StarOffice 7 / OpenOffice Kompendium. inkl CD-ROM`s. 9783827266699, 3827266696 [PDF]

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KOMPENDIUM

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7

Das Kompendium Die Reihe für umfassendes Computerwissen Seit mehr als 20 Jahren begleiten die KOMPENDIEN aus dem Markt+Technik Verlag die Entwicklung des PCs. Mit ihren bis heute über 500 erschienenen Titeln deckt die Reihe jeden Aspekt der täglichen Arbeit am Computer ab. Die Kompetenz der Autoren sowie die Praxisnähe und die Qualität der Fachinformationen machen die Reihe zu einem verlässlichen Partner für alle, ob Einsteiger, Fortgeschrittene oder erfahrene Anwender. Das KOMPENDIUM ist praktisches Nachschlagewerk, Lehr- und Handbuch zugleich. Auf bis zu 1.000 Seiten wird jedes Thema erschöpfend behandelt. Ein detailliertes Inhaltsverzeichnis und ein umfangreicher Index erschließen das Material. Durch den gezielten Zugriff auf die gesuchte Information hilft das KOMPENDIUM auch in scheinbar aussichtslosen Fällen unkompliziert und schnell weiter. Praxisnahe Beispiele und eine klare Sprache sorgen dafür, dass bei allem technischen Anspruch und aller Präzision die Verständlichkeit nicht auf der Strecke bleibt. Mehr als 5 Millionen Leser profitierten bisher von der Kompetenz der KOMPENDIEN.

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KOMPENDIUM Einführung I Arbeitsbuch I Nachschlagewerk



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ISBN 3-8272-6669-6 © 2004 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Coverkonzept: independent Medien-Design, Widenmayerstraße 16, 80538 München Coverlayout: Heinz H. Rauner, Gmund Titelfoto: IFA-Bilderteam, Gletscher Panorama Lektorat: Rainer Fuchs, [email protected] Korrektorat: Anette Stein Herstellung: Elisabeth Prümm, [email protected] Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld (www.reemers.de) Druck und Verarbeitung: Bercker Graph. Betrieb, Kevelaer Printed in Germany

Im Überblick

Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

Teil 1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Kapitel 1

So finden Sie sich im Buch zurecht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

Kapitel 2

Ein erster Überblick. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43

Kapitel 3

Aufbau und Konzepte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

Kapitel 4

Programmumgebung anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75

Kapitel 5

Schnelleinstieg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Teil 2

StarOffice Writer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Kapitel 7

Textbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Kapitel 8

Seitenlayouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Kapitel 9

StarOffice Writer in der Praxis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Teil 3

StarOffice Calc – zum Kalkulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Kapitel 10

StarOffice Calc – Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Kapitel 11

Grundlegende Tabellenoperationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Kapitel 12

Formeln und Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Kapitel 13

Zellenformatierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Kapitel 14

Mappen und Tabellenblätter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Kapitel 15

StarOffice Calc als Datenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Kapitel 16

Spezielle Techniken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

 KOMPENDIUM 

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5

Im Überblick

Teil 4

StarOffice Impress – für Präsentationen

Kapitel 17

StarOffice Impress – Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Kapitel 18

Präsentieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485

Teil 5

StarOffice Draw – für Grafiken

Kapitel 19

StarOffice Draw – Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495

Kapitel 20

Grafikobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517

Teil 6

Daten verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557

Kapitel 21

Datenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559

Kapitel 22

Der Umgang mit Datenquellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569

Teil 7

Zusatzprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623

Kapitel 23

Gemeinsam genutzte Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625

Kapitel 24

StarOffice-Bildbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635

Kapitel 25

StarOffice Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645

Kapitel 26

StarOffice Math – Formeln erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663

Kapitel 27

FontWork. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671

Kapitel 28

Teamfunktionen in StarOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679

Kapitel 29

StarOffice Basic – zur Programmierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 687

Teil 8

Praktische Beispiele. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 699

Kapitel 30

Logoentwurf mit StarOffice Draw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701

Kapitel 31

Das eigene Briefpapier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711

Kapitel 32

Eine beispielhafte Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 721

Kapitel 33

Das Haushaltsbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 735

Kapitel 34

Hilfreiche Schrittfolgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745

Kapitel 35

Datenverwaltung in der Praxis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 779

6

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Im Überblick Kapitel 36

HTML-Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785

Kapitel 37

Formulare für HTML-Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 823

Kapitel 38

Datenaustausch mit Microsoft Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 835

Anhang

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841

Anhang A

Installation von StarOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

843

Anhang B

Zu den Buch-CD-ROMs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

863

Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

869

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

7

Inhaltsverzeichnis

Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

Teil 1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

Kapitel 1

So finden Sie sich im Buch zurecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

1.1

Der Buchaufbau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

1.2

Schreibweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36

1.3

Bedienelemente von StarOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

Verwendung der Maus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

Allgemeine Bedienelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

38

Kapitel 2

Ein erster Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43

2.1

Allgemeiner Funktionsumfang von StarOffice 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44

2.2

Das XML-Dateiformat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46

Aufbau der XML-Dateiformate von StarOffice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

Funktionen der Kernanwendungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

49

StarOffice Writer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

49

StarOffice Calc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

49

StarOffice Impress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50

StarOffice Draw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50

StarOffice-Datenbankfunktionalität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

51

Zusatzfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

51

StarOffice-Bildbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

51

StarOffice Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

FontWork . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

StarOffice Math . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

Hilfefunktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

2.3

2.4

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

9

Inhaltsverzeichnis Kapitel 3

Aufbau und Konzepte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

3.1

Der erste Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

3.2

Wichtige Bedienelemente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

56

Der Schnellstarter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

56

Menüführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

Menüleiste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

Dateimenü. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

Bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59

Das Ansichtsmenü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59

Extras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

61

Funktionsleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

62

Objektleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

65

Werkzeugleiste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

65

3.4

AutoPilot Dokumentenkonverter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

67

3.5

Fehlerbehandlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

70

Rückgängig und Wiederherstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

70

Automatische Sicherungskopien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

71

Kapitel 4

Programmumgebung anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75

4.1

Die Optionen-Dialogbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75

4.2

Der Zweig StarOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75

Benutzerdaten einrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

76

Allgemeine Einstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

76

Arbeitsspeicher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

79

Ansichtsoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

80

Druckdaten reduzieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

84

Druckerwarnungen aktiveren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

86

Farben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

88

Schriftersetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

91

3.3

10

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis

4.3

Sicherheitseinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

92

Farbschemata für die Arbeitsoberfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

96

Zugänglichkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

96

Speicheroptionen festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

96

Allgemein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

97

VBA-Eigenschaften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

99

Microsoft Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 HTML-Kompatibilität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 4.4

Spracheinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Sprachen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Sprache für . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Linguistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

4.5

Die Dialogbox Extras/Anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Menüeinträge bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Tastaturkürzel bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Statusleiste konfigurieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Symbolleisten konfigurieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Schnellkonfiguration der Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Ereignisse konfigurieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Kapitel 5

Schnelleinstieg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

5.1

Ein Logo mit StarOffice Draw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 StarOffice Draw starten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Eine ClipArt wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Maßstab verändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Grafik korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Textrahmen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Text eintragen und formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Objekte ausrichten und gruppieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Logo speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Grafik in die Gallery aufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

11

Inhaltsverzeichnis 5.2

Der eigene Briefbogen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Der DIN-Brief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Eine Dokumentvorlage nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Änderungen an der Briefvorlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Dokument speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Feldbefehle bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Die Seiteneinrichtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Inhalte der Kopfzeilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Tabellen für die Platzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Die Folgeseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Das Logo übernehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Letzte Korrekturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Der neue Brief als Vorlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

5.3

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Tabellenentwurf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Datensätze eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Mappe speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

5.4

Datenquelle anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

5.5

Der Brief mit Daten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Brief anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Datenquelle wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Felder zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Bedingungen in Serienbriefen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Der Seriendruck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Datenquelle ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Teil 2

StarOffice Writer

Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

6.1

Starten und beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Der Arbeitsbildschirm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Die Menüleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Die Objektleiste für Textdokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 12

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis Die Werkzeugleiste von StarOffice Writer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Das Lineal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Der Arbeitsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Die Bildlaufleisten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Die Statusleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Darstellungsgröße anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 6.2

Dokumentfunktionen für Textdokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Speichern unter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 Alles speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Dokumente öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

6.3

Seiten einrichten und verwalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Folgevorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Seitenränder festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Layouteinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

6.4

Texten mit arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 Text eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 Schreibmarke im Text bewegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Im Text navigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Text markieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Texte löschen, einfügen und überschreiben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Texte kopieren, ausschneiden und einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Kapitel 7

Textbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

7.1

Formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Zeichenformatierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Absatzformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Tabulatoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 Aufzählungen, Nummerierungen und Gliederungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 AutoFormat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

13

Inhaltsverzeichnis 7.2

Mit Rahmen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Rahmen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Rahmen positionieren und verankern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Text im Rahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 Rahmen verketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Grafiken in Rahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

7.3

Mit Vorlagen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Mit Stylist arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Die Vorlagen und ihre Anwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 Vorlagen organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

7.4

Suchen und ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

7.5

Korrekturfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 AutoKorrektur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 Automatische Prüfung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 Die Rechtschreibprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Silbentrennung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Synonyme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

7.6

Wörterbücher verwalten und bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Kapitel 8

Seitenlayouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

8.1

Seiteneinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

8.2

Kopf- und Fußzeilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Kopf- und Fußzeilen einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 Kopf- und Fußzeilen einrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Kopf- oder Fußzeilen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

8.3

Fuß- und Endnoten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

8.4

Text in Spalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 Spalten in Bereichen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

14

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis Kapitel 9

StarOffice Writer in der Praxis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

9.1

Erweiterte Navigator-Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

9.2

AutoTexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 AutoText erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 AutoText-Bereiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 AutoText einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 AutoTexte übertragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 AutoComplete in Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

9.3

Text mit Grafiken illustrieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 Grafiken einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Eigenschaften eingefügter Grafiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Umlauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

9.4

Seriendruck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Serienbrieffelder einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 Seriendruck starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

9.5

Briefumschläge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

9.6

Etiketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

9.7

Visitenkarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

9.8

Rechnen im Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

9.9

Tabellenfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

9.10

Mit Feldbefehlen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Einfache Feldbefehle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 Die Dialogbox Feldbefehle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 Feldbefehle aktualisieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

9.11

Formularfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

9.12

Arbeiten mit großen Dokumenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320 Notizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320 Texte gliedern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 Kapitelnummerierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 Index, Verzeichnisse und Beschriftungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

9.13

Ausgabefunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

9.14

Voreinstellungen anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

15

Inhaltsverzeichnis

Teil 3

StarOffice Calc – zum Kalkulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kapitel 10

StarOffice Calc – Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

10.1

Mit StarOffice Calc arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

335

Vorüberlegungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337 Starten und Beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338 Der Arbeitsbildschirm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339 Voreinstellungen anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344 Dokumentfunktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 Seiten einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 10.2

Zahlen und Texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348 Dateneingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348 Zahlen eingeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349 Texte eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351 Zellbereiche automatisch füllen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351 AutoEingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Kapitel 11

Grundlegende Tabellenoperationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

11.1

Bewegen innerhalb der Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

11.2

Markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Zelle markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Mehrere zusammenhängende Zellen markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Zeilen und Spalten markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Mehrfachmarkierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

11.3

Zellinhalte löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

11.4

Zellinhalte kopieren und verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360 Drag&Drop – Verschieben mit der Maus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

11.5

Zellen, Zeilen und Spalten hinzufügen und löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361 Zellen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361 Zellen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

11.6

16

Inhalte einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis Kapitel 12

Formeln und Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

12.1

Formeln und Zellbezüge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365 Formeleingabe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365 Zellbezüge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 Referenzen zeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 Formeln für Summen einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368 Formeln kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

12.2

Absolute und relative Zellbezüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

12.3

Arbeiten mit Zell- und Bereichsnamen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370 Automatische Adressierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370 Bereichsnamen für Konstanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372 Bereiche benennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372 Namen anwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

12.4

Funktionsautopilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375 Formeln erzeugen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376 Formeln bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Kapitel 13

Zellenformatierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

13.1

Zahlen formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381 Benutzerdefinierte Zahlenformate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383 Die Format-Codes in Zahlenformaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384 Datum- und Zeitcodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

13.2

Texte in Zellen formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

13.3

Zellinhalt ausrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

13.4

Zellen zusammenfassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

13.5

Zeilen- und Spaltenformatierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 Zeilenhöhe und Spaltenbreite mit der Maus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 Befehle für Zeilenhöhe und Spaltenbreite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

13.6

Endgestaltung durch Zellumrandungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

17

Inhaltsverzeichnis Kapitel 14

Mappen und Tabellenblätter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

14.1

Mit Tabellenblättern arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 Tabellenblatt umbenennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 Tabellenblatt ausblenden und einblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 Tabellenblatt einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 Tabellenblätter gruppieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 Tabellen teilen und fixieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

14.2

AutoFormat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

14.3

In der Tabelle navigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

14.4

Stylist unter StarOffice Calc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

14.5

Zellvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

14.6

Seitenvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403 Seitenlayout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404 Seitenumrandung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405 Seitenhintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405 Kopf- und Fußzeilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406 Druckoptionen für Tabellendokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408 Seitenvorlagen zuweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

14.7

Vorlagen organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Kapitel 15

StarOffice Calc als Datenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

15.1

Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

15.2

Datenbereich festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

15.3

Daten sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

15.4

Daten filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414 AutoFilter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414 Standardfilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Spezialfilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

15.5

Daten auswerten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418 Teilergebnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418 Konsolidierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

18

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis 15.6

Mit dem Datenpiloten arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

15.7

Daten gliedern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

15.8

Gültigkeitskriterien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Kapitel 16

Spezielle Techniken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

16.1

Hilfsmittel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427 Suchen und Ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427 Notizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 AutoKorrektur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Rechtschreibung und Thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

16.2

Erweiterte Tabellenfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430 Bedingte Formatierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430 Zielwertsuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431 Szenario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 Detektiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

16.3

Tabellendokumente schützen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435 Dokument schützen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436 Tabellen schützen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

16.4

Ausgabefunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437 Druckbereiche festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438 Inhalte von Kopf- und Fußzeilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439 Seitenansicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441 Seitenumbruch-Vorschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441 Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

16.5

Anpassen der Programmumgebung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Teil 4

StarOffice Impress – für Präsentationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kapitel 17

StarOffice Impress – Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

17.1

Der Einstieg ins Programm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

447

Starten und beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449 Elemente einer Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453 Bildschirmaufbau und Bedienelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

19

Inhaltsverzeichnis Arbeitsansichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458 Darstellungsgröße anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460 Arbeitsansichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 17.2

Grundlegende Präsentationsoperationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 Seiten anlegen und duplizieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462 In der Präsentation navigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465 Seiten löschen, sortieren und umbenennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467

17.3

Mit Objekten arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470 Folieninhalte eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470 Gliederung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471 Hintergründe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473 Objekteffekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475 Objekte animieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478

Kapitel 18

Präsentieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485

18.1

Präsentationen zusammenstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485 Überblendeffekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485 Präsentationseinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487

18.2

Präsentationssteuerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489 Manuelle Präsentationssteuerung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489

18.3

Exportieren in Macromedia Flash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491

Teil 5

StarOffice Draw – für Grafiken

Kapitel 19

StarOffice Draw – Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495

19.1

Starten und beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493

Speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498 Exportieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 Beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 19.2

Der Arbeitsbildschirm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 Bildschirmaufbau und Bedienelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499

19.3

20

Darstellungsgröße anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis 19.4

Hilfen bei der Objektbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502 Lineale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502 Magnetische Hilfsmittel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503 Fanglinien und Fangpunkte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504 Rasterfang benutzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506 An Objekten ausrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507

19.5

Grundeinstellungen für Zeichnungsdokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508 Ansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508 Allgemein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509 Raster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511 Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514 Programmeinstellungen in der Optionsleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515

Kapitel 20

Grafikobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517

20.1

Grundobjekte erzeugen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517 Sonderfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517 Rechtecke und Quadrate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518 Ellipsen und Kreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519 Kurven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519 Linien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521 Verbinder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525 Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526

20.2

Objekte markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527 Markieren mit dem Pfeil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527 Mehrere Objekte markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528 Markierung aufheben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528 Alle Objekte markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528

20.3

Objekte verändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529 Position und Größe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529 Objekte interaktiv dehnen und skalieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531 Spiegeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531 Numerisches dehnen und skalieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

21

Inhaltsverzeichnis 20.4

Objekte verschieben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532 Objekte interaktiv verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533 Numerisches Verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533

20.5

Interaktives Rotieren und Verzerren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533 Numerisches Rotieren und Verzerren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534

20.6

Lage im Raum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535

20.7

Objekte duplizieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536

20.8

Objekte überblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537

20.9

Gruppieren und Kombinieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538 Einzelobjekte einer Gruppe bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539 Gruppierung aufheben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540 Hinweise zum Arbeiten mit Gruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540

20.10

Objekte kombinieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540 Kombination auflösen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541 Grundobjekte in Kurven umwandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542

20.11

Objektbearbeitung im Béziermodus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543 Kurven bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544 Knoten bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545

20.12

Farbe, Füllung und Umriss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547 Flächen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548 Umrissattribute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551

20.13

3D-Objekte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552

Teil 6

Daten verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kapitel 21

Datenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559

21.1

Was verbirgt sich hinter StarOffice Datenquellen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559

557

Escape-Sequenzen für ODBC und JDBC werden unterstützt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559 21.2

Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560 Was sind Datenquellen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560 Relationale Datenquellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562

21.3

Beziehungstabellen und Primärschlüssel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566

21.4

Datenquellenobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567

22

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis Kapitel 22

Der Umgang mit Datenquellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569

22.1

Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569 Starten und beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569 Der Arbeitsbildschirm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570

22.2

Datenquellen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573 Neue Datenquellen anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574 Datenübernahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582 Tabellenentwurf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589

22.3

Mit Tabellen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594 Tabelle in der Tabellenansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594 In Tabellen navigieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597 Daten eingeben und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598 Daten filtern und sortieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599 Datensätze suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602

22.4

Formulare erstellen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604 Formularansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 Daten mit dem Formular bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608 Formulare anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609

22.5

Abfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Abfragen erstellen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Einstieg in SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617

22.6

Einen Bericht erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618

22.7

Datenstrukturen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 619 Tabellen verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 619

Teil 7

Zusatzprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kapitel 23

Gemeinsam genutzte Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625

23.1

Zeichentabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625

23.2

StarGallery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627

623

Grafiken hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629 Die Gallery im Einsatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

23

Inhaltsverzeichnis Kapitel 24

StarOffice-Bildbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635

24.1

Bilder scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635 Quelle auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635 Der Scanvorgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636

24.2

Bitmap einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636

24.3

Bitmap speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637

24.4

Bitmaps bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638 Die Objektleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638 Zuschneiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642

Kapitel 25

StarOffice Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645

25.1

Diagramm erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645 Daten eingeben und verändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646

25.2

Diagramm formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649 Autoformat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649 Manuell formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651

25.3

StarOffice Chart in anderen Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653 StarOffice Calc-Tabellen grafisch darstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653

25.4

StarOffice Writer-Tabellen grafisch darstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658

25.5

Diagramme in Präsentationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661

Kapitel 26

StarOffice Math – Formeln erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663

26.1

Arbeiten mit dem Operatorenfenster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664

26.2

Arbeiten mit Symbolen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665

26.3

Formeln anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667 Schriftarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667 Schriftgrößen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668 Abstände. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668

26.4

Druckoptionen einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668

Kapitel 27

FontWork . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671

27.1

FontWork starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671 Textelement erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671 FontWork-Funktionen aufrufen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 672

24

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis 27.2

Text mit FontWork gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 672 Ausrichtung festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673 Kontur und Schatteneffekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674

27.3

FontWork-Objekte verändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675 FontWork-Objekte interaktiv anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675 Text anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676 FontWork-Objekt konvertieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678

Kapitel 28

Teamfunktionen in StarOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679

28.1

Die Überarbeitungsfunktion von StarOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679 Änderungen aufzeichnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680 Änderungsmodus ausschalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681

28.2

Versionsverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 682 Mit Versionen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683 Eine Version separat speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684

Kapitel 29

StarOffice Basic – zur Programmierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 687

29.1

StarOffice API und StarOffice Basic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 687

29.2

Das Aufgabenfeld von StarOffice Basic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688

29.3

Programmiergrundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689

29.4

Die StarOffice Basic-IDE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 690 Elemente der StarOffice Basic-IDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 691 Das Code-Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 691 Steuerelemente der Makro-Leiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692

29.5

ODK (Office Development Kit) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693

29.6

Makros aufzeichnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694 Makros aufzeichnen – Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694 Tastenkombination zuweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 695

29.7

Makros und Ereignisse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

25

Inhaltsverzeichnis

Teil 8

Praktische Beispiele. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kapitel 30

Logoentwurf mit StarOffice Draw. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701

30.1

Arbeitsvorbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701

699

Grundeinstellungen für den schnellen Arbeitsfortschritt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 702 30.2

Das Logo entsteht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 703 Text eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 703 Text gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704 Optische Effekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706 Ablegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708 Konvertieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708

Kapitel 31

Das eigene Briefpapier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711

31.1

Vorbereitungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711 Die aktuelle DIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711 Seite einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711

31.2

Briefelemente erzeugen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714 Die Absenderzeile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714 Firmendaten eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715 Linienmarken zeichnen und formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716 Logo einfügen und positionieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717

31.3

Dokumente als Vorlagen speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718

Kapitel 32

Eine beispielhafte Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 721

32.1

Öffnen, speichern und schließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 721

32.2

Der AutoPilot Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 721

32.3

Präsentationsbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 725 Folieninhalte entfernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 725 Einrichten eines Diagramms in StarOffice Impress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 726 Texte verändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729 Einfügen von OLE-Objekten in eine Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729

26

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis Kapitel 33

Das Haushaltsbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 735

33.1

Seiteneinrichtung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736

33.2

Beschriftungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737 Zellen zusammenfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 738

33.3

Zahlen formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 738

33.4

Summenformeln einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740

33.5

Formeln kopieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 741 Blatt kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742 Blätter verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742

Kapitel 34

Hilfreiche Schrittfolgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745

34.1

Verfahren zum Auswählen von Sprachen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745 Sprachen für Textabsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745 Direkte Sprachzuweisung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 746 Sprache für Zeichenvorlage wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747 Dokumentsprache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747

34.2

Schriftersetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748

34.3

Effektive Rechtschreibprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 750

34.4

Vorlagen importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 752

34.5

Dokumentvorlagen verwalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 753 Standardvorlage festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755

34.6

Adressbuch-Zuordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 756

34.7

StarOffice Calc: Rundungsfehler vermeiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 758

34.8

StarOffice Calc: Zellen mit Vorlagen formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 759

34.9

Mit StarOffice faxen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 760 Fax verschicken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761 Faxen per Symbol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761

34.10

Beispieldokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 762 Unfallbericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 762 KFZ-Kosten verwalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

27

Inhaltsverzeichnis 34.11

Tabellen und Formulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766 Einbinden der Excel-Tabelle in StarOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766 Erstellen des Formulars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 767 Mit dem Formular arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 769

34.12

Dokumente als Adobe PDF exportieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 772

34.13

Export in Macromedia Flash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776

34.14

XML-Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 777

Kapitel 35

Datenverwaltung in der Praxis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 779

35.1

Wie kann ich eine dBase-Adressdatenbank übernehmen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 779

35.2

Excel-Tabelle als Adressdatenquelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 780

Kapitel 36

HTML-Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785

36.1

Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785 Starten, speichern und beenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785 Der Arbeitsbildschirm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 786 Die Menüleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 786 Die Objektleisten für HTML-Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787

36.2

Das Grundgerüst einer HTML-Datei. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 792 Die Dokumenttyp-Angaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 792 Die Kopfdaten (head) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793 Der Dateikörper (body) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793

36.3

Einrichten der Dateiinformationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793 Allgemeine Angaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 794 Benutzerangaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795

36.4

Einfügen von Inhalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 800 Vorlagen selbst erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 801 Text und Stil im Quelltext. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 807 Mit Tabellen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 807 Einpflegen von Bildern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 811

36.5

Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 814 Der Internetlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 815 Imagemaps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 818

36.6 28

Das Testen der Seiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Inhaltsverzeichnis Kapitel 37

Formulare für HTML-Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 823

37.1

Die Abreißleiste für Formularfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 823

37.2

Die Symbolschaltflächen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824

37.3

Die Tag-Eingaben für Formulare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 825

37.4

Einrichten des Formulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 826 Das Seitenlayout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 826 Formularfelder anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 828

Kapitel 38

Datenaustausch mit Microsoft Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 835

Anhang

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841

Anhang A

Installation von StarOffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 843

A.1

Lieferumfang des Programmpakets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 843

A.2

Zusätzliche Sprachmodule der CD-Version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

844

A.3

Programmplattformen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

845

A.4

Systemvoraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

846

Allgemeine Anforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847 Systemanforderungen für Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847 Systemvoraussetzungen für Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847 Systemvoraussetzungen unter Solaris. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 848 Systemübergreifendes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 848 A.5

Installation starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

849

Installationsarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 849 Inhalt der Installations-CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 850 Installation von CD-ROM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 851 Java-Runtime Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 856 Umstieg von StarOffice 5.2 auf StarOffice 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 857 Installationsumfang nachträglich verändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 858 Deinstallation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 859 A.6

Adabas D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 860

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

29

Inhaltsverzeichnis Anhang B

Zu den Buch-CD-ROMs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

863

B.1

StarOffice 7 als Fristversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

863

B.2

Die Buch-Begleit-CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

863

Beispiele aus dem Buch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 863 OpenOffice.org 1.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 863 Vorlagen von Kajo Welter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 864 Links. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867 Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 869

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Vorwort

Mehrere Millionen Anwender weltweit in Spitzenunternehmen, vom Finanzsektor über Einzelhandel, Behörden, den Bildungssektor bis hin zur Hightech-Branche und unzähligen Privatanwender nutzen und testen die neueste Generation von StarOffice und das frei verfügbare OpenOffice.org. Sie gehören dazu und haben nun auch noch ein Buch in Händen, das Sie unabhängig vom verwendeten Betriebssystem durch den Alltag mit dem Programm begleiten kann. StarOffice 7 ist nach StarOffice 6.0 die zweite Kompilierung der Quelltexte aus dem OpenSource-Projekt OpenOffice.org. Vielleicht haben Sie wie wir die spannende Entwicklung von StarOffice 5.x zu OpenOffice.org und StarOffice 7 von der Offenlegung des Quellcodes bis zur jetzigen Version verfolgt. Die Entwickler haben große Anstrengungen unternommen, die neue Version zu einer vollwertigen Alternative zu anderen Office-Paketen zu entwickeln – unabhängig vom Betriebsystem, mit einem zukunftsweisenden XML-Dateiformat und bisher nicht gekannten internationalen Features. Highlights sind die Export- und Importfilter für den Dokumentenaustausch mit Microsoft Office, verbesserte XML-Filter, der integrierte PDF-Export in allen Anwendungen und die Möglichkeit, Präsentationen über das Macomedia-Flash-Format unabhängig von anderen Programmen vorzuführen. Es gibt aber noch eine Reihe weiterer Funktionen, die das Programm auszeichnen: Seit dieser Version können Sie MySQL-Datenbanken in StarOffice anmelden und nutzen. Kopf- und Fußzeilen können jetzt Bilder und andere grafische Objekte aufnehmen. StarOffice-Dateien lassen sich mit Hilfe eines ActiveX-Steuerelements direkt im Internet Explorer anzeigen. Mit dem Autopiloten DATENBANKREPORT können Sie exakte Berichte aus Datenbanken erstellen. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen statischen und dynamischen Reports.

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StarOffice 7/OpenOffice.org

31

Vorwort Bei einem Systemfehler oder Programmabsturz werden vorhandene Daten in einer Auslagerungsdatei gespeichert. Beim nächsten Aufruf des Dokumentes lassen sich diese Daten wieder reaktivieren. Mit einem Macrorecorder lassen sich Handlungsabläufe aufzeichnen. Auf diese Art schaffen Sie sich eigene Automatismen, die Ihnen wiederkehrende Arbeiten abnehmen. StarOffice 7 bietet neben der Kompatibilität zu Windows-, Linux-, und Solaris-Computern Unterstützung von Pocket-PCs, Palm und Handhelds. Die Neuigkeiten zeigen, dass die Programmierer im vergangenen Jahr fleißig waren und ein umfangreich überarbeitetes Produkt auf den Markt gebracht haben. Davon werden Sie im täglichen Umgang mit der Software profitieren, ebenso wie von den Erfahrungen vieler Nutzer von StarOffice, die in dieses Buch eingeflossen sind. Deshalb danken wir an dieser Stelle allen, die auf verschiedenste Weise einen Anteil am Entstehen dieses Buchs haben. Besonderer Dank gilt den Nutzern des Forums zu StarOffice und OpenOffice.org auf www.Wintotal.de, die mit ihren Fragen und Wünschen Anregungen für das Buch gegeben haben. Verlag und Lektor freuen sich auf Reaktionen und Anmerkungen zu diesem Buch; Lesermeinungen sind der beste Weg, um Bücher zu verbessern. Bitte senden Sie positive und kritische E-Mails an [email protected] oder [email protected]. So bleibt zu hoffen, dass Software und Buch die von Ihnen erwarteten Anforderungen erfüllen – viel Spaß und Erfolg beim Praxiseinsatz wünscht das Types&Bytes Autorenteam

32

 KOMPENDIUM 

StarOffice 7/OpenOffice.org

Teil 1 Einführung

Kapitel 1:

So finden Sie sich im Buch zurecht

35

Kapitel 2:

Ein erster Überblick

43

Kapitel 3:

Aufbau und Konzepte

55

Kapitel 4:

Programmumgebung anpassen

75

Kapitel 5:

Schnelleinstieg

121

1

So finden Sie sich im Buch zurecht

Dieses Kompendium bietet Ihnen umfassende Informationen zur neuesten Version des Office-Pakets von Sun Microsystems. Neben einer eingehenden Beschreibung der vielfältigen Programmfunktionen erhalten Sie notwendige Grundlagen und Hintergrundinformationen sowie eine Vielzahl praxisorientierter Tricks und Tipps. Damit halten Sie ein wichtiges Hilfsmittel in den Händen, um möglichst effizient mit StarOffice zu arbeiten.

1.1

Der Buchaufbau

Umfangreiche Programmpakete wie StarOffice stellen eine hohe Anforderung an den Anwender. Eine wichtige Voraussetzung, um mit den Programmen schnell und effektiv zu arbeiten, ist der umfassende Überblick: Welches Programm leistet was und wie sind Standardaufgaben am schnellsten zu erledigen? Dieses Kompendium unterstützt Sie sowohl bei der ersten Auseinandersetzung mit StarOffice als auch beim täglichen Arbeiten mit den Programmen und bei der Lösung von speziellen Aufgaben. Das vorliegende Kompendium ist in fünf Teile gegliedert, in denen Informationen, Tipps und Tricks thematisch zusammengefasst behandelt werden. Der erste Teil des Buches bietet Ihnen einen ersten Überblick über den Funktionsumfang von StarOffice und die Bedienelemente des Programms. Diese zentrale Benutzeroberfläche von StarOffice stellt den Dreh- und Angelpunkt der Programmbedienung dar. Sie lernen die grundlegende Bedienung und die Besonderheiten dieser Office-Lösung kennen. Alle weiteren Ausführungen zu den einzelnen Programmen bauen auf diesen Grundlagen auf. Ein Schnelleinstieg rundet die Einführung ab: An einem einfachen Praxisbeispiel lernen Sie, wie die Programmfunktionen anzuwenden sind. Die Teile 2 bis 6 widmen sich den Hauptanwendungen im Paket. Neben einer ausführlichen Beschreibung der jeweiligen Programmfunktionen finden Sie praktische Arbeitshilfen und immer wieder die erforderlichen Hintergrundinformationen zur Erledigung häufiger Aufgabenstellungen. Jede Anwendung ist dabei aufsteigend beschrieben: Während das erste Kapitel häufig benötigte Programmfunktionen vermittelt, halten weitere Kapitel weiterführende Informationen bereit.

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Kapitel 1

So finden Sie sich im Buch zurecht Die zahlreichen Zusatzprogramme und Module im Lieferumfang von StarOffice sind Gegenstand des siebten Teils. Dort finden Sie auch wichtige Informationen zu den Teamfunktionen von StarOffice. Ein Praxisführer schließlich hält verschiedene Beispiele bereit und lädt zum Mitmachen ein. Die praxisorientierten Aufgabenstellungen zeigen Ihnen die Zusammenarbeit verschiedener Office-Anwendungen und liefern Ihnen praktische Tipps und Kniffe. Alle verwendeten Dateien finden Sie auf der Buch-CD, so dass Sie die Beispiele direkt nachvollziehen können. Im Anhang finden Sie Hinweise zur Installation und andere Informationen.

1.2

Schreibweisen

Einige Passagen im laufenden Text sind besonders hervorgehoben – sie kennzeichnen Bezeichnungen von Schaltflächen und Menübefehle im Programm und erleichtern so die Orientierung im laufenden Text:

36

C:\Office

Verzeichnis- und Dateinamen sind im laufenden Text kursiv hervorgehoben.

Schriftart

Ebenfalls kursiv erscheinen wichtige Fachbegriffe, die Sie häufig als Schlagworte im Index oder auch im Glossar am Ende des Buches wiederfinden.

DATEI/NEU

Menüeinträge erscheinen in dieser Schreibweise. Haupt-, Untermenü sowie Menüeinträge sind durch Schrägstriche voneinander getrennt. Das nebenstehende Beispiel bezeichnet den Menüeintrag NEU im Hauptmenü DATEI.

OPTIONEN

Bezeichnungen, Überschriften und Texte in Dialogboxen oder auf Schalt- und Optionsflächen sind in dieser Art hervorgehoben dargestellt.

(Strg)+(P)

Tastatureingaben und die hilfreichen Tastaturkürzel sind in einer eigenen Schriftart gesetzt. Für das vorstehende Beispiel – der Befehl DATEI/DRUCKEN – müssen die Tasten (Strg) und (P) gleichzeitig gedrückt werden, um die entsprechende Dialogbox, ohne den Umweg über das Menü oder ein Sinnbild, zu öffnen. Am einfachsten bewerkstelligen Sie dies, indem Sie zunächst die Taste (Strg) drücken, gedrückt halten und dann die Taste (P) antippen.

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Bedienelemente von StarOffice

Kapitel 1

http://www.sun.de

In der vorstehenden Schreibweise erscheinen Internet-Adressen im Buch.

Msgbox("Hallo")

Befehle, Anweisungen und Listings sind durch eine nicht proportionale Schrift kenntlich gemacht.

1.3

Bedienelemente von StarOffice

StarOffice setzt ein bereits installiertes Betriebssystem wie Windows oder Linux mit einem Windowmanager voraus. Damit profitiert das Programm von den Vorzügen der grafischen Bedieneroberfläche: Es existieren umfangreiche Sammlungen von Drucker- oder Bildschirmtreibern, d.h., es sind keine Speziallösungen für den Einsatz von StarOffice notwendig. Ein ausgereiftes Schriftenkonzept unterstützt den Anwender bei der Schriftgestaltung und den Textfunktiornen. Die Programme verfügen über eine weitgehend einheitliche Oberfläche, so dass Umstellungs- und Lernprozesse minimiert werden. Durch OLE und über die Zwischenablage lassen sich unter Windows und Linux Daten zwischen unterschiedlichsten Anwendungen austauschen.

Verwendung der Maus Da bei der Bedienung von StarOffice ein Zeigegerät unterstützt wird, sollen hier die Grundfunktionen erläutert werden. Die Erläuterungen im Buch beziehen sich auf die Verwendung einer einfachen Maus – spezielle Funktionen werden vernachlässigt. Im PC-Bereich verfügen diese Mäuse über mindestens zwei Maustasten. Das Betätigen der Maustasten leitet weitere Aktionen ein: Klick

Ein kurzes Anklicken der linken Maustaste.

Doppelklick

Ein doppeltes Betätigen der linken Maustaste schnell hintereinander.

Ziehen:

Beim Ziehen halten Sie die linke Maustaste gedrückt und bewegen die Maus. Dieses Verfahren wird auch als Drag&Drop – aus dem Englischen: ziehen und ablegen – bezeichnet.

Alle Ausführungen in diesem Buch beziehen sich, sofern nichts anderes angegeben ist, auf die Aktionen mit der linken Maustaste. Ein Klick auf die rechte Maustaste öffnet in vielen Programmsituationen ein so genanntes

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37

Kapitel 1

So finden Sie sich im Buch zurecht Kontextmenü (oder Objektmenü). In diesen Menüs sind Befehle bereitgestellt, die zur jeweiligen Arbeitsumgebung oder speziell zum momentan markierten Objekt/Textbereich passen und damit das oft mühselige Navigieren des Mauszeigers bis zur gewünschten Schaltfläche abkürzen.

Allgemeine Bedienelemente Die Bedienung aller Windows-Programme erfolgt in weiten Teilen einheitlich und lässt sich auch auf andere Betriebssysteme übertragen. Neben dem Arbeiten mit der Maus sorgt die Beherrschung der wichtigsten Tastenkombinationen für einen schnellen Arbeitsfortschritt. In diesem Abschnitt werden nur die wichtigsten Arbeitsweisen besprochen, eine komplette Beschreibung entnehmen Sie bitte der entsprechenden Dokumentation Ihres Betriebssystems. Menüs aktivieren Ein wesentliches Bedienelement sind die Menüs. Sie stellen thematisch geordnete Sammlungen von Funktionen dar und sind unterhalb der Titelzeile einer Anwendung angeordnet – StarOffice macht hier keine Ausnahme. Ein Weg zur Arbeit mit den Menüs führt über die Maus: Ein Klick öffnet den angeklickten Menüpunkt. Abbildung 1.1: Nach einem Klick auf einen Eintrag in der Menüleiste wird das Menü mit den entsprechenden Funktionen und Befehlen geöffnet. Im Beispiel sehen Sie das Datei-Menü von StarOffice.

38

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StarOffice 7/OpenOffice.org

Bedienelemente von StarOffice

Kapitel 1

Mit der Tastatur gelangen Sie ebenfalls zum Ziel: grundsätzlich aktiviert ein Druck auf die (Alt)-Taste bzw. (F10) die Menüzeile – Sie erkennen, dass der erste Eintrag im Menü hinterlegt ist. Um von einem Eintrag zu einem anderen zu gelangen, nutzen Sie die Pfeiltasten, mit (½) oder (¼) öffnen Sie das jeweils hinterlegte Menü. Beim genauen Betrachten fällt auf, dass ein Zeichen der Menübeschriftung – der Kennbuchstabe – unterstrichen dargestellt ist. Die einzelnen Menüs lassen sich auch durch gleichzeitiges Drücken von (Alt)+(Kennbuchstabe) öffnen. Dieser Kennbuchstabe findet sich ebenfalls in den Einträgen im Menü wieder – die Tastenkombination (Alt)+(D)+(B) führt den Menübefehl DATEI/BEENDEN aus. Hinter einigen Menüeinträgen finden Sie weitere Einträge: Drei Punkte weisen darauf hin, dass sich nach Wahl des Menüpunkts eine Dialogbox öffnet. Diese Buchstaben stellen eine Tastenkombination dar, die eine Menüoption aufrufen, wenn das Menü nicht aktiviert ist. Mit diesen »Hotkeys« oder Kurztasten erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf die entsprechende Funktion. Dieses Zeichen bedeutet, dass sich nach Anklicken des Menüpunkts ein weiteres Untermenü öffnet. Steuerelemente in Dialogboxen Ein wesentlicher Teil der Kommunikation zwischen Programm und Anwender findet über Dialogboxen statt. Dies sind separate Fenster, die eine Reihe von Einstellungen zu unterschiedlichsten Funktionen zulassen. Sie verfügen über einen gemeinsamen Satz von Steuerelementen. Abbildung 1.2: In dieser Dialogbox sehen Sie eine Reihe typischer Steuerelemente.

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Kapitel 1

So finden Sie sich im Buch zurecht Dialogboxen sind in der Regel in Bereiche eingeteilt, manchmal haben diese Bereiche eine eigene Bezeichnung. Jedes Eingabefeld hat wiederum eine eigene Bezeichnung, bei der meist ein Buchstabe unterstrichen ist. Dieser Kennbuchstabe erlaubt das schnelle Aktivieren des entsprechenden Eingabebereichs über (Alt)+(Kennbuchstabe). Schaltflächen starten die Aktion, die auf ihnen angegeben ist, z.B. Bestätigung oder Abbruch. Eingabefelder nehmen Eingaben von der Tastatur entgegen. Ein Beispiel: Beim Speichern einer neuen Datei wird der Dateiname in ein Textfeld eingetragen. Häufig werden auch Einträge aus einem Listenfeld in Textfelder übertragen. Kombinationsfelder zeigen zunächst einen Eintrag aus einer Liste an. Ein Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil öffnet die eigentliche Liste. Zum Blättern in der Liste nutzen Sie die Pfeiltasten. Falls Sie einen Wert über die Tastatur eingeben, bewirkt AutoComplete, dass StarOffice automatisch zum nächsten passenden Eintrag in der Liste springt. Listenfelder stellen eine Liste aller Möglichkeiten am Bildschirm dar. Die Auswahl erfolgt mit den Pfeiltasten oder mit der Maus. Ein Klick mit der Maus auf einen Listeneintrag wählt diesen Eintrag. Listenfelder verfügen über Rollpfeile an den Seiten, wenn die Anzahl der Gesamtelemente die Zeilenzahl der Anzeige überschreitet. Einzeilige Listenfelder zeigen zunächst nur einen Eintrag einer Liste an. Ein Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil öffnet die eigentliche Liste. Per Tastatur öffnen Sie die Liste, indem Sie mit (ÿ) das Listenfeld aktivieren und dann die (Enter)-Taste betätigen. Optionsfelder sind immer in Gruppen angeordnet. Es ist immer genau ein Optionsfeld aktiviert, da sich die einzelnen Optionen gegenseitig ausschließen. Die Aktivierung einer solchen Option erfolgt durch einen Klick mit der Maus in den Kreis. Die Sprachregelung im Buch ist »Aktivieren Sie die Option ...« Markierfelder stellen verschiedene Möglichkeiten dar, die sich unabhängig aktivieren oder deaktivieren lassen. StarOffice markiert aktive Felder mit einem Häkchen. PopUp-Menüs sind durch einen kleinen grünen Pfeil zu erkennen und haben eine interessante Doppelfunktion. Auf der einen Seite funktionieren sie wie eine Symbol-Schaltfläche und starten nach dem Anklicken die angegebenen Funktionen. Wenn Sie dagegen den Mauszeiger etwas länger gedrückt auf der Schaltfläche halten, öffnet StarOffice ein PopUp-Menü mit weiteren Einträgen. Im Buch wird dafür die Formulierung »Klicken Sie lang ...« verwendet.

40

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Bedienelemente von StarOffice

Kapitel 1 Abbildung 1.3: Das PopUp-Menü NEUES DOKUMENT

Die einzelnen Optionen einer Dialogbox werden mit (ÿ) nacheinander angesprungen, die Tastenkombination (ª)+(ÿ) führt zur vorherigen Option. Das gleichzeitige Betätigen von (Alt)+(Kennbuchstabe) setzt die Schreibmarke direkt auf die Einstellung oder wechselt die Option. Dialogboxen sind oft wie ein Karteikasten durch verschiedene Register unterteilt. Diese Karten dienen der Strukturierung und fassen thematisch zusammengehörige Bereiche zusammen. Die einzelnen Karten lassen sich durch Anklicken auswählen und in den Vordergrund holen. Veränderungen bleiben auch auf »weggeklickten« Registern erhalten und werden erst nach dem Bestätigen mit der Schaltfläche OK endgültig als neuer Wert vom Programm entgegengenommen. Alternativ können Sie mit (Strg)+(ÿ) durch die einzelnen Register einer Dialogbox blättern.

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StarOffice 7/OpenOffice.org

41

2

Ein erster Überblick

Was ist StarOffice? Wie der Name schon andeutet, handelt es sich um eine Programmsammlung für Aufgaben, die üblicherweise in einem Büro anfallen. Auch heute ist der Einsatz von Bürosoftware noch das Haupteinsatzgebiet des Computers, zumindest im betrieblichen Umfeld, dem »Office«. Im Heimbereich sind viele Aufgabenstellungen mit dem PC und der zugehörigen Software ebenso lösbar: Schriftverkehr mit Behörden und Institutionen, Videoverwaltung und Haushaltsbuchführung. Dazu sind spezielle Programme nötig, die unter den Sammelbegriff »Office-Programme« fallen. Diese Officeprogramme existieren in ganz unterschiedlichen Formen und Preisklassen, haben aber ähnliche Grundfunktionen. Eines davon ist StarOffice, das von Sun Microsystems vertrieben wird. Die aktuelle Version ist das Ergebnis einer Entwicklung, die von der deutschen Softwareschmiede Star Division begonnen wurde. Mittlerweile ist das Produkt eine durchaus ernstzunehmende Konkurrenz für den Marktführer Microsoft Office. In der vorliegenden Version hat Sun Microsystems Anregungen und Vorschläge der Anwender realisiert und spezielles Augenmerk auf die Verbesserung einzelner Programmfunktionen sowie der Programmbedienung gelegt. Statt das Programm mit immer neuen Funktionen zu überladen, wurde das Office-Paket zum Nutzen des Anwenders gepflegt. Wesentliche Programmfunktionen sind unverändert verfügbar: Oft erschließen sich wesentliche Detailverbesserungen erst auf den zweiten Blick Von besonderer Bedeutung sind die Verbesserungen, die in der Zusammenarbeit mit Microsoft Office Einzug gehalten haben. Alle Hauptanwendungen im Paket sind in der Lage, Dateien aus Microsoft Office 97/2000/XP zu importieren, zu bearbeiten und wieder im betreffenden Dateiformat zu speichern. Weitere Import/Export-Formate machen StarOffice über verschiedene Betriebssysteme hinweg zur nahezu universellen Plattform für die gebräuchlichen Büroanwendungen. Der Austausch von Dokumenten mit anderen Anwendern ist bei Beachtung einiger Grundregeln kaum noch problematisch. Bei OpenOffice.org handelt es sich um ein Open-Source-Projekt, d.h. es sind sowohl das Programm als auch der Quellcode veröffentlicht. OpenOffice.org ist ein ehrgeiziges Projekt mit der Zielsetzung, die international füh-

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43

Kapitel 2

Ein erster Überblick rende Office-Suite zu entwickeln. Dieses Programmpaket soll auf allen wichtigen Plattformen laufen und Zugang zu Funktionen und Daten durch transparente Schnittstellen und ein XML-basiertes Dateiformat gewähren.

Open Source

Ausgangspunkt der Entwicklung war die Offenlegung des Codes von StarOffice als Ausgangspunkt für die Weiterentwicklung. Im Zuge der Weiterentwicklung entstand die ebenfalls im Internet frei verfügbare OfficeSoftware OpenOffice.org, die bis auf einige lizenzierte Module mit StarOffice identisch ist. Die Entwicklungen an OpenOffice.org werden trotz der Freigabe von Sun durchgeführt, da es wegen der immensen QuellcodeGröße bislang nur wenige externe Entwickler gibt – aber es gibt immerhin schon einige. Das vorliegende Buch ist nahezu uneingeschränkt auf OpenOffice.org zu übertragen. Lediglich die Abschnitte, die sich auf das Adabas-Modul und die Details der Rechtschreibprüfung beziehen, sind auf OpenOffice.org nicht anwendbar. Es ist für Sun Microsystems nicht mehr möglich den Code zurückzuziehen, da der Code der Gemeinschaft gehört. Deshalb wird dieser Programmcode auch unabhängig von der Veröffentlichung von StarOffice 7.0 weiter entwickelt und in jeweils aktuellen Varianten kompiliert. Dieser kompilierte Code wird auch unabhängig von weiteren StarOffice Versionen im Internet frei verfügbar sein. Zukünftige Entwicklungen für StarOffice werden sich also frühzeitig an der Entwicklung von OpenOffice.org abzeichnen. Es ist aber – ähnlich wie bei Linux – möglich Distributionen zu erstellen, die dann auch verkauft werden können. Momentan sind StarOffice und StarSuite die einzigen »Distributionen«. Es handelt sich also um OpenOffice.org, das durch einige Programmmodule komplettiert ist.

2.1

Allgemeiner Funktionsumfang von StarOffice 7

Der Lieferumfang von StarOffice stellt diese Office-Lösung als AllroundTalent für den Büroalltag sowohl im privaten als auch im gewerblichen Bereich heraus. StarOffice umfasst folgende Anwendungen: Komponenten

StarOffice Writer, als Komponente zur Textverarbeitung das Tabellenkalkulationsprogramm StarOffice Calc StarOffice Impress zum Erstellen von Präsentationsgrafiken das Vektorgrafikprogramm StarOffice Draw

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Allgemeiner Funktionsumfang von StarOffice 7

Kapitel 2

Mit der Entwicklungsumgebung StarOffice Basic lassen sich durch Zugriff auf die Programmierschnittstellen von StarOffice Programmroutinen erstellen. In der vorliegenden Version erfordert das aber solide Programmierkenntnisse: Ein Makrorecorder ist verfügbar. Ebenfalls integriert ist ein leistungsfähiges Datenbankmodul für die Verwaltung von Datenquellen. Das integrierte Datenbankmodul von OpenOffice.org wurde durch die Lizenzierung der relationalen Datenbankengine Adabas D aufgewertet. Deshalb sind der Entwurf und die Realisierung komplexer Datenbankstrukturen kein Problem für StarOffice. Die mitgelieferte Version von Adabas D ist auf Datenbankgrößen bis 100 Mbyte beschränkt. Der Datenbankserver unterstützt maximal drei gleichzeitige Sitzungen (z.B. drei gleichzeitig geöffnete Datenbanken) und bietet keine Funktionen für verteilte Datenbanken. Diese Einschränkungen wirken sich im normalen Betrieb eher gering aus – bei Bedarf kann eine erweiterte Lizenz von Adabas D erworben werden. Zahlreiche Zusatzmodule sind enthalten, mit denen Sie z.B. komplexe Formelausdrücke setzen, Diagramme erstellen und Bitmap-Grafiken erzeugen und bearbeiten können. Durch das geschlossene Benutzerkonzept findet sich der Benutzer schnell zurecht.

Besonderheiten

Eine weitere wichtige Eigenschaft ist, eingegebene Daten in allen Komponenten des Pakets zur Verfügung zu stellen. Die Gefahr einer doppelten Datenerfassung und der damit verbundene Mehraufwand entfallen. Haben Sie z.B. Kundendaten in einer Datenbank erfasst, können Sie auch in der Tabellenkalkulation und der Textverarbeitung auf diese Daten zugreifen. Ein weiteres Merkmal ist die als IntuitiveUse bezeichnete Technologie, die automatisch die für die aktuelle Aufgabe notwendigen Werkzeuge anbietet. Dadurch wird die Programmoberfläche übersichtlich gehalten, ohne dass Sie auf die notwendigen Werkzeuge verzichten müssen. Zahlreiche kleine und kleinste Detailverbesserungen in der neuen Version steigern gerade an dieser Stelle die Produktivität. Arbeiten lassen sich durch die umfassende Unterstützung der Drag &Drop-Funktionalität effektiv erledigen. Mit Hilfe der Maus können Sie Elemente zwischen den verschiedenen Modulen kopieren – eine mit StarOffice Calc erstellte Tabelle fügen Sie ohne weiteren Aufwand in ein StarOffice-Writer-Textdokument ein. Sie können StarOffice und die einzelnen Anwendungen nach Ihren persönlichen Vorstellungen konfigurieren. Alle Fenster und Symbolleisten sind frei verschiebbar. Darüber hinaus passen Sie Symbole und Menüs nach Ihrem individuellen Bedarf an. Beim Einsatz im Netzwerk lassen sich verschiedene Benutzerprofile verwenden, so dass für jeden Anwender eine individuelle Arbeitsumgebung zur Verfügung steht.

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Kapitel 2

Ein erster Überblick Bei der Internet-Integration hat StarOffice bereits mit der Vorversion Maßstäbe gesetzt. In der vorliegenden Version wurden diese Funktionen noch einmal deutlich verbessert. Die Textverarbeitung StarOffice Writer dient dabei als HTML-Editor. Sie erstellen, laden und bearbeiten damit HTML-Dokumente nach dem neuesten Standard. In den Hauptanwendungen lassen sich Hyperlinks anlegen und bearbeiten. Damit greifen Sie über einen Mausklick auf Dokumente zu, die lokal auf der Festplatte, in einem lokalen Netzwerk oder direkt im Internet verfügbar sind.

2.2

Das XML-Dateiformat

StarOffice nutzt standardmäßig ein XML-Dateiformat zum Speichern und Öffnen seiner Dokumente. Das ist der wesentliche Unterschied zu den Vorversionen und der Ansatz, die Verbreitung des Programms zu fördern. Wenn Sie in den Dialogen zum Speichern und Öffnen von StarOffice-Dokumenten keinen anderen Dateityp wählen, nutzt StarOffice automatisch ein XML-Dateiformat für die jeweilige Anwendung. Tabelle 2.1: XML-Dateiformate der StarOfficeApplikationen

Anwendung

Dateierweiterung

StarOffice Writer

*.sxw

StarOffice Writer Vorlagen

*.stw

StarOffice Calc

*.sxc

StarOffice Calc Vorlagen

*.stc

StarOffice Impress

*.sxi

StarOffice Impress Vorlagen

*.sti

StarOffice Draw

*.sxd

StarOffice Draw Vorlagen

*.std

StarOffice Math

*.sxm

Globaldokumente

*.sxg

Diese gegenüber den Vorversionen geänderten Erweiterungen des Dateinamens dienen der besseren Unterscheidung, wenn sich viele Dateien mit verschiedenen Dateitypen in einem Verzeichnis befinden. Außerdem signalisiert die Benennung, dass es sich bei den StarOffice-Dateien um komprimierte XML-Dateien handelt.

46

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Das XML-Dateiformat

Kapitel 2

Wenn Sie nicht mit diesem Dateiformat arbeiten möchten, dann können Sie für jede Anwendung ein anderes Dateiformat als Standard festlegen. Das macht z.B. dann Sinn, wenn Sie immer Dokumente von Microsoft Office öffnen, bearbeiten und speichern oder auf Kompatibilität zur Vorversion achten müssen. 1.

Starten Sie eine beliebige Kernapplikation, z.B. StarOffice Writer.

2.

Wählen Sie den Befehl EXTRAS/OPTIONEN.

3.

Aktivieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag LADEN/SPEICHERN und dort den Untereintrag ALLGEMEIN. Im unteren Bereich der Dialogbox finden Sie den Abschnitt STANDARD DATEIFORMAT. Dort erfolgt die Veränderung.

4.

