Sage x32 Compta [PDF]

Zitiervorschau

Formation FX314FIN01 COMPTABILITE GENERALE Opérations Courantes

Sommaire 

Opérations courantes

1- Données de base ………………………… 4 1-1 Structure générale ………………………… 4 1-1.1 Arborescence générale (rappel)

2- Saisies/consultations ………………… 30 2-1 Saisie de pièces …………………………… 30

1-1.2 Sociétés …………………………………… 6 1-1.3 Sites ……………………………………….. 8 1-1.4 Regroupements ……………………….. 9

2-1.1 Principes ……………………………….. 30 2-1.2 Mode opératoire …………………….. 32 2-1.3 Extourne ……………………………….. 42 2-1.4 Validation définitive ………………… 44

1-2 Exercices/Périodes …………………………10

2-2 Consultations ………………………………. 45

1-3 Fiches tiers …………………………………. 12

2-2.1 Principes ……………………………….. 45 2-2.2 Consultation balances …………….. 47 2-2.3 Consultation comptes ……………… 53 2-2.4 Consultation écritures ……………. 60

…4

1-3.1 Principe (rappel) …………………….. 14 1-3.2 Infos génériques ……………………. 15 1-3.3 Tiers divers ……………………………. 16 1-3.4 Clients/Fournisseurs ……………….. 18

1-4 Plan comptable

Sommaire 

Opérations courantes

3- Opérations complémentaires ………. 61 3-1 Saisie des lots ……………………. ………. 61 3-2 Abonnements ……………………………… 64 3-3 Écritures calculées ……………………….. 69 3-4 Simulations ……………………. ………….. 72 3-5 Lettrage …………………………………….. 76 3-5.1 Principes ……………………………….. 76 3-5.2 Lettrage manuel …………………… 77 3-5.3 Critères de lettrage automatique 81 3-5.4 Lettrage automatique ……………… 88 3-5.5 Délettrage ……………………………..89

4- Utilitaires ………………………………… 90 4-1 Généralités …………………………………. 90 4-2 Pièces ………………………………………… 91 4-3 Balance générale ……………………….. 92 4-4 Soldes comptables ……………………… 93 4-5 Reconstitution des à-nouveaux ……. 94 4-6 Fusion de comptes/tiers ……………… 95 4-7 Transfert collectif ………………….. ….. 96 4-8 Ré ouverture période …………………. 97 4-9 Fermeture période ……………………… 98 4-10 Ré-ouverture d’exercice ……………. 99 4-11 Lettrage ..

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-1 Structure générale / 1-1.1

Arborescence générale

1-1.1 Arborescence générale DOSSIER APPLICATIF = base de données communes à toutes les sociétés et tous les sites (Clients / Fournisseurs / Comptes / Journaux / Articles / …) mais gestion de restriction par société / site possible

SOCIETE JURIDIQUE

Site vente

SOCIETE JURIDIQUE

Site dépôt

Site achat

Site FINANCIER

Site dépôt

Site vente Site vente Site FINANCIER

Site achat

Site vente

Site dépôt

Site dépôt

Site production Site FINANCIER

Site FINANCIER

SOCIETE NON JURIDIQUE = regroupement de sites FINANCIERS

Site production Site FINANCIER

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-1 Structure générale / 1-1.2

Sociétés

PARAMETRAGE/Structure générale/Sociétés

1-1.2 Sociétés Société juridique ou société non juridique (= regroupement de sites)

Zones liées à des codes activités

Date début du 1ier exercice comptable pour une société juridique Détermine les comptes de résultat à utiliser en clôture de fin d ’exercice Analytique société

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-1 Structure générale / 1-1.2

Sociétés

1-1.2 Sociétés

PARAMETRAGE/Structure générale/Sociétés

Date début du 1ier exercice comptable pour une société juridique Détermine les comptes de résultat à utiliser en clôture de fin d ’exercice Analytique société

