlage für die Abwicklung des Zahlungserkehrs geschaffen, das abgestufte Mahnwesen wird zur Überwachung der Forderungen aktiviert. Bei internen Mietverträgen erfolgen die entsprechenden CO Buchungen. So wie die Wertschöpfungskette auf der Erlösseite durch den Mietvertrag (An- als auch Vermietung) geschlossen ist, wird sie durch die Einkaufsfunktionen auf der Kostenseite geschlossen. Einkaufen kann man nicht nur Materialien, sondern auch Dienstleistungen. Letztere können mit Hilfe der Komponente MM-SRV in Standardleistungsverzeichnissen strukturiert werden. Für die Durchführung der einzelnen Arbeiten können notwendige bzw. vorhandene Qualifikationen des erforderlichen bzw. verfügbaren Personals in HR hinterlegt werden. Durch das Anziehen von Qualitäten und Quantitäten entweder aus dem technischen Raumbuch oder dem Architekturmodell und der Objektverwaltung (siehe oben) können Objektleistungsverzeichnisse, z. B. zur Ausschreibung von Reinigungsleistungen, erzeugt werden. Ohne MM-SRV können solche Prozesse auch auf der Basis von Materialstammsätzen realisiert werden. Im Einkauf können dann Verträge oder Aufträge angelegt werden. Verträge bilden dabei langfristige Beziehungen zwischen Leistungsgebern/Verkäufern und Leistungsnehmern/Einkäufern, denen eine definierte Beschreibung der zu erbringenden Leistung in einem vereinbarten Rahmen zu Grunde liegt. Aufträge werden für einmalige Maßnahmen oder Beschaffungen verwendet. Zum Beispiel werden Anlagen i.d.R. mittels Verträgen planmäßig gewartet, während Instandsetzungsmaßnahmen bzw. Störungsbeseitigungen meist über Aufträge abgewickelt werden. Die Projektsteuerung (Modul PS) unterstützt dabei die Abwicklung komplexer Vorhaben mit vielfältigen Abhängigkeiten einzelner Aufträge untereinander. Dabei werden in einem bestimmten Zeitrahmen zahlreiche, oftmals vernetzte Aufträge gemeinsam durchgeführt, die einer projektspezifischen Budget- und Fortschrittsverwaltung unterliegen.

4.11 mySAP ERP und Facility Management

391

Abhängig von der Rolle des Facility Managers kommen dabei unterschiedliche Module des mySAP ERP zum Einsatz. Der FM-Dienstleister wickelt seine Kundenbeziehungen im Rahmen der Instandhaltung im Kundenservice- (Customer Service) Modul ab = Instandhaltung an Kundenobjekten (Equipment und Technischer Platz werden als Stammdaten identisch zur Instandhaltung eigener Anlagen im PM geführt), darüber hinaus gehende Leistungen vertreibt und fakturiert er im Verkaufs- (Sales and Distribution) Modul. Der Eigenbewirtschafter mit eigenem FM-Team oder Lieferbeziehungen zu FM-Dienstleistern benutzt den Instandhaltung (Plant Maintenance) Modul, Teile (Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile, …) und Dienstleistungen kauft er mit dem Einkaufs- (Materials Management) Modul. Natürlich kann man auch Teile dieser geschlossenen Wertschöpfungskette aus dem mySAP ERP herausnehmen und beispielsweise durch ein CAFM-System abdecken. Dieser Wunsch beruht i.d.R. auf der Tatsache, dass die Benutzeroberfläche des Systems für einen FM-Anwender zu komplex und zu unhandlich ist. Je älter das eingesetzte Release ist, so verständlicher ist dieser Wunsch. Diesen mit der Weiterentwicklung der SAP Business Suite schwindenden Vorteil bezahlt man aber mit einem hohen Preis für die Entwicklung von Schnittstellen. Im mySAP ERP ist die Wertschöpfungskette frei von Schnittstellen, während jede ausgelagerte Funktion einen Teil der automatischen Prozesssteuerung des Systems umgeht. Insbesondere das Fehlen des Kerns der Stammdatenbasis (Equipment – Technischer Platz – Architektur) verwandelt das mySAP ERP System aus Sicht des Facility Management in eine „Buchhaltungsmaschine“. Der Weg von den Kosten zu den Erlösen ist dem System dann nämlich nicht bekannt, es wird mit Kosten gefüllt, deren Herkunft vom System nicht bewertet werden kann, und mit Erlösen gefüllt, deren Erwirtschaftung dem System verborgen bleibt. Unter diesen Umständen kann SAP nur einen begrenzten Beitrag zum Management der Facilities eines Unternehmens leisten. Ob auf der anderen Seite CAFMSysteme ohne ausgeprägte ERP (Enterprise Ressource

Module für FM-Dienstleister

Auf dem Weg zum Windows-Programm das SAP-GUI (Graphical User Interface)

Integration der Prozesse in mySAP ohne Schnittstellenprobleme

392

Web-Services

Komponentenbasierter Architektur

4 Beispiele

Planning) Funktionalitäten dieses Management leisten können ist fraglich. Abhilfe verspricht der sich entwickelnde Markt für Web-Services. Zwar ist außer Google bis heute kaum eine Software als Web-Service verfügbar (einzubinden in Programme bzw. Scripts – durch Programmierer – und nicht nur im Browser – durch den Endanwender – benutzbar; siehe Kapitel 4.11.4), SAP ist aber mit der Enterprise Service Architektur auf dem Weg, seine eigenen Funktionalitäten als Service zur Verfügung zu stellen als auch ein Framework zu schaffen, fremde Service in so genanten Composite Applications (siehe Kapitel 4.11.5) mit eigenen Funktionalitäten zusammen zu führen. Damit entsteht für den CAFM-Markt sowohl die Chance FM-Funktionalitäten als Web-Service zur Verfügung zu stellen, die dann z. B. in SAP Anwendungen integriert werden können als auch selber geeignete Plattformen bereitzustellen oder zu unterstützen um z. B. SAP Web-Service aber auch Komponenten anderer ERP- oder Buchhaltungs- Softwarelieferanten integrieren zu können, ohne sofort die Entwickler der CAFM-Software beiziehen zu müssen.

4.11.3 Workflow- und Dokumentenmanagement

mySAP ERP-Transaktionen können durch den Workflow gesteuert werden

Die Workflow-Funktionalitäten der SAP Business Suite unterscheiden sich nur unwesentlich von denen klassischer Workflow-Management-Systeme. Auf Grund fehlender graphischer Modellierungswerkzeuge in früheren Releases war insbesondere die Definition von Workflows sehr umständlich. Heute unterstützt SAP sowohl die Workflowdefinition als auch den Ablauf grafisch. Außerdem sind die üblichen Postkorbfunktionen vorhanden. Der wesentliche Mehrwert des SAP Workflows besteht in seiner Integration in die einzelnen Funktionsmodule. Können durch klassische Workflowsysteme nur Programme gestartet werden, denen abhängig von ihrer Implementierung mehr oder weniger einfach Parameter übergeben werden können, so kann jede SAP-Transaktion (Gruppe von Funktionalitäten) aus dem Workflow gestartet werden. Dabei besteht voller Zugriff auf die Funk-

4.11 mySAP ERP und Facility Management

393

tionalitäten des gerufenen Moduls und die zugehörigen Berechtigungsobjekte, denn die Transaktionen werden nicht wie üblich über Menüs, sondern einfach aus dem Posteingangskorb gestartet. Der Zustand eines konkreten Vorgangs kann dann auch graphisch angezeigt werden. Erst durch den Einsatz des Workflows werden die Funktionalitäten der SAP Module zu Prozessen zusammengeschmiedet. Ähnlich verhält es sich mit der Dokumentenverwaltung. Jedem Stammdatum können beliebig viele Dokumente hinterlegt werden, die ihrerseits auch für die Strukturierung der zugehörigen Stammdaten genutzt werden können, denn jedes Dokument kann auch mit mehreren Stammdatensätzen verknüpft werden. Klassische Sekundärdaten der Dokumente können mittels der Klassifizierung des Dokumentenstammsatzes anwendungsspezifisch definiert werden. Die Dokumente können versioniert werden – nach dem Check-Out eines Dokumentes steht es nur noch diesem Anwender zur Bearbeitung zur Verfügung, alle anderen können die aktuelle Version nur einsehen; mit dem Check-In des bearbeiteten Dokuments wird dieses zur aktuellen Version. Alle anderen Versionsstände bleiben mit ihrem Gültigkeitsraum weiterhin abrufbar. Der sich entwickelnden Nachfrage nach Komponenten – basierter Software ist wohl vor allem die Entwicklung des neuen Moduls zur Dokumentenverwaltung, dem Records – Management geschuldet, das auch vom RE/Flexibel Modul – leider aber nicht von den Modulen der Logistik, vor allem vom PM – genutzt wird. Steht im Records – Management das Dokument als sich durch Schriftverkehr füllende Akte im Vordergrund ist der klassische Dokumentenmanagementmodul eher auf das Management von Spezifikationen fokussiert. Die funktionalen Unterschiede zwischen beiden Modulen hier im Detail weiter aufzulisten würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Vielmehr soll in den verbleibenden beiden Kapiteln näher auf die Service orientierten Verfahren zur Integration von SAP- und FM- Funktionalitäten eingegangen werden.

Dokumente können weitere Spezifikationen zu den Stammdaten und Prozessen enthalten und werden von mySAP verwaltet

394

4 Beispiele

4.11.4 System übergreifende Geschäftsprozesse Die dargestellten Möglichkeiten zur Modellierung von Gebäuden und Bauwerken sowie der Prozesse zu ihrer Nutzung und ihrem Unterhalt legen die Integration planerischer, die erforderlichen Daten als Ergebnis hervorbringender Softwaresysteme mit dem SAP nahe. Pläne, oder Schaltschemata sind das Resultat architektonischer oder ingenieurtechnischer Planung, Karten das Ergebnis von Vermessungen. Sie können Objekte enthalten die als Equipment, Technische Plätze, Architekturobjekte oder Flurstücke, um nur die augenscheinlichsten aufzuzählen, im SAP Grundlage der oben beschriebenen Prozesse sind. Da SAP keine geeigneten Funktionen zur Unterstützung, der mit der Erzeugung dieser Daten einhergehenden Prozesse zur Verfügung stellt, müssen sie entweder manuell im SAP eingegeben oder über den Umweg von Dateien importiert werden. Dabei gehen all die Zusammenhänge zwischen diesen Daten verloren, die im SAP nicht geeignet repräsentiert werden können und den Umgang mit diesen Daten in ihren Herkunftssystemen erst ermöglichen. Dadurch wird die Pflege der einmal importierten Daten im SAP sehr mühsam wenn überhaupt möglich. Das gilt insbesondere – aber nicht nur – für die grafischen Ausprägungen solcher Objekte. Die Idee so genannter Service orientierter Softwarearchitekturen ist es, ganze Funktionalitäten – nicht nur Daten – anderer Softwaresysteme (also auch Funktionalitäten, die den Zusammenhang der Daten erhalten), zu maßgeschneiderten Prozessen zu komponieren. Das heißt z. B. nicht nur die Daten zum Erzeugen Technischer Plätze oder architektonischer Objekte ins SAP zu integrieren sondern auch Funktionalitäten zur Pflege und/oder Verwaltung dieser Daten im SAP verfügbar zu machen. Vorbild dafür ist die Automobilindustrie, die sich heut zu Tage auf das Design neuer Fahrzeuge und die Montage der von Zuliefern bereitgestellten Komponenten konzentriert. Um im Bild zu bleiben, das Design eines Prozesses entsteht im Unternehmen des Facility Managers durch die Analyse der verfügbaren und notwendigen Ressourcen sowie der zu erbringenden Ergebnisse. Von den ein-

4.11 mySAP ERP und Facility Management

395

gesetzten Softwaresystemen wird erwartet, dass man die, für den entworfenen Prozess notwendigen Funktionalitäten aus den Systemen der verschiedenen Hersteller entnehmen und zu dem gewünschten Prozess montieren kann. So wie die Montage des Autos dann auch ohne den Experten zur Entwicklung von Batterien erfolgt, wird auch von Softwarekomponenten erwartet, dass man sie ohne Wissen über ihr Innenleben und ohne Zutun des Herstellers in den individuellen Prozess des Anwenders einklinken kann. Das heißt nicht, dass diese Systeme dann nicht mehr gebraucht werden, sondern dass ihre Funktionalitäten Zielgruppen orientiert in Komponenten zerlegt werden müssen, nämlich in solche, die der Experte für Batterieentwicklung benötigt und solche die zum Einbau der Batterie hilfreich sind, um noch einmal auf die Automobilindustrie zurück zu kommen. Neben der puren Verfügbarkeit – die meisten Softwaresysteme sind trotzt Client-Server oder 3-Tier Architekturen von außen betrachtet nach wie vor Monolithen, deren Modellierung i.d.R. nur den Entwicklern bekannt ist – solcher Komponenten ist natürlich eine Einigung über Funktionalität und Lieferumfang empfangener oder erzeugter Daten. Im wirklichen Leben nennt man solche Einigungen Verträge, die um auf Software anwendbar zu sein neben informellen Absprachen und Beschreibungen maschinenlesbare Teile enthalten müssen. Spätestens jetzt beginnt die Skepsis: Hab’ ich das nicht schon mal gehört? Geht das jetzt nicht mit Interfacen und Request Brokern weiter und gaben nicht schon DCOM oder CORBA solche Versprechungen ab? Richtig, aber diese Versprechungen einzulösen war einer zu kleinen Gruppe von Experten, nämlich den Programmierern vorbehalten und von zu wenig Standardisierung und zu viel Komplexität durchdrungen als das ein wirklicher Markt um die besten Komponenten und ihre Anwendung entstehen konnte. Dennoch waren diese Aktivitäten für den neuen, Serviceorientierten Anlauf von unschätzbarem Wert, denn meistens ging mit ihnen eine Restrukturierung der Software einher, die zu APIs – Application Programm Interface – (bei SAP Business APIs – BAPIs genannt) führten. Kombiniert mit den Technologien, die schon dem Internet zum Siegeszug verhalfen

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4 Beispiele

und heute so weiterentwickelt werden, dass nicht nur eine Kommunikation von Computer zu Mensch – basierend auf HTML – sondern auch von Computer zu Computer – basierend auf XML möglich wird, kann die Vision von montierbaren Softwarekomponenten diesmal wahr werden. An Hand des Beispiels der Integration einfacher grafischer Funktionalitäten in die Module der Instandhaltung und des Immobilienmanagements des mySAP ERP soll diese Vision verdeutlicht und gezeigt werden, wie SAP durch seine Enterprise Service Architektur diese Vision befördert.

4.11.5 Enterprise Service Architektur Die Enterprise Service Architektur basiert auf den 3 Grundpfeilern Service orientierter Softwarearchitekturen: – Nachrichten (Benutzung von Servicen via SOAP) – Service (Beschreibung von Servicen mit WSDL) – Prozesse (vertreiben, aggregieren und choreographieren von Servicen) Das Wort vertreiben von Servicen ist dabei eine sehr freie Übersetzung des englischen Wortes „discovery“, umfasst es doch den ganzen Prozess der schließlich zur Entdeckung eines Services führt. Aggregieren ist der Aufbau von Servicen aus anderen Servicen, während die Choreographie von Servicen den im Kapitel 4.11.4 beschriebenen Zusammenbau von Komponenten zum Prozess meint. Wann ist eine Komponente dann ein Service. Wenn sie: – über eine maschinell lesbare, standardisierte Beschreibung ihrer Funktionalitäten (Methoden) verfügt die besagt, welche Nachrichten sie verarbeiten kann und welhe Parameter mit diesen Nachrichten übermittelt werden können (i.d.R. WSDL = Web Service Description Language). – Nachrichten in der Form des SOAP (Simple Object Access/Service Oriented Access) Protokolls empfangen und/oder versenden kann.

4.11 mySAP ERP und Facility Management

397

Komponenten werden i.d.R. auf der Basis ihrer APIs in solche Service „verpackt“, um SOAP Nachrichten empfangen und versenden zu können. Diese „Verpackungen“ werden i.d.R. Adapter genannt und sind je nach Güte der verfügbaren APIs mehr oder weniger einfach von Programmierern zu erstellen. Unterstützung auf der Seite des Webs liefern dabei diverse Tools. Wird der Service dann über die gängigen Netzwerkprotokolle (HTTP, TCP/IP, SMTP,…) im WAN oder LAN genutzt wird er meist als Web Service bezeichnet. Web Service kommunizieren ausschließlich per Nachrichten mit ihrer Umwelt und sind streng von ihr gekapselt: heißt wie sie implementiert sind – auf welcher Plattform, Programmiersprache, Datenbank etc. – ist absolut unsichtbar. SAP hat auf dieser Basis die Enterprise Service Architecture (ESA) entwickelt, die insbesondere Werkzeuge und Technologien zur Bereitstellung verfügbarer Geschäftsanwendungen – vor allem also auch ihrer eigenen Funktionalitäten der oben vorgestellten Module der Business Suite – als Web Service und die Choreographie von Web Servicen zu System- übergreifenden Geschäftsanwendungen fokussiert. Die Abbildung zeigt zwei Web Service (gxWSvc und r3cWSvc). Der gx-Service kapselt den Zugriff auf die Datenverwaltung handelsüblicher CAD Systeme (ReadDrwObj, WriteERPData) und die Nachrichten beim Publizieren neuer Planversion (ReleaseDrwObj). Der r3c-Service kapselt den Aufruf von Funktionsmodulen des mySAP ERP Systems (Connect, Execute). Da weder SAP den gx-Service noch CAD Systeme den r3cService kennen, wird eine vermittelnde Instanz zur Benutzung der beiden Web Service benötigt. ESA stellt zur Schaffung solcher Instanzen u. a. den Web Application Server zur Verfügung. Aber auch andere Hersteller wie AutoDesk oder KORASOFT haben solche Architekturen inzwischen adaptiert (Abbildung 4-32. listet den MapServer und eine geeignete Erweiterung des Internet Information Servers von Microsoft). Diese vermittelnde Instanz wird in der Abbildung als HTML Seite dargestellt, die eine Benutzeroberfläche für die Benutzung der beiden Web Service schafft und diese nach entsprechender Interaktion des Anwenders ausführt.

SAP entwickelt Enterprise Service Architecture (ESA)

Service orientierte Grafikintegration ins SAP

398

4 Beispiele

CAD/CAFM/GIS

Server

mySAP ERP

- AutoCAD - Microstation

- SAP WAS - AutoDesk MapServer - KORASOFT ISAPI.dll

- RE Classic - RE Flexible - PM

http://url..

HTML Control

Composite Application: gxWSvc : ReleaseDrwg ReadDrwgObj WriteERPData

function OnSynchron() { …ReadDrwgObj Execute …} function OnPlineClicked(id) { …href=sapevent:..}

r3cWSvc : ConnectSAP Execute

http://sapevent:StartTransaction CreateObject “WEBGraphic“; load(drwg); PlineClicked(#id) Synch JavaScript:OnClick =OnSynchron()

Abb. 4-32. Sevice orientierte Grafikintegration ins SAP

Der so verwirklichte Prozess kann wie folgt beschrieben werden: – ein Geschossgrundriss oder eine technische Anlagenspezifikation sind fertig entworfen oder überarbeitet, es erfolgt die technische Freigabe des Planes und eine geeignete Benachrichtigung über diese Freigabe (z. B. in den SAP Workflow) – Der Anwender startet die dargestellte Composite Application für das freigegebene Geschoss wird der zugehörige Plan angezeigt („CreateObject“ Methode in Abbildung 4-32.). Für die Anzeige gibt es zwei Alternativen, entweder durch einen lokal installierten, Webfähigen Viewer, wie er inzwischen von vielen Herstellern kostenlos geliefert wird oder ohne eine solche Installation, wie es z. B. durch den MapServer (siehe www.mapserverfoundation.org) möglich ist. Die gewählte Alternative muss ggf. durch eine geeignete Datenaufbereitung im Rahmen des Freigabeservice unterstützt werden. – Die Composite Application stellt in diesem Beispiel nur zwei Funktionen zur Verfügung, das Synchronisiren des freigegebenen Datenbestandes mit den zugehö-

4.11 mySAP ERP und Facility Management

399

rigen SAP Stammdaten („OnSynchron“ in Abbildung 4-32.) und das Klicken in die Grafik zur Identifizierung eines Objektes („OnPLineClicked“ in Abbildung 4-32.). Die beiden Funktionen nutzen die bereitgestellten Web Service und eröffnen dem Anwender damit die gemeinsame Nutzung von Funktionen der CAD und der SAP Welt. Unter Synchronisierung seien dabei die folgenden beiden Funktionalitäten verstanden: Ein zum Plan gehörendes Objekt – z. B. Geschoß – wird in der RE/Flexible oder PM (Technischer Platz) Stammdatenbasis gesucht. Wird ein solches Objekt nicht gefunden, legt das die Schlussfolgerung nahe, dass die Objekte des Planes noch nicht in SAP vorhanden sind. Dem Anwender wird eine Liste präsentiert, die jedes der im Plan identifizierbaren Objekte zum Anlegen vorschlägt. Ist das Objekt vorhanden werden alle ihm untergeordneten Architekturobjekte bzw. Technischen Plätze einzeln mit den Objekten aus dem Plan verglichen. Dazu wird zunächst versucht die Identität je eines SAP und eines CAD Objektes an Hand vorher definierter Eigenschaften (Liegenschaft, Gebäude, Geschoß, Raumnummer, Arbeitsplatz, …) der beiden Objektmengen herzustellen. Gelingt das nicht, wird entweder vorgeschlagen: – ein Objekt im SAP anzulegen (wenn dort – noch –kein Objekt mit der Identität des analysierten CAD Objektes existiert) oder – ein Objekt im SAP zu löschen (wenn im CAD kein Objekt – mehr – mit der Identität des analysierten SAP Objektes existiert). Werden Objekte gleicher Identität in beiden Objektmengen ermittelt, können die Werte weiterer, vorher definierter Eigenschaften (Fläche, Flächenart, Bezeichnung,…) der beiden Objekte miteinander verglichen werden. Daraus ergibt sich bei unterschiedlichen Werten entweder die Notwendigkeit das SAP oder das CAD Objekt zu ändern. In welche Richtung die Änderung erfolgt wird per Eigenschaft festgelegt (z. B.: Fläche: CAD > SAP, Mieter: SAP -> CAD).

