TP 1 Access - v1 [PDF]

Zitiervorschau

Université Arabe des Sciences

TP n°1 Langage de programmation Base de données

-

Département Informatique AU : 2017/2018

Partie 1 : Présentation de l’outil Access

II.

Si vous voulez créer une base de données vierge, Si vous voulez démarrer l’assistant base de données, Ou si vous voulez ouvrir une base de données existante.

Choix du nom et de l’emplacement de la base de données :

Une fenêtre s’affiche vous invitant à entrer un nom pour votre nouvelle base de données (pour notre exemple, ce sera

Une base de données est une collection d’informations relatives à un sujet ou un objectif particulier. Microsoft Access permet de construire des bases de données relationnelles qui stockent les données apparentées dans un seul endroit. Les bases de données relationnelles facilitent la recherche, l’analyse, le suivi et la protection des données puisque toutes les données sont stockées dans un seul et même endroit. Système de gestion de base de données (SGBD) : système qui permet de conserver, de mettre à jour et de manipuler les données contenues dans une de données.

I.

Démarrage de Microsoft Access

Pour charger le logiciel Microsoft Access procéder comme suit :

La fenêtre d’accès à la base de données

1ère méthode : cliquer sur le bouton démarrer, programme, Microsoft office et ensuite Microsoft Access 2ème méthode : Cliquer sur l’icône Immédiatement après le démarrage, le programme vous demande :

1 TP n°1 : Langage de programmation

de données importante constituée d’un multitude d’objets.

Partie 2 : création d’une table Table : une table est une collection de données sur une rubrique précise, comme les produits ou les fournisseurs. Les tables organisent les données en colonnes appelées champs et en lignes appelées enregistrements.   Tables :

Requêtes : Formulaires : Etat : Macro :

Structure de la table, type de champs et les informations qui y sont entreposées. Recherche d’information qui répond à certains critères déterminés par l’utilisateur. Présentation de l’information à l’écran d’une manière pratique pour l’utilisateur. Présentation de l’information sur papier d’une manière pratique pour l’utilisateur. Développement de routines pour automatiser certaines tâches. Programmation

Modules :

Groupes :

Cet élément sert principalement à vous faciliter l’accès aux objets de la base de données. Un groupe consiste en une série de raccourcis vers les objets de base de données qui en font partie ; l’ajout d’un objet à un groupe ne modifie pas l’emplacement original de cet objet. Cet outil est très utile dans la cas où vous gérez une base

Cliquez sur l’onglet Tables Appuyez sur le bouton créer une table en mode création

Table employée : Chaque enregistrement de la table doit contenir le nom et le prénom de la personne. Le poste occupé par une personne dans l’entreprise. Pour cet exemple, il n’y a que deux types de poste : les gérants et les vendeurs. Le champ bureau indiquant le lieu de travail, pour cette entreprise, il y a des employés à Paris et au Lille. Les gérants travaillent selon un salaire tandis que les vendeurs travaillent seulement à commission. Pour terminer, il est nécessaire d’avoir la date d’embauche de l’employé. Voici la liste des champs de la table Employés ainsi que les caractéristiques obligatoires. En plus de donner un nom au champ, il faut lui déterminer un type et, dans la plupart des cas, une taille. Il faut indiquer la taille des champs selon le nombre de caractères que vous voulez conserver dans ces champs.

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Nom du champ Prénom Nom Poste Bureau Salaire Commission Embauche

Type de champ Texte Texte Texte Texte Monétaire Monétaire Date

Taille 15 15 10 15

Format

Les types de champs : Texte

Mémo Date abrégée

1. Donner un nom au champ

Numérique Date/Heure

Lors de l’ajout d’un champ à la structure d’une table, il faut lui donner un nom et un type de champ. Selon le type de champ, il faut aussi indiquer à Access le nombre de caractères que vous voulez présenter dans le champ. Vous pouvez aussi, à votre choix, ajouter un commentaire pour donner plus d’informations sur le contenu du champ. Monétaire NuméroAuto