Markieren Sie im Listenfeld DOKUMENTTYP die Anwendung, bei der Sie das Dateiformat verändern wollen. Für diesen StarOffice-Dokumenttyp stehen nun alternative Dateiformate zur Auswahl.

5.

Öffnen Sie die Liste IMMER SPEICHERN gewünschte Format.

6.

Verändern Sie noch weitere Dokumenttypen.

7.

Bestätigen Sie die Dialogbox OPTIONEN – LADEN/SPEICHERN – ALLGEMEIN mit OK.

ALS

und klicken Sie auf das

Abbildung 2.1: Im unteren Bereich verändern Sie den Standard-Dokumenttyp der Kernanwendungen.

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StarOffice 7/OpenOffice.org

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Kapitel 2

Ein erster Überblick

Abbildung 2.2: Der interne Aufbau einer StarOfficeXML-Datei

Aufbau der XML-Dateiformate von StarOffice Die XML-Dateiformate von StarOffice sind nach dem ZIP-Verfahren komprimiert. Beim Öffnen und Speichern der Dateien in den nativen Formaten von StarOffice 7 merken Sie davon nichts. Die Anwendungen erledigen diese interne Arbeit automatisch. Wenn Sie aber den Inhalt einsehen möchten, müssen Sie die Datei entpacken. Nutzen Sie ein Programm Ihrer Wahl, z.B. WinZip, um den Inhalt einer XML-Datei einschließlich der Unterverzeichnisse auszupacken. Dazu starten Sie das Entpackerprogramm und wählen den Befehl zum Öffnen der Datei. Bereits in diesem Stadium wird der Aufbau der Datei deutlich. Nach dem Entpacken in ein separates Verzeichnis erscheinen verschiedene Dateien und Verzeichnisse: XMLKomponenten

Der Text des Dokuments steht in content.xml. Sie können diese Datei z.B. mit einem Texteditor betrachten. Standardmäßig wird content.xml ohne Einrückungen am Zeilenanfang gespeichert, um das zum Speichern und Öffnen zu beschleunigen. Dieses Verhalten können Sie unter EXTRAS/OPTIONEN/LADEN-SPEICHERN/ALLGEMEIN so ändern, dass die Zeilen strukturiert eingerückt gespeichert werden. In meta.xml stehen u.a. die Meta-Informationen über das Dokument, die Sie unter DATEI/EIGENSCHAFTEN eingeben können. Wenn Sie ein Dokument verschlüsselt speichern, wird die Datei meta.xml nicht verschlüsselt. In der Datei settings.xml stehen Informationen über Einstellungen für dieses Dokument, z.B. über den Drucker, über das Aufzeichnen von Änderungen, die verbundene Datenquelle.

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Funktionen der Kernanwendungen

Kapitel 2

In styles.xml stehen die für das Dokument definierten Formatvorlagen, die z.B. in Stylist sichtbar werden. Die Datei meta-inf/manifest.xml beschreibt die Struktur der XMLDatei. Im gepackten Dateiformat können noch weitere Dateien enthalten sein. Abbildungen stehen z.B. in einem Unterverzeichnis Pictures, Basic-Code im Unterverzeichnis Basic und verbundene Basic-Bibliotheken finden Sie in weiteren Unterverzeichnissen von Basic.Die Definition der XML-Formate durch die DTD (Document Type Description) -Dateien finden Sie in {installpath}\share\dtd. Beachten Sie, dass die Formate an Lizenzen gebunden sind. Hinweise auf die Lizenzen finden Sie im Kopf der DTD-Dateien. Genauere Informationen finden Sie auf der Webseite http://www.OpenOffice.org.

2.3

Funktionen der Kernanwendungen

Um Ihnen bei der angebotenen Programmvielfalt einen kleinen Überblick zu verschaffen, sind die einzelnen Programmmodule von StarOffice im Folgenden noch einmal genauer beschrieben.

StarOffice Writer Die Texterfassung und -bearbeitung gehört zu den Standardaufgaben bei der täglichen Arbeit mit dem Computer. Beliebige Texte lassen sich jederzeit nachträglich überarbeiten und bei Bedarf einem Kollegen zur Weiterbearbeitung übergeben. Verschiedene Hilfsfunktionen – Rechtschreibprüfung, Textbausteine oder auch der Seriendruck – unterstützen Sie beim Erledigen Ihrer Aufgaben. Dank umfangreicher Formatierungsfunktionen gestalten Sie Druckstücke im Handumdrehen. Darüber hinaus kommt die Textverarbeitung mittlerweile mit Funktionen daher, die noch vor kurzem professionellen und teuren Satzsystemen vorbehalten waren. Bei der Erstellung Ihrer Schriftstücke sind Sie mit dem Leistungsumfang der professionellen Textverarbeitung StarOffice Writer bestens gerüstet.

Textbearbeitung

Die Kapitel 6 bis 9 widmen sich eingehend der Textverarbeitung mit StarOffice Writer.

StarOffice Calc Eine weitere Standard-Büroanwendung ist die Tabellenkalkulation, bei der es um die Erfassung und Berechnung von Zahlenmaterial geht. Das Kalkulationsblatt des Kaufmanns wurde auf dem PC durch Funktionen erweitert, mit

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Kalkulieren

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Kapitel 2

Ein erster Überblick denen Sie komplexe Berechnungen anstellen und Zahlen grafisch anschaulich darstellen. Die vorhandenen Formatierungsfunktionen haben die Aufgabe, Tabellenblätter übersichtlich zu gliedern. Mit der Tabellenkalkulation StarOffice Calc bringen Sie auch umfangreiches Zahlenmaterial in Form. Die komplette Beschreibung der Funktionen von StarOffice Calc finden Sie in den Kapiteln 10 bis 16.

StarOffice Impress Präsentationen

In den unterschiedlichsten Bereichen müssen Arbeitsergebnisse vorgestellt, Informationen und Problemstellungen aufbereitet oder auch Entscheidungskriterien visualisiert werden. Alle Anlässe haben gemeinsam, dass Informationen, Fakten und Daten leicht erfassbar durch Bilder und Texte zu präsentieren sind. Diese Visualisierung bewirkt, dass die bildhafte Botschaft vom Empfänger schneller erfasst wird. Auch lässt sich die Gedächtnisleistung, also das Behalten von Informationen, durch Bilder erheblich verbessern. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn der Empfänger der Information die wesentlichen Daten auch noch einige Tage nach einem Gespräch oder einer Präsentation parat haben soll. Mit StarOffice Impress lassen sich Präsentationen professionell aufbereiten. Das Präsentationsmodul StarOffice Impress wird in den Kapiteln 17 und 18 behandelt.

StarOffice Draw Grafikengine

Ob Sie eine Illustration für Ihr Textdokument oder eine aufwendig gestaltete Grafik für die selbst erstellte Grußkarte benötigen – StarOffice Draw ist das Programm der Wahl für alle zeichnerischen Aufgaben. Für die »schnelle Grafik zwischendurch« stehen weiterhin Teile dieses Zeichenmoduls als integraler Bestandteil in den anderen Anwendungen zur Verfügung – StarOffice Impress verfügt über den vollen Umfang der Grafikfunktionen von StarOffice Draw. Informationen zu StarOffice Draw finden Sie in den Kapiteln 19 und 20.

50

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Zusatzfunktionen

Kapitel 2

StarOffice-Datenbankfunktionalität Die StarOffice-Datenbankfunktionalität realisiert die Datenbankkomponente im StarOffice-Paket. Mit diesem Modul halten Sie alle erforderlichen Informationen im schnellen Zugriff. Diese Funktion übernimmt dabei die Aufgabe, umfangreiche Informationen festzuhalten, zu ordnen und auf Wunsch unverzüglich wieder auf den Monitor zu holen. Sie kennen verschiedene Vorbilder aus dem täglichen Leben, bei denen Informationen – oder eben Daten – geordnet aufbewahrt werden: Das Telefonbuch ist wohl das bekannteste. Hier stehen die Namen und Rufnummern in einer Tabelle zeilenweise untereinander. Der sechste Teil dieses Buchs beschäftigt sich mit den umfangreichen Datenbankfunktionen von StarOffice. Immer wenn es um die Bewältigung größerer Datenmengen geht, spielt der Computer seine Trümpfe aus. Er erledigt das mühsame Durchsuchen einer umfangreichen Tabelle mit Adressen blitzschnell. Die einzelnen Zeilen der Tabelle – in der Datenbankbezeichnung »Datensätze« – lassen sich sortieren, löschen oder verändern, auch das Hinzufügen neuer Daten ist kein Problem.

2.4

Datenbankfunktionen

Zusatzfunktionen

Eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen und Programmmodule erweitert die Leistungsfähigkeit der Anwendungen von StarOffice. An dieser Stelle sind in erster Linie die unterschiedlichen Zusatzprogramme zu nennen, mit deren Hilfe Sie spezielle Elemente in den StarOffice-Dokumenten erstellen. Die einzelnen Zusatzmodule werden eingehend im siebten Teil – Kapitel 23 bis 29 – behandelt.

StarOffice-Bildbearbeitung Die StarOffice-Bildbearbeitung ist in der Lage, einen Scanner über die genormte TWAIN-Schnittstelle anzusteuern – so finden Papiervorlagen den Weg in den Computer. Danach können Sie den eingefügten Pixelgrafiken den letzten Schliff verpassen. Die StarOffice-Komponente gestattet die Bearbeitung von Bitmap-Grafiken, z.B. Schwarzweißfotos oder Farbbildern. Hauptzweck ist die Anpassung von gescannten Bildern. Dazu werden wichtige Funktionen zur Veränderung des Bildausschnitts, der Helligkeit oder des Farbkontrastes angeboten.

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Kapitel 2

Ein erster Überblick

Abbildung 2.3: Diese Symbolleiste bietet die Werkzeuge für die Nachbereitung von Pixelgrafiken.

Die aus den Vorversionen bekannte Teilanwendung StarImage ist nicht mehr im Officepaket enthalten.

StarOffice Chart Wenn es darum geht, Zahlen grafisch darzustellen, kommt StarOffice Chart zum Einsatz. Zahlreiche 2D- und 3D-Diagrammtypen mit mehreren Gestaltungsvarianten stehen für die Visualisierung Ihres Zahlenmaterials zur Verfügung.

FontWork Das Modul FontWork erzeugt mit seinen Zeichenwerkzeugen interessante Schrifteffekte aus Textobjekten. Der Text lässt sich an verschiedenen Formen ausrichten, mit Schatten versehen oder kippen.

StarOffice Math Zum Erstellen von Formelausdrücken ist der Formeleditor StarOffice Math integriert. Selbst vor erschreckend kompliziert aussehenden Ausdrücken macht dieses Zusatzmodul nicht Halt. Die einzelnen Formelzeichen kommen durch Symbolschaltflächen mit wenigen Mausklicks oder über eine spezielle Beschreibungssprache in den Text. Die Formeln werden wie Zeichnungselemente in das aktuelle Dokument eingefügt. Durch die besondere Funktionalität im Textmodus erstellen Sie Formeln, die sich am Textfluss des Fließtextes orientieren.

Hilfefunktionen In einem so umfangreichen Programmpaket wie StarOffice gibt es immer wieder Fragestellungen zu speziellen Aufgaben. Von einigen Programmfunktionen haben Sie noch nichts gehört oder wissen über deren Arbeitsweise nicht mehr ganz genau Bescheid. Neben einem Blick in das vorliegende Buch oder in die mitgelieferte Dokumentation sollten Sie intensiv die leistungsfähige Hilfe von StarOffice nutzen.

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Zusatzfunktionen

Kapitel 2

Bereits nach Aufruf einer Anwendung finden Sie etwa 40 Steuerelemente, noch bevor ein Dokument gestartet bzw. ein Menü oder eine Dialogbox geöffnet ist. Fragen zu Bedeutungen und Funktion der verschiedenen Schaltflächen und Symbole sind da nicht außergewöhnlich. Welche Auswirkungen hat dieser Menübefehl oder jene Option in der Dialogbox? Was passiert, wenn ich hier klicke, und wozu dient diese Schaltfläche? Zur Klärung dieser Fragen bieten sich der Tipp und die Aktive Hilfe an. Eine dritte Hilfsfunktion steht Ihnen bei Fragen zu bestimmten Befehlen oder Steuerelementen zur Verfügung. Durch Drücken der Tastenkombination (ª)+(F1) verändern Sie den Mauszeiger in einen kleinen Pfeil mit angehängtem Fragezeichen. Bewegen Sie diesen Mauszeiger auf einen Befehl oder ein Steuerelement, so zeigt StarOffice den Inhalt der aktiven Hilfe an. Die kontextsensitive Direkthilfe bleibt aktiviert – führen Sie den Mauszeiger über alle fraglichen Steuerelemente. Zum Beenden der kontextsensitiven Direkthilfe genügt ein Druck auf die Taste (Esc) oder ein Mausklick. In der aufbauorientierten Hilfe stehen Kurzinformationen zu einzelnen Steuerelementen und Befehlen im Vordergrund. Im zweiten Bereich, den ablauforientierten Hilfen, stellt Ihnen StarOffice umfassende Informationen zu den verschiedenen Programmfunktionen bereit. Im Hilfemenü der Menüleiste lassen sich über die Einträge INHALT und HELP AGENT weitere Systemhilfen aufrufen.

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3

Aufbau und Konzepte

In diesem Kapitel stehen die einzelnen Elemente und die grundlegende Bedienung im Mittelpunkt. Durch das gemeinsame Bedienkonzept von StarOffice gelten diese Grundlagen für alle Anwendungen im Programmpaket. Der weitere Verlauf des Buches baut auf den hier erarbeiteten Kenntnissen auf. Anwendern, denen die grundlegende Bedienung von Windows-Programmen vertraut ist, sehen sich bei der ersten Begegnung mit StarOffice einer vertrauten Umgebung gegenüber. Insgesamt bietet StarOffice eine in sich geschlossene Arbeitsumgebung, die alle wichtigen Funktionen in einer einheitlich gestalteten Oberfläche vereint.

3.1

Der erste Start

Bei der täglichen Arbeit ist es Ihnen vermutlich vollkommen egal, mit welcher StarOffice-Anwendung bestimmte Dokumente oder Tabellen erstellt wurden. Was zählt, ist die Vollständigkeit und die rasche Verfügbarkeit aller erforderlichen Informationen. Ein Kalkulationsblatt findet sich ebenso schnell wie das Anschreiben und die verbreiteten Haftnotizen mit aktuellen Adressen. Das soeben geführte Telefonat beschert Ihnen noch eine InternetAdresse und die neue Faxnummer. Beim Start von StarOffice müssen Sie aber vorab entscheiden, welchen generellen Programmtyp die zu lösende Aufgabe erfordert. Nur dann werden Sie das Modul herausfinden, das für die Aufgabe am besten geeignet ist. Wenn Sie sich einmal nicht für eine Anwendung entscheiden können, wählen Sie den Befehl AUS VORLAGE. Dann können Sie bei Auswahl eines der vorhandenen Themen von StarOffice vorschlagen lassen, welche Anwendung dazu gestartet wird. Im Rahmen der Installation unter Windows werden im Startmenü Verknüpfungen zum jeweiligen Programm angelegt – der Aufruf von StarOffice gestaltet sich dadurch denkbar einfach.

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Kapitel 3

Aufbau und Konzepte Auch in den anderen Betriebssystemversionen folgt StarOffice den üblichen Betriebssystemstandards und bietet Ihnen die Integration in gängige Benutzeroberflächen.

Abbildung 3.1: Beim Blick in das Startmenü fällt sofort ins Auge, dass im Untermenü des Eintrags StarOffice 7 für jedes Modul ein Eintrag enthalten ist. Sie müssen also vor dem Programmstart entscheiden, welche Aufgabe Sie erledigen wollen.

Um die Arbeit mit dem Programm aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche START in der Taskleiste von Windows, öffnen den Eintrag PROGRAMME und wählen dort den Ordner STAROFFICE 7 aus. Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag starten Sie das zughörige Modul.

3.2

Wichtige Bedienelemente

In StarOffice begegnen Ihnen die unterschiedlichsten Bedienelemente. Einige sind Ihnen vermutlich aus der Arbeit mit anderen Anwendungen bekannt, andere vielleicht vollkommen neu. Werfen Sie nun als Grundlage der weiteren Ausführungen in diesem Buch einen Blick auf das Handwerkszeug und machen Sie gleichzeitig einen Streifzug durch die Bedienstruktur von StarOffice.

Der Schnellstarter Der Schnellstarter ist ein auf StarOffice unter Windows begrenztes Tool. Es erscheint zunächst nur als Icon im Systray der Taskleiste von Windows. Um den Schnellstarter zu nutzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das

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Wichtige Bedienelemente

Kapitel 3

Symbol. StarOffice öffnet ein Auswahlmenü, das alle Befehle zum Einstieg in das Programm enthält. Abbildung 3.2: Der Schnellstarter unter Windows

Um ein Dokument auszuwählen, klicken Sie den gewünschten Eintrag an. Dadurch können Sie beliebige Dokumente neu erstellen. Für jedes neue Dokument wird ein zusätzliches Fenster geöffnet. Gleichzeitig erscheint eine Schaltfläche für dieses Fenster in der Taskleiste. Der Schnellstarter bietet weitere Funktionen: Ein Doppelklick auf das Symbol startet die Dialogbox VORLAGEN UND DOKUMENTE. Der Befehl STAROFFICE BEIM SYSTEMSTART LADEN ist im Standard aktiviert, zu erkennen am Häkchen. Wenn Sie den Befehl in diesem Fall anklicken, wird die Verknüpfung auf quickstart.exe aus der AutostartGruppe von Windows entfernt. Im entgegengesetzten Fall wird eine entsprechende Verknüpfung in die Autostart-Gruppe kopiert. Der Befehl SCHNELLSTARTER BEENDEN entfernt das Symbol aus der Taskleiste und alle StarOffice Programmroutinen aus dem Arbeitsspeicher, sofern zuvor alle StarOffice Dokumente geschlossen wurden. Es gibt außerdem noch zwei Möglichkeiten, den Schnellstarter von StarOffice unter Windows zu aktivieren: Aktivieren Sie den Befehl EXTRAS/OPTIONEN und wechseln Sie in der Struktur auf STAROFFICE/ARBEITSSPEICHER. Nutzen Sie im Bereich STAROFFICE SCHNELLSTARTER das Markierfeld STAROFFICE BEIM SYSTEMSTART LADEN. Um den Schnellstarter ohne Neustart des Systems zu aktivieren, starten Sie das Programm quickstart.exe im Verzeichnis {installpath}\program.

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Kapitel 3

Aufbau und Konzepte

3.3

Menüführung

Die Menüführung von StarOffice orientiert sich am üblichen Standard. Im Folgenden werden wesentliche Elemente am Beispiel StarOffice Writer beschrieben.

Menüleiste Am oberen Rand des Programmfensters ist die Menüleiste angeordnet. In der Menüleiste sind, jeweils thematisch sortiert, die verschiedenen Programmfunktionen angeordnet. Die angezeigten Menüeinträge richten sich nach der jeweils aktiven Anwendung. In den Menüs zeigt StarOffice üblicherweise nur die Befehle und Funktionen, die in der jeweiligen Programmsituation verfügbar sind.

Dateimenü Im Menü DATEI sind alle Funktionen enthalten, die Sie zum Laden, Speichern, Neuanlegen, Verwalten und Drucken von Dateien benötigen. Abbildung 3.3: Alle Dokumentoperationen sind im Menü Datei angesiedelt.

Die Befehle des Dateimenüs beziehen sich in der Regel auf das gesamte Dokument. Hier finden Sie Export- und Importfunktionen für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen, bei denen der StandardDateidialog zum Einsatz kommt. 58

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Menüführung

Kapitel 3

StarOffice verfügt über leistungsfähige AutoPiloten, die Ihnen beim Erstellen der verschiedenen Dokumente zur Seite stehen und Sie Schritt für Schritt zum fertigen Ergebnis leiten. Der Eintrag AUTOPILOT öffnet ein Untermenü, in dem Sie den gewünschten Assistenten auswählen können. Der Begriff AutoPilot ist gleichbedeutend mit den Begriffen Assistent, Experte oder Helfer, wie sie in anderen Officepaketen üblich sind. Mit einem Klick auf den Eintrag BEENDEN werden zunächst alle offenen Dokumente und dann StarOffice geschlossen – zuvor erfolgt gegebenenfalls eine Sicherheitsabfrage, die verhindert, dass ungesicherte Änderungen verloren gehen. Verwenden Sie den Befehl SCHLIEßEN aus dem Dateimenü, wenn Sie lediglich die Arbeit am aktiven Dokument beenden möchten.

Bearbeiten Das Menü BEARBEITEN beinhaltet allgemeine Bearbeitungsfunktionen. Der erste Abschnitt umfasst Befehle, mit denen sich einzelne Bearbeitungsschritte rückgängig machen bzw. wiederholen lassen. Dieser Bereich ist in einem neuen Dokument noch nicht sichtbar, erst wenn Sie das neue Dokument bearbeitet haben, erscheint dieser Bereich. Die RÜCKGÄNGIG-Funktion finden Sie im Kapitel 5.8 detailliert erläutert.

Der zweite Abschnitt bietet Ihnen alle erforderlichen Befehle zum Arbeiten mit der Zwischenablage und zum Markieren des gesamten Dokuments. Ebenfalls im Menü BEARBEITEN angeordnet sind die Funktionen zum Suchen und Ersetzen sowie der Befehl zum Austauschen der aktiven Datenbank. Je nachdem, welche Anwendung gerade aktiv ist, wird das BEARBEITENMenü um weitere spezifische Programmfunktionen ergänzt.

Das Ansichtsmenü Über das Menü ANSICHT steuern Sie die Anzeige der verschiedenen Bildschirmelemente. Sobald ein Dokument geöffnet ist, dient der Eintrag MAßSTAB zum Einstellen des Vergrößerungsfaktors, mit dem das Dokument dargestellt wird.

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59

Kapitel 3

Aufbau und Konzepte

Abbildung 3.4: Das Menü Bearbeiten

Extras StarOffice lässt sich nach Ihren Vorstellungen anpassen. Das Menü EXTRAS bietet Ihnen den Zugriff auf alle dazu notwendigen Befehle. Darüber hinaus sind in diesem Menü spezielle Programmfunktionen der einzelnen Anwendungen integriert, auf die in den jeweiligen Kapiteln näher eingegangen wird.

Fenster StarOffice erlaubt, von einem Dokument mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet zu halten. Das Menü FENSTER enthält den Befehl NEUES FENSTER. Damit erstellen Sie eine weitere Ansicht des aktuellen Dokuments. Wenn mehrere Anwendungsfenster geöffnet sind, dann finden Sie im Menü auch alle anderen StarOffice-Dokumentfenster. Der Wechsel zwischen diesen Fenstern kann in diesem Fall über das Fenstermenü oder die WindowsTaskleiste erfolgen. Im Zusammenhang mit dem Begriff Fenster sind so genannte Tasks zu sehen. Jedes geöffnete Dokument bildet dabei einen Task und belegt ein Fenster. Hilfe Die Steuerung des Onlinehilfe-Systems von StarOffice erfolgt über das Menü HILFE. Die einzelnen Funktionen sind bereits im zweiten Kapitel behandelt. 60

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Menüführung

Kapitel 3

Symbolleisten Ein wichtiger Bestandteil von Programmen mit grafischer Benutzeroberfläche sind die verschiedenen Sinnbildleisten. Sie enthalten die häufig genutzten Funktionen und Befehle, die auch über die Menüs der Anwendung erreichbar sind. Nach einem Klick auf eines der Symbole wird die entsprechende Funktion ausgeführt – der Umweg über die Menüleiste entfällt. Bei einem geöffneten Textdokument werden Sie mit über 50 verschiedenen Symbolen konfrontiert – zu viele, um sie sich alle zu merken. Aktivieren Sie HILFE/AKTIVE HILFE; Sie erhalten nun eine ausführliche Erläuterung, sobald Sie den Mauszeiger auf ein Symbol bewegen. Beim näheren Betrachten fällt auf, dass einige Symbol-Schaltflächen grau dargestellt sind. Diese Funktionen sind in der aktuellen Programmsituation nicht verfügbar und können demzufolge auch nicht aufgerufen werden. Als Standardvorgabe sind die Symbolleisten an bestimmten Positionen am Bildschirm »angedockt« – sie lassen sich in der vorliegenden Version von StarOffice auch als frei verschiebbares Fenster auf dem Bildschirm positionieren oder an beliebigen Stellen rund um die Arbeitsfläche andocken. Um eine Symbolleiste aus der angedockten Position zu lösen, genügt es, sie bei gedrückter (Strg)-Taste an die gewünschte Position zu ziehen. Soll die Symbolleiste an einem anderen Rand andocken, gehen Sie wie folgt vor: 1.

Halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und klicken Sie doppelt auf einen grauen Bereich der Symbolleiste. Sie wird zu einem frei verschiebbaren Fenster.

2.

Halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und ziehen Sie die Symbolleiste an ihren neuen Ort.

3.

Wenn sich die Symbolleiste über einem Fensterrand befindet, geben Sie bei gehaltener (Strg)-Taste die Maustaste frei: Die Symbolleiste wird am Fensterrand angedockt. Abbildung 3.5: Die Symbolleisten von StarOffice lassen sich beliebig positionieren. Hier sehen Sie die Textobjektleiste von StarOffice Writer als frei verschiebbares Fenster auf der Arbeitsfläche.

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Kapitel 3

Aufbau und Konzepte Mit einem Klick auf den Menübefehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN öffnen Sie ein Untermenü, in dem Sie die Anzeige der Sinnbildleisten ein- bzw. ausschalten können. Alle angezeigten Symbolleisten sind mit einem Häkchen versehen.

Abbildung 3.6: Über das Menü Ansicht blenden Sie die Symbolleisten ein und aus.

Funktionsleiste Die Funktionsleiste ist standardmäßig unterhalb der Menüleiste angeordnet. Sie enthält z.B. Sinnbilder für die Navigation zwischen Dokumenten, für Dateioperationen, zum Drucken und für die Arbeit mit der Zwischenablage. Diese Funktionen stehen in allen StarOffice-Anwendungen zur Verfügung. Die Funktionsleiste ist nicht in allen Modulen standardmäßig eingeblendet. Verwenden Sie in diesem Fall den Befehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/FUNKTIONSLEISTE. Abbildung 3.7: Die Funktionsleiste von StarOffice

Als Besonderheit ist das Kombinationsfeld URL laden enthalten, in dem der URL (Uniform Resource Locator) des aktuell geöffneten Dokuments oder Ordners angezeigt wird. Durch einen Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil wird die zugehörige Liste geöffnet, in der bis zu 100 der zuletzt aufge62

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Menüführung

Kapitel 3

rufenen URLs aufgeführt sind. Durch Auswahl eines Eintrags und Bestätigen mit der (Enter)-Taste wird ein neues Fenster mit der gewünschten Datei geöffnet. Alternativ führen Sie diese Aktion mit einem Mausklick aus. Die entsprechenden Adressen lassen sich ebenfalls manuell eingeben. StarOffice nimmt dabei sowohl Eingaben im herkömmlichen Format (C:\Eigene Dateien\readme.txt) als auch URLs entgegen. Die Funktion AutoComplete unterstützt Sie auch hier bei der Eingabe der Adresse bzw. des Pfades. Die Symbole der Funktionsleiste Die Funktionsleiste ist in allen Anwendungen von StarOffice enthalten. Daher lohnt sich ein Blick auf die Bedeutung der Symbole: Ein Klick auf das Symbol DATEI BEARBEITEN hebt einen Schreibschutz des aktuell geöffneten Dokuments auf und erlaubt die Veränderung des Inhalts.

Ein langer Klick auf das Symbol NEU öffnet ein PopUp mit Befehlen zum Erstellen neuer Dokumente. Ein einfacher Klick auf die Schaltfläche erstellt ein Dokument vom gleichen Typ wie das aktuelle Dokument. Abbildung 3.8: Das PopUp hinter der Schaltfläche Neu

Nach einem Klick auf dieses Symbol zeigt StarOffice die ÖFFNEN-Dialogbox. Ein Klick auf DOKUMENT SPEICHERN sichert alle Änderungen in der aktuell geöffneten Datei. Wenn Sie ein neues Dokument angelegt und noch nicht gesichert haben, zeigt StarOffice die Dialogbox SPEICHERN UNTER. Ein Klick auf das PDF-Symbol exportiert das aktuelle Dokument in das PDF-Format. Eine Dateidialogbox erscheint, in der Sie den gewünschten Dateinamen für das PDF-Dokument angeben.

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Kapitel 3

Aufbau und Konzepte Ein Klick auf das Druckersymbol sendet das aktuelle Dokument direkt an den Standarddrucker, ohne zuvor den Drucken-Dialog anzuzeigen. AUSSCHNEIDEN überträgt die aktuelle Markierung in die Zwischenablage und löscht den markierten Bereich. KOPIEREN übernimmt den Inhalt der aktuellen Markierung in die Zwischenablage. Ein Klick auf die Schaltfläche EINFÜGEN fügt den Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Position der Schreibmarke ein. Ein langer Klick auf die Schaltfläche öffnet ein PopUp. Dort können Sie auswählen, in welcher Form das Einfügen geschehen soll. Die angezeigten Befehle wechseln je nach Inhalt der Zwischenablage.

Abbildung 3.9: Das PopUp Einfügen

Ein langer Klick auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG öffnet ein Fenster, in dem die letzten Handlungen aufgeführt sind. Ein einfacher Klick nimmt zuletzt ausgeführten Befehl zurück. Ein langer Klick auf die Schaltfläche WIEDERHERSTELLEN öffnet ein Fenster, in dem die zuletzt verworfenen Handlungen aufgeführt sind. Ein einfacher Klick führt den zuletzt verworfenen Befehl erneut aus. Öffnet den Navigator. Bei eingeschaltetem Navigator erscheint die Schaltfläche eingedrückt, ein erneuter Klick blendet den Navigator wieder aus. Öffnet den Stylist. Bei eingeschaltetem Stylist erscheint die Schaltfläche eingedrückt, ein erneuter Klick blendet den Stylist wieder aus. Ein Klick auf dieses Symbol öffnet die Dialogbox HYPERLINK. Dieses Symbol steht in allen Kernanwendungen bereit, um Bezüge zu anderen Dokumenten herzustellen. Auf der Seite INTERNET im Hyperlink-Dialog können Sie z.B. Hyperlinks mit WWW-, FTP- oder Telnet-Adressen bearbeiten. Für den Zugriff auf die Grafikelemente steht das Symbol GALLERY bereit. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet die Gallery im oberen Fensterbereich des aktiven Fensters.

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Menüführung

Kapitel 3

In Abhängigkeit von der gewählten Bildschirmauflösung kann es vorkommen, dass nicht alle Symbole in einer Zeile der Funktionsleiste Platz finden. StarOffice blendet in diesem Fall eine Pfeil-Schaltfläche ein, mit der Sie in die zweite Zeile der Funktionsleiste blättern.

Objektleiste Unterhalb der Funktionsleiste befindet sich die Objektleiste. Die Objektleiste ist anwendungs- und kontextsensitiv: Die angezeigten Steuerelemente variieren in Abhängigkeit von der aktuell geöffneten Anwendung. Darüber hinaus verändern sich die angezeigten Symbole je nachdem, welches Objekt gerade markiert ist – die Objektleiste bietet Ihnen immer die Befehle an, die für das Objekt zur Verfügung stehen. Dadurch haben Sie stets die wichtigsten Bearbeitungsfunktionen im Zugriff: Beim Bearbeiten von Dokumenten bietet Ihnen StarOffice die entsprechenden Befehle und Funktionen der jeweiligen Anwendung an. Abbildung 3.10: Die Objektleiste bietet Ihnen die am häufigsten benötigten Funktionen und Befehle an – im Bild sehen Sie die Objektleiste beim Bearbeiten eines Textdokuments.

Keine Objektleiste? Wie alle Symbolleisten in StarOffice lässt sich die Objektleiste über das Menü ANSICHT ein- bzw. ausblenden.

Werkzeugleiste Ein weiteres kontextsensitives Steuerelement von StarOffice ist die Werkzeugleiste am linken Rand des Arbeitsbereichs. Abhängig vom aktuell geöffneten Dokument enthält die Werkzeugleiste nur Symbole für die verschiedenen Funktionen, die für diesen Dokumenttyp zur Verfügung stehen. Hier finden Sie z.B. Funktionen zum Einfügen von Objekten, Zeichenwerkzeuge oder auch die wichtigsten Ansichtsfunktionen. Abbildung 3.11: In der Werkzeugleiste von StarOffice sind die verschiedenen Bearbeitungsfunktionen versammelt.

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Kapitel 3

Aufbau und Konzepte Ein Teil der Symbolschaltflächen trägt neben dem Symbol ein kleines grünes, nach rechts gerichtetes Dreieck. Dieses zeigt an, dass hinter der Symbolschaltfläche noch weitere Bearbeitungswerkzeuge in einer so genannten Abreißleiste, einer Dialogbox oder in einem Untermenü verborgen sind. Die Schaltflächen verhalten sich beim Anklicken recht unterschiedlich: Sammelsymbole: Nach dem Anklicken des Symbols bleibt bei einer Reihe von Symbolen die Schaltfläche eingedrückt und StarOffice öffnet eine Abreißleiste. Danach wählen Sie durch Anklicken das gewünschte Werkzeug oder eine Funktion aus. Die aktuelle Auswahl wird dann als Symbol auf der Schaltfläche angezeigt. Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche aktiviert das dargestellte Werkzeug. Beim nächsten Start der Anwendung zeigt StarOffice wieder das Sammelsymbol. Andere Schaltflächen starten beim Anklicken die Aktion, die durch das Symbol auf der Schaltfläche repräsentiert ist. Zum Öffnen der Abreißleiste oder des Untermenüs klicken Sie auf das Symbol und halten die Maustaste gedrückt. Wählen Sie danach durch Anklicken die gewünschte Funktion – die Abreißleiste bzw. das Menü werden wieder geschlossen. Die aktuell gewählte Funktion erscheint jetzt als Symbol auf der Werkzeugleiste und kann bei Bedarf durch Anklicken erneut aktiviert werden.

Abbildung 3.12: Die Abreißleiste Zeichenfunktionen in StarOffice Calc – oben als Abreißleiste, darunter in der Fensterdarstellung

Diese Abreißleisten lassen sich, wie der Name schon sagt, mit der Maus von der Werkzeugleiste trennen: Nach dem Öffnen löst sich die Abreißleiste durch Ziehen am Titel vom Ursprungssymbol und erscheint frei verschiebbar auf der Arbeitsfläche (Fensterdarstellung). Um die Abreißleisten in Fens66

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AutoPilot Dokumentenkonverter

Kapitel 3

terdarstellung wieder vom Bildschirm zu verbannen, klicken Sie auf das Schließen-Symbol in der Titelleiste. Arbeiten Sie mit der Fensterdarstellung der Abreißleisten, um z.B. beim Zeichnen alle benötigten Werkzeuge im direkten Zugriff zu haben.

3.4

AutoPilot Dokumentenkonverter

Seit Version 6.0 bietet StarOffice ein besonderes Dateiformat. Natürlich ist das Programm in jeder Anwendung abwärtskompatibel: StarOffice-Dokumente der Vorversionen können problemlos gelesen werden. Wenn es sein muss, wird StarOffice 7 die Dateien auch wieder in den Formaten der Vorversion speichern. Das kann jedoch in der Praxis mit viel Aufwand verbunden sein, wenn viele Dokumente einzeln in dem neuen Format gespeichert werden müssen. Um nach einem Umstieg auf die neue Version die Konvertierung aller Dokumente auf einmal vorzunehmen, bietet StarOffice einen AutoPiloten. Dieser AutoPilot konvertiert Dokumente und Vorlagen aus dem binären Format von StarOffice vor der Version 6.0 sowie Dokumente von Microsoft Word, Excel oder Powerpoint. Die Quell-Dateien werden dabei nur gelesen, also nicht verändert. Die neuen Dateien werden im Ergebnis der Konvertierung mit der neuen Erweiterung des Dateinamens erzeugt und je nach Wunsch im Ursprungsordner oder einem anderen Ordner gespeichert. So arbeiten Sie mit dem Dokumenten-Konverter: 1.

Starten Sie eine Anwendung, z.B. StarOffice Writer.

2.

Der Start des AutoPiloten erfolgt über DATEI, AUTOPILOT, DOKUMENTEN-KONVERTER.

3.

Auf der Startseite legen Sie zuerst fest, ob Sie Dokumente von StarOffice oder von Microsoft Office konvertieren möchten.

4.

Bestimmen Sie nach dieser grundsätzlichen Entscheidung, welcher Dokumententyp konvertiert werden soll. Dazu aktiveren Sie die gewünschten Markierfelder.

5.

Klicken Sie auf WEITER: Sie gelangen zur ersten Folgeseite des AutoPiloten.

6.

Wählen Sie für jeden Vorlagentyp und Dokumententyp, aus welchem Ordner gelesen und in welchen Ordner geschrieben werden soll. Es ist besser, einen anderen Zielordner als den Quellordner zu wählen.

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Kapitel 3

Aufbau und Konzepte

Abbildung 3.13: Der Start des AutoPiloten

Abbildung 3.14: Startseite des DokumentenKonverters

68

7.

Klicken Sie auf WEITER: Je nach der Anzahl der auf der Startseite gewählten Markierfelder sind mehr oder weniger Schritte zu durchlaufen.

8.

Auf der letzten Seite sehen Sie einen zusammenfassenden Text, der Sie darüber informiert, was nach Bestätigung konvertiert wird.

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AutoPilot Dokumentenkonverter

Kapitel 3 Abbildung 3.15: Die Folgeseite für die Behandlung der Dokumente von StarOffice Impress

9.

Klicken Sie auf ZURÜCK, wenn Sie Änderungen vornehmen möchten.

10. Bestätigen Sie die Einstellungen mit KONVERTIEREN: Erst jetzt beginnt der Konvertierungsvorgang. 11. Warten Sie die Konvertierung ab, bis StarOffice den Erfolg meldet. Abbildung 3.16: Der Konverter informiert über den Arbeitsfortschritt.

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Kapitel 3

Aufbau und Konzepte 12. Beenden Sie den Konverter mit einem Klick auf FERTIG!. 13. Kontrollieren Sie das Ergebnis im Zielordner.

Abbildung 3.17: Das Ergebnis der Konvertierung: Im Beispiel erkennen Sie nur an der Dateierweiterung, um welchen Dateityp es sich handelt.

3.5

Fehlerbehandlung

Fehler treten auch bei sorgfältigster Arbeit immer mal wieder auf – ärgerlich, wenn dabei die Arbeit von Stunden verloren geht. StarOffice trägt diesem Umstand Rechnung und beherrscht eine Reihe von Funktionen, mit deren Unterstützung die Auswirkungen von Fehlbedienungen oder Systemabstürzen gemindert werden.

Rückgängig und Wiederherstellen Mit der Funktion RÜCKGÄNGIG im BEARBEITEN-Menü wird die jeweils vorhergehende Aktion ungeschehen gemacht. Allerdings sind die Fähigkeiten dieser Funktion begrenzt. Dateioperationen (z.B. Laden, Speichern, Import oder Export), Veränderung der Darstellungsgröße mit der Zoom-Funktion, Verschieben des aktuellen Bildschirmausschnitts oder verschiedene Auswahlvorgänge sind nicht mehr rückgängig zu machen. Anstelle des Menübefehls können Sie zeitsparend die Tastenkombinationen (Alt)+(æ) oder (Strg)+(Z) einsetzen. StarOffice beherrscht dabei mehr als eine Rücknahmeebene und macht erst bei der theoretischen Anzahl von 100 Schluss. Die Anzahl der Rücknahme-Ebenen richten Sie in der Kategorie STAROFFICE/ARBEITSSPEICHER der Dialogbox EXTRAS/OPTIONEN ein. 70

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Fehlerbehandlung

Kapitel 3 Abbildung 3.18: Im Bereich Rückgängig stellen Sie die Zahl der Schritte ein, die StarOffice verwerfen kann.

Die Abarbeitung erfolgt der Reihe nach: Der erste Aufruf der RückgängigFunktion nimmt die letzte Operation zurück, der nächste Aufruf in Folge die vorletzte und so fort. Wahlweise können Sie die Schaltflächen in der Funktionsleiste von StarOffice verwenden. Die Funktion WIEDERHERSTELLEN führt rückgängig gemachte Aktionen wieder aus. Mit diesen Funktionen könnten Sie z.B. die letzten Aktionen wie in einem Film Revue passieren lassen.

Automatische Sicherungskopien Sobald Sie ungewollt Veränderungen an einem Dokument vorgenommen haben, die sich selbst mit mehreren verzweifelten Rückgängig-Aufrufen nicht mehr ungeschehen machen lassen, sind Sicherheitskopien die letzte Hilfe. In der Kategorie LADEN/SPEICHERN der Dialogbox OPTIONEN stehen im Zweig ALLGEMEIN zwei unterschiedliche Verfahren zur Sicherung der Arbeitsergebnisse zur Auswahl. Die Einstellungen zu den Automatischen Sicherungskopien sind in Kapitel 4 PROGRAMMUMGEBUNG ANPASSEN beschrieben.

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Kapitel 3

Aufbau und Konzepte

SICHERHEITSKOPIE IMMER ERSTELLEN

AUTOMATISCH SPEICHERN ALLE ...

Wenn eine Datei zunächst geöffnet, dann bearbeitet und anschließend wieder gespeichert wird, legt StarOffice eine Sicherheitskopie der zu speichernden Datei mit der Dateierweiterung *.BAK an. Diese Datei stellt den Bearbeitungszustand vor dem letzten Sichern dar. In der Standardeinstellung befinden sich diese Sicherungen im Ordner backup des Benutzerordners. In bestimmten Zeitabständen speichert StarOffice auf Wunsch das aktuelle Dokument. Dazu legen Sie im Feld MINUTEN das Zeitintervall für das automatische Speichern des Dokuments fest. Diese Funktion ist gleichbedeutend mit dem Betätigen der Tastenkombination (Stgr)+(S) (automatische Sicherungskopien). Wenn Sie diese sinnvolle Einstellung aktiviert haben, ist das Markierfeld MIT RÜCKFRAGE zugänglich. In diesem Fall erscheint vor dem automatischen Speichern des Dokuments eine Sicherheitsabfrage.

Die automatischen Sicherungskopien erstellt StarOffice bei jedem erneuten Speichern eines Dokuments und hält damit den letzten Bearbeitungsstand fest. Den Ort, an dem StarOffice die Sicherungskopien ablegt, verändern Sie in der OPTIONEN-Dialogbox unter STAROFFICE/PFADE. Abbildung 3.19: Sicherheitseinstellungen für das Speichern von Dokumenten

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Fehlerbehandlung

Kapitel 3

Erste Hilfe StarOffice verfügt über Werkzeuge, um den Datenverlust einzugrenzen. Eine Vorbereitung müssen Sie aber schon getroffen haben: Die bereits beschriebenen Optionen in der Kategorie LADEN/SPEICHERN der Dialogbox OPTIONEN müssen aktiviert sein. Nur dann steht Ihnen der volle Umfang der Recoverstrategien zur Verfügung. Angenommen, Sie stellen nach einer Reihe von Bearbeitungsvorgängen fest, dass Sie eine wesentlich frühere Version der Datei benötigen, dann müssen Sie an dieser Stelle zunächst einmal Ruhe bewahren, – auch wenn es schwer fällt. Die schlimmsten Fehler entstehen durch unüberlegtes Vorgehen. An diesem Punkt auf keinen Fall speichern! Dadurch wird die alte Sicherungsdatei überschrieben.

Mit großer Wahrscheinlichkeit wird der eine oder andere Bearbeitungsschritt endgültig verloren sein. Aber hier geht es darum, größeren Schaden zu vermeiden – den Verlust der Arbeit der letzten zehn Minuten werden Sie vermutlich verkraften. Das folgende Schema erhöht die Chancen, den geeignetsten Dateizustand aufzuspüren. Sollte StarOffice oder vielleicht der gesamte Rechner abgestürzt sein, stellt die letzte Sicherungsdatei vermutlich den besten Datenbestand dar. Öffnen Sie dazu den Ordner mit den Sicherungskopien und suchen Sie die entsprechende Sicherungsdatei anhand des Dateinamens. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag im Sicherungsverzeichnis öffnen Sie den letzten Bearbeitungsstand. Speichern Sie die wiederhergestellte Sicherung unter einem neuen Namen im gewünschten Verzeichnis ab. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo die Sicherungsdateien ablegt werden, können Sie in der Kategorie STAROFFICE/PFADE nachsehen. Dort ist das Verzeichnis für das automatische Backup festgelegt (Typ SICHERUNGSKOPIEN). Bei einem Bearbeitungsfehler, der nicht rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie das aktuelle Dokument über DATEI/SPEICHERN UNTER mit einem anderen Namen ablegen. Damit sichern Sie den gerade vorliegenden Bearbeitungsstand. Da Sie eine neue Datei erzeugt haben, besitzen Sie jetzt zwei unterschiedliche Sicherungsstände des Dokuments: Zunächst die selbst erstellte Sicherung unter dem neuen Dateinamen und eine Sicherungskopie mit dem ursprünglichen Namen und der Erweiterung *.BAK, die den Stand der vorletzten Sicherung repräsentiert. Jetzt heißt es, beide Dateien zu laden, das gewünschte Ergebnis zu rekonstruieren und dann unter einem neuen Namen abzuspeichern.

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Kapitel 3

Aufbau und Konzepte Zum Zusammenführen der beiden Bearbeitungsstände können Sie in StarOffice Writer und StarOffice Calc auf die Funktion BEARBEITEN/DOKUMENT VERGLEICHEN zurückgreifen. Die Funktion wird in Kapitel 28 TEAMFUNKTIONEN IN STAROFFICE beschrieben.

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4

Programmumgebung anpassen

Jeder hat einen anderen Arbeitsstil und nutzt die verschiedenen Funktionen eines Programms mehr oder weniger häufig. Daher kann es sinnvoll sein, die Arbeitsumgebung von StarOffice nach den speziellen Bedürfnissen einzurichten. Ob es um die Veränderung der Menüs oder ein Anpassen der Symbolleisten geht – mit den von StarOffice gebotenen Funktionen steht einer individuellen Programmbedienung nichts mehr im Wege.

4.1

Die Optionen-Dialogbox

In StarOffice arbeiten mehrere Module unter einer mehr oder weniger verborgenen einheitlichen Umgebung. Daher gibt es Einstellungen, die für alle Anwendungen gleichermaßen gelten. Diese zentralen Programm-Einstellungen erreichen Sie über das Menü EXTRAS/OPTIONEN. Nach einem Klick auf diesen Befehl öffnet StarOffice die Dialogbox OPTIONEN. Das ist eine Dialogbox zur individuellen Anpassung des Programms. Sie treffen Ihre Wahl in einer Baumstruktur. Eine Überschrift in der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite wird durch einen Klick auf das Pluszeichen oder durch Doppelklick aufgeklappt. Ein Klick auf das dann sichtbare Minuszeichen klappt die Struktur wieder zu. Die Änderungen auf den Karten werden beim Klick auf OK automatisch gespeichert.

Baumstruktur

Wenn Sie den Befehl EXTRAS/OPTIONEN zum ersten Mal ausführen, erscheint das Register BENUTZERDATEN. Bei jedem folgenden Aufruf wird das zuletzt aktive Register geöffnet.

4.2

Der Zweig StarOffice

Zur Verwaltung der für alle Anwendungen gleichermaßen gültigen Daten dient die Kategorie STAROFFICE, die in zehn Unterpunkte unterteilt ist. Hier treffen Sie allgemeine Entscheidungen für die Arbeit mit StarOffice. In diesem Teil der Dialogbox stellen Sie u.a. die Benutzerdaten, die Speichervorgaben, die Druckervorgaben, die Pfade zu wichtigen Dateien und Verzeichnissen sowie die Farbvorgaben ein.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen

Benutzerdaten einrichten Die Kategorie BENUTZERDATEN gibt Ihre Personalien wieder, die bei der Installation eingegeben wurden. Dokumenteigenschaften

Die eingetragenen Werte finden in den meisten Anwendungen von StarOffice Verwendung – z.B. beim Einfügen von Feldbefehlen oder bei der Speicherung von Dokumenteigenschaften; auch die mitgelieferten Briefvorlagen greifen auf die Benutzerdaten zu. Die Benutzerdaten lassen sich jederzeit nachträglich verändern.

Abbildung 4.1: In diesem Dialog passen Sie bei Bedarf Ihre Benutzerdaten an.

Allgemeine Einstellungen Wie der Name der Kategorie andeutet, sind auf diesem Register Vorgaben für Funktionen zu treffen, die allgemein für alle Module gelten. Das Register ist in mehrere Bereiche aufgeteilt. Der Bereich ZWEISTELLIGE JAHRESZAHLEN Spätestens seit dem Jahre 2000 sind zweistellige Jahreszahlen nicht mehr eindeutig. Im gleichnamigen Bereich teilen Sie StarOffice mit, wie zweistellige Jahreszahlen interpretiert werden sollen. In diesem Abschnitt der Dialogbox wählen Sie den Jahresbereich, der bei der Eingabe von zweistelligen Jahreszahlen angewendet wird.

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Kapitel 4

Die Jahreszahlen in Datumsangaben wurden im vergangenen Jahrhundert meist nur zweistellig angegeben. Intern werden die Jahreszahlen von StarOffice vierstellig verwaltet, so dass bei der Berechnung der Differenz z.B. vom 1.1.98 bis zum 1.1.03 das Ergebnis richtig fünf Jahre lautet.

Datumsangaben

Im Feld INTERPRETIEREN ALS JAHRE ZWISCHEN bestimmen Sie, bis zu welchem Jahr eine zweistellig eingegebene Jahreszahl zu 2000 addiert werden soll. Standard ist der Wert, der in Ihrem Betriebssystem eingestellt ist, z.B. 30. Wenn Sie also ein Datum 1.1.30 oder höher eingeben, wird es von StarOffice intern als 1.1.1930 oder höher interpretiert. Alle kleineren Jahreszahlen gelten im folgenden Jahrhundert, so wird z.B. der 1.1.20 zu dem 1.1.2020 gewandelt. Abbildung 4.2: Das Register Allgemein

Der Bereich Help Agent In diesem Bereich bestimmen Sie das Verhalten des Help Agent. Sie entscheiden, ob diese Hilfestellung aktiviert wird, wie lange das Symbol sichtbar bleibt und können die Anzeige zurücksetzen. Ist das Markierfeld AKTIVIEREN markiert, erscheint der Help Agent bei ausgewählten Situationen automatisch. Um zu vermeiden, dass sich der Help Agent selbständig zu Wort meldet, deaktivieren Sie das Markierfeld. Bei ANZEIGEDAUER stellen Sie ein, wie lange das Symbol des Help Agent zu sehen ist, bevor es automatisch verschwindet. Standard sind 30 Sekunden.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen Wenn Sie bei der Arbeit mit StarOffice den Help Agent zu einer bestimmten Situation drei Mal nacheinander nicht geöffnet haben, dann wird der Help Agent zu dieser Situation nicht wieder aktiviert. Dieses Verhalten wird in einer internen Liste protokolliert. Um diese Liste auf die Grundeinstellung zurückzusetzen, klicken Sie bei HELP AGENT auf ZURÜCKSETZEN. Danach erscheint der Help Agent wieder in allen Situationen. Öffnen/Speichern Dialoge

Dateidialogbox

Wenn Sie das Markierfeld STAROFFICE-DIALOGE VERWENDEN aktivieren, werden die StarOffice-Dialoge zum Öffnen und Speichern von Dokumenten anstelle der Dateidialogboxen des Betriebssystems verwendet. Dokumentstatus Das im Standard aktivierte Markierfeld DRUCKEN SETZT "DOKUMENT GEÄNDERT" STATUS ist schuld daran, dass ein Dokument nach dem Drucken als verändert gilt. Das hat zur Folge, dass Sie z.B. trotz vorab erfolgtem Speichern nach dem Drucken beim direkt folgenden Schließen des Dokuments gefragt werden, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Die zu speichernde Änderung ist das Druckdatum: Es wird in die Dokumenteigenschaften eingetragen.

Abbildung 4.3: Das Register Arbeitsspeicher

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Kapitel 4

Arbeitsspeicher Im Register ARBEITSSPEICHER treffen Sie z.B. die Voreinstellungen für den Grafikcache, die Anzahl der zu widerrufenden Schritte sowie den StarOffice-Schnellstart unter Windows. Rückgängig Im Abschnitt RÜCKGÄNGIG sehen Sie die Anzahl der Schritte, die maximal rückgängig gemacht werden. Standard sind zehn Schritte, Maximum 100. Je höher der eingegebene Wert, desto mehr Systemressourcen nimmt StarOffice in Beschlag.

Grafik-Cache Der GRAFIK-CACHE speichert die in einem Dokument enthaltenen Grafiken im Hauptspeicher des Rechners. Ein erneutes Anzeigen derselben Grafik, z.B. nach Scrollen im Dokument, kann sofort erfolgen, wenn sich die Grafik vollständig im Cache befindet. In diesem Fall müssen z.B. Skalierung, Ausschnitt oder Filter nicht neu berechnet werden. Im Drehfeld VERWENDEN FÜR STAROFFICE (MB) wählen Sie die gesamte Cachegröße für alle Grafiken. Objekte, die größer sind als unter SPEICHER PRO OBJEKT (MB), werden nicht im Cache zwischengespeichert. Mit der Einstellung unter AUS SPEICHER ENTFERNEN NACH (HH:MM) bestimmen Sie, wie lange die Grafiken im Cache verbleiben. Sie legen die Verweildauer in Stunden und Minuten fest. Im Bereich CACHE FÜR EINGEFÜGTE OBJEKTE begrenzen Sie die Zahl OLEObjekte, die im Cache aufbewahrt werden. Schnellstart Mit dem Markierfeld STAROFFICE BEIM SYSTEMSTART LADEN entscheiden Sie, ob StarOffice beim Systemstart für den Schnellstart vorbereitet werden soll. In diesem Fall werden Teile von StarOffice bereits beim Systemstart in den Speicher geladen. In der Taskleiste von Windows finden Sie dann das Symbol für den schnellen Start von StarOffice-Dokumenten.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen

Ansichtsoptionen Bei den Ansichtsoptionen bestimmen Sie das Aussehen der Programme, steuern das Verhalten der Maus und regeln die 3D-Darstellung. Darstellung Im Bereich DARSTELLUNG steuern Sie Erscheinungsbild und Skalierung der Bildschirmschriften. Außerdem regeln Sie mit diversen Markierfeldern Einzelheiten zum Verhalten der Anzeige, oft mit Auswirkungen auf die Arbeitsgeschwindigkeit. Erscheinungsbild

In Kombinationsfeld ERSCHEINUNGSBILD können Sie das Aussehen von StarOffice unterschiedlichen Betriebssystemen angleichen. Die Einstellung STANDARD zeigt Fenster, Markierfelder und andere Steuerelemente so, wie es von Sun Microsystems vorgegeben wird. Um beim Arbeiten mit StarOffice das Feeling eines anderen Systems zu erleben, wählen Sie einen der Einträge MACINTOSH, XWINDOWS oder OS/2.