Gemeinsame Nutzung von Funktionen aus CAD und SAP

400

Umzugsmanagement

4 Beispiele

Im ersten Schritt werden dem Anwender lediglich die erforderlichen Operationen dargestellt, um beide Datenmengen so zu manipulieren, dass sie bezüglich der vorher definierten Eigenschaften identisch sind. Es kann dabei in der Regel – wenn auch nicht notwendiger Weise – davon ausgegangen werden, dass die Existenz eines Objektes im SAP aus seiner Existenz im CAD Plan hergeleitet werden kann. Diese Herleitung aber auch die Übertragungsrichtung geänderter Daten zwischen CAD und SAP kann auch an Teilmengen der Daten, z. B. dem Equipment-Typ festgemacht werden und zwischen den Typen variieren. Ist der Anwender mit den, in der Differenzliste dargestellten Operationen einverstanden, kann er die Änderungen im zweiten Schritt mit Hilfe der Web Service r3cWSvc::Execute und gxWSvc::WriteERPData fortschreiben. Da er nur den ganzen Plan oder gar nichts fortschreiben kann, sind die beiden Datenmengen – Fehlerfreiheit vorausgesetzt – nach der Synchronisierung identisch. Im Fehlerfall kann nach der Korrektur des – den Fehler hervorgerufen habenden – Objektes wieder aufgesetzt werden. Es soll aber nicht unerwähnt bleiben, dass schon die Differenzliste von großem Nutzen ist. Der Autor hat schon Lösungen implementiert, in denen der Anwender die vorgeschlagenen Änderungsoperationen manuell im SAP ausgeführt hat. Die Identifizierung von Objekten durch Klicken in der Grafik macht sich die Fähigkeit des SAP Systems zu nutze, die HTML Seite in einem Browserfenster der SAP Client Software abzuarbeiten. Durch die mit der Synchronisation hergestellte Verknüpfung des geklickten Objektes mit einem SAP Stammdatum, kann der SAP Client über die Auswahl dieses Stammdatums benachrichtigt werden (siehe http://sapevent:StartTransaction in Abbildung 4-32.). Der Anwender kann auf diese Benachrichtigung mit dem Starten der zu diesem Objekt gehörenden Anzeigetransaktion reagieren. Umgekehrt kann der Anwender initiieren, dass die HTML Anwendung vom „hostenden“ SAP Client benachrichtig wird, alle zu einem Mietvertrag gehörenden Räume farbig zu hinterlegen. Das Umzugsmanagement ist ein weiteres Beispiel für eine solche Composite Application. Hinter der einfachen

4.11 mySAP ERP und Facility Management

401

drag&drop-Operation, eine Person von einem Raum in einen anderen zu versetzen, liegt u. U. eine gewaltige Logistik, die mit einer Meldung beginnt, deren viele zu einem Auftrag zusammengefasst werden, in dessen Rahmen Beschaffungsmaßnahmen durchgeführt, Kapazitäten geplant und in Anspruch genommen und zurückgemeldet werden. Die Umzugsoperation(en) könnten mit Hilfe eines Web Services eines CAFM-Systems ggf. in miteinander vergleichbaren Varianten geplant und mit der betroffenen SAP-Stammdatenbasis verglichen werden. Durch das Fortschreiben einer Variante in die SAPStammdatenbasis mit einem weiteren Web Service können je nach Leistungsfähigkeit eines solchen Services Mietverträge angepasst, Umzugskosten gebucht und ggf. sogar Einträge ins Anlagevermögen erzeugt werden wenn größere Beschaffungen, Um- oder Neubauarbeiten mit dem Umzug verbunden waren. Das Schlüsselmanagement ist ein ebenso prädestinierter Kandidat für die Integration von CAFM und SAP Servicen. Insoweit können Web Service, wenn sie denn in größerer Zahl am Markt verfügbar werden, die Art und Weise des CAFM’s erheblich ändern. Zurzeit ist je-

Schlüsselmanagement: Integration von SAP und FM

Abb. 4-33. Grafikintegration ins RE/Flexible (Stichtags bezogene Anzeige Raum- belegender Verträge zur Auswahl leer stehender Räume für den aktuellen Vertrag)

402

Fortschreitende Standardisierung

Neue Märkte auch für CAFM-Anbieter

4 Beispiele

der Hersteller gezwungen ein ganzes System zu entwickeln, wenn er seine speziellen Fähigkeiten in einem Teilbereich des FM’s vermarkten will. Das kann sich ändern, denn eine Browserapplikation zur Eingabe der Parameter eines Web Services, wird basierend auf der WSDL von den meisten Entwicklungsumgebungen generiert, so dass alle Ressourcen in die Entwicklung des Services selbst investiert werden können. Voraussetzung dafür ist, dass mehr Systeme am Markt verfügbar werden, die als „Host“ für Web Service tauglich sind. Durch die fortschreitende Standardisierung insbesondere auch der Semantik – siehe ADML/ACME (Architecture Description Markup Language) oder RETML (Real Estate Transaction Markup Language) – kann man davon ausgehen, dass in Zukunft auch mehrere Implementierungen ein und derselben Funktionalität mit derselben Beschreibung (WSDL) am Markt verfügbar werden, so dass auch kleine, innovative Hersteller die Chance für eine große Verbreitung ihrer Lösungen erhalten, weil „Fall Back“- Szenarien mit den Komponenten großer Hersteller verfügbar sind. Auf der anderen Seite werden die großen CAFM-Häuser Möglichkeiten – analog zu den diskutierten aus dem Hause SAP – zum Hosten solcher Service in ihren Systemen schaffen, so dass sowohl für die Montage von CAFM Lösungen als auch die Lieferung von CAFMKomponenten neue Märkte entstehen dürften.

Anhang Marktübersicht CAFM-Systeme

404

Anhang

1 ALLFA Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

Allfa

Aktuelle Version

18.1

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1993

Firmenname

Nemetschek CREM Solutions GmbH & Co. KG

Adresse

Stadionring 5, 40878 Ratingen

Internetadresse

www.crem-solutions.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Joachim Barthel Telefon

02102/9105-200

Fax

02102/9105-222

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows (2000/2003/XP), Linux, HP-UX, AIX, Solaris Client: Windows (2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle 9i und 10g

Alternative Datenbank-Systeme

keine

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Allfa Graphics

Alternative Grafik-Systeme

Allplan, AutoCAD, ADT

Verschiedene Arbeitsplatztypen

keine Angaben

Funktionalität Internetanbindung

Über Allfa TTi für bestimmte Teile und Module

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch, Französisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Konfigurier- und programmierbares Barcode-LaserscannerTerminal

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Dateischnittstellen: ASCII, Excel, XML Grafikformate Programmier-APIs: PL/SQL, COM-Middletier Customizing-APIs: VBScript, JavaScript, XSLT, CSS

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: FI/FI-AA/CO/HR/PM/RE ./Technologie: Batch, RFC, BAPI), PAISY, AS/400, KIRP

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement: CREM, iX-HAUS, ImmoScout GIS: ESN-LIS GLT/GA: Johnson Controls AVA: Allright (Nemetschek) Instandhaltung: Maximo (MRO) Sonstige: TK-Anlagen (Alcatel, Hicom)/ Dokumentenmanagement (DocuWare, Saperion)/Benutzer/ Rechte (LDAP)

7

Marktübersicht CAFM-Systeme

405

Funktionen Basismodul

Allfa TT

Module

Allfa FM-Manager (Allplan/ AutoCAD) Allfa Active Allfa Documents Allfa Graphics Allfa Instandhaltung und Wartung Allfa H/S (Hochschulpaket) Allfa Intelli Admin Allfa Inventar Allfa Plus Allfa Reinigung Allfa Schlüssel Allfa Varianten

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Allfa TTi (Internetzugriff ) Allfa i Graphics Allfa iMW (Umzugsworkflow) Allfa iPM (Parkplatz) Allfa iRS (Reservierung) Allfa iVM (Besucher)

Referenzen Bundesfinanzministerium, Bonn und Berlin/ca. 40 C/SBenutzer und ca. 200 Intranet-Benutzer/1997 Airbus Industries, Toulouse/ca. 30/1996 Zürich Versicherungen, Schweiz/ca. 15/2000 Berufsgenossenschaftliches Unfallkrankenhaus, Hamburg/ca. 10/1998 Stadt Köln/ca. 15/1998 Sonstiges

Bemerkungen

Integration zum Immobilienmanagementsystem CREM; Top-6-System

Stand der Informationen

12/2005 Oberflächenlayout

406

Anhang

2 Aperture Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

Aperture

Aktuelle Version

9

Herkunftsland CAFM-System

USA

Entwickler CAFM-System

Aperture Technologies, Inc. Stamford, Connecticut ,USA

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1991

Firmenname

Aperture Software GmbH

Adresse

Mariahilfer Strasse 167 1150 Wien

Internetadresse

www.aperture.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Hansjörg Cohnen Telefon

+43-1-596 7110

Fax

+43-1-596 7110-10

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

originär

Alternative Datenbank-Systeme

MS SQL Server

Technologie

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Integriertes 2D CAD

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Vollarbeitsplatz/Dateneingabe/Datenabfrage/Web

Funktionalität Internetanbindung

Volle Funktionalität

Angebotene Dialogsprache(n)

9 Sprachen

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Aufträge und Rückmeldungen, Ticketing, Mobilfunknetz und Internet

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

ODBC, OLE, XML, .net

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

mySAP (Module: RE, PM, FI/CO, HR/Technologie: BAPI, RFC), Microsoft Navision

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement: ix-House GLT/GA: Hermos GIS: ESRI Instandhaltung: Maximo, Maintain;Mainsaver Funktionen

Basismodul

Aperture Professional (Module nur über Partnerfirmen)

7

Marktübersicht CAFM-Systeme

407

Module

Flächenmanagement Reiningungsmanagement Schlüsselmanagement Möbel EDV Assets Inventur & Barcode Kabelmanagement

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Siemens Real Estate/ca. 213/2000

Instandhaltung Reservierung Personal Lagerverwaltung Energiemanagement PKW- Management Helpdesk

Referenzen Bayer AG/ca. 170/2000 Deutsche Welle/ca. 60/1999 Dresdner Bank AG/ca. 70/1999 Stadt Bielefeld Immobilienservicebetrieb/ca. 80/2001 Sonstiges Bemerkungen

Als visuelles Informationssystem konzipiert mit Anwendungsschwerpunkt Facility und Netzwerkmanagement Top-6-System

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

408

Anhang

3 Archibus/FM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

ARCHIBUS/FM®

Aktuelle Version

14.3

Herkunftsland CAFM-System

USA

Entwickler CAFM-System

ARCHIBUS Inc.

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1999 durch Ableger von weltweit agierenden Unternehmen 2002 aktiv von deutschen Vertriebspartnern

Firmenname

deltona information systems GmbH

Adresse

Waldstrasse 46, 66113 Saarbrücken

Internetadresse

http://www.deltona.de/

Ansprechpartner Bereich CAFM Mario Müller Telefon

0681-99184-62

Fax

0681-99184-44

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/Server 2003/ XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle 8.x/9i/10g , MS SQL Server 7 /2000, Sybase SQL Anywhere 8/9

Technologie

Alternative Datenbank-Systemee siehe Hauptsystem Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD 2000 – AutoCAD 2006

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Windows Arbeitsplatz/CAD Planer/WEB Arbeitsplatz

Funktionalität Internetanbindung

ARCHIBUS/FM ist zu 100 % webfähig

Angebotene Dialogsprache(n)

ARCHIBUS/FM ist in 25 Sprachen verfügbar

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Inventarisierung; Zustandsbewertung von Immobilien, Einsatz als Wartungsassistent

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Excel – Schnittstelle/XML Schnittstelle Programschnittstelle: Visula Basic/Java

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP R/3 (Module: FI, FI-AA, HR, PM, RE/RE-FX, CO, CRM, MM/Technologie: k:A:), Oracle, PeopleSoft, JDEDWARTS, Microsoft Navision

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: Siemens Netzwerkmanagement: HP und IBM GIS: ESRI AVA: AIS, München Instandhaltung: Maximo

Basismodul

siehe Module

Funktionen 7

Marktübersicht CAFM-Systeme

409

Module

Immobilien- u. Mietvertragsmanagement Raum- u. Flächenmanagement Strategische Gesamtplanung Instandhaltungsmanagement u. Helpdesk Overlay für AutoCAD Möbel-, Geräte- u. Umzugsmanagement

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

IBM/150/2005

Hoteling Notfallmanagement Zustandsbewertung Fuhrparkmanagement Schlüsselmanagement Reinigungsmanagement Telekommunikation- u. Kabelmanagement Raumreservierung

Referenzen Sireo/15/2004 Deutsche Börse/150/2003 Clearstream/30/1993 Porsche/15/2005 Sonstiges Bemerkungen

Weltmarktführer Seit 2002 aktiv in der BRD vertreten.

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

410

Anhang

4 ArchiFM-ProFM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

ArchiFM-ProFM

Aktuelle Version

9

Herkunftsland CAFM-System

Europa, Ungarn

Entwickler CAFM-System

vintoCON Kft.

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1999

Firmenname

vintoCON Kft.

Adresse

Nagybecskerek u. 14., H-1146 Budapest, Ungarn

Internetadresse

www.vintocon.com, www.vintocon.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Dipl. Ing. Péter Tuczai Telefon

+36-20-661-2402

Fax

+36-1-437-3099

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS SQL Server 2000 oder Oracle 8/9

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

ArchiCAD

Alternative Grafik-Systeme

DWF files mit ArchiFM WebServer

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Grafik mit/oder DB, WEB Grafik mit/oder DB, Instandhaltung, HelpDesk

Funktionalität Internetanbindung

Grafik Viewer mit Redliner, volle DB Funktionalität, volle HelpDesk, Instandhaltung

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch, Ungarisch, Slowakisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Inventar Technologie zur Datenerfassung/Permanent Inspektionslösung mit Arbeitauftragverwaltung

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Excel und XML export/import

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: FI, CO, MM, AM, HR/Technologie: BAPI und SOAP Interface), Oracle Applications

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Instandhaltung: HP BuildDog (Eigenentwicklung),

Basismodul

ArchiCAD, ArchiFM, ArchiFM WebServer, ArchiFM Instandhaltung, ArchiFM HelpDesk, ProFM Reporting Services 7

Funktionen

Marktübersicht CAFM-Systeme

411

Module

Instandhaltungsmanagement Flächen Management, Inventarmanagement ADSS – Advanced Decision Support System Mietermanagement Energiemanagement, Umzugsmanagement Netzwerk Management

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Aventis Pharma Deutschland GmbH

Referenzen CapitalFacility GmbH & Co.KG/Messe Berlin Gasteig München GmbH McDonalds Deutschland Inc. München Wincor Nixdorf GmbH & Co KG Sonstiges Bemerkungen

Produkt ist Weiterentwicklung von ArchiFM der Fa. Graphisoft

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

412

Anhang

5 ARCHIKART Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

ARCHIKART®

Aktuelle Version

3.8

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

seit 2002 (kommunales Liegenschaftsinformationssystem seit 1992)

Firmenname

ARCHIKART Software AG

Adresse

Kostebrauer Str 8b 01979 Lauchhammer

Internetadresse

www.archikart.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Regine Schönmuth Telefon

03574-4655-0

Fax

03574-4655-11

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/ab2000/ME/ XP), LINUX

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MySQL, MS SQL Server, Oracle

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem, weitere über ODBC

Technologie

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD über hylasFM

Alternative Grafik-Systeme

keine Angaben

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Über Lizenzen- und Rechteverwaltung

Funktionalität Internetanbindung

keine

Angebotene Dialogsprache(n)

deutsch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Buchungsschnittstellen zu verschiedenen Systemen (Datentransfer)/Datenimport aus Excel, Datenimport aus hylasFM über XML-Transfer

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

keine

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GIS: POLYGIS—SWBB, GEOgraFIS—HHK Datentechnik GmbH; arcview—ESRI AVA: bau4all/OKAPI—sds Bausoftware Funktionen

Basismodul

Erfassung der Objektstrukturen ( Räumen mit Konstruktionsdaten und Ausstattungen), Erfassung von Verbräuchen, TGA, Aufgaben und Maßnahmen

7

Marktübersicht CAFM-Systeme

413

Module

Flurstücksverwaltung Grundstücksverwaltung Mieten-/Pachten-/ Erbbaurechtsverträge Objektkostenrechnung Maßnahmeverwaltung Energiemanagement Inventarverwaltung Vermögensverwaltung

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

STV Potsdam/15/2003 (FM Bereich)

Bemerkungen

Schwerpunkt: kommunales Liegenschaftsinformationssystem

Stand der Informationen

10/2005

Straßenverwaltung Baumverwaltung Grünflächenverwaltung Friedhofsverwaltung Web-Modul Raumplanung Web-Modul Zählerstandserfassung Web-Modul ImmoBilanz

Referenzen STV Neuruppin/5/2004 (FM Bereich) STV Lauchhammer/4/2004 (FM Bereich) Sonstiges

Oberflächenlayout

414

Anhang

6 ARRIBA openFM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems Aktuelle Version

ARRIBA®openFM 1.2 ARRIBA®openFM (ist das Nachfolgesystem von ARRIBA®FM ) Herkunftsland CAFM-System BRD Entwickler CAFM-System Eigenentwicklung Zeitpunkt Markteintritt BRD seit 1997 (mit ARRIBA®FM)ARRIBA®openFM seit 2004 Firmenname RIB Software AG Adresse Vaihinger Str. 151 70567 Stuttgart Internetadresse www.rib.de Ansprechpartner Bereich CAFM Otto Herget Telefon 0711 7873 281 Fax 01711 7873 290 e-mail [email protected] Technologie Betriebssysteme (Server/Client) Windows (2000/XP), da JAVA-Entwicklung auch andere Betriebssysteme möglich (aber z.Z. nicht freigegeben) Datenbank-Systeme Oracle oder MS SQL Server (Hauptsystem) Alternative Datenbank-Systeme siehe Hauptsystem Grafik-Systeme (Hauptsystem) Neuentwicklung mit eigenem integrierten FM-Java-Editor Alternative Grafik-Systeme CA3D/AutoCAD, Verschiedene Arbeitsplatztypen keine Funktionalität Volle Internetanbindung Angebotene Dialogsprache(n) Deutsch Funktionalität RIB-Mobile für Mängelmanagement und Meldewesen MobileComputing-Lösung Verfügbare Standardschnittstell Middleware RIB-Connect entechnologien Realisierte SAP R/3 (Module: FI/Technologie: k.A.), Microsoft Navision Standardschnittstellen zu ERPSystemen Realisierte AVA: ARRIBA®planen Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen Funktionen Basismodul

Basissystem: (Standort- und Liegenschafts Management/ Merkmalsverwaltung/Dokumentenverwaltung/Standardreports/OfficeIntergration/Userverwaltung/Systemeinstellungen)

Module

Flächenmanagement Objektverwaltung Reservierungen Belegungsplanung

Miter-/Nutzerverwaltung Vertragsverwaltung Instandhaltungsplanung Einkauf

7

Marktübersicht CAFM-Systeme

415

Module (Fortsetzung)

Schlüsselverwaltung Reinigungsmanagement Umzugsmanagement Auftragsverwaltung Meldungen Zeit-/Rahmenverträge Einzelverträge Ausschreibung Vergabe / -kontrolle Rechnungsprüfung Kalkulation Budgetierung Energiebenchmarking

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Stadt Magdeburg 80 User 2003

Kostenplanung Kostenverrechnung/ Nebenkosten Projektsteuerung/-controlling Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Rechte & Konfigurationen Recherche & Reports Im-/Export Interface JAVA CAD-Verwaltung JAVA CAD-Editor AutoCAD FM-Viewer Interface zu AutoCAD, ARRIBA CA3D, Microstation RIB-Connect (SAP u.a.)