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base / 1-1.3 Sites

1-1 Structure générale / 1-1.3 Sites PARAMETRAGE/Structure générale/Sites

Société juridique à laquelle le site appartient

Site financier de rattachement

Affectations comptables et analytiques

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-1 Structure générale / 1-1.4

Regroupements

1-1.4 Regroupements

PARAMETRAGE/Structure générale/Regroupements

Tableau mis à jour automatiquement lors de la création d ’un site d ’une société juridique Tableau alimentée manuellement dans le cas d ’une société non juridique Notion utilisée : - comme un critère de consultation comptable - comme un critère d’édition comptable pour la comptabilité générale et analytique - comme un critère de restriction d’accès aux fonctions

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-2 Exercices/Périodes

1-2 Exercices/Périodes

DONNEES DE BASE/Tables comptables/Exercices



Exercices gérés par société juridique  Date des début et de fin d’exercice propres à chaque société



États d’un exercice comptable : Non ouvert / Ouvert / Fermé (cpt gle) / Fermé



Impossible de modifier la date de fin d ’un exercice N si :  l ’exercice suivant N+1 est ouvert (et même si les périodes ne sont pas elles-mêmes ouvertes)  l’exercice suivant N+1 n’est pas ouvert mais la dernière période de N est ouverte (interdiction de diminuer l’exercice et donc la l ’exercice dernièrepour période de État de la N, mais possibilité de l’augmenter) comptabilité légale d’une part et pour la comptabilité IAS d’autre part (clôtures dissociées)

Modification de la date de fin d’exercice

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-2 Exercices/Périodes DONNEES DE BASE/Tables comptables/Périodes



Le nombre maximum de périodes d ’un exercice est défini par le code activité PER  28 périodes maximum y compris la période d ’à-nouveaux et la période de clôture, soit 26 périodes comptables ‘normales’ au plus  sur l ’écriture comptable, l’information de la période à impacter est portée par le type de pièce  selon qu’on mouvemente une période normale, d ’à-nouveaux ou de clôture, les montants sont stockés différemment dans les tables de balance



Etats d ’une période : non ouvert/ouvert/ fermé

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-2 Exercices/Périodes



Pour ouvrir une période :  L’exercice doit être ouvert  La période précédente doit être ouverte



Pour clôturer une période :  La période précédente doit être clôturée  La période suivante doit être ouverte  Un certain nombre de contrôles comptables sont effectués par le traitement



La gestion des périodes analytiques et comptables est indépendante : Compta Géné Compta Ana NON OUVERT

NON OUVERT

OUVERT

OUVERT

FERME

OUVERT OU FERME

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-2 Exercices/Périodes



L ’ouverture et la clôture de périodes peuvent s ’effectuer sur plusieurs périodes en même temps



Les périodes comptables peuvent être définies de date à date  par défaut, le mois civil est appliqué



Pour modifier la date début d ’une période [P], il faut modifier la date fin de la période [P-1], la date début de [P] étant recalculée automatiquement

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.1 Principe

1-3.1 Principe Rajout des informations clients/fournisseurs

Fiche Client

Code unique

Onglet Commerciales

Fiche Tiers Onglet Gestion Onglet Financières

Onglet Identité Onglet Adresses

Onglet Clients livrés

Onglet RIB Onglet Contacts Onglet Tiers/Société

Tiers divers Onglet Compta

Fiche Fournisseur Onglet Commerciales Onglet Gestion Onglet Financières Onglet Suivi

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.2 Infos génériques

1-3.2 Infos génériques

DONNEES DE BASE/Tiers/Tiers



Onglet Identité  devise par défaut du tiers



Onglet Compta  possibilité d ’interdire l ’édition des données comptables du tiers pour un utilisateur ou un groupe d ’utilisateurs donné  positionnement du tiers dans un contexte d ’extraction de données préconsolidées



Onglet Tiers/Société  permet d ’interdire l ’utilisation du tiers sur une ou plusieurs sociétés juridiques du dossier  définition des différents régimes de TVA du tiers applicables pour chacune des sociétés du dossier (par exception au régime principal indiqué dans l ’onglet Commerciales) Commerciales