Abbildung 4.4: Nette Spielerei: Mac-Feeling am PC

Systemschrift

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Im Drehfeld SKALIERUNG stellen Sie eine prozentuale Größenveränderung für die Bildschirmdarstellung der Schriftgröße ein. Die Einstellung wirkt sich auf die Darstellungsgröße aller Schriftzüge aus, z.B. Texte in Dialogboxen oder Symbolbeschriftungen. Dabei werden natürlich auch die Dimensionen der Dialogboxen verändert. Empfehlenswert ist eine Veränderung der Skalierung vor allem auf großen Monitoren in hoher Bildschirmauflösung.

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Kapitel 4

Die Einstellung der Skalierung hat nichts mit der tatsächlichen Schriftgröße der Texte zu tun. Es handelt sich nur um eine geänderte Größe in der Bildschirmdarstellung. Die Markierfelder im Bereich DARSTELLUNG haben folgende Wirkung: Wenn das Markierfeld MENÜ FOLGT MAUSZEIGER aktiv ist, wandert die Auswahl eines Menüs oder Untermenüs mit der Bewegung des Mauszeigers mit (Standard). Wenn das Markierfeld deaktiviert ist, müssen Sie jeden einzelnen Menüpunkt gesondert anklicken oder die linke Maustaste gedrückt halten, um eine Selektion vorzunehmen. Deaktivieren Sie diese Funktion, um Systemressourcen zu sparen. Ist das Markierfeld EINZEILIGE REGISTERKARTEN aktiv, dann sehen Sie in Dialogboxen mit vielen Registern die Registerkarten einzeilig (nicht Standard). In diesem Fall stellt StarOffice alle Register einer Dialogbox nebeneinander. Um farbige Registerkarten zu erhalten, muss das Markierfeld dieses FARBIGE REGISTERKARTEN aktiviert sein (nicht Standard). Wenn das Markierfeld VORSCHAU IN SCHRIFTENLISTEN aktiviert ist (Standard), dann werden die Namen der Schriften in der jeweiligen Schrift formatiert, z.B. im Feld SCHRIFT in der Objektleiste. Deaktivieren Sie diese Funktion, um Systemressourcen zu sparen. Das Markierfeld INAKTIVE MENÜEINTRÄGE bestimmt, INAKTIVE MENÜEINTRÄGE ob die inaktiven Menüeinträge grau erscheinen oder ausgeblendet werden. Standard ist die Ausblendung, dazu ist das Markierfeld deaktiviert. Wenn das Markierfeld SCHRIFTEN HISTORIE aktiv ist (Standard), dann sehen Sie ganz oben im Kombinationsfeld SCHRIFTNAME in der Objektleiste bis zu fünf Schriftarten, die Sie im aktuellen Dokument zuletzt verwendet haben. Dabei erscheint die zuletzt zugewiesene Schriftart immer oben in der Liste. Ist das Markierfeld GROßE SYMBOLE markiert, werden die Schaltflächen in den Symbolleisten vergrößert dargestellt (nicht Standard). Das Markierfeld bewirkt eine Darstellung der Symbole in ungefähr doppelter Größe. Falls in dieser Einstellung nicht alle Schaltflächen in den Symbolleisten Platz finden, werden sie mehrzeilig angelegt. Es erscheinen dann kleine Pfeile, mit denen Sie zwischen den Zeilen wechseln, um Zugriff auf alle Sinnbilder zu erhalten.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen Wenn das Markierfeld FLACHE SYMBOLE aktiv ist (Standard), werden die Schaltflächen in den Symbolleisten flach dargestellt. Andernfalls werden die Symbole erhaben dargestellt. In der Standardeinstellung erscheinen in den Menüs die Symbole neben den Menüeinträgen. Dazu ist das Markierfeld ICONS IN MENÜS ANZEIGEN aktiviert. Wiederherstellen

StarOffice beim Start

In diesem Bereich bestimmen Sie, welche Bearbeitungsansichten für Dokumente und Fenster bei einem erneuten Starten von StarOffice wiederhergestellt werden. Mit dem aktivierten Markierfeld BEARBEITUNGSANSICHT (Standard) entscheiden Sie, dass die zuletzt verwendete Dokumentansicht, die Sie in StarOffice gewählt hatten, wiederhergestellt wird. Es werden die Eigenschaften wiederhergestellt, die beim letzten Speichern des Dokuments galten. Bei Textdokumenten gehört dazu z.B. die Cursorposition, bei Tabellendokumenten die aktuelle Tabelle und Fensteraufteilung, bei Präsentationsdokumenten der gewählte Seiten- oder Hintergrundmodus. Mit dem aktivierten Markierfeld GEÖFFNETE FENSTER (nicht Standard) entscheiden Sie, dass die beim Beenden geöffneten Fenster bei einem erneuten Starten von StarOffice wiederhergestellt werden. 3D-Darstellung Mit einigen Markierfeldern regeln Sie die Darstellung von 3D-Elementen. Der Bereich 3D-DARSTELLUNG legt fest, wie die Darstellung der internen 3D-Engine gehandhabt wird. Wenn das Markierfeld OPENGL BENUTZEN aktiv ist, werden 3D-Grafiken aus StarOffice Draw und StarOffice Impress durch die OpenGLfähige Hardware des Systems dargestellt. Standardmäßig ist dieses Markierfeld aktiviert. Wenn Ihr System keine OpenGL-fähige Hardware enthält, wird dieses Feld nicht berücksichtigt. Heben Sie jedoch die Markierung dieses Feldes auf, erfolgt die 3D-Darstellung immer per Software, vorhandene Hardware wird ignoriert. Wenn das Markierfeld OPENGL BENUTZEN aktiviert ist, haben Sie Zugriff auf das Markierfeld OPTIMIERTE AUSGABE. Ist dieses Feld markiert (Standard), erhalten Sie eine optimierte OpenGL-Ausgabe. Dabei werden sämtliche Geometriedaten zugleich in einem Array an den Grafiktreiber übermittelt. Da aber nicht jeder Grafiktreiber diese OpenGLFähigkeit korrekt unterstützt, können Sie bei Darstellungsfehlern der 3D-Ausgabe dieses Markierfeld abschalten. Bei deaktiviertem Markierfeld werden alle Geometriedaten nacheinander als Einzelpunkte übermittelt.

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Kapitel 4

Behalten Sie die im Standard aktivierte Funktion DITHERING BENUTZEN bei, dann werden wenige Farben so dargestellt, als seien mehr Farben vorhanden. Das menschliche Auge nimmt zwei genau nebeneinander liegende Farbpunkte (Pixel) als eine Mischung aus beiden wahr. Dithering nutzt diese optische Täuschung aus: Eine schachbrettähnliche Mischung aus schwarzen und weißen Punkten wird für den betrachtenden Menschen zu Grau verschmelzen. Intern werden 3D-Grafiken in StarOffice immer mit 16 Millionen Farben (24 bit Farbtiefe) aufbereitet. Sie werden genutzt, um Darstellungen mit weniger Farben zu dithern. Da ohne Dithering (ein Verfahren zur Simulation von Farben und Graustufen auf Monitoren bzw. auf Druckern) zahlreiche Bits der Farbinformation wegfallen, ist in einer solchen Darstellung eine Abstufung deutlich sichtbar. Die Qualität ist umso schlechter, je weniger Farben zur Verfügung stehen. Bei einer Interaktion wie Drehen oder Verschieben eines 3D-Objekts wird kein Begrenzungsquader gedreht oder verschoben, sondern stattdessen das 3D-Objekt in Volldarstellung. Das Markierfeld VOLLDARSTELLUNG BEI INTERAKTION ist standardmäßig abgeschaltet.

Interaktionen

Mausverhalten steuern Mit dem Listenfeld MAUSPOSITIONIERUNG entscheiden Sie, ob und wie der Mauszeiger in neu geöffneten Dialogen positioniert wird. StarOffice kann Sie beim Arbeiten mit der Maus unterstützen, indem der Mauszeiger automatisch auf festgelegte Bereiche gesetzt wird, wenn Sie eine Dialogbox öffnen. Im Listenfeld MAUSPOSITIONIERUNG richten Sie diese Bereiche ein.

Mauspositionierung

Mit VORGEGEBENE SCHALTFLÄCHE setzt StarOffice den Mauszeiger auf die Standard-Schaltfläche der Dialogbox – z.B. die Schaltfläche JA bei Sicherheitsabfragen. DIALOG MITTE positioniert den Mauszeiger automatisch in der Mitte einer neu geöffneten Dialogbox. KEINE AUTOMATISCHE POSITIONIERUNG (Standardeinstellung) stellt sicher, dass der Mauszeiger nicht automatisch versetzt wird. Das Listenfeld MITTLERE MAUSTASTE enthält eine Auswahl, welche Funktion die an vielen Mäusen vorhandene mittlere Taste oder das Rad erfüllt. Zur Wahl stehen zwei Varianten:

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen AUTOMATISCHER BILDLAUF: Ziehen mit gedrückter mittlerer Maustaste im Dokument verschiebt die Ansicht. ZWISCHENABLAGE EINFÜGEN: Betätigen der mittleren Maustaste fügt an der Position der Schreibmarke den Inhalt der Zwischenablage ein.

Druckdaten reduzieren Der Zweig DRUCKEN bietet die Einstellmöglichkeiten für das Drucken. Damit können Sie die Druckdaten reduzieren und Druckerwarnungen aktivieren. Im oberen Bereich DRUCKDATEN REDUZIEREN steuern Sie, dass weniger Daten zum Drucker übertragen werden. Der Vorteil: Bei reduzierten Druckdaten wird schneller gedruckt, können auch Seitendrucker mit geringem Speicher noch drucken, entstehen kleinere Druckdateien. Der Nachteil: Die Druckqualität wird verschlechtert. Die Reduzierung der Druckdaten ist immer ein Kompromiss zwischen Qualität und den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten. Meist ist es der Druckerspeicher, der bei aufwändigen Grafiken eine Reduzierung der Datenmenge erfordert, um das Dokument überhaupt zu drucken. Beginnen Sie die Optimierung, indem Sie im Bereich EINSTELLUNGEN FÜR wählen, ob die folgenden Einstellungen in diesem Bereich für den direkten Druck auf den Drucker oder für den Druck in eine Datei gelten sollen. Durch das Umschalten der Option hat das Register eine doppelte Funktion: Sie können die Einstellungen für das Drucken mit dem Drucker oder in Datei getrennt vornehmen. Die Einstellungen werden je nach Option ebenfalls getrennt gespeichert. Transparenz reduzieren Wenn Sie das Markierfeld TRANSPARENZ REDUZIEREN aktivieren, werden transparente Objekte genau so wie normale, nichttransparente Objekte gedruckt. Das Verhalten ist abhängig von der Wahl der in diesem Fall aktivierten Option. Bei AUTOMATISCH wird die Transparenz nur dann nicht gedruckt, wenn die transparente Fläche mehr als ein Viertel der ganzen Seite bedeckt. Andernfalls wird Transparenz bei Auswahl von KEINE TRANSPARENZ nie gedruckt.

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Kapitel 4 Abbildung 4.5: Der Zweig Drucken

Es gibt aktuell keinen Drucker, der Transparenz direkt ausgeben kann. Die Bereiche des Dokuments, in denen Transparenz zu sehen ist, werden daher immer als Bitmap berechnet und zum Drucker geschickt. Je nach Größe der Bitmaps und der eingestellten Druckauflösung entstehen so große Datenmengen. Bitmaps reduzieren Bitmaps verursachen große Datenmengen bei der Druckausgabe. Wenn Sie das Markierfeld BITMAPS REDUZIEREN aktivieren, werden Bitmaps in reduzierter Qualität gedruckt. Die Auflösung kann nur verringert werden, nicht erhöht. Sobald das Markierfeld aktiviert ist, erscheinen die Varianten für die Reduzierung. Sie entscheiden zwischen mehreren Optionen. HOHE DRUCKQUALITÄT entspricht einer Auflösung von 300 dpi. NORMALE DRUCKQUALITÄT entspricht einer Auflösung von 200 dpi. Bei der Auswahl der Option AUFLÖSUNG bestimmen Sie selbst die maximale Druckqualität in dpi (Dots per inch). Die Auflösung kann in Stufen zwischen 72 dpi und 600 dpi gewählt werden. Dennoch kann die tatsächliche Auflösung praktisch nur verringert werden, nicht erhöht. Wenn Sie das Markierfeld TRANSPARENTE OBJEKTE EINSCHLIEßEN markieren, dann gilt die Reduzierung der Druckqualität für Bitmaps auch für die transparenten Bereiche von Objekten.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen Farbverläufe reduzieren Wenn Sie das Markierfeld FARBVERLÄUFE REDUZIEREN aktivieren, dann werden Farbverläufe in reduzierter Qualität gedruckt. Zwei Optionen bieten die Wahl des dabei genutzten Verfahrens. Bei Aktivierung von FARBVERLAUFSSTREIFEN bestimmen Sie mit dem zugehörigen Drehfeld die maximale Anzahl der Farbverlaufsstreifen für den Druck. Alternativ werden Farbverläufe bei aktivierter Option ZWISCHENFARBE nur einfarbig in einer Zwischenfarbe gedruckt. Um alle Farben nur als Graustufen zu drucken, aktivieren Sie das Markierfeld FARBEN IN GRAUSTUFEN UMWANDELN.

Druckerwarnungen aktiveren Das Register DRUCKER bietet auch die Möglichkeit Druckerwarnungen zu aktivieren. Im Bereich DRUCKER-WARNUNGEN stellen Sie ein, welche Warnungen StarOffice vor dem Drucken ausgibt. Aktivieren Sie das Markierfeld PAPIERGRÖßE, wenn Sie für den Ausdruck des aktuellen Dokuments eine bestimmte Papiergröße benötigen. Wenn der Drucker die im Dokument verwendete Papiergröße nicht verarbeiten kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Aktivieren Sie das Markierfeld PAPIERORIENTIERUNG, falls Sie für den Ausdruck des aktuellen Dokuments eine bestimmte Papierausrichtung benötigen. Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn die im Dokument verwendete Papierausrichtung vom aktuellen Drucker nicht bereitgestellt wird. Standardmäßig aktiviert ist das Markierfeld TRANSPARENZ. Sie werden also gewarnt, wenn im Dokument transparente Objekte enthalten sind. In diesem Fall erscheint eine Dialogbox zur Auswahl, ob in diesem Druckauftrag die Transparenz gedruckt werden soll oder nicht. Die Meldung erscheint nicht, wenn Sie das Markierfeld TRANSPARENZ REDUZIEREN aktiviert haben. In diesem Fall geht StarOffice davon aus, dass Sie die Transparenz in der angegebenen Weise drucken möchten.

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Kapitel 4

Pfadangaben einrichten Die von StarOffice verwendeten Pfade bestimmen Sie in der Kategorie STAROFFICE/PFADE. Sie können z.B. ein alternatives Arbeitsverzeichnis oder einen anderen Speicherort für die Sicherungsdateien bzw. für Grafiken vorgeben. Mit einem Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN wird eine Dateidialogbox geöffnet, in der Sie die Zuweisung vornehmen. Abbildung 4.6: In der Kategorie Allgemein/Pfade der Optionen-Dialogbox lässt sich z.B. das StandardArbeitsverzeichnis anpassen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche STANDARD setzt StarOffice alle zuvor markierten veränderten Pfadangaben wieder auf den Stand bei der Installation zurück. Wichtige Speicherorte unter StarOffice

Exkurs

Die Kenntnis der Speicherorte ist für die individuelle Veränderung des Systems von Bedeutung: Bei ARBEITSVERZEICHNIS wählen Sie den Ordner, der in der Dateidialogbox beim Öffnen von Dokumenten zuerst angezeigt wird. Unter GRAFIKEN wählen Sie den Ordner, der beim Öffnen einer Grafik erscheint. Beim Eintrag AUTOTEXT können Sie nach Klicken auf BEARBEITEN in der Dialogbox PFADE AUSWÄHLEN die Pfade zu verschiedenen Ordnern wählen, in denen Ihre AutoTexte stehen, z.B. private und firmeneigene. Entsprechendes gilt für den Eintrag DOKUMENTVORLAGEN. Sie können

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen über die Schaltflächen BEARBEITEN auch weitere Pfade angeben, die nach einem Klick auf HINZUFÜGEN zusätzlich aufgenommen werden. Mehrfachangaben werden mit einem Semikolon getrennt.

Abbildung 4.7: Einige Pfadangaben können mehrere Verweise aufnehmen.

Der Module-Pfad verweist standardmäßig auf die Module im Installationsordner von StarOffice. Er kann aber auch mehrere Pfade beinhalten. Sie können bei der Angabe der Verzeichnisse Variablen verwenden: $(inst) steht für den Pfad des Ordners, in dem StarOffice installiert wurde. $(user) steht für den Pfad, in dem der User bei der User-Installation seine StarOffice-Dateien installiert hat. Auch die Path-Variable des Betriebssystems kann mit $(path) ausgelesen werden. Details zu den in StarOffice verwendeten Pfaden finden Sie im Anhang C, Abschnitt PFADE IN STAROFFICE.

Farben Das Register FARBEN im Zweig STAROFFICE bietet die Möglichkeit, eine Farbe aus einer Farbtabelle auszuwählen, sie zu ändern und neue Farben zu definieren. Alternativ führt auch der Befehl FORMAT/FLÄCHE im Modul StarOffice Draw in eine Dialogbox, deren Register FARBEN mit den hier beschriebenen Einstellungen identisch ist. Im oberen Bereich des Registers finden Sie zunächst den Namen der gewählten Farbe. Im Eingabefeld NAME können Sie einen neuen Namen eingeben. Danach treffen Sie die Wahl: Mit einem Klick auf ÄNDERN wird der Name der aktuellen Farbe geändert, mit HINZUFÜGEN definieren Sie eine neue Farbe. Wenn Sie dabei noch keine Veränderung der Farbwerte vorgenommen haben, bezieht sich diese Veränderung zunächst nur auf den Namen.

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Kapitel 4

Mit dem Klick auf die Schaltfläche ÄNDERN verändern Sie die aktuelle Farbe sofort. Es erfolgt keine Sicherheitsabfrage, die Farbe wird ohne weiteres überschrieben. Im Listenfeld FARBE selektieren Sie die Farbe, die verändert werden soll. Abbildung 4.8: Veränderungen an den Farbtabellen erfolgen im Register FARBE.

Entscheidend für die weitere Bearbeitung ist nun die Auswahl des Farbmodells: Unter den Vorschaukästchen bietet die Liste die beiden Einträge RGB (Farbmodell Rot-Grün-Blau) und CMYK (Farbmodell Cyan-Magenta-Yellow-Black).

Farbmodelle

Haben Sie im Listenfeld den Eintrag RGB ausgewählt, sehen Sie die Kürzel der drei Farben. In den zugeordneten Drehfeldern legen Sie den Wert der jeweiligen Farbe zwischen 0 und 255 fest. Dabei steht R für den Rotanteil, G für den Grünanteil und B für den Blauanteil. Wenn Sie im Listenfeld den Eintrag CMYK einstellen, sehen Sie die Kürzel der vier Farbbestandteile. Die zugeordneten Drehfelder zeigen Prozentwerte, die Sie zwischen 0% und 100% verändern können. Dabei steht C für den Cyananteil, M für den Magentaanteil und Y für den Gelbanteil. Mit Hilfe von K (Kontrast) wählen Sie den schwarzen Anteil.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen Im Bereich VORSCHAUFELD sehen Sie, wie sich Änderungen an den Farbwerten auswirken. Dargestellt wird ein stilisiertes Beispiel: oben der Ausgangswert, unten das Ergebnis der Veränderung. Nach einem Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN im oberen Bereich der Dialogbox haben Sie die Möglichkeit, in einer zweidimensionalen Verlaufsgrafik oder direkt über nummerische Vorgaben eine eigene Farbe zu definieren.

Abbildung 4.9: Hier definieren Sie eine eigene Farbe.

Falls Sie eine oder mehrere Farben aus der Tabelle entfernen möchten, klicken Sie auf LÖSCHEN. Der Klick löscht die ausgewählten Elemente nach einer Sicherheitsabfrage. Farbtabellen

Wenn Sie das Register FARBEN über den Befehl FORMAT/FLÄCHE aufgerufen haben, dann stehen zusätzlich die Symbole FARBTABELLE LADEN und FARBTABELLE SICHERN zur Verfügung: Nutzen Sie den Befehl FARBTABELLE LADEN, um mit Hilfe einer Dateidialogbox eine Farbtabelle zu öffnen. Ein Klick auf das Symbol FARBTABELLE SPEICHERN öffnet die Dateidialogbox SPEICHERN UNTER, in der Sie die aktuelle Farbtabelle unter einem eigenen Namen ablegen können. Wenn Sie nach dem Laden einer Farbtabelle und Veränderungen nicht den Befehl SPEICHERN UNTER wählen, dann wird die aktuelle Farbtabelle automatisch als Standard gespeichert und beim nächsten Start von StarOffice automatisch wieder geladen.

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Kapitel 4 Abbildung 4.10: Die Schaltflächensymbole zum Öffnen und Speichern von Farbpaletten

Ausführliche Informationen zum Arbeiten mit Farbe sind im Kapitel 20 GRAFIKOBJEKTE enthalten.

Schriftersetzung Falls Sie häufig Dokumente mit anderen Anwendern austauschen und die verwendeten Schriften global ändern wollen oder bestimmte Schriftzuweisungen immer ersetzen wollen, helfen Ihnen die Steuerelemente in der Kategorie STAROFFICE/SCHRIFTARTEN.

Kompatibilität

Um die Schriftersetzung in StarOffice einzuschalten, aktivieren Sie das Markierfeld ERSETZUNGSTABELLE ANWENDEN. Die Bezeichnung der zu ersetzenden Schriftart geben Sie in das gleichnamige Listenfeld ein. Falls Sie eine Schrift ersetzen wollen, obwohl sie auf Ihrem System installiert ist, können Sie die Schriftbezeichnung auch im Listenfeld auswählen. Das Listenfeld ERSETZEN DURCH nimmt die Bezeichnung der Schriftart auf, die zum Ersetzen herangezogen werden soll.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen

Abbildung 4.11: Auf Wunsch kann StarOffice bestimmte Schriftarten automatisch ersetzen.

Mit einem Klick auf ÜBERNEHMEN fügen Sie die Vorschrift zur Ersetzungstabelle hinzu. Mit den Markierfeldern IMMER und BILDSCHIRM bestimmen Sie, wann die Ersetzung vorgenommen werden soll. Um eine bestehende Ersetzungsvorschrift zu ändern, markieren Sie den entsprechenden Eintrag in der Ersetzungstabelle – StarOffice zeigt die Schriftbezeichnungen in den Listenfeldern SCHRIFTART und ERSETZEN DURCH zum Bearbeiten an. LÖSCHEN entfernt die Ersetzungsvorschrift aus der Ersetzungstabelle.

Sicherheitseinstellungen Im Register SICHERHEIT des Zweigs STAROFFICE bestimmen Sie, ob StarOffice Basic-Scripts ausgeführt werden. Mit den Sicherheitseinstellungen beeinflussen Sie auch das Verhalten von Autopiloten oder Vorlagen. Da in diesen Elementen Scripts enthalten sind, erhalten Sie mitunter eine Fehlermeldung über »Fehlende Rechte«. Diese Meldung taucht auf, wenn Sie die Liste der vertrauenswürdigen URLs einschränken oder im Listenfeld MAKRO AUSFÜHREN den Eintrag NIE selektieren.

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Kapitel 4 Abbildung 4.12: Das Register für die Sicherheitseinstellungen

StarOffice Basic-Scripts Im oberen Bereich und den zugehörigen Steuerelementen regeln Sie das grundsätzliche Verhalten. Dazu wählen Sie zunächst im Listenfeld MAKRO AUSFÜHREN die Art der Behandlung von StarOffice Basic-Scripts. Wählen Sie die Option GEMÄß PFADLISTE, werden nur die StarOffice Basic-Scripts aus den URLs ausgeführt, die im Listenfeld PFADLISTE aufgeführt werden. Diese Einstellung ist die Vorgabe von StarOffice. Die Option IMMER wählen Sie, um alle StarOffice Basic-Scripts aus allen Herkunftsquellen ohne Einschränkung auszuführen. NIEMALS sollten Sie wählen, um die Ausführung von StarOffice BasicScripts unabhängig von der Herkunft generell zu untersagen. In Abhängigkeit von der Vorauswahl aktiviert StarOffice unter der Liste MAKRO AUSFÜHREN zwei Markierfelder. Das Markierfeld NACHFRAGEN BEI ANDEREN DOKUMENTQUELLEN ist bei Auswahl von GEMÄß PFADLISTE aktiviert. Wenn bei dieser Einstellung in einem Dokument, dessen Herkunft nicht in der Liste aufgeführt ist, ein Makro enthalten ist, dann werden Sie vor dem Ausführen des Makros um Bestätigung gebeten. Ist dieses Feld nicht markiert, wird das Makro ohne Rückfrage ausgeführt. Es ist also sinnvoll, dass Markierfeld aktiviert zu lassen und es nur in Ausnahmefällen zeitweilig auszuschalten.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen Das Markierfeld VOR AUSFÜHRUNG IMMER WARNEN steht in Kombination mit GEMÄß PFADLISTE und IMMER zur Verfügung. Sie markieren dieses Feld, wenn Sie beim Auslösen eines Makros eine Warnung erhalten möchten. In einer Dialogbox werden Sie gefragt, ob die StarOffice Basic-Makros ausgeführt werden sollen. Dies gilt auch, wenn Sie ein Dokument laden, das Makro-Aufrufe in Formeln enthält. Im Listenfeld PFADLISTE sehen Sie die vertrauenswürdigen URLs. Sie können Einträge markieren und löschen oder alle Einträge wieder auf den Standard zurückstellen. Viele Standardwerte sind unter EXTRAS/OPTIONEN veränderbar. Was Sie dort in der Kategorie STAROFFICE/PFADE eintragen, hat Vorrang gegenüber den Vorgaben des Programms, die während der Installation eingerichtet wurden. Sie können die Liste der vertrauenswürdigen Pfade und URLs erweitern. 1.

Um eine vertrauenswürdige Quelle hinzuzufügen, setzen Sie die Schreibmarke mit einem Klick in das Eingabefeld NEUER PFAD.

2.

Geben Sie im Textfeld einen neuen URL ein. Bei Angabe eines file:// URL im Dateisystem sind automatisch alle Unterverzeichnisse eingeschlossen. Sie können bei der Eingabe auch Platzhalter benutzen. Wenn Sie z.B. *sun* eintragen, schalten Sie alle URL frei, die diese Zeichenfolge enthalten.

3.

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

4.

Bestätigen Sie die Dialogbox.

Mit einem Klick auf Löschen entfernen Sie zuvor ausgewählte Elemente ohne vorherige Sicherheitsabfrage.

Den Standard für vertrauenswürdige URLs können Sie nach einer Änderung durch Anklicken der Schaltfläche STANDARD wiederherstellen. Vor dem Zurücksetzen auf die Standardwerte erfolgt keine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie die Dialogbox anschließend bestätigen, sind die Änderungen unwiederbringlich verloren. Freischalten Im Bereich FREISCHALTEN regeln Sie, ob die Ausführung von PlugIns und Applets in Dokumenten erlaubt ist. In der Vorgabe sind beide Markierfelder aktiviert: Deaktivieren Sie das Markierfeld vor dem Element, deren Ausführung Sie unterbinden wollen.

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Der Zweig StarOffice

Kapitel 4

Java Wählen Sie in diesem Bereich, wie Java-Programme behandelt werden. Wenn das Feld FREISCHALTEN markiert ist, ist die Ausführung von Java-Programmen erlaubt. Solange zusätzlich das Markierfeld SICHERHEITSÜBERPRÜFUNGEN aktiviert ist, findet automatisch eine Sicherheitsüberprüfung von externem Java-Code statt. Wird dabei ein Java-Code erkannt, der auf Ihre Festplatte zugreifen will, erhalten Sie eine entsprechende Warnung. Wenn Sie das Markierfeld SICHERHEITSÜBERPRÜFUNGEN ausschalten, wird Java keine Sicherheitsüberprüfungen für externen Code (z.B. Applets) durchführen. Als extern gilt Code, wenn er nicht über den eingestellten ClassPath verfügbar ist. Bei abgeschalteter Prüfung können Applets auf allen Laufwerken lesen und schreiben. Auch JavaScripts haben in diesem Fall die Berechtigung, da sie über die LiveConnect-Schnittstelle auf das ganze Java Environment zugreifen können. Sie sollten daher die Sicherheitsüberprüfungen nur abschalten, wenn Sie entweder genau wissen, was das Applet, das Java-Programm oder das JavaScript ausführen, oder wenn Ihre Berechtigungen auf dem System verhindern, sicherheitsrelevante Daten zu lesen oder zu zerstören. Mit dem Listenfeld NETZZUGRIFF steuern Sie den Zugriff von Java-Anwendungen auf das Netzwerk. Mit der Auswahl im Listenfeld können Sie den Zugriff UNEINGESCHRÄNKT erlauben, auf den aktuellen RECHNER beschränken oder mit der Auswahl KEINEN vollständig unterbinden.

Ereignisse im Netzwerk

Mit den Einstellungen bei CLASSPATH können Sie Java-Klassen oder JavaKlassenbibliotheken zur Java-Umgebung in StarOffice hinzufügen. Dazu können Sie die Schaltfläche am rechten Rand des Eingabefelds benutzten: Sie öffnet die Dialogbox ARCHIVE AUSWÄHLEN. In dieser Dialogbox finden Sie eine Schaltfläche HINZUFÜGEN, die eine Dateidialogbox zur Auswahl der Archive öffnet. Einzelne Pfade werden durch ein Semikolon (;) getrennt. Wenn Verzeichnisse genannt werden, müssen diese am Ende mit einem Backslash (\) abgeschlossen werden. Java-Klassen, die über den ClassPath angesprochen werden, unterliegen keinen Sicherheitsüberprüfungen, im Gegensatz zu den Java-Klassen, die z.B. über einen -Tag in einer HTML-Seite aufgerufen werden.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen

Farbschemata für die Arbeitsoberfläche Der Bereich DARSTELLUNG im Zweig StarOffice bietet eine komfortable Möglichkeit, die Farbe von Elementen der Benutzeroberfläche von StarOffice zu verändern. Mit den Varianten im Bereich BENUTZERDEFINIERTE FARBEN können Sie jedem Element eine gewünschte Farbe zuweisen. Dieses neu entstandene Schema können Sie abschließend unter einem dafür geeigneten Namen speichern.

Zugänglichkeit Mit den Werkzeugen dieser Registerkarte legen Sie Einstellungen für die Zugänglichkeit von StarOffice fest, z.B. für Personen und Umgebungen mit eingeschränkter Sicht oder für die Steuerung von StarOffice ohne Maus. Hier stellen Sie z.B. ein, nach welcher Zeit die Tipphilfe verschwindet, ob die Systemschrift auch für StarOffice Anwendung findet oder Animationseffekte angezeigt werden.

4.3

Speicheroptionen festlegen

In der Kategorie LADEN/SPEICHERN haben Sie Einfluss auf die Einstellungen zur automatischen Sicherung, zum Speichern allgemein und zum StandardDateiformat. Außerdem steuern Sie das Verhalten von Makros oder OLEObjekten in Microsoft Office-Dokumenten und bestimmen die Einstellungen für HTML-Dokumente. Abbildung 4.13: Die wichtigsten Einstellungen zum Speichern nehmen Sie im Register Allgemein der Kategorie Laden/Speichern vor.

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Speicheroptionen festlegen

Kapitel 4

Allgemein Das Register ALLGEMEIN enthält die grundsätzlichen Einstellungen. Hier können Sie u.a. verschiedene Vorgaben für das Speichern von Dokumenten festlegen sowie das Standard-Dateiformat auswählen. Laden In der Vorgabe ist das Markierfeld BENUTZERSPEZIFISCHE EINSTELLUNGEN MIT DEM DOKUMENT LADEN aktiviert. Das bedeutet, dass bestimmte Vorgaben gleichzeitig mit dem Dokument aktiviert werden.

Benutzerspezifische Einstellungen

Wenn Sie dagegen das Markierfeld deaktivieren, werden die folgenden, immer im Dokument enthaltenen Informationen nicht geladen. Einstellungen, die Sie unter DATEI/DRUCKEN/ZUSÄTZE finden, Name des Faxdruckers, Abstandsoptionen für Absätze vor Texttabellen, Informationen über die automatische Aktualisierung für Verknüpfungen, Feldfunktionen und Diagramme, Informationen über den Umgang mit asiatischen Zeichenformatierungen. In diesem Fall haben für dieses Dokument Ihre eigenen (lokalen) Einstellungen zu diesen Informationen Vorrang. Abbildung 4.14: Das Register Allgemein bei den Optionen für das Laden und Speichern von Dokumenten

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen Unabhängig vom Markierfeld BENUTZERSPEZIFISCHE EINSTELLUNGEN MIT DEM DOKUMENT LADEN gibt es einige Einstellungen, die immer mit einem Dokument geladen werden. Das sind der Druckername, die mit dem Dokument verbundene Datenquelle und deren Ansicht. Speichern StarOffice kann zu jedem Dokument eine Reihe von zusätzlichen Informationen ablegen. Diese Dokumenteigenschaften lassen sich über das Menü DATEI/EIGENSCHAFTEN ansehen und bearbeiten. Bei aktiviertem Markierfeld EIGENSCHAFTEN VORHER BEARBEITEN zeigt StarOffice bei jedem Sichern automatisch eine Dialogbox, in der Sie die entsprechenden Informationen anpassen.

Sicherungskopie

Ist das Markierfeld SICHERUNGSKOPIE IMMER ERSTELLEN aktiviert, erzeugt StarOffice beim Speichern eine Kopie des zuletzt gesicherten Bearbeitungsstandes und legt diese Kopie mit der Erweiterung *.BAK im Ordner für Sicherungskopien ab. Mit aktivierter Option erhalten Sie also immer den Bearbeitungsstand bei der vorletzten Sicherung. Auch das Markierfeld AUTOMATISCH SPEICHERN ALLE und die darauf folgende Angabe in MINUTEN dienen der Datensicherheit. StarOffice speichert alle aktuell geöffneten Dokumente in den vorgegebenen Zeitabständen. Es werden dabei ausschließlich die Dokumente erfasst, bei denen ungesicherte Änderungen vorliegen. Dieses Speichern erfolgt in der Regel automatisch im Hintergrund – wenn MIT RÜCKFRAGE AKTIVIERT IST, zeigt Ihnen StarOffice eine Dialogbox, in der Sie das Speichern bestätigen oder zurückweisen.

Abbildung 4.15: Wenn das Markierfeld Mit Rückfrage aktiviert ist, zeigt StarOffice eine Abfrage, ob die Änderungen gesichert werden sollen. XML-Format

Wenn das Markierfeld XML-FORMAT AUF GRÖßE OPTIMIEREN (OHNE PRETTY PRINTING) markiert ist, dann schreibt StarOffice beim Speichern eines Dokuments die XML-Daten ohne Einrückungen und Zeilenumbrüche. Damit werden Dokumente schneller gespeichert und geöffnet und die Dateigröße nimmt ab. Deaktivieren Sie das Markierfeld XML-FORMAT AUF GRÖßE OPTIMIEREN (OHNE PRETTY PRINTING), wenn Sie die XML-Dateien in einem Texteditor in strukturierter Schreibweise lesen wollen.

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Speicheroptionen festlegen Eine Besonderheit findet sich im Bereich URLS RELATIV SPEICHERN. Hier geben Sie an, wie der Verweis zu eingebetteten Objekten ausgeführt wird.

Kapitel 4 URLs

Das Markierfeld IM DATEISYSTEM speichert die Pfadangaben absolut, d.h. ausgehend vom Stammverzeichnis. Beispiel: Beim absoluten Speichern (IM DATEISYSTEM) erhält eine Grafik im Dokument C:\Eigene Dateien\MeineHomepage\index.html z.B. den Verweis C:\Eigene Dateien\MeineHomepage\Grafiken\grafik1.gif. Wenn Sie IM INTERNET aktivieren, speichert StarOffice die Verweise relativ – der Pfad wird in Bezug auf die Position des Dokuments festgehalten. Beispiel: Beim relativen Speichern (IM INTERNET) weist \Grafiken\index.html auf die enthaltene Grafik. Standard Dateiformat Im Bereich STANDARD DATEIFORMAT wählen Sie, welches Dateiformat standardmäßig beim Speichern der verschiedenen Dokumenttypen verwendet wird. Im Listenfeld DOKUMENTTYP wählen Sie den Dokumenttyp, für den Sie das Standarddateiformat festlegen wollen, z.B. Textdokument. Je nach Vorauswahl wählen Sie in der Liste IMMER SPEICHERN ALS das Dateiformat. Dokumente des links gewählten Typs werden immer in diesem Dateiformat gespeichert, sofern Sie nicht in der Dateidialogbox SPEICHERN UNTER ein anderes Dateiformat wählen.

VBA-Eigenschaften Im Register VBA-EIGENSCHAFTEN legen Sie allgemeine Einstellungen für das Laden und Speichern von Microsoft Office-Dokumenten mit VBA-Code fest. Sie können die Reaktion getrennt für Dokumente aus Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint festlegen: Ist das Markierfeld BASIC CODE ZUM BEARBEITEN LADEN aktiviert, dann wird das Microsoft-Dokument mit dem enthaltenen Basic-Code geladen. Der Code wird zur Bearbeitung in besonderer Form als StarOffice Basic-Modul am Dokument abgelegt. Der Microsoft Basic-Code wird in der StarOffice Basic-IDE sichtbar, er ist zwischen Sub- und End Sub-Befehle geklammert und auskommentiert. Sie können den Code bearbeiten. Beim Speichern des Dokuments im StarOffice-Format wird der Basic-Code mit gespeichert. Wenn Sie dagegen einen anderen Dateityp wählen, wird der Basic-Code aus der StarOffice Basic-IDE nicht mitgespeichert.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen

Abbildung 4.16: Hier steuern Sie die Reaktion von StarOffice auf VBACode in Microsoft Office-Dokumenten.

Wenn das Markierfeld ORIGINAL BASIC CODE WIEDER SPEICHERN aktiviert ist, wird der originale Microsoft Basic-Code des geöffneten Microsoft-Dokuments so lange in einem besonderen internen Speicher gehalten, wie das Dokument in StarOffice geladen ist. Beim Speichern des Dokuments im Microsoft-Format wird der VBA-Code unverändert gespeichert. Beim Speichern in einem anderen Dateityp erfolgt dagegen keine Speicherung des Microsoft VBA-Codes. Wenn ein Dokument Microsoft VBA-Code enthält und Sie es z.B. im StarOffice-Format speichern, erscheint eine Warnung. Es erfolgt der Hinweis, dass der Microsoft Basic-Code nicht mitgespeichert wird. In der Standardeinstellung sind beide Markierfelder aktiviert. In diesem Fall hat das Markierfeld ORIGINAL BASIC WIEDER SPEICHERN Vorrang vor der Wirkung des Markierfelds BASIC CODE LADEN. Wenn Sie den auskommentierten Basic-Code in der StarOffice Basic-IDE bearbeiten, wird beim Speichern im Microsoft-Format der originale Microsoft Basic-Code mitgespeichert. Ein Hinweis informiert Sie darüber. Sie können StarOffice einsetzen, um eventuelle Microsoft Basic-MakroViren aus einem Microsoft-Dokument zu entfernen: Öffnen Sie das Dokument und deaktivieren Sie vor dem Speichern das Markierfeld ORIGINAL BASIC WIEDER SPEICHERN. Wenn Sie das Dokument anschließend im Microsoft-Dokumentformat speichern, wird das Dokument ohne den Microsoft Basic-Code gespeichert.

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Speicheroptionen festlegen

Kapitel 4

Informationen zu StarOffice Basic, der integrierten Entwicklungsumgebung, finden Sie in Kapitel 29 STAROFFICE BASIC – ZUR PROGRAMMIERUNG.

Microsoft Office Im Register MICROSOFT OFFICE legen Sie Einstellungen für Import und Export von Microsoft Office OLE-Objekten fest. Diese Einstellungen gelten, wenn kein Microsoft OLE-Server existiert (z.B. unter UNIX) oder wenn kein StarOffice OLE-Server zum Bearbeiten der OLE-Objekte verfügbar ist. Abbildung 4.17: Hier regeln Sie die Behandlung von Microsoft OLE-Objekten.

Im Listenfeld finden Sie Einträge für die Paare von OLE-Objekten, die beim Laden in StarOffice (L) und Speichern in ein Microsoft-Format (S) umgewandelt werden können.

OLE-Objekte

In der Standardeinstellung sind beide Markierfelder deaktiviert. Beim Öffnen und beim Speichern der Dokumente erfolgt keine automatische Umwandlung. Aktivieren Sie das Markierfeld in der Spalte [L] vor dem Eintrag, wenn ein Microsoft OLE-Objekt beim Laden eines Microsoft Dokuments in StarOffice in das angegebene StarOffice OLE-Objekt umgewandelt werden soll. Aktivieren Sie das Markierfeld in der Spalte [S] vor dem Eintrag, wenn ein StarOffice OLE-Objekt beim Speichern eines Dokuments in einem Microsoft-Dateiformat in das angegebene Microsoft OLE-Objekt umgewandelt werden soll.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen

HTML-Kompatibilität In diesem Register bestimmen Sie, wie insbesondere StarOffice Writer HTML-Dokumente behandelt. Abbildung 4.18: Einstellung der HTML-Kompatibilität von StarOffice

Schriftgrößen In den Drehfeldern GRÖßE 1 bis GRÖßE 7 bestimmen Sie die Schriftgröße für die Anzeige der Tags bis . Import Im Bereich IMPORT treffen Sie die Entscheidungen für den Import von HTML-Dokumenten: Aktivieren Sie das Markierfeld UNBEKANNTE HTML-TAGS ALS FELDER IMPORTIEREN, um Tags, die StarOffice nicht kennt, als Felder zu importieren. Für einen unbekannten wird ein Feld HTML_ON mit dem Wert des Tag-Namens erzeugt, für den zugehörigen schließenden ein Feld HTML_OFF. Beim Export nach HTML werden die Felder wieder in Tags umgewandelt. Wenn Sie das Markierfeld FONT-EINSTELLUNGEN IGNORIEREN aktivieren, werden alle Fonteinstellungen des Originals beim Import ignoriert. Es werden dann die Fonts verwendet, die in der HTML Seitenvorlage definiert sind.

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Speicheroptionen festlegen

Kapitel 4

Export Im Bereich EXPORT regeln Sie den Export von HTML-Dokumenten aus StarOffice in das HTML-Format. Der Export erfolgt in der Dateidialogbox SPEICHERN UNTER, wenn Sie den Dateityp WEBSEITE auswählen. Im Kombinationsfeld EXPORT wählen Sie, für welchen Standard oder Browser der HTML-Export von StarOffice optimiert wird. Zur Auswahl stehen:

Browseroptimierung

HTML 3.2 MS Internet Explorer Netscape Navigator: Dieser aktiviert die Netscape-Erweiterungen für den Export in HTML. Es werden spezielle Styles exportiert, wobei jedoch im Gegensatz zum Exportformat StarOffice Writer Initialen, Kapitälchen, Absatzhintergründe und Laufweitenangaben nicht möglich sind. StarOffice Writer: In diesem Fall sind Initialen, Kapitälchen, Absatzhintergründe und Laufweitenangaben als StarOffice-Writer-spezifische Anweisungen beim Export möglich. Eine Reihe von Markierfeldern regelt Details: Wenn Sie das Markierfeld STARBASIC aktivieren, so werden StarOfficeBasic-Anweisungen beim Export nach HTML berücksichtigt. Sie müssen diese Option jedoch einschalten, bevor Sie das StarOffice Basic-Script erstellen. Bei nachträglicher Aktivierung werden die Scripts nicht eingefügt. StarOffice Basic-Scripts müssen im Header des HTML-Dokuments stehen. Nachdem Sie in der StarOffice Basic-IDE das Makro erstellt haben, erscheint es im Quelltext des HTML-Dokuments im Header. Sie können dafür sorgen, dass ein Makro beim Öffnen des HTML-Dokuments automatisch ausgeführt wird : 1.

Aktivieren Sie die Dialogbox EXTRAS/ANPASSEN/EREIGNISSE.

2.

Wählen Sie rechts oben die Option DOKUMENT.

3.

Aktivieren Sie in der Ereignisliste den Eintrag DOKUMENT ÖFFNEN.

4.

Wählen Sie unter MAKROS das Dokument, in der Verzeigung dessen Standard-Bibliothek und danach das MODUL1.

5.

Markieren Sie das gewünschte Makro.

6.

Klicken Sie auf ZUWEISEN.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen Wenn das Markierfeld WARNUNG ANZEIGEN markiert ist (Standard), dann erscheint beim Export in HTML eine Warnung. Sie enthält einen Hinweis, wenn vorhandene Basic-Makros verloren gehen Wenn Sie das Markierfeld DRUCKLAYOUT aktivieren, dann wird das Drucklayout des aktuellen Dokuments mit exportiert. Es kann von StarOffice sowie dem Netscape Navigator ab Version 4.0 und vom Microsoft Internet Explorer ab Version 4.0 gelesen werden. Der HTML-Filter unterstützt CSS2 (Cascading Style Sheets Level 2) für das Drucken von Dokumenten. Diese Fähigkeiten werden aber nur unterstützt, wenn der Export des Drucklayouts aktiviert wird. Durch die im Standard aktivierte Einstellung LOKALE GRAFIKEN IN DAS INTERNET KOPIEREN werden beim Hochladen per FTP die im Dokument eingebundenen Grafiken mit auf den gewählten Internet-Server kopiert. Dazu speichern Sie das Dokument mit der Dateidialogbox SPEICHERN UNTER und geben als Dateinamen einen gültigen vollständigen FTP-URL ein. Im Listenfeld ZEICHENSATZ wählen Sie den Zeichensatz für den Export aus.

4.4

Spracheinstellungen

Unter EXTRAS/OPTIONEN/SPRACHEINSTELLUNGEN bestimmen Sie die Eigenschaften von StarOffice für die Behandlung von Sprachen. Abbildung 4.19: Das Register für die Spracheinstellungen

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Spracheinstellungen

Kapitel 4

Sprachen Auf dem Register SPRACHEN wählen Sie z.B. die Standardsprachen der Dokumente aus.

Sprache für Im Bereich SPRACHE währung:

FÜR

wählen Sie das Gebietsschema und die Standard-

Im Listenfeld GEBIETSSCHEMA wählen Sie eine lokale Ländereinstellung. Die Auswahl beeinflusst Einstellungen für Zahlendarstellung, Währung und Maßeinheiten. Dabei steht der Eintrag STANDARD für das Gebietsschema, das auch im Betriebssystem eingestellt ist.

Gebietsschema

Wenn Sie das Gebietsschema wechseln, wird die Standardwährung ebenfalls gewechselt. Eine Änderung in diesem Feld wird sofort wirksam. Zahlenformate, die z.B. unter StarOffice Calc als STANDARD formatiert wurden, ändern sich jedoch erst, wenn das betreffende Dokument neu geladen wird. Aus dem Listenfeld STANDARDWÄHRUNG wählen Sie, welche Währung z.B. für das Währungsformat und für Währungsfelder in Star Office Calc verwendet wird. Dabei steht der Eintrag STANDARD für das Währungsformat, das dem gewählten Gebietsschema zugeordnet ist.

Standardwährung

Eine Änderung im Listenfeld STANDARDWÄHRUNG wird an alle geöffneten Dokumente weitergegeben und verändert dort die Dialogboxen und Symbole, die das Währungsformat steuern. Standardsprachen der Dokumente In diesem Bereich wählen Sie hier die Sprachen für Rechtschreibprüfung, Thesaurus und Silbentrennung aus. Um die Sprache nur für das aktuelle Dokument zu wählen, aktivieren Sie das Markierfeld NUR FÜR DAS AKTUELLE DOKUMENT, bevor Sie die Dialogbox bestätigen. Für die Auswahl öffnen Sie das Listenfeld WESTLICH. Ein Spracheintrag ist mit einem Häkchen versehen, wenn die Rechtschreibprüfung für diese Sprache aktiviert ist. Die Rechtschreibprüfung für die gewählte Sprache arbeitet nur, wenn Sie das entsprechende Sprachmodul installiert haben.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen StarOffice unterstützt die Verwendung asiatischer Sprachen durch spezielle Einstellungen. Wenn Sie nie in Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch schreiben, können Sie diese Unterstützung der Programmoberfläche ausgeschaltet lassen. Andernfalls aktivieren Sie das Markierfeld AKTIVIERT im Bereich UNTERSTÜTZUNG ASIATISCHER SPRACHEN. Nach Bestätigung können Sie in den entsprechenden Dialogboxen auch Einstellungen für asiatische Sprachen vornehmen.

Linguistik Die integrierte Rechtschreibkontrolle passen Sie in der Kategorie LINGUISTIK an. Sprachmodule Der obere Bereich zeigt die installierten Sprachmodule. Üblicherweise ist das Standardmodul installiert. Das Sprachmodul StarOffice (Standard) beinhaltet die Unterstützung für die Sprachen Deutsch (Deutschland und Schweiz), Englisch (Großbritannien und USA), Französisch (Frankreich) und Spanisch (Spanien). Ein Sprachmodul kann ein, zwei oder drei Untermodule enthalten: Rechtschreibung, Silbentrennung und Thesaurus. Jedes Untermodul kann in einer oder mehreren Sprachen vorliegen. Wenn Sie vor den Namen des Moduls in das Markierfeld klicken, um eine Markierung zu setzen, schalten Sie damit alle vorhandenen Untermodule zugleich ein. Wenn Sie eine gesetzte Markierung aufheben, schalten Sie damit alle vorhandenen Untermodule zugleich aus. Wenn Sie nur einzelne Untermodule ein- oder ausschalten möchten, dann wechseln Sie in die Dialogbox MODULE BEARBEITEN. In diese Dialogbox schaltet StarOffice nach einem Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN neben dem Bereich VERFÜGBARE SPRACHMODULE. Benutzerwörterbücher StarOffice verwendet so genannte Wörterbücher, um die Rechtschreibkontrolle durchzuführen. Es lassen sich auch eigene Wörterbücher anlegen, in denen z.B. Fachbegriffe aufgenommen werden. Unter BENUTZERWÖRTERBÜCHER legen Sie fest, welche Wörterbücher bei der Überprüfung herangezogen werden sollen. Aktivierte Wörterbücher sind mit einem Häkchen vor dem Eintrag versehen. 106

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Spracheinstellungen

Kapitel 4 Abbildung 4.20: Das Register LINGUISTIK

Die Standardeinstellung bietet Ihnen bereits das individualisierte Benutzerwörterbuch (IGNOREALLLIST) an, in dem z.B. die Wörter aus der Benutzerkennung enthalten sind. Darüber hinaus finden Sie hier zusätzliche Funktionen zur Verwaltung: Mit der Schaltfläche LÖSCHEN löschen Sie – nach einer Sicherheitsabfrage – komplette Wörterbücher aus der Liste. Mit der Schaltfläche NEU öffnen Sie eine Dialogbox, in der Sie neue Wörterbücher anlegen können. Abbildung 4.21: In der Dialogbox Benutzerwörterbuch anlegen erstellen Sie zusätzliche Wörterbücher, in denen Sie z.B. Fachbegriffe erfassen.

Jedes Wörterbuch wird in einer eigenen Datei mit der Erweiterung *.dic verwaltet. Für den Namen des Wörterbuchs gelten daher die gleichen Bildungsregeln wie für Dateinamen. Ausnahmewörterbücher StarOffice ist in der Lage, so genannte Ausnahmewörterbücher zu benutzen. Hier lassen sich Worte aufnehmen, die Sie in Ihren Texten vermeiden wollen. Obwohl richtig geschrieben und in den Wörterbüchern bekannt, wer-

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen den diese Worte dann von der Rechtschreibkontrolle als fehlerhaft markiert. Um ein Ausnahme-Wörterbuch zu definieren, klicken Sie auf das Markierfeld AUSNAHME (-). So bearbeiten Sie ein Wörterbuch: Nach einem Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN lassen sich neue Begriffe in die Wörterbücher aufnehmen oder bestehende Einträge entfernen. StarOffice öffnet dazu die Dialogbox BENUTZERWÖRTERBUCH BEARBEITEN. 1.

Im Kombinationsfeld BUCH wird das zu bearbeitende Wörterbuch ausgewählt.

2.

Die Zuordnung zu einer Sprachversion wird über das Kombinationsfeld SPRACHE vorgenommen.

3.

Um einen neuen Begriff aufzunehmen, klicken Sie in das Eingabefeld WORT und geben dort den gewünschten Begriff ein.

4.

NEU fügt den neuen Begriff in das Wörterbuch ein – er erscheint im Listenfeld darunter.

5.

Zum Entfernen eines markierten Eintrags verwenden Sie die Schaltfläche LÖSCHEN.

Abbildung 4.22: Die Einträge in den Benutzerwörterbüchern lassen sich bearbeiten.

Beim Bearbeiten von Ausnahme-Wörterbüchern steht Ihnen zusätzlich das Eingabefeld VORSCHLAG zum Erfassen eines Alternativbegriffs zur Verfügung. Praktische Ausführungen zum Arbeiten mit der Rechtschreibkontrolle finden Sie im Kapitel 7 bei den Korrekturfunktionen.

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Spracheinstellungen

Kapitel 4

Bei der Rechtschreibprüfung lassen sich über die Schaltfläche ALLE IGNORIEREN einzelne Begriffe von der weiteren Überprüfung ausschließen. Diese Ausnahmen werden im Wörterbuch IgnoreAllList.dic gespeichert. Um diese Liste zurückzusetzen, müssen Sie das entsprechende Wörterbuch bearbeiten und die betreffenden Einträge aus der Liste löschen. Optionen Im Bereich OPTIONEN bestimmen Sie den Prüfbereich der Rechtschreibkontrolle: GROßGESCHRIEBENE WÖRTER PRÜFEN

Aktivieren Sie die Option, um auch Wörter, die lediglich aus Großbuchstaben bestehen, in die Überprüfung mit einzubeziehen. Bei deaktiviertem Markierfeld werden diese Texte ignoriert.

Die AutoKorrektur ist nicht von diesen Einstellungen betroffen. WÖRTER MIT ZIFFERN PRÜFEN

GROß- UND KLEINSCHREIBUNG PRÜFEN

SONDERBEREICHE PRÜFEN

IN ALLEN SPRACHEN PRÜFEN

AUTOMATISCHE PRÜFUNG

Diese Option legt fest, dass auch Wörter, in denen Ziffern enthalten sind, durch die Rechtschreibkontrolle überprüft werden. Bei deaktiviertem Markierfeld bleiben Groß- und Kleinschreibung unberücksichtigt. Standard ist aber die Unterscheidung von Groß- und Kleinschreibung. Hiermit legen Sie fest, ob Sonderbereiche (z.B. Kopfund Fußzeilen oder eingefügte Textrahmen) bei der Rechtschreibkontrolle berücksichtigt werden. Dehnt die Rechtschreibkorrektur auf alle installierten Sprachmodule aus: Sobald Sie z.B. ein deutsches oder englischen Wörterbuch installiert haben, markiert StarOffice nur noch die Wörter, die in keinem der beiden Wörterbücher enthalten sind. Um StarOffice zu veranlassen, den eingegebenen Text gleich bei der Eingabe im Hintergrund zu überprüfen, muss das Markierfeld mit einem Häkchen versehen sein.