Referenzen Stadt Marburg 12 User 2004 Max Planck Stuttgart 5 User 2001 Infineon, Regensburg 4 User 2002 Siemens PG Berlin 8 User 2005 Sonstiges Bemerkungen

ARRIBA®openFM ist das internetbasierende Nachfolgesystem von ARRIBA®FM; Integration mit ARRIBA®planen (AVA)

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

416

Anhang

7 AT+C FM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

AT+C Facility-Manager FM.7

Aktuelle Version

8.0.0.0

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1991

Firmenname

AT+C EDV GmbH

Adresse

Tabaksmühlenweg 30 d 61440 Oberursel

Internetadresse

www.atc-systeme.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Wolfgang Schröder Telefon

(06171) 9163-00

Fax

(06171) 54932

e-mail

[email protected], [email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle oder MS SQL-Server (vollständig integriert)

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

CADVANCE (vollständig integriert) oder AutoCAD (vollständig integriert)

Alternative Grafik-Systeme

ADT (Architectural Desktop)

Verschiedene Arbeitsplatztypen

AT+C FM.7 bzw. VM.7 (Vollversion inkl. CAD) FM- bzw. VM-Editor (ohne CAD, nur Datenbankgrafik) FM- bzw. VM-ViewOnly

Funktionalität Internetanbindung

Lesender Zugriff, in Teilbereichen Lese-/Schreibzugriff, grafische Anzeige der Objekte (Datenbankgrafiken)

Angebotene Dialogsprache(n)

deutsch, englisch, italienisch, französisch, russisch, kanji (nur Japan)

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

API (C++ Programmierschnittstelle) Microsoft Office (Anbindung von Outlook, über Relationstabellen z. B. Anbindung von Excel-, Access-, TextDateien möglich)

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: HR, FI/CO/Technologie: Datenaustausch über Batch Input/Output )

7

Marktübersicht CAFM-Systeme

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

417

GLT: Sinaut, Ceags (über Siemens AG) Netzwerkmanagement: HP OpenView, Realtech, CiscoWorks, Unicenter TNG, Cabletron Spectru GIS: Ingrada, Esri sonstige: Visio-Schnittstelle/TK-Anlagen: Siemens HiCOM und HiPath Funktionen

Basismodul Module

AT+C Facility-Manager FM.7 (inkl. Verbindungsmanagementfunktionalität des AT+C Verbindungs-Manager VM.7) Zonierung (farbliche Markierung von Flächen, z. B. für Fluchtund Rettungswegeplanung) Barcodeinventarisierung Key-Manager (Schlüsselverwaltung) Umzugsmodul (Umzüge inkl. Variantenplanung) Labelprint (Etikettendruck) ServicePlanningManager (Wartung und Instandhaltung) Variantenplanung Report-Assistent RackRule (automatisierter Aufbau von Schaltschränken) EquipmentRule (automatisierter Aufbau von Baugruppen) IP-AdressManager Distributor (Routingmodul) Schwellwertüberwachung Navigator (zur Generierung einer benutzerangepassten Oberfläche im Windows-Explorer-Design) ObjektManager (Darstellung und Verwaltung von Objekten in hierarchischer Baumstruktur mit/ohne Grafikunterstützung) AutoCAD-Module (Blockimport, Regionenabgleich, DWGAbgleich) Tasks (Massendatenimport) Referenzen

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Mainova AG 30 Lizenzen 1995 Siemens AG ca. 160 Lizenzen 1993 Flughafen Mailand-Malpensa, 25 Lizenzen 1998 WWK Versicherungen 10 Lizenzen 2003 RWE AG (über Siemens AG) 60 Lizenzen 1997 Sonstiges

Bemerkungen

mit integrierten Kabelmanagement- und Netzwerkdokumentati onsfunktionalitäten

Stand der Informationen

10/2005

7

418

Anhang

Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

419

8 Bentley Facilities Management Systeme Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

Bentley Facilities Management Systeme

Aktuelle Version

8.5.

Herkunftsland CAFM-System

USA

Entwickler CAFM-System

Bentley Systems Inc.

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1998

Firmenname

Bentley Systems Germany GmbH

Adresse

Carl Zeiss-Ring 3 85737 Ismaning

Internetadresse

www.bentley.com, www.bentley.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Edgar Reithmeier Telefon

089/ 96 24 32 32

Fax

089/96 24 32 20

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows (2000 Advanced Server/2003 Server) Client: Windows (2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle 8i/9i, MS SQL Server

Alternative Datenbank-Systeme

Sysbase

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Bentley MicroStation, Bentley Powerdraft

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD

Verschiedene Arbeitsplatztypen

- Bentley Facilities Planner:: Grafik + Daten - Bentley Facilities Manager: Daten ohne Grafik - Bentley Facilities Inquirer: Zugriff auf die Daten über das Web

Funktionalität Internetanbindung

Anlegen/Ändern/Löschen von Datensätzen Visualisieren der der CAD Daten Grafische Auswertungen Erstellen/Ausführen von Reports Dokumentenmanagement

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, English, Franzosisch, Italienisch, Spanisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

API, VBA

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP R/3 (Module: PM, RE/Technologie: k.A.)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine Angaben 7

420

Anhang

Funktionen Basismodul

Bentley Facilities Planner (Flächenmanagement, Asset Management, Workorder Management, Architektur, Lüftung/ Klima, Sanitär, Elektro, Stahlbau)

Module

Bentley Facilities Manager Bentley Facilities Inquirer Bentley Facilities Web Reports (von Fa. Cognos) ProjectWise Bentley Architecture Bentley Publisher

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

UBS AG

Referenzen Fraport AG Sonstiges Bemerkungen Stand der Informationen

12/ 2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

421

9 BuiSy Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

BuiSy

Aktuelle Version

Version 6.5

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1995

Firmenname

Conject GmbH

Adresse

Philosophenweg 31-33 47051 Duisburg

Internetadresse

http://www.conject.com/de/produkte/buisy/

Ansprechpartner Bereich CAFM Johannes Pütter Telefon

0203/9414-124

Fax

0203/9414-555

e-mail

keine Angaben Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/2000/2003/ XP), Unix, Linux

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle 9.2.01

Alternative Datenbank-Systeme

keine

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Condor

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Voll-client/Viewer/web-client

Funktionalität Internetanbindung

FM-ServicePortal, Teilweise für für grafische und alfanumerische Funktionen

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch/Englisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Auftragsbearbeitung für Störungen und Wartungen, Inventarerfassung, Begehung, Zählerstandserfassung

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Dateitransfer, Bapi, XML-Transfer, WEBDAV,Web-services

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP R/3 (Module: FI/CO, HR, PM, AM/Technologie: k.A.), Microsoft Navision, Infoma/ INFOMA® Software Consulting GmbH, Igel/ Österreich,

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement: Integra von GIT, ID-Immo von Interdialog Schweiz GLT/GA: Siemens Building Technologie, Sauter, ABB, Johnson Control AVA: Arriba Funktionen

Basismodul

siehe Module

7

422

Anhang

Module

Flächen- u. Raummanagement Reinigung Umzugsplanung/Simulation Sicherheit und Brandschutz Schlüsselmanagement Reservierung Instandhaltung und Störungsmanagement Vertrags- und Dokumentenmanagement Technische Anlagen (VDMA) Liegenschaftsmanagement

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Jet Conoco/12/ 2002

Inventar u. Anlagenmanagement Gewährleistungsmanagement Energiemanagement Gefahrstoff- und Entsorgung Kommunikations- und Netzwerkmanagement Mietmanagement/ Nebenkostenmanagement Strategisches Flächenmanagement Medizintechnik

Referenzen NDR Hamburg/ 64/ 1999 Gebäudemanagement Wuppertal/ 64/ 2003 Allianz Arena München/ 6/2005 Stadt Flensburg/ 25/ 2005 Sonstiges Bemerkungen

Das Produkt wurde von der in Insolvenz gegangen Fa. Agiplan Technosoft AG übernommen; Die conject AG bietet Produkte zum Thema Immobilien Lifecycle Management an (ILM); Top6-System

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

10

423

Byron/BIS Identifizierung/Anbieter

Name des CAFM-Systems

Byron/BIS

Aktuelle Version

3.6.1

Herkunftsland CAFM-System

Schweiz

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1995

Firmenname

Byron Informatik AG

Adresse

Efringerstrasse 32 CH-4057 Basel

Internetadresse

http://www.byron.ch/

Ansprechpartner Bereich CAFM Andreas Duppenthaler Telefon

0041 (0)61 690 96 00

Fax

0041 (0)61 690 96 09

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/2003/ XP Professional)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

ObjectStore® ( von Progress®)

Alternative Datenbank-Systeme

Automatischer Abgleich von beliebigen externen Datenbanken via BISXDS mit ADO und ODBC)

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Integrierte Grafik-Editoren (auf Basis Condor)

Alternative Grafik-Systeme

Automatischer Abgleich von Raumobjekten und beliebigen Attributen aus CAD-Plänen (DWG-Files) via BISXDS

Verschiedene Arbeitsplatztypen

über Benutzer- und Objekt-Zugriffsrechte einstellbar

Funktionalität Internetanbindung

BISWeb ermöglicht den alphanumerischen und grafischen Zugriff auf die BISDatenbank; die Applikation ist (Web-)spezifisch und konfigurierbar

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch, Italienisch, Kroatisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Anbindung und Abgleich über XML-Transfer

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

BISXDS: Tool zur Konfiguration von Schnittstellen zwischen dem Byron/BIS und externen Datenbanken (Dateitransfer, XMLTransfer, Datenbankabgleich), BISAPI: ActiveX Programmierschnittstelle für Zugriffe auf die Byron/BIS-Datenbank von externen Programmen

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

Microsoft Navision (TechnologieBISXDS) SAP (Technologie: Enterprise Application Integration (EAI))

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement: Relion von mse (Basis MS Navision) sonstige: MS-Visio

7

424

Anhang

Funktionen Module

BISLayout BISBelegung BISUmzug BISSchema BISSchlüssel BISInstandhaltung BISGantt BISReservation

BISReinigung BISKabeldokumentation BISWeb BISForm BISModell BISToolConfig BISXDS BISAPI

Referenzen Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Unique Zürich Airport - Flughafen Zürich AG/2003 FIDUCIA IT AG/1995 SW Immobilienverwaltung GmbH/2002 Landtag Nordrhein-Westfalen/2000 Siemens Gebäudemanagement & Services GmbH/2002 Sonstiges

Bemerkungen

Objektorientierter Systemansatz (Datenbank, Datenmodell)

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

425

11 Consultware Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

Consultware

Aktuelle Version

3.61

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1994

Firmenname

PietschConsult GmbH

Adresse

Große Burgstrasse 55-57 23552 Lübeck

Internetadresse

www.consultware.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Matthias Brosius Telefon

0451-75065

Fax

0451-75064

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

ADS

Alternative Datenbank-Systeme

keine

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD-Import

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Über Benutzerrechte

Funktionalität Internetanbindung

Erweiterbarer Webserver

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

PDA-Datenimport möglich

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

XML/Excel

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP, Informa

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine

Funktionen Basismodul

Fläche

7

426

Anhang

Module

Reinigung Technik Schlüssel Miete Gefahrstoff Brandschutz Softwarebaukasten Beschilderung Telefon

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Universitätsklinikum Düsseldorf

Referenzen Universitätsklinikum Schleswig-Holstein, Campus Lübeck Universitätsklinikum Schleswig-Holstein, Campus Kiel St. Bernhard-Hospital Kamp-Lintfort Goslarer Gebäude Management (GGM) Sonstiges Bemerkungen Stand der Informationen

09/2005 Oberflächenlayout

keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

427

12 FacilityCenter Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

FacilityCenter

Aktuelle Version

9.0

Herkunftsland CAFM-System

USA

Entwickler CAFM-System

Tririga (6700 Via Austi Parkway, Las Vegas, NV 89119 USA)

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1990

Firmenname

IC information company

Adresse

Im Wannenboden 2, CH-4133 Pratteln

Internetadresse

www.tririga.com oder www.ic-information.com

Ansprechpartner Bereich CAFM Herr Christian Dietrich, IC information company Telefon

+41 (0)61 826 9000

Fax

+41 (0)61 826 9001

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/XP), Unix, Linux

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle

Alternative Datenbank-Systeme

MS SQL Server

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD, MicroStation

Alternative Grafik-Systeme

siehe Haupssystem

Verschiedene Arbeitsplatztypen

keine Angaben

Funktionalität Internetanbindung

FacilityCenter ist eine 100% web basierende CAFM-Lösung

Angebotene Dialogsprache(n)

Englisch, Deutsch, Französisch, Polnisch - Italienisch und Spanisch in Planung

Funktionalität MobileComputing-Lösung

e-fm® mobile manager zur Datenerfassung und für das Controlling via PDA

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

keine Angaben

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Technologie: k.A.)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

AVA: Arriba Instandhaltung: Maximo sonstige: e-fm® information house, Projectwise, MS Projects, MS Office, Lotus Notes Funktionen

Basismodul

Property Portfolio (Stammdaten)

7

428

Anhang

Module

Anforderungsmanagement Assetmanagement Auftragsmanagement Budgetmanagement CAD Integrator Call Center Dokumentenmanagement Finanzmanagement Flächenmanagement Flächenplanung Graphic Editor Instandhaltungsmanagement

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Novartis Pharma AG/15 User/k.A.

Bemerkungen

Internetbasierender Systemansatz; Die Fa. IC information company bietet mit e-fm information house ein Management Informationssystem für das strategische Facility und Immobilienmanagement an.

Stand der Informationen

12/2005

Inventarmanagement Mietmanagement Mobile Datenerfassung Reinigungsmanagement Reservierungsmanagement Report Schlüsselmanagement Sicherheitsmanagement Umzugsmanagement Vertragsmanagement Visuelle Abfragen

Referenzen Universität Basel/6 User/k.A Bank für internationalen Zahlungsausgleich/5 User/k.A Sonstiges

Oberflächenlayout keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

429

13 Facis M Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

FACIS M

Aktuelle Version

2.0

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1995

Firmenname

ZIP Industrieplanung

Adresse

Wolfratshauserstr. 288 81479 München

Internetadresse

www.zip.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Herr Eckart Pröll Telefon

089 798890

Fax

089 7491014

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Foxpro

Alternative Datenbank-Systeme

Oracle

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

CAD MicroStation V8

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Arbeitsplatz setzt immer CAD voraus

Funktionalität Internetanbindung

Auswertung über Internetanbindung

Angebotene Dialogsprache(n)

deutsch, englisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

keine Angaben

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

keine Angaben

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine Angaben

Funktionen siehe Module Basismodul Module

FACIS- M – Anlagenmanagement FACIS- U – Umzugsmanagement

7

430

Anhang

Referenzen Referenzen

keine Angaben

Bemerkungen

Schwerpunkt Industrial Facility Management/Fabrikplanung CAD-orientierter Systemansatz

Stand der Informationen

10/2005

Sonstiges

Oberflächenlayout keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

431

14 FaciPlan Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

FaciPlan

Aktuelle Version

2005

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

2005

Firmenname

FaciWare GmbH

Adresse

Münchener Str. 31F, 82024 Taufkirchen

Internetadresse

www.faciware.com

Ansprechpartner Bereich CAFM

Hans Kobsa

Telefon

+49 (89) 666 11 343

Fax

+49 (89) 666 11 344

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/XP/oder höher)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS SQL Server 2000 oder höher, Access 2000 oder höher

Alternative Datenbank-Systeme

Oracle, jede ODBC-kompatible Datenbank

Technologie

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Microsoft Office Visio Professional 2003

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Administrator, Rollenvergabe für Berechtigungen; voreingestellt Benutzeroberfläche (Einstellungsmöglichkeiten: Beginner, Fortgeschrittener, Experte)

Funktionalität Internetanbindung

grafische und alphanumerische Darstellung aller Objekte , Suchfunktionen, Berichtshinterlegungen (kostenlosen MS Visio-Viewer vorhanden)

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, englisch, (Visio Professional 2003 in insgesamt 17 Sprachen verfügbar)

Funktionalität MobileComputing-Lösung

FaciPlan bietet sehr gute Tablet PC-Funktionalitäten an; FaciPlan-Dokumente können auf PDA dargestellt (ViewerFunktionalitäten)

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

XML, SVG, HTML, DWG, DXF, Dateitransfer, ODBC, nahtlose Office-Integration zu anderen Office-Programmen

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

Microsoft Navision, SAP (Technologie: Excel-Datenaustausch/ Mendocino ( von SAP und Microsoft entwickelte Schnittstelle)/ Datenaustausch über Webservices )

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement: RELion von mse (Basis: MS Navision) GLT/GA: LonWorks von echelon Netzwerkmanagement: NetDoc von Data Assist Instandhaltung: Mainsaver von CEB 7

432

Anhang

Funktionen FaciPlan Professional Basismodul Module

Flächenmanagement. Arbeitsplatz- und Umzugsmanagement Inventarmanagement InformationstechnologieManagement

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Deutsche BA/2/2005

Referenzen RTL Interactive/4/2005 Pfizer/3/2005 MEAG/2/2005 Sony/2/2005 Sonstiges Bemerkungen

auf Microsoft Visio basierend

Stand der Informationen

12/2005 Oberflächenlayout

ProduktionsanlagenManagement Reinigungsmanagement Mietvertragsmanagement Gebäudeinformationssystem Sicherheit Schlüsselverwaltung

Marktübersicht CAFM-Systeme

433

15 Facts Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

F’acts

Aktuelle Version

2.02

Herkunftsland CAFM-System

Schweiz

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1996

Firmenname

Digital-Graphics GmbH

Adresse

Seitzgasse 8 80538 München

Internetadresse

[email protected]

Ansprechpartner Bereich CAFM Walter Hüppi Telefon

0041 44 380 24 95

Fax

keine Angaben

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows Client: Windows

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS SQL-Server oder MS-ACCESS

Alternative Datenbank-Systeme

alle ODBC-fähigen Datenbanken

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

VISIO professionell

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Einfachbildschime, Mehrfachbildschirme

Funktionalität Internetanbindung

Volle

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch/Englisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Sicht auf Pläne inkl. Arbeitsplätze

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Dateitransfer/XML-Transfer/Programmierschnittstellen

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: CRE,RE,FI,HR,PM/Technologie: k.A.)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine Angaben

Basismodul

Basismodul mit Datenbankanbindung

Funktionen 7

434

Anhang

Module

Flächenmanagement Arbeitsplatzmanagement Mitarbeiter Parkplätze Inventar inkl. BAR-Code-Schnittstelle Belegungsoptimierung

Referenzen

keine Angaben

Bemerkungen

auf Microsoft Visio basierend

Stand der Informationen

10/2005

Referenzen Sonstiges

Oberflächenlayout keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

435

16 FaMe Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

FaMe Software

Aktuelle Version

Version 5

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1989

Firmenname

Facility Management Software GmbH

Adresse

An der Autobahn 43 a 28876 Oyten

Internetadresse

www.fame-online.de

Ansprechpartner Bereich CAFM keine Angaben Telefon

0 42 07/9 11 00

Fax

0 42 07/91 10 19

e-mail

keine Angaben Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

keine Angaben

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle

Alternative Datenbank-Systeme

keine Angaben

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD, Microstation, IFC

Alternative Grafik-Systeme

siehe Hauptsystem

Verschiedene Arbeitsplatztypen

DB, Viewer, CAD

Funktionalität Internetanbindung

Volle Internetfunktionalität

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch, Spanisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Tablett – PC

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

XML, ASC II,

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: CO, FI, HR, SD, MM, PM, CS/Technologie: k.A.), MICROSOFT NAVISION, KHK

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: Siemens, JCI, OPC AVA: GAEB-Schnittstelle Funktionen

Basismodul

FaMe- Basismodul

7

436

Anhang

Module

FaMe- Real Estate FaMe- Portfolio Management FaMe- Projektmanagement FaMe- Energiemanagement FaMe- Netzwerkmanagement FaMe- Mandantenmanage. FaMe- Wartung/ Instandhaltung FaMe- Schlüsselmanagement FaMe- Barcodemanagement FaMe Konferenzraummanage. FaMe- Budgetmanagement FaMe- Vertragsmanagement FaMe- Mietmanagement FaMe- Reinigungmanage. FaMe- Zeichnungsmanage. FaMe- Strategisches Flächenmanagement

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Allianz Versicherung, 1989

FaMe- Viewer FaMe- Besucherempfang FaMe- AVA FaMe- Entsorgung FaMe- Außenanlagen FaMe- Sicherheitsdienst FaMe- Dokumentenmanag. FaMe- Serviceline FaMe- Accounting FaMe- Hörsaalmanagement FaMe- Umzugsmanagement FaMe- Asset Management FaMe- Raumplanung FaMe- Self Service FaMe - Hotelbuchung FaMe - Catering FaMe- Gewährleistungsmana gement

Referenzen Victoria Versicherung Commerzbank Stadt München STN Elektronik Sonstiges Bemerkungen

Sowohl internetbasierende Version (V5), wie auch als klassische C/S Version (V4) verfügbar ; Top-6-System

Stand der Informationen

12/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

17

437

FAMOS Identifizierung/Anbieter

Name des CAFM-Systems

FAMOS

Aktuelle Version

3.7

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

2000

Firmenname

Keßler Real Estate Solutions GmbH

Adresse

Erich-Zeigner-Allee 69-73 04229 Leipzig

Internetadresse

www.kesslersolutions.de

Ansprechpartner Bereich CAFM André Keßler, Nino Turianskyj Telefon

0341-235900-0

Fax

0341-235900-15

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows (NT4/2000/2003/XP), div. Unix Server Client: Windows (98/ 2000/2003/ XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS SQL Server 2000

Alternative Datenbank-Systeme

Oracle 8i/9i/10g

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

angebunden: AutoCAD ab V2000

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD-Viewer und Microstation SE/V8

Verschiedene Arbeitsplatztypen

keine

Funktionalität Internetanbindung

volle Funktionalität über Citrix Metaframe einzelne Module über IIS

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch/Englisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Palm PDA (Inventarisierung, Instandhaltung) Windows CE (Reinigungscontrolling)

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

ASCII, ASCII-strukturiert, ODBC, OLEDB, BP-Plus, HIS, Diapers, D8x (AVA)

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

Microsoft Navision, SAP/R3 (Module: MM, HR, FI/CO/ Technologie: BAPI, RFC, Filetransfer.)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: Hermos-FIS Netzwerkmanagement: Cable NSM (Steinmayer) AVA: D81, D86 (Standardschnittstellen sonstige: Lotus Notes Funktionen

Basismodul

Basismodul, Änderungshistorie, Geschäftsgrafik, Reportdesigner, Service Point, Import Schnittstellen

7

438

Anhang

Module

Flächenmanagement Liegenschaftsregister Schlüsselmanagement Inventarverwaltung Umzugsmanagement Reinigungsmanagement Konferenzmanagement Anlagendokumentation Auftragserfassung Störungserfassung Energiemanagement / Verbrauchsdatenerfassung Brandschutztechnik Abwasserdokumentation Lagerverwaltung EDV- und Kommunikationstechnik

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Ludwig-Maximilians-Universität München/50/2003

Netzwerktechnikverwaltung Fuhrparkmanagement Entsorgungsmanagement Medizinische Anlagendokumentation Web-Störungserfassung Kostenverwaltung Rechnungsverwaltung Budget/Projektbudget Vertragsmanagement Mietmanagement Nebenkostenabrechnung Personalverwaltung Warenwirtschaft Stundenerfassung