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.2 Infos génériques



Possibilité de basculer en consultation de comptes (Consultations/Comptes)



Pas de changement de clé possible



Suppression d ’une fiche client/fournisseur/ tiers divers uniquement depuis la fiche tiers

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.3 Tiers divers

1-3.3 Tiers divers

DONNEES DE BASE/Tiers/Tiers



Permet de gérer en comptabilité auxiliaire tout compte général



Peuvent représenter :  des matricules (gestion des notes de frais 425000, des prêts au personnel 274300, …)  des actions (suivi individuel des actions 508000, …)  des immobilisations (suivi individuel des biens immobilisés en l ’absence du module correspondant, …)  ...



Onglet Identité  tiers divers si la zone Tiers divers est cochée manuellement



Onglet Compta  possibilité d ’affecter un collectif par défaut à chacun des tiers, via le Code comptable

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.4

Clients/Fournisseurs

1-3.4 Clients/Fournisseurs

DONNEES DE BASE/Tiers/Clients DONNEES DE BASE/Tiers/Fournisseurs



Onglet Gestion  Client/Fournisseur actif : permet de désactiver un client/ fournisseur ; celuici n ’est alors plus proposé en sélection et ne peut plus être mouvementé  DAS2 et Prestataire : permet d ’identifier un fournisseur dont les prestations doivent être déclarées au titre de la DAS2



Onglet Financières  Code comptable : permet d ’affecter au client/fournisseur son collectif par défaut (au minimum)



Possibilité de basculer en consultation de comptes (Consultations/Comptes)

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-4 Plan comptable

1-4 Plan comptable

DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes généraux

TYPES DE COMPTE

Exemples

• Pas de saisie d ’écriture • Simple totalisation des montants par racine de compte, en édition • Définition des sauts de page • 3 caractères au maximum

4 Comptes de tiers 41 Clients et comptes rattachés 445 Etat - Taxes sur le C.A.

Normal

• Saisie directe d ’écritures • Définition des conditions de suivi analytique • Règles de gestion de la TVA

445710 TVA collectée 531000 Caisse 701000 Ventes produits finis

Collectif

• Centralisation des comptes auxiliaires • Code d ’appel obligatoire • Autorisation par type de tiers (clients/fournisseurs/tiers divers)

411000 Clients C1 404000 Fournisseurs d ’immos FI 274300 Prêts au personnel PP

Cumul

Facture client 4 Comptes de tiers

41 Clients et comptes rattachés 445 Etat - Taxes sur le C.A.

C1 411000 445710 701000

MARTIN

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-4 Plan comptable DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes généraux

Format et longueur définis via un ensemble de valeurs paramètres Code d'appel constitué de 4 caractères au plus, utilisé comme raccourci de saisie et appelable par menu contextuel Code d ’accès permettant de restreindre les possibilités de consultation, modification et exécution/utilisation du compte par les utilisateurs

Renseignez dans cette zone le plan de comptes, autre que celui d'origine, sur lequel le compte pourra être suivi. Par exemple, pour le compte d'un plan SOC, ne pas déclarer de plan ANA dans cette zone implique que le compte n'est jamais suivi sur ce plan ANA

Restriction d ’utilisation du compte sur un regroupement de sites (société juridique ou non) ou sur un site Les comptes associés à la classe "Hors bilan" ne peuvent être mouvementés que sur les types de pièce prévus à cet effet

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-4 Plan comptable DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes généraux

Menu Zoom Accès à la consultation de comptes Onglets Adresses et RIB : utilisés pour adresser les règlements URSSAF par exemple Compte d’abonnement 488 : soit un compte normal, soit un compte collectif Caractéristiques du compte par rapport à la gestion de la TVA

Codes taxes par défaut Précise si le compte fait l’objet d’un suivi sectoriel au sens IAS

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-4 Plan comptable DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes généraux

Ne pas oublier de la cocher pour les comptes collectifs

Le solde de la fiche TIERS est mis à jour ou non des mouvements enregistrés sur le compte collectif