KENNUNG AUSBLENDEN Unterdrückt die Anzeige der roten Wellenlinie, mit der fehlerhafte Worte hervorgehoben werden

Die Anzeige der aktivierten Rechtschreibkennung der automatischen Prüfung steuern Sie bedarfsgemäß über die Schaltfläche AUTORECHTSCHREIBUNG in der Werkzeugleiste.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen

ALTE DEUTSCHE RECHTSCHREIBUNG

Silbentrennung

Legen Sie fest, ob die Überprüfung nach der neuen oder nach der alten Rechtschreibung stattfinden soll. In der Standardeinstellung zieht StarOffice die neue Rechtschreibung heran – aktivieren Sie das Markierfeld, um die unreformierten Regeln zu verwenden.

Der letzte Bereich der Optionen regelt die Silbentrennung. Einige Einträge dienen zum Einrichten der automatischen Silbentrennung. Dabei werden Einträge ohne Markierfeld über die Schaltfläche BEARBEITEN neben dem Bereich OPTIONEN gesteuert. Die Trennstellen unbekannter Worte legen Sie in Benutzerwörterbüchern fest. Das Gleichheitszeichen (=) dient dabei zum Kennzeichnen einer Trennstelle. Minimale Wortlänge für Silbentrennung schließt alle Wörter von der Trennung aus, die weniger als die angegebene Zahl von Zeichen haben. Die minimale Anzahl der Zeichen vor der Trennstelle wird unter ZEICHEN VOR DEM ZEILENUMBRUCH vorgegeben. ZEICHEN NACH DEM ZEILENUMBRUCH bestimmt die Anzahl der Zeichen, die nach einer Trennstelle in der neuen Zeile stehen müssen. Mit aktiviertem Markierfeld TRENNEN OHNE NACHFRAGE bestimmt StarOffice die Trennstellen nach dem Aufruf von EXTRAS/SILBENTRENNUNG automatisch. Standard ist das deaktivierte Markierfeld, so dass Sie die vorgeschlagenen Trennstellen ändern oder ablehnen können. Bei eingeschalteter Option SONDERBEREICHE TRENNEN werden diese Bereiche ebenfalls von der Trennfunktion bearbeitet.

4.5

Die Dialogbox Extras/Anpassen

Die nächsten Abschnitte behandeln die individuelle Anpassung der Benutzeroberfläche. StarOffice hat in dieser Hinsicht einiges zu bieten: Tastenkombinationen, Menüeinträge und Sinnbildleisten lassen sich nach eigenen Wünschen zusammenstellen. Über EXTRAS/ANPASSEN wird die gleichnamige Dialogbox geöffnet, die in fünf Register unterteilt ist. Die Beschreibung der Funktionen erfolgt anhand der Register.

Menüeinträge bearbeiten Das Register MENÜ der Dialogbox ANPASSEN beeinflusst die Anordnung der Menüeinträge.

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Die Dialogbox Extras/Anpassen

Kapitel 4

Im oberen Bereich wird die aktuelle Menüstruktur von StarOffice wiedergegeben. Darunter stehen die BEREICHE – StarOffice fasst einzelne, thematisch zusammengehörende Funktionen zu Gruppen zusammen – und rechts davon die zugehörigen Funktionen. Die Tilde (~) vor einem Buchstaben setzt den Unterstrich im Menüeintrag und legt somit die Taste fest, mit der ein Menüpunkt bei geöffnetem Menü aktiviert werden kann. Abbildung 4.23: Im Register Menü der Dialogbox Anpassen stellen Sie sich eine individuelle Menüstruktur zusammen.

Mit Hilfe der Schaltflächen rechts neben der Menüstruktur bearbeiten Sie die Menüeinträge direkt. Dabei wird auf die Funktion zurückgegriffen, die im unteren Bereich durch einen Mausklick markiert wurde. So bearbeiten Sie Menüeinträge: Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, markieren Sie die gewünschte Funktion und zusätzlich den Menüeintrag, der oberhalb der Position liegt, an der die neue Funktion integriert werden soll. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche NEU. Die ausgewählte Funktion erscheint als neuer Menüeintrag. Um einen Menüpunkt zu entfernen, markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Menüstruktur. Mit einem Klick auf die Schaltfläche

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen LÖSCHEN wird der Menüpunkt ohne weitere Sicherheitsabfrage aus der Struktur entfernt. Mit NEUES MENÜ erzeugen Sie einen neuen Untermenüeintrag. Ein bestehender Eintrag wird geändert, indem Sie zunächst den zu ersetzenden Menüpunkt markieren und dann die neue Funktion in der unteren Liste auswählen. Mit einem Klick auf ÄNDERN erscheint die neue Funktion an der Stelle der alten. Auch die Position der einzelnen Menüeinträge können Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen. Dazu markieren Sie in der Menüstruktur den gewünschten Eintrag und ziehen ihn mit der Maus an die neue Position. Um die geänderte Konfiguration in einer eigenen Datei zu sichern, verwenden Sie die Schaltfläche SPEICHERN. StarOffice öffnet eine Dateidialogbox, in der Sie den Dateinamen und den Speicherort der neuen Konfigurationsdatei festlegen. Die gespeicherten Einstellungen stehen Ihnen dann über die Schaltfläche LADEN jederzeit wieder zur Verfügung. So lassen sich individuelle Einstellungen festlegen, z.B. wenn mehrere Personen an einem PC arbeiten. Sollten Sie durch Experimentieren mit diesen Konfigurationsmöglichkeiten Ihre Menüs gar zu sehr verändert haben und den Originalzustand wiederherstellen wollen, so können Sie über ZURÜCKSETZEN wieder zu den Voreinstellungen zurückkehren.

Tastaturkürzel bearbeiten Die Anpassungsfunktion von StarOffice ermöglicht auch eine Änderung oder Neudefinition der Zuordnung von Tastenkombinationen. Das Register TASTATUR befasst sich mit der Zuordnung von Tastenkombinationen zu Funktionen. Sie können im oberen Bereich des Registers TASTATUR wählen, ob Sie die Tastenkombinationen für die aktuelle Anwendung bearbeiten oder für das gesamte StarOffice. Wenn Sie z.B. Tastaturkürzel für ein Textdokument bearbeiten wollen, öffnen Sie zuerst ein Textdokument. Erst dann aktivieren Sie den Befehl EXTRAS/ANPASSEN. Entsprechendes gilt auch für das Bearbeiten der Symbolleisten und der Menüs.

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Die Dialogbox Extras/Anpassen

Kapitel 4

Wenn Sie die Funktion ANPASSEN für eine spezielle Anwendung – Writer, Calc, Impress, Draw oder Math – verwenden möchten, achten Sie darauf, dass kein weiteres Dokument eines anderen Typs geöffnet ist. Abbildung 4.24: Das Register Tastatur

Im oberen Bereich TASTENKOMBINATIONEN wird zunächst wieder die aktuelle Konfiguration dargestellt. Links stehen die Tastenkürzel, rechts davon die zugeordneten Funktionen. Hier sind z.B. alle Standard-Tastenkürzel wie (Strg)+(Z) vorbelegt. Unter der aktuellen Konfiguration finden Sie die Funktionen und Funktionsbereiche sowie den Bereich TASTEN, in dem eine bestehende Zuordnung wiedergegeben wird. So definieren Sie eine Tastenkombination: 1.

Um eine bestehende Tastenzuordnung zu ändern oder einen Befehl einer freien Tastenkombination zuzuweisen, wählen Sie zunächst den Eintrag aus der oberen Liste TASTATUR aus.

2.

Sofern für die neue Funktion bereits eine andere Tastenkombination vorgegeben war, sollten Sie diesen Eintrag zuerst löschen. Klicken Sie dazu doppelt in das Feld TASTEN: Im oberen Bereich springt die Markierung auf den entsprechenden Eintrag.

3.

Mit LÖSCHEN wird die bisherige Zuweisung aufgehoben.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen 4.

Im unteren Bereich markieren Sie die zuzuordnende Funktion und klicken dann auf ÄNDERN.

5.

Sie können vorgenommene Tastenzuweisungen über SPEICHERN sichern und bei Bedarf mit der Schaltfläche LADEN wieder abrufen.

In StarOffice liegt die Verantwortung bei Ihnen, dass keine Standard-Vorbelegungen bei Tastenzuweisungen verändert werden!

Abbildung 4.25: Die anzuzeigenden Elemente der Statusleiste richten Sie im gleichnamigen Register ein.

Statusleiste konfigurieren Die in der Statusleiste dargestellten Elemente lassen sich ebenfalls verändern. Das Register STATUSLEISTE in der Dialogbox ANPASSEN stellt Ihnen dazu eine Liste aller verfügbaren Informationen zur Verfügung. Für jede Info-Option wird ein eigener Anzeigebereich in der Statuszeile reserviert. Ein einfaches Anklicken aktiviert die gewünschte Info-Option und zeigt diese in der Statusleiste an. Die üblichen Schaltflächen zum Laden, Speichern und Zurücksetzen erlauben, entsprechende Konfigurationen unter einem Namen abzulegen. Das Speichern erfolgt in einer Konfigurationsdatei.

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Die Dialogbox Extras/Anpassen

Kapitel 4

In der Liste können Sie auch die einzelnen Anzeigebereiche neu sortieren. Markieren Sie dazu einen Eintrag und ziehen Sie ihn dann mit der Maus an die neue Position.

Symbolleisten konfigurieren Symbolleisten, zum schnellen Zugriff auf häufig benötigte Funktionen, sind bei allen modernen Anwendungsprogrammen nicht mehr wegzudenken. Unter dem Begriff SYMBOLLEISTE sind alle Funktions-, Objekt- und Werkzeugleisten von StarOffice zusammengefasst. Alle diese nützlichen Arbeitshilfen können Sie nach Ihren Vorstellungen einrichten. Öffnen Sie über EXTRAS/ANPASSEN die gleichnamige Dialogbox. Im Register SYMBOLLEISTEN stellt Ihnen StarOffice die erforderlichen Steuerelemente zum Manipulieren der Sinnbildleisten bereit. Im oberen Bereich des Fensters werden alle verfügbaren Symbolleisten in einem Listenfeld dargestellt. Ein Kreuz vor einem Eintrag bedeutet, dass die Symbolleiste erscheint, sobald die entsprechenden Funktionen von StarOffice aufgerufen werden. Abbildung 4.26: Auch die Symbolleisten von StarOffice lassen sich individuell verändern.

Zur Konfiguration muss die zu verändernde Symbolleiste markiert werden.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen Unter INHALT legen Sie fest, ob nur Symbole, Beschriftungen und Symbole oder nur die Beschriftung auf den Schaltflächen angezeigt wird. Mit Beschriftungen reicht der Platz für eine einzeilige Darstellung der Symbolleisten nicht aus: Es werden zwei oder mehr Zeilen verwendet.

Über die Schaltfläche NEU lassen sich eigene Symbolleisten anlegen: In der Liste erscheint eine zusätzliche Symbolleiste SELBSTDEFINIERT NR. X, die Sie ebenso wie die Standard-Symbolleisten von StarOffice bearbeiten. Hier können Sie z.B. häufig benutzte Funktionen aufnehmen oder für wiederkehrende Arbeiten spezielle Werkzeugleisten erzeugen. Über die Schaltfläche SPEICHERN sichern Sie die geänderten Einstellungen. Die gespeicherten Symbolleisten können Sie dann über LADEN jederzeit wieder aufrufen. Der Erstellung verschiedener, vielleicht projektbezogener Einstellungen steht jetzt nichts mehr im Wege. Um alle Standards wiederherzustellen, genügt ein Klick auf die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN – dabei gehen aber alle selbst definierten Symbolleisten verloren, sofern Sie diese nicht zuvor gesichert haben. Um die angezeigten Sinnbilder der Symbolleisten zu verändern, genügt ein Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN. StarOffice öffnet eine Dialogbox, in der alle verfügbaren Funktionen enthalten sind. Eigene kleine Makros, mit denen Sie Ihre tägliche Arbeit erleichtern, können ebenfalls in die Symbolleisten aufgenommen werden. Alle verfügbaren Makros finden Sie ebenfalls unter FUNKTIONEN. Links sehen Sie eine Liste mit allen Funktionsbereichen. Einzelne Bereiche enthalten wiederum Unterkategorien. Wählen Sie zunächst eine Kategorie und dann gegebenenfalls die gesuchte Unterkategorie aus. StarOffice stellt dann darunter die verfügbaren Sinnbilder oder Listenfelder dar. Per Drag&Drop werden diese Icons in bestehende Sinnbildleisten hineingezogen. In diesem Bearbeitungsmodus können Sie auch Symbole löschen. Ziehen Sie das zu löschende Icon aus der Symbolleiste auf die Arbeitsfläche. Wenn Ihnen das zur gewählten Funktion angebotene Symbol nicht zusagt, klicken Sie auf die Schaltfläche SYMBOLE. In der Dialogbox: SCHALTFLÄCHE BEARBEITEN stehen weitere Schaltflächensymbole zur Verfügung, die Sie der gewünschten Funktion zuweisen können.

116

 KOMPENDIUM 

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Die Dialogbox Extras/Anpassen

Kapitel 4 Abbildung 4.27: In der Dialogbox Symbolleisten bearbeiten ändern Sie die Symbolleisten per Drag&Drop.

Noch mehr individuelle Sinnbilder? Die Symbol-Bitmaps befinden sich im Verzeichnis {installpath}\share\Config\Symbol. In diesen Ordner können Sie bei Bedarf eigene Bildchen im Format BMP 16x16 Pixel kopieren – sie lassen sich dann in StarOffice verwenden. Um die individuellen Symbol-Zuordnungen wieder zu verwerfen, markieren Sie die Funktion, die geändert werden soll, und klicken dann auf VORGABE. Abbildung 4.28: StarOffice stellt Ihnen ca. 150 Sinnbilder zum freien Gestalten der Symbolleisten zur Verfügung.

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Kapitel 4

Programmumgebung anpassen

Schnellkonfiguration der Symbolleisten Nicht immer muss eine Symbolleiste komplett verändert werden, um den individuellen Ansprüchen zu genügen. Häufig genügt es, einige der vorgegebenen Symbole ein- oder auszuschalten. Klicken Sie dazu mit rechts auf die zu bearbeitende Symbolleiste. StarOffice öffnet das Kontextmenü der Symbolleiste. Sichtbare Schaltflächen

Nach einem Klick auf den Eintrag SICHTBARE SCHALTFLÄCHEN öffnet StarOffice ein Untermenü, in dem alle verfügbaren Symbolleisten-Schaltflächen zur Auswahl stehen. Momentan angezeigte Einträge sind hier mit einem Häkchen versehen. Durch Anklicken schalten Sie die Anzeige der jeweiligen Schaltfläche an bzw. aus.

Abbildung 4.29: Schnelle Anpassung der Symbolleiste

Die Einträge ANPASSEN und BEARBEITEN öffnen die bereits oben beschriebenen Dialogboxen, mit denen Sie z.B. die Anordnung der Schaltflächen in der Symbolleiste verändern.

Ereignisse konfigurieren Das Register EREIGNISSE der Dialogbox ANPASSEN ist dazu vorgesehen, bestimmten Programmereignissen Makros oder Java-Scripts zuzuweisen, die beim Eintreten dieses Ereignisses ausgeführt werden. Die automatische Ausgabe einer Warnung beim Öffnen eines bestimmten Dokuments, Anzeige eines Hilfetexts bei der Verwendung einer Vorlage oder Abspielen einer

118

 KOMPENDIUM 

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Die Dialogbox Extras/Anpassen

Kapitel 4

Melodie beim Eintreffen neuer E-Mails sind mögliche Anwendungsgebiete für diese Funktion. Im oberen Bereich des Registers wird Ihnen dazu ein Listenfeld mit den möglichen Programmereignissen angezeigt. Mit einem Listenfeld entscheiden Sie, ob ein StarBasic-Makro, StarScript oder ein Java-Script zugewiesen werden soll: Je nach gewähltem Eintrag sehen Sie zwei weitere Listenfelder mit den vorhandenen Makros bzw. Scripts. Die Schaltfläche STAROFFICE bestimmt den Gültigkeitsbereich der Zuweisung; es stehen zwei Optionen zur Verfügung: STAROFFICE

Die Zuweisung gilt für alle Dokumente von StarOffice.

DOKUMENT

Die Zuweisung gilt ausschließlich für das aktuell geöffnete Dokument.

Über die Schaltfläche ZUWEISEN wird das ausgewählte Makro oder Script dem markierten Programmereignis zugeordnet.

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119

5

Schnelleinstieg

Am besten gelingt der Einstieg in ein Programm, wenn eine Aufgabe zu lösen ist. Deshalb zeigt dieses Kapitel eine Lösung mit StarOffice, die von einem kleinen Logo über einen Brief und eine Adresstabelle bis hin zu einem Serienbrief führt. Der Schwerpunkt liegt in nachvollziehbaren Arbeitsschritten, die auch in anderen Zusammenhängen gelten. Deshalb werden Erklärungen nur in dem Maße gegeben, wie sie für das Verständnis der Handlungen nötig sind. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit werden die Beigaben von StarOffice 7 genutzt. Verwendung finden eine Grafik und eine Briefvorlage aus dem Lieferumfang. Einige der Briefvorlagen sind je nach erworbener Version bereits auf die Verwendung als Serienbrief vorbereitet. Beim Öffnen der Vorlage entscheiden Sie dann, ob Sie die Vorlage für einen einzelnen Brief oder für mehrere Empfänger unter Verwendung einer Adressdatenbank verwenden möchten. Im Beispiel wurde zunächst von einem Brief an einen einzelnen Empfänger ausgegangen. Dabei werden die Vorgaben nicht verändert, so dass später auch für eigene Vorlagen die Auswahl beim Start getroffen werden kann. In OpenOffice.org sind die Vorlagen nicht vorhanden. Benutzer der Vorversion StarOffice 5.2 können in diesem Fall auf die Vorlagen dieser Version zurückgreifen.

5.1

Ein Logo mit StarOffice Draw

Für den Briefkopf soll ein kleines Logo unaufwändig zusammengesetzt werden. Dazu wird eine ClipArt aus der Gallery mit einem Text verbunden und als Bilddatei abgelegt. In diesem Fall ist sie später immer wieder verfügbar.

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Kapitel 5

Schnelleinstieg

StarOffice Draw starten Der Start von StarOffice-Modulen, wie die Komponenten von StarOffice auch heißen, erfolgt unter Windows am einfachsten über den Schnellstarter. 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol STAROFFICE 7 SCHNELLSTARTER (Schmetterling) im Systray der Taskleiste.

2.

Zeigen Sie mit der Maus auf den Eintrag ZEICHNUNG.

3.

Klicken Sie auf die Markierung.

Nach dem Klick wird StarOffice gestartet und das Arbeitsfenster von StarOffice Draw erscheint. Sie sehen ein leeres Blatt und die für das Programm typische Objektleiste unmittelbar über dem horizontalen Lineal.

Eine ClipArt wählen Die mitgelieferten Clips verwaltet StarOffice in der Gallery. Um die Gallery zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol der Gallery. Abbildung 5.1: Nach dem Start ordnet sich die Gallery im oberen Bereich des Arbeitsbildschirms an.

Die Gallery verdeckt einen Teil des Arbeitsbildschirms. Damit haben Sie zunächst die Möglichkeit, eine oder mehrere Grafiken auszuwählen. Wenn Sie die Gallery später nicht mehr brauchen, schalten Sie sie mit einem erneuten Klick auf das Symbol aus.

122

 KOMPENDIUM 

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Ein Logo mit StarOffice Draw

Kapitel 5

Die Bezeichnung für den Zustand des Fensters ist Schwebend. In diesem Fall bleibt das Dokument in der ursprünglichen Ansichtgröße erhalten. Das Fenster lässt sich mit zwei Schaltflächen beeinflussen: Am linken unteren Rand der Gallery befindet sich das Funktionselement AUSBLENDEN: Damit können Sie die Gallery einklappen, ohne das Tool zu beenden. Nach dem Einklappen dreht sich der Pfeil um und symbolisiert die Funktion EINBLENDEN. Im schwebenden Zustand können Sie das Fenster der Gallery FIXIEREN. In Diesem Fall breitet sich das Fenster auf der Arbeitsfläche aus und verkleinert die Ansicht des darunter befindlichen Dokumentbereichs. Auch diese Schaltfläche verändert sich: Der Pin legt sich quer. In diesem Fall können Sie das Fenster wieder SCHWEBEND anordnen Schwebende Fensterbereiche tauchen in unterschiedlichen Situationen auf, mitunter auch am rechten Bildrand. In diesem Fall sind die Schaltflächen AUSBLENDEN und FIXIEREN ebenfalls vertikal angeordnet. So fügen Sie eine Grafik aus derGallery in das Dokument ein: 1.

Wählen Sie im rechten Bereich der Gallery ein Thema, z.B. COMPUTER. Abbildung 5.2: Ziehen Sie die gewünschte Grafik aus der Gallery in das Dokument.

 KOMPENDIUM 

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123

Kapitel 5

Schnelleinstieg 2.

Klicken Sie auf eine Grafik, z.B. E-Mail.wmf. Beim Verharren des Mauszeigers über einem Bildchen erscheint eine Information mit der Beschreibung des Bilds und dem Speicherort.

3.

Ziehen Sie das Bild bei gehaltener linker Maustaste über das Dokument.

4.

Geben Sie die Maustaste über dem Dokument frei: StarOffice fügt eine Kopie des Bilds in das Dokument ein.

5.

Blenden Sie die Gallery aus, um wieder den vollen Blick auf das Dokument zu erhalten.

Ein kleines Kreuz am Mauszeiger macht darauf aufmerksam, dass ein Element kopiert wird. Auch dieses Verhalten zeigt StarOffice in unterschiedlichen Situationen.

Maßstab verändern Die Grafik ist beim Ablegen etwas unplatziert im Dokument angekommen. Im Beispiel ist das jedoch unwichtig, das es ja nur um das Erstellen eines Bilds geht. Viel wichtiger ist, die Ansicht zu vergrößern, damit die Details der Grafik sichtbar werden. So verändern Sie den Maßstab der Ansicht: 1.

Aktivieren Sie den Befehl ANSICHT/MAßSTAB. StarOffice öffnet die Dialogbox MAßSTAB.

2.

Klicken Sie auf eine Option, z.B. SEITENBREITE.

3.

Bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 5.3: In der Dialogbox Maßstab verändern Sie den Zoom.

124

 KOMPENDIUM 

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Ein Logo mit StarOffice Draw

Kapitel 5

Grafik korrigieren Bei den Grafiken handelt es sich meist sich um eine Gruppe aus mehreren Objekten oder um einen Verbund von Zeichnungselemente. Das können Sie ausnutzen, um z.B. Teile der Grafik zu entfernen. Dazu müssen Sie entweder eine vorhandene Gruppierung aufheben oder die Grafik aufbrechen. Im Beispiel soll der Schatten unter dem Briefumschlag entfernt und durch einen Schriftzug ersetzt werden. So brechen Sie eine Grafik auf und entfernen Teile der Grafik: 1.

Markieren Sie die Objektgruppe durch einen Klick. StarOffice markiert das Objekt durch acht kleine, grüne Kästchen. In der Statuszeile erscheint im Beispiel die Kennzeichnung METAFILE MARKIERT.

2.

Wählen Sie den Befehl ÄNDERN/AUFBRECHEN. Der Verweis in der Statuszeile ändert sich in 27 ZEICHENOBJEKTE MARKIERT.

3.

Klicken Sie neben die Grafik in einen freien Dokumentbereich: StarOffice hebt die Markierung auf.

4.

Klicken Sie auf den Grafikbereich, den Sie entfernen möchten. In diesem Fall erscheinen die Markierungspunkte um das zugehörige Objekt.

5.

Drücken Sie auf (Entf): Das Objekt wird entfernt. Abbildung 5.4: Das untere Objekt wird entfernt.

Sie finden diesen Bearbeitungstand auf der Buch-CD in der Datei 07_05.sxd.

Textrahmen einfügen Unterhalb des Briefumschlags soll der Name der Firma erscheinen, möglichst passend natürlich zum Symbol. In der Praxis müssen Sie natürlich umgekehrt eine zum Anliegen passende Grafik finden.

 KOMPENDIUM 

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125

Kapitel 5

Schnelleinstieg So fügen Sie Text in eine Zeichnung ein: 1.

Klicken Sie auf das Werkzeug TEXT.

2.

Ziehen Sie unterhalb der Grafik einen Textrahmen auf. Dazu visieren Sie den gewünschten Eckpunkt links oben an, drücken die Maustaste nieder und ziehen bei gehaltener Maustaste nach rechts unten.

3.

Am gewünschten Eckpunkt unten rechts geben Sie die Maustaste frei.

Unmittelbar nach dem Einfügen ist der Rahmen mit einem dicken Rand markiert und die Schreibmarke blinkt im Rahmen. Das ist die Aufforderung, sofort Text einzugeben. Wenn Sie keinen Text in den Rahmen einfügen, entfernt StarOffice den Rahmen, sobald Sie die Markierung aufheben.

Text eintragen und formatieren Die Texteingabe in den Textrahmen erfolgt einfach Zeichenweise über die Tastatur. Anschließend soll nun das Aussehen des Texts verändert werden. So verändern Sie Schriftart und Schriftgröße: 1.

Markieren Sie den gewünschten Text, indem Sie den Text mit gehaltener Maustaste überfahren.

2.

Klappen Sie das Listenfeld SCHRIFT auf. StarOffice öffnet die Schriftliste.

Abbildung 5.5: Zuweisung einer Schrift aus der Schriftvorschau

126

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Ein Logo mit StarOffice Draw 3.

Klicken Sie auf eine Schrift, um diese auf die markierten Zeichen zu übertragen. Im Beispiel wird die Schrift FORTE gewählt, um den gewünschten Charakter des Logos zu unterstreichen.

4.

Öffnen Sie die Liste bei GRÖßE und weisen Sie der noch bestehenden Markierung eine veränderte Schriftgröße zu.

Kapitel 5

Sollte der Textrahmen nach Veränderung der Schriftgröße nicht mehr ausreichen, dann können Sie die Größe interaktiv verändern. Ergreifen Sie dazu eines der grünen Kästchen mit der Maus und ziehen Sie bei gehaltener Maustaste nach außen. Bei Freigabe der Maustaste verändert StarOffice die Rahmengröße. Um den Text mitten in den Textrahmen zu setzen, klicken Sie in der Objektleiste auf das Symbol ZENTRIERT. Abbildung 5.6: Der Text im Rahmen nach der Formatierung

Diesen Arbeitsstand finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_09.sxd.

Objekte ausrichten und gruppieren Nach den grundsätzlichen Arbeiten geht es an die Feinabstimmung. Erst wird aus den Einzelteilen des aufgebrochenen Grafikobjekts wieder eine Einheit. Dann werden die Objekte so ausgerichtet, dass Bild und Textrahmen genau mittig untereinander stehen. In einer dritten Schrittfolge werden beide Elemente gruppiert, d.h. zu einem Objekt verschmolzen. So gruppieren Sie mehrere Objekte: 1.

Aktivieren Sie das Werkzeug AUSWAHL.

2.

Klicken Sie bei gehaltener (ª)-Taste nacheinander auf alle Objekte, die Sie gruppieren wollen. Im Beispiel sind das der Briefumschlag und die drei schwarzen Streifen. Danach zeigt die Statusleiste den Eintrag 25 ZEICHENOBJEKTE MARKIERT.

3.

Wählen Sie den Befehl ÄNDERN/GRUPPIEREN. Der Erfolg ist ebenfalls in der Statusleiste sichtbar: GRUPPENOBJEKT MARKIERT.

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127

Kapitel 5

Schnelleinstieg Erst jetzt können die beiden verbliebenen Objekte (Grafik und Textrahmen) ausgerichtet werden. Hätten Sie die nachfolgenden Schritte vollzogen, ohne vorab das Grafikobjekt zu gruppieren, dann hätte StarOffice die Einzelobjekte gegeneinander verschoben. So richten Sie Objekte aus: 1.

Aktivieren Sie das Werkzeug AUSWAHL.

2.

Ziehen Sie großzügig einen Rahmen über den beiden Objekten auf. Nach Freigabe der Maustaste erscheinen die acht grünen Markierungspunkte um beide Objekte.

3.

Wählen Sie den Befehl ÄNDERN/AUSRICHTUNG. Im Menü AUSRICHTUNG sind oben die drei Befehle für die horizontale, darunter drei Befehle für die vertikale Ausrichtung. Wählen Sie ZENTRIERT.

Abbildung 5.7: Mit dem Auswahlwerkzeug markieren Sie beide Objekte gleichzeitig.

Anschließend steht die Schrift exakt in der Mitte unter der Grafik. Bezugspunkt ist natürlich der unsichtbare Rahmen um die Grafik, nicht der Inhalt des Grafikrahmens. Abschließend gruppieren Sie die ohnehin gerade markierten Objekte. Dazu nutzen Sie alternativ zum bereits beschriebenen Verfahren das Kontextmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste innerhalb des markierten Objekts und wählen Sie den Befehl GRUPPIEREN. Dieses Zwischenergebnis finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_11.sxd.

128

 KOMPENDIUM 

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Ein Logo mit StarOffice Draw

Kapitel 5

Logo speichern Nun soll das Logo den Weg auf die Platte finden, um ab sofort bei jeder passenden Gelegenheit eingesetzt zu werden. Der übliche Weg fällt aus: Wenn Sie die Dateidialogbox SPEICHERN UNTER wählen, können Sie nur das gesamte Dokument speichern. Sie müssen das Grafikobjekt also exportieren. So speichern Sie eine Grafik: 1.

Markieren Sie die gewünschte Grafik innerhalb des StarOffice-Dokuments.

2.

Wählen Sie den Befehl DATEI/EXPORTIEREN. StarOffice öffnet die Dialogbox EXPORTIEREN.

3.

Verändern Sie den Dateityp in das gewünschte Grafikformat, z.B. WMF – WINDOWS METAFILE.

4.

Klicken Sie in das Markierfeld SELEKTION, um ausschließlich die markierte Grafik zu speichern.

5.

Tragen Sie einen Dateinamen ein und bestätigen Sie mit EXPORTIEREN. StarOffice legt die Grafik im gewünschten Format ab: Speicherort ist der in der Dialogbox gewählte Ordner.

6.

Bei einigen Formaten, z.B. beim im Beispiel genutzten WMF-Format, erscheint eine Dialogbox, in der Sie weitere Exporteinstellungen treffen. Nehmen Sie die Einstellungen vor und bestätigen Sie mit OK. Im Beispiel wird die Grafik in Originalgröße gespeichert, wenn Sie die Vorgaben der Dialogbox WMF OPTIONEN nicht verändern.

7.

Schließen Sie das Dokument: Entscheiden Sie, ob Sie das ganze Dokument ebenfalls speichern oder die Arbeit verwerfen.

Grafik in die Gallery aufnehmen Für den späteren Einsatz soll das gespeicherte Logo nun auch durch die Gallery verwaltet werden. Das Verfahren ist natürlich übertragbar auf andere, bereits auf dem Rechner vorhandene Objekte. So nehmen Sie eigene Grafiken in die Gallery auf: 1.

Starten Sie eine beliebige StarOffice-Anwendung oder öffnen Sie ein Dokument.

2.

Klicken Sie auf das Symbol GALLERY oder aktivieren Sie die Gallery mit einem Klick auf das Symbol EINBLENDEN. Das Verfahren ist abhängig davon, ob die Gallery nicht gestartet oder nur verborgen ist.

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129

Kapitel 5

Schnelleinstieg 3.

Klicken Sie im linken Bereich mit der Themenliste auf. Selbstverständlich ist auch jede andere Zuordnung oder das Anlegen eines neuen Themas möglich.

4.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Thema und wählen sie den Befehl EIGENSCHAFTEN. StarOffice öffnet die Dialogbox EIGENSCHAFTEN VON (THEMA).

5.

Betätigen Sie die Schaltfläche DATEIEN dialogbox PFAD AUSWÄHLEN.

6.

Stellen Sie das Verzeichnis ein, in das Sie das Logo gespeichert haben, und bestätigen Sie mit AUSWÄHLEN. StarOffice beginnt die Suche nach Bilddateien und wechselt zurück in die Dialogbox EIGENSCHAFTEN VON (THEMA). Mit dem Markierfeld VORSCHAU können Sie kontrollieren, welche Bilder gefunden wurden.

7.

Übernehmen Sie alle Treffer mit ALLE HINZUFÜGEN oder markieren Sie nur einzelne Bilder durch Klicken bei gehaltener (Strg)-Taste und klicken Sie dann auf HINZUFÜGEN.

8.

Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK. Das Logo hat den Weg in die Kategorie EIGENES THEMA gefunden.

SUCHEN.

Es erscheint die Datei-

Abbildung 5.8: StarOffice hat das neue Logo gefunden.

Damit ist der erste Schritt im Schnelleinstieg erledigt. Sie haben einige wichtige Funktionen von StarOffice Draw und der StarOffice Gallery kennen gelernt.

130

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Der eigene Briefbogen

5.2

Kapitel 5

Der eigene Briefbogen

Das Schreiben von Briefen ist die klassische Aufgabe für ein Textverarbeitungsprogramm. Dieses Kapitel beschreibt einen Weg von einer StarOfficeBriefvorlage aus dem Lieferumfang bis zum fertigen, ausgedruckten Brief – eine ideale Übung, um mit den Grundfunktionen zum Gestalten eines Dokuments und zum Platzieren von Text vertraut zu werden. Hauptaufgabe ist es, die in der Vorlage genutzten Elemente anzupassen und mit individuellen Angaben zu versehen. Wenn Sie dabei eigene Daten verwenden, haben Sie nach wenigen Schritten eine individuelle Lösung. Ein so komfortables Programm wie StarOffice bietet mehrere Varianten, um zu einer Briefvorlage zu gelangen. Bei der Planung des Beispiels stand im Vordergrund, typische Arbeitsweisen mit StarOffice Writer darzustellen. Durch die Anpassung der Maße haben Sie Gelegenheit, die verwendeten Elemente kennen zu lernen, und erfahren so, welche Werkzeuge von StarOffice Writer eingesetzt werden.

Der DIN-Brief Für die Festlegung von Standards ist das Deutsche Institut für Normung zuständig – kurz DIN. Grund genug, einen Brief nach DIN als Grundlage für die ersten Schritte mit StarOffice Writer zu verwenden. In der DIN 5008 sind die Abmessungen und Positionen der einzelnen Briefelemente vorgegeben. Diese Standards entsprechen den Sehgewohnheiten, aber auch den technischen Gegebenheiten bei der Weiterverarbeitung der Briefe. Insgesamt ist die DIN natürlich nur eine Anleitung zum Handeln, eigenen kreativen Ideen sind bei der Gestaltung von Briefen nur durch die äußeren Maße des Bogens Grenzen gesetzt. Die Briefvorlage soll im Wesentlichen den DIN-Anforderungen entsprechen. Die im Folgenden verwendeten Maße sind an der deutschen DIN 5008 orientiert. Laut DIN muss das Adressfeld neun Zeilen aufnehmen können: Setzen Sie später bei vollem Bedarf dieser neun Zeilen die Schriftgröße im Adressfeld auf 11 PT.

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131

Kapitel 5

Schnelleinstieg

Abbildung 5.9: Ein Brieflayout nach DIN 5008

Exkurs

Adressbücher in StarOffice In StarOffice können Sie verschiedene Datenquellen z.B. als Adressbuch anmelden. Der Begriff Adressbuch steht dabei für eine vereinheitlichte Datenstruktur, die im Hintergrund für die korrekte Zuordnung der Felder

132

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Der eigene Briefbogen

Kapitel 5

aus verschiedensten Datenquellen zu automatisierten Programmfunktionen sorgt. Die Inhalte der Datenfelder stehen Ihnen dann z.B. für die Weitergabe der Inhalte in Feldbefehlen und Kontrollfeldern zur Verfügung. In den Vorlagen und AutoPiloten von StarOffice werden Feldbefehle für die Inhalte des Adressbuchs verwendet. Viele Vorlagen enthalten bereits allgemeine Feldbefehle, die beim ersten Aufruf automatisch je nach Struktur der verwendeten Datenquelle mit den konkreten Feldbefehlen gefüllt werden. Damit diese Ersetzung funktioniert, müssen Sie StarOffice mitteilen, welches Adressbuch Sie verwenden. Die dafür zuständige Dialogbox startet automatisch, wenn Sie das erste Mal z.B. auf eine Vorlage eines Geschäftsbriefs zugreifen. Aber auch wenn Sie diese Zuordnung nicht sofort vornehmen, können Sie einem Dokument später noch das zuständige Adressbuch bzw. die gewünschte Datenquelle zuordnen.

Eine Dokumentvorlage nutzen In StarOffice sind Vorlagen integriert, mit denen Sie auf die wichtigsten Aufgaben für den Einsatz des Programms in der Praxis gut gerüstet sind. Es gibt mehrere Varianten, die integrierten Vorlagen zu starten. Eine davon ist der Weg über den Schellstarter. Falls Sie als Benutzer von OpenOffice.org das Beispiel anhand der Beispieldateien auf der Buch-CD nacharbeiten möchten: Sie finden den Stand der Bearbeitung unmittelbar nach dem Erstellen des Briefs auf Basis der Vorlage als Brief_original.sxw. Alternativ zum beschriebenen Weg starten Sie, z.B. unter Linux, ein StarOffice-Dokument und wählen dann den Befehl DATEI/NEU/VORLAGEN UND DOKUMENTE. So öffnen Sie eine Dokumentvorlage von StarOffice: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol STAROFFICE 7 SCHNELLSTARTER im Systray der Windows-Taskleiste.

2.

Klicken Sie auf den Eintrag AUS VORLAGE. StarOffice öffnet die Dialogbox VORLAGEN UND DOKUMENTE – VORLAGEN.

3.

Klicken Sie auf das Symbol VORLAGEN im linken Bereich der Dialogbox.

4.

Im Bereich TITEL sind zunächst die Vorlagenkategorien gelistet: Klicken Sie doppelt auf den Namen der Kategorie, z.B. GESCHÄFTLICHE KORRESPONDENZ.

 KOMPENDIUM 

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133

Kapitel 5

Schnelleinstieg 5.

Der Bereich TITEL schaltet auf die Ansicht der enthaltenen Vorlagen: Markieren Sie einen Eintrag, z.B. KLASSISCHER BRIEF.

6.

Klicken Sie auf ÖFFNEN.

Abbildung 5.10: Die Dialogbox zum Verwalten und Öffnen der Vorlagen

Exkurs

Die Dialogbox Vorlagen und Dokumente Die Dialogbox VORLAGEN UND DOKUMENTE ist ein zentrales Tool für die Verwaltung von StarOffice-Dokumenten. In dieser Dialogbox haben Sie Zugriff auf das Arbeitsverzeichnis und auf die mitgelieferten Beispieldokumente. Außerdem finden Sie in dieser Dialogbox alle mitgelieferten Dokumentvorlagen, und später auch die von Ihnen selbst erstellten Musterdokumente. Sie erhalten die Dialogbox über DATEI/NEU/VORLAGEN UND DOKUMENTE oder über die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(N). Unter Windows genügt ein Doppelklick auf das StarOffice 6.0-Schnellstarter-Symbol in der Taskleiste. Im linken Bereich finden Sie vier Symbole: NEUES DOKUMENT listet im Bereich TITEL die Standardvorgaben von StarOffice für neue Dokumente: Die Auswahl ist z.B. mit dem Befehl DATEI/NEU identisch. Nach einem Klick auf VORLAGEN greifen Sie auf die Musterdokumente zu.

134

 KOMPENDIUM 

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Der eigene Briefbogen

Kapitel 5

Das Symbol EIGENE DATEIEN dient zum Öffnen der Dokumente im Arbeitsverzeichnis. Besonders interessant ist das Symbol BEISPIELE: Ein Klick auf das Symbol lässt verschiedene Beispiele aus dem Lieferumfang von StarOffice erscheinen. Im mittleren Bereich TITEL sehen Sie die Vorlagen oder Dokumente. Wenn Sie ein Objekt anklicken, sehen Sie rechts die Vorschau oder die Dokumenteigenschaften. Mit einem Doppelklick öffnen Sie das Dokument bzw. ein neues Dokument auf Basis der Vorlage Ein Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK führt Sie schrittweise in der Dialogbox zu den Ansichten, die Sie zuvor aktiviert hatten. Wenn Sie innerhalb des Listenfelds TITEL eine Ebene nach unten gegangen sind, können Sie mit dieser Schaltfläche eine Ebene nach oben wechseln. Damit können Sie z.B. innerhalb des Arbeitsverzeichnisses andere Unterverzeichnisse wählen. Ein Klick auf dieses Symbol druckt das ausgewählte Dokument bzw. die Vorlage. Im Bereich VORSCHAU sehen Sie entweder eine Miniaturvorschau auf das Dokument oder die Dokumenteigenschaften. Mit den Symbolen VORSCHAU und DOKUMENTEIGENSCHAFTEN wechseln Sie die Ansicht. Die rechte der beiden Schaltflächen aktiviert die Vorschau auf das Dokument. Mit einem Klick auf DOKUMENTEIGENSCHAFTEN wählen Sie die Ansicht der Dokumenteigenschaften. Sie können diese Eigenschaften z.B. bei geöffnetem Dokument mit dem Befehl DATEI/EIGENSCHAFTEN verändern. Im unteren Bereich sind Schaltflächen angeordnet: VERWALTEN öffnet die Dialogbox DOKUMENTVORLAGEN VERWALTEN. BEARBEITEN öffnet die gewählte Vorlage zum Bearbeiten. ÖFFNEN lädt das gewählte Dokument bzw. ein neues Dokument auf Basis der gewählten Vorlage.

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135

Kapitel 5

Schnelleinstieg

Änderungen an der Briefvorlage Nach Auswahl und Bestätigung der Briefvorlage KLASSISCHER BRIEF erstellt StarOffice ein neues Textdokument auf der Basis der Vorlage. Es ist eigentlich eine Kopie aller in der Vorlage enthaltenen Textelemente und Formatierungen. Hinter den meisten Formatierungen stecken wiederum Muster: Das sind Vorlagen für Absätze, Zeichen, Rahmen, Seiten und Nummerierungen. Das Dokument enthält außer diesen Mustern aber auch noch andere Elemente. Am Anfang der Arbeit steht also der Überblick. Die weiteren Ausführungen zur Arbeit mit der Vorlage gehen davon aus, dass sich zunächst keine Feldbefehle für die Verwendung des Briefs mit einer Datenquelle in der Vorlage befinden. Diese Variante halten die Originalvorlagen von StarOffice unmittelbar nach dem Start der Vorlage bereit. Falls Sie sich beim Anlegen des neuen Dokuments für diese Variante entschieden hatten, können Sie diese Vorlage, bei der z.B. im Adressbereich bereits Felder für diesen Zweck angeordnet sind, natürlich ebenso nutzen, wie im Folgenden beschrieben: Eine Erklärung dieser professionellen Funktionen erfolgt an anderer Stelle. Um einen besseren Überblick über die Elemente des Textdokuments zu erhalten, schalten Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche STEUERZEICHEN EIN/AUS die Ansicht der nicht druckbaren Zeichen ein. Danach erkennen Sie z.B. am Ende der Zeilen das Ende der Absätze, die so genannten Absatzmarken. Ein Absatz ist ein Textobjekt in StarOffice Writer. Der Begriff bezeichnet alle Zeichen nach einer Absatzmarke bis einschließlich der nächsten Absatzmarke. Eine Absatzmarke wird mit der (Enter)-Taste erzeugt. Abbildung 5.11: Die Kopfzeile des Briefs

Den oberen Bereich nimmt die Kopfzeile ein. Erkennbar sind die Begrenzungen der Seitenbereiche. Die Kopfzeile ist ein besonderer Seitenbereich, der vom üblichen Textdokument abgetrennt ist. Aufgabe der Kopfzeile ist es üblicherweise, gleichartige Textelemente auf ausgewählten Seiten des Dokuments zu wiederholen. Im Beispiel ist das aber nicht der Fall: Hier dient die Kopfzeile als Abstandhalter für den »normalen« Text.

136

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Der eigene Briefbogen

Kapitel 5

Dokument speichern Noch befindet sich das neue Dokument im vergänglichen Arbeitsspeicher des Rechners: Sie sollten bereits jetzt das Dokument speichern, um Datenverluste zu vermeiden. 1.

Aktivieren Sie den Befehl DATEI/SPEICHERN. Da das Dokument noch keinen Namen hat, erscheint die Dateidialogbox SPEICHERN UNTER.

2.

Wählen Sie den Speicherort und vergeben Sie einen Dateinamen.

3.

Schließen Sie die Dialogbox mit SPEICHERN.

Feldbefehle bearbeiten In der Kopfzeile sind einige Textteile grau unterlegt. Das sind Feldbefehle. Im Beispiel haben diese Elemente die Aufgabe, die Informationen aus den Optionen zu holen und in die Felder einzutragen. Alle grau unterlegten Texte sind also Inhalte, die automatisch generiert sind. Zum Schutz vor Veränderungen sind die Feldbefehl fixiert. In diesem Fall wird dem Feld nur beim Einfügen in das Dokument ein Inhalt zugewiesen und dieser später nicht mehr geändert. Falls Ihnen nun also auffällt, dass die Angaben in den Benutzereinstellungen nicht korrekt sind, dann sollten Sie diese Angaben unverzüglich korrigieren. So bearbeiten Sie die Inhalte der Adressfelder im Dokument: 1.

Klicken Sie doppelt auf eines der grau hervorgehobenen Felder. StarOffice öffnet die Dialogbox FELD BEARBEITEN: DOKUMENT. Abbildung 5.12: Hier sind u.a. die im Dokument enthaltenen Felder gelistet.

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Kapitel 5

Schnelleinstieg 2. 3.

Klicken Sie auf eine der Schaltflächen unter BEARBEITEN: StarOffice versetzt die Schreibmarke jeweils auf das Feld im Dokument. Klicken Sie auf BEARBEITEN. Es erscheint die Dialogbox BENUTZERin der Sie die Ergänzungen bzw. Korrekturen vornehmen.

DATEN,

4.

Achten Sie auf korrekte Schreibweisen und vollständige Angaben. Bestätigen Sie die Veränderungen mit OK.

5.

Jetzt kommt eine Besonderheit ins Spiel. Da die Felder fixiert sind, werden die veränderten Inhalte nicht automatisch ins Dokument übernommen. Deaktivieren Sie deshalb das Markierfeld INHALT FIXIEREN und bestätigen Sie dann erst die Dialogbox FELDBEFEHL BEARBEITEN mit OK.

6.

Kontrollieren Sie die Feldinhalte im Dokument.

Abbildung 5.13: Die Dialogbox Benutzerdaten

7.

Öffnen Sie erneut mit einem Doppelklick die Dialogbox FELDBEFEHL und aktivieren Sie das Markierfeld INHALT FIXIEREN.

BEARBEITEN

8.

Bestätigen Sie erneut mit OK. Nach diesem Verfahren sind alle Feldinhalte korrigiert und wieder gegen Veränderungen geschützt.

Mitunter ist es praktischer, anstelle der fixierten Feldbefehle »normalen« Text zu verwenden. Um z.B. die Leerzeichen zwischen den Telefonnummern zu gestalten, müsste der Text frei zugänglich sein. In diesem Fall sollten Sie die Textfelder entfernen (Markieren und (Entf)-Taste) und den Text manuell eintragen.

138

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Der eigene Briefbogen

Kapitel 5

Die Seiteneinrichtung StarOffice arbeitet mit Seitenvorlagen. Das sind Muster für die möglichen Seiten eines Dokuments. Im Standard sind das die Vorlagen ERSTE SEITE, LINKE SEITE, RECHTE SEITE und STANDARD. Welche Seitenvorlage der aktuellen Seite zugeordnet ist, sehen Sie in der Statusleiste. Abbildung 5.14: Informationen in der Statusleiste: Dem Brief ist die Seitenvorlage erste Seite zugeordnet.

Diese Zuordnung von Seitenvorlagen bedeutet praktisch, dass zwei Wege möglich sind: Beim einfachsten Weg verändern Sie nur die Seitenränder im Dokument. Zu beachten ist aber, dass Sie dabei eigentlich die Seitenvorlagen der Seiten verändern. Die erste Seite des Briefs basiert auf der Seitenvorlage ERSTE SEITE, die Folgeseiten auf STANDARD. Im Beispiel müssen Sie also beide Vorlagen verändern, um den Brief einheitlich zu gestalten. Wenn Sie planmäßig in die Verwendung des Programms einsteigen, dann wird die erste Briefvorlage vermutlich Ausgangspunkt einer Reihe weiterer Briefvorlagen. Es ist daher günstig, für die spätere Verwendung spezielle Seitenvorlagen anzulegen. Die weitere Beschreibung des Beispiels folgt dem zweiten Weg, da anhand dieses Vorgehens deutlich mehr wichtige Arbeitsmittel erläutert werden können. Seitenränder prüfen Die Breite der verfügbaren Seitenränder ist vom installierten Druckertreiber abhängig. Jeder Drucker kann einen mehr oder weniger großen Bereich nicht bedrucken. Zunächst prüfen Sie, ob die Seitenränder mit dem Druckertreiber verträglich sind: 1.

Aktivieren Sie den Befehl FORMAT/SEITE.

2.

Wechseln Sie in das Register SEITE: Dort finden Sie Papierformat und Seitenränder.

3.

Bestätigen Sie mit OK. Falls jetzt keine Meldung von StarOffice erscheint, können die Seitenränder so verwendet werden.

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139

Kapitel 5

Schnelleinstieg 4.

Um die Seitenränder so zu verändern, dass sie mit den Druckereinstellungen kompatibel sind, klicken Sie auf NEIN.

5.

Kontrollieren Sie die Veränderung auf dem Register SEITE: StarOffice hat die Werte verändert, die nicht mit dem Drucker vereinbar waren.

6.

Schließen Sie die Dialogbox mit OK.

Abbildung 5.15: Nach dem Klick auf Nein verändert StarOffice die Seitenränder auf die Möglichkeiten des Druckers.

Seitenränder verändern Die Veränderung der Seitenränder erfolgt in jedem Fall über die Veränderung der Seitenvorlage. Wenn Sie den Befehl FORMAT/SEITE verwenden, dann haben Sie immer nur Zugriff auf die Seitenvorlage, die der aktiven Seite zugrunde liegt. Für die Verwaltung der verfügbaren Vorlagen bietet StarOffice Stylist. Starten Sie Stylist mit einem Klick auf die Schaltfläche STYLIST. StarOffice aktiviert das Fenster des Stylist. Schalten Sie dann sofort um auf die Ansicht der Seitenvorlagen. Abbildung 5.16: Die Ansicht der Seitenvorlagen im Stylist.

Durch die bisherigen Arbeitschritte sollte die Vorlage ERSTE SEITE bereits aktiviert sein. Sie passen die Werte für den rechten und den linken Seitenrand an. Nehmen Sie folgende Einstellungen für die DIN-Werte des rechten und des linken Seitenrands vor:

140

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Kapitel 5

links 2,41 cm rechts 0,81 cm. Für die Umsetzung dieser Vorgaben verändern Sie mit den nachfolgenden Arbeitsschritten die Seitenvorlage. Im Beispiel betrifft die Veränderung zunächst nur den Seitenrand, Sie können aber andere Seiteneigenschaften analog verändern. 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu verändernde Vorlage. Achten Sie dabei aber darauf, dass Sie keinen Doppelklick ausführen: Damit weisen Sie die doppelt angeklickte Vorlage der aktuellen Markierung zu.

2.

Wählen Sie den Befehl ÄNDERN aus dem Kontextmenü. Abbildung 5.17: So verändern Sie eine beliebige Vorlage.

3.

Verändern Sie die Vorlage in der nachfolgenden Dialogbox und bestätigen Sie die Veränderung mit OK. Die Zuweisung an die zugehörigen Objekte erfolgt automatisch.

Wiederholen Sie nun die Veränderung der Seitenränder für die Vorlage der Folgeseiten. Alle Folgeseiten verwenden die Vorlage STANDARD. Setzen Sie die Seitenränder links und rechts wie bei der Vorlage für die erste Seite, den oberen Rand verändern Sie auf 2,5 cm. Diesen Arbeitsstand finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_026.sxw.

Spätestens an dieser Stelle sollten Sie den Arbeitsstand erneut speichern. Verwenden Sie dazu den Befehl DATEI/SPEICHERN, klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Funktionsleiste oder nutzen Sie dazu die Tastenkombination (Strg]+(S).

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Kapitel 5

Schnelleinstieg

Abbildung 5.18: Im Register Seite verändern Sie die vorgegebenen Seitenränder für die Vorlage ERSTE SEITE.

Inhalte der Kopfzeilen In Kopf- und Fußzeilen stehen die Inhalte, die StarOffice-Dokumente auf allen Seiten mit der gleichen Vorlage wiederholen sollen. Es sind besondere Bereiche, die ein- bzw. ausgeschaltet werden können. In der Beispielvorlage sind die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite und die Kopfzeile der Folgeseiten aktiviert. Beide sollen nun etwas verändert werden. Text in Kopf- und Fußzeilen formatieren Beim Formatieren vorhandener Texte verhalten sich die Inhalte von Kopfund Fußzeilen wie normale Textbereiche: Sie markieren den Text und weisen eine Formatierung zu. Im Beispiel ist der Firmenname in der Kopfzeile in normaler Schrift formatiert und mit zwei Linien über und unter dem Absatz versehen. Das soll nun verändert werden: Die Schrift des Firmennamens soll so aussehen wie im Logo, die Linien werden entfernt. Für den weiteren Verlauf ist es zunächst unerheblich, ob der Firmenname in einem Feldbefehl steht oder nicht. Das beschriebene Verfahren ist aber genauso verwendbar, wenn es sich um normalen Text handelt.

142

1.

Klicken Sie unmittelbar vor den zu formatierenden Text.

2.

Halten Sie die (ª)-Taste nieder und tippen Sie einmal die Taste (Æ). Durch dieses Verfahren erweitern Sie die Markierung zeichenweise nach rechts. Da der Inhalt aber aus einem einzigen Feld stammt, markiert StarOffice im Beispiel sofort das gesamte Feld.

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Verändern Sie nun die Schriftart und die Schriftgröße nach eigenen Vorstellungen. Im Beispiel findet erneut die Schriftart FORTE, diesmal in der Schriftgröße 24, Anwendung.

4.

Heben Sie die Markierung durch einen Klick in einen freien Dokumentbereich auf.

Kapitel 5

Abbildung 5.19: Mit einem Klick in dieses Markierfeld entfernen Sie die Linien um den Absatz.