Referenzen PRISMA GmbH (Sachsen LB)/15/2000 Sächsische Landesanstalt für Landwirtschaft/10/2004 Mitsubishi HiTec Paper Flensburg GmbH/10/2004 Lufthansa Technik AG/15/2002 Sonstiges Bemerkungen

Über 30 Module im Standardsystem verfügbar

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

439

18 FASTDESIGN Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

FASTDESIGN

Aktuelle Version

2006

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1993

Firmenname

Projecteam GmbH & Co. KG

Adresse

Werksstraße 15, 45527 Hattingen

Internetadresse

www.projecteam.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Thomas Wittrock Telefon

023 24 /90 22 9-0

Fax

023 24 /90 22 9-44

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/2000/98/ XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle

Alternative Datenbank-Systeme

Access

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

CAD-Arbeitsplatz/Viewer-Arbeitsplatz

Funktionalität Internetanbindung

Teilweise/einzige Einschränkung: keine Aenderung an der CAD-Grafik möglich

Angebotene Dialogsprache(n)

deutsch, englisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine Angaben

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

keine Angaben

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

keine Angaben

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine Angaben

Funktionen Basismodul

FASTDESIGN iFM Kern

7

440

Anhang

Module

Flächen, Liegenschaften, Immobilien Infrastruktur, Energiemanagement Sicherheit, Gesundheit, Umwelt Maschinen, Anlagen, Inventare Auftragsverwaltung Projektverwaltung Fabrikplanung

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

SCHOTT Glas AG 30

Referenzen Erbslöh Aluminium AG 10 Automotive Lighting 2 Volkswagen AG 20 Benteler Automobiltechnik GmbH & Co. KG 5 Sonstiges Bemerkungen

Schwerpunkt Industrial Facility Management/Fabrikplanung CAD-orientierter Systemansatz

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

441

19 fmINIT/fmONLINE Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

fmINIT/fmONLINE

Aktuelle Version

3.0

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland (BRD)

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1996

Firmenname

INIT Facility Management GmbH

Adresse

Lennershofstraße 160, 44801 Bochum

Internetadresse

www.initfm.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Prof. Dr.-Ing. Burkhard Weber/Dipl-Ing. Frank Bögel Telefon

0234 970780

Fax

0234 9707899

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows (2000/XP) Client: Windows (NT4/2000/ME/98/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Objectivity, MSQL (bei Modulen)

Alternative Datenbank-Systeme

MS SQL Server, Oracle (verfügbar ab Q I/2006)

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

fmINIT ist in ADT fest integriert

Alternative Grafik-Systeme

Über DXF-Import auch Datenübernahme aus anderen marktgängigen Systemen

Verschiedene Arbeitsplatztypen

CAD-Arbeitsplatz (vorwiegend Bestandsaufnahme) WEB-Arbeitsplätze

Funktionalität Internetanbindung

Vollständige WEB-Integration,. durchgängige schreibend und/oder lesender Zugriff auf die Informationen ( je nach Zugriffsrechten)

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

XML, API

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP R/3 (Module: PM, MM, Employee Self Service/Technologie: k.A.), E+S (Herst.: E+S Unternehmensberatung GmbH)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: Johnsson Controls, MBS GmbH (m//control) sonstige: Personalwesen LOGA (P&I AG) Funktionen

Basismodul

Abbildung, Steuerung und Dokumentation aller relevanter Prozesse des technischen und infrastrukturellen FM .

7

442

Anhang

Module

Instandhaltung Reinigung Umzug Nebenkosten Inventur/Barcode Schlüsselmanagement Raumreservierung

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

SCHWARZPHARMA AG/ca. 750/2002

Brandschutz Flächendarstellung Raumstempel Formulargenerator Massendatenimport Liegenschaftsinfo Flächenbilanz

Referenzen Land Bremen (GBI)/ /2003 Bremer Landesbank Immobilien//2002 Stadt Bochum//2004 Stadt Braunschweig//2004 Sonstiges Bemerkungen

Internetbasierender Systemansatz

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

443

20 Fmplus Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

FMplus

Aktuelle Version

4.4

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1996

Firmenname

AOD Unternehmensberatung GmbH

Adresse

Fasaneriestr. 36 A 65195 Wiesbaden

Internetadresse

www.aod-fm.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Dr. Fritzsche Telefon

0611/1860914

Fax

0611/1860913

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/2000/98/ XP), Datenbankserver: auch UNIX; LINUX

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS SQL Server

Alternative Datenbank-Systeme

ORACLE, SYBASE, INFORMIX, MY-SQL, ACCESS, PostgreSQL

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

angebunde DXF-Dateien

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD, RoSy-CAD

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Administrator/normaler Anwender/Anwender mit eingeschränkten/unterschiedlichen Rechten

Funktionalität Internetanbindung

Beschränkte auf bestimmte Module

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch (in Vorbereitung: englisch)

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Erfassung der Zählerstände per Handheld Objektauswahl durch Barcodeleser

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

XLS, XML, DOC, MDB

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

PDS, Fa. PDS, Lexware financial, Fa. LEXWARE, SAP in Vorbereitung

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement: INTEGRA, Fa. GIT GLT/GA: EWA, Fa. PMB GIS: Fa. HWP

Basismodul

siehe Module

Funktionen 7

444

Anhang

Module

Raum- und Gebäudebuch Instandsetzung, Störung- und Wartungsaufträge Wartungsverwaltung Störungsmeldungen Planarchiv Liegenschaftsverwaltung Energie Zählererfassung per Handheld Reinigung Projektcontrolling Kfz-Verwaltung Administration

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Universität Gießen/20 User/1997

Referenzen Universität zu Köln/40 User/1997 Studentenwerk Gießen/20 User zzgl Web-Portal/2001 Klinikum Gera/12 User/1996 Gebäudemanagement AG, Cottbus/3 User/2001 Sonstiges Bemerkungen

Die Module Energie und Reinigung laufen auch unter dem CAFM-System PLANON

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

445

21 FM-Suite Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

FM-Suite

Aktuelle Version

2.1

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1996

Firmenname

Ingenieurbüro Kurt Knippschild

Adresse

Am Kränzenberg 17 64646 Heppenheim

Internetadresse

www.fm-suite.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Kurt Knippschild Telefon

+49 6252 670 610

Fax

+49 6252 670 611

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Vollständig in JAVA geschrieben, daher auf Windows und Linux lauffähig

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle ab 9.1, MySQL ab 4.1, PostgreSQL ab 7.1

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem.

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

keine

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

FM-SUITE ist vollständig Web basiert.

Funktionalität Internetanbindung

reines Internet-System (volle)

Angebotene Dialogsprache(n)

Vollkommen sprachunabhängig, alle Sprachen werden unterstützt, vollständig Internationalisiert.

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Anbindung von externen Datenbank, Einbindung von BIAnwendung, Export Funktionalitäten XLS/PDF, WebserviceSchnittstellen.

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

keine

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine Angaben

Basismodul

FM-Suite (Dokumenten-Management-System, Instandhaltungsund Wartungs-Management , Objektbezogene- und personalisierte Aktivitätenplanung, Rechtesystem, Benutzerverwaltung ) 7

Funktionen

446

Anhang

Module

FM-Suite ist nicht modularisiert

Referenzen

keine Angaben

Referenzen Sonstiges Bemerkungen

Internetbasierender Systemansatz

Stand der Informationen

09/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

447

22 FM-Tools Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

FM-Tools£

Aktuelle Version

Version 4.54

Herkunftsland CAFM-System

Bundesrepublik Deutschland

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1994

Firmenname

infas enermetric GmbH

Adresse

Grüner Weg 80, 48268 Greven

Internetadresse

www.infas-enermetric.de

Ansprechpartner Bereich CAFM

Dipl.-Ing. Reiner Tippkötter

Telefon

0 25 71/9 59-0

Fax

0 25 71/9 59-1 50

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/98/2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS-SQL Server, Oracle, Access

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem

Technologie

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD, Allplan, ...

Alternative Grafik-Systeme

siehe Hauptsystem

Verschiedene Arbeitsplatztypen

keine Angaben

Funktionalität Internetanbindung

volle Funktionalität

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine Angaben

Verfügbare Standardschnittstell keine Angaben entechnologien Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Technologie: k.A.), Microsoft Navision,

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine Angaben

Basismodul

Stammdatenverwaltung (Liegenschaften, Objekte, Anlagen)

Funktionen 7

448

Module

Anhang

Reparatur, Wartung, Instandhaltung Energiemanagement Emissions- und Abfallmanagement Kommunikationsmanagement Störungsmanagement Schadstoffmanagement Flächenmanagement Reinigungsmanagement Hausdienste (Hausmeister, Außenpflege) Schlüsselmanagement Haushalts-, Budget- und Investitionsplanung

Maßnahmenplanung Meldungserfassung und abwicklung Auftrags- und Projektabwicklung inkl. –controlling Vertragsmanagement Dokumentenmanagement Kostenverrechnung (gem. Mieter-Vermieter-Modell) Kostenzuordnung/-verteilung Mietmanagement Nebenkostenabrechnung (gem. II. BVO) Gebäudewertermittlung Liegenschaftsmanagement

Referenzen Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Stadt Remscheid/> 50/1996 Stadt Delitzsch/15/2002 Stadt Bottrop/> 50/2002 Kreis Wesel/10/2004 Gemeinde Recke/5/2001 Sonstiges

Bemerkungen

Schwerpunkt: öffentliche/kommunale Einrichtungen; Integration der IT- Lösungen der Alcatel SEL AG (DIGES) und der Siemens AG (Limas)

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

449

23 G-Info Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

G-Info

Aktuelle Version

2006

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland (BRD)

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1998

Firmenname

Horstick GmbH it-solutions

Adresse

Industriestraße 11, 46342 Velen

Internetadresse

www.horstick.de ; www.g-info.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Herr Rolf Schulte Telefon

+49 (0) 2863 – 92 95 -0

Fax

+49 (0) 2863 – 92 95 -20

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/2003 Server/ XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS Access 2000-2003

Alternative Datenbank-Systeme

MS SQL Server 2000, Oracle 9, IBM DB2

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Autodesk MapGuide

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD, Autodesk Architectural Desktop, Autodesk Map; Autodesk Map 3D

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Einzelplatz mit Softlock (Lizenzdatei); Einzelplatz mit Hardlock (USB-Dongle); Netzlizenz (Netzlizenzserver Concurrent User)

Funktionalität Internetanbindung

G-Info WEB (grafischen und alphanumerischen Darstellung der Daten)

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine Angaben

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Schnittstellenmodul zur externen Online-Anbindung aller Datenbanksysteme die über ODBC und/oder OLEDB Schnittstelle verfügen.

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: RE, RE/FX, PM/Technologie: RFC), AM Meridian

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Netzwerkmanagement: C6000 Instandhaltung: INIT sonstige:Liegenschaftsmanagement - KoLIBRI; Autodesk - TOPOBASE; Straßenkataster - Tifosy; Deponieverwaltungssystem DepSüVo; Energiemanagement - Ennovatis

7

450

Anhang

Funktionen Basismodul

G-Info DATA

Module

G-Info ADMIN G-Info VIEW G-Info CAD View G-Info Fachschale Reinigung G-Info Fachschale Gebäudeschäden + NKF G-Info Fachschale Grün:FM + NKF G-Info Instandhaltung (powered by INIT) G-Info WEB

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Landschaftsverband Westfalen Lippe, Münster/5

Referenzen Deutsches-Elektronen-Synchrotron (DESY), Hamburg/20 Henkel KGaA, Düsseldorf/5 MTU, Friedrichshafen/3 Stadt Bocholt/5 Sonstiges Bemerkungen

AutoCAD

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

451

24 I.C.F.M Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

I.C.F.M (integrated customized facility management)

Aktuelle Version

keine Angaben

Herkunftsland CAFM-System

Schweiz

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

2001

Firmenname

I.C.F.M.

Adresse

Haldenstrasse 31 CH – 8904 Aesch b. Birmensdorf

Internetadresse

www.icfm.ch

Ansprechpartner Bereich CAFM Herr Jürg Vifian Telefon

+41 (0)43 344 12 40

Fax

+41 (0)43 344 12 11

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Access

Alternative Datenbank-Systeme

MS SQL Server

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

MapGuide

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

keine

Funktionalität Internetanbindung

reine webbasierende Lösung. Es wird direkt im IEX -Browser gearbeitet.

Angebotene Dialogsprache(n)

Mehrsprachigkeit ist pro Benutzer möglich

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Datenausgabe auf MobileComputing.

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Datenausgabe in XML

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP R/3 (Technologie: Online und Datenexport)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: Metasys, Johnson Controls Instandhaltung: Stratus sonstige: Zutrittskontrolle - Exos, Schliessverwaltung KeyMagic, Bussysteme - OPC, Integrales Türmanagement -OPO, Funktionen

Basismodul

Flächendefinition nach DIN 277 und SIA 416

7

452

Anhang

Module

Organisationseinheiten Kostenstellen Reinigungsflächen Energiemanagement Mieter Brandschutz und Fluchtwege Sicherheitszonen Videoüberwachung

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

RailCity SBB/20

Möbelmanagement Wertschutz Elektroinstallationen Zutrittskontrolle Dokumentenmanagement Symbolmanager Redlining, Kommunikation

Referenzen Zürcher Zoo/10 NOK Nordostschweizerische/10 Centralschweizerische Kraftwerke, Luzern./10 OPO Oeschger AG/10 Sonstiges Bemerkungen

Bis jetzt nur in der Schweiz verbreitet; internetbasierender Systemansatz

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

453

25 iFMS Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

iFM-System 2 (kurz iFMS)

Aktuelle Version

2.01

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

iFM-Solutions GmbH/syskoplan AG

Zeitpunkt Markteintritt BRD

2004

Firmenname

syskoplan AG

Adresse

Bartholomäusweg 26 33334 Gütersloh

Internetadresse

www.syskoplan.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Tobias Pfitzer/Günther Jasper Telefon

+49 (7 11) 228 05-0

Fax

+49 (7 11) 228 05-99

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

alle gängigen Windows, Linux- und Unix-Plattformen

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle ab 9.2x

Alternative Datenbank-Systeme

MS-SQL Server, PostgreSQL, weitere relationale JDBCDatenbanken. Anbindung der DB über JDBC.

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Eigenes, speziell für CAFM entwickeltes Graphiksystem.

Alternative Grafik-Systeme

Integration verschiedener CAD-Systeme in das iFMS/SAP Gesamtsystem möglich

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Beliebige, über Rollenkonzept konfigurierbar

Funktionalität Internetanbindung

Die 3 Tier- Intranet- und Internetarchitektur erlaubt eine Nutzung aller Funktionen.

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch/ Englisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Bestandsdokumentation über Handheld

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Konfigurierbare Datenaustauschschnittstellen: Batchbetrieb/ ASCII- Im- und Export/XML-, XLS-, PDF-, HTML- Export/ Import und Abgleich von Objektstandorten/CAD-Import/DXFIm- und Export (optional DWG)/SVG- Export

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Release ab 4.6c/Module: PM, MM/Technologie: RFC/ BAPI/inkl. GUI-Transaktionsschnittstellen für PM/MM)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

sonstige: Microsoft Office 7

454

Anhang

Funktionen Basismodul

iFMS- Organisation (Liegenschaften, Fachansichten, Berechnungen, Merkmale, GUI-Designer, Tabellenansichten, Personen, Organisationsstruktur, Dokumente, Gruppierungen, Recherche & Reportverwaltung, Rechte & Benutzerverwaltung, Office-Integration, Offline-Schnittstellen & Tools,Historie)

Module

iFMS/ERP- connect CAD-EDITOR CAD-Objekt - Import/Export Variantenplanung Flächenmanagement

Baukonstruktionen Objekte und Anlagen Instandhaltungsleistungen Reportdesigner

Referenzen Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft

Bemerkungen

Internetbasierender Systemansatz ; CAFMKomplementärsystem für SAP mit Graphik- und Planungsfunktionalität, richtet sich an Unternehmen, die SAP als strategisches ERP-System einsetzen; Anbieter ist zertifizierter SAP-Partner

Stand der Informationen

10/2005

Hanse Merkur Versicherungsgruppe Parkraumgesellschaft Baden-Württemberg Sonstiges

Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

455

26 IMPL3000 Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

IMPL3000®

Aktuelle Version

10.3

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1995

Firmenname

MBL GbR

Adresse

Münchener Str. 84, D-85290 Geisenfeld

Internetadresse

www.mblgbr.com; www.impl3000.de, www.mbl-ag.com

Ansprechpartner Bereich CAFM Klaus Lenz, Tanja Lenz, Maritta Buschbaum Telefon

+49 (0)8452/7320 02

Fax

+49 (0)8452/7320 03

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: UNIX, LINUX, Windows Client: Windows (ab 2000), WebClient: betriebssystemunabhängig

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle ab 9.x

Alternative Datenbank-Systeme

MS SQL Server, VisualFoxPro Professional, DB2 (über ODBC)

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD ab 2004 angebunden mit integrierten IMPL3000Kern auf Basis .Net/Arx

Alternative Grafik-Systeme

MicroStation /J u. V8, VISIO ab 2002

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Schnellerfassung, Standard ohne CAD, CAD-Arbeitsplatz

Funktionalität Internetanbindung

Teilweise, ohne CAD-Funktionalität im Standard Im Liegenschaftsmanagement (GIS) mit CAD-Funktion 2D

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, englisch, arabisch (Auf Wunsch: französisch, italienisch, portugiesisch)

Funktionalität MobileComputing-Lösung

MobileClient mit automatisiertem Datenaustausch zum Server

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

XML, WSDL, ODBC, JDBC, OLE, Datanorm, ELSTER, Edifact, XBAse, DIF,

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: CO, MM, FI, HR, RE, CRM/Technologie: RFC, Filetransfer, Online), TKS AS400 - Teamware, Peoplesoft – Oracle, Axapta, Microsoft Navision – Microsoft

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement: Blue Eagle (Basis SAP) GLT/GA: FIS# , Siemens, Honeywell Netzwerkmanagement: PC-Info, SSM, Tivoli GIS: IMPL3000 GIS, CSO AVA: ORCA, CIP sonstige: EMGIS, TK-Systeme, Interflex, Mail-Systeme, Microsoft Office

7

456

Anhang

Funktionen Basismodul

IMPL3000® - Server

Module

IMPL3000® TECH ( Betriebsanlagen, Energieverwaltung, Geräte-, Einrichtung-, Komponenten-, Rohrleitungsmanagement, Flächenmanagement (innen und außen), Parkraumverwaltung, GIS, Umweltkataster, Kabelmanagement, Schlüsselverwaltung, Softwaremanagement, Werkzeugverwaltung) IMPL3000® INFRA ( Umzugsmanagement, Variantenplanung, Störmanagement, Instandhaltung, Reinigungsmanagement, Raumreservierung, Fuhrparkmanagement, Bewerberverwaltung, Besucherverwaltung, Catering – Warenwirtschaft) IMPL3000® ERP ( Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Kostenträger, Mahnwesen, Zeitwirtschaft, Anlagenbuchhaltung, Warenwirtschaft mit Verkauf, Einkauf, Logistik, Fertigung, Kasse, Projektmanagement) IMPL3000® CRM ( Kunden- und Lieferantenmanagement, Rollenfunktion, Servicewesen, Vertriebsunterstützung, Berichtswesen) IMPL3000® REAL ESTATE (Liegenschaftsmanagement, Immobilienbewertung, Anmietung, Vermietung, Eigennutzung, Bewirtschaftung, Rechnungslegung, Abrechungen, Planbudgets, Fondverwaltung) IMPL3000® CAD – Grafik und CAD-Integration IMPL3000® BSG - Brandschutz und Gefahrenabwehr IMPL3000® HEALTH – Gesundheits- und Pflegewesen IMPL3000® ORG (Dokumentenmanagement, Historienverwaltung, Kennzahlenmanagement, Meta. DB, OLE-Server, Prozessmanagement, Workflowmanager, Wissensdatenbank, Terminverwaltung) Referenzen

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Krankenhaus Agatharied/ca. 1.000/1998 Versicherungskammer Bayern/ca. 50/2003 Immosolution/ca. 25/2004 EADS Manching/ca. 10/ 2002 DAMAC/ca. 75/2004 Sonstiges

Bemerkungen

Integrierte ERP-Funktionalitäten (Finanzwesen, Personalwesen, Logistik, CRM); Integrierte Immobilienmanagementlösung.