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-6 Journaux comptables DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Journaux comptables

1-6 Journaux comptables

Type de journal : définit • des caractéristiques communes • un certain nombre de contrôles

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-6 Journaux comptables

État du journal • par société/exercice/période • aucune comptabilisation ne peut être réalisée sur une période non active d'un journal

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-6 Journaux comptables

État du journal • par société/exercice/période • aucune comptabilisation ne peut être réalisée sur une période non active d'un journal

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-7 Schémas de comptes DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Schéma de comptes

1-7 Schémas de comptes

Pré-imputation analytique : • soit imputation directe, • soit utilisation d ’une répartition à priori

Coefficients de répartition : • utilisés en saisie de factures tiers pour pré-charger les montants • % calculé par application d'une règle de 3

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-8 Groupes de collectifs DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Groupes de collectif

1-8 Groupes de collectifs

Utilisés comme critère de sélection dans les consultations et éditions comptables, ainsi que dans certains traitements

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-9 Autorisation site/société

1-9 Autorisation site/société 

Principes  Possibilité de rattacher une fiche de base à une société juridique, un site ou un regroupement de sites, cette fiche ne pouvant donc être mouvementée que sur ceux-ci (PCG, journaux, … , natures analytiques, sections analytiques, …)  Certaines fiches sont interdépendantes  d ’où la nécessité de contrôler la cohérence des sociétés/sites/ regroupements définis sur ces fiches liées



Exemples  Rattachement d ’un compte général à un journal de trésorerie  Rattachement d ’une nature analytique à un compte général  Rattachement d ’une section analytique à une nature analytique  ...

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-9 Autorisation site/société

Fiche de base JOURNAL

Fiche de base COMPTE

Zone Société/site

Zone Société/site

VIDE

RENSEIGNEE

RENSEIGNEE

VIDE

SITE

SITE

SITE

GROUPE

GROUPE

SITE

Cohérence ?

Paramétrage autorisé quel que soit le ou les sites renseignés

Les deux sites doivent être identiques

Le site doit faire partie du groupe (société juridique ou non juridique)

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-10 Types de pièces

1-10 Types de pièces 



PARAMETRAGE/Comptabilité/Générale/Type de pièces

Toute pièce comptable contient un type de pièce, qu ’elle soit :  issue d ’une saisie manuelle  générée automatiquement par un traitement  importée d'un autre logiciel Les types de pièce permettent de décliner les différentes natures d ’opération et de leur affecter :  des règles communes de gestion et de contrôle  la séquence numérique

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-10 Types de pièces

Plage de numérotation : numérotation manuelle et/ou automatique

Modalités de saisie autorisées Règles de gestion

Autorisations par type de journal

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.1

Principes

2-1.1 Principes Pièce comptable

Détail des échéances

[HAE] GACCENTRY

[DUD] GACCDUDATE

(1 à n)

Lignes d’écriture [DAE] GACCENTRYD

(1 à n)

(1 à n)

Détail analytique [DAA] GACCENTRYA



Code activité GAS comptable

: nombre maximum de lignes (DAE) dans une pièce



Code activité VTP une

: nombre maximum de lignes analytiques (DAA) dans pièce comptable



Code activité VTL une ligne

: nombre maximum de lignes analytiques (DAA) pour générale (DAE)

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.1

Principes

Catégorie MODELE

Catégorie HORS BILAN

Modèle d ’écriture pour générer les abonnements et les écritures calculées

N’autorise que des comptes de type Hors bilan

Catégorie REEL

Etat DEFINITIF Etat PROVISOIRE

Catégorie SIMULATION ACTIVE Ecritures disponibles en consultation/édition

Catégorie SIMULATION INACTIVE

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

2-1.2 Mode opératoire

COMPTABILITE/Pièces/Saisie pièces



Application de la transaction associée à l ’utilisateur, ou liste de choix



En saisie de pièce, valeurs par défaut standards :  site de l'utilisateur  date système (saisie à la connexion)  journal associé au type de pièce  valeurs associées aux comptes (taxe, nature)  valeurs par défaut des tables diverses  premières valeurs des menus locaux  niveau maximum de BAP de l’utilisateur