Als Nächstes geht es dem Rahmen an den Kragen. Das Verfahren kann natürlich ebenso mit positiver Wirkung eingesetzt werden, um einen Rahmen zu setzen. 1.

Klicken Sie die Schreibmarke in den Absatz, dessen Umrahmung Sie verändern möchten.

2.

Aktivieren Sie den Befehl FORMAT/ABSATZ. Es erscheint die Dialogbox ABSATZ.

3.

Wechseln Sie in das Register UMRANDUNG. Die Werkzeuge sind licht zu erkennen: Die Vorschau im Bereich LINIENANORDNUNG zeigt an, dass eine 0,05 Punkte breite, schwarze, schattenlose Linie in einem Abstand von jeweils 0,15 cm über und unter dem Absatz angeordnet ist.

4.

Klicken Sie im Bereich LINIENANORDNUNG auf das Kästchen ganz links: StarOffice entfernt die Linien im Vorschaubild.

5.

Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

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143

Kapitel 5

Schnelleinstieg Das ist der Stand der Dinge: Der Text in der Kopfzeile ist verändert, der Rahmen entfernt. Diesen Arbeitsstand finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_28.sxw. Abstand zum Text einrichten Die Kopfzeile hat im Brief und in anderen Schriftstücken auch die Aufgabe, den oberen Bereich zu platzieren. Im Beispiel muss sie dafür sorgen, dass die Oberkante der Absenderwiederholung genau 45 mm von der oberen Blattkante beginnt. Am Anfang steht also die Kontrolle, ob das in der Vorlage bereits realisiert ist. Wie kommt der Abstand von oben zusammen? Zunächst ist in den Seiteneinstellungen der ersten Seite ein oberer Seitenrand von 1,30 cm eingestellt. Außerdem hat die Kopfzeile selbst eine definierte Höhe und legt ihrerseits einen Abstand zum Text fest. Aktivieren Sie zur Kontrolle der Einstellungen den Befehl FORMAT/SEITE, und wechseln Sie in das Register KOPFZEILE. Zur Kontrolle: Die Kopfzeile auf der ersten Seite ist aktiviert. Ihre Höhe ist auf 3 cm festgelegt. Da das Markierfeld HÖHE DYNAMISCH ANPASSEN nicht aktiviert ist, ist die Höhe auf diese 3 cm fixiert. Das Drehfeld ABSTAND regelt, dass außerdem zwischen dem Inhalt der Kopfzeile und dem nachfolgenden Fließtext ein Abstand von 0,40 cm verbleiben soll. Zusammen ergeben die Abstände 4,70 cm, also 0,2 cm zuviel. Die Korrektur ergibt sich von selbst: Verringern Sie den Abstand im gleichnamigen Feld auf 0,2 CM und bestätigen Sie mit OK. Diesen Arbeitsstand einschließlich der angepassten Abstände finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_29.sxw.

Spätestens an dieser Stelle sollten Sie den Arbeitsstand erneut speichern. Verwenden Sie dazu den Befehl DATEI/SPEICHERN, klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Funktionsleiste oder nutzen Sie dazu die Tastenkombination (Strg)+(S).

144

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Kapitel 5 Abbildung 5.20: Diese Steuerelemente bestimmen die Maße der Kopfzeile.

Tabellen für die Platzierung Tabellen haben die Aufgabe Text zu strukturieren. Mit diesem Hilfsmittel gelingt es aber auch, den Text an genau definierten Stellen zu platzieren. Diese nützliche Eigenschaft wurde auch in der Briefvorlage verwendet: Absenderwiederholung, Adressfeld und die Leitwortzeile stehen in Tabellen. Um diese besonderen Elemente direkt anzusteuern, bietet StarOffice den Navigator. Mit dieser Funktion wird der Navigator ein- und ausgeschaltet. Er bringt Sie schnell zu bestimmten Kapiteln und Objekten, hilft u.a. beim Anordnen der Kapitel und beim Einfügen von Objekten aus anderen geöffneten Dokumenten. Im Kontextmenü der Einträge im Navigator finden Sie für diese Einträge spezifische Befehle, z.B. zum Bearbeiten oder Umbenennen, zum Aufheben des Schutzes einer Tabelle, zum Umwandeln eines Inhaltsverzeichnisses in normalen Text und vieles mehr. Der Navigator ist ein andockbares Fenster. Nach einem ersten Blick auf die Dokumentstruktur im Navigatorfenster ist tatsächlich nur der Bereich TABELLEN von Bedeutung. In diesem Bereich verweisen die Zahlen Eins und Zwei darauf, dass zwei Tabellen im Dokument vorhanden sind.

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Kapitel 5

Schnelleinstieg

Abbildung 5.21: Der Navigator zeigt die im Dokument vorhandenen Objekte.

Falls die Struktur im Navigator nicht ausreichend detailliert erscheint, nutzen Sie die Kästchen vor dem Eintrag: Mit einem Klick auf ein Pluszeichen öffnen Sie die Struktur. Tabelleneigenschaften verändern An Anfang der weiteren Handlungen steht die Kontrolle. Nach der verwendeten DIN (siehe Abbildung 5.9) soll die Höhe der oberen Tabellenzeile 5,8 mm betragen, der Bereich für den Absender hat eine Höhe von 40 mm. Die Tabellenspalte soll 76,2 mm breit sein. Kontrollieren und verändern Sie nun diese Werte:

146

1.

Klicken Sie im Navigator doppelt auf die Bezeichnung der gewünschten Tabelle. Im Beispiel klicken Sie doppelt auf den Eintrag 1. StarOffice setzt die Schreibmarke an den Anfang der Tabelle.

2.

Öffnen Sie das Kontextmenü der Markierung im Navigator (Klick mit der rechten Maustaste).

3.

Wählen Sie den Befehl TABELLE/BEARBEITEN.

4.

Setzen Sie die Schreibmarke mit einem Klick in das Eingabefeld NAME auf dem Register TABELLE.

5.

Verändern Sie die Tabellenbezeichnung, z.B. in ADRESSBEREICH.

6.

Verändern Sie den Eintrag im Drehfeld BREITE auf 7,62 CM.

7.

Bestätigen Sie mit OK.

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Kapitel 5

Schließen Sie den Navigator. Dazu verwenden Sie entweder die Schaltfläche SCHLIEßEN am Navigatorfenster oder Sie klicken erneut auf das Symbol NAVIGATOR EIN/AUS. Abbildung 5.22: Die Dialogbox Tabellenformat

Die Dialogbox TABELLENFORMAT war nur für die Abmessungen und andere Eigenschaften der gesamten Tabelle zuständig. Sie hat nicht dabei geholfen, die genaue Höhe der Zeilen einzustellen. Für die Veränderung der Zeilenhöhe innerhalb einer Tabelle sind die Befehle im Menü FORMAT zuständig. 1.

Klicken Sie die Schreibmarke in die Zeile der Tabelle, deren Höhe Sie verändern möchten.

2.

Wählen Sie den Befehl FORMAT/ZEILE/HÖHE. StarOffice aktiviert die Dialogbox ZEILENHÖHE.

3.

Verändern Sie die Höhe der Zeile mit der Absenderwiederholung auf 0,58 CM.

4.

Achten Sie darauf, dass das Markierfeld DYNAMISCH ANPASSEN deaktiviert ist. In diesem Fall bleibt die Zeilenhöhe unabhängig vom Inhalt immer gleich.

5.

Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

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Kapitel 5

Schnelleinstieg

Abbildung 5.23: Veränderung der Zeilenhöhe für die erste Zeile der Adresstabelle

Wiederholen Sie den Arbeitsschritt für die Ziele mit den Platzhaltern für die Adresse: Setzen Sie die Höhe bei deaktiviertem Markierfeld DYNIAMISCH ANPASSEN auf 4,00 CM. Diesen Arbeitsstand finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_32.sxw.

Absenderwiederholung Mit den bereits gelernten Kenntnissen soll die Absenderwiederholung ein anderes Aussehen erhalten. Die Linie direkt unter dem Absatz soll entfernt werden, diesmal aber durch Veränderung der Absatzvorlage. Anschließend erhält die Tabellenzeile die Linie. Das ist aus optischen Gründen eher zu empfehlen, als die Zuordnung der Linie zum Absatz. Den Namen der einem Absatz zugewiesenen Absatzvorlage erkennen Sie in der Textobjektleiste. Im dort befindlichen Listenfeld VORLAGE ANWENDEN ist eingetragen, welche Absatzvorlage zugewiesen ist. So verändern Sie die Absatzvorlage für die Absenderwiederholung mit dem Namen ABSENDER:

148

1.

Klicken Sie die Schreibmarke in den Absatz, dessen Vorlage Sie verändern möchten.

2.

Aktivieren Sie Stylist, z.B. über FORMAT/STYLIST. Bei diesem Vorgehen sollte im Fenster des Stylist bereits die zugehörige Vorlage aktiviert sein.

3.

Öffnen Sie mit einem Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü der Markierung und wählen Sie den Befehl ÄNDERN.

4.

Aktivieren Sie in der Dialogbox ABSATZVORLAGE das Register UMRANDUNG.

5.

Deaktivieren Sie mit einem Klick in das zuständige Markierfeld im Bereich LINIENANORDNUNG die unten angeordnete Linie.

6.

Wechseln Sie in das Register EINZÜGE UND ABSTÄNDE.

7.

Setzen Sie den Wert im Bereich EINZUG, Drehfeld VOR TEXT, auf Null.

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Kapitel 5 Abbildung 5.24: Nach dieser Veränderung rutscht der Text in der Tabellenzeile an den linken Zellrand.

8.

Bestätigen Sie die Veränderung mit einem Klick auf OK.

9.

Entfernen Sie den Einzug von links auch in den Absatzvorlagen EMPFÄNGER und VERSANDART. Abbildung 5.25: Das veränderte Adressfeld

 KOMPENDIUM 

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Kapitel 5

Schnelleinstieg Der abgebildete Arbeitsstand ist auf der Buch-CD in der Datei 05_34.sxw zu finden.

Die Leitwortzeile Der Bereich mit den Angaben für die Bezüge auf den bisherigen Briefwechsel bietet sich an, um weitere Arbeitsweisen zu erproben. Es ist eine Tabelle, die aus zwei Zeilen und vier Spalten besteht. Die DIN legt fest, dass die Zeile mit den Bezugszeichen 9,74 cm vom oberen Rand beginnt. Auch die Bereiche für die Bezüge stehen fest. Die Tabellenspalten müssen von links beginnend Breiten von jeweils 5,08 cm aufweisen. Beginnen Sie damit, den Platz der Tabelle zu bestimmen. Dazu ist erst einmal wichtig, wie sich der Abstand der Tabelle vom oberen Blattrand zusammensetzt. Der obere Seitenrand ist auf 1,30 cm eingestellt. Das nächste Element von oben ist die Kopfzeile: Sie hat eine definierte Höhe von 3,00 cm und erzeugt einen Abstand von 0,20 cm zum Fließtext. Anschließend folgt die Tabelle für Absenderwiederholung und Empfängeranschrift. Die Zeilen sind 0,58 cm und 4,00 cm hoch. Nach unten ist ein Abstand von 0,60 cm angeschlossen. Alle Bereiche über der Tabelle mit den Bezugszeichen erzeugen also in der Summe einen Abstand von 9,68 cm. Das ist beinahe korrekt: Die fehlenden 0,06 cm könnten Sie einfach dem Abstand der vorstehenden Tabelle mit der Empfängeradresse anfügen. Dazu klicken Sie in die Tabelle, öffnen Sie mit FORMAT/TABELLE die Dialogbox TABELLENFORMAT und vergrößern den Abstand nach unten auf 0,66 CM. Die Veränderung der Einstellungen auf die exakten DIN-Werte wird im Beispiel vor allem deshalb vorgenommen, um die nötigen Arbeitsschritte zu zeigen und Anregungen für ähnliche Aufgaben zu geben. In der Praxis können Sie natürlich mit Werten arbeiten, die auf ganze Millimeter gerundet sind. Tabellenspalten einrichten Nach der Veränderung der Abstände geht es an die Spaltenbreite der Tabelle. Eine Variante ist der Weg über den Befehl FORMAT/SPALTE/BREITE. StarOffice blendet die Dialogbox SPALTENBREITE auf.

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Kapitel 5 Abbildung 5.26: Die Dialogbox Spaltenbreite

Im Drehfeld SPALTE wählen Sie die Nummer der zu verändernden Spalte aus. Im Drehfeld BREITE verändern Sie die Spaltenbreite durch Klicken auf die Drehpfeile oder durch Tastatureingabe. Sobald Sie eine neue Spalte auswählen, weist StarOffice die veränderte Tabellenbreite zu. Effektiver als das Benutzen des Befehls FORMAT/SPALTE/BREITE ist es, in StarOffice Writer die Eigenschaften der Tabelle zu verändern. 1.

Klicken Sie die Schreibmarke in die Tabelle.

2.

Im äußersten rechten Teil der Statusleiste erscheint der Name der aktuellen Tabellenzelle, z.B. A2. Abbildung 5.27: In diesem Bereich der Statusleiste zeigt StarOffice Writer die Bezeichnung einer aktuellen Tabellenzelle.

3.

Klicken Sie doppelt auf diesen Bereich der Statusleiste: StarOffice öffnet sofort die Dialogbox TABELLENFORMAT.

4.

Aktivieren Sie das Register SPALTEN.

5.

Verändern Sie die Maße der Tabellenspalten auf die angegebenen Werte. Die Änderung einer Spaltenbreite wirkt sich üblicherweise auf die Breite der nachfolgenden Spalte aus. Änderungen an der letzten Spalte verändern die Breite der ersten Tabellenspalte. Nur wenn das Markierfeld TABELLENBREITE ANPASSEN aktiviert ist, kann jede Spalte unabhängig von den anderen verändert werden. Dann verändert StarOffice die Breite der Tabelle auf die Summe der Spaltenbreiten.

6.

Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK, um die Veränderungen zu sichern.

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Kapitel 5

Schnelleinstieg Diesen Arbeitsstand finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_37.sxw.

Es ist bei Briefbögen üblich, die Vorgabe DATUM bei den Bezugszeichen durch den Namen des Absendeorts zu überschreiben. Auf diese Variante sollten Sie aber bei sehr langen Ortsnamen verzichten. Abbildung 5.28: Die Maße der Bezugszeichenzeile werden auf das DIN-Maß gesetzt.

Die Folgeseiten Alle bisherigen Veränderungen betrafen nur die erste Seite des Briefs. Obwohl es zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch gar keine zweite gibt, ist StarOffice bereits auf diesen Moment vorbereitet. Die Einstellungen für die Folgeseiten sind in der Seitenvorlage STANDARD bereits definiert. Klicken Sie außerhalb einer Tabelle in das Dokument. Setzen Sie die Schreibmarke mit der Tastenkombination (Strg)+(Ende) an das Ende des Dokuments. Erzeugen Sie mit der Tastenkombination (Strg)+(Enter) einen manuellen Seitenumbruch. Danach ist die zweite Seite sofort sichtbar.

152

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Kapitel 5

Die genutzte Vorlage zeigt in der Kopfzeile der Folgeseiten die Wiederholung des Firmennamens und den per Feldbefehl erzeugten Eintrag SEITE 2/2. Die Fußzeile ist ausgeschaltet. So schalten Sie die Fußzeile in einer Seitenvorlage ein: 1.

Klicken Sie die Schreibmarke auf die Seite, auf der Sie die Fußzeile aktiveren wollen.

2.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Seitenbereich.

3.

Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag SEITE.

4.

Aktivieren Sie in der Dialogbox SEITENVORLAGE das Register FUßZEILE.

5.

Klicken Sie in das Markierfeld FUßZEILE EINSCHALTEN.

6.

Bestätigen Sie mit OK. Abbildung 5.29: Die Fußzeile für die Seitenvorlage Standard ist aktiviert.

Nun soll die Fußzeile den Eintrag SEITE 2/2 aus der Kopfzeile erhalten. Dazu wird der Eintrag dort ausgeschnitten, in der Fußzeile eingefügt und abschließend zentriert . 1.

Markieren Sie den auszuschneidenden Text in der Kopfzeile.

2.

Nutzen Sie den Befehl BEARBEITEN/AUSSCHNEIDEN. Der markierte Text verschwindet.

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153

Kapitel 5

Schnelleinstieg 3.

Klicken Sie die Schreibmarke in die Fußzeile. Sie ist am Ende der Dokumentseite in einer grauen Umrandung zu erkennen.

4.

Nutzen Sie den Befehl BEARBEITEN/EINFÜGEN: Der Text erscheint in der Fußzeile.

Abbildung 5.30: Nach einem Klick auf die Schaltfläche Zentriert richtet StarOffice Writer den Text zwischen den Seitenrändern aus.

Als Nächstes steht die Veränderung der Seitenränder und der Maße für die Kopf- und Fußzeilen an. 1.

Öffnen Sie dazu die Dialogbox SEITENVORLAGE: STANDARD.

2.

Wechseln Sie in das Register SEITE.

3.

Verändern Sie die Seitenränder links auf 2,41 CM, rechts auf 0,81 CM, oben auf 1,00 CM und unten auf 1,5 CM.

4.

Wechseln Sie in das Register KOPFZEILE und stellen Sie dort die Werte bei Höhe auf 1,5 CM und bei Abstand auf 0,5 CM.

5.

Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

Die Kopfzeile der Folgeseiten hat immer noch die beiden Linien um den Absatz. Am einfachsten ist es, diesem Absatz eine andere Absatzvorlage ohne Linien zuzuweisen.

154

1.

Aktiveren Sie Stylist.

2.

Setzen Sie die Schreibmarke in den Absatz, den Sie verändern möchten.

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Der eigene Briefbogen 3.

Klicken Sie doppelt auf die Absatzvorlage, die sie zuweisen möchten, z.B. STANDARD.

4.

Schließen Sie Stylist.

Kapitel 5

Entfernen Sie jetzt den Inhalt der Kopfzeile auf der zweiten Seite. Diesen Arbeitsstand finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_41.sxw.

Das Logo übernehmen Jetzt soll das Logo in das Dokument integriert werden: einmal auf der ersten Seite in Originalgröße und einmal kleiner auf den Folgeseiten in der Kopfzeile. Zuerst wird die Grafik für die erste Seite eingefügt. 1.

Öffnen Sie die Gallery.

2.

Klicken Sie doppelt auf das Thema, in das die Grafik einsortiert ist.

3.

Erfassen Sie die Grafik mit gehaltener linker Maustaste und ziehen Sie die Grafik in das Dokument auf die erste Seite. Geben Sie dann die Maustaste frei.

Je nach Freigabeort der Maustaste ist die Grafik mehr oder weniger im Dokument fehlplatziert. Das wird nun korrigiert: Die Grafik wird an der Seite verankert und vom Text getrennt. 1.

Klicken Sie doppelt auf die Grafik. StarOffice öffnet die Dialogbox GRAFIK.

2.

Suchen Sie im Register TYP den Bereich VERANKERUNG.

3.

Aktivieren Sie die Option AN DER SEITE. Mit dieser Option binden Sie das Objekt an die aktuelle Seite, die erste Seite des Briefs.

4.

Aktivieren Sie das Markierfeld ABGLEICH. Ist dieses Markierfeld aktiv, erfolgt eine Veränderung des Objekts proportional. Dies ist in diesem Fall nötig, um Verzerrungen der Grafik zu vermeiden.

5.

Wechseln Sie in das Register UMLAUF und wählen Sie die Option DURCHLAUF. Eigentlich bedeutet das, dass der Text hinter dem Rahmen, der Grafik oder dem Objekt durchfließen soll und der Objektinhalt den Text verdeckt. Da die Grafik aber vor einem ohnehin leeren Seitenbereich platziert ist, wird durch diese Option die Grafik vom Text getrennt.

6.

Bestätigen Sie mit OK.

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155

Kapitel 5

Schnelleinstieg Nun kann die Grafik per Maus interaktiv an die richtige Stelle geschoben werden: Ziehen Sie die Grafik bei gehaltener linker Maustaste genau an den Schnittpunkt der Seitenbegrenzungen. StarOffice ist Ihnen bei der Platzierung mit einem gestrichelten Rahmen behilflich.

Abbildung 5.31: Die Grafik gelangt an den gewünschten Platz.

Mit dem Befehl DATEI/SEITENANSICHT SEITENDRUCK können Sie das bisherige Ergebnis betrachten. Diesen Arbeitsstand finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_42.sxw.

Die Seitenansicht bietet eine spezielle Symbolleiste. Mit einem Klick auf SEITENANSICHT SCHLIEßEN schalten Sie die Seitenansicht wieder aus. Jetzt soll eine verkleinerte Grafik in die Kopfzeilen der Folgeseiten eingefügt werden. Bei der Seiteneinrichtung wurde die Höhe der Kopfzeile auf 1,5 cm festgesetzt: Die Grafik soll die gleiche Größe haben. Für die Verankerung ist eine andere Einstellung nötig. Die Grafik der Folgeseiten kann nicht an der Seite fixiert werden. Die Verankerung muss an der Kopfzeile erfolgen.

156

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Kapitel 5 Abbildung 5.32: Der Arbeitsstand in der Seitenansicht

Für das Einfügen der Grafik wird diesmal ein anderer Weg gewählt. Es erfolgt nicht wie bei der ersten Variante per Drag&Drop, sondern direkt über das Menü. Damit kann der Platz der Grafik besser bestimmt werden. 1.

Klicken Sie die Schreibmarke in die Kopfzeile der zweiten Seite.

2.

Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN/GRAFIK/AUS DATEI. StarOffice öffnet die Dialogbox GRAFIK EINFÜGEN.

3.

Markieren Sie die Grafikdatei und klicken Sie auf ÖFFNEN. Die Grafik erscheint im Dokument. Abbildung 5.33: Eine Vorschau hilft, die richtige Grafik zu finden.

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157

Kapitel 5

Schnelleinstieg Auch in diesem Fall kann das Ergebnis des Einfügens nicht befriedigen. Die Grafik muss verkleinert und korrekt platziert werden. Dazu dient erneut die Dialogbox GRAFIK. 1.

Klicken Sie doppelt auf die Grafik.

2.

Aktivieren Sie im Register TYP das Markierfeld PROPORTIONEN ABGLEICHEN. Damit kann die Grafik nicht mehr verzerrt werden.

3.

Verändern Sie im Register TYP den Wert bei HÖHE. Setzen Sie den Wert auf 1,50 CM.

4.

Klicken Sie in die Option ALS ZEICHEN. Mit dieser Option verhält sich das Objekt wie ein normales Zeichen: Es steht wie ein normaler Buchstabe im Textfluss und nimmt genau so Einfluss auf Zeilenhöhe und Umbruch.

5.

Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

Da in einem der vorangegangenen Arbeitsschritte die Absatzvorlage auf STANDARD verändert wurde, steht die GRAFIK jetzt linksbündig in der Kopfzeile. Das kann schnell geändert werden: Klicken Sie neben die Grafik und danach auf das Symbol RECHTSBÜNDIG. Sofort nach dem Klick rutscht die Grafik korrekt an den rechten Seitenrand. Eigentlich ist das Ziel schon erreicht. Dennoch sollten Sie korrekt arbeiten und eine eigens für diesen Zweck gültige Absatzvorlage schaffen. Je korrekter Sie arbeiten, desto einfacher und fehlerfreier wird später der Austausch mit anderen Anwendungen sein, z.B. mit Microsoft Word. Abbildung 5.34: Die Einstellungen für die Grafik in der Kopfzeile der Folgeseiten

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Kapitel 5

Die Gelegenheit für das Anlegen einer neuen Absatzvorlage ist günstig: Die Schreibmarke befindet sich in einem Absatz, der bereits in der richtigen Weise formatiert ist. So können Sie gleich eine neue Vorlage aus der Selektion erstellen. 1.

Aktiveren Sie Stylist.

2.

In der Symbolleiste des Stylist finden Sie die Schaltfläche NEUE VORLAGE AUS SELEKTION. Klicken Sie darauf. StarOffice aktiviert die Dialogbox VORLAGE ERZEUGEN.

3.

Tragen Sie einen Namen für die Vorlage ein, z.B. RECHTSBÜNDIG, und bestätigen Sie mit OK.

4.

Deaktivieren Sie Stylist. Abbildung 5.35: Eine neue Absatzvorlage entsteht.

Kontrollieren Sie das Ergebnis noch einmal in der Seitenansicht. Abbildung 5.36: So sieht der fast fertige Briefbogen aus.

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Schnelleinstieg Diesen Arbeitsstand finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_46.sxw.

Spätestens an dieser Stelle sollten Sie den Arbeitsstand erneut speichern. Verwenden Sie dazu den Befehl DATEI/SPEICHERN, klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Funktionsleiste oder nutzen Sie dazu die Tastenkombination (Strg)+(S).

Letzte Korrekturen Das Briefmuster ist nun nahezu fertig. Was ist noch zu tun? Die manuellen Seitenumbrüche waren nur als Zwischenschritte nötig, sie können wieder entfernt werden. Das Datum steht noch in einer ungewohnten Form im Dokument. Aus der Anzeige 2002-03-22 soll 22.03.2002 werden. Für einen Geschäftsbrief fehlen noch die üblichen Angaben in der Fußzeile der ersten Seite. Eine Tabelle soll die nötigen Angaben aufnehmen. Manuelle Seitenwechsel entfernen Manuelle Seitenwechsel sind ebenfalls wie normale Zeichen in den Fließtext integriert. Diese nicht druckbaren Zeichen können daher auch wie normale Zeichen entfernt werden. Setzen Sie die Schreibmarke mit (Strg)+(Ende) an das Ende des Dokuments. Drücken Sie die (æ___)-Taste. Da diese Taste immer das Zeichen unmittelbar vor der Schreibmarke entfernt und keine weiteren Zeichen eingefügt waren, ist der manuelle Seitenwechsel weg. Die Schreibmarke blinkt wieder auf der ersten Seite Die Statusleiste des StarOffice Writer zeigt ganz links den Eintrag SEITE 1/1. Im Klartext heißt das: die Schreibmarke blinkt auf Seite 1 und es gibt nur eine Seite. Das Datumsformat verändern Das Datum wird über einen Feldbefehl erzeugt. Für die Veränderung der Anzeige müssen daher die Einstellungen des Felds verändert werden. Das Datum kann per Feldbefehl variabel oder fixiert in ein Dokument eingefügt werden.

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Kapitel 5

Der Feldbefehl Datum für ein variables Datum stellt bei jedem Öffnen des Dokuments und beim Aktualisieren der Feldbefehle das aktuelle Datum entsprechend der Systemzeit ein. Im Gegensatz dazu fügt der Feldbefehl Datum (fix) ein Datum ein, das immer dem Datum entspricht, das im Moment des Einfügens galt. Beim Öffnen oder Aktualisieren des Dokuments an einem anderen Tag bleibt das Datum unverändert, fix. Eine Ausnahme sind fixierte Felder in Dokumentvorlagen: Sie zeigen in neuen Feldern auf Basis dieser Vorlage automatisch das Datum an, an dem das Dokument erstellt wurde. Datumsfelder in StarOffice können einen Korrekturwert erhalten. So können Sie z.B. bei Briefen, die erst firmeninterne Strukturen durchlaufen müssen, das Datum per Feldbefehl automatisch um eine übliche Bearbeitungsdauer vorstellen. Zu erkennen ist das Feld an der grauen Schattierung. Das verweist darauf, dass dieser Teil des Texts durch einen Feldbefehl erzeugt wird. StarOffice führt den Feldbefehl aus und stellt das Ergebnis in der gewünschten Form dar. 1.

Klicken Sie doppelt auf den grau unterlegten Textbereich. StarOffice öffnet die Dialogbox FELDBEFEHL BEARBEITEN. In diesem Fall ist sofort der Feldtyp DATUM in der VARIANTE (FIX) aktiviert.

2.

Unter FORMAT wählen Sie das Datumsformat. Markieren Sie das gewünschte Format.

3.

Bestätigen Sie mit OK. Abbildung 5.37: Das Datumsfeld in der veränderten Ansicht

Tabelle in der Fußzeile der ersten Seite Diese Fußzeile enthält im geschäftlichen Briefverkehr die notwendigen Informationen für die Geschäftspartner. Wohlgeordnet sollen dort zumeist die Geschäftsadresse, die Telefonnummern und die Bankverbindung zu finden sein. Dabei unterstützt StarOffice Sie mit einem Tabelleneditor.

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Kapitel 5

Schnelleinstieg Beim Arbeiten mit Tabellen haben Sie den Vorteil, dass Sie vielfältige Formatierungs- und Berechnungsmöglichkeiten haben. StarOffice hilft dabei in vielen Bereichen: Die Anpassung von Zellengrößen, Summenfunktionen oder eine einfache Anpassung der Tabellenspalten sind eine Selbstverständlichkeit. Für die Fußzeile werden Sie im Beispiel eine Tabelle mit zwei Spalten einrichten und den Text dort eingeben. 1.

Platzieren Sie die Schreibmarke in der Fußzeile der ersten Seite.

2.

Klicken Sie kurz auf das Tabellensymbol in der Werkzeugleiste. StarOffice Writer öffnet die Dialogbox TABELLE EINFÜGEN.

3.

Verändern Sie den Namen der Tabelle in GESCHÄFTLICHES.

4.

Verändern Sie die Tabellengröße auf eine Zeile und zwei Spalten.

5.

Bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 5.38: Die Tabelleneigenschaften für die neue Tabelle der ersten Seite des Briefs.

Tragen Sie den Text in die Tabelle ein: Am Ende einer Zeile innerhalb einer Tabelle betätigen Sie die (Enter)Taste, um wie üblich eine neue Zeile zu beginnen. Sie gelangen in die zweite Spalte, wenn Sie nach abgeschlossener Texteingabe in der ersten Zeile die (ÿ)-Taste betätigen. Wenn Sie die (ÿ)-Taste in der letzten Zelle einer Tabelle betätigen, fügt StarOffice Writer eine neue Zeile an das Ende der Tabelle an.

162

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Kapitel 5

Die AutoKorrektur

Exkurs

Mit der AutoKorrektur korrigiert StarOffice bekannte Schreibfehler bereits bei der Texteingabe, vervollständigt festgelegte Buchstabenkürzel zu ganzen Sätzen oder verändert Zeichen in Sonderzeichen. Im Beispiel wird die AutoKorrektur tätig, um aus einem Minuszeichen einen Gedankenstrich zu machen. Der HelpAgent macht in diesem Fall darauf aufmerksam. Die Einstellungen der AutoKorrektur werden immer dann wirksam, wenn Sie nach der Texteingabe die Leertaste drücken oder auf andere Weise ein Wortende signalisieren. Jede Eingabe können Sie rückgängig machen und sofort weiterschreiben. Abbildung 5.39: Die Tabelle in der Fußzeile der ersten Seite

Um die Umrahmung der Tabelle zu entfernen, müssen Sie die Eigenschaften der Tabelle verändern. Dabei sollten Sie aus optischen Gründen zusätzlich dafür sorgen, dass die Texte direkt am linken Zellrand beginnen. 1.

Klicken Sie die Schreibmarke in die Tabelle.

2.

In der Statuszeile steht die Adresse der aktuellen Tabellenzelle: Klicken Sie doppelt auf diesen Bereich der Statusleiste. StarOffice öffnet die Dialogbox TABELLENFORMAT.

3.

Aktivieren Sie das Register UMRANDUNG und entfernen Sie mit einem Klick in das entsprechende Feld die Umrandung.

4.

Deaktivieren Sie im Bereich ABSTAND SYNCHRONISIEREN.

 KOMPENDIUM 

ZUM

StarOffice 7/OpenOffice.org

INHALT das Markierfeld

163

Kapitel 5

Schnelleinstieg 5.

Setzen Sie im Bereich ABSTAND LINKS auf Null.

6.

Bestätigen Sie mit OK.

ZUM INHALT

den Wert im Drehfeld

Den fertigen Brief finden Sie auf der Buch-CD in der Datei 05_ok.sxw. Sie können diesen Brief schnell an eigene Bedürfnisse anpassen und als Vorlage speichern. Dann haben Sie mit wenig Aufwand ein eigenes Briefmuster. Spätestens an dieser Stelle sollten Sie den Arbeitsstand erneut speichern. Verwenden Sie dazu den Befehl DATEI/SPEICHERN, klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Funktionsleiste oder nutzen Sie dazu die Tastenkombination (Strg)+[S).

Der neue Brief als Vorlage Die Dokumentvorlagen im StarOffice sind Dateien, die als Ausgangspunkt zum Schreiben eigener Dokumente dienen. In den Dokumentvorlagen können Texte, Logos, andere grafische Objekte usw. enthalten sein. Zusätzlich enthält jede Dokumentvorlage eine Vielzahl von Formatvorlagen, die Sie alle in Stylist betrachten können. Für jede Dokumentenart von StarOffice (Text, Tabelle, Zeichnung, Präsentation usw.) ist genau eine Dokumentvorlagendatei als Standard festgelegt. Diese Vorgabe wird immer dann verwendet, wenn Sie z.B. über DATEI/NEU ein neues Dokument anlegen. Jede Dokumentenart verwendet spezielle Vorlagentypen. Aufzählungen der verschiedenen Vorlagen für Textdokumente finden Sie in der StarOffice Writer-Hilfe zu den Textdokumenten, für die Vorlagen der Präsentationsdokumente und der Tabellendokumente gilt Entsprechendes. Als Vorlage speichern Für die Vorlagenverwaltung bietet StarOffice die schon beschriebene Dialogbox VORLAGEN UND DOKUMENTE. Jedes Dokument kann durch einen Verwaltungsakt Grundlage für eine Dokumentvorlage sein. Der Brief soll nun als Muster für alle weiteren Briefe als Vorlage abgelegt und in die Kategorie GESCHÄFTLICHE KORRESPONDENZ eingeordnet werden.

164

1.

Öffnen Sie das Dokument, das als Dokumentvorlage Verwendung finden soll.

2.

Wählen Sie den Befehl DATEI/DOKUMENTVORLAGE/SPEICHERN.

3.

Tragen Sie den Namen der neuen Vorlage in das Eingabefeld NEUE VORLAGE ein, z.B. MEINBRIEF.

 KOMPENDIUM 

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Der eigene Briefbogen 4.

Wählen Sie bei VORLAGEN im Listenfeld BEREICH die Kategorie aus, in der die neue Vorlage abgelegt werden soll, z.B. GESCHÄFTLICHE KORRESPONDENZ.

5.

Bestätigen Sie mit OK. StarOffice legt die neue Vorlage mit dem Dateinamen ins Vorlagenverzeichnis, den Sie im Eingabefeld NEUE DOKUMENTVORLAGE angegeben haben.

6.

Schließen Sie das Dokument.

Kapitel 5

Abbildung 5.40: Aus dem Dokument wird eine Dokumentvorlage.

Die Vorlage nutzen Nach den beschriebenen Arbeitsschritten ist das Musterdokument in der Dialogbox VORLAGEN UND DOKUMENT eingeordnet. Die Arbeitschritte beim Nutzen einer eigenen Vorlage unterscheiden sich nicht von denen, die bei den gelieferten Vorlagen nötig sind. So erstellen Sie auf Grundlage Ihrer Vorlage einen Brief: 1.

Öffnen Sie ein beliebiges StarOffice-Dokument.

2.

Wählen Sie den Befehl DATEI/NEU/VORLAGEN UND DOKUMENTE.

3.

Klicken Sie auf das Symbol VORLAGEN und danach auf die Kategorie, in der die gewünschte Vorlage einsortiert ist.

4.

Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

5.

Bestätigen Sie mit ÖFFNEN.

6.

Falls StarOffice mit einer Dialogbox nachfragt, ob Sie einen Brief an einen einzelnen Empfänger oder einen Serienbrief erstellen möchten, entscheiden Sie sich für einen einzelnen Brief.

7.

Klicken Sie auf die Platzhalter und überschreiben Sie die Vorgabe.

 KOMPENDIUM 

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165

Kapitel 5

Schnelleinstieg

Abbildung 5.41: Der Eintrag Versandhinweise ist als Platzhalter ausgeführt.

8.

Andere Textbereiche sind ebenfalls für die Texteingabe vorbereitet. Überschreiben Sie einfach die Vorgabe mit dem Firmennamen des Empfängers.

9.

Vervollständigen Sie den Brieftext.

10. Speichern Sie wichtige Zwischenstände und vor allem das Ergebnis unter einem aussagekräftigen Namen. 11. Wählen Sie den Befehl DATEI/DRUCKEN, um das Dokument auszudrucken. 12. Schließen Sie das Dokument: Wenn Sie erneut zum Speichern aufgefordert werden, bestätigen Sie: In diesem Fall gelangt das Druckdatum in die Dateieigenschaften.

5.3

Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Wenn Ihre Daten in Datensätzen zusammengefasst werden können, wie z.B. Adressen, Lagerbestände, Kundenaufträge, dann können Sie diese Daten mit StarOffice Calc verwalten. Das ist natürlich nicht alles, was StarOffice Calc als ausgewachsene Tabellenkalkulation zu bieten hat. Eigentlich geht es bei diesem Programm eher um Funktionen für die Auswertung von Zahlenwerten. Das Programm stellt dazu Tabellen zur Verfügung, deren Zellen Texte, Zahlen und Formeln aufnehmen und Berechnungen durchführen. Dafür bietet StarOffice Calc eine Vielzahl von automatischen Funktionen. Durch die Möglichkeit, Texte in die Zellen einzutragen und die Zellen flexibel anzuordnen, können Sie z.B. Formulare mit StarOffice Calc gestalten, ausfüllen, berechnen und drucken. Eine Tabelle in StarOffice Calc kann als Datenquelle bei der Erstellung von Serienbriefen mit StarOffice Writer dienen. Diese Variante bereitet das nachfolgende Beispiel vor. Sie erstellen in StarOffice Calc eine Tabelle mit Kundendaten und lernen an diesem Beispiel wichtige Grundfunktionen zum Umgang mit dem Programm kennen.

166

 KOMPENDIUM 

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Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Kapitel 5

Bevor Sie darangehen können, die Tabelle mit eigenen Daten zu füllen, erstellen Sie ein leeres Arbeitsblatt. Unter Windows führt der schnellste Weg dabei über den Schnellstarter: 1.

Klicken Sie auf das Symbol von StarOffice im Systray der Taskleiste.

2.

Klicken Sie auf TABELLENDOKUMENT. StarOffice öffnet die Werkzeuge der Tabellenkalkulation mit einem leeren Arbeitsblatt.

StarOffice Calc ist in erster Linie ein Tabellenkalkulationsprogramm. Es stellt Arbeitsblätter in Tabellenform zur Verfügung, in deren Zellen Sie Texte, Zahlen und Formeln eingeben und Berechnungen durchführen. Diese Tabellenblätter enthalten Zellen, die über die Angabe von Tabellennamen, Spaltenbuchstaben und Zeilenzahl exakt bestimmt werden. Dafür ist die Bezeichnung Zelladresse üblich. Mit der Bezeichnung A1 wird die Zelle im Schnittpunkt der Spalte A und der Zeile 1 adressiert. In jeder Zelle von StarOffice Calc kann statt eines festen Wertes oder einer Rechenformel, die sich auf andere Zellen der Tabelle bezieht, auch ein Bezug auf Inhalte anderer Dokumente stehen. In diesem Fall holt StarOffice Calc aus den angegebenen Zellen die Inhalte und stellt sie in der aktuellen Tabelle dar. Dabei müssen die Dokumente mit den Ausgangsdaten nicht lokal auf dem eigenen Rechner gespeichert sein. Die Zellen mit den Ausgangswerten können ohne weiteres auch auf einem anderen Rechner im Netzwerk oder im Internet vorhanden sein. Am unteren Blattrand zeigt ein Register, dass in der aktuell geöffneten Mappe drei Tabellenblätter vorhanden sind. Diese Zahl kann natürlich je nach Bedarf und Leistungsfähigkeit des Rechners erhöht werden. Gleiche Zellen verschiedener Blätter zusammenfassen

Exkurs

Die eindeutige Identifikation eines Zellinhaltes durch die Angabe des Tabellennamens und der Zelladresse können Sie z.B. nutzen, um mit Hilfe einer Formel in TABELLE1 die Inhalte der Felder in den dahinter liegenden Tabellenblättern z.B. zu addieren oder anderweitig auszuwerten. Das kann z.B. von Vorteil sein, wenn Sie in der ersten Tabelle die Jahreszusammenfassung erstellen und in den anderen 52 Blättern Wochenstatistiken hinterlegt haben. Angenommen, Sie wollten in Zelle A1 des ersten Tabellenblatts die Zellen A1 in den jeweiligen anderen Tabellen zusammenfassen. Dann kommen Sie mit folgenden Schritten zum Ergebnis: 1.

Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle A1 auf der ersten Tabelle.

2.

Tragen Sie die Formel =SUMME(Tabelle2.A1:Tabelle53.A1) in die Zelle ein.

 KOMPENDIUM 

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167

Kapitel 5

Schnelleinstieg 3.

Bestätigen Sie mit OK. StarOffice Calc berechnet die Summe über alle Zellen A1 der zweiten bis zur 53. Tabelle, sofern die Tabellen alle in der Arbeitsmappe vorhanden sind.

Ähnlich können Sie mit anderen Formeln verfahren, z.B. wenn Sie den Mittelwert oder die Grenzwerte (Minimum bzw. Maximum) aus gleichartigen Zellen aufeinander folgender Tabellenblätter ermitteln möchten. Für das nachfolgende Beispiel ist die Fähigkeit von StarOffice Calc nicht nötig, Rechenoperationen oder automatische Funktionen anzuwenden, obwohl dies eigentlich das Hauptanliegen des Moduls ist. Neben den Grundrechenarten bietet StarOffice Calc zahlreiche Rechenfunktionen, die mit Hilfe des Funktionsautopiloten interaktiv eingegeben werden können. Durch die Möglichkeit, auch Texte einzutragen und die Zellen flexibel anzuordnen, können Sie mit StarOffice Calc selbst entworfene Formulare gestalten, ausfüllen, berechnen und ausdrucken. Abbildung 5.42: Der Funktionsautopilot stellt auch Funktionen für die Verwaltung von Datentabellen bereit.

Die Datenbankfunktionen von StarOffice Calc setzen eine einfache Liste voraus: Wenn die Daten in Datensätzen zusammengefasst werden können, wie z.B. Adressen, Lagerbestände, Kundenaufträge oder Ähnliches, so können diese mit StarOffice Calc verwaltet werden. Selbst wenn Sie wie im nachfolgenden Beispiel nichts berechnen wollen, können Sie den Datenbankbereich innerhalb einer Tabelle schnell sortieren oder in den Daten z.B. Maximal- oder Minimalwerte suchen. 168

 KOMPENDIUM 

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Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Kapitel 5

Tabellenentwurf Eine Tabelle in StarOffice Calc, die eine Datenliste enthält, kann als Datenquelle bei der Erstellung von Serienbriefen mit StarOffice Writer dienen. Dazu reicht ein einziges Tabellenblatt aus. Es soll den Namen ADRESSEN erhalten und die Datensätze aufnehmen. Wie auch an anderer Stelle dient das Beispiel dazu, grundlegende Techniken im Umgang mit dem Programm zu vermitteln. Nicht alle der nachfolgenden Arbeitschritte sind daher zwingend notwendig. Tabellenblätter entfernen Aus Gründen der Übersicht ist es mitunter sinnvoll, nur genau so viele Tabellenblätter wie nötig in der Tabelle zu behalten. Zunächst sollen die beiden überflüssigen Blätter aus der Mappe entfernt werden. Dazu werden die Blätter Tabelle2 und Tabelle3 gleichzeitig markiert und anschließend gelöscht. 1.

Klicken Sie im Tabellenregister auf den Reiter mit der Beschriftung TABELLE2. Das Tabellenregister der aktuellen Tabelle ist immer vor den anderen Tabellenregistern in weißer Farbe zu sehen. Die anderen Tabellenregister sind grau, wenn die anderen Tabellen nicht ausgewählt sind.

2.

Halten Sie die (Strg)-Taste nieder und klicken Sie auf das Register mit der Beschriftung TABELLE3.

3.

Geben Sie die (Strg)-Taste frei. Als Ergebnis sind nun die beiden Tabellenblätter markiert: Beide Register sind weiß unterlegt.

4.

Aktivieren Sie das Kontextmenü der Markierung mit einem Klick der rechten Maustaste.

5.

Klicken Sie auf den Befehl TABELLE LÖSCHEN.

6.

Bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage mit JA: StarOffice Calc entfernt die beiden zuvor markierten Tabellenblätter.

Um die Auswahl einer Tabelle innerhalb einer Mehrfachmarkierung wieder aufzuheben, klicken Sie das Tabellenregister noch einmal mit gedrückter (Strg)-Taste an. Das gilt jedoch nicht für die sichtbare Tabelle: Diese Tabelle kann nicht aus der Auswahl entfernt werden.

 KOMPENDIUM 

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169

Kapitel 5

Schnelleinstieg

Abbildung 5.43: Das Kontextmenü des Tabellenregisters

Exkurs

Mehrere Tabellen von StarOffice Calc in der Praxis Über das Kontextmenü des Tabellenregisters haben Sie verschiedene Funktionen für die Verwaltung der Blätter innerhalb von Tabellen im Zugriff: Sie finden den Befehl TABELLE EINFÜGEN. Nutzen Sie diesen Befehl, um vor bzw. nach der aktuellen Tabelle entweder eine gewünschte Anzahl leerer Tabellen einzufügen oder die neuen Blätter aus einer Datei zu erstellen. Dazu wählen Sie zunächst die Tabelle aus und markieren danach die Tabellen der ausgewählten Mappe, die Sie in die aktuelle Mappe einfügen wollen. Auf Wunsch können Sie die Tabellenblätter auch verknüpfen. Dadurch entstehen Mappen, deren Einzeltabellen aus verschiedenen Arbeitsmappen zusammengestellt sein können. Nach einem Klick auf TABELLE UMBENENNEN erscheint eine Dialogbox, in der Sie den Namen des Tabellenblatts verändern können. Diese Dialogbox können Sie auch mit dem Befehl FORMAT/TABELLE/UMBENENNEN aufrufen. Noch bequemer ist es, das Register der gewünschten Tabelle mit gehaltener (Alt)-Taste anzuklicken. In diesem Fall aktiviert StarOffice Calc das Register selbst und bietet an, den Namen an dieser Stelle zu verändern. Bei aktivierter Mehrfachauswahl von Tabellen funktioniert StarOffice Calc wie ein Blattstapel mit Durchschreibepapier. Was Sie also z.B. in Tabelle1 in die Zelle A1 eingeben, erscheint auch in den gleichzeitig markierten Blättern ebenfalls in derselben Zelle. Das gilt ebenso für veränderte Formate und eingetragene Formeln, die sich aber dann auf das jeweilige Blatt beziehen.

170

 KOMPENDIUM 

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Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Kapitel 5

Tabellenblatt umbenennen Im zweiten Schritt soll das Tabellenblatt den Namen ADRESSEN erhalten. Der Name einer Tabelle ist unabhängig vom Namen des Tabellendokuments. Den Namen des Tabellendokuments geben Sie ein, wenn Sie es zum ersten Mal als Datei speichern. Das Tabellendokument kann bis zu 256 einzelne Tabellen enthalten, die alle unterschiedlichen Namen tragen müssen. Im einfachsten Fall zählt StarOffice Calc die Namen von eins an aufwärts, es ist aber in jedem Fall sinnvoller, die Tabellenblätter entsprechend des Inhalts zu benennen. Sie sollten die Tabellenblätter benennen und die Mappe speichern, bevor Sie innerhalb der Mappe Formeln mit Bezügen auf die einzelnen Tabellenblätter herstellen. Um ein Tabellenblatt umzubenennen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Klicken Sie auf den Namen der Tabelle, den Sie ändern möchten, also z.B. auf das Register mit dem Namen TABELLE1.

2.

Aktivieren Sie das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl UMBENENNEN. Sie sehen eine Dialogbox, in der Sie einen anderen Namen für die Tabelle eingeben.

3.

Geben Sie den neuen Namen der Tabelle ein und klicken Sie auf OK.

Beachten Sie, dass der Name einer Tabelle nur aus Buchstaben und Ziffern bestehen darf. Zusätzlich dürfen Leerzeichen enthalten sein.

Datensätze eingeben Nach diesen Vorbereitungen geht es an die Eingabe der nötigen Feldnamen. Die Adresstabelle erhält dazu üblicherweise in der ersten Zeile ganz links beginnend die Bezeichner für die später darunter befindlichen Datensätze. Ein Datensatz entspricht also jeweils einer Zeile der Tabelle. Die aktive Zelle in einer Tabelle ist durch einen Rahmen hervorgehoben. Dieser Rahmen wird in den nachfolgenden Ausführungen als Zellzeiger bezeichnet. Für das kleine Kästchen in der rechten unteren Zellecke am Zellzeiger ist die Bezeichnung Ausfüllkästchen üblich.

 KOMPENDIUM 

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171

Kapitel 5

Schnelleinstieg Um die Bezeichner in die erste Zeile der Tabelle einzugeben, tragen Sie jeweils ein Wort in jeweils eine Zelle ein. Als Regel für die Beschriftung von Daten in einer Tabelle gilt allgemein, dass die Texte so kurz als irgend möglich sein sollten. Bei Bezeichnern von Feldnamen sollten Sie zusätzlich darauf achten, dass Sie keine Sonderzeichen verwenden. 1.

Platzieren Sie den Zellzeiger mit einem Klick in der Zelle A1.

2.

Geben Sie mit der Tastatur den Bezeichner für die erste Spalte ein, z.B. Nachname.

3.

Drücken Sie die (ÿ)-Taste. Damit wird die Eingabe in der Zelle bestätigt und der Zellzeiger eine Zelle weiter nach links gerückt.

4.

Wiederholen Sie die Arbeitsschritte für die Zellen B1:G1, verwenden Sie die Bezeichner Vorname, MW, Geburtstag, StrNr, PLZ und Ort. Die Bezeichner sollten den Inhalt ausreichend erklären, das Feld mit der Bezeichnung MW nimmt eine Kennzeichnung für das Geschlecht auf bzw. bleibt leer, wenn der Adressat eine Firma ist.

5.

Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle A2.

Abbildung 5.44: Der aktuelle Stand der Dinge ...

Ein Bereich von benachbarten Zellen wird definiert durch die Adresse der Zelle in der linken oberen Ecke des Bereichs und die Adresse in der rechten unteren Zelle des Bereichs. Ein Doppelpunkt zwischen den beiden Zelladressen signalisiert den Bereich. Die Bezeichnung A1:B2 steht also für den Bereich aus den ersten vier Zellen in der linken oberen Ecke einer Tabelle. Bisher tauchten im Beispiel bei der Dateneingabe keinerlei Probleme auf: Alle Zellinhalte sind Texte, kein Zellinhalt beanspruchte mehr Platz, als durch die Zelle zur Verfügung gestellt wurde. Das wird sich spätestens ändern, wenn die eigentlichen Inhalte in die Zellen eingetragen werden. Um die Probleme aufzuzeigen und die nötigen Arbeitsweisen zu vermitteln, soll 172

 KOMPENDIUM 

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Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Kapitel 5

die bisherige Tabelle erweitert werden. Ergänzt werden eine Spalte Firma für die Firmenadresse und eine Spalte Spende, die Währungsangaben als Inhalt aufnehmen soll. Die neuen Spalten sollen nun nicht an das Ende der Tabelle angefügt werden, sondern sich zwischen den vorhandenen Spalten einordnen. Dazu fügen Sie Spalten in die Tabelle ein: 1.

Klicken Sie den Zellzeiger in eine Zelle der Spalte A.

2.

Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN/SPALTEN. StarOffice Calc ordnet eine neue Spalte links von der bisherigen Spalte A ein.

Die neue Spalte erhält den Namen Firma. Wiederholen Sie die Arbeitsschritte und fügen Sie zwischen die Felder Vorname und MW eine neue Spalte ein. Vergeben Sie die Bezeichnung Spende. Texte eingeben Die Mehrzahl aller Zellen in der Adresstabelle nimmt Texte auf. Um Text in eine Zelle einzugeben, setzen Sie zunächst den Zellzeiger in die Zelle. Geben Sie nacheinander die Zeichen ein und schließen Sie die Eingabe mit der (Enter)-Taste, einem Klick in eine andere Zelle, mit der (ÿ)-Taste oder einer Pfeiltaste ab. Falls bei der Eingabe des Textes der Platz nicht ausreicht, verdeckt StarOffice den dahinter liegenden Inhalt der anderen Zelle. Anders sieht das aus, wenn Sie die Eingabe bestätigen: Sobald die Zelle rechts daneben einen Inhalt hat, wird der Text »abgeschnitten«. In diesem Fall erscheint am rechten Zellrand ein kleines rotes Dreieck. Abbildung 5.45: Der Platz in der Zelle A2 reicht für die Textdarstellung nicht aus, außerdem hat sich ein Schreibfehler eingeschlichen.

 KOMPENDIUM 

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173

Kapitel 5

Schnelleinstieg Nicht immer gelingt es, die Zelleingabe vor der Bestätigung korrekt vorzunehmen. In diesen Fällen müssen Sie die Zelle zur Bearbeitung markieren, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen: 1.

Klicken Sie doppelt in die Zelle, deren Inhalt Sie verändern möchten.

2.

Positionieren Sie die Schreibmarke und korrigieren Sie den Fehler.

3.

Bestätigen Sie die Veränderung mit der (Enter)-Taste.

Alternativ zum beschriebenen Verfahren aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus einer Zelle durch einen Doppelklick in die Rechenleiste direkt über der Tabelle oder mit einem Druck auf die Funktionstaste (F2). Exkurs

Zeilenumbruch in Textzellen Nicht immer lässt sich eine längere Beschreibung des Zellinhaltes vermeiden. Mit der Tastenkombination (Strg)+(Enter) fügen Sie direkt in einer Zelle (nicht bei platzierter Schreibmarke in der Eingabezeile) einen manuellen Zeilenumbruch ein. Davon unabhängig können Sie mit dem Befehl FORMAT/ZELLE/AUSRICHTUNG das Markierfeld AUTOMATISCHER ZEILENUMBRUCH einschalten, dann bricht der Text am rechten Spaltenrand automatisch an Wortzwischenräumen um. In Adresstabellen wie im Beispiel sollten Sie aber auf diese Variante verzichten. Tragen Sie nun alle Beispieldaten ein. In die Spalte MW gehört bei männlichen Ansprechpartnern ein m, bei Frauen ein f. Beachten Sie dabei aber, dass Sie konsequent entweder nur kleine oder nur große Buchstaben verwenden und nach dem jeweiligen Buchstaben keine Leerzeichen mehr einfügen. StarOffice unterstützt Sie dabei durch die AutoKorrektur: Wenn Sie einen Kleinbuchstaben eingeben und mit (Enter) bestätigen, wird dieser in einen Großbuchstaben umgewandelt. Lassen Sie die Zellen für das Geburtsdatum und die Spenden noch leer: Wie Sie diese Daten eingeben, wird später erklärt.