Stand der Informationen

10/2005

7

Marktübersicht CAFM-Systeme

457

Oberflächenlayout

458

Anhang

27 IMSware Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

IMSware.CAFM

Aktuelle Version

2005

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1997

Firmenname

IMS Gesellschaft für Informationsund Managementsysteme mbH

Adresse

Erlenstraße 80 46539 Dinslaken

Internetadresse

www.imsware.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Dr. Christian Bernhart Telefon

02064 4986-0

Fax

02064 4986-49

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/2000/95/98/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle

Alternative Datenbank-Systeme

keine

Technologie

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

integrierter 3D-CAD-Kern

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD, Micro Station

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Vollarbeitsplatz, Auskunftsarbeitsplatz, Infoportal

Funktionalität Internetanbindung

volle

Angebotene Dialogsprache(n)

deutsch, englisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Objektmanagement, Baumdarstellung, Pflege von WorkflowDaten, Inventarisierung, Wareneingang, Raumbegehung

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Dateitransfer, XML, BAPI/Webservices, Programmierschnittstelle (Workflow), DDE, Datenbank-Link

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP R/3 (Module: RE, FI, CO, PM, MM/Technologie: Dateischnittstelle, Webservices, Online), Microsoft Navision, KIRP, INFOMA, H+H, AB-Data

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: Visionik Netzwerkmanagement: HP Open View GIS: Smallworld AVA: ARRIBA sonstige: TK-Systeme- Siemens HiPat

Basismodul

Objekt Management, Reporting Management, Interaktive Grafik/CAD, Klassengenerator

Funktionen 7

Marktübersicht CAFM-Systeme

459

Module

Immobilien- und Liegenschaftsmanagement Flächen- und Raummanagement Reinigungsmanagement Schließmanagement & Zugangskontrolle Inventarmanagement Umzugsmanagement Kommunikations- und Netzwerkmanagement

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Stadt Münster/120/2003

Instandhaltungsmanagement Anlagenmanagement Sicherheitsmanagement Energiemanagement Mietmanagement Budgetmanagement Vertrags- und Dokumentenmanagement Störungsmanagement Simulation Reservierung

Referenzen Messe Schweiz/25/2000 Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein/50/2002 Siemens Karlsruhe/250/1998 Universitätsklinikum Essen/40/2000 Sonstiges Bemerkungen

Weiterer Schwerpunkt Netzwerkmanagement

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

460

Anhang

28 InKA-FM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

InKA-FM – Integrierte Kalkulation und Abwicklung von Facility Management-Dienstleistungen

Aktuelle Version

3.01

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

seit 2000

Firmenname

Ingenieurbüro Weiler GmbH

Adresse

Krifteler Straße 14 65719 Hofheim

Internetadresse

www.ibweiler.com

Ansprechpartner Bereich CAFM Herr Engelberth J. Kiesel Telefon

0611/2055 882

Fax

0611/2055 795

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/95/98/ME/2000/2003/ XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Borland InterBase (wird Standardmäßig mitgeliefert)

Alternative Datenbank-Systeme

Microsoft SQL-Server, Oracle, MySQL, …

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

keine

Alternative Grafik-Systeme

Microsoft Visio + diverse Viewer

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Einzelplatz-Lizenz für Stand-Alone PC Server-Lizenz inkl. einer Zusatz-Lizenz Zusatz-Lizenz für Netzwerk-Arbeitsplatz Firmenlizenzen ASP

Funktionalität Internetanbindung

volle

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Tablet-PC

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Kommaseparierte Listen (csv-Dateien), eigenes Datenformat

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

keine

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: FIS – Facilities Information System der HERMOS AG

Technologie

7

Marktübersicht CAFM-Systeme

461

Funktionen Basismodul

InKA-FM (Außenanlagenmanagement/Arbeitsauftragsabwicklung/Belegungs- und Umzugsmanagement/Benchmarking/Betriebs- und Bewirtschaftungskostenkalkulation/Betriebs-tagebuch/ Brandschutzmanagement/Dokumentation von Gebäude- und Anlagenbestand/Erstellen von GM-Ausschreibungen/Flächen- und Raummanagement/Fuhrparkverwaltung/Gefahrstoffmanagement/ Gewährleistungsverfolgung/Grundstücksverwaltung/Instandhaltungsmanagement/Inventarverwaltung/IT-Netzwerkverwaltung/ Kommunikationsmittelmanagement/Kostenstellenverwaltung/ Kundenverwaltung/Liegenschafts- und Objektverwaltung/Management Medizintechnischer Geräte/Mietmanagement/Mitarbeiterverwaltung/Nachunternehmerverwaltung/Parkplatzmanagement/ Produktionsanlagenmanagement/Prüfmittelmanagement/Prüfung elektrischer Betriebsmittel nach BGV A3/Qualitätsmanagement für FM-Dienstleister/Raumbuch/Reinigungsmanagement/Schlüssel- und Codekartenverwaltung/Störungsmanagement/Mängelverfolgung/Verbrauchsdatenerfassung/Vertrags-, Dokumenten- und Planmanagement/Zeit- und Kostenkalkulation)

Module

Basismodul enthält alle Anwendungsfälle (nicht modular).

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Imtech Deutschland GmbH & Co. KG Baker & McKenzie Luwa GmbH UBS Real Estate Kapitalanlagegesellschaft mbH DIFA

Referenzen

Sonstiges Bemerkungen Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

462

Anhang

29 Innocad Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

innocad®

Aktuelle Version

4.01

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1996

Firmenname

FMK Gesellschaft für Facility Management und Kommunikationsversorgung mbH

Adresse

Köpenicker Str. 325 12555 Berlin

Internetadresse

www.fmk-service.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Herr Detlef Klonsdorf Telefon

030 6576 2226

Fax

030 6576 2215

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows (NT4/2000/2003/ XP), Unix, Linux Client: Windows (NT4/2000/98/ME/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS SQL Server

Alternative Datenbank-Systeme

Oracle

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Aperture via OLE/ODBC

Technologie

Alternative Grafik-Systeme

Anbindung an AutoCAD, Microstation oder auch MS Visio

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Ja, bedingt durch Einbindung der unterschiedlichen ApertureProdukte (Client/Abfrage) und thematische Modularisierung

Funktionalität Internetanbindung

Teilweise beschränkt auf einzelne Module, wie z.B. Störungsmeldung oder Konferenzraumreservierung. .

Angebotene Dialogsprache(n)

deutsch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Lösungen zur mobilen Erfassung von Zählerständen, für Instandhaltung und Inventur ( Barcode- und RFIDTechnologien)

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Dateitransfer; Export zu MS Office (Word, Excel, …), Import aus MS Excel;

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Technologie: ASC – Aperture SAP Connected von BEGIS), Datev

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: verschiedener Hersteller AVA: GAEB-Schnittstelle Funktionen

Basismodul

Zentrale Steuerung und Administration

7

Marktübersicht CAFM-Systeme

463

Module

Basisinformationen (Adressen/Organisation) Bestandsdokumentation (Liegenschaft/Gebäudebuch/ Raumbuch/Freiflächen/Technische Anlagen/Inventar/Kabel) Flächenmanagement ( Belegung/Vermietung/Visualisierung) Prozessführung Betrieb ( Störungen/Arbeitsaufträge/Reinigung/ Schließanlage/Umzug/Medienversorgung/Kommunikation) Prozessführung Verwaltung ( Betriebskosten/Ausschreibung/ Verträge/Kostenerfassung)

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Innovationspark Wuhlheide Managementgesellschaft mbH/26/1996

Referenzen

Bundesbaugesellschaft Berlin mbH/k.A./2004 TechnologieZentrumDresden GmbH/k.A./1998 Jenapharm GmbH & Co.KG/k.A./2002 BBB Biomedizinischer Forschungscampus Berlin-Buch GmbH/ k.A/2002 Sonstiges

Bemerkungen

Verwendet als visuelles Informationssystem Aperture.

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

464

Anhang

30 KeyLogic Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

KeyLogic

Aktuelle Version

Q3-2005

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

2001

Firmenname

BFM Building + Facility Management GmbH

Adresse

Frankfurter Straße 1-5 65760 Eschborn

Internetadresse

www.key-logic.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Rudolf Brendel, Nicole Tögel Telefon

0 61 96/49 39 6-0

Fax

0 61 96/49 39 6-49

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows (NT4/2000/2003/ XP) Client: Windows (NT4/98/ME/2000/2003/ XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS SQL Server

Alternative Datenbank-Systeme

Oracle

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Eigenentwicklung.(natives DWG-Format) Schnittstellenformate: DWG, DXF und DGN.

Alternative Grafik-Systeme

Bidirektionale Schnittstelle zu DDS (Data Design System).

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Client, named: Einzelplatzversion Client, con-current: Mehrplatzlizenz WebClient: browserbasiert WebHelpDesk: browserbasiert.

Funktionalität Internetanbindung

Voll: Alle Informationen (alphanumerisch + grafisch) Teilweise:Auswertungen, zurückschreiben

Angebotene Dialogsprache(n)

deutsch, englisch (Im Aufbau: spanisch, französisch)

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Offline-Schnittstelle

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Offene COM-Schnittstelle ODBC, ASCII, XML

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: FI, CO, PM/Technologie: Batch-Input, online)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement: IGEL GLT/GA: Sauter GIS: artiso ask sonstige: Windream (DMS), ennovatis (Energiemanagement), DDS (Haustechniksystem) 7

Marktübersicht CAFM-Systeme

465

Funktionen Basismodul

KeyLogic FM/KeyLogic IM/KeyLogic FM/IM (integrierte Lösung)

Module

KeyLogic FM (Anlagenmanagement/Arbeitsplatzverwaltung/ Auftragsvergabe/-bearbeitung/Auswertungen/Bauteilkatalog, u.a. nach VDMA und DIN/Belegungsplanung/CAD-Integration/Budget- und Kostenkontrolle/Dokumentenverwaltung/ Eskalationsmanagement/Flächenmanagement/Fristenverwaltung/Gebäudeinformationen/Gebäudemodell 2D/3D/Gewährleistungsmanagement/Help-Desk und Statusverfolgung/ Import/Export/Infrastrukturelles Raumbuch/Inventarverwaltung/Kostenstellen- und Kostenartenzuordnung/Firmen- und Personenverwaltung/Formulargenerator/Fuhrparkverwaltung/ Leistungs- und Nutzerverrechnung/Liegenschaftsinformationen/ Logbuch/Notiz/Mietmanagement/Plan-Ist-/Soll-Kosten/Planarchiv/Projektmanagement/Qualitätsmanagement/Reinigungsmanagement/Reportgenerator/Reservierung/Schlüsselverwaltung/Standardauswertungen/Störungsmanagement/Technisches Raumbuch/Terminplanung/Umzugsmanagement/Vegetation/ Vertragsverwaltung/Wartung und Instandhaltung/Zuständigkeitsverwaltung KeyLogic IM ( Stammdaten/Adressdatenbank/Liegenschaftseiegntümerverwaltung/Objektverwaltung/Benutzerverwaltung/Sollstellungen von Hausgeldern, Miet- und BK-Vorauszahlungen/Elektronischer Zahlungsverkehr/Buchhaltung inkl. FiBu/Mahnwesen/Zinzen und Darlehensmodul/Abrechnung von Mietern und Wohnungseigentümern/Abrechnung von Liegenschaften/Steuerrecht/Dokumenten-, Mail- und Datenmanagement/Maklerwesen/Vertriebsmanagement/Workflow (Aufgabenverwaltung)/Finanzamt-Abrechnung/Umsatzsteuer/Versicherungsmanagement/Reportwesen/Verbrauchsdaten) Referenzen

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

DaimlerChrysler AG, Hauptniederlassung Mercedes-Benz München inkl. 18 Zweigstellen/26 User /2003 Landratsamt Karlsruhe/ ca. 50 User/2003 Heimat Österreich/60 User/2004 Grill Immobilienmanagement GmbH/14 User/2003 Bundesagentur für Arbeit, 100 con-current-Lizenzen/ca. 400 User zzgl.. WebHelpDesk für 96.000 User/2004 Sonstiges

Bemerkungen

Integration einer Lösung für die Immobilienwirtschaft

Stand der Informationen

10/2005

7

466

Anhang

Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

467

31 Kopernikus Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

kopernikus®

Aktuelle Version

11

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland

Entwickler CAFM-System

Hochtief Software AG, Kopernikus Software GmbH

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1995

Firmenname

Kopernikus® Software GmbH

Adresse

Heddernheimer Landstr. 155, 60439 Frankfurt am Main

Internetadresse

www.kopernikus-software.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Ulrich Kiwitt Telefon

069 – 9203 18 19

Fax

069 – 92 03 18 50

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/2000)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle

Alternative Datenbank-Systeme

Über Middleware möglich

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Integrierter Kernel (Condor)

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD/MicroStation

Verschiedene Arbeitsplatztypen

prozessabhängig

Funktionalität Internetanbindung

keine Angaben

Angebotene Dialogsprache(n)

deutsch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine Angaben

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Middleware eol, XML-Transfer, PHP, front- und backendKoppelung

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: RE, FI, CO, BW/Technologie: k.A.), Oracle Financials

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

sonstige:A/M/W Portfolio & Risk Navigator, Syska SQL REWE, L+S/ Sauter/ HKR Funktionen

Basismodul

Basistechnologie mit interaktiven Vertrags-, Service- und Workflow Engines

7

468

Anhang

Module

kopernikus® infrastructure kopernikus® maintanance kopernikus® real (Kaufmännisches FM, Immobilienmanagement) kopernikus® portfolio kopernikus® architecture (Qualitätsmanagement für Ausschreibungen sowie alphanumerische und graphische Gebäudedaten )

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Kiel

Referenzen Deutsche Bundesbank, Frankfurt am Main QVC Deutschland GmbH Hochschulen am Standort Münster Bergische Universität Wuppertal. Sonstiges Bemerkungen

Grafische Workflowkomponente; zwischen 2001und 2004 gab es mehrere Eigentümerwechsel (Hochtief Software, Cap Gemini Ernst & Young agiplan Technosoft und Kopernikus Software)

Stand der Informationen

11/2005 Oberflächenlayout

keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

469

32 MORADA Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

MORADA

Aktuelle Version

3.4

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1997

Firmenname

SMB AG

Adresse

Kantstraße 28 80809 München

Internetadresse

www.smbag.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Hartmut Potreck Telefon

089/35 82 74 51

Fax

089/35 82 74 40

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows (2000/XP), Linux Client: Windows (2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle 8.x/ 9.x/10

Alternative Datenbank-Systeme

MySQL 3.4, 4.x

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

SVG-Grafik

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD,/ADT/ARRIBA CA3D

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Vollversion für FM-Anwendung Infosystem als Viewer bzw. kundenspez. Teilfunktionalität

Funktionalität Internetanbindung

Webbasierte JAVA-Lösung,voller Funktionsumfang mit Grafik

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

ODBC-Schnittstelle SQL-Dump XML CSV-Datei

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Technologie: k.A.)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

sonstige: Allfa/Nemetschek, BayIVS/Bezirksfinanzdirektion Regensburg, RBK1-PC/ZBWB Freiburg Funktionen

Basismodul

siehe Module

7

470

Anhang

Module

Flächenmanagement Belegungsplanung Reinigungsverwaltung Inventarverwaltung Stellplatzverwaltung Vertragsverwaltung Schlüsselverwaltung

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Bauverwaltung Bayern/450/1998

Technische Gebäudedokumentation Konfigurierbares Kennzeichnungssystem Reportgenerator Wartungs-/ Instandhaltungsplanung

Referenzen Bauverwaltung Baden-Württemberg/257 /1999 Volkswagen Forschung und Entwicklung/5/2000 FH Esslingen/6 /2001 Hessisches Immobilienmanagement/30/2003 Sonstiges Bemerkungen Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

471

33 pit-FM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

pit-FM

Aktuelle Version

pit 2006

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

2000

Firmenname

pit-cup GmbH

Adresse

Hebelstraße 22c 69115 Heidelberg

Internetadresse

www.pit.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Adrian Jülich Telefon

(06221) 5393-0

Fax

(06221) 5393-11

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (98/ME/2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Access, Oracle, MS SQL-Server

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

pit-CAD 2006 mit AutoCAD bzw. ADT /pit-InCAD mit Intellicad als Basis

Alternative Grafik-Systeme

siehe Hauptsystem

Verschiedene Arbeitsplatztypen

keine Angaben

Funktionalität Internetanbindung

Störmeldetool, Erfassung von Zählerwerten, Abfrage von Ansprechpartnern, Erstellung von Aufträgen, Erfassung von Rechnungen, Buchungen von Fahrzeugen

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch, Tschechisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Technologie: Windows Mobile 2003 Funktion: Aufgabenverwaltung inkl. Zeiterfassung, Erfassung von Zählerwerten, frei definierbare Datenerfassun

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

bidirektionale Schnittstellen zu CAD, SAP und Microsoft Navision Import/Export der Formate *.csv, *.txt, *.asc und *.mdb. Schnittstelle zu Microsoft Office Ausgabe von Reports zusätzlich im XML-, HTML-, pdf-Format oder in einer Bilddatei

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Technologie: BAPI und Batch), Microsoft Navision

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: per OPC-Client unabhängig vom Hersteller sonstige: Autodesk MapGuide

7

472

Anhang

Funktionen Basismodul

pit-FMDB 2006 (Auftragsmanagement, Auswertungen/ Statistiken, Budgetverwaltung, Dokumentenmanagement, EDV-Verwaltung, Energiemanagement, Fahrzeug- und Fuhrparkverwaltung, Flächenmanagement, Lagerverwaltung, Nebenkostenabrechnung, Personalverwaltung, Projektmanagement, Reinigungsmanagement, Schlüsselverwaltung, Störmeldemanagement, Terminverwaltung, Umzugsmanagement, Veranstaltungsmanag ement, Vertragsverwaltung, Wartung)

Module

pit – EMa BGV A3 (Geräteprüfung) pit – EMa med (Medizingeräteprüfung) pit – FM PDA (Aufgabenverwaltung/Zählwerterfassung) pit – FM Web Tool (Störmeldehelpdesk/Auftragsabwicklung) pit – FM OPC Client (Anbindung an Gebäudeautomation) pit – FM Anbindung an Microsoft Navision pit – doku Projekt-, Dokumenten- und Adressverwaltung Referenzen

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Robert Bosch GmbH Autovision GmbH GEMA Gebäudemanagement voestalpine Stahl GmbH Stadtverwaltung Ludwigshafen Sonstiges

Bemerkungen Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

473

34 Planon FacilitySolution Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

Planon FacilitySolution

Aktuelle Version

4.32.2.151

Herkunftsland CAFM-System

Niederlande

Entwickler CAFM-System

Planon B.V.,

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1998

Firmenname

Planon Deutschlad GmbH

Adresse

Kaiserring 48-50, 68161 Mannheim

Internetadresse

www.planon-fm.com

Ansprechpartner Bereich CAFM Peter Fronzek Telefon

0621/1075880

Fax

0621/10758899

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/2000/98/ XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle

Alternative Datenbank-Systeme

Sybase SQL-Anywhere, MS-SQL Server

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Eigener Grafikviewer vorhanden.(Formate (*.dgn, *.dxf, *.dwg).

Alternative Grafik-Systeme

Direkte AutoCAD Kopplung, Visualisierung im Planon Viewer.

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Einzelplatzlösung (Single User), Mehrplatzlösung (Client Server), Web Arbeitsplätze

Funktionalität Internetanbindung

Planon FacilityNet/Funktionalität: teilweise

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Polnisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Planon FacilityMobile/Funktion: Auftragsbearbeitung Technologie: wird in IT Infrastruktur integriert und über eine Docking Station, Bluetooth, WLAN oder GPRS vernetzt.

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Planon FacilityTalk: parametrisierbare Standardschnittstelle auf XML-Basis (bidirektional)

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: FI, CO, RE, HR, PM/Technologie: FacilityTalk), Peoplesoft, Oracle Finance, Mach M1, Microsoft Navision, Inplan

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: Honeywell und JCI Metasys GIS: GEF-RIS AG sonstige: Energiemanagement von ennovatis GmbH, Masterkey, Exact, nexus xp, Infoma, Zugangskontrollsystem

Basismodul

FacilityOffice Basisinterface/FacilityNet Sitemanager

Funktionen 7

474

Module

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Bemerkungen Stand der Informationen

Anhang

FO Felddefinitionen FO Liegenschaftsverwaltung FO Berichtsgenerator FO Raumverwaltung FO Extra Sprachenmodul FO Inventarverwaltung FO Grafische Wartungsplanung FO Mietregister FO Umzüge FO Arbeitsaufträge FM Auftragsbearbeitung FO Helpdesk FM Inspektion FO Budgetverwaltung FM Barcodeaufnahme FO Verträge FM Lagerverwaltung FO Haushaltsplanung FTA Manager/Engine FO Jahresplanung FTA Masterkey Interface FO Reservierung FN CADView FO Schlüsselverwaltung FN Publisher FO Produktverwaltung FN Helpdesk FO Lagerverwaltung FN Reservierungen FO Personenverwaltung FN CateringReservierungen FO Adressenverwaltung FN Besucher & Parkplatz FO Dokumentenverwaltung FN Personal FO Benachrichtigung FO Betriebskostenabrechnung FN Aufträge FN Workflow FO GrafikInterface FO Ressourcenplanung Referenzen DB Services Technsiche Dienste GmbH/310 User/2001 Hannover Rückversicherung AG/ 112 User/2004 Johannes-Gutenberg-Universität Mainz/50 User +Web/2003 Bayer Industry Services GmbH & Co. OHG/20 User/2003 Diakoniewerk Bochum gGmbH/10 User + Web/2003 Sonstiges webbasierende Version Planon Enterprise Edition 5.0 für 2. Hälfte 2006 angekündigt; Marktführer in den Niederlanden 10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

475

35 remuss Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

remuss®

Aktuelle Version

Version 320

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1991

Firmenname

2COM GmbH & Co. KG Immobilien Competence Consulting & Management

Adresse

Kennedyallee 76 60596 Frankfurt/Main

Internetadresse

http://www.2com.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Ulf Schäder Telefon

069-6330 6330

Fax

069-6330 6339

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Access XP

Alternative Datenbank-Systeme

keine

Technologie

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

graditor® (eigenentwickeltes CAD-unabhängiges Grafiktool)

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Vollarbeitsplatz/ Helpdesk/ Internet

Funktionalität Internetanbindung

Störmeldungserfassung/Reporttoolbereitstellung

Angebotene Dialogsprache(n)

keine

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Auftragsbearbeitung/Auftragserfassung

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

MS Office Schnittstellen/Export der Objektstruktur als XML/ Reportexport als MS Access MDB

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

keine

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine Angaben

Basismodul

Objektdatenerfassung (Mandant, Liegenschaft, Gebäude, Etagen, Räume, Anlagen, etc.) Technik (IPS, Wartungsplanung, Kalkulation, Auftragsmanagement, Störmeldemanagement, Mängelmanagement, etc.) 7

Funktionen

476

Anhang

Basismodul (Fortsetzung)

Kataloge (VDMA Wartungsleistungen TGA, Firmenadressverwaltung, Flächen nach DIN 277, Bodenbeläge, Material, etc.) Auswertung (Kosten, Stunden, Auftrags- & Störmeldereporting, etc.)