Oui/Non Objet OLE Lieu hypertexte Assistant liste de choix

Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par défaut, Access indique que la taille du champ est de 50 caractères. Vous pouvez toujours modifier la taille du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255 caractères. Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n’est pas déterminée. Le maximum est de 65 535 caractères. Peut contenir des chiffres seulement. vous pouvez aussi déterminer le nom de chiffres après la décimale selon vos besoins. Peut contenir ou afficher des dates ou même de l’heure. Bien qu’une date ou une heure soit affichée, Access conserve ces données sous forme de chiffre. Chaque chiffre représente une journée. Chiffre 1 est pour le 1 janvier 1900. Le chiffre 2 pour le 2 janvier … Access conserve l’heure, les minutes et les secondes en fractions de journée. Donc 0.5 est l’équivalent de midi, 0.75 de 18h etc. c’est aussi plus facile de faire la différence entre deux dates. Il s’agit d’un type de champ numérique. Le format du champ est déjà prêt pour afficher le signe $. Champ numérique entier qui augmente automatiquement d’un (1) à chaque nouvel enregistrement que vous ajoutez à la table. Autrefois appelé compteur. C’est idéal pour ajout de nouvelles factures, de commandes ou de clients. Champ logique. Détermine si un cas s’applique ou pas. Ex. : fumeur, non-fumeur. Access conserve l’information sous forme numérique. 0=faux, 1=vrai. Permet de faire un lien à un objet provenant d’applications Windows . il est capable de géer en liant ou en implantant dans la base de données (Object Linking and Embedding). Permet de faire un lien hypertexte à un autre objet ou à l’un des services de l’Internet qui permet le URL (Uniform Resource Locator) tel que FTP, gopher, et les newsgroups. Cet assistant vous permet d’accéder à une liste de choix prédéterminé qui est contenu dans une autre table ou requête. Cette liste peut être le continu d’une table, d’une requête ou que vous avez préparé vous-même.

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Les propriétés du champ : Au bas de l’écran, il y a les caractéristiques ou les propriétés du champ. Taille :

Format : Masque de saisie : Légende : Valeur par défaut : Valide si :

Message si erreur : Null Interdit : Chaîne vide autorisée : Indexé :

Détermine le nombre de caractère qui peut être contenu dans un champ. Cette propriété est seulement valide pour les champs de type Texte. Les autres types de champs ont déjà une taille prédéterminée. Détermine la façon que l’information sera affichée dans le champ. Détermine la façon que l’information sera entrée dans le champ. Texte qui sera affiché dans la feuille de données, les formulaires et les états à la place du nom du champ. Détermine une valeur initiale lors de l’ajout de nouveaux enregistrements. Place des bornes ou des limites sur le genre d’information qui peut être entré dans un champ. Par exemple, peu de personnes seraient prêtes à travailler pour un salaire négatif. Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de la propriété valide si. Si actif, ne permet pas d’avoir un contenu vide dans le champ. Permet d’insérer des espaces " " dans un champ.

Ces dernières propriétés sont ceux qui sont disponibles pour les champs de type Texte. Voici quelques propriétés supplémentaires disponibles pour les autres types de champs. Décimales (Numérique, Monétaire) : Nouvelles Valeurs (NuméroAuto) :

Détermine le nombre de décimales qui sera conservé avec le chiffre. Détermine si le prochain chiffre sera la suite de la série (Incrément) ou un chiffre au hasard (aléatoire).

Cette propriété est pour afficher les informations en ordre croissant lors de l’affichage. Elle est aussi nécessaire lors de la création de relations avec d’autres tables.

4 TP n°1 : Langage de programmation

Clé primaire : Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui aide à différencier un enregistrement de tous les autres de la table. Par exemple, on peut utiliser le numéro d’assurance sociale pour différencier chacun des employés de la compagnie. Il n’y a pas deux qui sont identiques. On peut aussi utiliser un numéro d’inventaire pour différencier chacun des produits des autres etc. Une clé primaire peut aussi être composée de plusieurs champs. Tant que la combinaison de champ différencie un enregistrement des autres. Par exemple, on peut ajouter une réservation sachant qu’il n’y aura pas deux personnes qui vont se présenter en même temps avec le même nom. Si cela serait le cas, il faudrait ajouter un autre champ à la clé primaire pour les différencier. Où, on pourrait simplement créer un champ No.de réservation pour régler le problème. L’utilisation de plusieurs champs pour composer une clé primaire est très rare pais possible.



Appuyez sur le bouton Nom.

Entrée de données : Maintenant que la structure de la table est définie, il est possible d’introduire les données dans la table  

Appuyez sur le bouton ou Du menu Affichage, sélectionnez l’option données.

Mode Feuille de

Access va vous montrer une grille pour entrer les données comme celle-ci (sans les données).

Sauvegarder la structure de la table : Après avoir conçu une table, il faut la conserver.  