Exkurs

Postleitzahlen und Co. StarOffice Calc prüft bei Bestätigung der Eingabe, ob Sie eine Zahl oder Text eingegeben haben. Durch eine bestimmte Ausrichtung signalisiert StarOffice Calc das Ergebnis: Text wird automatisch am linken Zellrand ausgerichtet, Zahlen rutschen automatisch an den rechten Zellrand. Außerdem »schluckt« StarOffice Calc z.B. bei Postleitzahlen aus Sachsen die notwendige führende Null.

174

 KOMPENDIUM 

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Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Kapitel 5 Abbildung 5.46: Für die weitere Bearbeitung des Beispiels reichen drei unterschiedliche Datensätze.

Als Regel für den Umgang mit StarOffice Calc gilt, dass Sie nur die Ziffernfolgen ausdrücklich als Zahlen erlauben, mit denen Sie rechnen müssen. Um die automatische Identifikation von StarOffice vorab zu unterbinden, gibt es zwei Varianten: Sie weisen vor der Zahleneingabe dem Zellbereich das Zahlenformat TEXT zu. Dazu markieren Sie den Beeich und verwenden aus dem Kontextmenü der Markierung den Befehl ZELLEN FORMATIEREN. In der erscheinenden Dialogbox ZELLATTRIBUTE wählen Sie in der Liste KATEGORIE auf dem Register ZAHLEN die Kategorie TEXT und bestätigen mit OK. Wenn Sie anschließend Ziffern in diese Zellen eintragen und bestätigen, wird diese Eingabe als Textzeichen interpretiert und links ausgerichtet wie andere Texte auch. Mit diesen umgewandelten Zahlen können Sie nicht mehr rechnen, was z.B. bei Postleitzahlen und Telefonnummern gewünscht ist. Wenn Sie Zellen nachträglich auf dieses Format setzen, werden bereits vorhandene Zahlen allerdings nicht umgewandelt. Um eine Zahl gleich als Textzeichen einzugeben, beginnen Sie die Eingabe mit dem einfachen Hochkomma ('). So schreiben Sie z.B. für Jahresangaben in Spaltenüberschriften '2001, '2002 und '2003. Das Hochkomma ist in der Zelle selbst nicht sichtbar, nur in der Rechenleiste. Es signalisiert dem Programm, dass die Eingabe als Text zu behandeln ist. Achten Sie aber darauf, dass alle gleichartigen Einträge in einer Tabelle exakt formatiert sind. Datum eingeben Das Datum als Zellinhalt weist in StarOffice Calc einige Besonderheiten auf. Da für die Kalkulation häufig Zeitdifferenzen benötigt werden, verwaltet StarOffice die Kalenderangaben als Zahl, wenn Sie diese exakt in der

 KOMPENDIUM 

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175

Kapitel 5

Schnelleinstieg erwarteten Form in die Zelle eintragen: Ein korrekt erkanntes Datum rutscht nach Bestätigung der Eingabe automatisch an den rechten Rand der Zelle. StarOffice Calc verwaltet den Kalender als fortlaufend gezählte Tage. Der für das Rechnen mit Datumswerten definierte Nullpunkt wird mit dem Befehl EXTRAS/OPTIONEN/TABELLENDOKUMENT/BERECHNEN festgelegt. Eingestellt ist standardmäßig der 31.12.1899 als erster Tag der Zählung. Die Jahreszahlen in Datumsangaben wurden bisher meistens zweistellig angegeben. Intern werden die Jahreszahlen von StarOffice vierstellig verwaltet, so dass bei der Berechnung der Differenz vom 1.1.01 bis zum 1.1.03 das Ergebnis richtig zwei Jahre lautet. Sie können im Programm bei den Optionen einstellen, bis zu welchem Jahr eine zweistellig eingegebene Jahreszahl zu 2000 addiert werden soll. In der Vorgabe gilt der Grenzwert, der im Betriebssystem eingestellt ist. Aus Gründen der Kompatibilität beim Datenaustausch sollten Sie aber auf diese Veränderung verzichten, sofern sie nicht genau aus diesen Gründen nötig ist. Bei der Eingabe eines Datums sollten Sie korrekt vorgehen: 1.

Platzieren Sie die Schreibmarke in der gewünschten Zelle.

2.

Tragen Sie das Datum ein, indem Sie erst den Tag gefolgt von einem Punkt, dann die Monatszahl gefolgt von einem Punkt und dann die letzten zwei Ziffern des Jahres eingeben.

3.

Bestätigen Sie die Eingabe mit der (Enter)-Taste.

4.

Kontrollieren Sie, ob StarOffice die Eingabe nach der Bestätigung an den rechten Zellrand rückt.

Abbildung 5.47: Ein korrekt eingefügtes Datum rückt nach Bestätigung an den rechten Rand der Zelle.

176

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Eine StarOffice Calc-Tabelle anlegen

Kapitel 5

Die beschriebene Art der Eingabe ist nicht ganz einfach, da der Punkt auf der Tastatur weit weg von den Ziffern liegt. Es ist effektiver ein Datum auf dem Ziffernblock der Tastatur in der Form 01/02/57 einzugeben und dabei für den Schrägstrich die Taste für die Division zu verwenden: StarOffice wandelt die Eingabe nach Bestätigung automatisch in die Anzeige 01.02.57 um. Währungen eingeben StarOffice Calc ist genügsam: Für das Rechnen sind »nackte« Zahlen ausreichend. Damit unterscheidet sich das Programm vom Benutzer. Für die sachliche Zuordnung der Zahlen ist entweder eine korrekte Bezeichnung oder eine entsprechende Darstellung nötig. StarOffice Calc löst wie alle Tabellenkalkulationsprogramme den Konflikt dadurch, dass Zahlen für die Anzeige formatiert werden können, ohne dass die Zahl selbst dabei verändert wird. Wenn Sie also wie im Beispiel eine Spalte so vorbereiten möchten, dass die Zahlen korrekt formatiert angezeigt werden, dann müssen Sie das StandardZahlenformat von StarOffice für diese Spalte verändern. 1.

Klicken Sie auf den Spaltenbuchstaben der betreffenden Spalte. Im Beispiel ist das die Spalte D mit der Bezeichnung Spende. Abbildung 5.48: Spalten- und Zeilenköpfe funktionieren als Schaltflächen.

2.

Aktivieren Sie den Befehl FORMAT/ZELLE.

3.

Wählen Sie links im Register ZAHLEN die Kategorie WÄHRUNG.

4.

Selektieren Sie im Bereich FORMAT zuerst die gewünschte Ländereinstellung. Als Standard ist die Vorgabe des Betriebssystems eingestellt.

5.

Markieren Sie in der Liste der Formate das gewünschte Aussehen.

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177

Kapitel 5

Schnelleinstieg 6.

Regeln Sie mit den Markierfeldern und Drehfeldern im Bereich OPTIONEN die Details, z.B. die Anzahl der Nachkommastellen.

7.

Bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 5.49: Auswahl eines Währungsformats

Abbildung 5.50: Wenn Sie nach der Zuweisung des Formats Zahlen eintragen, werden diese automatisch formatiert.

178

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Datenquelle anmelden

Kapitel 5

Mappe speichern Spätestens an dieser Stelle ist es an der Zeit, die Adressdatei zu speichern. Viel gibt es an dieser Stelle nicht zu sagen: Alle Speichervorgänge laufen in der üblichen Dateidialogbox ab. Wenn Sie ein Tabellendokument speichern möchten, ist die Wirkung davon abhängig, ob das Dokument bereits einen Namen hat: 1.

Wählen Sie den Befehl DATEI/SPEICHERN. Sollte das Dokument bereits einen Namen haben, speichert StarOffice die Datei ohne weitere Nachfrage. Andernfalls erscheint die Dialogbox SPEICHERN UNTER.

2.

Wählen Sie den gewünschten Dateityp. Falls Sie ausschließlich mit StarOffice 7 arbeiten, dann ist die Auswahl STAROFFICE 6.0/7 TABELLENDOKUMENT richtig. Andernfalls klappen Sie die Liste auf und wählen einen anderen verfügbaren Dateityp.

3.

Vergeben Sie den Dateinamen, z.B. MeineAdressen, und bestätigen Sie mit einem Klick auf SPEICHERN.

Der Arbeitstand ist für die weitere Verwendung auf der CD unter dem Namen MeineAdressen.sxc zu finden.

5.4

Datenquelle anmelden

Damit die neu angelegte Tabelle als Datenquelle für einen Serienbrief genutzt werden kann, muss Sie in StarOffice angemeldet werden. Nur so kann das Programm die internen Verbindungen herstellen, die für den korrekten Betrieb nötig sind. Im Beispiel verwenden Sie eine Datenquelle vom Typ Tabellendokument. Mit diesem Datenbanktyp haben Sie Zugriff auf ein StarOffice-Tabellendokument oder eine Datei, die z.B. mit Microsoft Excel erstellt wurde. Bei der Anmeldung können Sie im Register TABELLEN unter allen nicht leeren und nicht ausgeblendeten Tabellen des Dokuments wählen. Wenn Sie eine ganze Tabelle als Datenquelle einsetzen möchten, dann müssen in Zeile 1, beginnend in Spalte A, die Spaltentitel stehen. Nur dann, wenn Sie vorab im Tabellendokument Datenbereiche definiert haben, können Sie jeden Datenbereich als eigene Datenbanktabelle auswählen. Die Daten aus der Datenquelle können nur gelesen, nicht aber verändert werden. Das hat die Konsequenz, dass Sie vor (!) der Verwendung als Datenquelle alle Daten korrekt eingegeben haben müssen.

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179

Kapitel 5

Schnelleinstieg Um eine neue Datenquelle anzumelden, starten Sie zunächst z.B. StarOffice Writer. 1.

Aktivieren Sie den Befehl EXTRAS/DATENQUELLEN. StarOffice startet die Dialogbox DATENQUELLEN VERWALTEN.

2.

Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE DATENQUELLE. StarOffice aktiviert in der Liste der Datenbanken einen neuen Eintrag und markiert diesen mit dem Symbol ALS NEUE DATENBANK VORGEMERKT.

3.

Achten Sie darauf, dass Sie jetzt keinesfalls die (Enter)-Taste verwenden. Falls es doch passiert, rufen Sie den Befehl EXTRAS/DATENQUELLEN erneut auf.

4.

Verändern Sie den Namen der Datenbank z.B. in MEINEADRESSEN.

5.

Öffnen Sie das Listenfeld DATENBANKTYP und selektieren Sie den Eintrag TABELLENDOKUMENT. StarOffice verändert die Vorgabe im Eingabefeld DATENQUELLEN-URL und erwartet die Angabe der Datei.

6.

Klicken Sie auf die Schaltfläche am rechten Rand des Eingabefelds DATENQUELLEN-URL. StarOffice aktiviert eine Dateidialogbox.

7.

Selektieren Sie die gewünschte Tabelle (im Beispiel MeineAdressen.sxc) und klicken Sie auf ÖFFNEN. StarOffice übernimmt die Adresse in das Eingabefeld.

8.

Klicken Sie auf das Register TABELLEN. Durch die spezielle Vorbereitung ist die einzige Tabelle des Tabellendokuments bereit korrekt angemeldet. Andernfalls sollten Sie hier die Tabelle mit den Daten selektieren.

Abbildung 5.51: Die Dialogbox Datenquelle verwalten dient als Drehscheibe für die Verwendung von Datenquellen in StarOffice.

180

 KOMPENDIUM 

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Der Brief mit Daten

Kapitel 5 Abbildung 5.52: Die Grundeinstellungen sind getroffen.

9.

5.5

Bestätigen Sie die Anmeldung der Datenbank mit OK.

Der Brief mit Daten

Im Ablauf des Beispiels sind nun alle Vorbereitungen getroffen, um einen Brief unter Verwendung der Daten aus der Tabelle zu erstellen. Im Folgenden kommt es also darauf an, dem Brief mitzuteilen, wo die Daten abgelegt sind und dann festzulegen, an welcher Stelle des Briefs die Daten verwendet werden. Dabei nutzen Sie effektiv die Automatik von StarOffice 7.

Brief anlegen Um einen Brief an mehrere Empfänger unter Verwendung der vorbereiteten Adressen zu schreiben, sollte die Datenbank angemeldet und die Briefvorlage vorbereitet sein. Im Beispiel wird das vorausgesetzt. 1.

Starten Sie StarOffice Writer und wählen Sie den Befehl DATEI/NEU/ VORLAGEN UND DOKUMENTE.

2.

Klicken Sie auf das Symbol VORLAGEN.

3.

Klicken Sie doppelt auf den Eintrag GESCHÄFTLICHE KORRESPONDENZ.

4.

Selektieren Sie den Eintrag MEINBRIEF oder alternativ einen anderen der vorhandenen Einträge.

5.

Klicken Sie auf ÖFFNEN. StarOffice aktiviert die Vorlage und fragt nach, wie Sie die Vorlage verwenden möchten.

 KOMPENDIUM 

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181

Kapitel 5

Schnelleinstieg

Abbildung 5.53: Die Vorlage aus dem Beginn des Beispiels kommt zum Einsatz.

6.

Aktivieren Sie die Option MEHRERE EMPFÄNGER und bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 5.54: Beim Start einer Briefvorlage entscheiden Sie, wie Sie die Vorlage verwenden möchten.

Datenquelle wählen Durch dieses Verfahren unter Verwendung der Automatik von StarOffice werden die Platzhalter für die Adressen automatisch durch Feldfunktionen ersetzt, die die notwendigen Platzhalter für einen Serienbrief repräsentieren. Außerdem öffnet StarOffice den Datenquellen-Explorer über dem eigentlichen Dokument. Mit diesem Werkzeug wählen Sie aus, aus welchen Datentabellen StarOffice die Daten für den Serienbrief holen soll. Im Dokument selbst sind die Felder hervorgehoben. Beim Absender finden die Daten aus den Benutzerangaben Verwendung, die Daten für die Seriendruckfelder müssen noch zugeordnet werden. Üblicherweise versucht StarOffice automatisch, die Verbindung zum angemeldeten Adressbuch herzustellen. 182

 KOMPENDIUM 

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Der Brief mit Daten

Kapitel 5 Abbildung 5.55: Das neue Dokument bei angezeigtem DatenquellenExplorer

Das Standard-Adressbuch können Sie mit dem Befehl DATEI/AUTOPILOT/ ADRESSDATENQUELLE verändern. Falls das bisher noch nicht erledigt war, erscheint der AutoPilot vor der Ansicht mit dem Datenquellen-Explorer automatisch. Zuerst stellen Sie die Verbindung zur Datenbank her und aktivieren die Vorschau auf die Daten im Datenquellen-Explorer: 1.

Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Datenbank im DatenquellenExplorer. StarOffice stellt die Verbindung her und öffnet die Datenbank im Beispiel schreibgeschützt.

2.

Klicken Sie auf das Symbol vor der Datenbank und öffnen Sie die Struktur, bis die eigentliche Datentabelle sichtbar ist.

3.

Klicken Sie auf die Tabelle mit den Adressen. Im rechten Teil des Datenquellen-Explorers erscheinen die Daten der Tabelle.

4.

Im einfachsten Fall ziehen Sie die Dateninhalte aus der Datenquellenansicht an die gewünschte Stelle im Dokument. Das ist aber für die Erzeugung von Serienbriefen unzweckmäßig.

5.

Drücken Sie die Taste (F4), um die Ansicht der Datenquellen zu beenden. Alternativ verwenden Sie den Befehl ANSICHT/DATENQUELLEN.

 KOMPENDIUM 

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183

Kapitel 5

Schnelleinstieg

Abbildung 5.56: In der Datenansicht erscheinen die vorhandenen Datensätze.

In diesem und in anderen Fällen öffnet StarOffice aus Gründen der Datenkonsistenz die Datenbank schreibgeschützt und lässt Änderungen an den Daten nicht zu. Dennoch ist der Datenquellen-Explorer nicht ausschließlich ein besonders komfortables Werkzeug zum Betrachten von Tabellen aller Art, sondern bietet über das Kontextmenü der angezeigten Objekte vielfältige Werkzeuge zum Umgang mit den Daten. Sollte die Datenbank nicht schreibgeschützt sein, dann finden Sie unter dem letzten Datensatz eine Zeile, in der Sie einen neuen Datensatz eingeben können. Mit einem Klick auf das Symbol EXPLORER EIN/AUS ganz links in der Leiste des Explorers blenden Sie den Datenquellen-Explorer aus bzw. ein. Die Sicht auf die Datenquelle bleibt jedoch erhalten.

Felder zuordnen Im nächsten Schritt geht es darum, den im Dokument bereits angeordneten Feldbefehlen die Verbindung zur richtigen Datenbanktabelle zu zeigen. Sie könnten dazu jeweils doppelt auf einen grau unterlegten Eintrag klicken und die Feldbefehle einzeln bearbeiten. StarOffice bietet aber ein Verfahren, mit dem Sie die Felder eines Dokuments kontrollieren: 1.

184

Klicken Sie bei der Adresse des Empfängers auf die Anzeige . Der nachfolgende Schritt ist nur verfügbar, wenn die Schreibmarke unmittelbar vor einem Feldbefehl platziert ist.

 KOMPENDIUM 

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Der Brief mit Daten

Kapitel 5

2.

Aktivieren Sie mit dem Befehl EINFÜGEN/FELDBEFEHL/ANDERE die Dialogbox FELDBEFEHLE. StarOffice markiert im Dokument das Feld, das Sie gerade bearbeiten. In der Dialogbox wird im Bereich FELDTYP der Typ des aktuellen Felds vorgeschlagen: Im Beispiel ist das erwartungsgemäß der Typ SERIENBRIEFFELD.

3.

Öffnen Sie im rechten Bereich DATENBANKAUSWAHL die Adressdatenbank und klicken Sie in der Datenbank-Tabelle auf das zugehörige Feld. Abbildung 5.57: So stellen Sie die Verbindung zwischen dem Serienbrieffeld und dem Feld in der Datentabelle her.

4.

Klicken Sie auf die Schaltfläche EINFÜGEN und setzen Sie die Markierung im Dokument ein Feld weiter.

5.

Klicken Sie doppelt auf das entsprechende Feld, aus dem das aktuelle Feld seinen Inhalt beziehen soll.

6.

Arbeiten Sie die Felder der Reihe nach ab, bis allen Feldern der richtige Bezug zugeordnet ist.

7.

Bestätigen Sie die Dialogbox FELDBEFEHL auf OK.

8.

Aktivieren Sie den Befehl ANSICHT/FELDBEFEHLE oder aktivieren Sie diese Ansicht mit der Tastenkombination (Strg)+(F9).

9.

Kontrollieren Sie die richtige Zuordnung der Feldbefehle.

BEARBEITEN

mit einem Klick

10. Betätigen Sie erneut den Befehl ANSICHT/FELDBEFEHLE oder deaktivieren Sie diese Ansicht mit der Tastenkombination (Strg)+(F9).

 KOMPENDIUM 

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185

Kapitel 5

Schnelleinstieg

Abbildung 5.58: Die Ansicht der Feldbefehle offenbart, dass auf die Datenbank MeineAdressen und die Tabelle Adressen zugegriffen wird.

Mit dem Befehl ANSICHT/FELDBEFEHLE wechseln Sie zwischen der Anzeige der Namen und der Anzeige der Inhalte von Feldbefehlen. Wenn der Menübefehl durch ein Häkchen markiert ist, sehen Sie die Namen der im Dokument eingefügten Feldbefehle. Andernfalls erscheint der Inhalt der Feldbefehle. Die Namen der Feldbefehle sehen Sie in jedem Fall, der Inhalt jedoch wird bei manchen Feldbefehlen nicht angezeigt. Wenn Sie ein Dokument drucken, während die Ansicht der Feldbefehle als Feldnamen eingeschaltet ist, aktiviert StarOffice eine Dialogbox. Sie können wählen, ob Sie das Dokument mit Feldnamen oder den Werten bzw. Inhalten der Feldbefehle drucken.

Bedingungen in Serienbriefen StarOffice ist in der Lage, die späteren Serienbriefe in Abhängigkeit von Bedingungen zu verändern. Dazu bietet das Programm z.B. den Feldbefehl BEDINGTER TEXT, der in Abhängigkeit vom Wahrheitsgehalt einer Bedingung zwei Zustände annehmen kann. Wenn Sie mit Datenbanken arbeiten, können Sie Bedingungen formulieren, die auf die Inhalte von Datenbankfeldern zugreifen. Es sind Bedingungen möglich, die prüfen, ob ein Datenbankfeld mit Inhalt gefüllt ist. Auch der Inhalt eines Datenbankfelds kann mit Hilfe einer Bedingung abgefragt werden, um den angezeigten Text zu steuern.

186

 KOMPENDIUM 

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Der Brief mit Daten

Kapitel 5

Bei Feldbefehlen können Bedingungen für folgende Feldtypen formuliert werden: Feldtyp

Wirkung

Bedingter Text

Der eingefügte Text hängt von einer Bedingung ab. Ist die Bedingung wahr, wird Text bei DANN eingefügt, SONST ein alternativer Text.

Versteckter Text

Der anzugebende Text wird versteckt, wenn die Bedingung wahr ist.

Versteckter Absatz

Ein beim Einfügen des Felds markierter Absatz im Dokument wird versteckt, wenn die Bedingung wahr ist.

Beliebiger Datensatz

Bedingungen in diesen Datenbankfeldern steuern den Zugriff auf Daten aus einer oder mehreren Datenbanken zum Einfügen in das Dokument. Diese Typen finden Sie im Register DATENBANK.

Nächster Datensatz

Tabelle 5.1: Feldtypen zur Steuerung von Serienbriefen

Die Werkzeuge von StarOffice beim Erstellen der Bedingungen sind wenig komfortabel. Sie erfordern große Aufmerksamkeit und korrekte Daten in der Datenbanktabelle. Planen Sie Zeit beim Umsetzen dieser Funktion und arbeiten Sie sorgfältig. Die Suche nach einem möglichen Fehler ist nicht einfach, da beim Testen nur über zusätzlich eingebaute Kontrollfelder Informationen über die Zustände von Feldinhalten erlangt werden können. Die Datentabelle enthält ein Feld, mit dem die Anrede gesteuert werden kann. Um eine Bedingung zu erzeugen, gehen Sie in diesem Fall folgendermaßen vor. Ausgangspunkt ist die Tatsache, dass in der Datenbank ein Feld mit dem Namen MW enthalten ist, dass bei Männern ein M und bei Frauen ein W enthält, bei Firmen ohne Ansprechpartner aber nicht ausgefüllt ist. Diesen letzten Tatbestand greift das Beispiel auf und zeigt, wie eine solche Bedingung erzeugt wird. Wenn das Feld MW bei einem Datensatz leer ist, dann soll im Brieftext die Formulierung SEHR GEEHRTE DAMEN UND HERREN erscheinen. 1.

Platzieren Sie die Schreibmarke an der gewünschten Stelle.

2.

Aktivieren Sie mit dem Befehl EINFÜGEN/FELDBEFEHL/ANDERE die Dialogbox FELDBEFEHLE.

3.

Aktivieren Sie das Register FUNKTIONEN.

 KOMPENDIUM 

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187

Kapitel 5

Schnelleinstieg 4.

Selektieren Sie den Feldtyp BEDINGTER TEXT. StarOffice aktiviert im rechten Teil der Dialogbox die Eingabefelder BEDINGUNG, DANN und SONST.

5.

Klicken Sie in das Eingabefeld BEDINGUNG: Hier müssen Sie mit Hilfe von Operatoren die Bedingung formulieren.

6.

Tragen Sie den Namen des Datenbankfelds ein, dessen Inhalt Sie abfragen wollen. Im Beispiel ergibt sich die Schreibweise zu MeineAdressen.Adressen.Firma.

7.

Ergänzen Sie die Bedingung: Die Abfrage nach einem leeren Feld lautet im Beispiel komplett MeineAdressen.Adressen.Firma == "".

8.

Tragen Sie in das Eingabefeld DANN die Zeichenfolge ein, die bei erfüllter Bedingung erscheint. Im Beispiel ist das der Text Sehr geehrte Damen und Herren.

9.

Das Feld SONST nimmt den Text auf, der bei nicht erfüllter Bedingung in das spätere Dokument eingefügt wird. Das ist in diesem Fall nicht erforderlich: Das Eingabefeld bleibt leer.

Abbildung 5.59: Die Bedingung wird zusammengestellt.

10. Bestätigen Sie mit EINFÜGEN. 11. Klicken Sie auf SCHLIEßEN.

188

 KOMPENDIUM 

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Der Brief mit Daten

Kapitel 5

Abschließend müssen Sie für die beiden anderen Fälle an der gleichen Stelle jeweils ein Feld einfügen, das die korrekte Anrede für Frauen und Männer einschließlich eines abschließenden Leerzeichens zusammenbastelt. Zusätzlich fügen Sie das Datenbankfeld NACHNAME und ein Komma ein. Wenn Ihnen das Verfahren zu kompliziert ist oder nicht zum Erfolg führt, dann weichen Sie auf eine neutrale Anrede aus: Verwenden Sie z.B. anstelle von Sehr geehrte Damen und Herren, die Anrede Guten Tag,. Alternativ nehmen Sie die gewünschte Anredeform als eigenes Feld in die Datenbank auf. Damit haben Sie die nötigen Anredeformen ganz differenziert zur Verfügung und realisieren z.B. bei ausgewählten Adressaten auch persönlichere Formen. Sie finden das fertige Dokument mit Bedingungen als SB_mit_BED.sxw auf der Buch-CD.

Der Seriendruck Alle Vorbereitungen sind abgeschlossen. Um nun die fertigen Briefe zu erzeugen, müssen Sie StarOffice anweisen, das Dokument und die Datenquelle zu neuen Dokumenten zu verbinden. Die Datenbankinformationen werden erst beim Drucken an der Position der Datenbank-Feldbefehle (Platzhalter) eingefügt. Um den Seriendruckvorgang zu starten, müssen Dokument und Datenquelle korrekt verbunden sein. Außerdem sind für die korrekte Funktion vorhandene Seriendruckfelder und eine fehlerfreie Datentabelle nötig. 1.

Aktivieren Sie mit dem Befehl EXTRAS/SERIENDRUCK die Dialogbox SERIENDRUCK.

2.

Bestätigen Sie die nachfolgende Dialogbox mit OK.

3.

Selektieren Sie in der Datentabelle die Datensätze, die Sie in den Druckvorgang einbeziehen wollen.

4.

Im Bereich DATENSÄTZE legen Sie die Anzahl der Datensätze für den Serienbriefdruck fest. Je Datensatz wird ein Brief gedruckt bzw. eine Datei erzeugt, je nach Ausgabeziel. Die Option MARKIERTE DATENSÄTZE ist nur wählbar, wenn Sie zuvor die benötigten Datensätze in der Datenbank markiert haben.

5.

Legen Sie im Bereich AUSGABE das Ziel der Ausgabe fest. Wählen Sie dabei eine der beiden Optionen aus.

 KOMPENDIUM 

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189

Kapitel 5

Schnelleinstieg 6.

Aktivieren Sie das Markierfeld EINZELNE DRUCKJOBS ERZEUGEN, um jeden Serienbrief als einzelnen Druckauftrag an den ausgewählten Drucker zu schicken. Das ist besonders bei umfangreichen Seriendruckaufträgen sinnvoll.

7.

Starten Sie den Druckvorgang mit einem Klick auf OK.

Abbildung 5.60: Für die markierten Datensätze wird je ein Dokument sofort ausgedruckt.

Datenquelle ändern Spätestens beim Ausdruck offenbaren sich Fehler in der Datenbank. Da sich nicht alle möglichen Datenbanktypen direkt in der Datenquellen-Ansicht verändern lassen, müssen Sie zur Bearbeitung die Ursprungsanwendung öffnen, um die Datenbank zu verändern. Wenn Sie wie im Beispiel ein Tabellendokument von StarOffice Calc als Datenquelle genutzt haben, dann müssen Sie die Datentabelle mit StarOffice Calc öffnen. Das geht in jedem Fall, auch das Speichern ist möglich. Die Änderungen an der Datenquelle werden aber erst sichtbar, wenn StarOffice die Verbindung zur Datenquelle neu herstellt. Um die Datenbank freizugeben, müssen Sie die bestehenden internen Verknüpfungen trennen:

190

1.

Schließen Sie alle Module von StarOffice.

2.

Deaktivieren Sie unter Windows den Schnellstarter. Damit wird StarOffice vollständig aus dem Speicher entfernt.

3.

Starten Sie StarOffice neu, indem Sie z.B. das Dokument für den Seriendruck neu öffnen.

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Der Brief mit Daten

Kapitel 5

4.

Aktivieren Sie mit ANSICHT/DATENQUELLEN die registrierten Datenbanken.

5.

Klicken Sie doppelt auf den Bezeichner der gewünschten Tabelle im Explorer, damit StarOffice die verknüpfte Datenquelle neu lädt.

Es kann in Einzelfällen erforderlich sein, den Rechner neu zu booten, wenn StarOffice auch nach dem vorab beschriebenen Verfahren die Veränderungen in einer veränderten Datenquelle nicht anzeigt.

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191

Teil 2 StarOffice Writer

Kapitel 6:

StarOffice Writer – Grundlagen

195

Kapitel 7:

Textbearbeitung

231

Kapitel 8:

Seitenlayouts

281

Kapitel 9:

StarOffice Writer in der Praxis

291

6

StarOffice Writer – Grundlagen

Die Texterfassung und -bearbeitung war eine der ersten Routineaufgaben, die durch den PC im Arbeitsalltag revolutioniert wurde. Es waren vor allem die Textverarbeitungsprogramme, die den Siegeszug des Personalcomputers am Arbeitsplatz einleiteten. Die Funktionalität eines professionellen Textprogramms können Sie leicht nachvollziehen: Texte sind jederzeit reproduzierbar und lassen sich überarbeiten oder zur Weiterverwendung an andere Bearbeiter übergeben. Hilfsfunktionen – Assistenten, eine Rechtschreibprüfung und andere Korrekturfunktionen oder Textbausteine – erleichtern das Erstellen professioneller Schriftstücke und befreien Sie von lästigen Aufgaben. Mit dem Einsatz verschiedener Schriftarten, Linien, Rahmen, Schattierungen, Textrahmen und Textumläufen, aber auch durch die Einbindung von Bildern, bietet ein modernes Textprogramm wie StarOffice Writer alle nötigen Funktionen für die Gestaltung jeder Art von Texten. Der Funktionsumfang moderner PC-Software wächst unaufhaltsam. Die vielfältigen Funktionen von StarOffice Writer stellen wir in diesem Kapitel vor. Nutzen Sie die Beispiele, um eigene Erfahrungen mit diesem Programm zu machen. Die Arbeit mit Writer ist untrennbar mit der Arbeit an Textdokumenten verbunden. Auf diese Aufgabe sind die Funktionen des Programms und seine Arbeitsoberfläche ausgerichtet. Bevor Sie an die Gestaltung der Druckstücke gehen, ist ein kurzer Exkurs in die speziellen Elemente von StarOffice Writer nötig.

6.1

Starten und beenden

StarOffice startet Writer, sobald Sie ein Textdokument öffnen oder neu anlegen. Mit einem Doppelklick auf ein Dateisymbol, das ein Textdokument repräsentiert, starten Sie das Modul StarOffice Writer automatisch und erhalten das gewünschte Dokument zur Bearbeitung.

 KOMPENDIUM 

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195

Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen Wenn Sie für Writer ein neues Dokument erstellen, nehmen Sie sozusagen ein neues Blatt Papier. Der direkte Weg, um ein solches leeres Blatt zu erzeugen, führt über das Startmenü von Windows: Der Befehl START/PROGRAMME/STAROFFICE 7/TEXTDOKUMENT aktiviert Writer mit einem neuen Dokument, das automatisch den Namen UNBENANNT1 erhält. Die Zahl am Ende des vorläufigen Namens wird im Lauf einer Arbeitssitzung bei weiteren neuen Dokumenten automatisch hochgezählt. Der Menübefehl DATEI/NEU/TEXTDOKUMENT innerhalb eines beliebigen gestarteten Moduls öffnet ebenfalls ein leeres Dokument. Um die Arbeit an einem Textdokument zu beenden, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Wollen Sie nur das Dokument schließen, an dem Sie gerade arbeiten, geben Sie über die Tastatur (Strg)+(F4) ein. Das ist der schnellste Weg. Alternativ wählen Sie den Befehl DATEI/SCHLIEßEN. Sollte ein geöffnetes Dokument noch nicht gespeichert sein, erscheint eine Sicherheitsabfrage. Um die ungesicherten Änderungen zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN, falls nicht, klicken Sie auf VERWERFEN. Falls Sie den Befehl versehentlich aufgerufen haben und die Arbeit am Textdokument fortsetzen wollen, können Sie nach einem Klick auf ABBRECHEN weiterarbeiten. Mit dem Schließen des letzten geöffneten Dokuments beendet auch StarOffice Writer seine Arbeit. Ein weiterer Weg, um die Arbeit am gerade geöffneten Dokument zu beenden, führt über die Tastenkombination (Strg)+(W) damit schließen Sie das aktuelle Fenster in StarOffice. Um die Arbeit mit Writer zu beenden, klicken Sie auf das Symbol SCHLIEßEN in der Menüleiste von StarOffice Writer. Ein Doppelklick auf das Systemmenü-Feld von Writer führt ebenfalls zu diesem Ziel. Um gleichzeitig mit der Arbeit am Dokument die Arbeit mit StarOffice zu beenden, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Systemmenü und wählen den Befehl SCHLIEßEN. Der Befehl DATEI/BEENDEN hat dieselbe Wirkung.

Der Arbeitsbildschirm Die Schnittstelle zwischen Computer und Anwendung ist die Programmoberfläche. Sie bietet Steuerelemente, unterschiedliche Darstellungsformen und erlaubt die Texteingabe auf der Arbeitsfläche des Dokuments. Die spe-

196

 KOMPENDIUM 

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Starten und beenden

Kapitel 6

zielle Arbeitsumgebung für den Umgang mit Textdokumenten in StarOffice Writer hat im Vergleich zur Oberfläche von StarOffice einige Besonderheiten. Die abgebildete Oberfläche entspricht der Darstellung nach der Installation des Programms. Sie lässt sich natürlich individuell anpassen.

Die Menüleiste Die Menüleiste von StarOffice Writer enthält die Namen der Hauptmenüs. Diese gliedern die verfügbaren Programmfunktionen thematisch in Blöcke. Wenn Sie einen solchen Namen anklicken, klappt das Menü herunter und Sie erhalten eine Darstellung der im Menü enthaltenen Befehle.

Die Objektleiste für Textdokumente Mit Hilfe der Symbolleisten bietet StarOffice Writer schnellen Zugriff auf die wichtigsten Befehle. StarOffice Writer präsentiert eine besondere Objektleiste, mit der Sie die Eigenschaften von Textobjekten verändern. Diese Leiste ist im Texteingabemodus sichtbar und enthält vor allem Funktionen zum direkten Formatieren des Textes ohne die Verwendung von Vorlagen. Einige der Symbole – auch als Icons bezeichnet – finden Sie ebenso in anderen StarOffice-Modulen wieder. Dort haben diese Symbole dann ebenfalls die gleiche Bedeutung. Abbildung 6.1: Die Programmoberfläche von StarOffice Writer – im Bild sehen Sie ein Beispieldokument aus dem Lieferumfang.

 KOMPENDIUM 

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197

Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen

Abbildung 6.2: Die Textobjektleiste

Im oberen Bereich des Arbeitsfensters ist die Textobjektleiste mit wichtigen Funktionen für die Textbearbeitung angeordnet. Das Listenfeld VORLAGE ANWENDEN informiert Sie über die Absatzvorlage, die den aktuellen Absatz gestaltet. Automatisch erhält ein neuer Absatz die Vorlage STANDARD. Im Listenfeld SCHRIFTNAME zeigt StarOffice Writer die Schriftart des markierten Textes an. Die Größe der Schriftzeichen in Punkt erkennen Sie im Listenfeld SCHRIFTGRÖßE.

Wenn in den beschriebenen Listenfeldern keine Anzeige erfolgt, umfasst die aktuelle Markierung Text mit unterschiedlichen Eigenschaften, z.B. mit mehreren Schriftarten. Mit einem Klick auf die Symbolschaltfläche FETT weisen Sie einem markierten Text eine stärkere Auszeichnung der Schriftzeichen zu. Ein Klick auf die Symbolschaltfläche KURSIV stellt die markierten Zeichen schräg. Mit der Symbolschaltfläche UNTERSTRICHEN werden die markierten Zeichen unterstrichen. Mit den Schaltflächen – LINKSBÜNDIG, ZENTRIERT, RECHTSBÜNDIG und BLOCKSATZ – gestalten Sie die Ausrichtung markierter Absätze. Ein einziger Klick auf die Schaltfläche NUMMERIERUNG AN/AUS ist nötig, um markierte Absätze zu nummerieren und gleichzeitig exakt untereinander auszurichten. Die Schaltfläche AUFZÄHLUNGSLISTE AN/AUS verwenden Sie, um markierte Absätze mit Blickfangpunkten auszustatten und exakt auszurichten. Einige Symbolschaltflächen funktionieren gleichzeitig als Umschalter und haben eine Anzeigefunktion: Den eingeschalteten Zustand repräsentiert eine abgesenkte Schaltfläche.

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Kapitel 6

EINZUG VERMINDERN und EINZUG VERGRÖßERN helfen Ihnen bei der optischen Gestaltung Ihrer Texte. Diese Schaltflächen rücken die markierten Absätze jeweils um definierte Werte aus bzw. nehmen die Einrückung stufenweise zurück. Mit dem Symbol ZEICHENFARBE weisen Sie markierten Schriftzeichen die voreingestellte Farbe zu. Ein langer Klick auf das Symbol öffnet die Farbpalette. Für die farbige Hervorhebung markierter Zeichen verwenden Sie die Symbolschaltfläche ZEICHENHINTERGRUND. Ein langer Klick auf das Symbol öffnet die Farbpalette. Mit einem Klick auf die Schaltfläche ABSATZHINTERGRUND öffnen Sie eine Abreißleiste mit einer Farbpalette. Dort können Sie die gewünschte Hintergrundfarbe für die markierten Absätze auswählen.

Die Werkzeugleiste von StarOffice Writer Am linken Rand der Arbeitsoberfläche erscheint die so genannte Werkzeugleiste. Mit den Symbolschaltflächen dieser Leiste können Sie auf häufig genutzte Programmfunktionen zugreifen und Objekte in Ihr Textdokument integrieren. Mit einem Klick auf die Symbolschaltfläche EINFÜGEN öffnet StarOffice Writer die Dialogbox TABELLE EINFÜGEN. Wenn Sie ein anderes Objekt einfügen möchten, halten Sie die linke Maustaste einen Moment lang gedrückt, bis StarOffice Writer die Abreißleiste öffnet. Abbildung 6.3: Hinter der SymbolSchaltfläche EINFÜGEN verbergen sich weitere Symbole und Funktionen.

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199

Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen Die einzelnen Funktionen der Abreißleiste EINFÜGEN von links nach rechts: RAHMEN MANUELL EINFÜGEN, GRAFIK EINFÜGEN, TABELLE EINFÜGEN, DOKUMENT EINFÜGEN, FUßNOTE DIREKT EINFÜGEN, ENDNOTE DIREKT EINFÜGEN, SONDERZEICHEN EINFÜGEN, BEREICH EINFÜGEN, INDEXMARKIERUNG EINFÜGEN und TEXTMARKE EINFÜGEN. Mit einem einfachen Klick auf die Schaltfläche FELDBEFEHLE EINFÜGEN öffnen Sie eine gleichnamige Dialogbox, in der Sie die verfügbaren Befehle zum Einfügen in das Dokument auswählen. Wenn Sie die linke Maustaste eine Moment lang auf der Schaltfläche gedrückt halten, erscheint ein Kontextmenü mit einigen häufig benötigten Feldbefehlen für den Soforteinsatz. Um ein Diagramm in ein Textdokument einzufügen, starten Sie mit einem Klick auf OBJEKTE EINFÜGEN einen Assistenten, der dabei behilflich ist. Ein langer Klick auf die Symbolschaltfläche öffnet eine Abreißleiste zum Einfügen anderer Objekte, z.B. Bildern, Frames oder Formeln.

Abbildung 6.4: Zum Einfügen unterschiedlichster Objekte stellt Writer eine eigene Abreißleiste bereit.

Ein Klick auf die Symbolschaltfläche ZEICHENFUNKTIONEN ANZEIGEN blendet eine Abreißleiste mit den verfügbaren Zeichenwerkzeugen ein. Über die Symbolschaltfläche FORMULARFUNKTIONEN ANZEIGEN haben Sie Zugriff auf die Abreißleiste FORMULARFUNKTIONEN. Diese Leiste unterstützt Sie bei der Erstellung interaktiver Formulare. Mit einem einfachen Klick auf die Schaltfläche AUTOTEXT BEARBEITEN aktivieren Sie eine gleichnamige Dialogbox zur detaillierten Verwaltung der Textbausteine. Ein langer Klick auf die Schaltfläche aktiviert ein Kontextmenü wichtiger Auto-Text-Einträge für den Soforteinsatz.

200

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Kapitel 6

Über die Schaltfläche DIREKT-CURSOR EIN/AUS legen Sie fest, ob StarOffice Writer die herkömmliche Schreibmarke oder den so genannten Direkt-Cursor zum Platzieren der Schreibmarke in einem freien Bereich des Dokuments verwenden soll. Wenn die Schaltfläche hinterlegt erscheint, ist der DirektCursor aktiviert. Normalerweise beginnen Sie in der linken oberen Ecke mit der Texteingabe. Mit dem Direkt-Cursor legen Sie die Position der Schreibmarke an einer beliebigen Stelle im Dokument fest. Mit einem Klick auf die Schaltfläche RECHTSCHREIBUNG starten Sie die Rechtschreibprüfung. Bei Bedarf kennzeichnet StarOffice Writer unbekannte Wörter automatisch mit einer roten Wellenlinie und hilft Ihnen so, Schreibfehler zu erkennen. Mit der Schaltfläche AUTORECHTSCHREIBPRÜFUNG EIN/AUS schalten Sie die Funktion ein bzw. aus. Die hinterlegte Schaltfläche symbolisiert den eingeschalteten Zustand. Mit der Symbolschaltfläche SUCHEN EIN/AUS öffnet die Dialogbox SUCHEN & ERSETZEN, mit deren Hilfe Sie das aktuelle Dokument nach Begriffen durchforsten und diese bei Bedarf austauschen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche DATENQUELLEN öffnen Sie den Datenquellenexplorer und die Datenansicht im oberen Teil des Arbeitsfensters. Die Schaltfläche STEUERZEICHEN dient dem Ein- bzw. Ausschalten der Ansicht dieser besonderen Zeichen, die sich von den herkömmlichen Buchstaben unterscheiden: Sie dienen der Steuerung des Textflusses, erscheinen aber im Ausdruck nicht. Diese Art Zeichen heißen auch »nicht druckbare Zeichen«. Leerzeichen, Tabulatoren, bedingte Trennstriche und Absatzmarken z.B. werden auf dem Bildschirm durch besondere Symbole wiedergegeben. Durch einen Klick auf dieses Symbol aktivieren Sie die Darstellung. Dann sehen Sie z.B. zwischen jedem Wort einen Punkt, der das Leerzeichen darstellt. Am Ende jedes Absatzes wird die Absatzmarke durch das Zeichen ¶ repräsentiert. Mit Hilfe der Schaltfläche GRAFIK EIN/AUS lässt sich die Darstellung von Grafiken im Dokument ein- bzw. ausschalten. Anstelle der Grafiken zeigt Writer dann leere Rahmen als Platzhalter im Text. Verwenden Sie diese Funktion, um die Anzeige bei umfangreichen Texten zu beschleunigen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche ONLINE-LAYOUT zeigt StarOffice Writer das Textdokument ungefähr so an, wie es in einem Internet-Browser zu sehen wäre.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen Beachten Sie, dass einige Symbolschaltflächen über ein »Gedächtnis« verfügen. Sie registrieren die letzte Handlung und behalten die veränderte Einstellung, bis Sie StarOffice Writer beenden oder eine andere Handlung über die zugehörige Abreißleiste ausführen.

Das Lineal Oberhalb des Textbereichs befindet sich das Lineal. Sollten Sie es vermissen, dann öffnen Sie das Menü ANSICHT und klicken Sie auf den Befehl LINEAL. Das vertikale Lineal leistet ebenfalls gute Dienste. Sie aktivieren es in der Kategorie TEXTDOKUMENT/ANSICHT der Dialogbox EXTRAS/OPTIONEN. Dort können Sie auch die eingestellte Maßeinheit verändern. Alternativ verändern Sie die eingestellte Maßeinheit über einen Klick mit der rechten Maustaste in das Lineal. Abbildung 6.5: Im Beispiel zeigt das horizontale Lineal den linken Einzug, die Spaltenbreite sowie die Position der Standard-Tabulatoren. Das Kontextmenü des Lineals bietet Ihnen den Zugriff auf die Linealeinstellungen.

Das Lineal zeigt einige Maße, stets bezogen auf die aktuell markierten Absätze. Mit Hilfe des Lineals nehmen Sie interaktiv Einstellungen von Tabulatoren, Absatzeinzügen und Spaltenbreiten vor. Dazu erfassen und verschieben Sie die Linealelemente z.B. mit der Maus.

Der Arbeitsbereich Der Arbeitsbereich nimmt den größten Teil des Fensters ein. Er dient dazu, Texte einzugeben, zu korrigieren und zu gestalten. Wenn Sie eine neue Datei geöffnet haben, erscheint das Textfenster fast leer. Trotzdem sind aber wichtige Informationen bereits vorhanden. Der graue Bereich symbolisiert einen Schreibtischhintergrund. Das darauf befindliche Blatt ist als weiße Hervorhebung deutlich zu erkennen. Graue Linien symbolisieren den so genannten Satzspiegel. Das ist der Bereich, der für die Texteingabe zur Verfügung steht – er ist durch die eingestellten Seitenränder auf dem Blatt begrenzt.

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Kapitel 6 Abbildung 6.6: Im Arbeitsbereich erfassen und bearbeiten Sie den Text.

Sie erkennen einen senkrechten, blinkenden Strich – die Schreibmarke. Die Schreibmarke markiert die Stelle im Fenster, an der ein mit der Tastatur eingegebener Text erscheint. Die Schreibmarke bewegt sich dabei nach rechts und ordnet die aufeinander folgenden Buchstaben hintereinander an. Um mit der Texteingabe mitten auf dem Blatt zu beginnen, aktivieren Sie den Direkt-Cursor und klicken in die Mitte des Blattes.

Die Bildlaufleisten Die senkrechten und waagerechten Bildlaufleisten dienen dazu, in einem Text zu blättern. Sie werden immer dann angezeigt, wenn das komplette Dokument nicht vollständig sichtbar ist. Wenn Sie die nach unten oder oben zeigende Pfeilschaltfläche anklicken, bewegt sich das Textfenster zeilenweise nach unten bzw. oben. Wenn Sie in die graue Fläche der Rollbalken klicken, bewegt sich der Text mehrere Zeilen über den Bildschirm. Die Doppelpfeile am rechten unteren Rand der Bildlaufleiste bewegen den Text seitenweise. Die Schaltfläche NAVIGATION öffnet die gleichnamige Abreißleiste, mit deren Hilfe Sie ausgewählte Stellen im Dokument ansteuern. In der Bildlaufleiste sehen Sie einen grauen Regler. Dieser zeigt Ihnen die relative Position im Text an. Wenn Sie ihn an eine andere Position ziehen, bewegt sich der dargestellte Textbereich mit. Bei mehrseitigen Dokumenten zeigt StarOffice Writer dabei die aktuelle Seitennummer und die Gesamtseitenzahl an.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen

Abbildung 6.7: Komfortabel bei längeren Dokumenten: StarOffice Writer zeigt beim Ziehen am Schieberegler die aktuelle Seitenzahl, die Anzahl der Gesamtseiten sowie die erste Überschrift an.

Fehlt die Bildlaufleiste, obwohl nicht das gesamte Dokument sichtbar ist? Sie wird über EXTRAS/OPTIONEN in der Kategorie TEXTDOKUMENT/ANSICHT einoder ausgeblendet. Als letztes Bedienelement fehlt noch die Kugel zwischen den Doppelpfeilen. Durch einen Klick auf die Kugel öffnen Sie die Abreißleiste NAVIGATION, mit der Sie bequem zu bestimmten Textpositionen wechseln. Abbildung 6.8: Mit der Abreißleiste Navigation gelangen Sie schnell zu einzelnen Textstellen in langen Dokumenten.

Die Statusleiste Diese unterste Leiste im Arbeitsfenster von StarOffice Writer versorgt Sie mit wichtigen Informationen über das Textdokument und den Status des Programms.

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Kapitel 6

In der Statusleiste finden Sie unterschiedliche Bereiche, die Ihnen entsprechende Informationen anzeigen. Durch Doppelklicken oder Aufrufen des Kontextmenüs können einige dieser Felder Sonderfunktionen aufrufen. Andere Bereiche dienen zum Umschalten der Funktionalität. Abbildung 6.9: Die Statusleiste

Folgende Informationen sind ablesbar – wechselnde nummerische Werte sind durch die Platzhalter XX und YY dargestellt: SEITE XX / YY

Zeigt an, dass sich die Schreibmarke auf Seite XX von YY Seiten des Dokuments befindet. Ein Doppelklick auf diesen Bereich aktiviert die Dialogbox NAVIGATOR.

STANDARD

Gibt die Seitenvorlage der Markierung wieder. Ein Doppelklick auf diese Anzeige aktiviert die Dialogbox SEITENVORLAGE, in der Sie die Einstellungen ändern können. Nach einem rechten Mausklick auf die Anzeige lassen sich einige häufig benötigte Vorlagen unmittelbar im Kontextmenü auswählen.

XX%

Hierbei handelt es sich um den eingestellten Maßstab für die Ansicht des Dokuments. Ein Doppelklick aktiviert die Dialogbox MAßSTAB zum Anpassen der Darstellungsgröße. Ein rechter Mausklick auf die Anzeige öffnet ein Kontextmenü mit vordefinierten Darstellungsgrößen für den Soforteinsatz.

EINFG/ÜBER

Gibt an, ob Sie sich im Einfüge- oder Überschreibmodus befinden – mit einem Klick schalten Sie dies um.

STD/ER

Dieses Statusfeld zeigt an, in welchem Selektionsmodus Sie sich befinden und schaltet zwischen STANDARD und ERWEITERN (der Textmarkierung) um.

HYP/SEL

Durch Anklicken dieses Feldes schalten Sie die HyperlinkFunktion zwischen AUSFÜHREN (HYP) und BEARBEITEN (SEL) um.

*

Wenn Sie Änderungen am Dokument vorgenommen haben und diese noch nicht gespeichert sind, erscheint dieses Sternchen im Bereich DOKUMENTVERÄNDERUNG.

-

Ein Doppelklick auf diesen Bereich aktiviert die Dialogbox FELDBEFEHLE. Wenn Sie in einem Dokument ein Objekt – z.B. eine Grafik – markiert haben, enthält dieser Bereich Informationen über das Objekt.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen Um die Anzeigen in der Statusleiste zu verändern, klicken Sie auf EXTRAS/ ANPASSEN. Im Register STATUSLEISTE wählen Sie die darzustellenden INFORMATIONEN aus, z.B. zusätzlich die Anzeige des aktuellen Datums, der aktuellen Uhrzeit oder der Adresse einer Tabellenzelle.

Darstellungsgröße anpassen Wenn Sie die normale Anzeige von StarOffice Writer als zu klein empfinden oder für die bessere Übersicht noch weiter verkleinern wollen, können Sie die Fähigkeiten von StarOffice zur Veränderung der Darstellungsgröße nutzen. Schaltzentrale für die Bildschirmdarstellung ist das Menü ANSICHT. Der Befehl ANSICHT/MAßSTAB regelt die Größe der Ansicht. Eine Veränderung des Darstellungsmaßstabs beeinflusst den eigentlichen Text nicht, sondern nur dessen Darstellung am Bildschirm. Die Dialogbox MAßSTAB bietet eine Auswahl von neun vordefinierten Vergrößerungsstufen. Abbildung 6.10: In der Dialogbox Maßstab passen Sie die Darstellungsgröße der Dokumentseite nach Ihren Anforderungen an.

206

GANZE SEITE

Mit dieser Option erhalten Sie vollständigen Überblick über die Dokumentseite.

SEITENBREITE

Die Ansicht der Dokumentseite wird so verkleinert oder vergrößert, dass die Papierkanten sichtbar sind.

OPTIMAL

Diese Option verkleinert oder vergrößert die Ansicht der Dokumentseite so, dass nur die Zeilen des Dokuments vollständig sichtbar sind.

Prozentwerte

Diese Optionen schalten die Ansicht in den jeweils angezeigten Prozentwert.

STUFENLOS

Nach Aktivierung dieser Option können Sie den Darstellungsmaßstab der Dokumentseite individuell einrichten.

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Dokumentfunktionen für Textdokumente

Kapitel 6

Ein rechter Mausklick auf die Anzeige der Darstellungsgröße in der Statusleiste öffnet ein Kontextmenü mit vordefinierten Maßstäben für den Soforteinsatz. Mit dem Befehl ANSICHT/GANZER BILDSCHIRM dehnen Sie die Anzeige der Dokumentseite auf den gesamten Monitor aus. Titelleiste, Menüleiste Symbole und andere Fensterelemente werden zugunsten einer optimierten Wiedergabe der Arbeitsseite ausgeblendet. Die Menüs funktionieren noch, allerdings nur mit den Tastaturcodes: (Alt)+(A) öffnet z.B. das AnsichtMenü. Über ein Monitorsymbol in der linken oberen Ecke beenden Sie den Vollbildmodus und kehren zur vorherigen Darstellung zurück. Sie können den Vollbildmodus mit einem Druck auf die (Esc)-Taste beenden.

Nach Wahl des Befehls ANSICHT/ONLINE-LAYOUT zeigt Writer das Dokument in etwa so, wie es im Internet erscheinen würde. Dieser Modus ist sinnvoll, wenn Sie eigene HTML-Seiten überprüfen möchten, aber auch, um auf Internet- oder Intranet-Dokumente zuzugreifen. Rufen Sie den Befehl erneut auf, um in die Layoutansicht zurückzuschalten.

6.2

Dokumentfunktionen für Textdokumente

Speichern und Öffnen von Texten sind die Grundfunktionen, ohne die eine moderne Textverarbeitung nicht auskommt. Der folgende Abschnitt gibt deshalb einen Überblick über die Grundfunktionen, die für die Arbeit mit StarOffice Writer von Bedeutung sind.

Speichern Schon viele Anwender mussten die leidvolle Erfahrung machen, dass nach einigen Stunden Arbeit plötzlich das gesamte Dokument nicht mehr da war. Der Text und die Zeit sind futsch und alles beginnt von vorn. Sie sollten sich solche Erfahrungen ersparen und deshalb die Texte zwischendurch speichern. Die Speicherung der Textdokumente erfolgt über das Menü DATEI. StarOffice Writer hält drei Befehle bereit: SPEICHERN, SPEICHERN UNTER und ALLES SPEICHERN.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen Wenn Sie beim ersten Speichern einer Datei den Befehl SPEICHERN benutzen, öffnet StarOffice Writer automatisch die Dialogbox SPEICHERN UNTER.