Module

Flächenauswertung nach DIN 277, Bodenmaterialien, Vermietung, Schlüsselverwaltung Vertragsverwaltung Zählerverwaltung Dokumentation Mobiles Auftragsmanagement Webbasierte Mangel- & Störmeldeerfassung Rechnungseingangsbuch /-verwaltung Materialbestell-& Warenwirtschaftsverwaltung Referenzen

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

WISAG FM/1200 Clientlizenzen/1991

Bemerkungen

Tochterunternehmen der WISAG (3.größter deutscher FMDienstleister)

Stand der Informationen

10/2005

Haniel /k.A./ 2002 MCE Germany /k.A./ 2002 Sonstiges

Oberflächenlayout keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

477

36 sMOTIVE Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

sMOTIVE

Aktuelle Version

9.0

Herkunftsland CAFM-System

BRD ab 2005 – Ungarn bis 2005

Entwickler CAFM-System

sLAB – EuSIS ab 2005 – Graphisoft bis 2005

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1999/2005

Firmenname

EuSIS Europäische Standort Informations Service GmbH mit Schwesterunternehmen sLAB Gesellschaft für Informationssysteme mbH & Co KG

Adresse

Riedingerstrasse 26e, D-86153 Augsburg

Internetadresse

www.eusis.com

Ansprechpartner Bereich CAFM Alwin Schauer Telefon

+49 (821) 45078-240

Fax

+49 (821) 45078-241

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows (2000/2003), Sun Solaris, Linux, Unix, AIX/ IBM, Client: Windows (2000, XP, ME), MAC OSX, Linux, Unix

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle, MS-SQL Server, DB2, dtF/SQL (Eigenentwicklung)

Alternative Datenbank-Systeme

PostgreSQL,

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

ArchiCAD von Graphisoft, DWF – Browserbasiertes Format,

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD von Autodesk

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Gebäudeinformation, Instandhaltung, Auftragsannahme – Rückmeldung, Workflowmanagement, Zeiterfassung

Funktionalität Internetanbindung

Volle Funktionalität

Angebotene Dialogsprache(n)

Englisch, Deutsch, Ungarisch, Italienisch, Spanisch, Französisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Volle Funktionalität der Gesamtlösung, angepasstes GUI Online- und Offlinefunktionalität wird unterstützt.

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Eigene Middlewaretechnologie „sMOTIVE Middleware“

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

mySAP/SAP R/3 (Technologie: k.A.), Microsoft Navision, Peoplesoft

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: auf EIB und LON Bus Systemen sonstige:ennovatis planning und controlling von ennovatis, Buisy, Conject , Net inelligence, Steinmayr, California, G&W

7

478

Anhang

Funktionen Basismodul

Connectivity zu Backendsystemen und Datenbanken, Publikation zu Intranet und Internet, Business Logik, Unternehmensprozesse, zu temporären Systemen (PDA)

Module

Gebäudeinformation Flächenmanagement Graphik (Plan) Editor (CAD) Inventarverwaltung Umzugsmanagement Reinigung Schlüssel Gefahrgut Sicherheitsmanagement Vertragsmanagement, Kostenverrechnung

Referenzen

keine Angaben

Bemerkungen

Produkt ist Weiterentwicklung von ArchiFM der Fa. Graphisoft; Internetbasierender Systemansatz

Stand der Informationen

10/2005

Workflowmanagement Instandhaltung Prozessmanagement Servicedesk Auftragsmanagement Mitarbeiter Reporting Business Warehouse Energiemanagement Konferenzraummanagement Asset Planning Desksharing

Referenzen Sonstiges

Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

479

37 SPARTACUS FM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

SPARTACUS Facility Management®

Aktuelle Version

2.4

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1997

Firmenname

N+P Informationssysteme GmbH

Adresse

An der Hohen Straße 1 08393 Meerane

Internetadresse

www.nupis.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Michael Härtig und Riccardo Ulbrich Telefon

0 37 64/40 00 – 0

Fax

0 37 64/40 00 - 40

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

alle SUN-JAVA (Version 1.4 oder höher) -unterstützten Betriebssysteme, wie z.B. Windows, Linux, Unix etc.

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle 10g (ab Version 8i verfügbar)

Alternative Datenbank-Systeme

MS SQL Server, DB2, weitere mit JDBC/ODBC

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD ab Version 2002, Autodesk Architectural Desktop ab Version 3.3

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Ja, abhängig von Benutzerrechten

Funktionalität Internetanbindung

Volle Funktionalität über Internet möglich, da komplett in Java. Eigene Benutzeroberfläche ohne Webbrowser

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

- SMS-Benachrichtigung/Anbindung mobiler Barcodetechnik (Inventur)/Einsatz von RFID zur Objektidentifikation (Inventur)/Anbindung von Handheld, PDA, Tablet PC,

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

ASCII, XML, MS-Office, OpenOffice, Lotus Notes,

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

ILORES (auf SAP-basierende Software der Sparkassenorganisation), Diamant/2 (Diamant Software), Microsoft Navision

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GIS: Gaja Gis (Gingko.Systeme GmbH) sonstige:Zählerdatenerfassung, Lotus Notes (IBM), E+S Rechnungswesen (E+S GmbH), SMS-Server (Microsoft), ePoicy Orchestrator (McAfee), EASY Archiv (EASY Software AG) 7

480

Anhang

Funktionen Basismodul

Basismodul (Technisches Gebäudemodell, Stammdatenverwaltung, Adress- und Personalverwaltung, Flächenmanagement nach DIN 277, Liegenschaftsverwaltung, Textbasierte Auswertungen, Terminverwaltung, Objektbewertung)

Module

Inventar- und Anlagenmanagement Vertragsmanagement Kostenmanagement Lebenslauf/Gewährleistungsm anagement Instandhaltungsmanagement Betriebskostenabrechnung

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Sparkasse Zwickau/20 User/1997

Softwareverwaltung Schlüsselverwaltung Reinigungsmanagement Energiemanagement Dokumentenmanagement Kommunikationsmanagement Grafisches Reporting

Referenzen Kommunale Immobilien Jena/50 User/2004 Zentrales Immobilienmanagement des Landkreises Chemnitzer Land/5 User/2003 Kreissparkasse Herzogtum Lauenburg/10 User/2005 Förderverein zur Erhaltung des Domes St. Marien zu Zwickau e.V./3 User/2005 Sonstiges Bemerkungen

Internetbasierender Systemansatz

Stand der Informationen

09/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

481

38 speedikon FM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

speedikon£ FM

Aktuelle Version

Version 3.5

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1993

Firmenname

speedikon Facility Management AG

Adresse

Berliner Ring 89 64625 Bensheim

Internetadresse

www.speedikonfm.com

Ansprechpartner Bereich CAFM Dr. Peter Merkel Telefon

06251-584-0

Fax

06251-584-301

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/2000/2003/ XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle / MS SQL Server/MSDE

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

CAD-unabhängig, mit eigenem integrierten Grafik-Viewer mit begrenzter CAD-Funktionalität

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Client/Server und Web

Funktionalität Internetanbindung

Volle Funktionalität grafisch und alphanumerisch, ausgenommen spezielle Client/Server Funktionalitäten, wie z.B. Massendatenimport/-bearbeitung

Angebotene Dialogsprache(n)

Englisch, Französisch, Spanisch, Niederländisch, Tschechisch, Ungarisch, Italienisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

PDA, ggf. mit Scan-Funktionalitäten

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

OLE, XML, ASCII

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module:RE/Technologie: RFC, BAPI, ASCII), Profiskal, Oracle Finance, Microsoft Navision

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement:: Innova (Innosys) im Bereich Portfoliomanagement GLT/GA: Johnson Controls (Metasys), Kieback + Peter (Neutrino) GIS: ESRI (ArcMap) Funktionen

Basismodul

Suchmaschine/Datenimport/Benutzerverwaltung

7

482

Anhang

Module

Flächenmanagement Immobilienkennwerte Vorhabenplanung Webdesk aktiv Webdesk passiv Inventarverwaltung/Umzugsplanung /Belegungsplanung Reinigungsmanagement Konferenzraumreservierung Schließmanagement Dokumentenmanagement

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Flughafen Düsseldorf /Webanwendung/ 2001

TGA Manager Helpdesk Suchmaschine Instandhaltung Energiemanagement Inventarverwaltung mobil Brandschottmanagement Brandschottmanage. mobil Mietmanagement ESRI-Schnittstelle SAP-Schnittstelle

Referenzen BASF AG/Webanwendung – Zugriff unbegrenzt / 2004 DekaBank Deutsche Girozentrale/Webanwendung /2001 Stadtwerke München/20 User / 2001 Landkreis Oberhavel/4 User / 2004 Sonstiges Bemerkungen

Top-6-System

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

483

39 UNIDOKU Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

UNIDOKU

Aktuelle Version

2.1.78

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1982

Firmenname

DCS Ingenieurgesellschaft mbH

Adresse

Bruchtannenstr. 11 63801 Kleinostheim

Internetadresse

www.dcsing.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Herr Nicolas Leiser Telefon

06027/471-146

Fax

06027/471-270

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT4/2000/XP), Unix, Linux, MacOS

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle, MS SQL Server, MS Access, Centura (Gupta)

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD (bis R14), AutoCAD 2000/2002, AutoCAD2004, AutoCAD ADT

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Modulabhängig

Funktionalität Internetanbindung

Volle Funktionalität

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch/Englisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Datenerfassung;Auftragsbearbeitung

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

keine Angaben

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: FI, CO, PM/Technologie: Batch-Import, RFC)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: Siemens Siematik/Landis & Stefa/Sauter Messner

Basismodul

UNIDOKU

Funktionen 7

484

Anhang

Module

- Raumreservierung Resa 2.0 - Störmanagement - Schlüsselverwaltung - Instandhaltungsplanungssystem mit MS Project - Inventarverwaltung mit Barcode - Vertragsverwaltung - Budgetverwaltung - Flächenmanagement - Zeichnungsmanagement - Nebenkostenabrechnung - CADFM - Reinigungsmanagement - Umzugsmanagement - Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutzmanagement - ISIS - Energiemanagement - Kabel-/Netzwerkmanagement - Datenerfassungssysteme

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Bundesanstalt für Materialforschung und –prüfung/10 User/seit 1997

Referenzen

DB Technische Dienste GmbH/4 User/2002 Deutsche Bundesbank/5User/seit 1998 Sonstiges

Bemerkungen Stand der Informationen

11/2005 Oberflächenlayout

keine Angaben

Marktübersicht CAFM-Systeme

485

40 VIOLA Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

VIOLA®

Aktuelle Version

4.6

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1996

Firmenname

MTW network GmbH

Adresse

Humboldtstraße 18 04105 Leipzig

Internetadresse

www.mtwnetwork.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Dr. Frank Thiel Telefon

0341 – 979 7550

Fax

0341 - 979 7559

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

MS ACCESS, MS SQL-Server

Alternative Datenbank-Systeme

ORACLE

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Integrierter CAD-Kernel

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Je nach Modulkombination unterschiedliche Arbeitsplatztypen

Funktionalität Internetanbindung

Vollständig: Über Terminal Server Teilweise beschränkt auf einzelne Module

Angebotene Dialogsprache(n)

keine Angaben

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Barcodegestützte Instandhaltung, Inventarverwaltung, Qualitätsmanagement in der Gebäudereinigung

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Activity, MS WORD, EXCEL,

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

keine

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

GLT/GA: METASYS (GLT von Johnson Controls)

Funktionen Basismodul

VIOLA-Basis (Stammdaten, Objektmodell)

7

486

Anhang

Module

Gebäude- und Raumbuch, Außenanlagen Vertragsmanagement Belegungsplanung inkl. Variantenplanung Inventarverwaltung inkl. Umzugsvarianten Service Point

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Dussmann AG & CO. KG aA/29 User/1998

Schlüsselausgabe Gebäudetechnik/ Technikmanagement Brandschutz Schließmodell Konferenzraumverwaltung Gebäudereinigung/ Arbeitsplanung/Controlling Kostenerfassung

Referenzen enviaM Mitteldeutsche Energie AG/ 24 User/1997 bfw Berufsförderungswerk Leipzig GmbH/9 User/1998 Bbw Berufsbildungswerk Frankfurt O. und LVA Brandenburg/7 USer/1998 Vebego Services Zürich (CH)/10 User/1999 Sonstiges Bemerkungen Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

487

41 VISAFM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

VISAFM

Aktuelle Version

1.1.3

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung, einzelne Module sind gemeinsam mit Geschäftspartnern entwickelt

Zeitpunkt Markteintritt BRD

Facility Management Suite VISAFM gibt es seit 2004, einzelne Module gibt es als eigenständige Fachanwendungen schon wesentlich länger

Firmenname

GIS PROJECT

Adresse

Bahnhofstraße 32, 66111 Saarbrücken

Internetadresse

www.gis-project.com

Ansprechpartner Bereich CAFM Herr Kaiser Telefon

06 81/9 50 93 90

Fax

keine Angaben

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Server: Windows (NT4/2000/XP) Client: Windows (95 /98/NT/2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle/MS SQL Server/Access

Technologie

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

VISA32

Alternative Grafik-Systeme

AutoCAD/AutoCAD LT, Arc View, Map Info,

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Vollständige Arbeitsplätze mit oder ohne CAD-Oberfläche Auskunftsarbeitsplätze für Datenabfrage/-analyse, Browserlösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang

Funktionalität Internetanbindung

Datenerfassung und Datenpflege (z.B. Beauftragung von Reinigungsleistungen, Erfassung von Störmeldungen), CAD-Funktionalität: Navigation, Ansicht, Datenerfassung

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch, Flämisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

Handheld/PDA /Tablet PC/Reinigungsmanagement, Störmeldemanagement, Inventarisierung etc.

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

CAD- und Sachdaten-Standardschnittstellen

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP R/3 (Technologie: Batch-Import-Export)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine Angaben 7

488

Anhang

Funktionen Basismodul

VISAFM Raumbuch (Flächen- und Raummanagement, Gebäudedokumentation, Instandhaltungsmodul (Basis), Inventarbuch)

Module

Außenanlagen und Freiflächen Bauteil Bewohnerverwaltung Brandschutz CAD-Oberfläche CAD-Viewer Dokumentenmanagement GIS/Liegenschaften Instandhaltung

Referenzen

keine Angaben

Referenzen Sonstiges Bemerkungen Stand der Informationen

11/2005 Oberflächenlayout

Inventar Logistik/RFID Massen-/Mengenermittlung Qualitätsmanagement Unterhaltsreinigung Reinigung Schlüsselverwaltung Störmeldemanagement

Marktübersicht CAFM-Systeme

489

42 visual FM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

Visual FM

Aktuelle Version

9.10

Herkunftsland CAFM-System

Deutschland

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1986

Firmenname

Loy & Hutz AG

Adresse

Emmy-Noether-Straße 2, 79110 Freiburg

Internetadresse

www.loyhutz.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Ralf Bergerhoff Telefon

0761-459-62-0

Fax

0761-459-62-33

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/Server 2003/ XP/Terminal Server), Citrix Server

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Oracle, MS SQL Server, Access

Alternative Datenbank-Systeme

siehe Hauptsystem

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

AutoCAD, ADT, Cadict (SVG)

Alternative Grafik-Systeme

siehe Hauptsystem

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Vollarbeitsplätzte, Sichtarbeitsplätze, Helpdesk via LHNetevent

Funktionalität Internetanbindung

Volle

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Russisch

Funktionalität MobileComputing-Lösung

PocketFM Mobile Datenerfassung : Leistungserfassung, Wartungs/Inspektionsaufträge, Störungserfassung und Rückmeldung, Zählerstands- und Messdatenerfassung, Zustandsbewertungen Mobil-Staff-Manager: Steuerung der Außendiens-/ Servicemitarbeiter via Smartphone, PDA und Blackberry

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

ASCII/Ansi, XML, SAP via RFC, Email-Import/Export

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP R/3 (Module: PM, FI, CO/Technologie: IDOC, BAPI, RFC), Orbis (Krankenhausinformationssystem KIS) vonGWI

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Sonstige: Vollautomatische Prüf-und Testeranbindung an Geräte an der Fa. Gossen-Metrawatt, Bender, Bentron Funktionen

Basismodul

siehe Module

7

490

Anhang

Module

Materialwirtschaft CAD-Kopplung Flächenmanagement Umzugsmanagement Instandhaltungsmanagement LHClean Reinigungsmanage. LHFireprotect Brandschutz LHOutdoor Verbindung ohne Netz Schlüsselverwaltung LHDesign Designer/ Karteikartengenerator LHScript Prozessdesigner LHNetevent Störmeldemodul LHNetevent Einweisung

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Hochtief Facility Management

PocketFM Mobile Datenerfassung via PDA , Handy LH Viewer Dokumentenmanagement LH Navigator Schnellste Datennavigierung LHTester Datenübernahme aus Sicherheitstestern (VDE,BGVA3) Statistikmodul Stromkreis-/Verteilerprüfung Betriebssicherheitsverordnung Gefährdungsbeurteilung EDV Spy

Referenzen Stadt Friedrichshafen Klinikum der Philips Universität Marburg Mann Mobilia Liegenschaftsverwaltung Kreis Bergstraße Stadt Heppenheim Sonstiges Bemerkungen

Weiterer Schwerpunkt: Medizintechnik/ Krankenhausmanagement; Top-6-System

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

491

43 visualFM Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

visualFM®

Aktuelle Version

5.12.1.0

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Object Technologies GmbH

Zeitpunkt Markteintritt BRD

2000

Firmenname

OnTop Consultants

Adresse

Eichhörnchenweg 1, 76337 Waldbronn

Internetadresse

www.ot-consultants.de

Ansprechpartner Bereich CAFM Hartmut Friedemann Telefon

07243-9802-44

Fax

07243-9802-45

e-mail

[email protected] Technologie

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (NT/2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

Objectivity

Alternative Datenbank-Systeme

über ODBC-Anbindung

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Condor (integriert)

Alternative Grafik-Systeme

keine

Verschiedene Arbeitsplatztypen

Administrator/Runtime/Viewer

Funktionalität Internetanbindung

Teilweise

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch/Englisch auf Anfrage

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

Text/Excel/XML/AutoCAD (DWG/DXF) / ODBC-Datenbanken/OPC (Gebäudeleittechnik)

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: FI, CO, RE/Technologie: k.A.)

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

Immobilienmanagement: ID-Immo GLT/GA: JCI GIS: AutoGraph, PolyGIS Instandhaltung: Maximo

Basismodul

siehe Module

Funktionen 7

492

Anhang

Module

Flächenmanagement Liegenschaftsmanagement Planmanagement Instandhaltungsmanagement Störungsmanagement Auftragsmanagement Schlüsselmanagement Energiemanagement

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Stadt Karlsruhe/35 User/2002

Abfallmanagement Reinigungsmanagement Sicherheits- und Brandschutzmanagement Nebenkostenabrechnung Reservierungsmanagement Inventarmanagement Umzugsmanagement

Referenzen Zentrum für Kunst und Medientechnologie Karlsruhe / 5 User /2003 Landratsamt Emmendingen/4 User/2002 Gemeinde Teningen/5 User/2005 Sonstiges Bemerkungen

Objektorientierte Datenbank

Stand der Informationen

11/2005 Oberflächenlayout

Marktübersicht CAFM-Systeme

493

44 X-World Identifizierung/Anbieter Name des CAFM-Systems

X-WORLD

Aktuelle Version

6.5

Herkunftsland CAFM-System

BRD

Entwickler CAFM-System

Eigenentwicklung

Zeitpunkt Markteintritt BRD

1995

Firmenname

X-WORLD Gesellschaft für Softwareentwicklung und Consulting für Immobilienbewirtschaftung mbH

Adresse

Konrad-Zuse-Platz 1, 81829 München

Internetadresse

www.x-world.com

Ansprechpartner Bereich CAFM Jürgen Hacker Telefon

089 92793-1915

Fax

089 92793-5920

e-mail

[email protected]

Betriebssysteme (Server/Client)

Windows (2000/XP)

Datenbank-Systeme (Hauptsystem)

ObjectStore

Alternative Datenbank-Systeme

keine

Grafik-Systeme (Hauptsystem)

Condor

Alternative Grafik-Systeme

AutoCad, Allplan, Microstation

Technologie

Verschiedene Arbeitsplatztypen

X-WORLD Builder, X-WORLD Runtime, X-WORLD Viewer

Funktionalität Internetanbindung

keine Angaben

Angebotene Dialogsprache(n)

Deutsch, Englisch, Französisch,

Funktionalität MobileComputing-Lösung

keine Angaben

Verfügbare Standardschnittstell entechnologien

XML, OLE-API

Realisierte Standardschnittstellen zu ERPSystemen

SAP (Module: PM/CS, RE-FX, MM/Technologie: RFC, BAPI), Microsoft Navision

Realisierte Standardschnittstellen zu weiteren 3-Systemen

keine Angaben

Basismodul

siehe Module

Funktionen 7

494

Anhang

Module

Umzugorganisation Schlüsselverwaltung Flächenmanagement Reinigungsmanagement Instandhaltung/Wartung Flächenumlage Funktionspaket (Import-Wizard, Color-Extension) Objektrechte X-Cadmanager, zur Anbindung von und Import aus CADAnwendungen (Allplan, Autocad,Microstation)

Referenzen (Unternehmen/ Anzahl User/Jahr der Produktivsetzung)

Flughafen Köln-Bonn 20 2004

Referenzen VW Autostadt 14 2000 Presidenza del Consiglio dei Ministri Rom 20 1997 Kraft Foods R&D München, 25 1998 Eumetsat, Darmstadt 3 1998 Sonstiges Bemerkungen

Objektorientierte Datenbank

Stand der Informationen

10/2005 Oberflächenlayout

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1-1. Abb. 1-2. Abb. 1-3. Abb. 1-4. Abb. 1-5. Abb. 1-6. Abb. 1-7. Abb. 1-8. Abb. 1-9. Abb. 1-10. Abb. 1-11. Abb. 1-12. Abb. 1-13. Abb. 1-14. Abb. 1-15. Abb. 1-16. Abb. 1-17. Abb. 1-18. Abb. 1-19. Abb. 1-20.