Appuyer sur le bouton ou Du menu Fichier, sélectionnez l’option Enregistrer.

Access va ensuite demander quel est le nom de la nouvelle table. 

Entrez le nom de votre choix. Pour cet exercice, entrez le nom Employés et appuyez sur le bouton OK.

Access va possiblement vous demander si vous voulez ajouter une clé primaire à votre table. Pour le moment, cette table n’a pas besoin de clé primaire. Elle sera ajoutée après.

 Prénom Roger Denis Suzanne Eric

Entrez les informations suivantes sur les employés de la compagnie Nom Lepage Lambert Rémi Gendron

Poste Gérant Vendeur Vendeur Vendeur

Bureau Paris Paris Paris Paris

Salaire 50 000 0 0 0

Commission 0 45 000 65 000 23 000

Embauche 01/01/1992 01/01/1992 01/01/1993 06/06/1993

Note : la dernière ligne d’une table ou d’une requête affiche toujours un "*" dans la case grise à la gauche de la ligne. Ceci est pour indiquer la fin de celle-ci. Entrez les chiffres sans les signes €.

5 TP n°1 : Langage de programmation



Insérer un Valide SI : La propriété Valide Si permet de mettre des limites ou des bornes à la saisie des données. Par exemple, il y a très peu de personnes qui aiment travailler pour un salaire ou une commission négative, donc il faut contrôler la saisie pour n’accepter que des valeurs strictement positives pour les champs Salaire et Commission, en utilisant Valide Si.  

Ouvrez la table Employés en mode création. Placez le pointeur sur le champ Salaire.



Modification de la table :

Placez le pointeur dans la case Valide Si.

C’est dans cette case que vous mettez les critères de validation. Vous pouvez utiliser de différents opérations (=, >, =0.

Dans l’exercice, il est possible qu’une personne ne gagne aucun salaire ou aucune commission selon le poste de l’employé dans l’entreprise. Les gérants gagnent un salaire seulement, tandis que les vendeurs gagnent une commission sur les ventes. Donc, il est possible d’avoir un salaire ou une commission égale à zéro.



A partir du mode feuille de données, appuyez sur le bouton



Du menu Affichage, sélectionnez l’option création



A partir du menu principal, sélectionnez la table et appuyez sur le bouton Modifier.

Ou

Les propriétés du champ vont apparaître dans la section du bas. 

Dans la case Message si erreur, tapez le texte suivant : Un employé de l’entreprise ne peut pas avoir un salaire négatif. Entrez un chiffre positif ou zéro. Répétez l’opération pour le champ Commission.

Ou

Pour l’exemple, il faut ajouter trois nouveaux champs : Numéro de poste, statut, permanence. -

-

La case Message si erreur est le texte qui va apparaître à l’écran lorsque le contenu du champ ne respecte pas les critères de validation. Dans le cas ou l’utilisateur saisie une valeur négative. -

Le champ Numéro de poste sera utilisé pour différentier chacun des enregistrements. Il sera la clé primaire de la table. De plus, le champ Numéro de poste sera inséré au début de la structure de la table. Le champ Statut servira à conserver le statut de l’employé. Ce champ sera du type Numérique. Il va conserver le statut selon un chiffre : 1=célibataire, 2= marié sans dépendants, 3= marié avec dépendants, 4= divorcé, 5= divorcé avec allocation familiale. Donc, les seuls chiffres valides sont compris entre 1 et 5. Il sera aussi utilisé lors de la création d’un formulaire. Le champ Permanence sera du type Oui/Non. Il va déterminer si la personne à reçu sa permanence dans l’entreprise.

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Nom du champ Numéro de poste Prénom Nom Poste Bureau Salaire Commission Embauche

Type de champ Compteur

Taille

Texte Texte Texte Texte Monétaire Monétaire Date

15 15 10 15

Statut

Numérique Entier long

Permanence

Oui/Non

Format



Autre



Déplacer un champ : Pour changer l’ordre de présentation des champs  

Date abrégée Valide si : Entre 1 et 5



Cliquez sur la boîte grise à gauche du nom du champ. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ vers le haut ou le bas selon vos besoins.

Le champ va se réinsérer dans la structure de la table entre les deux champs. Supprimer un champ :

Insérer un champ : 

Sélectionnez le type de champ Texte avec une taille de 15 caractères. Insérez les nouveaux champs Statut et Permanence à la fin de la table avec leurs propriétés qui sont décrites dans la table ci-dessus.