Den Befehl DATEI/SPEICHERN, das Speichern-Symbol oder die Tastenkombination (Strg)+(S) verwenden Sie, um das Textdokument unter dem bisherigen Dateinamen zu speichern. Wenn Sie der Datei bereits zu einem anderen Zeitpunkt einen Namen gegeben hatten, aktualisiert StarOffice Writer die bisherige Datei auf dem Datenträger mit den Veränderungen am Dokument. Ob Writer und die anderen Module beim Speichern einer Datei automatisch eine Sicherheitskopie anlegen, entscheiden Sie in der Dialogbox EXTRAS/ OPTIONEN. Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie in der Kategorie LADEN/SPEICHERN unter ALLGEMEIN vor.

Speichern unter Den Befehl DATEI/SPEICHERN UNTER verwenden Sie, um die Datei auf einem anderen Laufwerk, in einem anderen Ordner oder unter einem anderen Namen zu speichern. Damit erzeugen Sie eine neue Datei, der bisherige Inhalt der ursprünglichen Datei wird nicht verändert. Als Standard für die Ablage der Dokumente gibt Writer das Arbeitsverzeichnis vor. Es ist empfehlenswert, für spezielle Dokumente über die Schaltfläche NEUES VERZEICHNIS ANLEGEN zunächst eine weitere Untergliederung des Arbeitsverzeichnisses anzulegen. Im Eingabefeld DATEINAME vergeben Sie einen Namen. Von besonderer Bedeutung ist das Listenfeld DATEITYP. Über die Auswahl in diesem Listenfeld können Sie die vorhandene Datei in einem anderen Dateiformat speichern und das Dokument anderen Anwendungen zugänglich machen. Das Listenfeld DATEITYP bietet alle installierten Filter, mit denen Sie das Arbeitsergebnis in einem anderen Dateiformat sichern. Wenn Sie dabei das Markierfeld AUTOMATISCHE DATEINAMENSERWEIaktiviert haben, verwendet Writer die Dateierweiterung des Zielformats. TERUNG

Speichern Sie Ihre Dokumente immer zuerst im Format von StarOffice Writer, bevor Sie den Export in andere Dateiformate vornehmen. Beim Exportieren können Formatierungen verloren gehen.

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Dokumentfunktionen für Textdokumente

Kapitel 6 Abbildung 6.11: In dieser Dialogbox legen Sie Dateityp, Bezeichnung und Speicherort beim Sichern von Textdokumenten fest.

Wenn Sie als Speichertyp eines der StarOffice-Formate verwenden, können Sie Ihre Textdatei gegen unbefugte Einsichtnahme schützen, indem Sie das Markierfeld MIT KENNWORT SPEICHERN aktivieren. Beim nächsten Öffnen des Dokuments werden Sie vorher nach dem Kennwort gefragt. Geben Sie ein falsches Kennwort ein, lässt sich das Dokument nicht öffnen. Vergessen Sie das Kennwort nicht: Es gibt sonst keine Möglichkeit, das Dokument zu öffnen. Selbst der StarOffice-Support kann Ihnen in diesem Fall nicht weiterhelfen.

Alles speichern Während SPEICHERN und SPEICHERN UNTER nur den Inhalt des aktiven Fensters sichern, bewirkt ein Klick auf DATEI/ALLES SPEICHERN, dass StarOffice sämtliche geöffneten Dokumente speichert.

Dokumente öffnen Wenn Sie gespeicherte Dateien zur erneuten Bearbeitung oder Durchsicht öffnen, übertragen Sie Daten von einem dauerhaften Medium – z.B. der Festplatte – in den »flüchtigen« Arbeitsspeicher. Danach stehen diese Daten in verwertbarer Form für die weitere Bearbeitung bereit.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen StarOffice Writer verfügt über eine Reihe von Einträgen in dem Listenfeld DATEITYP – sowohl beim Öffnen als auch beim Speichern. Für jeden der Dateitypen ist ein Übersetzungsprogramm vorhanden, das bei der Installation hinzugefügt wurde. Diese Filter können jederzeit gelöscht oder wieder installiert werden. Sie sollten dennoch bei der Installation alle Filter berücksichtigen, auch wenn Sie einige vielleicht nicht benötigen. Um die Dialogbox ÖFFNEN anzuzeigen, verwenden Sie entweder den Menübefehl DATEI/ÖFFNEN, das Symbol DATEI ÖFFNEN in der Funktionsleiste oder die Tastenkombination (Strg)+(O). StarOffice Writer wechselt zum aktuellen Verzeichnis oder in das StandardArbeitsverzeichnis und filtert die darin abgelegten Dateien. Üblicherweise zeigt das Programm mit der Voreinstellung ALLE sämtliche dort gefundenen Dateien an. Auch in diesem Fall können Sie die Liste der Dateitypen aufklappen, um StarOffice zum Export eines Fremdformats zu veranlassen. Die Liste der Dateifilter für Textdokumente, mit denen Sie Dokumente aus anderen Applikationen zum Bearbeiten laden können, ist lang. Nicht alle angebotenen Dateitypen werden automatisch mit Writer geladen. Wenn andere Anwendungen des Pakets zum Bearbeiten dieses Dateityps vorgesehen sind, steht deren Name in Klammern hinter dem jeweiligen Eintrag. Die Dateitypen der unterschiedlichen Anwendungen von StarOffice sind an ihrer Bezeichnung erkennbar (z.B. StarOffice Writer 5.0 Vorlage) und starten die entsprechende Anwendung. Dateitypen mit dem Zusatz (Doc) – Dokumente aus Microsoft Word oder dem Windows WordPad – werden in Writer geladen. Durch die Auswahl im Listenfeld DATEITYP schränken Sie die Anzeige auf einen Dateityp ein. Nach der Auswahl einer Datei im Anzeigebereich der Dialogbox ÖFFNEN sowie einem nachfolgenden Klick auf ÖFFNEN bzw. einem Doppelklick lädt StarOffice Writer die Datei in den Arbeitsspeicher. Die zuletzt verwendeten Dateien listet StarOffice Writer am Ende des Menüs DATEI auf. Dort sind Verzeichnis- und Dateinamen angeordnet – ein Klick auf einen Eintrag öffnet die zugehörige Datei. Eine weitere elegante Methode ist die Nutzung des URL-Kombinationsfelds. Nach dem Aufklappen der Liste sollten die erst kürzlich bearbeiteten Dateien im oberen Bereich aufzufinden sein. StarOffice unterstützt die Verwaltung mehrerer Versionen ein- und desselben Dokuments. Sofern Sie in der Dialogbox ÖFFNEN ein Dokument mit aktivierter Versionsverwaltung markiert haben, zeigt StarOffice die entsprechenden Versionskommentare im Listenfeld VERSION an.

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Seiten einrichten und verwalten

Kapitel 6 Abbildung 6.12: Verschiedene Dokumentversionen lassen sich direkt in der Dialogbox ÖFFNEN zum Laden auswählen.

Durch Auswahl eines Eintrages laden Sie die angegebene Version zur Bearbeitung. Weitere Informationen zum Arbeiten mit der Versionskontrolle finden Sie im Kapitel 28.

6.3

Seiten einrichten und verwalten

Nachdem Sie ein neues Dokument erstellt haben, sollten Sie die Seitenränder kontrollieren. Durch die Einstellung der Seitenränder legen Sie den verfügbaren Satzspiegel fest. StarOffice Writer baut jedes Dokument zunächst auf der Grundlage einer Standard-Seitenvorlage auf, in der u.a. die Seitenränder festgelegt sind. Falls Sie noch keinen oder nicht den gewünschten Drucker installiert haben, holen Sie dies über START/EINSTELLUNGEN/DRUCKER nach. Nur mit einem korrekt eingerichteten Druckertreiber bietet Writer alle Formatierungsfunktionen an. Seitenvorlagen sind in StarOffice Writer ein Sammelbegriff für das Aussehen und die Grundeinstellungen einer kompletten Dokumentseite. Prinzipiell kann jede Seite eine andere Vorlage erhalten: Gesteuert wird dies über Seitenwechsel und so genannte Folgevorlagen.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen Erklärungen zum Thema Vorlagen folgen im Kapitel 7.

Abbildung 6.13: Im Kontextmenü der Statusleiste legen Sie die aktuelle Seitenvorlage für das Dokument fest.

Die Voreinstellung für alle Seiten zeigt Writer in der Statusleiste an. Mit einem Klick der rechten Maustaste in diesen Bereich zeigt ein Kontextmenü die definierten Seitenvorlagen zur Auswahl an. Veränderungen über dieses Menü betreffen alle Seiten. Sollten Sie die Seitenvorlagen in Ausnahmefällen nicht über das Kontextmenü verändern können, dann nutzen Sie Stylist, um das gleiche Ergebnis zu erhalten.

Folgevorlagen Die Festlegung der Seitenränder und die Festlegung der Folgevorlage erfolgt über das Menü FORMAT/SEITE. In die entsprechende Dialogbox gelangen Sie auch mit einem Doppelklick in den zugehörigen Bereich der Statusleiste. Das Register VERWALTEN dient dazu, die Folgevorlage zu bestimmen. Das ist die Seitenvorlage, die StarOffice automatisch für die nächste, auf die aktuelle Seite folgende Seite anwendet, wenn diese neu entsteht. Haben Sie eine der in Writer definierten Seitenvorlagen gewählt, können Sie den Namen der Vorlage nicht verändern – das Eingabefeld NAME ist deshalb deaktiviert. Über das Listenfeld FOLGEVORLAGE wählen Sie eine der Vorlagen für die auf die erste Seite folgenden Seiten aus.

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Seiten einrichten und verwalten

Kapitel 6 Abbildung 6.14: Das Register Verwalten zeigt die Eigenschaften der aktuellen Seitenvorlage im aktuellen Dokument.

Seitenränder festlegen Die Seitenränder stellen Sie im Register SEITE der Dialogbox FORMAT/SEITE ein. Im Bereich RÄNDER definieren Sie den nicht bedruckbaren Bereich des Blattes. Abbildung 6.15: Im Register Seite richten Sie den Satzspiegel für die aktuelle Seitenvorlage ein.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen Die Drehfelder LINKS bzw. RECHTS (bei gespiegeltem Layout wie in der Abbildung INNEN und AUßEN) legen die Seitenränder für die entsprechenden Seiten fest. Die Änderungen nehmen Sie durch Klicken auf die Pfeile rechts neben den Randangaben oder direkte Eingabe eines Wertes mit der Tastatur vor. Jeder Drucker benötigt einen mehr oder weniger breiten Papierrand zum Papiertransport. Dieser kann nicht bedruckt werden. Die eingestellten Seitenränder müssen etwas größer als diese Druckränder ausfallen. Andernfalls werden dort platzierte Textteile abgeschnitten. Die nicht bedruckbaren Seitenränder Ihres Druckers entnehmen Sie dem Druckerhandbuch. Über die Lineale ist eine schnelle Anpassung der Seitenränder möglich: Ziehen Sie mit der Maus am schmalen Übergang von Grau nach Weiß, verändern Sie die Seitenränder für die aktuelle Dokumentseite. Diese Technik funktioniert im horizontalen, aber auch im vertikalen Lineal.

Layouteinstellungen Bei Broschüren oder Büchern kann es sinnvoll sein, die Randeinstellungen für linke und rechte Seiten zu spiegeln. Dies geschieht automatisch, wenn Sie den Eintrag GESPIEGELT im Listenfeld SEITENLAYOUT aktivieren. In diesem Listenfeld legen Sie fest, für welche Seiten bzw. Seitentypen die Einstellungen der Dialogbox gelten. Im Bereich PAPIERFORMAT wählen Sie die Papierausrichtung – entweder Hoch- oder Querformat. Der Bereich PAPIERFORMAT hat Auswirkungen auf das Format der Druckseite. Standardmäßig eingerichtet ist das Format DIN A4. Wenn Sie den Listenpfeil anklicken, sehen Sie weitere vordefinierte Seitenformate. Um frei definierte Formate zu verwenden, tragen Sie die gewünschten Maße in die Kombinationsfelder ein. Ist der angeschlossene Drucker in der Lage, aus unterschiedlichen Schächten das Papier einzuziehen, wählen Sie im Bereich PAPIERZUFUHR den entsprechenden Schacht aus. Der Eintrag AUS DRUCKERSTEUERUNG wählt automatisch den Schacht für die Druckausgabe, den Sie in der Druckersteuerung des Betriebsystems eingestellt haben. Fehlt noch das Markierfeld im Bereich REGISTERHALTIGKEIT. Hierbei handelt es sich um einen Begriff aus der Typografie. Er bezeichnet den deckungsgleichen Abdruck der Zeilen eines Satzspiegels auf gegenüberliegenden Seiten, z.B. bei Büchern und Zeitschriften oder in Dokumentspalten. Bei aktivem Markierfeld EINSCHALTEN werden die Grundlinien der Zeilen so ausgerichtet, dass sie in das vertikale Zeilenraster jener Absatzvorlage passen, die Sie als REFERENZABSATZVORLAGE bestimmt haben. 214

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Texten mit arbeiten

Kapitel 6

Hintergrund In dem Register HINTERGRUND können Sie eine Hintergrundfarbe bzw. ein Hintergrundmuster wählen oder auf der Seite eine Grafik hinterlegen. Das Listenfeld ALS bietet zwei Möglichkeiten: FARBE

Bei dieser Einstellung können Sie Farbe und Hintergrundmuster bestimmen. Aus der Liste der farbigen Kästchen wird die Hintergrundfarbe ausgewählt. Zum Auswählen klicken Sie auf eine Farbfläche. Vordefinierte Linien- und Punktrastermuster können ebenfalls separat gefärbt und in Kombination mit einer Hintergrundfarbe verwendet werden. Klicken Sie auf KEINE FÜLLUNG und Sie erhalten wieder die übliche weiße Seite.

GRAFIK

Wählen Sie diese Einstellung, können Sie eine Grafik als Hintergrund festlegen.

Wenn Sie die Kategorie HTML-DOKUMENT/HINTERGRUND über EXTRAS/ OPTIONEN aufrufen, kann der Hintergrund für den Web-Browser festgelegt werden. In diesem Fall steht das Listenfeld ALS nicht zur Verfügung. Ganz gleich, ob Sie einen farbigen Hintergrund wählen oder Grafiken in das Dokument einbinden, in allen Fällen ist lediglich der Bereich innerhalb der Seitenränder gefüllt. Um einen vollflächigen Hintergrund über das gesamte Blatt zu erhalten, müssen Sie die Seitenränder entsprechend anpassen und zu Null setzen. Beim Ausdrucken dieser Seiten entsteht in der Regel dann wieder ein Rand, der vom bedruckbaren Bereich des Druckers bestimmt wird. Wenn Sie Grafiken in ein Dokument einfügen, ist es manchmal sinnvoll, die Grafik innerhalb des Dokuments mit dem Original zu verknüpfen. Müssen Sie z.B. die Postleitzahl in einem als Grafik abgelegten Firmenlogo ändern, werden alle mit dieser Grafik verknüpften Dokumente automatisch aktualisiert.

6.4

Texten mit arbeiten

Nach dem Start von StarOffice Writer mit einem neuen Dokument kann die Texteingabe beginnen. Mit einem Textverarbeitungsprogramm wie StarOffice Writer ist es sinnvoll, zunächst den Rohtext einzugeben und diesen anschließend zu korrigieren. Auch die so genannten Formatierungen – die Textgestaltung – erfolgen später.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen

Text eingeben Ein besonderes Kennzeichen einer Textverarbeitung ist der Fließtext. StarOffice Writer erkennt selbst, ob ein Wort noch in die Zeile passt oder nicht. Sobald das Wort keinen Platz mehr in der Zeile hat, wird es automatisch in die nächste Zeile übernommen. Dieses Verhalten heißt automatischer Zeilenumbruch . Writer arbeitet zusätzlich mit Absätzen. Ein Absatz umfasst alle Zeichen zwischen zwei Absatzmarken, die jeweils ein Druck auf die (Enter)-Taste erzeugt. In diesem Sinne ist auch eine separate Leerzeile ein eigenständiger Absatz. Diese Absatzmarke hat eine besondere Bedeutung für StarOffice Writer. Sie speichert die Formatinformationen für diesen Absatz. Wird eine Absatzmarke gelöscht, gehen die enthaltenen Informationen verloren. Absatzmarken und andere nicht druckbare Zeichen sind normalerweise nicht auf der Arbeitsfläche zu sehen. Über die Schaltfläche STEUERZEICHEN EINE/AUS in der Werkzeugleiste steuern Sie die Anzeige und blenden diese versteckten Zeichen bei Bedarf ein oder aus. Zeilenumbruch

Writer kennt aber auch einen erzwungenen Zeilenumbruch. Er wird eingesetzt, wenn Sie zwar eine neue Zeile beginnen, aber nicht einen neuen Absatz – z.B. bei Aufzählungen mit längeren Texten. Sie erzeugen einen solchen Zeilenumbruch mit (ª)+(Enter). Am Zeilenende steht dann nicht die Absatzmarke, sondern ein abgeknickter Pfeil nach links. Dieser Zeilenumbruch beendet lediglich die aktuelle Zeile und der nachfolgende Text wird in der nächsten Zeile weiter geschrieben. Hierbei handelt es sich immer noch um denselben Absatz, so dass sich die Formatierungen für die abgetrennten Zeilen nicht ändern.

Abbildung 6.16: Die beiden verschiedenen Methoden zum Erzeugen eines Umbruchs – im Beispiel ist die Anzeige der Steuerzeichen aktiviert.

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Texten mit arbeiten

Kapitel 6

Wenn Sie dieses Beispiel nachvollziehen möchten, öffnen Sie als Grundlage die Datei 06_umbruch.sxw von der Buch-CD-ROM.

Direkt-Cursor Normalerweise setzt StarOffice Writer den Textbeginn in der oberen linken Ecke des Satzspiegels fest – die blinkende Schreibmarke symbolisiert diesen Zustand. In einigen Fällen, z.B. wenn Sie Text über einer Hintergrundgrafik platzieren wollen, können Sie die Schaltfläche DIREKT-CURSOR in einem Dokument verwenden, um den Textbeginn an einer anderen Stelle zu platzieren. Sie können den Direkt-Cursor mehrfach in einem Dokument anwenden, wenn Sie zwischen den Platzierungen andere Veränderungen am Dokument vorgenommen haben. Mit einem Klick auf die Symbolschaltfläche DIREKT-CURSOR aus der Werkzeugleiste aktivieren Sie den besonderen Modus CURSOR – die Schaltfläche erscheint hinterlegt. Wenn Sie anschließend den Mauszeiger über das Dokument bewegen, erscheint ein besonderer Cursor, dessen Spitze auf die Stelle weist, die bei einem Klick der linken Maustaste als Textbeginn aktiviert wird. Abbildung 6.17: StarOffice Writer mit aktiviertem Direkt-Cursor

Der Modus bleibt aktiv, bis Sie die Schaltfläche DIREKT-CURSOR erneut betätigen – Sie können eine gesetzte Schreibmarke also beliebig oft korrigieren. Da der Inhalt des Satzspiegels eine fortlaufende Zeichenkette ist, muss Writer den Leerraum zwischen Seitenanfang und neuer Schreibmarke überbrücken: Verwendung finden in der Standardeinstellung die Absatzausrichtungen linksbündig, zentriert und rechtsbündig. Die verwendeten Steuerzeichen legen Sie in der Dialogbox EXTRAS/ OPTIONEN unter der Kategorie TEXTDOKUMENT/FORMATIERUNGSHILFEN fest.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen

Abbildung 6.18: Die Kategorie Textdokument/Formatierungshilfen der Dialogbox Extras/ Optionen dient zum Einstellen des Direkt-Cursors.

Das Markierfeld DIREKT-CURSOR zeigt an, ob der besondere Modus aktiv ist oder nicht. Damit kann der Modus ebenfalls ein- bzw. ausgeschaltet werden. Die Optionsfelder im Bereich EINFÜGEN regeln die Art und Weise, wie StarOffice Writer die Schreibmarke platziert. In allen Einstellungen erfolgt die vertikale Platzierung der Schreibmarke durch Leerabsätze. Damit bestimmen die Größe der eingestellten Schriftart sowie der Zeilenabstand (FORMAT/ABSATZ) die Schrittweite beim vertikalen Setzen des Direkt-Cursors.

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Absatzausrichtung

Diese Option setzt die Schreibmarke horizontal entweder links an den Seitenrand, zentriert auf der Seite oder an den rechten Seitenrand. Alle weiteren Absätze beginnen ebenfalls mit dieser Absatzausrichtung. Das ist die Standardvorgabe.

linker Absatzrand

Horizontal wird ein Absatzeinzug vorgenommen, d.h., alle weiteren Zeilen beginnen stets vertikal unter der Schreibmarke.

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Texten mit arbeiten

Kapitel 6

Tabulator

Mit dieser Option fügt Writer horizontal Tabulatorzeichen ein, bis die angeklickte Position erreicht ist. Als Platzierungspunkte verwendet Writer dabei die so genannten Standard-Tabstopppositionen – damit ergibt sich eine Ungenauigkeit: Die Schreibmarke kann ausschließlich an den definierten Tabstopppositionen eingefügt werden.

Tabulator und Leerzeichen

Mit dieser Option werden horizontal Tabulator- und Leerzeichen eingefügt, um die angeklickte Position genauer zu erreichen.

Wenn das Markierfeld CURSOR IN GESCHÜTZTEN ZONEN ZULASSEN aktiviert ist, lässt sich der Direkt-Cursor auch in geschützte Bereiche des Dokuments setzen – ein Bearbeiten der geschützten Bereiche ist dadurch jedoch nicht möglich. In der Statusleiste sehen Sie in diesem Fall, dass der Bereich, in dem die Schreibmarke steht, geschützt ist.

Schreibmarke im Text bewegen Wie kommt die Schreibmarke an eine bestimmte Position im Text – und dies möglichst schnell? Mit den vier Pfeiltasten wird sie um ein Zeichen nach links oder rechts, um eine Zeile nach oben oder nach unten versetzt. In einem umfangreichen Dokument ist es mühsam, auf diese Art und Weise große Entfernungen zurückzulegen. Hierfür gibt es in StarOffice Writer etliche Hilfen. Mit der Maus an die richtige Stelle Um den Cursor mit der Maus zu positionieren, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die gewünschte Stelle und klicken einmal: Schon befindet sich die Schreibmarke an dieser Position. Vorher können Sie, besonders bei längeren Texten, die Bildlaufleisten zum Verschieben des Bildausschnitts nutzen. Mit Tastenkombinationen schnell bewegen Es gibt eine Vielzahl von Tastenkombinationen, die das Navigieren im Text einfacher machen. Es ist sinnvoll, sich die wichtigsten Tastencodes einzuprägen. Genauere Informationen finden Sie in der Hilfe von StarOffice mit Hilfe des Stichworts Tastaturbefehle. Beachten Sie, dass einige dieser Tastenkombinationen nur funktionieren, wenn Ihr Beispieltext die entsprechende Länge aufweist.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen Tastenkombinationen verändern Sie im Register TASTATUR der Dialogbox EXTRAS/ANPASSEN. Hier lassen sich bei Bedarf auch weitere Tastenkombinationen hinzufügen, damit für alle Navigationsaufgaben eine entsprechende Tastenkombination bereitsteht.

Abbildung 6.19: Im Register Tastatur der AnpassenDialogbox richten Sie die Tastenkombinationen von StarOffice Writer ein.

Die Tastenkombinationen sind anwendungsbezogen – um die Zuordnung für StarOffice Writer zu verändern, müssen Sie ein Textdokument geladen haben. Leerzeichen und Trennstriche Bei der Texteingabe werden Sie im Zusammenhang mit dem automatischen Zeilenumbruch schnell darauf stoßen, dass auch dann Trennungen und Umbrüche entstehen, wenn es im Textzusammenhang falsch ist. So bricht Writer erbarmungslos an den Leerzeichen einer Kontonummer um und verteilt diese auf zwei Zeilen. Grund dafür ist die Tatsache, dass Leerzeichen und Trennstriche als Merkmale für den Umbruch dienen. Die Lösung dieses Problems erfolgt durch das Einfügen von geschützten Leer- bzw. Trennzeichen. Geschütztes Leerzeichen

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Wenn Sie erreichen wollen, dass StarOffice Writer ein Leerzeichen als Bestandteil eines Wortes betrachtet und somit nicht für den Zeilenumbruch verwendet, geben Sie solche Leerzeichen mit der Tastenkombinationen (Strg)+(____) ein. StarOffice Writer hebt dieses besondere Zeichen als geschütztes Leerzeichen im Text grau hervor.

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Texten mit arbeiten

Kapitel 6 Abbildung 6.20: Nicht gewünscht: Der Zeilenumbruch an der falschen Stelle.

Ähnlich verfahren Sie, wenn ein Trennstrich – z.B. in Doppelnamen – nicht zur (Silben)Trennung nutzbar sein soll. Schreiben Sie einen solchen geschützten Trennstrich, indem Sie (Strg)+(ª)+(-) eingeben. Die Unterscheidung zum »normalen« Trennstrich erfolgt ebenfalls durch eine graue Unterlegung.

Geschützter Trennstrich

Abbildung 6.21: Geschützte Leerzeichen und Trennstriche sind in der Standardeinstellung auf der Arbeitsfläche grau hervorgehoben.

Ein weiteres Problem müssen Sie ebenfalls gleich bei der Texteingabe beachten. Durch den automatischen Zeilenwechsel entstehen unter Umständen bei längeren Worten am Zeilenende unschöne Lücken. Diese Lücken verschwinden, wenn Sie an einer Stelle in das Wort einen Trennstrich einfügen: Writer bricht die Zeile sofort um. Dieses Verfahren ist aber spätestens dann problematisch, wenn Sie den Text korrigieren und damit den Umbruch ungewollt verändern. Manuelle Trennstriche stehen

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Bedingter Trennstrich

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen plötzlich mitten im Wort. Dieses Verhalten umgehen Sie, indem Sie mit der Tastenkombinationen (Strg)+(-) einen bedingten Trennstrich einfügen. Die Bedingung für dessen Erscheinen ist die Platzierung des Wortes am Zeilenende: In diesem Fall wird der Trennstrich sichtbar, in allen anderen Fällen bleibt er verborgen. Die Beschreibung des Befehls EINFÜGEN/SONDERZEICHEN finden Sie im Kapitel 23.

Im Text navigieren Die Abreißleiste NAVIGATION in StarOffice Writer ist ein exzellentes Werkzeug zum Bearbeiten längerer Dokumente: Sie dient zum Navigieren und unterstützt Sie dabei zielgerichtet und komfortabel an die gewünschte Textstelle zu gelangen. Die Abreißleiste NAVIGATION zeigt Ihnen Informationen zum Inhalt des Dokuments an. Sie bietet Bearbeitungsfunktionen zum Strukturieren eines Dokuments oder zum Kombinieren unterschiedlicher Dokumentteile. Im einfachsten Fall verwenden Sie den Navigator zur Bewegung im Text. Klicken Sie dazu auf die Symbolschaltfläche NAVIGATION im unteren Teil der vertikalen Bildlaufleiste. Verwenden Sie zum Test des Navigators die Datei Kapitel1.sxw von der Buch-CD.

Die Abreißleiste NAVIGATION enthält als Symbole die Objekte, nach denen Sie im Dokument suchen können – vorausgesetzt natürlich, es sind Objekte dieser Art vorhanden. Mit einem Klick auf eines der Symbole wählen Sie es für die nachfolgende Suchaktion aus. Die Symbole erklären sich selbst – nach einem Klick erscheint die Einstellung im unteren Bereich des Navigators. Nachdem Sie in der Abreißleiste NAVIGATION ein Objekt ausgewählt haben, erscheinen die Schaltflächen VORIGE SEITE und NÄCHSTE SEITE am unteren Rand der Bildlaufleisten in blau. Mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche springen Sie zum entsprechenden Objekt. Um die Schaltflächen wieder mit den Funktionen NÄCHSTE SEITE und VORIGE SEITE zu belegen, klicken Sie in der Abreißleiste NAVIGATION auf das Objekt SEITE. Die Schaltflächen erscheinen wieder in schwarz und unterstützen Sie beim Blättern durch das Dokument. 222

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Texten mit arbeiten

Kapitel 6

Wenn Sie HILFE/TIPP aktiviert haben, sehen Sie einen kurzen Hinweis zur Funktion, sobald der Mauszeiger einen Moment lang über der Schaltfläche ruht. Das Ziehen am Titel der Abreißleiste NAVIGATION bewirkt, dass StarOffice Writer die Abreißleiste als frei verschiebbare Dialogbox auf der Arbeitsfläche ablegt. Nachdem Sie ein Objekt ausgewählt haben, sehen Sie am rechten Rand der Abreißleiste NAVIGATION zwei neue Schaltflächen, mit denen Sie das Dokument vorwärts bzw. rückwärts durchsuchen. Die Einstellung in der Abreißleiste NAVIGATION bleibt auch dann erhalten, wenn Sie diese über die Systemschaltfläche SCHLIEßEN geschlossen haben. Dann funktionieren die gleichartigen Schaltflächen in der vertikalen Bildlaufleiste analog, bis Sie eine andere Einstellung vornehmen.

Text markieren Bevor Sie einen vorhandenen Text gestalten, kopieren, löschen oder verschieben können, muss er markiert sein. Der Umfang der Markierung (auch: Selektion) kann aus einem oder mehreren Zeichen, aus einem oder mehreren Wörtern, Zeilen, ganzen Sätzen, kompletten Absätzen oder aus dem gesamten Dokument bestehen. StarOffice Writer kennt bei der Markierung von Texten zwei Selektionsmodi, die in der Statusleiste angezeigt werden. Wenn Sie bei bestehender Markierung ein beliebiges Zeichen schreiben, wird die gesamte Markierung gelöscht.

Selektionsmodus

Wirkung

Anzeige

Normalmodus

Mit einem Mausklick setzen Sie die Schreibmarke, bestehende Markierungen werden dadurch oder durch eine neue Markierung aufgehoben.

STD

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Tabelle 6.1: Die Selektionsmodi von StarOffice Writer

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Kapitel 6 Tabelle 6.1: Die Selektionsmodi von StarOffice Writer (Forts.)

StarOffice Writer – Grundlagen

Selektionsmodus

Wirkung

Anzeige

Erweiterungsmodus

Durch einen Mausklick oder eine ER Markierung an anderer Stelle wird eine bereits bestehende Markierung zu einem Komplex verbunden.

Ergänzungsmodus

In diesem Modus sind MehrERG fachmarkierungen möglich, d. h,. auch nicht zusammenhängende Texte können gleichzeitig selektiert sein.

Markierte Bereiche werden invers dargestellt – diese Darstellung weist darauf hin, dass jetzt beliebige Formatierungen vorgenommen werden können. Mit der Maus markieren Als universelles Zeigeinstrument erfüllt natürlich auch die Maus die Anforderungen, um Markierungen vorzunehmen. Die nachfolgende Übersicht enthält die wichtigsten Aktionen: Zeichen markieren

Am ersten zu markierenden Zeichen die linke Maustaste drücken und über den Text ziehen.

Wort markieren

Doppelklick auf das Wort.

Getrennte Wörter markieren

In der Statusleiste schalten Sie im Bereich SELEKTION die Auswahl ERG ein. Danach führen Sie jeweils einen Doppelklick auf die entsprechenden Wörter durch. Hierbei ist es unwichtig, ob diese nacheinander geschrieben oder unabhängig voneinander stehen.

Mehrfachmarkierungen sind auch mit der Maus bei gehaltener (Strg)-Taste möglich.

Mehrere Wörter markieren

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Markieren Sie das erste Wort durch einen Doppelklick, lassen Sie aber nach dem zweiten Mausklick die Maustaste nicht los. Ziehen Sie den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste über die folgenden Wörter – die Markierung wird jeweils um ein komplettes Wort erweitert.

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Texten mit arbeiten

Kapitel 6

Zeile markieren

Dreimal mit der linken Maustaste in die Zeile klicken.

Textteil markieren

Sie markieren, indem Sie auf das erste Zeichen des Bereichs klicken, (ª) drücken und bei gedrückter (ª)-Taste auf das letzte Zeichen des Bereichs klicken.

Mit der Tastatur markieren Mit Hilfe von Tastenkombinationen (Shortcuts) lassen sich Textteile komfortabel und schnell markieren. Text markieren

Halten Sie (ª) gedrückt und bewegen Sie die Schreibmarke mit den Pfeiltasten nach rechts, links, oben oder unten – die Markierung wird entsprechend gesetzt.

Wortweise markieren

Schreibmarke an den Wortanfang setzen, dann (Strg)+(ª) gedrückt halten und die Cursortasten nach rechts oder links bewegen.

Wenn Sie eine Tastenkombination zur Bewegung im Text mit der (ª)-Taste kombinieren, erhalten Sie eine Tastenkombination zur Selektion von Text. Weitere Tastenkombinationen finden Sie in der Hilfe von StarOffice.

Texte löschen, einfügen und überschreiben Ein Textverarbeitungsprogramm wie StarOffice Writer unterstützt natürlich die Textbearbeitung zu jeder Zeit. Für einen schnellen Arbeitsfortschritt ist es wichtig, alle Bearbeitungsmodi und die einsprechenden Tasten für die Textbearbeitung zu kennen. Text löschen Für das Löschen von Zeichen stehen zwei Tasten zur Verfügung: die Taste (Entf) und die (æ___)-Taste. Beide Tasten haben eine unterschiedliche Wirkung. (æ___)

Diese Taste löscht das Zeichen, das unmittelbar links neben der Schreibmarke steht.

(Entf)

Diese Taste löscht jeweils ein Zeichen rechts neben der Schreibmarke.

ohne Markierung (Entf)

mit Markierung

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Haben Sie Textelemente markiert, entfernt ein anschließender Druck auf die (Entf)-Taste die komplette Markierung. Das gilt auch bei Mehrfachmarkierungen.

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Kapitel 6 Tabelle 6.2: Schnell gelöscht mit Tastenkombinationen

StarOffice Writer – Grundlagen

Tastaturcode

Wirkung

(Strg)+(Entf)

Löscht den Text von der Schreibmarke bis zum Wortende.

(Strg)+(æ___)

Löscht den Text von der Schreibmarke bis zum Wortanfang.

(Strg)+(ª)+(Entf)

Löscht den Text von der Schreibmarke bis zum Satzende.

(Strg)+(ª)+(æ___)

Löscht den Text von der Schreibmarke bis zum Satzanfang.

Größere Textpassagen entfernen Sie am einfachsten durch Markieren und Drücken von (Entf).

Einfügen oder überschreiben? Wenn Sie bei der Korrektur auf unvollständige Textteile stoßen, müssen Sie die Texte ergänzen. StarOffice Writer stellt zwei Modi dafür bereit: den Einfüge- und den Überschreibmodus. Der jeweils aktuelle Modus wird in der Statuszeile angezeigt. Der Eintrag EINFG repräsentiert den Einfügemodus, ÜBER den Überschreibmodus. Die Umschaltung erfolgt entweder mit der (Einfg)-Taste oder durch einen Klick auf die Anzeige in der Statusleiste. Der Einfügemodus ist Standardeinstellung: Jedes neu über die Tastatur eingegebene Zeichen erscheint an der Schreibmarke und schiebt die vorhandenen Zeichen eine Position nach rechts. Besonderen Fällen vorbehalten ist der Überschreibmodus. Jedes neu über die Tastatur eingegebene Zeichen erscheint an der Schreibmarke und entfernt gleichzeitig das rechts daneben befindliche Zeichen. Der Überschreibmodus ist schnell versehentlich eingeschaltet – kontrollieren Sie deshalb bei »rätselhaftem« Verhalten beim Bearbeiten von Textdokumenten die Anzeige in der Statusleiste.

Texte kopieren, ausschneiden und einfügen Eine Situation, die häufig auftritt: Ein Textteil soll an einer anderen Stelle stehen. Er könnte gelöscht und anderswo neu geschrieben werden. Anderes Beispiel: Ein besonders schwer zu buchstabierendes Wort, ein Zitat, eine Adresse wird an einer anderen Stelle noch einmal benötigt. Schreiben Sie den Text jetzt noch einmal?

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Texten mit arbeiten

Kapitel 6

StarOffice Writer ist in der Lage, einen Text zu verschieben oder zu kopieren und erspart dadurch viel Arbeit und Zeit. Dabei können sogar Mehrfachmarkierungen aus den Texten heraus kopiert oder ausgeschnitten und an anderer Stelle eingefügt werden. Ausschneiden Markieren Sie einen Text und drücken Sie (ª)+(Entf) oder (Strg)+(X), dann verschwindet er aus dem Dokument. Er ist aber in der Zwischenablage noch vorhanden. Das Ausschneiden ist gewissermaßen ein Löschen mit Rückversicherung. Für das Ausschneiden steht ebenfalls ein Menübefehl zur Verfügung: BEARBEITEN/AUSSCHNEIDEN. Kopieren Das Kopieren von Textelementen erfolgt über die Zwischenablage. Zunächst wird ein Textabschnitt markiert. Dann befördern Sie ihn durch KOPIEREN dorthin. Beim Kopieren wird der markierte Teil nicht aus dem Dokument entfernt, sondern eine Kopie davon in die Zwischenablage eingefügt. Dort verbleibt der Text, bis er an anderer Stelle wieder eingefügt wird. Der Text oder das Objekt bleibt so lange in der Zwischenablage, bis etwas anderes (Text oder Grafik) dorthin gelangt. Beim Einfügen bleibt der Zwischenablage-Inhalt jedoch erhalten. Sie können also Textpassagen (aber auch Bilder, Tabellen usw.) mehrfach einfügen, also beliebig viele Kopien erstellen. Das Kopieren erreichen Sie entweder durch das Symbol KOPIEREN oder über die Tastenkombinationen (Strg)+(Einfg) bzw. (Strg)+(C). Der Menübefehl BEARBEITEN/KOPIEREN führt zum gleichen Ziel. Einfügen Beim Einfügen handelt es sich um die logische Fortsetzung des Ausschneidens und Kopierens. Dieser Befehl legt die Zwischenablage-Inhalte im Dokument ab. Hierfür gibt es drei Möglichkeiten: Sie können das Symbol nutzen, die Tastenkombinationen (ª)+(Einfg) bzw. (Strg)+(V)verwenden oder den Menübefehl BEARBEITEN/EINFÜGEN aufrufen. Die Daten werden wieder aus der Zwischenablage geholt und an der Cursor-Position in das Dokument eingefügt. Die Zwischenablage wird hierdurch nicht geleert, so dass Sie deren Inhalt beliebig oft einfügen können.

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Kapitel 6

StarOffice Writer – Grundlagen KOPIEREN und EINFÜGEN erzeugen eine Kopie, AUSSCHNEIDEN und EINFÜGEN können zum Verschieben von Textblöcken eingesetzt werden. Drag&Drop Um den Text zu verschieben, markieren Sie ihn – am einfachsten durch Ziehen mit der Maus. Danach setzen Sie den Mauszeiger an eine beliebige Stelle der Markierung und drücken die linke Maustaste. Ziehen Sie jetzt die Maus zur neuen Textposition und lassen Sie diese dort los. Der markierte Text ist an der Ausgangsposition verschwunden und tauch nun an der neuen Position auf. Halten Sie beim Ziehen der Maus die Taste (Strg) gedrückt, wird der Text kopiert, die Originalpassage bleibt dann erhalten. Verschieben Auch mit Tastenkombinationen lässt sich ein markierter Text verschieben. (Strg)+(½) verschiebt den Absatz nach oben und (Strg)+(¼) verschiebt

ihn nach unten. Diese Funktionen sind besonders sinnvoll, wenn es um eine Umstrukturierung kompletter Textblöcke geht. Dann kommen Sie damit schneller zum Ziel als durch die Befehlskombination »Ausschneiden und Einfügen«. Inhalte einfügen Mit dem Befehl BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN kopieren Sie den Inhalt der Zwischenablage in Ihr Dokument. Bei der herkömmlichen Form – BEARBEITEN/EINFÜGEN – bleibt der Inhalt der Zwischenablage weitgehend in der Form, wie er dort eingefügt wurde. Mit INHALTE EINFÜGEN bestimmen Sie in einer Dialogbox, in welcher Form der Inhalt der Zwischenablage ins Dokument gelangen soll. Abbildung 6.22: In der Dialogbox Inhalte einfügen bestimmen Sie, wie der Inhalt der Zwischenablage in das Dokument übernommen werden soll – im Beispiel sehen Sie die Optionen für ein Grafikobjekt.

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Texten mit arbeiten

Kapitel 6

Die Dialogbox gliedert sich in zwei Bereiche: Im Bereich QUELLE zeigt Ihnen der Writer, woher der Inhalt der Zwischenablage stammt – UNBEKANNTE QUELLE deutet auf einen Zwischenablageinhalt hin, der nicht aus einer Datei kopiert ist. Im Bereich AUSWAHL wählen Sie den Dateifilter, über den der Inhalt in das Dokument übernommen wird. Je nach Inhalt der Zwischenablage unterscheiden sich die angebotenen Datenstrukturen. Wenn das herkömmliche Einfügen aus der Zwischenablage bei Fremdanwendung nicht klappt: Versuchen Sie den Weg über INHALTE EINFÜGEN. Ein Beispiel: Der Textaustausch zwischen Microsoft Word und StarOffice Writer über die Zwischenablage erzeugt in einigen Fällen einen Textrahmen, mit INHALTE EINFÜGEN/UNFORMATIERTER TEXT erhalten Sie eine direkt editierbare Textpassage im laufenden Text.

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7

Textbearbeitung

Der Begriff Textbearbeitung umfasst alle Handlungen, um den Text zu überarbeiten, zu gestalten und mit zusätzlichen Objekten auszugestalten. Das nachfolgende Kapitel zeigt den Umgang mit wichtigen Werkzeugen von StarOffice Writer zur Textbearbeitung.

7.1

Formatieren

Nach dem Erfassen von Texten, dem Bewegen im Dokument und auch nach Kopier- und Verschiebeoperationen soll das Aussehen des Textes optimiert werden – er wird formatiert. Beim Formatieren werden die Textattribute so eingerichtet, dass ein ausgewogenes Erscheinungsbild entsteht. Man könnte von »Gestalten« reden – der Fachausdruck aber ist »Formatieren«. Jedes Dokument lässt sich in Einheiten zerlegen. Ein Dokument besteht aus Seiten, eine Seite aus Absätzen, ein Absatz aus Worten und einzelnen Zeichen. Jede dieser Einheiten kann in StarOffice Writer mit eigenen Formatroutinen beeinflusst werden. Welches Textelement formatiert wird, bestimmen Sie durch die Art der Markierung und durch die Wahl des Werkzeugs. Die Formatierung der Dokumente ist auch über Formatvorlagen möglich. Wenn Sie dieses Werkzeug in einem Dokument einsetzen wollen, sollten Sie die hier beschriebenen direkten oder »harten« Formatierungen nicht verwenden. Als Faustregel gilt: Bei langen Dokumenten immer mit Absatz- und Zeichenvorlagen arbeiten!

Zeichenformatierungen Zeichenformate stellen die kleinste Einheit der Formatoptionen dar. Jedes einzelne Zeichen im Dokument kann unterschiedliche Zeichenattribute erhalten. Zu den Zeichenformaten gehören: Schriftart und Schriftgröße Schriftattribut oder -auszeichnung (fett, kursiv, ...) Schrift- und Hintergrundfarbe

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Kapitel 7

Textbearbeitung Zeichenposition (hochgestellt, tiefgestellt) Buchstabenbreite und Laufweite und Schrifteffekte (Großbuchstaben, Kapitälchen, Blinkend, …) Weitere Informationen zum Formatieren und zum Umgang mit Schriften finden Sie im Kapitel 27 FONTWORK.

Damit Sie Zeichen formatieren können, müssen Sie diese zuerst markieren. Ist kein Zeichen markiert, gelten veränderte Einstellungen für neu eingegebene Buchstaben nach der Schreibmarke oder für das aktuell durch die Platzierung der Schreibmarke markierte Wort. Die Zeichenformatierung kann dabei auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Über das Menü FORMAT/ZEICHEN haben Sie Zugriff auf alle Funktionen der Zeichenformatierung. Mit Tastenkombinationen können Sie wichtige Formatierungen während der Eingabe erledigen. Für die aufgeführten steht in der Objektleiste auch jeweils eine Symbolschaltfläche zur Verfügung.. Über den Befehl EXTRAS/ANPASSEN können Sie bei Bedarf die Tastaturcodes verändern, zugewiesene Codes erfahren oder eigene Codes für spezielle Formatierungen festlegen. Schriftart und -größe über die Objektleiste festlegen Die aktuelle Schriftart und -größe sind in der Objektleiste ständig im Blick. Darüber bietet die Objektleiste Bearbeitungsfunktionen, mit denen Sie diese Eigenschaften für markierte Textpassagen ändern. Die Schriftart stellen Sie ein, indem Sie das Listenfeld SCHRIFT in der Objektleiste anklicken und dann nach oben bzw. unten blättern, bis der gewünschte Schriftname erscheint: Mit einem Klick auf die gewünschte Schrift oder mit der (Strg)-Taste weisen Sie die Schriftart der Markierung zu. Die Schriftgröße legen Sie – analog zur Schriftart – im Listenfeld GRÖßE fest. Zwischengrößen (z.B. 13,5 pt) lassen sich in diesem Feld auch direkt eingeben. Im Kombinationsfeld SCHRIFTNAME können Sie den Namen der gewünschten Schriftart direkt eingeben. Geben Sie hier Zeichen ein, wird im Listenfeld an den ersten Eintrag gesprungen, der mit diesem Zeichen oder dieser Zeichenfolge beginnt. Dieser Eintrag kann dann durch Anklicken sofort übernommen werden. Ist kein Eintrag vorhanden, der mit dem Zeichen beginnt, ändert sich im Listenfeld nichts. 232

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Formatieren

Kapitel 7 Abbildung 7.1: Das Kontextmenü eines markierten Texts bietet Ihnen die gebräuchlichsten Befehle zum Formatieren.

Die Dialogbox Zeichen Mit dem Befehl FORMAT/ZEICHEN öffnen Sie die Dialogbox ZEICHEN. Die gleiche Dialogbox öffnen Sie auch mit dem Befehl ZEICHEN aus dem Kontextmenü eines markierten Textes. Abbildung 7.2: Über die Steuerelemente der Dialogbox Zeichen stehen Ihnen alle verfügbaren Zeichenformate zur Auswahl.

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233

Kapitel 7

Textbearbeitung In dieser Dialogbox stehen Ihnen alle Formatierungen für Zeichen zur Verfügung. Im oberen Teil der Registerkarte SCHRIFT bestimmen Sie Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgrad. Bei einigen Schriften tauchen im Listenfeld SCHNITT die Begriffe REGULAR statt STANDARD und BOLD statt FETT auf.

Einen ersten Eindruck von den Einstellungen zeigt der Bereich VORSCHAU unmittelbar nach der Auswahl. Im Bereich SPRACHE kann die von der Linguistik-Funktion verwendete Sprache bestimmt werden. Dafür müssen aber die entsprechenden Wörterbücher installiert sein. Steht der Cursor innerhalb eines Wortes, wird die Formatierung auf das gesamte Wort angewandt. Haben Sie einen Textbereich markiert, überträgt Writer die Formatierung auf alle markierten Zeichen. Abbildung 7.3: Feineinstellung der Zeichenformatierung im Register Schrifteffekt der Dialogbox Zeichen.

Die Registerkarten SCHRIFTEFFEKT und POSITION stellen weitere Schriftauszeichnungen zur Verfügung und regeln spezielle Zeicheneigenschaften für erweiterte Formatierungen von Texten. Writer bietet Einstellungen zur Anordnung von hoch- und tiefgestellten Zeichen. Auch typographische Einstellungen wie Kerning und weitere Optionen für Durchstreichen und Unterstreichen lassen sich vorgeben. 234

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Formatieren

Kapitel 7

Unterstreichungsoptionen und die Wahl einer Durchstreichung sind auf dem Register SCHRIFTEFFEKT wählbar. Als LAUFWEITE (Register POSITION) bezeichnet man den Abstand zwischen den einzelnen Schriftzeichen. Mit der Einstellung STANDARD wird der in der Schriftart festgelegte Zeichenabstand bestimmt. Die Einstellung GESPERRT vergrößert den Zeichenabstand, SCHMAL bewirkt eine Verkleinerung. Das Markierfeld PAARWEISES KERNING (Register POSITION) sollten Sie aktivieren, wenn ein besonderer Zeichenabstand für bestimmte (markierte) Buchstabenkombinationen eingesetzt werden soll. Diese Funktion ist relativ rechenaufwendig und wird in erster Linie bei großen Schriftgraden, z.B. bei Überschriften, genutzt, um optische Lücken auszugleichen. Markierte Zeichen können Sie im gleichnamigen Register in einen Hyperlink verwandeln. Dieser Hyperlink ist ein Verweis auf ein Dokument, auf das Sie im Internet/Intranet oder lokal Zugriff haben. Diese Option ist besonders dann von Interesse, wenn Sie ein HTML-Dokument – z.B. Ihre eigene Homepage – erstellen. Aber auch für die Teamarbeit an Dokumenten kann diese Funktion nützlich sein. Mit Hilfe des Registers HINTERGRUND legen Sie – wie bei der Seiteneinrichtung – Farben und Muster hinter den Text.

Absatzformate Wie einzelne Zeichen oder Textpassagen lassen sich ganze Absätze formatieren – allerdings bezieht sich diese Bezeichnung prinzipiell auf ein anderes Objekt. Die Absatzformate wirken sich nicht auf einzelne Zeichen, sondern auf den aktuellen Absatz oder die markierten Absätze aus. Die direkte Absatzformatierung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen: Für die schnelle Absatzformatierung bieten die Objektleiste Schaltflächen und das horizontale Lineal spezielle Linealfunktionen. Die Dialogbox Absatz Detaillierte Einstellungen für Absätze nehmen Sie mit dem Befehl FORMAT/ ABSATZ vor. Die Dialogbox bietet sämtliche Möglichkeiten auf unterschiedlichen Registern. Richtige Bedeutung erlangen die Einstellungen der Dialogbox bei der Arbeit mit Absatzvorlagen, die dem direkten (harten) Formatieren vorzuziehen ist.

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235

Kapitel 7

Textbearbeitung

Abbildung 7.4: Im Register Ausrichtung der Dialogbox Absatz stellen Sie z.B. den Blocksatz detailliert ein.

Der Begriff ABSATZEINZÜGE bezeichnet Textverläufe in Absätzen, die andere Begrenzungen als die »normalen« Seitenränder nutzen. Wichtige Textgestaltungen wie Aufzählungen und Nummerierungen werden damit erzeugt. Abbildung 7.5: Beim Bearbeiten der Absatzeinzüge und -abstände stellt das horizontale Lineal ein wertvolles Hilfsmittel dar.

Das schnellste Hilfsmittel zum Ein- oder Ausziehen von Text sind die grauen Dreiecke am linken und rechten Rand des waagerechten Lineals. Durch Verschieben dieser Elemente mit der Maus lassen sich alle Varianten der Absatzeinrückungen erzeugen. Die drei Dreiecke haben unterschiedliche Funktionen:

236

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Formatieren

Kapitel 7

Das nach oben zeigende Dreieck auf der linken Seite des vertikalen Lineals rückt den Absatz um die eingestellte Distanz ein. Das nach unten zeigende Dreieck versetzt Sie in die Lage, die erste Zeile unabhängig zu formatieren. Durch Verschieben kann sie ein- oder ausgerückt werden. Einrückungen finden Sie z.B. bei Absatzanfängen in Zeitungen und Zeitschriften, Ausrückungen – so genannte hängende Einzüge – werden bei Aufzählungen eingesetzt. Der rechte Aufwärtspfeil legt einen Einzug weg vom rechten Seitenrand fest. Über FORMAT/ABSATZ können Sie im Register EINZÜGE diese Eigenschaften millimetergenau einstellen.

UND

ABSTÄNDE

Abbildung 7.6: Im Register Einzüge und Abstände passen Sie die Absatzeinstellungen millimetergenau an.

Im Bereich EINZUG teilen Sie Writer mit, wie weit der Text vom linken Rand der Seite nach rechts bzw. vom rechten Rand nach links eingerückt wird. Außerdem können Sie der ersten Absatzzeile einen gesonderten Einzug zuordnen.

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237

Kapitel 7

Textbearbeitung

VOR TEXT

Im Drehfeld stellen Sie den Abstand des Absatzes vom linken Rand der Seite ein.

ERSTE ZEILE

In diesem Drehfeld wird festgelegt, wie weit die erste Zeile gegenüber den anderen Zeilen des Absatzes eingerückt oder ausgerückt wird.

AUTOMATISCH

Bei Aktivierung bestimmt StarOffice Writer automatisch den Einzug anhand von Standardeinstellungen.

HINTER TEXT

Hier stellen Sie ein, wie weit der Text vom rechten Rand der Seite eingerückt wird.

Soll ein entsprechender Abstand über oder unter einem Absatz frei bleiben, nehmen Sie diese Einstellungen im Bereich ABSTAND vor. Mit den Drehfeldern ÜBER ABSATZ bzw. UNTER ABSATZ stellen Sie ein, wie viel Platz vor bzw. nach dem Absatz freigehalten werden soll. Dieses Verfahren führt in bestimmten Situationen schneller zum Ergebnis als die Arbeit mit Leerabsätzen. Im Bereich ZEILENABSTAND bestimmen Sie den Abstand der einzelnen Zeilen innerhalb des Absatzes. Mit EINZEILIG wird zwischen den Zeilen des Absatzes kein zusätzlicher Abstand eingefügt. Diese Formatierung erreichen Sie auch mit der Tastenkombination (Strg)+(1). Eineinhalbzeilig formatieren Sie den Absatz mit (Strg)+(5), damit wird eine halbe Zeilenhöhe zusätzlich eingefügt. Nach der Auswahl von ZWEIZEILIG ist zwischen den Zeilen eines Absatzes eine ganze Leerzeile vorhanden. Auch hierfür gibt es eine Tastenkombination: (Strg)+(2).

Tabulatoren Tabstopps dienen zur Ausrichtung von Text. Aufzählungen, einfache Tabellen oder Preisangaben lassen sich mit Tabstopps exakt ausrichten. Üblicherweise wird heute mit proportionalen Schriften gearbeitet, bei denen die Buchstabenbreite unterschiedlich ausfällt. Beim Positionieren von Textelementen mit Leerzeichen können Sie deshalb nie sicher sein, dass die gewünschten Texte auch beim Druck tatsächlich exakt untereinander stehen. Tabulatoren interaktiv setzen Für das Ausrichten von Textobjekten mit Tabulatoren bietet StarOffice Writer als einfachstes Werkzeug das Lineal. Mit diesem Hilfsmittel setzen Sie die im Dokument gewünschten Tabulatorpositionen mit der Maus.