Abb. 2-1. Abb. 2-2. Abb. 2-3. Abb. 2-4.

Die drei Säulen des Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bereiche des Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lebenszyklus von Immobilien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stand der Informationen (Transparenz) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anwenderschichten im FM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Interpretationsrichtungen und Zielgruppen im Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verantwortung für ein Gebäude in den einzelnen Lebensphasen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gebäudemanagement nach DIN 32736 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informationsbedarf aus der Sicht von Abteilungen . . . . . . . . . . . Kernelement eines Facility-Management-Datenmodells . . . . . . Objektklassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vielfalt der beteiligten Abteilungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datenübernahme entlang des Lebenszyklus. . . . . . . . . . . . . . . . . Veränderungszyklen (Bertzky, 1995) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datenklassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datenmodelle und Realität (Bracht, 1996) . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organisatorische Stellung des Facility Management innerhalb des Unternehmens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Geschätztes Marktvolumen und -potential für FM-Leistungen in Deutschland (Helbling, 1999) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kostenreduzierung durch „Intelligente Gebäude“, Einsparungspotentiale (Jicha, 1996) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kostenreduzierung durch „Intelligente Gebäude“, Kostenvergleich (Jicha, 1996) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 4 5 6 8

11 13 16 17 18 20 22 23 34 35

Bedeutung des Objektes im CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IT-Werkzeuge während des Lebenszyklus . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zusammenhang FM und CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informationssystem CAFM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

64 65 67 68

10

46 47 56 56

496

Abb. 2-5. Abb. 2-6. Abb. 2-7. Abb. 2-8. Abb. 2-9. Abb. 2-10. Abb. 2-11. Abb. 2-12. Abb. 2-13. Abb. 2.14. Abb. 2-15. Abb. 2-16. Abb. 2-17. Abb. 2-18 Abb. 2-19. Abb. 2-20. Abb. 2-21. Abb. 2-22. Abb. 2-23. Abb. 2-24. Abb. 2-25. Abb. 2-26. Abb. 2-27. Abb. 2-28. Abb. 2-29. Abb. 2-30. Abb. 2-31.

Abb. 2-32. Abb. 2-33.

Abb. 2-34. Abb. 2.35. Abb. 2.36.

Abbildungsverzeichnis

IT- Funktionen im Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CAFM-Anwendungsbereiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Integration der Anwendungsbereiche in Prozessen . . . . . . . . . . Auswertungsmöglichkeiten von CAFM-Systemen . . . . . . . . . . . Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld . . . . . . . . . . Grafische Schnittstellen zu mySAP auf Basis der BAPI-Technologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entwicklung der CAFM-Systeme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CAD-orientierter Systemansatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . DB-orientierter Systemsansatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Integriertes CAFM-System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entwicklung der Anzahl der CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . Veränderungen der am Markt befindlichen CAFM-Systeme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funktionen der CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funktionsschwerpunkte von CAFM-Systemen . . . . . . . . . . . . . . Herkunft der CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Größe der Anbieter (gemessen an den CAFM-Mitarbeitern) . . Marktanteile der CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CAFM-Portfolio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ALLFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . BuiSy Client/Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FaMe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . speedikon FM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lösungsszenarien ERP und CAFM am Beispiel von mySAP. . . Solutionmap mySAP ERP Real Estate (Edition 2004) . . . . . . . . SAP R/3 Enterprise im Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . RElion: Branchenlösung Immobilien auf Basis Microsoft Navision (mse, 2005) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anteil der Datenerfassungskosten an den gesamten Einführungskosten von CAFM nach Ausgangssituation der Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kostenintensität bei grafischer Datenerfassung nach Darstellungsdimensionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kalkulationswerte für die Bestandsdatenerfassung zum Zwecke der Kostenprognose (Basis sind Erfahrungswerte bezogen auf Bürogebäude) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verteilung der Einführungskosten CAFM (Beispielhafte Berechnung anhand von Erfahrungswerten) . . . . . . . . . . . . . . . . Prozentuale Verbesserung nach der Einführung von CAFM (Teichholz, 1990) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ROI-Treiber für CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

70 76 77 88 93 101 103 104 105 107 115 116 124 127 128 129 132 135 137 139 141 143 147 151 152 154

159 160

162 163 165 166

Abbildungsverzeichnis

497

Abb. 2-37. Abb. 2-38. Abb. 2-39. Abb. 2-40. Abb. 2-41. Abb. 2-42. Abb. 2-43.

Vorgehensmodell CAFM-Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bestandteile der Konzeptionsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Einführungsstrategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FM-Modell als Instrument der IST-Analyse. . . . . . . . . . . . . . . . . Bestandteile der Implementierungsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bestandteile der Betriebsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bauprozess versus FM-Dokumentationsprozess . . . . . . . . . . . . .

Abb. 3-1. Abb. 3-2. Abb. 3-3. Abb. 3-4. Abb. 3-5. Abb. 3-6. Abb. 3-7.

Einführungskonzept. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Betriebsgelände . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Aufbau der Datenstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Datenstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 Datenstruktur gesamtes Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Datenstruktur Bereich Produktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 Datenstruktur Bereich Produktion im Funktionsbereich Maschinen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Datenbasis Allgemeine Daten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Systemauswahl 3 aus 20 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Vorauswahl auf 3 CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214+215 Systemvergleich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218+219 Zeitrahmen der 1. Stufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Dokumentation der Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Anwendergruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Positionierung im Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 EDV-Ausstattung in den Stufen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Systemmodule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Einordnung des Standortes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 Versionsverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 Maske Objektverwaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Maske Allgemeine technische Informationen . . . . . . . . . . . . . . . 236 Grafische Medienverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Ein-/Ausgänge von Wandlern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 Maske Katasterverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 Maske Gebäudeverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 Flächenklassifizierung in Anlehnung an DIN 277. . . . . . . . . . . . 241 Maske Flächenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Datennavigator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Beispiel Symbolbibliothek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 3D-Werkplan Schoeller Düren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 3D-Werkplan Schoeller Litvinov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 Auswertungen Druckluftnetz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 Auswertung eines Druckluftnetzes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Abb. 3-8. Abb. 3-9. Abb. 3-10. Abb. 3-11. Abb. 3-12. Abb. 3-13. Abb. 3-14. Abb. 3-15. Abb. 3-16. Abb. 3-17. Abb. 3-18. Abb. 3-19. Abb. 3-20. Abb. 3-21. Abb. 3-22. Abb. 3-23. Abb. 3-24. Abb. 3-25. Abb. 3-26. Abb. 3-27. Abb. 3-28. Abb. 3-29. Abb. 3-30. Abb. 3-31. Abb. 3-32. Abb. 3-33.

170 172 174 176 179 183 191

498

Abbildungsverzeichnis

Abb. 3-34. Abb. 3-35. Abb. 3-36.

Beispiel eines Feuerwehrplanes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259 Wartungsintervall Brandschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 Abfallentsorgung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Abb. 4-1. Abb. 4-2.

Flächeneinteilung nach DIN 277 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Umweltleistungskennzahl Energie (Bundesumweltministerium, Umweltbundesamt, 1997) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Umweltleistungskennzahl Infrastruktur (Bundesumweltministerium, Umweltbundesamt, 1997) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Argumente für Abfallmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Überwachungsstufen im Abfallrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesichtspunkte abfallvermindernder Produktgestaltung . . . . . . Weg der Energie durch das Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ablaufschema eines Energie-Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Energiebedarfsausweis (Auszug) gemäss § 13 Energieeinsparverordnung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Standzeitenmodell 1977 (M. Hegger, F. Drake „Anpassungsfähige Laboratorien (II)“ Biotechnische Umschau 1, 1977, Heft, überarbeitet) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Standzeitenmodell 2005. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Standardflächen/-zellen, Schemaplan der Regelgeschosse (Headquaters Mannesmann-Acor AG & Co, Eschborn, 2001–03, Jo. Franzke Architekten) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Koordinatensystem und Flächenkarten (Fiducia IT AG, Karlsruhe, 2001–03, Architekten Schmidt & Schmidt). . . . . . . . Aufbau eines Technischen Raumbuchs auf Basis gegebener Flächenkarten (Acor) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Integrationskarte nach einer weiteren Detaillierung (Fiducia). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Straßenkarte/Geschossplan -weitere Detaillierung (Fiducia). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datenbankbeschreibungen von Baugruppen (Fiducia). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Angebotszeichnung – vorgefertigtes Rohrgeweih Heizung (Acor) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Halterungen und Bodendurchlässe in vertikalen Schächten – CAD/CAM-Konfigurator, CAD-Zeichnung, Einbausituation (Fiducia). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Die CIB-Vision (Teknibank/DEGW, Mailand/London, 1991/92, überarbeitet) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . RX – Vier-Ebenen-Modell. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . RX Datenmodell – Technikebene und Funktionsebene . . . . . . .

Abb. 4-3. Abb. 4-4. Abb. 4-5. Abb. 4-6. Abb. 4-7. Abb. 4-8. Abb. 4-9. Abb. 4-10.

Abb. 4-11. Abb. 4-12.

Abb. 4-13. Abb. 4-14. Abb. 4-15. Abb. 4-16. Abb. 4-17. Abb. 4-18. Abb. 4-19.

Abb. 4-20. Abb. 4-21. Abb. 4-22.

279 288 288 310 313 315 330 333 335

341 342

343 346 347 348 349 350 351

352 356 357 359

Abbildungsverzeichnis

Abb. 4-23. Abb. 4-24. Abb. 4-25. Abb. 4-26. Abb. 4-27. Abb. 4-28. Abb. 4-29. Abb. 4-30. Abb. 4-31. Abb. 4-32. Abb. 4-33.

RX Webpages und webbasierte Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Benchmarking unterstützt den Controlling-Prozess mit Marktdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Auszug Kriterienkatalog „Weiche Faktoren“ (Quelle: CREIS) . . CREIS-Kennzahlenstruktur (Quelle: CREIS) . . . . . . . . . . . . . . . CREIS-Themenbaumstruktur (Quelle: CREIS) . . . . . . . . . . . . . . CREIS-Kennzahlenbäume (Quelle: CREIS) . . . . . . . . . . . . . . . . Das 5-Phasen-Benchmarking-Modell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ziel eines Benchmarking ist das Ermitteln der Best-Practice . . Datenharmonisierung als Basis akzeptierter Kennzahlen (Quelle CREIS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Service orientierte Grafikintegration ins SAP . . . . . . . . . . . . . . . Grafikintegration ins RE/Flexible (Stichtags bezogene Anzeige Raum-belegender Verträge zur Auswahl leer stehender Räume für den aktuellen Vertrag) . . . . . . . . . . . . . . . .

499

361 366 367 368 369 370 374 375 377 398

401

Abkürzungsverzeichnis

AIG ASP AVA B2B BAPI BGF BImSchV BPR BSC CAD CAFM CAM CFM CIB CIM CREIS CREM CRM DAK DAS DB DMS DSS DW DWG DXF EDI EDV EIB EIS EnEV

Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik Application Service Providing Ausschreibung Vergabe Abrechnung Business to Business Business Application Programming Interface Bruttogeschossfläche Bundes Immissionsschutz Verordnung Business Process Reengineering Balanced Scorecard Computer Aided Design Computer Aided Facility Management Computer Aided Manufacturing Certified Facility Manager Computer Integrated Buildings Computer Integrated Manufacturing Corporate Real Estate Information System Corporate Real Estate Management Customer Relationship Management Datenakquisitionskonzept Datenstruktur Datenbank Dokumenten-Management-System Decision Support System Data Warehouse Drawing Data Exchange Format Electronic Data Interchange Elektronische Datenverarbeitung Europäischer Installationsbus Executive Information System Energieeinsparverordnung

502

ERM ERM ERP ESA EVA FEM FIS FLM FM GA GEFMA GIS GLT GM HKL HNF IAI IFC IFM IFMA IGES IGM ILM IM IT ITIL IuK IWMS KGM kWh MIS MS ODBC OLEDB ooDB PDA PPS PREM RFC SCM SMB SOA

Abkürzungsverzeichnis

Enterprise Resource Management Entity-Relationship-Modell Enterprise Resource Planning Enterprise Services Architektur Ecconomic Value Added Finite Elemente Methode Führungsinformationssystem Flächenmanagement Facility Management Gebäudeautomation German Facility Management Association Geografisches Informationssystem Gebäudeleittechnik Gebäudemanagement Heizung, Klima, Lüftung Hauptnutzfläche Industrie Allianz für Interoperabilität Industry Foundation Classes Industrial Facility Management International Facility Management Association Initial Graphics Exchange Specification Infrastrukturelles Gebäudemanagement Immobilien Lifecycle Management Immobilienmanagement Informationstechnologie Information Technology Infrastructure Library Information und Kommunikation Integrated Workplace Management System Kaufmännisches Gebäudemanagement Kilowattstunden Management Informations System Microsoft Open Database Connection Object Linking and Embedding for Data Bases objektorientierte Datenbank Personal Digital Assistant Produktion,Planung und Steuerung Public Real Estate Management Remote Function Call Supply Chain Management Small and Midsize Business Service orientierte Architektur

Abkürzungsverzeichnis

SQL SRM STEP TGA TGM UKZ UMS VDMA VoIP VR WFMS WWW

Structured Query Language Supplier Relationship Management Standard for the Exchange Product Model Data Technische Gebäudeausrüstung Technisches Gebäudemanagement Umweltkennzahlen Umweltmanagementsystem Verband Deutscher Maschinen und Anlagenbauer Voice over IP Virtual Reality Workflow Managementsystem World Wide Web

503

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Sachverzeichnis

2D 105, 110, 160, 189 2½ D 246, 252 3D 110, 160, 189, 246, 252 A Abfallbilanz 311, 318 Abfallgesetz 283 Abfallmanagement 310, 318 Abfallschlüsselnummer 318 Abfallwirtschaftskonzept 311 ablauforientiert 75 Abnahme 192 Ad-hoc-Abfrage 91 ALLFA 117, 135, 136, 404 Analysetool 88 Anbietermarkt 115 Anforderungsprofil 178 Anlagenbetriebsführung 331, 337 Anlagenbuchhaltung 94 Anlagenverfügbarkeit 51 Anlagenverwaltung 72 Anwendung - ablauforientierte 87 - planungsorientierte 71 Anwendungsbereich - ablauforientierter 84 - planungsorientierter 82 - verwaltungsorientierter 79, 82 Anwendungsschwerpunkt 126 Anwendungssoftware 62 Anwendungssystem 60, 92

Aperture 117, 135, 406 Application Service Providing 68 Arbeitsplatzgestaltung 51 Arbeitsschutz 316, 319 Arbeitssicherheit 72 ARCHIBUS/FM 117, 408 ArchibusFM 146 ArchiFM-ProFM 117, 410 ARCHIKART 118, 412 Architektur 10 Architekturobjekt 383, 389 ARRIBAopenFM 118, 414 AT + C Facility-Manager FM.7 118, 416 Aufbaustudiengang 42 Auftragsverwaltung 75 Ausbau 182 Ausführungsplanung 26 Ausschreibung 178, 349 Ausschreibung und Vergabe (AVA) 125 Ausschreibung und Vergabe (HOAI7) 71 Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) 95 Auswertungsmöglichkeit 88 AutoCAD 95, 112, 122 Automatisierungsgrad 85 AVA-System 95

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B Balanced Scorecard 90, 365, 372 BAPIs siehe Business Application Programming Interfaces basierend 107 Bauprozess 190 Bausoftwaresystem 62, 71, 95 Bearbeitung, bidirektionale 60, 64 Bedarfsplanung 293 Belegungsplanung 71 Benchmarking 9, 38, 364, 366, 369 - Arten 371 - Prozess 373 - strategisches 372 Benchmarkpool 53, 90 Bentley Facilities Management Systeme 118, 419 Benutzerberechtigungskonzept 112 Benutzerkonzept 180 Beratung 157 Beratungskosten 161 Bericht 88 Berichtsgenerator 89 Berichtswesen 89 Beschaffungsmanagement 72, 125 Beschaffungsprozess 71 Bestandsdaten 31, 81, 365 Bestandsdatenerfassung 158, 162, 173, 184, 185 Bestandserfassung 159 Bestandsmodell 35 Bestandsplan 251 Best-Practice 374 Besuchermanagement 73, 125 Betreiber 4 Betriebsbeauftragter 324, 325 Betriebskosten 50, 156, 176 Betriebsphase 30, 170, 182 Betriebsvorbereitung 179, 181 Bewegungsdaten 34, 81 Bewirtschaftung 49 Bewirtschaftungskosten 5, 52, 266

Sachverzeichnis

Bewirtschaftungsprozess 59 BGF 155, 160, 201, 279 bidirektional 77, 100 BPR siehe Business Reengineering 177 BPR siehe Geschäftsprozessreengineering Brandschutzbeauftragter 325 Brandschutzdokumentation 72, 125 BSC siehe Balanced Scorecard BuiSy 118, 135, 138, 421 Bundesbodenschutzgesetz 283 Bundesimmissionsschutzgesetz 283 Bürosoftware 62 Bürosystem 97 Business Application Programming Interfaces (BAPIs) 101, 395 Business Process Reengineering 85, 9 Business Reengineering (BPR) 172, 177 Business Suite 392 Business to Business (B2B) 98 Byron/BIS 118, 423 C CAD 63 CAD/CAM-Kette 353 CAD-Aufnahme 160 CAD-Daten 102 CAD-Koordination 191 CAD-orientiert 103, 106 CAD-System 94, 95, 102, 110, 120, 122 CAFM 59, 62, 66, 175 CAFM-Administration 182 CAFM-Anwendungsbereich 75 CAFM-Betrieb 182 CAFM-Daten 184 CAFM-Datenkette 63, 81 CAFM-Einführung 155, 167, 170 CAFM-Funktion 117 CAFM-Funktionalität 146

Sachverzeichnis

CAFM-Handbuch 183 CAFM-Installation 131 CAFM-Markt 116, 119, 130, 133 CAFM-Marktübersicht 114 CAFM-Mitarbeiter 128, 130, 133 CAFM-Organisation 175, 177 CAFM-Portfolio 133, 135 CAFM-Programm, integratives 103 CAFM-Standardsoftware 62 CAFM-System 21, 60, 62, 70, 75, 86, 92, 97, 102, 109, 113, 119, 126, 131, 133, 144, 167, 178, 195, 278, 292, 318, 385 - integriertes 106 CAFM-Systemansatz 102 CAFM-Ziel 172 Casinoverwaltung 73 Chemikaliengesetz 283 Client-Server-Architektur 105, 120 Computer Integrated Building 339, 355 Consultware 118, 425 Controlling 82 Controlling-Prozess 366 Corporate 9, 69, 149, 364 Corporate Real Estate Management 14, 74 Cost Performance 366 CRM siehe Customer Relationship Management Customer Relationship Management (CRM) 144, 149, 379 Customizing 112, 158, 181 D Darstellungsdimension 160 Data Mining 92 Data Warehouse 92, 286, 387 Data Warehousing 6 Daten - alphanumerische 33, 80, 161 - CAFM-relevante 102

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- grafische 34, 80 Datenakquisition 171, 181, 184, 225 Datenakquisitionskonzept 173, 185, 186 Datenakquisitionskosten 157, 158 Datenakquisitonskonzept 181 Datenaufnahme 174, 198, 245 - grafische 188 Datenbank 121 - objektorientierte 105 Datenbasis 79 Datenerfassung 156, 181, 185, 186 Datenhaltung, redundanzfreie 60 Datenmigration 173, 181, 184, 192, 194 Datenmigrationskonzept 192, 193 Datenpflege 174, 182, 184, 185, 187 Datenpflegekonzept 185 Datenprüfung 192, 194 Datenstruktur 202 Datenübernahme 100, 192 DB 63 DB-orientiert 103, 106 DB-System 100 Decision-Support-System 91 Definition 1, 12, 61, 113 Dialogsprache 123 Dienstleistungen, FM-relevante 71 Dienstleistungscontrolling 364 Dienstleistungsvertrag 156 Digitales bauen 342 DIN 276 279 DIN 277 241, 278, 279, 280, 376 DIN 14095 258, 321 DIN 18960 155 DIN 31051 298 DIN 32736 13 DIN EN ISO 290 DMS siehe Dokumenten-Management-System Dokumentation, FM-orientierte 11, 184, 188, 190, 191

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Dokumentationspflicht 320, 321 Dokumenten-Management-System (DMS) 99 Dokumentenverwaltung 75, 82, 125, 393 Drawing (DWG) 100 Drawing Exchange Format (DXF) 100 Druckdienst 73 Durchführung 192 DWG siehe Drawing DXF siehe Drawing Exchange Format E e-Business 109 Ecconomic Value Added (EVA) 166 Eigentümer 4 Einführung 196 Einführungsberatung 168 Einführungskonzept 195, 196, 221 Einführungskosten 156, 157, 163 - sonstige 157 Einführungsphase 169 Einführungsprozess 179 Einführungsstrategie 174, 184, 196, 221 Einführungssupport 182 Einsparpotential 164 Einsparungspotential 8, 155, 165 Enabler 67, 156, 164 Energie-Audit 332 Energiebedarfsausweis 335 Energiebedarfsermittlung 331, 335 Energiebeschaffung 331 Energiedatenerfassung 332 Energieeffizienzklasse 336 Energieeinsparungsgesetz 283 Energieentsorgung 331 Energiemanagement 72, 125, 329 Energieplanung 296 Enterprise Resource Management (ERM) 93