Placez le pointeur sur la ligne a laquelle vous voulez insérer un nouveau champ. Pour l’exercice, placez le pointeur sur la première ligne de la table, soit la ligne du champ Prénom. Du menu Edition, sélectionnez l’option Insertion d’une ligne.

Ou

 

Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer. Appuyez sur la touche Supprime.



Du menu Edition. Sélectionnez l’option Supprimer les lignes.

Ou

Placer la clé primaire 

Appuyer sur le bouton

.

Une nouvelle ligne libre va apparaître. Les autres lignes seront décalées vers le bas. 

Ecrivez le nom du champ. Pour l’exercice, il s’agit de Numéro de poste.

:

Pour cet exercice, le nouveau champ Numéro de poste sera la clé primaire de la table. 

Placez le pointeur sur la ligne du champ Numéro de poste.



Appuyez sur le bouton

.

7 TP n°1 : Langage de programmation

La clé placée dans la boîte grise à gauche du champ Numéro de poste confirme que ce champ constitue la clé primaire de la table. Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la clé primaire, appuyez sur le bouton primaire.

pour désélectionner le champ comme clé

La clé placée dans la boîte grise confirme que la clé primaire est composée des champs Prénom, Nom et Embauche. Cela veut dire qu’il est possible d’inscrire plusieurs fois la même valeur dans l’un des champs. Mais il est impossible d’inscrire plusieurs fois les mêmes valeurs dans tous les champs qui composent la clé primaire en même temps. Par exemple, il est impossible d’avoir deux personnes ayant le même prénom et nom qui sont embauchés en même temps. 

Replacez la clé primaire sur le champ Numéro de poste.

Liste de choix (liste déroulante)

Placer une clé primaire sur plusieurs champs : La clé primaire sera composée des champs Prénom, Nom et Date d’embauche.  

Cliquez sur la petite boîte grise à gauche du champ Prénom. En gardant un doit sur la touche CTRL, cliquez ensuite sur les boîtes grises à gauche des champs Nom et Embauche.



Appuyez sur le bouton

.

Les listes ont l’avantage de permettre d’entrer plus rapidement les données ainsi que de réduire le nombre d’erreurs à l’entrée. Il est aussi possible de limiter l’entrée de données au contenu de la liste. Utiliser une liste de choix avec le champ Bureau.   

Retournez en mode création Placez le pointeur sur le champ Bureau En bas de l’écran, sélectionnez l’onglet Liste de choix.

Voici le résultat final.

Au début la seule option disponible est le mode d’affichage des données qui est en mode texte.

8 TP n°1 : Langage de programmation



Changez l’option Afficher le contrôle à Zone de liste modifiable.

L’option origine source vous demande quelle sera la source de la liste. Il y a trois options : Liste de valeurs

Prends la liste des valeurs que vous entrez dans la case Contenu.

Liste de champs

Prends la liste des champs d’une table ou d’une requête.

Table/requête

Prends la liste des valeurs des champs qui sont dans une table ou une requête que vous déterminez dans la case Contenu.

  

Ou  

Du menu Affichage, sélectionnez l’option Mode Feuille de données. Placez le pointeur sur le champ Bureau de l’un des enregistrements.

Ajout d’enregistrements Apportez les ajouts aux enregistrements déjà créés et ajoutez les autres enregistrements à votre table.

Sélectionnez l’option Liste de valeurs. Placez le pointeur dans la case Contenu. Entrez le texte suivant : "Paris" ;"Lille".

Note : Puisque le champ Bureau est de type Texte, il faut mettre la valeur de la liste entre guillemets. Cela serait inutile pour un champ de type Numérique ou Monétaire. Chaque valeur de la liste est séparée par un pointvirgule ( ;). 

Changez la valeur de la case Limiter à la liste à Oui.

L’utilisateur ne pourra pas entrer des valeurs autres que celles existantes dans la liste. 

Enregistrer les modifications de la table en appuyant sur le bouton .



Appuyez sur le bouton

9 TP n°1 : Langage de programmation

La barre d’outils : La barre d’icônes située en haut de l’écran, sous la barre de titre se modifie en fonction du contexte. Cette barre fournit des commandes accessibles rapidement par simple clic sur les icônes. Microsoft Access est équipé de plusieurs barres d’outils qui peuvent être personnalisées à tout moment en fonction des besoins. Barre d’outils du mode feuille de données : La barre d’outils ci-dessous est active lorsque vous vous trouvez en mode feuille de données.

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