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Formatieren

Kapitel 7

Für die millimetergenaue Arbeit und weitere Möglichkeiten beim Umgang mit Tabulatoren nutzen Sie das Register TABULATOR über den Befehl FORMAT/ABSATZ. Für das Arbeiten mit Tabulatoren ist wichtig, dass es sich hierbei nicht um einen einzigen Arbeitsschritt, sondern um mehrere, deutlich abgesetzte Einzelschritte handelt. Voraussetzung für die Arbeit mit Tabulatoren sind Tabulatorzeichen im Text. Diese Tabulatorzeichen sind nicht druckbare Zeichen, die je nach Bedarf einen gewünschten Zwischenraum schaffen. Überall dort, wo Sie also Text exakt platzieren möchten, müssen Sie im Text bei der Eingabe mit der (ÿ)-Taste ein Tabulatorzeichen einfügen (schreiben). Abbildung 7.7: Tabulatorzeichen sind die Voraussetzung für exakt ausgerichtete Texte: Im Bild sind die Steuerzeichen eingeblendet.

Die für die Übung verwendete Datei finden Sie als 07_tab.sxw auf der CD.

Üblicherweise hat ein Tabulatorzeichen keine festgelegte Länge. Damit sich ein solches Zeichen nicht sofort bis zum rechten Seitenrand ausdehnt, verwendet Writer einen Standard-Tabulatorenabstand. Ein geschriebenes Tabulatorzeichen richtet sich deshalb immer am nächsten Standard-Tabstopp (Tabulatorenabstand) aus, der sich rechts befindet. Abbildung 7.8: Rechts sehen Sie drei StandardTabulatorpositionen, links vor dem Tabstopp sind die Vorgaben automatisch entfernt.

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Kapitel 7

Textbearbeitung Der Standard-Tabulatorenabstand in StarOffice Writer beträgt 1,25 cm. Er kann über EXTRAS/OPTIONEN in der Kategorie TEXTDOKUMENT/ALLGEMEIN verändert werden. Nach der Texteingabe – zweckmäßigerweise erst dann, wenn der Text vollständig und überarbeitet ist – geht es an die Textausrichtung. Im zweiten Arbeitsgang müssen Sie sich für die Art der Ausrichtung der Zeichen an der Tabulatorposition entscheiden. Für die Bearbeitung von Textdokumenten stellt Ihnen Writer vier verschiedene Tabulatorausrichtungen zur Verfügung. Für die Übung ist das waagerechte Lineal erforderlich (ANSICHT/LINEAL). Die Schaltfläche zum Umschalten der Tabulatorart befindet sich am äußeren linken Rand des Lineals. Üblicherweise verwendet StarOffice Writer linksbündige Tabulatoren. Die anderen Tabulator-Ausrichtungen lassen sich durch Anklicken des Tabulatorsymbols im Lineal einstellen. Bei jedem Klick ändert sich der Typ des Tabulators: Durch einen linksbündigen Tabulator wird der nachfolgende Text an der Tabulatorposition linksbündig ausgerichtet und nach rechts weiter geschrieben. Mit einem rechtsbündigen Tabulator erreichen Sie, dass der nachfolgende Text an der Tabulatorposition rechtsbündig ausgerichtet und nach links fortgeschrieben wird. Der Dezimaltabulator dient der Ausrichtung von Zahlen mit Dezimaltrennzeichen. Diese Zahlen werden so ausgerichtet, dass das erste Dezimaltrennzeichen – im deutschen Sprachraum ein Komma – im Text genau an der Tabulatorposition steht. Die Tabulatorposition eines zentrierten Tabulators bildet den festen Punkt, an dem der Text zentriert wird. Der Nullwert des Lineals befindet sich am linken Seitenrand: Eine Tabulatorposition 6 cm bezieht sich also auf den Rand des Satzspiegels, nicht auf den Blattrand. Im unteren Teil der Beispieldatei ist ein Beispielabschnitt vorbereitet. Dort soll hinter jedem Doppelpunkt ein Beispieltext mit Hilfe von Tabulatoren jeweils an der Linealposition 6 cm ausgerichtet werden.

240

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Formatieren

Kapitel 7

1.

Schreiben Sie hinter jedem Doppelpunkt zunächst mit der (ÿ)-Taste ein Tabulatorzeichen und anschließend einen beliebigen Beispieltext. In der Zeile, die den dezimalen Tabulator zeigen wird, sollte das eine Dezimalzahl sein.

2.

Setzen Sie dann die Schreibmarke in den ersten Beispieltext, der den linksbündigen Tabstopp aufnehmen soll. Abbildung 7.9: Der linksbündige Tabulator ist eingefügt – zur besseren Übersicht ist die Anzeige der Steuerzeichen aktiviert.

3.

Setzen Sie anschließend die Schreibmarke in die zweite Zeile.

4.

Für einen rechtsbündigen Tabstopp müssen Sie vor dem Setzen der Position zunächst auf der Schaltfläche im linken Teil des Lineals durch einen Klick das Symbol für den rechtsbündigen Tabulator aktivieren.

5.

Setzen Sie die Position des Tabulators ebenfalls auf 6 cm.

6.

Um den Tabulator zu korrigieren, brauchen Sie ihn nur mit der Maus bei gehaltener linker Maustaste an die gewünschte Stelle im Lineal zu bewegen.

7.

Zum Entfernen eines überflüssigen Tabstopps müssen Sie ihn mit der Maus nach unten aus dem Lineal herausziehen.

8.

Setzen Sie in gleicher Weise bei den Folgezeilen den dezimalen und den zentrierten Tabulator.

Das Dokument mit dem gezeigten Beispiel finden Sie auf der Buch-CD unter 07_tab.sxw.

Wenn Sie einen Tabulator setzen, gilt er für den gesamten Absatz, der gerade markiert ist bzw. in dem sich gerade die Schreibmarke befindet. Wenn mehrere Absätze markiert sind, ändern Sie die Tabulatorpositionen für alle markierten Absätze – eine einfache Variante, um Preislisten oder Rechnungen einheitlich einzurichten.

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241

Kapitel 7

Textbearbeitung Tabulatoren mit der Dialogbox Eine weitergehende Variante zum Definieren von Tabulatoren bietet der Befehl FORMAT/ABSATZ, Registerkarte TABULATOR. In der Dialogbox ABSATZ werden immer die Einstellungen der markierten Absätze oder des Absatzes angezeigt, in dem die Schreibmarke blinkt.

Abbildung 7.10: Zum numerisch exakten Einrichten der Tabulatoren dienen die Steuerelemente im Register Tabulator der Dialogbox Absatz.

Um die Tabulatorpositionen für einen oder mehrere Absätze mit der Dialogbox zu bestimmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

242

1.

Markieren Sie die gewünschten Absätze oder platzieren Sie die Schreibmarke in dem Absatz, dessen Eigenschaften Sie verändern wollen.

2.

Aktivieren Sie den Befehl FORMAT/ABSATZ.

3.

Wechseln Sie in das Register TABULATOR.

4.

Mit der Definition eines Tabstopps beginnen Sie, indem Sie im Eingabefeld POSITION die Position als Zentimeterangabe eingeben.

5.

Der Bereich TYP legt die Ausrichtung des Tabulators fest: LINKS, RECHTS, ZENTRIERT und DEZIMAL.

6.

Wenn die Option DEZIMAL aktiviert ist, können Sie durch Überschreiben der Vorgabe das in der Systemeinstellung vorgegebene Dezimalzeichen ändern – diese Einstellung gilt lediglich für die aktuell markierten Absätze.

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Formatieren

Kapitel 7

7.

Im Bereich FÜLLZEICHEN bietet Ihnen Writer dazu verschiedene Optionen an, um den vom Tabulatorzeichen überbrückten Bereich zu füllen. Diese Funktion finden Sie z.B. bei Inhaltsangaben, wenn Kapiteltitel und Seitenzahl durch eine Leitlinie verbunden sind. Writer hebt die Füllzeichen grau hervor, um eine bessere Unterscheidung zu den »normalen« Zeichen im Text zu gewährleisten.

8.

Wenn Sie ein eigenes Zeichen als Füllzeichen definieren wollen, müssen Sie erst das Optionsfeld aktivieren, dann können Sie im Eingabefeld rechts daneben das gewünschte Zeichen eingeben. Abbildung 7.11: Beispiele für Füllzeichen und veränderte Dezimaltrennzeichen

9.

Um den neuen Tabstopp zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. Auf diese Art und Weise erzeugen Sie nacheinander mehrere Tabstopps für die markierten Absätze.

10. Mit Hilfe der Schaltfläche LÖSCHEN bzw. ALLE gesetzte Tabulatoren wieder aufheben.

LÖSCHEN

können Sie

11. Um in der Dialogbox eine Position zu ändern, löschen Sie erst die alte Position und fügen danach die neue hinzu. 12. Damit Writer die vorgenommenen Änderungen aktiviert, müssen Sie die Dialogbox ABSATZ mit OK schließen. Das gezeigte Beispiel ist auf der CD unter 07_füll.sxw abgelegt.

Häufig genutzte Einstellungen für Tabstopps sollten Sie in einer speziellen Absatzvorlage sichern – Informationen dazu finden Sie in diesem Kapitel unter ABSATZVORLAGEN.

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243

Kapitel 7

Textbearbeitung Bei negativen Erstzeileneinzügen orientiert sich der Tabulator am Einzug.

Aufzählungen, Nummerierungen und Gliederungen In vielen Texten ist es notwendig, bestimmte Textpassagen durch Blickfangpunkte oder Zahlen hervorzuheben – so entstehen Aufzählungen und Nummerierungen. Auflistungen und Nummerierungen sollen aber nicht nur mit den besonderen Zeichen beginnen: Zugehöriger Text, der über mehrere Zeilen geht, soll korrekt ausgerichtet sein. Laden Sie das Beispieldokument 07_auf.sxw von der Buch-CD, um das Beispiel selbst nachzuvollziehen.

StarOffice Writer bietet ein schnelles Verfahren, um diese Aufgaben zu lösen und Absätze mit Aufzählungszeichen zu versehen: 1.

Markieren Sie zunächst die Absätze, die mit Aufzählungszeichen versehen werden sollen.

2.

Klicken Sie in der Objektleiste auf das Symbol AUFZÄHLUNGSLISTE AN/ AUS. Danach werden automatisch Blickfangpunkte gesetzt. Außerdem erzeugen die Aufzählungszeichen einen besonderen Textbereich, damit die Textausrichtung in den Folgezeilen korrekt erfolgt.

Abbildung 7.12: Nach einem Klick auf das Symbol Aufzählungsliste an/aus hat Writer automatisch Blickfangpunkte für die Aufzählung eingefügt.

Nummerierungen erzeugen Sie mit einem Klick auf die Symbolschaltfläche NUMMERIERUNG AN/AUS.

Ebenso wie bei den Tabulatorpositionen und anderen interaktiven Varianten können Sie die jeweilige Automatik nachträglich per Dialogbox ändern oder sofort per Dialogbox auslösen: 244

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Formatieren

Kapitel 7

1.

Markieren Sie die gewünschten Absätze.

2.

Für die detaillierte Formatierung der Aufzählungen, Nummerierungen und Gliederungen öffnen Sie das Menü FORMAT und aktivieren den Befehl NUMMERIERUNG/AUFZÄHLUNG. Die damit aufgerufene Dialogbox NUMMERIERUNG/AUFZÄHLUNG enthält alle erforderlichen Steuerelemente zur gezielten Gestaltung der Nummerierungsformate. Abbildung 7.13: Das Erscheinungsbild von Aufzählungen und Nummerierungen bestimmen Sie in der Dialogbox Nummerierung/ Aufzählung.

3.

Aktivieren Sie eine der vorgegebenen Varianten im Bereich AUSWAHL.

4.

Wechseln Sie in das Register OPTIONEN.

5.

Verändern Sie die Vorgaben und bestätigen Sie mit OK.

Über das Register GRAFIKEN können Sie Bullets aus der Gallery von StarOffice verwenden. Diese Variante ist vorrangig für Online-Dokumente gedacht. Mit den Optionen verändern Sie das Layout der Aufzählung: Im Bereich EBENE legen Sie die Nummerierungsebenen fest, die Sie ändern möchten. Writer unterstützt bis zu zehn Nummerierungsebenen, die über Absatzvorlagen realisiert werden. Dann kümmert sich das Textprogramm um die richtigen Kapitel- und Abschnittsnummerierungen – dies ist nicht nur bei wissenschaftlichen Arbeiten ein erheblicher Vorteil.

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245

Kapitel 7

Textbearbeitung

Abbildung 7.14: Im Register Optionen stellen Sie die Details für die führenden Zeichen ein.

Über den Befehl FORMAT/ABSATZ können Sie bei Nummerierungen für einen Absatz im Register NUMMERIERUNG festlegen, ob die Nummerierung neu beginnt oder die Nummerierung eines vorhergehenden Textabschnitts fortgesetzt wird. Im Kombinationsfeld NUMMERIERUNG wählen Sie die Nummerierungsart aus, die Schaltfläche ZEICHEN führt zur Dialogbox SONDERZEICHEN, über die Sie jedes verfügbare Zeichen als Blickfangpunkt auswählen können. Um den Abstand zwischen Sonderzeichen und Text anzupassen, verwenden Sie das Eingabefeld im Register POSITION.

AutoFormat Mit diesem besonderen Werkzeug versucht Writer Ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Dabei kontrolliert das Programm den eingegebenen Text und nimmt Standardformatierungen vor. Die Funktion AUTOFORMAT/WÄHREND DER EINGABE ist nach der Installation von StarOffice automatisch aktiviert. Mit dem Befehl FORMAT/AUTOFORMAT entscheiden Sie, ob Writer die Ersetzung während der Eingabe vornehmen soll oder nicht. Writer kennzeichnet die aktivierte Funktion mit einem Häkchen – die Befehle des Menüs FORMAT/AUTOFORMAT im Einzelnen: 246

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Formatieren

Kapitel 7

Aktivieren Sie WÄHREND DER EINGABE, um Writer zu veranlassen, alle AutoFormatierungen unmittelbar bei der Eingabe vorzunehmen. Wenn Sie das AutoFormat während der Eingabe verhindern wollen, müssen Sie den Befehl durch Anklicken explizit abwählen. Durch Auswahl des Befehls ANWENDEN starten Sie das AutoFormat manuell, z.B. wenn der Text fertig gestellt ist. Die Änderungen erfolgen kommentarlos. ANWENDEN UND ÄNDERUNGEN BEARBEITEN dient ebenfalls zum manuellen Starten der AutoFormatierung. Im Anschluss an die automatische Formatierung gibt Ihnen Writer die Möglichkeit die vorgenommenen Änderungen zu überprüfen. Writer überlässt Ihnen die Entscheidung, welche Formatierungen durchgeführt werden. Verwenden Sie das Dokument 07_afo.sxw von der Buch-CD, um selbst mit dem AutoFormat zu experimentieren.

Einstellungen für AutoFormat Die Einstellungen für die Funktion vonAutoFormat nehmen Sie im Register OPTIONEN der Dialogbox AUTOKORREKTUR vor, die Sie mit dem Befehl EXTRAS/AUTOKORREKTUR/AUTOFORMAT öffnen. Die Dialogbox AUTOKORREKTUR regelt auch die Einstellungen für die AutoKorrektur-Funktion. Daher sind im Register OPTIONEN Einstellungen für AutoKorrektur und AutoFormat möglich. Abbildung 7.15: Lang ist die Liste der Formatierungen, mit denen Sie den StarOffice Writer automatisch beauftragen können.

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247

Kapitel 7

Textbearbeitung Wenn AUTOFORMAT/WÄHREND DER EINGABE eingeschaltet ist, formatiert Writer alle Absätze automatisch als Überschriften, sobald Sie hinter diesem Absatz mit (Enter) einen Leerabsatz eingeben, der Absatz mit einem Großbuchstaben beginnt und nicht mit einem Interpunktionszeichen endet. Welche Optionen für das AutoFormat gelten, erkennen Sie im Register OPTIONEN am Platz des Markierfelds: Die Spalte [E] steht für die Optionen, die während der Eingabe aktiv sind, während in der Spalte [N] Formatierungen aufgeführt sind, die Writer nachträglich vornimmt. Speichern Sie das Dokument, bevor Sie die Wirkung des Befehls AUTOFORMAT/ANWENDEN testen. Mit BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG verwerfen Sie bei Bedarf alle Änderungen der Funktion AutoFormat.

7.2

Mit Rahmen arbeiten

Als modernes Textverarbeitungsprogramm bietet Ihnen StarOffice Writer Funktionen, wie sie in DTP-Programmen Verwendung finden. Das universelle Werkzeug für die freie Anordnung von Texten auf der Seite ist der Textrahmen. Textrahmen und Grafiken erscheinen auf den ersten Blick gleich. Dieser Eindruck wird dadurch verstärkt, dass einige Eigenschaften dieser Objekte über ähnliche Dialogboxen verändert werden. Es handelt sich aber um verschiedene Typen – der Begriff RAHMEN meint in StarOffice Writer stets den Textrahmen.

Rahmen einfügen Einen Textrahmen können Sie jederzeit in ein Dokument einfügen. Die schnellste Arbeitsweise ist das Einfügen mit der Maus. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie zunächst die Wirkung des Rahmens prüfen und die genaueren Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen wollen. So fügen Sie Textrahmen in ein Dokument ein:

248

1.

Klicken Sie länger auf das Symbol EINFÜGEN in der Werkzeugleiste von StarOffice Writer – es erscheint die Abreißleiste EINFÜGEN.

2.

Klicken Sie auf das Symbol RAHMEN MANUELL EINFÜGEN in der Abreißleiste EINFÜGEN. StarOffice Writer aktiviert unter dem Symbol ein Spaltenraster. Mit diesem Raster bestimmen Sie sofort beim Einfügen, wie viele Spalten der Textrahmen enthalten wird.

3.

Um nur eine Spalte zu erzeugen, klicken Sie mit der Maus in das linke Feld.

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Mit Rahmen arbeiten

Kapitel 7

4.

Bewegen Sie den Mauszeiger in das Dokument – er besitzt nun die Form eines Fadenkreuzes. Hierdurch signalisiert Ihnen StarOffice Writer, dass Sie jetzt einen Rahmen aufziehen können.

5.

Ziehen Sie den Rahmen in der gewünschten Größe auf und geben Sie die Maustaste frei. Abbildung 7.16: Über die Abreißleiste Einfügen lassen sich Rahmen interaktiv in das Dokument einfügen.

Durch Drücken der (Esc)-Taste brechen Sie den Vorgang ab – StarOffice Writer fügt keinen Rahmen ein und Sie können mit der normalen Arbeit fortfahren. An den acht grünen Kontrollpunkten am eingefügten Rahmen erkennen Sie, dass der Rahmen aktiviert ist. Einen nicht aktivierten Rahmen markieren Sie mit einem Klick auf die Umrandung zur Bearbeitung – die Kontrollpunkte erscheinen. Dabei blendet StarOffice Writer eine Werkzeugleiste ein, die spezielle Symbole für die Bearbeitung des Rahmens bereitstellt. Wenn Sie die Rahmeneigenschaften bereits beim Einfügen genau bestimmen wollen, verwenden Sie den Menübefehl EINFÜGEN/RAHMEN.

Anschließend können Sie in den Rahmen Text eingeben. Dazu klicken Sie in den unmarkierten Rahmen – bei Bedarf klicken Sie zunächst neben den Rahmen, um die Markierung des Rahmens aufzuheben. Zeichen und Absätze in den Rahmen sind wie »normaler« Text formatierbar.

Rahmen positionieren und verankern Markierte Rahmen werden durch Ziehen mit gedrückter Maustaste verändert. Wenn Sie einen Rahmen am Rand außerhalb eines Kontrollpunktes verschieben, folgt der Rahmen dem Mauszeiger – er wird verschoben. Klicken Sie auf einen der Kontrollpunkte, verändern Sie durch Ziehen mit der Maus die Rahmengröße.

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Kapitel 7

Textbearbeitung Wenn Sie die (ª)-Taste beim Ziehen eines der acht Kontrollpunkte gedrückt halten, wird der Rahmen proportional verändert.

Eine der wichtigsten Eigenschaften eines Rahmens ist seine Verankerung. Diese Eigenschaft verknüpft einen Rahmen mit einem anderen Textelement. Wenn der Rahmen markiert ist, wird auch der Verankerungspunkt sichtbar: Ein graues Quadrat mit einem Anker symbolisiert diese Stelle. Ändert sich der Platz des Objekts, an dem der Rahmen verankert ist, verschiebt sich auch die Position des Rahmens in der gleichen Weise. Um den Verankerungspunkt des Rahmens zu verändern, genügt es, das Anker-Symbol an die neue Position zu ziehen. Sobald ein Rahmen markiert ist, ändert StarOffice Writer die Einträge im Menü FORMAT – Sie sehen nur noch die Funktionen und Befehle, die auf das aktuell markierte Objekt anwendbar sind. Alle Eigenschaften des Rahmens stellen Sie in der Dialogbox RAHMEN ein, die StarOffice Writer nach einem Klick auf FORMAT/RAHMEN öffnet. Schneller zum Ziel gelangen Sie mit dem Kontextmenü des Rahmens – auch hier finden Sie die erforderlichen Funktionen und Befehle. Abbildung 7.17: Alle erforderlichen Funktionen und Befehle, um die Verankerung eines Rahmens zu verändern, finden Sie im Kontextmenü des Rahmens.

Text im Rahmen Um bereits bestehenden Text nachträglich durch einen Rahmen hervorzuheben, nutzen Sie die Funktion zum Einfügen von Rahmen. Markieren Sie den gewünschten Text. Danach aktivieren Sie die Funktion zum Einfügen des Rahmens und ziehen den Rahmen an der gewünschten Stelle auf. Nach Abschluss erscheint der vorher markierte Text im Rahmen.

250

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Mit Rahmen arbeiten

Kapitel 7

Beachten Sie, dass StarOffice Writer standardmäßig die Höhe eines neuen Textrahmens so verändert, dass der markierte Text vollständig in den Rahmen passt – zur Abhilfe deaktivieren Sie das Markierfeld AUTOM. GRÖßE im Register TYP der Dialogbox RAHMEN. Abbildung 7.18: Wenn Text nicht vollständig in einem Textrahmen Platz findet, erscheint ein kleines rotes Dreieck in der rechten unteren Ecke des Rahmens.

Abbildung 7.19: In der Dialogbox Rahmen steuern Sie alle Eigenschaften eines markierten Rahmens.

Für häufig verwendete Rahmen sollten Sie Rahmenvorlagen definieren.

Über das Kontextmenü stehen weitere Formatierungs-Optionen zur Verfügung. Aber auch das Format-Menü passt seine Einträge an das aktuelle Objekt an.

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Kapitel 7

Textbearbeitung Überlagern sich in Ihrem Dokument Rahmen oder Objekte, können Sie mit dem Befehl FORMAT/ANORDNUNG die Darstellungsreihenfolge der Rahmen, Zeichenobjekte, Grafiken etc. festlegen. Der Befehl FORMAT/UMLAUF legt fest, ob und an welcher Seite der normale Text um den Textrahmen herumläuft. Rufen Sie den Befehl RAHMEN aus dem Kontextmenü auf, entspricht dies dem Befehl FORMAT/RAHMEN. In dieser Dialogbox können Sie alle Eigenschaften verändern – z.B. die Art der Umrandung, die Position oder den Textumlauf.

Rahmen verketten Für besondere Gestaltungen können Sie Rahmen miteinander verketten und auf diese Weise Text aus einem Rahmen in den Folgerahmen fließen lassen. 1.

Erzeugen Sie die Rahmen, die den Text aufnehmen sollen.

2.

Deaktivieren Sie dann für alle Rahmen das Markierfeld AUTO. HÖHE im Register TYP der Dialogbox RAHMEN, um die Größe der Rahmen auch nach dem Einfügen des Textes festzuhalten.

3.

Fügen Sie den Text ein: Das Verfahren funktioniert nur, wenn der Text umfangreicher ist, als der zur Verfügung stehende Platz.

4.

Markieren Sie den ersten Rahmen, der den Text enthält.

5.

Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche VERKETTEN in der Werkzeugleiste RAHMEN.

6.

Klicken Sie auf den Rahmen, der als nächstes den Text aufnehmen soll.

Abbildung 7.20: Beim Verketten von Rahmen klicken Sie nacheinander die Rahmen an, in die der Text fließen soll.

252

 KOMPENDIUM 

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Mit Vorlagen arbeiten 7.

Kapitel 7

Wiederholen Sie den Arbeitsschritt, um alle gewünschten Rahmen miteinander zu verketten.

Nach dem Verketten fließt der Text von einem Rahmen in den anderen. Sobald Sie einen verketteten Textrahmen markieren, zeigt StarOffice Writer automatisch die Verbindung zu Vorgänger und Nachfolger. Um die Ausführungen nachzuvollziehen, laden Sie das Dokument 07_kette.sxw von der Buch-CD.

Ein Klick auf die Symbolschaltfläche VERKETTUNG AUFHEBEN aktiviert ein Hilfsmittel, mit dem Sie verknüpfte Rahmen durch Anklicken trennen. Nach dem Trennen bringt StarOffice Writer den Text vollständig in den Vorgängern unter. Einige Eigenschaften charakterisieren das Verhalten der Rahmen: Beim Verschieben von verketteten Textrahmen bleibt der Text in den Rahmen enthalten. Wenn Sie einzelne Rahmen einer Verkettung skalieren, wird der Text neu umbrochen. Wenn Sie einen Rahmen aus einer Verkettung löschen, entfernt StarOffice Writer den Rahmen und bricht den Text in die verbliebenen Rahmen um. Sobald Sie den ersten Rahmen einer Verkettung löschen, entfernt StarOffice Writer den gesamten Text.

Grafiken in Rahmen Die Textrahmen von StarOffice Writer können außer Text auch Grafiken aufnehmen. Diese Grafiken sind automatisch im Rahmen verankert, wenn Sie die Schreibmarke zunächst im Rahmen platzieren und dann die Grafik z.B. über EINFÜGEN/GRAFIK/AUS DATEI in den Rahmen bringen.

7.3

Mit Vorlagen arbeiten

Bei der Arbeit mit StarOffice Writer müssen Sie – vor allem bei häufiger Verwendung und bei längeren Texten – irgendwann die Entscheidung treffen, ob Sie Texte direkt formatieren oder Vorlagen verwenden. Für die direkte Formatierung – auch harte Formatierung genannt – markieren Sie zunächst das Textobjekt und weisem diesem dann über Dialogboxen, Tastenkombinationen oder Symbolschaltflächen eine Formatierung direkt zu.

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253

Kapitel 7

Textbearbeitung Anders bei der Verwendung von Vorlagen – Sammlungen von Vorgaben für die Formatierung verschiedenster Textelemente, auf die Sie über einen Namen zugreifen können. Bei dieser indirekten (weichen) Formatierung markieren Sie ein Textelement und weisen diesem eine Vorlage zu. StarOffice Writer überträgt sofort alle in der Vorlage vorhandenen Festlegungen. Ein Beispiel: Wenn Sie einem oder mehreren Absätzen die Absatzvorlage ÜBERSCHRIFT zuweisen, verändert StarOffice Writer Schriftart, Absatzabstand und Textfluss in einem Arbeitsgang. Verändern Sie später die Absatzvorlage, verändert StarOffice Writer sofort alle Absätze mit der Absatzvorlage ÜBERSCHRIFT in gleicher Weise. Die Arbeit mit Vorlagen ist zweckmäßig, wenn Sie längere Dokumente einheitlich gestalten und schnell verändern müssen, z.B. um das beste Aussehen zu ermitteln.

Grundlagen StarOffice Writer bietet Vorlagen für Zeichen, Absätze, Rahmen, Nummerierungen und Seiten sowie Stylist als Werkzeug zur Verwaltung der Vorlagen. Auch wenn Sie nicht mit Vorlagen arbeiten, sind diese vorhanden: Für alle Textelemente verwendet StarOffice Writer automatisch Standard-Vorlagen, die je nach Dokumenttyp unterschiedlich sind. Neue oder veränderte Vorlagen speichert StarOffice Writer jeweils im aktuellen Dokument und wendet sie auch nach erneutem Öffnen des Dokuments wieder an. Verwenden Sie auch in StarOffice Calc Vorlagen für die Formatierung von Zellen in Tabellendokumenten und von Seiten für Tabellenblätter. Um eigene Vorlagen in gleichartigen Dokumenten zu verwenden, können Sie diese in ein anderes Dokument kopieren oder ein beliebiges Dokument als Dokumentvorlage speichern. Dann steht dieses Dokument mit allen darin enthaltenen Vorlagen als Muster für alle Dokumente bereit, die Sie auf dieser Basis erstellen. Beim Kopieren von Vorlagen in ein anderes Dokument entscheiden Sie, ob StarOffice Writer dort vorhandene gleichnamige Vorlagen überschreibt oder ersetzt.

Mit Stylist arbeiten Stylist ist das Werkzeug von StarOffice für das Zuweisen, Bearbeiten, Definieren und Aktualisieren von Vorlagen. Er wird mit der Funktionstaste (F11) oder FORMAT/STYLIST herbeigerufen und beendet seine Arbeit erst, wenn Sie ihn über die zugehörige Systemschaltfläche SCHLIEßEN.

254

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Mit Vorlagen arbeiten

Kapitel 7 Abbildung 7.21: Stylist zeigt sich als schwebendes Fenster und stellt die Werkzeuge zur Formatierung bereit.

Vorlagenarten Stylist ist in drei Bereiche gegliedert. Mit den Schaltflächen im oberen Bereich wählen Sie die Art der anzuzeigenden Vorlagen aus: Zeigt alle verfügbaren ABSATZVORLAGEN in der Liste an. Um einzelne Zeichen oder Wörter eines Textes besonders hervorzuheben, verwenden Sie ZEICHENVORLAGEN. RAHMENVORLAGEN enthalten Voreinstellungen zu Rahmen. Grundeinstellungen zur Dokumentseite sind als SEITENVORLAGE gespeichert. Um Aufzählungen und Nummerierungen komfortabel zu formatieren, verwenden Sie NUMMERIERUNGSVORLAGEN. Vorlagenmanagement Die weiteren Schaltflächen im oberen Bereich dienen zum Zuweisen, Festlegen und Anpassen von Vorlagen. Wenn Sie mit einem Klick den Gießkannenmodus aktivieren, können Sie anschließend im Dokument eine zuvor ausgewählte Vorlage auf Textelemente übertragen, bis Sie mit einem erneuten Klick den Modus wieder ausschalten. Mit der Symbolschaltfläche NEUE VORLAGE AUS SELEKTION erzeugen Sie mit den Formatierungen eines markierten Textobjekts eine neue Vorlage. Diese Arbeitsweise ist die effektivste Art, eine neue Vorlage zu definieren. Gleichzeitig können Sie auf diese Weise bereits vorhandene Eigenschaften

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255

Kapitel 7

Textbearbeitung einer Vorlage als Grundlage für Ihre eigene Vorlage verwenden, wenn Sie dem Textobjekt zuvor bereits eine Vorlage zugewiesen hatten. Nachdem Sie einen Absatz formatiert haben, genügt ein Klick auf die Schaltfläche NEUE VORLAGE AUS SELEKTION, um diese Einstellungen in einer Vorlage festzuhalten. In der Dialogbox VORLAGE ERZEUGEN vergeben Sie dann einen Namen für die neue Vorlage. Um die Eigenschaften eines markierten Textobjekts in eine bereits bestehende Vorlage zu übernehmen, verwenden Sie die Schaltfläche VORLAGE AKTUALISIEREN. Damit wird eine in Stylist markierte Vorlage mit den Einstellungen aktualisiert, die ein im Text markiertes Element aufweist. Vorlagenkategorien Im Hauptbereich des Stylist sind die vorhandenen Vorlagen der ausgewählten Gruppe aufgelistet. Wie diese Auflistung erfolgt, bestimmen Sie mit dem Listenfeld im unteren Bereich des Stylist. Dieses Listenfeld enthält die Kategorien, in die Sie Vorlagen einsortieren können. Dazu müssen Sie beim Erstellen einer Vorlage lediglich per Auswahl angeben, in welche Kategorie die neue Vorlage abgelegt wird.

256

AUTOMATISCH

Aktiviert die Anzeige der zum aktuellen Kontext passenden Vorlagen.

ALLE VORLAGEN

Zeigt alle Vorlagen des Vorlagentyps, der mit Hilfe der Schaltflächen im oberen Bereich gewählt ist.

VERWENDETE VORLAGEN

Zeigt die im aktuellen Dokument verwendeten Vorlagen des gewählten Vorlagentyps. Diese stehen auch in der Objektleiste im Listenfeld VORLAGE ANWENDEN zur Auswahl.

BENUTZERVORLAGEN

Zeigt die vom Benutzer des Dokuments definierten Vorlagen des zuvor per Symbolschaltfläche gewählten Vorlagentyps.

TEXTVORLAGEN

Zeigt die für die Formatierung von Text sinnvollen Vorlagen.

KAPITELVORLAGEN

Zeigt die für die Formatierung von Kapiteln, z.B. Titel und Untertitel, sinnvollen Vorlagen.

LISTENVORLAGEN

Zeigt die für die Formatierung von Listen vorhandenen Aufzählungs- und Nummerierungsvorlagen.

VERZEICHNISVORLAGEN

Zeigt die für die Formatierung von Verzeichnissen definierten Vorlagen, z.B. für Inhaltsverzeichnisse.

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Mit Vorlagen arbeiten

Kapitel 7

VORLAGEN SONDERBEREICHE

Zeigt die für die Formatierung von Sonderbereichen, z.B. Kopfzeilen, Fußnoten, Tabellen und Beschriftungen, vorhandenen Vorlagen.

HTML-VORLAGEN

Zeigt die für die Formatierung von HTML-Dokumente definierten Vorlagen.

BEDINGTE VORLAGEN

Zeigt die von Ihnen definierten bedingten Vorlagen.

HIERARCHISCH

Stellt die Vorlagen des aktuellen Vorlagentyps in einer hierarchischen Auflistung dar. Diese Darstellung ähnelt einer Verzeichnisstruktur auf der Festplatte. Um die Vorlagen einer tieferen Ebene sichtbar zu machen, klicken Sie auf das Plussymbol neben dem Vorlagennamen.

Um einem im Dokument markierten Textelement eine Vorlage aus dem Anzeigebereich des Stylist zuzuweisen, klicken Sie doppelt auf den Namen der Vorlage – StarOffice Writer verändert die Eigenschaften des Textes sofort. Vorlageneigenschaften Um die genauen Einstellungen einer Vorlage zu prüfen oder zu verändern, markieren Sie die gewünschte Vorlage im Anzeigebereich des Stylist und aktivieren das Kontextmenü. Abbildung 7.22: Im Register Verwalten zeigt Ihnen StarOffice Writer grundsätzliche Informationen zur markierten Vorlage.

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257

Kapitel 7

Textbearbeitung Im Kontextmenü stehen die Befehle NEU, ÄNDERN und LÖSCHEN zur Auswahl. Der Befehl ÄNDERN führt in eine Dialogbox, in der Sie die Vorlage verändern, sie zeigt aber im unteren Bereich ENTHÄLT des Registers VERWALTEN auch eine Zusammenfassung der Eigenschaften. Der Befehl LÖSCHEN im Kontextmenü einer Vorlage ist nur zugänglich, wenn Sie eine selbst erstellte Vorlage markiert haben. Standardvorlagen von StarOffice Writer können Sie ändern, nicht aber löschen.

Die Vorlagen und ihre Anwendung Mit Hilfe der Vorlagen ist es einfach, bestimmte Eigenschaften von Objekten auf ausgewählte Elemente zu übertragen. Wenn Sie mit Vorlagen arbeiten, dann müssen Sie nicht jede Formatierung einzeln auf den Text übertragen, sondern Sie stülpen dem Textobjekt mit Hilfe der Vorlage alle Eigenschaften auf einmal über. Je nach gewünschtem Textobjekt greifen Sie dabei auf eine der Vorlagenarten zurück. Zeichenvorlagen Immer dann, wenn Sie bestimmten Textteilen eine besondere Schriftart, Schriftgröße, andere Zeichenformatierungen oder eine Sprache zuweisen wollen, verwenden Sie Zeichenvorlagen. Diese Vorlagen gelten immer nur für die zuvor markierten Schriftzeichen. Abbildung 7.23: In einem neuen Textdokument sind bereits viele Zeichenvorlagen vorhanden.

258

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Mit Vorlagen arbeiten

Kapitel 7

Die in StarOffice Writer bereits definierten Zeichenvorlagen sind für Standardaufgaben vorbereitet oder werden in Musterdokumenten von StarOffice Writer genutzt. Das oben gezeigte Dokument finden Sie unter dem Dateinamen 07_ZV.sxw auf der Buch-CD.

Absatzvorlagen Das wichtigste Werkzeug zur Textgestaltung sind die Absatzvorlagen. Sie nehmen alle Eigenschaften auf, die Sie einem Absatz zuweisen können. Wichtige Eigenschaften wie Einzüge und Abstände, Absatzausrichtung und Tabulatoren können Sie auf einen Schlag festlegen. StarOffice Writer zeigt die einem markierten Absatz zugewiesene Absatzvorlage in der Objektleiste im Listenfeld BENUTZTE VORLAGEN an. Absatzformate enthalten aber auch Festlegungen für alle Zeichen eines Absatzes. Die in einer Formatvorlage festgelegte Schrifteigenschaft gilt immer für alle Zeichen eines Absatzes, die nicht direkt oder mit einer Zeichenvorlage speziell formatiert sind. Wenn Sie das Markierfeld AUTOM. AKTUALISIEREN im Register VERWALTEN der Dialogbox zur Veränderung einer Vorlage aktivieren, ändert StarOffice Writer bei jeder direkten Formatierung eines zugehörigen Objekts automatisch die Vorlage. Den gleichen Effekt müssen Sie alternativ manuell über die Symbolschaltfläche VORLAGE AKTUALISIEREN in Stylist auslösen. Eine wichtige Aufgabe der Absatzvorlagen ist die Anwendung der Überschriftebenen. Dafür bietet StarOffice Writer zehn Absatzvorlagen. Mit Hilfe dieser Absatzvorlagen können Sie ein Textdokument gliedern und anschließend eine Gliederungsnummerierung aktivieren. Detaillierte Einstellungen nehmen Sie dann über den Befehl EXTRAS/KAPITELNUMMERIERUNG vor. Die Gliederungsfunktion von StarOffice Writer ist ausschließlich über die Anwendung von Absatzvorlagen realisierbar. Auch andere spezielle Funktionen, wie Inhalts- und Abbildungsverzeichnisse, erfordern Absatzvorlagen. Seitenvorlagen In den speziellen Vorlagen für Seiten nimmt StarOffice Writer die Seitenattribute auf. Solche Eigenschaften wie Randeinstellungen, Spaltenformate oder Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen können Sie unter einem

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259

Kapitel 7

Textbearbeitung charakteristischen Namen speichern. Auf Seitenvorlagen greifen Sie über Stylist oder den Befehl FORMAT/SEITE im Register VERWALTEN zu. Dort können Sie einer aktuellen Seitenvorlage eine Folgevorlage zuweisen, so dass bei einem Seitenwechsel automatisch auch die Seitenvorlage wechselt. Die der aktuellen Seite zugeordnete Vorlage zeigt StarOffice Writer in der Statusleiste.

Bereits vorhanden sind solche wichtigen Seitenvorlagen wie ERSTE SEITE, LINKE SEITE und RECHTE SEITE. Nutzen Sie diese Vorlagen, um die Seiten eines Dokuments unterschiedlich zu gestalten. Mit der Tastenkombination (Strg)+(Enter) erzeugen Sie einen Seitenumbruch manuell. Der Menübefehl EINFÜGEN/MANUELLER UMBRUCH erlaubt gleichzeitig die Zuordnung der Vorlage für den Text nach dem Wechsel. Mit Hilfe der Seitenvorlagen realisieren Sie z.B. Titelseiten für Kapitel sowie unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für Dokumentabschnitte.

Details zu den Seiteneinstellungen finden Sie in Kapitel 8 SEITENLAYOUTS.

Rahmenvorlagen Rahmen haben in StarOffice Writer vielfältige Aufgaben. Sie unterscheiden sich voneinander durch Position, Verankerung und Textumlauf. Diese Eigenschaften können Sie für häufig genutzte Rahmentypen in speziellen Rahmenvorlagen definieren und sich so wiederkehrende Einstellungen ersparen. Nummerierungsvorlagen Für die einheitliche Gestaltung von Aufzählungen und Nummerierungen verwenden Sie die Nummerierungsvorlagen. Dieser Vorlagentyp speichert z.B. die Nummerierungsart und die verwendeten Zeichen (Bullets). Die spezielle Formatierung der verwendeten Aufzählungszeichen wird in einigen Fällen über Zeichenvorlagen realisiert, die Sie zuvor definiert haben müssen.

260

 KOMPENDIUM 

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Mit Vorlagen arbeiten

Kapitel 7

Vorlagen organisieren Wenn Sie die Vorlagen in speziellen Dokumenten definiert haben und an anderer Stelle mit den gleichen Vorlagen arbeiten möchten, können Sie mit dem Befehl FORMAT/VORLAGEN/LADEN auf alle Dateien und Dokumentvorlagen zugreifen, in denen die gewünschten Vorlagen gespeichert sind. Abbildung 7.24: Über die Dialogbox Vorlagen laden greifen Sie auf die Vorlagen in anderen StarOffice WriterDokumenten zu.

Die Dialogbox VORLAGEN LADEN bietet Zugriff auf die Dokumentvorlagen. StarOffice geht also zunächst davon aus, dass Sie die gewünschten Formatvorlagen in einer Dokumentvorlage gesichert haben. Im linken Bereich wählen Sie aus, in welche Kategorie Sie die Dokumentvorlage einsortiert haben. Im rechten Bereich klicken Sie auf eine Datei, aus der Sie Vorlagen importieren möchten. Mit Hilfe der Markierfelder im unteren Bereich können Sie den Vorlagentyp aktivieren, der in das aktuelle Dokument aufgenommen werden soll. Dabei werden im Dokument bereits vorhandene Vorlagen mit dem gleichen Namen nur dann überschrieben, wenn das Markierfeld ÜBERSCHREIBEN aktiviert ist. Wenn Sie auf die Vorlagen in einem Dokument zugreifen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche AUS DATEI – StarOffice Writer zeigt die Dialogbox zur Auswahl der verfügbaren Dokumentvorlagen. Nach Bestätigung der Vorlage übernimmt StarOffice Writer kommentarlos alle Vorlagen aus dem Dokument und überschreibt vorhandene Vorlagen. Über den Befehl FORMAT/VORLAGEN/KATALOG können Sie Vorlagen erstellen, verändern, auswählen und die im aktuellen Dokument vorhandenen Vorlagen verwalten.

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261

Kapitel 7

Textbearbeitung

Abbildung 7.25: Der Vorlagenkatalog ist die Zentrale zur Verwaltung von Vorlagen.

Dokumentvorlagen Jedes Dokument basiert auf einer bereits bestehenden Dokumentvorlage. Eine solche Dokumentvorlage enthält definierte Vorlagen und andere spezielle Elemente, z.B. Makros. In ihr können aber auch Texte gespeichert sein, die ein neues Dokument bereits enthalten soll. Ein solcher Text ist z.B. ein Briefkopf mit Adresse, eine Grafik mit dem Firmenlogo, ein vorgefertigtes Anschriftenfeld, ein Formulartext oder ein Vertrag mit vorgeschriebenen Textpassagen. Mit dem Befehl DATEI/NEU/VORLAGEN UND DOKUMENTE erstellen Sie ein neues Dokument, das auf eine vorgefertigte Vorlage zugreift.

Immer dann, wenn Sie ein neues Dokument erzeugen und dabei keine spezielle Vorlage benutzen, erstellen Sie ein Dokument, das automatisch mit der Standard-Dokumentvorlage verbunden ist. So verändern Sie die Grundschriften der Standard-Dokumentvorlage:

262

1.

Wählen Sie den Befehl EXTRAS/OPTIONEN/TEXTDOKUMENT.

2.

Öffnen Sie das Register GRUNDSCHRIFTEN (WESTLICH).

3.

Wählen Sie aus dem jeweiligen Listenfeld eine veränderte Schrift.

4.

Aktivieren Sie das Markierfeld NUR FÜR DAS AKTUELLE DOKUMENT, wenn die Veränderung nur das gerade aktive Textdokument betreffen soll.

5.

Klicken Sie auf STANDARD, wenn Sie Veränderungen an den Schriften auf den Standard von StarOffice nach der Installation zurücksetzen möchten.

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Mit Vorlagen arbeiten

Kapitel 7

Eine Dokumentvorlage unterscheidet StarOffice Writer von einer normalen Textdatei durch die Dateierweiterung. Die Dokumentvorlage hat für StarOffice Writer die Erweiterung .stw, für Dokumente kommt die Erweiterung .sxw zum Einsatz. Auch der Speicherort unterscheidet sich. Während Sie Dokumente in beliebigen Verzeichnissen speichern können, sollten Sie alle Dokumentvorlagen im Verzeichnis share\template\german ablegen. Mit dem Befehl EXTRAS/OPTIONEN/STAROFFICE/PFADE können Sie einen anderen Ordner für die Ablage der Vorlagen einstellen.

Es lohnt sich, für unterschiedliche, wiederkehrende Dokumente getrennte Dokumentvorlagen anzulegen. Dies könnte jeweils eine Vorlage für normale Briefe, für Faxe und für längere Dokumente mit Berichtscharakter sein. Jede dieser Vorlagen wird dann mit typischen Strukturen – Briefkopf, modifizierte Anschriftenzeile für Faxe oder spezielle Kopf- und Fußzeilen mit Konzepttitel und Seitenzahl – versehen und beschleunigt dadurch den Arbeitsprozess. Wenn Sie sich dabei noch an den Platzhaltern in den mit StarOffice 7 gelieferten Vorlagen orientieren und z.B. Briefe in die dafür vorgesehenen Kategorien einordnen, dann greift sogar die Automatik von StarOffice beim Erstellen eines neuen Dokuments. Praktische Beispiele zum Umgang mit Dokumentvorlagen finden Sie in Kapitel 5 SCHNELLEINSTIEG.

Um eine neue Dokumentvorlage anzulegen, erstellen Sie ein Dokument mit sämtlichen Inhalten und Formatierungen und wählen den Befehl DATEI/ DOKUMENTVORLAGE SPEICHERN. Abbildung 7.26: Mit der Dialogbox Dokumentvorlagen verwalten Sie die Muster für neue Dokumente.

Zwei Einstellungen sind beim Speichern eines Dokuments als Vorlage entscheidend: Dateityp und Speicherort – fehlerfrei durch die Dialogbox DOKUMENTVORLAGEN vorgegeben.

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263

Kapitel 7

Textbearbeitung Mit dem Befehl DATEI/DOKUMENTVORLAGE können Sie Dokumentvorlagen über die gleichnamigen Schaltflächen bearbeiten oder verwalten.

Alternativ wählen Sie den Befehl DATEI/SPEICHERN UNTER. In dieser Dialogbox geben Sie der Vorlage einen Namen. Bevor Sie jedoch die Schaltfläche SPEICHERN betätigen, stellen Sie im Listenfeld DATEITYP die Auswahl STAROFFICE WRITER 6.0/7 TEXTDOKUMENTVORLAGE ein. Danach stellen Sie das gewünschte Unterverzeichnis des Vorlagenordners ein und speichern die Datei. Wenn Sie beim Speichern der Dokumentvorlage das richtige Vorlagenverzeichnis von StarOffice ausgewählt haben – automatisch beim Befehl DATEI/ DOKUMENTVORLAGE –, steht Ihnen die Vorlage mit dem Befehl DATEI/NEU/ VORLAGEN UND DOKUMENTE für die anstehende Arbeit zur Verfügung.

7.4

Suchen und ersetzen

Im Menü BEARBEITEN finden Sie den Befehl SUCHEN & ERSETZEN. Diese Funktion kann wesentlich mehr, als nur normalen Text zu finden und durch anderen Text auszutauschen. Sie können das Suchergebnis gezielt eingrenzen. Auch das Suchen nach Texteigenschaften ist möglich. Abbildung 7.27: Mit der Tastenkombination (Strg)+(G) oder über den Menübefehl Bearbeiten/ Suchen & Ersetzen öffnen Sie die gleichnamige Dialogbox.

In das Kombinationsfeld SUCHEN NACH tippen Sie den Suchtext ein. Haben Sie den zu suchenden Text zuvor im Dokument markiert, wird der Inhalt dieser Markierung automatisch als Suchtext übernommen. Die Funktion ERSETZEN ist eine Erweiterung der Suchfunktion. Deshalb werden beide Varianten in der Dialogbox SUCHEN & ERSETZEN durch unterschiedliche Schaltflächen ausgelöst. 264

 KOMPENDIUM 

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Suchen und ersetzen

Kapitel 7

Den Suchvorgang lösen Sie durch die Schaltflächen SUCHEN und SUCHE ALLE aus. Bei SUCHE ALLE markiert StarOffice Writer alle Fundstellen gleichzeitig. So könnten Sie z.B. Zeichen- oder Absatzvorlagen zuweisen. Mit SUCHEN springen Sie von Fundstelle zu Fundstelle. Während einer Arbeitssitzung speichert StarOffice Writer vorangegangene Suchaktionen in den Kombinationsfeldern: Klappen Sie die Felder SUCHEN NACH bzw. ERSETZEN DURCH mit dem Pfeil auf der rechten Seite der Felder auf, um frühere Einstellungen zu reaktivieren. Bei geschlossener Dialogbox ist die Funktion nach den Navigationsschaltflächen in der vertikalen Bildlaufleiste hinterlegt. Beim Ersetzen ist die Vorgehensweise ähnlich. Zusätzlich zum Text müssen Sie in das Kombinationsfeld ERSETZEN DURCH den eingeben. Das Betätigen der Schaltflächen ERSETZE ALLE oder startet die Funktion. Wenn Sie den Vorgang ohne eingegebenen starten, wird der Suchbegriff aus dem Dokument entfernt.

gesuchten Ersatztext ERSETZEN Ersatztext

Kombinieren Sie die Schaltflächen SUCHEN und ERSETZEN, um bestimmte Fundstellen durch den Ersatztext auszutauschen – z.B. wenn Sie auf Wortvarianten wie »Text« bzw. »Texte« achten müssen. Zusätzliche Bedingungen grenzen den Suchvorgang ein. Über die Schaltflächen ATTRIBUTE und FORMAT stellen Sie die gewünschten Bedingungen ein und suchen nach speziellen Formatoptionen. Suche nach Textattributen Die Schaltfläche ATTRIBUTE erlaubt bei leerem Eingabefeld SUCHEN NACH die Suche nach besonderen Textattributen. Dort können Sie z.B. die Suche nach »Schusterjungen« und »Hurenkindern« aktivieren. Das sind Begriffe aus der Typographie. Bei einem Hurenkind handelt es sich um die letzte Zeile eines Absatzes, die allein am oberen Rand der nächsten Seite steht. Als Schusterjungen bezeichnet man die erste Zeile eines Absatzes, die am unteren Seitenrand der vorherigen Seite steht. Je mehr Suchoptionen Sie festgelegt haben, desto genauer ist das Suchergebnis. In der Dialogbox SUCHEN & ERSETZEN sind die Schaltflächen oder Markierfelder aktiviert, in denen Sie sinnvolle Einstellungen vornehmen können. Aber auch bei aktivierten Dialogelementen kann das Ersetzen mitunter ohne Sinn sein.

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265

Kapitel 7

Textbearbeitung

Abbildung 7.28: Die Dialogbox Attribute unterstützt Sie bei der Suche nach bestimmten Texteigenschaften.

Suchoptionen Im Bereich OPTIONEN können Sie die Suchfunktion detailliert steuern: NUR GANZE WÖRTER

Der Suchbegriff muss im Text von Leer- oder Satzzeichen begrenzt sein.

RÜCKWÄRTS

Die Suche erfolgt in Richtung des Dokumentanfangs, ausgehend von der Position der Schreibmarke.

EXAKTE SUCHE

Mit aktiviertem Markierfeld müssen Groß- und Kleinschreibung bei Suchtext und Fundstelle exakt übereinstimmen – bei deaktiviertem Markierfeld wird sie ignoriert.

NUR IN SELEKTION

Beschränkt den Suchvorgang auf den zuvor markierten Textbereich.

REGULÄRER AUSDRUCK

Der Suchtext enthält Platzhalter oder Bedingungen für spezielle Suchaufgaben.

Suchen mit Platzhaltern Nicht immer ist es möglich, komplette Wörter zu suchen. In diesem Fall schalten Sie die Suche mit dem Markierfeld REGULÄRER AUSDRUCK um und nutzen Platzhalter, um das gewünschte Textobjekt zu finden Tabelle 7.1: Platzhalter für die Suchvariante Regulärer Ausdruck

266

Zeichen

Wirkung/Einsatz

.

Steht für genau ein beliebiges Zeichen. Findet mit der Eingabe M.ller die Begriffe Möller und Müller.

^PETER

Findet das Wort Peter nur, wenn es am Absatzanfang steht. Sonderinhalte (z.B. leere Felder und zeichengebundene Rahmen) am Absatzanfang werden ignoriert.

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Suchen und ersetzen

Kapitel 7

Zeichen

Wirkung/Einsatz

PETER$

Findet das Wort Peter nur, wenn es am Absatzende steht. Sonderinhalte am Absatzende (z.B. leere Felder und zeichengebundene Rahmen) werden ignoriert.

*

Das Zeichen davor darf gar nicht bis beliebig oft vorkommen: Ab*c findet z.B. Ac, Abc, Abbc, Abbbc.

Tabelle 7.1: Platzhalter für die Suchvariante Regulärer Ausdruck (Forts.)

Für die Suche beliebige Zeichen oder kein Zeichen verwenden Sie die Kombination .* . +

Das Zeichen davor muss mindestens einmal bis beliebig oft vorkommen: AX.+4 findet AX 4, aber nicht AX4. Es wird immer der längste mögliche Text innerhalb des Absatzes gefunden. Wenn im Absatz der Text AX 4 AX4 steht, wird er vom ersten A bis zur letzten 4 gefunden.

?

Das Zeichen davor darf nicht oder genau einmal vorkommen. TEXTE? findet die Wörter Text und Texte.

\C

Findet genau das angegebene Zeichen C, gilt aber nur für Buchstaben, nicht für Ziffern. Dieser reguläre Ausdruck hilft, wenn Sie ein Zeichen suchen müssen, das selbst als regulärer Ausdruck Verwendung findet.

\N

Findet direkten Zeilenumbruch, der mit (ª)+(Enter) eingefügt wurde. Sie können mit dem Zeichen auch Zeilenumbrüche in Absatzumbrüche umwandeln. Geben Sie dazu \n sowohl im Feld SUCHEN NACH als auch im Feld ERSETZEN DURCH ein und betätigen anschließend die Schaltfläche ERSETZE ALLE.

\T

Findet einen Tabulator Dieser Ausdruck kann auch im Eingabefeld ERSETZEN DURCH angegeben werden.

\>

Der Suchtext muss am Wortende stehen: ROHR\> findet Leitungsrohr, nicht aber Rohrleitung.

\