Sachverzeichnis

Enterprise Resource Planning (ERP) 93, 115, 144, 146, 149 Enterprise Services Architektur (ESA) 149, 379, 384, 396, 397 Entscheidungsvorbereitung 51 Entsorgungsdienst 73 Equipment 382, 388 Erfolgsfaktor 167 ERP siehe Enterprise Resource Planning ERP-Hersteller 145 ERP-System 62, 70, 75, 93, 123, 144, 152 ESA siehe Enterprise Services Architektur EURO-FM 2 Europäische Umwelt-AuditVerordnung 290 EVA siehe Economic Value Added Executive Information System 92 F Fabrikplanung 15, 83, 125, 291 Fabrikplanungsapplikation 230 Facility Management - operatives 7 - strategisches 7 Facility Manager 37, 43, 221 FacilityCenter 118, 146, 427 Facility-Datenbank 203, 207 Facility-Management-Datenmodell 17 FaciPlan 118, 431 FACIS M 118, 429 Facts 118, 433 FaMe 135, 140 FaMe Software 118, 435 FAMOS 118, 437 FASTDESIGN 118, 439 Feuerwehrplan 233, 321 FF 279 Finanzbuchhaltung 74, 75

Sachverzeichnis

Flächenbereitstellungskosten 50 Flächeneinsparung 51, 54 Flächenkarte 345 Flächenmanagement 12, 69, 71, 82, 127, 278, 279 Flächennutzung 49, 51 Flächennutzungsplan 233 Flächenökonomie 366 Flächenverbrauch 91 Flächenverwaltung 71, 124, 230, 241 Flucht- und Rettungsplan 323 Flucht- und Rettungswege 233 FM-Controlling, strategisches 75 FM-Datenmodell 177 FM-Dienstleister 49 FM-Dokumentationsrichtlinie 192 FM-Grafik 161 fmINIT/fmONLINE 118, 441 FM-Kennzahl 91 FM-Leistung 47 FM-Markt 47 FM-Marktplatz 109 FM-orientierte Dokumentation 71 FM-orientierte Gebäudeplanung 95 FM-orientierter Service- und Helpdesk 73 FM-Planungsprozess 98 Fmplus 118, 443 FM-Prozess 9, 64, 84, 86, 113, 170, 176, 177 FM-Service 69, 73 FM-Serviceleistung 73 FM-Suite 118, 445 FM-Toolsâ 118, 447 Forschung 40 Friedhofsverwaltung 125 Fuhrparkmanagement 73, 96, 125 Führungsinstrument 90 Führungskennzahl 364 Funktionalausschreibung 27

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G Ganzheitlichkeit 3, 16, 265 Gärtnerdienst 73 Gebäudeausnutzung 91 Gebäudeautomation 72, 108, 115, 287, 354 Gebäudeautomationssystem 62, 96 Gebäudebewirtschaftung 165 Gebäudekosten 91, 96, 155 Gebäudekostencontrolling 72 Gebäudeleittechnik 310 Gebäudemanagement 12, 13, 73, 266 - infrastrukturelles 12, 127, 266, 270, 272 - kaufmännisches 12, 69, 71 - technisches 12, 69, 72 Gebäudeökonomie 91, 371 Gebäudeplanung 69, 70 - FM-orientierte 11, 95 Gebäudeverwaltung 72, 82, 230, 240 Gebäudewertermittlung 125 Gefährdungsanalyse 326 Gefährdungsbeurteilung 125 Gefahrgutbeauftragter 325 Gefahrgutgesetz 283 Gefahrgutkataster 326 GEFMA 2, 36, 61, 114, 165, 377 GEFMA 400 61, 82 GEFMA-Arbeitskreis 61 Generalbebauungsplanung 296 Generaltest 181 Gesamtkosten 156 Geschäftsprozess 84, 85, 394 Geschäftsprozessmodellierung 85 Geschäftsprozessoptimierung 177 Geschäftsprozessreengineering (BPR) 169 Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung 283 Gesundheitsschutz 316 Gewährleistungsmanagement 72, 87, 125

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G-Info 118, 449 GIS siehe Geografisches Informationssystem Glasreinigung 272 Grafikintegration 401 Grobkonzept 172 H Hardewarekosten 157 Hausmeisterdienst 73 Helpdesk, FM-orientierter 73 Herkunftsland 128 HNF 279 HOAI Leistungsphase 9 191 Hochschule 41 Hörsaalmanagement 125 I I.C.F.M. 118, 451 IAI siehe Industrie Allianz für Interoperabilität Idealisierung 190 IFC siehe Industry Foundation Classes IFMA 37, 38, 41 iFMS 118, 453 IGES siehe Initial Graphics Exchange Specification Immissionsschutzbeauftragter 325 Immobiliencontrolling 364 Immobilienkosten 49 Immobilienmanagement 14, 69, 74, 115, 125, 127, 151, 153, 384 Immobilienperformance 368 IMPL3000 118, 455 Implementierungspartner 178 Implementierungsphase 170, 179 IMSware.CAFM 118, 458 Inbetriebnahme 179 Individualsoftware 63 Industrial Facility Management 15, 291, 293

Sachverzeichnis

Industrie Allianz für Interoperabilität (IAI) 100 Industry Foundation Classes (IFC) 100 Informationen, FM-relevante 100 Informationsbereitstellung 51 Informationsgenerierung 51 Informationskonservierung 51 Informationsmanagement 60, 68, 175 Informationssystem 175 - geografisches 74, 96 Informationssystem CAFM 67 Informationstechnologie 40, 117 Infrastrukturelles Gebäudemanagement 12 Infrastrukturkosten 50 Infrastrukturleitung verwalten 72 Infrastrukturplanung 296 Infrastrukturverwaltung 230, 236 Initial Graphics Exchange Specification (IGES) 100 InKA-FM 118, 460 innocad 118, 462 Inspektion 298, 299 Installation 131 Installationsgröße, durchschnittliche 131, 134 Instandhaltung 72, 87, 124, 298 Instandhaltungsauftrag 302, 387 Instandhaltungskosten 305 Instandhaltungsleistung 307 Instandhaltungsmanagement 299, 303 Instandhaltungssystem 62, 73, 96 Instandsetzung 298, 301 Integrated Workplace Management System (IWMS) 61, 146 Integration 92, 93 Integrationsfähigkeit 123 Integrationsmanagement 353 Integrationsplanung 347

Sachverzeichnis

Integrationsplattform 102 International Facility Management 36 Internetfähigkeit 112 Internettechnologie 107, 120, 121, 144 Interpretation 113 Interpretationsrichtung 9, 69 Inventarverwaltung 72, 82, 124 Investitionskosten 366 ISO 14.000 72 ISO 14.001 282, 290 Ist-Analyse 172, 176, 177 IT-Endgeräteverwaltung 72 IT-Funktion 62, 68, 69, 76, 113, 123, 126, 146, 171, 173, 177, 180, 185 ITIL-Prinzip 114 IT-Landschaft 111, 173, 177 IT-Umfeld 92 IT-Umgebung 180 IT-Werkzeug 65 IWMS siehe Integrated Workplace Management System IWMS-Lösung 62, 146 K Kabel- und Netzwerkdokumentation 96 Kabelmanagement 307, 310 Katasterverwaltung 230, 238 Kaufmännisches Gebäudemanagement 12, 69 Kennzahl 90, 108 - immobilienbezogene 366 Kennzahlenbaum 368 Kennzahlenbenchmarking 373 Kennzahlenbildung 375 Kennzahlensystem 367 Kennzeichnungspflicht 320, 323 Kennzeichnungssystem 81, 185 KeyLogic 118, 464 Kommunikationssystem 98

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Komponente 396 Konferenzraumservice 73 Konferenzraumverwaltung 266 Kontrollpflicht 320, 324 Konzeptionsphase 170, 172, 179 kopernikus 118, 467 Kopierdienst 73 Kosten/Nutzen-Analyse 154, 156 Kosteneinsparung 50, 52, 54 Kostenrechnung 75 Kreislaufwirtschaft 314 Kreislaufwirtschaftsgesetz 283 KVP siehe Verbesserungsprozess, kontinuierlicher 177 L Laserschutzbeauftragter 325 Layoutplanung 254, 297 Lean Management 8 Lean Production 8 Lebenszyklus 3, 5, 10, 22, 30, 32, 60, 70, 265, 367 Lebenszykluskosten 5 Lehre 40 Leistungskatalog 81, 82 Leistungsverzeichnis 272 Liegenschaftsverwaltung 74, 82, 125 Logistikdienst 73 Lösungsszenario 146, 153 M Management Information System 92, 387 Managementinstrument 289 Managementkonzept 49 Manware 67 Marktanteil 103, 131, 132, 134 Marktpotential 47 Marktübersicht 113, 119, 403 Maschinenverwaltung 72 Materialwirtschaft 306 Medizintechnik 125

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Microsoft 93, 145 Microsoft Navigation 123 Microsoft Navision 146, 152 MicroStation 95 Middleware 102 Mietbuchhaltung 74 Migrationsvorbereitung 192, 193 Migrationswerkzeug 193, 194 Mitarbeiterproduktivität 366 Mobile Computing 122 Möblierungsplanung 125 Modul 123, 126 MORADA 118, 469 MS-Office 112 mySAP 101, 123, 146 mySAP Business Suite 149 mySAP ERP 94, 148, 378, 379, 382 mySAP Financials Real Estate R/3 Enterprise Extension 380 N National Facility Management 36 Nebenkostenabrechnung 74, 125, 285, 387 Netweaver 149, 150 Netzwerkdokumentation 72, 96, 125 Netzwerkmanagement 307 Netzwerkmanagementsystem 62, 96 NGF 155, 279 nicht quantifizierbar 49, 66 non-property-company 14 Nutzenpotential 8, 48, 49, 50, 53, 66, 84, 154, 164, 182 - qualitatives 66 Nutzer 4 Nutzungskonzept 296 Nutzungskosten 39, 365 Nutzungsmöglichkeit 51 Nutzungsoptimierung 331, 338 Nutzungsphase 5, 169

Sachverzeichnis

O Objektorientierte Datenbank (ooDB) 105 Objektorientierung 64 Objektverwaltung 230 Office-System 97 Offline 100 Online 100 Online Analytical Processing 91 ooDB siehe objektorientierte Datenbank 106 Oracle 93, 112, 145 Orgware 67 Outsourcing 8, 9, 266 P Paradigmawechsel 109 Parametrisierbarkeit 87 Parkplatzverwaltung 72, 87, 125 Partnerverwaltung 75 Performance-Kennzahl 378 Personenverwaltung 75 Pflichtenheft 197 Pilotprojekt 167 pit-FM 118, 471 Planon Facility Solution 118, 473 Planungsinstrument 201 planungsorientiert 75 Planungsprozess 82 Portalanwendung 388 Portfolio 372 Praxisbeispiel 265 Primär-Prozess 10 Product Lifecycle Management 149, 379 Produktbenchmarking 372 Produktivmigration 194 Produktivsetzung 182 Professional 10, 69, 74, 149 Projektcontrolling 180 Projektentwicklung 74 Projektkosten 176

Sachverzeichnis

Projektmanagement 71, 125, 157, 171 Projektmodell 35 Projektorganisation 180 Projektvorbereitung 179, 180 property-company 10, 14 Prozess 20 Prozessbenchmarking 372 Prozessorientierung 59, 60, 84, 113 Prozesstransparenz 97 Public Real Estate Management 10 Q Qualitätssicherung 171, 180 Qualitätssteigerung 51 quantifizierbar 49, 66 Querschnittsfunktion 69, 75 R Rationalisierungspotential 8 Raumautomation 354 Raumplanung 71, 83 Raumreservierung 96 Raumverwaltung 71, 82 Realisierung 179 Realisierungskonzept 179, 180 Realisierungskosten 157, 158 Realisierungsphase 29 Reinigungs- und Pflegedienst 73 Reinigungsdienst 272 Reinigungsmanagement 125 Reinigungstätigkeit 272 Remote Function Calls (RFC) 101 remuss 119, 475 Reportgenerator 89 Reservierungsmanagement 73, 87, 125 Rettungsplan 323 RFC siehe Remote Function Calls Richtlinienwerk 37 ROI 156, 166 ROI-Modell 166

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ROI-Treiber 166 ROI-Treibermodell 165 Rollenverteilung 171 Rückbauphase 32 RX 354 RXDatenmodell 359 S Sachressource 3, 7, 8, 16, 22, 40, 49, 60, 281, 304 Sage Group 145 SAP 93, 101, 145 SAP Business One 150 SAP Business Suite 386 Schließfunktion 270 Schlüsselmanagement 401 Schlüsselverwaltung 72, 87, 125, 270, 272 Schnittstelle 99, 100, 101, 111, 173 Schnittstellenkonzept 180 Schulungskosten 157 SCM siehe Supply Chain Management Sekundär-Prozess 10 Service- und Helpdesk, FM-orientierter 73, 88 Service- und Helpdesk 125 Serviceleistung 51 Servicelevel 376 Service-orientierte Architektur (SOA) 107, 145 Serviceportal 73 Sicherheitsbeauftragter 325 Sicherheitsdienst 73 Sicherheitsmanagement 125 Sicherheitstechnikverwaltung 72 Smotive 119 sMOTIVE 477 SOA siehe Service-orientierte Architektur Software, komponenten-basierte 393 Softwarelizenzkosten 157 Softwarelösung 61

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Softwaresystem, monofunktionales 96 SPARTACUS Facility Management 119, 479 speedikon FM 119, 135, 142, 481 SRM siehe Supplier Relationship Management Stammdaten 34, 81 Standard for the Exchange Product Model Data (STEP) 100 Standardsoftware 63 - betriebswirtschaftliche 101 - kaufmännische 93 Standardsystem, kaufmännisches 97 Standzeit 341 STEP siehe Standard for the Exchange Product Model Data Strahlenschutzbeauftragter 325 Structured Query Language 100 Studiengang 42 Supplier Relationship Management (SRM) 145, 149, 379 Supply Chain Management (SCM) 145, 149, 379 Support 182, 184 SWOT-Analyse 374 Synergiepotential 188 System - CAD-orientiertes 120 - datenbankorientiertes 105 - DB-orientiertes 120 - immobilienwirtschaftliches 96, 97 Systemanbieter 127, 128 Systemansatz 103, 119 - CAD-orientierter 104 - DB-orientierter 105 Systemauswahl 172, 179 Systembetrieb 182 Systemkriterium 178 Systemtest 181

Sachverzeichnis

T Technischer Platz 383, 388 Technisches Gebäudemanagement 12, 69 Testmigration 194 TGA-Verwaltung 72, 125 Top-System 135 Transparenz 3, 6, 30, 265 Travelmanagement 73 U Überwachungspflicht 320, 324 Überwachungsstufe 313 Umweltaudit 289 Umweltbilanz 284 Umweltbilanzierung 285 Umweltbilanzierungsart 284 Umwelthaftungsgesetz 283 Umweltinformationssystem 286 Umweltkennzahl 90, 286, 289 Umweltleistungskennzahl 287 Umweltmanagement 72, 82, 125, 281 Umweltmanagementkennzahl 287 Umweltmanagementsystem 260, 281 Umweltschutz 317 - betrieblicher 282 Umweltzustandskennzahl 287 Umzugsabwicklung 275 Umzugsdienst 73, 87 Umzugsmanagement 125, 274, 400 Umzugsplanung 71, 83, 275 Umzugsrate 275 Umzugsvorbereitung 275 UNIDOKU 119, 483 Unterhaltsreinigung 272, 273 Unternehmensstrategie 365 Unterweisungspflicht 320, 324 V Variantenplanung 276 VDMA 2, 306 Veränderungsprozess 23, 25

Sachverzeichnis

Veränderungsrate 39, 91 Veränderungszyklus 23 Verbandbuch 322 Verbesserungsprozess, kontinuierlicher 177, 304 Verbrauchsdatenerfassung 72, 81 Verbrauchskosten 50 Verbreitung 133 Versorgungsdienst 73 Vertragsverwaltung 75, 82, 125 Verwaltung, Infrastrukturleitung 72 verwaltungsorientiert 75 VF 279 VIOLA 119, 485 Virtual Reality 108 VISAFM 119, 487 Visual FM 119, 135, 489, 491 Vollzeitstudiengang 42 Vorauswahl 178, 212 Vorgehensmodell 170, 184

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W Warendienst 73 Wartung 298, 300 Wasserhaushaltsgesetz 283 Web-Service 145, 392 Weiterentwicklung 182 Werkplan 251 Werkvertrag 156 WFMS siehe Workflow-ManagementSystem Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 51 Wirtschaftlichkeitsnachweis 154, 165 Workflow 21, 392 Workflow-Management-System 97, 392 Workflowtechnologie 113 X X-WORLD

119, 499

Z Zeiteinsparung 50, 55 Zustandsdaten 81

Mitautorenverzeichnis

Gauchel, Jupp: Dr.-Ing. Jupp Gauchel, geboren 1946, studierte Architektur und Wirtschaftswissenschaften mit einem Abschluss als Architekt und promovierte 1978 mit dem Thema Software gestützte Grundrissplanung. Er war lange Jahre bei Fritz Haller an der Universität Karlsruhe tätig, beim Aufbau einer EDV- und CAD-Ausbildung für Architekten sowie einer Forschung zu Software gestützten Planungs- und Gebäudekonzepten. 1977 wurde erstmals ein CAD-Kurs angeboten. Die hier vorgestellten Methoden resultieren aus diesen Forschungsaktivitäten. Der Arbeit bei Fritz Haller folgte ein Engagement am Center for Building Performance and Diagnostics, Carnegie Mellon University, Pittsburgh. Anschließend eine langjährige Tätigkeit als Berater, nicht zuletzt auch in Sachen Facilities Management/CAFM, gefolgt von Engagements bei Siemens Gebäudemanagement und Services, Center of Competence, Ismaning, der Raum-Computer AG, Karlsruhe und bei Amstein + Walthert, Zürich. Parallel zu diesen Aktivitäten ist Jupp Gauchel Autor etlicher Publikationen und in diversen Weiterbildungen engagiert. Löwen, Wolfgang: Dipl.-Ing. Wolfgang Löwen, geboren 1967, studierte in Dortmund Maschinenbau mit der Vertiefungsrichtung Technische Betriebsführung. Von 2002 bis 2004 war er Professor für den Fachbereich Facility Management an der Fachhochschule Gelsenkirchen. Er ist geschäftsführender Gesellschafter der Löwen Consulting GmbH in Hamm, die Unternehmen bei der ganzheitlichen Planung, Realisierung und Bewirtschaftung von Liegenschaften berät. Er hat Projekte von der Planung bis zur Realisierung und im Betrieb betreut. Dazu gehörten Aufgabenstellungen der strategischen Werkentwicklungsplanung sowie alle Facetten rund um die ganzheitliche Fabrikplanung. Weiterhin übernahm er gesamtverantwortlich die Projektsteuerung von umfassenden Restrukturierungsvorhaben. Er beschäftigt sich seit Jahren intensiv mit Marktanalysen zum Thema Facility Management, leitet Konferenzen und Seminare über Facility Management und Fabrikplanung und ist Autor einiger Publikationen zum Thema Facility Management.

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Neumann, Günter: Günter Neumann, geboren 1946, studierte nach handwerklicher Ausbildung Innenarchitektur und Betriebswirtschaft. Masterstudium bei der EIPOS an der TU Dresden (MSc Real Estate). Er ist Geschäftsführer der Neumann & Partner GbR – CREIS Real Estate Solutions, Seebruck und München. Nach verschiedenen Tätigkeiten in der Planung und Realisierung von Bürogebäuden erfolgte ab 1987 der Aufbau von FM-Strukturen im deutschsprachigen Raum. 1995 erfolgte die Gründung der Neumann & Partner GbR mit den Leistungsschwerpunkten Immobilien- und Dienstleistungscontrolling und dem Aufbau der CREIS – Datenbank zur Performancemessung immobilienbezogener Leistungen. CREISdata bietet heute mit über 2.800 bewerteten Objekten der Jahre 1994 – 2005 die Basis für eine umfassende Bewertung von Strategien, Strukturen, Immobilien, Dienstleistungen und Prozessen. Daneben ist Herr Neumann Dozent an der Donau Universität Krems, der EIPOS an der TU Dresden und der FH Holzminden und Autor verschiedener Veröffentlichungen. Ranglack, Dirk: Dr. Ing. Dirk Ranglack, geboren 1964, studierte an der Technischen Universität Dresden Bauingenieurwesen und promivierte 1992 in Weimar am Fachbereich Informatik, der heutigen Bauhausuniversität. Danach war er in einem großen deutschen Baukonzern für die Entwicklung datenbankgestützter CAD Anwendungen verantwortlich, aus denen später ein CAFM-System hervorging. Bis 1999 leitet er dann den ganzen Geschäftsbereich CAFM, des bis dahin zum Bausoftware Haus outgesourcten Unternehmens. Das im Anschluss gegründete SAP-Beratungshaus verließ er 2002 mit seinem Partner Peter Kolbe, um neue Wege bei der Realisierung von Immobilien und Facility Management Lösungen zu gehen. Neben der Erschließung der Facility Management Potentiale des SAP R/3 Systems und seiner Integration in geeignete Anwendungen, stehen individuelle, SAP FI basierte Lösungen zum Immobilienmanagement auf seiner Agenda. Dirk Ranglack ist Lehrbeauftragter an der Fachhochschule Frankfurt und Autor von zahlreicher Veröffentlichungen vor allem zu Aspekten der Integration von EDV Systemen für FM-Lösungen.

Wenzig, Ulf: Dipl.-Ing. Dipl.-Wirt.-Ing. Ulf Wenzig, geboren 1970, abgeschlossenes Maschinenbaustudium in Aachen mit der Fachrichtung Energie- und Umweltschutztechnik und Betriebswirtschaftsstudium in Berlin. Ab 1996 Umweltreferent eines namhaften Versicherungsunternehmens. Neben dem Aufbau und der Zertifizierung des konzernweiten Umweltmanagementsystems mit der Entwicklung

Mitautorenverzeichnis

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und Implementierung eines betrieblichen Umweltinformationssystems beauftragt. Seit 1999 als selbständiger Berater von Bundesbehörden, Instituten und Unternehmen der freien Wirtschaft in verschiedenen Bereichen des Umwelt- und Energiemanagements tätig.