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Menu Zoom Zoom sur le règlement Zoom sur la facture Tiers/Ventes/Achats Zoom sur le paramétrage de la transaction courante Possibilité d’extourner la pièce

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Menu Affichage Affichage des montants du document courant convertis dans une devise donnée : • valeur paramètre EUROCOD : détermine la valeur/défaut de la devise • valeur paramètre CHGTYP : détermine le type de cours appliqué Possibilité de changer de transaction de saisie

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Suppression du n° de pièce = passage en duplication

En saisie/modification, possibilité de changer le cours d ’une devise OUT Initialisation immédiate du cours. Clic droit Init cours pour ré initialiser le cours à partir de la table des cours Cours appliqué stocké dans la pièce

Zones mises à jour suite à l ’extourne de la pièce

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Clic droit sur une ligne d’écriture existante Zoom sur échéances si : - ligne sur un tiers - type de pièce avec gestion des échéances Clic droit en création/ modification, zone Comptes - zoom sur la fiche COMPTE - liste des codes d ’appel du PCG - liste des comptes fréquents du journal Clic droit, zones Débit ou Crédit - solde de la pièce - solde du compte à la ligne - montant forcé (devise OUT)

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Libellé automatique : - ‘ =‘  pour récupérer le libellé de la ligne précédente - ‘ / ’ pour récupérer le libellé du compte Clic droit, zone Tiers Zoom sur le fichier TIERS

Possibilité de créer une pièce avec des lignes de montants = 0 si la valeur paramètre SIVNULL est à Oui

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Clic droit sur une ligne avec une répartition analytique saisie/à saisir Zoom sur le contenu de la répartition analytique Code activité VTL : nombre maximum de lignes d ’une ventilation analytique Code activité VTP : nombre maximum de lignes analytiques dans une pièce

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Bouton Supprimer actif si : - aucune ligne lettrée, - aucune ligne pointée, - pièce réelle/hors-bilan provisoire - module origine = Comptabilité - valeur paramètre SIVSUP à Oui Bouton Devise : visualisation des montants de la pièce : - en devise de saisie/transaction - en devise locale/société - en devise de reporting

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.3

Extourne

2-1.3 Extourne 

Deux méthodes d ’extourne :  manuelle et unitaire  automatique et en masse



Extourne manuelle  depuis la saisie de pièce, possibilité d ’extourner la pièce courante via le menu Zooms/Extourne  extourne au choix et soit de type Débit  Crédit et Crédit  Débit soit de type Débit positif  Débit négatif et Crédit positif  Crédit négatif  s ’il y a des comptes lettrables dans la pièce origine, lettrage automatique (en batch) entre pièce origine et pièce d ’extourne (avec mise à jour des échéances en conséquence)

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.3

Extourne

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Extournes



Extourne automatique  prise en compte des seules pièces pour lesquelles , en en-tête, la zone Extourne est à ‘ A extourner ’  application des critères de sélection complémentaires définis dans la fenêtre d ’exécution  choix de la méthode d ’extourne Débit  Crédit et Crédit  Débit ou Débit positif  Débit négatif et Crédit positif  Crédit négatif  génération des écritures à la date indiquée sur la pièce origine dans la zone Date extourne  lettrage et génération de la pièce d ’extourne en batch

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.4

Validation définitive

2-1.4 Validation définitive

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Validation définitive



Principes  dans une pièce définitive, les seules données analytiques et ‘ extracomptables ’ sont modifiables (libellé, référence, date de valeur, date d ’échéance, sections, …)  pour clôturer une période, nécessité de passer en définitif les écritures la constituant



Mode opératoire  au cas par cas : depuis la saisie de pièce, modification de la zone État  en masse, en fonction de critères de sélection : exécution du traitement Validation définitive (1,1,1,0, 2, 2, 2,